Turismul de Evenimente

Turismul reprezinta o parte importanta din economia unei tari. In prezent de disting mai multe tipuri de turism, in functie de motivatia deplasarii: de afaceri, cultural, de agreement, de odihna si recreere, de tratament, turism sportiv si turism pentru cumparaturi. Turismul de evenimente reprezinta o parte importanta a turismului de afaceri.

Gabriela Stanciulescu defineste turismul de evenimente ca fiind “deplasarea individuala sau de grup, in scopul participarii la congrese si conferinte internationale, expozitii si targuri specializate, forumuri de afaceri, sesiuni de training si programe de Team Building sau calatorii de stimulare a angajatilor”.

Turismul de evenimente este in acest moment cel mai profitabil segment pe piata turismului din Romania. Industria de evenimente -MICE (Meetings, incentives, conferences, and exhibitions) genereaza 70-80% din veniturile hotelurilor din Bucuresti.

Potrivit estimarilor Asociatiei Profesionistilor din Industria de Evenimente din Romania (APIER), piata turismului de evenimente a atins in anul 2013 o cifra de afaceri de 700 de milioane de euro.

Turismul de evenimente este un domeniu prin excelență dinamic în toată lumea. În ultimii 15-20 de ani, circulația turistică mondială are din ce în ce mai des drept motivație deplasarea individuală sau de grup, în scopul participării la congrese și conferințe internaționale, expoziții și târguri specializate, forumuri de afaceri, sesiuni de training și programe de Team Building sau călătorii de stimulare a angajaților. Organizarea profesionistă de evenimente reprezintă o componentă a industriei ospitalității și este generatoare de imagine pozitivă și de venituri substanțiale pentru destinația în care se desfășoară. Ea poate fi considerată, pe drept cuvânt, ca fiind componenta cea mai eficientă și mai profitabilă din turism” (Gabriela Stanciulescu – “Managementul operațiunilor în turismul de evenimente”).

Turismul de evenimente cuprinde:

–        intalniri sau reuniuni de afaceri (Meetings)

–        programe si calatorii incentive (Incentives). Calatoriile incetive sunt acele calatorii organizate de catre o companie cu scolpul de a-si recompensa angajatii sau partenerii. De cele mai multe ori acestea se organizeaza sub forma de team-building-uri.

–        congrese, conferinte, conventii (Congress)

–        expozitii, targuri de comert (Expositions)

Toate eceste tipuri de evenimente apartin industriei M.I.C.E. (Meetings – Incentives – Conventions – Exhibitions) – un segment de elită al turismului. In cadrul industriei M.I.C.E. sunt inglobate toate evenimentele de business: conferinte, congrese, intalniri, banchete, team-building-uri.

In Romania, asociatia care se ocupa de crearea acestor evenimente este reprezentata de APIER (Asociatiei Profesionistilor din Industria de Evenimente din Romania), fondata in anul 2013.

Turismul de evenimente poate aduce multiple beneficii unei destinatii turistice: avantaje financiare, promovarea destinatiei, dezvoltarea infrastructurii, reducerea sezonalitatii, acestea fiind doar cateva exemple. Acesta reprezinta un motor de antrenare al altor tipuri de servicii (tour-operare, cazare, catering, logistica, marketing si PR, paza, igienizare etc.) toate acestea punand in miscare economia destinatiei turistice alese.

ORGANIZAREA DE CONFERINTE SI BANCHETE

Conferințele sunt reuniunile în cursul căreia o persoană tratează un subiect,fără participarea activă a publicului, acesta fiind doar auditoriu. (def – Org de ev si banquet-ing).

Conferintele si banchetele reprezinta forme ale evenimentelor de marketing prin care se transmite un mesaj referior la un produs, marca, serviciu sau o intreprindere. Un eveniment de marketing este o manifestatie planificata si organizata ce se adreseaza tuturor simturilor, de aceea are un efect mai durabil decat reclama vizuala. Un alt avantaj este reprezentat de faptul ca relatia cu transmitatorul se realizeaza live, astel putandu-se afla imediat raspunsul direct la mesajul transmis. Fiecare eveniment de marketing este asociat intotdeauna unui prilej si are un scop.

Succesul organizarii unui eveniment sta intotdeauna in planificarea bine pusa la punct cu mult inaintea desfasurarii acestuia.

Pregatirea evenimentului

Alegerea destinatiei, a datei si a locatiei

In planificarea unui eveniment de tipul conferintelor sau al banchetelor este necesar a se avea in vedere din timp unde anume se va desfasura, pe ce data si care este publicul tinta caruia I se adreseaza. Planificarea unui astfel de eveniment este bine a fi conceputa cu mult in avans, de regula 5-6 luni inainte de desfasurare. Acest timp este necesar pentru a putea forma o echipa care sa se ocupe indeaproape de buna desfasurare a evenimentului.

Destinatia este cea care adauga un plus de valoare evenimentului si de aceea se prefera destinatiile cu diferite atractii: naturale, culturale si cele cu posibilitati de petrecere a timpului liber. Aceasta trebuie sa tina cont de obiectivele evenimentului, de disponibilitatea participantilor, bugetul disponibil si conditiile natural care o pot influenta.

Locatiile pot varia intre hoteluri, Sali de conferinte sau de evenimente, centre culturale sau ale locatii care permit desfasurarea unui eveniment. Organizatorul trebuie sa identifice locatia care corespunde cel mai bine nevoilor evenimentului, cu resurse adaptate numarului si tipului de participant: marimea spatilui, tipul de amenajare al salii, echipamente audio-video etc.

Se observa o preferinta in alegerea hotelurilor situate in marile orase pentru desfasurarea celor mai multe evenimente, deoarece acestea au capacitatea de a furniza o gama larga de resurse si servicii: Sali pentru desfasurarea evenimentului, spatii pentru cazarea oaspetilor, servicii de catering, acces usor la locatie.

Organizarea evenimentului in cadrul hotelului in care sunt cazati oaspetii este o practica des intalnita deoarece organizatorul poate gestiona mult mai usor activitatile si programul acestora.

Cateringul

Cateringul reprezinta o componenta semnificativa in cadrul evenimentului.

In timpul pauzelor din cadrul evenimentului ar trebui puse la dipozitia participantilor mici gustari care pot fi servite in stil bufet cu autoservire sau in stil “bufet zburator” – personalul de servire poarta platourile printre invitati.

Organizarea cateringului:

BUFETUL – cel mai avantajos dpdv al costurilor, dar trebuie avut in vedere faptul ca preparatele pregatite anterior pot deveni un dezavantaj daca se intarzie prea mult servirea acestora. Preparatele si bauturile sunt asezate pe o masa intinsa, consumul poate fi limitat sau nelimitat (in special pentru bauturi – Open Bar). Unui buffet pentru dejun ar trebui sa-I fie acordate cel putin 45 de minute.

MENIURILE SERVITE LA MASA – acest tip de organizare nu este neaparat specifica galelor festive ci poate fi folosita si in cadrul evenimentelor de lunga durata, pentru a-I rasplati cum se cuvine pe participanti. La meniurile pentru dejun ar trbui luate in calcul cate 30 de minute pentru aperitiv/desert si 45 de minute pentru felul principal.