Solutii Informatice Utilizate In Departamentele DE Resurse Umane

Introducere

CAP. I DEPARTAMENTUL DE RESURSE UMANE (HR)

1.1 Rolul departamentului de resurse umane

Forța de muncă este fără îndoială cea mai importantă resursă din cadrul unei companii. Utilizarea eficientă a forței de muncă și posibilitățile de testare a angajaților, realizarea corectă a proceselor de recrutare, derularea unor programe corecte pentru trainingul intregului personal – sunt numai câteva din atribuțiile departamentului de resurse umane. Managementul resurselor umane este fundamental pentru creșterea profitabilității companiei, iar întrebuințarea unor sisteme informatice pentru desfășurarea proceselor informaționale legate de resursele umane este o cerință necesară. Principalele atribuții ale Departamentului de Resurse Umane sunt de a: atrage, motiva, învăța și angaja personal. Rezoluția luată de Departamentul de Resurse Umane poate afecta fiecare departament al companiei.

Departamentul de Resurse Umane are următoarele responsabilități:

atragerea, selectarea și angajarea noilor anjajați folosind informații din CV-ul acestora, recomandări și interviuri;

transmiterea informațiilor despre posturile vacante atât angajaților interni ai companiei cât și altor companii;

siguranță că angajații au educația, instruirea și pregătirea pentru a-și îndeplini obligațiile;

utilizarea unui proces eficient pentru a analiza rezultatele angajaților și pentru a determina recompensele și măririle salariale;

calcularea salariilor și beneficiilor fiecărui angajat;

înștiințarea schimbărilor de salariu, a bonusurilor;

propune graficelor de management pentru modificări în companie astfel încât angajații eficienți să fie disponibili a veni în sprijinul afacerii.

Munca în acest departament constă în testarea cunoștințelor și a capacităților tuturor membrilor companiei în vederea distribuirii acestora în cel mai potrivit departament. Managerul

De resurse umane îi va asista pe ceilalți manageri în structurarea departamentelor, în administrarea informațiilor legate de angajați și în schimbările pe care le vor realiza.

Adesea se spune că departamentul de Resurse Umane este o fortăreață a birocrației. Aparent aici se lucrează cu multe acte, se arhivează în exces și toate actele trebuie să fie în cel puțin 2 exemplare. Însă, rolul acestui departament este acela de a ajuta organizația în gestionarea celei mai importante resurse, angajații.

Tot HR-ul are rolul de a ajuta organizația să evolueze, să își rezolve problemele, să arate când există conflicte și să contribuie la rezolvarea acestora. Acest departament este un bun partener al conducerii organizației. Prin extinderea de strategii el poate ajuta la schimbarea companiei astfel încât aceasta să se transpună mai bine mediului în care funcționează.

Este momentul ca HR-ul să fie nu doar o arhivă de dosare de personal, ci mai de grabă un facilitator al dezvoltării organizației.

Compania are nevoie de:

– Oameni adecvați culturii ei și departamentul în cauză este apt să îi identifice;
– De proceduri și de regul specifice;

– De analiză a mediului ce se află într-o continuă schimbare și HR-ul identifică soluțiile prin care compania se poate adapta;

– HR-ul, ca susținător al managementului companiei în stabilirea misiunii, viziunii și obiectivelor pe care apoi le face cunoscute angajaților;

– Departamentul de resurse umane sugerează și participă la alcătuirea unor sisteme rapide de remunerare și compensare a angajaților în funcție de importanța posturilor ocupate;

– HR-ul în postura de consultant al managementului companiei, mai ales când situațiile limită pot dezechilibra climatul oganizational al acesteia;

– HR-ul, în postura de lider al comunicării, cunoaște ce se întâmplă în organizație și ușurează răspândirea informației în mod uniform și corect.

Secretul pentru deschiderea unei comunicări pozitive este dobândirea încrederii. HR-ul nu este doar un aliat al conducerii sau avocatul angajaților, el este atât aliat cât și avocat. El este neutru, un liant al colaborării între angajat și angajator. Ascultarea frecvență și cea efectivă prin care se transmite că s-a înțeles ce dorește compania dar și angajatul este calea adecvată pentru ridicarea nivelului de încredere.

Identificarea nevoilor este o artă, iar HR-ul are această misiune. Acest departament este parte importantă în construirea și în implementarea strategiilor organizației. Menirea companiei este în tandem cu nevoile angajaților dar și cu nevoile de business ale organizației.
Misiunea departamentului HR are ca scop:

– Realizarea de sisteme obiective de remunerare și compensare a angajaților;

– Oferirea de suport celorlalte departamente pentru realizarea unor rezultate maxime ale muncii
– Supervizarea proceselor de utilizare a politicilor de resurse umane, recrutare și selecție de personal, integrarea în companie a noilor angajați, promovare și training, urmărirea respectării regulilor de disciplină și etică în organizație, stingerea conflictelor.

De ce are nevoie organizația?

Un departament de resurse umane profesionist demonstrează că este apt să:

– aducă un plus-valoare companiei prin suport la atingerea tuturor obiectivelor;

– recunoască și să trateze toți angajații acesteia ca fiind clienți ai companiei și de aici aflarea și satisfacerea nevoilor lor;

– recunoască nevoia de schimbare și să ofere soluții. Îmbunătățirea continuă este cheia succesului;
– ia atitudine împotriva acțiunilor care aduc atingere scopurilor organizației;
– fie capabil să analizeze organizația și să contribuie la însănătoșirea ei. Analiza climatului organizațional este un instrument care oferă răspunsuri;

– identifice nevoile de training ale angajaților astfel încât aceștia să reușească să crească nivelul de performanță în realizarea sarcinilor. Ulterior reținerea în companie a angajaților instruiți este un proces care implică recunoașterea valorii lor, stimularea și creșterea apartenenței la companie.

În concluzie, HR-ul trebuie să mențină echilibrul între diferitele sale roluri: partener de business, consultant intern, expert operațional și administrativ și …avocat atât pentru angajați cât și pentru angajator.

1.2 Importanta departamentul HR

Indiferent de tactica pe care o aleg, orientare spre client, excelentă în servicii, reducerea costurilor, fructificarea oportunităților sau diferențiere, companiile au nevoie de angajați cu noi competențe în materie de management al informațiilor, gândire strategică sau acțiune empatică. Astfel, prin natura sa, HR-ul are ca si obiectiv principal dezvoltarea competențelor care pot stabiliza mai bine o maniera de business.

Pentru a putea fi in stare să furnizeze evaluări sintetice și să protejeze patrimoniul informațional al organizatiei, angajații din departamentele de resurse umane, marketing vânzări și planificare strategică trebuie să dețină anumite cunoștințe și competente.

Potrivit specialiștilor, aceste competente sunt necesare pentru a putea trece de la transmiterea de date și informații la o strategie de acțiune care duce la luarea deciziilor. Acest drum se traduce, dupa opinia specialistilor, printr-un drum de la insule de informații la o colectivitate informațională și un limbaj general de organizare și folosire a acestora, de la utilizarea informațiilor în scop personal la relatarea acestora în mod formal, prin intermediul anumitor proceduri, cât și informal prin valorificarea timpului pe care angajații îl petrec la locul de muncă pentru a socializa.

La momentul actual, pe piața locală putem recunoaste trei tipuri de companii și de manageri, potrivit companiei de training și consultanță IntellCompetitiv care a analizat aplicarea competențelor și capabilităților în departamentele de resurse umane.

În primul rând, este vorba de companiile care se mențin constant pe piață, care sunt și foarte numeroase, organizatiile care se extind rapid și cele care se impun, companii care de cele mai multe ori adoptă o strategie ofensivă pe piață.

De asemenea, există și trei tipuri de manageri: "rezolvatori" de mapă (cei mai numeroși) care se limitează la rezolvarea problemelor din interiorul biroului fără a comunica cu angajații în mod constant, constructori de capabilități și jucători în piață. Însă, indiferent de statutul pe care îl dețin, atât companiile cât și managerii, fiecare dintre ei trebuie să dezvolte strategii creative de diferențiere și capabilități greu de reprodus.

„Orice companie are nevoie de capabilități pentru a își susține strategiile. Aceste capabilități se dezvoltă atunci când în cadrul unei companii există o politică internă clară, instrumente de lucru dar și o platformă IT. A trimite angajații la diferite cursuri și traininguri de specialitate nu este suficient”

Astfel, au fost recunoscute un număr de 15 competențe și 4 capabilități de distinctie. Cele 15 competențe sunt împărțite astfel: șase apartin managementului informațiilor, cinci gândirii stratrategice și patru acțiunii empatice. Fiecare dintre cele 15 competențe și 4 capabilități presupun un anumit termen de dezvoltare pentru a putea fi direct aplicate. În general această perioadă variază de la trei la douăsprezece luni în funcție de complexitatea fiecărei competențe.

În timp ce competențele manageriale presupun perceperea și înțelegerea informațiilor ce provin din mediu (presa scrisă, afișaje stradale, televiziune, internet, seminarii, clienți), dezvoltarea unui sistem propriu de informații, partajarea oportună a informațiilor de interes atât pentru colegi cât și pentru persoanele care au puterea de a decide, înlocuirea rapoartelor cu hărți vizuale a tuturor informațiilor pentru a putea realiza un plan de acțiune în vederea protejări patrimoniului informațional al companiei, competențele de gândire strategică au rolul de a propune strategii ce vor fi aplicate la nivelul întregii companii.

Astfel, în funcție de concluziile adoptate în urma etapei de înțelegere și sintetizare a informațiilor, mai multe strategii de acțiune pot fi puse în aplicare. Putem vorbi de o gândire în trei pași: acțiune, contra-actiune, contra-contra-actiune; de utilizarea de jocuri și scenarii de luptă în planificare și operații sau identificarea de pattern-uri, modele și tendințe din piese de informații disparate.

„În proporție de 60%-80% toate informațiile de care avem nevoie se află în interiorul organizației, trebuie însă să știi cui și când trebuie să pui întrebări”, susține Vasile Păun.

În ceea ce privește tehnicile de acțiune empatică, acestea pun accentul pe accesarea subconștientului interlocutorului, astfel încât folosirea limbajului non-verbal devine un factor foarte important atât pentru a înțelege starea afectivă a participantului la discuție, cât și pentru a o modela în scopul ajungerii la o relație eficientă.

Capabilitățile empatice au ca scop dezvoltarea comportamentelor în vederea asigurării unei mai bune reușite în muncă de echipă, transmiterea de mesaje verbale mai credibile și cu un impact mai mare dar și posibilitatea de a înțelege mai bine interiorul personalității celuilalt.

Deși în cadrul majorității companiilor predomină gândirea simplistă care se bazează pe etichetări, presupuneri și stereotipii, care conduc la rândul lor la comportamente simpliste, rolul competențelor pe care un bun manager de resurse umane trebuie să le dețină devine tot mai important pentru o cât mai bună dezvoltare a relațiilor și a politicii interne.

Departamentul de resurse umane este important pentru orice companie, în mai multe arii, începând de la crearea strategiilor de marketing și până la construirea și menținerea imaginii acesteia. De asemeni, acest departament este și cel care asigură o bună comunicare între conducere și angajați, dar și o productivitate ridicată din partea acestora. Pe scurt, departamentul de resurse umane este „rotită” principală a unei companii, acesta fiind foarte folositor, indiferent de mărimea organizației în care activează.

1.3 Departamentul de resurse umane si sistemele informatice

Departamentului HR s-a dezvoltat spre rolul unui mijlocitor al mediului necesar performanței, eficienței și atingerii rezultatelor dorite. Acest departament astazi trebuie sa isi exercite in primul rand funcția de mediere a managementului superior pentru dezvoltarea globală a companiei.

Schimbarile în abordarea atributiei resurselor umane au dus la marirea ariei de servicii implicate de această activitate și la creșterea imensa a volumului de muncă pentru departamentele in cauza, indiferent de amploarea companiei și de numărul angajatiolor implicati în activitatea sa. Astazi activitatea de resurse umane nu mai este marginita de funcția administrativă (deși aceasta are o pondere și o importanță majoră), ci cuprinde, de asemenea, activități precum recrutarea și selecția angajaților, evaluarea rezultatelor profesionale, elaborarea, implementarea și administrarea planurilor de recompensare (prime, beneficii, compensații și alte modalități financiare și non-financiare de recunoaștere a aportului salariaților în cadrul companiei), crearea și aplicarea de politici și proceduri care să normeze activitatea la nivelul companiei, evaluarea și anticiparea riscului legal în raporturile de muncă, proiecte de carieră și dezvoltare profesională a salariaților. Inclusiv in companiile de marime medie (până la 150 angajați), datele și informațiile prelucrate pentru elaborarea, implementarea și administrarea unui singur plan de beneficii sunt remarcabile.

Activitatea expertilor în resurse umane este stapanita de activitatea de strangere, sistematizare și intrepretare a datelor.

In prima faza s-a numit departament de Personal , ulterior a devenit un departament de Resurse Umane în organizatiile medii urmand apoi sa fie redenumit mult mai complex în cadrul companiilor mari – departamentul de Capital Uman.

Noua accepțiune a dus și la creșterea costurilor companiilor, atât pentru administrarea și utilizarea eficientă a datelor necesare în activitățile menționate, cât și în privința gestionării riscului legat de confidențialitatea datelor, folosirea corectă a clauzelor legale, implementarea politicilor, strategiilor de atragere, retenție, recompensare,procedurilor, motivare și dezvoltare a salariaților.
În contextul amintit este fără îndoiala necesar ca specialiștii din domeniu să dispună de metode și sisteme care să le admită un management al informației pozitiv. Pentru a inlocui un sistem performant de management și planificare a resurselor, unele organizatii încearcă folosirea unor alternative proprietare (baze de date sau alte aplicații de capacitate redusă). Totusi, acestea nu pot îndeplini toate cerințele și nevoile impuse de activitatea de resurse umane (este greu și costisitor să inlocuiesti interactivitatea și interoperabilitatea pe care o poate oferi o soluție profesionala si performanta în domeniu).

Circumstantele funcționale ce stau la dispozitia specialiștilor sunt fie implementarea unei platforme fie externalizarea totală sau parțială a activităților de resurse umane către organizatii specializate, care folosesc de asemenea sisteme de acest tip.

Fiecare companie are posibilitatea sa aleaga una dintre cele doua solutii și trebuie evaluată în funcție de costuri, natura activităților desfășurate în departamentul de Resurse Umane (gradul de independență al activităților față de obiectivele companiei) și perspectiva de dezvoltare a organizatiei.

CAP. II SISTEME INFORMATICE IN DEPARTAMENTUL HR. GENERALITATI

2.1 Primele aplicatii software

Primele aplicații software realizate în domeniul resurselor umane au apărut în anii 70 și serveau strict la calculul salariilor. La inceputul anilor `90, am luat parte la marirea conceptului de resurse umane și deschiderea către angajat și către exteriorul întreprinderii – utilizând tot mai des internetul.

Privită dintr-o perspectivă contempora na, suita de aplicații de resurse umane este folositoare nu doar pentru managerul departamentului HR; de la candidați și angajați, până la directori sau acționari; o colaborare gestionată exista pe toate nivelele de aplicațiile de resurse umane. Instalarea și utilizarea acestor aplicații au permis de asemenea creșterea reactivității serviciilor de resurse umane la cereri interne (școlarizare, depunerea cererilor pentru concedii etc.) sau externe (recrutarea personalului, gestionarea dosarelor de candidatură). Mai mult decât atât, portalurile specializate au apărut ca o regrupare a aplicațiilor dedicate și a informațiilor în legătură cu resursele umane.

În acest fel, fazele istorice ale globalizării și accesarii sistemelor informatice de catre resursele umane au dus la îmbogățirea suitelor de aplicații specializate cu noi inflexiuni: managementul competențelor, cunoștințelor, a școlarizării, a recrutării, etc. Tot in acest timp, a avut loc integrarea suitei de HR cu celelalte părți ale sistemului informatic al organizatiei. Integrarea s-a realizat mai întâi între programul de salarizare și cel de gestionare a timpului și a activităților; apoi cu celelalte module ca și contabilitate, financiar, producție, etc.
Înmulțirea mijloacelor de comunicare duce la o simplă constatare: companiile au realizat că resursa de valori adevarata o reprezinta capitalul uman. Companiile sunt nevoite să-și fidelizeze angajații profitabili și cu potențial de rentabilitate ridicată.

Această realitate ascunde o dificultate crescândă în eficienta folosire a informațiilor despre colaboratorii proprii. Compania nu mai reușește să stabilească o strategie dedicată salariatului sau și nu mai dispune de o relație personalizată cu el. Salariatul simțindu-se debusolat în sânul companiei, rezultatul obținut este adesea opus celui asteptat.A devenit, deci, necesar să fie preluat și regândit controlul asupra gestiunii capitalului uman. Trebuie să fie folositată tehnologia informației pentru a recunoaste intr-un mod inteligent așteptările fiecărui salariat, bazat pe o cunoaștere detaliată și specifică a fiecăruia. Gestionarea buna a capitalului uman permite atat scăderea costurilor de management a personalului, dar și creșterea rentabilității individuale. Obiectivul final trebuie să fie poziționarea salariatului în centrul strategiei întreprinderii și integrarea lui în totalitatea funcțiilor tradiționale pentru managementul resurselor umane.

Contactul cu salariatul trebuie să fie personalizat, iar compania trebuie să se adapteze la fiecare din situațiile create – doar în acest fel relația dintre angajat și angajator devine cu adevărat profitabilă. Evoluția mijloacelor și sistemelor de gestionare a resurselor umane trebuie să țină cont de trei factori determinanți:

Creșterea complexității organizațiilor

Creșterea flexibilității în utilizare/operare

Personalizarea/individualizarea relației angajat – companie

2.2 Resursele umane si tehnologia informatiei

Într-un mediu economic în care dezvoltarea și creșterea profitului sunt priorități pentru toate organizațiile, succese evidente au înregistrat nu atât companiile care au reușit să țină pasul cu tehnologia, cât cele preocupate și de valorizarea capitalului uman. În aceste condiții, un management de calitate al resurselor umane, realizat cu cele mai noi instrumente tehnologice este indispensabil unei companii care dorește să aibă succes."Există multe lucruri în domeniul resurselor umane care nu pot fi informatizate: nu poate fi informatizată fanatizarea echipei, nu poate fi informatizată o bună relație între membrii echipei, nu poate fi informatizată mulțumirea sau nemulțumirea omului (acestea pot fi măsurate, dar nu informatizate).

Cu toate acestea, când este vorba despre echipe mari, pentru manager este important să știe tot ce se întâmplă cu acestea, unde sunt, cât de repede pot interveni, care este cea mai potrivită pentru un job, care au fost rezultatele fiecărei echipe. Ori, în capul unui manager nu poate intra atâta informație și de aceea are nevoie de un program care să îi spună toate aceste lucruri", a spus Varujan Pambuccian, președintele Comisiei pentru Tehnologia Informației și Comunicații din Camera Deputaților, în cadrul seminarului "Tehnologie și resurse umane", organizat de Asociația Directorilor de Resurse Umane (ADRU), Priminvest Media Services și TotalSoft.

"Utilizarea tehnologiei în departamentul resurselor umane și în gestionarea acestora creează premisele pentru exercitarea unui mai bun management pentru că permite directorilor de resurse umane să aloce mai mult din timpul pe care aceștia îl pierd cu activități de rutină (calcule

Salariale, evidența personalului, gestionarea problemelor legate de programul personalului), elaborării de strategii pentru personal", a declarat Viorica Stanică, președintele ADRU.

Cu toate acestea, există o serie de bariere care împiedică multe dintre companii să facă investiții în informatizarea procesului de gestionare a resurselor umane, a declarat Rodica Sfetcu, director de resurse umane în cadrul Omniasig. Ea spune că, în general, prima dintre acestea o reprezintă costul unui astfel de program. "Astfel de programe nu sunt nici costisitoare, dar nici ieftine. De regulă, o astfel de investiție nu se prinde în bugete, iar dacă managerul de resurse umane are norocul că toamna să i se aloce sumele necesare pentru o astfel de investiție, se întâmplă deseori ca pe parcursul anului bugetul companiei să fie echilibrat și banii se iau de la resurse umane", a spus ea.

O altă barieră care stă în calea achiziționării de programe informatice destinate resurselor umane o reprezintă compatibilitatea sau incompatibilitatea cu celelalte programe prezente deja în companie. "De asemenea, nu toate produsele care nu se oferă sunt mănușă pentru ce ne trebuie nouă. De un anumit produs are nevoie o companie care angajează oameni mai puțin specializați și care primește pentru posturile respective 100 – 200 de CV-uri și de altceva are nevoie o firmă care scoate 2-3 posturi pe an pentru care primește maximum 10 CV-uri pentru că are nevoie de personal specializat", a explicat Rodica Sfetcu.

"Și nu în ultimul rând, de fiecare dacă când directorul de resurse umane propune managementului achiziționarea unui produs informatic special pentru gestionarea capitalului uman, următoarea întrebare la care trebuie să răspundă este: <Cumpăr produsul respectiv, dar câți oameni dăm afară din departamentul de personal? >. În aceste condiții, ne gândim de două ori înainte de a da un răspuns", a încheiat ea. Participanților la seminar le-a fost prezentată nouă versiune a soluției software Charisma HR, denumită eCharisma, creată de TotalSoft. ECharisma conține funcționalități web enabled destinate atât tuturor angajaților unei companii, cât și destinate exclusiv departamentelor resurse umane, salarizare și managementului superior. Realizarea pontajului, consultarea evidenței concediilor, a modificărilor legislative, accesarea și completarea formularelor standard sunt acum activități care nu mai implică în mod direct personalul unui departament specializat, fiind realizate în mod direct de către angajați din locațiile lor de lucru.

Soluția permite și realizarea simulărilor ce stau la baza creării de scenarii și rapoarte ce sunt puse la dispoziția managementului superior, facilitate care oferă posibilitatea urmăririi

Dinamicii anumitor parametri. Aplicația a fost extinsă cu un modul de medicină a muncii și un altul de gestionare a deciziilor. La acestea se adăugă cele trei module ale Charisma HR – Resurse umane, Salarizare, Acces – Pontaj – care pot funcționa independent, că aplicații de sine stătătoare. Primul modul – Resurse Umane – acoperă toate aspectele legate de managementul resurselor umane, de la definirea modului de organizare a unei companii, până la informații detaliate referitoare la angajați, performanță și evoluția acestora, pregătirea profesională și procese de recrutare. Modulul

Salarizare poate fi "setat" pentru orice fel de formule de calcul, tipuri de salarii, sporuri, prime, concedii medicale, rețineri și poate calcula salariul brut și datoriile unității pornind de la salariul net exprimat în lei sau o valută oarecare. Modulul permite realizarea unor scenarii pe baza modelării bugetului, transferarea salariului și a altor drepturi bănești într-un cont bancar și generează automat notele contabile, precum și dispozițiile de plată. Cel de-al treilea modul, Acces – Pontaj, este destinat controlului și înregistrării accesului în companie pentru angajați și oferă instrumentele pentru interpretarea orelor de venire/plecare în vederea calculului timpului de lucru.

2.3 Inovatie si eficienta in HR

Tehnologiile IT&C sunt un element tot mai strâns legat de domeniul resurselor umane. Utilizarea tehnologiilor Web pentru procesul de recrutare și existența unui număr tot mai mare de aplicații care adresează departamentul de resurse umane sunt două din tendințele înregistrate de această verticală profesională.

În general, departamentul resurse umane folosește peste 60% din timp pentru introducerea datelor în sistem. Sistemele informatice HR și ERP (Enterprise Resource Planning) moderne schimbă tot mai mult această perspectivă. “Soluțiile moderne de HR oferă noi oportunități, permițând departamentului de resurse umane să aloce tot mai puțin timp activităților operative și să se orienteze pe elementele strategice de dezvoltare a componenței HR.

Specializarea și eficientă soluțiilor dedicate departamentului IT a fost demonstrată și în cadrul prezentării realizate de Richardo Turcu (Sales Manager – WizSalary, Wizrom). Wizrom propune un sistem complex, care automatizează toate activitățile din departamentul de resurse umane. Recent, în cadrul produsului, a fost inclusă și o soluție de evaluare web-enabled care simplifică

Procesele de evaluare și auto-evaluare a personalului, crescând operativitatea departamentului de resurse umane. WizSalary este o soluție completă pentru managementul resurselor umane, capabilă să răspundă la cerințe extrem de diverse de business. Mărturie a acestui lucru îl stă și numărul foarte mare de implementări realizate în companii cu profile de activitate extrem de diverse. Specializarea soluțiilor IT este reliefată și de soluțiile de Web de recrutare dedicate unor anumite domenii și profesii.

In pricipiu, utilizarea sistemelor informatice în resursele umane pot oferi o imagine tangibilă a datelor schimbate în informații, pe baza căreia să se poată analiza, planifica, prevedea activitatea organizației. Creșterea eficienței și productivității muncii depuse de către toți cei angrenați în viața de zi cu zi a unei organizații capătă astfel o dimensiune tangibilă, transparentă și benefică pentru climatul organizațional.

Într-un secol în care informația este vitală nu se mai poate admite păstrarea evidenței într-un sistem clasic. Ceea ce se dorește este a crea sisteme apte să răspundă diversității și dinamicii impuse de fluctuația pieței de forță de muncă și care să ofere flexibilitatea necesară oricărui utilizator. Abordarea unei modalități de păstrare și observare a datelor ar trebui să fie una dintre prioritățile specialiștilor din acest domeniu, pentru a oferirea unei baze solide gestionării relațiilor de muncă în interiorul companiei.

2.4 Sisteme informatice integrate

Fără îndoiala piață aplicațiilor dedicate departamentelor de resurse umane a fost și este acaparata de aplicațiile destinate slarizarii. In ultimii ani putem observa o tendință de dezvoltare a acestor soluții, ele s-au transformat din simple “calculatoare” de salarii în aplicații complete si complexe dedicate exclusiv managementului resurselor umane.

Evolutia aceasta este evidentiata și de studiile realizate de organizatii care oferă soluții pentru piața resurselor umane. Astfel, Smartree România a realizat la sfârșitul anului 2003 cu sprijinul IRSOP Market Research un studiu cantitativ care și-a propus să identifice modalitățile de realizare a activităților din acest domeniu și să prezinte stadiul actual al managementului resurselor umane. Informațiile legate de acest studiu ne-au fost puse la dispoziție prin amabilitatea doamnei Andreea Ionescu (Chief Operating Officer-SmartTree).

Studiul indică faptul că, deși există în continuare cerere destul de mare pentru soluții software de administrare a salarizării, firmele din România au început să simtă și nevoia implementării unor procese de management de resurse umane care să le eficientizeze afacerea. Acesta este un proces firesc pe care îl parcurge organizația indiferent de industrie sau dimensiune, în această etapă, accentul fiind pus pe investiția în serviciile interne oferite angajaților și nu în ultimă instanță pe îmbunătățirea calității acestor servicii.

Studiul realizat de Smartree și IRSOP a relevat și un interes mai pronunțat, cu precădere în cadrul firmelor mari și medii, pentru achiziționarea aplicațiilor specializate în evaluarea performanței angajaților, gestionarea dosarelor de personal și a procesului de recrutare, programe menite să eficientizeze activitățile specifice departamentului de HR și să economisească resursele interne.

Ținând cont de aceste aspecte putem constata existența unei cerințe tot mai mari pe aplicații care să acopere toate nevoile informaționale legate de gestiunea resurselor umane.

Ținând cont de importanța managementului resurselor umane pentru companii, sistemele informatice dedicate este necesar să dispună de capacități pentru exploatarea și integrarea cât mai eficientă a diverselor fluxuri informaționale. În acest sens, soluțiile de acest tip este necesar să răspundă tuturor elementelor specifice culturii organizaționale din cadrul companiei.

Astfel, soluțiile informatice este util să dispună de funcții pentru evaluarea performanțelor angajaților sau administrarea eficienta a pregătirii profesionale. Astfel, pentru procesele de recrutare sunt atribuite în general resurse importante, sistemele informatice specializate putând ajuta vizibil la diminuarea costurilor aferente acestor procese.

Actuala tendința în managementul resurselor umane este de modificare dintr-o activitate administrativă, obisnuita, într-un procedeu strategic pentru organizarea și dezvoltarea oricărei afaceri. O strategie de business de succes privește mult în viitor, avand la baza cele mai noi aplicatii si sisteme ale prezentului. Și care sunt resursele esențiale pentru modelarea afacerii în actualul mediu concurențial extrem de competitiv? Categoric,una dintre ele este tehnologia informatiei. Studiul realizat de Smartree a aratat și un interes mai conturat, cu precădere în cadrul firmelor mari și medii, pentru implementarea sistemelor specializate în evaluarea performanței angajaților, gestionarea dosarelor de personal și a intregului proces de recrutare, programe menite să eficientizeze activitățile specifice departamentului de HR și să economisească resursele interne. Managerii de resurse umane susțin înțelegerea concreta a rolului acestor soluții – ca fiind unelte ce usureaza procesele de management – dar și a “valorii adăugate” ce rezida în posibilitatea organizatiei de a se focusa pe principala activitate de business iar din punctul de vedere al resurselor umane – concentrarea pe notiunile de strategie organizațională.

În identificarea unui sistem informatic pentru aria de salarizare, organizatiile urmăresc de cele mai multe ori următoarele puncte mai dificile: în primul rând, sistemul trebuie să fie foarte flexibil pentru a oferi utilizatorilor independență față de compania producatoare de soft, respectiv atunci cand se implementeaza modificările legislative. Foarte important este ca modificările să fie făcute în cel mai scurt timp, iar procesul să fie proactiv, și să nu reacționeze numai la solicitările clienților.

99 % din sisteme sunt axate pe problema calculului salariilor și a specificelor raportări. În mare parte, companiile au un personal pentru care nu opteaza pentru evoluția carierei, lucru care a condus la interesul mai scăzut pentru sistemele informatice dedicate.

Se investește în general în aplicații care să stabilizeze problemele urgente de gestiune economică. Managerii nu atribuie bugete pentru managementul resurselor umane deoarece considera ca practical or este una excelenta.

Soluțiile speciale gestiunii resurselor umane din România au început să depășească nivelul unui simplu modul de salarizare și personal care ține evidența prezenței angajatului la firmă; deja se pune mai mult accent pe urmărirea evoluției angajatului incepand din momentul în care era doar un candidat la interviu. Exista soluții pe piața din Romania care gestionează, nu doar datele personale ale angajatului dar si modalitățile de apreciere a acestuia, competențe, implicarea la cursuri pentru pregătirea lui profesională, evoluția individual a acestuia. Paralel există diferite moduri speciale pentru selecția și recrutarea de personal; nivelul de raportare actual este unul variat: raportarile nu mai sunt doar cu 'fluturasi' de salarii sau fișe fiscale, se poate tine evidenta sau sustrage diverse informații ce au caracter professional. Aceste notiuni deja existente în soluții de gestionare a resurselor umane nu reduc doar costurile administrative pentru departamentu de resurse umane, ele integrează și transformă într-un proces clar toate activitățile ce au legatura cu managementul resurselor umane; să nu uităm că o soluție ce gestionează informații critice trebuie să permită accesul personalizat la aceste informații în funcție de diferitele drepturi de acces caracteristice tipului de utilizator.

Rolul pe care sistemul informatic il joaca in departamentul de resurse umane depinde de etapa dezvoltarii organizatiei si de rolul atribuit managementului resurselor umane de către companie. Asadar, o organizatie în perioada de start-up, cu un mic număr de angajați, probabil va apela la soluții informatice simpliste, dar care să-i asigure o bună funcționare a activităților de administrare de personal și salarizare. Foarte puțini s-ar gândi la o soluție integrată de resurse umane în stadiu incipient. Cerințele unui astfel de sistem nu sunt foarte definite: să stocheze informații și să realizeze o mare varietate de rapoarte. Atunci cand compania ajunge la un nivel destul de mare, activitățile de Resurse Umane variaza, apărând administrarea beneficiilor, dezvoltarea organizațională, recrutare, training, evaluarea performanțelor angajatilor, etc. Atunci apare apare nevoia de a avea un sistem IT mai bine definit, care să cuprindă module capabile să deservească varietatea acestor domenii. Aici poate intra în scenă un sistem integrat de resurse umane. ”

2.5 Definiția si evoluția integrării aplicațiilor informatice

Integrarea solutiilor informatice este o activitate ce aduna oameni, echipamente, programe, și practici manageriale. Integrarea aplicațiilor este o idee strategică de a aduna in acelasi loc mai multe sisteme informatice, la nivel de informații și servicii încât sistemele să poata face schimb de informații și să asigure , in timp real funcționarea proceselor.

Integrarea aplicațiilor informatice într-o unei întreprindere sau mai multe întreprinderi care cooperează este un subiect foarte des intalnit. Integrarea acestor aplicatii permit organizarea și planificarea mai multor aplicații eterogene atât în interiorul (integrare in cadrul companiilor), dar si în afara organizatiilor (aplicatii tip Business-to-Business B2B).

Asa cum este numita in limbajul de specialitate EAI (Enterprise Application Integration), aceasta integrarea a aplicațiilor in cadrul organizatiilor reprezintă, de fapt, un nou noul stil de lucru în sfera software-ului. Companiile au tot mai puțini informaticieni care concep și redacteaza aplicații și tot mai mulți care incorporeaza aplicații. Entitatea ce trebuie inclusă nu este un obiect sau o “piesa” software, ci o aplicație software. Prin EAI, se muleaza tot mai bine pe structura procesului de afaceri sistemele informatice ale organizatiilor.

Ansamblul problemelor ce tin de infrastructură informatică ia amploare tot mai mult în cazul unei organizatii virtuale, formată din module (departamente, birouri etc.) cu funcționalitate foarte diversificata și grad de raspandire geografică mare. Granularitatea modulelor poate fi situata la un nivel foarte cuprinzător, depinzând de specificul activitatii dar și de posibilitățile de organizare ale companiei.

Actualmente, informația este vazuta ca o resursă strategică a organizatiei si a crescut remarcabil importanța integrării sistemelor informatice care să usureze utilizarea în comun a datelor și mișcarea lor în organizatiii.

In anul 1999 s-a preconizat că peste o treime din bugetul industriei IT a avut ca scop proiectarea, realizarea și întreținerea unor soluții de integrare a sistemelor informatice. Cele mai multe dintre aceste soluții au preferat optiunea de integrare “punct la punct”, insa acestea s-au aratat a fi mari consumatoare de resurse.

Dezvoltarea unei strategii sigure de integrare a acestor sisteme la nivelul organizatiei este, poate cea mai ampla problema întâlnita de managerii IT. Ansamblul acestei probleme reiese în principal din faptul că majoritatea aplicatiilor au fost dezvoltate fără a se tine cont de o anumită arhitectură a sistemelor informatice sau o strategie de dezvoltare a acestora.

Practic, in anul 1959 putem spune ca a fost începutul integrării în domeniul IT, an în care a apărut circuitu integrat și a adunat și alte descoperiri cum ar fi: tranzistorii, rezistențele și capacitorii intr-un singur chip de silicon. Gordon Moore ( fondator Intel), prezicea in 1965 că numărul de tranzistori pe un microchip va fi dublat la fiecare 18 luni. Surprinzator, această lege se aplica si acum și acum, la 40 de ani trecuti de la formularea ei. Putem considera ca acesta este un motiv pentru care avem nevoie de integrare: pentru a ne elucida în condițiile unei mari complexități. Merită sa reamintim principiile de bază ale managementului complexității: descompunerea în părți mici și ușor de manevrat, aplicarea unei interfețe standard pentru ca partile să comunice și apoi dezvoltarea unei nivel ierarhic unde informația este tot mai abstractizată odată ce avansam în ierarhie.

Informatizarea, dezvoltarea economică globală, caracteristice începutului secolului XXI au evidentiat tendința de organizare a sistemelor informaționale în modele tot mai complexe. Prin integrare ,putem afirma ca se dezvolta complexitatea și calitatea, deoarece reuniunea sistemelor presupune introducerea de componente evolutive și emergente.

Putem afirma ca organizarea duce la integrare iar integrarea duce la complexitate, cea din urmă hotaraste la rândul ei diversificarea. Din punct de vedere al diversității, integrarea este rezultatul evoluției ciclice și progresive a unui amestec de tehnologii și este sustinuta de performanțele și de expertiza specialistilor.

Integrarea aplicațiilor informatice poate lua mai multe forme, cuprinzand integrarea internă a aplicațiilor: integrarea in cadrul organizatiilor sau integrarea externă a aplicațiilor: integrarea Business-to-Business. Cele două tipuri de integrări au multe component in comun,de exemplu, vor exista mereu:

Schimbare de tehnologie care va face deosebirea între semantica aplicațiilor;

tehnologia de router datorita careia se va asigura că informația este transmisa la destinația corectă;

reguli de procesare pentru conturarea comportamentului de integrare.

Strategia IT va trebui sa tina cont de toți factorii ce gestioneaza deciziile de integrare a proceselor economice, cum ar fi configurarea proceselor economice, barierele acestora și locul în care schimbarea este cel mai posbilib a se produce. Înțelegerea idealurilor economice, cum ar fi strategiile de contopire și de achiziție sau cost și marirea eficienței, apare ca un fundament. Trebuie precizata o perspectivă internă și externă generala a nucleului economic, de informație și procese, pentru intelegerea relațiilor și interfețele între unitățile economice, sau între asociatii comerciali.

Trebuie definite problemele proprietății pentru aplicații, componente, infrastructura integratoare, interfețe externe etc. Aceasta este posibil sa fie una dintre cele mai grele sarcini și poate trece peste frontiere organizaționale și responsabilitățile acestui moment. Structurarea activităților trebuie să recunoasca serviciile ce trebuie realizate cu prioritate, care dintre acestea trebuie folosite consistent cu restul intreprinderii și când anume.

Un scop în evoluția integrării sistemelor informatice este transpunerea de la integrarea bazată pe informații la integrarea ce se bazeaza pe servicii. Integrarea ce se bazeaza pe informații oferă un sisten ieftin de a integra aplicații pentru ca, în majoritatea, nu este nevoie ca aplicația să fie modificată. Chiar daca că acest tip de integrare oferă o soluție funcțională pentru multe zone ale problematicii de integrare a aplicațiilor, integrarea bazată pe servicii implica mai multă valoare pe un termen mai lung.

CAP. III REALIZARA SI IMPLEMENTAREA ARHITECTURILOR PENTRU HR

3.1 Enterprise Resource Planning ( ERP )

Pentru a inlocui un sistem profesional de management și planificare a resurselor, unele intreprinderi încearcă folosirea unor soluții proprietare. In majoritatea cazurilor aceste soluții nu reușesc să efectueze toate cerințele și nevoile impuse de activitatea Departamentului de Resurse Umane. Alternativele sunt reprezentate de introducerea unei platforme ERP (Enterprise Resource Planning), sau de externalizarea completa sau parțiala a activităților de resurse umane către intreprinderi specializate ce folosesc de asemenea sisteme de tip ERP.

Implementarea unui atfel de sistem se poate arata benefica, în condițiile în care profesionistii din departamentul de Resurse Umane pun in valoare potențialul acestei investiții la nivel maxim. Soluțiile Enterprise Resource Planning reușesc să usureze colectarea datelor, administrarea, prelucrarea și interpretarea acestora prin emiterea de: liste, rapoarte, organigrame, diagrame și grafice specifice, date statistice și comparative. O folosire eficientă a unui sistem de tip ERP poate diminua riscul de strangere a unor date gresite și poate îmbunătăți comunicarea în cadrul organizatiei prin fluidizarea fluxului de informații în sens dublu (de la Departamentul de Resurse Umane către angajați și în sens invers, dar și în interiorul organizatiei, între departamentele ce folosesc informații privind personalul).

Astfel de aplicatii moderne dispun de facilități de acces online și de opțiuni de protectie a datelor, ce permit introducerea datelor de către angajati, și accesarea controlată a acestora de catre departamentele interesate. Din cauza amplorii de date și a procedurilor legale grele, strangerea datelor eronate se poate mentine, generând un lanț de costuri suplimentare nejustificate pentru intreprindere – continuarea aprobarii recompenselor financiare pentru salariatii care au încetat raporturile de muncă.

Avantajele folosirii sistemelor informatizate în activitatea Departamentului de Resurse Umane sunt:

 eficiența costurilor;

 gestionarea riscului procedural;

 verificarea erorilor de strangere a datelor;

 accesibilitatea datelor;

 obținerea informației prelucrate în rapoarte specifice;

 îmbunătățirea comunicării între departamente;

 micsorarea fluxului de documente;

 diminuarea timpului alocat activității administrative;

 perpetuarea unui climat favorabil unor performanțe profesionale pentru salariati.

Un beneficiu indirect, insa la fel de important pentru angajatii organizatiei este crearea unui mediu de încredere și moralitate. Respectarea normelor in ceea ce priveste confidențialitatea datelor personale, modul și scopurile în care acestea sunt folosite, pe scurt asigurarea securității datelor referitoare la salariati este o necesitate. Prin faptul că aceste date sunt securizate într-un sistem și cu acces controlat, salariatul beneficiază de climatul optim pentru a-și concentra atenția asupra propriilor obiective profesionale.

Tot acest efect indirect îl are și înlăturarea erorilor și îmbunătățirea comunicării, datorita experienței specialiștilor și cu ajutorul suportului informatic de care au parte.

Aceste schimbari rapide din mediul de afaceri și creșterea în complexitate a activităților din cadrul unei organizatii necesită o adaptare continua, într-un ritm alert, care, adesea, pune la încercare capacitățile de efort și analiză ale factorului uman. Sistemele ERP au fost create ca soluție la aceste provocări, fiind in stare să proceseze un volum foarte mare de date și informații folosite în scopul optimizării și eficientizării proceselor. Principala idee în evoluția sistemelor de aplicații pentru companie este caracterul evolutiv. In evoluția actualelor aplicații pentru întreprindere punctual de plecare il constituie anii ’60 mai apoi, pe parcursul a patru decenii, urmând îndeaproape dezvoltările domeniului sistemelor hardware și software, continuand evoluția până la sistemele ERP.

Anii ’60 sunt caracterizati prin faptul că majoritatea companiilor realizau aplicații centralizate, prin propriile forte, ceea ce inseamna că proiectarea, dezvoltarea și implementarea lor era făcută in–house. Majoritatea aplicațiilor se concentrau pe controlul stocurilor și automatizarea gestiunii, dar se încerca și crearea aplicațiilor pentru calculul automat al salariilor și pentru contabilitate generală. În anii ’70 a urmat evidentierea sistemelor Material Requirements Planning (MRP). În literatura de specialitate aceste sisteme sunt considerate drept un set de tehnici care folosesc inventarul, datele despre stocuri și programul de producție pentru calculul necesarului de materiale, lansarea aprovizionării dar și asigurarea acesteia pe tot parcursul procesului de fabricație. Văzute din punctual de vedere al trecerii timpului și al evoluției de la aplicațiile simple de verificare a stocurilor, aplicațiile MRP au reprezentat schimbarea sistemului de control al stocurilor sub stricta observatie a calculatorului și a aplicațiilor acestuia.

Odată cu maturizarea sistemelor MRP-uri (Manufacturing Resource Planning), anii ’80 au scos in evidenta evoluția spre MRP care este format în jurul ideii de optimizare a proceselor de fabricație prin planificarea necesarului de materiale cu cerințele producției. Domeniul de aplicație a acestor sisteme s-au largit mult peste departamentul producției și au ajuns să cuprinda și departamentele: financiar, resurse umane, distribuție, vânzare, gestiunea proiectelor.

La acel moment, MRP era soluția pentru planificarea eficientă a tuturor resurselor organizatiei și asigura planificarea operațională a necesarului care susține procesele de producție, planificarea financiară și crearea de scenarii de tip: “ce ar fi dacă?”. Functiile integrate ale acestor sisteme aveau ca obiectiv: organizarea producției, planul de vânzări, programarea producției, planificarea necesarului de materiale, planificarea capacităților de producție; ca și urmărirea execuției – aprovizionare, fabricație, vânzare. Foarte importante sunt ieșirile oferite de aceste sisteme: rapoarte financiare, plan de vânzări, plan de aprovizionare, proiecții de stocuri, buget de expediție și transport.

Datorita acestor caracteristici prezentate, putem spune că MRP nu este doar un instrument de organizare și urmărire a producției, el fiind un sistem mai complex de atat ce a evoluat către ceva și mai cuprinzător și anume, Enterprise Resource Planning. Asadar, finalul anilor ’80 și anii ’90 au fost marcați de apariția sistemelor ERP, ele fiind consecinta extinderii funcționalității suitelor MRP. Ca si punct de plecare au fundația tehnologică a MRP , sistemele ERP integrează toate procesele economice: producție, distribuție, contabilitate, financiar,personal, stocuri, service și întreținere, logistică și gestiune proiecte, asigurând consistența informațională, accesul și transparenta în întreaga companie.

Pastrand caracterul evolutiv, realizatorii de soluții ERP, au completat suitelor lor, noi module și funcționalități, și s-a produs trecerea la o nouă etapă în dezvoltarea sistemelor ERP și anume “ERP extins”. Anii 2000 sunt definiti prin aplicații precum APS (Advanced Planning and Scheduling), soluții e-business din domeniul relațiilor cu clienții – CRM (Customer Relationship Management) sau pe furnizori-aprovizionare – SCM (Supply Chain Management). Tot în acest timp s-au dezvoltat concepte noi, cum sunt BPI (Business Process Integration), EAI (Enterprise Application Integration), ENS (Enterprise Nervous System).

Pentru ilustrarea grafica a evoluției sistemelor ERP de-a lungul celor 4 decenii, prezint, în continuare, următoarea figură:

Figura 1.1 Evoluția aplicațiilor integrate de gestiune a firmelor

( prelucrare și adaptare după)

Un ERP este considerat expresia cea mai devotata a interdependenței dintre economic și tehnologia informațională, constituie o infrastructură software, multi-modulară ce prezinta suport de gestiune și organizare a diferitelor structuri și procese din organizatie, în vederea realizării obiectivelor de afaceri. Tinta unui sistem ERP este determinarea unei mai bune comunicări în organizatie, îmbunătățirea colaborarii și interacțiunii dintre diferitele departamente cum ar fi cele de organizare a producției, achiziții, producție, vânzări și relații cu clienții. Pe scurt, un sistem de gestiune a organizatiei de tip ERP reprezintă organizarea celor 4 factori determinanți pentru un business de succes: factorul uman, financiar, tehnic și de resurse.

Davenport T.H., specialist renumit în domeniile de management și sisteme informaționale pentu business propune ca definiție pentru ERP: ” un pachet care promite integrarea completă a tuturor informațiilor din cadrul unei oraganizații .”

Figura 1.2 Schema conceptuală unui sistem ERP

Sistemul ERP include toate procesele economice: producție, distribuție, contabilitate, financiar, personal, stocuri, service și mentenanță, logistică, gestiune de proiecte, oferind accesabilitate, vizibilitate și consistența informațională în întreaga companie. ERP înseamnă integrarea tuturor aplicațiilor într-o singura solutie, ce include toate procesele intercorelate prin care concretizează activitatea companiei, eliminând barierele dintre departamente și delimitările funcționale, ca și pe cele ale companiei cu mediul și oferind posibilități de lucru multiutilizator, multiscop și multispatiu.

Definind un sistem ERP putem spune ca acesta reprezintă o soluție software complexă, ce se bazeaza pe arhitectura client-server ale cărei elemente sunt incorporate într-o platformă comună, pentru gestionarea resurselor organizatiei, prelucrarea tranzacțiilor și usurarea integrării tuturor proceselor utile în cadrul unei afaceri, centralizându-le, facilitând împărtășirea datelor și eliminând redundanța. Toate pachetele ERP oferă funcționalități diferite pentru productii diferite.Principala provocare sta în integrarea tuturor proceselor economice și optimizarea resurselor utilizabile.

Actualele sisteme ERP realizează integrarea tuturor funcțiilor de conducere ale unei organizatii, pornind de la:

planificare;

asigurarea necesarului de materii prime și materiale;

caracterizarea tehnologiilor;

organizarea proceselor de producție;

administrarea financiar- contabilă a resurselor umane, a stocurilor de produse finite;

extinderea și menținerea relațiilor cu clienții și partenerii de afaceri.

Acest sistem permite factorilor de decizie sa realizeze analize complete si complexe asupra realizării planului de afaceri. Prin opțiunile de verificare a activităților și prin caracterul flexibil și dinamic al aplicațiilor se pot realiza:

structuri de previziune;

verificari și predefiniri ale tendințelor de evoluție ale industriei din care face parte organizatia;

analize calitative;

integrarea cu noile tehnologii e-business;

comunicare on-line.

La implementare, sistemele ERP cuprind o serie de caracteristici de bază. Sunt instalate pe un sistem de administrare a bazelor de date. Platformele de baze de date utilizate cel mai des sunt: Oracle, DB2, Informix, MS SQL Server, SQL Base și Sybase. Baza de date necesită o setare inițială conform proceselor companiei și trebuie să ofere acces direct la informații în timp real (acesta este avantajul bazelor de date unice) pentru toți membrii companiei. Odată ce instalarea este efectuata, utilizatorii introduc datele, informațiile fiind transferate prin intermediul proceselor la alte module. Finalizand putem spune ca sistemele ERP cuprind instrumente de raportare periodice sau realizate ad-hoc.

Aplicațiile ERP se realizeaza cu ajutorul instrumentelor CASE, care simplifică munca programatorilor, capatand regulile și elaborand automat codul sursă. Avantajele sunt: micsorarea timpului de dezvoltare și obținerea unui produs de calitate, prin minimizarea erorilor. Utilizarea instrumentelor CASE ofera sprijin consistenței aplicațiilor și standardizarea sub aspect funcțional.

Sub o formă mai simplificată un sistem ERP poate fi definit prin două proprietăți de baza: funcționalitatea și integrarea. Cele două componente se condiționează reciproc.

Figura 1.3 Reprezentarea simplificată a unui sistem ERP

Integrarea asigură buna conexiune între fluxurile de procese economice funcționale. Aceasta poate fi gândită ca o tehnică de comunicare. Câteva mijloace obișnuite prin care comunicarea are loc prin și pentru integrare sunt: codul sursă, rețele locale și extinse de calculatoare, Internet, e-mail, workflow, instrumente de configurare automată, protocoale, baze de date. Putem afirma că integrarea se realizeaza prin comunicare, iar comunicarea se realizeaza prin integrare.

Partea funcțională a unui astfel de sistem asigură fluxurile de procese economice din cadrul fiecărei funcțiuni. Asadar, în cadrul unei suite ERP se gasesc de la câteva, până la zeci de module funcționale (contabilitate generală, debitori, salarii, stocuri, aprovizionare, planificarea producției, logistică, comenzi și vânzare).

3.1.1 Arhitectura unui sistem ERP

Sistemul aplicațiilor de companie se implementează pe o arhitectură de tipul client-server ce creează certitudinea unui mediu de prelucrare descentralizat. Modelul de arhitectura implementat de către sistemele ERP este cel cu trei straturi, ilustrat în imaginea de mai jos:

Figura 1.4 Arhitectura cu trei niveluri a unui sistem ERP

Nivelul prezentare rezida în interfața grafică utilizator sau programul de navigare (browser) pentru accesarea funcțiilor sistemului.

Nivelul aplicație include regulile afacerii, logica și funcțiunile sistemului, programele ce asigură transferul datelor de la/la serverele de baze de date.

Nivelul bazei de date cuprinde gestiunea datelor companiei. Această structurare admite ca interfața sistemului ERP să functioneze pe calculatorul utilizatorului, prelucrarea să se faca pe nivelul de mijloc al serverelor de aplicații, iar sistemele de baze de date să ruleze pe al treilea strat, al serverelor specializate.

3.1.2 Componentele principale ale unui sistem ERP

Urmarind sistemele ERP dezvoltate până în prezent, pot fi scoase in evidenta o serie de componente ce sunt cuprinse în componența acestora:

Nomenclatoare (fișiere de bază) de clienți, furnizori, personal sub aspectul unor fișiere ce aduna la un loc toate datele de descriere a acestora și interfațează cu orice modul care se servește de aceste date.

Contabilitate generală sau componenta financiar-contabilă. Componenta garanteaza conducerea evidenței contabile și gestiunea financiară. Funcționalitățile acestei componente confirma urmtoarele: automatizarea înregistrării informațiilor financiar-contabile extrase din documentele primare, cu extragere automată a datelor din alte aplicații ale sistemului ERP și efectuarea evidenței contabile in intregime, la nivel sintetic și analitic. In majoritatea cazurilor, componenta acoperă doar cerințele contabilității financiare, asigurând dobandirea documentelor contabile de sinteză cerute de legislația în vigoare și poate fi intregita printr-o componentă de analiză, tip tablou de bord, ce oferă informații in ceea ce privesc performanțele firmei.

Încasări-plăți. Component aceasta poate apărea sub forma a două module: Debitori și Creditori, care administreaza și înregistrează creanțele și datoriile organizatiei.

Salarizare. Este componenta legată de cele mai multe ori de componenta resurse umane, si are ca obiect calculul și evidența salariilor. Sunt automatizate calculul taxelor, al contribuției la bugetul statului și asigurărilor sociale.

Resurse umane. Aceasta componenta sprijină crearea unei politici de personal, sprijinind activitățile de recrutare și selecție a personalului;

Imobilizări. Administreaza atat mijloacele fixe cat și obiectele de inventar sau activele necorporale. Administrarea acoperă toata perioada de folosire a activului și se poate afla în oricand care este starea acestuia și operațiile efectuate asupra lui (intrare, modernizare, modificare, reevaluare, scoatere din funcțiune, casare). prezinta multiple mijloace de calcul și înregistrare a amortizării (liniară, degresivă, accelerată). Foarte de utile sunt rapoartele generate, obligate de legislația în vigoare sau necesare conducerii.

Planificare-producție. Planificarea aduce in discutie executantul, termenul, articolele de realizat, costul programat și detaliile tehnice.

Urmărire producție (cateodata vine intr-o singură componentă împreună cu Planificarea). Aceasta inregistrează preluarea notelor de predare și a rapoartelor de lucru, cerceteaza și compară comenzile lansate, oferă rapoarte adunate ori detaliate ale producției, pe faze sau pe produse/lucrări, precum și rapoarte de costuri.

Gestiune date tehnice. Retine definițiile și caracteristicile tehnice ale produselor și tehnologiilor de fabricație.

Planificare necesar de materiale. Datorita acestei componente automat sunt determinate cantitățile de materiale necesare, pe baza datelor despre procesul de fabricație și a planului de producție aprobat.

Planificare și urmărire consumuri și costuri. Componenta pregateste bonurile de consum și strange datele despre consumuri de la magazii, grupeaza aceste date pentru calculul costurilor, emite rapoarte detaliate sau centralizate in ceea ce priveste consumurile planificate și realizate.

Managementul proiectelor. Componenta are ca scop proiectele de investiții, activitățile interne ori lucrările efectuate de terți: planificarea (bugetarea), finanțarea și urmărirea executării acestora.

Stocuri. Aceste stocuri permit administrarea cantitativă și calitativă a stocurilor și emiterea automată a documentelor contabile.

Gestiunea depozitelor (deseori este inclusa in modulul de Stocuri). Din punct de vedere organizatoric defineste unitățile de stocare drept: tipurile de inventar și subinventar, depozite, magazii, locații, modul de localizare al stocurilor.

Aprovizionare (Furnizori) ( Modulul Aprovizionare se leagă de componenta Stocuri). Aceasta component este un instrument de optimizare a aprovizionarii ce depaseste atributiile unei aplicatii de administrare ce poate determina realizarea de economii. Modulul Aprovizionare se leagă de componenta Stocuri.

Vânzări. Componenta administreaza activitățile ce tin de procesul de vânzare.

Întreținerea echipamentelor (mentenanța). Această componentă rezolvă administrarea tehnică și urmărirea modului de folosire a echipamentelor, permite planificarea resurselor și bugetul lucrărilor. Istoricul activităților de întreținere și reparații este foarte important.

Transport (Logistică). Această componentă permite planificarea și gestionarea activităților logistice din procesele de vânzare și distribuție.

Service/Servicii. Acest element urmărește garanțiile și serviciile postvânzare.

Analiza (Business Intelligence). Modulul strange datele din baza de date, realizează diverse analize și furnizează informațiile în modul dorit de utilizator. Cele mai puternice opțiuni sunt analizele multi-dimensionale , simulările, scenariile dar și prognozele.

Soluții specifice fiecărei industrii

Generatorul de rapoarte. Elemental acesta permite utilizatorilor sa obțina rapoartele dorite în cadrul fiecărui modul funcțional utilizand datele din baza de date a sistemului ERP.

3.1.3 Standardizarea informațiilor din Departamentul de resurse umane

In interacțiunile cu alte departamente din cadrul organizaiei, departamentul HR poate să nu aibă o metodă simplă pentru găsirea angajaților și pentru comunicarea cu acestia despre servicii și beneficii. Sistemul ERP poate sa imbunatateasca acest aspect.

Intr-o companie producătoare, producția constituie cel mai important proces iar calitatea și competitivitatea pe piață a produselor rezultate din procesul de producție este fundamentala. Pentru îndeplinirea acestor conditii ,eficiența sistemului informatic de gestiune a activității este esentiala. Numai implementarea unei soluții informatice perfect conturate pe specificul activităților unei companii producătoare poate asigura bazele competitivității acesteia.

Cel mai important avantaj al unui sistem informatic integrat (ERP) stă în administrarea unica a tuturor categoriilor de date și a informațiilor specifice beneficiarului.

Figura 1.7 Fluidizarea schimbului de date între departamentele unei întreprinderi prin intermediul unui

ERP

Avantajele utilizarii unui sistem ERP în cadrul unei organizatii sunt:

Informația este adaugata în sistem o singură dată într-o bază de date foarte ampla;

Obligă la utilizarea "celor mai bune practici" din domeniu;

Permite personalizări;

Funcționează pe o structură flexibila de fișiere;

Ofera funcționalități pentru interacțiunea cu alte module;

Ofera instrumente pentru interogări și rapoarte ad-hoc.

Sistemele ERP ofera informații pentru conducere și analize pentru intreprinderi. Sistemele ERP au cinci beneficii majore:

informații în timp real pentru fiecare arie funcționala a unei intreprinderi (on-line);

standardizarea datelor și precizie la nivel de organizatie;

aplicațiile cuprind cele mai bune tehnici din industria respectivă;

eficiența pe care o consemna organizatia;

analizele și rapoartele ce pot fi utilizate la planificări pe termen lung.

Pe cand managerii încearcă să înțeleagă performanța globală a organizatiei,se pot găsi diverse versiuni ale realității. Departamentul de Resurse Umane are un set de valori reprezentând venitul, Departamentul de Vânzări și alte departamente ce pot avea fiecare o versiune distincta despre propria contribuție la venitul final al organizatiei. Sistemul ERP constituie o singură versiune a realității pe care nu o poate contesta nimeni, deoarece toți utilizeaza același sistem.

Acest sistem poate ajunge locul unde comanda clientului este înregistrată, trimisă de CSR (Customer Service Representative) la Departamentele de Resurse Umane, determinand emiterea unei facturi optime ce va ajunge în cele din urma la CSR. Fiind această informație într-un singur sistem, în loc să fie căutată în alte sisteme ce nu pot comunica între ele, organizatiile pot ține evidența și urmări nivelul unei comenzi foarte ușor, astfel putând coordona producția, inventarul și direcționarea informației către alte departamente simultan.

3.1.4 Factorii de risc

În ceea ce priveste riscurile,adesea se intampla ca bugetele stabilite și/sau termenele prevăzute să fie cu mult depășite – unii specialisti spun că aproximativ jumătate din proiectele ERP nu reușesc să ajunga la obiectivele propuse. Cazurile deja celebre precum Panasonic sau Siemens arata eșecul proiectelor, în sensul ratării obiectivelor propuse sau depășirii nepermise a bugetelor.

Tabelul 1.1 Factori de risc în proiecte ERP

Tinand cont de costurile destul de ridicate pe care le implică achiziționarea unui system ERP, este normal să ne punem intrebari in ceea ce privesc riscurile si investiția într-o asemenea soluție. Interesant este punctul de vedere al furnizorilor, majoritatea considerând că riscurile vin de la client și nu de laorganizatiicareseocupădeimplementare.

Un prim pas pentru o implementare de succes este alegerea unei soluții performante, apropiată de specificul de activitate al clientului astfel încât nivelul de configurare să fie redus, aceasta soluție este confirmată de referințe pe piața românească. Printr-o comunicare optima între cele două echipe de proiect, problemele ce au legatura cu implementarea pot fi evitate.

In afara de situațiile în care managementul organizatie-client nu ofera sprijin proiectului său, șefii de departamente nu se implică destul în implementarea și folosirea soluției sau personalul nu cunoaște și nu înțelege nevoia și beneficiile trecerii de la aplicațiile individuale la soluțiile integrate, au fost distinse o serie de puncte cheie care apar pe tot parcursul implementării unei astfel de solutii:

în primul rând nu se atribuie destula atenție procesului de analiză a nevoilor, adevăratele nevoi apărând ulterior, pe parcursul implementării.

în al doilea rând, se așteaptă ca rezultatele să fie verificate de către implementator, acest lucru fiind complet gresit; fiecare utilizator final trebuie să controleze rezultatele activității de care răspunde.

si nu în ultimul rând, prelungirea renunțării la vechile aplicatii: chiar daca nu este indicat să se lucreze în paralel mai mult de două luni, clienții continuă practica aceasta chiar până la jumătate de an.

Foarte important este faptul că nereusirea unei implementări nu înseamnă numai pierderea investiției banesti. Efectele negative se resimt în degradarea relației cu clienții, cu salariatii sau în pierderea cotei de piața și de imagine. Se recomandă selectarea unui partener cu experiență, inzestrat să prevadă și să combată aceste riscuri.

Retinerea clientului la optiniile furnizorului de ERP alcatuieste un risc deloc de neglijat. Se crede că o organizatie serioasă deține un backgroud solid pentru a putea sugera practici eficiente de afaceri și modalități de perfectionare a mediului de lucru. In condițiile în care clientul nu este deschis la sugestiile furnizorului, poate exista riscul ca practicile greoaie folosite până în acel moment să se mentina în noul sistem, diminuandu-i valoarea.

3.2 Human Resources Planning

Human Resources Planning este platforma online care vine în sprijinul organizațiilor prin oferirea de servicii profesionale în ceea ce privește Resursa Umană din cadrul unei întreprinderi. S-au dezvoltat pe această latură deoarece au ajuns la concluzia foarte bună ca în cadrul unei firme cea mai importantă resursă este cea umană și că acesta trebuie motivată în așa fel încât să lucreze la capacitatea maximă pentru a obține cele mai bune beneficii. Au studiat legislația în vigoare și o actualizează pe zi ce trece pentru a realiza cele mai bune produse care să satisfacă cererea fiecărui client și de asemenea și-au dat seama că un client nu seamănă cu celălalt de aceea au creat programele în funcție de specificațiile fiecărui apelant în parte. În acest sens au creat următoarele produse hr: personnel management software, payroll outsouching România, payroll România.

Human Resources Planning este o platformă care integrează soluții de planificare și management al resurselor umane, componentele platformei fiind: calcul salarial, management al personalului și documentelor, management al timpului, evaluare, training, recrutare. Platforma Human Resources Planning este dezvoltată inCloud și poate fi accesată de la distanță, având avantajul de a reuni într-o bază de date comună toate informațiile și procesele necesare practicilor de resurse umane, fiind și un instrument facil de comunicare în cadrul companiei.

Externalizarea activităților de salarizare și administrare personal, care nu fac obiectul principal al activității unei companii aduce beneficii precum eficientizarea timpilor de lucru, confidențialitatea, optimizarea de resurse. În plus față de aceste beneficii, în parteneriatul cu noi vă asigurăm de de tot suportul în aplicarea corectă a frecvențelor modificări legislative și de simplificarea esențială a fluxului de informații, prin punerea la dispoziție a soluției informatice integrate, adaptată nevoilor dumneavoastră specifice.

Sistemul informatic Human Resource Planning conține următoarele aplicații:

“Personnel Management”,

“Sal – Expertul tău în Salarizare”,

“Time Management”,

“Document Management”.

Personnel Management

Implementarea aplicației Personnel Management implică o analiză a proceselor clientului din perspectiva utilizatorilor din zona de administrare de personal, a tipurilor de documente gestionate și a template-urilor de documente utilizate de companie. Se configurează tipurile de rapoarte și view-uri accesibile pentru utilizatorii de sistem și drepturile de acces la nivel de module și grupuri de salariați. Aplicația Personnel Management este integrată cu aplicația de

Salarizare Sal poate fi folosită că interfață de operare date de personal, consultare de date și generare pe bază de template-uri a documentelor utilizate frecvent în departamentul de Resurse Umane. În etapa de implementare este inclus training-ul celor ce o folosesc iar în etapa post-implementare se ofera sprijin pentru consolidarea și întreținerea soluție

Sal – Expertul tău în Salarizare

Este o soluție software completă de salarizare. Aplicația are la bază un studio solid al legislației, dublat de experiența specialiștilor în domeniu. Sal este un instrument flexibil, ușor de utilizat, adaptabil atât schimbărilor de legislație, cât și specificului clienților.

Dacă ați ales Sal pentru optimizarea activităților de resurse umane, procesul propriu-zis de implementare va fi precedat de o analiză a nevoilor companiei. Pe baza documentului rezultat, vă vom ajuta să alegeți pachetul care se potrivește cel mai bine specificului companiei.
Implementarea soluției Sal la sediul companiei va presupune și un training al personalului care urmează să folosească aplicația, precum și suport post-implementare pentru o integrare eficientă a soluției. Mentenanță legislativă vă oferă siguranță că soluția dvs. este actualizată conform legislației, vă asigură informarea privind noutățile legislative și interpretarea lor și vă oferă beneficiile unor servicii de consultanță profesionistă atât pe probleme practice cât și ca suport de decizii de politică salarială sau de calcularea salariilor.

Activitățile de salarizare și resurse umane pot fi complexe, iar managementul lor dificil. Tocmai de aceea, implementarea Sal are ca prim avantaj eficientizarea activităților din departamentul de HR.
Alte beneficii ușor de confirmat sunt:

Uzabilitate. Interfața prietenoasă cu utilizatorul.

Exactitate. Calculul salarial este precis și conform legislației în vigoare.

Siguranța. Accesul datelor este permis numai persoanelor autorizate.

Adaptabilitate. Ușor de configurat, aplicația se poate adapta cu ușurința specificului companiei.

Economie. Număr minim de operatori necesar.

Satisfacție. Calcularea salariilor se face corect și la timp, iar angajații sunt mulțumiți.

Adaptabilitate. Aplicația este actualizată conform modificărilor legislative și raportările către autorități sunt în conformitate cu cerințele acestora.

Profesionalism. Specialiștii noștri vă pun la dispoziție buletine informative privind modificările legislative din domeniul salarizării.

Dedicare. Echipa noastră vă sta la dispoziție atât pe parcursul implementării, precum și după, pentru suportul necesar.

Time Management

Time Management Software este o aplicație pentru managementul timpului salariatilor dintr-o intreprindere. Managementul timpului se face atât din punctual de vedere al implementării unui workflow pentru admiterea pontajului și a cererilor de concedii dar și din punctual de vedere al planificării și evidenței timpului lucrat pe ore (de noapte, ore suplimentare, sărbători legale, ore de recuperare, etc). Aceasta aplicatie poate fi văzută ca o interfață de includere a datelor de pontaj pentru a fi folosite la calcularea salariului.

Dacă ați alege Time Management Software pentru a verifica procesul de includere și transmitere a pontajului sau pentru a standardiza fluxul de acceptare a cererilor de concedii, etapa de implementare va cuprinde o analiză a specificului organizatiei. Pe baza verificarii se va face configurarea aplicației, conform aplicației configurate pe specificul organizatiei se face și trainingul utilizatorilor, iar în etapa ulterioara implementarii se acordă suport pentru o integrare corecta a soluției.

Operații folositoare:

Planificarea timpului de lucru: se poate include pontajul stabilit și se poate urmări gradul de ocupare zilnic sau lunar;

Includerea pontajului realizat în format tabelar sau prin fișa de activitate;

Includerea pontajului prin fișa de activitate se face sub formă amanuntita de timesheet, cu alegerea perioadei lucrate (de la oră – la oră) și detalierea activității;

Evidența pontajului poate fi făcută și pe centre de cost, in acest caz fișa activitatii sau forma tabelara a timpului lucrat se introduce pentru centrele de cost plasate salariatului;

Introducerea unei cereri de concediu poate fi facuta de către salariat sau de către un alt utilizator ce se afla la nivel superior salariatului;

Acceptarea/Refuzarea unei cereri de concediu; poate fi facuta de către managerul angajatului său de către un alt utilizator ce se afla la un nivel superior angajatului;

Acțiuni de verificare al nivelului de pontaj:

trimitere pontaj – se transferă pontajul pentru acceptare către un nivelul superior;

Preluare pontaj – se preia pontajul de la un nivel inferior;

includere pontaj – se transferă pontajul la nivelul inferior de unde a fost primit sau preluat, cu includerea unui comentariu ca mesaj.

STAF

Aplicația STAF este un soft complex de evidentă personal și resurse umane, realizat și adaptat permanent în concordanță cu modificările legislative și distribuire a versiunilor noi, fiind însoțit de un serviciu profesional de asistență tehnică.

Interfața programului este extrem de prietenoasă ceea ce permite programului să fie foarte ușor de utilizat de către orice persoană, flexibilitate ridicată, oferind posibilitatea introducerii datelor de identificare, angajare, poze, sporuri, persoane aflate în întreținere, etc., precum și o serie de rapoarte ce vin în ajutorul managementului.

Programul este susținut de o puternică platformă, ORACLE, și o vastă experiență în managementul resurselor umane.

Facilități:

Setarea datelor depre instituție (denumire, adresa, cod fiscal, telefon, fax, persona de contact)

Posibilitatea de lucru cu mai multe firme în sistem holding.

Structura organizatorică și stat de funcțiuni

Structurarea informațiilor pe 3 nivele (angajator, salariat, contract)

Evidența personalului (date personale de identificare, forme de instruire, situații militare, adrese, persoane în intretinre, etc)

Structura personalului pe posturi

Efectivul zilnic de salariați rapartizat în funcție de organigrama, pe servicii, secții, sectoare de personal.

Situația concediilor de odihnă.

Editarea de adeverințe, contracte, anexe și acte adiționale.

Situația vechimilor (carte de muncă digitală).

Rapoarte de evidentă personal și state comparative de analiză a bugetului de salarii.

Export către ITM conform REVISAL.

Fotografie salariat.

Informații complete contract individual de muncă.

Exportul datelor în fișiere externe din diferite rapoarte.

Setare coeficienți pentru sporuri permanente.

Negociere salarială

Vizualizarea și urmărirea datelor pe lunile anterioare

Observații pentru fiecare angajat.

Filtrări, sortări, ordonări după diverse criterii

Fișa personală angajați/contracte

Arhivă de date cu fiecare angajat

Posibilitatea de stocare documente scanate.

CAPITOLUL IV Platforme Informatice

4.1 Banca de date de personal

Constituia ca nod central al sistemului de management al personalului, banca de personal cuprinde în structura ei atât un sistem de stocare și monitorizare a informațiilor cât și un system de gestiune și administrare a diferitelor aplicații representative pentru subsistemele component. Ea este reprezentată printr-o organigramă de funcționare a sistemului privit însă ca sistem informatic.

Structura conceptuală a sistemului informatics pentru managementul personalului este de tip arborescent, fiind compusă din subsiteme și aplicații informatice integrate într-o concepție

Modular.

1. Organigrama unui sistem informatic pentru managementul personalului

Proiectarea lor urmează să fie abordată într-o concepție modular de jos în sus într-o formă piramidală care ține cont de interdependențele dintre activitățile subsistemului și se gradul de repetabilitate a diferitelor grupuri de informații.

O astfel de bancă de personal pentru o societate comercială ar urma să cuprindă informații referitoare la datele personale ale fiecărui salariat: nume/prenume, status social, data nașterii, domiciliu etc., și la datele legate de statutul său profesional: ultima școală absolvită, funcția ocupată, dată angajării, promovări, etc.

În figură 2 este prezentată structura înregistrărilor unei astfel de bani scrise în MS Acces.

2. Structura unei banci de date de personal

Potrivit figurii 2, fiecare din subsistemele menționate sunt considerate aplicații asupra acestei bănci de date. În structura băncii ele se prezintă ca niște rapoarte obținute prin investigarea bazei de date (figura 3).

4.2 Procesul de recrutare

Metoda clasică de management al personalului se bazează pe stocarea informațiilor pe hârtie și pe sistemul manual de îndosariere. Acest mod de stocare a informațiilor crează probleme din cauza lipsei de disponibilitate și a unui proces de analiză necesară, destul de greoi. Activitățile de recrutare angajare și integrare, desfășurate de Departamentul de Resurse Umane ar fi mai eficiente dacă s-ar dispune de un sistem integrat de gestiune a datelor. Problemele apar din cauza numărului mare de activități ce trebuie desfășurate într-un departament de resurse umane dar și din cauza lipsei de comunicare între departamentele unei companii. Exemple: Un departament are nevoie de un nou

Angajat: șeful de departament comunică postul vacant departamentului de resurse umane completând un formular cu postul vacant descriind postul, tipul (temporar, part time, full time) și data din care este disponibil postul. Departamentul de Resurse Umane preia informația, verifică postul ce trebuie ocupat și primește aprobarea finală de la președintele companiei pentru a începe procesul de recrutare. De obicei postul este publicat intern, pentru ca angajații interni să aibă posibilitatea de a aplica pentru post. Dacă nici un angajat nu dorește sau nu este acceptat, atunci postul este publicat extern. Un număr mare de probleme pot să apară în procesul de recrutare ca de exemplu: descrierea calificărilor necesare pentru post pot fi incomplete sau inexacte deoarece managerul este grăbit sau nu este înștiințat de toate funcțiile necesare pentru post sau deoarece acesta consideră că toți angajații trebuie să aibă niște calificări de bază. Dacă formularul postului disponibil este pierdut sau nu este completat corect, Departamentul de Resurse Umane nu va ști că postul este disponibil iar managerul presupune că formularul este în procesare, acest lucru creând confuzii între departamente. Evident această problemă va apărea frecvent atâta timp cât informațiile despre post vor circula pe hârtie. Dacă se folosește un sistem de informații integrat, informațiile despre post vor fi disponibile imediat și mai ușor de monitorizat. Pierderea unui bun candidat: postul disponibil poate fi publicat pe site-uri de recrutare sau pe site-ul companiei care face angajarea, în ziare locale sau naționale. O companie mare are zeci de posturi cu specializări diferite și primește zeci de aplicări (CV-uri) în fiecare zi. Departamentul de Resurse Umane trebuie să sorteze și să vizualizeze toate 4 Platforme Informatice Pentru Producție și Servicii | Resurse Umane aplicările conform descrierii postului. Dacă CV-ul unui inginer ajunge în mod accidental cu CV-ul candidaților de la departamentul de contabilitate, greșeala poate nu este descoperită la timp, iar inginerul nu este inclus în procesul de selecție. În acest caz se poate întâmpla ca un bun inginer să nu fie angajat.

4.3 Managementul timpului

Managementul timpului este esențial pentru procesele de resurse umane, cum ar fi calcularea venitului brut sau managementul conturilor în timp. Cu ajutorul capabilităților oferite de către SAP ERP HCM (Fig. 1.1), informațiile privind timpul de lucru sunt stocate o singură dată și refolosite în diferite procese cum ar fi:

monitorizarea costurilor personalului;

 documentarea progreselor în cadrul proiectelor;

 înregistrarea serviciilor executate de angajați externi.

Angajații plătiți cu oră trebuie să înregistreze timpul în care lucrează pentru a putea fi plătiți. Angajații salariați nu sunt plătiți în funcție de orele lucrate, dar timpul lor trebuie deasemenea să fie reținut. Pentru cheltuielile firmei, este important să consideri timpul unui angajat ca fiind cost (la fel ca și costurile de proiect) și fiecare oră nelucrată trebuie trecută ca și concediu sau absență. Modulul SAP ERP utilizează Cross Application Time Sheets (CATS) pentru a înregistra timpul de lucru al unui angajat și oferă datele unor aplicații precum:

SAP Controlling – pentru costul managementului;

 SAP Payroll – pentru a determina salariul unui angajat;

 SAP Production Planning – pentru a determina dacă există destul lucru pentru a suporta planurile de producție.

Fig.1.1. SAP EchoHub Time Sheet Recording

Studiu de caz

Implementarea unui sistem informatic integrat care sa administreze in mod unic toate categoriile de date si informatii existente in Departamentul de Resurse Umane din Primaria Muncicipiului Bucuresti, sa raspunda criteriilor definite de oricare din cellelalte departamente si sa asigure informarea corecta, completa si in timp util a factorilor de decizie. Volumul foarte mare de date si informatii existente in compartimentele Primariei, face ca managementul datelor si informatiilor sa constituie o functie centrala a institutiei. Coordonarea si gestionarea informatiilor alcatuiesc o problema strategic de importanta majora.

Sistemul informatics integrat va trebui sa asigure:

Constituirea si folosirea in comun a colectiilor de informatii de interes general (banci de date proprii si banci de date publice, nomenclatoare);

Unicitatea codificarii si a identificarii informatiei;

Viteza mare de acces la informatii si transfer rapid al informatiilor intre utilizatori;

Asigurarea securitatii datelor si a accesului la informative pe paliere de competent;

Stabilirea responsabilitatii pentru furnizarea, gestionarea si asigurarea calitatii si integritatii acestor colectii de informatii;

Asigurarea suportului informational pentru luarea deciziilor.

Reteaua locala a Primariei Municipiului Bucuresti

Exista retele de calculatoare in sediul central al Primariei, precum si in celelalte sedii. Datorita fondurilor insuficiente, reteaua de calculatoare a Primariei este partial modernizata. Tot aici numarul total de prize de retea este de 162. In present, reteaua de date existente se rezuma la un minim de conexiuni care nu acopera necesarul de interconectari pentru un system informatics integrat. In mod implicit nu se poate garanta sufficient spatiu de banda pentru aplicatii si utilizatori si nici conectarea lor la un sistem in conditii optime de functionare, pe anumite tronsoane. In Primarie se afla urmatoarele aplicatii de baza:

Oracle Developer;

Oracle WEB Server;

Oracle Applications Server;

Oracle & Server Enterprise Edition Windows NT;

Sistem informatics geographic GeoMedia;

Licenta MS Office Standard 4.2;

Licenta Office 97;

Licente Windows NT Workstation;

Pachet MS Visual Fox Pro 3.0 Standard

Aplicatii specific Departamentului de Resurse umane

In present in Primarie exista in exploatare aplicatii dezvoltate in MS Fox, MS Acces si ORACLE pe domenii diverse de activitate ( evident solicitarilor cetatenilor, salarii, intocmire buget, evident proprietati, nomenclatura ). Bazele de date administrate de aceste aplicatii nu sunt correlate si vor trebui sa fie validate si importate in noul sistem informatic.

Obiective generale

Sistemul informatics integrat asigura atat informatizarea activitatilor curente cat si structurarea informatiilor in rapoarte necesare pentru luarea deciziilor la nivelul Primariei. Acest system informatics integrat va permite fundamentarea managementului pe informatii obtinute direct, la momentul dorit si in timp real, din baze de date constituite si exploatate current in domeniile de activitate ale Primariei. Principiile strategice propuse pentru conceptia tehnica a Sistemului informatic integrat al Primariei Municipiului Bucuresti, sunt urmatoarele:

Sistem informatics integrat la cheie, cu unic integrator;

Solutii tehnice flexibile, deschise, inegrate, compatibile cu tehnologia web;

Implementare rapida, in paralel si planificata pe etape;

Imbunatatirea calitatii serviciilor oferite publicului;

Sistemul va prezenta o interfata prietenoasa, preferabil in limba romana;

Sistemul va avea ca si competente de baza aplicatii care au fost déjà implementate, sunt in exploatare curenta si sunt complet adaptate legislatiei romanesti in vigoare.

Sistemul informatic integrat va fi structurat in urmatoarele sisteme corespunzatoare domeniilor de activitate:

Sistem informatics pentru gestiunea resurselor financiare, material si resurselor umane;

Sistem informatics pentru realizarea bancii de date de personal;

Sistem informatics pentru realizarea arhivei electronice a Primariei;

Sistem informatic de mesagerie electronic;

Sistem informatic de management al documentelor si al fluxurilor de lucru;

System informatic pentru managementul relatiei cu clientii;

Securitatea sistemului informatics integrat al Primariei Municipiului Bucuresti;

Sistem informatic pentru genstiunea resurselor material si umane ale Primariei

Subsistem buget si executie bugetara – acest sistem trebuie sa asigure elaborarea unor scenario de buget, in vederea alegerii variantei optime in functie de planificarea obiectivelor, precum si urmarirea si planificarea alocarii resurselor.

Intocmire variante de buget;

Subsistem informatics pentru unitatile care sunt ordonatori secundari sau tertiari;

Corelare cu sistemul financiar contabil (incadrarea in fondurile alocate);

Acest sistem obligatoriu va indeplini urmatoarele functiuni:

Asigurarea unui support decisional la nivelul departamentului de conducere, incluzand gestiunea indicatorilor economic-financiari si gestiunea jurnalelor de bord;

Gestiunea functiunii de trezorerie;

Gestiunea investitiilor;

Gestiunea stocurilor, incluzand utilizarea mai multor metode de evaluare a stocurilor;

Gestiunea resurselor umane si calculul salariiilor;

Gestiunea costurilor activitatilor de mentenanta, achizitii si gestiune a stocurilor;

Gestiunea resurselor material necesare pentru efectuarea activitatilor de intretinere si de reparatii;

Realizarea unui istoric al tuturor activitatilor de mentenanta.

Acest sistem va asigura urmatoarele directii:

Directia Elaborare Buget si Executie Bugetara – Elaborare variante de buget, liste de indicatori care compun bugetul, versiuni de bugete cu pastrarea istoricului fiecarui buget, corelarea cu bugetele unitatilor;

Directia Impozite si Taxe – Estimare impozite si taxe locale, urmarire incasare;

Directia Planificare Strategica Resurse Financiare – elaborarea unor scenarii in functie

de alocarile resurselor financiare;

Directia Resurse Umane – Gestiunea personalului si a salarizarii;

Sistem Informatic de Mesagerie Electronica

Sistemul de Mesagerie Electronica reprezinta sistemul informational care asigura platform software pentru constituirea unui mediu de lucru colaborativ. Sistemul de mesagerie electronic va furniza servicii de e-mail, programari, formulare online, aplicatii necesare pentru colaborare si aplicatii pentru mesagerie, un management centralizat si simplificat al obiectelor si securitatii sistemului.Acest sistem va permite circulatia eficienta a informatilor reale, corecte, complete, integrate din activitatea curenta a tuturor directiilor Primariei.

Avantajele implementarii acestui sistem sunt:

Eficientizarea activitatii de comunicare si colaborare a intregului personal al Primariei;

Fiind un sistem unitar si performant de mesagerie va permite schimbul de informatii de

orice tip (text, video, audio), oricind (in orice ora din zi) si de oriunde (indiferent de locatia geografica a utilizatorului, cu cerinte minime de conectivitate – prin Internet sau conectare directa prin telefon mobil sau fix);

Utilizarea unor politici unitare de acces securizat, formulare tipizate de mesagerie,

sisteme de arhivare a mesajelor;

Usurarea activitatilor cu caracter administrativ, prin centralizare, permitind concentrarea

eforturilor utilizatorilor in scopul maririi productivitatii si calitatii serviciilor prestate catre

clientii Primariei;

Suport pentru o gama larga de dispozitive si aplicatii destinate modernizarii modului de comunicare in PMB.

Sistem Informatic de Management al Documentelor si al Fluxurilor de Lucru

Sistemul Informatic de Management al Documentelor si al Fluxurilor de Lucru reprezinta

sistemul informational care permite controlul, organizarea, accesul si publicarea informatiilor

vitale ale organizatiei intr-un mod rapid, usor si precis.

Acest sistem va permite obtinerea informatiilor reale, corecte, complete, integrate din activitatea

curenta a tuturor directiilor PMB.

Avantajele implementarii acestui sistem sunt:

Faciliteaza luarea deciziilor prin punerea la dispozitie a informatiilor relevante,

persoanelor care le solicita, atunci cand sunt necesare;

Imbunatateste colaborarea angajatilor prin furnizarea unor instrumente de acces in

comun la date prin intermediul retelelor locale, a retelelor de arie larga sau prin Internet;

Defineste fluxurile de lucru ale PMB si astfel se poate determina o trasabilitate a

acestora si se poate masura eficienta lor;

Imbunatateste productivitatea si reduce masiv costurile prin eliminarea sau minimizarea

timpilor necesari regasirii documentelor sau a refacerii lor;

Imbunatateste securitatea prin controlul accesului la informatiile critice ;

Permite controlul documentelor implicate in circuitul bunurilor imobile, permite urmarirea evolutiei proprietarilor si inlaturarea litigiilor asupra proprietatilor imobiliare;

Oferirea unui suport investitorilor, prin furnizarea informatiilor solicitate pe anumite

domenii de interes.