Studiu Privind Modul DE Organizare A
STUDIU PRIVIND MODUL DE ORGANIZARE A
EVIDENTEI PRODUSELOR IN CADRUL
SC MARCONF SRL- PIATRA OLT
CUPRINS
Cap.1. PREZENTAREA SOCIETATII COMERCIALE ANALIZATE
1.1.Infiintarea, evolutia, obiectul de activitate si forma juridica a organizatiei
1.2.Structura organizatorica si dotarea tehnica a societatii Marconf S.R.L. Piatra Olt
1.2.1.Ordonarea si corelarea ierarhica a activitatilor
1.2.2.Prezentarea dotarii societatii Marconf S.R.L. Piatra Olt
1.3.Date privind activitatea economico-financiara la data de 31.12.2004 – 2005
1.3.1.Informatii privind situatia financiara
1.3.2.Analiza activitatii la S.C. Marconf S.R.L. Piatra Olt, sistemul
de indicatori de exprimare a eficientei economice furnizate de
contabilitate pentru conducerea activitatii
Cap.2. MODUL DE ORGANIZARE A EVIDENTEI PRODUSELOR IN
CADRUL S.C. MARCONF S.R.L
2.1.Mijloace de organizare si conducere a contabilitatii la Marconf S.R.L
2.1.1Organizarea si conducerea sistemului informational contabil
2.1.1.1. Informatia, elementul de baza al managementului modern
2.1.1.2.Sistemul informational contabil, parte integranta a sistemului informational economic
2.1.1.3.Sarcinile contabilitatii, principiile contabile de baza, forma
de inregistrare contabila si registrele de contabilitate utilizate
in organizarea si conducerea contabilitatii
2.2.Conceptele, gruparea recunoasterea si evaluarea produselor
2.3.Organizarea generala a contabilitatii produselor
2.3.1.Metode de conducere a contabilitatii analitice a stocurilor
2.3.2.Sistemul de documente primare si de evidenta operativa si analitica a
produselor si a productiei in curs de executie utilizat in organizarea
contabilitatii la S.C. Marconf S.R.L. Piatra Olt
2.4.Organizarea contabilitatii financiare a produselor si a productiei in curs
de executie
2.5. Metode de calculatie a costurilor produselor
Cap.3. APRECIERI SINTETICE PRIVIND CALITATEA EVIDENTEI
PRODUSELOR IN CADRUL S.C. MARCONF S.R.L .
3.1. Analiza critica a sistemului de evidenta a produselor in cadrul S.C.
MARCONF S.R.L
3.2. Propuneri de imbunatatire a modului de organizare a evidentei produselor in
cadrul entitatii analizate
BIBLIOGRAFIE
ANEXE
Cap.1. PREZENTAREA SOCIETATII COMERCIALE ANALIZATE
1.1. Infiintarea, evolutia, obiectul de activitate si forma juridica a organizatiei
S.C. MARCONF S.R.L. a fost infiintata in anul 1991 in orasul Scornicesti, judetul Olt, avand ca obiect de activitate confectiile textile. In anul 1997, odata cu schimbarea sediului, societatea si-a schimbat si obiectul de activitate, trecand la producerea betonului si a prefabricatelor din beton, la executia de confectii si constructii metalice si la executia si modernizarea liniilor electrice de joasa si medie tensiune.
Incepand din 1997, sediul societatii se afla in judetul Olt, localitatea Piatra-Olt, sat Criva, nr. 8. Este inmatriculata la Registrul Comertului sub nr. J28/113/91. Forma juridica: Societate comerciala cu raspundere limitata si are o durata nelimitata1.
Capitalul social este privat autohton 100%, capitalul social subscris este in suma de 290 lei, integral varsat. Structura capitalului este de 29 parti sociale iar valoarea unei parti sociale este de 10 lei.
Obiectul de activitate al societatii cuprinde :
Proiectarea și executia LEA si LES 0.4 – 110 KV, si a constructiilor aferente acestora;
Proiectarea si executia armaturilor protejate anticoroziv pentru JT si MT;
Proiectarea si execuția tamplariei din aluminiu si PVC;
Execuție și amenajari drumuri publice;
Transport tehnologic pentru amenajari drumuri publice si accesorii necesare executiei retelelor electrice;
Executie de constructii civile, industriale si agrozootehnice;
Achizitionarea si comercializarea deseurilor feroase si neferoase.
Societatea este atestata de catre S.C. AEROQ S.A. prin certificatele nr. 747/17.12.2004 in domeniul Managementului Calitatii (ISO 9001:2000), nr. 056M/17.12.2004 in domeniul Managementului de Mediu (EN ISO 14001:2005), 010S/17.12.2004 in domeniul Managementului Securitatii si Sanatatii in Munca (OHSAS 18001:1999).
Pentru domeniul de constructii societatea are in componenta sa un laborator statie de betoane autorizat gradul III, cu certificatul nr. 640/ISC din 15.12.2004. Profilele de incercari autorizate ale laboratorului sunt:
materiale pentru mortare si betoane;
beton, beton armat, beton precomprimat.
In curs de autorizare sunt urmatoarele profile de incercari ale laboratorului:
geotehnica si teren de fundare;
drumuri;
materiale pentru drumuri.
Sistemul calitatii pe baza caruia este autorizat laboratorul are la baza manualul de Management al Calitatii si Procedurile Sistemului Calitatii, conforme cu standardul SR EN 17025:2005.
In anul 2001, societatea a fost premiata cu locul V pe judet de Consiliul National al
Intreprinderilor Mici si Mijlocii din Romania, in anul 2003 a ocupat locul II pe judet la
1.Statutul societatii comerciale Marconf, Slatina, 1991
Intreprinderilor Mici si Mijlocii din Romania, in anul 2003 a ocupat locul II pe judet la sectiunea ‘‘Intreprinderi mijlocii’’ conform clasificarii din Topul national al firmelor private 2003, iar in anul 2004 societatea s-a clasat pe locul I in Topul firmelor, faza judeteana pentru rezultate deosebite in anul economico-financiar 2004.
Marconf este o societate in plina ascensiune, cu o cifra de afaceri in crestere, dupa cum se observa si in graficul urmator:
Fig.1 Evolutia cifrei de afaceri in ultimii trei ani
Dispunand de personal calificat autorizat de S.C.Electrica S.A., si dotari de exceptie, Marconf ofera servicii de proiectare, executie si reparatii retele electrice de 0,4-110 kV, inclusiv PT 20/0,4 kV si bransamente, executie si reparatii instalatii electrice de curenti slabi, proiectare, executie si reparatii instalatii electrice interioare pentru constructii civile si industriale.
Activitatea de productie confectii metalice se desfasoara in cadrul halei de confectii metalice, dotata cu utilaje necesare executiei componentelor specifice : console si accesorii pentru linii electrice aeriene de JT si MT, accesorii pentru posturi de transformare, prize de pamant artificiale, stalpi metalici pentru iluminat, etc. Calitatea acestora este atestata atat de AEROQ cat si de Autorizatiile de comercializare emise de S.C.Electrica S.A.
Marconf produce o gama variata de elemente prefabricate din beton si beton armat de calitate superioara, respectand normele INCERC cu privire la retetele folosite, controlul calitatii betoanelor facandu-se in laboratorul propriu de catre personal specializat si autorizat de MLPAT.
1.2. Structura organizatorica si dotarea tehnica a societatii
Marconf S.R.L. Piatra Olt
1.2.1. Ordonarea si corelarea ierarhica a activitatilor
Pentru a-si putea realiza obiectivele propuse, orice intreprindere trebuire sa elaboreze o structura organizatorica proprie. Aceasta presupune abordarea unui process de divizare a muncii, de precizare a responsabilitatii si a autoritatii prin care sa se asigure o comunicare in si intre grupuri cat mai eficienta.
Structura organizatorica a unei intreprinderi presupune totalitatea compartimentelor de munca si a posturilor, modul de constituire, grupare si subordonare, precum si legaturile care se stabilesc intre posturi, compartimente de munca si persoane, in vederea indeplinirii in cat mai bune conditii a obiectivelor propuse. Structura organizatorica a unei intreprinderi trebuie sa evidentieze diviziunea muncii, atat pe verticala cat si pe orizontala.
Diviziunea verticala a muncii se concretizeaza in stabilirea liniilor de autoritate si fluxului de comunicatii din interiorul unei intreprinderi. Autoritatea defineste ansamblul responsabilitatilor atribuite unui manager in vederea realizarii unor activitati bine precizate de catre un grup de persoane, compartimente de munca, etc. Autoritatea este instrumentul prin care un manager isi exercita libertatea de actiune in scopul realizarii conditiilor necesare pentru obtinerea unor rezultate in concordanta cu obiectivele intreprinderii.
Diviziunea orizontala a muncii consta in departamentarea sau separarea activitatilor din cadrul unei intreprinderi si gruparea lor in posturi si compartimente cu scopul specializarii muncii si cresterii eficientei. Pentru infaptuirea acestei diviziuni orizontale a muncii se au in vedere doua aspecte ale activitatilor desfasurate la fiecare post de munca: sfera de cuprindere si profunzimea muncii. Sfera de cuprindere a muncii este data de numarul lucrarilor sau operatiilor distincte cat si de frecventa cu care acestea se repeta in cursul realizarii sarcinilor prevazute pentru un post de munca sau un compartiment.
La realizarea departamentarii unei intreprinderi pot fi avute in vedere diferite criterii de grupare a activitatilor inrudite cat si respectarea urmatoarelor principii:
principiul echilibrului care presupune asigurarea unui echilibru intre diferite obiective, modalitati de a percepe misiunea intreprinderii si responsabilitatile managerilor;
principiul flexibilitatii care presupune o buna adaptabilitate la influentele mediului in care evolueaza, putand raspunde prompt la acele mutatii necesitate de indeplinirea obiectivelor;
principiul facilitatilor pe care le ofera relatiile de conducere, promovarea unui climat orientat spre actiune si spiritul de inalta performanta, printr-un sistem de delegare al autoritatii.
Structura organizatorica prezinta doua mari parti : structura de conducere functionala sau de conducere si structura de productie sau operationala.
Structura de conducere sau functionala este reprezentata de ansamblul persoanelor, compartimentelor si relatiilor organizationale astfel constituite si plasate incat sa asigure conditiile economice, tehnice si de personal necesare desfasurarii proceslor de management si proceselor de executie.
Structura de productie sau operationala este alcatuita din ansamblul compartimentelor si relatiilor organizationale constutuite in vederea realizarii directe a obiectului de activitate al intreprinderii.
Structura organizatorica a intreprinderii in ansamblul sau poate fi reprezentata grafic printr-o organigrama generala. Organigrama este o reprezentare grafica a modului cum au fost constituite, grupate si structurate compartimentelor de munca si legaturile dintre acestea. Ea reflecta structura interna a intreprinderii si pune in evidenta legaturile ierarhice si functionale care se stabilesc intre componentele structurale.
Societatea comerciala MARCONF este impartita pe compartimente conform organigramei din anexa nr. 1.
Principalele sarcini si responsabilitati care revin persoanelor implicate in conducerea entitatii economice cat si ale compartimentelor si atelierelor societatii care gestioneaza si realizeaza procese de executare a produselor sunt prezentate succint in continuare:
Director General
a) Analizează și verifică documentația tehnică aferentă contractelor încheiate urmărind ca:
-prevederile proiectului să fie în concordanță cu standardele, prescripțiile tehnice și instrucțiunile în vigoare;
-să fie respectate prevederile normativelor protecția mediului, de protecția muncii și PSI;
b) Analizează și verifică realizarea tuturor condițiilor de realizare a produselor:
-existența materiei prime și a produselor necesare;
-existența sculelor si dispozitivelor necesare;
-asigurarea fluxului tehnologic necesar executării produselor.
c) Analizează și aprobă :
-planul calității pentru fiecare lot de produse executate;
-necesarul de materiale întocmit de șefii de ateliere;
-graficele de revizie a utilajelor componente în procesul tehnologic;
-comanda internă.
d) Primește, analizează și centralizeazăel constituite si plasate incat sa asigure conditiile economice, tehnice si de personal necesare desfasurarii proceslor de management si proceselor de executie.
Structura de productie sau operationala este alcatuita din ansamblul compartimentelor si relatiilor organizationale constutuite in vederea realizarii directe a obiectului de activitate al intreprinderii.
Structura organizatorica a intreprinderii in ansamblul sau poate fi reprezentata grafic printr-o organigrama generala. Organigrama este o reprezentare grafica a modului cum au fost constituite, grupate si structurate compartimentelor de munca si legaturile dintre acestea. Ea reflecta structura interna a intreprinderii si pune in evidenta legaturile ierarhice si functionale care se stabilesc intre componentele structurale.
Societatea comerciala MARCONF este impartita pe compartimente conform organigramei din anexa nr. 1.
Principalele sarcini si responsabilitati care revin persoanelor implicate in conducerea entitatii economice cat si ale compartimentelor si atelierelor societatii care gestioneaza si realizeaza procese de executare a produselor sunt prezentate succint in continuare:
Director General
a) Analizează și verifică documentația tehnică aferentă contractelor încheiate urmărind ca:
-prevederile proiectului să fie în concordanță cu standardele, prescripțiile tehnice și instrucțiunile în vigoare;
-să fie respectate prevederile normativelor protecția mediului, de protecția muncii și PSI;
b) Analizează și verifică realizarea tuturor condițiilor de realizare a produselor:
-existența materiei prime și a produselor necesare;
-existența sculelor si dispozitivelor necesare;
-asigurarea fluxului tehnologic necesar executării produselor.
c) Analizează și aprobă :
-planul calității pentru fiecare lot de produse executate;
-necesarul de materiale întocmit de șefii de ateliere;
-graficele de revizie a utilajelor componente în procesul tehnologic;
-comanda internă.
d) Primește, analizează și centralizează toate informațiile privind comportarea în exploatare a produselor furnizate de S C MARCONF S R L Piatra Olt.
Contabil Șef
-Are in subordine Compartimentul Contabilitate, Compartimentul financiar si Analiza Economica, Preturi.
-Asigură resursele financiare pentru începerea fabricării produselor conform clauzelor contractuale;
-Verifică și controlează încasarea contravalorii produselor furnizate;
-Întocmește documentele de evidențiere a costului calității și noncalității.
Compartimentul Contabilitate
– raspunde de organizarea si functionarea in bune conditii a evidentei valorilor patrimoniale din unitate, respectarea cu strictete a integritatii patrimoniului, cunoasterea in orice moment a modului de realizare a indicatorilor, felul in care se gospodaresc fondurile materiale si banesti din cadrul unitatii.
Compartimentul financiar
a) Are ca obiect evaluarea si inregistrarea cheltuielilor generate, in functie de natura activitatilor (exploatare, financiara, exceptionala) si de natura resurselor utilizate (cheltuieli cu materii prime, materiale, servicii primite, amortizari).
b) Este organizat astfel incat sa evidentieze:
drepturile banesti ale personalului, retinerile din acestea in favoarea diversilor creditori;
calculul retributiilor datorate de unitate la asigurarile sociale, somaj, asigurari de sanatate, fond de risc si accident;
urmarii platii la scadenta a contributiilor datorate de personal si de catre unitate;
incasarile si platile prin conturile de la banci si prin casieria unitatii;
vanzarile cu plata in rate;
situatia clientilor pentru produsele expediate, lucrari executate, servicii prestate;
debitorii si creditorii unitatii;
obligatiile fata de bugetul statului, bugetul local si plata acestora.
Contabilitatea de gestiune urmareste contabilizarea cheltuielilor pe feluri de produse, lucrari si servicii si este organizata la S.C. Marconf S.R.L. Piatra Olt la sectiile de productie.
In exercitarea atributiilor sale, compartimentul contabilitate intra in relatii cu colaboratorii interni, asa cum rezulta din diagrama de relatii din figura 1:
Fig.2 Relatiile compartimentului contabilitate cu celelalte compartimente
Controlul financiar preventiv este exercitat de contabilul sef, seful compartimentului contabilitate si seful compartimentului financiar, care verifica respectarea normelor legale privind integritatea, modul de pastrare si utilizare a mijloacelor materiale si banesti existente in patrimoniu.
Acest control se efectueaza atat pentru a preveni cat si pentru a descoperi eventualele pagube si a propune masuri de recuperare corespunzatoare.
Lucrarile de planificare financiara, elaborarea bugetului de venituri si cheltuieli, fundamentarea preturilor, se efectueaza de catre Compartimentul Analiza Economica, Preturi sub coordonarea contabilului sef.
Compartiment tehnic
-Analizează comenzile externe primite de la Inginerul Șef;
-Întocmește comanda de execuție (împreună cu Inginerul Șef) pentru atelierele răspunzătoare pentru execuția produselor;
-Întocmește documentația tehnică pentru fiecare comandă;
-Pune la dispoziția atelierelor direct implicate documentația specifică (desene, proiecte tip, normative, fișe tehnice, instrucțiuni tehnice etc) pentru fiecare produs.
Inginer Șef
-Analizează comanda externă (cu Compartimentul tehnic) și în funcție de stocurile de produse din magaziile de produse finite întocmește comanda de execuție pe care o trimite, însoțită de documentația tehnică corespunzătoare, atelierelor direct implicate.
Șefii atelierelor direct implicate
-Primesc comanda de execuție a produselor;
-Verifică asigurarea cu forță de muncă calificată necesară executării produselor;
-Întocmește necesarul de materii prime, materiale, scule și dispozitive în vederea realizării produselor comandate;
-Asigură realizarea condițiilor de păstrare a calității materiei prime și a materialelor necesare executării produselor comandate, pe perioada transportului, manipulării și folosirii acestora;
-Întocmește Planul Calității pentru fiecare lot de produse executate;
-Întocmește documentele primare (bonuri de transfer) care atestă cantitățile de produse realizate (pe repere sau tip) în vederea furnizării acestora la magaziile de produse finite;
-Supune fiecare lot de produse executate controlului tehnic de calitate;
-Întocmește programele de lucru și graficele de revizie a utilajelor componente în procesul tehnologic.
Personalul executant
-Să respecte etapele de execuție a produselor conform specificațiilor din documentația primită din partea șefului de atelier;
-Să respecte NSPM și NPSI specifice locului de muncă și normele de protecția mediului înconjurător.
1.2.2. Prezentarea dotarii societatii Marconf S.R.L. Piatra Olt
Societatea detine urmatoarele spatii de productie:
-sectie confectii metalice,
-sectie prefabricate din beton.
a) Lucrarile de confectii metalice se executa in cadrul sectiei de confectii metalice. Societatea este atestata de SC Electrica SA- Bucuresti prin Atestatul nr. 4231 / 26.03.2002 pentru a produce cleme si armaturi pentru LEA de MT si JT si console metalice pentru linii de 20 KV.
Sectia Confectii Metalice este o sectie de fabricatie in care se executa produse pentru necesitati interne productive si pentru terti.
Procesul de productie caracteristic acestei sectii este un proces de tip manual-mecanic, convergent, care in urma diferitelor procedee de prelucrare a materiilor prime, se finalizeaza cu operatia de asamblare (montaj), rezultand produsul finit.
Tipul de productie specific Sectiei Confectii Metalice este productia de serie mica, deoarece produsele se executa in cantitati mici, se repeta neperiodic si, in unele cazuri, nu se mai repeta. Echipamentul tehnologic utilizat este universal, organizarea fabricatiei se face in functie de comenzi, nivelul de calificare al executantilor este ridicat.
Dotarile sectiei confectii metalice : instalatie sudura electrica, instalatie taiere, freza universala, strung SPA 2000, strung SN 400, polizor PD 500, polizor PD 300, masina batut platbanda, instalatie automatizata, dispozitiv de frezat, foarfeca combinata, ghilotina, presa injectat mase plastice, abkant, presa cu excentric.
In aceasta hala se pot efectua urmatoarele operatii electrice si mecanice: sudura electrica si autogena, strunjire, frezare, polizare, taiere si indreptare mecanica, decupare, perforare prin stantare.
Sudura electrica si autogena se executa de catre personal calificat, folosindu-se urmatoarea aparatura: transformatoare de sudura, invertoare cu kiturile de sudura din dotare, instalatii pentru sudura oxiacetilenica.
Operatiile enumerate mai sus se executa in hala pe platforma betonata, cu ajutorul utilajelor si echipamentelor din dotare; in urma acestor operatiuni rezultand diverse confectii metalice.
b) In cadrul activitatii de elemente din prefabricate societatea produce urmatoarele produse : tuburi din beton, fasii cu goluri, boltari, spalieri, placi de gard, stalpi de gard, pavele.
Societatea detine in cadrul sectiei de prefabricate din beton urmatoarele spatii de productie:
– hala prefabricate – fasii cu goluri;
– hala prefabricate – elemente mici;
– hala tuburi;
– statie betoane;
– statie mortare;
-alte anexe care fac parte din necesitatile desfasurarii activitatilor de prefabricate din beton.
Hala fasii cu goluri
In cadrul halei – fasii cu goluri se intalnesc urmatoarele utilaje : pod rulant, cuve tratare, masa vibratoare, instalatie turnare fasii.
Procesul tehnologic al halei:
introducerea betonului in formele necesare se face prin instalatii mecanice adecvate cu un carucior transportor pe sine actionat electric, care transporta betonul din statie la locul amplasarii tiparelor si a masei vibrante, armarea betonului in forme se face manual, prin inglobarea armaturii in masa de beton din tiparul respectiv, folosindu-se personal calificat, se face vibrarea pe mesele vibratoare, obtinerea elementelor prefabricate din forme se face tot mecanic cu instalatiile adecvate si personal calificat, deplasarea cofrajelor, lasarea cofrajelor la uscat, decofrarea si depozitarea elementelor in magazia de produse semifabricate.
In hala fasii cu goluri se executa si tuburi de beton avand acelasi principiu tehnologic cu fasiile cu goluri.
Hala prefabricate – elemente mici
Utilaje intalnite in hala: pod rulant, cuve tratare, mese vibratoare, macarale Pionier, cale rulare vagoneti.
Procesul tehnologic al halei cu elemente mici este identic cu procesul tehnologic din hala fasii cu goluri: introducerea betonului in formele necesare, armarea betonului in forme, vibrarea pe masele vibratoare se face cu personal calificat, obtinerea elementelor prefabricate (boltari, spalieri, placi de gard, stalpi de gard), deplasarea cofrajelor, lasarea cofrajelor la uscat, desfacerea si predarea elementelor prefabricate in magazia de produse semifabricate.
Hala prefabricate tuburi
Elemente componente: pod rulant, instalatie tuburi, spatii depozitare.
Procesul tehnologic al halei : introducerea betonului in formele necesare, vibrarea in instalatie de tuburi se face prin personal calificat, obtinerea elementelor prefabricate: – tuburi, deplasare cofrajelor, lasarea cofrajelor la uscat.
c) In cadrul activitatii de proiectare, executie si reparatii retele electrice societatea executa urmatoarele servicii:
Proiectare, execuție și reparații rețele electrice de 0,4 – 110 kV, inclusiv PT 20/0.4 kV și branșamente;
Proiectare, execuție și reparații instalații electrice de curenți slabi (protecții prin relee, automatizări, cablu fir pilot, linii Tc., cablu fibră optică, instalații de alarmare, în PT și ST), aferente rețelelor electrice de 0,4 – 20 kV;
Proiectare, execuție și reparații instalații electrice interioare pentru construcții civile și industriale;
Execuție și reparații lucrări de construcții aferente rețelelor electrice de 0,4 – 110 kV, inclusiv PT și ST;
Execuție și reparații instalații de paratrăsnet și instalații de legare la pământ.
Procesul tehnologic pentru activitatea de execuție și reparații rețele electrice:
În funcție de lucrare, respectiv de proiectul tehnic și caietul de sarcini obținute în urma licitației se execută următoarele operații: pichetarea gropilor pentru plantarea stâlpilor, săparea gropilor pentru stâlpi, demontarea rețelei electrice vechi, turnarea fundațiilor tip „pahar” pentru stâlpii speciali, plantarea stâlpilor, monolitizarea stâlpilor speciali cu beton, echiparea stâlpilor cu armăturile metalice pentru întinderea conductorului, întinderea conductorului la săgeată pe stâlpii plantați.
În paralel cu execuția rețelei electrice se realizează branșamentele la abonații care sunt conectați la rețeaua respectivă prin: demontare branșament vechi, montare consolă de susținere sau cârlig de susținere, montare bloc de măsură și protecție, montare coloană aparentă de la blocul de măsură și protecție până la tabloul cu siguranțe, montare cablu branșament aerian, conectare la rețea a branșamentului.
Dotari necesare activitatii de executie lucrari si instalatii electrice : tractor S651, tractor U650, remorca basculanta, autocamion Saviem, autotransporter Roman cu trailer, automacara pe pneuri UMT 12.5 TF, autobetonieră, autoscară SRD 6135 telescopică, grup electrogen de sudură, generator curent electric alternativ monofazat 2 kW, autospeciala LEA, automacara Medias, automacara Hydrom, autocamion DAC SRD, autobasculanta, scări extensibile.
d) Achizitionarea deseurilor feroase reciclabile, provenite din procese de fabricatie si dezmembrari ale instalatiilor apartinand S.C. Electrica S.A. Slatina in baza contractului nr. 2563/28.03.2004.
Procesele tehnologice sunt concepute astfel: deseurile metalice feroase sunt cantarite, sortate pe categorii, taiate (daca este cazul) la dimensiuni ce permit transportul auto sau CFR si depozitate in locurile special amenajate, conductorul provenit din retelele electrice care folosesc OL-Al se trece printr-o instalatie care separa otelul de aluminiu, retelele provenite din liniile electrice subterane armate si nearmate sunt supuse unui proces de dezizolare care separa banda metalica, tabla este sortata pe dimensiuni si balotata, deseurile de fonta sunt sortate, dezmembrate (in cazul pieselor) si depozitate.
Dotari :
Societatea detine urmatoarele spatii: platforme betonate in suprafata de (3811mp+454mp+4428mp) 8693mp, spatii de depozitare inchise (hale) in suprafata de (1360mp+504mp)1864mp, spatii inchise (hala) necesare colectarii, dezmembrarii si valorificarii materialelor feroase, dotate cu urmatoarele: banc de lucru, generatoare de sudura, foarfeca taiat tabla, presa balotat tabla, foarfeca taiat fier, foarfeca ghilotina, foarfeca taiat otel, bormasina, pod rulant, autoancarcator IF 2040, macara Pionier, masina de debitat, macara turn T 110TM, încarcator frontal, autoancarcator TIH, triodina, încarcator IF 1800, remorca basculanta, tractor S651, tractor U650, autocamion Saviem, autotransporter Roman cu trailer, cantar bascula 20 tone, cantar 500Kg.
1.3. Date privind activitatea economico-financiara la data de
31.12.2004 si 31.12.2005
1.3.1. Informatii privind situatia financiara
Situația datoriilor la data de 31.12.2004 este în sumă de 3.331.264 lei, și reprezintă1:
Furnizori – 1.711.175 lei
Împrumuturi și datorii asimilate – 48.577 lei
Credite pe termen scurt – 787.560 lei
Datorii cu personalul si asigurarile sociale – 20.471 lei
1. Situatii financiare anuale 2004, 2005
Grup și asociați, personal, instituții publice, creditori – 401.203 lei
Datorii cu bugetul statului – 350.199 lei
Decontari in curs de clarificare – 12.079 lei
Obligațiile de plată către bugetul statului au fost constituite potrivit dispozițiilor legale și achitate la termen. Veniturile, cheltuielile și rezultatele financiare la 31.12.2004 se prezintă după cum urmează:
– Venituri totale – 8.594.362 lei
– Cheltuieli totale – 7.139.706 lei
– Rezultatul brut al exercițiului – 1.454.655 lei
– Impozit pe profit – 323.438 lei
– Rezultatul net al exercițiului – 1.131.218 lei
Rezultatul net al exercițiului se propune a fi repartizat astfel: ca sursă proprie de finanțare suma de 731.219 lei și în contul dividendelor de plată suma de 400.000 lei.
Situația datoriilor la data de 31.12.2005 este în sumă de 6.618.082 lei, și reprezintă:
Furnizori – 2.107.145 lei
Alte datorii si imprumuturi asimilate – 1.603.180 lei
Clienti creditori – 72.947 lei
Credite bancare pe termen scurt – 2.203.383 lei
Datorii cu bugetul statului – 396.020 lei
Datorii cu personalul si asigurarile sociale – 61.987 lei
Grup și asociați, personal, instituții publice, creditori – 170.854 lei
Obligațiile de plată către bugetul statului au fost constituite potrivit dispozițiilor legale și achitate la termen. Veniturile, cheltuielile și rezultatele financiare la 31.12.2005 se prezintă după cum urmează:
– Venituri totale – 17.156.295 lei
– Cheltuieli totale – 13.782.571 lei
– Rezultatul brut al exercițiului – 3.373.724 lei
– Impozit pe profit – 549.700 lei
– Rezultatul net al exercițiului – 2.824.024 lei
Rezultatul net al exercițiului se propune a fi repartizat astfel: ca sursă proprie de finanțare suma de 2.124.024 lei și în contul dividendelor de plată suma de 700.000 lei.
1.3.2. Analiza activitatii la S.C. Marconf S.R.L. Piatra Olt, sistemul de indicatori de exprimare a eficientei economice furnizate de contabilitate pentru conducerea activitatii
In conditiile economiei de piata, fiecare intreprindere, indiferent de dimensiune, sector de activitate sau forma de proprietate, trebuie sa se adapteze in permanenta la cerintele mediului in care isi desfasoara activitatea, sa-si imbunatateasca performantele economico-financiare si capacitatea concurentiala in raport cu alte intreprinderi1.
Un rol important in realizarea acestor obiective revine analizei economico-financiare, care prin metodele si tehnicile utilizate serveste la cunoasterea starii diferitelor fenomene, identificarea factorilor si cauzelor care provoaca anumite disfunctionalitati si luarea masurilor
1. L. Buse, M. Siminica, N. Marcu, Analiza economico-financiara, Editura Scrisul Romanesc, craiova 2003, pag.6
corespunzatoare pentru reglarea si optimizarea rezultatelor economico-financiare ale fiecarei firme. Indiferent de categoria utilizatorilor carora li se adreseaza, obiectivele analizei economico-financiare pot fi sintetizate in trei mari grupe :
– analiza situatiei financiar-patrimoniale, respectiv a echilibrului financiar, utilizand, in principal, informatiile furnizate de bilantul contabil ;
– analiza performantelor economico-financiare, pe baza Contului de Profit si Pierderi ;
– analiza potentialului intern al intreprinderii, respectiv al modului de gestionare a resurselor umane si materiale disponibile.
Pentru aprecierea rezultatelor financiare obtinute de S.C. Marconf S.R.L. Piatra Olt in anul 2004 si 2005, pe baza datelor din bilanturile contabile si din rezultatele financiare s-au determinat o serie de indicatori de gestiune, de lichiditate, solvabilitate si rentabilitate.
Principalele rezultate ale activitatii in perioada analizata se prezinta astfel:
Elemente privind evolutia bonitatii financiare :
B. Elemente privind capacitatea financiara financiara calculata la data de : 31.12.2004 31.12.2005
1. Total general ACTIV (mii.lei) din care: 6483 13.526
1.1.-Active circulante – total (mii.lei) 2771 5.111
2. Total general PASIV (mii.lei) din care: 6483 13.526
2.1. Datorii curente (mii.lei) 2721 4.902
3. Fond de rulment (rd.1.1.-rd.2.1.) (mii.lei) 50 209
4. Depozite bancare – total (mii.lei) 500 630
5. Linie credit deschisa – total (mii.lei) 0 800
6. Credite bancare (neconsumate) – total (mii.lei) 787 103
7. Venituri din exploatare – total (mii.lei) 8583 17081
(din activitatea de C+M)
8. Viteza de rotatie a fondului de rulment (Vr) 16 82
C. Analiza factoriala a rezultatului total
Analiza factoriala a rezultatului total necesita studierea acestuia cu ajutorul unor modele de tip determinist, care permit stabilirea factorilor ce influenteaza nivelul si evolutia sa, precum si masurarea acestor influente. In acest scop poate fi utilizat urmatorul model:
Pb = Vt x = Vt x ,
∑ ( gi x Pv ) Ve, Vf, Vex Pe Pf Pex
unde Pb = ; gi = 100 ; Pv = , ,
100 Vt Ve Vf Vex
Pb – profitul mediu ce revine la 1 leu venituri total;
gi – ponderea celor trei categorii de venituri (de exploatare, financiare si extraordinare) in totalul veniturilor;
Pv – profitul la 1 leu venituri, pe cele trei categorii de venituri.
Indicatorul "profit la 1 leu" a fost calculat astfel:
Profit mediu la un leu venituri totale
Profit la un leu venituri din exploatare
Profit la un leu venituri financiare
Profit la un leu venituri exceptionale
Cresterea profitului brut cu 1919069 lei in anul curent (2005) fata de anul de baza (2004) se explica pe seama modificarii factorilor cu actiune directa si indirecta, a caror schema de cauzalitate se prezinta astfel:
∆ Vt
∆ gi
∆ Pb
∆ Pb
∆ Pv
Influentele factorilor se calculeaza cu ajutorul metodei substituirilor in lant:
1. ∆VtPb = (Vt1 – Vt0) x Pb0 = ( 17.156.295 – 8.594.362 )x 0,16926 = 1449192,78 lei
2. ∆PbPb =Vt1( Pb1 – Pb0) = 17.156.295x(0.19665-0.16926) = 469910,92 lei
2.1. ∆giPb = Vt1 x (Pb’ – Pb0) = 17.156.295x(0,16614 – 0,16926) = -53527,64 lei
2.2.∆PvPb = Vt1 x (Pb1 – Pb‘ ) = 17.156.295x (0.19665 – 0.16614) = 523438,56
unde Pb’ reprezinta profitul mediu brut la 1 leu venituri totale din anul curent (2005), recalculat in functie de profitul la 1 leu venituri din anul de baza (2004), pe cele trei categorii de venituri totale:
Pb’ =
Se observa ca atat veniturile totale, cat si profitul mediu brut ce revine la 1 leu venituri totale au avut o influenta favorabila asupra modificarii profitului brut al firmei; astfel, factorul extensiv (Vt) a condus la o crestere cu 1449192,78 lei a profitului brut, iar factorul intensiv (Pb) a dus la un spor de 469910,92 lei. Aceasta din urma crestere se datoreaza influentei exercitate de profitul la 1 leu venituri, pe cele doua categorii de venituri, care prezinta cresteri in anul curent fata de anul de baza, ponderea celor doua categorii de venituri in veniturile totale ale firmei (gi) avand o influenta negativa ( scade ponderea veniturilor de exploatare in veniturile totale de la 99,86% la 99,56% activitate care asigura un profit de exploatare la 1 leu venituri de exploatare in anul de baza de 0,17064 lei, superior mediei de 0,16926 lei) si creste ponderea veniturilor din activitatea financiara (de la 0,14% la 0,44%), la care, in anul de baza, s-a inregistrat pierdere la 1 leu venituri financiare.
D. Calculul indicatorilor echilibrului financiar, de rentabilitate si de rotatie:
Rate de lichiditate si solvabilitate
Cu ajutorul acestor rate este masurata capacitatea firmei da a-si onora la termen obligatiile de plata si de a-si asigura echilibrul financiar1.
Lichiditatea patrimoniala caracterizeaza capacitatea unei firme de a-si onora la termen, cu mijloacele banesti de care dispune, obligatiile scadente pe termen scurt, cele mai utilizate rate de lichiditate fiind :
a) lichiditatea generala, nivelul acestei rate trebuie sa fie mai mare de 100%, insa el trebuie comparat si cu nivelul mediu inregistrat in ramura in care isi desfasoara activitatea firma.
In cazul societatii Marconf, valoarea acestei rate in cei doi ani analizati prezinta un nivel acceptat, fiind mai mare de 100% (101,83% in anul 2004 si 104,26% in anul 2005).
b)lichiditatea curenta sau testul acid se calculeaza prin scaderea valorii stocurilor din valoarea activelor curente si impartirea diferentei astfel obtinute la valoarea datoriilor curente. Stocurile sunt, de obicei, cel mai putin lichide dintre toata componentele activelor curente ale unei firme, pierderile posibile pot sa apara, mai ales, in momentul in care se pune problema lichidarii acestora. De aceea acest raport se considera un test acid pentru masurarea capacitatii firmei de a-si onora obligatiile pe termen scurt, a carui valoare trebuia sa fie in jur de 80-100%.
Capacitatea entitatii economice studiate, de a-si onora obligatiile pe termen scurt, pe baza testului acid, nu este tocmai buna, situandu-se in jurul valorii de 60% in cei doi ani analizati, sub limita de 80%, care se considera o valoare normala.
c) lichiditatea imediata, cunoscuta si sub denumirea de rata capacitatii de plata, reflecta capacitatea intreprinderii de rambursare a datoriilor exigibile imediat, pe baza disponibilitatilor existente. In teoria economica sa apreciaza ca un nivel al acestei rate cuprinsa intre 20 si 30% reflecta o buna administrare a firmei din punct de vedere financiar.
Din datele analizate rezulta o rata a capacitatii de plata in anul 2004 sub limita considerata normala de 20% si anume 7,7%, entitatea economica prezentand o situatie satisfacatoare in anul 2005, cand lichiditatea imediata atinge valoarea de 19,8%.
Solvabilitatea exprima capacitatea intreprinderii de a face fata scadentelor cu surse proprii. Pentru caracterizarea acesteia se folosesc urmatoarele rate :
a) solvabilitatea patrimoniala numita si rata autonomiei financiare este considerata ca valoare minima acceptata a acestei rate valoarea de 30%, iar nivelul sau normal este de 50%.
Solvabilitatea patrimoniala prezentata de SC Marconf Piatra-Olt in cei doi ani analizati se situeaza peste limita minima acceptata, avand valoarea de 44,30% in 2004 si 43,39% in anul 2005.
b) solvabilitatea generala. Acest indicator masoara securitatea de care se bucura creditorii intreprinderii. Pentru a avea o situatie normala este necesar ca activele totale sa reprezinte dublul datoriilor totale.
In anii 2004 si 2005, securitatea creditorilor entitatii economice analizate este asigurata, deoarece indicatorul solvabilitate generala are valorile de 193,65% respectiv 199,25%.
1. S. Domnisoru, Audit financiar-contabil, Editura Universitaria, 2005, pag. 151
c) rata acoperirii dobanzilor exprima capacitatea firmei de a-si plati dobanzilor.
Dupa evolutia indicatorului in anul 2004 si 2005 se observa o scadere a acestuia, indicand o crestere a cheltuielilor cu dobanzile, in timp ce profitul s-a dublat. Capacitatea societatii de a-si plati dobanzile s-a redus substantial, indicand, ori o crestere a costului creditarii din partea bancilor, ori cresterea valorii creditelor.
Ratele de structura financiara
Ratele de structura financiara permit aprecierea structurii financiar-patrimoniale a intrprinderii, respectiv a proportiilor dintre diferitele elemente patrimoniale, precum si a modului de finantare a activitatii firmei. In cele ce urmeaza vom prezenta cateva rate de structura mai importante care caracterizeaza structura financiar-patrimoniala a entitatii economice Marconf Piatra-Olt :
a) rata activelor imobilizate. Nivelul normal al acestei rate difera de la o intreprindere la alta, in functie de ramura si sectorul de activitate in care functioneaza firma. Astfel, in intreprinderile din industrie, cum este si cazul si unitatii economice analizate, nivelul sau va fi mult mai mare decat in intreprinderile comerciale. Pentru o apreciere obiectiva, este necesar ca evolutia acestui indicator sa fie urmarita in timp. Nivelul acestei rate in cei doi ani consecutivi 2004, 2005 inregistreaza valorile de 57,04 respectiv 61,24, ceea ce indica o crestere a activelor imobilizate in totalul activelor societatii.
b) rata activelor circulante exprima ponderea activelor circulante in activele totale. Ca si in cazul activelor imobilizate se pot utiliza o serie de rate complemntare dintre care mai importante sunt :
b1) rata stocurilor. Aceasta rata va avea un nivel ridicat in intreprinderile industriale si comerciale, si un nivel scazut in intreprinderile din sfera serviciilor.
Fiind o intrprindere din categoria intreprinderilor industriale, indicatorul rata stocurilor prezinta un nivel ridicat (17,37% in 2004 si 16,10% in anul 2005).
b2) rata creantelor. Nivelul acestei rate depinde de natura relatiilor intreprinderii cu partenerii de afaceri, si de termenele de plata pe care le acorda clientilor sai. Astfel, nivelul acestei rate tinde spre zero in intreprinderile de comert cu amanuntul sau cele de prestari servicii catre populatie, si inregistreaza valori mai ridicate in celelalte intreprinderi.
Rata creantelor inregistrata in cei doi ani consececutivi de catre entitatea economica Marconf, prezinta un nivel ridicat, in scadere in 2005 fata de 2004 de la 22,31% la 15,28%.
b3) rata disponibilitatilor sau gradul de asigurare cu disponibilitati. Se poate calcula un grad net si un grad brut de asigurare cu disponibilitati. Gradul net se apreciaza ca fiind satisfacator un nivel al disponibilitatilor in proportie de 3-5% din activele circulante sau 1-1.5% din activele totale.
Gradul de asigurare cu disponibilitati, din datele prezentate in tabelul de mai sus, este situat peste nivelul considerat satisfacator, atat in anul 2004 (3,25%) cat si in anul 2005 (7,36%).
c) rata autonomiei financiare globale. Un nivel al acestei rate mai mare de 30-40% se apreciaza ca fiind satisfacator pentru asigurarea echilibrului financiar. Valorile de 40,87% si 43,39%, inregistrate de SC Marconf in anul 2004 si respectiv 2005, asigura unitatii un nivel satisfacator al autonomiei financiare.
d) rata de indatorare globala, masoara ponderea datoriilor in totalul capitalurilor utilizate de firma. Aceasta rata este complementara cu rata autonomiei financiare globale.
Ratele de rentabilitate
Ratele de rentabilitate sunt indicatori sintetci, prin care se apreciaza sub forma relativa situatia profitabilitatii intreprinderii. Vom prezenta in continuarea ratele de rentabilitate cele mai uzuale :
a) rata rentabilitatii comerciale, exprima eficienta activitatii de comercializare a intreprinderii, ca rezultat al eforturilor de promovare a produselor si mai ales al politicii de preturi adoptate de intreprindere. In cazul analizat se observa o crestere acestui indicator in anul 2005 fata de anul 2004 de la 11,78% la 16,06, deci o crestere a activitatii de comercializare a entitatii economice.
b) rata rentabilitatii economice a activelor, masoara performantele totale ale activitatii unei firme, independent de modul de finantare si de sistemul fiscal. Nivelul sau prezinta interes, in primul rand pentru managerii intreprinderii, care apreciaza astfel, eficienta cu care sunt utilizate activele disponibile. In cazul societatii Marconf Piatra-Olt, rata rentabilitatii economice a activelor, prezinta o crestere si anume de la 22,55% in anul 2004 la 25,58% in anul 2005, ceea ce indica o mai buna eficienta a utilizarii activelor unitatii.
c) rata rentabilitatii financiare a capitalului propriu, exprima capacitatea unei firme de a genera un rezultat net pozitiv, apreciat drept rezultat al folosirii capitalurilor si care este destinat astfel recompensarii acestor capitaluri. Astfel, este evident faptul ca rata rentabilitatii financiare prezinta o importanta deosebita pentru actionari, care apreciaza, in functie de nivelul acestei rate, dacainvestitia lor este justificatasi daca vor continua sa sprijine dezvoltarea acesteia, fie prin aportul unor noi capitaluri sau prin renuntarea pentru o perioada limitata la o parte din dividendele cuvenite. Evolutia acestui indicator in anii analizati este in crestere, deci o folosire a capitalului propriu din ce in ce mai eficienta.
Ratele de gestiune
Cu ajutorul acestor rate este caracterizata viteza de rotatie a activelor si capitalurilor intreprinderii, precum si implicatiile eficientei acestora asupra activitatii economico-financiare. Cele mai importante rate de gestiune sunt prezentate in cele ce urmeaza:
a) rata de rotatie a stocurilor, exprima, in medie, de cate ori stocurile au parcurs toate stadiile circuitului economicin cursul unei perioade de timp detreminata.
In datele prezentate mai sus se observa o scadere a acestui indicator in anul 2005 fata de 2004 de la 9,92 la 9,11, ceea ce indica incetinirea vitezei de rotatie a stocurilor, imobilizarea de capital circulant in circuitul economic.
b) rata de rotatie a activelor imobilizate, evalueaza eficacitatea managementului activelor imobilizate prin examinarea valorii cifrei de afaceri generate de o anumita cantitate de active imobilizate.
Scaderea ratei de rotatie a activelor imobilizate de la 2,19 in anul 2004 la 1,83 in anul 2005 indica o eficienta mai scazuta in utilizarea activelor imobilzate, insotita, eventual, si de o crestere a achizitiilor acestora dar si de un management mai defectuos in folosirea lor.
c) rata de rotatie a activului total, indica eficacitatea cu care au fost utilizate activele totale in activitatea entitatii econimice.
In activitatea societatii economice Marconf se observa, prin prisma datelor prezentate in tabelul de mai sus, o descrestere a eficientei utilizarii activelor totale.
d) perioada medie de incasare a creantelor, exprima numarul mediu de zile pana la data la care debitrii isi achita datoriile catre intreprindere, si serveste la aprecierea eficacitatiiintreprinderii in colectarea creantelor sale.
Valoarea in scadere a acestui indicator de la 64 in 2004, la 49 in 2005, indica o mai buna eficacitate in modul de colectare a creantelor la SC Marconf Piatra-Olt.
e) perioada medie de incasare a furnizorilor, aproximeaza numarul de zile de creditare pe care intreprinderea il obtine de la furnizori. O situatie favorabila se inregistreaza la entitatea economica studiata, deoarece nivelul acestui indicator este superior, in ambii ani analizati, celui al vitezei de rotatie al creantelor (76 fata de 64 in anul 2004, respectiv 51 fata de 49 in anul 2005).
Indicatorii potentialului intern al intreprinderii
Nivelul performantelor economico-financiare realizate de o intreprindere depinde, in mod hotarator, de modul de asigurare, dar mai ales de utilizare a resurselor disponibile, si mai ales a resurselor umane.
a) unul dintre cei mai importanti indicatori care caracterizeaza modul de utilizare a resurselor umane este productivitatea muncii si reflecta eficacitatea sau rodnicia muncii cheltuite in procesul de productie. Cresterea productivitatii muncii constituie cel mai important factor de sporire a volumului productiei, de reducere a costurilor de productie si de crestere a rentabilitatii si competitivitatii produselor.
Din datele prezentate in tabelul de mai sus, se observa cum productivitatea muncii in cadrul entitatii economice analizate este intr-o continua crestere, ea aproape dublandu-se in anul 2005 in comparatie cu anul 2004 (127545,72 in anul 2005 fata de anul 2004, cand s-a inregistrat o productivitate a muncii de 75587,88).
b) si in cazul cazul cheltuielilor cu personalul, din datele analizate, se observa o crestere a eficientei acestora, obtinuta pe seama sporirii cifrei de afaceri fata de cresterea fondului de salarii (in anul 2004 s-a inregistrat un fond de salarii la 1000 de lei cifra de afaceri in valoare de 49,42 lei, in anul 2005 reducandu-se la 38,49 lei)
c) cheltuielile cu personalul exprima sub forma valorica intregul consum de munca vie sau cheltuielile totale efectuate de intreprindere pentru plata fortei de munca.
Ponderea salariilor cu personalul in total costuri prezinta o scadere semnificativa, de la 5,60% in 2004 la 4,16% in 2005, aratand inca o data cresterea eficientei acestora.
Cap.2. MODUL DE ORGANIZARE A EVIDENTEI PRODUSELOR IN MARCONF S.R.L.
2.1. Mijloace de organizare si conducere a contabilitatii la S.C. Marconf S.R.L. Piatra Olt
2.1.1 Organizarea si conducerea sistemului informational contabil
2.1.1.1. Informatia, elementul de baza al managementului modern
Sistemul informational poate fi definit ca un instrument indispensabil, constituit din mijloace, metode si oameni prin care se asigura desfasurarea activitatilor specifice procesului informational: inregistrare, transmiterea, prelucrarea, selectionarea si pastrarea informatiilor despre resursele existente, despre eventualele perturbatii si abateri de la traiectoria fixata.
Intr-o forma mai detaliata, putem spune ca sistemul informational reprezinta un ansamblu de fluxuri si circuite informationale organizate intr-o conceptie unitara, care utilizeaza modele, proceduri, resurse umane si materiale pentru culegerea, inregistrarea si/sau transmiterea datelor si a informatiilor prin intermediul carora se asigura interconexiunile dintre sistemul de conducere si sistemul condus, dintre mecanismul social-economic pe care il deserveste si mediul social-economic extern, avand drept scop final realizarea obiectivelor proprii unitatii economice in conditii de maxima eficienta. Prin intermediul sistemului informational se obtin informatiile necesare fundamentarii deciziilor, implementarii acestora, precum si cele necesare adaptarii sistemului unitatii economice la modificarile interne si externe ei.
Pentru un anumit sistem informational, fie el economic, tehnic, fizic sau biologic, informatia reprezinta un mesaj (in sensul vorbirii curente) cu caracter de noutate despre evenimentele care au loc, care au avut loc sau care vor avea loc atat in exteriorul sistemului, cat si in interiorul acestuia.
In consecinta, prin informatie intelegem fiecare din elementele noi continute in semnificatia unui simbol sau grup de simboluri (mesaje verbale, scrise sau semnale de natura tehnica, fizica etc.) cu ajutorul carora se comunica date referitoare la anumite evenimente, stari actiuni ale sistemului considerat.
In orice sistem, de orice natura, informatiile iau nastere in mod obiectiv, determinist sau aleatoriu. Locul de producere al informatiei se numeste sursa, iar locul unde se ajunge se numeste receptor. De la sursa pana la receptor, informatia circula prin ceea ce se numeste canal de comunicatie. Prin urmare, informatia trebuie definita in stransa legatura cu aceste trei notiuni.
2.1.1.2. Sistemul informational contabil, parte integranta a sistemului informational economic
Contabilitatea, ca sistem, asa cum se prezinta ea astazi, este rezultatul unui lung proces istoric in decursul caruia s-a transformat dintr-o simpla tehnica de inregistrare a schimburilor comerciale, intr-un mijloc de control si prevedere, apoi intr-un instrument de gestiune, iar in zilele noastre ea constituie din ce in ce mai mult o garantie sociala.
Altfel spus, contabilitatea, ca sistem, nu mai este un simplu instrument, ea este un fenomen social, devenind o garantie a unei game largi de utilizatori si care se intreaba relativ la ceea ce ar putea sa-i intereseze si ce parte poate fi utilizata in interesul lor propriu.
In functie de ceea ce dorim a sti, se pot distinge finalitati cunoscute si finalitati pe care dorim sa le cunoastem. Contabilitatea este prezentata in general ca un instrument de masura a profitului, sau, mai bine zis, al rezultatului, mijloc de apreciere a situatiei patrimoniale si, in consecinta, ca instrument de gestiune si de calcul economic.
Abordarea finalitatii contabilitatii consta in examinarea rolului sau, in functie de efecte, rezultate sau consecinte. In acest context, in intreaga lume se recunoaste ca evolutia contemporana a accentuat finalitatea sociala a contabilitatii, deoarece rezultatele si situatia patrimoniala a unitatii intereseaza un ansamblu vast de agenti sociali, fiecare dintre ei prezentand exigente diferite.
Astfel, administratorul intreprinderii considera contabilitatea ca instrument de gestiune; actionarii vor sa cunoasca daca isi pot mentine increderea in plasamentele lor, bancile vor sa aprecieze rentabilitatea intreprinderii si riscurile probabile in cazul mentinerii si dezvoltarii concursurilor bancare; fiscalitatea determina suma eventualelor impozite si taxe pe care unitatea le datoreaza, creantierii, in special furnizorii, vor sa stie daca solvabilitatea pe termen scurt a unei unitati permite continuarea fara riscuri a livrarilor lor, statul, omniprezent in orice agent economic, se regaseste in toate cazurile precedente.
In zilele noastre, tehnicile contabile, prin continutul lor, se apropie din ce in ce mai mult de toti cei interesati de informatia contabila si al caror interes depinde de locul pe care il ocupa in raporturile sociale.
1. Daca avem in vedere insa elementele de structura ale sistemului Contabil, vom observa ca pe plan international s-au conturat doua conceptii:
– Conceptia monista, conform careia sistemul contabil este integrat intr-o singura contabilitate si a carei informatie este destinata atat utilizatorilor externi cat si interni.
– Conceptia dualista, conform careia sistemul contabil este delimitat in doua componente: contabilitatea financiara sau generala, a tuturor constructiilor contabile si a carei obiectiv il constituie inregistrarea clasata si regrupata a informatiilor relative la miscarile de valori generate de activitatea intreprinderii, iar pe de alta parte, contabilitatea de gestiune, care se sprijina pe contabilitatea financiara si al carei obiectiv il constituie urmarirea „gestiunii intreprinderii" prin intermediul unui indicator reprezentativ, si anume "costul productiei".
2. In functie de momentul, locul si modul de realizare a lucrarilor sale, sistemul contabil poate imbraca doua forme, si anume, cel al contabilitatii curente si cel al contabilitatii periodice:
Contabilitatea curenta inregistreaza zilnic, pe baza documentelor justificative, existenta, miscarea si transformarea elementelor patrimoniale, precum si rezultatele financiare ale activitatii desfasurate.1Informatiile oferite de contabilitatea curenta servesc pentru elaborarea si urmarirea realizarii valorice a programelor de activitate, a situatiei economico-financiare, a rezultatelor si altor indicatori economici.
La randul ei, contabilitatea curenta poate imbraca forma contabititatii centralizate si a contabilitatii descentralizate.
Contabilitatea centralizata se caracterizeaza prin faptul ca toate lucrarile contabile sunt concentrate si executate de compartimentul financiar contabil al intreprinderii.
Contabilitatea descentralizata se caracterizeaza prin faptul ca o parte din lucrarile contabile sunt executate in cadrul fabricilor, sectiilor de productie, atelierelor, santierelor sau altor entitati tehnico-organizatorice ale intreprinderii, in functie de specificul unitatii. Acest sistem de organizare al contabilitatii prezinta avantajul ca este operativ, fenomenele si procesele economice inregistrandu-se in momentul si locul producerii lor.
Contabilitatea periodica se realizeaza la sfarsitul perioadelor de gestiune in cadrul unitatilor macroeconomice-sociale (grupuri de societati; holdinguri, directii financiare, departamente, ministere) prin centralizarea informatiilor cuprinse in bilanturile contabile ale
unitatilor patrimoniale de baza. Informatiile furnizate de contabilitatea periodica asigura
1.I.Garlesteanu si colectivul, Bazele contabilitatii, vol.I, Editura UniversitariaCraiova, 2001, pag.13
cunoasterea activitatilor desfasurate la nivelul societatilor de grup, pe ramuri de activitate si pe intreaga economie nationala.
3. Daca avem in vedere specificul ramurilor in ansamblul economiei nationale, contabilitatea imbraca urmatoarele forme:
– Contabilitatea intreprinderii care se organizeaza si se conduce la nivelul tuturor agentilor economici, indiferent de forma de proprietate si marimea unitatii.
– Contabilitatea publica specifica finantelor publice privind executia de casa a bugetului
statului, bugetelor locale, bugetului asigurarilor sociale de stat, gestiunea datoriilor publice, precum si a altor operatiuni financiare executate in contul institutiilor publice.
– Contabilitatea nationala cu ajutorul careia se cuantifica produsul intern brut, schimbarile in structura de ramura si teritoriala a economiei unei tari, marimea avutiei nationale, marimea si structura stocurilor, relatiile financiare si fluxurile monetare.
4. In raport de tipul zonelor traditionale de influenta (fiscala sau a pietelor de capitaluri), pe plan mondial s-au conturat doua categorii de sisteme contabile:
-sisteme contabile conectate la fiscalitate;
-sisteme contabile deconectate de fiscalitate.
Intreprinderea din zilele noastre are forme multiple si cunoaste frecvente distorsiuni intre unitatea economica si unitatea juridica care serveste cadrului general al sistemului contabil. Apar astfel noi orizonturi ale sistemului contabil care vizeaza:
– aprecierea capacitatii beneficiare a intreprinderii;
– controlul intern al conturilor;
– necesitatea unei anexe financiare de apreciere a lichiditatii, solvabilitatii si
echilibrului financiar;
– reflectarea relatiei intreprinderii cu mediul social si economic;
– difuzarea elementelor previzionale;
– extinderea contabilitatii in afara intreprinderii in conditiile grupurilor de societati.
Potrivit normelor legale din tara noastra, contabilitatea se organizeaza la nivelul tuturor unitatilor patrimoniale denumite in mod generic agenti economici, constituite ca:
Persoane juridice, reprezentand regii autonome, societati comerciale, societati agricole, organizatii cooperatiste, mestesugaresti, de consum si de credit, societati bancare, institutii publice, unitati de asigurari sociale, asociatii, fundatii, sindicate, unitati de cult si alte persoane ce au calitatea de persoana juridica;
b) Persoane fizice ce au calitatea de comerciant, respectiv presteaza activitati independente sau executa in mod obisnuit acte de comert;
c) Sucursale si alte unitati fara personalitate juridica, cu sediul in strainatate, dar care apartin persoanelor fizice sau juridice din Romania;
d) Sucursale sau subunitati fara personalitate juridica, dar cu sediul in Romania.
Toate aceste unitati au obligatia de a conduce contabilitatea in partida dubla si sa intocmeasca bilant, respectiv dare de seama contabila in cazul institutiilor publice. Ministerul Finantelor stabileste categoriile de persoane care pot tine contabilitate in partida simpla si nu intocmesc bilant contabil, ci numai registru de incasari si plati, cum sunt: persoanele fizice ce au calitatea de comerciant, asociatiile de locatari, comunele, unitatile de cult etc.
Avand in vedere volumul lucrarilor ce se executa, activitatea financiar-contabila se realizeaza distinct in cadrul biroului sau serviciului de contabilitate si a biroului (serviciului) financiar.
Biroul sau serviciul contabilitate are ca principale atributii: inregistrarea corecta si la timp, in mod cronologic si sistematic, pe baza documentelor jusfificative a tuturor operatiilor patrimoniale, controlul asupra operatiilor patrimoniale efectuate, inventarierea patrimoniului, intocmirea registrului inventar, intocmirea lucrarilor de sinteza, bilant si anexa la bilant, contul de profit si pierdere, raportul de gestiune, furnizarea, publicarea si pastrarea informatiilor privind patrimoniul si rezultatele obtinute, evidenta si calculatia costurilor, determinarea si analiza rentabilitatii pe produse si lucrari.
In cadrul biroului (serviciului) contabilitate sunt organizate mai multe compartimente de lucru care executa lucrari omogene:
– compartimentul contabilitatea imobilizarilor;
– compartimentul contabilitatea stocurilor;
– compartimentul contabilitatea cheltuielilor;
– compartimentul contabilitatea veniturilor;
– compartimentul inventarierea si evaluarea patrimoniului;
Serviciul (biroul) finnciar are ca obiective urmatoarele: asigurarea capitalului si a fondurilor necesare desfasurarii unei activitati normale si evidentei acestora, planificarea, urmarirea si evidenta mijloacelor si valorilor de trezorerie, conduce evidenta veniturilor pe feluri, grupate pe activitatile de baza (exploatare, financiara, exceptionale) si furnizeaza informatiile privitoare la acestea in vederea intocmirii contului de ‘‘Profit si pierdere‘‘, efectuarea la timp si in bune conditii a tuturor operatiilor de incasari si plati, calcularea si evidenta drepturilor banesti ale personalului, tine evidenta imprumuturilor, creditelor, a decontarilor cu tertii, asigura incasarea debitelor de orice natura etc.
Obiectivele mentionate se realizeaza prin compartimente specializate, ca de exemplu:
– compartimentul gestiunea capitalului-fonduri;
– compartimentul buget-finante-control financiar;
– compartimentul trezoreriei;
– compartimentul salarii si alte drepturi de personal;
– compartimentul decontari cu tertii – decontari TVA.
Activitatea de control financiar este complementara activitatii financiar-contabile si consta intr-un ansamblu de operatii si lucrari prin care se verifica respectarea normelor legale privind integritatea, modul de pastrare si utilizarea mijloacelor materiale si banesti din patrimoniu.
Controlul se efectueaza in scopul prevenirii si descoperiri unor eventuale pagube si luarea masurilor de recuperare a acestora. El este exercitat de persoane care organizeaza si conduc contabilitatea, care exercita controlul financiar preventiv si controlul financiar de gestiune, cenzori si de catre organele teritoriale ale Directiei Generale ale Finantelor Publice.
Din punct de vedere metodologic contabilitatea unitatilor patrimoniale este coordonata de catre Directia Contabilitatii din cadrul Ministerului Finantelor si Colegiul Consultativ al Contabilitatii, format de Reprezentanti ai Ministerului Finantelor, Industriei, Agriculturii, Comertului, reprezentanti ai Curtii de Conturi, Bursei, Camerei de Comert si Industrie etc. Ele elaboreaza, analizeaza si avizeaza regulamentul de aplicare a Legii Contabilitatii, Planul de conturi general, modelele registrelor contabile, nomenclatorul documentelor contabile privind activitatea financiar-contabila, modelele bilanturilor contabile, si normele de utilizare a acestora.
Pentru societatile bancare, acestea se emit de catre Banca Nationala a Romaniei si se aproba de catre Ministerul Finantelor.
La nivelul ministerelor, departamentelor si altor organe ale administratiei publice ai caror conducatori au calitatea de ordonatori principali de credite si la institutele publice cu personalitate juridica din subordinea acestora, se organizeaza si se conduce contabilitatea veniturilor realizate si a cheltuielilor efectuate potrivit bugetului aprobat, a fondurilor extrabugetare si a celor cu destinatie speciala.
In cadrul Ministerului Finantelor, precum si a unitatilor subordonate ale acestuia se organizeaza contabilitatea trezoreriei finantelor publice privind executia de casa a bugetului de stat, bugetelor locale, bugetului asigurarilor sociale de stat, constituirea si utilizarea mijloacelor extrabugetare si a fondurilor cu destinatie speciala, gestiunea datoriei interne si externe si a altor operatiuni financiare.
Valentele contabilitatii financiare rezulta din urmatoarele caracteristici:
a) O prima caracteristica o constituie fiabilitatea informatiei. Informatiile nu pot fi fiabile decat in masura in care intreprinderea nu are posibilitatea de a influenta continutul acestora si, prin urmare, lucrarile financiare sunt elaborate conform unui ansamblu de norme preexistente si definite sub forma de reglementari sau instructiuni general acceptate.
Fiabilitatea informatiei contabile da posibilitatea comparabilitatii, element esential in luarea deciziilor de catre utilizatorii externi, comparabilitatea referindu-se la nivelul aceleiasi intreprinderi intre doua date diferite sau la aceeasi data intre intreprinderi diferite.
* Comparabilitatea in timp este asigurata daca intreprinderea utilizeaza aceleasi forme de prezentare si aceleasi metode de evaluare.
*Comparabilitatea intre intreprinderi este asigurata in principiu daca intreprinderile utilizeaza metode si reguli comune, chiar si in cazul unor dereglari sau particularitati.
b) Calitatea informatiei este o alta caracteristica a informatiei care ii confera utilitate si semnificatie.
* Utilitatea este calitatea primordiala a unei informatii, care trebuie sa raspunda inainte de toate la scopurile interne si externe ale intreprinderii, si care implica rapiditate de informare, indispensabila luarii unei decizii.
* Un alt aspect al calitatii il reprezinta cuantificarea informatiei, aspect impus de necesitatea transcrierii acesteia sub o forma care sa permita insemnarea si compararea, utilizand pentru aceasta moneda, iar informatiile complementare pot fi furnizate cu ajutorul unitatilor fizice.
* Verificabilitatea este calitatea informatiei care permite profesionistilor de a-si exprima propriile informatii si propriile concluzii, ea raspunde in primul rand regulilor si principiilor evocate in materie de inregistrari, clasificari, evaluari si procedurilor de elaborare si conservare a acestor informatii.
* In fine, un alt aspect al calitatii il reprezinta obiectivitatea, care, presupune impartialitatea in tinerea conturilor si prezentarea lor, precum si utilizarea metodelor, eliminand pe cat posibil marjele de apreciere personala.
2.1.1.3. Sarcinile contabilitatii, principiile contabile de baza, forma de inregistrare contabila si registrele de contabilitate utilizate in organizarea si conducerea contabilitatii
Obiectivul fundamental al contabilitatii privind asigurarea unei imagini fidele asupra situatiei patrimoniului si rezultatul exercitiului, se realizeaza pe baza unor metode, reguli si proceduri contabile care se fundamenteaza si concretizeaza avandu-se in vedere anumite principii si conventii contabile generale.
Principiile contabile de baza asimilate pentru activitatea practica din tara noastra sunt enumerate si definite in mod succint in Reglementari contabile conforme cu directivele europene dupa cum urmeaza:
1. Principiul prudentei consta in aceea ca pentru deprecierile si riscurile probabile ce pot surveni in activitatea exercitiului curent sau anterior nu este admisa, pe de o parte, supraevaluarea elementelor de activ si a veniturilor, iar pe de alta parte, subevaluarea elementelor de pasiv si a cheltuielilor. Aceste cerinte asigura evitarea transferarii in perioada viitoare a incertitudinilor din cursul exercitiului curent ori a celui anterior sau altfel spus sa nu se influenteze patrimoniul sau rezultatele exercitiilor viitoare cu ceea ce nu se refera la acestea1
2. Principiul permanentei metodelor consta in asigurarea continuitatii aplicarii regulilor si normelor privind evaluarea, inregistrarea in contabilitate si prezentarea elementelor patrimoniale si a rezultatelor in scopul crearii premiselor pentru compararea in timp a informatiilor contabile. Metodele care se utilizeaza trebuie sa aiba caracter de permanenta in sensul folosirii lor in cadrul mai multor exercitii consecutive, ceea ce permite compararea datelor sau informatiilor din care se intocmesc, iar analiza indicatorilor economico-financiari conduce la obtinerea unor informatii pertinente pentru cei interesati.
3. Principiul continuitatii activitatii este definit in Regulamentul contabil in sensul ca „se presupune ca unitatea patrimoniala isi continua in mod normal functionarea intr-un viitor previzibil, fara a intra in stare de lichidare sau de reducere sensibila a activitatii".
Acest principiu actioneaza, de regula, la incheierea exercitiului, atunci cand se intocmesc documentele de sinteza si in speta cu prilejul inventarierii si implicit a evaluarii bunurilor.
In situatia in care se constata intrarea in stare de lichidare sau de reducerere sensibila a activitatii, pentru evaluarea bunurilor se utilizeaza alte valori decat cele de utilitate (mai mici), denumite si valori lichidative, adoptandu-se o modalitate de evaluare adecvata sistarii activitatii sau noncontinuitatii.
4. Principiul independentei exercitiului este important pentru asigurarea unei imagini fidele asupra rezultatului exercitiului.
In conditiile practicarii unei contabilitati de angajamente si totodata in spiritul prevederilor regulamentului contabil, el ‘‘presupune delimitarea in timp a veniturilor si cheltuielilor aferente unitatii patrimoniale pe masura angajarii acestora si a trecerii lor la rezultatul exercitiului la care se refera’’.
5. Principiul intangibilitatii bilantului de deschidere a unui exercitiu consta in existenta concordantei depline a acestuia cu bilantul de incheiere a exercitiului anterior (precedent), ceea ce creeaza atat posibilitatea verificarii cu usurinta a integritatii patrimoniului cat si informarii corecte a utilizatorilor externi de informatii.
6. Principiul necompensarii potrivit caruia nu este admisa compensarea intre posturile de activ si pasiv ale bilantului, precum si intre cheltuielile si veniturile din conturile de rezultate (contul de profit si pierdere).
7. Principiul evaluarii separate a elementelor de activ si pasiv. Directiva a IV-a a C.E.E. precizeaza acest principiu si se refera la intocmirea bilantului, in speta la faptul ca, in vederea stabilirii valorii totale, corespunzatoare unei pozitii din bilant, se impune determinarea separata a valorii fiecarui element individual, de activ sau de pasiv, care se include in componenta ei1.
8. Principiul prevalentei economicului asupra juridicului. Acest principiu de intocmire si prezentare a situatiilor financiare presupune ca informatiile trebuie sa reflecte realitatea economica a evenimentelor si tranzactiilor, nu numai forma lor juridica.
9. Principiul pragului de semnificatie, impune ca situatiile financiare sa evidentieze toate operatiile economice si financiare, precum si informatiile a caror importanta poate afecta evaluarile si deciziile. De asemenea, oice element care are o valoare semnificativa, trebuie prezentat separat in cadrul situatiilor financiare. Elementele cu valori nesemnificative, care au aceeasi natura sau cu functii similare trebuie insumate, nefiind necesara prezentarea lor separata. Deci, prin acest principiu se retine, necesitatea obtinerii numai a informatiilor utile pentru luarea unor decizii si aceasta in conditiile unor costuri inferioare efectelor pe care le produc.
Abaterile de la principiile contabile generale, mentionate mai sus, vor fi permise numai in cazuri exceptionale. Asemenea abateri se prezinta in Notele explicative, unde se mentioneaza si motivele pentru care au avut loc, precum si o evaluare a efectului acestora asupra activelor, datoriilor, pozitiei financiare si profitului sau pierderii entitatii.
Mijloacele de organizare si conducere a contabilitatii financiare sunt: documentele justificative, registrele de contabilitate, formele de inregistrare contabila si planul de conturi general.
Forma de inregistrare contabila consta intr-un ansamblu de formulare corelate intre ele, la inregistrarea si prelucrarea, dupa anumite reguli, a operatiilor economice care consemneaza starea si miscarea patrimoniului agentilor economici, pe o anumita perioada de gestiune.
Alegerea formei de inregistrare contabila este influentata de structura organizatorica a unitatii patrimoniale, natura activitatii desfasurate in cadrul ei si trasaturile caracteristice ale tehnicii de calcul folosite pentru executarea lucrarilor de evidenta si calcul.
1 V. Barbacioru si colectivul, Contabilitatea financiara, Editura Sitech, Craiova, 2006, pag. 25
Formele de contabilitate, cele mai folosite in cadrul noului sistem contabil sunt: forma de contabilitate clasica sau jurnal unic, forma de inregistrare contabila pe jurnale, forma de contabilitate maestru-sah sau pe conturi corespondente, forma de contabilitate informatica.
Forma de contabilitate clasica sau Jurnal unic este specifica intreprinderilor mici unde volumul operatiilor ce pot fi inregistrate zilnic este limitat, fara a fi necesara o diviziune a muncii contabile. Aceasta forma de contabilitate utilizeaza intr-o forma corelata urmatoarele registre: Jurnalul unic, pentru inregistrarea cronologica, Cartea mare, pentru evidenta sintetica si analitica fara ca rulajele sa fie dezvoltate pe conturi corespondente, Registrul inventar, pentru inventarierea patrimoniului, Balanta conturilor, pentru centralizarea si verificarea periodica a datelor si Situatiile financiar-contabile, pentru sintetizarea informatiilor privind evolutia financiara si rezultatele obtinute in cadrul firmei respective.
Forma de contabilitate maestru-sah foloseste ca instrumente de lucru: jurnalul de inregistrare, fisa sintetica sah, balanta de verificare.
Registrele auxiliare folosite pentru evidenta analitica.
Au drept caracteristici: dezvoltarea pe conturi corespondente atat a rulajului debitor cat si a celui creditor pentru toate conturile sintetice, contabilitatea analitica capata diverse structuri, in raport de metodele folosite pentru evidenta activelor si pasivelor, evidenta si calculul costurilor si rezultatelor.
Inainte de inregistrare, documentele justificative se prelucreaza contabil (sortare, evaluare, verificare si control). Daca pentru acelasi fel de operatii exista mai multe documente justificative, acestea se totalizeaza zilnic sau la perioade scurte cu ajutorul formularului de tipul "Document cumulativ", intocmit fie pentru debitul, fie pentru creditul contului.
Pentru inregistrarile care nu au la baza documente cumulative se intocmesc note de contabilitate.
Forma de contabilitate informatica reprezinta o adaptare a celorlalte forme de contabilitate prin folosirea tehnicii electronice de calcul.
Calculul contabil are la intrarea in calculator a datelor formula contabila, pe baza careia se cladeste intregul sistem de stocare si prelucrare a datelor.
Pe baza datelor introduse in calculator se editeaza in mod obligatoriu Jurnalul de inregistrare care constituie evidenta cronologica. Editarea registrelor cartea mare se realizeaza facultativ, la cererea utilizatorului de informatii contabile.
Lunar in mod obligatoriu se editeaza si balantele conturilor care preiau si functia registrelor Cartea mare.
Societatea comerciala Marconf S.R.L. Piatra Olt, utilizeaza pentru evidenta operatiunilor contabile forma de inregistrare contabila in conditiile folosirii mijloacelor tehnice de calcul denumita si forma informatica. Aceasta forma de inregistrare contabila se bazeaza pe adaptarea conceptiilor metodologice ale celorlalte forme de inregistrare si in special pe forma de inregistrare contabila pe jurnale. Instrumentele de lucru sunt, in general aceleasi dar au un continut informational specific, adaptat necesitatilor de prelucrare automata a datelor1.
In cadrul acestei forme de inregistrare, in principiu, ciclul contabil de prelucrare a datelor are ca punct de pornire formula contabila, stabilita pe baza documentelor justificative sau notelor de contabilitate; prin programe specifice de prelucrare se obtine Registrul – jurnal pentru evidenta cronologica, si Registrul “Cartea Mare” pentru evidenta sistematica, sintetica si analitica. Etapele distincte in conditiile acestei forme de inregistrare contabila sunt: activitatea de codificare; stabilirea procedurilor de prelucrare; elaborarea machetelor pentru preluarea datelor de intrare; elaborarea modelelor pentru situatiile informationale finale (de iesire).
Situatiile finale impreuna cu documentele care au stat la baza prelucrarii datelor, se transmit compartimentelor beneficiare, respectiv contabilitate, financiar, sau alte birouri functionale, unde sunt folosite pentru sistematizarea informatiilor si obtinerea situatiilor de raportare financiar contabila (bilantul contabil).
1.I.Garlesteanu si colectivul, Bazele contabilitatii, vol.II, Editura UniversitariaCraiova, 2001, pag.139-140
Schema de prelucrare a datelor in cadrul acestei forme de contabilitate se prezinta in figura urmatoare :
La S.C. Marconf S.R.L. Piatra Olt se intalnesc urmatoarele categorii de jurnale si situatii:
jurnal privind consumurile si alte iesiri de materiale;
jurnal privind decontarile cu furnizorii;
jurnal privind salariile si contributiile la asigurarile sociale;
jurnal privind vanzarea produselor si a marfurilor;
jurnal-situatii privind operatiunile de casa;
jurnal-situatii privind operatiunile de banca;
jurnal privind operatii diverse;
situatii avansurile spre decontare;
jurnal pentru operatii privind taxa pe valoarea adaugata.
Inregistraile in jurnale se fac direct pe baza documentelor justificative.
Cartea-mare este folosita pentru stabilirea rulajelor lunare si a soldurilor pe conturi
la finele lunii, inregistrarea in cartea-mare se realizeaza astfel: rulajul creditor se preia din coloana de credit a fiecarui jurnal, iar rulajul debitor se determina prin totalizarea sumelor preluate din coloanele de conturi corespondente ale jurnalului.
Balantele de verificare se intocmesc lunar, pe baza datelor din conturile sintetice si analitice si servesc, in principal, pentru verificarea exactitatii informatiilor contabile si pentru intocmirea bilantului contabil.
Registrele de contabilitate sunt documente contabile obligatorii in care unitatile patrimoniale inregistreaza periodic, analogic si sistematic operatiunile economico-financiare consemnate in documentele justificative si care reprezinta datele sursa ce afecteaza patrimoniul acestora.
Se prezinta sub forma unor registre, fise, foi volante si listari informatice legate sub forma de registru.
Acestea prezinta un continut si o forma adecvata inregistrarii dupa anumite reguli specifice tuturor operatiunilor economico-financiare intervenite in cursul unui exercitiu financiar.
La S.C. Marconf S.R.L. Piatra Olt se folosesc in contabilitate urmatoarele registre contabie:
Registrul-jurnal este un document contabil obligatoriu, in care se inregistreaza zilnic prin articole, in mod cronologic operatiunile patrimoniale prin respectarea succesiunii documentelor dupa data de intocmire a acestora in unitate.
Operatiile de aceeasi natura, privind acelasi loc de activitate (atelier, secie) pot fi recapitulate intr-un document centralizator, care sta la baza inregistrarii in registrul jurnal.
Forma in care se prezinta registrul jurnal la S.C. Marconf S.C. Marconf S.R.L. este:
registrul-jurnal general;
registre jurnale auxiliare pentru operatii patrimoniale de aceeasi natura ca: operatii de casa si banca, decontarile cu furnizorii, iesiri de materiale, miscarea materialelor si operatii de transport-aprovizionare, salarii si contributii la asigurarile sociale, repartizarea si decontarea cheltuielilor de productie, vanzarea produselor si alte iesiri, avansuri spre decontare, operatii diverse etc.
Lunar totalul registrelor jurnal auxiliare se centralizeaza in registrul jurnal general.
Registrul-jurnal serveste ca:
document obligatoriu de inregistrare cronologica si sistematica a miscarii patrimoniului societatii;
proba in litigiu.
In registrul-jurnal se trec toate operatiunile economice privind miscarea patrimoniului
unitatii, indiferent daca acestea au loc in numerar sau prin contul de virament de la banca, netinandu-se seama daca a avut loc plata.
Registrul-jurnal se intocmeste intr-un singur exemplar fiind numerotat si snuruit. Este parafat de catre organele in drept la inceperea activitatii, la incetarea activitatii, precum si ori de cate ori este cazul. Nu circula si se arhiveaza de catre unitate, care il pastreaza cu documentele justificative care au stat la baza intocmirii lui.
Registrul-inventar este un document contabil obligatoriu, in care se inregistreaza toate
elementele patrimoniale de activ si de pasiv, grupate in functie de natura lor, conform posturilor din bilantul contabil, inventariate potrivit normelor legale.
Se intocmeste intr-un singur exemplar la sfarsitul anului pe baza datelor cuprinse in listele de inventariere si procesele verbale de inventariere a elementelor patrimoniale, prin gruparea acestora pe conturi sau grupe de conturi.
Registrul-inventar serveste ca:
document contabil obligatoriu de inregistrare anuala si de grupare a rezultatelor
patrimoniale;
proba de litigiu.
Are urmatoarea structura:
– numarul curent al fiecarei operatiuni inregistrate cronologic;
obiectul inventarierii, respectiv a conturilor de valori materiale pe gestiuni, a
conturilor privind debitorii, creditorii, provizioanele etc.;
valoarea din contabilitate privind conturile supuse inventarierii;
valoarea de inventar a documentelor patrimoniale, stabilita cu membrii Comisiei de inventariere pe baza listelor de inventariere si a proceselor verbale de inventariere);
diferentele din evaluare, de inregistrat, calculate ca diferenta intre valoarea contabila si valoarea de inventar;
cauzele diferentelor: deprecieri, schimbarea structurii productiei etc.
Registrul "Cartea-mare" serveste la inregistrarea si gruparea operatiilor economice si financiare in raport de valoarea lor, iar in cadrul fiecarei grupari in ordinea succesiunii lor in timp si sensul modificarii contului.
Acest registru prezinta, prin regruparea conturilor, miscarea si existenta tuturor elementelor patrimoniale la un moment dat. Este un document contabil de sinteza si sistematizare, ce contine cate o fila pentru fiecare cont utilizat.
Continutul acestui registru sta la baza intocmirii balantei de verificare.
In conformitate cu Legea nr. 31/1990 privind societatile comerciale pe actiuni, acestea trebuie sa tina:
– un registru al actionarilor, in care se va arata, dupa caz, numele, prenumele, denumirea,
domiciliul sau sediul actionarilor cu actiuni nominative. Acest registru se tine de catre
Registrul Roman al Actionarilor;
– un registru al sedintelor si deliberarilor Consiliului de Administratie;
– un registru al deliberarilor si constatarilor facute de cenzori in executarea mandatului
lor.
2.2. Conceptele, gruparea, recunoasterea si evaluarea produselor
Realizarea obiectului de activitate al oricarei intreprinderi, indiferent de specificul sau, necesita, pe langa activele imobilizate, si o varietate de active circulante denumite si active curente. Deoarece se considera ca valoarea stocurilor se recupereaza prin consum, vanzarea si, implicit, incasarea lor intr-o perioada de un an, in bilantul contabil, stocurile sunt inscrise in activele circulante ale intreprinderii.1
Stocurile, componente ale activelor circulante, reprezinta ansamblul bunurilor si serviciilor
1. V. Barbacioru si colectivul, Contabilitatea financiara, vol.I, Editura universitaria, Craiova, 2003.
din cadrul intreprinderii detinute, fie pentru a fi vandute in aceeasi stare sau dupa prelucrarea lor in procesul de productie, fie pentru a fi utilizate la fabricatia altor bunuri si servicii destinate vanzarii.
Ca structuri contabile bilantiere, elementele considerate « stocuri » trebuie sa indeplineasca conditiile generale incluse in definitia activelor, adica sa fie resurse controlate de intreprindere, provenind din evenimente trecute si de la care se asteapta obtinerea de avantaje viitoare sub forma fluxurilor de lichiditati. Un element al stocurilor este controlat de intreprindere daca situatia lui poate fi influentata prin deciziile managerilor, adica poate fi consumat, vandut, schimbat cu alte bunuri, folosit la plata unei datorii sau folosit drept garantie la obtinerea unui imprumut bancar. In principiu, o intreprindere isi poate exercita controlul asupra stocurilor pe care le are in proprietate. Ea nu isi exercita controlul asupra stocurilor pe care le detine temporar, fara titlu de proprietate, cum este cazul stocurilor preluate in custodie, deoarece depozitarea se efectueaza pe riscul si la dispozitia proprietarului.
In acceptiunea IAS 2 (paragraful 4), stocurile sunt definite ca fiind active:
a) detinute pentru a fi vandute pe parcursul desfasurarii normale a activitatii;
b) in curs de productie, in vederea vanzarii;
c) sub forma de materii prime, materiale si alte consumabile, ce urmeaza a fi folosite in procesul de productie sau pentru prestarea de servicii.
Din aceasta definitie se retine faptul ca ea nu tine cont de natura elementului luat in considerare, ci de destinatia acestuia, care este influentata de specificul activitatii intreprinderii.
In teoria si practica de contabilitate se efectueaza o grupare a elementelor denumite stocuri, dupa mai multe criterii, printre care mentionam:
a) din punct de vedere al destinatiei si al domeniului de activitate al intreprinderii, sunt delimitate urmatoarele categorii :
Stocuri propriu-zise, care, la randul lor, se pot delimita in :
– materiale si furnituri aprovizionate, care intra in productia de bunuri fabricate
(materii prime, materiale consumabile, cele de natura obiectelor de inventar si
alte elemente, utilizate in procesul de productie) ;
– marfurile cumparate si revandute fara nici o transformare ;
– semifabricatele si produsele finite obtinute de intreprindere.
Productia in curs de executie, reprezentata de produsele, lucrarile si serviciile neterminate, care se afla intr-un stadiu intermediar de fabricatie (cheltuielile aparute in procesul de executare a unei lucrari sau prestare a unui serviciu, pentru care intreprinderea nu a recunoscut venitul aferent).
b) in functie de sursa de provenienta, stocurile pot proveni din cumparari (materii prime,
materiale consumabile, marfuri si ambalaje); din productia proprie a intreprinderii (semifabri-
catele, productia in curs de executie, produsele reziduale si produsele finite); din alte surse (aport in natura la capitalul intreprinderii, plusuri in gestiune la inventariere, donatii primite etc.);
c) in functie de apartenenta, sau dreptul de proprietate asupra stocurilor, acestea pot fi: stocuri proprii ale intreprinderii, existente in proprietatea acesteia; stocuri aflate temporar in depozitele intreprinderii, care nu sunt in proprietatea acesteia (de exemplu, stocurile primite in custodie, care apartin tertilor, stocurile primite in consignatie si stocurile cumparate cu clauza de rezerva de proprietate, care trec in proprietate dupa efectuarea platii).
Stocurile provenite din productie/prelucrare proprie sunt evaluate la costul de productie, (denumit de IAS 2 -cost de prelucrare-), care include cheltuielile directe de productie (consum de materii si materiale, manopera directa etc.) si cota cheltuielilor directe de productie, generate de fabricatia stocului de produse (amortizarea, intretinerea sectiilor si utilajelor, conducerea si administrarea sectiilor). Cheltuielile directe de productie sunt acelea care se pot atribui direct in costul unui produs, lucrare sau serviciu, fara un calcul intermediar. Cheltuielile indirecte (sau comune) de productie nu se pot individualiza, in momentul efectuarii lor, pe produse sau lucrari si de aceea ele sunt alocate in costul unui produs, lucrare sau serviciu pe baza unor calcule intermediare, in functie de anumite criterii de imputare (repartizare). Cheltuielile indirecte de productie sunt formate din cheltuieli fixe, care nu depind de volumul productiei si cheltuieli variabile, care variaza in functie de volumul productiei.
In acceptiunea IAS 2, includerea cheltuielilor indirecte fixe de productie in costul productiei trebuie bazata pe capacitatea normala de productie a intreprinderii. De altfel, IAS 2 precizeaza ca in costul stocurilor se pot include numai cheltuielile suportate de intreprindere pentru aducerea stocurilor in forma si la locul in care se afla, cum ar fi costul proiectarii produselor destinate unor clienti.
Nu se includ in costuri, fiind considerate cheltuieli ale perioadei (exercitiului) urmatoarele: pierderile de materiale, manopera si alte cheltuieli de productie, peste limitele normale, cheltuielile de depozitare, altele decat cele care separa doua etape ale procesului de productie, cheltuielile generale de administratie care nu contribuie la aducerea stocurilor in starea si in locul in care se afla, costurile de distributie, cheltuielile cu dobanzile, afara de cazul prevazut in norma contabila IAS 23 "Cheltuieli cu imprumuturi", cand se permite includerea in cost a dobanzilor la imprumuturi pentru finantarea stocurilor cu ciclu lung de fabricatie.
Trebuie sa mentionam faptul ca, daca in contabilitatea de gestiune evaluarea stocurilor se poate face pe baza unei metode de cost partial (costul direct sau costul variabil), aceasta nu satisface cerintele IAS 2, care prevede includerea in cost si a cheltuielilor indirecte de productie, variabile si fixe. In acest caz, pentru intocmirea situatiilor financiare de raportare financiar contabila, trebuie sa se procedeze la ajustari ale costurilor variabile directe, astfel incat valoarea stocului de produse din bilantul contabil sa fie reprezentata de costul de productie, determinat in optica unui cost complet (sau total).
In plus, fata de cele prezentate anterior, IAS 2 permite evaluarea stocurilor si prin alte modalitati, ca de exemplu :
– metoda costurilor standard, folosita pentru activitatea de productie;
– metoda pretului de vanzare cu amanuntul, in activitatea de comert, daca aceste metode conduc la rezultate apropiate de cost.
Costurile standard trebuie sa fie determinate pe baza nivelurilor normale privind cheltuielile cu materiile prime si materiale, cheltuielile cu manopera, cat si eficienta si utilizarea capacitatii de productie. Costurile standard sunt revizuite, periodic, pentru a corespunde conditiilor din momentul evaluarii ; ele se pot determina atat pentru stocurile din cumparari, cat si pentru cele din productie proprie. Aceste costuri (denumite si costuri anticipate), permit managerilor sa controleze mai bine costurile reale. Abaterile intre costurile reale si costurile standard sunt inregistrate in conturi de abateri, care sunt analizate pentru determinarea cauzelor care le-au determinat. In cazul utilizarii costurilor standard pentru informarea financiara a tertilor, este necesar ca stocurile sa fie prezentate la valoarea lor reala, prin corectarea costurilor standard cu valoarea abaterilor de la costurile standard. Abaterile de la costurile standard, stabilite la intrarea stocurilor in gestiune, se repartizeaza si se inregistreaza proportional, atat asupra valorii bunurilor iesite din gestiune, cat si asupra bunurilor aflate in stoc. Repartizarea abaterilor de la costurile standard asupra valorii stocurilor iesite si asupra stocurilor existente se efectueaza cu ajutorul unui coeficient de repartizare (K), care se aplica asupra valorii stocurilor iesite din gestiune, la cost standard.
Evaluarea stocurilor la inventariere
Orice intreprindere, indiferent de specificul activitatii, procedeaza la inventarierea stocurilor, de regula la finele anului, cand acestea sunt evaluate la valoarea actuala numita si valoare de inventar, care poate corespunde cu valoarea realizabila neta.
Stabilirea valorii realizabile nete se face element cu element, dar se poate face si pe grupe de elemente, pentru stocurile similare sau conexe, cum ar fi stocuri din aceeasi gama de produse, care au utilizari similare, care sunt produse si comercializate in aceeasi zona geografica etc. In cazul serviciilor se vor cumula costurile in functie de fiecare serviciu, pentru care se va stabili un pret de vanzare distinct.
Estimarea valorii realizabile nete se bazeaza pe cele mai credibile dovezi la momentul evaluarii, cum ar fi fluctuatiile preturilor si ale costurilor privind stocurile supuse evaluarii, cat si scopul pentru care sunt detinute stocurile. Astfel, pentru stocurile care urmeaza sa fie livrate in baza unor contracte ferme de vanzare de bunuri sau prestare de servicii, valoarea realizabila neta este reprezentata de pretul stabilit prin contract. Pentru materialele folosite in fabricatia de produse finite, valoarea realizabila neta poate fi reprezentata, in principiu, de costul de inlocuire al materialelor. Daca se estimeaza ca produsele finite care incorporeaza aceste materiale vor fi vandute la un pret egal cu cel putin costul acestor materiale, valoarea materialelor nu este diminuata sub costul lor.
Evaluarea stocurilor la intocmirea bilantului imbraca doua variante si anume:
a) varianta ‘cost istoric’;
b) varianta ‘retratarea la inflatie’.
Prima varianta , evaluarea bilantiera a stocurilor la cost istoric, conform IAS 2, prevede ca, in bilant stocurile trebuie evaluate la valoarea cea mai mica dintre cost si valoarea realizabila neta. Aceasta procedura se bazeaza pe faptul ca activele nu pot fi evaluate in bilant la o valoare mai mare decat cea care s-ar obtine prin utilizarea sau vanzarea lor. Estimarea valorii realizabile nete trebuie sa tina cont de destinatia elementului considerat. Astfel, elementele care fac parte din clauzele unui contract de vanzare sau de prestare de servicii deja incheiat, trebuie sa fie evaluate in functie de pretul stipulat in contract. In alta ordine de idei, materialele sau furniturile nu trebuie sa se deprecieze atata timp cat produsele pentru care ele vor fi utilizate, vor putea fi vandute la un pret mai mare sau egal decat/cu costul lor.
Pentru ca, in bilant, activele nu pot figura la o valoare superioara celei de vanzare sau de utilizare, atunci cand costul stocurilor este nerecuperabil, se procedeaza la inregistrarea deprecierii acestora, pentru a se atinge valoarea realizabila neta.
La inchiderea fiecarui exercitiu financiar, se procedeaza la o noua evaluare a valorii realizabile nete. Daca situatia valorii stocului se modifica, se poate anula valoarea deprecierii stocurilor (sau se poate diminua) in asa fel incat noua valoare contabila sa fie cea mai mica valoare dintre cost si valoarea realizabila neta revizuita.
Evaluarea stocurilor la iesirea din gestiune
La iesirea din gestiune a stocurilor, acestea se evalueaza si se inregistreaza in conformitate cu Legea contabilitatii nr.82/1991, republicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 629 din 26 august 2002, prin aplicarea uneia dintre metodele mentionate mai jos :
a) metoda primul intrat – primul iesit – FIFO;
b) metoda costului mediu ponderat – CMP;
c) metoda ultimul intrat – primul iesit – LIFO.1
Potrivit metodei ‘primul intrat – primul iesit’ (FIFO), bunurile iesite din gestiune se evalueaza la costul de achizitie (sau de productie) al primei intrari (lot). Pe masura epuizarii lotului, bunurile iesite din gestiune se evalueaza la costul de achizitie (sau de productie) al lotului urmator, in ordine cronologica.
Metoda ‘costului mediu ponderat’ (CMP) presupune calcularea costului fiecarui element pe baza mediei ponderate a costurilor elementelor similare aflate in stoc la inceputul perioadei si a costului elementelor similare produse sau cumparate in timpul perioadei. Media poate fi calculata periodic sau dupa fiecare receptie.
Potrivit metodei ‘ultimul intrat – primul iesit’ (LIFO), stocurile iesite din gestiune se evalueaza la costul de achizitie (sau de productie) al ultimei intrari (lot). Pe masura epuizarii
1Legea contabilitatii nr.82/1991, republicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 629 din 26 august 2002
lotului, bunurile iesite din gestiune se evalueaza la costul de achizitie (sau de productie) al lotului anterior, in ordine cronologica.
Metoda aleasa trebuie aplicata cu consecventa pentru elemente similare de natura stocurilor si a activelor fungibile de la un exercitiu financiar la altul. Daca, in situatii exceptionale, administratorii decid sa schimbe metoda pentru un anumit element de stocuri sau alte active fungibile, in notele explicative trebuie sa se prezinte urmatoarele informatii:
– motivul schimbarii metodei;
– efectele sale asupra rezultatului.
O persoana juridica trebuie sa utilizeze aceleasi metode de determinare a costului pentru toate stocurile care au natura si utilizare similare. Pentru stocurile cu natura sau utilizare diferita, folosirea unor metode diferite de calcul al costului poate fi justificata.
Productia in curs de executie se determina prin inventarierea productiei neterminate la sfarsitul perioadei, prin metode tehnice de constatare a gradului de finalizare sau a stadiului de efectuare a operatiilor tehnologice si evaluarea acesteia la costurile de productie.
2.3. Organizarea generala a contabilitatii produselor
2.3.1. Metode de conducere a contabilitatii analitice a stocurilor
Contabilitatea analitica a bunurilor se poate tine pe baza uneia din urmatoarele metode : operativ-contabila, cantitativ-valorica, global-valorica.1
a) Metoda operativ-contabila se poate aplica pentru contabilitatea analitica a materiilor prime, materialelor consumabile, materialelor de natura obiectelor de inventar, semifabricatelor, produselor finite, produselor reziduale, marfurilor si ambalajelor.
Metoda operativ-contabila consta in tinerea, in cadrul fiecarei gestiuni, a evidentei cantitative a bunurilor, pe feluri, cu ajutorul fiselor de magazie. In contabilitate, aceasta metoda consta in tinerea evidentei valorice pe conturi de materiale, desfasurate valoric pe gestiuni, iar in cadrul gestiunilor, pe grupe sau subgrupe de materiale, dupa caz.
Controlul exactitatii inregistrarilor din evidenta gestiunilor si din contabilitate se asigura prin evaluarea stocurilor cantitative, transcrise din fisele de magazie in registrul stocurilor.
In metoda operativ-contabila se pot folosi urmatoarele formulare comune pe economie:
– fisa de magazie;
– fisa de cont pentru operatiuni diverse;
– borderoul de predare a documentelor;
– registrul stocurilor.
Fisele de magazie servesc pentru evidenta cantitativa, pe feluri de stocuri, la locul de depozitare, iar in contabilitate, pentru controlul operatiunilor inregistrate de gestionar sau persoana desemnata, pentru preluarea in registrul stocurilor a cantitatilor aflate in stoc, precum si pentru calculul valorii bunurilor existente in stoc la sfarsitul lunii (perioadei), in scopul confruntarii cu datele din contabilitatea sintetica.
La gestiune, fisele de magazie se tin in ordinea in care sunt inscrise materialele in registrul stocurilor. In aceste fise, cantitatile se inregistreaza zilnic de gestionar sau persoana
2 Ordinul Ministrului Finantelor Publice nr. 1850/2004 privind registrele si formularele financiar-contabile
desemnata, pe baza documentelor de intrare (bon de predare produse finite, nota de receptie si constatare diferente etc.) si a documentelor de iesire (bon de consum, fisa limita de consum, aviz de insotire a marfii, factura etc.), pozitie cu pozitie.
Erorile constatate in evidenta gestiunilor se corecteaza in prezenta persoanei care raspunde de inregistrarile efectuate in fisele de magazie, iar abaterile de la regulile de intocmire si utilizare a documentelor se aduc la cunostinta conducatorului compartimentului financiar-contabil sau a persoanei desemnate sa conduca contabilitatea, dupa caz, pentru stabilirea masurilor care se impun.
Semnatura persoanei desemnate pentru evidenta stocurilor in fisele de magazie constituie dovada verificarii inregistrarilor efectuate si preluarii documentelor de intrare si de iesire a materialelor.
Preluarea documentelor privind miscarea stocurilor se face pe baza Borderoului de predare a documentelor.
Intrarile sau iesirile de bunuri de natura stocurilor de produse se inregistreaza in contabilitatea sintetica si analitica, fie direct pe baza acestor documente, fie cu ajutorul unor situatii intocmite zilnic sau la alte perioade stabilite de unitate prin centralizarea datelor din documentele privind miscarea stocurilor.
Verificarea inregistrarilor efectuate in conturile de stocuri si fisele de magazie se face cu ajutorul Registrului stocurilor. In acest scop, in registrul stocurilor, la sfarsitul fiecarei luni (perioade), se inscriu pe feluri de stocuri, grupate pe magazii (depozite), conturi, grupe, eventual subgrupe, stocurile cantitative din fisele de magazie, se calculeaza valoarea cantitatilor aflate in stoc pe baza preturilor de inregistrare si se totalizeaza valoarea acestora pe pagini ale registrului stocurilor, pe subgrupe de materiale, grupe de stocuri, conturi si magazii (depozite).
In masura in care nu se constata diferente intre valoarea cantitatilor in stoc din fisele de magazie si soldurile conturilor de materiale din contabilitate, registrul stocurilor se poate intocmi trimestrial.
In cazul in care se constata ca exista frecvente diferente intre soldurile conturilor de stocuri din registrul stocurilor si cele din contabilitate, provenind din inregistrarea operatiunilor, evaluarea cantitatilor de stocuri din documentele de intrare si de iesire, prelucrarea acestora etc., diferentele respective pot fi localizate printr-o noua centralizare a intrarilor si iesirilor valorice de materiale, pe grupe sau feluri de materiale, iar totalurile obtinute se confrunta cu datele din registrul stocurilor.
Verificarea inregistrarilor la sfarsitul luni (perioadei) se face, de asemenea, cu ajutorul registrului stocurilor in care se stabilesc soldurile pe feluri de produse finite si pe total cont, prin transcrierea cantitatilor in stoc din fisele de magazie si evaluarea acestora pe baza preturilor de inregistrare.
b) Metoda cantitativ-valorica pentru semifabricate, produse finite, produse reziduale, consta in tinerea evidentei cantitative pe feluri de stocuri in cadrul fiecarei gestiuni, iar in contabilitate a celei cantitativ-valorice. Conturile sintetice care reflecta stocurile de produse se desfasoara in analitic pe gestiuni. Verificarea exactitatii inregistrarilor din evidenta de la locurile de depozitare si din contabilitate se efectueaza prin punctajul periodic dintre cantitatile operate in fisele de magazie si cele din fisele de cont analitic din contabilitate.
In metoda cantitativ-valorica se pot folosi urmatoarele formulare comune pe economie :
– Fisa de magazie;
– Fisa de cont analitic pentru valori materiale;
– Fisa de cont pentru operatiuni diverse;
– Borderou de predare a documentelor;
– Balanta analitica a valorilor materiale.
Evidenta cantitativa a materialelor se tine la gestiune cu ajutorul fiselor de magazie, care se tin in ordinea fiselor de cont analitic din contabilitate. In fisele de magazie, inregistrarile se fac zilnic, de gestionar sau persoana desemnata, pe baza documentelor de intrare si de iesire a materialelor. Dupa inregistrare, documentele respective se predau la contabilitate pe baza de borderou. In contabilitate, documentele se inregistreaza in fisele de cont analitic pentru valori materiale si se stabilesc stocurile si soldurile, dupa ce in prealabil s-a verificat modul de emitere si completare a documentelor privind miscarea materialelor. De asemenea, pe baza acelorasi documente, se intocmesc situatiile centralizatoare privind intrarile si iesirile de materiale pentru inregistrarea in contabilitatea sintetica.
Controlul inregistrarilor din conturile sintetice si cele analitice ale stocurilor se asigura cu ajutorul balantei de verificare analitice.
In vederea intocmirii balantei de verificare este necesar sa se efectueze controlul asupra concordantei stocurilor scriptice din fisele de magazie cu cele din fisele de cont analitic pentru valori materiale.
Metoda cantitativ-valorica pentru evidenta analitica a produselor finite si produselor reziduale se aplica in acelasi mod ca si pentru celelalte stocuri, cu urmatoarele particularitati:
– atat intrarile, cat si iesirile valorice pot fi inregistrate in fisele de cont analitic pentru stocuri numai lunar, prin inmultirea cantitatilor totale de produse finite si produse reziduale cu preturile unitare respective, fara a mai fi necesara evaluarea cantitatilor de produse in documente,
– pentru controlul inregistrarilor din contabilitatea sintetica si cea analitica a produselor finite, in locul balantei de verificare se poate folosi registrul stocurilor.
c) Metoda global-valorica este relativ simpla, ofera un volum redus de informatii si posibilitati restranse de exercitare a controlului asupra integritatii valorilor materiale gestionate, fiind recomandata, in principal, pentru evidenta marfurilor si ambalajelor aflate in unitatile de desfacere cu amanuntul si pentru alte bunuri, in cazul unitatilor care nu au o dotare adecvata. Aceasta metoda consta in organizarea evidentei analitice numai valoric, atat la nivelul gestiunii, cat si in contabilitate. La nivelul fiecarei gestiuni se intocmeste ‘ Registrul de gestiune’ in care se inregistreaza, zilnic si numai valoric, fiecare document justificativ de intrare sau de iesire, stabilindu-se, totodata, soldul final (de la sfarsitul zilei). Controlul concordantei inregistrarilor din evidenta gestiunii cu cele din contabilitate se efectueaza periodic, confruntandu-se soldurile finale stabilite, pe de o parte, in registrul de gestiune, iar pe de alta parte, in fisele de cont analitic pentru operatiuni diverse.
Metoda de conducere a contabilitatii utilizata la S.C. Marconf S.A. Piatra-Olt pentru produsele finite, semifabricatele si produsele reziduale este metoda operativ-contabila si se aplica in acelasi mod ca si pentru stocuri de materii prime si materiale consumabile. Evidenta cantitativa pe feluri de produse se tine la magazie (depozit) cu ajutorul fiselor de magazie, iar evidenta valorica se tine in contabilitate cu ajutorul contului sintetic de produse finite, desfasurat in analitic pe gestiuni, in care inregistrarile se fac pe baza datelor obtinute prin centralizarea zilnica a documentelor de miscare a produselor respective.
2.3.2. Sistemul de documente primare si de evidenta operativa si analitica a produselor si a productiei in curs de executie utilizat in organizarea contabilitatii la S.C. Marconf S.R.L. Piatra Olt
Inregistrarile in contabilitate a operatiilor economice si financiare care au loc, trebuie sa aiba la baza documente justificative, deoarece acestea prezinta importanta pentru contabilitate prin faptul ca:
justifica operatiile inregistrate in evidenta contabila;
stau la baza efectuarii controlului si analizei economico-financiare;
constituie proba in justitie.
Documentele primare utilizate la inregistrarea intrarilor si iesirilor de produse finite, semifabricate si produse reziduale in cadrul entitatii economice Marconf sunt :
a) Bonul de predare – transfer – restituire (anexa nr.4), se intocmeste de catre sectiile de productie si se utilizeaza, atat pentru predarea semifabricatelor catre fazele urmatoare, sau magaziile organizate inter-faze, cat si pentru consemnarea produselor finite, obtinute din procesul de fabricatie.
In cadrul societatii se pot obtine din productia proprie si unele materiale, piese de schimb, materiale de natura obiectelor de inventar, ambalaje etc, care au un caracter specific, sau cand procurarea acestora de la terti necesita o perioada prea mare sau nu este avantajos din punct de vedere economic. Aceste bunuri, se prelucreaza sau se confectioneaza, de regula, in cadrul sectiilor auxiliare si, in unele cazuri, in cadrul sectiilor de baza, conform programului de productie.
Pentru bunurile obtinute din productia proprie, se organizeaza o evidenta analitica a cheltuielilor de productie, pe loturi de bunuri/obiecte, cu ajutorul fiselor de postcalcul (anexa nr.5). Pe masura ce bunurile se obtin din productia proprie, dupa ce au fost supuse controlului de calitate, ele se consemneaza in documentul denumit ‘Bon de predare – transfer – restituire’ si se predau la depozitul de produse sau sectia care le solicita.
b). Iesirea stocurilor obtinute din productia proprie, se refera la consumul de produse finite, care se folosesc in cadrul lucrarilor de construcii si de executie de retele electrice pe care unitatea le executa pentru terti, si se consemneaza in documentul ‘Bon de consum’ (anexa nr.6). Bonul de consum care poate fi individual, cand se solicita un singur material sau colectiv cand evidentiaza consumul mai multor materiale. Pe bonul de consum se indica codul sectiei, atelierului, depozitului de materiale. Bonul de consum material se intocmeste in doua exemplare, pe masura lansarii si elaborarii materialelor din magazie pentru consum. Viza de necesitate se acorda de sectia sau atelierul consumator, dupa care circula 1a magazia de materiale pentru eliberarea cantitatilor necesare, la biroul contabilitate pentru prelucrare si efectuarea inregistrarilor.
c). Semifabricatele si produsele finite iesite din gestiune pentru vanzare se consemneaza in documentele : Aviz de insotire a marfii (anexa nr.7) si Factura fiscala (anexa nr.8), documente emise de compartimentul desfacere.
Operatiile de acelasi fel, privitoare la intrari si iesiri de stocuri, consemnate in documentele justificative, se pot centraliza, pe baza carora se efectueaza inregistrarile in contabilitatea stocurilor.
In cazul unor decalaje intre vanzarea si livrarea bunurilor, acestea se inregistreaza ca iesiri din intreprindere, nemaifiind proprietatea acesteia, astfel:
– bunurile vandute si nelivrate, se inregistreaza distinct in gestiune, iar in contabilitate in conturi in afara bilantului;
– bunurile livrate, dar nefacturate, se inregistreaza ca iesiri din gestiune, atat la locurile de depozitare, cat si in contabilitate, pe baza documentelor care confirma iesirea din gestiune, potrivit legii.
Evaluarea iesirilor de materiale se face dupa metoda "primei intrari – primei iesiri"(FIFO).
Contabilitatea valorilor materiale se tine cantitativ si valoric, prin folosirea inventarului permanent.
Verificarea concordantei dintre evidenta la locurile de depozitare si contabilitate se face prin punctajul periodic dintre cantitatile inregistrate in fisele de magazie si cele din evidenta la contabilitate obtinuta prin prelucrarea automata a datelor.
d). Nota restituire (anexa nr.9) se foloseste in situatia in care s-a ridicat o cantitate de materiale mai mare decat cea necesara efectiv, surplusul restituindu-se la magazia in cauza.
e). Fisa limita de consum (anexa nr.10) se intocmeste in doua exemplare, din care unul ramane la sectia consumatoare, iar celalalt, la depozitul de materiale. Documentul cuprinde date privind cantitatea de materiale necesara programului de productie, determinata conform fiselor tehnologice si normelor de consum.
f). Fisa de magazie (anexa nr.11) care serveste pentru evidenta cantitativa, pe feluri de stocuri, la locul de depozitare, iar in contabilitate, pentru controlul operatiunilor inregistrate de gestionar sau persoana desemnata, pentru preluarea in registrul stocurilor a cantitatilor aflate in stoc, precum si pentru calculul valorii bunurilor existente in stoc la sfarsitul lunii (perioadei), in scopul confruntarii cu datele din contabilitatea sintetica.
La gestiune, fisele de magazie se tin in ordinea in care sunt inscrise materialele in registrul stocurilor. In aceste fise, cantitatile se inregistreaza zilnic de gestionar sau persoana desemnata, pe baza documentelor de intrare (bon de predare produse finite, nota de receptie si constatare diferente etc.) si a documentelor de iesire (bon de consum, fisa limita de consum, aviz de insotire a marfii, factura etc.), pozitie cu pozitie.
2.4. Organizarea contabilitatii financiare a produselor si a productiei in curs de executie
Rezultatul procesului de productie, in cazul intreprinderilor cu un caracter productiv, se concretizeaza printr-un rezultat material al activitatii economice, care poate fi sub forma de : produse finite, semifabricate si produse reziduale (rebuturi si materiale recuperabile si refolosibile din procesul de prelucrare).1
Evidenta existentei si miscarii acestor valori materiale, este tinuta cu ajutorul conturilor din grupa 34 ‘Produse’, respectiv :
– 341 – Semifabricate;
– 345 – Produse finite;
– 346 – Produse reziduale.
Toate aceste conturi au functie contabila de activ. Sunt conturi de bilant, ce au rolul de a furniza informatii de reflectare si control gestionar, privind existenta si miscarea stocurilor de produse. Ele se debiteaza cu pretul de inregistrare a produselor intrate in gestiune, inclusiv plusurile constatate la inventariere. Se crediteaza cu pretul de inregistrare al produselor iesite din gestiune pe diferite cai, prin vanzari sau alte destinatii. Soldul debitor, reprezinta pretul de inregistrare al produselor aflate in stoc.
Evaluarea produselor si inregistrarea lor in contabilitate, se poate face la costuri de productie efective sau la preturi prestabilite (standard – antecalculate). In cazul ca, pretul de inregistrare este pretul standard (prestabilit), atunci apar diferente de pret, intre pretul standard si costul de productie efectiv, care vor fi inregistrate distinct, cu ajutorul contului 348 ‘Diferente de pret la produse’, care se dezvolta in conturi sintetice de gradul II, corespunzator naturii elementelor componente ale acestei structuri, astfel : 3481 ‘Diferente de pret la semifabricate’ ; 3485 ‘Diferente de pret la produse finite’ si 3486 ‘Diferente de pret la produse reziduale’. Este un cont cu rol rectificativ. Inregistreaza in debit, diferentele de pret in plus aferente produselor obtinute, ceea ce reprezinta diferentele nefavorabile (costul efectiv de productie este mai mare decat cel prestabilit), precum si diferentele de pret in minus (favorabile), repartizate asupra produselor iesite prin vanzare sau alte cai. In credit reflecta diferentele de pret in minus, favorabile, aferente produselor intrate in gestiune, precum si diferentele in plus aferente produselor iesite din destiune. Soldul contului reprezinta diferentele de pret aferente produselor aflate in stoc.
Pentru reflectarea in contabilitate a principalelor operatii economice privind intratrea produselor in gestiunea unitatilor economice vom prezenta cateva exemple in varianta inventarului permanent.
Calea cea mai importanta de intrare a produselor in gestiunea entitatilor economice este din productie proprie. Pe baza bonurilor de predare-transfer-restituire, se inregistreaza intrarea produselor in magazie evaluate la preturi standard (prestabilite, antecalculate), reprezentate de semifabricate in valoare de 30.000 lei si 45.000 lei produse finite:
1 V. Barbacioru si colectivul, Contabilitatea financiara, Editura Sitech, Craiova, 2006, pag. 212
% = 711 75.000 lei
‘Variatia stocurilor’
341 30.000 lei
‘Semifabricate’
45.000 lei
‘Produse finite’
Costurile efective de productie se determina la sfarsitul lunii (dupa efectuarea lucrarilor de postcalcul) si, ca urmare, pentru produsele obtinute in cursul lunii nu se cunoaste costul efectiv. Astfel, in momentul obtinerii lor din procesul de productie, acestea se inregistreaza in contabilitate la preturi prestabilite. La sfarsitul lunii, cand in urma postcalculatiei s-a stabilit costul efectiv al productiei inmagazinate in cursul lunii, in contabilitate se calculeaza diferentele de pret intre costurile de productie efective si preturile prestabilite, acestea inregistrandu-se in conturi de diferente de pret ale produselor. Presupunem ca la sfarsitul lunii, costul efectiv al semifrabicatelor este de 45.800 lei, deci o diferenta de pret in plus (nefavorabila) de 800 lei iar costul efectiv al produselor este de 28.500 lei, deci o diferenta in minus (favorabila) de 1.500 lei, care vor fi inregistrate in contabilitate astfel:
– diferente nefavorabile aferente semifabricatelor obtinute :
3481 = 711 800 lei
‘Diferente de pret la semifabricate’ ‘Variatia stocurilor’
– diferente favorabile aferente produselor obtinute :
711 = 3485 1.500 lei ‘Variatia stocurilor’ ‘Diferente de pret la produse finite’
b) Obtinerea pieselor de schimb si a obiectelor de inventar din productia proprie pentru nevoi interne. Pe baza bonului de predare se inregistreaza predarea la magazie a pieselor de schimb la pretul de 6.800 lei si obiecte de inventar la pretul de 5.500 lei:
345 = 711 12.300 lei
‘Produse finite’ ‘Variatia stocurilor’
% = 345 12300 lei
‘Produse finite’
3024 6800 lei
‘Piese de schimb’
303 5500 lei
‘Materiale de natura obiectelor de inventar’
c) Primirea prin donatie de produse finite in valoare de 1.200 lei
345 = 7582 1.200 lei
‘Produse finite’ ‘Venituri din donatii si subventii
primite’
d) Cu ocazia inventarierii, se constata un plus de semifabricate de 2.100 lei si produse finite in valoare de 1.800 lei, care se for inregistra in contabilitate, pe baza procesului verbal de inventariere intocmit, astfel:
% = 711 3.900 lei
‘Variatia stocurilor’
341 2.100 lei
‘Semifabricate’
345 1.800 lei
‘Produse finite’
d) Sunt aduse de la terti, de la prelucrare, produse finite:
– primirea bunurilor de la terti, la valoarea de inregistrare: produse finite de 420 lei si semifrabicate de 320 lei.
% = 354 740 lei
‘Produse aflate la terti’
341 320 lei
‘Semifrabicate’
345 420 lei
‘Produse finite’
– in acelasi timp, se inregistreaza valoarea operatiilor de prelucrare in suma de 200 lei (sau tariful pentru pastrarea in custodie in suma de 300 lei), conform facturii primite in valoare de 500 lei, TVA 19%.
% = 401 595 lei
‘Furnizori’
341 200 lei
‘Semifabricate’
628 300 lei
‘Alte cheltuieli cu
servicii executate de terti’
4426 95 lei
‘ TVA deductibila’
e) Un actionar subscrie si aporteaza in natura, semifabricate in valoare de 2.000 lei
341 = 456 2.000 lei
‘Semifabricate’ ‘Decontari cu asociatii
privind capitalul’
In S.C. MARCONF S.R.L. principala cale de intrare a produselor finite in gestiunea unitatii este din productie proprie. Pe baza bonurilor de predare (anexa nr.4 ) se inregistreaza intrarea acestora intocmindu-se in acest sens nota de receptie (anexa nr.12). In contabilitatea entitatii economice se face urmatoarea inregistrare:
345 = 711 2063,27 lei
‘‘Produse finite’’ ‘‘Variatia stocurilor’’
Pentru realizarea evidentei cantitative, produsele finite receptionate se inregistreaza in fisele de magazie (anexa nr.11 ) care se tin la locul de depozitare.
La sfarsitul lunii, pe baza raportului de productie si a fisei de calcul al costului efectiv al productiei (vezi anexa nr.5) se calculeaza diferentele de pret intre pretul prestabilit cu care au fost inregistrate produsele finite in gestiunea entitatii economice si costul efectiv al acestora. Conform notei de calcul (vezi anexa nr.13) se inregistreaza in contabilitate diferenta de pret in minus (favorabila) in suma de 54.578 lei pe baza notei contabile:
711 = 348 54.578,00 lei
‘‘Variatia stocurilor’’ ‘‘Diferente de pret la
produse finite’’
Operatiile economice privind iesirea produselor din gestiune unitatilor economice in varianta inventarului permanent vor fi exemplificate in continuare.
a) Cea mai importanta cale de iesire a produselor din gestiunea unitatii o reprezinta vanzarea catre unitatile beneficiare, conform contractelor sau comenzilor. In baza facturilor emise, se inregiztreaza in contabilitate livrarea de produse finite, la pretul de vanzare de 3.500 lei, pret de inregistrare de 3.100 lei si diferente de pret in minus (favorabile) de 120 lei, stabilite pe baza coeficientului mediu; semifabricate, cu pret de vanzare de 1.680 lei, pretul de inregistrare este de 1.250 lei si diferente de pret nefavorabile de 130 lei, stabilite in baza coeficientului mediu. TVA este de 19%.
– Inregistrarea expedierii produselor, conform facturilor emise la pretul de vanzare si TVA aferenta:
4111 = % 6.164,20 lei
‘Clienti’
701 3.500,00 lei
‘Venituri din vanzarea produselor finite’
702 1.680,00 lei
‘Venituri din vanzarea semifabricatelor’
4427 984,20 lei
– Se descarca gestiunea pentru produsele finite vandute, la pret de inregistrare si se repartizeaza si diferentele de pret aferente, favorabile:
711 = 345 3.500,00 lei
‘Variatia stocurilor’ ‘Produse finite’
si
348 = 711 120,00 lei
‘Diferente de pret la produse’ ‘Variatia stocurilor’
– Se descarca gestiunea pentru semifabricatele vandute, evaluate la pret standard si se repartizeaza diferentele de pret nefavorabile:
711 = 341 1.250,00 lei
‘‘Variatia stocurilor’’ ‘‘Semifabricate’’
si
711 = 348 130,00 lei
‘‘Variatia stocurilor’’ ‘‘Diferente de pret la produse’’
b) Alta cale de iesire a produselor finite din gestiunea unitatii este consumul propriu. Se inregistreaza consumul propriu de produse fimite in suma de 4.300 lei.
– transferarea produselor finite la gestiunea de materiale materiale consumabile:
3028 = 345 4.300,00 lei
‘‘Alte materiale consumabile’’ ‘‘Produse finite’’
– eliberararea in consuum a produselor finite transferate la materiale consumabile:
6028 = 3028 4.300,00 lei
‘‘Cheltuieli privind alte ‘‘Alte materiale consumabile’’
materialele consumabile’’
c) Produsele finite realizate pot fi vandute prin magazinele proprii:
– transferarea produselor finite, la nivelul pretului de inregistrare, in magazinele proprii, in valoare de 65.000 lei:
371 = 345 65.000,00 lei
‘‘Marfuri’’ ‘‘Produse finite’’
– calculul si inregistrarea adaosului comercial si a taxei pe valoarea adaugata neexigibila, pentru evidentierea marfurilor din magazinul propriu, la pretul de vanzare cu amanuntul:
371 = % 29.750,00 lei
‘‘Marfuri’’
378 25.000,00 lei
‘‘Diferente de pret la marfuri’’
4428 4.750,00 lei
‘‘TVA neexigibila’’
d) Pe baza procesului verbal de custodie, se inregistreaza trimitere la terti a produselor finie, pentru pastrare, in valoare de 1.200 lei:
354 = 345 1.200,00 lei
‘‘Produse aflate la terti’’ ‘‘Produse finite’’
e) Se pot folosi produse finite pentru protocol, la un pret de inregistrare de 650 lei, cu diferente de pret nefavorabile de 18 lei:
623 = % 668,00 lei
‘‘Cheltuieli de protocol
reclama si publicitate’’ 345 650,00 lei
‘‘Produse finite’’
348 18,00 lei
‘‘Diferente de pret la produse’’
f) Pe baza proceselor verbale si a documentelor doveditoare, se vor inregistra pierderi din calamitati la produsele finite in valoare de 3.250 lei, la semifabricate in suma de 2.150 lei si diferentele de pret nefavorabile aferente produselor finite in suma de 978 lei:
671 = % 6.378,00 lei
‘‘Cheltuieli privind calamitatile 345 3.250,00 lei si alte evenimente extraordinare’’ ‘‘Produse finite’’
341 2.150,00 lei
‘‘Semifabricate’’
348 978,00 lei
‘‘Diferente de pret la produse finite’’
g ) Se pot face donatii de produse finite, la un pret de inregistrare de 7.560 lei cu diferente de pret nefavorabile de 1.820 lei:
6582 = % 9.380,00 lei
‘‘Donatii si subventii acordate’’ 345 7.560,00 lei
‘‘Produse finite’’
348 1.820,00 lei
‘‘Diferente de pret la produse’’
h) Se acorda salariatilor proprii, produse finite al caror pret de inregistrare este de 6.452 lei, cu diferente de pret nefavorabile, calculate in suma de 2.345 lei. Impozitul aferent acestor venituri este de 985 lei iar TVA in suma de 1671,43 lei. In contabilitatea entitatii economice se fac urmatoarele inregistrari:
– se inregistreaza obligatia unitatii fata de salariati privind produsele ce li se cuvin, la nivelul costului efectiv de productie de 8.797 lei (6.452 lei + 2.345 lei ), inclusiv impozitul aferent acestor venituri de 985 lei.
641 = 421 9.782,00 lei
‘‘Cheltuieli cu remuneratiile ‘‘Personal- salarii datorate’’
personalului’’
– se inregistreaza TVA aferenta produselor cuvenite salariatilor:
635 = 4427 1.671,43 lei
‘‘Cheltuieli cu alte impozite
taxe, si varsamite asimilate’’ ‘‘TVA colectata’’
– se deconteaza drepturile de personal
421 = % 8.797,00 lei
‘‘Personal – salarii datorate’’ 345 6.452,00 lei
‘‘Produse finite’’
348 2.345,00 lei
‘‘Diferente de pret la produse’’
– se inregistreaza obligatia privind impozitul datorat de salariati, pentru veniturile realizate:
421 = 444 985,00 lei
‘‘Personal – salarii datorate’’ ‘‘Impozitul pe salarii’’
In S.C. MARCONF S.R.L. iesirea produselor finite din gestiune se realizeaza prin vanzarea acestora intr-o pondere redusa, iar principala cale de iesire este consumul intern prin punerea lor in opera in cadrul lucrarilor de executie de retele electrice de inalta si joasa tensiune.
Pe baza facturii de vanzare nr. 1226857 (anexa nr.8) din data de 20.10.2005, in contabilitatea unitatii se face urmatoarea inregistrare contabila:
4111 = % 1.785,39 lei
‘‘Clienti’’ 701 1.500,33 lei
‘‘Venituri din vanzarea produselor finite’’
4427 285,06 lei
‘‘TVA colectata’’
Pe baza bonului de consum nr. ELECT0283-05 (anexa nr.6) din data de 03.12.2005 in contabilitatea entitatii economice MARCONF S.R.L. se fac urmatoarele inregistrari:
– transferarea produselor finite la gestiunea materialelor auxiliare:
3021 = 345 23.404,95 lei
‘‘Materiale auxiliare ‘‘Produse finite’’
– eliberarea in consum a produselor finite transferate in gestiunea materialelor auxiliare:
6021 = 3021 23.404,95 lei
‘‘Cheltuieli cu materialele ‘‘Materiale auxiliare’’
auxiliare’’
La finele lunii, pe baza notei de calcul (anexa nr.14) privind determinarea diferentelor de pret la iesirea din gestiune a produselor finite, diferente stabilite in baza coeficientului mediu, in contabilitatea S.C. MARCONF S.R.L. se fac inregistrarile:
– diferente de pret favorabile la produsele finite aferente consumului intern:
348 = 711 84.289,59 lei
‘‘Diferente de pret la ‘‘Variatia stocurilor’’
produse finite’’
– diferente de pret favorabile aferente produselor vandute:
348 = 711 2.523,33 lei
‘‘Diferente de pret la ‘‘Variatia stocurilor’’
produse finite’’
Contabilitatea produselor in curs de executie
Productia in curs de executie, numita si productie neterminata, la finele fiecarei perioade de gestiune, reprezinta productia care nu a trecut prin toate fazele (stadiile) de fabricatie prevazute de procesul tehnologic, precum si produsele nesupuse probelor si receptiei tehnice sau necompletate in intregime 1.
1 V. Barbacioru si colectivul, Contabilitatea financiara, Editura Sitech, Craiova, 2006, pag. 210
Productia in curs de executie, comparativ cu celelalte categorii de stocuri, prezinta anumite caracteristici :
– se determina, la finele exercitiului financiar (luna, trimestru, an) la nivelul costului efectiv ;
– costul efectiv la care se evalueaza productia neterminata, se stabileste numai dupa expirarea perioadei de gestiune, prin doua metode, asa cum apreciaza regulamentul contabil :
a) prin inventarierea faptica, aplicand metode tehnice de constatare la fata locului, a stadiului de parcurgere a operatiilor, fazelor, procesului tehnologic ;
b) prin metoda contabila, conform careia valoarea productiei in curs de executie, este egala cu diferenta intre totalul cheltuielilor de productie si pretul de inregistrare al productiei obtinute.
Referitor la evaluarea si inregistrarea produselor in curs de executie, se retin doua momente, respectiv doua categorii de operatii reflectate de contabilitate :
a) inventarierea, la finele perioadei a produselor neterminate, evaluarea la cost efectiv si inregistrarea acestora;
b) reluarea, la inceputul perioadei urmatoare a produselor neterminate.
Pentru organizarea contabilitatii produselor in curs de executie se foloseste contul:
331 ‘Produse in curs de executie’
Acest cont functioneaza in ultima zi a lunii (a exercitiului financiar), cand se debiteaza cu nivelul costului efectiv de productie in curs de executie, stabilita prin inventariere si se crediteaza pentru scaderea gestiunii de productie neterminata, la reluarea procesului de productie, in prima zi a lunii in care incepe activitate.
Operatiile economice care se inregistreaza in contabilitatea entitatii economice privind cotabilitatea produselor in curs de executie sunt urmatoarele:
se evidentiaza productia neterminata la finele lunii N, in urma inventarierii, in suma de 8.456 lei:
331 = 711 8.456,00 lei
‘‘Produse in curs de executie’’ ‘‘Variatia stocurilor’’
reluarea in luna urmatoare, N+1, a productiei neterminate, stabilita prin inventarul efectuat anterior:
711 = 331 8.456,00 lei
‘‘Variatia stocurilor’’ ‘‘Produse in curs de executie’’
In cadrul entitatii economice Marconf, in cazul executiei de confectii metalice, nu se regaseste productie in curs de executie deoarece se lucreaza productie individuala sau de serie mica pe baza de comanda cu ciclu scurt de fabricatie.
2.5 Metode de calculatie a costurilor produselor
Pentru a putea urmari modul cum s-au consumat factorii de productie de catre intreprindere si pentru a se calcula corect costul productiei si implicit rezultatele financiare, contabilitatea trebuie sa inregistreze, la timp si in totalitatea lor, cheltuielile de exploatare (productie). Inregistrarea corespunzatoare a cheltuielilor de exploatare si calcularea cu exactitate a costului productiei fabricate trebuie sa aiba in vedere, pe langa clasificarea productiei si, respectiv, a locurilor (centrelor) de productie (cheltuieli) care au ocazionat cheltuielile in cauza, si diferitele feluri sau categorii de cheltuieli, impreuna cu particularitatile pe care le prezinta acestea. Astfel, devine necesara clasificarea cheltuielilor de productie dupa anumite criterii in functie de scopul urmarit, asa cum se va prezenta in continuare.1
Din punct de vedere al naturii, respectiv al continutului economic, cheltuielile de productie se impart in cheltuieli materiale sau de munca materializata si cheltuieli salariale sau de munca vie.
Dupa componenta (structura) sau omogenitatea continutului lor, cheltuielile de productie se impart in cheltuieli simple si cheltuieli complexe.
Cheltuielile simple sunt acelea care au un continut omogen, fiind formate dintr-un singur element de cheltuiala, care nu se mai poate descompune in alte elemente constitutive, motiv pentru care se mai numesc si cheltuieli monoelementare.
Cheltuielile complexe sunt acelea care au un continut eterogen, fiind formate din mai multe elemente de cheltuieli simple, motiv pentru care se mai numesc si cheltuieli polielementare.
Din punct de vedere al importantei pe care o au in procesul de productie si al legaturii lor cu procesul tehnologic, cheltuielile de productie se impart in : cheltuieli de baza si cheltuieli de regie sau de deservire.
Dupa modul de repartizare si includere in costul obiectelor de calculatie (produse, comenzi, faze, activitati, functii etc.) care le-au ocazionat, cheltuielile de productie se impart in cheltuieli directe si cheltuieli indirecte.
Cheltuielile directe sunt acelea care se identifica pe un anumit obiect de calculatie (produs, serviciu, lucrare, comanda, faza, activitate, functie etc.), inca din momentul efectuarii lor si ca atare se includ direct in costul obiectelor respective. In aceasta categorie se incadreaza cheltuielile cu consumul de materii prime, de energie si combustibil in scopuri tehnologice, salariile de baza ale muncitorilor direct productivi calculate pentru munca prestata in productie etc. Cheltuielile indirecte sunt acelea care privesc fie fabricarea mai multor produse, executarea mai multor lucrari, servicii sau comenzi, respectiv faze, activitati, ca obiecte de calculatie in cadrul unui atelier, sectie etc., fie chiar intreprinderea in ansamblul ei.
Gruparea cheltuielilor de productie dupa acest criteriu, schematic, se poate prezenta astfel :
Dupa comportamentul lor fata de modificarea volumului fizic al productiei, cheltuielile de productie se impart in cheltuieli variabile si cheltuieli conventional-constante sau fixe.
Cheltuielile variabile sunt acelea care pe total isi modifica nivelul odata cu modificarea volumului fizic al productiei care le-a ocazionat, iar pe unitatea de produs raman, in general, la acelasi nivel.
1. Calin, Contabilitatea de gestiune Editura Tribuna Economica, Bucuresti 2002, pag.18-22
Cheltuielile conventional-constante sau fixe sunt acelea care nu-si modifica, in general, nivelul lor total, ramanand fixe, indiferent modificarea volumului fizic al productiei.
Din punct de vedere al modului cum participa la crearea de noi valori, cheltuielile de productie se impart in cheltuieli productive sau eficiente si cheltuieli neproductive sau ineficiente.
Cheltuielile productive sunt acelea care au drept rezultat crearea de noi valori. In aceasta categorie se includ toate cheltuielile ocazionate de desfasurarea normala a procesului de productie, motiv pentru care sunt socotite cheltuieli eficiente.
Cheltuielile neproductive sunt acelea care nu au ca rezultat crearea de noi valori, ci ele se datoreaza existentei unor lipsuri pe linia organizarii si conducerii productiei si a unitatii in ansamblul ei, motiv pentru care mai poarta si denumirea de cheltuieli ineficiente.
Potrivit prevederilor Legii contabilitatii nr.82/1991, republicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 629 din 26 august 2002 persoanele juridice prevazute la art. 1 alin. (1) din lege au obligatia sa organizeze si sa conduca contabilitatea proprie inclusiv contabilitatea de gestiune adaptata la specificul activitatii. Potrivit prevederilor art. 11 alin. (1) din Legea nr. 82/1991, republicata, raspunderea pentru organizarea si conducerea contabilitatii de gestiune adaptate la specificul activitatii revine administratorului sau altei persoane juridice care are obligatia gestionarii unitatii respective.
In functie de specificul activitatii desfasurate, contabilitatea de gestiune va asigura, in principal, inregistrarea operatiilor privind colectarea si repartizarea cheltuielilor pe destinatii, respectiv pe activitati, sectii, faze de fabricatie, centre de costuri, centre de profit, dupa caz, precum si calculul costului de productie, de prelucrare al bunurilor intrate, obtinute.
Contabilitate de gestiune si calculatie a costurilor se poate organiza dupa mai multe metode, acest lucru fiind lasat cum s-a prezentata la inceput, la latitudinea fiecarei intreprinderi in functie de o serie de factori specificati la momentul respectiv.1
Astfel, potrivit legislatiei in vigoare din tara noastra calculatia costurilor de productie se poate efectua dupa metoda globala, metoda pe comenzi, metoda pe faze, metoda costurilor standard sau normate, metoda direct-costing sau a costurilor variabile sau alte metode adoptate de unitatea patrimoniala.
In literatura de specialitate sunt prevazute si alte metode de calculatie a costurilor, si anume: metoda pe locuri (center) de cheltuieli, metoda tarif-ora-masina (THM), metoda Georges Perrin (GP), metoda PERT-cost, metoda ABC, etc.
Fiecare dintre metodele de calculatie enumerate isi are particularitatile ei, elementele sale specifice.
Cunoasterea particularitatilor, respectiv a elementelor specifice ale fiecarei metode de calculatie necesita abordarea acestora sub aspect metodologic aplicativ in vederea stabilirii principilor generale care o guverneaza, cat si a conditiilor concrete de aplicare.
Metoda globala de calculatie a costurilor
Aceasta metoda de calculatie a costurilor se utilizeaza de catre intreprinderile care fabrica un singur produs si care, in general, la sfarsitul perioadei de gestiune nu au semifabricate sau productie in curs de executie, iar daca aceasta din urma exista, ea se mentine constanta.
In aceasta categorie se cuprind, de exemplu, in cazul productiei de baza intreprinderile din industria energetica, din industria cimentului, fabricile de caramizi, etc.; iar in cazul productiei auxiliare, centralele electrice, centralele termice, centralele de apa, centralele de frig, etc, care sunt organizate in mod independent.
1.Ordinul Ministrului Finantelor Publice nr. 1.826/2003 privind unele masuri referitoare la organizarea si conducerea contabilitatii de gestiune.
Obiectul calculatiei costurilor il reprezinta produsul finit, lucrarea sau serviciul prestat.
Costul unitar se calculeaza prin diviziune simpla, raportand totalul cheltuielilor aferente productiei finite la cantitatea de produse, lucrari sau servicii obtinute in perioada la care se refera cheltuielile respective.
Metoda de calculatie a costurilor pe comenzi
Aceasta metoda de calculatie a costurilor se aplica de catre unitatile industriale cu productie individuala sau de serie, care, de regula, la sfarsitul perioadei de gestiune prezinta si productie in curs de executie, iar in anumite cazuri, si semifabricate ca elemente asamblabile (piese, agregate si ansambluri) ale produselor.1
In aceasta categorie se cuprind, de exemplu, intreprinderile din industria constructoare de masini, cele din industria electrotehnica, cele pentru reparatii de masini si utilaje etc.
Obiectul calculatiei costurilor in contabilitate il constituie comanda in raport cu care se colecteaza cheltuielile directe si se repartizeaza cheltuielile indirecte de productie prin procedeele conventionale cunoscute.
Costul unitar se calculeaza la terminarea comenzii, prin impartirea totalului cheltuielilor aferente fiecarei comenzi in parte la cantitatea de produse finite rezultate din comanda respectiva.
Metoda de calculatie pe comenzi se poate aplica in doua variante, si anume fie in varianta ’’ fara semifabricate’’, atunci cand este vorba de productie individuala, fie in varianta ’’cu semifabricate’’, atunci cand este vorba de productie de serie, caz in care se poate aplica si varianta’’ fara semifabricate’’.
Particularitatile medodei standard cost
In esenta, conceptul de baza al acestei metode standard-cost consta in stabilirea cu anticipatie a costurilor directe de productie ( materiale, manopera etc.) care sunt denumite ‘’standarde’’ si a costurilor indirecte (costuri comune ale sectiilor, costuri generale de administratie si cheltuieli de desfacere) denumite’’bugete de costuri ‘‘.
Acestea formeaza etaloanele de masura si de comparatie cu costurile efective de productie. Astfe, costurile standard sunt costuri stabilite in prealabil, pe baze stiintifice, in functie de conditiile impuse proceselor de productie.
Structura tipica a unui cost total de productie (absorbant) calculat dupa metoda costurilor standar, cuprinde, de regula, trei articole principale ale calculatiei, si anume:
materiale ;
manopera ;
costuri de regie.
Costul standard este un cost prestabilit care actioneaza atat ca etalon de masura si comparatie a costului efectiv realizat de intreprindere, cat si ca instrument de orientare si precizare a conditiilor normale in care trebuie sa se desfasoare productia. Prin masurarea obiectiva a costului productiei, costul standard este un cost normal, corespunzator conditiilor normale de desfasurare a unei activitati economice.
Metoda direct-costing (costurilor variabile)
Esenta ecestei metode consta in separarea neta a cheltuielilor de productie si de desfacere
in raport cu caracterul lor fata de variatia volumului fizic al productiei si desfacerii in cheltuieli variabile si cheltuieli fixe si luarea in considerare la calculul costului unitar pe produs numai a
1 O. Calin, Contabilitatea de gestiune, Editura Tribuna Economica, Bucuresti 2002, pag.251
variabile; cheltuielile fixe se scad pe total din rezultatul financiar brut al intreprinderii.
Punand la baza calcularii costului unitar al productiei numai cheltuielile variabile, in literatura de specialitate metoda direct-costing mai este cunoscuta si sub denumirea de metoda costurilor variabile.
In conceptul ei, cheltuielile variabile se identifica si se calculeaza direct pe purtatorii de cheltuieli, deoarece se considera ca numai ele depind de fabricarea si desfacerea acestora, intrucat cresc sau descresc in raport cu marimea sau micsorarea volumului productiei si
desfacerii. Deci cheltuielile variabile apar numai in cazul desfasurarii unei activitati de productie
si de desfacere. Cheltuielile fixe sunt considerate cheltuieli de structura sau cheltuieli ale perioadei, care se efectueaza indiferent de volumul productiei si privesc in ansamblu capacitatea intreprinderii de a produce si vinde, fiind in functie de timp. Din acest motiv, ele se programeaza si se urmaresc global sau in raport cu un numar redus de locuri de cheltuieli sau centre de responsabilitate si nu se includ in costul fiecarui produs, ci se deduc direct din rezultatele financiare brute. In aceste conditii, nici stocurile de productie in curs de executie si produse finite existente la sfarsitul perioadei de gestiune nu sunt afectate de cheltuielile fixe, ci ele sunt evaluate numai la nivelul cheltuielilor variabile.
Metoda utilizata de societatea Marconf pentru determinarea costului unitar pe produs este metoda de calculatie pe comenzi, varianta fara semifabricate.
Conținutul acestei metode este specific întreprinderilor cu producție individuală și de serie, cu procese complexe de fabricație, în care produsul finit este rezultatul îmbinării mecanice a unor piese, subansamble sau ansamble fabricate anterior ca părți independente. Astfel de situații apar în industria construcțiilor de mașini, industria mobilei, de mașini-unelte, reparații, electrotehnică, electronică etc1.
Metoda pe comenzi are anumite particularități generate de specificul proceselor
tehnologice, și anume:
purtătorul final este produsul, iar cel utilizat pentru urmărirea și înregistrarea
costurilor este comanda;
obiectul comenzii diferă, în raport de modul de organizare a producției.
La producția individuală și de serie organizată în varianta “fără semifabricate“, comanda
are ca obiect un produs sau un lot de produse.Prin calculație nu se face diferențierea cheltuielilor pe repere sau părțile componente, ea relevă cel mult partea cu care fiecare secție participă în fabricație și deci la formarea costurilor.
Dacă produsul are ciclu lung de fabricație, comanda poate avea ca obiect o anumită parte asamblabilă a acestuia.
Modelul de calcul al costului în cadrul acestei forme de organizare a calculației este următorul:
în care :
s = secția
a = felul cheltuielilor directe
k = felul cheltuielilor indirecte
Sectia Confectii Metalice din cadrul entitatii economice Marconf este o sectie de fabricatie in care se executa produse sau se efectueaza servicii pentru necesitati interne productive si pentru terti.
1. Iacob, I. Ionescu, Contabilitate si control de gestiune, Editura Sitech, Craiova, 2003, pag.153-154
Procesul de productie caracteristic acestei sectii este un proces de tip manual-mecanic, convergent, care in urma diferitelor procedee de prelucrare a materiilor prime, se finalizeaza cu operatia de asamblare (montaj), rezultand produsul finit.
Tipul de productie specific Sectiei Confectii Metalice este productia de serie mica, deoarece produsele se executa in cantitati mici, se repeta neperiodic si, in unele cazuri, nu se mai repeta. Echipamentul tehnologic utilizat este universal, organizarea fabricatiei se face in functie de comenzi, nivelul de calificare al executantilor este ridicat.
In urma primirii comenzilor de la terti sau in functie de necesitatile productive ale celorlalte ateliere organizate la nivelul societatii, Compartimentul Productie lanseaza catre Sectia Confectii Metalice o comanda de executie, in care se precizeaza denumirea produselor ce trebuiesc executate, cantitatile necesare pentru fiecare produs si termenele de executie. Dupa primirea comenzii de executie, in functie de stocurile existente in Magazia Centrala, seful Sectiei Confectii Metalice intocmeste necesarele de materii prime, materiale auxiliare si S.D.V.-uri.
Urmatoarea etapa o constituie ridicarea materiilor prime, materialelor auxiliare si a S.D.V.-urilor din magazie, pe baza bonului de consum.
In functie de caracteristicile constructive si tehnologice ale produselor ce trebuiesc executate, seful sectiei stabileste tehnologia de executie pentru fiecare produs in parte (precizeaza clar operatiile si fazele de executie, precum si modul in care se efectueaza autocontrolul), de asemenea dimensioneaza personalul de executie necesar pentru un proces de productie fluent si, desigur pentru a asigura incadrarea in termenele de livrare stabilite.
In luna august 2005 societatea primeste 2 comenzi (anexa 15, anexa 16) de la doua societati comerciale pentru executarea a 450 buc. Console de sustinere coronament orizontal CSO 1100 si 325 buc. Console de intindere CIT-70-140 .Compartimentul de preturi a intocmit o antecalculatie de preturi (anexa 17, anexa 18). In urma negocierilor cu beneficiarii, acceptandu-se oferta de pret, s-a dat comanda sectiei confectii metalice pentru executie (anexa 19, anexa 20).
Determinarea cheltuielilor directe:
A) Cheltuieli cu materiile prime si materialele
Pentru cele doua comenzi s-au emis in luna august urmatoarele bonuri de consum (anexele 21-28):
B) Cheltuieli cu manopera directa
Conform centralizatorului de salarii cheltuielile cu remuneratia salariatilor din sectia de confectii metalice sunt de 7350 lei . Tinand cont si de cheltuielile cu protectia sociala (19.75% CAS, 2.5% ajutor somaj, 7% contributie pentru sanatate, 1.329% fond risc si accidente, 0.75% comision ITM, 0.75% cota contrib. concedii medicale), cheltuielile cu salariile se ridica la suma de 9738,75 lei.
Cheltuielile cu tichetele de masa suportate de societate pentru sectia de confectii metalice sunt : 6,1 lei x 24 salariati x 21 = 3074,4 lei
Cheltuielile totale cu manopera vor fi : 3074,4 + 9738,75 =12813,15 lei. Avand in vedere ca numarul total de ore este : 24 salariati x 21 zile x 8 ore/zi = 4032 ore rezulta un salariu orar 12813,15/4032=3,18 lei/h.
Timpul de executie al celor doua comenzi este :
Comanda 126 : 5.8 ore x 325 buc = 1885 h
Comanda 128 : 4.77 ore x 450 buc =2147 h
Cheltuielile cu manopera directa pe cele doua comenzi vor fi:
Comanda 126 : 3,18 lei/h x 1885h = 5994,30 lei
Comanda 128 : 3,18 lei/h x 2147h = 6827,46 lei
Determinarea cheltuielilor indirecte:
A) Cheltuielile cu amortizarea cladirii, utilajelor si echipamentelor
Conform centralizatorului de calcul al amortizarii utilajelor si echipamentelor (anexa 29), amortizarea lunara este de 581,76 lei. Considerand cheia de repartizare a acestor cheltuieli ca fiind consumul de materie prima si materiale se determina urmatorii coeficienti de repartizare:
B) Cheltuielile cu personalul administrativ
Conform centralizatorului de calcul al salariilor cheltuielile cu personalul administrativ sunt in suma de 6525 lei. Incluzand si cheltuielile cu protectia sociala, rezulta : 6525 x 1.325 =8645,62 lei Cheltuielile cu tichetele de masa distribuite personalului administrativ sunt in suma de : 21 salariati x 6,1 lei x 21 zile=2690,1 lei
Totalul cheltuielilor de administratie este : 8645,62 + 2690,1 = 11335,72 lei
Repartizarea cheltuielilor cu personalul administrativ se face in functie de cheltuielile cu salariiile pe fiecare sectie :
Repartizand cheltuielile cu personalul administrativ pe comenzi in functie de costul de fabricatie vom avea:
C) Cheltuielile cu energia
Cheltuielile cu energia pe societate sunt in suma de 2424,02 lei. Repartizand aceste cheltuieli in functie de consumul de materiale pe intreaga societate, stiind ca acesta este de 124550 , vom avea:
In acest context se poate alcatui situatia de calcul al costurilor unitare, asa cum se observa in tabelul de mai jos :
Cap.3. APRECIERI SINTETICE PRIVIND CALITATEA EVIDENTEI PRODUSELOR IN CADRUL S.C. MARCONF S.R.L.
3.1. Analiza critica a sistemului de evidenta a produselor in cadrul
S.C. MARCONF S.R.L.
Dupa cum este binecunoscut, in cadrul intreprinderilor cu un caracter productiv, rezultatul activitatii de productie, se concretizeaza printr-un rezultat material al activitatii economice, care se prezinta sub forma de: produse finite, semifabricate si produse reziduale. Dupa cum am prezentat in capitolele anterioare, si societatea analizata, SC MARCONF SRL, detine in cadrul ei sectii de productie, care in urma procesului tehnologic, livreaza la magazia unitatii, pe baza bonurilor de predare, produse finite destinate atat clientului extern, cat si utilizarea acestora, intr-o proportie destul de insemnata, in cadrul lucrarilor de constructii civile si lucrarilor de executie de retele electrice de medie si joasa tensiune. Odata ajunse la magazia societatii, produsele sunt receptionate si inregistrate in documentul de evidenta operativa denumit ‘‘fisa de magazie’’ si depozitate in rafturile amenajate special pe sectoare de produse, nefiind etichetate individual. Depozitarea pe rafturi alaturate a unor repere cu caracteristici asemanatoare, duce de foarte multe ori la confuzii, fapt ce conduce la descarcarea din gestiune a altor produse decat a celor corespunzatoare.
In cadrul lucrarilor de executie de retele electrice, produsele finite realizate in cadrul sectiei de confectii metalice, sunt eliberate din magazia de produse in baza fisei limita de consum. La finele lucrari, din motive de supradimensionare a consumurilor de catre compartimentul tehnic, cat si din motive de economisire, o parte din materiale se returneaza la magazie, unde sunt identificate si receptionate intocmindu-se in acest sens bonul de retur. Si in aceasta situatie, datorita faptului ca reperele nu sunt etichetate individual, exista posibilitatea de confuzie a celor cu caracteristici asemanatoare, incarcandu-se gestiunea in mod eronat.
Un alt neajuns care se inregistreaza in evidenta operativa a entitatii economice Marconf este inregistrarea cu intarziere a intrarilor si iesirilor din gestiune a produselor, astfel incat, in cuida utilizarii unui program informatizat, este practic imposibil sa identifici stocul real de produse, intr-un anumit moment, lucru care impieteaza buna desfasurare a activitatii compartimentului de planificare a productiei, cat si a compartimentului de aprovizionare care in baza necesarului primit, aprovizioneaza unitatea cu stocuri de materii prime si materiale, blocand in circuitul economic al unitatii sume importante de lichiditati.
La anumite intervale de timp, pentru produsele aflate in depozit, este necesar sa se realizeze inventarierea acestora. Datorita complexitatii, multitudinii gestiunilor, numarului mare de resurse umane alocate, acest proces poate fi dificil, de lunga durata, riscand cu siguranta sa devina anevoios, imprecis si generator al unui numar mare de documente. Toate informatiile rezultate urmeaza apoi sa fie introduse manual in sistemul de gestiune. In cursul acestui proces se regasesc o multitudine de dificultati: necesar mare de resurse umane, de timp, munca asidua, imprecizie, erori umane.
3.2. Propuneri de imbunatatire a modului de organizare a evidentei produselor in cadrul entitatii analizate
O solutie care ar putea indeparta o serie din neajunsurile prezentate in subcapitolul anterior ar fi utilizarea tehnologiei codurilor de bare automatizand astfel procesul de inventariere, tiparire de etichete, receptie si livrare.
Codurile cu bare sunt coduri care se inscriu pe produse sub forma unor bare de de grosimi diferite. Aceste bare sunt insotite si de simboluri numerice. Acest sistem de codificare este preluat din S.U.A., iar in Europa, este intalnit sub numele de cod EAN (european Article Number). Este intalnit in 40 de tari din lume si el se inscrie sub aceasta forma pe produse sau pe ambalajele acestore pentru a putea fi identificate cu ajutorul mijloacelor automate de citire (scanere). Numarul mare de cifre din care este compus permite codificarea tuturor caracteristicilor produsului respectiv. Desi are un numar mare de cifre nu este ingreunata preluarea sau prelucrarea, pentru ca citirea codurilor se face automat cu periferice specializate.
Citirea codurilor de bare se face cu ajutorul unor terminale mobile pe care se incarca baza de date cu produsele ce trebuiesc inventariate, receptionate sau livrate. Solutia ofera maxim de mobilitate, minim de efort si presupune implicarea unui numar mic de persoane.
Pentru a justifica cele expuse mai sus, vom prezenta in continuare avantajele folosirii tehnologiei codurilor de bare:
a)Cresterea eficientei operationale
Deoarece codurile de bare permit o inregistrare rapida si foarte exacta a informatiei, procesarea datelor si identificarea lor se face foarte repede. Astfel, timpul petrecut pentru a afla locatia sau evolutia anumitor proiecte, dosare, instrumente, materiale din cadrul unei organizatii scade in mod evident. Codurile de bare pot ajuta la o tinere mai buna a evidentei, dand posibilitatea sa se raspunda prompt la eventualele solicitari sau schimbari ce pot aparea.
b)Reducerea timpului
In functie de domeniul de aplicare, scaderea timpului alocat operatiunilor este semnificativa. Un bun exeplu in acest sens este intocmirea inventarului. In mod normal, pentru a face inventarul pentru o perioada de timp de 6 luni este nevoie de 25 de angajati care sa munceasca pe parcursul unui weekend intreg; folosind codurile de bare nu sunt necesari decat 4 angajati care sa munceasca doar 4-5 ore. Chiar si in cadrul operatiilor zilnice de rutina, scaderea timpului alocat acestora prin folosirea codurilor de bare duce la crestere si imbunatatirea productivitatii. Daca luam in cosiderare un transport ce contine 10 colete, scrierea codurilor si seriilor dureaza cel putin 2 minute, in comparatie cu timpul cat dureaza scanarea codurilor de bare: 10-20 secunde. Extrapoland aceste date catre o operatiune de mai mare anvergura, aceasta reducere a timpului capata o importanta covarsitoare.
c)Reducerea erorilor
Erorile aparute la introducerea datelor pot fi o sursa semnificativa de crestere a costurilor, precum si o permanenta sursa generatoare de probleme: cheltuieli in plus cu transportul, clienti nemultumiti si timp pierdut pentru identificarea problemelor, acestea fiind doar cateva exemple. In anumite situatii, erorile aparute in cadrul activitatii de birou pot avea un impact dramatic asupra activitatii, daca ne gandim la activitatea farmaceutica. Eroarea tipica umana pentru introducerea datelor este de 1 eroare la 300 de caractere. Cititoarele de coduri de bare sunt mult mai precise: 1 eroare la 36 de trilioane de caractere, in functie si de tipul cititorului.
d) Reducerea costurilor
Codurile de bare sunt instrumente foarte eficiente ce pot fi folosite pentru a localiza probleme specifice in cadrul unei organizatii sau pot fi integrate in sistemele informationale ale companiilor. Daca sunt utilizate pe baza unui plan bine gandit, acestea vor avea ca rezultat o reducere semnificativa a timpului alocat operatiunilor pentru care au fost alocate, o reducere majora a erorilor ce ar fi putut aparea, rezultand astfel o importanta reducere a costurilor generale.
e)Avantaje ce decurg din cerintele clientilor si agentiilor
Agentiile de reglementare sau chiar proprii clienti pot pretinde ca firmele producatoare sa indeplineasca anumite conditii cu privire la etichetarea sau ambalarea produselor. Aceste cerinte sunt intr-adevar necesare desfasurarii activitatii prin natura lor obligatorie, dar integrarea lor in cadrul propriei operatiuni are ca efect atat scaderea costurilor, cat si reducerea timpului alocat operatiilor unde codurile de bare au fost integrate. De exemplu, se pot colecta informatii, foarte rapid si exact, cu privire la declaratiile vamale, doar prin scanarea codurilor de bare care au fost tiparite pe etichete pentru a satisface clientul.
Prin implementarea soluției cu coduri de bare in cadrul entitatii economice Marconf vor fi depășite principalele probleme și obstacole ce stau în calea fluidizării proceselor și creșterii eficienței de lucru, obținându-se astfel:
micșorarea timpilor de procesare (recepție, livrare,inventar);
informație actualizată la o simplă apăsare de buton;
mobilitate;
reducerea personalului implicat;
generarea rapidă a rapoartelor și eliminarea hârtiilor;
timp de răspuns mai mic la solicitările clienților.
Avand in vedere nejunsurile pe care le prezinta sistemul actual de organizare a evidentei produselor, utilizat de S.C. MARCONF S.R.L., si beneficiile care rezulta din folosirea tehnologiei codurilor de bare, care au fost expuse mai sus, se poate spune ca solutia propusa raspunde la cerintele unui management modern de conducere a gestiunii produselor.
BIBLIOGRAFIE
V. Barbacioru si colectivul, Contabilitatea financiara, vol.I, Editura Universitaria, Craiova, 2003;
V. Barbacioru si colectivul, Contabilitatea financiara, vol.II, Editura Universitaria, Craiova, 2003;
C. Iacob, I. Ionescu, Contabilitate si control de gestiune, Editura Sitech, Craiova, 2003;
O. Calin, Contabilitatea de gestiune Editura Tribuna Economica, Bucuresti 2002 :
V. Barbacioru si colectivul, Contabilitate financiara, Editura Sitech, Craiova, 2006;
S. Domnisoru, Audit financiar-contabil, Editura Universitaria, 2005;
C. Parvu, Sistem informational contabil, Editura Universitaria, Craiova, 2004;
Ordinul Ministrului Finantelor Publice nr. 306/2002 pentru aprobarea reglementarilor contabile simplificate, armonizate cu directivele europene;
Ordinul Ministrului Finantelor Publice nr. 1.850/2004 privind registrele si formularele financiar-contabile;
Ordinul Ministrului Finantelor Publice nr.1.753/2004 privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de active si de pasiv;
Ordinul Ministrului Finantelor Publice nr. 1.826/2003 privind unele masuri referitoare la organizarea si conducerea contabilitatii de gestiune
D. Constantinescu si colectivul, Managementul Intreprinderii,vol.I Reprografia Universitatii din Craiova, 2001;
D. Constantinescu si colectivul, Managementul Intreprinderii,vol.II Reprografia Universitatii din Craiova, 2001;
S. Domnisoru, Control financiar contabil si expertiza contabila, Editura Sitech, Craiova, 2004;
Legea contabilitatii nr.82/1991, republicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 629 din 26 august 2002;
Reglementari contabile pentru agentii economici,Editura Economica, Bucuresti, 2002;
Legea 31/1991, privind societatile comerciale (M. Of. nr. 126-127/17.XI.1990, republicata in M. Of. nr. 33/1998, modificata si completata ulterior);
Catalogul formularelor cu regim special privind activitatea financiara si contabila- modele si norme de intocmire si utilizare, Editura Economica, Bucuresti, 2001;
Norme metodologice privind intocmirea si utilizarea formularelor comune privind activitatea financiara si contabila si modelele acestora, Editura Economica, Bucuresti, 1998.
BIBLIOGRAFIE
V. Barbacioru si colectivul, Contabilitatea financiara, vol.I, Editura Universitaria, Craiova, 2003;
V. Barbacioru si colectivul, Contabilitatea financiara, vol.II, Editura Universitaria, Craiova, 2003;
C. Iacob, I. Ionescu, Contabilitate si control de gestiune, Editura Sitech, Craiova, 2003;
O. Calin, Contabilitatea de gestiune Editura Tribuna Economica, Bucuresti 2002 :
V. Barbacioru si colectivul, Contabilitate financiara, Editura Sitech, Craiova, 2006;
S. Domnisoru, Audit financiar-contabil, Editura Universitaria, 2005;
C. Parvu, Sistem informational contabil, Editura Universitaria, Craiova, 2004;
Ordinul Ministrului Finantelor Publice nr. 306/2002 pentru aprobarea reglementarilor contabile simplificate, armonizate cu directivele europene;
Ordinul Ministrului Finantelor Publice nr. 1.850/2004 privind registrele si formularele financiar-contabile;
Ordinul Ministrului Finantelor Publice nr.1.753/2004 privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de active si de pasiv;
Ordinul Ministrului Finantelor Publice nr. 1.826/2003 privind unele masuri referitoare la organizarea si conducerea contabilitatii de gestiune
D. Constantinescu si colectivul, Managementul Intreprinderii,vol.I Reprografia Universitatii din Craiova, 2001;
D. Constantinescu si colectivul, Managementul Intreprinderii,vol.II Reprografia Universitatii din Craiova, 2001;
S. Domnisoru, Control financiar contabil si expertiza contabila, Editura Sitech, Craiova, 2004;
Legea contabilitatii nr.82/1991, republicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 629 din 26 august 2002;
Reglementari contabile pentru agentii economici,Editura Economica, Bucuresti, 2002;
Legea 31/1991, privind societatile comerciale (M. Of. nr. 126-127/17.XI.1990, republicata in M. Of. nr. 33/1998, modificata si completata ulterior);
Catalogul formularelor cu regim special privind activitatea financiara si contabila- modele si norme de intocmire si utilizare, Editura Economica, Bucuresti, 2001;
Norme metodologice privind intocmirea si utilizarea formularelor comune privind activitatea financiara si contabila si modelele acestora, Editura Economica, Bucuresti, 1998.
Copyright Notice
© Licențiada.org respectă drepturile de proprietate intelectuală și așteaptă ca toți utilizatorii să facă același lucru. Dacă consideri că un conținut de pe site încalcă drepturile tale de autor, te rugăm să trimiți o notificare DMCA.
Acest articol: Studiu Privind Modul DE Organizare A (ID: 147695)
Dacă considerați că acest conținut vă încalcă drepturile de autor, vă rugăm să depuneți o cerere pe pagina noastră Copyright Takedown.