Tipologia Sistemelor Informatice

Introducere

Un sistem informatic este un sistem care permite introducerea de date prin procedee manuale sau prin culegere automată de către sistem, stocarea acestora, prelucrarea lor și extragerea informației (rezultatelor) sub diverse forme.

Componentele sistemului informatic sunt: calculatoarele, programele, rețelele de calculatoare și utilizatorii. Exemple: cartea de telefoane a unui anumit operator, repertoriul de legi inclusiv funcția lor activă și pasivă, bănci de date medicale, sistemele de colectare și analiză a datelor furnizate de un telescop și multe, multe altele.

În ceea ce privește structura lor, multe sisteme informatice folosesc într-o măsură mai mică sau mai mare redundanța pentru a mări fiabilitatea, așa de ex. prin dublarea discurilor dure (HDD), astfel încât defectarea eventuală a unuia să nu conducă la pierderea totală a datelor (conceptul RAID).

Programele cu care pot fi realizate sistemele informatice sunt de exemplu: serverul web Apache, modulul PHP, baza de date MySQL.

În cadrul unui sistem informațional, majoritatea activităților se pot desfășura cu ajutorul tehnicii de calcul. Se pot prelucra datele primare și apoi rezultatul poate fi transferat mai departe, către alt compartiment spre prelucrare. Transferul se poate face și el pe cale electronică prin intermediul unei rețele de calculatoare.

Ansamblul de elemente implicate în tot acest proces de prelucrare și transmitere a datelor pe cale electronică alcătuiesc un sistem informatic.

Într-un sistem informatic pot intra: calculatoare, sisteme de transmisie a datelor, componente hardware și software, datele prelucrate, personalul ce exploatează tehnica de calcul, teoriile ce stau la baza algoritmilor de prelucrare, etc.

Raportul sistem informațional-sistem informatic: sistemul informațional include în cadrul său sistemul informatic, acesta din urmă fiind o componentă esențială a primului.

Trebuie reținut faptul că sistemul informațional nu trebuie confundat sau suprapus complet cu sistemul informatic. În general, sistemul informatic se interpune între sistemul decizional și cel operațional.

Sistemul informatic este un ansamblu structurat de proceduri și echipamente electronice care permit prelucrarea automată a datelor și obținerea de informații.

Componentele unui sistem informatic

Un sistem informatic include următoarele componente:

– cadrul organizatoric al firmei și datele vehiculate în sistemul informațional corespunzătoare activităților desfășurate;

– resursele umane (beneficiarii sistemului cât și personalul de specialitate care îl proiectează/implementează)

– metode și tehnici de proiectare a sistemelor informatice

– echipamente hardware pentru stocarea și prelucrarea datelor.

– programele software folosite pentru realizarea obiectivelor sistemului informatic

Clasificari ale Sistemelor Informatice

1. Criterii de clasificare a sistemelor informatice

Clasificarea sistemelor informatice se face in functie de anumite criterii, si anume:

1.     In functie de domeniul de utilizare.

2.     In functie de nivelul ierarhic ocupat de sistemul economic in structura organizatorica a organizatiei.

3.     Dupa aportul acestuia in actul decizional.

4.     Din punct de vedere al organizarii datelor.

2. Clasificarea SI in funcție de domeniul de utilizare

In functie de domeniul de utilizare, sistemele informatice se clasifica in patru grupe:

a.      Specific sistemelor informatice pentru conducerea activitatilor organizatiilor economico-sociale este faptul ca datele de intrare, de regula, sunt fumizate prin documente intocmite de om, iar datele de iesire sunt fumizate de catre sistem tot sub forma de documente (liste, rapoarte etc.) pentru perceperea acestora de catre om.

b.     Spre deosebire de acestea, sistemele informatice pentru conducerea proceselor tehnologice se caracterizeaza prin aceea ca datele de intrare sunt asigurate prin intermediul unor dispozitive automate care transmit sub forma de semnale (impulsuri electronice) informatii despre diversi parametri ai procesului tehnologic (presiune, temperatura, umiditate, nivel), iar datele de iesire se transmit, de asemenea, sub forma de semnale unor organe de executie, regulatoare, care modifica automat parametrii procesului tehnologic. Se executa in acest fel controlul si comanda automata a procesului tehnologic. Astfel de sisteme sunt folosite in locurile in care este periclitata interventia in mod direct a factorului uman. Exemple de asemenea sisteme sunt cele pentru laminarea otelului, pentru procesele din petrochimie, pentru fabricarea cimentului, a hartiei, centrale nucleare etc. In mod firesc apar diferente intre obiectivele celor doua categorii de sisteme, cele pentru conducerea proceselor tehnologice avand ca obiective imbunatatirea randamentului agregatelor, urmarirea sigurantei in functionare, cresterea indicatorilor de calitate a produselor, imbunatatirea altor indicatori tehnico-economici.

Fig 1. Clasificarea sistemelor informatice in funcție de domeniul de utilizare

c.      Sisteme informatice pentru activitatea de cercetare stiintifica si proiectare tehnologica asigura automatizarea calculelor tehnico-ingineresti, proiectarea asistata de calculator si alte facilitati neesare specialistilor din domeniile respective.

d.     Sistemele informatice speciale sunt destinate unor domenii specifice de activitate, ca exemplu: informare si documentare, tehnico-stiintifica, medicina etc.

3. Clasificarea SI in funcție de nivelul ierarhic ocupat

Conform acestui criteriu avem urmatoarea clasificare:

a.      Sisteme informatice pentru conducerea activitatii la nivelul organizatiilor economice. Acestea pot fi descompuse in subsisteme informatice asociate functiunilor organizatiilor economico-sociale sau chiar unor activitati.

b.     Sisteme informatice pentru conducerea activitatii la nivelul organizatiilor economico-sociale cu structura de grup. In aceasta categorie sunt incluse sistemele informatice la nivelul regiilor autonome.

c.      Sisteme informatice teritoriale. Sunt constituite la nivelul unitatilor administrativ-teritoriale si servesc la fundamentarea deciziilor adoptate de catre organele locale de conducere.

d.     Sisteme informatice pentru conducerea ramurilor, subramurilor si activitatilor la nivelul economiei nationale. Se constituie la nivelul ramurilor, subramurilor si activitatilor individualizate in virtutea diviziunii sociale a muncii si specificate in clasificarea economiei nationale. Sunt elaborate si administrate de ministerele, departamentele sau organele care au prin lege sarcina de a coordona metodologic grupele respective de activitati. Principala lor functie consta in fundamentarea si reglarea echilibrului dezvoltarii economico-sociale in profil de ramura.

         Aceste sisteme vor trebui sa realizeze elaborarea de variante a proiectului de plan in profil de ramura, incarcarea optima a capacitatilor de productie, folosirea intensiva a masinilor, utilajelor si instalatiilor, urmarirea si controlul realizarii sarcinilor de plan si a celor privind calitatea productiei, perfectionarea produselor si a tehnologiilor, innoirea productiei si asigurarea de noi produse, utilizarea superioara a potentialului material si uman din ramura respectiva.

e.      Sisteme informatice functionale generale ce au ca atribut principal faptul ca intersecteaza toate ramurile si activitatile ce au loc in spatiul economiei nationale, furnizand informatiile necesare coordonarii de ansamblu si sincronizarii lor in procesul reproductiei din cadrul economiei de piata. In aceasta categorie sunt cuprinse sistemele pentru planificare, statistica,financiar-bancar etc.

Fig 2. Clasificarea sistemelor informatice in funcție de nivelul ierahic ocupat

4. Clasificarea SI in funcție de aportul in actul decizional

Un alt criteriu de clasificare al sistemelor informatice este acela dupa aportul acestuia in actul decizional.

Fig3.  Clasificarea sistemelor informatice in functie de aportul in actul decizional

Decidentul dintr-o unitate are prin sistemul informatic un puternic suport pentru fundamentarea deciziilor sale. Acest suport implementeaza modele matematico-economice din domeniul specific de activitate sau cu caracter general. Este situatia clasica de realizare a sistemelor informatice (SI) ca asistent al decidentului. Acestea executa o mica parte din activitatea decidentului, rolul lor important fiind de culegere si prelucrare automata a datelor, colectiile de date regasindu-se sub forma de fisiere sau baze de date. Este perioada de pana in jurul anului 1970, cand doua discipline au venit in sprijinul stiintific al sistemului informatic-decizional: cercetarile operationale si teoria deciziei.

Anii 1970 au insemnat o crestere puternica a fluxului informational in toate domeniile de activitate, a bazelor de date si a teleprelucrarii. Acestea au permis prelucrarea unui volum mai mare de date si o comunicatie mai rapida si mai eficienta. Rolul sistemului informatic creste in raport cu decidentul, ajungand sa fie un colaborator al acestuia. De multe ori, aceste sisteme informatice executa o parte insemnata din activitatea decidentului evoluand, astfel spre sisteme suport de decizie.

In aceasta perioada apar si primele sisteme suport de decizie (SSD). Aceste sisteme reprezinta o clasa a sistemelor informatice incluzand sisteme bazate pe cunostinte (knowledge based system) care suporta activitati de luare a deciziei. In general, se spune ca un sistem suport de decizie este un sistem computerizat care ajuta in luarea deciziilor (o decizie este o alegere intre mai multe alternative bazate pe estimari ale valorilor acestor alternative).

Acest concept a fost utilizat in mai multe moduri (Alter 1980, Power 2002), si el a fost definit in functie de punctul de vedere al autorilor (Druzdzel and Flynn 1999). Finlay (1994) si alti autori definesc un SSD drept „un sistem bazat pe calculator care ajuta procesul de luare a deciziei”. Turban (1995) defineste un SSD ca „un sistem informational bazat pe calculator interactiv, flexibil si adaptabil, special dezvoltat pentru sustinerea solutiei unei probleme de management in scopul imbunatatirea luarii deciziei. El utilizeaza date, furnizate printr-o interfata usor de utilizat, si tine seama de decizia proprie”.

Acestea au permis prelucrarea unui volum mai mare de date si o comunicare mai rapida si mai eficienta, iar rolul sistemului informatic a crescut in raport cu decidentul, ajungand sa fie un colaborator al acestuia. De multe ori, aceste sisteme informatice executa o parte insemnata din activitatea decidentului evoluand, astfel spre sisteme suport de decizie, in care colectiile de date se regasesc sub forma bazelor de cunostinte (baze de date si baze de module). In momentul de fata sistemele suport de decizie reprezinta un mediu care interactioneaza cu cercetari din domeniul bazelor de date, inteligentei artificiale, interactiunea calculator-om, metode de simulare, ingineria software si telecomunicatii.

Incepand cu anii 1970, bazele de date au evoluat spre relational si distribuit, iar retelele de calculatoare locale si generale au devenit curente. Informatia care se prelucreaza se diversifica foarte mult, volumul de date este tot mai mare, iar complexitatea prelucrarilor de asemenea. Sistemele informatice incep sa execute mare parte din activitatea de rezolvare a problemelor de decizie, devenind experte in domeniu, evoluand astfel spre sisteme expert (SE), in care colectiile de date se regasesc sub forma bazelor de cunostinte si modele. Volumul de date mare si complexitatea deosebita a datelor care circula pe magistralele (retelele) informationale internationale in momentul de fata tind sa sufoce sistemele informatice bazate pe relational. Abordarea orientata obiect, precum si realizarea de baze de cunostinte, pe masini tot mai puternice, tind sa rezolve aceasta problema.

Iata cateva aspecte comune si deosebiri dintre sistemele expert și sistemele suport de decizie:

a.      Tehnologia de realizare se pastreaza in mare parte pentru toate cele trei tipuri de sisteme. Pe de o parte, SSD si SE au preluat in metodologia lor de realizare majoritatea activitatilor din metodologia de realizare a SI, adoptand o parte din ele. Pe de alta parte, metodologia de realizare a si a evoluat mult odata cu aparitia SSD si SE, preluand o serie de elemente de simplitate, flexibilitate, precum si stilul de lucru in pasi marunti si reluari succesive. Ideea ca un sistem informatic, ca dealtfel orice produs informatic, se realizeaza 'la cheie' prin etape care odata realizate nu se mai pot relua, nu mai este agreata. Stilul de lucru de la sistemele expert care presupune realizarea unei versiuni care nu este nici ultima, nici cea mai buna, urmand apoi sa se realizeze versiuni succesive pentru perfectionare si dezvoltare, este tot mai mult utilizat si in realizarea sistemelor informatice.

b.     Toate folosesc abordarea sistemica pentru studierea si rezolvarea problemelor. Aceasta este o cale eficienta pentru invingerea complexitatii si pastrarea coerentei.

   Abordarea sistemica presupune o serie de caracteristici in procesul de cunoastere, caracteristici care se regasesc la realizarea tuturor celor trei tipuri de sisteme. Aceste caracteristici sunt: extragerea sistemului studiat se face din mediul inconjurator; definirea problemei si descrierea ei se face cantitativ si/sau calitativ; se definesc mijloacele posibile pentru rezolvarea problemei; se formuleaza diferite variante de rezolvare a problemei; se compara variantele si se alege cea mai buna (cea care satisface cel mai bine cerintele).

c.      Modul de rezolvare al problemelor pastreaza directii comune care caracterizeaza sistemul uman de prelucrare si evaluare a informatiei. Acest lucru este firesc in SSD si SE, si se accentueaza in si prin abordarea orientata obiect. In acest sens, se imbina aspectele descriptive cu cele imperative, neprocedurale cu cele procedurale, in functie de sistem punandu-se accentul pe unul sau altul dintre aceste aspecte. Modulul rezolutiv se bazeaza in special pe rationamente, dar si pe algoritmi in SE si se bazeaza in special pe algoritmi, date si rationamente in SSD si SI. Rationamentul se bazeaza pe modelul logic si nu pe cel fizic, ceea ce inseamna ca primeaza relevanta si mai putin precizia. Acest lucru este valabil atat in mecanismul de inferenta din SE, cat si in procesul decizional din SSD. In SI, in modelul prelucrativ, conteaza mai mult precizia si mai putin relevanta. Aplicatiile cu baze de cunostinte sunt in ultima instanta aplicatii informatice care permit rezolvarea de probleme dificile prin simularea rationamentului uman asupra unor cunostinte specifice unui domeniu dat.

d.     Cele trei sisteme, desi au arhitecturi diferite, pastreaza si elemente comune. Toate au colectii de date care sunt fisiere sau baze de date in SI, baze de cunostinte in SSD (baza de date si baza de module) si SE (baza de cunostinte si modele). In plus fata de SI, SSD contin o baza de module care este de fapt o biblioteca de module permanente sau de uz temporar. Acestea pot fi ale utilizatorului sau realizate de firme specializate. Modulele operative, tactice sau strategice, de calcul sau analiza etc. Dimensiunile acestor module pot fi de la o singura relatie pana la foarte multe. Legat de aceasta baza de module, SSD va contine un mecanism de construire sau generare a modulelor, va avea posibilitatea sa restructureze un modul, sa-l actualizeze si sa opereze asupra modulelor pentru a obtine rapoarte de iesire. In loc de colectiile de date din SI, SE contin o baza de cunostinte in care se descriu obiectele din lumea reala. Ea contine fapte (axiome) si reguli (care pot descrie si modele). Atat SSD, cat si SE au componente pentru invatare care achizioneaza noi cunostinte. Aceasta componenta lipseste ca atare in SI, desi sunt incercarii in acest sens de a fi inclusa.

De asemenea, toate sistemele contin interfete cu utilizatorul care tind sa devina tot mai prietenoase, usor de folosit si interactive. Tendinta este data de masinile interactive actuale si de societatea informatizata care determina o utilizare in masa a calculatoarelor. Dialogul dat de interfata trebuie sa fie cat mai 'natural' pentru a elimina bariera psihologica dintre om si masina. Stilul de dialog poate fi intrebare-raspuns, limbaj de comanda, meniu, videoformat, ferestre etc., la care se adauga facilitatile oferite de platformele multimedia (daca acestea sunt disponibile).

Tabel 1. Colectiile de date specifice fiecarui tip de sistem

e.      Contributia fiecarui tip de sistem la sprijinul decidentului, in fundamentarea deciziilor este prezentata in tabelul 1.

Tabelul 2. Contributia fiecarui tip de sistem la procesul decizional

f.      Problemele rezolvate cu cele trei tipuri de sisteme sunt de natura diferita, desi au si elemente comune (provin din lumea reala etc.) Daca intr-o problema criteriile sunt preponderent cantitative, iar caracteristicile problemei se formuleaza cantitativ, modelarea se face foarte bine algoritmic si va rezulta un SI. Daca insa exista formulari mai putin cantitative se tinde spre SSD sau SE, care insa .nu exclud folosirea algoritmilor. Pentru problemele complexe in conditii de incertitudine, se porneste conceptual, dar si practic, de la baze de date clasice spre baze de cunostinte. Acestea au la baza cunostinte incomplete, inconsistente, incerte, imprecise, ambigui. Pentru fiecare dintre aceste categorii de cunostinte exista o logica nestandard de care se tine cont in abordarea problemei. Acest lucru se trateaza bine in SSD si SE, si foarte greu sau imposibil de tratat in SI.

        Din analiza de mai sus rezulta evolutia in anumite conditii a si spre SSD. La SE evolutia se constata in ceea ce priveste conceptele (sistem, componente, modele, obiecte etc.), metodologia de realizare (principalele activitati, metode, tehnici etc.), solutii software de implementare (limbaje, tehnici de programare, inginerie software etc.). Pe de alta parte, din punct de vedere al organizarii datelor, se constata evolutia bazelor de date relationale spre cele orientate obiect si spre bazele de cunostinte. Simplificarea modelului relational si imbunatatirea lui a condus spre modelul orientat obiect. De asemenea, reprezentarea prin perechile A-V (atribut-valoare) din relational o regasim si in bazele de cunostinte (exemplul din limbajul Prolog).

5. Clasificarea SI in funcție de modul de organizare a datelor

Din punct de vedere al organizarii datelor sistemele informatice se clasifica in:

a.      SI care au colectiile de date organizate in fisiere. Fisierele pot fi cu organizare clasica (secventiale, indexat-secventiale, relative) sau cu organizare speciala. Acest mod de organizare a datelor este tot mai rar utilizat astazi, si el este acceptate doar pentru sisteme mici. In orice caz, aceste sisteme trebuie sa foloseasca si fisiere care permit accesul direct pentru usurinta si rapiditatea manipularii datelor. In cadrul acestor sisteme informatice datele se introduc de la tastatura in sistemul informatic ori de cate ori este nevoie, creandu-se cate un fișier pentru fiecare tip de prelucrare necesara sistemului.

b.     SI care au colectii de date organizate in baza de date. Pentru acest lucru se foloseste un model de date care poate fi arborescent, retea, relational sau orientat obiect si un SGBD adecvat. Cel mai utilizat model este cel relational, dar in ultimii ani sunt utilizate din ce in ce mai mult bazele de date relațional obiectuale. Majoritatea si sunt de acest tip datorita avantajelor oferite de bazele de date in crearea si manipularea colectiilor de date.

c.      SI mixte care au colectii de date organizate in baza de date, dar si in fisiere. Pot aparea si astfel de situatii in realizarea unui sistem informatic, in sensul ca pe langa baza de date sunt necesare si o serie de fisiere relativ independente prelucrate din limbaje de programare, in afara SGBD-ului. Astfel de cazuri apar mai ales atunci cand se colaboreaza cu alte sisteme sau aplicatii informatice (procesoare de text, de imagini, de calcul tabelar, e-mail etc.).

Aceste criterii nu sunt singurele utilizate in clasificarea sistemelor informatice. Astfel, alte criterii au in vedere: modul de introducere a datelor in sistemul informatic; modul de prelucrare a datelor generate de sistemele economice; obiectivele urmarite etc.

Studiu de caz

Sisteme Informatice in Contabilitate

O sa facem o mica introducere a programului SAGA-C si vom prezenta modul de functionare a software-ului SAGA-C. Avand in vedere ca acest software este unul de tip ERP (Enterprise Ressource Planning), prima parte a lucrarii contine o introducere in sistemele ERP, prezinta avantajele și dezavantajele acestor sisteme, precum si unele exemple de aceste sisteme.

Saga-C

SAGA-C este o solutie care permite informatizarea activitatii contabile pentru firme mici și mijlocii, cabinete de contabilitate sau contabili independenti. Programul este dezvoltat de firma Saga Software din București, este unul gratuit și nu contine nici un tip de limitari. Programul este in conformitate cu legea si este dezvoltat in permanenta pentru a indeplini aceasta conditie. Actualizarea si asistenta pentru SAGA-C nu sunt gratuite. Pentru a beneficia de acestea utilizatorul trebuie sa-si facă un abonament pe un an de zile. Asistenta este oferita atat telefonic, cat si prin e-mail.

SAGA-C rulează pe Windows 98/Me/2000/2000 Server/XP si contine urmatoarele module:

• Contabilitate financiara: fise de cont, balante, registrul jurnal, registrul inventar, bilant cu generarea fișierelor pentru raportare, calcul impozit pe profit, declaratiile 100, 101, 392, 094

• Imobilizări

• Clienti/Furnizori : situatii facturi, scadentar, situatie avize de expeditie, jurnale, declaratiile 300, 301, 390, 394

• Casa (lei și valută)

• Banca (lei și valută)

• Deconturi

• Salarii: cu generarea declaratiilor in format electronic si a registrului de evidenta, plata pe card

• Productie : inclusiv pe baza de retetar și/sau comenzi

• Operatii interne pe stocuri : bonuri de consum, bonuri de predare/primire, transferuri, inventariere

• Suport pentru operatiuni în valută: intrări, ieșiri, calcul diferente de curs

• Urmărirea pe centre de profit: situatii grafice

• Suport pentru legătura cu case de marcat în regim printer fiscal (Datecs, Euro, Elka, Eltrade, Optimus, Samsung, Daisy, CHD)

Observam că programul contine modulele principale necesare oricarei firme. Dintre avantajele acestui program amintim urmatoarele:

• actualizarea rapida a programului la modificarile legislative

• sistem multicompanie

• sistem multiuser

• accesarea simultana si a acelorasi optiuni de program, prin retea

• ușurinta in asimilare si utilizare

• extreme de manevrabil

• rapid si robust

• ajutor interactiv

Sistemele ERP (Enterprise Ressource Planning)

Definitii

Definiția 1: Un sistem ERP (Enterprise Resource Planning) reprezintă un complex de module software prin intermediul cărora se obține integrarea tuturor informațiilor disponibile într-o organizație, având drept scop optimizarea resurselor disponibile ale acesteia.

Definiția 2: Sistemul ERP este instrumentul software care facilitează integrarea tuturor informațiilor dintr-o organizație într-o platformă unică. Scopul ERP este să asigure transparența datelor în cadrul unei organizații și să faciliteze accesul la orice tip de informație utilă în desfășurarea activității.

Definiția 3: ERP reprezintă un set de sisteme bazate pe arhitectura client/server dezvoltate pentru prelucrarea tranzacțiilor și facilitarea integrării tuturor proceselor, din faza planificării proceselor, dezvoltării producției, până la relațiile cu furnizorii, clienții sau alți parteneri de afaceri. ERP este considerată expresia cea mai fidelă a interdependenței dintre economic și tehnologia informației.

Definiția 4 (orientată tehnologic): ERP reprezintă un sistem informațional contabil bazat pe interfețe grafice utilizator, baze de date relaționale, limbaje de generația a IV-a, instrumente CASE și arhitectură client/server.

Definiția 5: ERP este, la bază, un concept legat de managementul întreprinderii care vizează eficientizarea prin planificarea adecvată a resurselor, urmărire și replanificare.

Din acest punct de vedere, conceptul poate fi separat de ideea de sistem informatic. Din punct de vedere software, ERP reprezintă software-ul destinat managemen-tului întreprinderii, care ajută și controlează sistemul managerial ERP. Un sistem ERP integrează din punct de vedere al datelor și al fluxurilor de date toate componentele operațiunilor de business.

ERP acționeaza într-o organizației ca un instrument de asigurare a optimizării productivității și de reducere la maxim a procedurilor de realizare a serviciilor unei organizații într-un sistem unificat. Introducerea unui sistem ERP pentru a înlocui doua sau mai multe aplicatii independente elimina necesitatea unor interfețe externe pentru a asigura buna relaționare a aplicațiilor. Alături de acest beneficiu fundamental, sistemele ERP ofera o serie de avantaje suplimentare precum costuri de întreținere reduse si o capacitate de raportare crescuta si eficienta. Sistemele ERP conțin si soluții de securitate informatică fiind astfel protejate de atacuri externe.

Necesitatea existenței sistemelor ERP

Un sistem ERP (Enteprise Resource Planning) este o soluție software din seria aplicațiilor economice, multi-modulară, care integrează toate procesele economice ale întreprinderii cu scopul optimizarii și creșterii eficienței acesteia. Un ERP contribuie decisiv la gestiunea afacerii, ajută în structurarea deciziilor de management prin furnizarea de rapoarte cu un grad foarte ridicat de acuratețe, asigură un timp de răspuns extrem de mic și un mod de organizare relațional al datelor.

Concurența acerbă existentă pe piață, implică nevoia unui management rapid și performant în condițiile în care volumele de date cu care se lucrează sunt imense și sistemele clasice par să fie depășite, de aceea este nevoie de soluții care să permită extragerea rapidă a cunoștințelor necesare în procesul de fundamentare inteligentă al deciziilor.

Un sistem ERP este un sistem informatic de gestiune, un instrument software care facilitează integrarea tuturor informațiilor dintr-o organizație într-o platformă unică. Scopul ERP este să asigure transparența datelor în cadrul unei organizații și să faciliteze accesul la orice tip de informație utilă în desfășurarea activității.

Programele pentru planificarea resurselor întreprinderii, sau ERP, sunt concepute pentru a fi nucleul unei întreprinderi, tind să integreze toate departamentele și funcțiile unei companii într-un singur sistem informatic ce poate servi tuturor necesităților particulare ale oricărui departament.

Proiectarea unui singur produs informatic care să răspundă necesităților atât personalului din departamentul financiar, cât si a celor de la resurse umane sau a celor de la producție nu este deloc ușoară, deoarece fiecare departament are propriile lui sisteme informatice specializate și optimizate pentru nevoile particulare proprii. Însă ERP le combină pe toate acestea într-un singur program informatic conectat la o bază de date comună, astfel încât comunicarea interdepartamentală este mult mai facilă.

Exemplu: În cazul în care este implementat corect, un ERP, prin abordarea sa integrată, poate aduce beneficii deosebite companiei respective. Pentru a ilustra utilitatea deosebită a programelor ERP se prezintă o situație care ilustrează ceea ce se întâmplă în lipsa ERP comparativ cu situația existenței implementării acestuia. De exemplu, în mod clasic, comanda unui client, chiar si în cazul în care este primită electronic, va trece din Inbox în Inbox pe la mai multe birouri, acest lucru generând întârzieri în prelucrare sau chiar si rătăciri ale acesteia. De asemenea, nici un angajat din companie nu poate spune cu adevărat care este stadiul respectivei comenzi la un anumit moment, deoarece cei de la departamentul financiar nu au cum să intre in sistemul informatic al celor de la depozit, de exemplu, si nici invers nu este posibil. Sistemul ERP înlocuieste vechile programe informatice de la depozit, producție, financiar, resurse umane cu un singur sistem integrat, divizat în mai multe module ce aproximează funcționalitățile vechilor programe. Fiecare departament lucrează cu propriile lui programe, numai că diferența este că acestea sunt conectate între ele, făcând posibil de exemplu ca cei de la financiar să interogheze sistemul de la depozit pentru a vedea dacă o comandă a fost onorată sau nu.

La începutul anilor ’90, sistemele ERP aveau o construcție monolitică, dar între timp producătorii acestora le-au făcut din ce în ce mai flexibile si mai modularizabile, fiind posibil pentru o anumită companie să instaleze de exemplu doar modulele pentru financiar si pentru resurse umane si să lase restul departamentelor pentru mai târziu. Scopul declarat al sistemelor ERP este de a îmbunătăți activitățile corespunzătoare etapei dintre obținerea unei comenzi de la un client si emiterea facturii pentru acea comandă precum și plata ei, etapă cunoscută sub numele de „fulfillment process”. Din acest motiv, ERP se mai numește și „back-office software”. În general, nu există preocupări legate de partea de vânzare a produselor, (deși există mai mulți furnizori de ERP care au dezvoltat module de CRM – Customer Relationship Management pentru acest lucru), ci de optimizarea traseului unei comenzi primite de la client până când aceasta va fi onorată. Atunci când un reprezentant al serviciului de relații cu clienții introduce comanda în sistemul informatic, el va avea în acest fel acces la toate informațiile necesare și anume:

suma maximă cu care poate fi creditat clientul, informație ce poate fi preluată de la departamentul financiar;

istoricul comenzilor pentru respectivul client, tot de la departamentul financiar;

nivelul stocurilor, de la depozitul firmei;

posibilitățile de transport, de la modulul de logistică.

În cazul în care este bine implementat, un sistem ERP poate reduce considerabil costurile companiei și poate accelera procesul transformării unei comenzi primite de la un client într-o factură corespunzătoare. Comunicațiile între departamentele companiei sunt mult îmbunătățite. De asemenea, deoarece angajații diferitelor departamente au acces la datele altor departamente, pot fi luate decizii mai pertinente, și clientul va fi mai bine servit.

Sistemul acopera toate segmentele din activitatea unei afaceri (Fig. 1):

– gestiunea achizițiilor

– gestiunea stocurilor (cu mecanisme avansate de previzionare a acestora)

– planificarea producției (de la sisteme simple de microproducție până la sisteme avansate de lansare a producției in baza comenzilor)

– gestiunea clienților și furnizorilor (cu urmărirea fluxurilor cerere de ofertă, ofertă, factură proformă, comandă, livrare, decontare)

– gestiune financiară și contabilitate

– gestiunea centrelor de profit sau de cost, resurse umane, parc auto, etc.

Fig. 1: Modulele unui sistem ERP.

Scurt istoric

Istoria sistemelor ERP (Fig. 2) datează din anii 1960 când acest tip de aplicație software era folosit cu preponderență pentru asistarea procesului de producție. Primul produs de acest tip a fost MRP (Material Resource Planning). Deși utile in activitatea de producție, aceste aplicații nu iși extindeau functionalitățile și spre alte zone de interes pentru o întreprindere, precum contabilitate, resurse umane, vânzări

Începând cu anii ’90 sistemele ERP au început să ia forma aplicațiilor actuale. Deși după apariția MRP funcționalitățile acestui tip de programe au inceput să se extindă, ERP-ul actual a luat ființă în momentul în care informațiile au putut fi centralizate într-o platformă comună și funcționalitățile sale au fost integrate. Astăzi, sistemele ERP fac un nou pas in dezvoltarea lor prin utilizarea internetului pentru eficientizarea funcționalităților. Clienții de la mii de kilometri distantă pot avea acces la stadiul propriei comenzi sau la stocurile companiei furnizoare prin integrarea facilităților ERP cu aplicațiile WEB.

Fig. 2. Evolutia ERP

Evoluția sistemelor ERP poate fi sintetizată în cinci etape situate din puct de vedere cronologic la distanță de o decadă.

-1960 – Inventory Management & Control Controlul și managementul depozitului este combinația între tehnologia informației și procesele business de menținere a stocului ideal într-un depozit. Activitățile managementului depozitului cuprind: identificarea necesităților depozitului, setare de obiective, furnizarea de opțiuni si tehnici de îmbunătățire, monitorizarea uzurii echipamentelor, menținerea balanțelor depozitului, evaluarea stării depozitului etc.

– 1970 – Material Requirement Planning (MRP) Planificarea necesarului de material sau de producție (Materials Requirement Planning (MRP)) utilizeaza aplicații software pentru programarea proceselor de producție. MRP generează programări ale operațiilor și cumpărării de material brut, pe baza necesitații de producție pentru realizarea obiectivele propuse; MRP realizează structura sistemelor de producție, nivelul actual ale depozitelor si proceduri de identificare a lotului.

– 1980 – Manufacturing Requirements Planning (MRP II) Planificarea necesarului de fabricare (MRP) utilizează aplicații software pentru coordonarea proceselor de fabricare, de la planificarea produsului, cumpărarea de părți componente, realizarea inventarului, până la distribuția produsului finit.

– 1990 – Enterprise Resource Planning (ERP) ERP folosește aplicații software multi-modulare pentru îmbunătățirea performanțelor procesului business. Sistemele ERP de cele mai multe ori integrează activități business din departamente ca: planificarea produsului, cumpărare de componente, inventar, distribuția produsului, indeplinirea obiectivelor, monitorizarea comenzilor. Sistemele software ERP mai pot contine module de aplicație pentru marketing, finanțe, contabilitate sau resurse umane.

– 2000 – Extended Enterprise Resource Planning (Extended ERP) Utilizarea Internetului pentru eficientizarea funcționalităților. Sistemele ERP (Enterprise Ressource Planning) sunt sisteme informatice pentru management, destinate gestiunii si controlului activității la nivelul întregii companii. De asemenea, prin stabilirea de legături între sistemul de gestiune de la nivelul companiei cu alte sisteme de gestiune de la nivelul furnizorilor de produse și de servicii, putem vorbi de sisteme denumite Supply Chain Management (SCM), iar prin stabilirea de legături între sistemul de gestiune al companiei și clienții individuali sau cu alte sisteme de gestiune ale clienților putem vorbi de sisteme denumite Customer Relationship Management (CRM) – sisteme pentru gestiunea relațiilor cu clienții. În Fig. 3 este prezentată schema unui sistem de gestiune integrat.

Fig.3Sistem de gestiune integrat.

D.Funcționalități ale unui sistem ERP

Sistemele ERP, sunt programe modulare (Fig. 4), fiecare arie de activitate a companiei fiind acoperită de către o aplicație specifică. Modulele unui sistem ERP funcționează integrat utilizând o bază de date comună, sau pot funcționa independent. Pot fi enumerate câteva categorii de module care servesc la gestionarea cu eficiența a unei întreprinderi:

Producție: planificarea și urmărirea producției;

Gestiune: evidența stocurilor, a furnizorilor, a plăților și încasărilor;

Vânzări: optimizarea activitățiilor de vânzare, distribuție și facturare;

Salarii: calculul salariilor și managementul informațiilor referitoare la personal;

Contabilitate: evidența contabilă;

FRM (Finance Resource Management): evidența financiară;

Imobilizari: evidența mijloacelor fixe și calculul amortizării;

HRM (Human Resource Management): managementul resurselor umane;

CRM (Customer Relationship Management): managementul relațiilor cu clienții;

SCM (Supply Chain Management): managementul relațiilor cu furnizorii;

BI (Business Intelligence): rapoarte, analize, prognoze.

Fig. 4: Principalele module ale unui sistem ERP

Pentru majoritatea companiilor, realizarea unei creșteri profitabile în contextul actual de afaceri nu este un lucru simplu. Se confruntă cu o serie de provocări precum concurența globală, consolidarea de piață, deficitul de specialiști, noi reglementări legislative și așteptări mai mari din partea clienților. Pentru a răspunde acestora, trebuie să aibă capacitatea de a reacționa și de a-și transforma activitatea rapid, eficient din punctul de vedere al costurilor, fără a sacrifica profitabilitatea, transparența sau controlul intern.

În acest context companiile au nevoie de un sistem IT flexibil, robust și sigur. Au nevoie de o aplicație care tratează eficient și integral procesele specifice domeniului lor de activitate. Soluția de planificare a resurselor întreprinderii (ERP) are un rol vital în asigurarea succesului companiei. ERP este azi, tot mai mult, prețul plătit pentru derularea eficientă a unei afaceri.

E.Avantajele și dezavantajele sistemelor ERP

Principalele avantaje sunt enumerate mai jos:

Reducerea considerabilă a timpului de procesare a unei comenzi. Având în vedere că parcurgerea traseului se face în mod automatizat, este evident că timpul este mult diminuat.

Angajații din fiecare departament au acces la aceleași informații, pe care le pot vizualiza și/sau modifica în caz de necesitate. Atunci când un departament finalizează activitatea la o anumită comandă, aceasta este automat direcționată de către ERP spre următorul departament.

Poate fi cunoscut în fiecare moment stadiul în care a ajuns o comandă. Pentru aceasta, este suficient să te conectezi la sistemul ERP pentru a vedea la ce departament a ajuns respectiva comandă.

În mod asemănător cu procesul de prelucrare a comenzilor de la clienți, ERP poate aduce beneficii și celorlalte departamente ale companiei, cum ar fi cele care se ocupă de contabilitate și de raportările financiare.

Folosind aplicația ERP adecvată, se pot spori performanțele companiei:

se gestionează mai simplu structuri complexe, canale de piață și scenarii de afaceri

se uniformizează procesele și tranzacțiile de afaceri

se optimizează resursele și activele cu adevărat valoroase ale companiei

se accelerează timpul de comercializare și timpul de valorificare

se îmbunătățesc serviciile oferite angajaților și clienților, precum și satisfacția acestora.

Deși avantajele aduse companiei sunt consistente, în același timp și dezavantaje pot fi chiar mai mari decât avantajele atunci când sistemul ERP nu este bine implementat și mai ales atunci când acesta nu este însoțit de schimbări în modul de organizare a companiei. Principalele dezavantaje pe care le au sistemele ERP sunt următoarele:

costul sistemelor ERP poate fi considerabil;

implementarea poate fi dificilă și de lungă durată; deși foarte mulți vânzători prezintă în reclame că implementarea se realizează în 3-6 luni, de cele mai multe ori timpul real este de 1-3 ani în medie;

la început poate încetini considerabil activitatea companiei, deoarece angajații erau obișnuiți cu vechile programe iar noul sistem informatic integrat introduce nu numai noi programe, dar și schimbări în activitatea acestora;

implementarea ERP presupune foarte multe schimbări în modul de lucru al departamentelor companiei. Având în vedere toate aceste dezavantaje, se poate observa de ce foarte multe implementări ale sistemelor ERP nu și-au atins scopul. Pentru că nu este atât de important sistemul informatic, cât schimbările în modul de lucru al companiei.

6. Motivația implementării de sisteme ERP

Principalele motive pentru care companiile trebuie să instaleze si să implementeze un sistem ERP sunt enumerate mai jos:

Integrarea informațiilor financiare. Atunci când managerul unei companii încearcă să descopere performanța de ansamblu a întregii sale companii, el poate găsi mai multe versiuni ale stării adevărate a firmei.

Integrarea informațiilor despre comenzile de la clienți. Sistemul ERP este locul unde sunt procesate comenzile de la clienți din momentul în care acestea sunt primite de către serviciul de relații cu clientii până în momentul în care produsele sunt livrate și este emisă factura pentru comanda respectivă. Păstrând aceste informații într-un singur sistem, poate fi mai ușor de urmărit traseul unei comenzi, stadiul în care ea se află în orice moment, și de asemenea, pot fi coordonate mai ușor toate departamentele firmei, indiferent de locația unde se află.

Standardizarea și creșterea vitezei de producție. Sistemele ERP oferă premizele pentru a standardiza diferitele etape ale procesului de producție, standardizare ce reduce costurile, mărește viteza și productivitatea sectorului respectiv.

Reduce timpul pierdut prin inventariere. Cunoscându-se în orice moment situația stocurilor, pot fi făcute planuri mult mai precise de livrare a produselor la clienți și coordonarea mult mai bună a distribuției acestora.

Standardizează informațiile pentru resursele umane. Un sistem ERP aduce beneficii suplimentare deoarece introduce un sistem unificat de urmărire a activității angajaților și de comunicare între aceștia.

Concluzii

Software-ul de aplicatii se regaseste intr-o multitudine de variante, versiuni, platforme de lucru, producatori si pret.

Sistemul de operare asigura si alte facilitati ca vizualizarea de fisiere, stergere, copieri de fisiere. Mai are rolul de a inmagazina si regasi datele pe disc, organizeaza intrarile de date de la tastatura, trimite datele catre imprimanta si verifica daca tiparirea decurge normal, controleaza monitorul.

Procesorul de texte este un pachet de programe ce lucreaza asupra unui text in vederea imprimarii acestuia, chiar daca textul va fi transmis prin fax sau posta electronica, va fi stocat in fisiere text, ce vor reprezenta surse ale unui program sau documentatii on-line etc.

Sistemele expert, precum si sistemele suport de decizie sunt de fapt sisteme informatice dedicate. SI, SSD și SE ajuta decidentul in activitatea sa, ii fundamenteaza decizia.

Sistemele ERP au fost dezvoltate pentru a usura munca intr-o companie. Toate departamentele companiei folosesc o baza de date comuna, eliminându-se astfel posibilele inconsistente din cadrul companiei.

SAGA-C este un astfel de sistem ERP creat de o companie din Romania. Este un program gratuit si este unul potrivit companiilor mici si mijlocii. Folosind acest program se poate tine o evidenta amanuntita a salariatilor, furnizorilor, clientilor, intrarilor si iesirilor dintr-o companie si a tuturor celorlalte detalii dintr-o companie. Un avantaj al programului SAGA-C, dar si al altor sisteme ERP este ca acestea se modifica automat in functie de legea in vigoare, iar astfel utilizatorul nu trebuie sa-si facă griji sa modifice manual unele valori.

Aceste sisteme sunt foarte potrivite contabililor și celorlalti angajati dintr-o companie, deoarece contin o interfata usor de utilizat si sunt foarte sigure, in sensul ca nu permit acces la parti din baza de date decat personalului autorizat.