Studiu DE Caz Privind Valorificarea Constatarilor LA Inventariere

STUDIU DE CAZ PRIVIND VALORIFICAREA CONSTATĂRILOR LA INVENTARIERE

CUPRINS

INTRODUCERE

CAPITOLUL I. INVENTARIEREA ȘI LOCUL SĂU ÎN CADRUL LUCRĂRILOR DE ÎNCHIDERE

I.1. FUNCȚIA DE CONTROL A INVENTARIERII

I.2. FUNCȚIA DE STABILIRE A SITUAȚIEI NETE A PATRIMONIULUI UNITĂȚII ȘI A REZULTATULUI EXERCIȚIULUI

I.3. FUNCȚIA DE CALCUL ȘI DE EVIDENTĂ A VÂNZĂRILOR, A CONSUMURILOR ȘI A STOCURILOR

CAPITOLUL II. PROCEDURA DE INVENTARIERE

II.1. PREGĂTIREA INVENTARIERII

II.2. INVENTARIEREA PROPRIU-ZISĂ

II.3. EVALUAREA ȘI STABILIREA REZULTATELOR

II.4. ÎNREGISTRAREA REZULTATELOR FINALE

CAPITOLUL III. STUDIU DE CAZ

CAPITOLUL IV. PARTEA INFORMATICĂ

CONCLUZII

BIBLIOGRAFIE

INTRODUCERE

Contabilitatea a fost dintotdeauna principalul instrument al conducerii, iar din acest motiv este obligatoriu să asigure veridicitatea informațiilor care se referă la activitățile unității patrimoniale, cu scopul de a reuși în luarea unor decizii fundamentate științific. O condiție esențială în acest sens este redată de legătură completă și deplină care este necesar să existe tot timpul între informațiile înregistrate în registrele contabile și realitatea faptica din cadrul unității.

Un mijloc la îndemână prin care se poate constata o situație concretă a patrimoniului și care poate compara foarte ușor datele obținute cu datele înregistrate în contabilitate este inventarierea. Inventarierea patrimoniului unităților este extrem de necesară deoarece prezintă o importanță deosebită în activitatea practică a unităților. În faza incipientă, inventarierea reprezintă o bază de pornire atunci când intră în discuție organizarea și deschiderea evidentei operative și contabile a unităților care sunt nou înființate. În al doilea rând, pe parcursul exercițiului financiar, inventarierea este determinată de ideea că între realitatea faptica și datele contabile înregistrate pot apărea, din diverse motive, diferențe în minus sau în plus, în ciuda unei foarte bune organizări a evidentei contabile și operative.

O calitatea superioară a inventarierii este dată de respectarea legislației în vigoare, de clarificarea tuturor problemelor existente, dacă a fost programată sau efectuată la momentul potrivit, de timpul necesar pentru efectuare, de cheltuielile care s-au înregistrat, dacă a influențat în vreun fel desfășurarea normală a activității, dacă au fost generate situații fără rezolvare. Ca un exemplu concret, în cadrul comerțului, procedura de inventariere nu trebuie să sisteze complet vânzarea mărfurilor, așa că se va desfășura pe anumite segmente, lăsându-le pe celelalte să să funcționeze în ritm normal.

CAP I.INVENTARIEREA ȘI LOCUL SĂU ÎN CADRUL LUCRĂRILOR DE ÎNCHIDERE

Contabilitatea într-o societate reprezintă principalul instrument al conducerii care are rolul de a pune la dispoziție informații reale cu privire la activitatea patrimoniului, activitate care poate determina luarea unor decizii importante. În vederea determinării acestui obiectiv, condiția principală este legătura deplină dintre datele contabile înregistrate în conturi și datele faptice existente în cadrul unității. Astfel inventarierea devine mijlocul fundamental prin care este constatata situația reală a patrimoniuluisau a tipul de date comparate din sectorul contabil. Urmărind aceste informații se poate deduce o definiție cât mai exactă a inventarierii care este principalul procedeu contabil, care se regăsește și în celelalte științe economice, care se rezumă la cumulul operațiunilor cu ajutorul cărora se poate constata existența cantitativă și valorica sau doar valorica (în funcție de situație), a activelor și a pasivelor existente în patrimoniul societății în momentul în care aceasta se efectuează.

Este necesar să fie efectuată inventarierea periodică a patrimoniului unităților, deoarece toate operațiile care se efectuează pe parcursul inventarierii concluzionează dacă există o corectitudine în datele contabilităților cu realitatea faptica constatata. În primul rând, inventarierea reprezintă etapă de pornire a organizării operative și contabile a evidentei unei societăți care este nou înființată. În cadrul acestei faze incipiente, se recurge la inventariere în scopul evaluării patrimoniului societății care este compus inițial din aporturile în natură sau în bani ale asociaților sau a întreprinzătorilor particulari și care se compune în funcție de organizarea unității economize. De cele mai multe ori, chiar dacă există o foarte bună organizare a evidentei operative și contabile, sunt determinate diferențe în plus sau în minus între datele înscrise în contabilitate și realitatea faptica existența, cauzele fiind diverse:

modificări survenite la elementele de patrimoniu ale societății din cauze naturale (de ex.: evaporarea, scăderea în greutatea, uscarea, etc) sau din cauze subiective (de ex.: măsurări inițiale inexacte, sustrageri de mijloace economice sau financiare);

întocmirea defectuoasă a unor documente contabile sau lipsa totală a acestora;

înregistrarea greșită sau neînregistrarea a anumitor operațiuni în diverse conturi;

probleme cauzate de neatenția sau neglijență persoanelor angajate să gestioneze bunurile sau restul valorilor economice;

Pe lângă gradul de necesitate, inventarierea mai are un rol foarte bine stabilir care se manifestă pe mai multe direcții:

principalul rol constă în faptul că inventarierea este singurul mijloc prin care se poate realiza o concordanță între datele scriptice ale contabilității și realitatea faptica existența în momentul inventarierii;

reprezintă o tehnică de control și verificare a integrității unei bune administrări a patrimoniului și a mijloacelor economice în vederea corectării unei gestiuni economice deficitare. Tot cu această ocazie, administratorul său cel desemnat trebuie să stabilească gradul de răspundere sau măsurile prin care se pot recupera pagubele aduse patrimoniului în cazul în care sunt constatate diferențe;

cu ajutorul inventarierii se poate ajunge la o mobilizare internă a valorilor materiale care au stagnat, nu au fost utilizate de ceva timp sau prezintă un anumit grad de degradare, aceste caracteristici fiind întâlnite de cele mai multe ori în cazul mărfurilor sau a produselor care se vând mai greu din diverse motive, punându-se astfel accent pe găsirea unor soluții pentru a fi valorificate;

în cadrul inventarierii sunt constatate anumite deprecieri pe termen provizoriu care stau la baza înregistrării și a constituirii provizioanelor pentru orice tip de depreciere;

cu ajutorul inventarierii pot fi determinați anumiți indicatori economici care sunt deja înregistrați în contabilitate. În cadrul acestor indicatori se regăsește de cele mai multe ori o determinare a producției care nu a fost terminată și care poate avea o anumită influență asupra calculelor de costuri sau a rezultatelor de închidere de lună;

inventarierea poate fi considerată ca un proces obligatoriu, premergător bilanțului contabil anual și care poate reliefa un ansa,blu cât mai fidel al patrimoniului care este descris în bilanț;

prin inventariere se pot descoperi creanțe neîncasate sau așa numitele „datorii neplătite la timp” care ajută la o echilibrare a disciplinei financiare și la desfășurarea unui ciclu normal al decontărilor;

în urma inventarierii se pot abține mai multe concluzii care facilitează îmbunătățirea organizării contabilității existente, a constului de stocuri și a controlului asupra gestiunii.

Obiectul care face inventarierea este constituit de întregul patrimoniu, alcătuit din toate activele și pasivele de care dispune unitatea, în momentul inventarierii. Atât în teorie, cât și în practică de contabilitate, procedeul de inventariere poate fi clasificat după mai multe criterii:

în funcție de perioada în care se efectuează:

periodica: se efectuează la intervale mai mici de timp sau în funcție de anul calendaristic. Urmând această informație, registrul de casă sau alte tipuri de valori din casieria unității se inventariază obligatoriu la o lună sau mai des de către contabil sau de către persoana desemnată să facă acest lucru, ambalajele sau mărfurile propriu-zise, din cadrul unităților comerciale se inventariază o dată la jumătate de an, conținutul vagoanelor de cale ferată se inventariază o dată la 5 ani;

anuală: se face de obicei la închiderea exercițiului financiar, în funcție de specificul sau tipul de activitate desfășurat de unitatea comercială.

în funcție de aria pe care o cuprinde:

generală: cuprinde prin inventariere, tot patrimoniul deținut, adică toate elementele de patrimoniu pe care le deține unitatea, precum și toate bunurile deținute, sub titlu de proprietate sau alte acte din același registru, care aparțin altor persoane fizice sau juridice. Confom Legii contabilității nr.82 din 1991, care a fost republicată și pe baza Ordinului Ministrului Finanțelor nr.2388/12.1995 în vederea aprobării unor Norme privind efectuarea și organizarea inventarierii, inventariere generală care se va afectua la inițierea activității, cel puțin o dată pe an, în mod obligatoriu, o dată la închiderea exercițiului financiar, pe tot parcursul funcționării sale, în cazul fuzionării, a divizării sau a închiderii activității, precum și în alte tipuri de cazuri prevăzute de lege;

parțială: cuprinde numai elemente patrimoniale sau numai elemente de gestiune și de cele mai multe ori are loc ocazional. Inventarierea parțială se efectuează:

atunci când se modifica prețurile;

când acest lucru este cerut de către organele de control, atunci când se efectuează controlul;

când există indicii care indică suspiciunii cu privire la existența anumitor lipsuri sau anumitor plusuri din gestiune care nu pot fi descoperite cu exactitate decât prin inventariere;

în cazul în care se desfășoară un proces de predare-primire de gestiune;

atunci când se reorganizează gestiunile;

când societatea suferă din cauza unor calamități naturale sau în cazurile de forță majoră.

Există anumite excepții cu privire la organizarea și efectuarea inventarierii obligatorii anuale, care se regăsesc în reglementării art.8, al. (2) din Legea contabilității. Tot în cadrul aceleiași legi se fac referiri și la solicitarea justificată a unității patrimoniale, care se realizează cu avizul direcțiilor generale a finanțelor publice și de control financiar. Dacă există situația în care în fiecare caz expus mai sus toate elementele patrimoniale din cadrul unei gestiuni sunt inventariate, acest procedeu poate ține fi preluat ca și o inventariere anuală, doar după aprobarea administratorului, a persoanei desemnate să se ocupe de credite sau a persoanei care gestionează patrimoniul. În înscrisurile din registrul de inventar vor fi trecute toate valorile stocurilor faptice inventariate , urmând a fi actualiztae cu intrările și ieșirile din cadrul sectorului de bunuri de pe perioada cuprinsă între dată când are loc inventarierea și data închiderii exercițiului financiar, adică data de 31 decembrie.

în funcție de tipul elementelor care urmează a fi supuse inventarierii:

inventarierea mijloacelor bănești și materiale, care sunt regăsite în imoblizari corporale, materii prime, materiale consumabile, mărfuri, disponibilități, titluri de valoare, etc. O verificare rapidă a acestora se poate face doar prin constatare faptica și cantitativă, iar în cazul disponibilităților financiare din conturile bancare, aceasta se face doar pe baza extraselor de cont, a ordinelor de plată, a filelor CEC, cambie, etc.

inventarierea producției care urmează a fi terminată se realizează prin constatare faptica sau la sfârșitul perioadei sau prin metoda de calcul contabilă.

inventarierea creanțelor (reprezentate de departamentul clienților, debitori externi și interni) și a datoriilor (reprezentate de departamentul de furnizori) sază a fi supuse inventarierii:

inventarierea mijloacelor bănești și materiale, care sunt regăsite în imoblizari corporale, materii prime, materiale consumabile, mărfuri, disponibilități, titluri de valoare, etc. O verificare rapidă a acestora se poate face doar prin constatare faptica și cantitativă, iar în cazul disponibilităților financiare din conturile bancare, aceasta se face doar pe baza extraselor de cont, a ordinelor de plată, a filelor CEC, cambie, etc.

inventarierea producției care urmează a fi terminată se realizează prin constatare faptica sau la sfârșitul perioadei sau prin metoda de calcul contabilă.

inventarierea creanțelor (reprezentate de departamentul clienților, debitori externi și interni) și a datoriilor (reprezentate de departamentul de furnizori) se realizează în baza unor documente și a unor grile punctate cu toate persoanele juridice sau fizice partenere. Aceste situații se pot concretiza doar în cazul în care se înscriu facturi sau alte documente de decontare.

în funcție de rolul inventarierii în cadrul activității practice a oricărei unități patrimoniale:

inventarierea gestiunii este o formă de control asupra gestionarului și a modului în care gospodărește bunurile materiale și bănești;

inventarierea care se face de predare-primire este obligatorie în cazul în care se înființează o nouă gestiune sau se schimbă persoană gestionara;

inventarierea are loc ca o operațiune premergătoare întocmirii bilanțului anual al unității patrimoniale, care are ca scop principal corelarea datelor din datele faptice cu datele scriptice înregistrate în contabilitate.

Pentru că o inventariere să se desfășoare în cele mai bune condiții și să aibă o finalitate cât mai apropiată de realitate, trebuie să fie respectate o serie de principii care duc la o creștere a eficienței:

anticiparea unor limite de extindere a inventariere asupra patrimoniului, prin stabilirea elementelor care vor fi supuse inventarierii. Acestea sunt stabilite ținându-se cont de specificul activității desfășurate de unitatea economică, în raport cu un plan de inventariere, de către persoana desemnată să conducă departamentul financiar-contabil;

orice comisie de inventariere trebuie să dețină o componentă care să îi asigure o desfășurare cât mai optimă a procedeului de inventariere. Pentru a atinge acest obiectiv, este neapărat nevoie de a se avea în vedere pregătirea profesională a membrilor care trebuie să respecte principiul incompatibilității inventarierii de către un gestionar, pentru că acesta părticică concret la realizarea ei, însă nu face parte din comisie;

operațiunea de inventariere trebuie să se desfășoare în cel mai scurt timp pentru a nu interfera cu desfășurarea normală a unei activități de producție, economice sau de comercializare,etc;

inventarierea trebuie să se execute cât mai corect, așa că orice mijloc bănesc sau material se va verifica prin constatarea directă a acestuia, în locul în care acesta se depozitează sau se păstrează.

In dorința de a se evita încercarea de a se sustrage plusul apărut în timpul inventarierii sau acoperirea lipsurilor descoperite, este de reținut faptul că ar fi benefic să se păstreze caracterul inopinat asupra operațiunii care va fi desfășurată și a datei ei.

I.1. FUNCȚIA DE CONTROL A INVENTARIERII

Atunci când ne referim la evidenta scriptică a unei societăți, se scoate în evidență o înregistrare cu exactitate în sistemul contabil și documentele operațiunilor economico-financiare ce pot suferi modificări și pot afecta procesele, sursele și mijloacele ecomonice. Pe parcursul desfășurării anumitor activități, precum manipularea, depozitarea sau transportarea bunurilor pot duce la apariția diferențelor dintre realitatea existentă în patrimoniu și șoldurile scriptice. Caracterul relativ al datelor furnizate de contabilitate există deoarece:

contabilitatea nu este capabilă să surprindă modificările din punct de vedere calitativ și cantitativ produse pe parcursul manipulării, depozitarii și transportării bunurilor economice;

în gestiune pot exista furturi, poate apărea risipă și administrarea precară a unor bunuri;

anumite documente în cadrul înregistrării în contabilitatea primară pot fi omise, pot fi înregistrate de mai multe ori sau pot fi înregistrate eronat;

poate apărea neglijența sau nepriceperea în cazul personalului desemnat în a manipula bunurilor;

în cazul unor sortimente cu probleme, se pot crea stocuri sedentare, foarte greu sondabile sau de prisos;

pot apărea anulari de comenzi din diverse motive: nemulțumirea anumitor clienți, calamități naturale sau cazuri de forță majoră.

În cadrul inventarierii, pot fi identificate foarte repede bunurile care nu mai pot fi utilizate, creanțe vechi care nu au fost încasate până în momentul inventarierii. Pentru rezolvarea acestor probleme se iau de îndată măsuri de limitare a pagubelor, cu scopul de a crește exponențial eficientă și întărirea segmentului de decontări.

I.2. FUNCȚIA DE STABILIRE A SITUAȚIEI NETE A PATRIMONULUI UNITĂȚII ȘI A REZULTATULUI EXERCIȚIULUI

În cadrul inventarierii se poate determina situația netă a patrimoniului unei unități sau a activului net contabil și care se poate determina cu ajutorul următoarei relații de calcul:

Dacă există situația în care asociații vor să crească sau să micșoreze aportul lor în societate prin capital social, rezultatul net al exercițiului financiar poate fi aflat în funcție de variația situației nete și poate fi exprimat prin următoarea relație de calcul:

Cu ajutorul inventarierii se poate confirma realitatea exactă a activelor patrimoniale și a datoriilor existente, asigurându-se determinarea cât mai corectă a unei situații nete, a obligațiilor finale și a rezultatului net.

I.3. FUNCȚIA DE CALCUL ȘI DE EVIDENTĂ A VÂNZĂRILOR, CONSUMURILOR ȘI A STOCURILOR

Aceasta se exercita în funcție de metodele contabile pe care le aplică societatea comercială în cadrul stocurilor. Prin urmare, există două metode de contabilizare a stocurilor:

metoda inventarului intermitent este aplicată opțional în toate întreprinderile mici și mijlocii și are un caracter obligatoriu. Astfel, la început fiecărei luni, este anulat stocul inițial existent în contabilitate care a fost determinat prin inventarul făcut la sfârșitul lunii precedente, sunt înregistrate corect intrările de pe perioada lunii direct în contul de cheltuieli, iar stocul final rezultat de pe urmă inventarului se înregistrează în conturile de stocuri. Ieșirile din stoc de pe tot parcursul lunii sunt determinate la sfârșitul lunii cu ajutorul următoarei relații:

La începutul lunii următoare, stocul din lună în curs care a devenit stoc inițial, va fi anulat, în ideea că se va vinde sau va fi consumat în perioada următoare. Așa că, cu ajutorul acestei metode și a inventarierii se poate stabili consumul de stocuri din punct de vedere cantitativ și valoric.

metoda inventarului permanent este aplicată în mod obligatoriu în toate companiile mari. Cu ajutorul acestei inventarieri se poate aduce la cunoștință în orice moment valoarea stocului, deoarece atât intrările și ieșirile, cât și stocul inițial din toată perioadă este înregistrată în mod cronologic în conturile destinate stocurilor. Astfel, stocul final este determinat cu ajutorul relației:

Așa că, prin realizarea acestei metode, inventarierea lunară nu mai are sens. Prin inventarierea anuală se poate compara stocul faptic cu cel scriptic care se regăsește în contul de stocuri și poate fi determinat pe baza relației expuse mai sus. Pe baza acestei metode, evidenta analitică a stocurilor se poate realiza cu ajutorul a trei procedee:

cel operativ-contabil (destinat șoldurilor): în cadrul acestui procedeu, stocurile sunt înregistrate cantitativ în magazie, pe baza fiselor de magazie și sunt înregistrate valoric în segmentul contabil pe baza fiselor de cont pentru operații diverse. În fiecare lună, se verifică o concordanță între cele două categorii prin:

evaluarea cantităților înregistrate în fișa de magazie și transcrierea corectă a acestora în registrul destinat stocurilor;

punctarea valorilor înregistrate în registrul stocurilor cu cele înregistrate în fișele de cont pentru operații diverse.

cel cantitativ valoric se folosește atunci evidența stocurilor se administrează cantitativ în cadrul depozitului, pe baza fiselor de magazie, iar în cadrul contabilității valorile materiale sunt administratedin punct de vedere cantitativ și valoric pe baza fiselor de cont analtic. În fiecare lună, verificarea veridicității dintre cele două evidente se realizează prin:

punctarea cantităților înregistrate în fișa de magazie cu acea cantitate înregistrate în fișa de cont analitic destinată valorilor materiale;

evaluarea cantităților înregistrate în fișele de magazie și punctarea valorilor care sunt înregistrate în fișele de cont analtic destinate valorilor materiale.

cel global valoric se folosește pentru a deține cât mai exact o evidentă valorică a stocurilor, cât și a înregistrărilor din contabilitate cu ajutorul fiselor de cont destinate operațiilor diverse. În fiecare lună, se realizează o punctare a valorilor înregistrate în cele două fise, verificându-se concordanță datelor dintre cele două evidente.

CAP.II. PROCEDURA DE INVENTARIERE

Regiile autonome, societățile comerciale, instituțiile publice, unitățile cooperatiste, asociațiile și celelalte persoane juridice, precum și persoanele fizice care dețin calitatea de comerciant își pot organiza și efectuă inventarierea patrimoniului la nivel național standardizat, fiind reglementata în funcție de actele normative în vigoare. Administratorului, ordonatorului de credite sau oricărei alte persoane care este desemnată cu gestionarea patrimoniului îi revine răspunderea totală pentru desfășurarea în cele mai bune condiții ale inventariere. Urmând normele metodologice, etapele de desfășurare a inventarierii sunt aceleași, indiferent de obiectul de activitate a unității sau de categoria de elemente patrimoniale care sunt supuse inventarierii. Urmând succesiunea și ordinea de realizare, precum și tipul lucrărilor care se realizează, inventarierea patrimoniului trebuie să aibă următoarele etape:

pregătirea inventarierii;

inventarierea propriu-zisă;

evaluarea și stabilirea rezultatelor;

înregistrarea rezultatelor finale.

II.1. PREGĂTIREA INVENTARIERII

Această etapă face referire strict la pregătirile care au un caracter organizatoric și contabil, care asigură o bună desfășurare a etapelor care o succed. În prima fază, este constituită o comisie pe baza unei decizii scrise, care va fi semnată de conducătorul unității patrimoniale care va fi inventariata și de conducătorul segmentului financiar contabil (Fig.1). Pe baza acesteia se poate efectua instructajul membrilor participanți cu privire la tipul de organizare și de desfășurare a inventarierii, tehnica de lucru folosită sau modul în care se va completa o listă de inventariere. Este nevoie obligatoriu de cel puțin două persoane care să existe în comisie, persoane care să aibă pregătirea economică și tehnica corespunzătoare și care pot efectua corect și în intervalul de timp prevăzut inventarierea patrimoniului și evaluarea elementelor componente. Există cazuri excepționale unde comisia de inventariere zonală să fie coordonată de o comisie centrală. Atunci când se efectuează inventarierea este nevoie ca toată comisia de inventariere să fie prezentă, așa că membrii comisiilor nu se pot înlocui decât pe baza unor argumente foarte bine justificate și numai pe baza unei decizii scrise, redactată de către persoanele care i-au numit inițial.

Există câteva persoane care nu pot face parte dintr-o comisie de inventariere:

gestionarii magazinelor sau a depozitelor;

șeful compartimentului care va fi inventariat;

contabilii care administrează evidenta gestiunilor inventariate.

Fig.1. Decizie pentru constituirea comisiei de inventariere

Urmand acelasi aspect organizatoric, sunt luate masuri in vederea creerii de conditii corespunzatoare pentru lucrul comisiei de inventariere astfel:

stabilirea elementelor de patrimoniu care vor fi inventariate si ordinea in care aceasta va avea loc;

Fig.1. Decizie de întocmire a comisiei de inventariere

asigurarea unui personal care va ajuta la manipularea bunurilor materiale care vor fi inventariate;

gruparea obiectelor, codificarea lor, sortarea acestora, punerea etichetelor pe rafturi și separarea bunurilor deteriorate de cele care sunt încă într-o stare bună;

asigurarea unui număr adecvat de aparate și instrumente pentru măsurare și cântărire și a cataloagelor, a mostrelor sau a altor mijloace necesare identificării;

dotarea cu mijloace tehnice de calcul și de sigilare a spațiilor care sunt inventariate a comisiei de inventariere;

dotarea cu două tipuri de încuietori diferite a gestiunilor, precum magazine, depozite, etc.

De asemenea, vor exista și anumite cerințe care vor fi înaintate gestionarului, care la rândul lui va întocmi o declarație scrisă (Fig.2.) din care să rezulte următoarele:

cum gestionează bunurile și în alte locuri de depozitare;

dacă există în gestiunea controlată de el bunuri ce aparțin terților, care au fost primite cu documente sau fără;

dacă există bunuri care nu au fost recepționate sau bunuri care au fost livrate fără documentele aferente;

dacă există documente de primire sau ieșire care nu au fost date spre operare către departamentul de contabilitate;

identificarea tuturor locurilor unde urmează a fi inventariate bunurile existente.

dacă sunt semnate sau barate toate fișele de magazie de la prima până la ultima operațiune, menționând toate datele necesare;

dacă s-a verificat numerarul din casă și s-a stabilit raportul Z din ziua curentă, solicitându-se și întocmirea monetarului și depunerea acestuia la caseria societății;

dacă există documente de verificare metrologică a tuturor instrumentelor de cântărit și a aparatelor de calcul;

dacă s-au sigilat căile de acces în gestiuni de câte ori a fost întreruptă inventarierea.

De asemnea, în aceeași declarație scrisă se va menționa numărul, dată și tipul ultimului document primit în gestiune. Declarația se va data și se va semna de către comisia de inventariere și de gestionar.

Din punct de vedere contabil, este nevoie în a se lua anumite măsuri de înregistrare la zi în fișele de magazie a gestiunilor, precum și în cadrul contabilității analitice și sintetice a tuturor documentelor care până la data respectivă fac obiectul inventarierii, stabilindu-se în acest mod fișele analitice și sintetice ale tuturor conturilor.

Fig.2. Declarație de început de inventar dată de gestionar

De asemenea, pentru a se evita anumite diferențe care pot ieși în urma realizării inventarului, conducător departamentului contabil este obligat să consulte registrul dedicat clienților/furnizorilor și în cazul în care ies la iveală datorii (marfă livrată/primită din/în stocul vechi înainte de inventariere), este nevoie de trimiterea unor adrese numite extrase de cont (Fig.3.) cu scopul de a recupera/plăti datoriile sau de a lămuri eventualele neînțelegeri.

Fig.3. Etras de cont

Așa cum reiese și din informațiile oferite în extrasul de cont, furnizorii/clienții sunt obligați să ofere un răspuns printr-o notă explicativa (Fig.4.) în termen de 5 zile pentru a evita eventualele neplăceri, prin luarea de alt tip de măsuri arbitrare.

Fig.4. Notă explicativă

II.2. INVENTARIEREA PROPRIU-ZISĂ

Inventarierea propriu-zisă are loc doar în locurile de păstrare sau de depozitare a bunurilor societății. Valoarea stocurilor faptice se face cu ajutorul numărării, a cântăririi, a măsurării sau a cubării, conform particularității fiecărui bun. Se face excepție de la această regulă pentru bunurile care se afla în ambalajele lor originale intacte și care pot fi desfăcute prin sondaj. În cazul în care sunt inventariate mărfuri voluminoase sau materiale a căror cântărire sau măsurare nu este concretă sau ar provoca pierderi nejustificate, valoarea acestor stocuri faptice sunt stabilite în urma unor calcule tehnice. Pentru o desfășurare cât mai corectă a inventarierii este nevoie, dacă se poate, să fie oprite toate operațiunile de predare sau de primire a bunurilor care fac obiectul inventarierii. În cazul în care nu se poate sista acest lucru, toate operațiunile de primire sau de livrare a bunurilor se va face numai sub supravegherea comisiei de inventariere, care va menționa pe toate documentele respective sintagma: ”primit/eliberat în timpul inventarierii”.

Bunurile care sunt inventariate sunt înscrise în liste de inventariere (Fig.5.), în care sunt precizate următoarele detalii: denumire, codul aferent, unitatea de măsură, indicii calitativi, prețul unitar, etc. Aceste liste trebuie completate citeț, fără intercalari de rânduri și cu un scris citeț. Spațiile rămase libere sunt barate, iar greșelile care pot apărea foarte des sunt certificate și certificate de către persoanele care sunt desemnate să semneze acele liste. Bunurile și produsele care prezintă un grad mai mare de perisabilitate sunt inventariate primele, fără a stânjeni în vreun fel inventarierea. Bunurile care sunt deja degradate sau care nu sunt vandabile sau utilizabile sunt trecute pe niște liste separate. Același regim îl au și bunurile care prin diverse metode, cum ar fi închirierea, primirea în regim de leasing, în consignație, pentru prelucrare, în custodie, etc., au fost date către societate. Se va face o copie a acestor liste care se va trimite legal unităților cărora le aparțin pentru a face o confruntare.

Elementele active și pasive a căror valoare nu poate fi constatata prin inventariere fizică, se vor verifica conform datelor înregistrate în contabilitate. Acest procedeu este utilizat doar în cazul în care bunurile unității sunt inventariate înafara unității: mijloace fixe care sunt închiriate, materiale și bunuri care sunt lăsate spre păstrare furnizorilor, produse expediate către clienți și care au fost refuzate de aceștia din varii motive, materiale trimise pentru a fi prelucrate de terți. Executându-se același procedeu se mai pot verifica disponibilitățile financiare din conturile bancare, care se regăsesc în extrasele de cont eliberate, din obligațiile și creanțele societății în raport cu terții, date care se regăsesc în contabilitatea analitică și în extrasele de cont confirmate. Pentru a se putea calcula cât mai rapid minusurile și plusurile de inventar, elementele care formează patrimoniul sunt evaluate în funcție de valoarea cu care au intrat în patrimoniu sau în funcție de valoarea lor contabilă.

În vederea obținerii unei imagini cât mai fidele a patrimoniului, inventarierea elementelor componente se va face într-o anumită ordine, astfel:

imobilizările și stocurile sunt evaluate la valoarea actuală, valoare care este numită valoare de inventar;

bunurile care au suferit deprecieri sunt evaluate la valoarea lor utilă, care este stabilită în funcție de modul în care se utilizează bunul în unitate și în funcție de prețul de pe piață;

bunurile care sunt perisabile beneficiază de prioritate în inventariere, fără a afecta desfacerea imediată;

bunurile care au fost închiriate, date pe baza unui contract de leasing sau în custodie se inventariază pe liste separate;

creanțele față de terți sunt verificate și confirmate conform extraselor de cont, a șoldurilor debitoare, creditoare sau pe baza unor confruntări reciproce, în funcție de cerințe. Dacă există creanțe mai vechi de 6 luni, șoldurile trebuie să fie confirmate printr-o adresă de confirmare de primire;

disponibilitățile în lei și în valută existente în conturile bancare sunt inventariate prin confruntarea extraselor de cont cu datele înregistrate în contabilitate;

disponibilitățile în lei și în valută care există în caserie sunt inventariate în ultima zi a exercițiului financiar, dar numai după ce au fost înregistrate toate încasările, făcându-se o confruntare cu șoldurile înregistrate în contabilitate în registrul de casă;

sunt inventariate atât produsele care au fost prelucrate conform procesului tehnologic de producție, cât și cele care au fost finisate, dar nu au reușit să treacă de recepția tehnică;

inventarierea generală financiară are loc prin înscrierea bunurilor inventariate într-un formular denumit „lista de inventariere”, care este o listă tipizata, cu mai multe versiuni, în funcție de categoria de gestiune: gestiune cantitativ-valoric sau doar gestiune valorică;

creanțele care au un criteriu incert sau sunt în litigiu sunt evaluate la valoarea lor de utilitate, valoare care este stabilită conform valorii lor de încasat sau de plată.

Toate bunurile care sunt supuse inventarierii sunt trasncrise pe liste de inventariere separate în funcție de : locul de depozitare, de gestiunea de unitate, de categoria de bunuri. De bunurile care sunt asupra angajaților în momentul inventarierii, de bunurile care sunt în patrimoniul altor societăți, de bunuri care nu sunt corespunzătoare calitativ, de bunuri imobile sau greu vandabile, de creanța incerte sau aflate în litigiu. Toate listele de inventariere sunt întocmite în locurile de depozitare, pe gestiuni sau în funcție de categoriile de bunuri. Sub aspect generalizat, conținutul informațional al acestui tip de document este prezentat astfel:

Fig.5. Listă de inventariere

Pe lângă informațiile de mai sus, o listă de inventariere mai cuprinde și următoarele elemente:

denumirea și codul elementului care trebuie inventariat;

unitatea de măsură;

cantitatea constatată din punct de vedere faptic;

diferențele de plus și minus;

prețul unitar înregistrat în contabilitate;

valoarea de inventar;

valoarea de depreciere și motivul deprecierii;

valoarea stocului faptic care se calculează înmulțind cantitatea faptica cu prețul de înregistrare;

observații anexe cu privire la aspectul și utilitatea bunului inventariat.

Modul în care se efectuează inventarierea și datele tehnice care au ajutat la calcul sunt menționate în cadrul listelor de inventar. Atunci când se constată plusuri sau lipsuri de valori materiale în urma inventarierii, se întocmește o listă de inventariere centralizatoare, care conține date din lista de inventariere normală, numai că într-o variantă mai simplificată, adică menționându-se doar pozițiile care conțin diferențe. Pe ultima listă, gestionarul este obligat să menționeze dacă au fost inventariate și consemnate toate valorile materiale și bănești în prezența sa. Tot pe aceeași filă, gestionarul poate menționa și obiecții privitoare la modul în care s-a desfășurat inventarierea, în cazul în care apar. Trebuie reținut faptul că, pentru elementele de patrimoniu pentru care au fost concepute provizioane pentru deprecieri, cum ar fi elementele stocurilor și imobilizările corporale, sunt marcate în listele de inventariere doar cu valoarea contabilă netă, care se va compara cu valoarea actuală din momentul inventarierii. Elementele de patrimoniu care nu sunt înregistrate ca fiind valori materiale pot fi inventariate în cadrul unor liste analitice distincte care să justifice șoldul conturilor sintetice. De asemenea, listele care conțin o enumerare a bunurilor care aparțin terților vor fi întocmite în mai multe exemplare, dintre care unul dintre ele va fi trimis proprietarului. După terminarea listei de inventariere, acestea se semnează și parafează fila cu filă de ctare comisia de inventariere și sunt păstrate în cadrul gestiunii în casete, în fișete, în dulapuri, încuiate și sigilate.

II.3. EVALUAREA ȘI STABILIREA REZULTATELOR

O evaluare a stocurilor faptice care sunt înregistrate în listele de inventariere se poate realiza cu ajutorul acelorași prețuri care au fost folosite când au fost înregistrate bunurile pentru prima dată în baza de calcul. Așa numita “valoare de inventar” este de fapt o valoare actualizată, care poate fi stabilită în funcție de anumite criterii care țin de fiecare element patrimonial care urmează a fi inventariat și care se referă de cele mai multe ori la valoarea pe care o repreznta pe piață și de modul în care este utilizat elementul respectiv. Pentru a stabili valoarea de inventar a fiecărui element se folosesc relații de calcul diferite, care țin de natura elementului, astfel:

activele imobilizate care suferă amortizare, regăsita în cadrul mijloacelor fixe, a cheltuielilor de constituire, a amenajării de teren, etc);

Valoare inventar = valoare care rămâne neamortizata, denumită și valoarea contabilă netă ( valoarea de inventar – amortizarea care se înregistrează în contul de cheltuieli).

EXCEPȚIE! – Când exsita situația în care imoblizarile sunt reevluate, valoare de inventar este reevaluata.

activele imobilizate care nu suferă amortizare, printre care amintim imobilizările financiare sau terenurile fără amenajări ulterioare:

pentru terenuri Valoarea de inventarreprezintă prețul de piață reprezentativ pentru acea categorie;

pentru titluri imobiliare Valoarea de inventareste reprezentată de cotația de bursa până la data de 31 decembrie.

stocurile:

Valoarea de inventara celor cumpărate este dată de costul de achiziție a ultimului lot achiziționat;

Valoarea de inventara celor fabricate este dată de costul de producție care este atribuit ultimului lot fabricat.

creanțele în lei pe termen scurt, mediu său lung:

Valoarea de inventar = valoarea care este regăsita în facturi și alte documente doveditoare, care se referă la procedeul de încasare/plata;

creanțele în lei regăsite în devize, pe termen scurt, mediu său lung:

Valoarea de inevntar = valoarea rezultată în urma calculării cursului oficial redat de BNR pe data de 31 decembrie;

obligațiunile, acțiunile de ținute sau valorile de tezaur:

Valoarea de inventar= valoarea care reiese în urma cotației la bursa pe data de 31 decembrie.

disponibilitățile în lei care pot fi găsite în caserie, în contul bancar curent sau în alte resurse din trezorerie:

Valoarea de inventar = valoarea care se regăsește înscrisă în registrul de caș, în extrasul de cont sau în cadrul filelor CEC.

disponibilitățile care se regăsesc în diverse devize, cum ar fi în casă, în acreditive sau în bancă:

Valoarea de inventar= valoarea care se calculează după cursul oficial car este redat de BNR pe data de 31 decembrie.

Rezultatul final al inventarierii este realizat pe baza unei confruntări dintre informațiile care se regăsesc în listele de inventariere și cele care sunt deja înregistrate în evidență contabilă. Însă pentru a putea realiza această comparare și rezultatul ei să fie unul cât mai aproape de adevăr, este neapărată nevoie ca datele inventarierii să fie realizată la aceeași dată calendaristică. Determinarea concretă a diferențelor în plus sau în minus se realizează direct pe listele de inventariere.

Pot exista două tipuri de diferențe în inventariere:

cantitative:

minusuri sau lipsuri în inventar și care reies atunci când cantitatea reală evaluată conform prețului de înregistrare în evidență contabilă este mai mică decât cantitatea scriptică care a fost evaluată la același preț de înregistrare în evidență contabilă;

plusuri în inventar care reies atunci când cantitatea reală evaluată conform prețului de înregistrare în evidență contabilă este mai mare decât cantitatea scriptică care a fost evaluată la același preț de înregistrare în evidență contabilă.

Atât minusurile cantitative, cât și plusurile cantitative rezultă în urma unei administrări cu probleme a bunurilor patrimoniale sau a înregistrării greșite în evidență operativă a depozitului respectiv.

valorice sau mai detaliat, a minusurilor și a plusurilor valorice care reies din compararea cantităților faptice care au fost înregistrate cu un anumit preț în contabilitate și a aceleiași cantități care este evaluată la valoarea actuală sau la valoarea de inventar.

Făcând aceasta comparație se pot constata:

minusuri valorice care reies din situația în care valoarea bunurilor de inventar este mai mică decât valoarea de înregistrare în evidență contabilă. Aceste minusuri trebuie înregistrate pentru elementele de activ, conformându-se principiului evaluării care susține faptul că datoriile ar trebui să rămână la valoarea lor mai mare.

plusuri valorice care reies din situația în care valoarea bunurilor de inventar este mai mare decât valoarea de înregistrare în evidență contabilă. Aceste minusuri trebuie înregistrate pentru elementele de pasiv, conformându-se principiului evaluării care susține faptul că datoriile ar trebui să rămână la valoarea lor mai mică.

Rezultatelor obținute în urma inventarierii sunt consemnate într-un proces verbal de inventariere (Fig.6.), unde se scriu în principal următoarele informații:

dată la care s-a întocmit inventarierea;

numele persoanelor care șu format comisia de inevntariere;

numărul și data documentului care a stat la baza numirii membrilor comisiei de inventariere;

perioada în care s-a desfășurat inventarierea;

rezultatele obținute în urma inventarierii;

dacă se constată minusuri sau plusuri de inventar, comisia își expune concluziile și propunerile în legătură cu persoanele care se fac vinovate de această situație și măsurile care trebuie luate în această privință;

expunerea propunerilor cu privire la reintegrarea în cercul economic al stocurile care au suferit deprecieri, a bunurilor fără mișcare sau care sunt greu vandabile;

expunerea constatărilor care pun accent pe modul de depozitare, de păstrare, de conservare.

Acest proces verbal, împreună cu toate informațiile cuprinse, trebuie prezentat celui numit în funcția de administrator al unității de patrimoniu, în termen de maxim 3 zile de la data închiderii operațiunii generalizate de inventariere. Administratorul, împreună cu avizul conducătorului departamentului juridic, sunt obligați, că în termen de 5 zile de la primirea procesului verbal, să fie găsite soluții pentru soluționarea problemelor găsite în inventariere, neincalcand dispozițiile legale numite în Normele Metodolgice.

Dacă sunt constatate anumite lipsuri în gestiune care pot fi imputate, administratorul poate obliga persoanele vinovate să plătească valoarea de înlocuire a bunurilor. În cazul în care bunurile imputate nu pot fi cumpărate de pe piață, valoarea de imputare poate fi stabilită de comisia de inventariere.

Atunci când se stabilește valoarea debitului, în cazul în care în prealabil s-a stabilit că lipsurile descoperite după inventariere nu pot fi încadrate că infracțiuni, se ia în considerare posibilitatea compensării acestora cu anumite plusuri constatate, doar dacă sunt îndeplinite de la început următoarele condiții:

să fie existent riscul de confuzie între loturile aceluiași material, care se poate produce din cauza anumitor caracteristici ale aspectului exterior: model, dimensiuni, ambalaj, desene, culori, etc;

diferențele descoperite, în minus sau în plus, să fie referitoare la aceeași gestiune sau la aceeași perioadă de gestiune.

Este exclusă orice fel de compensare când se dovedește faptul că lipsurile care reies din inventariere provin din sustragerea unor bunuri sau din degradarea acestora, lucru care se va imputa persoanelor care au fost desemnate să gestioneze aceste bunuri!

De asemenea, scăzămintele pot fi luate în calcul doar în situația în că cantitățile care sunt lipsa sunt mai mari decât cantitățile care sunt în plus. În acest caz, tipul de scăzământ este aplicabil doar pentru cantitaile care sunt în plus. Dacă încă mai rămân diferențe cantitative în minus după aplicarea scăzămintelor respective, cotele de scăzământ mai pot fi aplicate și altor bunuri care au fost supuse spre compensare. În cazul în care mai există vreo diferență în minus după aplicarea acestor procedee, aceasta înseamnă un prejudiciu pentru societate, urmând a fi recuperat de la persoanele care sunt numite vinovate, conform dispozițiilor legale.

Pentru a obține o situație cât mai clară a diferențelor găsite în urma inventarierii, comisia analizează în detaliu toate cauzele care au determinat minusurile sau plusurile și poate solicita explicații suplimentare expuse în scris de către gestionar, cu scopul de a formula cât mai concret o serie de rezolvări.

Fig.6. Proces verbal de consemnare a rezultatelor inventarierii

II.4. ÎNREGISTRAREA REZULTATELOR FINALE

Această înregistrare se face cu scopul de a compara realitatea faptica constatata la inventariere cu datele înregistrate în evidență contabilă. Conform Ordinului Ministerului Finanțelor nr.2388/15.12.1995, “rezultatele inventarierii trebuie înregistrate, atât în evidență tehnic-operativa, cât și în contabilitate, în termen de cel mult 5 zile de la data terminării operațiunilor de inventariere”.

Există situații în care lipsurile constatate la inventariere nu se datorează unei anumite persoane sau unei anumite conjuncturi, iar în acest caz aceste lipsuri sunt considerate cheltuieli ale unității inventariate. De asemenea, aceste lipsuri sunt înregistrate în evidență contabilă că o ieșire a activelor din patrimoniul societății, prin trecerea pe credit a sumelor în conturile corespondente, astfel:

lipsuri în cazul mijloacelor fixe amortizate parțial:

lipsuri în cazul materiilor prime neimputabile:

lipsuri în cazul produselor finite:

lipsuri în cazul mărfurilor:

lipsuri în cazul mărfurilor imputabile:

lipsuri în cazul mărfurilor, materialelor de natura obiectelor de inventar, a produselor finite, care au suferit distrugeri din cauza calamităților naturale:

clienți incerți care provin de pe urma vânzărilor de bunuri:

starea de faliment a clientului incert, prin prisma unei hotărâri judecătorești:

Lipsurile care sunt constatate în cadrul inventarierii sunt înregistrate în patrimoniu cu ajutorul debitării activelor corespunzătoare în acest mod:

plusul constatat în cazul mobilierului este înregistrat ca o intrare în evidența contabilă :

plusul în cazul materiilor prime:

Obsevație! Pentru că să se evite situația în care contul 601 are suferi modificări, înregistrarea de mai sus se face în roțu în contul de cheltuieli pe debit și în contul de stoc pe credit!

plusul în cazul materialelor considerate obiecte de inventar:

plusul în cadrul produselor finite:

plusul în cadrul mărfurilor:

CAPITOLUL III. STUDIU DE CAZ PRIVIND INVENTARIEREA IN CADRUL SOCIETĂȚII S.C FLEXOPLAST S.R.L

Societatea S.C FLEXOPLAST S.R.L și-a început activitatea în anul 2005 cu un capital social de 10.000 RON (echivalentul a 2.222,23 EUR). Tipul activității principale, conform înregistrării la Registrul Comerțului este: “ Alte activități de tipărire n.c.a”. În prezent , capitalul social subscris și vărsat de 10.000 RON, echivalentul a 2.222,23 EUR, este împărțit în 2 părți sociale cu valoarea de 5000 RON fiecare.

Oferta societății este centrată pe ambalaje plastice: de la folie și pungi simple, nelaminate la pungi și folie de diverse dimensiuni, laminate și imprimate cu diverse imagini și înscrisuri de la cele mai simple până la cele mai complexe, policromatice. Oferta este completată de calitatea materiei prime, a cernelurilor, a materialelor auxiliare folosite în procesul de producție, cât și de respectarea strictă a dimensiunilor cerute pe baza comenzilor. Din acest motiv se lucrează în mod exclusiv cu anumiți furnizori de granule, de folie, de cerneluri, de solvenți și nu în ultimul rând cu o serie de firme specializate în întreținerea corectă a utilajelor existente în firmă. Eventualele piese pentru reparații sunt procurate direct de la furnizorul utilajelor, mai exact din Brescia, Italia sau Hong-Kong, China. Pe lângă aceste produse, firmă va mai poate oferi și transportul comenzilor la punctul de lucru sau la sediul beneficiarului, în funcție de anexa aferenta contractului încheiat sau depozitarea comenzilor deja executate într-un mediu care nu va afecta produsele finite și nici nu va prejudicia în nici un fel niciuna dintre părți, până când beneficiarul va putea ridica marfă. Firma vinde produse din diverse tipuri de folie, de dimensiuni diferite, culori în funcție de granule, tipar policromatic în funcție de imaginea imprimată cerută și se adresează producătorilor de produse de panificație și patiserie, producătorilor de carne, producătorilor de orez, zahăr, paște, mălai și a tuturor producătorilor care au nevoie de ambalaje sau de folie termocontractibila pentru baxat.

Conform datelor înregistrate în evidență contabilă, aceștia au fost principalii indicatori economico-financiari de referință:

PENTRU ANUL 2009

În urma unei scurte analize asupra perioadei 2005 – 2009, perioada de referință în evoluția firmei S.C FLEXOPLAST S.R.L, se observă că indicatorii economico – financiari au avut o evoluție crescândă. Ceea ce denotă faptul că fuziunea dintre resursele umane din cadrul firmei și cele financiare a demonstrat că există o soluție, evidențiata prin anumite strategii manageriale, care poate duce firme înspre succes. Așa cum o să se observă că anul 2009 a fost cel mai bun an din întreaga dezvoltare a firmei. Din punct de vedere procentual, cifra de afaceri a crescut cu aproximativ 260,449,26 %, fiind de asemenea cea mai mare cifra de afaceri până în perioada respectivă. Analizând veniturile,care sunt în continuă creștere, se observă o diferență de 274.866,62% față de anul de pornire 2005. Pe măsură ce cifra de afaceri este din ce în ce mai mare, se produc schimbări și în segmentul cheltuielilor, înregistrându-se o creștere de 226.244,61%. Datoriile din cadrul firmei au avut o evoluție

fluctuantă, înregistrându-se scăderi în anii 2008șsi 2009. Chiar și așa creșterea gradului de îndatorare față de anul 2005 a fost de 399.690,05%.

PENTRU ANUL 2010

După cum se observă destul de clar, valoarea indicilor economico- financiari a scăzut procentual foarte mult, principala cauză fiind intrarea într-o perioadă de recesiune, care a afectat în mod brusc și a generat o scădere a evoluției firmei.

PENTRU ANUL 2011

PENTRU ANUL 2012

Procedura de inventariere în cadrul societății FLEXOPLAST S.R.L va avea loc pentru elementele de natură activă o dată pe an, iar capitalurile proprii și datoriile vor fi inventariate de cel puțin o dată pe lună pe parcursul unui exercițiu financiar sau de cele mai multe ori se efectuează la închiderea exercițiului financiar. De asemenea se va lua în calcul efectuarea unei inventarieri pe parcursul anului de fiecare dată când:

intervine o predare sau o primire de gestiune;

se solicita de către organele de control;

au loc cazuri de forță majoră sau calamități naturale;

există dovezi concrete că există plusuri sau lipsuri din gestiune, care nu pot fi stabilite prin altă metodă.

Comisia de inventariere procesează în prima etapă de inventariere toate utilajele din cadrul segmentului de producție, în număr de 4:

Mașina de tipărit flexografica:

cu cilindru central și șase grupuri de culoare;

an producție Italia,dec.2006;

tipărește folie PP sau BOPP,polietilena,hârtie,folie de aluminiu;

lățime tipar 1m,viteza de tipărire până la 160 m/min,funcție de complexitate a imaginii;

capacitate de producție aprox.30 to/lună;

utilajul este complet computerizat.

Laminator cu solvent :

an producție 2007;

laminează 2 sau 3 straturi;

laminează folie de polipropilena,polietilena,hârtie,etc. sau combinări dintre hârtie și folie;

capacitate de producție: până la 30 to/lunar.

Mașina de Slitat :

an producție 2007;

viteză până la 150 m/min;

folosit pentru debitarea produsului finit(livrarea în bobină);

Mașina de confecționat saci :

este achiziționata second-hand;

capacitate de aprox.40-50 kg/oră;

După terminarea inventarierii utilajelor și a unei inspecții de rutină, urmează inventarierea celorlalte componente existențe:

• Cerneluri,solvenți,acetați ;

• Materie primă(folie PP,PE,BOPP,CAST) ;

• Clișee flexografice ;

• Anilocsi;

• Deșeuri provenite în urma realizării procesului tehnologic.

Utilizarea acestui inventar permanent înseamnă pentru departamentul de contabilitate a stocurilor și a unei bune organizări a evidentei analitice, folosirea unor metode:

cantitativ-valorica: care se înregistrează pe fișele de cont analtic și care se realizează pe baza unei prelucrări și înregistrări manuale sau mecanizate a datelor și întocmirea pentru fiecare bun în parte o fișă de cont analtic, pe baza căruia se înregistrează operațiile de intrări și ieșiri, reușind să se stabilească după fiecare astfel de înregistrare un stoc și un șold. Principalul avantaj al acestei metode este că asigură un echilibru între datele înregistrate în evidență operativă și contabilitatea analitică și cunoașterea tuturor detaliilor ce țin de cantitățile existente ale fiecari valori înregistrate. Dezavantajul este dat de volumul foarte mare de efort în cazul în care există un nomenclator extins de bunuri, dar care poate fi eliminat prin înlocuirea cu o tehnică mai ușoară prin care se prelucrează automat datele;

operativ-contabila, operațiune care se realizează pe șolduri și care este reprezentată de întocmirea unor fise de magazie (Fig.7) în locul unde se afla depozitate, a tuturor bunurilor. Evidența valorică în segmentul de contabilitate se ține sub formă de gestiuni. Pe baza acestei metode se pot elimina acele fise analitice care erau foarte incomode și ocupau foarte mult timp și necesitau mult efort din partea gestionarilor. Pentru a se deține un control cu privire la exactitatea datelor și a concordantei dintre toate înregistrările din cadrul evidentei operative a depozitelor, se fac evaluări lunare ale stocurilor pe baza fișele de magazie.

global-valorica se realizează prin ținerea evidentei doar din punct de vedere valoric, atât valoric în cadrul gestiuni, cu ajutorul unui raport zilnic de gestiune (Fig.8), cât și în cadrul contabilității analitice pe baza unei fise de cont pentru operații diverse (Fig.9). Echilibrul dintre aceste evidente se menține printr-un control periodic pe baza confruntării șoldurilor, iar dacă se regăsesc diferențe, se realizează un procedeu, numit „punctaj”. Acest tip de metoda nu se poate aplica în situația studiului de caz, pentru că se folosește de cele mai multe ori pentru în unitățile de desfacere cu amănuntul, având

în vedere fluxul foarte mare de operațiuni pe zi, orice altfel de ațtiune fără o susținere tehnică corespunzătoare fiind total nefolositoare.

Fig.7. Model fișă de magazie

Fig. 8. Model raport zilnic de gestiune

Întocmit, Data,

Fig.9. Model fișă de cont pentru operații diverse

Nu este obligatorie folosirea unei anumit tip de metode, dar oricare ar fi, trebuie analizată concordanță dintre contabilitatea analitică și datele operative înregistrate, precum și concordanță dintre contabilitatea analitică și cea sintetică, aceasta din urmă reușind să se realizeze în baza întocmirii bilantelor de verificare lunare.

Intrările și ieșirile din cadrul contabilității sintetice în cazul materiilor prime și a materiarelor sunt înregistrate în următoarele conturi, părți integrante din clasa 30 – STOCURI DE MATERII PRIME ȘI MATERIALE:

301 – Materii prime  prin care se poate dovedi existența și se poate urmări mișcarea stocurilor de materii prime care sunt folosite în procesul tehnologic de fabricare a produselor finite. De menționat este faptul că este un cont de activ, care are o funcționalitate diferită în funcție de metoda d einventar folosită:

când se realizează inventarul permanent, în contul 301 se înregistrează pe debit prețul de intrare în gestiune a materiilor prime, iar pe credit se trece valoare prețului materiilor prime; o dată cu ieșirea din gestiune, soldul debitor al contul se referă la totalitatea valorilor materiilor prime care există în gestiunea societății, dar la prețul cu care au fost înregistrate inițial;

când se realizează inventarul intermitent, în contul 301 există valori intermitente, la modul ca la sfârșitul lunii se preiau în contul de debit valoarea stocurilor care reies din urmă valorilor de inventariere sau sunt deduse din contabilitatea analitică a stocurilor.

302 – Materiale consumabile:

când se realizează inventarul permanent, în contul 301 se înregistrează pe debit prețul de intrare în gestiune a materiilor prime, iar pe credit se trece valoare prețului materiilor prime; o dată cu ieșirea din gestiune, soldul debitor al contul se referă la totalitatea valorilor materiilor prime care există în gestiunea societății, dar la prețul cu care au fost înregistrate inițial;

când se realizează inventarul intermitent, în contul 301 există valori intermitente, la modul ca la sfârșitul lunii se preiau în contul de debit valoarea stocurilor care reies din urmă valorilor de inventariere sau sunt deduse din contabilitatea analitică a stocurilor.

În ambele situații, operațiunile se desfășoară pe conturile sintetice de gardul ÎI:

3021 – Materiale auxiliare;

3022 – Combustibili;

3023 – Materiale pentru ambalat;

3024 – Piese de schimb;

3025 – Semințe și materiale de plantat;

3026 – Furaje;

3028 – Alte mariale consumabile.

308 – Diferențe de preț la materii prime și materiale  acest cont se folosește pentru a avea un control asupra diferențelor de plus sau de minus care apar între costul de achiziție a materiei prime și prețul de înregistrare prestabilit. Mai este cunoscut în cadrul contabiliatii ca un cont rectificativ al tuturor valorilor de înregistrare aprtinand materiilor prime și a materialelor consumabile. Tot în cadrul acestui cont mai pot fi înregistrate și cheltuielile aferente pentru transport și aprovizionare, în momentul în care prețul de înregistrare este folosit ca și cost de achiziție, iar toate cheltuielile în acest sens sunt facturate în mod distinct și achitate în alte moduri. În acest caz, contul 308 devine cont de activ, pe care se debitează toate cheltuielile de transport facturate și achitate distinct și se creditează cu toate cheltuielile aferente aferente transportului și aprovizionării folosite pentru materia primă și a produselor finite ieșite din gestiune.

În cazul în care se hotărăște de către o comisie aleasă realizarea unui inventar intermitent, în contul aferent stocurilor , toate înregistrările sau intrările se realizează în baza unor documente justificative, iar ieșirile sunt trecute în contabilitate la sfârșit de perioadă, cu mențiunea că inventarierea stocurilor trebuie să fie efectuată în acel moment. Dezavantajul în cazul unui inventar intermitent este redat de faptul că nu se poate executa un control riguros al gestiunii, deoarece valoarea șoldului scriptic lipsește, iar valoarea șoldului faptic nu are o altă valoare pentru a se efectua o comparare. Așa că orice valoare a contului de stocuri determinată pe baza relației de calcul pare a fi corectă la prima vedere, pentru că nu se poate stabili dacă s-au realizat furturi.

CAPITOLUL IV. PARTEA INFORMATICĂ

Luând în calcul tehnologia informațională și a comunicațiilor de ultima generație existența în fiecare domeniu, este practic imposibil ca în cadrul unui societăți comerciale care activează în orice domeniu, să nu exite un sistem informatic care să ajute la înregistrarea datelor contabile și la executarea calculelor în vederea obținerii unor decizii. Există mai multe definiții care ar oferi detalii despre un sistem, dar cea mai exactă este cea care afirmă că “ Un sistem poate fi definit ca o entitate alcătuită din două sau mai multe componente sau subsisteme, că interacționează între ele pentru atingerea unui scop (obiectiv). Orice sistem este caracterizat prin faptul că este legat de mediul ambiant, că deține o anumită structura și funcționează după anumite reguli și urmărește un anumit scop.”

Orice sistem este un proces simplu care este compus din:

intrări – resursele economice de care are nevoie societatea pentru o bună desfășurare a activității sale;

prelucrări – procedeul prin care cu ajutorul formulelor matematice intrările sunt transformate în ieșiri;

ieșiri – bunurile și serviciile pe care le poate obține întreprinderea și care pot fi schimbate cu mediul său.

În cadrul unităților economice este folosit sistemul informatic care este definit printr-un cod în format executabil, scris într-un limbaj de programare, cu ajutorul căruia sunt executate un anumit set de instrucțiuni și care este compus din următoarele :

hardware-ul care este compus din toate elementele care facilitează introducerea, stocarea și prelucrarea datelor, urmând transmiterea rezultatelor;

software-ul care este compus din totalitatea programelor care susțin funcționarea controlată și exploatarea sistemului. Dintre acestea amintim: programe utilitare, pachete de programe, software-ul necesar pentru aplicații, sisteme de operare sau de gestionare.

personalul – toate persoanele specialiști sau nespecialiști care sunt avizate să folosească programul informatic metodologii și tehnici de lucru;

baza de date care este o stocare a datelor care urmează a fi prelucrate cu ajutorul programelor de aplicații.

metodologiile – totalitatea normelor și procedurilor care sunt aplicate în sistemul informatic cu scopul de a realiza o sarcină stabilită.

Optimizarea unui sistem informatic se bazează pe două mari caracteristici: pe eficacitate și pe eficienta. Pe baza acestor două caracteristici se formează o legătură permanentă între partea informatizată a unui sistem de referință și o raporate directă vis-a- vis de actul deciziei (Fig. 9):

Fig.9. Legaturile care se realizează în cadrul actului decizional

Cele mai importante trei obiective în alegerea unui sistem informatic sunt:

flexibilitatea reprezentată de nivelul de adaptare a structurii unui departament informatizat în funcție de mediul în care activează. Un sistem deschis, care deține mai multe puncte de “ascultare” și cu o anumită afinitate față de metodele de comunicație ( scrisă, orală sau electronică) va produce un feet-back pozitiv în cazul apariției unor oportunități și va ține cont de restricții;

nivelul de satisfacție a utilizatorilor care determină un criteriu de apreciere a performantei sociale a tuturor participanților la procesul productiv creativ;

calitatea produselor promovate.

Evoluția tehnologică presupune o anumită infrastructură care trebuie să cuprindă pe lângă hardware, produse și sisteme informatice bazate pe noi sisteme de gestiune a bazelor de date sau pe noțiunea de teletransmisie materializată prin rețele naționale de date cu rațe de transfer cât mai mari; posturi de lucru la toate nivelele operaționale dintr-o unitate (sisteme interactive dintre om și mașină). Mediile economice trebuie să se adapteze rapid la aceste tehnologii care presupun costuri relativ ridicate ocazionate de elaborarea și întreținerea produsului informatic, dar și dificultăților crescânde de menținere la anumite standarde a nevoilor utilizatorilor. Necesitatea adaptării devine stringentă în mediul financiar–contabil care privește schimbările într-un orizont de timp ca pe o protecție a investiției. Continuă dezvoltare a domeniului tehnologiei informației impune elaborarea de noi metodologii pentru realizarea sistemelor de aplicații informatice, cristalizându-se în analiză și proiectare două tipuri de metode utilizate: tradiționale (structurate, orientate pe funcții/date, metode sistemice) și metode orientate obiect.

La prima abordare, cuvântul “informatic” conduce spre ideea de mediu în care se folosește un calculator, dar de fapt un program informatic este o componentă a sistemului informațional și se concretizează printr-un cod executabil realizat într-un limbaj de programare, cu ajutorul căruia se pot executa o anumită grupa de instrucțiuni. În cadrul departamentelor de contabilitate sau de stocare a datelor, exista aplicații informatice compuse din programe structurate pe mai multe modele de calcul care au diferite funcții, care au capacitatea de a prelucra un volum mare de date, urmând a fi prezentate sub formă de rapoarte. Se produc foarte multe confuzii intre conceptul de sistem informatic, de aplicație informatică său program informatic. Pentru a elimna o astfel de situație, este bine de reținut faptul că se poate vorbi despre un sistem informatic atunci când intră în discuție departamentul unde a fost implementat, tehnica de calcul solicitată, aplicațiile informatice utilizate și modul de operare a personalului angrenat în tot acest proces.

Exista o legătură între sistemul informatic și cel informațional (Fig.10), deoarece tehnologiile informaționale și de comunicații moderne oferă mediul propice de culegere, de prelucrare și de interpretare a datelor pe suport electronic. Din acest motiv, sistemul informațional ia naștere și urmează același curs de dezvoltare cu organizația în sine, iar subsistemul informatic se implementează la un moment dat pe baza unor acțiuni de o complexitate mai mare, de reflexie și de creație.

Pentru a găsi un sistem informatic cât mai apropiat de cel de care are nevoie o instituție, trebuie să se țină cont de câteva aspecte importante:

mediul în care activează societatea;

părțile care sunt componente în cadrul sistemului;

relațiile care se regăsesc în cadrul sistemului;

intrările și ieșirile din sistem;

scopul/scopurile după care se ghidează sistemul respectiv.

Urmărind aceste aspecte, sistemul informatic poate fi definit ca un “ ansamblu tehnico-organizatoric de metode, procedee, echipamente de calcul și personal de specialitate, prin care se asigura culegerea, verificarea, transmiterea, stocarea și prelucrarea de informații cu scopul de a fundamenta și elabora decizii”.

SISTEM INFORMATIONAL NEFORMALIZAT

SISTEM SISTEM SISTEM

INFORMATIONAL INFORMATIONAL INFORMATIONAL

MANUAL ASISTAT DE AUTOMATIZAT

CALCULATOR

Fig.10. Relatia dintre sistemul informational si sistemul informati

O întreprindere poate fi considerată un sistem cibernetic (Fig.11), pentru că la baza unui bune desfășurări a activității sunt proiectanții sistemelor informaționale de tip contabil care trebuie să știe ce fel de informații sunt necesare pentru o bună funcționare și cât de repede trebuie ele oferite. Un sistem informațional este compus din :

date = set de caractere ce reprezintă o intrare într-un sistem informațional, care trec printr-un proces de memorare și de prelucrare;

informații = ieșirile dintr-un sistem informațional, care rezultă în urma proceselor de prelucrare a datelor.

INTRARI IESIRI

Fig.11. Unitatea economică priviăa ca sistem cibernetic

Privită din punct de vedere sistematic, o unitate economică este compusă dintr-un cumul de 3 sisteme (Fig.10):

sistem operațional, care mai este cunoscut și sub denumirea de sistem condus sau sistem de bază și care este reprezentat de totalitatea resurselor umane, materiale și financiare și tot ansamblul organizatoric care participă la realizarea concretă a obiectivelor stabilită de consiliul director;

sistem de conducere, care mai este cunoscut și sub denumirea de sistem decizional este compus dintr-un număr de specialiști care prin intermediul unor metode personalizate pot controla, dirija și supraveghea funcționarea ușoară a întregului sistem, în vederea îndeplinirii tuturor obiectivelor;

sistem informațional este reprezentat de un flux de informații, de metode și mijloace de culegere, de transformare și de transmitere a informațiilor, cu scopul de a lua decizii pentru toate treptele organigramei societății și pentru a asigura o bună funcționare a sistemului operațional.

Un sistem informațional care aparține unei unități economice oferă un anumit tip de informații care permit o cunoaștere a situației trecute, a celei prezente și pot ajuta la previzionarea unei evoluții în funcție de obiectivele pe care și le propune firmă. Misiunea acestuia se poate concretiza pe baza unei îmbunătățiri a activității pe care o desfășoară , prin creșterea profitabilității care folosită într-un mod corect poate veni în sprijinul proceselor în urma cărora se iau decizii (Fig.12).

Obiective, sarcini Rapoarte, dari de seama

Mediu Informatii externe

Resurse Produse, Servicii

Fig.12. Structura organizatorica si functionala a unui sistem economic

Modul de prelucrare a datelor în cadrul unui sistem informatic, se face în cinci etape:

colectarea datelor se realizează banzandu-se pe două activități de bază:

analizarea mediului care generează datele;

înregistrarea datelor manual sau pe baza înregistrării în memoria echipamentelor speciale.

pregătirea datelor presupune o serie de opratii în vederea facilitării procesului:

o clasificare clară a datelor prin atribuirea unui cod, a unui simbol, sau a unui număr de gestiune;

o grupare a datelor care presupune o adunare a intrările similare care urmează a fi prelucrate în mod unitar;

o verificare a datelor care se face prin intermediul mai multor proceduri care urmăresc îndeplinirea tuturor regulilor (de ex. datele completate să fie corecte, dacă sunt semnate, etc);

o sortare a datelor care se face pe baza anumitor criterii.

prelucrarea datelor reunește o serie de activități, cum ar fi:

formule matematice;

compararea a doua sau mai multe tipuri de date între care există o conexiune logică;

sintetizarea sau comasarea informațiilor;

filtrarea sau extragerea datelor care urmează a fi prelucrate.

întreținerea datelor se referă la :

stocarea informațiilor;

actualizarea informațiilor;

indexarea informațiilor;

protecția informațiilor.

obținerea informațiilor de ieșire reprezintă ultima etapă din cadrul ciclului de prelucrare a informațiilor și se focuseaza în transmiterea informațiilor de ieșire către utilizatori.

Pentru a efectua o analiză a sistemului informațional existent în cadrul unei unități, trebuie să se efectueze un raport complex cu privire la totalitatea activităților și fluxurilor informaționale, a ariei de informații prelucrate și a volumului sistemului informațional, cu scopul de a definitiva o serie de cerințe generale care vor fi asigurate pe baza noului sistem informatic implementat.

Pentru a se realiza o culegere corectă a datelor, trebuie să se țină cont de o serie de principii:

este greșită abordarea care se referă la faptul că se cunoaște vreo informație dinainte;

orice înregistrare de informației trebuie bazată pe dâre concrete;

este imposibilă implementarea unui sistem informațional contabil pe bâz aunor idei preconcepute care se referă la găsirea de soluții de îmbunătățire;

pe parcursul culegerii tuturor datelor, nu se pot enunța soluții;

în orice moment al acțiunii, trebuie să se țină cont de obiectivele inițiale ale analizei.

Pe tot parcursul culegerii de date, colectivul de analiza se poate “lovi” de două tipuri de dificultăți:

provenite din partea sistemului;

provenite din partea analiștilor, parte integrantă din colectivul de analiza, care pot denota superficialitate, pregătire profesională slabă, lipsa spiritului analtic, lipsa tenacității, etc.

Analiza unui sistem informațional contabil se face bazându-se pe mai multe procedee de culegere de date:

observarea în mod direct: se face asupra tuturor activităților desfășurate și se efectuează prin mutarea analiștilor de sistem în compartimentele funcționale, pentru observarea ariei și a caracteristicilor activităților întreprinse în cadrul fiecărui compartiment. Acest tip de observare este folosit pentru a obține o analiză cât mai obiectivă a modalității de efectuare a operațiunilor ce țin de înregistrare și prelucare a documentelor utilizate și a timpului care este necesar terminării fiecărei operațiuni distincte;

studierea documentelor existente se referă la analizarea planurilor de conturi, a corespondentei firmei, a bugetelor, a regulamentelor de ordine interioară și de

organizare si functionare, a manualelor explicative cu privire la procedurile manuale executate pe calculator.;

participarea activă în cadrul activităților desfășurate în sistemul informațional și care se referă la efectivă executare a unor lucrări complicate concomitent cu personalul angajat în compartimentele aferente. Pe baza acestui procedeu se pot obține date concrete care se referă la volumul de activități și la nivelul de dificultate care se pune în discuție pentru realizarea acestora;

inventarierea documentelor se referă la descoperirea și descrierea majorității documentelor din cadrul sistemului informațional. Se mai poate verifica și modul în care se utilizează documentele tipizate care sunt amintite în sistem;

metoda chestionarului este o tehnică care se bazează pe o serie de întrebări care îi vizează pe angajații compartimentelor funcționale, cu scopul de a oferi informații scrise despre anumite elemente care sunt necesare studiului care vizează sistemul informațional.

interviul se referă la studiul sistemului informațional pe baza unui dialog care are loc între analiști și personalul angajat în compartimentele angrenate. Folosirea acestei metode este eficientă pentru că este de fapt principalul mod în care se pot investiga aspectele pozitive și aspectele negative în urma analizării sistemului informațional.

Pentru a se reuși o implementare a unui sistem informațional într-o unitate, este nevoie a se cunoaște următoarele aspecte:

structura de tip organizatoric a unității vizează la rândul ei următoarele detalii:

identificarea obiectivelor de bază;

cunoașterea operațiunilor tehnologice și a fluxului destinat producției;

descrierea modului în care sunt ierarhizate compartimentele funcționale și sectoarele destinate producției;

cunoașterea formelor de contabilitate folosite și a metodelor de calcul ale costurilor;

categoria de activități și mijloacele de calcul care se folosesc se referă la:

tipul și specificul activității desfășurate;

tipuri de documente necesare activităților desfășurate în compartimentele funcționale ( felul, termenul și frecvența întocmirii, legislația în baza căreia sunt întocmite, numărul de exemplare întocmite, atribuirea unui flux informațional, dacă se regăsește sub forma tipizata sau nu, deciziile care se pot lua în baza lor, dacă există informații care nu sunt valorificate, echipamentele de calcul care stau la baza întocmirii, care este nivelul de încărcare a unui anumit compartiment);

dotarea cu o anumită tehnică de calcul și cum se utilizează aceasta.

fluxul de informații rezultat în urma procesului își propune ca obiective:

stabilirea în detaliu a activităților și a circuitului pe care îl va avea fiecare document, începând de la emiterea lui până la arhivare;

identificarea compartimentelor care emit documente, prelucrează date sau valorifica rezultatele;

utilizarea semnelor convenționale pentru a reprezenta grafic, într-un mod cât mai sugestiv prelucrările datelor și compartimentele în care vor fi repartizate;

stabilirea unei categorii de deficiențe care apar în fluxul de circulație;

stabilirea gradului de utilizare a unor documente tipizate;

identificarea oportunității informațiilor din documente, cu scopul de a utiliza datele care nu au fost utilizate sau valorificate;

stabilirea nivelului pe care îl suportă orice compartiment cu privire la încărcare și solicitare;

implementarea funcțională a sistemului informațional specific, cu alte sisteme informaționale existente.

identificarea volumului de date din cadrul sistemului- aceste informații se culeg o dată cu studiul documentelor. Acest tip de analiza se bazează pe realizarea unui tabel care cuprinde valori cantitative de date pentru fiecare document:

denumire;

nivelul frecvenței de întocmire;

numărul mediu și maxim admis pe perioada frecvenței;

numărul mediu admis de rânduri care pot fi completate pentru fiecare document;

numărul maxim de exemplare admis pentru fiecare tip de document;

probabilitatea în privința evoluției în următorii cinci ani a numărului mediu pentru fiecare tip de document.

În paralel cu descrierea acestor documente, se va analiza și urmări și un sistem de coduri care se utilizează pentru fiecare unitate în parte, sistem care va ajuta la preluarea informațiilor în sistemul informatic viitor, realizând astfel o legătură între toate datele care urmează a fi preluate.

Analiza care se desfășoară urmărind volumul de date care este corelat cu volumul personalului încadrat salarial, pune în evidență următoarele aspecte:

cantitatea aproximativă a documentelor, care este exprimată în înregistrări și articole;

gradul de efort pe care trebuie să îl depună personalul angajat;

tipul de încărcare sau de solicitare a personalului angajat;

volumul de folosire a tehnicii de calcul.

determinarea cheltuielilor ce vizează funcționarea sistemului informațional poate asigura o determinare exactă a cheltuielilor care se efectuează cu scopul de a echilibra efortul financiar al societății pentru a întreține sistemul informațional.

În cazul procedeului de inventariere, după procedură operațională și prezentarea listelor de inventar persoanei împuternicite să se ocupe de compartaminetul contabil, calcularea diferențelor valorice, precum și verificarea exactității șoldului scriptic cu exactitatea șoldului faptic se realizează prin înregistrarea datelor din inventar în conturile contabile care corespund obiectelor și valorilor din patrimoniul societății:

ACTIVE FIXE NECORPORALE:

Cont 203 – Cheltuieli de dezvoltare;

Cont 205 – Concesiuni, brevete, licențe, mărci comerciale, drepturi și active similare;

Cont 206 – Înregistrări ale evenimentelor cultural-sportive;

Cont 208 – Alte active fixe necorporale;

Cont 233 – Active fixe necorporale în curs de execuție.

INSTALAȚII TEHNICE, MIJLOACE DE TRANSPORT, ANIMALE, PLANTAȚII, MOBILIER, APARATURA BIROTICĂ ȘI ALTE ACTIVE CORPORALE :

Cont 2131 – Echipamente tehnologice (mașini, utilaje și instalații de lucru);

Cont 2132 – Aparate și și instalații de măsurare, control și reglare;

Cont 2133 – Mijloace de transport;

Cont 214 – Mobilier, aparatura birotică, echipamente de protecție a valorilor umane și materiale și alte active fixe corporale;

Cont 231 – Active fixe corporale în curs de execuție.

TERENURI ȘI CLĂDIRI:

Cont 2111 – Terenuri

Cont 2112 – Amenajări la terenuri;

Cont 212 – Construcții;

Cont 231 – Active fixe corporale în curs de execuție.

STOCURI:

Gr. Cont 30 – Stocuri de materii și materiale;

Gr. Cont 33 – Producția în curs de execuție;

Gr. Cont 34 – Produse;

Gr. Cont 35 – Stocuri aflate la terți;

Cont 371 – Mărfuri;

Cont 381 – Ambalaje

ACTIVE FINANCIARE NECURENTE (INVESTIȚII PE TERMEN LUNG) PESTE 1 AN:

Cont 260 – Titluri de participare;

Cont 265 – Alte titluri imobilizate;

Cont 2678 – Alte creanțe imobilizate.

CONTURI LA TREZORERIE, BĂNCI COMERCIALE, CASĂ, ALTE VALORI, AVANSURI DE TREZORERIE:

Gr. Cont 51 – Conturi la trezoreria statului și bănci;

Cont 5311 – Casa în lei;

Cont 5314 – Casa în valută;

Cont 5321 – Timbre fiscale și poștale;

Cont 5322 – Bilete de tratament și odihnă;

Cont 5323 – Tichete și bilete de călătorie;

Cont 5324 – Bonuri valorice pentru carburanți auto;

Cont 5325 – Bilete cu valoare nominală;

Cont 5326 – Tichete de masă;

Cont 5328 – Alte valori.

CREANȚE NECURENTE/SUME CE URMEAZĂ A FI ÎNCASATE DUPĂ O PERIOADĂ MAI MARE DE 1 AN:

Cont 4112 – Clienți cu termen peste 1 an;

Cont 4612 – Debitori peste 1 an.

CREANȚE BUGETARE:

Cont 464 – Creanțe ale bugetului local.

CREANȚE DIN OPERAȚIUNI COMERCIALE ȘI AVANSURI:

Cont 232 – Avansuri acordate pentru active fixe corporale;

Cont 234 – Avansuri acordate pentru active fixe necorporale;

Cont 409 – Furnizori-debitori;

Cont 4111 – Clienți cu termen sub 1 an;

Cont 4118 – Clienți incerți sau în litigiu;

Cont 4611 – Debitori sub 1 an.

SUME NECURENTE DE PLATA:

Cont 4042 – Furnizori;

Cont 4622 – Creditori peste 1 an;

DATORII COMERCIALE ȘI AVANSURI:

Cont 401 – Furnizori;

Cont 408 – Furnizori- facturi nesosite;

Cont 4041 – Furnizori de active fixe sub 1 an;

Cont 4621 – Creditori ai bugetului local

Majoritatea studiilor de specialitate demostreaza că în cadrul unei societăți comerciale peste 80% sunt informațiile economice, din acestea 47% sunt informații contabile, iar restul sunt informații tehnice, informații de personal și informații de marketing. Pornind de la această idee, se ajunge la concluzia că sistemele informaționale ajuta la îndeplinirea majorității funcțiilor întreprinderii ce țin de producție, resurse umane, marketing,etc.

Din cauza evoluției tehnologice în continuă mișcare ascendentă, sistemul informatic al oricărei societăți comerciale are nevoie de o optimizare a hardware-ului sau a noțiunii de teletransmisie cu o putere de transfer a datelor foarte mare, bazându-se întotdeauna de la ideea unei legături puternice între om și mașina. Astfel, orice mediu economic trebuie să apeleze la o adaptare rapidă la acest tip de tehnologie, lucru care atrage după sine un cost relativ mai ridicat, dar doar ocazional și întreținerea constantă a produsului informatic. Această necesitate de adaptare a devenit indispensabilă domeniului financiar-contabil, iar majoritatea întreprinzătorilor văd această schimbare că pe o investiție pe termen lung.

Expansiunea continuă a domeniului tehnologiei informației trebuie susținută de enunțarea constantă a unor metodologii care ajută la o aplicație informatică a sistemelor mult mai facilă, concretizându-se în acest mod două metode care se utilizează din ce în ce mai des:

metode tradiționale, clasice care se focuseaza mai mult pe structurarea funcțiilor și a datelor;

metode orientate pe obiect.

Ajutorul fiecărei dintre metodele enunțate mai sus este finalizat cu aportul unui limbaj de tip comun dintre utilizator și informatician, care este folosit pe toată perioada de studiu și care are ca puncte de referință existența sau apariția pe parcurs a unor punct de validare. Metodă, privită ca noțiune din acest punct de vedere, are la bază un demers de tip deductiv și inductiv, dar și rațional și empiric. Urmărind studiile de specialitate, metoda are o definiție universală care o prezintă ca pe un “ansamblu de mijloace industriale puse în practică pentru organizarea unei fabricații”. Așa că se aplică tuturor conceptelor care definesc tehnologia, bazată pe o analiză practică de rutină întâlnită în cadrul organizațiilor. Privind detaliile de mai sus, se ajunge la concluzia că evoluția tehnologiei informatice are un aport masiv cu privire la metodele de producere a unui sistem informatic.

Un alt aspect de luat în calcul este acela că o singură metodsa de optimizare nu poate folosi mai multor scopuri divergențe. Există o varietate mult prea mare de soft-uri disponibile pe piață, iar acest lucru demonstrează ideea că nu este posibilă găsirea unei singure metode care să folosească în scop universal. Când o societate trebuie să își aleagă o metodă de concepție a unui sistem informatic, trebuie să fie luați în calcul toți factorii care țin de:

domeniul tehnic care trebuie să deruleze în timp real toate activitățile, să faciliteze utilizarea bazelor de date și a instrumentelor micro și mini-informatice care se referă la segmentul de resurse umane;

domeniul socio-economic care trebuie să se focuseze pe activitatea de integrare a obiectivelor pe care le au o anumită categorie de agenți care promovează:

descentralizarea deciziilor operative;

facilitarea tuturor sarcinilor;

simplificarea ergonomiei în cadrul postului de lucru;

un nivel ridicat de confidențialitate și securitate;

creșterea ascendenta a supervizării pe nivele datorată dezvoltării proceselor de gestiune;

ușurință comercială și tehnică în ivirea unor situații care ajută la fuziune și extindere.

Privind retrospectiv, alegerea unei metode optime trebuie făcută în funcție de o asociere eficientă a tuturor aspectelor care țin de organizare și informatizare, principalul obiectiv în acest caz fiind creșterea calității relațiilor dintre utilizatori și informaticieni. Pe scurt, o metodă bine aleasă în cadrul unui organism economic trebuie să fie un mijloc de precizie, eficace, dar să nu ridice probleme de rigiditate.

CONCLUZII

Contabilitatea în esență urmărește niște scopuri foarte bine stabilite de tip comercial, financiar și fiscal, deoarece este o știință exactă care își axează activitatea pe prelucrarea informațiilor economice, ajutându-i pe agenții economici să afle în cel mai scurt timp despre situația și evoluția propriei societăți comerciale. Prin prisma acestui fapt, cei ce lucrează în departamentul de contabilitate sunt obligați să asigure informații cât mai exacte și reale cu privire la activitatea societății, pentru a determina luarea unor decizii științifice fundamentale în cel mai scurt timp. O caracteristică de bază în desfășurarea acestui proces este concordanță datelor înregistrate în conturi și realitatea faptica existența în cadrul unității vizate. După cum s-a observat principalul și cel mai sigur mod prin care se poate deține un control în acest caz este realizarea procedeului de inventariere. Folosind un instrumentar complex și cu ajutorul unor algoritmi de calcul care oferă o garanție a menținerii nivelului de capital, realizarea inventarierii este un lucru complex, dar care oferă un atu în credibilitatea și rigoarea informațiilor din contabilitate. Astfel, inventarierea contribuie la:

identificarea reală a indicatorilor care țin de calcul și de evidentă;

realizarea unui control cu privire la integritatea și corectitudinea gestionarilor;

mișcarea rezervelor interne;

mobilizarea rotației mijloacelor circulante;

Realizarea inventarierii în cadrul unei unități prezintă o importanță deosebită, deoarece poate explica mai detaliat activitatea practică pe care aceasta o desfășoară. De asemenea, reprezintă piatra de temelie pentru organizarea și pornirea unei evidențe contabile și operative în unitățile patrimoniale care au fost nou înființate. Privind dintr-o altă perspectivă, pe parcursul exercițiului financiar, cu ajutorul inventarierii se pot descoperi diferențe între datele înregistrate în contabilitate și realitatea faptica, în plus sau în minus, chiar dacă evidenta operativă și contabilă este foarte bine organizată, din varii motive:

schimbări intervenite în cazul elementelor integrante ale patrimoniului din cauze naturale sau din cauze subiective;

realizarea defectuoasă sau nerealizarea documentelor contabile;

înregistrarea greșită sau neînregistrarea unor operații în anumite conturi;

În opinia mea, procesul de inventariere este un punct de referință în desfășurarea corectă și în bună regulă a unei unități comerciale. Cu ajutorul acestuia se poate exercita un control continuu asupra tuturor părților integrante, începând de la personalul angajat și până la cele mai mici părți din cadrul patrimoniului deținut. Executarea corectă a inventarului poate scoate la iveală nereguli, care produc tot felul de dezechilibre economice, nereguli care nedescoperite la timp, pot aduce falimentul unității. Inventarierea trebuie să devină parte integrantă din ciclul de viață a oricărei unități, indiferent de activitatea desfășurată, pentru că datorită acestuia, nivelul de creștere economică este constant, iar durata activa se prelungește indubitabil.

BIBLIOGRAFIE

CALOIAN F., “BAZELE CONTABILITĂȚII”, Ed. C.H BECK, 2008;

DUMITRANA M., CHIRATA C., “BAZELE CONTABILITĂȚII”, Ed. UNIVERSITARĂ, 2011;

FEREZAN I., “CONTABILITATEA TEORETICĂ ȘI PRACTICĂ”, Ed. OMNIA UNI, 1996;

IRIMESCU A., IOANAS C., DUMITRU C.G., RISTEA M., “CONTABILITATEA SOCIETĂȚILOR COMERCIALE”, Ed. UNIVERSITARĂ, 2009;

LEGEA CONTABILITĂȚII NR.82/1991;

MACARIE F.C, “BAZELE CONTABILITĂȚII”, Ediția a III-a, Ed. POLIROM, 2004, IAȘI;

MATIS D., POP A., “CONTABILITATE FINANCIARĂ”, Ed. ALMA MATER, CLUJ-NAPOCA, 2007;

OMFP NR. 3512/2008;

OMFP NR. 2861/2009;

OMFP NR. 3055/2009;

PANTEA I.P., POP A., “CONTABILITATEA FINANCIARĂ A ÎNTREPRINDERILOR”, Ed. DACIA, 2004;

PANTEA I.P., BODEA GHE., “CONTABILITATEA FINANȚELOR ROMANE – conform a cu Directivele Europene”, Ed. INTELCREDO, 2008;

RISTEA M., “BAZELE CONTABILITĂȚII”, Ed. UNIVERSITATEA, 2009;

RISTEA M., “CONTABILITATEA FINANCIARĂ”, Ed. UNIVERSITATEA, 2004.

BIBLIOGRAFIE

CALOIAN F., “BAZELE CONTABILITĂȚII”, Ed. C.H BECK, 2008;

DUMITRANA M., CHIRATA C., “BAZELE CONTABILITĂȚII”, Ed. UNIVERSITARĂ, 2011;

FEREZAN I., “CONTABILITATEA TEORETICĂ ȘI PRACTICĂ”, Ed. OMNIA UNI, 1996;

IRIMESCU A., IOANAS C., DUMITRU C.G., RISTEA M., “CONTABILITATEA SOCIETĂȚILOR COMERCIALE”, Ed. UNIVERSITARĂ, 2009;

LEGEA CONTABILITĂȚII NR.82/1991;

MACARIE F.C, “BAZELE CONTABILITĂȚII”, Ediția a III-a, Ed. POLIROM, 2004, IAȘI;

MATIS D., POP A., “CONTABILITATE FINANCIARĂ”, Ed. ALMA MATER, CLUJ-NAPOCA, 2007;

OMFP NR. 3512/2008;

OMFP NR. 2861/2009;

OMFP NR. 3055/2009;

PANTEA I.P., POP A., “CONTABILITATEA FINANCIARĂ A ÎNTREPRINDERILOR”, Ed. DACIA, 2004;

PANTEA I.P., BODEA GHE., “CONTABILITATEA FINANȚELOR ROMANE – conform a cu Directivele Europene”, Ed. INTELCREDO, 2008;

RISTEA M., “BAZELE CONTABILITĂȚII”, Ed. UNIVERSITATEA, 2009;

RISTEA M., “CONTABILITATEA FINANCIARĂ”, Ed. UNIVERSITATEA, 2004.