Utilizarea Functiilor Programului Microsoft Excel In Crearea Unei Balante de Verificare
CUPRINS
CAPITOLUL 1…………………………………………………… …….6
Notiuni si concepte cu privire la balanta de verificare…………………..6
1.1.Istoric contabilitate…………………………………………………..6
1.2.Obiectul contabilitatii………………………………………………..8
1.3.Functiile contabilitatii………………………………………….….…8
1.4.Principalele forme de organizare contabila………………….……….9
1.5.Organismele normalizarii contabile…………………………………10
1.6.Principii contabile…………………………………………………. .11
1.7.Functionarea contabilitatii…………………………………………..15
1.8.Reguli generale………………………………………………………16
1.9.Organizarea contabilitatii……………………………………………17
1.10.Moneda si cursul de inregistrare…………………………………..20
1.11.Documente si register contabile……………………………………20
1.12.Sistemul conturilor…………………………………………………24
1.13.Contabilitatea si pozitia financiara…………………………………26
1.14.Contabilitatea si performanta financiara…………………………..28
1.15.Situatiile financiare(cadrul general)………………………………..29
CAPITOLUL 2 BALANTA DE VERIFICARE…………………….. ..31
2.1.Notiunea,continutul si functiile balantei de verificare………………31
2.2.Clasificarea balantelor contabile…………………………………….33
2.3.Balante de verificare…………………………………………… …..37
2.3.1.Balanta de verificare pe solduri finale incheiata pe
luna …anul 2007………………………………………………………..45
2.3.2.Balanta de verificare pe sume si solduri finale……………………46
2.3.3.Balanta de verificare pe rulaje (cu trei serii de egalitati)…………..47
2.3.4.Balanta de verificare cu patru serii de egalitati……………………49
CAPITOLUL 3………………………………………………………….52
3.1.Utilizare functiilor excel in Balanta de verificare…………… ……52
3.2.Utilizarea referintelor relative in calculul sumelor debitoare,
respective creditoare……………………………………………………………………..53
Calculul sumelor debitoare,respective creditoare…………………..53
3.3.Utilizarea referintelor in Balanta de verificare………………………54
Pozitiile din balanta sunt luate automat din nota contabila…………………………………………………………………54
3.4.Utilizarea functiei IF in calculul sumelor finale debitoare, respective creditoare………………………………………………………………..55
3.5.Utilizarea functiei Vlookup pe Balanta de verificare pentru
date corecte in foaia de calcul Cont de profit si perderi……………….57
Concluzii………………………………………..………………………61
Bibliografie…………………………………………..……… ……….62
Capitolul I
NOTIUNI SI CONCEPTE CU PRIVIRE LA BALANTA DE VERIFICARE
1.1.ISTORIC CONTABILITATE
Contabilitatea este știința și arta stăpânirii afacerilor, în care scop se ocupă cu "măsurarea, evaluarea, cunoașterea, gestiunea și controlul activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, precum și a rezultatelor obținute din activitatea persoanelor fizice și juridice", în care scop "trebuie să asigure înregistrarea cronologică și sistematică, prelucrarea, publicarea și păstrarea informațiilor cu privire la poziția financiară, performanța financiară și fluxurile de trezorerie, atât pentru cerințele interne ale acestora, cât și în relațiile cu investitorii prezenți și potențiali, creditorii financiari și comerciali, clienții, instituțiile publice și alți utilizatori" Contabilitatea s-a născut odată cu economia de subsistență a comunei primitive, desenele din peșterile rupestre nefiind altceva decât forme incipiente ale „socotelilor”: câte animale au fost, vânate și mâncate, câte piei s-au jupuit și câte haine au rezultat, etc.
Împreună cu economia în dezvoltare s-a perfecționat și „arta ținerii socotelilor”, punctul de cotitură reprezentându-l modelul matematic elaborat de Luca Paciolo di Borgia acum mai bine de 500 de ani, după care contabilitatea a devenit de neînlocuit, fără alternative, deopotrivă o știință și o artă în urmărirea existenței și mișcării capitalurilor și utilităților, al stabilirii rezultatelor activității și plasării lor, și totul de maniera că afacerile să beneficieze permanent de suportul bănesc necesar. Contabilitatea nu are hotare. Limitele ei teoretice, științifice și practice sunt fără sfârșit atât în ceea ce privește cuprinderea fenomenelor economice cât și al modului în care ele sunt sistematizate, prelucrate și prezentate, astfel că despre ea niciodată nu poți să pretinzi că știi totul.
Companiile, întreprinderile, instituțiile, societățile de orice fel și mărime, persoanele juridice din întreaga lume întocmesc „conturi” și situații financiare pentru a fi prezentate utilizatorilor de informații, proprietarilor, controlorilor, administratorilor, organelor fiscale, după o metodologie unică – iar aceasta este contabilitatea.
Din punct de vedere istoric, câteva repere merită a fi reținute. În lucrarea "Contabilitate generală" din 1947, ediția a 13-a, autorul, prof. univ. C. G. Demetrescu definește contabilitatea pe trei coordonate:
a) obiectul – contabilitatea este o ramură a științelor sociale care asigură înregistrarea metodică și ordonată a tuturor operațiilor privind mișcările de valori, de drepturi și obligații, precum și modificările determinate de rezultatele activității desfășurate;
b) scopul – contabilitatea are drept scop stabilirea situației economice și juridice a întreprinderii, exercitarea permanentă a unui control;
c) mijloacele – contabilitatea se folosește de mijloace proprii: conturi, balanțe de verificare, jurnale.
Conform Legii contabilității nr. 82/1991, contabilitatea este o activitate specializată în măsurarea, evaluarea, cunoașterea, gestiunea și controlul activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, precum și a rezultatelor obținute din activitatea presoanelor fizice și juridice […] trebuie să asigure înregistrarea cronologică și sistematică, prelucrarea, publicarea și păstrarea informațiilor cu privire la poziția financiară, performanța financiară și fluxurile de trezorerie, atât pentru cerințele interne ale acestora, cât și în relațiile cu investitorii prezenți și potențiali, creditorii financiari și comerciali, clienții, instituțiile publice și alți utilizatori.
Înregistrările care se efectuează zilnic constituie Contabilitatea primară.
Contabilitatea este o componentă a sistemului informațional economic. Evidența cronologică și sistematică a informațiilor economice se face pe baza documentelor justificative, având ca modalitate de exprimare și evaluare etalonul bănesc.
Contabilitatea modernă se bazează principiul dublei înregistrări. Această formă este cunoscută și sub numele de contabilitate în partidă dublă. Acest sistem presupune efectuarea a cel puțin două înregistrări pentru fiecare tranzacție: debitarea unui cont contabil și creditarea altuia. Suma tuturor debitărilor trebuie să fie întotdeauna egală cu suma tuturor creditărilor, putând astfel verifica ușor existența erorilor. Acest sistem a fost folosit deja în Europa medievală, posibil chiar în Grecia antică.
În anumite cazuri se folosește și contabilitatea în partidă simplă.
Înregistrerea cronologică a informațiilor economice se realizează cu ajutorul conturilor contabile, întocmindu-se Registrul-jurnal, iar înregistrarea sistematică se realizează prin întocmirea Registrului de Inventar și a Registrului Cartea Mare. Lucrările de sinteză care se întocmesc periodic sunt Bilanțul contabil și Contul de profit și pierdere. Verificarea corelațiilor se realizează cu ajutorul Balanței de verificare.
Arta contabilizării pe principii științifice era deja cunoscută în Italia înainte de 1495 când Luca Pacioli (1445 – 1517), cunoscut și ca Părintele Luca dal Borgo, a publicat la Veneția tratatul său de contabilitate.
Prima carte în limba engleză a fost publicată la Londra de John Gouge or Gough în 1543: A Profitable Treatyce called the Instrument or Boke to learn to knowe the good order of the kepyng of the famouse reconynge, called in Latin, Dare and Habere, and, in Englyshe, Debitor and Creditor.
1.2.Obiectul contabilității
Concepția juridică consideră că obiectul contabilității îl formează patrimoniul unui subiect de drept, privit prin prisma relațiilor juridice, adică drepturi și obligații pecuniare ale unei persoane fizice sau juridice, în corelație cu obiectele (bunurile, valorile) corespunzătoare.
Concepția economică definește ca obiect al contabilității circuitul capitalului privit sub aspectul destinației lui, respectiv capital fix și capital circulant, și sub aspectul modului de dobândire, respectiv capital propriu și capital străin (atras și împrumutat).
Conform Legii contabilității nr. 82/1991, obiectul contabilității patrimoniului îl constituie reflectarea în expresie bănească a bunurilor mobile și imobile, inclusiv solul, bogățiile naturale, zăcămintele și alte bunuri cu potențial economic, disponibilitățile bănești, titlurile de valoare, drepturile și obligațiile persoanelor fizice sau juridice (subiecți de drept), precum și mișcările și modificările intervenite în urma operațiunilor patrimoniale efectuate, cheltuielile, veniturile și rezultatele obținute de acestea.
În lucrarea „Bazele contabilității” din 1980, profesorul D. Rusu definește obiectul contabilității ca fiind ansamblul mișcărilor de valori, exprimabile în bani, dintr-un perimetru de mică sau mare întindere (regie autonomă, societate comercială, instituție publică, societate bancară etc.) precum și raporturile economico-juridice în care unitatea patrimonială este parte și care generează decontări bănești; calculele contabilității reflectă deodată mișcarea și transformarea mijloacelor precum și resursele în ordinea lor de formare și după destinația lor în procesul de reproducție. Aceasta este în prezent concepția școlii ieșene de contabilitate.
1.3.Funcțiile contabilității
Funcția de înregistrare și prelucrare a datelor constă în consemnarea, potrivit unor principii și reguli proprii, a proceselor și fenomenelor economice ce apar în cadrul unităților patrimoniale și se pot exprima valoric.
Funcția de informare constă în furnizarea de informații privind structura și dinamica patrimoniului, a situației financiare și rezultatelor obținute în scopul fundamentării deciziilor. Contabilitatea are o funcție de informare internă (pentru conducerea unității) și o funcție de informare externă (a terților).
Funcția de control gestionar constă în verificarea cu ajutorul informațiilor contabile a modului de păstrare și utilizare a valorilor materiale și bănești, de gospodărire a resurselor, controlul respectării disciplinei financiare etc.
Funcția juridică – datele furnizate de contabilitate și documentele de evidență servesc ca mijloc de probă în justiție, pentru a dovedi realitatea unor operații economice și a stabili răspunderea patrimonială pentru pagubele produse.
Funcția previzională – informațiile contabile aferente unei perioade deja încheiate pot fi folosite pentru determinarea tendințelor de evoluție a fenomenelor și proceselor economice viitoare.
1.4.Principalele forme de organizare contabilă
Contabilitatea întreprinderii (firmei) se organizează la nivelul întreprinderilor care produc bunuri, execută lucrări, prestează servicii. Contabilitatea firmei este organizată în dublu circuit, și anume:
contabilitatea financiară presupune urmărirea, controlul și prezentarea fidelă a patrimoniului, în ansamblu și pe structură, a situației financiare și rezultatului exercițiului, prin intermediul documentelor de sinteză, în scopul furnizării informațiilor necesare elaborării deciziilor economice. Are un caracter unitar pentru toți agenții economici, se organizează pe baza unor norme elaborate de autorități.
contabilitatea internă de gestiune (numită și managerială) are ca scop urmărirea analitică a gestiunii interne a unității, calcularea costurilor de producție, stabilirea rentabilității pe produse, lucrări, servicii, întocmirea bugetelor pe feluri de activități, furnizarea de informații necesare în procesul decizional.
contabilitatea instituțiilor publice este organizată la nivelul instituțiilor și administrației publice, unităților publice autonome perncția de înregistrare și prelucrare a datelor constă în consemnarea, potrivit unor principii și reguli proprii, a proceselor și fenomenelor economice ce apar în cadrul unităților patrimoniale și se pot exprima valoric.
Funcția de informare constă în furnizarea de informații privind structura și dinamica patrimoniului, a situației financiare și rezultatelor obținute în scopul fundamentării deciziilor. Contabilitatea are o funcție de informare internă (pentru conducerea unității) și o funcție de informare externă (a terților).
Funcția de control gestionar constă în verificarea cu ajutorul informațiilor contabile a modului de păstrare și utilizare a valorilor materiale și bănești, de gospodărire a resurselor, controlul respectării disciplinei financiare etc.
Funcția juridică – datele furnizate de contabilitate și documentele de evidență servesc ca mijloc de probă în justiție, pentru a dovedi realitatea unor operații economice și a stabili răspunderea patrimonială pentru pagubele produse.
Funcția previzională – informațiile contabile aferente unei perioade deja încheiate pot fi folosite pentru determinarea tendințelor de evoluție a fenomenelor și proceselor economice viitoare.
1.4.Principalele forme de organizare contabilă
Contabilitatea întreprinderii (firmei) se organizează la nivelul întreprinderilor care produc bunuri, execută lucrări, prestează servicii. Contabilitatea firmei este organizată în dublu circuit, și anume:
contabilitatea financiară presupune urmărirea, controlul și prezentarea fidelă a patrimoniului, în ansamblu și pe structură, a situației financiare și rezultatului exercițiului, prin intermediul documentelor de sinteză, în scopul furnizării informațiilor necesare elaborării deciziilor economice. Are un caracter unitar pentru toți agenții economici, se organizează pe baza unor norme elaborate de autorități.
contabilitatea internă de gestiune (numită și managerială) are ca scop urmărirea analitică a gestiunii interne a unității, calcularea costurilor de producție, stabilirea rentabilității pe produse, lucrări, servicii, întocmirea bugetelor pe feluri de activități, furnizarea de informații necesare în procesul decizional.
contabilitatea instituțiilor publice este organizată la nivelul instituțiilor și administrației publice, unităților publice autonome persoane juridice din învățământ, sănătate, apărare, cultură și artă etc. și urmărește execuția de casă a bugetului statului, bugetelor locale, bugetului asigurărilor sociale de stat, gestiunea datoriilor publice și alte operații financiare specifice sectorului neproductiv.
contabilitatea națională este organizată la nivelul economiei naționale și prezintă sintetic activitatea economică a unei națiuni urmărind evoluția indicatorilor macroeconomici, modificările în structura de ramură și teritorială a economiei, mărimea și structura avuției naționale, relațiile financiare și fluxurile monetare. Contabilitatea națională se obține pe alte căi decât prelucrarea documentelor justificative, apelându-se la statistică, serii matematice, centralizări de situații financiare ale entităților juridice și multe alte proceduri, toate însă respectând regulile contabile.
1.5.Organismele normalizării contabile
Companiile, întreprinderile, instituțiile, societățile de orice fel și mărime, persoanele juridice din întreaga lume întocmesc „conturi” și situații financiare pentru a fi prezentate utilizatorilor de informații, proprietarilor, controlorilor, administratorilor, organelor fiscale, după o metodologie unică – iar aceasta este contabilitatea.
Importanța contabilității în economia modernă este evidentă. Așa se face că organisme tot mai simandicoase din Uniunea Europeană și de pretutindeni se ocupă de organizarea și funcționarea contabilității ca o componentă fundamentală a afacerilor.
Poate că nu este lipsit de importanță să amintim câteva din organismele specializate, mai ales că, în continuare, ne vom mai întâlni cu ele:
Corpul Experților contabili și Contabililor autorizați din România (CECCAR);
Comitetul pentru Reglementarea Contabilității (ARC);
Federația Experților Contabili (FEE);
Federația internațională a Contabililor (IFAC);
Grupul Consultativ European pentru Raportare Financiară (EFERAG);
Consiliul pentru Raportare Financiară (FRC);
Consiliul pentru Standarde Internaționale de Contabilitate (IASB);
Fundația Comitetului pentru Standarde Internaționale de Contabilitate (IASCF);
Consiliul pentru Interpretarea Standardelor Contabile (SEC).
La toate acestea se adaugă comisii, consilii, asociații etc. zonale și internaționale, inclusiv din afara Europei, astfel încât se poate spune că soarta contabilității se află în cele mai bune mâini (și, evident, minți).
Organizarea contabilă și asigurarea ei corespunzător pretențiilor europene este totuși atributul fiecărei persoane juridice deținătoare și administrator de patrimoniu, inițiatoare și decizionară de acte comerciale, economice și bănești pentru că, după cum spune Legea contabilității (nr.82/1991, republicată 2007), contabilitatea nu trebuie confundată sau redusă la întocmirea și clasarea de documente sau alte înscrisuri, ci la conducerea financiară a societăților și instituțiilor, într-o manieră care să corespundă exigențelor actuale: integrarea europeană, libera circulație a bunurilor și a banilor, transparență în utilizarea resurselor și a fondurilor comunitare, întărirea capacității de reziliență financiară într-o economie concurențială și plină de obstacole.
Instrumente de lucru uzuale:
I.A.S. – Standardele Internaționale de Contabilitate;
I.F.R.S. – Standardele Internaționale de Raportare financiară;
I.P.S.A.S.– Standardele Internaționale de Contabilitate pentru Sectorul Public;
I.S.A. – Standardele Internaționale de Audit.
În afara lor mai sunt încă multe altele, dar ele fac parte din alfabetul contabil, iar în această carte nu ne-am propus și „alfabetizarea”.[3]
1.6.Principii contabile
Potrivit prevederilor Regulamentului Financiar al Uniunii Europene nr. 1605/2002 (art.203, 204) contabilitatea oricărei entități cu personalitate juridică funcționează după anumite principii și reguli (politici) contabile care își au originea în "convenția evaluării", conform căreia exprimarea monetară corectă este "regula de fier" a contabilității.
Principiile contabile conțin un ansamblu de reguli de conduită economică extinzând noțiunea de evaluare de la bunuri și relații financiare la evaluarea potențialului, evaluarea performanțelor, evaluarea perspectivelor etc., și numai în această accepțiune lărgită prevederea din I.A.S. nr. 1 cum că "evaluarea posturilor cuprinse în Situațiile financiare trimestriale și anuale se efectuează în conformitate cu anumite principii infailibile" dă valoare și sens contabilității ca sistem și model economic de conducere financiară a fiecărei persoane juridice.
În consecință, evaluarea posturilor cuprinse în situațiile financiare și care provin din conturile contabile curente, dar și dimensionarea elementelor pe care fiecare dintre acestea le urmăresc zi de zi și le sintetizează periodic, trebuie să fie efectuate în acord cu principiile statuate ale contabilității, care sunt de fapt "porunci economice" (probabil de aceea sunt tot 10).
1. Principiul continuității activității. Acesta presupune că persoana juridică își continuă în mod normal funcționarea într-un viitor previzibil, fără a intra în imposibilitatea continuării activității sau fără reducerea semnificativă a acesteia. Dacă administratorii entității au luat cunoștință de unele elemente de nesiguranță legate de anumite evenimente care pot duce la incapacitatea instituției (întreprinderii) de a-și continua activitatea, aceste elemente trebuie prezentate în notele explicative. În cazul în care situațiile financiare nu sunt întocmite pe baza principiului continuității, această informație trebuie prezentată împreună cu explicațiile privind modul de întocmire a raportării financiare respective și motivele ce au stat la baza deciziei conform căreia persoana juridică nu își mai poate continua activitatea. Continuitatea sau încetarea activității trebuiesc înțelese în sens financiar, pentru că orice instituție „moartă” poate fi ținută în viață prin finanțări hemoragice, dar, astăzi, nimeni nu-și mai propune așa ceva.
2. Principiul permanenței metodelor, conform căruia este obligatorie continuitatea aplicării acelorași reguli și norme privind evaluarea, înregistrarea în contabilitate și prezentarea elementelor patrimoniale și a rezultatelor, asigurând comparabilitatea în timp a informațiilor contabile.Modificările politicii contabile sunt permise doar dacă sunt cerute de lege, de un standard contabil sau au ca rezultat informații mai relevante sau mai credibile referitoare la operațiunile întreprinderii. Este foarte importantă menționarea în notele explicative a oricăror modificări ale politicilor contabile, pentru ca utilizatorii să poată aprecia: dacă noua politică contabilă a fost aleasă în mod adecvat; efectul modificării asupra rezultatelor raportate ale perioadei și tendința reală a rezultatelor societății.
3. Principiul prudenței. Valoarea oricărui element trebuie să fie determinată pe baza principiului prudenței. În mod special aceasta presupune a se avea în vedere următoarele aspecte: a) se vor lua în considerare numai profiturile (veniturile,finantarile) recunoscute până la data încheierii exercițiului financiar; b) se va ține seama de toate obligațiile previzibile și de pierderile potențiale care au luat naștere în cursul exercițiului financiar încheiat sau pe parcursul unui exercițiu anterior, chiar dacă asemenea obligații sau pierderi apar între data încheierii exercițiului și data întocmirii bilanțului; c) se va ține seama de toate ajustările de valoare datorate deprecierilor, chiar dacă rezultatul exercițiului financiar este profit sau pierdere. Se înțelege deci că potrivit acestui principiu nu este admisă supraevaluarea elementelor de activ și a veniturilor, respectiv subevaluarea elementelor de pasiv și a cheltuielilor, ținând cont de deprecierile, riscurile și pierderile posibile generate de desfășurarea activității exercițiului curent sau anterior. 4. Principiul independenței exercițiului. Se vor lua în considerare toate veniturile și cheltuielile corespunzătoare exercițiului financiar pentru care se face raportarea, fără a se ține seama de data încasării sumelor sau a efectuării plăților (contabilitatea de angajament). „Independența” se asigură prin respectarea tehnicilor „delimitării în timp” a evenimentelor, angajamentelor, veniturilor, cheltuielilor, obligațiilor și, implicit, scadențelor.
5. Principiul evaluării separate a elementelor de activ și de pasiv. În vederea stabilirii valorii totale corespunzătoare unei poziții din bilanț se va determina separat valoarea aferentă fiecărui element individual de activ sau de pasiv, indiferent de conținutul său economic, de evoluția previzibilă a pieței, de consecințele pe care le are această evaluare. Odată stabilită corect valoarea, mai departe, prelucrarea și sistematizarea informațiilor o face contabilitatea după toate regulile sale specifice.
6. Principiul intangibilității. Bilanțul de deschidere al unui exercițiu trebuie să corespundă cu bilanțul de închidere a exercițiului precedent, cu excepția corecțiilor impuse de aplicarea l.A.S. 8. Atenție la acest principiu întrucât „oamenii cu experiență” au tendința de a regla sau reporta erorile dintr-un bilanț în altul („bilanț de închidere”, „bilanț de deschidere”) în loc să respecte procedurile contabile care cer „scormonirea” erorii pentru a afla și efectele sale colaterale.
7. Principiul necompensării. Valorile elementelor ce reprezintă active nu pot fi compensate cu valorile elementelor ce reprezintă pasive, respectiv veniturile cu cheltuielile, cu excepția compensărilor între active și pasive admise de Standardele Internaționale de Contabilitate (este vorba de așa numitele „conturi rectificative”, care aduc activele și, respectiv pasivele, la valoarea contabilă netă).
8. Principiul prevalenței economicului asupra juridicului. Informațiile prezentate în situațiile financiare trebuie să reflecte realitatea economică a evenimentelor și tranzacțiilor, nu numai forma lor juridică.
9. Principiul pragului de semnificație. Orice element care are o valoare semnificativă trebuie prezentat distinct în cadrul situațiilor financiare. Elementele cu valori nesemnificative care au aceeași natură sau cu funcții similare trebuie însumate, nefiind necesară prezentarea lor separată.
10. Principiul contabilității pe baza "Accrual", conform căruia tranzacțiile și evenimentele sunt înregistrate în conturi atunci când apar și nu când sumele sunt plătite sau încasate. Ele trebuie înregistrate în anul financiar la care se referă, principiul „accrual” fiind o extindere a regulii „contabilității de angajament”.
Aderarea României la Uniunea Europeană necesită adaptarea sistemului finanțelor publice la normele europene, obligație asumată în cadrul Documentului de poziție la capitolul 11-Uniunea Economică și Monetară. Aceasta presupune raportarea datelor statistice în domeniul finanțelor publice cu respectarea Sistemului European de Conturi și a regulamentelor emise în aplicarea acestor norme, între care: ”înregistrarea operațiilor pe baza principiului acrrual, respectiv la momentul creării, transformării, dispariției/anulării unei valori economice, a unei creanțe sau a unei obligații”. Sistemul statisticii finanțelor publice poate răspunde cerințelor internaționale numai în măsura în care și contabilitatea instituțiilor publice trece lavsistemul contabilității de angajament și oferă surse de date suficient de detaliate. Cadrul legal a fost creat prin ordinul ministrului finanțelor publice nr.1917/2005 pentru aprobarea „Normelor metodologice privind organizarea și conducerea contabilității finanțelor publice”.
Remarcă fermă: În rapoartele și Situațiile financiare nu este vorba de înșiruirea acestor principii, ci de explicitarea modului în care fenomenele și evenimentele economice se încadrează vis-a-vis de principiile enunțate, care sunt de fapt reguli, chiar constrângeri.
Remarca nr. 1: Reguli comune tuturor principiilor contabile.
Pentru acele elemente a căror valoare este nesigură, dar care urmează a fi incluse în situațiile financiare, în contabilitate trebuie făcute cele mai bune estimări. În acest scop este necesară uneori revizuirea valorii lor pentru a reflecta evenimentele ulterioare datei de închidere a exercițiului financiar, schimbările de circumstanțe sau dobândirea unor noi informații, ori de câte ori acele valori sunt semnificative. Efectul unei asemenea modificări trebuie inclus în cadrul aceleiași poziții din bilanț, respectiv în contul de profit și pierdere („rezultatul exercițiului”), unde a fost reflectată și estimarea contabilă inițială.
Remarca nr. 2: Abateri de la principiile contabile.
Abaterile de la aceste principii generale vor fi permise numai în cazuri excepționale. Asemenea abateri se vor prezenta în „notele explicative”. De asemenea, se vor prezenta motivele pentru care au avut loc aceste abateri și o evaluare a efectului acestora asupra activelor, datoriilor, poziției financiare și rezultatelor exercițiului respectivei unități.
Standarde contabile sunt precizate in "Reglementari contabile conforme cu Directiva a IV-a a Comunitatii Economice Europene" publicate de Parlamentul Romaniei,ISBN 973-567-513-7 ;
1.7.Funcționarea contabilității
Obiectul contabilității, așa cum s-a văzut mai înainte, este poate cel mai clar exprimat prin Legea contabilității nr. 82/1991 (republicată în 2004) care, la art. 2, precizează: (1) „Contabilitatea, ca activitate specializată în măsurarea, evaluarea, cunoașterea, gestiunea și controlul activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, precum și a rezultatelor obținute din activitatea persoanelor fizice și juridice trebuie să asigure înregistrarea cronologică și sistematică, prelucrarea, publicarea și păstrarea informațiilor cu privire la poziția financiară, performanța financiară și fluxurile de trezorerie, atât pentru cerințele interne ale acestora, cât și în relațiile cu investitorii prezenți și potențiali, creditorii financiari și comerciali, clienții, instituțiile publice și alți utilizatori.”
(2) „Contabilitatea instituțiilor publice asigură informații ordonatorilor de credite cu privire la execuția bugetelor de venituri și cheltuieli, patrimoniul aflat în administrare, precum și pentru întocmirea contului general anual de execuție a bugetului de stat, a contului anual de execuție a bugetului de asigurări sociale de stat, a fondurilor speciale, precum și a conturilor anuale de execuție ale bugetelor locale.”
Organizarea contabilă și asigurarea funcționării ei corespunzător pretențiilor europene este totuși atributul fiecărei persoane juridice deținătoare și administrator de patrimoniu, inițiatoare și decizionară de acte comerciale, economice și bănești pentru că, spune Legea (Legea nr. 82 / 1991, republicată 2004, art. 11) contabilitatea nu trebuie confundată sau redusă la întocmirea și clasarea de documente sau alte înscrisuri, ci conturarea și respectarea unor concepții și politici care să asigure conducerea financiară a întreprinderilor și instituțiilor, într-o manieră care să corespundă exigențelor actuale: integrarea europeană, libera circulație a bunurilor și a banilor, transparență în utilizarea resurselor și a fondurilor comunitare, întărirea capacității de reziliență financiară într-o economie concurențială și plină de obstacole. Notă: Acest capitol îl vom trata, în continuare, pe exemplul instituțiilor publice, dat fiind că este mai accesibilă – dar trebuie avut în vedere că există standarde, și implicit particularități, pentru firme-corporații, pentru bănci, asigurări, instituții financiare.
1.8.Reguli generale
Contabilitatea instituțiilor publice asigură informații ordonatorilor de credite cu privire la execuția bugetelor de venituri și cheltuieli, patrimoniul aflat în administrare, precum și pentru întocmirea contului general anual de execuție a bugetului de stat, a contului anual de execuție a bugetului asigurărilor sociale de stat, a fondurilor speciale, precum și a conturilor anuale de execuție a bugetelor locale. În sensul prevederilor Legii finanțelor publice nr. 500/2002, instituții publice reprezintă denumirea generică ce include Parlamentul, Administrația Prezidențială, ministerele, celelalte organe de specialitate ale administrației publice, ale autorității publice, instituțiile publice autonome, precum și instituțiile din subordine a acestora, indiferent de modul lor de finanțare.
Potrivit prevederilor art. 2, al. 11 din Legea contabilității nr. 82/1991, introdus prin O. G. nr. 70/13 august 2004, „Contabilitatea publică cuprinde”: a) contabilitatea veniturilor și cheltuielilor bugetare, care trebuie să reflecte încasarea veniturilor și plata cheltuielilor aferente exercițiului bugetar; b) contabilitatea trezoreriei statului; c) contabilitatea generală bazată pe principiul constatării drepturilor și obligațiilor, care să reflecte evoluția situației financiare și patrimoniale, precum și excedentul sau deficitul patrimonial; d) contabilitatea destinată analizării costului diverselor programe aprobate, ca ținte ferme ale ansamblului bugetar național.
Remarcă: Această ordonanță nu modifică prevederea art. 74 din Legea Finanțelor publice nr. 500/2002, care formulează pct. (a), în felul următor: „a) contabilitatea veniturilor și cheltuielilor bugetare care trebuie să reflecte generarea și încasarea veniturilor, apariția plata cheltuielilor aferente exercițiului bugetar”.
Prin această schimbare de nuanță a O. G. Nr. 70/13.08.2004, „contabilitatea de angajament” ca principiu fundamental de organizare și de politică contabilă se anulează, cu tot cortegiul său de consecințe, revenind la ceea ce știu ai noștri mai bine: „venituri încasate” și „cheltuieli plătite”. V-ați gândit oare ce ar însemna dacă operatorii economici ar calcula impozitele și taxele în funcție de veniturile încasate și nu de cele angajate?
Notă: Pentru clarificare iată ce spune art. 25 – 26 din IAS 1: „Întreprinderile/instituția trebuie să își întocmească situațiile financiare „În baza contabilității defolosind contabilitatea de angajament”; angajamente, tranzacțiile și evenimentele sunt recunoscute atunci când apar și nu pe măsură ce numerarul sau echivalentul acestora sunt încasate sau plătite.”
Instituțiile publice au obligația să conducă contabilitatea în partidă dublă cu ajutorul conturilor prevăzute în planul contabil general, aprobat prin ordin al ministrului finanțelor publice și care este armonizat cu standardele internaționale de contabilitate, cu sistemul european de conturi și cu Regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunității europene. Prin intermediul acestor conturi instituțiile publice trebuie sa înregistreze operațiunile economico-financiare în momentul generării drepturilor de creanță sau de obligații (principiul accrual), în conformitate cu cerințele. Sistemul "accrual" înregistrează fluxurile pe baza drepturilor constatate, respectiv la momentul creării, transformării sau dispariției/anulării unei valori economice, a unei creanțe sau unei obligații. În felul acesta „contabilitatea financiară” se conduce după cerințele comune relațiilor patrimoniale ale oricărei persoane juridice, iar dezvoltare ei se asigură prin „contabilitatea internă de gestiune”.
Acestea sunt regulile, aceasta este ordinea contabilă și, chiar dacă O. G.nr. 70/14.08.2004 și practica însăși, încurcă deocamdată lucrurile, noi sperăm că până la urmă se va intra pe făgașul normal. Argumentul îl găsim chiar în Ordonanța amintită care, în articolul final, menționează că noul art.2 al.1.1. („Contabilitatea publică”) al Legii nr. 82/1991, punctele „c” și „d” (venituri „constatate” și cheltuieli „angajate”) vor intra totuși în vigoare de la 01.01.2007. S-a tot vorbit de intrarea in Europa „în marș”, „în genunchi”, „pe burtă”, dar nu și de cea „târâș-grăbiș”. Pentru contabilitate se pare că așa stau lucrurile, dar noi sperăm și ne încăpățânăm spre a o învăța așa cum este ea cea mai frumoasă.
Când vorbim generic de instituție publică în calitatea ei de persoană juridică organizatoare a contabilității și titulară la Finanțele publice drept depunătoare de bilanț (situație financiară), trebuie să avem în vedere toate formele lor de manifestare. Așa bunăoară trebuie să distingem: (a) autorități: președinție, parlament, guvern, ministere; (b) organizații care prestează serviciul public, adică serviciul înfăptuit de o unitate statală și care, ca instituții si organe ale administrației publice; formă organizatorică, pot fi: regii autonome, SNCF, etc. (c) servicii de utilitate publică adicăpublice; organizații nestatale; La rândul lor, entitățile componente ale serviciului public, poartă o gamă foarte numeroasă de denumiri, încât ai impresia că sub agenții secretariate (ex.: pentru culte); această căciulă intră totul: administrații (ex.: administrație financiară); institute; guvernamentale; școli, spitale, grădinițe, oficii (de șomaj); secție (ex. de poliție); regii, societăți, etc. în subordinea administrației publice. Încămine; această diversitate, unele sunt normale ca mărime, altele mici și chiar unicate, astfel că obiectul contabilității întâlnește și el cele mai diverse forme de cuprindere și manifestare.
1.9.Organizarea contabilității
Orice entitate persoană juridică, nu poate funcționa decât împreună cu propria contabilitate, ca o cerință obiectivă a gestiunii financiare, ordinea și disciplina fiind cerințe ale legii, dar și ale propriului statut. Cu atât mai fermă este constatarea în cazul acelor instituții care gestionează banul public, care se leagă direct de la bugetul de național aprobat la rândul lui, de Parlamentul țării. Tocmai de aceea, Legea contabilității nr. 82/1991 (actualizată prin O. G. Nr. 70/13.08.2004), precizează expres încă de la art. 1, al. 2: „Instituțiile publice, asociațiile și celelalte persoane juridice cu și fără scop patrimonial au obligația să organizeze și să conducă contabilitatea proprie, respectiv contabilitatea financiară și, după caz, contabilitatea de gestiune (în partidă dublă – art. 4)”.
Subliniind importanța lucrurilor, O. G. Nr. 70/13 august 2004 care modifică Legea contabilității, a simțit nevoia să se repete punctual, până când toată art. 34, al. (2): „Unitățile administrativ – teritoriale,lumea va înțelege: instituțiile și serviciile publice de subordonare locală, care au personalitate juridică și ai căror conducători au calitatea de ordonatori de credite, organizează și conduc contabilitatea drepturilor constatate și a veniturilor încasate, precum și a angajamentelor și a plăților efectuate, potrivit bugetului art. 32, al. (2): „Instituțiile publice cu personalitate juridică,aprobat”; finanțate din bugetul asigurărilor sociale de stat, ai căror conducători au calitatea de ordonator de credite, organizează și conduc contabilitatea drepturilor constatate și a veniturilor încasate, precum și a angajamentelor și a plăților efectuate, potrivit bugetului aprobat.”
Remarcă: Oare „drepturi constatate să însemneze „venituri angajate”, iar „angajamente” să semnifice”cheltuieli atașate”-așa cum sunt ele definite de IAS și Ordinul M. F. P. Nr. 1186/2005 pentru contabilitatea de angajament?
În interiorul persoanei juridice, în ansamblul mecanismului său funcțional, organizarea și asigurarea funcționării acitivității de contabilitate este o chestiune de management, cu multe implicații, care angajează fonduri, oameni, tehnică de calcul și necesită o specializare destul de riguroasă.
Tocmai de aceea Legea contabilității nr. 82/1991 (actualizată 2004) prevede la art. 1, al (1) că: „răspunderea pentru organizarea și conducerea contabilității revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligația gestionării unității respective.”
Persoanele juridice organizează și realizează contabilitatea, de regulă, în compartimente distincte, conduse de către directorul economic (financiar), contabilul șef sau altă persoană împuternicită să îndeplinească această funcție. Aceste persoane trebuie să aibă studii economice superioare și răspund, împreună cu personalul din subordine, de organizarea și conducerea contabilității, în condițiile legii.
În sensul prevederilor Legii finanțelor publice nr. 500/2002, compartimentul financiar-contabil reprezintă o structură organizatorică în cadrul instituției publice, în care este organizată execuția bugetară (serviciu, birou, compartiment). Șeful compartimentului financiar-contabil este persoana care ocupă funcția de conducere a compartimentului financiar-contabil și care răspunde de activitatea de încasare a veniturilor și de plată a cheltuielilor sau, după caz, una dintre persoanele care îndeplinește aceste atribuții în cadrul unei instituții publice care nu are în structura sa un compartiment financiar-contabil sau persoana care îndeplinește aceste atribuții pe bază de contract, în condițiile legii.
Numirea directorului economic, a contabilului șef sau a altei persoane împuternicită să îndeplinească această funcție, din cadrul ministerelor, celorlalte organe de specialitate ale administrației publice centrale și alte autorități publice ai căror conducători au calitatea de ordonatori principali de credite, se face cu avizul Ministerului Finanțelor Publice. Directorii economici, contabilii șefi și alte persoane împuternicite să îndeplinească această funcție din cadrul instituțiilor subordonate ministerelor și celorlalte organe de specialitate ale administrației publice centrale se numesc cu avizul conducătorului compartimentului financiar-contabil din cadrul ministerului sau organului central respectiv, pe baza propunerii ordonatorului de credite ale instituției respective. Conducătorii compartimentelor financiar-contabile din cadrul consiliilor locale, municipale, ale sectoarelor municipiului București, orășenești și comunale, se numesc cu avizul direcțiilor generale ale finanțelor publice județene și a municipiului București. Conducătorii compartimentelor financiar-contabile din cadrul instituțiilor publice finanțate din bugetele consiliilor locale municipale, ale sectoarelor municipiului București, orășenești și comunale se numesc cu avizul conducătorului financiar-contabil al consiliului local respectiv. Contabilitatea poate fi organizată și condusă pe bază de contracte de prestări de servicii și de alte persoane juridice autorizate sau de persoane fizice care au calitatea de expert contabil, respectiv contabil autorizat, care răspund potrivit legii. Instituțiile publice la care contabilitatea nu este organizată în compartimente distincte sau care nu au personal încadrat cu contract individual de muncă, potrivit legii, pot încheia contracte de prestări de servicii, pentru conducerea contabilității și întocmirea situațiilor financiare trimestriale și anuale, cu societăți comerciale de expertiză contabilă sau cu persoane fizice autorizate, conform legii. Încheierea contractelor se face cu respectarea reglementărilor privind achizițiile publice de bunuri și servicii. Plata serviciilor respective se face din fonduri publice cu această destinație.
În acest scop, persoanele care răspund de organizarea și conducerea contabilității trebuie să asigure, potrivit legii, condițiile necesare pentru întocmirea documentelor justificative privind operațiunile economice, organizarea și conducerea corectă și la zi a contabilității, organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de activ și de pasiv, precum și valorificarea rezultatelor acesteia, respectarea regulilor de întocmire a situațiilor financiare, depunerea la termen a acestora la organele în drept, păstrarea documentelor justificative, a registrelor și situațiilor financiare, organizarea contabilității de gestiune adaptate la specificul persoanei juridice.
1.10.Moneda și cursul de înregistrare
Contabilitatea se ține în limba română și în moneda națională. Contabilitatea operațiunilor efectuate în valută se ține atât în moneda națională, cât și în valută, potrivit reglementărilor elaborate în acest sens.
Reflectarea în contabilitatea instituțiilor publice a operațiunilor privind primirea și utilizarea contribuției financiare nerambursabile a Comunității Europene se face în lei și în EURO. Conversia dintre EURO și moneda națională se efectuează la cursul de schimb lunar al EURO, calculat pe baza cursului de schimb valabil în penultima zi lucrătoare a lunii precedente lunii pentru care se stabilește cursul valutar. Operațiunile privind încasările și plățile în valută se înregistrează în contabilitate la cursul zilei precedente, comunicat de BNR. La data întocmirii situațiilor financiare, elementele monetare exprimate în valută (disponibilități și alte elemente asimilate, creanțe și datorii în valută) se reevaluează la cursul comunicat de Banca Națională a României valabil pentru ultima zi a perioadei de raportare.
1.11.Documente și registre contabile
1. Deținerea, cu orice titlu, de bunuri materiale, titluri de valoare, numerar și alte drepturi și obligații, precum și efectuarea de operațiuni economice, fără să fie înregistrate în contabilitate, sunt interzise. Potrivit prevederilor art. 6 alin. (1) din Legea contabilității nr. 82/1991, reactualizată prin O.G.nr.70 din 13 aug. 2004 precum și a celorlalte prevederi legale privind întocmirea și utilizarea formularelor comune și a celor cu regim special necesare în activitatea financiară și contabilă, orice operațiune economică efectuată se consemnează într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, devenind astfel document justificativ. Aceste documente, care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează deopotrivă răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat și aprobat precum și a celor care le-au înregistrat în contabilitate, după caz.
O experiență de-o viață a confirmat că „singura soluție” pentru ca o operație economico-financiară patrimonială, care apare zi de zi în activitatea economică, să poată fi introdusă în procesul de prelucrare contabilă, o constituie atestarea sa prealabilă pe baza unui document justificativ întocmit și pus în circulație după reguli și "canoane" foarte severe.
Atestarea documentară a operațiilor economice este o cerință minim necesară în orice "mișcare" patrimonială.
În ansamblul lui, sistemul documentelor contabile este foarte complex, cu numeroase particularități de conținut și restricții de completare și circulație: unele se întocmesc în unitate, altele vin sau pleacă spre exterior, unele înscrisuri au caracter de dispoziție, altele de execuție și justificare etc., în funcție de "tratarea" și complexitatea lor, reținând totuși existența în practica curentă a trei mari categorii și anume:
a) Documente justificative prin intermediul cărora se atestă efectuarea ca atare a operațiilor economice și care formează de fapt masa covârșitoare a acestora;
b) Documente de evidență și prelucrare contabilă;
c) Documente de sinteză și raportare contabilă și financiar-fiscală.
La rândul lor documentele justificative pot fi: – documente primare întocmite la locul și în momentul desfășurării evenimentului patrimonial, pe care îl "fotografiază" pe o machetă specifică fiecărui gen de operații; – documentele centralizatoare obținute prin sortarea documentelor primare pe operații, exprimarea în etalon monetar a mărimii operațiilor economice și financiare, deci prin cumularea și centralizarea datelor consemnate inițial în documentele primare, spre a facilita prelucrarea lor contabilă ulterioară. Sintetizând lucrurile, câteva constatări sunt demne de semnalat în vederea atestării sistemului documentelor primare:
a) Investigarea "codului" pachetului documentelor, ca și "vizualizarea" unora din componentele lui, ne conduce la concluzia că orice document trebuie să conțină cel puțin următoarele elemente: – denumirea documentului (factură, chitanță, bon, etc.); – denumirea unității (gestiunii) care a întocmit documentul; – numărul de ordine al documentului; – data și locul întocmirii; – felul operației, cu indicarea elementelor cantitative și calitative; – valoarea în monedă (scrisă în cifre și în litere, pentru documentele bancare și de casă); – semnătura persoanelor implicate în efectuarea operațiilor, aprobarea și confirmarea datelor înscrise în documente; – semnătura de autorizare prin control a legalități operațiilor prevăzute. Anumite documente mai pot cuprinde și alte elemente ce-i îmbogățesc conținutul sau îi ușurează prelucrarea, dar cele mai sus menționate rămân indispensabile.
b) Pentru toate categoriile de documente există obligativitatea păstrării (arhivării) acestora, în limita unor termene stabilite prin lege, clasării și sistematizării lor de așa manieră încât să faciliteze accesul retroactiv și controlul situației desfășurate, la orice moment dorit.
c) Se reține de asemenea obligația respectării cu strictețe a metodologiei de întocmire și circulație a documentelor primare și introducerea lor în procesul de prelucrare contabilă după reguli și folosind procedeele cele mai potrivite specificității organizatorice și pretențiile manageriale ale fiecărui agent economic.
2. Documentele primare se transpun în „conturi”, pe principiul „dublei înregistrări”, prin intermediul „formulei contabile”, respectând cu strictețe procedeele specifice metodei contabilității – iar toate acestea țin de alfabetul științei care se presupune, apriori, că este cunoscut. „Prelucrarea” contabilă a documentelor se face prin intermediul „registrelor” și numai în urma acestor operații ele devin documente justificative.
3. Conform art. 19 și 20 din Legea contabilității nr.82/1991 (republicată 2004): „registrele de contabilitate obligatorii sunt: registrul-jurnal, registrul inventar și registrul cartea mare. Acestea se utilizează în strictă concordanță cu destinația lor și se prezintă în mod ordonat și astfel completate încât să permită, în orice moment, identificarea și controlul operațiunilor contabile efectuate.”
a) Registrul – jurnal este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează în mod cronologic, operațiunile patrimoniale prin respectarea succesiunii documentelor după data de întocmire sau intrare a acestora în unitate. Registrul-jurnal se întocmește de fiecare instituție și de fiecare subunitate a acesteia, cu contabilitate proprie, zilnic sau lunar, după caz, prin înregistrarea cronologică, fără ștersături și spații libere, a documentelor în care se reflectă mișcarea elementelor de activ și de pasiv (și implicit formula contabilă de poziționare corespunzătoare). Registrul-jurnal(cod 14-1-1) poate îmbrăca forma unui registru-jurnal general și, eventual, a unor registre-jurnal auxiliare. În cazul în care se folosesc jurnale auxiliare, totalul lunar al fiecăruia se trece în registrul-jurnal general (care devine un registru centralizator de control). În condițiile conducerii contabilității cu ajutorul tehnicii de calcul fiecare operațiune se va înregistra în mod cronologic, după data de întocmire sau de intrare a documentelor. În această situație registrul-jurnal se editează lunar, iar paginile vor fi numerotate pe măsura editării lor. Registrul-jurnal parafat și înregistrat la organul fiscal teritorial se completează lunar prin preluarea totalului din registrul-jurnal obținut cu ajutorul tehnicii de calcul. Operațiile de aceeași natură, privind același loc de activitate, pot fi recapitulate într-un document centralizator, care stă la baza înregistrării în registrul-jurnal.
Principalele registre-jurnal auxiliare care pot fi utilizate sunt cele privind aprovizionările, vânzările, trezoreria, operațiile diverse, în funcție de necesitățile instituției. Periodic, de regulă lunar, totalurile jurnalelor auxiliare se centralizează în registrul-jurnal general. Deci, registrul-jurnal înlocuiește foile volante ale "notei contabile", iar totalul registrului-jurnal verifică "totalul rulajelor din luna curentă” a balanței de verificare.
b) Registrul – inventar este un document obligatoriu în care se înregistrează toate elementele patrimoniale de activ și de pasiv, grupate în funcție de natura lor, conform posturilor din bilanțul contabil, inventariate potrivit normelor legale. Elementele patrimoniale înscrise în registrul-inventar au la bază listele de inventariere sau alte documente care justifică conținutul fiecărui post din bilanțul contabil. Registrul – inventar se întocmește la înființarea instituției, anual la închiderea exercițiului, cu ocazia încetării activității, fără ștersături și spații libere, pe baza datelor cuprinse în listele de inventariere și în procesele verbale de inventariere, prin gruparea elementelor de activ și de pasiv. Registrul-inventar se completează pe baza inventarierii faptice. Registrul inventar servește ca document contabil obligatoriu de înregistrare a rezultatelor inventarierii și ca probă în diverse litigii. În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, în registrul-inventar se înregistrează soldurile existente la data inventarierii, la care se adaugă intrările și se scad ieșirile de la data inventarierii până la data încheierii exercițiului).
c) Registrul "Cartea mare" este un document contabil obligatoriu în care se înscriu lunar, direct sau prin regrupare pe conturi corespondente, înregistrările efectuate în registrul-jurnal, stabilindu-se situația fiecărui cont, respectiv soldul inițial, rulajele debitoare, rulajele creditoare și soldurile finale. Cartea mare stă la baza întocmirii balanței de verificare și se conduce de fiecare instituție, precum și de fiecare subunitate a acesteia, cu contabilitate proprie. Registrele de contabilitate pot fi prezentate sub formă de registru sau foi volante și listări informatice legate sub formă de registru, după caz. Registrele de contabilitate prevăzute se numerotează înainte sau pe măsura întocmirii lor, iar la închiderea conturilor, acestea se barează, nefiind admisă înregistrarea unor operații ulterioare. Registrul-jurnal și registrul-inventar se numerotează și se șnuruiesc înainte de depunere la organele fiscale teritoriale pentru parafare și înregistrare. Registrul-jurnal și registrul-inventar se numerotează și se șnuruiesc înainte de depunere la organele fiscale teritoriale pentru parafare și înregistrare.
Atentie la conținut: registrul inventar nu ține locul documentelor de inventariere, nu calculează plusurile și minusurile, ci compară valorile stocurilor, creanțelor, datoriilor, imobilizărilor existente la finele anului – valorile contabile cu valorile juste, de piață în scopul redimensionării provizioanelor (creșterii – descreșterii).
3. Balanța de verificare: Pentru verificarea înregistrării corecte în contabilitate a operațiilor patrimoniale se întocmește lunar balanța de verificare (a conturilor, evident).
Balanța de verificare cuprinde, pentru toate conturile sintetice, următoarele elemente: simbolul și denumirea conturilor (în ordinea din planul de conturi), totalul sumelor debitoare și creditoare ale lunii precedente, rulajele curente debitoare și creditoare ale lunii curente, totalul rulajelor cumulate de la începutul anului până la zi, debitoare și creditoare ale lunii curente, soldurile finale debitoare și creditoare (deci balanțe de verificare cu „patru serii de egalități”) .
Balanța de verificare la 1 ianuarie se completează cu soldurile finale debitoare și creditoare ale lunii decembrie. Cu ajutorul balanței de verificare se certifică corelațiile dintre egalitățile generate de dubla înregistrare a operațiilor patrimoniale în contabilitate, respectiv concordanța dintre totalul înregistrărilor din registrul-jurnal și totalul rulajelor debitoare și totalul rulajelor creditoare din balanță, precum și concordanța dintre totalul soldurilor finale debitoare și creditoare din cartea mare și totalul soldurilor finale debitoare și creditoare din balanță.
Balanța de verificare se întocmește atât pentru conturile sintetice cât și pentru cele analitice; pentru conturile analitice se poate întocmi numai situația soldurilor (balanța soldurilor). Prin intermediul balanței de verificare analitice se verifică concordanța dintre conturile sintetice și conturile lor analitice.
Instituțiile publice care utilizează sisteme informatice de prelucrare automată a datelor au obligația să asigure respectarea normelor contabile și controlul datelor înregistrate în contabilitate, precum și păstrarea acestora pe suporturi tehnice. Sistemele de prelucrare automată a datelor trebuie să permită, în orice moment, reconstituirea elementelor și conținutului conturilor, a listelor și informațiilor supuse verificării, pornind fie de la datele de intrare, fie în ordine inversă de la conținutul sintetic al conturilor, listelor sau altor informații pe baza cărora să se poată determina datele de intrare.
Organele de control, cu ocazia verificărilor ce le efectuează la instituțiile care prelucrează în sistem automat datele din contabilitate, au dreptul de acces la documentația de analiză, programare și de utilizare a tehnicii de calcul, în vederea efectuării corespunzătoare a testelor necesare.
Exercițiul bugetar începe la 1 ianuarie și se încheie la 31 decembrie, cu excepția primului an de activitate, când acesta începe la data înființării instituției publice prin actul normativ de înființare. Această prevedere își are suporturile sale istorice, tradiționale, legislative și chiar astronomice sau climatice. Anumite instituții precum cele de învățământ, spre exemplu, au probleme la trecerea din „anul școlar” în „anul fiscal”, dar contabilitatea oferă toate elementele necesare translației și care te duc automat la anul calendaristic drept an gestionar – fiscal.
1.12.Sistemul conturilor
Standardele internaționale de contabilitate cercetează și argumentează științific evenimentele și soluțiile corespunzătoare, evident într-un câmp de rezoluții alternative, așa că atunci când trecem la utilizarea practică a conturilor trebuie să avem în vedere că orice cont se circumscrie într-un anume perimetru, într-un "cadru general" denumit și "Plan contabil general", construit și el după o serie de reguli specifice care țin seama de funcționalitatea conturilor, de conținutul lor economic, de acoperirea necesităților de informare, de calcul și control economic etc.
În cadrul standardelor de contabilitate, planul contabil general reprezintă "platforma" de lansare a întregului mecanism de reprezentare și calcul al situației patrimoniale și al rezultatelor obținute. Fiecare cont dimensionat în cadrul planului se delimitează ca o pistă pe care aleargă datele în vederea constituirii indicatorilor economici și financiari necesari în gestiune și comunicare, în măsurarea poziției financiare și a performanțelor. În structura sa cea mai generală conturile sunt sistematizate, înainte de toate, pe clase omogene cu o adresă clar delimitată. Dacă analizăm această structură așa cum este ea reglementată în țara noastră, în consens cu normele internaționale de contabilitate, constatăm următorul tablou al conturilor (valabil pentru orice tip de persoană juridică, eventualele paricularități regăsindu-se în interiorul claselor:
– clasa 1: Conturi de capitaluri (inclusiv rezultate)
– clasa 2: Conturi de active imobilizate
– clasa 3: Conturi de stocuri și producție în curs de execuție – clasa 4: Conturi de terți (decontări), – clasa 5: Conturi de trezorerie
– clasa 6: Conturi de cheltuieli – clasa 7: Conturi de venituri
– clasa 8: Conturi speciale – clasa 9: Conturi interne de gestiune
În ansamblul acestei structuri, semnificația codificării (simbolizării) grupelor și a conturilor este și ea evidentă. Câteva repere sunt interesante de reținut:
– terminațiile grupelor de la 0 la 8 permit clasificarea operațiilor conform unor criterii generale: în activul bilanțier
– în funcție de destinația sau natura economică a bunurilor; în contul de "profit și pierdere"
– în funcție de natura cheltuielilor și a veniturilor pe seama cărora se formează rezultatul exercițiului;
– pentru grupele de conturi afectate activului bilanțier terminațiile 9 (inclusiv grupa 28) indică provizioanele pentru deprecierea activelor corespunzătoare claselor 2 – 5;
– o serie de grupe de conturi sunt perfect simbolizate prin corelațiile absolute dintre ele: gr. 66
– "cheltuieli financiare" și gr. 76 "venituri financiare", sau gr. 67 – "cheltuieli excepționale" și gr. 77 "venituri excepționale" etc.;
– în cazul conturilor și subconturilor de bilanț sau de cheltuieli și venituri, terminațiile „9” permit să se identifice operațiile de sens contrar celor care în mod normal sunt acoperite prin contul de nivel imediat superior sau prin contul de același nivel, cu terminația de la 0 la 8.
Pentru sistematizarea conturilor și ierarhizarea claselor (grupelor s-a folosit "criteriul bilanțier" conform căruia conturile sunt clasificate și ordonate în raport de structurile de activ și pasiv, venituri și cheltuieli, delimitate și "aliniate" în bilanțul contabil, contul de profit și pierderi, anexele la bilanț. Procedând astfel, se realizează o legătură directă între contabilitatea curentă financiară și situațiile de sinteză financiar-contabile; între sistemul de conturi și bilanțul contabil, necesară conducerii operative când informația "caldă" se culege din conturi fără a mai aștepta sinteza prin bilanț. "Tabloul conturilor" este oricum mai complex și mai vechi decât "tabloul elementelor" să zicem. Așa cum în tabloul lui Mendeleev dacă ai anumite supoziții găsești locul în care se află elementul chimic nou descoperit sau prezumat, tot astfel în "tabloul lui Luca Paciolo" găsești contul de care ai nevoie sau, dacă economia reală o cere, îl poți imagina. Și poate în acest domeniu cel mai bun exemplu ni-l oferă instituțiile publice, unde, nu de puține ori, trebuiesc căutate „niște” de plantare a unor conturi specifice pentru diverse evenimente temporare precum finanțările comunitare, fondurile cu destinație specială, separarea imobilizărilor supuse amortizării de cele neamortizabile și încă altele.
1.13.Contabilitatea și poziția financiară
Deciziile economice care sunt luate de utilizatorii situațiilor financiare necesită evaluarea capacității unei instituții de a genera numerar sau echivalente ale numerarului și a perioadei și siguranței generării lor. În ultimă instanță de aceasta depinde, de exemplu, capacitatea ei de a-și plăti angajații și furnizorii, de a plăti dobânzi, de a rambursa credite și de a realiza programele administrative. Utilizatorii sunt mai în măsură să evalueze această capacitate de a genera numerar sau echivalente ale numerarului dacă le sunt oferite informații concentrate asupra poziției financiare, performanței și modificărilor poziției financiare a instituției.
Poziția financiară este influențată de resursele economice pe care le controlează, de structura sa financiară, de lichiditate și solvabilitatea sa, precum și de capacitatea de a se adapta schimbărilor mediului în care își desfășoară activitatea. Într-o accepțiune mai simplistă poziția financiară definește potențialul economic și financiar al unei anume entități, însemnând patrimoniul propriu, patrimoniul administrat, valoare patrimonială justă și capacitatea acestuia de a genera beneficii economice. Informațiile despre resursele economice controlate de instituție sau de care poate dispune aceasta și capacitatea sa din trecut de a modifica aceste resurse sunt utile pentru a anticipa forța instituției de a genera numerar sau echivalente ale numerarului în viitor. Informațiile despre structura financiară sunt utile pentru anticiparea nevoilor viitoare de creditare și a modului în care profiturile și fluxurile viitoare de trezorerie vor fi repartizate între cei care au un interes față de administrație; acestea sunt utile și pentru anticiparea șanselor entității de a primi finanțare în viitor. Informațiile despre lichiditate și solvabilitate sunt utile pentru a anticipa capacitatea de a întreprinde acțiuni, de a-și onora angajamentele financiare scadente. Lichiditate se referă la disponibilitățile de numerar în viitorul apropiat, după luarea în calcul a obligațiilor financiare aferente acestei perioade. Solvabilitatea se referă la disponibilitățile de numerar pe o perioadă mai mare în care urmează să se onoreze angajamentele financiare scadente.
Informațiile despre poziția unei instituții, în special despre capacitatea acesteia de a colecta venituri sau a obține finanțări, sunt necesare pentru evaluarea modificărilor potențiale ale resurselor economice pe care entitatea le va putea controla în viitor. În acest sens informațiile despre variabilitatea performanțelor sunt importante.
La toate acestea o primă și importantă imagine aduce patrimoniul de care poate dispune stabil entitatea și capacitatea de mobilizare a acestuia în scopul realizării obiectivelor ce constituie menirea ei.
Elementele constitutive ale poziției financiare cuantificate la un moment dat și în mișcare după restricțiile „tratamentelor financiare” sunt:
activele: un activ reprezintă o resursă controlată de unitate ca rezultat al unor evenimente trecute și de la care se așteaptă să genereze beneficii economice viitoare pentru aceasta (activele produc, activele se comercializează, activele – creanțe se încasează etc.);
datoriile: o datorie reprezintă o obligație actuală a unității ce decurge din evenimente trecute și prin decontarea cărora se așteaptă să rezulte o ieșire de resurse care încorporează beneficii economice;
capitalul/patrimoniul propriu: reprezintă interesul rezidual al proprietarilor (stat, domeniul public, domeniul privat, autorități administrative sau instituționale etc.) în activele unei persoane juridice, după deducerea tuturor datoriilor sale, dar și încasarea sau probabilitatea încasării creanțelor în măsura în care acestea sunt certe.
Fiecare instituție va utiliza raționamentul profesional pentru a evalua nivelul sub care un element nu trebuie să fie prezentat în bilanț, ci trecut în contul de rezultate/profit și pierdere. De asemenea, raționamentul profesional trebuie utilizat și la luarea deciziei referitoare la necesitatea înregistrării activelor în categorii separate sau într-o singură categorie comună.
Definițiile activelor și datoriilor identifică elementele esențiale ale acestora, dar nu încearcă să specifice criteriile ce trebuie îndeplinite înainte de a fi recunoscute în bilanț. Astfel, definițiile includ și elemente ce nu sunt recunoscute ca fiind active sau datorii în bilanț, deoarece nu satisfac criteriile de recunoaștere minim necesare. Fluxurile de beneficii economice viitoare dinspre sau către instituția în cauză trebuie să fie suficient de sigure pentru a îndeplini criteriile de probabilitate prevăzute de IAS înainte de a recunoaște un activ sau o datorie.
Bilanțurile elaborate conform Standardelor Internaționale de Contabilitate în vigoare pot inlcude elemente ce nu satisfac definițiile activelor sau ale datoriilor și nici nu sunt prezentate ca parte a capitalurilor proprii, dar ele satisfac o necesitate temporală sau conjuncturală a economiei reale, iar prin tratarea lor corectă se intră în normalitate.
1.14.Contabilitatea și performanța financiară
Oricât de „instituționalizate” par diversele verigi ale administrației publice, deciziile ce asigură realizarea obiectivului lor incorporează o anumită încărcătură economică, directă sau colaterală, dar indispensabilă. Deciziile economice, chiar și cele sociale, necesită deci, întotdeauna evaluarea capacității firmelor, companiilor, societăților, fiecărei instituții de a genera numerar (venituri, atrageri de fonduri, finanțări, etc.) ori echivalente ale numerarului, inclusiv a perioadei și a siguranței generării lor. În ultimă instanță de aceasta depinde, de exemplu, capacitatea acesteia de a angaja lucrări și a plăti furnizorii, de a-și plăti angajații, de a rambursa împrumuturi și a plăti dobânzile corespunzătoare, de a onora diverse alte obligații. Utilizatorii sunt mai în măsură să evalueze această capacitate de a genera numerar sau echivalente ale numerarului dacă le sunt oferite informații complete și concentrate asupra performanței și modificării poziției financiare pentru fiecare entitate persoană juridică la nivelul căreia se administrează venituri, se angajează cheltuieli, se generează sau se „plânge” după resurse.
„Lumea” crede că aceste afirmații preluate din „cadrul general IAS” se referă doar la întreprinderi, întrucât ele au menirea fundamentală de a genera venituri și, de aici, beneficii economice, dar nu e așa. O instituție publică este mai interesantă și devine mai atractivă dacă știe să-și fundamenteze bugetul, să-și argumenteze cererea de fonduri, dacă se încumetă să solicite și să obțină finanțări pe programe, dacă dă suportul științific și legal dimensionării și colectării veniturilor proprii din taxe, impozite, activități conexe, resurse colaterale, apoi, dacă știe să-și gestioneze cheltuielile balansând corect între necesități și resurse – iar toate acestea într-un context în care să nu fie omise eficiența și perspectiva.
Este puțin? Nu cred și este bine să nu vă amăgiți, că mai sunt încă multe altele cu care se ocupă ferm „performanța financiară” cea mai dinamică secțiune a contabilității. Așa s-a ajuns la concluzia SEC – 95 conform căreia „contabilitatea este și o activitate specializată în măsurarea și urmărirea (noi spunem și „calcularea”) informațiilor cu privire la poziția financiară, și fluxurile de trezorerie” iar, în consens, Legea contabilității nr. 82/1991 modificată 2004 – O. G. 70/13.08.2004) are și prevederi exprese pentru instituțiile publice (de la președenția Republicii la „președenția” comunei).
Informațiile despre performanța unei instituții sunt necesare pentru evaluarea modificărilor potențiale ale resurselor economice pe care entitatea le va putea controla în viitor, pentru anticiparea capacității de a genera fluxuri de trezorerie cu resursele existente, pentru formularea raționamentelor despre eficiența cu care ea, poate angaja și utiliza noi resurse. În practica curentă informațiile privind performanța financiară sunt oferite în primul rând de „contul de profit și pierdere”, respectiv „contul de execuție bugetară”, dar lucrurile nu sunt chiar atât de simple încât să le reducem la datele sintetice dintr-un anume formular de raportare periodică pentru că ar fi păcat să se ignore informația în timp real pe care o furnizează contul contabil. Performanța este mai importantă decât banii. Banii exprimă o posesie, performanța exprimă capacitatea de a valorifica posesia. A-ți jucat vreodată „rișcă”. Un bănuț aruncat în sus și căzut pe o anume față, apoi pe cealaltă (avers și vers), oricum „produce” mai mult decât cel care doarme în pungă, chiar dacă rămâne de văzut în favoarea cui. [6]
1.15.Situațiile financiare (cadrul general)
Poziția, performanța și gestionarea financiară a oricărei instituții publice, economic – comerciale, administrative, impun în mod necesar, ca periodic activitatea acestora să fie sintetizată și supusă unei analize de fond prin intermediul „situațiilor financiare”. Așa cum precizează art. 10, al. 1 al Legii nr. 82/1991 (republicată 2006) „documentele oficiale de prezentare a situației economico – financiare a persoanelor juridice prevăzute la art. 1 (societăți comerciale, instituții publice, asociații și organizații, etc.) sunt situațiile financiare anuale, stabilite potrivit legii, care trebuie să ofere o imagine fidelă a poziției financiare, performanței financiare și a celorlalte informații referitoare la activitatea desfășurată”. Situațiile financiare se întocmesc pornind de la conturile curente, supuse verificării prin intermediul balanței de verificare, întocmite cel puțin anual, sau la termenele de întocmire a situațiilor financiare periodice (Legea 82/1991, republicată 2004 OG 70/13 august 2004).
„Ministerele, celelalte organe de specialitate ale administrației publice centrale, alte autorități publice, instituțiile publice autonome și unitățile administrativ – teritoriale, ai căror conducători au calitatea de ordonator principal de credite – prevede art. 29, al. 3 din Legea nr. 82/1991 (republicată 2004 – O. G. nr. 75/13 august 2004), depun la Ministerul Finanțelor Publice un exemplar din situațiile financiare trimestriale și anuale, potrivit normelor și la termenele stabilite de acesta”.
Dar să nu se ignore că cel mai necruțător utilizator de informații financiare este „cel cu banii”: proprietarul, finanțatorul, donatorul, ordonatorul de credite, etc.
Instituțiile publice au obligația să prezinte la unitățile de trezorerie și contabilitate publică la care au deschise conturile, bilanțul contabil și contul de execuție bugetară pentru obținerea vizei privind exactitatea plăților de casă, a soldurilor conturilor de disponibilități, după caz, care trebuie să coincidă cu cele din conturile corespunzătoare deschise la unitățile de trezorerie și contabilitate publică (dar „extras de cont” n-o fi având?).
Bilanțurile contabile care nu corespund cu datele din evidența trezoreriilor statului se vor restitui instituțiilor publice respective pentru a introduce corecturile corespunzătoare.
Este interzis instituțiilor publice să centralizeze bilanțurile și conturile de execuție ale instituțiilor din subordine fără viza trezoreriilor statului.
Instituțiile publice întocmesc situațiile financiare potrivit normelor emise de Ministerul Finanțelor Publice. Instituțiile publice și celelalte persoane juridice ai căror conducători au calitatea de ordonatori de credite depun un exemplar din situațiile financiare la organul ierarhic superior, la termenele stabilite de acestea. Situațiile financiare centralizate privind execuția bugetului de stat întocmite de ministere, celelalte organe de specialitate ale administrației publice centrale, ale autorității publice și instituțiile publice autonome, precum și situațiile financiare privind execuția bugetului local întocmite de direcțiile generale ale finanțelor publice județene și a municipiului București se depun la Ministerul Finanțelor Publice, la termenele stabilite de acesta.
Deși nu toate necesitățile de informații ale utilizatorilor pot fi satisfăcute de situațiile financiare, există cerințe comune tuturor utilizatorilor. Întrucât proprietarii investitori sunt ofertanții de capital de risc ai entității persoană juridică, furnizarea de situații financiare satisface necesitățile lor și de asemenea va satisface majoritatea necesităților altor utilizatori.
Situațiile financiare sunt un complex de sinteze specific contabile, situații, anexe, calcule comparative, fiecare cu explicitarea conducerii, discutate și aprobate sub semnătura de organele abilitate, supuse auditării și făcute publice. Aceste „formalizări” au menirea de a întări valoarea cognitivă a informațiilor contabile concomitent cu valorificarea lor in procesul decizional și managerial.
CAPITOLUL 2 BALANTA DE VERIFICARE
2.1.Notiunea, continutul si functiile balantei de verificare
Operatiile economice care se realizeaza zi de zi intr-o unitate economica se inregistreza in conturi. In orice moment al activitatii economice, fiecare cont in parte pune in evidenta situatia elementelor patrimoniale: existentele la inceputul perioadei, cresterile, micsorarile, totalul miscarilor cumulate de la inceputul anului, dar si existentele finale.
Necesitatile de conducere, control si analiza a activitatii unitatilor patrimoniale impun generalizarea si prezentarea, intr-un tablou de ansamblu, a intregii activitati desfasurate. Metoda contabilitatii impune ca periodic, si in mod obligatoriu cu ocazia elaborarii bilantului, sa se faca verificarea exactitatii inregistrarilor facute in contabilitate, cit si a calculelor efectuate cu ocazia determinarii rulajelor, sumelor totale si a soldurilor conturilor.
Balanta de verificare sau balanta conturilor este un procedeu specific al metodei contabilitatii care asigura verificarea exactitatii inregistrarii operatiilor economice in conturi, legatura dintre conturile sintetice si bilant, legatura dintre conturile sintetice si conturile analitice, precum si centralizarea datelor contabilitatii curente. Balanta de verificare se prezinta sub forma unei situatii tabelare, in care se inscriu datele valorice preluate din conturi.
Balanta de verificare este documentul contabil utilizat pentru verificarea exactitatii inregistrarilor contabile si controlul concordantei dintre contabilitatea sintetica si cea analitica, precum si principalul instrument pe baza caruia se intocmesc situatiile financiare. Balanta de verificare a conturilor sintetice, precum si balantele de verificare ale conturilor analitice se intocmesc cel putin anual, la incheierea exercitiului financiar sau la termenele de intocmire a situatiilor financiare periodice, la alte perioade prevazute de actele normative in vigoare, si ori de cate ori se considera necesar. Cuprinde pentru toate conturile unitatii urmatoarele elemente: simbolul si denumirea conturilor, in ordinea din planul de conturi aplicabil, soldurile initiale sau totalul sumelor debitoare si creditoare ale lunii precedente, dupa caz, rulajele curente debitoare si creditoare, totalul sumelor debitoare si creditoare, soldurile finale debitoare sau creditoare.
In cadrul balantei de verificare se obtin anumite egalitati structurale si globale proprii dublei inregistrari si corespondentei conturilor.
Aceste egalitati exprima un echilibru permanent intre aceste date, de unde provine si denumirea de ”balanta”. Balanta de verificare contine toate conturile folosite de o unitate patrimoniala, fiecare cont fiind inscris cu soldul initial, rulajele perioadei curente, totalul sumelor si soldul final de la sfirsitul lunii pentru care se incheie balanta respectiva. Legea contabilitatii prevede ca ”pentru verificarea inregistrarii corecte in contabilitate a operatiunilor se intocmeste, lunar, balanta de verificare”.
Din cele prezentate mai sus, reiese si definitia balantei de verificare, si anume:
a) Functia de verificare a exactitatii inregistrarii operatiilor economice in conturi.
Aceasta functie consta in controlul si identificarea erorilor de inregistrare in conturi, prin intermediul diferitelor egalitati valorice care trebuie sa existe in cadrul balantei de verificare, precum si prin intermediul unor corelatii valorice stabilite cu ajutorul ei. Inregistrarea gresita a unor operatii economice ca urmare a nerespectarii principiului dublei inregistrari, trecerea eronata a sumelor din Registrul Jurnal in Registrul Cartea Mare si de aici in balanta, efectuarea unor calcule gresite in formulele contabile complexe, stabilirea eronata a rulajelor si a soldurilor conturilor, determina inegalitati intre totalurile balantei, care se semnalizeaza cu ajutorul ei, fapt ce ii confera caracterul unui instrument de verificare, de control. Lipsa unei egalitati valorice sau a unor corelatii constituie dovada existentei unor erori, care trebuie sa fie identificate si corectate. Desi in conditiiile utilizarii calculatoarelor electronice in munca de contabilitate creste exactitatea calculelor, functia de control a balantei de verificare se mentine, iar corelatiile pe care se bazeaza, servesc la prevederea unor chei de control in programele de lucru ale echipamentelor moderne de prelucrare a datelor.
b) Functia de legatura dintre conturile sintetice si bilant
Balanta de verificare concentreaza informatiile din toate conturile folosite in contabilitatea curenta a unitatii. Aceasta legatura se concretizeaza in faptul ca datele din bilantul anual reprezinta soldurile finale ale conturilor, preluate din balanta de verificare prelucrate si grupate conform necesitatilor de intocmire a bilantului. Soldurile initiale ale conturilor la inceputul anului sunt preluate din bilantul anual, potrivit principiului intangibilitatii bilantului de deschidere a unui exercitiu care trebuie sa corespunda cu bilantul de inchidere a exercitiului precedent.
c) Functia de legatura dintre conturile sintetice si cele analitice
Aceasta functie consta in intocmirea unor balante de verificare ale conturilor analitice pentru fiecare cont sintetic care se desfasoara pe conturi analitice. Cu ajutorul acestor balante se controleaza concordanta care trebuie sa existe intre datele inregistrate in contul sintetic si conturile sale analitice.
d) Functia de centralizare a existentelor, miscarilor si transformarilor elementelor patrimoniale
Gruparea si centralizarea datelor inregistrate in conturi cu ajutorul balantei de verificare ofera conducerii unitatilor posibilitatea de a cunoaste totalul modificarilor intervenite in volumul si structura patrimoniului economic, rezultatele financiare obtinute in urma activitatilor desfasurate etc..
Cuprinzind, sub forma centralizata, toate datele privitoare la existentele si miscarile elementelor patrimoniale inregistrate in conturile sintetice si analitice, pe o anumita perioada de timp, balanta de verificare asigura compararea datelor de la inceputul unei perioade de gestiune cu cele de la sfirsitul ei si cu alte perioade de gestiune expirate. Astfel, se pot stabili schimbarile produse in marimea si structura patrimoniului economic, eficienta plasarii resurselor etc..
e) Functia de analiza a activitatii economice
Balanta de verificare are un rol deosebit de important in analiza situatiei economico – financiare pe perioade scurte de timp, si in intervalul dintre doua bilanturi, fiind astfel, singurul instrument care furnizeaza informatiile necesare conducerii operative a unitatilor patrimoniale. Aceasta analiza are anumite limite comparativ cu analiza care se poate realiza pe baza bilantului contabil, cu ajutorul balantelor de verificare obtinandu-se un grad mai redus de sintetizare a datelor contabile.
2.2. Clasificarea balantelor contabile
Balantele de verificare a conturilor se clasifica dupa mai multe criterii, si anume:
a) Dupa natura conturilor pe care le contin pot fi balante de verificare ale conturilor sintetice (generale) si balante de verificare ale conturilor analitice.
Balantele de verificare ale conturilor sintetice se intocmesc pe baza datelor preluate din conturile sintetice si cuprind toate conturile sintetice folosite in contabilitatea curenta a unei unitati patrimoniale, intr-o anumita perioada de gestiune.
Balantele de verificare ale conturilor analitice se intocmesc inaintea elborarii balantei conturilor sintetice, pe baza datelor preluate din conturile analitice. Balantele de verificare analitice se intocmesc pentru fiecare cont sintetic care a fost desfasurat pe conturi analitice. Aceste balante se mai numesc si balante de verificare auxiliare sau secundare. Spre deosebire de balanta de verificare a conturilor sintetice, care este una singura pe intreprindere, numarul balantelor de verificare ale conturilor analitice depinde de numarul conturilor care au fost desfasurate pe conturi analitice.
b) Dupa numarul de egalitati pe care le cuprind, balantele de verificare ale conturilor sintetice pot fi: balante de verificare cu o egalitate, balante de verificare cu doua egalitati, balante de verificare cu trei egalitati si balante de verificare cu patru egalitati. Ele pot fi intocmite intr+o singura varianta sau in doua variante.
Balanta de verificare cu o singura egalitate
Balanta de verificare cu o egalitate se prezinta in doua variante: fie ca balanta a sumelor, fie ca balanta a soldurilor. Ea cuprinde numai o singura egalitate:
Totalul sumelor debitoare = Totalul sumelor creditoare
(∑Tsd) (∑Tsc)
sau:
Totalul soldurilor finale = Totalul soldurilor finale
debitoare (∑Sfd) creditoare (∑Sfc)
Balanta de verificare a conturilor cu doua egalitati
Denumita si balanta sumelor si a soldurilor rezulta din combinarea balantei sumelor cu balanta soldurilor. Ea cuprinde patru coloane, doua pentru totalul sumelor debitoare si creditoare si doua coloane pentru soldurile finale, debitoare si creditoare.
Egalitatile sunt:
1) Totalul sumelor debitoare = Totalul sumelor creditoare
(∑Tsd) (∑Tsc)
2) Totalul soldurilor finale = Totalul soldurilor finale
debitoare (∑Sfd) creditoare (∑Sfc)
3) Balanta de verificare a conturilor cu trei egalitati
Balanta de verificare a conturilor cu trei egalitati se caracterizeaza prin separarea soldurilor initiale de rulajele lunii curente. Ea se intocmeste in doua variante:
balanta tabelara;
balanta de verificare sah.
Balanta de verificare cu trei egalitati a fost conceputa pentru sporirea proprietatilor informative ale balantelor de verificare cu una si cu doua egalitati. Pe baza ei se pot stabili urmatoarele egalitati:
1) Totalul soldurilor initiale = Totalul soldurilor initiale
debitoare (∑Sid) creditoare (∑Sic)
2) Totalul rulajelor debitoare = Totalul rulajelor creditoare
(∑Rd) (∑Rc)
3) Totalul soldurilor finale = Totalul soldurilor finale
debitoare (∑Sfd) creditoare (∑Sfc)
In plus, cu ajutorul acestei balante de verificare se poate stabili si urmatoare corelatie: totalul rulajelor din balanta de verificare trebuie sa fie egal cu totalul rulajelor din evidenta cronologica (din Registrul Jurnal). Cu toate avantajele pe care le ofera balanta de verificare cu trei egalitati in forma tabelara, fata de balansa de verificare cu doua egalitati, ea prezinta su neajuns, si anume: desi reda volumul valoric al activitatii desfasurate intr-o perioada de gestiune, nu reflecta natura operatiilor efectuate.
Pentru inlaturarea acestui neajuns se foloseste balanta de verificare cu trei egalitati in forma sah. Aceasta permite si redarea corespondentei conturilor in care s-au inregistrat operatiile economice in functie de continutul lor economic.
Balanta de verificare sah se prezinta sub forma unei table de sah, intocmita dupa principiul matriceal. Cu ajutorul ei se obtin aceleasi trei egalitati, cu deosebirea ca aceste trei egalitati nu se mai obtin intre totalurile coloanelor perechi, ci la intretaierea randurilor cu coloanele, in care rulajele din perioada curenta se inscriu pe conturi corespondente.
4) Balanta de verificare a conturilor cu patru egalitati
Aceasta balanta reprezinta o combinare a balantei de sume si solduri cu balanta de rulaje lunare cu solduri initiale. Din acest motiv, ea mai poarta denumirea de balanta de rulaje lunare cu sume precedente. Cu ajutorul ei se obtin urmatoarele egalitati:
1) Totalul sumelor debitoare Totalul sumelor creditoare
din balanta (perioada) = din balanta (perioada)
precednta (∑Tsdp) precednta (∑Tscp)
2) Totalul rulajelor debitoare = Totalul rulajelor creditoare
ale lunii curente (∑Rd) ale lunii curente (∑Rc)
3) Totalul sumelor debitoare la = Totalul sumelor creditoare la
data intocmirii balantei data intocmirii balantei
(∑Tsdf) (∑Tscf)
4) Totalul soldurilor finale = Totalul soldurilor finale
debitoare (∑Sfd) creditoare (∑Sfc)
Balanta de verificare cu patru egalitati se intocmeste in doua variante, care iau nastere din continutul diferit al primelor coloane, astfel:
a) in cazul lunii ianuarie, balanta de verificare cu patru egalitati cuprinde soldurile initiale debitoare si creditoare, iar egalitatea se stabileste intre aceste totaluri ale soldurilor initiale debitoare si creditoare;
b) la sfirsitul celorlalte luni ale anului, primele doua coloane contin date privind totalul sumelor precedente debitoare si creditoare.
Cu toate avantajele pe care le prezinta fata de celelalte balante de verificare, balanta conturilor cu patru egalitati are urmatorul neajuns: nu reflecta rulajele conturilor din lunile precedente. Acestea sunt cumulate cu soldurile initiale de la inceputul anului.
Inlaturarea acestui neajuns s-ar putea realiza prin intocmirea unei balante de verificare cu cinci egalitati.
3. Intocmirea balantei de verificare
2.3.BALANTE DE VERIFICARE
O societate comerciala X al carei obiect de activitate il reprezinta comercializarea cu amanuntul a marfurilor, prezinta la inceputul lunii februarie urmatoarea situatie a patrimoniului
ACTIV PASIV
In cursul lunii februarie au loc urmatoarele operatiuni economice :
1) Se achizitioneaza conform facturii nr. 126 din 4 februarie marfuri la un pret de cumparare de 7.000.000 lei, TVA 19%.
2) Se vand unui client P conform facturii 250 din 6 februarie marfuri evaluate la pretul de vanzare de 10.000.000 lei, TVA 19%.
3) Se descarca gestiunea cu pretul de cumparare al marfurilor vandute clientului P in valoare de 8.700.000 lei.
4) Conform registrului de casa din 10 februarie se acorda angajatului M un avans spre decontare in valoare de 400.000 lei pentru efectuarea unei deplasari in interesele societatii.
5) Conform extrasului de cont din 12 februarie se achita prin virament contavaloarea marfii achizitionate cu factura nr. 126 din 4 februarie.
6) Se inregistreaza incorporarea la rezerve a primelor legate de capital in valoare de 5.000.000 lei.
7) Conform statului de plata intocmit la 13 februarie se inregistreaza sumele cuvenite unor angajati drept ajutoare pentru pierderea temporara a capacitatii de munca in valoare de 1.000.000
8) Conform decontului de cheltuieli si a documentelor justificative prezentate de angajatul M pe 13 februarie la intoarcerea din delegatie se inregistreaza justificarea sumei de 1.000.000 lei. Diferenta datorata e achitata in numerar.
9) Se inregistreaza stingerea creantei fata de clientul P astfel: pentru suma de 3.000.000 lei pe seama avansului primit anterior iar pentru diferenta prin incasarea sumei in contul de dispozitie.
10) In favoarea furnizorului de imobilizari F se emite o polita in valoare de 14.800.000 lei cu scadenta peste 2 luni prin care se stinge o obligatie de 10.000.000 diferenta de 4.800.000 lei reprezentand dobanda datorata.
11) Se inregistreaza deducerea la sfarsitul lunii a TVA deductibila din TVA colectata.
12) Se inregistreaza inchiderea la sfarsitul lunii a contului de cheltuieli si de venituri ale perioadei prin contul 121 „ profit si pierdere”.
Se cere: – deschiderea conturilor de activ si pasiv
– reflectarea operatiunilor enuntate in registrul jurnal
– sistematizarea miscarilor de valori in registrul cartea mare
– intocmirea urmatoarelor balante de verificare : balanta de verificare pe solduri finale, pe sume si solduri, pe rulaj, cu 4 serii de egalitati.
2.3.1.Balanta de verificare pe solduri finale incheiata pe luna…….anul 2007
2.3.2.Balanta de verificare pe sume si solduri finale
2.3.3.Balanta de verificare pe rulaje (cu trei serii de egalitati)
2.3.4. Balanta de verificare cu 4 serii de egalitati
CAPITOLUL 3
3.1.Utilizarea functiilor Excel in Balanța de verificare
Utilizarea functiei de Grupare in Balanta de venituri si cheltuieli
3.2.Utilizarea referintelor relative in calculul sumelor debitoare , respectiv creditoare
Câmpurile din cadrul Soldului Inițial și Rulajului Decembrie sunt introduse de către utilizator sau pot fi importate dintr-o bază de date, și pe baza lor se calculează câmpurile de pe coloana G (Total Rulaj → Debit) adunând valorile din celulele de pe același rând din coloanele C (Sold Inițial → Debit) și E (Rulaj Decembrie → Debit). Analog se procedează și în cazul câmpurilor de pe coloana F.
După introducerea formulei într-o celulă, printr-un simplu click & drag în colțul dreapta-jos al celulei se selectează toate câmpurile de dedesubt, și formulele se actualizează automat pentru fiecare celulă.
Iată formulele introduse în câmpurile inițiale (primele sub header-ul tabelului) respectiv de pe coloanele G, H, I și J:
Calculul sumelor debitoare , respectiv creditoare
3.3.Utilizarea referintelor in Balanta de verificare
Pozitiile din balanta sunt luate automat din Nota contabila.
3.4.Utilizarea functiei IF in calculul sumelor finale debitoare , respectiv creditoare
Observație: Câmpurile de pe coloanele G, H, I, J sunt blocate deoarece se calculează automat pe baza celorlalte celule.
Blocarea unei celule sau a unei selecții de celule se face din meniul Format → Celule… și în tab-ul Protecție se bifează căsuța Blocate. (Figura numarul )
Important este faptul că blocarea unei celule nu înseamnă automat că este și Protejată, ci doar că este posibilă protejarea.
Pentru a proteja efectiv o celulă, se accesează meniul Instrumente → Protejare registru de lucru Fig nr
Este bine ca cel puțin celulele care conțin formule să fie protejate, preferabil și cu o parolă, pentru a evita ștergerea accidentală a formulelor.
Se poate acorda accesul la o celulă chiar și la nivel de utilizator, folosind meniul Instrumente→Protejare→Se permite utilizatorilor să editeze zonele. Această comandă este disponibilă numai când foaia de lucru nu este protejată.
3.5.Utilizarea functiei Vlookup pe Balanta de verificarea pentru date corecte in Foaia de calcul Cont de profit și pierderi
Această foaie de lucru este blocată și protejată în totalitate. Valorile celulelor de pe coloana F se calculează automat pe baza foii de lucru Balanța. Iată un exemplu de formulă din câmpurile de pe coloana F (mai exact din celula F11):
Folosirea funcției VLOOKUP() se justifică prin faptul că dorim să oferim flexibilitate aplicației, astfel încât eventualele viitoare modificări ale legislației, cum ar fi adăugarea de conturi, înlocuirea sau ștergerea altora sau schimbarea ordinii conturilor, să nu îngreuneze actualizarea aplicației. Transmiterea unor parametri unei funcții este mult mai ușor de controlat. Prin folosirea acestei functii se elimina multa muncă pentru ca în loc de simpla modificare a unor parametri de funcție ar trebui să ne apucăm să modificăm intervale de celule.
Atenție însă: folosirea funcției VLOOKUP() poate fi destul de periculoasă dacă nu se înțelege felul în care funcționează, și aici este vorba de ultimul parametru al funcției, care poate fi TRUE (ADEVARAT) sau FALSE.
În cazul în care parametrul este TRUE, datele de pe coloana pe care se face căutarea trebuie să fie ordonate crescător. Partea mai puțin plăcută intervine atunci când se caută o valoare care nu există în coloana respectivă, deoarece funcția întoarce acea valoare găsită care este cea mai apropiată de valoarea căutată.
De exemplu, iată o problema de care m-am lovit pe parcursul dezvoltării aplicației și care mi-a făcut mulți nervi până am descoperit soluția: să presupunem că în Balanța nu există pe prima coloană contul 701, dar există contul 702. In momentul în care căutam din Cont de profit și pierderi valoarea 701, VLOOKUP îmi întorcea valoarea 702, și toate calculele ieșeau total anapoda. Soluția a fost apelarea funcției VLOOKUP cu parametrul FALSE în loc de TRUE.
Avantajul este că valoarea întoarsă de funcție este exact valoarea căutată sau, în cazul în care nu este găsită, rezultatul întors este N/A. În afara de acest lucru, dispare și obligativitatea sortării crescătoare a câmpurilor din coloana pe care se efectuează căutarea.
Concluzii
Reflectarea fidelă a realității economico-financiare și a consecințelor sale sociale, umane, instituționale sunt atributele definitorii ale contabilității, pentru perfecționarea căreia se bat, se luptă și muncesc astăzi cei mai redutabili specialiști în “știința conturilor”.
Preocupați de standarde, de convergență, de reflectarea contabilă a realității, profesioniștii contabili se preocupă în fapt de economie, de instituții, de oameni. Este poate, cea mai frumoasă parte a profesiei contabile. Este unul din motivele pentru care Uniunea Europeană a luat în considerare oportunitatea recunoașterii profesiei contabile la nivel european.
În fața provocărilor europene, contabilitatea românească nu putea să rămână pasivă și fără reflexe. Ea s-a adaptat proceselor de normalizare, armonizare și convergență, atât prin intermediul unor instituții naționale, cât și prin acțiunea organismelor ce reprezintă profesia contabilă.
Procesul de armonizare a contabilității românești cu cerințele Standardelor Internaționale de Contabilitate (IAS/IFRS) și cu Directivele contabile europene, care armonizează regulile și principiile de referință cu privire la elaborarea situațiilor financiare anuale ale instituțiilor publice, reprezintă una dintre cele mai curajoase provocări pentru mediul administrativ.
Există o terminologie-cheie care a învăluit lumea europeană dezvoltă și toate marile puteri economice ale lumii, dar pe care noi abia le descifrăm, cum ar fi: Principiile Contabile General Acceptate în Statele Unite – US GAAP –. Standardele Internaționale de Raportare Financiară – IFRS. Standarde de Contabilitate pentru Sectorul Public – IPSAS.
Standardele Internaționale de Contabilitate vin cu un bagaj cultural greu, ele se fundamentează pe raționamentul profesional, realizat prin apelul la principii, și care poate conduce la mai multe solușii pentru o anumită problemă dată, departe de o rigoare absolută de tipul 1 + 1 = 2! Mecanismele economice românești prezintă din acest punct de vedere o mare rigiditate în implementarea conceptelor și principiilor contabile.
Efectele și finalitățile cercetării: Standardele trebuie să conducă la binele public european, cum spun numeroasele organisme de specialitate ale U.E., dar rămâne de văzut câți beneficiază de acest “bine”. Poate argumentul cel mai convingător pentru acceptarea armonizării prin raportare la IAS-uri, cel puțin în spațiul european, ar putea fi acela de respingere prin această modalitate a unei eventuale dominații americane.
Pentru noi, cea mai acută problemă ar fi aplicarea standardelor internaționale și reglementărilor europene așa cum sunt ele, evident însă cu adaptările minim necesare generate de prevederile și progresele legislative. Aplicațiile concrete din marile firme, îndeosebi bănci și societăți de asigurare, și succesele dobândite dovedesc că acest lucru este posibil și benefic. Ar urma apoi aplicații similare în instituițiile publice unde procesul este “anevoios și lent”-cel puțin cum a fost catalogat de Colegiul consultativ al contabilității. Într-o etapă următoare va trebui să ne elaborăm propriile standarde și normative, corerspunzătoare nevoilor, dar și specificității economiei românești. Elaborarea de standarde naționale pornind de la principiile înscrise în IFRS pare a fi calea cea mai interesantă, dar nu este de loc ușor. Aplicarea acestei soluții presupune, însă o foarte bună cunoaștere a IFRS și o activitate legislativă prealabilă de pregătire a cadrului necesar deschiderii câmpului de aplicare și de manifestare nestingherită a acestor principii. Standardele naționale astfel elaborate trebuie să asigure convergența totală cu IFRS. Această cale de acces la IFRS asigură o mai bună concordanță între principii și reguli, poate satisface mai bine raporturile care trebuie să existe între contabilitate și fiscalitate și poate cuprinde unele reguli referitoare la contabilitatea din timpul exercițiului de raportare financiară.
Utilizarea programului Microsoft Excel este o necesitate pentru intreprinderile mici si mijlocii .
Microsoft Excel este un program simplu , eficient si cu mare putere in rezolvarea , evidenta si urmarirea contabila a organizatiei economice.
Bibliografie
"Drumul spre Europa"- Program de Reformă a contabilității și de întărire Instituțională. Documentar elaborat de Banca Mondială pentru România,2006; inregistrat pe C.D.de Camera Auditorilor Financiari din Romania si trimismembrilor sai ca atasament la revista Auditul financiar" nr.4 /2007
Reglementări contabile conforme cu Directivele a IV-a și a VII-a a Comunității Economice Europene; publicate în volum de Parlamentul României-Camera deputaților, 2005;
I.P.A.S -Standardele de Contabilitate pentru Sectorul Public, 2006
Directiva a Opta a Comunității Europene privind legislația societăților comerciale, nr. COM/2004/177, referitoare la auditul statutar al conturilor comunitare (preluată din originalul în limba franceză, 2004);
Legea contabilității nr.82/1991 (cu toate modificările până în 2007);
Ordonanța Guvernului nr.70/13 aug. 2004;
Ordinul m.f.p. nr. 1752/2005 pentru aprobarea reglementărilor contabile conforme cu directivele europene, Mon. Of. nr. 1080/2005;
Ordinul m.f.p. nr. 1917/2005 pentru aprobarea Normelor de contabilitate publică (inclusiv anexele P.11-604), Mon. Of. nr. 1186 bis/2005;
Drăgan, C. M. – Revoluția contabilității, Editura Universitară, 2007;
Regulamentul Financiar al Uniunii Europene nr. 16005/2002, (publicat în volum, 2002);
I.A.S. – International Accounting Standard, publicat în volum, succesiv din 2000 până în 2007, Editura Economica,cod ISBN nr.973.590.264.8;
Drăgan C. M. – Contabilitatea de gestiune, Editura Academiei Române, 1978;
I.F.R.S. – Standardele Internaționale de Contabilitate si Raportare Financiară, (comentate de Barry J.Epstein siE.K.Jermakovicz),BMT PUBLISHINGHOUSE,2007 ;ISBN 978-973-87371-6-7;
Directiva a Opta a Consiliului Europei nr. 84/253/EEC, volum tradus de CAFR., 2006;
Cartea verde a Comisiei Europene nr. COM/1996/338, volum tradus de CAFR, 2004 si trimis pe C.D. tuturor membrilor Camerei;
Recomandarea nr. 2001/256/EEC a Comisiei de Audit a E. E. C. cu privire la asigurarea calității auditului statutar; volum tradus de CAFR, 2004
Comunicatul COM/2003/0286 privind întărirea auditului statutar – Uniunea Europeană – tradus de CAFR, 2005.
Copyright Notice
© Licențiada.org respectă drepturile de proprietate intelectuală și așteaptă ca toți utilizatorii să facă același lucru. Dacă consideri că un conținut de pe site încalcă drepturile tale de autor, te rugăm să trimiți o notificare DMCA.
Acest articol: Utilizarea Functiilor Programului Microsoft Excel In Crearea Unei Balante de Verificare (ID: 149238)
Dacă considerați că acest conținut vă încalcă drepturile de autor, vă rugăm să depuneți o cerere pe pagina noastră Copyright Takedown.