Utilitatea Unui Sistem Informatic de Tip Erp

INTRODUCERE

În ultimul deceniu s-a înregistrat o dezvoltare importantă a micilor afaceri care au luat amploare în statele din Europa. Ca urmare a dezvoltării acestui sector a crescut prosperitatea, cresterea nivelului de trai si o dezvoltare importantă atât a acestor state cât si a celor industrializate. P. Drucker spunea că “micile afaceri reprezintă catalizatorul principal al cresterii economice.” Aceste mici afaceri contribuie în bună măsură la realizarea unor obiective fundamentale ale oricărei economii nationale.

Întreprinderile mici si mijlocii se pot integra relativ usor într-o retea industrială regională, ceea ce contribuie pe de o parte la dezvoltarea economică a regiunii respective, iar pe de altă parte la reducerea somajului si cresterea nivelului de trai, pentru că oferă locuri de muncă;

Cât de importantă este alegerea unui program informatic eficient și rentabil pentru o intreprindere mica si mijlocie în economia actuală, în condițiile în care se duce o luptă atât pentru resurse,cât și pentru supraviețuirea pe piață? În societatea contemporană, pentru informatizarea fluxurilor de lucru, alegerea unui sistem informatic este mai degrabă o necesitate decât o opțiune. . Datorită mediului de afaceri aflat într-o continuă schimbare, pentru ca o firmă să fie competitivă și să furnizeze produse și servicii de calitate, aceasta are nevoie de un sistem informatic performant. Datorită globalizării afacerilor și apariției Internetului, sistemele informaționale au trebuit să țină pasul cu nevoile erei digitale. Un mare ajutor vine din partea Internetului, care asigură suportul noilor afaceri și accesul rapid la un volum mare de informații.

Tehnologia informațiilor este utilizată la nivel global în toate companiile mari, care se bazează pe aceasta în fundamentarea deciziilor, dar și pentru a păstra legătura în timp real cu toate unitățile de producție, birourile, centrele de vânzare și distribuție. În prezent, se dorește trecerea la un model de tehnologie capabilă să obțină informațiile, iar în baza acestora să fundamenteze propriile decizii.

Competiția la nivel internațional s-a intensificat în special datorită globalizării economiei și dezvoltării tehnologiei informațiilor. Astfel, firmele trebuie să supraviețuiască unei lupte cu o concurență deschisă, deoarece nu mai beneficiază de piețele protejate, iar informația joacă un rol strategic în reușita afacerilor.

Datorită apariției numeroaselor tehnologii informatice, au avut loc schimbări atât la nivelul societății cât și la nivelul managementului, deoarece a fost sporită notabil viteza de lucru și calitatea serviciilor. Totul pleacă de la om și se propagă prin intermediul unei tehnologii rapide către el însuși, supralicitând astfel comportamentul individului.

Volumul mare de date cu care se confrunta întreprinderile mici si mijlocii și nevoia de îmbunătățire a metodelor de lucru a determinat achiziția unor tehnologii de calcul (hardware și software) care să mărească viteza de procesare a datelor, spațiul de stocare și metodele de listare. Achiziția de calculatoare și software are ca scop o analiză rapidă și corectă a datelor, pentru a face față competiției.

Această lucrare își propune, ca obiective generale, să prezinte importanța fluxurilor de lucru și utilitatea unui sistem informatic de tip ERP(Enterprise Resource Planning) în cadrul unei Intreprinderi Mici si Mijlocii

Ca obiective specifice, avem descoperirea resurselor necesare fluxului de lucru din cadrul IMM-urilor,, prezentarea noțiunilor legate de fluxul de lucru, precum și evidențierea câtorva avantaje și dezavantaje ale acestuia. De asemenea, ne propunem să facem o analiză referitoare la decizia de a implementa un ERP, în funcție de dimensiunile firmei, o serie de avantaje care le poate aduce și prezentarea unui caz concret în care un sistem informatic de tip ERP a ajutat o companie romanească aflată în plină dezvoltare.

Motivul pentru care am ales să cercetez informatizarea fluxurilor de lucru prin intermediul unui system informatic de planificare a resurselor întreprinderii, este acela că programele software sunt concepute pentru a fi nucleul unei întreprinderi, putând să integreze toate departamentele unei întreprinderii, într-un sistem informatic.

.

1.1. Prezentare SC OmniData SRL, Descrierea generală a societății, produsele si serviciile oferite și echipa managerială

SC OmniData SRL a fost infiintata in anul 1991 pornind cu un capital social de 200 lei,pâna in prezent ajungand la un capital social de 2320 lei, capitalul social este împarțit in 232 parți sociale nominative și indivizibile în valoare de 10 Ron fiecare. Aportul fiecarui asociat la capitalul social la capitalul social este urmatorul:

Petrescu Aurelia 29 părți sociale nominative și indivizibile în valoare totala de 290 ron ce reprezintă 12,5000% cotă de participare la beneficii și pierderi.

Petrescu Radu 201 părți sociale nominative și indivizibile în valoare totala de 2010 ron ce reprezintă 86,6379% cotă de participare la beneficii și pierderi.

Petrescu Gabriel 2 părți sociale nominative și indivizibile în valoare totala de 20 ron ce reprezintă 0,8621% cotă de participare la beneficii și pierderi.

OmniData SRL are ca obiect de activitate crearea si dezvoltarea de programe informatice, consultatii in domeniul echipamentelor de calcul, prelucrarea datelor, activitati legate de bazele de date, intretinerea si repararea echipamentelor de birotica si sistemelor de calcul, consultatii in domeniul fiscal, comert cu ridicata cu masini si tertiale de birou, alte activitati si servicii conexe domeniului informatic.

Cu trecerea anilor, firma OmniData a elaborat mai multe programe in special cu caracter economic: programe informatice pentru evidenta contabila, gestiuni materiale, programe de salarizare pentru institutiile bugetare cat si pentru sectorul privat, programe tipice pentru Casele de Ajutor Reciproc din Romania, programe de urmarire si incasare creante, programe pentru activitatile bancare, programe pentru evidenta farmacii, spitale, evidenta si urmarire transporturi – parcuri auto, cat si alte programe informatice personalizate la cererea clientilor.

Dezvoltandu-se aplicatii pentru retele de calculatoare a aparut necesitatea creerii si intretinerii retelelor informatice ale beneficiarilor si asistenta hardware a sistemelor de calcul, in acest sens numeroase firme solicitand incheierea de contracte pentru asistenta tehnica atat pentru aplicatiile software cat si pentru hardware.

Societatea va ține contabilitatea operațiunilor în mod regulat și va întocmi la sfârsitul fiecarui exercitiu financiar documentele prevăzute în legislația dinanciar contabilă în viguare și dispozițiile Legii nr.31/1990 privind societățile comerciale,republicată ,cu modificările și completările ulterioare.

Forma de inregistrare în contabilitate a documentelor justificative, în cadrul societății S.C OMNIDATA S.R.L.,este Maestrul Șah,care împreună cu registrele si formularele utilizate de acesta, prezintă realitatea economică și financiară a societății.

Registrele și formularele utilizate de către Maestrul Șah sunt următoarele:

Registrul jurnal(14-1-1)

Registrul inventar(14-1-2)

Cartea mare(14-1-3/a)

Balanța de verificare

Din punct de vedere geografic, Programul Omnidata acopera practic toate zonele tarii, clientii acesteia fiind atat firme cu capital privat, intreprinderi mici si mijlocii cat si institutii din sectorul bugetar. Printre clientii reprezentativi numaram : Consiliul National de Solutionare a Contestatiilor, Administratia Finantelor Publice, Teatrul National Marin Sorescu , SC MEFIM SRL, SC Demiuma SRL, Sucursala Regionala CFR Craiova.

Cererea si numarul foarte mare de clienti cat si aria de acoperire geografica foarte mare a dus la angajarea cat mai multor colaboratori in majoritatea oraselor resedinta de judet, OmniData SRL reusind sa raspunda solicitarilor clientilor in cel mai scurt timp posibil.

Principali furnizori ai SC OMNIDATA SRL sunt: GTS TELECOM SRL,MOL ROMANIA,RDS&RCS.

Principalul avantaj pe care societatea il detine este experienta acumulata in cei peste 15 ani de prezenta pe piata de software economic, numarul mare al clientilor ce folosesc programele OmniData si permanenta adaptare la schimbarile legislative din domeniul economic, cat si consultanta de specialitate oferita, reprezinta garantia pe care firma producatoare de soft o ofera, creandu-se premisele unui management superior al afacerii.

Contabilitatea dezvăluie mecanismele complicate ale afacerii unei intreprinderi, administrează riscurile și oferă o analiză financiară complexă necesară implementării deciziilor strategice și pentru a dovedi că viziunea acesteia în afaceri este una de succes.

Fiind un respectat furnizor de servicii de contabilitate, OmniData are ca scop principal oferirea de soluții contabile personalizate, extreme de avantajoase, care vor ajuta companiile mici și mijlocii să economisească timp și resurse financiare,

concentrându-se în primul rând asupra obiectivelor de afaceri.

Produsele si Serviciile oferite

CONTABILITATE

Solutie software pentru contabilitatea financiara a intreprinderilor mici si mijlocii sau a unitatilor bugetare.

Evidenta contabila pentru microintreprinderi, intreprinderi mici si mijlocii, platitoare sau nu de TVA ;

Situatii financiare semestriale si anuale (bilant contabil si anexe);

Balanta de verificare ;

Registru de casa, pe zile si lunar;

Editare note de receptie cu posibilitatea transferului datelor in contabilitate;

Registre jurnal (registru jurnal anexa, registru jurnal general, registru clienti, registru furnizori) ;

Maestru sah, cartea mare

Jurnale TVA (registru cumparari marfuri, cumparari nevoi firma, jurnal vanzari, borderou vanzari, borderou asimilate, decont TVA) ;

Declaratie lunara privind obligatiile de plata la bugetul de stat

Declaratie detaliata privind impozitul pe profit la 31 decembrie

Declaratia 394

Balante analitice: clienti, furnizori, debitori, creditori, obiecte de inventar, venituri anticipate, cheltuieli anticipate, mijloace fixe, gestiuni materiale, parteneri, bifunctionale ;

Raport de de gestiune zilnic si lunar ;

Fise pentru clienti, furnizori, creditori, debitori, mijloace fixe, conturi, bifunctionale, parteneri ;

Operatii automatizate (inchidere conturi venituri, cheltuieli, TVA; amortizare mijloace fixe, descarcare gestiune cu amanunt, repartizare venituri si cheltuieli anticipate);

Operatiunile contabile se pot introduce si pe note contabile specializate (contarea facandu-se automat)

Verificari automate: registrul casa, conturi in banca, corectitudine registru TVA, analitic cu sintetic, lista facturi si chitante emise ;

Furnizori / clienti externi

Grafice informative diverse (cifra de afaceri, profit brut, cheltuieli totale, impozite si taxe, stoc marfa, cheltuieli cu salarii, chetuieli cu combustibili, venituri din marfa si servicii, incasari clienti, dobanzi credite banca)

SALARII – Solutie software pentru resursele umane si salarizarea unitatilor cu capitat privat sau de stat.

Solutie software pentru resursele umane si salarizarea unitatilor cu capitat privat sau de stat. Indicat pentru unitati cu numar redus de angajati

Salarizarea in diverse forme (acord, regie sau mixt)

State salarii angajati permanenti, timp partial de munca

Centralizator state salarii

Liste viramente salarii

Liste avans salarii

Fisa salariat pe interval de un an

Fluturasi avans / lichidare;

Prime, premii, sume impozitate separat, participare la profit ;

Calcul automat Concedii de Odihna / Concedii Medicale ;

Declaratia 205 si salvarea acesteia in format electronic, conform ultimelor reglementari, borderou de declaratie, adeverinta cu veniturile pe ultimul an ;

Regularizari de impozit;

Declaratia 112 intrata in vigoare in anul 2011 conform ultimelor reglementari;

generarea notelor contabile si transferul lor in contabilitate ;

declaratie de asigurat (persoane in intretinere);

Gestiune

Solutie software pentru evidenta stocurilor de materiale. Este indicat pentru agentii economici care au nevoie de o solutie care sa functioneze pe retele mari si/sau pe internet cu posibilitatea ierarhizarii nivelelor de acces.

Altele

FACTURARE – Solutie software pentru emiterea facturilor, avizlelor si bonurilor de casa.

PRODUCTIE – Solutie software pentru asistarea procesului de productie la unitatile cu profil de productie.

retetar pentru procesul tehnologic de fabricatie

echivalente pentru materiile prime folosite

antecalcul al costurilor de productie

postcalcul al costurilor de productie

CASA MARCAT – Modul program pentru agentii economici care folosesc case de marcat.

se integreaza cu aplicatia de gestiune (GESTWIN)

poate fi folosita in doua moduri:

import/export date catre/din casa de marcat

imprimanta fiscala

MIJLOACE FIXE – Solutie software pentru evidenta mijloacelor fixe si a obiectelor de inventar.

DIPLOME – Aplicatie informatica pentru listarea de diplome la institutiile de invatamant.

PARC AUTO – Aplicatie informatica pentru gestionarea activitatii specifice parcurilor auto.

ABON – Program pentru evidenta abonatilor societatilor de distributie programe TV prin cablu.

ACORD – Solutie informatica pentru calculul manoperei la unitatile de productie, calculul eficientei personalului

poate lucra cuplat cu aplicatia de salarii

CHITANTE – Solutie software pentru evidenta taxelor scolare pentru studenti.

FOND MEDIU – Solutie software pentru calculul taxei la Fondul de mediu, potrivit OUG 196/2005.

IMPOZITE SI TAXE – Solutie software pentru evidenta impozitelor si taxelor locale si a altor venturi pentru primarii.

LUCRARI AGRICOLE – Solutie software pentru evidenta cheltuielilor de exploatare intr-o unitate cu specific agricol.

În cadrul analizei echipei manageriale, se observă că această conducere a societății este tânără, dinamică, formată din profesioniști cu o relevantă experiență în contabilitate, vanzari și în consultanță financiar fiscală.

a) Petrescu Gabriel (60 ani)– Manager general, ocupă această funcție din 1991 încă de la înființarea societății. Este absolvent al facultății de Management din cadrul ASE București, având o experiență vasta in domeniul IT.

b) Porojan Ion (40 ani) – Director vanzari al firmei S.C. OmniData S.R.L. din 1999 este absolvent al Facultății de Automatică, secția calculatoare . A mai lucrat în aceeași funcție la S.C. SuperSoft S.R.L. timp de 5 ani , având de asemenea și master în management.

c) Gheorghe Niculina (43 ani) – Contabil șef, absolvent al Facultății de Economie și Administrarea Afacerilor din Craiova, secția contabilitate, având experientă în domeniu de 15 ani prin efectuarea evidențelor contabile private și de asemenea a fost contabil la un liceu renumit din Craiova. A dobândit și titlul de contabil autorizat de CECCAR.

d) Radu Velea (39 ani) – Jurist, absolvent al Facultății de Drept – Master în marketing. Este în această funcție de la înființarea ei în anul 1991, având o experiență de 10 ani în cadrul S.C. MG Consulting S.R.L.

e) Ștefan Didu ( 33 ani) – Economist, absolvent al Facultății de Economie și Administrarea Afacerilor , Craiova, secția Finanțe-contabilitate. Experiența sa nu este foarte mare însă compensează prin vaste cunoștințe economice și prin dorința de a lucra într-un mediu care să-i ofere șansa să profeseze.

f) Roxana Berceanu (24 ani) – Secretară, absolventă a Facultății de Drept Administrativ. Lucrează în firmă din 2009 , având un rol important în organizarea activității acesteia.

g) O echipa de 7 programatori, absolventi al Facultății de Automatică din Craiova, secția Calculatoare. Acestia sunt responsabili cu elaborarea si intretinerea bazelor de date pe diferite module produse in cadrul societatii , dezvoltă baza de cunoștințe de specialitate a compartimentului, configureaza aplicatiile necesare, testeaza aplicatiile si modifica programele.

h) Departamentul Vanzari este format din 6 persoane dinamice care au sarcina a oferi asistenta utilizatorilor pentru folosirea proiectelor software dezvoltate si pentru asigurarea asistentei utilizatorilor prin demonstratii practice si prezentari.

Managerul coordonează activitatea ocupandu-se și de problemele recrutare și selecție a personalului. Contabilul șef organizeaza, indruma, conduce, controleaza si raspunde de desfasurarea in mod eficient a activitatii financiar-contabile a societatii in conformitate cu dispozitiile legale in vigoare, iar directorul de vanzari se ocupa de coordonarea departamentului de vanzari asigurand o relatie de continua colaborare intre clienti si firma.

Întregul personal este angajat cu carte de muncă, remunerarea se face prin salariu fix, acordându-se prime cu ocazia anumitor evenimente sau a obținerii unor rezultate deosebite. Evoluția salarială și primele sunt corelate cu rezultatele individuale ale fiecărui angajat. Politica de resurse umane a S.C. OmniData S.R.L. presupune pregatirea continuă a angajatilor, mai ales în perioadele de acomodare precum și verficarea și integrarea noilor angajați.

Pentru o mai buna analiză a punctelor tari, punctelor slabe, oportunităților și amenințărilor firmei, sa va folosi analiza SWOT.

INDICATORI ECONOMICO FINANCIARI

CAP2

Mai puțin de 10% din IMM-urile din România cu o cifră de afaceri de peste 5 milioane de euro folosesc cu adevărat un softw de gestionare a resurselor companiei (ERP) integrat, iar multe companii cu afaceri peste 10 milioane de euro se bazează încă în gestionarea businessului pe aplicații învechite sau pe fișiere în aplicația de calcul tabelar Microsoft Excel. Ea a insistat asupra faptului că a utiliza un soft de contabilitate care generează niște rapoarte nu este echivalent cu a utiliza o soluție de tip ERP, care oferă un alt set de date și o perspectivă asupra businessului. Sunt acele softuri de contabilitate care rezolvă probleme punctuale, scot niște rapoarte, dar asta nu înseamnă o soluție ERP. Când vorbim de ERP ne gândim la integrarea proceselor de afaceri, la integrarea între departamente“, a completat ea.

România are un mare potențial, este suficient loc pentru a investi mai mult și a moderniza anumite companii. Multe companii din România încă folosesc software-uri foarte vechi și cred că este momentul să se modernizeze pentru că este un aspect important în special acum, când în condițiile globalizării România poate să vândă mai mult în Europa“, a spus și Lorenzo Pengo, CEE ERP Lead în cadrul Microsoft.

Preturile programele de contabilitate pentru IMM variaza între 150 și câteva zeci de mii de euro. În acest moment, pe piață se afla mai multe firme care vând astfel de softuri specializate si de aceea ne este din ce in ce mai greu sa alegem solutia potrivita.Cum ”vremea contabilității pe hârtie a apus demult, orice firmă care are un sector economic trebuie să posede și un soft de contabilitate”, spune Horațiu Hagiu, directorul general al Class Fin, companie ce oferă servicii de consultanță financiar-contabilă. Chiar și cei care au externalizat serviciul către companii specializate de contabilitate folosesc softuri pentru evidența primară a documentelor sau pentru gestiunea stocurilor, iar oferta de aplicații disponibile pe piață este foarte bogată.

In primul rand, cei care doresc să procure aplicații financiar-contabile trebuie să stabilească în ce măsură doresc să-și informatizeze activitatea. În funcție de acest lucru și de dimensiunea și complexitatea activităților firmei, pot alege programe simple, care costă 150 de euro, sau aplicații complexe și scumpe, proiectate de companii multinaționale.
Una dintre cele mai solicitate aplicații de pe piața autohtonă, Ciel Conta, asigură gestiunea completă a contabilității unei companii mici sau mijlocii. „Costul programului variază în funcție de necesitățile clientului. Licențierea programelor se face pentru un singur calculator sau pentru o rețea de calculatoare. În cazul variantei în rețea, nu există o limită a numărului de stații de lucru ce se pot conecta la server. Costul programului variază de la 560 de lei, pentru varianta Standard monopost, până la 2.100 lei, pentru varianta Professional“, spune Mihaela Bachmann, directorul de marketing al Ciel România. Dar, atenție, această aplicație nu se folosește pentru calculul salariilor sau pentru gestiunea comercială. Pentru aceste funcții, trebuie achiziționate alte aplicații oferite de firmă.
Multinaționalele țin prețul sus
Un concurent redutabil este Wizrom Software, care vinde programul Wizcount, ce oferă funcționalități de contabilitate, gestiune, vânzări, management financiar și alte funcții avansate de analiza afacerii. „Prețul tine cont de complexitatea implementării și de cerințele fiecărui client, dar poate să coboare și sub 1.000 de euro pe licență, incluzând versiunea de bază și modulul de analize tip business intelligence, bază de date profesională și servicii aferente implementării“, explică Zemy Apfelbaum, managing director al firmei Wizrom Software.
Prețul unei licențe pentru o aplicație a programului JD Edwards al companiei Oracle, care se adresează segmentului firmelor mici și mijlocii, este de 3.995 de dolari. În cazul programelor oferite de SAP, în funcție de numărul de utilizatori și de complexitatea și mărimea afacerii, prețul poate ajunge la câteva zeci de mii de euro, conform directorului general al Fair Value, Metodiu Mehmet, partener al SAP România pentru piața IMM.
Un element important de care trebuie să se țină cont la alegerea programului de contabilitate este concordanța acestuia cu legile în vigoare din România. Firma Siveco oferă un sistem informatic integrat, Siveco Applications, care se adresează, însă, numai firmelor medii sau mari. „Proiectarea și realizarea aplicației s-a făcut respectând criteriile de performanță și standardele europene de calitate în domeniu. Acest fapt este susținut și de auditarea KPMG a întregului pachet de soluții Siveco Applications, și, implicit, a componentei de management financiar-contabil. Este certificată, astfel, conformitatea soluției noastre cu cerințele legislației fiscale și contabile din România“, spune Anca Crahmaliuc, marketing manager al companiei.

Aplicatia ContWin

Informatia este astazi prezenta in orice domeniu de activitate, fiind un element indispensabil. Valorificarea deplina a informatiei se poate realiza numai in cadrul unui sistem informational bine pus la punct, capabil sa ofere informatia de care este nevoie oricand si intr-un timp cat mai scurt. Programul de contabilitate ContWin vine in sprijinul acestui lucru culegand si prelucrand datele financiar-contabile, transformandu-le in informatii de sinteza si analiza pentru a avea o viziune cat mai clara a activitatii economice. – Programul ContWin este un software de contabilitate. Este la curent cu toate noutatile legislative, simplu de utilizat si permite utilizatorului sa-si creeze propriul stil de lucru. Cu acest software se realizeaza evidenta contabila operativa, situatia clientilor si furnizorilor, debitorilor sau creditorilor.

Programul de contabilitate ContWin este creat de colectivul SC OmniData SRL Craiova fiind destinat contabilității financiare a societăților comerciale in special Intreprinderilor Mici si Mijlocii. Acesta ruleaza pe platforma Windows si utilizeaza baze de date PostgreSQL SERVER, asigurand siguranta datelor in exploatare si consistenta informatiilor. Mentionam ca programul de contabilitate este in conformitate cu legile in vigoare si ca updatarea aplicatiei in cazul schimbarilor legistlative se realizeaza automat prin internet, in cel mai scurt timp dupa aparitia lor.

Acest produs-program este protejat impotriva duplicării și utilizării neautorizate, fiind inregistrat la Oficiul Roman al Drepturilor de Autor sub numărul 0792/23.09.2002.

Se poate ține contabilitatea la mai multe societăți, odată cu programele propriu-zise de contabilitate fiind livrat si un monitor de gestiune societăți.

Pe langă contabilitatea financiară, automat, se realizează și contabilitatea de gestiune pentru

următoarele analitice: Clienți, Furnizori, Debitori, Creditori, Bifuncționale, Extrabilanțiere ,Venituri anticipate, Cheltuieli anticipate, Mijloace fixe, Gestiune material, Activități, Valută.

Evidența și gestionarea acestor analitice se face prin cererea numelui analiticului

corespunzător atunci cand se tastează un cont care cere analitic. Listele aplicației sunt editate

pe ecran după care care pot fi tipărite la imprimantă sau in fișier (format TXT sau XLS), al

cărui nume se indică.

Aplicația funcționează și in rețea, aceasta fiind o opțiune care se achiziționează separat. La un server nu există un număr maxim de stații care se pot cupla. Suportul de rețea este cel oferit de sistemul utilizatorului, cel mai răspandit (și cel care nu costă nimic in plus) fiind cel oferit de sistemele Windows.

In cadrul pachetului de programe se pune la dispoziție un monitor de societăți, dandu-se astfel posibilitatea de a se lucra multisocietate. Cu alegerea societății in care dorim să lucrăm contabilitatea debutează pachetul de programe.

Pe monitor apar numele societăților, luna si anul in care se află, așa cum au fost inregistrate in contabilitate. Alegerea societății in care dorim să lucrăm se face prin poziționare cu săgețile și apoi prin apăsarea tastei Enter.

In cadrul unei societăți, se introduc datele referitoare la luna curentă, se verifică, se listează, se salvează pe suport extern (cel mai ieftin, dar și cel mai prost fiind discheta) conform Legii Contabilității, după care se trece la deschiderea lunii următoare (și implicit inchiderea lunii curente), apoi iar se introduc datele lunii, etc.

Analiticele sunt gestionate ori de cate ori se tastează un cont ce cere acel analitic. Analiticele sunt identificate prin nume. Obligatoriu va trebui ca primele două caractere ale numelui analiticelor să fie litere. Analiticele se selectează prin tastarea numelui lor.

Nu este obligatoriu tastarea intregului nume, tastand cateva caractere de la inceputul numelui sau se realizează selectarea, sau pe monitor apare a fereastră cu primele analitice (in ordine alfabetică) ce incep cu acele caractere tastate, selectarea făcandu-se prin apăsarea tastei Tab, poziționarea cu tastele de deplasare pe analiticul dorit și apăsarea tastei Enter. In cazul in care este un analitic nou, prin tastarea numelui (care este diferit de ce există in baza de date) se va intra automat in procedura de adăugare analitic, cu valori la inceputul lunii egale cu zero.

Există un meniu principal, din el se poate merge in alte meniuri, revenirea realizandu-se prin apăsarea tastei Esc.

Următoarele mari grupe de prelucrări sunt puse la dispoziția utilizatorului (Figura de mai jos). Lansarea in lucru a unei prelucrări se realizează prin tastarea cifrei sau literei atașată ferestrei (dreptunghiului) respective .

Pentru a incepe contabilitatea unei societati mai intai se vor introduce datele de identificare ale acesteia, apoi se vor defini analiticile corespunzatoare necesare lucrului precum : activitati, judete, localitati, note contabile , reprezentanti agenti. Meniul Operatii speciale contine eventualele configurari ale listelor sau alte configurari necesare inceperii lucrului.

De asemenea la meniul Conturi si Analitice se vor adauga eventualele analitice cu sold si se vor configura clasificatiile si planul de conturi. Analiticele sunt gestionate ori de cate ori se tastează un cont ce cere acel analitic. Analiticele sunt identificate prin nume. Obligatoriu va trebui ca primele două caractere ale numelui analiticelor să fie litere. Analiticele se selectează prin tastarea numelui lor. Nu este obligatoriu tastarea intregului nume, tastand cateva caractere de la inceputul numelui sau se realizează selectarea, sau pe monitor apare a fereastră cu primele analitice (in ordine alfabetică) ce incep cu acele caractere tastate, selectarea făcandu-se prin apăsarea tastei Tab, poziționarea cu tastele de deplasare pe analiticul dorit și apăsarea tastei Enter. In cazul in care este un analitic nou, prin tastarea numelui (care este diferit de ce există in baza de date) se va intra automat in procedura de adăugare analitic, cu valori la inceputul lunii egale cu zero.

In cadrul unei societăți, se introduc datele referitoare la luna curentă, se verifică, se listează, se salvează pe suport extern (de preferat un stick de date sau hard extern) conform Legii

Contabilității, după care se trece la deschiderea lunii următoare (și implicit inchiderea lunii curente), apoi iar se introduc datele lunii.

Odata inceputa operatiunea de lucru, aceasta se face prin introducerea notelor contabile in meniul Operatiuni contabile. Prin intermediul acestei prelucrări utilizatorul are posibilitatea de a indica operațiunile contabile. Se contează fiecare act in parte, efectul fiind vizibil imediat in toate situațiile aplicației. Prelucrarea debutează prin cererea notei contabile unde se va introduce actul. Nota contabilă reprezintă o grupare de acte de același tip. La cererea numărului notei contabile se deschide in partea dreaptă o fereastră ce indică numerele și explicațiile notelor contabile disponibile. Din punct de vedere al programului se poate lucra și numai pe o singură notă contabilă, dar din punct de vedere al contabilității nu este indicat. Dacă la cererea notei contabile se apasă pe tasta Esc, prelucrarea se termină.

După indicarea numărului notei contabile se cere ziua in care se contează actul respectiv, iar in partea dreaptă se deschide calendarul pe zile al lunii curente. Ziua va fi un număr cuprins intre 1 și ultima zi a lunii in care se lucrează. Apăsarea tastei Esc va duce la trecerea la o nouă notă contabilă.

Inainte de a se trece la un nou act, este posibil ca să mai fie cerut:

– Numărul de NIR in cazul in care operațiunile contabile se referă la o achiziție;

– Cursul valutar in cazul in care operațiunile contabile se referă la valută;

– Numărul de zile scadență in cazul achiziției sau vanzării;

– Pentru calculul fondurilor speciale, valoarea din adaosul comercial care se referă la Fondul de Sănătate, in cazul achiziției mărfii spre vanzare cu amănuntul.

– In cazul in care avem o achitare a unei facturi de la furnizor sau o incasare de la un client, va trebui să indicăm factura ce se achită sau se incasează

Notele contabile specializate se referă la acte cu o frecvență mare in cadrul unei firme. După ce a fost selectat tipul de notă se procedează asemănător prelucrării de la operațiuni contabile: cererea notei contabile unde se va introduce actul, după care se cere ziua in care se contează actul respectiv și mai apoi se cere numărul actului ce se contează.

Cand au fost completate cele 3 (număr notă contabilă, ziua actului și numărul actului) se deschide o fereastră cu analiticele disponibile, de unde se va selecta analiticul dorit. Dacă numele tastat nu este in lista de analitice programul ne duce in modul de inserare.

Meniul Liste Aplicatie pune la dispozitia utilizatorului o serie de liste utile in vederea tinerii contabilitatii la o intreprindere mica sau mijlocie si anume : Balanta de verificare, Registre Contabile ( Registrul Jurnal General, Registrul Jurnal Anexa,Registrul de Vanzari, Registrul de Cumparari,Registrul Clientilor, Registrul Furnizorilor), Analitice in luna, Balante Analitice (Clienti,Furnizori, Debitori, Creditori, Mijloace Fixe,Liste Inventar, Imobilizari Necorporale), Jurnale TVA – Jurnalul pentru achizitii taxabile, Jurnalul pentru achizitii taxare inversa, Jurnal pentru livrari cu taxare inversa, Achizitii cu taxare inversa si scutite in Uniunea Europeana, Achizitii cu TVA la incasare, Livrari cu TVA la incasare, Jurnal de achizitii si livrari taxabile- , Extrase de Cont pentru Clienti sau Furnizori. De asemenea, programul cuprinde toate declaratiile lunare sau trimestriale care trebuie depuse de catre o societate precum si Bilantul contabil annual sau semestrial. Printre aceste declaratii enumeram : Declaratia 300 (Decontul de TVA), Declaratia 394, Declaratia 101 privind impozitul pe profit, Declaratia 392A si 392B, Bilantul Semestrial sau Bilantul Anual.

Prin Balanta de Verificare se asigură exactitatea tuturor operațiunilor înscrise în contabilitatea sintetică și analitică descoperind orice eroare ce s-ar putea strecura în prelucrarea

informațiilor contabile, stabilirea legăturilor între conturi și bilanț, în sensul că balanța pregătește soldul conturilor la sfârșitul perioadei prin rulaje și solduri si de asemenea furnizează informații necesare analizei economico-financiare și conducerii societății. Balanta de verificare se poate edita in conformitate cu setarile dorite de utilizator.

Registrul Jurnal se poate prezenta sub forma unui registru jurnal general în cazul unităților cu un volum mare de activitate, situație în care se utilizează și Registre Jurnale Anexa

Orice înregistrare în registrul-jurnal va cuprinde elemente privind felul, numărul și data documentului justificativ, explicație sumară a operațiunii economice, suma, conturile debitoare și cele creditoare în care se înregistrează operațiunea economică.

Unitățile care utilizează jurnale auxiliare sau lucrează automatizat informația financiar-contabilă vor trece în acest jurnal sumele centralizate. Acest registru se numerotează și se parafează la începerea activității, la încetarea activității sau ori de câte ori este cerut de către organele fiscale in cadrul unui anumit control.

Registrul jurnal de incasari si plati se utilizează de către persoanele care aplică contabilitate în partida simplă, și sunt trecute toate documentele justificative și servește pentru înregistrarea operativă a încasărilor și plăților și stabilește situația financiară a agentului economic respectiv.

Lista de inventariere servește ca document pentru stabilirea lipsurilor și a plusurilor de valori materiale constatate cu ocazia inventarierii prin preluarea din listele de inventariere numai a pozițiilor cu diferențe. Pentru bunurile la care comisiile de inventariere au constatat deprecieri, se întocmesc liste de inventariere distincte.Constatările comisiei de inventariere privind stocurile, respectiv soldurile bunurilor materiale inventariate și stabilirea diferențelor, se consemnează în listele de inventariere.

Situatii privind mijloacele fixe

Evidenta mijloacelor fixe se tine cu ajutorul urmatoarelor documente : -registrul numerelor de inventar, fisa mijlocului fix, bon de miscare a mijloacelor fixe, proces verbal de scoatere din functiune a mijloacelor fixe. Programul permite introducerea mijloacelor fixe in momentul achizitionarii acestora prin adaugarea fiecarui analitic de mijloc fix in parte atunci cand se creeaza nota contabila.

Amortizarea mijloacelor fixe poate fi liniară, accelerată, degresivă sau manuală.

Dacă in decursul vieții mijlocului fix s-a făcut corect amortizarea, rata lunară de amortizare

este fixă, astfel ea se va recalcula astfel incat amortizarea să se incheie la data stabilită

conform codului de clasificare. Un mijloc fix care conform Legii a devenit mijloc fix de natura obiectelor de inventar iși va schimba valoarea ratei lunare de amortizare, astfel incat la data stabilită de Lege să i se termine amortizarea, indiferent de perioada de amortizare stabilită de codul de clasificare.

Declaratii fiscale

Declaratia 300 (Decontul de TVA)

Decontul de TVA este generat din programul de contabilitate pe baza notelor contabile introduse de catre utilizator. Perioada fiscala de depunere este luna calendaristica. Pentru persoana impozabila care in cursul anului calendaristic precedent a realizat o cifra de afaceri din operatiuni taxabile si/sau scutite cu drept de deducere care nu a depasit plafonul de 100.000 euro, perioada fiscala este trimestrul calendaristic. Semestrul calendaristic, daca persoana impozabila efectueaza operatiuni impozabile numai pe maximum trei luni calendaristice dintr-un semestru.

Anul calendaristic, daca persoana impozabila efectueaza operatiuni impozabile numai pe maximum sase luni calendaristice dintr-o perioada de un an calendaristic.

Decontul de TVA are mai multe subprelucrari: mai intai incepe prin a oferi utilizatorului posibilitatea de a introduce taxele de TVA, reglari ce se vor regasi in lista Decont TVA ce va fi afisata. La inchiderea listei, utilizatorul este intrebat daca doreste sa genereze fisierul XML pentru transmiterea acestei declaratii Online.

Declaratia 394 reprezinta declaratia informativa privind livrarile/prestarile si achizitiile efectuate pe teritoriul national si se completeaza de catre ersoanele impozabile inregistrate in scopuri de TVA in Romania si care sunt obligate la plata taxei pentru operatiuni impozabile in Romania si taxabile cu cota prevazuta de lege.

Formularul 394 este o declaratie informativa, nu o declaratie fiscala. Numai in cazul declaratiei fiscale exista obligatia depunerii chiar daca nu se desfasoara activitate sau nu rezulta sume de plata in perioada de raportare. Perioada de raportare este perioada fiscala declarata pentru depunerea decontului de TVA si anume lunar, trimestrial .

Programul ofera posibilitatea de a adauga o noua achizitie sau livrare precum si de a modifica sau de a sterge achizitiile sau livrarile inregistrate anterior. Se poate face de asemenea prima data o lista cu toate achizitiile de bunuri si efectuarea de servicii pe teritoriul national.

Bilantul contabil

Pentru realizarea funcțiilor contabilității: de informare, decizie și control, este necesar ca în urma lucrărilor curente de contabilitate să se sintetizeze periodic informațiile generate de conturi și calculele contabile, în documente de sinteză expresiv și relevante, accesibile nu numai specialiștilor, ci și celor interesați de gestiunea unității patrimoniale în calitate de: investitor, administrator, bancă, creditor, fiscalitate și alte organisme economice și sociale. Aceste documente de sinteză constituie obiectul de bază al contabilitații financiare, deoarece redau o imagine fidelă asupra situației patrimoniale, rezultatelor și situației financiare a întreprinderii.

Bilanțul contabil are în componența sa documente și situații de sinteză economică sau de control fiscal, cuprinzând următoarele elemente: Bilanțul propriu-zis format din Formularul 10, Formularul 20, Formularul 30 si Formularul 40 si Notele de Bilant la care se adauga Raportul Administratorului si Declaratia de Bilant. Toate aceste formulare se obtin cu ajutorul unor prelucrari automate pe baza datelor aflate in program. Utilizatorul are de asemenea posibilitatea de a introduce date fixe ce vor aparea pe formularele bilantului. De asemenea aplicatia atentioneaza eventualele necorelatii intre formularele bilantului.

O alta declaratie care este utila intreprinderilor mici si mijlocii este Declaratia 101. Aceasta se refera la impozitul pe profit si procedura de declarare pentru mai multe categorii de impozite declarate la buget precum impozitul pe venitul din dividende distribuite la persoanele fizice, impozitul pe venitul din dobanzi, impozitul pe venitul din premii, impozitul pe venitul din alte surse, datorat de persoane fizice. Declaratia 101 se depunde la organul fiscal, in format PDF, programul generand XML ul necesar semnarii si trimiterii electronice a acesteia.

Formularul declarație informativă 392 B privind livrările de bunuri, prestările de servicii și achizițiile efectuate în anul .. se completează de către persoanele impozabile care, la data de 31 decembrie a anului de referință, respectiv a anului pentru care se depune acest formular, nu erau înregistrate în scopuri de TVA și a căror cifră de afaceri realizată la acea dată, excluzând veniturile obținute din vânzarea de bilete de transport internațional rutier de persoane, este inferioară sumei de 220.000 lei. Formatul electronic depus pe suport electronic va fi însoțit de formularul editat de persoana impozabilă cu ajutorul programului de asistență, semnat și ștampilat . Formularul se editează în două exemplare, un exemplar se depunde la unitatea fiscala impreuna cu suportul electronic, iar celalalt exemplar este pastrat de persoana impozabila.

Descarcarea de gestiune este o operatie esentiala atunci cand se lucreaza cu marfuri pentru ca trebuie tinuta sub control gestiunea si trebuie sa se stie exact o evidenta a stocurilor. Exista doua tipuri de descarcare de gestiune, unul pentru societatile care comercializeaza marfurile cu amanuntul (la bucata) si unul pentru marfurile comercializate en-gross. La sfarsitul lunii, pentru marfurile vandute trebuie facuta o descarcare de gestiune. Descarcarea de gestiune se va face folosind coeficientul K, necesar pentru determinarea adaosului comercial folosit. La o firma neplatitoare de TVA, coeficientul K se calculeaza dupa formula:

K = (Sold initial cont 378   +   Rulaj creditor cont 378)/ Sold initial cont 371 + Rulaj debitor cont 371. Adaosul comercial = K * Rulaj in luna cont 707. Dupa ce se afla adaosul comercial, se poate afla costul marfurilor scoase din gestiune si anume :

Cost marfuri scoase din gestiune = Rulaj in luna cont 707 – adaos comercial.

Pentru o firma platitoare de TVA, descarcarea de gestiune se va face folosind coeficientul K, necesar pentru determinarea adaosului comercial folosit. La o firma platitoare de TVA, coeficientul K se calculeaza dupa formula:

K = (Sold initial cont 378 + Rulaj creditor cont 378)/ Sold initial cont 371 – Sold initial 4428 + Rulaj debitor cont 371 – Rulaj creditor 4428;

Adaosul comercial = K * Rulaj in luna 707.

Dupa ce aflam adaosul comercial, putem afla costul marfurilor scoase din gestiune.

Cost marfuri = Rulaj in luna cont 707 – adaos comercial.

Programul face automat toate aceste operatii, realizand descarcarea de gestiune pe baza unor setari initiale ale conturilor de marfa. Contarea se va transfera automat in nota contabila, volumul de munca in acest sens reducandu-se considerabil.

Din cauza volumului mare de informatii, orice departament de conducere al unui IMM este obligat sa le selecteze pe acelea care au insemnatate. Procesarea cat mai rapida a datelor relevante, este de asemenea foarte importanta deoarece aduce un plus de valoare in procesul managementului si construirea unei strategii. Mai mult, traducerea datelor intr-o forma intuitiva, grafica si usor de inteles a devenit pur si simplu de neinlocuit. Analizele de imagine sunt o soluție ideală pentru orice instituție care își dorește să obțină o strategie de comunicare eficientă. Este, de asemenea, un punct de plecare pentru planificarea unei startegii și evaluarea acesteia.

Programul ContWin genereaza o serie de grafice care au scopul de a ajuta departamentul de conducere sa faca diverse analize asupra cheltuielilor pe care un o intreprindere le suporta si le inregistreaza in decursul unei perioade. Astfel, in submeniul Grafice din cadrul meniului Alte Liste, gasim diferite prelucrari asa cum urmeaza sa fie prezentate in figura urmatoare.

Rapoartele se realizează pe baza tabelelor din baza de date sau a celor rezultate din interogările bazei de date. Rapoartele sunt create pentru a fi tipărite și distribuite unor persoane. Ele nu pot fi editate.

In continuare se prezintă un grafic ce are ca scop reprezentarea Cheltuielilor curente la finele anului 2014.

Intreprinderile mici si mijlocii prezinta o serie de particularitati economice si sociale

care necesita aplicarea unor strategii diferentiate de creare a valorii economice. Cucerirea unor segmente importante de piata nu se face doar prin informatizarea activitatilor de rutina. Acest obiectiv necesita eforturi superioare ce se transpun în cheltuieli.În cazul întreprinderilor mici si mijlocii riscurile de piata sunt considerabile. De aceea, prin utilizarea unui sistem informatic expert pentru gestionarea costurilor strategice se va urmarii realizarea doar acelor activitati care impun riscuri financiare minime si asigura un nivel ridicat al vânzarilor si o cota de piata considerabila. Complexitatea sistemului informatic al întreprinderii depinde nu atât de cheltuielile necesare pentru realizarea lui, cât de natura informatiilor finale pe care le va furniza managerului. O strategie care nu are un control strategic strict nu poate sa dea rezultate optime.