Utilizarea Tehnologiei Data Mining Pentru Depistarea Fraudelor

LUCRARE DE DIZERTAȚIE

“UTILIZAREA TEHNOLOGIEI DATA MINING PENTRU DEPISTAREA FRAUDELOR

ÎN DOMENIUL FINANCIAR CONTABIL”

Studiu de caz: misiune de audit privind administrarea taxelor și impozitelor la UAT Gura Ocniței

1.Capitolul I: Scurtă incursiune în istoria auditului

1.1. Auditul pe mapamond

1.2. Auditul în România

1.3. Definiția auditului intern

2. Capitolul II : Conceptul de faudă

2.1. Definiția fraudei

2.2. Tipuri de fraude

2.3. Factori care incită la frauda

2.4. Depistarea fraudei

2.5. Impactul auditului intern în depistarea fraudei la nivel național și internațional

3. Capitolul III : Data mining – tehnologii dedicate extragerii cunoștințelor din date

3.1. Definirea conceptului Data Mining

3.2. Categorii de date care pot fi “minerite”

3.3. Categorii de modele de date care pot fi “minerite”

3.4. Sistemul Data Mining

3.4.1. Structura sistemului Data Mining

3.4.2. Arhitectura sistemului Data Mining

3.4.3. Clasificarea sistemului Data Mining

3.4.4. Explorarea datelor – conținut și etape

3.4.5 Raționamentul bazat pe cazuri

4. capitolul IV: Studiu de caz

CAPITOLUL I

Scurtă incursiune în istoria auditului

Auditul pe mapamond

Auditul și contabilitatea își au originea în cadrul unor civilizații total diferite atât din punct de vedere istoric cât și geograpfic. O incursiune în istoria contabilității scoate în evidență utilitatea ei teoretica dar și practică în timp ce istoria auditului pune în evidență o linie de dezvoltare impusă de necesitățile practice.

Cuvântul “audit” provine din limba latina și înseamna a asculta; ascultarea cuiva care prezintă un raport, o sinteză, o informare. În limba engleza traducerea s-a se face prin a inspecta, a verifica, a supraveghea, a verifica. Astăzi auditul definește o mulțime de activități din diferite domenii.

Apariția și dezvoltarea auditului sunt legate de progresul contabilității pentru că auditul financiar utilizează informațiile produse de contabilitate. Dacă evoluția contabilității se datorează nevoii comercianților de a avea o evidență cât mai clară a afacerilor, evoluția auditului se datorează nevoii statului de a controla cât mai bine încasările, plățile dar și colectarea taxelor. Metodele de control au cunoscut o continuă evoluție datorată sistemului contabil utilizat.

Evoluția Egiptului Antic a dus la necesitatea apariției unui sistem de evidentă strictă a taxelor strânse în numele statului, astfel a apărut un sistem de control intern bazat pe punctarea evidențelor unui tezorier oficial cu evidențele ținute de un alt funcționar.Auditul conturilor iși face apariția in Gerecia Antica si apoi în Imperiul Roman. În Atena, în secolul V î.Chr., exista un control strict asupra plăților și încasărilor care implicau fondurile publice pentru a se prevenii frauda, astfel 3 auditori coordonați de trezorier prezentau rapoarte Senatului.

Romanii, aveau și ei un sistem foarte bine pus la punct de verificări.un astfel de sistem complex a luat naștere și în China, unde auditul era realizat printr-o multitudine de tehnici, inclusiv cea prin sondaj.

O dată cu divizarea Imperiului Roman și a invaziilor barbare, Europa a cunoscut o perioadă de regres atât din punct de vedere social cât și economic. Orașele italiene au fost primele care și-au revenit din punct de vedere economic,iar complexitatea afacerilor derulate a impus dezvoltarea sistemului contabil utilizat în evidențierea tranzacțiilor. În 1494, la Veneția, matematiciaul Luca Paciolo publica enciclopedia “ Summa Arithmetica, Geometria, Proportioni et Proportionalita”,în care, în capitolul IX intitulat “ Tratatus de computis et scriptus” este fundamentată metoda înregistrării în partidă dublă. Timp de 3 secole literatura contabilă din țările Europei a fost influențată de acrest tratat care a contribuit și la generalizarea contabilității în partidă dublă. În aceste condiții auditul devine necesar, băncile italiene acordând o importanță deosebită auditării conturilor clienților, cu scopul de a detecta riscul de acordare a unor credite prea mari sau de a depista pe cele neperformante, principala cauza a falimentului bancar.

Anglia avea și ea, în Evul Mediu, un sistem de control al averii și de colectare a taxelor foarte bine pus la punct.În Londra, evidențele contabile au început să fie auditate încă din secolul IX, iar la inceputul secolului XIV, auditorii făceau parte dintre oficialii aleși ai orașului.

Din această scurtă incursiune în istoria auditului până în Evul Mediu, mai exact până în secolul XVI, observăm că practicile de audit aveau ca scop principal verificarea sincerității persoanelor care aveau responsabilități financiare.

Odată cu declanșarea revoluției industriale atitudinea față de sistemul contabil s-a schimbat radical, datorită dezvoltării afacerilor precum și a cerințelor crescute de capital. Era nevoie de un sistem contabil uniformizat, atât în scopul obținerii unor situații financiare de o mare acuratețe, cât și pentru prevenirea fraudelor. Deținătorii de capital aveau nevoie ca verificarea contabilității afacerilor să fie efectuată de persoane competente și independente de conducerea executivă a companiilor. Rezultatele controlului intern încep să fie utilizate în cadrul procedurilor de audit, dar cu toate astea auditul continuă să se bazeze pe o verificare exhaustivă a tranzacțiilor cu scopul detectării fraudelor.

Primele încercări de creare a asociațiilor profesionale au aparut după ce contabilii au început să se manifeste ca profesioniști independenți. Astfel, i-a naștere în anul 1854 Institutul Experților Contabili din Scoția.

La sfârșitul secolului XIX existau asociații ale contabililor în majoritatea țărilor europene și în Statele Unite ale Americii, iar in Anglia este introdus un set minim de standarde contabile și de audit.

Obiectivul principal pe care auditorii acelor vremuri îl urmăreau era atestarea realității situațiilor financiare în vederea evitării fraudelor și a erorilor.

La începutul secolului XX auditul capătă noi valențe. Acum auditorii verificau și existența fizică a activelor declarate de întreprinderi. Anglia pune bazele unui audit modern, companiile fiind obligate să-și publice anual bilanțul auditat.Raportul și certificarea auditorului formau un singur document și erau atașate bilanțului. Referitor la tehnicile de audit, deși încă se apela pe scară largă la verificarea exhaustivă, după 1910 sondajul a devenit o tehnică frecvent utilizată de către britanici.

În perioada crizei economice din Statele Unite ale Americii auditul capătă noi valențe. Pe lânga auditorii externi care certificau bilanțul, acum i-au naștere și departamente de audit în cadrul societătilor cotate la bursă, în cadrul acestora se efectuau toate lucrările premergătoare certificării.

Auditul în România

Introducerea auditului intern în țara noastră este una din acțiunilor importante întreprinse după 1989, pentru modernizarea managementului atât în sectorul public, cât și în cel privat.

Desfășurat sub îndrumarea Comisiei Europene, procesul de constituire și dezvoltare a sistemelor de audit intern a fost inițiat prin elaborarea și publicarea Ordonanței Guvernului nr. 119 din 31 august 1999 privind auditul intern și controlul financiar preventiv.

Potrivit prevederilor actului normativ menționat, auditul intern urma să fie organizat în mod independent, în structura fiecărei instituții publice, sub forma unui compartiment specializat, subordonat direct conducătorului instituției. Totodată, se dispunea desființarea structurilor de control financiar de gestiune din instituțiile publice, a căror activitate era reglementată prin Legea nr. 30 din 22 martie 1991 privind organizarea și funcționarea controlului financiar preventiv și a Gărzii financiare.

În acest context, începând cu data de 1 iulie 2000, prin ordin al ministrului apărării naționale, a fost înființată Direcția audit intern, în subordinea nemijlocită a acestuia.

Publicarea Ordonanței Guvernului nr. 119/1999 privind auditul intern și controlul financiar preventiv, a reprezentat în mare măsură, un element de noutate, care a ridicat o serie de probleme cu implicații asupra sistemului de audit ce urma să fie implementat. Una dintre acestea consta în faptul că la acea dată se căuta încă, o definiție a conceptului de audit intern care să fie acceptată în mediul internațional. Ca urmare a acestei situații precum și a faptului că Direcția audit intern s-a constituit pe structura Inspectoratului Control Financiar de Gestiune, cel puțin în primii doi ani, o pondere însemnată în cadrul acestei activități a avut-o verificarea conformității și economicității activităților și acțiunilor desfășurate, operațiuni specifice controlului financiar de gestiune.

Cu toate că activitatea desfășurată de structurile de audit nu a corespuns pe deplin noului concept, aceasta a fost benefică, aflat în plin proces de restructurare și reorganizare, deoarece auditul s-a implicat în mod profesionist în supravegherea fluxurilor financiare și materiale specifice acestui proces, asigurând astfel, ținerea sub control a riscurilor de prejudiciere a patrimoniului aflat în administrarea instituției.

În această perioadă de pionierat s-a reușit definirea conceptului de audit intern, definiție acceptată în mediul internațional al auditorilor interni, înțelegerea raportului de complementaritate între auditul intern și controlul intern, precum și a rolului ce revine auditului intern în cadrul organizațiilor.

Apariția Legii nr. 672 din 19 decembrie 2002 privind auditul public intern, în baza căreia instituțiile publice își organizează activitatea de audit intern, reglementează toate aceste aspecte, țara noastră având în acest moment un cadru normativ adecvat, acceptat de Comisia Europeană și armonizat cu sistemele similare din țările europene.

Definiția auditului intern

Auditul reprezintă „O examinare metodică realizată în vederea determinării dacă activitățile și rezultatele relative la subiectul examinat satisfac dispozițiile prestabilite și dacă aceste dispoziții sunt puse în opera într-un mod eficace și apt în vederea atingerii obiectivelor.”

Activitatea de audit intern este relativ nouă, primele informații cu o semnificație majoră privind organizarea și desfășurarea profesiei de auditor intern datând din 1941 de la înființarea Institutul Internațional al Auditorilor Interni (IIA – Institute of Internal Auditors) în Orlando, Florida (S.U.A.).

Una dintre cele mai noi definiții date auditului intern, și cea mai recunoscută și acceptată, este cea a Institutului de Audit Intern (IIA) în iunie 1999: „Auditul intern este o funcție de sugestie, exersându-se cu independența și obiectivitate. Ea iși propune să aducă valoarea adaugată și să amelioreze funcționarea organizației. Ea ajută la atingerea obiectivelor printr-o apropiere sistematică și motivată de evaluare și ameliorare a gestiunii de riscuri, de dispozitive de control și de metode de management.”

Din această definiție se observă că se insistă pe ideea de independență și că îndeplinește un rol de asistență și consiliere al managmentului pentru o mai bună administrare a activității. De asemenea se lărgește și rolul auditorului intern subliniind rolul de sugestie, întinzand explicit campul de aplicare. Auditul intern evaluează sistemul de control intern al Intreprinderii care servește la deținerea controlului afacerii, adică participă în acest fel la guvernanța Intreprinderii.

De asemenea auditul intern nu urmărește neapărat judecarea salariaților săi, nu acesta este obiectivul său principal, ci contribuția la îmbunătățirea unei performanțe prin semnalarea riscurilor. Definiția auditului intern este considerată perfectibilă ca urmare a faptului că utilizează noțiunea de activitate în loc de funcție. Intre activitate și funcție există deosebiri, considerandu-se că activitatea este mai elementara decat funcția, iar responsabilul unei activități se situează în cadrul nivelului ierarhic din Organ asistență și consiliere al managmentului pentru o mai bună administrare a activității. De asemenea se lărgește și rolul auditorului intern subliniind rolul de sugestie, întinzand explicit campul de aplicare. Auditul intern evaluează sistemul de control intern al Intreprinderii care servește la deținerea controlului afacerii, adică participă în acest fel la guvernanța Intreprinderii.

De asemenea auditul intern nu urmărește neapărat judecarea salariaților săi, nu acesta este obiectivul său principal, ci contribuția la îmbunătățirea unei performanțe prin semnalarea riscurilor. Definiția auditului intern este considerată perfectibilă ca urmare a faptului că utilizează noțiunea de activitate în loc de funcție. Intre activitate și funcție există deosebiri, considerandu-se că activitatea este mai elementara decat funcția, iar responsabilul unei activități se situează în cadrul nivelului ierarhic din Organizație pe o poziție subalternă.

Această definiție deschide perspective, dar putem fără îndoială să o spunem cu o mare economie de cuvinte: „Funcție de investigație și de apreciere a controlului intern, exersată periodic în interiorul organizației pentru a ajuta responsabilii de la toate nivelele să-și gestioneze mai bine activitățile.”

Putem să reținem definiția „auditorului intern” propusă de Institutul de Audit Intern „Auditorul intern exersează în interiorul unei organizații o funcție de evaluare pentru a examina și aprecia buna funcționare, coerența și eficiența controlului său intern. Astfel auditorii examinează diferite activități ale organizației, evaluand riscurile și dispozitivele puse în loc pentru a le gestiona, asigurandu-se de calitatea performanței în îndeplinirea responsabilităților încredințate și face toate recomandările pentru ameliorarea securității sale și sporirea eficacității sale.”

CAPITOLUL II

Conceptul de fraudă

2.1. Definiția fraudei

În mediul de afaceri riscul de fraudă este din ce în ce mai des întâlnit. Frauda se întâlnește atât în mediul privat privat cât și în cel public și se practică de cele mai multe ori în complicitate cu oamenii de lângă noi, colegi,furnizori, clienți și au ca scop atăt obținerea de bunuri materiale cât și imateriale. Consecințele fraudei sunt imense și poate pune în joc reputația dar și existența organizației. Astfel, costul fraudei este greu de cuantificat, cu atât mai mult cu cât mare parte din situațiile de fraudă nu sunt făcute publice, iar efectele non-financiare sunt la fel de importante și nu trebuie omise.

Consecințele non-financiare pot avea un efect dezastruos pentru organizație prin pierderea încrederii clienților, acționarilor și a altor parteneri și compromiterea în mod iremediabil a reputației.

Cea mai des întâlnită situație de fraudă este cea realizată de angajați, de la directori sau alte persoane însărcinate cu supervizarea până la simpli angajați, dar este întâlnită și frauda întreprinsă de proprietarii companiilor.

Pentru a evita îndepărtarea de la obiectivele stabilite și de a evita riscul de fraudă care ar putea împiedica atingerea acestor obiective trebuie sa existe un sistem de autocontrol implementat urmat de acțiuni corective la toate nivelurile. Acest lucru se poate realiza prin controlul intern și auditul intern.

Frauda este un termen generic care cuprinde o multitudine de acte frauduloase din diverse domenii de activitate, ca spre exemplu : furt, delapidare,deturnare de fonduri,escrocherii, fals si uz de fals, ocolire a adevărului, ascundere a adevărului, comerț fraudulos si multe altele printre care pe loc fruntaș se mai situează corupția și spălarea de bani.

În sens larg, frauda este definită de Norma profesională 1210-A2A1 de audit intern ca “toate neregulile și actele ilegale comise cu intenția de a înșela. Fraudele pot fi comise în beneficiul entității sau în defavoarea acesteia, atât de către angajați colaboratori ai entității cât și de persoane din exteriorul acesteia”.

Conform standardului internațional de audit 240 revizuit, frauda este definită ca ”un act intenționat făcut de una sau mai multe persoane din rândul conducerii, celor însărcinați cu guvernanța, angajaților sau unor terțe părți, care implică folosirea unei înșelătorii pentru a obține un avantaj nedrept sau ilegal”.

Conform aceluiași standard, frauda apare ca urmare a manipulării sau modificării înregistrărilor sau documentelor, falsificarea lor în scopul denaturării sau ascunderii adevărului. Eliminarea sau omiterea efectelor unor tranzacții din înregistrări sau documente sau înregistrarea în tranzacții fără substanță, în scopul cosmetizării situațiilor financiare fac parte din categoria evenimentelor frauduloase, ca și aplicarea greșită, în mod intenționat, a politicilor contabile în vederea prezentării unor situații financiare care să inducă în eroare utilizatorii.

Raportarea financiară frauduloasă presupune denaturări sau omisiuni intenționate ale valorilor sau prezentărilor de informații în situațiile financiare, în scopul inducerii în eroare a utilizatorilor.

Raportarea financiară frauduloasă poate implica:

Fapte de înșelăciune, cum ar fi manipularea, falsificarea sau modificarea înregistrărilor contabile sau a documentelor justificatoare pe baza cărora sunt întocmite situațiile financiare. Interpretarea eronată sau omiterea intenționată a evenimentelor, tranzacțiilor sau altor informații semnificative în situațiile financiare.

Aplicarea greșită în mod intenționat a politicilor contabile aferente evaluării, recunoașterii, clasificării, prezentării sau descrierii de informații.

Delapidarea activelor presupune furtul activelor unei entități. Delapidarea activelor poate fi realizată printr-o varietate de modalități (incluzând chitanțe frauduloase, furt de active fizice sau necorporale sau determinarea unei entități să efectueze o plată pentru bunuri și servicii nerecepționate). Delapidarea este adesea însoțită de înregistrări sau documente false ori care induc în eroare, cu scopul de a tăinui lipsa activelor.

Frauda presupune motivația de a săvârși o fraudă și oportunitatea evidentă de a face astfel. Indivizii pot fi motivați să delapideze active deoarece, de exemplu, au tendința de a cheltui mai mult decât își pot permite. Raportarea financiară frauduloasă poate fi comisă deoarece conducerea este supusă presiunilor, din exteriorul sau interiorul entității, de a atinge o țintă de câștiguri preconizată (și poate nerealistă) – în special având în vedere că, pentru conducere, consecințele în cazul neîndeplinirii obiectivelor financiare pot fi semnificative.

O oportunitate evidentă pentru raportarea financiară frauduloasă sau pentru delapidarea activelor poate exista atunci când un individ crede, de exemplu, că se poate eluda controlul intern, deoarece individul respectiv se află într-o poziție de încredere sau are cunoștință despre existența unor carențe specifice la nivelul sistemului de control intern.

2.2. Tipuri de fraude

Mai multe repere naționale și internaționale au propus o clasificare a fraudei. Vom analiza inițial clasificarea propusa de IFAC .

Potrivit IFAC,există două tipuri de denaturări intenționate care sunt relevante în ochii auditorului:

frauda care rezultă din utilizarea abuzivă a activelor,

frauda care rezultă din raportarea financiară frauduloasă.

Frauda care rezultă din utilizarea abuzivă a activelor:

Deturnarea activelor implică furtul de proprietate aparținând entității. Este insoțit de obicei de documente fictive sau înșelătoare pentru a ascunde faptul că lipsesc active. Aceasta poate lua mai multe forme, cum ar fi:

– furtul de active corporale

– deturnarea de fonduri

– încălcarea proprietății intelectuale sau comportament cu acest efect

– plăți pentru bunuri și servicii care nu au fost primite de către entitatea respectiva

Frauda care rezultă din raportarea financiară frauduloasă:

Raportarea financiară frauduloasă are loc prin denaturări intenționate sau omisiuni a sumelor sau a altor informații în situațiile financiare, astfel incat să inducă în eroare utilizatorii. Raportarea financiară frauduloasă este rezultatul următoarelor acțiuni:

– manevre, cum ar fi manipularea, falsificarea sau modificarea conturilor sau documentelor justificative din care situațiile financiare sunt întocmite

– declarații false sau omisiuni intenționate ale evenimentelor, tranzacțiilor sau alte informații semnificative în situațiile financiare,

– aplicarea principiilor contabile defectuoase în mod deliberat cu privire la suma, clasificarea sau prezentarea informatiilor in general.

Raportarea financiară frauduloasă implică adesea gestionarea controalelor interne care par să funcționeze eficient, cu mijloace tehnice, cum ar fi:

Modificarea conturilor și a condițiilor referitoare la tranzacții semnificative și neobișnuite,

Înregistrari fictive în jurnale, în special la sfârșitul anului, în scopul de a manipula rezultatele exploatării sau pentru a atinge alte obiective.

Aceasta poate rezulta, de asemenea, în acțiuni întreprinse de către conducere în scopul de a gestiona câștigurile pentru a induce în eroare utilizatorii situațiilor financiare, prin influentarea viziunii acestora asupra performanței și eficienței costurilor entității.

Fraudele pot fi clasificate și în funcție de natura lor sau în funcție de gravitatea infracțiunii.

În funcție de natura infracțiunilor se pot distinge :

Infracțiuni referitoare la constituirea societății:

– declarații false rău-intenționate de subscriere și de varsaminte,

– supraevaluarea aporturilor in natură,

– infracțiuni legate de emisiune și tranzacționarea acțiunilor,

Infracțiuni care afectează situația financiară sau patrimoniala a organizației:

– totalitatea faptelor care au ca efect ascunderea situației reale a societății (publicarea de bilanturi sau rapoarte false) sau utilizarea necorespunzătoare a activelor corporative (abuzul de active corporative).

Infracțiuni legate de buna funcționare a societății:

Acestea sunt infracțiuni legate de normele de functionare normale și regulate, cum ar fi:

– Abuzul asupra proprietatii organizației

– Distribuția de dividende fictive

– Infracțiuni contabile

– Infracțiuni legate de abuzul în funcții

– Infracțiuni legate de operațiunile de modificare a capitalului

În funcție de gravitatea faptelor putem distinge :

-Contravenții,

-Infracțiuni,

-Crime.

Aceste trei categorii de încălcări a legii dau naștere unor sancțiuni penale, adica au caracter punitiv destul de rigid asupra autorului faptelor. Pedeapsa penală diferă de cea civilă, care urmărește, în esență, repararea prejudiciului suferit de către o anumită persoană.

Norma profesională 1210-A2A1 de audit intern clasifică fraudele 2 categorii : cele efectuate în beneficiul entității sau în defavoarea acesteia, atât de către angajați colaboratori ai entității cât și de persoane din exteriorul acesteia.

Fraudele comise în beneficiul entității favorizează de regulă producerea acestui beneficiu, organizația profitând de un avantaj injust sau necinstit care poate înșela și o terță parte. Autorii unor astfel de fraude beneficiază de obicei de acestea în mod direct.

Câteva exemple de fraudă în beneficiul entității pot fii :

vânzarea sau cesionarea de bunuri fictive sau care nu aparțin entității;

plățile neregulamentare cum ar fi finanțări politice ilegale ale , mită și „mici atenții” către reprezentanți ai guvernului și intermediarii acestora, către clienți sau furnizori;

declararea sau valorificarea incorectă a tranzacțiilor, a elementelor activelor și pasivelor sau veniturilor, cu intenția de a înșela;

stabilirea incorectă a prețului intern de cesionare (de exemplu evaluarea bunurilor schimbate între entități ale aceluiași grup) cu intenția de a îmbunătăți fictiv rezultatele exploatării uneia dintre societățile unui grup în detrimentul alteia;

tranzacțiile neregulamentare și deliberate între două părți ale aceluiași grup, cu intenția de a înșela, în cadrul cărora o parte obține un beneficiu care nu ar putea fi obținut în condițiile normale ale pieței;

omiterea intenționată a înregistrărilor contabile sau a comunicării informațiilor semnificative pentru a crea o imagine înșelătoare asupra situației financiare a entității;

activitățile comerciale interzise de legile, regulile, regulamentele sau contractele în vigoare;

fraudele fiscale.

Fraudele comise în detrimentul entității sunt în general în favoarea unui angajat , a unui terț, sau a altei entități în mod direct sau indirect iar cateva exemple pot fii reprezentate de :

acceptarea mitei sau a „micilor atenții”

deturnarea, în beneficiul unui angajat sau a unui terț, a unei operațiuni profitabile care în condiții normale ar genera beneficii entității;

deturnarea de fonduri sau de bunuri și falsificarea registrelor contabile pentru disimula acțiunea, astfel încât detectarea să fie dificilă;

omiterea intenționată sau interpretarea înșelătoare a evenimentelor sau a datelor;

facturarea serviciilor sau a bunurilor care nu au fost furnizate entității.

Frauda care implică unul sau mai mulți membri din conducere sau din structura însărcinată cu guvernanța este denumită „fraudă managerială”; frauda care implică numai angajații unei entități este denumită „fraudă cu asocierea angajaților”. În oricare din cele două cazuri, pot exista asocieri cu terțe părți din afara entității în vederea săvârșirii fraudelor.

2.3. Factori care incită la fraudă

Pentru a putea înțelege mai bine motivele care duc la comiterea actelor frauduloase ne vom pune următoarea întrebare : comportamentul fraudulos este unul înnăscut sau dobandit ? Pentru a putea răspunde la această întrebare vom enumera mai jos principalele caracteristici ale unei persoane susceptibile să comită un act fraudulos :

– în general sunt angajați de lungă durată,

– de-a lungul timpului au castigat încredera conducerii,

– îi place să lucreze singur,

– face multe ore suplimentare,

– nu își ia zile de concediu,

– va găsi mijloace sa-și justifice furtul,

– în general este o persoană foarte respectată în mediul de lucru

Persoana care va comite o fraudă are însă niște trăsături ascunse precum :

– de obicei duce o viață deasupra posibilităților sale materiale,

– este o persoana care suferă sau a suferit de instabilitate emoțională.

Într-o entitate, frauda poate fii comisă atât de persoane avand funcții de conducere cât și de către subordonați.

Persoane cu funcții de conducere recurg adesea la acte frauduloase fără a își da seama de gravitatea actului întreprins și subestimând gravitatea sancțiunii care poate fii aplicată. Această lipsă de informare legislativă a unor persoane din conducerea anumitor departamente ale firmelor vine de cele mai multe ori dintr-o slabă formare profesională. De cele mai multe ori aceștia comit acte frauduloase profitand de puterea funcției pe care o dețin în organizație.

Avand puterea de a manipula sistemul de control intern conform dorințelor proprii, persoanele cu funcții de conducere într-o organizație pot duce de nas orice organ de control intern sau extern.

Deși fraudele comise de persoane cu funcții de conducere într-o organizație sunt de mult mai des întalnite decat cele comise de ceilalți anagajați, acestea din urmă nu sunt deloc de neglijat.

Remunerația primită de un angajat trebuie să fie direct proporțională cu eforturile depuse de acesta în munca sa pentru a nu fii tentat să recurgă la un act fraudulos. Dreptul muncii nu trebuie încălcat de către conducerea firmei iar accesul angajaților la oportunitățile de promovare profesională este extrem de important. În lipsa elementelor enumerate, un anagajat poate fii tentat să comită un act fraudulos.

Elemenetele care pot deasemenea conduce la recurgerea la un act fraudulos pot fii și : un context economic puțin stabil, deteriorarea valorilor morale și sociale, lupta pentru putere, căutarea notorietății.

Putem trage concluzia că lipsa sentimentului de apartenență a personalului la societate, laxismul administrativ, climatul competitiv, schimbările organizaționale rapide și frecvente vor determina angajații să recurgă la fraudarea organizației în care lucrează.

Creșterea numărului de fraude se datorează și unui număr ridicat de factori direcți sau indirecți care s-au dezvoltat în același timp și într-un ritm accelerat. Între acești factori se numără : folosirea sistematică a structurilor situate în adevărate paradise fiscale pentru anumite tipuri de operații. Însă și mai grav, implemetarea sediului social în tări în care comunicarea nu este foarte dezvoltată, in sensul că nu se obișnuiește să se dea rapoarte lunare sau trimestriale sub pretextul optimizării fiscale.

Predominarea domeniului financiar în economie, care s-a materializat în ultimii ani prin deținerea puterii în firme de către directorii financiari în detrimentrul directorilor operaționali.

Cultul accelerării acțiunilor s-a dezvoltat dupa anii 80 ca urmare a nevoii de obținere de profituri rapide sau ca urmare a dezvoltarii tehnicilor informatice. Astfel, fraudele apar în contectul grabei și ca urmare a controalelor superificiale.

Oportunitatea profiturilor rapide, legalitatea si ilegalitatea se contopesc pană la punctul în care controlorii interni au devenit miopi sau deconectați de mediul firmei.

2.4. Depistarea fraudei

Reducerea riscului de fraudă constă în măsuri adoptate în vederea descurajării acestora și a limitării expunerii la riscuri. Controlul constituie principala metodă de diminuare a fraudei. Responsabilitatea de a adopta și de menține un sitem de control intern performant aparține în primul rând conducerii

Auditorii interni trebuie să contribuie la descurajarea fraudelor prin examinarea și evaluarea sistemului de control intern, anvând în vedere expunerile la riscuri specifice fiecărui domeniu al entității. Pentru acest lucru, auditorii trebuie să stabilească dacă:

sunt stabilite scopuri și obiective realiste în cadrul entității;

există reguli scrise (de ex. codul de conduită) care să descrie activitățile interzise și măsurile care trebuie luate în cazul în care regulile stabilite sunt încărcate;

sunt stabilite și menținute reguli de autorizare pentru fiecare operațiune sau tranzacție;

sunt dezvoltate politici, practici, proceduri, rapoarte și alte mijloace în vederea monitorizării activităților și a asigurării protecției bunurilor și resurselor entității, mai ales pentru domeniile cu grad mare de risc;

canalele de comunicație permit conducerii să obțină date adecvate și fiabile;

sunt necesare recomandări pentru stabilirea sau îmbunătățirea din punct de vedere al costurilor sistemelor de control intern eficiente în vederea descurajării fraudelor.

Investigarea fraudei constă în efectuarea unor cercetări detaliate pentru a stabili dacă s-a comis într-adevăr o fraudă. Acestea constau în a strânge detalii precise și informații suficiente referitoare la fraudă. Auditorii interni, juriștii, personalul de securitate și orice alt specialist intern sau extern sunt cei solicitați de obicei pentru a efectua investigații sau pentru a participa la acestea.

În cazul auditului fraudei, auditorii interni au următoarele obligații:

să cerceteze și să evalueze existența și importanța eventualelor complicități din cadrul entității . Această etapă este esențială pentru a evita ca auditorul intern să furnizeze informații persoanelor care ar putea fi implicate în comiterea fraudei sau ca acesta să obțină date eronate;

să determine cunoștințele, priceperea și celelalte competențe necesare pentru a efectua investigația în mod eficient . Pentru a se asigura că auditul va fi realizat de o echipă care dispune de calificările tehnice necesare, trebuie să se efectueze o evaluare a aptitudinilor și a priceperii auditorilor interni și ale specialiștilor care vor participa la audit. Această evaluare va putea să aibă la bază certificate profesionale, diplome , reputația și asigurarea că fiecare membru al echipei este independent de activitățile sau persoanele care fac obiectul investigației sau de orice angajat al entității;

să definească proceduri care trebuie urmate în vederea descoperirii autorilor fraudei, a întinderii acesteia, a cauzelor și a tehnicilor de fraudă folosite;

să-și efectueze activitățile pe parcursul investigației în acord cu conducerea, consilierii juridici și cu orice alt specialist considerat a fi util în timpul investigației;

să cunoască drepturile autorilor presupuși ai fraudei ale personalului care face obiectul investigației, precum și reputația entității.

În cazul finalizării unui audit al fraudei, auditorii interni trebuie să aprecieze faptele în următoarele scopuri:

de a determina dacă măsurile de control intern trebuie aplicate sau întărite în vederea diminuării riscurilor viitoare de comitere a fraudelor;

de a defini testele de audit care permit detectarea pe viitor a riscurilor similare de fraudă;

de a menține un grad suficient de cunoaștere a riscurilor de fraudă și a mecanismelor acestora pentru a putea fi capabili de a le identifica în viitor.

În cazul în care un auditor intern descoperă iregularități, acesta trebuie să avertizeze autoritățile competente din cadrul entității. Auditorul intern poate să sugereze investigațiile și controalele pe care le consideră necesare în astfel de împrejurări, și să efectueze o monitorizare corespunzătoare a dosarului cu scopul de a se asigura că responsabilitățile auditului intern au fost îndeplinite.

În cadrul misiunilor sale de audit, responsabilitățile auditorului intern în ceea ce privește detectarea fraudelor sunt următoarele:

să dețină cunoștințe suficiente referitoare la fraudă pentru a putea detecta eventualele elemente care indică faptul că o fraudă ar fi putut fi comisă. În consecință, auditorul intern trebuie să fie capabil să identifice elementele constitutive ale unei fraude, tehnicile utilizate și să cunoască tipurile de fraudă care s-ar putea produce în activitățile pe care le auditează;

să fie vigilent la situațiile în care sistemele de control intern prezintă insuficiențe. În situația în care sunt identificate puncte slabe ale controlului intern, auditorii interni trebuie să desfășoare activități suplimentare, inclusiv examinări în vederea identificării altor indicii de fraudă. Prin indiciu se înțelege, de exemplu, efectuarea unor tranzacții neautorizate, nerespectarea controalelor, derogarea, nefondată , de la regulile de stabilire a prețurilor, și pierderile de exploatare exagerat de mari. Auditorii interni trebuie să aibă în vedere faptul că prezența mai multor indicii, în același moment, crește probabilitatea ca o fraudă să fi fost comisă;

să evalueze indiciile unei fraude și să decidă dacă sunt necesare alte măsuri sau dacă trebuie să se recomande o anchetă;

să înștiințeze autoritățile competente din cadrul entității, dacă auditorii interni consideră că prezumțiile de fraudă sunt suficiente pentru a recomanda o anchetă.

auditorii interni nu sunt obligați să dețină cunoștințe echivalente celor pe care le posedă un specialist în detectarea și investigarea fraudelor. De asemenea, doar procedurile de audit, chiar dacă sunt aplicate cu conștiinciozitatea profesională necesară, nu pot garanta identificarea fraudelor .

Rolul auditului intern constă de obicei în examinarea și evaluarea, în mod independent, a activităților entității sub forma unui serviciu prestat entității. În ceea ce privește detectarea fraudei, obiectivul auditului intern este acela de a ajuta membrii entității să-și îndeplinească funcțiile în mod eficient furnizându-le analize, evaluări, recomandări, sfaturi și informații cu privire la activitățile examinate. Unul din obiectivele misiunii este acela de a promova un control eficient efectuat la un cost rezonabil.

Un sistem de control intern bine conceput permite diminuarea riscului de fraudă. Testele efectuate de auditori, asociate cu controalele rezonabile aplicate de conducere, îmbunătățesc șansele de detectare a oricărui indiciu de fraudă și, după caz, de aprofundare a investigațiilor .

Frauda demascată sau observată trebuie neapărat să fie și demonstrată doarece altfel imaginea firmei va fii murărită și riscă să își piardă imaginea de marcă. Auditorul intern trebuie să se folosească de competențele sale în analiza și colectarea dovezilor în cazul unei suspiciuni de fraudă.

Pentru a putea demonstra existența unei fraude auditorul intern se poate lovi de mai multe obstacole în calea misiunii sale, între care putem cita :

auditorul nu are cea mai bună poziție în firmă pentru a putea trata un act fraudulos,

auditorul trebuie să înțeleagă dispozitivul fraudulos și să identifice dovezile interne firmei și care dovedesc frauda,

auditorul intern nu are posbilitatea de a facea cercetări asupra fluxurilor externe pentru a se asigura de existența unui act fraudulos,

auditorul are legimiditate doar în interiorul companiei,

auditorul nu are dreptul de a obține mărturii.

Pe scurt, principalele modalități de colectare a dovezilor se bazează pe mărturii, dovezi materiale, dovezi scrise și dovezi indirecte. Deasemenea, pentru ca un auditor intern să poată dovedi o fraudă dacă cel care a efectuat-o face parte din conducerea firmei, acesta poate strangă toate dovezile de care dispune și poate adresa un raport de fraudă autorităților externe cu posibilități de succes în urma unor proceduri judiciare ulterioare.

2.5. Impactul auditului intern în detectarea fraudei la nivel național și internațional

Normele de audit intern consacră un spațiu separat problematicii fraudelor. Frauda poate sa fie în beneficiul organizației sau în detrimentul său.

În ultimii ani, numărul companiilor internaționale care au raportat incidente de fraudă a crescut cu mai bine de 20%, potrivit unui studiu realizat de primele 4 companii de audit din lume.

Frauda este o acțiune conștientă a unor persoane care dețin total sau parțial puterea într-o organizație (patroni, directori, manageri) într-un scop ascuns de membrii organizației și de publicul larg, scopul fiind redistribuirea resurselor oragnizației in favoarea lor proprie. Majoritatea fraudelor sunt pedepsite de lege (bancruta frauduloasa, evaziune fiscal, falsul, splarea de bani), dar exista și fraude ale caror abili organizatori nu semnează nimic și nu pot fi incriminați. Aceste fraude care nu ajung sub incidența legii, intră cel puțin sub incidența eticului.

Auditorii interni trebuie să dețină cunoștințe suficiente pentru a identifica indiciile unei fraude fără însă ca acest lucru să însemne că trebuie să aibă același nivel de competență ca și o persoană a cărei principală responsabilitate este detectarea și investigarea fraudelor. Auditorul intern trebuie să raspundă la intrebări vizand definiția fraudei cum să o descopere și cum procedează dacă o descoperă.

Nici un sector de activitate nu este imun la fraude.

În ciuda faptului că toți respondenții romani și nu numai, considerau că pentru a combate frauda economică, pe langă control este necesară și existența unei culturi organizaționale, a unui Cod etic și a unui sistem de management al riscurilor, s-a observat că 39% dintre cazurile de fraudă au fost depistate inițial din întamplare, sau datorită unor indicii externe, în timp ce cea mai eficientă măsură de control – auditul intern – a reprezentat metoda de depistare inițială doar pentru 13% dintre cazurile declarate, evidențiind importanța unei culturi organizaționale transparente care să le permită angajaților să recunoască și să demaște comportamentul incorect.

Cele mai importante cinci etape în identificarea și abordarea riscului de fraudă sunt:

Evaluarea punctelor vulnerabile existente și viitoare

Monitorizarea proactivă a riscului de fraudă prin aplicarea de politici care să încurajeze și să protejeze persoanele care raportează fraude către conducere

Implementarea de politici eficiente la nivelul personalului care să faciliteze investigațiile interne

Un plan bine articulat de raspuns la fraudă

Informarea tuturor părților interesate cu privire la atitudinea companiei față de fraudă.

Exista trei factori de risc comuni ai fraudei conform cu SAS 99 care sunt clasificați și prezentați ca “triunghiul fraudei”. Deși existența acestor condiții nu implică necesar faptul că a avut loc o fraudă în organizație poate totuși să sporească posibilitatea apariției unei fraude. În plus, nu este necesar ca toate aceste trei condiții să existe pentru ca o fraudă să aibă loc.(fig.1)

Fig.1-trinunghiul fraudei

Constrangeri și stimulente – Constrangerile pot fi reale sau constatate. Presiunea este de obicei creată de anumite circumstanțe pentru care faptul este fie responsabil sau se considera ca fiind responsabil, cum ar fii presiunea financiară personală sau presiune de market pentru a întampina anumite obictive și țeluri financiare

Atitudini și justificări – Justificarea este procesul prin care o persoană care comite o fraudă legitimizează sau justifică crima făptuită. Aceasta incude de cele mai multe ori și o atitudine de intitulare sau de convingere că acest lucru poate fi suportat de companie, “compania iși permite”.

Oportunitatea – Oportunitățile se pot manifesta în diferite moduri. Dacă efectuarea controalelor interne asupra raportării financiare este inadecvată sau punerea în siguranță a bunurilor nu este suficientă, poate fi relativ ușor pentru un infractor să înregistreze tranzacții frauduloase sau să fure bunuri. Unii angajați se pot afla într-o poziție care să le permită să se descotoresească de controale, ceea ce poate de asemenea oferi oportunitatea comiterii fraudei.

Controalele interne și “o nota adecvată acolo sus” cu urmări adecvate și la timp întreprinse împotriva celor care comit frauda, pot reduce șansele ca aceasta să aibă loc. Minimizand oportunitățile comiterii fraudei și crescand percepția detecției se adaugă valoare în ceea ce privește prevenirea și combaterea fraudei.

CAPITOLUL II

Data mining – tehnologii dedicate extragerii cunoștințelor din date

3.1. Definirea conceptului Data Mining

Data Mining este rezultatul natural al evoluției tehnologiilor informației și ale comunicațiilor (IT&C) cauzat de creșterea volumului de date produs de societatea umană pentru desfășurarea activităților sale, urmată de nevoia iminentă de transformare a datelor respective în informații și cunoștințe utile în aplicații din gama analizei și controlului producției, analizei de piață, detectării fraudei, explorărilor științifice etc. În acest context, industria sistemelor informatice cu baze de date a evoluat în direcția dezvoltării următoarelor funcționalități: sisteme cu baze de date avansate, analiza avansată a datelor (Data Warehousing și Data Mining) și baze de date bazate pe Web.

Data Mining cunoscut și sub denumirea Knowledge Discovery (,,descoperirea cunoașterii’’) constă în analiza unor cantități mari de date pentru a extrage informații ascunse și predictive.

Esențial este faptul că, data mining permite descoperirea unor cunoștințe fără formularea anterioară a unor ipoteze. Prin data mining nu se urmarește verificarea, confirmarea sau infirmarea de ipoteze, ci se intenționează descoperirea unor cunoștințe „neașteptate”, neintuitive , care pot chiar contrazice percepția intuitivă, fiind deci cunoștințe complet necunoscute la momentul realizarii data mining-ului. Din acest motiv, rezultatele obținute sunt cu adevarat valoroase.

În fiecare zi în lume se crează câțiva exabytes de date iar din totalul datelor existente cel mult 4% din datele create sunt utilizate . În acest context data mining reprezintă știința care utilizează aceste date pentru a extrage informații folositoare diverselor domenii.

Anii '90 au fost caracterizați printr-o explozie a datelor. Pentru stocarea lor au început să se folosească depozitele de date (engl. data warehouses). Datorită evoluției rapide a accesării datelor online datorată dezvoltării Internet-ului, s-a creat o imensă cerere de metodologii de descoperire de cunoștințe.

Evoluția tehnologiei digitale a condus la apariția unor calculatoare puternice, a echipamentelor de colectare a datelor și a mediilor de stocare în masă care reprezintă suportul fizic, atât pentru bazele de date de informații și de cunoștințe, cât și pentru aplicațiile care le gestionează. Și împreună, ansamblul hardware- software și de comunicații, cunoscut sub denumirea generică de tehnologiile informației și ale comunicațiilor, IT&C (Information Technology and Communications), face posibilă analiza cantităților uriașe de informații și de date, stocate în diferitele tipuri de baze de date și în depozite de informații, în vederea regăsiri cunoștințelor și informațiilor utile.

Apariția unor volume imense de date a pus în discuție problema reorientării utilizării lor de la un proces de exploatare retrospectiv la unul prospectiv. Data mining poate fi definită in mai multe moduri,însă toate ajung la concluzia că Data Mining este un proces de extragere de informații noi din coloșii de date existenți. Noțiunea de dată semnifică descrierea unui eveniment bine determinat care are loc în lumea reală și este verificabil. Informațiile care se pot obține cu ajutorul Data Mining sunt predictive sau descriptive. De exemplu direcționarea acțiunilor de marketing pot constitui o problemă predictivă, iar detectarea fraudelor produse cu cardurile bancare reprezintă o problemă tipică de aplicație descriptivă.

De reținut este faptul că, depozitele de date pot constitui surse pentru Data Mining, iar rezultatele obținute pot completa câmpurile înregistrărilor din depozitele de date, care apoi pot fi valorificate prin proiecții multidimensionale specifice OLAP(On- Line Analytical Processing).

Potențialul oferit de Data Mining se încorporează în procesele comerciale ale firmelor, iar căutarea informațiilor și cunoștințelor nu devine un scop în sine ci este utilă doar dacă este transformată ca acțiune. Astfel firmele pot alege să reacționeze sau nu la situațiile diverse create de realitate (diminuarea numărului de clienți, scăderea vânzărilor, pierderea unor piețe de desfacere etc.). Pasul următor după această alegere este exploatarea propriu-zisă a datelor utilizând diverși algoritmi. De multe ori, acțiunea de Data Mining poate fi un eșec și nu o reușită, fiind posibil ca măsurile luate să nu fie adecvate informațiilor obținute.

3.2. Categorii de date care pot fi “minerite”

Conceptul Data Mining („mineritul datelor”) definește procesul de descoperire a modelelor de cunoștințe și/sau informații utile dintr-o cantitate mare de date, colectate și stocate în diferite tipuri de depozite de date (baze de date, Data Warehouses, WWW etc. cu scopul folosirii lor pentru fundamentarea deciziilor manageriale pe toate nivelele de competență din cadrul unei organizații economice. În literatura de specialitate modelele de cunoștințe și/sau de informații obținute ca rezultat al desfășurării unui proces Data Mining sunt denumite, mai simplu, modele de cunoștințe, pornind de la definițiile conceptelor informație (care exprimă elementele din realitatea înconjurătoare în momentul în care sunt percepute pentru prima dată de utilizator, adică atunci când au caracter de noutate, de știre), cunoștință (care desemnează informația relevantă, informație cu înțeles și informație care acționează, pentru un domeniu de interes, după momentul aflării acestei informații) și dată (care desemnează informația sau cunoștința înregistrată în vederea evidenței, prelucrării și/sau analizei).

Data Mining este” o expresie improprie care asociază într-un mod foarte sugestiv procesul de descoperire” a cunoștințelor dintr-o cantitae mare de date cu procesul de extragere a mineralelor din roci, spre al face mai inteligibil. Asocierea are la bază faptil că ambele procese, deși diferite din punct de vedere al materiei prime folosite, sunt procese de extracție. Având în vedere aceste lucruri, cea mai adecvată denumire pentru acest proces de descoperire a cunoștințelor dintr-o cantitate mare de date este exploatarea cunostințelor din date(Knowledge Mining from Data).ea mai poate fi denumită și extragerea cunoștințelor knowledge extraction) analiza datelor/modelelor (data/ pattern analysis) sau arheologia datelor (data archaeology). Dintre toate acestea, cea mai utilizată expresie este Data Mining, fiind cea mai scurtă și cea mai sugestivă datorită asocierii implicite cu procesul clasic de minerit, vechi de sute de ani, înțeles în esența sa chiar și de către nespecialiștii în domeniu minier.

Expresia Data Mining este sinonimă cu expresia descoperirea cunoștințelor din date, KDD (Knowledge Discovery from Data) ce este uzual folosită în literatura de specialitate prin abrevierea sa KDD, care face să-și piardă semnificația implicită, motiv pentru care se preferă utilizarea primei expresii (Data Mining) pentru a desemna procesul de descoperire a cunoștințelor din cantitățile mari de date stocate în depozitele de date disponibile.

De fapt,procesul de extragere este un proces complex format din procese mai simple care se succed din punct de vedere cronologic (fig.2):

Curățarea datelor sau data cleaning: debarasarea de datele inutile și a celor inconsistente;

Integrarea datelor sau data integration: consolidarea datelor provenite de la mai multe surse diferite;

Selectarea datelor sau data selection: extragerea datelor relevante pentru analiză din depozitele de date;

Transformarea datelor sau data transformation: așezarea datelor în formă unitară corespunzătoare pentru minerit;

“mineritul datelor”sau Data Mining: extragerea unor modele de date aplicând asupra datelor rezultate după parcurgerea etapelor anterioare metode inteligente, denumite generic metode Data Mining; acest proces este esențial pentru descoperirea cunoștințelor utile “ascunse” în depozitele de date;

Evaluarea modelelor sau pattern evaluation: evaluarea modelelor de date în vederea identificării celor care interesează în mod real;

Prezentarea cunoștințelor sau knowledge presentation: prezentarea rezultatelor obținute din “minerit” utilizatorilor.

Fig. 2- Data Mining- parte a procesului de descoperire a cunoștințelor

Procesul Data Mining este o parte esențială în procesul de descoperire a cunoștințelor pentru că descoperă modele “ascunse” pentru a fi evaluate, în conformitate cu cerințele utilizatorilor , el se prezintă mai degrabă ca un domeniu interdisciplinar, principalele discipline cu care se intersectează sunt cele denumite generic Tehnologia Bazelor de Date – Databases (DB), Tehnologia depozitelor de date – Data Warehouse (DW), Tehnologia Digitală, Tehnologiile Informației și ale Comunicațiilor (IT&C) și Statistică.

Cunoștințele descoperite cu ajutorul Data Mining se utilizează în formularea deciziilor, în controlul unui proces economic sau industrial, în managementul informației etc.

Herb Edelstei de la two Crows Corporation definește Data Mining ca “ un ansamblu de tehnici de descoperire a șabloanelor ascunse și a relațiilor existente între date cu scopul de a asista luarea celor mai bune decizii în afaceri.”

3.3. Categorii de modele de date care pot fi “minerite”

Mediul software poate fi privit ca un set de componente care sunt capabile să lucreze prin cooperare. Fiecare componentă oferă servici către alte componente și pot solicita alte servicii de la acestea.

Depozitul de date face posibil stocarea, organizarea și administrarea datelor persistente și extragerea ,,cunoașterii’’. Dintre ceele mai uzuale baze de date care sunt:

bazele de date relaționale;

bazele de date tranzacționale;

depozitele de date – Data Warehouses;

bazele de date obiecturale;

bazele de date în tehnologii avansate

Cel mai important criteriu al datelor nu este formatul de stocare ci aplicabilitatea problemei de rezolvat. Deși multe instrumente data mining operează date din afara depozitului de date, acestea necesită pași în plus pentru extragerea, importarea și analizarea datelor. “Acești conectori trebuie să asigure interacțiunea între instrumente și depozit. Pentru a asigura independența în ceea ce privește instrumentele de procesare și sistemul de management al depozitului este necesar să se asigure interfețe generice. În plus atunci când apar noi cerințe care necesită implemetarea operațională, integrarea cu depozite simplifică punerea în aplicații a rezultatelor din data mining.”

În termeni generali, modelul reprezintă o simplificare a realității. Practic, descrierea elementelor și fenomenelor din realitatea înconjurătoare, reduse la caracteristicile lor esențiale pentru un anumit domeniu de activitate, definește un model.

Data mining, este un proces laborios denumit, în mod uzual, proces data mining sau, pe românește, proces de “minerit”,iar modelele de date care pot fi extrase printr-un proces de “minerit” sunt “minate”, adică sunt căutate și extrase din datele stocate în depozitele de date ale utilizatorului.

Modele de date care pot fi “minerite” sunt grupate pe categorii determinate de funcțiile sistemului Data Mining, care urmăresc extragerea modelelor de date din datele utilizatorului stocate în depozite.

Principalele funcții Data Mining, sarcinile Data Mining care trebuie executate pentru realizarea lor și categoriile de modele Data Mining care se pot obține ca rezultat, sunt următoarele:

descriere clasă/concept este funcția sistemului Data Mining realizată prin executarea sarcinilor Data Mining – caracterizare date și discriminare date care au ca rezultat un model Data Mining de tip descriere, denumit în mod uzual descriere;

“mineritul” modelelor frecvente este funcția sistemului Data Mining realizată prin executarea sarcinilor Data Mining asociație date și corelație date care au ca rezultat modele Data Mining frecvente;

clasificarea și predicția, este funcția sistemului Data Mining realizată prin executarea sarcinilor Data Mining de clasificare date și predicție care au ca rezultat modele Data Mining de clasificare (clasificator) și predicție (predictor);

analiza grupurilor, este funcția sistemului Data Mining realizată prin executarea sarcinii Data Mining de grupare a datelor cu caracteristici representative commune, care are ca rezultat un model Data Mining de grupare;

analiza excepțiilor, este funcția sistemului data mining realizată prin executarea sarcinii Data Mining de analiză a excepțiilor care are ca rezultat un model Data Mining al excepțiilor (date atipice);

analiza evoluției, este funcția sistemului Data Mining realizată prin executarea sarcinii Data Mining de analiză a evoluției datelor care are ca rezultat un model Data Mining tendințelor de evoluție (a datelor).

Este important ca un sistem Data Mining să poată “mineri” categorii variate de modele de date pentru a răspunde diverselor aplicații și așteptărilor diferiților utilizatori. Este vital ca un sistem Data Mining să permită extragerea de modele de date pe diferite nivele de abstracție, corespunzătoare nivelelor de detaliu solicitate de utilizatori. Și este important ca un sistem Data Mining să accepte sugestiile utilizatorilor pentru a direcționa căutările către modelele de date care îi interesează.

3.4. Sistemul Data Mining

Sistemul Data Mining este sistemul informatic format din ansamblul componentelor hardware și software care interacționează și comunică între ele pentru extragerea modelelor de date care reprezintă cunostințele ce intersectează dintr-o cantitate mare de date stocată în baze de date, Data Warehouses sau in alte tipuri de depozite.

3.4.1. Structura sistemului Data Mining

Structura sistemului Data Mining reprezintă modul de organizare internă a acestuia pentru îndeplinirea funcției sale.

Setul de date care trebuie “minerit”, tehnicile Data Mining și modelele de date descoperite în procesul Data Mining reprezintă componentele structurale ale sistemului Data Mining.

Intrările sistemului Data Mining specifică sarcinile Data Mining care se execută pentru

îndeplinirea sau realizarea funcțiilor sistemului Data Mining de descoperire (extragere) a modelelor de date ascunse în datele utilizatorului stocate în depozite de date, cel mai adesea de tip bază de date sau depozit de date.

Intrările sistemului Data Mining sunt, prin definiție, interogări Data Mining (Data Mining query) deoarece se formulează sub formă de întrebări, fie folosind un limbaj de interogare adecvat, fie cu asistența unei interfețe grafice dedicate. Practic, fiecare întrebare (query) se transformă pe durata procesului Data Mining într-un set de operații care definesc o sarcină Data Mining ce se execută pentru îndeplinirea sau realizarea unei funcții a sistemului Data Mining.

O interogare Data Mining este formată din așa numitele primitive Data Mining care, prin definiție, reprezintă elementele fundamentale (de bază) necesare pentru specificarea unei sarcini Data Mining sub formă de interogare Data Mining.

Formularea interogărilor Data Mining formate din primitive Data Mining se face cu ajutorul unui limbaj de interogare Data Mining (Data Mining Query Language- DMQL) orientat pe interacțiunea utilizatorilor cu aplicațiile Data Mining. Practic, limbajul de interogare Data Mining permite utilizatorului să formuleze cereri (Data Mining) sub formă de întrebări (interogări) pentru executarea sarcinilor Data Mining specificate prin primitivele Data Mining. Un asemenea limbaj trebuie să furnizeze comenzi pentru specificarea fiecăreia dintre primitivele Data Mining.

Limbajul de interogare Data Mining, cu editorul corespunzător, permit “utilizatorului uman și aplicațiilor- utilizator din cadrul altor sisteme informatice să interogheze sistemul Data Mining în mod compilativ și/sau interactiv. Comunicarea interactivă a utilizatorului cu sistemul Data Mining se poate face fie direct, prin formularea de interogari Data Mining, fie prin intermediul unei interfețe grafice dedicate, construită pe baza unui limbaj de interogare Data Mining. Practic, se poate construi o interfață grafică prietenoasă pentru fiecare tip de limbaj de interogare Data Mining definit.”

3.4.2. Arhitectura sistemului Data Mining

Structura arhitecturală este un concept care se refera mai mult la partea de proiectare decât la implementare. “Ea întruchipează conceptele necesare să descrie structura sistemului și principiile care direcționează evoluția sa. Imaginea reflectată se bazează pe următoarele definiții: arhitectura software a unui program sau a unui computer este structura sau structurile unui sistem, care cuprinde componentele software, proprietățile vizible în exterior ale acestor componente precum și relațiile dintre acestea” (Clemens at al., 2003).

Din acest punct de vedere, noi putem grupa componentele pe trei nivele:

componentele interfeței cu utilizatorul care asigură dialogul cu utilizatorul. Acțiunile utilizator acoperă alegerea instrumentelor care urmează să fie folosite, metoda pentru evaluare și capturare a opțiunilor (modificarea parametrilor)

componentele afacerii care asigura (pre)procesarea. Acestea sunt alcătuite din patru categorii de sarcini.

sistemul de depozitare și conectori datelor care pătrund în memoria datelor, conținute în depozite și aranjează în depozite entitățile persistente pentru a fi exploatate mai târziu.

Sistemul Data Mining este, în ansamblul său, o interfață software între utilizator și depozitul de date “minerit” pentru extragerea modelelor de date care reprezintă cunoștințe cu importanță în managementul decizional, fie că este vorba de o aplicație utilizator sau de utilizatorul uman.

Arhitectura sistemului Data Mining (model constructiv) cuprinde, în principal, următoarele componente:

DataBase, Data Warehouse, World Wide Web sau alt tip deposit de informații; este vorba de una sau mai multe baze de date, data warehouses, spreadsheets sau alte categorii de depozite de date;

Serverul Database sau Data Warehouse; este sistemul de calcul responsabil pentru extragerea datelor relevante (semnificative), în funcție de cererea Data Mining efectuată de utilizator;

Knowledge Database (baza de date de cunoștințe); reprezintă domeniul de cunoștințe utilizat pentru direcționarea căutării modelelor de date sau pentru evaluarea importanței acestora în raport cu solicitările utilizatorului;

Data Mining engine: set de module funcționale necesare pentru analiza sarcinilor specifice procesului Data Mining: asocierea, corelarea, caracterizarea, clasificarea, predicția, analiza grupurilor (cluster analysis), analiza excepțiilor (outlier analysis), analiza evoluției etc.;

Modul de evaluare a modelului (atât ca interes cât și ca bază de cunoștințe): este componenta care interacționează cu modulele Data Mining pentru a focaliza căutarea către modelele de date care interesează; poate utiliza limite de importanță pentru a filtra modelele de date descoperite la iesire; pentru eficiența procesului Data Mining este recomandat să se “împingă” analiza importanței modelului de date cât mai adânc posibil (mai în detaliu), astfel încât să se limiteze căutarea numai la modelele care interesează;

Interfața utilizator (grafică): este componenta care asigură comunicarea sistemului

Data Mining cu utilizatorii săi, cărora le permite:

-să furnizeze informațiile necesare pentru direcționarea căutării și realizarea explorării datelor, prin intermediul unei interogări sau unei sarcini Data Mining;

-să baleieze schemele bazelor de date, data warehouses sau altor structuri de date, pentru extragerea setului de date care prezintă înteres în procesul Data Mining;

-să evalueze modelele de date extrase (“minerite”) și să le vizualizeze în diferite forme, cât mai prietenoase pentru utilizator.

3.4.3. Clasificarea sistemului Data Mining

Clasificarea sistemelor Data Mining se face în funcție de criterii astfel stabilite încât să ofere fiecărui utilizator posibilitatea de a identifica cu ușurință sistemul Data Mining cel mai potrivit pentru necesitățile sale manageriale. Principalele criterii de clasificare a sistemelor Data Mining sunt următoarele:

categoria de depozit de date care conține datele asupra cărora se aplică procesul

Data Mining și care, la rândul lor, se clasifică în funcție de:

modelul de date în jurul căruia este construit depozitul de date, caz în care se deosebesc sisteme Data Mining relaționale, tranzacționale, data warehouse, obiecturale, relațional- obiecturale sau heterogene;

tipul datelor manipulate, caz în care se deosebesc, în principal, sisteme Data Mining temporale, secvențiale sau time-series, text sau multimedia, pentru fluxuri și secvențe de date, precum și pentru Web;

categoria de tehnici Data Mining integrate pentru îndeplinirea funcțiilor Data

Mining, care caz în care se deosebesc sisteme Data Mining care:

integrează o singură categorie de tehnici Data Mining care realizează funcțiile Data Mining pentru descoperirea unei singure categorii de modele de date, ca de exemplu tehnici pentru caracterizarea și discriminarea datelor, pentru asociaerea și corelația datelor, pentru clasificare și predicție, pentru grupare și analiză excepții sau pentru analiza evoluției datelor;

integrează tehnici Data Mining multiple care realizează funcțiile Data Mining pentru descoperirea unor categorii variate de modele de date necesare în diverse aplicații și/sau pentru a răspunde așteptărilor diferiților utilizatori (sisteme Data Mining complexe);

nivelul de abstracție la care se “mineresc” datele, caz în care se deosebesc sisteme

Data Mining care asigură extragerea modelelor de date:

pe un singur nivel de abstractie, corespunzător unui singur nivel de detaliu care este specificat de utilizator, caz în care se obțin cunoștințe generalizate- la un nivel ridicat de abstracție sau cunoștințe primare- la cel mai de jos nivel de abstracție;

pe mai multe nivele de abstractie, corespunzătoare nivelelor de detaliu solicitate de utilizatori (sisteme Data Mining avansate);

frecvența de apicare a procesului Data Mining, caz în care se deosebesc sisteme

Data Mining care “mineresc“ datele:

regulat (frecvent sau ritmic), pentru extragerea modelelor de date respectate de majoritatea datelor din setul de date selectat de utilizator pentru analiză; în general, tehnicile Data Mining de tip caracterizare și discriminare, asociație și corelație, clasificare și predicție, precum și grupare “mineresc” datele cu regularitate, rejectând excepțiile;

neregulat (la nevoie), pentru extragerea datelor aflate în afara modelelor de date respectate de majoritatea datelor din setul de date selectat de utilizator pentru analiză, considerate excepții; în acest caz în care se folosesc, în mod uzual, tehnicile Data Mining de analiză a excepțiilor;

modul de interacțiune cu utilizatorul implicat, caz în care se deosebesc sistemele

Data Mining care

nu interacționează cu utilizatorul implicat pe durata procesului Data Mining

(autonome sau independente);

interacționează cu utilizatorul implicat pe durata procesului Data Mining (interactive); spre exemplu, interacțiunea bazată pe interogare (query- driven);

metoda de analiză a datelor utilizată, caz în care se deosebesc sisteme Data Mining

care folosesc metode de analiză a datelor orientate pe:

modelul de date în jurul căruia este construit depozitul de date care conține datele asupra cărora se aplică procesul Data Mining, care, la modul general, poate fi bidimenional- pentru baze de date sau multidimensional- pentru data warehouse;

forma de analiză a datelor asupra cărora se aplică procesul Data Mining, caz în care se deosebesc sisteme Data Mining pentru analiză statistică sau vizuală, pentru rețele neurale etc.

g)domeniul de aplicabilitate, caz în care se deosebesc sisteme Data Mining adaptate la specificul domeniilor de activitate care utilizează forme avansate de analiză a datelor pentru eficientizarea meanagementului decizional, ca de exemplu finanțe, comerț, telecomunicații, e- mail, pentru Web etc.

3.4.4. Explorarea datelor – conținut și etape

Explorarea datelor ar putea fi de asemenea definită ca “procesul de căutarea a unui pattern (model) în interiorul datelor”. Ea utilizează metode sofisticate de analiză statistică. Odată găsită, informația ascunsă în spatele datelor brute trebuie prezentată într-o formă accesibilă cu ajutorul rapoartelor, tabelelor, graficelor etc.

Statistica este pilonul central al întregii activități de explorare a bazelor de date. Atât în ceea ce privește validarea ipotezelor, cât și în ceea ce privește analiza exploratorie a datelor și realizarea predicțiilor, statistica are o importanță fundamentală.

Putem vorbi de trei tipuri de activități de explorare a datelor care se desfășoară într-o organizație: explorare episodică, explorare strategică și explorare continuă.

Explorarea episodică presupune efectuarea analizei datelor cu ocazia unui anumit eveniment: o campanie de marketing, de exemplu. Se pot analiza datele legate de această campanie pentru a se înțelege o serie de relații de cauzalitate (de exemplu, relația dintre cheltuielile pentru publicitate și volumul vânzărilor) și se poate folosi această analiză pentru a planifica și previziona rezultatele viitoarelor campanii de marketing. De regulă, analiștii sunt cei care realizează activități de data mining episodice.

Explorarea strategică presupune luarea în considerare a unui set de date mai extins, pentru

a dobândi o înțelegere de ansamblu asupra unor parametri care caracterizează activitatea firmei (de exemplu, profitabilitatea). În acest caz, explorarea strategică poate răspunde la întrebări de genul: “Care sunt principalele noastre surse de profit?” sau “Care este relația dintre portofoliul nostru de produse și segmentele noastre de piață?”.

În cazul explorării continue, obiectivul este acela de a înțelege ce schimbări au avut loc în organizație și în mediul ei extern pe o anumită perioadă de timp și care sunt cei mai importanți factori care au influențat acele schimbări. Managerul s-ar putea întreba, de exemplu: “cum au evoluat vânzările în ultimul semestru, pe total și pe tipuri de produse?” sau “cum s-a modificat nivelul de satisfacție a consumatorilor noștri în ultimele luni și din ce motive?”.

Procesul de explorare a datelor are cinci componente principale, care sunt de fapt grupe de tehnici de analiză a datelor. Iată care sunt acestea:

clasificarea (sau clustering-ul);

asocierea;

analiza secvențială;

rețelele neuronale;

arborii de decizie

Clasificarea analizează un set de date și stabilește un ansamblu de reguli pe baza cărora vor fi grupate datele obținute în viitor. Software- ul de data mining identifică automat clasele (sau “ciorchinii”), studiind pattern-ul datelor existente. Odată ce au fost generate clasele se poate stabili, pe baza unor caracteristici precizate, cărei clase aparține un anume obiect din baza de date studiată. De exemplu, o clasă poate fi un segment de piață. Atunci când firma are un client nou ea poate stabili, cunoscând caracteristicile acestuia, în ce segment se încadrează.

O regulă de asociere este o regulă care implică existența unor relații între diferite seturi de obiecte din baza de date. Procesul de asociere duce la descoperirea unor asemenea reguli, la diferite niveluri de abstracțiune, între obiectele bazei de date. De exemplu, se poate afla că scăderea vânzărilor este totdeauna însoțită de o serie de simptoame (evenimente din interiorul sau din afara organizației) și pe această bază se pot studia mai departe motivele care stau în spatele acestei asocieri.

Analiza secvențială duce la descoperirea acelor evenimente care se petrec întotdeauna într-o anumită secvență. Ea studiază datele care apar în tranzacții diferite (spre deosebire de asociație, care studiază relațiile dintre datele ce apar în cadrul aceleiași tranzacții

Pe măsură ce procesul de data mining devine mai obișnuit în organizații, rețelele neuronale și arborii de decizie se bucură de tot mai multă considerație. Deși rețelele neuronale sunt mai complexe în felul lor, utilizarea lor nu cere cunoștințe de statistică prea multe și prea avansate.

Rețelele neuronale utilizează un număr mare de parametri pentru a construi un model care preia și combină un set de inputuri în scopul prognozării comportamentului unei variabile cantitative sau categoriale. Valoarea fiecărui nod al rețelei se calculează ca medie ponderată a valorilor nodurilor anterioare. Procesul de construire a modelului implică aflarea acelor ponderi care produc cele mai precise prognoze, utilizând date reale pentru a “antrena” rețeaua. Cea mai comună metodă de “antrenare” este compararea datelor calculate în rețea cu valorile corecte cunoscute. După fiecare comparare, ponderile sunt ajustate și valorile sunt calculate din nou. După o perioadă îndelungată de asemenea comparări și ajustări, o rețea neuronală devine de regulă un foarte bun predictor.

Arborii de decizie reprezintă o serie de reguli a căror aplicare ne conduce către o

anumită clasă sau valoare din baza de date.

Etapele unui proces de explorare a datelor (data mining) sunt în general următoarele:

definirea problemei. Pentru o utilizare cât mai eficientă a tehnicilor de explorare

trebuie mai întâi specificate foarte clar obiectivele studiului. De exemplu, în cazul unei campanii de direct mailing, obiective precum “creșterea numărului de răspunsuri”, “creșterea ratei răspunsurilor” sau “diminuarea costului per răspuns” sunt obiective diferite, care vor necesita metode de analiză diferite. Definirea clară a obiectivelor ne va ajuta ulterior și la măsurarea eficienței procesului;

selectarea tehnicii care va fi utilizată, pornind de la problema specifică de rezolvat;

selecția și pregătirea datelor. Aceasta este etapa care consumă cel mai mult timp (între 50 și 85 la sută din timpul total alocat proiectului). După cum spuneam anterior, calitatea rezultatului final depinde foarte mult de acuratețea datelor de intrare;

construirea modelului, ținând seama de tehnicile de analiză alese și de natura datelor pe care le avem la dispoziție;

prezentarea rezultatelor finale, sub forma unor rapoarte conținând text, tabele și grafice;

monitorizarea modelului, în vederea măsurării eficienței și utilității sale.

3.4.5 Raționamentul bazat pe cazuri

Prin utilizarea tehnologiei Data mining se caută o rezolvare a problemelor apărute prin analogie cu experiența acumulată. Această metodă se poate aplica pentru clasificări si pentru predicții. Cazurile pe care este bazat rationamentul sunt memorate ca înregistrări compuse din setul de atribute care descriu fiecare caz. Un caz nou este prezentat tot ca o înregistrare, numai că în câmpurile în care valoarea trebuie determinată sunt vide. Pentru a determina aceste valori se caută înregistrările cu care înregistrarea „caz nou” se aseamănă si continutul acestora se consideră a fi răspunsul. Având în vedere aceste lucruri se poate afirma că există două functii fundamentale de prelucrare:

a) măsurarea distanței dintre membrii fiecărui cuplu de înregistrări, pentru a afla vecinele cele mai apropiate, unde distanța este expresia modului în care se evaluează similitudinile, iar distanța este un număr real. Distanța de la un element la el însusi este totdeauna nulă, sensul de măsurare este fără semnificație în maniera că distanța de la elementul A la elementul B este egală cu distanța de la B la A si nu există un punct C intermediar lui A și B prin a cărei parcurgere să se scurteze drumul de la A la B.

Distanța câmpurilor numerice se poate calcula prin:

– diferența între valoare absolută |A-B|;

– pătratul diferentei (A-B)2;

– diferența între valoare absolută normalizată |A-B| (diferența maximă) și are ca rezultat valori cuprinse între 0 si 1.

Atunci când apare necesitatea de a considera simultan mai multe câmpuri ale înregistrării, se calculează distanța pentru fiecare câmp în parte, iar rezultatul se combină într-o valoare mică care reprezintă distanța înregistrării respective.

b) combinarea rezultatelor obtinute de la „vecine” în răspunsul propus pentru cazul curent.

Se vor enumera câteva procedee de combinare a distanței câmpurilor: însumarea, însumarea normalizată (suma distanțelor/suma maximă), distanța euclidiană (rădăcina pătrată din suma pătratelor distanțelor). Distanța euclidiană evidentiază cel mai bine înregistrările pentru care toate câmpurile sunt vecine. Combinarea rezultatelor presupune aflarea celor mai apropiați vecini, iar soluția problemei se obține prin combinarea răspunsurilor obtinute de la acestia.

Fiecare vecin poate avea diverse variante de răspuns, dar se vor lua în calcul doar cei care sunt mai apropiați. Rezultatul ce obține majoritatea va fi atribuit cazului curent. Cerința minimă este ca numărul votanților să fie impar, pentru a evita situațiile de nedeterminare.

Metodele care se bazează pe vot dau rezultate satisfăcătoare în situațiile în care răspunsurile așteptate sunt de tip enumerativ. O altă soluție posibilă este interpolarea valorilor înregistrărilor vecine care însă introduce o aplatizare a rezultatelor care se înscriu între cele două limite folosite în calcul. De asemenea,se poate constata că rezultate bune se obțin prin metode de regresie statistică aplicate asupra valorilor date de vecinii cei mai apropiați. Se obține ecuația unei drepte sau a unei curbe care permite calcularea mai precisă a valorilor aferente cazului curent.

Ca și concluzie, raționamentul bazat pe cazuri “este o tehnică de Data Mining suficient de bună și care se poate aplica unui mare număr de probleme, caz în care conduce la soluții acceptabile. Toate acestea sunt valabile dacă volumul de date pe care se bazează este bine ales și concludent.”

Ca avantaje pentru această metodă se pot enumera:

aplicarea unui mare număr de tipuri de date, pe structuri de date complexe, iar câmpurile tip text sunt mai bine tratate decât în alte tehnici;

luarea în considerare a oricât de multor câmpuri;

rezultatele obtinute sunt explicite;

elementele de noutate care apar în procesul de învătare sunt usor de înglobat si de folosit în rationamente.

Ca orice metodă, ea are și unele dezavantaje dintre care se pot menționa: volumul mare de memorie și resursă, timp de prelucrare relativ mare, și de asemenea, timpul de prelucrarea mare pentru aplicarea funcțiilor de distanță asupra tuturor înregistrărilor și câmpurilor necesare pentru obținerea rezultatelor.

În multe domenii din lumea reală cum ar fi analiza de marketing, analiza financiară, detectarea fraudei s.a. informațiile extrase necesită utilizarea cooperativa a mai multor operații și tehnici de minerit de date.

Deci, “mineritul de date” este un domeniu în plină dezvoltare al științei calculatoarelor, care va furniza un nivel nou și eficient de informații și de descoperire de cunoștințe de care vor beneficia toți utilizatorii din domeniul memorării computerizate de date.

CAPITOLUL IV

Studiu de caz: misiune de audit privind administrarea taxelor și impozitelor la UAT Gura Ocniței

“Cel mai greu de înțeles lucru din lume este impozitul pe venit.”
Albert Einstein

PREZENTARE GENERALĂ

Într-o unitate administrativ-teritorială, taxele și impozitele ocupă o funcție suport importantă, este un domeniu de preferință al activității auditorului intern care se justificată în mare măsură prin multitudinea de procese derulate și în mod implicit de riscurile care le însoțesc.

Un model practic de desfășurare a unei misiuni de audit îl reprezintă Ghidul de audit intern privind adminstrarea impozitelor și taxelor locale, care arată fiecare pas important al derulării misiunii, în detaliu, situațiile concret analizate fiind comentate pentru înțelegere în mod explicit, pe înțelesul tuturor.

Obiectivul general al misiunii de audit intern, este evaluarea sistemelor de management și control intern ale entității publice locale, create pentru administrarea impozitelor și taxelor locale în condiții de transparență și conformitate cu reglementările legale în domeniu.

În desfășurarea misiunii de audit,,Administrarea impozitelor și taxelor locale’’ obiectivele sunt următoarele:

Asigurarea cadrului organizatoric adecvat desfășurării activității de administrare a impozitelor și taxelor locale;

Organizarea și desfășurarea activității de asistență a contribuabilului;

Organizarea evidenței plătitorilor de impozite și taxe locale;

Stabilirea impozitelor și taxelor locale;

Verificarea legalității și conformității declarațiilor fiscale și a îndeplinirii obligațiilor de către contribuabili;

Colectarea impozitelor și taxelor locale;

Stingerea prin executare silită a creanțelor fiscale aferente impozitelor și taxelor locale;

Realitatea evidențelor contabile și a situațiilor financiare ale entității publice locale privind veniturile din impozite și taxe locale;

Fiabilitatea sistemului informatic privind administrarea impozitelor și taxelor locale.

Ghidul practic al misiunii de audit intern,,Administrarea impozitelor și taxelor locale’’s-a elaborat astfel încât sa cuprindă procedurile și documentele specifice structurate pe cele patru etape stabilite prin normele generale.

În etapa Pregătirea misiunii de audit intern au fost aduse clarificări și îmbunătățiri, în special, cu privire la modul concret de aplicare a procedurii Analiza riscurilor:succesiunea documentelor, structura acestora și modul de completare, nivelul de apreciere, clasificare și ierarhizare a riscurilor; pe baza căreia se elaborează Programul preliminar al intervenției la fața locului care reprezintă în mod detaliat activitățile pe care auditorii interni și le planifică.

În etapa Intervenția la fața locului s-a prevăzut utilizarea diferitelor tehnici și instrumente de audit: sondaj, liste de verificare, teste, foi de lucru, interviuri sau note de relații etc., cu scopul obținerii probelor de audit, care stau la baza întocmirii FIAP-urilor și FCRI- urilor și pe baza cărora se elaborează Raportul de audit intern.

În etapa Elaborarea Raportului de audit intern s-a urmărit ca structura acestuia să se realizeze pe baza Tematicii în detaliu a misiunii de audit, rezultată la rândul ei din Analiza riscurilor, astfel încât să fie evidențiate clar în cuprinsul raportului: obiectivele, perioada de timp supusă auditului, aria de cuprindere, constatările, concluziile, recomandările formulate, opinia exprimată și nivelul de asigurare furnizat. Totodată, s-a avut în vedere ca disfuncțiile identificate să fie susținute de dovezi de audit suficiente, iar în problemele abordate să fie avute în vedre atât aspecte de specifice auditului de conformitate cat și ale auditului performanței în activitatea de administrare a impozitelor și taxelor locale.

În etapa Urmărirea recomandărilor s-a avut în vedere crearea unui sistem pertinent de urmărire propunându-se pe lângă documentele prevăzute de normele generale și unele modele de documente referitoare la evaluarea internă și externă a activității de audit.

Forma juridica : unitate administrativ-teritorială

Data constituirii:

CIF :

Durata societatii : nelimitată

Obiect activitate :

Dreptul si capacitatea efectiva de a rezolva si gestiona in nume propriu si sub responsabilitatea lor o parte importanta a treburilor publice ,in interesul colectivitatii locale pe care o reprezinta.

Au initiativa si hotarasc ,cu respectarea legii, in probleme de interes local,cu exceptia celor care sunt date prin lege in competenta altor autoritati publice .In acest sens ,institutia publica are urmatorele responsabilitati:

Respectarea drepturilor si libertatilor fundamentale ale cetateni

Organizarea si dezvoltarea localitatii :economico-sociala,urbanistica si de amenajare a teritoriului ,protectia mediului;

Gestiunea financiara si patrimoniala in baza principiilor de autonomie locala ,conform legii;

Servicii publice locala;

Asistenta ,ajutor social si protectie a drepturilor copilului;

Libera initiativa si concurenta loiala asigurand libertatea comertului;

Functionarea institutiilor de invatamant ,sanitare ,cultura ,tineret si sport,potrivit legii;

Organizarea interna a Primariei;

Asigurarea ordinii publice;

Asigurarea desfasurarii activitatilor stiintifice,culturale ,artistice,sportive si de agrement;

Prevenirea si limitarea urmarilor calamitatilor ,catastrofelor ,incendiilor ,epidemiilor sau epizotiilor;

Alte domenii corespunzatoare nevoilor colectivitatii locale aflate in sfera de competenta a autoritatilor administratiei publice locale ,in conformitate legea 215/2001 si cu alte prevederi legislative in vigoare.

Telefon : 0245-673260

Fax : 0245-673260

Persoane din institutie:

Primar: Ioniță Sorin Vasile

Viceprimar: Gătej Constantin

Secretar: Bădicioiu Gheorghe

Suprafata: 4496 ha

Intravilan: 568 ha

Extravilan: 3928 ha

Populatie: 7951

Gospodarii: 2552

Nr. locuinte: 2529

Nr. gradinite: 5

Nr. scoli: 5

Numele localitatilor aflate în administrație:

Gura Ocniței,

Adânca,

Săcueni,

Ochiuri

Asezarea geografica:

Comuna Gura Ocniței este situată în estul județului Dâmbovița, la aproximativ 12 km de Târgoviște, 87 km de București, 50 km de Ploiești, 114 km de Pitești și 110 km de Brașov

Activitati specifice zonei:

Exploatări petroliere

Activitati economice principale:

Extragere petrol și gaze naturale

Fabricarea cărămizilor

Agricultură

Comerț

Obiective turistice:

Așezări dacice

Biserica veche de zid de la Adânca cu hramul Adormirea Maicii Domnului, datată din secolulele XVII-XVIII, precum și o cruce de la 1650

Biserica veche de zid de la Săcueni, cu hramul Nașterea Domnului Hristos, făcută de Neagoe Secuianu, precum și casele familiei Secuianu

Evenimente locale: 20 iulie – ziua comunei

Facilitati oferite investitorilor:

Zăcământ de argilă foarte bun pentru cărămidă și țiglă

Apă

Canalizare

Electricitate

Gaze

Telefonie

Proiecte de investitii:

Reabilitare și modernizare cămin cultural – Gura Ocniței

Amenajare săli de sport

Dezvoltarea infrastructurii locale

Îmbunătățirea calității vieții în mediul rural

Unitatea Administrativ-teritorială Gura Ocniței

Compartimentul Audit Public Intern

Nr. 31587 din 25.04.2014

ORDIN DE SERVICIU

În conformitate cu prevederile art. 8, litera c) din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, a H.G. 1086/10.01.2014 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activității de audit intern, cu modificările și completările ulterioare și a Planului de audit intern pentru anul 2014, se va efectua o misiune de audit intern privind Administrarea impozitelor și taxelor locale, în perioada 14.05.2014-19.06.2014.

Scopul misiunii de audit este de a da asigurare în ceea ce privește pertinențe sistemelor de control intern instituite în activitatea de administrare a impozitelor și taxelor locale și de a contribui la îmbunătățirea acestei activități.

Obiectivele misiunii sunt:

Asigurarea cadrului organizatoric adecvat desfășurării activității de administrare a impozitelor și taxelor locale;

Organizarea evidenței plătitorilor de impozite și taxe locale;

Colectarea impozitelor și taxelor locale;

Realitatea evidențelor contabile și a situațiilor financiare ale entității publice locale privind veniturile din impozite și taxe locale;

Menționăm că se va efectua un audit de conformitate.

Echipa de auditori interni este formată din următorii auditori:

Florea Magdalena, auditor superior, coordonator

Iordan Nicolae, auditor superior

Șef Serviciu Audit Intern,

Manea Dumitru

Unitatea Administrativ-Teritorială Gura Ocniței

Compartimentul Audit Public Intern

DECLARAȚIA DE INDEPENDENȚĂ

Nume și prenume: Florea Magdalena

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor și taxelor locale Data:26.04.2014

Auditor, Șef serviciu

Florea Magdalena Manea Dumitru

Unitatea Administrativ-Teritorială Gura Ocniței

Compartimentul Audit Public Intern

DECLARAȚIA DE INDEPENDENȚĂ

Nume și prenume: Iordan Nicolae

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor și taxelor locale Data:26.04.2014

Auditor, Șef serviciu

Iordan Nicolae Manea Dumitru

Unitatea Administrativ-Teritorială Gura Ocniței

Compartimentul Audit Public Intern

Nr. 33798 din 28.04.2014

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANȘAREA MISIUNII DE AUDIT

PUBLIC INTERN

Către: Unitatea Administrativ-Teritorială Gura Ocniței

De la: Șef Serviciu Audit Public Intern

Referitor la misiunea de audit intern „Administrarea impozitelor și taxelor locale”

Stimate domnule primar,

În conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2014, urmează ca în perioada

14.05.2014-19.06.2014 să efectuăm o misiune de audit intern având ca temă modul de administrare a impozitelor și taxelor locale.

Echipa de auditori va examina responsabilitățile asumate de către Biroul impozite și taxe locale, executări silite,juridic.

cu privire la organizarea și realizarea activităților și va determina dacă

aceasta își îndeplinește obligațiile în mod efectiv și eficient.

Perioada supusă evaluării este 1.01.2013-31.12.2013

Obiectivele misiuni de audit intern vor fi reprezentate de:

Asigurarea cadrului organizatoric adecvat desfășurării activității de administrare a impozitelor și taxelor locale;

Organizarea evidenței plătitorilor de impozite și taxe locale;

Colectarea impozitelor și taxelor locale;

Realitatea evidențelor contabile și a situațiilor financiare ale entității publice locale privind veniturile din impozite și taxe locale;

Vă vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord ședința de deschidere în vederea discutării diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinzând:

prezentarea auditorilor;

prezentarea și discutarea obiectivelor misiunii de audit intern;

scopul misiunii de audit intern;

programul intervenției la fața locului;

alte aspecte privind organizarea și desfășurarea misiunii.

Pentru o mai bună înțelegere a activității dumneavoastră, vă rugăm sa ne puneți la dispoziție următoarea documentație necesară:

cadrul legal și de reglementare aplicabil entității;

organigrama serviciului;

Regulamentul de organizare și funcționare;

fișele posturilor;

procedurile scrise care descriu activitățile ce se desfășoară în cadrul serviciului;

execuția bugetara la sfarsitul anului 2013

lista persoanelor fizice care au primit scutiri de la plata impozitelor și taxelor

lista persoanelor juridice care au primit scutiri de la plata impozitelor și taxelor

rapoartele de audit intern anterioare;

alte rapoarte, note, dosarele anterioare care se referă la aceasta temă.

Dacă aveți unele întrebări privind aceasta acțiune, vă rog să contactați pe domna Florea Magdalena – auditor intern, coordonatorul misiunii sau pe șeful structurii de audit intern.

Șef Serviciu Audit Intern,

Manea Dumitru Data: 28.04.2014

Unitatea Administrativ-Teritorială Gura Ocniței

Compartimentul Audit Public Intern

COLECTAREA INFORMAȚIILOR

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor și taxelor locale

Perioada auditată: 01.01.2013 – 31.12.2013

Întocmit: Florea Magdalena, Iordan Nicolae

Avizat: Manea Dumitru

Data: 17.05.2014

Unitatea Administrativ-Teritorială Gura Ocniței

Compartimentul Audit Public Intern

LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor și taxelor locale

Perioada auditată: 01.01.2013 – 31.12.2013

Întocmit: Florea Magdalena, Iordan Nicolae Data: 17.05.2014

Avizat: Manea Dumitru Data: 17.05.2014

Data: 17.05.2014 Auditori,

Florea Magdalena

Iordan Nicolae

Unitatea Administrativ-Teritorială Gura Ocniței

Compartimentul Audit Public Intern

IDENTIFICAREA RISCURILOR

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor și taxelor locale

Perioada auditată: 01.01.2013 – 31.12.2013

Întocmit: Florea Magdalena, Iordan Nicolae Data: 17.05.2014

Avizat: Manea Dumitru Data: 17.05.2014

Auditor intern, Supervizor,

Florea Magdalena Manea Dumitru

Iordan Nicolae

Unitatea Administrativ-Teritorială Gura Ocniței

Compartimentul Audit Public Intern

IDENTIFICAREA RISCURILOR

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor și taxelor locale

Perioada auditată: 01.01.2013 – 31.12.2013

Întocmit: Florea Magdalena, Iordan Nicolae Data: 18.05.2014

Avizat: Manea Dumitru Data: 18.05.2014

Auditori, Data:18.05.2014

Florea Magdalena

Iordan Nicolae

Unitatea Administrativ-Teritorială Gura Ocniței

Compartimentul Audit Public Intern

STABILIREA NIVELULUI RISCULUI ȘI A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor și taxelor locale

Perioada auditată: 01.01.2013 – 31.12.2013

Întocmit: Florea Magdalena, Iordan Nicolae Data: 18.05.2014

Avizat: Manea Dumitru Data: 18.05.2014

Auditori, Data : 18.05.2014

Florea Magdalena

Iordan Nicolae

Nota:

Pentru continuarea analizei, grupează riscurile în următoarele trei categorii:

• Riscuri mici 1,0 – 1,9

• Riscuri medii 2,0 – 2,3

• Riscuri mari 2,4 – 3,0

Unitatea Administrativ-Teritorială Gura Ocniței

Compartimentul Audit Public Intern

CLASAREA OPERAȚIILOR ÎN FUNCȚIE DE ANALIZA RISCULUI

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor și taxelor locale

Perioada auditată: 01.01.2013 – 31.12.2013

Întocmit: Florea Magdalena, Iordan Nicolae Data: 19.05.2014

Avizat: Manea Dumitru Data: 19.05.2014

Auditori, Data: 19.05.2014

Florea Magdalena

Iordan Nicolae

Unitatea Administrativ-Teritorială Gura Ocniței

Compartimentul Audit Public Intern

TABELUL PUNCTE TARI ȘI PUNCTE SLABE

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor și taxelor locale

Perioada auditată: 01.01.2013 – 31.12.2013

Întocmit: Florea Magdalena, Iordan Nicolae Data: 21.05.2014

Avizat: Manea Dumitru Data: 21.05.2014

Auditori, Data: 21.05.2014

Florea Magdalena

Iordan Nicolae

Unitatea Administrativ-Teritorială Gura Ocniței

Compartimentul Audit Public Intern

TEMATICA ÎN DETALIU A MISIUNII DE AUDIT

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor și taxelor locale

Perioada auditată: 01.01.2013 – 31.12.2013

Întocmit: Florea Magdalena, Iordan Nicolae Data: 21.05.2014

Avizat: Manea Dumitru Data: 21.05.2014

Auditori, Data: 21.05.2014

Florea Magdalena

Iordan Nicolae

Unitatea Administrativ-Teritorială Gura Ocniței

Compartimentul Audit Public Intern

PROGRAMUL DE AUDIT

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor și taxelor locale

Perioada auditată: 01.01.2013 – 31.12.2013

Întocmit: Florea Magdalena, Iordan Nicolae Data: 22.05.2014

Avizat: Manea Dumitru Data: 22.05.2014

Data: 22.05.2014 Auditori, Șef serviciu audit intern,

Florea Magdalena Manea Dumitru

Iordan Nicolae

Unitatea Administrativ-Teritorială Gura Ocniței

Compartimentul Audit Public Intern

PROGRAMUL PRELIMINAR AL INTERVENȚIILOR LA FAȚA LOCULUI

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor și taxelor locale

Perioada auditată: 01.01.2013 – 31.12.2013

Întocmit: Florea Magdalena, Iordan Nicolae Data: 22.05.2014

Avizat: Manea Dumitru Data: 22.05.2014

Data: 22.05.2014 Auditori,

Florea Magdalena

Iordan Nicolae

Unitatea Administrativ-Teritorială Gura Ocniței

Compartimentul Audit Public Intern

MINUTA ȘEDINȚEI DE DESCHIDERE

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor și taxelor locale

Perioada auditată: 01.01.2013 – 31.12.2013

Întocmit: Florea Magdalena, Iordan Nicolae Data: 22.05.2014

Avizat: Manea Dumitru Data: 22.05.2014

A. Lista participanților:

B. Stenograma ședinței

În cadrul ședinței de deschidere s-a procedat la:

– prezentarea echipei de auditori care urmează să efectueze misiunea de audit;

– prezentarea funcției de audit intern de către șeful Serviciului Audit Public Intern, în special a obiectivelor generale ale auditului intern și semnificația auditului intern;

– prezentarea Programului intervenției la fața locului, a obiectivelor auditabile care se intenționează a fi realizate, după analizele de risc efectuate. A fost cerută părerea auditaților cu privire la aceste obiective, unde s-au făcut remarci că acestea în general reprezintă zone cu risc, dar s-au făcut și unele comentarii cu privire la complexitatea activităților desfășurate în cadrul biroului și neatractivitatea nivelului salariului pentru atragerea unor specialiști;

În urma discuțiilor care au avut loc cu privire la obiectivele misiunii de audit, reprezentanții structurii auditate au prezentat o parte din problemele cu care se confruntă și anume:

fluctuația mare a personalului în cadrul entității;

neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dus la supraîncărcarea personalului existent;

De asemenea, s-au stabilit:

persoanele pe care auditorii le pot contacta în vederea colectării informațiilor, modul de efectuare a testelor, chestionarelor și interviurilor, programul întâlnirilor și timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri;

condițiile minime pe care auditatul trebuie să le asigure în vederea realizării misiunii de audit (spațiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.)

aspectele procedurale, respectiv eventualitatea unor ședințe intermediare în cursul misiunii, informarea sistematică asupra constatărilor;

data ședinței de închidere, inclusiv a participanților;

stabilirea modalității de redactare a Raportului de audit intern (când, cum și cui va fi distribuit).

Recomandările formulate, ca urmare a eventualelor disfuncționalități constatate, vor fi discutate și analizate cu structura auditată, inclusiv calendarul implementării și persoanele răspunzătoare cu implementarea recomandărilor.

Auditori interni , Auditați,

Manea Dumitru Negru Adrian

Florea Magdalena Mandeci Monica

Iordan Nicolae Constantinescu Monica

Unitatea Administrativ-Teritorială Gura Ocniței

Compartimentul Audit Public Intern

LISTA DE VERIFICARE nr. 1

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor și taxelor locale

Perioada auditată: 01.01.2013 – 31.12.2013

Întocmit: Florea Magdalena, Iordan Nicolae Data: 27.05.2014

Avizat: Manea Dumitru Data: 27.05.2014

Obiectivul I.

ASIGURAREA CADRULUI ORGANIZATORIC ADECVAT DESFĂȘURĂRII ACTIVITĂȚII DE STABILIRE ȘI COLECTARE A IMPOZITELOR ȘI TAXELOR LOCALE

Auditori,

Florea Magdalena

Iordan Nicolae

Unitatea Administrativ-Teritorială Gura Ocniței

Compartimentul Audit Public Intern

FISA DE IDENTIFICARE și ANALIZA A PROBLEMEI Nr. 1

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor și taxelor locale

Perioada auditată: 01.01.2013 – 31.12.2013

Întocmit: Florea Magdalena, Iordan Nicolae Data: 27.05.2014

Avizat: Manea Dumitru Data: 27.05.2014

Obiectivul I.

ASIGURAREA CADRULUI ORGANIZATORIC ADECVAT DESFĂȘURĂRII ACTIVITĂȚII DE

STABILIRE ȘI COLECTARE A IMPOZITELOR ȘI TAXELOR LOCALE

PROBLEMA

Lipsa fișelor de post.

CONSTATARE

În etapa de colectare a documentelor s-a constatat că nu există fișe de post pentru întreaga entitate auditată, inclusiv la Biroul Impozite și taxe locale, executări silite , juridic.

CAUZE:

Pentru definirea atribuțiilor la nivelul entității s-au primit propuneri de la fiecare serviciu în parte, cuprinderea lor în cadrul ROF-ului s-a realizat prin examinarea și compararea propunerilor cu activitățile executate.

Persoanele care aveau sarcina să întocmescă fisele de post, mai exact șefii de birouri au neglijat această sarcină, astfel neexistând fișe de post.

CONSECINȚE:

Inexistența fișelor de post poate avea consecințe grave, deoarece personalul angajat nu poate fi tras la răspundere cu privire la neândeplinirea sarcinilor de servici și totodată nu se pot face evaluări anuale ale personalului angajat, în conformitate cu legislația în vigoare.

RECOMANDĂRI:

Se recomandă instituției auditate emiterea unei note interne în care personalul responsabil cu întocmirea fișelor de post să primescă un termen clar de îndeplinire a sarcinilor.

Data : Auditor intern, Supervizor,

27.05.2014 Florea Magdalena Manea Dumitru

Iordan Nicolae

Unitatea Administrativ-Teritorială Gura Ocniței

Compartimentul Audit Public Intern

LISTA DE VERIFICARE nr. 2

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor și taxelor locale

Perioada auditată: 01.01.2013 – 31.12.2013

Întocmit: Florea Magdalena, Iordan Nicolae Data: 28.05.2014

Avizat: Manea Dumitru Data: 28.05.2014

Obiectivul nr. II

COLECTAREA IMPOZITELOR ȘI TAXELOR LOCALE

Auditori ,

Florea Magdalena

Iordan Nicolae

Unitatea Administrativ-Teritorială Gura Ocniței

Compartimentul Audit Public Intern

TEST nr. 1.2

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor și taxelor locale

Perioada auditată: 01.01.2013 – 31.12.2013

Întocmit: Florea Magdalena, Iordan Nicolae Data: 28.05.2014

Avizat: Manea Dumitru Data: 28.05.2014

OBIECTUL TESTULUI : Scutiri acordate persoanelor fizice pentru fiecare impozit sau taxă locală datorată

OBIECTIVELE TESTULUI: Examinarea scutirilor de impozite și taxe acordate contribuabililor și urmărirea dacă acestea au fost corect acordate

DESCRIEREA TESTULUI:

Populația folosită pentru efectuarea testului este formată din 3770 de înregistrări ale Biroului de taxe și impozite locale si o bază de date cu 68 persoane cu dizabilități obținută de la βiroul asistență socială al entității auditate.

Eșantionul pe care se va urmări existența documentelor atât în format electronic cât și redactat, se constituie dintr-un eșantion de 100%, din populație asupra căreia s-a aplicat un filtru pentru a se extrage impozitele pe clădiri pentru persoane fizice conform Foii de lucru nr. 2.

Testarea a urmărit dacă scutirile acordate au fost cu aplicarea legii.

Pentru concretizarea testării s-a elaborat Lista de control nr. 1.2, .

CONSTATARI:

În baza testării efectuate și a Listei de control nr. 1.2 s-a constatat că scutirile acordate nu respectă legislația în vigoare.

CONCLUZII: În baza acestui test s-a elaborate FIAP-UL nr. 2

,

Data Auditor intern, Supervizor,

28.05.2014 Florea Magdalena Manea Dumitru

Iordan Nicolae

Unitatea Administrativ-Teritorială Gura Ocniței

Compartimentul Audit Public Intern

FOAIE DE LUCRU și ANALIZA A PROBLEMEI Nr. 1.2

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor și taxelor locale

Perioada auditată: 01.01.2013 – 31.12.2013

Întocmit: Florea Magdalena, Iordan Nicolae Data: 28.05.2014

Avizat: Manea Dumitru Data: 28.05.2014

Acordarea de scutiri la plata impozitului pe clădiri persoane fizice

Eșantionul folosit în vederea testării existenței de scutiri de la plata impozitului pe clădiri a persoanelor fizice a fost constituit astfel:

Populatia statistica = 73 persoane scutite de la plata impozitului formulare de contract;

68 persoane cu Certificat de încadrare în grad de handicap

Eșantionul 100% ;

Pasul de selectie = 0,

Asupra populației statistice s-a aplicat consolidarea de date și excluderea de duplicate rezultând 20 de înregistrări unice, la analiza amănunțita a celor 20 de înregistrări unice s-a constatat că numai 5 persoane nu dețineau Certificat de încadrare în grad de handicap

Eșantionul constituit după cum s-a menționat va fi verificat în totalitate atât în format redactat cât și electronic.

În urma verificării va fi întocmită Lista de control nr. 1.2. privind scutirile acordate de la plata impozitului pe clădiri persoane fizice, lista în care se va menționa rezultatul testării.

Data : Auditor intern, Supervizor,

28.05.2014 Florea Magdalena Manea Dumitru

Iordan Nicolae

Unitatea Administrativ-Teritorială Gura Ocniței

Compartimentul Audit Public Intern

LISTA DE CONTROL 1.2

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor și taxelor locale

Perioada auditată: 01.01.2013 – 31.12.2013

Întocmit: Florea Magdalena, Iordan Nicolae Data: 28.05.2014

Avizat: Manea Dumitru Data: 28.05.2014

Obiectivul II.

SCUTIRI ACORDATE PERSOANELOR FIZICE PENTRU FIECARE IMPOZIT SAU TAXĂ LOCALĂ DATORATĂ

Data: Auditori interni, 28.05.2014 Florea Magdalena

Iordan Nicolae

Unitatea Administrativ-Teritorială Gura Ocniței

Compartimentul Audit Public Intern

FISA DE IDENTIFICARE și ANALIZA A PROBLEMEI Nr. 2

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor și taxelor locale

Perioada auditată: 01.01.2013 – 31.12.2013

Întocmit: Florea Magdalena, Iordan Nicolae Data: 28.05.2014

Avizat: Manea Dumitru Data: 28.05.2014

Obiectivul II.

SCUTIRI ACORDATE PERSOANELOR FIZICE PENTRU FIECARE IMPOZIT SAU TAXĂ LOCALĂ DATORATĂ

PROBLEMA

Scutiri de la plata impozitelor pe clădiri persoane fizice acordate nelegal.

CONSTATARE

În etapa de colectare a documentelor s-a constatat că un număr de 5 persoane au primit scutiri de la plata impozitului pe clădiri fără a deține Certificat de încadrare în grad de handicap, iar persoanele deținătoare de Certificat de încadrare în grad de handicap au primit scutiri fără aplicarea corectă a Codului fiscal

CAUZE:

Necunoasterea legislației privind scutiri acordate de la plata impozitelor si taxelor locale

CONSECINȚE :

Diminuarea veniturilor unității administrativ-teritoriale

RECOMANDĂRI:

Scutirile la plata impozitelor și taxelor locale se vor acorda numai după o analiză și informare completă cu privire la fiecare caz în parte. Se recomandă instituției auditate analiza tuturor dosarelor fiscale ale persoanelor fizice, recalcularea scutirilor acordate și recuperarea prejudiciului.

Data : Auditor intern, Supervizor,

28.05.2014 Florea Magdalena Manea Dumitru

Iordan Nicolae

Unitatea Administrativ-Teritorială Gura Ocniței

Compartimentul Audit Public Intern

LISTA DE VERIFICARE nr. 2.4

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor și taxelor locale

Perioada auditată: 01.01.2013 – 31.12.2013

Întocmit: Florea Magdalena, Iordan Nicolae Data: 29.05.2014

Avizat: Manea Dumitru Data: 29.05.2014

Obiectivul III.

REALITATEA EVIDENȚELOR CONTABILE ȘI A SITUAȚIILOR FINANCIARE ALE ENTITĂȚII PUBLICE LOCALE PRIVIND VENITURILE DIN IMPOZITE ȘI TAXE

Auditor intern, Supervizor,

28.05.2014 Florea Magdalena Manea Dumitru

Iordan Nicolae

Unitatea Administrativ-Teritorială Gura Ocniței

Compartimentul Audit Public Intern

TEST nr. 2.4

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor și taxelor locale

Perioada auditată: 01.01.2013 – 31.12.2013

Întocmit: Florea Magdalena, Iordan Nicolae Data: 29.05.2014

Avizat: Manea Dumitru Data: 29.05.2014

OBIECTUL TESTULUI : Realitatea evidențelor contabile și a situațiilor financiare ale entității publice locale privind veniturile din impozite și taxe

OBIECTIVELE TESTULUI: Sumele operate în conturile contabile corespund cu cele din evidentele Biroului de taxe si impozite referitor la impozitul pe cladiri persoane fizice

DESCRIEREA TESTULUI:

Populația folosită pentru efectuarea testului este formată din 3770 de înregistrări ale Biroului de taxe și impozite locale si execuția bugetară 2013

Eșantionul pe care se va urmări existența documentelor atât în format electronic cât și redactat, se constituie dintr-un eșantion de 100%, din populație asupra căreia s-a aplicat un filtru pentru a se extrage impozitele pe clădiri pentru persoane fizice.

Testarea a urmărit dacă sumele înregistrate ca și încasări coincid cu cele din execuția bugetară 2013.

CONSTATARI:

În baza testării efectuate s-a constatat că sumele prinse în înregistrări nu coincid.

CONCLUZII: În baza acestui test s-a elaborate FIAP-UL nr. 3

,

Data Auditor intern, Supervizor,

28.05.2014 Florea Magdalena Manea Dumitru

Iordan Nicolae

Unitatea Administrativ-Teritorială Gura Ocniței

Compartimentul Audit Public Intern

FISA DE IDENTIFICARE și ANALIZA A PROBLEMEI Nr. 3

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor și taxelor locale

Perioada auditată: 01.01.2013 – 31.12.2013

Întocmit: Florea Magdalena, Iordan Nicolae Data: 29.05.2014

Avizat: Manea Dumitru Data: 29.05.2014

Obiectivul III.

REALITATEA EVIDENȚELOR CONTABILE ȘI A SITUAȚIILOR FINANCIARE ALE ENTITĂȚII PUBLICE LOCALE PRIVIND VENITURILE DIN IMPOZITE ȘI TAXE

PROBLEMA

Neconcordanță între sumele înregistrate

CONSTATARE

În etapa de colectare a documentelor s-a constatat că totalul încasărilor din impozitul pe clădiri persoane fizice nu coincide cu suma cuprinsă în execuția bugetară 2013.

CAUZE:

Chitanță neoperată în Registrul de Casă

CONSECINȚE :

Evidența financiar contabilă nu este corect întocmită.

RECOMANDĂRI:

Analiza tuturor încasărilor efectuate și urmărirea în contabilitate. Controlul ierarhic asupra operațiunilor de casă trebuie realizat de o persoană din cadrul serviciului contabilitate în mod regulat.

Data : Auditor intern, Supervizor,

29.05.2014 Florea Magdalena Manea Dumitru

Iordan Nicolae

Unitatea Administrativ-Teritorială Gura Ocniței

Compartimentul Audit Public Intern

NOTĂ CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor și taxelor locale

Perioada auditată: 01.01.2013 – 31.12.2013

Întocmit: Florea Magdalena, Iordan Nicolae Data: 01.06.2014

Avizat: Manea Dumitru Data: 01.06.2014

Data : Auditor intern, Supervizor,

01.06.2014 Florea Magdalena Manea Dumitru

Iordan Nicolae

Unitatea Administrativ-Teritorială Gura Ocniței

Compartimentul Audit Public Intern

MINUTA ȘEDINȚEI DE ÎNCHIDERE

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor și taxelor locale

Perioada auditată: 01.01.2013 – 31.12.2013

Întocmit: Florea Magdalena, Iordan Nicolae Data: 22.05.2014

Avizat: Manea Dumitru Data: 22.05.2014

A. Lista participanților:

B. Concluzii:

În cadrul ședinței au fost prezentate obiectivele auditate și constatările pentru fiecare obiect auditat. De asemenea, au fost discutate deficiențele, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfuncționalităților și au fost comentate recomandările care urmează a fi implementate pentru eliminarea deficiențelor constatate.

Pentru constatările/deficiențele prezentate nu au fost formulate obiecții, fiind însușite în totalitate.

Proiectul Raportului de audit intern devine Raport de audit intern final , fiind pregătit pentru aprobare și difuzare entității auditate UAT Gura Ocniței

Raportul de audit intern va fi insoțit de un rezumat care va conține principalele constatări și recomandări ale echipei de auditori interni și concluziile generale pentru UAT Gura Ocniței În final, s-au desemnat persoanele responsabile cu implementarea recomandărilor și datele de realizare ale acestora.

Notă: Datorită acceptării integrale a constatărilor și recomandărilor formulate de echipa de auditori interni, Reuniunea de conciliere nu se va mai organiza.

Unitatea Administrativ-Teritorială Gura Ocniței

Compartimentul Audit Public Intern

PROIECT

DE RAPORT DE AUDIT INTERN

MISIUNEA DE AUDIT INTERN

ADMINISTRAREA IMPOZITELOR ȘI TAXELOR LOCALE

RAPORT DE AUDIT INTERN

I.INTRODUCERE

Structura auditată: UNITATEA ADMINISTRATIV-TERITORIALĂ GURA OCNIȚEI

Ordinul de efectuare a misiunii de audit – auditarea activităților cuprinse în Planul de audit intern pe anul 2014, s-a făcut în baza Ordinului de serviciu nr. Nr. 31587 din 25.04.2014

Baza legală a acțiunii de auditare: art. 8, litera c) din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, a H.G. 1086/10.01.2014 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activității de audit intern

Durata acțiunii de auditare : 14.05.2014-19.06.2014.

Perioada supusă auditării : 01.01.2013-31.12.2013

Scopul acțiunii de auditare – de a da asigurare în ceea ce privește pertinențe sistemelor de control intern instituite în activitatea de administrare a impozitelor și taxelor locale și de a contribui la îmbunătățirea acestei activități.

Obiectivul acțiunii de audit intern este: auditarea administrării impozitelor și taxelor locale

Tipul de auditare: s-a efectuat un audit de conformitate;

Metode si tehnici utilizare:

Tehnici de audit intern utilizate:

verificarea se realizează în vederea asigurării validității, realității și acurateței înregistrărilor în contabilitate a documentelor și a concordanței cu legile și regulamentele în vigoare, precum și a eficacității controlului intern prin cu ajutorul următoarele tehnici de verificare:

comparația: pentru confirmarea identității unor informații, după obținerea lor din două sau mai multe surse diferite;

examinarea: pentru detectarea erorilor și/sau iregularităților;

recalcularea: verificarea algoritmilor de calcul și a calculelor matematice;

punerea de acord: pentru realizarea procesului de potrivire a doua categorii diferite de înregistrări;

confirmarea: pentru solicitarea informațiilor din mai multe surse independente cu scopul validării acestora;

garantarea: pentru verificarea realității tranzacțiilor înregistrate pornind de la examinarea înregistrărilor spre documentele justificative;

urmărirea: pentru verificarea modului în care au fost elaborate procedurile, pentru verificarea documentelor justificative spre articolul contabil în vederea verificării dacă toate operațiunile au fost înregistrate.

observarea fizică: constă în urmărirea unui proces sau a unei proceduri, prin care auditorul își formează o imagine de ansamblu asupra structurii auditate;

analiza: constă în descompunerea unei entități în elemente, care pot fi izolate, identificate, cuantificate și măsurate distinct.

Instrumentele de audit intern utilizate:

Chestionarul de luare la cunoștință – CLC: pentru obținerea unor informații referitoare la contextul socio-economic, organizare internă, funcționarea entității/structurii auditate;

Chestionarul de control intern – CCI: orientează auditorii interni în activitatea de identificare obiectivă a disfuncțiunilor și cauzelor reale ale acestora. Acesta a fost utilizat pentru evaluarea instrumentelor de control existente, împreună cu alte informații relevante pentru audit, pe parcursul desfășurării misiunii de audit intern;

Listă de verificare – LV: pentru stabilirea condițiilor de regularitate pe care trebuie să le îndeplinească fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de operații ce trebuie parcurse de auditor pentru a analiza activitățile de control intern încorporate în proceduri, existența responsabilităților pentru efectuarea acestora și permite stabilirea testelor de conformitate atunci când sunt semnalate diferite disfuncționalități;

Documentele care au stat la baza auditului:

Materiale întocmite pe timpul auditării:

liste de verificare pe obiective;

fișe de identificare și analiză a problemelor constatate (FIAP);

listă centralizatoare a obiectelor auditabile;

teste de verificare și foi de lucru;

programul de audit , programul intervenției la fața locului;

minutele ședințelor de deschidere, de închidere.

II. CONSTATĂRI ȘI RECOMANDĂRI

Din verificările efecuate,auditoria interni au constatat că entitatea publica nu are fișe de post pentru personalul unității

Din discuțiile purtate cu personalul, s-a ajuns la concluzia că aceasta s-a produs din cauza unei organizări defectuoase a reorganizării departamentelor dar și a neglijenței personalului și a controlului intern defectuos.

Se recomandă analiza posturilor, determinarea corectă a nivelului și complexității atribuțiilor stabilite postului respectiv și stabilirea cerințelor specifice în corelație cu aceasta. Pentru posturile existente și ocupate în cazurile în care ocupantul postului nu deține cunoștințele și aptitudinile necesare în raport cu complexitatea sarcinilor repartizate se va asigura pregătirea profesională corespunzătoare a acestora. Invers, în cazul în care titularul postului deține cunoștințe superioare complexității atribuțiilor repartizate, complexitatea obiectivelor va crește în raport cu nivelul cunoștințelor.

În examinării documentelor și comparațiilor informațiile cu cele existente în cadrul altor servicii din cadrul entității a rezultat că, nu în toate cazurile contribuabili sunt impuși și plătesc corect impozitul pe clădiri, exemplificăm:

Gorgoteanu Despina Monica a primit scutire de la plata impozitului pe clădiri, deși nu avea acest drept, certificatul de încadrare in grad de handicap depus la dosar era expirat și nici nu se încadrează nici unei Hotărari de consiliu local privind scutirea de la plata impozitului;

Patrascu Gh. Camelia a primit scutire de la plata impozitului pe clădiri, deși nu avea acest drept, pentru că în dosarul fiscal nu existau documente care să ateste scutirea de la plata impozitului;

Sanducu Ioana//Sanducu Dumitru au fost scutiți de la plata impozitului conform HCL 20/2001 deși la dosarul fiscal nu avea depusă adeverință din care să reiasă ca venitul pe membru de familie este mai mai mic de 400 lei/lună;

Savoiu M. Dorel,și Tudorache Dan/Tudorache Nastasia au fost scutiți de la plata impozitului fără a exista în dosarul fiscal vre un document care să ateste legalitatea scutirii.

Având în vedere cele constatate mai sus s-a stabilit că s-au încălcat prevederile Codului Fiscal art 283, art.286 pe 2014

Cauza o constituie lipsa de responsabilitate a personalului cu atribuții în domeniul calculării și stabilirii impozitului pe clădiri la persoanele fizice, precum și cu privire la urmărirea periodică a situației acestora în vederea identificării cazurilor în care aceștia aveau obligația să-și actualizeze declarațiile cu noile valori de impozitare.

Referitor la analiza făcută de auditori, s-au constatat nereguli privind acordarea de scutiri de la plata impoxitului și taxelor pe clădiri persoane fizice, așa cum demonstrează Lista de control 1.2- privind acordarea de scutiri la plata impozitului, drept pentru care, în urma răspunsurilor primite de la salariați, referitor la cauzele acestei situații s-au făcut următoarele recomandări:

scutirile la plata impozitelor și taxelor locale se vor acorda numai după o analiză și informare completă cu privire la fiecare caz în parte.

realizarea unui sistem integrat de informații potrivit căruia o informație legată de un contribuabil aflat în evidența unității administrativ teritoriale să poată fi accesat și de serviciile responsabile de calcularea și stabilirea impozitelor și taxelor locale.

analiza tuturor dosarelor fiscale ale persoanelor fizice, recalcularea scutirilor acordate și recuperarea prejudiciului.

O altă neregulă constatată de către echipa de auditori a fost neconcordanța evidenței veniturilor încasate din impozitul pe clădiri persoane fizice de către Biroul de taxe si impozite și execuțiaa bugetara 2013.

Deși a fost înregistrat corect conform conturilor contabile sumele nu coincid, executia bugetară înregistrează suma de 122.189,32 lei , iar registrul biroului de taxe si impozite suma de 122.213,37

Se recomandă analiza tuturor încasărilor efectuate și urmărirea în contabilitate. Controlul ierarhic asupra operațiunilor de casă trebuie realizat de o persoană din cadrul serviciului contabilitate în mod regulat.

III. CONCLUZII

Pe baza analizelor și evaluării efectuate apreciem că sistemul de control intern nu este implementat.

Evaluările au la bază discuțiile care au avut loc în ședința de închidere a misiunii ADMINISTRAREA TAXELOR SI IMPOZITELOR LOCALE.

S-au făcut recomandările auditorului, pe care participanții la această ședință le-au apreciat realiste și fezabile.

Instituția nu a formulat obiecții în urma ședinței de închidere, însușindu-și în totalitate neregularitățile constatate. Astfel, urmează să se implementeze un control mai minuțios în cadrul instituției de către persoanele abilitate ale acesteia.

S-a transmis și conducerii instituției auditate Proiectul Raportului de Audit Intern, pentru ca aceasta să poată analiza conținutul acesteia, să-și poată forma o opinie personală.

Au fost restituite toate actele și documentele puse la dispoziție, în vederea fundamentării constatărilor după încheierea misiunii de asigurare pe obiectivele stabilite.

Prezentul Raport de Audit a fost întocmit într-un exemplar înregistrat la UAT Gura Ocniței cu nr.16125/19.06.2014

Auditori interni, Șef birou taxe și impozite

Florea Magdalena Măndeci Monica

Iordan Nicolae

Șef birou contabilitate

Constantinescu monica

BIBLIOGRAFIE

Mircea Boulescu, Liana Gâdău: AUDIT INTERN (entitati economice – București, Editura Fundației România de Mâine, 2007

Han, J., Kamber, M. – Data Mining- Concepts and Technique, Second Edition, Morgan Kaufmann Publishers, USA, San Francisco CA 2006

Zaharie D, Albescu F, colectiv – Operă citată

Mihai Drăgănescu, Societatea Informațională – Societatea cunoașterii,

Prof.univ.dr. Zenovic GHERASIM, Prof.univ.dr. Doina FUSARU, Conf.univ.dr. Maria ANDRONIE: Sisteme informatice pentru asistarea deciziei

ISO 8402

ISA 240 “Responsabilitățile auditorului privind frauda în cadrul unui audit al situațiilor financiare”

http://biblioteca.regielive.ro/cursuri/contabilitate/suport-curs-bazele-contabilitatii-189678.html

http://www.mapn.ro/structuri/dai/istoric.htm

http://biblioteca.regielive.ro/disertatii/contabilitate/audit-intern-si-frauda-311544.html

http://biblioteca.regielive.ro/referate/finante/standardele-de-audit-privind-eroarea-si-frauda-243948.html

International Federation of Accountants

http://biblioteca.regielive.ro/disertatii/contabilitate/audit-intern-si-frauda-311544.html

www.dexonline.ro – DEX online: Dicționar explicativ al limbii române

http://www.scs.ubbcluj.ro/~clbd0742/CaruntuLoredana.htm

http://www.scritub.com/stiinta/informatica/Sisteme-informatice-pt-asistar245261922.php

http://rria.ici.ro/ria2005_2/art03.html Angela Ionita: SUPRA TERMENULUI DE MINERIT DE DATE (DATA MINING)

BIBLIOGRAFIE

Mircea Boulescu, Liana Gâdău: AUDIT INTERN (entitati economice – București, Editura Fundației România de Mâine, 2007

Han, J., Kamber, M. – Data Mining- Concepts and Technique, Second Edition, Morgan Kaufmann Publishers, USA, San Francisco CA 2006

Zaharie D, Albescu F, colectiv – Operă citată

Mihai Drăgănescu, Societatea Informațională – Societatea cunoașterii,

Prof.univ.dr. Zenovic GHERASIM, Prof.univ.dr. Doina FUSARU, Conf.univ.dr. Maria ANDRONIE: Sisteme informatice pentru asistarea deciziei

ISO 8402

ISA 240 “Responsabilitățile auditorului privind frauda în cadrul unui audit al situațiilor financiare”

http://biblioteca.regielive.ro/cursuri/contabilitate/suport-curs-bazele-contabilitatii-189678.html

http://www.mapn.ro/structuri/dai/istoric.htm

http://biblioteca.regielive.ro/disertatii/contabilitate/audit-intern-si-frauda-311544.html

http://biblioteca.regielive.ro/referate/finante/standardele-de-audit-privind-eroarea-si-frauda-243948.html

International Federation of Accountants

http://biblioteca.regielive.ro/disertatii/contabilitate/audit-intern-si-frauda-311544.html

www.dexonline.ro – DEX online: Dicționar explicativ al limbii române

http://www.scs.ubbcluj.ro/~clbd0742/CaruntuLoredana.htm

http://www.scritub.com/stiinta/informatica/Sisteme-informatice-pt-asistar245261922.php

http://rria.ici.ro/ria2005_2/art03.html Angela Ionita: SUPRA TERMENULUI DE MINERIT DE DATE (DATA MINING)