Specificul Organizarii de Evenimente de Afaceri, pe Exemplul Hotelului International din Sinaia
Specificul organizării de evenimente de afaceri, pe exemplul hotelului Internațional din Sinaia
INTRODUCERE
Motto: „Călătoria și schimbarea locului
aduc o nouă vigoare minții”
Seneca
Când, în anul 1990, în filmul Pretty Woman, ai cărui protagoniști principali sunt Julia Roberts – cea care interpretează rolul unei femei de moravuri ușoare și Richard Gere – un influent om de afaceri, o simplă adresare a unei întrebări aparent banale și anume: „Deci, ce te aduce în Los Angeles – afaceri sau plăcere?” a făcut înconjurul lumii, acest lucru nu a fost întâmplător, dimpotrivă, nu a făcut altceva decât să aducă în prim plan principalele două motivații ce caracterizează perfect călătoriile din ziua de astăzi.
Prin urmare, este foarte clar că, nevoia oamenilor de a se întâlni și de a negocia față în față, a constituit una dintre cele mai „vechi” motivații din spatele unei dorințe aparent urgente, care, pentru secolul XXI a însemnat crearea celei mai mari industrii din lume și anume: călătorie și turism.
"Turismul de afaceri este una dintre componentele cele mai dinamice ale activității turistice, cu precădere pentru că intensificarea relațiilor internaționale și îndeosebi a celor economice se reflectă în creșterea cererilor pentru călătoriile de afaceri. De asemenea, turismul de afaceri (business) reprezintă o formă de turism cu scopuri comerciale, guvernamentale sau educaționale, având partea de agrement (leisure) ca motivație secundară. Acest tip de turism presupune, în general, deplasarea într-o altă localitate, la o distanță mai mare de 50 de km față de localitatea de origine a turistului de afaceri, deplasare determinată strict de o afacere, de un eveniment sau de un scop educațional."
Dat fiind faptul că trăim într-un secol al vitezei, în care nimic nu se pierde ci totul se transformă, în care tehnologia ne uimește în permanență și în care dorințele oamenilor sunt din cele mai diverse, acest lucru implicând la rândul său partea financiară și anume banii, se pare că accesul la informație i-a determinat pe cercetători, specialiști, oameni de afaceri etc. să se reunească în cadrul unor evenimente de genul conferințelor, congreselor, s.a.m.d. pentru a dezbate diferite teme fie ele de actualitate sau nu, științifice sau mai puțin științifice. Tocmai de aceea, turismul de afaceri s-a dezvoltat atât de mult atât în România cât și în străinătate.
Altfel spus, se consideră că acesta cuprinde mai multe tipuri de evenimente ce au în comun deplasările. Ele sunt organizate numai în scopuri de afaceri, reprezentând în fapt o adevărată mină de aur și totodată cel mai profitabil segment al industriei ce poartă numele de MICE:
– Meetings (întâlniri sau reuniuni de afaceri);
– Incentives (programe și călătorii incentive);
– Conventions (congrese, conferințe, convenții);
– Exhibitions (expoziții, târguri de comerț)
Turismul de afaceri nu face altceva decât să asigure legătura între lumea corporatistă și a organizațiilor cu jucătorii din sfera de travel. Agențiile de turism sunt cele care devin din ce în ce mai conștiente de importanța acestor evenimente de afaceri, acest lucru datorându-se în special turistului de afaceri care, pune mai mult accent pe rapiditatea, eficiența si calitatea unui serviciu decât pe preț.
În ceea ce privește agențiile de turism, acestea trebuie să se adapteze în permanență nevoilor clienților, motiv pentru care, în timp, s-a ajuns la o schimbare pe plan mondial.
De exemplu, în 1980, în Londra erau săli de conferințe care nu aveau toalete pentru femei. Motivul? Sexul feminin era cvasiabsent în industria M.I.C.E. În prezent, femeile au devenit mult mai puternice în sectorul economic. Pe de altă parte, diversitatea culturală și echilibrul serviciu-familie duc la dezvoltarea unor pachete turistice mai puțin convenționale (unii participanți la evenimente doresc să-și aducă cu ei și rudele), motiv pentru care atât agențiile de turism cât și tour-operatorii optează pentru mici excursii opționale, un lucru foarte important de altfel, deoarece acestea reprezintă o mare oportunitate și nu în ultimul rând, un prilej de promovare a unei regiuni sau destinații.
De fapt, această practică de întâlnire pentru a schimba și disemina informații, foarte vitală supraviețuirii noastre colective, rămâne o caracteristică esențială atât a vieții profesionale, politice, spirituale și de agrement, cât și a unei părți semnificative din populație. Acum, sute de milioane de oameni călătoresc în fiecare an pentru a participa la reuniuni. Dar oricare ar fi locația reuniunii, motivațiile fundamentale care stau la baza organizării unui eveniment de afaceri sunt invariabile: combinarea cunoștințelor, talentelor și ideilor celor prezenți cu scopul de a rezolva anumite probleme, împărtășirea entuziasmului sau pur și simplu găsirea unei modalități de a face lucrurile mai bine.
*
Motivul pentru care am dorit să abordez această temă a turismului de afaceri, și mai concret, aceea a organizării de conferințe de afaceri, a fost pe de-o parte datorită faptului că, turismul de afaceri are motivații și forme de manifestare proprii, inconfundabile, iar pe de altă parte, datorită implicării intense și active de care am dat dovadă în organizarea conferinței. Contribuția mea la această lucrare, a asigurat, consider eu, reușita și totodată a constituit punctul de plecare în realizarea acesteia.
Astfel că, principala motivație a turismului de afaceri se poate considera a fi pe de-o parte, întâlnirea cererii cu oferta în cadrul târgurilor și expozițiilor, al întalnirilor de afaceri, al tranzacțiilor și negocierilor, iar pe de altă parte, amplele acțiuni de promovare a unei firme, a unor produse, a unor noutăți în diferite domenii cu caracter periodic sau conjugal. De aceea, demersurile unei astfel de manifestări se finalizează prin încheierea unor contracte de ordin economic, reciproc avantajoase în cadrul diviziunii muncii, a pieței bunurilor și serviciilor, ca forme ale schimbului de valori și valori de întrebuințare.
Ceea ce conferă culoare și originalitate acestei lucrări, este tocmai abordarea subiectului dintr-o manieră proprie, unde varietatea datelor și a informațiilor prezentate, a devenit parte integrantă a viziunii personale adecvate unui demers riguros.
Cuprinsul acestei lucrări este împărțit în 3 capitole, fiecare dintre ele abordând, într-o manieră concisă și elegantă, diferite aspecte ce țin de turismul de afaceri.
Astfel, în capitolul de debut sunt prezentate aspecte legate strict de lumea afacerilor atât pe plan mondial cât și în România precum și beneficiile organizării evenimentelor de afaceri.
Cel de-al doilea capitol conține o analiză referitoare la organizarea conferințelor de afaceri în domeniul hotelier alături de o caracterizare a unui hotel din țară care are ca principal obiectiv organizarea și desfășurarea unor astfel de evenimente.
Capitolul final prezintă un eveniment de afaceri, mai concret o conferință realizată la Hotel Internațional din Sinaia.
CAPITOLUL 1
CADRUL GENERAL AL TURISMULUI DE AFACERI
Turismul de reuniuni și afaceri este segmentul cel mai nou al afacerilor din industria ospitalității. În genere, acesta reprezintă cea mai mare afacere a începutului de mileniu, atât pe plan mondial, cât și în Uniunea Europeană.
Turismul de afaceri se desfășoară pe tot parcursul anului în spații și locații special amenajate și antrenează după sine servicii specifice și din cele mai diverse cum ar fi: servicii de cazare, de alimentație publică, de expunere, de tranzacționare, de securitate, mijloace de telecomunicații, transfer, servicii de presă etc.
Astfel, principalele caracteristici ale turismului de afaceri sunt următoarele:
formă de turism ce își menține un standard de calitate ridicat din punctul de vedere al seviciilor;
atinge cote maxime primăvara și toamna, însă înregistrează activități și în celelalte două sezoane, și anume, vara și iarna;
vin ca o completare la sectorul turismului liber;
majoritatea investițiilor destinate infrastructurii sunt concepute în special pentru turismul de afaceri ( hoteluri, restaurante, etc) și totodată furnizează beneficii atât pentru turiști cât și pentru populația zonei respective;
nu reprezintă absolut niciun pericol pentru mediul înconjurător în comparație cu turismul clasic;
în urma cercetărilor, s-a constatat că, aproximativ 40% din turiștii de afaceri se reîntorc cu familiile în aceleași destinații.
Turismul de afaceri – definire și concepte
Călătoria de afaceri mai este considerată și coloana vertebrală a industriei turistice, deoarece aceasta face parte din viața și activitățile zilnice și rutiniere ale marii majorități a oamenilor de afaceri. Odată ce aceasta devine parte integrantă a slujbei lor, cheltuielile devin astfel constante, nefiind sensibile la fluctuațiile prețurilor și tarifelor așa cum se întâmplă în cazul turismului de masă.
Turismul de afaceri este parte componentă a activității turistice, ceea ce impune după sine o definire a noțiunilor de turism și turist.
Utilizarea cuvântului turist este definită de Pegge în anul 1800 în lucrarea apărută la Londra ,,Anecdotes of the English Language" în care se spune că: ,,A traveller is nowadays called a Tour-ist".
Etimologic, cuvântul “turism” provine din termenul englez „tour" (călătorie), sau „to tour", „to make a tour" (a călători, a face o călătorie), termen creat în Anglia, în jurul anilor 1700, pentru a desemna acțiunea de voiaj în Europa în general și în Franța în special.
O definiție mai completă și mult mai complexă a turismului este dată de către F.W.Ogilvie care subliniază că turismul este ”latura sectorului terțiar al economiei, unde activitatea prestată are ca scop organizarea și desfășurarea călătoriilor de agrement, recreere sau a deplasărilor de persoane la diferite congrese și reuniuni și include toate activitățile necesare satisfacerii nevoilor de consum și servicii ale turiștilor”.
În ceea ce privește termenii călătorie de afaceri și turism de afaceri, aceștia sunt considerați a fi sinonimi, deși există anumite diferențe de tip calitativ între cei doi și anume: se poate afirma că turismul de afaceri încorporează întreaga experiență a călătoriilor de afaceri, pe când călătoriile de afaceri își focalizează întreaga atenție pe mobilitatea oamenilor de afaceri si pe faptul că aceștia întreprind călătorii de o zi ce au ca unic scop afacerile, fără a fi denumiți turiști în sensul convențional al termenului.
Astăzi, turismul de afaceri – cu precădere, călătoriile cu scop comercial, profesional și cu scopuri legate de lucru, reprezintă forma principală de non-agrement a turismului, iar turiștii de afaceri sunt unanim recunoscuți ca fiind cea mai mare categorie de consumatori de călătorii.
Turismul de afaceri din ziua de astăzi este reprezentat sub forma a patru categorii principale și anume:
călătorii cu scopul participării la conferințe și alte tipuri de întâlniri;
călătorii de stimulare (incentive);
călătorii cu scopul participării la expoziții sau târguri de comerț;
turism de afaceri pe cont propriu (individual).
În marea majoritate a cazurilor, fiecare categorie de turism de afaceri este într-un fel sau altul conectată la viața profesională a celor care călătoresc sau la rolul pe care aceștia îl au în procesul de cumpărare și vânzare, fapt ce stă mai mult la baza unei vieți comerciale moderne.
În ciuda imensei importanțe economice și a contribuției considerabile la dezvoltarea comerțului pe plan internațional, turismul de afaceri a fost, până recent, un fel de Cenușăreasă a industriei turismului și a călătoriilor, deși acesta a apărut relativ recent.
Istoric al turismului de afaceri
Turismul de afaceri – parte componentă a activității turistice, reprezintă cea mai activă formă de turism, ce deține aproximativ 20% din totalul călătoriilor internaționale și aproape 25% din totalul încasărilor turistice, fiind una din cele mai „pretențioase” și mai „scumpe” activități .
Călătoriile de afaceri și turismul de afaceri în special nu reprezintă un fenomen nou pentru noi. Oamenii călătoresc datorită muncii lor, de secole. Cu toate acestea, unele forme ale turismului de afaceri, cum ar fi călătoriile de stimulare, reprezintă o născocire modernă a zilelor noastre.
Turismul de afaceri este originar cu schimburile comerciale ce se realizau la distanțe foarte lungi și care au dus în timp la dezvoltarea orașelor, tocmai datorită generării unei cereri crescute de produse pentru gospodării. Odată ce agricultura s-a dezvoltat dincolo de nivelul subzistenței în zone ca Africa, Asia și Europa, cu mii de ani înainte de nașterea lui Hristos, comunitățile au început comerțul cu produse agricole. Acest fapt a dus la creșterea piețelor, iar producătorii călătoreau uneori chiar și sute de kilometrii pentru a-și duce produsele la piață.
Urmează perioada marilor imperii: Egipt, Persia, Grecia și Roma, care pe lângă altele, au stimulat creșterea și dezvoltarea comerțului și a călătoriilor de afaceri. De exemplu, în Imperiul Roman, schimbul de produse către diferite destinații a putut fi posibil prin dezvoltarea unui sistem de drumuri dens și foarte bine pus la punct. Muzee din Europa, Orientul Mijlociu și din Nordul Africii sunt dovada vie a acestor fapte, iar acest lucru este demonstrat chiar prin prezența unor obiecte de genul carafelor de vin grecești, a vaselor cu ulei de măsline din Spania sau a unor pietre prețioase din Asia și Orientul Mijlociu expuse într-un muzeu din Marea Britanie ce reînvie cu acuratețe perioada unui mare imperiu și anume, Imperiul Roman.
În ceea ce privește perioada medievală, negoțurile erau foarte bine stabilite, iar infrastructura includea un număr considerabil de schimburi comerciale ce se faceau în orașe strategic poziționate. Principalii călători ai acestei perioadei și până aproape de începutul erei moderne, au fost pelerinii și comercianții. Unul dintre cele mai faimoase târguri ai acelei perioade, BEAUCAIRE, se organiza undeva în sudul Franței, pe malul râului Rohn și atrăgea zeci de mii de turiști; deși se întindeau pe o perioadă de câteva săptămâni, târgurile erau un bun prilej de distracție și voie bună și totodată locul în care puteai să te înfrupți cu bucate alese.
Drumul Mătăsii, cel mai mare traseu al călătorilor de afaceri din toate timpurile, a apărut cel mai probabil dintr-o comoditate, care, deși la prima vedere ar sugera un singur drum și o singură marfă, și anume, mătasea, de fapt este vorba de mult mai multe rute ce legau Asia de Europa și viceversa. Acest drum al mătăsii era foarte important din două motive:
stimula creșterea și dezvoltarea unor sisteme sofisticate ce includeau cazarea și alimentația și totodată a caravanseraiurilor, servicii ce se ocupau cu transportul cu cămile și ghizi;
reprezenta modalitatea de schimb dintre Asia și Europa și viceversa atât a invențiilor științifice și a ideilor, cât și a bunurilor. Este drumul ce a adus cu el din Asia până în Europa și Orientul Mijlociu diverse fenomene ca praful de pușcă, noi religii, știința astronomiei și medicina avansată.
În istoria îndepărtată, au existat trei mari categorii profesionale ce au practicat într-un fel sau altul călătoriile de afaceri:
– preoții tuturor religiilor, ce călătoreau mereu fie pentru pelerinaje, fie pentru întâlniri ale conclavurilor;
– soldații, mercenarii în particular, ce călătoreau fie pentru a lua parte la bătălii, fie pentru a se muta în teritoriile ocupate, sau, de cele mai multe ori erau nevoiți să se mute într-o altă garnizoană;
– muncitorii ce migrau temporar în căutarea unui loc de muncă.
În multe comunități rurale din Franța, era până nu recent o tradiție în care meseriașii trebuiau să se mute la oraș pentru a-și practica negoțul timp de câteva luni în fiecare an, când cererea era foarte mică într-o anumită perioadă de timp la fermele unde aceștia locuiau.
În perioada modernă, turismul de afaceri în Europa s-a dezvoltat datorită revoluției îndustriale, a dezvoltării imperiilor moderne și a îmbunătățirii rețelei de drumuri (apariția căii ferate). Însă de departe cea mai mare dezvoltare a turismului de afaceri s-a realizat în secolul al XX-lea.
Tipologie a turismului de afaceri
Principalele motive de călătorie, conform clasificărilor realizate de Organizația Mondială a Turismului (OMT) sunt: loisir, recreere și vacanță, vizite la rude și la prieteni, afaceri și motive profesionale, tratament medical, religie/pelerinaje, alte motive.
Conform definiției date de Rob Davidson în anul 1994, turismul de afaceri include acele persoane care călătoresc în scopuri legate de munca lor, de activitatea lor lucrativă, fără a fi însă remunerate în locul de destinație, ci în cel de reședință. Concret, în literatura de specialitate, turismul de afaceri desemnează o noțiune cu mult mai largă decât turismul de evenimente, deoarece acesta mai cuprinde și alte activități, cum ar fi delegațiile, care nu sunt neapărat evenimente.
Se consideră că, turiștii de afaceri în general, deși sunt foarte exigenți, sunt mai puțin sensibili la preț și mult mai preocupați de statut, având tot timpul un program încărcat ce trebuie respectat întocmai. În ceea ce privește modalitǎțile de cazare, aceștia preferă hotelurile de lanț, al căror standard este cunoscut pe de-o parte, iar pe de altă parte, oferǎ, pe lângǎ servicii de calitate, diverse modalități de fidelizare, cu un impact crescut în rândul acestora (carduri de fidelitate, punctaje etc.). Deseori, se ajunge chiar la situația în care alegerea unei destinații sǎ fie determinatǎ de existența unui hotel aparținând unui anumit lanț.
De asemenea, turismul de afaceri poate avea atât caracter intern cât și caracter extern, în funcție de beneficiarul acestora. Turismul de afaceri cu caracter intern se adresează salariaților dintr-o întreprindere, are ca obiectiv motivarea personalului cu scopul creșterii productivității muncii și a îmbunătățirii performanțelor și nu în ultimul rând se concretizează în seminarii sau întruniri ale conducerii companiei cu ai ei angajați, acțiuni de formare a personalului sau de stimulare a acestora, pe când turismul de afaceri cu caracter extern are ca obiectiv o mai bună desfășurare a activităților firmelor și a performanțelor acestora și se concretizează prin deplasări cu caracter profesional sau prin participarea la diverse târguri, expoziții etc.
Potrivit revistei ”Meetings and Conventions”, reuniunile de afaceri se repartizează astfel: reuniuni de management – 25%, seminarii de formare – 23%, reuniuni regionale de vâzări – 16%, lansare de produse noi – 10%, reuniuni profesionale sau tehnice – 9%, reuniuni naționale de vânzări – 6%, călătorii de stimulare (incentive) – 4%, reuniuni ale acționarilor – 3%, altele – 4%.
În fapt, tipurile de manifestări și accepțiunile aferente turismului de business sunt:
Reuniunea – manifestare cu caracter comercial, promoțional sau informativ, ce grupează 30-150 de persoane, a cărei durată nu depășește de regulă 3 zile și în care serviciul de alimentație curpinde mese sau cocteiluri;
Seminarul – reuniune de lucru sau de formare, pentru 10-30 de persoane, având o durată de 3-5 zile și în care servicul de alimentație cuprinde mesele principale și coffe-breakurile;
Congresul – manifestare cu caracter informativ, ce reunește 100-1000 de persoane, în vederea schimbării de idei, având o durată de 2-3 zile și în care serviciul de alimentație este sub forma unui banchet;
Colocviul – reuniune cu privire la un subiect dat, ce se întinde pe o perioadă mai lungă de zile și este animată de experți;
Conferința – reuniune în cursul căreia o persoană face o expunere, auditoriul neparticipând activ;
Simpozionul – grup de experți ce discută între ei cu privire la un anumit subiect în fața unui auditoriu care nu participă activ;
Workshop – reuniune ce întrunește 30-35 de persoane, în cursul căreia se discută în grupuri mici, realizându-se astfel un schimb de experiență;
Summit – întâlnire la nivel înalt între mai multe delegații oficiale, ce întrunește chiar și câteva sute de participanți, având o durată de 2-3 zile ce include expuneri, dezbateri, recepții, conferințe de presă etc.
Alături de aceștia, mai întâlnim alți termeni, parțiali sinonimi ca adunarea, convenția, conclavul, întrunirea, conferința-dezbatere, masa rotundă și reuniunea de lucru.
Se spune că, oamenii de afaceri sunt 10% din totalul clienților, însumează 40% din numărul de vizite și aduc 60% din cifra de afaceri: Regula 10-40-60. Altfel spus, abrevierea MICE – Meetings, Incentive, Conventions&Events sau – Meetings, Incentive, Congress&Expositions îi este pe deplin consacrată acestei clientele, deoarece se dovedește a fi pe de-o parte cea mai sensibilă la eficacitatea sistemelor de rezervare, iar pe de altă parte la confortul oferit de echipamentele disponibile.
Astfel, se poate afirma că, atât femeile cât și bărbații vor continua sa ia parte la evenimentele de afaceri, nu numai datorită oportunității de a se dezvolta personal și profesional și de a-și dezvolta propriile afaceri ci și a simplei plăceri de a se întâlni cu oameni cu care să împartă aceleași interese comune.
Beneficiile industriei evenimentelor de afaceri
Cu o creștere de peste 150% în ultimul an în S.U.A., industria organizării de evenimente de afaceri se dezvoltă în permanență în fiecare an, fiind la mare căutare de profesioniști în domeniu.
În zilele noastre, turismul de afaceri a devenit o industrie pe cât de importantă pe atât de sofisticată. Aceasta s-a impus ca fiind una dintre cele mai dinamice și profitabile componente ale industriei turismului. Printre avantajele și beneficiile turismului de afaceri se numǎrǎ: profiturile mari ale organizatorilor și prestatorilor de servicii; independența fațǎ de condițiile naturale și contribuția la atenuarea sezonalitǎții; utilizarea mai bunǎ a dotǎrilor materiale; impactul redus asupra mediului, câștigul din publicitate, promovare turistică, economică, culturală, politică, socială, veniturile importante realizate din spațiile de cazare, săli de conferințe, servicii de alimentație, servicii de agrement și divertisment, precum și veniturile obținute prin aplicarea diferitelor taxe și impozite pe cazare, transport, taxe și alte facilități de natură turistică.
De asemenea, la fel de important, pare a fi reclama. Un turist de afaceri care pleacă cu o bună impresie legată de evenimentul la care a luat parte, devine un “ambasador gratuit” pentru destinația respectivă. Acest lucru se explică tocmai prin faptul că autoritățile locale fac un efort imens în a impresiona vizitatorii, cu tot ce are mai frumos zona de destinație. Acești turiști sunt de regulă, oameni foarte influenți, ale căror opinii vor fi determinate de imaginea pe care aceștia o creează la rândul lor turiștilor care n-au văzut-o încă și totodată profită ei înșiși de prilejul deplasării în țara de destinație pentru a o cunoaște mai bine, a-i afla istoria și a-i cunoaște tradițiile și obiceiurile.
Astfel, eforturile depuse pentru a impresiona această categorie de turiști pot lua diverse forme: de la o cuvântare a primarului, la un film cu atracțiile regiunii, sau un tur al orașului și al împrejurimilor cu autocarul etc.
Oricare altă modalitate ar fi aleasă, scopul va fi întotdeauna acela de a se crea o imagine bună a locului respectiv, pentru ca pe de-o parte turistul să povestească membrilor familiei, prietenilor dragi și colegilor, iar pe de altă parte aceștia să se întoarcă în vacanță în respectiva zonă.
Nu în ultimul rând, datorită acestei promovări, comunitatea locală va obține venituri suplimentare generate de consumul suplimentar de produse și servicii (agrement, suveniruri etc).
Tendințele industriei turismului de business în lume
Turismul de afaceri reprezintă unul dintre domeniile economiei mondiale cu cea mai avansatăă dezvoltare, iar asta deoarece, o afacere de succes este cvasi imposibilă fără contacte, fără schimbul de tehnologii și informații, expoziții, conferințe și călătorii de afaceri, motiv pentru care tot mai multe agenții de turism și tour-operatore s-au specializat pe astfel de activități. Turismul de afaceri sau turismul corporate este, de asemenea, o activitate sustenabilă, care oferă o valoare adăugată mai mare, cu mai puține efecte negative asupra mediului decât turismul de masă.
Tabel 1.1. Topul reuniunilor internaționale pe țări în anul 2012
Sursa: http://www.uia.org/sites/dev.uia.be/files/misc_pdfs/UIA_stats_PR13.pdf
Conform datelor afișate de către Uniunea Asociațiilor Internaționale ( www.uia.org ) în anul 2012, se poate observă că în topul preferințelor ca și destinație de afaceri se situează Singapore și Japonia, urmate de Statele Unite ale Americii și nu în cele din urmă de Belgia.
Se poate observa că, deși țările asiatice au ajuns în topul preferințelor oamenilor de afaceri, per ansamblu, Europa rămâne în continuare lider de piață în ceea ce privește turismul și călătoriile de afaceri, deținând un procent de aproape 30% al celor mai preferate 10 țări în materie de business.
Totuși, cele mai reprezentative țări pentru activitățile legate de turismul de afaceri sunt și rămân în continuare SUA, Japonia, Franța, Germania și Marea Britanie.
SUA, mai tot timpul clasată pe primele locuri atât la încasările din turism în general cât și la cele din afaceri în special, prezintă o evoluție deosebită în ceea ce privește turismul de business, avândm mai mereu oscilații periodice, dar care nu elimină însă avansul mare pe care îl deține în fața celorlalte țări. Cele mai reprezentative orașe cu dotări impresionante în organizarea evenimentelor de afaceri sunt Washington, urmat de New York și Chicago.
Ca exemple concludente avem Washington Convention Centre unde există aproximativ 70 de săli pentru întrunirile de afaceri cu aproape 40.000 mp. și spațiu pentru expoziții și San Diego Convention Centre având o capacitate de aproape 21.400 de locuri în 72 de săli de întruniri, cu un spațiu de 57.198 mp. pentru expoziții.
Japonia, în ciuda creșterii fenomenale în topul preferințelor oamenilor de business, rămâne a doua țară după SUA ca număr de încasări. Promovarea turismului de business este realizată integral de Japan National Tourist Organization și se află în responsabilitatea Japan Convention Bureau. Numărul turiștilor ce călătoresc în Japonia în interes de afaceri este în creștere.
Germania rămâne liderul Europei la încasările din turismul de afaceri. În topul orașelor, rămâne Berlinul, unul dintre cele mai mari organizatoare de evenimente, acest fapt datorându-se în special Centrului International de Congrese Berlin (IOC Berlin).
IOC Berlin găzduiește anual peste 500 de manifestări de tipul congreselor și conferințelor, fiecare având, în medie, 250 de participanți, precum și peste 70 de târguri și expoziții cu o audiență medie de 200.000 de vizitatori. Centrul dispune de 80 de săli de conferință cu o capacitate cuprinsă între 20 și 9100 de locuri. Hanovra, un alt centru important, este cunoscut în toată lumea pentru ale sale târguri și conferințe.
Modul antrenant în care economia mondială se dezvoltă și funcționează astăzi, implică într-o mai mare măsură clienții de afaceri, organizarea diferitelor evenimente, motiv pentru care numărul agențiilor de turism, al tour-operatorilor, hotelurilor etc. este în creștere.
Având conexiuni strânse cu domenii atât de variate, turismul de afaceri s-a remarcat în ultima perioadă printr-o tendință de creștere în strânsă legătură cu dezvoltarea economică generală manifestată la nivel mondial, cu deschiderea de noi piețe, cu intensificarea relațiilor și contactelor internaționale de toate tipurile.
Tabel 1.2. Topul reuniunilor internaționale pe orașe în anul 2012
Sursa: http://www.uia.org/sites/dev.uia.be/files/misc_pdfs/UIA_stats_PR13.pdf
În ceea ce privește topul orașelor fruntașe, oamenii de afaceri au preferat ca locații Singapore – Asia, urmată de Bruxelles, Viena și Paris – Europa, Europa aceasta din urmă rămânând și de această dată în topul preferințelor oamenilor de business.
De asemenea, conform unor date statistice furnizate de către Consiliul Mondial al Turismului și Călătoriilor (WTTC), se estimează o creștere a turismului de afaceri cu până la 4.7% în anul 2014, ceea ce va antrena și va atrage după sine și alte creșteri economice.
Segmentul turismului de afaceri în Romînia
Când unii pedalau pe ideea turismului de afaceri, în România, fenomenul de turism de afaceri a prins contur abia după anul 1989, când investitori autohtoni și străini au inceput să dezvolte un climat și un mediu de afaceri prosper. Astfel că hoteluri, centre de conferințe, pensiuni etc. au inclus în planul lor de activități si turismul de afaceri. Astăzi, aproape că nu există oraș important din țară care să nu aibă și locații destinate acestui segment de turism.
Pe scurt, se poate spune că Romania se afirmă din ce în ce mai mult și cu foarte mare succes în competiția cu clasicele locații de evenimente, mizând foarte mult pe o serie de avantaje care o transforma într-un veritabil punct de referință pentru dezvoltarea acestei industrii în Europa și anume:
destinație inedită, pregatită să își impresioneze vizitatorii cu o combinație unică de valori naturale, culturale și istorice nealterate;
amplasare ideală în spațiul central-estic al Europei, ușor accesibilă prin legături aeriene cu majoritatea capitalelor lumii;
cele mai renumite lanțuri hoteliere și companii multinaționale;
stadiu avansat de implementare a standardelor internaționale în industria ospitalității;
infrastructura generoasă – săli de conferințe complet echipate și personal foarte bine pregătit;
bine cunoscuta ospitalitate a românilor.
De asemenea, turismul de afaceri, reprezintă poate cel mai stabil sector în cadrul turismului românesc, înregistrând de altfel o dezvoltare constantă în ultimii ani, acest lucru observându-se în creșterea permanentă cu peste 20% pe an, începând din 2005 și până în prezent. În ciuda acestui aspect foarte bun pe de-o parte, pe de altă parte reprezintă un minus pentru noi ca țară, deoarece cei mai mulți dintre străini nu vin atrași de frumusețile patriei, ci de profiturile pe care le-ar putea obține din afacerile derulate aici. Pentru aproximativ două treimi din totalul celor peste 2 milioane de turiști străini ajunși în România, motivul călătoriei l-a reprezentat paticiparea la conferințe, team-building-uri sau sesiuni de training.
Tocmai din acest motiv, turismul de afaceri își are ca reper capitala României, București, ce reprezintă de departe cea mai atractivă locație, atât pentru turism, cât și pentru investitori, atrăgând aproximativ 75-80% din totalul evenimentelor. Astfel, Asociația Națională a Agențiilor de Turism din România, este îndreptățită să afirme că: "În câțiva ani Bucureștiul are șansa de a deveni cea mai importantă destinație turistică de afaceri din sud-estul Europei". Totuși, conform aceleiași surse, acest segment turistic își va limita dezvoltarea pe viitor, undeva în jurul a 10% pe an, acest lucru datorându-se probabil unei maturizări a pieții și probabil, a unei selecții mai riguroase privind serviciile oferite.
Centre de conferințe unde se pot derula întalniri de afaceri de dimensiuni mai mari, sunt Palatul Parlamentului și Romexpo.
Palatul Parlamentului, situat în București, cunoscut de asemenea sub denumirea de
„Centrul Internațional de Conferințe din București”, este cel mai mare centru de
conferințe de anvergură din capitală. Deși inițial nu a fost proiectat ca și centru de conferințe, acesta dispune de un număr de săli de conferințe, restaurante și galerii cu o capacitate de până la 1200 persoane cu dispunere în stil teatru și poate oferi de asemena spațiul necesar pentru servicii de catering de până la 2000 persoane.
Romexpo, principalul centru expozițional, totalizează 52.100 metri pătrați de spatiu în 36 de săli. Aici au loc anual aproximativ 40 de expoziții, în jur de 20% din expozanți provenind din străinătate. Romexpo deține de asemenea opt săli de conferințe cu o capacitate cuprinsă între 50 și 300 de angajați. Acestea nu sunt bine conectate între ele si nu îndeplinesc condițiile pentru asigurarea serviciilor de catering în cazul întrunirilor de mare anvergură. De asemenea, este necesară crearea de spații de conferințe cu capacitate de 1000-1200 locuri pentru lansarea de produse și pentru alte evenimente cu scop comercial.
Referitor la structurile de cazare, în momentul de față, capacitatea hotelieră de 4-5 stele, la nivelul capitalei, se situează, cu mult sub cea a unor orașe precum Budapesta sau Praga, iar numărul sălilor de conferință, nu poate satisface în totalitate, cererea privind organizarea de evenimente, în multe cazuri, fiind necesară efectuarea unei rezervări, cu doua-trei luni înainte. În prezent, peste 60% din înnoptările înregistrate în hotelurile din România sunt reprezentate de business travel; procentul crește la 75% din totalul înnoptărilor în orașele mari din România și la 93% în hotelurile din București.
Un alt aspect foarte important îl reprezintă faptul că, deși în anii trecuți turismul de afaceri se baza exclusiv pe industria hotelieră, în ultima vreme, turismul rural a început să ofere soluții pentru turismul de afaceri. Specialiștii care se ocupă de turismul rural au constatat că, dacă până nu demult se mergea numai pe hoteluri, acum din ce în ce mai multe evenimente se desfășoară în zonelel rurale. În accepțiunea celor implicați, turismul rural este o alternativă cu mult mai interesantă, în special datorită programelor de team-building, pentru grupuri ce nu depășesc 30 de persoane, deoarece oferă o plajă mult mai largă de distracții, cum ar fi focul de tabără, grătarul în aer liber, aroma mâncărurilor "ca la mama acasă", practicarea diverselor sporturi, excursii și drumeții. Astfel, în urma tuturor aspectelor ce țin de industria turismului de afaceri din țara noastră, s-a putut concluziona prin realizarea unei analize SWOT ce poate fi analizată și interpretată în următoarele două tabele:
Tabel 1.3. Analiza SWOT – Puncte tari și puncte slabe
Tabel 1.4. Analiza SWOT – Oportunități și Amenințări
În urma acestei analize, se consideră că, pentru a-și dovedi eficiența, turismul de afaceri din România trebuie sǎ beneficieze de un sprijin puternic din toate direcțiile și anume:
trebuie continuată creșterea economicǎ, la fel și politica de atragere a investițiilor strǎine, pentru a determina o creștere a fluxului de turiști în scop de afaceri;
dezvoltarea infrastructurii de transport;
calitatea serviciilor oferite de hoteluri și restaurante, de agențiile de turism specializate, de centrele de afaceri și reuniuni;
promovarea turismului de afaceri și reuniuni în țara noastrǎ, la diferite târguri internaționale specializate;
profesionalismul operatorilor și organizatorilor de evenimente;
capacitatea de cazare, care trebuie extinsǎ în special în marile orașe, cu unitǎți moderne, de categorie superioarǎ de confort, oferind spații și servicii aferente turismului de afaceri.
Vorbind de numărul de reuniuni ce au avut loc în țara noastră în general și în București în special, se poate afirma cu tărie că aceste manifestări au avut un trend ascendent, lucru ce poate confirma faptul că interesul pentru România ca destinație pentru turismul de afaceri și de conferințe crește, fapt ce poate fi observat în tabelul următor:
Grafic 1.1. Numărul reuniunilor desfășurate în România în perioada 2009-2012
Sursa:
ICCA – The Association of Meetings Market 2009-2012, www.iccaworld.com/dcps/doc.cfm?docid=1520
www.iccaworld.com/dcps/doc.cfm?docid=1246; www.iccaworld.com/dcps/doc.cfm?docid=1604 ;
www.iccaworld.com/dcps/doc.cfm?docid=1130 .
În statistica prezentată de ICCA și The Association Meetings Market pentru perioada 2009-2012, numărul reuniunilor organizate în România se prezintă în felul următor:
33 evenimente în anul 2009
39 evenimente în anul 2010, cu o creștere de 6 evenimente față de anul precedent
53 evenimente în anul 2011, cu o creștere de 20 de evenimente față de anul 2009 și de 16 evenimente față de anul 2010
54 evenimente în anul 2012, cu 1 eveniment mai mult față de anul precedent și aproximativ dublu față de anii 2009 și 2010.
Toate aceste cifre arată că piața turismului de afaceri din România este într-o continuă creștere, acest lucru datorându-se pe de-o parte evoluției generale pozitive a economiei românești ce are ca efect direct o intensificare a relațiilor de afaceri, iar pe de altă parte, datorită noutății pe această piață a turismului de afaceri, siguranței, atracțiilor naturale, culturale și artisitice și totodată costurile mici, ce duc la dorința oamenilor de afaceri de pe întreg globul să aleagă această destinație.
CAPITOLUL 2
ORGANIZAREA EVENIMENTELOR DE AFACERI
Adevăratul succes al unui eveniment de afaceri constă tocmai în buna organizare și planificarea riguroasă a acestuia. Deși poate părea destul de simplu organizarea unui astfel de eveniment, reușita acestuia constă în respectarea unor reguli foarte bine scrise și precise. Altfel spus, conferințele de succes motivează și inspiră, însă planificarea, coordonarea și administrarea acestora implică multe ore de lucru. Tocmai de aceea, planificarea strategică reprezintă cheia reușitei unui eveniment de afaceri, acest lucru observându-se în pașii și în figura de mai jos:
este concepută cu mult timp înaintea deschiderii oficiale – de obicei patru până la șase săptămâni;
descrierea clară a sarcinilor și definirea scopurilor;
inițiatorii, de obicei, aleg un prestator local și furnizor de servicii în funcție de anumite criterii.
Figura 2.1. Schița ideii sau conceptul
(Sursa: Stephan Schafer-Mehdi, Organizarea evenimentelor, Editura ALL, București, 2008)
Concret, această schiță reprezintă un concept în miniatură, conceptul nefiind decât o schiță detaliată a unei idei. La fel cum scenariul stă la baza unui film, iar textul la baza unei piese de teatru, tot așa conceptul reprezintă prima formă exprimată în cuvinte (adesea și în imagini) a unui eveniment.
Desfășurarea evenimentelor de afaceri
Industria de conferințe și congrese reprezintă o mare provocare pentru agențiile de turism în general și pentru agentul de turism în special și necesită în același timp investiții substanțiale în resursa umană, precum și un efort continuu pentru asigurarea unor servicii calitative clienților de business-travel. American Express, Carlson Wagonlit, Radius, BTI, Lufthansa City Center, Egencia, GlobalStar sunt exponenți renumiți ai industriei mondiale de business-travel și sunt reprezentați în țara noastră de către agenții de turism.
În prezent, sectorul turismului de conferințe și congrese reprezintă aproximativ 40% din activitatea multor agenții de turism.
Foarte important de reținut ar fi faptul că, așa cum la noi a luat de curând ființă APIER (Asociația Profesioniștilor din Industria de Evenimente din România), pe plan mondial există câteva organizații prestigioase, precum CCA (International Congress and Convention Association) – www.iccaworld.com, Site (Society of Incentive and Travel Executives) – www.siteglobal.com, MPI (Meetings Professionals International) – www.mpiweb.org, IAPCO (International Association of Professional Congress Organizers) – www.iapco.org.
Un eveniment de afaceri, indiferent că este vorba despre o conferință, un team-building sau orice altă manifestare de acest gen, trebuie neapărat să respecte și să țină cont de zece reguli primordiale ce duc cu siguranță la succesul respectivului eveniment și anume:
definirea publicului țintă;
alegerea tematicii evenimentului;
identificarea unui vorbitor care suscită interesul;
rezervarea unei săli adaptate evenimentului;
alegerea orarului și a datei potrivite respectivei manifestări;
trimiterea invitațiilor cu trei săptămâni înainte, și o verificare prealabilă cu o săptămână înainte de ziua evenimentului;
o reverificare cu câteva zile înainte de respectivul eveniment;
realizarea de badget-uri pentru persoanele prezente;
organizarea un cocktail imediat după eveniment, pentru a facilita contactele;
trimiterea unui raport prin e-mail tuturor celor care au fost invitați însoțit de un formular de feedback.
Organizarea de conferințe în mediul hotelier
Conferințele sunt reuniunile în cursul căreia o persoană tratează un subiect, fără participarea activă a publicului, acesta fiind doar auditoriu.
Hotelul reprezintă cu siguranță locul ideal pentru acest gen de manifestare, deoarece prin grația structurilor tradiționale, oferă condițiile optime care completează cu desăvârșire activitățile de grup, mai ales când acestea se desfășoară pe o perioadă mai mare de timp. Tocmai din acest motiv, sectorul turismului de afaceri în general și cel al conferințelor și seminariilor în special, este în continuă creștere și reprezintă totodată un aspect deosebit de important pentru hotelul ce organizează un eveniment de asemenea anvergură, deoarece numai în acest fel își poate adapta oferta acestui trand. Pentru a putea concura cu succes pe o asemena piață, este necesară îndeplinirea unor condiții ce sunt ierarhizate în tabelul de mai jos:
Tabel 2.1. Apecte esențiale privind organizarea de conferințe
Sursa: Florea, Constantin; Belous, Mădălina., Organizarea de evenimente și banqueting, Editura THR-CG, 2004, pg. 7
Altfel spus, locația aleasă pentru desfășurarea unei conferințe este esențială, deoarece în lipsa acesteia nu se poate vorbi de evenimentul în sine. Deși lideri de piață rămân hotelurile situate în orașe sau în zonele centrale, nici hotelurile mici, situate în zone pitorești, nu sunt de evitat, acestea fiind la foarte mare căutare datorită cererilor tot mai mari în vederea organizării unor evenimente pentru grupuri mici (12-20 persoane).
De asemenea, nu este de neglijat nici faptul că hotelurile trebuie să evidențieze pe lângă oferta în sine destinată organizării evenimentului respectiv și facilitățile de care dispun, cum ar fi: sală de fitness, centru cosmetic, centru wellness etc.
Pe lângă toate aceste aspecte, trebuie luat în seamă și cerințele minime impuse desfășurării în condiții optime a unei conferințe, și anume:
spații de cel puțin 4 m lățime, 2,50 m înălțime, cu o suprafață utilă de cel puțin 36 m;
iluminat natural și iluminat artificial de;
izolare fonică, cu materiale fonoizolante, dar și fonoabsorbante;
ventilare adecvată a spațiului (aer condiționat) – temperatura sălii trebuie să fie de 24,5°C ± 1-2,5°C vara, și de 22°C ± 1-3°C, iarna;
cel puțin 3 prize în spațiu;
zgomot exterior de max. 45 dB;
dotare tehnică: videoproiector, ecrane de proiecție, retroproiector cu lampă de rezervă, ecran de protecție (1,5×1,5); proiector pentru diapozitive, instalație de proiecție audio-video, tablă, flipchart cu hârtie și markere, tablou de afișaj (cu pioneze), aparat de fotocopiat (xerox), microfoane cu sau fără fir, cabluri prelungitoare (cu tripluștechere), telefon, fax, internet etc.;
modalități de amenajare flexibilă a spațiului: pereți mobili, paravane, suporturi metalice pe care se pot agăța table, panouri, flipchart, ecran etc.;
mobilier (mese, scaune) pentru cel puțin 20 participanți;
decoraține adecvată: culori relaxante, flori, instalații de aerosoli etc.
lista de prețuri cu mijloacele disponibile.
Planificarea strategică a organizării unei conferințe
Adevăratul succes al unui eveniment e afaceri constă strict în planificarea strategică a acestuia, începută cu foarte mult timp înainte de deschiderea oficială a respectivului eveniment. În ceea ce privește programarea unei conferințe, determinarea prealabilă a anumitor elemente este fundamentală și anume: alegerea destinației, datei și locației conferinței, profilul participanților, structura și volumul estimat al bugetului, caracteristicile, anvergura și programul general al evenimentului în sine.
De asemenea, pentru buna desfășurare a evenimentului în speță, este necesară întocmirea fișei acțiunii, în care se notează toate detaliile referitoare la eveniment, lucru ce poate fi observat în figura de mai jos:
Figura 2.2. Fișa acțiunii derulării unui eveniment de afaceri
(Sursa:http://www.tvet.ro/Anexe/4.Anexe/Aux_Phare/Aux_2006_vechi/Turism%20si%20alimentatie/Organizarea%20%20serviciilor%20de%20protocol.doc)
Această fișă trebuie completată cu foarte mare atenție și rigoare, deoarece eventualele erori survenite în urma completării pot duce la eșecul acțiunii în sine.
Când vine vorba de alegerea destinației evenimentului, aceasta trebuie să fie planificată cu mult timp în avans, sau după originea geografică a majorității participanților, aceasta nefăcând altceva decât să vină cu un plus de valoare și să dea interes evenimentului.
Tocmai din această cauză sunt preferate adesea localități cu variate atracții naturale, culturale, turistice și posibilități de petrecere a timpului liber. O destinație atractivă transpune de fapt participanții într-o dispoziție pozitivă.
Alegerea locației intră în atribuțiile organizatorului profesionist care propune o listă cu posibilele locații ce corespund atât dimensiunilor evenimentului cât și exigențelor beneficiarului. Este de preferat să se facă o vizită de inspectare a locațiilor împreună cu clientul și totodată să se efectueze rezervări de principiu a locațiilor alternative, până la momentul alegerii variantei finale.
De cele mai multe ori, locația desfășurării unui eveniment este mai mult decât un simplu înveliș pentru o mulțime definită de persoane, acesta având o importanță comunicativă centrală. El este o parte esențială a punerii în scenă, imaginea, arhitectura, predispoziția joacă același rol ca și poziția, capacitatea, dotarea, costurile și disponibilitatea, toate acestea ducând spre o locație specială, ce creează surpriză și nerăbdare.
Pentru a găsi locația potrivită, trebuie parcurși următorii pași:
Cercetarea pieței;
Solicitarea de material informativ;
Alegerea + opțiunea;
Vizitarea;
Discutarea;
Inspectarea împreună cu beneficiarul;
Decizia;
Rezervarea și încredințarea comenzii.
În stabilirea datei optime a manifestării, este necesară o evaluare a unor considerente ca:
intervalul din săptămână;
anotimp, perioade de vacanță / extra-sezon
datele unor evenimente similare etc.
Realizarea bugetului conferinței îi revine beneficiarului asistat de către un organizator profesionist, aceștia identificând sursele de venituri, potențialul financiar și distribuția în raport cu categoriile de cheltuieli.
Sursele principalele de venit sunt: taxele de participare – care rămân în componența de bază a veniturilor, sponsorizările, închirierea spațiului expozițional, vânzările de spațiu publicitar (inserții în materialele promoționale scrise / audio-video / multimedia ale conferinței etc.), subvențiile sau finanțările rambursabile / nerambursabile ale Guvernului etc.).
Referitor la taxele de participare, trebuie precizat cu exactitate numărul participanților plătitori, numărul participanților ale căror costuri sunt preluate de către organizatori, fie integral fie parțial, vorbind aici despre conferențiari principali sau de invitați speciali, și nu în ultimul rând de nivelul valoric al taxelor, ce poate fi diferențiat atât în funcție de categoriile de participanți, cât și de data la care se efectuează înscrierea (timpurie / târzie / la fața locului).
Politica de contramandări se definește în raport cu momentul anulării înscrierii,stabilindu-se, în general, câteva etape, care pot diferi, în funcție de caz:
a) primul termen de înscriere este și cel până la care este posibilă restituirea integrală a taxei;
b) cu o lună înaintea evenimentului, se percepe o penalizare de cca 10%;
c) între o lună și 48 de ore înaintea începerii evenimentului, penalizarea este de 50%;
d) pentru contramandările ce survin la mai puțin de 48 de ore înaintea deschiderii conferinței, nu se restituie taxa de participare.
Fondurile provenite exclusiv din sponsorizări, conțin diferite forme de recunoaștere a meritelor sponsorului, toate acestea în funcție de aportul său la evenimentul în sine, astfel:
• invitarea și menționarea sponsorilor la ceremonia de deschidere și la momentele oficiale;
• acordarea a 15 minute pentru prezentarea companiei sponsor în timpul sesiunilor;
• inserarea unor materiale promoționale în mapele de conferință, afișarea siglelor în materialele tipărite ;
• expunerea de bannere în locația conferinței;
• includerea numelui și siglei sponsorului în machetele de publicitate din presă;
• inserții de publicitate electronică în website-ul manifestării (pagina de prezentare, banner animat);
• acordarea unui spațiu expozițional preferențial pentru produsele sau prezentarea sponsorului.
Formularul de înregistrare pentru participanți, trebuie neapărat transmis acestora prin poștă sau postat on-line direct pe website-ul manifestării ce va avea loc, acest lucru reprezentând unica sursă de informație a acestora.
Acesta trebuie să solicite explicit datele de contact și cele personale ale fiecărui participant, metodele de plată acceptate, tipul înscrierii și nu trebuie să omită condițiile de contramandare.
În ceea ce privește rezervarea hotelieră, există trei modalități de abordare a acestui serviciu atât de util pentru siguranța și confortul tuturor participanților la evenimentele de afaceri:
participanții își fac singuri rezervarea la hotel;
organizatorul evenimentului asigură rezervare și cazare la hotel prin personalul propriu specializat;
organizatorul cooperează cu o agenție specializată de turism pentru asigurarea cazării la hotel.
Planificarea organizării conferințelor de afaceri
Orice eveniment de afaceri trebuie neapărat să aibă în spate o planificare atentă și riguroasă, deoarece și-un singur detaliu, aparent nesemnificativ, poate transforma totul într-un dezastru cu consecințe pe termen lung.
Când vine vorba de organizarea unui serviciu de înaltă calitate, în speță, o conferință, organizatorul de evenimente din cadrul unei agenții de turism colaborează îndeaproape cu organizatorul de evenimente al unui hotel, sau în cazul în care clientul nu dorește să apeleze la un intermediar, acesta poate solicita în mod direct serviciile de care are nevoie de la hotel, scurtându-se astfel lanțul pregătirii evenimentului în sine.
Cert este faptul că, indiferent de tipul evenimentului, clientul este cel care decide modul în care va arăta evenimentul, cum se va desfășura acesta și orice alte preferințe sau doleanțe vis-a-vis de buna funcționare și derulare a manifestării respective. Astfel, în funcție de cerințele și preferințele clientului se vor avea în vedere următoarele:
aranjarea spațiilor;
organizarea unui bufet/coffe-break;
se va mediatiza evenimentul și se va asigura securitatea;
oricare alte servicii specifice ce sunt diferite de cele ale unui eveniment social cum ar fi banchetul.
Înainte de orice alt tip de dotare cu privire la amenajarea spațiului și la aranjarea mobilierului pentru desfășurarea unei conferințe, se impun asigurarea luminii naturale și implementarea unui sistem eficient de aerisire. Tocmai de aceea, când avem de aface cu un număr mai mare de 50 de persoane participante, înălțimea sălii de conferință trebuie să fie de minumum 3,5 – 4 metri, pentru a se asigura vizibilitate, sunet și aer pentru respirat în condiții optime.
Aranjarea și dispunerea mobilierului
Aranjarea mobilierului este recomandat să se facă în stil cinema/parlament, conform căruia există și un pupitru, iar în fața acestuia să fie așezate scaunele. Pentru confort, sunt de preferat scaunele și mesele ergonomice. Trebuie să ne gândim că un astfel de evenimet poate dura până la 6-8 ore, punându-se astfel problema dacă mobilierul este suficient de confortabil.
În cele mai multe cazuri, neștiindu-se cu exactitate tipul evenimentului, este de preferat ca mesele și scaunele să fie modulare, asigurându-se astfel multifuncționalitatea sălii.
Cele mai utilizate forme de amenajare a spațiilor pentru conferințe sunt următoarele: aranjarea convențională (stil teatru / cinema), aranjarea sălii de clasă (stil parlament), aranjarea în formă de U / careu.
Aranjarea convențională (stil teatru / cinema) – În acest tip de dispunere, prezidiul este plasat pe o estradă centrată în fața auditorului. În cazul participării a peste 200 de persoane, este necesară amenajarea unei alei centrale.
Modalitatea de aranjare este următoarea:
se determină amplasarea mesei vorbitorilor (centrată la extremitatea sălii);
primul rând de scaune va fi plasat la 1,80 / 2,50 m de prezidiu;
distanța între două rânduri va fi de 40 – 50 cm;
spațiul între două scaune va fi de minimum 5 cm;
se lasă alei de degajare de 1,50 m pe margini (laturi).
Aranjarea „sălii de clasă” (stil parlament) – În ceea ce privește această dispunere, ar fi de dorit să existe mese de 1,20 m sau 1,80 m lungime și 0,45 m lățime pentru a câștiga cât mai mult loc.
Aranjamentul se face astfel:
Se aliniază mesele pe rânduri câte 2 sau 3 urmărind lățimea sălii;
Se face o alee centrală de dimensiuni suficiente și alei de degajare între rânduri;
Distanța între două rânduri de mese trebuie sa fie de 0,60 m minimum, dar pentru un confort mai bun se poate 0,70 m.
Aranjarea în formă de U / careu – Acest tip de amenajare a meselor se utilizează, mai ales, pentru activități în grupuri de lucru:
workshop;
seminar;
training;
oferind vizibilitate tuturor participanților spre moderator, precum și spre ecranul de proiecție sau alte mijloace de lucru folosite.
În ceea ce privește aparatura și echipamentele audio-video, până nu demult o sală de conferințe presupunea dotarea cu un sistem simplu de vizualizare (ecran de proiecție și un videoproiector).
Astăzi, este nevoie de mult mai mult de atât, întrucât această industrie este în continuă dezvoltare, iar producătorii își concentrează atenția pe crearea de produse din ce în ce mai performante și mai ușor de utilizat. “Acum se pune accentul pe comunicarea rapidă și eficientă a mesajului, pe modalități de prezentare interactive, soluții moderne de vizualizare, posibilități de creare de scenarii sau de setare a unora prestabilite, pe sisteme de discuții performante, care să ofere libertate de mișcare vorbitorului și, nu în ultimul rând, pe automatizarea tuturor funcțiilor unui sistem”, declară Ana-Maria Palade, marketing manager Avitech, într-un articol al revistei HRB Expert.
Figura 2.3. Planurile de amenajare a unei săli de conferință
(Sursa: http://www.ccins.ro/sala-albastra)
Foarte necesare și importante în același timp sunt Serviciile de traducere simultană, care se includ cu foarte mult timp înainte atât în buget cât și în planul organizatoric, reprezentând un bun argument în încurajarea creșterii numărului de participanți. Traducerea poate fi asigurată fie simultan, de către traducători aflați în cabine speciale, prin instalație individuală, fie consecutiv de către un interpret pentru vorbitori.
Figura 2.4. Dimensiuni ale scaunelor din spațiile de conferințe
(Sursa: https://www.google.ro/search?biw=1525&bih=744&tbm=isch&sa=1&q=planuri+de+amenajare+a+salii+de+conferinta+schita&btnG=#q=sala+de+conferinta+schita&tbm=isch&facrc=_&imgdii=_&imgrc=zVHUXf7-QYmneM%253A%3BTG0A_uQ0VUj87M%3Bhttp%253A%252F%252Fwww.witz.ro%252Fdesign%252Fupload%252Fproduse%252Fwitz-scaun-ben-schita-4765.jpg%3Bhttp%253A%252F%252Fwww.witz.ro%252Fproduse%252Fhoreca%252Fscaun-ben%3B699%3B420 )
De cele mai multe ori, se solicită servicii de alimentație atunci când are loc un eveniment de afaceri. Înainte de începerea propriuzisă a conferinței, are loc mai întâi primirea invitaților, acest moment fiind organizat în cadrul unei recepții. Totodată, se stabilesc pauze la înterval de câteva ore pentru a se servi o cafea sau diverse alte gustări, iar când vine vorba de dejun, se servește masa de prânz. În funcție de natura activității de catering, se practică servirea la mese sau de tip bufet. Meniurile se stabilesc de comun acord cu beneficiarul, respectându-se caracteristicile fiecărei acțiuni în parte și ținându-se cont de diferitele cerințe speciale (vegetarieni / diabetici / apartenență culturală sau religioasă).
Astfel, ca participanții să plece cu amintiri plăcute și frumoase, este necesar acordarea unei atenții deosebite și totodată verificarea unor elemente destul de importante, și anume:
micul dejun (sortiment, modul de servire);
lista de preparate și băuturi (conținut, aspect, prețuri);
preparatele servite (aspect, gust);
condiții de igienă în bucătărie;
serviciul din restaurant (personal calificat, ținută, atitudine, promptitudine);
decorația meselor, ambient, iluminare, instalație de sonorizare;
acces și facilități pentru persoanele cu dizabilități;
ieșiri de siguranță și alte măsuri generale de securitate (incendii);
garderobă, toalete (amplasare, igienă);
orar de funcționare (bar, restaurant, alte localuri);
bacșișuri, alte taxe.
Mediatizarea evenimentului și alte activități conexe
Când vine vorba de acest lucru, este foarte important de știut că, se urmărește în primul rând informarea și determinarea deciziei de participare a posibililor participanți la eveniment, iar în al doilea rând efortul de a promova evenimentul în diverse medii de interes sau în presă, apelând la edituri, televiziune, reviste, radio etc.
În același timp, organizatorul trebuie să se ocupe și de transmiterea formularului de înregistrare participanților, prin poștă sau online, formularului de parteneriat dacă este cazul și să întocmească cererea de ofertă hotelieră.
Distribuirea materialelor informative constă în:
pliant de anunțare / semnalare a conferinței, distribuit cu mult înaintea datei evenimentului, incluzând date despre: destinație, locație, dată, cazare, informații turistice, schița programului științific;
broșura de invitare a conferențiarilor și oaspeților speciali care include: tematica evenimentului și formularul de înregistrare a rezumatelor pe teme de interes profesional, în condițiile determinate;
pliant pentru a doua anunțare, tipărit și distribuit cu câteva luni înaintea conferinței, ce cuprinde toate informațiile, tarifele și serviciile determinate cu exactitate până la momentul respectiv;
programul lucrărilor științifice prezentate în cadrul conferinței, în care se prezintă cronologia evenimentului, vorbitorii, rezumatele lucrărilor științifice;
crearea unui website dedicat conferinței și realizarea în cadrul acestuia a transmisiei audio-video în direct prin internet a conferinței. Acest lucru poate adăuga și conferi prestanță evenimentului, fiind accesibil în timp real persoanelor aflate oriunde în lume.
invitații, mape, logo.
Pentru a exemplifica din elementele ce țin de mediatizarea unui eveniment, sunt prezentate câteva informații extrase dintr-un material creat de compania Meda Consulting pentru conferința “Eficiența energetică, condiție esențială pentru o dezvoltare durabilă”, ce a avut loc la București.
În ceea ce privește activitățile principale din timpul și după finalizarea evenimentului de afaceri, acestea sunt prezentate în tabelul de mai jos:
Tabel 2.2. Activitățile caracteristice unui eveniment de afaceri
CAPITOLUL 3
ORGANIZAREA DE CONFERINȚE DE AFACERI LA HOTELUL INTERNAȚIONAL DIN SINAIA
Locația aleasă pentru desfășurarea unui eveniment de afaceri este esențială, deoarece, fără existența unui astfel de spațiu special amenajat desfășurării unei conferințe, nu se poate vorbi de eveniment în adevăratul sens al cuvântului.
Tocmai din această cauză, anumite locații care prin prisma dotărilor, al ambientului, al luxului, al eleganței și așa mai departe, sunt imposibil de neobservat și indispensabile organizării unui eveniment cu ștaif, Hotelul Internațional din Sinaia reprezintă destinația potrivită organizării unei conferințe, acest lucru fiind dat nu numai de hotel în sine, ci și de împrejurimi și de renumele destinației.
Capacitatea de găzduire de manifestări a hotelului Internațional Sinaia
Hotel INTERNAȚIONAL Sinaia, complet renovat și redecorat în anul 2011, este un hotel de lux, foarte primitor și confortabil, cu un plus de rafinament și eleganță, care dă valoare timpului petrecut aici, fiind un loc încărcat de căldură și liniște sufletească și luminat de soarele blând de la poalele Bucegilor. Figura 3.1. Fațada hotelului Internațional
Accesibil direct din DN1, hotelul a devenit cu precădere hotel-centru de afaceri/evenimente și în același timp, loc de petrecere a vacanțelor, ce oferă o vedere impresionantă către înălțimile verzi ale muntelui, unde se poate respira un aer sănătos și răcoros în orice anotimp din an.
Aici, oaspeții pot beneficia de cazare în cele 180 de camere, de un centru de conferințe/evenimente cu 11 săli/spații, de 4 restaurante (Panoramic – rafinament, prospețime, totul gătit cu suflet din rețete tradiționale; Tirol – deținător al rețetelor specifice tiroleze, răsfață gurmanzii și mulțumește pe inițiatorul de eveniment; Cucina Sofia – invită la meniul ușor și savuros al restaurantului cu specific italian; Bucegi Porțile Regatului – propune mese tradițional românești, cu acompaniament muzical popular, pentru oaspeții ce vor o schimbare de atmosferă și un foc de tabără), de un elegant centru spa cu piscină, coffee lounge în lobby, de un centru de divertisment, toate având la dispoziție un personal dedicat și pasionat.
În acest hotel, arhitecții și decoratorii au încercat să confere personalitate și stil fiecărei camere în parte, astfel că, nuanțele calde, naturale, dau viață interioarelor și le pun în valoare, în timp ce priveliștea impresionantă și impetuoasă a muntelui și a orașului Sinaia lărgesc percepția de perfecțiune și de stabilitate.
Hotel Internațional Sinaia oferă oaspeților camere de tip Double Deluxe și Single Deluxe, apartamente și garsoniere, toate recondiționate în 2011 într-un concept nou, ca îmbinare între elemente clasice de înalt standard hotelier și accente contemporane tehnologice și stilistice.
Hotelul dispune de:
145 duble standard;
1 single;
6 duble de lux;
14 Junior Suite;
7 Executive Junior Suite;
6 One bedroom Suite;
1 cameră pentru persoane cu dizabilități.
Figura 3.2. Standard Double
Figura 3.3. Executive Junior Suite Figura 3.4. Duble Delux
Centrul de Conferințe INTERNATIONAL participă la succesul oricărui eveniment găzduit, iar evenimentele de afaceri cum ar fi: conferințele, colocviile, seminariile, team-building-urile etc, își găsesc aici oameni ce formează o echipă dedicată într-u totul integrării tuturor elementelor, cât și o atmosferă plăcută și relaxantă.
Cele 11 săli de conferință sunt dotate tehnic astfel:
acces la Internet;
ecran; retroproiector;
flipchart;
tablă magnetică;
alte materiale disponibile pentru închiriere: videoproiector, video + TV;
sistem de traducere simultană;
facilități de coffee-break.
Figura 3.5. Caracteristicile sălilor de conferințe
(Sursa: http://www.international-sinaia.ro/conference-and-events)
Hotelul INTERNAȚIONAL dispune de spații de petrecere a timpului liber, atît pentru relaxare cât și pentru mișcare sănătoasă ca: piscină, jacuzzi, saună umedă și uscată, sală de fitness. Astfel, corpul și mintea își vor găsi aici pacea interioară, echilibrul și vitalitatea, toate într-un izvor de relaxare, răsfăț și deplina energie.
Centrul de Divertisment, are 4 piste de bowling, 4 mese de biliard, diverse jocuri (Darts, Air Hockey, Fusball) și un café-bar.
Coordonate ale pieței hoteliere a orașului Sinaia
Frecventarea structurilor de primire turistică cu funcțiuni de cazare în orașul Sinaia, cuprinde informații statistice cu privire la principalii indicatori ce caracterizează dorința turiștilor în alegerea hotelurilor astfel:
Tabel 3.1. Oferta turistică
Sursa: www.insse.ro /Tempo-Online
Din tabelul de mai sus, se poate observa că hotelurile din Sinaia au marcat o creștere semnificativă, astfel că, dacă în anul 2010 se înregistrau un număr de 22 de hoteluri, în 2013 numărul acestora a crescut, ajungându-se la 28, dovada faptului că, an de an, în Sinaia se construiesc din ce în ce mai multe hoteluri, lucru datorat numărului mare de turiști ce vizitează această zonă.
În ceea ce privește numărul locurilot existente în orașul Sinaia, se poate observa cu ușurință că acestea au crescut vertiginos în ultimii ani, ajungându-se astfel la o capacitate de 3131 mii de locuri în anul 2013, față de numai 2877 mii de locuri în anul 2010.
Frecventarea hotelurilor însă, se caracterizează printr-o scădere. Astfel că, dacă în anul 2010, capacitatea de cazare a fost de 1052120 mii locuri-zile, un an mai târziu, în 2011, numărul a scăzut ajungându-se la numai 937832 mii locuri-zile, urmând ca în următorii doi ani să se înregistreze același fenomen. De asemenea, și în cazul numărului de locuri în medie în hoteluri, s-a înregistrat un parcurs oscilant, plecând de la un număr de locuri în medie de 131 în anul 2010 și ajungându-se la numai 112 locuri în medie în 2013.
Urmărind tabelul de mai jos, se poate vedea sosirile turiștilor în hoteluri în anul 2013 a fost de 159384 mii, mai mic comparativ cu anul 2012, când se înregistra un număr al turiștilor de 160601 mii. Deși în perioada 2010-2012, s-a înregistrat o creștere semnificativă a sosirilor de turiști, scăderea relativ mică înregistrată în 2013 nu ar trebui să fie un motiv de îngrijorare.
Tabel 3.2. Circulația turistică
Sursa: www.insse.ro /Tempo-Online
În ceea ce privește înnoptările turiștilor în hoteluri în anul 2013, acestea au fost de 358224 mii, în scădere comparativ cu anul 2012, când s-a înregistrat un număr al înnoptărilor de 375978 mii de turiști, dar în creștere față de anul 2011 (322032 mii) și 2010 (319482 mii).
Durata medie a șederii turiștilor în hoteluri a înregistrat o scădere considerabilă în perioada 2010-2013, astfel că, dacă în 2010, un turist se caza în medie pentru 2,39 zile, în anul 2013 s-a ajuns la 2,25 zile în medie pe turist.
De asemenea, gradul de ocupare în hoteluri a fost și el tot în scădere în 2013 față de anii precedenți, înregistrându-se un procent de 33 în 2013, față de 34 de procente în anii 2011 și 2012.
Studiu de caz – Organizarea unei conferințe de afaceri la hotelul Internațional Sinaia
Referitor la studiul de caz abordat în paginile ce vor urma, se poate spune că acesta nu a făcut decât să urmărească efectiv pașii care stau la baza organizării sistematice a unei conferințe.
Intenția a fost aceea de a oferi un punct de sprijin tuturor celor interesați de o astfel de activitate, tocmai pentru a-i asigura acesteia succesul binemeritat și aprecierile de rigoare, acest lucru realizându-se efectiv prin aplicarea părții teoretice ce are la bază Conferința Cashflow Management și bugetarea anului 2014, vezi Anexa 1.
Astfel, aceasta se divide în 3 părți componente, și anume:
definirea profilului manifestării;
spațiile de desfășurare a manfiestării;
conceperea excursiei opționale;
Definirea profilului manifestării
În cadrul hotelului Internațional din Sinaia, va avea loc în perioada 22-25 mai 2014 Conferința Cashflow Management și bugetarea anului 2014, ce are ca scop principal informarea și dezvoltarea personală și profesională a mangerilor unor companii din România.
Conferința este organizată de către World Trade Institute Bucharest, iar temele abordate în cadrul acesteia vor fi prezentate de către doamna Doctor Ec. Maria Costache, Certified Management Consultant alături de alte 4 persoane din domeniu.
Numărul participanților la acest eveniment va fi de 40 de persoane.
Orarul evenimentelor ce vor avea loc începând cu data de 22 mai și finalizându-se în data de 25 mai 2014, poate fi consultat într-un capitol distinct al lucrării, și anume Anexa 2.
Spații necesare: Sală de conferință – stil cinema – insule formate din câte 2 mese înguste + 6 scaune/insulă și un prezidiu cu 4 locuri la masă), cu 40 de locuri.
Dotări tehnice și de infrastructură: Acces internet, retroproiector, ecran, flipchart, tablă magnetică, facilități de coffee break, videoproiector, video+TV.
Cursul se adresează echipelor de management din companie, care au responsabilități financiare și de bugetare în obiectivele lor de evaluare.
Sunt 40 de participanți, manageri ai unor companii din România.
În ceea ce privește bugetul, acesta este analizat în Anexa 3.
Sarcinile distribuite în cadrul evenimentului sunt următoarele:
Organizatorului – World Trade Institute Bucharest – îi revine sarcina de a asigura necesarul de personal și buna desfășurare a evenimentului.
Partenerii media – www.calendarevenimente.ro , www.faracontabilitate.ro , www.efin.ro – au rolul de informare și promovare a evenimentului în mediul de afaceri, prin realizarea de articole, interviuri, interacțiuni cu publicul. Practic, aceștia reprezintă imaginea evenimentului în fluxul informațional din Mass-Media și Social-Media.
De asemenea, dacă se vorbește despre cooperarea cu industria de profil, se poate constata faptul că, în climatul economic actual, în care societățile se confruntă cu o acută lipsă de lichidități, datorată blocajelor financiare existente și crizei economice globale, managementul fluxului de numerar și o bugetare corectă, proactivă, bazată pe informații în timp real sunt elemente vitale pentru supraviețuirea companiilor în anul 2013.
Din acest motiv, este necesară o colaborare cu statul, prin intermediul Ministerului de Finanțe, cu scopul de a încuraja participarea la acest seminar.
Scopul acestei conferințe este de a oferi participanților instrumente concrete și de a prezenta tehnici de ultimă oră pentru o bugetare proactivă și cunoașterea stării financiare a companiei în timp real, contribuind astfel la maximizarea rezultatelor financiare, iar pe termen lung la creșterea economică a țării. Acesta este unul din motivele pentru care statul să încurajeze participarea la astfel de seminarii prin măsuri fiscale, precum subvenții sau deduceri fiscale acordate direct companiilor participante, sau prin sponsorizarea evenimentelor de acest gen.
Spațiile de desfășurare a manifestării
Destinația aleasă pentru organizarea acestui eveniment, este nimeni alta decât minunata și deosebita localitate și stațiune montană Sinaia. Aici am ales ca locație hotelul Internațional, pe de-o parte, datorită accesibilității directe din DN1, situarea acestuia fiind pe una dintre cele mai importante artere de circulație auto și feroviare din România, la 125 km de București, iar pe de altă parte, datorită localizării pe axa principală a orașului Sinaia, pe str. Avram Iancu nr. 1.
Hotelul beneficiază de o priveliște minunată asupra Văii Prahovei. Este situat foarte aproape de centrul orașului și la 30 minute de mers pe jos de Mănăstirea Sinaia și Castelele Peleș și Pelișor. Alături de acestea, mai pot fi vizitate Cazinoul Sinaia precum și Casa Memorială George Enescu.
Hotel Internațional are 180 de camere, centru de conferințe/evenimente cu 11 spații/săli, 3 restaurante, centru Spa cu piscină, coffee lounge în lobby și centru de divertisment.
Acesta, alături de alte hoteluri (vilele Bistrița, Stejarul, Frasin, motelul și campingul Izvorul Rece), aparțin de Compania International SA.
În ceea ce privește oferta turistică, orașul Sinaia, una dintre cele mai frumoase stațiuni montane din România se prezintă vizitatorului, cu un bogat trecut cultural și social. Fosta reședință a regilor, și purtând un nume sfânt, cel al Muntelui Sinai, ce a fost dat pentru prima dată mănăstirii omonime de către Spătarul Mihail Cantacuzino (sec XVII), Sinaia îmbină neîntrecut frumusețea naturii cu cea a artei arhitecturale. Sinaia oferă locuri de cazare în hoteluri, vile, case private, hanuri și popasuri turistice, cabane.
Pentru amatorii sporturilor de iarnă există o pârtie de bob (1500 m lungime, 13 curbe și 132 m diferența de altitudine), multe pârtii de schi cu grade diferite de dificultate, pârtii de sanie, telecabină, telescaun, teleschi. Pentru înotători și iubitorii de saună există bazine la hotelurile Montana și Sinaia. Sinaia este recomandată în tratamentul unei game largi de afecțiuni: neurologice, cardiovasculare, respiratorii, digestive și hepato-biliare, renale, endocrine, pentru covalescența și anemii.
Atunci când vine vorba de vizitarea spațiilor, este nevoie neapărat de întocmirea unei liste de control, ce ar trebui să cuprină următoarele:
Persoane de contact: Event Manager Hotel Internațional, George Mihăilă
Capacități existente: cazare 180 de camere, centru de conferințe/evenimente cu 11 săli/spații, 4 restaurante, un centru spa cu piscină, coffee lounge în lobby, centru de divertisment.
Termenul limită pentru rezervare: 15 martie
Termenul limită pentru anularea rezervării: 15 aprilie
Echipamente și utilități disponibile:
– acces Internet;
– ecran;
– retroproiector;
– flipchart;
– tablă magnetică;
– alte materiale disponibile pentru închiriere: videoproiector, video + TV;
– sistem de traducere simultană;
– facilități de coffee break.
Obiectivele principale în elaborarea planului de acțiune al realizării evenimentului sunt următoarele:
1. Întâlnirea cu clientul: 28 ian 2014
2. Stabilirea obiectului contractului și contractarea: 28 ian – 1 feb 2014
3. Studierea pieței și alegerea locului de desfășurare: 1 – 10 feb 2014
4. Promovarea evenimentului și înscrierea participanților: 10 feb – 1 mar 2014
5. Elaborarea circuitului turistic: 10 – 15 feb 2014
6. Primirea confirmărilor de participare: 1 – 15 mar 2014
7. Vizitarea locului de desfășurare: 15 – 20 mar 2014
8. Desfășurarea evenimentului: 23 – 26 mai 2014
Conceperea excursiei opționale
Mărginit de vârfurile Carpaților de Sud, împodobit cu arhitectură gotică, barocă și renascentistă, precum și cu o bogăție de monumente istorice, Brașovul te va surprinde cu siguranță în cadrul acestei excursii, iar asta datorită faptului că este unul dintre puținele orașe care s-a conservat atât de bine în negura vremurilor și oferă în același timp prilejul unei veritabile călătorii în timp. Din această zonă face parte și-un alt oraș ce nu trebuie ratat în timpul excursiei, Râșnov, un rezervor imens de natură și istorie, unde monumente consacrate ca Cetatea Râșnov și bisericile vechi par a fi rupte dintr-o altă lume.
Toate acestea nu vor fi decât un prilej de bogăție culturală și de ce nu, de relaxare sufletească și trupească.
Astfel, dumincă 26 mai, în ultima zi a conferinței de la hotelul Internațional Sinaia, AGENȚIA DE TURISM SunriseTravel, organizează un circuit turistic pe rutele SINAIA-BRAȘOV-RÂȘNOV, cu întoarcere în Sinaia. Pentru organizarea acestui circuit, este necesară participarea a minim 20 de persoane din cele 40 participante la conferință. Transportul este inclus, acesta făcându-se cu un autocar modern clasificat la 2-4*, echipat cu sistem audio-video, aer condiționat, scaune rabatabile. Se estimează parcurgerea unei distanțe de 130 km dus-întors, la costul de 1 euro/km.
Intrările la obiectivele turistice sunt estimate la prețul de 10 euro/pers. De asemenea, masa de prânz se va lua în cadrul restaurantului Vânătorul din Poiana Brașov. Meniul cuprinde o gamă variată de preparate din bucătăria tradițională și internațională, precum și o bogată gamă de băuturi alcoolice și nealcoolice. Prețul meniului va fi de 4 euro / persoană.
PROGRAM:
Ora 11:00 – plecarea din Sinaia
Ora 11:50 – Sosire Brașov (vizita orașului Brasov: Biserica Neagră-unul dintre simbolurile orașului Brașov,este cea mai mare constucție sacrală din România, cea mai mare biserică-hală la răsărit de Viena și unul dintre cele mai mari lăcașe de cult medievale. Cu excepția Turciei, Biserica Neagră posedă cea mai mare colecție de covoare orientale din Europa, datând din secolele XV-XVI.
Figura 3.6. Biserica Neagră
În turnul Bisericii Negre se află cel mai mare clopot mobil din România și Orga Buchholz de asemenea, cea mai mare orgă mecanică din România; Bastionul Țesătorilor -o construcție unică în felul său în România, unul din cele mai bine păstrate 7 bastioane ale cetății din secolul 16, aici găsindu-se astăzi Muzeul
Figura 3.7. Bastionul Țesătorilor
Cetății Brașov; Piața Sfatului-este probabil cel mai cunoscut și vizitat loc al Brașovului, loc unde sunt organizate diverse evenimente cultural artistice, concerte în aer liber ca „Cerbul de Aur”, etc. era, în Evul Mediu, locul în care în Brașov se organizau târguri atât pentru negustorii sași și români cât și pentru cei veniți din Ungaria;
Figura 3.8. Cetatea Râșnov
Aleea ”După ziduri”-ne conduce de-a lungul celeilalte laturi fortificate și spre Romuri, o zonă care adăpostește două turnuri deja celebre. Turnul Negru (care de fapt are culoare gri) este un turn micuț, ridicat pe o mică coastă abruptă deasupra cetății și datează din secolul XV. Numele i se trage de la la un trăsnet care l-a lovit și l-a înnegrit. Continuând de-a lungul aleilor se ajunge la Turnul Alb. Acesta este ceva mai mare, numele și-l datorează vopselei albe cu care a fost îmbrăcat mereu; Vederea Orașului Brașov).
Masa de prânz se va lua în cadrul restaurantului Vânătorul din Poiana Brașov. Meniul cuprinde o gamă variată de preparate din bucătăria tradițională și internațională, precum și o bogată gamă de băuturi alcoolice și nealcoolice. Prețul meniului va fi de 4 euro / persoană.
Ora 16:50 – Plecare din Poiana Brașov
Ora 17:05 – Sosire Râșnov (vizită la Cetatea Râșnov -este ansamblul fortificat situat pe dealul calcaros aflat la sudul orașului Râșnov, unul din cele mai bine păstrate ansambluri fortificate din Transilvania. Cetatea Râșnov s-a numit “Cetate Țărănească” deoarece principala ocupație a constructorilor era agricultura).
Ora 18:00 – Întoarcere Sinaia.
Tabel 3.2. Analiza de preț a circuitului touristic
Concluzii
Turismul de afaceri, a devenit în ultimii ani o componentă desăvârșită, foarte bine definită și indispensabilă a sociologiei turismului, aceasta fiind în același timp studiată și analizată, prin diverse proiecte și teorii elaborate și totodată înțeleasă și dezvoltată, pentru o și mai bună eficientizare și creștere. Acesta reprezintă cu desăvârșire singura componentă a industriei ospitalității a cărei profitabilitate este în continuă creștere datorită încasărilor din domeniul hotelier și în același timp, pricipala sursă de venituri pentru industria hotelieră autohtonă.
Se poate afirma că, turismul de afaceri din zilele noastre a devenit mai mult o industrie rafinată și sofisticată, impunându-se pe de-o parte ca fiind una dintre cele mai active și dominante componente ale industriei turismului, iar pe de altă parte, caracterinzându-se printr-o serie de elemente precum:
impactul scăzut asupra mediului:
contribuie la atenuarea sezonalității:
profiturile foarte mari:
o mai bună utilizare a echipamentelor și materialelor.
În ceea ce privește România, turismul de afaceri reprezintă cu siguranță unul dintre cele mai stabile sectoare în cadrul turismului, acesta înregistrând an de an creșteri spectaculose și o dezvoltare constantă. Se poate observa în același timp că numărul hotelurilor din țara noastră a crescut considerabil în ultimii ani, cele mai multe dintre acestea încadrându-se în categoriile de trei, patru și cinci stele incluzând în domeniul și planul lor de activitate, acest “drog phenomenon” numit turism de afaceri.
De asemenea, agențiile de turism și tour-operatorii din România cum ar fi Marshall Turism, Țiriac Travel, Global Business Travel și altele, asaltați de acest fenomen și conștienți fiind de succesul imens și de profitabilitatea ridicată, și-au adaptat activitatea în sensul oferirii de servicii specifice domeniului afacerilor, oferta acestora cuprinzând servicii pentru organizarea de conferințe, congrese, simpozioane și alte evenimente de acest gen.
Atunci când se organizează în mod profesionist astfel de evenimente, acestea nu fac altceva decât să genereze o imagine pozitivă pentru fiecare țară în parte și totodată să genereze venituri substanțiale. În ultimii 20 de ani, circulația turistică mondială are ca principală motivație, deplasarea atât individuală cât și în grup în scopul participării la diverse reuniuni, conferințe, târguri s.a.m.d.
Atragerea unor astfel de evenimente în România ar trebui să fie și să devină un scop principal și primordial în ceea ce privește preocupările pentru promovarea țării ca destinație turistică. Atât pentru o imagine publică pozitivă cât și pentru agenții economici locali implicați efectiv în acest proces de organizare, organizarea unor astfel de manifestări, atrag cu sine profit, venituri mai mari, taxe și impozite încasate la bugetul de stat, locuri de muncă, dar și un capital de imagine.
Totodată, este nevoie și de implicarea atât a autorităților cât și a administrației publice locale pentru stimularea unor astfel de manifestări, foarte importante de altfel pentru întreaga comunitate. Astfel că, prin veniturile directe provenite din organizarea evenimentelor, comunitatea locală și municipalitatea care găzduiește evenimentul, beneficiază la rândul lor de o serie de venituri adiacente, cum ar fi: consumul suplimentare de servicii și produse (suveniruri, agrement etc.) pe care îl realizează participanții.
Pe termen lung, succesul unui eveniment va duce cu siguranță la revenirea participanților în zona respectivă sau de ce nu ca viitori investitori și totodată va reprezenta o ocazie oportună de a promova zona respectivă.
Deși susținerea din partea autorităților și a administrației publice privind promovarea și stimularea industriei turismului de afaceri ca mijloc de dezvoltare durabilă este insuficientă și chiar insesizabilă, existând încă mari deficiențe și lipsuri în ceea ce privește infrastructura de transport, infrastructura dedicată care nu se ridică la standarde europene, aceste lucruri nu a împiedicat țara noastră ca în ultimii 20 de ani să aibă un drum impresionant în succesul organizării evenimentelor de afaceri, îndreptându-se astfel cu pași mici și repezi spre locul binemeritat pe harta mondială a turismului de reuniuni, devenind o destinație apreciată, căutată și competitivă în concurența cu alte destinații de renume în domeniul evenimentelor de afaceri.
Necesitatea profesionalizĂRII ORGANIZĂRII DE CONFERINȚE ÎN ROMÂNIA
Dacă în lume, industria organizării de reuniuni și conferințe constituie un fenomen dinamic și-n plină ascensiune, în România, deși turismul de afaceri este un concept relativ nou și în creștere, segmentul Conventions (congrese, conferințe, convenții) este mai restrâns, acest lucru datorându-se pe de-o parte crizei economice, iar pe de altă parte, prețurilor foarte mari impuse de hotelieri și a lipsei promovării și a priorității. O bună promovare a acestor evenimente necesită în primul rând intensificarea reclamelor și deschiderea unor birouri de reprezentare în cât mai multe destinații posibile.
Scăderea acestui segment de business este strâns legată de serviciile oferite de hotelierii din România, acestea fiind modeste în comparație cu alte țari din Europa, de prețurile mari practicate, iar de opțiunile de agrement nici nu se mai pune vorba, acestea lipsind cu desăvârșire.
Deși istoria, cultura și peisajele extraordinar de frumoase fac România o destinație râvnită de oamenii de afaceri din străinătate, odată ajunși aici, vor trebui să îndure glomerația de pe șosele, infrastructura deficitară și lipsa de imaginație, lucruri care îi vor determina să nu mai revină și totodată să ni se ducă reputația de „AȘA NU”.
Tocmai de aceea, succesul și profesionalizarea organizării de conferințe în țara noastră, stau în serviciile de specialitate. În scopul stabilirii României ca destinație competitivă pentru conferințe, corespunzător apartenenței la Uniunea Europeană și pentru reducerea caracterului sezonier în același timp, sunt necesare impunerea unor măsuri ca dezvoltarea centrelor de conferințe cu multiple utilizări, în parteneriat public-privat, stabilirea mărimii și configurației optime a centrelor de conferințe pentru a răspunde astfel cererii pieței potențiale, și nu în ultimul rând, promovarea României ca destinație turistică pentru întâlniri de afaceri la târgurile de turism sau prin colaborarea și implicarea atât a autorităților cât și a administrației publice pentru stimularea unor astfel de manifestări.
Necesitatea unor astfel de evenimente în țara noastră, nu numai că aduc profit, dar ne și pomovează ca destinație turistică și totodată putem deveni punctul de atracție al investitorilor străini ce doresc sa-și extindă afacerile la noi în țară.
bibliografie
Literatură de specialitate
Chiriac, Alexandra, Crina, Asistența turistică în organizarea de evenimente, Editura THR-CG, București, 2004
Davidson, Rob; Cope, Beulah, Business Travel: Conferences, Incentive Travel, Exhibitions, Corporate Hospitality and Corporate Travel, second edition, Pearson Education, 2003
Florea, Constantin, Belous, Mădălina., Organizarea de evenimente și banqueting, Editura THR-CG, 2004
Holloway, Christopher, Humphreys, Claire and Davidson, Rob, The Business of Tourism, eight edition, Pearson Education, 2003
Lanquar, R., L'économie du tourisme, ed.II-a, coll. Que sais-je ?, PUF, Paris, 1992, pg. 3,
Lupu, Nicolae, Hotelul – Economie și Management, Ediția a VI-a restructurată și actualizată, Editura C.H. Beck, București, 2010
Minciu, Rodica, Economia turismului, Ediția a III-a revizuită și adăugită, Editura Uranus, București, 2004
Pădurean, Mihaela, Managementul turismului de evenimente – note de curs, 2007
Pegge, Samuel, Anecdotes of the English Language, London: Printed by J.B. Nicholos and Son, 25, Parliament Street, 1844
Schafer-Mehdi, Stephan, Organizarea evenimentelor, Editura ALL, București, 2008
Stănciulescu, Gabriela, Managementul operațiunilor în turismul de evenimente, Editura ASE, București, 2010
Swarbrooke, John; Horner, Susan, Business Travel and Tourism, Butterworth-Heinemann, London, 2002
Zamfir, Moise, Târgurile, expozițiile și convențiile, instrumente de marketing, Editura ALL BECK, București, 2002
Site-uri
Turismul de evenimente mai profitabil decât cel clasic – http://www.business24.ro/turism/turism-in-romania/turismul-de-evenimente-mai-profitabil-decat-cel-clasic-1526218, accesat la data de 3 februarie 2014
Munteanu Gabriel – Turismul de afaceri. De ce este o alegere inspirată? – http://www.comunicatedepresa.ro/dental-touring-services/turismul-de-afaceri-de-ce-este-o-alegere-inspirata/, accesat la data de 25 martie 2014
GlobalStar Travel Management, Comunicat de presă – Turismul de afaceri din România a crescut, în 2012, cu peste 10%, – http://www.amosnews.ro/turismul-de-afaceri-din-romania-crescut-2012-cu-peste-10-2012-05-23, accesat la data de 13 februarie 2014
Marincaș Iuliana, Organizarea serviciilor de protocol – http://www.tvet.ro/Anexe/4.Anexe/Aux_Phare/Aux_2006_vechi/Turism%20si%20alimentatie/Organizarea%20%20serviciilor%20de%20protocol.doc , accesat la data de 23 martie 2014
Sala albastră – http://www.ccins.ro/sala-albastra, accesat la data de 14 aprilie 2014
Produse Fwitz – scaun ben schiță -https://www.google.ro/search?biw=1525&bih=744&tbm=isch&sa=1&q=planuri+de+amenajare+a+salii+de+conferinta+schita&btnG=#q=sala+de+conferinta+schita&tbm=isch&facrc=_&imgdii=_&imgrc=zVHUXf7-QYmneM%253A%3BTG0A_uQ0VUj87M%3Bhttp%253A%252F%252Fwww.witz.ro%252Fdesign%252Fupload%252Fproduse%252Fwitz-scaun-ben-schita-4765.jpg%3Bhttp%253A%252F%252Fwww.witz.ro%252Fproduse%252Fhoreca%252Fscaun-ben%3B699%3B420 , accesat la data de 14 aprilie 2014
Sala de conferințe aduce profit, http://www.hrbexpert.ro/articol/24/Sala_de_conferinte_aduce_profit.html, accesat la data de 18 aprilie 2014
Tendințele de călătorie ale românilor în 2013 – http://www.infotravelromania.ro/blog/2013/03/tendintele-de-calatorie-ale-romanilor-in-2013/, accesat la data de 26 aprilie 2014
Stănciulescu Gabriela și Țigu Gabriela – Strategii ale dezvoltării turismului de afaceri în România, Revista de Turism, Nr.2, http://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:Wd77q0IfyhAJ:www.seap.usv.ro/eaat/RDT/v1/index.php%3Foption%3Dcom_docman%26task%3Ddoc_download%26gid%3D21%26Itemid%3D+&cd=5&hl=ro&ct=clnk&gl=ro, accesat la data de 10 februarie 2014
Organizarea evenimentelor corporate – http://www.business-hotel-budapest.com/ro/Organizarea-evenimentelor-corporate, accesat la data de 12 mai 2014
Organizarea evenimente – http://trad-expert.com/organizare-evenimente/, accesat la data de 12 aprilie 2014
Organizare conferință – http://www.event-tv.ro/articol/organizare-conferinta, accesat la data de 13 martie 2014
www.anat.ro, accesat la data de 6 mai 2014
www.iccaworld.com, accesat la data de 6 mai 2014
www.insse.ro, accesat la data de 16 mai 2014
www.international-sinaia.ro, accesat la data de 1 mai 2014
www.medaconsulting.ro, accesat la data de 18 aprilie 2014
www.uia.org – The Union of International Association, accesat la data de 24 aprilie 2014
www.wttc.org – The World Travel & Tourism Council, accesat la data de 24 aprilie 2014
ANEXE
bibliografie
Literatură de specialitate
Chiriac, Alexandra, Crina, Asistența turistică în organizarea de evenimente, Editura THR-CG, București, 2004
Davidson, Rob; Cope, Beulah, Business Travel: Conferences, Incentive Travel, Exhibitions, Corporate Hospitality and Corporate Travel, second edition, Pearson Education, 2003
Florea, Constantin, Belous, Mădălina., Organizarea de evenimente și banqueting, Editura THR-CG, 2004
Holloway, Christopher, Humphreys, Claire and Davidson, Rob, The Business of Tourism, eight edition, Pearson Education, 2003
Lanquar, R., L'économie du tourisme, ed.II-a, coll. Que sais-je ?, PUF, Paris, 1992, pg. 3,
Lupu, Nicolae, Hotelul – Economie și Management, Ediția a VI-a restructurată și actualizată, Editura C.H. Beck, București, 2010
Minciu, Rodica, Economia turismului, Ediția a III-a revizuită și adăugită, Editura Uranus, București, 2004
Pădurean, Mihaela, Managementul turismului de evenimente – note de curs, 2007
Pegge, Samuel, Anecdotes of the English Language, London: Printed by J.B. Nicholos and Son, 25, Parliament Street, 1844
Schafer-Mehdi, Stephan, Organizarea evenimentelor, Editura ALL, București, 2008
Stănciulescu, Gabriela, Managementul operațiunilor în turismul de evenimente, Editura ASE, București, 2010
Swarbrooke, John; Horner, Susan, Business Travel and Tourism, Butterworth-Heinemann, London, 2002
Zamfir, Moise, Târgurile, expozițiile și convențiile, instrumente de marketing, Editura ALL BECK, București, 2002
Site-uri
Turismul de evenimente mai profitabil decât cel clasic – http://www.business24.ro/turism/turism-in-romania/turismul-de-evenimente-mai-profitabil-decat-cel-clasic-1526218, accesat la data de 3 februarie 2014
Munteanu Gabriel – Turismul de afaceri. De ce este o alegere inspirată? – http://www.comunicatedepresa.ro/dental-touring-services/turismul-de-afaceri-de-ce-este-o-alegere-inspirata/, accesat la data de 25 martie 2014
GlobalStar Travel Management, Comunicat de presă – Turismul de afaceri din România a crescut, în 2012, cu peste 10%, – http://www.amosnews.ro/turismul-de-afaceri-din-romania-crescut-2012-cu-peste-10-2012-05-23, accesat la data de 13 februarie 2014
Marincaș Iuliana, Organizarea serviciilor de protocol – http://www.tvet.ro/Anexe/4.Anexe/Aux_Phare/Aux_2006_vechi/Turism%20si%20alimentatie/Organizarea%20%20serviciilor%20de%20protocol.doc , accesat la data de 23 martie 2014
Sala albastră – http://www.ccins.ro/sala-albastra, accesat la data de 14 aprilie 2014
Produse Fwitz – scaun ben schiță -https://www.google.ro/search?biw=1525&bih=744&tbm=isch&sa=1&q=planuri+de+amenajare+a+salii+de+conferinta+schita&btnG=#q=sala+de+conferinta+schita&tbm=isch&facrc=_&imgdii=_&imgrc=zVHUXf7-QYmneM%253A%3BTG0A_uQ0VUj87M%3Bhttp%253A%252F%252Fwww.witz.ro%252Fdesign%252Fupload%252Fproduse%252Fwitz-scaun-ben-schita-4765.jpg%3Bhttp%253A%252F%252Fwww.witz.ro%252Fproduse%252Fhoreca%252Fscaun-ben%3B699%3B420 , accesat la data de 14 aprilie 2014
Sala de conferințe aduce profit, http://www.hrbexpert.ro/articol/24/Sala_de_conferinte_aduce_profit.html, accesat la data de 18 aprilie 2014
Tendințele de călătorie ale românilor în 2013 – http://www.infotravelromania.ro/blog/2013/03/tendintele-de-calatorie-ale-romanilor-in-2013/, accesat la data de 26 aprilie 2014
Stănciulescu Gabriela și Țigu Gabriela – Strategii ale dezvoltării turismului de afaceri în România, Revista de Turism, Nr.2, http://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:Wd77q0IfyhAJ:www.seap.usv.ro/eaat/RDT/v1/index.php%3Foption%3Dcom_docman%26task%3Ddoc_download%26gid%3D21%26Itemid%3D+&cd=5&hl=ro&ct=clnk&gl=ro, accesat la data de 10 februarie 2014
Organizarea evenimentelor corporate – http://www.business-hotel-budapest.com/ro/Organizarea-evenimentelor-corporate, accesat la data de 12 mai 2014
Organizarea evenimente – http://trad-expert.com/organizare-evenimente/, accesat la data de 12 aprilie 2014
Organizare conferință – http://www.event-tv.ro/articol/organizare-conferinta, accesat la data de 13 martie 2014
www.anat.ro, accesat la data de 6 mai 2014
www.iccaworld.com, accesat la data de 6 mai 2014
www.insse.ro, accesat la data de 16 mai 2014
www.international-sinaia.ro, accesat la data de 1 mai 2014
www.medaconsulting.ro, accesat la data de 18 aprilie 2014
www.uia.org – The Union of International Association, accesat la data de 24 aprilie 2014
www.wttc.org – The World Travel & Tourism Council, accesat la data de 24 aprilie 2014
Copyright Notice
© Licențiada.org respectă drepturile de proprietate intelectuală și așteaptă ca toți utilizatorii să facă același lucru. Dacă consideri că un conținut de pe site încalcă drepturile tale de autor, te rugăm să trimiți o notificare DMCA.
Acest articol: Specificul Organizarii de Evenimente de Afaceri, pe Exemplul Hotelului International din Sinaia (ID: 146880)
Dacă considerați că acest conținut vă încalcă drepturile de autor, vă rugăm să depuneți o cerere pe pagina noastră Copyright Takedown.