. Utilizarea Sgbd Urilor(sisteme DE Gestiune A Bazelor DE Date) In Structuri ALE Autoritatilor P
UTILIZAREA SGBD-URILOR(Sisteme de gestiune a bazelor de date) IN STRUCTURI ALE AUTORITATILOR PUBLICE LOCALE.
Capitolul I. Sistemul informational si sistemul informatic
Caracteristici generale
Sistemul informatic expresia modernizarii sistemului informational
Locul SGBD-urilor in sistemul informatic modern
Capitolul II. Analiza sistemului informatic si folosirea SGBD-urilor in activitatea unei
structuri a Administratiei Publice locale.
2.1.Analiza sistemului informational al Consiliului Local (judetean) sau Primarie
2.2.Componentele informatice existente in sistemul informational al Consiliului Local (judetean) sau Primarie
Capitolul III. Proiectarea unui sistem in cadrul unui subsistem din Administratia Publica
3.1. Continutul noii aplicatii si incadrarea ei in sistem.
3.2. Proiectarea iesirilor.
3.3. Proiectarea procedurilor si intrarilor
Capitolul I. Sistemul informational si sistemul informatic
1.1. Sistemului informatic și cel informațional în administrația publică
Un sistem reprezintă ”un ansamblu de elemente (componente) interdependente, între care se stabilește o interacțiune dinamică, pe baza unor reguli prestabilite, cu scopul atingerii unui anumit obiectiv. Sistemul informatic este o parte a sistemului informațional prin intermediul căruia se asigură prelucrarea automată a datelor, în vederea obținerii informațiilor cerute de multipli utilizatori.
Sistemului informațional in administrația publicã trebuie să aibă în vedere caracteristicile generale ale oricărui sistem informațional, indiferent dacă se referă la contabilitate, resurse umane sau evidenta programelor da finanțare și de dezvoltare. Ca orice sistem, și sistemele informaționale din administratie transformă intrările în ieșiri. Prelucrarea informațiilor este un proces de transformare în care datele sunt transformate în informații. Diferența dintre dată și informație poate crea confuzii deoarece datele reprezintă ansamblul descrierilor unui fenomen sau proces, in timp ce informațiile sunt cele prin care se desemnează o știre, imagine cu care se exprimă un eveniment, o stare, o situație, o acțiune. În condițiile actuale, datorate utilizării mijloacelor electronice de calcul în administrația publică, introducerea sistemului informațional devine tot mai mult legată de studiul sistemelor informatice.
Sistemul informațional poate fi perceput și prin elementele sale componente, fie că acestea sunt materiale, logice, umane și care trebuie să fie într-o permanentă coordonare pentru ca administratia să funcționeze bine. Instrumentul acestei coordonări este sistemul informațional, care detine un dublu rol de legătură, permițând schimburile de informații în interiorul administratiei si a acesteia cu exteriorul. Scopul principal al sistemului informațional este de a furniza fiecărui utilizator, în funcție de responsabilitățile și atribuțiile sale, toate informațiile necesare. Administrațiile publice sunt cei mai importanți clienți și utilizatori ai tehnologiei informației și comunicațiilor, investind pentru creșterea performanțelor propriilor activități, dar mai ales pentru diversificarea și îmbunătățirea relațiilor lor cu cetățenii.
Sistemul informațional desemnează totalitatea datelor, informațiilor, circuitelor informaționale, fluxurilor informaționale, procedurilor și mijloacelor de tratare a informațiilor existente în institutie, care au drept scop să asigure suportul informațional necesar pentru previzionarea și îndeplinirea obiectivelor. Sistemul informațional strict referitor la administrația publică poate fi definit ca fiind ansamblul de date, informații conținute în documente, circuite informaționale, fluxuri informaționale și mijloace de tratare a informațiilor implicate în procesul de fundamentare a deciziilor elaborate, care contribuie prin conținutul lor, la satisfacerea necesităților generale ale populației. Acest sistem, având la bază documentele, prelucrează și sintetizează datele necesare indeplinirii obiectivelor sale, pentru a furniza elementele fundamentale deciziei economice.
Sistemul informațional al institutiei este perfecționat continuu pentru a putea răspunde cerințelor cetatenilor. Dinamica sistemului informațional urmărește schimbările structurale ale mediului social ale normelor impuse. Sistemul informațional este de cele mai multe ori sistemul care impune schimbarea și constrângerile în societate. Modelate informatic, sistemul informatic stochează și prelucrează practic toate documentele din institutie.
Societatea Informaționala este constituita in principal din infrastructura informațională și de comunicații, care înglobează, în sens larg: infrastructura de comunicații; calculatoarele și software-ul de bază; resursele informaționale de interes general (nomenclatoare, registre generale, bănci de date de interes public).
Una dintre tehnologiile cele mai folosite astăzi în administrația din întreaga lume este Internetul. Conform statisticilor, în prezent peste 50 de milioane de oameni utilizează internetul zilnic. Acesta permite accesul rapid și la costuri scăzute la documentele oficiale și la informațiile guvernamentale. Rețeaua Internet poate fi considerată ca un mediu informațional și de calcul, cu bogate resurse și servicii, care permite oamenilor să se informeze, să schimbe idei, să conlucreze în diverse domenii de activitate. Internetul este o retea formata din LAN-uri, WAN-uri si noduri de retele, permitand comunicarea intre mai multe calculatoare. Informatiile sunt trimise de la PC-uri client, ale caror utilizatori solicita servicii unui server, care detine informatii si poate sa dea curs solicitarilor respective. PC-urile client sunt conectate la Internet prin intermediul unui ISP local, adica Internet Service Provider- Provider de Servicii Internet, care la randul sau este legat la un ISP mai mare cu conexiune la infrastructura de baza nationala. Arhitectura internet de tip client/ server permite organizațiilor să utilizeze instrumente informatice în două direcții opuse, dar complementare: ca sistem informațional intern și ca instrument de comunicare externă. Orice organizație conectată la Internet are posibilitatea de a utiliza servicii, cât și de a crea servicii, de a primi informații și a deveni producători de informație.
Ulterior apariției Internetului, o nouă soluție a venit în sprijinul instituțiilor administrative, Intranet-ul, care poate fi definit ca o implementare a tehnologiei internet în cadrul unei instituții și autorități sau ca un world wide web particular. Acesta permite utilizarea totală sau parțială a tehnologiilor și a infrastructurii internet pentru transmiterea și prelucrarea fluxurilor de informație interne ale unui grup de utilizatori. Intranet-ul aduce noutăți conceptuale, propunând un model tehnocratic de organizare a comunicațiilor interumane, pe care le integrează într-o formă ușor accesibilă utilizatorilor. Prin intranet, resursele din cadrul unei rețele sunt concentrate spre partea care oferă serviciile și informațiile din bazele de date. Astfel, intranet-ul este apreciat ca o cale rapidă, sigură și ușor de apelat pentru comunicarea interdepartamentală. Principalele avantaje ale introducerii intranet-ului în instituțiile publice sunt: suport pentru un număr mare de utilizatori; securitatea sistemului; prevenirea supraîncărcării informaționale; asigurarea integrității informației; accesul permanent la informațiile necesare; utilizare ușoară de către nespecialiști, amatori și începători; reducerea costurilor sistemului informațional; creșterea productivității și competitivității; posibilitatea unei interogări dinamice cu sistemele existente de baze de date, cu depozitele de date, cu departamentele de stocare a datelor; varietatea formelor de lucru: text, grafică, sunete, video.
Intranetul este protejat de lumea exterioara printr-un firewall. El se utilizeaza in special pentru diseminarea informatiilor privind noile responsabilitati ce revin la locurile de munca, publicarea listelor cu numerele de telefon la care poate fi conectat fiecare salariat, transmiterea manualelor si procedurilor de lucru, transmiterea de informatii cu privire la derularea unor cursuri de instruire, accesul rapid la bazele de date, planificarea diferitelor sedinte, etc. În prezent Intranet-ul este foarte puțin folosit în sistemul administrației publice locale, de cele mai multe ori pentru discuții în grup sau cu Centrul de informare al Uniunii Europene de la București. Autoritățile administrației publice care sunt conectate la Internet dețin pagină Web unde sunt prezentate informații de interes general despre instituție, dar și specifice activității desfășurate, diferite informații și anunțuri.
Datorita integrarii Romaniei in U.E., este necesar ca odata cu eficientizarea Administratiei Publice privind asigurarea necesitatilor de ordin general, sa se desfasoare un proces continuu de implementare a societatii informationale. In acest context, efectul fondurilor structurale si de coeziune poate fi amplificat numai odata cu implementarea tehnologiilor specifice administratiei electronice. Perfectionarea relatiei institutiilor de administratiei publice locale cu cetatenii si cu mediul de afaceri este conditionata de o serie de factori, un rol important avandu-l si cresterea transparentei activitatilor desfasurate de Consiliul Judetean Iasi. Acest lucru presupune transformarea serviciilor publice de interes general in servicii electronice (e-Service), asigurarea accesului liber al tuturor cetatenilor la infrastructura necesara functionarii acestor servicii, ceea ce implica instrumente, aplicatii si solutii tehnice implementate la nivelul administratiei publice locale.
Implementarea solutiilor e-Services la nivelul Consiliului Judetean va genera cresterea accelerata a nivelului de complexitate al problemelor abordate prin asigurarea compatibilitatii, standardizarii, interactiunii si sinergiei tuturor serviciilor pentru fiecare nivel al Consiliului Judetean implicat. Pentru realizarea tutoror obiectivelor ce tin de implicarea tehnolgiei informatice, este necesara urmarirea unor prioritati strategice:
Dezvoltarea de portaluri, infochioscuri si de call-centers capabile sa asigure accesul la serviciile electronice tuturor cetatenilor si mediului de afaceri;
Implementarea de politici capabile sa amplifice utilizarea tehnicii de calcul si a retelelor Internet;
Perfectionarea personalului Consiliului Judetean in domeniul utilizarii tehnologiilor informatice;
Realizarea unor tehnologii care sa asigure suport multilingv pentru sistemele de e-Services;
Securizarea accesului la serviciile electronice prin utilizarea de smart carduri si prin implementarea semnaturii electronice.
Realizarea acestor prioritati presupune alinierea politicilor regionale la cele al Uniunii Europene si orientarea fondurilor structurale care sa permita implementarea tehnologiei informationale in cadrul Consiliului Judetean si nu numai.
1.2. Sistemul informational – concept, evolutie, componente, rol
1.2.1. Conceptul de sistem informational
Sub aspect conceptual, atributul informational se refera la tot ce înseamna informatie si, mai ales, la valorificarea si transportul ei la utilizatori. Existenta si calitatea informatiilor este indispensabila realizarii atributelor conducerii, iar unitatea sistemului informational determina nivelul de performanta al acesteia.
Despre sistem se spune ca este o notiune atât de generala și complexa, incat multi autori nici nu mai incearca sa formuleze o definitie riguroasa. Desi toate corpurile, obiectele, fenomenele sunt sisteme, notiunea de sistem le este „superioara”, desemnand o entitate complexa alcatuita dintr-un ansamblu de componente. Sistemul reprezinta un ansamblu de elemente dependente intre ele, ce formeaza un tot organizat si care functioneaza in scopul realizarii unui obiectiv comun final. Notiunea de sistem incorporeaza componentele de retroactiune si control, precum si intrarile si iesirile de la/spre celelalteportul ei la utilizatori. Existenta si calitatea informatiilor este indispensabila realizarii atributelor conducerii, iar unitatea sistemului informational determina nivelul de performanta al acesteia.
Despre sistem se spune ca este o notiune atât de generala și complexa, incat multi autori nici nu mai incearca sa formuleze o definitie riguroasa. Desi toate corpurile, obiectele, fenomenele sunt sisteme, notiunea de sistem le este „superioara”, desemnand o entitate complexa alcatuita dintr-un ansamblu de componente. Sistemul reprezinta un ansamblu de elemente dependente intre ele, ce formeaza un tot organizat si care functioneaza in scopul realizarii unui obiectiv comun final. Notiunea de sistem incorporeaza componentele de retroactiune si control, precum si intrarile si iesirile de la/spre celelalte sisteme ce formeaza mediul inconjurator. In cadrul unui organism social-economic complex, apar trei sisteme: sistemul de conducere/decizional, sistemul condus/operational si sistemul informational. In continuare ne vom axa pe cel de-al treilea sistem, cel informational.
Conceptul de sistem infomațional a fost definit în diferite moduri, însă de cele mai multe ori, el este sinonim cu conceptul de sistem informațional pentru conducere. Sistemul informational este cel care asigura functionalitatea sistemului de conducere prin realizarea legaturii sistem decizional-sistem operational.
Reprezinta de fapt un ansamblu de fluxuri si circuite informationale organizate intr-o conceptie unitara. Totuși prin sistem informațional pentru conducere nu trebuie să ințelegem că este neaparat nevoie de existența calculatorului electronic, ci trebuie să avem în vedere faptul că și unitățile care nu dispun de el beneficiază de serviciile oferite de un astfel de sistem.
Prin sistem informațional înțelegem ansamblul de resurse materiale și financiare care utilizează tehnologiile informaționale pentru a culege, prelucra, stoca, regăsi, transmite și vizualiza informațiile utilizate în procesele ce au loc în perimetrul unei întreprinderi. Atunci când ne referim la procesele economice care au loc intr-o întreprindere vom avea sisteme informaționale economice. Literatura de specialitate consideră noțiunea de sistem expert și ca rezultat al dezvoltării informaticii de gestiune și a construirii sistemelor automatizate, fapt pentru care, am constatat că în ultimul timp se vorbește tot mai des despre sisteme informaționale de gestiune/administrare. Din acest motiv este necesar să cunoaștem semnificația termenului de proces de gestiune/administrare, care presupune un ansamblu de activități ordonate în timp, în scopul asigurării unei bune funcționări a întreprinderii.
Când se descrie un sistem informațional se ține cont de structura sa, adică de un ansamblu de funcții și finalități, precum și de evoluția sa în interacțiune cu mediul extern. Structura unui sistem informațional presupune existența unei baze materiale , a unor proceduri/aplicații specializate și a unui personal specializat. Funcțiile sunt analizate prin prisma activităților derulate pentru crearea, depozitarea, tratarea datelor și transmiterea informațiilor. Finalitatea unui sistem de informare constă în faptul că membrii unei organizații sunt ajutați în realizarea și evaluarea sarcinilor lor. Cu alte cuvinte, se obțin informații care sunt necesare pentru realizarea activităților operaționale și pentru gestiunea eficientă a resurselor.
1.2.2. Evolutia sistemelor informationale
De-a lungul timpului au existat diverse tipuri de sisteme, odata cu trecerea timpului, crescand si numarul acestora. Categoriile de sisteme sunt diferite, in functie de domeniile in care se aplica.In tabelul ce urmeaza, este prezentata schematic, evolutia sistemelor informationale:
Tabelul nr. 1 Evolutia sistemelor informationale
Dezvoltarea sistemelor informatice apare ca o evolutie de la simplu la complex, in care rolul acestora a crescut permanent de-a lungul anilor, prin extinderea continua a functiilor sale. La inceputul anilor ’50, tehnologia informationala se afla inca in prima faza a dezvoltarii sale. Dar cu timpul, aceasta s-a remarcat printr-o serie de sisteme informationale, cele mai cunoscute si utilizate fiind: sistemele de prelucrare a tranzactiilor, sistemele de informare a conducerii, sistemele de sprijinire a procesului decizional si sistemele informationale pentru conducerea superioara.
Sistemele de prelucrare a tranzactiilor, privite la inceputul anilor ’60, au constat in automatizarea principalelor sarcini de rutina, in special prelucrarea tranzactiilor in domeniul contabilitatii, a carei activitate o reprezenta un volum de date de mari proportii. Caracteristica principala a tehnologiei informatice din aceasta perioada era prelucrarea de loturi. Desi informatiile din rapoarte si fisiere erau perimate, utilizarea acestei metode era impusa ca o modalitate de utilizare eficienta a resurselor limitate ale calculatoarelor din acea perioada.
Sistemele de informare a conducerii presupune conducerea informatiilor necesare luarii deciziei, sub forma unor rapoarte cu format predefinit. In cadrul acestui tip de sisteme, s-a recurs la inlocuirea prelucrarilor pe loturi cu prelucrarea on-line, ceea ce a permis imbinarea prelucrarii distribuite si centralizarea activitatilor. Sistemele de informare a conducerii sprijinea luarea deciziilor relativ structurate, acoperind necesitatile conducerii operationale si a conducerii tactice prin furnizarea de informatii care au un format predefinit.
Sistemele de sprijinire a procesului decizional au aparut in preajma anilor ’70, cand aparitia si dezvoltarea microcalculatoarelor si interfetelor grafice a dus la apropierea dintre calculator si utilizatorii finali. Un rol important in cadrul acestui system, l-au avut progresele inregistrate in sfera inteligentei artificiale, si in special a sistemelor expert.
Din anii ’80, s-a remarcat faptul ca sistemele informationale au capatat o dimensiune strategica, motiv pentru care de multe ori se vorbea despre sistemele informationale strategice.
Sistemele informationale au existat, într-o forma sau alta, pe toate treptele dezvoltarii societatii omenesti, informarea constituind o conditie fundamentala a realizarii oricarui proces managerial, în calitatea sa de proces de însusire si transmitere a informatiilor. Considerat ca o componenta manageriala, aspectul informational al conducerii se exprima prin acest sistem.
Aparitia si evolutia sistemelor informationale se reflecta prin intermediul urmatoarelor momente semnificative atinse de procesele de conducere, productive si informationale:
aparitia nevoii de a conduce, care a constituit o premisa esentiala a existentei sistemelor informationale; pe masura dezvoltarii productiei materiale acestea au cunoscut noi dimensiuni iar succesele numeroaselor personalitati conducatoare, din istoria societatii,
s-au datorat unor sisteme informationale bine concepute si organizate;
aparitia primelor sisteme informationale, special organizate, în primele decenii ale secolului XX;
consolidarea sistemelor informationale, în a doua jumatate a secolului nostru, ca urmare a dezvoltarii mijloacelor automatizate de prelucrare a datelor.
În acest context, un sistem informational vizeaza atât aspectul organizatoric al acestuia, cât si cel tehnic. Realizarea unei informari complete si de calitate, precum si valorificarea integrala a informatiei poate fi posibila doar în cadrul unui sistem conceput ca un ansamblu integrat, care cuprinde: proceduri, metode si mijloace folosite atât pentru generarea si pastrarea datelor, cât si pentru transformarea lor în informatii, inclusiv echipamente, asigurarea cu programe, operatiile executate de om sau cu mijloace tehnice, datele structurate pe criterii de eficienta, ca si metodele de folosire rationala a lor. Prin urmare, un sistem informational reprezinta un ansamblu complex, organizat de oameni, masini, programe, procedee si activitati practice, concretizate în compartimente cu legaturi informationale, alcatuind cadrul organizatoric prin intermediul caruia se elaboreaza si se folosesc informatiile. Altfel spus, sistemul informational constituie un angrenaj care procura informatiile, le transforma într-o forma susceptibila de a fi utilizate de fiecare treapta de conducere, transmite si prelucreaza deciziile, urmareste efectele aplicarii acestora, atât în timpul executiei, cât si dupa terminarea actiunii lor.
În România, cercetarea si proiectarea sistemelor informationale a înregistrat în ultimii ani progrese semnificative. Se poate vorbi, în prezent, de încercarea conturarii unei conceptii proprii în acest domeniu. Cu toate acestea, experienta practica în întreprinderile comerciale a aratat ca, de multe ori, analizele s-au limitat la abordarea partiala a unui sistem informational, precum descrierea suportilor de informatie, a documentelor folosite sau procedeelor de prelucrare, facându-se abstractie de ideea de sistem. Tinând seama de efectele negative ale unei asemenea maniere de abordare, este obligatoriu de semnalat faptul ca numai abordarea integrate a sistemului informational conduce la ceea ce se defineste drept management complex în firmele comerciale românesti.
1.2.3. Componentele sistemului informational
Sistemul informational poate fi considerat ca una din principalele componente a conducerii în timp real a întreprinderii comerciale. Realizarea actului conducerii depinde de fiabilitatea lui, iar buna lui functionare depinde de calitatea elementelor sale componente. Un sistem informatic se bazeaza in general pe trei componente principale: intrarile, procesul de prelucrare si iesirile. Privind in amanunt, putem observa ca intrarile sunt elementele care vor fi introduse in sistem in vederea prelucrarii lor. Un exemplu in acest sens il constituie materiile prime, energia, efortul uman, etc. Procesul de prelucrare reprezinta ansamblul metodelor, regulilor cu scopul de a obtine rezultatele dorite (calcule matematice, analize, prognoze financiar-contabile,etc). Cea de-a treia componenta, iesirile sunt elementele rezultate din procesul de transformare a intrarii (servicii, rapoarte, situatii finale, etc.). La toate aceste trei componente, se mai adauga si reglarea si controlul. Reglarea poate fi realizata prin retroactiune (feed-back), prin anticipare (feed-before) si prin alerta.Controlul presupune supravegherea si evaluarea retroactiunii pentru a verifica daca sistemul urmareste obiectivul stabilit. De multe ori, retroactiunea poate fi inclusa in notiunea de control. Vom observa in figura ce urmeaza componentele unui sistem informational, privite schematic:
semnale de retroactiune semnale de retroactiune
semnale de semnale de
comanda comanda
Frontiera sistemului
Alte sisteme
Fig. nr.1 Componentele unui sistem informational
Privind figura de mai sus, observam ca sistemul informatic include componentele de retroactiune si control, precum si intrarile si iesirile de la/spre celalelalte sisteme ce alcatuiesc mediul inconjurator.
In alta ordine de idei, componentele sistemului informational pot fi si resursele informationale, circuitele si fluxurile informationale si procedurile si mijloacele de tratare a informatiilor.
a) Resursele informationale reprezinta componenta a carei calitate tinde sa conditioneze într-o masura crescânda continutul si eficienta de ansamblu a întreprinderii comerciale. Ele pot fi definite ca reprezentând ansamblul sistemic al informatiilor generate, obtinute, disponibile si refolosibile din întreprinderea comerciala. Tot mai mult se acrediteaza ideea ca resursele informationale sunt o componenta a oricarui tip de activitate. Fiecare activitate la rândul ei genereaza noi informatii, care, ulterior, sunt utile ducerii la bun sfârsit a respectivei activitati sau ale altor activitati. Procesele de natura manageriala, orientate catre adaptarea întreprinderii comerciale la un mediu tot mai dinamic si complex, impun obtinerea de informatii vitale cu privire la piata (dinamica, dimensiuni, structura etc.), la competitie (cota de piata, segmente ocupate de cumparatori, preturi practicate,structura ofertei, servicii oferite etc.), la sursele de aprovizionare (localizare, conditii de livrare, preturi ), cu privire la consumatori (segmente vizate, comportamente specifice, putere de cumparare etc.). Ca urmare, apare necesitatea organizarii la nivelul întreprinderii comerciale a unui sistem eficient de procurare, prelucrare si stocare a acestor informatii, care sa fie în masura sa le transforme în resurse disponibile si refolosibile, subsumate fundamentarii corespunzatoare a deciziilor privind activitatea curenta si de perspectiva a firmei. Resursele informationale conditioneaza într-o masura semnificativa, atât manifestarea functiilor unei organizatii, cât si proiectarea structurilor organizatorice pe care aceste functii se bazeaza.
Astfel, domeniile de resurse informationale majore privind functiile întreprinderii pot fi sintetizate dupa cum urmeaza:
functia comerciala – gasirea celor mai bune segmente de furnizori, valorificarea spatiilor de stocare si comercializare, administrarea vânzarilor;
functia de cercetare -dezvoltare – planificarea strategica, investitiile pentru dezvoltare, temele de cercetare;
functia de marketing – cercetarea pietei, strategia de reclama, planificarea vânzarilor, analiza acestora;
functia financiar-contabila – planificarea profitului, stabilirea capitalului, contabilitatea cheltuielilor, contabilitatea veniturilor;
functia de personal – recrutare, selectie, angajare, formare si perfectionare, salarizare, promovare, probleme sociale;
functia de productie – prestari servicii, ambalare, portionare etc.
Modul de organizare a resurselor informationale permite, pe de o parte, cunoasterea situatiei trecute, precum si a celei existente într-o întreprindere comerciala, iar pe de alta parte, anticipari ale evolutiei viitoare, contribuind astfel la elaborarea si îndeplinirea obiectivelor firmei, oferind chiar posibilitatea adoptarii de strategii active care sa vizeze influentarea mediului în sensul dorit. În literatura de specialitate, se mentioneaza ca pentru întreprinderea comerciala, perioada actuala se caracterizeaza prin mutarea accentului de la sistemele de distributie a marfurilor la cele informationale, subliniindu-se astfel rolul strategic pe care îl joaca resursele informationale. Abandonarea conceptiei traditionale, în favoarea uneia noi, moderne, se explica prin constientizarea faptului ca o utilizare corespunzatoare a resurselor informationale permite rationalizarea distributiei marfurilor, în conditiile în care este evident mai avantajos, mai ieftin sa misti informatia decât marfa.
Componenta elementara a resurselor informationale, informatia constituie rezultatul prelucrarii datelor dupa anumite proceduri logice. Plecând de la conceptul de informatie si continutul acesteia, literatura de specialitate aferenta domeniului managementului acorda un loc aparte informatiei economice , termen a carui abordare cunoaste doua acceptiuni:
informatie în sens larg, care se refera la orice informatie care poate fi folosita în mod direct sau indirect de catre societatile comerciale si regiile autonome în vederea atingerii obiectivelor propuse;
informatie în sens restrâns, care se refera numai la informatiile care sunt utilizate în mod nemijlocit în procesele economice ale firmei (contabile, financiare sau comerciale).
b) Fluxurile si circuitele informationale sunt cea de a doua componenta a sistemului informational al întreprinderii comerciale. Acestea urmaresc fluxul deciziilor astfel incat sa asigure corelarea activitatilor prin efectul de feedback. Circuitul informational poate fi schematizat dupa cum urmeaza: informatie-decizie-actiune. Informatia si decizia sunt inseparabile, dat fiind faptul ca informatia declanseaza adoptarea unei decizii, iar acestea duc spre crearea dezechilibrelor din sistem, ceea ce inseamna inregistrarea unor noi informatii.
Orice sistem informational se caracterizeaza în fiecare parte a lui, prin doua concepte: emitator si receptor (beneficiar). Emitatorul este sursa de producere a informatiei care apoi este procesata sau modificata (blocul 1 din fig. 1.1) si transmisa receptorului. Cantitatea de informatii vehiculata (transmisa si procesata) între emitator si receptor se numeste flux informational iar traiectoria pe care o parcurge informatia se numeste circuit informational. Fluxurile informationale pot fi de mai multe tipuri, ca de exemplu:
Permanente, acestea fiind utilizate pentru activitati cu caracter de continuitate, asupra carora perturbatiile externe intervin frecvent. In astfel de situatii, interventia managerilor trebuie sa fie prompta, pentru a nu fi prejudiciate performantelor activitatilor planificate;
Periodice, acestea fiind utilizate pentru evaluarea si controlul proceselor care nu pot fi perturbate usor de variabilele mediului exterior sau pentru procesele care se desfasoara secvential;
Intr-un final, putem vorbi despre fluxuri neperiodice, pe care le intalnim la procesele de munca atipice, speciale, care se realizeaza in afara regulilor prestabilite.
Caracteristica principala a fluxurilor si circuitelor în întreprinderile comerciale, consta în maximizarea fluxurilor informationale în conditiile în care circuitele informationale înregistreaza o tendinta clara de scurtare, prin eliminarea sau evitarea punctelor intermediare. Ideea de baza este ca maximum de informatie utila trebuie sa fie transferata de la emitator la beneficiarul informational pe calea cea mai scurta.
c) Cea de-a treia componenta a sistemelor informationale o constituie procedurile si mijloacele de tratare a informatiei cu ajutorul carora resursa informationala este prelucrata si adaptata potrivit nevoilor manageriale. Ele sunt strict dependente de forma de organizare a sistemului informational precum si de baza materiala de care dispune întreprinderea comerciala. Procedurile informationale includ metodele si tehnicile de culegere, înregistrare, transmitere si prelucrare, operatiile componente, suportii, formulele, modelele si mijloacele de tratare. Mijloacele de culegere si prelucrare a informatiilor sunt in general reprezentate de PC-uri sau de calculatoare asistate de scannere, cititoare optice de coduri de bara, cititoare de cartele magnetice, dispozitive electronice de marcaj, mouse, creion optic, s.a.
În cadrul sistemelor informationale complexe, folosite de catre întreprinderile comerciale mari, în care datele circula prelucrate cu ajutorul unor mijloace mecanizate sau automatizate folosind echipamente adecvate si personal specializat, sunt utilizati, pe lânga suportii mentionati mai sus si suporti magnetici pentru informatii: benzi magnetice, dischete, CD,discuri optice, etc.
Gradul de agregare a procedurilor, este strict dependent de marimea întreprinderii comerciale si de nivelul de complexitate a managementului acesteia. Prelucrarea informatiilor prin intermediul metodelor evoluate matematice, economice, statistice, sociologice, psihologice reprezinta, în prezent, o practica tot mai frecventa.
Dotarile tehnice moderne impun, pe zi ce trece, noi ierarhii între caracteristicile fundamentale ale procedurilor informationale. Astfel, pe primele locuri se situeaza urmatoarele:
gradul ridicat de formalizare a procedurilor informationale, bazata în principal pe tipizare, standardizare si codificare a informatiilor si situatiilor informationale, cu scopul de a se utiliza computerele pentru facilitarea integrarii lor pe verticala sistemului de management;
un accentuat caracter optional al procedurilor informationale ale întreprinderilor competitive, precum si tratarea rapida a informatiei; existenta acestei particularitati apare ca o consecinta a aportului oferit de utilizarea foarte diversa a bazelor de date, bancilor de informatii, programelor expert, s.a.m.d.;
economicitatea ridicata a procedurilor informationale moderne care este rezultanta tuturor celorlalte caracteristici anterior enuntate; sporirea eficientei procedurilor informationale este conditionata, pe de o parte de complexitatea lor, iar pe de alta parte, de aplicarea unor principii relativ simple, dar extrem de importante, precum principiul exceptiilor, principiul prioritatilor etc.
Mijloace de tratare a informatiilor se constituie într-un ansamblu unitar al mijloacelor de culegere a datelor, înregistrare, transmitere si prelucrare ale informatiilor. Ele definesc suportul tehnic al sistemului informational. Acest suport include doua mari componente:suportul fizic ce contine ansamblul de echipamente –hardware si suportul logic, care cuprinde sistemul de programe de operare si programele de aplicatii – software. Obtinerea unor rezultate finale în timp real este cond itionata de numarul, structura si calitatile tehnice ale mijloacelor de tratare a informatiilor. Ca urmare, ele vor influenta performantele functionale ale sistemului informational.
1.2.4. Rolul sistemului informațional
Sistemele informaționale sunt ansamble de instrumente ce oferă acces direct, on-line la informațiile relevante, într-o interfață prietenoasă, într-un dialog ușor de exploatat. Aceste informații oferite on-line, în timp real, au o importanță deosebită pentru managerii de nivel superior, pentru fundamentarea deciziilor organizației și pentru exercitarea unui control mangerial corespunzător.
Existenta informațiilor reunește o serie de caracteristici printre care: oportunitate, corectitudine și utilitate, iar interfața unui astfel de sistem trebuie să răspundă cerințelor unor utilizatori care au puțin timp, puțină experiență și deprinderi limitate în utilizarea calculatorului.
Scopul și rolul unui sistem informational este de a oferi conducerii superioare (și medii) acces facil și rapid la informațiile despre factorii cheie, decisivi în atingerea obiectivelor generale ale întreprinderii, în exercitarea controlului managerial eficient și eficace.
Condițiile pe care trebuie sa le indeplineasca un sistem sunt:
să fie cât mai ușor de utilizat, iar timpul de răspuns să fie imediat;
să folosească intensiv afișarea în mod grafic și să asigure accesul în timp real la bazele de date interne și externe;
să ofere informații despre starea curentă de fapte și tendințele estimate pentru factorii cheie;
forma de prezentare a informațiilor să fie conformă cu preferințele managerului ce utilizează sistemul.
În figura ce urmeaza, vom prezenta schematic rolul sistemul informational:
Fig. nr.2 Rolul sistemului informațional
Preluare după Airinei, D., Fătu, T., Filip, M., ș.a – Introducere în informatică economică, Editura Sedcom Libris, Iași, 2001, p.32.
Figura scoate în evidență importanța informației și a sistemului informatic, legatura ce există între aceste subsisteme ale întreprinderii. Sistemul informațional este cel care prelucrează datele oferite de sistemul operațional pentru a le trimite sub formă de informații sistemului de conducere. Mai departe, acesta emite decizii, care sunt transmise tot prin intermediul sistemului informațional, sistemului operațional pentru a le pune în practică, rezultând astfel alte date, și ciclul se repetă. Rezultă că fundamentarea deciziilor la nivelul conducerii întreprinderii (care corespunde subsistemului decizional) are la bază informațiile provenite de la nivelul sistemului informațional. Acest lucru are o însemnătate deosebită pentru activitatea unității economice, întrucât bunăstarea ei depinde într-o proporție covârșitoare de rapiditatea cu care se iau decizii și de corectitudinea lor, decizii care au la bază tocmai informațiile furnizate de către sistemul informațional.
1.3. Sistemul informatic- aspecte generale, structura si particularitati
Aspecte generale
In anii ’50, sistemele informatice erau formate dintr-o unitate centrala inconjurata de cateva periferice de intrare si/sau iesire. Odata cu descoperirile specialistilor in domeniu, s-a inregistrat o modernizare continua s sistemelor informatice , structura lor nemodificandu-se in timp.
Sistemul informatic constituie în prezent un subiect amplu analizat în literatura de specialitate. Într-o forma simplista se poate considera ca, daca, într-un sistem informational predomina ca echipament mijloacele de automatizare, atunci acesta este denumit sistem informatic. Pentru organizatiile care furnizeaza produse de inalta tehnicitate, se poate identifica sistemul informational cu sistemul informatic. Încã de la începutul deceniului ‘70 prin sistem informational se subîntelegea si sistemul informatic, adica ansamblul de mijloace – calculatoare, programe, fisiere . Prin sistem informatic se considera acea parte din sistemul informational în care prelucrarea este automata. Altfel spus, sistemul informatic, parte integranta din cel informational, se refera la prelucrarea structurilor de informatie, pe când cel informational, la continutul lor. Sistemul informatic reprezinta un ansamblu structurat si corelat de proceduri si echipamente electronice care permit prelucrarea automata a datelor in vederea obrinerii de informatii. Un sistem informatic devine integrat atunci când pentru tot sistemul informational, prelucrarea este automata. În aceeasi ordine de idei, un punct de vedere este si acela al egalitatii sub care sunt privite cele doua notiuni ce se pot înlocui reciproc. Pentru întreprinderile comerciale române, un asemenea sistem trebuie privit ca o limita spre care este orientata evolutia sistemului informatic, si nu un obiectiv imediat. Conturarea opiniilor mentionate anterior a fost rezultatul unui proces istoric legat de evolutia tehnicilor de prelucrare a datelor. Prima etapa a fost legata de perioada de pionierat a sistemelor informationale când prelucrarea informatiilor se efectua manual si transmiterea lor se realiza pe suporti de hârtie. Ca urmare, primele definitii date sistemului informational, aveau în vedere numai procedurile de prelucrare manuala a informatiei. Aparitia mijloacelor mecanografice de prelucrare a informatiei au determinat abordarea sistemelor informationale, într-o maniera diferita, ele fiind definite prin complexe de proceduri mecanizate partial sau total.
In cazul sistemelor informatice locale, culegerea si prelucrarea informatiilor se face cu ajutorul echipamentelor electronice de calcul aflate cat mai aproape de locul in care se desfasoara activitatile productive. Pentru sistemele informatice distribuite, culegerea automata a informatiilor se face prin mijloace tehnice moderne aflate la locurile de munca interconectate (legate in retea), iar prelucrarea informatiilor se realizeaza de unitati de calcul si procesoare centrale. Exista mai multe filtre de procesare a informatiilor, astfel incat la unitatea centrala nu ajung decat prelucrari ale informatiilor primare.
Aparitia calculatorului electronic a indus ideea ca un sistem de informare modern nu poate fi conceput decât complet mecanizat si automatizat, acreditându-se impresia ca sistemul informatic nu este chemat sa completeze sistemul informational, ci sa îl înlocuiasca. O asemenea abordare s-a dovedit exagerata. S-a constatat astfel, ca un calculator electronic poate fi foarte util în conducerea proceselor de productie cu componente tehnologice relativ standardizate, în care omul este mai putin implicat. Însa, cum nu toate procesele de conducere si executie pot fi standardizate, ramân o serie de activitati care nu pot fi conduse exclusiv prin calculator. In aceasta componenta a sistemului informational se opereaza prin oameni si informatiile sunt tratate potrivit întelesului lor. În acest caz, informatiile de prelucrat sau cele prelucrate apar în punctele de intrare si iesire, unde sunt identificate de oameni. Aceasta constatare a fost coroborata cu aparitia microprocesorului si a calculatoarelor personale care, practic au revolutionat procesele manageriale. O gama foarte mare de aplicatii au fost orientate catre întreprinderile comerciale, unde datorita interventiilor oamenilor în estimarea factorilor de risc, era extrem de dificila o automatizare a sistemelor informationale. Pe de alta parte, într-un sistem informational, culegerea, prelucrarea si transmiterea datelor ocupa un loc central. Acestea au tendinta de a deveni preponderente, pe masura automatizarii proceselor. Cu timpul, datorita cresterii ponderii prelucrarii electronice, deci a utilizarii sistemelor electronice ca exponente ale modernizarii, s-a acreditat ideea renuntarii la notiunea de sistem informational, cel informatic fiind suficient. În conditiile mentionate, si-a facut astfel loc parerea ca prin sistem informatic se întelege un proces de informare perfectionat, mecanizat sau automatizat – negându-se importanta celorlalte parti componente ale sistemului informational – concepte, metodologii de prelucrare, reguli de transmitere a informatiilor, care deriva din existenta sistemului decizional.
Obiectivul principal al unui sistem informatic este considerat a fi asigurarea conducerii de la toate nivelurile cu informatii reale, exacte pentru fundamentarea si elaborarea operativa a deciziilor. Alaturi de acesta, putem observa si alte obiective pe care la insumeaza sistemul informatitic, unul dintre acestea constand in furnizarea, cu eficienta maxima, a informatiilor necesare conducerii. În acest context apreciem ca informatizarea sistemelor informationale este, în fapt, un proces de crestere a eficientei acestora si implicit a actului de decizie. Gradul de informatizare a sistemului informational este strict dependent de nivelul de complexitate al agregarii deciziei si de potentialul de finantare al întreprinderii comerciale.
Structura și particularitățile sistemelor informatice
Perfecționarea continuă a activității economico-sociale impune folosirea pe scară tot mai largă a celor mai noi realizări ale științei și tehnicii moderne. În acest cadru dezvoltarea și diversificarea producției de tehnica de calcul și a sistemelor de operare duc la un proces continuu de perfecționare și extindere a sistemelor informatice la toate nivelurile economiei naționale. Dezvoltarea echipamentelor de calcul a contribuit la perfecționarea modelelor economice ceea ce a făcut posibile apariția sistemelor informatice și de conducere. În aceste condiții, informatica a devenit un instrument important de investigare și cunoaștere științifica a fenomenelor și proceselor desfășurate în toate domeniile de activitate socială cu implicații în domeniul economic.
Sistemul informatic este un ansamblu coerent structurat, format din echipamente electronice de calcul și comunicație, procese, proceduri automate și manuale, inclusiv structurile organizatorice și salariații care folosesc calculatorul ca instrument de prelucrare automată a datelor, în cadrul domeniului concret de activitate a agentului economic în scopul maximizării profitului realizat din acțiunea economica. Sistemul informatic preia o parte din operațiile de prelucrare a întregului sistem informațional al unității economice pe care le automatizează devenind în aceste condiții un subsistem informațional automatizat.
Complexitatea sistemelor informatice impune rezolvarea unui grup omogen de activități sau subactivități prin intermediul unor subsisteme și aplicații informatice a căror arie de aplicabilitate este determinata de omogenitatea prelucrărilor realizate și de specificul proceselor formalizabile. Proiectarea sistemului informatic se face în funcție de cerințele conducerii unităților economice, de specificul activității de baza și al cadrului legal, acesta având rolul de a să asigura utilizarea optimă a posibilităților oferite de calculatoarele și procedurile folosite. Definirea cadrului metodologic de proiectare și realizare a unei anumite clase de sisteme informatice cu domenii de aplicare similare sau care rezolva probleme omogene cu caracteristici comune, presupune adaptarea procesului de realizare și selectare a metodelor și tehnicilor celor mai adecvate, astfel încât să asigure obținerea într-un termen cât mai scurt și cu cheltuieli cât mai reduse, a unor sisteme informatice cu performanțe superioare.
Evoluția metodelor de proiectare este structurată pe trei metode, determinată de creșterea ariei de utilizare a instrumentelor informatice, creșterea gradului de complexitate a aplicațiilor și a cerințelor de integrare, evoluția limbajelor de programare, a SGBD, a rețelelor de calculatoare, a tehnicilor de gestiune în timp real.
Metodele ierarhice fac parte din prima generație a anilor ’70, sistemul informațional fiind structurat pe baza funcțiilor sale. Aceste metode erau orientate pe analiza funcțională: fiecare funcție identificată se subdivide ierarhic în alte functii, continuând în aceasta maniera până se ajunge la componente suficient de mici astfel încât să poată fi programate cu ușurință.
Metodele ierarhice prezentau anumite avantaje legate de simplitatea proiectării și o buna adaptare la cerințele utilizatorului. Dezavantajele utilizării acestor metode are în vedere faptul că efortul de analiză asupra functiilor (de prelucrare) neglijând coerența datelor (a caror structura este totuși mai stabilă decât a prelucrarilor), volatilitatea cerintelor utilizatorilor (functiilor) face ca aplicațiile să fie aproape într-o continuă reconsiderare.
Metode sistemice se bazează pe aplicarea teoriei sistemelor în analiza întreprinderii, sistemul informatic fiind abordat sub doua aspecte complementare: datele și prelucrarile, aspecte studiate și modelate independent și reunite cât mai târziu posibil. Metodele sistemice urmăresc cele trei nivele de conceptie introduse prin raportul ANSI/SPARC/X31 : extern, conceptual și logic, din această generație făcând parte MERISE, AXIAL, Information Ingineering.
Tabelul nr. 2 Metode sistemice de proiectare a sistemelor informatice
Sursa: Roșca Ioan – Proiectarea sistemelor informatice de gestiune, Editura ASE, București, 2000
Metodele sistemice prezintă avantajul că se axeaza pe conceptul de baza de date, care ofera mai multa coerenta, stabilitate și elimina redondantele. Dezavantajele acestor metode sunt legate de deficiente în modelarea prelucrarilor, posibilitatea aparitiei de discordante intre modelele datelor și ale prelucrarilor.
Metode orientate obiect constituie a treia generație de metode de proiectare și realizare a sistemelor informatice, caracteristica anilor ’90. sistemul informatic este conceput ca o structura de obiecte autonome, ce se organizeaza și coopereaza intre ele, un obiect are un anumit comportament, definit prin ansamblul operartiilor (serviciilor) pe care le poate efectua, datele și prelucrarile prin care este implementat acest comportament sunt incapsulate și sunt inaccesinile celorlalte obiecte, fiecare obiect pateu participa la compunerea altor obiecte mai complexe, putand interveni în mai multe functii sau scenarii functionale diferite.
Analiza și proiectarea orientată obiect utilizeaza limbaje de programare orientate obiect care au trei elemente comune: obiecte și clase de obiecte, polimorfism, mostenire. Toate sistemele care asigură orentarea obiect conțin aceste mecanisme esențiale chiar dacă ele nu se numesc la fel sau nu sunt implementate în aceeași maniera. Metodele orientate obiect folosesc trei metode diferite pentru descrierea unui sistem informatic, și anume: modelul obiect, modelul dimanic și modelul funcțional.
Modelul obiect descrie obiectele și relatiile lor în sistem. Orice lucru din lumea înconjuratoare poate fi considerat un obiect, iar prin analogie în analiza și proiectrarea orientata obiect, un câmp dintr-o baza de date, un formular de bilant, etc. sunt considerate obiecte.Un obiect e caracterizat prin:
Proprietăți- care redau atributele fizice ale unui obiect;
Metode- reprezintă acțiunile care pot fi efectuate de un obiect.
În varianta proiectării orientate obiect, obiectele sunt grupate în clase și subclase de obiecte. Clasa de obiecte este formată din totalitatea proprietăților și metodelor care caracterizează o anumită categorie de obiecte. O particularitate a claselor de obiecte o constituie conceptul de moștenire. În momentul creării unui obiect este necesar să se precizeze clasa din care face parte obiectul respectiv pentru a putea moșteni proprietățile , metodele și valorile prestabilite ale clasei părinte. Subclasele de obiecte sunt definite drept clase derivate dîntr-o clasa părinte, care iau naștere dîntr-un grup de clase.
Modelul dinamic descrie interacțiuni intre obiecte în cadrul sistemul sistemului. Modelul dinamic prezintă modificările suportate de obiecte și corelațiile temporare dintre acestea. Conceptele de baza utilizate sunt: evenimentele și starile. Raspunsul la un eveniment apărut poate varia cantitativ în funcție de valoarea exactă a atributelor sale, dar sub aspect calitativ este identic pentru toate valorile aceluiași eveniment și poate varia pentru valori de stare diferite. Legăturile dintre stări și evenimente sunt reprezentate prin diagrame de stare. La aparitia unui eveniment starea următoare depinde starea curentă a obiectului și de evenimentul survenit. O diagrama de stare indica comportamnetul unie clase de obiecte. Modelul dinamic este compus din ansamblul diagramelor de stare și descrie structura de control a sistemului. În cadrul modelului dinamic diagramele de stare ale diverselor clase de obiecte interactioneaza prin intermediul evenimentelor partajate.
Modelul functional- descrie transformarea valorii datelor în sistem.
Sistemul informatic expresia modernizarii sistemului informational
La baza unui sistem informațional stă sistemul informatic, un ansamblu de metode, procedee, echipamente și personal de specialitate, care asigură culegerea, verificarea, transmiterea, stocarea și prelucrarea informațiilor destinate altor subsisteme și în special cele necesare conducerii pentru luarea de decizii în timp util. Sistemul informatic este foarte sensibil la noile tehnologii informationale. Acest lucru determina o specializare a celor din sistem în funcție de cinci criterii:
Tipul echipamentului de lucru;
Gama de echipamente, care opereaza la nivel redus în cazul microcalculatoarelor compatibile IBM PC;
Limbaje sau instrumente de lucru;
Locul în cadrul procesului de dezvoltare a unei aplicatii (programator, analist, evaluator de soft, inginer de sistem);
Tipul aplicatiei: pentru contabilitate, productie, aplicatii ale inteligentei artificiale, marketing, finante, etc.
În ultimii ani s-au produs modificari sensibile în modul de organizare a sistemului informatic, datorate în principal catorva factori, cum ar fi:
Utilizarea pe scara larga a microcalculatoarelor;
Performantele inregistrate în domeniul echipamentelor, programelor utilitare și produselor-program;
Organizarea sistemelor informatice dupa principiul descentralizarii;
Orientarea utilizatorilor spre aplicatii dezvoltate în logica utilizatorului final;
Conceperea și realizarea unor aplicatii suport (de referinta) și integrarea aplicatiilor satelit;
Dezvoltarea și utilizarea din ce în ce mai mult a intranetului, a extranetului și a internetului;
Castigul inregistrat pe piata de programele de calcul tabelar;
Accesul mult mai usor la tehnica de calcul.
Privite de-a lungul anilor, functiile sistemelor informationale s-au diversificat. Astfel, au fost utilizate sistemele de procesare a tranzactiilor, Transactions Processing Systems, avand ca scop prelucrarea tranzactiilor prin stocarea datelor în fisiere și baze de date. Mai tarziu au fost dezvoltate sistemele informatice pentru conducere (MIS- Management Information System), avand ca rol analizarea informatiilor și generarea rapoartelor. In momentul actual, sistemele informatice permit elaborarea deciziei prin favorizarea unui flux de informatii structurate în rapoarte.
Dacă în sistemul informațional managerial (SIM )se folosesc și mijloace de prelucrare automată a informațiilor instrument de bază devine sistemul informatic, care cuprinde totalitatea procedurilor, programelor, bazelor de date și modelelor folosite în prelucrarea informațiilor din SIM
În societatea moderna, sistemele informationale, în general si cele bazate pe tehnologie computerizata, în special, impun acceptarea ideii ca producerea informatiei este un domeniu de sine statator. Un complex de activitati economice specifice existentei unei afaceri nu se poate desfasura fara a lua în calcul costul si valoarea informatiei. Se estimeaza ca, spre exemplu, domeniile producerii si distribuirii informatiei detin o pondere de peste 30% din produsul national brut al Statelor Unite ale Americii. În acest context, pentru cele mai multe firme, competitivitatea a devenit sau va deveni în viitorul imediat, un atribut al calitatii procesarii si analizarii informatiei. Ca urmare a extinderii si generalizarii domeniilor de producere a informatiei, managerilor întreprinderilor comerciale le revin atributii noi legate de crestere rolului informatiei în actul de decizie. Apar astfel competente noi legate de:
controlul si gestionarea tehnologiilor de informa tii;
proiectarea sau reproiectarea sistemelor informationale în raport cu cresterea si diversificarea afacerilor;
dobândirea de abilitati în utilizarea computerelor pentru producerea informatiilor în vederea elaborarii si monitorizarii deciziei.
Valorifica rea informatiei si a tehnologiei de procesare a ei devine, pe zi ce trece, o componenta a strategiei întreprinderii comerciale. Implementarea sistemelor informationale ofera acesteia o pozitie competitiva pe piata. Legate de dinamismul înregistrat de industria tehnicii de calcul, sistemele informationale înregistreaza, la rândul lor, o evolutie accelerata. Îmbunatatirea si modernizarea sistemelor informationale devine un atribut al managementului schimbarii. Potrivit acceptiunii ca un sistem informational este un set de proceduri organizate, se poate prezuma ideea ca informatiile produse sunt destinate sustinerii obiectivelor firmei. În acceptiunea moderna, informatia este privita ca o entitate tangibila sau intangibila, subordonata obiectivului reducerii riscului în afaceri (informatia completa reduce nesiguranta).
În prezent, procesul de implementare sau perfectionare a unui sistem informational este strict legat de integrarea tehnologiei computerelor în procesul managerial al firmei. În conformitate cu ob iectivele si cu dimensiunile afacerilor sale, o întreprindere comerciala se afla în situatia procesarii unui numar impresionant de date, iar un sistem informational bazat pe microcomputere aduce, în mod categoric, un plus de rapiditate. Pe masura ce întreprinderea comerciala se încadreaza în mediul concurential, are loc o diversificare a destinatiei informatiei produse. Astfel, o parte din informatii sunt destinate utilizarii de catre angajatii firmei, potrivit cerintelor managementului, iar o alta parte trebui pusa la dispozitia publicului (informatii referitoare la produse, preturi) sau statului (informatii referitoare la datele financiare). Fara un sistem informational informatizat, acest lucru nu este posibil. Desi procesarea informatiei nu este obiectivul cel mai important al multor firme, el este totusi o componenta vitala a cadrului lor operational. Ca urmare, managerii sunt coordonatorii proiectarii si totodata beneficiarii acestui sistem. Pentru ei informatia este formata din date care au fost procesate într-o forma care are un înteles pentru cel care o recepteaza si are valoare în procesul decizional actual sau viitor. Tipurile diferite de decizii necesita tipuri diferite de informatie, iar sursa majora a acestora se gaseste în totalitatea operatiunilor conduse în cadrul firmei. Existenta unei multitudini de cai de receptare a informatiei, complica procesul decizional si mareste urgenta perfectionarii sistemului informational prin informatizare.
Locul SGBD-urilor in sistemul informatic modern
Generalitati
Prin notiunea de “date”, se pot intelege cunostintele fixate pe un suport fizic in vederea utilizarii si prelucraii cu un scop predefinit. O baza de date presupune o colectie de date organizate care serveste unui anumit scop. Din punct de vedere istoric, bazele de date au aparut ca urmare a necesitatilor formulate de programatori, ca datele sa fie stocate pentru a putea fi transmise de la o rulare a aplicatiei la alta. Aceasta cerinta s-a facut cunoscuta prin denumirea de ”persistenta datelor”.
Pentru a putea fi exploatata de catre utilizatori o baza de date trebuie sa contina un sistem de gestiune a bazelor de date (SGBD) care sa permita exploatarea datelor continute. Sistemul de gestiune al bazei de date reprezinta un ansamblu coordonat de programe care permite descrierea, memorarea, manipularea, interogarea si tratarea datelor continute intr-o baza de date.
El trebuie sa asigure securitatea si confidentialitatea datelor. Un SGBD da posibilitatea utilizatorului sa aiba acces la date folosind un limbaj de nivel inalt, apropiat de modul obisnuit de exprimare, pentru a obtine informatii, utilizatorul facand abstractie de algoritmii aplicati privind selectionarea datelor implicate si a modului de memorare a lor. Cu alte cuvinte, SGBD-ul este o interfata intre utilizatori si sistemul de operare. Reprezinta de fapt intregul sistem software care trateaza toate cererile de acces la baza de date. Aceasta cerere (de exemplu, o interogare) este formulata de catre utilizator, fiind interceptata de SGBD si interpretata de o componenta a acestuia, interpretorul LMD. Rezultatul este o reprezentare in format intern a interogarii. Aceasta trece printr-o serie de etape succesive de prelucrare prin care, dintr-o interogare formulata in termenii unor concepte de la nivelul vederilor rezulta o serie de comenzi de acces la fisierele fizice din baza de date.
In etapele succesive de transformare, SGBD foloseste informatiile de descriere de la toate nivelele bazei de date (modelul extern, modelul conceptual, nivelul intern). Pe langa acestea, SGBD mai poate utiliza o serie de tabele, ca de exemplu, tabelele de autorizare a accesului la date, tabelele continand informatiile de control al accesului concurent, etc. Datele extrase din fisierele fizice, sub forma unor siruri de biti, parcurg apoi calea inversa, rezultatul transformarilor succesive fiind un raspuns formulat in termenii cunoscuti de urilizator, ca de exemplu, rapoarte, tabele, etc.
SGBD-ul presupune doua facilitati in proiectarea si exploatarea bazelor de date: facilitati de descriere a datelor si facilitati de manipulare a datelor. Primele se refera la limbajul de descriere a datelor, LDD. Acesta serveste la descrierea modelelor externe, al modelului conceptual si a interfetelor dintre cele trei nivele de organizare a bazei de date. In general, LDD include si facilitati pentru descrierea unor aspecte legate de structura fizica de date. Celelalte facilitati, acelea de manipulare a datelor sunt denumite LMD. Acestea constituie interfata dintre SGBD si utilizatori. LMD-ul consta intr-un set de comenzi primitive care corespund operatiuniilor uzuale in exploatarea bazei de date, cum sunt: formularea cererilor de acces la date (interogari), adaugarea, stergerea si actualizarea datelor.
Functiile SGBD-urilor
Ca functii, SGBD-urile insumeaza descrierea, manipularea si utilizarea. Functia de descriere presupune definirea structurii datelor si a relatiilor dintre acestea. Prin aceasta functie, sunt prezentate, de asemenea si conditiile de acces la informatiile continute in baza de date. Descrierea structurii se realizeaza cu ajutorul unui limbaj de descriere a datelor (LDD) propriu fiecarui sistem de gestiune.
Relatiile dintre diversele elemente ale structurii sunt denumite diferit in cadrul unui SGBD, dupa cum urmeaza: lant, in sistemele IDS, SOCRATE; legatura, in sistemul IMS; set, in cadrul conceptului CODASYL. Prin intermediul limbajului de descriere se realizeaza: atribuirea unui identificator fiecarei informatii sau grup de informatii; descrierea ierarhica a informatiilor; pecificarea grupurilor repetitive de date; definirea lungimii si naturii fiecarui camp (numeric, alfanumeric); definirea intervalului de variatie a valorii posibile a campului; definirea parolelor si a autorizatiilor speciale pentru anumite campuri.
Cea de-a doua functie pe care o presupune un SGBD, functia de manipulare permite efectuarea unor operatii, ca de exemplu: crearea, inserarea, suprimarea sau actualizarea unor inregistrari definite de utilizator. De asemenea, functia de manipularea faciliteaza cautarea, sortarea si editarea totala sau partiala a unor inregistrari virtuale corespunzatoare rezultatului unei intrebari formulate prin intermediul limbajului de manipulare.
Limbajele de manipulare insumeaza doua categorii: autonome si limbaje gazde. Primele, limbajele autonome reprezinta functii referitoare la utilizarea datelor. Cea de-a doua categorie, limbajele gazda sunt functiile in care operatiile de manipulare se realizeaza cu ajutorul limbajelor de nivel inalt (COBOL, FORTRAN).
Functia de utilizare permite comunicarea intre utilizator si baza de date. Utilizatorii pot fi de mai multe tipuri: utilizatori liberi (conversationali), utilizatori parametrici si administratorul bazei de date. Utilizatorii liberi au la dispozitie limbaje de interogare intr-o forma apropiata de vorbirea curenta, formand grupul utilizatorilor nespecialisti. Acestia utilizeaza in general display-ul, intrebarile sunt prestabilite, nu cunosc structura sau modul de lucru cu baza de date. Utilizatorii parametri utilizeaza limbajele de manipulare, cuprinzand proceduri prestabilite. Acestia au cunostinte de programare si cunosc structura bazei de date ca si problemele sistemului de operare, obtinand in acest mod avantaje mari comparativ cu prelucrarea fisierelor clasice. Administratorul bazei de date este un utilizator care raspunde de toate toate activitatile si operatiile referitoare la baza de date pe care o gestioneaza. Administratorul raspunde de alegerea si implementarea SGBD-ului, asigura incarcarea bazei de date si are multe alte responsabilitati.
Locul SGBD-urilor in sistemul informatic modern
Evoluția tehnologică presupune o anumită infrastructură care trebuie să cuprindă produse și sisteme informatice bazate pe noi sisteme de gestiune a bazelor de date sau pe noțiunea de teletransmisie materializată prin rețele naționale de date cu rate de transfer cât mai mari; posturi de lucru la toate nivelele operaționale dintr-o unitate (sisteme interactive om–mașină). Mediile economice trebuie să se adapteze rapid la aceste tehnologii care presupun costuri relativ ridicate ocazionate de elaborarea și întreținerea produsului informatic, dar și dificultăților crescânde de menținere la anumite standarde a nevoilor utilizatorilor.
In ultimii ani, pe fondul cresterii volumului de date care se culeg, se prelucreaza si se stocheaza in orice activitate economica, sistemele electronice de calcul au evoluat continuu, fiind create din ce in ce mai multe limbaje pentru gestionarea bazelor de date. Prin definitie, sistemul de baze de date este un sistem computerizat al carui scop principal este sa stocheze informatiile si sa permita utilizatorilor sa consulte si sa actualizeze aceste informatii, la cerere.
Pentru ca managementul informational sa poata deveni performant, este necesara indeplinirea unor cerinte. Astfel, trebuie sa se tina cont de urmatoarele:
Sistemele informationale trebuie sa fie astfel concepute incat sa raspunda nu numai la cererile emise, dar sa prevada si instrumente care sa asiste utilizatorii in gasirea de raspunsuri la problemele care pot aparea pe parcurs, avand in vedere necesitatile informationale;
Implementare tehnologiilor informationale trebuie sa tina cont de natura umana, care poate avea in timp limite de adaptare;
Managemntul tehnologiilor informationale trebuie sa implice personalul utilizator in evaluarea informatiei atat din punct de vedere cantitativ, cat si din punct de vedere calitativ;
Utilizarea tehnologiilor informationale implica obligatoriu lucrul in echipa
Cele mai multe sisteme informationale depind de noile TI. Acestea se dezvolta cu o rapiditate uimitoare, astfel incat apar mereu noi oportunitati.
Capitolul II. Analiza sistemului informatic si folosirea SGBD-urilor in activitatea unei structuri a Administratiei Publice locale
2.1. Integrarea administratiei publice in dezvoltarea societatii informationale
In conditiile alinierii Romaniei la standardele Uniunii Europene, administratia publica trebuie sa-si ia propriile masuri de restructurare si modernizare privind modul de functionare in societatea informationala.
Societatea Informațională, conform Comunității Europene, se bazează pe un mediu socio-economic în care informația, cunoașterea și comunicarea sunt motorul creșterii eficienței globale al societății. Comunitatea Europeană impune anumite reguli mediului public pentru utilizarea tehnologiilor moderne de comunicare și de prelucrare a informației. Aceste tehnologii, utilizate distinct, sunt denumite tehnologii internet.
Pentru ca aceasta din urma sa aduca beneficii utilizatorilor din tara noastra, este necesar sa se dezvolte intr-un cadru national care sa raspunda cerintelor locale, in corelatie cu cadrul regional, national si international.
In plan national, problema societatii informationale trebuie abordata pe mai multe sectoare care se influenteaza si se interconditioneaza reciproc.
Fig. nr. 5 Integrarea administratiei publice in dezvoltarea societatii informationale
Figura de mai sus reprezinta modalitatea prin care interactioneaza componentele implicate in procesul de realizare a serviciilor publice, cresterea nivelului de informare si comunicare catre cetateni. Administratia publica este cea mai importanta componenta a societatii, asigurand cadrul favorabil dezvoltarii comunitatii si realizand servicii de calitate pentru cetateni, sectorul economic si cel social.
2.2. Informatizarea instituțiilor administrației publice locale
Administratia Publica este in prezent puternic influentata de folosirea tehnologiilor moderne ale informatiei si comunicatiilor. Folosirea acestor tehnologii ofera posibilitatea schimbarii calitative a serviciilor oferite de administratia publica cetatenilor si entitatilor sociale. Informatizarea instituțiilor administrației publice locale este un proces continuu, existând preocupări majore în acest sens. Poate fi realizată cu succes numai în condițiile unei infrastructuri informaționale bine organizate și eficient dirijate.
Guvernul României, prin Ministerul Administrației și Internelor a elaborat înanul 2001, Planul național de Acțiune ” e-administrație”, care cuprinde:
computerizarea activităților desfășurate în instituțiile publice, prin care să se asigure creșterea eficienței operaționale în cadrul organismelor administrației locale și centrale;
computerizarea serviciilor publice pentru cetățeni, agenți economici de la nivelul administrațiilor locale și centrale.
În articolul nr. 9 din Strategia Națională de Informatizare se prevede utilizarea tehnologiei informației în vederea susținerii reformei în administrația publică pentru asigurarea informatizării omogene și coordonarea instituțiilor din administrația publică centrală și locală, inclusiv în sistemul justiției, simplificarea procedurilor și practicilor administrative, înlăturarea arbitrariului și corupției, optimizarea comunicării și a fluxului de informații între instituțiile de la nivel local și central, asigurarea cooperării interdepartamentale, generalizarea treptată a schimbului de informații bazat pe documente electronice, asigurarea accesului cetățenilor la informația publică (centre de informare, chioșcuri electronice plasate în locuri publice), asigurarea compatibilității sistemelor informatice din administrația publică, la nivel național și internațional, prin accelerarea elaborării și aplicării de metodologii, norme, standarde, coordonarea achizițiilor publice de produse și servicii TIC, conforme cu reglementările europene.
Experiența multor state dezvoltate a arătat că, atât crearea, cât și dezvoltarea unei societăți informaționale implică acțiuni complexe, de lungă durată, foarte bine integrate într-un proces amplu coordonat și susținut de către stat.
Se observa si in tara noastra o atentie deosebita acordată tendinței de informatizare a sistemului administrativ. In acest sens se vizeaza trei coordonate majore:
Informatizarea activităților din instituțiile publice, care să conducă la o creștere a eficienței operaționale în cadrul organismelor administrației centrale și locale;
Informatizarea serviciilor având ca beneficiari cetățenii și agenții economici, fapt ce implică uneori integrarea serviciilor prestate de organizații de servicii din administrația centrală și locală;
Asigurarea accesului la informații, prin tehnologia informațională pentru utilizatorii finali ai serviciilor administrației publice.
Cunoasterea tipologiei informatiilor utilizate in structurile administratiei publice este deosebit de importanta intrucat fiecare tip de informatie prezinta anumite caracteristici care trebuie luate in vedere in special pentru functionalitatea componentelor si ansamblului institutiilor administrative. Sub aspectul continutului, o informatie reprezinta o noutate, o stire, un eveniment. Informatiile alcatuiesc sistemul. Prin dimensiunile multiple pe care le au, informatiile sunt chemate sa optimizeze in cadrul administratiei publice ciclul informatie decizie actiune, fiind o veriga de o deosebita importanta in fundamentarea deciziilor administrative si initierea de actiuni in vederea aplicarii acestora. De calitatea informatiilor, depinde caltatea deciziilor administrative adoptate si astfel se poate ajunge la crearea conditiilor favorabile pentru stabilirea si realizarea obiectivelor previzionale.
Până în prezent, computerizarea aplicată de organismele administrației publice centrale din țara noastră a funcționat sub o responsabilitate sectorială, la nivel de departament, agenție, minister. Rolul major în succesul acestui proces de informatizare a instituțiilor publice revine reprezentanților managementului public, care trebuie să identifice modalitățile concrete de acțiune de la nivelul fiecărei instituții. Rolul administrației publice locale este fundamental și se diversifică pe măsură ce continuă să crească problemele economice, sociale, de mediu, pe care le întâmpină și pe care trebuie să le soluționeze. La nivelul administrației publice locale există o nevoie de instruire continuă a funcționarilor publici și a consilierilor locali și județeni pentru dobândirea de noi cunoștințe care să conducă la creșterea eficienței și eficacității activităților care se desfășoară în sectorul public. De aceea, pentru administrația publică sunt necesare programe de pregătire structurate și adaptate profilului și necesităților specifice acestui domeniu de activitate.
Administrația publică evoluează odată cu progresul societății, eficientizarea acesteia impunând utilizarea tehnicilor moderne și în primul rând a calculatoarelor. Dezvoltarea societății informaționale, bazată pe dezvoltarea infrastructurilor tehnice, creează cadrul necesar asigurării accesului oricărui cetățean la informații care îl privesc sau care au influență asupra condițiilor sale de muncă, de studiu, de viață. Administrațiile publice sunt cei mai importanți clienți și utilizatori ai tehnologiei informației și comunicațiilor, investind pentru creșterea performanțelor propriilor activități, dar mai ales pentru diversificarea și îmbunătățirea relațiilor lor cu cetățenii. Accesul la informațiile publice conferă transparență procesului de management și în mod cert susține dezvoltarea societății in ansamblul ei.
2.3.Analiza sistemului informational al Consiliului Judetean Iasi
2.3.1. Constituirea si compartimentele Consiliului Judetean
Conf. disp. art. 28 si 29 din Legea nr. 215/2001, Consiliul Judetean este compus din consilieri alesi prin vot universal, egal, direct, secret si liber exprimat. Este condus de un presedinte si are un nr. de comisii care reprezinta organele sale de lucru. Dupa ce se constituie Consiliul Judetean, acesta organizeaza: comisii de specialitate si comisii speciale de analiza si verificare. Primele, comisiile de specialitate se organizeaza pe principalele domenii de activitate. Membrii acestora sunt consilierii, cu exceptia viceprimarului. Comisiile de specialitate isi aleg cate un presedinte si un secretar. Acestea analizeaza si avizeaza proiectele de hotarare din domeniul lor de activitate si lucreaza in plen, luand hotarari cu votul majoritatilor membrilor. In ce priveste comisiile speciale de analiza si verificare, acestea pot fi infiintate la initiativa consiliului local sau a primarului, pe o perioada determinata.
Consiliul Judetean are un statut autonom, deliberand asupra intereselor specifice ale colectivitatilor locale si hotaraste cu privire la modul de realizare a acestora, fara ca autoritatile administratiei publice judetene sa se amestece. Consiliul Judetean decide asupra modului de solutionare a problemelor administrative ale colectivitatilor locale. Solutionarea treburilor publice, dar si nivelul veniturilor bugetare sunt dependente de modul in care Consiliul Judetean actioneaza in domeniul administrarii patrimoniului orasului. Astfel, Consiliul Judetean este titular al dreptului de a administra domeniul public si domeniul public al orasului. El gestioneaza serviciile publice locale prin regii autonome, institutii si agenti economici de interes local, infiintate prin hotarari proprii si exercita controlul asupra activitatilor acestora.
Aparatul de specialitate al Consiliului Judetean este format din functionari publici si persoane cu contract individual de munca si este organizat in directii, servicii, birouri si compartimente independente. Directiile sunt urmatoarele: Directia Integrare Europeana, Dezvoltare si Comunicare, Directia Economica, Directia Financiar Contabila si Administrativ, Arhitect Sef , Directia Tehnica, Directia Juridica si Cancelarie, Compartimentul Ghiseu Unic si Secretariat ATOP, Directia Organizare, Resurse Umane si Informatizare, Compartimentul Audit, Compartimentul Purtator de Cuvant si Relatii Publice. Fiecare dintre acestea are atributii specifice. Activitatea desfașurată de către Direcția Economică se încadrează și respectă principiile conținute în Codul de conduită a funcționarilor publici, Legea nr. 7/2003, având ca obiective creșterea calității serviciului public; buna administrare în realizarea interesului public precum și eliminarea birocrației și a faptelor de corupție din administrația publică.
Compartimentele de comunicare cu cetățenii din cadrul Consiliului Judetean Iasi își prezintă activitatea pe baza unor criterii standard. Există diverse structuri interne prin care acesta comunică cu cetățenii: Centre de Informații pentru Cetățeni, Servicii sau Birouri de Relații cu Publicul, persoane cu atribuții în oferirea informațiilor de interes public. Aceste compartimente reprezintă nodurile de comunicații și informații în cadrul Consiliului Judetean Iasi și funcționează ca interfața dintre cetățean și administrația locală si judeteana, dar și ca un element de legătură între diferitele compartimente tehnice ale instituției. Funcționarii care lucrează în aceste compartimente au o dublă responsabilitate: aceea de a informa și asista cetățeanul în rezolvarea problemelor cu care se confruntă și responsabilitatea de a se informa și a informa colegii din celelalte compartimente funcționale ale instituției asupra modului de rezolvare a problemelor comunității. Toate aceste compartimente au acționat unitar în direcția îmbunătățirii activității instituției, performatizării și eficientizării acesteia, toate având ca scop final creșterea gradului de servire a cetatenilor.
Consiliul, ca autoritate publica de interes judetean are in vedere ca intreaga activitate pe care o desfasoara din punct de vedere atat al managementului, cat si al activitatii propriu-zise, sa fie permanent corelata cu factorul social, cu evolutia societatii la nivel local si general.
Se au in vedere permanent ca factori de influenta:
situatia economica pe plan local;
situatia socio-profesionala si problemelecu care se confrunta cetateanul din acest punct de vedere;
resursele financiare de care dispune institutia si gestionarea lor in functie de prioritatile existente;
aparitia de noi domenii, situatii ce intra in sfera competentelor autoritatilor administratiei publice
In functie de factorii mentinnati si avand in vedere scopul principal de a satisface nevoile cetatenilor, in paralel cu obiectivele ce vizeaza crearea cadrului de dezvoltare a intregii societati, institutia procedeaza la adoptarea de noi elemente care sa imbunatateasca activitatile desfasurate:
se creeaza diverse compartimente in functie de situatia ce trebuie rezolvata;
se procedeaza la informatizare pentru cresterea randamentului institutiei;
eficientizarea activitatii compartimentelor existente.
Pentru buna functionare a calculatoarelor conectate la retea, angajatii care au acces la internet, trebuie sa se informeze referitor la modul de lucru in retea. Lipsa de pregatire nu constituie scuza in cazul pierderilor de date, de exemplu. Pentru orice incident informatic, se solicita interventia Compartimentului Informatizare. Fiecare utilizator are obligatia de a realiza periodic copii de siguranta, pe suport extern- disketa, CD-ROM, DVD-ROM, memory stick, a datelor proprii de pe hard discul calculatorului pe care-l utilizeaza. Fiecare utilizator are obligatia de a respecta anumite reguli legate de gestionarea conturilor pe servere. Trebuie sa-si schimbe periodic parola de acces si sa-si verifice tot periodic, drepturile de acces la fisierele proprii.
Compartimentul Informatizare are ca obligatii:
Trebuie sa asigure permanent actualizarea site-ului oficial al Consiliului Local (www.icc.ro) in baza informatiile primite de la Serviciile si Compartimentele proprii, precum si de la institutiile din subordine;
Sa asigure conectarea la reteaua Intranet a utilizatorilor, in baza formularului „Formular Acces Intranet”;
Sa creeze cont e-mail utilizatorilor, pe baza formularului „Formular e-mail”;
Sa ofere acces egal la informatiile publice din retea pentru toti utilizatorii;
Sa respecte secretul corespondentei si caracterul privat al operatiunilor efectuate de catre utilizatorii retelei.
Sistemele tehnice cu care opereaza in prezent compartimentele din Consiliul Local Iasi au o pronuntata uzura fizica si morala, care conduce la randamente scazute, consumuri mari si la o calitate necorespunzatoare a acestora. Sursele proprii cat si cele ale bugetelor locale nu pot asigura modernizarea si dezvoltarea infrastructurii serviciilor publice de interes general. De aceea, atragerea unor surse suplimentare din imprumuturi rambursabile si nerambursabile, precum si realizarea unor parteneriate public-private reprezinta o conditie esentiala pentru dezvoltarea si modernizarea serviciilor publice de interes general.
Prin acte legislative, precum O.G. nr. 24/2002, Legea nr. 291/2002 s-a stabilit obligatia tuturor oraselor de a dezvolta si sisteme de plata electronica a taxelor si impozitelr locale. Aceste sisteme reprezinta un bun mijloc pentru ca toti cetatenii sa aiba acces la informatiile relevante despre impozitele si taxele locale si ofera o solutie facila, rapida si comoda pentru achitarea datoriilor la bugetele locale. In cadrul relatiei dintre cetatean-entitati- administratie exista variate utilizari cu privire la conexiune Internet. Astfel, se poate beneficia de informare la nivel administrativ, utilizare legislativa, raspunsuri la intrebari de ordin general, ghidul zonei, primirea de cereri si petitii, etc.
2.3.2. Analiza sistemelor informationale din cadrul Consiliul Judetean Iasi
Sistemele informatice care aparțin primelor generații (se regăsesc chiar si in prezent astfel de sisteme), reproduc de fapt procedurile de calcul manual. Dacă un document trebuie realizat în n exemple, fiecare exemplar mergând la un funcționar, sistemul informatic reproduce acest mod de lucru, calculatorul fiind folosit de fapt ca mașină de scris. In general, sistemele informatice din bănci au acest mod de lucru. Orice document se eliberează în 2 – 3 exemplare; un exemplar rămâne la emitent, unul la client, iar ultimul la casier. Și facturile se eliberează tot conform procedurilor manuale, în diferite culori, fiecare având propria-i destinație.
Modul acesta de lucru este benefic până la un punct. Este important ca la proiectarea de sisteme informatice să se mențină ceea ce este bun din prelucrarea manuală, dar să se introducă și elemente specifice, susținute cu un cadru legal adecvat privind stocarea informației pe suport magnetic și restricționarea utilizării de documente imprimate. Fără o astfel de susținere legală obiectivele informaticii nu vor fi în concordanță cu cerințele societății informaționale. Absența în acele momente a cadrului legal și a normelor de aplicare care să pună de acord fluxurile informatice cu cele informaționale, conținutul documentelor a condus la conducerea unor sistem informatice hibride, rigide cu nivel de eficiență egală sau mai redusă decât vechile practici informaționale înlocuite. Și azi se întâlnesc sisteme cu reintroducerea acelorași date, întreruperi de fluxuri, documente nereproiectate, coexistența formelor ortogonale de stocare, paralelisme în operații, stocare, fluxuri, elaborări, grad de neomogenitate, prelucrări pe niveluri, lipsă de interconectare, subordonarea clientului cerințelor interne ale sistemului sau operatorului, abordări a raportului informatică/problemă practică.
Sistemul informatic din cadrul Consiliul Judetean gestioneaza toate categoriile de date si informatii existente in institutie, raspunzand cerintelor definite de oricare dintre compartimentele acesteia. Rolul sau este acela de a asigura informarea corecta, completa si in timp util a factorilor de decizie. Principale obiective pe care acesta le-ar indeplini: constituirea si utilizarea in comun a colectiilor de informatii de interes general (nomenclatoare, banci de date), coerenta informationala in administratia publica si in relatia cu cetateanul, securizarea datelor si asigurarea accesului la informatie pe grade si paliere de competenta, stabilirea responsabilitatii pentru furnizarea, prelucrarea, administrarea si asigurarea calitatii si integritatii acestor colectii de informatii. Exemple in acest sens pot constitui retelele edilitare, ceea ce presupune ca existenta unei baze de date exacte trebuie sa contina totalitatea retelelor edilitare cu informatii complete despre acestea, ar permite compartimentelor functionale interesate sa urmareasca si sa planifice eficient interventiile in carosabil, reparatiile de strazi si trotuare, in asa fel incat sa se elimine risipa care exista in prezent in acest domeniu. La fel se intampla si in cazul terenurilor si cladirilor, existenta unei baze de date trebuie sa contina toate datele despre un teren sau o cladire existente la o anumita adresa (suprafata, dotari, proprietar, situatie juridica, numar persoane, etc), in acest fel avandu-se in permanenta o imagine reala asupra impozitelor datorate de contribuabil, calcularea tuturor sumelor datorate primariei, precum si analize privind amplasarea unor obiective in functie de datele din zona.
Sistemele informaționale trebuie să constituie suportul de aplicare și de simplificare a unor reguli și proceduri administrative în scopul asigurării unui acces larg al populatiei la servicii publice, precum și reducerii tarifelor pentru aceste servicii și a costurilor de operare și personal. Desigur, toate sistemele informatice existente reflectă stadii ale dezvoltării domeniului, ale datării sau ale calificării, stadii care trebuie depășite atunci când au fost atinse nivelurile critice.
Principalele atributii ale compartimentul informatic sunt:
Informatizarea Consiliului, elaborarea strategiei unitare pentru dezvoltarea si optimizarea sistemului informatic;
Elaborarea programului de strategie a informatizarii in cadrul Consiliului Judetean
Urmarirea realizarii si actualizarii bazelor de date de interes pentru Consiliu;
Rezolvarea sesizarilor privind deficientele in functionarea sistemului informatic;
Urmarirea respectarii normelor de utilizare a tehnicii de calcul in toate compartimentele institutiei;
Elaborarea proiectului de buget pentru informatica la nivelul institutiei si pentru comunicatii
Promovarea unor teme de studiu, note de fundamentare, studii de solutie, studii de prefezabilitate si studii de fezabilitate pentru promovarea si realizarea strategiei unitare de dezvoltare a sistemului informatic;
Analizarea elaborarii actelor normative si intocmirea referatelor de specialitate, etc.
Principalele documente informationale care circula in cadrul institutiei prezentate sunt: fisa mijloacelor fixe, nota de inventar, chitante, facturi, ordine de plata, dispozitie de plata, foaie de parcurs, ordin de deplasare, deschidere de credite bugetare, state de personal, state de functii, contracte de munca, note de transfer, rapoarte, nota de lichidare, nota de plecare in concediu, state de plata, lista de plata pentru cheltuieli de deplasare, contracte, avize de expeditie.
Orientarea spre cetățean – Informatica aplicată a dezvoltat tehnici și metode de analiză, proiectare, programare, testare, având ca obiectiv realizarea de software performant. Odată cu ameliorarea raportului calitate/cost s-a dezvoltat o nouă concepție privind orientarea către utilizatorul final, cetățeanului, a aplicațiilor informatice.
Apariția jocurilor pe calculator, dezvoltarea componentelor cu care persoanele accesează resursele Internet, vânzarea de software pentru categorii largi de cetățeni, au schimbat atitudinea producătorilor de software față de utilizatorul final. Într-un sistem informatic bancar, utilizatorul final este clientul băncii. Într-un sistem de instruire deschis la distanță, clientul final este elevul sau studentul. Pentru o bibliotecă virtuală, utilizatorul final este cititorul. Pentru un magazin virtual utilizatorul final este cumpărătorul. Utilizatorii finali trebuie considerați persoane fără calificare în domeniul informatic, cu niveluri de cultură diferite, cu abilități de lucru cu calculatorul, de asemenea, diferite și care urmăresc satisfacerea unor nevoi reale prin accesarea unei aplicații informatice. Dacă înainte, analistul, designerul și programatorul urmăreau dezvoltarea de software pentru operatori calificați, aplicațiile cu caracter public destinate cetățenilor au o cu totul altă filozofie, întregul efort fiind dirijat spre crearea unui context favorabil dialogului cetățean-calculator.
Prelucrările manuale și prelucrările informatice operează cu codificări. Se generează coduri pentru materiale, coduri pentru persoane, coduri pentru evenimente, coduri pentru contracte. Regăsirea informațiilor se efectuează exclusiv după aceste coduri. Cele mai stupide aplicații distribuite îl obligă pe cetățean să poarte cu el tot felul de contracte pentru a indica numerele acestora care sunt de fapt cheile de regăsire.
Orientarea catre cetatean presupune:
acceptarea codului numeric personal ca principală cheie de regăsire a persoanei fizice;
includerea numelui și prenumelui sau a prenumelui și a numelui sub formă de șiruri si luarea în considerare a variantelor posibile de ortografiere, pentru continuarea altei chei de regăsire;
implementarea de algoritmi pentru regăsire din aproape în aproape, folosind informații legate de natura evenimentului, interval de reproducere, volum, costuri, durate, adrese relative.
Orientarea spre client presupune, de asemenea, reducerea timpului de așteptare pentru soluționarea problemei, obținerea unui grad de satisfacție cât mai ridicat, precum și eliminarea sentimentului de vinovăție pe care cetățeanul îl percepe atunci când o cerință a sa nu este soluționată, datorită lipsei de calitate a aplicației informatice privită ca eroare a algoritmului de prelucrare cu conținut neadecvat al bazelor de date. Toate deficiențele cad exclusiv în sarcina elaboratorului de software și a operatorilor care manipulează informația de intrare a bazelor de date.
Serviciile publice pentru cetateni pot fi redate in : realizarea de acte personale (acte de identitate, certificate de nastere), autorizatii de constructii, notificarea schimbarii adresei de domiciliu, etc.
Orientarea spre cetățean este verificată prin parcurgerea următorilor pași:
se studiază colectivitatea căreia i se adresează produsul software;
se extrage un eșantion reprezentativ;
subiecții din eșantion sunt supuși să-și soluționeze problemele folosind produsul program supus testului;
dacă mai mult de 78% dintre subiecți sunt satisfăcuți de utilizarea produsului software în sensul că ei și-au soluționat problemele, înseamnă că aplicația informatică este bună, in sens contrar, aplicația informatică nu este orientată spre cetățean și reprezintă o risipă de muncă.
Deja există numeroase aplicații informatice deosebit de eficiente în raport cu populația, ceea ce conduce la ideea că toate sistemele informatice importante trebuie să se adreseze cetățenilor, iar operatorii și administratorii să aibă numai rolul de a menține caracterul operațional al sistemului, prin actualizarea bazelor de date și prin actualizarea algoritmilor.
Trecerea la noi versiuni a acestor aplicații trebuie să însemne o și mai mare înțelegere a cerințelor cetățeanului, o creștere a gradului de confort a acestuia. Atingerea acestui obiectiv se realizează atunci când cetățeanul își va soluționa problemele cu cât mai puține informații tastate, cu cât mai puține selecții în meniuri și cu cât mai puține reluări sau cerințe de deblocare a conturilor. Introducerea de opțiuni personalizate ca poziție, in funcție de frecvența cu care sunt activate de cetățeni creează un nou mod de abordare a relației cetățean-calculator.
2.4.Componentele informatice existente
in sistemul informational al Consiliului Judetean Iasi
În activitatea de management in cadrul Consiliului Judetean Iasi, componentele esentiale ale sistemului informational sunt reprezentata de date si informație. Informațiile se depozitează pentru a fi preluate și prelucrate. Sub aspectul conținutului, o informație reprezintă o noutate, o știre, un eveniment. Informațiile alcătuiesc de fapt sistemul informațional. Acesta cuprinde ansamblul de elemente de informare materializate sau nematerializate precum și prelucrarea datelor necesare pentru funcția de conducere a unei instituții.
Activitatea în administrație trebuie să servească publicului, să fie astfel organizată și condusă încât, respectând legile, să vină în întâmpinare și să soluționeze problemele cetățenilor, probleme multiple și de o diversitate extraordinară. Practic, deși ele pot semăna, fiecare cerință a unui cetățean, contribuabil este una specifică și în general nu pot exista soluții identice. De aceea, fiecare dintre componentele procesului decizional trebuie privită la nivelul administrației publice în funcție de tipul acesteia (centrală, locală), spațiul în care acționează, categoria de servicii publice etc.
O decizie optimă, în cele trei etape ale sale de fundamentare, formulare, implementare are ca suport indispensabil o realitate existentă iar o decizie fundamentată depinde de calitatea informațiilor care stau la baza ei, fiind tot mai mult recunoscută necesitatea creșterii interconexiunilor și a complexității informațiilor care pot influența în mod direct deciziile, decizii care la rândul lor pot afecta inclusiv calitatea vieții. Din acest motiv este necesară o abordare diferită în vederea monitorizării și raportării datelor între diferitele nivele ale administrației, fiind absolut necesară eliminarea redundanței datelor, realizarea interoperabilității informațiilor și diseminarea acestora între instituțiile publice și, de ce nu, către toți potențialii utilizatori. În contextul deciziilor fundamentate, informația joacă un rol important deoarece aceasta permite integrarea informațiilor din domenii diverse și vizualizarea, analiza acestora într-o manieră utilă, sugestivă și eficientă.
In cadrul Consiliului Judetean, sistemul de comunicații lucrează pe mai multe canale de informare: informații transmise pe cale orală (ședințe de lucru, discuții cu primarii, secretarii, cetățeni la audiențe, convorbiri telefonice, etc.) – informațiile obținute pe această cale, de cele mai multe ori, sunt consemnate în scris, notițele respective fiind de mare folos în procesul de prelucrare a datelor și în analiza situațiilor; informații scrise și din evidența computerului. Acestea din urma sunt cele rezultate in special prin corespondență externă sau din interiorul Consiliului (rapoarte, informări, situații statistice, note de constatare, răspunsuri la chestionare, alte date din evidența computerului) sau din exterior. Informațiile scrise prezintă avantajul că rezista o perioada mai indelungata de timp consemnate, se pretează mai bine la stocare și oferă largi posibilități de prelucrare.
O alta componentă a sistemului informațional, sistemul de prelucrare a datelor, prezinta o mare importanță. Pentru ca informațiile culese să devină utile, acestea trebuie prelucrate și ordonate astfel incat sa nu existe neclaritati in procesul de lucru. Mai intai, informațiile trebuie selectate pe domenii de interes. Apoi, trebuie să se facă diferenta între informațiile operative, curente și cele care au valoare documentară și si sunt necesare a fi înmagazinate, stocate. Stocarea informațiilor având loc pe domenii de activitate, sarcina ordonării și prelucrării revine șefilor de compartimente din cadrul Consiliul Local Iasi. Astfel, in compartimentul de contencios-administrativ, se vor stoca informațiile privind natura hotărârilor consiliilor locale, cauzele care conduc la adoptarea de hotărâri cu încălcarea legii, etc.
Procesul prelucrării informațiilor la nivelul Consiliului Local nu este deloc ușor, având în vedere că persoana care ocupă postul de secretar general este pusă în situația de a analiza date din diferite domenii de activitate, pentru care nu poate fi întotdeauna competentă. De aceea, prelucrarea datelor trebuie să cadă în sarcina specialiștilor din subordine, secretarului general revenindu-i sarcina de a utiliza informațiile gata prelucrate în cea mai mare parte si în felul acesta, castigand timp pentru alte probleme ce tin doar de competenta sa.
După cum se observă, conducerea unei instituții este imposibilă fără asigurarea unui sistem informațional de cea mai bună calitate, care să conducă la o interpretare corespunzătoare a datelor, interpretare ce declanșează de fapt procesul luării deciziilor.
Copyright Notice
© Licențiada.org respectă drepturile de proprietate intelectuală și așteaptă ca toți utilizatorii să facă același lucru. Dacă consideri că un conținut de pe site încalcă drepturile tale de autor, te rugăm să trimiți o notificare DMCA.
Acest articol: . Utilizarea Sgbd Urilor(sisteme DE Gestiune A Bazelor DE Date) In Structuri ALE Autoritatilor P (ID: 148965)
Dacă considerați că acest conținut vă încalcă drepturile de autor, vă rugăm să depuneți o cerere pe pagina noastră Copyright Takedown.