Tehnici Autom De Prel A Datelor In Domen Econom 2010 [311371]

Licență

Tehnici Autom De Prel A Datelor In Domen Econom 2010 [311371]

Byadmin ianuarie 1, 2024

CARINA-ELENA STEGĂROIU

TEHNICI AUTOMATE DE PRELUCRARE A DATELOR ÎN DOMENIUL ECONOMIC

EDITURA ACADEMICA BRÂNCUȘI TÂRGU JIU

„Informatica restabilește nu numai unitatea matematicilor pure și a celor aplicate, a tehnicii concrete și a [anonimizat] a [anonimizat]. [anonimizat], [anonimizat].”

Gr. C. Moisil (1906-1973)

academician, [anonimizat]-[anonimizat], [anonimizat], economică și socială. În acest context a apărut o disciplină relativ recentă: birotica – termenul fiind introdus în limbajul cotidian în jurul anului 1976. Birotica vizează automatizarea activităților administrative și de birou depășind cadrul tehnic al proceselor administrative.

Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice și a devenit posibilă o dată cu răspândirea pe scară largă a microcalculatoarelor care au pătruns în orice birou și în orice secretariat al unei organizații sau instituții sporind considerabil productivitatea și calitatea muncii administrative.

Birotica s-a născut din necesitatea integrării mijloacelor și tehnicilor muncii administrative și de birou cu tehnicile de comunicație și de prelucrare automată a datelor, urmărind creșterea performanței și calității muncii de secretariat și de birou în toate domeniile de activitate.

[anonimizat] a devenit unul dintre cele mai importante locuri de muncă în societatea contemporană; secretariatul a căpătat funcții și roluri multiple și complexe comparativ cu deceniile anterioare. Aceste transformări sunt valabile și în cazul societății românești.

Principalele funcții care revin secretariatului în prezent sunt următoarele: [anonimizat], [anonimizat], funcția de asistare directă a managementului.

După cum se poate observa în activitatea de secretariat și în aceea a secretarelor (asistent manager) [anonimizat], iar comunicarea de informații și de decizii ocupând o pondere importantă într-o organizație.

[anonimizat], atribuții și sarcini individuale complexe. În zilele noastre activitatea de secretariat presupune un complex de activități și tehnici de lucru specifice ([anonimizat], protocol, arhivare de documente ș.a.).

În istoria civilizației umane informația a avut întotdeauna un rol foarte important. [anonimizat] a crescut tot mai mult. Găsirea la timp a [anonimizat] a devenit o condiție esențială în orice domeniu de activitate. [anonimizat]-o afacere, [anonimizat], în activitatea centralelor nucleare etc.. Dezvoltarea tehnologică și apariția calculatoarelor electronice au condus la noi posibilități de prelucrare și utilizare a informației. Astfel calculatorul electronic a condus la folosirea pe scară tot mai largă a sistemelor informatice ca și componente ale sistemelor informaționale.

Sistemul informatic cuprinde date, sisteme de stocare și transmitere a datelor, software (programe), metode, calculatoare implicate în prelucrarea datelor, etc.. Capacitatea calculatorului de a prelucra un volum mare de date într-un timp relativ scurt îl face indispensabil astăzi aproape în toate domeniile de activitate. În domeniul educațional, în domeniul afacerilor, în domeniul legislativ, în orice redacție de revistă sau ziar, în administrație, în medicină, în aviație, acasă, la agențiile de publicitate, iată numai câteva din locurile unde întâlnim calculatorul electronic. Utilizarea noilor tehnologii informatice va conduce cu siguranță la eficientizarea activităților din domeniile respective. Calculatorul este instrumentul folosit la prelucrarea informațiilor. În limbajul de specialitate se folosesc noțiunile de hard (hardware) și soft (software) pentru a desemna cele două componente ale unui sistem de calcul (calculator electronic). Un calculator funcțional este format din hardware și software.

Derularea celor mai multe activități în zilele noastre depinde în mare măsură de calitatea logisticii informaționale pe care se bazează activitatea. Activitățile de rutină ca și deciziile pe care managementul trebuie să le ia pentru a menține un trend ascendent al performanței, depind de calitatea (calitatea informației se referă la precizia, prospețimea, modul de structurare și prezentare, lizibilitatea etc. elementelor care o definesc) informațiilor cu care se lucrează. Omul poate apela la calculator care este util prin viteza și fidelitatea cu care lucrează dacă este programat corespunzător. Încă există multe activități cu caracter creativ în care calculatorul nu se poate implica. Totul va depinde, în această privință, de capacitatea omului de a transfera cât mai multe dintre abilitățile lui, calculatoarelor, prin intermediul unor aplicații din ce în ce mai sofisticate. Activitățile în care utilizarea calculatoarelor este o soluție curentă sunt:

– administrația publică;

– acces la baze de date cu informații legislative;

– evidența personalului;

– evidența financiar-contabilă;

– evidența producției;

– tehnoredactare, grafică, proiectare asistată;

– fundamentarea și asistarea deciziilor în diverse domenii de activitate;

– simularea unor planuri de afaceri;

– simularea unor experimente distructive;

– asistarea procedurii de diagnostic în medicină;

– conducerea activității unor centrale nucleare;

– conducerea unor programe spațiale;

– cercetare;

– dirijarea traficului aerian, maritim și terestru;

– rezervarea și gestionarea resurselor;

– operații bancare;

– comerț electronic;

– poștă electronică;

– arhivarea electronică a documentelor;

– instruire asistată de calculator, teleînvățare;

– telelucru;

– managementul clienților și furnizorilor;

– planificarea și managementul asistat al proiectelor;

– licitații și tranzacții electronice;

– etc.

CAPITOLUL 1

INFORMATICA – ȘTIINȚA CALCULATOARELOR

1. 1. CONSIDERAȚII GENERALE

Nevoia din ce în ce mai mare de informație care caracterizează dezvoltarea rapidă și complexă a societății, relevă de la sine necesitatea apariției și dezvoltării informaticii. În condițiile actuale, rolul informaticii este tocmai de a rezolva contradicția dintre creșterea volumului de informații și “setea de informație”.

Fundamentarea științifică și mai ales operativă a deciziilor impune colectarea, și prezentarea operativă a informațiilor și în special o valorificare superioară a acestora.

Definită inițial de Academia Franceză, în 1966, ca” Știința prelucrării raționale, în deosebi prin mașini automate, a informației “, considerată ca suport al cunoștințelor umane și al comunicărilor în domeniile tehnice, economice și sociale, informatica a căpătat noi valențe pe măsura extinderii domeniilor sale de utilizare.

În condițiile lumii moderne, când în orice domeniu se cere o cunoaștere rapidă, complexă și multilaterală a realității, în scopul luării unor decizii operative, oportune și fundamentate pe cerințele legilor obiective ce acționează în societate, ajutorul informaticii ca instrument al conducerii este incontestabil.

Rolul informaticii ca mijloc de perfecționare a societății se concretizează în asigurarea unei cunoașteri profunde și a unei informări operative asupra stării și dinamicii relațiilor economice obiective dintre oameni și procesele de producție. Informatica furnizează cu promptitudine informații asupra categoriilor economice în economia de piață: cererea și oferta, costurile, prețurile, profitul, salariile.

Prin metodele sale specifice, reprezintă un mijloc de modelare și corelare optimă a factorilor de producție finalizate prin creșterea eficienței economice atât a fiecărui întreprinzător în parte, cât și a eficienței generale. Aplicarea sa impune reînnoirea structurilor economice și funcționale și în același timp promovează o muncă corectă și ordonată. Efectele sale directe sunt scurtarea timpului de informare și transmitere a deciziilor, automatizarea deciziilor de rutină, în final apropierea conducerii de activitatea de execuție.

1. 2. SCURT ISTORIC AL TEHNICII DE CALCUL

ȘI AL INFORMATICII

Evoluția rapidă a tehnicii de calcul e considerată a treia revoluție a tehnicii – denumită și revoluția mașinilor-creier – și a fost orientată spre ușurarea și creșterea randamentului muncii intelectuale, spre deosebire de primele două care au vizat în primul rând reducerea efortului fizic.

Pornind de la statutul de instrument de calcul, calculatorul electronic a pătruns în toate domeniile de activitate, devenind indispensabil oriunde e necesară prelucrarea rapidă a unor cantități mari de informație.

Evoluția automaticii, a electronicii au permis miniaturizarea componentelor acestora cu influențe benefice cu creșterea funcționalității și performanțelor acestora cu influențe benefice asupra concepției tehnologice și matematice ce stau la baza proiectării calculatoarelor.

În istoria evoluției tehnicii de calcul se evidențiază două etape:

I. etapa dispozitivelor mecanice, semimecanice și electromecanice;

II. etapa calculatoarelor electronice structurată pe cinci generații

I. etapa dispozitivelor mecanice, semimecanice și electromecanice:

a) Socotitoarea

Primul calculator este considerat a fi socotitoarea, care a apărut în urmă cu aproximativ 5 mii de ani în Asia Mică. Comercianții antici foloseau acest dispozitiv pentru a calcula valoarea tranzacțiilor. Dar pe măsură ce hârtia și uneltele de scris s-au răspândit aceasta și-a pierdut din importanță.

b) Calculatorul lui Pascal

În anul 1642 Blaise Pascal(1623-1662) în vârstă de 19 ani, fiul unui colector de taxe din Franța a inventat o mașină de calcul cu roți pentru a însuma numere. Calculatorul lui Pascal opera cu numere în baza zece și putea să rețină un număr format din maxim 8 cifre. Sistemul era foarte simplu : Calculatorul avea 8 roți, fiecare roată avea numerele 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 și de fiecare data când rotița unităților făcea o rotație completă aceasta mișca rotița zecilor, și așa mai departe. Defectul cel mai mare pe care îl avea calculatorul lui Pascal era limita superioară de 8 cifre și faptul că nu face decât o singură operație.

În anul 1694 Gottfried Wilhem von Leibniz (1646-1716), filozof german a îmbunătățit calculatorul lui Pascal creând o mașină asemănătoare care putea și să înmulțească numere.

În anul 1820 Charles Xavier Thomas de Colmar a reușit să facă un calculator numit Aritmometrul care putea să adune, scadă, înmulțească și să împartă, foarte larg folosit până în perioada primului război mondial.

c) Automatizarea Calculatoarelor

c1) Mașina de calcul a lui Charled Babbage(1791-1871)

Charles Babbage a observat o asemănare între mașinile mecanice care erau foarte bune la a repeta o rutină fără a produce întreruperi sau erori și matematica care de cele mai multe ori avea nevoie pentru a calcula un rezultat trebuiau parcurși un număr de pași de mai multe ori.

În anul 1822 Babbage s-a apucat să lucreze la o mașină care să calculeze ecuații diferențiale numită "Difference Engine" (Motorul Diferențial). Acesta era mare cât o locomotivă și putea să facă calcule și să tipărească automat rezultatele.

În anul 1832 Babbage a realizat un calculator multifuncțional programabil numit "Analythical Engine" (Motorul Analitic). La acest proiect Babbage a fost secundat de Agusta Ada King, contesa de Lovelace(1815-1842) fiică a poetului englez Lord Byron,

În 1889 americanul Herman Hollerith (1860-1929) a inventat o mașină de calculat care stoca informațiile pe cartele modelate(reliefate). Această mașină a avut ca prim scop calcularea mai rapidă numărului cetățenilor SUA. Sistemul inventat de Hollerih scria pe cartele folosind un sistem prin care pe fiecare cartelă se puteau scrie până la 80 de caractere. Prin folosirea mașinii de calcul a lui Hollerih recenzia nu a durat decât 6 săptămâni iar erorile de calcul au fost reduse considerabil.

Sistemul de cartele modelate a fost folosit până în anul 1960.

c2) Calculatorul lui Vannevar Bush(1890-1974)

În anul 1931 Vannevar Bush a creat un calculator mecanic care era în stare să calculeze ecuații diferențiale de o complexitate care a lăsat multă vreme oamenii de știință uimiți. Dar calculatorul lui Vannevar era foarte complicat și greoi de folosit având foarte multe rotițe care arătau numerele și relațiile între ele.

c3) Calculatorul lui Jonh V Atanasoff(n. 1903)

În anul 1940 John V Atanasoff și studentul său Clifford Berry au vizionat un calculator electronic care să funcționeze pe principiul algebrei booleene. Abordarea a fost din perspectiva muncii lui George Boole (1815-1864) care a clarificat sistemul binar și a afirmat că orice ecuație matematică ar putea fi definită prin adevărat sau fals. Prin extinderea acestui concept la circuitele electronice Atanasoff și Berry au construit primul calculator electronic. Proiectul lor, însă și-a pierdut finanțarea și a fost eclipsat de alte proiecte asemănătoare.

II. etapa calculatoarelor electronice structurată pe cinci generații:

Prima generație (1946-1955) debutează cu apariția primului calculator electronic ENIAC – Electronic Numerical Integrator and Computer (în Pensylvania) și se caracterizată prin:

elementele constructive de bază sunt tuburile electronice, releele și liniile de întârziere;

introducerea datelor se realiza prin cartele și benzi perforate;

programarea era realizată în cod mașină;

viteza de calcul și capacitatea de stocare sunt limitate;

consum mare de energie și munca pentru exploatare și întreținere dificilă.

De exemplu primul calculator avea în componență 18000 tuburi, cântărea 30t, ocupa o suprafață de 170m2, și consuma energie cât o locomotivă.

Deși privit astăzi are numeroase carențe și dezavantaje calculatorul ENIAC are marele merit că face un salt major prin înlocuirea elementelor mecanice cu cele electronice și trecerea la aritmetica binară.

Generația a II-a (1950- 1963), dominată de apariția tranzistorului se caracterizează prin:

utilizarea tranzistorului;

creșterea vitezei de calcul, a stabilității și a capacității de memorare;

au înlocuit limbajul cod mașină cu limbajul de asamblare;

utilizarea limbajelor evoluate (COBOL, FORTRAN);

utilizarea echipamentelor periferice: imprimante, benzi magnetice, dischete magnetice, unitate de stocare pe disc solid, memorie etc.

se reduc dimensiunile și implicit consumul de energie.

Generația a III-a (după 1967) se datorează apariției circuitelor integrate și se caracterizează prin:

creșterea vitezei de calcul și a capacității de stocare;

utilizarea unei game extinse de limbaje evoluate și a dispozitivelor periferice;

crește gradul de miniaturizare și se simplifică condițiile de instalare, funcționare și exploatare;

fiabilitate crescută și cost redus;

timpul de acces la memorie este de circa 0,7 microsecunde față de 2 microsecunde corespunzător generației a II-a sau 10 microsecunde primei generații.

Generația a IV-a (după 1970) cuprinde calculatoarele electronice ce utilizează ca elemente constructive de bază circuitele integrate generalizate pe scara medie (MSI) și mare (LSI) poate fi descrisă prin:

ultraminiaturizarea componentelor electronice;

creșterea vitezei de calcul (până la miliarde de operații/sec.) a capacității de stocare, și reducerea timpului de acces la memorie;

permite distribuirea informației spre om, dezvoltarea rețelelor de calculatoare, a bazelor de date și teleinformaticii;

apar și se răspândesc calculatoarele personale care devin preponderente.

Generația a V-a (după 1990) urmărește revoluționarea concepției tehnologice dar mai ales a SOFTWARE-ului prin realizarea unor structuri Hard care să corespundă unor structuri Soft concepute anterior. Dintre caracteristicile acestei generații sunt de reținut:

extinderea utilizării microprocesoarelor care duc la creșterea gradului de inteligență și a vitezei de lucru;

realizarea sistemului economic om-calculator prin utilizarea limbajului natural care va conduce la generalizarea interogării și răspunsului prin voce;

extinderea inteligenței artificiale care urmărește prelucrarea în special a cunoștințelor;

dezvoltarea unor periferice inteligente;

realizarea unor calcule personale de înaltă performanță cu facilități multiple (calculatoare multimedia).

Având în vedere contribuția diferitelor categorii de specialiști la evoluția tehnicii de calcul și a utilizării acesteia prima generație este considerată generația inventatorilor, a doua generație este considerată a tehnologilor, generația a treia este a programatorilor iar începând cu generația a patra se intră în era utilizatorilor.

Cele două componente ale informaticii, hard-ul și soft-ul devin tot mai apropiate și mai dependente una de alta și urmăresc un scop comun: realizarea unor sisteme de calcul tot mai performante, ușor de însușit și exploatat și care să răspundă celor mai exigente și multiple cerințe ale utilizatorilor.

Informatizarea societății, respectiv pătrunderea informaticii în toate domeniile activității umane, respectiv pătrunderea informaticii în toate domeniile activității umane, în general, economice, în special, se structurează pe trei stadii:

în primul stadiu informatica cuprinde domeniile învățământ, cercetare și mai puțin al administrației;

al doilea stadiu se caracterizează prin pătrunderea informaticii în unitățile economice, prin proiectarea sistemelor informatice complexe pentru conducere;

al treilea stadiu se remarcă prin răspândirea calculatorului în toate domeniile.

1. 3. CLASIFICAREA SISTEMELOR DE CALCUL

Sisteme de calcul se pot clasifica în funcție de mai multe criterii:

tip – există calculatoare numerice (cele uzuale), în care informațiile se reprezintă prin numere sau calculatoare analogice, în care informația se reprezintă prin mărimi fizice (de exemplu: lungime, arie, tensiune). Ultimele sunt compuse din dispozitive elementare care efectuează anumite operații și sunt conectate astfel încât să rezolve problemele dorite.

capacitate – se măsoară numărul de operații care pot fi efectuate într-o unitate de timp (viteza de lucru) și volumul de date care se pot retine în memoria internă

destinație – există calculatoare universale, care rezolvă tipuri variate de probleme sau calculatoare specializate în rezolvarea unui anumit tip de problemă, cum ar fi de exemplu, editarea de texte sau un proces tehnologic

arhitectură (modul de structurare a componentelor) – în evoluția cronologică a calculatoarelor electronice se remarcă câteva configurații principale:

sistemele de calcul independente, reprezentate de sistemele medii-mari (specifice generației a treia de calculatoare), minicalculatoare, microcalculatoare și supercalculatoare;

sisteme de calcul cuplate la procese tehnologice;

sistemele de calcul formate din mai multe calculatoare interconectate – rețelele de calculatoare;

Sisteme de tip centru de calcul (sisteme medii-mari).

Sistemele medii-mari

Sistemele medii-mari au apărut după anii '50, având un cost ridicat și dimensiuni apreciabile. Componentele lor fiind dispuse în una sau mai multe încăperi care alcătuiau un centru de calcul. Erau sisteme neinteractive, adică nu există un dialog între utilizator și calculator: un operator uman realiza interfața dintre calculator și utilizatori. Acesta lansa în lucru calculatorul și îi supraveghea activitatea. Operatorul era cel care introducea programele pe cartele în cititorul de cartele; în urma execuției fiecărui program se obținea un listing care era returnat utilizatorului. Astfel, corectarea unor erori de compilare putea dura uneori câteva zile.

Dintre reprezentanții sistemelor medii-mari amintim: IBM-360 și familia de calculatoare românești FELIX (C 256, 512, 1024 – după capacitatea memoriei interne).

Minicalculatoare

Minicalculatoarele au apărut după 1970, având costuri ridicate; numele lor provine din formularea "configurație minimă de calcul". Erau sisteme interactive – utilizatorii aflați în fața unor terminale se aflau în dialog cu calculatorul – și multiutilizator: la un moment dat mai mulți utilizatori (câteva zeci sau chiar câteva sute) putea folosi calculatorul prin intermediul terminalelor. Această caracteristică impune un sistem de operare (numit RSX) performant, care să poată gestiona la un moment dat programele mai multor utilizatori și să ofere mecanisme de protecție a memoriei (să nu se suprapună mai multe programe în aceeași zonă de memorie Sistemul de calcul lucra deci în regim de multitasking (multiprogramare): deși la un moment dat era executat un singur program, printr-o politică de servire a tuturor utilizatorilor, aceștia aveau acces pe rând la resursele sistemului.

Pentru structurarea informațiilor utilizatorilor aflate sub formă de fișiere pe suporturile magnetice, apare noțiunea de director (repertoar de fișiere). Existau doar două niveluri de directoare, spre deosebire de directoarele arborescente din UNIX și DOS.

Minicalculatoarele lucrau pe 16 și 32 de biți. Dintre reprezentanții lor amintim: VAX 8600, VAX 8650, PDP 11 și calculatoarele românești CORAL și INDEPENDENT.

Evoluția minicalculatoarelor a condus la sisteme multiutilizator mai performante, care pot fi exploatate simultan de mai multe sute sau chiar mii de utilizatori – acestea sunt referite în literatura de specialitate sub numele de mainframes. Din punctul de vedere al performantei, ele se apropie cel mai mult de supercalculatoare, la celălalt pol găsindu-se calculatoarele personale. Totuși, se poate spune că diferentele între minicalculatoarele mari și mainframe-urile mici nu sunt sesizabile.

Microcalculatoare

Microcalculatoarele sunt calculatoare a căror unitate centrală este un microprocesor. Primele microprocesoare au apărut în anii '70 dar s-au dezvoltat mai ales în anii '80 și continuă să evolueze; ele lucrează pe 8, 16 sau 32 de biți (cazul calculatoarelor folosite în prezent). Sunt sisteme interactive, monoutilizator (la un moment dat sunt exploatate de un singur utilizator). Microcalculatoarele s-au răspândit curând ca urmare a evoluției tehnologiei care a redus foarte mult costurile lor de fabricație. De altfel, aceste costuri sunt în continuă scădere iar performanțele evoluează tot mai mult.

Primele microcalculatoare au fost calculatoare personale familiale: Sinclair Spectrum, Commodore sau cele românești Prae, aMIC, HC, TIMS, Cobra. Aceste calculatoare puteau lucra direct în limbajul Basic fiindcă memoria lor internă cuprindea o parte care nu se ștergea în absenta curentului electric și în care utilizatorul nu putea scrie (ROM), unde era înregistrat din fabricație un interpretor Basic (un program care traduce în limbaj mașină și execută fiecare instrucțiune, o dată ce aceasta a fost scrisă). Cel mai uzual periferic al acestor calculatoare era casetofonul, a cărui fiabilitate lăsa uneori de dorit.

Ulterior au apărut calculatoarele personale (PC) profesionale. Dintre primele microcalculatoare profesionale românești amintim: M18, M118, CUBZ, M216 (de remarcat că acesta din urmă putea lucra atât sub sistemul de operare CP/M, cât și sub DOS); ulterior a apărut familia Felix PC. Pe plan mondial amintim calculatoarele Apple MacIntosh, cu o interfață foarte prietenoasă cu utilizatorul, create mai ales pentru neprofesioniști și calculatoarele de tip IBM PC, care au înregistrat o evoluție tehnologică de-a dreptul spectaculoasă, bazată în principal pe evoluția microprocesoarelor (cele mai cunoscute sunt realizate de firma Intel). Creșterea performantelor tehnice a fost îndeaproape urmată de evoluția soft-ului, într-o spirală din ce în ce mai dinamică.

Cel mai răspândit sistem de operare al microcalculatoarelor este DOS, care are la bază primul sistem de operare al microcalculatoarelor, CP/M, îmbunătățit cu principii din UNIX (cum ar fi structura arborescentă a directoarelor). Datorită mediilor de programare, calculatoarele personale au devenit instrumente de lucru mai convenabile pentru informaticieni. În plus, mai ales în ultimul deceniu, produsele soft au evoluat foarte mult, dezvoltându-și o interfață din ce în ce mai accesibilă, care a atras tot mai mult și utilizatorii neprofesioniști. În acest sens, exemplul sistemelor Windows, devenite și ele din ce în ce mai performante, este foarte concludent. Astfel, calculatoarele personale au devenit un instrument de prelucrare a informației larg utilizat atât pentru prelucrări de birotică pentru aplicații profesionale. Adesea, pentru crearea de sisteme de calcul cu performante mai ridicate și un cost relativ redus, se optează pentru conectarea calculatoarelor personale în rețele de calculatoare.

Supercalculatoare

Supercalculatoarele au o memorie internă și o viteză de lucru foarte mari: pot executa până la câteva sute de milioane de instrucțiuni pe secundă, fiind cele mai rapide tipuri de calculatoare. De obicei sunt utilizate pentru aplicații specifice, care necesită calcule matematice complexe, mari consumatoare de timp și memorie, cum ar fi, de exemplu, grafica animată, prognozele geologice sau meteorologice, probleme complexe de fizică pentru care se dorește aplicarea unor algoritmi matematici riguroși (algoritmi simbolici) dinamica fluidelor, fizica nucleară. Cel mai cunoscut tip de supercalculator este CRAY.

Pentru arhitectura calculatoarelor multiprocesor se folosește conceptul de arhitectură paralelă: mai multor procesoare sunt interconectate pentru realizarea acelorași sarcini. Procesoarele pot să realizeze în același timp secvențe de operații independente, pentru ca apoi rezultatele intermediare obținute să fie combinate corespunzător. În mod obișnuit, există un procesor principal, numit master, care le coordonează pe celelalte, dându-le spre execuție sarcini independente din programul utilizatorului sau punându-le în așteptare.

Calculatoare de proces

Calculatoarele de proces controlează procese tehnologice sau diverse analize experimentale asistate de calculator, prelucrând informații numerice sau analogice despre procesul studiat și furnizând ieșiri numerice sau analogice cu rol de reglare a procesului. Pentru comunicarea între calculator și procesul despre care se culeg informații și respectiv la care trebuie să ajungă ieșirile generate de calculator există o interfață capabilă să convertească informații analogice în numerice și invers.

Figura 1.1. Structura unui calculator de proces

Aceste sisteme de calcul funcționează în timp real, adică timpul de răspuns al calculatorului este compatibil cu constantele de timp ale procesului gestionat. Se pot face lesne analogii cu un proces chimic, în care modificarea defavorabilă a unui parametru trebuie să fie rapid remarcată și remediată de calculatorul de proces sau cu sistemele de calcul aplicate în medicină, biochimie și fizică (de exemplu, acceleratoarele de particule sunt controlate și ele de calculatoare de proces).

Un calculator de proces exercită funcții de control și comandă / reglare asupra procesului pe care îl conduce, în sensul supravegherii lui și a prelucrării datelor de proces culese, respectiv al schimbării stării acestuia în caz că prin prelucrarea informațiilor culese se constată că acest lucru este necesar.

1. 4. INFORMAȚII, CUNOȘTINȚE, DATE

Orice organizație are nevoie pentru funcționare de resurse. Aceste resurse se clasifică în resurse vizibile, formate din resurse materiale, financiare și umane, precum și resurse invizibile, care sunt cele informaționale. O serie de autori împart ultimul secol în două:

Societatea industrială;

Societatea post industrială sau informațională.

Într-o societate industrială, producția de bază este producția industrială iar resursa strategică este capitalul; astfel, cu o sută de ani în urmă, o mulțime de oameni știau, poate, cum să construiască o oțelărie, dar nu foarte mulți aveau banii necesari ca să ridice una. Prin urmare, această societate era caracterizată de accesul limitat la sistem.

În societatea informațională, producția de bază este cea intelectuală, iar resursa cea mai importantă a devenit informația. Datorită informației ca resursă strategică, accesul la sistemul economic este mult mai ușor. Pentru a înțelege diferența dintre ele, să ne gândim la diferența dintre o întreprindere metalurgică sau de mobilă, de la începutul secolului, în care resursa strategică era o resursă materială (metalul, lemnul, etc), resursa informațională neavând o pondere prea mare, datorită nivelului scăzut al producției dar și a concurenței limitate, și o societate bursieră, una de asigurări sau o bancă de azi, care are resursa strategică: informația.

Noțiunea de informație a apărut în matematică și a fost legată inițial de teoria jocurilor.

Informația este acea entitate care înlătură total sau parțial starea de nedeterminare, numită entropie, pe baza unui mesaj adresat unui receptor.

După cum este binecunoscut, cantitatea de informație este definită de formula lui Shanon ca o funcție descrescătoare de probabilitatea ca receptorul să fi putut cunoaște mesajul apriorii, mai exact,

H(p) = -log p.

Modurile de reprezentare ale acestei formule, precum și problemele legate de ea, constituie o ramură a matematicii, mai exact a teoriei probabilităților, numită Teoria informației, care nu constituie obiectul prezentei lucrări.

Există și alte puncte de vedere legate de informație, de exemplu cel în care informația este privită ca o "creștere a cunoștințelor" ce pot fi extrase din date. Acest punct de vedere este echivalent însă cu cel precedent, deoarece dacă cresc cunoștințele, scade gradul de nedeterminare, după cum s-a putut observa mai înainte și invers.

Informația are trei aspecte esențiale și anume:

Aspectul sintactic;

Aspectul semantic;

Aspectul pragmatic.

(a). Primul aspect, sintactic, se referă la sistemul de semne și regulile de reunire a acestora în construcții sintactice utilizate pentru reprezentarea informației în procesul culegerii, transmiterii și prelucrării acesteia.

Acestui nivel îi corespunde conceptul de dată al cărui mod de definire poate fi exprimat în notația formală:

<dată>= <identificator><atribute><valoare>

Deci, noțiunea de dată în informatică cuprinde și noțiunea de valoare, dar presupune în plus elementul de reprezentare și manipulare, adică o modalitate simbolică de exprimare și un sistem de reguli de transformare a acesteia, prin care se pot obține noi date.

Apare clară distincția dintre informație și dată, ca deosebirea dintre obiect și modelul său.

Într-o altă formulare, materia primă din care se obțin informațiile o constituie datele. După cum s-a văzut din exemplul anterior, acestea din urmă nu conțin informații decât dacă informează.

(b). Sub aspect semantic, informația poate fi caracterizată ca semnificația intimă a datelor.

Sensul informației la acest nivel este corespondența dintre o dată și obiectul real sau situația pe care o reprezintă această dată.

Ceea ce trebuie subliniat este faptul că dacă aspectul sintactic al datelor poate fi complet formalizat, formalizarea aspectului semantic ridică o serie de probleme.

(c). Aspectul cel mai concret al informației este însă cel pragmatic, singurul care raportează informația la scopurile observatorului.

Obiectul pragmaticii include, într-o anumită măsură, problemele de conducere. Procesul de conducere este procesul prin care informațiile se transpun în acțiune prin intermediul deciziei. Ca atare, conținutul conducerii este determinat în mare măsură de sistemul de informare, care constituie baza pentru luarea deciziilor.

Deși informatica are în vedere în primul rând aspectul formal al informației, în procesul de prelucrare a datelor nu se poate face abstracție de nici unul din cele trei aspecte.

Chiar dacă în procesul prelucrării datelor se pleacă de la un interes programatic, acțiunea nu se poate realiza dacă nu se respectă reguli de sintaxă și semnificație privind datele supuse prelucrării.

Mai nou nivelul dată-informație este considerat un prim nivel în informatica economică și de afaceri. Acestui nivel i se adaugă un al doilea și anume, acela al informațiilor derivate din alte informații pe bază de raționament, nivel considerat a fi nivelul cunoștințelor. În acest sens cunoștințele se pot defini astfel: "cunoștința include capacitatea de a evalua informația într-un anumit sens sau scop. A avea cunoștințe sau abilitatea de a efectua sarcini complexe, presupune mai mult decât a avea o listă de instrucțiuni sau informații necesare; se cere abilitatea manipulării informațiilor sau sarcinilor".

Trebuie subliniat că nu orice dată sau informație creează cunoștințe. Astfel, unele informații sunt deja între cunoștințele receptorului și deci nu generează informații noi. De exemplu, dacă o persoană este expert în domeniul reprezentării informațiilor și datelor, s-ar putea că acest paragraf nu-i va crea prea multe cunoștințe noi. Pe de altă parte, unele informații s-ar putea să nu aibă semnificație pentru receptor, în sensul că nu se integrează între cunoștințele lui.

De exemplu, pentru o persoană care nu este interesată de domeniul informaticii economice și consideră că poate să-și conducă afacerile fără astfel de cunoștințe, informațiile din prezentul material nu au relevanță și deci nu se integrează în sistemul de cunoștințe al receptorului, neconstituindu-se în cunoștințe.

Cunoștințele reprezintă, deci, totalitatea informațiilor dobândite anterior cu privire la obiectul considerat. Pentru desemnarea mulțimii acestor cunoștințe se folosește termenul de tezaur, la care trebuie raportat rezultatul oricărui proces de informare. După cum s-a văzut, la limită este posibil ca rezultatul unui proces de informare să fie nul, dacă informația respectivă face deja parte din tezaurul observatorului, adică a devenit o cunoștință. La cealaltă extremă, variația potențială a tezaurului observatorului (receptorului) este maximă dacă intersecția între conținutul tezaurului și cel al unei date (comunicări) este vid.

În concluzie putem spune că aceeași comunicare (dată) poate avea utilități diferite pentru observatori diferiți, depinzând de gradul cunoașterii anterioare ca și de poziția observatorului în raport cu obiectul. Altfel spus, informația prezintă interes doar dacă poate fi utilizată. Măsura în care informația poate fi utilizată depinde printre alți factori și de calitatea ei.

Problema cunoașterii și a cunoștințelor este un domeniu vast, studiat într-o serie de discipline specifice cum ar fi gnoseologia din psihologie, inteligență artificială din informatică etc.

Problema informației devine deci vitală pentru orice manager. El are nevoie de informații relevante care să-l ajute în planificare, control și decizie.

O informație spunem că este relevantă dacă:

a). dezvoltă cunoștințele;

b). reduce nedeterminarea;

c). este utilizabilă pentru scopul propus.

Se pune deci problema care sunt caracteristicile informațiilor care sunt utile unui economist în general și unui om de afaceri în special?

Iată câteva caracteristici fundamentale pentru ca o informație să fie utilă.

Ea trebuie să fie:

Consistentă, adică să fie suficient de cuprinzătoare încât să poată furniza cât mai multe cunoștințe;

Relevantă, adică să poată furniza cunoștințe care ne lipsesc pentru luarea deciziei. Este evident că în multe situații este dificil să se spună dacă o informație este sau nu relevantă;

Exactă; dacă informația este exactă atunci conținutul ei reflectă situația reală a fenomenului, influențând astfel luarea deciziei. Această caracteristică se mai numește și acuratețea informației;

Oportună, adică să existe un decalaj corespunzător între momentul primirii informației și cel în care se impune luarea deciziei;

Accesibilă, adică poate fi utilizată în momentul în care este necesară. Modul de prezentare a informației are o importanță deosebită;

Completă, adică trebuie să provină din sursă suficient de apropiată fenomenului sau organizației și trebuie să acopere aria dorită de cel care ia decizii;

Concisă, adică trebuie să aibă nivelul de agregare necesar procesului de luare a deciziilor.

În ce privește clasificarea informațiilor, există un număr însemnat de criterii de clasificare. Astfel, avem clasificări:

După surse: interne, externe, primare, guvernamentale etc.;

După natură: cantitative, calitative, formale etc.;

După nivel: strategic, tactic, operațional;

După timp: trecut, prezent, viitor;

După frecvență: continui (în timp real), anuale, lunare, zilnice, la nivel de oră;

După utilizare: planificare, control, luare de decizii etc.;

După formă: scrisă, orală, vizuală, senzorială tec.;

După modul de apariție: la intervale planificate, ocazionale, la cerere etc.;

După tip: sumare, delicate, agregate, abstractizate etc.;

Poate cel mai important criteriu, pentru problematica tratată de noi este cel al originii lor. Datele unei organizații provin din două surse esențiale: externe și interne.

Datele externe sunt în general direct utilizabile, de exemplu facturi, cecuri etc., sau oricum mai ușor cuantificabile.

În principal datele externe ale unei organizații se referă la:

Clienți: cerințe, preferințe, posibilități de plată, starea livrărilor etc.;

Canalele de distribuție ale organizației: existența lor, activitatea, posibilitatea lor de a se informa și identifica.

Informația este o știre, un mesaj despre evenimente, fapte, stări, obiecte, în general despre forme de manifestare a realității. Este necesar să facem distincția între știre, ca informație, ca reflectare a realității și opinie care exprimă o părere – deci a subiectiva – și are grad redus de generalitate. Informația este de asemenea diferită de zvon care e o opinie falsă, neverificată.

Forma de exprimare și transmitere a informațiilor, opiniilor și comentariilor este comunicarea.

Informația este o comunicare despre un aspect al realității obiective.

Conceptual, ea este definită ca o reflectare în planul gândirii umane a legăturilor de cauzalitate din realitatea înconjurătoare, din punct de vedere informatic, informația este o formulă susceptibilă de a aduce o cunoștință. Are caracter de noutate, ceea ce face ca informația să fie un mesaj, dar nu orice mesaj să fie o informație.

Informația primește atributul domeniului pe care îl reflectă (informație economică, tehnologică etc.).

Procesul de sesizare, înțelegere și însușire a informației dintr-un domeniu reprezintă un proces de informare. Însumarea informațiilor dobândite dintr-un domeniu reprezintă cunoștințele. Cunoștința include capacitatea de a evalua informația într-un anumit scop, necesită abilitatea manipulării informațiilor sau a sarcinilor.

Datele sunt baza materială a informației care poate fi la rândul ei baza materială a deciziilor. Pe baza informației și a bazei de cunoștințe existente rezultă noi cunoștințe care pot constitui alături de informație suportul sistemului decizional.

Aplicarea unei decizii, transferul ei în acțiune se realizează prin informație.

Procesul de conducere presupune emiterea și transmisia deciziei (conexiune directă CD) și urmărirea efectului deciziei asupra sistemului condus ( conexiune inversă – feedback CI ), informațiile culese constituind baza pentru o nouă decizie.

1. 5. SISTEMUL ECONOMIC

Sistemul este un ansamblu de elemente dependente între ele ce operează ca un întreg pentru realizarea unui scop comun.

Sistemul este caracterizat prin faptul că e legat de mediul ambiant, are o anumită structură, funcționează după anumite reguli, urmărește un anumit scop.

Sistemul economic definește componente și ansambluri economice din punct de vedere al structurii și al complexității funcțiilor pe care le realizează. Astfel sistemele economice pot fi grupate în sisteme economice simple și sisteme economice complexe sau macrosisteme.

Sistemul complex reunește într-o structură ierarhică un ansamblu de elemente considerate subsisteme cu legături reciproce. Este caracterizat prin:

existența unor componente separate pentru care se pot stabili scopuri funcționale distincte, dar subordonate scopului întregului sistem;

existența unor legături funcționale între componente și legături cu exteriorul;

prezența în sistemul economic a oamenilor, mașinilor și a mediului înconjurător, care asigură funcționarea sistemului;

supunerea sistemului unor legi economice obiective.

Orice sistem economic se caracterizează prin;

ansamblul intrărilor

ansamblul ieșirilor

structura și starea internă

Sistemul economic este ansamblul de elemente interdependente prin intermediul cărora se realizează obiectul de activitate al unei unități economice.

Privită independent de structurile ierarhice superioare din care face parte o unitate economică este considerată sistem și privită în raport cu structurile ierarhice superioare este un subsistem (structura ierarhică din care face parte fiind considerată macrosistem).

Un sistem economic complex cuprinde:

1. Subsistemul de conducere format din ansamblul de specialiști care cu ajutorul unor metode și tehnici specifice prognozează, planifică, decid, organizează, coordonează, urmăresc și controlează funcționarea sistemului condus în scopul îndeplinirii obiectivelor stabilite.

2. Subsistemul condus (de bază, operațional) este ansamblul de resurse materiale, umane, financiare și ansamblul organizatoric, tehnic și funcțional care realizează efectiv obiectul stabilirii prin decizii.

3. Subsistemul informațional este ansamblul informațiilor, fluxurilor și circuitelor informaționale, precum și totalitatea mijloacelor, metodelor și tehnicilor prin care se asigură prelucrarea informațiilor necesare sistemului de conducere și decizie.

Prin sistemul informațional se asigură legătura permanentă și necesară între sistemul de conducere și sistemul condus în dublu sens: prin prelucrarea și transmiterea deciziilor de la sistemul de conducere către sistemul condus și prin înregistrarea, prelucrarea și transmiterea informațiilor privind starea și dinamica sistemului condus, de la acesta către sistemul de conducere. Structura unui sistem economic este redată în figurile următoare:

Un sistem economic este un sistem viabil. Aceasta presupune că toate fluxurile de resurse, s-au tehnologice, dintr-un sistem economic, au la bază desfășurarea unor activități umane, implicând, pe de o parte, o succesiune de procese și fluxuri informaționale, iar pe de altă parte, conducând la generarea permanentă de noi informații și fluxuri informaționale.

Sistemul informațional asigură gestiunea tuturor informațiilor din cadrul unui sistem economic, folosind toate metodele și procedeele de care dispune. Informațiile sunt sesizate și înregistrate în cadrul unui sistem economic la nivelul unor verigi organizatorice și funcționale care se numesc posturi de lucru. O secvență de mai multe posturi de lucru, logic înlănțuite, formează un circuit informațional.

Un post de lucru se individualizează prin următoarele elemente:

Date de intrare

Timp de staționare

Operații de prelucrare

Date de ieșire

Ansamblul informațiilor și deciziilor necesare desfășurării unei anumite activități sau operații care se transmit între două posturi de lucru, formează un flux informațional.

Între circuitul informațional și fluxul informațional există o strânsă interdependență în sensul că circuitul informațional reflectă traseul și mijlocul care asigură circulația unei informații de la generarea ei și până la arhivare, iar fluxul informațional reflectă ansamblul informațiilor vehiculate, necesare unei anumite activități. Vehicularea acestora se realizează pe traseele definite de circuitele informaționale.

Sistemul informațional, cuprinde într-o concepție unitară, circuitele informaționale și fluxurile informaționale, la care se adaugă metodele și tehnicile de prelucrare a acestora.

Sistemul informatic este o componentă a sistemului informațional și anume, acea parte a acestuia care preia și rezolvă sarcinile de culegere, prelucrare, transmitere și stocare a datelor, cu ajutorul sistemelor de calcul.

Pentru a-și îndeplini rolul în cadrul unui sistem informațional sistemul informatic cuprinde ansamblul tuturor resurselor, metodelor și tehnicilor, prin care se asigură prelucrarea automată a datelor. Aceste resurse sunt:

Ansamblul de echipamente (HARDWARE)

Sistemul de programe (SOFTWARE), care cuprinde programele sistemului de operare și programele de aplicații

Baza de date

Ansamblul de personal și cadrul organizatoric

Procesul de prelucrare automată a datelor, în cadrul unui sistem informațional, reprezintă procesul prin care datele sunt supuse operațiilor de culegere, prelucrare, transmitere și stocare.

Culegerea datelor constă în sesizarea acestora la locurile unde sunt generate, și transpunerea lor pe suporturi adecvate prelucrării automate. La acest moment datele se numesc date primare.

Prelucrarea datelor constă în transformarea acestora din date primare în date finale, în urma parcurgerii unei succesiuni de operații impuse de cerințele utilizatorilor și specificul echipamentelor de calcul și a tehnologiei de prelucrare.

Transmiterea datelor asigură vehicularea atât a datelor primare de la sursele generatoare, către sistemele de prelucrare automată cât și a rezultatelor prelucrărilor către beneficiari.

Stocarea datelor constă în memorarea și păstrarea (arhivarea) acestora, pe suporturi de memorie specifice, în scopul unor consultări și prelucrări ulterioare.

CAPITOLUL 2

BIROURILE DE SECRETARIAT – SPAȚIILE ACTIVITĂȚILOR INFORMATICE ȘI COMUNICAȚIONALE

În mai puțin de o generație, revoluția informației și introducerea calculatoarelor în fiecare dimensiune a societății, a schimbat lumea. Predicțiile unor futuriști ca Marshall McLuhan și Alvin Toffler se adeveresc și lumea se transformă într-un “sat global”, unde nu mai există granițe pentru afaceri, comunicații sau comerț.

Putem considera că un nou tip de economie și-a marcat prezența la nivel planetar. Ea poate fi catalogată, atât ca o economie informațională, o economie bazată însă pe cunoștințe, cât și ca una globală. Este informațională deoarece productivitatea și competitivitatea agenților economici depind în mod esențial de capacitatea lor de generare, tratare și aplicare a unei informații eficace bazate pe cunoaștere. Este și globală deoarece activitățile cheie, de producție, consum și distribuție, precum și componentele lor (capitalul, forța de muncă, materiile prime, informațiile, tehnologiile, piețele) sunt organizate la scară planetară. Informațională și globală, în același timp, întrucât în noile condiții istorice, productivitatea ea naștere și concurența se exprimă într-o rețea globală de fenomene ce interacționează.

Emergența unei noi paradigme tehnologice organizate în jurul noilor tehnologii ale informației, mult mai puternice și mai “suple”, permit chiar informației să devină produs al procesului de producție. Astfel a apărut așa numita economie în rețea, profund independentă, care devine din ce în ce mai capabilă de a aplica progresele tehnologiei sale, cunoașterii și gestiunii sale.

Peter Drucker descrie curentul actual, pe care-l consideră apărut în anii 60 și continuat până în 2020: “Intrăm într-o societate a cunoașterii, în care resursa economică principală nu mai este capitalul sau munca, ci cunoașterea și în care lucrătorii inteligenți vor juca un rol central”. Dacă în ultimii ani se vorbea despre tipul de societate postindustrială, în care se remarca trecerea în special de la industrie către servicii, pentru secolul XXI lucrurile sunt relativ simple: se va trece de la activități bazate pe informații, la activități bazate pe cunoștințe și putem aprecia că dacă secolul XX a fost unul al tehnicii, secolul XXI va fi cu siguranță al cunoașterii.

2. 1. BIROTICA – ȘTIINȚA AUTOMATIZĂRII BIROURILOR. CONCEPT. OBIECTIVE

2. 1. 1. Concept

Birotica nu a apărut odată cu calculatorul personal dar a cunoscut o dezvoltare fără precedent după răspândirea în anul 1981 a calculatorului personal IBM PC și odată cu dezvoltarea Internet-ului din anii ’80-’90. Dacă privim în urmă, observăm că nici apariția radioului, a televiziunii sau zborurile în spațiu n-au avut un impact la fel de mare ca prelucrarea informației. Majoritatea domeniilor economiei, de la activitățile productive la cele comerciale, de la activitățile bancare la cele culturale, sunt astăzi total dependente de prelucrarea modernă a informației.

În contextul actualei revoluții tehnico-științifice, în care informatica și telecomunicațiile, producerea și comunicarea informației sunt priorități incontestabile, cu largi aplicații în întreaga viață economică, științifică și socială, definirea biroticii este o problemă necesară dar dificilă.

Birotica vizează automatizarea activităților administrative și de birou, cu toate acestea, obiectul ei depășește cadrul tehnic al proceselor administrative. Astfel, prin asocierea cu cele mai noi servicii de telecomunicații, cu noile mijloace de stocare și de transmitere a informației audiovizuale, cu tehnicile cele mai performante de reproducere optică și electronică și în special cu noile realizări în materie de echipamente și de programe informatice, birotica oferă noilor tehnici de procesare a informației valențe profesionale și economice cu multiple efecte sociale.

Birotica este un mod de utilizare a calculatoarelor electronice și a devenit posibilă odată cu răspândirea pe scară largă a microcalculatoarelor care, prin costul lor relativ redus și prin accesibilitatea utilizării lor au pătruns în orice birou sporind considerabil productivitatea și calitatea muncii administrative.

Birotica este un cuvânt intrat recent în limbajul cotidian, prin preluarea termenului englezesc „office automation”.

Termenul a fost introdus în limba franceză de Paul Berger și Louis Nauges după Convenția Informatică din anul 1976. Ambii termeni, dar mai ales cel englezesc, sugerează domeniul biroticii – biroul – și obiectivele fundamentale ale acestuia – automatizarea biroului. În lucrarea „Elements d'informatique appliquée á la gestion”, Humbert Lesca și Jean Peaucelle definesc Birotica „ca ansamblul de tehnici și mijloace tinzând spre automatizarea activităților de birou și în principal a prelucrării și comunicării cuvântului, textelor și imaginilor”.

O definiție larg acceptată ar putea fi: „Birotica cuprinde orice echipament și aplicație, care contribuie la îmbunătățirea circulației informației în activitățile de birou și care înlesnește legătura cu mediul extern”.

Privită din punct de vedere informațional, Birotica este încadrată în categoria sistemelor informaționale. Din punct de vedere general, într-o organizație întâlnim două categorii de sisteme informaționale: operaționale și de sprijinire a conducerii. Încadrarea biroticii într-una din aceste categorii a fost și rămâne motiv de discuții și dispute.

Cei mai mulți autori (O’Brien J., Alter S.) consideră că birotica este poziționată la nivelul operațional, pentru că se ocupă cu operațiile de rutină, repetitive și urmărește înlocuirea sistemului manual și semi-automatizat de organizare și transmitere a informațiilor cu ajutorul noilor tehnologii informaționale. Alți autori se opun acestei viziuni, considerând că birotica sprijină în mod egal și conducerea tactică și strategică. Un exemplu, în acest sens, îl constituie echipele de manageri care lucrează la diferite proiecte, pentru care sistemele de sprijinire a grupurilor de lucru, cu tehnologiile aferente, înseamnă productivitate și eficiență sporite. Această viziune este sprijinită de ultimele tehnologii informaționale (groupware, Internet, comerț electronic) care transformă birotica într-un sistem informațional strategic pentru organizație.

2. 1. 2. Obiective

Obiectivul general al biroticii este creșterea calității, productivității și flexibilității muncii de birou prin automatizarea activităților. Cele mai importante activități de birou se referă la introducerea, la prelucrarea, la memorarea și la extragerea informațiilor. În societatea contemporană cantitatea de informație ce trebuie prelucrată este tot mai mare.

Productivitatea muncii în acest sector a cunoscut o creștere mult mai lentă în comparație cu celelalte sectoare. De aceea speranța creșterii productivității muncii este legată de dezvoltarea biroticii.

Informatizarea muncii de birou, în afară de creșterea calității și productivității muncii administrative, determină și alte efecte economice și sociale cum ar fi:

– eliminarea efortului fizic sau diminuarea considerabilă a acestuia;

– eliminarea efortului fizic și intelectual solicitat de prelucrarea manuală a informației;

– eliminarea efortului solicitat de lectura și de controlul exactității documentelor primite sau expediate;

– reducerea timpului de recepție, de prelucrare și de transmitere a informației în activitatea administrativă;

– creșterea exactității proceselor informaționale, a capacității de memorare și a vitezei de regăsire a informației;

– scăderea considerabilă a costului informației și a deciziei pe care aceasta din urmă se fundamentează.

2. 1. 3. Principiile biroticii

Acestea sunt:

1. Principiul specificității. Munca de tip administrativ desfășurată în birou reprezintă obiectul de studiu al biroticii. Deși conținutul muncii în birou diferă în funcție de nivelul ierarhic într-o organizație și de caracteristicile generale ale acesteia, există o trăsătură comună: lucrul cu documente și cu informații.

2. Principiul frecvenței de apariție a diferitelor tipuri de activități. Birotica se oprește numai asupra celor mai utilizate proceduri și acțiuni pentru a obține efectul maxim prin simplificare, prin automatizare și prin integrare.

3. Principiul simplificării. Activitățile care apar frecvent sunt – în prima etapă – analizate, simplificate și apoi în etapa a doua automatizate și integrate.

4. Principiul automatizării flexibile. Repetitivitatea relativă a unor activități permite automatizarea flexibilă a unor sarcini, adică automatizarea realizată direct de către utilizator.

5. Principiul integrării. Acest principiu se referă la partajarea (utilizare în comun) datelor și informațiilor dintr-o organizație. Integrarea reprezintă etapa finală a procesului birotic optimizat în care colaborarea dintre utilizatorul mijloacelor birotice și informaticieni este inevitabilă

2. 1. 4. Sistemul birotic al organizațiilor

Sistemele birotice facilitează procesarea, diseminarea și coordonarea informației, materia primă a oricărei activități de birou.

Prin aceasta se încearcă înlăturarea coșmarului birocratic.

Întreaga gamă de instrumente hard și soft utilizate în activitățile de birou sunt integrate rațional în cadrul sistemelor informatice de birou (sisteme birotice) care dispun de un nucleu informatic, de interfețe specifice cu toate tipurile de periferice, precum și de echipamente de stocare și de transmitere a informației sub diferite forme (analogică sau digitală) sau genuri (date, texte, documente, sunet și imagini).

Figura 2.1 sugerează fluxurile informaționale care pun în evidență locul și rolul sistemului birotic în cadrul unei organizații. Din figură rezultă o serie de concluzii referitoare la rolul biroticii în activitatea unei întreprinderi sau organizații și raporturile acesteia cu sistemele decizionale și operaționale, pe de o parte, și cu sistemele informatice și de comunicații, pe de altă parte.

Figura 2.1. Locul sistemului birotic în cadrul firmei

Sistemul birotic este parte integrantă a sistemului informațional al unității și în această postură sarcinile sale se înscriu în cadrul obiectivelor și sarcinilor generale ale întregului sistem informațional.

Astfel, deciziile și reglementările provenite din sfera sistemului decizional sunt preluate și transmise prin intermediul sistemului informațional (sistemul informatic, sistemul birotic și sistemul de comunicații intern) tuturor compartimentelor de execuție care formează sistemul operațional.

În sens invers, informațiile referitoare la modul de execuție a deciziilor și la celelalte aspecte esențiale privind situația din sistemul operațional sunt percepute de sistemul informațional, selectate, analizate, puse în formă adecvată și transmise operativ cadrelor de conducere din sistemul decizional.

Toate acestea reprezintă fluxurile informațional-decizionale interne ale sistemului întreprinderii.

Sistemul informațional realizează, însă, și funcția de relații informaționale ale sistemului întreprinderii cu mediul social – economic: organe financiare și bancare, alte organizații de stat și private, organele ierarhic superioare și cele subordonate (filiale și agenții), parteneri de afaceri, furnizori, clienți, acționari. Această funcție externă, de legătură permanentă cu mediul, ar fi de neconceput, în condițiile de astăzi, fără valorificarea avantajelor oferite de sistemele moderne de comunicare a informației (scrise și orale, vizuale și auditive), în cadrul cărora sistemele de telecomunicații asistate de calculator ocupă un loc central.

Din observarea acestor fluxuri informaționale se poate afirma că sistemele birotice joacă tot mai mult un rol de interfață între:

– Sistemul întreprinderii și mediul social-economic.

– Sistemul decizional și sistemul operațional.

– Sistemul de comunicații (extern) și sistemul informatic operațional al întreprinderii.

2. 1. 5. Funcțiile și structura sistemului birotic

2. 1. 5. 1. Funcțiile generale ale sistemului birotic

Funcțiile sistemului birotic decurg atât din obiectivele de automatizare și de informatizare a activității de birou, dar și din mijloacele pe care electronica, informatica și comunicațiile le oferă în vederea realizării acestor obiective.

Un sistem birotic îndeplinește următoarele funcții generale:

1. Funcția de introducere a informației în sistem.

2. Funcția de memorare și de regăsire a informației.

3. Funcția de prelucrare.

4. Funcția de ieșire.

5. Funcția de comandă și de control.

Figura 2.2. Funcțiile sistemului birotic

Funcția de introducere a informației în sistem se exercită într-o varietate de modalități, cum sunt:

– preluarea informației provenite din rețelele de comunicații naționale sau internaționale, publice sau private;

– preluarea informației provenite din rețeaua locală de date;

– introducerea manuală a datelor și textelor sau înregistrarea cu echipament adecvat a convorbirilor, imaginii și sunetului.

Informația odată introdusă în sistem fie se prelucrează imediat, în timp real, fie se memorează pentru prelucrări ulterioare, nefiind exclusă nici posibilitatea transferării ei, la ieșire, fără a fi memorată sau prelucrată de sistem.

Funcția de memorare și de regăsire a informației joacă un rol important în funcționarea unui sistem birotic. Capacitatea de stocare a informației și viteza de acces la date constituie criterii fundamentale de apreciere a performanțelor unui sistem birotic.

Informațiile se pot păstra astfel:

– în memoria internă, pentru datele în curs de prelucrare;

– în memoria externă, pentru datele care se consultă periodic;

– arhiva electronică, pentru informațiile care se consultă rar.

Informația aflată în memoria unui sistem birotic poate fi valorificată prin consultare locală ori comunicată solicitanților prin intermediul rețelelor de comunicații.

Funcția de prelucrare se referă la o mare varietate de operații și de procese:

– conversia informației din formă analogică în formă digitală, necesară memorării și procesării ei cu mijloace informatice, precum și operația de conversie din digital în analogic;

– transferul informației de pe un tip de suport (magnetic, optic, grafic) pe altul (conversie de suport);

– copierea informației pe același tip de suport (operație de reproducere a informației);

– crearea și încărcarea bazei informaționale a sistemului birotic. Presupune un ansamblu de proceduri prin care se generează structura și modul de organizare a informației pe suportul tehnic, încărcarea bazelor de date, astfel create, cu informația provenită din memoria externă sau internă din rețelele de comunicație ori manual, de la terminale;

– actualizarea bazei informaționale. Această operație presupune eliminarea și introducerea informațiilor și modificarea informațiilor deja existente;

– tratarea propriu-zisă a informației, care constă în efectuarea celor mai variate operații care pot privi:

– fie forma – în cazul prelucrării textelor, documentelor și imaginilor;

– fie conținutul – în cazul prelucrării datelor.

– informația prelucrată trebuie consultată în timp real. Acest lucru se realizează cu ajutorul unor programe care permit căutarea, selectarea și transmiterea informației solicitate la un dispozitiv periferic de ieșire (monitor, imprimantă etc.);

– punerea în formă a informației solicitate la ieșire presupune operații diferite în raport de natura informației solicitate. În cazul prelucrării textelor, documentelor și imaginii punerea în formă este una din operațiile principale la care acest gen de informații sunt supuse.

Funcția de ieșire a informației din sistem trebuie să satisfacă mai multe cerințe având în vedere mai multe aspecte, după cum urmează:

– natura informației transferate la ieșire: date, texte, documente, secvențe sonore, secvențe vizuale;

– conținutul efectiv al informațiilor solicitate la ieșire;

– natura suportului tehnic sau grafic pe care urmează a fi transferată informația la ieșire;

– forma, digitală sau analogică, a informației transmise;

– destinatarul și mijlocul de comunicare adecvat.

Funcția de comandă și de control a sistemului birotic deține toate atributele necesare pentru dirijarea și pentru reglarea funcționării întregului sistem, a tuturor funcțiilor sale, alocarea optimă a resurselor sistemului referitoare la echipamente, la memoria internă, la baza de programe și la baza informațională. Tot aici are loc controlul proceselor de intrare, de prelucrare și de ieșire a informației în funcție de natura lor, de destinația și de modul de transmitere a rezultatelor.

2. 1. 5. 2. Structura sistemului birotic

Sistemul birotic este un concept informatic ce cuprinde un ansamblu interconectat de echipamente și de programe, de mijloace hard și soft, având ca obiectiv procesarea informației în activitatea de birou și care își exercită funcțiile sale în interdependență atât cu sistemele informatice operaționale, cât și cu sistemele de telecomunicații, între care creează un ansamblu de legături funcționale.

Din această definiție rezultă cele trei componente ale sistemului: echipamentul, programele și informațiile. Acestea au roluri diferite în economia sistemului birotic. Astfel, echipamentul (hard-ul) constituie componenta fizică a sistemului, programele (soft-ul) reprezintă componenta logică a acestuia, în timp ce informațiile oferă obiectul supus procesării cu ajutorul mijloacelor amintite. Toate acestea sunt reprezentate în figura 2.3.

Figura 2.3. Structura sistemului birotic

1. Componenta fizică a sistemului birotic reprezintă ansamblul de echipamente format din următoarele subdiviziuni:

a. Unitatea centrală a sistemului. Este reprezentată de cele mai multe ori de unitatea centrală a unui calculator personal dispunând de un microprocesor din clasa Pentium (III sau IV) cu o frecvență de ordinul GHz (1-3), o memorie internă de 128 Mb sau de 2 Gb sau mai mult și o memorie externă cu un disc fix (HDD) cu o capacitate de ordinul zecilor sau sutelor de Gb (20-1500) – vezi figura 2.4.

Figura 2.4. Structura standard a unui calculator personal

b. Unitățile de intrare – ieșire ale sistemului birotic conțin atât periferice comune cu celelalte sisteme informatice, cât și periferice specifice tratării textelor, documentelor, imaginii și sunetului.

Dintre perifericele de intrare necesare unui sistem birotic amintim:

– Scanner;

– Aparatul telefonic și interfață telefonică;

– Aparatul telefax și interfață telefax;

– Interfață de intrare telecopiator;

– Interfață video;

– Microfonul și interfața pentru sunet adecvată;

– Camera de luat vederi și interfața audio-video necesară;

– Lectorul optic de microfilme și interfața specifică.

Perifericele de ieșire ale unui sistem informatic de birou sunt:

– Imprimanta;

– Plotter-ul;

– Aparatul telefonic și interfața sa cu sistemul informatic;

– Aparatul telefax și interfața sa specifică;

– Interfața de ieșire telecopiator;

– Imprimanta pentru microfilm și interfața sa;

– Interfața video;

– Interfața audio.

Perifericele de intrare-ieșire întâlnite în configurația unui sistem birotic sunt, în principal, următoarele:

– Terminalul informatic, compus din monitor alb-negru sau color și tastatura alfanumerică;

– Unitățile digitale de disc magnetic (discuri fixe și discuri flexibile);

– Unitățile audio-analogice de bandă magnetică și interfața acestora;

– Unități video-analogice de bandă magnetică și interfața lor.

c) Echipamentul pentru comunicații include totalitatea dispozitivelor tehnice de conectare, de codificare, decodificare, de transmitere și de recepție locală sau la distanță a informației utilizate în activitatea de birou.

Structura și funcționalitatea acestuia depinde de mai mulți factori: echipamentul informatic de birou utilizat, natura informației prelucrate, tipul de comunicații practicate (locale sau la distanță), natura rețelelor de telecomunicații utilizate.

Echipamentele folosite în telecomunicații vor fi tratate pe larg în capitolul următor.

2) Indiferent de gradul de complexitate a configurației fizice a unui sistem birotic, acesta nu poate funcționa fără existența subsistemului de programe care constituie componenta logică (soft) a sistemului birotic.

Soft-ul reprezintă ansamblul programelor care asigură funcționarea calculatorului sau a unor aplicații informatice. Acesta este compus din:

A. Soft de bază (sistem de operare)

B. Soft de aplicații

A. Sistemul de operare reprezintă totalitatea programelor de control care asigură accesul optim la resursele hard și soft ale unui calculator sau ale unui grup de calculatoare.

Sistemul de operare în raport cu numărul de utilizatori și cu numărul de programe pe care le poate executa la un moment dat se poate împărți în mai multe categorii:

1. Monoutilizator și monotasking (DOS, MS-DOS). Permite rularea aplicațiilor una după alta; fiecare utilizator folosește resursele în mod serial.

2. Monoutilizator și multitasking (Windows 3x). Admite rularea aplicațiilor pentru un singur utilizator în paralel.

3. Multiutilizator și multitasking (Windows 95, 98, Unix). Aplicațiile mai multor utilizatori folosesc în comun sau separat resursele aflate în diferite puncte ale unei rețele de calcul.

4. Sisteme de operare pentru rețea (Novell/Netware). Permite accesul utilizatorilor de la mai multe calculatoare (terminale), la fișiere comune sau individuale.

B. Softul de aplicații este un program destinat rezolvării unor anumite probleme. Și acesta se împarte în mai multe categorii:

1. Soft-ul specializat – este un produs “la cheie”, specializat în rezolvarea anumitor sarcini pentru clientul care l-a comandat. Este mai costisitor fiind realizat de obicei ca un unicat, dar prezintă avantajul că este protejat împotriva pirateriei, el putându-se folosi doar cu echipamentul respectiv.

2. Soft semigeneralizat – pachete de programe realizate de firme specializate care au o arie de cuprindere mare din punct de vedere al utilizatorului. În România există o bancă națională de programe pe lângă Institutul de Cercetare în Informatică unde sunt stocate pachete de programe din această categorie. Utilizarea acestui tip de programe este mai ieftină și reduce considerabil durata de proiectare/implementare a noilor sisteme de birou. Ele asigură în același timp compatibilitatea diferiților utilizatori, ceea ce favorizează prelucrarea unor date folosite de mai multe firme.

3. Softul generalizat – programele din această categorie pot fi folosite de orice utilizator fără nici o adaptare. Utilizatorul solicită programul de la firmele specializate în funcție de tipul calculatorului, de capacitatea sa de memorie, de datele ce trebuie prelucrate. Tendința în realizarea acestor programe este de automatizare a foarte multor funcții, în condițiile în care utilizatorul nu este un specialist în informatică.

Soft-ul generalizat pentru birotică este format din următoarele grupe mari de programe:

– Procesoare de text și de imagine fixă, tip document: WORD, WORDSTAR, WORDPERFECT, VENTURA PUBLISHER, PAGEMAKER, EXPRESS PUBLISHER.

– Procesoare pentru desen și pentru reprezentări grafice: CORELDRAW, HARVARD GRAPHICS.

– Procesoare de tabele: LOTUS 1-2-3, EXCEL, QUATTRO.

– Programe de gestiune a bazelor de date: ACCESS, APPROACH

– Procesoare integrate: WORKS, FRAMEWORK, OPEN ACCESS, SYMPHONY.

– Procesoare pentru comunicații și pentru rețele de date.

Unul dintre cele mai utilizare pachete de programe în activitatea de birou este Microsoft Office. Pachetul cuprinde o suită de programe de aplicații produse de compania Microsoft, în care sunt incluse programele: Word, Excel, PowerPoint, Access.

Word este un procesor de texte care permite crearea și gestionarea fișierelor de tip text precum și schimbul de date cu alte programe.

Funcțiile realizate de acesta sunt:

– crearea de fișiere;

– deschiderea unor fișiere existente;

– selectarea textului;

– editarea textului (mutări, copieri, ștergeri);

– formatarea documentului (formatarea caracterelor și a paragrafelor);

– crearea de tabele;

– inserarea de imagini și de grafice;

– corectarea automată lexicală și gramaticală;

– tipărirea la imprimantă a documentelor.

Excel este un program de calcul tabelar. Funcțiile realizate sunt:

– crearea fișierelor tip foaie de calcul tabelar;

– formatarea foii de calcul;

– copierea, mutare, ștergerea datelor;

– crearea de serii numerice și calendaristice;

– calcule pe baza unor funcții;

– inserarea graficelor pe baza datelor din tabele;

– crearea unor baze de date simple;

– tipărirea la imprimantă a foilor de calcul.

Access este un program de gestiune a bazelor de date care permite:

– crearea fișierelor tip bază de date (definirea câmpurilor, introducerea datelor);

– modificarea informațiilor din baza de date;

– adăugarea sau ștergerea unor câmpuri;

– sortarea bazei de date după diverse criterii;

– interogarea bazei de date;

– crearea de formulare;

– crearea de rapoarte, de macrouri și de module;

– tipărirea rapoartelor.

PowerPoint este un program de grafică, de prezentare atractivă și convingătoare a unor date și informații.

3) Sistemul de informații al sistemului birotic oferă obiectul supus prelucrării (elemente de intrare) în activitatea de birou asistată de calculator și în același timp conține multitudinea de rezultate intermediare precum și rezultatele finale ale activității de birou (elemente de ieșire).

Informațiile de intrare pot proveni din mai multe surse: direct din realitate, introduse prin tastare (date, texte), scanare (documente, faxuri), înregistrare audio (microfon) sau video (camera de luat vederi):

– preluate din rețelele de date și de comunicații, locale sau la distanță (date, texte, documente, sunet și imagine);

– rezultate intermediare ale unor prelucrări anterioare sau în curs de desfășurare;

– memoria externă și arhiva electronică sau pe microfilm a sistemului birotic.

Informațiile de ieșire ale sistemului birotic au mai multe destinații:

– consultare on-line, prin afișare imediată la terminal (date, grafice, texte, documente), desenare la plotter (desene, schițe, planuri), redare audio (speaker), redare video (monitor, ecran);

– transmitere, locală sau la distanță, prin sistemele de comunicații locale și prin telecomunicații de date, de texte, de sunet și de imagine;

– păstrare temporară în memoria internă sau externă în vederea unor prelucrări imediate;

– păstrare pe termen mediu în memoria externă (disc magnetic) pentru consultări ulterioare;

– păstrare pe termen îndelungat, prin arhivare pe suport magnetic (disc flexibil) sau grafic (microfilm).

Din cele de mai sus se poate concluziona că funcționarea unui sistem informatic de birou este posibilă numai prin funcționarea sincronă și intercorelată a celor trei subsisteme ale acestuia: echipamentele, programele și informațiile.

2. 2. ECHIPAMENTE BIROTICE

Din punct de vedere al echipamentelor, pentru realizarea aplicațiilor de comunicație birotică pot fi luate în considerare posibilități diferite de soluționare.

Datorită potențialului mare de eficientizare a muncii, calculatorul a fost introdus pe scară largă în toate domeniile activității productive, începând de la munca de birou și până la activitățile din halele de producție.

Calculatorul are în prezent un rol esențial în munca de birou, permițând rezolvarea mai eficientă a unor probleme de zi-cu-zi, cum ar fi:

– întocmirea corespondenței

– întocmirea formularelor de lucru

– întocmirea prezentărilor

– contabilitatea

– calculul costurilor

– statistica și verificarea

– administrarea clienților, adreselor

– urmărirea termenelor

– corespondența electronică și multe altele.

După cum reiese și din această listă, calculatorul își găsește utilitatea în fiecare domeniu al muncii de birou, de la secretariat și personal, până la relații publice.

Deoarece sistemele informatice moderne oferă toate datele și informațiile relevante din cadrul unei instituții, folosirea lor nu este limitată numai la sarcinile de rutină. Există programe utilizate în realizarea de prezentări sau în procesul de predare, dar există și programe utilizate în procesele de decizie (management information systems), de exemplu în domeniul financiar sau al planificării proiectelor.

În afară de acestea, în domeniul muncii de birou calculatoarele oferă posibilitatea unei colaborări mai ușoare între angajați. Datele pot fi vehiculate prin rețeaua de calculatoare în câteva secunde, chiar și atunci când colaboratorii sunt împrăștiați în toata țara.

Delimitarea componentelor biroticii este dificilă, întrucât utilizează echipamente sau instrumente de lucru care sunt utilizate în mai multe domenii ale biroticii.

Putem identifica mai multe componente după opiniile autorilor James O’Brien și Steve Alter.

Componentele sistemului informațional de automatizare a muncii de birou după James O’Brien sunt:

– sisteme de procesare electronică – reunesc procesoarele de texte, desktop publishing, sistemele de copiere;

– sistemele de comunicații electronice – e-mail, v-mail, fax;

– sisteme de reuniuni electronice – teleconferințe, sisteme de sprijinire a grupurilor de lucru;

– sisteme de prelucrare a imaginilor – sisteme multimedia, gestiunea documentelor electronice;

– sisteme de gestiune a biroului – accesorii ale biroului electronic, programarea activităților, agenda electronică etc.

După Steve Alter, componentele sistemului informațional de automatizare a muncii de birou sunt:

I. Sistemul de sprijinire a muncii de birou include instrumente pentru crearea și gestionarea documentelor (obișnuite sau electronice), care pot fi grupate astfel:

– sistemele pentru procesare de texte și imagini – creează, stochează, modifică și tipăresc documente care conțin texte sau combinații ale acestora cu texte și imagini. evoluția acestora a început odată cu apariția procesoarelor de texte (cele mai simple), până la sofisticatele sisteme desktop publishing prin care este posibilă crearea documentelor complexe;

– programele de calcul tabelar – reprezintă un mod extrem de eficient de organizare a datelor numerice, cu posibilități multiple: realizarea de calcule (de la simplu la complex), reprezentarea grafică, organizarea în baze de date. Facilitățile oferite de aceste programe s-au înmulțit de la lansarea lor în anii’70 (Visicalc) la ultimele versiuni de Lotus sau Excel;

– sistemele de organizare a datelor individuale sunt destinate organizării muncii fiecărei persoane și nu se referă la bazele de date ale întreprinderii. Sunt incluse în această categorie instrumente de tip calendar, agendă de lucru, lista cu priorități, lista cu “nu uita să”. Aceste instrumente sunt incluse în orice versiune a interfeței Windows;

– programele de prezentare oferă nespecialiștilor posibilitatea de a realiza prezentări independent, fără a apela la persoane specializate. Au o interfață prietenoasă, instrumente intuitive și facilități de tip “wizard” care le fac ușor de utilizat. Putem include aici PowerPoint din pachetul Microsoft Office.

Piața biroticii este dominată de Microsoft Office în Europa, dar și alte firme ca Novell și Lotus oferă produse similare Perfect Office, Smartsuite. Un astfel de produs înglobează, de obicei, un procesor de texte, un program de calcul tabelar, un program pentru crearea de prezentări, un program de poștă electronică, un program de organizare a datelor individuale și este comercializat pentru 300-500 $.

II. Sistemul de comunicații ajută utilizatorii să lucreze împreună prin transmiterea și partajarea datelor și se concretizează într-o gamă largă de echipamente: de la banal (telefon, fax, pager, poștă electronică) la complex și sofisticat (poșta prin voce, videoconferințe, audioconferințe).

– Sistemele de teleconferințe presupun utilizarea transmisiei electronice pentru a permite la 2 sau mai mulți oameni “să se întâlnească” și să discute o idee sau o problemă, fără să fie neapărat față în față. Prima formă de teleconferință a fost telefonul, însă evoluția tehnologiei a permis forme mai complexe și complete pentru aceasta: audioconfeințe, conferințe prin calculator, videoconferințe.

– Sistemele electronice de transmitere a mesajelor au luat amploare începând cu anii ’80 când nevoia comunicării asincrone (din locuri și momente diferite) s-a amplificat. Cele mai importante tehnologii sunt: poșta electronică (e-mail), poșta prin voce (v-mail) și faxul. Inițial aceste tehnologii au fost utilizate separat, dar a apărut tendința de fuzionare, în sensul că au împrumutat facilități una de la alta (de exemplu, la început, poșta electronică permitea doar transmiterea de texte, acum se pot transmite și imagini, astfel că ea poate înlocui faxul). Pe piață au apărut produse care îmbină cele trei tehnologii.

III. Sistemele de sprijinire a grupurilor de lucru (tehnologiile groupware sau teamware) oferă sprijin persoanelor care lucrează în echipă sau la același proiect prin asigurarea accesului partajat sau simultan la informații, programarea întâlnirilor, controlul asupra fluxului de date și comunicații.

2. 3. COMUNICAȚIILE ȘI TELECOMUNICAȚIILE

ÎN CADRUL BIROURILOR

2. 3. 1. Comunicațiile

Definirea comunicației

Comunicarea dintre manager și subordonați reprezintă elementul dinamizator al proceselor manageriale și în același timp condiție a unui climat organizațional și motivațional adecvat realizării obiectivelor organizației.

Comunicarea este un proces de transmitere a informațiilor, sub forma mesajelor simbolice, între două sau mai multe persoane, unele cu statut de emițător, altele cu statut de receptor, prin intermediul unor canale specifice.

Rolul deosebit al comunicării în asigurarea funcționalității și eficacității activităților este generat, în special, de activitatea managerială. Este unanimă aprecierea potrivit căreia un manager afectează aproximativ 80% din timpul său pentru a comunica.

Rolurile managerului în cadrul firmei sunt:

1. un rol interpersonal (simbol, lider, agent de legătură);

2. un rol informațional (observator activ, difuzor, purtător de cuvânt);

3. un rol decizional (întreprinzător, regulator, repartitor de resurse, negociator).

Principalele reprezentări ale procesului comunicării

a) Schema lui Laswell

b) Schema lui Shannon

c) Schema lui Wiener

Componentele procesului de comunicare

Emițătorul – persoana care inițiază comunicația (manager sau executant).

Mesajul – forma fizică a informației transmisă de emițător spre receptor.

Canalul – calea de transmitere a informației, strâns legată de mesaj.

Receptorul – persoana sau grupul de persoane beneficiare a mesajului informațional (executant sau manager).

Tipologia comunicațiilor

Varietatea comunicațiilor întâlnite în cadrul firmei este justificată de existența mai multor criterii de clasificare:

a) canalul de comunicare

– comunicații formale;

– comunicații informale.

b) direcție (sens)

– comunicații verticale descendente;

– comunicații verticale ascendente;

– comunicații orizontale;

– comunicații oblice.

c) conținut

– comunicații operatorii;

– comunicații opționale;

– comunicații generale;

– comunicații motivaționale.

d) mod de transmitere

– comunicații verbale;

– comunicații non-verbale.

Tipuri de rețele de comunicații:

a) rețele descentralizate (în “cerc” sau în “lanț”);

b) rețele centralizate (în “Y” sau în “stea”).

Deficiențe majore în procesul de comunicare

Cele mai semnificative bariere comunicaționale se referă la:

a) bariera de limbaj, de exprimare

– folosirea necorespunzătoare a unor elemente ale procesului de comunicare (tonul folosit, gesturi, expresia feței, poziția corpului etc.);

– incapacitatea emițătorului de a-și stăpâni emoțiile în transmiterea mesajului informațional;

– aceleași cuvinte au sensuri diferite pentru anumite persoane.

b) bariere de recepție

– tendința de a auzi numai ceea ce ne-am obișnuit să auzim;

– ignorarea informațiilor care sunt în dezacord cu ceea ce cunoaștem;

– evaluarea subiectivă de către receptor a sursei obiective (emițătorul) de transmitere a mesajului;

– recepționarea, în moduri diferite, de către diferite persoane din cadrul firmei, a aceluiași mesaj.

c) bariere contextuale

– perceperea diferită a mesajelor funcție de presiunile exercitate de mediu asupra receptorului (zgomot, climatul organizațional etc.).

d) bariere mixte

– discernerea insuficientă a mesajelor relevante transmise sau primite de cele cu semnificație redusă sau nulă.

Aceste bariere declanșează o serie de deficiențe în sistemul de comunicații:

– filtrajul;

– distorsiunea;

– supraîncărcarea canalelor de comunicare cu informații inutile.

Modalități de amplificare a eficacității comunicațiilor

a) motivarea adecvată a comunicării prin:

– determinarea cu exactitate a scopului fiecărei comunicații;

– clasificarea ideilor înainte de debutul procesului de comunicare;

– stabilirea oportunității comunicațiilor, a celui mai prielnic moment pentru efectuarea acestora.

b) asigurarea unei comunicări clare, concise în sensul:

– cunoașterii detaliate a simbolurilor utilizate în codificarea mesajelor informaționale;

– utilizării unui limbaj simplu și direct, fără prea multe detalii care pot diminua curiozitatea și interesul receptorului;

– folosirii, cu prioritate, a comunicațiilor directe, reducându-se la minimum distorsiunea;

– asigurării unui nivel corespunzător de redundanță în ceea ce privește transmiterea mesajelor complexe, complicate și de mare importanță, în sensul repetării acestor mesaje în moduri diferite și folosirea unor canale diferite.

c) perfecționarea managerilor, îndeosebi în ceea ce privește comunicațiile și mecanismele de transmitere și de receptare a acestora în interiorul firmei, cadrul și climatul organizațional ș.a.

d) perfecționarea capacității de exprimare și de ascultare, îndeosebi la manageri, corelarea organizării formale cu organizarea informală.

e) promovarea cu predilecție a unor stiluri participative de management ce reclamă folosirea pe scară largă a ședinței și delegării, concomitent cu o puternică descentralizare a procesului decizional.

f) perfecționarea structurii organizatorice, atât în ceea ce privește flexibilizarea, cât și în ceea ce privește aplatizarea sa.

2. 3. 2. Telecomunicațiile

Tehnologia este o forță motrice a dezvoltării economice care permite umanității să-și ridice standardele de viață și să rezolve problemele apăsătoare referitoare la mediul înconjurător.

Telecomunicațiile reprezintă partea procesului de comunicare în care mesajul este transmis la distanță (“tele” în limba greacă înseamnă departe) prin intermediul unor mijloace specifice.

Posibilitatea de comunicare la distanță a devenit o necesitate din cele mai vechi timpuri.

Până la sfârșitul secolului al XIX-lea numărul telefoanelor era de aproximativ 1.000.000 (în prezent sunt peste 700.000.000). Între anii 1830-1850 munca administrativă și cea în birouri cunoaște o creștere rapidă. Probabil această creștere a fost influențată și de utilizarea mașinilor de scris și a telefoanelor.

Cert este că în prezent telefonul a devenit un instrument indispensabil care a impus crearea unei întregi rețele de comunicații. Această rețea este folosită astăzi pentru transmisiile prin telex, prin fax sau mai recent prin intermediul calculatorului.

Totuși acest echipament clasic nu este lipsit de probleme. Locuitorii britanici se plâng că este necesară o săptămână pentru instalarea unui nou post telefonic. În România o astfel de cerere este posibil să aștepte 4-5 ani. În India există peste 500000 de cereri nesatisfăcute. În Iran este necesară formarea de 3-4 ori a unui număr de telefon pentru a se stabili o legătură. În privința numărului posturilor telefonice există mari diferențe între țările lumii. Astfel New York-ul are mai multe posturi telefonice decât întreaga Africă. La fiecare 1000 de locuitori Suedia are 900 de posturi telefonice, în timp ce Portugalia are 200, iar India doar 5.

2. 3. 2. 1. Echipamente folosite în comunicații și telecomunicații

TELEFONUL este cel mai important mod de comunicație în afaceri. Este direct, personal și rapid.

Facilități ale telefoniei moderne:

– memorarea numerelor – pentru cele mai utilizate numere;

– reformarea ultimului număr – se memorează ultimul număr format și se formează la cerere;

– butonul secret – se întrerupe sonorul în timpul convorbirii cu cineva din cameră;

– afișarea numărului format – se indică actualul număr format;

– memorarea și înregistrarea mai multor numere de telefon;

– posibilitatea formării numărului fără a ridica receptorul; acesta se ridică numai când răspunde interlocutorul solicitat;

– difuzor – telefonul conține un difuzor care oferă posibilitatea efectuării unei convorbiri chiar dacă mâinile sunt ocupate.

Servicii oferite de telefonia modernă:

1. Servicii de urgență: Salvarea, Pompierii, Poliția, Salvamontul etc.;

2. Servicii alarmă;

3. Servicii de informații despre: starea vremii, ora exactă, spectacole, evenimente sportive etc.;

4. Serviciul telefonic cu taxă inversă;

5. Serviciul telefonic de conferințe și de videoconferințe;

6. Serviciul de securitate. Pune la dispoziția abonaților senzori de securitate care detectează eventualii intruși, incendii, tăierea liniilor telefonice și alte disfuncționalități.

Un alt dispozitiv utilizat destul de frecvent este robotul telefonic. Roboții sunt dispozitive electronice ce primesc telefoanele, transmit un mesaj interlocutorului motivând imposibilitatea abonatului de a răspunde la telefon și îl invită să lase un mesaj înregistrat după semnal.

Telefonia digitală (Integrated System Digital Network) – se referă la procesul de transformare a rețelelor analogice în digitale, adică informația circulă prin cabluri, sub forma trenurilor de biți.

Ca aplicații caracteristice ale ISDN putem aminti: videoconferința, videotex-ul și clasicul teletex. Videoconferința este o teleconferință în care interlocutorii folosesc videofoanele.

Avantaje oferite de ISDN:

– economie de cabluri, de spațiu;

– costuri reduse de instalare și de exploatare, de întreținere;

– existența unor sisteme de autotestare;

– folosirea telefonului prin intermediul calculatorului;

– posibilitatea introducerii unui sistem modern de taxare.

Dispozitivul portabil de avertizare (Radio Pager) are forma unui mic portmoneu, care se poate purta de către abonat. Atunci când acesta este căutat, este avertizat printr-un semnal. Pe ecranul dispozitivului apare mesajul. O dată cu apariția telefoniei mobile interesul pentru pagere a scăzut.

TELEX-ul

Este una dintre mașinile folosite pentru transmiterea textelor. Folosește pentru înregistrarea informațiilor o bandă perforată. Fiecare literă sau cifră corespunde unei perforații anume, astfel încât banda citită (în cazul în care se cunoaște limbajul) poate fi recunoscută și fără decodificatoare (citirea se face de către un operator telex).

În prezent este un echipament de transmisie rudimentar, singurul lui avantaj fiind că se poate comunica simultan indiferent de condițiile atmosferice.

FAX-ul (facsimil, telefax, telegrafie facsimilă)

Este un dispozitiv folosit pentru transmisia textelor și a imaginilor.

Operează prin scanarea lățimii unei foi de hârtie, detectând unde hârtia este albă și unde este marcată, mutând hârtia mai jos și rescanând. Rezultatele acestei scanări sunt transmise apoi prin liniile telefonice. La destinație informația este tipărită pe o coală de hârtie, dând naștere unei copii a conținutului originalului. Astfel, orice persoană poate obține o copie a semnelor de pe original, indiferent de tipul acestora: litere, numere, desene, orice.

Evoluția tehnică a acestor aparate este extrem de rapidă. Primele două tipuri (G1 și G2), create în urmă cu doar câțiva ani, sunt desuete. Locul lor a fost luat de aparate mai sofisticate din grupa G3.

Mașinile din fiecare generație pot comunica între ele. Viteza mașinilor crește odată cu grupele. Astfel, fax-urile din prima grupă au nevoie de 6 minute pentru a transmite o pagină de tip A4. A doua grupă are nevoie de 3 minute. Fax-urile din a treia grupă transmit numai semnale analogice, de aceea au nevoie de aproximativ 5 secunde. Fax-urile din grupa G4 sunt în întregime digitale, transmițând documente prin rețelele telefonice digitale. Unele din ele dispun de facilități de transmitere a informației, de videotext, de videofon, de telefotografie, de teletratarea textelor și graficii.

Majoritatea fax-urilor aflate în funcțiune sunt din grupa G3. Gama modelelor este foarte largă. Pot transmite o copie la fiecare 9 sau 15 secunde. Rezoluția pe orizontală este de 8 puncte/mm, iar cea verticală de minimum 4 linii/mm, caz în care fotografiile pot fi transmise cu o calitate deosebită: până la 16 nuanțe de gri și adesea 32 pe cele mai mari fax-uri.

Memoria permite stocarea înregistrării unui document, transmisia făcându-se mai târziu (noaptea tarifele sunt mai reduse).

Anumite aparate sunt dotate cu sistem de multidifuzare, același document fiind transmis către mai mulți destinatari programați la ore diferite.

STENOGRAFIE, STENOTIPIE, DICTAFON

La origini, stenografia, (stenos, cuvânt grec = scriere strânsă, prescurtată) este arta de a scrie prin semne convenționale atât de repede, precum se vorbește. Această scriere a apărut în perioada dintre cele două războaie mondiale, cu toate că istoric, stenografia există încă din timpurile vechi, utilizată pe tablete și apoi în manuscrisele medievale. Dar, numai în secolul XVIII s-a încercat într-adevăr să se pună la punct metoda rapidă de scris. După multe încercări, puțin concludente, sistemul Prévost s-a impus în anul 1826. Sistemul a fost ameliorat în 1878 datorită lui A. Delauney, care permitea scrierea cu o mai mare viteză. Un alt sistem, cel al preotului Duployé, a fost prezentat la expoziția universală din 1867. Sistemul Prévost-Delaunay s-a practicat în special în nordul Franței și sistemul Duployé în sud. Un alt sistem, al englezului Samuel Taylor, în anul 1786, sistem geometric, format numai din linii drepte și bucle, avocalic, vocalele putând fiind intercalate, după necesitate, prin puncte. Îmi permit să adaug că acest sistem s-a învățat și practicat în urmă cu peste 60 ani în România (dar și în prezent), considerându-l cel mai rapid, dar poate mai greu de descifrat, dat fiind inexistența vocalelor.

Începând cu anii 1880, stenografia a fost practicată de o elită de amatori „luminați”, scriitori în special, jurnaliști, secretari, juriști. Stenografia devine cu timpul ceva personal, imposibil de a fi descifrată de terțe persoane, întrucât intervin abreviațiile personale. Către sfârșitul secolului XIX stenografii, respectiv stenografia, a intrat și în birouri, în special secretarele erau obligate să cunoască această practică rapidă de luat note, care totodată constituia și un „secret”, stenogramele neputând fi descifrate de nimeni. Dat fiind că stenograma este ceva cu totul personal, trebuia cunoscută și dactilografia, pentru ca descifrarea să se execute de aceiași persoană, direct la mașina de scris. Pot să adaug cu certitudine, că în România, stenografia era foarte puțin cunoscută înainte de război sau aproape deloc. Cert este că fiind o meserie foarte complexă și completă, practicanții se numărau pe degete.

În anul 1889 s-a creat primul Sindicat general al stenografilor și dactilografilor, care regrupau membri acestor două profesiuni indispensabile ale timpului. Cu timpul însă, au apărut alte invenții care au modificat simțitor lucrul stenografilor, intervenind astfel concepția unei fabricații franceze, anume a stenotipiei, datorită lui Bivort în 1904 și a lui Grandjean în 1910, această mașină permițând o scriere mai rapidă, la care se adăuga citirea cu ușurință decât a stenografiei manuscrise, care, după cum am mai spus, scrierea devine personală, stenogramă în sine. Ca orice meserie, utilizarea stenotipiei cere, ca și stenografia și dactilografia simplă, ore întregi de antrenament.

În anul 1910, un alt concurent și-a făcut apariția și anume – mașina de dictat, dictafonul – utilizarea dictafonului provocând o criză în profesiunea de steno-dactilograf în cele mai mari întreprinderi, în particular în Statele Unite ale Americii și Canada, unde profesiunea de stenograf începuse să fie amenințată. În prezent, folosirea stenografiei și învățământul ei, au dispărut în practica actuală. Totuși, sunt încă șefi de state, care mențin prezența stenografului, atunci când își pronunță discursul sau intervențiile într-o adunare importantă, congrese, adunări teritoriale sau naționale. Ultimele progrese tehnice, din ce în ce mai variate și sofisticate, încă de la începutul secolului XX, să fie dotate cu conectări la un micro-ordinator care decodează instantaneu, transformându-le în cuvinte direct exploatabile prin tratarea de texte.

INTERFONUL

Interfonul este un aparat de intercomunicare între unul sau mai multe puncte de lucru, având, de regulă, posibilități de audiere printr-un difuzor, care îndeplinește și funcția de microfon astfel încât ceea ce se discută să se poată auzi fără ajutorul unui receptor telefonic (în cazul în care aparatul telefonic nu are interfon înglobat). El poate asigura legătura între: – conducere – secretariat; – conducere – șefi de servicii sau birouri; – secretariat – compartimente de muncă etc. Specific interfonului este faptul că el permite comunicarea simultană sau succesivă cu toți cei ce au posturi de interfon din rețeaua respectivă. Dacă o anumită comunicare trebuie realizată simultan mai multor destinatari, se conectează de la unitatea centrală toate posturile vizate, făcându-se posibilă intercomunicarea simultană între toate posturile conectate. Se pot organiza astfel teleședințe în care tot ceea ce se discută la un post se va auzi la toate posturile conectate, prin intermediul unității centrale. Interfonul se mai poate utiliza spre a face legătură între poarta de la intrarea în clădirea unde se află sediul firmei și biroul secretariatului respectiv. Dacă un solicitant extern dorește să vina la sediul firmei, el va apela interfonul printr-un buton de semnalizare urmând ca după obținerea răspunsului să i se poată deschide ușa printr-un zăvor electromagnetic.

Există și tipuri de interfon pentru mai mulți destinatari. Ele sunt prevăzute la intrare cu mici tablouri de comandă cu cifre, de la care apelarea se poate face prin formarea numărului dorit. Deschiderea ușii se poate face, din interior, de către persoana căutată.

O instalație interfon se compune dintr-o unitate centrală prevăzută cu un amplificator electromagnetic și cu butoane de comandă, etichetate, pentru toate posturile instalate în locurile unde sunt necesare. Fiecare post de interfon se compune dintr-un difuzor special care îndeplinește și rolul de microfon care preia și transmite sunetul către unitatea centrală.

COPIATORUL

Alături de telefon și de fax, copiatorul este unul dintre cele mai utilizate echipamente în munca de birou. Deși nu este un echipament specific de telecomunicații, copiatorul participă indirect la procesul de comunicare, prin multiplicarea documentelor care au ca suport hârtia sau foile transparente.

Acest echipament are la bază principiul laserului (Light Amplification by Stimulated Emission of Radiation – Amplificarea Luminii prin Emisie Stimulată a Radiației).

Imaginea documentului original este parcursă linie cu linie de o rază laser. Lumina reflectată de la imagine cade pe un tambur senzitiv care se rotește cu o viteză corespunzătoare în jurul axului său. Tamburul, acoperit cu un material fotosensibil (seleniu), se electrizează static și atrage particule fine de dispersie sau de suspensie ale tonerului (tonerul există atât sub formă de pulbere cât și lichid). Tonerul astfel atras este depus pe hârtie.

Copiatoarele actuale există în numeroase configurații, putând fi grupate în patru categorii:

1. Modele mici, care pot produce sub 1000 de copii/lună;

2. Copiatoare de volum mediu (1000-3000 de copii/lună);

3. Copiatoare de volum înalt (de la 30000-100000 de copii/lună);

4. Copiatoare gigant (peste 100000 de copii/lună).

2. 3. 2. 2. Servicii moderne de telecomunicații

VIDEOTEX

Videotex-ul reprezintă un grup de servicii care pune la dispoziția utilizatorilor informații pe calculator. Aceste informații sunt prezentate pe monitoare sau pe ecrane TV la domiciliu. Două exemple cunoscute de videotex sunt: teletext-ul și viewdata.

TELECONFERINȚE

Reprezintă un grup de servicii care permit ținerea reuniunilor fără a mai fi necesară deplasarea participanților, ci doar prezența lor în fața unui telefon sau într-un studio.

Tipuri de teleconferințe:

a) audioconferința – permite comunicarea într-o ședință prin intermediul sistemului telefonic;

b) videoconferința

Fiecare dintre calculatoarele participanților preia imaginea și sunetul prin intermediul unei camere de luat vederi și a unui microfon. Odată prelucrate, aceste semnale sunt compactate pe baza unor algoritmi complecși și apoi trimise pe liniile telefonice către ceilalți participanți la videoconferință, unde are loc procesul de decodificare și de afișare pe ecran.

Punctul slab al unui astfel de sistem este suportul utilizat pentru transferul datelor între calculatoare, și anume linia telefonică. De viteza acesteia depinde calitatea pe care o vor avea imaginile și sunetul.

În cele din urmă s-a apelat la serviciile liniilor telefonice digitale (Integrated Services Digital Network – ISDN), întrucât permit viteze de transmisie de patru ori mai mari decât liniile obișnuite și elimină paraziții și sunetul de fond.

c) teleconferința pe computer. Permite comunicarea prin intermediul poștei electronice, chiar dacă nu toți participanții utilizează calculatoarele în același timp. Participanții pot trimite mesaje altor participanți în orice moment și pot recepționa orice parte din dezbaterile ședinței.

2. 4. MEDIUL DE LUCRU ERGONOMIC

Această cerință se referă la acele elemente care duc la crearea unui mediu sănătos, comod și plăcut de lucru, și anume:

– așezarea monitorului la distanță optimă și o poziționare adecvată a lui pentru a evita afectarea ochilor; utilizarea eventual a ecranelor de protecție;

– poziționarea adecvată a mouse-ului și tastaturii; utilizarea eventual a tastaturii ergonomice ce permite o poziționare corectă a mâinilor;

– așezarea tălpilor picioarelor pe podea sau pe un suport stabil;

– utilizarea unei suprafețe de lucru stabile;

– utilizarea unor scaune ergonomice, reglabile, dotate cu un spătar comod, confortabil;

– poziție comodă pentru genunchi coapse și mâini față de birou;

– luminozitate corectă a încăperii; neacceptarea reflectării unor surse luminoase în ecran (dotarea ferestrelor cu jaluzele ajustabile). Stația de lucru nu se va așeza niciodată astfel încât ecranul monitorului să fie paralel cu fereastra cea mai apropiată; ori de câte ori este necesar, se vor asigura surse de lumină cu scopul de a evita oboseala ochilor;

– aerisirea frecventă a încăperii;

– luarea frecventă a unor pauze mici (sau schimbarea poziției corpului-coloana vertebrală, articulații).

2. 4. 1. Necesitatea organizării ergonomice a muncii în birou

Dezvoltarea economiei de piață și extinderea proprietății private au făcut ca munca de birou să cunoască o amploare deosebită. În aceste condiții apar cerințe noi față de componentele procesului de muncă, față de om, față de mijloacele de muncă și față de întregul sistem “om-mașină-mediu”. Aceste aspecte ale organizării științifice a muncii își găsesc rezolvare prin aplicarea în serviciile și birourile firmelor a cercetărilor de ergonomie care să asigure adaptarea muncii la om, creșterea productivității și scăderea solicitărilor de efort în muncă.

Introducerea cercetărilor de ergonomie în birouri poate fi susținută prin prisma unor caracteristici proprii muncii din aceste structuri, cum ar fi:

– caracterul muncii, gradul scăzut de dotare tehnică și existența unor multiple solicitări de efort fizic și psihic în muncă;

– amplificarea factorilor de stres și de oboseală;

– varietatea și complexitatea operațiilor (în special de ordin intelectual) pe care trebuie să le execute lucrătorii, relațiile cu clienții, răspunderea materială și morală;

– folosirea, uneori nerațională, a potențialului uman, calitatea și structura acestuia.

Munca în birou se prezintă în general ca o muncă psihică ce solicită din partea personalului un efort intelectual deosebit, însă există numeroase activități care necesită un efort fizic intens.

Din punct de vedere fizic se poate considera că activități precum cele de procesare a corespondenței, introducere a datelor, căutarea și regăsirea informațiilor sunt grele, solicitând într-un grad ridicat posibilitățile fiziologice ale personalului, în special cele ale secretarelor.

Pentru personalul secretariatelor apar alte cauze care pot determina creșterea efortului fizic și anume: fluxul clienților, gradul de aglomerație, cantitatea și varietatea informațiilor solicitate.

Având în vedere toate aceste solicitări, necesitatea studiilor ergonomice este evidentă, deoarece numai prin intermediul acestora se poate realiza adaptarea muncii la posibilitățile umane firești, fără amenințarea sănătății lucrătorilor. Printr-o organizare corespunzătoare a muncii pe baza principiilor ergonomice, prin mecanizarea și prin informatizarea unor activități și prin stabilirea corectă a numărului și a structurii personalului se poate acționa eficient pentru reducerea efortului fizic.

O altă caracteristică a activității desfășurate în birouri și, în același timp, un factor de influență a efortului este poziția de lucru. Aceasta este poziția șezând, care uneori nu se modifică nici în timpul pauzelor, datorită condițiilor de amenajare a locurilor de muncă. Această caracteristică se întâlnește la toate categoriile de personal cu o pondere mai mică sau mai mare, dar cu deosebire la cei implicați în procesul de întocmire și de prelucrare a documentelor. În acest caz studiile de ergonomie trebuie îndreptate spre organizarea rațională a timpului de lucru și spre crearea condițiilor de schimbare a poziției corpului.

Solicitarea neuropsihică în birou este predominantă față de solicitările de altă natură la principalele categorii de personal. Aceasta apare în special la cei implicați în activități de cercetare-dezvoltare, financiar contabile, de întocmire și de prelucrare a documentelor și la cei din serviciile de relații cu publicul.

În cadrul serviciilor de relații cu publicul sau în secretariate există elemente care au o contribuție însemnată la creșterea efortului psihic. În acest sens se remarcă îndeosebi dialogul ce trebuie menținut cu fiecare persoană pentru stabilirea informațiilor dorite. Pentru a se putea face față acestor solicitări, studiile de ergonomie indică o serie de calități pe care trebuie să le aibă lucrătorii dintr-un astfel de serviciu și anume: cunoștințe temeinice în domeniul solicitat, arta de a vorbi cu oamenii, dinamism, atenție distributivă, spirit de observație, capacitate de decizie și inițiativă.

Practica a demonstrat că în serviciile de relații cu publicul există o serie de cauze care conduc de regulă la suprasolicitare. Acestea sunt diverse și pot fi provocate fie de lucrători, fie de clienți.

Din prima categorie face parte gradul de oboseală al lucrătorilor (zilnică plus cea acumulată) cu implicații asupra modului de comportare față de clienți, manifestat prin lipsă de amabilitate și prin nervozitate. În multe cazuri efortul lucrătorilor de a avea un comportament civilizat poate duce la suprasolicitare.

Dificultăți pot crea și clienții prin modul de comportare față de lucrătorii serviciilor, care nu văd în acesta un partener egal care contribuie prin munca sa la satisfacerea cererilor lor, ci o persoană care trebuie în orice condiții să-i servească cu promptitudine și cu amabilitate.

Solicitarea neuropsihică a angajaților din serviciile de relații cu publicul sau a celor din secretariate mai este influențată și de neritmicitatea fluxului clienților, de neadaptarea orarelor de funcționare a acestora la fluxul clienților și de existența unor lipsuri în organizarea muncii. În legătură cu acest aspect trebuie menționat că organizarea ergonomică a muncii trebuie să asigure concordanța dintre numărul angajaților existenți și afluența solicitanților. Având în vedere că fluxul acestora este în general aleator, structurile respective pot acționa printr-o mai mare flexibilitate în stabilirea programelor de lucru și prin dimensionarea optimă a formațiilor de lucrători, prin folosirea unor grafice de muncă. Aceste măsuri determină servirea civilizată a clienților și creșterea randamentului în muncă în condiții de solicitare normală a lucrătorilor.

Alți factori care influențează substanțial solicitarea psihică sunt factorii de mediu (zgomotul, temperatura, umiditatea și lumina), precum și relațiile dintre membrii colectivelor de muncă.

2. 4. 2. Stresul și oboseala profesională

Stresul și oboseala profesională, numite și bolile secolului, sunt cele mai grave disfuncționalități care apar în munca de birou. Din această cauză a apărut necesitatea organizării ergonomice a muncii în birouri.

Stresul reprezintă o dimensiune constantă a vieții noastre cotidiene. Dacă până în 1989 factorii stresanți țineau mai mult de sistemul politic, de aspectele negative ale dictaturii comuniste, în prezent societatea de tranziție aduce pe scena vieții noi tipuri de situații stresante cum ar fi : incertitudinea, schimbările rapide și adesea imprevizibile, concurența, șomajul, necesitatea reorientării și recalilificării rapide și, nu în ultimul rând, scăderea nivelului de trai.

Oamenii, ca indivizi izolați, au rareori posibilitatea de a influența evenimentele stresante externe. Tot ce pot face este să-și însușească niște strategii adaptative care să-i facă mai rezistenți la agresiunile psihice și mai eficienți în activitatea profesională.

Dacă stresul este prea mare fiecare dintre noi poate ceda psihic; chiar dacă persoana respectivă este una extrem de echilibrată pot apărea tulburări psihologice temporare. Individul poate trăi o stare de disfuncționalitate sau chiar o cădere psihică bruscă în urma unei psihotraume severe (accident, incendiu, decesul unui membru apropiat din familie).

Reacția la stres se instalează treptat atunci când individul este supus un timp îndelungat unor condiții de tensiune psihică, mai ales atunci când este atinsă imaginea sa, situația maritală, profesională sau materială. De obicei individul își revine când situația stresantă a fost înlăturată, deși uneori pot rămâne unele sechele sau o vulnerabilitate crescută față de anumiți factori de stres.

Factorii de mediu reprezintă, de asemenea, factori de stres pentru organismul uman și animal, producând perturbări la nivelul diferitelor sisteme fiziologice. Acești factori, dintre care amintim: temperatura (prea ridicată sau prea scăzută), umiditatea, zgomotul, agenții poluanți pot produce traume fizice, dar și psihice.

Există și stresori de natură psihosocială cum ar fi: situațiile conflictuale, presiunea socială prea mare, factori care pun în pericol situația materială sau statutul social al individului, care sunt percepuți ca o amenințare pentru individ. Stresul nu este influențat numai de situațiile externe ci și de vulnerabilitatea, de toleranța la stres a individului sau de unele trăsături ale personalității acestuia.

Există, de asemenea, situații de viață care sunt considerate stresori universali, ca de exemplu: războiul, detenția, calamitățile naturale, accidentele care produc invaliditate sau bolile incurabile, pierderea unor persoane apropiate. Unele situații de viață nu sunt la fel de stresante pentru toată lumea. De pildă, pierderea unui examen, dezaprobarea sau critica șefului determină reacții diferite de la un individ la altul. Chiar și în cazul unor dezastre sau calamități naturale există persoane care își păstrează calmul și acționează oportun și eficient, în timp ce alții intră în panică sau manifestă un comportament bizar.

Lazarus arată că cercetările asupra unor combatanți din războiul din Vietnam sau din războiul arabo-israelian din 1973 au demonstrat că doar la un anumit procent dintre aceștia au apărut simptome emoționale grave, temporare sau permanente, care i-au făcut inapți pentru luptă, ceilalți nedezvoltând ceea ce specialiștii numesc “nevroza de război”.

Oboseala reprezintă o reacție a organismului de readaptare, de refacere a funcțiilor sale. Ea reprezintă un fenomen fiziologic normal care apare în urma solicitărilor prezente în activitatea umană.

În general oboseala este un fenomen reversibil, deoarece dacă este urmată de o perioadă de odihnă sau de somn, organismul își reface plenitudinea funcțiilor sale. Ea nu este o boală, dar poate avea consecințe temporare asupra organismului precum slăbirea atenției față de munca îndeplinită și față de mediu.

Specialiștii clasifică oboseala în următoarele grupe:

* Oboseala musculară (dinamică și statică) – determinată de efortul muscular și de contractarea musculară fixă.

* Oboseala neurosenzorială – cauzată de tensiunea nervoasă a simțurilor (ochi, urechi).

* Oboseala psihică – determinată de factori de natură psihică.

Oboseala poate fi provocată de o mulțime de cauze, dintre care cele mai des întâlnite sunt:

– intensitatea și durata muncii fizice și intelectuale;

– factorii de mediu (temperatura, lumina, zgomotul);

– factorii de natură psihică (responsabilități, griji, conflicte);

– monotonia sau rutina muncii;

– boli și dureri.

Formele de manifestare a oboselii la om sunt multiple:

– scăderea atenției;

– încetinirea și inhibarea percepției;

– inhibarea capacității de gândire;

– scăderea randamentului activității fizice și intelectuale.

În birouri oboseala profesională este o stare produsă de stres și afectează mai ales persoanele care lucrează cu publicul. Cei mai mulți cred că munca în birouri și secretariate este lipsită de stres sau cu stres redus, însă lucrurile nu stau deloc așa. Tensiunile psihice și stresul contactelor inter-umane determină oboseală sau chiar epuizare. Cercetările efectuate asupra lucrătorilor din birouri arată că peste 50% dintre aceștia sunt afectați de un sindrom de epuizare emoțională. Cauzele ar consta în lipsa de spațiu și de intimitate a locului de muncă, precum și în dificultatea sarcinilor de serviciu.

În general, persoanele care manifestă simptome de oboseală fizică și psihică au o atitudine negativistă în relațiile cu ceilalți și resimt o diminuare a respectului de sine.

În afara programului normal de lucru, remedierea și prevenirea oboselii se poate realiza prin reglementarea duratei zilei de lucru, a duratei săptămânii de lucru și a concediilor de odihnă.

În munca de birou remediile pentru epuizarea și pentru oboseala profesională se pot asigura la două niveluri. La nivelul vieții personale angajații trebuie să-și structureze activitățile astfel încât acestea să le dea un sentiment de confort și de siguranță. Salariații trebuie să aibă o viață activă în afara serviciului și mediului acestuia.

Al doilea nivel se referă la responsabilitățile manageriale care trebuie să vizeze ajutorarea salariaților afectați de oboseală profesională prin recunoașterea simptomelor acestui fenomen și prin instruirea personalului în vederea depistării lor, prin organizarea de întruniri ce pot fi folosite pentru întrajutorarea membrilor personalului și prin promovarea spiritului de echipă.

Pentru serviciile de relații cu publicul, în situația în care schema de personal permite, managerii pot să restructureze anumite posturi sau să refacă programul de lucru astfel încât contactul dintre lucrători și solicitanți să nu fie prea mare. De asemenea, poate fi utilă și organizarea de seminarii privind managementul stresului sau timpului.

Este foarte important să se prevină starea de oboseală profesională pentru că aceasta nu afectează un singur membru al personalului ci este transmisă și celorlalți. În acest sens, Beth Belevins arăta: “Când un angajat se plânge de condițiile de lucru și/sau se îndoiește de utilitatea, de rostul sau de satisfacția muncii sale, această atitudine va avea cu siguranță influență și asupra colegilor săi”.

Pentru a nu permite răspândirea acestor simptome, managerii trebuie să le recunoască și să le prevină ori de câte ori este posibil. De asemenea, managerul are un rol esențial în găsirea unor corelații și alternative optime între durata perioadelor de muncă, durata pauzelor pentru odihnă, numărul, conținutul și momentul introducerii acestor pauze, astfel încât să se asigure o eficiență sporită, un nivel optim al capacității de muncă și o bună stare a sănătății.

2. 4. 3. Analiza ergonomică a locului de muncă

Pentru a asigura eficiența sistemului “om-mijloace de muncă-mediu” și a micșora posibilitățile de eroare, în condițiile reducerii solicitărilor, concomitent cu creșterea satisfacției în muncă, este necesar, atât pentru proiectant cât și pentru organizatorii și pentru conducătorii proceselor de muncă, să se folosească metode adecvate, care să se bazeze pe cunoașterea posibilităților și a cerințelor omului în procesul muncii. În aceste condiții analiza, proiectarea și reproiectarea ergonomică a locului de muncă este de mare utilitate.

Procedeul are ca punct de plecare analiza condițiilor de muncă existente sau proiectate pentru a se realiza în diferite variante și pentru fiecare loc de muncă, în funcție de factorii de evaluare și de criteriile de influență.

2. 4. 4. Proiectarea ergonomică a mobilierului de birou

Câteva din cerințele la care trebuie să răspundă un loc de muncă organizat pe baza principiilor ergonomice ce au ca obiectiv optimizarea relației “om-mijloc de muncă-mediu” se referă la mobilier:

– amplasarea și combinarea adecvată a mobilierului, din punct de vedere funcțional și estetic;

– mobilierul să fie simplu, să asigure poziția corectă a părților corpului în timpul executării operațiilor și să corespundă cerințelor ergonomice și estetice.

Mobilierul de birou a făcut obiectul unor norme și recomandări precise care le stabilesc dimensiunile, capacitatea de stocare, spațiul necesar pentru utilizare; acestui mobilier i se asociază echipamentele și materialele utilizate în mod curent sau cu intermitențe în serviciile și ]n posturile de lucru.

Alegerea mobilierului va fi relativ ușoară dacă beneficiarul se adresează unor producători specializați. Cea mai mare parte dintre aceștia au experiență și dispun de echipe care se pot deplasa și pot propune proiecte de implementare care să corespundă cât mai exact posibil nevoilor beneficiarului, posibilităților financiare și planurilor arhitectului. Încercând să obțină cel mai bun preț, beneficiarul poate apela la mai mulți furnizori, reținând pe cei care oferă livrarea și montarea pe loc în termene rezonabile. Nu trebuie pierdut din vedere și faptul că implementarea mobilierului nu este niciodată definitivă și după un timp pot fi necesare unele modificări; de aceea este preferabil mobilierul format din module mici, demontabile, ușor de deplasat și de așezat (rafturi independente cu față dublă, scaune ergonomice sau pliante, fotolii dispuse individual sau în banchete, mese de lucru ce pot lua diferite forme). Multe probleme datorate unei previziuni deficitare la nivelul stabilirii planurilor se pot rezolva sau ameliora prin dispunerea variabilă a mobilierului.

Alegerea cu grijă a mobilierului de birou poate avea o contribuție importantă asupra moralului personalului și de asemenea poate fi o cale de creștere a eficienței în muncă. Mobilierul nepotrivit poate avea serioase repercusiuni asupra sănătății și stării fizice a personalului, care în final se poate transpune într-un nivel ridicat de absenteism și într-un randament redus.

Mobilierul unui birou modern dotat cu aparatură electronică (computere, terminale, imprimante, echipamente pentru microfilme) trebuie să fie proiectat astfel încât să satisfacă toate necesitățile personalului care lucrează cu aceste echipamente. De asemenea, este necesar să existe cabluri suficient de lungi care să fie așezate astfel încât să fie cât mai puțin vizibile. Cablurile pot fi încorporate în birouri astfel încât computerele, telefoanele sau sursele de lumină să poată fi poziționate în locuri corespunzătoare, în felul acesta securitatea în lucru crește și se creează economii importante de cablu.

Numeroase firme oferă astăzi mobilier modern pentru personalul care lucrează în grup cu echipamente legate la rețea. Aceste stații de lucru facilitează colaborarea iar mobilierul se adaptează ușor la necesitățile echipamentelor. Pupitrele pentru terminale pot avea extensii de tastatură pentru operare confortabilă, iar mesele pentru imprimante pot avea un sertar dedesubt în care este păstrată hârtia .

Pentru mobilierul de birou se pot folosi mai multe materiale, dar uzuale sunt: lemnul, plasticul și metalul.

În opinia multor specialiști, cea mai importantă piesă de mobilier în birouri este scaunul, de aceea alegerea scaunului perfect va fi tratată pe larg în acest capitol.

Deși pentru mulți poate să pară o problemă lipsită de importanță, chiar hilară, alegerea scaunului pentru locul de muncă a devenit în ultimul timp un subiect mult discutat și studiat de specialiștii în ergonomie.

Pentru cei mai mulți oameni cel mai important echipament de birou este calculatorul. Într-adevăr, atât calculatorul cât și proiectarea întregii stații de lucru este astăzi importantă, dar să nu uităm că fără un scaun confortabil, munca lucrătorilor nu poate fi eficientă.

Majoritatea lucrătorilor din birou stau în medie opt ore pe zi pe scaun la masa de lucru, de aceea nu este deloc uimitor că scaunul a devenit astăzi cea mai importantă piesă de mobilier în birouri. Statul pe scaun o perioadă mare de timp poate provoca diverse probleme cum ar fi: dureri ale picioarelor, datorită marginilor platformei; dureri de spate, cauzate de poziția încordată a coloanei și a mușchilor dorsali, poziție care provoacă vasoconstricții ce încetinesc circulația sângelui, deci și oxigenarea.

Scaunul trebuie, de asemenea, să ofere, în special pentru oamenii mai scunzi, posibilitatea de sprijin a picioarele pe podea sau pe un suport (condiție obligatorie pentru cei care lucrează în poziția șezând). Acest suport, însă, trebuie să permită extensia picioarelor și păstrarea poziției verticale a corpului sau puțin aplecat pe spate.

Ajustabilitatea este cea mai importantă trăsătură de calitate a scaunelor de birou. Pentru alegerea scaunului perfect este necesară consultarea unor standarde realizate de firme specializate.

La fel de importantă în munca de birou este ajustarea meselor de lucru. Înălțimea planului de lucru trebuie dimensionată în funcție de distanța optimă de vedere pentru menținerea corpului în poziție naturală, precum și în funcție de mărimea efortului solicitat de brațe.

Pentru a putea respecta aceste dimensiuni, mesele de lucru trebuie să dispună de un mecanism care permite ajustarea înălțimii până la nivelul corespunzător.

În prezent firmele specializate în producerea mobilierul de birou pun tot mai mult accent pe aspectul ergonomic al produselor lor.

2. 5. SISTEMUL INTEGRAT DE BIROU

Când în sistemul informațional predomină mijloacele tehnice de culegere, prelucrare, măsurare a datelor și informațiilor, sistemul respectiv devine informatic – partea automatizată a sistemului informațional. Prin evoluția tehnicii de calcul s-a ajuns la automatizarea unui număr însemnat de operații și lucrări, dar nu este posibilă înlocuirea totală a sistemului informațional de către cel informatic.

Pentru a fi eficientă folosirea calculatorului în prelucrarea datelor, acestea din urmă trebuie să îndeplinească o serie de condiții:

a) să fie în volum mare;

b) să aibă grad ridicat de complexitate;

c) calculele să necesite volum important de muncă;

d) să existe necesitatea prelucrării repetate a acestui tip de date.

În țările cu tradiție în informatică, în urma studiilor efectuate s-a ajuns la concluzia că un sistem informatic optim trebuie să aibă următoarele structuri:

– 80% prelucrare automată;

– 15% mecanizată;

– 5% manuală.

Fiind o componentă a sistemului informațional, cel informatic nu reprezintă un scop în sine, la fel ca și cel informațional în care este integrat, ci ajută sistemul decizional în obținerea unor informații de calitate, în vederea conducerii procesului sau unității respective. Fiind considerat intern este structurat, în funcție de complexitatea elementelor sale și de mărimea sa, pe mai multe niveluri.

Prin folosirea tot mai largă a computerului s-a ajuns la prelucrarea integrală a informațiilor. Cu ajutorul calculatorului se pot efectua o serie de operațiuni, precum:

– planificarea primară;

– planificarea de timp și capacități;

– elaborarea comenzilor și ordinea lor;

– date de producție și analiză.

Prin noul concept, CIM (Computer Integrated Manufacturing) se obține optimizarea fabricației, a organizării unei întreprinderi în general. Instrumentele integrării sunt introduse pe mai multe etape:

1. legătura organizatorică între sistemele tehnice;

2. când sistemele de bază sunt nelegate, se vor realiza rețelele necesare;

3. legături de date (transferul de date între sisteme);

4. crearea bazei comune de date pentru CIM.

Conceptul de sistem, ca și cel de control al proceselor, este foarte important pentru managerul unei organizații. O organizație este privită, în general, ca un sistem cu un anumit număr de subsisteme și un scop comun. Aceste subsisteme trebuie să fie legate împreună și controlate pentru a realiza acest scop. Sistemele informatice furnizează date în legătură cu cadrul intern și extern și ajută conducerea în luarea deciziilor ce au impact deosebit asupra existenței și funcționării în continuare a organizației.

Sistemele informatice de birou integrează tehnologii variate, ce includ: comunicarea datelor, textelor, sunetelor sau imaginilor. Pregătirea documentelor și comunicarea mesajelor în forme variate produc o serie de beneficii, cum ar fi:

a) creșterea accesului interpersonal, prin facilitatea comunicării între diferite persoane;

b) accesul la informație care poate fi găsită în diferite locuri și sub diferite forme, economisind și timpul pentru descoperirea ei;

c) creșterea productivității individuale, prin folosirea sistemelor suport personale ce fac posibilă creșterea randamentului;

d) creșterea gradului de continuitate între diferite activități;

e) îmbunătățirea controlului asupra activităților personale.

Sistemul integrat implică existența a două elemente fundamentale: o bază de date centrală și o rețea de telecomunicații.

La mijlocul secolului trecut, Samuel F.B. Morse a deschis epoca telecomunicațiilor, declanșând una dintre cele mai dramatice confruntări comerciale a timpului.

„Dat fiind că o parte mare din afaceri depinde acum de obținerea și trimiterea de informații, companiile din toată lumea s-au grăbit să-și interconecteze angajații prin rețele electronice. Aceste rețele formează infrastructura cheie a secolului XXI, la fel de importantă pentru mersul afacerilor și dezvoltarea economiei naționale asemenea căilor ferate pe timpul lui Morse” afirma A. Toffler în celebra sa carte Puterea în mișcare.

Fără telecomunicații nu ar fi posibilă decât o parțială automatizare a biroului. O rețea de telecomunicații permite computerelor și terminalelor din diferite locuri să comunice unele cu altele. Aceasta are diverse forme și mărimi. Mărimea rețelei depinde atât de locul unde sunt instalate terminalele interconectate, cât și de numărul de conectări necesar. O rețea poate include un cablu coaxial ce conectează două birouri, sau un satelit ce leagă clădirile din diferite orașe sau țări. Rețelele sunt de diferite tipuri, în funcție de datele care sunt transmise prin rețea. Acestea pot fi texte, semnalele audio, video care circulă cu anumită viteză.

„Raportat la un birou, o rețea care poate să opereze cu diferite tipuri de date este cea mai potrivită. Astfel de rețele sunt de dimensiuni mici dar sunt foarte scumpe. De aceea se urmărește la început planificarea câtorva noduri, adică o rețea locală (LAN)” spune Myles E. Walsh în lucrarea Sisteme informaționale computerizate.

Companiile devin din ce în ce mai dependente de rețelele lor electronice pe care le folosesc în activitățile zilnice. Privite cândva ca instrumente strict administrative, rețelele informative sunt considerate tot mai mult arme strategice, ajutând companiile să-și protejeze piețele constituite și să le atace pe cele noi.

Computerele, terminalele, rețelele de telecomunicații formează corpul și structura scheletică a unui sistem, atribuindu-i o anumită formă de organizare. Software-ul este cel ce dă viață acestui sistem și îi permite să realizeze funcțiile de birou.

Sistemul integrat, prin intermediul modulelor sale, poate realiza o multitudine de procesări ale informației.

Primul pas în automatizarea biroului a fost introducerea sistemului de procesare a textului cu logică distribuită. Acest sistem este echipat cu capacități de telecomunicare și de procesare a datelor. Într-un sistem cu logică distribuită software-ul este înmagazinat în computerul principal. Fiecare terminal folosește același program din computer pentru a-și realiza sarcina.

Într-un sistem cu resurse distribuite, fiecare terminal va avea propria memorie și putere de procesare. În acest fel va reține propria copie a software-ului de procesare. Caracteristicile mai avansate ale acestor sisteme includ interfețe cu echipament foto, copiatoare pentru ieșiri și echipamente cu OCR (Optical Character Recognition) pentru intrări.

Într-un birou nu se lucrează numai cu cifre, rapoarte, bugete sau planuri, procesarea imaginilor fixe sau mobile, proiectarea asistată, realizarea de grafice sunt tot mai des utilizate.

Un alt mod de a procesa documentele include digitizarea și stocarea datelor fără a mai fi necesară introducerea de la tastatură. Textele sau imaginile fotografice, de exemplu, pot căpăta o formă digitală folosind un scanner (echipament ce poate transforma informația analogică în digitală).

Procesarea vocii este o altă realizare a tehnicii moderne. Sistemele de introducere a vocii continuă să fie limitate datorită modului în care decurge procesul vorbirii. Pentru introducerea informației într-un astfel de sistem este necesară o centrală telefonică sau o combinație telefon-terminal. Pentru a utiliza sistemul, se introduc comenzile în procesor prin intermediul butoanelor, apoi se introduce mesajul audio vorbind direct în receptor. Mesajele sunt stocate sub formă digitală, dar pot fi transformate și în formă analogică.

Imaginea și vocea formează un tandem în timpul videoconferințelor.

Una dintre cele mai importante realizări ale unui birou automatizat este teleconferința – capacitatea de a lega persoane aflate la distanță, care au acces la propriile fișiere și la baza de date a organizației respective.

Videotextul este de asemenea rezultatul utilizării noilor tehnologii birotice. Este o formă de editare electronică ce oferă un potențial uriaș pentru afaceri și guvern. Procesarea de date, texte, voce și a imaginii precum și transmiterea acestora se potrivesc unui număr tot mai mare de aplicații de birou.

Sistemele suport personale formează o categorie aparte de sisteme informatice de birou ce oferă asistență celor din executiv, managerilor și altor utilizatori.

Acest tip de sisteme oferă potențialul necesar pentru creșterea eficienței prin îmbunătățirea organizării activităților. Ele pot furniza următoarele servicii:

a) calendare de management;

b) programe de întruniri;

c) poșta electronică;

d) pregătirea documentelor;

e) localizarea documentelor și gruparea acestora;

f) note și comentarii.

2. 6. BIROUL VIITORULUI

2. 6. 1. Sisteme informatice viitoare. Sisteme expert

și inteligență artificială

Tehnologiile și noile moduri de organizare existente au creat, prin extensie, o nouă terminologie aplicată unei stări de fapt. La această oră aproape oricine a auzit de “automatizarea biroului” și de “biroul viitorului”.

În viitor computerele vor deveni mai ieftine și mai puternice datorită progresului tehnologic continuu. O cantitate echivalentă de putere computerizată actuală va costa cu 20-30% mai puțin în viitor.

Dacă “în 1980 un computer principal pentru afaceri de mare întindere costa 4,5 mil.$ și avea capacitatea să execute 4,5 MIPS (milioane de instrucțiuni pe secundă) – se folosește ca etalon IBM 3033 – iar în deceniul 90 același computer, suferind îmbunătățiri de 30% pe an, costa 125 000$.” după cum afirmă James A. Senn în Sisteme informatice în management, în prezent costul lui este de câteva mii de dolari.

Computerele personale se înlocuiesc cu modele noi la fiecare 3 ani și sunt indicii că acest termen se va scurta.

Capacitatea de stocare secundară se îmbunătățește, de asemenea, cu 40% pe an.

Nevoia de interconectare va asigura existența capacității de a lega utilizatorii și managerii cu datele din mainframe-uri. Comunicarea datelor de toate tipurile va fi larg răspândită și tot mai multe companii vor investi în serviciile de baze de date comerciale.

Va crește considerabil interesul pentru sistemele expert și inteligența artificială, care vor facilita construirea bazei de cunoștințe și procedurilor de interferență. Managerii sistemelor informatice vor avea o preocupare sporită în activitatea de organizare, influențând natura activităților. În prezent, probabil cea mai prosperă ramură a inteligenței artificiale este cea a sistemelor expert destinate rezolvării de probleme în domenii de specialitate.

Sistemele expert preiau cunoștințele bazate pe informare directă sau pe experiență, acumulate de către specialist, relativ la un set bine delimitat de probleme, și își asumă sarcina rezolvării acestora, urmărind minimalizarea intervenției utilizatorului în cursul rezolvării.

Extinderea rapidă pe care a cunoscut-o domeniul implementării de sisteme expert a avut ca suport permanent dezvoltarea unei categorii specializate de instrumente complexe dedicate acestui domeniu, denumite “sisteme cadru” sau “sisteme anvelopă”, care permit preluarea în mod eficient a seturilor de cunoștințe specifice – din domeniul de specialitate pentru care este realizat sistemul expert respectiv.

De regulă un sistem expert se construiește utilizându-se un limbaj specializat (LISP, PROLOG, SNARK etc.). El se realizează, pe de o parte, de către specialiștii în informatică, dispunând eventual de un produs-program adecvat, iar pe de altă parte, de expertul uman sau de experții în domeniul vizat.

Unul dintre obiectivele activității de cercetare în domeniul sistemelor expert este ca utilizatorul calculatorului să devină “invizibil”. În afara unor cunoștințe standard, practic toate cunoștințele urmează să fie introduse în memoria mașinii de către viitorul utilizator, în scopul soluționării unor probleme de care creatorul sistemului nu va avea niciodată cunoștință. Inteligența acestuia din urmă intră doar în prețul inițial de vânzare a produsului.

Din acest punct de vedere, cel mai semnificativ aspect se referă la codificarea cunoștințelor. Datorită măsurilor întreprinse a fost creată o bază largă și sofisticată de cunoștințe, existând posibilitatea ca acestea – acumulate și stocate – să fie distribuite la cererea celor interesați.

Într-o vreme în care limbajul științific este atât de diversificat, în care minții umane îi vine din ce în ce mai greu să aspire către disciplinaritate, perspectiva unei integrări viitoare a sistemelor expert oferă o alternativă reconfortantă.

2. 6. 2. Rețele de telecomunicații. Internet – intermarketing

Telecomunicațiile reprezintă unul dintre cele mai dinamice domenii ale economiei mondiale, fapt ilustrat de cel puțin trei elemente:

– sistemul de dezvoltare a rețelelor de telecomunicații, care depășește constant ritmul mediu de creștere a produsului național brut;

– are loc o reutilare a rețelelor pe baza celor mai noi realizări tehnico-științifice în domeniul microelectronicii, tehnicii de calcul, materialelor cu transparență ridicată etc.;

– ca urmare a extinderii rețelelor, crește în mod constant numărul de utilizatori/beneficiari, se lărgesc funcțiile și posibilitățile rețelelor.

Conceptul INS (Information Network System) presupune dezvoltarea funcțiilor rețelei de comunicații pentru a se oferi posibilități noi și diversificate de comunicație între calculatoare sau între calculatoare și terminale, folosind mediul vocal, de date sau imagini, disponibile la un preț de cost convenabil.

„În rețelele viitoare de comunicații va crește mult rolul canalelor de transmitere a informațiilor video, ceea ce va permite realizarea unei concordanțe între posibilitățile acestor rețele și particularitățile psihofiziologice ale omului care obține informațiile de bază cu ajutorul văzului și auzului.” (Mary J. Cronon – Afaceri prin Internet)

În ceea ce privește utilizarea sateliților geostaționari de telecomunicații, în ultimii ani se constată apariția unor mutații importante. Dacă inițial sateliții de acest tip aveau rolul să asigure fluxul de informații solicitate de diferite organisme statale și guvernamentale, de marile firme sau companii industriale, de curând și-au făcut apariția utilizatorii particulari.

ISDN (Integrated Services Digital Network) reprezintă în momentul de față formula acceptată pe larg de comunitatea internațională a telecomunicațiilor, atât în ceea ce privește echipamentele cât și serviciile asigurate.

Transmisiile sincron prin fibră optică reprezintă o noutate în domeniu. Un exemplu în acest sens îl constituie rețeaua Metrobus a firmelor BELLABS și AT&T. Aceasta are o capacitate echivalentă cu 13 000 de circuite telefonice, reprezentând prima implementare comercială a rețelei sincron cu fibre optice SONET.

Internetul va cunoaște și el profunde schimbări, greu de imaginat.

Internetul este un adevărat beneficiu pentru companiile cu tehnologie avansată, care au nevoie de personal foarte bine pregătit în aplicațiile și proiectele lor specifice. Noile strategii în afaceri acordă o importanță deosebită înțelegerii corecte a informațiilor transmise și primite prin rețea. Dacă ar fi să ne referim numai la marketing, folosind Internetul departamentele implicate în acest domeniu se pot familiariza rapid cu dorințele și necesitățile clienților. Infrastructura complexă a Internetului a transformat în realitate un vis al celor care prospectează piața, chiar dacă firma americană DIGITAL folosea Internetul pentru a distribui anunțuri către editori, consultanți și analiști, încă din 1980.

2. 6. 3. Noua logică de organizare și adaptare a biroului

„Prima fază de organizare umană ce și-a dovedit eficiența din antichitate până aproape de zilele noastre a fost și este cea piramidală. Acest tip de structură, utilizată în armată pe timpul romanilor, în organizarea bisericii mai târziu, a fost preluată și în întreprinderi precum General Motors și IBM pentru un timp, ca apoi să fie înlocuită cu forme mai flexibile care asigurau o mai mare mobilitate procesului de producție și de informare” arăta Jay R. Galbraith în lucrarea sa Organizarea în viitor.

Organizațiile și întreprinderile în care domină informația presupun o comunicare rapidă, intercomunicare între conducători și executanți, legături directe și puternice între toți lucrătorii și decidenții procesului de producție.

În SUA a apărut principiul „high tech – high touch”, adică o tehnologie înaltă ce implică relații intense între oameni, cooperare, o mai mare interacțiune interpersonală care să suplinească golul uman creat de raportul om-tehnică.

Peter Drucker, sociolog și economist american, reia în lucrările sale ideea piramidei într-o nouă viziune: „în instituția bazată pe informație, știința se va afla cu precădere la baza piramidei, unde se află producătorii direcți. Azi și în viitor, organizarea va fi deci mult mai puțin ierarhică. Organizarea de tip lateral va crea posibilitatea contactelor spontane trans-funcționale, ducând la o mai bună comunicare și coordonare”.

Cadrul afacerilor se schimbă în mod dramatic iar rolul personalului în organizație apare tot mai mult sub semnul schimbării. Legată de un proces decizional mai rapid, descentralizarea poate conduce la fragmentare, multiplicare, lipsă a coordonării în organizație. Modelul organizării distribuite este cel în care se mută din sfera conducerii în subsidiar. Ierarhia este deci în descreștere. În multe cazuri organizațiile trebuie să înțeleagă importanța păstrării unor informații confidențiale, rezervându-și astfel un avantaj în competiție.

CAPITOLUL 3

MUNCA DE SECRETARIAT ȘI IMPORTANȚA APLICAȚIILOR BIROTICE

3. 1. CONSIDERAȚII GENERALE

Tradițional, munca într-un birou se desfășoară între orele 8,00 – 16,00. Tendința actuală este de a permite ca munca să se poată desfășura oriunde și oricând, după cum este nevoie. Sunt activități pentru care sloganul 24×7 a devenit posibil. Meritele revin noilor tehnologii informaționale, în special telecomunicațiilor (laptop-uri, telefoane celulare, Internet). Birotica trebuie să răspundă următoarelor nevoi:

– nevoia de comunicare mai bună, mai rapidă și mai ieftină între persoane și organizații;

– nevoia de sprijin a persoanelor care lucrează împreună, în același loc sau în locuri diferite.

Cu siguranță, Birotica nu include doar tehnologii, ea afectează și structurile organizatorice, presupune reorganizarea metodelor de lucru, implică formarea continuă profesională a personalului, modifică ergonomia posturilor de lucru și are în vedere multiple criterii psihologice și sociale.

În esență, birotica studiază ansamblul activităților de producere, de distribuție și de exploatare a informației din perspectiva muncii de birou, fără însă a se substitui disciplinelor înrudite: informatica, telecomunicațiile și telematica. Birotica s-a născut, deci, din necesitatea integrării mijloacelor și tehnicilor muncii administrative și de birou cu tehnicile de comunicație și de prelucrare automată a datelor, urmărind creșterea performanței și calității muncii de birou în orice domeniu de activitate.

Într-o altă perspectivă, mai recentă, adaptată la coordonatele societății informaționale spre care ne îndreptăm, birotica se consemnează ca un proces de automatizare flexibilă aplicat la cel mai important loc de muncă al societății de astăzi și mai ales de mâine: biroul.

Astăzi birourile au trei roluri organizaționale importante:

– Coordonează și conduc munca lucrătorilor într-o organizație;

– Integrează munca realizată pe toate nivelurile cu funcțiile din organizațiile respective.

– Cuplează organizația cu mediul, integrând informațional clienții și furnizorii.

Pentru a îndeplini aceste roluri, în general, birourile desfășoară cinci mari activități:

– Managementul documentelor;

– Introducerea informațiilor în fișiere;

– Conducerea proiectelor;

– Coordonarea personalului;

– Repartizarea pe sarcini a indivizilor și a grupurilor.

Prima dintre acestea consumă aproximativ 40% din efortul total, celelalte activități ocupă restul 60% în mod egal. Pentru a defini mai exact conceptul de birotică se impune sublinierea particularităților și tendințelor muncii de birou, indiferent de conținutul său economic.

Astfel, o primă particularizare predominantă o constituie procesele informaționale și decizionale. Informatica, materia primă a oricărei activități de birou, oferă suportul deciziei manageriale în orice sistem și organizație economico-socială.

După Philippe Vuitton și Michel Desaigne, „Birotica reprezintă un ansamblu de tehnici pentru gestionarea informației și a comunicațiilor între organizații. Ele fac apel la tehnicile informației și ale comunicațiilor de date și asigură, prin mijloace electronice, funcții de clasare și ordonare, organizarea în pagină a textelor, pregătirea documentelor, a corespondenței electronice, analiză și simulare, interogare și consultare la distanță, vizualizare grafică și alte funcții de gestiune a datelor pentru realizarea sarcinilor curente ale activității de birou”.

Denumirea domeniului a fost introdusă în limba franceză de P. Berger și L. Nauges, după Convenția Informatică din anul 1976, pentru a traduce sintagma engleză “office automation”, prin combinarea cuvintelor bureau și automatique, din care a rezultat bureautique. Termenul, preluat și în limba română, sugerează obiectivul de automatizare a activității de birou prin tehnici informatice de memorare, prelucrare și transmitere a informației.

Așadar, birotica a apărut din necesitatea introducerii tehnologiilor informaționale și tehnicii de calcul în birouri în scopul eficientizării muncii de birou. Această integrare a devenit posibilă o dată cu răspândirea pe scară largă a microcalculatoarelor de tip PC și a conectării lor în rețele de calculatoare, datorată accesibilității și costului relativ redus.

Munca de birou este caracterizată prin:

predominanța proceselor informaționale și decizionale, bazate pe analize pertinente

ponderea importantă a comunicării de informații și decizii.

Comunicarea se poate realiza:

oral, prin dialog direct, sub formă de convorbiri la distanță, mediate de rețelele de telecomunicații, eventual în grup sau convorbiri între birourile aceleiași organizații, mediate de rețele telefonice sau interfonice;

scris, într-o varietate de forme (documente clasice, legislative, acte decizionale, rapoarte, cereri, sesizări, contracte, documente de plan, evidență contabilă, fiscală sau socială, schițe, desene de specialitate, grafice etc.).

Dezvoltarea rapidă a tehnologiilor de prelucrare a informației a transformat munca prin creșterea ponderii proceselor informaționale. În marile unități economice, prin introducerea dispozitivelor automate rezultate mai ales din cercetările de robotică, scade din ce în ce mai mult ponderea muncii fizice. Astfel, muncitorul tinde să devină un operator al sistemelor automat de producție iar funcționarul – un utilizator direct al sistemelor informatice de birou, cu acces la mijloacele moderne de comunicare.

Dependența societății umane de informații, de prelucrarea și transmiterea lor a început să se dezvolte conceptul de “societate informațională”. În aproape toate țările lumii au apărut programe concrete care au ca obiectiv informatizarea și dezvoltarea societății informaționale.

Efectele informatizării societății constau în:

diminuarea efortului fizic și prelucrării manuale a informațiilor;

diminuarea efortului intelectual solicitat de diversele operații informaționale;

reducerea timpului de prelucrare și transmitere a informației;

creșterea performanțelor prelucrării informației prin exactitate, viteza de regăsire, capacitate ridicată de stocare (pe suporturi magnetice);

scăderea, pe termen lung, a costului proceselor de analiză și decizie;

posibilitatea comunicării și informării (aproape) instantanee, independent de distanțele geografice, cu avantaje evidente asupra tuturor domeniilor de activitate (educație, cultură, management, marketing, producție, comerț).

3. 2. ROLUL ȘI LOCUL SECRETARIATULUI

ÎN STRUCTURA UNEI ORGANIZAȚII

3. 2. 1. Organizația și structura ei organizatorică

Organizația – este o formă concretă de desfășurare a activității umane în diferite domenii: economic, social, cultural, politic etc. Orice tip de activitate trebuie administrată. De aceea, orice organizație funcționează ca un sistem ale cărui componente sunt în strânsă legătură pentru a putea interveni fiecare la momentul oportun cu mijloace proprii, spre a răspunde unei nevoi. Organizația poate fi considerată ca o colectivitate ierarhizată de oameni și obiective, ca un ansamblu de mijloace de producție și de informații, o împletire de interese generale și individuale. Ea are o structură proprie, determinată de scopul pentru care a fost creată. În vederea obținerii obiectivelor social-economice, orice organizație îndeplinește mai multe funcții:

a) funcția de cercetare-dezvoltare;

b) funcția comercială și de marketing;

c) funcția de producție;

d) funcția financiar-contabilă;

e) funcția de personal.

Structura organizatorică a unei organizații reprezintă ansamblul persoanelor și compartimentelor de muncă (tehnico-productive, economice, administrative), modul în care sunt constituite și grupate precum și legăturile care se stabilesc între ele.

O structură organizatorică rațională este condiția esențială pentru: asigurarea funcționării normale a compartimentelor de muncă, repartizarea precisă a responsabilităților, stabilirea riguroasă a dependențelor ierarhice, a unității între responsabilitățile unei funcții și puterea de decizie. Reprezentarea grafică a structurii unei organizații poartă numele de organigramă.

Indiferent de ramura economică sau activitatea socială desfășurată, structura organizatorică este alcătuită din următoarele elemente:

1. Funcția (funcția de conducere și funcția de execuție);

2. Postul;

3. Ponderea ierarhică;

4. Compartimentele (compartimente funcționale și compartimente operaționale);

5. Nivelurile ierarhice;

6. Relațiile organizatorice;

7. Activitățile.

La baza înființării unei organizații stă Regulamentul de Organizare și Funcționare (ROF) care este poate cel mai important element de reglementare a competențelor unei instituții. Este un act normativ care reglementează funcționarea compartimentelor (stabilește competentele pentru fiecare compartiment în parte, atribuții și responsabilități) și este adoptat de forul de conducere superior al organizației respective. Mai există și Regulamentul de Ordine Interioară (ROI) care reglementează regulile de conduită cerute angajaților în relațiile de serviciu, programul de lucru, circulația documentelor și este adoptat pe cale de dispoziție de către conducătorul unității. Acest regulament intern trebuie permanent actualizat, modificat și completat în conformitate cu dinamica de dezvoltare a departamentelor.

Pe baza actelor normative de înființare și care le reglementează funcționarea (ROF), unitățile își elaborează propriile regulamente de organizare și funcționarea adaptate la structura organizatorică, aprobate și completate cu sarcini specifice domeniului lor de activitate.

Ansamblul activităților, atribuțiilor și sarcinilor de secretariat sunt cuprinse în ROF al secretariatelor, care face parte din ROF al organizației respective.

ROF al organizației are un caracter general și este completat de Statul de Funcții. Statul de Funcții are un caracter intern și prevede numărul de posturi pentru fiecare compartiment, gradul și pregătirea angajaților, precum și relațiile dintre aceștia. Este o completare necesară a ROF pe baza căreia se poate calcula bugetul de școlarizare a personalului1.

La rândul său, este completat de fișa postului care cuprinde atribuțiile și obligațiile fiecărui angajat în parte.

Legea reglementează explicit că organigrama unei instituții nu intră în vigoare până la adoptarea ROF și a Statului de Funcții.

3. 2. 2. Activitatea de secretariat

Printre activitățile cu importanță deosebită în cadrul unei organizații economico-sociale este și activitatea de secretariat.

Activitatea de secretariat este structurată în compartimente specializate și are o amplă generalizare. Ea se desfășoară la niveluri diferite, atât în cadrul organelor centrale ale administrației de stat (guvern, ministere), al organelor locale ale puterii de stat (primării, consilii locale), cât și la nivelul agenților economici, al unităților de profiluri diferite (academii, instituții de învățământ superior, școli, biblioteci etc). De aceea, structura, forma de organizare, amploarea, numărul de funcții și unele atribuții sunt diferite de la o organizație la alta.

Munca de secretariat în administrația publică prezintă unele particularități față de secretariatul din sectorul privat, ca urmare a faptului ca însuși managementul instituțiilor publice și structura organizațională sunt diferite de organizarea și conducerea companiilor și firmelor private. Aici termenul de secretară a fost înlocuit cu cel de asistent manager.

Secretariatul este considerat ca interfață a șefului unei instituții cu personalul angajat și cu persoanele din afară instituției și de asemenea, reprezintă (în unele cazuri) o dublare a direcțiilor auxiliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a atribuțiilor specifice. Astfel secretara preia o serie de atribuții privind personalul, activități administrative, activități de relații cu publicul.

Secretariatul este un auxiliar direct și indispensabil al conducerii, având ca sarcină degrevarea acesteia de unele sarcini auxiliare, creându-i astfel condițiile necesare realizării principalelor sale funcții: prevedere → organizare → comandă → coordonare → control. Secretara trebuie să creeze condiții optime pentru luarea deciziilor care reprezintă actul esențial al conducerii.

În literatura de specialitate secretariatul este definit ca un nucleu (grupare de funcții și respectiv persoane care le ocupă) cu activități, atribuții și sarcini individuale complexe. Acest grup de oameni specializați sunt reuniți sub o autoritate ierarhică (directori de secretariate, șefi de serviciu, secretari-șefi) autoritate subordonată la rândul său direct conducerii și care are precizate atribuții cu caracter permanent pentru efectuarea lucrărilor specifice muncii de secretariat.

Într-un secretariat munca secretarelor presupune un complex de activități.

1) Activități cu caracter specific de secretariat (preluare, transmitere mesaje telefon, stenografierea, multiplicarea, redactarea înscrisurilor dictate de șefi, clasarea documentelor, înregistrarea corespondenței).

2) Activități prin care duc la îndeplinire sarcinile și atribuțiile prevăzute în fișa postului (documentare, corespondență, protocol, organizarea manifestărilor etc.).

3) Activități pe care le decid, le inițiază singure (cursuri de perfecționare, instruire a secretarelor din subordine),

4) Activități de reprezentare a șefilor lor (primiri oficiale, participare la discuții cu parteneri de afaceri etc.)

Activitățile se descompun în atribuții, iar atribuțiile în sarcini. Atribuția reprezintă sfera de competență a unui compartiment, iar executarea atribuțiilor de către un compartiment presupune competența membrilor compartimentului în realizarea sarcinilor ce decurg din aceste activități.

3. 2. 3. Atribuțiile și sarcinile secretariatelor

Compartimentului secretariat îi revin atribuții globale din care se extrag și se detaliază sarcini pentru fiecare lucrător. Atribuțiile și sarcinile unei secretare depind de structura și domeniul de activitate al organizației respective și sunt cuprinse în fișa postului.

Se poate spune ca potrivit modului cum este conceputa la noi în tara activitatea de secretariat, (în cazul în care funcționează ca un serviciu autonom), ea include următoarele atribuții și sarcini:

– executarea lucrărilor de registratura generală (sortarea, înregistrarea, datarea, distribuirea) acolo unde nu există un compartiment specializat de registratură;

– lucrări de corespondență primită și emisă de unitate; lecturarea corespondenței primite, prezentarea la conducere, înregistrarea, repartizarea și urmărirea rezolvării corespondenței primite, întocmirea unor răspunsuri pe baza documentării prealabile, dactilografierea lor, prezentarea la semnat a corespondenței cu materialul de bază; pregătirea corespondenței pentru expediere, predarea la registratură sau expedierea directă, după caz, asigurarea transportului corespondenței prin organizarea muncii curierilor;

– atribuții de documentare: detectarea surselor interne și externe, selectarea materialului; prezentarea materialelor rezultate sub formă de tabele, scheme, statistici etc., clasarea documentelor, organizarea și asigurarea unei bune funcționări a arhivei unității;

– scrierea rapidă, stenografierea discuțiilor din ședințele, conferințele, întâlnirile de afaceri, stenografierea după dictare (și la telefon), transcrierea setnogramelor;

– multiplicarea materialelor: dactilografierea folosind mașina de scris sau calculatorul (folosind metoda oarbă), folosirea imprimantei calculatorului, utilizarea mașinilor de copiat, corectarea greșelilor, cunoașterea unor sisteme de corectare a materialelor pentru editorial;

– traduceri și retroversiuni de acte, corespondență, materiale documentare, cunoașterea unei limbi străine de circulație internațională scris și vorbit;

– probleme de protocol și relații cu publicul: întocmirea unor planuri pentru desfășurarea în bine condiții a întâlnirilor cu persoane din afără instituției, primirea vizitatorilor și a partenerilor de afaceri, cunoașterea, documentarea în ceea ce privește regulile de comportament și protocol specifice țării din care vine partenerul, pregătirea corespondenței protocolare cu ocazia diferitelor evenimente;

– evidența necesarului de consumabile și evidența de personal (secretara întocmește referatul cu necesarul de rechizite pentru compartimentul secretariat, ține evidența orelor suplimentare, concediilor, evidența delegațiilor, a deplasărilor și a evenimentelor profesionale;

– pregătirea călătoriilor de serviciu ale șefului, rezervarea de bilete, a camerei de hotel, obținerea vizei (dacă este cazul), pregătirea documentelor necesare pentru întâlnirile de lucru, contactarea persoanelor cu care trebuie să se întâlnească șeful și stabilirea programului;

– cunoașterea și folosirea aparaturii moderne de birou (calculatorul, mașina de multiplicat, fax, aparatura de înregistrare-clasare, interfonul etc.); cunoașterea tehnoredactării computerizate și a programelor pentru aceasta;

– organizarea sistemului informațional: primirea prelucrarea și transmiterea informațiilor;

– întocmirea contabilității primare a firmei;

– primirea și transmiterea comunicărilor telefonice;

– organizarea ședințelor și a materialelor necesare;

– difuzarea în unitate a deciziilor și instrucțiunilor cu caracter de circulată;

– preluarea de la șefi (prin delegare de autoritate) a unor sarcini pe care secretara (asistenta manager) le poate rezolva sau chiar secretara poate delega o serie de responsabilități persoanelor din subordine;

– perfecționarea permanentă din punct de vedere profesional;

– supravegherea personalului secretarial din subordine: instruirea acestuia, evaluarea posibilităților fiecăruia și stabilirea responsabilităților;

– respectarea disciplinei muncii.

Exercitarea atribuțiilor de către un compartiment presupune exercitarea responsabilităților, a prerogativelor dar și competența în a le realiza.

Competența celor care lucrează în compartimentele de secretariat se concretizează în a fi:

– un bun stenograf – să poată transmite și transcrie exact ceea ce i se dictează;

– un dactilograf îndemânatic, scriind fără greșeli de tastare și limbă;

– un bun corespondent, folosind o limbă corectă și bogată în conținut;

– un bun specialist în clasarea și arhivarea actelor, corespondenței și documentelor, capabil să le găsească, la nevoie, cu rapiditate;

– un interpret capabil să discute cu persoane străine, să facă cunoscute ideile reprezentanților firmei, să comunice acestora ideile reprezentanților firmei, și să comunice acestora ideile interlocutorilor străini fără denaturări;

– un bun organizator al sistemului informațional, capabil să primească, să prelucreze și să transmită informații, precum și să țină la zi evidențele pentru conducere și celelalte compartimente ale unității;

– un bun traducător, capabil să traducă cu rapiditate un text din/în limba română/limba străină;

– un bun cunoscător al lucrărilor de secretariat și corespondență, capabil să înregistreze, repartizeze și să urmărească rezolvarea corespondenței primite, să pregătească răspunsul la scrisorile indicate de conducere, să prezinte la semnat corespondența împreună cu materialul de bază, să întocmească formele de expediere a corespondenței;

– un bun organizator al contactelor între conducere și persoanele din afară și din interiorul firmei (întâlniri de lucru, ședințe, conferințe); capabil să facă oficiul de secretar de ședință și să redacteze procese-verbale;

– un bun documentarist, capabil să detecteze surse de documentare, să selecteze și să claseze materialul, să-l difuzeze sub formă de buletine, fise, etc;

– un bun specialist în manipularea și utilizarea aparaturii moderne de birou (calculatoare, mașini de multiplicat, aparatură de înregistrare-clasare, etc);

– un bun lucrător, capabil să întocmească statistici specifice sectorului de secretariat, să le prezinte sub formă de grafice și tabele;

– un bun agent de triere și transmitere a comunicărilor telefonice, capabil să filtreze, limitând până la evitarea totală a caracterului nociv al suprasolicitărilor și întreruperilor frecvente ale activității conducerii în anumite perioade.

– un lucrător capabil să redacteze rapoarte, referate, informări pe baza unor directive generale și a materialului documentar;

– un bun specialist pentru controlul și corectura editorială și tipografică a materialelor în curs de multiplicare.

3. 2. 4. Organizarea secretariatelor

În scopul desfășurării activității specifice, secretariatele dispun de resurse umane și materiale. Resursele umane se referă la personalul angajat în activitatea de secretariat (persoane fizice bine pregătite și capabile să se adapteze permanent la noutățile din domeniu). De modul lor de integrare în sistem depinde eficienta aparatului administrativ. Resursele materiale se referă la obiectele și mijloacele prin care se asigura condițiile de munca în acest domeniu, și anume:

– spațiul de lucru;

– obiecte de iluminat;

– obiecte de micro-climat, colorit, izolare fonica, mobilier;

– mașini și aparate moderne de birou (mașini de scris, de stenografiat, multiplicat, aparate de înregistrat, calculatoare, fax, telex etc.)

În funcție de modul de utilizare a resurselor umane și materiale, activitatea de secretariat poate fi organizata astfel:

– în unitățile administrative și firmele mici întreg nucleul de secretariat este centralizat;

– în administrațiile centrale și locale, în organizații mari, așezarea fizică este parțial centralizata (birouri colective), parțial descentralizata (șefi de cabinet, secretarii conducătorilor).

Organizarea centralizată în secretariate prezintă următoarele avantaje:

– concentrarea echipamentelor de birou, ceea ce înseamnă utilizarea lor la capacitate maxima;

– pregătirea noilor cadre este rapidă, afectarea lor pe lângă grupuri conduse centralizat influențează pozitiv formarea și perfecționarea lor;

– posibilitatea stabilirii unor standarde comune, ca rezultat al uniformității metodelor de operare în munca de birou;

– costul performantelor este scăzut, ca și al investițiilor în mașini de birou și al întreținerii lor, deoarece sunt folosite în cadru restrâns.

3. 3. ROLUL SECRETARIATULUI ÎN SISTEMUL

INFORMAȚIONAL AL ORGANIZAȚIEI

Indiferent de domeniul de activitate al unei organizații, de forma sa organizatorică, de mărimea ei, succesul depinde în mare parte de corectitudinea deciziilor, iar în procesul decizional, pe lângă cunoștințe, experiență, intuiție, o mare valoare o are informația. Informația corectă și obținută în scurt timp, stă la baza adoptării unei strategii adecvate în ceea ce privește activitatea unei firme.

Organizația este privită ca un sistem în care părțile componente contribuie la îndeplinirea activității acesteia. Sistemul organizațional este alcătuit din:

– sistemul decizional sau de conducere;

– sistemul operațional sau de execuție;

– sistemul informațional.

Între sistemul operațional și cel decizional legătura se stabilește prin sistemul Informațional (ȘI). Sistemul Informațional este definit în literatura de specialitate ca un ansamblu de mijloace umane și materiale, surse și nivele consumatoare, canale de circulație, proceduri și mijloace de tratare a informațiilor menite să contribuie la stabilirea și la realizarea obiectivelor organizației.

Mijloacele umane – sunt reprezentate de persoanele care vehiculează – emit sau transmit informații utile în cadrul sistemului organizației.

Mijloacele materiale se referă la mașini și echipamente de birou (calculator, mașina de scris, de copiat, telefonul, faxul etc.).

Informația poate fi definită ca un mesaj, o știre, un semnal, un grup de imagini ce reflectă starea unui sistem sau a modului în care aceasta funcționează și care aduce receptorului date noi, un plus de cunoaștere.

Fiecărei activități umane desfășurate în forma de organizare și structură specifice îi corespund informații specifice. Sursele de informație se regăsesc atât pe plan decizional cât și operațional. Informația este utilă cuiva dacă este cerută de un consumator de informație, indiferent dacă acesta este decedent sau executant. Indiferent de complexitatea sistemului, comunicarea necesită câteva elemente esențiale:

Informația circulă între emițător și receptor prin canale specifice (poștă, telefon etc.) și poate fi sub formă de: date, texte, imagini fixe, secvențe audio sau video etc.

Cantitatea de informații care se vehiculează între emițător și receptor constituie fluxul informațional. Distingem un flux de intrare de informații și un flux de ieșire de informații. De exemplu, legătura cu alte organizații aduce un flux de informații din afară (o cerere de ofertă, o comandă etc.). În fluxul de ieșire al informațiilor se pot încadra diverse forme de corespondență (oferta etc.). Se impune o organizare a informației care circulă atât în cadrul organizației cât și între aceasta și exterior.

Comunicarea în cadrul unei organizații sau în afară acesteia se desfășoară în bune condiții doar în cazul în care fluxul informațional cu elementele sale componente – preluarea – prelucrarea și transmiterea informațiilor respectă o serie de reguli referitoare la alegerea sursei de informații potrivite, la modificările, transformările, prelucrarea în vederea obținerii obiectivelor stabilite (de consumatorul de informații) prin respectiva informație. De asemenea, un rol important îl are și forma de prezentare precum și alegerea canalului adecvat pentru transmiterea informației. Este un lucru recunoscut că în acest proces preluare – prelucrare – transmitere, secretarei (asistentei manager) îi revin sarcini importante.

O secretară trebuie să știe de unde să obțină informațiile solicitate, cum să obțină în timp util și să le folosească eficient pentru fiecare situație. Este cunoscut faptul că la angajare, firmele solicită secretarei (asistentei manager) cunoștințe despre utilizarea Internetului, a calculatorului și a altor mijloace moderne de informare.

Preluarea informației necesită cunoașterea surselor de informații. Sursele de informații pot fi comenzile, minutele diverselor întâlniri de afaceri, cercetări de piață, baza proprie de date, anuare, statistici, reviste specializate, contractele cu alte organizații, programe de activitate, serviciul de informații teletext, Internetul, rețeaua Intranet, manuale, fișe, biblioteca proprie etc.

După preluarea unei informații aceasta trebuie transmisă (prin intermediul canalelor interne de transmitere a informației) persoanelor competente la rândul lor, acestea pot păstra informația sau o pot transmite mai departe la nivel intern pentru prelucrare sau la nivel extern, sub forma unei informații răspuns adecvate.

Informația ce urmează a fi transmisă capătă un caracter special și în funcție de modul de prezentare. Modalitatea de prezentare a informațiilor transmise constituie un element cheie în dezvoltarea unei imagini favorabile a firmei. Indiferent însă de modul de prezentare trebuie avut în vedere că mesajul să fie foarte clar, să răspundă intereselor celor care au cerut să fie într-o formă cât mai atractivă.

Este, de asemenea, foarte important pentru exactitatea și coerența informației și canalul ales pentru transmitere. În caz contrar pot apărea distorsiuni în receptarea informației. Astfel:

– dacă informația trebuie transmisă rapid unui număr mare de oameni se va alege fax-ul, e-mail-ul;

– dacă se impune desfășurarea unei ședințe și pentru a reduce costurile (timp și bani) se va alege videoconferința;

– dacă mesajul este mai complex și necesită și oferirea unor explicații suplimentare se va alege discuția față în față sau telefonul;

– dacă informațiile sunt cele de zi cu zi se poate alege e-mail-ul.

În concluzie, putem spune că informația, pe lângă caracterul de unitate și utilitate, trebuie:

– să fie exactă și completă;

– să fie furnizată la timp;

– să corespundă atât cantitativ cât și calitativ;

– să fie transmisă pe canalul cel mai scurt;

– să fie prezentată într-o formă adecvată și accesibilă.

Secretariatul reprezintă un important canal informațional, un releu intermediar și în anume condiții un emițător de informații. El acționează în ambele sensuri ale circulației informației (ascendent și descendent). Secretariatul este o “stație” atât în circuitul ascendent (de la sistemul operațional la cel decizional) cât și în circuitul descendent (de la sistemul decizional la cel operațional).

În sens ascendent al informației secretariatul furnizează conducerii informații, unele selectate prin mijloace directe, altele obținute pe baza delegării de autoritate de la alte compartimente sau unități subordonate.

Acestei etape îi sunt specifice informații furnizate de secretariat ca:

– prevederi din acte cu caracter normativ;

– prezentarea notelor de comunicări telefonice;

– comunicări verbale personale sau prin microfon, (în general pentru anunțarea unor chemări telefonice, prezentarea unor persoane la conducere, etc.);

– prezentarea programelor, a unor materiale documentare;

– extrase din acte și corespondența clasată sau arhivată;

– prezentarea corespondenței primite;

– prezentarea rapoartelor referatelor, informărilor cu privire la situații existente sau trecute;

– prezentarea unor situații statistice însumate sau prelucrate sub forma unor grafice.

Astfel de informații sunt anterioare perioadei de elaborare a deciziilor.

În sens descendent al circulației informației, secretariatul transmite deciziile conducerii care se concretizează în:

– activitatea de redactare de ordine, dispoziții circulare, redactate uneori de secretariate;

– transmiterea orală a unor decizii personal sau prin telefon celor care trebuie să le execute;

– note scrise de conducere cu indicații pentru efectuarea unor lucrări, constituind decizii asupra modului de rezolvare a unor probleme.

Deciziile conducerii trebuie transmise cu precizie pentru a nu fi posibile interpretări ulterioare care să genereze neîndeplinirea sau îndeplinirea parțială sau incorectă a unor sarcini.

A treia etapă a circuitului informațional, în care secretariatului îi revin sarcini importante este din nou în sens ascendent în cursul executării deciziei.

În această etapă în afară informațiilor date de compartimentele operaționale, secretariatul informează permanent conducerea asupra respectării termenelor de execuție. Pentru aceasta secretara (asistenta manager) își organizează un sistem de evidențe operative, (scadențarul de termene, agendă, fișiere în care sunt incluse detaliat toate deciziile conducerii) care îi permit să urmărească pentru informarea conducerii stadiului realizării acestora.

Schimbul de informații între conducere și secretariat se realizează prin comunicări permanente. Permanentul schimb de informații, deși util prin operativitate poate duce uneori la frecvente întreruperi în munca de concepție a conducerii dar și a secretariatului.

Pentru evitarea acestui neajuns secretara amplasează în apropierea sa un raft cu mai multe compartimente. Fiecare compartimente este destinat unei persoane sau unui serviciu și este împărțit în două: o parte pentru comunicări către secretariat, iar cealaltă parte de la secretariat. Sunt exceptate informațiile foarte urgente care sunt transmise imediat.

3. 4. ROLUL ȘI LOCUL SECRETAREI (ASISTENTEI

MANAGER) ÎN LUMEA PROFESIONALĂ

CONTEMPORANĂ

3. 4. 1. Funcția de secretară

Funcția (postul) unui lucrător într-o organizație constituie participarea sa permanentă la desfășurarea diferitelor activități ce permit realizarea obiectivelor firmei.

Multe funcții sunt descrise exclusiv pe baza îndatoririlor pe care le presupun. (activitățile care trebuie îndeplinite și rezultatele care se așteaptă din partea persoanei care le îndeplinește). Totuși pentru a avea o imagine clară a unei funcții trebuiesc luate în considerare următoarele elemente:

– educația (specifică nivelului de educație cerut: liceu, studii superioare, școli sau cursuri pregătitoare etc.);

– experiență profesională (unele funții se pot încredința imediat după terminarea școlii, altele necesită o anumită experiență);

– poziția în structura organizațională sau în structura ierarhică superioară. În această etapă se va descrie poziția pe care o ocupă funcția de secretară (asistentă manager) în ansamblul structurii, locul pe care îl ocupă în organigrama organizației;

– atribuții și sarcini – impuse funcției respective;

– calități personale – cerute pentru ocuparea funcției;

– un tip special de responsabilitate (de exemplu coordonarea unei echipe de secretare sau luarea de decizii în numele șefului prin delegare de autoritate).

Funcția de secretară este definită în fișa postului, iar pentru evaluarea acesteia se stabilește un sistem de punctaj în funcție de : gradul de pregătire – de bază și de specialitate – experiența acumulată și manifestată, gradul de dificultate și de risc pe care le presupune executarea funcției, priceperea de a lucra cu aparatura modernă din dotare (calculator, copiatoare, telefax etc.); cunoașterea și practicarea curentă a unei limbi de circulație internațională.

Funcția de secretară presupune omniprezența ei la diferite activități organizate de conducere, consemnarea lucrărilor respective, preluarea, plasarea și arhivarea documentelor rezultate etc.

Pentru funcția de secretară nu există o descriere universal valabilă, dar definirea funcției presupune considerarea cel puțin a următoarelor elemente : scopul și rolul secretariatelor în sistemul general al activității economico-sociale și în organizația respectivă, poziția pe care activitatea de secretariat o deține, responsabilitățile, gradul de autoritate primită de la manager, relațiile cu toți factorii implicați în respectivul proces al muncii.

Manualele de specialitate dau următoarea clasificare a funcțiilor de secretare:

1) Secretare ucenice

– dactilografiază scrisori, diverse materiale,

– multiplică materialele,

– preiau mesaje,

– ajută la expedierea corespondenței prin fax, poștă,

– nu au responsabilități,

2) Tinere secretare

– dactilografiază corespondența pornind de la notițe stenodactilografiate, casete audio,

– editează texte pe computer,

– preiau și transmit mesaje,

– redactează corespondența simplă,

– expediază corespondența,

– primește vizitatorii,

– organizează ședințe, conferințe,

– stenografiază la diferite ședințe,

– au responsabilități multiple dar limitate.

3) Secretare personale

– aparțin de obicei unui director executiv, a cărui activitate o organizează,

– redactează și clasează corespondența,

– cunosc bine stenografia și lucrul pe calculator,

– redactează singură rapoarte, referate, broșuri,

– întocmesc dări de seamă,

– primesc vizitatorii,

– organizează călătorii de afaceri,

– organizează agenda șefului,

– au cunoștințe de contabilitate,

– participă la întâlnirile de afaceri,

– traduc din și în limbi străine

– organizează ședințe, conferințe,

– au responsabilități care le permit să participe la actul de conducere,

4) Asistente personale

– reprezintă funcția secretarială cea mai importantă,

– lucrează în sfera conducerii,

– aparțin unui director general (manager) sau președinte,

– supraveghează activitatea secretarelor ucenice și tinerelor secretare,

– supraveghează personalul administrativ, curieri, șoferi, personalul de serviciu,

– traduc din și în limbi străine,

– organizează protocolul la ședințe, conferințe, întâlniri de afaceri,

– organizează cursuri de perfecționare,

– analizează și evaluează activitatea de secretariat,

– iau anumite decizii în numele șefului (prin delegare de autoritate),

– au cunoștințe de contabilitate, drept, management, etc.,

– se ocupă de recrutarea personalului din secretariat

– pot avansa pe scara ierarhică.

Desigur, conținutul noțiunii de secretară nu cuprinde numai cele 4 categorii, ci și altele: secretară șefă, șefă de cabinet, asistent executiv, administrator pe probleme de învățământ etc.

Statisticile demonstrează că 95% din funcțiile de secretare sunt ocupate de femei. Sociologii argumentează acestea prin faptul că este o meserie care se potrivește ca o “mănușă” femeilor căci ele din naștere au, o capacitate mai mare de supunere, înclinație spre detaliu, loialitate, abilitate relațională și chiar o mai mare inteligență emoțională.

În zilele noastre meseria de secretară/asistent manager este foarte căutată, accentul punându-se acum pe selectarea cât mai atentă a lor. Dovadă că este așa sunt și zecile de anunțuri care apar zilnic în ziare și reviste.

Dacă acum 12-14 ani a fi secretară însemna o viață oarecum lipsită de griji, sub aripa protectoare, de multe ori la propriu și la figurat a șefului, o viață în care principalele atribuții erau cafeaua de dimineață a șefului, ziarele, ceva corespondență, telefonul, dar mai presus de toate ocrotirea șefului de prezența inoportună a diverșilor solicitanți, astăzi lucrurile s-au schimbat. Această imagine percepută de “ochiul public” într-un anumit clișeu plasat undeva în sfera derizoriului a dispărut, aproape în întregime, datorită gradului lor de profesionalism, calității serviciilor de comunicare și administrație pe care le pot oferi.

Profesiunea de secretară este poate singura profesiune care a “suferit” cele mai multe transformări după 1989, odată cu apariția și la noi a mijloacelor moderne de comunicare și informare. Secretara nu înseamnă doar puțină dactilografie, picioare frumoase și arta de a face cafea, ea lucrează acum pe calculator, folosește Internetul, are cunoștințe de management, marketing, drept, primește și transmite mesaje prin telefon, fax sau e-mail în limbi străine pe care le stăpânește mai bine decât șeful ei, dispune de un mic atelier informațional, dactilografiază pe calculator folosind “metoda oarbă”. Ea întocmește și folosește sisteme sigure de evidență, fiind la curent cu instituțiile, organismele și departamentele din țară și străinătate cu persoanele lor cheie. “Ea este cronicara evenimentelor instituției sale, autoare de anale nepublicate. E mai ușor să găsești un expert sau un strateg decât o secretară bună”.

În prezent secretara deține o funcție indispensabilă pentru bunul mers al organizației din care face parte și care a devenit acum o ocupație de un înalt profesionalism. O secretară este o profesionistă în adevăratul sens al cuvântului. Existența a numeroase școli postliceale, cursuri pentru secretare și chiar colegii care pregătesc tinerele secretare sau asistentele manager, existența Asociației Europene a Secretarelor Profesioniste confirmă caracterul profesionist al acestei activități.

Profesiunea de secretară, ca atâtea altele se practică și din vocație, o vocație care se poate descoperi, cultiva și perfecta prin intermediul educației continue. Secretara modernă este o persoană educată și educabilă care are capacitatea de a comunica cu oamenii verbal sau scris, de a înțelege psihologia lor, o persoană care posedă pe lângă un cod al eticii profesionale, cunoștințe legate de profilul firmei și de operațiile tehnice specifice muncii de secretariat, și calității manageriale la fel de dezvoltată ca ale celor care conduc instituția din care face parte. Secretarele sunt managerii propriilor lor firme – secretariatele.

Profesiunea de secretară nu reprezintă o muncă independentă. Spre deosebire de un contabil manager, secretara este întotdeauna legată de o anumită persoană sau de un anumit departament. Ea lucrează pentru alții, munca ei folosește muncii altora. Rolul principal al secretarei este de a ajuta. Secretara și șeful trebuie să formeze o echipă în adevăratul sens al cuvântului cu drepturi și obligații reciproce pentru fiecare din membrii echipei. Este esențial ca șeful și secretara să gândească, să planifice și să acționeze ca o echipă. Așa cum succesul jucătorilor de tenis la dublu depinde de abilitatea fiecăruia de a anticipa loviturile celuilalt pentru a se completa și sincroniza, tot așa șeful și secretara trebuie să muncească din greu pentru a-și dezvolta strategia de echipă. Munca unui director și cea prestată de o secretară sunt greu de separat; acțiunile directorului și cele ale secretarei sunt complementare, fiind direcționate spre același scop. De exemplu trebuie scris un raport: directorul concepe, secretara îl prelucrează, îl stilizează. Deci sarcina unică a fost aceea de a prezenta un raport care s-a finalizat prin contribuția celor două persoane, existența uneia depinzând de existența celeilalte. Este cunoscut faptul că atunci când șeful avansează pe scara ierarhică, secretara este luată cu el. (nu este mai puțin adevărat că pentru unele secretare există riscul să rămână fără post atunci când șeful este schimbat pe criterii politice).

Secretara este cea care contribuie la imaginea publică a unei firme sau instituții. Ea reprezintă prima imagine a firmei, prima persoană cu care se intră în contact (știm cu toți că prima impresie contează; imaginea pe care o creează secretara este extrem de importantă. Nu de puține ori am auzit s-au am gândit “dacă secretara arată așa sau se comportă așa … ce să mai zicem de șef”).

Trebuie să recunoaștem că în România zilelor noastre, mai ales în instituțiile publice de stat, secretariatul apare ca ceva “tabu”, ca locul unde îți este teamă să intri și să ceri informații și asta pentru că unele secretare confundă profesionalismul cu atitudinea ostilă pe care o afișează de la prima ora a programului, aducând astfel un mare deserviciu atât șefului cât și instituției unde lucrează.

Rolul secretarei devine mai puțin acela de servitoare a managerului și mai mult de manager administrativ.

Schimbările politice din ultimii ani, dispariția confruntărilor Est-Vest au modificat și piețele: întreprinderile se află în luptă concurențială, ele trebuie să acționeze și să gândească global, deoarece structurile tradiționale ale întreprinderilor cu diviziunea lor strictă a muncii, orientată ierarhic mult prea greoaie pentru a putea reacționa rapid și flexibil la cerințele clienților.

Toate aceste procese determină pentru secretare riscuri și noi șanse și anume:

– în cadrul restructurării conducerii, în multe unități se desființează niveluri ierarhice întregi sau se desprind din întreprindere domenii complete. Sunt mai puțini șefi, automat există mai puține secretare;

– presiunea crește asupra secretarelor rămase, pentru că eliminarea unor niveluri ierarhice nu înseamnă și dispariția tuturor sarcinilor. De regulă, sarcinile sunt redistribuite și măresc spectrul de sarcini al celor rămași;

– progresul tehnologic obligă la învățarea continuă, timpul necesar fiind adesea suplimentar. Cine nu ține pasul cu noile tehnologii, își va pierde mai devreme sau mai târziu slujba;

– apariția pe scară largă a calculatoarelor face ca șefii să le folosească nu numai pentru a-și rezolva problemele proprii, dar și pentru scrierea, uneori, a corespondenței. Aceasta poate fi considerată fie ca o degrevare a secretarelor, fie ca o concurență. De regulă, este mai puțin economic și eficient ca șefii să-și scrie singuri corespondența. Ei sunt prea costisitori și prea lipsiți de experiență pe post de scribi. (Câți dintre ei pot scrie repede după metoda oarbă, cu zece degete?);

– restructurările le privesc din ce în ce mai mult și pe secretare. Se experimentează și se testează: secretariatele pe domenii, echipele de secretariat birourile-centre de profit, lucrul de la distanță etc.

Din fericire, există și reversul medaliei, iar șansele pentru secretare sunt foarte bune.

Dezvoltarea continuă a tehnologiei informaționale și comunicaționale reprezintă o șansă pentru secretare. E-mail (poșta electronică), calculatorul, calendarul electronic de termene înseamnă pentru secretare o degrevare de muncile de rutină, mari consumatoare de timp. Biroul va deveni mai sărac în hârtii, iar întocmirea, distribuirea și gestiunea informațiilor se vor accelera. Aceasta presupune, însă, cunoașterea tehnicilor necesare. Folosirea acestora prezintă pentru secretare următorul avantaj: timpul câștigat pe care îl poate folosi pentru a obține sarcini mai atractive.

Pentru secretare apar și alte perspective și anume:

1) asistența managerială calificată: Dacă pe viitor vor fi mai puțini șefi, aceștia vor avea mai mult de lucru, deci, crește domeniul de conducere; se vor schimba și sarcinile de conducere. Conducerea subordonaților se va face mai ales prin comunicare, pentru care șefii au nevoie de sprijinul unor asistente calificate, competente profesional și talentate psihologic.

În spatele șefilor eficienți vor sta în viitor, mai mult decât în prezent, niște administratoare eficiente ale timpului. Asistentele calificate vor gestiona nu numai șefii și totalitatea fluxurilor organizatorice din secretariat, ci și părți din sarcinile lor, pe care le vor rezolva independent (de exemplu: sub forma unor proiecte sau domenii proprii de specialitate);

2) prestările de servicii în mediul birotic: Așa cum am mai spus, tot mai multe firme experimentează noi forme de organizare pentru prestările de servicii birotice. O astfel de formă o constituie organizarea unui centru birotic intern al firmei căruia clienții îi comandă întocmirea utlrarapidă a graficelor lor de prezentare, din care se organizează și se dirijează video-conferințele, sau prin care se derulează organizarea și coordonarea ședințelor, congreselor.

3) externalizarea unor funcțiuni din întreprinderi: reprezintă, poate, o nouă șansă pentru secretare. Aceasta presupune și o anumită acceptare a riscului. Domeniul se întinde de la tradiționalul birou de dactilografiat, la organizarea manifestărilor, aranjamentele de călătorii, traducerile și stagiile de formare profesională, cercetarea informațională sau coordonarea.

Multitudinea șanselor profesionale este încă imprevizibilă pentru persoanele care îndrăznesc să se califice continuu. Folosirea acestor șanse înseamnă conducerea secretariatelor și posibilitatea acordării asistență șefilor, indiferent ce denumire vor purta atunci profesiunile salariatelor. Formarea profesională continuă devine obligație, prin aceasta nu se înțelege formarea tradițională, ci învățarea pe tot parcursul vieții profesionale. Cu cât este mai calificată competența profesională, cu atât mai interesante sunt sarcinile (și salariile lor) și cu atât mai sigure sunt locurile lor de muncă.

Prin îmbunătățirea performanței și eficienței muncii lor, ele contribuie la o înțelegere mai bună și la o percepție publică apreciativă sporită a statutului profesional și social al secretarei în societatea modernă. A avea o prezență fizică agreabilă, a stăpâni o limbă străină și lucrul pe calculator, sau a dispune de o diplomă universitară sunt elemente importante, însă departe de a suplini cei ”șapte ani de acasă”, permanenta preocupare de a învăța, de a se autodepăși, precum și grija constantă de a păstra proporțiile dictate de bunul simț și de respectul pentru ceilalți.

Competente și conștiente de sine – așa le dorim pe secretarele și asistentele manageriale de mâine. Sperăm ca și în conștiința concetățenilor noștri să se formeze acea imagine pe care o merită secretarele de multă vreme.

În concluzie, putem spune că oricât de multe schimbări vor fi în structura organizatorică a instituțiilor, oricât de multe și sofisticate echipamente apar, acestea nu vor reuși să înlocuiască niciodată o secretara competentă, care se va perfecționa continuu.

3. 4. 2. Funcția de asistent manager

Asistentul manager face parte din structurile ierarhice superioare, ca prim subaltern și în același timp colaborator apropiat al directorului (general sau de departament). Asistentul manager nu poate da dispoziții nimănui, fără a fi delegat în acest sens de director, doar dacă la rândul său are subalterni (secretare). Sunt cazuri în care, prin delegare de autoritate, asistentului manager i se subordonează directori de departamente, asistentele acestora etc.

Activitatea de asistent manager oferă nenumărate satisfacții personale și profesionale, dar și o serie de constrângeri:

Avantaje:

– un salariu mai mare;

– condiții de muncă mai bune;

– contacte variate;

– mai multe responsabilități;

– mai multă putere de influență.

Constrângeri:

– deplasări frecvente în provincie și/sau străinătate;

– program flexibil;

– raportări permanente;

– obligații sociale sau mondene: o mai mare disponibilitate;

– stagii de perfecționare.

Pe de o parte, orice director își dorește un asistent care să primească dispozițiile fără a-l contrazice, să fie loial și discret, iar pe de altă parte, independența, inteligența, solicitudinea și responsabilitatea sunt acele calități pe care trebuie să le aibă un asistent manager pentru a-l degreva de anumite sarcini, sprijini și asigura succesul.

Sarcinile și atribuțiile pe care trebuie să le îndeplinească un asistent manager depind de poziția pe care șeful lui o ocupă în structura organizatorică a firmei, precum și de activitatea desfășurată de aceasta. Față de secretara din instituțiile de stat, asistentului manager i se cer mai multe cunoștințe și abilități (cunoștințe de management, marketing, drept, psihosociologie, informatică, relații publice etc.); au mai multe responsabilități.

Cele mai importante competențe ale asistentei manager sunt:

– administrarea-gestionarea documentelor;

– corespondența cu partenerii de afaceri;

– motivare-stimulare;

– rezolvare a conflictelor;

– luarea deciziilor;

– negocierea;

– controlul;

– delegarea responsabilităților;

– raportarea activității;

– optimizarea forței de muncă;

– coordonarea perfecționării forței de muncă;

– comunicarea interpersonală.

Aceste unități de competență definesc în mare parte activitatea unei asistente manager, dar așa cum am mai spus, ele se stabilesc în funcție de domeniul în care lucrează și de poziția pe care o ocupă (în subordinea directorului general, a unui director de departament etc.).

Asistenta manager ocupă o funcție reprezentativă în cadrul firmei, ea reprezentând „cartea de vizită” a firmei în fața partenerilor de afaceri. Lipsa de tact, comportamentul ursuz și indiferența acționează în mod negativ asupra clienților. De aceea, o bună asistentă trebuie să cunoască și să respecte regulile bunelor maniere în afaceri, să dovedească respect față de clienți, să respecte timpul celorlalți, să fie amabilă, binevoitoare și să poată purta în mod plăcut o conversație.

3. 4. 3. Calitățile și aptitudinile secretarei (asistentei manager)

În condițiile organizării moderne a unităților este foarte important ca la selectarea personalului din secretariat să se țină cont nu numai de pregătirea profesională, de cunoștințele de cultură generală, dar și de anumite calități și aptitudini.

Este evident că nu există nici o secretară sau asistent manager care să îndeplinească toate cerințele pe care le vom enumera mai jos, dar o secretară bună trebuie să aibă cât mai multe din aceste calități, pe care, printr-o educație permanentă le poate dobândi sau dezvolta.

1. Inteligența – În cele două forme ale sale, teoretică și practică, inteligența presupune:

– raționament și reflecție pentru a analiza faptele și a ajunge la o situație reală;

– capacitate de analiză și sinteză, ceea ce contribuie la optimizarea activității;

– capacitate de adaptare, pentru a face față dinamicii muncii de secretariat. Secretara trebuie să țină cont de schimbările care au loc în structura firmei, stabilind strategii noi, pe măsura noilor situații. De multe ori specificul muncii de secretariat presupune întreruperea unor lucrări în favoarea altora mai urgente și mai importante;

– bun simț și înțelegere, în vederea rezolvării cazurilor sau problemelor dificile și complicate care apar obiectiv în procesul muncii;

– perspicacitate pentru sesizarea nuanțelor. La selectarea persoanelor care urmează a lucra în secretariate, testarea perspicacității, prin folosirea testelor de inteligentă este deosebit de importantă;

– spirit metodic, rezultat din necesitatea de a se lucra după un plan al priorităților și din necesitatea utilizării corecte a instrumentelor de lucru (agende cronologice și pe domenii de activitate, scadențarul de termene etc.);

2. Discernământ – pentru a permite distincția între laturile unei probleme și alegerea celei mai bune soluții. Complexitatea vieții economico-sociale pune, de multe ori, secretara în situația de a alege între două soluții, ambele rele, pe cea mai puțin rea. O alegere corectă poate fi benefică pentru firmă, la fel cum o alegere greșită poate fi în defavoarea unității respective.

3. Memorie – face parte din calitățile indispensabile pentru buna exercitare a atribuțiilor unei secretare; ea trebuie să rețină fizionomii, nume, numere de telefon și adrese, date statistice și alte informații. Reținerea și utilizarea informațiilor este mult ușurată de instrumentele operative (agende, caiete de sarcini, scadențare de termene, calculator etc.). Este adevărat că memoria este o calitate nativă, dar tot la fel de adevărat este că oamenii mai puțin dotați obțin rezultate performante prin exercițiu de memorie.

4. Atenția ameliorează memoria. Ea permite secretarei să rețină informații, înregistrând și transmițând datele fără erori.

5. Inițiativa îi permite secretarei să ia decizii rapide în cadrul competențelor atribuite. Inițiativa secretarei scutește conducerea de a însoți unele decizii mai puțin importante de multe amănunte, dar nu scutește secretara de a solicita precizări suplimentare (dacă este cazul). În strânsă legătură cu inițiativa este competența, care implică răspunderea, responsabilitatea celui care o ia. Inițiativa secretarei nu trebuie să însemne imixtiunea în prerogativele conducerii și nici în inițiativele celorlalte compartimente;

6. Spirit creativ – este în strânsă legătură cu inițiativa. Creativitatea înseamnă căutarea continuă de soluții care ar putea îmbunătății activitatea firmei.

7. Simțul estetic – se concretizează în:

– preocuparea pentru realizarea unui mediu plăcut, ordonat și confortabil, atât în spațiul propriu de lucru, cât și în cel al conducerii;

– preocuparea pentru procurarea unor materiale – articole de birotică și papetărie cât mai adecvate, dar și aspectuoase. O atenție deosebită trebuie acordată aspectului estetic al tuturor materialelor destinate afișării (anunțuri, etichete, postere etc.);

– aranjarea cu bun gust în birou a unei vaze cu flori sau a unei plante, a unor tabele sau grafice;

– preocuparea pentru ținuta proprie care trebuie să fie impecabilă, începând cu îmbrăcămintea, încălțămintea și terminând cu coafura și produsele cosmetice folosite. Ținuta unei secretare trebuie să fie sobră și elegantă, fără a avea un caracter festiv. Nu de puține ori, în instituțiile publice sau la locul de muncă suntem agresați vizual de culorile stridente ale vestimentației, ale părului sau machiajului unor secretare și nu numai. Este știut faptul că secretara (asistenta manager) este reprezentativă pentru instituția din care face parte și de aceea se impune o preocupare permanentă pentru felul cum arată;

– prezentarea documentelor într-o formă atractivă; aranjarea corectă a textelor în pagină.

8. Calități de organizator și spiritul de ordine sunt necesare atât la nivelul conducătorilor compartimentelor de secretariat, cât și al fiecărui executant în parte și presupune:

– ordine în idei;

– ordine în acte;

– ordine în păstrarea materialelor de referință;

– ordine în aranjarea obiectelor.

9. Calități de vorbire și redactare – sunt considerate aptitudini de bază ale secretarei. Modul în care vorbești este un element important care contribuie la imaginea unei persoane care reprezintă o instituție. Pe lângă atitudine și aspectul exterior secretara trebuie să vorbească clar (pentru a evita interpretările), concis (pentru a economisi timpul propriu și pe cel al interlocutorului său), precis (pentru a nu mai fi nevoie de lămuriri suplimentare) și corect din punct de vedere literar și gramatical. Toate acestea trebuie utilizate cu respectarea formelor și formulelor de politețe.

10. Politețea este un factor de eficiență pentru activitatea unei firme. Nu costă, dar poate aduce mari beneficii. Secretara trebuie să manifeste politețe și respect pentru toate persoanele cu care intră în contact. Este politicos și eficient să răspundă la întrebările ce li se pun chiar și prin “da” sau “nu”, decât să răspundă “nu știu, veniți mâine”, “nu este program cu publicul” etc. Este un act de impolitețe să mesteci gumă în timp ce vorbești cu cineva (chiar și la telefon).

11. Meticulozitatea – este o altă calitate indispensabilă în munca de secretariat. Ea trebuie să privească faptele în profunzime, să încerce să pătrundă în esența fiecărei probleme, astfel încât tot ceea ce face să fie riguros, exact, fie că este vorba de agenda de întâlniri a șefului, agenda ei cu adrese sau un referat. La corectitudine și precizie se ajunge nu numai controlând și verificând informațiile pe care secretara le folosește dar și documentele care ies din biroul ei. Fiecare proces sau fenomen presupune o analiză atentă nu numai a elementelor manifestate superficial, ci este necesar să se pătrundă în esența problematicii, astfel încât informațiile prezentate conducerii să fie cât mai exacte.

12. Tact și diplomație – înseamnă capacitatea de a lucra, de a vorbi și de a da satisfacție tuturor, de a-i face să se simtă importanți, chiar și atunci când au primit un răspuns negativ. Se știe că nemulțumiții sunt o constantă a oricărui birou și că de multe ori colegii cer secretarelor să le rezolve problemele lor personale ca și când acestea ar fi cele mai urgente. Cu tact și diplomație secretara trebuie să-i informeze asupra sarcinilor de serviciu pe care le are și a necesității rezolvării lor, dându-le de înțeles că problemele lor nu pot fi prioritare.

De multe ori apare următoarea situație: Șeful îi cere să nu-l deranjeze o jumătate de oră orice s-ar întâmpla. Intre timp sună unul din clienții firmei și vrea să vorbească urgent cu el. Secretara știe că cel care a sunat este un client cu care firma are o afacere foarte importantă. În această situație nu este cel mai indicat ca ea să respecte cu strictețe indicația șefului. Îl va ruga pe client să aștepte puțin și îl va informa pe șef de situația apărută. Cu tact și diplomație îl asigură pe șef că a înțeles instrucțiunea lui, dar că mesajul clientului i s-a părut suficient de important. Șeful va fi recunoscător că a înțeles situația și că l-a întrerupt cu tact.

13. Punctualitatea – presupune respectarea nu numai a orelor de program la serviciu, dar și respectarea orelor de organizare a unor întâlniri de afaceri sau manifestări științifice.

14. Autocontrolul – Se știe, că secretariatul este locul unde se lucrează într-un ritm alert și deci, posibilitatea de eroare în scris este foarte mare. În această situație autocontrolul este o operație nu numai indispensabilă, dar și obligatorie. Autocontrolul poate îmbrăca și alte forme: în relațiile cu diferite persoane colaboratoare, este deosebit de important ca secretara să se autocontroleze în vorbire, gestică, comportare.

15. Capacitatea de a comunica. Se pune tot mai mult accentul pe capacitatea secretarelor (asistentelor manager) de a comunica pentru că, cu cât sunt mai mari progresele tehnologice, cu atât va fi mai necesar ca vocea umană să poată convinge, să calmeze, să laude și să încurajeze. Șefii au nevoie de persoane competente care să poată comunica cât mai eficient cu angajații firmei, dar și cu furnizorii și clienții. Cu cât capacitatea de a comunica este mai mare cu atât va fi mai bună imaginea sa și a firmei pentru care lucrează. Secretarele care vor beneficia cel mai mult de recompensări – prin avansări și măriri de salariu sunt cele cu abilități de comunicare.

16. Independența. Deși secretara este o verigă într-un lanț, ea trebuie să fie capabilă să lucreze și independent : un director sau un avocat angajează o secretară pentru a organiza activitatea de birou cât mai eficient și pentru a-l degreva pe el de anumite servicii. Ea nu trebuie să-i ceară mereu explicații, sau soluții.

17. Capacitatea de a colabora. Secretara trebuie să colaboreze în bune condiții, pentru realizarea sarcinilor, atât cu șeful cât și cu ceilalți angajați ai firmei. Ea trebuie să le pună la dispoziție toate informațiile necesare.

18. Atitudinea pozitivă față de muncă. În mod evident duce la productivitatea de ansamblu a biroului. Iată câteva atitudini:

Negativă

– Nu este destul de practic, mai bine renunțăm.

– De ce să achiziționăm un alt dispozitiv?

Pozitivă

Să analizăm toate posibilitățile.

Poate achiziționarea unui nou dispozitiv va duce la eficientizarea lucrului.

19. Buna dispoziție și simțul umorului. – este o atitudine pe care ar trebui să o aibă orice secretară în momentul în care trece pragul biroului său. Îndeplinirea cu plăcere a sarcinilor de serviciu este o dovadă a profesionalismului.

20. Loialitatea – față de șeful direct și față de firmă, este una dintre cele mai importante calități ale unei secretare. Loialitatea presupune atașament față de locul de muncă, față de șeful direct, apărarea secretului de serviciu, apărarea intereselor unității ; orice șef își dorește un subaltern loial pe care să poată baza oricând.

21. Confidențialitatea. Începe să devină o cerință care cântărește destul de greu atunci când cineva trebuie să obțină un post. Sunt instituții care pun foarte mare accent pe confidențialitate (se acordă chiar sporuri la salariu). Păstrarea confidențialității informațiilor față de cei din afară sau chiar de cei din interiorul instituției este o sarcină dificilă. Presiune exercitată cu scopul de a obține informații se poate manifesta cu o intensitate crescută, mai ales dacă secretara lucrează pentru o oficialitate aleasă sau pentru un șef care ocupă o poziție cheie într-o instituție.

22. Eficiența – secretara trebuie să știe să rezolve sarcinile importante într-un timp relativ scurt, pentru ca șeful să o poată aprecia la adevărata ei valoare. Ea trebuie să stabilească corect prioritățile pentru a fi eficientă.

24. Capacitatea de a lucra sub presiune. În secretariat se întâmplă să apară la un moment dat mai multe probleme urgente care trebuie rezolvate. În birou intră mai multe persoane, fiecare având câte o problemă urgentă de rezolvat. În astfel de împrejurări se manifestă ca reacție stresul și iritabilitatea. Fără să intre în panică și cu profesionalism secretara (asistenta) trebuie să ia deciziile cele mai bune și să stabilească care sunt problemele urgente și importante, fără să jignească pe cineva.

În afară de aceste calități și aptitudini, secretarei i se cere un anumit nivel de cultură generală, justificat de faptul că ea intră în contact cu mulți oameni, diferiți ca stil, mai ales atunci când este un reprezentant al firmei în aceste contacte. Ea trebuie să aibă cunoștințe din diverse domenii. Astăzi există multe mijloace de informare în masă (radio, televiziune, ziare, Internet etc.) care îi permit să fim la curent cu evenimentele din țară și din lume. O bună secretară trebuie să fie interesată de acestea.

Cerințele profesionale față de o secretară sunt la fel de complexe ca și sarcinile pe care le îndeplinește aceasta în cadrul firmei. Calitățile profesionale se obțin prin studiu permanent, prin observarea celorlalți și adaptarea la modul de lucru al organizației.

Cerințele profesionale se referă la:

– cunoașterea limbii române cu tot ceea ce înseamnă ea (ortografie, gramatica, vocabular);

– cunoașterea și utilizarea corectă a metodelor și tehnicilor ce constituie baza profesiunii sale:

– procedee de scriere și citire rapidă;

– procedee de codificare și clasare;

– cunoașterea a una, două limbi străine;

– cunoașterea lucrului pe calculator:

– tehnoredactare;

– baze de date;

– poștă electronică;

– noile tehnologii de transmitere și prelucrare a informațiilor;

– cunoașterea unor noțiuni de psihologie și comportament în relațiile cu publicul (secretara trebuie să fie un bun psiholog, reușind să descopere ce fel de om are în față și ce poziție trebuie să adopte față de comportamentul acestuia).

– cunoașterea unor principii de organizare și conducere; în acest sens, ea trebuie să aibă cunoștințe de drept, marketing, management, contabilitate, psihologie etc.

– cunoașterea lucrărilor de secretariat și corespondență;

– dorința de a se perfecționa continuu în domeniul de activitate al firmei prin studierea literaturii de specialitate și a publicațiilor de profil.

3. 5. ROLUL SECRETARIATULUI ÎN STABILIREA

RELAȚIILOR INTERPERSONALE

Secretara prin atribuțiile specifice, se află în contact permanent nu doar cu lucrătorii din unitate, ci și cu un număr mare de persoane din afară unității (delegații, clienți vizitatori, persoane ce se prezintă în audiență sau cer diferite relații). Un element important pentru o secretară constă în abilitatea de a lucra și de a comunica cu oamenii.

Abilitatea secretarei în relațiile interpersonale constă în:

– stabilirea și menținerea relațiilor de lucru;

– depistarea și rezolvarea problemelor folosind rațiunea și spiritul de inițiativă;

– influențarea opiniei celorlalți și ducerea la bun sfârșit a negocierilor; sprijinirea și supervizarea personalului din subordine;

– comunicarea efectivă cu alte persoane.

Făcând o grupare a relațiilor ce se stabilesc între secretariat și alte persoane avem următoarele categorii:

1) relațiile secretariat – conducere (executiv);

2) relațiile secretariat – alte compartimente;

3) relațiile secretariat – persoane din afară unității.

3. 5. 1. Relațiile secretariat – conducere (executiv)

Acest tip de relație este permanentă și în cadrul acestora, secretara trebuie să respecte cerințelor de disciplină, punctualitate și ordine.

În acest context, disciplina înseamnă respectarea legilor a reglementărilor de ordine interioară, a ordinelor, indicativelor, deciziilor conducerii și păstrarea secretului profesional.

Într-o organizație pot fi câțiva directori executivi. Seful ei direct este un membru al echipei manageriale și secretara are un rol important în funcționarea cu succes a acestei echipe.

Relațiile secretariat – conducere trebuie să se bazeze pe respect și ajutor reciproc. Secretara trebuie să știe care sunt sarcinile și politicile prioritare ale conducerii, întocmind agenda de lucru în funcție de acestea.

De asemenea, secretara trebuie:

– să se asigure că toate informațiile furnizate conducerii sunt exacte, astfel încât personalul executiv va fi scurt de a verifica toate documentele;

– să fie capabilă să răspundă cu diplomație oricărei cereri telefonice, iar executivul trebuie să aibă încredere că secretara tratează toate problemele de serviciu în mod confidențial;

– să fie capabilă să rezume esența unor lucrări, scutind conducerea de a le mai studia;

– să înțeleagă clar scopul muncii și să preia munca personalului executiv în absența acestuia, iar acesta trebuie să fie convins că secretara poate face față problemelor ce apar în lipsa sa;

– să fie bine informată în tot ceea ce face conducerea, încât să-i poată fi de ajutor când trebuie;

– să mențină un climat de bună dispoziție.

La rândul său, șeful trebuie să recunoască dacă unele erori au apărut din cauza lui; să permită secretarei să aibă inițiativa în rezolvarea problemelor. Este indicat, ca șeful să aprecieze munca secretarei (dacă nu material, măcar verbal) aceasta are o influență pozitivă asupra psihologiei secretarei dându-i mai multă încredere în ea.

Ca secretară ea va stabili relații și cu alte secretare ale personalului din conducere (de exemplu: să anuleze sau să schimbe datele unei ședințe sau să ceară informații urgente). De bunele relații ce se stabilesc între ele depinde rezolvarea în bune condiții a sarcinilor de serviciu.

3. 5. 2. Relațiile secretariat – alte compartimente

Secretarele au legături cu toate compartimentele din unitate, permanent și în forme variate.

Corespondența primită de la acestea, pentru semnat și expediere, cea repartizată de secretară cu rezoluțiile conducerii, lucrările executate în comun, dactilografierea materialelor elaborate de specialiștii din compartimente.

Pentru a colabora cât mai bine cu ceilalți angajați, secretara trebuie să-și îndeplinească sarcinile de serviciu (să-i sprijine cu materiale documentare, fișe, să le transmită imediat și cu precizie hotărârile, dispozițiile conducerii, să le dea lămuriri), respectând în același timp și alte condiții de ordin comportamental.

Secretara trebuie să fie demnă, serioasă, modestă, să arate solicitudine și politețe față de colegii de muncă diferită față de cei în vârstă, politețe și amabilitate în general. Manifestările de aroganță și îngâmfare nu sunt admise, ele aducând mari prejudicii relațiilor interpersonale.

O bună relație bazată pe ajutor și respect trebuie să aibă secretara și cu personalul din subordinea sa. În acest caz ea va lucra ca un supervizor și este important să se exprime clar când împarte sarcinile și să stabilească explicit standardele și timpul pentru fiecare sarcină. Ea trebuie să fie permanent un exemplu demn de urmat pentru cei din secretariat. Secretara trebuie să încurajeze personalul din subordine, să laude munca acestora când este bună, iar pe de altă parte dacă sarcinile nu sunt îndeplinite la nivelul așteptat, cu tact și diplomație, ea va arăta acest lucru persoanei în cauză și o va ajuta să-și îmbunătățească munca. Comunicarea permanentă cu personalul din subordine – iată cheia multor satisfacții personale.

3. 5. 3. Relațiile secretariat – persoane din afara unității

Secretariatul este un factor important în realizarea legăturilor între instituția pe care o reprezintă și persoanele din afară, fie că sunt cetățeni, fie că sunt parteneri sau viitori parteneri de afaceri.

Priceperea de a întâmpina un vizitator determină calitatea relațiilor între cei care sunt viitori colaboratori în afaceri.

Se impun câteva reguli pe care o secretară trebuie să le cunoască:

– secretara se oprește din lucru, dă mâna cu el, iar dacă îl vede pentru prima dată se prezintă. Se prezintă și vizitatorul și spune scopul vizitei (secretara poate hotărî dacă problema ridicată de vizitator poate fi rezolvată de altă persoană din unitate). Dacă vizitatorul nu dorește să spună scopul, șeful este cel care va hotărî dacă îl va primi sau nu. Nu este de competența secretarei să respingă un vizitator sau să se poarte nepoliticos pe motiv că acesta dorește să-i comunice personal șefului scopul vizitei;

– să caute să recunoască persoanele care nu vin pentru prima dată (în cadrul activității de secretariat memorarea figurilor și a numerelor de telefon este foarte importantă);

– să manifeste deferență și atenție față de toate persoanele, indiferent în ce calitate și cu ce problemă se prezintă la secretariat;

– să caute să rezolve pe cât posibil favorabil problemele (în măsura în care aceasta este posibilă);

– să aibă o atitudine corectă; să nu discute cu colegii cu voce tare și să-și supravegheze convorbirile telefonice, atunci când în birou se află o persoana străină;

– să-l prezinte pe vizitator cu numele și funcția – acesta înseamnă respect;

– vizitatorii din afară, înainte de a pleca vor fi rugați să-și comunice numărul de telefon pentru a putea fi contactați;

– în nici o situație secretara nu trebuie să aibă față de vizitatori admirație, surpriză, nemulțumire; nu trebuie să discute probleme personale;

– să țină seama de faptul că secretariatul este locul de primire al persoanelor care doresc să vorbească cu șeful, a vizitatorilor și de aceea camera respectivă trebuie să fie cât mai plăcută;

– autocontrolul permanent asigură o atitudine corectă față de cel care se prezintă în secretariat.

Primirea vizitatorilor de către șefi se va face astfel:

1) Imediat – caz în care secretara îl roagă pe vizitator să o urmeze în biroul conducerii, îl prezintă apoi se retrage.

2) După un timp de așteptare – în acest caz vizitatorul așteaptă în biroul secretariatului (secretara îi propune o ceașcă de ceai sau cafea); dacă perioada de așteptare se prelungește secretara poate reaminti conducerii că are un vizitator.

3) În cazul în care conducerea nu găsește oportună primirea unui vizitator, secretara cere scuze acestuia și-i propune să discute cu șeful altui compartiment sau să lase o notă scrisă conducerii care să cuprindă obiectul vizitei. Dacă vizitatorul își exprimă nemulțumirea, secretara trebuie să rămână calmă, politicoasă dar fermă.

De obicei, conducerea informează secretara asupra primirii unor vizitatori, precizând data și ora.

În întâmpinarea unor vizitatori (sau colaboratori străini), secretara trebuie să fie capabilă să discute cu ei, să le dea anumite relații (ea trebuie să cunoască cel puțin o limbă străină de circulație internațională), să fie bine documentată cu privire la comportamentul și cultura țării de unde vin vizitatorii, pentru a nu face gafe; este un lucru cunoscut că anumite gesturi, pe care noi le considerăm normale, la anumite popoare sunt considerate jignitoare. În general, vizitatorii străini își exprimă în scris, cu mult timp înainte, intenția de a vizita instituția respectiv.

3. 5. 4. Relațiile cu mass-media

Relațiile cu mass-media înseamnă activitate de stabilire a unor contacte ale conducerii cu reprezentanții radioului, televiziunii sau presei.

Mass-media poate contribui la promovarea unor bune relații ale firmei cu publicul. Așadar, este în interesul firmei să ofere presei informații și imagini într-o formă favorabilă pentru ea. În relațiile cu mass-media secretara trebuie:

– să fie amabilă și cooperantă;

– să aibă grijă să nu divulge informații secrete sau confidențiale;

– să noteze numele redactorului respectiv, numărul de telefon, numele ziarului, postul de radio sau televiziune și detalii asupra subiectului care interesează;

– dacă este necesar, secretara va fixa o întrevedere cu o persoană din conducere, lăsându-i acesteia timp să-și pregătească răspunsul.

În contextul relațiilor dintre persoane, regulile de conduită și comportare civilizată contribuie la desfășurarea normală și fructuoasă a acestor relații.

Printre îndatoririle secretarei, obligată prin natura funcției să contribuie la stabilirea unor relații interpersonale, se numără cunoașterea și respectarea unor reguli de protocol la care se adaugă cele de comportament și conduită uzuală.

Cunoașterea și respectarea regulilor în privința manierelor, a obiceiurilor și a modelelor de comportament care se aplică în anumite situații le va scuti de greșeli și gafe.

Astăzi, când automatizarea a devenit parte integrantă din viața noastră, când bărbații și femeile au devenit colegi (tot mai multe femei sunt în posturi de decizie), când mulți tineri, oameni de afaceri mănâncă la fast-food aceste cerințe de comportament pot părea demodate, dar ar fi o mare greșeală să nu le acordăm atenția cuvenită.

Chiar dacă multor oameni din jurul nostru nu prea le pasă de maniere, totuși vom fi apreciate dacă ne vom comporta așa cum cer regulile, iar satisfacțiile profesionale nu vor întârzia să apară.

CAPITOLUL 4

ECHIPAMENTE BIROTICE PENTRU TRATAREA DATELOR ȘI TEXTELOR

4. 1. MAȘINA DE SCRIS

Mașina de scris este una dintre cele mai importante invenții ale lumii moderne, stând la baza procesului de comunicare încă din secolul al XVIII-lea. Mașina de scris, dispozitiv mecanic folosit pentru dactilografierea textelor, a fost reinventată de aproximativ 52 de ori, sub diferite forme și dimensiuni – rotundă, dreptunghiulară, trapezoidală, mai lată sau mai înaltă.

La 6 ianuarie 1714, inginerul englez Henry Mill a brevetat pentru prima oară o mașinărie care putea să imprime literele una după alta. Prima mașină de scris funcțională a fost inventată de către Pellegrino Turri, în 1808, pentru a veni în ajutorul persoanelor oarbe. Pastorul danez Rasmus Malling Hansen, în 1870 a prezentat publicului "globul de scris", care semăna mai degrabă cu o pernă mare de ace. Mașina a fost ulterior transformată într-un produs comercial. Hansen a testat mai multe poziții ale literelor pe o tastatură din porțelan, pentru a determina aranjamentul care să faciliteze scrisul și să îl facă mai rapid decât cel de mână.

Prima mașină de scris comercială a fost brevetată în 1868, din dorința inginerului mecanic american Christopher Latham Sholes, de a produce invenții pentru a îmbunătăți soarta omenirii. Sholes meșterea la o mașină care să imprime automat numărul paginilor din cărți, când i s-a sugerat că ar putea încerca o construcție mai complexă, care să poată imprima toate literele alfabetului. El și-a extins creația folosind la bază un vechi telegraf căruia i-a adăugat taste pentru tot alfabetul. Patentul Sholes & Glidden a fost vândut pentru 12.000 dolari, deoarece Sholes a refuzat să o mai folosească sau să o recomande pentru utilizare.

Tastatura QWERTY din zilele noastre este arhicunoscută, dar înainte de a deveni standard pentru tastaturile în limba engleză, au existat o mulțime de alte „construcții” care nu au fost la fel de des folosite. Mașinile de scris vechi au ca principală caracteristică mecanisme bizare și configurații inconfortabile, cu un oarecare aspect de tastatură. Astăzi este distractiv doar să le privești. Aceste imagini și informații legate de aceste mașini de scris sunt oferite de Martin Howard, care deține Colecția de Mașini de Scris – cea mai mare colecție de acest gen din Canada.

Atunci când aceste mașini de scris erau abia apărute pe piață, producătorii au folosit mecanismele cele mai eficiente. Ei sperau să fie înaintea concurenței cu un produs care să fi fost mai ușor de folosit decât alții, dar mulți dintre ei au ajuns să creeze mașini de scris care creau confuzie sau erau dificil de utilizat. Mașinile de mai sus obligă utilizatorii să ridice piese mari, pentru a vedea ce au tastat.

Mașina de scris Index a fost foarte populară la vremea ei, însă este mult prea confuză pentru dactilografii din zilele noastre. Cu o mână se mută dispozitivul în dreptul caracterului dorit, apoi cu cealaltă mână se apasă pe un buton care mută apoi caseta pe banda de hârtie și astfel este imprimat pe hârtie caracterul dorit.

The Hall a fost prima mașină de scris din lume (adevărată mașină de scris), și a fost construită la New York în anul 1881. Una dintre caracteristicile ei a fost ușurința cu care se puteau schimba fonturile și seturile caracterelor. Când a fost lansată, prețul de vânzare a fost de 40 de dolari, mult mai rezonabil față de alte mașini de scris care costau în jur de 100 de dolari.

Unele mașini de scris antice sunt atât de bizare, încât acestea cu greu pot fi recunoscute astăzi ca făcând parte din această categorie. Producătorii credeau că realizările lor vor deveni modele de mașini de scris universal acceptate, dar cei mai mulți dintre ei s-au înșelat.

Odell 2 a fost una dintre cele mai frumoase mașini de scris ale timpului său. Dar chiar dacă era realizată într-un stil unic – Art Nouveau – majoritatea oamenilor de astăzi ar găsi prea obositoare modalitatea ei de tastare.

Nu toate mașinile de scris antice au fost ridicol de ineficiente sau dificil de folosit. Aceste mașini, produse de Compania Hammond în secolul al XIX-lea, au fost absolut minunat și simplu de dactilografiat, având rezultate foarte bune. Ele par a fi totuși puțin cam masive pentru persoanele obișnuite, deoarece sunt realizate din lemn de mahon și abanos.

4. 2. PROCESOARE ȘI EDITOARE DE TEXT

Mediile de editare ocupă un loc important în cadrul software-urilor utilitare ce echipează un Sistem Numeric de Calcul (SNC). Programele de editare permit introducerea, într-o manieră interactivă, a unor documente și păstrarea lor pe suporturile de memorare externă a sistemului de calcul, în scopul consultărilor sau modificărilor ulterioare. Pentru preluarea datelor se folosesc echipamentele de intrare (tastatură, scanner, mouse etc.). În scopul stocării documentelor în zona externă de memorare a sistemului de calcul se folosesc unități de hard-disk, floppy-disk, CD, DVD, stick memory etc. În funcție de facilitățile pe care le oferă utilizatorului, mediile de editare text se împart în două mari categorii:

– programe editoare de text;

– programe procesoare de text.

Editoarele de text au mai puține facilități decât procesoarele de text, fiind destinate mai ales preluării de texte din diverse surse și memorării acestora în fișiere de tip text (fișiere în care datele sunt codificate utilizând un cod alfanumeric, cum ar fi codul ASCII). Fiecare sistem de operare posedă unul sau mai multe astfel de programe de editare text. Spre exemplu: programul EDIT de sub MS-DOS, programul Notepad de sub Windows, programul vi de sub Linux etc.

Prin dezvoltarea, în cadrul software-ului de programare, a mediilor de programare, a fost inclus și editorul de text, tocmai pentru a deveni posibilă preluarea conținutului fișierului sursă și (eventual) modificarea ulterioară a acestuia. Pentru exemplificare, se descriu pe scurt funcțiile oferite de Notepad.

Acest editor permite generarea de documente de tip text pe care le memorează în fișiere ASCII cu extensia implicită .txt. Documentele astfel memorate pot fi ulterior modificate sau listate. Ca facilitate de editare a textelor este posibilă alegerea fontului cu care se scrie, incluzând în alegerea făcută: numele fontului, dimensiunea caracterelor, stilul de afișare (Regular, Bold, Italic, Bold Italic) ca și tipul de caractere folosit: latine, chirilice, grecești etc. Este posibilă, de asemenea, manevrarea blocurilor de text, prin copierea sau mutarea lor de la o poziție din text la alta. Copierea unui bloc (Copy) se face cu păstrarea imaginii inițiale a blocului în text, în timp ce mutarea unui bloc de text (Cut) se face cu ștergerea blocului din poziția inițială și inserarea lui (Paste) în noua poziție. Ca facilitate suplimentară este oferită o funcție de căutare și localizare în text a unui grup de caractere (Find), cu posibilitatea de reluare a căutării (Find Next) sau de înlocuire a grupului găsit cu un altul (Replace). În plus, aplicația permite inserarea în textul editat a datei și orei curente, sub gestiunea sistemului de operare.

O proprietate importantă a editoarelor de text o constituie faptul că aceste aplicații generează fișiere de tipul WYSIWYG (What You See Is What You Get), adică fișiere în care nu sunt inserate decât caracterele vizibile, codificate alfanumeric, fără a include și caractere „ascunse” (de exemplu caractere pentru controlul formatului de afișare a documentului sau pentru descrierea alinierii în pagină, în paragrafe, în interiorul rândului etc.). În general, utilizarea unor astfel de caractere de formatare este proprie aplicației care a generat documentul și, din acest motiv, un astfel de document poate fi citit ulterior numai cu aplicația cu care a fost generat. În contrast, un fișier de tip WYSIWYG poate fi citit cu orice aplicație care poate prelucra fișiere de tip text.

O aplicație procesoare de documente oferă un pachet de funcții mult mai bogat, care permite generarea unor documente complexe, asigurând și funcții suplimentare de lucru cu aceste documente. Exemple de aplicații de tip procesor de documente sunt Write pentru mediul Windows 3.x sau Word pentru Windows de versiune ulterioară.

Funcțiile pe care le poate asigura un procesor de documente sunt:

– editarea, memorarea, modificarea și tipărirea documentului;

– definirea aspectului documentului în ceea ce privește:

setul de caractere folosite;

alinierea în pagină;

formatarea paginilor;

lucrul în document la nivel de bloc pentru operații de copiere, mutare, ștergere, localizare, înlocuire etc.;

includerea în document a unor secvențe speciale de cod, cum ar fi: antet de pagină, sfârșit de pagină, note de subsol, comentarii pe marginea documentului, formule standard de adresare, marcaje etc.;

includerea în document a unor “obiecte” speciale cum ar fi:

imagini;

tabele;

legături către alte documente (hyperlink-uri);

funcții speciale, de tipul: verificare și corectare automată a erorilor de ortografie, sintaxă sau formatare a documentului, evidența modificărilor aduse în document (prin jurnalizare sau prin evidența statistică), definirea și utilizarea unor secvențe de comenzi numite macrouri etc.

generatoare automate diverse, cum ar fi: generatorul de tabele, generatorul de documente de un anumit tip etc.

Rezultatul utilizării unui procesor de documente poate fi un document complex, care să includă atât text cât și imagini, reprezentări tabelare sau grafice și care să fie corelat cu alte documente prin intermediul legăturilor de tip hyperlink. Un astfel de document este cunoscut sub numele de document hypertext.

4. 3. MAȘINA DE CALCULAT. ISTORIC ȘI EVOLUȚIE

4. 3. 1. Abace și socotitoare

Acum 4.000 de ani a apărut abacul, primul dispozitiv de calcul, un cadru cu 9 bare pe care culisau 7 bile. Abacul a fost dispozitivul de calcul cu viața cea mai lungă, el fiind folosit încă în China și Rusia la magazinele de la țară.

Adoptarea sistemului de numerație pozițional în locul sistemului de numerație nepozițional roman a permis utilizarea în calcule a tabelelor de adunare și a tabelelor de înmulțire, care au ușurat calculele aritmetice.

4. 3. 2. Mașinile de calculat mecanice

În 1617, la Edinburg, John Neper a creat logaritmii. Ulterior matematicianul englez William Oughtred în 1633 a construit o riglă de calcul pentru efectuarea înmulțirilor și împărțirilor, care apoi a fost perfecționată de englezul Partridgi în 1662, care a adus-o practic la forma ei actuală.

Prima mașină veritabilă de calcul a fost inventată de matematicianul Blaise Pascal în anul 1642. Pentru realizarea calculelor de adunare și scădere era folosit un sistem de roți dințate, deci principiul de funcționare era mecanic. Acest principiu de realizare a mașinii de calcul a fost generalizat în întreaga lume și folosit până de curând.

În 1671, Leibnitz, utilizând tot piesele mecanice și roțile dințate, a construit o mașină care putea să efectueze și operații de înmulțire iar în 1820 De Colma a realizat prima mașină cu patru operații.

În 1801, Joseph Jacquard a dezvoltat primul război de țesut capabil să repete un model în mod automat. Pașii care trebuiau urmați în procesul de țesut erau determinați de modelul perforațiilor executate pe cartele de hârtie.

Matematicianul englez Charles Babbage, a enunțat o serie de idei moderne pentru organizarea unui calculator și a introdus în mașina sa analitică și un bloc de memorare care consta din perforații în cartelă și care păstra datele care urmau să fie prelucrate și respectiv datele de calcul intermediare.

În America, în 1879 James Ritty a inventat prima mașină de marcat care calcula, înregistra și controla vânzările, aceasta s-a perfecționat ulterior și a fost folosită în multe magazine.

În 1890, Herman Hollerith a folosit ideea reprezentării informațiilor sub forma perforațiilor în cartele de hârtie și a realizat un mare calculator utilizat pentru înregistrarea și prelucrarea datelor din recensământul din SUA, care a durat astfel doar 3 ani. Mașinile cu cartele perforate ale firmei Hollerith s-au perfecționat și producția lor a crescut vertiginos, astfel că în 1924 după mai multe fuziuni a fost creată International Business Machines Corporation – IBM- fiind și astăzi cea mai mare companie de calculatoare din lume căreia i se datorează deschiderea pieței de computere personale (PC – IBM compatibile).

Aceste mașini erau caracterizate prin următoarele:

– viteza de lucru era limitată, fiecare operație mai complicată durând câteva secunde;

– uzura mașinilor era destul de ridicată;

– antrenarea lor se făcea cu motoare mecanice, de obicei prin curele de transmiterea puterii;

– pentru fiecare operație trebuia dată o comandă manuală;

– introducerea datelor se făcea manual, prin intermediul unui sistem de clape;

– mașinile lucrau independent una de alta, fără să poată fi interconectate;

– prin folosirea cartelelor, se puteau folosi rezultatele date de o mașină ca date de intrare pentru altă mașină.

4. 3. 3. Mașinile electromecanice de calculat

Mașinile electromecanice și-au făcut apariția în 1920, o dată cu apariția electricității, forța motrice motoare a fost înlocuită cu forța motrice electrică. Acestea au folosit mult mai ușor cartela perforată, ușor de citit și perforat de către dispozitivele electromagnetice, astfel încât rezultatele obținute de o mașină puteau fi folosite ca date de intrare pentru altă mașină.

Astfel în perioada 1920-1930 au fost perfecționate mașinile cu cartele perforate, ele prelucrând și informații alfanumerice care cuprindeau statele de plată, fișele de magazie etc.

În anul 1928, Taushek a descoperit principiul tamburului magnetic pentru înregistrarea informațiilor, principiu folosit și azi la calculatoarele PC, pentru memoria externă cu dischete.

Profesorul Howard Aiken de la Universitatea Havard împreună cu specialiștii firmei IBM Corporation, a construit în 1940 prima mașină electromecanică complexă de calculat, numită Mark 1. Această mașină folosea relee electromagnetice controlate electronic și folosea sistemul de introducerea, stocarea și prezentarea rezultatelor pe cartele perforate.

4. 3. 4. Primele mașini de calculat electronice

Între anii 1937-1941 John Atanasov și asistentul său Clifford Berry aplică tehnologia lămpilor cu vid pentru a construi calculatoare digital integral electronice.

La cererea și cu subvenția armatei în SUA a apărut primul calculator electronic, ENIAC (Electronic Numeric Integrator and Computer). El a fost realizat la Universitatea din Pennsylvania sub conducerea savanților Mauchly și Eckert, în perioada 1942-1945 și a fost inaugurat la 16 februarie 1946, fiind în funcțiune până în anul 1955. Acest calculator a cântărit 30 tone, avea cca. 45 m lungime și era construit din 50.000 de comutatoare și 18.000 de tuburi electronice.

Putea să execute 5.000 de adunări sau scăderi cu 10 cifre pe secundă, depășind de 1.000 de ori rapiditatea celor mai performante mașini de calcul electromecanice. Din cauza tuburilor care se ardeau destul de des, comenzile erau realizate de două ori, cu întreruperi în care se introduceau date de test pentru depistarea tuburilor arse.

În 1944 matematicianul John von Neumann a lansat ideea programului înregistrat, pentru care o mașină de calcul trebuie să fie dotată cu un dispozitiv de memorare a datelor și comenzilor și care trebuie să lucreze cu o viteză mare și trebuie să permită înregistrarea simplă și rapidă a informațiilor. Astfel au apărut noțiunile de algoritm de rezolvare a unei probleme și programul de prelucrare a algoritmului, a secvențelor de comenzi și memorare date.

John von Neuman a recomandat constructorilor de calculatoare trei principii care să fie utilizate la realizarea unor calculatoare complexe și rapide:

– programele și datele trebuie să fie codificate sub formă binară;

– programele și datele trebuie păstrate în memoria calculatorului;

– trebuie să existe o unitate centrală de prelucrare care trebuie să poată extrage, decodifica și executa instrucțiunile programului.

Pornind de la teoria lui Neumann a fost construit EDVAC
(Electronic Discrete Variabile Computer).

La începutul anilor 1950 a fost livrat primul calculator comercial UNIVAC. Așa a început prima generație de calculatoare electronice.

4. 4. COPIATOARELE

Copiatorul este un „aparat” folosit la copiere pe hârtie a documentelor și a altor imagini rapid și ieftin. Cele mai multe copiatoare folosesc pentru tipărire o tehnologie numită „xerografie” – un proces uscat care folosește căldura. Copiatoarele mai pot folosi și alte tehnologi cum ar fi jetul de cerneală dar xerografia este cel mai des întâlnită.

Copiatoarele care folosesc xerografia ca și tehnologie de tipărire au fost introduse pe piață de firma Xerox în anii 1960 și în următorii 20 de ani au înlocuit copiatoarele care foloseau alte tehnologii. Simplitatea, costurile reduse și viteza de copiere au impus această tehnologie în fața altor tehnologii folosite în vremea respectivă.

Copiatorul așa cum îl știm cu toții este în ansamblu simplu. Un copiator este compus din:

– sistemul optic: scanează originalul pentru a fi copiat;

– sistemul de tipărire: tipărește imaginea scanată.

Copiatoare se împart în două mari categorii:

– Copiatoare alb-negru (monocrom);

– Copiatoare color.

Principalele consumabile folosite de orice copiator sunt: toner, cilindru, developer sau unitate de cilindru (drum unit).

În zilele noastre aproape toate copiatoarele digitale sunt vândute sub numele de multifuncționale pentru că pot îndeplinii și alte funcții în afară de copiere, cum ar fi: printare locală sau în rețea, scanare sau fax. Aceste module sunt de obicei vândute ca și accesorii opționale ceea ce înseamnă că vă puteți decide și după cumpărare dacă doriți să adăugați noi funcții echipamentului.

Având un echipament legat în rețea înseamnă că permiteți colegilor să copieze, printeze sau să scaneze din fața propriului computer. Pentru că echipamentul are la bază un copiator, utilizatorii pot face seturi de documente colaționate pe care le pot capsa sau perfora fără a pleca din fața calculatorului.
Percepția unor cumpărători este că odată cu adăugarea de noi funcționalități va scădea și fiabilitatea copiatorului. Este o percepție greșită deoarece în ultima vreme producătorii au făcut progrese importante în această privință. Oricum este adevărat că dacă vă bazați pe un singur echipament pentru copiere, printare, scanare și fax, în cazul unei defecțiuni veți pierde una sau mai multe funcționalități, poate chiar toate …

În același timp trebuie să vă decideți dacă doriți un copiator color sau monocrom (alb-negru). Un copiator color vă costă cu cel puțin 50% mai mult decât unul monocrom.

Pentru companiile care au nevoie atât printare/copiere color și alb-negru un copiator hibrid alb-negru/color este cea mai bună soluție. Comutând între modul alb-negru și modul color un copiator hibrid va economisii banii pentru consumabilele color care sunt mai scumpe decât cele alb-negru. O nouă soluție este și noua tehnologie a copiatoarelor pe bază de cerneală solidă – gel. Tehnologia folosită de copiatoarele cu gel este similară cu cea a imprimantelor cu jet de cerneală dar cu dezavantajele eliminate. Avantajele acestor copiatoare constau în prețul redus de achiziție și prețul consumabilelor cu mult sub prețul copiatoarelor color cu toner. Echipamentele color dedicate sunt mult mai scumpe, diferența de preț se materializează în calitatea și acuratețea printului.

Odată ce v-ați hotărât asupra funcțiilor de care aveți nevoie trebuie să vă gândiți la volumul lunar de lucru.

În cazul în care aveți deja un copiator puteți determina volumul lunar după contorul copiatorului. Orice copiator are un contor mecanic sau electronic pe care îl găsiți de obicei pe pupitrul de comandă. În cazul în care nu aveți un copiator încercați să estimați numărul de copii sau printuri ținând cont de activitatea dumneavoastră – printare sau copiere facturi, garanții, avize de însoțire a mărfii, oferte, cărți, grafice, documente de ordine internă sau alte documente. Acum că aveți o cifră estimativă a volumului adunați încă 15-20% pentru a acoperii creșteri neașteptate ale volumului și pentru a compensa volumul specificat de producător care în multe cazuri este „umflat” din motive de marketing. Suprasolicitarea copiatorul este cea mai rapidă cale către defecțiuni neașteptate și reparații costisitoare, mai bine să plătiți la început un echipament puțin mai scump dar care să suporte un volum ridicat decât să riscați să stricați un echipament de birou scump și esențial în birou.

Viteza unui copiator este măsurată în copii pe minut (cpm) sau pagini pe minut (ppm). Oricare din aceste variante se referă la numărul de pagini de format A4 sau letter pe care un copiator le poate produce într-un minut când funcționează la viteza maximă. Copiatoarele sunt împărțite în mai multe segmente: primul cuprinzând copiatoare cu o viteză cuprinsă între 15 și 20 pagini pe minut și terminând cu copiatoare cu o viteză de peste 91 ppm. Cele mai multe birouri se pot descurca confortabil cu copiatoare cu viteze cuprinse între 15 și 50 ppm.

Desigur există copiatoare mai complexe care sunt capabile să copieze/ printeze în mod automat pe ambele fețe ale hârtiei (față-verso), să copieze pe hârtii de format mare sau chiar să sorteze documentele, să le capseze și să le perforeze dar toate aceste operațiuni vor încetini procesul de copiere. Încă un aspect important legat de viteză este timpul necesar pentru prima copie. Dacă știți că urmează să faceți multe copii o singură dată, verificați care este timpul necesar primei copii, copiatoarele necesită un timp de încălzire sau chiar dacă sunt calde trebuie luat în calcul timpul de scanare, s-ar putea să fie un timp mai mare decât sunteți dispus să așteptați.

Odată ce ați stabilit nevoile: volumul lunar, color sau monocrom, viteza, necesitatea conectivității în rețea și alte funcții este timpul să căutați anumite modele de copiatoare care să corespundă nevoilor dumneavoastră. Ținând cont de aceste necesități vă puteți baza alegerea pe factorii importanți și nu după anumite funcții oferite de multe copiatoare, funcții pe care nu le veți folosi niciodată.

Acum nu este cazul să presupuneți că dacă urmează să cumpărați un copiator care înglobează mai multe funcții veți plătii pentru funcționalități care nu vor folosi niciodată. Copiatoarele digitale sunt produse cu foarte multe funcții incluse astfel că aceste funcții pe care le considerați „în plus” nu vor avea nici un efect asupra prețului sau efectul va fi foarte mic.

Trebuie să țineți cont că un copiator conectat în rețea va permite personalului să printeze, scaneze și să trimită faxuri fără a fi nevoiți să plece din fața calculatorului, astfel sporind productivitatea.

Factori ce trebuie avuți în vedere la cumpărarea unui copiator

– Număr de copii pe lună;

– Prețul pe copie. Se obține adunând costul tuturor consumabilelor (toner, developer, hârtie, cilindru, rata de amortizare a copiatorului etc.) și împărțind la numărul de copii efectuate cu acestea. Cu cât copiatorul este mai performant, cu atât costul pe copie este mai mic.

– Numărul de copii/minut;

– Mărimea maximă de hârtie admisă (A3, A4);

– Sistemul de alimentare cu hârtie (automat sau nu);

– Facilități de micșorare/mărire;

– Calitatea copiilor din punct de vedere al contrastului, curățeniei hârtiei și formei caracterelor. Ideal este ca documentul să fie imposibil de deosebit de copie;

– Copierea automată pe ambele fețe ale hârtiei;

– Posibilitatea de a copia în două sau în mai multe culori;

– Alimentarea automată cu documente, caz în care copiatorul va selecta și poziționa documentul pe ecran, îl va scoate afară și va lua următorul document automat;

– Selectarea automată a dimensiunii hârtiei, care va face copiatorul să alimenteze hârtie din tava care se potrivește dimensiunii documentului;

– Posibilitatea de a relua copierea de la numărul de copii la care hârtia s-a blocat în copiator.

4. 5. ALTE ECHIPAMENTE PENTRU CORESPONDENȚĂ

Alte echipamente de procesare a corespondenței sunt: mașini de insertat (anvelopat), mașini de francat, mașini de sigilat prin presiune, mașini de deschis plicuri, mașini de tipărit adrese, mașini de înfoliat etc.

CAPITOLUL 5

ECHIPAMENTE DE BAZĂ ÎN BIROURILE DE SECRETARIAT

5. 1. CALCULATORUL

Cea mai mare dezvoltare în domeniul științific și tehnologic s-a produs în industria de calculatoare atât în domeniul hardware (construcția intrinsecă a calculatorului) cât și în domeniul software (programele și sistemele de operare cu care sunt dotate calculatoarele). Astfel, de la apariția primului calculator electronic ENIAC în 1946, și până în prezent s-a produs o explozie în dezvoltare iar analiștii și-au permis să facă o clasificare în timp și după nivelul de dezvoltare a lor.

5. 1. 1. Prima generație de calculatoare

Această generație cuprinde perioada de când a apărut primul calculator electronic și până în 1955. Calculatoarele din această generație erau utilate cu tuburi electronice, relee electromagnetice și memoriile, internă și externă, utilizau tambururi magnetice. Din această cauză viteza de calcul era mică de cca. 10.000 operații și instrucțiuni pe secundă, capacitatea de lucru era redusă, având memoriile interne (de cca. 2 ko) și externe mici.

5. 1. 2. A doua generație de calculatoare

A doua generație a beneficiat de circuitele de comutație cu semiconductoare (tranzistoare, diode, diode Zener etc.), de memorii interne cu ferite iar cele externe electromagnetice.

Această generație cuprinde anii 1956-1963. Viteza de lucru a ajuns la 100.000-200.000 de operații pe secundă, iar capacitatea memoriei interne a crescut la 32 ko.

Apar primele sisteme de operare (programe proprii ale sistemului de calcul care controlează activitatea de introducere și extragere date, executarea alternativa a programelor, programe pentru servicii standard ca sortare și clasificare, programe standard de calcul al funcțiilor matematice radical, ridicare la putere) și limbajele de programare de nivel înalt prin care se pun bazele ingineriei programării:

– FORTRAN (FORmula TRANslator) orientat pe calcule tehnico-științifice în 1956;

– COBOL (Common Business Oriented Language), orientat pe calcule economice, care manipulează un volum mare dedate, în 1960;

– ALGOL (ALGOrithmic Language), apărut în 1958, orientat pe calcule tehnico-științifice, din care a apărut ulterior Limbajul PASCAL.

5. 1. 3. A treia generație de calculatoare

Calculatoarele din această generație au apărut în perioada 1964-1975 și au fost construite cu circuite integrate , o capsulă de circuit integrat conținând în interiorul ei mai multe circuite active: (tranzistoare, diode) și circuite pasive (rezistente și condensatoare), posedau memorii interne realizate deja cu semiconductoare, deci mult mai rapide decât memoriile externe pe suport magnetic.

Acestea aveau o viteză de calcul de 0,5-1 MIPS (1 MIPS = 1 Milion Instrucțiuni Pe Secundă), capacitatea memoriei interne de 2 Mo.

Apar microcalculatoarele cu microprocesor cu adresare pe 8 biți, care permit utilizatorului acces direct la tehnica de calcul și utilizarea pe scară largă a informației.

Această generație de calculatoare a beneficiat de limbaje de programare dezvoltate. Apar noi limbaje de programare:

– PL1 (Programming Language no.1), creat de IBM;

– LISP (LISt Processing language), creat în 1960 și orientat pe prelucrări pe bază de liste. Este primul limbaj neprocedural care stă la baza inteligentei artificiale și a sistemelor expert;

– PASCAL, un limbaj creat în 1971, de tip structural (fiecare prelucrare este considerată ca un bloc, iar blocurile pot fi închise, încapsulate unele în altele). Acest limbaj creat în Elveția a avut o mare dezvoltare odată cu apariția microcalculatoarelor;

– C a fost creat în 1971 de către firma Bell-Telephone pentru a permite realizarea sistemului de operare Unix. Este un limbaj foarte performant care posedă conceptele limbajelor structurale de nivel înalt și în plus îi permit accesul la hardware;

– BASIC (Beginner’s All-purpose Symbolic Instruction Code), creat în 1975 este un limbaj interactiv și care poate fi folosit pe microcalculatoare și chiar pe calculatoare de buzunar. A fost creat în SUA și permite utilizarea lui de către nespecialiști în informatică.

În perioada acestei generații de calculatoare au apărut sistemele de operare din ce în ce mai evoluate. În 1965, IBM a propus două sisteme de operare: sistemul tip DOS (Disk Operating System) – orientat spre calculatoarele personale și sistemul de operare OS (Operating System) – orientat spre calculatoare puternice, de lucru în multiprogramare și cu partajarea timpului.

5. 1. 4. A patra generație de calculatoare

Calculatorul devine mijloc de producție în această perioadă care a început în anul 1973 și s-a încheiat în 1990, se răspândesc calculatoarele personale PC (Personal Computer). În România această perioadă a început din 1990.

Calculatoarele din această generație au utilizat circuitele integrate pe scară medie – MSI, cele de scară largă – LSI și cele de scară foarte largă – VLSI.

Memoria internă a fost de asemenea construită cu circuite integrate iar memoriile externe au fost realizate tot folosind discul magnetic dar cu capacitate de memorare mult mai mare.

Calculatoarele din această generație aveau o viteză de calcul de 10 MIPS, capacitatea memoriei interne de 16 Mo, gabaritul redus a permis montarea lor pe masa de birou iar prețul scăzut a permis utilizarea PC-lor și de persoanele particulare.

Se utilizează pe scară mare rețelele de calculatoare și deci lucrul în regim interactiv cu alte terminale inteligente.

Sistemele de operare evoluează mult, firmele care s-au specializat în aceste sisteme au fost Microsoft și Digital Research. Prima generație de microcalculatoare a utilizat sistemul de operare CP/M, realizat de Digital Research, iar a doua generație a fost dominată de sistemele MS-DOS și în continuare de Windows elaborate de firma Microsoft.

Apar pachete de programe de largă utilizare pentru: procesare de texte, gestiuni de date, prelucrare de imagini și sunete, proiectarea pe calculator etc.

Încep să se dezvolte limbajele neprocedurale: LISP creat în SUA și PROLOG creat în Franța. Cu ajutorul acestor programe calculatorul reușește să dezvolte raționamente.

5. 1. 5. A cincia generație de calculatoare

Calculatoarele din generația a cincia propuse de japonezi, sunt definite ca sisteme complexe de prelucrarea cunoștințelor. Ele sunt planificate pentru utilizarea în domenii ca:

– sisteme inteligente de cercetare/proiectare asistată de calculator;

– sisteme inteligente de instruire asistată de calculator;

– sisteme inteligente de automatizare a activităților de birou;

– roboți inteligenți.

Este evident că calculatoarele din generația a cincia la care se lucrează în prezent vor înlocui treptat cele anterioare.

Din studiul preliminar japonez pentru această generație de calculatoare, apar patru obiective importante:

– creșterea substanțială a nivelului de inteligentă cu care calculatoarele trebuie să prelucreze informațiile și a capacității acestora de a comunica cu utilizatorul într-un mod cât mai inteligent. Pentru aceasta calculatoarele trebuie să fie capabile să efectueze inferențe logice precum și funcții de acumulare a cunoștințelor;

– capacitatea de a asista utilizatorul în acțiuni complexe de exploatare a cunoștințelor. Pentru aceasta, inteligența calculatorului trebuie să-i permită să înțeleagă mediul în care lucrează;

– posibilitatea reprezentării informațiilor sub diverse forme, după necesități;

– posibilitatea de achiziționare de noi cunoștințe prin simularea unor situații noi, necunoscute. Prin utilizarea de noi calculatoare super-rapide, se vor putea realiza simulări de foarte mare complexitate.

Din punctul de vedere a al utilizatorilor, japonezii au propus următoarele funcții:

– posibilitatea unei utilizări facile a acestor sisteme, fără a presupune cunoștințe profesionale. În acest scop, aceste calculatoare vor poseda funcții de introducere/extragere a informațiilor cu ajutorul imaginilor, a graficelor, a vorbirii și limbajului natural;

– funcții de raționament și decizie similare cu cele umane. În acest scop aceste calculatoare vor poseda funcții care să permită regăsirea automată a informațiilor care să răspundă la interogările formulate, funcții care să asigure învățarea și memorarea de cunoștințe ce vor fi utilizate la soluționarea viitoarelor probleme etc.;

– funcții care să faciliteze programarea. În acest scop calculatoarele trebuie să asigure generarea și modificarea automată de programe.

Proiectul japonez a fost susținut de guvern și o serie de firme japoneze, din domeniu, susțin înființarea și finanțarea programului ICOT (Institute for New Generation Computers Technology). Reacțiile cele mai importante la proiectul japonez s-a manifestat în SUA, prin finanțare programului DARPA de către guvern, și 11 mari companii au creat și finanțează corporația MCC (The Microelectronics and Computers Technology Corporation).

Un calculator este un sistem de calcul al cărui rol este de a procesa date și de a efectua calcule foarte complexe la viteze de lucru ce depășesc cu mult posibilitățile creierului uman. Procesările de date se realizează prin intermediul unor seturi de instrucțiuni denumite programe.

Astfel, un sistem de calcul reunește două componente de bază, care se găsesc într-o legătură de condiționare reciprocă:

A. Componenta hardware reprezintă ansamblul elementelor fizice, care compun calculatorul electronic: circuite electrice, componente electronice, dispozitive mecanice și alte elemente materiale ce intră în structura fizică a calculatorului electronic.

B. Componenta software cuprinde totalitatea programelor reprezentând „inteligența calculatorului”, prin care se asigură funcționarea și exploatarea sistemului de calcul. Prin componenta software, utilizatorul transmite calculatorului metodele de gestiune a resurselor, logica prelucrării datelor precum și modelele de structurare și redare sau stocare a acestora.

Elementele ce compun hardware-ul calculatorului, privite din punct de vedere al rolului lor în procesul prelucrării datelor și al modului în care acestea comunică între ele, sunt individualizate și grupate astfel:

Calculatorul propriu-zis, reprezentat prin placa de bază (aflată în interiorul carcasei), pe care sunt dispuse componentele utilizate în procesare: UCP-ul (Unitatea centrală de prelucrare), memoria de lucru RAM etc.

Dispozitivele periferice de intrare a datelor: tastatura, mouse-ul, scanner etc.

Dispozitivele periferice de ieșire a datelor: monitor, imprimanta, plotter etc.

Dispozitivele pentru stocarea permanenta a datelor: unitate pentru discheta, unitate pentru hard-disc, unitate CD-ROM, unitate DVD etc.

5. 2. UNITATEA CENTRALĂ ȘI COMPONENTELE EI

Este compartimentul principal care coordonează întreaga activitate a unui calculator personal, de aici se solicită informațiile pe care utilizatorul le va introduce de la tastatura sau de aici se afișează rezultatul pe monitor. Tot în unitatea centrală sunt realizate prelucrările de date prin execuția unui program.

Criterii de clasificare:

– după felul construcției: AT și ATX (cele moderne);

– după felul dimensiunii: desktower, minitower, miditower, bigtower.

Dacă nu are închizător de plastic, carcasa este prinsă în 4 șuruburi, fixate pe margini. Compartimentele carcasei au două mărimi: 3,5” (pentru unitatea de dischetă) și 5,25” (CD-ROM). După poziție și număr de compartimente carcasele se împart în:

Desktop (orizontală):

Normală;

NLX Low Profile (subțire);

Full Desktop.

Tower (verticală):

Minitower;

Miditower;

Fulltower.

Într-o carcasă de tip NLX componentele au format unic incompatibil cu alte carcase prin integrarea plăcii video a plăcii de sunet și a controller-ului de hard-disk pe placa de bază. Din acest considerent un astfel de calculator oferă posibilități limitate de up-grade.

Sursa de alimentare este componenta care “ține în viață” calculatorul. Ea se autoreglează la conectarea la rețea, transformând curentul alternativ de la 120 V sau 220 V în curent continuu de 5 V și 12 V folosit de componentele PC-ului.

Este considerată suficientă o sursă de putere 200 W luând în considerare că uneori și monitorul se alimentează de la unitatea centrală. Există și surse de 450 W folosite la calculatoare puternice. O sursă normală poate furniza energie unui PC care are în configurație 2 HDD, o unitate de CD-ROM, una de dischetă, memorie RAM și 5 plăci de extensie. Sursa dispune de un ventilator care răcește componentele unității centrale.

5. 2. 1. Placa de bază

Placa de bază (Printed Circuit Board, PCB) este placa principală a unui calculator, pe care se află circuite, conectori pentru plăci adiționale, procesorul, BIOS-ul (Basic Input/Output System), memoria, interfața cu dispozitivele de stocare de date, porturile (paralel, serial), slot-urile pentru plăcile de extensie, controlerele pentru periferice (monitor, tastatură, unitatea de disc). Toate aceste cipuri de pe placa de bază poartă numele colectiv de cipset.

Se pot defini trei categorii de plăci de bază, în funcție de complexitate:

– plăcile integrate sunt alegerea potrivită pentru utilizatorii care nu doresc să se confrunte cu probleme de compatibilitate între componente și care doresc să folosească sistemul pentru rularea de aplicații de nivel mediu. Aceste plăci au de obicei controlerele video și de sunet și modem-ul integrate;

– a doua categorie de plăci este cea de nivel mediu, fără controler video integrat. Alegerea plăcii video se face de către utilizator. Plăcile au controler audio integrat, care poate fi dezactivat în cazul în care se apelează la o placă de sunet specializată;

– a treia categorie este constituită din plăcile destinate aplicațiilor profesionale.

Placa de bază mai este cunoscută și sub numele de motherboard sau mainboard, și ea este una dintre componentele vitale ale computerului, susținând comunicarea și coordonarea activității tuturor componentelor din sistem: este o adevărată coloană vertebrală a sistemului. Fizic, ea este fixată pe carcasă fiind o placă de dimensiuni mari cu circuite integrate și locașuri (slots) pentru diverse subansamble. Pe placa de bază se află memoria RAM, memoria CACHE, microprocesorul și plăcile de extensie.

Figura 5.1. Placă de bază Gigabyte LGA775 GA-P43-ES3G

Plăcile de extensie sunt plăci din fibră de sticlă, pe care sunt montate circuite integrate. Ele se instalează în conectorii de extensie ai calculatorului (conectori de pe placa de bază). Principalele tipuri de plăci de extensie sunt:

5. 2. 2. Procesorul

Procesorul este componenta de bază a unității centrale de prelucrare la toate calculatoarele personale. Din punct de vedere fizic procesorul este un circuit integrat în interiorul căruia sunt înglobate mai multe componente electronice, numărul acestora fiind de ordinul milioanelor. Numărul componentelor înglobate într-un procesor depinde de tipul acestuia, de generația din care face parte și de performanțele tehnologiei de fabricație.

Toate calculatoarele PC utilizează procesoare compatibile cu familia de cipuri Intel, deși procesoarele în sine pot fi fabricate sau proiectate de diferite companii, cum ar fi AMD, IBM, Cyrix, Nexgen etc.

Pentru a ne da seama de rapiditatea evoluției industriei de microprocesoare să luăm ca reper, nu prea îndepărtatul microprocesor AT-386 care, la vremea respectivă, a marcat un salt calitativ deosebit în evoluția tehnicii de calcul, acesta lucra cu o viteză de 30-40 Mhz, adresa până la 16 MB de memorie RAM, executa până la 4,4 milioane de instrucțiuni pe secundă, conținea cca 275000 de tranzistori și era considerat o remarcabilă realizare în domeniu. De atunci lucrurile au evoluat foarte rapid, astăzi existând, de exemplu, familia de procesoare Pentium 4, ajungând să lucreze la frecvențe de până la 3,2 GHz.

Figura 5.2. Tipuri de procesoare

Procesorul (Central Processing Unit, CPU) este „creierul” calculatorului. Pe calculatoarele personale este format dintr-un singur cip numit microprocesor.

Cele două componente tipice ale microprocesorului sunt:

– unitatea aritmetică și logică (efectuează operațiile aritmetice și logice);

– unitatea de control (extrage instrucțiuni din memorie, le decodifică și apelează unitatea aritmetică și logică atunci când este necesar).

Microprocesoarele diferă între ele după următoarele caracteristici:

– setul de instrucțiuni care pot fi executate;

– lățimea de bandă (numărul de biți procesați într-o singură instrucțiune);

– frecvența (ciclul de ceas, tactul) măsurată în MHz, mai nou în GHz (câte instrucțiuni poate să execute respectivul microprocesor într-o secundă).

Pentru ultimele două caracteristici, cu cât este mai mare valoarea, cu atât este mai puternic procesorul. De exemplu, un procesor pe 32 de biți care lucrează la 50MHz este mai puternic decât unul de 16 biți care lucrează la 25MHz.

În ceea ce privește prima caracteristică, în funcție de complexitate, procesoarele pot fi cu instrucțiuni complexe (Complex Instruction Set Computer, CISC) sau reduse (Reduced Instruction Set Computer, RISC). Procesoarele RISC sunt mai rapide, instrucțiunile din setul respectiv sunt mai puține și mai simple. De asemenea, procesoarele RISC sunt și mai ieftine și mai ușor de executat din punct de vedere tehnologic.

Pentru a examina structura unității centrale de prelucrare (UCP), se prezintă mai întâi funcțiile principale realizate de această unitate:

– extragerea instrucțiunilor: UCP trebuie să citească instrucțiunile din memorie;

– interpretarea instrucțiunilor: Fiecare instrucțiune trebuie decodificată pentru a determina operația care trebuie executată;

– citirea datelor: Pentru execuția unor instrucțiuni este necesară citirea datelor din memorie sau de la un dispozitiv de I/E.

– prelucrarea datelor: Execuția unei instrucțiuni poate necesita execuția unei operații aritmetice sau logice asupra datelor;

– Scrierea datelor: Rezultatele execuției trebuie scrise în memorie sau la un dispozitiv de I/E.

Pentru a putea executa aceste funcții, UCP necesită memorarea temporară a unor date într-o memorie internă proprie. De exemplu, trebuie memorată adresa ultimei instrucțiuni, pentru a se cunoaște adresa de la care se va extrage instrucțiunea următoare.

De asemenea, instrucțiunile și datele trebuie memorate temporar pe durata execuției unei instrucțiuni.

Figura 5.3. prezintă structura generală a UCP, cu indicarea conexiunilor cu restul sistemului prin magistrala sistem.

Figura 5.3. Structura generală a UCP împreună cu magistrala sistem

Figura 5.4. prezintă o imagine mai detaliată a UCP. Se pune în evidență magistrala internă a UCP, care este necesară pentru transferul datelor între diferite registre ale UAL, deoarece UAL prelucrează doar datele din memoria internă a UCP. Figura indică de asemenea elemente componente tipice ale UAL.

Figura 5.4. Structura mai detaliată a UCP

5. 2. 2. 1. Registre

Registrele din cadrul UCP sunt de două tipuri:

– Registre utilizator: Acestea permit reducerea numărului de accesuri la memoria principală, și deci creșterea vitezei de execuție a programelor.

– Registre de control și de stare: Acestea se utilizează de unitatea de control pentru controlul funcționării UCP, și de programele sistemului de operare pentru controlul execuției programelor.

5. 2. 2. 2. Registre utilizator

Aceste registre sunt accesibile prin instrucțiunile limbajului mașină. Se deosebesc următoarele categorii de registre utilizator:

– registre generale;

– registre de date;

– registre de adrese;

– registre ale indicatorilor de condiții.

Registrele generale pot fi utilizate în scopuri variate de către programe. În unele cazuri, utilizarea lor în cadrul setului de instrucțiuni este ortogonală. Aceasta înseamnă că oricare registru general poate conține operandul oricărei instrucțiuni. În multe cazuri există însă restricții, de exemplu pot exista registre dedicate pentru anumite operații aritmetice. Uneori, registrele generale se pot utiliza pentru adresarea operanzilor, prin diferite moduri de adresare.

Registrele de date se pot utiliza numai pentru păstrarea datelor și nu se pot utiliza pentru calculul adresei operanzilor.

Registrele de adrese, utilizate pentru adresarea instrucțiunilor sau a datelor, pot avea o utilizare generală, sau pot fi dedicate unui anumit mod de adresare.

Registrele indicatorilor de condiții sunt vizibile parțial de către programator.

Indicatorii de condiții sunt biți poziționați de către UCP în funcție de rezultatele diferitelor operații. De exemplu, o operație aritmetică poate produce un rezultat pozitiv, negativ, zero, sau poate rezulta o depășire. Pe lângă rezultatul care se memorează într-un registru sau în memorie, se poziționează și unii indicatori de condiții. Acești indicatori pot fi testați ulterior, de obicei de instrucțiunile de salt condiționat.

5. 2. 2. 3. Registre de control și de stare

În general, aceste registre nu sunt vizibile programatorilor, sau unele din ele pot fi vizibile pentru instrucțiunile mașină executate într-un mod special al UCP, numit mod privilegiat. Diferitele calculatoare au diferite organizări ale registrelor, și utilizează terminologii diferite. Totuși, se pot deosebi următoarele registre care sunt esențiale pentru execuția instrucțiunilor:

– Contorul de program (PC): Conține adresa următoarei instrucțiuni care se va extrage din memorie.

– Registrul de instrucțiuni (RI): Conține ultima instrucțiune extrasă din memorie.

– Registrul de adrese al memoriei (RA): Conține adresa unei locații de memorie.

– Registrul de date al memoriei (RD): Conține cuvântul de date care se va înscrie în memorie sau cuvântul citit recent.

Contorul de program conține adresa instrucțiunii următoare, deoarece de obicei acest registru este actualizat de UCP imediat după fiecare extragere a unei instrucțiuni.

O instrucțiune de salt va modifica de asemenea contorul de program. Instrucțiunea extrasă din memorie este depusă în registrul de instrucțiuni, unde ea este analizată (decodificată).

Transferul datelor cu memoria are loc prin utilizarea registrului de adrese și de date al memoriei (RA, respectiv RD). Registrul RA este conectat la magistrala de adrese, iar RD la magistrala de date.

Registrele menționate sunt utilizate pentru transferul datelor între UCP și memorie.

În cadrul UCP, datele trebuie aplicate la intrările UAL pentru prelucrare. UAL poate avea acces direct la registrul RD și la registrele generale. O altă variantă este cea în care există registre suplimentare la intrările UAL și ieșirea acestuia, prin intermediul cărora are loc comunicația cu registrele generale și registrul de date al memoriei.

UCP conține un registru numit cuvânt de stare al programului (PSW-Program Status Word). Acest registru păstrează indicatori de condiții și alte informații de stare.

Câmpurile principale ale acestui registru sunt:

– Semn: Conține bitul de semn al rezultatului ultimei operații aritmetice.

– Zero: Setat atunci când rezultatul este 0.

– Transport (Carry): Setat dacă a rezultat un transport sau un împrumut la o operație aritmetică.

– Egal: Setat dacă rezultă o egalitate în urma unei operații de comparare.

– Depășire (Overflow): Utilizat pentru a indica o depășire la o operație aritmetică.

– Validare întreruperi (Interrupt Enable/Disable): Utilizat pentru validarea sau invalidarea întreruperilor.

– Supervizor (Supervisor): Arată dacă UCP execută un program în mod supervizor sau în mod utilizator. Anumite instrucțiuni privilegiate pot fi executate numai în mod supervizor, iar anumite zone de memorie sunt accesibile numai în acest mod.

Pot exista și alte registre din această categorie, de exemplu pentru controlul operațiilor de I/E.

5. 2. 3. Memoria internă

Memoria internă, componenta de bază a sistemului de calcul, are rolul de a păstra programele și datele în formă binară pe toată durata execuției unei lucrări. Participă împreună cu microprocesorul la efectuarea operațiilor stabilite prin program.

Din punct de vedere constructiv, memoria internă este realizată din circuite integrate.

Din punct de vedere al organizării și accesării, memoria internă e structurată pe: celule binare, locații, sectoare, zone, partiții. Corespunzător, informația memorată se structurează în: bit, byte, cuvânt de memorie, înregistrare fizică, masiv.

Bit-ul (BInary digiT), este cea mai mică unitate de informație. Termenul a fost utilizat pentru prima oară în 1946 de către John Tucky, statistician și consilier a cinci președinți americani. Un bit poate avea două valori logice: 0 și 1. Informația semnificativă se obține prin combinarea biților în unități de informație mai mari. Bitul este utilizat pentru măsurarea vitezei de transfer a datelor (biți/secundă).

Byte-ul (BInary TErm), sau octetul (simbolizat prin B), este format din 8 biți consecutivi, este unitatea de informație care stochează un caracter. Byte-ul este utilizat la măsurarea capacității de stocare (KB, MB, GB). Multiplii byte-ului sunt: kilobyte-ul (1kB=1024B), megabyte-ul (1MB=1024kB= 1048576B), gigabyte-ul (1GB=1024MB=1073741824B) …

O succesiune de mai multe locații de memorie formează o zonă de memorie.

Depunerea și stocarea informației în memorie poartă numele de ÎNSCRIERE (SCRIERE) în memorie.

Extragerea informației stocate din memorie se numește CITIRE.

Identificare unei locații de memorie pentru citire-scriere constituie operația de ADRESARE (ACCESARE).

Caracteristicile tehnice și funcționale ale memoriei interne sunt:

1. Capacitatea de memorare, exprimată în KB, MB, GB, reprezintă volumul maxim de informație (în expresie binară) ce poate fi stocat în timpul prelucrării de către memoria internă.

2. Timpul de acces este intervalul de timp dintre momentul când s-a emis o cerere de citire-scriere și momentul efectiv al începerii citirii-scrierii și este de ordinul nanosecundelor.

3. Ciclul de memorare reprezintă intervalul de timp în care se realizează citirea-scrierea unei unități de informație în-din memorie.

4. Cuvântul de memorie este o succesiune de celule binare considerată ca entitate pentru memorarea și accesarea informației.

Organizarea logică a memoriei interne e importantă pentru utilizator în scopul folosirii eficiente a acesteia și a evitării conflictelor sau a suprapunerilor.

Organizarea fizică are în vedere structura internă, tipurile de module și modul de asamblare fizică a lor.

Organizarea logică are în vedere modul de acces și funcționare a memoriei interne și o împarte în memorie ROM și RAM.

Memoria calculatorului desemnează modul fizic de stocare internă a datelor pe cipuri electronice.

Există mai multe tipuri de memorii:

– ROM (Read Only Memory), memorie care permite doar citirea, nu și scrierea datelor. Toate calculatoarele conțin memorie ROM, în care sunt scrise instrucțiunile de pornire a calculatorului;

– RAM (Random Access Memory), memoria cu acces aleator. Acest tip de memorie permite atât citirea cât și scrierea de date. La oprirea calculatorului, datele din memoria RAM care nu au fost salvate pe disc se pierd. Accesul la datele stocate se face aleator, nu succesiv, oricare celulă de memorie poate fi apelată independent. Există și memoria de tip SAM (Serial Access Memory), cu acces serial sau secvențial, ca o bandă magnetică;

– PROM (Programmable ROM), memorie în care se poate stoca un program. Ca și memoria ROM, și PROM este ne-volatilă (datele înscrise în ea nu se pot șterge);

– EPROM (Erasable PROM), este un tip special de PROM care se poate șterge prin expunerea la ultraviolete;

– EEPROM (Electrically EPROM), este un tip special de PROM care se poate șterge prin expunerea la sarcină electrică;

– DRAM (Dynamic RAM), construită din perechi de tranzistori și condensatori, fiecare astfel de pereche formând o celulă de memorie care reprezintă un bit. Condensatorul stochează informația în una din cele două stări posibile, 0 sau 1, iar tranzistorul permite citirea sau schimbarea stării condensatorului. Starea condensatorului nu este permanentă, el se menține încărcat doar câteva milisecunde, după care se descarcă. Pentru păstrarea informației, condensatorul trebuie reîncărcat periodic, de unde și numele de memorie dinamică;

– SDRAM (Synchronous DRAM), memorie capabilă a se sincroniza cu frecvența de tact a procesorului;

– RDRAM (Rambus DRAM), cu magistrală de date de mare viteză numită canal Rambus, variantă mai scumpă, utilizată în prezent la acceleratoarele grafice.

– DDR-SDRAM (Double Data Rate-SDRAM), care primește și transmite date atât pe alternanța pozitivă a ciclului procesorului cât și pe cea negativă, ceea ce conduce la dublarea ratei de transfer a datelor față de SDRAM.

Figura 5.5. Tipuri de DDR

Se numește rată de transfer de date viteza cu care se transmit datele de la o componentă la alta. Unitatea de măsură este Bps (Bit Per Second), cu multiplii kBps, MBps, GBps.

Memoria cache (rapidă) este o memorie atașată direct microprocesorului, servind ca memorie intermediară între memoria internă și microprocesor și fiind mult mai rapidă ca memoria RAM.

Este de tip SRAM (Static RAM) ceea ce înseamnă că nu necesită reînprospătarea conținutului, păstrarea informațiilor fiind asigurată de microprocesor.

Acest tip de memorie este structurată pe două nivele: ca memorie cache internă, integrată în circuitele microprocesorului, cu dimensiuni mici (8-16 KB până la 64 KB la Pentium MMX) și memoria cache externă (separată de microprocesor), cu capacitate mai mare, ajungând pentru unele sisteme până la 512 KB sau chiar mai mult. Programele ce trebuie rulate sunt aduse din RAM în memoria cache în blocuri, apoi, instrucțiunile sunt executate pe rând. Se elimină astfel timpul de așteptare datorat diferenței dintre viteza microprocesorului și cea a memoriei RAM.

Memoria cache este specifică calculatoarelor evoluate, iar ca mărime poate fi 64 KB, 128 KB, 256 KB, 512 KB sau 1024 KB.

Componenta BIOS (Basic Input Output System) este un set de mici programe de bază care, la început se ocupă doar de controlul operațiilor cu floppy-discul și hard-discul. La calculatoarele actuale BIOS-ul și-a păstrat numele, fiind însă dezvoltat și completat cu alte rutine pentru a îndeplini și alte sarcini cum sunt: testarea componentelor hard la pornirea sistemului, încărcarea sistemului de operare, configurarea sistemului.

Totalitatea programelor ce formează BIOS-ul constituie conținutul memoriei ROM. Aceste programe comunică cu echipamentele periferice, pentru realizarea fluxului de intrări și ieșiri de date, conținînd informații despre unitățile de floppy disc și hard-disc, despre memoria internă, despre monitor și tastatură, despre parolă. Nici un PC nu funcționează în absența BIOS-ului.

5. 2. 4. Memoria externă

Memoria externă a calculatoarelor personale, putem spune că este tot atât de importantă și necesară ca și memoria internă, având rolul de a păstra informațiile (programe și date), pe o durată nedeterminată. Pentru orice calculator, memoria externă constituie o completare și o extindere a memoriei interne, prezentând două particularități deosebite față de memoria internă și anume:

este nelimitată ca volum;

este nevolatilă, informațiile rămân stocate pe o durată, practic, nedeterminată.

Datorită acestor particularități memoria externă este absolut necesară pentru stocarea și păstrarea unor volume foarte mari de informații, în vederea utilizării lor ulterioare.

La calculatoarele personale memoria externă este constituită din următoarele tipuri: discul flexibil, discul fix, CD-ROM-ul și caseta magnetică.

Ca și memoria internă, memoria externă prezintă aceleași caracteristici de performanță (capacitate de memorare, timp de acces, viteză de transfer, fiabilitate, cost etc.).

Datorită rolului ei de depozit activ și permanent de informații la dispoziția memoriei interne, memoria externă (mărimea acesteia) constituie una din caracteristicile ce se au în vedere la stabilirea criteriilor prioritare de alegere a unui calculator, sau a unei configurații de sistem de calcul.

5. 2. 5. Hard Disk-ul

Hard disk-urile au fost introduse pentru prima oară ca unități de stocare a datelor în 1956, pentru calculatoarele IBM. Inițial au fost dezvoltate pentru a fi utilizate ca medii de stocare pentru calculatoare de uz general.

Figura 5.6. Hard Disk-ul

În anii 1990, necesitatea de unui dispozitiv de stocare de mari dimensiuni, dar și încredere, independent de un dispozitiv special, a condus la introducerea sistemelor integrate, cum ar fi raiduri, sisteme Network Attached Storage (NAS) – sisteme atașabile de stocare pentru rețea și SAN (Storage Area Network – sisteme de stocare pentru rețea), sisteme care asigură eficiență, precum și un acces fiabil la volume mari de date. Ținând cont de cererile de consum, în secolul 21 utilizarea HDD-urilor s-a extins și în dispozitive cum ar fi camere video, telefoane mobile (de exemplu Nokia N91), playere audio digitale, playere video digitale, video-înregistratoare digitale, Personal Digital Assistants (PDA-uri) și console de jocuri video.

Hard disk-ul este un echipament format din discuri magnetice pe care se stochează informație.

Înregistrarea datelor pe hard disk-uri se face prin magnetizarea unui disc feromagnetic denumit platan. Datele înregistrate pe respectivul platan, prin magnetizare, sunt scrise în sistem binar, adică se stochează o înșiruire de 0 și 1. HDD-urile sunt construite dintr-un ax care posedă unul sau mai multe discuri circulare, denumite platane și unul sau mai multe capuri de citire/scriere. În principiu, platanele sunt fabricate dintr-un material magnetic, de obicei din aliaj de aluminiu sau sticlă și sunt acoperite cu un strat subțire de material magnetic, de obicei 10-20 nm (nanometri) grosime și cu un strat exterior de carbon pentru protecție.

Platanele sunt învârtite la viteze foarte mari. Informația se scrie pe platan în timpul rotirii acestuia de către dispozitive de citire-scriere așezate foarte aproape de suprafața magnetică (la hdd-urile noi distanța e de zeci de nanometri). Pentru fiecare suprafață a platanului există câte un singur cap de citire-scriere montat la un braț comun. Acest braț mișcă capetele de citire- scriere peste suprafețele platanelor, pe o distanță de arc de cerc (aproximativ radial), pentru a permite capetelor să acceseze aproape întreaga suprafață a platanelor în timp ce se rotesc. Brațul este mutat folosind un mecanism de acționare de tip bobină.

Folosirea discurilor rigide, sigilate, într-o singură unitate, permite toleranțe mult mai bune decât într-o unitate de dischetă. În consecință, hard disk-urile pot stoca date mult mai multe decât unitățile de dischetă și le pot accesa și transmite mai repede.

Începând din luna aprilie 2009, cea mai mare capacitate a HDD-urilor de consum este de 2 TB.

Un exemplu tipic de „HDD desktop”, poate stoca între 120 GB și 2TB. HDD pot avea o viteză de rotație cuprinsă între 5.400 și 7.200 rpm (rotații pe minut) și o rată de transfer de 1 Gbit/s sau mai mare. (1 GB = 109 B; 1 Gbit/s = 109 biți/s).

Cel mai rapid hard disk, „enterprise”, are viteze de rotații de 10.000 sau 15.000 rpm, poate atinge viteze de transfer de peste 1.6 Gbit/s și o viteză medie de transfer de până la 125 Mbytes/secundă.

HDD-urile mobile, adică HDD de laptop, care sunt fizic mai mici decât HDD-urile desktop, tind să fie mai lente și au o capacitate de stocare mai mică. Hard disk-urile mobile au de obicei viteze de rotații de 5.400 rpm, dar sunt și modele care au viteze de 7.200 rpm. Din cauza mărimii fizice, mici, a platanelor, HDD-urile mobile au capacități de stocare mai mici decât HDD-urile desktop.

În general, hard disk-urile se montează în carcasa calculatorului, dar există și unități portabile.

Înainte de epoca de PC-uri și calculatoare mici, hard-urile au avut diverse dimensiuni. Odată cu creșterea vânzărilor de calculatoare mici și a evoluției lor, s-a dorit și a fost necesară construirea de HDD care să poată fi montate până și în locașurile de floppy disk. Acest lucru a dus la evoluția pieței spre anumite forme ale drive-urilor, inițial derivate din dimensiunile 8", 5,25" și 3,5" de unități de dischetă. Dimensiuni mai mici de 3.5" au apărut la fel de populare pe piață.

Începând cu 2008, o unitate HDD desktop tipică de 7200 rpm (rotații pe minut) are o rată de transfer "disc-la-buffer" de date de circa 70 MB pe secundă. Această rată depinde de locația pistei, astfel încât rata de transfer va fi cel mai mare pentru datele privind pistele exterioare (unde se află mai multe sectoare) și mai mică pentru pistele interioare (unde sunt mai puține sectoare); și este, în general, ceva mai mare pentru drive-urile de 10.000 rpm. Un standard curent utilizat pe scară largă pentru transferul „buffer-la-computer" este interfața SATA de 3,0 Gbit/s (secundă), care poate trimite de aproximativ 300 MB/s de la buffer la calculator. Rata de transfer de date de citire/scriere, poate fi măsurată prin scrierea unui fișier de mărime mare pe disc, apoi citirea fișierului respectiv. Ratele de transfer pot fi influențate atât de fragmentarea sistemului de fișiere cât și de dispunerea fișierelor în dosare.

Timpii de acces variază în prezent, începând de la sub 2 ms (milisecunde) pentru unitățile de HDD de server, 15 ms pentru unitățile de HDD în miniatură și în jur de 9 ms pentru unitățile de HDD tipice de desktop. Nu s-a simțit nici o îmbunătățire semnificativă a timpilor de acces de câțiva ani. Doar la calculatoarele timpurii se foloseau motoarele pas cu pas pentru mutarea capetelor de citire/scriere și se ajungea la timpi de acces de 80-120 ms, dar acest lucru a fost repede îmbunătățit prin folosirea unei bobine, la sfârșitul anilor 1980, reducându-se astfel timpii de acces la aproximativ 20 ms.

Hard disk-urile sunt accesate printr-o serie de tipuri de interfețe de acces, inclusiv Parallel ATA (P-ATA, de asemenea numite și IDE sau EIDE), Serial ATA (SATA), SCSI, Serial Attached SCSI (SAS). Circuitele de tip Punte sunt folosite uneori pentru a conecta hard disk-uri cu interfețe de conectare native care nu pot comunica prin IEEE 1394 (Firewire), USB și SCSI. De obicei, discurile ATA nu au avut probleme datorită controlelor lor, dar multe modele timpurii erau incompatibile unele cu altele și nu au putut rula cu două dispozitive de pe același cablu fizic în configurare master/slave. Acest lucru a fost în mare parte remediată la mijlocul anilor 1990, atunci când specificațiile ATA a fost standardizate și problemele au început să fie rezolvate, dar încă cauzează probleme ocazional (în special incompatibilități cu CD-ROM și discurile DVD-ROM, și când sunt conectate dispozitive Ultra DMA și non-UDMA).

Figura 5.7. Conectori eSATA și SATA

Spre deosebire de HDD IDE, HDD serial ATA (SATA) nu mai trebuiesc configurate master/slave în combinație cu alt dispozitiv, ele având canale proprii (fiecare cu propriul set de porturi I/O (intrare/ieșire)).

5. 2. 6. Placa video

Prima placă video a fost lansată odată cu primul PC IBM și a fost dezvoltată de aceștia în anul 1981. Aceasta era o placă grafică monocrom (MDA – Monochrome Display Adapter) și funcționa doar în mod text, reprezentând 80 de coloane și 25 de linii pe ecran. Ea a avut o memorie video de 4KB și o singură culoare. În timp au fost dezvoltate mai multe plăci grafice după cum se poate vedea în tabelul de mai jos.

Plăcile VGA au fost acceptate pe scară largă, fapt care a determinat unele companii, cum ar fi ATI, Cirrus Logic și S3 să îmbunătățească rezoluția plăcilor video, precum și numărul de culori utilizate. Astfel, standardul SVGA (Super VGA), a ajuns la 2 MB memorie video și o rezoluție de 1024×768, în modul de 256 culori.

Figura 5.8. Placă video

În 1995 a luat amploare numărul de utilizatori de plăci video 2D/3D, plăci ce erau dezvoltate de Matrox, Creative, S3, ATI și alții. Plăcile VGA au fost urmate de cele SVGA (Super VGA) ce aveau incluse funcții 3D. În 1997 3dfx a lansat o placă grafică cu denumită Voodoo, placă ce era mult mai puternică în comparație cu cele precedente, prin introducerea unor efecte 3D, cum ar fi cartografierea MIP, Z-buffering și anti-aliasing. După lansarea acestei plăci au urmat alte serii de plăci video, precum Voodoo2 de la 3dfx, TNT și TNT2 de la NVIDIA. Lățimea de bandă cerută de aceste plăci a fost apropiată de limitele capacității de magistrală PCI. Ca urmare, Intel a dezvoltat AGP (Accelerated Graphics Port – port de accelerare grafică), care a rezolvat strangulara dintre microprocesor și placa video. Din 1999 până în 2002, NVIDIA a controlat piața cu plăcile video (a preluat 3dfx) din familia GeForce. Îmbunătățirile efectuate în această perioadă s-au concentrat pe algoritmii 3D și pe creșterea memoriei video. S-a introdus tehnologia DDR (double data rate – rată dublă de (transfer) date), crescând capacitățile de memorie de la 32MB-GeForce până la 128MB-GeForce4.

Începând cu anul 2002, piața plăcilor video a ajuns să fie dominată aproape în întregime de concurența între ATI și Nvidia, cu Radeon-ul lor și liniile Geforce, luând în jur de 90% din piața plăcilor grafice independente, în timp ce alți producători au fost forțați să urmeze mici nișe de pe piață.

Capacitatea de memorie a plăcilor video moderne variază de la 128 MB la 4GB, deși sunt foarte puține plăci cu memorii de peste 1 GB. Deoarece memoria video trebuie accesată de procesorul grafic și de circuitele de afișare, se folosesc adesea memorii de viteză mare sau memorii multi-port, cum ar fi VRAM, WRAM, SGRAM, etc. În preajma anului 2003 memoriile video s-au bazat pe tehnologia DDR. Astfel producătorii s-au orientat spre DDR2, GDDR3, GDDR4 și chiar GDDR5 utilizat în special de ATI Radeon HD 4870. Rata de tact efectivă a memoriei în plăcile moderne este, în general, între 400 MHz și 3,8 GHz.

Memoria video mai poate fi utilizată pentru stocarea altor date, precum imaginea de pe ecran, Z-buffer (tamponul-memoria-Z), care gestionează adâncimea de coordonate în grafica 3D, texturi, tampoanele vertex, precum și programe compilate Shader.

Denumită și placă de accelerare grafică sau adaptor video, adaptor de afișare, placă grafică, este un card de expansiune a cărei funcție este aceea de a genera imagini de ieșire la un afișaj. Multe plăci video au funcții suplimentare cum ar fi redarea accelerată pentru scenele 3D, captură video, ieșire pentru TV, decodare MPEG-2 și MPEG-4, FireWire, stilou lumină sau au capacitatea de a conecta mai multe monitoare, în timp ce alte carduri, moderne de înaltă performanță, sunt utilizate pentru o grafică exigentă – jocurile pentru PC.

5. 2. 7. Unitatea CD-ROM/DVD-ROM

Compact Discul (CD) este un disc din material plastic (policarbonat) cu mai multe straturi, folosit ca mediu de stocare externă a informației. În prezent există două tipuri de CD-uri, după utilizare: ca suport de inregistrări muzicale (CD) și de aplicații pentru calculator (CDROM).

Formatul CD-ROM folosește un sistem de o acuratețe mult mai mare decât cel utilizat pentru CD-urile audio. Capacitatea totală a unui CD este de 644,5MB, rotunjită pentru simplificare la 650MB. Prin creșterea densității sectoarelor de pe disc s-au obținut discuri de 700MB, acestea fiind cele mai folosite în acest moment.

CD-urile pentru calculator sunt de mai multe tipuri:

– CD-R, inscriptibile („read-only”), de pe care o dată înregistrată, informația nu va mai putea fi ștearsă. Scrierea unui disc CD-R aduce modificări permanente suprafeței suport.

Datele sunt inscripționate folosind o rază laser mai puternică decât cea utilizată pentru a citi un disc. Raza laser încălzește puternic stratul suport, lăsând o urmă întunecată. La citire, urma întunecată reflectă mai puțin lumina;

– CD-RW (CD-ReWritable), care pot fi rescrise. Discurile CD-RW stochează informația folosind o tehnologie cu totul diferită, numită „schimbare de fază”. Mediul re-inscriptibil este acoperit cu o substanță care încălzită la o temperatură mai mică decât cea de inscripționare, revine la structura inițială (respectiv la gradul de reflexie inițial). Prin folosirea unei raze laser de scriere cu două nivele de putere, suprafața stratului suport poate fi modificată în mod repetat.

Unitățile CD-ROM au apărut pe piață în 1997. Ele citesc datele de pe CD-R și CD-RW.

Pentru scrierea CD-urilor sunt necesare unități speciale.

Viteza de citire/scriere se exprimă în multipli ai vitezei de citire a CD-urilor audio care este de aproximativ 150kBps. Această rată de transfer a datelor este identificată prin „x” sau „viteza de citire a unui CD audio”. Unitățile de citire a discurilor CD-ROM sunt clasificate după viteza maximă de transfer a datelor (măsurată în multipli ai ratei de transfer pentru CD-uri audio) astfel: „12x” înseamnă de 12 ori 150kBps, sau 1800kBps, „40x” înseamnă de 40 de ori 150kBps, adică 6000kBps (6MBps). Aceasta valoare se referă la viteza maximă de transfer.

DVD-ul (Digital Versatile Disc, Digital Video Disc) este un tip nou de CD cu capacitatea de 4,7GB pe o față (destul pentru stocarea unui film artistic, comprimat în format MPEG-2).

Există medii care permit utilizarea ambelor fețe, capacitatea de stocare a DVD-ului ajungând astfel la 9GB. Vitezele de transfer variază între 600kBps și 1,3MBps.

Unitățile DVD-ROM citesc orice tip de CD și DVD. Există unități inscriptibile și reinscriptibile DVD (-R, -RW, RAM, +RW). Pentru rescrierea DVD-urilor se folosește aceeași tehnologie ca și în cazul CD-urilor, variantele diferind între ele după densitatea de scriere, ceea ce determină astfel cantitatea datelor stocate pe DVD. Există și unități combo, capabile să citească atât CD-uri cât și DVD-uri și să scrie/rescrie CD-uri.

Figura 5.9. DVD-ROM

Majoritatea unităților de CD și DVD se montează în carcasa calculatorului într-un locaș de 5,25 inch. Interfețele de transfer utilizate sunt IDE, SCSI.

5. 2. 8. Unitatea Floppy

Discheta (floppy disk-ul) este cel mai portabil și ieftin mediu de stocare de date, cu capacitatea limitată la 1,44MB. Accesul la date de pe unitatea floppy a calculatorului este mai lent decât în cazul hard disk-ului. Au existat tendințe de evoluție spre dischete cu capacitatea de 2,88MB, dar fără un impact prea mare. O altă tendință de evoluție a fost unitatea Zipp, care se mai folosește și astăzi fără a se generaliza și care utilizează dischete speciale cu capacitatea de 250MB în format comprimat.

Discul flexibil reprezintă suportul de memorie externă întâlnit la toate calculatoarele personale. El este confecționat dintr-o folie de plastic flexibil acoperită cu un strat de material feromagnetic și introdus într-un suport de protecție (plic, casetă).

În prezent, la calculatoarele personale sunt utilizate discuri cu diametrul de 3 ½ inches.

Figura 5.10. Unitate Floppy

Informațiile sunt înregistrate pe aceste discuri în formate standardizate, după numărul de piste și de sectoare. Pistele sunt cercuri concentrice care, în funcție de tipul și caracteristicile discului, pot fi în număr de 40 sau 80, iar sectoarele sunt segmente de piste, a căror număr este diferit în funcție tot de tipul și caracteristicile discului.

Dezvoltarea, în ultimi ani, a unor programe din ce în ce mai complexe care necesită spații de stocare tot mai mari, a impulsionat și preocupările în direcția îmbunătățirii suportului de memorie externă. Astfel un grup de trei firme, COMPAQ, 3M și MKE (Matsuschita Kotobuki Electronics), au pus la punct tehnologia de fabricare a unei noi unități de dischetă care poare opera (scrie și citește), cu dischete de 120 MB. Noua dischetă este asemănătoare ca formă și dimensiune, cu discheta de 3,5 inches, poartă indicativul LS 120 (Laser Servo), având performanțe sporite și în ce privește viteza de lucru.

Pentru un disc de format 3,5 inches/DS-HD, viteza de transfer se situează în jurul valorii de 20 KB/secundă, iar cele de 120 MB au o rată de transfer de 170 KB/secundă la scriere și 240 KB/secundă la citire.

Toate operațiile cu floppy-discul (intrare/ieșire) sunt supravegheate de componenta BIOS a sistemului. Pentru eliminarea unor situații de incompatibilitate și pentru a evita operația de actualizare a BIOS–ul sistemului, unele unități de floppy-disc sunt prevăzute cu propriul BIOS.

Înainte de prima utilizare orice dischetă trebuie formatată pentru a permite înscrierea și identificarea informațiilor înscrise.

Prin operația de formatare se realizează următoarele:

verificarea integrității fizice a discului;

crearea directorului rădăcină;

crearea tabelei de alocare a fișierelor.

În urma formatării discului sunt definite și etichetate, pistele și sectoarele prin intermediul cărora se poate identifica rapid orice informație. Poziția fiecărui fișier pe disc va fi indicata de tabela de alocare, care se încarcă la înscrierea informațiilor în fișiere, ținând seama de etichetele de pistă și sector definite în urma formatării discului. Toate informațiile grupate în fișiere, sunt dispuse pe disc într-o structura arborescentă îl constituie directorul rădăcină.

5. 2. 9. Placa de rețea/Modem-ul

Scopul plăcii de rețea este de a realiza conexiunea dintre un calculator și o rețea locală la care acesta este conectat. Placa de rețea reprezintă legătura fizică dintre cablul de rețea și magistrala internă a sistemului. Există trei variante de plăci disponibile pe piață: 8-bit, 16-bit și 32-bit. Cu cât este mai mare numărul de biți pe care se face transferul de date, cu atât viteza de transmisie suportată de placa de rețea este mai mare. Majoritatea plăcilor din acest moment suportă transfer de 10/100MBps, viteza de transmisie fiind determinată automat în funcție de capabilitățile plăcii de rețea de la celălalt capăt al conexiunii.

Figura 5.11. Placă de rețea

Termenul „modem” este o prescurtare a expresiei „MOdulator-DEModulator”, care desemnează operațiile efectuate de acest dispozitiv. Scopul unui modem este de a transmite informații în format digital prin intermediul liniilor telefonice. Modemul, la transmiterea datelor în exterior (linia telefonică), modulează informațiile într-un format compatibil cu linia telefonică, în timp ce la primirea datelor din exterior demodulează semnalul pentru a obține forma inițială a datelor. Modemurile fără cablu convertesc informațiile digitale în semnale radio și invers.

Figura 5.12. Modem intern

Viteza de transmisie suportată de primele modele de modemuri era de 300Bps (echivalentă cu transmiterea a 30 de caractere pe secundă, ceea ce depășește viteza de tastare). În momentul în care au început să fie transferate cantități mai mari de date (imagini, de exemplu), viteza de 300Bps nu mai putea fi suficientă. În interval de câțiva ani viteza de transmisie a modemurilor a cunoscut o evoluție spectaculoasă, ajungând în 1998 la 56kBps.

5. 2. 10. Placa de sunet

Placa de sunet, alături de boxe (difuzoare) și microfon, face parte din sistemul de sunet al calculatorului.

Figura 5.13. Placă de sunet

Placa de sunet este componenta răspunzătoare de toate sunetele pe care le scoate calculatorul (avertizări, muzică, recunoaștere vocală). Ea poate îndeplini și roluri precum: amplificator audio (de putere mică) sau corector de sunet prin elemente de filtrare. Pe placa de sunet se află conectori pentru una sau mai multe intrări și ieșiri audio și diferite prize de conectare cu alte echipamente.

Microfonul are rolul de a face conversia sunetelor recepționate în semnal electric, în vederea transmiterii ulterioare a acestora către calculator. Se utilizează doar în cazul unor înregistrări neprofesionale sau aplicații de tip „chat”.

Sistemul de boxe reprezintă modul prin care calculatorul redă sunete. Modelele existente încep de la clasicul sistem stereo format din doi sateliți și merg până la cel mai nou standard acceptat în domeniu, modelul 5.1 (utilizat mai ales în cazul DVD-urilor).

Scopul în care se utilizează calculatorul determină și alegerea plăcii de sunet. În aplicațiile de birou, unde nu sunt cerințe multimedia deosebite, se preferă o placă de sunet integrată pe placa de bază.

5. 3. ECHIPAMENTE PERIFERICE DE INTRARE

Echipamentele periferice de intrare asigură comunicarea dintre om și mașină la intrarea informațiilor în unitatea centrală și stocarea unui volum important de date care pot fi reutilizate ulterior.

Datele inițiale ce urmează să fie prelucrate și programele se introduc în sistemul de calcul prin dispozitivele de intrare. Prin intermediul canalelor de intrare, datele și instrucțiunile sunt transferate în memoria internă. În continuare, fiecare instrucțiune este transmisă la unitatea de comandă și control, care interpretează conținutul și emite comenzi către memorie și unitatea aritmetico-logică.

Oricare ar fi informația, principiul de funcționare al unui dispozitiv de intrare este același:

– preia informația care trebuie introdusă;

– o împarte în unități de informație folosind un algoritm propriu;

– codifică fiecare unitate de informație într-o secvență de biti;

– transmite acești biti procesorului.

5. 3. 1. Tastatura

Tastatura este echipamentul principal de introducere a datelor în calculator. Se prezintă ca o colecție de taste pentru litere, cifre și semne speciale precum și o serie de taste funcționale, grupate ergonomic.

În funcție de numărul de taste, există în prezent mai multe tipuri de tastaturi:

– varianta originală pentru calculatoare personale, cu 84 de taste;

– tastatura AT, de asemenea cu 84 de taste;

– tastatura extinsă, cu 101 taste.

Acestea diferă între ele în modul de amplasare a tastelor „Control”, „Return” și „Shift”.

Tastaturile calculatoarelor personale pot fi împărțite în patru mari categorii:

– tastaturi standard,

– tastaturi ergonomice;

– tastaturi fără fir;

– tastaturi speciale.

Tastatura reprezintă perifericul cel mai utilizat, făcând parte din configurația minimă a oricărui calculator, servind pentru introducerea informațiilor de orice natură (date, programe, comenzi, texte).

Dispunerea standard a caracterelor pe tastatură poarta numele de „QWERTY”. Există în prezent dispuneri diferite și seturi de caractere care să acopere necesarul lucrului în orice limbă.

Figura 5.14. Tastatura

Tastaturile au evoluat odată cu evoluția calculatoarelor, de cele mai divers, spre o standardizare atât a funcțiilor acestora cât și a numărului de taste, a modului de simbolizare și de organizare (dispunere) a acestora. Astfel o tastatură standard, pentru a putea realiza funcțiile pentru care este destinată, dispune de următoarele tipuri de taste:

1. Taste alfa-numerice, dispuse în zona centrală a tastaturii servesc pentru introducerea textelor alfa-numerice, a caracterelor speciale și a unor comenzi (caracterele alfabetice pot fi introduse în format majuscul sau minuscul);

2. Taste numerice cu ajutorul cărora se introduc date numerice. Acestea sunt dispuse în două zone: un grup de taste numerotate de la 0-9 dispuse pe un singur rând deasupra tastelor alfabetice și un alt grup de simbolizate tot cu cifrele 0-9 dar având o dispunere matricială, plasate în partea dreaptă a tastaturii (care sunt utilizate pentru introducerea rapidă a datelor, îndeosebi de către operatorii cu rutină). Unele taste numerice au funcții duble și sunt simbolizate corespunzător.

3. Taste funcționale simbolizate cu F1, F2, … F12, servesc pentru activarea unor funcții, a unor grupe de comenzi etc. De reținut că aceste taste (majoritatea) îndeplinesc funcții specifice programului sau sistemului de programe ce se execută la un moment dat, iar unele îndeplinesc funcții programate de utilizator.

4. Taste pentru deplasarea cursorului și a textului pe ecran care grupează tastele cu săgeți (), tasta TAB ( ) și tastele următoare:

PgDn – determină deplasarea înainte a textului cu o pagină- ecran;

PgUp – face deplasarea înapoi a textului cu o pagină-ecran;

HOME – mută cursorul în colțul din stânga sus, dacă se află pe prima coloană, indiferent de linie, sau mută cursorul la începutul liniei curente;

END – poziționează cursorul la sfârșitul liniei curente, sau mută cursorul la începutul liniei curente.

5. Taste pentru schimbarea funcțiilor altor taste sau generarea unor comenzi:

CAPS-LOCK – este o tastă alternativă care face trecerea de la scrierea alfanumerică cu majuscule (litere mari) la scrierea cu minuscule (litere mici) și invers;

SHIFT – are aceeași funcție ca și CAPS-LOCK însă are efect numai cât este ținută apăsată;

ALT – acționează împreună cu alte taste determina generarea unei comenzi sau chiar a unei instrucțiuni de program (ex. în limbajul BASIC;

CTRL – se utilizează în combinație cu alte taste pentru generarea și transmiterea unor comenzi de control și dirijare.

6. Taste pentru control și corecție

Din această categorie fac parte tastele care servesc pentru corecții într-un text afișat sau pentru controlul unor funcții ale sistemului cum sunt:

PAUSE/BREAK – suspendă temporar afișarea liniilor pe ecran sau, în asociere cu tasta CTRL, poate să suspende execuția unui program, (reluarea afișării sau execuției programului astfel întrerupt, se face acționând o tastă oarecare);

PRINT-SCRN – tipărește pe imprimantă conținutul ecranului;

ENTER – marchează terminarea unei linii introdusă de la tastatură (o comandă, o instrucțiune sau o linie de date) și transmiterea acesteia către calculator, concomitent cu avansul la rândul (linia) următor;

INSERT – este o tastă alternativă care selectează fie modul de lucru INSERT, când orice caracter tastat se înregistrează în poziția cursorului, fie modul de lucru EDIT, când caracterul tastat îl substituie pe cel din dreptul cursorului;

DEL – șterge caracterul din dreapta cursorului;

BACKSPACE – șterge primul caracter de la stânga cursorului.

Tastatura se comportă în timpul lucrului, ca un mic calculator, în sensul că are capacitatea de a memora temporar o linie de date, o linie de comandă sau de instrucțiuni de program și permite efectuarea corecturilor necesare, înainte de transmiterea acestora în memoria internă a calculatorului (înainte de acționarea tastei ENTER).

După modul cum sunt dispuse tastele alfabetice, tastaturile sunt standardizate pe plan european și internațional în două tipuri:

tastatură de tip anglo-saxon la care tastele alfabetice încep cu literele Q W E R T Y …;

tastatură de tip francez la care tastele alfabetice încep cu literele A Z E R T Y ;

Tastaturile au un cod intern propriu care poate fi schimbat prin comenzi de configurare, în funcție de particularitățile țării în care se utilizează tastatura respectivă.

Cele mai răspândite tastaturi din lume și în țara noastră, sunt cele de tip anglo-saxon care se numesc și tastaturi de standard american.

5. 3. 2. Mouse-ul

Mouse-ul – este un dispozitiv periferic de intrare, fiind utilizat pentru interacțiunea utilizatorului cu programele instalate pe calculator.

Figura 5.15. Mouse

Mouse-ul a fost inventat în 1963, de către Douglas Engelbart, cercetător la Stanford Research Center de pe lângă Stanford University, California, SUA. Producția a început-o firma Xerox, în 1970. Mouse-ul este un moment de cotitură în ergonomia utilizării calculatorului, pentru că eliberează utilizatorul de restricțiile impuse de tastatură, mai ales în lucrul cu interfețe grafice. Este echipamentul care comandă mișcarea cursorului pe ecran. În funcție de tipul aplicațiilor care s-au rulat, au apărut diverse tipuri de mouse: cu două sau trei butoane (configurabile în diferite aplicații), cu rotiță de derulare (pentru documente foarte lungi), cu rotiță sau buton lateral (pentru a fi manevrat cu degetul mare) etc. Mecanismul de determinare a mișcării a evoluat și el, de la mouse-ul cu bilă la mouse-ul optic cu tehnologie de urmărire IntelliEye (fără contact, poate fi utilizat pe aproape orice suprafață). Conectarea la desktop se poate face cu ajutorul unui cablu pe portul serial, pe portul PS2 sau pe portul USB. Există și mouse-ul „cordless” (fără fir), care se bazează pe o comunicare cu calculatorul prin unde radio sau infraroșii.

Când computerul are atașat un mouse, pe ecran este afișat un pointer (cursor), care se poate deplasa în orice direcție, analog cu mișcarea mouse-ului în contact cu o suprafață plană.

Modul său de folosire este următorul:

mouse-ul stă pe masa de lucru și poziția sa curentă corespunde cu poziția unui cursor pe ecran

în momentul în care mișcați pe masă mouse-ul spre stânga, cursorul de pe ecran se mișcă și el spre stânga; la fel mutând mouse-ul la dreapta, respectiv sus sau jos, cursorul de pe ecran se miscă în aceeasi direcție;

mouse-ul poseda 2 sau 3 butoane, fiecare având o semnificatie specială.

Mouse-ul conține un mic dispozitiv mecanic care este acționat în funcție de direcția în care deplasăm mouse-ul, și de viteza cu care îl deplasăm, și traduce aceste date printr-un dispozitiv optic, semnalele ajungând apoi la computer, care deplasează pointerul pe ecran în mod corespunzător. Apăsarea unui buton al mouse-ului se numește clic.

Mouse-ul ușurează foarte mult operarea cu meniuri și obiecte, în mod grafic, și uneori și în programe de mod text. Totuși, un mouse nu este absolut indispensabil, majoritatea programelor putând fi controlate și din taste.

5. 3. 3. Scanner-ul

Scanner-ul este un dispozitiv care „citește” de pe hârtie informații tipărite (texte, imagini) și le convertește într-o formă pe care calculatorul o recunoaște. Scanner-ul „digitizează” imaginea, adică o transformă într-un caroiaj de puncte în care informația este prezentată pe 1 bit (monocromă), pe 24 de biți (în 224=16,7 milioane de nuanțe de gri, respectiv culori).

Figura 5.16. Scanner

Această matrice se numește „bit map” (hartă de biți). Se stochează într-un fișier de tip „.bmp” („bitmap”) care poate fi recunoscut și prelucrat de software-ul de prelucrare grafică.

Scanner-ele nu fac deosebirea între imaginea grafică și text, așadar textul care a fost „scanat” nu se va putea edita direct. Acest lucru este posibil prin utilizarea unui sistem de recunoaștere a caracterelor ASCII. Majoritatea scanner-elor se achiziționează împreună cu acest sistem.

Caracteristicile scanner-elor:

– rezoluția (densitatea punctelor din matrice), se măsoară în „dots per inch” (puncte pe inch), prescurtat „dpi”. Cu cât aceasta este mai mare, cu atât harta este mai densă și imaginea mai fidelă. Valorile uzuale sunt între 72 și 600 dpi;

– adâncimea de culoare (numărul de biți necesari pentru reprezentarea unui pixel). Cu cât acest număr este mai mare, cu atât reprezentarea obținută este mai aproape de realitate;

– viteza de scanare;

– calitatea software-ului utilizat;

– forma și dimensiunile, scanner-ele pot fi manuale sau de birou sau proiectoare pentru imagini mari. Cele mai uzuale sunt scanner-ele de birou pentru formate A4.

Cu ajutorul unui sistem de senzori, scanner-ul percepe, de pe diverse suporturi, imagini, desene și texte, pe care le scanează și le transmite calculatorului care le memorează, sub forma unor fișiere, după care acestea pot fi supuse prelucrării. Senzorii scanner-ului se mai numesc și celule CCD (Charge Coupled Device), fiind compuși din condensatori încărcați electric și sensibili la lumină.

Operația de scanare constă în împărțirea imaginii în puncte individuale (numite pixeli), prin luminarea imaginilor, care sunt apoi percepute prin intermediul senzorilor, în funcție de intensitatea luminii. Intensitatea luminii scannere-le existente pe piață, o celulă CCD poate recunoaște până la 2048 de trepte de luminozitate, fiind capabilă să rețină cele mai mici detalii ale imaginii scanate. Datorită sensibilității la lumină, în timpul scanării, celulele în timpul căruia variația de lumină reflectată de conturul și intensitatea imaginii scanate, este măsurată și memorată. Cu ajutorul unui software adecvat imaginile digitalizate (scanate) sunt astfel transmise calculatorului pentru prelucrare. Prelucrarea poate să constea în finisarea contururilor, redimensionare, mutare, rotire, colorare, umbrire suprapunere etc.

5. 4. ECHIPAMENTE PERIFERICE DE IEȘIRE

Echipamentele periferice de ieșire sunt dispozitive folosite de calculator pentru a comunica utilizatorului rezultatele operațiilor comandate și informații despre starea sistemului, prin operația de scriere (write). Aceste dispozitive primesc o secvență de biti de la procesor și o decodifică astfel încât să poată fi înțeleasă de om sau de un mecanism. Secvențele de biti recepționate pot să conțină texte, liste cu tabele numerice, desene, muzică, comenzi care controlează un aparat mecanic etc.

După introducerea datelor și terminarea execuției operațiilor solicitate, rezultatele memorate în memoria internă sunt transferate către dispozitivele periferice de ieșire, în vederea vizualizării rezultatelor prelucrării, respectiv către memoriile externe, în vederea unei reutilizari ulterioare.

5. 4. 1. Monitorul

Display-ul reprezintă componenta care împreună cu tastatura face parte din configurația de bază a oricărui calculator personal, fiind destinat pentru afișarea, pe ecran, a informațiilor alfanumerice și grafice.

După tehnologia de construcție și principiul de afișare monitoarele sunt de două tipuri: monitoare cu cristale lichide (LCD-uri) și monitoare cu tub cinescop (CRT – Cathode Ray Tube).

În ultimii 2 ani, monitoarele LCD au început să ia locul tradiționalelor monitoare CRT. Deși prețurile LCD-urilor sunt încă mult mai mari în comparație cu preturile monitoarelor CRT, raportul începe să se schimbe în sensul că producția de LCD-uri este în creștere – de unde rezultă o scădere a costurilor ce duce și la reducerea prețurilor monitoarelor LCD.

Figura 5.17. Tipuri de monitoare

Display-urile cu cristale lichide, numite și ecrane plate, având la bază o tehnologie mai sofisticată, care determină și un cost mai ridicat, încă de la apariția lor au făcut, cu greu concurență celor cu tub catodic. Până nu de mult acestea erau folosite, mai ales, ca ecrane de afișare în notebook-uri. În ultimul timp însă, datorită perfecționării tehnologiei de fabricație, ecranele plate devin un concurent tot mai de temut pentru display-urile cu tub cinescop, constituind o alternativă reală, care trezește tot mai mult interesul utilizatorilor. Funcționarea ecranelor plate are la bază proprietatea unor cristale lichide, de a căpăta o anumită orientare stabilă pe o axă optică, sub influența luminii și a unui câmp electric.

Monitoarele din a doua categorie sunt cele mai răspândite datorită costului mai redus și a calității afișării. Acestea sunt construite și funcționează pe principiul tubului cinescop având la bază o tehnologie probată în timp și devenită clasică.

Caracteristicile principale ale monitoarelor sunt:

– Tehnologia utilizată. Introdusă în 1987, tehnologia VGA (Video Graphics Array) este folosită și astăzi, deși de-a lungul anilor a suferit o serie de îmbunătățiri. În 1990 a fost prezentată tehnologia XGA (eXtended Graphics Array) care suportă o rezoluție de 800×600 pixeli în 16,8 milioane de culori sau 1024×768 pixeli în 65536 de culori. Majoritatea monitoarelor folosesc tehnologia UXGA (Ultra XGA). Aceasta oferă suport pentru 16,8 milioane de culori cu rezoluții de până la 1600×1200 pixeli, depinzând de dimensiunea memoriei plăcii grafice. Un adaptor UXGA preia informația în format digital și o transformă în semnal analog prin intermediul unui convertor (Digital-to-Analog Converter – DAC). Odată trecută în format analog, informația este trimisă către monitor prin intermediul cablului VGA.

Procesul de convertire a informațiilor din format digital în format analog conduce la o diminuare a calității. Pentru a evita această pierdere a fost conceput un nou standard: Digital Video Interface – DVI. Astfel, informația este transmisă către monitor direct în format digital.

– Suprafața vizibilă, determinată de proporția laturilor și dimensiunea diagonalei. Marea majoritate a monitoarelor prezintă o proporție a laturilor de 4/3, ceea ce înseamnă că raportul dintre dimensiunea lățimii și cea a înălțimii ecranului este de 4 la 3. Cele mai întâlnite dimensiuni ale diagonalei sunt de 15, 17, 19 și 21 inch. Diagonalele ecranelor de la sistemele portabile sunt mai mici și variază între 12 și 15 inch. De notat că o diagonală de 15 inch pentru un ecran LCD echivalează cu o diagonală de 17 inch pe un ecran CRT.

Dimensiunea suprafeței vizibile afectează în mod direct rezoluția folosită. Aceeași rezoluție va asigura o imagine mai bine conturată pe un monitor cu diagonala ecranului mai mică, deoarece același număr de pixeli este distribuit pe o suprafață mai mică.

– Rezoluția maximă. Rezoluția se referă la numărul de pixeli (puncte individuale de culoare) afișați pe suprafața ecranului. Exprimarea rezoluției folosite se realizează prin identificarea numărului de pixeli de pe axa orizontală și cea verticală, cum ar fi 640×480.

Suprafața vizibilă a ecranului, rata de reîmprospătare a imaginii și distanța dintre doi pixeli alăturați determină rezoluția maximă suportată de monitor.

– Distanța dintre pixeli (dot pitch) este cu atât mai bună cu cât este mai mică. Micșorarea acestei distanțe conduce la obținerea unor rezoluții din ce în ce mai bune. De exemplu, un ecran cu pixelii așezați pe 1280 de rânduri și 1024 de coloane va suporta o rezoluție maximă de 1280 x 1024 pixeli.

– Rata de reîmprospătare reprezintă numărul de imagini afișate pe ecran într-o secundă. Dacă monitorul oferă o rată de reîmprospătare de 72 Hz, înseamnă că toți pixelii ecranului sunt reîmprospătați de 72 de ori pe secundă. Rata de reîmprospătare este extrem de importantă sub aspectul ergonomiei, putând afecta vederea utilizatorului care să află în fața calculatorului un număr mai mare de ore pe zi. Atunci când rata de reîmprospătare este mai mică de 72 Hz, ochiul uman va recepționa o pâlpâire continuă a imaginii, ceea ce va conduce la obosire prematură și apariția durerii de cap.

– Adâncimea de culoare. Combinația dintre modurile de lucru suportate de placa video și monitor determină numărul de culori care pot fi afișate. De exemplu, un ecran care poate opera în modul SuperVGA (SVGA) poate afișa până la 16777216 de culori, deoarece poate lucra cu o descriere pe câte 24 de biți pentru fiecare pixel. Numărul biților utilizați pentru descrierea unui pixel mai este cunoscut și sub numele de adâncime de culoare. La o adâncime de culoare de 24 de biți, 8 biți sunt alocați fiecărei culori primare – roșu, verde și albastru. Această adâncime de culoare este de asemenea cunoscută sub numele de „true color” deoarece poate produce peste cele 10 milioane de nuanțe pe care ochiul uman este capabil să le discearnă. Afișarea în 16 biți de culoare poate produce doar 65536 de culori.

Afișarea pe 8 biți produce 256 de culori sau nuanțe de gri, iar afișarea pe 1 bit este monocromă.

Există două moduri distincte de afișare a informațiilor pe ecran: modul text sau alfanumeric și modul grafic.

Afișarea în modul text se realizează la nivel de caracter, ținând seama de împărțirea ecranului în zone convenționale numite zone-caracter, care în majoritatea configurărilor, sunt alcătuite din 25 de linii și 80 de coloane (caractere pe linie). În fiecare zonă se afișează un singur caracter din 256 posibile.

În modul grafic, afișarea se realizează la nivel de pixel, pe monitor putându-se trasa grafice, curbe sau diferite desene realizate prin folosirea instrucțiunilor grafice disponibile într-o serie de limbaje de programare. Suprafața ecranului este alcătuită din puncte (pixeli), care definesc calitatea grafică a monitorului. Fiecare pixel numit și element de imagine, la monitoarele color este compus din trei elemente de culoare: roșu, verde și albastru. Obținerea numeroaselor nuanțe de culoare se realizează prin variația intensității iluminării pixelilor.

5. 4. 2. Imprimanta

Imprimanta reprezintă o componentă periferică opțională utilizată pentru obținerea informațiilor tipărite pe documente sau hârtie obișnuită.

Figura 5.18. Tipuri de imprimante

În ce privește mecanismul de imprimare și principiul de funcționare, imprimantele pot fi:

– imprimantele cu cap toroidal, din metal sau material plastic, pe care caracterele se prezintă în relief. Acest cap este presat pe ribon (panglica îmbibată cu tuș) și lasă urma caracterului respectiv pe hârtie. Aceste imprimante tipăresc numai date de tip text, nu și imagini grafice;

– imprimantele matriciale, creează caracterele cu ajutorul unor ace care lovesc ribonul. Fiecare ac produce un punct. Combinații de astfel de puncte formează caracterele text și imaginile grafice. Tipăritura rezultată este alb-negru, imaginile se formează și ele prin combinarea de puncte;

– imprimantele cu jet de cerneală, tipăresc prin proiectarea unui jet de cerneală neagră sau colorată pe hârtie. Produc text și imagine de foarte bună calitate;

– imprimantele laser, funcționează după același principiu ca și aparatele de copiat (de tip xerox). Produc text și imagine de foarte bună calitate;

– imprimantele LCD, LED sunt similare cu imprimantele laser. Diferența este că în loc de laser, folosesc cristale lichide (Liquid Crystal Display, LCD) sau diode emițătoare de lumină (Light Emitting Diodes, LED) pentru producerea imaginii pe tambur;

– imprimantele linie, care tipăresc mai multe rânduri la o singură trecere. Sunt foarte productive, dar tipăritura este de calitate slabă;

– imprimantele termice, funcționează ca și aparatele tip fax, prin atingerea hârtiei termosensibile cu ace încălzite.

Caracteristicile imprimantelor:

– calitatea caracterelor, cu diferite grade intermediare, de la „letter”, cea mai bună (imprimante cu cap toroidal, jet de cerneală și laser), până la „draft” (imprimante matriciale);

– viteza de lucru, se măsoară în caractere pe secundă (cps), respectiv pagini pe minut (ppm). Imprimantele cu cap toroidal sunt cele mai lente, la viteze de aproximativ 30cps.

Imprimantele linie sunt cele mai rapide, cu viteză de până la 3000 de linii pe minut.

Imprimantele matriciale rapide merg până la 500cps, iar cele laser tipăresc în intervalul 4-20ppm;

– fontul (design-ul setului de caractere), imaginile grafice. Imprimantele laser și cele cu jet de cerneală sunt capabile să tipărească o varietate infinită de forme;

– rezoluția (densitatea punctelor cu care se reprezintă un detaliu). Ca și în cazul scanner-ului, valoarea mai mare înseamnă calitatea imaginii mai bună.

Imprimantele destinate utilizării în grupuri mari de lucru și capabile să tipărească documente a căror complexitate se traduce într-o cantitate mare de date sunt capabile să lucreze în rețele de calculatoare. Conectarea se realizează prin intermediul unui dispozitiv numit „printserver”.

Pentru a putea tipări pe aceste imprimante este suficientă conectarea la rețeaua respectivă prin intermediul unei plăci de rețea.

5. 5. CALCULATOARELE LAPTOP

Laptop sau notebook – este un calculator mobil suficient de mic și ușor încât să poată fi ținut în poală. În engleză “lap” înseamnă “poală” iar “top” = “vârf/deasupra”. Deci un computer pe care-l poți ține în poală. Notebook nu este altceva decât alt nume dat acestui tip de calculatoare. Deși considerate cândva apanajul celor bogați sau militarilor, în prezent numărul acestora l-a depășit pe cel al calculatoarelor desktop tradiționale. Pentru că oamenii sunt preponderent mobili și vor să se bucure de avantajele unui calculator când se află în mișcare.

Categoriile principale de laptop-uri, precizând că principalele criterii după care sunt clasificate notebook-urile sunt diagonala ecranului și performanța de care sunt capabile comparativ cu un calculator tip desktop, sunt:

a) desktop replacement – după cum le spune și numele, sunt notebook-uri cu diagonala ecranului de 15-17 inchi (sau chiar mai mare!) care sunt capabile de performanțe asemănătoare cu cea a PC-urilor. Pretabile pentru jocuri video și aplicații mari consumatoare de resurse (editare foto/video, proiectare CAD), au o greutate mai mare decât laptop-urile obișnuite și sunt deficitare la capitolul durată de funcționare departe de priza de curent. Deseori sunt caracterizate ca fiind mai degrabă “cărabile” decât “portabile”.

b) standard laptop – cel mai reușit echilibru între performanță și portabilitate, cu ecrane cuprinse între 13-15 inchi.

c) subnotebook – este pus un accent deosebit pe portabilitate, în detrimentul performanței. Ecranele sunt de 12 inchi sau chiar mai mici, în timp ce oferă toate posibilitățile de conectare la internet (wireless, modem, placă rețea). De fapt, se spune că această subcategorie de laptop-uri a dat naștere actualei specii de netbook-uri.

Notebook-urile oferă marele avantaj al portabilității, avantajul de a putea fi transportat oriunde împreună cu informațiile și documentele de pe acesta. Vânzătorii, profesorii, studenții, elevii și mulți alții folosesc acest tip de computer în fiecare zi. În ciuda avantajelor pe care le dețineau notebook-urile, existau și niște dezavantaje la început. Notebook-urile, numite și laptop-uri, nu erau la fel de rapide precum calculatoarele de birou, nu ofereau aceeași cantitate de memorie, aveau ecrane cu rezoluții mai mici și costau mult mai mult.

Dar între timp acestea sau apropiat de tehnologia, puterea, caracteristicile și prețurile calculatoarelor obișnuite, ceea ce fac din calculatoarele portabile o opțiune realistă pentru mulți consumatori.

5. 5. 1. Istoricul calculatoarelor laptop

În 1981, a fost lansat pe piață Osborne 1, primul computer personal portabil care a avut succes. La o greutate de aproape 11 kilograme și o carcasă mai mult decât voluminoasă, beneficia de un monitor de doar 5-inch (monochrome) și rula sistemul de operare CP/M.

Figura 5.19. Laptop Osborne 1

Un an mai târziu, a apărut Compaq Portable, o variantă îmbunătățită a predecesorului Osborne, cu un ecran mai mare și pe bază de MS-DOS, devenind un punct de pornire pentru toți producătorii de dispozitive mobile ai acelor vremuri.

Figura 5.20. Compaq Portable

Tot în 1982, a răspuns la apel Grid Compass 1100, bunicul laptop-ului cu clapă (clamshell-design), care rula un soft special, nefiind destinat publicului larg. A fost folosit chiar de NASA în Space Shuttle. Prețul acestui dispozitiv a fost fixat pe atunci la 10.000$

Figura 5.21. Grid Compass 1100

Epson HX-20 a fost lansat în 1983, fiind primul computer portabil care opera pe bază de baterie comercializat în masă. Cu un display LCD infim, cu rezoluție 120×32 pixeli, încăpea fără probleme într-o servietă (avea aproximativ 1,6 kg – mult sub unele notebook-uril de azi) și putea funcționa pentru o scurtă perioadă de timp fără a fi conectat la o sursă de curent.

Figura 5.22. Epson HX-20

După un salt mai mare, ajungem în 1989, an în care a văzut lumina zilei Poqet PC (mic, ușor și practic). Dispozitivul rula MS-DOS, sistemul de operare standard al perioadei. La aproape 700 grame, funcționa pe bază de baterii AA, care puteau avea o autonomie și de câteva săptămâni.

Poqet a fost numărul 5 în lista PCWorld „cele mai grozave gadgeturi din ultimii 50 ani”.

Figura 5.23. Pochet PC

Anul 1991 aduce în prim plan un nou jucător pe acest segment: Apple, cu al său PowerBook 100. Deși nu era primul laptop Mac, modelul 100 a fost primul din seria PowerBook. La acea vreme oferea un trackball poziționat lângă tasta space, loc unde în prezent sunt situate touchpad-urile.

Figura 5.24. Apple PowerBook 100

Replica IBM de luat în seamă a venit un an mai târziu, prin modelul ThinkPad 700C. Deja sistemul de operare windows devenea popular, iar folosirea unui mouse (sau a unei soluții similare) era absolut necesară. Laptopul celor de la IBM avea în acest sens TrackPoint (numit și eraserhead). ThinkPad 700C aduce și un ecran TFT color, de 10,4-inch, element nou pe atunci.

Figura 5.25. IBM ThinkPad 700C

Cum Apple nu se putea lăsa mai prejos, în 1994 a prezentat PowerBook 500, introducând cu această ocazie noțiunea de touchpad, ce a devenit în timp un element standard pentru toate notebook-urile. De asemenea, se pare că PowerBook 500 a fost primul dispozitiv de acest fel cu difuzoare stereo integrate.

Figura 5.26. Apple PowerBook 500

Cu ThinkPad 701, IBM a introdus în 1995 o tastatură ergonomică, cu mai multe taste, numită tastatura fluture (butterfly keyboard), care se putea extinde, dacă era desfăcută. Din păcate sau din fericire, moda fluture pentru calculatoarele portabile nu a ținut mult timp.

Figura 5.27. IBM ThinkPad 701

Patru ani mai târziu, Apple a revoluționat din nou segmentul calculatoarelor portabile, prin iBook 3G, laptop utilizat și de Elle Woods – interpretată de Reese Witherspoon – în Blonda de la drept (2001), datorită designului ce putea fi considerat atunci futuristic. iBook 3G a fost primul laptop cu WiFi (antena fiind poziționată în spatele ecranului).

Figura 5.28. Apple iBook 3G

În 2005, a apărut Lenovo X41 Tablet, produs 2 în 1: laptop care se putea transforma în tabletă. Deși era un element nou, totuși principalele inconveniente erau greutatea ridicată și durata scurtă de viață a bateriei.

Figura 5.29. Lenovo X41 Tablet

Primele Eee PC-uri de la Asus au apărut în 2007: mici, ieftine, pe bază de Linux. Înainte de modelul Eee PC 4G, cu cât un laptop era mai mic, cu atât prețul era mai mare. Însă produsul celor de la Asus (cu o greutate sub 1 kg) a fost pus în vânzare la 400$. Și s-a bucurat de un real succes.

Figura 5.30. Asus Eee PC 4G

În același an, s-a început o campanie susținută de extindere a utilizatorilor de calculator. Laptopul XO OLPC (One Laptop Per Child) a fost creat pentru copii din lumea a treia. Dacă cineva își cumpăra unul pentru 400$, încă unul era automat donat.

Figura 5.31. XO OLPC

În 2010, la modă sunt tabletele cu ecrane multitouch. Cel mai reprezentativ produs ar fi Apple iPad.

Figura 5.32. Apple iPad

5. 5. 2. PC-urile portabile

Oamenii care activează în mai multe locuri sau care trebuie să lucreze în deplasări au nevoie de ceva special, în cazul în care doresc să utilizeze în munca lor calculatoarele, avantajos și eficient. De altfel, mutarea PC-ului dintr-un loc în altul a fost întotdeauna posibilă – la urma urmei, piesele care compun un PC nu sunt toate chiar atât de mari și de grele – dar, în mod sigur, nu este un lucru foarte ușor de făcut. Se poate utiliza un PC descktop normal doar atunci când este amplasat într-un anumit loc, cu toate părțile componente atașate și cu cablul de alimentare introdus în priza de tensiune cu valoare corespunzătoare.

De aceea a fost necesar un PC special, unul care să poată fi mutat ușor dintr-un loc în altul și, în anumite cazuri, să poată funcționa în orice loc, fără să fie nevoie de o sursă externă de tensiune. Aceste calculatoare sunt denumite PC-uri portabile.

Primele PC-uri au fost doar calculatoare de birou. Ele aveau în componența lor cel puțin trei părți: unitatea centrală, tastatura și monitorul. Utilizatorii care aveau absolută nevoie de calculator în mai multe locuri fie achiziționau mai multe calculatoare, fie suportau inconvenientele deplasării PC-ului dintr-un loc în altul, ceea ce însemna depunerea unui efort suplimentar pentru montarea acestuia în fiecare loc nou.

Motivul pentru care ani de-a rândul am avut numai calculatoare PC desktop și de tip valiză a fost insuficienta dezvoltare a tehnologiilor de realizare a circuitelor electronice. În momentul în care oamenii au stiut cum pot să realizeze circuite cu adevarat compacte, care să conțină toate funcțiile unui PC, a fost posibilă producerea unui PC cu adevarat portabil.

La început, chiar și adevaratele calculatoare portabile eau, după standardele de astazi, grele și butucanoase.

Acele calculatoare portabile aveau ceva în plus față de calculatoarele valiză: o baterie care putea fi încărcată, ceea ce însemna nu numai posibilitatea de a le căra într-un anumit loc și a le utiliza, după ce erau puse într-o priză de tensiune, dar și posibilitatea de a le folosi în timpul călătoriei – măcar pentru puîin timp.

Primele calculatoare alimentate cu baterii puteau funcționa numai un timp scurt, după care bateriile trebuiau încărcate. Metodele ulterioare au devenit din ce în ce mai bune, dar chiar și astăzi problema duratei de viață a bateriei între două încărcări este una destul de complicată.

Progresul obținut în miniaturizare nu s-a oprit; într-adevar, nici în prezent nu a încetinit și nici nu dă semne că s-ar opri foarte curând.

În prezent, calculatorul laptop constituie cel mai uzual tip de PC portabil. Aceste calculatoare sunt suficient de mici și de ușoare (în jur de 1,5 kg) pentru a putea fi transportate cu ușurință și pot fi la fel de puternice ca un calculator PC desktop performant.

Aceste calculatoare au, de obicei, dimensiunile unei foi de hârtie (8,5 inci pe 11 inci) și o grosime de 1 sau 2 inci (sub 7 cm). Există anumite motive pentru care aceste dimensiuni au devenit mai mult sau mai puțin un standard pentru PC-urile laptop.

Probabil că motivul inițial pentru care PC-urile portabile au fost proiectate cu aceste dimensiuni a fost posibilitatea de a le transporta într-o servietă diplomat standard. Proiectanții au presupus că oamenii vor dori să-și transporte PC-ul laptop împreună cu rapoartele oficiale și cu alte obiecte de aceeași dimensiune. De fapt, așa se și întâmplă de obicei. Deoarece însă PC-urile laptop sunt destul de fragile, ele, împreună cu hârtiile respective, sunt introduse într-o geantă special croită, căptușită și rezistentă la șocuri.

Există două motive foarte serioase pentru care aceste calculatoare nu ar trebui construite cu o dimensiune mai mică decat cea actuală. Primul motiv constă în asigurarea unei tastaturi suficient de mari pentru a putea fi utulizată ușor. Cel de-al doilea motiv este necesitatea de a avea un ecran cu o dimensiune foarte apropiată de cea a unui monitor obișnuit.

O excepție interesantă a faptului evident că o tastatură nu poate fi mai mare decat carcasa calculatorului a fost reprezentată de proiectul revoluționar al PC-ului portabil introdus acum 15 ani de firma IBM sub denumirea de „laptop fluture”. Tastatura acestui calculator este împărțită în două. Ea se strânge, pentru a deveni mai mică, atunci când carcasa se închide, și se desface la dimensiunile maxime atunci când se deschide carcasa, la fel ca o floare care își deschide petalele. La toate celelalte PC-uri laptop, tastaturile încap tocmai bine în carcasele lor.

Astfel, dimensiunile acestor tipuri de calculatoare au fost stabilite printr-un compromis între dimensiunile tastaturii și ale ecranului, care ar trebui să fie cât mai mari, și posibilitatea de a fi introduse într-o geantă suficient de mică pentru a putea fi cărată cu ușurință. Dar se construiesc și PC-uri care sunt mai mici.

La fel cum, în fiecare an, PC-urile desktop dobândesc o putere de calcul mai mare, în timp ce prețul lor scade, tot așa se întâmplă și cu PC-urile laptop. Această tendință nu prezintă nici un semn că s-ar modifica în viitorul apropiat.

Mai demult, era normal ca PC-urile laptop să fie modernizate (de exemplu, cu un cip CPU dintr-o generație nouă) la mai multe luni sau ani după ce aceeași modernizare fusese făcută pentru calculatoarele desktop. În prezent, mulți fabricanți de calculatoare introduc mai întâi modernizările în PC-urile portabile.

Singura caracteristică pe care PC-urile laptop au avut-o de foarte multă vreme și care este foarte rar întâlnită la calculatoarele desktop este reprezentată de conectorul pentru plăci PC Card (multe dintre acestea sunt versiuni modernizate, care se întâlnesc sub numele de CardBus sau Zoomed Video). Bineînțeles, motivul principal pentru care aceste plăci nu sunt întâlnite, decât foarte rar, în calculatoarele desktop este faptul că acestea din urmă au deja conectoare de magistrală de intrare/ieșire (de obicei ISA sau PCI). O dată cu creșterea popularității camerelor digitale și a altor periferice care utilizează, pentru conectarea la calculator, slotul pentru plăci PC Card, vom asista probabil la o creștere a pieței adaptoarelor care permit utilizarea plăcilor PC Card la calculatorul desktop.

5. 5. 3. PDA – Personal Digital Assistant

Computerele portabile, denumite și asistenți personali digitali (PDA-uri), sunt computere alimentate de baterii, suficient de mici pentru a fi transportate aproape oriunde. Chiar dacă nu sunt la fel de puternice cum sunt computerele desktop sau laptopurile, computerele portabile sunt utile pentru programarea întâlnirilor, stocarea adreselor și a numerelor de telefon și pentru jocuri. Unele au capacități mai avansate, de exemplu pot să facă apeluri telefonice sau să acceseze Internetul. În loc de tastatură, computerele portabile au ecrane sensibile la atingere care sunt utilizate cu ajutorul degetului sau al unui instrument în formă de stilou, numit stylus.

Miniaturizarea nu s-a oprit la nivelul PC-urilor laptop. Există câteva motive serioase pentru care suntem fericiți că nu s-a oprit. La urma urmei, acum avem la îndemână telefoane celulare, care intră cu ușurință într-un buzunar. De ce să nu avem și un PC care să încapă într-un buzunar? Corporația Microsoft sprijină aceasta idee cu sistemul de operare Windows CE. O dată cu versiunea 2.0 a sistemului de operare Windows CE, acesta a început să arate destul de bine, dar are încă limitări severe și o concurență acerbă.

Figura 5.33. PDA Palm Pilot

Principalul rival în cazul PC-urilor de mână (hand-held PC, HPC), așa cum sunt denumite aceste PC-uri sub-laptop, este echipamentul denumit Personal Digital Assistant (PDA). Cel mai cunoscut PDA este Palm Pilot, al firmei U.S. Robotics (astăzi un compartiment al companiei 3Com Corporation). În general, aceste dispozitive sunt capabile să înmagazineze o bază de date, referitoare la persoane de contact, un calendar al întâlnirilor și, adeseori, un set de notițe sau de liste de activități. Unele dintre ele conțin și jocuri. Unele dintre echipamentele PDA permit memorarea datelor scrise de mână, scrierea pe care acestea o recunosc. Altele utilizează mici tastaturi. Multe dintre ele acceptă conectarea la PC-uri și sincronizarea datelor lor cu cele conținute de fișiere similare din memoria PC-ului. În acest fel, se pot culege cantități mari de date cu ajutorul PC-ului, care apoi se pot descărca în PDA. În unele cazuri, echipamentul furnizat pentru executarea acestei operații este compus dintr-un cablu sau dintr-o stație de extensie (așa cum folosește Palm Pilot). În celelalte cazuri, legătura se realizează cu ajutorul razelor infraroșii și al portului IrDA al PC-ului dumneavoastră.

Pe de altă parte, anumite echipamente HPC pot face mult mai multe lucruri decât un simplu PDA. De exemplu, ele pot executa programe de calcul tabelar, de prelucrare de text, de baze de date sau de comunicații. Cu o versiune de legătura prin telefonul celular, ele pot naviga în Internet.

Unul dintre cele mai plăcute aspecte ale echipamentelor PDA este faptul că acestea sunt optimizate pentru executarea unui număr redus de activități. Nu se dorește ca ele să fie identice cu PC-urile și, de aceea, ele nu conțin toate subansamblurile unui PC. Înseamnă că ele sunt, de cele mai multe ori, mai ieftine și că oferă mai multe funcții decât generația actuală a echipamentelor HPC, cu sistem de operare Windows CE.

Desigur, în timp, pe măsură ce Microsoft va îmbunătăți sistemul Windows CE, iar fabricanții de hardware vor învăța să îngrămădească și mai multe dispozitive în aceste carcase mici, vom putea obține niște PC-uri de mână remarcabile. Dar, deoarece ele sunt mult prea mici pentru a avea o tastatură „adevărată” (prin aceasta înțeleg o tastatură care să fie suficient de mare pentru a scrie la ea cu mâna), s-ar putea ca aceste PC-uri să nu devină foarte populare, decât atunci când vor putea recunoaște vorbirea. Această zi va veni, sunt sigură.

În mod clar, până când nu vom ajunge la o asemenea dezvoltare, echipamentele PDA, care cu certitudine nu sunt PC-uri, vor trăi foarte bine în gentile și în buzunarele noastre. De altfel, ele execută foarte bine activitățile limitate pentru care au fost proiectate. Aceste mașini reprezintă un adevărat ajutor pentru utilizatori, chiar dacă nu pot fi folosite la prelucrări puternice de text, la prelucrări grafice și așa mai departe.

CAPITOLUL 6

REȚELE DE CALCULATOARE ȘI INTERNET

6. 1. REȚEA DE CALCULATOARE

6. 1. 1. Noțiune

Înainte de a explica noțiunea de rețea de calculatoare trebuie să înțelegem noțiunile de „interconectare” ,„mediu de comunicație” și „protocol”.

Două calculatoare se consideră interconectate dacă sunt capabile să facă schimb de informații între ele.

Mediu de comunicație este mediul fizic prin intermediul căruia se pot transmite date. Mediile de comunicație care conectează calculatoarele din punct de vedere fizic pot fi constituite din diverse tipuri de cabluri: cablu coaxial, fibră optică, linie telefonică etc.

Protocolul definește regulile de comunicație între echipamente. Protocolul poate fi comparat cu limbajul comun pe care toate calculatoarele dintr-o rețea trebuie să-l cunoască pentru a putea comunica.

Rețeaua de calculatoare este un ansamblu de calculatoare autonome, interconectate prin intermediul unor medii de comunicație care asigură folosirea în comun, de către un număr mare de utilizatori, a tuturor resurselor fizice și logice (soft de bază și aplicativ) și informaționale (baze de date) de care dispune ansamblul de calculatoare interconectate.

Autonomia calculatoarelor se referă la faptul că ele pot funcționa independent, astfel încât pornirea sau oprirea unui calculator nu le influențează pe celelalte; un calculator din rețea nu le controlează în mod forțat pe celelalte. Nu se vorbește despre o rețea în cazul unui calculator cu mai multe terminale (minicalculatoarele) sau în cazul mai multor unități aservite la o unitate de control.

Simplificând puțin definiția, putem privi rețeaua ca fiind un grup de noduri interconectate, un nod putând să conțină:

calculator gazdă sau host;

terminal video;

controler de comunicație;

echipament periferic.

Folosirea unei rețele determina următoarele avantaje:

permite accesarea unor baze informaționale cu localizări geografice diverse și constituie un mediu de comunicare între persoanele aflate la distantă. Într-o instituție / firmă cu mai multe compartimente, instalarea unei rețele de calculatoare facilitează schimbul și corelarea informațiilor (între diverse departamente sau în cadrul aceluiași departament). Importanța rețelelor de calculatoare ca medii de comunicare va creste tot mai mult în viitor;

asigură partajarea resurselor de calcul fizice și logice, astfel încât programele, echipamentele și mai ales datele să fie disponibile pentru orice utilizator conectat la rețea, indiferent de localizarea lui. Această facilitate este foarte importantă în cadrul unei firme fiindcă permite, de exemplu, mai multor persoane aflate în puncte geografice diferite, să întocmească împreună un raport. O schimbare efectuată de un angajat într-un document poate fi vizibilă instantaneu și celorlalți angajați. Astfel, colaborarea dintre grupuri de oameni aflați la distanță devine foarte simplă. Practic, un utilizator cu orice localizare geografică (acoperită de rețea) poate utiliza datele ca și când ar fi locale. Această caracteristică atinge scopul rețelelor, formulat plastic, de „distrugere a tiraniei geografice”;

folosirea rețelelor de calculatoare, în raport cu sistemele mari de calcul, are un cost redus – sistemele mari de calcul sunt cam de 10 ori mai rapide decât calculatoarele personale dar costă de aproximativ 1000 de ori mai mult. Astfel, a apărut un model de rețea în care fiecare utilizator să poată dispune de un calculator personal iar datele de rețea să fie păstrate pe unul sau mai multe servere de fișiere partajate (folosite în comun). Modelul se numește client-server iar utilizatorii săi sunt numiți clienți. Se poate spune că pe mașina client se desfășoară procesul client, care lansează o cerere pe mașina server (de care este legată). Mesajul „cerere” este prelucrat de procesul server, de pe mașina server, iar răspunsul este furnizat procesului client, sub forma unui mesaj de răspuns. Uzual, numărul de clienți este mare iar numărul de servere este mic

asigură o fiabilitate mare prin accesul la mai multe echipamente de stocare alternative (de exemplu, fișierele pot fi copiate pe două sau trei calculatoare astfel încât, dacă unul din ele nu este disponibil, sa fie utilizate copiile fișierelor). Dacă un procesor se defectează, sarcina sa poate fi preluată de celelalte, astfel încât activitatea să nu fie întreruptă ci dusă la bun sfârșit, chiar dacă cu performanțe reduse. Acest lucru este esențial pentru activități strategice din domeniile militar, bancar, controlul traficului aerian, siguranța reactoarelor nucleare etc.;

o rețea de calculatoare poate să se dezvolte în etape succesive, prin adăugare de noi procesoare: pe măsură ce se face simțită această necesitate, se pot introduce noi servere sau clienți. Prin comparație, performanțele sistemelor de calcul mari, centralizate, nu se pot îmbunătăți decât prin înlocuirea cu un sistem mai mare, operație care produce neplăceri utilizatorilor și implică costuri mari.

6. 1. 2. Rețele de calculatoare

O rețea de calculatoare există când două sau mai multe calculatoare sunt conectate împreună, în felul acesta li se permite să partajeze (să pună în comun) date, echipamente și alte resurse. Dacă nu sunt resurse de împărțit, atunci realizarea unei rețele nu are nici un scop.

Prin utilizarea unei combinații de software și hardware, calculatoarele vor avea o funcționalitate crescută. Astfel, vor putea să:

– transfere date între ele;

– salveze și să acceseze fișiere de pe același hard-disk sau alte dispozitive de stocare;

– partajeze imprimante, scanner, modemuri și alte dispozitive periferice;

– permită mesajelor să fie transferate via email, mesaj imediat și alte tehnologii.

Cu toate că rețelele pot avea funcții similare, ele pot fi diferite, așa cum și grupurile de oameni sunt diferiți. Rețelele sunt caracterizate de un număr de factori. Câteva din elementele ce definesc o rețea sunt:

– hardware-ul, care include componentele fizice ale unui calculator sau rețea, cum ar fi placa de rețea (NIC), ce permite calculatoarelor să transmită și să recepționeze date pe rețea. Altă categorie de hardware va include rutere, comutatoare (switches) și distribuitoare, care transferă datele spre alte calculatoare sau rețele;

– mediul, care este constituit din cabluri sau tehnologii wireless și care transportă datele prin rețea;

– protocoalele, care sunt seturi de reguli ce controlează cum sunt datele transmise între calculatoare. Cel mai popular dintre ele este protocolul utilizat pe Internet, Transmission Control Protocol/Internet Protocol (TCP/IP);

– topologiile, care reprezintă forma unei rețele. Definește modul cum rețeaua este proiectată și descrie cum calculatoarele sunt conectate fizic împreună;

– tipul de rețea, care definește mărimea rețelei și întinderea în interiorul unei zone geografice;

– modelul de rețea, care determină nivelul de securitate disponibil pe rețea și componentele de care este nevoie pentru a conecta calculatoarele împreună:

– accesul, care determină cine poate utiliza rețeaua și dacă caracteristicile rețelei sunt disponibile pentru utilizare publică sau sunt private;

– sistemul de operare în rețea – Network Operating Systems (NOS) cum sunt Windows, NetWare și Linux. Un sistem de operare poate fi utilizat pentru un server, care este un calculator ce furnizează servicii spre multe calculatoare, sau instalat pe calculatoare care sunt gestionate de utilizatori individuali ai rețelei. În anumite situații, cum este cazul Novell NetWare, este nevoie de soft adițional pentru calculatoarele client ce utilizează serverul respectiv;

– alte softuri și servicii, cum ar fi acces la situri interne Web, email, baze de date și așa mai departe.

Deoarece sunt așa de multe componente care formează o rețea, acești factori influențează proiectarea rețelelor. Rețelele pot utiliza diverse protocoale, topologii și alte elemente care le fac unice. Aceasta înseamnă că poți privi la două rețele care se află în două locații diferite și de asemenea rețelele să fie complet diferite. Totuși, există și asemănări la aceste rețele diferite.

În toate cazurile, un calculator este configurat pentru a utiliza rețeaua (sau prin configurarea sistemului de operare ori instalarea softului client) și are un dispozitiv capabil să transmită și să recepționeze date, cum sunt placa de rețea sau modemul.

Utilizând un protocol ca TCP/IP, calculatorul comunică cu alte calculatoare și trimite date prin mediu spre un dispozitiv (cum ar fi un distribuitor, ruter sau comutator) care va trimite datele la destinație (cum ar fi alt calculator sau dispozitiv, ca imprimanta). Cu toate că specificațiile pot fi diferite, aspectele de bază ale unei rețele rămân aceleași.

Cum se conectează calculatoarele împreună, așa pot fi conectate și rețelele. O rețea de rețele există când două sau mai multe rețele sunt conectate împreună. Prin conectarea rețelelor împreuna, diferite afaceri sau locații pot partaja date între sistemele lor.

Această rețea de rețele este importantă în organizațiile unde partajarea (punerea la un loc) informațiilor este vitală pentru funcționarea operativă a companiei respective.

De exemplu, poliția poate avea o rețea de calculatoare în mașinile lor, care se conectează la o rețea de calculatoare localizate în stațiile de poliție. Dacă ești oprit de o mașină a poliției, ofițerul poate să verifice numărul de înmatriculare al mașinii prin intermediul calculatorului din mașina lui.

Acest calculator va fi conectat la un server utilizat de o rețea de mașini și apoi cererea va fi trecută la un server din altă rețea, care este utilizată de alți membri ai organizației, cum ar fi departamentul de înregistrări.

Dacă este cerută o informație suplimentară, acea cerere poate fi trimisă la o rețea care poate se găsește în alt județ sau departament. Astfel, prin legătura dintre rețele, se poate afla dacă mașina este furată, dacă a fost folosită într-un act criminal sau cel ce deține mașina este un individ periculos, sau căutat.

6. 1. 3. Modele de rețea

Modelul de rețea pe care îl alegi va afecta proiectarea întregii infrastructuri a rețelei și cum va fi ea administrată. În funcție de modelul său modelele utilizate, rețeaua poate avea un impact asupra locației calculatoarelor, cum utilizatorii accesează resursele și numărul de calculatoare și tipurile de sisteme de operare necesare. Modelele disponibile din care putem alege sunt:

– Modelul centralizat;

– Modelul descentralizat (distribuit);

– Modelul peer-to-peer;

– Modelul client-server.

6. 1. 3. 1. Modelul centralizat

Când este utilizat un model centralizat de rețea, resursele de rețea sunt localizate și administrate central. Această abordare permite administratorilor de rețea să aibă un acces mai bun la echipamente și un control bun asupra problemelor de securitate.

Totuși, deoarece responsabilitatea pentru administrarea acestor resurse îi revine doar administratorului de rețea, sarcinile de lucru cresc destul de mult.

Figura 6.1. Modelul centralizat de rețea

Un model centralizat va afecta locația fizică a serverelor și a altor resurse din rețea. Serverele sunt calculatoare ce acceptă cereri de la calculatoare client (pe care utilizatorii lucrează) și furnizează servicii și resurse la care clientul are acces la utilizare.

Serverele dedicate în general au hard-discuri cu spațiu de stocare mare și memorie mare. De asemenea au procesoare rapide față de cele ce se găsesc pe stațiile de lucru. Când se utilizează un model centralizat, aceste servere sunt în general localizate într-un loc central, securizat, cum ar fi camere dedicate serverelor. Aceste camere securizate pot depozita de asemenea și alte resurse ca rutere, comutatoare, firewalls, servere Web, plottere și alte dispozitive.

Deoarece aceste resurse sunt ținute într-o locație centrală, este nevoie de muncă suplimentară pentru a le gestiona. De exemplu, să spunem că există o imprimantă care este ținută în acea cameră a serverului. De fiecare dată când o persoană are nevoie să tipărească un document la imprimantă, va trebui să i se dea această permisiune.

Cineva din conducerea IT va trebui să intre în camera securizată și să obțină documentul tipărit. Apoi este nevoie să înlocuim tonerul sau să adăugăm hârtie pentru imprimantă. Deci, într-un model centralizat, administrarea resurselor este de asemenea centralizată.

Chiar dacă avem scenariul anterior, într-un anumit fel, gestionarea resurselor poate fi mai ușoară cu acest model. Prin ținerea acestor resurse într-o singură locație, un administrator de rețea poate ușor să schimbe benzile cu acele copii de siguranță, să înlocuiască hard-discuri sau să rezolve alte probleme ce apar.

Să ne imaginam ce probleme ar apărea dacă am avea aceste servere în birouri din diverse regiuni sau orașe. Prin ținerea resurselor la un loc, mai puțină muncă este necesară pentru administrarea lor.

În funcție de necesitățile unei organizații, modelul de rețea centralizat poate de asemenea să însemne că este nevoie de puține servere sau alte dispozitive. Decât să existe în fiecare clădire câte un server propriu, utilizatorii pot să-și salveze munca depusă într-un server dedicat aflat într-o locație centrală.

Acest lucru permite ca toate fișierele tuturor să fie stocate pe unul sau mai multe servere. Astfel, toată activitatea utilizatorilor poate fi păstrată într-un mod securizat și regulat realizându-se copii de siguranță.

6. 1. 3. 2. Modelul descentralizat (distribuit)

Când este utilizat un model descentralizat, resursele rețelei sunt distribuite în diferite zone ale rețelei și administrarea este împărțită prin alegerea responsabilității pentru fiecare administrator de sistem sau pentru utilizatori individuali.

De exemplu, imprimantele pot fi dispersate prin toată organizația, cu manageri la fiecare birou responsabili cu atribuirea permisiunilor pentru conturile de utilizator ce pot folosi imprimantele. Prin împărțirea responsabilității în acest fel, anumite resurse pot fi acum conduse de alți membri ai organizației.

Un model de rețea descentralizat are o mare varietate de servere, echipamente și alte resurse distribuite în zona geografică corespunzătoare. Chiar dacă un administrator de rețea le poate accesa prin intermediul rețelei, totuși aceste componente ale rețelei nu sunt accesibile fizic.

Prin urmare, un administrator de rețea trebuie să se bazeze pe oamenii care sunt desemnați ca și administratori de rețea în acele locații. Acești oameni trebuie bine instruiți pe acele sisteme și destul de responsabili să ia în considerare serios problema securității. Dacă nu se întâmplă așa, ceva simplu de genul schimbării unei benzi magnetice poate fi problematică sau chiar dezastroasă.

Figura 6.2. Modelul descentralizat (distribuit) de rețea

Chiar dacă o organizație, inițial decide să aibă o rețea centralizată, descentralizarea poate fi singura opțiune viabilă dacă costurile sau alte probleme intervin.

De exemplu, dacă o companie are o legătură de viteză mică între clădirile ei, utilizatorii pot considera că operațiunile de salvare a datelor pe server sau accesarea resurselor se face încet. O soluție poate fi să punem un server în fiecare imobil. Astfel, utilizatorii se pot conecta rapid, pot accesa datele rapid prin intermediul serverului apropiat de ei.

Prin distribuirea serverelor, în acest exemplu, performanța rețelei se va îmbunătăți, deoarece utilizatorii nu mai trebuie să se autentifice prin intermediul legăturii lente corespunzătoare serverului central.

6. 1. 3. 3. Modelul „peer to peer”

Acum mulți ani, multe calculatoare dintr-o rețea nu erau așa de puternice. Hard-discurile, memoria, imprimantele și alte componente care formau un sistem de calcul, erau scumpe. Astfel, se simțea nevoia unor servere dedicate, pe care celelalte calculatoare puteau stoca date și accesa diverse resurse.

Aceste calculatoare dispuneau de memorie suplimentară, spațiu de stocare și putere de procesare. Pe măsură ce tehnologia progresează, stațiile utilizatorilor devin foarte puternice, cam cum erau serverele acum câțiva ani. De aceea, pentru rețele mici, soluția „peer to peer” este o soluție viabilă.

Într-o rețea „peer to peer”, calculatoarele din rețea se comportă într-un mod asemănător. Fiecare stație de lucru furnizează acces la resurse și la date. Acesta este un tip simplu de rețea, unde calculatoarele sunt în stare să comunice unul cu celalalt și să împartă cu ceilalți ceea ce este în calculator sau atașat calculatorului respectiv.

Figura 6.3. Modelul „peer to peer” de rețea

Este cel mai ușor tip de arhitectură de rețea ce poate fi construită. Utilizatorii individuali au responsabilități privind cine poate folosi resursele și datele de pe calculatorul lor. Sisteme de operare ca Windows 2000 Professional, Windows XP, Windows Vista și Windows 7, permit crearea de conturi de utilizator, care vor fi folosite când alți utilizatori se conectează la un anumit calculator.

Conturile, parolele și permisiunile vor fi salvate într-o bază de date locală. Aceste baze de date se folosesc pentru a determina ce poate cineva să facă dacă se conectează la calculatorul tău, de exemplu. Astfel, un cont de utilizator poate permite unui utilizator să trimită o lista cu locuri de muncă spre imprimanta ta, în timp ce un alt cont de utilizator poate permite accesarea unor fișiere aflate în anumite directoare, dar nu să tipărească.

Deoarece rețelele „peer to peer” sunt în general mici, crearea unei rețele de acest gen este la fel de simplu ca și la instalarea plăcilor de rețea în fiecare calculator. Se atașează un capăt de cablu la placa de rețea și se conectează celălalt capăt la un distribuitor (hub) sau ruter.

Dacă este creată o rețea „wireless”, atunci nu este nevoie nici de cabluri. Aveți nevoie doar de adaptoare wireless și un ruter wireless.

Odată ce este terminată instalarea hard, fiecare calculator este configurat pentru a utiliza placa de rețea instalată. Un protocol este configurat pentru a permite comunicarea dintre calculatoare. Când sunt utilizate calculatoare cu Windows XP sau peste, există un program „wizard” de ajutor, care ne conduce pas cu pas prin procesul de configurare.

O problemă importantă la rețelele „peer to peer” este securitatea. Fiecare calculator aflat în acest tip de rețea poate permite sau nu accesul altor utilizatori, atât timp cât datele și resursele sunt controlate pe fiecare PC. De exemplu, un utilizator poate partaja un folder pe calculatorul său. Astfel li se permite altor utilizatori să acceseze fișierele din acel folder.

Deoarece utilizatorii pot avea abilitatea de a controla accesul la fișierele și resursele de pe calculatorul propriu, administrarea rețelei nu este controlată de o persoană. Totuși, problemele pot exista când utilizatorii permit accesul la date și resurse în funcție de o anumită prietenie în loc de nevoia unei persoane de a-și realiza sarcina dată.

De aceea, rețelele „peer to peer” sunt utilizate în general în situații unde securitatea nu este o așa mare preocupare, cum ar fi rețelele de acasă sau afaceri foarte mici.

6. 1. 3. 4. Modelul Server-Client

Dacă ne uităm la modelul „peer to peer”, observăm că un calculator emite o cerere de a citi date sau alte servicii de la alt calculator. Se comportă ca un client, în timp ce calculatorul celălalt, care furnizează datele sau serviciul respectiv, se comportă ca un server. Aceste roluri sunt cam obscure, deoarece fiecare din aceste calculatoare poate fi și client și server.

În modelul server-client, aceste roluri sunt clarificate, deoarece modelul implică servere dedicate care furnizează servicii cum ar fi partajarea fișierelor, a imprimantelor și a datelor pentru clienți, fără a fi nevoie de o cerere similară din partea lor.

Figura 6.4. Modelul Server-Client de rețea

Modelul server-client constă din calculatoare performante servind clienți într-o rețea. Serverele furnizează clienților servicii specifice în funcție de cerere. Acum câțiva ani, fiecare server realiza un singur rol, cum ar fi:

– server de fișiere – permite clienților să salveze datele în dosare (folder) pe hard-discul său;

– server de imprimantă – sarcinile de lucru sunt direcționate spre imprimante specifice;

– server de aplicații – permite clienților să ruleze anumite programe pe server și acceptă utilizatori multipli pentru aplicații comune pe rețea;

– server de baze de date – permite clienților autorizați să vadă, să modifice și/sau șteargă date dintr-o bază de date comună.

Astăzi, calculatoarele sunt mult mai puternice și sistemele de operare în rețea sunt mult mai eficiente, deci fiecărui server i se pot atribui diverse roluri.

De exemplu, un server poate fi un Server Web pentru un Intranet local, dar de asemenea poate permite utilizatorilor să acceseze o bază de date și să stocheze fișiere într-o zonă a hard-discului său. Serviciile furnizate de server vor fi diferite, depinde de cum a fost configurata rețeaua și ce a fost instalat.

6. 1. 4. Tipuri de rețele

O rețea poate fi într-o singură clădire, sau un număr de calculatoare conectate împreună acoperind o zonă geografică întinsă. Pentru a clasifica sfera de întindere a unei rețele, au fost creați termeni diferiți astfel:

– Rețea locală (LAN – Local Area Network);

– Rețea întinsă (WAN – Wide Area Network);

– Rețea metropolitană (MAN – Metropolitan Area Network);

– Rețea de stocare zonală (SAN – Storage Area Network);

– Rețea personală (PAN – Personal Area Network);

– Rețea pentru campus (CAN – Campus Area Network)

6. 1. 4. 1. LAN și WAN

Rețelele locale (LAN) și cele întinse (WAN) au fost primele tipuri de rețele ce au fost clasificate după suprafața acoperită și de asemenea se face referire cel mai des la acest tip de rețele. În timp ce fiecare din aceste nume se referă la o suprafață, o suprafață exactă nu a fost stabilită cu exactitate.

Deși organizația IEEE definește o rețea locală că întindere până la 4 km, nimeni nu ne va acuza dacă o facem ceva mai mare. Rețelele LAN sunt limitate la o anumită distanță, în timp ce rețelele WAN sunt mai largi decât LAN. Cum se distinge o rețea LAN de una WAN în termeni de suprafețe nu se poate spune cu exactitate.

Figura 6.5. Rețele LAN și VAN

Rețelele locale LAN sunt mici până la medii ca mărime. Acestea conectează în general dispozitive de rețea, care nu se găsesc la mai mult de câțiva km unul de altul.

Acestea includ rețele ce au fost instalate în case, birouri, o întreagă clădire, un campus sau un grup de clădiri apropiate. În concluzie, dacă poți să te deplasezi pe jos sau să conduci o mașină câteva minute în interiorul acelei rețele, atunci ești în preajma unei rețele locale LAN.

Un alt mod de a caracteriza o rețea LAN se referă la proprietarul ei. Tipic, rețeaua este deținuta de o singură persoană sau organizație și este administrată de o persoană sau un grup de persoane.

De exemplu, rețeaua de acasă este o rețea LAN, pentru că este deținută de tine și este condusă de tine. În același fel, o companie mare cu mai multe clădiri într-o anumită regiune, care are o rețea condusă de un administrator sau de un departament IT, poate fi de asemenea o rețea LAN. Dacă privim rețelele LAN în acest fel, putem observa că cele mai multe rețele sunt de fapt rețele locale LAN.

Rețelele WAN pot avea o întindere geografică mare și conectează împreună diferite rețele LAN utilizând soluții de viteză mare sau linii telefonice. O rețea WAN poate conecta rețele LAN aflate în orașe diferite, în regiuni diferite sau chiar în țări diferite.

Prima rețea WAN, numită ARPANET, a conectat rețelele LAN de la câteva instituții din orașe diferite. Peste timp, numărul calculatoarelor și al rețelelor conectate a crescut până a ajuns la ceea ce numim astăzi Internet. Prin interconectarea rețelelor LAN împreună, ele au devenit părți ale unei rețele WAN.

Când privim rețelele WAN, proprietatea nu este un factor definitiv. Rețelele WAN sunt adesea menținute și conduse de către mai multe organizații. Fiecare rețea LAN care este parte a unei rețele WAN, poate fi condusă de departamente individuale sau IT.

Acești administratori mențin conexiunea cu celelalte rețele LAN, sau închiriază părți de rețea din afară pentru a executa acea funcție. De exemplu, în cazul Internetului, poți să menții rețeaua de acasă, dar închiriezi un serviciu de internet (ISP) pentru a menține conexiunea cu World Wide Web.

În același fel, o companie cu birouri în diferite orașe, poate închiria de la compania de telefonie o linie telefonică, ce conectează rețelele împreună.

Figura 6.6. Conectarea rețelelor prin linie telefonică

Un mod de a înțelege efectiv cum o rețea locală este în legătură cu o rețea întinsă, este să privim la modul cum sunt conectate și cum sunt trimise datele. Acest lucru poate fi diferit de la o organizație la alta.

Astfel, există câteva căi diferite de a prelua date de la o rețea WAN pentru o rețea LAN:

– Modem – permite conectarea la alte calculatoare și dispozitive utilizând linii telefonice. În general, când se menționează un modem, se referă la un „modem prin dial-up” (în opoziție cu modemurile digitale menționate mai jos). Acest tip de conexiune este lentă și permite conexiuni la maximum 56 kbps (56.000 de biti pe secundă pot fi trimiși sau recepționați);

– ISDN (Integrated Services Digital Network) – datele se transmit pe liniile telefonice, dar la viteze mai mari, până la 128 kbps, dar în medie 64 kbps utilizând un modem sau ruter;

– DSL (Digital Subscriber Line) – trimite date pe liniile telefonice la viteze începând de la 1,5 Mbps (1,5 milioane de biti pe secundă), utilizând un ruter sau un modem digital și linii telefonice configurate;

– Cablu – datele se transmit pe linii de cablu utilizând aceleași linii utilizate de televiziunea prin cablu la viteze de până la 1,5 Mbps;

– Satelit – datele se transmit spre un satelit la viteze de 400 kbps;

– T1 și T3 – conexiuni dedicate, care furnizează viteze extrem de mari. T1 are viteze de 1,544 Mbps, în timp ce T3 are viteze de 3 Mbps până la 44,736 Mbps.

Pentru a ilustra relația ce există între rețelele LAN și WAN, să privim o situație destul de familiară: trimiterea unui email la o altă persoană. Utilizând programul de email de pe calculatorul tău, vei realiza click pe butonul Send și datele (emailul tău) vor fi trimise spre dispozitivul responsabil de trimiterea lui pe Internet.

Astfel începe un proces, care va transfera email-ul printr-un număr de dispozitive și posibil câteva rețele LAN și WAN. Dacă ai un cont de „dial-up” la Internet, dispozitivul poate fi un modem standard. Dacă ai o rețea LAN acasă, email-ul poate fi trimis prin intermediul unei plăci de rețea.

Figura 6.7. Trimiterea unui email către o altă persoană

Când o rețea este creată, două sau mai multe calculatoare sunt conectate împreună. Într-o rețea LAN, aceste calculatoare sunt în aceeași zonă, sau în aceeași clădire/cameră. Fiecare calculator are instalată o placă de rețea, care transmite și recepționează date printr-un cablu sau utilizând tehnologii wireless.

Când datele sunt trimise prin placa de rețea, sunt împărțite în părți mai mici, numite pachete, care pot fi trimise mai eficient pe rețea. Dacă veți utiliza tehnologia DSL, aceste pachete vor fi transmise de la rețeaua ta de acasă spre un ruter (sau alt dispozitiv terminal), care este utilizat pentru a se realiza conexiunea cu un furnizor de internet ISP.

Câteva din aceste dispozitive vin cu funcții de distribuitor (hub) sau comutator (switch). Astfel se permite conectarea mai multor dispozitive la un LAN împreună. Dacă conexiunea se face cu ajutorul unui cablu, un capăt al cablului se introduce în placa de rețea, iar celalalt se introduce în ruter.

Datele sunt trimise prin cablu cu informații despre destinație, iar ruterul determină dacă aceste informații sunt pentru un calculator din rețeaua LAN, sau trebuie să fie trimise spre furnizorul de servicii de Internet (ISP), care furnizează DSL pentru tine.

Dar când trimiți un email spre cineva, care nu este în rețeaua ta locală, ruterul va utiliza conexiunea DSL pentru a trimite email-ul tău de la rețeaua ta LAN către rețeaua LAN a furnizorului de Internet (ISP). Astfel, mesajul email a trecut cu mult peste granița rețelei tale locale LAN și a ajuns într-o rețea WAN.

Când ISP-ul primește email-ul tău, de asemenea se uită să vadă care este destinația datelor. Fiindcă furnizorul de Internet este de asemenea într-o rețea LAN, caută să vadă dacă nu cumva email-ul este adresat unei persoane care folosește tot serviciul lor de email, deci un calculator din rețeaua lor.

De moment ce trimiți email-ul la cineva care are alt furnizor de Internet (ISP), va trimite email-ul pe Internet, care este o rețea uriașă WAN. Serverul furnizorului ISP corespunzător adresei de destinație va recepționa email-ul.

Când furnizorul de servicii pentru Internet recepționează datele, va stoca email-ul trimis de tine pe serverul său de email. Dacă persoana căreia îi trimiți email-ul se va conecta la serverul furnizorului său de Internet (ISP) și va dori să-și citească mesajele, va observa și noul mesaj primit de la tine!

Datele vor fi iarăși împărțite în pachete și trimise pe linia telefonică pentru ca persoana respectivă să primească datele corecte. Pachetele vor fi reasamblate și afișate în programul de email al său.

După cum se poate observa din acest exemplu, există multe tipuri de rețele LAN și WAN prin care pot trece datele. O rețea LAN poate fi compusă dintr-un număr de calculatoare care sunt conectate împreună, pe când o rețea WAN poate fi largă cât Internet-ul, sau mică cât două rețele LAN: a ta și a furnizorului tău de Internet (ISP), interconectate prin rutere.

În fiecare caz, rețeaua LAN este constituită din calculatoare care fac parte din aceeași rețea și rețeaua WAN constă din mai multe rețele LAN dispersate geografic și interconectate.

6. 1. 4. 2. Rețeaua MAN (Metropolitan Area Network)

Există și alți termeni pentru a categorisi o rețea. O rețea MAN reprezintă o rețea ce are o întindere de mărimea unui oraș.

De exemplu, dacă locuiești într-un oraș mic și rețeaua ta LAN este conectată cu o altă rețea LAN aflată într-un oraș vecin apropiat, atunci poți considera că este o rețea MAN.

Figura 6.8. Rețea MAN

Când rețelele LAN sunt conectate împreună la viteze mari peste teritorii apropiate (cum ar fi câteva clădiri într-un oraș, o regiune sau județ), atunci putem vorbi de o rețea MAN. Organizația științifică IEEE definește o rețea MAN, ca având o acoperire geografică de 50 km sau mai puțin în diametru. Rețeaua MAN face parte totuși dintr-o rețea WAN mai întinsă ca suprafață.

Figura 6.9. Compunerea rețelelor MAN în cadrul rețelei WAN

6. 1. 4. 3. Rețeaua SAN (Storage Area Network)

O rețea SAN este o rețea de stocare și este utilizată pentru a conecta dispozitive de stocare împreună, utilizând conexiuni de viteză mare. Este un segment al unei rețele și permite dispozitivelor de memorare să fie accesate de calculatoare în interiorul unei rețele LAN sau WAN.

Aceste dispozitive de stocare sunt alcătuite din hard-discuri (sau alte metode de memorare a datelor) și permit utilizatorilor rețelei să vadă și/sau salveze date într-o locație centrală.

Figura 6.10. Rețea SAN

6. 1. 4. 4. Rețeaua PAN (Personal Area Network)

O rețea PAN este o rețea „wireless” (fără fir), care permite dispozitivelor să schimbe informații cu calculatoarele. PDA-uri (Personal Digital Assistant), telefoane mobile și alte dispozitive portabile, care suportă această tehnologie, au un transmițător fără fir în interiorul lor. Când sunt la o anumită distanță de un receptor, care este instalat pe calculator, datele pot fi schimbate între calculator și dispozitiv.

Utilizând un PAN, putem să realizăm anumite acțiuni, cum ar fi un update la un calendar într-un PDA, sau un update la o agendă într-un telefon mobil, precum și alte sarcini suportate de dispozitive.

Figura 6.11. Rețea PAN

6. 1. 4. 5. Rețeaua CAN (Campus Area Network)

O rețea CAN se referă la o serie de rețele LAN care sunt interconectate și se găsesc în clădiri apropiate. Acesta este un tip comun de rețele care se folosește în organizații cu facilități asemănătoare, cum ar fi un campus studențesc. Este mai mare ca întindere decât o rețea LAN, dar mai mică decât o rețea MAN.

Figura 6.12. Rețea CAN

6. 1. 5. Topologii de rețea

Topologia unei rețele se referă la amplasarea sau dispunerea fizică a calculatoarelor, distribuitoarelor, ruterelor, cablurilor și a altor componente. Furnizează o hartă ce arată unde sunt componentele și cum este configurată rețeaua.

În timp ce rețelele sunt adesea unice, topologia fiecărei rețele are caracteristici comune cu celelalte rețele. Rețelele vor utiliza una sau o combinație de topologii, după cum urmează:

– Topologie tip magistrală;

– Topologie tip stea;

– Topologie tip inel;

– Topologie tip plasă (rețea);

– Topologie fără fir (wireless).

6. 1. 5. 1. Topologia tip „magistrală” (bus)

Topologia tip magistrală este o topologie învechită, care nu este folosită în rețelele moderne. Toate calculatoarele într-o topologie de tip magistrală sunt conectate împreună utilizând un singur fir, care poartă numele de trunchi sau tulpină, coloană vertebrala sau segment. De obicei se folosește cablu coaxial pentru trunchi, care este același tip de cablu folosit și în televiziune.

Calculatoarele sunt atașate la segmentul de cablu coaxial de 50 ohmi, utilizând conectori în forma literei „T”. Deoarece toate aceste calculatoare folosesc același cablu, numai unul singur poate trimite pachete de date (care sunt semnale electronice) prin rețea la un moment dat.

Figura 6.13. Rețea tip „magistrală” (bus)

Când un calculator trimite un pachet de date prin cablul principal, acesta este trimis în ambele direcții, așa încât fiecare calculator din rețea are șansa să-l primească. Fiecare din aceste calculatoare „ascultă” traficul rețelei. Astfel poate determina dacă există un pachet pentru el.

Când un calculator ascultă rețeaua, orice pachet care nu se adresează lui, este ignorat. Excepție de la această regulă este atunci când se realizează o „difuziune”, pachetele fiind destinate pentru toate calculatoarele din rețea.

Deoarece topologia este liniară, când data este trimisă de-a lungul cablului de magistrală, aceasta se va deplasa cât este lungimea cablului. Pentru ca datele să nu stea în interiorul cablului un timp nedefinit, acest cablu este prevăzut cu terminatori de 50 ohmi la fiecare capăt.

Astfel, semnalele electronice sunt absorbite când ajung la capătul cablului. După ce terminatorul a absorbit semnalele electronice, cablul este eliberat pentru a se transmite alte date de către calculatoare.

Figura 6.14. Rețea tip „magistrală” prevăzută cu terminatori de 50 de ohmi

Topologia tip magistrală furnizează câteva avantaje unei organizații. După cum am menționat, sunt ușor de construit, dar în același timp este o topologie pasivă.

Cu alte cuvinte, când un calculator este conectat la o rețea tip magistrală, ascultă doar de datele trimise. Nu preia datele și apoi să le retrimită sau să le regenereze. Astfel, fiecare calculator nu este așa de esențial pentru rețea privită ca întreg. Dacă un calculator se defectează, nu se blochează rețeaua întreagă.

Un alt avantaj al acestui tip de topologie este faptul că nu este scumpă. Unele topologii au conexiuni ce se repetă (redundante) sau au nevoie de mult cablu. Într-o topologie tip magistrală, fiecare calculator este conectat la un singur cablu.

Având un singur cablu, totuși, generează alte probleme. Dacă cablul de magistrală se rupe, fiecare segment are un capăt care în acest caz nu este terminat, adică nu este văzut terminatorul de la capăt. Întreaga rețea cade în felul acesta. Dacă cablul este destul de lung, este dificil de izolat zona în care acesta s-a rupt.

Un alt dezavantaj al acestei topologii se referă la faptul că nu este ușor de modificat configurația. Numărul de calculatoare este limitat la lungimea cablului și dacă organizația respectivă se extinde, va fi dificil să schimbi mărimea și distribuția rețelei.

De asemenea, dacă sunt efectuate reparații sau modificări la cablu, rețeaua va cădea, deoarece nu este așa numita „redundantă” și este necesar acel terminator de la capătul cablului.

6. 1. 5. 2. Topologia de tip „stea” (star)

Într-o topologie de tip stea, calculatoarele nu sunt conectate unul cu celalalt, dar sunt conectate toate la un „dispozitiv concentrator”, de obicei numit distribuitor (hub) sau comutator (switch).

Când un calculator trimite date spre alte calculatoare prin rețea, de fapt trimite date prin cablu spre distribuitor sau comutator. Aceste pachete de date sunt trimise mai departe de aceste dispozitive spre alte calculatoare conectate la ele. Când calculatoarele sunt cablate la un distribuitor, fiecare punct din rețea este similar cu o stea.

Figura 6.15. Rețea tip „stea”

Deși este considerată învechită, această topologie este încă populară, fiind reconsiderată ținând cont de nevoile și standardele actuale. De fapt, este rețeaua cea mai utilizată astăzi.

Deoarece cablurile sunt orientate spre un singur punct, dacă un cablu este întrerupt sau defect, numai calculatorul care este conectat la acest cablu nu poate folosi rețeaua. Celelalte calculatoare nu vor fi afectate deoarece au propriile cabluri conectate la distribuitor. Acest tip de rețea este și mai ușor de depanat, pentru că putem repede identifica care este cablul întrerupt.

Alt avantaj al acestei topologii este faptul că se pot adăuga noi calculatoare la distribuitor pe măsură ce rețeaua se mărește. Din păcate, deoarece este așa mult cablu utilizat pentru a conecta fiecare calculator la distribuitor, va creste și costul extinderii și menținerii în stare de funcționare a rețelei.

6. 1. 5. 3. Topologia de tip „plasă” (mesh)

O topologie de tip plasă (rețea) are multiple conexiuni, făcând din această topologie cea mai „rezistentă la defecte” din toate. Fiecare componentă a rețelei este conectată direct cu toate celelalte componente. Acest lucru creează o topologie care furnizează legături redundante (în plus) de-a lungul rețelei.

Dacă o întrerupere apare într-un segment de cablu, traficul poate fi realizat prin alte rute utilizând alte cabluri. Cu alte cuvinte, dacă o conexiune eșuează, un calculator poate încă accesa alt calculator prin utilizarea altei conexiuni.

Figura 6.16. Rețea tip „plasă”

Cu toate că este aproape imposibil pentru un cablu să provoace o cădere a unei rețele de acest tip, este rar folosită topologia de tip plasă (mesh). Este costul destul de ridicat, dar și munca de realizare a rețelei de tip plasă este semnificativă. Este greu de administrat și are un cost mai mare decât la celelalte topologii.

Determinarea numărului de cabluri de conexiune de care este nevoie la o rețea tip plasă se poate face utilizând formula: . În această conexiune, n este numărul de noduri, iar Ln este numărul de conexiuni necesare.

Dacă utilizăm formula pentru o rețea cu 4 calculatoare, vom obține un număr de conexiuni . Pare a fi rezonabil. Dar dacă am avea o rețea de 100 de calculatoare: conexiuni. Dacă calculăm costul cablurilor dintr-o rețea de tip plasă, ne dăm seama imediat de ce nu este folosită mai des această topologie la nivelul rețelelor locale.

6. 1. 5. 4. Topologia de tip „inel” (ring)

Topologia de tip inel constă în calculatoare conectate la un cablu care formează o buclă închisă. Nu există capete de cabluri neconectate la inel, deci terminatorii nu mai sunt utilizați.

Data se transferă prin buclă într-o singură direcție. Pe măsură ce ajunge în dreptul fiecărui calculator, acesta examinează fiecare pachet de date și determină dacă adresa de destinație coincide cu adresa de rețea.

Dacă nu coincide, calculatorul trimite pachetul de date la celalalt calculator din inel. Făcând așa, fiecare calculator se comportă ca un repetor, retransmițând pachetul și prin acest lucru susține semnalul. Când pachetul ajunge la calculatorul destinație, acesta îndepărtează pachetul de pe rețea.

Figura 6.17. Rețea tip „plasă”

Topologia în inel permite doar unui singur calculator să aibă acces pentru a trimite date pe inel la un moment dat, acest lucru ducând la o rețea determinată. Accesul determinat se referă la capacitatea calculatoarelor de a avea tururi regulate de accesare a mediului de comunicare (cablul face de fapt inelul).

Astfel, totdeauna vor avea șansa să transmită date. Acest lucru este diferit față de metoda disputei de a accesa rețeaua. Acest lucru se întâmplă la rețeaua tip magistrală. O topologie tip inel furnizează acces egal la rețea printr-o metodă de acces la mediu prin trecerea unui semnal, numit „token”.

Acest semnal este trecut de la un calculator la celalalt în inel. Când un calculator are semnalul „token”, are acces la inel și poate trimite date. Deoarece un calculator nu poate utiliza inelul fără să aibă semnalul „token”, se previne astfel blocajul de a transmite două calculatoare sau mai multe în același timp.

Metoda „Token Ring” de accesare furnizează acces egal fiecărui calculator. Semnalul „token” este luat de la calculatorul vecin activ cel mai apropiat (Nearest Active Upstream Neighbor – NAUN). După ce a primit semnalul „token”, calculatorul va putea trimite date pe rețea mai departe.

Figura 6.18. Metoda „Token Ring” de accesare

Într-o rețea de tip inel, primul calculator care este pornit și accesează inelul poartă denumirea de „monitor activ”. Are responsabilitatea de a monitoriza inelul pentru a descoperi probleme, cum ar fi o întrerupere în inel.

Pachetul de date trebuie să treacă prin inel și să ajungă înapoi la monitorul activ la fiecare 7 secunde. Astfel, ne asiguram că inelul funcționează fără erori. Rolul monitorului activ este important deoarece o întrerupere în cablu înseamnă că inelul nu mai este complet și rețeaua nu poate funcționa corect.

Deoarece această topologie necesită un inel neîntrerupt, monitorul activ ia măsuri ulterioare dacă nu primește un pachet de la calculatorul aflat înaintea lui. Astfel, anunță rețeaua dacă este sesizată o întrerupere.

Dacă un pachet nu este recepționat sau este recepționat mai târziu de 7 secunde, monitorul activ expediază un pachet cu adresa sa. Acest pachet atinge punctul cel mai îndepărtat al rețelei, care ne indică astfel locația unde are loc întreruperea sau alte probleme.

Prin detectarea erorilor și reconfigurarea inelului, se poate acum evita punctul în care există întreruperea. Făcând așa, rețeaua este în stare să funcționeze până când calculatorul defect poate fi reparat.

Rețelele care utilizează o topologie în inel, operează la viteze variate. Rețelele „Token Ring” operează la 4 și 16 Mbps. În timp ce plăcile de rețea mai noi rulează la 100 Mbps, ele furnizează compatibilitate cu cele mai vechi care rulau la 4 Mbps.

Se permite astfel funcționarea noilor plăci de rețea în interiorul unor echipamente Token Ring mai vechi. Când viteza crește semnificativ într-o rețea în inel, avem de-a face cu o rețea FDDI (Fiber Distributed Data Interface), care operează la 100 Mbps în rețele tip inel de 100 Km.

Topologiile în inel care utilizează tehnologia FDDI au alte caracteristici care le fac diferite de rețelele standard în inel. Astfel, se folosesc două inele, care sunt cablate cu fibră optică. Primul inel este utilizat tot timpul, în timp ce al doilea inel este utilizat dacă apare o defecțiune la primul.

Figura 6.19. Topologiile în inel care utilizează tehnologia FDDI

Fiecare din aceste inele transferă datele în direcții diferite. Dacă apare o întrerupere în inel, secțiunea respectivă poate fi sărita prin utilizarea inelului secundar. Semnalul „token” poate fi trecut de la un inel la celălalt, fără a cauza schimbarea direcției.

Se aseamănă cu o mașină care face o întoarcere de forma literei U, schimbându-și banda. Inelul rămâne practic ca un întreg, deoarece există în continuare bucla închisă.

Un alt aspect al unui inel FDDI se referă la faptul că nivelele de prioritate pot fi configurate pe calculatoarele specifice, așa încât acestea au prioritate în obținerea semnalului „token”.

De exemplu, dacă o prioritate înaltă a fost setată pe un server, serverul va primi semnalul „token” frecvent, permițând serverului să transmită date prin cablu. Acest lucru permite unui calculator cu prioritate să trimită mai multe date decât alte calculatoare pe rețea.

6. 1. 5. 5. Topologia wireless (fără fir)

O topologie tip wireless difuzează date prin aer, deci foarte puține cabluri sunt utilizate pentru a conecta sistemele împreună. Această topologie utilizează transmițători numite celule, care difuzează pachetele utilizând frecvențele radio.

Celulele extind o sferă radio în jurul transmițătorului în forma unui balon, ce poate acoperi mai multe camere sau chiar etaje dintr-o clădire. Fiecare celulă este conectată la rețea utilizând un cablu, așa încât poate primi sau trimite date la server, la alte celule sau la alte periferice din rețea.

Calculatoarele și celelalte dispozitive au o componentă instalată în ele, care transmite și recepționează date de la celule. Astfel se permite comunicarea cu rețeaua.

Figura 6.20. Rețea wireless

Rețelele wireless pot de asemenea extinde transmisia lor spre dispozitive wireless prin montarea unor antene radio, care sunt situate pe clădiri sau turnuri. Antena va fi ca o celulă care va acoperi o zonă întinsă, cum ar fi o clădire sau un campus.

Acest tip de rețea wireless este un beneficiu pentru un grup de clădiri apropiate și care au dificultăți în conectarea clasică prin cablu.

Figura 6.21. Rețea wireless extinsă prin antenă radio

O altă metodă de interconectare wireless (fără fir) utilizează comunicații în infraroșu, care necesită o linie directă și amplasarea apropiată a dispozitivelor pentru a funcționa. Este asemănător cu utilizarea unei telecomenzi la un televizor.

Deoarece are anumite limitări legate de direcție și amplasare apropiată, această tehnologie în infraroșu nu este folosita așa des în realizarea rețelelor. Această tehnologie poate fi utilizată pentru a conecta laptopuri și alte calculatoare la dispozitive cum sunt imprimantele.

Figura 6.22. Interconectare wireless prin infraroșu

Deoarece foarte puțini pot fi conectați direct împreună la o rețea wireless, este o șansă mare ca transmisiunile să fie blocate sau să existe interferențe. Mașinile sau alte dispozitive pot emite frecvențe radio sau interferențe electrice, care pot întrerupe semnalele ce sunt schimbate între celule și dispozitivele wireless.

De asemenea, unele clădiri utilizează niște ziduri speciale realizate din cantități mari de metal, pentru a preveni interferențele. Semnalele nu pot trece prin aceste materiale și s-ar putea să fie nevoie de alte frecvențe în utilizare.

6. 2. INTERNET-UL

Dacă secolul XX se spune că a aparținut tehnologizării culminând cu informatizarea și dezvoltarea ciberneticii prin produsele finite calculatoarele, secolul XXI este un secol al comunicațiilor. Dacă la început au fost semnalele morse, telegraful apoi telefonul care a revoluționat comunicațiile, lucrurile au evoluat puternic culminând în zilele noastre cu un nou și puternic concept numit Internet.

Numit și rețeaua rețelelor, Internetul își are originea în ARPANET și în NSFNET. Internetul este mai mult decât o sumă de conexiuni, desigur nimeni nu a prevăzut cum această trecere de la o rețea militară la una publică și comercială ne va afecta felul în care gândim despre informație și comunicare.

În perioada anilor ’60 Departamentul de Apărare a Statelor Unite avea nevoie de o rețea de comunicare în cazul unui atac nuclear. RAND o corporație militară a propus centralizarea comunicațiilor într-o rețea. Această rețea conținea noduri capabile să transmită și să primească mesaje. Fiecare nod își avea propria adresă astfel încât mesajul putea fi transmis unui anumit nod. Departamentul Apărării pentru Proiecte Avansate (The Defense Department's Advanced Research Projects Agency) cunoscut sub numele de ARPA sau DARPA a decis să extindă această rețea. În 1969 primul „Interface Message Processor”, predecesorul router-ului de azi a fost instalat la UCLA (University of California în Los Angeles) încât ARPANET-ul a început să se extindă. ARPANETUL include câteva servicii care sunt și azi foarte importante în Internetul de azi, cum ar fi FTP-ul (File Transfer Protocol), remote login (TELNET) și E-mail (electronic mail). În timp ce ARPANET-ul începe să crească, companii ca Xerox dezvoltă tehnologia rețelelor locale (LAN). Rețeaua cu cel mai mult impact a fost Ethernet-ul, rețea ce permitea conectarea mai multor calculatoare împreună. Prima versiune avea teoretic o rată de transfer de 3 Mbps, apoi de 10 Mbps și 100 mbps și în zilele noastre chiar de 1000 Mbps. Cercetătorii de la ARPANET au început să creadă că ar fi folositor să conecteze LAN-urile la ARPANET. Pentru a putea realiza acest lucru a fost dezvoltat un protocol pentru a putea conecta tipuri diferite de echipamente. Astfel TCP-ul (Transmission Control Protocol) și Internet Protocol (IP). În 1983 creșterea Internetului a fost impulsionată de apariția versiunii 4.2 BSD de UNIX care conținea și protocolul TCP/IP.

De-a lungul anilor, folosind protocolul TCP/IP, rețele suplimentare au fost adăugate. Astăzi, sute de milioane de calculatoare și rețele sunt conectate la Internet, realizându-se astfel o metodă de comunicare fundamentală și schimbul de date între calculatoare.

Rețele conectate între ele, utilizate de corporații și Internetul nu trebuiesc confundate cu Intranetul. Intranetul utilizează aceeași tehnologie și caracteristicile Internetului, cum ar fi browsere de Internet, situri Web etc.

Acest lucru permite utilizatorilor unei rețele să vadă documente, să distribuie date, să partajeze informații despre angajați, acces la baze de date partajate, programe online și alte componente care sunt dorite de organizația respectivă.

Figura 6.23. Rețeaua Internet

Diferența majoră care este între Intranet și Internet constă în faptul că Intranetul este utilizat intern. În timp ce Internetul este public și permite utilizatorilor să vadă pagini Web și alte resurse, Intranetul este privat și disponibil doar angajaților companiei respective.

Figura 6.24. Rețeaua Intranet

Pentru a înțelege cum funcționează Internetul, trebuie să înțelegem că Internetul nu este o entitate omogenă. Într-adevăr este un mare miracol că totuși funcționează. Internetul are o structură, astfel încât dacă vrei să trimiți un email la calculatorul vecinului, mesajul trebuie să străbată sute de kilometri. Mai mult chiar, mașinile care sunt conectate nu au fost construite să comunice direct între ele. Și totuși Internetul funcționează.

6. 2. 1. Structura Internetului

Punctul de început pentru toți pe Internet este ISP-ul (Internet Service Provider). Un ISP poate fi comercial sau o școală sau un colegiu, universitate etc. Unii utilizatori pot fi conectați în LAN, alții pot avea acces la Internet folosind un modem și o conexiune PPP sau SLIP. Toate ISP-urile sunt conectate la Internet prin alte ISP-uri. La cel mai de jos nivel un ISP local este conectat cu un alt ISP local. Următorul nivel este reprezentat de ISP-urile care fac legătura cu alte ISP-uri din exterior.

6. 2. 1. 1. Routere și TCP/IP

Cum cererea dumneavoastră își găsește calea către un site și cum informația își găsește calea înapoi, este determinat de două lucruri: routerele și protocoalele TCP/IP. Routerele (uneori numite și gateway) sunt asemănătoare cu operatorii telefonici. Ei conectează rețelele între ele și au tabele de rutări pentru a determina cum circulă informația din și spre Internet. Routerele au un IP pentru fiecare legătură, de exemplu un router care are o conexiune PPP și două conexiuni ETHERNET ar trebui să aibă 3 IP-uri. Secretul care face Internetul să meargă este protocolul TCP/IP. IP este componenta care mută pachetele de date de la un nod al rețelei către altul. TCP este componenta care verifică dacă datele au ajuns unde trebuie. IP-ul este un număr unic pentru fiecare calculator. Există trei clase de IP-uri. Clasa A folosește primul număr pentru a identifica rețeaua și ultimele 3 numere pentru a identifica calculatorul. Clasa B folosește primele două numere pentru a identifica rețeaua și ultimele două numere pentru a identifica calculatorul. Clasa C (cele mai des folosit) folosește primele 3 numere pentru a identifica rețeaua și doar ultimul număr pentru a identifica calculatorul. Clasa IP-ului este strâns legată de numărul de calculatoare din rețea. Dar pentru că este mai ușor de ținut minte un nume decât un număr Internetul folosește și un Domain Name. Dacă routerul este operatorul pe Internet, atunci Domain Name Service (DNS) este cartea de telefon.

6. 2. 1. 2. SLIP and PPP

Cele mai folosite metode de a te conecta la Internet folosind un modem sunt Serial Line Interface Protocol (SLIP) și Poit to Point Protocol (PPP). Dacă ISP-ul permite folosirea SLIP și PPP alegeți PPP pentru că este mai rapid și mai sigur. SLIP nu face corecție dar este mai ușor de configurat decât conexiunea PPP. Pentru a folosi una din aceste metode de acces, ISP trebuie să vă ofere acest serviciu. De asemenea trebuie să aveți un software care suportă SPLIP/PPP.

6. 2. 1. 3. Modem-uri, Legături Directe și conectare la Internet

Pentru a te conecta la Internet sunt necesare două lucruri: un ISP și un mod de a te conecta la acest provider. Cea mai comună metodă de a te conecta este folosind un modem cuplat la linia telefonică ori să ai acces direct la Internet.

Cea mai comună metodă de a te conecta la Internet este folosirea unui modem legat la o linie telefonică. Modemul (MOdulator/DEModulator) este necesar pentru a converti semnalele digitale din calculator în semnale analogice pentru a putea fi transmise pe o linie telefonică obișnuită, și invers. Modem-urile sunt disponibile în versiune externă și în versiune internă. Modem-urile externe au propria carcasă, sursă de tensiune separată și se conectează cu calculatorul prin cablu serial. Modem-urile interne se conectează la un slot în calculator și folosesc sursa calculatorului. Alegerea modemului ține mai mult de gust decât de performanță. Modem-urile interne sunt mai ieftine decât cele externe. Modem-urile externe au un display care furnizează diverse informații și pot fi mutate ușor la alt calculator.

6. 2. 2. Aplicații Internet pentru comunicare

În general, ceea ce este pe larg numit „Internet”, reprezintă, de fapt, doar o parte a Internetului, ca de exemplu World-Wide Web, Usenet sau poșta electronică. Toate acestea sunt, în esență, aplicații sau servicii rulate pe Internet, așa cum un procesor de text este o aplicație. Cele mai multe din aceste servicii sunt disponibile și în alte sisteme de calculatoare, altele decât Internetul, așa cum un procesor de text pentru PC poate apărea în versiunea pentru Apple Mac. Există multe sisteme de e-mail. Majoritatea pot fi conectate la Internet, dar unele pot fi deliberat ținute închise, din motive de securitate sau de intimitate, așa cum unele companii folosesc propriile rețele private de telefoane.

6. 2. 2. 1. Poșta electronică (e-mail)

E-mail-ul sau poșta electronică reprezintă cea mai utilizată și populară aplicație a Internetului. Ea permite utilizatorilor să comunice și să transmită informații altor utilizatori indiferent de localizarea geografică și de fusul orar la o viteză remarcabilă, astfel încit un e-mail poate ajunge pe cealaltă parte a globului în câteva minute sau chiar secunde ! Prin e-mail se pot transmite orice tip de date (text, sunet, grafică, video etc.).

O adresă de e-mail va arăta întotdeauna de forma nume_utilizator@adresa_calculator. De obicei numele de utilizator se poate alege, însă adresa calculatorului este dată de serverul unde se găsește căsuța poștală. Cele două părți ale adresei sunt despărțite prin simbolul @. Prima parte conține identificatorul utilizatorului după cum este el înregistrat pe calculatorul unde este creată căsuța poștală, iar a doua parte (cea de după @) reprezintă informațiile de identificare în Internet a calculatorului unde se află căsuța poștală. De exemplu adresa popescu_ion@ucb.ro înseamnă căsuța poștală a utilizatorului Popescu Ion aflată pe calculatorul ucb.ro.

6. 2. 2. 2. Liste de discuții care permit participarea la discuții

și schimburi de informații în grupuri profesionale

Listele de discuții (mailing lists) reprezintă o formă de comunicare a informațiilor între persoane din ce în ce mai populară. O astfel de listă conține adresele de e-mail ale unor utilizatori. Un mesaj primit pe adresa listei este difuzat automat tuturor membrilor listei.

Datorită faptului că cea mai mare parte a utilizatorilor Internet folosesc cu preponderență e-mail-ul, și datorită costurilor de conectare la Internet, a rezultat necesitatea de organizare a unor grupuri de discuții între aceste milioane de utilizatori, grupuri care să se bazeze pe o distribuție selectiva a e-mailurilor. Astfel un utilizator se poate abona (de obicei gratuit) la una din listele de discuții din domeniul care îl interesează, urmând să primească zilnic (sau săptămânal – după cum decide) zeci de scrisori pe tema respectivă care reprezintă discuțiile din grup. Aceste scrisori pot fi citite, se pot păstra sau să li se răspundă pe adresa privată ori pe adresa grupului continuându-se astfel discuția.

Majoritatea listelor de discuții gratuite permit abonarea și dezabonarea la lista respectivă prin trimiterea unui simplu e-mail gol (adică fără să aibă ceva scris la subiect sau în corpul mesajului) la o adresă specifică.

6. 2. 2. 3. Grupuri de știri care permit consultarea sau participarea

în grupuri de știri publice

Grupurile de știri (grupuri de discuții sau forumuri de discuții) reprezintă largi sisteme de comunicare prin care persoane având diverse preocupări și pasiuni schimbă informații, discută pe baza unor teme de interes general sau particular sau pun diferite întrebări. Majoritatea grupurilor de discuții sunt distribuite în mari rețele de calculatoare și sunt cunoscute sub numele generic de UseNet, ceea ce înseamnă o prescurtare a cuvintelor Users Network (Rețeaua utilizatorilor). În prezent există peste 60.000 de astfel de grupuri iar numărul lor este în continuă creștere. Acest număr mare se explică prin faptul că tematica abordată este foarte diversă cuprinzând atât teme de cultură generală cât și subiecte foarte specifice, accesibile numai unui număr restrâns de utilizatori specializați. Forumul unui grup de discuții se poate asemăna cu un avizier electronic în care unii participanți pun întrebări iar alții răspund sau fac diverse comentarii la articolul inițial. Toate aceste întrebări și răspunsuri formează un fir de discuții (thread). Orice membru al unui grup de discuții poate citi mesajele trimise de alți membri sau poate adăuga propriile sale opinii printr-un nou mesaj transmis celorlalți. Pe parcurs, odată cu creșterea numărului de abonați, va crește și numărul de mesaje legate între ele printr-un subiect comun.

6. 2. 2. 4. Chat-ul care permite comunicarea on-line a doi

sau mai mulți utilizatori

Este vorba de o „cameră” virtuală în care intră utilizatori din toate părțile lumii și discută despre un anumit subiect (care este de obicei fie numele „camerei” (camera se numește „canal” în argou) fie enunțat într-un mesaj text ce apare în cameră în momentul în care intrați).

Pentru a face chat, aveți nevoie de:

– un client de chat (un program cu care să vă conectați la server);

– adresa serverului la care vreți să vă conectați.

Unul dintre cei mai folosiți clienți de chat este programul mIRC creat de Khalad Mardam-Bey. Acesta se găsește pe majoritatea CD-urilor de la revistele despre computere sau pe internet la adresa: www.mirc.com. Alți clienți de chat sunt: CheetahChat de la www.yahoo.com, ICQ Chat (încorporat în pachetul ICQ) și altele.

6. 2. 3. Aplicații Internet pentru informare prin accesul

la distanță și la surse de informații

6. 2. 3. 1. World Wide Web (WWW – sau mai pe scurt web-ul)

World Wide Web (cunoscut și sub numele de WWW, W3, sau simplu Web) a făcut ca accesul pe Internet la o informație pentru o persoană obișnuită să fie mult mai ușor. WWW-ul este serviciul Internet care s-a dezvoltat cel mai mult în ultimii ani (și care este și cel mai utilizat). Pe Web poți găsi informații privitoare la o rețetă culinară sau cum să-ți faci o bombă termonucleară, practic toate cunoștințele omenirii sunt adunate acolo.

World Wide Web (sau mai pe scurt spus WWW sau Web-ul) reflectă prin numele sau trăsăturile sale esențiale:

– destinat căutării informației în întregul Internet (world wide = în lumea întreagă);

– folosește hypertextul pentru organizarea informației ceea ce face ca aceasta să apară ca o pânză de păianjen (web) și care permite navigarea cu ușurință de la o pagină la alta.

Hypertextul reprezintă o metodă de organizarea a informației în care anumite cuvinte, marcate, sunt legate de alte documente care conțin informații adiționale despre ele. Hypermedia permite realizarea de legături similare la grafice, imagini, animație etc. Selecționarea unui astfel de cuvânt (sau imagine) va avea ca efect afișarea documentului legat de cuvântul respectiv.

Strict vorbind WWW-ul este un sistem pentru accesul la hypertext pe Internet. Este făcut din documente, imagini, sunete și link-uri către alte documente sau servere. Un document Web poate conține și linkuri către alte servicii cum ar fi FTP, Gopher, Archie, Telnet etc. Un mod mai bun de a privi Internetul este să-l vezi interactiv, să aibă o interfață grafică, să fie ușor de folosit. Poți afla informații despre ultimele cercetări în domeniul inteligenței artificiale sau să citești ziarul preferat. Mai mult chiar, pentru a accesa aceste informații nu trebuie să știi comenzi sau coduri speciale, fiind suficient doar un simplu click pentru a accesa informația respectiva.

WWW-ul a apărut în 1989 ca inițiativă a CERN (European Laboratory for Particle Physics). Tim Berners-Lee a propus un protocol care să fie folosit pentru distribuirea informațiilor în domeniul fizicii pe Internet, protocol ce va fi adoptat și de alte organizații.

Principalele browsere existente pe piață sunt:

– Internet Explorer (gratuit);

– Firefox (gratuit);

– Opera (shareware).

Fiecare pagină web este identificată printr-o adresă unică, care se mai numește și URL (Uniform Resource Locator). Aceasta va fi de forma protocol://(www).gazda.nume_de_domeniu. Ea poate fi urmată în anumite cazuri de nume de fișiere.

Protocolul este de obicei http (Hypertext Protocol) însă el poate fi și FTP (File Transfer Protocol) ori Telnet sau alte mai puțin găsite.

Particula www poate fi găsită în cadrul unor pagini, dar ea poate și să lipsească.

Gazda reprezintă numele calculatorului și poate fi format din mai multe cuvinte cu punct între ele.

Nume de domeniu reprezintă o prescurtare din 2, 3 sau 4 litere. Cu ceva timp în urmă existau doar 6 nume de domenii generale: – com, org. net, gov, edu, mil; mai apoi introducându-se și altele noi – de tipul .pro, .info, nume de domenii pentru fiecare țară ca: .ro pentru Romania, .fr pentru Franta, .ca pentru Canada, .uk pentru Marea Britanie, și nume de domenii continenale: .eu pentru Europa, .us pentru America, .au pentru Australia.

6. 2. 3. 2. FTP (File Transfer Protocol) care permite transmiterea

și primirea de informații la și de la distanță

FTP este acronimul pentru File Transfer Protocol (Protocolul de Transfer al Fișierelor) și este cea mai folosită metodă pentru transferul fișierelor, indiferent de tipul și dimensiunea acestora, de la un computer la altul, prin intermediul Internetului.

Odată ce v-ați conectat prin FTP, puteți să primiți sau să transmiteți fișiere. Dacă vă interesează anumite fișiere de pe serverul gazda puteți alege opțiunea download pentru a le putea transfera într-un anumit director de pe calculatorul propriu. Dacă vreți să transferați fișiere din calculatorul dumneavoastră pe server trebuie să faceți upload, selectând bineînțeles directorul în care se găsesc fișierele. Fișierele sunt apoi copiate dintr-un director în altul. Procedura este asemănătoare cu copierea unor fișiere dintr-un director în altul, pe un calculator. În acest caz unul din directoare se găsește pe un calculator în România iar altul în SUA sau Japonia, de exemplu.

În concluzie, FTP se folosește atunci când:

– se transferă (upload) pentru prima dată fișierele unui site la o gazdă web;

– se înlocuiește un fișier sau o imagine;

– se încarcă (download) fișiere de pe un alt computer;

– se permite accesul unei alte persoane pentru a încărca un fișier dintr-un anumit site.

Pentru a va putea conecta la un server FTP aveți nevoie de un program special, numit și client FTP care să poată lucra cu acest protocol. Un exemplu este programul FTP încorporat în Windows. Există însă și clienți FTP cu o interfață grafică mai prietenoasă și care înglobează noile tehnologii, fapt ceea ce duce la îmbunătățirea performanțelor și creșterea funcționalității acestora. De obicei, acești clienți FTP sunt oferiți ca aplicații shareware, dar există și programe gratuite.

Pentru a va putea conecta la un server FTP, trebuie să-i cunoașteți adresa. Aceasta este adresa gazdei FTP pe care ați obținut-o la înscriere. Există două tipuri posibile de conectare:

– cu un nume de identificare (login) și parolă (password) pentru un cont pe un server FTP;

– cu login anonim, folosind pentru login cuvântul „anonymous” și pentru parolă, adresa de email.

6. 2. 3. 3. Telnet care oferă posibilitatea de accesare

a unor calculatoare situate la distanță

La început Web-ul era numai text. În loc să folosești un mouse, apăsai pe o săgeată. Acest sistem mai poate fi întâlnit la unele servicii online care folosesc interfețe sau conexiuni cu Internetul bazate pe text („gateways”).

La începutul anilor ’90, o echipă a Universității din Illinois, de la Champagne – Urbana condusă de un student, pe nume Marc Andreesen, a inventat un nou tip de software, care face Web-ul mai ușor de utilizat. Acest software, numit Mosaic, era pentru World Wide Web ceea ce este Windows-ul pentru un PC care folosește sistemul de operare DOS: transformă textul în imagini și folosește grafica pentru a face sistemul mai ușor de utilizat. La începutul anilor ’90, Mosaic avea să devină produs comercial și au fost create și câteva produse concurente cum ar fi: „Cello”, „WinWeb” și „Netscape”. Netscape a fost semnat de majoritate membrilor echipei originale Mosaic, printre care Andreesen însuși.

Având la dispoziție browsere grafice, Web-ul a schimbat considerabil în bine felul în care erau folosite rețele de computere. Nu este necesară o pregătire tehnică pentru utilizarea Web-ului. Acesta poate suporta orice fel de date, de la text și grafică până la clipuri video și audio, chiar și emisiuni de radio și televiziune. Calitatea acestora din urmă este mai slabă decât cea obținută mai ieftin și mai ușor prin mediile convenționale de difuzare, dar marele câștig datorat Internet-ului este că ascultătorii din Europa sau Asia, de exemplu, pot asculta pe Internet programele unui post de radio studențesc din Carolina de Nord, care nu ar avea niciodată posibilitatea să emită la asemenea distanțe, prin mijloace convenționale. Totodată, Web-ul dă posibilitatea chiar și unei firme mici să-și facă reclamă în întreaga lume prin intermediul rețelei.

Codarea mesajelor este o tehnologie care face ca Internet-ul să fie cu adevărat folositor și pentru transmiterea unor date confidențiale sau secrete. Există tehnici de codare foarte performante, dar frica justificată că acestea ar putea fi folosite de către unii cu intenții necurate, a împiedicat răspândirea lor pe scară întreagă.

CAPITOLUL 7

COMPONENTA SOFTWARE ȘI SISTEMUL DE OPERARE

7. 1. COMPONENTA SOFTWARE

7. 1. 1. Descriere

Un sistem de calcul constituie un ansamblu funcțional destinat prelucrării automate a informațiilor. Pentru realizarea acestui obiectiv sistemul de calcul are nevoie atât de resurse hardware cât și de un set de programe care determină prelucrările care se fac asupra informațiilor prin intermediul componentelor fizice ale sistemului de calcul.

Software-ul reprezintă ansamblul de programe care fac posibilă realizarea funcției sistemului de calcul, de prelucrare a informațiilor, și care constituie suportul logic de funcționare a unui sistem de calcul

Componenta software a unui sistem de calcul cuprinde la rândul ei programe grupate în mai multe categorii, după natura problemelor pe care le rezolvă. Aceste categorii sunt:

Software-ul de bază, care este alcătuit din programele care asigură serviciile generale și care se adresează tuturor utilizatorilor sistemului de calcul;

Software-ul utilitar (sistem de programare utilitare), care include programe cu grad mare de generalitate, puse la dispoziția utilizatorilor pentru a realiza anumite prelucrări specifice asupra informațiilor, prelucrări comune tuturor utilizatorilor.

Software-ul de aplicație, constituit din programe ale utilizatorilor, care rezolvă probleme cu un nivel redus de generalitate, specifice fiecărui utilizator.

7. 1. 2. Software-ul de bază al unui sistem de calcul

Software-ul de bază reprezintă totalitatea programelor care fac posibilă funcționarea și utilizarea unui sistem de calcul. El include programe ierarhizate după natura problemelor pe care le rezolvă și după importanța lor.

7. 1. 2. 1. CMOS Setup

La pornirea calculatorului se încărcă BIOS-ul (Basic Input Output System), adică ansamblul de cod program și date. BIOS-ul este înscris într-un circuit integrat pe placa de bază a calculatorului și în mod uzual utilizatorul nu are acces la programele stocate în memoria ROM.

La pornirea calculatorului programele din BIOS preiau controlul asupra componentelor hardware, pregătindu-l pentru încărcarea sistemului de operare.

Prin intermediul programului CMOS Setup utilizatorul poate optimiza anumite caracteristici hardware (tip HDD, etc.) și anumite opțiuni (mod de citire a datelor, parole etc.).

7. 1. 2. 2. Sistemul de operare

Sistemul de operare acționează ca o interfață între sistemul de calcul și utilizator. Sistemul de operare are rolul de a coordona și supraveghea funcționarea sistemului de calcul și de a realiza comunicarea între utilizator și sistemul de calcul, jucând rol de translator între limbajul mașină și limbajul uman. El dispune de un set de comenzi pe care utilizatorul le cunoaște și le folosește.

7. 1. 2. 3. Sistemul de programare

Sistemul de programare cuprinde componentele software, care permit utilizatorului să realizeze programe executabile pentru sistemul de calcul respectiv. Sistemul de programe cuprinde pachete de programe dedicate specifice fiecărui limbaj de programare folosit de utilizator. Spre exemplu:

programele editoare folosesc pentru introducerea și modificarea interactivă a instrucțiunilor;

programe translatoare specifice pentru fiecare limbaj de programare, sunt acele aplicații care transformă “programele sursă” scrise într-un limbaj de programare în “programe-obiect”, scrise în limbaj-mașină;

programe editoare de legături, adică aplicațiile care transformă programele din format obiect în programe executabile, realizând, dacă este cazul, integrarea mai multor module-obiect într-un singur program executabil;

programe de depanare, interactive sau nu, care permit monitorizarea erorilor;

aplicații complexe numite medii de programare, care includ toate funcțiile componentelor prezentate anterior, cu scopul de a genera un program executabil într-un mediu integrat.

Programele editoare de texte (programe interactive, destinate introducerii, modificării, formatării și tipăririi textelor).

7. 1. 3. Software-ul utilitar (sistem de programare utilitare)

În categoria software-ului utilitar intră:

Programele care permit exploatarea componentelor hardware ale sistemelor de calcul în condiții optime. Aceste programe pot utiliza verificarea stării de funcționare a echipamentelor hardware, configurarea parametrilor de funcționare, optimizarea modului de utilizare a componentelor hardware ale sistemelor de calcul.

Medii de prelucrare complexă a datelor, organizate sub formă de text, imagine, sunet sau sub formă de tabele. Aceste instrumente software pot fi folosite direct de utilizatori neprofesioniști pentru dezvoltarea unor aplicații sau pot fi folosite de proiectanții de software ca instrumente de mare productivitate.

Suprafețe de operare – sunt aplicații specifice sistemelor interactive, care înlocuiesc dialogul utilizatorului cu sistemul prin intermediul limbajului de comandă al sistemului de operare cu interfețe de lucru “prietenoase”.

7. 1. 4. Software-ul de aplicație

Software-ul de aplicație este construit din programe ale utilizatorilor care rezolvă probleme cu un nivel redus de generalizare și care permite utilizarea sistemului de calcul în cele mai diverse domenii: economice, industriale, sociale, medicale etc. Execuția programelor dintr-o anumită categorie se sprijină pe serviciile oferite de categoriile precedente. Astfel software-ul de aplicație este dependent de tipul software-ului de bază pentru care a fost proiectat. La nivelul utilizatorilor, această dependență creează deseori multe probleme. Din această cauză, o trăsătură importantă a software-ului de aplicație este portabilitatea, adică acea caracteristică ce permite rularea software-ului de aplicație fără transformări pe diverse sisteme de operare.

Software-ul de bază, în special componenta sistemului de operare, vine și ea în întâmpinarea acestei probleme, realizând emulări ale funcțiunilor sistemelor de operare anterioare în noile sisteme de operare.

Software-ul de aplicație are foarte multe categorii în care poate fi clasificat, părerile referitoare la clasificare fiind împărțite. Una din clasificări permite împărțirea software -ului de aplicație astfel:

software cu destinație științifică;

software cu destinație economică;

software de proces (software pentru urmărirea proceselor industriale);

software de gestiune (care vizează funcțiunile financiare, contabile și de conducere ale întreprinderii).

În ultimul timp se constată o deplasare a ponderii de interes de la componentele financiar-contabile spre componentele de conducere. Au apărut în această categorie așa-numitele sisteme informatice pentru sprijinirea deciziei, sisteme informatice pentru conducere.

7. 2. SISTEMUL DE OPERARE

7. 2. 1. Descriere. Componente

Pentru exploatarea părții fizice (hard) a unui sistem de calcul este necesar să avem la dispoziție un sistem de programe care să realizeze interfața dintre hard și utilizator.

Sistemul de operare este un ansamblu de proceduri și programe care oferă utilizatorilor posibilitatea de a folosi (eventual în același timp) în mod eficient o instalație de calcul.

Sistemul de operare (SO) permite calculatorului să-și supravegheze operațiile și asigură rezolvarea automată a problemelor care apar. El este furnizat o dată cu calculatorul și depinde de tipul acestuia (de exemplu, un sistem de operare multiutilizator va avea alte caracteristici decât unul monoutilizator).

SO furnizat poate fi mai complex decât anumite necesitați concrete. Generarea SO presupune selectarea programelor acestuia în funcție de hard-ul existent și necesitățile utilizatorilor. Această operație poate fi automată (la sistemele medii-mari), semiautomată (la minicalculatoare) sau manuală și s-a transformat mult o dată cu evoluția sistemelor de calcul. Ca exemple de SO, amintim: Siris (la sistemele medii-mari), RSX (la minicalculatoare), CP/M, MS-DOS – încorporat ulterior de sistemele tip Windows '95 (la microcalculatoare), UNIX (la mini- și microcalculatoare, precum și în rețele de calculatoare).

MS-DOS (Microsoft Disk Operating System) a fost lansat în 1981 de firma Microsoft și în 1985 a devenit standardul sistemelor de operare pe microcalculatoare cu microprocesoare pe 16 biți (Intel 8086 și 8088) prin MS-DOS versiunea 4.3. Versiunile ulterioare oferă facilități pentru desfășurarea activității utilizatorului prin punerea la dispoziție a unor opțiuni de alegere din meniu, comparativ cu versiunile anterioare care presupuneau cunoașterea sintaxei fiecărei comenzi; drept urmare, software-ul special – denumit DOS SHELL – a făcut din sistemul de operare MS-DOS un sistem ușor de utilizat, cu meniu disponibil pentru comenzi. Ultima versiune este MS-DOS 7 sub interfețele grafice Windows. Sistemul de operare MS-DOS a fost proiectat în principal, să execute un singur program pentru un singur utilizator.

Vom numi utilizator persoana care beneficiază de serviciile sistemului de calcul prin intermediul sistemului de operare. La sisteme de tip centru de calcul, ca și la minicalculatoare, exista un operator uman care lansa sesiuni de dialog cu sistemul de operare pentru optimizarea activității de calcul.

Privind în urma către primele sisteme de calcul, la care se lucra direct în limbaj mașină, și comparându-le cu calculatoarele personale actuale, dotate cu o interfață soft extrem de prietenoasa, se poate spune ca evoluția sistemelor de operare a urmărit-o îndeaproape pe cea a hard-ului, fiind la fel de spectaculoasa. Dezvoltarea mediilor de operare de tip MacIntosh și a sistemelor de tip Windows (în anii “90) a făcut din calculator un instrument de lucru accesibil inclusiv pentru neprofesioniști.

Sistemul de operare este format dintr-o parte de control, care realizează interfața directa cu hard-ul, și o parte de servicii, care conține instrumente de lucru variate, aflate la dispoziția utilizatorului; de fapt, acestea exploatează partea de control, deși acest lucru este transparent pentru utilizator.

Partea de control conține proceduri care realizează:

1) gestiunea întreruperilor: întreruperea presupune suspendarea execuției programului în curs printr-un semnal, ca urmare a unui eveniment, deservirea întreruperii și reluarea execuției programului în curs. De exemplu, terminarea execuției unei operații de intrare-ieșire este semnalată unității de comandă printr-o întrerupere.

2) gestiunea proceselor presupune operații de creare, ștergere a proceselor și colaborări între procese. Un proces cuprinde o procedura împreuna cu procesorul care i-a fost alocat pentru execuție și cu resursele fizice care i-au fost acordate (memorie, timp, periferice). Comunicarea între procese are un rol deosebit în softul destinat rețelelor de calculatoare.

3) gestiunea memoriei se referă la alocarea memoriei (stabilirea necesarului de memorie) și protecția memoriei (să nu existe suprapuneri între programele folosite de diverși utilizatori)

4) operațiile de intrare-ieșire la nivel fizic, adică operațiile elementare de transfer de informații

5) gestiunea fișierelor presupune operații de deschidere, închidere, citire din fișiere sau scriere în fișiere

6) planificarea lucrărilor și alocarea resurselor. Planificarea lucrărilor se refera la etapele prin care trece un program (o lucrare) pentru a fi executat. Resursele pot fi: fizice (memorie, periferice, timp) sau logice (proceduri sau programe).

Partea de servicii cuprinde soft aplicativ. Acesta s-a dezvoltat foarte mult în ultimii ani, atât ca performanțe, cât și din punctul de vedere al accesibilității interfeței oferite utilizatorului; apariția și dezvoltarea sistemelor Windows este cel mai concludent exemplu în acest sens.

Cu observația că interferențele dintre diversele tipuri de produse soft sunt inerente, consideram ca, din punctul de vedere al ariei lor de utilizare, utilitarele soft se pot clasifica în produse destinate:

biroticii: editoare de documente, foi de calcul electronice, produse destinate prelucrărilor de informații multimedia, gestiunea fișierelor și a resurselor calculatorului;

prelucrării volumelor mari de date organizate în baze de date – sisteme de gestiune a bazelor de date;

dezvoltării de aplicații/programe – mediile de programare oferă utilizatorilor profesioniști posibilitatea de a crea aplicații în domenii variate, de la informatica (baze de date, inteligenta artificiala, aplicații partajate în rețele etc.) la diverse ramuri ale științei sau chiar artei (proiectare, simulare, prelucrare de secvențe audio sau video);

soft destinat rețelelor de calculatoare (locale sau de arie larga) și soft dedicat accesului la informații și facilităților de comunicare în Internet;

produse soft specializate pentru prelucrarea informațiilor din diverse domenii, de exemplu: proiectare inginereasca (tip AutoCAD), raționamente matematice, prognoze geologice sau meteorologice, medicina, fizica, chimie, domenii de informatica (inteligenta artificiala, calcul simbolic etc.), psihologie (testare psihologica asistata de calculator), sociologie, sau chiar domenii artistice (muzica, arte vizuale).

La produsele soft destinate biroticii este de remarcat perfecționarea interfeței cu utilizatorul, care face ca aceste produse sa fie extrem de ușor de utilizat, inclusiv de către neprofesioniști. Cel mai concludent exemplu în acest sens îl constituie grupul de produse Microsoft Office ‘97 și utilitarele de gestiune a fișierelor, folderelor și resurselor din sistemele de Windows ‘95, Windows ‘98, Windows NT.

Sistemele de gestiune a bazelor de date (SGBD) sunt utilizate atât pentru aplicații profesionale, cât și pentru aplicații cu o complexitate mai redusa, context în care pot fi considerate ca făcând parte și din softul destinat biroticii. Cel mai utilizat SGBD este la ora actuală Microsoft Access, integrat în ansamblul Microsoft Office din sistemele Windows. Primele SGBD scrise pentru calculatoarele personale (de tip IBM PC) erau aplicații pentru sistemul de operare DOS: dBase, FoxPro; ulterior, pentru ele au apărut versiuni compatibile cu sistemele Windows, după care s-au dezvoltat SGBD “native” pentru sistemele Windows, cum este Microsoft Access.

Mediile de programare sunt destinate programatorilor, pentru dezvoltarea de aplicații profesionale. Ele au apărut la calculatoarele personale sub sistemul de operare DOS (Turbo Pascal, Borland C, Turbo Basic). Evident, fiecare mediu este destinat unui anumit limbaj și conține un compilator specific limbajului, la care se adaugă un link-editor (acestea sunt uzual integrate în aceeași funcție a meniului care creează un program executabil dintr-un fișier sursa), un editor de texte pentru scrierea programului (în limbajul de programare specific mediului), un depanator pentru corectarea erorilor de concepție / funcționare a programului și eventual un bibliotecar.

Odată cu perfecționarea interfețelor de tip Windows, formate din ferestre de dialog cu obiecte de control specifice, s-au dezvoltat limbajele și mediile de programare vizuale (Visual Basic, Visual C++), care permit crearea unor interfețe cu utilizatorul accesibile, tipice pentru aplicațiile Windows. Asocierea de acțiuni specifice obiectelor de control din diverse ferestre de dialog, care să se execute la apariția unor “evenimente” de tipul acționarii tastaturii sau mouse-ului, este cunoscută sub denumirea profesională de “programare orientată pe evenimente”.

Compilatoarele sunt programe care traduc un text sursă dintr-un limbaj de nivel înalt în limbaj mașină, formând module obiect. În procesul de compilare se verifică corectitudinea lexicală și sintactică a programului (dacă există erori de sintaxă, acestea se semnalează) și în cazul în care este corect, se construiește o formă care-l descrie din punctul de vedere al formei și conținutului, forma care se va folosi pentru generarea codului obiect format din instrucțiuni mașină. Astfel, fiecare compilator va fi specific unui anumit limbaj de programare. Aceste aspecte, definitorii pentru limbajele de programare, se studiază în teoria limbajelor formale.

Asambloarele sunt programe care traduc un text sursa dintr-un limbaj de asamblare în limbaj mașină.

Link-editoarele (editoarele de legături) sunt programe care reunesc mai multe module obiect, eventual cu module obiect dintr-o biblioteca de proceduri, alcătuind un program executabil. Prin operația de editare de legături, entitățile referite în cadrul fiecărui modul (prin adrese relative la modul) vor putea fi referite în întregul program (prin adrese absolute în program).

Interpretoarele sunt programe care traduc un text sursă instrucțiune cu instrucțiune în limbaj mașină. De exemplu, calculatoarele personale familiale aveau implementat în memoria ROM un interpretor Basic. Azi, un număr considerabil de produse soft profesionale funcționează într-o manieră interpretativă, în sensul ca fiecare comanda a utilizatorului se evaluează imediat după introducere și se afișează rezultatul. În acest sens, exemplificam mediile Lisp (un limbaj al inteligenței artificiale) și sistemele de calcul simbolic (Mathematica, Maple etc.).

Depanatoarele sunt programe care asistă execuția unui program, ajutând utilizatorul să găsească erorile de execuție. În principal, depanatoarele permit execuția pas cu pas a programelor (sau până într-un anumit punct) și posibilitatea vizualizării valorilor luate de variabile în timpul execuției. De aceea, pentru ca un program sa fie depanat, este necesar ca în procesul de compilare sa fie reținute anumite informații suplimentare.

Editoarele de texte sunt programe care permit scrierea (editarea) pe calculator a unor texte. Cel mai mare avantaj al folosirii acestor programe constă în posibilitatea efectuării unor modificări asupra textelor introduse. Editoarele de texte funcționează uzual în regim non-document, adică textul editat conține exclusiv caracterele introduse (programele în diverse limbaje trebuie scrise cu asemenea editoare, pentru a nu apărea elemente care să nu poată fi recunoscute la compilare). Editoarele care introduc facilități de aranjare în pagină a textelor, introducere de simboluri speciale, grafice și tabele etc. se numesc editoare de documente și au fost menționate în grupul de produse destinate biroticii.

Bibliotecarele sunt programe care permit utilizatorului sa gestioneze biblioteci de programe și subprograme, efectuând operații de adăugare, ștergere, corectare a programelor din bibliotecă, numite cărți. O bibliotecă de programe conține programe (module) înregistrate într-o structură care permite accesarea lor rapidă. Programele dintr-o bibliotecă rezolvă probleme care apar adesea în practică, astfel că pot fi folosite de programele unui utilizator, fără ca acesta să trebuiască să le mai rescrie.

Cea mai des utilizată modalitate de informare în Internet este aplicația World Wide Web, care permite accesarea unor resurse variate pe baza unor principii unitare de adresare (URL – Uniform Resource Locator) cu ajutorul navigatoarelor sau browserelor, a căror interfață este foarte accesibilă. Acestea interpretează de fapt surse HTML (HyperText Markup Language), un limbaj care permite introducerea legăturilor (hipertexte) către resurse aflate pe diverse servere Web.

Comunicările interpersonale se pot realiza în Internet prin intermediul poștei electronice (e-mail); în acest scop există numeroase produse utilitare (pine sub UNIX sau Outlook Express, Eudora sub Windows) sau chiar prin dialog direct, on-line. În acest sens, se utilizează mecanisme de tip talk (comanda UNIX) sau chat (mIRC, ICQ).

7. 2. 2. Caracteristicile și evoluția sistemelor de operare

Un sistem de operare este:

modular, adică format din entități cu roluri bine definite (este constituit din proceduri);

ierarhizat: o entitate poate folosi componente de nivel inferior ei (de exemplu, partea de servicii poate folosi partea de control);

portabil: efortul de a trece sistemul de operare de pe un calculator pe altul este mic (mai mic decât cel de a-l rescrie). Sistemele de operare CP/M, MS-DOS, UNIX sunt portabile, pe când sistemele de operare ale minicalculatoarelor (RSX, de exemplu) nu erau portabile.

Evoluția sistemelor de operare se poate urmări în paralel cu cea a sistemelor de calcul.

1) Primele sisteme de calcul nu aveau sistem de operare: de la consolă se poate lucra direct în limbaj mașină. Ulterior apar primele produse soft și primele dispozitive periferice: cititorul de cartele, imprimanta, unitatea de bandă magnetică. Fiecare fază necesară pentru execuția programelor presupunea intervenția operatorului uman (citirea cartelelor, încărcarea programului în memorie și lansarea lui în execuție), ceea ce ducea la utilizarea ineficientă a sistemului de calcul și la o viteză de calcul redusă. Se pune astfel problema înlănțuirii automate a fazelor prin care trece un program (numit job) pentru a fi executat.

2) Sistemele seriale cu monoprogramare introduc înlănțuirea automată a fazelor și job-urilor, adică înlănțuirea automată a programelor unul după altul iar în cadrul unui program, a fazelor – una după alta. Aceste operații sunt realizate de un program numit monitor de înlănțuire, care se depune în memorie (devine rezident în memorie) și este activat de cartele speciale de comanda care conțin comenzi compile, link, run (pentru compilare, editare de legături, respectiv execuție).

3) Sistemele seriale cu multiprogramare introduc conceptul de multiprogramare și canalul de intrare-ieșire ca procesor specializat în operații de intrare-ieșire (generația a doua de calculatoare). Activitatea sa este lansată de procesorul central, după care pot executa operații independent de acesta (și în același timp). La terminarea operației de intrare-ieșire, canalul trimite către procesorul central un semnal (întrerupere), anunțând terminarea operației. Canalul poate fi selector, dacă la un moment dat lucrează cu un singur periferic (adecvat pentru perifericele rapide, care prelucrează suporturi magnetice) sau multiplexor, daca poate lucra simultan cu mai multe periferice (de exemplu, USM – unitatea de schimburi multiple). Sistemele seriale cu multiprogramare introduc câteva tehnici speciale de exploatare a procesorului. Cea mai cunoscută dintre acestea este multiprogramarea, care presupune gestionarea mai multor programe aflate în memoria internă. Acestea se găsesc în stări diferite: unul se execută iar celelalte pot fi pregătite pentru execuție sau pot aștepta terminarea unei operații de intrare-ieșire. Un SO cu multiprogramare trebuie să aibă un sistem de întreruperi, să gestioneze, să aloce, să protejeze resursele (memorie, periferice, timp, fișiere) între utilizatori și să implementeze o disciplină de servire prin care să se decidă care program trece în stare de execuție (în acest sens, se poate utiliza un sistem de prioritari sau, pur și simplu, se poate adopta o servire circulară simplă).

4) Sistemele interactive permit comunicarea permanentă între utilizator și sistemul de calcul prin consolă sau terminale. Ele sunt evident mai avantajoase decât sistemele anterioare, la care numai corectarea câtorva greșeli de sintaxă putea dura câteva zile în care programul pe cartele să fie introdus în loturi succesive de programe; în urma consultării listingului cu rezultate se puteau face corecturile, după care programul pe cartele să fie din nou dat spre execuție etc. În funcție de rezultatul comenzii/fazei precedente, utilizatorul va decide ce comandă să dea sau ce fază să urmeze. Spre deosebire de sistemele seriale, sistemele interactive au un timp de răspuns bun. În general, aceste sisteme conțin editoare de texte pentru corectarea programelor sursă și depanatoare interactive.

Sistemele interactive pot fi: monoutilizator (microcalculatoarele) sau multiutilizator (minicalculatoarele). Ultimele au introdus modul de lucru numit time-sharing, care combină interactivitatea cu multiprogramarea și prin intermediul căruia sistemul comută între programele tuturor utilizatorilor care urmează a fi executate, deci cărora li se va aloca procesorul, adoptând uzual o servire circulară. Când numărul de utilizatori nu este prea mare, fiecare utilizator este servit cel puțin o dată într-un timp scurt, ceea ce poate crea utilizatorilor impresia că sunt unicii beneficiari ai resurselor de calcul. Primul sistem time-sharing a fost creat în 1965 de firma IBM și s-a numit CTSS (Control Time Sharing System); el a fost urmat de MULTICS, apărut în 1968 la MIT. Aceste sisteme stau la baza cunoscutului sistem UNIX, care a apărut în 1971-1978 și s-a dezvoltat, fiind azi cel mai folosit SO pentru calculatoare interconectate.

În evoluția sistemelor interactive se poate remarca trecerea de la sisteme de operare la nivel de comanda (UNIX, DOS) la sisteme cu interfața vizuală de tip Windows, mult mai accesibile pentru utilizatori.

5) Sistemele în timp real sunt folosite pentru conducerea directă, interactivă, a unui proces tehnologic sau a altei aplicații (de exemplu, un sistem de rezervare de locuri). Necesitatea unor asemenea sisteme se poate ușor imagina în cazul analizelor medicale asistate de calculator, a reacțiilor chimice sau a unor experiențe fizice (de exemplu, cazul acceleratoarelor de particule). De la procesul controlat se transmit către sistemul în timp real parametrii procesului, culeși prin intermediul unor senzori, iar sistemul în timp real transmite către proces deciziile luate. Informațiile despre proces sunt luate în considerare în momentul comunicării lor, iar răspunsul sistemului trebuie să fie extrem de rapid (oportun pentru proces), deci timpii de execuție ai programelor din sistem trebuie să fie mici.

6) Sistemele paralele gestionează arhitecturile multiprocesor (arhitecturi paralele), împărțind sarcinile între procesoare și controlând combinarea rezultatelor generate de acestea. Astfel, un sistem multiprocesor va avea simultan mai multe programe aflate în stare de execuție.

7) Sistemele distribuite sunt sistemele de operare ale rețelelor de calculatoare. Pentru rețelele locale de calculatoare, cele mai utilizate sisteme de operare sunt Novell Netware și Windows NT, în timp ce pentru rețelele de arie mai larga și conectarea la Internet se folosesc sisteme Linux.

CAPITOLUL 8

SISTEMUL DE OPERARE WINDOWS

8. 1. DESCRIERE ȘI MOD DE FUNCȚIONARE

Sistemele Windows sunt sisteme de programe concepute cu o interfață grafică, prietenoasă între utilizator și calculator, realizate de firma Microsoft. Aplicațiilor le sunt asociate simboluri grafice (pictograme), numite icon-uri; acestea se grupează sau se execută în ferestre. O fereastră este o zonă dreptunghiulară pe ecran care are anumite caracteristici. Cel mai simplu mod de a utiliză sistemul Windows este cu ajutorul mouse-ului dar se poate folosi și tastatura. Aproape toate programele folosite uzual sub sistemul de operare DOS, atât medii de programare profesionale, cât și cele mai variate aplicații de birotică, au ajuns să fie scrise pentru a fi exploatate sub Windows. Însuși sistemul Windows s-a dezvoltat prin versiuni succesive, ajungând să dobândească caracteristici de sistem de operare (Windows ‘95, ‘98, 2000, Windows NT. Windows Vista, Windows 7) sau de soft de rețea (Windows NT, 2003).

8. 2. EVOLUȚIA SISTEMELOR WINDOWS

Sistemele Windows s-au răspândit rapid pe calculatoarele personale (PC) astfel încât, după anul 1990, a devenit de la sine înțeles ca un asemenea calculator sa dispună de un sistem Windows. Primele versiuni (Windows 3.x) rulează sub sistemul de operare DOS dar Windows ‘95 a devenit un sistem de operare care nu mai are nevoie de un sistem DOS preinstalat, fiindcă de fapt încorporează facilitățile acestuia (versiunea 7 a sistemului DOS), oferind utilizatorului diverse servicii într-o formă nouă, cu o interfață vizuală, intuitivă. Totuși, dezvoltarea succesivă a versiunilor de Windows a urmărit cu consecvență principiul compatibilității cu versiunile anterioare.

Sistemele Windows 3.0 și 3.1 adaugă la serviciile oferite de sistemul de operare DOS un mediu de operare grafic, cu facilități de multitasking. Facilitatea de multitasking a sistemului Windows exploatează posibilitățile microprocesoarelor Inel, care o oferă începând cu 80286, prin modul de lucru protejat. În același timp, le este permis utilizatorilor accesul la memoria extinsă.

Windows 3.1 nu oferă suport de rețea, nu are clienți de rețea integrați dar se poate executa pe un calculator dintr-o rețea Novell Netware, folosind serviciile oferite de aceasta. (Windows 3.1 se poate instala într-o configurație de rețea astfel încât în rețea să existe un singur exemplar, partajabil, al sistemului iar pe stația client să fie instalată o configurație minimală, de aproximativ 300KB.) Sistemul Windows 3.1 necesită, ca și configurație hard minimală, un procesor 80286 cu 1MB RAM dar se recomandă a se folosi un microprocesor 80386 cu 4 MB RAM.

Windows for Workgroups 3.11 a apărut din necesitatea introducerii suportului de rețea pentru sistemul de programe Windows. Suportul de rețea oferit de Windows for Workgroups 3.11 (numit suport “punct la punct”) permite partajarea resurselor unui calculator cu alți utilizatori aflați în același grup de lucru. Se pot folosi eventual facilitățile unui server de rețea mai complex (Novell Netware sau Windows NT).

Interfața cu utilizatorul este foarte asemănătoare cu Windows 3.1. În plus, apare un grup de aplicații de rețea – Network – și posibilitatea de a folosi un sistem de mail. Se introduce o versiune îmbunătățită a lui Clipboard Viewer, numită Clipbook. Configurația fizică minimală necesară lui Windows for Workgroups este un microprocesor 80386 cu 4 MB RAM dar se recomandă 8 MB RAM.

Windows NT are două versiuni: pentru stație de lucru (Microsoft Windows NT Workstation) și pentru server de rețea (Microsoft Windows NT Advanced Server). Windows NT este un sistem de operare de tip server de aplicații, adică oferă un suport puternic pentru crearea de aplicații distribuite, bazate pe comunicarea client-server. De aceea, el va fi folosit cu succes de firmele care produc sisteme de gestiune a bazelor de date. Windows NT are numeroase îmbunătățiri pentru utilizarea pe stații de lucru și oferă mecanisme performante care asigură partajarea și securitatea informațiilor. Inițial, interfața cu utilizatorul a păstrat stilul Windows 3.1 dar ulterior au apărut versiuni în stilul Windows ‘95

Enumerăm în continuare caracteristicile sistemului Windows NT:

este primul sistem de operare Windows (nu are nevoie de o copie preinstalată DOS pentru a se lansa în execuție);

lucrează pe 32 de biți și oferă un mecanism de multitasking mai performant decât predecesoarele lui;

oferă un nou sistem de fișiere (NTFS) și portabilitate pe procesoare non-Intel;

sistemul de securitate și siguranță în funcționare constituie cea mai importantă caracteristică a lui Windows NT. Arhitectura sa oferă cea mai bună protecție în comparație cu alte sisteme de operare noi: OS/2 sau Windows ‘95. Protecția absolută a datelor și aplicațiilor este mai importantă decât viteza și principiul compatibilității (este incompatibil cu anumite programe rezidente DOS);

oferă facilități pentru utilizarea în rețea;

nu are mecanismul "Plug and Play" al lui Windows ‘95 (care va fi descris mai jos) dar oferă drivere pentru majoritatea dispozitivelor hard care ar putea fi utilizate, cu o configurare simplă.

Necesarul de memorie pentru lansarea lui Windows NT este mult mai mare decât al celorlalte sisteme: minimum 12 MB RAM dar devine foarte competitiv la 32 MB RAM. Este un sistem costisitor dar oferă stabilitate și protecție.

Windows ‘95 este un sistem de operare pe 32 de biți (nu are nevoie de MS-DOS pentru a se lansa în execuție) care permite execuția de aplicații multithreading (cu mai multe “fire” de execuție, care funcționează în regim de multitasking). Aplicațiile native Windows ‘95 sunt foarte rapide dar la Windows ‘95 se pot adapta relativ ușor aplicații Windows 3.1 (folosind interfața WIN32) și mai ales – aplicații Windows NT.

Un principiu de baza urmărit în proiectarea lui Windows ‘95 a fost compatibilitatea cu versiunile mai vechi: se pot executa aplicații MS-DOS și Windows pe 16 biți, ceea ce lărgește semnificativ numărul de aplicații pe care le pune la dispoziția utilizatorului, oferindu-i un avantaj considerabil fata de alte sisteme de operare (OS/2, Unix sau Windows NT).

Interfața lui Windows ‘95 are caracteristici proprii sistemelor orientate obiect: la lansare apare un desktop cu diverse icon-uri, aplicațiile care se executa apar în bara de task-uri și pot fi manipulate într-un mod foarte intuitiv.. În plus, fiecărui obiect îi este asociat un meniu numit contextual, care conține operații uzuale și poate fi accesat cu butonul din dreapta al mouse-ului.

Windows ‘95 introduce un nou sistem de fișiere, prin care se pot folosi nume de maximum 255 de caractere. Crește calitatea și numărul accesoriilor: Notepad și Character Map rămân dar Write este înlocuit cu WordPad, Paintbrush – cu Paint, Calculator este îmbunătățit, Calendar și Cardfile dispar, dar apare Briefcase. Se aduc îmbunătățiri și în privința comunicărilor prin introducerea aplicației Exchange, care interacționează cu Microsoft Mail, Microsoft Exchange Server și Microsoft Network.

Din punctul de vedere al posibilităților oferite pentru lucrul în rețea, se remarca faptul ca Windows ‘95 are o suita importanta de protocoale de rețea (IPX/SPX, NetBEUI și TCP/IP, care face posibilă comunicarea în Internet) și de drivere pentru plăcile de rețea. Accesarea calculatoarelor din rețea este foarte ușoară folosind Network Neighborhood. Calculatorul poate lucra ca serviciu telefonic de răspuns automat și poate contabiliza apelurile telefonice prin interfața de telefonie Microsoft.

Una din cele mai utile și ambițioase caracteristici a lui Windows ‘95 este facilitatea “Plug and Play”: prin încorporarea unui număr impresionant de drivere, un număr mare de periferice este implicit instalat, astfel încât acestea pot fi utilizate direct.

Necesarul hard minimal pentru Windows ‘95 este un microprocesor 80386DX cu 4MB RAM dar se recomanda cel puțin un microprocesor 80486 pe 33MHz cu 8MB RAM iar pentru a executa aplicații simultane – 16MB RAM și 75MB liberi pe hard-disk. Testele efectuate au arătat ca Windows ‘95 se executa ceva mai încet decât Windows for Workgroups 3.11 pe 4MB RAM dar se comporta similar sau mai bine pe cel puțin 8MB RAM. Windows ‘95 rulează grafica mai rapid și are accesul la disc mai lent decât Windows for Workgroups 3.11 dar este foarte rapid și stabil pentru aplicațiile native de 32 de biți.

Windows ‘98 are caracteristici similare cu Windows ‘95 dar performanțe superioare; acestea se referă în primul rând la integrarea în Internet și controlul aplicațiilor deschise. Pentru instalare, este necesar cel puțin cu procesor 80486 pe 66MHz cu 24MB RAM.

În anul 2000, firma Microsoft a lansat versiunea Windows 2000, recomandată în primul rând pentru firme, și care prin care se încearcă combinarea facilităților de integrare în Internet ale lui Windows ‘98 cu securitatea lui Windows NT, ușurința de utilizare a sistemului Windows 98 cu caracteristicile de administrare, fiabilitate și stabilitate ale lui Windows NT. Pentru versiunile de tip server, care asigură o administrare eficientă a rețelei, necesarul de memorie internă este mai mare decât pentru Windows 2000 Professional: minimum 128MB și recomandat – 256MB. Facilitățile de acces la Internet sunt integrate într-un pachet complet și performant. Dedicarea versiunii Windows 2000 Professional în special pentru afaceri este susținută de faptul că se tinde către reducerea costului total al utilizării sistemului, în condițiile asigurării unei productivități și flexibilități ridicate.

Windows Millennium Edition (Windows Me) continuă linia de produse Windows ’95, ’98, punând la dispoziția utilizatorilor o serie de instrumente noi pentru prelucrarea datelor multimedia: înregistrarea și editarea videofilmelor digitale, stocarea și organizarea imaginilor, precum și o buna calitate a sunetului.

Trebuie de asemenea remarcate facilitățile Windows ME pentru construirea unei mini-rețele locale de calculatoare: partajarea unei conexiuni la Internet între mai multe calculatoare, partajarea imprimantelor, a fișierelor de sunet și a imaginilor. Windows Me este primul sistem de operare care suportă standardul UPnP (Universal Plug and Play), ceea ce permite conectarea și deconectarea perifericelor fără a fi necesară repornirea calculatorului, precum și detectarea rapidă a resurselor care pot fi partajate într-o rețea. Spre deosebire de Windows 2000, Millennium Edition este dedicat utilizatorilor individuali (home users).

Windows XP a primit numele de cod „Whistler”, deoarece mulți colaboratori de la Microsoft au schiat în timpul dezvoltării lui la pârtia Whistler-Blackcom din Columbia Britanică, Canada. Windows XP este succesorul sistemelor de operare Windows Me și Windows 2000, și este primul sistem de operare pentru consumatori produs de Microsoft pe modelul kernel-ului și al arhitecturii NT („New Technology”) a lui Windows NT.

Windows XP a îmbunătățit vechiul Windows NT cu unul nou compatibil cu mai multe programe. Windows XP a fost lansat la 25 octombrie 2001 și până în ianuarie 2006 a fost vândut în circa 400 de milioane de exemplare, conform unei estimări făcute de IDC.

Cele mai întâlnite versiuni („ediții”) de Windows XP sunt Windows XP Home Edition, creat pentru utilizatorii care lucrează la domiciliu, și Windows XP Professional Edition, care are facilități adiționale, ca de exemplu suportul pentru domeniile Windows Server sau două procesoare fizice. El este făcut pentru utilizatorii avansați precum și companii. Windows XP Media Center Edition este îmbunătățit cu facilități multimedia ce permit utilizatorului să înregistreze și să vizioneze televiziunea digitală, să vizioneze filme DVD și să asculte muzică. Windows XP Tablet PC Edition este proiectat să poată rula pe platformele PC-urilor tabletă. Au fost lansate de asemenea Windows XP 64 bit Edition pentru procesoarele IA-64 (Itanium) și Windows XP Professional x64 Edition pentru x86-64.

Windows XP este cunoscut pentru stabilitatea și eficiența sa, în contrast cu versiunile 9x de Microsoft Windows. Prezintă o interfață semnificant modificată, prezentată de Microsoft drept mai prietenoasă pentru utilizator decât în celelalte versiuni de Windows. Un nou management al software-ului reușește să evite "iadul DLL-urilor" care a marcat celelalte versiuni de Windows. Este prima versiune de Windows care, pentru a combate pirateria informatică, necesită o activare, o facilitate care nu a fost agreată de toți utilizatorii. Windows XP a fost criticat pentru vulnerabilitățile legate de securitatea prelucrării datelor, pentru integrarea prea strânsă a aplicațiilor ca de ex. Internet Explorer și Windows Media Player, precum și pentru aspecte legate de interfața implicită a spațiului de lucru.

Windows XP a fost în lucru încă din 1999, când Microsoft a început să lucreze la Windows Neptune, un sistem de operare care urma să devină "Home Edition" al lui Windows 2000. A fost până la urmă unit cu proiectul Whistler, care a devenit mai târziu Windows XP.

Versiuni Windows XP

Home Edition, Professional Edition: Primele două versiuni lansate de Microsoft sunt Windows XP Home Edition și Windows XP Professional Edition. Se mai numără încă câteva versiuni: Media Center Edition, Tablet PC și x64 Edition.

Starter Edition: Windows XP Starter Edition este o versiune ieftină de Windows XP disponibilă în Tailanda, Turcia, Malaezia, Indonezia, Rusia, India, Columbia, Brazilia, Argentina, Peru, Bolivia, Chile, Mexic, Ecuador, Uruguay și Venezuela. Este asemănător cu Windows XP Home Edition, dar este limitat la hardware ieftin, poate executa doar trei programe în același timp, și are câteva funcții dezactivate.

Media Center Edition: Ediție creată pentru calculatoare multimedia.

Windows XP Tablet PC Edition: Ediție creată pentru Tablet PC-uri.

Windows XP Professional x64 Edition: Această versiune suportă extensia x86-64 la arhitectura Intel IA-32. x86-64 este implementată de AMD în procesoarele AMD64 și de Intel în procesoarele EM64T.

Service Pack 3 (Ultimul)

Windows XP Service Pack 3 (SP3) a fost lansat în producție pe data de 21 aprilie 2008, și la dispoziția publicului prin intermediul atât al Centrului de descărcări Microsoft cât și al Windows Update începând cu 6 mai 2008.

El a început să fie în mod automat trimis la utilizatorii de Automatic Update începând cu 10 iulie 2008. Microsoft a postat o prezentare de ansamblu care detaliază noile caracteristici disponibile atât ca actualizări independente ale Windows XP, cât și portate retroactiv de la Windows Vista. Un număr total de 1174 remedieri au fost incluse în SP3. Service Pack 3 poate fi instalat pe sisteme cu versiuni de Internet Explorer 6 sau 7, precum și cu versiuni de Windows Media Player 9 și mai sus. Internet Explorer 7 nu este inclus ca parte a SP3.

Cerințe de sistem

Mai jos sunt prezentate cerințele de sistem pentru Windows XP Home și Professional:

Windows Vista este o versiune a sistemului de operare Microsoft Windows, proiectată de corporația Microsoft. Înainte de anunțul sub acest nume din 22 iulie 2005, Windows Vista a fost cunoscut sub numele de cod Longhorn, după Salonul Longhorn, un bar cunoscut din orașul Whistler din provincia canadiană Columbia Britanică. Windows Vista a fost lansat în noiembrie 2006 pentru firme și parteneri de afaceri iar în ianuarie 2007 a fost lansat pentru utilizatorii obișnuiți. Această lansare vine după mai mult de cinci ani de la apariția pe piață a sistemului de operare Windows XP, fiind cea mai mare distanță între două lansări succesive.

Windows Vista are sute de facilități noi, cum ar fi o interfață grafică modernă și un stil vizual nou, Windows Aero, tehnologia de căutare îmbunătățită, noi unelte multimedia, precum și sub-sistemele complet remodelate de rețea, audio, imprimare și afișare (display). Vista va îmbunătăți comunicarea dintre mașini pe o rețea casnică folosind tehnologia peer-to-peer, și va facilita folosirea în comun a fișierelor, parolelor, și mediilor digitale între diverse computere și dispozitive. Pentru proiectanții de software, Vista pune de asemenea la dispoziție versiunea 3.0 a sistemului de proiectare numit .NET Framework.

Windows Vista este comercializat în 35 de versiuni lingvistice, între care și una în limba română. Noi, în Windows Vista, sunt și două structuri pentru tastatură, Română (Legacy) și Română (Standard), care conțin caracterele ș și ț cu virgulă în loc de vechiul standard Windows cu sedilă (ș și ț). Acestea se adaugă versiunii consacrate care a fost redenumită Română (Legacy), dar în care nu s-a operat această schimbare.

Produsul a fost lansat în România la 1 februarie 2007 de către co-fondatorul Microsoft, Bill Gates, în cadrul ceremoniei de deschidere a Centrului Global de Suport Tehnic de la București. Inițial disponibil doar în versiunea engleză, varianta în română a ieșit pe piață la 20 iunie 2007 și este disponibilă spre vânzare în toate edițiile și pe toate canalele de vânzare, în România și Republica Moldova. Pentru Republica Moldova este disponibilă spre vânzare și ediția Starter în limba română, un produs destinat piețelor în curs de dezvoltare. Cu aceeași ocazie a vizitei lui Gates, au fost lansate pe piața din România și sistemul Microsoft Office System 2007 (disponibil în română) și serverul de comunicație Exchange Server 2007 (parțial localizat).

În primul rând, cei de la Microsoft au reușit ceva greu de imaginat, și anume să ofere noul sistem de operare Windows Vista la același preț ca predecesorul său, prea-cunoscutul Windows XP. Astfel, prețul pentru Windows Vista Home Basic a fost același cu cel al Windows XP Home, iar Windows Vista Business a avut același preț cu Windows XP Professional, în ciuda diferenței de valoare existente între cele două versiuni.

Aspectul care i-a neliniștit pe majoritatea utilizatorilor de PC-uri este cel legat de resursele pe care le necesită Vista pentru a putea rula. Există și aici vești bune. Interfața Basic a acestui sistem de operare rulează pe un calculator care are minim un procesor la 800 MHz, cel puțin 521MB RAM, o placă grafică capabilă să afișeze o rezoluție de 800×600 și 15GB de spațiu liber pe hard disk. Dacă vrei să ai partea de Interfață Aero, atunci ai nevoie de o placă video mai perfomantă, cu o memorie de cel puțin 128 Mb.

Windows 7 este cea mai recentă versiune de Microsoft Windows, un sistem de operare produs de compania Microsoft pentru utilizarea pe calculatoarele personale de tip PC, inclusiv cele utilizate în domeniul afacerilor, pe desktop-uri, laptop-uri, Tablet PC-uri, netbook-uri și PC-uri de tip Media Center Edition (MCE). Windows 7 a intrat în faza Release To Manufacturing (liber pentru producție; RTM) la 22 iulie 2009. Data pe punere pe piață a fost 22 octombrie 2009, la mai puțin de trei ani de la lansarea sistemului anterior Windows Vista. La aceeași dată a fost lansat și Windows Server 2008 R2 (pentru servere).

Windows 7 se prescurtează deseori cu Win 7, Win7 sau chiar numai W7.

Spre deosebire de predecesorul său Vista, Windows 7 se dorește a fi o actualizare a lui, cu scopul de a fi pe deplin compatibil cu driverele, aplicațiile și echipamentul cu care acesta a fost deja compatibil. Prezentările oferite de companie în 2008 s-au axat pe suport multi-touch, un Windows Shell reconceput cu o nouă bară de activități, o grupă de rețele de sistem numit „HomeGroup”, precum și pe îmbunătățiri de performanță. Unele aplicații care au fost împachetate împreună cu versiunile anterioare de Microsoft Windows, mai ales Windows Movie Maker și Windows Photo Gallery, nu vor mai fi puse acum în același package (pachet software) cu Windows 7, ci vor fi oferite separat (dar gratuit), ca parte din Windows Live Essentials Suite.

Caracteristici noi și schimbate

Figura 8.1. WordPad în Windows 7 cu interfața Ribbon (panglică)

Figura 8.2. Varianta nouă a centrului de acțiune a lui Windows 7

Windows 7 include o serie de caracteristici noi, cum ar primi pași în atingerea cu mâinile, vorbirea, și recunoașterea scrisului de mână, suport pentru hard disk-uri virtuale, performanță îmbunătățită pe procesoarele multi-core, performanța boot-ului îmbunătățită, și îmbunătățiri ale nucleului (kernel). Windows 7 adaugă suport pentru sisteme care folosesc multiple plăci grafice heterogene de la diferiți furnizori, o nouă versiune a Windows Media Center, un Gadget pentru Windows Media Center, caracteristici media îmbunătățite, XPS Essentials Pack și Windows PowerShell deja incluse, și un „Calculator” reconceput cu capabilități multlinii inclusiv Programmer (Programator) și Statistics (Statistici), moduri împreună cu unitatea de conversie. Multe elemente noi au fost adăugate în Control Panel, incluzând ClearType Text Tuner, Display Color Calibration Wizard, Gadgets, Recovery, Troubleshooting, Workspaces Center, Location and Other Sensors, Credential Manager, Biometric Devices, System Icons, și Display. Windows Security Center a fost renumit Windows Action Center (Windows Health Center și Windows Solution Center în build-urile de mai devreme) care cuprinde atât securitate, cât și întreținerea calculatorului.

Bara de sarcini are cele mai uriașe schimbări vizuale, în cazul în care bara de instrumente Quick Launch a fost înlocuită cu aplicațiile „de prins” în taskbar. Butoanele pentru aplicațiile prinse sunt integrate cu butoanele sarcinilor. Aceste butoane, de asemenea, activează funcția Jump Lists pentru a permite un acces ușor la sarcinile comune. Bara de sarcini reinventată permite și reordonarea butoanelor de pe ea. În adiacență cu ceasul sistemului există un buton dreptunghiular pentru noua facilitate „Peek”. Mișcarea cursorului asupra acestui buton face ca toate ferestrele active să devină transparente pentru o previzualizare rapidă a suprafeței de lucru. Făcând click pe acest buton are ca efect minimizarea ferestrelor active. Spre deosebire de Windows Vista, frontierele ferestrelor și a barei de aplicații nu își schimbă culoarea când o fereastră este mărită când este aplicat stilul Windows Aero. În schimb aceste ferestre rămân transparente. Pentru programatori, sistemul de operare Windows 7 include o nouă interfață de rețea Application-Programming-Interface care are suport pentru crearea serviciilor web bazate pe protocolului de accesare simplă a obiectelor Simple Object Access Protocol (spre deosebire de serviciile web bazate pe platforma .NET), caracteristici noi care vor reduce timpul pentru instalarea aplicațiilor, reducerea cererilor de control asupra conturilor de utilizator, dezvoltare simplificată la fișierele de instalare, suportul global îmbunătățit prin serviciul lingvistic numit Extended Linguistic Services API.

La conferința WinHEC din anul 2008 compania Microsot a anunțat că adâncimea culorilor de 30 de biți și 48 de biți ar putea fi acceptat și în Windows 7 împreună cu gama largă de culori scRGB. Regimurile video suportate de către Windows 7 sunt 16-biți sRGB, 24-biți sRGB, 30-biți sRGB, 30-biți cu gama de culori extinsă sRGB, și 48-biți scRGB. Microsoft cercetează un suport mai bun pentru unitățile de stocare solide pentru a permite sistemului de operare Windows 7 de a identifica în mod unic aceste dispozitive. Versiunile a jocurilor online Spades, Backgammon și Checkers au fost excluse din Windows Vista, dar restabilite în Windows 7. Windows 7 va include navigatorul web Internet Explorer 8 și player-ul multimedia Windows Media Player 12.

Windows 7 e disponibil în 6 versiuni numite ediții. Denumirile date edițiilor sunt aceleași ca și în Windows Vista, cu o excepție pentru ediția Business care va deveni Windows 7 Professional.

Pentru magazinele cu amănuntul și pentru cei mai mulți producători OEM sunt prevăzute numai edițiile Home Premium, Professional și Ultimate. Home Basic va fi valabil doar pentru piețele emergente, Enterprise numai prin Volume Licensing, iar Starter numai pentru anumiți producători OEM.

Fiecare ediție va include toată funcționalitatea de la edițiile inferioare ei. Ca rezultat, trecerea în sus de la o ediție la alta ("upgrade") va fi mai simplă și mult mai unitară.

Edițiile pentru țările din UE conțin și browserul Internet Explorer, totuși fiecare cumpărător poate decide independent de Microsoft, care anume browser să folosească.

Atenție, toate edițiile în afară de Starter dispun de câte 2 subvariante: "32 bit" și "64 bit". Pentru subvariantele "64 bit" e nevoie de procesoare speciale capabile de a executa comenzi pe 64 bit, precum și de driver-e speciale pe 64 bit pentru toate perifericele atașate. Subvariantele Windows 7 pe 64 bit sunt capabile să ruleze aproape toate aplicațiile scrise pentru 32 bit, dar dacă se dorește o productivitate (viteză de lucru) maximă atunci sunt necesare și aplicații speciale pe 64 bit.

Cerințe de sistem

Microsoft a publicat specificațiile recomandate pentru ca sistemul să ruleze Windows 7. Deoarece Windows 7 este similar cu Windows Vista, și specificațiile recomandate sunt la fel ca și la edițiile Premium ale Vistei. Cu toate acestea, Windows 7 necesită mai puțin spațiu pe discul dur.

Cerințele minime de sistem pentru rularea lui Windows 7

CAPITOLUL 9

SISTEMUL DE OPERARE WINDOWS XP

9. 1. INTERFAȚA WINDOWS XP PROFESSIONAL

Microsoft Windows XP este un cel mai utilizat sistem de operare la nivelul întregului mapamond. Sub Windows XP toate obiectele (documente, aplicații, fișiere) sunt reprezentate vizual sub forma unor imagini grafice si pot fi manevrate prin intermediul mouse-ului sau al tastaturii.

Windows XP a apărut în două versiuni:

– Windows XP Home Edition, destinat utilizatorilor individuali, de regulă pentru calculatoarele de la domiciliu, fără capabilități de lucru într-un mediu administrat (rețea);

– Windows XP Professional, destinat lucrului de birou, în rețea, cu capabilități extinse (tehnologii de gestionare IntelliMirror, tehnologii de securitate a datelor preluate din Windows 2000, lucrul pe grupuri de utilizatori cu diferite privilegii, posibilitatea de încriptare a fișierelor, aplicații multiprocesor etc.).

Figura 9.1. Desktopul Windows XP Professional

Interfața cu utilizatorul facilitează interacțiunea între utilizator și sistemul de operare, respectiv programele care rulează și aplicațiile pornite sub acest sistem. Sistemul de operare Windows XP Professional se deschide cu un ecran specific, numit „desktop” (figura 9.1), masa de lucru virtuală care cuprinde uneltele cele mai uzuale, plasate la îndemâna utilizatorului.

După cum în afară de suprafața mesei de lucru, un birou mai cuprinde și o serie de sertare al căror conținut nu este vizibil direct, fără a le deschide, și interfața cu utilizatorul cuprinde mult mai multe unelte și aplicații decât cele care se văd pe desktop. Acest capitol se ocupă cu prezentarea structurii logice a datelor pe calculator și a modului în care, pornind de la desktop, se poate vizualiza și apela orice fișier aflat oriunde în structura de directoare.

Reîmprospătarea ferestrei desktop se face apăsând tasta funcțională F5.

9. 1. 1. Explorarea sistemului de operare

Cel mai simplu mod de a vedea cum sunt structurate logic datele pe calculator este deschiderea directorului „My Computer”, printr-un dublu click cu butonul din stânga al mouse-ului. Ceea ce se obține este o fereastră tipică pentru Windows (figura 9.2). Conținutul acestei ferestre va urmări configurația hardware a calculatorului pe care se lucrează. Vor fi afișate toate „drive-urile” (echipamentele de stocare de date) instalate pe calculator, cu icoane și denumiri specifice.

Figura 9.1. Fereastra „My Computer”

Astfel, se observă că pe calculatorul luat ca exemplu în figura 9.2 sunt instalate două drive-uri tip hard disk, „C: ”și „D:”, unul de unitate citire DVD/CD-RW, „E:” și Recycle Bin (coșul de gunoi). Se observă de asemenea o informație despre hard disk-ul „C:”, și anume cât de mare este spațiul total disponibil pe disc și cât din el este liber. Astfel de informații se pot obține despre aproape orice entitate prin poziționarea mouse-ului timp de câteva secunde pe ea, fără a se apăsa nici un buton.

În partea din stânga a ferestrei apar icoane prin apăsarea cărora se lansează comenzi specifice. De exemplu, apăsarea pe „View System Information” (vizualizare informații sistem) produce apariția unei tablete care dă informații despre calculator (tipul și frecvența procesorului, memoria RAM), versiunea sistemului de operare și indicativul utilizatorului care a instalat sistemul. Același lucru se obține și prin selectarea icoanei My Computer cu butonul din dreapta al mouse-ului.

Pentru a vedea conținutul unui drive se face dublu click pe icoana corespunzătoare din fereastra My Computer. Se va obține astfel o listă de directoare și fișiere organizate specific, cu nume intuitive. Unele dintre ele aparțin utilizatorului, altele sunt create de sistem sau de aplicațiile instalate. Cele create de sistemul de operare au denumiri specifice. De exemplu:

– Documents_and_Settings, este un director în care se stochează informații referitoare la modul în care fiecare utilizator își particularizează mediul de lucru;

-Program_Files, va conține subdirectoare cu instalările de programe care se fac în Windows, și care vor alege implicit această cale, dacă utilizatorul nu va specifica alta;

– Windows, conține fișierele care aparțin sistemului de operare. În acest subdirector este indicat ca utilizatorul să nu introducă alte fișiere sau să șteargă din cele existente înainte de a fi acumulat experiență în lucrul sub Windows, inclusiv instalare de sistem. Orice modificare la întâmplare poate afecta major funcționarea sistemului de operare.

Întoarcerea la nivelul superior se face cu un click simplu al butonului din stânga al mouse-ului pe săgeata Înapoi („Back”) . Cu ajutorul ferestrei My Computer se poate parcurge întreaga structura logică de date de pe calculator, se pot deschide documente sau lansa în execuție programe (prin dublu click cu butonul din stânga al mouse-ului pe icoanele aferente), se pot afla informații despre fișiere și directoare etc.

Deschiderea ferestrei My Computer se poate face și din alte locuri decât cel prezentat. Astfel, My Computer se poate deschide și din fereastra de Start (figura 9.3), respectiv din orice fereastră de subdirector, unde va apărea ca scurtătură (figura 9.4).

Figura 9.3. Deschiderea My Computer din fereastra de Start

Figura 9.4. Fereastra Program Files

La fel de simplă și în aceleași variante va fi și apelarea ferestrei „My Documents” (figura 9.5).

Figura 9.5. Fereastra My Documents

Această structură este destinată exclusiv fișierelor personale ale utilizatorului, fie că sunt cărți în format electronic („.pdf”, de exemplu), fișiere în formate audio și video, imagini grafice sau alte documente. Calea în care se găsesc aceste subdirectoare în tabloul logic al datelor de pe calculator este:

C:\Document_ and_Settings\Nume_utilizator\My_Documents\…

Prin apăsarea pe butonul indicat în figura 9.5 se va obține o tableta cu calea locației curente, împreună cu structura arborescentă aferentă. Același lucru se întâmplă dacă se apasă tasta funcțională F4. Selectarea unei alte locații din tabletă va permite deschiderea rapidă a subdirectorului aferent, fără a se mai parcurge întreaga cale, pas cu pas.

Un alt mod de a vedea datele care se găsesc pe disc este cu ajutorul ferestrei „Windows Explorer”. Această aplicație se lansează prin selectarea următoarei secvențe (figura 9.6):

Start->All_Programs->Accesories->Windows_Explorer

Figura 9.6. Lansarea în execuție a Windows Explorer

Se obține o fereastră (figura 9.7) diferită de cele de mai sus prin aceea că prezintă și structura arborescentă de dispunere logică a datelor pe disc.

Figura 9.7. Fereastră cu structura arborescentă de dispunere logică a datelor pe disc

9. 1. 2. Lucrul cu fișiere, directoare și scurtături

în fereastra de explorare

În partea de sus a ferestrei Windows Explorer, ca și la My Computer și My Documents, se găsește lista utilităților specifice Windows, în care opțiunile și comenzile sunt grupate în funcție de scop. Opțiunile pot diferi între ele de la un utilitar de explorare la altul. Cel mai complex este Windows Explorer.

9. 1. 2. 1. Meniul File

Meniul File conține comenzi referitoare la fișiere („files”) și directoare („folders”): crearea de directoare (New->Folder) și scurtături (New->Shortcut), redenumiri (Rename), ștergeri (Delete), informații despre entitatea selectată (Properties), închiderea ferestrei (Close). Închiderea oricărei ferestre în Windows XP, de orice tip, se poate face cu Alt+F4. Comenzile și opțiunile din meniul File sunt active (scrise cu negru) sau inactive (scrise cu gri) după cum se aplică sau nu entităților selecate în momentul respectiv. Dacă în listă există o entitate selectată (director sau fișier), meniul File este mult mai bogat și include și alte acțiuni care se pot face asupra respectivei selecții: deschidere sau lansare (Open), partajare (Sharing), arhivare (Add To…), expediere la o destinație specificată (Send To…), căutarea unei entități (Search, dacă elementul selectat este un director) etc.

Majoritatea comenzilor din File funcționează și în afara utilitarelor de explorare, pe desktop, prin apăsarea butonului din dreapta al mouse-ului pe o entitate selectată.

Lucrul cu comenzile meniului File:

crearea unui director:

– File->New->Folder

– sistemul creează un director nou, „”, și așteaptă ca utilizatorul să introducă numele dorit.

ștergerea unui director sau fișier:

– se selectează entitatea care se va șterge. Pentru ștergeri multiple se folosesc tastele Ctrl și Shift. Modul de lucru este următorul: se selectează cu mouse-ul primul fișier care trebuie șters, apoi se apasă tasta Ctrl și se ține apăsată până când se selectează și celelalte fișiere, într-o ordine aleatoare, nu neapărat consecutive în listă. Se eliberează tasta în momentul în care selecția se consideră încheiată. Cu tasta Shift se lucrează în același mod, doar că se specifică numai primul și ultimul fișier, sistemul selectând și evidențiind automat toate fișierele care se găsesc între acestea;

– File->Delete;

– apare un mesaj din partea sistemului (figura 9.8). Acest mesaj face referire la directorul special „Recycle Bin” (container de materiale refolosibile, se mai regăsește și sub denumirea de „Trash Can” sau „Dumpster”, în traducere „coș de gunoi”), aflat obligatoriu pe desktop, de obicei în dreapta-jos, în care se stochează fișierele care s-au șters din calea originală. Răspunsul la întrebarea din mesaj va fi afirmativ („Yes”) dacă fișierele trebuie șterse și negativ („No”) dacă utilizatorul s-a răzgândit între timp. Fișierele din Recycle Bin nu sunt încă șterse efectiv de pe disc. Spațiul va fi eliberat fizic numai în momentul în care se va da comanda „Empty Recycle Bin” (golește …), fie prin selectarea icoanei cu butonul dreapta al mouse-ului, fie prin deschiderea cu dublu click pe icoană și comanda File->Empty_Recycle_Bin.

Figura 9.8. Mesajul de confirmare ștergere

– fișierele selectate se pot șterge fizic de pe disc, fără a se mai stoca temporar in Recycle Bin cu următoarea combinație de taste: Shift+Delete. Această variantă trebuie folosită cu atenție, pentru că datele astfel șterse nu se mai pot restaura;

– fișierele și scurtăturile de pe desktop sau din zona de lansare rapidă de pe taskbar se pot șterge cu ajutorul comenzilor meniului care apare prin apăsarea butonului din dreapta al mouse-ului.

crearea unei scurtături și plasarea ei pe desktop, și pe taskbar (zona de lansare rapidă):

– se selectează o entitate (fișier, director);

– File->Create_Shortcut sau buton dreapta mouse și Create_Shortcut. Se observă că meniul de comenzi care se deschide la apăsarea butonului din dreapta al mouse-ului este identic cu cel de sub File;

– rezultă un fișier cu numele „Shortcut to…” în aceeași locație;

– acest fișier va putea fi mutat cu ajutorul tehnicii „drag & drop” pe desktop sau taskbar. Cum se procedează: se „agață” entitatea prin apăsarea butonului din stânga al mouse-ului, și cu butonul apăsat se mută cursorul în zona dorită (desktop, zona de lansare rapida de pe taskbar), după care se eliberează butonul. Comanda echivalentă din meniu este: File (sau buton dreapta mouse) ->Send_To->Desktop. (Dacă se dorește ca fișierul să se copieze, nu să se mute, simultan cu deplasarea cursorului se ține apăsată tasta Ctrl.) Desktop-ul va ajunge astfel să se umple de scurtături, fișiere și directoare. Acestea se pot aranja într-un mod intuitiv pentru utilizator tot cu ajutorul tehnicii „drag & drop”. Apăsarea butonului din dreapta al mouse-ului într-o zonă pe desktop unde nu există nici o entitate oferă un meniu de comenzi care permite alinierea icoanelor, respectiv aranjarea lor după anumite criterii (nume, mărime, tip, data ultimei modificări etc.) De asemenea, în acest meniu există opțiunea „Undo Move” (Ctrl+Z), cu ajutorul căreia se anulează ultima mutare.

redenumirea unui fișier sau director:

– se selectează fișerul/directorul;

– File (sau buton dreapta mouse)->Rename. Numele se evidențiază (highlight) și la sfârșitul textului apare cursorul, semn că se permite editarea. Utilizatorul poate să modifice numele fișierului. Validarea se face prin apăsarea tastei „Enter/Return”;

– editarea numelui fișierului sau directorului de poate face și prin două selecții cu butonul din stânga al mouse-ului, nu atât de rapide ca în cazul dublu click;

– o altă variantă de editare este selectarea fișierului și apăsarea tastei funcționale F2.

aflarea de informații despre entitatea selectată:

– se selectează fișerul/directorul;

– File (sau buton dreapta mouse)->Properties;

– se afișează o tabletă cu informații diverse despre fișierul/directorul selectat. Dacă se dorește aflarea de informații despre un drive, se procedează în același mod. Properties aplicat drive-ului „C: ” va aduce tableta din figura 9.9.

Figura 9.9. Fereastra Propertis

căutarea unui fișier:

– File ->Search;

– apare tableta din figura 9.10. S-a introdus numele fișierului căutat, locul în care se caută, iar sistemul a returnat toate entitățile care au în denumire șirul de caractere specificat. Căutarea se poate face cu ajutorul agentului „Search Companion” (în engleză, însoțitor în căutare), care este reprezentat sub forma unei figurine animate care poate fi selectată din mai multe variante. Agentul oferă posibilitatea definirii criteriilor de căutare complexe;

Figura 9.10. Tableta Windows Search

– un alt mod de a lansa căutarea este apăsarea tastei funcționale F3 cu o fereastră de explorare deschisă și activă pe ecran. Fereastra activă este cea în care s-a dat click cu mouse-ul ultima dată. Pe ecran pot fi deschise mai multe ferestre în același timp, dar numai una este activă.

9. 1. 2. 2. Meniul Edit

Meniul Edit conține următoarele comenzi (grupate pe tipuri de acțiune): Undo (Ctrl+Z) (anulează ultima comandă), Cut (Ctrl+X) (șterge entitățile selectate din locația originală și le reține în clipboard), Copy (Ctrl+C) (copiază entitățile selectate din locația originală în clipboard) , Paste (Ctrl+V) (copiază entitățile aflate în clipboard în locația curentă), Paste_Shortcut (creează în locația curentă o scurtătură pentru datele aflate în clipboard), Cop_To_Folder (copiază entitățile selectate într-o locație specificată), Move_To_Folder (mută entitățile selectate într-o locație specificată), Select_All (selectează toate entitățile din directorul curent) și Invert_Sellection (inversează selecția entităților în directorul curent).

Dacă se dorește o selecție multiplă, care să nu conțină toate fișierele dintr-un director, se procedează în felul următor:

– dacă fișierele care trebuie selectate sunt consecutive, se selectează primul și apoi cu tasta Shift apăsată se selectează ultimul. Windows va evidenția toate fișierele aflate între cele selectate;

– dacă fișierele care trebuie selectate nu sunt consecutive, se selectează primul, se apasă tasta Ctrl și se ține apăsată până când se selectează toate celelalte. Windows evidențiază pe rând fișierele selectate.

Grupul de fișiere selectate se poate muta sau copia folosind combinații de taste sau tehnica drag & drop sau se poate șterge. În toate situațiile, operația care se face este mai productivă decât selectarea și operarea fiecărui fișier în parte.

Observații:

– „clipboard-ul” este un fișier special, respectiv o porțiune a memoriei („buffer”, în memoria RAM) în care se stochează temporar date care urmează să fie copiate în altă locație. În sistemele de operare de tip Windows și Apple Macintosh, este posibilă copierea de date între aplicații;

– combinațiile rapide de taste Ctrl+X, Ctrl+C și Ctrl+V sunt specifice și altor aplicații și sisteme de operare și au peste tot aceeași utilizare.

9. 1. 2. 3. Meniul View

Meniul View se referă la modul de vizualizare a datelor în ferestrele My Computer, My Documents, Windows Explorer și cuprinde următoarele comenzi și submeniuri, grupate după tipul acțiunii:

– Toolbars, cu opțiuni de configurare a barei de comenzi rapide (instrumente), populată cu butoane reprezentând scurtături spre comenzile uzuale, și informații despre calea curentă în ferestrele de explorare. Sistemul afișează în fereastră un set de unelte implicite. Prin încercări succesive de setări diferite, utilizatorul își va alege configurația cea mai potrivită.

– Status_Bar, în partea de jos a ferestrei (figura 9.7), cu informații generale de stare.

– Explorer_Bar, determină apariția sau lipsa unor date în fereastră. De exemplu opțiunea Folders dezactivată face să dispară structura arborescenta din Windows Explorer, fereastra acestuia devenind astfel asemănătoare cu My Computer. La fel, prin încercări succesive, utilizatorul se va familiariza cu posibilitățile oferite de sistem și le va folosi pe cele care sunt cele mai potrivite aplicațiilor sale.

– Setul Thumbnails, Tiles, Icons, List, Details reprezintă cele cinci moduri posibile de a vizualiza componentele directorului curent, de la cel mai „ne-economic” ca spațiu și lipsit de informații (Thumbnails), dar care poate înlocui icoana, în cazul unor fișiere grafice, cu vederea micșorată a conținutului fișierului, ușurând astfel identificarea, până la cel mai detaliat (Details), în care sistemul oferă informații complete despre fișiere (mărime, tip, data și ora ultimei modificări).

– Arrange_Icons_By … (aranjarea icoanelor componentelor directorului curent după…) nume, mărime, tip și data ultimei modificări, grupare, aliniere etc.

– Chose_Details …, în care se aleg datele despre fișiere care se vor prezenta la comanda Details.

– Customize_This_Folder …, deschide o fereastră de dialog care permite personalizarea fișierului selectat (schimbarea icoanei), partajarea acestuia etc. Pentru schimbarea icoanei se pot utiliza imagini preferate sau definite de utilizator, dar și icoane predefinite în sistem, aflate în fișierul „C:\WINDOWS\system32\SHELL32.dll”.

– Go_To …, deschide o tabletă de comenzi de schimbare rapidă a locației.

– Refresh, reactualizează conținutul directorului curent.

9. 1. 2. 4. Meniul Favorites

Acest meniu oferă posibilitatea ca utilizatorul să alcătuiască și să gestioneze o listă de locații favorite sau mai des folosite, pentru a avea astfel un acces mai rapid la ele.

9. 1. 2. 5. Meniul Tools

Acest meniu cuprinde unelte de mapare a resurselor disponibile în rețea (de exemplu CD-ROM-ul altui calculator conectat la aceeași rețea, care va apărea ca un drive propriu, cu un nume la alegere) (Map_Network_Drive … și Disconnect_Network_Drive …) și de personalizare a prezentării casetelor și zonelor în fereastra My Computer, My Documents sau Windows Explorer (Folder_Options …, tabletă cu mai multe file în care se pot face setări multiple, inclusiv modul în care se face partajarea directoarelor și fișierelor, care va fi tratat mai pe larg în capitolul aferent).

9. 1. 2. 6. Meniul Help

Accesează centrul de ajutor Windows XP (Help and Support Center). Fereastra poate oferi ajutor în mai multe moduri, informația fiind grupată după mai multe criterii: pe subiecte, pe sarcini de îndeplinit etc. Există și un index în care căutarea se face după cuvinte cheie. De asemenea, se pot salva pagini sau locații de ajutor care se estimează că vor fi utilizate mai des.

9. 1. 3. Lansarea aplicațiilor și meniul Start

Butonul Start deschide o fereastră de comenzi și scurtături pentru lansarea de programe sau deschiderea de directoare uzuale prin care se poate realiza aproape orice acțiune pe calculator (execuție de programe, deschiderea documentelor, personalizarea și adaptarea sistemului, accesul la ajutorul oferit de sistem, căutare de fișiere etc.). Unele componente ale meniului au săgeți orientate spre dreapta, ceea ce înseamnă că sunt posibile selectări de subdomenii (liste suplimentare). În momentul în care mouse-ul este poziționat pe o astfel de săgeată, subdomeniul se deschide automat.

Fereastra care se deschide la apăsarea butonului Start este cea din figura 9.3. Se observă că este împărțită în mai multe secțiuni:

în stânga: o listă împărțită în două secțiuni. De sus în jos, în această listă se regăsesc:

– aplicații uzuale: cuprinde scurtături spre programele lansate mai des. Adăugarea de scurtături în această zonă se face prin drag & drop icoana aplicației respective peste butonul Start. Ștergerea se face prin selecție cu butonul din dreapta al mouse-ului, cu opțiunea „Remove from This List”;

– aplicațiile lansate cel mai recent: dacă se dorește ca o scurtătură să rămână în această zonă, se selectează scurtătura cu butonul din dreapta al mouse-ului și din lista de opțiuni care apare se selectează „Pin to Start Menu”. ”Remove from This List” îndepărtează scurtătura de pe listă, indiferent cât de recent a fost utilizată.

în dreapta: o listă împărțită în trei secțiuni. De sus în jos, în această listă se regăsesc:

– scurtături spre locațiile uzuale: în plus față de cele deja cunoscute apare opțiunea „My Recent Documents” care cuprinde scurtături spre documentele (fișiere text, grafică etc.) cel mai recent editate;

– aplicații de personalizare și gestiune a resurselor sistemului de operare: fac obiectul unor subcapitole ulterioare;

– scurtături spre resursa de ajutor a sistemului (Help And Support), căutare pe toate drive-urile (Search) și „Run”, o aplicație care deschide directoare, documente, locații pe World Wide Web sau pe rețeaua locală, respectiv lansează aplicații specificate în linia de comandă (figura 9.11). Opțiunile posibile sunt: „OK” (lansează aplicația cerută), „Cancel” (anulează comanda), „Browse” (deschide o fereastră de explorare a sistemului de fișiere).

Figura 9.11. Fereastra Run (Executare)

în partea de jos, „All Programs”: de aici se poate lansa orice aplicație instalată pe calculator (figura 9.6). Se observă că programul Windows Explorer se află în subdomeniul „Accesories”. Lista este structurată arborescent și conține subdomenii formate din aplicații grupate funcțional. Adăugarea de aplicații și subdomenii în aceste liste se face automat, pe măsura instalării programelor pe calculator. Modificarea acestor dispuneri și personalizarea aplicației All_Programs se face astfel:

– se selectează Start cu butonul din dreapta al mouse-ului;

– se alege „Open”, respectiv „Open All Users”, dacă se dorește o reorganizare care să afecteze toți utilizatorii definiți pe calculator, și nu numai pe cel curent;

– se deschide o fereastră de explorare în care se găsește directorul „Programs”, care conține organizarea pe subdomenii a listelor din All_Programs și o serie de scurtături care apar în fereastra Start;

– utilizatorul poate să rearanjeze componentele directorului Programs și ale tuturor subdirectoarelor acestuia;

– entitățile din listele All_Programs se pot edita și prin selectare cu butonul din dreapta al mouse-ului, care deschide o tabletă cu aproximativ aceleași opțiuni.

cel mai jos se află opțiunile de „log off” și închidere a sistemului de operare.

Cel mai simplu mod de lansare a unei aplicații sau de deschidere a unui fișier sau director este dublu click-ul cu butonul din stânga al mouse-ului pe icoana respectivă sau pe nume, dacă selecția se face dintr-o fereastră de explorare.

De asemenea, prin selectarea entității respective cu butonul din dreapta al mouse-ului apare o listă de opțiuni care începe cu „Open”, care prin selectare produce deschiderea documentului sau directorului sau lansarea programului. Un set mai extins de opțiuni apare dacă o dată cu selectarea cu butonul din dreapta al mouse-ului se apasă tasta Shift. Se poate astfel decide, de exemplu, deschiderea unui document cu un alt editor de texte decât cel implicit, în care a fost creat (opțiunea „Open with…”).

Se observă că opțiunile apărute prin selecția cu butonul din dreapta al mouse-ului, atât lista normală cât și cea extinsă, sunt asemănătoare cu opțiunile meniului File din ferestrele de explorare.

9. 1. 4. Configurarea mediului de lucru în Windows XP Professional

Au fost descrise până acum moduri de personalizare a organizării datelor, pentru a face interfața mai ergonomică din punct de vedere al utilizării, dar și aspectul desktop-ului poate fi modificat. Pentru aceasta se va deschide fereastra „Control Panel” din meniul Start (figura 9.12).

Spre deosebire de versiunile anterioare ale sistemului de operare Windows, XP prezintă un Control Panel în care „applet-urile” (aplicații care nu se lanseaza independent, ci numai din interiorul altor aplicații) sunt grupate pe categorii de utilizare. Dacă se dorește un Control Panel care să semene cu cel din versiunile anterioare de Windows, se poate selecta opțiunea „Switch to Classic View”, și fereastra va arăta ca în figura 9.13.

Figura 9.12. Fereastra Control Panel

Figura 9.13. Opțiunea Switch to Classic View a ferestrei Control Panel

Categoria care se ocupă cu aspectul desktop-ului este „Appearance and Themes” (figura 9.14).

Figura 9.14. Fereastra Apparence and Themes

De aici există două posibilități de lucru: selectarea unei sarcini („task”), sau selectarea unei icoane (în modul clasic). Toate cele patru sarcini (schimbarea temei generale, a fundalului („background”), a „screen saver-ului” (program care lansează în mod automat pe ecran, după un anumit timp în care nu s-a lucrat, o aplicație grafică, statică sau dinamică, prin care se economisesc resursele tubului monitorului) și a rezoluției ecranului se regăsesc în tableta deschisă prin selectarea iconului „Display” (figura 9.14).

Această tabletă este asemănătoare cu un repertoar, în care sarcinile sunt grupate sub titlul entității asupra căreia acționează.

Tema generală este pentru Windows XP un set de configurări care particularizează global mediul de lucru. Toate exemplele de până acum au folosit o temă Windows XP modificată, în care în fundalul desktop-ului nu este acoperit cu o imagine grafică oarecare, ci este monocrom, pentru ușurarea observării icoanelor scurtăturilor. După cum se observă, mai există și alte variante, dintre care utilizatorii mai vechi ar putea prefera tema clasică, specifică versiunilor anterioare de Windows (figura 9.15).

Figura 9.15. Fereastra Display Properties – fila Themes

Următoarea „pagină” din „repertoarul” Display se ocupă de desktop (figura 9.16). Din listă se selectează imaginea de fundal pentru desktop. În figură este prezentat fundalul implicit al sistemului Windows XP.

Figura 9.16. Fereastra Display Properties – fila Desktop

Următoarea „filă” a tabletei Display se referă la screen saver (figura 9.17). Există și aici o serie întreagă de posibilități, alegerea făcându-se ca și în cazul fundalului, după preferințele utilizatorului.

Figura 9.17. Fereastra Display Properties – fila Screen saver

Aspectul ferestrelor, culoarea lor și mărimea font-urilor (corpului de literă) pe desktop se configurează din pagina „Appearance” a ferestrei Display (figura 9.18). Varianta la „Window XP Style” este „Windows Classic Style”.

Figura 9.18. Fereastra Display Properties – fila Appearance

Ultima „filă” a repertoarului „Settings” (figura 9.19) se referă la configurări mai avansate ale ecranului, rezoluția și adâncimea de culoare, definite ca noțiuni în capitolul precedent.

Figura 9.19. Fereastra Display Properties – fila Settings

În funcție de ceea ce se lucrează pe calculator, utilizatorul va decide cantitatea și calitatea detaliului de are nevoie pe ecran și va configura acești parametri în consecință. Cu ajutorul butonului „Troubleshoot…” se poate obține ajutor dacă variantele alese nu funcționează. Butonul „Advanced” va introduce utilizatorul într-o nouă tabletă, care permite configurarea monitorului și a plăcii video.

Tableta de configurare a taskbar-ului și a meniului Start (figura 9.20) apare prin selectarea opțiunii „Taskbar and Start Menu” în fereastra „Appearance and Themes” prezentată în figura 9.14. Aceeași fereastră se deschide și prin click cu butonul din dreapta al mouse-ului pe Start și selectarea opțiunii Properties.

Figura 9.20. Fereastra Taskbar and Start Meniu – fila Taskbar

Cu ajutorul butonului „Customize” se deschide o nouă fereastră cu ajutorul căreia poate fi personalizată zona de pe taskbar de lângă „ceas” (în partea din dreapta jos a desktop-ului, zona în care sistemul informează utilizatorul despre aplicațiile rezidente). De asemenea, personalizarea taskbar-ului se poate face și prin click cu butonul din dreapta al mouse-ului într-o zonă pe taskbar unde nu sunt butoane de aplicații lansate și selectarea opțiunii „Toolbars” din lista care apare. Se observă că se deschide o nouă listă cu acțiuni posibile, care se bifează sau nu după cum se dorește sau nu apariția datelor respective.

În „fila” a doua a tabletei (figura 9.21) se oferă posibilitatea de configurare a meniului Start.

Figura 9.21. Fereastra Taskbar and Start Meniu – fila Start Menu

Se observă că sistemul oferă două posibilități: meniul cu aspect nou și cel cu aspect „clasic”. Pentru amândouă variantele se pot configura numărul scurtăturilor afișate, modul de afișare, legături la alte aplicații etc., prin selectarea opțiunii „Customize”.

Ultima opțiune de configurare din fereastra „Appearance and Themes” (figura 9.14) este „Folder Options” (figura 9.22).

Aceasta oferă posibilități pentru configurarea:

• modului în care se afișează rezultatele explorării directoarelor și subdirectoarelor,

• tipurilor de fișiere și aplicațiilor cu care acestea se deschid,

• aspectului general al ferestrelor de explorare,

• tipului de partajare etc.

Figura 9.22. Fereastra Folder options

Această tabletă de configurare se apelează și din ferestrele de explorare a sistemului de operare (My Computer, My Documents, Windows Explorer) din meniul Tools.

Tot la aspectul datelor pe desktop se referă și grupul de opțiuni de configurare „Date, Time, Language and Regional Options” din Control Panel, cu posibilitățile prezentate în figura 9.23. Aici se decide modul în care vor fi reprezentate datele calendaristice și numerele, precum și caracterele speciale specifice fiecărei țări.

Figura 9.23. Fereastra Date, Time, Language and Regional Options

Data calendaristică și ora se pot modifica prin selectarea opțiunii „Change the Date and Time”, care va conduce la apariția tabletei din figura 9.24, în care utilizatorul va stabili data și ora sistemului. Pagina „Time Zone” va permite selectarea diferenței de fus orar față de GMT cu ajutorul unui meniu care permite selectarea orașului în care se află calculatorul. Sincronizarea cu Internet-ul se face automat de către server-ul de domeniu în cazul în care calculatorul este membru al unei rețele.

Figura 9.24. Fereastra Date and Time Properties

Prin selectarea icoanei „Regional and Language Options” (figura 9.23), utilizatorul poate să configureze modul de reprezentare a numerelor, virgulei zecimale, valutei, datei calendaristice etc. (figura 9.25).

Figura 9.25. Fereastra Regional and Language Options

Selectarea butonului „Details” de pe pagina următoare, „Languages”, va deschide o tabletă în care utilizatorul va putea să specifice particularitățile de limbă pe care le dorește (figura 9.26). De exemplu, adăugarea serviciului pentru limba română va permite editarea de texte cu caractere diacritice, folosind tastatura românească.

Figura 9.26. Fereastra Regional and Language Options – fila Text Services and Input Language

Parcurgerea secvenței de selecție Key_Settings (setare taste)- Change_Key_Sequence (schimbarea secvenței de taste) va permite configurarea grupului de taste cu care să se facă trecerea de la dispunerea tastelor specifică limbii engleze la cea specifică limbii române și invers (de exemplu, Ctrl+Shift, Alt+Shift). Această trecere se va putea face oricând este nevoie, în timpul lucrului, prin apăsarea tastelor respective. În zona din dreapta a taskbar-ului va apărea un mic indicativ al limbii curente (EN pentru engleză, RO pentru română).

În afară de aspectul general al desktop-ului și ferestrelor de lucru și al datelor, applet-ul Control_Panel (figura 9.12) oferă și alte posibilități:

– instalare și dezinstalare de software: „Add or Remove Programs” este o fereastră de gestiune a aplicațiilor, cu posibilități de dezinstalare a aplicațiilor care au fost instalate de către utilizator, respectiv de instalări de programe noi de pe CD, floppy sau World Wide Web. Se pot instala și dezinstala și componente ale sistemului de operare, alese în funcție de specificul activității utilizatorului respectiv;

– gestionarea resurselor hardware, „Printers and Other Hardware”. Se pot adăuga, respectiv dezinstala diferite componente hardware, se poate configura modul de lucru cu tastatura și mouse-ul etc.;

– „Sounds, Speech and Audio Devices” configurează ce sunete emite calculatorul la anumite evenimente specifice (de exemplu, avertizarea că s-a primit un mesaj nou în căsuța de poștă electronică) și când, modul în care le emite și elementele hardware și software legate de sunet;

– „Accesibility Options”, permite configurarea interfeței pentru ușurarea lucrului, de exemplu contrastul textului și imaginilor pe ecran.

9. 2. APLICAȚIILE SUB WINDOWS XP PROFESSIONAL

Pachetul Windows XP Professional este însoțit de o serie de aplicații menite să permită utilizatorului efectuarea unor operații de bază, cum ar fi editarea primară de texte (Notepad, WordPad) și imagini (Paint), explorarea Internet-ului (Internet Explorer), poșta electronică (Outlook Express) și altele.

9. 2. 1. Aplicația Notepad

Aplicația Notepad poate încărca fișiere nu prea mari de text și fără formatări. Acestea pot fi modificate sau afișate. De obicei se utilizează pentru editarea și/sau modificarea textelor ASCII. În cazul când încărcați un fișier cu dimensiunea prea mare, veți primi un mesaj de eroare care atenționează acest aspect.

Pentru a lansa în execuție această aplicație trebuie să parcurgeți pașii: clic pe butonul Start, poziționați cursorul mausului pe opțiunea Programe (Programs), în lista asociată poziționați cursorul mausului pe opțiunea Accesorii (Accesories) și alegeți cu clic aplicația Notepad.

Ceea ce apare pe ecran, este fereastra aplicației Notepad.

Figura 9.27. Aplicația Notepad

Fereastra aplicației Notepad conține elementele: bară de titlu, bară de meniuri, bară de defilare pe orizontală, bară de defilare pe verticală. În bara de titlu a aplicației apare afișat numele fișierului, numele aplicației, iar în partea dreaptă butoanele specifice lucrului cu ferestre (minimizare, restabilire jos, maximizare, închidere).

Textul se poate introduce prin tastare, copiere, mutare. Prin tastare, textul apare în locul în care se află punctul de inserare (liniuța pulsatoare). Se trece pe un alt rând apăsând Enter.

Textul introdus poate fi modificat sau șters. Pentru a introduce text între două caractere existente, se face clic în locul respectiv și se tastează noul text. Ștergerea se poate realiza folosind tastele Backspace sau Delete. Dacă se dorește ștergerea unui text mai lung printr-o singură operație, textul respectiv trebuie selectat, după care se apasă tasta Delete.

Selectarea textului în Notepad se realizează făcând clic cu mausul la o extremitate a textului care se dorește a fi în selecție și se glisează mausul până la cealaltă extremitate a textului.

Un cuvânt se selectează dacă se execută dublu clic pe cuvântul respectiv.

Textul selectat poate fi copiat sau mutat.

Copierea se realizează parcurgând pașii:

1. se selectează textul (sursă)

2. din meniul Editare (Edit) se alege cu clic opțiunea Copiere (Copiere)

3. se poziționează cursorul mausului (clic) la destinație

4. din meniul Editare (Edit) se alege opțiunea Lipire (Paste).

Mutarea (Decuparea) se realizează parcurgând pașii:

1. se selectează textul (sursă)

2. din meniul Editare (Edit) se alege cu clic opțiunea Decupare (Cut)

3. se poziționează cursorul mausului (clic) la destinație

4. din meniul Editare (Edit) se alege opțiunea Lipire (Paste)

Prin mutare textul dispare din sursă și apare la destinație.

În Notepad se poate introduce data și ora sistem (sub forma stabilită în Panoul de Control (Control Panel)Dată și oră (Date and Time) din meniul EditareDată/oră (EditDate/Time). Ele vor apărea afișate în locul în care se află poziționat punctul de inserare.

Aplicația Notepad nu are posibilități de formatare a textului, dar permite schimbarea fontului de afișare pentru fereastra aplicației. Fontul se poate schimba dacă din meniul Format se alege comanda Font.

Figura 9.28. Fereastra Font

În fereastra Font se alege fontul, stilul fontului și dimensiunea acestuia, executând clic pe opțiunile dorite din listele respective. Prin schimbarea fontului, în Notepad, se schimbă modul de afișare al întregului text.

Salvarea în Notepad se realizează din meniul Fișier Salvare ca (File Save as) (la fel ca în aplicația Paint). În fereastra de salvare se stabilește folderul în care se salvează (în lista salvează în (save in):), se introduce prin tastare numele fișierului (în lista nume fișier (file name):), iar în lista salvare cu tipul (save as type): se alege Document text (*.txt) (Text Document) și se execută clic pe butonul Salvare (Save).

Extensia fișierelor din Notepad este txt. După salvare, în bara de titlu a aplicației va apărea numele fișierului.

Se poate crea un fișier nou alegând Fișier Nou (FileNew).

Pentru o deschidere ulterioară a fișierului, din meniul Fișier (File) se alege Deschidere (Open). În fereastra Deschidere (Open) se afișează în lista privire în (look in:) folderul în care a fost salvat fișierul, iar în zona centrală a ferestrei se execută dublu-clic pe numele fișierului.

Imprimarea se poate realiza dacă din meniul Fișier (File) se alege Imprimare (Print).

Fereastra aplicației Notepad se închide cu clic pe butonul Închidere (Close)

Notă. Fișiere Notepad se pot crea rapid:

a) cu ajutorul aplicațiilor Explorator Windows (Windows Explorer) și Computerul meu (My Compurter),

b) pe Spațiul de lucru (Desktop) executând clic cu butonul drept al mausului apoi selectând opțiunea Nou (New) Document text (Text Document).

9. 2. 2. Aplicația Wordpad

WordPad este un editor de texte mai performant, care oferă capabilități de formatare a textului, de inserare de entități în text (imagini, grafice etc.). Recunoaște la deschidere formate de tip „.txt”, „.rtf” (Rich Text Format), „.doc” (Document, generat de Microsoft Word), „.wri” (generat de Microsoft Write, editor intern în versiunile mai vechi de Windows, care în Windows XP este similar cu WordPad-ul). Salvează datele în format „.txt” și „.rtf”.

Se lansează prin parcurgerea secvenței:

Start->All_Programs->Accesories->WordPad

Alte moduri de lansare:

– prin crearea unei scurtături în Start sau pe desktop;

– prin lansarea din Start->Run cu comanda „write”;

– prin lansarea din Star ->Run cu comanda „wordpad”;

– prin deschiderea cu dublu click a unui fișier creat anterior cu WordPad, dacă în sistem nu a fost instalat Microsoft Word;

– prin deschiderea cu buton dreapta mouse și tasta Shift a unui document de unul din tipurile menționate, cu selectarea opțiunii Open_with… și, din lista rezultată, a editorului WordPad, în cazul în care în sistem este instalat Microsoft Word, dar nu se dorește lucrul cu el.

Figura 9.29. Aplicația Wordpad

Meniurile de comenzi sunt în linii mari aceleași, și cu aceleași posibilități ca în Notepad, la care se adaugă mai multe facilități de formatare a textului, vizualizare și inserare de date din alte aplicații, care vor fi descrise în continuare. În plus, în spațiul de lucru, cu sau fără obiecte selectate, se poate utiliza butonul din dreapta al mouse-ului, care va aduce o listă de comenzi contextuală în care se regăsesc sumar comenzi din meniurile Edit și Format. Se observă apariția între meniuri și spațiul de lucru propriu-zis a unor butoane, care sunt de fapt scurtături spre comenzile cele mai uzuale din meniuri. Acest spațiu se numește „bară de instrumente rapide” sau „bară de comenzi rapide”. Este de reținut faptul că prin menținerea cursorului asupra unei icoane din zona comenzilor rapide, fără apăsarea nici unui buton al mouse-ului, sistemul va deschide o mică fereastră în care va informa utilizatorul despre funcțiunea pe care o îndeplinește scurtătura respectivă. Icoanele comenzilor rapide reprezintă în general același lucru în toate aplicațiile de sub Windows, exemplul clasic fiind imaginea dischetei, care întotdeauna înseamnă salvarea datelor (File/Save).

9. 2. 3. Aplicația Paint

Paint este un program, inclus în sistemul de operare Windows, de desenare cu care se pot crea și edita imagini în diverse formate. Cu ajutorul instrumentelor și al efectelor speciale oferite de program se pot crea diverse documente sau se pot edita imagini create cu ajutorul altor programe. Imaginile se salvează în mod implicit cu extensia .bmp, dar se pot salva utilizând alte extensii: jpeg, gif etc.

Paint este un editor de imagini pe biți. Adică reprezentarea informației pe ecranul calculatorului se face prin puncte foarte mici (numite pixeli) care sunt gestionate prin biți.

Structura de meniuri este asemănătoare cu a aplicațiilor de procesare de text prezentate deja. Aplicațiile care funcționează sub Windows au în general această trăsătură comună, împreună cu structuri de ajutor care funcționează la fel, ceea ce face posibilă „auto-învățarea” prin similitudine și diferență, pe măsură ce utilizatorul acumulează experiență. În partea stângă prezintă două coloane de instrumente de lucru cu ajutorul cărora se poate acționa rapid și intuitiv.

Ca și în toate aplicațiile sub Windows, staționarea cursorului mouse-ului pe aceste butoane un timp suficient fără a face click produce apariția unei ferestre de informații despre acțiunea lor. De exemplu, butonul selectat este „Pencil”, creionul cu care se desenează în spațiul de lucru.

Figura 9.30. Aplicația Paint

Programul se lansează din meniul Start -> Programs -> Accessories -> Paint. Fereastra de aplicație a programului Paint conține:

– bara de titlu care conține numele aplicației și numele fișierului deschis odată cu aceasta;

– bara de meniu (File, Edit, View, Image, Colors, Help);

– caseta cu unelte (instrumente) de desenat, în partea stângă – centru;

– zona de lucru unde se realizează desenul (fundalul alb);

– caseta de culori, în partea stângă jos;

– barele de defilare, orizontală și verticală.

Pentru ca unele elemente din fereastră să fie vizibile este necesar să fie bifate în meniul View.

Uneltele de lucru sunt următoarele:

– unelte pentru decupare – cele două foarfeci care pot decupa forme neregulate, respectiv rectangulare, forme ce pot fi copiate în Clipboard sau pot fi mutate în alt loc din aria de desen (prin intermediul opțiunilor meniului Pick);

– unealta "spray" – pentru realizarea de umbre sau alte efecte speciale;

– unealta pentru text (A) – scrierea unor comentarii, titluri în interiorul ariei de desen;

– unelte pentru ștergere – permit acoperirea cu culoare sau ștergerea parțială a unui desen prin intermediul radierei;

– unelte pentru colorare – "bidineaua" servește la umplerea imediată a unor porțiuni închise din desen cu o anumită culoare sau umbră, iar "pensula" este utilizată pentru colorarea unor porțiuni neregulate prin alunecarea prompterului pe desen;

– unealta pentru trasarea unei linii șerpuite;

– unealta pentru trasarea unei linii drepte;

– unelte pentru forme geometrice – pot fi desenate pătrate, pătrate cu colțurile rotunjite, cercuri-elipse, poligoane colorate sau contururi.

Imaginea modificată sau creată se salvează din meniul File -> Save As …

Fișierul salvat se poate deschide pentru a fi vizualizat, modificat sau tipărit.

Un avantaj major îl reprezintă faptul că se poate mări imaginea pentru editarea detaliilor prin alegerea unuia dintre cele 5 niveluri de mărire : normal, 2x, 4x, 6x, 8x. Instrumentul pentru mărit este Lupa (Magnifier).

PrintScreen – cum se poate salva imaginea desktop-ului:

– se apasă tasta PrintScreen de pe tastatură;

– se deschide aplicația Paint;

– se apasă tastele Ctrl și V sau se selectează Paste din meniul Edit;

– se salvează imagine.

File, pe lângă comenzile deja cunoscute, mai conține:

– From_Scanner_or_Camera, importă fișiere grafice generate prin scanare sau produse de camera digitală (webcam).

– Set_as_Background, oferă posibilitatea de a personaliza fundalul desktop-ului cu imaginea la care s-a lucrat, în două moduri: Tiled, prin repetarea imaginii pe orizontală și pe verticală, ca plăcile de gresie (în engleză, „tiles”) sau Centered, prin plasarea unei imagini unice în centrul ecranului.

Edit, pe lângă comenzile cunoscute, mai conține Repeat (Ctrl+Y), care relansează ultima comandă anulată, și setul Copy_To… și Paste_From…, cu ajutorul cărora se poate copia imaginea la care se lucrează într-un alt fișier, respectiv se poate aduce o imagine din alt fișier, fără ca acesta să fi fost deschis în prealabil.

View, care cuprinde opțiunile:

– Tool_Box, Color_Box, Status_Bar, prin activare afișează în spațiul de lucru butoane cu scurtături la comenzile cele mai importante.

– Zoom, care deschide o nouă listă de opțiuni, se ocupă cu mărirea sau micșorarea imaginii la care se lucrează, în scopul observării unor detalii. Ctrl+PageUp și Ctrl+PageDown sunt combinațiile de taste care produc mărirea, respectiv micșorarea la o scară predefinită a imaginii. Pentru parcurgerea întregului spațiu de lucru se folosesc butoanele de defilare („scroll”) verticală, respectiv orizontală. Scara poate fi aleasă de utilizator cu ajutorul opțiunii Custom. Show_Grid (Ctrl+G) și Show_Thumbnail, active dacă în prealabil s-a efectuat Zoom->Custom, oferă posibilitatea vizualizării caroiajului de lucru, respectiv a imaginii micșorate a zonei de lucru dinaintea măririi, utilă pentru a localiza în ansamblu detaliul mărit.

– View_Bitmap (Ctrl+F) vizualizează pe tot ecranul imaginea la care se lucrează. Se revine prin click cu butonul din stânga al mouse-ului oriunde în imagine.

Image, conține comenzi care acționează asupra imaginii în ansamblul ei. Fiecare dintre aceste comenzi deschide câte o mică fereastră de dialog în care se cer din partea utilizatorului coordonatele dorite.

– Flip/Rotate… (Ctrl+R), inversarea pe verticală și orizontală și rotirea imaginii cu un unghi dat.

– Stretch/Skew… (Ctrl+W), deformarea imaginii (alungire sau scurtare, înclinare cu un unghi specificat).

– Invert_Colors (Ctrl+I), înlocuirea culorilor originale cu complementarele lor.

– Attributes… (Ctrl+E), definirea atributelor imaginii: rezoluție, mărime (numărul de pixeli pe orizontală și verticală), calitatea (color, alb-negru) etc.

– Clear_Image (Ctrl+Shift+N), golirea spațiului de lucru, cu posibilitate de Undo.

– Draw Opaque, dacă este activă, fundalul imaginii la care se lucrează va acoperi detaliile imaginii peste care aceasta se va lipi. Dacă este inactivă, fundalul va fi transparent, iar prin lipire se va adăuga la imaginea destinație numai obiectul din imaginea copiată.

Colors, cuprinde numai opțiunea Edit_Colors…, în care dacă se apasă butonul „Define Custom Colors”, se obține o tabletă de editare a culorilor specifică pentru Windows (Figura 9.31).

Figura 9.31. Fereastra Edit Colors

Help, cu următoarele opțiuni:

– Help_Topics, care oferă ajutor pentru utilizarea editorului. Informația se poate accesa în trei moduri: prin parcurgerea cuprinsului (Contents) documentației, structurat pe grupe de activități, prin parcurgerea indexului de cuvinte cheie (Index) și prin căutarea după o cheie dată de utilizator (Search).

– About_Paint, oferă informații despre versiunea de Paint instalată.

9. 2. 4. Aplicația Character Map

Această aplicație permite selectarea unor caractere speciale care nu se găsesc pe tastatură și care pot fi utilizate în cadrul altor aplicații Windows. În urma lansării în execuție a accesoriului, se va afișa o fereastră de forma celei din figura următoare:

Figura 9.32. Fereastra Character Map

Lista derulantă Font permite alegerea fontului dorit, ale cărui caractere vor fi afișate în tabela principală. Copierea unui singur caracter se realizează prin selectarea respectivului simbol prin clic cu mouse-ul pe căsuța corespunzătoare din tabela de caractere, urmat de un clic pe butonul Select. Caracterul va fi afișat în cadrul zonei Characters to Copy și va putea fi copiat în Clipboard folosind butonul Copy. El poate fi apoi transferat în cadrul altei aplicații prin selectarea comenzii Paste din meniul Edit al aplicației respective.

9. 2. 5. Aplicația Calculator

Aceasta aplicație oferă utilizatorului posibilitatea de a efectua calcule matematice complexe în mod similar folosirii unui calculator de buzunar. Există două tipuri de calculatoare puse la dispoziție de către acest accesoriu: calculatorul standard, care permite efectuarea de calcule simple (adunare, scădere, înmulțire, împărțire etc.) și calculatorul științific, care extinde funcționalitatea calculatorului standard prin adăugarea unor funcții matematice și statistice complexe și prin posibilitatea de a efectua calcule în diferite baze de numerație. Tipul de calculator utilizat se selectează din meniului View, folosind opțiunile Standard și Scientific. În continuare vom prezenta funcțiile oferite de către calculatorul științific.

Figura 9.33. Calculatorul standard

Figura 9.34. Calculatorul științific

CAPITOLUL 10

MICROSOFT WORD

10. 1. NOȚIUNI DE BAZĂ

Word este un procesor de texte complex și eficient care oferă instrumentele necesare pentru a produce documente de diferite tipuri de la scrisori, referate și cereri la buletine informative, cărți, reviste și pagini Web. Documentele se creează în fereastra Word, se salvează în fișiere și pot fi modificate de câte ori este nevoie. Când se obține varianta finală aceasta poate fi imprimată, transmisă prin e-mail și fax sau vizualizată pe Internet ca pagină Web. Word-ul este un procesor de texte minunat dar toate instrumentele sale – instrumente pentru culori, fonturi, obiecte grafice, rotire, panoramare și altele – sunt numai o extensie a creativității dvs..

10. 1. 1. Lansarea în execuție și închiderea programului Word

Pentru a lansa în execuție programul Word folosind meniul Start execută următoarele:

– clic pe butonul Start din bara de task-uri;

– poziționează cursorul pe opțiunea Programs și așteaptă un moment până se afișează conținutul acestui meniu;

– din lista de opțiuni a meniului Programs poziționează cursorul mouse-ului pe opțiunea Microsoft Word și execută clic.

Dacă ai pe Desktop afișată bara Office care conține butonul , execută un clic.

În cazul în care nu ai afișată bara Office o poți afișa astfel:

– execută clic pe butonul Start din bara de task-uri;

– poziționează cursorul pe opțiunea Programs și așteaptă un moment până se afișează conținutul acestui meniu;

– poziționează cursorul pe opțiunea Microsoft Office Tools și, din acest meniu, selectează Microsoft Office Shortcut Bar, apoi execută clic pe aceasta.

Pachetul de programe Microsoft Office este instalat în folder-ul „C:\Program Files\Microsoft Office\Office”. În acest folder se află fișierul winword.exe, care lansează în execuție aplicația Word.

Pentru a accesa acest fișier trebuie să lansezi în execuție aplicația Windows Explorer care te ajută să vizualizezi conținutul folder-ului „C:\Program Files\Microsoft Office\Office”. În acest folder trebuie să cauți fișierul winword.exe și să execuți un dublu clic pe acesta.

Când vrei să închizi aplicația Word ai la dispoziție mai multe metode:

– execuți clic pe butonul Close () al aplicației;

– execuți dublu clic pe meniul sistem din bara de titlu ();

– selectezi Exit din meniul File;

– tastezi combinația Alt+F4.

Dacă nu ai salvat modificările din documentele deschise, Word te întreabă dacă dorești să salvezi aceste modificări prin intermediul unei casete de dialog care va fi prezentată la închiderea documentelor.

10. 1. 2. Elementele ferestrei Word

Odată cu lansarea aplicației Word se deschide în fereastra aplicației și o fereastră fișier care conține un nou document de tip Word numit automat Document1. Următoarele documente nou create se vor numi Document2, Document3 etc. Odată cu aplicația este posibil să apară și o agrafă pe o coală de hârtie sau o altă imagine care reprezintă asistentul Office. Acest asistent te îndrumă pe toată perioada editării documentelor și poate să-ți răspundă la întrebări.

Fereastra aplicației Word este compusă din următoarele elemente:

Figura 10.1. Fereastra Word

bara de titlu compusă din:

– pictograma meniului sistem care conține următoarele comenzi: Restore (aduce fereastra la dimensiunile avute înaintea maximizării), Move (permite deplasarea ferestrei, dacă nu este maximizată), Size (redimensionează fereastra), Minimize (reduce dimensiunea ferestrei la un buton în bara de task-uri), Maximize (mărește fereastra la dimensiunea maximă a ecranului), Close (închide fereastra curentă);

– titlul ferestrei care conține numele fișierului (Document1) și numele aplicației (Microsoft Word);

– trei butoane care dublează comenzile din meniul sistem: – Minimize, / – Maximize/Restore, – Close.

bara de meniuri – conține toate comenzile care se pot folosi la un moment dat, organizate în meniuri și submeniuri;

barele de unelte (Toolbars) – conțin cele mai uzuale comenzi>

– bara de unelte standard (Standard) – conține comenzile legate de utilizarea fișierelor și inserare a unor obiecte uzuale (tabel tip Word, tabel Excel, etc.);

– bara de formatare (Formatting) – conține comenzile de formatare a textului și a paragrafelor;

– bara de desenare (Drawing) – conține comenzile cu ajutorul cărora se pot crea și formata obiecte grafice (linii, forme geometrice, culori, etc.);

– alte bare de unelte în funcție de obiectul care se formatează.

două rigle:

– rigla orizontală – permite modificarea rapidă a marginilor stângă și dreaptă a paragrafelor, inserarea, ștergerea sau modificarea poziției stopurilor tabelare (tabs stop), modificare lățimii coloanelor;

– rigla verticală – permite modificarea cu ușurință a marginilor de sus și de jos a paginilor, a antetului și a subsolului, înălțimea liniilor din tabel;

bare de derulare verticală și orizontală – permit deplasarea pe orizontală și pe verticală în cadrul documentului; în partea stângă a barei de derulare orizontală se află patru butoane care permit schimbarea modului de afișare;

spațiul de lucru – reprezintă zona în care se introduce textul și celelalte obiecte din care se compune documentul; pe suprafața de lucru se află punctul de inserare, care este o linie verticală care clipește și indică locul în care se vor scrie caracterele trimise de la tastatură;

bara de stare – conține informații despre documentul curent, poziția punctului de inserare și regimul de editare utilizat. Informațiile afișate în bara de stare sunt explicate în tabelul următor.

10. 1. 3. Utilizarea meniurilor programului Word

Pentru a utiliza un meniu, te poziționezi cu cursorul mouse-ului pe numele meniului respectiv, după care execuți clic. Numele comenzilor scrise cu gri indică faptul că nu pot fi selectate. Numele comenzilor urmate de puncte de suspensie (…) necesită informații suplimentare pentru a fi executate. Dacă selectezi o comandă urmată de puncte de suspensie (…) pe ecran este afișată o casetă de dialog. Pentru închiderea unui meniu execuți clic în afara zonei meniului respectiv sau apeși tasta Enter.

În continuare sunt prezentate meniurile programului Word, cu specificarea funcțiilor fiecărei comenzi în parte:

Meniul File (Fișier)

New (Nou) … – Creează un nou document sau șablon

Open (Deschidere) … – Deschide un document sau șablon existent

Close (Închidere) – Închide toate ferestrele documentului activ

Save (Salvare) – Salvează documentele sau șablonul activ

Save as (Salvare ca) … – Salvează o copie a documentului sau șablonului activ într-un nou fișier

Version (Versiuni) – Versiunea de salvare

Page setup (Inițializare pagină) – Permite modificarea săgeților de pagină

Print preview (Examinare înaintea imprimării) – Afișează paginile așa cum vor fi imprimate

Print (Imprimare) … – Imprimă documentul activ

Send to (Trimitere către) – Trimite către (discheta etc.)

Properties (Proprietăți) – Informații și proprietățile documentului

Exit (Ieșire) – Părăsește WORD și permite salvarea documentelor

Meniul Edit (Editare)

Undo typing (Anulare tastare) – Anulează ultima acțiune

Repeat typing (Refacere tastare) – Repetă ultima acțiune

Cut (Decupare) – Elimină din document selecția și o plasează în clipboard

Copy (Copiere) – Copiază selecția și o plasează în clipboard

Paste (Lipire) – Inserează conținutul clipboardului la punctul de inserție

Paste special (Lipire specială) … – Inserează conținutul clipboard-ului ca un obiect legat, obiect implantat sau alt format

Clear (Golire) – Înlătură selecția fără a o plasa în clipboard

Select all (Selectare totală) – Selectează întregul document

Fiind (Găsire) … – Caută textul sau formatarea specifică

Replace (Înlocuire) … – Caută și modifică textul sau formatarea specificată

Go to (Salt la) … – Efectuează un salt în documentul activ la locația specifică

Links (Legături) … -Afișează sau modifică legăturile într-un document word

Object – Deschide aplicația în care obiectul selectat este creat astfel încât acesta să poată fi editat.

Meniul View (Vizualizare)

Normal (Normal) – comută modul de vizualizare la modul normal

Online Layout (Aspect pagină Web) – așezare în pagină

Page Layout (Aspect pagină imprimată) – afișează pagina așa cum va fi imprimată și permite editarea

Outline (Schiță) – comută modul de vizualizare la modul outline

Toolbars (Bare de instrumente) – afișează sau ascunde liniile de utilitare word

Ruler (Riglă) – afișează sau ascunde rigla

Document Map (Plan document) – afișează planul documentului

Header and Footer (Antet și subsol) – afișează antete în modul de vizualizare page layout

Footnotes (Note de subsol) – deschide un tabel de note sau mută punctul de inserție în zona documentului unde vizualizați sau editați notele de subsol sau notele finale

Comments (Comentarii) – comentarii

Full Screen (Ecran complet) – comută modul de vizualizare al întregului ecran on sau off ( activare / dezactivare )

Zoom (Panoramare) … – selectează afișarea textului în cadrul documentului

Meniul Insert (Inserare)

Break (Întrerupere) … – încheie o pagină, coloană sau secțiune la punctul de inserție

Page Numbers (Numere de pagină) … – adaugă numerele de pagini în partea inferioară sau superioară a paginilor

Date and Time (Data și ora) … – inserează data/ora

Auto Text (Autotext) – creează o intrare Auto Text

Field (Câmp) … – inserează un câmp în documentul activ

Symbol (Simbol)… – inserează un caracter special

Comment (Comentariu) – comentariu

Footnote (Notă de subsol) … – inserează o referință pentru o notă de subsol sau o notă finală la punctul de inserție

Caption (Legendă) … – inserează un titlu deasupra sau dedesubtul obiectului selectat

Cross-reference (Referință încrucișată) …-inserează o referință încrucișată

Index and Tables (Index și Tabele) … – inserează un index sau o tabelă de conținut, figuri într-un document

Picture (Imagine) – inserează o imagine dintr-un fișier grafic

Text Box (Casetă text) – inserează o ramă video

File (Fișier) … – inserează textul unui fișier în documentul activ

Object (Obiect) … – inserează o ecuație, diagramă sau alt obiect

Bookmark (Marcaj în document) … – asignează un nume unei selecții

Hyperlink … – realizarea unei anumite locații într-un document sau într-o pagină Web

Meniul Format (Formatare)

Font … – definește caracterele folosite

Paragraph (Paragraf) … – formatează paragrafele selectate

Bullets and numbering (Marcatori și numerotare) … – creează o listă numerotată sau care are la marginea stângă un simbol selectat

Border and Shading (Borduri și umbrire) … – schimbă marginile și umbrirea paginilor, paragrafelor, tabelelor și desenelor selectate

Columns (Coloane) … – schimbă formatul și numărul de coloane în secțiunea selectată

Tabs (Tabulatori) … – setează și șterge opririle Tabului pentru paragrafele selectate

Drop Cap (Majusculă încorporată) … – formează primul caracter al paragrafului curent ca o majusculă cu mărime controlabilă

Text Direction (Orientare text) … – controlează poziția textului precum și orientarea textului

Change Case (Modificare după caz) … – schimbă tipul literelor din paragraful selectat

Backround (Fundal) … Afișează paleta de culori pentru fundalul documentului

Stile Gallery (Temă) … – Afișează caseta de dialog Stile Gallery

Insert Text Box (Cadre) … – controlează atât mărimea și poziția orizontală și verticală a ramei cât și modul în care textul este plasat în jurul ramei

Auto Format (Formatare automată) … – formatează automat un document

Stil (Stil) … – Aplică, creează sau modifică stilurile

Meniul Tools (Instrumente)

Spelling and Grammar (Corectare ortografică și gramaticală) … – verifică din punct de vedere gramatical și literar documentul activ

Language (Limbă) – stabilește limba pentru corectorul gramatical

Word Count (Contor de cuvinte) … – contor de cuvinte

Auto Summarize (Rezumare automată) … – sumar automat

Track Changes (Urmărire modificări) – urmărește modificările din document

Merge Documents (Îmbinare documente) … – îmbinare documente

Protect Document (Protejare document) … – setează protecția documentului activ

Mail Merge (Colaborare interactivă) – prepară un document principal pentru combinare

Envelopes and labels (Plicuri și etichete) … – creează sau imprimă un plic,o etichetă sau o secvență de etichete

Letter Wizard (Expert scrisoare) … – crearea unor scrisori cu ajutorul calculatorului

Macro (Macrocomandă) – rulează, creează, șterge sau modifică o macrocomandă

Templates and Add-Ins (Șabloane și componente incluse la cerere) … – șabloane și componente incluse la cerere

Customize (Particularizare) … – permite adaptare interfeței Word (meniuri, tastatura, linii de unelte)

Options (Opțiuni) … – permite setarea diverselor categorii de opțiuni

Meniul Table (Tabel)

Draw Table (Desenare tabel) – afișează meniul pentru desenarea tabelului

Insert Table (Inserare) – inserează un tabel

Insert Columns (Inserare coloane) – inserează o coloană

Rows Delete – șterge un rând

Merge Cells (Îmbinare celule) – combină conținutul unor celule adiacente într-o singură celulă

Split Cells (Scindare celule) … – împarte o celulă în mai multe celule orizontale

Select Row (Selectare rând) – selectează rândul care conține punctul de inserție

Select Column (Selectare coloană) – selectează coloana care conține punctul de inserție

Select Table (Selectare tabel) – selectează întregul table care conține punctual de inserție

Table Autoformat (AutoFormatare în tabel) … – aplică în mod automat formate, incluzând margini predefinite si umbriri unui table

Distribuite rows evenly – distribuie rândurile în mod egal

Distribuite columns evenly – distribuie coloanele în mod egal

Cell height and width … – ajustează formatarea rândurilor și coloanelor într-un tabel

Headings (Antete) – permite repetarea antetelor unui tabel pe fiecare pagina care apare

Covert table (Conversie) – convertește un tabel sau rândurile unui tabel în text, separând conținutul fiecărei celule cu caracterul de separat specificat

Sort (Sortare) … – rearanjează selecția într-o anumită ordine

Formula (Formulă) … – inserează un câmp formulă într-o celulă a unui tabel

Split table – împarte un tabel în două părți

Hide gridlines (ascundere linii de grilă) – activează sau dezactivează afișarea liniilor unei tabele

Meniul Window (Fereastră)

New window (Fereastră nouă) – deschide altă fereastră pentru documentul activ

Arrange all (Aranjare totală) – aranjează ferestrele existente pe ecran astfel încât acestea nu se suprapun

Split (Scindare) – împarte fereastra activă orizontal

Meniul Help (Ajutor)

Microsoft Word Help (Ajutor pentru Microsoft Word) – ajutorul programului Microsoft Word

Contents and Index (Afișare Asistent Office) – afișează conținutul și indexul sistemului de ajutor

What’s this? (Ce este aceasta?) – ce este aceasta?

Microsoft on the web (Office pe Web) – Microsoft pe Web

Wordperfect Help (Detectare și reparare) … – ajutorul aplicației Word Perfect

About Microsoft Word (Despre Microsoft Word) – despre Microsoft Word

Pentru obținerea asistenței, există 3 moduri diferite:

Utilizarea sistemului de asistență generală, pentru a găsi un anumit subiect: te poziționezi pe meniul START, iar din lista afișată te poziționezi pe meniul Help (asistență), care asigură o cale de acces spre programul Help;

Utilizarea sistemului de asistență în context: apăsați tasta F1;

Utilizarea indicatorului de asistență : te poziționezi pe butonul Help, de pe bara cu instrumente standard, iar apoi, execuți clic pe zona de ecran unde dorești să se afișeze informații suplimentare.

Pentru a închide fereastra Help, efectuați una din următoarele acțiuni:

În fereastra Help, selectezi meniul File (fișier), te poziționezi pe opțiunea Exit (ieșire);

Execuți dublu clic pe căsuța meniului Help Control;

Selectezi butonul Close.

10. 2. DESCRIEREA MODULUI DE LUCRU ÎN WORD

10. 2. 1. Crearea unui document

La fiecare lansare în execuție a aplicației se creează un document nou. Pentru a crea și alte documente în timpul unei sesiuni de lucru, ai la dispoziție butonul New din bara de unelte standard sau comanda New… din meniul File (această comandă se poate apela și folosind combinația de taste Ctrl + N).

Dacă folosești butonul New din bara de unelte standard pe ecran apare un document nou, iar în bara de task-uri mai apare un task cu numele acestuia.

Figura 10.2. Fereastra New

Dacă folosești comanda New… din meniul File pe ecran apare caseta de dialog New care îți pune la dispoziție un număr de modele de documente numite Template. Aceste modele sunt grupate în mai multe categorii. Selectezi modelul de document dorit și apoi apeși butonul OK. Mai multe elemente despre crearea documentelor cu ajutorul modelelor predefinite și definirea de modele proprii se vor detalia în lecțiile următoare.

Te poziționezi pe File (Fișier). Clic. Te poziționezi pe New (Nou). Clic. Te poziționezi pe Blank document (Document necompletat). Clic. Te poziționezi pe Ok. Clic.

10. 2. 2. Deschiderea unui document existent

Când vrei să continui editarea unui document existent folosești comanda Open din meniul File, sau combinația de taste Ctrl + O, sau comanda Open din bara standard. În urma acestei comenzi pe ecran apare caseta Open. Din această casetă vei selecta fișierul pe care vrei să-l deschizi. Elementele acestei casete sunt aproape identice cu cele ale casetei Save As.

Un document poate fi deschis și dintr-o aplicație de navigare (Ex.: Windows Explorer, My Computer etc.) cu un dublu clic pe pictograma documentului.

Figura 10.3. Fereastra Open

Te poziționezi pe File (Fișier). Clic. Te poziționezi pe Open (Deschidere). Clic. Te poziționezi pe fișierul pe care dorești să-l vizualizezi. Clic. Te poziționezi pe Open (Deschidere). Clic.

10. 2. 3. Schimbarea driverului

Te poziționezi pe File (Fișier). Clic. Te poziționezi pe Open (Deschidere). Clic. Te poziționezi pe semnul ▼al căsuței Look in (Privire în). Clic. Te poziționezi pe 3,5 Floppy A. Clic.

10. 2. 4. Introducerea textului în document

Pentru început vor fi introduse câteva concepte pe care le folosește aplicația Word. Principalele concepte sunt caracterul, cuvântul, fraza, paragraful și pagina.

Introducerea textului se realizează prin poziționarea punctului de inserare în locul în care vrei să inserezi text. Un document gol afișează punctul de inserare în colțul din stânga sus. Punctul de inserare poate fi deplasat doar la acele locații ale documentului unde există text. Dacă s-a ajuns la punctul unde nu mai există text, deplasarea cursorului nu mai este permisă decât prin inserare de caractere sau paragrafe.

Într-un editor de texte există două moduri de editare:

– inserare – caracterele tastate sunt inserate la poziția punctului de inserare, iar textul aflat în dreapta acestuia este deplasat către dreapta pentru a face loc caracterelor nou introduse;

– suprascriere – caracterele tastate înlocuiesc caracterele aflate în dreapta cursorului până la sfârșitul paragrafului; odată ajuns la sfârșitul paragrafului se comportă ca în modul inserare.

Comutarea între cele două moduri o poți realiza cu tasta Insert sau cu dublu clic pe inscripția din bara de stare.

În timpul introducerii textului nu trebuie să te preocupe divizarea textului în linii. Această divizare se realizează automat de către editor. Când se ajunge la sfârșitul unei linii, editorul va întrerupe textul și va transfera noul text la începutul liniei următoare. Tasta Enter o apeși atunci când vrei să scrii într-un paragraf nou sau să inserezi paragrafe goale. Același lucru este valabil și pentru pagini. Trecerea pe pagina următoare se face automat în momentul completării paginii curente. Pentru a forța trecerea la pagina următoare folosește combinația de taste Ctrl + Enter.

Introducerea textului o realizezi prin apăsarea butoanelor tastaturii (tastele); la fiecare apăsare pe ecran apare caracterul corespunzător tastei apăsate. Tastele cu litere au inscripționat un singur caracter și pot scrie literele respective. În mod obișnuit literele scrise sunt litere mici. Pentru a scrie litere mari poți folosi o combinație între tasta Shift și tasta corespunzătoare literei sau să comuți tastatura într-un mod în care scrie numai litere mari cu ajutorul tastei Caps Lock. În urma apăsării acestei taste pe tastatură se aprinde un led care indică faptul că în continuare se vor scrie litere mari. Pentru a reveni la scrierea literelor mici mai apeși o dată tasta Caps Lock. Celelalte taste care nu au inscripționate litere au inscripționate câte două simboluri. Prin apăsarea acestor taste sunt scrise simbolurile din partea de jos, iar pentru a scrie simbolurile din partea de sus le folosești în combinație cu tasta Shift. Aceste taste nu sunt afectate de starea led-ului Caps Lock.

10. 2. 5. Salvarea documentului

Atât documentele nou create cât și documentele existente și care sunt în editare sunt păstrate în memoria RAM, care este o memorie volatilă. Pentru ca modificările să fie păstrate și după închiderea aplicației sau a documentelor trebuiesc salvate în memoria externă (permanentă). În cazul în care această salvare nu se realizează se pierd toate modificările. Pentru a preîntâmpina pierderile accidentale datorate blocării aplicației sau a calculatorului trebuie să salvezi periodic aceste documente.

Salvarea documentelor poate fi de două tipuri: salvarea documentelor noi și salvarea documentelor existente. Tot aici vom discuta și salvarea sub un alt nume a unor documente.

Salvarea unui document nou se realizează cu comanda Save din meniul File sau cu butonul Save din bara standard. În urma executării acestei comenzi pe ecran apare caseta Save As în care se vede conținutul folder-ului My Documents care este folder-ul implicit pentru stocarea documentelor. În această fereastră trebuie să completezi câmpul File name cu numele dorit și să apeși butonul Save. Modificarea folder-ului curent o poți realiza selectând din lista Save in folder-ul dorit și apoi cu dublu clic pe numele folder-ului dacă folder-ul căutat este un subfolder al celui selectat din lista Save in.

În caseta Save As mai întâlnești următoarele butoane care îți oferă următoarele facilități:

Permite întoarcerea la un ecran anterior.

Permite întoarcerea la un nivel de subordonare superior.

Permite accesul rapid la browser-ul de Internet.

Permite ștergerea obiectului selectat.

Permite crearea unui nou folder în folder-ul afișat în câmpul Save in.

Permite alegerea a diferite moduri de vizualizare a conținutului unui folder precum și vizualizarea conținutului fișierului.

Permite găsirea, ștergerea, tipărirea etc. unui registru de calcul.

Figura 10.4. Fereastra Save As

O serie de alte butoane îți oferă alte facilități:

În urma salvării pe hard disc apare un fișier cu numele pe care l-ai scris în câmpul File name.

Salvarea documentelor existente (salvarea modificărilor din documentele existente) se realizează tot cu comanda Save. În acest caz nu se mai deschide caseta Save As, salvarea se va executa fără avertizare. Pentru fișierele care au o dimensiune mai mare în bara de stare apare o dischetă pe timpul salvării.

Dacă ai documente care necesită modificări, dar ai nevoie și de forma lor actuală trebuie ca acele documente să le salvezi cu un alt nume sau într-un alt folder. Pentru aceasta vei folosi comanda Save As … din meniul File, comandă care deschide căsuța Save As. În această fereastră modifici numele fișierului aflat în câmpul File name (și vei avea o copie a lui cu alt nume) sau îi schimbi locația în Save in: (și vei avea o copie a lui cu același nume).

10. 2. 6. Vizualizarea unui document înainte de tipărire

După ce ai scris (tastat) un document urmează să-l tipărești. Pentru a fi sigur că rezultatul pe hârtie va fi cel dorit poți folosi modul de vizualizare Print Preview. Așa cum ai văzut și în lecția anterioară, acest mod de vizualizare afișează documentul așa cum ar arăta el pe hârtie.

Stabilirea modului de vizualizare Print Preview o poți realiza în unul din modurile:

– apăsând butonul din bara standard;

– selectând opțiunea Print Preview din meniul File (File\ Print Preview).

În acest mod sunt ascunse toate barele de unelte și este afișată bara de unelte Print Preview care arată ca în imaginea următoare.

Figura 10.5. Bara de unelte Print Preview

Semnificația acestor butoane este următoarea:

– comanda Print, care trimite la imprimantă documentul;

– comanda Magnifier, permite mărirea/micșorarea dimensiunii de afișare fără a permite editarea (în cazul în care butonul este apăsat) sau permite editarea documentului (în cazul în care butonul este ridicat);

– afișează o singură pagină;

– afișează mai multe pagini;

– micșorează/mărește dimensiunea de afișare a documentului;

– afișează/ascunde rigla orizontală;

– realizează contractarea documentului pentru a renunța la ultima pagină în care se găsește o cantitate mică de text;

– afișează documentul pe întregul ecran;

– revenirea la modul anterior de vizualizare;

– asigură asistența.

10. 2. 7. Tipărirea unui document

Odată ce documentul are aspectul dorit, poți să-l tipărești. Comanda de tipărire poți să o dai astfel:

execuți clic pe butonul din bara standard sau din bara de unelte Print Preview (vizibilă doar în modul de vizualizare Print Preview); această comandă tipărește întreg documentul curent pe imprimanta definită implicită sau pe imprimanta pe care ai tipărit ultima dată în sesiunea curentă;

alegi comanda Print din meniul File (File\Print) sau combinația de taste Ctrl + P ce are ca efect afișarea casetei de dialog Print. În această casetă de dialog stabilești următoarele:

– alege una din imprimantele disponibile;

– stabilește intervalul de pagini ce vor fi tipărite;

– stabilește numărul de exemplare și ordinea de tipărire;

– execută clic pe butonul OK.

Caseta de dialog Print este împărțită în mai multe grupe de opțiuni: Printer, Page range, Copies, Zoom.

Din grupul de opțiuni Printer poți selecta una din imprimantele instalate pe care vei tipări documentul și poți stabili ca tipărirea să se facă într-un fișier. Selectarea imprimantei o faci selectând din lista ascunsă Name: una din imprimantele aflate în această listă. Dacă vrei să modifici parametri impliciți ai imprimantei trebuie să apeși butonul Properties. Parametri imprimantei diferă de la imprimantă la imprimantă.

Figura 10.6. Fereastra Print

Celelalte câmpuri din acest grup sunt:

– Status: – precizează care este starea imprimantei; în cazul în care imprimanta este liberă starea se numește Idle (fără nici o sarcină de tipărire);

– Type: – tipul imprimantei;

– Where: – locul unde este montată imprimanta;

– Comment: – informații suplimentare despre imprimantă.

Grupul de opțiuni Page range conține opțiuni care permit stabilirea paginilor care vor fi tipărite. Aceste opțiuni sunt:

– All – va tipări toate paginile documentului;

– Current page – tipărește pagina pe care se află punctul de inserare;

– Selection – tipărește partea de document selectată; această opțiune este activă doar dacă a fost selectată o parte din document înainte de apelarea comenzii;

– Pages: – permite stabilirea paginilor care vor fi tipărite.

Collate bifat Collate nebifat

Grupul de opțiuni Copies permite stabilirea numărului de exemplare și a ordinii de tipărire. Numărul de exemplare îl stabilești din câmpul Number of copies: prin tastarea unui număr în acest câmp sau prin mărirea/micșorarea acestuia cu ajutorul butoanelor din acest câmp. Ordinea în care se tipăresc paginile documentului o stabilești cu ajutorul opțiunii Collate. Dacă este bifată tipărește toate paginile specificate ale unui exemplar și apoi se continuă tipărirea cu exemplarul următor, iar dacă nu este bifată tipărește fiecare pagină în câte exemplare ai specificat și apoi se continuă tipărirea cu pagina următoare.

Grupul de opțiuni Zoom permite modificarea dimensiunii documentului pe perioada tipăririi astfel încât mai multe pagini să poată fi tipărite pe aceeași coală de hârtie sau scalarea documentului astfel încât să se încadreze pe pagină. Aceste opțiuni sunt:

– Page per Sheet: – permite stabilirea numărului de pagini din document pe care vrei să le tipărești pe o coală de hârtie;

– Scale to paper size: – permite scalarea documentului pentru a se încadra pe formatul de pagină selectat, exact ca un copiator.

Opțiunea Print what: permite selectarea tipului de informații pe care vrei să le tipărești. Această opțiune este o listă ascunsă care conține următoarele valori:

– Document – tipărește documentul;

– Document properties – tipărește proprietățile documentului;

– Comments – tipărește comentariile inserate în document;

– Styles – tipărește descrierile stilurilor utilizate în document;

– Autotext entries – tipărește intrările din Autotext;

– Key assignments – tipărește toate combinațiile de taste și denumirea comenzii pe care o execută acea combinație de taste.

Opțiunea Print: permite precizarea paginilor care se vor tipări:

– All pages in range – tipărește toate paginile stabilite în Page range;

– Odd pages – tipărește toate paginile impare;

– Even pages – tipărește toate paginile pare.

Această opțiune este foarte utilă în special în cazul în care imprimanta instalată nu permite tipărirea colii de hârtie pe ambele fețe. În astfel de situații vei lista mai întâi paginile impare, reintroduci paginile tipărite în imprimantă și dai o nouă comandă de tipărire care va tipări paginile pare. Paginile tipărite pe o parte le introduci în imprimantă astfel încât următoarea comandă de tipărire să tipărească pe fața albă.

În unele situații este necesar ca tipărirea paginilor pare să se realizeze în ordine inversă față de tipărirea paginilor impare. Acest lucru îl poți realiza cu ajutorul butonului , care afișează pe ecran caseta de dialog următoare și care se numește tot Print. Stabilirea ordinii de tipărire a paginilor se realizează cu opțiunea Reverse print order, care tipărește paginile stabilite în Page range în ordine inversă dacă este bifată.

Caseta de dialog Print afișată de butonul este împărțită în două grupe de opțiuni:

Printing options – opțiuni de tipărire din care cele mai importante sunt:

– Draft output – tipărește documentul cu formatări minimale astfel încât tipărirea să se realizeze repede;

– Background printing – tipărirea documentului se face în fundal de către sistemul de operare, iar aplicația îți permite continuarea editării;

– Update fields – actualizarea valorilor din câmpuri înainte de tipărire;

– Update links – actualizează legăturile inserate în document;

– Reverse print order – inversează ordinea de tipărire, opțiune discutată în paragrafele anterioare;

– Allow A4/Letter paper resizing – pentru unele țări dimensiunea standard a paginii este Letter și pentru altele A4. Word-ul va ajusta documentele formatate pentru standardul altei țări.

Include with document – elemente care pot fi incluse în document în momentul tipăririi, din care cele mai importante sunt:

– Document properties – tipărește proprietățile documentului începând pe o pagină nouă după tipărirea documentului;

– Hidden text – tipărește textul ascuns în document;

– Drawing objects – tipărește obiectele realizate cu ajutorul comenzilor din bara de unelte Drawing, sau tipărește un chenar în locul în care trebuie să se găsească acel obiect, dacă este nebifată;

– Comments – tipărește comentariile la sfârșitul documentului începând cu o pagină nouă.

10. 3. PRELUCRAREA UNUI DOCUMENT WORD

Începerea unui rând nou

Pentru începerea unui rând nou poți folosi una din următoarele metode:

a) începând un nou paragraf – prin apăsarea tastei Tab (la începutul documentului); – prin apăsarea tastei Enter, Word inserează un marcaj de paragraf și deplasează punctul de inserare la începutul rândului următor. (în stilul de paragraf normal, tasta Enter trebuie apăsată de două ori);

b) inserând o întrerupere de linie(line break) – se utilizează pentru a începe un nou rând fără a începe un nou paragraf: poziționezi punctul de inserare la sfârșitul liniei precedente, apeși combinația de taste Shift+Enter.

Inserarea datei curente

Te poziționezi în locul în care dorești să apară această informație. Te poziționezi pe meniul Insert (Inserare). Clic. Te poziționezi pe Date and Time (Dată și timp). Clic.

Insert Date – inserează data curentă, câmp care se va actualiza la fiecare deschidere, previzualizare sau tipărire a documentului;

Insert Time – inserează ora curentă, câmp care se va actualiza la fiecare deschidere, previzualizare sau tipărire a documentului/

Selectarea unei părți din textul scris

Te poziționezi înaintea primului caracter. Clic și menții apăsat butonul stâng al mouse-ului parcurgând textul dorit până la ultimul caracter.

Mutarea sau copierea unui text

Selectezi textul dorit. Te poziționezi pe Edit (Editare). Clic. Te poziționezi pe Cut (Decupare) sau Copy (Copiere). Clic. Poziționezi cursorul acolo unde vrei să pui ce ai copiat. Te poziționezi pe Edit (Editare). Clic. Te poziționezi pe Paste (Lipire). Clic.

Anularea sau repetarea a ceea ce ai tastat

Te poziționezi pe Edit (Editare). Clic. Te poziționezi pe Undo/Repeat (Anulare/Repetare). Clic.

Selectarea întregului text

Înainte de a efectua operații de formatare a textului, acesta trebuie mai întâi selectat. Prin operația de selectare precizezi calculatorului care porțiune de text va fi supusă formatării. Textul selectat este evidențiat printr-un text de culoare albă pe fundal negru. Selectarea o poți realiza cu ajutorul mouse-ului sau a tastaturii așa cum reiese din următoarele tabele.

Pentru a selecta text cu ajutorul mouse-ului poziționezi cursorul acestuia la începutul zonei ce trebuie selectată, apeși (și ții apăsat) butonul stâng, apoi poziționezi cursorul la sfârșitul zonei ce trebuie selectată și eliberezi butonul.

Există situații în care trebuie să selectezi zone dreptunghiulare care se întind pe mai multe linii, dar să nu selectezi integral acele linii. Pentru aceasta folosești tasta Alt și urmezi indicațiile din paragraful anterior.

Din tabelul de mai jos înveți și alte tehnici de selectare cu ajutorul mouse-ului.

Pentru a selecta text cu ajutorul tastaturii în general folosești tasta Shift împreună cu tastele de deplasare. În tabelul următor sunt prezentate câteva metode de selectare. Toate aceste metode au ca punct de plecare poziția curentă a punctului de inserare.

Ștergerea unui bloc de text

Selectezi blocul de text. Te poziționezi pe Edit (Editare). Clic. Te poziționezi pe Delete (Ștergere). Clic.

Verificarea ortografică și gramaticală a unui text

A. Pentru limba engleză

Poziționează cursorul la începutul documentului. Te poziționezi pe Tools (Instrumente). Te poziționezi pe Spelling and Grammer (Corectare ortografică și gramaticală).

B. Pentru texte scrise în alte limbi

Se selectează textul scris. Te poziționezi pe Tools (Instrumente). Te poziționezi pe Language (Limbă). Te poziționezi pe Spelling and Grammer (Corectare ortografică și gramaticală).

Spelling and Grammar (Corectare ortografică și gramaticală) – verifică documentul curent în vederea identificării posibilelor erori ortografice, gramaticale sau de scriere și afișează una sau mai multe sugestii pentru corectarea lor.

Lucrul cu mai multe documente simultan

Se pot deschide mai multe documente simultan, fiecare în propria lui fereastră (facilitează copierea și mutarea textului dintr-un document într-altul sau consultarea informațiilor dintr-un document în timp ce lucrați la altul).

Lucrul cu mai multe documente se poate realiza prin următoarele metode:

poți lucra cu documente diferite, plasate în ferestre diferite: deschizi toate documentele de care ai nevoie (File-Open). Te poziționezi pe meniul Window. Selectezi documentul care dorești să fie activ;

poți împărți o fereastră în părți mai mici (panouri): Te poziționezi pe meniul Window. Selectezi opțiunea Split. Va apărea o bară verticală în fereastra documentului, tragi bara în sus sau în jos până când panourile au dimensiunile dorite. Clic.

10. 4. ARANJAREA ÎN PAGINĂ A UNUI DOCUMENT

Scrierea textelor îngroșat, înclinat și subliniat

Formatarea caracterelor o poți realiza în orice moment al editării documentului. Formatarea unui text deja inserat o realizezi după selectarea sa. Poți aplica atributele de formatare la poziția punctului de inserare și apoi să inserezi textul.

Atributele de formatare le poți modifica cu ajutorul următoarelor butoane din bara de unelte Formatting sau din caseta de dialog Font.

Butoanele din bara de unelte Formatting sunt următoarele:

Bold – îngroașă caracterele;

Italic – înclină caracterele;

Underline – subliniază caracterele;

Stabilirea fontului textului

Pentru a deschide caseta de dialog Font trebuie să selectezi opțiunea Font … din meniul rapid sau opțiunea Font … din meniul Format (Format\Font …). În imaginea de mai jos este prezentată corespondența dintre butoanele din bara de unelte Formatting și câmpurile din caseta de dialog Font. În plus în această casetă se regăsesc elemente care permit modificarea tuturor atributelor de formatare ale caracterelor.

Figura 10.7. Corespondența dintre butoanele din bara de unelte Formatting și câmpurile din caseta de dialog Font

Caseta de dialog Font conține atribute împărțite în trei fișe: Font, Character Spacing, Text Effects.

Fișa Font a casetei de dialog Font îți permite să stabilești sau să modifici fontul, aspectul exterior, dimensiunea fontului, tipul de subliniere, culoarea, precum și anumite efecte speciale. Această fișă conține următoarele atribute:

Font – permite schimbarea tipului de font prin alegerea din listă;

Font size – permite modificarea dimensiunii fontului;

Highlight – stabilește o culoare de fundal pentru caractere;

Font Color – stabilește culoarea caracterelor.

Schimbarea literelor mari în mici și invers

Selectezi cuvântul sau textul pe care dorești să-l modifici. Te poziționezi pe Format … Clic. Te poziționezi pe Change Case (Modificare după caz) … Clic. Observi că se deschide fereastra Change Case (Modificare după caz) … Te poziționezi pe scrisul care dorești să-l obții … Clic. Te poziționezi pe Ok … Clic.

Schimbarea culorii scrisului

Te poziționezi pe Format (Format). Clic. Te poziționezi pe Font (Font). Clic. Se deschide fereastra Font. Te poziționezi pe ▼ sau ▲ din căsuța Color Font (Culoare font). Clic. Te poziționezi pe culoarea dorită. Clic. Te poziționezi pe Ok. Clic.

Inserarea unui simbol

Îți poziționezi cursorul acolo unde vrei să inserezi simbolul dorit. Te poziționezi pe Insert (Inserare). Clic. Te poziționezi pe Symbol (Simbol). Clic. Îți apare fereastra Symbol (Simbol). Te poziționezi cu mouse–ul în căsuța Font. Clic. Te poziționezi pe fontul dorit. Clic. Te poziționezi pe simbolul dorit. Clic. Te poziționezi pe Insert (Inserare). Clic. Te poziționezi pe Close (Închidere). Clic.

Inserarea unui imagini

Îți poziționezi cursorul acolo unde vrei să inserezi imaginea. Te poziționezi pe Insert (Inserare). Clic. Te poziționezi pe Picture (Imagine). Clic. Te poziționezi pe Clip Art (Inserare miniatură). Clic. Se deschide fereastra Microsoft Clip Gallery (Galerie miniatură Microsoft). Te poziționezi pe imaginea pe care dorești. Clic. Te poziționezi pe Insert (Inserare). Clic.

Scrierea artistică în WordArt

Execută clic pe butonul WordArt ca să afișezi Galeria WordArt.

Figura 10.8. Fereastra Gallery WordArt

Alege un stil WordArt executând dublu clic pe unul din eșantioane.

Introdu textul în caseta de dialog Edit WordArt Text.

Figura 10.9. Fereastra Edit WordArt Text

Alege un font, o dimensiune sau aplică o formatare cu aldine sau cursive. Execută clic pe OK.

Activarea/dezactivarea riglei de pe marginea textului

Te poziționezi pe View (Vizualizare). Clic. Te poziționezi pe Ruler (Riglă). Clic.

Formatarea unui paragraf

Selectezi paragraful pe care dorești să-l formatezi. Te poziționezi pe Format (Format). Clic. Te poziționezi pe Paragraph (Paragraf) … Clic. Te poziționezi pe căsuța Line spacing (Spațiere). Te poziționezi pe mărimea pe care dorești 1,5 Lines (la 1,5 rânduri) sau Double (la 2 rânduri). Clic. Dacă dorești să adaugi/să iei la cât ai setat pagina câțiva milimetri/centimetri te poziționezi pe săgețile “” sau “” ale căsuțelor Left (la stânga) și Right (la dreapta) la Indentation. Te poziționezi pe căsuța Ok. Clic.

Formatarea textului pe coloane

Există două moduri de a dispune textul pe mai multe coloane. Poți crea rapid coloane cu lățime egală și egal spațiate (spațiul dintre coloane) folosind butonul Columns din bara de unelte standard, sau poți utiliza comanda Columns din meniul Format pentru obținerea unor coloane cu lățime și spațiere variabilă.

Utilizarea butonului Columns din bara de unelte standard este foarte asemănătoare cu cea a butonului Insert Table din aceeași bară. Pentru a crea mai multe coloane în document folosind butonul Columns din bara de unelte standard parcurgi următorii pași:

– dacă este necesar, poziționezi punctul de inserare acolo de unde vrei să începi să scrii pe mai multe coloane sau selectezi textul pe care l-ai scris și pe care vrei să-l împarți în mai multe coloane;

– execuți clic pe butonul Columns din bara de unelte standard. Va apărea o paletă cu următorul aspect:

– trage indicatorul mouse-ului peste numărul de coloane dorit, apoi execută clic. Indiferent de modul de vizualizare în care te afli aplicația va face trecerea în modul de vizualizare Print Layout.

Adăugarea de chenare și hașuri paragrafelor

Te poziționezi în cadrul paragrafului pe care dorești să-l modifici. Clic. Te poziționezi pe meniul Format. Clic. Te poziționezi pe opțiunea Borders and Shading (Borduri și umbrire). Clic. Se deschide fereastra Borders and Shading (Borduri și umbrire). Te poziționezi pe eticheta Borders (Borduri) pentru, iar din zona Presets (Setare) îți alegi chenarul dorit. Din lista Style (Stil) selectezi grosimea, stilul liniilor, culoarea chenarului. După ce ai selectat toate opțiunile dorite te poziționezi pe căsuța Ok. Clic.

Setarea unui pagini

Te poziționezi pe File (Fișier). Clic. Te poziționezi pe Page Setup (Inițializare pagină). Se deschide o fereastră. Te poziționezi pe comanda Margins (Margini) și alegi dimensiunile dorite. Te poziționezi pe Paper Size (Dimensiune hârtie). Clic. Te poziționezi pe ▼ căsuței Paper Size (Dimensiune hârtie). Te poziționezi pe A4. Te poziționezi pe Portrait (Tip portret). Te poziționezi pe Ok. Clic.

Figura 10.10. Fereastra Page Setup – fila Margins

Orientarea paginii o stabilești în zona Orientation (Orientare) de unde poți selecta una din cele două valori ale orientării paginii: Portrait (Portret) – lățimea pe orizontală și înălțimea pe verticală și Landscape (Peisaj) – lățimea pe verticală și înălțimea pe orizontală.

Pentru a stabili dimensiunile și orientarea paginii deschizi caseta de dialog Page Setup și execuți clic pe fila Paper. În această filă stabilești dimensiunea cu ajutorul listei ascunse Paper_size: (dimensiunea paginii) sau cu ajutorul controalelor Width: (lățime:) și Height: (înălțime:), dacă vei tipări documentul pe un format de hârtie care nu este standard.

Figura 10.11. Fereastra Page Setup – fila Paper

Numerotarea paginilor

Word-ul mai pune la dispoziție o comandă cu ajutorul căreia poți să adaugi numere paginilor. Această comandă preia toți parametrii numerotării și inserează numărul paginii în antet sau subsol, la stânga sau la dreapta.

Comanda este Page Numbers … din meniul Insert (Insert\Page Numbers …). Pe ecran este afișată caseta de dialog Page Numbers.

Figura 10.12. Caseta de dialog Pages Numbers

Această casetă de dialog conține următorii parametri care pot fi modificați:

Position: – stabilește dacă numărul paginii este inserat în antet sau în subsol prin valorile:

– Top of page (Header) – în antet;

– Bottom of page (Foote) – în subsol;

Alignment: – stabilește alinierea în paragraf prin valorile:

– Left – la stânga;

– Center – pe centru;

– Right – la dreapta;

– Inside – în interior (dacă este un document față\verso numărul paginii va fi inserat spre marginea care va fi legată);

– Outside – în exterior (dacă este un document față\verso numărul paginii va fi inserat spre marginea opusă celei care va fi legată);

Show number on first page – inserează număr de pagină și pe prima pagină.

Crearea antetelor și subsolurilor de pagină

Antetele și subsolurile sunt utilizate pentru a insera în document informații identice pe fiecare pagină sau pe pagini pare și/sau impare, la începutul paginii (antet) și/sau la sfârșitul paginii (subsol). Se pot specifica un antet și un subsol diferit pentru pagini pare și impare, sau pentru prima pagină și restul documentului. Antetul întotdeauna este plasat în zona dintre marginea superioară a hârtiei și marginea de sus a paginii, iar un subsol este plasat între marginea de jos a paginii și marginea inferioară a hârtiei.

Inserarea textului sau a altor elemente într-un antet sau un subsol se poate realiza folosind comanda Header and Footer din meniul View (View\ Header and Footer). În urma acestei comenzi editorul va trece automat în modul de vizualizare Print Layout, va afișa bara de unelte Header and Footer care este prezentată în imaginea următoare și poziționează punctul de inserare în antetul paginii curente. Antetul sau subsolul este evidențiat printr-o zonă trasată cu linie punctată, iar deasupra este scris Header (Antet) sau Footer (Subsol). Dacă documentul conține antete și subsoluri diferite acest lucru este evidențiat în acest text.

Figura 10.13. Bara de unelte Header and Footer

Comenzile de pe bara de unelte Header and Footer sunt:

Insert AutoText – inserează un text din lista AutoText;

Insert Page Number – inserează numărul paginii;

Insert Number of Pages – inserează numărul total de pagini;

Format Pages Number – permite stabilirea formatului numerotării paginii prin intermediul casetei de dialog Page Number Format:

Figura 10.14. Caseta de dialog Pages Number Format

– Number format: – permite stabilirea numerotării (cifre arabe, cifre romane, litere etc.);

– Include chapter number – permite inserarea în numărul paginii și a numărului capitolului și a unui separator între acestea;

– Page numbering – stabilește dacă numerotarea este continuă pe tot documentul (Continue from previous section) sau poate începe de la un număr precizat (Start at:);

Insert Date – inserează data curentă, câmp care se va actualiza la fiecare deschidere, previzualizare sau tipărire a documentului;

Insert Time – inserează ora curentă, câmp care se va actualiza la fiecare deschidere, previzualizare sau tipărire a documentului;

Page Setup – afișează caseta de dialog Page Setup pentru a stabili dacă documentul are același antet/subsol sau antet/subsol diferit pe prima pagină respectiv pagini pare și impare;

Show/Hide Document Text – afișează sau ascunde textul documentului;

Same as Previous – inserează antetul/subsolul din secțiunea anterioară în secțiunea curentă (dacă este apăsat) sau creează antet/subsol diferit rupând legătura dintre două secțiuni adiacente;

Switch Between Header and Footer – face comutarea între antet și subsol;

Show Preview – mută punctul de inserare la antetul\subsolul anterior;

Show Next – mută punctul de inserare la antetul\subsolul următor;

Close Header and Footer – părăsește modul de editare a antetului sau subsolului și revine la poziția punctului de inserare avută anterior.

Ieșirea din modul de editare al antetului sau subsolului o poți realiza și cu dublu clic în afara spațiului rezervat pentru antet sau subsol. Modificările sunt permise în orice moment.

Crearea unei note de subsol

Inserarea notelor se realizează cu comanda Footnote … din meniul Insert. Pentru a insera o notă trebuie să parcurgi următorii pași:

– poziționează punctul de inserare lângă termenul pentru care vrei să inserezi nota;

– selectează comanda Reference/Footnote … din meniul Insert. Aplicația afișează caseta de dialog Footnote and Endnote ca în figura următoare:

Figura 10.15. Caseta de dialog Footnote and Endnote

În zona Location stabilești tipul notei:

– Footnotes – notă de subsol (Bottom of page – sfârșit de pagină);

– Endnote – notă de sfârșit de document (End of document – sfârșit de document).

În zona Format stabilești metoda de numerotare:

– Number format: – numerotare automată;

– Custom mark: – poți insera în câmpul alăturat un simbol care va identifica nota;

– Symbol … – afișează caseta de dialog Symbol care permite selectarea unui simbol;

– Start at: – stabilești de la ce număr începi numerotarea;

– Numbering: – stabilești dacă numerotarea să fie continuă sau să reînceapă de la 1 pe fiecare pagină.

În zona Apply Changes stabilești dacă aplici schimbările la întreg documentul sau la o secțiune sau de la un punct anume înainte.

Apeși butonul Insert pentru a adăuga nota. Aplicația adaugă un număr sau un simbol pentru notă (la poziția la care se afla punctul de inserare) și, de asemenea, adaugă nota de subsol sau de sfârșit de document în funcție de opțiunea aleasă. În plus, poziționează punctul de inserare în cadrul notei pentru a insera textul acesteia. Introduci textul notei, apoi execută clic în document pentru a continua editarea acestuia sau dublu clic pentru a poziționa automat punctul de inserare la poziția pe care a avut-o înainte de inserarea notei.

Mărirea unei pagini

Te poziționezi pe View (Vizualizare). Clic. Te poziționezi pe Zoom (Panoramare). Clic. Apare fereastra Zoom. Stabilești procentul de mărire a paginii. Te poziționezi pe Ok. Clic.

Realizarea unei ecuații

Editorul de ecuații este o aplicație care permite crearea cu ușurință a formulelor și ecuațiilor matematice complexe. Această aplicație se numește Microsoft Equation. Un exemplu de ecuație ar fi cel din imaginea următoare:

Aceste ecuații nu calculează un rezultat, ca formulele dintr-un tabel sau dintr-o foaie de calcul, ci permit doar scrierea lor.

Apelarea editorului de ecuații de face inserând în document un obiect Microsoft Equation. Pentru a insera în document un astfel de obiect trebuie să parcurgi următorii pași:

– poziționează punctul de inserare acolo unde vrei să apară ecuația;

– selectează comanda Object … din meniul Insert. Pe ecran va fi afișată caseta de dialog Object, iar din lista Object type: selectezi valoarea Microsoft Equation 3.0, apoi apeși butonul Ok.

Figura 10.16. Caseta de dialog Object

În urma acestei acțiuni sunt ascunse barele de unelte și meniul principal al aplicației Microsoft Word și sunt afișate meniul principal al aplicației Microsoft Equation și bara de unelte Equation. În plus este inserată o ecuație goală care trebuie completată cu simboluri matematice.

Figura 10.17. Bara de unelte Equation

După completarea ecuației se revine la document prin executarea unui clic în exteriorul ecuației.

10. 5. LUCRUL CU TABELE

Crearea unui tabel

Pentru a crea un tabel nou, trebuie efectuați următorii pași:

1. Se poziționează cursorul text în locul în care se va insera tabelul.

2. Se aplică comanda Table, Insert Table. Pe ecran apare fereastra de dialog Insert Table.

Figura 10.18. Fereastra de dialog Insert Table

3. În fereastra Insert Table trebuie stabilite următoarele caracteristici ale tabelului:

• numărul de coloane – în caseta Number of columns;

• numărul de rânduri – în caseta Number of rows;

• lățimea coloanelor – în caseta Column width;

În această casetă poate fi introdus un număr care va reprezenta dimensiunea coloanelor, sau poate fi introdusă valoarea Auto. În acest caz, lățimea coloanelor va fi stabilită automat astfel încât lățimea tabelului să fie egală cu lățimea paginii utile.

Dacă utilizatorul dorește să aplice una din formatările automate pentru tabelele oferite de Word, va aplica un clic pe butonul AutoFormat.

4. Se aplică un clic pe butonul Ok. Word va crea un tabel nou, cu structura specificată și având cursorul plasat în prima celulă.

Introducerea informațiilor în tabel

Într-un tabel textul se introduce celulă cu celulă. Înainte de a introduce textul, cursorul text trebuie poziționat în celula dorită.

Deplasarea cursorului se poate face în mai multe moduri:

1. Cu mouse-ul: se poziționează cursorul mouse-ului în celula dorită și se aplică un clic stânga.

2. Cu tastatura: se pot folosi următoarele taste sau combinații de taste:

Pentru a introduce tab-uri în interiorul unei celule, trebuie tastată combinația <Ctrl>+<Tab>.

Textul dintr-un tabel poate fi formatat ca orice text al documentului; formatările vor fi aplicate celulei curente și celulelor selectate.

Înălțimea rândurilor se modifică automat pe măsură ce textul se introduce în celulă, sau dacă se modifică înălțimea caracterelor. Dacă se vizualizează caracterele speciale (cu butonul Show/Hide de pe bara de instrumente Standard) se constată că în fiecare celulă din tabel apare un cerc mic – semnul de sfârșit de celulă. Acest simbol este afișat întotdeauna la sfârșitul textului din celulă.

Textul dintr-o celulă poate fi formatat ca un text obișnuit. Se pot modifica: tipul de aliniere, indent-urile, tab-urile etc. Toate aceste comenzi se vor aplica relativ la celula curentă.

Selectarea celulelor într-un tabel

Pentru a efectua o operație asupra unui grup de celule acestea trebuie selectate. Selecția celulelor se poate face în mai multe moduri:

I. Utilizând tastatura

Un grup de celule poate fi selectat prin intermediul tastaturii ținând tasta Shift și folosind tastele săgeți.

II. Utilizând comenzi de meniu

Pentru selectarea de celule pot fi utilizate și comenzi ale meniului Table, astfel:

• pentru selectarea liniei curente – comanda Select Row;

• pentru selectarea coloanei curente – comanda Select Column;

• pentru selectarea întregului tabel – comanda Select Table.

III. Utilizând mouse-ul

Selecția celulelor cu ajutorul mouse-ului se face trăgând cursorul mouseului peste celulele care trebuie selectate. În timpul operației de tragere trebuie ținut apăsat butonul stâng al mouse-ului.

Pentru a selecta un rând de celule se poziționează cursorul mouse-ului în
afara tabelului (în partea stângă) în dreptul liniei respective și se aplică un clik.

Pentru a selecta o coloană se poziționează cursorul mouse-ului deasupra
coloanei respective până când ia forma unei săgeți cu vârful în jos, apoi se aplică un clik.

Pentru selectarea întregului tabel se aplică un dublu clic oriunde în tabel, ținând apăsată tasta <Alt>.

Modificarea dimensiunilor unei coloane

Dimensiunile celulelor dintr-un tabel se pot stabili în mai multe moduri. Se poate modifica printr-o comandă lățimea tuturor celulelor dintr-o coloană, înălțimea tuturor celulelor dintr-un rând, sau aceste caracteristici se pot modifica numai la celulele selectate.

Cea mai simplă metodă de a modifica lățimea unei coloane dintr-un tabel este următoarea:

1. Se poziționează cursorul mouse-lui pe linia de separație dintre coloana a cărei lățime trebuie modificată și coloana următoare, până când aceasta ia forma unei săgeți orizontale cu două vârfuri.

2. Ținând butonul stâng al mouse-lui apăsat, se trage marginea coloanei în noua poziție, după care se eliberează butonul mouse-ului.

În urma acestor operații se va modifica lățimea întregii coloane numai dacă nici una din celulele coloanei nu este selectată. În caz contrar, se va modifica numai lățimea celulelor selectate. Dacă se ține apăsată tasta Shift în timp ce se trage de una din liniile verticale ale tabelului, vor fi afectate doar cele două coloane care sunt despărțite de linia trasă. Altfel, Word va modifica toate coloanele din partea dreaptă a liniei trase, precum și coloana din stânga acesteia.

Word modifică automat înălțimea unui rând atunci când se adaugă sau se șterge textul în oricare din celulele rândului.

Pentru a stabili manual înălțimea unui rând dintr-un tabel, trebuie efectuați următorii pași:

1. Se poziționează cursorul mouse-lui pe linia de separație dintre rândul a cărui înălțime trebuie modificată și rândul următor, până când acesta ia forma unei săgeți verticale cu două vârfuri.

2. Ținând butonul stâng al mouse-lui apăsat, se trage marginea rândului în noua poziție, după care se eliberează butonul mouse-lui.

Dacă modul de vizualizare este Layout și sunt afișate cele două rigle – orizontală și verticală, atunci când cursorul text este poziționat în interiorul unui tabel se observă că pe cele două rigle apar niște simboluri noi. Pe rigla orizontală apar marcaje de forma unor dreptunghiuri mici care indică latura inferioară a fiecărui rând al tabelului.

Lățimea coloanelor și înălțimea rândurilor pot fi modificate și utilizând aceste marcaje. Dacă se poziționează cursorul mouse-ului asupra acestor marcaje, forma cursorului se transformă într-o săgeată orizontală dublă, în cazul selectării unui delimitator de coloană sau într-o săgeată verticală dublă, în cazul selectării unui delimitator de rând. Dacă se trage de acest cursor (ținând apăsat butonul stâng al mouselui) se va modifica lățimea coloanei, respectiv înălțimea liniei corespunzătoare marcajului selectat. Rezultatul operației este același, indiferent dacă anterior a fost făcută sau nu vreo selecție.

Pentru a modifica lățimea unei coloane la o anumită mărime:

1. Se efectuează clic pe o celulă din coloană.

2. Se alege Table → Table Properties (Tabel → Proprietăți tabel). În caseta de dialog Table Properties (Proprietăți tabel) se dă clic pe fila Column (Coloană). Se selectează opțiunile dorite.

Figura 10.19. Caseta de dialog Table Properties – fila Column

Pentru a modifica înălțimea unui rând la o anumită mărime

1. Se efectuează clic pe o celulă din rând.

2. Se alege Table → Table Properties (Tabel → Proprietăți tabel). În caseta de dialog Table Properties (Proprietăți tabel) se dă clic pe fila Row (Rând). Se selectează opțiunile dorite.

Figura 10.20. Caseta de dialog Table Properties – fila Row

Adăugarea și ștergerea de celule, rânduri sau coloane

De foarte multe ori este necesar ca formatul unui tabel să fie modificat după ce acesta a fost creat. De exemplu, trebuie adăugate sau șterse una sau mai multe coloane sau rânduri.

Word face distincție între ștergerea conținutului unei celule, rând sau coloană și ștergerea celulei, rândului sau coloanei. Atunci când se șterge conținutul, celula, rândul sau coloana rămân pe loc. În celălalt caz, acestea dispar împreună cu conținutul lor.

Pentru a șterge conținutul unei celule, unui rând sau unei coloane:

1. Se selectează celula, rândul sau coloana respectivă.

2. Se apasă tasta <Delete>.

Pentru a insera în tabel un rând de celule trebuie efectuați următorii pași:

1. Se selectează rândul deasupra căruia trebuie inserat noul rând.

2. Se aplică comanda Table → Insert → Rows

Dacă sunt selectate în întregime mai multe rânduri, la lansarea comenzii Insert Rows, va fi inserat înaintea lor același număr de rânduri goale.

Pentru a insera în tabel o coloană, trebuie efectuați următorii pași:

1. Se selectează coloana din stânga poziției în care trebuie inserată coloana.

2. Se aplică comanda Table → Insert → Columns.

Dacă sunt selectate în întregime mai multe coloane, la lansarea comenzii Insert → Columns va fi inserat înaintea lor același număr de coloane goale.

Pentru a șterge un rând sau o coloană dintr-un tabel:

1. Se selectează rândul sau coloana respectivă.

2. Se aplică comanda Table → Delete → Rows pentru a șterge un rând, sau Delete → Columns pentru a șterge o coloană.

Pentru a șterge celula curentă sau un grup de celule selectate trebuie lansată comanda Table → Delete Cells. După ștergerea unor celule, în interiorul tabelului nu poate rămâne spațiul gol. La lansarea acestei comenzi, pe ecran este afișată fereastra de dialog Delete Cells.

Figura 10.21. Fereastra de dialog Delete Cells

Opțiunile acestei ferestre determină modul în care este reprezentată această problemă:

– dacă se selectează opțiunea Shift cells left, toate celulele din dreapta celor șterse vor fi deplasate spre stânga și liniile respective vor avea mai puține celule;

– dacă se selectează opțiunea Shift cells up, toate celulele de sub cele șterse vor fi deplasate în sus, dar coloanele respective vor fi completate cu celule goale, astfel încât să aibă aceeași dimensiune cu restul coloanelor;

– dacă se selectează opțiunea Delete entire row, vor fi șterse în întregime rândurile care conțin celulele selectate, iar liniile inferioare vor fi deplasate în sus;

– dacă se selectează opțiunea Delete entire column, vor fi șterse în întregime coloanele care conțin celulele selectate, iar coloanele din dreapta vor fi deplasate spre stânga.

Un număr de celule fără conținut, egal cu al celulelor selectate, va fi inserat în tabel aplicând comanda Table → Insert → Cells. Grupul de celule inserate va avea aceeași structură cu cea a grupului selectat. Modul în care va fi reorganizată structura tabelului după inserarea unor celule este determinat de opțiunea selectată în fereastra Insert Cells.

Figura 10.22. Fereastra de dialog Insert Cells

Opțiunile din această fereastră sunt:

– Shift cells right – noile celule vor fi inserate pe aceleași rânduri cu cele selectate, exact înaintea lor, iar toate celulele din dreapta lor vor fi deplasate spre dreapta. Rândurile respective vor avea altă dimensiune decât celelalte;

– Shift cells down – noile celule vor fi inserate pe aceleași coloane cu cele selectate, exact înaintea lor, iar toate celulele inferioare vor fi deplasate în jos. Celorlalte coloane ale tabelului li se vor adăuga la sfârșit celule fără conținut astfel încât toate coloanele să aibă aceeași dimensiune;

– Insert entire row – exact deasupra selecției vor fi inserate un număr egal cu cel dat de celule selectate;

– Insert entire column – exact înaintea selecției vor fi inserate un număr de coloane egal cu cel dat de celulele selectate.

Unirea celulelor dintr-un tabel

Laturile despărțitoare dintre două celule vecine pot fi înlăturate, astfel încât celulele respective să se transforme într-una singură. Conținutul celulelor sursă va fi transformat în paragrafe separate în celula destinație.

Pentru a uni două sau mai multe celule, trebuie efectuați următorii pași:

1. Se selectează celulele care trebuie unite.

2. Se aplică comanda Table → Merge Cells (comanda este inactivă dacă nu au fost selectate cel puțin două celule).

Divizarea celulelor dintr-un tabel

Celula curentă dintr-un tabel poate fi divizată prin inserarea de laturi verticale sau orizontale în două sau mai multe celule.

Pentru a diviza o celulă în mai multe celule trebuie efectuați următorii pași:

1. Se poziționează cursorul text în celula care trebuie divizată.

2. Se aplică comanda Table → Split Cells.

3. Pe ecran apare fereastra de dialog Split Cells.

Figura 10.23. Fereastra de dialog Split Cells

În această fereastră de dialog se specifică modul în care va fi divizată celula.

În caseta Number of columns se specifică numărul de diviziuni pe orizontală și în caseta Number of rows se specifică numărul de diviziuni pe verticală.

Dacă opțiunea Merge cells before split nu este marcată, în cazul în care sunt selectate mai multe celule, fiecare celulă din zona selectată va fi divizată conform modului specificat. Dacă opțiunea este marcată va fi divizată zona selectată înainte de divizare toate celulele selectate sunt unite.

4. Se selectează butonul OK.

Crearea chenarelor tabelului

În configurația prestabilită, Word aplică un chenar subțire, în jurul fiecărei celule din tabel. Aceste chenare pot fi modificate sau eliminate complet. Metodele pentru lucrul cu chenarele unui tabel sunt în esență similare cu cele pentru aplicarea chenarelor la un text obișnuit.

Pentru a modifica chenarele și culoarea de fond la o parte din celulele unui tabel, trebuie efectuați următorii pași:

1. Se selectează celulele din tabel a căror chenare vor fi modificate.

2. Se aplică comanda Format → Borders and Shading, în care se completează opțiunile dorite pentru chenare și culoarea de fond.

3. Se selectează butonul OK.

Într-un tabel fără chenare, pentru a ușura munca, se poate folosi o rețea (desenată cu linie punctată) care nu va fi tipărită la listarea la imprimantă. Această rețea apare dacă a fost aplicată comanda Table → Show Gridlines.

Formatarea automată a tabelelor

Deoarece formatarea tabelelor poate fi o operație de durată, Word pune la dispoziția utilizatorului mai multe formate predefinite de tabele, formate ce definesc caracteristicile întregului tabel. Aceste formate pot fi utilizate pentru a formata:

– un tabel deja creat. Se poziționează cursorul text în tabel și se aplică comanda Table → Table AutoFormat.

– un tabel nou. În fereastra de dialog Insert Table se selectează butonul Autoformat.

În ambele cazuri va fi afișată fereastra de dialog Table AutoFormat.

Figura 10.24. Fereastra de dialog Table AutoFormat

Această fereastră de dialog conține:

– lista Category – o listă cu formatele predefinite;

– caseta Preview – conține o exemplificare a formatului ales;

– zona Apply special formats to – din care se pot aplica caracteristici speciale pentru prima și ultima coloană.

Aceste caracteristici vor fi aplicate numai dacă sunt marcate opțiunile corespunzătoare:

– Heading Rows – primul rând din tabel;

– First Column – prima coloană din tabel;

– Last Row – ultimul rând din tabel;

– Last Column – ultima coloană din tabel.

Efectele modificării oricărei acțiuni pot fi observate imediat în caseta Preview.

Transformarea unui text existent într-un tabel

Dacă într-un document deja a fost introdus textul care va forma tabelul, dar textul este separat prin caractere tab, semne de sfârșit de paragraf, virgule sau un alt caracter, acesta se poate transforma ușor într-un tabel, efectuând următorii pași:

1. Se selectează textul.

2. Se aplică comanda Table → Convert → Text to Table. Word va afișa fereastra de dialog Convert Text to Table, încearcă să ghicească modul în care va fi împărțit textul în tabel.

Figura 10.25. Fereastra de dialog Convert Text to Table

• Dacă textul selectat pare a fi format din paragrafe obișnuite, Word va considera semnul de sfârșit de paragraf ca separator și va pune fiecare paragraf într-o celulă.

• Dacă textul selectat pare a fi format din coloane despărțite de caracterul tab, acesta va fi considerat separator și fiecare coloană de text va fi transformată într-o coloană de tabel.

• Dacă textul pare a avea virgulă la intervale egale în fiecare paragraf – ca într-o listă de adrese, de exemplu – Word va presupune că textul este separat prin virgule. Textul dintre două virgule va fi încadrat într-o celulă. Această opțiune este utilă atunci când textul este un fișier de ieșire de la o bază de date.

• Dacă textul selectat pare a fi împărțit de orice alt caracter (cum ar fi limita de despărțire), atunci Word va propune împărțirea textului în celule de tabel la fiecare apariție a caracterului specificat.

3. Dacă este necesar, se ajustează numărul de coloane și de linii din care va fi format tabelul, modificând valorile din rubricile Number of columns și Number of rows. De exemplu, poate mai trebuie adăugată o coloană la sfârșitul tabelului, în care să se scrie mai târziu.

4. Dacă este necesar, se poate modifica valoarea din rubrica Fixed column width – lățimea coloanei, sau se poate selecta un format predefinit de tabel dacă se folosește butonul AutoFormat.

5. Dacă este nevoie, se schimbă caracterul de separare în caseta Separate text at. Aceasta poate modifica numărul de coloane și de rânduri sugerate de Word.

6. Se aplică un clic pe butonul OK pentru a transforma textul în tabel.

Transformarea unui tabel într-un text

Operația de convertire poate fi efectuată în sens invers, adică un tabel să fie transformat în text, prin parcurgerea următorilor pași:

1. Se selectează tabelul.

2. Se aplică comanda Table → Convert → Table to Text.

Pe ecran se afișează fereastra de dialog Convert Table to Text.

Figura 10.26. Fereastra de dialog Convert Table to Text

3. În această fereastră de dialog se validează una din opțiunile din zona Separate text with, care indică caracterul ce va delimita conținutul celulelor vecine: semne de sfârșit de paragraf, caractere tab, virgule sau orice alt caracter care poate fi specificat în caseta Other.

4. Se aplică un clic pe butonul OK.

Utilizarea barelor de instrumente pentru lucrul cu tabele

Tabelele pot fi constituite mai rapid folosind bara de instrumente Table and Borders. Această bară poate fi activată sau dezactivată. În plus, poate fi folosit butonul Table and Borders de pe bara de instrumente Standard. Dacă acest buton este apăsat, bara de instrumente Table and Borders este afișată, dacă nu este apăsat bara va fi ascunsă.

Figura 10.27. Bara de instrumente Table and Borders

Când se activează această bară de instrumente, primul buton Draw Table este apăsat și cursorul are forma unui creion.

Revenirea la forma normală a cursorului are loc dacă butonul nu mai este apăsat (prin aplicarea unui clic pe buton).

În continuare vor fi descrise butoanele barei de instrumente Table and Borders.

Butonul Draw Table

La apăsarea butonului Draw Table cursorul ia forma unui creion. Cu acest creion se pot trage linii orizontale și verticale.

Butonul Eraser

La apăsarea butonului cursorul ia forma unei gume de șters. Cu această gumă pot fi șterse linii din tabel. Se aplică un clic la capătul liniei care trebuie ștearsă și se trage cu mouse-ul spre capătul opus. Linia selectată apare subliniată cu maro. După selectarea liniei se eliberează butonul mouse-ului, iar aceasta va fi ștearsă.

Butonul Line Style

La apăsarea butonului Line Style apare o listă din care se selectează stilul cu care vor fi tratate în continuare liniile.

Butonul Line Weight

La apăsarea acestui buton apare o listă din care se selectează grosimea cu care vor fi trasate liniile în continuare.

Butonul Border Color

La apăsarea acestui buton apare o listă din care se selectează culoarea cu care vor fi trasate liniile în continuare.

Butonul Outside Border

La apăsarea acestui buton apare o listă din care se stabilește tipul chenarului ce apare în jurul celulelor selectate.

Chenarele din jurul celulelor selectate pot fi făcute invizibile dacă este selectat butonul No border.

Butonul Shading Color

La apăsarea acestui buton apare o listă din care se selectează culoarea de fond pentru celulele selectate.

Butonul Insert Table

La apăsarea acestui buton apare caseta Insert Table.

Butonul Merge Cells

Butonul este activat doar dacă sunt selectate cel puțin două celule. Efectul comenzii este unirea celulelor selectate. Folosirea acestui buton are același efect ca și aplicarea comenzii Table, Merge Cells.

Butonul Split Cells

La apăsarea acestui buton apare caseta Split Cells în care se specifică modul în care va fi divizată celula selectată. Folosirea acestui buton are același efect ca și aplicarea comenzii Table, Split Cells.

Următoarele trei butoane Align Top, Center Vertically și Align Bottom sunt folosite pentru alinierea pe verticală a textului dintr-o celulă.

Dacă este selectat butonul Align Top, textul este plasat în partea de sus a celulei. Dacă este selectat butonul Center Vertically, textul este centrat pe verticală. Dacă este selectat butonul Align Bottom, textul este plasat în partea de jos a celulei.

Butonul Distribute Rows Evenly

Acest buton este folosit pentru a stabili aceeași înălțime pentru mai multe rânduri ale unui tabel. Comanda se aplică după ce rândurile respective au fost selectate.

Butonul Distribute Columns Evenly

Acest buton este folosit pentru a stabili aceeași lățime pentru mai multe coloane ale unui tabel. Comanda se aplică după ce coloanele respective au fost selectate.

Butonul Table Autoformat

La aplicarea acestui buton apare fereastra de dialog Table AutoFormat.

Butonul Change Text Direction

Cu acest buton se poate modifica direcția de scriere a textului dintr-o celulă. Sunt posibile trei opțiuni: una pentru scrierea pe orizontală și două pentru scrierea pe verticală. Direcția de scriere se modifică la fiecare aplicare a unui clic de mouse pe buton.

10. 6. LUCRUL CU GRAFICE

În multe cazuri, informațiile reprezentate într-un tabel sunt mult mai elocvente dacă sunt reprezentate grafic. Pentru introducerea de reprezentări grafice într-un document poate fi utilizată aplicația Microsoft Graph.

Deși nu atinge performanțele unor aplicații specializate (Microsoft Excel Chart, Corel Chart), ea oferă o gamă largă de operații referitoare la reprezentările grafice.

Inserarea unui grafic folosind aplicația Microsoft Graph se face parcurgând următorii pași:

– poziționează punctul de inserare acolo unde vrei să inserezi noul grafic;

– selectezi comanda Object … din meniul Insert. Pe ecran va fi afișată caseta de dialog Object, iar din lista Object type: selectezi valoarea Microsoft Graph 2000 Chart;

– apeși butonul OK pentru a insera obiectul. Obiectul inserat va arăta ca cel prezentat în imaginea următoare:

Figura 10.28. Obiect inserat cu Microsoft Graph

– în foaia de calcul trebuie să inserezi datele pe care vrei să le reprezinți grafic, deoarece datele inițiale sunt niște date fictive care ajută la desenarea unui model de grafic. Graficul se va modifica instantaneu pe măsură ce introduci noile valori.

Poți modifica aspectul graficului, apoi execuți un clic în exteriorul graficului.

Introducerea datelor în foaia de calcul (DataSheet)

La crearea unui grafic, foaia cu date conține un set de date fictive. Poți adăuga propriile date prin tastarea acestora în interiorul celulelor sau le poți copia dintr-un alt tabel sau foaie de calcul.

Înainte de a introduce date într-o celulă, trebuie ca celula respectivă să devină celulă activă. Pentru aceasta, execută clic pe celula respectivă sau folosește tastele săgeți pentru a schimba celula activă.

Graficul este reprezentarea grafică a informațiilor din fereastra Datasheet care conține niște valori implicite. Aceste valori pot fi șterse și în locul lor pot fi introduse alte valori.

Pentru ștergerea acestor valori:

1. Se selectează toate celulele tabelului.

2. Se aplică comanda Edit, Delete.

3. Pe ecran apare fereastra de dialog Delete din care se selectează opțiunea Entire row și se apasă pe butonul OK.

4. Fără a deselecta celulele se aplică din nou comanda Edit, Delete.

5. Pe ecran apare fereastra de dialog Delete din care se selectează opțiunea Entire column și se apasă pe butonul OK.

În continuare în fereastra Datasheet se introduc noile valori pe baza căruia se va genera graficul (dacă fereastra Datasheet nu apare pe ecran, ea poate fi afișată cu comanda View, Datasheet). La introducerea acestora se vor respecta următoarele reguli:

– etichetele (textele) ce vor fi folosite în grafic vor fi plasate în primele linii și coloane;

– valorile vor fi introduse în liniile sau coloanele corespunzătoare.

Pe baza unui tabel se pot crea două grafice diferite, în funcție de modul în care sunt generate seriile de date – pe linie sau pe coloană.

O serie de date este un set de valori care descrie evoluția unei mărimi sau a unui parametru. Toate valorile dintr-o serie sunt reprezentate prin bare de aceeași culoare. Dacă seriile sunt generate pe linii, în dreptul fiecărei linii din tabel apare simbolul seriei respective.

Dacă seriile sunt generate pe coloane, în dreptul fiecărei coloane din tabel apare simbolul seriei respective.

Modul de generare al seriilor poate fi modificat cu comenzile Data, Series in Rows, (pentru serii generate pe linii) și Data, Series in Columns (pentru serii generate pe coloană).

Tipul reprezentării grafice poate fi modificat prin intermediul comenzii Chart, Chart Type. Odată ales un tip de grafic, pot fi stabilite anumite particularități particulare, aplicând comanda corespunzătoare din meniul Chart.

Revenirea în Word se face aplicând un clic în afara spațiului de lucru Microsoft Graph (alcătuită din fereastra Datasheet și fereastra graficului). Dacă graficul nu este vizualizat în întregime, se parcurg următorii pași:

1. Se selectează graficul (aplicând un clic pe suprafața lui).

2. După selectare graficul este încadrat într-un dreptunghi care are în colțuri și la mijlocul laturilor marcaje de selectare. Poziționând cursorul pe unul din punctele de selectare, acesta capătă forma unor săgeți. Se trage de aceste săgeți în direcția dorită.

Dacă graficul este selectat și se apasă tasta <Delete>, atunci graficul va fi șters.

Schimbarea tipului de grafic

Datele din fereastra foii cu date sunt afișate automat sub forma unui grafic cu coloane. Există mai multe tipuri de grafice, iar fiecare tip conține unul sau mai multe subtipuri.

Pentru schimbarea tipul graficului trebuie să parcurgi următorii pași:

1. Inserează un grafic nou (eventual, modifică valorile din foaia cu date) sau execută dublu clic pe unul existent în document.

2. Selectează comanda Chart Type … din meniul Chart sau din meniul rapid. Este afișată caseta de dialog Chart Type, care are două fișe cu tipuri de grafice ca în imaginile următoare.

Figura 10.29. Fereastra Chart Type – fila Standard Types

Figura 10.30. Fereastra Chart Type – fila Custom Types

3. Din lista Chart Type: selectezi tipul de grafic, iar din partea dreaptă selectezi un subtip care să fie cât mai relevant pentru datele pe care vrei să le reprezinți. După selectarea subtipului, în partea de jos, este afișată o explicația privind modul de afișare al datelor în diagramă.

4. Execută clic pe butonul Press and Hold to View Sample (apasă și ține apăsat pentru a vedea un exemplu). Acesta permite previzualizarea graficului cu datele din foaia cu date, ca în imaginea următoare.

Figura 10.31. Fereastra Chart Type – opțiunea Press and Hold to View Sample

5. Execută clic pe butonul OK pentru a aplica graficul pe datele din foaia cu date.

Modificarea opțiunilor graficului

Opțiunile graficului sunt grupate în caseta de dialog Chart Options. Pentru a afișa această casetă de dialog trebuie să selectezi comanda Chart Options … din meniul Chart sau din meniul rapid.

Opțiunile care pot fi modificate pentru un grafic sunt grupate în șase file cu opțiuni. Acestea sunt:

1. Titles (titluri) – permite definirea titlurilor. Titlurile care pot fi definite sunt: titlul de ansamblu și titlurile pentru toate axele (în funcție de tipul de grafic ales setul de axe disponibile este altul).

Figura 10.32. Caseta de dialog Chart Options – fila Titles

2. Axes (axe) – afișează sau ascunde orice axă a graficului și selectează tipul scării de valori pe axa X.

Figura 10.33. Caseta de dialog Chart Options – fila Axes

3. Gridlines (linii de grilă) – afișează sau ascunde liniile de grilă principale sau secundare, pa axa X. Dacă lucrezi cu un grafic tridimensional, poți să modifici liniile de grilă și pereții în varianta bidimensională.

Figura 10.34. Caseta de dialog Chart Options – fila Gridlines

4. Legend (legendă) – modifică poziția legendei sau o ascunde complet.

Figura 10.35. Caseta de dialog Chart Options – fila Legend

5. Data Labels (etichete de date) – adaugă etichete pentru toate punctele de date, etichete care conțin valorile acestora.

Figura 10.36. Caseta de dialog Chart Options – fila Data Labels

6. Data Table (tabel de date) – afișează foaia de date în grafic.

Figura 10.37. Caseta de dialog Chart Options – fila Data Table

CAPITOLUL 11

MICROSOFT EXCEL

11. 1. NOȚIUNI DE BAZĂ

11. 1. 1. Modul de lucru în Micorsoft Excel

Mediul Microsoft Excel este o componentă Miscrosoft Office utilă pentru realizarea de aplicații în cele mai variate domenii. Ea permite folosirea unor funcții complexe pentru efectuarea calculelor tehnice, matematice, statistice și economice. Aceste calcule pot fi de la cele mai simple, precum totalul sau media valorilor pe un rând sau o coloană, la cele mai complexe, precum evaluarea duratei de amortizare a unei investiții sau întocmirea balanței în contabilitate. Gama largă de funcții financiare, multitudinea de tipuri de diagrame disponibile, puterea de sintetizare a rapoartelor și interfața prietenoasă fac din mediul Excel unul dintre cele mai utilizate programe.

Fiind o aplicație din pachetul Microsoft Office, Microsoft Excel prezintă o interfață asemănătoare cu editorul de text Microsoft Word având aceeași organizare a sistemului de meniuri și a barelor de instrumente.

Microsoft Excel este cel de-al doilea program pe scara popularității din suita de programe Office. Este un program din gama programelor de calcul tabelar permițând efectuarea prelucrărilor de date organizate sub formă de tabele în foi de calcul electronice. Microsoft Excel permite realizarea de calcule utilizând formule simple sau complexe, schimburi de informații între aplicații de același tip sau de tipuri diferite, reprezentări grafice etc.

Lansarea în execuție a aplicației Microsoft Excel

Aplicația Microsoft Excel se lansează în execuție în mai multe moduri:

clic pe butonul Start Programs Microsoft Office Microsoft Excel;

dublu clic pe pictograma aplicației Microsoft Excel de pe desktop

Figura 11.1. Lansarea în execuție a aplicației Microsoft Excel

După lansarea în execuție a programului, pe ecran apare fereastra Excel, prezentată în figura următoare:

Figura 11.2. Fereastra Microsoft Excel

La lansarea aplicației se va deschide un fișier nou reprezentând un caiet cu foi de calcul (WorkBook), alcătuit din mai multe foi de calcul (Sheet), prima dintre ele fiind cea activă.

La rândul său fiecare foaie de calcul conține linii și coloane care formează de fapt, un tabel.

Intersecțiile liniilor și coloanelor generează celule, în care utilizatorul introduce în timpul lucrului, diferite informații (numere, texte, formule). Fișierele create cu Microsoft Excel au extensia .xls.

Fiecare workbook conține inițial trei foi de calcul care pot fi modificate pe parcursul unei sesiuni de lucru. O foaie de calcul este formată din 256 de coloane și 65.536 de linii.

Codul atașat liniilor este 1,2,3 ………, iar cel al coloanelor este A, ……. Z, AA,…….. AZ, BA, ………BZ, ……. O celulă se află la intersecția unei linii cu o coloană, adresa acesteia fiind dată de litera coloanei și de numărul liniei pe care se află (exemplu: B10, C2).

Pentru închiderea aplicației, utilizați una dintre procedurile următoare:

1. Alegeți File, apoi Exit.

2. Apăsați combinația de taste Alt + F4.

3. Efectuați clic pe butonul de închidere situat în colțul din dreapta sus al ecranului, pe bara de titlu .

Pentru deschiderea unui fișier .xls existent pe hard disc, efectuați una dintre următoarele operații:

1. Alegeți Open din meniul File

2. Executați clic pe butonul Open de pe bara standard

3. Apăsați tastele CTRL+O.

Apoi selectați directorul care conține fișierul dorit, fișierul în cauză și ulterior acționați butonul Open.

Pentru salvarea unui document, puteți utiliza una dintre procedurile următoare:

1. Alegeți opțiunea Save as … din meniul File

2. Executați clic pe butonul Save de pe bara standard

3. Apăsați tastele CTRL+S

Pentru salvarea unui registru de foi de calcul sub alt format: .txt, .html etc., trebuie să specificați noul format în caseta Save as type din fereastra Save As.

În figura de mai jos sunt indicate principalele obiecte din spațiul de lucru, care în funcție de preferințele utilizatorului pot fi modificate extrem de ușor:

Figura 11.3. Principalele obiecte din spațiul de lucru Microsoft Excel

Elementele specifice sunt explicate pe larg în secțiunile ulterioare.

Principalele obiecte Excel

Unitatea de bază pentru memorarea datelor este caietul – workbook.

Un caiet este salvat ca un fișier cu extensia implicită .xls. Într-o sesiune Excel se pot deschide simultan mai multe caiete, fiecare fiind identificat prin numele său. Doar un caiet este activ la un moment dat, cel în care se lucrează. Fiecare caiet este afișat în cel puțin o fereastră proprie.

Un caiet Excel este format din mai multe foi – sheets. Există trei tipuri de foi:

foi de calcul – worksheets – cele care conțin datele primare și rezultatele prelucrărilor;

foi diagramă – chart sheets – care conțin grafice;

foi cu macro-uri – macro sheets – un tip special de foi de calcul, specifice unor versiuni anterioare ale aplicației, care permit memorarea unei succesiuni de acțiuni (macro); nu sunt utilizate direct în versiunea Excel 97 și următoarele.

La un moment dat este activă doar o foaie a caietului, cea în care se lucrează și care este afișată în fereastra activă.

O foaie de calcul este alcătuită din celule – cells – care sunt organizate în linii și coloane, similar unui tabel uzual. Coloanele sunt identificate prin litere: A, B, C etc.; liniile sunt identificate prin numere: 1, 2, 3 etc. În acest sistem de referință, fiecare celulă a foii de calcul este identificată printr-o combinație de tipul A1, litera indicând coloana iar numărul indică linia celulei referite. De exemplu, C4 indică celula aflată în coloana a 3-a (coloana C) și linia a 4-a.

O singură celulă este activă la un moment dat, celula care are cursorul aplicației pe ea, vizualizată cu un chenar diferit de restul celulelor. Figura de mai sus arată situația în care celula C4 este celula activă.

Se observă că adresa celulei active este afișată și în zona de adresă a barei de formule. Funcționalitatea completă a acestei zone este descrisă la navigarea în foaia de calcul.

O foaie de tip diagramă conține o singură imagine grafică produsă prin mecanismul de reprezentare a datelor sub formă grafică (diagramă, grafic de funcție, histogramă etc.) – charting.

11. 1. 2. Operarea cu principalele obiecte Microsoft Excel

În această secțiune sunt prezentate principalele operațiuni suportate de obiectele Excel, în special cele care privesc crearea unor elemente, eliminarea lor, navigarea între obiecte.

Caiete (workbooks)

Caietul este fișierul tratat de mediul Excel drept document principal. În foile caietului se înscriu datele și rezultatele prelucrărilor Excel, acestea sunt salvate și regăsite ca un singur fișier.

Atributele specifice unui caiet sunt:

numele, fiecare caiet are un nume propriu, unic în folder-ul unde este salvat;

deschiderea, un caiet poate fi deschis sau nu într-o sesiune Excel; doar caietele deschise pot fi prelucrate;

activarea, dintre toate caietele deschise în sesiunea Excel, doar unul poate fi activ la un moment dat; caietul activ primeste direct comenzile efectuate de la tastatură.

Un nou caiet se obține prin comanda New (Nou) din meniul File (Fișier). Comanda deschide un dialog, care permite selectarea unui model pentru noul caiet creat.

În general, un caiet complet gol se obține prin selectarea intrării Workbook. Același efect se obține prin acționarea uneltei New (Nou) de pe bara de unelte Standard, având iconița .

În fișa Spreadsheet Solutions se găsesc caiete predefinite dedicate anumitor prelucrări specifice. Numărul acestora poate fi diferit după instalările efectuate.

Numele unui caiet

Denumirea unui caiet, respectând convențiile din mediul Windows, poate fi fixată în mediul Excel prin comanda Save As (Salvare ca) din meniul File (Fișier). Dialogul afișat permite stabilirea numelui sub care se salvează caietul precum și formatul fișierului salvat.

Figura 11.4. Caseta de dialog Save As

Deschiderea unui caiet

Un caiet existent se deschide prin comanda Open (Deschidere) din meniul File (Fișier). Dialogul afișat este similar celui de deschidere a unui document în altă aplicație Office (sau aplicație Windows, în general). Comanda poate fi dată și prin iconița .

Activarea unui caiet

O listă a tuturor caietelor deschise în sesiunea Excel curentă se găsește la baza meniului Windows. Clic pe numele caietului dorit, sau tastarea numărului din fața numelui, realizează activarea acelui caiet.

Prin combinația de taste CTRL+F6 (sau CTRL+SHIFT+F6) se trece de la un caiet deschis la altul în sensul crescător al numerelor (sau invers), lista fiind parcursă circular.

Închiderea unui caiet

Închiderea se realizează prin comanda Close (Închidere) din meniul File (Fișier). Dacă de la ultima salvare a caietului s-au mai făcut modificări în caiet, este afișat un dialog prin care utilizatorul poate decide asupra salvării acestor modificări.

Terminarea aplicației Excel (prin comanda Exit (Ieșire) din meniul File (Fișier) determină închiderea tuturor caietelor deschise, cu eventuala salvare decisă de utilizator.

Salvarea unui caiet

Memorarea caietului pe disc are loc la comanda Save (Salvare) din meniul File (Fișier), comandă dublată de unealta Save (Salvare) figurată prin iconița .

În cazul în care caietul este la prima salvare se afișează dialogul de la Save As (Salvare ca), pentru atribuirea unui nume.

Foi de calcul (worksheets)

Asupra foilor dintr-un caiet se pot efectua operațiuni cum ar fi inserarea unei noi foi, eliminarea unei foi, modificarea ordinii din caiet, stabilirea imaginii de fundal etc. Este important de reținut că fiecare foaie a unui caiet poate avea un nume distinctiv (implicit se acordă denumirile Foaie1 (Sheet1, Sheet2 etc.), poate fi vizibilă sau ascunsă și că doar o foaie este activă la un moment dat. În cazul existenței mai multor caiete deschise, pentru a activa o anumită foaie se va activa mai întâi caietul care o conține.

Activarea unei foi

Toate foile vizibile ale caietului sunt reprezentate prin cotoarele (fișele) înșiruite în partea stângă a barei de defilare orizontală.

Foaia activă este prezentată în listă cu o culoare deschisă. Clic pe un cotor realizează activarea foii selectate.

Butoanele de navigare situate în stânga permit defilarea listei cotoarelor în locul rezervat.

Din tastatură, combinația CTRL+PgDn activează foaia următoare din listă, CTRL+PgUp activează foaia precedentă.

Inserarea unei foi de calcul

O foaie de calcul nouă se poate insera prin comanda Worksheet (Foaie de lucru) din meniul Insert (Inserare). Noua foaie este inserată înaintea foii active în momentul comenzii și devine foaia activă.

Figura 11.5. Comanda Worksheet

Eliminarea unei foi de calcul

Pentru eliminarea unei foi, aceasta trebuie să fie foaia activă și se dă comanda Delete Sheet (Ștergere Foaie) din meniul Edit (Editare) (nu există Undo pentru această operațiune).

Figura 11.6. Comanda Delete Sheet

Vizibilitatea unei foi de calcul

Pentru a modifica atributul de vizibilitate, se dă comanda Sheet (Foaie) din meniul Format. Se afișează submeniul din imaginea de mai jos. Comanda Hide (Ascundere) produce ascunderea foii active. Comanda inversă, Unhide… (Reafișare… ), deschide un dialog de unde se selectează foaia ascunsă care devine vizibilă. Comanda este activă doar dacă există foi ascunse.

Figura 11.7. Comanda Hide/Unhide…

Numele unei foi de calcul

O organizare corectă a caietului presupune denumirea sugestivă a foilor. Inițial, fiecare foaie are un nume acordat în mod automat. Acest nume poate fi schimbat prin:

– comanda Rename (Redenumire) din submeniul afișat la Sheet (Foaie) din meniul Format; sau prin

– dublu clic pe cotorul foii, caz în care numele afișat devine editabil și se poate trece o nouă denumire.

Ordinea foilor în caiet

Dacă se dorește modificarea ordinii în care sunt aranjate foile unui caiet, se poate proceda prin – agățarea cotorului foii care se mută și tragerea în lista foilor până la locul dorit; în timpul operațiunii de drag-and-drop, o linie verticală arată locul unde se așează foaia dacă se eliberează butonul mouseului, – comanda Move or Copy Sheet… (Mutare sau copiere foaie…) din meniul Edit (Editare) afișează un dialog care permite mutarea/copierea foii active în caietul activ sau în alt caiet.

Figura 11.8. Comanda Move or Copy Sheet…

Formatarea unei foi

Aspectul unei foi de calcul poate fi modificat prin stabilirea fundalului foii, a prezenței/absenței grilei. În afara acestor formatări cu caracter global, liniile, coloanele, celulele dintr-o foaie se pot formata separat.

Figura 11.9. Fereastra de dialog Sheet Background

Fundalul – comanda Background, din submeniul afișat la Sheet din meniul Format permite pavarea fundalului foii de calcul cu o imagine stabilită de utilizator. Comanda afișează dialogul pentru stabilirea fișierului cu imaginea.

Linii (rows), coloane (columns)

Deși sunt considerate uzual ca mulțimi de celule (și formatate ca atare), liniile și coloanele unei foi de calcul pot suporta acțiuni specifice privind vizibilitatea și dimensiunea ajustabilă (înălțimea pentru o linie, lățimea pentru o coloană).

Acțiunile sunt inițiate, în general, din meniul Format, intrările Row și Column. Anteturile sunt vizibile dacă este marcată caseta de control Row & column headers din fișa View a dialogului Options, meniul Tools.

Figura 11.10. Fereastra de dialog Options

Formatarea liniilor/coloanelor

Comanda Row din meniul Format afișează un submeniu, reprezentat în figura de mai jos, prin care se poate controla vizibilitatea și dimensiunea liniei curente, sau a liniilor selectate.

Figura 11.11. Comanda Format → Row

Height – deschide dialogul pentru fixarea înălțimii liniilor selectate. Înălțimea se dă în puncte tipografice. În mod implicit, înălțimea este ajustată automat după dimensiunea fontului utilizat la scrierea datelor.

AutoFit – realizează o ajustare automată a înălțimii liniei astfel încât să fie afișată în întregime informația din orice celulă de pe liniile selectate.

Hide – liniile selectate sunt ascunse.

Unhide – liniile ascunse din Domeniul de linii selectate sunt făcute vizibile. Pentru ca operațiunea să fie cea dorită se va selecta un domeniu de linii care să includă la propriu liniile ascunse care se reafișează. O linie ascunsă nu-și pierde informația și formatarea.

Comanda Column din meniul Format afișează un submeniu, reprezentat în figura de mai jos, prin care se poate controla vizibilitatea și dimensiunea coloanei curente, sau a coloanelor selectate.

Figura 11.12. Comanda Format → Column

Width… – deschide dialogul pentru stabilirea lățimii coloanelor selectate. Se poate considera, în general, că lățimea se indică în caractere afișate (deși, teoretic, calculul este diferit: media lățimii cifrelor de la 0 la 9 din fontul standard care încape în celulă).

AutoFit Selection – realizează o ajustare automată a lățimii coloanelor astfel să poată fi afișate integral informațiile selectate.

Hide – coloanele selectate sunt ascunse.

Unhide – coloanele ascunse din domeniul de coloane selectate sunt făcute vizibile.

Standard Width… – permite stabilirea lățimii implicite a coloanelor foii de calcul.

Dimensiunea liniilor/coloanelor

O procedură de modificare a acestor dimensiuni este prezentată anterior (meniul Format → Row/Column → Height/Width).

Modificarea dimensiunilor se poate efectua și prin tragerea limitelor din dreapta (pentru o coloană) sau de jos (pentru o linie) cu mouse-ul, într-o operațiune drag-and-drop. O linie despărțitoare este agățată doar într-o zonă antet și agățarea este indicată de transformarea cursorului mouse-ului într-un cursor cruce.

Dacă sunt selectate mai multe linii sau coloane, tragerea ultimei linii despărțitoare are efect pe toate elementele selectate.

Selectarea liniilor și coloanelor

O linie se consideră selectată pentru o operațiune pe linii atunci când celula activă este în linia respectivă. Pentru a selecta linii multiple, se utilizează selecție uzuală pe anteturile de linii: tragerea cu mouse-ul în timp ce este acționată simultan tasta SHIFT (selecție contiguă) sau CTRL (selecție pe sărite).

O coloană se consideră selectată pentru o operațiune pe coloane atunci când celula activă este în coloana respectivă. Pentru a selecta coloane multiple, se utilizează selecție uzuală pe anteturile de coloane: tragerea cu mouse-ul în timp ce este acționată simultan tasta SHIFT (selecție continuă) sau CTRL (selecție pe sărite).

Celule (cells)

Elementele de bază ale unei foi de calcul sunt celulele. O celulă, caracterizată de coloana și linia pe care se află, este locul în care se poate înscrie (deci memora) o informație (dată primară sau rezultat al unei prelucrări). Imaginea intuitivă corectă este aceea a unui container care poate primi o încărcătură. Analogia merge mai departe prin aceea că, similar containerului, o celulă poate avea o formatare proprie, independentă în general de conținut. Sunt însă situații în care un atribut al celulei se aplică automat datelor înscrise în celulă.

Datorită complexității subiectului, în această secțiune nu se discută decât unele aspecte, legate în special de formatarea celulei ca recipient. Restul aspectelor se vor prezenta în secțiunile dedicate informațiilor din foaia de calcul.

Selectarea celulelor

Prin tragerea mouse-ului se realizează selectarea unui domeniu dreptunghiular de celule. Același efect se obține prin acționarea tastelor de direcție în timp ce tasta SHIFT este apăsată. Pentru selectarea unui domeniu multiplu (format din mai multe domenii dreptunghiulare disjuncte) se selectează cu mouse-ul primul domeniu, următoarele selecții efectuându-se cu tasta CTRL apăsată.

Celula activă se consideră întotdeauna selectată, cele mai multe operațiuni care presupun o selecție efectuându-se în mod uzual doar pentru celula activă.

La selectarea unei linii (coloane), toate celulele acelei linii (coloane) se consideră selectate pentru operațiunile pe celule.

Inserarea unor noi celule

Atunci când este necesar, datorită unei omisiuni în structurarea datelor, să se introducă noi celule în foaia de calcul activă, se va da comanda Cells din meniul Insert. Prin natura foii de calcul, noile celule trebuie să-și facă loc prin deplasarea celulelor deja existente.

Direcția deplasării celulelor existente, cu tot cu conținutul lor, este stabilită prin selectarea opțiunii dorite din dialogul afișat mai jos.

Figura 11.13. Caseta de dialog Insert

Shift cells right – celulele existente sunt deplasate spre dreapta;

Shift cells down – celulele existente sunt deplasate în jos;

Entire row – se introduce o linie în întregime (deasupra liniei cu celula activă);

Entire column – se introduce o coloană nouă (la stânga coloanei cu celula activă).

În cazul selectării mai multor celule, la comanda Insert → Cells se vor adăuga atâtea celule câte sunt selectate.

După adăugarea noilor celule are loc o renumerotare automată a liniilor și coloanelor foii de calcul, doar deplasarea informațiilor arătând realizarea operațiunii.

Eliminarea unor celule

Selectăm celula sau grupul de celule pe care dorim să le ștergem. Clic pe comanda Delete (Ștergere) din meniul Edit (Editare). Se afișează un dialog prin care se stabilește cum se umple locul gol lăsat.

Figura 11.14. Caseta de dialog Delete

Shift cells left – locul este ocupat prin deplasarea celulelor spre stânga;

Shift cells up – locul este ocupat prin deplasarea celulelor în sus;

Entire row – se elimină întreaga linie;

Entire column – se elimină întreaga coloană.

După eliminarea celulelor selectate și recompactarea foii se renumerotează în mod automat coloanele și liniile.

Curățarea (eliberarea) unor celule

Deoarece formatul unei celule, considerată container, este diferit de conținutul celulei, eliminarea informațiilor din celulă (ștergerea) este diferită de eliminarea formatului. Există astfel mai multe operațiuni de „ștergere”, toate fiind accesibile prin intermediul comenzii Clear din meniul Edit. În figura de mai jos se observă submeniul afișat de comandă, cu următoarele intrări:

All – se elimină formatele, conținutul și comentariile atașate celulelor selectate;

Formats – se elimină doar formatele celulelor selectate;

Contents – se elimină doar conținutul celulelor selectate. Pentru această ștergere se poate utiliza tasta DEL;

Comments – se elimină comentariile atașate celulelor selectate.

Figura 11.15. Comada Clear

Formatarea celulelor

Dintre formatele care pot fi aplicate celulelor discutăm aici despre stabilirea chenarelor și umplerea fundalului cu o textură. Alte formate, deși sunt atașate celulelor, se aplică mai degrabă conținutului. Comanda principală este Cells din meniul Format, după ce s-au selectat celulele necesare.

Figura 11.16. Caseta de dialog Format Cells

Chenare

Grila care poate fi vizualizată pe o foaie de calcul nu constituie o liniatură adecvată pentru date structurate în tabele. Caracterul uniform al grilei nu este de ajutor în acest caz, ca și în toate cazurile similare (zone distincte de informații, titluri etc.). Se va vedea la prezentarea operațiunii că grila poate fi omisă la tipărire.

Pentru a stabili un chenar propriu pentru un domeniu de celule (posibil o singură celulă) acesta se va selecta în prealabil. În dialogul Format Cells afișat la comanda Cells din meniul Format se alege fila Borders. Imaginea următoare arată aspectul casetei de dialog în acest caz.

Figura 11.17. Caseta de dialog Format Cells – fila Border

În grupul Presets se poate alege o formă predefinită de liniatură: None – fără linii, Outline – chenar exterior, Inside – liniatură interioară.

În grupul Border se poate construi o liniatură personalizată prin acționarea butoanelor marginale sau prin click pe linia interioară vizată în zona de vizualizare a rezultatului.

În grupul Line se poate alege modelul de linie (în Style) și culoarea liniei (în Color). Opțiunile alese aici se aplică la acțiunile următoare efectuate în grupul Presets sau Border. Se pot defini astfel chenare care să aibă atribute diferite ale liniilor componente.

Texturi de umplere

Fundalul celulelor selectate poate fi umplut cu un model (culoare simplă sau hașurată) în mod independent de fundalul foii de calcul. În acest mod se pot evidenția anumite zone de informații.

Comanda este Cells din meniul Format urmată de activarea filei Patterns.

În Color se selectează o culoare pentru fundal, în Pattern se selectează tipul și culoarea de hașurare din fereastra deschisă la acționarea butonului. O culoare simplă se obține prin fixarea în Color și alegerea Solid (prima opțiune) la Pattern (sau, de obicei, Automatic).

Zona Sample prezintă rezultatul alegerilor efectuate. O culoare simplă de fundal poate fi obținută și prin acționarea uneltei Fill Color de pe bara de unelte Formatting. Unealta are iconița . Deschiderea listei derulante afișează o fereastră identică opțiunii Color din imaginea anterioară.

Figura 11.18. Caseta de dialog Format Cells – fila Patterns

Atribuirea de nume unor domenii de celule

Pentru poziționarea rapidă în foile de calcul complexe, ca și pentru facilitarea referirii la anumite informații, este util să se atribuie denumiri la domeniile importante de celule. Dacă asimilăm foaia de calcul cu memoria unui calculator, crearea unei denumiri este similară introducerii unei variabile într-un limbaj de programare. Ulterior, conținutul domeniului respectiv poate fi referit prin denumirea domeniului. Această ultimă remarcă atrage atenția asupra faptului că multe dintre acțiunile mediului Excel sunt funcție de context (denumirea poate servi la poziționarea foii, dar și la referirea conținutului, în funcție de contextul utilizării denumirii).

Figura 11.19. Caseta de dialog Format Cells – fila Patterns

Pentru atribuirea unui nume se selectează zona vizată și se dă comanda Name din meniul Insert. Se afișează dialogul din figura alăturată, fiecare intrare inițiază un alt mecanism de creare a unor denumiri.

11. 2. UTILIZAREA FORMULELOR ȘI FUNCȚIILOR

11. 2. 1. Tipuri de date

Într-o foaie de calcul Excel se pot utiliza:

date numerice,

date calendaristice și

date de tip text.

Pentru a introduce într-o celulă o dată (de orice tip ar fi), se activează celula prin clic sau orice tip de poziționare în foaia de calcul, se tastează data dorită și se termină operațiunea cu ENTER (cursorul se mută pe linia următoare a aceleiași coloane), cu TAB (cursorul se mută pe coloana următoare a aceleiași linii) sau clic în altă celulă a foii. Este de notat că nu se poate lucra în altă celulă până când nu se termină introducerea curentă.

Constante de tip numeric

În Microsoft Excel o constantă numerică poate conține doar caracterele: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + – ( ) , / $ % , șirul format trebuind să aibă semnificație de valoare numerică (de exemplu, 12; -123.45; 123%; 2/3; 10 1/4 etc.). Utilizarea caracterului separator între partea întreagă și partea zecimală depinde de opțiunile efectuate în Regional Settings din Control Panel, în mediul Windows. Combinațiile de caractere nerecunoscute drept numere sunt tratate drept text.

Toate numerele sunt aliniate în mod implicit la dreapta.

În mediul Excel se acceptă (și se recunosc) mai multe forme ale datelor numerice, explicate în continuare în secțiunea dedicată formatării datelor. Trebuie însă reținut că formatul unui număr, de exemplu, nu afectează valoarea numărului, ci doar forma afișată a valorii numărului. Indiferent de forma numărului, Excel reține întotdeauna 15 cifre semnificative.

Constante de tip dată calendaristică

Observație. Prin dată se înțelege o dată calendaristică (cum ar fi 1/02/2006), iar prin timp se înțelege o dată orară (cum ar fi 08:55). Prin dată calendaristică se poate înțelege uneori și combinația dată+timp (cum ar fi 1/02/2006 08:55)

Microsoft Excel tratează datele și timpii din punctul de vedere al reprezentării interne drept numere. Data este reținută în partea întreagă iar timpul în partea fracționară. Forma externă, cea afișată în foaia de calcul, depinde de formatul ales pentru respectiva valoare, formatul datelor și timpilor fiind prezentat în secțiunea privind formatarea valorilor din celule. Din această cauză, cu date și timpi se pot efectua unele operațiuni aritmetice (adunare, scădere) dar se pot produce și erori în cazul mixării datelor numerice propriu-zise cu cele calendaristice și orare.

În mod implicit, o dată sau timp este aliniată în celulă la dreapta, alinierea la stânga (dacă nu este cerută explicit) indică nerecunoașterea șirului tastat drept dată sau timp.

Selectarea bazei de numărare a datelor se realizează prin Options (Opțiuni) din meniul Tools (Instrumente), fișa Calculation (Calcul).

Figura 11.20. Caseta de dialog Options – fila Calculation

Constantele de tip dată se pot tasta drept șiruri de caractere de forma:

– mm/dd/yyyy, unde mm este numărul lunii, dd este ziua, yyyy este anul (cu 2-4 cifre); de exemplu 1/12/10 reprezintă 12 decembrie 2010, 02/03/2010 reprezintă 3 februarie 2010 etc.;

– mmm-dd-yyyy, dd-mmmm-yyyy, unde mmmm reprezintă denumirea lunii, prescurtată sau nu, în engleză, iar dd și yyyy au semnificația de mai sus; de exemplu, 12-jan-2010 reprezintă 12 ianuarie 2010, jan-10 reprezintă ianuarie 2010 etc.

Constantele de timp se introduc separând orele, minute și secundele (dacă există) prin caracterul „:”. De exemplu, 12:25, 12:25:30 etc.

Timpul este bazat în mod implicit pe 24 de ore. Pentru a utiliza un timp bazat pe 12 ore se lasă un spațiu și se tastează AM sau PM, cum ar fi 3:10 PM sau 11:25 AM.

Constante de tip text

Orice combinație de caractere care nu este recunoscută drept un număr sau o dată/timp este tratată de Microsoft Excel drept o constantă de tip text. Un text este aliniat, în mod implicit, la stânga.

Observație. Atunci când se dorește ca un șir de caractere să fie recunoscut drept text indiferent de eventuala asemănare cu un număr/dată/ timp, se va formata celula drept Text și apoi se introduce șirul dorit.

Pentru trecerea forțată la rândul următor, în aceeași celulă, se va tasta ALT+ENTER.

Formatarea informațiilor din celule

Informația înscrisă într-o celulă, constantă sau obținută printr-o formulă, poate fi formatată atât pentru a avea o imagine corectă (număr de zecimale, dată calendaristică și nu numerică etc.), cât și pentru a fi receptată mai ușor de utilizatorul foii de calcul. După cum s-a mai spus, formatarea nu schimbă valoarea informației și orice altă formatare este posibilă ulterior.

În înțelegerea formatării și comportării foii de calcul, trebuie să se rețină că deși formatul se aplică informației, el este atașat celulei care conține informația. Prin urmare dacă se șterge doar conținutul celulei, orice nou conținut va primi formatul existent în momentul ștergerii.

Doar eliminarea formatului atașat celulei (comanda Clear din meniul Edit, opțiunea All sau Formats) conduce la refacerea formatării implicite.

Comanda principală este Cells din meniul Format. Cele trei fișe de interes pentru această secțiune sunt Number, Alignment și Font, descrise în continuare.

Formatarea efectuată se aplică tuturor celulelor selectate în momentul comenzii (deci cel puțin celulei active).

Formatul numerelor

Aspectul informațiilor numerice sau calendaristice este stabilit de fișa Number (Număr) a dialogului Format Cells (Format Celule). Organizarea generală este aceea a unei liste de clase de formate Category (Categorie), fiecare selecție afișând opțiuni specifice clasei respective. Imaginea alăturată arată opțiunea Number și atributele asociate.

Figura 11.21. Caseta de dialog Format Cells – fila Number – opțiunea Number

Opțiunile utilizate mai frecvent sunt prezentate pe scurt în continuare.

General (General) – informația este afișată potrivit formatului implicit, Excel stabilind tipul cel mai probabil de dată.

Number (Număr) – se fixează numărul de zecimale în Decimal places, prezența separatorilor grupelor de trei cifre în Use 1000 Separator și se alege forma numerelor negative.

Currency (Simbol monetar) – este un format specific datelor financiare. Pe lângă stabilirea numărului de zecimale și a formei numerelor negative, se poate stabili simbolul monetar care este atașat valorii numerice. În lista derulantă Symbol se poate selecta practic orice simbol monetar.

Accounting (Contabil) – este un format similar celui precedent, dar se realizează o aliniere verticală la punctul zecimal a sumelor înscrise.

Date (Dată) – permite alegerea unui format pentru o dată calendaristică. Lista Type din dreapta figurii alăturate oferă o imagine a opțiunilor disponibile. Se observă existența tipurilor mixte (date + timp).

Figura 11.22. Caseta de dialog Format Cells – fila Number – opțiunea Date

Time (Timp) – permite stabilirea unor formate pentru date orare.

Percentage (Procent) – acest format înmulțește conținutul celulei cu 100 și adaugă simbolul de procent. De exemplu, 0.1 arată cu acest format 10%. Este de reținut că numărul inițial este sub formă zecimală.

Fraction (Fracție) – permite operarea cu numere scrise sub formă de fracții ordinale (2/5, 12 3/4 etc.). Formatul dorit se alege dintr-o listă disponibilă.

O constantă se poate introduce direct sub această formă dacă se tastează partea întreagă, un spațiu și partea fracționară, 2 1/2. Pentru a nu fi identificată implicit o dată calendaristică, partea întreagă se trece chiar dacă este nulă, deci 0 3/4.

Scientific (Științific) – permite scrierea numerelor cu utilizarea notației științifice: 1e+3 este 1000 etc.

Text (Text) – stabilește formatul de text pentru informația din celulă.

Alinierea informațiilor

Aspectul general al foii de calcul este dependent de alinierile stabilite pentru informațiile din celule (astfel un titlu trebuie să fie centrat, unele date numerice se vor centra pe verticală dacă linia este prea înaltă etc.). Tot în acest set de probleme se înscrie și scrierea informației pe mai multe rânduri în aceeași celulă, ca și orientarea textului.

Comanda principală este Cells (Celule) din meniul Format. Fișa Alignment (Aliniere) a dialogului Format Cells (Format Celule) conține toate controalele necesare pentru aliniere, orientare și defilare.

În grupul Text control se pot fixa defilarea textului în celulă (înălțimea liniei se mărește corespunzător până se afișează tot conținutul) – Wrap text (Încadrare text), ajustarea automată a dimensiunii fontului pentru ca toată informația să fie vizibilă – Shrink to fit (Potrivire prin reducere), fuzionarea celulelor selectate într-o sigură celulă – Merge cells (Îmbinare celule). Ultima opțiune este utilă atunci când se intenționează scrierea unor titluri.

Figura 11.23. Caseta de dialog Format Cells – fila Alignment

În zona Orientation (Orientare) se poate stabili orientarea textului prin tragerea caroului roșu la o altă înclinare sau prin indicarea directă a numărului de grade.

În Text alignment (Orientare text) se poate alege un mod de aliniere pe orizontală, în lista Horizontal, și un mod de aliniere pe verticală în lista Vertical. Există mai multe tipuri de alinieri pe orizontală, vezi figura de mai jos.

Figura 11.24. Caseta de dialog Format Cells – fila Alignment – opțiunea Text alignment

Dintre acestea, cea mai specială este Center Across Selection, care produce centrarea textului din prima celulă pe întreaga zonă selectată. Informația rămâne conținută în prima celulă. Pe verticală, informația poate fi centrată sau aliniată sus/jos.

Stabilirea fontului

Comanda Cells (Celule) din meniul Format deschide dialogul Format Cells. Fila Font din acest dialog permite selectarea fontului utilizat în celulele selectate. Dialogul este similar celor de fixare a fontului în alte aplicații Office.

Figura 11.25. Caseta de dialog Format Cells – fila Font

11. 2. 2. Funcții și calcule în Excel

Mediul Excel oferă peste 200 de funcții predefinite care permit efectuarea de calcule și scrierea de formule pentru cele mai variate domenii de lucru: contabilitate, marketing, inginerie etc.

Din punctul de vedere al utilizatorului foilor de calcul, funcțiile sunt elemente care se aplică unor argumente și returnează o valoare.

Denumirea funcției este un cuvânt cheie al mediului Excel, mnemonica ce sugerează (în limba engleză) rolul funcției.

Argumentele sunt valorile care se folosesc pentru efectuarea calculelor.

Cele mai importante caracteristici ale acestora sunt:

– argumentele pot fi precizate prin valoare sau prin adresa celulelor al căror conținut se ia în considerare. Se pot folosi toate tipurile de adresare permise de Excel (referințe relative, absolute, mixte, tridimensionale, în stil A1 sau R1C1, nume de domenii etc.);

– la copierea sau mutarea celulelor care conțin funcții, are loc actualizarea argumentelor, prin modificarea corespunzătoare a adreselor;

– argumentele pot fi de orice tip permis în Excel, conform cu rolul și sintaxa funcției utilizate;

– argumentele funcțiilor pot fi obligatorii sau opționale;

– argumentul unei funcții poate fi o altă funcție, având loc astfel imbricarea funcțiilor pe mai multe nivele.

În modul implicit de vizualizare, la activarea unei celule care conține o funcție, valoarea returnată de funcție apare ca valoare a celulei; similar cu cazul formulelor, zona de editare de pe bara de formule vizualizează denumirea și argumentele funcției.

În principal, există următoarele modalități de introducere a funcțiilor:

direct: în acest caz se scriu direct în zona de editare atât cuvântul cheie care desemnează funcția cât și adresele celulelor care reprezintă argumentele; modalitatea este dificilă deoarece presupune ca utilizatorul să cunoască exact toate sintaxele corecte;

utilizând aplicația integrată Function Wizard astfel:

– se lansează Function Wizard prin Insert\Fuction sau acționând butonul ;

– se alege tipul funcției (Function Category);

– se alege cuvântul cheie care desemnează funcția (Function Name);

– se trece la următoarea fereastră de dialog (<Next >);

– se completează argumentele prin selectarea din foaia de calcul a celulelor și/sau a domeniilor corespunzătoare;

– se încheie dialogul (<Finish>),

– se validează funcția.

prin combinarea convenabilă a celor două metode prezentate.

Principalele tipuri de funcții implementate în mediul Excel sunt: Financial, Date&Time, Math&Trig, Statistical, Lookup&Reference, Database, Text, Logical, Information, Engineering, UserDefined.

Pentru a efectua calcule (transformări) ale datelor înscrise în foile de calcul se plasează cursorul (celula activă) în locul unde se va înscrie rezultatul, se va tasta formula care efectuează calculul și se termină operațiunea prin Enter. Sistemul Excel recunoaște drept formulă orice expresie care începe cu semnul =, construită după regulile uzuale din prelucrarea datelor din operanzi-constante, operanzi-referințe la alte celule, referințe de funcții, operatori uzuali. De exemplu: =A2+3, =sin(B4)+cos(C3) etc.

Figura 11.26. Exemplu de formulă

În figura alăturată se observă că adunarea numerelor situate în celulele B3 și C3 și trecerea rezultatului în celula D3 se efectuează prin:

plasarea în D3;

scrierea formulei, care începe întotdeauna cu caracterul “=”;

terminarea prin apăsarea tastei Enter.

în celula D3 se afișează rezultatul calculului indicat.

Este de remarcat că în bara Formula se afișează expresia formulei scrise în celula activă (dacă este cazul). În figură, celula activă este D3 și se afilează, prin urmare, expresia calculată.

În configurarea uzuală, efectuarea calculului este imediată, dar sistemul se poate configura încât recalcularea formulelor să se efectueze doar la cererea utilizatorului (pentru economie de timp). De menționat că modificarea valorii celulelor referite în formulă nu necesită rescrierea formulei: recalcularea foii va reflecta în rezultat(e) noile valori.

În operațiunea de scriere a unei formule de calcul, operanzii se pot scrie:

– direct – este cazul tuturor operanzilor, dar singurul mod permis pentru constante;

– dinamic – este cazul referințelor la celule (domenii de celule); dacă în locul rezervat unei referințe se efectuează un click în celula referită (sau se selectează domeniul necesar), atunci referința este trecută automat în formulă, după care formula poate fi continuată în mod uzual; o selecție similară se poate efectua prin acționarea tastelor direcționale;

– inserarea unei funcții – prin comanda Function din meniul Insert se deschide, acolo unde este nevoie, dialogul prin care se inserează valoarea unei funcții, mecanism explicat în continuare.

Utilizarea unei funcții

O funcție poate fi utilizată prin apelarea ei într-o formulă. Apelul se face în mod uzual, prin numele funcției urmat de parametri.

De exemplu, includerea expresiei SUM(A1:A4) într-o formulă are ca efect calculul sumei valorilor din primele patru celule ale coloanei A și utilizarea rezultatului în formula respectivă. Referirea unei funcții necesită prin urmare cunoașterea numelui și a numărului de parametri necesari.

În cazul în care utilizatorul nu știe pe de rost aceste elemente definitorii ale funcției, se poate utiliza meniul adecvat din mediul Excel. Comanda Function din meniul Insert realizează conducerea utilizatorului spre o corectă referire a funcției.

Figura 11.27. Caseta de dialog Insert Function

Se observă că în partea de sus se va selecta categoria de funcții (lista Function category). În funcție de clasa aleasă, în partea de jos (lista Function name) apar denumirile funcțiilor disponibile în această clasă. Este de remarcat și textul explicativ atașat funcției selectate în lista de jos. Continuarea dialogului se face prin apăsarea tastei Enter sau a butonului OK, dialogul ulterior fiind specific funcției selectate.

Dacă, spre exemplificare, presupunem că s-a selectat funcția de calcul a mediei aritmetice (AVERAGE), dialogul este prezentat în figura următoare.

Figura 11.28. Caseta de dialog Function Arguments – opțiunea AVERAGE

Se observă zonele în care trebuie să se introducă valorile (cazul din zona Number2 – valoare unică, sau din zona Number3 – un tablou de valori), sau referințele la valori, pentru care se calculează media aritmetică. De remarcat că referințele se pot da specificând denumirea dată domeniului valorilor (cazul ilustrat în zona Number1) sau zona din foaia de calcul (caz ilustrat în zona Number4). Indicarea zonei se poate efectua prin selectarea dinamică (se trage mouse-ul peste zona respectivă). Pentru selectarea dinamică există unealta specifică acționată prin butonul din dreapta fiecărei zone editabile: acționarea acelui buton reduce dialogul la o suprafață minimă, astfel încât devine vizibilă o mai mare porțiune a foii de calcul.

În acest dialog se observă atât textul explicativ, cât și butonul din stânga jos care oferă posibilitatea obținerii unor explicații mai largi (formulele de calcul, utilizare etc.) despre funcția aleasă. Rezultatul funcției (pentru argumentele fixate în acel moment) este afișat în zona Formula result. Este de remarcat că dialogul va afișa întotdeauna o zonă liberă prin redimensionarea lui, astfel încât se pot completa până la 30 de argumente.

În concluzie, apelul unei funcții poate fi realizat prin:

– scrierea într-o formulă a expresiei “funcție (argumente)”; sau

– inițierea dialogului de inserare a funcției prin meniul Insert.

Inserarea unei funcții de tip tablou

Pentru funcțiile care au ca rezultat un tablou de date (de exemplu funcția care calculează produsul a două matrice) procedura de inserare este oarecum diferită:

– se selectează zona care va conține rezultatele (zona trebuie să fie suficient de întinsă, în caz contra se vor trece doar atâtea rezultate cât se poate);

– se tastează formula care conține referința la funcția tablou;

– se termină operațiunea prin apăsarea combinației de taste Ctrl+Shift+ Enter.

Calcularea foii de calcul

O foaie de calcul devine, prin inserarea de formule, o zonă complexă de lucru în care este păstrată automat evidența referințelor din formule sau argumente de funcții, astfel încât foia poate fi adusă oricând la o stare de consistentă în sensul că toate formulele sunt recalculate pentru a corespunde valorilor actualizate ale argumentelor. Acest proces este referit drept calcularea foii de calcul.

Pentru foile de mici dimensiuni calcularea se poate face în mod automat, cu alte cuvinte orice modificare a foii produce calculele necesare pentru ca foaia să rămână consistentă.

Pentru foile complexe acest fapt poate produce o operare greoaie, datorită efectuării repetate a unor calcule parțiale neimportante. În asemenea cazuri este indicată calcularea manuală a foii, efectuată doar la dorința utilizatorului. Această procedură trebuie însă aplicată cu atenție întrucât poate distorsiona receptarea informațiilor (un utilizator obișnuit cu calcularea automată poate avea impresia că nu se aplică corect formulele din foaie).

Pentru a vizualiza rezultatele corecte se va cere în prealabil calcularea foii.

Modul de calcul a caietului se fixează prin comanda Options (Opțiuni) din meniul Tools (Instrumente). În fila Calculation (Calcul) există grupul de opțiuni sinonim, ilustrat în figura alăturată.

Figura 11.29. Caseta de dialog Options – fila Calculations

Automatic (Automat) – se fixează modul automat de recalculare a foii.

Automatic except tables (Automat, exceptând tabelele) – se recalculează automat toate formulele, cu excepția tabelelor pivotante (un instrument de analiză a datelor care este prezentat ulterior).

Manual (În mod manual) – recalcularea are loc manual la acționarea tastei F9 (se recalculează toate foile din toate caietele deschise) sau SHIFT+F9 (se recalculează doar foaia activă). Aceste acțiuni pot fi efectuate și din dialog prin apăsarea butoanelor Calc Now, respectiv Calc Sheet.

Precizia calculelor

În mod implicit calculele sunt efectuate la precizia maximă (15 cifre semnificative exacte), chiar dacă operanzii sunt afișați în foaia de calcul cu mai puține zecimale în urma unor operațiuni de formatare.

Dacă se dorește efectuarea calculelor cu precizia afișată, deci fiecare operand contribuie exact cu valoarea afișată (cu referire în special la numărul de zecimale), acest lucru se poate fixa prin marcarea casetei de control Precision as displayed din grupul Workbook options, fila Calculation, comanda Options, meniul Tools. Procedeul trebuie utilizat în cunoștință de cauză deoarece nu se mai poate reveni la altă precizie (mai mare), datele fiind modificate definitiv la valorile afișate.

Corectitudinea rezultatelor mai depinde de opțiunile alese în grupul din partea inferioară a figurii anterioare, opțiuni care controlează calculele iterative. Prin marcarea zonei Iteration foaia de calcul este recalculată de numărul de ori indicat în zona Maximum iterations sau până când rezultatele din două recalculări succesive diferă cu mai puțin decât este indicat în zona Maximum change. Este evident că un număr de iterații mai mare, sau o precizie mai bună conduce la un timp mai mare de calcul.

Completarea asistată a informațiilor

Pe lângă posibilitatea de completare individuală a celulelor, mediul Microsoft Excel dispune de mecanisme predefinite care ajută la completarea automată a informațiilor.

Procedeul este util mai ales atunci când o zonă a foii de calcul trebuie să conțină informații similare. Să ne imaginăm, de exemplu, situația simplă în care se numerotează liniile unui tabel. Este evident că automatizarea unui asemenea proces reduce durata operațiunii și elimină erorile de numerotare.

În utilizarea mecanismelor de completare automată este important să se retină existența așa-zisului mâner de completare (fill handle) reprezentat printr-un punct situat în coltul dreapta inferior al unei selecții. Figura alăturată arată reprezentarea grafică a acestui element.

Poziționarea mouse-ului în acest punct produce transformarea pointerului într-un pointer cruce, care arată că mânerul a fost agățat.

Operațiunile specifice se execută prin tragerea acestui mâner ținând apăsat butonul stâng sau drept al mouse-ului și sunt explicate în continuarea acestei secțiuni.

Dacă în meniul Tools (Instrumente), comanda Options (Opțiuni), fila Edit (Editare) se deselectează caseta de control Allow cell drag and drop, atunci dragarea nu mai este permisă (nu se mai afișează mânerul de completare).

Sunt uzuale două tipuri de completări automate: serii de date și copieri multiple de formate sau conținut.

Serii

Printr-o serie se înțelege aici o înșiruire de termeni care pot fi obținuți după o aceeași formulă (pornind, în general, de la unul sau doi termeni inițiali). Se pot considera serii numerice (1, 2, 3, …), serii temporale (10:00, 10:30, 11:00 etc.) sau serii de denumiri (luni, marți, miercuri etc.).

Tipuri de serii

Serii temporale

Se pot completa în mod automat diverse serii temporale, formatul datelor afișate fiind unitar pentru toți termenii seriei (ziua, ziua + denumirea zilei, denumirea lunii etc.):

Zile, săptămâni, luni sau ani cu pas definit de utilizator;

Serii de zile lucrătoare.

Serii de numere

Există trei tipuri de serii numerice:

– serii liniare – sunt seriile cu pas aditiv constant (progresii aritmetice);

– serii de creștere – sunt seriile cu pas multiplicativ constant (progresii geometrice);

– serii de trend – se realizează o aproximare liniară a tendinței identificabile din primii termeni ai seriei după care se calculează potrivit modelului estimat toți termenii seriei, inclusiv primii.

Serii de termeni

Utilizatorul poate să-și definească liste (seturi ordonate de termeni) proprii prin intermediul filei Custom Lists (Listă particularizare) din dialogul Options (Opțiuni) din meniul Tools (Instrumente). Informațiile cerute sunt vizibile în figura alăturată.

În lista din stânga sunt afișate toate listele definite (acestea sunt păstrate în mediul Excel, deci sunt disponibile și în utilizările ulterioare). Pentru definirea unei liste proprii se selectează intrarea NEW LIST (LISTĂ NOUĂ) după care se trec termenii noii liste în zona rezervată List entries (Intrări în listă). Trecerea de la un termen la altul se realizează prin ENTER. La terminarea listei se acționează butonul Add (Adăugare) și lista definită apare în zona Custom lists (Liste particularizate) din partea dreaptă.

Figura 11.30. Caseta de dialog Options – fila Custom Lists

Eliminarea unei liste se realizează prin selectarea în Custom lists (Liste particularizate) și acționarea butonului Delete.

Având la bază o listă proprie, utilizatorul poate genera o serie de termeni, care se obține prin indicarea unuia sau mai multor termeni inițiali după care completarea seriei se realizează prin parcurgerea ciclică a listei. De exemplu, având la bază lista cu denumirile românești ale zilelor săptămânii, se poate genera seria luni, miercuri, vineri, duminică, marți etc. obținută prin înșiruirea zilelor din două în două, observându-se parcurgerea repetată a listei.

Completarea seriilor prin comanda Series

Completarea automată a unei serii poate fi cerută atunci când se pornește de la un domeniu selectat, care se va completa cu termenii seriei (cazul în care se cunoaște numărul de termeni ai seriei generate), sau atunci când procesul de generare se oprește la o valoare țintă.

În ambele cazuri se va înscrie primul termen în celula de pornire. Dacă se selectează un domeniu, primul termen trebuie să fie în celula activă.

Comanda Series din submeniul deschis la Fill, din meniul Edit, afișează un dialog.

În grupul Series in se fixează direcția de generare: Rows (pe linie) sau Columns (pe coloană).

În grupul Type se alege tipul de serie: Linear (Liniar), Growth (de creștere), Date (temporal) sau AutoFill (identificat automat) – permis doar la selectarea prealabilă a domeniului.

În grupul Date unit se fixează unitatea de incrementare: Day (zi), Weekday (zi lucrătoare), Month (lună) sau Year (anul).

Se marchează Trend dacă se dorește generarea unei serii de trend.

Step value – se înscrie valoarea pasului de incrementare (poate fi și negativ).

Stop value – se înscrie valoarea de oprire (necesară atunci când nu se pornește cu un domeniu selectat).

Completarea prin drag-and-drop

Dacă se selectează începutul seriei (primul termen sau un număr de termeni suficient pentru identificarea tipului seriei) și se agată mânerul de completare, prin tragerea acestuia se completează seria în domeniul dorit.

Prin acest procedeu se pot completa simultan mai multe serii, dacă se pleacă de la o selecție care conține mai multe linii/coloane.

11. 3. DIAGRAME ȘI GRAFICE

11. 3. 1. Realizarea unui grafic sau a unei diagrame

Diagrama este definită ca reprezentarea grafică a datelor din tabel. Pentru realizarea unei diagrame se selectează acele blocuri de celule din tabel care vor fi reprezentate grafic (inclusiv celulele corespunzătoare din capul de tabel), apoi Insert → Chart (Inserare → Diagramă) și se parcurg cei patru pași ai ferestrei Chart Wizard (Expert diagramă).

Figura 11.31. Fereastra Chart Wizard – Step 1 of 4 – Chart Types

Pasul 1 – Chart Type (Tipuri de diagramă) – permite selectarea tipului de diagramă din lista Chart type (Tip de diagramă) și a subtipului de diagramă din lista Chart sub-type (Subtip de diagramă).

Butonul Press and Hold to View Sample (Apăsați și țineți apăsat pt. vizualizare eșantion) permite vizualizarea temporară a viitoarei diagrame.

Pasul 2 – Chart Source Data (Datele sursă ale diagramei) – se verifică și eventual se modifică în caseta Data range (Zonă de date) blocurile de celule selectate ce stau la baza diagramei.

Comutarea între afișarea în diagramă a seriilor pe rânduri sau pe coloane, se realizează alegând una dintre opțiunile Rows (Rânduri) sau Columns (Coloane).

Figura 11.32. Fereastra Chart Wizard – Step 2 of 4 – Chart Source Data

Pasul 3 – Chart Options (Opțiunile Diagramei) – stabilește opțiuni pentru trasarea diagramei:

– fila Titles (Titluri) – permite adăugarea de titluri pentru diagramă și pentru axe;

– fila Axes (Axe) – afișează/ascunde prin bifare/debifare axele;

– fila Gridlines (Linii de grilă) – schimbă, adăugă sau elimină caroiajului (linii de grilă) din spatele diagramei;

– fila Legend (Legendă) – ascunde sau afișează și poziționează legenda diagramei;

– fila Data Labels (Etichete de date) – afișează diferite informații pe diagramă:

Series name (Nume serie) – afișează numele seriei reprezentate în diagramă;

Category name (Nume categorie) – afișează informații dintr-un bloc din zona de date;

Value (Valoare) – afișează valori numerice reprezentate în diagramă;

Percentage (Procentaj) – afișează valori procentuale calculate automat ca raport între valoarea curentă dintr-o celulă și totalul valorilor unei serii; opțiunea nu este activă pentru toate tipurile de diagrame.

Figura 11.33. Fereastra Chart Wizard – Step 3 of 4 – Chart Options – fila Data Labels

– fila Data Tabel (Tabel de date) – permite adăugarea sub diagramă a unui tabel cu datele din zona de date:

Figura 11.34. Fereastra Chart Wizard – Step 3 of 4 – Chart Options – fila Data Table

Pasul 4 – Chart Location (Amplasare diagramă) se precizează locul unde se va amplasa diagrama As object in: (Ca obiect într-o foaie de calcul) sau pe o foaie specială pentru diagramă As new sheet: (Ca foaie nouă), ce se va plasa automat în fața foii cu datele din care s-a trasat diagrama și va avea numele implicit Chart1 (Diagramă1).

Între pașii expertului deplasarea se face cu butoanele Next (Următorul) și Back (Înapoi), iar în oricare pas, dacă se consideră că informațiile furnizate pentru trasare sunt suficiente se alege Finish (Terminare) pentru realizarea efectivă a diagramei.

11. 3. 2. Editarea și modificarea diagramei

Diagramele din foaia de calcul pot fi redimensionate, mutate, copiate, șterse. Pentru a efectua aceste acțiuni se selectează mai întâi diagrama și apoi se realizează:

– redimensionare – prin glisarea de unul din cei opt marcatori de pe marginile diagramei;

– mutare/copiere – prin glisarea de o margine a diagramei (mutare) sau prin glisarea de o margine a diagramei ținând tasta Ctrl apăsată (copiere); sau utilizând comenzile de mutare/copiere cunoscute;

– ștergere – prin apăsarea tastei Delete.

O diagramă selectată poate fi modificată utilizând comenzi din meniul Chart (Diagramă), ce apare în bara de meniu când este selectată diagrama din foaia de calcul sau foaia specială cu diagramă. Primele patru comenzi ale acestui meniu corespund celor patru pași parcurși în crearea diagramei și permit modificarea opțiunilor setate în pașii respectivi. Fiecare element din diagramă poate fi modificat (formatat, șters, ș.a.) prin meniul contextual propriu.

11. 4. PROTEJAREA ȘI LUCRUL ÎN COLABORARE

11. 4. 1. Protejarea obiectelor în Excel

Objects (protejarea obiectelor)

Această opțiune interzice utilizatorului:

– modificarea obiectelor grafice (diagrame, obiecte de control etc.);

– actualizarea hărților;

– adăugarea sau editarea comentariilor.

Este de menționat că, înainte de stabilirea protecției pentru foaia de calcul, un obiect poate fi deblocat prin același mecanism ca și celulele.

Scenarios (protejarea scenariilor)

Această opțiune interzice utilizatorului:

– vizualizarea scenariilor care erau ascunse în momentul protejării;

– modificarea scenariilor blocate sau ștergerea acestora. Utilizatorii pot totuși să editeze valorile din celulele pe care se bazează scenariul (dacă aceste celule sunt deblocate) și să adauge noi scenarii.

Parola de protecție a unei foi

Protejarea unei foi de calcul sau de tip chart poate fi însoțită de stabilirea unei parole. Aceasta se dă în zona editabilă Password a dialogului Protect Sheet.

După acționarea butonului OK se afișează un dialog de confirmare a parolei, ca un mijloc suplimentar de verificare a scrierii corecte a parolei.

Stabilirea unei parole nu permite deprotejarea foii respective decât de cel care cunoaște parola. Încercarea de a da comanda Unprotect Sheet afișează în acest caz dialogul Unprotect Sheet în care se cere introducerea parolei.

Ca orice parolă, textul acesteia trebuie să fie memorat cu atenție, în caz contrar neexistând unelte legale pentru regăsire și foaia poate rămâne în stare protejată fără posibilități de dezvoltare ulterioară.

Faptul că parola nu este obligatorie are utilitatea de a comuta mai simplu între stările de protejare în timpul proiectării foii de calcul (protejarea neparolată înlătură eventuale modificări accidentale ale informației).

Protejarea foii

Secțiunile anterioare conțin prezentarea mijloacelor de protecție a informațiilor dintr-o foaie. Aici sunt prezentate acțiunile necesare asigurării securității pentru o foaie.

1. Se activează foaia care se protejează.

2. Se deblochează toate celulele pentru care utilizatorul are permisiunea de modificare.

3. Se deblochează toate obiectele grafice care vor putea fi modificate de utilizatori.

4. Se ascund toate formulele pe care utilizatorul nu poate să le vadă.

5. Se dă comanda Protect Sheet (meniul Tools → Protection → Protect Sheet).

Figura 11.35. Caseta de dialog Protect Sheet

6. Pentru interzicerea modificării celulelor sau elementelor din obiectele grafice și vizualizării elementelor ascunse (linii, coloane, formule), se selectează Contents.

7. Pentru a preveni modificărilor obiectelor grafice se selectează Objects.

8. Pentru a preveni modificarea definițiilor scenariilor se selectează Scenarios.

9. Pentru a interzice eliminarea protecției foii de către utilizatori, se fixează o parolă.

Protecția la nivel de caiet

La acest nivel de protecție se poate preveni modificarea numărului de foi ale caietului (adăugare sau eliminare) și modificarea dimensiunilor și pozițiilor ferestrelor în care se vede caietul. Există de asemenea posibilitatea de a însoți protecția de o parolă.

Comanda de protejare a caietului este Protect Workbook aflată în submeniul Protect al meniului Tools. Este afișat dialogul Protect Workbook, prezentat în figura alăturată. Prin marcarea casetelor de dialog se optează pentru diferite forme de protecție.

Figura 11.36. Caseta de dialog Protect Workbook

Structure (protejarea structurii caietului)

Selectând această opțiune de protecție, utilizatorii au restricție la:

– vizualizarea foilor care erau ascunse în momentul protejării;

– mutarea, eliminarea, ascunderea sau redenumirea foilor;

– inserarea de noi foi (de calcul sau chart), utilizatorii pot totuși să creeze diagrame proprii, scufundate într-o foaie existentă;

– mutarea sau copierea foilor într-un alt caiet;

– afișarea în foi separate a paginilor dintr-un tabel pivotant;

– crearea unui raport rezumativ utilizând Scenario Manager;

– plasarea rezultatelor obținute prin procedurile din add-in-ul Analysis ToolPak în pagini separate;

– înregistrarea unui nou macro, ca și execuția unor macro-uri care efectuează una dintre operațiunile interzise de acest nivel de protecție.

Windows (protejarea ferestrelor caietului)

Această opțiune nu permite utilizatorului:

– să modifice dimensiunea și poziția ferestrelor caietului;

– să mute, să redimensioneze sau să închidă ferestrele; este însă posibilă ascunderea și reafișarea ferestrelor.

Parola de protecție a unui caiet

Procedura este similară parolării unei foi și este necesară în cazul când se dorește eliminarea protecției la nivel de caiet.

Protejarea caietului

Mijloacele prezentate pot fi utilizate după schema următoare:

1. se dă comanda Protect Workbook (meniul Tools → Protection → Protect Workbook);

2. pentru a proteja structura caietului astfel încât foile să nu poată fi mutate, eliminate, ascunse, reafișate, redenumite sau adăugate se marchează caseta Structure;

3. pentru a fixa dimensiunea și poziția ferestrelor se marchează Windows;

4. pentru a preveni înlăturarea protecției se va stabili o parolă.

11. 4. 2. Lucrul în colaborare

Procedurile oferite de Microsoft Excel pentru lucrul în colaborare la un document permit revizuirea și editarea simultană a unui același caiet, lucrul pe copii multiple ale unui caiet cu posibilitatea de contopire a copiilor (incluzând și tratarea coliziunilor), păstrarea unui istoric al schimbărilor efectuate de diverși membri ai echipei, securitate adecvată lucrului în echipă.

Toate aceste acțiuni sunt posibile prin declararea unui caiet partajat (shared workbook).

Crearea unui caiet partajat

Comanda principală este Share Workbook (Partajare registru de lucru) din meniul Tools (Instrumente) utilizată după prescripțiile următoare.

Figura 11.37. Caseta de dialog Share Workbook

1. Se dă comanda Share Workbook (Partajare registru de lucru) din meniul Tools (Instrumente). Este afișat dialogul Share Workbook (Partajare registru de lucru).

2. În fila Editing (Editare) se marchează caseta de control Allow changes by more than one user at the same time și apoi OK.

3. Se deschide automat dialogul Save As (Salvare ca) și se salvează fișierul într-un folder în care au acces și ceilalți membri ai echipei care colaborează la revizuirea/crearea caietului.

Observații:

– fișierul nu poate fi salvat într-unul dintre folderele publice Microsoft Exchange;

– la salvarea caietului într-un alt folder este posibil ca anumite legături către alte documente să nu mai fie valide. Corecțiile necesare se efectuează prin comanda Links din meniul Edit;

– prin declararea caietului ca fiind partajat se activează și menținerea istoricului schimbărilor;

– toți utilizatorii care au acces la folderul public unde s-a creat caietul partajat au același tip de acces la fișier. Pentru impunerea unor restricții suplimentare se va utiliza procedura de protejare a caietului partajat.

Figura 11.38. Caseta de dialog Share Workbook – fila Editing – opțiunea Allow changes by more than one user at the same time

Lucrul pe copii ale documentului

Atunci când este necesar ca un același document să fie revăzut de mai multe persoane se poate opta pentru procedura în care fiecare persoană lucrează pe o copie a documentului. După terminarea revizuirii, aceste copii pot fi revăzute și unite într-un singur document. Procedeul poate fi repetat până la obținerea variantei definitive.

Copierea documentului pentru distribuire

Se parcurg următoarele etape:

1. Se declară caietul ca fiind partajat prin Share Workbook din meniul Tools și marcarea zonei Allow changes by more than one user at the same time din fila Editing.

2. Se deschide fila Advanced din dialogul Share Workbook, prezentată în figura 11.35.

3. În grupul Track changes se marchează Keep change history for. În zona days se introduce numărul de zile cât se păstrează istoricul modificărilor.

Pentru gestionarea corectă a fuziunii documentelor duplicate este necesar ca fiecare copie să-și mențină un istoric al modificărilor începând cu ziua de creare a copiei și până în ziua fuziunii. Dacă este depășită această ultimă dată, unirea într-un singur document nu mai este posibilă în mod automat. Din acest motiv este necesar să se indice un timp suficient de mare pentru păstrarea istoricului.

Figura 11.39. Caseta de dialog Share Workbook – fila Advanced

4. Se dă OK și se salvează fișierul.

5. Pentru efectuarea copiilor caietului se utilizează comanda Save As și se dă câte un nume diferit pentru fiecare copie a caietului.

Reunirea copiilor într-un singur document

După efectuarea modificărilor de către colaboratori (sau șefi), fiecare pe copia lui de fișier partajat, copiile pot fi reunite prin parcurgerea etapelor următoare:

1. Se deschide acea copie a fișierului partajat în care vor fuziona celelalte copii.

2. Se dă comanda Merge Workbooks din meniul Tools (accesibilă doar pentru fișiere partajate). Dacă se cere se va salva fișierul.

3. Se afișează dialogul Select Files to Merge Into Current Workbook similar unui dialog de deschidere a unui fișier.

4. În lista de fișiere se selectează una sau mai multe copii ale caietului care fuzionează.

5. Clic pe OK.

Pașii 2-5 se pot repeta de câte ori este nevoie.

Lucrul pe aceeași versiune a caietului partajat

Această procedură poate fi utilizată atunci când fiecare dintre membrii echipei trebuie să vadă modificările și comentariile celorlalți. În acest caz se primește o versiune cumulată de revizuiri și nu câte o versiune de la fiecare colaborator (cum se obține în lucrul pe copii ale documentului). Sunt posibile două metode de lucru:

– trimiterea documentului prin e-mail;

– postarea lui într-un folder public.

La primirea copiilor revizuite se pot revedea și incorpora modificările în toate copiile sau acestea pot fi reunite într-o singură copie.

Utilizarea poștei electronice

Se va utiliza posta electronică pentru trimiterea caietului simultan la toți colaboratorii sau se poate ruta documentul către colaboratori, eventual într-o ordine prestabilită.

Pentru aceste proceduri este nevoie de:

– Microsoft Exchange (sau alt sistem de postă compatibil cu Messaging Application Programming Interface [MAPI]);

– Lotus cc:Mail (sau alt sistem de postă compatibil cu Vendor Independent Messaging [VIM]).

Trimiterea prin e-mail

1. Se deschide caietul partajat.

2. Dacă acesta nu are atașată o foaie de parcurs (routing slip) – cazul când caietul nu este provenit din altă parte prin rutare, atunci se dă comanda Send To din meniul File și apoi Mail Recipient. În continuare se fixează adresele unde se trimite caietul.

Dacă documentul este primit din altă parte într-un proces de rutare se dă comanda Send To din meniul File și apoi Next Routing Recipient pentru trimiterea către următorul recipient.

Rutarea documentului

Utilă mai ales atunci când documentul trebuie să treacă pe un traseu prestabilit pe la cei care îl revizuiesc, procedura se realizează prin etapele următoare.

Cel care inițiază rutarea documentului trebuie să creeze un routing slip. Pentru procedură se va studia intrarea Microsoft Excel Help corespunzătoare.

În cazul când utilizatorul este un recipient de pe traseul de rutare:

1. Se deschide documentul care se rutează.

2. Pentru trimiterea la următoarea persoană din lista de rutare se dă comanda Send To din meniul File și apoi Next Routing Recipient. Se acționează Route workbook … către numele recipientului. Pentru rutarea către o persoană care nu este în listă se dă comanda Send To din meniul File și apoi Other Routing Recipient.

11. 5. IMPORTUL OBIECTELOR

11. 5. 1. Import de fișiere imagine, grafice

Pentru inserarea unei imagini se selectează celula unde se dorește să înceapă imaginea și din comanda Insert → Picture (Inserare → Imagine), se alege opțiunea dorită din meniu după care se parcurg pașii corespunzători opțiunii alese.

Figura 11.40. Comanda Insert → Picture

11. 5. 2. Inserarea unui Obiect

Pentru inserarea unui obiect se alege Insert → Object (Inserare → Obiect) și apoi se decide crearea tipului de obiect dorit sau preluarea obiectului dintr-un fișier deja existent.

Figura 11.41. Fereastra Object

11. 5. 3. Inserarea unei Nomograme

Nomograma este o reprezentare grafică însoțită de text explicativ pentru a ilustra mai sintetic o anumită dependență dintre elementele ei. Nomograma, ca și imaginea de tip organigramă se creează pe o suprafață specială. Pentru inserarea unei nomograme: Insert → Diagram (Inserare → Nomogramă) → se alege tipul dorit → se completează textul explicativ necesar în casetele speciale pentru acest text.

Figura 11.42. Fereastra Diagram Gallery

11. 5. 4. Inserarea unui Desen

Desenele se pot crea cu ajutorul pictogramelor din bara de instrumente Drawing (Desenare) prin selectarea instrumentului dorit și apoi plasarea lui în foaie prin clic și glisare.

11. 6. TIPĂRIREA UNEI FOI DE CALCUL

11. 6. 1. Stabilirea opțiunilor de tipărire

Operația de tipărire se realizează din meniul File → Print (Fișier → Imprimare).

Înainte de a porni această operație trebuie stabilite următoarele opțiuni de tipărire:

– Printer name (Imprimantă Nume) permite selectarea imprimantei implicite;

– Print Range (Zona de imprimat) permite tipărirea întregului document All (Toate), sau a unui număr de pagini introdus prin prima pagină ce trebuie tipărită Pages From: (Pagini de la:) și ultima pagină de tipărit To: (La:);

– Copies (Copii) permite stabilirea numărului de exemplare de tipărit.

Figura 11.43. Fereastra Print

11. 6. 2. Tipărirea documentului întreg,

sau a unei zone a documentului

Documentele create cu Excel se pot imprima din meniul File → Print (Fișier → Imprimare). Din zona Print What (De imprimat) pot fi selectate opțiunile:

– Active Sheets (Foile active) – imprimă foile de calcul selectate (sau zonele de imprimare definite pe acestea) fiecare începând pe o pagină nouă;

– Selection (Selecție) – imprimă doar celulele, obiectele selectate pe foaia de calcul curentă;

– Entire Workbook (Tot registrul de lucru) – imprimă toate foile de calcul (sau zonele de imprimare definite pe acestea) din registrul curent.

Imprimarea propriu-zisă poate fi precedată de inițializarea paginii, stabilirea zonei de imprimat (foaie de calcul, grup de celule adiacente, registru) și examinarea înaintea imprimării, acțiuni ce se pot realiza cu opțiunile respective: Page Setup (Inițializare pagină), Print Area (Zonă de imprimat), Print Preview (Examinare înaintea imprimării) din meniul File (Fișier).

CAPITOLUL 12

MICROSOFT POWERPOINT

12. 1. NOȚIUNI DE BAZĂ

Microsoft PowerPoint este o aplicație utilizată pentru crearea prezentărilor, destinată să vă ajute în realizarea expunerilor vizuale în fața unui auditoriu, cu ajutorul diapozitivelor. „Prezentarea” este un mod de reprezentare a unui conținut informațional (noțiuni, date) cu ajutorul textelor, imaginilor grafice și a sunetelor prin intermediul diapozitivelor, care se desfășoară automat sau interactiv. Prezentarea este formată dintr-o înșiruire de pagini numite diapozitive (slide) care au un conținut anume (ex: un discurs) și în care esența unui subiect este prelucrată și din punct de vedere vizual. Fișierul realizat cu aplicația Microsoft PowerPoint se numește prezentare și are extensia .ppt.

12. 1. 1. Modul de lucru în Microsoft PowerPoint

Cu ajutorul acestei aplicații puteți introduce în prezentarea pe care o faceți text, imagini clip art, diagrame Excel și tabele Word sau Excel. De asemenea, puteți crea propriile dumneavoastră imagini artistice utilizând o gamă largă de instrumente de desenare din PowerPoint. Dacă sistemul de calcul conține o placă de sunet și difuzoare, puteți să adăugați liniilor de text, formelor sau paginilor diferite efecte sonore. PowerPoint este prevăzut cu multe facilități dar, dacă le utilizați pe toate, prezentarea va fi supraîncarcată și nu va veți atinge scopul.

Cea mai atractivă este prezentarea electronică care permite utilizarea unor efecte speciale cum ar fi tranziții de la o pagină la alta, texte care apar din toate direcțiile și chiar animație.

Dacă aveți nevoie de asistență în ceea ce privește proiectarea și realizarea conținutului prezentării, aplicația PowerPoint pune la dispoziție un instrument de asistență numit AutoContent Wizard. Dacă știți deja ce anume aveți de spus, puteți efectua selecții dintr-o listă de șabloane, care oferă fundaluri și culori prestabilite pentru realizarea unei prezentări consistente. Aplicația PowerPoint pune la dispoziție o varietate de scheme predefinite pentru pagini, cu ajutorul cărora, puteți decide cum să combinați imaginile, diagramele și alte obiecte.

Pentru crearea unei prezentări în PowerPoint se vor parcurge o serie de etape:

1. Crearea prezentării prin introducerea și editarea textului și prin rearanjarea ordinii diapozitivelor.

2. Aplicarea unui design al prezentării și modificarea acestuia dacă este cazul.

3. Formatarea diapozitivelor individuale, dacă se dorește.

4. Adăugarea obiectelor în prezentare.

5. Aplicarea efectelor de animație și legături pentru prezentările electronice.

6. Crearea materialelor pentru public și note pentru uzul vorbitorului.

7. Introducerea intervalelor de timp necesare pentru fiecare prezentare.

8. Susținerea prezentării.

La lansarea aplicației PowerPoint, se deschide o fereastră asemănătoare celor din Word și Excel.

Aplicația Microsoft PowerPoint se lansează în execuție în mai multe moduri, printre care:

a) clic pe butonul Start → Programs → Microsoft Office → Microsoft PowerPoint

Figura 12.1. Lansarea în execuție a programului Microsoft PowerPoint

b) dublu clic pe pictograma aplicației Microsoft PowerPoint de pe desktop .

La pornirea aplicației PowerPoint se prezintă utilizatorului un spațiu de lucru organizat la fel ca spațiile de lucru ale celorlalte componente din Microsoft Office: Bara de meniu; Bare de unelte; Bara de stare; Zona de lucru.

În figura de mai jos sunt indicate principalele obiecte din spațiul de lucru, care în funcție de preferințele utilizatorului pot fi modificate extrem de ușor:

Figura 12.2. Fereastra Microsoft PowerPoint

Prezentare fereastra PowerPoint

1. Tabul Outline (schiță) – dați clic pe acest tab pentru a comuta la vizualizarea textului prezentării în forma schițată în acest panou.

2. Tabul Slides (diapozitive) – dați click pe acest tab pentru a comuta la vizualizarea pictogramelor diapozitivelor în acest panou.

3. Bara de titlu – aceasta afișează numele prezentării; trageți bara de titlu pentru a muta fereastra.

4. Bara de meniuri – dați clic pe orice denumire din bara de meniuri pentru a derula meniul respectiv.

5. Bara de instrumente Standard – această bară de instrumente conține butoanele pentru comenzi de administrare a fișierelor, editare și verificare ortografică.

6. Bara de instrumente Formatting – această bară de instrumente conține butoanele pentru formatarea textului.

7. Marcajul de rezervare – dați click sau dublu click pe un marcaj de rezervare pentru a adăuga un element la un diapozitiv.

8. Butonul Normal View (vizualizare normală) – dați click pe acest buton pentru a comuta la vizualizarea normală.

9. Butonul Slide Sorter View (vizualizare sortare diapozitive) – dați click pe acest buton pentru a comuta la vizualizarea Slide Sorter, care prezintă imaginile miniaturale ale diapozitivelor dispuse într-o grilă.

10. Butonul Slide Show – dați clic pe acest buton pentru a vedea diapozitivele prezentării succesiv, ca într-o diaporamă.

11. Bara de instrumente Drawing – această bară de instrumente conține butoanele pentru adăugarea de obiecte grafice la diapozitive.

12. Bara de stare – Această bară prezintă numărul diapozitivului curent.

13. Panoul de sarcini – oferă acces rapid la alte prezentări, designuri, machete și tranziții, la clipboard, la opțiuni de căutare și de inserare a clip art-urilor.

14. Asistentul Office – dați clic pe asistentul Office pentru a obține asistență online sau offline.

Aplicația operează cu următoarele entități:

Presentation – prezentarea – este un ansamblu de foi de prezentare. Pe fiecare foaie de prezentare va fi afișată o categorie de informații , fie sub forma de text fie în forma grafică, fie în ambele forme.

Slide – foaia de prezentare – este unitatea de prezentare. Ea organizează informația în mai multe formate:

Titlu (title) care este folosit de obicei pentru titlul prezentării; este format din text evidențiat prin formatul și mărimea caracterelor;

Listă marcată (bulleted list) folosită pentru a evidenția o informație formată din enumerări;

Coloanele de text – folosite pentru a ușura citirea unui text mai mare;

Tabelul – folosit pentru a prezenta de obicei o informație numerică ce necesită alinierea pe verticală, aranjarea după un anumit criteriu, stabilirea unei relații între date;

Textul și graficul, sau numai graficul – care sunt folosite pentru prezentarea informațiilor numerice sub forma de diagrame și explicarea lor;

Textul și imaginea care sunt folosite pentru prezentarea imaginilor a sunetelor sau a animației, împreună cu un text explicativ.

Fiecare dintre aceste informații este inserată în foaia de prezentare sub formă de obiect. Fiecare foaie de prezentare poate avea la rândul ei un titlu.

Hidden slide – foaia de prezentare ascunsă – este o foaie de prezentare care nu va fi expusă în timpul unei prezentări electronice. Folosind această facilitate se pot oferi sau nu informații suplimentare, în funcție de reacția auditoriului în timpul prezentării.

Master slide – Foaia de prezentare de bază – reprezintă structura de bază care determină aspectul prezentării. În ea se memorează diferite date despre foile prezentării: poziția titlului și a obiectelor în cadrul foii, entitățile care se repetă în fiecare foaie de prezentare (de exemplu numărul foii și data la care se face prezentarea) și schema de culori folosită în prezentare.

Outline – planul prezentării – conține rezumatul lucrării format din titlurile foilor de prezentare și listele marcate. El poate fi vizualizat pe ecran sau tipărit la imprimantă, permițând celui care realizează prezentarea să aibă o vedere de ansamblu a prezentării, să verifice dacă prezentarea informațiilor se face într-o ordine logică și să urmărească mai ușor în timpul expunerii ordinea în care își prezintă verbal ideile. Subiectele din prezentare pot avea niveluri diferite. Pentru fiecare nivel se poate stabili o anumită formatare (fontul, dimensiunea și stilul caracterelor, schema de culori, elemente grafice și chenarele folosite).

Notes – notele – sau observațiile conțin imagini în miniatură (thumbnails) ale foilor de prezentare. Ele permit urmărirea ordinii și conținutului prezentării fără a răsfoi foile de prezentare reale. Notele sunt utile pentru a repeta mai ușor ordinea în care se va face prezentarea fără a exista riscul de a omite un punct din prezentare.

Handouts – comunicatele – sunt copii ale prezentării care pot fi oferite interlocutorilor.

Față de alte aplicații Office apar următoarele concepte noi:

Drill down (reîntoarcerea) este o facilitate prin care utilizatorul poate reveni temporar la documentul sursă care conține obiectul legat sau încapsulat în prezentare (de exemplu un obiect sau o diagramă creată cu Excel sau Word). Facilitatea se poate folosi pentru a examina și modifica obiectul.

Color scheme (schema de culori) este o combinație unică de două culori folosită pentru prim plan (foreground) și fundal (background) în cadrul unei prezentări, astfel încât să se asigure compatibilitatea foilor de prezentare în timpul prezentării.

Recolor picture (recolorarea desenului) este o facilitate prin care pot fi armonizate culorile dintr-o imagine cu schema de culori folosită în prezentare și prin care poate fi eliminat contrastul între culorile nepotrivite astfel încât să se păstreze unitatea de culoare în prezentarea vizuală.

Demote (retrogradarea) este schimbarea nivelului unui subiect în cadrul planului lucrării. Subiectul retrogradat va fi subordonat subiectului precedent și va fi formatat conform noului nivel.

Group (gruparea obiectelor) este o facilitate prin care se poate crea un singur obiect din mai multe tipuri de obiecte (text, imagine, diagramă) care poate fi mutat și redimensionat ca un singur obiect.

Ungroup (degruparea obiectului) este operația inversă prin care se descompune un obiect în obiectele componente care pot fi apoi formatate și manevrate independent.

Rehearse new timing (durata repetiției) este o caracteristică a funcției de prezentare a diapozitivelor (slide show) prin care se păstrează timpul consumat cu repetarea fiecărei foi de prezentare la trecerea în revistă cu operația de ordonare a foilor de prezentare (slide sorter).

Slide show (afișarea foilor prezentării) este o funcție prin care pot fi prezentate foile pe monitorul calculatorului ca și cum ar fi proiectate pe ecran, fără să mai fie afișate instrumentele interfeței aplicației Powerpoint (bara de meniuri, barele de instrumente …). În timpul prezentării electronice trecerea de la o foaie la alta se poate face automat prin stabilirea timpului de expunere a unei foi sau manual (folosind mouse-ul sau tastatura), la fel cum se manevrează diapozitivele cu un epidiascop.

PowerPoint dispune de următoarele instrumente pentru a construi mai ușor o prezentare și mai eficient:

Template (șabloane de foi de prezentare) sunt modele de foi de prezentări în care sunt stabilite schema de culori, modelul fundalului etc., care pot fi folosite la construirea unei prezentări.

Autocontent Wizard (procedura asistent a conținutului) este o procedură care inițiază un dialog prin care se cere comunicarea unui set de informații necesare pentru formatarea prezentării și un model de prezentare. Ulterior se deschide prezentarea formată din mai multe foi de prezentare predefinite, ale căror obiecte se vor completa cu informațiile precizate. În funcție de modelul de prezentare ales (recomandarea unei strategii, vânzarea unui produs, a unui serviciu, a unei idei …) vor fi completate un anumit număr de foi de prezentare și, în fiecare foaie, obiectele precizate.

Blank presentation (prezentare globală). Este o foaie de prezentare neformatată. După stabilirea conținutului foii se trece la aplicarea unui șablon sau a diferitelor formatări.

Crearea unei prezentări

Pentru a crea o nouă prezentare goală dați clic pe butonul New (Nou) aflat pe butonul de instrumente Standard sau din meniul File (Fișier) alegeți comanda New (Nou).

Figura 12.3. Panoul de sarcini New Presentation

În panoul de sarcini New Presentation (Prezentare nouă), aplicația PowerPoint oferă câteva opțiuni pe care le puteți utiliza pentru a începe crearea unei prezentări:

a) New Presentation (Prezentare nouă) – diapozitive cu un aspect minim și fără culori aplicate;

b) From design template (Șablon formă) – prezentarea este creată pe un șablon PowerPoint ce are deja un concept de formă, fonturi și o schemă de culori;

c) From AutoContent wizard (Șabloane cu conținut sugerat) – un șablon formă care include sugestii pentru textul diapozitivelor personale. Tastați apoi textul dorit.

d) From existing presentation (Prezentare existentă) – creați prezentarea nouă pe baza uneia deja scrise și desenate. Această comandă creează o copie a prezentării existente, astfel încât să faceți modificările de formă sau conținut dorite pentru prezentarea nouă;

e) On my Web site (Un șablon pe un site Web) – creați o prezentare cu ajutorul unui șablon amplasat pe un site Web;

f) Templates on Office Online (Un șablon de la Office Online) – alegeți dintre șabloanele PowerPoint suplimentare din Microsoft Office Online.

g) On my computer (Un șablon din Calculatorul personal) – alegeți dintre șabloanele PowerPoint suplimentare din Template Gallery. Acestea sunt aranjate în funcție de tipul de prezentare.

Crearea unei prezentări, bazată pe una existentă:

1. În panoul de sarcini New Presentation (Prezentare nouă), clic pe From Existing Presentation (Din prezentare existentă);

2. Se va deschide fereastra New from Existing Presentation (Nouă din prezentare existentă), răsfoim locațiile până ajungem la fișierul dorit (ex. Prezentare1), îl selectăm, apoi clic pe butonul creare, se va deschide prezentarea existentă pe care o prelucrăm în funcție de necesități.

Figura 12.4. Fereastra New from Existing Presentation

Utilizarea șablonului pentru design

Pentru a crea o prezentare cu un șablon pentru design:

1. Din meniul File (Fișier), alegeți comanda New (Nou) sau apăsați Ctrl+N;

2. În panoul de sarcini New Presentation (Prezentare nouă) clic pe From Design Template (Șablon formă) pentru a alege din panoul de sarcini Slide Design;

3. Selectați un șablon și alegeți o opțiune din lista autoderulantă de șabloane pentru design. Se deschide o prezentare nouă în vizualizarea Normal în designul selectat; ea conține un diapozitiv. Alegeți o machetă din panoul de sarcini Slide Layout.

Șabloanele pentru design nu oferă sugestii asupra conținutului sau organizării; puteți adăuga oricâte diapozitive doriți, conținând orice combinație de elemente.

Puteți modifica aspectul unei prezentări în orice moment, alegând pentru design din panoul de sarcini Slide Design.

12. 1. 2. Folosirea de asistență AutoContent

Utilitarul de asistență AutoContent oferă posibilitatea de alegere între diverse mostre de structuri de prezentare, apoi vă readuce în vizualizarea Normal, unde puteți înlocui testul mostră pus la dispoziție de aplicație cu propriul dumneavoastră text.

Pentru a crea o prezentare folosind utilitarul de asistență AutoContent:

1. Din meniul File (Fișier), alegeți comanda New (Nou);

2. În panoul de sarcini New Presentation (Prezentare nouă), selectați From AutoContent Wizard;

3. În prima pagină a utilitarului de asistență AutoContent, dați clic pe butonul Next:

Figura 12.5. Caseta de dialog AutoContent Wizard – opțiunea Start

4. În pagina tipului de prezentare, dați clic pe un buton pentru tip, derulați pentru a selecta un tip de prezentare, apoi dați click pe butonul Next:

Figura 12.6. Caseta de dialog AutoContent Wizard – opțiunea Presentation type

5. În pagina de ieșire, dați clic pe tipul de ieșire pe care-l veți crea, apoi dați clic pe butonul Next:

Figura 12.7. Caseta de dialog AutoContent Wizard – opțiunea Presentation style

6. În pagina pentru titlu și notă de subsol, introduceți informații pentru diapozitivul titlu, apoi dați clic pe butonul Next:

Figura 12.8. Caseta de dialog AutoContent Wizard – opțiunea Presentation options

6. Clic pe butonul Finish (Terminare):

Figura 12.9. Caseta de dialog AutoContent Wizard – opțiunea Finish

Fiecare structură de prezentare AutoContent generează o prezentare cu aspect predefinit. Puteți modifica ulterior aspectul, alegând un alt șablon pentru design.

Figura 12.10. Fereastră prezentare AutoContent Wizard cu aspect predefinit

Utilizarea șablonului pentru prezentare

Dacă doriți sugestii referitoare la conținutul prezentării dumneavoastră și la felul în care ar putea fi organizată, aplicația PowerPoint va pune la dispoziție o serie de șabloane pentru conținut, care oferă mostre de diapozitive cu text și diagrame.

Pentru a crea o prezentare cu un șablon pentru prezentare:

Din meniul File, alegeți comanda New;

În panoul de sarcini New Presentation, dați click pe On My Computer, pentru a alege din caseta de dialog New Presentation;

Din tabul Presentation al casetei de dialog New Presentation selectați o prezentare;

Dați clic pe OK.

Este mai simplu să modificați conținutul și să rearanjați diapozitivele folosind panoul Outline.

Închiderea prezentării curente

Prezentarea curentă poate fi închisă dacă alegeți File → Close (Fișier → Închidere). Dacă în prezentare există modificări nesalvate, atunci se afișează o fereastră de informații și se poate face salvarea lor. Prin comanda Close (Închidere) aplicația PowerPoint nu este închisă.

12. 2. DIVERSE TIPURI DE FOLII: CREARE ȘI PRELUCRARE

12. 2. 1. Crearea unui album foto

Gruparea fotografiilor favorite în scopul vizionării se poate realiza prin crearea unui album foto. Aplicația Microsoft PowerPoint face posibilă crearea cu ușurință a unei prezentări sub forma unui album, fără a fi necesară particularizarea fiecărei imagini. PowerPoint permite adăugarea în albumul foto a unor imagini multiple aflate pe discul fix, scaner, aparat foto digital sau aparat foto Web.

La crearea și prelucrarea unui album foto se va alege dintre următoarele opțiuni:

Selectare diverse așezări în pagină și cadre;

Adăugare legende;

Aplicare formă de șabloane;

Adăugare casete text combinate cu așezări în pagină pentru a crea forme particularizate;

Afișare imagini în alb negru.

Pentru a crea un album foto:

Din meniul File (Fișier), alegeți comanda New (Nou);

În panoul de sarcini New Presentation (Prezentare nouă), dați clic pe Photo Album (Album foto);

Figura 12.11. Panoul de sarcini New Presentation – opțiunea Photo album…

În caseta de dialog Photo Album (Album foto), inserați imagini, dând clic pe butonul File/Desk sau Scanner/Camera în funcție de sursă;

Figura 12.12. Caseta de dialog Photo Album

În zona Album Layout a casetei de dialog, selectați o machetă pentru imagine și o formă de cadru;

Dați clic pe butonul Create (Creare).

Puteți adăuga text la orice diapozitiv, dând clic pe New Text Box din caseta de dialog Photo Album (Album foto), și apoi introducând textul, după ce albumul este complet.

Pentru a rearanja ordinea imaginilor în albumul foto, selectați o imagine în caseta de dialog Photo Album (Album foto) și dați clic pe butoanele cu săgeata ascendentă sau descendentă de sub lista Pictures în Photo Album.

Schimbarea vizualizărilor

Fiecare prezentare nouă se deschide în vizualizarea Normal, care combină structura sau pictogramele diapozitivelor prezentării cu imaginea diapozitivului curent și oferă în același timp acces rapid la notele de text.

Pentru a comuta la altă vizualizare dați clic pe butonul corespunzător din colțul din stânga jos al paginii prezentării .

Lucrul cu textul. Introducerea textului

Aplicația PowerPoint prezintă patru tipuri de text pe care aveți posibilitatea de a le adăuga la un diapozitiv:

a) text de substituent;

b) text într-o Formă automată;

c) text într-o casetă text;

d) text WordArt.

a) text de substituent

Textul pe care îl tastați în substituenți, cum ar fi titlurile și listele cu marcatori, poate fi editat în diapozitiv sau în fila Schiță și poate fi exportat din fila Schiță în Microsoft Word. Textul dintr-un obiect, cum ar fi o casetă text sau o Formă automată și textul WordArt nu apar în fila Schiță și trebuie editat în diapozitiv.

b) text într-o Formă automată

Potrivirea automată a textului va reduce de asemenea textul pentru a încăpea într-un substituent mai mic și va mări textul din nou dacă măriți substituentul.

Aveți posibilitatea de a activa și dezactiva facilitatea Potrivire automată. Când este activată, aveți posibilitatea de a ajusta funcționarea ei într-un anumit substituent utilizând butonul Opțiuni Potrivire automată, care apare lângă text la prima redimensionare. Când faceți clic pe buton se afișează un meniu care vă oferă opțiuni pentru tratarea textului suplimentar.

c) text într-o casetă text

Casetele text le utilizați pentru a plasa text oriunde în diapozitiv, cum ar fi în afara unui substituent text.

d) text WordArt

Utilizați WordArt pentru efecte de text atractive. WordArt are posibilitatea de a lărgi, înclina, curba și roti textul sau de a-l transforma în 3-D sau vertical.

Pentru corectarea erorile ortografice puteți da clic pe un marcaj AutoCorrect pentru a alege din lista de opțiuni AutoCorrect.

Puteți modifica formatarea textului, utilizând instrumentele aflate pe bara de instrumente Formatting. Pentru a afișa modificările în panoul Outline, dați clic pe butonul Show Formatting (afișarea formatării) aflat pe bara de instrumente Standard sau pe Outlining.

Înlocuirea textului existent

Pentru a înlocui un text dați clic pe un marcaj de lista pentru a selecta un rând cu marcaj de listă sau dați triplu-clic oriunde pe un rând de text cu marcaj de listă. Apoi introduceți textul înlocuitor.

Dați clic pe pictograma unui diapozitiv pentru a selecta tot textul din diapozitiv. După aceea, introduceți textul înlocuitor și titlul diapozitivului.

Selectarea blocurilor de text

Selectarea caracterelor, cuvintelor sau paragrafelor dintr-un bloc de text în vederea mutării sau formatării este similară cu selectarea lor într-un document Word. Dați clic în interiorul unui bloc de text selectat pentru a selecta textul din interiorul blocurilor. Pentru a selecta un element cu marcaj de listă dintr-un bloc de text, dați clic pe marcajul de listă.

Mutarea și redimensionarea blocurilor de text

Puteți utiliza bordurile unui bloc de text pentru a-l muta sau redimensiona.

Pentru a muta un bloc de text:

1. Poziționați cursorul mouse-ului pe bordura din jurul unui bloc de text selectat;

2. Mențineți apăsat butonul mouse-ului și trageți mouse-ul;

3. Eliberați butonul mouse-ului când blocul de text ajunge în poziția dorită.

Pentru a redimensiona un bloc de text:

1. Poziționați cursorul mouse-ului pe un reper de manevrare;

2. Mențineți apăsat butonul mouse-ului și trageți cursorul;

3. Eliberați butonul mouse-ului când blocul de text este redimensionat.

Textul din interiorul unui bloc de text se reîncadrează pentru a se potrivi în interiorul noii dimensiuni a blocului. Mențineți apăsată tasta Ctrl în timp ce redimensionați un bloc de text în jurul centrului său.

Formatarea textului

Puteți formata cuvinte selectate sau tot textul dintr-un bloc de text.

Pentru a formata text:

Selectați textul din interiorul unui bloc de text pe care doriți să-l formatați;

Dați clic pe un buton aflat pe bara de instrumente Formatting;

Dacă alegeți o selecție din meniul Format, efectuați selecții în caseta de dialog pentru formatare care apare;

Dați clic pe OK.

Orice modificări de formatare a textului pe care le efectuați sunt păstrate dacă schimbați designul general al unei prezentări, prin alegerea altui șablon.

Pentru a modifica uniform textul în toate diapozitivele, trageți cu mouse-ul pentru a selecta textul în panoul Outline. Puteți utiliza instrumentul Format Painter, pentru a copia formatarea textului din alte diapozitive.

Mutarea și copierea textului

Puteți muta și copia elementele dintr-un diapozitiv în altul, utilizând clipboardul.

Pentru a muta sau a copia textul:

Selectați textul;

Apăsați Ctrl+X pentru a șterge textul și a-l plasa în clipboard sau apăsați Ctrl+C pentru a copia textul și a-l plasa în clipboard;

Dați clic pe destinație și apoi, din panoul de sarcini Clipboard, alegeți opțiunea Paste (Lipire);

Alegeți ceea ce doriți din lista Formatting Options.

Apăsați Ctrl+C de două ori pentru a afișa clipboardul sau selectați Clipboard din lista autoderulantă Task Pane.

Dacă nu dați clic într-un diapozitiv înainte de a selecta Paste (Lipire), aplicația PowerPoint lipsește textul ca AutoShape.

12. 2. 2. Crearea unei diagrame

Microsoft PowerPoint ne oferă posibilitatea de a crea o diagramă de la zero sau de a importa o foaie de lucru sau o diagramă Microsoft Excel. Programul implicit pentru diagrame în PowerPoint este Microsoft Graph Chart și se instalează automat cu PowerPoint.

Programul Microsoft Graph Chart are propriile meniuri și butoane (sau, dacă ați inserat o diagramă Excel, vor apărea meniuri și butoane Excel, integrate în meniurile PowerPoint) astfel încât să aveți posibilitatea de a modifica diagrama. De exemplu, aveți posibilitatea de a modifica tipul de diagramă din structură radială în coloană, de a mări textul sau de a adăuga culori noi. Informații despre modul de modificare a diagramelor sunt disponibile din meniul Help (Ajutor) de pe bara de meniu în timp ce lucrați la o diagramă.

a) Crearea unei diagrame pornind de la zero:

1. În meniul Insert (Inserare) faceți clic pe Chart (Diagramă).

Figura 12.13. Fereastra Insert → Chart

2. Apare o diagramă predefinită și o foaie de calcul cu date predefinite. Pentru a înlocui datele de exemplificare, faceți clic pe o celulă din foaia de date și apoi tastați informațiile dorite.

Figura 12.14. Fereastra Presentation2 – Datasheet

3. Pentru a reveni la diapozitiv, faceți clic în afara diagramei.

b) Importul unei foi de lucru sau unei diagrame Microsoft Excel:

În meniul Insert faceți clic pe Chart.

Comutați în foaia de date. Dacă foaia de date nu este vizibilă, faceți clic pe View → Data sheet (Vizualizare → Foaie de date) pentru a o afișa.

Dacă doriți ca datele importate să înceapă într-o altă celulă a foii de date decât cea din stânga sus, selectați celula dorită.

În meniul Edit (Editare), faceți clic pe Import File… (Import fișier…).

Figura 12.15. Caseta de dialog Import File

În caseta Look in… (Privire în) faceți clic pe dispozitivul, pe folderul sau pe locația Internet ce conține fișierul și apoi faceți clic pe formatul de fișier *.xls din caseta Files of type: (Fișiere de tip:).

Faceți dublu clic pe fișierul pe care doriți să îl importați.

În caseta de dialog opțiuni import date, selectați foaia pe care doriți să o importați. Aveți posibilitatea de a importa numai o foaie.

Variante disponibile:

– pentru a importa toate datele din foaia de lucru, faceți clic pe Foaie întreagă sub Import.

– pentru a importa numai o parte din date, faceți clic pe Zonă, apoi tastați zona de date dorită. De exemplu, pentru a importa celulele de la A1 la B5, tastați A1:B5 în caseta Zonă. Dacă zona are o denumire, tastați denumirea în locul referinței la zonă.

Dacă ați selectat o celulă în pasul 3, goliți caseta de selectare Suprascriere celule existente.

c) Modificarea diagramei

Puteți modifica diagrama la fel ca în Excel. De asemenea puteți să o mutați și să o redimensionați.

12. 2. 3. Crearea unei organigrame

Aplicația PowerPoint include un utilitar special care vă ajută să creați organigrame. Atunci când adăugați sau modificați o organigramă, aceasta apare cu un spațiu de desen în jur, schițat de un chenar care nu se imprimă și de ghidaje de dimensionare. Aveți posibilitatea de a dimensiona organigrama utilizând comenzile de dimensionare pentru a mări zona de desenare astfel încât să aveți mai mult spațiu de lucru sau aveți posibilitatea de a elimina spațiul care este în plus prin potrivirea bordurii mai aproape de nomogramă.

Pentru a crea o organigramă:

1. Din meniul Insert (Inserare) alegeți opțiunea Diagram (Nomogramă)

Figura 12.16. Fereastra Insert → Diagram…

2. Apare următoarea fereastră, în care selectați tipul nomogramei, după care clic pe butonul OK

Figura 12.17. Fereastra Diagram Gallery

3. Apare forma predefinită, pe care o putem prelucra cu ajutorul barei Organigramă

Figura 12.18. Bara Organization Chart

4. După ce terminați organigrama clic în afara acesteia.

Introducerea numelor și titlurilor

Setul prestabilit de patru casete conține marcaje de rezervare. Pe măsură ce adăugați informații, marcajele de rezervare dispar.

Pentru a introduce nume și titluri:

În caseta din partea de sus a ierarhiei, scrieți numele șefului ierarhiei

Apăsați tasta Enter pentru a trece la următorul rând din aceeași caseta și introduceți alte informații, cum ar fi, de exemplu, denumirea titlului.

Adăugarea de membrii

Structura inițială a organigramei conține doar patru membrii: un manager și trei subordonați. Pentru a adăuga alți membri, procedați astfel:

a) pentru adăugarea unui subordonat:

Selectați o casetă care necesită un subordonat;

În bara de instrumente Organization Chart, dați click pe lista autoderulantă Insert Shape și alegeți opțiunea Subordinate.

Figura 12.19. Bara Organization Chart – opțiunea Subordinate

b) pentru adăugarea unui colaborator sau asistent:

Selectați o casetă care necesită un colaborator sau asistent;

În bara de instrumente Orgranization Chart, dați click pe lista autoderulantă Insert Shape și alegeți opțiunea Coworker sau Assistant

Pentru a adăuga rapid subordonați, dați clic pe butonul Insert Shape fără să selectați din listă.

Formatarea casetelor, textului și liniilor

Puteți formata casetele, textul din interiorul lor și liniile ce le leagă.

Pentru a formata una sau mai multe casete:

Dați clic pe o singură casetă sau trasați un dreptunghi de selectare care cuprinde mai multe casete;

Utilizați bara de instrumente Formatting pentru a aduce modificări textului din casetele selectate;

Din meniul Format, alegeți comanda AutoShape pentru a aduce modificări casetelor selectate în caseta de dialog Format AutoShape;

Figura 12.20. Caseta de dialog Format AutoShape

Dați clic pe OK când ați terminat.

Pentru a modifica formatul:

În bara de instrumente Organization Chart, dați clic pe butonul AutoFormat;

În caseta de dialog Organization Chart Style Gallery, alegeți o opțiune;

Dați clic pe OK când ați terminat.

12. 2. 4. Crearea unui tabel

Pentru adăugarea unui tabel unei prezentări îl puteți insera într-un diapozitiv existent sau puteți crea un diapozitiv nou, utilizând o machetă de tabel.

Pentru a crea un diapozitiv nou, utilizând o machetă de tabel, trebuie urmați următorii pași:

Clic pe butonul New Slide, aflat pe bara de instrumente Formatting;

În panoul de sarcini Slide Layout, alegeți macheta tabelului;

Dublu-clic pe marcajul de rezervare Table din noul diapozitiv;

În caseta de dialog Insert Table (Inserare Tabel), stabiliți numărul de coloane și de rânduri;

Clic pe OK.

Pentru inserarea unui tabel într-un diapozitiv existent din bara de instrumente Standard, dați clic pe butonul Insert Table (Inserare Tabel) și trageți peste numărul de coloane și rânduri pe care le doriți în noul tabel.

12. 3. LUCRUL CU DIAPOZITIVELE

12. 3. 1. Inserarea unui nou diapozitiv

Pentru inserarea unui nou diapozitiv necompletat, puteți opta pentru următoarele variante:

a) Clic pe meniul Insert (Inserare) alegeți opțiunea New slide (Diapozitiv nou);

Figura 12.21. Fereastra Insert →New Slide

b) Pe bara de instrumente Formatare, faceți clic pe New Slide (Diapozitiv nou) .

Cu punctul de inserție în fila Schiță sau Diapozitive, apăsați tasta Enter.

c) În panoul de activitate Aspect diapozitiv, faceți clic pe aspectul dorit.

12. 3. 2. Reordenarea diapozitivelor

Pentru a reordona diapozitivele:

Plasați cursorul mouse-ului pe diapozitivul pe care doriți să-l repoziționați în prezentare;

Mențineți apăsat butonul mouse-ului și trageți diapozitivul în altă poziție;

Eliberați butonul mouse-ului.

Figura 12.22. Reordonarea diapozitivelor

12. 3. 3. Modificarea designului în vizualizarea Slide Sorter

Atunci când aplicați un șablon nou pentru design în vizualizarea Slide Sorter, puteți vedea imediat felul în care sunt afectate diverse machete. De asemenea, puteți modifica fundalul sau schema de culori pentru toate diapozitivele sau numai pentru cele selectate.

Pentru a aplica un șablon nou pentru design:

1. În bara de instrumente Formatting, dați clic pe butonul Design ;

2. În panoul de sarcini Slide Design, derulați pentru a selecta un design;

3. Din lista autoderulantă alegeți opțiunea Apply to All Sides sau Apply to Selected Slides. Este aplicat noul design.

Pentru a modifica fundalul:

1. Selectați diapozitivul sau diapozitivele pe care doriți să le modificați;

2. Din meniul Format, alegeți comanda Background;

Figura 12.23. Caseta de dialog Background

3. În caseta de dialog Background, efectuați modificarea;

4. Clic pe butonul Apply pentru a modifica doar diapozitivul ori diapozitivele selectate, sau dați click pe butonul Apply to All pentru a modifica toate diapozitivele.

Pentru a modifica schema de culori:

1. În bara de instrumente Formatting, dați clic pe butonul Design;

2. În panoul de sarcini Slide Design, dați clic pe Color Schemes, apoi alegeți o schemă de culori;

Figura 12.24. Panoul de sarcini Slide Design – opțiunea Color Schemes

3. Din lista autoderulantă, alegeți opțiunea Apply to All Slides sau Apply to Selected.

Duplicarea și ștergerea diapozitivelor

Puteți duplica și șterge diapozitive selectate în vizualizarea Slide Sorter, văzând imediat efectul acțiunii în derularea diapozitivelor. De asemenea, puteți plasa diapozitive în clipboard pentru a fi lipite altundeva.

Pentru a duplica unul sau mai multe diapozitive:

Selectați diapozitivul sau diapozitivele pe care doriți să le duplicați;

Apăsați combinația de taste Ctrl+D pentru a duplica diapozitivul.

Pentru a șterge unul sau mai multe diapozitive:

Selectați diapozitivul sau diapozitivele pe care doriți să le ștergeți;

Apăsați tasta Delete pentru a le șterge.

Pentru a lipi un diapozitiv din clipboard:

Dacă panoul de sarcini nu este deja vizibil, alegeți comanda Task Pane (Coordonator) din meniul View (Vizualizare);

Dați clic pe săgeată pentru alte panouri de sarcină și selectați Clipboard din listă;

În panoul de sarcini Clipboard, dați clic pe destinație și alegeți opțiunea Paste;

Figura 12.25. Panoul de sarcini Clipboard

Alegeți o opțiune de formatare pentru selecția lipită.

Altă variantă ar fi ca din meniul Edit să alegeți comenzile Duplicate (Dublare) sau Delete Slide (Ștergere diapozitiv).

Figura 12.26. Fereastra Edit – opțiunea Duplicate

Ascunderea unui diapozitiv

1. În fila Slides (Diapozitive) din vizualizarea normală, selectați diapozitivul pe care doriți să îl ascundeți.

2. Clic dreapta pe diapozitiv, iar din lista afișată faceți clic pe Hide Slide (Ascundere diapozitiv).

Figura 12.27. Fila Slides – opțiunea Hide Slide

Afișarea unui diapozitiv ascuns

Referitor la afișarea unui diapozitiv ascuns avem variantele:

a) Resetarea unui diapozitiv ascuns pentru a fi vizualizat într-o expunere de diapozitive.

În fila Slides (Diapozitive) în vizualizare normală, selectați diapozitivul ascuns pe care doriți să-l faceți din nou vizibil.

În meniul Expunere diapozitive, faceți clic pe Hide Slide (Ascundere diapozitiv).

Figura 12.28. Fila Slides – opțiunea Hide Slide

b) Vizualizarea unui diapozitiv ascuns în timpul unei expuneri de diapozitive

Faceți clic cu butonul drept al mouse-ului pe orice diapozitiv în timpul unei expuneri de diapozitive, indicați spre Salt la diapozitiv.

Faceți clic pe diapozitivul pe care doriți să îl vizualizați.

12. 3. 4. Selectarea unui design nou

Modificarea șablonului unei prezentări îi poate conferi acesteia un aspect complet nou, eventual pentru alt public.

Un șablon conține o schemă de culori (o combinație de culori utilizate pentru text și alte elemente de prim-plan ale prezentării) și un design master de diapozitiv (o culoare de fundal, o selecție de fonturi și formatări de text și un design grafic pentru fundal).

Pentru a selecta un design nou:

1. În bara de instrumente Formatting, clic pe butonul Design. Din meniul Format, alegeți comanda Slide Design (Aspect diapozitiv).

Figura 12.29. Fereastra Format – opțiunea Slide Design…

2. În panoul de sarcini Slide Design (Aspect diapozitiv), derulați în jos pentru a selecta un design;

3. Din lista autoderulantă, alegeți opțiunea Apply to All Slides sau Apply to Selected Slides

Figura 12.30. Panoul de sarcini Slide Layout – opțiunea Apply to Selected Slides

Numele șablonului curent pentru design apare în bara de stare din partea inferioară a ferestrei prezentării. O modificare în șablonul pentru design are prioritate asupra modificărilor pe care le-ați adus schemei de culori sau fundalului.

Modificarea schemei de culori

Cele opt culori ale unei scheme de culori sunt utilizate de toate elementele din diapozitive, dacă nu modificați culoarea unui element. Schema de culori este stocată într-un șablon, astfel încât, atunci când comutați șabloanele, veți comuta și schemele de culori.

Puteți să selectați scheme de culori predefinite sau să vă creați propriile scheme.

Pentru a modifica schema de culori:

În bara de instrumente Formatting, dați clic pe butonul Design;

În panoul de sarcini Slide Design, dați clic pe Color Schemes și apoi alegeți o schemă de culori.

3. Clic pe Apply to All Slides sau Apply to Selected Slides din lista autoderulantă. Schema de culori pe care ați ales-o este aplicată diapozitivelor.

12. 3. 5. Comutarea între vizualizările Master

O vizualizare Master afișează elementele comune tuturor diapozitivelor cu un anumit design și un diapozitiv titlu de tip Master pentru designul respectiv. În vizualizarea Master puteți stabili fundalul și elementele de text și puteți adăuga elemente grafice, pentru a formata cu designul respectiv toate tipurile de diapozitive.

Vizualizările Master afișează marcajele de rezervare pentru text. Puteți modifica formatarea textului pentru titlurile diapozitivelor și pentru elementele principale de text și designul pentru fundal.

Pentru a comuta la vizualizarea Slide Master:

Din meniul View (Vizualizare), alegeți Master – Slide Master (Coordonator – Coordonator diapozitive);

Figura 12.30. Fereastra View – opțiunea Master → Slide Master

În fereastra stângă a vizualizării Slide Master, dați clic pe ceea ce doriți să editați;

Clic pe Close Master View (Închidere vizualizare coordonator) pentru a reveni la prezentare.

Figura 12.31. Bara Slide Master View – opțiunea Close Master View

Modificarea culorii de fundal și a umbririi

Pentru a modifica umbrirea și culoarea de fundal:

Din meniul Format, alegeți comanda Background. În vizualizarea Slide, Normal sau Sldie Master, dați click dreapta în exteriorul zonelor marcaj de rezervare și, din meniul restrâns, alegeți comanda Background;

În caseta de dialog Background, derulați meniul Background Fill și alegeți o culoare uniformă sau Fill Effects

Figura 12.32. Caseta de dialog Background – opțiunea Fill Effects…

În caseta de dialog Fill Effects, dați click în taburi și selectați caracteristicile dorite;

Dați click pe OK;

În caseta de dialog Background, dați click pe butonul Apply tto All, ca să modificați fundalul pentru toate diapozitivele, sau dați click pe butonul Apply, ca să-l modificați pentru un singur diapozitiv. Este aplicat noul Fundal.

Figura 12.33. Caseta de dialog Background – opțiunea Apply

Pentru a vedea noua umbrire a fundalului în timp ce caseta de dialog Background este încă deschisă, dați click pe butonul Preview și apoi deplasați caseta de dialog în lateral.

Dacă aplicați modificarea în vizualizarea Slide Master, sunt modificate toate tipurile de diapozitive pentru designul respectiv, cu excepția tipului de titlu. Dacă aplicați modificarea la titlul Master, este modificat numai tipul de titlu pentru designul respectiv.

Modificarea fonturilor textului

Pentru a modifica fonturile textului:

Din meniul View, alegeți Master → Slide Master;

Selectați textul în Title Area sau în oricare dintre nivelurile text de tip Object Area din diapozitivul Master;

Figura 12.34. Diapozitivul Master

Din meniul Format, alegeți comanda Font;

Figura 12.35. Fereastra Format → opțiunea Font

În caseta de dialog Font, efectuați modificările de formatare;

Figura 12.36. Caseta de dialog Font

Dați click pe OK;

Pentru a comuta la altă vizualizare, dați click pe Close Master View sau dați click pe oricare buton pentru vizualizare.

12. 3. 6. Inserarea unei imagini într-un diapozitiv

Inserarea unei imagini „miniatură” (Clip Art) într-un diapozitiv

A) Pentru a insera o imagine Clip Art (miniatură) într-un diapozitiv alegem un șablon pentru aspect – Slide Layout (Aspect diapozitiv) – care să conțină pictograma . În diapozitiv se efectuează un clic pe simbolul grafic Insert Clip Art (Inserare miniatură). Se afișează o fereastră asemănătoare celei prezentate mai jos:

Figura 12.37. Fereastra Select Picture

Se efectuează un clic pe miniatura dorită, după care se dă OK pentru a insera miniatura.

B) Se alege Insert → Picture → Clip Art (Inserare → Imagine → Miniatură). În panoul de activitate Insert Clip Art se dă clic pe Clip Organizer. Se deschide fereastra Microsoft Clip Organizer care prezintă două panouri. În panoul stâng (Collection List) se dă clic pe numele colecției dorite. Ca urmare în panoul din dreapta vor apărea miniaturile colecției selectate. Se pot trage pe rând, cu mouse-ul, miniaturile în diapozitiv și la final se închide fereastra Microsoft Clip Organizer.

Figura 12.38. Fereastra Microsoft Clip Organizer

Inserarea unei imagini dintr-un fișier într-un diapozitiv

A) Se poate alege un Slide Layout (Aspect diapozitiv) care conține o pictogramă . În diapozitiv se efectuează un clic pe simbolul grafic Insert Picture (Inserare imagine). Se va afișa o casetă de dialog de unde se va alege fișierul grafic ce urmează a fi inserat.

Figura 12.39. Caseta de dialog Insert Picture

B) Se alege Insert → Picture → From File (Inserare → Imagine → Din fișier). Se alege folderul unde se află fișierul, se selectează fișierul dorit apoi se dă clic pe butonul Insert (Inserare).

12. 3. 7. Trimiterea diapozitivelor către Microsoft Word

Cu prezentarea deschisă în Microsoft PowerPoint, în meniul File (Fișier), selectați Send To (Trimitere către), apoi faceți clic pe Microsoft Office Word.

Figura 12.40. Fereastra File → opțiunea Send To → Microsoft Office Word…

Sub Add slides to Microsoft Office Word document (adăugare diapozitive în document Microsoft Word), aveți următoarele variante:

– pentru încorporarea diapozitivele în documentul Word, faceți clic pe Paste (Lipire);

– pentru legarea diapozitivele la documentul Word, faceți clic pe Paste link (Lipire cu legătură).

Figura 12.41. Caseta de dialog Send To Microsoft Office Word

Dacă legați fișierele, acestea vor fi actualizate în documentul Word când le editați în PowerPoint.

12. 4. EXPUNEREA UNEI PREZENTĂRI

Microsoft PowerPoint vă oferă multe variante de a susține o prezentare: pe ecran, interactiv, cu video-proiector, imprimări pe hârtie și diapozitive de 35mm.

Vizualizarea prezentării pe ecran

Cea mai simplă modalitate de lansare în execuție (expunere diapozitive) a unei prezentări o reprezintă utilizarea monitorului calculatorului propriu.

Lansarea (expunerea diapozitivelor) poate fi realizată prin trei căi:

A) Alegând Slide Show → View Show (Expunere diapozitive → Vizualizare Expunere).

B) Alegând View → Slide Show (Vizualizare → Expunere diapozitive). În urma acestor acțiuni se va afișa prezentarea pornind de la primul diapozitiv al prezentării.

C) Dând clic pe butonul Slide Show (Expunere diapozitive) (începând cu diapozitivul curent), aflat în colțul din stânga-jos al ferestrei PowerPoint. În urma acestei acțiuni se va afișa prezentarea pornind de la diapozitivul curent al prezentării (diapozitivele aflate în fața diapozitivului curent nu sunt afișate). În timpul prezentării trecerea de la un diapozitiv la altul se poate realiza printr-un clic (sau prin acționarea barei de spațiu sau a tastei Enter).

CAPITOLUL 13

MICROSOFT ACCESS 2003

13. 1. NOȚIUNI DE BAZĂ

La începutul anilor ’80 s-a produs o trecere în masă la elaborarea și utilizarea sistemelor de gestiune a bazelor de date de tip relațional. Acest fenomen se explică prin atingerea unor limite tehnice și prin flexibilitatea redusă a sistemelor de gestiune a bazelor de date cu structuri arborescente și rețea care se foloseau până atunci. Înzestrate cu limbaje de generația a patra și cu generatoare de aplicații puternice, SGBD de tip relațional oferă numeroase facilități de proiectare și dezvoltare a aplicaților. Cele mai răspândite SGBD de acest tip sunt: Oracle, Informix, SyBase, MySQL, Interbase, Access, acesta din urmă fiind subiectul capitolului de față.

Sistemul de gestiune a bazelor de date Microsoft Access 2003 (și versiunile care l-au precedat) a fost realizat de corporația Microsoft și reprezintă o nouă ideologie în acest domeniu, având performanțe sporite, fiind o componentă a pachetului de programe integrate Microsoft Office, care se poate instala și exploata pe calculatoare personale (PC-uri) ce lucrează sub oricare sistem de operare de tip Windows.

Caracteristicile definitorii și posibilitățile principale de exploatare ale Microsoft Access sunt următoarele:

– Microsoft Access este un sistem de gestiune a bazelor de date care permite gestionarea bazelor de date relaționale folosite în mod exclusiv sau în mod multiutilizator (partajat);

– Microsoft Access se bazează pe interfața grafică de utilizator (GUI-Graphic User Interface), specifică produselor software de tip Windows, care este ușor de folosit, oferind utilizatorului un mediu de lucru prietenos;

– Microsoft Access se fundamentează pe concepte noi (obiect, proprietăți ale obiectelor, eveniment, procedura care se lansează în execuție când apare un eveniment, programare orientată pe obiecte și evenimente etc.);

– Microsoft Access este un sistem de gestiune a bazelor de date deschis comunicării cu alte sisteme de gestiune a bazelor de date relaționale (dBASE, Fox Pro, Paradox);

– Microsoft Access permite efectuarea de aplicații complexe folosind limbajul VBA (Visual Basic Access) sau generatorul de macroinstrucțiuni;

– Microsoft Access permite realizarea cu ușurință a importului și exportului de date/aplicații cu alte componente Microsoft Office (de exemplu, Excel);

– Microsoft Access permite interogarea bazelor de date relaționale, fie în mod grafic folosind interfața QBE (Query By Example), fie folosind limbajul SQL (Structured Query Language);

– Microsoft Access dispune de un sistem eficient de asistare software (Help), care permite documentarea utilizatorului în mod contextual sau la cerere;

– Microsoft Access conține instrumente wizard, care permit utilizatorului să creeze cu ușurință obiecte (tabele, formulare, rapoarte etc.);

– Microsoft Access permite accesul la baze de date din rețeaua Internet, fiind un mediu de lucru util pentru publicarea de informații în pagini Web;

– Microsoft Access se poate instala pe calculatoare personale care conțin resurse hardware similare cu cele impuse de versiunea sistemului de operare gazdă (Windows 95/98/2000/XP/Vista/7).

13. 1. 1. Lansarea aplicației Microsoft Access 2003

SGBD MS Access funcționează numai în mediul Windows. Există mai multe modalități de lansare a sistemului Access, una din ele fiind executarea consecutivă a acțiunilor Start → All Programs (sau Programs) → Microsoft Office → Microsoft Office Access 2003.

Ca rezultat, obținem o fereastră, asemănătoare cu cea din figura 13.1.

Figura 13.1. Lansarea aplicației Access

13. 1. 2. Crearea / accesarea unei baze de date

După cum am mai menționat, elementele principale ale unei baze de date sunt tabelele. Dar o bază de date poate conține și alte elemente care se creează pe baza tabelelor (interogări, formulare, rapoarte etc.). Aceste elemente, împreună cu tabelele, formează așa-numitele clase de obiecte ale bazei de date.

Pentru a crea o bază de date nouă, în zona Open a ferestrei reprezentate în figura 13.1 alegem opțiunea Create a new file, iar în caseta următoare – opțiunea Blank Database. Putem, de asemenea, utiliza comenzile de creare/ accesare a bazelor de date din meniul File.

Figura 13.2. Caseta de dialog File New Database

Pentru a deschide o bază de date existentă în zona Open a ferestrei reprezentate în figura 13.1 executăm un clic pe denumirea uneia din bazele de date utilizate recent sau selectăm opțiunea More pentru a accesa o bază de date amplasată pe un dispozitiv de memorie auxiliară.

Figura 13.3. Caseta de dialog Open

În caseta de dialog care apare indicăm numele bazei de date (de ex., BIBL) și localizarea ei (discul, dosarul). Obținem o fereastră în care sunt disponibile cele 7 clase de obiecte Access.

Figura 13.4- Fereastra cu clasele de obiecte Access

13. 1. 3. Închiderea / redeschiderea bazei de date

Închiderea unei baze de date poate fi făcută prin executarea comenzii Close din meniul File sau prin acționarea butonului din bara de titlu a bazei de date. De regulă, la închidere, sistemul salvează automat baza de date împreună cu toate obiectele pe care le conține. Închiderea unei baze de date nu înseamnă și închiderea aplicației MS Access, astfel încât putem deschide o altă bază de date sau crea o bază de date nouă, în modul descris mai sus.

13. 1. 4. Ieșirea din Access

Ieșirea din MS Access poate fi făcută în unul din următoarele moduri:

se apasă combinația de taste Alt+F4;

se execută comanda Exit din meniul File;

se acționează butonul din bara de titlu a aplicației.

13. 2. TABELE ACCESS

13. 2. 1. Crearea unui tabel

După ce am deschis o bază de date, eveniment confirmat prin apariția ferestrei cu cele 7 clase de obiecte (figura 13.4), putem crea diferite obiecte în oricare din clasele nominalizate. Dar deoarece fiecare din clasele Queries, Forms, Reports, Pages, Macros și Modules se definesc în baza tabelelor, acestea (tabelele) trebuie create în primul rând. Cu alte cuvinte, dacă o bază de date nu conține cel puțin un tabel, crearea altor clase de obiecte devine lipsită de sens.

Pentru a crea un tabel nou, de exemplu, Comenzi, selectăm clasa de obiecte Tables, apoi acționăm butonul . Caseta de dialog New Table care apare (figura 13.5) ne oferă 5 moduri de definire a structurii tabelului.

Figura 13.5. Moduri de definire a structurii unui tabel

Dacă selectăm opțiunea Design View și acționăm butonul OK, obținem o fereastră (figura 13.6) în care definim câmpurile tabelului și caracteristicile lor.

Figura 13.6. Definirea câmpurilor tabelului Comenzi

13. 2. 2. Caracteristicile câmpurilor

Pentru fiecare câmp al tabelului se specifică 3 caracteristici, și anume:

– Field Name (denumirea câmpului, obligatoriu);

– Data Type (tipul câmpului, obligatoriu);

– Description (descrierea câmpului, opțional).

Pentru comoditate, denumirile câmpurilor se introduc pe verticală, urmând ca în regimul de introducere a datelor Datasheet View denumirile câmpurilor să-și ocupe pozițiile obișnuite (pe orizontală). Regimul Design View nu permite introducerea înregistrărilor în tabel, ci doar descrierea câmpurilor care alcătuiesc tabelul.

Denumirea câmpului poate conține diferite caractere, inclusiv spații, cu excepția unor semne speciale ( ".", "!" ș.a.). În caz de necesitate, denumirea poate conține semnul "_" (subliniere). Lungimea denumirii câmpului (împreună cu spațiile) nu poate depăși 64 de caractere.

Exemple: autorul;Id_ țării; locul_ de_ muncă; LoculDeMuncă; Locul de Muncă.

Tipul câmpului poate fi unul din următoarele:

– Text – pentru texte sau numere care nu vor fi folosite în calcule;

– Memo – pentru texte lungi (biografia autorului, rezumatul cărții etc.);

– Number – pentru numere care vor fi folosite în calcule;

– Date/Time – pentru date calendaristice;

– Currency – pentru valori bănești;

– AutoNumber – pentru numere întregi care își măresc în mod automat valorile (numărul de ordine, de exemplu);

– Yes/No – pentru valori logice care pot lua numai două valori: Yes (adevăr), No (fals);

– OLE Object – pentru imagini (fotografia autorului), sunete (imnul țării).

– Hyperlink – pentru adrese Hyperlink. Valorile acestui câmp pot fi adrese Internet (de exemplu, www.google.com) sau locații (calea spre un fișier sau dosar din calculator);

– Lookup Wizard – reprezintă, de fapt, nu un tip de date, ci o proprietate a câmpului prin care valorile lui pot fi selectate din alt tabel. Acest mod de abordare simplifică procedura introducerii valorilor câmpului și, în plus reduce riscul comiterii unor erori.

Pentru a schimba tipul câmpului (implicit tipul este Text), trecem în coloana Data Type (figura 13.6) și din lista derulantă alegem tipul dorit. Apoi trecem (dacă e cazul) în coloana Description, pentru a introduce note explicative, sau în rândul următor, pentru descrierea altui câmp.

13. 2. 3. Stabilirea cheilor primare

Dacă valorile unui câmp sunt unice (nu se repetă), putem semnala acest lucru, pentru a evita introducerea accidentală a două valori identice. Această procedură poartă denumirea de stabilire a cheii primare, în cazul tabelului CITITORI, cheia primară poate fi stabilită pe câmpul IdCarte, pentru a exclude eventualitatea repetării identificatorului cărții (în bibliotecă nu pot exista două cărți cu același identificator). Cheia primară poate fi stabilită și pe câteva câmpuri. Pentru a stabili cheia primară, selectăm câmpul respectiv, apoi executăm un clic pe butonul din bara cu instrumente. Ca rezultat, în partea din stânga a câmpului respectiv apare semnul cheii (vezi figura 13.6).

După încheierea procedurii de descriere a câmpurilor și de stabilire a cheii primare, salvăm tabelul (descrierea lui), selectând comanda Save din meniul File și indicând numele tabelului. Dacă nu am stabilit o cheie primară (acest lucru nu este obligatoriu), sistemul ne va avertiza, sugerându-ne stabilirea cheii pe un câmp de tip AutoNumber. Pentru a confirma, acționăm butonul Yes. În acest caz sistemul stabilește automat cheia primară pe un câmp AutoNumber (dacă el există) sau creează suplimentar un asemenea câmp (dacă el nu există), stabilind pe el cheia primară. Pentru a renunța la stabilirea cheii primare, acționăm butonul No.

13. 2. 4. Proprietățile câmpurilor

În afară de tipul câmpului, putem stabili și unele proprietăți ale sale, cum ar fi mărimea (lungimea), numărul cifrelor zecimale, formatul datei calendaristice etc. Fiecare tip de date are proprietăți prestabilite, dar ele pot fi modificate, executând un clic pe câmpul respectiv (figura 13.6, partea de sus) și modificând valorile prestabilite care apar în partea de jos.

Câmpurile de tip Text pot avea lungimi cuprinse între l și 255 de caractere. Implicit, mărimea câmpului este de 50, dar ea poate fi modificată în limitele amintite, în funcție de lungimea maximă preconizată a valorilor câmpului respectiv. Astfel, pentru IdCarte (identificatorul cărții), modificăm mărimea câmpului din 50 (valoarea prestabilită) în 8 (valoarea necesară). La fel procedăm și cu caracteristicile altor câmpuri.

Menționăm și cu această ocazie, că pentru câmpurile ce conțin numai valori numerice (identificatori numerici), care nu vor fi folosite în calcule, vom prefera tipul Text în locul tipului Number. Acest mod de abordare va facilita ulterior căutarea informației în baza de date.

Câmpurile de tip Number au lungimi diferite în funcție de opțiunea specificată pentru proprietatea Field Size.

Opțiunea implicită pentru câmpurile de tip Number este, de regulă, Single, dar ea poate fi modificată, utilizând comanda Options din meniul Tools. Pentru câmpurile de tip Number poate fi stabilită și proprietatea Format, în care specificăm modul de afișare a valorilor (numărul cifrelor zecimale etc.).

Câmpurile de tip Date/Time au lungimi variabile în funcție de formatul datei/orei specificat pentru proprietatea Format a câmpului. De altfel, formatul de reprezentare a datelor calendaristice, la fel ca și delimitatorii dintre dată, lună și an, pot să difere de cele utilizate în această lucrare. Reprezentarea datelor ține de modul în care a fost personalizat sistemul Windows. Pentru a schimba formatul de reprezentare a datelor calendaristice (dar și a orei, a numerelor și a valutei), este necesar de a efectua setările respective, utilizând aplicația Regional Options din meniul Control Panel al meniului de bază Start.

Remarcă: Dacă anul este indicat cu 2 cifre, Access îl interpretează astfel: pentru valorile din intervalul 00-29 se subînțelege anii 2000-2029; pentru valorile din intervalul 30-99 se subînțelege anii 1930-1999.

Câmpurile de tip logic (Yes/No) ocupă în memoria calculatorului un octet și pot fi reprezentate în 4 moduri, în funcție de opțiunea specificată pentru proprietatea Format a acestui câmp, și anume: Yes/No, True/False, On/Off, -1/0. În ultimul caz valoarea – l corespunde stării True (adevăr), iar valoarea 0 – stării False (fals).

13. 2. 5. Specificarea valorilor prestabilite

Dacă o bună parte din valorile unui câmp se repetă frecvent (de exemplu, în cazul când majoritatea cititorilor au studii superioare), putem specifica o valoare prestabilită (implicită) a câmpului respectiv. Valoarea prestabilită (în cazul nostru „super”) se specifică pentru proprietatea Default Value a câmpului. În procesul introducerii datelor sistemul atribuie câmpului valoarea prestabilită în mod automat, utilizatorul urmând să modifice doar valorile care diferă de cea prestabilită.

13. 2. 6. Stabilirea unor condiții de validare

Pentru a diminua riscul introducerii unor valori greșite, putem stabili condiții (reguli) de validare pentru valorile câmpurilor respective. Regulile de validare se stabilesc pentru proprietatea Validation Rule a câmpului. Totodată, pentru proprietatea Validation Text se specifică mesajul care trebuie să fie afișat în cazul nerespectării regulii. Astfel, dacă se știe că prețul cărților nu depășește valoarea 200, specificăm pentru proprietatea Validation Rule a câmpului Preț condiția <=200, iar pentru proprietatea Validation Text – mesajul "Prețul cărții nu poate fi mai mare de 200 de lei. Reintroduceți prețul cărții. La fel, data împrumutului/restituirii cărții nu poate depăși data curentă, astfel că pentru câmpurile DataImpr și DataRestit putem stabili condiția <=Date() pentru proprietatea Validation Rule. Mesajul specificat pentru proprietatea Validation Text va fi și el adecvat. În fiecare din situațiile descrise vor fi afișate mesajele respective în cazul introducerii unor valori care nu corespund condițiilor de validare stabilite în procesul definirii câmpurilor.

13. 2. 7. Modificarea descrierii unui tabel

În cazul când apare necesitatea modificării descrierii inițiale a unui tabel (adăugarea sau excluderea unuia sau mai multor câmpuri, schimbarea ordinii, modificarea unor caracteristici etc.), deschidem tabelul respectiv în regimul Design View și efectuăm modificările necesare după cum urmează (în orice consecutivitate):

Modificarea denumirii câmpului. Executăm un clic pe denumirea câmpului și efectuăm schimbările necesare.

Adăugarea unui câmp. Marcăm câmpul, înaintea căruia trebuie inserat noul câmp. Pentru aceasta executăm un clic în partea stângă a rândului respectiv, acesta schimbându-și culoarea. Apoi executăm comanda Insert Row din meniul Edit.

Excluderea unui câmp. Marcăm câmpul ca în cazul precedent, apoi apăsăm tasta Delete. Confirmăm acțiunea prin OK.

Schimbarea ordinii (deplasarea) câmpurilor. Marcăm câmpul care urmează a fi deplasat, apoi, ținând apăsat butonul stâng al mouse-ului, deplasăm câmpul dat peste câmpul, înaintea căruia dorim să fie situat.

Schimbarea caracteristicilor. Executăm un clic pe rândul în care este definit câmpul, apoi stabilim caracteristicile câmpului în modul descris în paragrafele precedente. În cazul în care în tabel au fost introduse date, modificarea caracteristicilor câmpurilor tabelului poate implica denaturarea informației. Astfel, dacă micșorăm lungimea unui câmp de tip Text, este posibilă trunchierea (din dreapta) a datelor. Modificarea tipului câmpului poate avea, de asemenea, consecințe nedorite. Din această cauză ne vom strădui să definitivăm proprietățile câmpurilor înainte de a introduce valori în tabel.

Adăugarea sau anularea unei chei primare. În caz de necesitate, putem adăuga sau anula una sau mai multe chei primare. Pentru a schimba cheia primară de pe un câmp pe altul, selectăm câmpul nou, apoi acționăm butonul din bara cu instrumente. Pentru a stabili cheia primară pe câteva câmpuri, le selectăm, apoi acționăm același buton. Pentru a anula una sau mai multe chei primare, executăm comanda Indexes din meniul View, apoi în caseta care se deschide selectăm câmpurile respective și apăsăm tasta Delete.

După efectuarea modificărilor, salvăm tabelul cu Save As sau Save din meniul File.

13. 2. 8. Introducerea datelor în tabel

După ce am efectuat procedurile de descriere a tabelului, putem introduce date în câmpurile lui. Pentru a iniția procesul de introducere a datelor, deschidem baza de date (dacă nu este deschisă), apoi în fereastra Database (figura 13.4) selectăm tabelul necesar (de exemplu Cititori) și executăm un clic pe Open. Ca rezultat, se afișează câmpurile tabelului respectiv figura 13.7 (inițial tabelul conține doar un rând liber).

Figura 13.7. Introducerea și modificarea datelor în tabel

Nu este absolut obligatoriu să completăm toate câmpurile; astfel dacă anumite date nu sunt deocamdată cunoscute, introducerea lor poate fi amânată.

Excepție fac câmpurile pentru care au fost stabilite chei primare. Aceste câmpuri nu pot avea valori nule, de aceea valorile lor trebuie introduse în mod obligatoriu. Ordinea introducerii datelor poate fi și ea oricare. Dacă a fost stabilită o cheie primară, la o nouă deschidere a tabelului înregistrările vor fi afișate în ordinea crescătoare a valorilor câmpului respectiv. Datorită acestui fapt, orice înregistrare nouă se adaugă la sfârșitul tabelului, având certitudinea că ulterior ea va fi plasată în locul corespunzător. După terminarea introducerii datelor închidem tabelul, acționând butonul sau executând comanda Close din meniul File (modificările efectuate se salvează automat).

Remarcă: Tipul și caracteristicile datelor introduse trebuie să corespundă întocmai tipului și caracteristicilor câmpurilor respective definite în procesul creării (descrierii) tabelului.

13. 2. 9. Redactarea datelor

Dacă apare necesitatea modificării (editării) înregistrărilor unui tabel, deschidem tabelul în regimul Datasheet View, acționând butonul Open din fereastra Database (sau executând un dublu-clic pe numele tabelului). Ca rezultat, obținem tabelul cu conținutul precedent, conținut pe care-l putem modifica la dorință. Modificările pot fi cele mai diverse: înlocuirea datelor existente, completarea unor câmpuri, ale căror valori nu erau cunoscute anterior, adăugarea unor înregistrări noi, ștergerea unor înregistrări, copierea unor valori etc. Majoritatea acestor modificări se efectuează prin simpla deplasare în câmpul și rândul necesar și prin înlocuirea conținutului vechi prin altul nou. Menționăm, că semnul indică rândul curent, iar atunci când inițiem procedura se modificare a înregistrării, acest semn este înlocuit cu ultimul fiind prezent până la trecerea la o altă înregistrare.

În cele ce urmează vom descrie câteva proceduri de redactare a datelor.

a) Adăugarea unor înregistrări noi. Înregistrările noi sunt plasate la sfârșitul tabelului.

Excluderea unor înregistrări. Pentru a șterge una sau mai multe înregistrări consecutive, marcăm aceste înregistrări prin glisarea („tragerea”)
mouse-ului pe verticala din stânga tabelului, apoi apăsăm tasta Delete sau
alegem comanda Delete din meniul Edit. Ni se va cere confirmarea acțiunii,
la care vom răspunde prin OK sau vom renunța prin Cancel.

Copierea unor blocuri de date. Pentru a copia un bloc de date, marcăm blocul, apoi acționăm butonul Copy din bara cu instrumente. Ca rezultat,
conținutul blocului se copiază în memoria Clipboard. Din acest moment, conținutul memoriei Clipboard poate fi „lipit” oriunde. În acest scop marcăm locul inserării (blocul-destinație) și acționăm butonul Paste din bara cu instrumente.

Remarcă: Dimensiunile și caracteristicile blocului-destinație trebuie să corespundă întocmai dimensiunilor și caracteristicilor blocului-sursă.

Modificările efectuate în orice înregistrare a tabelului se salvează în mod automat de fiecare dată când trecem la o altă înregistrare, sau la închiderea tabelului. Aceasta înseamnă că după terminarea lucrului cu un tabel nu este neapărat nevoie să-l salvăm, – sistemul o va face singur. Utilizatorul trebuie doar să aibă grijă să închidă tabelul în caz că nu-l va mai utiliza. Dacă, însă, am efectuat modificări ce țin de aspectul tabelului (lățimea coloanelor, ordinea lor etc.) și dorim ca aceste modificări să fie prezente la o nouă deschidere, înainte de a închide tabelul, îl salvăm cu comanda Save din meniul File.

MS Access păstrează informația despre modificările efectuate, ceea ce permite, în cazul când am greșit, anularea modificărilor și revenirea la starea precedentă. Pentru a anula modificările din câmpul curent, apăsăm tasta Esc, iar pentru a anula modificările din înregistrarea curentă – apăsăm tasta Esc de două ori. Pentru a anula modificările din înregistrare după ce s-a trecut la o nouă înregistrare, executăm comanda Undo Saved Record din meniul Edit. Prin aceasta se revine la situația anterioară acțiunii greșite (nedorite).

13. 2. 10. Modificări ce nu afectează structura fundamentală

Pe lângă modificările care vizează structura unui tabel și conținutul lui, sunt posibile și modificări care schimbă doar modul de prezentare a tabelului, fără a afecta structura lui fundamentală. Aceste modificări țin de ordinea afișării câmpurilor (coloanelor), lățimea câmpurilor, înălțimea rândurilor etc.

a) Schimbarea ordinii afișării câmpurilor, în unele cazuri, este necesar de a schimba ordinea afișării câmpurilor, diferită de cea din descrierea fundamentală, stabilită în regimul Design View. Pentru a reamplasa un câmp, îl marcăm, apoi, ținând apăsat butonul stâng al mouse-ului, îl deplasăm în poziția dorită și eliberăm butonul. Ca rezultat, câmpul deplasat înlocuiește câmpul peste care a fost suprapus, acesta din urmă deplasându-se la dreapta. În mod analog putem deplasa și alte câmpuri, astfel încât ordinea câmpurilor să devină cea dorită. Dar oricare ar fi modificările efectuate în regimul Datasheet View (Foaie de date), ele nu afectează ordinea și caracteristicile câmpurilor stabilite în regimul Design View (Proiectare).

b) Sortarea înregistrărilor. Pentru a obține o consecutivitate a înregistrărilor, diferită de cea existentă, putem efectua o sortare (în ordine crescătoare sau descrescătoare) după valorile unui câmp al tabelului. Pentru aceasta plasăm cursorul pe câmpul respectiv și acționăm unul din butoanele sau . Dacă la închiderea tabelului această modificare nu se salvează, la o nouă deschidere a tabelului înregistrările se vor afișa în ordinea obișnuită. Modul de sortare descris aici nu prevede sortări complexe, acestea putând fi obținute în baza interogărilor.

c) Modificarea lățimii coloanei unui câmp. In cazul când lățimea unui câmp nu corespunde lungimii datelor pe care le conține, putem schimba (mări, micșora) lățimea lui. Pentru aceasta poziționăm indicatorul mouse-ului pe linia din partea dreaptă a denumirii câmpului (forma indicatorului se schimbă în săgeată dublă orizontală), apăsăm butonul stâng al mouse-ului și, deplasându-l la stânga-la dreapta, micșorăm-mărim lățimea câmpului. Dacă în poziția în care indicatorul mouse-ului ia forma menționată mai sus executăm un dublu-clic, lățimea câmpului devine egală cu lungimea celei mai mari înscrieri a acestui câmp din partea vizibilă a tabelului. Subliniem și cu această ocazie că aceste modificări nu schimbă lățimea inițială a câmpului, stabilită în procesul descrierii lui în regimul Design View.

d) Modificarea înălțimii rândurilor. Pentru a modifica înălțimea rândurilor, poziționăm indicatorul pe linia ce desparte oricare două rânduri (forma indicatorului se modifică în săgeată dublă verticală), apăsăm butonul stâng al mouse-ului și, deplasându-l în sus-în jos, micșorăm-mărim înălțimea rândurilor (se modifică simultan înălțimea tuturor rândurilor, și nu doar a celui curent).

Dacă nu salvăm tabelul cu Save din meniul File, modificările descrise în a)-d) își pierd actualitatea, astfel încât, la o nouă deschidere a tabelului, ordinea câmpurilor și a înregistrărilor, dimensiunile coloanelor și rândurilor vor rămâne aceleași de până la modificarea tabelului. Dacă însă după efectuarea modificărilor salvăm tabelul, aceste modificări vor fi actuale la o nouă deschidere a tabelului, dar și în acest caz ele nu afectează caracteristicile din descrierea lui inițială. După terminarea lucrului cu un tabel, îl putem minimiza (în cazul când intenționăm să-l mai utilizăm) sau închide (în cazul când nu-l vom mai utiliza). Deschizând consecutiv câteva tabele și redimensionând ferestrele respective, putem afișa pe ecran mai multe tabele ale BD. Închiderea tabelului se face, după cum am mai menționat, prin executarea comenzii Close din meniul File. Pentru a relua lucrul cu un tabel, îl deschidem, acționând butonul Open din fereastra Database (figura 13.4).

13. 2. 11. Relații dintre tabele. Integritatea datelor

Relațiile dintre două tabele se stabilesc, de regulă, prin intermediul unor câmpuri identice (cu aceeași denumire, de aceeași lungime, cu aceleași proprietăți) prezente în ambele tabele.

În cazul relației de tipul unu la mulți în tabelul primar (din partea căruia se realizează relația „unu”) trebuie să existe un câmp, numit cheie primară, în care nu se admit valori care se repetă, iar în tabelul secundar (din partea căruia se realizează relația „mulți”) trebuie să existe un câmp analogic cu cel din tabelul primar, numit cheie străină, care poate admite valori care se repetă.

Relația mulți la mulți poate fi transformată în două relații de tipul unu la mulți prin definirea unui tabel intermediar, în care se introduc, în calitate de chei străine, cheile primare ale primelor două tabele. Astfel, pentru a evita relația mulți la mulți dintre tabelele CĂRȚI și CITITORI, a fost definit tabelul COMENZI în care au fost incluse câmpurile IdCarte și IDCit din tabelele respective.

Relația de tipul unu la unu presupune existența în ambele tabele a unei chei primare cu aceleași caracteristici, în fond, două tabele între care există o relație de tipul unu la unu pot fi oricând unite într-un singur tabel; la fel, orice tabel poate fi divizat în două sau mai multe tabele între care se stabilește o relație de tipul unu la unu. Divizarea unui tabel în modul menționat mai sus poate fi utilă în cazul unui tabel cu un număr foarte mare de câmpuri (un tabel Access, de exemplu, nu poate conține mai mult de 255 de câmpuri), dar și în situația când o parte din informația care se referă la o entitate are un caracter confidențial, sau se utilizează foarte rar. În concluzie, deși relațiile de tipul unu la unu nu sunt caracteristice unei baze de date de tip relațional, totuși în unele situații acest tip de relații este preferabil sau chiar necesar.

Dacă la proiectarea tabelelor ținem cont de principiile expuse mai sus, atunci Access stabilește automat relațiile dintre tabelele care conțin câmpuri comune. Totuși putem stabili relații între tabelele bazei de date și în mod explicit, utilizând comanda Relationships din meniul Tools. În acest caz apare o fereastră (figura 13.8) în care indicăm tabelele între care se stabilesc relații, apoi, cu ajutorul mouse-ului, trasăm legăturile între câmpurile respective.

Figura 13.8. Relațiile dintre tabelele bazei de date BIBL

Dacă unul din câmpurile de legătură este de tip cheie primară (el are o culoare mai pronunțată), trasarea se face pornind de la acest câmp. Tabelul de la care se trasează legătura se numește tabel primar (principal), iar celălalt – secundar (subordonat). Ca rezultat, apare o casetă de dialog (figura 13.9) în care putem specifica proprietățile relației (legăturii).

Figura 13.9. Stabilirea proprietăților relațiilor

Pentru relația dintre două tabele pot fi stabilite următoarele proprietăți:

1. Tipul relației (Relationship Type) poate fi stabilit ca unu la unu (one to one) sau unul la mulți (one to many);

2. Impune integritatea referențială (Enforce Referential Integrity). Includerea acestui parametru asigură integritatea datelor în procesul
introducerii, modificării sau ștergerii înregistrărilor din tabelele legate. Acest
lucru este posibil doar în cazul când câmpul din tabelul principal este de tip
cheie primară, iar câmpul de legătură din tabelul subordonat are același tip de
date. Atunci când introducem date în câmpul de legătură al tabelului
subordonat, sunt acceptate doar acele valori care se conțin în câmpul
respectiv al tabelului principal. De exemplu, dacă nu există un cititor cu
identificatorul 0472 în tabelul CITITORI, sistemul nu va admite apariția
acestui cod în câmpul respectiv al tabelului COMENZI. În acest caz este
necesar să introducem mai întâi datele despre cititorul în cauză în tabelul
CITITORI, apoi să utilizăm identificatorul cititorului în tabelul COMENZI.
La fel, nu putem exclude o înregistrare din tabelul principal, dacă valoarea
câmpului de legătură a acestei înregistrări se conține în una sau mai multe
înregistrări ale tabelului subordonat.

3. Modificarea în cascadă a înregistrărilor (Cascade Update Related
Fields). Dacă acest parametru este inclus, sistemul va modifica toate valorile
câmpului de legătură ale tabelului subordonat în cazul când valoarea câmpului
respectiv al tabelului principal se modifică. De exemplu, dacă un cititor a pierdut
carnetul de cititor cu numărul 0519 (identificatorul cititorului) și i se remite un nou
carnet cu numărul 1465, această valoare trebuie să se modifice în toate
înregistrările tabelului COMENZI în care figurează valoarea veche. În caz contrar,
împrumuturile de cărți făcute de cititorul cu identificatorul 0519 nu sunt valide,
deoarece nu se cunoaște nici o informație despre cititorul în cauză.

4. Excluderea în cascadă a înregistrărilor (Cascade Delete Related
Records). Dacă acest parametru este activ, atunci excluderea unei înregistrări
din tabelul principal implică excluderea tuturor înregistrărilor din tabelul
subordonat, în care valoarea câmpului de legătură coincide cu cea a câmpului
respectiv din tabelul principal. De cele mai multe ori asemenea excluderi
sunt firești, deoarece existența unor înregistrări în tabelul subordonat, pentru
care valoarea câmpului de legătură nu se conține și în tabelul principal, duce
la pierderea integrității datelor.

Toate raționamentele de mai sus țin de integritatea datelor, asigurarea căreia reprezintă unul din principiile fundamentale ale proiectării bazelor de date.

13. 3. FUNCȚII ACCESS

MS Access conține un set de funcții standard de cele mai diferite tipuri.

Pentru descrierea lor vom folosi următoarele convenții:

– CâmpNum – argument ce reprezintă câmpuri de tip Number sau Currency;

– CâmpText – argument ce reprezintă câmpuri de tip Text;

– CâmpDate – argument ce reprezintă câmpuri de tip Date/Time;

– Câmp – argument ce reprezintă câmpuri de orice tip;

– n,m – argumente ce reprezintă numere naturale;

– i – argument ce reprezintă numere întregi;

– {} – argumentele incluse în paranteze figurate sunt opționale (neobligatorii);

Argumentele funcției se pun între paranteze rotunde și se separă prin punct și virgulă (uneori prin virgulă). În cazul lipsei argumentelor, după denumirea funcției se pun paranteze rotunde care nu conțin în interior nimic. În cazul când argumentul funcției reprezintă un câmp, numele câmpului se ia între paranteze pătrate [ ].

Enumerăm în cele ce urmează câteva dintre funcțiile sistemului Access:

1. Abs(CâmpNum) – calculează valoarea absolută (modulul).

2. Avg(CâmpNum) – calculează media aritmetică.

3. Sin(CâmpNum) – calculează valoarea sinusului.

4. Exp(CâmpNum) – calculează puterea numărului e.

5. Log(CâmpNum) – calculează logaritmul natural.

6. Sqr(CâmpNum) – calculează rădăcina pătrată.

7. Int(CâmpNum) – calculează partea întreagă.

8. Rnd(i) sau Rnd() – returnează un număr aleator situat între 0 și 1.

9. Sum(CâmpNum) – calculează suma.

10. Max (CâmpNum) – calculează valoarea maximă.

11. Min(CâmpNum) – calculează valoarea minimă.

12. Var(CâmpNum) – calculează variația (dispersia).

13. Count(Câmp) – calculează numărul valorilor nenule.

14. Left(CâmpText,n) – extrage primele n caractere (din stânga).

15. Right(CâmpText,n) – extrage ultimele n caractere (din dreapta).

16. Len(CâmpText) – calculează lungimea expresiei.

17. LTrim(CâmpText) – lichidează toate spațiile de debut (din față).

18. RTrim(CâmpText) – lichidează toate spațiile (blancurile) de la sfârșit.

19. Trim(CâmpText) – lichidează toate spațiile de debut și de la sfârșit.

20. Mid(CâmpText;n{;m}) – extrage primele m caractere, începând cu al n-lea. În cazul când m lipsește – extrage toate caracterele, începând cu al n-lea.

21. InStr({n;}Text,CâmpText) – calculează locul, începând cu care
valoarea Text se conține în întregime în CâmpText. Căutarea se face începând
cu poziția l (sau n, dacă este specificat).

22. Date() – returnează data curentă.

23. Time() – returnează ora curentă.

24. Now() – returnează data și ora curente.

25. Weekday(CâmpDate) – calculează ziua săptămânii care corespunde datei.

26. Year(CâmpDate) – extrage anul (cu 4 cifre).

27. DateAdd(“Tip”;i;CâmpDate) – adună/scade la/din CâmpDate i intervale de tipul dat (i poate lua și valori negative). "Tip" poate avea una din următoarele valori:

– q"- trimestre; ex.: DateAdd("q";7;Date()) – peste 7 trimestre din ziua curentă.
– "m" – luni; ex.: DateAdd("m";-9;Date()) – cu 9 luni în urmă față de ziua curentă.
– "d" – zile; ex.: DateAdd("d";25;[DataImpr]) – peste 25 de zile de la data împrumutului.
– "yyyy" – ani; ex.: DateAdd("yyyy";-4;Date()) – cu 4 ani în urmă de la data curentă.

– "ww" – săptămâni; ex: DateAdd("ww";2;[DataRestit]) – peste 2 săptămâni de la data restituirii.

"h" – ore; ex.: DateAdd("h";-27;Now()) – cu 27 de ore în urmă.

Remarcă: Funcțiile descrise mai sus pot fi utilizate numai în interogări, formulare, rapoarte și în limbajul de programare Visual Basic for Applications.

13. 4. INTEROGĂRI ACCESS

Performanțele unui SGBD depind în mare măsură de capacitatea extragerii rapide a diferitor informații în forma dorită. În multe cazuri este necesar de a selecta date din mai multe tabele simultan. De exemplu, pentru a selecta cărțile din domeniul informaticii editate în Franța după anul 2001, utilizăm 3 tabele: CĂRȚI, ȚĂRI și TEMATICI. Pentru a formula condiții de selecție, în MS Access exista o clasă specială de obiecte (alături de tabel) numite Interogări (engl. Queries).

Sinonime: Interogări – Cereri – Interpelări.

Interogările reprezintă modalități de selecție și afișare a informație din unu sau mai multe tabele, formulate cu ajutorul unor condiții logice.

Tipuri de interogări

În funcție de modul de definire și rezultatele acțiunii, interogările pot fi clasificate astfel:

a) interogări de selecție (folosind condiții logice);

b) interogări de sortare (indicînd câmpul/câmpurile și ordinea sortării);

c) interogări de excludere a unor înregistrări din baza de date (de exemplu, excluderea tuturor cititorilor care nu au împrumutat cărți în ultimii 2 ani);

d) interogări de modificare a unor înregistrări din baza de date (de exemplu, majorarea prețurilor tuturor cărților cu 20%);

e) interogări de obținerea a unor informații rezultante (în câmpuri noi) în baza informației existente (de exemplu, obținerea vîrstei cititorului prin scăderea anului de naștere din anul curent);

f) interogări de obținere a unor totaluri, medii etc.;

g) interogări încrucișate.

În toate cazurile, cu excepția ultimelor două, rezultatul interogării este un nou set de date, numit set dinamic (engl: Dynaset). Setul dinamic (rezultalul interogării) conține doar câmpurile specificate ale înregistrărilor din tabelele specificate care satisfac condițiilor specificate. Denumirea "Set dinamic" este legată de faptul că orice modificări ale datelor din tabelele specificate în interogare implică modificări respective ale rezultatului interogării (la o nouă executare a ei). Și invers, orice modificări în setul dinamic implică modificări în tabelele respective (cu condiția respectării integrității datelor). Seturile dinamice nu se memorizează; ele se formează din nou de fiecare dată cînd executăm o interogare. Dacă în tabelele BD intervin modificări, rezultatele executării a două interogări identice pot fi diferite, în cele ce urmează vom descrie modalitățile de definire și executare a interogărilor nominalizate.

CAPITOLUL 14

MICROSOFT OUTLOOK

14. 1. NOȚIUNI DE BAZĂ

Microsoft Outlook este un program de poștă electronică care implementează, într-o interfață vizuală de tip Windows, funcționalități extrem de variate, incluzând: organizarea mesajelor în foldere, posibilitatea utilizării mai multor conturi și a filtrării mesajelor, suport pentru utilizarea serviciului de știri (news).

Microsoft Outlook include capacități noi destinate să faciliteze accesul, stabilirea priorităților și acționarea asupra comunicațiilor și informațiilor, pentru a utiliza mai eficient timpul și a gestiona mai simplu fluxul mereu crescând de poștă electronică dinspre exterior.

Outlook furnizează o soluție integrată pentru gestionarea și organizarea mesajelor electronice, programărilor, activităților, notelor, persoanelor de contact și a altor informații. Outlook lucrează direct cu alte programe din sistemul Microsoft Office. Outlook oferă inovații care se pot utiliza pentru gestionarea comunicațiilor, organizarea lucrului și îmbunătățirea colaborării cu alte persoane – toate dintr-un sigur loc. Caracteristici găsite numai în Outlook cuprind suport pentru conturile de poștă electronică Microsoft Exchange Server, pentru răspunsuri automate la poșta electronică de tip Absent de la birou, pentru programarea calendaristică de grup, pentru agende multiple, activități, note, filtrarea poștei electronice nedorite, copierea de rezervă automată și arhivarea elementelor.

Poșta electronică, numită și mesagerie electronică (prescurtat MEL), a fost aplicația care a demonstrat utilitatea și viabilitatea internetului ca aplicație civilă și nu exclusiv militară. Până la apariția programelor de explorare ("browsing") a internetului (Mosaic, Netscape Navigator, Internet Explorer) MEL a reprezentat de fapt internetul însuși pentru foarte multă lume. Chiar și azi, în prezența programelor de mesagerie instantanee ("instant messenger") și a programelor de taifas ("chat"), MEL rămâne mijlocul cel mai folosit de comunicare interumană prin intermediul internetului.

Funcționarea poștei electronice se bazează pe existența unei rețele de calculatoare numite servere care sunt specializate în transferul de date. Fiecare furnizor de servicii internet (FSI) are servere de mel interconectate cu alte servere care fac parte din rețeaua internet. Serverele sunt de două tipuri, cele care trimit mesaje (SMTP) și cele care primesc mesaje (POP). Atunci când trimitem un mesaj electronic, calculatorul nostru se conectează la serverul SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) de la furnizorul de servicii internet la care avem abonament, căruia îi transmite ("înmânează") mesajul de trimis. Serverul SMTP recepționează mesajul și îl trimite mai departe prin rețeaua internet până la serverul POP (Post Office Protocol) al furnizorului de servicii internet la care este abonat destinatarul mesajului. Mesajul este stocat într-o "căsuță poștală" pe acest server până când destinatarul mesajului se conectează cu calculatorul personal la serverul POP și descarcă mesajul. Drumul de la expeditor la căsuța poștală a destinatarului este parcurs de un mesaj electronic în cel mult 1-2 minute.

Pentru internauții începători și cei cu cunoștințe medii, cel mai bun program de MEL este Outlook Express (OE), care este instalat în același timp cu programul Internet Explorer (IE) de către sistemul de operare Windows XP sau Windows Mail, instalat de către SO Windows Vista sau 7.

Outlook Express este un program de poștă electronică de bază inclus în Microsoft Internet Explorer și Microsoft Windows®. Outlook Express oferă poșta electronică standard de tip Internet, precum și acces la grupuri de știri, având suport pentru conturile de poștă electronică Post Office Protocol 3 (POP3) sau Internet Message Access Protocol (IMAP). Deși Outlook Express este gratuit și permite trimiterea și primirea de mesaje de poștă electronică, el nu oferă o funcționalitate atât de complexă ca Microsoft Office Outlook, parte a sistemului Microsoft Office.

14. 1. 1. Modul de lucru în Microsoft Outlook

14. 1. 1. 1. Lansarea în execuție a programului Microsoft Outlook

Aplicația Microsoft Outlook se lansează în execuție în mai multe moduri, printre care:

a) clic pe butonul Start → Programs → Microsoft Office → Microsoft Office Outlook

b) dublu clic pe pictograma aplicației aflată pe desktop etc.

După lansarea în execuție apare fereastra principală a aplicației (figura de mai jos), cu un meniu principal, o bară cu instrumente pentru acțiunile principale și patru zone de lucru:

14. 1. 1. 2. Panoul de navigare-descriere

Panoul de navigare asigură o navigare centralizată spre toate părțile componente ale aplicației Microsoft Office Outlook și simplifică vizualizarea informațiilor în aspectul dorit.

A. Panoul Corespondență

A1) Foldere preferate include folderele de poștă electronică pe care le utilizați în mod frecvent;

A11) Inbox

A12) Elemente trimise

A2) Toate folderele de poștă

A21) Foldere personale

A211) Elemente șterse

A22) Elemente trimise

A23) Inbox

A24) Outbox

A25) Poștă electronică nedorită

A26) Schițe

A27) Foldere de căutare

B. Panoul Calendar permite vizualizarea calendarelor partajate ale altor persoane, alături de calendarul propriu, sau partajarea rapidă a propriului calendar făcând clic pe legătura Partajare calendar propriu.

Funcțiile panoului Calendar sunt:

a) creare de rezervări și evenimente

Printr-un clic pe oricare din perioadele de timp din Calendarul Outlook vă puteți organiza anumite evenimente, putând opta ca un sunet sau un mesaj să vă reamintească de aceste evenimente.

b) organizare întâlniri

Cu ajutorul Calendarului puteți fi organizatorul unei întâlniri. Fiecare invitat va primi o solicitare de întâlnire în Inbox, prin intermediul căruia Outlook îi anunță dacă întâlnirea se suprapune cu un element existent din Calendarul lor, astfel vor avea posibilitatea să accepte, să accepte în principiu, să refuze întâlnirea făcând clic pe un singur buton sau să propună o altă dată. Ca organizator aveți posibilitatea să urmăriți cine a acceptat, refuzat sau a propus alte perioade într-un mod simplu, deschizând întâlnirea.

c) vizualizare programări de grup

Puteți crea calendare care să afișeze programările pentru un grup de persoane sau resurse în același timp.

d) vizualizare grup de calendare

Puteți vizualiza calendarele pe care le-ați creat, alături de cele partajate de alți utilizatori de Outlook.

e) realizează legătura cu calendare din situri Windows SharePoint Services

Dacă aveți acces la un sit Microsoft Windows SharePoint Services, aveți posibilitatea să vizualizați liste de evenimente din acel site în Calendarul Outlook. Aceste elemente vor fi actualizate și pot fi văzute alături cu alte calendare personale sau partajate.

f) gestionarea calendarului altei persoane

Cu ajutorul caracteristicii delegare acces, o persoană are posibilitatea să își utilizeze programul Outlook pentru a gestiona Calendarul altei persoane.

C. Panoul Persoane de contact

În acest folder stocați informații despre persoanele cu care intrați în contact (adresa de poștă electronică, adresa străzii, număr de telefon, poză, ziua nașterii etc.)

D. Panoul Activități, Note și Jurnal

Puteți specifica o activitate sau un grup de activități care doriți să fie duse la îndeplinire, pentru care optați a fi repeta la intervale regulate, pe baza datei de finalizare sau crearea altei activități pe baza celei existentă.

Notele sunt utilizate pentru stocarea unor informații de dimensiuni reduse de care veți avea nevoie mai târziu. Aveți posibilitatea de a lăsa notele deschise pe ecran în timpul lucrului.

Jurnal înregistrează automat orice interacțiune de care doriți să vă reamintiți. Intrările în Jurnal sunt înregistrate pe baza momentului când acțiunea se petrece. De exemplu, un document Word este înregistrat în cronologie atunci când este creat sau modificat ultima dată. Aveți posibilitatea să organizați intrările în Jurnal în cronologie în grupuri logice – ca, mesaje de poștă electronică, întâlniri și apeluri telefonice – pentru a localiza rapid informația, ca, de exemplu, toate întâlnirile la care ați participat în ultima săptămână sau lună.

14. 1. 1. 3. Panoul de citire

Panoul de citire este un spațiu adecvat pentru citirea mesajelor de poștă electronică fără a fi necesară deschiderea unei ferestre separate pentru fiecare mesaj. Aspectul său coincide cu o coală albă de hârtie, iar împreună cu noua listă de mesaje pe mai multe linii, oferă posibilitatea de a vedea de aproape două ori mai mult dintr-un mesaj de poștă electronică pe un monitor de aceeași dimensiune, în comparație cu Panoul de examinare din versiunile de Outlook anterioare.

14. 1. 2. Configurarea unui cont de poștă electronică în Outlook

Alcătuirea și trimiterea mesajelor de poștă electronică cu Outlook Express

Se pot crea mesaje prin contul de poștă electronică IMAP (IMAP (Protocol de Acces Mesaje pe Internet), spre deosebire de protocoalele de poștă electronică Internet cum ar fi POP3, IMAP creează foldere într-un server pentru stocarea/organizarea mesajelor în vederea preluării acestora de către alte computere. Este posibilă citirea doar a anteturilor mesajelor, în vederea selectării celor care se vor descărca), HTTP sau POP3 (POP3 un protocol obișnuit care este utilizat pentru regăsirea mesajelor de poștă electronică de pe un server de poștă electronică din Internet) al furnizorului de servicii Internet (ISP) (ISP – o afacere care permite accesul la Internet, ca de exemplu pentru poștă electronică, camere de discuții, sau pentru utilizarea World Wide Web. Unele ISP sunt multinaționale, în timp ce altele sunt limitate la o anumită regiune).

Organizarea mesajelor de poștă electronică

Mesajele de poștă electronică se pot organiza prin intermediul folderelor.

Adăugarea de nume, actualizarea informațiilor de contact și crearea de grupuri în agenda Outlook Express Address Book

Personalizarea mesajelor de poștă electronică Puneți-vă amprenta personală pe mesajele de poștă electronică din Outlook Express, cu o semnătură distinctivă, un stil unic de text și cu ajutorul unei foi de scris.

Obținerea de știri de la grupurile de știri Intrați într-un grup care vă împărtășește interesul și citiți totul despre acestea. După ce inițializați un cont pentru grupuri de știri, găsiți grupuri de știri care corespund intereselor dvs. deschizând astfel drumul către o multitudine de informații.

Importul elementelor din Outlook Express Se pot importa cu ușurință date, cum ar fi date de agendă, din alte programe, inclusiv de la alți clienți de poștă electronică.

La prima utilizare a programului acesta va lansa automat un asistent pentru introducerea datelor despre contul utilizatorului. Vor fi solicitate:

numele și prenumele utilizatorului;

adresa sa de poștă electronică dacă o are deja, oferind posibilitatea creării unui cont pe gmail ca o alternativă;

informații despre server-ul de e-mail utilizat pentru primirea, respectiv pentru trimiterea mesajelor;

numele de utilizator și parola.

Outlook Express Programul suportă ambele protocoale POP3 și IMAP pentru accesarea poștei electronice, oferind totodată posibilitatea de memorare a parolei pentru accesul la posta electronică, caz în care utilizatorul nu este nevoit să o reintroducă de fiecare dată la pornirea programului. Datele introduse cu ajutorul asistentului de configurare pot fi modificate, utilizând meniul Outlook Express.

14. 2. OPERAȚIUNI UZUALE ASUPRA MESAJELOR

În panoul Mail (Corespondență) există două zone speciale:

a) Favorite Folders (Folderele preferate), care conține două foldere:

a1) unul pentru mesajele primite – Inbox;

a2) unul pentru mesajele trimise Sent Items;

b) All Mail Folders (Toate folderele de poștă), care conține foldere cu toate categoriile de mesaje: Delete Items; Drafts; Inbox; Junk E-mail; Outbox; Sent Items; Search Folders (șterse, neterminate, mesajele trimise care încă nu au fost transmise la server, nedorite, schițe și de căutare).

14. 2. 1. Crearea unui mesaj

Clic pe meniul File (Fișier), selectați New (Nou) și apoi faceți clic pe Mail message (Mesaj corespondență);

Introduceți numele destinatarilor în casetele To (Către):, Cc: sau Bcc:. Separați numele cu punct și virgulă (;).

To (Către) = În această casetă specificați numele destinatarului;

Cc (abreviere pentru Copie carbon) = Dacă într-un mesaj adăugați numele unui destinatar în această casetă, destinatarului îi va fi trimisă o copie a mesajului și numele destinatarului va fi vizibil celorlalți destinatari ai mesajului;

Cci (O abreviere pentru copie carbon invizibilă) = Dacă se adaugă numele unui destinatar în această casetă, acestuia i se trimite o copie a mesajului, iar numele lui nu este vizibil pentru ceilalți destinatari ai mesajului);

În caseta Subject (Subiect), tastați subiectul mesajului.

În corpul mesajului, tastați mesajul.

Clic pe Sent (Trimitere).

Crearea unei semnături electronice

Pentru crearea semnături pentru poșta electronică, trebuie parcurși următorii pași:

Din meniul Tools (Instrumente), faceți clic pe Options (Opțiuni).

Din lista clic pe fila Mail Format (Format corespondență).

Apoi clic pe butonul Signatures (Semnături).

Etichetarea unei semnături pentru poșta electronică:

Din meniul Tools (Instrumente), faceți clic pe Options (Opțiuni).

Din lista clic pe fila Mail format (Format corespondență).

Apoi clic pe butonul Signatures (Semnături).

La Create signature (Creare semnătură) faceți clic pe New (Nou).

Introduceți un nume pentru semnătură.

Clic pe Next (Următorul).

Selectarea unei semnături pentru a apărea în noile mesaje de poștă electronică:

Faceți clic pe Signature (Semnătură);

Microsoft Outlook va aplica această semnătură la toate mesajele noi.

14. 2. 2. Utilizarea aplicației Microsoft Word

ca editor de poștă electronică

Utilizând Microsoft Word ca editor de poștă electronică aveți posibilitatea să beneficiați de caracteristici cum ar fi:

AutoCorecție;

Corectare ortografică și verificare gramaticală automată;

Marcatori și numerotare automată;

Tabele;

Conversia numelor de poștă electronică și a adreselor Internet;

Teme;

AutoFormatare;

Vizualizarea mesajelor recepționate.

În activarea aplicației Microsoft Word ca editor de poștă electronică avem următoarele variante disponibile:

a) Activarea / dezactivarea Microsoft Word ca editor de poștă electronică pentru toate mesajele noi

Din fereastra principală Outlook, clic pe meniul Tools (Instrumente), din lista afișată clic pe Options (Opțiuni) și apoi pe fila Mail Format (Format corespondență).

Selectați sau goliți caseta de selectare Use Microsoft Office Word to edit e-mail messages (Utilizare Microsoft Word pentru editare mesaje de poștă electronică).

b) Activarea / dezactivarea Microsoft Word ca editor de poștă electronică pentru un mesaj nou

Din fereastra principală Outlook, în meniul Acțiuni, indicați spre Mesaj nou de poștă electronică utilizând Microsoft Word, apoi faceți clic pe (format mesaj).

c)Activarea/dezactivarea Microsoft Word ca editor de poștă electronică pentru vizualizarea tuturor mesajelor formatate text îmbogățit Outlook

Setarea acestei opțiuni o faceți dacă recepționați des mesajul „Acest mesaj conține formatare care este vizualizată optim cu Microsoft Word. Faceți clic aici pentru a afișa în Word”.

Din fereastra principală Outlook, clic pe meniul Tools (Instrumente), din lista afișată clic pe Options (Opțiuni) și apoi pe fila Mail Format (Format corespondență).

Selectați caseta Use Microsoft Office Word to read Rich Text e-mail messages (Utilizare Microsoft Office Word pentru citire mesaje de poștă electronică tip text îmbogățit).

14. 2. 3. Semnalizarea de urmărire a unui mesaj

Semnalizarea unui mesaj presupune adăugarea unei pictograme de semnalizare la acesta.

Se pot utiliza șase semnalizări colorate ale mesajelor pentru a gestiona elementele de poștă electronică primite prin semnalizarea elementelor pentru diferite tipuri de urmărire. De exemplu, utilizați semnalizarea roșie pentru a marca mesajele cărora trebuie să le acordați imediat atenție și semnalizarea albastră pentru mesajele de citit mai târziu.

Atunci când adăugați o semnalizare la mesaj, culoarea de fundal a coloanei Stare semnalizator se modifică pentru a fi mai ușor să găsiți rapid elementele din lista de mesaje în timpul defilării. Mesajul căruia îi adăugați semnalizare va fi afișat automat în Folderul de căutare Follow Up (Pentru urmărire). Însă, dacă primiți un mesaj semnalizat, acesta nu va apărea în Folderul de căutare decât atunci când îi adăugați o semnalizare.

Dacă un mesaj este semnalizat, apare una dintre următoarele variante în coloana Stare semnalizator.

Când destinatarul recepționează un mesaj cu un semnalizator, în partea de sus a mesajului apare un comentariu cu privire la scopul semnalizatorului.

Adăugarea unei semnalizări

În mesaj faceți clic pe butonul Follow Up (Urmărire)

În lista Flag for Follow Up (Semnalizare către), selectați textul dorit sau tastați unul personal.

În lista Flag color (Culoare semnalizare), selectați culoarea de semnalizare dorită.

Notă: Opțiunea Flag color (Culoare semnalizare) nu este disponibilă pentru persoanele de contact.

Introduceți data și ora în casetele Due by (Scadent la).

Eliminarea unei semnalizări

În mesaj faceți clic pe butonul Follow Up (Urmărire)

Faceți clic pe Clear Flag (Golire semnalizare).

14. 2. 4. Citirea mesajelor

Confirmarea citirii mesajelor

La citirea mesajelor de către destinatarii acestora, dvs. recepționați un mesaj de notificare la fiecare livrare sau citire de mesaj. Conținutul mesajelor de notificare se înregistrează automat în fila Follow Up (Urmărire) a mesajului original din folderul Sent Items (Elemente trimise).

Marcarea mesajelor ca fiind citite sau necitite

Anteturile mesajelor necitite se afișează cu text aldin în Inbox. Numărul de mesaje necitite poate fi văzut alături de numele folderului în Navigation Pane (Panoul de navigare).

a) marcarea manuală

Selectați mesajul pe care doriți să-l modificați (clic pe acesta).

În meniul Edit (Editare), aveți următoarele variante disponibile:

Pentru a marca un mesaj ca citit, clic pe Mark as Read (Marcare ca citite).

Pentru a marca un mesaj ca necitit, clic pe Mark as Unread (Marcare ca necitite).

Marcarea tuturor mesajelor dintr-un folder, clic pe Mark All as Read (Marcare toate ca citite).

b) marcarea automată

În meniul Tools (Instrumente), faceți clic pe Options (Opțiuni) și apoi faceți clic pe fila Other (Alte).

Faceți clic pe Reading Pane (Panoul de citire).

Selectați caseta de selectare Mark items as read when viewed in the Reading Pane (Marcare elemente ca citite în panoul de citire), apoi tastați un număr în caseta Wait n seconds before markinf item as read (Se așteaptă n secunde înainte de marcare ca citit).

14. 2. 5. Răspuns la mesaje

Răspunsul la mesaj se poate trimite expeditorului cu butonul Reply (Răspuns) sau expeditorului și celorlalți destinatari ai scrisorii – butonul Reply All (Răspuns tuturor).

1. Selectăm mesajul;

2. Clic dreapta pe mesaj și din lista afișată clic pe Reply (Răspuns);

3. Tastăm mesajul;

4. Clic pe Sent (Trimitere).

BIBLIOGRAFIE

Airinei, D., Depozite de date, Editura Polirom, Iași, 2002.

Alter, S., Information Systems, Benjamin/Cummings Publishing Co., 1996.

BDASEIG, Baze de date. Fundamente teoretice și practice, Editura InfoMega, București, 2002.

Berciu-Drăghicescu A., Manual de secretariat și asistență managerială, Editura Teora, București, 2004.

Blevins B., Burnout in Special Library, în „Library Management Quarterly”, nr. 11, 1988.

Boncea, A., Bălăcescu, A., Informatică economică, Editura Academica, Târgu Jiu, 2005.

Bott, E., Leonhard, W. – Microsoft® Office XP, Editura Teora, București, 2002.

Curteanu, S., PC. Elemente de bază și utilizare, Editura Polirom, București, 2007.

Fotache, M., Proiectarea bazelor de date. Normalizare și postnormalizare. Implementări SQL și Oracle, Editura Polirom, Iași, 2005.

Gatjens-Reuter Margit, Behrens Claudia, Manual de secretariat și asistență managerială, traducere, Editura Tehnică, București, 2001.

Grama, A., Fotache, M., Țugui, A., Dumitriu, F., Instrumente pentru afaceri, Editura Universității Al. I. Cuza, Iași, 2006.

Hurbean, L., Baze de date. Concepte teoretice și abordare practică în Microsoft Access, Editura Mirton, Timișoara, 2006.

Ionescu, B., Ionescu, I., Mihai, F., Pană, A., Stanciu, A., Oancea, M., Mihailov, G., Informatica utilizatorului: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, VBA, Editura Infomega, București, 2004.

John Harrison, Curs de secretariat, Editura C. H. Beck, București, 2000.

Lesca, H., Peaucelle, J., Elements d'informatique appliquée á la gestion, Editions Dalloz, Paris, 1988.

Luca, L., Luca S. C., Despi, I., Informatică aplicată, Editura Mirton, Timișoara, 2001.

McFedries, P., Windows XP, Editura All, București, 2005.

McFedries, P., Microsoft Windows Vista: Utilizare și Performanță, Editura All, București, 2008.

Nicolaescu, I.; Gherasim, Z., Managementul resurselor informaționale ale organizației, Editura Academiei Tehnice Militare, București, 2004.

Nicolescu O., Verboncu I., Management, Editura Economică, București, 1997.

Oancea, M., Sisteme informatice pentru asistarea deciziei financiare, Editura ASE, București, 2005.

O’Brien, J., Les systemes d’information de gestion, De Boeck Université, Montréal, 2001.

Pană A., Ionescu B., Mareș V., Birotică, Editura All, București, 1996.

Postolache, M., Gestiunea informatică a documentelor, Editura Fair Parteners, București, 2008.

Stegăroiu, V., coordonator, Economie politică. Microeconomie. Macroeoconomie, Editura Universitaria, Craiova, 2007.

Toader, C. E., Birotică și baze de date, Editura Universitaria, Craiova, 2008.

Toader, C. E., Informatică economică, Editura Universitaria, Craiova, 2008.

Toader, C. E., Sisteme informatice de asistare a deciziei, Editura Universitaria, Craiova, 2008.

Turban, E., Aronson, J. E., Liang, T. P., Sharda, R., Decision Support and Business Intelligence Systems, Pearson Prentice Hall, New Jersey, 2007.

Vuitton, P., Desaigne, M., La bureautique, Editions La documentation practique, Paris, 1983.

Copyright Notice

© Licențiada.org respectă drepturile de proprietate intelectuală și așteaptă ca toți utilizatorii să facă același lucru. Dacă consideri că un conținut de pe site încalcă drepturile tale de autor, te rugăm să trimiți o notificare DMCA.

Acest articol: Tehnici Autom De Prel A Datelor In Domen Econom 2010 [311371] (ID: 311371)

Dacă considerați că acest conținut vă încalcă drepturile de autor, vă rugăm să depuneți o cerere pe pagina noastră Copyright Takedown.

Tehnici Autom De Prel A Datelor In Domen Econom 2010 [311371]

Copyright Notice

JOCUL DE DUMINICĂ- ELEMENT DE STRUCTURĂ A VIEȚII SATULUI ROMÂNESC [304068]

Curriculum vitae [609832]

Relatiile dintre Tara Rom aneasc a si Moldova de la sf arsitul secolului al XIV – [615709]

Specializarea Geografie anul I [302711]

Edoc.site Studiu De Caz Orange Romania Repaired [616245]

Consilierea comportamentului dispozițional -dezadaptiv [604272]

Copyright Notice

Similar Posts