. Studiul de Fezabilitate Realizat In Cadrul Unei Firme de Paza

CAPITOLUL I

NECESITATEA PROIECTĂRII

SISTEMULUI BIROTIC

Introducere

1.1.Informația

Tehnica utilizării computerelor nu mai poate fi disociată de birouri.

Programele de prelucrare a textelor, de calcul tabelar și cele grafice, au devenit de la sine înțelese, cerințele de profesionalizare și noile versiuni solicitând o permanenta adaptare. Utilizarea izolată a cestor programe nu este însa suficientă pentru a face față cerințelor practice, prezente și viitoare, fiind necesară folosirea pachetelor de programe birotice și a rețelelor de computere, ca și a formelor de comunicare birotică. Când se discută despre modernizarea muncii în secretariate și birouri, se folosește des noțiunea de comunicare birotică.

Prin aceasta comunicare se înțeleg toate acțiunile care au ca obiectiv asigurarea unui sprijin corespunzator tuturor activităților de birou, prin utilizarea unor tehnologii noi. Transmiterea informației prin intermediul biroului a avut în ultimul timp o evoluție extrem de rapidă prin apariția unor noi medii.

Cand se vorbește de comunicare, colaborare, cooperare, conexiuni, echipe și noi tehnologii informaționale, se vorbește și despre informatica de grup care este ilustrata prin sintagma grupware sau, mai nou, grupweb. Puține idei captivează atenția publicului, una din ele fiind aceea care se referă la munca cooperativă și la modalitățile de cooperare din cadrul instituțiilor.

Prin fuziunea informaticii cu telecomunicațiile, birotica, robotica etc., informatica a luat naștere un conglomerat de industrii și servicii, în general ca tehnologie informaționala (Information Technology – IT).

În acest moment, puține ramuri ale activitații umane au mai ramas neatinse de sindromul informatic.

În literatura de specialitate sunt citate, în mod frecvent, pentru IT, urmatoarele doua particularitați:

1. Tehnologiile informaționale sunt tehnologii multiforme care se pot adapta majorității activitaților umane.

Propulsate de progresele electronicii, ele și-au largit considerabil portofoliul de aplicații.

Din păcate, deseori, înțelegerea potențialelor avantaje oferite de acestea se realizează cu mare întarziere.

2. Tehnologiile informaționale sunt tehnologii complexe în care serviciile ocupă o parte considerabilă.

Prin utilizarea IT în cadrul unei organizații specialiștii interni sau externi recurg foarte des la servicii de asistență (în special în faza de implementare).

Nevoile organizațiilor dar și ale indivizilor se schimbă, tehnologia progresează și câmpul de aplicare al tehnologiilor informaționale se lărgește de la o zi la alta.

În cazul achiziționarii unui produs complex, orice cumpărător sau utilizator IT trebuie să se informeze pentru a înțelege tendințele și presiunile la care va fi supus.

*Multimedia înseamnă posibilitatea de a comunica în mai multe moduri, sub mai multe forme.

Un sistem multimedia reprezintă un sistem cu o configurație informatică susceptibilă de a achizitiona, prelucra, stoca și difuza informații de natura diversă.

Odată cu evoluția spre computerele multi-media, conectarea acestora în rețele locale și publice, ca și prin tehnologia Internet-ului s-a creat posibiitatea ca tehnologiile: telefonia, informatica, cea a comunicațiilor, prelucrarea imaginilor – să fie interconectate și să deschidă domenii complet noi de aplicații, care au o însemnătate deosebită și în birourile secretarelor și ale asistentelor manageriale.

*Un rol foarte important în realizarea soluțiilor de comunicare birotică îl joacă infrastructura tehnologică informatică și conlucrarea componentelor tehnice, în realizarea urmatoarelor tendințe:

gestiunea distribuită a datelor și a documentelor indispensabilă; memorarea datelor și a documentelor se poate efectua atat centralizat, cât și descentralizat. Sistemele de conunicație birotică oferă posibilitatea accesului direcționat la materialul informațional arhivat centralizat.

comunicația sistemelor este posibilă atât prin intermediul echipamentelor (hardware), cât și prin cel al sistemelor de programare (software).

Întrucat procesele de muncă decurg în mod tipic prin implicarea mai multor persoane, ca și prin comunicarea cu furnizorii, clienții și restul mediului, componenta comunicationala câștigă mult în importanță.

deservirea aplicațiilor este în continuare simplificată și standardizată.

Concepțiile moderne privitoare la desevire și la formele de dialogare pot contribui substanțial la marirea gradului de adaptare la necesitațile utilizatorilor și la facilitarea deservirii soluționarii aplicațiilor bazate pe calculatoarele electronice.

Progresele importante: multi-media, hiper-media și prelucrarea vocală, etc. pot afirma pe bună dreptate că trăim într-o societate informatizată.

1.2. Rolul secretariatului față de comunicația birotică.

Secretariatul se transformă tot mai mult într-o centrală de comunicație a informațiilor, unde acestea se adună din toate parțile intreprinderii/ organizației-/ firmei și din exterior.

Munca modernă de secretariat se caracterizează prin prelucrarea, memorarea și transmiterea informațiilor de diferite feluri: date, texte, grafice, imagini și vorbire, rezultatele muncii fiind, de regulă, documente.

Pe lângă cele compuse numai din text sau configurații de numere, apar din ce în ce mai multe documente mixte.

Întrucât elaborarea documentelor nu constituie, de fapt, un scop în sine, este importantă distribuirea acestora la destinatari.

Munca de secretariat și cea de asistență manageriala pot avea succes.

În prezent numai dacă exista posibilitatea utilizarii eficiente a cunoștințelor interne și externe și cea a prelucrării și distribuirii direcționale a acestora, atunci munca de secretariat și cea de asistența manageriala sunt încununate de succes.

De aceea este importanta gestiunea profesională a informațiilor în secretariat și ameliorarea proceselor informaționale și comunicaționale, folosindu-se tehnica modernă de comunicație birotică.

Figura nr. 1 prezintă trecerea în revistă a orientării privind desfășurarea generală a proceselor informaționale și comunicaționale.

Fig. nr.1 Procesele informaționale și comunicaționale.

Reprezentarea clarifică împarțirea în două moduri a proceselor de muncă din birouri și secretariate:

schimbul de informații în interiorul firmelor și între organizații;

dobândirea, prelucrarea și memorarea informațiilor reprezintă procesele informaționale;

scopul realizării sarcinilor, este denumit comunicație.

Procesele comuinicaționale cuprind fazele de predare, transmitere și primire a informațiilor.

1.3. Procesele informaționale și comunicaționale

Experiența practică arată că: procurarea, culegerea, valorificarea și transmiterea direcționată a informațiilor reprezintă o sarcină centrală a muncii moderne de secretariat.

Legat de acestea, pot fi subliniate în esență urmatoarele obiective globale pentru optimizarea proceselor informaționale și comunicaționale:

modul simplu de prelucrare și intreținere a informațiilor pentru toate tipurile de informații (documente, date structurate, termene etc.)

imbunatațirea calităților informațiilor prin punerea la dispoziție a tuturor informațiilor necesare și existente;

scurtarea timpilor de parcurs prin eliminarea timpilor de transport, copiere și de așteptare, ca și prin scurtarea duratelor de prelucrare;

accelerarea căutării informațiilor prin instrumente adecvate (bănci de date prin căutarea direcțională și structurată, sisteme de gestiune a documentelor pentru posibilitațile de accesare a documentelor arhivate dupa conținutul acestora, posbilitatea căutarii în hiper-text);

reutilizarea direcțională a informațiilor (redactarea de scrisori în serie);

calitatea înalta a rezultatelor prin standardizarea fluxurilor de date și prin asigurarea actualitații documentelor / datelor folosite.

1.4. Trecerea în revistă a comunicației birotice:

Din punct de vedere al echipamentelor, pentru realizarea aplicațiilor de comunicație birotică pot fi luate în considerare diferite posibilități de soluționare.

Aplicațiile de comunicație birotica:

Figura nr. 2. Schema aplicațiilor de comunicație birotică.

Există pentru aceasta o serie de aparate clasice: copiatoare, faxuri, telefaxuri, telefoane și multe altele. În prezent în centrul atenției se află folosirea tehnicii computerelor. Remarcabilă este și tendința conexiunii dintre această tehnică și tehnicile birotice încă existente.

Sistemele birotice bazate pe calculatoare electronice se disting prin noi dimensiuni. Importantă este dotarea aproape a tuturor locurilor de muncă de birou cu stații de lucru multifuncționale. Domeniile parțiale ale comunicației birotice moderne sunt indicate în fig. Nr 2.

1.5. Tehnologia client – server

Aplicațiile comunicației birotice se realizează în prezent în așa-numitul mediu client-server, adica clienților – utilizatorilor finali – li se pun la dispoziție prestațiile centrale de către servere. Fiecare computer al unui loc de munca, conectat în rețea, este subordonat unui server .

Pe aceste servere se gestionează centralizat toate datele și programele; în plus sunt comandate dispozitivele periferice selectate.

Pentru accesul la resursele centrale, fiecarui utilizator i se conferă drepturile corespunzatoare. Componentele logice ale aplicatiilor:

Logica aplicației (prelucrarea propriu-zisă);

Gestiunea datelor și a documentelor;

Prezentarea (transpunerea grafică a informației pe ecran), sunt împarțite într-un mod specific între client și server (figura nr.3);

Preiau informații din diferite surse (server);

Constau în componente legate de sarcini, care sprijină fluxurile individuale de lucru ale utilizatorilor (clienților) – ca și din alte componente legate de date și funcții, care garantează punerea la dispoziție a datelor funcțiilor și a altor resurse (server);

1.6. Dispozitivele periferice multifuncționale;

Soluțiile optime ale comunicării birotice presupun desigur dispozitive periferice adecvate la locurile de muncă.

Practica arată: componentele instalate la locurile de muncă ale secretarelor reprezintă diferențe apreciabile din punct de vedere al capacităților – și pot dispune de diferite dispozitive suplimentare. Printre altele, aceasta are efecte asupra:

Vitezei cu care computerele execută anumite acțiuni:

Calitațile informațiilor care pot fi memorate descentralizat pe unitațile locale de discuri:

Programelor utilizabile (anumite programe presupun o anumită dotare cu echipamente);

Confortului, în care se pot rezolva anumite sarcini ( de pildă, marimea și calitatea reprezentării simbolurilor pe ecran)

Calității si vitezei imprimării;

Posibilităților de conectare la rețelele din interiorul firmei și la cele publice.

Capacitatea mai mare înseamna de cele mai multe ori: procesoare de capacitate sporită, capacitate mai mare a memoriei principale, dispozitive periferice de intrare – iesire mai bune sau suplimentare, uneori și suport crescut al capacităților de conectivitate.

Trebuie să se acorde o deosebită atenție dotării cu medii de memorare adecvate.

Exemplu:

– se impune super-discheta, cu capacitatea de memorare mai mare de 100 MB;

– unități CD-ROM cu performanțe îmbunatățite;

– CD reînregistrabil;

– excelentul raport preț-capacitate la unitațile de discuri magnetice (nu se mai poate face nimic fară capacitați de ordinul câtorva GB);

– tehnologia DVD (Digital Versatil Disc)

1.7. Dotare multi-media

Tabel cu informatii ajutatoare pentru dotarea computerului:

Desfășurarea generală a proceselor informaționale și comunicaționale în cadrul unui sistem birotic:

– dobândirea, prelucrarea și memorarea informațiilor reprezintă așa-numitele procese informaționale;

– schimbul de informații în interiorul firmelor și între organizații, în scopul realizării sarcinilor, este numit comunicație;

– procesele comunicaționale cuprind fazele de predare, transmitere și primire a informațiilor;

Experiența practică arată că: procurarea, culegerea, valorificarea și transmiterea direcționata a inși calitatea reprezentării simbolurilor pe ecran)

Calității si vitezei imprimării;

Posibilităților de conectare la rețelele din interiorul firmei și la cele publice.

Capacitatea mai mare înseamna de cele mai multe ori: procesoare de capacitate sporită, capacitate mai mare a memoriei principale, dispozitive periferice de intrare – iesire mai bune sau suplimentare, uneori și suport crescut al capacităților de conectivitate.

Trebuie să se acorde o deosebită atenție dotării cu medii de memorare adecvate.

Exemplu:

– se impune super-discheta, cu capacitatea de memorare mai mare de 100 MB;

– unități CD-ROM cu performanțe îmbunatățite;

– CD reînregistrabil;

– excelentul raport preț-capacitate la unitațile de discuri magnetice (nu se mai poate face nimic fară capacitați de ordinul câtorva GB);

– tehnologia DVD (Digital Versatil Disc)

1.7. Dotare multi-media

Tabel cu informatii ajutatoare pentru dotarea computerului:

Desfășurarea generală a proceselor informaționale și comunicaționale în cadrul unui sistem birotic:

– dobândirea, prelucrarea și memorarea informațiilor reprezintă așa-numitele procese informaționale;

– schimbul de informații în interiorul firmelor și între organizații, în scopul realizării sarcinilor, este numit comunicație;

– procesele comunicaționale cuprind fazele de predare, transmitere și primire a informațiilor;

Experiența practică arată că: procurarea, culegerea, valorificarea și transmiterea direcționata a informațiilor reprezinta o sarcină centrală a muncii moderne de secretariat.

1.8. Obiective globale:

modul simplu de prelucrare și întreținere a informațiilor pentru toate tipurile de: documente, date structurate, termene etc.;

reducerea timpului de operare în procesul informațional și decizional;

îmbunătățirea calitățiilor informațiilor prin punerea la dispoziție a tuturor informațiilor necesare și existente;

în vederea realizării aplicațiilor de birotică pot fi luate în considerare diferite posibilități de soluționare: copiatoare, fax-uri, telex-uri, telefoane și multe altele.

Sistemele de comunicații birotice bazate pe calculatoare electronice se disting prin noi dimensiuni.

Importantă este doatarea aproape a tuturor locurilor de munca de birou cu stații multifuncționale.

CAPITOLUL II

ANALIZA ȘI CONCEPEREA SISTEMELOR INFORMATICE

TEHNOLOGIILE PENTRU REALIZAREA COMUNICAȚIILOR BIROTICE ACTUALE

Soluțiile optime ale comunicarii birotice presupun dispozitive periferice adecvate la locurile de muncă.

Practica arată: componentele instalate la locurile de muncă ale sectrtarelor prezinta diferențe apreciabile din punct de vedere al capacitaților și pot dispune de diferite dispozitive suplimentare.

Printre altele aceasta are efecte asupra:

– vitezei cu care computerele executa anumite acțiuni;

– cantitații informațiilor care pot fi memorate descentralizat pe unitațile locale de discurile magnetice;

– programelor utilizabile (anumite programe propun o anumita dotare cu echipamente);

– comfortului, în care se pot realiza anumite sarcini (de pildă, marimea și calitatea reprezentării simbolurilor pe ecran);

– calitații și vitezei imprimării;

– posibilităților de conectare la rețelele din interiorul firmei și la cele publice;

Prin utilizarea noilor tehnologii informaționale și comunicaționale poate crește eficiența economică în birouri și în administrație.

Tehnologiile informaționale și comunicaționale aduc o contribuție importanta la creșterea capacitații de prestație în cazul muncii de birou (în special în cel al asistenței manageriale).

Creșterea capabilității de prestare a muncii de birou are o importanță deosebită.

Informațiile de actualitate privitoare la piețe, produse și alte forme sunt extrem de importante pentru aproape toate intreprinderile/ organizațiile/ firmele;

Numai așa li se pot asigura păstrarea competitivității și succese economice remarcabile.

Serviciile on-line și Internet-ul garantează în multe cazuri procurarea informațiilor pentru asistența manageriala – aceasta constituind tot mai mult premisa succesului profesional propriu, cât și a capacității economice a intreprinderilor.

2.1. Cerințele de baza privind datele, informațiile și sistemele birotice.

Dupa C. Russu „ datele reprezintă fapte, evenimente exprimate sau prelucrate într-o formă conventionala adecvata pentru comunicare, pentru interpretare sau pentru prelucrare manuală, mecanizată sau automată. Datele reprezintă elemente brute la intrarea în sistemul de prelucrare, constituind suportul simbolic al informațiilor”

Pentru ca informațiile să fie corecte, datele introduse trebuie să fie corecte, dar în vederea asigurării unei calități și a unui conținut corespunzător, utilizatorul trebuie să se preocupe ca datele să satisfacă și alte cerințe:

să fie cuprinzătoare, adică să reflecte caracteristicile necesare atingerii obiectivelor urmărite de către decident;

să fie complete și operative, astfel încat să existe o perioadă cât mai scurtă din momentul culegerii până în momentul transmiterii informațiilor rezultate în urma prelucrării;

să fie obiective, adică să reflecte realitatea, să redea cât mai exact măsura fenomenelor și proceselor analizate;

să fie furnizate periodic și să aibă un caracter dinamic pentru a putea fi folosite la elaborarea strategiilor și politicilor;

să fie prezentate într-o formă accesibilă, având o mare putere de expresie și de informare;

să fie ieftine, adică să fie obținute cu un consum cât mai mic de muncă.

Pentru realizarea unui sistem birotic satisfăcător trebuie urmați următorii pași:

sistemul să fie conceput și realizat ca element central o bază de date, în care să fie colectate și stocate date referitoare la procesele care se desfășoara în cadrul firmei, în special cele provenind din procesele decizionale.

Informațiile utilizate să fie utile, precise și sccesibile;

Sistemul birotic să fie realizat ca un sistem om mașină, cu posibilitatea interacțiunii imediate dintre utilizator și sistem. Componentele soft să asigure exploatarea la cotă maximă a componentelor hard;

Să cuprindă o gamă de modele, de metode și de tehnici decizionale care să permită alegerea celor mai bune soluții posibile.

Să aibă flexibilitate maximă, astfel încât să poată fi modificat ușor în funcție de schimbarea cerințelor informaționale sau de apariția altor cerințe noi.

Principalele etape de parcurs pentru realizarea unui sistem informatic sunt:

Analiza sistemului existent – se studiază sistemul informatic existent și se stabilesc neajunsurile sale și cerințele ce urmează satisfăcute de viitorul sistem informatic. În această etapă se stabilesc rentabilitatea folosirii sistemului informatic.

Proiectarea sistemului informatic – se concepe sistemul, elementele componente ale acestuia, structura lor și modul de realizare. Datorită complexității, această etapă este descompusă la rândul ei in doua etape:

Proiectarea de ansamblu – se stabilește structura de ansamblu, modul de descompunere pe componente, intrările și ieșirile sistemului. Se finalizează printr-o schemă de ansablu a sistemului în care sunt incluse toate aceste elemente.

Proiectarea de detaliu – fiecare element descris în etapa anterioară este descris in detaliu.

Elaborarea programelor – se scriu programele sistemului într-un limbaj ales anterior;

Implementarea sistemului – dupa ce a fost realizat sistemul se trece la implementarea sa;

Exploatarea și intreținerea sistemului – aceasta este faza finală a proiectului în care se trece la exploatarea acestuia. Este necesară în paralel și o serie de operații de întreținere a acestuia.

Victoria calculatoarelor asupra mașinilor de scris se explică mai ales prin posibilitățile extinse ale primelor:

toate formatările pot fi introduse și modificate rapid;

se poate stabili și implementa ușor un tip de scrisoare pentru întreaga întreprindere, aceasta reprezentând o contribuție la eficientizarea timpului de lucru;

textele pot fi comod revizuite, corectate și modificate: se elimină rescrierile;

se pot introduce, decupa și muta sau copia porțiuni din text în alte locuri;

textele pot fi memorate (în memoria de lucru, pe disc și/sau pe dischetă), putând astfel să fie asigurate și regăsite;

salturile la rând nou și la pagină nouă pot fi efectuate automat;

datorită programelor de verificare ortografică pot fi găsite și corectate rapid greșelile de ortografie și cele de tastare;

programele de separare în silabe ușurează separarea corectă a cuvintelor la sfârșitul rândurilor și contribuie la un aspect mai estetic al textului (margini mai uniforme în dreapta acestuia, respectiv edentarea mai redusă a marginilor);

dicționarele de sinonime contribuie la evitarea repetării cuvintelor, oferind alternative sau sinonime;

un prim program de verificare gramaticală oferă, pe langă verificarea ortografică, chiar și cerificarea punctuației, a stilului, a construcției frazelor și a cazurilor. În acest domeniu vor apărea ameliorări substanțiale.

Toate aceste avantaje contribuie la utilizarea cu preponderența în viitor a computerelor, ca principale instrumente ale secretarelor ce poartă corespondența.

2.2. Strategii si metode de proiectare a sistemului birotic

Dictionarul Enciclopedic (1996) arată: „ Birotică: ansamblu de tehnici și mijloace vizând automatizarea activităților de birou, a comunicațiilor prin scris și imagine”

Intr-o alta perspectivă, mai recentă, racordată la coordonatele societății informaționale spre care ne îndreptăm, birotica se conturează ca un proces de automatizare flexibilă aplicat la cel mai important loc de muncă al societății de azi, și mai ales de mâine: BIROUL.

Birourile au trei roluri organizatorice importante:

Coordoneaza și conduc munca profesională și informaționala a lucrarilor dintr-o organizație;

Integrează munca realizată pe toate nivelele cu funcțiile din organizațiile respective;

Cuplează organizația cu mediul, integrând informațional clienții și furnizorii.

Pentru a indeplini aceste roluri aproape toate birourile desfașoară cinci mari activitati:

Crearea documentelor;

Introducerea informațiilor în fișier;

Conducerea proiectelor;

Coordonarea persoanelor individuale și a grupurilor;

Repartizarea pe sarcini a persoanelor individuale și a grupurilor;

Managementul documentelor, de obicei, consumă 40% din efortul total, pentru celelalte activități putem împarții restul de 60% în mod egal. Multe birouri gazduiesc experți care realizează sarcini creative cum ar fi calcularea, desenarea sau simularea.

Însă, tehnologiile de management al documentelor tind să automatizeze procesarea textelor, tehnoredactarea computerizata, procesarea imaginilor grafice, respectiv coordonarea proceselor de muncă.

Sistemele de procesare a imaginilor grafice stochează, regăsesc și modifică imaginile digitale ale documentelor, iar atunci când este cazul le elimină.

În prezent există o tendința accentuată de comprimare a ciclului de realizare a produselor, serviciilor și respectiv documentelor.

Tehnologiile de asistare a lucrului în grup formează o clasă de programe ce caută să îmbunatățească eficacitatea grupurilor prin legături electronice, ce le ajută să-și stabilească întâlniri, să se întâlnească, să comunice între ele, să dezvolte idei, să-și pregateasca documentele împreuna, să-și împărtășească cunoștințele și să facă schimb de informații despre activitatea membrilor săi.

Posibilitatea de dezvoltare ulterioara:

Sunt avute în vedere posibilitățile ca sistemul să poată fi imbunătățit în raport cu cerințele viitoare ale firmei beneficiare.

Sistemele informatice pun probleme serioase la realizarea lor. În funcție de modul de abordare, costurile pot fi mai mici sau mai mari, rezultatele mai bune sau mai puțin bune.

De-a lungul timpului s-au conturat două tiputi de astfel de strategii:

Ascendenta („bottom-up” de jos în sus, de la mic la mare);

Descendent („top-down” de sus în jos, de la mare la mic);

Strategia ascendentă

În conformitate cu această strategie, rezolvarea unei anumite probleme începe cu rezolvarea problemelor în detaliu, minore. Soluțiile sunt agregat în vederea soluționării unei probleme mai complexe. Se procedează astfel pană când se ajunge la vârf, la soluționarea problemei globale.

Strategia descendentă

Este opusă celei ascendente, abordând problema de la general la particular, de sus în jos.

Este studiată problema din punct de vedere global, încercându-se descompunerea ei în probleme mai mici și se trece la rezolvarea subproblemelor astfel rezultate. Acesta strategie prezintă avantajul că oferă în orice moment o imagine de ansamblu asupra problemei de rezolvat.

„ Ofice”-ul tradițional a devenit în ultimii ani locul de muncă cel mai inundat cu produsele tehnicii de calcul, devenite indispensabile astăzi oriunde în lume.

Biroul trecutului, cu dosarele pline de praf mai este prezent doar în câteva colțuri de lume.

Munca din biroul modern este din ce în ce mai dependentă de comunicarea rapidă și de un mod de a produce documente utilizate repede și comod.

Telefonul, fax-ul, imprimanta, calculatorul și modalitațile noi de comunicare au schimbat radical înfățișarea biroului.

Trebuie subliniat faptul că un calculator este un sistem de procesare a datelor, o serie de informații pe care i le oferim .

Informația, la rândul ei, este elementul esențial în acest lanț. Aici se întâlnesc doua concepte legate între ele: sistemul informațional și sistemul informatic.

Sistemul informațional este un ansamblu de elemente implicate în pocesul de colectare, transmitere, prelucrare, etc. de informații.

Ansamblul de elemente implicate în tot acest proces de prelucrare și transmitere a datelor pe cale electronică alcatuiesc un sistem informatic.

Sistemele informatice acopera cele mai diverse domeii.

În functie de specializare avem:

Sisteme specializate, adică sunt proiectate pentru a rezolva o gamă largă de probleme din mai multe domenii;

Sisteme de uz general, cu ajutorul cărora se pot rezolva o gamă largă de probleme din domenii diferite;

Sisteme locale, programele necesare prelucrărilor de date care se află la rândul lor pe un sistem de calcul unic.

Sisteme de rețea, sistemul funcționează într-o rețea de calculatoare, datele și programele pot fi distribuite mai multor stații de lucru ce fac parte din respectiva rețea.

În ultimul timp se apelează tot mai mult la varianta sistemelor de lucru în rețea, avantajele fiind evidente: trensfer de date între statii foarte rapid, costuri minime, etc.

STUDIU DE CAZ

Studiu de fezabilitate a sistemului birotic din cadrul firmei de pază

ROMANO GUARD

Prezentare generală

Profilul firmei

ROMANO GUARD :

1. Introducere – structura si aspirațiile motivaționale ale firmei :

S.C. ROMANO GUARD S.R.L. este o societate comercială înființată în conformitate cu prevederile Legii 333/2003 și autorizată de Inspectoratul General al Poliției Române, Serviciul Poliției de Ordine Publică, cu autorizația nr.001/P+T, având ca obiect de activitate prestarea de servicii de supraveghere, protecție si pază ( a obiectivelor, bunurilor și valorilor), proiectarea, instalarea și exploatarea mijloacelor tehnice împotriva efracțiilor.

Societatea are peste 300 de angajați cu activitate în domeniul pazei electronice și umane, activitatea acesteia fiind structutata pe mai multe departamente.

Pentru prevenirea și diminuarea eventualelor pagube privind bunurile și valorile beneficiarilor, societatea oferă urmatoarea gamă de servicii :

– INSTALĂRI DE SISTEME ANTIEFRACȚIE , AVERTIZARE INCENDIU, SUPRAVEGHERE VIDEO, CONTROL ACCES, PANICĂ, SABOTAJ, JAF, etc.

Instalarea sistemelor se face numai în baza proiectelor tehnice avizate de Serviciul Poliției de Ordine Publică din cadrul Direcției Generale de Politie a Municipului București, fiind executate de personal calificat și avizat .

Sistemele, echipamentele, instalațiile, aparatele și dispozitivele folosite sunt competitive la nivel mondial, fiind avizate în România, punerea în funcțiune și intreținerea acestora facându-se numai în conformitate cu normativele și prevederile legii in vigoare.

– MONITORIZARE ȘI INTERVENȚIE RAPIDĂ

Sistemul de securitate propus se conectează la dispeceratul central al societații noastre prin programarea și interfațarea electronica, radio sau G.P.R.S. al centralei de alarmare.

Datele transmise de sistem se monitorizeaza permanent în rețeaua radio celulară proprie și/sau telefonică. Supravegherea sistemelor de comunicație (radio celulara proprie și telefonică) se realizează continuu, în mod complet computerizat și asistat 24/7 uman.

Intervențiile în rețea sunt depistate instantaneu, executând orice posibilitate de scanare sau decriptare a datelor transmise.

Acest serviciu se prestează în schimbul unui abonament lunar .

Evenimentele monitorizate la dispecerat sunt urmatoarele :

– armare, identificare zone by passate, dezarmare, identificarea zonei alarmate, tipul de alarmă (efracție, panică, sabotaj, incendiu, etc.), identificarea codului de agresare, identificarea numărului de ordine cod armare-dezarmare, identificarea zonei alarmate, control sistem (comform programului de lucru decarat), cădere de rețea, descărcare acumulator, probleme circuit sirenă.

Intervenția este asigurată de forța de intervenție rapidă care este formată din agenți de intervenție specializați, inarmați cu pistol, cască de protecție, spray-uri cu gaz iritant – lacrimogen sau paralizant, vestă antiglonț, stație de radio emisie recepție.

– TRANSPORT VALORI

Acest serviciu se realizează cu mijloace auto proprii, care indeplinesc condițiile prevăzute de legea 333/2003.

Fiecare autovehicul este asigurat de un echipaj format din conducător auto și agenți de însoțire dotați cu vestă anti-glonț, bastoane sau tomfe, spray-uri cu gaz iritant lacrimogen, cu mijloace de comunicare rapidă (stații de radio emisie recepție sau telefoane mobile), conectate la dispeceratul central.

PAZĂ UMANĂ LA OBIECTIVE.

Prestarea acestui serviciu se execută în baza planului de pază intocmit în colaborare cu beneficiarul și avizat de organele de poliție, acest aviz urmând a fi luat de către reprezentanții noștri, serviciile de consultanța fiind acordate beneficiarului în mod gratuit.

Prin dispeceratul popriu de monitorizare se realizează o legătura permanentă între dispozitivul de supraveghere, protecție și pază și echipajele de intervenție rapidă, dispeceratul medical de salvare cel mai apropiat și cu subunitatea de pompieri din raza de competență.

2. Scopul studiului :

Determinarea creșterii eficienței muncii in birou prin îmbunătățirea automatizării activitaților;

Elaborarea de noi proiecte (sisteme) care să ajute la organizarea departamentelor din cadrul firmei de pază și la micșorarea timpului de lucru si de prelucrare a informațiilor ;

Crearea unei legături între organizație și mediu exterior întroducându-se rețeaua de internet, pentru a veni în ajutorul tuturor departamentelor,  prin intermediul biroului de secretariat ;

Rezolvarea unor sarcini dificile legate de elemente științifice oferite de statistică ;

Integrarea informațională a clienților si a obiectivelor prin intermediul sistemelor de calcul și a programelor speciale de creare a bazelor de date, procedându-se la :

Crearea documentelor complexe prin intermediul unor noi programe performante :

Prelucrarea textelor: WORD PROCESOR

Generarea foii electronice de calcul: SPREADSHEET;

Transfer de fișiere: COMMUNICATIONS;

Pachete integrate care poseda câte 4 subclase: integrated package;

Introducerea informațiilor in fișiere si , totodată arhivarea lor;

Crearea unei baze de date electronice, a angajaților, care să prezinte în orice moment o situație statistică completă, în conformitate cu datele prezentate de departamentul de resurse umane din cadrul firmei;

Coordonarea persoanelor individuale și a grupurilor din cadrul departamentelor în vederea unei bune funcționalități a sistemului intern prin rețeaua internă a calculatoarelor;

3.Obiectivele firmei, misiunea acesteia:

Misiunea firmei este aceea de a se impune în domeniul securități prin următoarele servicii :

Realizarea unei monitorizări la nivel înalt prin sisteme de alarmă si antiefracție de ultimă generație, supraveghere maximă prin intermediul camerelor de înregistrat de o calitate superioară la prețuri accesibile;

Servicii de pază umană realizate de agenți bine instruiți și avizați de către Direcția Generală a Poliției Municipilui București – Serviciul Poliției de Ordine Publică;

Agenții de pază proprii ai societății sunt echipați cu ținuta adecvată anotimpului și misiunii ce o au de îndeplinit ; dotați în mod corespunzător.

Selecția la angajare a agenților de pază se face deosebit de riguros, toți agenții obținând avizare în urma cursurilor absolvite .

Intervenții prompte în cazul alarmelor realizate într-un timp record de 3 – 6 minute, promptitudinea find punctul forte al firmei ;

Realizarea transportului de bunuri și valori  în cea mai mare siguranța și de către agenți bine instruiți și avizați pentru port-arm (pistol-glonț, pistol-gaz, pistol-capse) de către Inspectoratul General al Poliției Române -Serviciul Poliției de Ordine Publică.

– În cazul obiectivelor mari, care necesită peste 30 de posturi de pază, monitorizarea video a mai multor puncte de acces precum și controlul accesului în « zone speciale », firma de pază poate oferi echipament de instalare și consultanță (proceduri de funcționare, instruire personal și service) în vederea implementării unui dispecerat propriu în scopul creșterii eficienței și reducerii activității de pază, ceea ce duce automat și la diminuarea riscurilor .

Deoarece implementarea proiectului va avea un efect cu efecte de lungă durată, este vital ca mangerul să fie implicat chiar de la început în realizarea politicii de dotare a sistemului birotic.

În acest caz managerul a fost cel care a luat decizia finală în ceea ce privește alegerea unuia dintre partenerii hard/soft din mai mulți specialiști,urmând să facă parte din echipa care se ocupă de acest studiu de fezabilitate alături de grupul de tehnicieni consultanți.

Pentru evitarea unei dotări haotice s-a recomandat o selecție a acelor firme care prezentau echipamente compatibile alături de game largi de piese de schimb, și garanții avantajoase de peste 1 an.

Desigur, preluarea de la un furnizor de mai multe echipamente presupunea obținerea în mod automat de o reducere.

Obiective generale :

Cifra de afaceri  realizată pe perioada de 2 ani (2003- 2005) = 900 000 euro ;

profitul anual : 180 431 euro;

rata profitului : 40 %.

Demersul conducerii de vârf a firmei, a efectuat pentru conturarea strategiei acesteia : se axează pe găsirea celor mai potrivite soluții la problemele strategice pe care le ridică activitatea de ansamblu a firmei și prezența ei pe piața și anume :

– Diversificarea portofoliului de afaceri al firmei astfel încât să se îmbunătațească performanțele ei economico – financiare pe termen lung (înființarea de noi departamente : cercetare și dezvoltare, pregătire profesională a agenților, implementarea unor noi activități ( transport valori) care să aducă un plus în cadrul profitului firmei) ;

– Alocarea pe domenii de afaceri și pe activitățile specifice firmei a resurselor de care dispune aceasta astfel încât să se asigure maximizarea performanțelor ei de ansamblu, în condițiile în care eficiența utilizării resurselor poate varia sensibil de la o afacere sau o activitate la alta ;

Stadiul de debut al existenței unei firme este cel în care , de regulă, aceasta se concentrează asupra unei singure afaceri, deci operează cu un capital redus.

Strategia firmei, în acest caz e aceea de a realiza un profit maxim și a unei creșteri accelerate a volumului de contracte , pe consolidarea poziției pe piata prin atragerea unui număr cât mai mare de clienți și pe câștigarea fidelității acestora pentru serviciile firmei.

Serviciile prestate, prețul acestora, acordarea discount-urilor, sunt abil folosite în procesul înserării cât mai profitabile pe piață și în scopul întăririi poziției competitive a firmei fața de firmele de pază concurente.

Atenția dată adaptării cât mai bune a ofertei la cererile pieței este deosebită și gama serviciilor oferite se extinde treptat acoperind segmente tot mai largi ale cererii.

4. Aplicațiile și activitățiile care trebuie automatizate în cadrul firmei

corespondența – realizarea scrisorilor , invitațiilor, felicitărilor, comenzilor, adreselor, programelor de lucru, cereri de ofertă, oferte de sisteme, adeverințe salariale, etc.

comunicarea internă și externă, organizarea documentelor interne, pe departamente.

crearea unui sistem propriu de evidență, agende, fișiere în care sunt incluse toate deciziile conducerii, calendare electronice (prin intermediul programelor specializate).

crearea unei baze de date: angajați (repartizați pe zone de acoperire) ;

clienți, crearea unei baze de date cu toți beneficiarii serviciilor de monitorizare și intervenție, pază și protecție, transport valori ;

crearea de documente statistice cu ajutorul unor programe performante ;

obiective monitorizate prin dispecerat din cadrul Bucureștiului și în țară.

Realizarea de proiecte în sistem organizatoric prin intermediul calculatorului și a programelor tabelare ;

Departamentul marketing :

Prospectarea pieții, selectarea și plasarea comenzilor la firmele de specialitate pentru materialele necesare implementării unui sistem tehnic de monitorizare , prin rețeaua de internet .

– Crearea de cataloage publicitare cu ajutorul scanner-ului și a imprimantelor color ;

– Prezentarea rezultatelor ale observării statistice, grafice, diagrame explicative ;

5. Responsabilitățile managerilor și ale executanților

Managerul general a avut următoarele atribuții :

– s-a angajat cu întregul său potential creativ și cu întreaga sa autoritate în demersul amplu și complex specific managementului strategic specific unei fime de pază ;

– a avut convingerea profundă ca angajarea sa efectivă, de fond, și nu declarativă, formală, în acțiunile premergătoare conturării strategiei firmei, în stabilirea acesteia, aplicarea ei și evaluarea rezultatelor sale constituie o premisă determinantă pentru reușita exercițiului managerial de factură strategică ;

– a sprijinit cu fermitate activitatea de planificare strategică din cadrul firmei alături de echipa de specialisti angajată în aceasta problemă asigurându-și sprijinul tuturor celorlalți membri ai conducerii ;

– a urmărit neîntrerupt actualizarea planurilor strategice și stabilirea ghidurilor pentru luarea deciziilor delegate de la nivelurile ierarhice inferioare, astfel încât aceste decizii să se încadreze în spiritul strategiei stabilite  de studiul de fezabilitate ;

– să stimuleze, pe căi și cu mijloace adecvate, formarea și consolidarea în cadrul firmei a unui climat favorizant practicării managementului strategic, a unei preocupări generale și susținute a întregului personal și a managerilor, pentru respectarea valorilor acestuia, a criteriilor de judecată și procedurilor ce-i sunt specifice ;

– a vegheat permanent la respectarea unei cerințe esențiale a managementului strategic și anume cea privitoare la corespondența deplina ce trebuie să existe între proiectarea procesului de exercitare a acestei forme de management și particularitățile firmei ;

– a stabilit , pe baza unei analize temeinice efectuată împreună cu ceilalți membrii ai conducerii firmei, dacă aceasta din urmă trebuie să aibă un planificator strategic care să coordoneze activitatea de profil ;

Ca în orice firmă care încearcă și chiar reușește să se dezvolte în timp, trebuie să aibe în cadrul ei anumite persoane care să se ocupe de organizare și de buna funcționare.

Într-o firmă de pază managerul deleagă un reprezentant care trebuie să se ocupe de modernizarea sistemelor informaționale și, implicit, de procurarea lor.

Pentru a duce la bun sfărșit această sarcină, trebuie realizat un studiu de fezabilitate a componentelor biroului care necesită schimbate, să parcurgă toate etapele studiului pentru a satisface toate nevoile angajaților, dar și ale managerului.

Responsabilitățile managerilor/managerului și cele ale executanților sunt în stransă legatură, deoarece, managerul ia o decizie în funcție de informațiile sau analizele executanților.

Este foarte important ca aceștia să dispună de mijloacele necesare muncii de cercetare și de căutare a informațiilor necesare întocmirii de rapoarte complete pentru a le prezenta la momentul potrivit – al cererii, în fața managerului.

Un alt criteriu care trebuie luat în seamă este disponibilitatea financiară a firmei, aceea de a investii niște bani în produse noi pe care, bineînțeles că le va amortiza pe o perioadă de timp, însă suma alocată trebuie să fie una reală și trebuie să fie alocată din timp, având și o marjă de eroare sau ea însăși să constituie un fond anual de investire în sisteme informaționale.

Instalarea noilor echipamente reprezintă o investiție.

Justificarea costului pentru această investiție reprezintă o problemă dacă nu este gestionată ca atare.

Este destul de dificil de justificat costul investiției, mai ales când este vorba de aprecierea eficienței aduse ulterioare.

Multe dintre îmbunătățirile aduse în activitatea de birou nu pot fi exprimate într-o forma banească.

Proiectul pentru introducerea noilor echipamente impune elaborarea unui studiu de fezabilitate, în care inițiativa managerului firmei de pază este primordiară.

Studiul dispune de o elaborare etapizată cu noile echipamente, plecând de la o analiză adecvată a cerințelor locale în materie de prelucrare și transmisie a datelor.

În urma încheierii unui studiu de fezabilitate și în urma realizării proiectului de modernizare, munca de cercetare va fi vizibil ușurată ,iar departamentul respectiv va funcționa la capacități maxime.

O altă responsabilitate a managerului este de a moderniza în timp, în funcție de buget, anumite sisteme informaționale, pentru a obține eficiență maximă de la acele departamente și a evita un blocaj informațional în cazul unei urgențe soluționări de proiecte.

Conducători compartimentelor operaționale trebuie :

– să asigure condiții necesare desfășurării cu succes a acțiunilor strategice desemnate ;

– să coordoneze acțiunile strategice care au fost stabilite să fie întreprinse în compartimentele pe care le conduc ;

– să furnizeze operativ toate informațiile privitoare la desfașurarea și la rezultatele acțiunilor respective 

Limitele bugetare ale firmei de paza :

– 97 000 euro (pe o periadă de doi ani) ;

7. Performanțele și caracteristicile sistemelor intermediare și ale sistemelor finale :

Componenta Hard :

Are loc analizarea celor 3 calculatoare: componente din cadrul secretariatului și al departamentului de Marketing:

Tabel nr 1. – confiugurația primului calculator din cadrul secretariatului:

Tabel nr.2 – configurația celui de-al doilea calculator din cadrul departamentului de marketing :

Tabelul nr 3 : configurația celui de al treilea calculator din cadrul firmei :

Calculatoarele implementate în sistemul nou

Calculatorul nr. 1 : al secretariatului :

Calculator nr.2  al secretariatului :

Calculator nr. 3  marketing :

Total investit în componenta hard = 3 calculatoare…………………………1596 euro

Alte componente procurate în cadrul sistemului propus:

Imprimantă A4 Laser Jet Samsung :

(ML 171OP, 600dpi, 16ppm, 8mb, usb + epp) ……………………………..109 euro ; 

Scanner HP ScanJet 3970

( 2400dpi optical, 2400x2400dpi hardware, 48bit, USB 2.0) ………..….86 euro ;

Multifuncțională

(A4 HP LaserJet 3015, printer, copier, scanner, ADF 30 pag, fax, 1200x1200dpi, 14ppm, 32 MB, PCL6, PS2, opțional rețea, USB+EPP)…………………313 euro ;

Total capital investit în periferice de ieșire……………………………….508 euro 

8. Componenta soft :

Windows XP Professional English (licența)…………………… 162 euro

Office Pro 2003 Win32 English,

– Excel 2003,

– Outlook 2003,

– PowerPoint 2003,

– Publisher 2003,

– Outlook 2003Business Contact Manager,

– Access 2003,

– InfoPath 2003, suport adițional pentru :

Extensibile Makeup Language, Information Rights Management…………………. ………………………………………….387 euro

Norton AntiVirus 2005 for Win2000/ME/98/XP…………………..70 euro

(Total capital investit în cadrul departamentului de soft 619 euro).

Total general componente achiziționate: 2723 euro

9. Recomandări în ceea ce privește politica de cumpărare a sistemelor noi.

Specialiștii care se ocupă de întocmirea studiului de fezabilitate al firmei trebuie să realizeze o prospectare de piață trebuie să urmeze anumite etape :

1. Prospectarea pieții ;

Culegerea de informații constă în stabilirea unei liste cu potențialii furnizori, în funcție de anumite criteri pe care întreprinzătorul le considera esențiale. În acest caz îmbunătățirea sistemului informare în cadrul unei firme de pază pe linie de marketing și secretariat.

2. în cadrul procesului de prospectare a pieții, o altă metodă de obținere a informațiilor este aceea de consultare a revistelor de specialitate :

– se răsfoiesc reclamele și anunțurile publicitare referitoare la calculatoare. Astfel se poate forma o idee asupra caracteristicilor generale ale calculatoarelor existente pe piață, precum și asupra prețurilor acestora ;

– se analizează rezultatele tehnice ale diferițelor de sisteme prezentate. Majoritatea revistelor conțin o serie de rezumate privind avantajele fiecărui sistem în parte. Acestea pot da o idee în legatură cu tipurile de sisteme de calcul recomandate și cele nerecomandate de specialiști ;

– se urmăresc anunțurile firmelor reputate sau ale celor care oferă garanții pentru sistemul ce trebuie cumpărat. În acest scop s-au ales oferte de la : ULTRA PRO COMPUTERS și IMA INFOCONSULT, urmărindu-se caracteristicile calitative ale produselor comercializate de cele două firme, precum și informațiile privind asigurarea garanției și a asistenței tehnice de specialitate ;

3. Trimiterea unei cereri de ofertă la potențialii furnizori și distribuitori de calculatoare ;

După stabilirea potențialilor furnizori, se trimite la fiecare o cerere de ofertă. Această cerere de ofertă trebuie să cuprindă:

O introducere în care să fie descrisă sumar organizația, mărimea și câmpurile sale de activitate;

O descriere a criteriilor de evaluare, împreună cu un criteriu de apreciere a importanței fiecăruia dintre aceste criterii;

O lista cu specificațiile esențiale pe care trebuie să le prezinte produsele (la nivelul configuraților echipamentelor și a programelor de aplicație);

O listă de funcții dorite (la nivelul de echipamente și programe de aplicație);

A. Grilă de evaluare a calculatoarelor :

B. Grilă de evaluare a monitoarelor:

C. Grila de evaluare a imprimantelor :

Grila de evaluare a fax-urilor :

În urma trimiterii acestor grile la firmele specializate, s-au obținut informațiile necesare studiului de fezabilitate .

Reprezentanții firmei care s-au ocupat de studiul de fezabilitate au completat chestionare trimise de firmele de specialitate în domeniul calculatoarelor, chestionare care cuprindeau întrebări cu caracter tehnic în vederea depistării sistemelor potrivite.

CHESTIONAR  nr. 1:

Cunosc utilizatorii finali ce trebuie să astepte de la PC-uri, imprimante matriciale, scannere, plottere, etc. ?

Cum se face imprimarea informației, într-un mod distribuit sau centralizat ?

Care este volumul minim de memorie RAM cerut de utilizator ?

Ce configurație de PC-uri preferă ?

Care este nivelul de cunoaștere în informatică a utilizatorului ?

Care este volumul de stații de lucru ?

Care este volumul de PC-uri ?

Care este volumul de facilități xerografice ?

Este nevoie de o rețea locală ?

Care va fi sistemul dorit ? unul la cheie sau unul de scop general ?

Care sunt procedurile de salvare, restaurare ?

Care vor fi procedurile ăn cazul dezastrului ?

Care este genul aplicațiilor preferate ?

(ex : spreadsheep; baze de date, procesare de texte) ;

În ce interval de timp se dorește răspuns din partea sistemei de echipamente ?

Care este volumul de echipamente care se dorește în următorii ani ?

Cât de în etate sunt utilizatorii finali ?

Care este volumul de expertiză pe care agentia îl dorește în vederea instalării sistemului de echipamente ?

Care ar fi materialele consumabile-discuri, benzi, ribboane, kituri de curățare, etc ?

Pentru a completa cu toate datele necesare și pentru a realiza pană la capăt toate cerințele studiului de fezabilitate, specialiștii trebuie să raspundă la următoarele întrebări legate de biroul în care se realizează studiul și în felul acesta vor ști în ce fel trebuie rezolvată automatizarea completă :

CHESTIONARUL nr. II :

1. Care este sistemul propus ?

2. Este vorba de un sistem pentru introducerea, regăsirea datelor ?

3. Pentru calcularea unui stat ?

4. Pentru efectuarea unor bilanțuri contabil financiare ?

5.Pentru evaluarea sistemică a datelor decizionale ?

6. Pentru introducerea, regăsirea unor documente, scrisori de corespondență ?

7. Este vorba de un sistem nou de redactare a corespondenței  comerciale ?

8. Care este volumul aproximativ de date care trebuie vizualizat ? dar care trebuie transmis ?

9. Care este volumul de date rezumative ?

10. Care este volumul de rapoarte de diferite grade de detaliere ?

11. Care este volumul aproximativ al corespondentei comerciale ?

12. Care este gradul de volatilitate al datelor ?

13. Cu cât se estimează că va crește în viitorul apropiat (1-2 ani), dar mai îndepărtat (3-4 ani) ?

14. Cine trebuie să inspecteze informația, nivelurile de confidențialitate ?

15. Cum are loc accesul la date ?

16. Este posibil ca la o aceași dată mai multi utilizatori să aibe acces simultan ?

17. Care este formatul documentelor de ieșire ?

18. Care este formatul documentelor de intrare ?

19. Care sunt nivelele de validare a informației introduse, mijloacele de protejare împotriva erorilor de introducere a datelor ?

20. În câte copii se dorește imprimarea ?

21. Are beneficiarul acces la facilitățile de transmitere specializate sau apelează la serviciul public de transmitere de date al poștei ?

22. Folosesc canale de telecomunicații private sau închiriate ? Cum ?

23. De unde trebuie culese datele, distanțele ?

Nu este recomandabil, în procesul de obținere a informațiilor legate de viitoarele sisteme, să se organizeze numai vizite la standurile producătorilor de echipamente (ex : târguri) dacă la demararea tratativelor cu partenerul care oferă echipamentele, nu s-a convenit și o demonstrație la propriul sediu al viitorului beneficiar.

O firma serioasa trebuie să ofere celui care cumpără :

1. Echipamente însoțite de certificate autentice de calitate ale producatorului inițial ;

2. Posibilitatea de acomodare prealabilă cu echipamentele care urmează să fie achiziționate, la sediul sau la cel al cumparatorului ;

3. Cel puțin o soluție cu privire la extensibilitatea hardware, întrucât pe piață apar noi echipamente, și cele cumpărate trebuie să fie «  cuplabile » cu cele noi ;

4. O bună bază de mentenentă, echipe de service operative, suficientă bază de piese de schimb la prețuri avantajoase ;

5. Totală compatibilitate cu realizatorii de componente similare, care domină piața mondială ;

Fiecare tip de produs software nu poate saisface toate cerințele clientului.

Exista 3 clase de produse și tot atâtea strategii pentru cumpărare ;

1. Software specializat – bespoke software, un produs cheie specializat în a rezolva numai anumite sarcini pentru acel client care l-a recomandat.

2. Software semigeneralizat – orientat spre aplicații – care este destinat satisfacerii pretențiilor a cât mai multor companii, urmând ca el să fie adaptat genului de probleme.

3. Software generalizat ce aparține subclaselor :

– prelucrare atextelor (word procesor) ;

– generarea foii electronice de calcul (spreadsheet) ;

– baze de date (communications) ;

– pachete integrate care posedă 4 subclase (prezentate mai sus) –( integrated package);

10. Recrutarea și formarea cadrelor

Desigur că introducerea noilor echipamente înseamnă și un efort de recalificare care trebuie stimulat.

O cale de compensare a personalului care se califică din mers este premierea directă sau indirectă ;

Unele studii susțin că nu prin creșterea salariului s-ar putea realiza aceasta , ci prin acordarea unor diplome sau certificate, care să asigure o mai mare stabilitate posesorului în privința locului său de muncă.

Totuși, introducerea noilor echipamente impun și specializarea cadrelor.

Desigur că urmează și o selecție, dar pe criterii exclusiv de competență.

Se vor selecta persoane care manifestă un grad sporit de mobilitate la nou, ele vor lucra pe cât posibil împreună cu cadre mai bune cunoscatoare ale activităților, dar care se adaptează mai greu la noua tehnică.

Odată formulate astfel de cadre, se poate începe educarea altor cadre noi, așa ajungându-se la necesarul de oameni bine pregătiți.

Recrutarea personalului se face potrivit politicii interne a fiecărei firme.

Acest proces apare în momentul dezvoltării firmei și apariției unor noi activitați in gama celor desfașurate de aceasta, pierderilor de salariați

– (pensionari, transferări, demisii, sesfaceri ale contractului de muncă, efectuarea stagiului militar, decese etc.) schimbari interne determinate de evoluția cerințelor firmei (promovari, amplificarea sau diminuarea volumului unor activitați, mutari dintr-un compartiment in altul etc.)

Pentru a face fața acestor schimbari , strategia de recrutare trebuie sa asigure anticiparea apariției deficitelor de forța de munca si a posibilitaților de acoperire a acestora.

Tot prin strategia de recrutare se stabilesc sursele de forța de munca la care se apeleaza (firma însăși, licee, scoli profesionale, scoli de maistri, și in cazul nostru specialiști în întreținerea IT și asistenți manageri capabili să lucreze cu noul echipament achiziționat)

11. Formatul datelor de intrare și de ieșire :

Format electronic virtual

Majoritatea datelor de intrare s-au introdus de la tastatură, cele de ieșire s-au păstrat pe dischete sau pe hârtie A4 arhivate sau clasate, (în primii ani) ;

În prezent se preconizează introducerea datelor prin intermediul discurilor de înregistrare cu o memorie largă, a unor date audio sau video prin achiziționarea de elemente noi de hard și soft adecvat, fax modem și scanner, pentru secretariat, conectarea la rețeaua de internet.

Format tehnic – de ieșire a datelor

Elemente noi de hard și soft : imprimantă laser, scanner, fax modem.

12. Calendarul activității :

Activitatea va dura 6 luni , cu revizuirea periodică a proiectului (din 2

în 2 luni) având în vedere evoluția rapidă a tehnicii de calcul și a realizarilor în domeniul soft-ului.

13. Metode de lucru :

Cele mai cunoscute sunt :

– analiza postului : se realizează această analiză în vederea colectării informațiilor cu privire la atribuțiile din fișa postului persoanei care se va ocupa în viitor de noul sistem, dar și pentru îmbunătațirea sistemului actual ținându-se cont de atribuțiile angajatului ;

În acest caz se ia în evidență dosarul persoanei și se analizează progresul activității acestuia și capabilitatea de a face fața noilor atribuții ;

În cazul firmei de pază s-a luat în considerare analiza postului de secretară, administrator al firmei.

– chestionarul : reprezintă acea tehnică de întocmire a unei liste cu întrebări la care pot râspunde atât personalul de execuție cât și factorii de decizie.

Acest chestionar nu trebuie să depașească 15-20 întrebări.

Acestă metodă s-a aplicat în cadrul firmei de pază pe un număr de 4 angajați care contribuie la prelucrarea informației ;

– diagnosticarea (analiza cauză-efect) – această metodă s-a folosit în urma prelucrării datelor și situaților cu care s-au confruntat angajații departamentelor de marketing și secretariat -care au întâmpinat dificultăți în cadrul sistemului informațional birotic, în urma cărora s-a trecut la realizarea acestui studiu de fezabilitate ;

14. CONCLUZII

BIBLIOGRAFIE

SOMNEA,D. ;CALCIU,M.; DUMITRESCU,E. Birotică. București : Editura Tehnica, 1998

RUSSU, Corneliu. Management. București : Editura Expert, 1993

RUSU, Corneliu. Management strategic.București : Editura All Beck, 1999

NAFTANAILA,I. ;COLESCA, S.E. Birotică cu aplicații in management.București : ASE, 1998

NAFTANAILA,I. ;COLESCA,S.E. Birotică și secretariat. București : ASE,1999

GÄTJENS-REUTER,M. ; BEHRENS,C. Manual de secretariat si asistenta manageriala. București : Editura Tehnica,2001

HARRISON,J. Curs de secretariat. București : Editura All Beck, 2000

ENACHE,I. Curs de birotică. București : Editura Credis, 2002

FOTACHE, D. Groupware metode, tehnici si tehnologii pentru grupuri de lucru. IASI: Editura Polirom ,2002