SPECIALIZAREA INGINERIA SI MANAGEMENTUL AFACERILOR Proiect de diplomă Coordonator științific, Absolvent , Prof. dr. Ing. Bogdan Fleac ă Alexandru… [617202]

UNIVERSITATEA POLITEHNICA din BUCUREȘTI
FACULTATEA DE ANTREPRENORIAT, INGINERIA
ȘI MANAGEMENTUL AFACERILOR
SPECIALIZAREA INGINERIA SI MANAGEMENTUL
AFACERILOR

Proiect de diplomă

Coordonator științific, Absolvent: [anonimizat]. Bogdan Fleac ă Alexandru Ioan Tănăsescu

Bucuresti
2017

UNIVERSITATEA POLITEHNICA din BUCUREȘTI
FACULTATEA DE ANTREPRENORIAT, INGINERIA
ȘI MANAGEMENTUL AFACERILOR
SPECIALIZAREA INGINERIA SI MANAGEMENTUL
AFACERILOR

Proiect de diplomă
Evaluare și îmbunătățire a proceselor de
comunicare în cadrul organizației
studențești EESTEC București

Coordonator științific, Student: [anonimizat]. Bogdan Fleac ă Alexandru Ioan Tănăsescu

Bucuresti
2017

Cuprins

Introducere

Capitolul 4 . Model de evaluare și îmbunătățire a proceselor de comunicare în
cadrul organiza ției studențești EESTEC București
Scopul capitolului 4 – scurta descriere + metodologie

4.1 Prezentarea organizației EESTEC București
4.1.1 Istoric
Electrical Engineering STudents` European assoCiat ion este o or ganizaț ie academică,
apolitică, non -guvernamentală ș i non -profit, care se adresează, prin activitățile pe care le
desfășoară, studenț ilor din 53 de universități, institute ș i scoli tehnice cu profil electric, din Europa.
Organizația, fondată în Olanda, în orașul Delft în 1986, are ca principal scop stabilirea,
dezvoltarea și promovarea schimburilor de idei și a contactelor internaționale între studenții
universităților cu profil electric din Europa.
EESTEC București a fost înființat în anul 2003 și își desfășoară activitatea în cadrul
Universi tății Politehnica din București.
4.1.2 Activitatea organizației
Viziunea EESTEC București este de a ajuta studenții să își construiască viitorul. Misiunea
organizației este de a dezvolta proiecte în parteneriat cu instituții academice, companii și alți actori
din domeniu pentru a ajuta studenții să își identifice și să își valorifice potentialul.
Întreaga activitate a organizației este bazată pe entuziasmul, aptitudinile și dorința de
implicare voluntară a membrilor, în vederea dezvoltării personale și profesionale a acestora. Pe
parcursul celor 14 ani de activitate, EESTEC București și -a desfășurat întreaga activitate bazându –
se pe un set de valori ce a permis continuitatea și dezvoltarea organizației , acestea fiind un element
importan t al culturii organizaționale a EESTEC. Valorile EESTEC sunt:
• pasiune ;
• entuziasm;
• profesionalism;
• spirit de echipă;
• integritate
4.1.2 Evenimentele EESTEC
• Workshop
Workshop -ul este un eveniment academic c e oferă studenților posibilitatea de a intra în
contact cu specialiștii dintr -un anumit domeniu, pe parcursul a cinci zile de tra ining -uri și aplicații
practice. Fie că este vorba de teme de actualitate din tehnologie fie că este vorba de aborda rea ariei
de soft skills, prezentările din cadrul workshop -urilor sunt susținute de reprezentanți ai
companiilor partenere din cadrul evenimentului.
• Exchange
Exchange -ul este un eveni ment non -academic, ce are ca scop schimbul de experiență și
stabilirea unor legături între studenții din diferite colțuri ale Europei. Pe parcursul acestui tip de

eveniment multicultural, studenții au oportunitatea de a cuno aște aspectele culturale , tradițiile și
obiceiurile României.
• Gala EESTEC
Gala EESTEC este un eveniment ce are loc în fiecare an, în luna Decembrie, în cadrul
căruia EESTEC oferă premi i și distincții partenerilor care i -au fost alături în cadrul evenimentelor
defășurate pe parc ursul anului anterior.
4.1.3 Organigramă
În următorul tabel, este prezentată organigrama organizației studențești EESTEC
București.

• Adunarea generală
Adunarea Generală est e formată din toți membrii EESTEC, fiind principalul organ de
decizie al organizației. Adunarea Generala ajunge la stabilirea deciziilor prin obtinerea majoritatii
prin vot. Votul secret poa te fi propus de orice participant si trebuie adoptat, daca este sustinut de Adunarea
generalăBoard -ul
OrganizațieiContact PersonDepartamentul
EESTEC
International
TrezorierDepartamentul
FUNdraising
Departamentul
juridic
Președinte
Vicepreședinte
Relații PubliceMarketing
Branding
Advertising
Social Media
Vicepreședinte
Resurse UmaneTraining Team
Departamentul
Recrutări
Departamentul
Resurse UmaneMembrii
Aderenti
Membri Juniori
Membri Seniori
Membri Alumni

oricare alt membru al Adunarii Generale. Adunarea Generala este convocata in mod ordinar de
trei ori pe an (Adunare Generala Ordinara) si in mod extraordinar ori de cate ori este ne voie
(Adunare Generala Extraordinara).
• Board -ul organizației
Board -ul organizației reprezintă EESTEC București la nivel național și internațional,
stabilește și menține contactele cu a lte organizații studențești și are în responsabilitate bunul mers
al organizației. Board -ul EESTEC București este format din:
o Președinte
Rolul președintelui este de a facilita stabilirea și menținerea unor linii de comunicare,
înțelegere și cooperare între organizație și partenerii acesteia. Acesta poartă responsabilitatea
asupra acțiunilor și deciziilor hotăr âte de către Adunarea Generală și are drept de semnătură pe
orice act legal sau financiar al organizației .
o Vicepreședintele de Relații Publice
Vicepreședintele de Relații Publice are responsabilitatea de a stabili și de a menține liniile
de comunicare, in țelegere și cooperare între organizație și partenerii acesteia. El contribuie la
informarea organizației asupra acțiunilor întreprinse de ce ilalți actori organizaționali și
coordonează r edactarea de materiale, știri și comunicate . De asemenea, acesta este responsabil de
o Trezorier
Trezorierul gestionează resursele financiare ale organizației, are drept de semnătură pe
actele financiare ale acesteia și participă la elaborarea bugetelo r de eveniment și la coor donarea
campaniei de FUNdraising . Acesta realizează demersurile referitoare la schimbarea formală a
structurii de conducere transferarea prerogativelor ce decurg din aceasta si are responsabilitatea
de a informa organizația asupra tuturor modificărilor legislative care pot influența acțiunile și
activitățile acesteia.
o Vicepreședintele de Resurse Umane
Vicepreședintele de Resurse Umane identifică nevoile de resurse umane și coordonează
strategia de recrutare a noilor membri și contribuie la construirea unui mediu de prietenie și respect
reciproc între membrii asociației.
o Contact Person
Este persoana responsabilă cu menținerea colaborăr ii dintre EESTEC București și celelalte
comitete locale EESTEC din Europa. De asemenea, este persoana responsabilă de relați dintr e
organizație și membrii Alumni ai acesteia.
• Membru aderent

Statutul de Membru Aderent il au cei care si -au exprimat intentia de a adera la organizatie,
au indeplinit conditiile de recrutare in vigoare si au primit consimtamantul membrilor Board -ului.
Membrii aderenți sunt parte constituentă a adunării generale, fară a avea drept de vot în cadrul
acesteia.
• Membru junior
Statutul de membru junior este dobândit de cei care au deținut statutul de m embru aderent
pe o perioadă de cel puț in dou ă luni și au primit recomandarea Vicepre ședintelui de Resur se
Umane, cu consimțământul membrilor Board -ului, datorită activității desfășurate î n scopul
atingerii obiectivelor organiza ției. De asemenea, statutul de membru junior poate fi obținut și în
urma retrogradării de la statutul de membru senior. Toți membrii juniori au un singur drept de vot,
cumulati , în cadrul ședintelor ordinare și extraordinare ale organizației.
• Membru Senior
Sunt toți acei membri care au avut statutul de Membru Junior și au primit recomandarea
Vicepreședintelui de Resurse Umane, cu consimțământul membrilor Board -ului, datorit ă activității
în scopul atingerii obiectivelor organizației. Membrii seniori sunt parte componentă a adunării
generale, având drept de vot individual, în cadrul ședințelor ordinare si extraordinare ale
organizației.
• Membri Alumni
Statutul de membru Alum nus/Alumnae este dobândit de membrii seniori cu o vechime de
minim 12 luni consecutive de activitate în organizație, prin aprobarea de către Board și de către
reprezentantul membrilor Alumni.
Departamente:
• PR
o Branding
Acest departament are rolul de a asigura coerența brandului EESTEC și participă la
redactarea materialelor de promovare a organizației.
o Advertising
Departamentul de advertising realizează campaniile de promovare ale evenimentelor
EESTEC, are în vedere pastrarea colaborărilor cu partenerii media ai organizației și este
responsabil de întreținerea și actualizarea site -ului organizației.
o Social Media
Este responsabil de stragegia, configurarea și optimizarea tuturor canalelor de social media
în cadrul cărora organizația este prezentă
o Marketing

Acest departament desfășoară activități de cercetare, brainstorming și tehnici de analiză
pentru a identifica ultimele tendințe de pe piață.
• Fundraising
Departamentul de FUNdraising (sau FR ) se ocupă de partea financiară a organizației , mai
precis, în cadrul acestui depart ament se păstrează și se adm inistrează fondurile. În cadrul acstui
departament, sunt contactate companiile în vederea obținerii de fonduri pentru finanțarea
evenimentelor.
• Human Resources
Acest departament are ca scop gestionarea resurselor umane ale organizației, identificarea
nevoilor acestora și supervizarea activității tuturor membril or organizației. Departamentl de
resurse umane vine în întâmpinarea nevoilor organizației prin organizarea de traininguri și team
building -uri ce au ca scop dezvoltarea membrilor. În cadrul acestui departament este stabilită
strategia ce va fi aplicată în cadrul recrutărilor, strategie ce este stabilită în cadrul ședintelor de
departament, unde sunt discutate nevoile organiza ției și unde este construit profilul candidatului.
4.1.4 Analiza financiara a organizatiei (intr-un moment cheie al firmei – organizarea unui
eveniment) – parte financiara (buget, comparatii )
Din punct de vedere financiar, întreaga activitate a organizației este bazată pe auto –
finanțare. Pentru a putea organiza evenimente, organizația desfășoară o campanie de strângere de
fonduri , care în cadrul EESTEC poartă denumirea de ”Campanie de F UNdraising”. În schi mbul
sponsorizarilor venite din partea companiilor partenere , organizația oferă acestora un pachet de
beneficii menit să vina în întâmpinarea nevoilor lor.
4.1.5 Analiza SWOT a organizației
Analiza SWOT aplicată pe activitatea unei organizații reflectă situația în care se găsește
organizația într -un anumit moment s pecific. Una dintre cele mai importante tehnici manageriale
utilizate pentru a stabili poziția strategică a unei organizații, analiza SWOT poate determina
valorile interne și factorii externi ce pot influența rezultatele organizației , ajutând astfel la
înțelegerea și cunoașterea contextului în care organizația își defășoară activitatea.
Aplicată asupra EESTEC, analiza SWOT urmărește să evi dențieze punctele forte și
punctele slabe ale organizației. Toate aspectele ce for fi prezentate în conținutul tabelului X, au
fost determinate în urma unei ședințe de brainstorming, defășurat ă în timpul unei ședinte generale
EESTEC, în cadrul careia s -a urmarit stabilirea principalelor probleme ale organizației.
Tabel X – Analiza SWOT a organizației studențești EESTEC
EESTEC București
Puncte forte Puncte slabe

– Procesul de recrutare
– Activitatea din Social Media
– Cunoștinț ele și resursele membrilor
Alumni
– Num ărul mare de membri
– Calitatea materialelor promoț ionale
– Finanțarea se bazează strict pe
sponsoriz ări
– Num ărul mic de contacte de la companii
– Lipsa de activitate din sesiune
– Oferta limitată de Fundraising
– Relația cu Universitatea Politehnica
Oportunități Amenințări
– Adaptarea evenimentelor la tehnologiile
noi
– Interesul tot mai mare al studen ților
pentru voluntariat
– Ponderea crescut ă a voluntariatului la
angajare
– Crește rea num ărului de canale de
promovare
– Apariț ia de noi evenimente concurente
– Politica firmelor se în dreapta c ătre
evenimente dedicate
– Platformele de joburi se extind
– Pierderea cuno știntelor în transferul de la
membri vechi la cei noi

4.2 Analiza competitivității din mediul organizațiilor studențești
4.2.1 Prezentarea organizațiilor concurente
• BEST București
BEST București a prins viață în anul 1995 din inițiativa unui grup entuziast de studenți din
Univer sitatea POLITEHNICA București. Creativitatea, dedicarea și spiritul întreprinzător al
membrilor au determinat ca grupul nou înființat să capete drepturi depline în anul 1997, iar în timp,
dublate de experiență, au permis organizarea, cu foarte mare succes, a unui număr însemnat de
evenimente dedicate studenților.
BEST București vine în întâmpinarea nevoilor studenților, facilitându -le acestora accesul
la cultu ra și societatea internațională, oferindu -le oportunitatea de a lucra în medii culturale
diversificate, ajutându -i să iși valorifice potențialul.
Viziunea organizației
Viziunea – Empowered diversity People un derstand and respect different cultures and
societies. The environment of empowered diversity supports people in applying their full potential
and acting responsibly.
• SiSC

Sindicatul Studenților din Facultatea de Cibernetică, Statistică și Informatică Economică
(SiSC) este prima organizație studențească din Academia de Studii Economice, fiind înființată în
1996 și avâ nd peste 150 de proiecte desfășurate cu succes până în prezent.
Din 2001, SiSC face parte din Alianța Națională a Organizațiilor Studențești din România
(ANOSR), structură reprezentativă la nivel național, fiind singura federație membră a European
Student’s Union (ESU), prin care vocea studenților se face auzită la nivel european.
Prin proiectele inițiate, se încurajează participarea activă a studenților la viața academică,
oferind oportunități de învățare și ajutor în carieră ( ITFest, Spring it ), cât și ac tivități cu caracter
cultural -educativ (Serile Teatrului Studențesc, Academia SpEranței, Tineri de Succes, Gala
Profesorului Bologna). Scopul organizației este de a ține studenții în permanență conectați la viața
universitară, astfel la fiecare început de an universitar se realizeză Ghidul Ciberbobocului, o revistă
ce cuprinde informații necesare la început de drum, iar în fiecare sesiune sunt organizate întâlniri
pentru fixarea cunoștințelor în cadrul proiectului SiSC Tutoring. SiSC susține că informația e ste
cea mai puternică armă, astfel toate activitățile pe care le realizează vin în permanență în ajutorul
studenților.
• AIESEC
AIESEC este o organizație globală, non -politică și non -profit condusă de studenți și recent
absolvenți ai instituțiilor de învățământ supe rior. Membrii AIESEC sunt interesați în problematici
globale, leadership și management. AIESEC nu discriminează pe bază de rasă, culoarea pielii, sex,
orientare sexuală, convingeri, religie, origine etnică sau socială. Din momentul în care ne -am
fondat, am dezvoltat peste 1,000,000 de tineri care au trecut prin experiența AIESEC. Impactul
organizației noastre poate fi văzut prin intermediul alumnilor AIESEC, care în prezent reprezintă
companii, ONG -uri și lideri mondiali, precum Laureatul Premiului Nobel, M artti Atisaari din
Finlanda.
Suntem o organizație globală de tineri lideri sub 30 de ani, care aspiră să devină mai buni
și să transforme comunitățile în care trăiesc. Suntem pasionați și interesați de probleme globale,
de leadership, de diversitate cultura lă și de învățare prin experiență. AIESEC este o organizație
prezentă în 127 de țări și teritorii și este coordonată de studenți și proaspăt absolvenți. Suntem „o
organizație de tineri pentru tineri” de 67 de ani. Echipele de conducere se schimbă anual, ac est
lucru aducând un plus de valoare și inovație programelor noastre.
AIESEC nu are o viziune politică predefinită și nici nu acceptă sau promovează vreo una.
AIESEC nu este o organizație subsidiară sau dependentă de alte entități în tot ceea ce face și în
deciziile pe care le ia. Suntem o organizație consultativă a Consiliului Economic și Social al
Națiunilor Unite, suntem afiliați la UN DPI, membri ai ICYMO, și recunoscuți de UNESCO

4.2.2 Analiza organzațiilor studențești
Pentru a putea avea o imagine mai bună asupra situației în care se găsește în acest
moment organizația, vom analiza o serie de K PI (Key Performance I ndicators) relevanți pentru
activitatea pe care aceasta o desfășoară, în comparație cu celelalte ONG -uri ce își desfășoară
activitatea în cadrul universităților din București.

Pentru a putea avea o imagine mai bună asupra situației în care se găsește în acest
moment organizația, vom analiza o serie de K PI (Key Performance I ndicators) relevanți pentru
activitatea pe care aceasta o desfășoară, în comparație cu celelalte ONG -uri ce își desfășoară
activitatea în cadrul universităților din București.

EESTEC BEST SiSC AIESEC
Număr de membri activi/an 20 10 25 15
Numărul de studenți înscriși în
cadrul campaniilor de
recrutări/an 220 60 150 125
Număr ul de evenimente
organizate/an 5 2 4 4
Numărul de evenimente noi/an 2 1 2 3
Număr ul de studenți înscriși la
evenimente /an 560 230 460 380
Numărul de participanți la
evenime ntele organizate/an 200 110 200 250
Număr ul de companii
contactate/an 200 260 450 500

Numărul de parteneri media
contactați/an 80 100 120 150
Număr ul de parteneri în cadrul
evenimentelor/an 20 15 30 45

Număr ul de parteneri media
noi/an 5 8 10 12
Numărul de vizitatori pe
site/an 10000 8500 11500 16000
Numărul de abonati la
newsletter 1800 1250 4200 5000

4.2.3 Situatia organizației EESTEC București în mediul studențesc
Subcapitolul 2 – O analiza a mediului organizatiilor studentesti
o 3-4 organizatii concurente;
o Criterii de comparatie (numar de membri, participanti inscrisi, evenimente etc)
o Tabele comparativ -> concluzii: unde sunt problemele?

4.2 Analiza proceselor de comunicare actuale
Ca urmare a analizei SWOT aplicate asupra organizației EESTEC și a analizei medi ului
organizațiilor st udențești, s -a constatat faptul ca organizația EESTEC ar putea avea o colaborare
mult mai bună cu stakeholderii și parametrii prezentați î n Tabelul X ar putea fi mult mai buni dacă
organizația ar
„Ca urmare a analizei SWOT + comparatii cu celelalte organizati , au reiesit
probleme la comunicare, la procese de comunicare si probleme la procese si trebuie
imbunatatite. ”
4.3.1 Descrierea proceselor de comunicare interioară existente în cadrul organizației
flowchart proces de comunicare interioara – TO DO + descriere/explicatie
flowchart
Electrical Engineering STudents` European assoCiat ion este o or ganizaț ie academică,
apolitică, non -guvernamentală ș i non -profit, care se adresează, prin activitățile pe care le
desfășoară, studenț ilor din 53 de universități, institute ș i scoli tehnice cu profil electric, din Europa
4.3.2 Descrierea proceselor de comunicare exterioară existente în cadrul organizației
flowchart proces de comunicare exterioara – TO DO descriere/explicatie flowchart
Electrical Engineering STudents` European assoCiat ion este o or ganizaț ie academică,
apolitică, non -guvernamentală ș i non -profit, care se adresează, prin activitățile pe care le
desfășoară, studenț ilor din 53 de universități, institute ș i scoli tehnice cu profil electric, din Europa.
4.3.3 Diagrama SIPOC aplicată proceselor de comuni care interioară
SIPOC proces e de comunicare interioara – TO DO ->
Stare initiala SIPOC -> stare finala SIPOC ( informatiile contactare FR 😉
Stare initiala proces -> stare finala process ( proce s existent in diagram SIPOC)
Electrical Engineering STudents` European assoCiat ion este o or ganizaț ie academică,
apolitică, non -guvernamentală ș i non -profit, care se adresează, prin activitățile pe care le
desfășoară, studenț ilor din 53 de universități, institute ș i scoli tehnice cu profil electric, din Europa
4.3.4 Diagrama SIPOC aplicată proceselor de comunicare exterioară
Stare initiala SIPOC ->
Stare initiala proces ->
Tablou de bord ( parametrii, indicatori, obiective, departament) – parte din
BSC – balance scorecard (Vezi raportare Board~! – balance scorecard )
-> stare finala SIPOC ( contactare companii)
-> stare finala process ( proces existent in diagram SIPOC)

SIPOC proces e de comunicare exterioara – TO DO
Lista de probleme -> brainstorming!!
Lista probleme (bazata pe istoric+brainstorming); ierarhizare (pareto?) ; importanta,
recurenta…

4.3.5 Propunerea (proceduri -> anexe) sau implementarea
Ce se poate schimba in urma imbunatatirii proceselor de la subcap anterioare (ex initial
100 mail ->10 raspunsuri final 100 mail ->20 raspunsuri)