ȘTIINȚELE INFORMĂRII ȘI DOCUMENTĂRII Lucrare de disertație Coordonator științific, Prof.univ.dr. Paula Ivan Prof.univ.dr. Ana Victoria Sima Student,… [606552]

UNIVERSITATEA BABEȘ -BOLYAI
FACULTATEA DE ISTORIE ȘI FILOSOFIE
SPECIALIZAREA
ȘTIINȚELE INFORMĂRII ȘI DOCUMENTĂRII

Lucrare de disertație

Coordonator științific,
Prof.univ.dr. Paula Ivan
Prof.univ.dr. Ana Victoria Sima
Student: [anonimizat]
2017

1
Introducere

Motto:
„Arhivele sunt tezaure prin care se legitimeză
poporul nostru în fața întregii lumi" .
Nicolae Iorga

Arhivistica este una dintre științele auxiliare ale istoriei, zise tradiționale, ca
paleografia, diplomatica, sigilografia, care se ocupă de crearea, conservarea și folosirea
arhivelor și cu teoria și practica muncii în Arhivele Naționale sau în depozitele unor instituții
ale statului sau private. Arhivistica este ajutată de toate celelalte științe ale istoriei, în
realizarea evidenței, folosirea și conservarea documentelor. Termenul de arhivă își are
originea din grecesul archeion care însemna reședința arhonilor la vechii greci și locul de
păstrare a documentelor din timpul magistraturii acestor a. În limba latină archivum,arc hivium
înseamnă locul de păstrare al documentelor și docu mentele păstrate în acel loc. Î n zilele
noastre, o arhivă este un depozit în care o instituție își păstrează documentele.
Orice arhivă trebuie să îndeplinească următoarele criterii : să se formeze în urma
activității unui creator de arhivă, să cuprindă toate documentele create în decursul activității
acestuia și să formeze o unitate organică, condusă după o anumită ordine.
,,Arhivele ocupă un loc bine stabilit în problema documentării. Cu ajutorul lor se pot
studia numeroase teme din toate domeniile de cercetare. Folosirea arhivelor, păstrătoare ale
unor documente unice și adesea de valoare incalculabilă, nu se poate face oricum. Empirismul
și lipsa de sistematizare le distruge sau le ruinează făcân du-le inutilizabile Pentru a se
preîntîmpina aceste neajunsuri și ca să fie în același timp la îndemâna oricărei cercetări, există
un specific al muncii în arhive. Știina arhivistică, prin cercetările ei fundamentale și
aplicative, are scopul să creeze cel e mai bune condiții pentru acestă muncă, indiferent de cine
este nevoit să facă apel la documentele din arhive ”1.
Lucrarea mea de disertație numită ,, Arhiva unității de învățământ – studiu de caz :
Școala Gimnazială ,,Ion Creangă” ” am realizat -o din dorința conducerii școlii de a avea
arhiva școlii pusă la punct, întocmind nomenclatorul si inventarul arhivistic. Orice instituție,

1 Aurel Sacerdoțeanu, Arhivistică, Ed.Didactică și Pedagogică, București, 1971, p.5 -6

2
fie ea de invățământ, ecleziastică, primăriile, prefecturile, etc., trebuie să aibă un depozit de
arhivă ordonat ,iar documentele inventariate după un nomenclator. Consider că practica,
munca de voluntariat depusă la Direcția Județeană Arhivele Naționale Cluj și cunoștințele
dobândite de -a lungul anilor ca student: [anonimizat] ,să arhivez documentele unei instituții de învățământ. Această lucrare are două părți
: sfera teoretică și sfera practică. Am realizat nomenclatorul arhivistic pe anul 2015 -2016,
apoi am întocmit inventarele după nomenclator si am arhivat documentele deținute de școală.
Orice viitor arhivist/arhivar care iși dorește să lucreze în Arhivele Naționale sau în
arhiva unei instituții a statului sau private trebuie să cunoască și să înteleagă procesul,
mecanismul de lucru intr -o arhivă pre cum și instrumentele de lucru. Inainte de toate acestea,
un viitor arhivist trebuie să cunoască , să respecte și să pună în aplicare Legea Arhivelor
nr.16/1996 și Instrucțiuni privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de
documente, aprobat e de conducerea Arhivelor Naționale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23
mai 1996.
Îndrumat de coordonatorul științific prof.dr. Paula Ivan, profesorul titular conf.univ.dr.
Ana Victoria Sima, cu ajutorul șefului de departament din Arhivele Naționale, domnul
Valentin Dălălău și cu ajutorul colectivului Ș colii Gimnaziale ,,Ion Creangă” am reușit să
realizez această lucrare de disertație.
Mulțumesc tuturor celor care m -au ajutat în redactarea acestei lucrări de disertație.

3
Capitolul I
1.1 Nomenclator arhivistic

Literatura de specialitate ii acordă mai multe definiții nomenclatorului, toate pornind de
la instrucțiunile Arhivelor Statului :
1. Nomenclatorul pune ordine în formarea dosarelor și orientează întreaga
organizare ulterioară a muncii de arhivă : inventariere, selecționare, microfilmare,
etc.
2. Nomenclatorul este întocmit de fiecare organizație. În cadrul marilor organizații
se realizează pentru fiecare compartiment de muncă. În elaborarea acestuia
colaborează toate compartimentele, adică se întocmesc fișe pentru toate
categoriile de documente grupate în dosare și pentru registre. Rezumatul se
formulează clar, ținându -se seama și de termenul de păstrare; de exemplu pentru
planurile de muncă sau dări de seamă se întocmesc dosare separate p entru cele
trimestriale, lunare sau anuale deoarece fiecare are termen de păstrare diferit. Nu
se folosesc formulări precum ,,diverse”, ,,corespondență diferită” , ,,lucrări
diverse”.
În formularele din anii 1955 și 1957 rubricile nomenclatorului sunt asemănătoare iar din
anul 1971 s -a adăugat rubrica ,,termenul de păstrare”. Numerotarea dosarelor conform
Decretului nr.472/1971 și instrucțiunilor numerotarea dosarelor se face începând c u nr. crt. 1
la fiecare compartiment de muncă. Prin acest sistem de numerotare se poate adăuga noi dosare
create în cursul unui an.
În Arhivele Statului pentru organizarea muncii arhivistice s -au stabilit instrumente de
lucru corespunzătoare : nomenclator ul de dosare și indicatorul de termene de păstrare. De -a
lungul istoriei Arhivelor Statului au fost preocupări pentru întocmirea acestor două
instrumente încă de la înființare.
,,Mulțimea și mărimea delelor din vreme în vreme se adaugă spre depunere la Arh ivele
Statului adăugând într -o însemnată cătățime, trăgând băgare de seamă spre întrebuințarea
oricărei mpsuri s -ar socoate de cuviință asupra aflării vreunui mijloc cu care închipuirea,
alcătuirea, mărimea și grosimea delelor de obște ar putea lua vreo pr efacere într -o

4
complectuire mai încăpătoare și purtăreață”. (Arh.St.Buc., fond Vornicia Dinlăuntru, dosar
4556/1839, f.1)
Datorită numărului mare de dosare create și depuse spre păstrare la Arhivele Statului și
lipsa spațiilor de depozitare atât la Arhive cât și la instituțiile centrale s -au luat măsuri pentru
înlăturarea dosarelor ,,netrebuincioase” adică s -au stabilit termene de păstrare a documentelor.
Așadar în proiectul de Regulament pentru Arhivele Statului, din 1840 la art.20 se
menționează următoru l lucru ,,hîrtiile ce vor intra la dregătorii și vor rămînea fără nici o
lucrare, adică de va da cineva vre o jalbă sau vre o altă hîrtie și nu să va mai arăta în soroc dă
trei luni a cere lucrarea și săvîrșirea ei, să nu se mai socotească între delile luc rătoare și
săvîrșite ci ca o netrebuincioasă, să nu se trimită la Arhivă…”. În anul 1842 Sfatul
Administrativ Extraordinar al Țării Românești a hotărât formarea unei comisii care să
studieze și să realizeze două opise în care să se treac ă dosarele folositoare și nefolositoare,
care mai apoi să fie depuse la o mănăstire pe o perioadă de 30 ani de la data încheierii.
Domnitorul Mihail Sturza în anul 1843 în urma unei inspecții la diverse instituții pentru a
vedea depozitele a dat ordin ,,ca cele ce ar fi sfîrșite de 10 ani, să se ardă și tot cu această
orînduială să se urmeze în viitorime”.
Cunoscutul arhivist Gh. Asachi pentru păstrarea documentele valoroase a indicat
termene de păstrare între 10 și 40 ani și permanente.
În anul 1924 pentru selecționarea documentelor, se fixează termenul de păstrare 30 ani,
instituțiile având obligația de a întocmi cîte o listă în dublu exemplar, de toate dosarele cu o
vechime mai mare de 30 ani.2 (pg.18)
Termenele de păstrare amintite mai sus stabilite de st rămoșii nostri au dus la formarea
îndreptarelor pentru întocmirea indicatorului de termene.
În Transilvania arhivele au avut condiții de păstrare diferite. Acestea se păstrau fie la
creator, fie la locurile de depozitare precum Cluj -Mănăștur, Alba Iulia, d epozitele de la Sibiu ,
acestea neavând de suferit precum cele din Țara Românească si Moldova. Au existat
preocupări pentru întocmirea nomenclatorului și a indicatorului.
Sigismund Jako, în articolul ,,Instrucțiuni arhivistice ale oficiilor din Transilvani a 1575 –
1841 – problema reorganizării arhivelor din Transilvania”, menționează introducerea

2

5
registraturii actelor la sfîrșitul secolului al XVII -lea. În cancelarii, materialele se așezau într -o
anumită ordine. Repertoriile și numerele notate pe acte serveau pentru orientare în arhivă.
Faptul că se menținea transcrierea actelor în registre indică o preocupare mai mare pentru
păstrarea documentelor decît pentru ordonarea lor. Sistemul de evidență al actelor în
Transilvania dovedește că nu a existat preocupare pentru întocmirea unui ,,nomenclator de
dosare”.
Pentru documentele păstrate în Transilvania autoarea precizează următoarele :
a. pentru documentele create de sediile orfanale termene de păstrare 10 -32 ani
b. pentru dosarele privind cauzele minorilor sau inter zișilor fără avere, aflate sub tutelă
termenul de păstrare este de 10 ani de la data încetării supravegherii tutelare, iar
dosarele celor cu avere se păstrează 32 ani.
c. pentru dispoziții generale, registre intrare -ieșire, registrul serial de arhivă, etc.
termenul de păstrare este Permanent
d. pentru actele judecătorești (conform unui regulament de selecționare a arhivelor
judecătorești din județul Mureș -Turda din 1913) termenele de păstrare sunt de 10
ani, 32 ani sau Permanent.

Al doilea instrument de lucru – INDICATORUL – stabileste valoarea practică sau
istorico -documentarp a documentelor create de o organizație.
Indicatorul este ,,transpunerea pe alt plan a nomenclatorului instituției și are ca scop
principal fixarea valorii permanente sau temporare a dosar elor” 3 și ,,un clasificator pe ramură
de producție, care se întocmește sub forma unui tabel în care se redau grupele de documente
nu pe compartimente de muncă și pe activități c u specificarea fiecărei grupe”4.
Aplicarea corectă a nomenclatoarelor asigură arhivei nou create o constituire a dosarelor
pe probleme și termene de păstrare, oferă condiții bune de selecționare a documentelor
permanente și de eliminare a celor nefolositoare. În felul acesta, se împiedică orice posibilitate
de includere a unor documente importante în dosare nesemnificative și se exclude pericolul
dării lor la retopit. Conducerile unităților creatoare de documente au datoria morală și
obligația legală de a urmări modul cum se plaică legisla ția arhivistică, știut fiind faptul că

3 A.Sacerdoțeanu, Arhivistica, Edit. Didactică și pedagogică, București, 1971, p. 139
4 T. Necșa, art.cit. p 62

6
distrugerea din neglijență a documentelor, în cele mai dese cazuri, exclude posibilitatea
reconstituirii lor. Și dacă primii arhiviști ai statului considerau documentele de arhivă ca
„sanctuarul drepturilor compatrioț ilor” (Gheorghe Asachi) și „o avere publică care slujește de
temei legiuirilor și istoriei țării” (Vasile Alecsandri), cu atât mai mult astăzi când statul, prin
Legea Arhivelor Naționale, le asigură protecție specială, toți factorii cu atribuții au obligaț ia
să contribuie la constituirea unor arhive care să ilustreze generațiilor viitoare, momentele de
istorie pe care le trăim.
Existența specialiștilor în comisiile de selecționare este și ea hotăratoare, atît la
întocmirea indicatoarelor și nomenclatoarelo r cat, mai ales, la selecționarea arhivelor. Practica
arată că aprecierea arbitrară a documentelor de către nespecialiști duce fie la propunerea de a
se păstra toate documentele, indiferent de problemele la care se referă și în cîte exemplare s -ar
afla, fi e la tendința de a se distruge toate documentele sub motivul că nu mai sunt utile.
Formalismul, superficialitatea, incompetența pot duce la pierderi irecuperabile de documente,
de aceea, pentru selecționarea documentelor este necesar să fie consultat un ce rc cat mai larg
de specialiști care să argumenteze propunerile de păstrare sau eliminare a documentelor.
Laurențiu Mera în ,,Îndreptar arhivistic” descrie modul de realizare, aplicare și
importanța nomenclatorului arhivistic in Arhivele Naționale.
Nomenc latorul arhivistic este instrumentul principal de lucru al fiecărui creator de
arhivă format dintr -un tabel sau listă care cuprinde toate categoriile de documente create pe
parcursul unui an. Acestea sunt grupate pe compartimente iar în cadrul acestora pe probleme
și termene de păstrare.
Gruparea documentelor pc baza nomenclatorului are mare însemnătate nu numai în
activitatea curentă ci și pentru activitățile ulterioare: constituirea unităților arhivistice,
inventarierea și selecționarea acestora, valorificarea informațiilor din documente etc .
O arhivă constituită fără aplicarea nomenclatorului este. practic, un conglomerat
eterogen de documente, a cărui reorganizare ulterioară necesită o reclasare a actelor.
operațiune anevoioasă și pretențioasă. care poate fi făcută cât de cât corect doar de către
personalul care a creat la compartimente documentele. 5
Întocmirea și aplicarea nomenclatorului este una dintre obligațiile creatorilor și
deținătorilor de documente cf. art. 8 din Legea Arhivelor Naționale nr. 1 6/ 1 996 și art. 1 0-15

5

7
din Instrucțiunile privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente.
Neîntocmirea și neaplicarea nomenclatoarelor arhivistice pentru documentele proprii
constituie contravenție și se sancționează conform art. 30 din Legea Arhivelor Naționale n r. 1
6/1996 modificat și completat prin Legea nr. 358/6 iunie 2002.
În întocmirea nomenclatorului se implică conducerea unității care prin șeful
compartimentului care răspunde de arhivă trimite fiecărui compa rtiment o notă internă prin
care solicită propuneri pentru realizarea nomenclatorului, propuneri care cuprind sub formă de
tabel toate documentele care trebuie să se creeze la fiecare compartiment. Șefii
compartimentelor au grijă ca gruparea documentelor î n dosare să se facă în funcție de
problemele comune tratate, importanța științifică și practică și termenele de păstrare.
„Propunerile compartimentelor pentru întocmirea nomenclatorului arhivistic trebuie să
fie temeinic analizate. astfel încât nici o cat egorie de documente să nu rămână pe dinafară,
întrucâ t aceste omisiuni vor duce ulterior în timpul clasării documentelor la încercă ri de
asimilare prin analogie care. în final, duc la pierderea individualității documentelor, la
imposibilitatea nominalizări i și regăsirii lor”6.
În nomenclator se regăsesc toate categoriile de documente. În cadrul compartimentului
regăsim dosarele apoi documentele preconstituite (registre, condici, cartoteci, etc) iar ordinea
dosarelor se stabilește în funcție de importanța ac telor.
Orice nomenclator arhivistic este format din cinci rubrici.
 În prima rubrică a nomenclatorului se trec denumirile exacte ale departamentelor sau
direcțiilor, în ordinea în care figurează în schema de organizare și se numerotează cu
cifre romane cifrele romane se scriu 1, 2, 3 4, (I, II, III . . . ).
 În rubrica a doua se trec compartimentele care compun departamentul sau direcția
respectivă (serviciile și/sau birourile) și se notează cu litere majuscule (A, B, C. .. ).
 În rubrica a treia se cons emnează, în rezumat, scurt, clar și concis, dar fără prescurtări,
cuprinsul documentelor ce constituie unitatea arhivistică (dosar, registru, condică,
cartotecă). Numerotarea unităților arhivistice se face cu cifre arabe, începând cu nr. 1
la fiecare compa rtiment, tocmai pentru ca eventualele completări sau omisiuni, făcute
ulterior la un compartiment sau altul să se poată face ușor, fără să afecteze întregul
nomenclator.

6

8
 În rubrica a patra se consemnează termenul de păstrare pentru fiecare categorie de
documente. Stabilirea lui se face având în vedere legile în vigoare, importanța
științifică a informațiilor din documente ca și importanța practică pentru activitatea
creatorului de documente. În dreptul grupelor de documente care se păstrează
permanent se s crie litera majusculă „P" (permanent), iar pentru cele care se păstrează
temporar se scrie cifra arabă care reprezintă numărul anilor cât se păstrează ( 1, 3, 5,
10, 50 etc). Dacă termenul de păstrare al unor grupe de documente nu poate fi stabilit
cu cert itudine în momentul întocmirii nomenclatorului, sau dacă există motive să se
presupună că, în anumite conjuncturi, informațiile documentelor pot avea importanță
științifică, lângă termenul de păstrare temporar se menționează „CS" (Comisia de
selecționare – ex. 1 0 CS). La expirarea termenului de păstrare, aceste documente vor
fi analizate de Comisia de selecționare cu mai mare atenție și, după ca z, pot fi reținute
permanent, po ate fi prelungit termenul de păstrare sau pot fi propuse pentru eliminare.
 Rubri ca a cincea este rezervată pentru observații.7
Cifra romană, litera majusculă și cifra arabă formează indicativul unității arhivistice
după nomenclator (IA 1 2).
Conform definiției date de A.Sacerdoțeanu în cartea ,,Arhivistica” nomenclatorul este
un tabe l stabilit de șefii administrațiilor sau de funcționarii care cunosc în amănunt
particularitățile muncii din instituție, anume însărcinați pentru aceasta și care pot vedea mai
departe nevoile serviciului. Tabla de repartizare (nomenclatorul) poate fi împăr țită în clase și
subclase.
Orice creator de arhivă trebuie să -și realizeze propriul nomenclator, care să curpindă
toate categoriile de documente din timpul activității sale, deoarece problema principală care se
pune este clasarea actelor, operațiune care trebuie făcută cu prudență și îndemânare tehnică.

7

9
1.2 Inventar arhivistic

Capitolul II
2.1 Arhiva unității de învățământ Șc oala Gimnazială ,,Ion Creangă”

Inainte de a prezenta istoricul școlii ,,Ion Creangă” voi relata un scurt istoric al
arhivelor instituțiilor de învățământ din România de -a lungul epocilor.
În perioada feudală apar școli domnești superioare și sătești în Țara Românească și
Moldova. Î n Transilvania învățământul este confesional și clerical, astfel că se înființează
colegii protestante, iar la Scheii Brașovului in sec.XVI apare prima școală românească.
În secolul XVIII arhivele școlare există prin școlile clericale sau municipale forma te în
Ardeal, fie prin aplicarea Regulamentelor Organice (1831) în Principate.
În secolul XIX învățământul este laicizat iar pe la jumătatea secolului putem vorbi de
o ierarhie a învățământul ui de la primar la universitar.
La învățământul superior avem Academia Mihăileană din Iași, apoi universitățile din
Iași, București și Cluj în anul 1872, care toate au mai multe facultăți, iar după 1919 apar și
altele. Toate categoriile de învățământ (primar, mediu, superior, tehnic și artistic) suferă
numeroase sch imbări structurale și extensive.
Din 1948, odata cu instaurarea regimul comunist, sistemul de învățământ a fost
restructurat astfel încât învățâmântul superior este impărțit în universități și institute.
In concluzie, fiecare școală deține sau trebuie să d ețină un fond propriu de arhivă.
Așadar se ține seama de numărul și genul documentelor, și de structura lor pentru a ști cum
să se procedeze la clasarea actelor produse.
„Înfrângerea umană a timpului” (Constantin Noica) presupune să dăruiești din prinosu l
tău sufletesc altora și lucrul acesta îl demonstrează, zi de zi, oamenii școlii noastre. Dedicați
meseriei, căutând permanent noul, dascălii nu fac nimic altceva decât să mijlocească
descoperirea propriei interiorități a fiecărui elev. Acesta a fost obie ctivul Școlii „Ion Creangă”
încă de la primul sunet de clopoțel, în toamna lui 1972.Răspunzând unor cerințe sociale,

10
înființarea Școlii Nr 17, din Mănăștur, a avut loc la 15 septembrie 1972, funcționând, inițial,
cu două secții de predare: română și maghia ră, având 24 săli de clasa, 2 laboratoare și două
ateliere școlare.
În anul 1978 se ridică încă un corp de clădire cu 9 săli de clasa și se atașează vechii
clădiri încă 3 ateliere școlare. Anul școlar 1980 -1981 înregistrează cel mai mare număr de
elevi 225 9 elevi , încadrați în 54 de clase (în medie 41 de elevi în fiecare clasa ) .
Noile imperative culturale determina schimbări de strategie didactică, materializate prin
înființarea, în anul 1992, a unor clasele cu predare intensivă a limbii engleze – fiind necesară,
de asemenea, amenajarea altor săli – 3 laboratoare: chimie, fizică, biologie și 3 cabinete:
istorie, muzică, limbi moderne.
La aniversarea a 25 de ani de funcționare, la propunerea Consiliului profesoral al
școlii, instituția a primit numele mare lui povestitor român –Ion Creangă –nume de rezonanță
în literatură română și universală.
Se amenajează de asemenea cabinetele medicale (medicină generală și stomatologie)
și biblioteca școlară care dispune de un număr mare de volume: bibliografie școlară,
dicționare, enciclopedii, literatură beletristică, publicații de specialitate. Ulterior se da în
folosință sala de sport .
Având în vedere misiunea școlii noastre -formarea unui elev adaptabil unei societăți
europene – școală dispune astăzi de 45 săli de clasa, șase laboratoare și cabinete modern
echipate, două cabinete de informatică, cabinet de consiliere școlară, dotări multimedia
moderne .
Condițiile bune de studiu, oferite elevilor noștri, au generat performanță, concretizată
în numeroasele premii obți nute la olimpiadele sau concursurile școlare, acestea contribuind,
încă de la început, la ridicarea prestigiului acestei instituții de învățământ aflate într -un cartier
mărginaș al Clujului, în ceea ce se credea a fi „locul unde nu s -a întâmplat nimic” ( Mihail
Sadoveanu).
Prioritatea educativă s -a concretizat în numeroasele activități extrașcolare, precum
întâlnirile cu personalități, acțiunile filantropice sau cele cultural -sportive, la baza cărora a stat
întotdeauna bună relaționare dintre școală și famil ie, în primul rând, dar și cu alți parteneri
instituționali. Dacă este adevărat că „Natură ne aseamănă, educația ne deosebește”
(Confucius), atunci menirea acestei școli a fost atinsă, căci a creat oameni cu personalități
bine conturate, remarcabile. La a proape trei decenii de existenț ă, ne putem mândri cu faptul că

11
elevii noștri s -au realizat în viață, fiecare pe drumul ales, și se întorc, adesea, exprimându -și
gratitudinea. 8
Cu acordul conducerii școlii am rea lizat cateva fotografiii din interiorul și exteriorul
unității de învățământ.

Fig.1 Depozitul vechi de arhivă

Fig.2 Depozotul vechi de arhivă

8 http://www.scoalacreanga.ro/istoric.html

12

Fig.3 Depozitul vechi de arhivă Fig.4 Depozitul vechi de arhivă

Fig.5 Școala Gimnazială ,,Ion Creangă”

13
Odată intrat în Școala ,,Ion Creangă” pentru realizarea lucrării de disertaț ie, muncă
începută din data de 1.09.2016, am luat legătura cu conducerea școlii pentru întocmirea
nomenclatorului. Am solicitat domnului director s ă trimit ă fiecărui compartiment o notă
internă prin care să solicite propuneri în vederea întocmirii nomenclatorului.
Am discutat cu fiecare șef de compartiment în parte despre tipul de documente care au
intrări și ieșiri în compartimentul lor în vederea punerii la dispoziție pentru a putea fa ce
ordonarea lor conform nomenclatorului ce va fi stabilit . I-am rugat ca lista tipului de
documente să fie întocmită în ordinea importanței științifice și practice a documentelor și să
specifice termenele de păstrare pentru fiecare categorie de document . I-am mai rugat să
analizeze temeinic întocmirea listei astfel încât nici o categorie de documente să nu rămână pe
dinafară. Le -am adus la cunoștință că în nomenclator trebuie să se regăsească toate genur ile
de documente pe care le cree ază la compartimentel e lor, indiferent dacă sunt constituie în
dosare sau preconstituite de genul registre, condici, cartoteci, etc. Ordinea lor în nomenclator
vor fi mai întâi dosarele , apoi documentele preconstituite.
Fiecare șef de compartiment a avut sarcina de a alcătui o listă cu tipul de documente
pe care le are la compartimentul său , ca pe baza acestor categorii de documente să se poată
întocmi nomenclatorul.
După obținerea propunerilor venite de la compartimente cu tipul categoriilor de
documente am trecut la întocm irea provizorie a nomenclatorului , după organigrama de
funcționare a Școlii Gimnaziale ,,Ion Creangă”, conform art.8 din Legea Arhivelor
nr.16/1996.

Fig.6 Organigrama școlii

14
Am analizat conținutul nomenclatorului provizoriu, împreună cu conducerea școlii ,
apoi l -am prezentat spre verificare conducerii Direcției Județene a Arhivelor Naționale Cluj,
coordonatorului de lucrare prof.dr. Paula Ivan. Am primit unele sugestii și indrumări de
reformulare la anumite compartimente și am stabilit forma final ă a nomenclatorului , care apoi
a fost trimis spre aprobare , prin decizie internă , conducătorului unității școlare în cauză.
După aprobarea prin decizie internă, a fost listat în două exemplare, și trimis pentru
confirmare la Direcțiea Județeană a Arhivelo r Naționale Cluj, pentru a deveni un instrument
oficial de lucru, cu aplicare obligatorie. Un exemplar l-am dat la registratura unității de
învățământ, Ș coala Gimnazială ,,Ion Creangă” pentru a servi la repartizarea documentelor
către compartimente în vederea rezolvării problemelor cât și pentru menționarea în reg istrul
de intrare -ieșire a indic ativului dosarului unde s -a repartizat actul (documentul).
Fiecare compartiment al unității școlare trebuie să primească pentru aplicare un
exemplar (o copie) d in nomenclator. Acest nomenclator se va aplica de la începutul anului în
curs.
Odata finalizat nomenclatorul arhivistic, am început ordonarea documentelor
cronolog ic, pe probleme și termen e de pă strare dupa aceea am întocmit inventarul,
inventariere a documentelor după nomenclator.
(inca 1 0 pagini)

15
Școala Gimnazială ,,Ion Creangă”
Aleea Peana 2 -4, Cluj -Napoca 400530
Aprob, Se confirmă
Director Directorul Direcției Județene Cluj
a Arhivelor Naționale

NOMENCLATOR ARHIVISTIC
aprobat din Ordinul (Decizia) nr.________ din _______________
Serviciile Denumirea Dosarului Termenul de
păstrare Observații
A. Serviciul
Conducere 1. Planurile de dezvoltare instituțională
2. Planuri manageriale
3. Planuri operaționale
4. Rapoarte de analiză a situației la
învățătură/semestru și an
5. Regulamentul de Ordine Interioară (ROI) al
școlii
6. Regulamentul Intern
7. Decizii ale conducerii
8. Registrul de Procese Verbale de la Consiliul
Profesoral
9. Registrul de Procese Verbale de la Consiliul de
Administrație
10. Dosar cu hotărâri ale Consiliului de
Administrație
11. Planuri ședinte Consiliul de Administrație
12. Dosar încadrări ale personalului didactic
13. Dosare comisii obligatorii și educativ
14. Dosar Școala Altfel
15. Registru Procese Verbale ale consiliului clasei P
P
P
P

P

P
P
P

P

P

P
P
P
P
P

16
16. Încadrări P
B. Serviciul
Secretariat 1. Ordine, decizii, instrucțiuni, circulare ce
reglementează activitatea de învățământ și
educație
2. Decizii, situații, acte de personal și
corespondență privitoare la mișcarea
personalului didactic și administrativ
3. State nominale de funcții
4. Planuri de școlarizare, situații statistice, dări de
seamă, rapoarte, informări privind școlarizarea
elevilor
5. Eliberări diplome absolvire
6. Cotoarele actelor de studii eliberate și
formulare completate și neeliberate
7. Documente privind eliberarea duplicatelor
după actele de studii
8. Dosare personale ale elevilor – se extrag
originalele
9. Registru de evidență a formularelor, a actelor
de studii primite de unitățile de învățământ și a
celor eliberate absolvenților
10. Documente privind examenul de admitere
11. Documente privind înscrierea în clasa
pregătitoare
12. Proiecte naționale, județene, internaționale
13. Parteneriate
14. Condica pentru evidența prezenței și activității
personalului didactic
15. Condică prezență pentru personalul didactic
auxiliar și nedidactic
16. Contractele de muncă și fișa postului pentru
personalul angajat
17. Cataloage de clasă P

50 ani

70 ani
P

P
P

P

P

P

10 ani
P

P
P
P

P

P

P

17
18. Registre matricole
19. Documente privind examen Evaluare
Națională
20. Documente privind simulare Evaluare
Națională
21. Documente Evaluare Națională clasele II
22. Docu mente Evaluare Națională clasele IV
23. Documente Evaluare Națională clasele VI
24. Documente examen clasele intensiv engleză
25. Documente examene de corigență
26. Mobilități personal didactic
27. Decizii ISJ și interne
28. Fișe de încadrare cadre didactice
29. Fișe posturi
30. Fișe e valuare anuală profesori și personal
nedidactic și auxiliar
31. Transfer elevi
32. Opționale – CDȘ – Curriculum la decizia școlii
33. Planuri școlarizare
34. Repartizare elevi în clase
35. Clasele pregătitoare
36. Naveta profesori
37. Transport elevi
38. Control medical profesori
39. Firme incendii, deratizare, protecția muncii
40. Registru intrări -ieșiri a corespondenței
41. Corespondența cu ISJ și alte instituții
42. Comisia pentru Evaluarea și Asigurarea
Calității
43. Documente privind perfecționări, formări
profesionale
44. Dosare personale a personalului d idactic și
administrativ, certificate de naștere, adeverințe P
P

P

7 ani
5 ani
3 ani
3 ani
10 ani
P
P
P
P
10 ani

10 ani
30 ani
20 ani
10 ani
P
P
P
10 ani
P
30 ani
10 ani
P

10 ani

P

18
cadre didactice, diplome școlare, perfecționare
45. Inventare
P
C. Serviciul
Contabilitate 1. Declarații fiscale 100;112
2. Fișe conturi sintetice
3. Fișe conturi analitice
4. Dări de seamă anuale
5. Dări de seamă lunare, trimestriale
6. Balanțe de verificare
7. Registru jurnal
8. Acte justificative contabile lunare
9. Inventare pentru mijloace fixe și materiale
10. Contracte, devize, reparații curente
11. Documente privind garanții de gestiune
12. Contracte achiziții publice
13. Fișe fiscale
14. Buget de venituri și cheltuieli
15. Propuneri pentru planul de venit uri și
cheltuieli mijloace bugetare și extrabugetare
16. Corespondență contabilă, adrese, situații
17. Contracte de sponsorizare
18. State de plată
19. Burse elevi
20. Cartea tehnică a clădirii – schițe, planuri
21. Documente – achiziții și casări P
10 ani
10 ani
P
10 ani
10 ani
15 ani
10 ani
15 ani
10 ani
15 ani
P
10 ani
10 ani
P

5 ani
2 ani
70 ani
15 ani
P
5 ani
D. Serviciul
Administrativ 1. Registru de casă
2. Chitanțe fiscale
3. Carnete de CEC fără limită de sumă
4. Fișe de magazie
5. Note de recepție, lucrări reparații capitale,
curente, contracte încheiate
6. Bonuri de consum
7. Carnete de protecția muncii și PSI
8. Paza contra incendiilor 10 ani
10 ani
10 ani
10 ani
10 ani
10 ani
P
P
10 ani

19

9. Programul lapte,corn și mere 10 ani
E. Serviciul
Bibliotecă 1. Organizarea și desfășurarea activității
bibliotecii școlare: referate, procese verbale,
tabele, situații
2. Catalogul sistematic, alfabetic, tematic pe
subiecte
3. Acte referitoare la donații de cărți de la
instituții sau de la persoane particulare
4. Procese verbale privind verificarea fondului
bibliote cii
5. Fișa catalog
6. Planuri de achiziții comenzi bibliotecă
7. Fișă de termene
8. Corespondența cu instituții și cu cititorii
9. Referate și avize asupra manualelor școlare
10. Registru de inventar și mișcarea fondurilor
11. Fișă de înscriere la bibliotecă
12. Registru de frecvență a cititorilor
13. Fișă de invetar periodic
14. Caiet de evidență a activității bibliotecii P

P

P

P

15 ani
15 ani
10 ani
5 ani
5 ani
P
10 ani
P
P
P

20
Școala Gimnazială ,,Ion Creangă”
Serviciul Conducere

INVENTAR PE ANUL 2015/2016
pentru documentele care se păstrează Permanent

Nr. crt
Indicativul
u.a după
nomenclat
or Cuprinsul pe scurt al
dosarului, registrului, etc.
Datele
extreme Nr. filelor Observații
1 2 3 4 5 6
1 A1 Planurile de dezvoltare
instituțională 2015/2016
2 A2 Planuri manageriale 2015/2016
3 A3 Planuri operaționale 2015/2016
4 A4 Rapoarte de analiză a
situației la
învățătură/semestru și
an 2015/2016
5 A5 Regulamentul de
Ordine Interioară
(ROI) al școlii 2015/2016
6 A6 Regulamentul Intern 2015/2016
7 A7 Decizii ale conducerii 2015/2016
8 A8 Registrul de Procese
Verbale de la Consiliul
Profesoral 2015/2016
9 A9 Registrul de Procese
Verbale de la Consiliul
de Administrație 2015/2016
10 A10 Dosar cu hotărâri ale
Consiliului de
Administrație 2015/2016

21
11 A11 Planuri ședinte
Consiliul de
Administrație 2015/2016
12 A12 Dosar încadrări ale
personalului didactic 2015/2016
13 A13 Dosare comisii
obligatorii și educativ 2015/2016
14 A14 Dosar Școala Altfel 2015/2016
15 A15 Registru Procese
Verbale ale consiliului
clasei 2015/2016
16 A16 Încadrări 2015/2016

Prezentul inventar format din 2 file, conține 16 dosare, registre, documente, cataloage,
etc.
Numerele __________________ au fost lăsate la __________________________,
nefiind încheiate.
La preluuare au lipsit dosarele de la nr. ____ .
Astăzi, _________________, s -au preluat ____ u.a.

Am predat, Am preluat,

22
Școala Gimna zială ,,Ion Creangă”
Serviciul Secretariat

INVENTAR PE ANUL 2015/2016
pentru documentele care se păstrează 3 ani

Nr. crt
Indicativul
u.a după
nomenclator Cuprinsul pe scurt al
dosarului, registrului,
etc.
Datele
extreme Nr. filelor Observații
1 2 3 4 5 6
B23 Documente Evaluare
Națională clasele VI 2015/2016
1 B24 Documente examen
clasele intensiv engleză 2015/2016

Prezentul inventar format din 1 file, conține 1 dosare, registre, documente, cataloage,
etc.
Numerele __________________ au fost lăsate la __________________________,
nefiind încheiate.
La preluuare au lipsit dosarele de la nr. ____ .
Astăzi, _________________, s -au preluat ____ u.a.

Am predat, Am preluat,

23
Școala Gimnazială ,,Ion Creangă”
Serviciul Secreta riat

INVENTAR PE ANUL 2015/2016
pentru documentele care se păstrează 5 ani

Nr. crt
Indicativul
u.a după
nomenclator Cuprinsul pe scurt al
dosarului, registrului,
etc.
Datele
extreme Nr. filelor Observații
1 2 3 4 5 6
1 B22 Documente Evaluare
Națională clasele IV 2015/2016

Prezentul inventar format din 1 file, conține 1 dosare, registre, documente, cataloage,
etc.
Numerele __________________ au fost lăsate la __________________________,
nefiind încheiate.
La preluuare au lipsit dosarel e de la nr. ____ .
Astăzi, _________________, s -au preluat ____ u.a.

Am predat, Am preluat,

24
Școala Gimnazială ,,Ion Creangă”
Serviciul Secretariat

INVENTAR PE ANUL 2015/2016
pentru documentele care se păstrează 7 ani

Nr. crt
Indicativul
u.a după
nomenclator Cuprinsul pe scurt al
dosarului, registrului,
etc.
Datele
extreme Nr. filelor Observații
1 2 3 4 5 6
1 B21 Documente Evaluare
Națională clasele II 2015/2016

Prezentul inventar format din 1 file, conține 1 dosare, registre, documente, cataloage,
etc.
Numerele __________________ au fost lăsate la __________________________,
nefiind încheiate.
La preluuare au lipsit dosarele de la nr. ____ .
Astăzi, _________________, s -au preluat ____ u.a.

Am predat, Am preluat,

25
Școala Gimnazială ,,Ion Creangă”
Serviciul Secretariat

INVENTAR PE ANUL 2015/2016
pentru documentele care se păstrează 10 ani

Nr. crt
Indicativul
u.a după
nomenclator Cuprinsul pe scurt al
dosarului, registrului,
etc.
Datele
extreme Nr. filelor Observații
1 2 3 4 5 6
1 B10 Documente privind
examenul de
admitere 2015/2016
2 B25 Documente examene
de corigență 2015/2016
3 B30 Fișe evaluare anuală
profesori și personal
nedidactic și auxiliar 2015/2016
4 B31 Transfer elevi 2015/2016
5 B34 Repartizare elevi în
clase 2015/2016
6 B38 Control medical
profesori 2015/2016
7 B41 Corespondeța cu ISJ
și alte instituții 2015/2016
8 B43 Documente privind
perfecționări, formări
profesionale 2015/2016

Prezentul inventar format din 2 file, conține 8 dosare, registre, documente, cataloage,
etc.

26
Numerele __________________ au fost lăsate la __________________________,
nefiind încheiate.
La preluuare au lipsit dosarele de la nr. ____ .
Astăzi, _________________, s -au prel uat ____ u.a.

Am predat, Am preluat,

27
Școala Gimnazială ,,Ion Creangă”
Serviciul Secretariat

INVENTAR PE ANUL 2015/2016
pentru documentele care se păstrează 20 ani

Nr. crt
Indicativul
u.a după
nomenclator Cuprinsul pe scurt al
dosarului, registrului,
etc.
Datele
extreme Nr. filelor Observații
1 2 3 4 5 6
1 B33 Planuri școlarizare 2015/2016

Prezentul inventar format din 1 file, conține 1 dosare, registre, documente, cataloage,
etc.
Numerele __________________ au fost lăsate la __________________________,
nefiind încheiate.
La preluuare au lipsit dosarele de la nr. ____ .
Astăzi, _________________, s -au preluat ____ u.a.

Am predat, Am preluat,

28
Școala Gimnazială ,,Ion Creangă”
Serviciul Secretariat

INVENTAR PE ANUL 2015/2016
pentru documentele care se păstrează 30 ani

Nr. crt
Indicativul
u.a după
nomenclator Cuprinsul pe scurt al
dosarului, registrului, etc.
Datele
extreme Nr. filelor Observații
1 2 3 4 5 6
1 B32 Opționale –CDȘ –
Curriculum la decizia
școlii 2015/2016
2 B40 Registru intrări -ieșiri
a corespondenței 2015/2016

Prezentul inventar format din 1 file, conține 2 dosare, registre, documente, cataloage,
etc.
Numerele __________________ au fost lăsate la __________________________,
nefiind încheiate.
La preluuare au lipsit dosarele de la nr. ____ .
Astăzi, _________________, s -au preluat ____ u.a.

Am predat, Am preluat,

29
Școala Gimnazială ,,Ion Creangă”
Serviciul Secretariat

INVENTAR P E ANUL 2015/2016
pentru documentele care se păstrează 50 ani

Nr. crt
Indicativul
u.a după
nomenclator Cuprinsul pe scurt al
dosarului, registrului,
etc.
Datele
extreme Nr. filelor Observații
1 2 3 4 5 6
1 B2 Decizii, situații, acte de
personal și
corespondență
privitoare la mișcarea
personalului didactic și
administrativ 2015/2016

Prezentul inventar format din 1 file, conține 1 dosare, registre, documente, cataloage,
etc.
Numerele __________________ au fost lăsate la _______________________ ___,
nefiind încheiate.
La preluuare au lipsit dosarele de la nr. ____ .
Astăzi, _________________, s -au preluat ____ u.a.

Am predat, Am preluat,

30
Școala Gimnazială ,,Ion Creangă”
Serviciul Secretariat

INVENTAR PE ANUL 2015/2016
pentru documentele care se păstrează 70 ani

Nr. crt
Indicativul
u.a după
nomenclator Cuprinsul pe scurt al
dosarului, registrului,
etc.
Datele
extreme Nr. filelor Observații
1 2 3 4 5 6
1 B3 State nominale de
funcții 2015/2016

Prezentul inventar format din 1 file, conține 1 dosare, registre, documente, cataloage,
etc.
Numerele __________________ au fost lăsate la __________________________,
nefiind încheiate.
La preluuare au lipsit dosarele de la nr. ____ .
Astăzi, _________________, s -au preluat __ __ u.a.

Am predat, Am preluat,

31
Școala Gimnazială ,,Ion Creangă”
Serviciul Secretariat

INVENTAR PE ANUL 2015/2016
pentru documentele care se păstrează Permanent

Nr. crt
Indicativul
u.a după
nomenclator Cuprinsul pe scurt al
dosarului, registrului,
etc.
Datele
extreme Nr. filelor Observații
1 2 3 4 5 6
1 B1 Ordine, decizii,
instrucțiuni, circulare ce
reglementează
activitatea de învățământ
și educație 2015/2016
2 B4 Planuri de școlariare,
situații statistice, dări de
seamă, rapoarte,
informări privind
școlarizarea elevilor 2015/2016
3 B5 Eliberări diplome
absolvire 2015/2016
4 B6 Cotoarele actelor de
studii eliberate și
formulare completate și
neeliberate 2015/2016
5 B7 Documente privind
eliberarea duplicatelor
după actele de studii 2015/2016
6 B8 Dosare personale ale
elevilor – se extrag
originalele 2015/2016

32
7 B9 Registru de evidență a
formularelor, a actelor
de studii primite de
unitățile de învățământ
și a celor eliberate
absolvenților 2015/2016
8 B11 Documente privind
înscrierea în clasa
pregătitoare 2015/2016
9 B12 Proiecte naționale,
județene,
internaționale 2015/2016
10 B13 Parteneriate 2015/2016
11 B14 Condica pentru evidența
prezenței și activității
personalului didactic 2015/2016
12 B15 Condică prezență pentru
personalul didactic
auxiliar și nedidactic 2015/2016
13 B16 Contractele de muncă și
fișa postului pentru
personalul angajat 2015/2016
14 B17 Cataloage de clasă 2015/2016
15 B18 Registre matricole 2015/2016
16 B19 Documente privind
examen Evaluare
Națională 2015/2016
17 B20 Documente privind
simulare Evaluare
Națională 2015/2016
18 B26 Mobilități personal
didactic 2015/2016
19 B27 Decizii ISJ și interne 2015/2016

33
20 B28 Fișe de încadrare cadre
didactice 2015/2016
21 B29 Fișe posturi 2015/2016
22 B35 Clasele pregătitoare 2015/2016
23 B36 Naveta profesori 2015/2016
24 B37 Transport elevi 2015/2016
25 B42 Comisia pentru
Evaluarea și Asigurarea
Calității 2015/2016
26 B44 Dosare personale a
personalului didactic și
administrativ, certificate
de naștere, adeverințe
cadre didactice, diplome
școlare, perfecționare 2015/2016
27 B45 Inventare 2015/2016

Prezentul inventar format din 3 file, conține 27 dosare, registre, documente, cataloage,
etc.
Numerele __________________ au fost lăsate la __________________________,
nefiind încheiate.
La preluuare au lipsit dosarele de la nr. ____ .
Astăzi, _________________, s -au preluat ____ u. a.

Am predat, Am preluat,

34
Școala Gimnazială ,,Ion Creangă”
Serviciul Contabilitate

INVENTAR PE ANUL 2015/2016
pentru documentele care se păstrează 2 ani

Nr. crt
Indicativul
u.a după
nomenclator Cuprinsul pe scurt al
dosarului, registrului,
etc.
Datele
extreme Nr. filelor Observații
1 2 3 4 5 6
1 C17 Contracte de
sponsorizare 2015/2016

Prezentul inventar format din 1 file, conține 1 dosare, registre, documente, cataloage,
etc.
Numerele __________________ au fost lăsate la __________________________,
nefiind încheiate.
La preluuare au lipsit dosarele de la nr. ____ .
Astăzi, _________________, s -au preluat ____ u.a.

Am predat, Am preluat,

35
Școala Gimnazială ,,Ion Creangă”
Serviciul Contabilitate

INVENTAR PE ANUL 2015/2016
pentru documentele care se păstrează 5 ani

Nr. crt
Indicativul
u.a după
nomenclator Cuprinsul pe scurt al
dosarului, registrului,
etc.
Datele
extreme Nr. filelor Observații
1 2 3 4 5 6
1 C16 Corespondență
contabilă, adrese, situații 2015/2016
2 C21 Documente –
achiziții și casări 2015/2016

Prezentul inventar format din 1 file, conține 2 dosare, registre, documente, cataloage,
etc.
Numerele __________________ au fost lăsate la __________________________,
nefiind încheiate.
La preluuare au lipsit dosarele de la nr. ____ .
Astăzi, _________________, s -au preluat ____ u.a.

Am predat, Am preluat,

36
Școala Gimnazială ,,Ion Creangă”
Serviciul Contabilitate

INVENTAR PE ANUL 2015/2016
pentru documente le care se păstrează 10 ani

Nr. crt
Indicativul
u.a după
nomenclator Cuprinsul pe scurt al
dosarului, registrului,
etc.
Datele
extreme Nr. filelor Observații
1 2 3 4 5 6
1 C2 Fișe conturi sintetice 2015/2016
2 C3 Fișe conturi analitice 2015/2016
3 C5 Dări de seamă
lunare, trimestriale 2015/2016
4 C6 Balanțe de verificare 2015/2016
5 C8 Acte justificative
contabile lunare 2015/2016
6 C10 Contracte, devize,
reparații curente 2015/2016
7 C13 Fișe fiscale 2015/2016
8 C14 Buget de venituri și
cheltuieli 2015/2016

Prezentul inventar format din 2 file, conține 8 dosare, registre, documente, cataloage,
etc.
Numerele __________________ au fost lăsate la __________________________,
nefiind încheiate.
La preluuare au lipsit dosarele de la nr. ____ .
Astăzi, _________________, s -au preluat ____ u.a.

37
Am predat, Am preluat,

38
Școala Gimnazială ,,Ion Creangă”
Serviciul Contabilitate

INVENTAR PE ANUL 2015/2016
pentru documentele care se păstrează 15 ani

Nr. crt
Indicativul
u.a după
nomenclator Cuprinsul pe scurt al
dosarului, registrului,
etc.
Datele
extreme Nr. filelor Observații
1 2 3 4 5 6
1 C7 Registru jurnal 2015/2016
2 C9 Inventare pentru
mijloace fixe și
materiale 2015/2016
3 C11 Documente privind
garanții de gestiune 2015/2016

Prezentul inventar format din 1 file, conține 3 dosare, registre, documente, cataloage,
etc.
Numerele __________________ au fost lăsate la __________________________,
nefiind încheiate.
La preluuare au lipsit dosarele de la nr. ____ .
Astăzi, _________________, s -au preluat ____ u.a.

Am predat, Am preluat,

39
Școala Gimnazială ,,Ion Creangă”
Serviciul Contabilitate

INVENTAR PE ANUL 2015/2016
pentru documentele care se păstrează 70 ani

Nr. crt
Indicativul
u.a după
nomenclator Cuprinsul pe scurt al
dosarului, registrului,
etc.
Datele
extreme Nr. filelor Observații
1 2 3 4 5 6
1 C18 State de plată 2015/2016

Prezentul inventar format din 1 file, conține 1 dosare, registre, documente, cataloage,
etc.
Numerele __________________ au fost lăsate la __________________________,
nefiind încheiate.
La preluuare au lipsit dosarele de la nr. ____ .
Astăzi, _________________, s -au preluat ____ u.a.

Am predat, Am preluat,

40
Școala Gimnazială ,,Ion Creangă”
Serviciul Contabilitate

INVENTAR PE ANUL 2015/2016
pentru documentele care se păstrează Permanent

Nr. crt
Indicativul
u.a după
nomenclator Cuprinsul pe scurt al
dosarului, registrului,
etc.
Datele
extreme Nr. filelor Observații
1 2 3 4 5 6
1 C1 Declarații fiscale
100;112 2015/2016
2 C4 Dări de seamă anuale 2015/2016
3 C12 Contracte achiziții
publice 2015/2016
4 C15 Propuneri pentru
planuri de venituri și
cheltuieli mijloace
bugetare și
extrabugetare 2015/2016
5 C20 Cartea tehnică a
clădirii – schițe,
planuri 2015/2016

Prezentul inventar format din 2 file, conține 5 dosare, registre, documente, cataloage,
etc.
Numerele __________________ au fost lăsate la __________________________,
nefiind încheiate.
La preluuare au lipsit dosarele de la nr. ____ .
Astăzi, _________________, s -au preluat ____ u.a.

41

Am predat, Am preluat,

Școala Gimnazială ,,Ion Creangă”
Serviciul Administrativ

INVENTAR PE ANUL 2015/2016
pentru documentele care se păstrează 10 ani

Nr. crt
Indicativul
u.a după
nomenclator Cuprinsul pe scurt al
dosarului, registrului,
etc.
Datele
extreme Nr. filelor Observații
1 2 3 4 5 6
1 D1 Registru de casă 2015/2016
2 D2 Chitanțe fiscale 2015/2016
3 D3 Carnete de CEC fără
limită de sumă 2015/2016
4 D4 Fișe de magazie 2015/2016
5 D5 Note de recepție,
lucrări reparații
capitale, curente,
contracte încheiate 2015/2016
6 D8 Paza contra incendiilor 2015/2016
7 D9 Programul lapte,corn și
mere 2015/2016

Prezentul inventar format din 2 file, conține 6 dosare, registre, documente, cataloage,
etc.
Numerele __________________ au fost lăsate la __________________________,
nefiind încheiate.
La preluuare au lipsit dosarele de la nr. ____ .

42
Astăzi, _________ ________, s -au preluat ____ u.a.

Am predat, Am preluat,

Școala Gimnazială ,,Ion Creangă”
Serviciul Administrativ

INVENTAR PE ANUL 2015/2016
pentru documentele care se păstrează Permanent

Nr. crt
Indicativul
u.a după
nomenclator Cuprinsul pe scurt al
dosarului, registrului,
etc.
Datele
extreme Nr. filelor Observații
1 2 3 4 5 6
1 D6 Bonuri de consum 2015/2016
2 D7 Carnete de protecția
muncii și PSI 2015/2016

Prezentul inventar format din 1 file, conține 2 dosare, registre, documente, cataloage,
etc.
Numerele __________________ au fost lăsate la __________________________,
nefiind încheiate.
La preluuare au lipsit dosarele de la nr. ____ .
Astăzi, _________________, s -au preluat ____ u.a.

Am predat, Am preluat,

43
Școala Gimnazială ,,Ion Creangă”
Serviciul Bibliotecă
INVENTAR PE ANUL 2015/2016
pentru documentele care se păstrează Permanent
Nr. crt
Indicativul
u.a după
nomenclator Cuprinsul pe scurt al
dosarului, registrului, etc.
Datele
extreme Nr. filelor Observații
1 2 3 4 5 6
1 E1 Organizarea și
desfășurarea
activității
bibliotecii școlare:
referate, procese
verbale, tabele,
situații 2015/2016 30 file
2 E2 Catalogul
sistematic,
alfabetic, tematic
pe subiecte 2015/2016 50 file
3 E3 Acte referitoare la
donații de cărți de
la instituții sau de
la persoane
particulare 2015/2016 10 file
4 E4 Procese verbale
privind verificarea
fondului
bibliotecii 2015/2016 15 file
5 E5 Fișa catalog 2015/2016 20 file
6 E11 Fișă de înscriere la
bibliotecă 2015/2016 20 file

44
7 E13 Fișă de invetar
periodic 2015/2016 20 file
8 E14 Caiet de evidență
a activității
bibliotecii 2015/2016 20 file

Prezentul inventar format din 2 filă, conține 8 dosare, documente, etc.
Numerele __________________ au fost lăsate la __________________________,
nefiind încheiate.
La preluuare au lipsit dosarele de la nr. ____ .
Astăzi, _________________, s -au preluat ____ u.a.

Am predat, Am preluat,

45
Școala Gimnazială ,,Ion Creangă”
Serviciul Bibliotecă

INVENTAR PE ANUL 2015/2016
pentru documentele care se păstrează 5 ani

Nr. crt
Indicativul
u.a după
nomenclator Cuprinsul pe scurt al
dosarului, registrului,
etc.
Datele
extreme Nr. filelor Observații
1 2 3 4 5 6
1 E9 Referate si avize
asupra manualelor
scolare 2015/2016 10 file
2 E10 Registru de inventar
și mișcarea fondurilor 2015/2016 10 file

Prezentul inventar format din 1 filă, conține 2 dosare.
Numerele __________________ au fost lăsate la __________________________,
nefiind încheiate.
La preluuare au lipsit dosarele de la nr. ____ .
Astăzi, _________________, s -au preluat ____ u.a.

Am predat, Am preluat,

46
Școala Gimnazială ,,Ion Creangă”
Serviciul Bibliotecă

INVENTAR PE ANUL 2015/2016
pentru documentele care se păstrează 10 ani

Nr. crt
Indicativul u.a
după
nomenclator Cuprinsul pe scurt al
dosarului, registrului,
etc.
Datele
extreme Nr. filelor Observații
1 2 3 4 5 6
1 E8 Corespondența cu
instituții și cu cititorii 2015/2016 20 file
2 E12 Registru de frecvență a
cititorilor 2015/2016 15 file

Prezentul inventar format din 1 filă, conține 2 dosare.
Numerele __________________ au fost lăsate la __________________________,
nefiind încheiate.
La preluuare au lipsit dosarele de la nr. ____ .
Astăzi, _________________, s -au preluat ____ u.a.

Am predat, Am preluat,

47

Școala Gimnazială ,,Ion Creangă”
Serviciul Bibliotecă

INVENTAR PE ANUL 2015/2016
pentru documentele care se păstrează 15 ani

Nr. crt
Indicativul
u.a după
nomenclator Cuprinsul pe scurt al
dosarului, registrului,
etc.
Datele
extreme Nr. filelor Observații
1 2 3 4 5 6
1 E6 Planuri de achiziții
comenzi de bibliotecă 2015/2016 10 file
2 E7 Fișă de termene 2015/2016 10 file

Prezentul inventar format din 1 filă, conține 2 dosare.
Numerele __________________ au fost lăsate la __________________________,
nefiind încheiate.
La preluuare au lipsit dosarele de la nr. ____ .
Astăzi, _________________, s -au preluat ____ u.a.

Am predat, Am preluat,

48
ANEXE

Anexa 1

Aprob
Preșsedintele Consiliului de administrație ,
(director)
__________________ ________________

Se confirmă
Directorul Arhivelor Naționale
(Șeful Serviciului Județean______ al Arhivelor Naționale)
________________________________________

NOMENCLATOR ARHIVISTIC
aprobat din Ordinul (Decizia) nr.________ din _______________
Direcția Serviciile Denumirea dosarului
(conținutul pe scurt al
problemelor la care se
referă) Termenul de
păstrare Observații
Direcția
Secretariat și
Administrativă A. Serviciul
Secretariat 1__________
2__________
3__________ Permanent
10 ani
5 ani
B. Serviciul
Administrativ 1__________
2__________
3__________ Permanent
10 ani
5 ani

49
Anexa 2
__________________
(denumirea creatorului)
__________________
(denumirea compartimentului)

INVENTAR PE ANUL ________
pentru documentele care se păstrează ___________ ani

Nr. crt
Indicativul
u.a după
nomenclator Cuprinsul pe scurt al
dosarului, registrului,
etc.
Datele
extreme Nr. filelor Observații
1 2 3 4 5 6
1
2

Prezentul inventar format din _____ filă, conține 2 dosare.
Numerele __________________ au fost lăsate la __________________________,
nefiind încheiate.
La preluuare au lipsit dosarele de la nr. ____ .
Astăzi, _________________, s -au preluat ____ u.a.

Am predat, Am preluat,
__________________ __________________

50
BIBLIOGRAFIE