Studiul Si Analiza Privind Organizarea Departamentului de Aprovizionare (logistica Externa)in Cadrul Unei Firme

=== 8d517e9d82449658a160b4921f36988237d5902e_310475_1 ===

Studiul și analiza privind organizarea

Departamentului de aprovizionare (logistica externă)

în cadrul firmei Tipo Trib SRL

1. Prezentarea firmei
1.1. Obiectiv, misiune, organizare (activitate de marketing – management) 

Tipotrib SRL este unul dintre agenții comerciali cu tradiție pe piața editorială din județul Sibiu, fiind activ atât la nivel local, cât și regional. Compania are sediul în municipiul Sibiu și a fost înființată în 1994, fiind înregistrată în Registrul Comerțului cu J32/2136/1994, cod CAEN principal 1811 – Tipărirea ziarelor.

Cu 21 ani de experiență în domeniul editorial și tipografic, atenția acestei societăți comerciale este orientată spre oferirea de produse de calitate, într-o gamă variată care permite realizarea de produse și servicii produse adaptate nevoilor oricărui client, fie persoane fizice, fie persoane juridice. Valorile promovate de această companie sunt: calitatea produselor, respectul pentru clienți și sprijinul necondiționat acordat acestora în realizarea produselor contractate. Activitatea organizației, caracterizată prin seriozitate, promptitudine, demersuri pentru calitate și professionalism, a fost recunoscută în plan național prin certificarea în Sistemul de Management al Calității ISO 9001/2001 și prin autorizarea de către Imprimeria Națională pentru a tipări formulare cu regim special, fiind singura tipografie din județul Sibiu care deține această calitate.

Conform website-ului www.risco.ro, firma SC Tipo Trib SRL a avut un parcurs constant în ultimii ani, 2012 fiind un an de boom. Cifra de afaceri înregistrată în ultimii ani s-a ridicat la următoarele valori: 3.286.766 lei – în 2011, 3.641.034 lei –în 2012, 3.507.698 –în 2013, 4.031.362 –în 2014, în vreme ce profitul net a avut următoarele valori: 27.318 lei –în 2011, 40.902 –în 2012, 23.351 – în 2013, 23.834 lei –în 2014. Și numărul de angajați a crescut constant, de la 18 – în 2011, la 24 în 2012 la 36 în 2014.

Tipo Trib SRL a fost înființată ca societate subsidiară a SC Casa de Presă și Editură Tribuna SRL, raportul de subsidiaritate reflectându-se în organizarea societății. Conducerea ei este asigurată de directorul general al SC Casa de Presă și Editură Tribuna SRL, de directorul SC Tipo Trib SRL și de contabilul șef al firmei mamă. În plus, activitățile de marketing sunt, de asemenea, desfășurate (și) de angajați ai SC Casa de Presă și Editură Tribuna SRL.

1.2 Produse și servicii oferite

Fiind caracterizată prin profesionalism, societatea oferă servicii și produse complexe din gama editură și tipografie, astfel:

a) editură:

– design & DTP
– editare carte
– tipar offset

– lăcuire, laminare mată și lucioasă
– legătorie-fălțuire, broșare, cașerare, operații tehnice de calitate
– selecții de culoare

b) tipografie: 

– design, pre-pres, tipar offset, finisări

– tipărire ziare, cărți, reviste, broșuri, cataloage, pliante, afișe, etichete, prospecte, formulare tipizate, imprimate înseriate și neînseriate, mape, dosare arhivă, bilete de călătorie, polițe de asigurare, ziare și reviste, etichete, facturi și chitante, formulare autocolante și autocopiative

– servicii de legătorie, culegere și tehnoredactare, laminare, selecție de culoare.

2. Studiul privind activitatea de asigurare materială, aprovizionare
2.1 Strategii de aprovizionare:
Pentru o strategie de aprovizionare eficientă vor fi realizate următoarele activități:

culegerea, prelucrarea și analiza informațiilor privind necesarul de aprovizionat: pentru aprovizionare cu materii prime necesare se vor solicita oferte de preț de la cei 2 furnizori permanenți și 5 furnizori ocazionali, de la alți minim5 furnizori – posibili parteneri. Se va forma o comisie de selecție a ofertelor, care va analiza documentația pe baza raportului preț – calitate, a condițiilor și costurilor de transport, de încărcare-descărcare, a reputației furnizorului și a experienței de colaborare cu acesta; la final se vor întocmi procese verbale de selecție a furnizorilor;

determinarea pe perioade a necesarului de materii prime și materiale, echipamente, energie și combustibil: experiența anterioară a arătat că de-a lungul unui an calendaristic există perioade cu o abundență de comenzi și perioade cu mai puține comenzi. Astfel, pentru o bună determinare a necesarului, se va lucra pe trimestre: ianuarie – martie – perioada cu mai puține comenzi (va fi destinată realizării de facturi și chitante, formulare autocolante și autocopiative), aprilie –iunie – perioadă cu mai multe comenzi de tipul cărți, reviste, broșuri, cataloage, pliante, afișe, etichete, iulie- septembrie –perioadă cu mai puține comenzi (va fi destinată realizării de formulare tipizate, imprimate înseriate și neînseriate, polițe de asigurare), octombrie – noiembrie – perioadă cu mai mult comenzi de tipul cataloage, pliante, afișe, calendare, agende etc. În funcție de aceste calendar se va realiza necesarul de materiale specifice;

colaborarea cu compartimentele financiar-contabil și marketing, antrenate în activitatea de aprovizionare, se realizează în permanență;

căutarea surselor de acoperire a necesităților din contul surselor interne: la finalul fiecărui trimestru sau în funcție de comenzile primite se realizează re-inventarierea stocurilor rămase;

studierea posibilității și oportunității stabilirii relațiilor de lungă durată cu furnizorii: societatea a stabilit relații de lungă durată (4 ani, respectiv 7 ani) cu cei doi furnizori principali;

pregătirea încheierii contractelor cu furnizorii – contractele se actualizează anual;

participarea la stabilirea politicii de aprovizionare a unității economice: se realizează prin implicarea conducerii organizației, a Departamentului Financiar-Contabil, a compartimentelor Tehnic și Logistică,

procurarea, depozitarea și ducerea evidenței materiilor prime și materialelor – se realizează permanent,

asigurarea transportării resurselor materiale în conformitate cu termenii stabiliți în contract – se negociază cu fiecare furnizor la încheierea contractului,

organizarea controlului cantitativ a resurselor materiale livrate unității economice, asigurarea depozitării lor corespunzătoare pregătirii și eliberării pentru necesitățile de producție – se realizează prin concursul a Departamentului Financiar-Contabil, a compartimentelor Tehnic și Logistică,

urmărirea aprovizionărilor și efectuarea măsurilor corective – se realizează trimestrial sau când este necesar, în funcție de comenzi.

Pentru realizarea planului propriu de aprovizionare, societatea se bazează pe metoda statistică, mai precis pe datele existente referitoare la consumuri asemănătoare efectiv realizate între 2011-2014.

2.2 Locul sistemului de aprovizionare materială în cadrul firmei:
-schema de ansamblu (organigrama):

-intrări – ieșiri din sistemul de aprovizionare materială:

Pentru intrările în sistemul de aprovizionare materială, în SC TipoTRib SRL se urmează pașii:

1) Cererea de aprovizionare – formulată de Tehnic

2) Emiterea comenzii către furnizor sau eliberarea produselor pe bază de bon de consum din magazie – realizată de Logistică/Aprovizionare

3) Primirea produselor, pe baza de factură– realizată de Logistică/Aprovizionare și Contabilitate

4) Inspecția internă a produselor – realizată de Logistică/Aprovizionare

5) Recepția produselor – realizată de Logistică/Aprovizionare

Pentru ieșirile din sistemul de aprovizionare materială, în SC TipoTRib SRL se urmează pașii:

1) Cererea de aprovizionare – formulată de Tehnic

2) Eliberarea produselor pe bază de bon de consum din magazie – realizată de Logistică/Aprovizionare

3) Recepția produselor – realizată de Logistică/Aprovizionare

-în baza unui plan de producție se întocmesc documente, liste de materiale:

Planul de producție 2016

3.Planificarea cererilor materiale (sistemul MRP)

3.1. Descompunerea produsului și elaborarea structurii arborescenta în vederea întocmirii nomenclaturii de produse(repere), materiale.

Exemplu produs C a r t e

↓ ↓ ↓

Coperta Conținut Cotor

↓ ↓ ↓

carton de legătorie hârtie carton

lac tipografic mat cerneală tipografica negru lac tipografic mat

cerneluri tipografice 4 culori adeziv pentru broșațare cerneluri tipografice 4 culori adeziv pentru broșațare adeziv pentru broșațare

3.2. Stabilirea necesarului de produse

Produs Carte, 136 pagini, 200 exemplare tiraj, coperta full color, interior alb-negru

Carton de legătorie 2,5 mm grosime 25 coli

Cerneluri tipografice culori 3 recipiente: 14 kg

Lac tipografic mat: 14 kg

Adeziv pentru broșațare: 6 kg

Hârtie 60 g.mp, 1700 coli

Cerneală tipografică negru: 230 kg

3.3. Optimizarea stocurilor

– Produs Carte, 136 pagini, 200 exemplare tiraj, coperta full color, interior alb-negru

– Data de predare: 15.03.2016

4. Alegerea principalilor furnizori de materii prime (tradiționali și ocazionali)

4.1. alegerea furnizorilor pe criterii tehnico-economice și financiare.

Activitatea dezvoltată a firmei a impus colaborarea cu furnizori principali și secundari, în funcție de gama de materii prime oferite, de calitatea acestora, de prețuri, de seriozitatea manifestată și respectarea contractelor. Unii au devenit furnizori de tradiție, legăturile economice datând de minim 7 ani.

Unul dintre parteneri principali este firma Active Paper SRL, distribuitor de hartie, cartoane și consumabile tipografice. S.C. Active Paper SRL a fost înființată în anul 2004, activează în municipiul Cluj-Napoca și este înregistrată la Registrul Comerțului cu nr. J12 / 3387 / 2004. Conform risco.ro, cifra de afaceri a acestei societăți a crescut de la 6.344.482 lei – în anul 2011, 7.613.850 lei – în 2013, la 9.172.160-în 2014.

Gama largă de produse de hârtie, cartoane și consumabile tipografice, prețurile accesibile și seriozitatea echipei S.C. Active Paper SRL au contribuit la identificarea în acest furnizor a unui partener de încredere, astfel încât colaborarea este neîntreruptă de 7 ani.

Furnizorul pune la dispoziția societății: hârtie (offset, offset pre-print, volumetrică, cretată, sintetică, pentru etichete, autocopiativă, în rolă, carton de legătorie, carton multistrat), consumabile (filme și plăci tipografice, cerneluri, lacuri, soluții de curățat).

Furnizor ocazional este SC Caruso SRL, societate la care se apelează în situația unor comenzi speciale, pentru furnizarea de cartoane duplex cretate sau necretate, precum și pentru carton de legătorie. Firma Caruso este un furnizor de încredere, cu o activitate de succes încă din anul 1998, și care a înregistrat o cifră de afaceri de 1.627.259 lei în anul 2014. Caracterul ocazional al colaborării este dat de gama limitată de produse care se potrivesc profilului de activitate al SC Tipo Trib SRL.

Un al doilea furnizor ocazional este SC Liftcon Graphics SRL, societate specializată în consumabile tipografice. Colaborarea cu această firmă este determinată în special de necesități ce privesc reparații și piese de schimb. Printre piesele achiziționate în trecut de la această firmă se numără: ventuze, benzi perforatoare, sârme de legătorie, șpacluri de cerneală și role de spălare. SC Liftcon Graphics SRL este identificată prin J 40/ 7248/2000 și activează în București și Cluj Napoca. În anul 2014 a înregistrat o cifră de afaceri de 9.172.160 lei.

4.2. alegerea furnizorului în funcție de calitate/ preț

Criteriu de bază în alegerea furnizorului este raportul preț / calitate oferit. În stabilirea furnizorului pentru un anumit produs, se compară ofertele a minim trei furnizori, luând în calcul toate costurile pe care acestea le implică.

Exemplu 1. Hârtie offset 60 gr./ metru pătrat

Oferta de preț furnizor 1. SC Romanian Paper Distribution SRL: 61 X 86 cm/coală, Preț 0,04790 euro/coală

Oferta de preț furnizor 2. SC Active Paper SRL: 70 X 100 cm/ coală, Preț 0,04788 euro/coală

Oferta de preț furnizor 2. SC Caruso SRL: 70 X 100 cm/ coală, Preț 0,04858 euro/coală (este furnizor de gradul 2 al produsului).

Oferta câștigătoare: cel mai mic după raportul preț / calitate: Active Paper:

Exemplu 2. Carton legătorie 2,5 mm grosime

Oferta de preț furnizor 1. SC Romanian Paper Distribution SRL: 61 X 86 cm/coală, Preț 0,991 euro/coală

Oferta de preț furnizor 2. SC Active Paper SRL: 70 X 100 cm/ coală, Preț 0,992 euro/coală

Oferta de preț furnizor 2. SC Maria Paper SRL: 70 X 100 cm/ coală, Preț 0,0994 euro/coală.

Oferta câștigătoare: Active Paper, dată fiind suprafața mare a colii șI prețul accesibil.

* Prețurile nu conțin TVA, sunt exprimate în EUR și se calculează la cursul BNR din ziua facturării.

4.3. calculul prețului de aprovizionare (prețul mediu)

Acesta este determinat pe baza formulei specifice care arată că pentru estimarea prețului de aprovizionare se va efectua raportul dintre valorile de achiziție pentru un număr de bucăți, într-o anumită perioadă. SC Tipo Trib SRL utilizează această formulă în calculul prețului de aprovizionare, dar anual încheie contracte noi cu furnizorii pentru a evita creșterile de preț pe parcursul anului și depășirea bugetului.

Exemplu: Lac offset lucios 7876, Cantitate necesară: 25 kg/ an

Anul 2012 – 8,90 Euro/ kg X 25 kg – 222,5 Euro

Anul 2013 – 8,95 Euro/ kg X 25 kg – 223,75 Euro

Anul 2014 – 8,98 Euro/ kg X 25 kg – 224,5 Euro

Preț de aprovizionare: 8,9432 Euro/ kg

* Prețurile nu conțin TVA, sunt exprimate în EUR și se calculează la cursul BNR din ziua facturării.

5. Desfacerea produselor – clienții

Societatea lucrează pe bază comenzilor primite de la partenerii de afaceri, astfel încât desfacerea reprezintă activitatea prin care se asigură livrarea produselor finite. În acest sens, împreună cu Departamentele Marketing, Contabilitate-Financiar, Logistică se desfășoară activități precum:

– colectarea comenzilor emise de clienți și constituirea portofoliului de comenzi -sunt responsabilitatea Departamentului Marketing, sub supervizarea directorului Tipo Trib;

– elaborarea programelor de livrare: se programează, în general, livrarea a maxim 2 comenzi mari pe săptămână pentru a evita aglomerarea spațiului de depozitare și a personalului în activități de încărcare;

– urmărirea stadiului (în timp și calitativ) de execuția produselor : se efectuează controale zilnice; se executa controale speciale imediat după începerea tipării unui nou produs, după introducerea de noi materii prime sau la constatarea scăderii materiei prime din imprimante.

– dezvoltarea relațiilor de vânzare pe bază de comenzi și contracte,

– organizarea operațiunii de livrare: stabilirea necesarului de resurse umane, tehnice (transpalet, motostivuitor), stabilirea datei și orei exacte cu clientul.

Printre clienții Tipo Trib s-au numărat: S.C. Atlassib, Banca Comercială Carpatica, S.C. Carpatica Asig, S.C. Transmixt, S.C. Autotim, Carpatica Invest,   Autogara Internațională Rahova, S.C. Horticola International, Supermarket Bricomat, Complexul Național Muzeal “ASTRA”, Consiliul Județean Sibiu, Editura ETAPE, Triumph Imex, Editura CONTINENT, Exposib, Transelectrica, Intermedia, Editura PETRAS, Prefectura SIBIU, Oferta de la A la Z, Viața Vâlcii, Info Plus, Informația Săptămânii.