Utilizarea Pachetului de Programe Microsoft Office In Proiectul Comunitatea Secolului Xxi

LUCRARE DE LICENTA

Studiu de caz: Utilizarea pachetului de programe Microsoft Office in proiectul

“Comunitatea Secolului XXI”

Programul Operational Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane – POSDRU

Axa Prioritara 6 “Promovarea incluziunii sociale”

Domeniul Major de Interventie 6.2 “Imbunatatirea accesului si a participarii grupurilor vulnerabile pe piata muncii”

Continut

Capitolul I: NOTIUNI SI CONCEPTE CU PRIVIRE LA MANAGEMENTUL PROIECTELOR EUROPENE

1.1 PROIECTUL

1.2 ELEMENTELE CHEIE IN CADRUL UNUI PROIECT SUNT PERFORMANTA, TIMPUL SI COSTUL

1.3 ETAPELE PROIECTULUI

1.4 CEREREA DE FINANTARE

1.4.1. PROBLEMA. IDENTIFICAREA SI DEFINIREA/DESCRIEREA PROBLEMELOR

1.4.2. STABILIREA SCOPULUI PROIECTULUI

1.4.3. OBIECTIVELE PROIECTULUI

1.4.4. BENEFICIARII PROIECTULUI

1.4.5. OPERATIONALIZAREA OBIECTIVELOR PROIECTULUI IN ACTIVITATI

1.4.6. MONITORIZARE SI EVALUARE

1.4.7. BUGETUL PROIECTULUI

1.4.8. JUSTIFICAREA PROIECTULUI

1.4.9. DURABILITATEA PROIECTULUI

1.4.10. INTRODUCEREA

1.4.11. REZUMATUL

1.4.12. TITLUL PROIECTULUI

1.4.13. ANEXE

1.4.14. SCRISOAREA DE INSOTIRE

Capitolul II. UTILIZAREA PROGRAMULUI MICROSOFT WORD IN PROPUNEREA DE PROIECT

2.1 IDENTIFICAREA IDEII PROIECTULUI SI A SURSEI DE FINANTARE

2.1.1 TITLUL PROIECTULUI

2.1.2 PREZENTARE GENERALA

2.1.3 LOCALIZARE

2.1.4 STABILIREA SCOPULUI SI OBIECTIVELOR

2.2 ELABORAREA IDEII PROIECTULUI SI A SURSEI DE FINANTARE

2.2.1 STABILIREA ACTIVITATILOR SI DESCRIEREA DETALIATA A SUBACTIVITATIILOR PROIECTULUI

2.2.2 DURATA ACTIVITATILOR SI PLANIFICAREA CALENDARISTICA A PROIECTULUI

2.3 ECHIPA DE MANAGEMENT SI ECHIPA DE IMPLEMENTARE A PROIECTULUI

2.4 TIPURI DE RESURSE NECESARE SI BUGETUL PROIECTULUI

2.5 STABILIREA POTENTIALELOR RISCURI ALE PROIECTULUI

Capitolul III. UTILIZAREA PROGRAMULUI MICROSOFT EXCEL IN BUGETUL PROPUNERII DE PROIECT

3.1 UTILIZAREA FORMATARII DATELOR IN BUGETUL PROIECTULUI 28

3.2 UTILIZAREA REFERINTELOR RELATIVE SI ABSOLUTE IN BUGETUL PROIECTULUI

3.2.1. REFERINTA RELATIVA

3.2.2. REFERINTA ABSOLUTA

3.3 UTILIZAREA FUNCTIEI SOLVER

3.4 UTILIZAREA FUNCTIILOR VBA IN PROIECT

Capitolul IV. UTILIZAREA GANTT PROJECT IN REALIZAREA GRAFICULUI PROIECTULUI

4.1 ETAPELE REALIZARII UNUI GRAFIC UTILIZAND GANTT PROJECT

4.2 UTILIZAREA GRAFICULUI GANTT IN URMARIREA ACTIVITATIILOR

BIBLIOGRAFIE

Capitolul I: NOTIUNI SI CONCEPTE CU PRIVIRE LA MANAGEMENTUL PROIECTELOR EUROPENE

1.1 PROIECTUL

”Proiectele si programele sunt entitati organizatorice temporare, utilizate de organizatii pentru realizarea de procese de afaceri ample, relative unice”. In alta viziune, proiectul este o succesiune de sarcini (actiuni) planificate, concepute în scopul atingerii unor rezultate asteptate, într-o anumita perioada de timp si în limita unui buget dat (suma de bani).

Caracteristicile proiectului sunt:

Are un inceput si un sfarsit bine determinate; implica un mare numar de activităti, evenimente, sarcini;

Utilizeaza o gama larga de resurse; are ca scop o schimbare;

Incearca sa rezolve o problema; aduce beneficii unui numar cat mai mare de oameni.

1.2 ELEMENTELE CHEIE IN CADRUL UNUI PROIECT SUNT PERFORMANTA, TIMPUL SI COSTUL

PERFORMANTA consta in atingerea obiectivelor si asigurarea calitatii dorite;

TIMPUL reprezinta durata realizarii proiectului;

COSTURILE sunt resursele cheltuite pentru proiect.

Un proiect de succes se desfasoara in timpul pe care l-am hotarat, se realizeaza la costurile propuse si este realizat la standarde inalte – „facut sa dureze ”.

1.3 ETAPELE PROIECTULUI

Initiere/Conceptie:

Identificarea problemei si definirea scopului proiectului

Estimarea resurselor necesare

Pregatirea propunerii de proiect pentru a fi inaintata spre aprobare

II. Planificare

Realizarea unei planificari si a unui buget al proiectului

Impartirea resurselor si responsabilitatilor

III. Realizare

Pregatirea si derularea activitatilor

Urmarirea permanenta a costurilor si activitatilor (realizarea sarcinilor, incadrarea in timpii programati);

Realizarea de rapoarte periodice;

Evaluarea periodica a modului cum s-au realizat activitatile.

IV. Incheiere

Incheierea tuturor angajamentelor si contractelor legate de proiect;

Evaluarea finala .

1.4 CEREREA DE FINANTARE

Cererea de finantare este un document scris prin care se solicita sprijinul (material sau financiar) cuiva din afara organizatiei (finantator) in vederea implementarii unui proiect. Altfel spus este un document prin care organizatia isi vinde ideea de proiect unui finantator.

Ea contine atat capitole care sa descrie elementele de baza ale unui proiect (problema, scopul, obiectivele, metode si activitati, evaluare si monitorizare, resurse-buget) cat si capitole ca (justificarea proiectului, elementele de durabilitate-sustenabilitate, introducere, rezumat, titlu, anexe). In elaborarea a unei cereri de finantare exista o logica a redactarii capitolelor, diferita de logica de listarea finala a capitlolelor in document si deci de citire a lor.

Figura nr. 1. Ordinea de citire / scriere a cererii de finantare

Pasi in elaborarea propunerii (cererii) de finantare

1.4.1. PROBLEMA. IDENTIFICAREA SI DEFINIREA/DESCRIEREA PROBLEMELOR

Unul dintre cele mai importante elemente in pregatirea proiectului il constituie punctul de plecare: alegerea problemei prioritare – cea mai relevanta pentru noi ca si organizatie dar si pentru cei pentru care lucram. In acest scop trebuie identificate problemele majore existente, dintre care trebuie selectata una singura care va fi vizata de proiectul dumneavoastra. Organizatia aplicantă trebuie sa fie motivată si sa aiba prin misiunea si obiectivele sale – legatura cu problematica ridicata de interventia intr-un anumit domeniu.

Formularea/ descrierea problemelor

Un pas imediat urmator in redactarea unei cereri de finantare este si acela de FORMULARE A PROBLEMEI.

1. – problema este o stare negativa de fapt si nu lipsa unei solutii.

2. – in cadrul unei cereri de finantare vorbim despre probleme specifice organizatiei / comunitatii si nu despre probleme generale.

Formularea problemei sa fie facuta astfel incat sa furnizeze cititorului cat mai multe informatii specifice legate de ea. Astfel o PROBLEMA SPECIFICA este formulata ca un enunt ce descrie o situatie actuala, o anumita nevoie a societatii, care afecteaza anumiti oameni sau situatii, intr-un loc anume, pe o anumita perioada de timp.

De fiecare data cand se formuleaza specific o problema, se impun urmatoarele intrebari:

Care este problema (in ce consta starea negativa care se doreste a fi schimbata prin proiect)?

Cine are problema menționată? Câte persoane sau subiecți?

Unde sunt localizați beneficiarii (geografic)?

De când există problema/când se manifestă? Periodic, de la un anumit moment sau permanent.

Care sunt probele care vă sprijină afirmațiile? – statistici/studii/analize

(scrisori, chestionare, articole din presă, afirmațiile unor personalități/experți etc)

De ce organizația este cea mai în măsura să abordeze această problemă (

reprezentativitate, succese anterioare si resurse umane și materiale disponibile).

1.4.2. STABILIREA SCOPULUI PROIECTULUI

Este de fapt convertirea in forma pozitiva a problemei pe care dorim sa o rezolvam. Descrie situația dorita ca urmare a implementării proiectului – rezolvarea problemei in totalitate sau intr-o anumita proporție.

Scopul trebuie sa fie : atractiv pentru grupurile implicate in proiect, sa justifice necesitatea proiectului, sa fie exprimat ca stare, nu ca proces , sa nu contina in enunt conjunctia “si”( astfel s-ar intelege ca sunt formulate doua scopuri); sa a rezolve problema initiala (intr-o anumita proportie).

1.4.3. OBIECTIVELE PROIECTULUI

Obiectivele reprezintă pașii ce trebuie făcuți pentru a atinge scopul proiectului. Pe măsura ce obiectivele sunt îndeplinite, distanța dintre stadiul actual și scop se micșorează. În enuntarea obiectivelor trebuie evitată confundarea lor cu metodele- activitatile. Acestea descriu modul în care se îndeplinesc obiectivele. Obiectivele sunt un punct final, sau jaloane spre un punct final, în timp ce metodele sunt drumul pe care se ajunge acolo. În vederea formulării corecte a obiectivelor se va răspunde cu precizie la următoarele întrebări:

Care sunt zonele cheie (radacinile – cauzele problemei) pe care dorim să le schimbăm prin acest proiect?

Care este segmentul de populație care va fi implicat în schimbare?

Care este direcția schimbării pe care o dorim? (creștere sau îmbunătățire, descreștere sau reducere)

Care este gradul sau proporția schimbării?Care este termenul (sau intervalul de timp) prevăzut pentru atingerea gradului de schimbare?

Trebuie avută mare atenție atunci când se enunță obiectivele ca acestea sa nu se confunde cu activitățile. Acestea din urmă descriu cum se îndeplinesc obiectivele. Obiectivele reprezintă "un sfârșit", în timp ce metodele reprezintă "un drum". Cea mai bună regulă de deosebire a lor este următoarea: dacă există un singur mod de a îndeplini obiectivul pe care l-ați enunțat, probabil că, de fapt, ați enunțat o acțiune. O altă metodă de a verifica dacă ceea ce se enunță este un obiectiv bine formulat sau nu, este folosirea inițialelor unor cuvinte care reprezintă caracteristicile pe care trebuie să le întrunească obiectivele, inițiale care, una lângă alta, compun cuvântul englezesc SMART (isteț):

Specific – este obiectivul clar: cine, ce, când, unde, cum, grup-țintă?

Măsurabil – sunt măsurabile rezultatele?

A bordabil – este un obiectiv care poate fi, în general, atins?

Realist – are organizația resursele necesare pentru atingerea lui în timpul dat?

T – încadrare în Timp – există un termen limită?

Obiectivele pot fi distribuite in timp: pe termen scurt, mediu sau lung, depinzand de proiect. Dar intotdeauna obiectivele trebuie programate , incadrate in timp.

1.4.4. BENEFICIARII PROIECTULUI

Înainte de a scrie un proiect este foarte important să decidem cine sunt “actori” –stackholders – proiectului, de ei depinde foarte mult reușita proiectului. Între ei sunt implementatori, beneficiari direcți și beneficiari indirecți. De regulă, grupul țintă este determinat de problema identificată și poate fi extrem de redus sau foarte larg. De exemplu, grupul țintă poate fi constituit depotentiali consumatori de droguri ; (nu știm exact numărul lor, dar știm că există). Beneficiarii direcți ai unui proiect pot fi 400 de tineri, cu vârsta de 15-19 ani din liceul Y al orasului Iasi. Ei vor fi cei care vor beneficia direct în urma proiectului. Beneficiarii indirecți vor fi familiile acestora, tinerii din celelalte licee – cu care acestia vor intra in contact, cadrele didactice, comunitatea locala.

Figura 2. Beneficiari proiectului

Este important să definim cât mai exact cele trei categorii de beneficiari ai proiectului nostru pentru a ști exact cui ne adresăm și prin ce mijloace. Tot în funcție de numărul de beneficiari putem face și un calcul al eficienței intervenției noastre. Este un calcul economic, care poate nu întotdeauna se justifică în cadrul unor proiecte cu componentă socială, dar care ne oferă o imagine a efortului nostru.

1.4.5. OPERATIONALIZAREA OBIECTIVELOR PROIECTULUI IN ACTIVITATI

Reprezinta un demers realizat pentru indeplinirea unui obiectiv.

În aceasta etapă trebuie să determinați ce anume trebuie făcut pentru atingerea fiecărui obiectiv (stabilirea acțiunilor), sarcinile care trebuie îndeplinite în cadrul fiecărei acțiuni (informații esențiale în evaluarea necesarului de resurse și planificarea în timp), personalul necesar. Resursele utilizate în aceste activități se vor regăsi în buget.

Pasi in dezvoltarea unui plan de actiune coerent:

1. Analiza fiecarui obiectiv in parte.

2. Gandirea activitatilor astfel incat sa conduca la atingerea obiectivului analizat si apoi hotarati pe care sa le urmati.

3. Dezvoltarea un PLAN DE ACTIUNE care sa includa: perioada de timp; lista de sarcini, numele prs – proiectului, de ei depinde foarte mult reușita proiectului. Între ei sunt implementatori, beneficiari direcți și beneficiari indirecți. De regulă, grupul țintă este determinat de problema identificată și poate fi extrem de redus sau foarte larg. De exemplu, grupul țintă poate fi constituit depotentiali consumatori de droguri ; (nu știm exact numărul lor, dar știm că există). Beneficiarii direcți ai unui proiect pot fi 400 de tineri, cu vârsta de 15-19 ani din liceul Y al orasului Iasi. Ei vor fi cei care vor beneficia direct în urma proiectului. Beneficiarii indirecți vor fi familiile acestora, tinerii din celelalte licee – cu care acestia vor intra in contact, cadrele didactice, comunitatea locala.

Figura 2. Beneficiari proiectului

Este important să definim cât mai exact cele trei categorii de beneficiari ai proiectului nostru pentru a ști exact cui ne adresăm și prin ce mijloace. Tot în funcție de numărul de beneficiari putem face și un calcul al eficienței intervenției noastre. Este un calcul economic, care poate nu întotdeauna se justifică în cadrul unor proiecte cu componentă socială, dar care ne oferă o imagine a efortului nostru.

1.4.5. OPERATIONALIZAREA OBIECTIVELOR PROIECTULUI IN ACTIVITATI

Reprezinta un demers realizat pentru indeplinirea unui obiectiv.

În aceasta etapă trebuie să determinați ce anume trebuie făcut pentru atingerea fiecărui obiectiv (stabilirea acțiunilor), sarcinile care trebuie îndeplinite în cadrul fiecărei acțiuni (informații esențiale în evaluarea necesarului de resurse și planificarea în timp), personalul necesar. Resursele utilizate în aceste activități se vor regăsi în buget.

Pasi in dezvoltarea unui plan de actiune coerent:

1. Analiza fiecarui obiectiv in parte.

2. Gandirea activitatilor astfel incat sa conduca la atingerea obiectivului analizat si apoi hotarati pe care sa le urmati.

3. Dezvoltarea un PLAN DE ACTIUNE care sa includa: perioada de timp; lista de sarcini, numele persoanelor responsabile pentru fiecare sarcina, lista a resurselor necesare inclusiv materialele, echipamentul necesar si fondurile.

4. Repetarea aceluiasi proces pentru fiecare obiectiv al proiectului in parte.

5. La sfarsit se pot ordona toate activitatile rezultate intr-o succesiune cronologica.

6. Planurile de activitate trebuie sa fie cat mai flexibile pentru a raspunde neprevazutului.

Planificarea in timp a activitatilor.Scopul planificarii este de a estima timpul necesar pentru fiecare activitate, elaborarea unui buget realist, stabilirea responsabilitatii si a resurselor umane necesare, monitorizarea proiectului.

Metode folosite: Diagrama Gantt

Rezultatele proiectului reprezinta ceea ce se doreste a se obtine masurabil, concret, pe durata implementarii proiectului si la sfarsitul lui. Rezultatele: fie ca se pot se limita la cadrul proiectului , fie ca apar ca si consecinta a implementarii proiectului.

1.4.6. MONITORIZARE SI EVALUARE

Evaluarea este procesul de examinare sistematica si independenta a proiectului, realizata la momente prestabilite, pentru a determina gradul de atingere a obiectivelor propuse si de obtinere a impactului si rezultatelor planificate.

Monitorizarea este procesul de supraveghere continua a implementarii proiectului cu scopul de a asigura ca activitatile sunt derulate folosind resursele alocate, conform planului si cu rezultatele dorite; este procesul de colectare sistematică și analizare a informațiilor cu privire la activitățile din proiect.

Activitatea de monitorizare și evaluare trebuie inclusa în planificare, iar costurile necesare trebuie cuprinse în buget.

Planul de evaluare trebuie să cuprindă referiri la modul cum vor fi culese informațiile cu privire la derularea proiectului (cum se va face monitorizarea) și la felul în care se va aprecia măsura în care au fost atinse obiectivele și s-au obținut rezultatele preconizate. Pentru ca aceasta secțiune să fie credibilă trebuie specificat modul de colectare și interpretare al informațiilor, din care pot face parte: chestionarele, interviurile, observațiile, feedback-ul neformalizat. Este preferabil ca datele să fie cantitative, ele oferind evaluatorului informații măsurabile, tangibile asupra progresului proiectului. Acțiunile de evaluare se pot realiza la mai multe momente din desfășurarea unei acțiuni.

La început de proiect se poate face o evaluare a stadiului inițial. Ea servește la enunțarea obiectivelor și alegerea metodelor cele mai eficiente.

Evaluarea intermediara oferă o prima imagine asupra succesului proiectului. Ea poate informa dacă metodele alese au fost corecte sau dacă necesită ajustări, dacă obiectivele sunt realiste.

Evaluarea finală apreciază modul în care situația finală se apropie de cea ideală descrisă în scopul proiectului.

Evaluarea de impact (ex-post factum) – se realizeaza la un interval de timp apreciabil dupa terminarea proiectului (de obicei de ordinul anilor) pentru a verifica care a fost impactul proiectului, ce efecte pozitive sau negative pe termen lung a produs proiectul.

Pentru a evalua procesul folosim anumiti indicatori, variabile (expresii) cantitative sau calitative care reflecta progresul realizat in vederea obtinerii rezultatelor asteptate si a indeplinirii obiectivelor stabilite (Insicatori : Cantitativi; Calitativi, Comportamentali).

In concluzie :

1.4.7. BUGETUL PROIECTULUI

Este foarte important sa stim din ce surse acoperim cheltuielile generate de posibila implementare a proiectului. Astfel elaborarea bugetului presupune anticiparea costurilor legate de implementarea proiectului.

Tipuri de costuri:

Elaborarea bugetului

Pentru a realiza un buget cât mai realist trebuie :

Sa fie incluse cheltuielile absolut necesare. Bugetul trebuie să fie fezabil – trebuie să asigure funcționarea activității în economia reală, nu doar pe hârtie – deci trebuie stabilite și estimate cât mai precis posibil toate categoriile de cheltuieli necesare pentru realizarea obiectivelor activităților respective, în condițiile de calitate necesare în proiect. Orice omisiune esențială duce, în faza de implementare efectivă, fie la solicitarea de fonduri suplimentare peste cele aprobate, de multe ori echivalentă cu anularea proiectului, fie la solicitări de modificare a bugetului, acceptate de finanțatori în mod excepțional și doar între anumite limite.

Co-finanțarea (contribuția proprie), trebuie dovedita cu documente referitoare la dispunerea de bunurile materiale și personalul (așa-numita contribuție în natură) precum și de resursele financiare care reprezintă, ca valoare totală în bugetul proiectului, cel puțin procentul minim solicitat de finanțator

Contribuția organizației . Marea majoritate a finanțatorilor impun solicitantului de fonduri condiția de a contribui la proiect cu o sumă variind între 10-30% din bugetul total al proiectului. Mulți solicitanți de fonduri, în special dintre cei mai puțin experimentați se sperie de acest lucru, considerând că, pe de o parte, dacă nu beneficiezi de finanțări nu ai cum să dispui de fonduri pe care să le pui la dispoziție ca și contribuție a organizației, iar neavând fonduri pentru contribuția proprie nu ai cum să obții finanțări.

1.4.8. JUSTIFICAREA PROIECTULUI

Chiar dacă este inclus în categoria “elemente de piață”, acest capitol este unul dintre cele mai importante ale propunerii de finanțare și aproape nelipsit din nici unul din formularele de propuneri de finanțare. Prin intermediul său, finanțatorul trebuie convins de următoarele aspecte:

Problema abordată este cu adevărat o problemă, în sprijinul acestui lucru trebuind aduse rezultatele unor studii, cercetări, opinii ale unor specialiști care se bucură de autoritate în domeniul respectiv, dar și opinii ale celor afectați de problema respectivă.

Amânarea rezolvării problemei are repercusiuni foarte serioase asupra unui număr semnificativ de mare de persoane. In cazul în care efectele nerezolvării problemei se răsfrâng și asupra unor persoane care nu sunt afectați în mod direct de problema respectivă, acest lucru trebuie evidențiat.

Organizația este capabilă să abordeze problema în cauză. In sprijinul acestei afirmații trebuie aduse toate argumentele posibile care pot ține de experiența organizației în domeniu și realizările înregistrate până la momentul actual și/sau de pregătirea și experiența membrilor organizației.

1.4.9. DURABILITATEA PROIECTULUI

In foarte multe cazuri, o problemă nu este rezolvată printr-un proiect, ci doar ameliorată până într-un anumit stadiu. In alte cazuri, problema poate să fie rezolvată, dar dacă nu se continua susținerea, cu consecvență a anumitor activități, ea poate să reapară. Din aceste motive, în general, finanțatorii doresc să se asigure de faptul că după epuizarea fondurilor pe care ei le acordă, organizația va fi în măsură să atragă bani, astfel încât activitățile menite să ducă la rezolvarea definitivă a problemei și la împiedicarea reapariției ei să poată continua. Potențialele surse de finanțare viitoare pot include: granturi ale altor finanțatori , taxe pe servicii prestate sau încasări din vânzarea produselor rezultate din proiectul respectiv , programe de dotare (sau autodotare) , granturi ale aceluiași finanțator (la o finanțare ulterioară) , alte surse de finanțare , parteneriate pe termen lung cu alte institutii.

Este de dorit includerea în aceasta secțiune a unui buget prospectiv, detaliat, care să scoată în evidență echilibrul financiar ulterior. Dacă aveți în vedere să obțineți o altă tranșă de finanțare, este bine să-l înștiințați pe finanțator încă de la început despre acest lucru și să motivați temeinic nevoia de asistență ulterioară.

1.4.10. INTRODUCEREA

Introducerea are rolul de a familiariza finanțatorul cu organizația și preocupările ei în domeniul în care se încadrează problema. Finanțatorul trebuie să afle din această secțiune care sunt misiunea, scopul și obiectivele organizației, în ce programe/ proiecte s-a implicat până în prezent, care este legătura organizației cu problema.

1.4.11. REZUMATUL

Rezumatul reprezinta o descriere concisa si clara a cererii de finantare. El se gaseste la inceputul cererii dar este ultima componenta scrisa. Utilitatea sa este dată de următoarele rațiuni:

un rezumat bine întocmit îl ajută pe cel care citește propunerea de finanțare să înțeleagă încă de la început despre ce este vorba și să parcurgă cu mai multă ușurința celelalte capitole ale propunerii;

prin intermediul rezumatului, solicitantul poate trezi interesul finanțatorului pentru propunerea de finanțare pe care o are în față;

de multe ori finanțatorul nu are răbdarea să parcurgă întreaga propunere de finanțare, astfel încât rezumatul îi poate oferi o imagine lămuritoare a proiectului pe care este solicitat să îl finanțeze.

Un rezumat de aproximativ o pagină care ar trebui să cuprindă:

enunțul problemei care urmează a fi abordată în cadrul proiectului;

scurtă prezentare a organizației, insistând pe legătura dintre aceasta și problemă;

scopul și obiectivele proiectului; scurtă prezentare a mijloacelor prin care se va urmări atingerea obiectivelor; scurtă prezentare a planului de evaluare;

menționarea costului total al proiectului, a fondurilor deja asigurate, a fondurilor solicitate finanțatorului căruia îi este adresată propunerea și a celor solicitate de la alți finanțatori.

1.4.12. TITLUL PROIECTULUI

Titlul proiectului trebuie să fie clar și concis formulat, ușor de reținut, nu mai lung de 10 cuvinte, dar în aceași timp descriptiv. De obicei, titlul trebuie: să fie descriptiv, să scoată în evidență rezultatele proiectului și nu metodele folosite, să descrie avantajele pe care le vor câștiga beneficiarii sau societatea de pe urma proiectului si neaparat să fie clar, concis, și ușor de ținut minte .

1.4.13. ANEXE

Faptul că această secțiune poartă numele pe care îl poartă i-ar putea face pe unii să creadă că este mai puțin importantă. Este o logică total greșită, anexele putând juca un rol decisiv în determinarea opțiunii finanțatorului în sensul aprobării sau respingerii propunerii noastre. Anexele pot contribui într-o mare măsură la conturarea unei imagini favorabile a organizației și proiectului în ochii finanțatorului. In anexa la formularul de solicitare pot exista o serie de documente solicitate de finantator, precum:

Curriculm Vitae al coordonatorului proiectului

copie dupa actele de infiintare a entitatii solicitante

copie dupa statutul organizatiei

copie dupa codul fiscal

acte doveditoare privind sediul si patrimoniul

situtiile financiare anuale

documente care sa ateste parteneriatul sau colaborarea cu alte organizatii

alte documente relevante privind activitatea organizatiei

In afară de acestea, solicitantul de fonduri poate să adauge orice alte materiale care vin în sprijinul celorlalte capitole.

1.4.14. SCRISOAREA DE INSOTIRE

Prin scrisoarea de intenție, solicitantul de fonduri îl informează pe finanțator cu privire la conținutul dosarului pe care îl are în față (la ce proiect se referă), rugându-l să îl analizeze și să îi răspundă în ce măsură ar fi posibilă finanțarea lui. Este de recomandat să scoatem în evidență motivele pentru care ne adresăm finanțatorului în cauză.

Capitolul II. UTILIZAREA PROGRAMULUI MICROSOFT WORD IN PROPUNEREA DE PROIECT

2.1 IDENTIFICAREA IDEII PROIECTULUI SI A SURSEI DE FINANTARE

2.1.1 TITLUL PROIECTULUI

“Comunitatea Secolului XXI” program de ajutorare a persoanelor fara adapost si a famililor cu venituri mici.

2.1.2 PREZENTARE GENERALA

“Persoana vine în primul rând, hârtiile sunt doar o înregistrare a ceea ce ați făcut – și ocupa locul doi”, este descrierea Organizatiei noastre de caritate. “Comunitatea Secolului XXI” folosește pentru a ajuta oamenii să depășească obstacolele pentru a primi un loc de muncă. Are o experienta vasta, si de durata, în furnizarea de sprijin persoanelor vulnerabile prin proiecte. În proiectul “Comunitatea Secolului XXI”, organizația se concentrează asupra familiilor fără adăpost, cu parinti fara loc de munca.

Succesul proiectului se bazează foarte mult pe personalul său, ales prin nivelul lor ridicat de angajament și de empatie – care construiesc relații bazate pe încredere și onestitate cu participanții. Tipic pentru abordarea proiectului este faptul că participanții sunt cautati în comunitatea locală, refugii pentru femei și centre de copii – locuri unde parintii fara loc de munca se pot aduna. Ei sunt atent alesi pentru a se asigura că acestia pot beneficia de pe urma proiectului.

Odată recrutați, mai multe ore de sprijin unu-la-unu este oferit pentru a ghida participanții în ocuparea forței de muncă sau formarea continuă. Critic, sprijinul este făcut pentru a măsura fiecare participant, să răspundă nevoilor lor pentru aceasta călătorie.

Succesul acestei abordări personalizate a însemnat că “Comunitatea Secolului XXI” a atins obiectivele sale doar la jumătatea proiectului – cu 165 de oameni inscrisi si 25 de locuri de muncă create pentru persoanele de la una dintre cele mai vulnerabile grupuri din societate.

2.1.3 LOCALIZARE

Spatiul destinat Centrului este situat in Aleea Alexandru nr. 4, Sector 1, Bucuresti.

2.1.4 STABILIREA SCOPULUI SI OBIECTIVELOR

Proiectul se incadreaza in:

Programul Operational Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane – POSDRU

Axa Prioritara 6 “Promovarea incluziunii sociale”

Domeniul Major de Interventie 6.2 “Imbunatatirea accesului si a participarii grupurilor vulnerabile pe piata muncii”

Proiectele strategice din cadrul POS DRU sunt proiecte implementate la nivel național, sectorial sau multi-regional, punându-se accent pe promovarea proiectelor în parteneriat, inclusiv prin cooperare transnațională.

În cadrul acestei cereri de propuneri de proiecte strategice sunt promovate proiecte care

urmăresc facilitarea accesului pe piața muncii a grupurilor vulnerabile în vederea evitării

excluziunii și marginalizării sociale, dezvoltarea și furnizarea programelor de formare pentru

dezvoltarea competențelor și calificărilor de bază, promovarea unei piețe inclusive a muncii,

precum și dezvoltarea oportunităților de integrare socială și profesională a grupurilor vulnerabile.

Alocarea financiară pentru această cerere de propuneri de proiecte este 22.796.284,6 lei din care 91,40% din Fondul Social European și 8,60% din cofinanțarea națională.

Fondul Social European (FSE) este instrumentul principal prin care Uniunea Europeană finanțează obiectivele strategice ale politicii de ocupare. De 50 de ani, Fondul Social European a investit în programe dedicate creșterii gradului de ocupare în statele membre UE.
Pentru perioada de programare 2007- 2013, scopul intervențiilor Fondul Social European este de a susține statele membre să anticipeze și să administreze eficient schimbările economice și sociale. Regulamentul Parlamentului European și al Consiliului nr. 1081/2006 privind Fondul Social European propune domeniile și principiile prin care se poate realiza dezvoltarea resurselor umane in periodata urmatoare.

Fondul Social European finanțează următoarele priorități:

Creșterea adaptabilității lucrătorilor și întreprinderilor;

Creșterea accesului și a participării pe piața muncii;

Promovarea incluziunii sociale prin lupta împotriva discriminării și facilitarea accesului pe piața muncii pentru persoanele dezavantajate.

Statele membre și regiunile Uniunii Europene au acces la finanțare din Fondul Social European în cadrul unei perioade de programare de șapte ani. Actualul exercițiu de programare se desfășoară pe perioada 2007-2013. Pentru a beneficia de asistența Fondul Social European, statele membre elaborează programe operaționale prin care se stabilesc prioritățile de finanțare.
În regiunile mai puțin dezvoltate care se înscriu sub obiectivul convergență, Fondul Social European susține:

Investițiile în capital uman, în special prin îmbunătățirea sistemelor de educație și formare;

Acțiuni având drept scop dezvoltarea capacității instituționale și a eficienței administrațiilor publice, la nivel național, regional sau local.

Valoarea asistenței financiare nerambursabile acordate

Valoarea totală eligibilă a unui proiect strategic poate fi cuprinsă între:

Minim 1.850.000 Lei și

Maxim 18.500.000 Lei.

Durata maximă de implementare a unui proiect este de maxim 3 (trei) ani.

Obiectivele noastre sunt:

Pentru copii: Incercam sa oferim copiilor defavorizati programe gratuite “After-School”, locuri de joaca “open access” prin care copii, odata inregistrati, pot veni si pleca dupa cum doresc.

Pentru tineri: Vom creea cluburi de tineret in centrul nostru, oferim consiliere si ajutor pentru gasirea unui loc de munca, atat in Bucuresti cat si in alte zone ale tarii.

Vom organiza competitii sportive atat in cluburile de tineret cat si separate.

Programul nostru va oferi consiliere pentru tinerii cu varste intre 14 si 19 ani mai vulnerabili, pentru a isi imbunatatii nivelul de educatie, ocuparea fortei de munca, sau de a imbunatatii comportamentul si participarea la scoala.

Pentru adulti: Sfaturi: Va luptati cu datoriile si cu problemele de sanatate? Sesiunile noastre de sfaturi, care vor fii in fiecare saptamana sunt gratuite pentru persoanele cu venituri mici. Suport in gasirea unui loc de munca: Vom oferi orice tip de support pentru a ajuta persoanele defavorizate sa isi gaseasca un loc de munca, de la cautarea locului de munca, la cursuri de training, pana la sfaturi.

Activitati pentru batrani: Vom avea in fiecare saptamana cluburi pentru persoanele in varsta.

Cu toții avem ceva de oferit, și avem nevoie de un pic de ajutor. Programul ostrum încurajaza vecinii să se cunoască unii pe alții, să se sprijine reciproc și să lucreze la îmbunătățirea comunităților lor.

2.2 ELABORAREA IDEII PROIECTULUI SI A SURSEI DE FINANTARE

2.2.1 STABILIREA ACTIVITATILOR SI DESCRIEREA DETALIATA A SUBACTIVITATIILOR PROIECTULUI

Pentru o buna desfasurare si control a implementarii proiectului vor fi stabilite jaloanele astfel:

Stabilirea Managerului de Proiect

Stabilirea Proiectantului de proiect

Crearea caietului de sarcini

Licitarea caietului de sarcini

Amenajare Sediu

Achizitionare mobilier si echipamente

Angajare personal

Promovare servicii

Pentru punerea in practica si realizarea jaloanelor se vor desfasura urmatoarele activitati:

Activitatea 1: Stabilirea managerului de proiect

Subactivitatea 1.1: Selectia managerului de proiect se va face cu ajutorul unei societati specializate pe resurse umane unde se vor stabili calitatile, experienta si raspunderile managerului de proiect;

Subactivitatea 1.2: Se vor stabili salariul, responsabilitatile, bonusurile si se va semna contractul;

Activitatea 2: Stabilirea proiectantului

Subactivitatea 2.1: Stabilirea Proiectantului. Proiectantul va fi Dl. Ciobanu Catalin-Laurentiu

Subactivitatea 2.2: Se vor stabili responsabilitatile, remuneratia si se va semna contractul;

Subactivitatea 2.3: Finalizare proiect. Se vor clarifica toate detaliile si solutiile tehnice privind proiectul.

Activitatea 3: Crearea caietului de sarcini

Subactivitatea 3.1: Creare caiet de sarcini. Se va crea un caiet de sarcini ce va cuprinde toate modificarile si modernizarile sediului.

Subactivitatea 3.2: Verificarea caietului de sarcini. Se va verifica conformitatea caietului de sarcini cu normele de siguranta, comfort si calitate pentru desfasurarea activitatii in bune conditii;

Activitatea 4: Licitarea caietului de sarcini

Subactivitatea 4.1: Expunerea licitatiei. Se va face prin trimiterea unor invitatii de participare la licitatia proiectului a constructorilor;

Subactivitatea 4.2: Licitarea. Se va sustine licitatia si se vor studia ofertele;

Subactivitatea 4.3: Desemnarea constructorului. Se va alege cea mai buna oferta si se va incheia contractual cu constructorul.

Activitatea 5: Amenajare Sediu

Subactivitatea 5.1: Reparatii instalatii sanitare. Se vor schimba toate instalatiile sanitare

Subactivitatea 5.2: Se vor efectua reparatii interioare constand in repararea peretilor si zugravirea acestora, acolo unde este cazul;

Subactivitatea 5.3: Se vor amenaja sala de fitness si locurile de joaca pentru copii.

Activitatea 6: Achizitionare mobilier si echipamente

Subactivitatea 6.1: Se va prospecta piata;

Subactivitatea 6.2: Se vor achizitiona echipamentele de fitness si echipamentele necesare locului de joaca pentru copii.

Subactivitatea 6.3: Se va achizitiona software necesar pentru persoanele cu dizabilitati.

Activitatea 7: Angajare personal

Personalul va fi format din 2 instructori fitness, 2 profesori after-school si 1 contabil autorizat. Administratorul va fi Dl. Ciobanu Catalin-Laurentiu iar managementul societatii va fi asigurat de catre titularul proiectului, Ciobanu Catalin-Laurentiu.

Subactivitatea 7.1: Depunerea CV-urilor de catre potentialii salariati;

Subactivitatea 7.2: Sustinerea interviurilor si alegerea personalului;

Activitatea 8: Promovare servicii

Promovarea serviciilor vor consta in construirea unui website propriu si promovarea acestuia pe site-urile de specialitate si cu ajutorul motorului de cautare Google;

Subactivitatea 8.1: Website-ul va fi realizat de catre managerul de proiect, Dl. Ciobanu Catalin-Laurentiu. Pentru aceasta, va trebui cumparat un domeniu de la o firma de specialitate;

Subactivitatea 8.2: Promovarea website-ului se va realize pe site-urile de specialitate si cu ajutorul motorului de cautare pe internet Google.

2.2.2 DURATA ACTIVITATILOR SI PLANIFICAREA CALENDARISTICA A PROIECTULUI

Durata de implementare a proiectului este de 7 luni.

Prin aprobarea finantarii cerute prin proiect se vor putea demara activitatile proiectului incepand cu data de 01.03.2013, acesta fiind structurat astfel:

Activitatea 1: Stabilirea Managerului de proiect

Subactivitatea 1.1: Stabilirea managerului de proiect va incepe la data de 01.03.2013 si va dura 1 zi;

Subactivitatea 1.2: Stabilirea salariului, responsabilitatilor si semnarea contractului cu managerul de proiect va incepe la data de 04.03.2013 si va dura 1 zi;

Activitatea 2: Stabilirea Proiectantului de Proiect

Subactivitatea 2.1: Stabilirea proiectantului de proiect va incepe la data de 05.03.2013 si va dura 2 zile;

Subactivitatea 2.2: Stabilirea salariului, responsabilitatilor si semnarea contractului cu proiectantul de proiect va incepe la data de 07.03.2013 si va dura 1 zi.

Subactivitatea 2.1: Finalizarea proiectului va incepe la data de 08.03.2013 si va dura 1 zi.

Activiatea 3: Caietul de Sarcini:

Subactivitatea 3.1: Crearea caietului de sarcini va incepe la data de 11.03.2013 si va dura 2 zile;

Subactivitatea 3.2: Verificarea caietului de sarcini va incepe la data de 13.03.2013 si va dura 2 zile;

Activitatea 4: Licitarea Caietului de Sarcini:

Subactivitatea 4.1: Expunerea licitatiei va incepe la data de 15.03.2013 si va dura 5 zile;

Subactivitatea 4.2: Licitarea va incepe pe data de 22.03.2013 si va dura 3 zile;

Subactivitatea 4.3: Desemnarea constructorului va incepe pe data de 27.03.2013 si va dura 3 zile;

Activitatea 5: Amenajare Sediu

Subactivitatea 5.1: Reparatiile instalatiilor sanitare vor incepe pe data de 01.04.2013 si vor dura 15 zile;

Subactivitatea 5.2: Reparatiile interioare vor incepe la data de 22.04.2013 si vor dura 60 de zile;

Subactivitatea 5.3: Amenajarea salii de fitness si locurilor de joaca pentru copii va incepe pe data de 15.07.2013 si va dura 30 zile;

Activitatea 6: Achizitionare mobilier si echipamente

Subactivitatea 6.1: Prospectarea pietei va incepe pe data de 26.08.2013 si va dura 3 zile;

Subactivitatea 6.2: Achizitionarea mobilierului si echipamentelor va incepe la data de 29.08.2013 si va dura 3 zile;

Subactivitatea 6.3: Achizitionarea software-ului specializat va incepe pe data de 03.09.2013 si va dura 1 zi;

Activitatea 7: Angajare Personal

Subactivitatea 7.1: Depunerea CV-urilor va incepe pe data de 04.09.2013 si va dura 7 zile;

Subactivitatea 7.2: Sustinerea interviurilor si alegerea persoanelor va incepe pe data de 13.09.2013 si va dura 3 zile;

Activitatea 8: Promovare servicii

Subactivitatea 8.1: Realizarea Website-ului va incepe pe data de 01.07.2013 si va dura 14 zile;

Subactivitatea 8.2: Promovarea website-ului va incepe pe data de 18.07.2013 si va dura 2 zile.

2.3 ECHIPA DE MANAGEMENT SI ECHIPA DE IMPLEMENTARE A PROIECTULUI

Echipa responsabila cu implementarea si managementul proiectului va fi formata din titularul proiectului, manager proiect, proiectant si constructor.

Titularul de proiect este in acelasi timp si beneficiarul proiectului, el avand urmatoarele drepturi si obligatii:

Detine dreptul de reprezentare si de angajare in fapte comerciale.

Detine dreptul de decizie absoluta in privinta implementarii proiectului

Are obligatia sa puna la dispozitia organelor component date, documente si justificari privind desfasurarea proiectului.

Asigura buna comunicare intre manager, proiectant si constructor

Are obligatia sa asigura cofinantarea proiectului.

Managerul de proiect va fi selectat de catre beneficiarul proiectului acesta avand un rol de moderator intre partile implicate, se va urmari sa detina urmatoarele abilitati, cunostinte si experiente:

Tabelul Nr. 1: Conditile pentru angajarea Managerului de Proiect

Managerul de proiect se va afla in subordinea beneficiarului, acesta avand ca principale atributii oferirea de consultant beneficiarului proiectului, sa asigura transmiterea deciziilor beneficiarului catre proiectant si constructori, sa vegheze la legalitatea si buna desfasurare a activitatilor proiectului, acesta va avea urmatoarele drepturi si obligatii:

Are obligatia sa asigura transmiterea deciziilor luate de catre beneficiar catre proiectant si constructor

Raspunde de legalitatea actiunilor desfasurate prin proiect

Are obligatia sa gaseasca solutii la orice problem ce pot aparea pe parcursul desfasurarii proiectului

Are obligatia sa instinteze beneficiarul proiectului asupra oricaror problem

Nu are dreptul de decizie

Are obligatia sa supravegheze la buna desfasurare a proiectului

Are obligatia sa ofere consultant beneficiarului proiectului

Proiectantul va fi selectat de catre beneficiar, acesta va fi o societate comerciala cu obiect de activitate in domeniul proiectarii. La alegerea proiectantului se va urmari ca acesta sa aiba experienta in proiectarea structurilor de tip “Centru”, sa mai fi participat la implementarea unui proiect cu finantare europeana sis a aiba o viziune asupra arhitecturii si design-ului Centrului.

Principalele atributii ale proiectantului vor fi acelea de a realize schita constructiei, de a oferi cele mai bune solutii tehnice si de a oferi consultant beneficiarului, acesta va avea urmatoarele drepturi si obligatii:

Are obligatia sa respecte deciziile beneficiarului

Are obligatia sa ofere constructorului schitele tehnice in termenii stability

Constructorul va fi selectat de catre beneficiar, acesta va fi o societate comerciala cu activitate in domeniul constructiilor, specializata pe amenajare si dotare cladiri, acesta va fi ales prin licitatie unde se va urmari oferta cea mai buna privind calitatea si timpul de implementare a proiectului, acesta va avea rolul de a derula activitatile de amenajare si dotare, avand obligatia sa respecte schitele tehnice ale constructiei oferite de catre proiectant.

2.4 TIPURI DE RESURSE NECESARE SI BUGETUL PROIECTULUI

Bugetul estimate al proiectului este de 230.000 euro, din care 161.000 Euro vor fi fonduri europene nerambursabile acordate prin Fondul Social European – Accesul la locuri de munca si incluziunea sociala. Bugetul este impartit astfel:

2.5 STABILIREA POTENTIALELOR RISCURI ALE PROIECTULUI

Pentru buna desfasurare a proiectului este necesar sa se stabileasca riscurile ce pot influenta implementarea proiectului, impactul pe care o s ail aiba asupra acestuia dar si actiunile prin care aceste riscuri pot fi eliminate.

Tabelul Nr 3: Potentiale riscuri in calea proiectului

Capitolul III. UTILIZAREA PROGRAMULUI MICROSOFT EXCEL IN BUGETUL PROPUNERII DE PROIECT

In sensul larg, bugetul de proiect poate fi privit ca o planificare a proiectului din punct de vedere financiar. Pregatirea unui buget detaliat si realist permite o imagine mai clara a resurselor necesare atingerii obiectivelor proiectului. Astfel, bugetul atribuie valoarea financiara activitatilor proiectului, planificarea generala a proiectului “mergand mana in mana” cu cea a bugetului. De asemenea, reprezinta si un important instrument de control al resurselor financiare ale proiectului, orice abatere trebuie luata in considerare.

Etape in realizarea bugetului:

Planificarea activitatilor proiectului.

Estimarea cheltuielilor in detaliu, pentru fiecare activitate si subactivitate.

Estimarea potentialelor surse de venituri.

Reconcilierea diferentelor dintre cheltuieli si venituri.

Fluxul de numerar (bani pentru efectuarea platilor – sume, perioade)

Aprobarea bugetului.

Stabilirea unor procedure de supraveghere permanenta a costurilor comparativ cu bugetul, dupa inceperea proiectului.

Revizuirea si actualizarea periodica a bugetului.

Recomandari privind intocmirea bugetului:

Intocmirea unui buget correct va dura destul de mult, deci se incepe din timp.

Consultarea la intocmirea bugetului a tuturor persoanelor implicate in acesta. Vor fi mai multe sanse sa fie realist, in plus ne vom asigura ca el va fi inteles si acceptat in mod flexibil si nu privit ca o masura birocratica.

Bugetul trebuie sa corespunda cu contractual de finantare.

Se poate intampla ca finantatorul sa nu ofere suma total ape care o consideram necesara atunci cand scriem proiectul. Acesta poate avea doua motive: fie nu am explicat actiunea si costul ei asociat destul de clar, fie ca nu am calculate correct fondurile necesare. De mentionat ar fi estimarea contributiilor personale; este bines a atasam o prospectare a pietei ce ofera produse sau servicii similar, pentru a putea sustine estimarile de prêt facute.

Este bine sa explicam finantatorului ca daca ofera toata sum ape care am cerut-o (si care este bine justificata), proiectul nu va putea atinge toate obiectivele pe care le-am propus si ca ar trebui sa aiba in vedere acest fapt, mai ales atunci cand va evalua rezultatele proiectului nostru.

Tipuri de buget:

Buget pe Categorii de Cheltuieli – grupeaza veniturile si cheltuielile pe categorii.

Buget pe Categorii de Cheltuieli si pe Activitati – Grupeaza cheltuielile pe categorii si pe activitati, in cadrul acelui proiect.

Buget pe Surse – Grupeaza cheltuielile pe categorii si pe surse de finantare care participa cu fonduri. Acest tip de buget reprezinta, de obicei, forma sub care bugetul i se prezinta finantatorului caruia i se solicita fonduri, avand in vedere faptul ca orice finantator doreste sa stie cine mai sustine din punct de vedere financiar proiectul respective si in ce masura.

Daca doreste o detaliere privind modul in care s-a ajuns sa se prevada sumele aferente fiecarui tip de cheltuiala, se poate atasa si bugetul de tip b, pe activitati.

3.1 UTILIZAREA FORMATARII DATELOR IN BUGETUL PROIECTULUI

Bugetul estimat al proiectului este de 1.035.000,00 lei din care 724.500,00 lei vor fi fonduri europene nerambursabile.

3.2 UTILIZAREA REFERINTELOR RELATIVE SI ABSOLUTE IN BUGETUL PROIECTULUI

O referință identifică o celulă sau o zona de celule într-o foaie de lucru și comunică programului de calcul tabelar Microsoft Excel unde să caute valorile sau datele pe care intenționați să le utilizați într-o formulă.

Folosind referințe :

este posibil să utilizați date conținute în părți diferite ale unei foi de lucru într-o singură formulă sau să utilizați valoarea dintr-o celulă în mai multe formule.

este posibil să faceți referire la celule din alte foi din același registru de lucru și la alte registre de lucru. Referințele la celule din alte registre de lucru se numesc legături.

3.2.1. REFERINTA RELATIVA

Într-o formulă, o referință relativă la celulă, cum ar fi Al, se bazează pe poziția relativă a celulei care conține formula față de celula la care se face referire. Dacă poziția celulei care conține formula se modifică, se modifică și referința. Dacă se copiază formula de-a lungul rândurilor sau pe coloane, referința se ajustează automat. Implicit, formulele noi utilizează referințe relative.

3.2.2. REFERINTA ABSOLUTA

Dacă se dorește păstrarea rezultatului prin copierea sa într-o altă celulă, atunci în fața literei corespunzătoare coloanei și în fața cifrei corespunzătoare liniei se introduce simbolul $, formula introdusă având următorul aspect: =($C$2*$D$2)/2, în exemplul dat în imaginea de mai jos. Prin copierea formulei în celula alăturată, E6, se observă că s-a păstrat rezultatul deoarece și formula s-a păstrat nemodificată. În acest caz, s-a folosit referința absolută, adică formula copiată referențiază, fără nici o translatare, celulele originale. Astfel, dacă în fața literei celulei și în fața numărului celulei se plasează simbolul $, (sau se acționează tasta F4), referențierile utilizate devin deci absolute.

Figura 5 Folosirea referintei absolute in Bugetul Cheltuieli

Figura 6 Folosirea referintei relative in Calculul Salarilor Echipei de Proiect

3.3 UTILIZAREA FUNCTIEI SOLVER

Acest foarte puternic element de analiza foloseste mai multe variabile si restrictii ce se modifica pentru a gasi solutia optima de rezolvare a unei probleme. De asemenea se mai pot rezolva:

probleme de obtinere a valorilor extreme ale unor functii.

probleme de programare liniara si neliniara

probleme de programare in multimea numerelor intregi.

Cele mai cunoscute probleme in economie sunt cele de optimizare.

Acestea constau intr-o functie obiectiv care trebuie sa atinga un optim (minim sau maxim) si din niste restrictii ( limitari firesti ale existentului de resurse : de exemplu cumpararea de produse la un moment dat este limitata de suma avuta la dispozitie , fabricarea unor produse este limitata de cantitatea de materii materii prime detinuta.) Toate aceste variabile care intervin trebuie cuantificate numeric.

Figura 7 Caseta cu restrictii si constrangeri Solver

3.4 UTILIZAREA FUNCTIILOR VBA IN PROIECT

Scopul utilizarii limbajului de programare VBA este acela de a: scrie programe cu care :

a ) sa controlam comportarea obiectelor Excel.

b) sa realizam aplicatii complexe in diverse domenii de activitate.

Programul este o multime ordonata de instructiuni. Instructiunea defineste o actiune ; conform regulilor de sintaxa al limbajului de programare se comanda sistemului de calcul sa execute o instructiune.

Algorimul este un sistem de reguli care conduce de la informatia initiala la o solutie cu ajutorul unor Operatii:

succesive

ordonate

unic determinate.

Algorimul are ca forma de reprezentare :

limbajul pesudocod

schema logica

Obiectul este o entitate din lumea reala avand limite precise si un sens précis in contextul problemei studiate .

Un program (aplicatie) reprezinta o secventa de actiuni (operatii) care se executa

asupra unor entitati (valori sau obiecte).

Altfel spus un program (aplicatie in vba) consta intr-un set de instructiuni prin intermediul carora se transmite calcultorului :

ce operatii sa efectueze

in ce ordine

si asupra caror obiecte trebuie sa actioneze

Limbajul de programare VBA imbina utilizarea obiectelor cu posibilitatile folosirii tehnicii avansate de programare ( modularizare, structurare, folosirea instructiunilor de control a secventei de executie).

Limbajul de programare stabileste ce entitati pot fi prelucrate si in ce fel anume, dar si modul in care trebuie sa fie descrise atat entitatile, cat si actiunile.

Din punctul de vedere al programatorilor un obiect este o multime de date plus o serie de operatii (metode) care manipuleaza datele.

Figura 8 – Interfata formularului de alegere a meniului Bugetului Proiectului

Figura 9 – Fisierul Proiect si Codul VBA (Visual Basic Application) pentru Interfata formularului de alegere a meniului Bugetului Proiectului.

Capitolul IV. UTILIZAREA GANTT PROJECT IN REALIZAREA GRAFICULUI PROIECTULUI

4.1 ETAPELE REALIZARII UNUI GRAFIC UTILIZAND GANTT PROJECT

Gestionarea proiectelor cu ajutorul programelor este imperios necesara. Proiectele mai simple se pot gestiona cu Gantt Project cele mai complexe pot fi organizate cu ajutorul unor programe speciale de calculator, cum ar fi Microsoft Project.

Etapele principale de planificare a unui proiect sunt urmatoarele:

1. Stabilirea datei de incepere a proiectului

2. Stabilirea datei de finalizare a proiectului

3. Determinarea scopului proiectului ( a obiectivelor )

4. Alegerea metodologiei si a ciclului de viata a proiectului

5. Stabilirea metodelor de evaluare a proiectului

6. Enumerarea activitatilor, in functie de fazele proiectului, in ordinea in care vor fi realizate

7. Estimarea necesarului de personal pentru indeplinirea fiecarei activitati

8. Estimarea necesarului de resurse material necesare

9. Estimarea timpului de desfasurare a fiecarei activitati

10. Stabilirea nivelului de pregatire specifica necesare realizarii fiecarei activitati

11. Stabilirea relatiilor de dependent dintre activitati

12. Stabilirea punctelor de evaluare si control

Dezvoltarea unui plan de actiuni eficient depinde de intelegerea detaliata a activitatilor component, de estimarea realista a duratei fiecarei activitati, de stabilirea corecta a relatiilor de dependent dintre activitati si a ordinii in care urmeaza sa fie effectuate. De asemenea, necesarul de resurse trebuie determinat astfel incat fiecarei activitati sa-i fie alocate resursele necesare conform principiilor eficientei.

Figura 1. Adresa de la care se poate descarca gratuit produsul Gantt Project.

Figura 2. Crearea unui fisier de proiect cu Gantt Project.

Figura 3. Caseta dialog Task Proprieties

4.2 UTILIZAREA GRAFICULUI GANTT IN URMARIREA ACTIVITATIILOR

Graficul Gantt este o matrice care prezinta pe axa verticala lista activitatilor de efectuat. Fiecare linie contine o singura activitate identificata deobicei prin nume si un numar. Axa orizontala prezinta durata estimata a activitatii. Deasupra fiecarei activitati reprezentate printr-o linie orizontala cu lungimea determinata de timpul de desfasurare este recomandat sa se noteze numele persoanei responsabile pentru coordonarea activitatii si numarul de oameni necesar in functie de momentul de derulare a activitatii respective. Perioadele trebuie exprimate in aceleasi unitati de timp: ore, zile, saptamani, etc.

Drumul critic consta intr-un sir de activitati dependente una de cealalta ( inceperea unei activitati este conditionata de finalizarea celei anterioare ). Timpul total necesar realizarii tuturor activitatilor din “drumul critic” reprezinta timplu de realizare a proiectului respectiv. Activitatile care se afla pe drumul critic trebuie consemnate deoarece trebuie sa li se acorde o atentie sporita atat din partea managerului de proiect, cat si din partea persoanelor delegate cu responsabilitatea realizarii lor. Modificarile intervenite in derularea activitatilor din drumul critic perturba intreg proiectul.

Figura 6. Utilizarea programului Gantt Project in urmarirea activitatilor si resurselor umane in proiect

Figura 7. Graficul Gantt al Resurselor

BIBLIOGRAFIE

http://ec.europa.eu – Comisia Europeana (Fondul Social European)

http://www.community-links.org – Community Links England

http://www.fonduri-structurale.ro/Document_Files//resurseumane/00000030/l1tir_tmu3u_cpp165.pdf – Fonduri Structurale Axa 6 de prioritate

http://www.fseromania.ro – Fondul Social European

www.competentedigitale.ro/excel/referinte.html – Folosirea referinței relative, absolută sau mixtă, a unei celule în formule sau funcții

http://proiecteu.ro/index.php?option=com_content&task=view&id=16&Itemid=29 Argentina Gramada – Functia Solver

www.sitebirotica.go.ro – Argentina Gramada – “Utilizarea functiilor VBA”

http://proiecteu.ro/index.php?option=com_content&task=view&id=16&Itemid=29 Argentina Gramada – Microsoft Visual Basic

http://www.scritube.com/stiinta/informatica/Proiectarea-unui-sistem-inform61886.php

http://www.ganttproject.biz – Gantt Project Pagina Download

Roland Gareis –Happy project-Ed. ASE-2006-pag 19

Stefan Cojocaru- DESIGNUL PROPUNERILOR DE FINANTARE’’ –, Editura Lumen, 2004

“DEZVOLTAREA ORGANIZATIILOR COMUNITARE SI STIMULAREA PARTICIPARII CIVICE” – suport curs ; Asociatia Romana de dezvoltare Comunitara

“Obiectivele trebuie sa indeplineasca criteriile SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-based) si sa fie aliniate la strategia generala a organizatiei care executa proiectul.” -Sebastian Cazacu -Ce cuprinde documentul "DefinitiaProiectului" -www.managementul-proiectelor.ro/index.php?option=com_content&task=view&id=291&Itemid=86

Drogurile o amintire-Proiect pt reducerea consumului de droguri-Cojocaru Constantin-Designul propunerilor de finantare – Metodologie, modele de proiecte comentarii- Ed Lumen -2004-pag 323