Studiu de Caz Privind Auditul Public Intern Exercitat la Colegiul Tehnic Ioan Ciordas Beius
INTRODUCERE
Prezenta lucrare de disertație are ca temă ,,Audit intern – în administrația publică locală – studiu de caz” Lucrarea cuprinde șapte capitole, din care un studiu de caz
În primul capitol ,, Apecte de natură conceptuală privind activitatea de audit intern. Standarde internaționale de audit despre conceptul de audit, formele acestuia” al lucrării de diserație am prezentat unele noțiuni introductive în ceea ce privește auditul intern și standardele internaționale în vigoare care reglemntează activitatea de audit intern. Tot în acest capitol am pezentat cele trei forme ale auditului intern: audit de sistem, audit al performanței și audit de regularitate.
În capitolul doi ,, Administrația publică locală-responsabilități în ceea ce privește administrarea resurselor publice și organizarea activității de audit asupra acestora” am prezentat atribuțiile pe care trebuie să le îndeplinească o administrație publică locală conform Legii nr. 215 din 23 aprilie 2001 publicată în Monitorul Oficial nr. 204 din 23 aprilie 2001.
Capitolul trei ne introduce în sfera de audit public intern prin definirea noțiuni de audit public intern în concepția mai multor autori. În continuarea acestui capitol am prezentat modul de organizare a auditului public intern, compartimentul de audit intern și în cele din urma atributițiile pe care trebuie să le îndeplineacă compartimentul de audit intr-o entitate publică.
În continuare, în capitolul patru ,,Metodologia de exercitare a auditului public intern” am prezentat în conformitate cu Legea privind auditul public intern nr. 672/2002, , republicata 2011, publicată în Monitorul Oficial, Partea I nr. 856 din 5 decembrie 2011 structura cadru a dereulării misiunilor de audit public intern. În acest sens am prezentat pe larg cele 3 categorii de misiuni: misiuni de asigurare, misiuni de consiliere și misiuni de evaluare.
Capitolul cinci ,,Aspecte privind codul de conduita a auditorilor din institutiile publice” cuprindere reguli și principii ce țin de conduita auditorilor publici interni, reguli pe care aceștia trebuie să le respecte atunci când efectuază misiuni de audit, misuni la care pot lua parte doar dacă nu se regăsesc în nici un caz de incompatibilitate.
Capitolul șase cuprinde studiul de caz, un rapot de audit efectuat de compartimentul de audit public de la Primaria Beiuș, în calitate de ordonator principal de credite, care are ca misiune,,modul organizare și de cheltuire a banului public” în perioada ianuarie 2009-decembrie 2010, structura audiată fiind Colegiul Tehnic ,, IOAN CIORDAȘ” Beiuș.
În capitolul șapte am prezentat concluziile și propunerile referitoare la modul de desfășurare a acțiunii de audit și de întocmire a raportului de audit de către compatimentul de audit de la Primaria Beiuș.
ASPECTE DE NATURĂ CONCEPTUALĂ PRIVIND ACTIVITATEA DE AUDIT INTERN. STANDARDE INTERNAȚIONALE DE AUDIT DESPRE CONCEPTUL DE AUDIT, FORMELE ACESTUIA.
Auditul intern-noțiuni introductive
Originea conceptului de audit este din latinescul audio, audire, audivi, care are înțelesul de a asculta. Acțiunea pe care îl reprezintă este de dată recentă sub această denumire fiind însă prezent în activitatea practică cu mult înainte chiar dacă sub alte denumiri.
În prezent accepțiunea termenului de audit poate fi reperata din punct de vedere istoric în perioada marei crizei economice din anul 1929 din SUA, atunci când, pentru a fi cotate la bursă companiile din SUA trebuiau auditate de către auditori dinafara companiei, costurile acestor servicii de auditare fiind foarte mari și sub presiunea recesiunii generând un efort financiar foarte mare.
Certificarea situațiilor financiare precum și verificarea conturilor contabile și a bilanțului contabil erau efectuate de către Cabinete de Audit Extern care erau independente și care pentru a-și realiza sarcinile trebuiau să efectueze și câteva operațiuni de pregătire :
– inventarierea patrimoniului companiilor
– verificarea conturilor, atât sintetice cât și analitice
– verificarea soldurilor și alcătuirea acestora acestora
– verificarea prin sondaj a documentelor justificative
– verificarea corectitudinii stabilirii obligațiilor fiscale etc.
Toate aceste lucrări pregătitoare presupuneau un consum mare de timp și muncă care presupunea costuri ridicate ale activității de auditare. Pentru a diminua aceste costuri societățile au început să-și organizeze structuri proprii de audit intern care aveau ca sarcină principală efectuarea lucrărilor pregătitoare certificării astfel încât responsabilitățile contractuale ale Cabinetelor de Audit Extern s-au restâns la certificarea situațiilor financiare și supervizarea activității companiilor.
După trecerea crizei economice companiile au continuat saă-și paăstreze structurile de audit intern care și-au mărit aria de activitate, și-au modificat și diversificat obiectivele astfel că a apărut în timp, la nivelul unităților, ideea necesității unei funcții de audit în interiorul. Deoarece apariția funcției de audit intern este strâns legată din punct de vedere istoric, de activitatea de certificare a conturilor, această funcție va ramane în memoria tuturor cu conotații financiar-contabile.
Apariția acestei funcții în cadrul organizațiilor și recunoașterea necesității unei astfel de activității, auditului intern a avut drept consecință apariția și dezvoltarea profesiei de auditor intern. În mod normal s-a pus apoi problema asocierii profesionale și a standardizării activităților pe care aceștia le desfășurau.
În România auditul intern a apărut destul de târziu și asociat cu conceptul de control intern astfel încât și în prezent diferența dintre cele două concepte este dificil de făcut mai ales în domeniul practic. Această situație este explicabilă, în domeniul public, deoarece odată cu Legii 672/2002 privind auditul public intern, unitățile publice obligate prin lege la organizarea structurilor de audit intern au „transformat” în auditori pe angajații care până la acea dată au lucrat în controlul intern, astfel încât în conștiința publică s-a produs confuzia între audit intern și control intern.
Din păcate această situație de confuzie este înteținută și de către conducere care nu folosește la întreaga sa valoare funcția de audit prin înțelegerea și valorificarea recomandărilor făcute de auditori și înțelegerea activității acestora ca un sprijin în identificarea și controlul riscurilor, în asigurarea privind funcționalitatea sistemului de conducere și de control.
Auditul intern ca profesie a evoluat și s-a redefinit de-a lungul timpului pentru a se adapta la modificările contextuale și pentru a răspunde cerințelor noi ale entităților. Dacă la început auditul intern s-a concentrat pe probleme de natură financiar-contabilă în prezent obiectivele auditului intern s-au deplasat spre identificarea principalelor riscuri ale unităților și evaluarea sistemelor de control și management ale acestora.
Activitatea de audit intern se desfășoară pe baza unui cadru de referință recunoscut la nivel internațional, care este adaptat permanent la modificările contextuale și la particularitățile legislative ale fiecărei țări, pe baza regulilor specifice fiecărui domeniu de activitate și având în vedere specificul culturii organizaționale ale entității auditate.
Dat fiind ritmul schimbarilor globale în profesia de auditor intern, în 2006 Consiliul de Administrație (Consiliul) Institutului Auditorilor Interni (IIA) a stabilit un comitet internațional de coordonare și un grup de lucru pentru revizuirea Cadrului de Practici Profesionale (PPF) și structura de norme IIA care însoțește procesele conexe. Eforturile grupului de lucru s-au orientat asupra revizuirii sferei de cuprindere a Cadrului și asupra creșterii gradului de transparență și consecventei în procesele de elaborare, revizuire și publicare a normelor. Rezultatul a fost un nou Cadru Internațional de Practici Profesionale (IPPF – International Professional Practices Framework) și un Consiliu de Practici Profesionale (PPC) restructurat. PPC coordonează aprobarea și publicarea normelor IPPF, dupa cum se specifică în declarația privind misiunea consiliului, actualizată și aprobată de Consiliu în iunie 2007.
Standarde internaționale de audit
Standardele Internaționale de Audit (ISA) sunt standardele profesionale pentru efectuarea de audit financiar de informații financiare. Aceste standarde sunt emise de către Federația Internațională a Contabililor (IFAC), prin intermediul Consiliului pentru Standarde Internaționale de Audit și Asigurare (IAASB).
Structura standardelor emise de IAASB este:
Standarde internaționale privind controlul calității (ISQC-uri);
Standarde internaționale privind audituri ale informațiilor financiare istorice (ISA 200 – 810);
Note internaționale de practică privind auditul (IAPN 1000);
Standarde internaționale privind audituri și revizuiri ale informațiilor financiare istorice (ISRE 2400 – 2410);
Standarde internaționale privind misiunile de asigurare (ISAE 3000, ISAE 3400, ISAE 3402, ISAE 3410, ISAE 3420);
Standarde internaționale privind serviciile conexe (ISRS 4400 – 4410).
Auditul intern este o activitate independentă și obiectivă care dă unei unități o asigurare în ceea ce privește gradul de control asupra operațiunilor, o îndrumă pentru a-i îmbunătăți operațiunile, și contribuie la adăugarea unui plus de valoare.
Auditul intern ajută această organizație să își atingă obiectivele evaluând, procesele sale de management al riscurilor, de control, și de guvernare a organizației, și făcând propuneri pentru a consolida eficacitatea acestora.
Scopul Standardelor este de a:
1. Delimita principiile de bază care reprezintă practica auditului intern, așa cum ar trebui să se realizeze.
2. Oferi un cadru pentru realizarea și promovarea unei game largi de activități care să aducă plus valoare auditului intern.
3. Stabili bazele de evaluare a performanței auditului intern.
4. Se preocupa de îmbunătățirea proceselor și operațiunilor organizaționale.
Standardele constau în Standardele de Calificare, de Performanță și Standarde de Implementare. Standardele de Calificare prezintă caracteristicile organizațiilor și părților ce derulează activități de audit intern. Standardele de Performanță descriu natura activităților de audit intern și furnizează criterii de calitate pe baza cărora să poată fi evaluată performanța acestor servicii. În timp ce Standardele de Calificare și de Performanță se aplică tuturor serviciilor de audit intern, Standardele de Implementare se aplică tipurile specifice de misiuni, astfel:
1000 – Scopul, autoritate și responsabilități Scopul, autoritatea și responsabilitățile auditului intern trebuie să fie definite în mod oficial într-un regulament, în conformitate cu Standardele și să fie aprobate de Consiliul organizației.
1100 – Independență și obiectivitate Activitatea de audit intern trebuie să fie independentă, iar auditorii interni trebuie să-și desfășoare activitatea cu obiectivitate.
1200 – Competență și conștiinciozitate profesională 7 Misiunile trebuie să fie îndeplinite cu competență și cu conștiinciozitate profesională.
1220 – Conștiinciozitate profesională Auditorii interni trebuie să își exercite activitatea cu conștiinciozitatea și priceperea care se așteaptă din partea unui auditor intern prudent și competent. Conștiința profesională nu implică infailibilitatea.
1300 – Programul de asigurare și îmbunătățire a calității Conducătorul activității de audit intern trebuie să elaboreze și să întrețină un program de asigurare și îmbunătățire a calității care să acopere toate aspectele legate de activitatea de audit intern și să monitorizeze permanent eficacitatea acestuia. Acest program va include evaluări interne și externe ale calității și monitorizare internă permanentă. Fiecare parte a programului trebuie să fie concepută astfel încât să ajute activitatea de audit intern să aducă un plus de valoare și să îmbunătățească activitățile organizației, dar și să ofere o asigurare că activitatea de audit intern se desfășoară în conformitate cu Standardele și cu Codul Etic.
2000 – Gestionarea activității de audit intern Conducătorul activității de audit intern trebuie să gestioneze în mod eficient activitatea de audit intern, astfel încât să se asigure că ea aduce un plus de valoare entității.
2100 – Natura activității Activitatea de audit intern trebuie să evalueze și să contribuie la îmbunătățirea sistemelor de management al riscurilor, de control și de guvernanță a entității folosind o abordare sistematică și metodică.
2200 – Planificarea misiunii Auditorii interni trebuie să elaboreze și să înregistreze un plan pentru fiecare misiune, plan care să includă aria de aplicabilitate, obiectivele, calendarul și alocarea resurselor.
2300 – Realizarea misiunii Auditorii interni trebuie să identifice, analizeze,
evalueze și să documenteze informații suficiente pentru atingerea obiectivelor misiunii.
2400 – Comunicarea rezultatelor Auditorii interni trebuie să comunice rezultatele misiunii.
2500 – Monitorizarea evoluției Conducătorul activității de audit intern trebuie să stabilească și să mențină un sistem care să permită monitorizarea acțiunilor întreprinse ca urmare a dispozițiilor managementului în baza rezultatelor comunicate.
2600 – Soluționarea acceptării riscurilor de către management Atunci când conducătorul activității de audit intern consideră că managementul a acceptat un nivel al riscului rezidual care poate fi inacceptabil pentru entitate, conducătorul activității de audit intern trebuie să discute acest aspect împreună cu conducerea executivă la cel mai înalt nivel. Dacă nu pot lua o decizie cu privire la riscul rezidual, conducătorul activității de audit intern și conducerea executivă trebuie să se adreseze Consiliului pentru soluționarea acestei situații.
Conformitatea cu principiile stabilite în Normele obligatorii este necesară și esențială pentru practica profesională a auditului intern. Normele obligatorii sunt dezvoltate în urma unui proces de promovare care include o perioadă de expunere publică pentru părților interesate. Cele trei elemente obligatorii ale IPPF sunt Definiția Auditului Intern, Codul de etică și Standardele Internaționale pentru Practica Profesionala a Auditului Intern (Standardele).
Auditorii interni sunt obligați să cunoască și să respecte acest cadru de referință în acest fel organizațiile și organismele de reglementare fiind asigurate de profesionalismul auditorilor interni. Profesia însăși obligă la această cunoaștere și respectare a lor, în caz contrar auditorul fiind în afara profesiei cu toate consecințele pe care lipsa de profesionalism le poate produce.
Formele auditului intern
Tipurile de audit sunt următoarele:
auditul de sistem, care reprezintă o evaluare de profunzime a sistemelor de conducere și control intern, cu scopul de a stabili dacă acestea funcționează economic, eficace și eficient, pentru identificarea deficiențelor și formularea de recomandări pentru corectarea acestora;
auditul performanței, care examinează dacă criteriile stabilite pentru implementarea obiectivelor și sarcinilor entității publice sunt corecte pentru evaluarea rezultatelor și apreciază dacă rezultatele sunt conforme cu obiectivelelor
auditul de regularitate, care reprezintă examinarea acțiunilor asupra efectelor financiare pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, sub aspectul respectării ansamblului principiilor, regulilor procedurale și metodologice care le sunt aplicabile.
ADMINISTRATIA PUBLICĂ LOCALĂ-RESPONSABILITĂȚI ÎN CEEA CE PRIVEȘTE ADMINISTRAREA RESURSELOR PUBLICE ȘI ORGANIZAREA ACTIVITĂȚII DE AUDIT ASUPRA ACESTORA
Autoritățile administrației publice prin care se realizează autonomia locală în comune și orașe sunt consiliile locale, comunale și orășenești, ca autorități deliberative, și primarii, ca autorități executive. Consiliile locale și primarii se aleg în condițiile prevazute de Legea privind alegerile locale.
Consiliile locale și primarii functionează ca autorități ale administrației publice locale și rezolvă treburile publice din comune și orașe, în condițiile legii.
În fiecare județ se constituie un consiliu județean, ca autoritate a administrației publice locale, pentru coordonarea activității consiliilor comunale și orășenești, în vederea realizării serviciilor publice de interes județean. Consiliul județean este ales în condițiile Legii privind alegerile locale.
Aleșii locali sunt primarul, consilierii locali și consilierii județeni. În asigurarea liberului exercițiu al mandatului lor acestia îndeplinesc o funcție de autoritate publică, beneficiind de dispozițiile legii penale cu privire la persoanele care indeplinesc o funcție ce implica exercițiul autorității de stat.
Consiliul local are următoarele atribuții principale:
a) alege din randul consilierilor viceprimarul, respectiv viceprimarii, după caz; stabilește, în limitele normelor legale, numărul de personal din aparatul propriu;
b) aprobă statutul comunei sau al orașului, precum și regulamentul de organizare și funcționare a consiliului;
c) avizează sau aprobă, dupa caz, studii, prognoze și programe de dezvoltare economicosocială, de organizare si amenajare a teritoriului, documentații de amenajare a teritoriului și urbanism, inclusiv participarea la programe de dezvoltare județeană, regională, zonală și de cooperare transfrontaliera, în condițiile legii;
d) aprobă bugetul local, împrumuturile, virările de credite și modul de utilizare a rezervei bugetare; aprobă contul de încheiere a exercitiului bugetar; stabilește impozite și taxe locale, precum si taxe speciale, în condițiile legii;
e) aproba, la propunerea primarului, în conditiile legii, organigrama, statul de funcții, numărul de personal și regulamentul de organizare și funcționare a aparatului propriu de specialitate, ale instituțiilor și serviciilor publice, precum și ale regiilor autonome de interes local;
f) administrează domeniul public și domeniul privat al comunei sau orașului;
g) hotărăște darea în administrare, concesionarea sau închirierea bunurilor proprietate publică a comunei sau orașului, după caz, precum și a serviciilor publice de interes local, în conditiile legii;
h) hotărăște vânzarea, concesionarea sau închirierea bunurilor proprietate privată a comunei sau orașului, dupa caz, în condițiile legii;
i) înființează instituții publice, societăți comerciale și servicii publice de interes local; urmărește, controlează și analizează activitatea acestora; instituie, cu respectarea criteriilor generale stabilite prin lege, norme de organizare și funcționare pentru instituțiile si serviciile publice de interes local; numește și eliberează din funcție, în condițiile legii, conducătorii serviciilor publice de interes local, precum și pe cei ai instituțiilor publice din subordinea sa; aplică sancțiuni disciplinare, în condițiile legii, persoanelor pe care le-a numit;
j) hotărăște asupra înființării și reorganizarii regiilor autonome de interes local; exercită, în numele unității administrativ-teritoriale, toate drepturile acționarului la societățile comerciale pe care le-a înființat; hotărăște asupra privatizării acestor societăți comerciale; numește și eliberează din funcție, în condițiile legii, membrii consiliilor de administrație ale regiilor autonome de sub autoritatea sa;
k) analizează și aprobă, în condițiile legii, documentațiile de amenajare a teritoriului si urbanism ale localitaților, stabilind mijloacele materiale și financiare necesare în vederea realizării acestora; aprobă alocarea de fonduri din bugetul local pentru acțiuni de apărare împotriva inundaâiilor, incendiilor, dezastrelor și fenomenelor meteorologice periculoase;
l) stabilețte măsurile necesare pentru construirea, întreținerea și modernizarea drumurilor, podurilor, precum și a întregii infrastructuri aparținând căilor de comunicații de interes local;
m) aprobă, in limitele competențelor sale, documentațiile tehnico-economice pentru lucrările de invesții de interes local și asigură condițiile necesare în vederea realizării acestora;
n) asigură, potrivit competențelor sale, condițiile materiale și financiare necesare pentru buna funcționare a instituțiilor și serviciilor publice de educație, sănătate, cultură, tineret și sport, apărarea ordinii publice, apărarea împotriva incendiilor și protecția civilă, de sub autoritatea sa; urmărește și controlează activitatea acestora;
o) hotărăște, în localitățile cu medici sau cu personal sanitar în număr insuficient, acordarea de stimulente în natură și în bani, precum și de alte facilități, potrivit legii, în scopul asigurării serviciilor medicale pentru populație; asemenea facilități pot fi acordate și personalului didactic;
p) contribuie la organizarea de activități științifice, culturale, artistice, sportive ți de agrement;
q) hotărăște cu privire la asigurarea ordinii publice; analizează activitatea gardienilor publici, poliției, jandarmeriei, pompierilor și a formațiunilor de protecție civilă, în condițiile legii, și propune măsuri de îmbunătățire a activității acestora;
r) acționează pentru protecția și refacerea mediului înconjurator, în scopul creșterii calității vietii; contribuie la protecția, conservarea, restaurarea și punerea în valoare a monumentelor istorice și de arhitectură, a parcurilor și rezervațiilor naturale, în condițiile legii;
s) contribuie la realizarea măsurilor de protecție și asistență socială; asigură protecția drepturilor copilului, potrivit legislatiei în vigoare; aprobă criteriile pentru repartizarea locuințelor sociale; infiintează și asigură funcționarea unor instituții de binefacere de interes local;
t) înființează și organizează targuri, piete, oboare, locuri si parcuri de distractie, baze sportive si asigura buna functionare a acestora;
u) atribuie sau schimbă, în condițiile legii, denumiri de străzi, de piețe și de obiective de interes public local;
v) confera persoanelor fizice romane sau straine, cu merite deosebite, titlul de cetatean de onoare al comunei sau al orasului;
x) hotaraste, in conditiile legii, cooperarea sau asocierea cu persoane juridice romane sau straine, cu organizatii neguvernamentale si cu alti parteneri sociali, in vederea finantarii si realizarii in comun a unor actiuni, lucrari, servicii sau proiecte de interes public local; hotaraste infratirea comunei sau orasului cu unitati administrativ-teritoriale similare din alte tari;
y) hotaraste, in conditiile legii, cooperarea sau asocierea cu alte autoritati ale administratiei publice locale din tara sau din strainatate, precum si aderarea la asociatii nationale si internationale ale autoritatilor administratiei publice locale, in vederea promovarii unor interese comune;
z) sprijina, in conditiile legii, activitatea cultelor religioase;
w) asigura libertatea comertului si incurajeaza libera initiativa, in conditiile legii.
Obiectivul general al auditului public intern în entitățile publice îl reprezintă îmbunătățirea managementului acestora și poate fi atins, în principal, prin:
activități de asigurare, care reprezintă examinări obiective ale elementelor probante, efectuate în scopul de a furniza entităților publice o evaluare independentă a proceselor de management al riscurilor, de control și de guvernanță;
activități de consiliere menite să adauge valoare și să îmbunătățească procesele guvernanței în entitățile publice, fără ca auditorul intern să își asume responsabilități manageriale.
Sfera auditului public intern cuprinde toate activitățile desfășurate în cadrul entităților publice pentru îndeplinirea obiectivelor acestora, inclusiv evaluarea sistemului de control managerial.
Ministerul Finantelor Publice și Camera Auditorilor Financiari din România vor elabora Cadrul comun cuprinzând obiectivele specifice auditului intern la entitățile economice din domeniul public.
ASPECTE DE NATURĂ ORGANIZATORICĂ PRIVIND AUDITUL PUBLIC INTERN ÎN ROMÂNIA
Auditul public intern-aspecte teoretice
Termenul de audit provine de la latinescul auditum = ascultare. ”Ca demers de ascultare, apoi de anchetă și, în final, de sugerare de soluții,auditul permite aportul unui raționament motivat și independent. Ca examinare în vederea determinării proprietăților unei reprezentări, auditul s-a aplicat mai întâi reprezentărilor financiare. Teoreticienii auditului susțin că acesta exista deja în anul 500 î.e.n., la Atena, unde 3 consilii se ocupau cu verificarea veniturilor și cheltuielilor cetății. Lionel Stoleru a comparat cu subînțeles auditul intern cu urechea internă, sediul echilibrului corpului uman. Auditul nu trebuie să asigure echilibrul, ci doar să verifice dacă sunt întrunite condițiile necesare pentru a-l păstra, să instrumenteze stăpânirea dezordinii, adaptarea la schimbări, să evalueze gradul de securitate și riscurile.
Auditul este procesul prin care persoane competente, independente colectează și evaluează probe pentru a-și forma o opinie asupra gradului de corespondență între cele observate și anumite criterii prestabilite.
Auditul public intern este activitatea funcțional independentă și obiectivă, care dă asigurări și consiliere conducerii entității publice pentru buna administrare a veniturilor și cheltuielilor publice, perfecționand activitățile entității publice. Această activitate, ajută entitatea publică să iși indeplinească obiectivele printr-o abordare sistematică și metodică, care evaluează și imbunătățește eficiența și eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului și a proceselor de administrare.
Obiectivele auditului public intern sunt:
a) asigurarea obiectivă și consilierea conducerii, destinate să imbunătățească sistemele și activitățile unității publice;
b) sprijinirea îndeplinirii obiectivelor unității publice printr-o abordare sistematică și metodică, prin care se evaluează și se imbunătățește eficacitatea sistemului de management bazat pe gestiunea riscului, a controlului și a proceselor de administrare.
Sfera auditului public intern cuprinde:
a) activitatile financiare sau cu implicații financiare desfășurate de unitate publică din momentul în care se constituie angajamentelor pană la utilizarea fondurilor de către ultimii beneficiarii , inclusiv a acelor fondurilor provenite din asistență și finanțare externă;
b) modul de constituire a veniturilor publice, respectiv autorizarea și determinarea titlurilor de creanță, precum și a facilităților de încasare acordate acestora;
c) administrarea patrimoniului public, precum și vănzarea, gajarea, concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul public sau privat al statului ori al unităților administrativ-teritoriale;
d) sistemele de management financiar și control, incluzând aici contabilitatea și sistemele informatice aferente acestora.
Organizarea auditului public intern
Obiectivul general al auditului public intern în unitățile publice îl reprezintă îmbunătățirea managementului acestora și poate fi atins, prin:
a) activități de asigurare, care reprezintă verificări obiective ale elementelor probante, efectuate cu scopul de a furniza unitaților publice în cauză o evaluare independentă a proceselor de management al riscurilor, de control și de guvernanță;
b) activități de consiliere menite să adauge valoare și să îmbunătățească procesele guvernanței în unitățile publice, fară ca auditorul intern să își asume responsabilități de conducere.
Ministerul Finantelor Publice și Camera Auditorilor Financiari din țara noastră vor elabora Cadrul comun cuprinzând obiectivele specifice auditului intern la unitățile economice din domeniul public.
Auditul public intern este organizat astfel:
a) Comitetul pentru Audit Public Intern (CAPI);
b) Unitatea Centrala de Armonizare pentru Auditul Public Intern (UCAAPI);
c) comitetele de audit intern;
d) compartimentele de audit public intern din entiățile publice.
Se înfiintează Comitetul pentru Audit Public Intern (CAPI) pe lângă Unitatea Centrală de Armonizare pentru Auditul Public Intern (UCAAPI), care este organism cu caracter consultativ, pentru a acționa în vederea definirii strategiei și a îmbunătățirii activității de audit public intern din sectorul public.
Comitetul pentru Audit Public Intern cuprinde 11 membri, astfel:
a) președintele Camerei Auditorilor Financiari din România;
b) profesori universitari cu specialitate în domeniul auditului public intern — 2 persoane;
c) specialiști cu inaltă calificare în domeniul auditului public intern — 3 persoane;
d) directorul general al Unității Centrale de Armonizare pentru Auditul Public Intern;
e) experți din alte domenii de activitate, respectiv contabilitate publică, juridic, sisteme informatice — 3 persoane;
f) un reprezentant din conducerea structurilor asociative ale autorităților publice locale.
Membrii Comitetului pentru Audit Public Intern, cu excepția directorului general al Unității Centrale de Armonizare pentru Auditul Public Intern, nu pot face parte din structurile Ministerului Finanțelor Publice, iar modul de numire a acestora se va stabili prin norme aprobate prin hotărâre a Guvernului.
Comitetul pentru Audit Public Intern va fi condus de un președinte ales cu majoritate simplă de voturi dintre membrii comitetului, pentru o perioadă de 3 ani; președintele convoacă întâlnirile pentru Comitetul pentru Audit Public Intern.
Regulamentul de organizare și funcționare a Comitetul pentru Audit Public Intern este aprobat de plenul acestuia, cu o majoritate de jumătate plus unu din voturi. Secretariatul tehnic al Comitetului pentru Audit Public Intern este asigurat de Comitetul pentru Audit Public Intern. Membrii Comitetul pentru Audit Public Intern vor primi o indemnizație de sedinta egală cu 20% din nivelul echivalent salariului brut al secretarilor de stat; indemnizația se suportă din bugetul statului, prin bugetul Ministerului Finantelor Publice
În realizarea obiectivelor sale Comitetul pentru Audit Public Intern are următoarele atribțtii principale:
elaborează, conduce și aplică o strategie unitară în domeniul auditului public intern și monitorizează la nivel național aceasta activitate;
dezvoltă cadrul normativ în domeniul auditului public intern;
dezvoltă și implementează proceduri și metodologii uniforme, bazate pe standardele internaționale, inclusiv manualele de audit intern;
dezvoltă metodologiile în domeniul riscului managerial;
elaborează Codul privind conduita etică a auditorului intern;
avizează normele metodologice specifice diferitelor sectoare de activitate în domeniul auditului public intern, inclusiv normele metodologice proprii ale compartimentelor de audit public intern organizate la nivelul structurilor asociative;
dezvoltă sistemul de raportare a rezultatelor activității de audit public intern și elaborează raportul anual, precum și sinteze, pe bază rapoartelor primite, inclusiv de la compartimentele de audit public intern organizate la nivelul structurilor asociative;
efectuează misiuni de audit public intern de interes național cu implicații multisectoriale;
verifică respectarea de către compartimentele de audit public intern, inclusiv de către cele organizate la nivelul structurilor asociative, a normelor, instrucțiunilor, precum și a Codului privind conduita etica a auditorului intern, evaluează activitatea acestora și poate iniția măsurile corective necesare, în cooperare cu managerul unității publice, respectiv al structurii asociative în cauză;
stabilește cadrul general al acordului de cooperare pentru asigurarea activității de audit public intern în entitățile publice locale;
îndrumă unitățile publice locale și structurile asociative în implementarea sistemului de cooperare pentru asigurarea activității de audit public intern;
stabilește, în condițiile legii, pentru domeniile cadrului general de competențe profesionale cunoștințele, abilitățile și valorile pe care o persoană trebuie să le dețină pentru exercitarea activității de audit public intern;
coordonează sistemul de recrutare în domeniul auditului public intern, sistemul de atestare națională a auditorilor interni din entitățile publice, precum și sistemul de formare profesională continuă a acestora;;
îăndrumă entitățile publice locale și structurile asociative în implementarea sistemului de cooperare pentru asigurarea activității de audit public intern;
stabilește, în condițiile legii, pentru domeniile cadrului general de compețente profesionale cunoștințele, abilitățile și valorile pe care o persoană trebuie să le dețină pentru exercitarea activității de audit public intern;
coordonează sistemul de recrutare în domeniul auditului public intern, sistemul de atestare națională a auditorilor interni din entitățile publice, precum și sistemul de formare profesională continuă a acestora;
avizează numirea/destituirea șefilor compartimentelor de audit public intern din unitățile publice;
cooperează cu Curtea de Conturi pentru asigurarea complementarității activităților de audit public intern și audit public extern și a creșterii eficienței acestora, precum și cu alte autorități și instituții publice din România, cu respectarea independenței, funcțiilor și cerințelor specifice fiecărei profesii;
cooperează cu autoritățile și organizațiile de control financiar public din alte state, inclusiv din Comisia Europeană.
Instituțiile publice centrale care derulează în cursul unui exercițiu bugetar un buget mai mare de 2.000.000.000 lei trebuie să constituie un comitet de audit intern pentru a acționa în vederea creșterii eficienței activității de audit public intern.
Comitetul de audit intern cuprinde intre 5 și 7 membri, numiți de managerul instituției publice centrale, și are următoarea componență:
a) auditori interni cu experiență de minimum 5 ani, 2-3 persoane;
b) specialiști cu vechime de minimum 5 ani care activează în domeniul specific de activitate al instituției publice sau în domeniile-suport: financiar-contabilitate, resurse umane, juridic, sisteme informatice, 2-3 persoane;
c) conducătorul compartimentului de audit public intern.
Comitetul de audit intern este condus de un președinte, pentru un mandat de 3 ani, ales cu majoritate simplă de voturi dintre membrii comitetului, și poate fi reînnoit o singură dată; funcția de președinte nu poate fi îndeplinită de către conducătorul compartimentului de audit public intern. Regulamentul de organizare și funcționare a comitetului de audit intern este aprobat de plenul acestuia, cu o majoritate simplă din voturi.
Secretariatul tehnic al comitetului de audit intern este asigurat prin compartimentul de audit public intern din cadrul institutiei publice centrale.
Membrii comitetului de audit intern primesc o indemnizatie de sedință stabilită în aceleași condiții ca și indemnizatia de sedință primită de membrii Comitetului pentru Audit Public Intern ; indemnizația se suportă din bugetul de stat, prin bugetul instituției publice centrale.
La cererea conducătorului instituției publice centrale, președintele comitetului de audit intern va participa la sedințele managementului la vârf, pentru a exprima opinia comitetului cu privire la problemelece vor fi dezbătute.
Instituțiile publice cu un buget mai mic de 2.000.000.000 lei în cursul unui exercițiu bugetar pot constitui comitete de audit intern în scopul creșterii eficienței activității de audit public intern.
Compartimentul de audit public intern
Compartimentul de audit public intern se organizează astfel:
a) managerul instituției publice sau, în cazul altor unităților publice, organul de conducere colectivă are obligația asigurării cadrului organizatoric și funcțional necesar desfășurării acțiunii de audit public intern;
b) unitățile publice locale care cooperează pentru asigurarea activității de audit public intern utilizează capacitatea de audit a compartimentului care se constituie în cadrul unității organizatoare sau la nivelul structurii asociative, după caz; compartimentul de audit astfel constituit se organizează și functionează potrivit prevederilor legi;
c) la unitățile publice locale care nu și-au constituit compartiment propriu de audit intern sau nu au intrat în cooperare pentru asigurarea activității de audit intern, aceasta poate fi asigurată de către auditori interni, persoane fizice atestate, pe baza contractelor de prestări servicii, în conformitate cu prevederile legi;
d) la instituțiile publice mici, care nu sunt subordonate altor unități publice, auditul public intern se limitează la auditul de regularitate și se efectuează de către compartimentele de audit public intern ale Ministerului Finantelor Publice;
e) la unitățile publice centrale ai caror manageri sunt ordonatori principali de credite si gestionează un buget de până la 5.000.000 lei și nu au constituit un compartiment de audit public intern, activitatea de audit este realizată de Ministerul Finantelor Publice, prin Unitatea Centrală de Armonizare pentru Auditul Public Intern, pe baza încheierii unui protocol de colaborare;
f) managerul entității publice subordonate, respectiv aflate în coordonarea sau sub autoritatea altei unității publice stabilește și menșine un compartiment funcțional de audit public intern, cu acordul unității publice superioare; daca acest acord nu se dă, auditul unității respective se efectuează de către compartimentul de audit public intern al entității publice care a decis aceasta.
Compartimentul de audit public intern se constituie ca structură distinctă în subordinea directă a managerului unității .
Conducătorul compartimentului de audit public intern este numit sau destituit de către managerul unității sau structurii asociative, cu avizul Unitatea Centrală de Armonizare pentru Auditul Public Intern; pentru unitățile publice subordonate, aflate în coordonarea sau sub autoritatea altor unități publice, numirea sau destituirea acestora se face cu avizul unității publice ierarhic superioare.
Conducătorul compartimentului de audit public intern este responsabil pentru organizarea și desfășurarea acțiunilor de audit în unitatea publică respectivă.
Compartimentul de audit public intern este compus, ca număr de auditori, pe baza volumului de activitate și a mărimii riscurilor asociate, astfel încat să se poată asigura auditarea tuturor activităților cuprinse în sfera auditului public intern.
Compartimentul de audit public intern din cadrul unităților organizatoare, respectiv de la nivelul structurii asociative este compus , ca număr de membri, astfel încât să asigure realizarea acțiunilor de audit public intern la toate unitățile publice locale cuprinse în respectivul acordul de cooperare; cheltuielile ocazionate de activitatea de audit public intern desfășurată în sistem de cooperare, cum ar fie cheltuieli de personal, cheltuieli privind impozite, contribuții și alte taxe aferente drepturilor de personal acordate și cele cu deplasările interne sunt distribuite, în mod corespunzator, pe unități care sunt părti ale acordului, în funcție de numărul de zile prestate de fiecare auditor în parte; celelalte cheltuieli materiale, dacă părtile nu convin altfel, rămân în sarcina unității organizatoare sau a structurii asociative, după caz; modalitatea precisă de decontare a cheltuielilor se stabilește prin acordul de cooperare.
În contractele de prestări servicii se cuprind activitățile de elaborare a planurilor anuale, respectiv a planurilor multianuale ale activității de audit intern, misiunile de audit și natura acestora, în funcție de volumul de activitate și dimensiunea riscurilor asociate, astfel încât să asigure auditarea tuturor activităților cuprinse în sfera auditului public intern, dar și numărul de auditori interni, tinandu-se cont și de necesitatea asigurării funcției de supervizare în desfășurarea procesului de audit intern.
Funcția de auditor intern este incompatibilă cu exercitarea acestei funcții ca activitate profesională orientate fiind spre profit sau recompensă.
Atribuțiile compartimentului de audit public intern
Atribuțiile compartimentului de audit public intern sunt:
a) elaborează norme metodologice specifice unității publice în care își desfășoară activitatea, cu avizul Unității Centrale de Armonizare pentru Auditul Public Intern, iar în situația unităților publice subordonate, respectiv aflate în coordonarea sau sub autoritatea altei unități publice, cu avizul acesteia;
b) elaborează proiectul planului multianual de audit public intern, de regulă se întocmește pe o perioadă de 3 ani, și, pe baza acestuia, proiectul planului anual de audit public intern;
c) efectuează activități de audit public intern pentru a evalua dacă sistemele de management financiar și de control ale unității publice sunt transparente și sunt în conformitate cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficiență și eficacitate;
d) informează Unitatea Centrală de Armonizare pentru Auditul Public Intern despre recomandările neînsușite de către managerul unității publice auditate, precum și despre consecintele acestora;
e) raportează periodic asupra constatărilor, concluziilor și recomandărilor rezultate din activitătile sale de audit;
f) elaborează raportul anual al activității de audit public intern;
g) în cazul identificării unor iregularități sau a unor posibile prejudicii, raportează imediat managerul unității publice și structurii de control internă în cauză;
h) verifică respectarea normelor, instrucțiunilor, precum și a Codului privind conduita etică în cadrul compartimentelor de audit intern din unitățile publice subordonate, aflate în coordonare sau sub autoritate și poate iniția măsurile de corecție necesare, în cooperare cu managerul unității publice în cauză.
Auditorii interni care sunt funcționari publici sunt recrutati, se supun regimului juridic privind incompatibilitățile. Aceștia au drepturi și obligții, în conformitate cu prevederile Legii nr. 188/1999 privind Statutul funționarilor publici, republicată, cu modificările și completările ulterioare..
Numirea sau revocarea auditorilor interni se face de către conducatorul unității publice, respectiv de către organul colectiv de conducere, cu avizul conducătorului compartimentului de audit public intern.
Cadrul general privind competențele profesionale ale auditorilor interni din sectorul public acoperă, potrivit Standardului ocupațional aprobat pentru această ocupație, următoarele domenii:
audit intern;
managementul riscului, controlul intern și guvernanță;
management;
contabilitate;
finanțe publice;
tehnologia informației;
drept.
Recunoasterea competențelor profesionale dobândite de auditorul intern se realizează pe baza următoarelor:
corespondenței disciplinelor înscrise în foile matricole, aferente studiilor universitare, postuniversitare și în certificatele de absolvire cu recunoaștere națională, acordate conform legii, cu domeniile din cadrul general de competențe profesionale;
pentru domeniile care nu se regasesc în cadrul foilor matricole sau în echivalent, auditorul intern trebuie să își completeze pregătirea profesională prin programe organizate de instituții autorizate, finalizate prin diplome sau certificate de absolvire recunoscute la nivel national.
Certificatul de atestare se eliberează dacă sunt îndeplinite, cumulativ, următoarele condiții:
în urma procesului de recunoaștere a rezultat îndeplinirea condițiilor
experiența profesională de minimum un an;
probitate profesională confirmată prin două recomandări din partea unor auditori interni sau specialiști în domeniu, cu experiență de minimum 5 ani în activitatea publică.
Certificatul de atestare își pierde valabilitatea atunci când:
auditorul intern sau persoana fizică atestată să efectueye acțiuni de audit nu a desfășurat activități specifice de audit public intern timp de 5 ani;
auditorul intern sau persoana fizică atestată nu a participat la cursuri de pregătire profesională în cadrul programului de formare profesională continuă.
Pentru auditorii interni care nu sunt funcționari publici stabilirea drepturilor și obligațiilor și recrutarea se fac având în vedere regulamentele de funcționare proprii ale unității publice, dar și în conformitate cu prevederile legale.
Persoanelor fizice, care solicită obținerea certificatului de atestare altele decât auditorii interni, li se aplică aceleași reguli de acordare, menținere sau de pierdere a valabilității stabilite pentru auditorii interni din unitățile publice.
Auditorii interni trebuie să își îndeplineasca atribuțiile, cu profesionalism și integritate, în mod obiectiv și independent și potrivit normelor si procedurilor legale specifice activității de audit public intern.
Auditorii publici interni nu pot fi sanctionați sau trecuți în altă funcție, pentru acțiunile lor, întreprinse cu bună-credință în desfășurarea atribuțiilor și în limita acestora.
Auditorii publici interni nu vor divulga niciun fel de date, fapte sau situații pe care le-au constatat în cursul sau în legatură cu îndeplinirea activității de audit public intern.
Auditorii interni sunt direct responsabili de protecția documentelor referitoare la auditul public intern pe care l-au desfățurat la o unitate publică.
Conducerii unității publice răspundere pentru măsurile luate în urma analizării recomandărilor înscrise în rapoartele de audit .
Auditorii interni trebuie să respecte prevederile Codului de conduită etică privind conduita etică a auditorului public intern.
Auditorii interni au obligația să își îmbunătățească cunoștințele, abilitățile in cadrul formării profesionale continue, inclusiv dupa ce obține certificatul de atestare, care se realizeaza prin următoarele moduri:
participarea la cursuri și seminarii pe teme aferente domeniilor cadrului general de competențe profesionale sau celor specifice unităților publice;
studii individuale pe teme aprobate de conducatorul compartimentului de audit public intern;
publicarea de materiale de specialitate.
Formarea profesională continuă se realizează în cadrul unei perioade de timp de minimum 15 zile lucrătoare pe an, activitate care intră în responsabilitatea conducătorului compartimentului de audit public intern, dar și a conducerii unității publice.
Auditorii interni au datoria de a transmite rapoarte privind modul de realizare a programelor de formare profesională continuă, avizate fiind de conducătorul unității publice, către organismul care a emis certificatul de atestare, o data la 5 ani. În baza acestora se va evalua menținerea sau pierderea valabilității certificatului de atestare.
METODOLOGIA DE EXERCITARE A AUDITULUI PUBLIC INTERN
Tipurile de audit intern public
Conform reglementărilor în vigoare, tipurile de audit sunt următoarele:
a) auditul de sistem, care reprezintă o evaluare de profunzime a sistemelor de management și control intern, cu scopul de a stabili dacă acestea funcționează în mod economic, eficace si eficient, pentru identificarea deficiențelor si formularea de recomandări pentru corectarea acestora;
b) auditul performanței, prin care se examinează dacă criteriile stabilite pentru implementarea obiectivelor și sarcinilor unității publice sunt corecte pentru a evaluarea rezultatele și apreciază dacă rezultatele sunt în conformitate cu obiectivele;
c) auditul de regularitate, care reprezintă examinarea acțiunilor asupra efectelor financiare pe baza fondurilor publice sau a patrimoniului public, sub aspectul respectării principiilor, regulilor procedurale și metodologice care le sunt aplicabile.
Auditul public intern se exercită asupra tuturor activităților întrprinse într-o unitate publică, inclusiv asupra activităților unităților subordonate, aflate în sub autoritatea sau coordonarea altor entități publice.
Compartimentul de audit public intern auditează, cel puțin o dată la 3 ani, însă, fără a se limita la acestea, următoarele:
activitațile financiare sau cu implicații financiare desfășurate de unitatea publică din momentul constituirii angajamentelor până la utilizarea fondurilor de către beneficiarii finali, inclusiv a fondurilor provenite din finanțare externă;
plățile asumate prin angajamente bugetare și legale, inclusiv din fondurile comunitare;
administrarea patrimoniului, precum și vânzarea, gajarea, concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul privat al statului ori al unităților administrativ-teritoriale;
concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul public al statului ori al unităților administrativ-teritoriale;
constituirea veniturilor publice, respectiv modul de autorizare și stabilire a titlurilor de creanță, precum și a facilităților acordate la încasarea acestora;
alocarea creditelor bugetare;
sistemul contabil și fiabilitatea acestuia;
sistemul de luare a deciziilor;
sistemele de conducere și control, precum și riscurile asociate unor astfel de sisteme;
sistemele informatice.
Metodologia de desfășurare a misiunilor de audit public intern are loc în conformitate cu prevederile Normelor generale privind execitarea activității de audit public intern cuprinse în Hotărârea Nr. 1086 din 11 decembrie 2013 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activității de audit public intern publicată în: Monitorul Oficial Nr. 17 din 10 ianuarie 2014.
Metodologia de desfășurare a misiunilor de audit public intern se refera la structura-cadru a derulării misiunilor de audit public intern privind:
a) misiunile de asigurare;
b) misiunile de consiliere;
c) misiunile de evaluare.
Misiunile de asigurare
Misiunile de asigurare se realizează în conformitate cu tipurile de audit intern reglementate de lege și pot fi:
a) misiuni de audit de regularitate/conformitate;
b) misiuni de audit al performanței;
c) misiuni de audit de sistem
Misiuni de audit de regularitate/conformitate
Prin planificarea și realizarea misiunilor de audit de regularitate sau conformitate se urmărește examinarea acțiunilor asupra efectelor financiare pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, sub aspectul respectării ansamblului principiilor, regulilor procedurale și metodologice care le sunt aplicate.
Planificarea și realizarea misiunilor de audit de regularitate/conformitate au ca obiective:
a) să ajute unitatea/structura auditată prin intermediul opiniilor și recomandărilor;
b) să contribuie la gestionarea mai bună a riscurilor de către unitatea/structura auditată;
c) să asigure o mai bună monitorizare a conformității cu regulile și procedurile existente;
d) să îmbunătățească calitatea proceselor de management al riscului, de control și de guvernanță;
e) să se asigure că informațiile financiare și contabile sunt fiabile și corecte;
f) să îmbunătățească eficiența și eficacitatea operațiilor.
Misiunile de audit de regularitate/conformitate au ca obiectiv principal asigurarea regularității/conformității procedurilor și a operațiunilor cu cadrul normativ de reglementare în vigoare. Planificarea și realizarea acestor misiuni au în vedere, în principal, compararea realității cu sistemul de referință dat.
Misiuni de audit al performanței;
Auditul performanței este o activitate independentă și obiectivă de analiză a activităților/proceselor/programelor/proiectelor dintr-o unitate, prin evaluarea și compararea rezultatelor obținute cu cele propuse sau așteptate, în condiții de economicitate, eficiență și eficacitate, concepută să aducă un plus de valoare acestora,.
Auditul performanței examinează dacă sunt stabilite criterii corecte pentru evaluarea rezultatelor și apreciază dacă rezultatele obținute sunt în conformitate cu obiectivele stabilite, în procesul de implementare a obiectivelor și atribuțiilor entității publice.
Obiectivul principal al auditului performanței este de a evalua modul în care entitatea publică respectă principiile de economicitate utilizează fondurile publice, eficiență și eficacitate și oferă managementului un punct de vedere independent în legătură cu atingerea rezultatelor dorite, precum și recomandări privind mijloacele și căile de a-și spori performanța.
Auditul performanței se concentrează pe rezultatele obținute de unitatea publică, prin verificarea următoarelor aspecte:
a) economicitatea, care constă în minimizarea costului resurselor distribuite pentru atingerea rezultatelor estimate ale unei activități cu menținerea calității corespunzătoare a acestor rezultate;
b) eficiența, care constă în maximizarea rezultatelor unei activități comparative cu resursele utilizate;
c) eficacitatea, care reprezintă gradul de atingere a obiectivelor programate pentru fiecare activitate și raportul dintre efectul estimate și rezultatul efectiv al activității.
În realizarea auditului performanței, auditorii interni adoptă următoarele abordări:
a) abordarea pe bază de rezultate, care constă în evaluarea performanțelor realizate, respectiv în ce măsură au fost îndeplinite cerințele privind economicitatea, eficiența și eficacitatea în procesul de implementare și derulare a unui program sau activități;
b) abordarea pe bază de probleme, care constă în identificarea, verificarea și analiza problemelor, care se referă la economicitatea, eficiența și eficacitatea activităților ce vizează implementarea și derularea unor programe sau realizarea unor activități de către entitățile auditate și a cauzelor apariției acestora.
Auditul performanței examinează sistemul de control intern/managerial al unității publice ce determină nerealizarea țintelor de performanță în scopul identificării slăbiciunilor. Examinarea presupune evaluarea componentelor sistemului de control intern/managerial care asigură economicitatea, eficacitatea activităților și eficiența , analiza cauzelor și formularea de recomandări pentru remedierea minusurilor constatate.
Misiuni de audit de sistem
Auditul de sistem reprezintă o evaluare în profunzime a sistemelor de conducere și de control intern, pentru identificarea deficiențelor și formularea de recomandări pentru corectarea acestora. cu scopul de a stabili dacă acestea funcționează economic, eficient și eficace.
Auditul de sistem trebuie să furnizeze o asigurare privind funcționarea entității publice în ansamblul său. Această asigurare se obține în cadrul unor misiuni specific, prin analiza subsistemelor componente ale unității.
Misiunea de audit de sistem trebuie să abordeze atât elemente ale performanței, cât și elemente specifice regularității activităților cu cadrul normativ care le reglementează, cu standardele sau cu bunele practici în domeniile auditate.
Criteriile abordate în cadrul derulării unei misiuni de audit de sistem sunt următoarele:
a) conformitatea atât cu strategia, politicile, planurile, regulamentele și procedurile, cât și cu cadrul normativ specific domeniului auditabil din care face parte entitatea auditată;
b) regularitatea operațiilor și etica profesională;
c) integritatea patrimonială și protejarea împotriva pierderii sau deteriorării de orice natură a informațiilor, inclusiv integritatea evidențelor și documentelor justificative;
d) economicitatea intrărilor de orice fel, a utilizării resurselor și eficiența operațiilor;
e) realizarea obiectivelor și atingerea țintelor respectând standardele de calitate și performanță;
f) fiabilitatea, oportunitatea și utilitatea informațiilor financiare și operaționale.
Auditul de sistem ia în considerare entitatea publică ca pe un sistem, care contribuie la îndeplinirea obiectivelor acesteia, respectiv un ansamblu compus din mai multe subsisteme. Abordarea pe ansamblu sau pe componente trebuie realizată în funcție de volumul mărimea și diversitatea domeniilor în care activează unitatea publică.
Auditul de sistem presupune analiza aprofundată pe componentele entității publice a intrărilor, proceselor și rezultatelor și urmărește obținerea de răspunsuri cu privire la modul în care a fost conceput și pus în aplicare sistemul/subsistemul.
Misiunea de consiliere
Consilierea reprezintă activitatea desfășurată de auditorii interni menită să îmbunătățească procesele guvernanței în entitățile publice și adauge valoare, fără ca auditorii interni să își asume responsabilitățide conducere.
Activitățile de consiliere desfășurate de către auditorii interni din cadrul compartimentelor de audit public intern cuprind următoarele tipuri de misiuni:
a) consultanța propriu-zisă sau consilierea, care are ca scop identificarea obstacolelor care împiedică desfășurarea normală a proceselor, stabilirea cauzelor, determinarea consecințelor, prezentând totodată soluții pentru eliminarea acestora;
b) facilitarea înțelegerii, care este destinată obținerii de informații suplimentare pentru cunoașterea în profunzime a funcționării unui sistem, standard sau prevedere normativă, necesare personalului care are ca responsabilitate implementarea acestora;
c) formarea și perfecționarea profesională, care sunt destinate furnizării cunoștințelor teoretice și practice referitoare la managementul financiar, gestiunea riscurilor și controlul intern, prin organizarea de cursuri și seminare.
Activitatea de consiliere se organizează și se desfășoară sub formă de:
a) misiuni de consiliere formalizate, efectuate prin respectarea schemei generale privind derularea misiunilor de consiliere și cuprinse în planul de audit anual ;
b) misiuni de consiliere cu caracter informal, realizate prin participarea la reuniuni, misiuni, schimburi curente de informații, în cadrul diferitelor comitete permanente sau pe proiecte cu durată determinată,
c) misiuni de consiliere pentru situații excepționale, în vederea reluării activităților ca urmare a unei situații de forță majoră sau altor evenimente excepționale și presupun participarea în cadrul unor echipe constituite.
Organizarea și desfășurarea misiunilor de consiliere, precum și forma acestora se propun de către șeful compartimentului de audit public intern și se aprobă de către conducerea unității numai în condițiile în care acestea nu sunt incompatibile cu îndatoririle auditorilor interni și nu generează conflicte de interese . Carta auditului intern trebuie să descrie și modalitățile de organizare și desfășurare a activității de consiliere.
Auditorii interni informează șeful compartimentului de audit public indiferent dacă această situație este anterioară începerii misiunii sau survine în timpul desfășurării misiunii de consiliere, intern asupra oricărei situații care le poate afecta independența sau obiectivitatea.
Realizarea misiunilor de consiliere formalizate presupune următoarele:
a) respectarea dispozițiilor Cartei auditului intern și celorlalte prevederi care guvernează efectuarea misiunilor de consiliere;
b) prezentarea în scris a cerințelor generale, precum și a elementelor referitoare la modul de organizare și desfășurare a misiunii de consiliere;
c) stabilirea sferei activităților necesare atingerii obiectivelor misiunii de consiliere;
d) realizarea misiunilor la termenele prevăzute și cu respectarea cadrului de reglementare prevăzut de prezentele norme;
e) comunicarea și raportarea rezultatelor misiunii de consiliere către conducerea entității/structurii auditate.
Șefii compartimentelor de audit public intern răspund de organizarea, desfășurarea misiunilor de consiliere și asigurarea resurselor necesare pentru efectuarea acestora și urmăresc ca activitatea auditorilor interni să se deruleze în conformitate cu prezentele norme și cu principiile Codului privind conduita etică a auditorului intern.
Etapele, procedurile și documentele elaborate în derularea misiunilor de consiliere formalizate respectă aceleași cerințe ca și cele prezentate la misiunea de audit de asigurare, cu următoarele excepții:
procedurile privind analiza riscului nu se realizează la misiunile de consiliere formalizate;
procedurile privind analiza problemelor și formularea recomandărilor nu se realizează. Constatările formulate de auditorii interni sunt cuprinse direct în rapoartele de consiliere;
la misiunile de consiliere formalizate, pentru constatările și problemele identificate se formulează propuneri de soluții;
eventualele iregularități constatate sunt aduse la cunoștința conducătorului entității publice și structurii de control;
procedurile privind elaborarea proiectului raportului de consiliere, transmiterea acestuia și reuniunea de conciliere nu sunt specifice misiunilor de consiliere formalizate. După etapa de intervenție la fața locului se elaborează direct raportul de consiliere.
Documentele elaborate în cadrul procedurilor desfășurate în derularea misiunii de consiliere formalizate se adaptează specificului misiunii, în limitele în care se impune acest lucru.
Misiunea de evaluare a activității de audit public intern.
Evaluarea activității de audit public intern reprezintă o apreciere, prin care se oferă asigurare cu privire la atingerea obiectivelor, în conformitate cu Standardele internaționale de audit intern, pe baze analitice, a funcției de audit intern organizate și desfășurate în cadrul entității publice.
Evaluarea activității de audit public intern presupune realizarea de verificări periodice, cel puțin o dată la 5 ani, în condiții de independență, în scopul examinării cu obiectivitate a activității de audit intern desfășurate în cadrul unității publice, din punctul de vedere al conformității și performanței.
Structurile implicate în evaluarea activității de audit public intern sunt următoarele:
Unitatea Centrală de Armonizare pentru Auditul Public Intern realizează evaluarea activității de audit intern desfășurate la nivelul entităților publice la care se exercită funcția de ordonator principal de credite, inclusiv la cele care realizează auditul intern prin sistemul de cooperare;
compartimentele de audit intern organizate la nivelul entităților publice ierarhic superioare realizează evaluarea activității de audit intern desfășurate la nivelul entităților publice aflate în subordinea/în coordonarea/sub autoritatea acestora.
Derularea și realizarea misiunilor de evaluare a activității de audit public presupun:
a) examinarea cu obiectivitate a activității de audit intern desfășurate în cadrul unității publice, pe baza unei analize documentate, pentru a determina măsura în care sunt îndeplinite cerințele de conformitate și performanță în raport cu criteriile predefinite, respectiv cadrul normativ și legislativ al auditului intern, Codul privind conduita etică a auditorului intern, buna practică în domeniu și procedurile;
b) furnizarea de către auditorii interni care realizează misiunea de evaluare a activității de audit public intern a unei opinii obiectiv și independente e cu privire la gradul de performanță și de conformitate atins de compartimentul de audit public intern;
c) formularea de recomandări pentru îmbunătățirea activității de audit public intern, în vederea majorării eficacității și eficienței acestora.
Auditorii interni își exprimă opinia cu privire la activitatea de audit intern evaluată în funcție de nivelele de apreciere acordate și rezultatele constatărilor realizate cu privire la:
respectarea normelor generale precum și a normelor metodologice specific cu privire la exercitarea activității de audit public intern;
respectarea concordanței activităților de audit intern cu procedurile compartimentului de audit public intern; nivelul de eficacitate al auditului intern; gradul de acoperire a tuturor proceselor și activităților unității publice prin misiunile de audit efectuate;
valoarea adăugată de auditul intern activităților unității publice.
Sfera evaluărilor activității de audit public intern cuprinde, fără a se limita la acestea, următoarele:
a) misiunea, competențele și responsabilitățile compartimentului de audit public intern;
b) independența structurii de audit intern în cadrul entității publice;
c) competența și conștiința profesională a auditorilor interni;
d) managementul activității de audit intern;
e) natura activității de audit intern;
f) programul de asigurare și îmbunătățire a calității activității de audit public intern; g) respectarea normelor specifice proprii în desfășurarea misiunilor de audit public intern;
h) comunicarea rezultatelor misiunilor de audit public intern.
În cadrul fiecărui obiectiv al misiunii de evaluare, auditorii interni au în vedere atât elemente care privesc conformitatea, cât și elemente care privesc performanța activităților controlate.
Etapele, procedurile și documentele elaborate în derularea misiunilor de evaluare a activității de audit public intern respectă aceleași cerințe ca și cele prezentate la misiunea de asigurare, cu următoarele excepții:
activitatea privind analiza riscului nu se realizează la misiunile de evaluare a activității de audit intern;
eventualele iregularități constatate sunt aduse la cunoștința conducătorului entității publice și structurii de control.
Documentele elaborate în cadrul activităților desfășurate în derularea misiunii se adaptează specificului misiunii de evaluare a activității de audit public intern, în limitele în care aceasta se impune.
Carta auditului intern
Carta auditului intern se elaborează de compartimentele de audit public intern în conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002, normele metodologice specifice privind exercitarea activității de audit public intern, Codul privind conduita etică a auditorului intern și Standardele internaționale de audit intern.
Carta auditului intern reprezintă documentul oficial care prezintă misiunea, competența și responsabilitățile auditului intern. Carta auditului intern stabilește scopul și sfera de activitate a auditului intern, prezintă poziția compartimentului de audit public intern în cadrul entității publice, prezintă drepturile și obligațiile auditorilor care activează în cadrul compartimentului de audit public intern, autorizează accesul la datele, informațiile și alte bunuri fizice, care sunt necesare pentru realizarea activității de audit intern.
Carta auditului intern informează despre tipurile de audit și obiectivele auditului, metodologia de audit intern, stabilește sistemul de relații între auditorul intern, unitatea /structura auditată, auditorii externi și prevede regulile de conduită etică.
Prevederile Cartei auditului intern, sunt obligatorii pentru toți auditorii interni care activează în cadrul compartimentelor de audit public intern înființate la nivelul unităților publice.
Șeful compartimentului de audit public intern este responsabil pentru actualizarea periodică a Cartei auditului intern.
Carta auditului intern actualizată și avizată de comitetul de audit public intern, după caz, este transmisă spre avizare către UI și, apoi, supusă aprobării conducerii unității; în cazul entitățile publice aflate în subordine/în coordonare/sub autoritate este avizată de organul ierarhic.
Carta auditului intern se transmite structurilor din cadrul unității publice cu ocazia realizării misiunilor de audit public intern sau prin postare pe sitte-ul instituției sau prin orice alt mijloc de comunicare ce se stabilește în funcție de dotările existente.
Carta auditului intern se elaborează ca document distinct de normele specifice privind efectuarea activității de audit public intern.
ASPECTE PRIVIND CODUL DE CONDUITĂ ETICĂ A AUDITORILOR DIN INSTITIȚIILE PUBLICE
Codul privind conduita etică a auditorului intern reprezintă un ansamblu de principii și reguli de conduită care trebuie să guverneze activitatea auditorilor interni.
Persoanele care sunt soti, rude sau afini pana la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorul unității publice nu pot fi auditori interni în cadrul aceleiași entități publice.
Auditorii interni nu pot fi desemnați să efectueze misiuni de audit public intern la o structura/unitate publică dacă sunt soți, rude sau afini până la gradul al patrulea inclusiv cu managerul acesteia sau cu membrii organului de conducere colectivă.
Auditorii interni nu trebuie implicați în vreun fel în îndeplinirea activităților pe care în mod potențial le pot audita și nici în elaborarea și implementarea sistemelor de control intern al entităților publice.
Auditorii interni care au responsabilități în derularea programelor și proiectelor finantațe integral sau parțial de Uniunea Europeana nu trebuie implicați în auditarea acestor programe.
Auditorilor interni nu trebuie să li se încredințeze misiuni de audit public intern în sectoarele de activitate în care aceștia au deținut funcții sau au fost implicați în alt mod; aceasta interdictțe se poate ridica după trecerea unei perioade de 3 ani.
Auditorii interni care se găsesc în una dintre situațiile prevăzute mai sus au obligația de a informa de îndată, în scris, managerul entității publice și conducerea structurii de audit public intern.
Obiectivele codului de conduită a auditorului public intern
Conduita etică a auditorului intern presupune îndeplinirea următoarelor obiective:
a) performanța – profesia de auditor intern presupune desfășurarea unei activități la cei mai ridicați parametri, în scopul îndeplinirii cerințelor interesului public, în condiții de economicitate, eficacitate și eficiență;
b) profesionalismul – profesia de auditor intern presupune existența unor capacități intelectuale și experiențe dobândite prin pregătire și educație și printr-un cod de valori și conduită comun tuturor auditorilor interni;
c) calitatea serviciilor – constă în competența auditorilor interni de a-și realiza sarcinile ce le revin cu obiectivitate, responsabilitate, sârguință și onestitate;
d) încrederea – în îndeplinirea sarcinilor de serviciu, auditorii interni trebuie să promoveze cooperarea și bunele relații cu ceilalți auditori interni și în cadrul profesiunii, iar sprijinul și cooperarea profesională, echilibrul și corectitudinea sunt elemente esențiale ale profesiei de auditor intern, deoarece încrederea publică și respectul de care se bucură un auditor intern reprezintă rezultatul realizărilor cumulative ale tuturor auditorilor interni;
e) conduita – auditorii interni trebuie să aibă o conduită ireproșabilă atât pe plan profesional, cât și personal;
f) credibilitatea – informațiile furnizate de rapoartele și opiniile auditorilor interni trebuie să fie fidele realității și de încredere
Principiile auditorului public intern
În desfășurarea activității auditorii interni sunt obligați să respecte următoarele principii fundamentale:
Integritatea Conform acestui principiu, auditorul intern trebuie să fie corect, onest și incoruptibil, integritatea fiind suportul încrederii și credibilității acordate raționamentului auditorului intern.
Independența și obiectivitatea
1. Independența. Independența față de unitatea auditată și oricare alte grupuri de interese este indispensabilă; auditorii interni trebuie să depună toate eforturile pentru a fi independenți în abordarea problemelor aflate în analiză; auditorii publici interni trebuie să fie independenți și imparțiali atât în teorie, cât și în practică; în toate problemele legate de munca de audit nu trebuie să fie afectată de interese personale sau exterioare independența auditorilor interni; auditorii interni au obligația de a nu se implica în acele activități în care au un interes legitim/întemeiat.
2. Obiectivitatea. În activitatea lor auditorii interni trebuie să manifeste imparțialitate și obiectivitate în redactarea rapoartelor, care trebuie să fie precise, transparente și obiective; concluziile și opiniile enunțate în rapoarte trebuie să aibe la bază exclusiv pe documentele obținute și analizate conform standardelor de audit; auditorii interni trebuie să folosească toate informațiile utile primite de la unitatea auditată și din alte surse. De aceste informații trebuie să se țină seama în opiniile exprimate în mod imparțial de auditorii interni. Auditorii interni trebuie, de asemenea, să analizeze punctele de vedere exprimate de unitatea auditată și să formuleze opiniile și recomandările proprii în funcție de pertinența acestora; auditorii interni trebuie să facă o evaluare corectă fără a fi influențați de propriile interese sau de interesele altora în formarea propriei opinii, a tuturor circumstanțelor relevante și să nu fie.
Confidențialitatea
1. Auditorii interni sunt obligați să păstreze confidențialitatea în legătură cu informațiile, faptele, sau documentele despre care iau cunoștință în efectuarea atribuțiilor lor; este interzis ca auditorii interni să utilizeze în interes personal sau în beneficiul unui terț informațiile dobândite în exercitarea atribuțiilor de serviciu.
2. În cazuri excepționale auditorii interni pot furniza aceste informații numai în condițiile expres prevăzute de normele legale în vigoare.
Competența profesională Auditorii interni sunt obligați să își îndeplinească atribuțiile de serviciu cu profesionalism, competență, imparțialitate și la standarde internaționale, aplicând cunoștințele, aptitudinile și experiența dobândite
Neutralitatea politică
1. Auditorii interni trebuie să fie neutri din punct de vedere al apartenenței politice, în scopul îndeplinirii în mod imparțial a activităților; în acest sens ei trebuie să fie independenți față de orice influențe politice.
2. Auditorii interni au obligația ca în îndeplinirea atribuțiilor ce le revin să se abțină de la exprimarea sau manifestarea convingerilor lor politice.
Reguli de conduită ale auditorilor interni
Regulile de conduită sunt norme care reprezintă un ajutor pentru interpretarea principiilor și aplicarea lor practică de comportament pentru auditorii interni , având rolul să îndrume din punct de vedere etic auditorii interni.
1. Integritatea:
a) exercitarea profesiei cu onestitate, bună-credință și responsabilitate;
b) respectarea legii și acționarea în conformitate cu cerințele profesiei;
c) respectarea și contribuția la obiectivele etice legitime ale entității;
d) se interzice auditorilor interni să ia parte cu bună știință la activități ilegale și angajamente care discreditează profesia de auditor intern sau entitatea publică din care fac parte.
2. Independența și obiectivitatea:
a) se interzice implicarea auditorilor interni în activități sau în relații care ar putea să fie în conflict cu interesele entității publice și care ar putea afecta o evaluare obiectivă;
b) se interzice auditorilor interni să asigure unei entități auditate alte servicii decât cele de audit și consultanță;
c) se interzice auditorilor interni, în timpul misiunii lor, să primească din partea celui auditat avantaje de natură materială sau personală care ar putea să afecteze obiectivitatea evaluării lor;
d) auditorii interni sunt obligați să prezinte în rapoartele lor orice documente sau fapte cunoscute de ei, care în caz contrar ar afecta activitatea structurii auditate.
3. Confidențialitatea: se interzice folosirea de către auditorii interni a informațiilor obținute în cursul activității lor în scop personal ori în detrimentul obiectivelor legitime sau într-o manieră care poate fi contrară legii și etice ale entității auditate.
4. Competența:
a) auditorii interni trebuie să se comporte într-o manieră profesională în toate activitățile pe care le desfășoară, să aplice norme profesionale și standarde și să manifeste imparțialitate în exercitarea atribuțiilor de serviciu;
b) auditorii interni trebuie să se angajeze numai în acele misiuni pentru care au cunoștințele, aptitudinile și experiența necesare;
c) auditorii interni trebuie să utilizeze metode și practici de cea mai bună calitate în activitățile pe care le întreprind; în desfășurarea auditului și în elaborarea rapoartelor auditorii interni au obligatia de a adera la postulatele de bază și la standardele de audit acceptate la niovel national;
d) auditorii interni trebuie să își îmbunătățească în mod continuu cunoștințele, calitatea activității lor și eficiența ; șeful compartimentului de audit public intern, respectiv conducătorul unitățiipublice, trebuie să asigure condițiile necesare penru pregătirea profesională a auditorilor interni, perioada alocată în acest sens fiind de minimum 15 zile lucrătoare pe an;
e) auditorii interni trebuie să aibă un nivel corespunzător de studii de specialitate, experiență profesionale elocvente și pregătire ;
f) auditorii interni trebuie să cunoască legislația de specialitate din domeniu și să se preocupe în mod continuu de creșterea nivelului de pregătire, în conformitate cu standardelor internaționale;
g) se interzice auditorilor publici interni să își depășească atribuțiile de serviciu.
Unitatea Centrală de Armonizare pentru Auditul Public Intern este organul ierarhic superior care verifică respectarea prevederilor Codului privind conduită etică a auditorului intern de către compartimentele de audit public intern și poate iniția măsurile de corectare necesare, în cooperare cu conducătorul unității publice în cauză.
În conformitate cu Legea nr. 672/2002, prevederile Codului privind conduita etică a auditorului intern sunt obligatorii pentru toți auditorii interni din entitățile publice, care au obligația de a organiza structuri de audit public intern.
Conducătorul structurii de audit public intern are responsabilitatea să se asigure că toți auditorii interni cunosc valorile și principiile conținute în Codul privind conduita etică a auditorului intern și acționează în consecință.
STUDIU DE CAZ PRIVIND AUDITUL PUBLIC INTERN EXERCITAT LA COLEGIUL TEHNIC ,,IOAN CIORDAȘ,, BEIUȘ.
Studiul de caz costa intr-un raport de audit efectuat la Colegiul Tehnic ,,Ioan Ciordas” Beius, aprobat de catre compartimentul de audit public din cadrul Primariei Beius,avand ca misiune de audit ,,modul de organizare a activitatii si de cheltuire a banului public”
Activitatea de audit are ca si scop:
Asigurarea completitudinii și corectitudinii conducerii registrelor de contabilitate, asigurarea respectării principiilor generale ale contabilității.
Examinarea acțiunilor asupra efectelor financiare pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, sub aspectul respectării ansamblului principiilor , regulilor procedurale și metodologice care le sunt aplicabile și de a da asigurări și consiliere conducerii privind respectarea prevederilor cadrului legal în ceea ce privește modul de utilizare a *banilor publici*.
Perioada supusă auditării este ianuarie 2009- decembrie 2010.
Obiectivele acțiunii de auditare:
Organizarea registrelor contabile;
Conducerea contabilității;
Conducerea activității financiare;
Organizarea si efectuarea controlului financiar preventiv;
Respectarea reglementărilor în ceea ce privește modul de utilizare a fondurilor publice;
Respectarea principiilor bugetare;
Organizarea controlului intern în cadrul structurii verificate;
Existența procedurilor de lucru;
Sfera relațională,conform Regulamentului de organizare și funcționare ,specific structurii auditate;
În acest caz s-a efectuat un audit de conformitate/ regularitate care presupune examinarea acțiunilor asupra efectelor financiare pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public ,sub aspectul respectării ansamblului principiilor,regulilor procedurale și metodologice care le sunt aplicabile
Metodele și tehnicile utilizate sunt: verificarea, observarea fizică, interviul, eșantionarea, comarația, garantarea, urmărirea și confirmarea.
Documentele supuse examinării au fost cele întocmite în perioada 01.01.2009-31.12.2010 și anume: angajamentele bugetare legale; registre de contabilitate; documentele justificative care stau la baza înregistrarilor operațiilor în contabilitate; regulamentul de organizare și funcționare; fișele de post; balanțele de verificare întocmite periodic; situațiile financiare anuale; contractele de închiriere spații;
Materiale pe care le-au întocmit auditorii în timpul desfășurării auditării sunt: foi de lucru privind descrierea activităților auditate; fișe de analiză și identificare a activităților privind principalele probleme constatate-FIAP; chestionare de control intern; documente de lucru; analiza riscurilor; tabelul puncte tari si puncte slabe; programul de audit; programul intervenției la fața locului; colectarea și prelucrarea datelor; tematica în detaliu a obiectivelor auditabile; chestionar-lista de verificare; rapoarte preliminare- proiectul de raport; ședinta de deschidere; nota centralizatoare a documentelor de lucru;
În cadrul activității de auditare s-au verificat următoarele:
Stabilirea sarcinilor, responsabilităților, a sferei relaționale conform R.O.F.-ului activității auditate
Atribuțiile stabilite în fișa postului se regăsesc repartizate prin R.O.F.
Elaborarea fișei postului în funcție de caracteristicile postului și cu definirea responsabilităților în realizarea sarcinilor și a limitelor de competență
Atribuțiile stabilite în fișa postului se regăsesc în atribuțiile compartimentului
Atribuțiile stabilite asigură titularului postului competențele necesare realizării activității
Sarcinile sunt stabilite în funcție de pregătire și calificare
Există corespondență între nivelul postului și atribuțiile stabilite
Există corelație între atribuțiile postului și competențele ocupantului postului
Elaborarea fișei postului în funcție de caracteristicile postului și cu definirea responsabilităților în realizarea sarcinilor și a limitelor de competență
Organizarea zilnică a activităților
Circuitul documentelor
Ierarhizarea activităților în funcție de priorități
Stabilirea obiectivelor individuale în corelație cu sarcinile atribuite
Organizarea controlului intern conform specificului activității auditare
Gestiunea intrărilor și ieșirilor de materiale
Analiza evidenței bunurilor de natura stocurilor
Organizarea și funcționarea gestiunilor
Organizarea fluxurilor de aprovizionare de materiale
Organizarea fluxurilor de ieșiri de materiale
Conducerea activității financiar-contabile/organizarea registrelor
.Activitatea de plată/încasare a datoriilor, respectiv creanțelor
Modul de utilizare a fondurilor public
Registrul jurnal
Contabilitatea trezoreriei
Organizarea și efectuarea controlului financiar preventiv
Cadrul de reglementare al CFP
Conducerea Registrului privind operațiunile prezentate la viza CFP
Exercitarea acordării/refuzului vizei de CFP
Organizarea și efectuarea arhivării documentelor financiar-contabile
Cadrul normativ și procedural privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea financiar-contabilă
Desemnarea personalului responsabil cu arhivarea documentelor
Sistemul de păstrare al documentelor până la predarea la arhivă contabile
Locațiile de depozitare provizorii și definitive a documentelor financiar-contabile
În urma verificărilor efectuate s-au semnalat unele neregularități, cum ar fi:
Nu se asigură o arie de competență necesară și suficientă pentru realizarea activităților și acțiunilor.
Nu se asigură respectarea legislației aplicabile și actelor normative în vigoare.
Neactualizarea și nepersonalizarea R.O.F.-ului pentru fiecare unitate de învățământ , din R.O.F.-ul de la nivel de ramură, duce la omiterea unor relații funcționale, relații de colaborare, relații de subordonare pe care unitatea le poate avea cu alte entități.
Nestabilirea clară a activităților și acțiunilor poate duce la nerealizarea, în condiții optime, a obiectivelor și nu permite identificarea cauzelor care au stat la baza nerealizării.
De asemenea, nu se pot identifica problemele cu care se confruntă personalul și nici nu se pot implementa politici care să asigure eficiența și eficacitatea în realizarea activităților desfășurate pe toate sectoarele de activitate.
Controlul intern nu oferă o asigurare rezonabilă în legătură cu atingerea obiectivelor, din cauza limitărilor inerente ale acestuia.
Posibilitatea de apariție a erorilor în realizarea activităților și sarcinilor atribuite prin fișa postului, cât și a elementelor de fraudă.
Nu există certitudine că valoarea patrimonială, evidențiată potrivit bilanțului contabil, reflectă realitatea.
Contabilitatea cantitativă a bunurilor nu este condusă corespunzător și nu se poate face o verificare inopinată a gestiunilor prin comparație a stocurilor scriptice cu evidența de gestiune.
Apariția unor cheltuieli neeconomicoase, prin utilizarea în consum a unor materiale care nu sunt justificate, ca urmare a faptului că controlul financiar preventiv propriu nu este exercitat în mod corespunzător.
Există riscul apariției unor datorii viitoare reprezentând penalități de nerespectare a prevederilor contractuale.
Efectuarea unor încasări care nu sunt în conformitate cu valoarea din contactele încheiate, fără existența unui temei legal.
De asemenea, lipsa unor preocupări în acest domeniu a condus la întocmirea unor contracte care nu sunt în conformitate cu reglementările legale în vigoare.
Nerespectarea înregistrării cronologice și sistematice în contabilitate a modificărilor elementelor de activ și pasiv ale entității.
Datorită neînregistrării cronologice în contabilitate a operațiunilor economico-financiare, care afectează patrimoniul entității, nu se poate urmări, în orice moment, identificarea și controlul acestora.
Sumele achitate prin casieria entității și înregistrate în registrul de casă nu permit o identificare clară a evoluției elementelor patrimoniale .
Datorită neînregistrării cronologice în contabilitate a operațiunilor economico-financiare, care afectează patrimoniul unității, nu se poate urmări, în orice moment, identificarea și controlul acestora.
Exercitarea parțială a controlului financiar preventiv la nivelul entității, datorită dezvoltării incomplete a procedurilor pe specificul unității.
Din analiza respectării modului de păstrare a documentelor financiar-contabile pe suport de hârtie s-a constatat lipsa unui sistem de proceduri privind arhivarea documentelor financiar-contabile, în conformitate cu normele legale
În vederea corectării disfuncționalităților semnalate sau a celor care pot să apară ca urmare a acestor constatări, auditorul a formulat și căteva recomandări:
Identificarea și definirea corectă în cadrul documentului de organizare și funcționare a relațiilor funcționale pe care un compartiment le are cu alte structuri funcționale din cadrul organizației.
Definirea corectă a relațiilor ierarhiceîn cadrul ROF.
Conștientizarea managementului cu privire la definirea unei atribuții sau a unui set de atribuții pentru asigurarea ariei de competență necesară realizării unei activități.
Se vor reface fișele de post pentru tot personalul didactic auxiliar și nedidactic din cadrul unității de învățământ.
Pentru personalul didactic implicat și în alte activități fișele de post vor fi actualizate periodic.
Se impune realizarea unei analize riguroase a sarcinilor și responsabilităților fiecărui angajat, care să stea la baza fiecărei inițiative de organizare a activității.
Elaborarea procedurilor de lucru, scrise și formalizate, privind elaborarea și actualizarea fișelor de post.
Stabilirea unui responsabil cu elaborarea și actualizarea sistematică a procedurilor.
Elaborarea unui sistem de pregătire profesională a personalului din cadrul activității în funcție de munca prestată.
Stabilirea relațiilor de colaborare între structurile funcționale, prin ROF-ul specific activității desfășurate, astfel încât să permită o circulație rapidă a informațiilor, fără o distorsionare a conținutului acestora.
Elaborarea cadrului procedural privind implementarea sistemului de control managerial, prevăzut de OMFP nr.946/2005, astfel încât fiecare post existent în cadrul unității să cunoască activitățile de control intern ce-i revin și modul de exercitare a acestora, dar și activitățile de control care îi evaluează propria activitate.Formalizarea sistemului de control managerial prin grija responsabilului grupului de lucru și în colaborare cu auditorul intern.
Numirea prin decizie a unei comisii de inventariere a patrimoniului care deține cunoștințele și pregătirea necesare și urmărirea realizării acestei activități în mod legal și eficient, inclusiv a stabilirii rezultatelor inventarierii și înregistrarea acestora în contabilitate.
Asigurarea completării Registrului-inventar pe baza rezultatelor faptice ale inventarierii patrimoniului și corelarea acestuia cu datele bilanțiere.
Eliberarea materialelor din magazie numai dacă bonurile de consum sunt vizate pentru controlul financiar preventiv propriu.
Elaborarea și formalizarea unui sistem de proceduri de lucru privind încheierea de contracte la nivelul unității.
Stabilirea unui responsabil cu elaborarea și actualizarea acestor proceduri;
Fixarea unor atribuții concrete, coroborate cu procedurile și fișa postului pentru personalul implicat în aceste activități;
Realizarea unui program de pregătire profesională pentru personalul Compartimentului Administrativ-Financiar.
Efectuarea unei analize pe perioada auditată a încasărtilor aferente contractelor încheiate în scopul verificării efectuării acestora în conformitate cu scdențele din contracte;
Analiza tuturor contractelor încheiate de unitate în perioada auditată, în scopul identificării contractelor încheiate fără respectarea cadrului normativ și completarea acestor contracte cu elemente obligatorii, care au fost omise.
Întocmirea zilnică a registrului jurnal în vederea înregistrării cronologice a operațiilor efectuate.
Elaborarea procedurilor de lucru, scrise și formalizate, privind completarea Registrului-jurnal.
Stabilirea unui responsabil cu elaborarea și actualizarea sistematică a procedurilor.
Elaborarea unui sistem de pregătire profesională a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile.
Stabilirea relațiilor de colaborare între structurile funcționale, prin ROF-ul entității, astfel încât să permită o circulație rapidă a informațiilor, fără o distorsionare a conținutului acestora.
Elaborarea procedurilor de lucru, scrise și formalizate, privind întocmirea și utilizarea Registrului de casă.
Stabilirea unui responsabil cu elaborarea și actualizarea sistematică a procedurilor.
Realizarea unui control pe perioada auditată pentru a stabili dimensiunile disfuncțiunii constatate și refacerea Registrului de casă.
Fixarea unor atribuții concrete, coroborate cu procedurile și fișele de post pentru personalul implicat în această activitate.
Elaborarea unui sistem de pregătire profesională a personalului din cadrul compartimentelui administrativ-financiar.
Realizarea controlului periodic, asupra modului de întocmire și utilizare a Registrului de casă de către persoana responsabilă cu evidența contabilă a operațiunilor de casă din cadrul unității.
Verificarea modului de întocmire și utilizare a Registrului de casă pe perioada auditată și corectarea erorilor până la sfârșitul anului.
Centralizarea la nivelul unității a tuturor operațiilor supuse controlului financiar preventiv propriu, în scopul elaborării unor proceduri privind exercitarea controlului financiar preventiv propriu, în conformitate cu prevederile OMFP nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv.
Elaborarea unui Ghid practic privind exercitarea controlului financiar preventiv, care să conțină: scopul controlului financiar preventiv și categoriile de operațiuni asupra cărora se exercită; modul de organizare a controlului financiar preventiv la nivelul fiecărui ordonator de credite; proceduri de control, termene de acordare/refuz a vizei CFP, precum și exemple practice privind completarea documentelor utilizate.
Efectuarea unui program de pregătire profesională cu întregul personal al unității care să aibe ca obiectiv prelucrarea OMFP nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entitățile publice și pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial.
Constituirea grupului de lucru pentru implementarea noului sistem de control intern în conformitate cu OMFP nr. 946/2005 privind Codul controlului intern.
Instruirea personalului din cadrul compartimentelor pentru elaborarea Registrului riscurilor și a procedurilor de lucru.
Se recomandă elaborarea și formalizarea unui sistem de proceduri privind arhivarea documentelor financiar-contabile, stabilirea unui responsabil cu elaborarea și actualizarea acestor proceduri, privind arhivarea documentelor financiar-contabile, atât pe suport de hârtie, cât și pe suport magnetic;
CONCLUZII ȘI PROPUNERI
In ceea ce priveste realizarea activitatii de audit si intocmirea raportului de audit putem concluziona ca auditorul a respectat in mare parte metodologia de efectuare a auditului si de intocmire a raportului.
In prima parte a raportului a prezentatdatele de identificare ale misiunii de audit: structura audiata, misiunea de audit, baza legala a actiunii de auditare, perioada supusa auditarii, scopul actiunii de auditare, obiectivele actiunii de auditare, tipul de auditare care s-a efectuat, metodele si tehnicile utilizate, documentele si materialele examinate precum si documentele intocmite in timpul auditarii.
Metodele si tehnicile utilizate sunt variate: verificarea, observarea fizica, interviul, esantionarea, examinarea, comparatia garantarea, urmarirea, confirmarea.
Colegiul Tehnic ,,Ioan Ciordas,, Beius, unitatea la care se desfasoara activitatea de audit este prezentata atat din punct de vedere organizatoric cat si functional.
In partea adoua, este prezentat modul de derulare a actiunilor de audit,,constatari si recomandari”. Auditorul descrie in raportul de audit atat aspectele positive cat si aspectele negative, precum si consecintele acestora. In ceea ce priveste incalcarile prevederilor legale, auditorul formuleaza recomandari.
In urma analizelor si evaluarilor effectuate de catre auditor, acesta evalueaza activitatea financiar contabila conform unei grille.
In ceea ce priveste aspectele negative ale acestui raport de audit se Numara lipsa informatiilor referitoare la organizarea si functionarea compartimentului de audit intern.
Unele minusuri se constata si in planificarea misiunilor de audit, nu se precizeaza daca exista un plan multiannual, caracterul misiunilor de planificare, analizeaza generala cu privire la madalitatea de identificare a activitatilor si prioritizarea lor in plan.
Nici planificarea anuala prezentata in raportul de audit.
BIBLIOGRAFIE
Ghiță, M., Sprânceană, M., 2006, Auditul intern al instituțiilor publice, Editura Tribuna Economică, București.
Ghiță, M., Mareș, V., 2002, Auditul performanței finanțelor publice, Editura CECCAR, București.
Boulescu, M., Ghiță, M., Mareș, V., 2001, Fundamentele auditului, Editura Didactică și Pedagogică, București.
Morariu A., Suciu G., Stoian F., Audit intern și guvernanță corporativă, Editura Universitară București, 2008
Institutul Auditorilor Interni-standardele internaționale pentru practica profesională a auditului intern, emise în 2008, revizuite în 2012
Ghita, M., Popescu, M., 2006, Auditul intern al institutiilor publice: teorie si practica, Editura CECCAR, Bucuresti
P. Brezeanu, Codul privind conduita etică profesională în domeniul auditului financiar, București, 2011
Ghiță, M., Sprânceană, M., 2004, Auditul intern al instituțiilor publice, Editura Tribuna Economică, București.
Macarie, F., C., 2011, Considerații privind starea actuală și viitorul auditului public intern în România, Audit financiar, nr. 5-2011
*** Legea administrației publice locale nr. 215 din 23 aprilie 2001 publicată în Monitorul Oficial nr. 204 din 23 aprilie 2001
*** Legea 213/1998 privind proprietatea publică și regimul juridic al acesteia
*** Legea privind auditul public intern nr. 672/2002, , republicata 2011, publicată în Monitorul Oficial, Partea I nr. 856 din 5 decembrie 2011
*** Legea nr. 133/2002 pentru aprobarea OUG nr. 75/1999, republicată, privind activitatea de audit financiar, Monitorul Oficial al României nr. 598/2003.
*** OG nr. 37/2004 pentru modificarea și completarea reglementărilor privind auditul intern, Monitorul Oficial al României nr. 91/2004.
*** OMFP nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activității de audit public intern, Monitorul Oficial al României nr. 130 /2003.
*** OMFP nr. 423/2004 pentru modificarea și completarea Normelor generale privind exercitarea activității de audit public intern, aprobate prin OMFP nr. 38/2003.
*** OMFP nr. 252/2004 pentru aprobarea Codului privind conduita etică a auditorului intern, Monitorul Oficial al României nr. 128/2004.
***OMFP nr.769/2003 pentru aprobarea procedurii de avizare a numirii/destituirii sefilor compartimentelor de audit public intern din entitatile publice;
***HG nr.235/2003 pentru aprobarea Normelor privind modul de nominalizare a membrilor Comitetului pentru Audit Public Intern
www.cafr.ro
www.ifaci.com
www.aair.ro
[anonimizat]
ANEXE
APROBAT
Compartimentul AUDIT PUBLIC ORDONATOR PRINCIPAL DE CREDITE
PRIMAR
_________________________
RAPORT DE AUDIT
„modul de organizare a activității și de cheltuire a banului public”
STRUCTURA AUDITATĂ: Colegiul Tehnic ,,IOAN CIORDAȘ,, Beiuș
MISIUNEA DE AUDIT: : „ modul de organizare a activității și de cheltuire a banului public”
I.DATE DE IDENTIFICARE A MISIUNII DE AUDIT
Echipa de auditare:
Auditarea a fost efectuată de ______________________, auditor în cadrul Compartimentul de Audit Public Intern al ________________________
Baza legală a acțiunii de auditare:
Planul de audit pentru 2011,aprobat de conducerea Primăriei Municipiului Beiuș;
Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern , cu modificările și completările ulterioare;
OMPF nr.38/15.01.2003 prin care se aproba Normele metodologice de exercitare a auditului public intern;
OUG 45/2003 privind finanțele publice locale*abrogată de Legea nr.273/2006 care intră în vigoare de la data de 01.01.2007;
HG 831/1997 pentru aprobarea modelelor formularelor comune privind activitatea financiară și contabilă și a normelor metodologice privind întocmirea și utilizarea acestora;
Ordin 3512/2008 privind documentele financiar contabile;
Norme nr.1520/1973 privind gestionarea ,folosirea și evidența formularelor cu regim special;
Legea nr.82/1991 a contabilității;
Legea 213/1998 privind proprietatea publică și regimul juridic al acesteia;
Hotărârea 538/2001privind aprobarea Normelor metodologice pentru finanțarea învățământului preuniversitar de stat;
OMF 2226/2006 privind utilizarea unor formulare financiar contabile de către persoanele prevăzute la art.1 din Legea 82/1991,republicată,art.1 alin.2;art.5 alin.2;
Perioada supusă auditării: ianuarie.2009- decembrie.2010
Scopul acțiunii de auditare:
Asigurarea completitudinii și corectitudinii conducerii registrelor de contabilitate,asigurarea respectării principiilor generale ale contabilității.
Examinarea acțiunilor asupra efectelor financiare pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, sub aspectul respectării ansamblului principiilor , regulilor procedurale și metodologice care le sunt aplicabile și de a da asigurări și consiliere conducerii privind respectarea prevederilor cadrului legal în ceea ce privește modul de utilizare a *banilor publici*.
Obiectivele acțiunii de auditare:
Organizarea registrelor contabile;
Conducerea contabilității;
Conducerea activității financiare;
Organizarea si efectuarea controlului financiar preventiv;
Respectarea reglementărilor în ceea ce privește modul de utilizare a fondurilor publice;
Respectarea principiilor bugetare;
Organizarea controlului intern în cadrul structurii verificate;
Existența procedurilor de lucru;
Sfera relațională,conform Regulamentului de organizare și funcționare ,specific structurii auditate;
Tipul de auditare:
S-a efectuat un audit de conformitate/ regularitate care presupune examinarea acțiunilor asupra efectelor financiare pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public ,sub aspectul respectării ansamblului principiilor,regulilor procedurale și metodologice care le sunt aplicabile.
Metode si tehnici de utilizare:
Au fost utilizate următoarele tehnici si metode:
Verificarea – se realizează în vederea asigurării validității,realității și acurateței înregistrarilor în contabilitate a documentelor și a concordanței cu legile și regulamentele în vigoare,a modului de angajare și utilizare a creditelor bugetare, respectarea principiilor unei bune gestiuni financiare,ale unui management financiar sănătos,în special al economiei și eficienței cheltuielilor.
Observarea fizică – în vederea formării unei vederi proprii privind:
Modul de întocmire și emitere a documentelor;
Înregistrarea cronologică și sistematică în contabilitate a operațiunilor economico-financiare efectuate pe parcursul exercițiului financiar;
Administrarea fondurilor alocate din buget pe parcursul execuției bugetare,în condiții de eficiență;
Administrarea eficientă a bunurilor din proprietatea publică și privată a unității;
Organizarea si ținerea la zi a contabilității și prezentarea la termen a situațiilor financiare asupra situației patrimoniului aflat în administrare, conform prevederilor legale;
Urmărirea modului de realizare a veniturilor;
Angajarea , lichidarea și ordonanțarea cheltuielilor în limita creditelor bugetare aprobate și a veniturilor.
Organizarea și ținerea la zi a evidenței patrimoniului , conform prevederilor legale;
În vederea vizualizării, remarcarea, ascultarea, comparația cu standardele,pentru formarea unei păreri proprii;
Interviul – pentru lămurirea unor aspecte legate de organizarea și desfășurarea activităților;
Eșantionarea – pentru analiza respectării ansamblului principiilor, regulilor procedurale și metodologice privind ativitatea specifică ;
Examinarea – în vederea îndeplinirii condițiilor specifice modului de efectuare a tuturor operațiunilor care afectează fondurile publice și patrimoniul public.
Comparația – pentru situațiile financiare anuale și raportatele anuale de performanță în care se prezintă ,pe fiecare program , obiectivele , rezultatele preconizate și cele obținute , indicatorii și costurile asociate , precum și situațiile privind angajamentele legale;
Garantarea – pentru verificarea realității procedurilor și a documentelor care au stat la baza justificării acestora;
Urmărirea – pentru a vedea dacă politicile contabile utilizate la întocmirea situațiilor financiare sunt în conformitate cu reglementările contabile aplicabile;
– pentru a vedea dacă s-au respectat utilizarea
fondurilor publice pe destinațiile aprobate și în limita bugetului aprobat ;
pentru verificarea procedurilor de la
documentele justificative spre articolul înregistrat în vederea stabilirii realității înregistrării în totalitate a tranzacțiilor;
9. Confirmarea- pentru solicitarea informațiilor din mai multe
surse independente cu scopul validării acestora;
Documente si materiale examinate:
Verificarea la fața locului a vizat următoarele materiale și documente întocmite pentru perioada 01.01.2009 – 31.12.2010:
Angajamentele bugetare legale;
Registre de contabilitate;
Documentele justificative care stau la baza înregistrarilor operațiilor în contabilitate;
Regulamentul de organizare și funcționare;
Fișele de post;
Balanțele de verificare întocmite periodic;
Situațiile financiare anuale;
Contractele de închiriere spații;
Materiale întocmite în timpul auditării:
foi de lucru privind descrierea activităților auditate;
fișe de analiză și identificare a activităților privind principalele probleme constatate-FIAP;
chestionare de control intern;
documente de lucru;
analiza riscurilor;
tabelul puncte tari si puncte slabe;
programul de audit;
programul intervenției la fața locului;
colectarea și prelucrarea datelor;
tematica în detaliu a obiectivelor auditabile;
chestionar-lista de verificare;
rapoarte preliminare- proiectul de raport;
ședinta de deschidere;
nota centralizatoare a documentelor de lucru;
Structura existentă la Colegiul ___________________
Structura organizatorică existentă la unitatea de învățământ este:
A).LICEU 2010 Nr.posturi Baza Plata cu ora
Personal:
Didactic 49,67 46,02 3,65
Didactic auxiliar 8,00 8,00 –
Nedidactic 15,00 15,00 –
B).SAM an ce completare
Personal:
Didactic 9,02 6,64 2,38
Directorul unității de învățământ * 1
Directorul adjunct al unității de învățământ * 1
Cadre didactice * 66 din care:
1 director
1 director adjunct
59 profesori
5 maistri
Cadre didactice auxiliare *8 din care:
2 secretari
1 contabil șef
1/1 pedagog/bibliotecar
1 tehnician
1 laborant
1 administrator patrimoniu
Personal nedidactic * 15din care:
6 muncitori
4 îngrijitoare
5 paznici
Organizarea și funcționarea activității la unitatea auditată:
Unitatea de învățământ își desfășoară activitatea conform legislației în vigoare aplicabile unităților de învățământ , având conform organigramei un consiliu de administrație alcătuit din:
Director-
Director adjunct-
Contabil-
Cadre didactice- 3 persoane
Reprezentanți ai autorității locale- 2 persoane
Reprezentant al elevilor- 1 persoana
Reprezentantul părinților- 1 persoana
fiind în subordinea Inspectoratului Școlar Județean Bihor.
De asemenea Consiliul profesoral este o structură în cadrul unității alcătuită din:
Directorul unității
Cadrele didactice din unitatea școlară ,
Care are rol de coordonare și îndrumare a activităților școlare derulate la nivelul unității de învățământ.
II. C O N S T A T Ă R I și R E C O M A N D Ă R I:
În acest capitol, se prezintă principalele constatări ale auditorului, cauzele, consecințele și recomandările formulate, obținute în urma testelor efectuate și concretizate în FIAP-urile întocmite în vederea corectării disfunctionalităților semnalate sau ale celor care pot să apară în perioada imediat următoare, urmare a acestor constatări. De asemenea,vom prezenta și comenta posibila evoluție a riscurilor existente și a necesităților de dezvoltare a sistemelor de management și control intern al activităților auditate, cu scopul facilitării atingerii obiectivelor prestabilite de managementul general.
II.1. Stabilirea sarcinilor, responsabilităților, a sferei relaționale conform R.O.F.-ului activității auditate
Aspecte pozitive
Fișele de post sunt întocmite pentru tot personalul.
Se observă o preocupare pentru cunoașterea cadrului normativ pentru desfățurarea în bune condiții a activității.
II.1.1.1.Atribuțiile stabilite în fișa postului se regăsesc repartizate prin R.O.F.
1.1.1. Formularea atribuțiilor în cadrul ROF-ului nu asigură întotdeauna aria de competență privind realizarea activităților și acțiunilor repartizate – FIAP nr.1.1.1.
CONSTATARE:
Din evaluare rezultă că definirea atribuțiilor în cadrul ROF nu asigură întotdeauna aria de competență privind realizarea activităților și acțiunilor reparizate unui compartiment.
În cadrul activității desfășurate la unitatea auditată s-a constatat după analiza efectuată că fișele de post nu sunt actualizate, nefiind cuprinse toate activitățile desfășurate, sau după caz nefiind eliminate din fișa postului. De asemenea, s-a constatat neconcordanța între natura activității desfășurate și sarcinile din fișa de post.
Din analiză s-au constatat următoarele:
*atribuțiile definite în sarcina compartimentelor funcționale nu sunt întotdeauna conforme și nu asigură competența de realizare a activităților și acțiunilor.
*atribuțiile sunt definite, în multe cazuri, la modul general și nu indică o acțiune.
*atribuțiile nu au un conținut clar, fiind prezentate sub forma unor relații funcționale sau având caracter de activitate sau sarcină.
*atribuțiile definite nu acoperă toate relațiile funcționale.
*atribuțiile stabilite în cadrul ROF-ului nu acoperă toate relațiile existente, atât în cadrul unității cât și în relațiile cu alte instituții.
CONSECINȚE:
*Nu se asigură o arie de competență necesară și suficientă pentru realizarea activităților și acțiunilor.
*Nu se asigură respectarea legislației aplicabile și actelor normative în vigoare.
RECOMANDĂRI:
* Identificarea și definirea corectă în cadrul documentului de organizare și funcționare a relațiilor funcționale pe care un compartiment le are cu alte structuri funcționale din cadrul organizației.
* Definirea corectă a relațiilor ierarhiceîn cadrul ROF.
*Conștientizarea managementului cu privire la definirea unei atribuții sau a unui set de atribuții pentru asigurarea ariei de competență necesară realizării unei activități.
Se recomandă stabilirea clară și precisă a responsabilităților personalului implicat în procesul de realizare a activităților și asigurarea echilibrului între atribuțiile repartizate postului și competențele titularului de post.
II.1.1.2.Atribuțiile stabilite în fișa postului se regăsesc în atribuțiile compartimentului
II.1.1.3.Atribuțiile stabilite asigură titularului postului competențele necesare realizării activității
II.1.1.4.Sarcinile sunt stabilite în funcție de pregătire și calificare
II.1.1.5.Există corespondență între nivelul postului și atribuțiile stabilite
II.1.1.6.Există corelație între atribuțiile postului și competențele ocupantului postului
II.1.1.7.Elaborarea fișei postului în funcție de caracteristicile postului și cu definirea responsabilităților în realizarea sarcinilor și a limitelor de competență
1.1.1.2….7 Neactualizarea fișelor de post în funcție de activitățile desfășurate și a necuprinderii în fișe a tuturor activităților desfășurate-
FIAP nr.1,2,…..7.
Din evaluarea obiectelor auditabile enumerate și în urma analizei efectuate referitor la stabilirea sarcinilor, responsabilităților, a sferei relaționale conform R.O.F.-ului existent la unitatea audiată, s-au constatat următoarele:
*R.O.F.-ul aplicat la nivelul unității auditate este cel aplicabil la nivel de ramură, respectiv unităților de învățământ preuniversitar.
* În cadrul activității desfășurate s-a constatat după analiza efectuată că fișele de post nu sunt actualizate, nefiind cuprinse toate activitățile desfășurate, sau după caz nefiind eliminate din fișa postului.
*De asemenea, s-a constatat neconcordanța între natura activității desfășurate și sarcinile din fișa de post. Spre exemplu fișele de post pentru personalul didactic sunt fișe tip fiind cuprinse activitățile specifice acestora fără a se menționa unele activități desfășurate în anumite perioade sau cu anumite evenimente desfășurate în cadrul unității de învățământ.
*De asemenea fișele de post pentru personalul didactic prevăd menționarea de activități suplimentare prevăzute în încadrarea pe post sau după caz activități suplimentare deosebite ce constituie argumente pentru acordarea unor eventuale recompense sau pentru recunoașterea profesionalismului cadrului didactic.
*Prin modul de întocmire nu se asigură evitarea dublării acțiunilor, respectiv există activități identice sau similare, desfășurate de mai multe persoane fără a se specifica o arie mai restrânsă a acestora.
*Persoana care gestionează mijloacele bănești ale unității nu are stabilite în fișa postului atribuții pentru desfășurarea acestei activități.
CONSECINȚE:
*Neactualizarea și nepersonalizarea R.O.F.-ului pentru fiecare unitate de învățământ , din R.O.F.-ul de la nivel de ramură, duce la omiterea unor relații funcționale, relații de colaborare, relații de subordonare pe care unitatea le poate avea cu alte entități.
*Nestabilirea clară a activităților și acțiunilor poate duce la nerealizarea, în condiții optime, a obiectivelor și nu permite identificarea cauzelor care au stat la baza nerealizării.
*De asemenea, nu se pot identifica problemele cu care se confruntă personalul și nici nu se pot implementa politici care să asigure eficiența și eficacitatea în realizarea activităților desfășurate pe toate sectoarele de activitate.
RECOMANDĂRI:
*Se vor reface fișele de post pentru tot personalul didactic auxiliar și nedidactic din cadrul unității de învățământ.
*Pentru personalul didactic implicat și în alte activități fișele de post vor fi actualizate periodic.
*Se impune realizarea unei analize riguroase a sarcinilor și responsabilităților fiecărui angajat, care să stea la baza fiecărei inițiative de organizare a activității.
*Elaborarea procedurilor de lucru, scrise și formalizate, privind elaborarea și actualizarea fișelor de post.
*Stabilirea unui responsabil cu elaborarea și actualizarea sistematică a procedurilor.
*Elaborarea unui sistem de pregătire profesională a personalului din cadrul activității în funcție de munca prestată.
*Stabilirea relațiilor de colaborare între structurile funcționale, prin ROF-ul specific activității desfășurate, astfel încât să permită o circulație rapidă a informațiilor, fără o distorsionare a conținutului acestora.
Se recomandă elaborarea de proceduri scrise specifice pentru reglementarea activității de actualizare și personalizare a R.O.F.-ului ,a fișelor de post, pentru cunoașterea în detaliu a modului cum trebuie procedat în anumite situații ivite în derularea acestor activități, pentru interpretarea și aplicarea unitară a legislației.
II.2.Organizarea zilnică a activităților
Aspecte pozitive
În urma analizelor efectuate s-a constatat că există o ierarhizare a activităților în funcție de priorități; Alocarea de sarcini prin stabilirea de termene și acțiuni de realizare respectând cerințele SMART.
II.2.2.8. Circuitul documentelor
Pe baza observării directe s-a constatat un circuit riguros al documentelor, cu recomandarea alocării de număr de înregistrare pentru toate documentele și corespondența care intră în unitate.
II.2.2.9. Ierarhizarea activităților în funcție de priorități
Din evaluările indirecte efectuate pe teren, se apreciază că există o ierarhizare a activităților pe priorități.
II.2.2.10. Stabilirea obiectivelor individuale în corelație cu sarcinile atribuite
II.2.2.11.Organizarea controlului intern conform specificului activității auditare
2.2.10,11. Sistemul de control intern definit la nivelul unității nu cuprinde toate activitățile de control ce ar trebui să fie alocate în vederea atingerii obiectivelor.La nivelul unității riscurile semnificative nu sunt identificate și nu este realizată o gestionare a acestora-FIAP nr.2.11.
CONSTATARE
Din analiza sistemului de control intern instituit la nivelul unității a rezultat că unele activități de control, care pot fi relevante pentru unitate, nu au fost cuprinse în politicile și procedurile de control instituite,astfel:
-procesarea informațiilor, care trebuie să includă cele două grupări de activități de control al sistemelor informaționale, respective controalele asupra aplicațiilor individuale și controalele generale asupra tehnologiei informației, politici și proceduri ce se referă la mai multe aplicații și contribuie la asigurarea funcționării adecvate continue a sistemelor informaționale.
De asemenea, s-a constatat că monitorizarea activităților de control este formală, respectiv nu asigură funcționarea, în mod eficient, a unor activități, cum ar fi respectarea temeiului legal pentru acordarea de facilități pentru personal, respectarea politicilor unității cu privire la termenii contractelor încheiate.
Din analiza efectuată a rezultat că la nivelul unității nu este organizat și nu se conduce Registrul riscurilor.Riscurile cu care se confruntă unitatea nu sunt identificate și nu sunt monitorizate în vederea stăpînirii și menținerii lor la un nivel acceptabil. În practică,prin stăpânirea riscurilor de către organizație se asigură eliminarea erorilor în realizarea activităților și prevenirea oricărei forme de fraudă.
CONSECINȚE
Controlul intern nu oferă o asigurare rezonabilă în legătură cu atingerea obiectivelor, din cauza limitărilor inerente ale acestuia.
Posibilitatea de apariție a erorilor în realizarea activităților și sarcinilor atribuite prin fișa postului, cât și a elementelor de fraudă.
RECOMANDĂRI
Elaborarea cadrului procedural privind implementarea sistemului de control managerial, prevăzut de OMFP nr.946/2005, astfel încât fiecare post existent în cadrul unității să cunoască activitățile de control intern ce-i revin și modul de exercitare a acestora, dar și activitățile de control care îi evaluează propria activitate.Formalizarea sistemului de control managerial prin grija responsabilului grupului de lucru și în colaborare cu auditorul intern.
În acest sens se recomandă utilizarea unei aplicații de tipul”registratura unității”prin care să se realizeze:
-evidența și vizualizarea în orice moment a documentelor primite și înregistrate în cadrul unității;
-rezoluțiile date pe aceste documente pentru soluționare;
-locul unde se află documentul;
-modalitatea de soluționare;
-persoanele responsabile;
-asigurarea răspunsurilor către petenți;
-descărcarea documentului ca urmare a soluționării.
III.3. Gestiunea intrărilor și ieșirilor de materiale
Aspecte pozitive
În urma verificărilor efectuate s-a constatat că aprovizionarea se efectuează periodic în funcție de necesarul existent, fără achiziționarea unor surplusuri de materiale care să fie stocate în magazii.Pentru materialele achiziționate există procese verbale de recepții întocmite conform facturilor.
III.3.3.13.Analiza evidenței bunurilor de natura stocurilor
III.3.3.14.Organizarea și funcționarea gestiunilor
3.3.13,14. În urma analizei efectuate la nivelul celor două obiecte auditabile s-a constatat nerespectarea activităților stabilite în vederea inventarierii patrimoniale și a cadrului normativ privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor patrimoniale-FIAP nr.3.1.14.
CONSTATARE
Din analiza modului de efectuare a inventarierii patrimoniului s-au constatat o serie de neconcordanțe cu privire la inventarierea faptică, dar și la valorificarea rezultatelor inventarierii,astfel:
-listele de inventar nu sunt întocmite pe locuri de folosință, pentru o identificare cât mai ușoară ;
-listele de inventariere nu sunt semnate pe fiecare filă de membrii comisiei de inventariere și nici de reprezentanții compartimentului contabil;
-sunt cazuri în care listele de inventariere nu sunt semnate de persoanele care au în primire bunurile inventariate;
-evidența materialelor in fisele de magazie nu este ținută corect, în sensul că nu se mentioneaza intotdeauna si valoric intrarile, iar cantitativ sunt omisiuni;
-bonurile de consum nu sunt completate în mod corespunzător, respectiv cantitățile de materiale înregistrate în fișele de magazie ca ieșiri nu corespund cu solicitările din bonurile de consum, în toate cazurile, și, acestea nu poartă viza de control financiar preventiv.
CONSECINȚE
Nu există certitudine că valoarea patrimonială, evidențiată potrivit bilanțului contabil, reflectă realitatea.
Contabilitatea cantitativă a bunurilor nu este condusă corespunzător și nu se poate face o verificare inopinată a gestiunilor prin comparație a stocurilor scriptice cu evidența de gestiune.
Apariția unor cheltuieli neeconomicoase, prin utilizarea în consum a unor materiale care nu sunt justificate, ca urmare a faptului că controlul financiar preventiv propriu nu este exercitat în mod corespunzător.
RECOMANDĂRI
Numirea prin decizie a unei comisii de inventariere a patrimoniului care deține cunoștințele și pregătirea necesare și urmărirea realizării acestei activități în mod legal și eficient, inclusiv a stabilirii rezultatelor inventarierii și înregistrarea acestora în contabilitate.
Asigurarea completării Registrului-inventar pe baza rezultatelor faptice ale inventarierii patrimoniului și corelarea acestuia cu datele bilanțiere.
Eliberarea materialelor din magazie numai dacă bonurile de consum sunt vizate pentru controlul financiar preventiv propriu.
III.3.3.15.Organizarea fluxurilor de aprovizionare de materiale
Din verificările efectuate sistemul de aprovizionare cu materiale funcționează.
III.3.3.16.Organizarea fluxurilor de ieșiri de materiale
Din verificările efectuate sistemul fluxurilor de ieșiri de materiale funcționează.
Pe parcursul misiunii de audit s-a demarat inventarierea elementelor de natura activelor,datoriilor și capitalurilor proprii, cu respectarea tuturor prevederilor legale pentru desfășurarea acestei activități, cu întocmirea și aprobarea de proceduri scrise, adaptate specificului activității desfășurate,misiunea fiind prelungită până la finalizarea și obținerea rezultatelor inventarierii.
Efectuarea inventarierii creanțelor pe perioada auditată, cu respectarea reglementărilor în vigoare, astfel încât întocmirea situațiilor financiare periodice să fie elaborate pe baza acestor rezultate.
Respectarea monografiei privind modul de întocmire a Registrului-inventar în conformitate cu prevederile Legii nr. 82/1991 republicată și OMFP nr.1850/2004 privind registrele și formularele financiar-contabile.
VI.Conducerea activității financiar-contabile/organizarea registrelor
Aspecte pozitive
Din analiza efectuată a rezultat o preocupare pentru cunoașterea cadrului normativ pentru desfășurarea în bune condiții a tuturor activităților.
Registrele contabile sunt păstrate de către persoana care l-e întocmește, așezate în ordine cronologică,ușor de accesat.
Prin evaluări indirecte se apreciază faptul că personalul de execuție implicat în conducerea evidenței contabile cunoaște procedurile și monografia de lucru.
VI.4.4.17.Activitatea de plată/încasare a datoriilor, respectiv creanțelor
VI.4.4.18.Modul de utilizare a fondurilor publice
4.4.17,18. În urma analizei efectuate la nivelul celor două obiecte auditabile s-a constatat nerespectarea activităților stabilite în vederea desemnării persoanelor responsabile cu urmărirea operativă a încasărilor/plăților conform contractelor încheiate -FIAP nr.4.1.17.
CONSTATARE
• S-a constatat că unitatea nu are organizată evidența încasărilor/plăților pe scadențe conform contractelor încheiate.
• De asemenea s-a constatat nerespectarea clauzelor referitoare la penalitățile de întârziere datorate de părți, în contractele încheiate.
• Contractele încheiate nu dețin viza de controlul financiar preventiv propriu.
În aceste condiții, unitatea nu a organizat evidența încasărilor/plăților în conformitate cu Legea nr. 469/2002 privind unele măsuri pentru întărirea disciplinei contractuale.
CONSECINȚE
• Există riscul apariției unor datorii viitoare reprezentând penalități de nerespectare a prevederilor contractuale.
• Efectuarea unor încasări care nu sunt în conformitate cu valoarea din contactele încheiate, fără existența unui temei legal.
• De asemenea, lipsa unor preocupări în acest domeniu a condus la întocmirea unor contracte care nu sunt în conformitate cu reglementările legale în vigoare.
RECOMANDĂRI
• Elaborarea și formalizarea unui sistem de proceduri de lucru privind încheierea de contracte la nivelul unității.
• Stabilirea unui responsabil cu elaborarea și actualizarea acestor proceduri;
• Fixarea unor atribuții concrete, coroborate cu procedurile și fișa postului pentru personalul implicat în aceste activități;
• Realizarea unui program de pregătire profesională pentru personalul Compartimentului Administrativ-Financiar.
• Efectuarea unei analize pe perioada auditată a încasărtilor aferente contractelor încheiate în scopul verificării efectuării acestora în conformitate cu scdențele din contracte;
• Analiza tuturor contractelor încheiate de unitate în perioada auditată, în scopul identificării contractelor încheiate fără respectarea cadrului normativ și completarea acestor contracte cu elemente obligatorii, care au fost omise.
Pentru aceaste probleme, s-a elaborat și – FCRI nr. 4.1._Contracte respectiv FCRI nr.4.2._Achiziții care au fost înaintate managementului entității în vederea luării măsurilor care se impun cu privire la respectarea legislației privind proprietatea publică și regimul juridic al acesteia, precum și modul de angajare și efectuare a cheltuielilor aprobate prin buget.
VI.4.4.19.Registrul jurnal
4.4.19. Auditorul a testat existența și completitudinea procedurilor de lucru privind organizarea registrelor de contabilitate (Nota de relații nr.3.1.13.), din care a rezultat că pentru conducerea Registrului–jurnal există proceduri de lucru, dar acestea nu sunt scrise și formalizate -FIAP nr.4.2.19.
CONSTATARE:
La unitatea auditată,Registrului-jurnal se realizează cu ajutorul sistemelor informatice de preluare automată a datelor financiar-contabile și se editează lunar.
Auditorul a constatat nerespectarea modului de înregistrare a operațiunilor economico-financiare în mod cronologic, după data de întocmire sau de intrare a documentelor în unitate.
De asemenea, s-a constatat neconcordanța între operațiilor economico-financiare înregistrate și decontarea acestora, lipsind procesele verbale de receptie pentru achizitiile efectuate.
În acest fel nu se respectă prevederile Legii contabilității nr.82/1991 republicată și al OMFP nr. 1850/2004 privind registrele și formularele financiar-contabile.
CONSECINȚE:
– Nerespectarea înregistrării cronologice și sistematice în contabilitate a modificărilor elementelor de activ și pasiv ale entității.
– Datorită neînregistrării cronologice în contabilitate a operațiunilor economico-financiare, care afectează patrimoniul entității, nu se poate urmări, în orice moment, identificarea și controlul acestora.
RECOMANDĂRI:
– Întocmirea zilnică a registrului jurnal în vederea înregistrării cronologice a operațiilor efectuate.
– Elaborarea procedurilor de lucru, scrise și formalizate, privind completarea Registrului-jurnal.
– Stabilirea unui responsabil cu elaborarea și actualizarea sistematică a procedurilor.
– Elaborarea unui sistem de pregătire profesională a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile.
– Stabilirea relațiilor de colaborare între structurile funcționale, prin ROF-ul entității, astfel încât să permită o circulație rapidă a informațiilor, fără o distorsionare a conținutului acestora.
VI.4.4.20.Contabilitatea trezoreriei
4.4.20. Auditorul a testat existența și completitudinea procedurilor de lucru privind organizarea registrelor de contabilitate , din care a rezultat că pentru conducerea Registrul de casă există proceduri de lucru, dar acestea nu sunt scrise și formalizate -FIAP nr.4.3.20.
CONSTATARE:
La unitatea auditată, Registrul de casă se întocmește zilnic în funcție de mișcările existente.
Auditorul a constatat nerespectarea modului de înregistrare a operațiunilor economico-financiare în mod cronologic, după data de întocmire sau de intrare a documentelor în unitate.
De asemenea, s-a constatat lipsa documentelor justificative pe baza cărora s-au efectuat plăți sau încasări, după caz.Sunt cazuri când documentele existente nu dobândesc calitatea de documente justificative nefurnizând toate informațiile prevăzute de normele legale în vigoare.
Lipsa semnăturilor persoanelor împuternicite cu verificarea registrului de casă.
Nedepunerea sumelor încasate zilnic cu respectarea legislației în vigoare.
În acest fel nu se respectă prevederile Ordinului 1917/2005 aplicarea contabilității bugetare, Legii contabilității nr.82/1991 republicată și al OMFP nr. 1850/2004 privind registrele și formularele financiar-contabile.
CONSECINȚE:
– Sumele achitate prin casieria entității și înregistrate în registrul de casă nu permit o identificare clară a evoluției elementelor patrimoniale .
– Datorită neînregistrării cronologice în contabilitate a operațiunilor economico-financiare, care afectează patrimoniul unității, nu se poate urmări, în orice moment, identificarea și controlul acestora.
RECOMANDĂRI:
– Elaborarea procedurilor de lucru, scrise și formalizate, privind întocmirea și utilizarea Registrului de casă.
– Stabilirea unui responsabil cu elaborarea și actualizarea sistematică a procedurilor.
– Realizarea unui control pe perioada auditată pentru a stabili dimensiunile disfuncțiunii constatate și refacerea Registrului de casă.
– Fixarea unor atribuții concrete, coroborate cu procedurile și fișele de post pentru personalul implicat în această activitate.
– Elaborarea unui sistem de pregătire profesională a personalului din cadrul compartimentelui administrativ-financiar.
– Realizarea controlului periodic, asupra modului de întocmire și utilizare a Registrului de casă de către persoana responsabilă cu evidența contabilă a operațiunilor de casă din cadrul unității.
– Verificarea modului de întocmire și utilizare a Registrului de casă pe perioada auditată și corectarea erorilor până la sfârșitul anului.
Pentru această problemă, s-a elaborat și – FCRI nr. 4.3._Achiziții care a fost înaintat managementului entității în vederea luării măsurilor care se impun cu privire la respectarea legislației privind angajarea și efectuarea cheltuielilor aprobate prin buget.
V.Organizarea și efectuarea controlului financiar preventiv
Aspecte pozitive
Auditorul intern, prin evaluarea testărilor asupra modului de organizare și exercitare a CFP a constatat că acesta este organizat și funcționează, dar nu există elaborate proceduri de lucru specifice, în conformitate cu cadrul normativ în vigoare, pentru toate activitățile entității.
V.5.5.21.Cadrul de reglementare al CFP
V.5.5.22.Exercitarea acordării/refuzului vizei de CFP
V.5.5.23.Conducerea Registrului privind operațiunile prezentate la viza CFP
5.5.21,22,23.Nerespectarea cadrului legal de exercitare a controlului financiar preventiv propriu aplicabil instituțiilor publice. Inexistența procedurilor specifice instituției pentru exercitarea CFP-ului-FIAP nr.5.1.21.
CONSTATARE:
Deciziile de numire a persoanelor împuternicite să exercite CFP nu cuprind perioadele de efectuare a controlului, documentele, operațiunile și limitele valorice pentru care sunt împuternicite. De asemenea, nu este precizat termenul de pronunțare pentru acordare/refuzului vizei, în funcție de complexitatea operațiunilor.
De asemenea nu se respectă cadrul general al operațiunilor supuse controlului financiar preventiv și codul specific de norme profesionale pentru persoanele care desfășoară activitatea de control financiar preventiv propriu.
La nivelul unității nu există proceduri scrise și formalizate, pentru exercitarea controlului financiar preventiv, în conformitate cu prevederile OMFP nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, particularizate, dezvoltate și actualizate în raport cu specificul unității pentru fiecare operațiune, prin liste de verificare.
Inexistența unui sistem de comunicare permanentă între Compartimentului Administrativ-Financiar din cadrul unității și structurile economico-financiare de la nivelul ordonatorilor secundari și terțiari de credite.
CONSECINȚE:
Exercitarea parțială a controlului financiar preventiv la nivelul entității, datorită dezvoltării incomplete a procedurilor pe specificul unității.
RECOMANDĂRI:
Centralizarea la nivelul unității a tuturor operațiilor supuse controlului financiar preventiv propriu, în scopul elaborării unor proceduri privind exercitarea controlului financiar preventiv propriu, în conformitate cu prevederile OMFP nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv.
Elaborarea unui Ghid practic privind exercitarea controlului financiar preventiv, care să conțină: scopul controlului financiar preventiv și categoriile de operațiuni asupra cărora se exercită; modul de organizare a controlului financiar preventiv la nivelul fiecărui ordonator de credite; proceduri de control, termene de acordare/refuz a vizei CFP, precum și exemple practice privind completarea documentelor utilizate.
Efectuarea unui program de pregătire profesională cu întregul personal al unității care să aibe ca obiectiv prelucrarea OMFP nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entitățile publice și pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial.
Constituirea grupului de lucru pentru implementarea noului sistem de control intern în conformitate cu OMFP nr. 946/2005 privind Codul controlului intern.
Instruirea personalului din cadrul compartimentelor pentru elaborarea Registrului riscurilor și a procedurilor de lucru.
VI.Organizarea și efectuarea arhivării documentelor financiar-contabile
Aspecte pozitive
În urma evaluărilor și observării directe se constată păstrarea documentelor în bune condiții până la predarea la arhivă cu respectarea normelor, acestea fiind șnuruite și numerotare.
VI.6.6.24.Cadrul normativ și procedural privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea financiar-contabilă
Pe baza observării directe s-a constatat cunoașterea cadrului normativ de arhivare a documentelor.
VI.6.6.25.Desemnarea personalului responsabil cu arhivarea documentelor
Pe baza observării directe și a discuțiilor purtate este prevăzut în regulamentul instituției activitatea de arhivare la nivelul instituției.
VI.6.6.26.Sistemul de păstrare al documentelor până la predarea la arhivă
Pe baza observării directe s-a constatat că sistemul funcționează.
VI.6.6.27.Locațiile de depozitare provizorii și definitive a documentelor financiar-contabile
Din analiza respectării modului de păstrare a documentelor financiar-contabile pe suport de hârtie s-a constatat lipsa unui sistem de proceduri privind arhivarea documentelor financiar-contabile, în conformitate cu normele legale.
Se recomandă elaborarea și formalizarea unui sistem de proceduri privind arhivarea documentelor financiar-contabile, stabilirea unui responsabil cu elaborarea și actualizarea acestor proceduri, privind arhivarea documentelor financiar-contabile, atât pe suport de hârtie, cât și pe suport magnetic;
III. CONCLUZII
Structura auditată are obligația să întocmească Programul de acțiune si Calendarul implementării recomandărilor și să raporteze periodic în scris auditorului conform recomandărilor din FIAP-urile întocmite stadiul implementării acestora.
Auditorul, pe baza analizelor și evaluărilor efectuate apreciază Activitatea financiar-contabilă, conform grilei prezentate în continuare.
Evaluarea are la bază discuțiile care au avut loc, cu privire la recomandările auditorului, în ședința de închidere a misiunii de audit intern, apreciate de către participanți, ca fiind realiste și posibil de implementat în practică.
Structura auditată are obligația să respecte Programul de acțiune și Calendarul de implementare a recomandărilor, cu scopul implementării recomandărilor la termenele stabilite și să raporteze auditorului în scris, periodic, stadiul implementării acestora.
Auditor intern
Pentru conformitate
Copyright Notice
© Licențiada.org respectă drepturile de proprietate intelectuală și așteaptă ca toți utilizatorii să facă același lucru. Dacă consideri că un conținut de pe site încalcă drepturile tale de autor, te rugăm să trimiți o notificare DMCA.
Acest articol: Studiu de Caz Privind Auditul Public Intern Exercitat la Colegiul Tehnic Ioan Ciordas Beius (ID: 147456)
Dacă considerați că acest conținut vă încalcă drepturile de autor, vă rugăm să depuneți o cerere pe pagina noastră Copyright Takedown.