Stabilirea Bazelor de Date Si Implementarea Lor

CUPRINS

Capitolul 1. Prezentarea societății comerciale LLCo Suc. AEM Timișoara S.A.

Scurt istoric…………………………………………………………………………………….1

Modul de constituire și profilul activității…………………………………………..3

Cultura Sucursalei AEM Timișoara…………………………………………………..5

Prezentarea funcțiunilor firmei………………………………………………………….5

Structura organizatorică și administrativă…………………………………………27

Structura de personal……………………………………………………………………..31

Importanța calității AEM. Obiective și principii………………………………..36

Capitolul 2. Analiza sistemului informațional în cadrul societății

2.1. Matricea responsabilităților în sistemul de management al calității……..39

2.2. Dotarea cu tehnică de calcul……………………………………………………………41

2.3. Construirea bazelor de date…………………………………………………………….42

2.4. Evidența economică a clienților la S.C. LLCo Suc. AEM Timișoara S.A………………………………………………………………………………………………………………..43

2.4.1. Definirea și clasificarea clienților……………………………………………43

2.4.2. Urmărirea și controlul relației Clienți-Furnizori ………………………43

2.4.3. Regimul reducerilor și momentul acordării lor…………………………44

2.4.4. Descrierea operațiilor contabile………………………………………………44

2.4.5. Evidența contabilă a clienților………………………………………………..45

Capitolul 3. Proiectarea sistemului informatic la S.C. LLCo Suc. AEM Timișoara S.A.

3.1. Implementarea programului cu meniuri în Access și Visual Basic………..47

3.2. Implementarea programului contabil în Visual Basic………………………….48

Capitolul 4. Concluzii și propuneri

Concluzii și propuneri…………………………………………………………………………..53

Bibliografie

CAPITOLUL 1

PREZENTAREA SOCIETĂȚII COMERCIALE LLCo SUC. AEM TIMIȘOARA S.A.

1.1. SCURT ISTORIC

Luxten Lighting Company, Sucursala AEM Timișoara a fost înființată în 01.05.1970, atunci sub numele de FAEM – Fabrica de Aparate Electrice de Măsurat.

Pe parcursul anilor a devenit IAEM (1994) și S.C. AEM S.A. (1990).

Din 1998, 29 septembrie, întreprinderea se privatizează, acționar majoritar fiind S.C. Luxten Lighting S.A.

Din ianuarie 2000 S.C. AEM S.A. devine sucursală a LUXTEN LIGHTING COMPANY,

alături de:

LUXTEN I.T.

LUXTEN LIGHTING

PUBLIC LIGHTING DEPARTMENT

și ENERGY SUPPLYING DEPARTMENT

FAEM este înființată în Timișoara în data de 01.05.1970 prin Hotărârea Consiliului de Miniștrii nr. 532, cu obiectul inițial de activitate fabricația de aparate de măsurat mărimi electrice, tensiuni, intensități, puteri, energie electrică, aparate electrice de automatizări.

1972:

Primul contor electric monofazat s-a fabricat la FAEM, asamblat cu repere furnizate de Elecromagnetica București, la 31 martie. Se asimiliază încă două tipuri de aparate de tablou, tip E6 și M8.

1973:

Se fabrică 12 produse noi: contorul trifazat și 11 tipuri de aparate de tablou.

1974:

Se asimiliază produse pe baza licenței de la firma Hartmann-Braun: aparate indicatoare penru procesele de automatizare.

Începe realizarea primelor prototipuri de contoare trifazate cu suprasarcină.

1975:

Se produc noi aparate: regulatoare Hartmann-Braun, contoare dublu tarif, cu mecanisme înregistratoare cu role din tablă de aluminiu, contoare trifazate de precizie, clasa "1".

La sfârșitul anului sunt în fabricație 88 produse în 417 variante. Producția auxiliară o constituie cea de SDV-uri și autodotare.

1977-1978:

Intră în fabricație contoarele monofazate CM4, reproiectate integral, cu palier integral, cu palier inferior dublu safir și aparate de precizie de laboratoare de clasa 0,5 și 0,2, în colaborare cu China (safire și rubine artificiale).

1980-1990:

IAEM se situează pe primele locuri în clasamentele naționale pe domenii de activitate, recunoscându-i-se realizările prin numeroase distincții acordate.

Exportul a ajuns la aproape 30% din producția întreprinderii, contoarele electrice fiind livrate în 24 de țări: cei mai mari beneficiari externi fiind Polonia, Ungaria, Cehoslovacia, URSS, Egipt.

În Polonia, până în 1989, sunt în exploatare peste 3 milioane contoare AEM.

Intră în fabricație: regulatoare și traductoare electronice (1980), convertoare putere frecvență clasa 0,2 (1981), instalații de verificare contoare elecrice cu afișarea numerică a erorii (1982), aparate tip panel în colaborare cu Metrablansko Cehoslovacia (1985), contorul electronic de clasa 0,2 (1986), aparate indicatoare de nivel de audiofrecvență în colaborare cu URSS (1988), aparate pentru partea nucleară a centralei de la Cernavodă cu livrare directă (1989), produse pentru "producția specială" (1988), contoare mono și trifazate reproiectate: capac de sticlă, capac de policarbonat, cu carcasă izolantă, cu mecanism de plastic, cu curent maxim 100 A, cu generator de impulsuri, cu indicator de maxim.

1990-1992:

Se colaborează cu firma ELIN Austria în domeniul contoarelor pentru apă rece și caldă.

1993-1994:

Se dezvoltă contoarele monofazate cu mecanism unidirecțional, contoarele monofazate cu dublu tarif și contoarele monofazate cu suspensie magnetică.

1995-1998:

Se asimilează produse noi: bloc de protecție și măsurare în regim antifurt (1995), ceas electronic de comutare pentru tarifare și contoare trifazate cu dublu tarif (1996), contor de gaz tip G1 și bloc de măsură și protecție integrat (1997), sistem de calcul ERRORREX M, contor electronic trifazat clasa 1, contor de apă tip CMAR, stație de verificat contoare electrice SE04 (1998).

1999-2000:

Se introduc în fabricație: contorul electronic trifazat clasa 1, contorul de apartament de apă rece și caldă, contorul de gaz tip G 1,6; 2,5; 4, contorul electronic trifazat clasa 0,5S și 0,2S, blocul de măsură și protecție integrat rezistent la intemperii (protecție IP54), sistemul de citire automată a contoarelor de energie electrică.

AEM este prezentă la expoziții, târguri și licitații intrenaționale cu produse conforme cu specificațiile tehnice ale clienților.

1.2. MODUL DE CONSTITUIRE ȘI PROFILUL ACTIVITĂȚII

AEM Timișoara a fost înființată în 1970 ca o fabrica de contoare de energie electrică, contoare de energie termică, contoare de gaz, contoare de apă, instrumente de măsură, produse electrotehnice și electrice, având sediul pe Calea Buziașului, Nr. 26. După ce a fost privatizată în 1998, Sucursala AEM Timișoara a devenit membru al Companiei Luxten Lighting Group.

Compania Luxten Lighting Group este cel mai important producător de surse, accesorii, corpuri, sisteme de iluminat și de gestiune a serviciului de iluminat public atât pe piața internă, cât și pe piața internațională. Prin punerea sub management unic a capacităților de producție, bazat pe complementaritatea produselor și serviciilor, dar și în urma unor masive investiții în retehnologizare și modernizare a condus la obținerea unor performanțe excepționale.

Astfel, volumul de investiții, de mai mult de 15 milioane de dolari, peste cifrele angajate prin contractul de privatizare, s-a direcționat pe modernizarea rapidă a tuturor proceselor, cu impact imediat asupra competitivității produselor, creșterii calității, creșterii productivității, precum și pentru îmbunătățirea condițiilor de muncă, prin achiziționarea de echipamente noi și mai performante.

Angajamentul acestei companii este demonstrat prin calitatea produselor sale, precum și prin profesionalismul dovedit de un experimentat personal.

Cu ajutorul unei game largi de produse oferite atât pe piața internă cât și pe piața internațională, Compania Luxten Lighting Group oferă cele mai bune soluții pentru satisfacerea nevoilor clienților.

Compania Luxten Lighting Group este o companie alcătuită din trei sucursale : Sucursala Luxten Lighting Company București, Sucursala Luxten Lighting Company Arad și Sucursala AEM Timișoara, înființate cu scopul îndeplinirii nevoilor și cerințelor potențialilor clienți.

Sucursala Luxten Lighting Company București execută produse și lucrări din domeniu, surse și echipamente de iluminat interior și exterior, precum și servicii de reabilitare, extindere, întreținere și gestionare a iluminatului public și servicii de furnizare a energiei electrice. Produsele Sucursalei București sunt binecunoscute încă din anul 1993, iar din anul 1998, s-a dezvoltat o nouă ramură de activitate ─ servicii de reabilitare, întreținere și gestiune de sisteme de iluminat public, realizarea de proiecte privind iluminatul special.

Sucursala Luxten Lighting Arad este distribuitorul în zona de vest a țării pentru produsele realizate în unitățile Grupului Luxten.

Sucursala AEM Timișoara a Companiei Luxten Lighting Group este producătorul unei game largi de produse.

Sucursala AEM Timișoara a Companiei Luxten Lighting Group este producătorul unei game largi de produse de contorizare (apă, gaz, energie electrică și termică ). Pot fi astfel menționate:

contoarele de energie electrică cu inducție, monofazate și trifazate, atât pentru piața internă cât și pentru export;

contoarele electronice pentru energie electrică, monofazate și trifazate, realizate la cel mai înalt nivel tehnic, atât pentru piața internă cât și pentru export;

ceasuri de comutare pentru tarifarea energiei în sistem diferențiat;

echipamente de protecție și măsură pentru energia electrică;

contoarele de gaz, contoarele de apă caldă și rece, contoarele de energie termică;

instalațiile pentru calibrarea și testarea contoarelor electrice și electronice;

instalațiile pentru testarea contoarelor de apă, sisteme de citire și gestionare automată a consumului de energie electrică;

corpurile de iluminat stradal și pentru locuri publice.

Pe lângă activitatea de producător, Sucursala AEM Timișoara livrează următoarele produse:

contoare electronice mono și trifazate care vin în sprijinul clienților prin caracteristicile lor de multifuncționalitate;

sisteme de citire automată a contoarelor de energie electrică, destinate monitorizării punctelor de schimb dintre companiile de producere, transport și distribuție a energiei electrice precum și ale consumurilor proprii din cadrul companiilor.

Comercializarea acestor produse se realizează atât pe piața internă în societăți ca : S.C. ELECTRICA S.A., Compania națională de electricitate CONEL, Compania națională de distribuție a gazului ROMGAZ , cât și pe piața internațională în mai mult de 24 de țări, cum sunt: Albania, Argentina, Australia, Bangladej, Belgia, Brazilia, Canada, Republica Cehă, Cipru, Columbia, Egipt, Franța, Germania, Grecia, Ungaria, Islanda, Israel, Italia, Coreea, Kuweit, Liban, Marea Britanie, Norvegia, Pakistan, Arabia Saudită, Africa De Sud, Spania, Turcia, Statele Unite ale Americii, Venezuela și altele.

Gama produselor AEM se caracterizează printr-o continuă adaptabilitate la cerințele piețelor, dar și printr-un grad înalt de modernizare tehnologică.

Toate produsele AEM sunt rezultatul activității de cercetare – dezvoltare realizată de echipe formate din specialiști cu un grad înalt de pregătire, care și-au concentrat activitatea privind dezvoltarea produselor, având ca obiectiv îmbunătățirea calității și satisfacerea cerințelor clienților la un nivel superior.

Scopul Sucursalei AEM Timișoara este:

de a îndeplini cerințele potctrică și termică ). Pot fi astfel menționate:

contoarele de energie electrică cu inducție, monofazate și trifazate, atât pentru piața internă cât și pentru export;

contoarele electronice pentru energie electrică, monofazate și trifazate, realizate la cel mai înalt nivel tehnic, atât pentru piața internă cât și pentru export;

ceasuri de comutare pentru tarifarea energiei în sistem diferențiat;

echipamente de protecție și măsură pentru energia electrică;

contoarele de gaz, contoarele de apă caldă și rece, contoarele de energie termică;

instalațiile pentru calibrarea și testarea contoarelor electrice și electronice;

instalațiile pentru testarea contoarelor de apă, sisteme de citire și gestionare automată a consumului de energie electrică;

corpurile de iluminat stradal și pentru locuri publice.

Pe lângă activitatea de producător, Sucursala AEM Timișoara livrează următoarele produse:

contoare electronice mono și trifazate care vin în sprijinul clienților prin caracteristicile lor de multifuncționalitate;

sisteme de citire automată a contoarelor de energie electrică, destinate monitorizării punctelor de schimb dintre companiile de producere, transport și distribuție a energiei electrice precum și ale consumurilor proprii din cadrul companiilor.

Comercializarea acestor produse se realizează atât pe piața internă în societăți ca : S.C. ELECTRICA S.A., Compania națională de electricitate CONEL, Compania națională de distribuție a gazului ROMGAZ , cât și pe piața internațională în mai mult de 24 de țări, cum sunt: Albania, Argentina, Australia, Bangladej, Belgia, Brazilia, Canada, Republica Cehă, Cipru, Columbia, Egipt, Franța, Germania, Grecia, Ungaria, Islanda, Israel, Italia, Coreea, Kuweit, Liban, Marea Britanie, Norvegia, Pakistan, Arabia Saudită, Africa De Sud, Spania, Turcia, Statele Unite ale Americii, Venezuela și altele.

Gama produselor AEM se caracterizează printr-o continuă adaptabilitate la cerințele piețelor, dar și printr-un grad înalt de modernizare tehnologică.

Toate produsele AEM sunt rezultatul activității de cercetare – dezvoltare realizată de echipe formate din specialiști cu un grad înalt de pregătire, care și-au concentrat activitatea privind dezvoltarea produselor, având ca obiectiv îmbunătățirea calității și satisfacerea cerințelor clienților la un nivel superior.

Scopul Sucursalei AEM Timișoara este:

de a îndeplini cerințele potențialilor clienți, precum și dezvoltarea produselor, tehnologiilor și serviciilor pentru sistemele de măsură și iluminat;

de a-și asuma angajamentul față de nevoile clienților, care este întărit de investiții continue în procesele de pregătire a personalului, în echipamente și în optimizarea afacerilor;

competitivitatea companiei este dobândită prin reacția de flexibilitate la cerințele clienților.

1.3. CULTURA SUCURSALEI AEM TIMIȘOARA

AEM a fost întotdeauna un NUME, pentru oamenii care au lucrat și lucrează aici, dar și pentru timișorenii sau vizitatorii din țară și străinătate.

Beneficiind de condiții de muncă și sociale de excepție, dezvoltate la superlativ în ultimii ani, colectivul din AEM și-a dezvoltat propria cultură astfel încât la locul de muncă, la aniversări, la evenimente din viața personală sau a întreprinderii, angajații AEM-ului, acum angajații din Luxten Lighting Company – Sucursala AEM Timișoara, sunt o mare familie.

Pentru relaxare în timpul liber angajații au la dispoziție o bază de agrement dotată cu: bazin de înot, teren de handbal/minifotbal, terenuri de tenis, sală de conferințe și de festivități unde se organizează întâlniri de lucru, aniversări sau alte evenimente importante pentru companie sau viața personală a angajaților.

Locurile de muncă cu spații climatizate, dotate cu utilaje performante, calculatoare, mobilier modern, sunt condiții de excepție create pentru angajații AEM.

Acestora le stau la dispoziție, în incinta firmei, dispensare modernizate de medicină generală, stomatologie, ginecologie, cu asistență medicală de urgență gratuită.

Sunt de asemenea la dispoziția angajaților locuri de servit masa special amenajate. Angajaților li se acordă tichete de masă la nivelul maxim stabilit de prevederile legale, pentru toate zilele lucrate și daruri cu ocazia sărbătorilor mari ale anului.

Copii salariaților din AEM, cu rezultate școlare deosebite, beneficiază de tabere de vară integral gratuite.

1.4. PREZENTAREA FUNCȚIUNILOR FIRMEI

În cadrul Sucursalei AEM Timișoara se regăsesc toate cele cinci funcțiuni ale firmei: cercetare – dezvoltare, producție, comercială, financiar – contabilă și de personal.

Acestea nu pot fi diferențiate strict, între ele existând o mare întrepătrundere.

Astfel funcțiunea de cercetare – dezvoltare se identifică prin existența direcțiilor: Direcția proiectare contoare electrice, Direcția proiectare instalații de verificat și etalonare, Direcția proiectare programe pentru calculator pentru aparate electronice, Prototipuri, Direcția proiectare materiale și procese speciale; care sunt subordonate unui director tehnic. În cadrul acesteia mai poate fi inclusă și Secția sculărie-proiectare tehnologii, repere și SDV-uri subordonată directorului cu pregătirea fabricației și infrastructură și Secția proiectare și producție contoare apă și gaz subordonate directorului de producție.

Funcțiunea de producție se evidențiază prin: Secția prelucrări mecanice, Secția montaj contoare, aparate și corpuri iluminat, Secția proiectare și producție contoare apă și gaz, Compartiment lansare și urmărirea fabricației, subordonate directorului de producție; Laborator metrologie, Birou asigurarea calității și inspecții subordonate directorului de calitate; Secția sculărie-proiectare tehnologii, repere și SDV-uri, Secția mecano-energetică, amenajare și investiții, Departamentul iluminat public, subordonate directorului cu pregătirea fabricației și infrastructură.

Cea comercială prin existența: Compartimenului de marketing, Serviciului export, Serviciului desfacere (Departamentul produse finite), Serviciul aprovizionare (Birou aprovizionare internă, Birou import, Depozit materiale); care sunt subordonate directorului general neexistând un director comercial.

Cea financiar-contabilă prin: Serviciul de contabilitate, Birou prețuri și devize de costuri, Serviciul financiar, Birou C.F.G.; subordonate unui director economic.

La rândul ei cea de personal este dată de Biroul de resurse umane, Serviciul administrativ și asigurarea sănătății, subordonate direct directorului general; Compartimentul protecția muncii și P.S.I. subordonat directorului cu pregătirea fabricației și infrastructură cât și directorului general.

Aspecte legate de funcțiunea financiar – contabilă

Funcțiunea financiar – contabilă cuprinde activitatea financiară (serviciul financiar: conturi la bănci, casa, furnizori, clienți, debitori, creditori, avansuri, valori în casă, salarii), care se referă la obținerea și folosirea rațională a mijloacelor financiare necesare societății și activitatea contabilă (serviciul contabilitate: contabilitate de gestiune, bonuri consum, control preventiv, postcalcul, costuri pe zi), care vizează înregistrarea și evidența în expresie valorică a fenomenelor economice în cadrul societății.

În cadrul direcției economice se află și un birou de prețuri și devize de costuri, care se ocupă de oferte, licitații, antecalcul.

Analiza costului pe produs:

Pentru a analiza costurile unui produs trebuie cunoscuți mai mulți factori care concură la obținerea lui, prezentați în tabelul de mai jos.

Tabel 1.1.

Analiza costului contorului…

Cheltuielile directe sunt:

baza materială a contorului… este formată din materiale din țară și din import (ponderea lor este de 52% în total materiale);

manopera directă (salarii + asimilate).

Cheltuielile de secție sunt formate din:

cheltuieli cu combustibilul, apa, energia electrică;

amortizarea clădirilor;

uzura, reparația și întreținerea sculelor, dispozitivelor și verificatoarelor cu destinație specială;

alte cheltuieli.

Cheltuielile generale reprezintă cheltuielilie de întreținere și gospodărire a unității și sunt formate din:

cheltuieli de protocol;

cheltuieli poștale și de telecomunicații;

cheltuieli privind tichetele de masă;

cheltuieli cu deplasările în țară și străinătate;

cheltuieli cu sponsorizarea;

cheltuieli cu primele de asigurare;

cheltuieli cu impozitul pe clădiri și terenuri;

alte cheltuieli.

Cheltuielile de desfacere sunt cheltuielile legate de costurile de manipulare, ambalare, depozitare și desfacere a unui produs.

Tabel 1.2.

Model de buget

Evoluția cifrei de afaceri în perioada 1999-2002 (USD):

Fig.1

Evoluția capitalului propriu în perioada 1999-2002  (USD):

Fig.2

Aspecte legate de funcțiunea de cercetare – dezvoltare

Obiectivele cantitative pentru realizarea politicii în domeniul calității, pentru departamentele cercetare – dezvoltare sunt:

1. Creșterea procentului de realizare a obiectivelor de proiectare – dezvoltare prevăzute în planul pe anul 2003 (“ZERO” obiective nerealizate).

2. Răspuns în termen de 2 zile (toate direcțiile exceptând direcția DPCAE cu termen 5 zile) la analizele tehnice solicitate prin analiza contractului de serviciul export – import.

În cadrul Sucursalei AEM Timișoara sunt proiectate produse noi (inclusiv modificări de produse, solicitate de clienți din afara sau din interiorul societății), produse pentru autoutilare, tehnologii (procese) și SDV-uri.

Procesul de proiectare a produsului:

Datele de intrare ale proiectării și dezvoltării, legate de cerințele referitoare la produs se determină de către serviciile marketing, export, desfacere (în urma analizei contractului) sau direct de către departamentul cercetare – dezvoltare de la clienți și se documentează în tema de proiect.

Aceste date includ: cerințe de funcționare și performanță, cerințe legale și de reglementare aplicabile, informații derivate din proiecte similare și alte cerințe esențiale pentru proiectare și dezvoltare. Ele sunt analizate de persoane responsabile din departamentul cercetare dezvoltare, pentru a stabili dacă sunt adecvate, complete, fără ambiguități și necontradictorii, inclusiv pentru a le corela cu condițiile legale și de reglementare aplicabile. Rezolvarea neclarităților se face cu funcțiile care au furnizat datele.

Datele de ieșire ale proiectării și dezvoltării sunt cuprinse în documente de bază ale proiectării: desene, specificații, fișe tehnologice, desene de SDV-uri. Documete care sunt verificate și aprobate înainte de emitere și trebuie să îndeplinească cerințele cuprinse în datele de intrare ale proiectării și dezvoltării, să furnizeze informații corespunzătoare referitoare la aprovizionare, producție și service, să conțină criterii de acceptare și să identifice caracteristicile critice ale produsului, acelea care sunt esențiale pentru utilizarea sigură și corectă a acestuia.

Pe durata planificării proiectării și dezvoltării, sunt identificate etapele proiectării și dezvoltării, analiza, verificarea și validarea, care sunt adecvate fiecărei etape de proiectare și dezvoltare și responsabilitățile și autoritatea pentru proiectare și dezvoltare.

Responsabilitățile șefilor direcților de cercetare – dezvoltare sunt:

Obiectivele pentru care direcția este titulară de obiectiv.

Întocmesc până la 20 noiembrie a.c. fișele pentru propunerile de OPD (obiectiv de proiectare – dezvoltare: totalitatea lucrărilor prevăzute a se executa în perioada de plan, de regulă un an, pentru realizarea unei teme de proiectare aprobate), pentru care direcția din subordine este titulară.

Completează fișele OPD la care sunt colaboratori.

Analizează lunar, cu personalul din subordine, lucrările direcției.

Solicită, motivat în scris, actualizarea termenelor fazelor scadente, care nu pot fi finalizate, propunând totodată și noile termene.

Elaborează temele de proiectare pentru fiecare propunere de OPD.

Participă la analizele privind modul de îndeplinire al fazelor OPD.

Întocmesc cu personalul din subordine listele de materiale pentru fiecare OPD.

Întocmesc trimestrial, în scris, raportul de activitate al direcției și îl prezintă DTA.

Șeful SSPTRSDV completează împreună cu șeful direcției titulare de OPD necesarul estimat de SDV-uri.

Difuzează factorilor interesați fișele OPD aprobate.

Solicită deschiderea comenzilor pentru obiectivele aprobate.

Întocmesc documentația necesară închiderii comenzilor și urmăresc închiderea lor, împreună cu responsabilul DCD pe problemă.

În general fazele și etapele lucrărilor desfășurate în cadrul obiectivelor de proiectare – dezvoltare pot fi:

Faza de studiu cu etapa:

alegere variantă constructivă sau studiu tehnic sau studiu tehnico-economic

Model experimental:

documentație schiță

execuție model experimental

verificare (încercare) model experimental

analiză model experimental

Prototip:

documentație constructivă

document tehnic normativ

execuție prototip

verificare prototip

analiză prototip

validare (omologare)

analiză continuare obiectiv

Serie zero sau fază unică:

documentație constructivă

pregătire fabricație

teme proiectare SDV-uri/tehnologii

proiectare tehnologie repere

proiectare tehnologie asamblare

proiectare SDV-uri

analiză termene execuție SDV-uri

execuție SDV-uri

calificare (omologare) SDV-uri

documentație aprovizionare, preț, AQ

execuție

verificare

validare (omologare)

Punere în fabricație (lansare pe piață)

La întocmirea unei fișe OPD nu sunt trecute toate etapele mai sus menționate, ci numai acelea care sunt necesare a fi realizate, conform specificului obiectivului.

OBIECTIV DE PROIECTARE – DEZVOLTARE

……………………..(denumirea obiectivului)………………………

Obiectiv:Nou/Continuare/Suplimentar

Anii de plan:……………………

Nr. comandă:………………….

Aprobat,

Director general …………………..

Tabel 1.3.

Obiectiv de proiectare – dezvoltare

Directo Director Director Director Director Întocmit,

Tehnic Preg. fabr. și infr. Producție Calitate Tehnic adj. Resp. obiectiv

………. ………………… ……….. ……… …………. …………….

Data întocmirii:

Analiza proiectării – dezvoltării se realizează sistematic în conformitate cu planificarea din OPD, urmărindu-se a se evalua capabilitatea rezultatelor de a satisface cerințele specificate și a identifica orice probleme, cu propunerea de acțiuni necesare.

Verificarea proiectării – dezvoltării se face de regulă prin încercări conforme cu specificațiile tehnice. Rezultatele sunt prezentate în buletine de verificare sau fișe de măsurători.

Prin validarea (omologarea) proiectării – dezvoltării se urmărește asigurarea că produsul rezultat este capabil să satisfacă cerințele pentru aplicările specificate sau utilizării intenționate, atunci când sunt cunoscute. Ori de câte ori este practicabil, validarea se realizează înainte de livrarea sau implementarea produsului.

Modificările proiectării – dezvoltării sunt analizate, verificate și validate, după caz, și aprobate înainte de implementarea lor. Analiza modificărilor include evaluarea efectului modificărilor asupra părților componente și a produsului deja livrat. Rezultatatele analizei modificărilor și ale oricărei acțiuni necesare, sunt înregistrate în fișa de modificare.

Aspecte legate de funcțiunea comercială

Identificarea tuturor cerințelor referitoare la produse se urmărește prin activitatea serviciilor desfacere și export și a compartimentului marketing, în colaborare cu departamentele cercetare – proiectare și calitate; (cerințe specificate de către client, inclusiv cele referitoare la activitățile de livrare și post livrare, cerințe nespecificate de către client, dar necesare pentru utilizarea specificată sau intenționată, atunci când aceasta este cunoscută, cerințe legale și de reglementare referitoare la produs, alte cerințe suplimentare).

Analiza cerințelor referitoare la produs la orice cerere de ofertă sau comandă a unui client se face înainte de angajamentul AEM de a livra un produs cientului (de exemplu transmiterea de oferte, acceptarea unor contracte sau a unor comenzi, acceptarea unor modificări ale contractelor sau comenzilor), și este responsabilitatea serviciilor desfacere sau export după cum clientul este din țară sau din străinătate.

Prin analiza cererii de ofertă, comenzii sau contractului se asigură că toate condițiile referitoare la produs sunt definite și documentate adecvat, orice diferență între condițiile comenzii sau ale contractului și condițiile ofertei sunt soluționate și că AEM este capabilă de a satisface condițiile cerute.

Pentru ofertele, comenzile și contractele referitoare la cantități mari de produse, condiții speciale de execuție, condiții specificate de asigurare a calității, serviciul export sau desfacere întocmește fișa de analiză a ofertei, comenzii, contractului, organizând întâlnirea de analiză a acesteia cu funcțiile necesare, după caz; (director tehnic adjunct, director producție, director pregătirea fabricației și infrastructură, director calitate, șef departament import, aprovizionare, care participă, analizează și semnează fișa de analiză).

Tabel 1.4.

Fișă de analiză nr…..

APROBAT rezolvarea observațiilor

DIRECTOR GENERAL

Data:…………………………….

Referitor la cerere de ofertă/ofertă/comandă/contract………………………………………………………….

Produs……………………………………Cantitate…………………………..Condiții și caracteristici tehnice………………………………………………………………………………..(conform STAS, specificație tehnică, caiet sarcini NR. .………………………………)

Participanți la analiză:

Confirmarea rezolvării observațiilor:

Atunci când cerințele referitoare la produs sunt modificate șeful serviciului export, respectiv desfacere are responsabilitatea de a se asigura că înaite de a fi acceptate, condițiile modificate sunt analizate ca la un contract nou și de a asigura că documentele relevante sunt modificate (contracte, comenzi), cu aducerea la cunoștință a tuturor funcțiilor implicate în realizarea contractului.

La comenzile primite verbal, personalul serviciilor desfacere și export va cere clientului transmiterea condițiilor solicitate în scris, prin fax sau poștă. Pentru satisfacerea cererii verbale a clientului, acestuia i se pun între timp la dispoziție informațiile solicitate și cunoscute la nivelul serviciului (exceptând prețul). Acceptarea și analiza contractului se fac numai pe baza cererii de ofertă, comenzii formulate de client documentat (scris/aprobat).

Pentru cazuri excepționale, decise de directorul general, se acceptă din partea clientului să nu furnizeze nici o declarație documentată a cerințelor, dar cerințele clientului verbale sau telefonice trebuie să fie documentate și verificate de către șeful serviciului desfacere și aprobate de directorul general înaintea acceptării lor.

Funcțiile asigurate de marketing în AEM sunt:

determină dacă un produs este necesar,

determină cererea și segmentul pieței pentru produs,

estimează cantitatea, prețul estimativ al cantității și momentul de lansare,

determină cerințele clientului prin analiza contractului,

determină cerințele clientului prin analiza necesităților pieței,

comunică clar și precis în interiorul AEM cerințele clientului,

realizează descrierea succintă și clară a produsului prin traducerea cerințelor și așteptărilor clienților într-un ansamblu de specificații; -elementele care sunt avute în vedere în descrierea produsului se referă la: caracteristici de performanță (caracteristici tehnice, condiții de mediu, condiții de utilizare, condiții de fiabilitate), configurația de montaj, standardele aplicabile, condițiile de ambalare, transport, verificare și asigurare a calității.

Informațiile despre produse sunt puse la dispoziția clienților la cerere sau prin activități organizate ca: târguri, expoziții, licitații, întâlniri la sediul clienților sau la sediul AEM, simpozioane sau seminarii tehnice. Aceste activități sunt documentate în: fișe de discuții, fișe QFD (quality function deployment), rapoarte de activitate marketing.

Tabel 1.5.

Fișă de discuții

Tabel 1.6.

Fișa QFD

Se completează de serv. marketing : nume,semnătură

RAPORT DE ACTIVITATE MARKETING

1. GENERALITĂȚI PRIVIND ACȚIUNEA

(perioada, locul desfășurării, participanți, organizatori).

2. DESCRIEREA STANDULUI DE EXPONATE

-Sugestii privind amenajarea standului la viitoare acțiuni; comparație cu standurile altor participanți.

3. ACTIVITATEA LA STAND

-Lista centralizatoare cu vizitatorii standului, ordonată pe domenii de interes:

-cumpărarea produselor LLCo AEM Timișoara

-vânzarea unor produse ale clienților

-colaborare în producție

-alte domenii

-Se va completa ‘‘FIȘA DE DISCUȚII’’

-Se vor anexa:

-Cărți de vizită ale clienților

-Prospecte sau alte materiale documentare de la clienți

Întocmit

Promovarea produselor se realizează prin mai multe forme: publicitate, promovarea vânzărilor, relațiile publice, manifestări promoționale. Publicitatea se realizează ca o variabilă calitativă de natură psihologică pe termen lung prin mijloace de informare mass-media. Se utilizează de asemenea catalogul de produse, pliantul prospectul și broșura, agendele, calendarele. Relațiile cu publicul (tehnicile de primire) vizează condițiile de organizare și desfășurare a unor manifestări ce urmăresc stabilirea de contacte între specialiștii din sectoarele de producție, comercializare și reprezentanți mass-media. Au loc de asemenea manifestări promoționale, participarea la manifestări cu caracter expozițional.

AEM asigură prin serviciul aprovizionare că produsul aprovizionat este conform cu cerințele specificate. Tipul și amploarea controlului aplicat asupra furnizorului și asupra produsului aprovizionat depinde de efectul produsului aprovizionat asupra realizării ulterioare a produsului sau asupra produsului final.

Furnizorii sunt evaluați și selectați pe baza abilității acestora de a furniza un produs în concordanță cu cerințele specificate.

Anual departamentul import editează lista subcontractanților externi (străini, din import), iar serviciul informatic și de comunicații, serviciul aprovizionare și/sau departamentul calitate lista subcontractanților din țară.

Se mai întocmește și lista subcontractanților de materiale de proces prin menținerea subcontractanților care furnizează materiale pentru proces și eliminarea acelora care furnizează materiale de uz general (auxiliare) din lista subcontractanților din țară, și lista subcontractanților de materiale critice, subcontractanți care se regăsesc de regulă în lista subcontractanților externi și în lista subcontractanților de materiale de proces.

Compartimentul AQ, șeful compartimentului inspecții, șeful DPMS, reprezentanți ai secțiilor de producție și departamentul import-aprovizionare analizează listele și le evaluează din punct de vedere al calității (ponderea în totalul evaluării 60%), al respectării termenului de livrare (ponderea în totalul evaluării 25%) și al prețului (ponderea în totalul evaluării 15%).

Metodele de evaluare utilizate pentru calitate sunt:

Analiza privind capabilitatea de furnizare a materialelor conforme din datele de istorie, înregistrările calității de la livrările anterioare de furnituri similare. Se aplică inițial tuturor subcontractanților.

Evaluarea eșantioanelor de produse trimise de subcontractant, prin încercări efectuate în laboratoarele AEM sau laboratoare specializate, împreună cu personalul tehnic din DCD. Se aplică în special pentru cei externi. Este forma minimă de evaluare.

Transmiterea de chestionare de autoevaluare în vederea aprecierii gradului de implementare a unui sistem de calitate. Se aplică obligatoriu subcontractanților de materiale critice din țară. Acei subcontractanți care dețin certificat ISO 9000 sunt considerați acceptați și nu li se solicită alte date. Acest certificat este solicitat subcontractanților externi de materiale critice.

Evaluarea la fața locului a subcontractantului prin audit efectuat de auditorii AEM.

Menținerea unui sistem de evaluare la inspecțiile la primire, care să evidențieze neconformitățile materialelor aprovizionate și respectiv să evalueze continuu subcontractantul. Este obligatorie pentru toți subcontractanții critici.

Evaluarea termenelor de livrare se face prin acordarea unor puncte subcontractanților, 3 puncte pentru livrare la termen, 2 puncte pentru livrare cu întârziere față de termenele contractuale, dacă stocurile existente permit desfășurarea normală a procesului de fabricație și 0 puncte pentru livrare cu întârziere față de termenele contractuale, dacă determină perturbarea procesului de fabricație.

Această evaluare se analizează și sintetizează trimestrial, iar pentru cazurile de menținere constantă a calificativului 2 și pentru cele cu un calificativ 0 se caută un subcontractant alternativ.

Evaluarea prin preț are influență numai la evaluarea mai multor subcontractanți pentru un același produs aprovizionat.

În urma evaluării și selectării subcontractanților se constituie lista subcontractanților acceptați, în ordinea subcontractanți din țară – subcontractanți externi cu certificat ISO 9000 sau fără certificat conform punctajului obținut la chestionarele de autoevaluare.

1. Autoevaluarea sistemului calității. Informații generale:

A. Societatea…………………………………………………………………………….

Adresa………………………………………………………………………………..

Telefon……………………Fax………………….E-mail…………………………….

B. Tipul producției………………………………………………………………………

C. Numărul total al angajaților………………………………………………………….

Numărul angajaților în Asigurarea Calității……………………………………..…..

Numărul angajaților în Controlul Calității………………………………………………

D. Este certificat SISTEMUL CALITĂȚII ?

Da conform standardelor ISO9001 ISO9002 ISO9003

Certificat de …………………la data…………….valabil până la…………

Nu în curs de certificare Da Nu conform ISO……………..

ÎN CAZUL ÎN CARE DEȚINEȚI CERTIFICAT CONFORM ISO 9001/9002 ESTE SUFICIENT SĂ NE TRIMITEȚI O COPIE A CERTIFICATULUI, NEFIIND NECESARĂ COMPLETAREA CHESTIONARULUI.

VĂ RUGĂM CA ÎN CAZUL OBȚINERII CERTIFICATULUI ULTERIOR PREZENTULUI CHESTIONAR SĂ NE TRIMITEȚI O COPIE A ACESTUIA.

2. Notarea răspunsurilor:

Notarea răspunsurilor pentru fiecare subiect din chestionar va fi rezultatul unei autoevaluări conform tabelului de mai jos

Tabel 1.7.

Notarea răspunsurilor

3. Concluziile autoevaluării sistemului calității :

Întrebări exprimate: 30 Punctaj maxim: 300

Întrebări la care s-a răspuns……………………………..Punctaj obținut………

Observații ale societății care s-a autoevaluat:…………………………………..

Director, Șef Asigurarea Calității,

Tabel 1.8.

Chestionar pentru evaluarea sistemului calității

Chestionar completat de:…………………………………………………………………..

activități decizie

documente, înregistrări

După realizarea planificării importului directorul general analizează împreună cu șeful departamentului import-aprovizionare și aprobă finalizarea și completarea acestei planificări cu: furnizorul, țara, cantitatea anuală, prețul unitar în valută, valoarea totală în valută; cu defalcări trimestriale, până în prima decadă a lunii ianuarie, pentru anul în curs urmând a fi inclusă în bugetul de venituri și cheltuieli.

Trecerea unui produs de la aprovizionarea din țară la aprovizionarea din import se face în cazurile în care în țară nu există un alt subcontractant acceptat și se scoate din fabricație produsul aprovizionat de la subcontractantul tradițional, dispare subcontractantul, sau sunt constatate frecvente abateri grave de la condițiile specificate privind calitatea unor produse.

AEM păstreză conformitatea produsului pe parcursul procesării interne și al livrării la destinația intenționată prin asigurarea operațiilor de transport, manipulare, ambalare, depozitare și protejare.

Astfel manipularea produselor finite se face astfel încât să se prevină avarierea sau deteriorarea lor de la recepția internă până la livrarea către clienți, personalul magaziilor având grijă să respecte instrucțiunile înscrise în fișa postului.

Ambalarea produselor finite se face în lăzi de lemn sau containere, care în cazul unei expedieri sunt asigurate cu benzi de oțel și sigilate. În timpul realizării procesului se urmărește cu atenție numărul aparatelor, destinația înscrisă pe etichetă, și existența în ambalaj, alături de produsul finit, a declarațiilor de conformitate, a instrucțiunilor de montaj, reparații, carte tehnică.

Sunt stabilite spații și zone speciale de depozitare, cu condiții asigurate care să prevină deteriorarea, în așteptarea utilizării sau livrării. Primirea în aceste zone se face numai după ce s-a verificat efectuarea tuturor inspecțiilor prevăzute, identificate prin documente însoțitoare sau marcare pe produse.

Serviciul supravegherea calității evaluează periodic (6 luni) starea produselor depozitate, pentru depistarea eventualelor deteriorări.

În privința transportului produselor finite se verifică mijloacele de transport în vederea asigurării protecției la șocuri mecanice (să nu existe spații între lăzi și pereții mijlocului de transport), protecția la intemperii (mijloacele de transport să fie asigurate cu prelată), starea de curățenie.

Aspecte legate de funcțiunea de producție

Funcțiunea de producție reprezintă ansamblul activităților de bază, auxiliare și de servire prin care se realizează obiectivele în domeniul fabricării produselor.

Istoric procese:

1970-1972:

Desprinsă din Elecromagnetica București, fabrica a fost proiectată de Electrouzinproiect. Dotarea s-a făcut cu utilaje din Elveția, Cehoslovacia, Germania, Austria. În 1972 sunt puse în funcțiune primele două benzi de montaj a contoarelor monofazate, se realizează primele standuri de etalonat contoare și primele linii de galvanizare, se asimilează fabricația de repere pentru contoarele monofazate în AEM.

1973:

Începe fabricația contorului trifazat pe stațiile și panourile preluate de la Electromagnetica, fabricate în 1935 de Landys Gyr; se amenajează atelierul de mecanică fină: mecanisme integratoare și discuri cu ax pentru contoare.

1974-1975:

Se dotează atelierul de contoare trifazate cu 2 stații de verificare tip Gantz și panouri de etalonare executate prin autodotare. Se asimilează tehnologia de montaj aparate Hartmann-Braun.

1977-1978:

Are loc trecerea la etapa a doua de dezvoltare în care s-au creat: Secția de aparate de precizie de clasă 0,5 și 0,2 și șecția de producție a safirelor și rubinelor artificiale în colaborare cu firme din China.

1980-1990:

Dezvoltarea și proiectarea produselor se face prin forțe proprii. Se introduce tehnica de calcul: minicalculator i100 (1982), Felix 1024 (1985).

Se dezvoltă tehnologia de reglare și verificare a contoarelor electrice pe instalații cu afișarea numerică a erorii (SETAC). Se asimilează tehnologii în colaborare: rezistoare cu microconductoare (Chișinău 1983), aparate tip panel (METRABLANSKO Cehoslovacia 1985), aparate indicatoare (URSS 1988).

Se construiește secția de producție a aparatelor de bord pentru aviație și se autorizează IAEM pentru producția acestora. Se modernizează atelierul de turnare sub presiune (1988).

1990-1994:

Se reduce fabricația de contoare și aparate ca urmare a dispariției CAER și a scăderii volumului investițiilor în țară. Se colaborează cu firma SANITALIA în asamblarea de ouă surpriză, activitate nerentabilă care se sistează în 1994.

Dotarea cu primele calculatoare PC AT/386.

Implementarea unui Sistem al calității conform cu ISO 9001.

1995-1998:

Se fac noi dotări în toate procesele: tehnică de calcul performantă a atelierelor de proiectare și a compartimentelor economice; linie de vopsire cu pulberi în câmp electrostatic; calculatoare performante pentru REȚEAUA CALITĂȚII, secțiile de producție și conducerea managerială; noi utilaje în secțiile de producție și sculărie; certificarea sistemului calității cu Societatea Română pentru Asigurarea Calității; calculator IBM AS 400; noi utilaje și mijloace de măsurare performante: șublere, micrometre, comparatoare electronice, cu achiziția și prelucrarea automată a datelor; dotarea stațiilor de verificat contoare electrice cu sistem de calcul ERRORREX M.

1998-2000:

Din 29 septembrie 1998 S.C. AEM S.A. se privatizează, acționar majoritar devenind firma LUXTEN LIGHTING S.A. Investițiile aniilor 1999-2000 depășesc cifra de 10,5 milioane USD. Acestea se concretizează în primul rând prin modernizarea proceselor, prin dotări cu utilaje de cea mai înaltă performanță:

Climatizarea spațiilor proceselor de bază ale producției.

Verificarea contoarelor mono și trifazate cu etaloane de performanță și achiziția datelor cu calculatoare performante; prelucrarea și analiza statistică a datelor rezultate din verificări.

Se modernizează procesul de proiectare, prin dotarea cu o rețea puternică de calculatoare și software specializat pentru proiectarea asistată de calculator (CAD).

Se modernizează procesele de producție, prin dotarea cu:

Mașini de injecție a maselor plastice, injecție a cauciucului, cu ciclu automat și comandă numerică-ENGEL,

Linie de execuție a subansamblului disc cu ax, formată din presa de precizie FEINTOOL și utilaj de asamblat disc pe ax FISHER,

Instalație de sablat STRAALTECHNIEK,

Mașină de electroeroziune cu fir cu comandă numerică Charmille ROBOFILL,

Mașină de prelucrat prin electroeroziune cu electrod masiv cu comandă numerică Charmille ROBOFORM,

Strung automat cu came virtuale electronice, 9 axe TORNOS,

Mașină automată de imprimat role MADAG,

Mașină automată de bobinat METEOR,

Instalație automată de plantat componente electronice SMD.

Se certifică Sistemul calității cu organismul KEMA-OLANDA

Se modernizează procesele de inspecție încercări, prin dotarea cu: camere climatice, având domeniul de temperatură -80◦C-+180◦C; comparator electronic de precizie 0,01; calibratoare și aparate electronice performante; instalații pentru încercări la compatibilitate electromagnetică; instalație automată de verificare a contoarelor de gaz; instalație automată de verificare a contoarelor de apă.

Se dezvoltă sistemul de comunicație și informatizare.

În prezent AEM este capabilă să dezvolte și să fabrice produse, la nivelul exigențelor clienților săi, dispunând de procese asigurate cu condiții de mediu și materiale cerute de specificațiile tehnice, procese dotate cu utilaje de mare complexitate în care lucrează personal specializat, instruit continu.

Procesul de proiectare dispune de o puternică rețea de calculatoare și software specializat pentru proiectarea asistată de calculator.

Procesul de uzinare SDV dispune de mașini de electroeroziune performante, cu fir cu comandă numerică-Charmille ROBOFILL, cu electrod masiv cu comandă numerică-Charmille ROBOFORM.

Procesele de uzinare repere au în dotare:

→ mașini de injecție a maselor plastice, injecție a cauciucului, cu ciclu automat și comandă numerică-ENGEK,

→ linie de execuție subansamblu disc cu ax formată din presă de precizie-FEINTOOL și utilaj de asamblat disc pe ax-FISHER,

→ instalație de sablat-STRAALTECHNIEK,

→ strung automat cu came virtuale electronice, 9 axe-TORNOS,

→ mașină automată de imprimat role tip MADAG,

→ mașină automată de bobinat-METEOR.

Procesul de vopsire se face pe instalații de vopsit în câmp electrostatic.

Procesul de montaj dispune de instalații automate de montat componente electronice SMD, instalații de calibrat performate pentru toate tipurile de produse dotate cu instalații de calcul și achiziție automată a erorilor.

Gama actuală de produse cuprinde:

Contoare electrice și electronice, monofazate și trifazate pentru energia electrică și accesorii pentru branșamente,

Contoare de gaz,

Contoare de apă rece și caldă,

Instalații pentru testarea contoarelor de energie electrică,

Aparate electrice și electronice,

Sisteme de citire automată a contoarelor de energie electrică,

Contoare de energie termică,

Corpuri de iluminat.

În planificarea producție pentru asigurarea unei activități optime de programare, urmărire și analiză a producției și în același timp a unei activități eficiente de asigurare cu materiale a procesului de fabricație se are în vedere ca:

– Pe baza cerințelor de vânzare, secțiile de fabricație împreună cu serviciul desfacere să analizeze posibilitatea de fabricație ținând cont de capacitățiile reale de producție ale lunii următoare;

– Cu datele de mai sus serviciul desfacere să întocmească programe de fabricație pentru luna următoare, care după ce sunt aprobate de directorul general să fie difuzate secțiilor de fabricație și serviciului aprovizionare;

– În cazul în care nu este definită o prognoză a vânzărilor, programul de fabricație se stabilește în vederea asigurării stocului minim de produse pe fiecare tip;

Programarea producției se mai întocmește și săptămânal, respectiv zilnic, ținându-se cont de prioritățile contractuale.

Nerealizarea în totalitate a termenelor duce la reprogramarea cantităților restante pentru luna următoare.

În AEM se monitorizează și se măsoară caracteristicile produsului pentru a verifica dacă sunt satisfăcute cerințele referitoare la acesta. Sunt stabilite metode și responsabilități privind activitățiile de inspecții, verificări și încercări la primire, pe parcursul fabricației și la controlul final.

Inspecțiile și încercările se fac conform documentației tehnice, planurilor calității și procedurilor/instrucțiunilor documentate pe toate fazele proceselor. Responsabilitățile specificate în documente, aparțin departamentului calitate-inspecții la primire, inspecții mecanice, inspecții montaj, laborator metrologie, laborator de încercări și secțiilor sau atelierelor de producție.

AEM are capabilitatea de a efectua încercări complete conform standardelor internaționale în laboratoarele proprii, autorizate de Biroul Român de Metrologie Legală. Laboratorul de încercări contoare de energie electrică este acreditat de RENAR ROMÂNIA și COFRAC FRANȚA din anul 2000.

Identificarea produselor neconforme poate fi făcută de orice persoană în măsură să detecteze o problemă ce poate avea incidență asupra calității.

Neconformitățile produselor pot fi identificate:

la recepție;

în timpul procesului de fabricație;

la încercările de omologare;

la inspecțiile și încercările pe fluxul de fabricație;

la inspecțiile și încercările de lot la controlul final;

în timpul auditurilor interne;

la fabricarea dublurilor de scule;

la constatarea utilajelor defecte;

la returnarea produselor finite de la clienți.

Izolarea produselor neconforme (în scopul împiedicării utilizării lor neintenționate) se face prin acțiunea secțiilor de producție, departamentului import-aprovizionare, serviciului desfacere și a departamentului calitate, în funcție de locul unde se constată neconformitatea, prin identificarea produselor neconforme și plasarea acestora în spații distinct identificate.

Aspecte legate de funcțiunea de resurse umane

Într-o întreprindere, resursele umane sunt un domeniu greu delimitabil, fiind de fapt un domeniu comun, ce implică toate persoanele din întreprindere – cea mai mare parte a deciziilor care afectează funcționarea de zi cu zi a organizației au o componentă umană, gestiunea personalului punând bazele începerii activității întreprinderii.

În forma lor simplificată, resursele umane se ocupă de angajare (recrutare de personal, încheierea contractului de muncă), de instruire, de frecvență (concedii de odihnă, de boală), de reprezentarea (delegații) și de salarizarea personalului.

Istoric:

1970:

Se angajează specialiști cu experiență din întreprinderile timișorene, absolvenți de liceu și ai facultăților de profil (omul cu marca numărul 1 – inginer Tărâlă Emanuel, șeful biroului investiții).

1972:

Numărul de angajați este de 637, iar vârsta medie 21 ani. Salariul mediu este 870 lei.

1975:

Numărul de angajați este de 3200. Forța de muncă este în continuare recrutată de la liceele industriale patronate de întreprindere, iar cadrele de specialitate sunt dintre cei mai buni absolvenți ai învățământului superior.

1989:

Întreprinderea numără peste 5200 de angajați. Salariul mediu este de 3300 lei.

1990:

Activează în întreprindere în continuare o parte din foștii angajați, o parte pleacă pentru a se privatiza sau se angajează la alte societăți.

Întreprinderea angajează forță tânără calificată și specializată în mod deosebit pentru sectoarele de producție și proiectare în domeniul electronic.

2000:

În octombrie întreprinderea numără 1570 de angajați. Vârsta medie este de 41 ani și vechimea medie de 18 ani.

1.5. STRUCTURA ORGANIZATORICĂ ȘI ADMINISTRATIVĂ

Conducerea de vârf , prin organizarea societății și stabilirea responsabilităților asigură o comunicare directă între toate nivelurile, asigurând astfel eficacitate sistemului de management.

Responsabilitățile, autoritatea și independența tuturor funcțiilor este documentată detaliat în fișele postului.

Persoanele cu responsabilități în structura organizatorică pot delega, pentru efectuarea unor activități special desemnate, sau efectuate în lipsa titularului, o altă persoană.

Persoana care a delegat responsabilitatea își menține responsabilitatea pentru efectuarea corespunzătoare a activității delegate.

Persoana care a delegat responsabilitatea se asigură că persoana delegată este instruită și calificată corespunzător pentru desfășurarea acțiunii respective și poate demonstra acest lucru.

Funcțiile entităților din organigramă sunt conforme cu denumirea entității.

Organigrama S.C. LLCo Sucursala AEM Timișoara S.A. se prezintă astfel:

Adunarea generală a acționarilor este organul de conducere al societății care decide asupra activității acesteia și asigură politica ei economică și comercială.

Acționarii majoritari ai acesteia sunt:

Dl. Zoltan Boszormenyi, Mercraft Investments Limited Fund, Societe Generale Romania.

Consiliul de administrație al Luxten Lighting Company este format din:

Dl. Zoltan Boszormenyi, președinte

Dl. Claudiu Rădulescu, președinte executiv

Dl. Ionel Pepenică, vicepreședinte

D-na. Olimpia Moica, vicepreședinte

Dl. Otto Dick, vicepreședinte

Dl. Klaus Hermann, din partea Marcraft Investments Limited Fund

D-na. Cella Eftimescu, din partea Societe Generale Romania

Consiliul de administrație are în principal următoarele atribuțiuni: stabilește îndatoririle și responsabilitățile personalului societății pe compartimente, aprobă operațiunile de încasare și plăți potrivit competențelor acordate, stabilește tactica și strategia de marketing, aprobă încheierea sau rezilierea contractelor potrivit competențelor acordate, angajează și concendiază personalul și stabilește drepturile și obligațiile acestuia, rezolvă orice alte probleme stabilite de Adunarea generală a acționarilor.

Consiliul de administrație poate delega o parte din atribuțiile sale unui comitet de direcție compus din membrii aleși din Consiliul de administrație.

Gestiunea societății este controlată de acționari și de comisia de cenzori, formată din 3 membrii, care sunt asociați cu excepția cenzorilor contabili. În cursul exercițiului financiar comisia de cenzori verifică gospodărirea fondurilor fixe și a mijloacelor circulante, registrele de evidență contabilă și informează Consiliul de administrație asupra neregulilor constatate.

Personalul de conducere al societății și cenzorii sunt aleși de Adunarea generală a acționarilor. Restul personalului este angajat de către Consiliul de administrație sau de către managerul general al societății comerciale.

Nivelul salariilor pentru personalul societății, pe categorii de funcții, se stabilește și poate fi modificat de către Adunarea generală a acționarilor în funcție de studii și munca efectiv prestată, cu respectarea limitei minime de salarizare prevăzute de lege.

Drepturile și obligațiile personalului societății sunt stabilite de către Consiliul de administrație sau de către managerul general al societății comerciale.

Managementul executiv stabilește și dezvoltă politica și strategia, are autoritatea necesară luării tuturor deciziilor pentru realizarea produselor conform cerințelor clienților, stabilește obiectivele calității pentru activitatea de marketing și comercială în concordanță cu politica și obiectivele calității privind în principal următoarele:

determinarea precisă a cerințelor clienților și în documente care stau la baza relațiilor contractuale cu clienții;

aprovizionarea cu materii prime și materiale la termenele necesare respectării condițiilor contractuale cu clienții;

livrarea la client a produselor în conformitate cu condițiile specificate;

organizează și conduce activitatea sectorului de marketing și comercial în scopul îndeplinirii obiectivelor calității;

inițiază acțiuni de prevenire a neconformităților, inițiază acțiuni corective, verifică implementarea soluțiilor stabilite referitoare la calitate în sectorul marketing și comercial.

În cadrul societății există un reprezentant al managementului, care este numit de directorul general din conducerea de vârf. Acesta este directorul tehnic și are responsabilitate și autoritate pentru:

a se asigura că procesele necesare sistemului de management al calității sunt stabile , implementate și menținute;

a raporta managementului de cel mai înalt nivel despre funcționarea sistemului de management al calității și despre orice necesitate de îmbunătățire;

a se asigura că este promovată în cadrul organizației conștientizarea referitoare la cerințele clientului.

Reprezentantul managementului raportează în analiza efectuată de management (anual), asupra funcționării sistemului de management al calității, gradului său de implementare, în vederea analizei pentru adoptarea de acțiuni în vederea îmbunatățirii sistemului de management al calității.

Sedințele managementului:

În AEM ședințele de management pot fi convocate de către directorul general sau de către unul din directorii societății în cadrul domeniului de activitate și responsabilitate al acestora. Cel care o convoacă stabilește subiectul ședinței, lista participanților, data, ora și locul de desfășurare.

Subiectul, data, ora și locul desfășurării ședinței sunt aduse la cunoștință participanților prin grija celui care a convocat ședința.

Conducătorul ședinței, cel care a covocat-o, o declară deschisă la ora și locul stabilit și numește dintre participanți un secretar al ședinței, care va întocmi minuta ședinței. Acest document conține data, ora și locul desfășurării ședinței (dacă acesta este altul decât sediul societății); persoana care a convocat ședința și lista persoanelor convocate cu menționarea celor prezenți; puncte de vedere ale participanților; hotărârile luate în cadrul ședinței; semnătura secretarului și a conducătorului ședinței.

Tabel 1.9.

Formular minuta

Participanți:…………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………………

Descrierea succintă a problemelor analizate:

Conducătorul ședinței, sau un participant desemnat de acesta, expune subiecul ședinței, care poate fi împărțit în mai multe puncte ce se vor discuta într-o ordine stabilită de cel care conduce ședința.

Participanții la ședință își expun punctul lor de vedere privitor la subiectul în discuție la solicitarea lor aprobată de conducătorul ședinței sau la cererea acestuia. Punctele de vedere sunt consemnate succint în minută de către secretarul ședinței la cererea participantului sau a conducătorului ședinței.

Dacă pe parcursul ședinței se adoptă hotărâri în cadrul subiectului ședinței se menționează în minută.

Ședința este declarată închisă de către conducătorul acesteia după epuizarea subiectului, și poate fi întreruptă, amânată sau anulată în cazul unor motive bine întemeiate.

1.6. STRUCTURA DE PERSONAL

Fig.3

Tabel 1.10.

Repartizarea pe structuri și categorie

Structura de personal comparată 1998 (la privatizare)/2003:

Fig.4

Instruirea personalului

În AEM se pune accent pe necesitatea asigurării instruirii continue a personalului astfel încât acesta să fie competent din punct de vedere al studiilor, al instruirii, al abilității și al experienței adecvate.

Prin instruire se înțelege pregătirea prin programe și cursuri de specializare la locul de muncă sau prin cursuri organizate de centre de perfecționare și firme de consultanță, urmată, după caz, de o verificare a deprinderilor teoretice și practice.

Responsabilitățile biroului resurse umane:

Primește de la entitățile organizatorice oferte de participare la cursurile externe, perfecționări, comunicări științifice, organizate de alte organisme decât AEM, aprobate de dirctorul general și un exemplar din atestat sau diplomă dacă este cazul.

Identifică necesitatea instruirii personalului.

Organizează împreună cu șefii serviciilor/compartimentelor instruirile.

Organizează controlul instruirilor desfășurate, conform planurilor de instruire, primite de la entitățile organizatorice din cadrul societății.

Organizează gestionarea înregistrărilor referitoare la instruirea personalului.

Organizează instruirea personalului nou angajat pe linie de PM-PSI.

Calificarea fiecărui angajat este documentată prin diploma de absolvire a diferitelor forme de calificare, diplomă aflată la biroul resurse umane.

Personalul din fiecare entitate organizatorică este încadrat în matricea pregătire (calificare) profesională-operații (posturi de lucru) din fluxul tehnologic, matrice care constă în evidențierea persoanelor pe posturi de lucru, operații, unde cunoștințele tehnice, calificarea sau experiența permit utilizarea lor ca executanți.

Personalul este instruit periodic conform planului de instruire, anual sau semestrial. Acest plan constă în suma planurilor entităților la nivel de departamente, secții și servicii și este întocmit de șefii de entități pentru personalul din subordine și predat la biroul resurse umane.

Planul de instruire poate include următoarele domenii:

Documentația tehnică și tehnologică a produselor noi;

Manualul calității;

Procedurile standard și operaționale;

Prevenirea problemelor de calitate și nu depistarea lor la final;

Măsurarea obiectivelor calității cuprinse în politica în domeniul calității;

Satisfacerea nevoilor și cerințelor clientului;

Îmbunătățirea continuă a calității;

Probleme generale privind implementarea sistemului calității.

Șefii de entități, lectorii vor urmării ca prin instruirile desfășurate, personalul din subordine să devină conștient de relevanța și importanța activităților sale și de modul în care el contribuie la realizarea obiectivelor calității.

Dacă cursurile sunt susținute de lectori externi, desfășurarea instruirilor sunt organizate de șeful biroului resurse umane împreună cu șefii secțiilor/compartimentelor, stabilindu-se locul de desfășurare, lectorii, orarul.

În cazul instruirii cu lectori interni organizarea aparține doar șefului entității respective.

Tematica concretă a instruirii este determinată de temele din planul de instruire și de postul ocupat de angajat în matricea pregătire profesională-operații din fluxul tehnologic.

De regulă, o grupă de instruire nu cuprinde mai mult de 25-40 de cursanți, instruirea urmând a se desfășura în timpul orelor de program, după orele de program sau jumătate în orele de program, jumătate după aceste ore, conform aprobării conducerii.

Lectorii pot fi șefii de secții, ateliere, maiștrii, reprezentanții AQ din secțiile unde se organizează instruirea, specialiști din proiectare, membri ai compartimentului AQ, etc. În urma fiecărei instruiri aceștia completează raportul de instruire, pe care se va trece data, ora începerii/încheierii cursului, tema, numele lectorului, numele și semnătura tuturor participanților.

Tabel 1.11.

Raport de instruire

Participanți:

Aceste rapoarte de instruire vor fi predate la sfârșitul programului de instruire biroului resurse umane.

Dacă lectorul consideră necesară evaluarea eficacității instruirii printr-o formă scrisă, poate finaliza instruirea cu un test. Testul poate fi sub forma unui chestionar sau sub formă de probă practică. În urma testării se vor acorda calificative: foarte bine, bine, respins. Rezultatul testării va fi evidențiat în raportul de testare care cuprinde numele participanților la test și calificativul, raport de testare ce se va preda la biroul resurse umane.

Personalul nou angajat în perioada de probă, mai puțin personalul angajat cu caracter sezonier, pe perioada vacanței, pentru înlocuirea personalului plecat în concediu de odihnă, va fi instruit conform prevederilor stipulate la angajarea personalului.

Personalul necalificat, existent sau nou angajat, va intra într-un program de instruire intensivă prin parcurgerea posturilor de muncă în conformitate cu planificarea instruirii personalului nou angajat în perioada de probă, în vederea încadrării în matricea pregătire profesională-oparații din fluxul tehnologic. Instruirea se va documenta prin rapoarte de instruire și se finalizează cu un test și raport de testare, întocmit de reprezentantul AQ la nivel de compartiment și lector. Pe baza raportului de testare, biroul resurse umane va elibera un atestat, în două exemplare, un exemplar la resurse umane și un exemplar la persoana instruită.

Pentru ofertele de curs din exterior, directorul general nominalizează pe adresele de ofertă compartimentul pentru care prezintă interes oferta.

Biroul resurse umane, în colaborare cu compartimentul nominalizat propune persoanele care participă la curs, propunere ce va fi aprobată de directorul general și întocmește formele/corespondența în vederea participării.

Persoanele care participă la cursuri externe vor preda la întoarcere o copie a diplomei obținute biroului resurse umane.

În funcție de tema cursului, participantul se va pregăti pentru prezentarea într-o formă sintetică a cunoștințelor de la curs și altor categorii de personal din AEM.

Evoluția productivității muncii comparativ cu evoluția nivelului de salarizare (USD):

Fig.5

1.7. IMPORTANȚA CALITĂȚII AEM. OBIECTIVE ȘI PRINCIPII

Prioritatea în orice activitate este calitatea produselor.

Calitatea este de extremă importanță pentru pătrunderea Sucursalei AEM pe piețe și impunerea pe piața mondială ca un mare producător de contoare, este cea mai eficientă strategie concurențială pentru permanenta competiție economică și pentru prosperitate.

AEM a implementat un sistem al calității din anul 1994. Acesta a fost certificat conform prevederilor ISO 9001 în anul 1996 de către SRAC (Societatea Română pentru Asigurarea Calității) București, iar în anul 1999 de KEMA OLANDA.

Din anul 2001 conducerea de vârf a decis implementarea și menținerea sistemului de management al calității în conformitate cu prevederile ISO 9001–2000.

În concordanță cu politica din domeniul calității, conducerea de vârf stabilește obiectivele calității, inclusiv acelea necesare pentru îndeplinirea cerințelor referitoare la produs. În urma analizei efectuate de management, obiectivele sunt concretizate în indicatori măsurabili la nivelul entităților organizatorice.

Obiectivele pentru realizarea politicii în domeniul calității sunt:

1. Reducerea sesizărilor și reclamațiilor clienților cu 10% comparativ cu anul precedent.

2. Rezolvarea sesizărilor și reclamațiilor clienților privind produsele și serviciile în intervalul de timp prevăzut în contracte sau alte documente cu valoare similară.

3. Creșterea responsabilității în domeniul calității produselor și serviciilor furnizate de entitățile organiztorice interne, printr-un comportament de tip client-furnizor. Obiectivele de performanță măsurabile ale fiecărei entități vor fi stabilite de către furnizori, în funcție de obiectivele anului trecut și de obiectivele societății pentru anul acesta, în sensul îmbunătățirii continue a calității și întregii activități.

4. Realizarea implementării sistemului de management al calității conform standardului ISO 9001-2000 la nivelul societății și a entităților organizatorice.

5. Reducerea costurilor în legătură cu obiectivele calității la nivel de societate și entități organizatorice în anul curent cu 6% comparativ cu anul trecut.

Pentru realizarea obiectivelor privind creșterea competivității pe piață a societății, conducerea de vârf urmărește implementarea următoarelor principii:

1. Satisfacerea cerințelor, necesităților și așteptărilor clientului, la nivelul maxim, este în continuare, viziunea AEM în afaceri. Întreaga organizație este focalizată să răspundă cerințelor clienților, să depășească așteptările acestora.

2. Cel mai înalt nivel al conducerii, își asumă responsabilitatea de a stabilii unitatea de scop și direcția AEM. Stabilind obiective de performanță măsurabile, stabilind încrederea și asigurând oamenilor resursele și instruirea necesară devine posibilă îmbunătățirea continuă.

3. Implicarea oamenilor, a fiecărui angajat în obținerea calității adecvate, în cunoașterea obligațiilor, sporirea competențelor, cunoștințelor și experienței lor conduce la motivarea și angajarea acestora, la creșterea gradului de participare la îmbunătățirea continuă.

4. Abordarea sub formă de proces a tuturor activităților din AEM, astfel încât să reușim să optimizăm aceste activități, să reducem costurile, va permite focalizarea oportunitățiilor de îmbunătățire. În toate procesele, planificarea activității va constitui stilul de muncă al firmei.

5. Conducerea prin abordarea sistemică, prin structurarea și dezvoltarea sistemului de management al calității conform ISO 9001 – 2000, prin măsurarea și evaluarea acestuia, va furniza încredere clienților, acționarilor și societății cu privire la utilitatea și eficiența organizației, AEM.

6. Îmbunătățirea continuă este o componentă de bază a activității conducerii de vârf dar și a fiecărui angajat. Stabilind obiective măsurabile pentru îmbunătățirea continuă a fiecărui produs, a fiecărui proces, a eficienței sistemului de management al calității, va crește avantajul competitiv al AEM-ului.

7. Stabilirea deciziilor la toate nivelurile de management se bazează pe analiza datelor și informațiilor.

8. Relațiile AEM cu furnizorii săi, bazate pe beneficii reciproce, crearea de comunicații clare și deschise conduc la creșterea abilității ambelor părți de a crea valoare și de a flexibiliza la schimbarea piețelor. Relațiile de parteneriat, de tipul client–furnizor în afara firmei, sunt extinse și în interiorul acesteia, în abordarea relațiilor dintre secții și servicii.

CAPITOLUL 2

ANALIZA SISTEMULUI INFORMAȚIONAL ÎN CADRUL

S.C. LLCo SUC. AEM TIMIȘOARA S.A.

2.1. MATRICEA RESPONSABILITĂȚILOR ÎN SISTEMUL DE MANAGEMENT AL CALITĂȚII

Responsabilitățile personalului care conduce, efectuează și verifică activitățile ce influențează calitatea sunt definite și documentate în matricea responsabilităților:

R = răspunde direct

C = colaborează

Tabel 2.1.

Matricea responsabilităților

2.2. DOTAREA CU TEHNICĂ DE CALCUL

S.C. LLCo. Sucursala AEM Timișoara S.A. are instalate o rețea de calculator de tip PC 486 și Pentium, imprimante de tip NEC P2200 sau EPSON LX, matriciale și o imprimantă cu laser, de tip Minolta, folosind un program performant Novel.

Rețeaua se află la sediul societății și are mai multe stații de lucru. Aici sunt puse în exploatare aplicațiile: „ Salarii și Fișe fiscale”, utilizată pentru calculul salariilor pe baza pontajelor, stabilirea contribuțiilor la bugetele de asigurări sociale și la bugetul de stat privind salariile și pentru elaborarea fișelor fiscale în conformitate cu prevederile legale în vigoare; „Contabilitate”, aplicație cu ajutorul căreia, pe baza notelor contabile introduse manual se obțin fișele de cont sintetice și analitice, registrul jurnal, balanțele de verificare, se efectuează automat calculul impozitului pe profit în conformitate cu reglementările legale în vigoare; „Gestiune”, aplicație utilizată pentru evidența stocurilor, pentru emiterea documentelor primare: Facturi fiscale, Avize de însoțire a mărfurilor, Note de recepție și constatare de diferențe, Bonuri de consum și alte documente de evidență primară; „LEX 2000”, program de legislație care este actualizat săptămânal de furnizor .

Programul de gestiune este utilizat pe două din stațiile din rețeaua de la sediul societății, dar și pe calculatoarele distribuite în țară reprezentanților de vânzări. Operațiile efectuate în țară sunt preluate și centralizate periodic prin modem-uri externe, cu ajutorul rețelei telefonice și apoi transferate în programul de contabilitate, ca note contabile.

Programul de gestiune este utilizat de Serviciul Comercial și pentru emiterea ofertei de produse finite și mărfuri, de Serviciul Aprovizionare pentru întocmirea necesarului de materii prime, materiale sau mărfuri.

2.3. CONSTRUIREA BAZELOR DE DATE

2.4. EVIDENȚA ECONOMICĂ A CLIENȚILOR LA S.C. LLCo SUC. AEM TIMIȘOARA S.A.

2.4.1. DEFINIREA ȘI CLASIFICAREA CLIENȚILOR

Creanțele agenților economici sunt legate direct de exploatare, adică de acel domeniu care face obiectul principal al funcționări lor. Creanțele față de clienți rezultă ca urmare a vânzării producției, respectiv realizării lucrărilor sau serviciilor și au în contrapartidă venituri din exploatare.

Creanțele întreprinderii față de clienții săi își au izvorul în schimbul de consințămând concretizat într-o comandă fermă din partea clientului și acceptată de producator sau având ca bază contractele încheiate. Creanțele devin certe, sigure, în momentul transferului de proprietate pentru vânzări și în momentul realizării lor pentru lucrări și servicii. Transferul de proprietate se produce în momentul livrărilor, respectiv al realizării lucrărilor sau prestațiilor de servicii, moment care, în practică, corespunde cu facturarea.

Pe baza facturii, creanțele se înregistrează în contabilitate la valoarea de intrare în patrimoniu care corespunde cu valoarea lor nominală, adică cu totalul de plată, reprezentând valoarea în preț sau tarif negociat + TVA.

Stingerea creanțelor se face de regulă prin intermediul mijloacelor bănești, utilizând :

→ operațiuni bănești de decontare cu numerar și fără numerar;

→ operațiuni de decontare prin efecte comerciale.

După piața de desfacere clienții se pot clasifica astfel:

1. Clienți interni

2. Clienți externi

Sucursala AEM Timișoara comercializează produse atât pe piața internă, ce acopera 90% din suprafața țării, cât și pe piața internațională în mai mult de 24 de țări, cum sunt : Albania, Argentina, Australia, Bangladej, Belgia, Brazilia, Canada, Republica Cehă, Cipru, Columbia, Egipt, Franța, Germania, Grecia, Ungaria, Islanda, Israel, Italia, Coreea, Kuweit, Liban, Marea Britanie, Norvegia, Pakistan, Arabia Saudită, Africa De Sud, Spania, Turcia, Statele Unite ale Americii, Venezuela și altele.

Atât clienții curenți cât și cei potențiali sunt incluși într-o bază de date permanent actualizată care permite societății să păstreze legătura și să comunice cu persoanele sau firmele interesate de produsele societății.

2.4.2. URMĂRIREA ȘI CONTROLUL RELAȚIEI

CLIENȚI – FURNIZORI

Principiul continuității activității societății poate fi asigurat prin ralizarea unui control eficient.

Pentru a se puatea organiza un control eficient, Sucursala AEM Timișoara are ca obiective :

► cunoașterea în orice moment a nivelului creanțelor ce derivă din relațiile comerciale;

► urmărirea încasării la timp a tuturor sumelor de la clienți și debitori, întocmindu-se astfel fișa clientului;

► urmărirea creanțelor în funcție de volumul produselor comercializate (ANEXE Nr. 1 → 7/tabele);

► cunoașterea creanțelor și urmărirea decontării în termen a acestora. Creanțele în funcție de termenul de încasare pot fi: creanțe de încasat la termen lung, creanțe de încasat la termen mijlociu, creanțe de încasat la termen scurt.

► soluționarea corectă a deprecierilor constatate asupra creanțelor, precum și a creșterilor de valoare a acestora.

2.4.3. REGIMUL REDUCERILOR ȘI MOMENTUL ACORDĂRII

LOR

Reducerile acordate de către societate pentru clienți se disting în două tipuri:

Reduceri cu caracter comercial. În acest tip de reducere se disting remizele și risturnurile. Remizele, reprezintă reducerile practicate în mod obișnuit asupra prețului curent de vânzare, luându-se în considerare volumul vânzărilor sau calitatea clientului. Acestea se calculează prin aplicarea unei cote procentuale asupra prețului curent de vânzare. Risturnurile sunt reduceri de preț calculate asupra ansamblului de operații efectuate cu aceeași clienți, în timpul unei perioade determinate.

Reduceri cu caracter financiar. Se prezintă sub forma sconturilor de decontare și constau în reducerile acordate clienților care își achită cumpărăturile înaintea termenului normal de exigibilitate. Sconturile de decontare se calculează prin aplicarea unei cote procentuale asupra valorii facturii la prețul curent sau asupra valorii nete comerciale în cazul în care s-au acordat și reduceri comerciale.

2.4.4. DESCRIEREA OPERAȚIILOR CONTABILE

Pe baza unui contract/comandă întocmite de către departamentul marketing se întocmește dispoziția de livrare și factura, pe baza căreia se efectuează descărcarea mărfurilor în gestiune.

Astfel se întocmește sau se încarcă fișa clientului. Această evidență este urmărită atât de departamentul marketing, cât și de serviciul financiar pentru verifcarea clienților răi platnici.

Pentru a evita erorile în calcul se întocmește extrasul de cont pentru fiecare client în parte, cu ajutorul căruia se punctează relația client-furnizor (ANEXA Nr. 7).

La încasarea unei sume de la client, pe baza documentului constatator, departamentul comercial – financiar de contabiliate înregistrează în evidența operativă încasarea, creditează contul analitic al clientului și reemite documentul departamentului de contabilitate care înregistrează în evidența contabilă cronologică încasarea.

2.4.5. EVIDENȚA CONTABILĂ A CLIENȚILOR

Contul 411 „Clienți” are rolul de a ține evidența decontărilor cu clienții externi sau cu clienții interni pentru produsele, semifabricatele, materialele, mărfurile vândute, respectiv lucrările executate și serviciile prestate pe bază de facturi.

După conținutul economic, contul 411 „Clienți”, face parte din clasa conturilor de terți, grupa drepturilor de creanță din vânzări și prestări de servicii.

După funcția contabilă, contul 411 „Clienți” este un cont de activ.

În debitul contului 411 „Clienți” se înregistrează :

─ prețul de vânzare a mărfurilor produselor, semifabricatelor livrate, lucrărilor executate și serviciilor prestate, la care se adaugă TVA colectată aferentă prin creditul conturilor 701 „Venituri din vânzarea produselor finite”, 702 „Venituri din vânzarea semifabricatelor”, 703 „Venituri din vânzarea produselor reziduale”, 704 „Venituri din lucrări executate și servicii prestate”, 707 „Venituri din vânzări de mărfuri”, 4427 „TVA colectată”.

Exemplu:

S.C. LLCo Suc. AEM Timișoara S.A. livrează S.C. Apa Contorizare S.R.L. Pitești contoare de apă pe baza notei de negociere din 2003, în valoare de 174.960.000 de lei, TVA colectată fiind de 33.242.400 de lei.

411.1 „Clienți interni” = % 208.202.400

701 „Venituri din vânzarea 174.960.000

produselor finite”

4427 „TVA colectată” 33.242.400

─ valoarea bunurilor livrate sau a lucrărilor executate și serviciilor prestate anterior și care abia acum se facturează, prin creditul contului 418 „Clienți – facturi de întocmit”.

Exemplu :

La sfârșitul lunii iulie 2003 S.C. LLCo Sucursala AEM Timișoara S.A. a livrat produse finite pentru care factura s-a întocmit abia în luna august (ANEXA Nr.9 și ANEXA Nr.10).

418 „Clienți-facturi = % 920.864.781

de întocmit” 701 „Venituri din vânzarea 773.835.950

produselor finite”

4428 „TVA neexigibilă” 147.028.831

411.1 „Clienți interni” = 418 „Clienți-facturi 920.864.781

de întocmit”

4428 „TVA neexigibilă” = 4427 „TVA colectată” 147.028.831

În creditul contului 411 „Clienți” se înregistrează :

─ sumele încasate de la clienți în conturile de disponibilități bancare sau în numerar prin creditul conturilor 512 „Conturi la bănci” sau 531 „Casa”;

Exemple:

1. S.C. LLCo Suc. AEM Timișoara S.A. încasează prin ordin de plată de la S.C. Capital Craiova suma de 402.696.000 de lei, reprezentând factura fiscală XGP7145726, din data de 26.07.2003.

5121 „Conturi la bănci în lei” = 411.1 „Clienți interni” 402.696.000

2. S.C. LLCo Suc. AEM Timișoara S.A. încasează de la S.C. AMT PRODSERV Râmnicul Sărat, prin numerar cu chitanța Nr. 0965243 din data de 18.08.2003, suma de 27.697.250 de lei, reprezentând factura 7144215/31.05.2003.

5311 „Casa în lei” = 411.1 „Clienți interni” 27.697.250

─ contravaloarea efectelor comerciale acceptate și preluate în contul livrărilor sau prestațiilor făcute, prin debitul contului 413 „Efecte de primit”;

Exemplu:

S.C. LLCo Suc. AEM Timișoara S.A. primește de la S.C. Apa Contorizare S.R.L. Pitești fila de CEC BG.300 00997916 în valoare de 189.000.000 de lei, scadentă în 17.08.2003. aceasta împreună cu borderoul de încasare se depune la bancă. Confirmarea încasării apare în extrasul din data de 19.08.2003 (ANEXA Nr.11, ANEXA Nr.12 și ANEXA Nr. 13).

5113 „Efecte de încasat” = 413 „Efecte de primit” 189.000.000

5121„Conturi la bănci în lei” = 5113 „Efecte de încasat” 189.000.000

413 „Efecte de primit” = 411.1 „Clienți interni” 189.000.000

─ valoarea avansurilor sau aconturilor primite, decontate clienților pe seama livrărilor de bunuri, a prestărilor de servicii sau executărilor de lucrări prin debitul contului 419 „Clienți-creditori”.

─ diferențele nefavorabile de curs valutar constatate cu ocazia încasării creanțelor exprimate în devize, prin debitul contului 665 „Cheltuieli din diferență de curs valutar”;

Soldul debitor al contului reprezintă sumele datorate de clienți, deci creanțele față de aceștia neîncasate încă.

CAPITOLUL 3

PROIECTAREA SISTEMULUI INFORMATIC LA

S.C. LLCo SUC. AEM TIMIȘOARA S.A.

3.1. IMPLEMENTAREA PROGRAMULUI CU MENIURI ÎN ACCESS ȘI VISUAL BASIC

3.2. IMPLEMENTAREA PROGRAMULUI CONTABIL ÎN VISUAL BASIC

Dim n, i As Integer

Dim tipcont(0 To 10) As String * 1

Dim data(1 To 10) As Date

Dim tipop(1 To 100) As String * 1

Dim valoare(1 To 100) As Single

Dim conturi(1 To 6) As Integer

Dim numele(0 To 20) As String

Private Sub adaug_Click()

List1.Visible = False

List2.Visible = False

Dim inreg As Integer

k = cboconturi.ListCount

numele(k) = InputBox("dati numele noului cont")

tipcont(k) = InputBox("precizati daca este de a sau p")

inreg = InputBox("precizati simbolul contului")

gasit = 0

For i = 0 To k – 1

If inreg = cboconturi.List(i) Then

MsgBox ("contul exista")

gasit = 1

End If

Next i

If gasit = 0 Then

cboconturi.AddItem inreg, k

End If

End Sub

Private Sub afisez_Click()

For i = 0 To cboconturi.ListCount – 1

Print numele(i), " ", cboconturi.List(i), " "; tipcont(i)

Next i

End Sub

Private Sub afisez_combo_Click()

List1.Clear

List2.Clear

For i = 0 To cboconturi.ListCount – 1

List1.AddItem numele(i), i

aux = cboconturi.List(i)

List2.AddItem aux, i

Next i

List1.Visible = True

List2.Visible = True

End Sub

Private Sub afisez_list_Click()

Cls

List1.Clear

List2.Clear

For i = 0 To cboconturi.ListCount – 1

List1.AddItem numele(i), i

aux = cboconturi.List(i)

List2.AddItem aux, i

Next i

List1.Visible = True

List2.Visible = True

End Sub

Private Sub cmdafisare_Click()

cmdinregistrare.Visible = False

cmdafisare.Visible = False

totc = 0

totd = 0

For i = 1 To n

If tipop(i) = "D" Then

totd = totd + valoare(i)

Else

totc = totc + valoare(i)

End If

Next i

Print "debit", " credit "

Print totd, totc

End Sub

Private Sub cmdinregistrare_Click()

Cls

cmdinregistrare.Visible = False

cmdafisare.Visible = False

cmdOK_Inregistrare.Visible = True

n = Val(txtnrop.Text)

i = 0

End Sub

Private Sub cmdOK_Inregistrare_Click()

i = i + 1

data(i) = txtdata.Text

valoare(i) = Val(txtvaloare.Text)

If valoare(i) < 0 Then

optc.Value = True

optd.Value = False

Else

optd.Value = True

optc.Value = False

End If

If optd.Value = True Then

tipop(i) = "D"

Else

tipop(i) = "C"

End If

If i >= n Then

cmdOK_Inregistrare.Visible = False

cmdafisare.Visible = True

Label1.Visible = False

Label2.Visible = False

Label3.Visible = False

Label4.Visible = False

Label5.Visible = False

Label6.Visible = False

cboconturi.Visible = False

txtnrop.Visible = False

txtdata.Visible = False

txtvaloare.Visible = False

txtnume.Visible = False

txttipcont.Visible = False

cmdinregistrare.Visible = False

cmdOK_Inregistrare.Visible = False

fratipop.Visible = False

List1.Visible = False

List2.Visible = False

Else

txtdata.Text = " "

txtvaloare.Text = ""

cmdOK_Inregistrare.Visible = True

End If

End Sub

Private Sub Form_Load()

lblafisare.Visible = False

Label1.Visible = False

Label2.Visible = False

Label3.Visible = False

Label4.Visible = False

Label5.Visible = False

Label6.Visible = False

cboconturi.Visible = False

txtnrop.Visible = False

txtdata.Visible = False

txtvaloare.Visible = False

txtnume.Visible = False

txttipcont.Visible = False

cmdinregistrare.Visible = False

cmdafisare.Visible = False

cmdOK_Inregistrare.Visible = False

fratipop.Visible = False

List1.Visible = False

List2.Visible = False

conturi(1) = 301

conturi(2) = 604

conturi(3) = 401

conturi(4) = 407

conturi(5) = 506

conturi(6) = 201

For i = 1 To 6

cboconturi.AddItem conturi(i), i – 1

Next i

End Sub

Private Sub ies_Click()

End

End Sub

Private Sub nume_Click()

For i = 0 To 5

numele(i) = InputBox("dati numele contului " & cboconturi.List(i))

Next i

End Sub

Private Sub operez_Click()

lblafisare.Visible = True

cboconturi.Visible = True

End Sub

Private Sub sterg_Click()

List1.Visible = False

List2.Visible = False

den = InputBox("dati numele contului care doriti sa il stergeti")

For i = 0 To cboconturi.ListCount – 1

If den = numele(i) Then

cboconturi.RemoveItem i

k = i

End If

Next i

For i = k To cboconturi.ListCount

numele(i) = numele(i + 1)

tipcont(i) = tipcont(i + 1)

Next i

End Sub

Private Sub tip_cont_Click()

For i = 0 To 5

tipcont(i) = InputBox("spune-mi contul " & numele(i) & " este de a sau p")

Next i

End Sub

Private Sub cboconturi_click()

Label1.Visible = True

Label2.Visible = True

Label3.Visible = True

Label4.Visible = True

Label5.Visible = True

Label6.Visible = True

lblafisare.Visible = False

cboconturi.Visible = True

txtnrop.Visible = True

txtdata.Visible = True

txtvaloare.Visible = True

txtnume.Visible = True

txttipcont.Visible = True

cmdinregistrare.Visible = True

fratipop.Visible = True

nr = cboconturi.ListIndex

txtnume.Text = numele(nr)

txttipcont.Text = tipcont(nr)

End Sub

CAPITOLUL 4

CONCLUZII ȘI PROPUNERI

Politica firmei AEM este orientată spre satisfacerea tuturor cerințelor, nevoilor și așteptărilor clienților. Se poate identifica principiul – ‘‘clientul nostru, stăpânul nostru’’.

Competivitatea companiei se asigură prin:

Practicarea unor prețuri mai scăzute decât ale concurenților, care să satisfacă pe deplin clienții;

Asigurarea unei flexibilități și reacții rapide la cerințele clienților (crearea de produse noi, posibilitatea modificării unor caracteristici ale produselor în funcție de dorințele exprimate ale clienților-specificații de fabricație individuale);

Onorarea tuturor contractelor încheiate până la termenele convenite;

Se pune un accent din ce în ce mai mare asigurării și îmbunătățirii continue a calității. Din 1999 sistemul calității este certificat de organismul internațional KEMA din OLANDA (astfel asigurându-se recunoașterea și pe plan internațional a calității produselor;-până atunci sistemul calității era certificat de Societatea Română pentru Asigurarea Calității).

Pe viitor se urmărește consolidarea și creșterea exportului, lucru deosebit de important având în vedere faptul că în țară există doar doi clienți importanți Electrica și Distri-Gaz (lucru pentru care s-au depus eforturi pentru certificarea internațională a calității).

Propuneri:

Având în vedere shimbările dese din mediul firmei (economice, de management, juridice, tehnice și tehnologice) ar trebui înmulțite programele de perfecționare a pregătirii specialiștilor și a conducătorilor de colective, mai ales de nivel inferior și mediu, avantajele conferite de acest aspect putând fi semnificative, în permanenta luptă cu concurența.

Beneficii ar putea aduce și un curent favorabil unei mai bune informări, să se încurajeze acțiunile în această direcție, să se organizeze schimburi de informații și proliferarea stilului de management participativ, la toate nivelurile de conducere.

Odată cu implementarea și dezvoltarea unei economii de piață în România, ar trebui să se acorde o importanță tot mai mare biroului resurse umane, (în prezent redusă) acesta putând pe viitor să fie singurul care face diferențierea față de concurență (vezi și cultura organizațională).

Propuneri privind organigrama:

Centralizarea biroului resurse umane, serviciului administrativ și asigurarea sănătății și compartimentul protecția muncii și P.S.I. într-un departament.

Centralizarea tuturor direcțiilor de proiectare (și proiectare contoare apă și gaz și proiectare tehnologii, repere și SDV-uri), sau repartiția fiecărei direcții de proiectare secției de producției a produsului respectiv. Având în vedere specificul producției consider că este mai utilă centralizarea proiectării, astfel existând costuri mai mici, o comunicare mai bună.

Bibliografie

Dalotă Simona, Baze de date în microeconomie, Editura Mirton, Timișoara 2003

Dalotă Simona, Sisteme informatice în management, Editura Mirton, Timișoara 2003

Dalotă Simona, Dalotă Marius Dan, Excel în sprijinul managerului modern, Editura Sedona, Timișoara 1998

Florescu Vasile și alții, Baze de date, Editura Economică, București 1999

Nicolescu Ovidiu, Verboncu Ion, Management, Editura Economică, București 1999

Radu Ioan, Ursăcescu M., Ioniță F., Informatică pentru managementul firmei, Editura Tribuna Economică, București 2001