Tabloul de Bord Pentru Afaceri

Cap 1. Tablouri de bord pentru afaceri

1.1 Introducere în proiectarea tablourilor de bord

1.1.1 Istoric

„În multe privințe, tablourile de bord reprezintă un alt nume pentru Sistemele informatice executive , dezvoltate in anii 1980. Principala funcționalitate a EIS era să sintetizeze și să expună grafic un număr mic de indicatori financiari într-un mod prin care orice director executiv să îi poată interpreta. Deși limitat ca funcționalități, EIS reprezenta un instrument vizionar, care avea să se dezvolte odată cu apariția concepteleor de depozite de bate și inteligența afacerilor. În anii 1990, depozitele de date, inteligența afacerilor și procesarea analitică on-line (OLAP) au îmblânzit valul de informații venit odată cu dezvoltarea tehnologiei. Perioada imediat următoare a constat îmtr-un proces continuu de colectare, corectare, integrare, stocare și accesare a informație astfel încât să se garanțeze siguranța și acuratețea acesteia în timp real. Tot în aceiași ani, s-a manifestat un interes crescut al directorilor față de identificarea și utilizarea indicatorilor cheie de performanță (KPIs), introduși de Robert S. Kaplan și David P. Norton sub denumirea de Balanced Scorecard. Multe organizații au început să folosească conceptele inteligenței afacerii pentru a furniza informații pentru inițiativele de management al performanței. Începând din 2000, s-a constat faptul că inteligența afacerii, îmbinată cu managementul performanței au condus către dezvoltarea unor tablouri de bord performante Odată cu dezvoltarea tehnologiei, informațiile obținute de întreprindere din toate sursele sunt extrem de numeroase. Problema ce intervine este de a selecta informațiile relevante pentru procesul de luare a deciziilor, din multitudinea de rapoarte și documente disponibile. Astfel, în prezent se estimează că 40% din primele 2000 corporații folosesc tablourile de bord în soluțiile lor de inteligența afacerii.

1.1.2. Definiții

Pentru a înțelege conceptul de tablou de bord este necesar să cunoaștem și să întelegem o ramură conexă, și anume, inteligența afacerii (business intelligence). Termenul a fost introdus în 1989 de Howard Dresner, analist de cercetare în cadrul Gartner Group. Conform definiției date de acesta, termenul definește „o serie de concepte și metode care facilitează procesul de decizie, prin folosirea unor sisteme de sprijin bazate pe fapte definesc managementul performanței afacerii ca un set de procese care ajută organizațiile să-și optimizeze performanțele afacerilor. Inteligența afacerii include următoarele procese și tehnologii: bugetarea (budgeting), prognoza (forecasting), raportarea (reporting), planificarea strategică (strategic planning), scorecarding, analiză (analysis), tablouri de bord (dashboarding), analiza datelor (data mining) și depozitarea datelor (data warehousing).

Ivan Seidenberg, CEO al Verizon Communication în 2006, a declarat: „tabloul de bord mă pune pe mine și pe mulți alți directori executivi într-o relație în timp real cu afacerea. Cu cât sunt mai mulți ochi care văd rezultatele obținute zilnic, cu atât e mai mare calitatea deciziilor luate

Un tablou de bord este o reprezentare virtuală a celei mai importante informații folosite pentru a se atinge unul sau mai multe obiective, consolidată și aranjată într-un singur ecran, pentru a putea fi monitorizată dintr-o singură privire.

Un tablou de bord prezintă datele cheie care trebuiesc motitorizate eficient in scopul menținerii unui nivel optim al proceselor afacerii. Directorii executivi si managerii folosesc tablourile de bord pentru a-și stabili strategii, tactici și metode de obținerea a rezultatelor țintite. Un tablou de bord corect implementat facilitează procesul de luare a deciziilor într-un timp mai scurt și cu o eroare cât mai mică.

Un tablou de bord performant furnizează trei seturi principale de funcționalități:

-monitorizează procesele și activitățile critice utilizând metrici care transmit semnale de alarmă atunci când performanța scade sub nivelul țintit.

-analizează cauzele rădăcină ale problemei, explorând informația relevantă, în timp real, din persective multiple, la diverse nivele de detaliere.

-organizează oamenii și procesele pentru îmbunătățirea deciziilor și optimizarea performanței și conduce organizația în direcția corectă.

1.1.3. Rolul tablourilor de bord în soluțiile Business Intelligence

Tablourile de bord pot fi folosite individual în scop didactic sau in oraganizațiile mici și mijlocii, însă marea lor majoritate sunt integrate într-un set de soluții de inteligență în afaceri. Un tablou de bord de performanță se află la intersecția dintre două concepte importante: inteligența afacerii și managementul performanței. Tablourile de bord utilizează trei categorii de date (grafice, dimensionale și tranzacționale), trei tipuri de aplicații (de monitorizare, de analiză și de organizare) și sunt de trei tipuri(operaționale, tactice și strategice). O cheie către succes este reprezentată de alinierea dintre mediul de afaceri și tehnologie. Astfel, un tablou de bord de performanță rulează pe o infrastructură a soluțiilor de inteligență ale afacerii și depozitelor de date care furnizează seturi de date curate, corecte, consistente și integrate care să populeze metricile tabloului de bord în timp real.

Una dintre cele mai populare platforme de implementare pentru tablourile de bord este reprezentată de portalul întreprindere, care este un cadru de lucru pentru integrarea informației, a oamenilor și proceselor dincolo de granițele organizaționale. Soluțiile dezvoltate de aceste tablouri de bord oferă organizațiilor numeroase beneficii (facilitarea accesului la documente, aplicații și prezentări, eficiență crescută datorită accesului facil la informație).

În zilele de astăzi, organizațiile pot folosi hărți strategice și scorecard-uri pentru urmărirea și atingerea obiectivelor. Tablourile de bord pot manipula aceste instrumente împreună cu indicatorii cheie de performanță pentru focusarea angajaților asupra obiectivelor și menținerea lor în limitele stabilite.

Rolul tablourilor de bord este de a furniza managerilor mijloace de a monitoriza și analiza performanța organizației, ceea ce are legături puternice cu procesul de planificare și bugetare (prezentarea, analizarea și compararea rezultatelor istorice cu cele bugetate, previzionate și planificate, monitorizarea și extinderea strategiei asupre fiecărei componente a afacerii, monitorizarea resurselor alocate). Din perspectiva raportării, tablourile de bord reprezintă instrumente generatoare de rapoarte, atât generale, cât și detaliate. În plus, tablourile de bord cuprind module integrate de analiză statistică, analiza datelor, analiză predictivă și prognoză care facilitează munca analiștilor și folosirea acestor instrumente în soluțiile de business intelligence.

1.1.4. Tipuri de tablouri de bord

Tablourile de bord pot fi clasificate în funcție de mai multe criterii. După rolul lor, tablourile de bord pot fi strategice, analitice și operationale. În funcție de tipul de date, aceste pot fi cantitative și non-cantitative, iar dacă se face referire la domeniul din care provin datele utilizate, tablourile de bord pot fi din domeniul vânzărilor, financiar, marketing, producție sau resurse umane. După tipul metricilor folosite, dashboardurile pot fi balanced scorecard (indicatorii cheie de performanță – KPIs), six sigma sau de non-performanță. După anvergura datelor, tablourile de bord pot fi la nivel de întreprindere, la nivel de departament sau individuale. În funcție de frecvența de actualizare, acestea pot fi lunare, săptămânale, zilnice, actualizate la fiecare oră, în timp real sau aproape în timp real. Din punct de vedere al interactivității, aceste instrumente pot fi statice sau interactive (permit aplocarea unor filtre, drill-down etc.). Din perspectiva mecanismului de afișare, în tablourile de bord pot prima graficele, textul sau pot fi o integrare de text și grafice.

Tabloul de bord operațional

Tablourile de bord operaționale sunt utilizate pentru monitorizarea proceselor și activităților de afaceri, ale evenimentelor complexe, în scopul eficientizării producției și a creșterii calității muncii. Scopul acestu tip de dashoard este acela de a arăta ceea ce se intâmplă în companie în timp real, furnizând informații mai detaliate, cu o puternică funcționalitate analitică. Ele se utilizează la nivelul departamentelor, fiind mai rar utilizate de către directorii executivi. În comparație cu tablourile de bord strategice, cele operaționale trebuie să fie structurate mai simplu, astfel încât să se poată lua o decizie în timp util în cazul apariției unei situații speciale. „De obicei, informația care apare într-un tablou de bord operațional este în general mai specifică, oferind un nivel de detaliere mai mare.

Tabloul de bord strategic

Cele mai des utilizate tablouri de bord deservesc scopuri strategice. De aceea, tablourile de bord cu scop de suport pentru managerii de orice nivel, sunt de cele mai multe ori, de tip strategic. Instrumentele de acest tip au ca obiectiv „monitorizarea indicatorilor de performanță la cel mai înalt nivel, inclusiv previziuni pentru luminarea drumul optim pe viitor. Tablourile de bord strategice poartă și numele de scorecard. Conform lui Wayne Eckerson, „strategia definește direcția în care o companie dorește să meargă și felul în care planuiește să ajungă acolo Scorecard-urile corelează metrici într-un lanț de tip cauză-efect. Scopul este de a descoperi care sunt activitățile care au un nivel de performanță slab, trăgând astfel în jos întregul rezultat al companiei.

Tabloul de bord analitic

Tablouri de bord analitice, numite și tactice, sunt folosite pentru a monitoriza progresul și trend-ul fiecărei inițiative strategice. „Tablourile de bord care realizează analiza datelor necesită un alt tip de design față de celelalte tipuri. În aceste cazuri, informația necesită un context mai larg, de exemplu comparații ample, istorie bogată, evaluatori de performanță subtili. O facilitate distinctivă a tablourilor de bord tactice este faptul că ele funcționează cu depozite de date, colecții de date sau servere de raportare BI și se bazează pe instrumente standard de raportare și analiză pentru a afișa datele, precizează Wayne Eckerson, directorul companiei BI Leadership Research.

1.1.5. Avantaje și beneficii ale utilizării tablourilor de bord

Organizațiile au un motiv solid pentru care implementează și utilizează tablourile de bord: acestea oferă avantaje și beneficii, atât pentru conducere cât și pentru angajați. O listă a acestor beneficii este prezentată în cele ce urmează:

Alinierea strategiei și obiectivelor generale. Tablourile de bord de performanță traduc obiectivele strategice ale orgnizației prin indicatori, metrici, valori așteptate, asociate fiecărei categorii de informație ce se dorește a fi studiată.

Rafinarea strategiei. Directorii executivi folosesc tablourile de bord pentru a-și corecta și remodela strategia de fiecare dată când descoperă o eroare minoră. Astfel, acest tip de decizii se pot lua în timp real fără a necesită trecerea unei perioade de timp până la descoperirea erorii cauzatoare de probleme.

Creșterea vizibilității. Datorită reprezentării vizuale a indicatorilor de performanță, managerii pot face mai ușor previziuni asupra unor situații viitoare și astfel pot evita situațiile de genul cărora pot fi luați prin surprindere de schimbări drastice în rezultatele obținute.

Creșterea colaborării dintre departamente. Indicatorii de performanță utilizați in tabloul de bord implică munca mai multor departamente pentru obținerea informației corecte. Astfel, se va realiza o mai bună colaborare atât pentru obținerea unei informații complete, cât și petru propunerea unor soluții competente la problemele observate.

Creșterea motivației. Posibilitatea de a urmări în timp real rezultatele muncii depuse va crește dorința angajaților de a menține aceste valori în limitele urmărite, ducând astfel la creșterea productivității muncii și a motivație.

Privire de ansamblu unică asupra afacerii. Prin consolidarea și integrarea datelor într-un singur instrument vizual, se crează o singură versiune a datelor și a rezultatelor și astfel se evită conflictele între manageri și analiști, ce țin de ale căror date sunt cele corecte.

Reducerea costurilor și a redundanței. Un singur tablou de bord de performanță poate ajuta orgnizația să elimine zeci sau chiar sute de sisteme de raportare independente, colecții de date sau depozite de date.

Acordarea de drepturi de acces pentru angajați. Se vor acorda drepturi de acces angajaților cu putere de decizie din fiecare departament, pentru a se elimina suportul departamentului IT la crearea rapoartelor.

Furnizarea unor informații de actualitate. Tabloul de bord de performanță furnizează informații în timp real care permit rezolvarea unor probleme, consilierea unui client sau capitalizarea unei oprtunități până nu este prea târziu. De asemenea, acest instrument impiedică pierderea orelor sau a zilelor necesare căutării unei informații sau a unor rapoarte de actualitate.

Prin prisma celor enunțate anterior, „tabloul de bord oferă informația potrivită persoanelor potrivite la momentul potrivit pentru optimizarea deciziilor, sporirea eficienței și accelerarea obținerii rezultatelor scontate