Solutii Romanesti Pentru Gestionarea Facturilor Electronice

Firmele din România care oferă servicii de arhivare electronică a documentelor și-au dezvoltat și operaționalizat ofertele în funcție de necesitățile continue ale beneficiarilor. În domeniul facturilor electronice, cei mai mari clienți sunt băncile sau chiar instituțiile publice, dar și furnizorii de utilități precum gaze naturale, curent electric sau servicii de telefonie. Drept urmare, firmele specializate în servicii de facturare electronică își mulează ofertele continuu după cerința de pe piață.

Multe firme specializate în acest domeniu aleg să-și angajeze sau să-și specializeze personalul cu certificări relevante, precum CISSP, ISO 27001 auditor, CISA, CEH ori MCSE. Acești angajați ajută companii mari să genereze facturi electronice care se ridică la numere chiar și de ordinul milioanelor în fiecare lună. Pe lângă cunoștințele legate de facturile electronice, angajații trebuie să cunoască și modalitățile de lucru cu semnăturile electronice, marcările temporale, gestionarea bazelor de date, arhivările electronice sau securitate IT.

Facturile electronice se salvează în format digital, pdf, xml sau docx, cărora le sunt oferite legalitatea prin semnătura electronică, ceea ce reprezintă exact echivalentul legal al facturilor pe hârtie.

Serviciile de facturare electronică oferite de firmele din România sunt în mare parte aceleași, dezvoltate pe alocuri în funcție de solicitările clienților. Spre exemplu, serviciul de facturare electronică dezvoltat de Certsign asigură managementul pe tot ciclul de viață al facturii, incluzând soluții complete. Soluția duce la reducerea costurilor prin eliminarea facturilor pe hârtie, rapiditate în transmitere și plata facturilor, productivitate crescută, repartizare eficientă a resurselor logistice și creșterea transparanței activităților desfășurate, precum și dezvoltarea relației cu clienții, prin reducerea majoră a timpului de transmitere , coroborată cu eliminarea riscului de falsificare sau de pierdere a facturilor. Astfel, valoarea livrată clienților crește exponențial.

Pe de altă, serviciul Sign Tech, dezvoltată de Softlead, oferă soluții de marcare și semnare a facturilor electronice, avantajele fiind legate de viteza mare de procesare a documentelor, fiabilitate, interoperabilitate și mărirea ciclului de viață al facturilor.

Fabrica de soluții Star Storage, așa cum a fost denumit serviciul oferit de compania Star Storage, se adresează în special companiilor care conduc business-uri mari. Soluția permite procesarea automată a facturilor de la furnizori și „legarea” lor cu comanda sau contractul cu care sunt în legătură comercială. Soluția oferă tehnici de tip BPMS și arhivare electronică, prin care sunt gestionate facturile curente, precum și cele din arhiva istorică sau documentele asociate. Astfel se fac capturi de date și documente, validări de tip „two way watching” cu comanda de achiziție și cu documentele de recepție a lucrărilor. Programul oferă un flux de lucru ce permite urmăririi stării unei facturi, notificări sau servicii de raportare.

Pentru a convinge viitorii beneficiari de eficiența serviciilor de facturare electronică, firmele care oferă astfel de soluții pun la dizpoziție, sub formă de mostră periodică, programe online care pot fi descărcate și testate.

În general, sistemele de facturare electronică sunt independente de sistemele contabile și pot fi adapte ușor la cerințele beneficiarilor.

Pentru a fi cât mai aproape de necesitățile clienților, firmele de facturare electronică au dezvoltat chiar și programe multilingv, prin care pot fi emise facturi în mai multe limbi.