Strategii de Transformare a Unitatii Speciale de Aviatie Tulcea Prin Reproiectarea Proceselor Informationale

CUPRINS

1. STRATEGIA

2. STRUCTURA

3. SISTEME

INTRODUCERE

Organizația este un sistem social în care și prin care oamenii cooperează pentru îndeplinirea unor obiective comune, sau altfel spus, organizația implică o formă aparte de corelare, atât între oameni și scopuri, cât și între oameni și structuri.

Scopul organizațional reprezintă însăși rațiunea constituirii și existenței organizațiilor, dar transformarea scopului general în rezultate concrete implică mult mai multe variabile decât simpla “adunare” a unui grup de oameni. Acest proces de îndeplinire a obiectivelor ține în mare măsură de aspecte ca: calitatea interacțiunii umane, structura organizației, mărimea organizației, numărul nivelelor ierarhice (diferențierea pe verticală a organizației), numărul departamentelor, al subunităților funcționale (diferențierea pe orizontală), complexitatea activității (diviziunea muncii, specializarea), condițiile de mediu, calitatea actului managerial, cultura organizației, resursele avute la dispoziție și nu în ultimul rând de capacitatea organizației de a se adapta/ reorganiza.

Organizația pe care mi-am propus să o abordez prin prisma strategiilor de reproiectare a proceselor informaționale este UNITATEA SPECIALĂ DE AVIAȚIE TULCEA , organizație în care îmi desfășor activitatea.

Înființată in luna mai 2008, Unitatea Specială de Aviație Tulcea, subordonată Inspectoratului General de Aviație al MAI, este o componentă a sistemului de ordine și siguranță publică având ca pricipale atribuții:

Cercetarea și supravegherea din aer;

Căutarea și salvarea persoanelor aflate în dificultate sau a căror viață este pusă în pericol, pe uscat și pe apă;

Sprijinul aerian al forțelor de intervenție din cadrul tuturor structurilor MAI prin: transport aerian, debarcare, parașutare, coborâre rapidă din elicopter și asigurare din aer a acțiunilor;

Transportul aerian al:

-bunurilor materiale afectate de calamități naturale, accidente, incendii, explozii, avarii;
-apei, hranei și a bunurilor de strictă necesitate în zonele afectate de dezastre;
-delegațiilor oficiale și demnitarilor;

-armamentului, munițiilor, materialelor explozive, a altor substanțe periculoase, precum și a materialelor care necesită un timp scurt de transport (inclusiv substanțe și produse farmaceutice).

Escortă aeriană a:

-coloanelor oficiale;

-transporturilor speciale.

Comandă-control prin:

-supravegherea și coordonarea din aer a operațiunilor și acțiunilor structurilor MAI;
-filmarea, înregistrarea și transmiterea în timp real a imaginilor în centrele operaționale, ziua și noaptea.

Stingerea incendiilor de suprafață cu ajutorul instalațiilor speciale de la bordul elicopterelor;

Informarea/alertarea publică:

-cu ajutorul dispozitivelor de comunicare acustică;

-prin difuzare de materiale informative de la bordul elicopterelor.

Misiuni umanitare și transport aeromedical de urgență.

De la înființare și până în prezent, evoluția Unității Speciale de Aviație Tulcea a fost strîns corelată cu situația economică precară cu care s-a confruntat și țara noastră, suferind repetate “ajustări” în sensul reorganizării pentru reducerea cheltuielilor.

Abordarea pe care mi-am propus-o este de a reproiecta procesele informationale ale unității in sensul măririi capacității operative, dar constrânsă totodată de capabilități financiare reduse, care nu permit nicidecum dezvoltarea facilităților existente (hangare, platforme, recrutare personal, etc.).

1. STRATEGIA

Într-o lume globală complexă, dinamică și conflictuală, puternic afectată de criza economică și financiară, siguranța cetățenilor și ordinea publică reprezintă obiective fundamentale ale guvernării țării noastre.

Schimbările mediului socio-economic intervenite pe parcursul ultimilor ani au afectat stabilitatea economică și securitatea regională, crescând cerințele și presiunea asupra sistemului național de ordine și siguranță publică.

Situată în nordul Dobrogei, în incinta Aeroportului Internațional “Delta Dunării” Tulcea, Unitatea Specială de Aviație Tulcea are ca obiectiv îndeplinirea atribuțiunilor sale în zona sa de competență, și anume județele Tulcea, Braila, Galați și Constanța, zona Deltei Dunării precum și a mării teritoriale a României și a zonei contigue adiacente acesteia.

Datorită angajamentelor și responsabilităților luate de țara noastră în cadrul alianței NATO precum și al parcursului European vis-à-vis de inevitabila integrare în spațiul european de liberă circulație, rolul Unității Speciale de Aviație Tulcea se conturează din ce în ce mai bine, având responsabilități nu numai la frontiera de SE a României ci chiar la frontiera Spațiului Schengen.

În ciuda oricăror dificultăți de ordin material, strucural etc, unitatea trebuie să se achite de responsabilitățile care îi revin fiind un garant de securitate în zona de responsabilitate. Datorită repetatelor acțiuni de restructurare (eliminarea de poziții, comasarea unor structuri) anumite compartimente din sfera operațională se află în imposibilitatea de a fi operative 24/7. În situația în care revenirea la situația inițială precum și încadrarea cu personal suficient sunt puțin probabile, îmi concentrez eforturile de reproiectare pe eliminarea completă a compartimentelor afectate (atribuțiile acestor compartimente vor fi preluate de compartimentele similare da la eșalonul superior care sunt operative 24/7), simplificarea fluxului informațional și concentrarea acestuia preponderent pe direcția îndeplinirii obiectivelor mandatate.

2. STRUCTURA

Structura propusă a unității este una slab ierarhizată (plată), dezvoltată pe orizontală și axată preponderent pe asigurarea activității de zbor, cu minim de personal auxiliar.

Fiind o unitate de aviație, toate compartimentele concură pentru asigurarea activității de zbor. Lucrările regulamentare asupra aeronavelor, trecerile la exploatarea de sezon etc. sunt execuate de către Biroul exploatare aeronave, necesarul de carburanți, lubrifianți, echipamente se asigură prin grija Biroului logistic.

Detașamentele de zbor sunt alcătuite din personal navigant (piloți, tehnici de bord, operatori de bord, salvatori) capabil să execute misiuni de zbor ziua și noaptea în toate condițiile meteo. Totodată gradul de pregătire al piloților instructori permite efectuarea activităților de instruire la sol și în zbor a piloților tineri. Inainte de executarea misiunilor echipajele îți fac pregătirea telefonic la eșalonul superior în structura de conducere și coordonare a zborurilor care este operativă 24/7 (depunere plan de zbor, zone restricționate, informarea asupra conditiilor meteo).

Birolul comunicații asigură legaturile telefonice, fax, mesagerie electronică criptată, legăturile sol-aer astfel unitatea fiind interconectată atât cu eșalonul superior cât și cu celelalte structuri ale MAI cu care execută misiuni în colaborare.

Compartimentul Dispecerat reprezintă interfața între unitate și alte instituții/eșalonul superior transmițând/ primind solicitările/ordinele.

Toate documentele (ordine, dispoziții, solicitări, evidență prezență, ore lucrate, etc.) sunt păstrate în compartimentul Secretariat și documente clasificate.

Comandantul, prin ședințele de comandă stabilește în funcție de ordinele primite misiunile care se vor executa, echipajele participante la zbor în funcție de gradul de dificultate al misiunilor și de nivelul de pregătire atins de către piloți, ce aeronave participă la zbor în funcție de resursa disponibilă, ce aeronave intră la lucrări regulamentare, cu alte cuvinte asigură o exploatare rațională a resursei de aviație astfel încât unitatea să aibă permanent elicoptere pregătite pentru zbor.

Datorită comprimării structurii, funcțiunile compartimentelor Financiar, Resurse umane, SSM, Control trafic aerian și Asigurare meteorologică sunt preluate de către eșalonul superior.

3. SISTEME

Trecerea la o structură mai “suplă” implică o eficientizare a sistemelor organizației pentru menținerea gradului de îndeplinire al obiectivelor și se impune cu atât mai mult dacă se vizează o imbunătățire.

Sistemul decizional este unul simplificat, hotărârea comandantului fiind pusă imediat în executare prin intermediul ședințelor de comandă sau a ordinelor directe. Pentru operativitate, in anumite situații (intervenții în urgențe medicale, situații de urgență, etc.) comandantul poate aproba executarea misiunii cu informarea ulterioară a eșalonului superior.

Un atu pentru creșterea operativității îl constituie sistemul de comunicații care face posibilă primirea în cel mai scurt timp a solicitărilor de intervenție (telefon, fax, mesagerie electronică criptată – funcție de caracterul misiunii), menținerea permanentă a legăturii radio cu aeronavele plecate în misiuni (informarea asupra schimbării condițiilor meteorologice în zona de acțiune, schimbarea misiunii în aer, etc.).

Modul de evidență al orelor de zbor efectuate va fi imbunătățit (folosirea unui software dedicat), permițând interogarea rapidă a bazei de date pe diferite criterii: pe condiții meteo, ziua , noaptea, pe calitatea avută la bord de către piloți, pe tipul de structuri cu care s-au efectuat misiuni. Astfel se poate gestiona rapid și în condiții de maximă acuratețe activitatea de zbor atât la nivel de unitate cât și pe fiecare pilot în parte.

De asemenea va fi implementat sistemul informatic de gestiune al Biroului exploatare aeronave conectat cu eșalonul superior care permite în permanență cunoașterea în timp real al stocurilor de carburanță și lubrifianți, al resursei de zbor al aeronavelor, al consumabilelor, al lucrărilor regulamentare ce urmează a se efectua (acest lucru permite eșalonului superior cunoașterea în permanență a necesarului de materiale precum și momentul când se impune trimiterea de specialiști pentru executarea unor lucrări mai complexe – astfel pot fi eliminate/ diminuate situațiile când nu se pot efectua misiuni de zbor).

Evidența, gestionarea, păstrarea, îndosarierea și distrugearea documentelor produse de unitate revin în grija compartimentului Secretariat și documente clasificate.

Sistemul finaciar cât și cel al resurselor umane este suplinit de către eșalonul superior.

Modul de conlucrare la tuturor sistemelor este analizat de fiecare dată după executarea misiunilor de zbor în cadrul analizei zborurilor, cât și în cadrul bilanțurilor trimestriale/ semestriale/ anuale.

4. VALORI COMUNE

Conceptul de cultură organizațională se referă la tot ceea ce înseamnă standarde  colective de gândire, atitudini, valori, convingeri, norme, tipare de comportamente și obiceiuri care există într-o organizație. În componența culturii organizaționale putem distinge unele  elemente vizibile cum ar fi comportamentele și limbajul comun, ritualuri și simboluri, dar de asemenea avem și componente mai puțin vizibile, cum ar fi percepțiile și reprezentări despre ce e ”valoarea” în organizație, mituri, standarde empirice despre ce înseamnă a munci bine și a te comporta corect, despre ”cum se fac lucrurile pe aici”, și altele.

Cultura organizațională se formează datorită interacțiunilor repetate între membrii organizaiei, a aducerii în comun a credințelor și valorilor indivizilor care o alcătuiesc, deși există anumite aspecte legate de conducere și implicit de modul de luare a deciziilor, nivelul de formalism, structura de organizare, politicile și regulile organizației, care generează mai multe sistemele a căror valoare și importană generează un anumit tip de comportament.

Cultura organizațională reflectă de la cum să se îmbrace la muncă angajații, la ce beneficii primește fiecare, la care sunt cursurile de  perfecționare profesională la care trebuie să participe, în final reflectă aproape orice este legat de timpul petrecut la locul de muncă, în organizație. Fiind o lege nescrisă de cele mai multe ori, angajatul va înțelege ce este cultura organizațională după căteva luni petrecute în cadrul acesteia, interacționând cu colegii săi, și participând la acțiunile colective atăt la locul de muncă, cât și în afara acestuia. 

În ceea ce privește personalul unității, “legea nescrisă” care le ghidează activitatea pune accent pe siguranța misiunilor de zbor, pe creșterea continuă a standardelor de securitate a zborurilor și pe perfecționarea continua. Nu se face rabat de la nimic pentru satisfacția lucrului bine făcut. În afara organizație, în relația cu alte persoane, se constată o atitudine pozitivă, a personalului unității, de apartenență la mica comunitate din lumea aviației, lucru de altfel adeverit și de atitudinea de admirație din partea celorlalți.

Socializarea organizațională, se identifică la nivelul unității prin aspecte ca: 

– procesul prin care noii membrii sunt îndoctrinați cu expectativele și ritualurile organizației, cu normele ei culturale sau coduri nescrise de comportament; parte a componentei ordine și siguranță publică, activitate se desfășoară în conformitate cu prevederile legilor statului, cu prevederile regulamentelor militare, a ordinelor și a dispozițiunilor comandanților și șefilor.

 – procesul prin intermediul căruia noii veniți cunosc, învață și interiorizează valorile și comportamentele dezirabile specifice noii organizații.

Datorită nivelului înalt de cunoștințe tehnice, personalul nou, este instruit și supravegheat îndeaproape de către cadrele cu state vechi, multe din activitățile complexe desfășurându-se în “dublă comandă”.

5. COMPORTAMENT

Stilul de conducere exprimă modalitațile prin care managerii (comandanții) iși exercită atribuțiile ce le revin în planificarea, organizarea, antrenarea și coordonarea activității fiind definit în principal de atitudinea față de subordonați, fiind reflectat de modul în care un manager gândește și acționează.

Stilul de conducere identificat la nivelul conducerii unității este cel al “realizatorului sau al adevăratului manager” – acordă atenție laturilor principale ale activității, îndeplinirii sarcinilor, dezvoltării relațiilor umane și manifestă interes pentru creșterea continuă a eficienței. Consideră că, managerul are rolul de a organiza cât mai bine activitatea colaboratorilor, stabilește standarde ridicate, pretinzând de la fiecare colaborator un randament maxim dar diferențiat în raport cu posibilitatea fiecăruia; stimuleaza interesul colaboratorilor pentru găsirea soluțiilor de rezolvare a problemelor. Realizează un climat favorabil, colaboratorii sai simțindu-se responsabili atât pentru succese cât și pentru eventualele eșecuri.

Când situația impune și nu este timp suficient comandantul folosește un stil autoritar, specific de altfel organizațiilor militare.

Subordonații colaborează eficient pentru îndeplinirea obiectivelor, trăsătură de altfel specifică aviației, fiecare fiind o părticică mică a unui dispozitiv fără de care acesta nu poate funcționa.

6. PERSONAL

În unitate se întâlnesc toate specialitățile specifice aviației:

personalul de conducere a aeronavelor pe timpul misiunilor de zbor cuprinde:

a) piloții, piloții de încercare, recepție, verificare și cosmonauții;

b) navigatorii de bord.

personalul tehnic de exploatare a aeronavelor, motoarelor, instalațiilor, echipamentelor și sistemelor de bord pe timpul executării misiunilor de zbor cuprinde:

a) inginerii sau mecanicii de bord;

b) radiotelegrafiștii de bord;

c) operatorii foto, radio, radiolocație și hidrolocație de bord;

d) operatorii troliu;

e) trăgătorii aerieni/operatorii sistemelor de arme de la bord;

f) specialiștii cu încărcarea și centrajul;

personalul de însoțire cuprinde:

a) comandanții de aeronavă;

b) însoțitorii de bord;

c) medicii însoțitori de bord;

d) paramedicii;

e) salvatorii.

personal de tehnico-ingineresc de exploatare la sol;

specialiști comunicații aeronautice;

personal de stat major.

În ceea ce privește încadrarea cu personal, se impune în următorii ani recrutarea de personal tânăr, în special piloți, tehnici de bord și de sol pentru a se putea facea transferul de cunoștințe către generațiile viitoare de specialiști, bine știut fiind faptul că atingerea unui nivel ridicat de spacializare în aviație este un proces de lungă durată.

Datorită diversității de specialități o atenție deosebită este atribuită procesului de pregătire la sol și în zbor, fiind necesare programe diferențiate pe specialități, pe calificări și nivele de pregătire.

7. COMPETENȚE

Fiind un mediu profund tehnic și înalt specializat personalul incadrat își cunoaște foarte bine atribuțiile și sarcinile operaționale ce-i revin, ne fiind posibilă îndeplirea unor atribuții specifice altor posturi, ba mai mult acest lucru poate fi considerat o verigă slabă în executarea în deplină securitate a misiunilor aeriene.

Competențe identificate:

aptitudini și competențe lingvistice atât în limba maternă cât și în limbi de circulatie internațională – manuale și documentații de exploatare în limba producătorului aeronavei/ echipamentului, misiuni externe, cursuri în străinătate, vizite ale unor delegații străine, convorbiri radio pe rută în cadrul zborurilor externe;

aptitudini și competente matematice: capacitatea de a gândi și raționa matematic, de a înțelege și utiliza diferite reprezentări ale obiectelor, fenomenelor și situațiilor matematice;

aptitudini și competențe științifice și tehnologice capacitatea de a utiliza și manipula instrumente tehnologice; capacitatea de a recunoaște trăsăturile esențiale ale fenomenelor studiate; capacitatea de a comunica concluziile și raționamentele care au stat la baza acestora;

aptitudini și competente de învățare: capacitatea de a aloca timp invățatului; autonomie, disciplină, perseverentă în procesul de învățare; capacitatea de concentrare pe termen scurt și pe termen lung; capacitatea de a reflecta critic asupra obiectului și scopului învățării; capacitatea de a comunica, ca parte a procesului de învățare, utilizând mijloacele potrivite (intonație, gestică, mimică etc.- mai ales pentru instructorii de zbor);

aptitudini și competențe civice, interpersonale, interculturale și sociale: capacitatea de a manifesta solidaritate în a rezolva problemele care afectează comunitatea locală sau comunitatea largă; capacitatea de a relaționa eficient cu instituții din domeniul public; capacitatea de a comunica constructiv în situații sociale diferite (a tolera alte puncte de vedere, a conștientiza responsabilitatea individuală și colectivă).

Competențele personalului sunt verificate în cadrul convocărilor de specialitate, a examinărilor la sol și în zbor, a controalelor eșalonului superior sau ori de câte ori se constată “derapaje”, existând pârghii legale pentru oprirea de la desfășurarea de activități aeronautice până la remedierea lor.