Studiu Privind Posibilitatea Implementarii Unui Sistem Informatic Integrat Intr Un Imm

CAPITOLUL 1. MANAGEMENTUL MODERN AL IMM-URILOR

1.1. Caracterizarea întreprinderilor mici și mijlocii (IMM)

Definiția microîntreprinderilor și a întreprinderilor mici și mijlocii este actualizată pentru a lua în considerare evoluțiile economice de după 1996 (inflația și creșterea productivității) și experiențele practice avute.

IMM este acronimul pentru întreprinderi mici și mijlocii, așa cum sunt definite în legislația UE (Recomandarea 2003/361/CE a Comisiei).

Astfel, noua definiție descrie întreprinderile mici și mijlocii (IMM-urile) și noțiunea de microîntreprindere. Ea întărește eficiența programelor și a politicilor comunitare concepute pentru aceste categorii de întreprinderi. Scopul este acela de a garanta că întreprinderile a căror putere economică o depășește pe cea a IMM-urilor nu beneficiază de mecanismele de sprijin destinate în mod special IMM-urilor.

În Recomandarea Comisiei Europene se precizează: „Categoria întreprinderilor micro,mici și mijlocii (IMM) este formată din întreprinderi care angajează mai puțin de 250 de persoane și care au o cifră de afaceri anuală netă de până la 50 de milioane de euro și/sau dețin active totale de pâna la 43 de milioane de euro”. În legătură cu această definiție se impun mai multe precizări și delimitări. Prima clarificare vizează termenul de „întreprindere’’. În conformitate cu terminologia folosită de Curtea Europeană de Justiție în deciziile sale, reprezintă întreprindere „orice entitate angajată într-o activitate economică, indiferent de forma sa legală”. Prin urmare, persoanele fizice autorizate, asociațiile familiale, parteneriatele și asociațiile angajate într-o activitate economică pot fi considerate întreprinderi. În continuare se impun câteva precizări privind cele trei criterii: numărul mediu anual de salariați, cifra de afaceri anuală netă și activele totale. Mai întâi, trebuie reținut că în timp ce respectarea pragului referitor la numărul mediu anual de salariați este obligatorie, un IMM poate alege între a respecta fie pragul referitor la cifra de afaceri netă dintr-un an, fie pe cel referitor la activele totale. Nu este necesară satisfacerea ambelor criterii și se poate depăși unul dintre ele fără pierderea statutului de IMM. Această posibilitate de alegere asigură IMM-urilor angajate în diferite tipuri de activități economice un tratament egal.

Microîntreprinderile și întreprinderile mici și mijlocii, în continuare avem speci-ficațiile fiecarui tip.

O întreprindere mijlocie este definită ca o întreprindere care angajează mai puțin de 250 de persoane și a cărei cifră de afaceri anuală nu depășește 50 milioane EUR sau ale cărei active totale anuale nu depășesc 43 milioane Eur.

O întreprindere mică este definită ca o întreprindere care angajează mai puțin de 50 de persoane și a cărei cifră de afaceri anuală și/sau active totale anuale nu depășesc 10 milioane EUR.

O microîntreprindere este definită ca întreprindere care angajează mai puțin de 10 persoane și a cărei cifră de afaceri anuală și/sau active totale nu depășesc 2 milioane EUR.

Tabelul nr. 1.1.

Criterii prin care IMM-urile se disting de celelalte întreprinderi

Sursa: http://ec.europa.eu/enterprise/policies/sme/facts-figures-analysis/sme-definition/index_ro.htm

Direcția Generală Întreprinderi și Industrie efectuează o monitorizare periodică a aplicării difiniției IMM-urilor. Pe baza rezultatelor evaluărilor realizate în 2006 și 2009, în 2012 a fost efectuat un studiu independent, care s-a concentrat pe modul în care definiția IMM-urilor funcționează în practică, în etapa de punere în practică. Studiul indică faptul că nu este necesară o revizuire majoră a definiției IMM-ului în momentul de față. O eventuală actualizare a definiției în vederea adaptării la inflație, la productivitatea muncii și la evoluția raportului din cifra de afaceri și totalul bilanțului nu este urgentă și poate fi încorporată într-o viitoare revizuire a definiției IMM-urilor.

Într-o piață unică, fară granițe interne, este esențial ca măsurile de încurajare a IMM-urilor să se bazeze pe o definiție comună, în scopul de a îmbunătăți consistența și eficacitatea acestora și de a limita denaturarea concurenței.

1.2. Rolul și importanța IMM-urilor în dezvoltarea economică

Întreprinderile mici și mijlocii (IMM) joacă un rol economic și social foarte important, datorită ponderii lor în structura economică și înființării de locuri de muncă, un rol deosebit de apreciat în aceste vremuri de criză și de creștere a șomajului. Prin dezvoltarea IMM-urilor pot fi înfruntate numeroasele probleme legate de dezvoltarea economică, de inegalități, de nivelul foarte ridicat al ratei șomajului, de evoluțiile demografice și de nevoia de schimbări structurale.

Dezvoltarea sectorului IMM-urilor poate ajuta la creșterea competitivității și a productivității, stimulând astfel creșterea venitului global și a celui pe cap de locuitor. Această dezvoltare va stimula și transformarea structurală, dat fiind că prin inovare și actualizare tehnologică se poate ajunge la un sector sănătos al IMM-urilor. Acest proces contribuie în schimb la dezvoltarea regională și locală și la coeziunea socială în virtutea faptului că ajută la reducerea inegalităților, întrucât creșterea veniturilor unor categorii cât mai largi de populație ar trebui să ducă la o mai mare cerere de bună guvernanță. Toate aceste evoluții pozitive ar trebui să contribuie la crearea de noi oportunități, atât la nivel economic, cât și la nivel politic, care să ducă la transformarea unei proiecții demografice descurajante, posibilă premisă agravantă a sărăciei și instabilității, într-un vector al schimbării în bine.

În același timp, dezvoltarea economică la nivel regional și local poate ajuta la îmbunătățirea calității și eficienței autorităților locale și regionale, căci activitatea IMM-urilor la un nivel superior generează nevoia de îmbunătățire a guvernanței și stimulează furnizarea de servicii publice locale. Astfel, cu toate că autoritățile locale și regionale au un rol de jucat în încurajarea dezvoltării IMM-urilor în primele etape ale dezvoltării lor, reușita acestora are drept consecință trecerea lor de la statutul de agent al schimbării la cel de obiect al schimbării. Prin aceste procese, dezvoltarea locală și regională reușește să contribuie la consolidarea coeziunii sociale, înființând locuri de muncă și sporind calitatea administrației publice.

În pofida acestui rol important al autorităților locale si regionale, cele mai multe inițiative luate în favoarea dezvoltării IMM-urilor pornesc de la implementarea la nivel național, neglijând rolul autorităților regionale și locale. În plus, chiar dacă există inițiative locale și regionale, eficiența lor este limitată din cauza capacității administrative restrânse, în ceea ce privește atât finanțarea, cât și resursele umane. Prin urmare, trebuie să se acorde o atenție sporită acțiunilor de stimulare a antreprenoriatului și a înființării de IMM-uri, desfășurate de autoritățile locale și regionale. În același timp, trebuie să se pună la dispoziție instrumentele necesare pentru crearea unui mediu favorabil IMM-urilor.

IMM au o paletă largă de domenii în care își desfășoară activitatea, de la produse artizanale locale pâna la firme mici și sofisticate cu activitate internațională. Totodată, acestea nu au limitări de locație, fiind identificate în mediile urbam, rural, la nivel local, național sau internațional.

Este cunoscut faptul că IMM reprezintă principala sursă de creștere economică, din perspectiva creării celui mai mare număr de locuri de muncă într-o economie. Majoritatea organismelor internaționale susțin acest argument. Conform studiului OECD (Organi-sation for Economic Cooperation and Development ) din 2000, IMM din țările OECD acopereau aproximativ 60 – 70 % din populația ocupată în majoritatea țărilor. Totodată, conform unui studiu al Comisiei Europene din 2012, 85% din locurile de muncă create în Uniunea Europeană în perioada dintre anii 2002 și 2010 au fost create de IMM.

Competiția generată de dinamica ridicată a IMM în economie generează, implicit, o dinamică importantă a locurilor de muncă, parte importantă a generării competitivității și care susține schimbări structurale în economie (de exemplu în economii mai puțin dezvoltate, trecerea de la sectoare precum agricultura la servicii).

IMM sunt o sursă importantă de inovare, deoarece produc bunuri în nișe de piață, având un grad de flexibilitate mai crescut decât companiile mari. În acest sens, IMM întăresc coeziunea economică prin conexiunile pe care le stabilesc cu întreprinderile mari și contribuie la formarea de capacități de producție sistemice.

Pe de altă parte, conform cercetării realizate de OECD, pe ansamblu, este mai puțin posibil ca IMM, comparativ cu firmele mari, să desfășoare ample activități de cercetare. În cazul acestor firme mici este mult mai posibil să inoveze prin crearea și regândirea de produse și servicii care să vină în întâmpinarea nevoilor pieței, prin introducerea de noi modalități de abordare organizațională pentru creșterea productivității sau prin dezvoltarea de tehnici noi pentru creșterea nivelului de vânzări.

Este important de specificat că beneficiile activității IMM sunt resimțite în societate, atât la nivel economic cât și la nivel social. Mai mult, este adoptată tot mai mult idee că un sector IMM puternic și dinamic într-o țară în curs de dezvoltare ar putea fi o precondiție pentru a realiza trecerea la un nivel de creștere susținut (UNIDO, 2005).

Firmele mici sunt, în general, active pe piață internă. Cu toate acestea, prin legăturile care se stabilesc între o rețea de firme sau într-un cluster, multe dintre acestea sunt active pe piața internațională. Mai mult, parcursul de devoltare a IMM este de a deveni mai competitive în țara unde sunt înființate, ceea ce le permite treptat să extindă lanțul de valoare prin exporturi și internaționalizare a activității. Drept urmare, conectivitatea dintre IMM le permite să îmbine avantajele flexibilității activității lor cu economii de scală din piețele mari, la nivel regional, național și global.

Un alt avantaj al arhitecturii și modului de operare a IMM este faptul că acestea răspund mai bine condițiilor pieței decât firmele mari prin posibilitatea mai ridicată de costumizare și diferențiere a produselor.

În ultimii ani, la nivel global, se trag semnale de alarmă tot mai mult referitor la necesitatea implicării unei game cât mai extinse de actori instituționali, din mediul privat și din societatea civilă pentru valorificarea potențialului pe care îl au IMM de a contribui la creștere economică, fie că vorbim de țări în perioada de tranziție sau țări în curs de dezvoltare.

Întrprinderile mici și mijlocii îndepliniesc multiple funcții economice, tehnice și sociale, adăugate la cele de mai sus, sunt următoarele:

– generează cea mai mare parte P.I.B. din fiecare țară, de regulă, între 55%-95%;

– generează într-o mare proporție inovațiile tehnice aplicabile în economie;

în ultimii ani, la nivel global, IMM-urile sunt singurele care generează locuri de muncă;

– prezintă cel mai ridicat dinamism în condițiile economiei de piață, situație atestată de evoluția numărului lor, a volumului cifrei de afaceri și a mărimii forței de muncă ocupate, sensibil superioare întreprinderilor mari;

– realizează produse și servicii la costuri mai reduse decât firmele mari; factorii principali care determină această diferență fiind cheltuielile constant conven-ționale mai mici, volumul și intensitatea superioare a muncii, motivarea mai intensă a personalului;

– dovedește flexibilitate și adaptabilitate ridicată la cerințele și schimbările pieții, favorizate de talia mai redusă, procesul decizional rapid specific întreprinză-torului și de implicarea sa nemijlocită în activitățile curente;

– reprezintă una din principalele surse de venituri ale bugetului statului (impozite, TVA etc).

1.3. Situația IMM-urilor din România

Economia României este dominată de întreprinderi mici și mijlocii. În ciuda unei creșteri a numărului de start-upuri din ultimii ani, impactul microîntreprinderilor asupra economiei este încă mai mic decât media, oferind aproximativ 23 % din locurile de muncă din sectorul privat și doar 13 % din valoarea adăugată a economiei. Sectorul industriei prelucrătoare este foarte important pentru IMM-uri, atingând o cotă a locurilor de muncă cu 30 % mai ridicată decât media UE. IMM-urile din sectorul prestării de servicii domină economia într-o măsură mult mai mică. Ele se axează pe activități cu un grad mai scăzut de cunoștințe, precum comerțul cu amănuntul și cu ridicata, servicii alimentare sau de cazare, agenții de turism, servicii de închiriere și leasing, transport rutier și servicii de curierat.

România are performanțe peste medie numai în domeniul antreprenoriatului, deși la o diferență mare. Lipsa inovației și o lipsă a forței de muncă calificate specializate sunt principalele obstacole în calea competitivității sectorului de afaceri. Capacitatea administrativă slabă continue să afecteze negativ creșterea afacerilor.

Tabelul nr. 1.2.

IMM-rile din România – cifre de bază

Sursa: Estimări pentru 2013, furnizate de DIW Econ, preluate de pe www.ec.europa.eu

Numărul IMM-urilor înregistrate în România, precum și cel al angajațolor acestora ne plasează în media UE. Valoarea adăugată a acestora în economie este procentual sub nivelul Uniunii.

Figura nr. 1.1.

Tendințe ale IMM-urilor din România în perioada 2008-2013

Se estimează o creștere a numărului de firme active cu rate anuale succesive de cca 1,7% în 2014 și 2015.

Figura nr. 1.2.

Ocuparea forței de muncă în IMM-uri

Performanța României în domeniul ajutorului de stat și al achizițiilor publice este medie. Ponderea IMM-rilor în valoarea contractelor de achiziții publice este în creștere, atingând 44 %, deja mult mai mare decât media UE de 29 %. Cu toate acestea, câștigurile din aceste contracte sunt concentrate în mai puține întreprinderi. Comparativ cu media UE de 37 %, doar 30 % din întreprinderile românești susțin că au participat într-o procedură de achiziții publice în 2013. De asemenea, IMM-urile românești utilizează mai bine serviciile de achiziții electronice decât corespondentele din UE, iar autoritățile publice le plătesc mai repede.

Figura nr. 1.3.

Evoluția ponderii pe clase de mărime a numărului de angajați în IMM-urile din România

Figura nr. 1.4.

Valoarea adăugată a IMM-urilor

Estimările pentru 2014 și 2015 privind evoluția valorii adăugate în IMM-urile din România sunt de natură să încurajeze revenirea acestui indicator de performanță către valorile anterioare perioadei de criză, astfel înât în 2015 se precinizează și eficiență în întreprinderile mijlocii.

Prognoza pentru România privind ritmul de creștere 2014/2015 al valorii adăugate cu 7,8% este optimistă, dacă se ține seama că în prezent decalajul de recuperat este de 16,5%, iar rata medie de creștere estimată la nivelul UE28 este de 3,4%.

Figura nr. 1.5.

Distribuția IMM-urilor din România pe sectoare economice

Chiar dacă industria prelucrătoare ocupă un loc de frunte în distribuția IMM-urilor din România pe sectoare economice, totuși această industrie a avut un regres după anul 2008, nereușind să recupereze pierderea suferită îm ceea ce privește numărul de firme.

Figura nr. 1.6.

Distribuția salariaților din IMM-uri în principalele sectoare de activitate

Rezultatele demografice constant pozitive ale IMM-urilor active în Servicii indică un potențial de creștere important, care este confirmat și de numărul mare de noi înmatriculări în acest domeniu la Registrul Comerțului, respectiv cca. 26 % din totalul înregistrărilor din 2012.

Implicarea IMM-urilor din România în această sferă de activități economice cu valoare adăugată mare descriu caracteristicile specifice unei economii bazate pe servicii.

În ceea ce privește distribuția personalului angajat în IMM-uri în sectoarele economice, stituația se prezintă astfel:

– Cele mai multe locuri de muncă (30%) sunt asigurate de sectorul Servicii, unde și numărul de firme este preponderent (39%);

– Cel de-al doilea sector economic este Comerțul care cuprinde 27,2% dintre angajații în IMM-uri, având o pondere mai mare a numărului de întreprinderi (37%);

– În industie situația este diferită față de Servicii și Comerț. Sectorul productiv angajează un procent de 26,8% salariați, cu toate că procentul numărului de întreprinderi este mult mai redus (11%);

– Dezechilibre se observă și în sectorul Construcții unde procentul de firme este mai mare (12,7%) față de procentul salariaților raportați în 2011, respectiv de numai 10%;

– IMM-urile din Agricultură cumulează un procent de 3,3% din salariați în IMM-uri, proporțional cu ponderea de 3% a numărului de firme.

O primă concluzie este aceea că IMM-urile din sectorul industrial sunt cel mai eficient contribuitor la forța de muncă, având în vedere ponderea mare a numărului de salariați raportat la numărul de firme.

Figura nr. 1.7.

Ponderea valorii adăugate din IMM-uri în sectoarele economice

Situația aparent favorabilă în cazul microîntreprinderilor poate fi explicată prin nivelul mai redus al costurilor, viteza mai mare de rotație a capitalurilor, repartizarea veniturilor între mai puțini proprietari sau numărul foarte redus de personal.

România a fost inclusă în raporul Eurostat, referitor la IMM-uri pe anul 2013, reprezentând statul cu cea mai grea situație față de cea de la începutul crizei. Producția realizată, productivitatea muncii și numarul de angajați au cunoscut reduceri importante. De asemenea, România deține cea mai slabă poziție la nivelul rezultatelor IMM după 3 ani de criză (intervalul 2008-2011), cu scăderea la jumătate a valorii adăugate de acestea, în condițiile în care a păstrat o ocupare de peste 90% a fprței de muncă inițiale, potrivit analizei Cambridge Econometrics, pe baza datelor furnizate de Eurostat și Oficiile Naționale de Statistică.

Figura nr. 1.8.

Numărul total al inițiativelor antreprenoriale

Urmărind valorile înregistrate în perioada post-criză, se poate observa faptul că după scăderea dramatică în anul de criză 2009, numărul startup-uri a evoluat cu ușoare oscilații, însă fără a reuși să revină la nivelul maxim atins în 2008.

Pentru a stabili cele 10 priorități majore ale mediului de afaceri, s-a realizat o amplă consultare a întreprinzătorilor. Consultarea a avut loc sub forma unui referendum printre reprezentanții celor mai performante întreprinderi din România, ai membrilor portalului www.immromania.ro și ai membrilor CNIPMMR. La acesta au răspuns peste 2.500 de societăți comerciale, care au evidențiat prioritățile mediului de afaceri:

1. Măsuri pentru crearea unui mediu de afaceri favorabil și prietenos pentru IMM-uri:

o Asigurarea unui mediu de afaceri favorabil și prietenos;

2. Adoptarea unei noi Legi pentru întreprinderile mici și mijlocii, care să asigure implementarea deplină la nivel național a Small Business Act (SBA).

3. Creșterea sumelor alocate programelor de înființare și dezvoltare a întreprinderi-lor mici și mijlocii.

4. Relansarea procesului investițional, prin modificarea și completarea O.U.G. nr. 85/2008 privind stimularea investițiilor, aprobată prin Legea nr. 78/2009, îmbunătățirea cadrului legal privind schemele de ajutor de stat.

5. Reducerea fiscalității și îmbunătățirea Codului fiscal și a Codului de producere fiscală, prin:

o Reducerea TVA de la 24% la 19%;

6. Îmbunătățirea absorbției fondurilor structurale prin respectarea strictă a terme-nelor de finanțare prevăzute de contracte, finanțarea în întregime de la bugetul statului a cheltuielilor efectuate, care vor fi ulterior rambursate de CE, inclusiv garantarea creditelor bancare necesare cofinanțării beneficiarilor proiectelor finanțate din fonduri structurale.

7. Îmbunătățirea accesului IMM-urilor la finanțare.

8. Îmbunătățirea legislației privind achizițiil publice, pentru creșterea participării IMM-urilor la achizițiile publice.

9. Susținerea dezvoltării IMM-urilor din România, prin suținerea distribuției și comercializării produselor lor.

10. Măsuri pentru felexibilizarea relațiilor de muncă și susținerea ocupării pe piața muncii:

o Continuarea flexibilizării pieței muncii din România, concomitent cu adaptarea de măsuri de stimulare a înființării de noi locuri de muncă, de ocupare a persoanelor defavorizate și de creștere a productivității muncii;

CAPITOLUL 2. SISTEME INFORMATICE INTEGRATE PENTRU GESTIUNEA AFACERILOR

2.1. Sistem informatic – concept, componente și clasificare

În literatura de specialitate noțiunii de sistem informatic îi sunt atribuite numeroase definiții. Sistemele informatice au apărut odata cu dezvoltarea sistemelor de calcul, a computerelor, a tehnologiei. Aceste sisteme au fost integrate mai târziu în sistemele informaționale.

Sistemul informatic reprezintă o parte a sistemului informațional care permite realizarea operațiilor de culegere, transmitere, stocare, prelucrare a datelor și difuzare a informațiilor astfel obținute prin utilizarea mijloacelor tehnologiei informației (TI) și a personalului specializat în prelucrarea automată a datelor.

Noțiunea de sistem informatic este legată de informatizarea activității organizației, deci folosirea echipamentelor hardware și a produselor software pentru organizarea și administrarea informațiilor. Utilizarea calculatoarelor în cadrul sistemului informațional (SI) al unei organizații conduce la definirea componentei Sistem Informațional Automatizat (SIA) – care cuprinde numai lucrările realizate cu ajutorul calculatoarelor.

Obiectivul cheie urmărit prin implementarea unui sistem informatic îl constituie asigurarea conducerii cu informații reale și în timp util, necesare fundamentării și elaborării operative a deciziilor.

Sistemul informatic economic este un ansamblu structurat de elemente intercorelate funcțional pentru automatizarea procesului de obținere a informațiilor și pentru fundamentarea deciziilor. Sistemul informatic este inclus în sfera sistemului informațional atâta vreme cât în cadrul sistemului informațional vor exista o serie de activități care nu vor putea fi automatizate.

Pentru a defini structura generală a unui sistem informatic este necesar să plecăm de la funcția acestuia de a prelucra datele disponibile în vederea obținerii informațiilor necesare luării deciziilor în procesul conducerii.

Cele trei componente majore care formeaza sistemul informatic sunt:

intrările

prelucrările

ieșirile

Intrările reprezintă ansamblul datelor încărcate, stocate și prelucrate în cadrul sistemului în vederea obținerii informațiilor. Intrările se clasifică în doua grupe și anume:

tranzacțiile externe;

tranzacțiile interne.

Ieșirile sistemului informatic sunt reprezentate de rezultatele prelucrărilor desfășurate. Aceste ieșiri, în funție de natura prelucrărilor care le-au generat, sunt de doua categorii:

– ieșiri obținute în urma unor operații de transfer al datelor, care nu și-au modificat valoarea față de momentul introducerii lor în sistem;

– ieșiri obținute în urma unor operații de calcul pe baza unor algoritmi prestabiliți.

În figura următoare structura sistemului informatic este particularizată pentru un soft din clasa sistemelor de gestiune (Access).

Figura nr. 2.1.

Structura generală a unui sistem informatic

Ansamblul tuturor elementelor implicate în tot acest proces de prelucrare și transmitere a datelor pe cale electronică alcătuiesc un sistem informatic. Sistemul informatic este o componentă esențială a sistemului informațional.

Sistemul informatic este un ansamblu structurat de proceduri și echipamente electronice care permit prelucrarea automată a datelor și oținerea de informații.

Un sistem informatic include următoarele componente:

– cadrul organizatoric al firmei și datele vehiculate în sistemul informațional cores-punzătoare activităților desfășurate;

– resursele umane (beneficiarii sistemului cât și personalul de specialitate care îl proiectează/implementează);

– metode și tehnici de proiectare a sistemelor informatice;

– echipamente hardware pentru stocarea și prelucrarea datelor;

– programele software folosite pentru realizarea obiectivelor sistemului informa-tic.

Practic, societatea informațională, aflată într-o permanentă dinamică, este axată pe dezvoltarea sistemelor informatice și a tehnologiei informației, tot așa cum revoluția industrială a avut ca element central motorul sau mașina cu aburi. În ciuda acestei varietăți a sistemelor informatice se impune, totuși, o clasificare a lor cu caracter non-exhaustiv, în funcție de o serie de criterii, cum sunt:

După scopul urmărit:

sisteme informatice pentru automatizarea activităților de rutină;

sisteme informatice pentru conducerea operativă, tactică și strategică;

sisteme informatice de asistare a deciziilor;

sisteme informatice pentru automatizarea proceselor de comunicație.

După gradul de dispersie al resurselor sistemului:

sisteme informatice locale;

sisteme informatice distribuite în plan teritorial.

După specificul activității pe care o automatizează:

sisteme informatice de gestiune;

sisteme informatice pentru optimizarea procesului decizional, economic și administrativ;

sisteme informatice pentru conducerea proceselor tehnologice.

După gradul de integrare:

sisteme informatice insulare (singulare);

sisteme informatice parțial integrate, la nivelul structurii organizatorice:

pe orizontală, la același nivel decizional;

pe verticală, la același nivel de activități de bază;

sisteme informatice total integrate:

pe orizontală, la toate nivelurile decizionale;

pe verticală, la nivelul activității de ansamblu din organizație.

După legătura cu tipul de organizare:

sisteme informatice grefate pe organizarea procesuală;

sisteme informatice grefate pe subdiviziuni organizatorice.

După tipul rețelei pe care se dezvoltă sistemul informatic:

sisteme informatice bazate pe LAN (Local Area Network);

sisteme informatice bazate pe MAN (Metropolitan Area Network);

sisteme informatice bazate pe VPN (Virtual Private Network).

După modul de tratare al prelucrărilor:

sisteme informatice cu tratare on-line, caracterizate de existența unui proces de transmitere și prelucrare a datelor, fără intervenția factorului uman;

sisteme informatice cu tratarea lucrărilor în timp real (real time systems) incluzând acele sisteme care recepționează prelucrarea datelor și returnează rezultatele, suficient de rapid pentru a fi în măsură să influențeze în acel timp, mediul în care funcționează;

sisteme informatice cu acces multiplu simultan (time sharing), prin care mai mulți utilizatori și/sau procese sunt conectate simultan, interactiv, prin câte un terminal, la sistemul de calcul. Acesta alocă, printr-un regim special, segmente de timp, fiecărui proces lansat de către utilizatori, folosindu-se astfel în mod simultan resursele sistemului informatic.

Scopul realizării și implementării sistemelor informatice se reflectă pentru decidenți în „ a fi mai bine și mai repede informați’’, iar pentru angajați în a dispune de mijloace care să faciliteze realizarea sarcinilor.

Sistemele informatice reprezintă probabil, unul din cele mai dificile și sensibile domenii cu care se confruntă organizațiile. De multe ori, construcția acestor sisteme s-a sprijinit pe o politică informatică nefundamentală și efemeră, care nu a răspuns cerințelor informaționale ale utilizatorilor. În același timp, evoluția tehnologiilor informației, precum și problematica actuală a organizațiilor, a permis observarea unui decalaj între necesitatea obținerii informației complete, exacte, oportune, pe de o parte, și folosirea instrumentelor informatice adecvate, pe de altă parte. Decalajul se observă și între dezvoltarea unor sisteme informatice deosebit de performante și slaba lor utilizare, în procesele de management și în fundamentarea deciziilor.

2.2. Definirea sistemelor informatice integrate

Conceptul de integrare în proiectarea și elaborarea sistemelor informatice a apărut prima dată în domeniul industrial. Această realitate este justificată prin posibilitatea atingerii unui stadiu avansat de automatizare a unor activități (în zona fabricației, a concepției tehnice, sau a managementului producției), mult mai rapid decât în cadrul procesului decizional, sau al metodelor moderne de management.

O tendință generală a majorității organizațiilor a fost dezvoltarea unor sisteme informatice eterogene atât din punct de vedere al concepției de proiectare, cât și sub aspectul cerințelor informaționale, definite punctual de către utilizatori, în funcție de nevoile de prelucrare automată a datelor, existente la un moment dat. Consecința imediată, cu efecte nefavorabile și pe termen lung a fost crearea unor „insule’’ automatizate la nivelul ansamblului sistemic al organizației, incapabile să contribuie la dezvoltarea unei infrastructuri informaționale și informatice performante.

Ca urmare, una din premisele esențiale care stau la baza dezvoltării sistemelor informatice integrate se referă la necesitatea unei abordări globale din punct de vedere organizațional, tehnologic, uman a activităților și proceselor ce vor fi automatizate, asigurându-se astfel corelarea tuturor resurselor implicate și minimizarea riscurilor potențiale.

Se poate aprecia că, un sistem informatic integrat performant este caracterizat printr-o serie de elemente, cum ar fi:

– arhitectură flexibilă care să permită dezvoltări ulterioare, interconectarea cu structurile guvernamentale, bancare, vamale și chiar realizarea de piețe virtuale prin integrarea partenerilor într-o platformă informațională comună;

– integrarea cu alte produse informatice și aplicații de calcul și analiză, prin existența facilităților de import și export al datelor ( exemplu: schimb informatizat de date);

– transparența complexității soluțiilor informatice, în vederea operării facile de către utilizator;

– deschiderea spre piața virtuală oferită de Internet ( exemplu: site business-to-business de plasare și urmărire comenzi on-line);

– asigurarea concordanței cu legislația economică actuală și cu practicile locale de lucru;

– existența unor politici de securitate și acces la diferitele funcțiuni ale sale, prin definireade utilizatori și grupuri de utilizatori, precum și configurarea drepturilor de acces pentru aceștia.

Sistemele informatice integrate desemnează sisteme complete, cu procese de afaceri, practici manageriale, interacțiuni organizaționale, transformări structurale și management al cunoștințelor.

Un sistem de aplicații integrat trebuie să reprezinte soluția pentru oricare instituție care are nevoie de un sistem informatic modern, chiar dacă acesta automatizează procesele interne care au loc în cadrul organizației, relațiile cu clienții sau pe cele cu furnizorii și partenerii. Adoptarea unor aplicații pentru diferite activități ale fluxului de afaceri, poate reprezenta o soluție foarte reală și bună pentru moment, însă care poate genera în viitor mari probleme legate în special de fragmentarea informației și dezvoltarea ulterioară a sistemelor, prin încercarea de a integra soluții ulterioare.

Sistemele informatice de gestiune actuale sunt sisteme integrate. Ele se caracterizează prin aplicarea principiului introducerii unice a datelor și prelucrării multiple a acestora în concordanță cu nevoile informaționale specifice fiecărui utilizator.

Sistemele informatice din lumea reală sunt de fapt combinații integrate a mai multor tipuri de sisteme informatice. Acestea sunt sisteme informatice bazate pe computere care combină activitățile desfășurate de mai multe tipuri de sisteme informatice. Cele mai multe sisteme informatice sunt elaborate pentru a produce informații și pentru a sprijini luarea deciziilor la diferite niveluri ale managementului, dar și pentru ținerea de diverse evidențe și prelucrare a tranzacțiilor.

Sistemele informatice integrate pentru managementul afacerilor sau Enterprise Resource Planning, reprezintă un instrument ce integrează procesele economice ale unei organizații și optimizează resursele acesteia.

2.3. Arhitectura unui sistem informatic integrat

Enterprise Resource Planning (ERP) reprezintă sisteme bazate pe arhitectura client/server dezvoltate pentru prelucrarea tranzacțiilor și facilitarea integrării tuturor proceselor, din faza planificării proceslor, dezvoltării producției, pâna la relațiile cu furnizorii, clienții sau alți parteneri de afaceri. ERP este considerată expresia cea mai fidelă a interdependenței dintre economic și tehnologia informațională.

Sistemele ERP sunt pachete de aplicații formate din mai multe module care sprijină toate ariile funcționale: planificare, producție, vânzare, marketing, distribuție, contabilitate, financiar, resurse umane, gestiunea proiectelor, stocuri, service și întreținere, logistică și e-business. Arhitectura sistemului facilitează integrarea transparentă a modulelor, asigurând fluxul informațiilor între toate funcțiunile întreprinderii într-o manieră extrem de transparentă.

American Production and Inventory Control Society a definit sistemele ERP astfel: „metodă pentru planificarea eficientă și controlul tuturor resurselor necesare pentru prelu-area, realizarea, expedierea și contabilizarea comenzilor clienților în firmele de producție, distribuție ori servicii”.

Figura nr. 2.2.

Schema conceptuală a unui sistem ERP

Ideea de bază a unui sistem ERP este:

ERP = funcționalitate + integrare

Cele două părți se intercondiționează reciproc. De asemenea integrarea asigură o conectivitate sigură între fluxurile de procese economice funcționale. Ea poate fi gândită ca o tehnică de comunicare. Câteva modalități obișnuite prin care comunicarea are loc prin și pentru integrare sunt: codul sursă, rețele locale și extinse/naționale de calculatoare, Internet, e-mail, workflow, instrumente de configurare automată, protocoale, baze de date. Putem afirma că integrarea este realizată prin comunicare, cum și comunicarea este asigurată prin integrare.

Partea funcțională a unui sistem ERP asigură toate fluxurile de procese economice din cadrul tuturor funcțiunilor. De altfel, în cadrul unei suite ERP putem întâlni de la câteva până la zeci de module funcționale (contabilitate generală, debitori, salarii, stocuri, aprovizionare, planificarea producției, logistică, comenzi și vânzare etc.).

Principalele caracteristici ale sistemelor ERP sunt:

sunt pachete software proiectate în medii client/server;

prelucrează majoritatea tranzacțiilor organizației;

integrează și unifică procesele economice;

utilizează o bază de date la nivelul organizației;

permit accesul la date în timp real;

oferă suport multivalută și multilingv;

sunt adaptate specificului dat de ramura în care operează organizațiile;

permit realizarea de adaptări fără intervenția programatorilor.

Tabelul nr. 2.1.

Avantajele sistemelor ERP

Sursa: Fotache D., Hurbean L., Soluții informatice integrate pentru gestiunea afacerilor-ERP, Editura Economică, București, 2004, pag. 23.

Tabelul nr. 2.2.

Dezavantajele sistemelor ERP

Sursa: Fotache D., Hurbean L., Soluții informatice integrate pentru gestiunea afacerilor-ERP, Editura Economică, București, 2004, pag. 24.

Deși nu este un instrument magic, alternativa integrării informaționale interne, în afara soluțiilor Enterprise Resource Planning, nu există.

Prin arhitectura unui sistem informatic este reliefat un ansamblu de elemente logice, care funcționează intercorelat și acționează de pe niveluri diferite. Sistemul informatic integrat este caracterizat de o structură modulară care permite ca elemntele să fie depen-dente unele față de altele, din punct de vedere funcțional. Cu toate acestea, modificarea în structura unei componente nu trebuie să influențeze funcționarea sau comportamentul celorlalte, astfel încât arhitectura generală a sistemului să permită identificarea, analiza, modificarea și realizarea elementelor componente.

Arhitectura unui sistem informatic integrat este caracterizată de câteva dimensiuni importante, reflectate prin:

Concepție de proiectare integrată:

– module intercorelate, accesate simultan de utilizatori prin intermediul rețelei de calculatoare, în baza drepturilor de acces;

– legături directe între module, fără a necesita operații de import/export de date și fără a fi generate redundanțe ale acestora;

– fluxuri de date și informații rapide, bine structurate și organizate, care asigură feed-back-ul între structurile de decizie și cele de execuție.

Flexibilitate și scalabilitate:

– posibilitatea adaptării la specificul organizației, prin realizarea configurației optime, în funcție de componentele și serviciile care se doresc a fi incluse;

– capacitatea de funcționare pe mai multe platforme hardware/rețea/sistem de operare.

Prezența noilor tehnologii informatice și de comunicație:

– integrarea unor thenologii informatice avansate (Internet, Intranet, Extranet etc.);

– grad ridicat de adaptare pentru lucrul în rețea;

– posibilitatea operării on-line, chiar în condițiile conectării utilizatorilor la sistem prin linii de viteză redusă (modem, linii telefonice publice);

– acces securizat la date, în conformitate cu drepturile acordate fiecărui utilizator.

În consecință, obiectivul fundamental al unui sistem informatic integrat este structurat în următoarele direcții:

Asigurarea de aplicații clasice de gestiune (contabilitate, plăți, gestiune comercială etc.);

Asigurarea unor aplicații de gestiune, superior elaborate (ordonanțarea fabri-cației, gestiunea funcțiilor logistice, gestiunea calității, managementul docu-mentelor și al fluxurilor de lucru etc.);

Asigurarea aplicațiilor de informatică decizională ( tablouri de bord electronice, tehnici de modelare pentru optimizarea procesului decizional, proceduri și instrumente de analiză, prognoză etc.).

Sistemul informatic integrat acoperă toate segmentele din activitatea unei afaceri.

Figura nr. 2.3.

Sistem de gestiune integrat

ERP (Enterprise Ressource Planning) sunt sistemele informatice destinate gestiunii și controlului activității la nivelul întregii companii. Prin stabilirea de legături între sistemul de gestiune de la nivelul companiei cu alte sisteme de gestiune de la nivelul furnizorilor de produse și de servicii, putem vorbi de sisteme denumire Supply Chain Management (SCM), iar prin stabilirea de legături între sistemul de gestiune al companiei și clienții individuali sau cu alte sisteme de gestiune ale clienților putem vorbi de sisteme denumite Customer Realstionship Management (CRM) – sisteme pentru gestiunea relațiilor cu clienții.

Figura nr. 2.4.

Arhitectura cu trei niveluri a unui sistem ERP

Nivelul prezentare constă în interfața grafică utilizator sau programul de navigare (browser) pentru accesarea funcțiilor sistemului.

Nivelul aplicație cuprinde regulile afacerii, logica și funcșiunile sistemului, programele care asigură transferul datelor de la / serverele de baze de date.

Nivelul bazei de date – asigură gestiunea datelor organizației, inclusiv a metadatelor; cel mai adesea se regăsește aici un SGBD relațional dintre cele standardizate industrial, care include și modulul SQL.

Această structurare logică permite ca interfața sistemului ERP să ruleze pe calculatorul utilizatorului, prelucrarea să se realizeze pe nivelul de mijloc al serverelor de aplicații, iar sistemele de bază de date să funcționeze pe al trilea strat, al serverelor specializate.

Figura nr. 2.5.

Principalele module ale unui sistem ERP

Sistemele ERP, sunt programe modulare, fiecare arie de activitate a companiei fiind acoperită de către o aplicație specifică. Modulele unui sistem ERP funcționează integrat utilizând o bază de date comună, sau pot funcționa independent. Pot fi enumerate câteva categorii de module care servesc la gestionarea cu eficiență a unei întreprinderi:

Producție: planificarea și urmărirea producției;

Gestiune: evidența stocurilor, a furnizorilor, a plăților și încasărilor;

Vânzări: optimizarea activităților de vânzare, distribuție și facturare;

Salarii: calculul salariilor și managementul informațiilor referitoare la personal;

Contabilitate: evidența contabilă;

FRM (Finance Resource Management): evidență financiară;

Imobilizări: evidența mijloacelor fixe și calculul amortizării;

HRM (Human Resource Management): managementul resurselor umane;

CRM (Customer Relationship Management): managementul relațiilor cu clienții;

SCM (Supply Chain Management): managementul relațiilor cu furnizorii;

BI (Business Inteligence): rapoarte, analize, prognoze.

Figura nr. 2.6.

Modulele unui sistem ERP

În principal, ERP constituie presupune o politică care reflectă ce înseamnă să gândești și să acționezi în sensul proceselor economice, fiind, de aceea, considerat o soluție strategică de management. Noul model de afacere, cu operațiuni orientate pe procese, sporește productivitatea și satisface cerințele de performanță economică. Etapele operațio-nale economice trebuie să fie integrate, să pună în mișcare fluxuri de activități, să controleze fluxuri de informații și să țeasă conexiuni între organizație, furnizori și clienți. Toate acestea presupun transformări organizaționale, optimizări tehnologice și, până la urmă, o noua identitate pentru întreprindere (redefinirea lor completă).

De obicei, o schimbare a sistemului informatic întâmpină rezistență din ambele părți: utilizatorii, pentru că s-au obișnuit cu programele vechi și au reticențe la schimbare, managerii, pentru că orice schimbare de sistem poate însemna costuri suplimentare, investiții și bătaie de cap, deși eficiența unui sistem informatic integrat este cu mult mai mare decât costurile sale de achiziție și implementare.

2.4. Procesul de selecție și strategiile de implementare a unui sistem informatic de gestiune în cadrul unui IMM

Amploarea unui proiect de implementarea a unui sistem informatic integrat, ERP, este diferită, în funcție de mărimea organizației (întreprinderi mici și mijlocii, de talie medie-mare sau corporații), dar indiferent de mărimea organizației, este importantă alegerea celei mai optime soluții.

Un prim pas constă în familiarizarea echipei manageriale cu toate intimitățile unui sistem ERP și a consecințelor adoptării acestuia. Conștientizarea importanței fenomenului și descrierea din faza de start a tuturor riscurilor sunt foarte importante. Achiziția celor mai noi tehnologii nu garantează succes și nu elimină riscul eșecului proiectului în lipsa unei strategii coerente.

Succesul unui proiect ERP nu depinde de șansă. Alegerea celei mai potrivite soluții, educarea personalului și planificarea resurselor sunt cele trei condiții esențiale pentru implementarea reușită și utilizarea în condiții de eficiență maximă.

În majoritatea proiectelor, principalele motive ale adoptării ERP sunt:

modernizarea sistemului informațional;

creșterea utilizabilității și flexibilității;

integrarea datelor și sistemelor;

reproiectarea proceselor economice;

reducerea cheltuielilor de întreținere;

minimizarea riscurilor;

deschiderea către web și aplicații Internet.

Atunci când avem în vedere structura unui proiect ERP, două componente sunt esențiale: obiectivele și fazele (activitățile).

Obiectivele sunt caracteristicile cele mai importante pentru succesul proiectului și includ: durata, funcționalitatea, resursele, riscurile, complexitatea, beneficiile.

Corelațiile dintre obiective, ilustrate mai jos, prezintă consecințele creșterii sau amplificării unui obiectiv în fața celorlalte. Dacă examinăm coloana duratei, în cazul creșterii acesteia observăm influența neutră asupra beneficiilor și resurselor, creșterea riscurilor și diminuarea complexității. Sporirea resurselor este antrenată de amplificarea complexității și a ariei funcționale a proiectului.

Tabelul nr. 2.3.

Corelații între obiectivele proiectului ERP

Valori mari pentru Resurse Riscuri Complexitate Durată Funcționalitate

Influențează celelalte obiective:

Legendă: + = Corelație pozitivă N = Corelație neutră – = Corelație negativă

Sursa: Anderegg T., ERP: A – Z Implementer’s Guide for Success, Resource Publishing, 2000, pag. 54.

Figura nr. 2.7.

Configurația unei echipe ERP

Eficiența utilizării unui sistem informatic într-o organziație depinde de modul în care datele sunt stocate, organizate și accesate. Furnizarea unor informații de calitate nu depinde numai de performanțele sistemului de calcul (hardware și software), ci și de abilitatea managementului organizației de a gestiona datele ca o resursă importantă pentru organizație.

Figura nr. 2.8.

Modelarea deciziei de selecție ERP

Pe lângă faptul că procesul de evaluare întâmpină unele dificultăți, o altă problemă ar fi analiza celor mai adecvate criterii de selecție. Criteriile de selecție pot fi încadrate în câteva mari categorii:

– dimensiunea afacerii și amploarea proiectelor viitoare;

– infrastructura tehnologică și necesarul de investiții impus de acest proiect;

– speicificul activității desfășurate;

– gradul de dispersie geografică;

– structura aplicațiilor existente.

Deosebit de relevant, în diferențierea criteriilor este un studiu realizat la Univeristatea din Viena, care diferențiază criteriile de evaluare în funcție de mărimea organizației beneficiare.

Tabelul nr. 2.4.

Diferențierea criteriilor de evaluare ERP pe tipuri de organizații

Sursa: Fotache D., Hurbean L., Soluții informatice integrate pentru gestiunea afacerilor-ERP, Editura Economică, București, 2004, pag. 53.

Studiul a fost realizat pe un eșantion de 138 de organizații, dintre care 116 companii mari. Observăm ponderi diferite acordate de cele doua categorii de organizații. Aspectele legate de flexibilitatea organizațională au primit procente mai mici din partea IMM-urilor, întrucât ele nu doresc implementarea ERP pentru atingerea acestui deziderent. Aceste firme doresc aplicații ușor adaptabile, care pot fi implementate într-un timp scurt și cu resurse cât mai puține. Caracterul internațional al software-ului are mai puțină importanță, ca și independență față de platforme, deoarece sistemul va înlocui complet aplicațiile existente în firmă – spre deosebire de marile companii care doresc adesea să păstreze unele aplicații și să le integreze în mediul ERP.

Un studiu realizat în 2006 pentru Comisia Europeană, arată că dintre firmele care utilizează în activitatea zilnică calculatoare, în funcție de dimensiunea afacerii, gradul de adoptare a soluțiilor ERP în IMM-uri este destul de redus: 7% – microîntreprinderi , 16% – întreprinderi mici și 25% – întreprinderile mijlocii, spre deosebire de 45% la companiile cu peste 250 de angajați.

2.4.1. Strategii de implementare

Din practica proiectelor ERP se poate desprinde o taxonomie a implementărilor de sisteme, care poate constitui un punct de plecare în stabilirea strategiei de implicare pentru un proiect ERP. Motivația fiecărei organizații pentru alegerea ERP influențează strategia de implementare. Sunt trei mari categorii de motive:

– tehnice – aplicații izolate, platforme învechite față de prezentul tehnologic;

– operaționale – îmbunătățirea proceselor, vizibilitatea informațională, reducerea costurilor operaționale;

– strategice – îmbunătățirea relațiilor cu clienții, restructurarea afacerii, standarti-zarea multilocație, nevoia de eficiență și integrare.

Există, așadar, motivații diferite pentru implementarea unui sistem ERP, iar acestea concretizează abordări diferite ale proiectelor, astfel, conturâdu-se următoarele strategii:

1. Strategia cu riscuri minime, aleasă fiind, de regulă, de proiectele de avergură. Presupune parcurgerea tuturor pașilor și activităților descrie pe parcursul unei perioade de timp extinse (aproximativ 2 ani).

2. Strategia de buget, așa cum arată numele, urmărește implementarea noului sistem cu un buget cât mai mic,

3. Strategia „Big Bang” este o metedologie rapidă, ușoară și presupune costuri minime. Reunește doar elementele de bază, eliminând multe activități din dorința de a reduce timpul de implementare și costurile.

4. Strategia „cu forțe proprii” presupune folosirea echipei proprii de specialiști (analiști și programatori) pentru a dezvolta un sistem ERP „de la zero”.

5. Strategia „la cheie” are aceeași structură și secvență de activități ca și strategia riscurilor minime. Diferența apare la planificarea și derularea propriu-zisă a activităților, care sunt realizate cu resurse externe.

6. Strategia de parteneriat se bazează pe o structură detaliată, cu includerea tuturor activităților. Se deosebește de alte strategii prin aceea că responsabilitățile proiectului sunt partajate de beneficiar și de partenerii săi.

Există șase decizii critice pe care o afacere mică sau mijlocie trebuie sa le ia în ceea ce privește adoptarea unei soluții ERP și strategiile de implementare:

1. Structura echipei de proiect – deși există mai multe modalități, pentru IMM-uri cea mai eficientă este cea „cu greutate” (în engleză heavyweight). Structura unei echipe de acest tip nu necesită ca membrii proiectului să se dedice în exclusivitate unor sarcini bine delimitate din cadrul priectului, ci reponsabilitățile fiecăruia dintre membri pot varia în funcție de cerințele specifice ficărei etape de implementare. Echipa de proiect va fi condusă de un manager care va dispune de control și autoritate direct asupra echipei. Formarea echipei de proiect ERP de acest tip este ideală pentru afacerile mici, dar devine mai dificil de utilizat pe măsură ce crește complexitatea implementării soluției.

2. Implementarea strategiei – în alegerea strategiei de implementare a soluției ERP, IMM-urile sunt condiționate de resursele umane și tehnice disponibile, cât și limitările financiare, pe care nu le pot aloca în regim exclusiv pentru a implementa aplicația ERP. Ținând cont de aceste restricții cu care se confruntă afacerile mici și mijlocii, strategia parteneriatului pare a fi cea mai bună soluție pentru implementarea unei soluții ERP. Această strategie presupune utilizarea resurselor interne și externe, și împarțirea responsabilităților proiectului ERP între membrii interni ai organizației ți partenerii externi. Principalul avantaj al strategiei de tip parteneriat constă în expertiza și resursele cu care contribuie partenerii organizației.

3. Selectarea tehnicii de tranziție – adoptarea noii soluții va duce la înlocuirea sistemului existen în organizație, iar compania trebuie să decidă asupra unei tehnici de tranziție de la vechiul sistem la noua soluție. Pentru IMM-uri se recomandă alegerea unei tranzacții etapizate, ceea ce presupune tranzacția, în ordine secvențială, a câte unui modul. Alegerea acestui tip de tranzacție permite firmei reducerea resurselor care trebuie alocate, întrucât în fiecare etapă sunt necesare resurse pentru tranziția unui singur modul.

4. Strategia de conversie a bazei de date – odată cu tranziția la noul sistem ERP, informațiile conținute în vechiul sistem trebuie transferate în noua soluție. În acest scop, IMM-urile pot apela la două metode de conversie a bazelor de date: electronică și manuală. Conversia electronică a bazei de date este rapidă și se face automat de către softuri specializate. Pe de altă parte, conversia manuală presupune introducerea datelor în noul sistem de către utilizatori. Pentru majritatea afacerilor mici și mijlocii, metoda de conversie recomandată este cea manuală; mai mult, este indicat ca introducerea manuală a informațiilor în noul sistem să fie realizată chiar de către viitori utilizatori direcți ai aplicației, care pot astfel să se familiarizeze ușor cu noul mediu de lucru.

5. Strategia de managementul riscului – implementarea unei soluții extrem de complexă, poate genera beneficii deosebite pentru afacere, dar comportă și riscuri majore. Riscurile asociate cu implementarea soluției ERP într-un IMM pot deriva din următorii factori:

– Locația IMM-ului: angajații afacerilor mici sau mijlocii care activează în localități de dimensiuni reduse vor manifesta rezistență mai înaltă la adoptarea soluțiilor ERP, întrucât, dată fiind dimensiunea redusă a localității, nu au șansa de a intra în contact cu alți utilizatori ai sistemelor ERP, care le-ar putea împărtăși din propria experiență de utilizatori.

– Realitățile IMM-urilor: afacerile mici și mijlocii sunt adesea supuse presiunilor financiare imediaye, de aceea un IMM va fi mai tentat să aleagă o soluție ERP ce presupune costuri mai reduse, în defavoarea uneia care i-ar putea aduce beneficii strategice.

– Nișa firmei: adesea IMM-urile acșionează pe o piață de nișă, cu un produs specific, iar această piață poate să nu prezinte suficient interes pentru furnizorii de soluții ERP, astfel încât aceștia nu vor elabora soluții ERP care să se potrivească specificicului de activitate al IMM-ului în cauză.

6. Strategia de managementul schimbării – angajații unei organizații manifestă adesea un anumit grad de rezistență la schimbare atunci când vine vorba de implementarea unui proiect noi; sistemele ERP nu fac excepție în acest sens.Deși rezistența la schimbare nu poate fi eliminată, o strategie de comunicare eficientă poate minimiza impactul negativ asupra implementării soluției ERP. În același scop de minimizare a rezistenței la schimbare pot acționa și câteva dintre deciziile critice prezentate mai sus.

2.4.2. Riscuri și beneficii ale implementării sistemelor informatice într-un IMM

Statistic, cei mai importanți factori de risc ce afectează implementarea, potrivit specialiștilor de implementare ai organizației Senior Software sunt:

– lipsa implicării top managementului în implementare;

– definirea deficitară a cerințelor;

– selecția unui sistem ERP nepotrivit:

– timpul pe care echipa îl alocă analizei diverselor sisteme;

– alocarea inadecvată a resurselor;

– rezistența la schimbare;

– neestimarea corectă a timpilor și eforturilor;

– maparea incorectă a proceselor de afaceri pe sistemul ERP;

– așteptări nerealiste privind beneficiile;

– training inadecvat;

– planificarea și urmărirea deficitară a proiectului implementării;

– slaba comunicare în cadrul proiectului;

– reduceri de costuri nefundamentate.

În momentul în care afacerea începe să crească IMM-urile au nevoie de o aplicație ERP care să automatizeze procesele de producție, distribuție și vânzări și să sporească productivitatea angajaților. Un ERP îmbunătățește eficiența IMM-urilor, ajutând la:

– monitorizare și la obținera rapoartelor;

– reducerea costurilor și a riscurilor operaționale;

– reducerea eforturilor pentru realizarea task-urilor administrative consumatoare de timp;

– luarea unor decizii mai bine fundamentate;

– un management financiar mai eficient;

– creșterea profitabilității business-ului.

2.4.3. Soluții ERP în regim SaaS pentru IMM-uri, disponibile pe piața din România

În lipsa resurselor financiare sau a unui departament informatic, cu sisteme ERP ale căror costuri de achiziție, implementare sau mentenanță variază de la zeci de mii la milioane de Euro, pentru multe firme mici sau mijlocii achiziția unui sistem ERP rămâne la stadiul de vis. Sistemele SaaS (SaaS – „Software ca serviciu”) sunt o soluție informatică perfectă pentru IMM-uri. Sistemul presupune ca prin intermediul internetului, clienții (utilizatorii) au acces la aplicații informatice găzduite direct pe serverele furnizorilor de aplicații.

Principalele avantaje ale unei soluții ERP livrate în regim SaaS sunt5 :

– Nu se plătesc licențe pentru sistemul ERP, ci doar abonamente lunare per utilizator;

– Nu sunt necesare investiții în infrastructura IT ( hardware și software), deoarece sistemul ERP nu trebuie instalat pe calculatoarele organizației;

– Nu necesită costuri de mentenanță;

– Nu necesită personal specializat în IT;

– Este nevoie doar de acces la Internet pentru a beneficia de funcțiunile aplicației;

– Ideal pentru întreprinderi care au o largă răspândire teritorială, deoarece orice angajat, indiferent de locație, poate accesa aplicația, dacă are conexiune la internet.

O scurtă prezentare a trei soluții ERP în regim SaaS oferite firmelor din România:

– SAN Software pune la dispoziția firmelor, prin intermediul Portalului SaaS, două soluții în regim SaaS: San.ERP (gestiune economico-financiară) și San.BI (Business Intelligence). Durata de implementare a acestor soluții este extrem de redusă, variind de la 3 ore la maxim 3 zile, în funcție de complexitatea soluției. Abonamentul minim de utilizare începe de la 25 euro /lună, incluzând: acces în permanență la toate funcțiile soluțiilor San.ERP și San.BI; banda internet de acces pentru maxim 5 utilizatori; spațiu alocat pentru bazele de date și întreținerea acestora; upgrade de versiune; actualizarea permanentă a legislației, dar nu include și asistența tehnică, oferită doar la cererea beneficiarului.

– Alfa Software oferă sistemul ERP ASISplus în regim SaaS, care permite clienților să acceseze online următoarele module ale aplicației: contabilitate, gestiune, salarii, mijloace fixe, rapoarte. Clienții au acces la aplicația informatică în baza unei conexiuni bune la internet și a unui abonament care pornește de la 40 euro/luna/utilizator și include: taxa de utilizare a serverului, licența de Microsoft Windows Server, licența de Microsoft SQL Server și licența de utilizare ASISplus. Utilizarea acestei soluții ERP în regim SaaS le permite clienților să elimine sau să reducă costurile cu investițiile în infrastructura IT, cu personalul specializat și cu instalarea și configurarea aplicației pe calculatoarele client. Există însă anumite cheltuieli, care variază în funcție de necesitățile clienților, și care se referă la instruirea utilizatorilor aplicației, la configurarea inițială a serverului pentru nevoile particulare ale clientului și pentru conversia datelor din alte sisteme existente în întreprindere.

– iBS SaaS este soluția ERP în regim SaaS oferită de Sysgenic Group și se adresează firmelor mici și mijlocii care își desfășoară activitatea în sectoarele producție, distribuție, comerț și servicii. Soluția ERP le oferă utilizatorilor accesul la modulele de contabilitate, business intelligence (analiză statistică), vânzări, nomenclatoare, salarizare, gestiune stocuri, dar are și module opționale pentru mijloacele fixe, urmărirea producției, managementul contractelor și automatizarea forței de vânzare. Durata de implementare a soluției ERP este de 1-2 luni, iar costul începe de la 70 Euro + TVA / lună/ utilizator.

CAPITOLUL 3. STUDIU DE CAZ PRIVIND POSIBILITATEA IMPLEMENTĂRII UNUI ERP ÎN CADRUL CENTRULUI DE CALCUL INFO’98 PETROȘANI SA

3.1. Centrul de Calcul INFO’98 Petroșani SA

Centrul de Calcul INFO’98 s-a înființat la 1 martie 1974, ca unitate subordonată fostului Combinat Minier Valea Jiului, actuala Companie Națională a Huilei Petroșani, iar prin desprinderea de aceasta, în anul 1998, a devenit societate de sine stătătoare. În anul 2010 societatea a fost privatizată, în prezent fiind cu capital integral privat.

Performanțele firmei au fost recunoscute de către diverși parteneri, în prezent fiind Microsoft Certified Partner, Oracle Member Partner, Centru de testare certificat de ECDL România SA, dealer PROGIS. Parteneri ai Asociației Naționale a Informaticienilor din Administrația Publică (ANIAP), membri ai Asociației Naționale a Industriei de Software și Servicii (ANIS). Din octombrie 2001 sunt marcă înregistrată la OSIM sub numărul 48379.

Firma funcționează în domeniul tehnologiei informației și al calculatoarelor, oferind servicii hardware, software, precum și consultanță și asistență tehnică în informatică. O preocupare constantă este îmbunătățirea calității prin creșterea flexibilității în elaborarea de soluții, conform celor mai recente tehnologii existente pe piață, și prin permanenta dezvoltare a resurselor umane, precum si a echipamentelor tehnice. Activitatea fiind una orientată pe client, bazată pe profesionalism și competență.

Tabelul nr. 3.1.

Date generale despre firmă

Sursa: în urma studiului făcut (vezi Anexa nr. 1), http://www.risco.ro

Activități:

– Servicii de întreținere a echipamentelor IT;

– Servicii de prelucrare a datelor electronice (EDP);

– Servicii de externalizare în domeniul IT;

– Servicii de consultanță și audit în tehnologia informației (IT);

– Servicii de inginerie în tehnologia informației (IT);

– Servicii de întreținere și asistență tehnică în domeniul IT (help desk);

– Servicii Internet.

3.1.1. Managementul calității și securității informațiilor

La începutul anului 2002, Centrul de Calcul INFO’98 a proiectat si implementat sistemul de management al calității în conformitate cu standardul ISO 9001:2001, certificarea fiind realizată de către organismul acreditat, „Societatea Română de Asigurare a Calității” (SRAC) primind în data de 20.11.2002 certificat cu nr. de înregistrare RO-1121. În anul 2009 s-a făcut trecerea la noul standard ISO 9001:2008, reînnoidu-se certificarea la data de 03.12.2009.

În anul 2010 s-a implementat și managementul securității informațiilor. Acesta a fost integrat cu managementul calității și în 21 septembrie 2010 s-au obținut atât recertificarea pe sistemul de management al calității prin standardul ISO 9001:2008 cât și prin certificarea pe sistemul de management al securității informațiilor prin standardul ISO/IEC 27001:2005.

În anul 2012 s-a implementat și managementul calității serviciilor IT, standard ISO/IEC 20000, obținând certificatul nr.07. Acesta a fost integrat cu sistemul de management al calității și sistemul de management al securității informațiilor realizându-se un sistem integrat.

Sistemul de management al calității aplicat în Centrul de Calcul INFO’98 SA este bazat pe satisfacerea cerințelor standardului internațional SR EN ISO 9001:2008 și urmărește atât satisfacerea cerințelor clienților, a cerințelor legale, îmbunătățirea continuă a calității produselor/serviciilor furnizate și menținerea reputației pe piață.

Sistemul de management al securității informațiilor aplicat în Centrul de Calcul INFO’98 SA este bazat pe standardul ISO/IEC 27001:2005.

Sistemul de management al calității serviciilor IT aplicat în Centrul de Calcul INFO’98 SA este bazat pe standardul ISO/IEC 20000-1:2011.

3.1.2. Evoluția în timp a IMM-ului

În urma studiului făcut la Centrul de Calcul INFO’98 SA (vezi Anexa nr. 2), firma se încadrează în categoria, întreprindere mică (45 angajați), având o strategie de dezvoltare pe termen scurt, urmărește devoltarea unui sistem structurat de formare profesională continuă, transparent și flexibil, cu un nivel adecvat de finanțare și o puternică implicare a partenerilor sociali.

Figura nr. 3.1.

Evoluția cifrei de afaceri

Firma nu a făcut investiții în ultimul an (2014), iar pentru următorii 3 ani compania își propune modernizarea tehnologiilor de automatizare/informatică de proces și a soluțiilor informatice deja existente. Principala piață de desfacere este Județul Hunedoara și Județul Gorj, cei mai importanți clienți pentru firmă sunt firmele/instituțiile de stat, principalii beneficiari fiind Complexul Energetic Hunedoara și Societatea Națională de Închirieri Mine Valea Jiului.

Figura nr. 3.2.

Evoluția profitului net

După cum vedem se constantă o creștere a cifrei de afaceri și a profitului net, comparativ cu anul de bază 2010. Asupra acestui fapt au influențat mai mulți factori. Reducerea numărului de angajați în condițiile menținerii constante a influenței celorlalți factori ar fi putut avea o influență negativă, de diminuare a cifrei de afaceri sau/și a profitului net, totuși gradul de înzestrare tehnică a crescut (vezi Anexa 2) și s-a reflectat favorabil asupra acestor indicatori.

Figura nr. 3.3.

Evoluția marjei profitului net

Potrivit rezultatului marjei profitului net din anul 2014, situația întreprinderii Centrul de Calcul INFO’98 este una volatilă, deoarece 24% > 15%, potrivit căruia se încadrează firmele volatile. Cu cât marja de profit este mai ridicată, cu atât se consideră că firma a avut o activitate mai bună în perioada precedentă.

Figura nr. 3.4.

Evoluția numărului de angajați

În urma studiului făcut vedem că numărul de angajați s-a redus comparativ cu 2010, în fiecare an firma a trebuit să renunțe la unii angajați, aceasta fiind o soluție de tăiere a costurilor.

Tabelul nr. 3.2.

Importanța următoarelor tipuri de cheltuieli în costul total în cadrul firmei

1 – deloc important; 2 – importanță scăzută; 3 – importanță medie; 4 – foarte important; 5 – cel mai important; Sursa: studiu conform chestionarului (vezi Anexa nr. 3).

Observăm că cheltuielile cu personalul au cel mai mare grad de importanță, care trebuie să fie rezultatul respectării corelației dintre ritmul de creștere a efectelor (venituri din exploatare, cifra de afaceri, valoarea adăugată) și ritmul de creștere a fondului de salarii ca efort pe linia costurilor.

Centrul de Calcul INFO’98 a înregistrat rezultate financiare deosebite în anul 2007 și 2011, acest lucru fiind devedit de către Camera de Comerț și Industrie a Județului Hunedoara care i-a acordat locul I Centrului de Calcul INFO’98 Petroșani, la grupa Cercetare, Dezvoltare și High Tech, domeniul Tehnologia Informației, categoria Întreprinderi mijlocii.

3.2. Managementul și tehnologiile informatice ale firmei

Centrul de Calcul INFO’98 este o firmă specializată în domeniul IT, având o expe-riență considerabilă în implementare soluțiilor informatice realizate de către firmă, cât și de alți producători software cu care întreprinderea are relații de colaborare. Firma prin specialiștii competenți în domeniul IT, pot să mențină în funcțiune și să modernizeze, orice sistem informatic al unui agent economic care decide să își externalizeze competența IT, alte servicii fiind instruirea IT, întreținere software computere/rețele, de asemenea creare și întreținere website-uri.

Figura nr. 3.5.

Organigrama și dotarea tehnică a firmei

În dotarea unității se află în total 45 de echipamente de calcul din care 3 servere și 42 de stații de lucru. Sunt 45 de calculatoare interconectate în rețea de tip Intranet, dintre care 35 din ele cu acces la Internet (vezi Anexa nr. 1) .

Întreprinderea are un administrator unic și este împărțită în departamente, cele 4 departamente fiind: contabilitate, resurse umane, producție (vânzare) și cercetare-dezvoltare.

Sistemele de gestiune a bazelor de date (SGBD) (Data Base Management System) utilizate, conform chestionarului (vezi Anexa nr. 2), sunt Microsoft SQL Server și MySQL. Un sistem de Gestiune a Bazelor de Date este un set complex de programe ce permite organizarea, păstrarea și extragerea datelor din bazele de date. SGBD-urile utilizează anumite modele conceptuale pentru a putea gestiona datele: ierarhic, rețea, relațional, obiectual și obiectual-relațional.

Microsoft SQL Server este sistemul de gestiune a bazelor de date produs de către compania americană Microsoft. Este un sistem din clasa Enterprise ce se poate aplica bazelor de date de dimensiuni foarte mari.

MySQL este un sistem de gestiune a bazelor de date relaționale, produs de compania suedeza MySQL AB și distribuit sub Licența Publică Generală GNU. Este cel mai popular SGBD open-source la ora actuală. Acest software de baze de date a devenit alegerea preferată pentru Web, Web 2, SaaS, ISV, companii de telecomunicații, managerii

IT, deoarece elimină problemele majore asociate cu timpul pierdut, întreținere și adminis-trare pentru aplicații moderne, on-line.

Specializările de care au nevoie managerii și angajații care ocupă funcții în domeniul sistemelor informatice, al automatizărilor industriale, al inovării tehnice și tehnologice și/sau proiectare-dezvoltare sunt:

practica ingineriei software, inteligență și viziune artificială;

rețele de comunicații și aplicații mobile, sisteme distribuite;

tehnologia informației în economie (ERP, CRM, SCM, DBE, etc.).

În urma analizei făcute asupra chestionarului de la departamentul de resurse umane (vezi Anexa nr. 1) deducem că numărul de persoane care au urmat un curs de instruire, ce utilizează aplicații informatice este 45, ceea ce înseamnă că întregul personal al firmei a urmat un astfel de curs, totuși nu întreprinderea a fost cea care a organizat un anume program unitar de instruire al personalului în domeniul IT, angajații au urmat traininguri externe de când lucrează în companie, însă tot ei sunt de parerea că încă au nevoie de training-uri, dar să fie organizate chiar de către firmă.

Activitatea de personal este în totalitate informatizată, cum era și de așteptat de la o firmă IT. Sunt două persoane cuprinse în activitatea de personal din cadrul firmei și doar două calculatoare pe care rulează o aplicație legată de activitatea de personal.

Figura nr. 3.6.

Structura pe varste a personalului care ocupă funcții în domeniul sistemelor informatice

Conform figurei nr. 3.5. observăm dupa structura aproximativă pe vârste a personalului care ocupă funcții în domeniul sistemelor informatice, al automatizărilor industriale, al inovării tehnice și tehnologice și proiectare-dezvoltare din cadrul Centrului de Calcul INFO’98 SA că firma pune accent pe experiență, deoarece mai mult de jumătate din numărul de personal sunt trecuți de vârsta de 45 ani.

Tabelul nr. 3.3.

Activități din domeniul managementului resurselor umane informatizate, grad de utilizare (1 – 5)

Sursa: studiu în cadrul firmei (vezi Anexa nr. 1)

Adaptarea continuă și dinamica formării profesionale a angajaților este inclusă în strategia de dezvoltare a firmei, strategia de resurse umane preferată în cadrul întreprinderii este angajarea de personal cu un grad înalt de calificare și formarea profesională a personalului existent.

În departamentul contabilitate, conform răspunsurilor la chestionar (vezi Anexa nr. 3), avem 5 persoane care accesează date informatice legate de contabilitate, iar numărul calculatoarelor pe care rulează o aplicație contabilă este același. Entitatea aplică Standardele Internaționale de Raportare Financiară (IFRS), iar programele informatice legate de contabilitate au fost proiectate în cadrul firmei. Cele mai mari dificultăți întâmpinate în folosirea programelor/aplicațiilor informatice ce țin de acest domeniu pentru angajați au fost adaptarea la cadrul legislativ și alegerea tratamentelor. În condițiile aplicării programelor informatice de gestiune contabilă, factorii care vor determina alegerea dintre diferite opțiuni și politici contabile a angajaților din departamenul Contabilitate al Centrului de Calcul INFO’98 SA, va fi interesul managementului pentru diferite politici și opțiuni contabile.

Avantajele utilizării aplicațiilor informatice în contabilitate sunt:

comparabilitatea cu principalii concurenți care activează pe piața internațională și aplică aceleași aplicații;

grad de credibilitate ridicat al situațiilor financiare;

calitatea net superioară a infomațiilor financiar-contabile, utilizate ca bază în procesul de luare a deciziilor economice;

activitate partajată.

3.3. Implementarea unui sistem informatic integrat în cadrul societății

Misiunea este implementarea unui sistem informatic integrat care să gestioneze în mod unic toate categoriile de date și informații existente în Centrul de Calcul INFO’98 SA, să raspundă cerințelor definite de oricare din compartimente și să asigure informarea corectă, completă și în timp util a factorilor de decizie.

Volumul mare de date și informații a fost mereu o problemă, deoarece face ca managementul datelor și informațiilor să constituie o funcție centrală a instutuției. Coordonarea și administrarea informațiilor constituie o problemă strategică de importanță majoră.

Sistemul informatic integrat va trebui să asigure constituirea și utilizarea în comun a colecțiilor de informații de interes general, unicitatea codificării și a identificării informației, viteza mare de acces la infomații și la transfer rapid al informațiilor între utilizatori, stabilirea responsabilității pentru furnizarea, administrarea și asigurarea calității și integrității acestor colecții de informații.

Figura nr. 3.7.

Fazele implementării unui sistem informatic integrat

Implementarea unui astfel de sistem integrat în cadrul Centrului de Calcul INFO’98 SA ar putea fi simplă, în comparație cu alte firme care nu sunt specializate în tehnologii informatice, adică firmă IT. Specialiștii pe care firma îi are ca angajați pot realiza ușor un sistem informatic integrat personalizat, pe care, mai târziu firma îl poate furniza altor IMM-uri care doresc un sistem informatic integrat, pe care însuși firma IT îl folosește cu succes.

Centrul de Calcul INFO’98 a realizat, de-a lungul anilor, foarte multe aplicații informatice, multe dintre ele funcționând și în prezent. Deci, în prezent există în exploatare aplicații folosite atât în cadrul întreprinderii cât și aflate în funcțiune la diverși clienți, aplicațiile sunt dezvoltate pe diverse domenii de activitate precum: domeniul economic (contabilitate, facturi chitanțe, MFOB, TERMO-PREST, stocuri etc.), domeniul personal-salarizare (salarii, vechime etc.) și domeniul tehnic (evidența accidentelor de muncă, elaborarea programelor de exploatare, sistem informatic integrat pentru conducere etc.). Totuși, bazele de date gestionate de aceste aplicații nu sunt corelate și va trebui să fie validate și importate în noul sistem informatic.

3.3.1. Obiective, funcționalități și beneficii

Sistemul informatic integrat va asigura atât informatizarea activității curente cât și structurarea informațiilor în rapoarte necesare pentru luarea deciziilor la nivelul Managerului General.

Un sistem informatic integrat implementat cu succes în cadrul Centrului de Calcul INFO’98 SA va permite fundamentarea managementului pe informații obținute direct, la momentul dorit și în timp real, din baze de date constituite și exploatate curent în domeniile de activitate ale firmei.

Este foarte important ca în procesul de integrare, de mare anvergură într-un lanț colaborativ, organizația să urmărească următoarele obiective strategice:

– controlul inteligent al resurselor întreprinderii;

– controlul fluxului de informații prin orientarea pe procese economice;

– centralizarea și descentralizarea informațiilor (metrica de procese);

– analiza activității și profitabilității;

– suportul decizional la toate nivelurile.

Așteptările firmei de la un sistem informatic integrat sunt asigurarea performanței, un instrument apt să optimizeze funcționarea tuturor structurilor organizatorice, pe toate nivelurile, un sistem coerent, comprehensiv, puternic și rapid de înregistrare, prelucrare și de analiză a datelor și informațiilor.

Funcționalitățile posibile:

– ordonarea și ritmicizarea activității, impusă de integrarea aplicațiilor;

– scăderea volumului de muncă depus pentru realizarea evidențelor contabile și emiterea documentelor;

– minimizarea până la eliminarea totală a erorilor privind înregistrările contabile;

– controlul activităților și fundamentarea deciziilor la nivelul managementului pe baza indicatorilor de analiză;

– controlul costurilor, ceea ce va permite reducerea cheltuielilor neproductive și luarea unor măsuri eficiente în timp util;

– comunicarea între companie și clienți mai rapidă și mai eficientă;

– luarea deciziilor manageriale pe baza unor informații inteligente emise în timp real.

Câțiva manageri, mai exact 14, care au experiența implementării unui sistem informatic integrat pentru managementul afacerilor în propriile companii au participat la un interviu referitor la importanța ERP-ului în strategia unei firme. Am selectat de la fiecare răspuns, care în viziunea lor ar fi beneficiile implementarii unui sistem informatic integrat:

– un sistem ERP eficient te ajută să controlezi ce se întâmplă în interior și să fii flexibil in mediul extern;

– o companie modernă are nevoie de un sun astfel de sistem dacă vrea să țină pasul cu concurența de pe piață;

– o astfel de implementare te ajută să ai un target, un obiectiv mult mai real;

– nu poți învinge în lupta pentru piață fără o tehnologie ca o soluție ERP;

– interacțiunea între departamente;

– eliminarea erorilor umane;

– creșterea vânzărilor către clienții existenți;

– reducerea timpului de operare;

– mai mult timp pentru analiză și control prin eliminarea timpilor alocați adunării și consolidării datelor;

3.3.2. Modulele posibile ale sistemului

După cum știm deja un sistem ERP este format dintr-un pachet de module integrate care sunt interdependente și combinate interfuncțional, dar pot lucra și independent.

Fiecare furnizor oferă un sistem ERP diferit de al celorlalți, cu un anume grad de specializare, dar, sub aspectul modulelor de bază, toate sunt identice și propun aceeași „formulă”. Deci modulele posibile vor fi în funcție de ce sistem integrat alege firma să implementeze, sau Centru de Calcul INFO’98 SA fiind o firmă IT, posibilitatea ca specialiștii IT să proiecteze singuri un nou sistem informatic integrat este mare, iar după posibilul succes al acestuia sa-l ofere pe piață clienților săi.

Ne vom conduce după departamentele care sunt deja în cadrul firmei pentru a descrie posibilele module. Trebuie de precizat că nu există o regulă la nivel de terminologie, denumirile cestor module diferă de la un pachet software la altul. Setul componentelor principale ale unui viitor ERP implementat în cadrul firmei ar fi următoarele:

– Nomenclatura (fișiere de bază) , clienți, furnizori, personal sub forma unor fișiere care reunesc toate datele de descriere a acestora și interfațează cu oricare modul care servește aceste date;

– Contabilitate generală, numită și componentă financiar-contabilă, tocmai pentru că asigură conducerea evidenței contabile și gestiunea financiară. Funcționalitățile vizează: automatizarea înregistrării informațiilor financiar-contabile preluate din documentele primare, ceea ce deja există în cadrul firmei, totuși în continuare se preiau automat datele din alte aplicații ale sistemului ERP și se realizează evidența contabilă completă, la nivel analitic și sintetic;

– Încasări-plăți – gestionează încasările și plățile, efectuate pe baza mai multor tipuri de documente care creează obligații de plată sau încasare;

– Resurse umane – componentă/modul care sprijină crearea unei politici de personal, susținând activitățile de recrutare și selecție a personalului, analiza și urmărirea forței de muncă, instruirea și dezvoltarea carierelor, crearea unui sistem de apreciere a performanțelor;

– Salarizare – componentă legată adesea de cea de resurse umane, avănd ca obiect calculul și evidența salariilor;

– Imobilizări – gestionează mijloacele fixe, dar și obiectele de inventar sau activele necorporale;

– Planificare producție – fiecare sistem are o modalitate specifică pentru identificarea activităților de producție desfășurate: plan de producție, ordin de lucru, comandă etc. Planificarea vizează executantul, costul programat, detaliile tehnice, termenul și/sau articolele de realizat;

– Planificare și urmărire consumuri și costuri – întocmește bonurile de consum și preia datele despre consumuri, centralizează aceste date pentru calculul costurilor;

– Vânzări – gestionează activitățile specifice precesului de vânzare: gestiunea clienților, gestiunea nomenclatoarelor de articole și prețuri, gestiunea contractelor și comenzilor, procesul de livrare și facturare;

– Service/servicii – urmărețte garanțiile și serviciile postvânzare;

– Analiză – componentă destinată analizei dateor din sistem, ca suport în procesul de luare a deciziilor;

– Generator de rapoarte – utilizatorii obțin rapoartele dorite în cadrul fiecărui modul funcțional utilizând datele din baza de date a sistemului ERP.

La întrebarea daca firma are previzionat, poate în viitor, implementarea unui sistem informatic integrat, adresată Managerului General al Centrului de Calcul INFO’98 SA, domnul Lucian Lupu, mi-a fost dat un răspuns afirmativ. Cât despre așteptările care le-ar avea, ca manager, de la implementarea unui sistem informatic integrat, ar fi următoarele:

– creșterea eficienței activității de gestionare administrativă a firmei, combinat cu reducerea timpului de răspuns al solicitărilor clienților;

– câștigarea de experiză în implementarea de sisteme informatice, care apoi să fie folosită în implementări similare la clienți.

CONCLUZII ȘI PROPUNERI

Bibliografie

1. Abrudan I., Lobonțiu G., Lobonțiu M., IMM-urile și managementul lor specific, Edituta Dacia, Cluj-Napoca, 2003

2. Anderegg T., ERP: A – Z Implementer’s Guide for Success, Resource Publishing, 2000

3. Bernoider E., Koch S., Differences in Characteristics of the ERP System Selection Process between Small or Medium and Large Organizations, Proceedings of AMCIS, 2000

4. Edelhauser E., Managementul modern al I.M.M.-urilor, Editura Universitas, Petroșani, 2013

5. Edelhauser E., Sisteme informatice în managementul resurselor umane, Editura Universitas, Petroșani, 2011

6. Fotache D., Hurbean L., Soluții informatice integrate pentru gestiunea afacerilor – ERP, Editura Economică, București, 2004

7. Hossain L., Patrick J.D., Rashid M.A., Enterprise Resource Planning: global opportunities and challenges, Idea Group Publishing, 2002

8. Malhotra R., Temponi C., Critical decisions for ERP integration, Journal-International Journal of Information Management: The Journal for Information Professionals, 2010

9. Militaru G., Sisteme informatice pentru management, Editura BIC ALL, București, 2004

10. Radu I., Ursăcescu M., Vlădeanu D., Cioc M., Burlacu S., Informatică și Management. O cale spre performanță, Editura Universitară, București, 2005

11. *** – www.2ibs.ro

12. *** – www.ase.ro

13. *** – www.aut.upt.ro

14. *** – www.contzilla.ro

15. *** – www.cor.europa.eu

16. *** – www.ec.europa.eu

17. *** – www.erp-distribnet.ro

18. *** – www.facultateademanagement.ro

19. *** – www.info98.ro

20. *** – www.inturda.ro

21. *** – www.marketwatch.ro

22. *** – www.mim.utcluj.ro

23. *** – www.postprivatizare.ro

24. *** – www.risco.ro

25. *** – www.ro.kompass.com

26. *** – www.ro.wikipedia.org

27. *** – www.san.ro

28. *** – www.seap.usv.ro

29. *** – www.siveco.ro

30. *** – www.steconomiceuoradea.ro

31. *** – www.univ-st-lupascu.ro

Anexa nr. 1 – Chestionar „Departamentul Resurse Umane”

CHESTIONAR

RESURSE UMANE

1. Denumirea firmei (organizației)______________________

2. Forma de proprietate

Publică ( de stat )

Privată

3. Dimensiunea firmei (număr de angajați) ______________________

4. Departamentul ______________________

5. Câți ingineri IT/tehnicieni lucrează în departamentul dvs? ______________________

6. Precizați dacă firma dumneavoastră a organizat un program unitar de instruire al personalului în domeniul IT.

Da

Nu

7. Numărul de persoane care au urmat un curs de instruire, ce utilizează aplicații informatice ______________________

8. Ați participat la traininguri externe de când lucrați în companie?

  Da

 Nu

9. Precizați numărul de persoane cuprinse în activitatea de personal _______ din cadrul firmei dumneavoastră.

10. Este activitatea de personal în totalitate informatizată ?

Da

Nu

11. Precizați numărul calculatoarelor pe care rulează o aplicație legată de activitatea de personal _______

12. Considerați că nivelul de pregatire al personalului companiei implicat în automatizări/informatică este optim pentru a satisface necesitățile companiei dvs?

Da

Nu

13. Structura aproximativă pe vârste a personalului care ocupă funcții în domeniul sistemelor informatice, al automatizărilor industriale, al inovării tehnice și tehnologice și/sau proiectare-dezvoltare în firma dvs este:

< 25 ani: ___________%

25 – 45 ani: _________%

45 – 55 ani: _________%

> 55 ani: ___________%

14. Precizați ce tip de activitate din domeniul managementului resurselor umane (exceptând salarizarea) este informatizată (acordați scoruri după gradul de utilizare dacă este posibil de la 1 la 5)

Evidența angajaților prin atribute ca: date personale, acte de identitate, adresă, etc. ___

Ștatul de funcțiuni, organigrama, fișa postului ___

Elaborarea informatizată a cărților de muncă ___

Selecția și recrutarea personalului ___

Evidența programelor de formare profesională și a certificărilor ___

Urmărirea carierei angajaților ___

Evaluarea personalului ___

Planificarea resurselor umane ___

Altele ___

15. Precizați ce tip de activitate din domeniul salarizarii este informatizată (acordați și aici scoruri după gradul de utilizare dacă este posibil)

Pontajul, deplasările, concediile medicale sau de odihnă ___

Calcul salarial (grile de salarii, formule, etc.) ___

Administrarea reținerilor și a sporurilor ___

Evidența modificărilor de funcție și / sau salariu, transferuri și rezilieri contracte de muncă ___

Altele ___

Anexa nr. 2 – Chestionar „Departamentul producție (vânzare)”

CHESTIONAR

PRODUCȚIE (VÂNZARE)

1. CIF / CUI: _____________________________________________

2. Departamentul:___________________________________________

3. Piața principală de desfacere a companiei este:

România (oraș/e) ______________________

România și UE;

4. Firma dvs. a făcut investiții în ultimul an (2014)?

5. Firma dvs. are un plan sau o strategie de dezvoltare?

6. Firma dvs. are contracte cu … ?

7. Care a fost cifra de afaceri a firmei dvs. în anul 2013? Dar în 2014?

8. Firma dvs. a avut profit sau a ieșit în pierdere în anul 2013? Dar în 2014?

9. În ce categorie considerați că se încadrează firma dvs. din punctul de vedere al automatizărilor industriale și al tehnologiei informației?

Utilizator de automatizari industriale sau soluții informatice;

Producător de automatizari industriale sau soluții informatice;

Furnizor și/sau integrator de servicii/sisteme de automatizări / informatică. Precizați beneficiarii________________________________________________________________

10. În activitatea firmei dvs. care este nivelul de automatizare/ informatizare a procesului tehnologic si respectiv de luare a deciziei:

Sisteme informatice de luare a deciziei, managementul cunoașterii

Ridicat

Mediu

Satisfăcător

11. Pentru următorii 3 ani compania dvs. își propune achizitionarea de noi tehnologii de automatizare/informatică de proces și soluții informatice sau numai modernizarea celor existente?

Achiziționare

Modernizare

Nici una din cele două

12. Care sunt specializările de care au nevoie managerii și angajații dvs. care ocupă funcții în domeniul sistemelor informatice, al automatizărilor industriale, al inovării tehnice și tehnologice și/sau proiectare-dezvoltare:

Tehnologia informației și comunicației:

Practica Ingineriei software; Inteligență si viziune artificială;

Rețele de comunicații și Aplicații mobile; sisteme distribuite;

Tehnologia informației în economie( ERP, CRM, SCM,DBE,value chain, etc.).

13. Numărul total al echipamentelor de calcul aflate în dotarea unității ____ din care:

Servere ________

Stații de lucru ________

Alte tipuri (precizați tipul) ________

14. Numărul calculatoarelor interconectate în rețea de tip Intranet _______________ dintre care cu acces la Internet _________

15. Sistemele de gestiune a bazelor de date (SGBD) (Data Base Management System) utilizate:

Oracle

Microsoft SQL Server

IBM DB2

MySQL

Anexa nr. 3 – Chestionar „Departamentul Contabilitate”

CHESTIONAR

CONTABILITATE

1. Departamentul ______________________

2. Câți ingineri IT/tehnicieni lucrează în departamentul dvs? ______________________

3. Aplică entitatea dvs. IFRS (Standardele Internaționale de Raportare Financiară) ?

     Da  

     Nu

4. Precizați numărul de persoane cuprinse în activitatea legată de contabilitate_______ din cadrul firmei dumneavoastră.

5. Precizați numărul calculatoarelor pe care rulează o aplicație legată de contabilitate __________

6. Notati pe o scara de la 1 la 5 ponderea următoarelor tipuri de cheltuieli în costul total în cadrul societății dvs :

1 – deloc important; 2 – importanță scăzută; 3 – importanță medie; 4 – foarte important; 5 – cel mai important;

7. Precizați dacă programele informatice de contabilitate au fost proiectate în cadrul firmei dvs:

Da

Nu

8. Care au fost cele mai mari dificultăți întâmpinate în folosirea programelor/aplicațiilor informatice ce țin de contabilitate? (selectați mai multe variante de răspuns, dacă este cazul)

       costuri ridicate;

        lipsa personalului competent;

        dificultăți legate de adaptare;

        alte dificultăți (menționați) ______________________________________

9. Ierarhizați pe o scară de la 1-6 următoarele avantajele ale utilizării aplicațiilor informatice în contabilitate.

1 – cel mai important ; 6 – cel mai puțin important

10. În condițiile aplicării programelor informatice de gestiune contabilă, care sunt factorii care vor determina alegerea dvs dintre diferite opțiuni și politici contabile;

         reprezentarea fidelă a realițății;

       interesul managementului pentru diferite politici și opțiuni contabile;

        interesul altor utilizatori de informație financiar – contabilă;

         alți factori (menționați)

__________________________________________________________

11. Atunci când folosiți sistemele informatice în contabilitate întâmpinați dificultăți în :

        realizarea estimărilor (baze de evaluare, durate etc);

       alegerea tratamentelor;

        interpretarea rezultatelor;

         alte dificultăți (menționați)

__________________________________________________________

12. Cât a fost pentru anul 2014, cifra de afaceri ________ (RON), profitul net ________ (RON) și profitul brut ________ (RON).