Studiu privind tendințele în sistemele informatice de susținere a managementului de cunoștințe [310687]

ACADEMIA FORȚELOR TERESTRE

“NICOLAE BĂLCESCU”

DISERTAȚIE

TEMA: „Studiu privind tendințele în sistemele informatice de susținere a managementului de cunoștințe“

CONDUCĂTOR ȘTIINȚIFIC

Conf. Univ.

Dr.ing. GIURGIU LUMINIȚA

AUTOR

Student: [anonimizat], 2018-

CUPRINS

INTRODUCERE

Într-o perioadă dominată de accesibilitatea facilă a [anonimizat], am devenit tot mai interesați de modul în care putem gestiona informațiile. Deseori apare întrebarea dacă interesul din ultimii ani pentru administrarea cunoștințelor noi în societate constituie întradevăr o necesitate a dezvoltării sau este doar un nou trend?

[anonimizat], [anonimizat], dar și a [anonimizat]. [anonimizat], [anonimizat], sunt dependente în mare măsură de calitatea informației disponibile și de felul în care este gestionată.

[anonimizat], [anonimizat].

Valorificarea optimă a [anonimizat].

[anonimizat] a transforma cunoștințele fiecărui individ în active. [anonimizat] a organiza activele de cunoștințe și informații și pentru a utiliza corect cunoștințele existente având ca scop creșterea performanțelor organizației. [anonimizat].

Lucrarea de față are ca obiectiv scoaterea în evidență a tendințelor de dezvoltare a [anonimizat].

Astfel în capitolul întâi sunt prezentate fundamente generale privind sistemele bazate pe managementul cunoștințelor. [anonimizat]/obținerea, transferul și aplicarea acestora. Sistemele de management al cunoștințelor sunt instrumente ce folosesc cunoștințele și diferite proceduri de inferență pentru a rezolva probleme care sunt indeajuns de dificile astfel încât să solicite o importantă expertiză umană în scopul soluționării lor.

Capitolul al doilea descrie conceptul de ”organizație bazată pe cunoaștere”, explicând principalele caracteristici ale acesteia. [anonimizat] a sistemelor suport pentru managementul cunoștințelor

Capitolul trei al acestei lucrări constă în conceperea unui sistem suport pentru managementul cunoștintelor în cadrul unei organizații numite Asociația Studenților Străini din București. Acesta reprezintă baza spre un management contributiv care să funcționeze preponderent pe principiile managementului de cunoștințe.

CAPITOLUL 1 . ANALIZA SISTEMELOR INFORMATICE PENTRU MANAGEMENTUL DE CUNOȘTINȚE

“Managementul cunoștințelor este o ramură a domeniului cunoștințelor

manageriale care se ocupă de realizarea de acțiuni privind cunoașterea (knowledge

actions), cum ar fi organizarea, blocarea, filtrarea, culegerea, stocarea, partajarea,

diseminarea și utilizarea obiectelor cunoașterii (knowledge objects), identificate ca fiind informații, date, experiențe, evaluări, analize și inițiative. Managementul cunoștințelor presupune capturarea cunoștințelor acolo unde sunt create, împărtășirea lor către oameni și aplicarea lor într-un proces productiv”.

Concepte si principii ale managementului bazat pe cunoștințe

Nu există o definiție universală pentru Knowledge Management (KM) sau Managementul Cunoștințelor, așa cum nu există o părere unanimă despre ceea ce înseamnă “cunoștințe” în primul rând. Din acest motiv conceptul de Knowledge Management trebuie privit într-un context amplu. O interpretare corectă a managementului cunoașterii este aceea că reprezintă “procesul de generare a valorii adăugate pentru capitalul intelectual al organizației”.

El reunește diferite practici utilizate de organizație pentru a identifica, crea, depozita și propaga cunoștințele astfel încât să poată fi folosite într-un proces de învățare continuu în cadrul organizației, dar și între organizații. Definiția cel mai des răspândită nu face referire la tehnologie; deși Knowledge Managementul este facilitat de IT, tehnologia în sine nu trebuie confundată cu Knowledge Managementul.

În dezvoltarea conceptului de Knowledge Management putem identifica cel puțin trei surse:

Furnizorii de tehnologii informaționale și academicieni din acest domeniu au dezvoltat oportunități de sprijinire pentru reutilizarea și crearea cunoștințelor, cum ar fi sisteme bazate pe cunoștințe și aplicații pentru Internet;

Organizațiile, profesioniștii și academicienii au recunoscut necesitatea unor joburi provocatoare din punct de vedere academic și utilizarea oportunităților oferite de noul val de forță de muncă calificată ;

Managementul strategic a recunoscut că nu competiția bazată pe motivarea personalului de a munci mai mult este eficientă, ci utilizarea optimă a capabilităților intelectuale este sursa cea mai bună de a face față competitivității în cadrul economiei globale actuale.

Prin urmare inovațiile în IT, organizațiile și evoluția strategiilor organizaționale, împreună, au condus la dezvoltarea conceptului de “knowledge management”.

Funcțiile managementului bazat pe cunoștințe

Trăsătura principală a managementului bazat pe cunoștințe este redată de ”asimilarea cunoștințelor de vârf ale științei și tehnicii și, prin utilizare, transformarea lor în avantaj competitiv”.

Principalele funcții ale managementului cunoștințelor în cadrul unei organizații sunt :

Identificarea cunoștințelor, ce constă în determinarea principalelor tipuri de cunoștințe care ajută la realizarea diferitelor activități în cadrul organizației;

Formalizarea cunoștințelor identificate;

Evaluarea cunoștințelor, constă în stabilirea relevanței, importanței și acurateței cunoștințelor din cadrul organizației ;

Memorarea, prin care se formează baza de cunoștințe a organizației;

Distribuirea automată a cunoștințelor către membrii organizației;

Utilizarea și valorificarea cunoștințelor, în derularea diferitelor activități;

Crearea de noi cunoștințe, prin cercetare, experimentare etc.;

Protecția cunoștințelor.

Sisteme bazate pe managementul de cunoștințe

Un sistem de management al cunoștințelor (KMS) constă într-un ansamblu de metode și tehnici prin care se operaționează procesele de management al cunoștințelor, incluzând soluții de regăsire a documentelor, baze de date de expertiză , liste de discuții și sisteme de căutare după conținut precum, și tehnologii colaborative de filtrare.

Există multe abordări ale conceptului de KMS (Knowledge Management System) și a modurilor de implementare a acestuia în cadrul organizațiilor. Specialiștii afirmă că o metodologie de proiectare a sistemelor informatice nu poate fi aplicată cu succes în dezvoltarea unui KMS. Această situație apare, în principal, datorită naturii și dinamicii obiectivelor, precum și rezultatelor și proceselor specifice managementului cunoașterii.

Sistemele bazate pe managementul cunoștințelor se referă la o clasă de sisteme informaționale create în scopul managementului organizațional al cunoștințelor. Acestea sunt dezvoltate pentru suportul și înglobarea proceselor organizaționale privind crearea de cunoștințe, stocarea/obținerea, transferul și aplicarea acestora.

Un sistem bazat pe managementul de cunoștințe este un sistem informatic bazat pe modele de cunoștințe distribuite și eterogene care prin intermediul unor metode (proceduri) de exploatare rațională a modelului de cunoștințe conduce la automatizarea lucrului bazat pe cunoștințe cu scopul de a sprijini procesul de luare a deciziilor, de învățare și de acțiune făcând-ul astfel să se comporte ca un sistem suport în luarea deciziilor în mod asistat.

Acest tip de sisteme rezolvă probleme care, în mod normal, sunt rezolvate de “experți” umani.

Un astfel de sistem mai poate fi definit ca fiind “un program de calculator inteligent ce folosește cunoștințele și diferite proceduri de inferență pentru a rezolva probleme care sunt îndeajuns de dificile astfel încât să solicite o importantă expertiză umană în scopul soluționării lor.”

Aceste sisteme sunt capabile să coopereze cu utilizatorii umani astfel calitatea de sprijin dat și de modul său de prezentare devenind probleme importante. Punerea în aplicare a sistemelor bazate pe cunoștințe se realizează prin potrivirea cerințelor și necesităților pentru a realiza sisteme organizaționale și evidențierea implicațiilor introducerii a unor astfel de tehnologii în muncă și în viața de zi cu zi. Metodele bazate pe cunoștințe au ca scop integrarea cu tehnologiile convenționale, instrumente de software bazate pe cunoștințe, de mecanisme de sprijin a deciziilor, a interacțiunilor cu utilizatorii, probleme organizatorice, de achiziție a cunoștințelor, reprezentarea cunoștințelor, limbaje de programare și medii bazate pe cunoștințe.

Sistemele de management al cunoștințelor sunt instrumente a căror scop este de a oferi suport în gestionarea cunoștințelor ele evoluând din sisteme de gestiune a informațiilor care integrau aspecte CSCW (Computer Supported Cooperative Work: medii de lucru colaborative asistate de calculator) cu sisteme de gestiune a informațiilor și documentelor. Ele oferă funcții specifice legate de comunicare (e-mail, forum-uri de discuție), coordonare (partajarea listelor de sarcini) și control ( urmărirea bilanțului intern și controlul automat). Astfel, aceste sisteme extind perspectiva angajaților ca lucrători ce dețin cunoștințe, înzestrându-i cu însușiri de a crea cunoștințe și de a contribui activ la un ansamblu de cunoștințe dinamice și partajate. De asemenea ele trebuie să ofere suport pentru multe funcții informaționale, printre care: achiziție și indexare, captare și arhivare, găsire și accesare, creare și adnotare, interpolare și modificare. Aceste funcții ale sistemelor bazate pe managementul cunoștințelor permit caracteristici multiple de organizare a activităților semnificative în jurul obiectelor partajate și reutilizabile pentru a atinge scopurile propuse, lucru ce demonstrează ca ele se adresează caracterului distribuit de lucru și expertizei.

Obiectivele sistemelor de management de cunoștințe

Obiectivele sistemelor de management de cunoștințe sunt:

la nivelul activității de achiziționare a cunoștințelor, sistemul de management al cunoștințelor trebuie să faciliteze articularea cunoștințelor implicite, evaluarea cunoștințelor explicite, organizarea cunoștințelor considerate ca relevante într-un sistem compact, accesibil și consistent;

la nivelul activității de exploatare a cunoștințelor, sistemul de management al cunoștințelor trebuie să faciliteze regăsirea cunoștințelor, inferența pe baza cunoștințelor, explorarea și vizualizarea relațiilor în cadrul bazei de cunoștințe, comunicarea cunoștințelor, personalizarea cunoștințelor;

la nivelul activității de actualizare a cunoștințelor, sistemul de managementul cunoștințelor trebuie să faciliteze adăugarea și integrarea de noi cunoștințe, să aibă posibilitatea de a modifica sau șterge cunoștințe care și-au pierdut validitatea și să scaleze la volume foarte mari.

Knowledge Managementul îndeplinește următoarele roluri:

capacitatea de a sesiza cunoștințele adevărate;

unealtă pentru inovare și perfecționări continui;

facilitator pentru schimbările manageriale;

accelerator pentru acțiuni de învățare și decizionale;

asigură eficacitatea oamenilor;

organizează și manageriază bunurile intelectuale colective.

Knowledge Managementul are la bază trei piloni importanți:

E-workers (Knowledge Workers), sunt acei indivizi cu capacitate de a gândi, învăța și acționa. Rezultatele sunt măsurate și evaluate în termeni precum inovare, perfecțiune, viteză și calitate. Ei sunt responsabili de crearea și aplicarea cunoștințelor. Caracteristicile principale sunt: capacitatea, nivelul de energie deținut, interese.

Procese (Best Practices), care vizează o abordare inovativă pentru executarea optimă a anumitor sarcini sau funcții. Au drept efect colaborarea sau munca în echipă și furnizează consecvență și accesibilitate proceselor de evaluare.

Procedurile KM promovează o cultură organizațională bazată pe colaborare și sisteme de gândire.

Produse (Platform), reprezintă tehnologii sau abordări sistematice care activează Knowledge Managementul. Sistemele inovative sau sofisticate trebuie să fie realizate prin intermediul proceselor tehnologice și trebuie să fie ușor de înglobat. Sistemele cuprinzătoare (inteligente) maximizează accesibilitatea și ajută angajații să se adapteze cât mai ușor și mai natural sistemelor de KM. Sistemele inteligente de managementul cunoștințelor trebuie să fie în concordanță cu funcțiile organizației, cu obiectivele și scopul acesteia.

Caracteristicile sistemului de management al cunoștințelor

Caracteristicile sistemului de management al cunoștințelor sunt:

îndeplinirea funcțiilor de exploatare în timp real;

scalarea la volume mari;

autopromovarea – motivarea utilizatorilor de a utiliza sistemul de management al cunoștințelor în cât mai multe activități: interfața interactivă, ușor de folosit, personalizată/adaptivă, necesită învățare graduală, rezultate în timp real, ușor de înțeles, suficiente, relevante si actuale;

promovarea inovației (instrumente exploratorii, ca de exemplu hărți ale cunoașterii (Knowledge Landscapes and Mapping) – crearea de hărți ale domeniilor relevante si a importanței lor relative. De obicei sunt reprezentate ca profiluri cu vârfuri de cunoaștere în domeniile cele mai relevante. Hărți mai avansate pot cuprinde corelații între vârfuri pentru a facilita depistarea unor soluții interdisciplinare.

promovarea comunicării;

integrarea cu celelalte sisteme informatice din organizație.

Pe lângă acestea, baza de cunoștințe trebuie să fie compactă (volum

redus, redundanța optimă), accesibilă (format ușor de interogat, actualizat) și consistentă.

“Sistemele software bazate pe cunoștințe reprezintă elemente componente ale sistemului pentru managementul cunoștințelor din cadrul unei organizații economice, îndeplinind importante funcții integrative. Bazele de cunoștințe on-line, eventual sub forma unor baze de cunoștințe web, constituie elemente de bază ale sistemelor pentru managementul cunoștințelor. Sisteme expert web sunt tot mai mult citate drept elemente de bază ale sistemului pentru managementul cunoștințelor în diferite organizații economice . Sistemele software bazate pe cunoștințe servesc și drept elemente integrative, pentru legarea diferitelor surse de cunoștințe și ca mecanisme integrative pentru rezolvarea problemelor multidisciplinare”.

Tipuri de sisteme pentru managementul cunoștințelor

Sisteme de management al cunoștințelor ce folosesc memorii organizaționale

Scopul unei memorii organizaționale nu este de a stoca toate informațiile ce trec printr-o organizație, sau să păstreze o înregistrare a tot ce se întâmplă. Ideal ar fi ca o memorie organizațională să furnizeze cunoștința (sau un sfat ce duce la realizarea cunoștinței) necesară în rezolvarea unei anumite sarcini, într-un mod facil fără să folosească sau să păstreze memoria propriu-zisă. Menținerea unei memorii organizaționale, a unei organizații trebuie să fie capabilă să privească în trecut, la acțiunile precedente și să învețe comportamentul și consecințele acestora. Crearea și folosirea unei memorii organizaționale este o activitate cooperativă necesară ce implică numeroși membrii ai unei organizații. Memoriile pot fi create în mod cooperativ și pot fi folosite tot timpul în organizație.

Sisteme bazate pe cunoștințe

Sisteme de management al cunoștințelor de tip sisteme expert:

Sistemele expert sunt sisteme de programe bazate pe tehnicile inteligenței artificiale ce stochează cunoștințele experților, dintr-un domeniu bine structurat și apoi le utilizează pentru soluționarea problemelor apărute în acel domeniu.

Aces tip de sistem are următoarele caracteristici:

cunoștințele sunt independente (modificarea unui anumit element nu influențează raționamentul);

sistemele expert au capabilitatea de a explica raționamentele făcute și de a argumenta soluțiile obținute în același mod ca expertul uman;

cunoștințele utilizate de sistemele expert sunt de obicei de natură simbolică;

sistemele expert trebuie să fie capabile să gestioneze baze de cunoștințe de volum mare și să trateze cunoștințele inexacte sau incomplete;

sistemele expert folosesc metode pragmatice bazate pe experiență care conduc la soluțiile cele mai bune.

Sisteme de management al cunoștințelor ce folosesc raționamentul

bazat pe cazuri, când sursa de cunoștințe primare nu este descrisă prin reguli generalizate, ci sub forma unei memorii permanente, care conține cazuri cu caracter istoric, în raționamentul bazat pe cazuri.

Sisteme de management al cunoștințelor ce folosesc ontologii:

Conceptul de ontologie provine din filozofie și reprezintă studiul ființei,

studiul a tot ce există, studiul despre ce tipuri de lucruri există.

Din punct de vedere practic, ontologiile specifică concepte dintr-un anumit domeniu într-o manieră clară și concisă, folosind un vocabular și o semantică fixă. Ontologiile au ca scop dezambiguarea comunicării de cunoștințe atât în dialogul cu operatori umani cât și cu sistemele informatice. Ontologia este definită ca „o specificare explicită a unei conceptualizări".

Proprietățile dezirabile ale ontologiilor sunt claritatea, coerența, extensibilitatea, un număr minim de axiome, independența de forma de reprezentare și prezentarea pe cât posibil în forma declarativă. Ontologiile reprezintă cunoștințe modelate și structurate logic. La nivelul tipurilor de ontologii întâlnim o mare diversitate atât ca formă de reprezentare cât și ca nivel de formalizare: ontologiile sunt prezentate sub formă de taxonomii, programe logice sau rețele semantice, la niveluri informale (în limbaj natural), semi informale (în limbaj natural restricționat prin reguli suplimentare), semi-formale (în limbaj dedicat) și formale (bazate pe logică si teoreme).

O ontologie este o cale formală de organizare a cunoștințelor și termenilor. Ontologiile tipice sunt reprezentate ca relații grafice sau ca rețele grafice în opoziție cu taxonomiile ce sunt uzual reprezentate ca ierarhii. În orice sistem (fie el informatic sau din lumea largă) noi avem nevoie să ne punem de acord asupra înțelesului termenilor și relațiilor dintre ei ca să putem discuta în domeniul respectiv. Valoarea ontologiilor vine din abilitatea de a împărtăși și distribui cunoștințe între agenții soft în sistem. În prezent, majoritatea cunoștințelor în format electronic pot fi interpretate doar de către operatori umani.

Astfel, toate operațiile automate pe cunoștințe (filtrarea, clasificarea, regăsirea, descoperirea) nu au acuratețea necesară. Ontologiile promit un salt al eficienței automatizării acestor activități. În afara creșterii calității rezultatelor automate, alte două avantaje ale lucrului cu ontologii sunt efectul de externalizare care survine la momentul creării unei noi ontologii și îmbunătățirea internalizării la momentul înțelegerii unor noi cunoștințe în contextul unei ontologii bine definite.

Etapele unui sistem de management al cunoștințelor

Un ciclu de viață al unui sistem de management al cunoștințelor eficient este continuu deoarece mediul se modifică  în timp, iar cunoștințele trebuie să  fie aduse în actualitate pentru a putea reda schimbările.

În principiu, ciclul de viață al managementului cunoștințelor urmează șase etape ca și în figura 1.2.

Fig.1.2. Ciclul de viață al managementului cunoștințelor

Sisteme suport pentru managementul cunoștințelor

Sistemele suport pentru managementul cunoștințelor trebuie structurate în așa manieră încât să corespundă celor șase etape ale ciclului de viață al unui sistem de management a cunoștințelor.

Principalele tehnologii și instrumente suport pentru managementul cunoștințelor sunt:

Groupware;

Instrumente pentru mesagerie electronică, forumuri, blog‐uri;

Instrumente bazate pe inteligență artificială;

Portaluri informaționale și de cunoștințe.

Groupware

Groupware este un termen cuprinzător ce descrie tehnologiile electronice

ce facilitează colaborarea inter-persoane. Include: E-Mail, Electronic Meeting Systems (EMS), videoconferințe (Desktop Video-Conferencing – DVC), precum și sisteme pentru reproiectarea întreprinderii (Business Process Reengineering BPR). Scopul groupware este crearea posibilității lucrului în echipă independent de localizarea temporală și spațială a membrilor acesteia.

Putem enumera următoarele categorii de groupware:

poștă și mesagerie electronice;

planificarea activităților și calendar de grup;

sisteme electronice pentru întâlniri de afaceri (EMS);

data și videoconferințe în timp real (sincrone);

conferințe de date ce nu sunt în timp real (asincrone);

manipularea documentelor de grup; flux de lucru;

instrumente de dezvoltare și utilitare pentru grupuri de lucru;

cadru pentru grupuri de lucru;

servicii pentru grupuri de lucru;

aplicații pentru grupuri de lucru;

aplicații și produse destinate colaborării bazate pe Internet.

Groupware reprezintă o clasă de soluții ușor de pus în aplicare, dar a căror

utilizare avansată reprezintă un obiectiv complex, dificil de realizat.

În fața imperfecțiunii soluțiilor, piața adoptă modelul „small is beautiful“, obligând editorii să renunțe la principiul „bigger is better“. Modelul pașilor mici poate preveni erorile de implementare și refuzul de utilizare, crescând considerabil șansele de succes.

Dacă în ceea ce privește productivitatea în managementul fluxului de operațiuni (workflow) în procesele secvențiale elogiile sunt unanime, părerile proaste despre eficiența comunicării sunt numeroase. E-mail-urile sunt considerate parțial utile (prea multe mesaje pentru prea puțină informație reală), forumurile ineficiente, iar instrumentele de mesagerie instantanee arareori utile (folosite în alte scopuri decât cele profesionale). Cât despre soluțiile de videoconferință (considerate în ultimii ani un vector al tehnologiilor groupware), opiniile critice sunt unanime, subutilizarea lor fiind endemică.

Instrumente pentru mesagerie electronică, forumuri, bloguri

Instrumentele pentru mesagerie electronică sunt instrumente suport pentru organizațiile virtuale și au rolul de a sprijini comunicațiile sociale în spațiul virtual. Ca exemplu, putem enumera următoarele instrumente:

Electronic Mail (E‐mail);

Camere de chat;

Software de tip messenger (de exemplu: Yahoo Messenger).

Forumurile WEB sunt instrumente cu ajutorul cărora persoane provenind din

medii diferite pot transmite cunoștințele online, prin postarea de mesaje, comentarii. Aceste cunoștințe sunt înmagazinate și pot fi accesate și utilizate ori de câte ori este necesar. Forumul este organizat pe subiecte specifice domeniului pentru care a fost creat. Mesajele și comentariile postate pot fi accesate rapid prin intermediul motorului de căutare. Persoanele se pot înregistra pe forum prin completarea unor chestionare.

Exemple de instrumente cu ajutorul cărora putem crea și gestiona forumurile:

phpBB (http://www.phpbb.com/);

Invision (http://www.invisionpower.com/community/board/index.html);

Forumgratuit.ro (http://www.forumgratuit.ro/)

Un blog este de fapt un site care permite update-ul rapid al datelor și postarea rapidă de comment-uri. Majoritatea blog-urilor sunt ca o platformă de comentarii și propuneri pentru un site deja existent. Actualizarea blogurilor constă în completarea cu texte noi, toate contribuțiile fiind afișate în ordine cronologică inversă. Blog-urile pot fi vizitate atât prin intermediul unui browser cât și prin serviciul Feed. Astfel nu mai trebuie să vizitezi pagina propriu-zisă. Dacă la început blogurile erau actualizate manual, acum s-a produs o automatizare a acestui proces.

Există diferite platforme pentru bloguri, de exemplu:

WordPress (http://www.wordpress.com)

Blogger (http://www.blogger.com)

BlogGratuit.ro (http://www.blogratuit.ro/)

Instrumente bazate pe inteligența artificială

Inteligența artificială este domeniul științei calculatoarelor care are ca scop

studierea și crearea sistemelor de calcul și a programelor care conțin un tip de inteligență: sisteme care învață diferite noțiuni, care pot raționa și deduce concepte folositoare într-un domeniu, sisteme care au capacitatea de a înțelege limbajul firesc sau percepe și înțelege o imagine, sintetizat, sisteme care necesită capacități inteligente specifice omului.

O mare parte a metodelor de inteligență artificială de achiziționare,

reprezentare și utilizare a cunoștințelor sunt premise pentru upgradarea diferitelor funcții ale managementului cunoștintelor.

Cum ar fi, metodele de achiziționare a cunoștințelor promovate de inteligența artificială, în special metodele pentru data mining, sunt aplicate la modul general în managementul cunoștințelor cu scopul de a identifica, formaliza și evalua cunoștințele organizaționale.

Constituirea bazelor de cunoștinte ale organizațiilor se bazează des pe metode de reprezentare a cunoștintelor puse la dispozitie de inteligența artificială și pe elemente metodologice din domeniul realizării sistemelor software bazate pe cunoștințe. Sistemele software bazate pe cunoștințe sunt segmente ale sistemului pentru managementul cunoștințelor din structura unei organizații, îndeplinind importante funcții complementare.

Bazele de cunoștințe on-line reprezintă elemente principale ale sistemelor pentru managementul cunoștințelor în diferite organizații.

Portaluri informaționale de cunoaștere

Cu ajutorul portalului, informația poate fi administrată și utilizată mult mai ușor, ceea ce duce la concluzia că el este fundamentul pentru un management cât eficient al informației.

Portalul are funcția de a direcționa clienții spre părțile cele mai importante, de a gestiona cât mai eficient informațiile.

Portalurile grupează mai multe servicii (cont e-mail gratuit, informații diverse, anunțuri etc.) care fac cercetarea mult mai ușoară și mai plăcută.

Menținerea a unui catalog de adrese ale site-urilor web care au un conținut important reprezintă unul din serviciile necesare puse la dispoziția clienților. Acesta clasifică un număr mare de adrese (de ordinul miilor și zecilor de mii)) ale unor site-uri web, adrese care sunt grupate pe categorii, în funcție de tematica principală a conținutului site-urilor.

Un portal cuprinde mai multe surse de informații și aplicații, precum documente, mailuri, rapoarte și analize, iar accesul web la conținutul semnificativ se face folosind orice stație de lucru.

CAPITOLUL 2. TENDINȚE ALE MANAGEMENTULUI CUNOȘTINȚELOR ÎN ORGANIZAȚIA BAZATĂ PE CUNOAȘTERE

2.1. Organizația bazată pe cunoaștere – delimitări conceptuale

Societatea bazată pe cunoaștere reală a devenit mult mai complexă din cauza convergenței tendințelor privind evoluția tehnologiei. Prin tehnici de management al cunoașterii, informațiile sunt mai bine capturate, organizate și distribuite conform nevoilor și cerințelor specifice. Această cunoaștere ar trebui să fie mai întâi colectată și structurată, și numai apoi împărtășită, cunoștințele structurate fiind puse la dispoziția membrilor organizației bazate pe cunoaștere ca parte integrantă a acesteia.

2.1.1. Organizația

Organizația este un sistem structurat de interacțiune a oamenilor, care funcționează în scopul realizării unor obiective comune. Elementele comune care ajută la definirea ei sunt persoanele care interacționează în vederea realizării scopului/obiectivului comun, cunoscute și acceptate de către toți membrii; pentru aceasta indivizii trebuie să coopereze, să fie consultați și implicați pe cât posibil în formularea acestora, iar scopul trebuie urmărit atât din punct de vedere personal cât și la nivel de organizație; interacțiunile dintre oameni, clasați în ordine ierarhică sau nu contribuie foarte mult la succesul sau eșecul realizării scopului, structura descrie rolurile, relațiile, ierarhia și responsabilitățile fiecăruia.

Printre caracteristicile specifice organizației se numără formalitatea, adică înființarea, existența, continuitatea și desființarea ei – pentru a supraviețui și a concura cu alte organizații, aceste organisme trebuie să se conformeze unor scheme formale, ele trebuie să poarte o denumire, să aibă un număr de telefon, formulare pentru contabilitate etc. Formalitatea crește o dată cu mărimea și complexitatea organizației.

Mărimea și dimensiunea unei organizații se măsoară prin cifra de afaceri, volumul de producție, numărul de salariați, etc. Creșterea dimensiunii și a mărimii duce la mărirea complexității, rigurozității, dar și a siguranței salariaților.

O altă caracteristică ar fi ierarhizarea, definită ca o structurare după rang a subdiviziunilor și indivizilor din organizație. În afară de rangul superior, fiecare individ participant este subordonat cuiva.

Printre alte atribute ale organizației enumerăm flexibilitatea (statică sau dinamică), flexibilitatea tehnologică (“relația” dintre individ și echipamentul pe care îl folosește), flexibilitatea competențelor (polivalența lucrătorilor), flexibilitatea structurală (crearea și consolidarea celulelor de muncă prin delimitarea exactă a proceselor care trebuie realizate de către fiecare individ, remunerația corectă pe bază de competențe, formarea personalului pe baza acelorași competențe), flexibilitatea condițiilor de muncă (influența beneficiilor asupra unui individ), flexibilitatea relațiilor de muncă, flexibilitatea organizatorică (abaterea justificată de la reguli și norme interne).

2.1.2. Conceptul de organizație bazată pe cunoaștere

“O organizație bazată pe cunoaștere este o entitate bazată pe învățare. Ea tinde către noi culmi ale cunoașterii. Investește timp și resurse în cercetare și promovează inovația. În același timp, organizația se pregătește pentru a avea un management bazat pe cunoștințe prin intermediul reproiectării proceselor, realizarea de schimbări organizaționale (crearea de noi poziții și departamente cum ar fi CKOs – Chief Knowledge Officers)”, achiziționarea de instrumente (software, hardware) și crearea de spații informale ( blog -uri, forumuri, coffee corners), unde angajații pot distribui cunoștinte și pot comunica permanent între ei despre schimbările din cadrul companiei.

Procesele numite”3 I”( inovare, învățare și interactivitate partenerială) referitoare la cunoaștere, sunt importante pentru funcționarea organizațiilor bazate pe cunoaștere.

Tendințele sistemelor managementului de cunoștințe în organizațiile bazate pe cunoaștere

Aplicații ale sistemelor de Knowledge Management – platforme virtuale de business

O organizație virtuală poate fi privită ca o organizație tipică de cunoștințe. Organizațiile virtuale sunt constituite ca structuri orizontale și au limite neclare sau imposibil de stabilit, fiind diferite de organizațiile clasice. Dar și în acest fel, organizațiile virtuale depind în mare măsură de pragmatismul managementului cunoștințelor.

Evoluția managementului cunoașterii în cadrul organizației virtuale este reprezentată de apariția și dezvoltarea piețelor virtuale (vP). Platforma virtuală a unei organizații este principalul dispozitiv electronic integrat, utilizat de managementul cunoștințelor pentru îndeplinirea funcțiilor și activităților sale. Ea cuprinde activitățile departamentelor organizației, atât cele clasice, dar digitalizate, cât și cele concepute în mediul on-line. vP este proiectată, implementată și utilizată de m-Boss/m-Manager și m-Staff-ul firmei și este conectată la rețeaua virtuală pentru a fi accesibilă atât angajaților, cît și partenerilor firmei.

În publicații, întâlnim funcții și aplicații ale vP înglobate în conceptul de EIP – Enterprise Intelligence Platform, conform fig.2.2,

Fig.2.2. Enterprise Intelligence Platform

Platforma virtuală poate fi accesată prin intermediul EP – Enterprise Portal, acesta fiind „poarta virtuală” (site-ul) a companiei . Trebuie să fie user-friendly, să integreze toate sursele companiei și să conțină prezentări, explicații, imagini, link-uri, eTools-uri și alte mijloace de informare și comunicare. Trebuie, de asemenea, să poată fi utilizat cu ușurință și eficient de către clienți, parteneri și angajați.

Integratorul de sisteme este aplicația sistemică ce concentrează, compatibilizează și integrează optim toate aplicațiile și echipamentele, fixe și mobile, pentru ca vP să funcționeze în timp real și în deplină securitate și mobilitate.

Participanții la realizarea și dezvoltarea vP sunt:

clientul sau beneficiarul, care este considerat partener în toate fazele PROTESA – Proiectare-Realizare-Organizare-Testare-Exploatare-Service-Actualizare a platformei;

partenerul, care găzduiește platforma și oferă servicii on-line destinate întreprinderilor;

furnizorii de servicii ASP și/sau editori de software pentru aplicațiile platformei;

distribuitorii (furnizorii) de servicii sau implementatorii de soluții software, aceștia asigură marketingul, vânzarea și consultanța post vânzare, utilizând platforma;

asociațiile profesionale și regionale, care au relații directe cu comunitățile de business: organizații, asociații, agenții, instituții, uniuni, incubatoare de afaceri, camere de comerț, etc.

Platforma virtuală avansată oferă mobilitate totală în utilizare, precum și:

confort maximizat în mediul de lucru;

scalabilitate, prin posibilitatea de a adăuga la configurația de bază orice modul suplimentar;

portabilitate, prin ușurința de a trece, spre exemplu, o bază de date SQL Server pe una Oracle și invers;

transabilitate, prin urmărirea evoluției tuturor documentelor și persoanelor ce le-au generat, accesat sau modificat;

securitate, prin controlul permanent a tututror componentelor sistemului și intervenții în timp real;

flexibilitate, prin configurarea modulară interschimbabilă automat la modificările de mediu;

modularitate, prin structura modulară versatilă și interoperabilă;

conectivitate, prin soluția flexibilă de a se conecta rapid și ușor la rețelele externe.

Achiziționarea unei platforme virtuale presupune o analiză comparativă a ofertelor existente pe piață și a firmelor de consultanță, implementare, service.

Influențe web 2.0 în sistemele managementului de cunoștințe

Web 2.0 arată noi căi de integrare și exploatare a posibilităților organizatorice ale webului. Cu ajutorul lor, informația și conținutul nu mai sunt oferite vizitatorilor doar de către mass media, companii, ci și de persoane particulare, unite prin rețele informale bazate pe Internet și care participă activ la dispunerea și propagarea informațiilor pe întregul glob (fig.2.3.).

Ca exemple, putem enumera:

blogurile;

portalurile;

bursele de schimb de imagini, muzică, filme/video și software din Internet( Flickr, YouTube, site-urile File sharing);

„rețele sociale”, cum ar fi Facebook sau Twitter.

Fig.2.3. Comparație Web 1.0 și Web 2.0

În societatea cunoașterii, prezența tehnologiilor web 2.0 obligă la modalități de schimb și gestiune a informațiilor, cu noi procedure, roluri și raporturi în formarea și cultivarea continuă.

Organizațiile sunt din ce în ce mai interesate de beneficiile punerii în aplicare a tehnologiilor Web 2.0, cum ar fi wiki, bloguri, RSS, de partajare a conținutului, de etichetare și rețelele sociale, la practicile lor de lucru. Comunitățile on-line sau comunitățile Web 2.0 reprezintî oameni care împărtășesc un scop comun și au orientări pentru interacțiune. Aceste interacțiuni sociale sunt susținute și mediate prin intermediul sistemelor informatice.

Pentru mai multe organizații, folosirea comunităților Web 2.0 va necesita o schimbare culturală. Astfel, organizațiile profesionale, precum întreprinderile au norme, reguli și limite, fiecare persoană având rolul ei binedefinit.

Din punct de vedere al managementului de cunoștințe, aspectele esențiale ale Web 2.0 pot fi rezumate în șase procese, astfel:

Sindicalizarea de cunoștințe:se ocupă în principal cu transferul explicit de cunoștințe, de la o persoană sau organizație, la alte personae sau organizații. Utilizatorii publică opiniile, experiența și cunoștințele în mass-media. Destinatarii pot accesa cu ușurință aceste informații . Producătorul de cunoștințe este cunoscut de către destinatari.Exemple de aplicații Web 2.0 de sindicalizare a cunoștințelor: blogurile, podcast-urile și fluxurile de știri.

Crearea colaborativă de cunoștințe: se ocupă cu crearea de resurse de cunoaștere explicit, de exemplu, text sau documente hipertext, Daca la sindicalizarea de cunoștințe autorii sunt cunoscuți de către consumatori, la crearea colaborativă de cunoștințe nu este cazul. Grupul de utilizatori care participă în colaborare la crearea de cunoștințe poate fi o comunitate deschisă, cum ar fi utilizatorii de internet, sau inchisă, cum ar fi o divizie specific a unei societăți/organizații. O aplicație Web 2.0 pentru crearea colaborativă de cunoștințe este utilizarea de wikis în cadrul organizațiilor și crearea de articole în colaborare.

Schimbul colaborativ de cunoștințe: se ocupă cu rezolvarea unei probleme pentru o persoană prin ”exploatarea” înțelepciunii altora. O descriere a problemei este pusă la dispoziția unui grup deschis sau închis de utilizatori. Aceștia pot oferi informații/sugestii despre rezolvarea problemei, pot da soluții concrete și pot discuta despre ele. Toate feedbackurile, indiciile, răspunsurile și soluțiile oferite sunt vizibile tuturor utilizatorilor din comunitate. Exemple sunt: forumurile de discuții și sisteme de întrebări și răspunsuri. Schimbul colaborativ se bazează pe transferul de cunoștințe și aplicarea de cunoștințe. Transferul de cunoștințe înseamnă utilizatorii care furnizează contribuția lor la rezolvarea problemelor, iar aplicarea cunoștințelor are loc atunci când utilizatorul care a declarat problema aplică soluția sugerată..

Partajarea/schimbul cunoștințelor și meta-cunoștințelor: utilizatorii împărtășesc cunoștințele lor cu un grup de alți utilizatori sau cu o organizație. Utilizarea în comun poate fi într-o comunitatea închisă sau deschisă. Utilizatorii posedă cunoștințele cu care contribuie și schimbul vine de obicei în asociere cu crearea și schimbul de meta-cunoștințe. Tag-urile sunt utilizate de obicei ca meta-cunoștințe. În wiki-uri, meta-cunoștințele sunt, de exemplu, diferite categorii de articole, cum ar fi definițiile, categoriile de genu ”how to”, orientări și profiluri de afaceri. Aplicațiile Web 2.0 care permit schimbul de cunoștințe și meta-cunoștințe sunt sisteme de partajare de conținut, cum ar fi Flickr, Youtube. Procesul de partajare/schimb de cunoștințe și de meta-cunoștințe se referă în principal la transferul de cunoștințe care oferă perspective în cunoașterea altor utilizatori, care pot fi apoi dobândite și consummate. Scopul este acela de a face disponibile cunoștințele și de a oferi un termen mai lung de stocare și regăsire.

Rețelele de socializare: utilizatorii furnizează, de obicei, unele informații personale, cum ar fi interese și afiliere și le împărtășesc cu comunitatea. În plus, utilizatorii pot declara în mod explicit că există o legătură între ei și alți utilizatori (date de contact). Aceste conexiuni pot fi de diferite tipuri, cum ar fi prieteni, colaboratori sau colegi de universitate. Aplicații de rețele sociale, cum ar fi Facebook se concentrează de obicei asupra utilizatorilor finali. Făcând o proiecție a rețelelor sociale pe procesele tradiționale ale managementului de cunoștințe, relația principală poate fi văzută în depozitarea de cunoștințe și regăsirea acestora. Acest process susține, de asemenea, crearea de cunoaștere (rețeaua social în sine), scopul secundar fiind transferul de cunoștințe.

”Orchestrarea” cunoștințelor : implementează combinarea de diferite infrastructuri deschise fuzionând astfel diferite resurse de cunoștințe pentru a crea un nou serviciu și pentru a oferiperspective mai bune în cunoaștere. Acest process poate fi utilizat pentru o mai bună explorare a cunoștințelor și combinațiilor lor, realizate de multe ori cu hărți, termene sau diagrame. Aplicațiile Web 2.0 de orchestrare a cunoașterii sunt numite ”mashup” și oferă o combinație (predefinită) din surse de cunoștințe diferite. Scopul acestei combinații este transferul de cunoștințe și aplicarea de cunoștințe. Transferul de cunoștințe înseamnă aici cumularea și prezentarea de cunoștințe în diferite vizualizări prin care pot fi percepute și dobândite.

Cele șase procese identificate pentru aplicațiile Web 2.0 se corelează cu patru procese tradiționale de bază ale managementului cunoștințelor. Matricea descrisă în tabelul de mai jos arată aceată corelație.

Fig. 2.4. Matricea K.M. – Web 2.0

Convergența dintre E-learning și Knowledge Management

În zilele noastre, în orice organizație bazată pe cunoaștere, dezvoltarea continuă a cunoștințelor este utilizată de către angajați pentru a-și îmbunătăți perspectivele actuale sau viitoare de carieră și de către angajatori ca o modalitate de îmbunătățire a performanței organizaționale, astfel că o abordare integrată între Knowledge Management și E-learning este necesară și benefică.

În procesul de dezvoltare profesională, E-learning și Knowledge Management converg și se afectează reciproc și acest lucru depinde de modul în care acestea sunt concepute și de modul în care acestea sunt utilizate de către cei care învață. În cazul în care un modul E-learning este proiectat să fie completat de către toți utilizatorii, sau în cazul în care un manager prevede că membrii unei echipe îl vor complete pentru a se califica pentru o anumită poziție, acest lucru se numește formare, training. Pe de altă parte, dacă un modul este găsit individual într-un deposit de cunoștințe și este accesat din proprie inițiativă pentru a afla despre el, acest lucru se numește Knowledge Management.

Studiind sistemele pentru managementul cunoștințelor și E-learning au rezultat câteva caracteristici comune:

Aceeași formă de exprimare: portal web;

Aceeași arhitectură – ambele sisteme sunt construite într-o arhitectură client/server;

Instrumente de cooperare și de comunicare sincron/asincron comune – referitoare la activitățile de învățare sau subiectele specific de învățare propuse, conținut, cunoștințe, aptitudini și competențe trebuie să fie schimbate între studenți și profesori, astfel, munca în echipă și educația de success sunt activate de diferitele forme de comunicare; ambele sisteme grup de programare, de sprijin, partajare de aplicații, mesagerie instant și alte caracteristici legate de lucru în grupuri sau diferite tipuri de comunități virtuale;

Informațiile furnizate pot fi personalizate – posibilitatea de personalizare se referă la flexibilitatea mediului de lucru care poate fi adaptat în funcție de caracteristicile utilizatorului, nevoile și cerințele sale. Partajate între mai multe resurse, informațiile au posibilitatea de a fi schimbate, extinse, modificate sau eliminate la cerere;

Accesul la reguli – utilizatorii trebuie să se înregistreze și trebuie să fie identificați de către sistem. Fiecare are un profil definit și are acces doar la informațiile care îl privesc.

CAPITOLUL 3. CONCEPEREA UNUI SISTEM SUPORT PENTRU MANAGEMENTUL CUNOȘTINȚELOR ÎN CADRUL ASOCIAȚIEI STUNDENȚILOR STRĂINI DIN BUCUREȘTI (ASSB)

3.1. Prezentarea generală a organizației

Asociația Studenților Străini din București (ASSB) este o organizație care are ca principal țel reunirea studenților străini din București într-o comunitate. Este o organizație  neguvernamentală, apolitică și echidistantă.

3.1.1. Despre organizație

Proiectul ASSB a pornit de la constatarea unei realități simple și evidente: creșterea rapidă a numărului de studenți străini în București.

În prezent, ASSB reunește membri din peste 10 țări din întreaga lume.

Proiectul ASSB a pornit de la următoarele considerente:

scăderea accelerată a numărului studenților străini din București;

lipsa de reprezentare a acestora;

lipsa canalelor de comunicare între membri acestei comunități;

lipsa unei modalități simple de comunicare între studenții care doresc să studieze în cadrul unei instituții academice din București și cei care deja au studiat sau studiază într-o astfel de instituție.

Prin realizarea proiectelor propuse, ASSB urmărește să îndeplinească principalele funcții:

informare (site-ul ASSB, forumul online, rețelele de social media: Facebook,);

networking;

consultanță;

sprijin pentru absolvenții străini care doresc să vină sau să revină în București.

3.1.2. Scopul și obiectivele organizației

Scopul principal al ASSB este de a promova unele elemente ce țin de respectarea drepturilor și îndeplinirea obligațiilor ce revin studenților străini din București;

ASSB are următoarele obiective:

identificarea problemelor specifice studenților străini din București și implicarea în soluționarea lor;

participarea la dezvoltarea personală și profesională a membrilor organizației, prin intermediul activităților educaționale, sportive și culturale întreprinse, implicarea în activitățile ce țin de aspectele sociale ale vieții comunității studențești;

promovarea dialogului cu membrii societății civile;

promovarea unor relații strânse de prietenie, sprijin reciproc și colaborare cu organizații studențești din țară și din străinătate;

Pentru îndeplinirea obiectivelor, ASSB se bazează pe contribuția voluntară a membrilor săi. Aceștia contribuie cu timp și informații pentru dezvoltarea comunității studenților străini din București. Prin relațiile pe care le stabilește, fiecare membru ASSB este conștient că ajutorul este reciproc în această organizație.

3.1.3. Activitatea organizației

ASSB reprezintă un mijloc eficient de comunicare între miile de studenți străini, prin site-ul și forumul propriu, cât și prin evenimente și întâlniri periodice.

Astfel, studenții străini din București au pentru prima dată posibilitatea de a se regăsi și de a dezvolta relații benefice pentru perspectivele lor academice și profesionale. Spre exemplu, dacă un masterand străin din Israel caută să-și continue studiile sau să înceapă o cariera profesională în București, are posibilitatea de a lua legătura cu membrii ASSB, care-i pot oferi informații pe baza experienței lor directe.

ASSB nu are nici un fel de afiliere politică. Nicio persoană din conducerea ASSB nu poate face parte din conducerea vreunui partid politic.

3.2. Structura organizatorică

ASSB are o structură organizatorică piramidală. Ea este condusă de un Președinte ce are în subordine diferite secții, precum Secția Proiecte, Secția Relații Interne, Secția Relații Externe și Secția Comunicare și Informare. Fiecare secție este condusă de un coordonator ce la rândul său are în subordine o echipă de consilieri pe diferite probleme.

ASSB are tot timpul nevoie de resurse umane si de aceea oferă potențialilor aplicanți posibilitatea angajării în interiorul organizației.

3.3. Obiectivele proiectului

Scopul proiectului este de a dezvolta un sistem suport pentru managementul cunoștințelor din cadrul Asociației Studenților Străini din București (ASSB).

Sistemele suport pentru managementul cunoștințelor trebuie organizate într-o formă în care să corespundă celor șase etape ale ciclului de viață al unui sistem de management a cunoștințelor: crearea, colectarea, perfecționarea, stocarea, actualizarea și împărtășirea cunoștințelor.

Pentru atingerea acestui scop am conceput o variantă simplă a unui astfel de sistem, prin îndeplinirea următoarelor obiective complexe:

Crearea unui blog pentru aplicarea tinerilor pentru unele funcții din cadrul asociației;

Crearea unui forum pentru eficientizarea dezvoltarea subiectelor ce țin de această organizație – asigură comunicarea și cooperarea în vederea soluționării problemelor și luării deciziilor în mod eficient .

3.4. Structura cunoștințelor

Sistemul suport conceput pentru managementul cunoștințelor din cadrul organizației ASSB are în vedere o serie de activități , și anume:

Recrutarea personalului;

Comunicarea interdepartamentală;

Informarea studenților.

Acest sistem va facilita și comunicarea directă între membrii organizației.

Realizarea sistemului. Instalarea WordPress

WordPress este un software open-source ce poate fi folosit pentru a crea un site, un blog sau o aplicație web.

Downloadarea și încărcarea pe server a fișierelor de instalare WordPress

Downloadarea WordPress în limba română de pe site-ul oficial: https://ro.wordpress.org/download/wordpress-4.9.8-ro_RO.zip

Dezarhivarea fișierelor de instalare în folderul C:\xampp\htdocs (vezi fig.3.5.1.)

Figura 3.5.1. Încărcarea pe server a fișierelor de instalare WordPress

Crearea userului și bazei de date mysql folosind aplicația phpmyadmin http://localhost/phpmyadmin

Am creat baza de date assb (vezi fig.3.5.2.1.)

Figura 3.5.2.1. Crearea bazei de date assb

Am creat utilizatorul user_assb (vezi fig.3.5.2.2.)

Figura 3.5.2.2. Crearea utilizatorului user_assb

Instalarea propriu-zisă a WordPress

Am accesat pagina http://localhost și am urmat pașii următori, conform figurilor 3.5.3.1. , 3.5.3.2., 3.5.3.3. și 3.5.3.4:

Figura 3.5.3.1. Instalarea WordPress-pasul 1

Nume bază de date: assb

Nume utilizator: user_assb

Parolă: Parola_ASSB

Gazdă bază de date: localhost

Prefix tabel: assb_

Figura 3.5.3.2. Instalarea WordPress-introducerea datelor

Figura 3.5.3.3. Instalarea WordPress-rularea instalării

Titlu sit: Asociatia Studenților Străini din București (ASSB)

Nume utilizator: administrator

Parolă: Admin_ASSB_2018

Adresa ta de email: cepoiu.ionela@yahoo.com

Figura 3.5.3.4. Instalarea WordPress-procesul de instalare

Instalarea forumului

Downloadarea și instalarea forumului.

Pentru forum am folosit plugin-ul bbPress.

Link download: https://downloads.wordpress.org/plugin/bbpress.2.5.14.zip

Instalarea bbPress (vezi fig.3.6.1.)

Din pagina administratorului am accesat secțiunea Module – Adaugă modul – Încărcare modul și am selectat bbpress.2.5.14.zip

Figura 3.6.1. Downloadarea și instalarea bbPress

Crearea Forumului

Am creat categoriile: Discuții generale, Burse și Competiții, Cazare în București, Viața de student străin în București, Part Time Job’s.(vezi fig.3.6.2.)

Figura 3.6.2. Crearea forumului

Instalarea temei

Downloadarea și instalarea temei

Tema pentru site este Educenter

Link tema: https://downloads.wordpress.org/theme/educenter.1.0.6.zip ;

Instalarea temei;

Din pagina administratorului, am accesat secțiunea Aspect – Teme – Adaugă temă – Încarcă temă și am selectat educenter.1.0.6.zip

Configurarea temei;

Din pagina administratorului, am accesat secțiunea Aspect – Personalizare de unde am setat următoarele:

Titlul site-ului;

Logo-ul site-ului;

Textul din header;

Pagina principală;

Culorile principale ale site-ului;

Adăugarea meniului principal;

Adăugarea widget-urilor;

site-ul are predefinite 3 zone pentru adăugarea widget-urilor: stânga – jos dreapta;

Crearea secțiunii Recrutare

Downloadarea, instalarea și configurarea plugin-ului

Pentru secțiunea Recrutare am folosit plugin-ul Contact Form Plugin care, permite studenților să obțină statutul de membru în asociație.

Link download: http://downloads.wordpress.org/plugin/contact-form-plugin.4.1.0.zip;

Instalarea plugin-ului;

Din pagina administratorului, am accesat secțiunea Module – Adaugă modul – Încărcare modul și am selectat: contact-form-plugin.4.1.0.zip;

Configurarea plugin-ului. (vezi fig.3.8.1.)

Din pagina administratorului am accesat secțiunea Caldera Forms – New Form, de unde am setat următoarele:

am selectat Contact Form și l-am denumit Înscrie-te în ASSB;

am selectat Create Form;

Figura 3.8.1. Configurarea plugin-ului

Crearea prorpiu-zisă a paginii Înscrie-te în ASSB;

Din pagina administratorului, am accesat secțiunea Caldera Forms – Forms – Înscrie-te în ASSB – Editează. (vezi fig. 3.8.2.1.)

Figura 3.8.2.1. Crearea paginii Înscrie-te în ASSB

Am adăugat o scurtă introducere, Detaliile tale, Nume(obligatoriu), Prenume(obligatoriu), adresă e-mail(obligatoriu), radiobox pentru optarea de a face parte din asociație, dropdown pentru a întreba potențialul membru al asociației dacă dorește să participe la activitățile organizate în weekend, o întrebare cu răspuns de la 1-5 referitor la timpul alocat asociației și butonul Aplică; (vezi fig.3.8.2.2.)

Figura 3.8.2.2. Adăugarea detaliilor

Editarea paginii Recrutare

am accesat secțiunea Pagini – Caldera Froms Preview – Ciornă – Editează;(vezi fig. 3.8.3.)

am redenumit pagina din Caldera Forms Preview în Recrutare;

am editat legătura permanentă http://localhost/caldera_forms_preview în http://localhost/recrutare;

am adăugat Contact Form-ul creat cu numele Înscrie-te în ASSB prin accesarea butonului Caldera Form și selectarea formularului Înscrie-te în ASSB;

am selectat Șablon – Sidebar Right.

Figura 3.8.3. Editarea paginii Înscrie-te in ASSB

Crearea secțiunii Contact

Pentru secțiunea Contact, am creat o pagină unde am adăugat următoarele (vezi fig.3.9.) :

titlu pagină: Contact;

în conținut, textul care v-a apărea la accesarea paginii;

Figura 3.9. Crearea secțiunii Contact

Încărcarea cu date a site-ului

Crearea categoriilor site-ului

Din pagina administratorului am accesat secțiunea Articole – Categorii și am creat categoriile: Despre ASSB, Proiecte, Știri, Anunțuri. (vezi fig.3.10.1.)

Figura 3.10.1. Crearea categoriilor site-ului

Adăugarea postărilor

Din pagina administratorului am accesat secțiunea Articole – Adaugă articol.

Exemplu postare Despre ASSB(vezi fig.3.10.2.):

din pagina administratorului am accesat secțiunea Articole – Adaugă articolor;

titlu postare: Despre ASSB;

în conținut am scris textul propriu-zis al postării;

din partea dreaptă-jos a site-ului am ales poza pentru acest post unde am selectat poza: aboutus.jpg;

am selectat categoria Despre ASSB;

am dat click pe Publică.

Figura 3.10.2. Adăugarea postărilor

Pentru celelalte postări ( știri, proiecte ) am executat aceiași pași.

Crearea meniurilor

În acest site folosesc 2 meniuri, primul este afișat sus în partea dreaptă a logo-ul site-ului, iar celalalt este afișat în partea de jos a site-ului.

Din pagina administratorului am accesat secțiunea Aspect – Meniuri – creează un meniu nou. Am setat numele Meniu Principal pentru a-l identifica mai ușor în pagină, pentru al doilea meniu am executat aceleași operațiuni, denumit Meniu Secundar.

Meniu Principal

În primul meniu am adăugat următoarele link-uri (vezi fig.3.11.1.):

Acasă, creat din secțiunea Legături personalizate unde am scris la URL index.php;

Despre ASSB, selectat din secțiunea Categorii;

sub-element: Despre ASSB, selectat din Articole

sub-element: Scopul și Obiectivele, selectat din Articole

sub-element: Activitatea organizației, selectat din Articole

sub-element: Echipa Noastră, selectat din Pagini

Știri, selectat din secțiunea Categorii;

Proiecte, selectat din secțiunea Categorii.

– sub-element: Campania de recrutare, selectat din Articole

– sub-element: Schimb de experiență, selectat din Articole

– sub-element: Debating Club, selectat din Articole

Forum, selectat din secțiunea Pagini;

Recrutare, creat din secțiunea Legături personalizate unde am scris la URL recrutare/;

Figura 3.11.1. Meniu principal

Meniu Secundar

În al doilea meniu am adăugat următoarele link-uri (vezi fig.3.11.2.):

Acasă, creat din secțiunea Custom Links unde am scris la URL index.php;

Proiecte, selectat din secțiunea Categorii;

Echipa Noastră, selectat din secțiunea Pagini;

Contact, selectat din secțiunea Pagini.

Figura 3.11.2. Meniu secundar

Utilizarea site-ului A.S.S.B.

Site-ul Asociației Studenților Străini din București are scopul de a facilita accesul studenților la informațiile despre viața academică din București și de a permite acestora să devină membri activi în A.S.S.B.

Adresa site-ului A.S.S.B. este următoarea: http://138.201.124.221/~assbro/

Pagina principală permite accesul liber la prezentarea site-ului și la

principalele activități ale organizației (anunțuri/informații utile). (fig. 3.12.1.).

Figura 3.12.1. Pagina principală

De asemenea, prin intermediul accesării site-ului, studenții pot afla

informații despre organizație (vezi fig. 3.12.2.) și despre proiectele acesteia aflate în desfășurare (vezi fig. 3.12.3).

Figura 3.12.2. Despre A.S.S.B.

Figura 3.12.3. Proiectele A.S.S.B.

Funcționalitate pagina Recrutare

Cu ajutorul paginii Recrutare, studenții pot aplica pentru unele posturi libere

din cadrul asociației. Ea eficientizează activitatea organizației. Folosirea acestui site automatizează o mare parte din activitățile de recrutare, facilitează accesul la multiple surse de candidați și le permite recrutorilor accesul la baze de date care conțin informații relevante cu privire la posibili viitori candidați și face mai simpla alegerea acestora pentru posturile potrivite.

Exemplu de aplicare a unui utilizator:

Pasul 1: Aplicare din pagina Recrutare (vezi fig.3.12.1.1.)

Figura 3.12.1.1.Aplicare în site

Pasul 2: Sistemul trimite automat un e-mail către cepoiu.ionela@yahoo.com cu detaliile utilizatorului (vezi fig. 3.12.1.2.); de asemenea se crează o înregistrare și în Caldera Forms – Entries

Figura 3.12.1.2. E-mail primit cu datele utilizatorului

Pasul 3: Crearea utilizatorului (membru asociație) și transmiterea credidențialelor către acesta pe adresa de e-mail specificată în forumularul de recrutare.(vezi fig.3.12.1.3.)

Figura 3.12.1.3. Crearea utilizatorului (membru asociație)

Autentificare în site

După crearea utilizatorului se oferă posibilitatea postării pe forum. Pentru autentificare se utilizează butonul Autentificare din meniul principal. (vezi fig. 3.12.2.1)

Figura 3.12.2. Autentificare în site

După intrarea în site, butonul Autentificare se modifică automat în Dezautentificare.

Modul de utilizare a forumului

Forumul reprezintă o comunitate virtuală ce se dezvoltă prin intermediul

utilizatorilor obișnuiți. Aici, membrii asociației pot posta întrebări și răspunsuri, pot citi mesaje și afla informații utile. De asemenea, cu ajutorul forumului, se pot lega relații interpersonale, ducând astfel la o coeziune a indivizilor din asociație.

Cu ajutorul forumului, studenții pot obține și transmite despre viața socială și culturală în București, despre drepturile și obligațiile pe care le au, despre unele job-uri din oraș pentru care pot aplica. (vezi fig.3.12.3.1)

Figura 3.12.3.1. Autentificare în site

Exemplu postare pe forum

Figura 3.12.3.2. Postare pe forum

Concluzii

Site-ul creat are un impact rapid și eficient în rândul tinerilor studenți străini din București, în special datorită informațiilor elaborate pe care le oferă, descriind principalele obiective ale organizației și oferind oportunitatea înscrierii acestora pentru ocuparea unor funcții disponibile în organizație.

Totodată, acest blog este benefic studenților străini pentru a facilita transmiterea si accesarea informațiilor de interes general.

Faptul că vizitatorii paginii pot să-și exprime ideile, părerile sau să aducă rezolvări problemelor reprezintă un mare avantaj pentru organizație, acest fapt ducând la stabilirea unor relații de coeziune între membri.

Forumul creat are un efect mai încet însă benefic pe termen lung, permițând o comunicare mai eficientă între utilizatori. Sudenții, având specializări diferite, pot posta mesaje, comentarii și pot împărtăși cunoștiințe on-line. Datele rămân acolo, putând fi accesate oricând. Oamenii pot găsi cu usurință și cu rapiditate ceea ce îi interesează, având în vedere că informația este structurată pe subiecte de discuție. De asemenea, relația student-organizație s-a îmbunătățit considerabil datorită faptului că aceștia se simt ascultați și pot comunica direct cu organele de conducere ale organizației.

Conceperea unui sistem suport pentru managementul cunoștintelor în cadrul Asociației Studenților Străini din București este un prim pas spre un management participativ și spre crearea de rețele și mecanisme orizontale și pe diagonală, interne și externe organizației.

CONCLUZII

Implementarea unui sistem de susținere a managementului cunoștințelor organizaționale este în proces de dezvoltare continuuă, concomitent cu dezvoltarea noilor tehnologii. Totuși, aceasta reprezintă un proces important, dar uneori dificil, dificultatea acestora având mai multe cauze:

Neîntelegerea conceptului de „cunoaștere” și a managementului cunoștințelor;

Diversitatea abordărilor vizând managementul cunoștințelor;

Dificultatea angajaților de a accepta schimbări în practicile și rutinele organizaționale, dar mai ales la nivelul comportamentului social.

Prin urmare, utilizarea managementului cunoștințelor cu scopul obținerii tuturor beneficiilor prezentate pe parcursul acestei lucrări, poate aduce decidenții în situația de a nu putea defini clar etapele pe care trebuie să le parcurgă.

În acest context, ținând cont de dificultățile identificate, am încercat ca prin această lucrare să ofer o imagine de ansamblu asupra sistemelor de susținere managementului cunoștințelor în organizații, analizând și prezentând acele elemente de care trebuie să se țină cont, dar și să evidențiez principalele avantaje ale acestor sisteme, cum ar fi:

Costul scăzut al informației, calculatoarele procesând mai ieftin decît ființele umane;

Evidențierea potențialului de dezvoltare;

Comunicarea facilă între membrii unei organizații;

Susținerea activității de luare a deciziilor.

În concluzie, sistemele informatice de susținere a organizațiilor bazate pe cunoaștere sunt indispensabile pentru a reuși într-o lume dominată, tot mai mult, de schimbare și tehnologie. În acest sens, consider că nimeni nu mai poate ignora importanța folosirii tehnologiei informației și comunicațiilor în progresul și dezvoltarea organizațiilor. Cu alte cuvinte, majoritatea organizațiilor vor avea nevoie de sisteme informatice de susținere a managementului de cunoștințe, care au scopul de a culege, clasifica, arhiva și ulterior accesa, distribui și folosi cunoștințele umane.

BIBLIOGRAFIE

Autori români:

Andone, I., Sisteme Expert – Principii și dezvoltarea aplicațiilor de gestiune, A92, 1994.

Andone, I., Tugui, A., Sisteme inteligente în management, Editura Economică, București, 1999.

Bogdan, I., Elemente de metodică a cunoașterii științifice și valorificării cunoștințelor, Editura Universitară, București, 2006.

Brândaș C. – Intercultural Knowledge  Management Support Systems, Paper presented at InterKnow – EuroWorkshop II, Regensburg, Germany, 2003.

V.Cernescu, I.Mihăilescu, S. Stanciu, Management – teorie și practică, Editura Actami, București, 1994.

Drăgănescu, M., (1986), Perspectivele societății cunoașterii în România, București, Communication at the V-th Scientific Symposium of the Romanian Engineers from Everywhere.

Prof.univ.dr. Dragomirescu H., Studiu tematic elaborat în cadrul proiectului prioritar “Societatea informațională – societatea cunoașterii” al Academiei Române, București, 2001.

Filip, F.G., Dragomirescu, H. -Sisteme de asistare inteligentă a activității manageriale. În “Sistemul informațional managerial al organizației” (O. Nicolescu – coord.), Editura Economică, București,2001.

Giurgiu, Luminița, Sisteme informatice pentru managementul cunoștințelor, Editura Academia Forțelor Terestre ”Nicolae Bălcescu”, Sibiu, 2011.

R.A. Mleșniță, Muntean, Cervinschi, mobile Knowledge Management, Editura AcademicPres, Cluj-Napoca, 2009.

Nicolescu O., Nicolescu L., -Economia, firma și managementul bazat pe cunoștințe, Editura Economică, București, 2005.

Nicolescu O., Nicolescu C., Organizația și managementul bazat pe cunoștințe, Editura ProUniversitaria, București, 2011.

Niculescu, Cristina, Sisteme de management de cunoștințe. Concepte, studii de caz, București, Editura Matrix Rom, 2008.

Radu I., Informatică și Management. Editura Universală, 2007.

Turban E., Aronson J.E. – Decision Support Systems and Intelligent Systems,  Prentice Hall, New Jersey, 2001.

Vlăsceanu M., Organizațiile și cultura organizațiilor, Editura Trei, 1999.

T.Zorlențean, E.Burduș, G.Căprărescu, Managementul organizației, Editura Economică, București, 1998.

Autori străini:

Holsapple, C.W., Whinston, A. B., Knowledge-based organisation, Information Society,1987.

Miller, D.B., Clemons, E.K., Row, M.C., Information technology and the global virtual corporation, inGlobalization, Technology and Competition,Harvard Business School Press, 1993.

Mowshowitz, A., Virtual Organization, Communications of the ACM, 1997;

Periodice:

Management intercultural, Volumul VII, Numărul 13/2005.

Revista Informatică Economică, nr. 3(27)/2003.

Surse internet

http://claudiu.bcomm.biz/master/mru/suport_pentru_laborator_km_2008.pd

http://www.entovation.com/assessment/fifthgen.htm.

Roxana Blat, consultant Ensight – articolul Managementul cunoașterii : Noul avantaj competitiv, http://www.ensight.ro/newsletter/no07/articol9.htm

http://www.knowledge-management-online.com/Definition-of-Knowledge-Management.html.

http://www.kr.org/top/definitions.html.

http://www.racai.ro/INFOSOC-Project/.

http://m-business.ro/ro/tag/virtual-platform/.

http://www.racai.ro/~trausan/ia.pdf.

http://wordpress.org.

http://www.wpzoom.com .