Tehnologia Informatiei In Administratia Publica

=== Cuprins 2 ===

CUPRINS:

INTRODUCERE…………………………………………………………….pag.3

CAPITOLUL I

Tehnologia informației în administrația publicã……………………….…pag.5

1.1.Impactul tehnologiei informației asupra administrației publice…………..6

1.2.Tehnologia informației în administrația publicã din România……………12

1.3.Necesitatea informației pentru un management de calitate…………….14

1.4.Condiții pentru implementarea unui sistem informatic eficient…………19

CAPITOLUL II

Managementul documentelor-o prioritate a organizațiilor acestui secol

2.1.Documentul-esența succesului unei afaceri………………………………..21

2.2. Importanța managementului documentelor și a ghișeului unic într-o instituție publicã……………………………………………………………………..25

2.2.1.Managemetul documentelor-o soluție pentru viitor………………..25

2.2.2.Tipuri de aplicații ale sistemului de management al

documentelor……………………………………………………………………29

2.2.3.Ghișeul unic………………………………………………………………31

2.3.Etapele metodologice de realizare a unui sistem informatic……………32

CAPITOLUL III

Prezentarea Autoritãții Naționale de Reglementare pentru Serviciile Publice de Gospodãrire Comunalã

3.1 Cadrul general în care își desfãșoarã activitatea A.N.R.S.C……………..36

3.1.1.Denumirea instituției,baza legalã de înființare……………………..36

3.1.2.Obiectul de activitate al instituției…………………………………….36

3.2. Obiectivele, principiile și competențele A.N.R.S.C……………………….39

3.3. Modul de organizare, relațiile interne și externe ale A.N.R.S.C………..41

CAPITOLUL IV

Implementarea managementului documentelor in cadrul A.N.R.S.C.

4.1.Analiza situației pe piața serviciilor informatice…………………………..47

4.2.Cum se alege o soluție pentru managementul documentelor?………..48

4.3. Prezentarea domeniului informatic…………………………………………52

4.3.1.Prezentarea Atribuțiilor Direcției informatica si pregatirea personalului operatorilor………………………………………………………………………………………52

4.3.2.Analiza detaliată a sistemului informațional…………………………56

4.3.2.1. Analiza documentelor din sistem……………………………56

4.3.2.2. Analiza fluxului informațional………………………………..58

4.3.2.3. Analiza SWOT…………………………………………………..64

4.3.2.4. Analiza sistemului informațional prin prisma principiilor de concepere și funcționare a subsistemului informațional……………67

4.4.Selectarea soluției pentru implementarea managementului documentelor………………………………………………………………………..69

4.5.Evaluarea eficienței economice a implementãrii managementului documentelor în cadrul ANRSC……………………………………………………81

=== Capitolul 1 ===

Capitolul 1

Tehnologia informației în administrația publicã

Impactul tehnologiei informației asupra administrației publice.

Tehnologia informației în administrația publicã din România

1.3.Necesitatea informației pentru un management de calitate

1.4.Condiții pentru implementarea unui sistem informatic eficient.

1.1Impactul tehnologiei informației asupra administrației publice.

Informația reprezintã insãși baza existenței organismelor economice și instituțiilor, fie ele private sau publice. Circulația informației, atât în interiorul instituției, cât și în afara ei, cãtre beneficiarii serviciilor oferite, este vitalã pentru atingerea obiectivelor propuse.

Obiectivul principal al funcționãrii administrației publice este acela de a servi interesele cetãțenilor. În scopul realizãrii acestui obiectiv, este necesarã o bunã coordonare a activitãții în instituție, care sã permitã abordarea tuturor problemelor intr-un cadru profesional și rezolvarea lor în timpul cel mai scurt și cu consum minim de resurse materiale și umane.

Administrațiile publice sunt pe plan european și mondial, cei mai importanți clienti și utilizatori ai tehnologiilor informației și comunicațiilor. Guvernele federale, naționale, regionale sau municipale au investit miliarde de dolari pentru creșterea performanțelor propriilor activitãții, dar mai ale pentru diversificarea și imbunãtãțirea relațiilor lor cu cetãțenii.

Banca Mondială, Banca Europeanã pentru Reconstrucție și Dezvoltare, Uniunea Europeanã (atât prin programele de cercetare-dezvoltare, cât și prin cele de susținere a dezvoltãrii infrastructurilor naționale informaționale și de telecomunicații) sunt doar câteva din organismele și instituțiile mondiale care au sprijinit și sprijinã financiar realizarea și implementarea de soluții moderne, în special pentru administrațiile centrale și locale din țãrile în curs de dezvoltare sau în curs de aderare la Uniunea Europeanã. Acestora li se adaugã guvernele naționale din aceste țãri, care prin eforturi financiare proprii susțin proiecte de cercetare-dezvoltare sau realizarea de proiecte pilot, menite sã identifice și sã ofere soluții de informatizare "personalizate" pentru fiecare țarã.

Este clar cã tehnologia informației și sistemul de comunicații sunt necesare pentru dezvoltarea unei lumi moderne. În administrație, tehnologia informației creeazã noi moduri de furnizare a serviciilor care se concentreazã asupra clientului și duce la reducerea birocrației, existând modalitãți noi și eficiente de comunicare cu cetãțenii ducând cãtre evitarea cozilor la ghisee pentru a afla o informație simplã, imbunãtãțind eficiența de ansamblu a unei instituții publice.

Tehnologia informației în administrație conduce la Imbunãtãțirea constantã a calitãții serviciilor cãtre cetãțeni prin creșterea calitãții informației și a vitezei de rãspuns, precum și prin facilitarea accesului la informație, fluidizarea informației în interiorul organizației, creșterea productivitãții serviciilor (locurilor de muncã) implicate și asigurãrii transparenței actelor administrative și decizionale.

Dezvoltarea rapidã a tehnologiei informației a eliminat de asemenea limitele teritoriale, comunicarea fiind facilitatã datoritã existenței unui numãr destul de mare de modalitãți noi de comunicare, cum ar fi e-mailurile, videoconferințele, eliminându-se problemele tradiționale, cum ar fi intârzierile. Se știe cã orice intârziere asupra comunicațiilor, intrãrii și prelucrãrilor de documente sau asupra serviciilor afecteazã negativ calitatea serviciilor și implicit imaginea instituției.,informațiile transmitându-se mult mai usor. În loc de scrisori tradiționale se trimit e-mailuri care reprezintã modalitãți de comunicare mult mai rapide și mai ieftine. Informații dintr-o țarã în alta pot fi transmise doar în câteva secunde și astfel fiind incurajatã comunicarea între diferite organizații din țãri diferite. Deci tehnologia informaticã conduce la economii de timp și bani. Economiile de timp se realizeazã și datoritã existenței unor librãrii virtuale pe care funcționãrii le pot accesa din biroul lor fãrã sã fie necesarã deplasarea.

Informatizarea serviciului public este o formă prin intermediul căreia se pot aduce schimbări importante în ceea ce privește eficiența și simplificarea procedurilor birocratice. În practică însă acest efort poate conduce la complicații semnificative, alterând modul în care functioneazã o instituție sau cum se realizeazã munca funcționarilor.

Impactul acestei tehnologii este atât de semnificativ incât unii autori afirmă cã suntem martorii apariției unei politici informatice.

Noile tehnologii au redus considerabil timpul care se alocã lucrului cu documentele, dându-le oportunitatea funcționarilor publici de a se implica în alte activității,de a-și dezvolta abilitãți pentru a-și imbunãtãți performanțele. Astfel serviciile devin mai eficiente, scăzând și costurile.

În general, administrația publicã necesitã un numãr mare de documente. Rapoarte, scrisori și alte documente circulã în mod constant dintr-un departament în altul sau de la un nivel ierarhic la altul iar prin tehnologia informaticã fluxul acestora este imbunãtãțit considerabil.

Pe moment ce se dezvoltã tehnologia informaticã, organizațiile devin mai “bogate informațional”. Aceastã bogãtie face organizațiile capabile sã ințeleagã mai bine nevoile clienților și astfel sã rãspundã mai eficient acestora

Ce este Societatea Informaționalã?

Societatea Informaționalã este un termen folosit pentru a descrie o societate și o economie care fac cel mai bine posibilã utilizarea noilor tehnologii informatice și de comunicații. Intr-o societate informaționalã oamenii vor beneficia pe deplin de noua tehnologie în toate ocaziile:  la serviciu, acasă și în timpul liber. Exemple de tehnologii informatice și de comunicații: automate pentru retragere de fonduri cash, telefoane mobile, televiziune cu teletext, faxuri, și servicii de informații precum Internetul și e-mailul.

Societatea informațională reprezintă o nouă etapă a civilizației umane, un nou mod de viață, calitativ superior,  care implică folosirea intensivă a informației în toate sferele activității și existenței umane, cu un impact economic și social major. Societatea informațională  permite accesul larg la informație al membrilor săi, un nou mod de lucru și de cunoaștere, amplifică posibilitatea globalizării economice și a creșterii coeziunii sociale. Ele schimbã modul în care facem afaceri, cum invãțãm și cum ne petrecem timpul liber.

Acestea constituie,  de asemenea, provocãri  importante pentru Guvern:

legile trebuie sã fie actualizate pentru a sprijini tranzacțiile electronice ;

oamenii trebuie educați în spiritul noii tehnologii ;

afacerile sã se deruleze pe Internet dacã se dorește sã aibã succes ;

serviciile Guvernului trebuie sã fie disponibile pe suport electronic.

Societatea informațională este un obiectiv al dezvoltării și nu un deziderat în sine, este o componentă esențială a programului politic și economic de dezvoltare și o condiție majoră pentru integrarea României în structurile euro-atlantice. Trecerea la Societatea Informaționalã este unul din obiectivele strategice ale Guvernului României și una din condițiile de preaderare la Uniunea Europeanã.

Trecerea la Era Informaționalã a fost conștientizatã pe deplin: SUA, Europa (și în special țãrile din Uniunea Europeanã) și Japonia. În  aceste zone noile tehnologii informaționale și de comunicație au avut un impact deosebit, contribuind la modificarea fundamentalã a organizãrii și funcționãrii  instituțiilor statului, a activitãțiii  economice, în general a modului de a munci, trãi și comunica al cetãțenilor.

Toate guvernele țãrilor membre ale Uniunii Europei au evaluat rapid care sunt câștigurile și care sunt pierderile pricinuite de construirea, amânarea construirii sau neconstruirea  Societãții   Informaționale în planul creări  de  noi  locuri de muncã, al imbunãtãtirii calitãții  serviciilor publice în condițiile unor costuri tot mai reduse, al reducerii poluãrii,  al  descongestionãrii   traficului  în  marile  orașe  și  pe  autostrãzi,  în  cel al creșterii nivelului de educație  și de cunoaștere, indeosebi al tinerilor, al dezvoltãrii   economice  susținute  în  ansamblu.

Drept urmare toate guvernele europene au declanșat la nivel național un amplu proces de analiza a cãilor și mijloacelor prin care pot demara procesul de construire a Societãții  Informaționale. În acest moment nu mai existã țarã Europeanã care sã nu dispunã de o strategie proprie pentru Societatea Informaționalã, dar desigur existã mari diferențe între acestea datoritã în special condițiilor tehnice, tehnologice și economice inițiale de pornire ale fiecãrei țãri, precum și de potențialul lor uman, economic și financiar. Sistemele informatice din zona administrației publice centrale și/sau locale sunt inerent complexe în ceea ce privește dependența de surse multiple de date care provin de la numeroase organizații și dependente de instrumente diverse pentru procesarea acestei informații. Aceasta cu atât mai mult cu cât informația vehiculatã este extrem de complexă

Modelul societății viitorului – Societatea Informațională  – a pus în fața Uniunii Europene  probleme de maximă prioritate și urgență: crearea unui nou cadru de reglementări, promovarea unei noi culturi și a spiritului întreprinzător în afaceri , obținerea poziției de lider în noile tehnologii , educarea și instruirea cetățenilor, implementarea unor noi metode de business.

În acest context Uniunea Europeană , prin organismele sale politice și executive a acționat începând din 1993 printr-o serie de decizii strategice și programe, cel mai recent document strategic fiind eEurope – O Societate Informațională pentru toți. Comisia Europeană a luat această inițiativă prin adoptarea Comunicării “eEurope an information Society for All” la 8 decembrie 1999, prin care se propune accelerarea implementării tehnologiilor digitale în Europa și  asigurarea  competentelor necesare pentru utilizarea acestora pe scară largă. Această inițiativă are un rol central în agenda reînnoirii economico-sociale pe care și-o propune UE, constituind totodată elementul cheie pentru modernizarea economiei europene, pentru tranziția la nouă economie bazată pe cunoaștere în perspectiva anului 2010.

Aplicarea tehnologiilor digitale a devenit un factor vital al creșterii și al asigurării de locuri de muncă în noua economie. Deși Europa este lider tehnologic în multe domenii (ex. comunicații mobile, televiziune digitală), în altele – în special în utilizarea Internet – a rămas în urmă comparativ cu S.U.A. și Canada.  În consecință inițiativa eEurope își propune să aducă Europa în situația de a beneficia din plin de avantajele economiei digitale, de a valorifica la maxim prioritățile sale tehnologice, de a-și crește potențialul educațional și antreprenorial ncesar.

Obiectivele cheie ale eEurope sunt:

asigurarea comunicării on-line pentru fiecare locuință, școală, întreprindere și instituție din administrația publică;

crearea culturii digitale și antreprenoriale a Europei, de care să beneficieze investitorii dinamici dispuși să finanțeze și să dezvolte aceste idei noi;

asigurarea principiului conform căruia tranziția la era digitală să fie un proces care să includă întreaga societate, să asigure încrederea consumatorilor și să întărească coeziunea socială.

Pentru implementarea acestor obiective a fost adoptat planul de acțiune eEurope (Feira, 2000), actualizat în 2002, la Sevilia (prin planul de acțiune eEurope 2005). În primul plan, sunt propuse o serie de acțiuni pentru asigurarea accesului ieftin, sigur  și rapid la Internet, pentru asigurarea resurselor umane capabile să dezvolte și să utilizeze noile tehnologii și pentru stimularea utilizării Internet la nivel european. Progresele importante ale țărilor membre UE din anii 2000-2001 au permis definirea unui nou plan de acțiune având cã orizont anul 2005.  eEurope 2005 se bazează pe progresele tehnologice din domeniul comunicațiilor în bandă largă și al multi-platformelor de acces, mizând totodată pe sinergia dintre dezvoltarea infrastructurii de bandă largă și industria de servicii TI și de conținut digital.

Până în 2005, Europa trebuie să aibă:

servicii publice on-line:

e-guvernare

servicii de e-learning

servicii de e-health

un mediu dinamic pentru e-business

Obiectivele e-Europe sunt de maximă importanță nu numai pentru țările membre UE, ci și pentru țările din Europa Centrală și de Est candidate la aderare. Ritmurile de dezvoltare și utilizare a TIC în toate sectoarele economico-sociale vor influența în mod direct ritmul procesului de integrare europeană și vor oferi totodată noi oportunități de depășire a dificultăților întâmpinate de țările în plin proces de reformă.  Conferința ministerială a țărilor din Europa Centrală și de Est  și a reprezentanților Comisiei Europene (Varsovia , mai 2000) a decis elaborarea unui Plan de acțiune eEurope+ pentru țările în curs de aderare, complementar cu cel al țărilor membre UE, dar convergent ca obiective.

La nivelul serviciilor publice, programul eEurope 2005 are ca principale obiective stimularea domeniilor care pot aduce valoare adăugată. De asemenea, programul eEurope 2005 include și un plan de acțiune pentru accesibilizarea accesului la serviciile on-line pentru persoanele cu handicap.

O altă direcție de maximă importanță este asigurarea condițiilor de securizare a tranzacțiilor și utilizării Web-ului.În majoritatea statelor membre ale Uniunii Europene există inițiative de implementare a e-government. Acestea sunt completate de acțiuni la nivel european cum ar fi: IDA (Interchange data between Administrations) care susține interoperabilitatea sistemelor de back-office și standardizarea furnizării serviciilor la nivel european, IST (Information Society Technologies) care finanțează activitățile de cercetare din domeniul IT. În acest sens, la Consiliul European de la Barcelona, șefii de state și de guverne au luat hotărârea de înființare a portalului „one stop European Job Mobility Information Web Site”. Acesta, împreună cu portalul administrației Uniunii Europene (dezvoltat în cadrul programului IDA), va oferi un punct de acces multi-lingvistic al cetățenilor și companiilor din UE la informații și servicii.

Datoritã complexitãtii procesului este imperios necesarã implicarea tuturor componentelor administrațiilor publice centrale și locale, a instituțiilor publice și serviciilor descentralizate de la toate nivelurile, practic a intregului ansamblu de agenții sau organizații care exercitã funcții de furnizare de servicii publice pentru populație sau pentru agenți economici.

1.2.Tehnologia informației în administrația publicã din România

Integrarea României în Uniunea Europeanã presupune satisfacerea unor cerințe de naturã economicã, administrativã, juridicã și socialã ce se regăsesc în capitolele de negociere.

Un loc este ocupat de condițiile aquis-ului comunitar privind accelerarea reformei în administrația publicã centralã și administrația publicã localã, inclusiv activitatea instituțiilor publice din subordinea acestora. O pârghie importantã prin care se asigurã accelerarea reformei o constituie prevederile Hotãrârii Guvernamentele 1007/04.10.2001 privind strategia de informatizare a administrația publicã centrale și administrația publicã locale.

România, cu o tradiție bogatã și recunoscutã în promovarea cercetărilor, dar și a realizãrilor din domeniul tehnologiilor informației și comunicațiilor, a acordat în ultimii anii o mare atenție procesului de reformă a administrației publice, proces în care performanța poate fi obținutã numai prin utilizarea acestor tehnologii.

Extinderea și modernizarea infrastructurii informaționale naționale este bazatã pe două coordonate: realizarea unui nucleu informațional corespunzãtor și a unei comunicații de date optime.

Nucleul informațional trebuie sã includã trei tipuri de substructuri:
– registrele naționale, ce contine date despre persoanele fizice, persoanele juridice, unitãtile administrativ-teritoriale, cadastru ;

nomenclatoarele de clasificãri pentru diferitele activității, produse, servicii, mãrfuri, ocupații, indicatori statistici;

bãncile de date referitoare la legislație, indicatori statistici, brevete, invenții, standarde etc.

Toate aceste substructuri trebuie sã deserveascã intregii palete de activitãții economico-sociale de la administrația publicã localã, finanțe, protecție socialã, sãnãtate, invãțãmânt pânã la apãrare, protecția mediului și statisticã.

Acest sistem trebuie sã intruneascã trei cerințe-cheie: sã fie unitar (cu alte cuvinte, o Prefectura trebuie sã se ințeleagã perfect cu o Primãrie, o Primãrie cu alta, toate trebuie sã comunice eficient la nivel informațional) , produsele trebuie sã poatã fi personalizate pe fiecare tip de instituție, iar datele trebuie sã fie completate la nivelul fiecãrui judet, nu la nivel central.

Este un deziderat ca cetãțenii României să poată beneficia de informații și servicii care sã le asigure un standard de viață ridicat, în concordanțã cu imperativele secolului XXI!

Flexibilitatea devine , în condițiile mediului economic și legislativ de tranziție din România. Tranziția cãtre o societate stabilã, cu reguli clare de funcționare, va fi un proces de duratã în România, ca atare este vital cã structura informaționalã implementatã sã ofere maximum de flexibilitate. Aceasta va trebui sã poatã fi adaptatã, cu minim de efort, la schimbãrile de legislatie care vor avea loc, astfel incât sã poatã fi inglobate fãrã ca activitatea instituției sã fie perturbatã. Un pas spre modernizarea sectorului public a fost deja fãcut în România prin adoptarea Strategia Guvernului privind Informatizarea Administrației Publice.

Informatizarea administrației publice centrale și locale presupune:

sisteme informatice pentru administrația publicã (ministere, departamente, primãrii, prefecturi, consilii judetene)

sisteme pentru gestiune bugetarã

sisteme informatice pentru: protecția mediului și ecologie, sãnãtate publicã, utilizarea resurselor refolosibile, transporturi, geologie – geodezie, documentare și biblioteci, agriculturã și silviculturã.

Se previzioneazã cã tehnologia se va dezvolta mai mult, având loc o rapidã dezvoltare în domeniul calculatoarelor, cu viteza mare și capacitate enormã, dezvoltarea transmisiei prin satelit, transmisiei digitale a datelor. Cetãțenii și agenții economici vor alege ei insiși modul de comunicare cu autoritãțile  publice: prin telefon, fax, scrisori, contacte personale sau prin Internet. Cu ajutorul paginilor de web ale autoritãților publice, cetãțenii  puteau transmite și primi informații  și vor putea pune intrebãri. Utilizarea tot mai largã a tehnologiilor on-line vor transforma guvernele în viitor, cea mai mare parte a activitațiilor  administrative fiind conduse și realizate pe cale electronica.

25% din achizițiile publice din țãrile membre ale Uniunii Europene se realizeazã în acest moment pe electronicã. Se va incuraja demararea de proiecte-pilot care sã punã în valoare schimbul electronic de informații.

Cetãțenii  și agenții  economici vor trebui sã acceseze un singur punct de contact, indiferent dacã problemele lor se adreseazã mai multor autoritãți publice dat fiind faptul cã în general, se constatã o nepotrivire între  modul în care este organizatã instituțional administrația publicã și problemele reale cu care se confruntã cetãțenii. Astfel ar trebui dezvoltatã o retea publicã  ce oferã cetãțenilor o cale mai simplã de lucru cu instituțiile  publice, indiferent de statutul lor economic și social.

1.3.Necesitatea informației pentru un management de calitate

Este nevoie de o structura de management bine informatã și flexibilã, care sã poate sã monitorizeze, prin intermediul informației de calitate, intreaga diversitate a activitãților care se desfasoarã la nivelul instituției.

Este evident faptul cã managementul unei firme nu poate fi exercitat fãrã informațiile furnizate de mediul ambiant , național și internațional , precum și cele provenite din interiorul acesteia.

Informația este materia primã atât pentru decizii cât și pentru acțiunile solicitate de aplicarea lor.

Un manager modern nu poate conduce fãrã calculator, nu poate adopta decizii complexe, strategice sau tactice,fãrã sprijinul calculatorului electronic.

Pe plan mondial nu existã în prezent o terminologie unanim acceptatã, referitoare la conținutul sistemelor informatice și nici o definiție a acestora care sã intruneascã în totalitate sufragiile specialiștilor.

In accepțiunea majorității specialiștilor în management și a firmelor consacrate în dezvoltarea de aplicații informatice pentru conducere, sistemul informațional este definit ca un ansamblu interconectat intr-o concepție sistemica a datelor, informațiilor, fluxurilor și circuitelor informaționale, procedurilor informaționale și a mijloace de culegere, prelucrare, transmitere și stocare a informațiilor care acționeaza intercorelat în vederea realizarii obiectivelor fundamentale ale unei organizații.

a. Data. Exprimă un număr, o mărime, o relație de ordine care servește la rezolvarea unei probleme sau care este obținută în urma unor cercetări specifice, urmând a fi supusă prelucrării. Este o descriere prin cuvinte și/sau numerică a unui fenomen sau proces din administrația de stat.
b. Informația. Constituie rezultatul prelucrării datelor după anumite proceduri logice. Informația constă în știri, înștiințări sau mesaje ce privesc starea sau condițiile proceselor și fenomenelor administrative ce constituie noutate și prezintă interes, în sensul că sporește gradul de cunoaștere.
c. Fluxul informațional. Reprezintă cantitatea de informații vehiculată între emițător și receptor cu previzionarea punctelor intermediare de trecere. Emițătorul este sursa de producere a informației care apoi este procesată sau modificată și transmisă receptorului.

d. Procedurile informaționale. Ele exprimă ansamblul de elemente prin care se stabilesc modalitățile de culegere, înregistrare, transmitere și prelucrare a unei categorii de informații cu precizarea operațiilor de efectuat și succesiunea lor, a suporților și mijloacelor de tratare a informațiilor. Calitatea procedurilor informaționale este data de măsura în care asigura satisfacerea cerințelor de informații ale beneficiarilor.

e. Mijloacele de tratare a informațiilor. Cuprind ansamblul de echipamente și instrumente necesare prelucrării informațiilor.

Volumul și structura mijloacelor de tratare a informațiilor – manuale (creion, stilou, mașini de dactilografiat), mecanizate (mașini de birou, sortator de cartele, mașini de facturat și contabilizat etc.), automatizate (calculatoare electronice, terminale, rețele de calculatoare etc.) – condiționează sensibil parametrii sistemului informațional în ceea ce privește volumul informațiilor, capacitatea de stocare a datelor, viteza de vehiculare și prelucrare a informațiilor, exactitatea și siguranța calculelor, costurile informaționale etc.

Din punct de vedere funcțional, mijloacele de tratare a informațiilor se refera atât la mijloacele destinate prelucrării propriu-zise a datelor, pregătirii lor în vederea prelucrării sau prezentării rezultatelor obținute prin prelucrare , cât și la mijloacele de stocare a datelor, adică la suporți informaționali.

De-a lungul timpului s-a ajuns la concluzia ca in cadrul unei organizatii, sistemul managerial indeplineste functii asemanatoare sistemului nervos (subsistemul decizional), sistemulului osos (subsistemul organizatoric), sistemului circulatoriu (subsistemul informational) si de cunostiinte al omului (subsistemul metodologic), asa cum sunt prezentate in figura de mai jos:

Figura nr. 1 Corelatia sistem managerial-sistem uman

Subsistemul informational reprezinta concretizarea unui ansamblu de decizii strategice, tactice si curente. Informatiile care formeaza continutul subsistemului informational au la baza in primul rand componentele subsistemului decizional, ele avand totodata finalitate decizionala. Stabilirea continutului si modului de transmitere, prelucrare si interpretare a informatiilor serveste la fundamentarea, adoptarea, aplicarea si controlul deciziilor.

În cele ce urmea voi sublinia interdependențele care exista între subsistemul informațional și celelalte subsisteme ale managementului.

Intr-o abordare sistemică, componenta informațională realizeazã legatura dintre sistemul decizional și celelalte subsisteme la nivel microeconomic. Prin componentele sale, sistemul asigurã atât transmiterea de informații necesare diverselor niveluri de decizie, cât și a conținutului deciziilor cãtre nivelurile operaționale.

Subsistemul informațional reprezintã concretizarea unui ansamblu de decizii strategice, tactice și curente. Informațiile care formeazã conținutul subsistemului informațional au la bazã în primul rând componentele subsistemului decizional, ele având totodatã finalitate decizionalã. Stabilirea conținutului și modului de transmitere, prelucrare și interpretare a informațiilor servește la fundamentarea, adoptarea, aplicarea și controlul deciziilor.

Calitatea și funcționalitatea sistemului informațional condiționeaza decisiv funcționalitatea și finalitate celorlalte subsisteme ale managementului :subsistemul decizional, organizatoric și metodologic.

Una dintre funcțiile Subsistemului informațional, alãturi de cea operaționalã, de documentare este funcția decizionalã prin care se asigurã elementele informaționale necesare fundamentãrii și adoptãrii deciziilor.

a. Funcția de documentare

Funcția exprimă menirea sistemului de a înregistra informațiile necesare managerilor pentru a fundamenta sistemul de obiective și implicit deciziile care apar din acesta.

b. Funcția decizională

Sistemul informațional trebuie să asigure elementele necesare fundamentării deciziilor.

c. Funcția operațională

Prin aceasta funcție, sistemul informațional asigură operaționalizarea documentelor din cadrul unei organizații private.

Sistemul informațional este pe de altã parte rezultatul anumitor decizii, calitatea acestora fiind determinantã pentru funcționalitatea și eficiența subsistemului informațional. În concluzie, putem afirma cã existã o puternicã interdependentã între subsistemul informațional și subsistemul decizional. Cel dintâi influențeazã pe ce de-al doilea, calitatea informațiilor,procedurile informaționale și mijloacele de tratare influențând calitatea deciziilor iar circuitele și fluxurile informaționale au un impact semnificativ asupra rapiditãții și corectitudinii transmiterii deciziilor. De asemenea unul dintre parametrii calitativi ai deciziei, fundamentarea stiințificã este asigurat prin valorificarea unui material informațional relevant și transmis operativ.

Subsistemul informațional este o importantã componentã a managementului cu mare impact asupra funcționalitãtii sistemului organizatoric. Putem afirma cu incredere cã subsistemul informațional condiționeazã subsistemul organizatoric prin rolul pe care datele și informațiile îl au în realizarea sarcinilor pentru fiecare titular de post. Fluxurile și circuitele informatice pot fi :

Verticale-stabilite între posturi și compartimente amplasate pe niveluri ierarhice diferite, între care existã relații de subordonare nemijlocitã

Orizontale- între posturi și compartimente aflate pe același nivel ierarhic

Oblice – între posturi și compartimente amplasate pe niveluri ierarhice diferite dar între care nu existã relații de subordonare ci, de regulã relații de autoritate de tip funcțional.

Componentele subsistemului metodologic, adicã instrumentarul managerial și elementele de proiectare și reproiectare și intreținere a funcționării managementului și a subsistemelor sale sunt de asemenea marcate de elementele subsistemului informațional , mai precis de calitatea informațiilor.

Gama informațiilor care circulã în sistem, prin fluxurile și circuitele informaționale, este foarte variatã, ceea ce reclamã o mulțime de documente informaționale.

De precizat cã unele informații cuprinse în documentele informaționale nu sunt valorificate în procesele decizionale și acționale adecvate, iar altele nu sunt de calitatea doritã, ceea ce face sã genereze unele deficiente majore, precum supra încãrcarea circuitelor informaționale, redundanța.

Mai mult, în sensul alinierii României la standardele internaționale, este nevoie de implementarea unor procese moderne care sã permitã inglobarea acestor standarde. Acestea se referã la:

Creșterea gamei de servicii oferite în sistem electronic

Disponibilitate extinsã a acestor servicii cãtre cetãțeni

Creșterea eficienței în tratarea solicitãrilor

Conectarea primãriilor, a organizațiilor guvernamentale și al altor companii implicate în activității comune intr-un mediu colaborativ unic care sã asigure atât schimbul de informații c și integrarea activitățiilor economice, în condiții de maximã securitate a informației.

La fel de importantã este incercarea de a diversifica serviciile oferite de instituțiile publice cãtre cetãțeni. Furnizarea de servicii, capacitatea de a fructifica noi oportunitãți sunt condiționate de existența informației de calitate, care sã poatã fi accesatã imediat și care sã fie în permanențã actualizatã. Totodatã, structura informaționalã trebuie sã fie una modernã, în pas cu dezvoltãrile de ultima ora în domeniul tehnologiei informației. Nu în ultimul rând, este vorba de utilizarea creativa și eficientã a resurselor interne, de tehnologie și resurse umane.

Deci trebuie de asemenea garantat un suport informațional sigur, cu acces rapid și cu un inalt nivel de securitate, care sã asigure stabilitatea intr-un domeniu care este în plinã evoluție.

1.4.Condiții pentru implementarea unui sistem informatic eficient.

Noile reglementări din Legea privind unele măsuri pentru asigurarea transparenței în exercitarea demniăților publice, a funcțiilor publice și în mediul de afaceri, prevenirea și sancționarea corupției, transparența în administrarea informațiilor și serviciilor publice prin mijloace electronice transformã în obligații concrete unele dintre cele mai importante obiective ale strategiei e-administrație. Furnizarea serviciilor publice de bazã stipulate în aceastã lege nu este posibilã fãrã existența unor sisteme informatice adecvate.

Implementarea procesului de informatizare a administrației publice impune modificarea abordării manageriale a activității administrației publice.Va fi imperios necesară implementarea standardelor de calitate ISO în administrația publică, proceduri care vor asigura standardizarea activităților administrative și compatibilizarea acestora cu procedurile Uniunii Europene.

De asemenea, va fi necesară implementarea programelor de management al proiectelor pentru o strictă monitorizare a investițiilor derulate de către administrația publică.Toate acestea vor ușura trecerea de la o administrație tradițională către administrația electronică.

Cerința de acces la aceste servicii prin portalul Sistemului Național e-Administrație impune din punct de vedere tehnologic și funcțional o puternica integrare a tuturor componentelor hardware și software a acestor sisteme informatice, cu respectarea unor standarde care sã garanteze atât interoperabilitatea și scalabilitatea cât și independența de platforme și furnizori.

Evoluția spectaculoasã a tehnologiilor informației și a standardelor specifice a fãcut posibilã promovarea unor noi concepte de integrare, orientate cãtre modelarea proceselor de afaceri și centrate pe utilizarea portalului ca platformã de integrare și punct unic de acces la resurse și servicii. Spre deosebire de conceptul de integrare orientat pe o bază de date unică în această abordare este posibilă integrarea unei game largi de aplicații dezvoltate pe platforme și în tehnologii variate, inclusiv “reutilizarea” unor sisteme deja implementate.

În acest concept, figura de mai jos prezintă o arhitectură generică a sistemului informatic integrat pentru administrația publicã localã.

Figura nr. 2 Arhitectură generică a sistemului informatic integrat pentru administrația publicã localã.

Bineînțeles, pentru a implementa un sistem informațional eficient trebuie cunoscute foarte bine cerințele clienților și astfel aplicațiile trebuie create astfel incât sã rãspundã acestor cerințe.

Este necesar ca sistemul informatic implementat sã fie ușor de administrat, cu instrumente moderne întrucât orice întârziere asupra comunicațiilor, intrãrii și prelucrãrilor de documente sau asupra serviciilor afecteazã negativ calitatea serviciilor și implicit imaginea organizației. În era internetului și a comunicațiilor la distanțã, un astfel de sistem poate fi usor adaptat, în viziunea extinderii infrastructurii de comunicații pentru un acces direct al membrilor comunității la informațiile de interes personal și comunitar.

Pentru reușita implementãrii unui sistem informatic performant intr-o instituție este nevoie de mobilitate de gândire, adaptabilitate, lupta împotriva inerției și obiceiurilor balcanice ale corupției, nepotismului și superficialității.

În România, baza de la care se pornește este, se știe, destul de precarã dacã se ține seama cã tehnologia informației a fost un domeniu slab reprezentat și incoerent coordonat, cã existã o îngrijoratoare emigrare a specialiștilor tineri și lipsa unei culturi de specialitate nu numai în sectorul public ci și în sectorul privat, atât în domeniul informației cât și cel al utilizãrii informației în economia româneascã. Statisticile internaționale situeazã România pe poziții de neinvidiat, deși în ultimii ani a existat o dinamicã mai accentuatã.

Tabelul nr. 1 Volumul vânzãrilor IT și dinamica acestora în România în perioada 1999-2003

Pentru a evidenția cât mai concludent aceste evolutii am realizat urmatoarele grafice.

Figura nr. 3 Evoluția serverelor in perioada 1999-2003

Figura nr. 4 Evoluția PC-uri perioada 1999-2003

Implementarea unor sisteme informatice în organizațiile publice ar putea fi cauza reducerii intr-un termen cât mai scurt a decalajelor mari care ne despart de statele dezvoltate ale Europei. Informatizarea administrației publice centrale și locale, incurajarea realei dezvoltări a unei industrii naționale hardware, software și de servicii și crearea unui context favorabil pentru utilizarea pe scara largã a avantajelor oferite de tehnologia informației în toate ramurile economico-industriale și sociale sunt deziderate de interes național.

Un alt atribut deosebit de important al implementãrii sistemului este o interfațã prietenoasă cu utilizatorul, care sã permitã lucrul cu sistemul intr-un mod facil, bazat pe intuiție. Deasemenea, informațiile trebuie sã poatã fi accesate cu rapiditate, pentru a scurta timpul de rãspuns al personalului la ghișeu, evitând astfel aglomerãrile inutile.

Evident, performanțele sistemului informatic implementat vor depinde și de nivelul de instruire al utilizatorului. În acest sens, ar trebui organizate sesiuni de instruire care vor aborda pas cu pas procedura de utilizare și administrare a sistemului.

Securitatea bazelor de date este un alt factor de importanțã capitalã. Bazele de date trebuie astfel concepute și protejate astfel incât sã nu permitã intervenția neautorizatã.

Cetãțenii ar trebui sã poatã accesa diverse baze de date de interes general privind activitatea instituțiilor.

Procesul de informatizare al administrației publice este unul de lungă durată și impune luarea unor măsuri în vederea optimizării rezultatelor unei astfel de acțiuni.

Aceste măsuri se referă la crearea unui cadru uniform de aplicare a sistemelor informatice, și anume:

standardizarea procedurilor administrative prin implementarea standardelor ISO pentru administrația publică;

standardizarea formelor de comunicare în cadrul administrației publice;

implementarea procedurilor de management de proiecte la nivel administrației publice centrale și locale;

asigurarea parțială a fondurilor necesare procesului de informatizare prin alocarea unui procent din bugetul de stat pentru această acțiune;

o activitate susținută de promovare la nivel local a tehnologiilor informaționale și a avantajelor pe care le determină utilizarea acestora.

Tot acest proces trebuie privit ca o colaborare activă între instituțiile administrației publice și sectorul privat al industriei IT&C, acesta din urmă având un rol extrem de important în generarea soluțiilor specifice necesităților administrației publice.De asemenea, Ministerul Comunicațiilor și Tehnologiei Informațiilor trebuie să joace un rol important în stabilirea cadrului legal de standardizare a procedurilor administrative în implementării procesului de informatizare al acesteia.

Nu este de neglijat nici implicarea mai activă a instituțiilor administrației publice centrale în identificarea unor soluții de finanțare parțială a procesului de informatizare a administrației publice locale, în special pentru administrațiile publice locale care nu dispun de resurse bugetare suficiente pentru susținerea unui astfel de proces.

În prezent existã o serie de proiecte pilot ale MCTI în domeniul informatizării administrației publice. Acestea sunt prezentate în tabelul de mai jos:

Tabelul nr. 2 Proiecte pilot ale MCTI în domeniul informatizării administrației publice

La identificarea principalelor obiective și priorități ale procesului de informatizare a administrației publice trebuiesc luate în considerare serviciile publice de bază identificate de Comisia europeană pentru a fi furnizate în format electronic, acestea fiind:

Impozit pe venit și taxe locale : declaratie, notificare și efectuarea plãtilor

Cãutare / Oferte de locuri de muncã

Informații referitoare la securitatea socialã (facilitãti pentru someri, deduceri pentru copii, burse pentru studenți etc.)

Documente personale (act de identitate, carnet de șofer, carte de alegãtor, asigurare socialã, asigurare medicalã etc.)

Inmatricularea mașinilor

Aplicații pentru obținerea autorizațiilor de construcție

Declarații către politie (ref. documente furate sau pierdute etc)

Biblioteci publice

Registre de stare civilã

Inscriere la universități / facultăți

Anuntarea schimbãrii de domiciliu

Servicii legate de sãnãtate

=== Capitolul 2 ===

Capitolul 2

Managementul documentelor-o prioritate a organizațiilor acestui secol

2.1.Documentul-esența succesului unei afaceri

2.2. Importanța managementului documentelor și a ghișeului unic într-o instituție publică

2.2.1.Managemetul documentelor-o soluție pentru viitor

2.2.2.Tipuri de aplicații ale sistemului de management al documentelor.

2.2.3.Ghișeul unic

2.3.Etapele metodologice de realizare a unui sistem informatic

2.1.Documentul-esența succesului unei afaceri

Virtual vorbind, cantitatea de informații la care are acces o companie este nelimitată. Aceste informații se găsesc în documente pe hârtie, documente electronice, pagini din internet. Problema este cât de repede pot fi accesate, distribuite și tipărite aceste informații. Vă poate lua o săptămână, o zi, o oră sau câteva secunde. Acest lucru depinde în mod esențial de felul în care circulă documentele în organizația dumneavoastră.

Documentul este un instrument important de comunicare între departamentele organizației, între locațiile acesteia și în relatiile cu tertii. Monitorizarea și controlul documentelor, organizarea documentelor de provenienta interna și externa, rapiditatea luarii deciziilor la nivel de conducere și la nivel departamental sunt motivații ale importanței acordate circuitului informațional. Indiferent de modalitatea actuală de organizare a documentelor (electronică sau clasică), preocuparea este indreptată în acest sens deoarece se dorește monitorizarea fluxului informațional intern.

Inainte de revoluția digitală , documentul nu era altceva decât ceea ce definea dicționarul:”act prin care se adeverește , se constată sau se preconizează un fapt, se conferă un drept, se recunoaște o obligație; text scris sau tipărit, inscripție sau altă mărturie servind la cunoașterea unui fapt real actual sau din trecut”. Pentru mulți, pe scurt, un document este o foaie de hrtie pe care este scris ceva important, ce poate fi o informatie.

Documentul electronic este o colecție de date în formă electronică între care există relații logice și funcționale și care pot fi redate prin litere, cifre sau orice alte caractere cu semnificație inteligibilă sau prin imagini ori sunete, prin intermediul unui program informatic sau altui procedeu similar

Astăzi, tehnologiile integrate, puternice, permit o redefinire a documentului:”orice pachet de date structurate care poate fi folosit ca informație”. Adica un document poate fi aproape orice: holograme, CD-ROM-uri, secvențe video. Astăzi, un document poate fi citit, vizualizat, auzit simultan pe dispozitive wireless portabile sau pe echipamente de birou. Cu ajutorul unui document se pot realize tranzacții de oriunde, fără constrângeri de spatiu și timp.

Documentul ne ajută mult mai mult în prezent ca înainte să cream noi relații, prin posibilitatea de a-l particulariza în concordanță cu dorințele destinatarului. Apoi mai există și varianta de document interactiv. Acest lucru oferă autorului posibilitatea de a diversifica accesul, conținutul și modalitatea de transmitere a documentului, în funcție de destinatar.Documentul viitorului va sprijini comunicarea și colaborarea în sensul măriri eficienței și a gradului de satisfacție în munca noastră.De asemenea, documentele ne-ar putea permite să construim mai multe medii de comunicare conectate între ele.

O conectare globală prin intermediul documentelor nu va avea ca efect obligatoriu apariția birourilor fără hârtie (paperless office). Tehnologiile care ne permit să administrăm și să gestionăm documente, fără necesitatea de a le tipării, cresc semnificativ cantitatea de informație inglobată în documentele unei firme, acasta putându-se dubla chiar anual. Dar în ciuda conversiilor digitale a documentelor, cantitatea de hârtie consumată în firme creste în fiecare an.

Se mai afirmă că ‘biroul fără hârtie’ are sanse de existență grație tehnologiei de ‘tipărire la cerere’, care inseamnă un soi de tipărire a documentelor atunci când se cere acest lucru, eliminându-se astfel necesitatea de a se tipări de pildă un intreg inventar deoarerce au apărut anumite actualizări..Că aceasta tehnologie se va numi ‘tipărire la cerere’ sau , după alte propuneri, ‘tipărire la nevoie’ are mai puțina importantă.Mult mai importanță este tehnologia în sine, de care tot vom auzi în anii urmatori.Potențialul real al tipăriri la cerere este tocmai posibilitatea de a tipării ceea ce este necesar , atunci când este nevoie.Utilizatorul documentului are posibilitatea de a asambla doar informația de care are nevoie și să tipărească astfel documentul, când are nevoie.Valoarea economică în birouri a acestui concept va putea fi observată și printr-o simplă privire spre cosul de hârtii.

Statisticile arată că pentru incheierea unei tranzacții, în prezent sunt necesare de doua ori mai multe documente decât în urma cu cinci ani.Introducerea unui sistem de asigurarea calității (condiție obligatorie pentru companiile care doresc să se incadreze standardelor europene), aduce cu sine un volum impresionant de documente care trebuie să circule în interiorul firmei sau în relațiile cu partenerii.

Un sistemul de management al informațiilor și documentelor trebuie să indeplinească urmatoarele cerințe :

Să transmită informația exactă

Exact oamenilor care trebuie

Atunci când ei au nevoie de ea

Să asigure deplina siguranță a informațiilor

Să urmărească permanent stadiul deciziilor și instrucțiunilor transmise

Este greu de subestimat importanța documentelor. Organizația este structurata în jurul acestora; teancuri de scrisori, copii după diverse documente,rafturi pline cu dosare,cutia postală plină de mesaje electronice – sunt doar câteva exemple. Iar intreaga activitate a firmei este organizată în jurul acestor documente.Să amintim de contractele aranjate în raft, la bazele de date din departamentul IT și la tranzacțiile diverse.Afacerea poate fi definită ca o arhitectura de documente.De aceea, putem spune că documentele reprezintă esența intregii afaceri.

Doar o simplă analiza a problemelor legate de fluxul manual de documente arată dificultățiile managementului clasic de documente în condițiile unei organizații moderne.

De aici rezultă necesitatea implementării unei soluții de managemenț al documentelor, care aduce numeroase avantaje, pe care le voi prezenta în finalul acestui capitol.

In figura de mai jos este prezentat procesul prin care un document este arhivat.

Figura nr. 5 Procesul de arhivare al unui document

În orice instituție existã persoane care la un moment dat au nevoie de o anumitã informație. Nu de puține ori, accesul la informația potrivitã, la momentul i locul potrivit crează avantaje competitive unei instituții sau societãți, concretizate în bani cheltuiți eficient sau profit.

O arhiva conține documentații și tehnologii, proprii sau de la colaboratori, pe calc sau hârtie, nouă sau imbătrânită, ocupă mult spațiu și se administreaza din ce în ce mai greu. Parte din aceasta are o vechime considerabilă, se citește greu și necesită recondiționare în vederea refolosirii.

Indiferent de domeniul de activitate, majoritatea informațiilor rezidă în documente precum faxuri, contracte, corespondentã interioarã și exterioarã, broșuri, documente cu caracter legal contabil, documente în format electronic etc. Mai mult, având în vedere continua dezvoltare a rețelei internet și rețelelor intranet se simte o nevoie strategica de a proteja și face în mod continuu disponibile informațiile deținute pentru angajați, clienți sau parteneri ai instituției la un cost minimal. Fãrã abilitatea de a stoca și utiliza în mod eficient și a administra aceste date, existã posibilitatea apariției blocajelor în activitatea de zi cu zi a unei instituții datoritã fluxului neperformant de date. Cum poate o companie sã-și protejeze și sã utilizeze la maxim toate informațiile datele de valoare ? Cheia în rezolvarea problemei o constituie conversia digitalã a acestor documente și administrarea lor, impreunã cu oferirea unui acces rapid la informații pe diverse niveluri de securitate.

Ideal pentru orice companie este deținerea și utilizarea propriului sistem de ‘document imaging’, care sã-i permitã procesarea în timp real a documentelor vehiculate zilnic de angajați sau captura de date din formulare, inputuri în aplicațiile de baze de date relationale, crearea și intreținerea unei arhive electronice cu acces rapid la documente, pe nivelurile dorite de securitate.

Probleme actuale ce contureazã nevoia și beneficiile oferite de conversia digitalã a datelor sau documentelor și arhiva electronicã:

• siguranța datelor / documentelor:
• performanța accesului / consultãrii documentelor:
• costul copierii în cadrul procesului de documentare:
• timpul/costul/performanța preluării anumitor date din formulare în baze de date relaționale;
• recuperarea investiției prin oferirea de noi servicii:

2.2. Importanța managementului documentelor și a ghișeului unic într-o instituție publică

2.2.1.Managemetul documentelor-o soluție pentru viitor

Cunoștințele sunt proprii structurii umane, aflându-se în posesia angajaților (42%), pe documente de hârtie (26%)

și în format electronic (20%) sau în diferite baze de

date (12%). Astãzi, într-o instituție modernã, activitatea presupune un volum uriaș de documente, ceea ce înseamnã cantitãti mari de hârtie și eforturi masive în manipularea lor.

Volumul de fișiere crește din ce în ce mai mult, astfel cã documentele sunt greu de controlat și de regãsit; de exemplu, ele pot fi transmise și apoi ''pierdute'' pe un birou. Studiile aratã cã specialiștii pierd mai mult de 500 de ore pe an doar cautând documente, documente pe care le găsim duplicate, în medie, de 8-9 ori în rețea.

Într-o companie modernă, informația circulă sub cele mai diverse forme, de la hârtie, faxuri, fisiere, email, pagini html, la înregistrări audio, fotografii sau clipuri video. Pânã aici nici o dificultate. Problema apare odată cu constatarea făcută de Delphi, potrivit căreia doar 12% din această informație este gestionată de sistemele informatice instalate în companii, chiar dacă investițiile în TI sunt din ce în ce mai mari.

Restul informațiilor se află sub forma documentelor electronice în calculatoarele personale (20%), sub forma documentelor pe hârtie (26%), iar cea mai mare cantitate de informații se regăsește în mintea angajaților (42%), a cărei administrare nu face, însă, obiectul acestui articol.

Să trecem în revistă câteva dintre studiile de piață care releva necesitatea managementului documentelor:

1. Conform studiului efectuat de Meta Group, angajații dintr-un birou folosesc peste 20% din timpul de lucru pentru gestionarea documentelor (format hârtie): creare doc., distribuție, regăsire, sortare, arhivare și mai puțin de 10% pentru Managementul Documentelor electronic. Rezulta o economie de timp de 50%.

2. Gartner Group continuă spunând că intr-un birou se consumă de 4-5 ori mai mult timp pentru căutarea unui document decât pentru redactarea sau citirea sa. Cât timp se pierde?

3. Delphi Consulting vine cu informatii și mai concrete: o persoana pierde mai mult de 500 ore/an doar căutând documente care se regăsesc duplicate, în medie de 5-9 ori în retea.

Aceasta insumează aproximativ 21 de zile pierdute anual, pentru fiecare angajat dintr-o organizație de talie medie și mare.

În România sunt destul de puține companii care utilizeaza soluții profesionale de Managementul Documentelor. Din motivele precum: lipsa de informații practice, constientizarea redusă legată de timpul/banii pierduți prin circulația hârtiilor intr-un birou etc.

Pornind de la definirea conceptului de Document Management, ca fiind un sistem software și hardware capabil sã organizeze crearea documentelor, administrarea accesibilitãții și a distribuției volumelor și fluxurilor de documente și, definind ''documentul'' cã orice forma fizicã pe care o poate lua informația – hârtie, fisier redactat electronic, imagini, film, audio, Internet, fax etc., putem spune cã cele mai importante valori ale unei organizații sunt documentele. Acestea reprezintã de fapt volume de date structurate în informații de valoare, care suportã diferite acțiuni specifice și determinã rezultate de interes. Asigurarea accesibilității acestor informații și cunoștinte diferitelor persoane, intr-un mod rapid și convenabil, este vitalã pentru companie.

Managerii au inteles repede cã succesul constã în modul în care se reușește manipularea eficientã a unui volum crescând de informații de tip e-mail-uri, fișiere, analize, planuri și așa mai departe. S-a simtit nevoia structurării informațiilor și utilizării mijloacelor necesare care sã permitã angajaților sã regãseascã rapid, sã ințeleagã și sã utilizeze documentele relevante atunci când au nevoie, unde au nevoie și cum au nevoie.

Astfel a aparut necesitatea unor noi tehnologii care, suprapuse peste cele convenționale, sã permitã o interacțiune informaționalã mai bogatã și care sã amelioreze sau chiar sã elimine problema utilizării sub posibilitãți a acestei resurse.

Acesta este, în esență, menirea managementului documentelor.

Managementul documentelor este procesul de administrare a documentelor pe parcursul intregii lor durate de viațã, de la inceput, prin procesul de creare, revizuire, stocare, partajare și distribuție și pânã la distrugerea lor.

Cu alte cuvinte, 'managementul electronic al documentelor reprezintã acele sisteme și capabilități care ne permit sã creãm, sã arhivãm, sã regãsim și sã manipulãm informațiile în mod eficient, oricând avem nevoie''.

Firmele de software de pe piața internaționalã prezintã oferã diferite accepțiuni ale termenului de management al documentlor.Intr-un sens mai larg, ''scopul unui sistem de management al documentelor și al fluxurilor de lucru este de a stoca și gestiona documentele și versiunile acestora și de a oferi modalitãți de definire a prelucrãrilor prin care trebuie sã treacã un anumit document la un moment dat'' (Siveco România) . Și, dacã vrem sã fim mai riguroși, ''o soluție completã de management al documentelor reprezintã implementarea electronicã a actiunilor de creare, editare, evaluare, aprobare, distribuție, arhivare, indexare, cãutare și recuperare a fiecărui document aflat intr-o organizație, pentru fiecare utilizator, intr-un mediu de lucru centralizat, securizat, configurabil și extensibil'' (IBM România)

În viziunea companiei Softwin , sistemele de management al documentelor se referã la soluții complexe care includ module specifice:

conversia documentelor din hârtie în format electronic, utilizând tehnici precum scanare, indexare, prelucrare (OCR – Optical Character Recognition) sau conversia interformației atunci când documentul inițial este deja electronic;

urmãrirea modificãrilor efectuate de-a lungul timpului intr-un document de cãtre diferiți utilizatori, cu posibilitatea de a reveni la versiuni anterioare ale acestuia;

gestionarea utilizatorilor și a drepturilor de acces la diferite documente, pe diferite niveluri de autoritate: definirea grupurilor de lucru, a drepturilor de vizualizare, scriere, printare, copiere, modificare etc., continuând cu posibilitatea de informare a utilizatorilor privind ultimele modificãri apãrute în documentele de interes;

generarea automatã a unui sumar al documentului gestionat, pe baza conținutului;

exploatarea datelor: funcții de cãutare în sistem, de publicare pe diferite medii și formate, în funcție de drepturile asociate fiecãrui utilizator;

protecția datelor existente prin facilități de backup și recuperare în caz de dezastru sau pierderi accidentale de informații.

Din punctul de vedere al firmei Sobis , termenul de management al documentelor este foarte larg, iar definiția preferatã pentru acesta este: ''organizarea informației de așa maniera, incat ea sã poatã fi folositã aproape instantaneu de acela care are nevoie de ea'' .

Asadar, ''fie cã este vorba despre contracte, facturi sau desene industriale, pentru a numi numai câteva, Managementul Documentelor oferã posibilitatea gestionãrii și integrãrii documentelor folosite în cadrul unei companii, sustine necesitatea transferului de date între arii diferite de aplicatii, între utilizatori diferiti, cã și stocarea documentelor'' (SAP România) .

Din punctul de vedere al ofertei SoftNet , Managementul Documentelor reprezintã un sistem informatic care permite circulația (pentru informãri, aprobãri sau modificãri), stocarea și regãsirea documentelor aflate în orice format electronic, cu facilitãți de conectare la alte sisteme informatice sau dispozitive electronice (de exemplu, prin conectarea la dispozitive de scanare pot fi introduse automat în sistem documentele pe hârtie).

Funcțiile sistemelor de management al documentelor.

Sistemele de management al documentelor asigura :

Stabilirea locului unde se află fiecare document activ ;

Urmărirea întregului ciclu de viata al fiecarui document ;

Personalul însărcinat cu recepția acestuia ;

Momentul la care a fost recepționat ;

Persoana care răspunde de avizarea\răspunsul formulat ;

Data la care răspunsul\avizarea au fost finalizate.

Spre deosebire de sistemele manuale, sistemele de management al documentelor prezintă urmatoarele avantaje:

Faciliteazã luarea deciziilor prin punerea la dispoziție a informațiilor relevante, persoanelor care le solicitã, atunci când sunt necesare;

Permit definirea și urmărirea ușoară a fluxurilor de rezolvare pe documentele de lucru.

Stochează informațiile legate de document intr-un singur loc ;

Permit accesul rapid la locul unde se află documentul în organizație ;

Informează privind stadiul de avizare (rezoluție) în care se află un document ;

Urmăresc timpul necesar finalizării unei avizări (rezoluții) și cele care au depășit acest termen ;

Vizualizează numărul de documente intrate zilnic, săptămânal și lunar ;

Implementează rapid fluxuri de documente ;

Sunt flexibile la orice structura organizatională ;

Au un grad înalt de securitate ;

Sunt adaptabile la orice tip de document ;

Sunt conectabile la alte aplicații ;

Prezintă ușurință în exploatare ;

Sunt scalabile la dezvoltări ulterioare ;

Îmbunãtãțesc colaborarea angajaților prin furnizarea unor instrumente de acces în comun la date prin intermediul retelelor locale, a rețelelor de arie largã sau prin Internet;

Îmbunãtãțesc productivitatea și reduc masiv costurile prin eliminarea sau minimizarea timpilor necesari regãsirii documentelor sau a refacerii lor;

Îmbunãtãțesc securitatea prin controlul accesului la informațiile critice ;

2.2.2.Tipuri de aplicatii ale sistemului de management al documentelor.

Biblioteci de documente

Elementul central al unui sistem de management de documente, bibliotecile de documente conțin :

Documente relative la un proiect ;

Proceduri ale sistemului calității, manualul calității ;

Norme, proceduri, regulamente care trebuiesc consultate de personal ;

Documente interne etc.

Aplicații de flux (workflow)

De îndată ce o organizație ajunge la un anumit nivel de complexitate – fie ca structură, fie ca mod de funcționare – ipoteza că fiecare știe ce are de făcut începe să nu se mai verifice. Mai mult, organizațiile moderne renunță tot mai mult la organizarea strict ierarhică, abordând tehnici mult mai dinamice care scurtează circuitele clasice și distribuie responsabilitățile. "Fișa postului" devine inoperantă, dar locul ei trebuie luat de mecanisme care să pună în practică proceduri suficient de clare pentru a putea fi urmate și suficient de elastice pentru a se adapta la toate situațiile. În plus, totul trebuie să fie controlabil, să poată fi urmărit, monitorizat și, în cele din urmă, optimizat. Răspunsul tehnologiei informatice la această provocare se numește workflow management.

Din nefericire, limba română nu a ajuns să creeze un echivalent convenabil pentru un termen atât de sintetic cum este workflow. Traducere brutală ar putea fi "fluxul de lucru", ceea ce ne sugerează o definiție absolut informală și imprecisă: Un ansamblu de activități care trebuie efectuate pentru a duce o treabă la bun sfârșit.

Documentele într-o organizație nu sunt statice.Ele sunt create, modificate, distribuite pe rute clar definite.De aceea, sistemele de management de documente conțin aplicații de flux care determină cu precizie unde se trimite un document, dacă a ajuns la destinație, când a fost redirectat și care este statutul lui la un moment dat.

Un sistem de mangement de documente conține aplicații ușor de utilizat, foarte intuitive și bine organizate, are un sistem integrat de mesagerie electronică pentru comunicații rapide și sigure în interiorul companiei, și cu alte organizații sau agenți economici conectați la Internet și permite:

Circulația documentelor pe trasee ierarhice bine precizate, sau definite de către autorul documentului, cu posibilitatea aprobării sau respingerii acestora;

Crearea standardizată, distribuirea și circulația informațiilor și documentelor interne din companie, precum și a celor generate în relația cu alte organizații, asigurându-se cele mai inalte standarde de securitate și confidențialitate;

. Urmărirea stării documentelor, în diferitele stadii prin care trec acestea, evidențierea modului de rezolvare a documentelor. Sistemul permite persoanelor autorizate din companie să cunoască în orice moment unde se află un document și care este starea acestuia, prin inregistrările care se fac asupra documentelor.

2.2.3.Ghiseul unic

Ghișeul unic reprezintã forma electronicã prin care orice persoanã fizicã sau juridicã (prin reprezentanții săi autorizați) poate solicita servicii publice complexe care implicã colaborarea a douã sau mai multe instituții publice și care constau în efectuare de tranzacții între persoane (fizice sau juridice) și autoritățile publice. Caracteristica fundamentalã a ghișeului unic  prin care acesta se deosebește de sistemele clasice de informare o reprezintã rezolvarea interactivã de probleme și nu simplul acces la informație.

Unul din mijloacele de bazã care contribuie la implementarea conceptului de "ghișeu unic" îl constituie documentul electronic.  La nivelul unei instituții publice în relația cu cetãțenii și societățile comerciale circulã un numãr foarte mare de documente. Acestea reprezintã suportul actual de bazã pentru formularea de cereri, transmiterea de informații, efectuarea de plãți în cadrul serviciilor pe care instituțiile publice le oferã cetãțenilor și comunitãții de afaceri. Se recunoaște cã în acest moment existã mari redundanțe în ceea ce privește conținutul informațiilor documentelor aflate în circulație. Prin apariția documentelor electronice se va elimina treptat consumul de hârtie, se va accelera incheierea tranzacțiilor și va crește securitatea datelor și informațiilor datoritã protecțiilor hardware/software.

Apariția ghișeului unic în instituțiile publice a fost impusã de necesitatea controlului documentelor ce intrã în aceasta instituție și de asigurarea unei interfețe eficiente cu cetãțenii.

În esență, implementarea ghișeului unic presupune definirea unor proceduri de circulație a documentelor în cadrul primãriei pe bazã unor reguli clare ce precizeazã atât circuitul documentelor cât și operațiile sau deciziile ce le genereazã fiecare precum și modalitãțile de a da raspuns cetãțenilor.

Perfecționarea conceptului de ghișeu unic a permis orientarea managementului instituției publice pe 2 planuri noi :

-implementarea conceptului de management al documentelor ce în esențã presupune realizarea unei infrastructuri informaționale de tip intranet ce permite cunoasterea circuitului fiecãrui document ,a punctelor de staționare și a duratei de staționare.

-trecerea la o nouã calitate a serviciului prestat de primãrie ce presupune implementarea la nivelul sau a managementului calitãții adicã atestarea acestora de firme abilitate în ceea ce privește standardele de calitate a serviciilor publice prestate cãtre cetãțean.

2.3.Etapele metodologice de realizare a unui sistem informatic

Orice proiect de realizare a unui sistem informatic trebuie să fie rezultatul parcurgerii următoarelor etape metodologice:

1. Analiza preliminară a sistemului informațional care face obiectul studiului.Este o etapă distinctă în succesiunea activităților desfășurate pentru perfecționarea sistemului informațional și dezvoltarea în cadrul său a unor componente informatice. Obiectivul fundamental al acestei etape constă în identificarea și definirea ariei de întindere a sistemului informațional ce urmează a fi analizat precum și a problemelor care justifică din punct de vedere economic și decizional raționalizarea sa.

De regulă realizarea acestui obiectiv este condiționată de atingerea următoarelor două obiective derivate:

raționalizarea sistemu1ui informaționa1, urmărindu-se preponderent îmbunătățirea componente1or sale fără trecerea la prelucrarea automată a datelor;

creșterea calității informațiilor care circulă în sistem, a vârstei și acurateței acestora prin dezvoltarea în cadru1 sistemului a unor subsisteme informatice.

Analiza preliminară se finalizează prin elaborarea și prezentarea variantelor ca soluții globale care vizează perfecționarea funcționării sistemului informațional. Alternative1e, impreună cu costuri1e estimate și termenele propuse sunt supuse atenției Consiliu1ui de Administrație al beneficiarului pentru a opta asupra unei categorii din soluții1e propuse.

Etapa de analiză preliminară a unui studiu de perfecționare de sistem informațional nu este intotdeauna necesară, ea fiind impusă în situațiile în care se abordează sistemul în ansamblul său sau la nivelul societății.

2. Analiza detaIiată a funcționării sistemului informațional.Obiectivul fundamental al acestei etape constă în cunoașterea detaliată a funcționării sistemului informațional, a particularităților sale, precum și evaluarea sa critică prin prisma modului în care asigură legătura dintre subsistemul decizional și cel operațional, în strânsa corelație cu asigurarea luării în timp util a unor decizii pertinente.

Etapa se caracterizează prin parcurgerea următoarelor faze componente care asigură, în final, identificarea celor mai fiabile soluții de perfecționare a sistemului:

Analiza documentelor din sistem

Analiza fluxurilor informaționale

Evidențierea tuturor cerințelor decizionale care vor sta în fața sistemului informațional reproiectat

Evaluarea critică a funcționarii sistemului informațional

3. Proiectarea noului sistem informațional și a componentelor sale informatice.Obiectivul fundamental îl reprezintă definirea conceptului general și detaliat al noului sistem și al componentelor sale informatice.Realizarea etapei presupune:

Prezentarea soluțiilor de perfecționare a sistemului informațional, etapa cunoscută sub numele de proiectare logică

Identificarea subsistemelor informatice definite în faza precedentă cărora le corespund costuri antecalculate supradimensionate, în acest scop se folosește un ansamblu de tehnici cunoscute sub numele de ‘ingineria valorii’

Dacă noul sistem informațional are cel putin o componentă informatică, cea de-a treia fază se caracterizează prin proiectarea logică a subsistemului informatic.

Proiectarea logica se continuă cu faza de proiectare detaliată a subsistemelor informatice din noul sistem. Ea se caracterizează printr-o detaliere a conceptului general definit în faza precedentă.

4. Experimentarea sistemului proiectat;

5. Implementarea noului sistem.Prin procesul de implementare se ințelege de regulă ansamblul activităților desfășurate și a măsurilor organizatorice luate care asigură înlocuirea vechiului sistem cu cel proiectat.

6. Exploatarea și menținerea în funcțiune a sistemului. Majoritatea specialiștilor apreciază că durata medie de viață a unui subsistem informatic în domeniul economic este de circa 5 ani. Dacă el este conceput într-o viziune modulară și sub un software de bază performant atunci poate fi exploatat un timp mai indelungat deoarece modificările de natură economică și metodologică pot fi făcute fără a fi necesară reproiectarea sa.

=== Capitolul 3 ===

Capitolul 3

Prezentarea Autoritãții Naționale de

Reglementare pentru Serviciile Publice de Gospodãrire Comunalã

3.1 Cadrul general în care își desfasoarã activitatea Autoritatea Naționalã de Reglementare pentru Serviciile Publice de Gospodãrire Comunalã

3.1.1.Denumirea instituției,baza legalã de inființãre.

3.1.2.Obiectul de activitate al instituției.

3.2. Obiectivele, principiile și competentele A.N.R.S.C.

3.3. Modul de organizare și relațiile interne și externe ale Autoritãții Naționale de Reglementare pentru Serviciile Publice de Gospodãrire Comunalã.

3.1. Cadrul general în care își desfașoarã activitatea Autoritatea Naționalã de Reglementare pentru Serviciile Publice de Gospodãrire Comunalã.

3.1.1.Denumirea instituției,baza legalã de inființare.

Autoritatea Naționalã de Reglementare pentru Serviciile Publice de Gospodãrie Naționalã (A.N.R.S.C.) este o instituție publicã de interes național, cu personalitate juridicã inființatã în baza Legii nr. 326/28.06.2001, a serviciilor publice de gospodãrie comunalã și a Hotãrarii Guvernului nr. 373/2002 privind organizarea și funcționarea A.N.R.S.C.

Potrivit Ordonanței de Urgențã a Guvernului nr. 64/2003 pentru stabilirea unor mãsuri privind înființarea, organizarea, reorganizarea sau funcționarea unor structuri din cadrul aparatului de lucru al Guvernului, a ministerelor, a altor organe de specialitate ale administrației publice centrale și a unor instituții publice, autoritatea funcționeazã în coordonarea primului-ministru și are cã scop reglementarea, monitorizarea și controlul activitățiilor din sfera serviciilor publice de gospodãrie comunalã, cu excepția serviciilor de administrare a domeniului public și privat al unitãților administrativ–teritoriale.

3.1.2.Obiectul de activitate al instituției.

A.N.R.S.C. are cã scop reglementarea, monitorizarea și controlul la nivel central al activitãților din sfera serviciilor publice de gospodãrie comunalã care funcționeazã în condiții de monopol natural.

Activitatea desfãsuratã de A.N.R.S.C. prin aparatul propriu și agențiile teritoriale din subordine urmãrește creșterea calitativã și cantitativã a serviciilor publice de gospodãrie comunalã și demararea procesului de privatizare în acest domeniu, în paralel cu creșterea accesibilitãții consumatorilor la aceste servicii.

A.N.R.S.C. elaboreazã și aplicã sistemul de reglementãri, obligatoriu la nivel național, privind organizarea, coordonarea și funcționarea sectorului serviciilor publice de gospodãrie comunalã, precum și a pieței acestor servicii, în condiții de eficiențã, concurențã liberã și transparențã pentru satisfacerea nevoilor utilizatorilor în conformitate cu standardele europene.

A.N.R.S.C. are următoarele atribuții principale:

A.N.R.S.C. indeplinește orice alte atribuții stabilite prin legi, ordonanțe și hotãrâri ale Guvernului, decizii ale primului-ministru și ordine ale ministrului administrației publice, în domeniul sãu de activitate.

A.N.R.S.C. poate intocmi și derula proiecte și programe cu finanțare internã și internaționalã în domeniul serviciilor publice de gospodãrie comunalã, ține evidența unor astfel de programe intocmite de operatorii de servicii și monitorizeazã aplicarea acestora.

Modalitãți de finanțare a activității desfãșurate.

Finanțarea cheltuielilor curente și de capital ale A.N.R.S.C. este asiguratã, incepând cu 01.01.2003, integral din venituri extrabugetare obținute, în condițiile legii din:

Figura nr.6 Modalitãți de finanțare a activității desfãșurate la ANRSC

3.2. Obiectivele, principiile și competentele A.N.R.S.C.

Activitatea desfãsuratã de A.N.R.S.C. prin aparatul propriu și agențiile teritoriale din subordine urmãrește creșterea calitativã și cantitativã a serviciilor publice de gospodãrie comunalã și demararea procesului de privatizare în acest domeniu, în paralel cu creșterea accesibilitãții consumatorilor la aceste servicii.

De asemenea A.N.R.S.C. elaboreazã și aplicã sistemul de reglementãri, obligatoriu la nivel național, privind organizarea, coordonarea și funcționarea sectorului serviciilor publice de gospodãrie comunalã, precum și a pieței acestor servicii, în condiții de eficientã, concurentã liberã și transparențã pentru satisfacerea nevoilor utilizatorilor în conformitate cu standardele europene.

În conformitate cu actele normative care reglementeazã organizarea și

funcționarea A.N.R.S.C., autoritatea își desfãșoarã activitatea în temeiul urmãtoarelor principii:

Pentru implementarea acestor principii A.N.R.S.C. este investitã cu

urmãtoarele competente:

A.N.R.S.C. își propune atingerea următoarelor obiective strategice:

3.3. Modul de organizare și relațiile interne și externe ale Autoritãții Naționale pentru Gospodãrirea Serviciilor Publice

Structura organizatoricã a A.N.R.S.C. este prevãzutã în anexa la Hotãrârea Guvernului nr.373/2002, dupã cum urmeazã:
A. Conducerea A.N.R.S.C.:
a) Președinte;
b) Secretar general;
c) Consiliul consultative

A.N.R.S.C. este condusã de un președinte a cãrui funcție este asimilatã celei de secretar de stat, numit de Primul-Ministru la propunerea Ministrului Administraței Publice în condițiile legii. Președintele este ajutat de un secretar general care este funcționar public de cariera, numit prin concurs sau prin examen, în condițiile legii. Președintele A.N.R.S.C. este asistat de un consiliu consultativ care sprijinã armonizarea intereselor operatorilor din domeniul serviciilor publice de gospodãrie comunalã cu cele ale utilizatorilor și cu cele ale autoritãților administrației publice locale, care evalueazã impactul reglementãrilor A.N.R.S.C. asuprã pieței serviciilor de gospodãrie comunalã și face propuneri de imbunãtãțire a acestora.

În conformitate cu prevederile H.G. nr. 373/2002 și pentru asigurarea unei funcționãri eficiente a aparatului sau propriu, conducerea A.N.R.S.C. a elaborat Regulamentul de Organizare și Funcționare, aprobat prin ordin al Ministrului Administrației Publice, Regulamentul de Ordine Interioarã, precum și fișele de post corespunzatoare organigramei autoritãții. Pentru asigurarea unei transparențe a activitãții sale, precum și pentru informarea în timp util a operatorilor și utilizatorilor serviciilor publice de gospodãrie comunalã, a fost realizat site-ul autoritãții care poate fi accesat la adresa www.anrsc.ro.

În cadrul A.N.R.S.C. a fost instalatã o rețea proprie de calculatoare care va fi ulterior cuplatã la reteaua de teletransmisie a datelor privind realizarea monitorizãrii activitãții operatorilor din domeniul serviciilor publice de gospodãrie comunalã.

Direcții și servicii funcționale cadrul A.N.R.S.C.

Direcția juridicǎ si metodologie

Direcția financiar, contabilitate, administrativ

Serviciul comunicare, mass-media

Serviciul resurse umane

Serviciul audit intern

Direcții si servicii tehnice in cadrul A.N.R.S.C.

Direcția control, sesizari și relații cu publicul

Direcția generalǎ tehnicǎ, licente si managementul calitatii

Direcția preturi, tarife, protectia utilizatorilor și analize economice

Direcția generalǎ monitorizare piața si consultanța în teritoriu

Direcția informaticǎ si pregatirea personalului operatorilor

Agentii teritoriale

Structura organizatoricã a direcțiilor și serviciilor A.N.R.S.C. prevãzute în anexa la Hotãrârea Guvernului nr.373/2002 se detaliazã în servicii și birouri, respectiv în birouri, prin ordinul Președintelui.

În structura organizatoricã a A.N.R.S.C., prin ordin al Președintelui, se pot organiza și alte servicii, birouri și compartimente, în condițiile legii.

A.N.R.S.C. este organizatã structural și functioneazã pe principiul specializãrii compartimentelor.

Structura organizatoricã detaliatã, numãrul total de posturi, numãrul de posturi cu funcție de conducere, de specialitate și cele aferente activitãțiilor administrative se stabilesc prin ordinul Președintelui A.N.R.S.C., conform organigramei, în limita numãrului total de posturi aprobat prin hotãrâre a Guvernului.

Președintelui i se subordoneazã direct secretarul general, direcțiile de specialitate, serviciile și birourile prevãzute în organigrama aprobatã, precum și agențiile teritoriale.

Secretarului general i se subordoneazã direct direcțiile de specialitate, serviciile și birourile stabilite prin ordinul Președintelui.

Direcțiilor și serviciilor prevãzute în organigrama aprobatã li se subordoneazã serviciile, respectiv birourile stabilite prin ordinul Președintelui A.N.R.S.C.

Relațiile A.N.R.S.C. cu societatea civilã

Pentru cunoașterea stãrii reale a serviciilor publice de gospodãrie comunalã și a cerintelor reprezentanților societãtii civile, A.N.R.S.C. a inițiat și a participat la o serie de acțiuni comune impreunã cu Patronatul Serviciilor Publice, Federația Sindicatelor SIGOL și F.S.L.R., cu asociații profesioanle precum și cu operatori reprezentativi din domeniul serviciilor publice de gospodãrie comunalã. Cele mai reprezentative intâlniri au fost:
a) intâlnire cu Comitetul Director al Patronatului din serviciile publice de gospodãrie comunalã;
b) intâlnire cu operatorii de servicii publice de gospodãrie comunalã din judetele Timis, Arad, Caras-Severin, Bihor, Sãlaj, Hunedoara;

c) intâlnire cu Comitetul Director și principali operatori care activeazã în cadrul Federației Patronale “Citadina”;

d) participare la Congresul Federației Sindicatelor “SIGOL” și al Consiliului Național al F.S.L.R.;
e) intâlniri și analize punctuale cu operatori reprezentativi din judetele Mures, Iași, Dmbovița, Constanța, Arges, București și Hunedoara.
În perioada scursã de la inființarea autoritãții, reprezentanții acesteia au avut intâlniri, organizate de Ministerul Administrației Publice, cu reprezentanți ai unor organisme internaționale cãrora le-a fost prezentatã strategia A.N.R.S.C. pentru indeplinirea atribuțiilor ce ii revin în conformitate cu prevederile H.G. nr. 373/2002.

Relații cu alte instituții din cadrul sistemului.

Pentru indeplinirea atribuțiilor sale, A.N.R.S.C. colaboreazã cu Ministerul Administrației Publice, Consiliul Concurenței, Oficiul Concurenței și Autoritatea Naționalã pentru Protecția Consumatorilor, cu alte ministere și organe de specialitate ale administrației publice centrale sau locale interesate, cu structurile asociative ale autoritãților administrației publice locale, cu asociațiile profesionale din domeniul gospodãriei comunale, cu asociațiile utilizatorilor, cu operatorii furnizori/prestatori de servicii publice de gospodãrie comunalã, cu agenții economici specializați care furnizeaza/presteazã servicii pentru sector și cu asociațiile patronale.

Relații între compartimente

Pentru buna desfãsurare a activitãții în cadrul A.N.R.S.C. nu este suficientã existența unei colaborãri cu alte instituții din sistem ci este necesarã și o colaborare între direcțiile și serviciile existente. Astfel Direcția generalǎ tehnicǎ, licente si managementul calitatii are relații de colaborare directã cu aproape toate celelalte direcții:

Direcția preturi, tarife, protectia utilizatorilor și analize economice

Direcția generalǎ monitorizare piața si consultanța în teritoriu

Direcția informaticǎ si pregatirea personalului operatorilor

Direcția control, sesizari și relații cu publicul

Direcția juridicǎ si metodologie

Agențiile teritoriale.

De asemenea Direcția informaticǎ si pregatirea personalului operatorilor colaboreazã cu celelalte compartimente din A.N.R.S.C. și agențiile teritoriale, pe probleme de interes comun precum și cu firme și instituții din afarã A.N.R.S.C., pentru rezolvarea problemelor specifice.

=== concluzii ===

Concluzii

Organizarea eficientă a activităților desfãșurate de o organizație este o condiție esențială a succesului și, prin urmare, o preocupare continuă a managerilor.

Reacția promptă la diversele solicitări ale clienților, o strânsă conlucrare între toate departamentele, gestiunea atentă a schimburilor de informații, atât în interior cât și în exteriorul organizației, accesul rapid și sigur la aceste informații, urmărirea exactă a timpilor și resurselor umane și materiale alocate diverselor activități, relația strânsă cu principalii furnizori de servicii și materiale sunt elemente care pot determina în mare măsură succesul sau insuccesul unei organizații.

Este din ce în ce mai evident c ã una dintre cheile succesului constă în folosirea informațiilor și resurselor într-o manieră cât mai eficientă.O astfel de soluție de management al documentelor redefinește întregul concept de software și oferã calitate, transparențä și rapiditate astfel încât este capabilã sã asigure o comunicare eficientã și sigurä, atât internã –printr-o gestionare eficientã a fluxului de documente, dar și externã-prin îmbunãtäțirea relațiilor cu partenerii organizației. Deci o soluție de management al documentelor înseamnã de fapt o gestionare eficientã a resurselor unei organizații.

Dar care sunt de fapt factorii care decid în alegerea unei soluții software? Conteazã prețul? Economia realizatã? Eficientizarea activitãții sau eficiența discursului de vanzare

Strategiile de marketing și vânzãri folosesc o serie întreagã de argumente, de la “success stories” și beneficiile produsului la costuri, comparații cu produse similare și nu în ultimul rând imaginea/credibilitatea organizației și a produsului pe care îl promoveazã. Practic însã, de la discursul de vânzare la folosirea efectivã a programelor, drumul trece pe la conducerea organizației (care trebuie sã susținã aceastã ‘schimbare’) și depinde de utilizatori.

Astfel, în organizațiile interesate de reducerea “hârțogãraiei”, de eficientizarea și transparența activitãților, pentru cã transparența este cuvântul cheie legat de Managementul Documentelor, implementarea, respectiv obținerea de beneficii de pe urma unei astfel de soluții este prioritarã. Din contrã, în firmele cu un nivel ridicat de inerție, rezistența la schimbare poate sã anuleze orice avantaj sau argument al unei soluții care funcționeazã în alta parte. În multe cazuri, organizații cu experiențã in utilizarea soluțiilor software manifestã reticențã fațã un program nou, mai ales datoritã temerii cã software-ul în general promite mult și “livreazä” mai puțin.

De fapt o soluție de management al documentelor rezolvä cerințe legate de: urmãrirea stãrii documentelor din cadrul organizației; evidențierea modului de rezolvare a fiecãrui document; fiecare membru autorizat al organizației știe în orice moment unde se aflã un document și care este starea acestuia; formate standardizate ale documentelor, distribuirea și circulația informațiilor și documentelor interne, precum și cele generate în relația cu alte organizații, asigurându-se cele mai înalte standarde de securitate și confidențialitate; circulația documentelor, pe trasee ierarhice bine precizate sau definite de cãtre autorul documentului, cu posibilitatea aprobãrii sau respingerii acestora.

Implementarea unei astfel de soluții se realizeazã într-un timp destul de scurt iar dupã traningul de utilizare, personalul organizației se familiarizeazã ușor cu interfața prietenoasã a sistemului. Mai mult, toate documentele cu care lucreazã aceștia sunt introduse în aplicație, dupã aproape câteva luni, putem afirma cã la ANRSC se lucreazã electronic.

Aceastã este o schimbare majora fațã de felul în care majoritatea organizațiilor se ocupã în prezent de date,în acest fel, ANRSC este feritã de posibilitatea de a se îneca în marile cantitãți de date acumulate și angajații sãi pot avea acces la datele de care au nevoie atunci când au nevoie. Astfel se rezolvã problema acumulãrii de date, organizația putând sã fie sigurã cã nu va fi nevoitã sã se confrunte niciodatã cu o criza din acest punct de vedere.

Documentele sunt elemente cheie pentru succesul firmelor de azi.Odatã ce am intrat în secolul 21 probabil cã documentele vor deveni esența întregii afaceri.Pe masurã ce tehnologiile se dezvoltã, este de așteptat ca documentele sã îmbrace noi forme și sã ofere noi posibilitãți de comunicare.Ne putem întreba justificat ce ne rezervã viitorul în privința documentelor?