Solutii Informatice Utilizate Azi In Departamentele de Resurse Umane

Cuprins

Cap. 1 : Notiuni introductive

1.1 Rolul Departamentului de Resurse Umane intr-o companie, obiectivul acestui departament

Rolul Departamentului de Resurse Umane intr-o companie

Rolul Departamentului de resurse umane a evoluat spre acela al unui mediator al climatului necesar performanței, eficienței și atingerii rezultatelor optime. Acest departament trebuie să își exercite astăzi mai ales funcția de consiliere a managementului superior în strategia de dezvoltare globală a companiei.

Transformările în abordarea rolului resurselor umane au dus la largirea ariei de servicii implicate de această activitate și la cresterea inimaginabilă a volumului de muncă pentru departamentele de Resurse Umane, indiferent de amploarea organizatiei și de numarul de angajați angrenați în activitatea sa. Astfel că astazi activitatea de resurse umane nu se mai limitează la funcția administrativă (desi aceasta are o pondere și o importanță majoră), ci cuprinde, de asemenea, activități precum recrutarea și selecția angajaților, evaluarea rezultatelor profesionale, elaborarea, implementarea si administrarea planurilor de recompensare (prime, beneficii, compensații și alte modalități financiare si non-financiare de recunoaștere a aportului salariaților în cadrul companiei), crearea și aplicarea de politici și proceduri care să normeze activitatea la nivelul companiei, evaluarea și preîntâmpinarea riscului legal în raporturile de muncă, planuri de carieră și dezvoltare profesională a salariaților. Chiar și în cazul unor companii de marime medie (pâna la 150 angajați), datele și informațiile prelucrate pentru elaborarea, implementarea și administrarea unui singur plan de beneficii sunt considerabile.

Activitatea specialiștilor în Resurse Umane este dominată de activitatea de colectare, sistematizare și intrepretare a datelor.

“Batrânul” departament de Personal a devenit mai întâi un departament de Resurse Umane în companiile de nivel mediu și apoi un departament redenumit mult mai comprehensiv în cadrul companiilor mari – departamentul de Capital Uman.

Totodată, această noua acceptiune a dus și la creșterea costurilor companiilor, atât pentru administrarea și utilizarea eficientă a datelor necesare în activitățile menționate, cât și în privința gestionării riscului legat de confidențialitatea datelor, aplicarea corectă a prevederilor legale, implementarea politicilor, procedurilor și strategiilor de atragere, retenție, recompensare, motivare și dezvoltare a salariaților. 

În contextul amintit este fără îndoială necesar ca specialiștii din domeniu să dispună de metode și sisteme care să le permită un management eficient al informației. Pentru a suplini un sistem profesional de management și planificare a resurselor, unele companii încearcă utilizarea unor soluții proprietare (baze de date sau alte aplicatii de capacitate redusă). Acestea nu reușesc totuși să îndeplinească toate cerințele și necesitățile impuse de activitatea de resurse umane.

Alternativele funcționale ce stau la îndemâna specialiștilor sunt fie implementarea unei platforme ERP (Enterprise Resource Planning), fie externalizarea totală sau parțiala a activitatilor de resurse umane către companii specializate, care utilizează de asemenea sisteme de acest tip.

Practic, alegerea uneia dintre cele două soluții este opțiunea fiecărei companii și trebuie evaluată în funcție de costuri, natura activităților desfășurate în cadrul departamentului de Resurse Umane (gradul de independență al activităților față de obiectivele organizatiei) și perspectiva de dezvoltare a companiei.

Implementarea unui sistem ERP se poate dovedi benefică, în condițiile în care specialiștii din departamentul de Resurse Umane exploatează potențialul acestei investiții la maxim și se justifică pentru un număr mare de personal. Soluțiile ERP reușesc să faciliteze colectarea datelor, administrarea, prelucrarea și interpretarea acestora prin emiterea de liste, rapoarte text, organigrame, diagrame și grafice specifice, date statistice și comparative. O utilizare eficientă poate reduce riscul de colectare a unor date eronate și poate îmbunatăți comunicarea în cadrul companiei prin fluidizarea fluxului de informații în dublu sens (de la departamentul de Resurse Umane catre angajati și în sens invers, dar și în interiorul companiei, între departamentele care utilizeaza informatii privind personalul). Cele mai moderne astfel de aplicații dispun de facilități de acces online si de opțiuni de securizare a datelor, care permit introducerea datelor de catre salariați, și accesarea controlată a acestora de celelalte departamente interesate (spre exemplu, corespondența dintre departamentele de Resurse Umane și cel de Financiar-Contabilitate sau Comercial). Datorită volumului de date și a procedurilor legale greoaie, colectarea datelor eronate se poate perpetua, generând un lanț de costuri suplimentare nejustificate pentru companie – continuarea acordării recompenselor financiare pentru angajații care au încetat raporturile de munca, nereținerea sumelor poprite, etc.

Dintre avantajele utilizării sistemelor informatizate în activitatea de Resurse Umane menționăm: eficiența costurilor, gestionarea riscului procedural, controlul erorilor de colectare a datelor, accesibilitatea datelor, obținerea informației prelucrate în rapoarte specifice, îmbunătățirea comunicării între departamente, diminuarea volumului de documentație, reducerea timpului alocat activității administrative, menținerea unui climat favorabil unor performanțe profesionale pentru angajați.

Cea de-a doua alternativă, externalizarea operațiunilor de resurse umane, poate rezolva atât unele probleme referitoare la riscul procedural și legal, cât și problemele de management al datelor. Compania de outsourcing este o alegere eficientă și din punct de vedere al costurilor. Serviciile de outsourcing includ cele mai multe dintre activitățile de Resurse Umane: de la recrutare, evaluare, dezvoltare profesionala si training, până la gestionarea planurilor de recompensare și a aspectelor legale și procedurale ale raporturilor de munca si salarizare.

Dintre beneficiile utilizarii serviciilor externalizate de resurse umane menționăm: administrarea informatizată a datelor de personal, reducerea costurilor, flexibilitate, expertiza, managementul riscului gestionării raportului de muncă, reorientarea resurselor interne către latura creativă a activității de resurse umane.

Aceste servicii pot fi utilizate fie pentru a suplini integral funcția unui departament intern de Resurse Umane, fie pentru a completa activitatea acestuia. Ca soluție integrată de management al personalului, outsourcing-ul oferă clienților săi beneficiul experienței mult mai vaste a profesioniștilor din domeniu, aprofundarea și cunoașterea procedurilor și prevederilor legale, un management eficient al riscului de administrare a informațiilor și documentelor privind angajații, eliberarea de povara apăsătoare a funcțiilor administrative ale activității de Resurse Umane. Pentru a completa toate aceste beneficii, companiile beneficiaza și de suportul și facilităților sistemelor informatice amintite ( ERP), la un cost optim.

Sistemele informatice sunt un ajutor eficient în cazul companiei de outsourcing, considerând că numarul de angajați administrativ este cu mult mai mare decât într-o companie, iar cerintele adresate furnizorului extern de servicii sunt mult mai diverse.

Considerând drept exemplu un proces de recrutare, în care numarul aplicanților depășește uneori așteptările, iar selectarea și analizarea aplicațiilor este un mare consumator de timp, un sistem informatizat care să colecteze toate aceste date îți poate fi de mare ajutor. Unele dintre aceste sisteme dispun și de modalități de planificare, de grile de interpretare a rezultatelor testelor administrate candidaților, obținându-se astfel rezultate unitare și cu mult mai putin afectate de subiectivism.

Din acest punct de vedere, al utilității datelor, specialistul în resurse umane are posibilitatea de a le grupa, de a le filtra și interpreta pentru a obține informațiile de care este interesat.

Sistemul de raportare poate permite elaborarea documentelor cerute de procedura legală pentru angajare (contracte individuale de muncă, declarații, comunicări), elaborarea de grafice de activitate, evidența timpului efectiv lucrat, istoricul carierei și dezvoltării profesionale etc.

Atât outsourcing-ul cât și implemetarea interna a unui sistem informatic determină diminuarea timpului alocat administrării, restrângerea numarului de angajați cu atributii specifice de resurse umane implicați în activitatea intrena privind personalul, orientarea specialiștilor din resurse umane către funcțiile de dezvoltare a culturii organizationale.

Un beneficiu indirect, dar nu mai puțin important pentru salariații companiei este crearea unui climat de încredere și moralitate. Respectarea normelor privind confidențialitatea datelor personale, modul și scopurile în care acestea sunt utilizate, într-un cuvânt asigurarea securității datelor referitoare la angajați este o necesitate. Prin faptul că aceste date sunt stocate într-un sistem securizat și cu acces controlat, angajatul beneficiază de climatul propice pentru a-și concentra atenția asupra propriilor obiective profesionale. Același efect indirect îl are si înlăturarea erorilor și îmbunătățirea comunicării, grație experienței specialiștilor și cu ajutorul suportului informatic de care dispun.

Într-o abordare teoretică, sistemele informatice utilizate în resursele umane pot oferi o perspectivă tangibilă a datelor transformate în informații, pe baza cărora să se poata analiza, planifica, prevedea activitatea organizației. Cresterea eficienței si productivității muncii depuse de către toți cei angrenați în viața de zi cu zi a unei organizații capătă astfel o dimensiune tangibilă, transparentă și benefică pentru climatul organizașional.

Într-un secol în care informația este vitală nu se mai poate admite păstrarea evidenței într-un sistem clasic. Ceea ce se doreste este a crea sisteme apte să răspundă diversității și dinamicii impuse de fluctuația pieței de forță de muncă și care să ofere flexibilitatea necesară oricărui utilizator. Adoptarea unei modalități de păstrare și interpretare a datelor trebuie să fie una dintre prioritățile specialiștilor din domeniu, pentru a oferi un fundament solid gestionării relațiilor de muncă în interiorul organizației.

Obiectivul Departamentului de Resurse Umane intr-o companie

Obiectivul principal al Departamentului de Resurse Umane constă în asigurarea organizației cu resursele umane necesare atât din punct de vedere numeric cât și calitativ, capabile să îndeplinească scopul acesteia.

Pentru îndeplinirea obiectivului principal Departamentul de Resurse Umane trebuie să-și îndeplinească toate atribuțiile pe care le are și să aibă bine puse la punct: sistemul de selecție, recrutare și transfer, sistemul de evaluare a performanței, analiza posturilor și elaborarea fișelor de post, evaluarea necesităților de formare profesională, planul de formare profesională și dezvoltarea carierei și planificarea personalului, adică să aibă implementat Managementul Capitalului Uman la nivel de organizație.

1.2 Definirea sistemelor informatice folosite pe piata in vederea informarii maselor asupra locurilor de munca

Un sistem informatic este un sistem care permite introducerea de date prin procedee manuale sau prin culegere automată de către sistem, stocarea acestora, prelucrarea lor și extragerea informației (rezultatelor) sub diverse forme.

Componentele sistemului informatic sunt: calculatoarele, programele, rețelele de calculatoare și utilizatorii.

În ceea ce privește structura lor, multe sisteme informatice folosesc într-o măsură mai mică sau mai mare redundanța pentru a mări fiabilitatea, așa de exemplu prin dublarea discurilor dure (HDD), astfel încât defectarea eventuală a unuia să nu conducă la pierderea totală a datelor (conrspectivă tangibilă a datelor transformate în informații, pe baza cărora să se poata analiza, planifica, prevedea activitatea organizației. Cresterea eficienței si productivității muncii depuse de către toți cei angrenați în viața de zi cu zi a unei organizații capătă astfel o dimensiune tangibilă, transparentă și benefică pentru climatul organizașional.

Într-un secol în care informația este vitală nu se mai poate admite păstrarea evidenței într-un sistem clasic. Ceea ce se doreste este a crea sisteme apte să răspundă diversității și dinamicii impuse de fluctuația pieței de forță de muncă și care să ofere flexibilitatea necesară oricărui utilizator. Adoptarea unei modalități de păstrare și interpretare a datelor trebuie să fie una dintre prioritățile specialiștilor din domeniu, pentru a oferi un fundament solid gestionării relațiilor de muncă în interiorul organizației.

Obiectivul Departamentului de Resurse Umane intr-o companie

Obiectivul principal al Departamentului de Resurse Umane constă în asigurarea organizației cu resursele umane necesare atât din punct de vedere numeric cât și calitativ, capabile să îndeplinească scopul acesteia.

Pentru îndeplinirea obiectivului principal Departamentul de Resurse Umane trebuie să-și îndeplinească toate atribuțiile pe care le are și să aibă bine puse la punct: sistemul de selecție, recrutare și transfer, sistemul de evaluare a performanței, analiza posturilor și elaborarea fișelor de post, evaluarea necesităților de formare profesională, planul de formare profesională și dezvoltarea carierei și planificarea personalului, adică să aibă implementat Managementul Capitalului Uman la nivel de organizație.

1.2 Definirea sistemelor informatice folosite pe piata in vederea informarii maselor asupra locurilor de munca

Un sistem informatic este un sistem care permite introducerea de date prin procedee manuale sau prin culegere automată de către sistem, stocarea acestora, prelucrarea lor și extragerea informației (rezultatelor) sub diverse forme.

Componentele sistemului informatic sunt: calculatoarele, programele, rețelele de calculatoare și utilizatorii.

În ceea ce privește structura lor, multe sisteme informatice folosesc într-o măsură mai mică sau mai mare redundanța pentru a mări fiabilitatea, așa de exemplu prin dublarea discurilor dure (HDD), astfel încât defectarea eventuală a unuia să nu conducă la pierderea totală a datelor (conceptul RAID).

Programele cu care pot fi realizate sistemele informatice sunt de exemplu: serverul web Apache, modulul php, baza de date mysql și altele. Valoarea lor este recunoscută inclusiv de legiuitor, acestea fiind apărate de Noul Cod Penal art. 440-449.

Prin intermediul sistemelor informatice utilizatorii se pot conecta la internet sau intranet pot transmite sau prelua informatii, angajatorii pot posta oferte de locuri de muncă vacante, pot prelua pentru baza proprie de date cererile de ofertă ale persoanelor aflate în căutare de loc de muncă. Persoanele aflate în căutare de loc de muncă pot consulta ofertele angajatorilor, pot aplica pentru aceste oferte completând răspunsurile la interviurile online sau offline, pot posta scrisori de intenție și CV-uri, pot solicita detalii suplimentare, etc.

1.3 Rolul si importanta sistemelor informatice in atingerea segmentului de public dorit

În zilele noastre toate domeniile de activitate se bazează pe utilizarea, într-o măsură mai mare sau mai mică, a tehnologiilor informatice și a calculatorului. A devenit omniprezentă utilizarea mijloacelor TIC (Tehnologia Informației și Comunicațiilor) în desfășurarea activităților celor mai diverse și pentru luarea deciziilor care au la bază informații ce sunt obținute din prelucrarea unor date culese cu privire la obiectul activității respective.

Într-o definiție uzitată, un sistem informațional este o combinație organizată de oameni, echipamente, programe de aplicații, rețele de comunicații, date, politici și proceduri care acumulează, regăsesc, prelucrează și diseminează informații într-o organizație. Oamenii se bazează pe sistemele informatice moderne pentru a comunica între ei, folosind o diversitate de dispozitive (hardware/echipamente), instrucțiuni și proceduri de prelucrare a datelor (software/programe), canale de comunicații (rețele) și datele stocate. Am utilizat aici termenul de sistem informatic, care desemnează utilizarea TIC în derularea activităților din organizații. În acest sens, se impune precizarea că omenirea utilizează dintotdeauna diferite forme de sisteme informaționale, cu mult înainte de apariția calculatorului electronic. În condițiile în care utilizarea calculatoarelor este astăzi generalizată, delimitarea între sistemul informațional și sistemul informatic nu mai este necesară, iar în text cele două noțiuni sunt utilizate cu aceeași semnificație.

În cadrul unui sistem informațional, majoritatea activităților se pot desfășura cu ajutorul tehnicii de calcul. Se pot prelucra datele primare și apoi rezultatul poate fi transferat mai departe, către alt compartiment spre prelucrare. Transferul se poate face și el pe cale electronică prin intermediul unei rețele de calculatoare.

În orice domeniu de activitatea economică sau socială, există un flux informațional pe baza căruia se desfășoară orice activitate. La nivelul unui agent economic, sistemul informațional asigură legătura dintre sistemul decizional și cel operațional (sistem de conducere și sistem de execuție); astfel, funcționarea sistemului informațional presupune desfășurarea următoarelor activități:

-introducerea datelor cu privire la sistemul operațional

-prelucrarea datelor în scopul asigurării de informații utile în procesul de decizie

-obținerea informațiilor solicitate, ca apoi să se adopte decizii ce vor fi transmise sistemului operațional

– efectuarea controlului și urmăririi respectării deciziilor.

La nivelul Departamentului de Resurse Umane comunicarea joacă rolul cel mai important, informatiile trebuie transmise corect și la timp atât către nivelele de decizie (Top management) cât și către angajați, viitori angajați, colaboratori, etc, sistemele informatice joacă un rol foarte important atât pentru obținerea informației cît și pentru transmiterea ei.

Prin intranet (rețeaua de calculatoare din interiorul organizației) cu ajutorul sistemelor informatice, Departamentului de Resurse Umane introduce datele in sistem, le prelucrează și le transmite către toți cei care ar trebui să aibă acces la aceste informații, de asemenea primește de la alte compartimente datele de care are nevoie: fișe de evaluare a personalului, solicitare pentru instruire, pontaje, etc.

Prin internet cu ajutorul sistemelor informatice, Departamentului de Resurse Umane introduce datele in sistem, le prelucrează și le transmite prin intranet către toți cei care ar trebui să aibă acces la aceste informații, de asemenea primește de la AJOFM, agenții de plasare a forței de muncă, de la aplicanți și alții, informațiile de care are nevoie pentru desfașurarea activitații.

Există trei motive importante pe care se fundamentează aplicarea în economie a tehnologiei informației și comunicațiilor. Acestea se regăsesc în trei roluri fundamentale pe care sistemele informaționale le joacă în asigurarea succesului unei organizații, și anume:

-suport pentru activitățile și procesele operaționale ale organizației;

-suport decizional pentru angajații și managerii acesteia;

-suport pentru strategiile legate de avantajul competitiv.

Figura 1 ilustrează modul în care interacționează rolurile fundamentale ale sistemelor informaționale într-o organizație.

Figura nr. 1 – Cele trei roluri fundamentale ale aplicațiilor sistemelor informaționale luarea deciziilor

Astfel, în orice moment, sistemele informaționale proiectate să sprijine activitățile și procesele operaționale pot, totodată, transmite sau recepționa date de la sistemele orientate pe luarea deciziilor sau pe dobândirea avantajului competitiv. Același lucru este valabil și pentru celelalte două roluri fundamentale ale sistemelor informaționale. Ca atare, organizațiile depun un efort permanent de a obține integrarea propriilor sisteme informaționale, în scopul de a permite informațiilor să circule liber în cadrul sistemelor sale, asigurând astfel o și mai mare flexibilitate și un suport mai bun decât cel oferit de oricare rol individual.

În concluzie putem afirma că sistemele informatice ne ajută să atingem segmentul de public dorit, alegând corect canalul de comunicare, securizând informația pentru a ajunge numai la cei care au dreptul să o primească.

Cap.2: Sisteme informatice versus agentii de plasare a fortei de munca

2.1 Informarea maselor cu privire la locurile de munca vacante. Target/obiectiv/ public atins. Statistici.

În conformitate cu Art. 10 alin. 1 din Legea Nr. 76 din 16 ianuarie 2002 privind sistemul asigurărilor pentru șomaj și stimularea ocupării forței de muncă “Angajatorii au obligația să comunice agențiilor pentru ocuparea forței de muncă județene, respectiv a municipiului București, denumite în continuare agenții pentru ocuparea forței de muncă, în a căror rază își au sediul, respectiv domiciliul, toate locurile de muncă vacante, în termen de 5 zile lucrătoare de la vacantarea acestora.”

De asemenea conform Art. 10 alin. 3 din aceeași lege “Angajatorii au obligația să comunice agențiilor pentru ocuparea forței de muncă teritoriale, ocuparea locurilor de muncă vacante care au fost comunicate potrivit alin. (1), în termen de o zi de la data ocupării acestora, în condițiile legii."

Formularul pentru comunicarea locurilor vacante a fost aprobat prin HG 174/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 76/2002 privind sistemul asigurărilor pentru șomaj și stimularea ocupării forței de muncă, în Anexa 1 și cuprinde principalele detalii pentru publicarea posturilor vacante:

-datele de contact ale angajatorului: adresă, numărul de telefon, numărul de fax, adresă de e-mail și persoana de contact;

-ocupatia: se precizează denumirea ocupației conform Codului ocupațiilor din România și codul COR (6 caractere):

-numărul de locuri de muncă vacante;

-se precizează dacă oferta este valabilă si pentru cetătenii Uniunii Europene;

-localitatea si judetul în care se află locul vacant;

-conditiile minime de ocupare solicitate de către angajator: vechimea în domeniu, studii, precum și alte conditii care trebuie să le îndeplinească cei care candidează: atestate pe care trebuie să le dețină, cunoașterea unei limbi străine, operare pe calculator, permis de conducere, etc

-durata încadrării în muncă-se specifică perioada contractului (pe perioadă nedeterminată sau determinată, in al doilea caz se specifică numărul de luni);

-durata muncii -se precizează numărul de ore pe zi, respectiv pe săptămână, în special în cazul fracțiunilor de normă,

-salariul de încadrare –se trec limitele de negociere ale salariului de încadrare;

-alte avantaje materiale sau financiare (de exemplu: cazare, transport, costuri cu mutarea, tichete de masă, etc);

-valabilitatea ofertei –data până la care se pot depune candidaturile;

-modul de solutionare al ofertei- Se va mentiona modul de solicitare a postului (de exemplu: scrisoare si CV, telefon) precum și modalitatea de preselecție și selecție: probă scrisă, interviu, probă practică sau o variantă combinată;

-observatii -se va mentiona dacă postul a mai fost sau nu comunicat la agentia pentru ocuparea fortei de muncă judeteană sau a Municipiului Bucuresti;

Din cele prezentate mai sus rezultă că publicarea ofertei de locuri de muncă vacante este o obligație legală a angajatorului, dar în același timp este și un mare avantaj pentru angajator, deoarece beneficiază de un serviciu gratuit de publicitate din partea agentiei pentru ocuparea fortei de muncă, iar oferirea detaliilor complete reduce numărul întrebărilor lămuritoare, realizându-se o „preselecție naturală”, aplicând pentru posturile vacante numai cei avizați care îndeplinesc condițiile cerute.

Agenția pentru ocuparea fortei de muncă va publica anuntul atât pe sistemul informatic național, pe site-ul ANOFM, cât și la afișierul său și în ziarele locale, mărind foarte mult probabilitatea ca angajatorul să-și atingă target-ul, precum și obiectivul propus, anunțul se va difuza astfel pe mai multe canale:

-programul informatic național al ANOFM și site-ul ANOFM care notifică pe cei care sunt înscriși în căutarea unui loc de muncă, prin mesaje e-mail

-avizierul și ziarele locale –informare directă pentru cei interesați, cât și indirectă prin intermediul celor care au citit anunțurile.

-bursa generală a locurilor de muncă, pe care ANOFM o organizează

Pentru a demonstra succesul participării la Bursa generala a locurilor de muncă prezint mai jos statisticile pentru AJOFM Hunedoara pentru lunile februarie-iunie 2013:

Figura nr. 2 Rezultatele Bursei locurilor de muncă AJOFM Hunedoara-februarie 2013

În Figura nr. 2 se observă că au fost prezente 1049 de persoane în căutare de loc de muncă, de 3,5 ori mai mare decât numărul locurilor vacante și au fost angajate în proporție de doar 10%, adică 33% față de locurile de muncă vacante, ceea ce indică faptul că oferta calitativă a persoanelor în căutare de loc de muncă a fost necorespunzătoare.

Figura nr. 3 Rezultatele Bursei locurilor de muncă AJOFM Hunedoara-martie 2013

În Figura nr. 3 de mai sus se observă că în luna martie au fost prezente 837 persoane în căutare de loc de muncă, de 2,5 ori mai mare decât numărul locurilor vacante și au fost angajate în proporție de doar 20%, adică 50% față de numărul locurilor de muncă vacante, ceea ce indică faptul că oferta persoanelor în căutare de loc de muncă, din punct de vedere calitativ a fost necorespunzătoare.

În Figura nr. 4 de mai jos se observă că în luna aprilie numărul de locuri de muncă a crescut, iar numărul de persoane în căutare de loc de muncă a crescut de asemenea, au fost prezente 1057 de persoane în căutare de loc de muncă, adică de 2,5 ori mai mare decât numărul locurilor vacante, au fost selectate în vederea angajării 250 persoane în căutare de loc de muncă și au fost angajate în proporție de doar 50% din cei selectați, respectiv 55% față numărul locurilor de muncă vacante, ceea ce conduce la aceeași concluzie: oferta din punct de vedere calitativ a persoanelor în căutare de loc de muncă a fost necorespunzătoare, deci un exces de forță de muncă, dar necorespunzător calificată sau altfel structurată decât oferta locurilor de muncă.

Figura nr. 4 Rezultatele Bursei locurilor de muncă AJOFM Hunedoara-aprlie 2013

Figura nr. 5 Rezultatele Bursei locurilor de muncă AJOFM Hunedoara-mai 2013

În Figura nr. 5 de mai sus se observă că în luna mai numărul de locuri de muncă a scăzut, a scăzut de asemenea și numărul de persoane în căutare de loc de muncă, au fost prezente 694 de persoane în căutare de loc de muncă, păstrându-se proporția de 2,5 ori mai mare decât numărul locurilor vacante, au fost selectate în vederea angajării 185 persoane în căutare de loc de muncă și au fost angajate în proporție de 85% din cei selectați, adică 56% față de numărul locurilor de muncă vacante, ceea ce conduce la invariabila concluzie: oferta din punct de vedere calitativ a persoanelor în căutare de loc de muncă a fost necorespunzătoare – un exces de forță de muncă, dar necorespunzător calificată sau altfel structurată decât oferta locurilor de muncă.

Figura nr. 6 Rezultatele Bursei locurilor de muncă AJOFM Hunedoara-iunie 2013

În Figura nr. 6 de mai sus se observă că în luna iunie numărul de locuri de muncă a scăzut, a scăzut de asemenea și numărul de persoane în căutare de loc de muncă, au fost prezente 658 de persoane în căutare de loc de muncă, păstrându-se proporția de 2,5 ori mai mare decât numărul locurilor vacante, au fost selectate în vederea angajării 217 persoane în căutare de loc de muncă și au fost angajate în timpul bursei în proporție de 50% din cei selectați, adică 45% față de numărul locurilor de muncă vacante,

Din cele prezentate mai sus se observă că se fac multe angajări cu ocazia Bursei locurilor de muncă, participă un număr impresionant de persoane în căutare de loc de muncă, dar angajatorii ocupă aproximativ jumătate din numărul locurilor vacante oferite.

Un alt avantaj al Bursei locurilor de muncă, constă în faptul ca agențiile de ocupare a forței de muncă află ocupațiile care sunt solicitate de către angajatori și pe baza acestor informații organizează cursuri de recalificare și conversie profesională.

2.2 Sistemele de informare folosite și căile de acces către public (răspândirea/accesul la nivelul populației de mai multe segmente: vârstă, educație, mediu, etc)

Sistemele de informare folosite pentru publicarea locurilor vacante se împart în două categorii:

-obligatorii – prevăzute de legislație

-opționale- pentru maximizarea șanselor de răspândire a informației, adaptate pentru fiecare tip de post, vârstă, educație, mediu, etc

Din prima categorie am inserat mai sus Art. 10 alin. 1 din Legea Nr. 76 din 16 ianuarie 2002 privind sistemul asigurărilor pentru șomaj și stimularea ocupării forței de muncă: “Angajatorii au obligația să comunice agențiilor pentru ocuparea forței de muncă județene, respectiv a municipiului București, denumite în continuare agenții pentru ocuparea forței de muncă, în a căror rază își au sediul, respectiv domiciliul, toate locurile de muncă vacante, în termen de 5 zile lucrătoare de la vacantarea acestora.”

De asemenea o altă obligație legală de a publica anunțul pentru vacantarea posturilor de top management(consiliul de administrație și directori) pentru regiile autonome și societațile cu capital de stat, este prevăzută în Art. 5 alineatul (6) „Anunțul privind selecția membrilor consiliului de administrație se publică în două ziare economice și/sau financiare cu largă răspândire și pe pagina de internet a întreprinderii publice. Acesta trebuie să includă condițiile ce trebuie întrunite de candidați și criteriile de evaluare a acestora” respectiv ART. 35 alineatul (6) “Anunțul privind selecția directorilor se publică în două ziare economice și/sau financiare de largă răspândire și pe pagina de internet a întreprinderii publice. Anunțul include condițiile care trebuie să fie întrunite de candidați și criteriile de evaluare a acestora”.

Din a doua categorie în funcție de tipul postului vacantat, de vârstă și a nivelului de pregatire care a rezultat din analiza postului, precum și alte criterii legale amintim:

-publicarea pe site-urile agențiilor de plasare a forței de muncă, pentru posturi care se adresează și segmentului de populație care folosește des internetul, site-uri care notifică prin mesaje pe cei înscriși în baza lor de date pentru căutarea unui loc de muncă.

-publicarea în ziarele locale, pentru posturi de execuție, când se urmărește angajarea forței de muncă de pe plan local;

-la avizierele unității, avizierele publice – pentru posturi care se adresează și segmentului de populație care nu folosește internetul.

La întocmirea anunțului se va avea în vedere evitarea criteriilor de discriminare: vârstă, etnie, religie, sex, apartenință politică, sex, orientare sexuală, caracteristici genetice, vârstă, apartenența națională, rasă, culoare, etnie, religie, opțiune politică.origine socială, handicap, situație sau responsabilitate familială, apartenența ori activitate sindicală, conform Art. 5 din Codul Muncii (Legea 53-2003 republicată).

2.3 Agenții de plasare a forței de muncă. Facilitate oferite față de sistemele informatice (privind corectitudinea informatiei, bagajul informațional oferit, natura feedback-ului din partea angajatorului, conditiile de selecție)

2.3.1. Agenții de plasare a forței de muncă

Activitatea agenților privați de ocupare a forței de muncă este reglementată de următorul cadru legislativ:

-Legea 156 din 26 iulie 2000 privind protecția cetățenilor români care lucrează în străinătate

-Ordonanța nr. 43 din 25 iulie 2002 pentru modificarea legii 156 din 2000 privind protecția cetățenilor români care lucrează în străinătate

-Hotărârea 384 din 11 aprilie 2001 pentru aprobarea normelor metodologice de aplicare a prevedrilor legii 156 din 2000 (și normele metodologice)

-Hotărârea 850 din 31 iulie 2002 pentru modificarea și completarea normelor metodologice de aplicare a prevederilor legii 156 din 2000

Agenții privați de ocuparea forței de muncă au obligația de a se înregistra la Inspectoratul Teritorial de Muncă în raza căruia își au sediul. Acest lucru permite verificarea obiectului de activitate și înregistrarea firmei și activitatea desfășurată până în acel moment.

La nivel național există un număr impresionant de mare de Agenții de plasare a forței de muncă, dintre acestea enumerăm principalele, în ordine alfabetică:

Care sunt avantajele celor în căutare de loc de muncă, care apelează la o agenție de recrutare?

Pentru un tânăr este mult mai avantajos sa apeleze la o firma de recrutare, are șansa să-și găsească mult mai repede un loc de muncă avantajos. În primul rând, va beneficia de o consiliere care îl va ajuta să câștige încredere în resursele proprii, dar să și învețe cum să-și facă un CV corect, cum să se prezinte la un interviu de angajare, apoi are șansa să iși găsească un loc de muncă serios, pentru că o firmă de recrutare își rezervă dreptul de a selecta companiile cu care lucrează și de a oferi candidaților toate informațiile despre acestea.

Atfel, lucrul cu o agenție de resurse umane este interesant pentru candidați din mai multe puncte de vedere:

– Înscrierea în baza de date a unei agenții de recrutare permite accesul în screening pe diferite poziții compatibile cu așteptările, motivația, parcursul educațional și profesional al candidatului;
– Spre deosebire de o companie, agențiile de recrutare au mai multe pozitii deschise în paralel, deci mai multe șanse pentru un candidat;

– Agențiile de recrutare lucrează cu companii de renume din toate ariile de activitate, garantând atât seriozitatea companiei cât și a procesului de recrutare. Companii multinaționale sau românești, mari corporatii sau IMM-uri pot apela la serviciile unei agenții de recrutare, deschizând un spectru foarte larg de oportunități pentru candidați;

– Candidatura înscrisă într-o bază de date a unei agenții poate avea un răspuns și dupa o perioadă mai mare de timp, nu doar pentru proiectele imediate anunțate la un moment dat în presă.

În ceea ce privește Angajatorul plătește pentru toate serviciile de căutare și selectare a personalului său. Unele agenții solicită firmelor, ca plată pentru serviciul de recrutare echivalentul a doua-trei salarii lunare ale personalului selectat, în cazul în care rămâne angajat stabil (după perioada de probă care diferă de la companie la companie).

Daca angajatul respectiv nu face față solicitărilor postului, agenția oferă un înlocuitor fără plata altor taxe suplimentare.

Există agenții specializate în ceea ce în românește se traduce "vânatoarea de capete" (head hunting). Acestea operează puțin diferit față de agentiile tradiționale, în sensul că lucrează cu posturi mai puține, dar mult mai importante și oferă servicii foarte personalizate. Acestea fac angajări numai pentru pozițiile de top dintr-o companie, iar ceea ce este interesant de știut este că procesul de recrutare se desfașoară invers celui prezentat anterior, în sensul că nici un candidat nu se duce la o astfel de agenție. Agenția îi caută pe cei mai buni din domeniul pentru care se face recrutarea, din diverse companii și le face o ofertă directă..

2.3.2 Facilitățile oferite de agențiile de plasare a forței de muncă față de sistemele informatice

Agențiile de plasare a forței de muncă oferă sprijin într-un timp foarte scurt, identifică și recrutează forța de muncă în funcție de necesitățile angajatorului deoarece în baza lor de date există sute de candidați pe fiecare domeniu de activitate în parte, pe care îi pot apela oricând selectându-i și recomandându-i pe cei mai potriviți cerințelor. Mulți candidați trimit CV-uri și ulterior se răzgândesc în momentul în care sunt efectiv solicitați pentru postul respectiv, agențiile scutesc angajatorul de timpul pierdut cu astfel de potențiali candidați. La interviul final ajunge doar un procent din totalul candidaților care au aplicat pentru angajare.

În baza lor de date au sute sau chiar mii de potențiali candidați pentru posturile vacante oferite de angajatorri și pot oferi rezultate foarte bune într-un timp foarte scurt prin apelarea solicitărilor care sunt organizate pe categorii.

Agențiile oferă garantie pentru candidații recomandați, în perioada de garanție refac gratuit recrutarea, garantia pornește de la 1-3 luni.

Se ocupă și de analiza de locuri de munca și crearea de profiluri de locuri de muncă, evaluări, recrutări în masă, cautări de potentiali angajați, centre de evaluare a potențialilor angajați și servicii de plasare forta de munca.

Au o bază de date proprie foarte mare de candidați pentru diferite posturi, o platformă IT complexă, un sistem complet operațional de control și de raportare, instrumente de evaluare complexe și echipe de profesioniști HR sunt baza succesului, permițând clientilor posibilitatea de a urmari în mod constant procesul de recrutare de la început pâna la finalizare.

2.4 Feedback din partea candidatului: preferintele maselor pe grupe de varsta, in functie de educatie, mediu de provenienta, pe zone din tara

Feedback-ul este o componentă esențială a comunicării, și în procesul de recrutare și selecție feedback-ul ocupă o importanță majoră.

Importanța nu este raportată numai la îndeplinirea tuturor pașilor în procesul de recrutare, dar oferă o imagine a companiei care poate spune suficient de multe despre cultura organizatorică și, mai mult decât atât, despre seriozitatea potențialei companii în care un candidat s-ar putea integra.

În comunicare, feedback-ul reprezintă reacția interlocutorului în ceea ce privește mesajul transmis (fie că este oferit verbal, nonverbal, paraverbal).

În procesul de recrutare, feedback-ul reprezintă concluzia recrutorului raportată la posibilitatea ca un candidat să corespundă profilului ideal al postului ce urmează a fi ocupat.

În cadrul celui din urmă proces la care am facut referire se creează o serie de așteptări atât din partea candidaților, cât și din partea angajatului.

Pentru că decizia în ceea ce privește angajarea unui candidat pe postul respectiv de cele mai multe ori nu aparține unei singure persoane, au loc o serie de trieri ale candidaților și aproape întotdeauna mai mult de un interviu, cu același candidat. Prima parte a interviurilor presupune ca departamentul de resurse umane să aleagă un număr de patru-cinci candidați pentru a putea fi selectat unul singur în vederea angajării, selectare făcută de persoana care are factorul de decizie în companie, ținând cont de informațiile oferite de recrutor, având în vedere profilul candidatului.

După o serie de interviuri, selectarea celor patru-cinci candidați pentru un al doilea interviu presupune respingerea celorlalți intervievați. Aici intervine prima dată necesitatea oferii unui feedback persoanei cu care ai avut un interviu, pentru că, dar nu numai, ai făcut cunoscute informații despre compania pe care o reprezinți, ai aflat detalii despre pregătirea, abilitățile, așteptările candidatului. Chiar și după ce acest “short list” (lista scurtă) este întocmit, restul candidaților care nu vor ocupa poziția cu atât mai mult trebuie să primească feedback din următoarele considerente:

• imaginea companiei este importantă și ea trebuie menținuntă, îmbunătățită prin toate mijloacele posibile. Oferind feedback, fie el și negativ, dai dovadă de seriozitate, respecți persoana cu care ai avut un schimb de informații, compania astfel fiind recomandată cu ușurință atunci când intervine ocazia;

• de partea cealaltă, candidatul care oferă feedback în urma interviului denotă seriozitate în ceea ce privește importanța acordată procesului de recrutare, respectul față de recrutor și nu în ultimul rând probabilitatea să fii contactat pentru o viitoare poziție disponibilă.

Nevoia de feedback cu siguranță există în ceea ce îi privește pe candidați, fie că sunt pregătiți pentru poziții de entry level sau manager/executive position, și importanța oferirii acestuia are directă legătură cu profesionalismul recrutorului și în egală măsură cu imaginea companiei pe care o reprezintă.

La data de 07/03/2014 numărul solicitanților unui loc de muncă înregistrați la CV-online era de  1286537. În continuare vă prezentăm clasificarea solicitarilor și ofertelor:

Solicitanți de locuri de muncă pe domeniu profesional

Ocupație Solicitanți de locuri de muncă

1 Administrație, economie, drept 130425

2 Vânzări, cumpărări, comercializare 86658

3 Hoteluri, restaurante, cantine 84255

4 Activități tehnice 79371

5 Cultură, mass-media, design 68195

6 Informatică/IT 53660

7 Construcții 49131

8 Transporturi 46125

9 Activitate pedagogică 44594

10 Producție industrială 40583

Cele mai cerute ocupații

Ocupație Societăți comerciale

1  Ingineri de sisteme și programatori 1186

2  Bucătari 899

3  Șefi de sală, chelneri și barmani 824

4  Ingineri și tehnicieni în mecanică 758

5  Agenți de vânzări în întreprinderi 692

6  Tehnicieni informațicieni 682

7  Alți specialiști în informatică 678

8  Directori de vânzări și marketing 625

9  Ingineri și tehnicieni în electricitate 570

10  Ingineri mecanici diplomați etc. 563

Calificările cele mai frecvente

Calificare Solicitanți de locuri de muncă

1 Work abroad, experience 205664

2 Project management, experience 159538

3 Research 152624

4 Supervisor experience 131177

5 Telecommuting 73208

6 Budget responsibility 56517

7 Negotiating experience 54919

8 Staff responsibility 50868

9 Cashier experience 40750

10 AutoCad design program 36865

Potrivit datelor centralizate de ANOFM, la nivel național, la data de 7 martie 2014, erau vacante 13.062 de locuri de muncă.

Cele mai multe locuri de muncă disponibile erau în București (1.447) și în județele Cluj (1.365), Prahova (1.080), Argeș (933), Arad (622), Iași (579), Timiș (499) și Sibiu (497).

Județele cu cele mai puține posturi vacante sunt Caraș-Severin (trei), Bacău (15), Buzău (28), Sălaj (36), Tulcea (48), Suceava (70), Vrancea (77), Ialomița (78) și Botoșani (87).

La nivel național, pentru persoanele cu studii superioare erau înregistrate 984 locuri de muncă, cele mai multe pentru meseriile de programator (65), inginer mecanic (45), inginer de sistem software (33), funcționar economic (32), inginer producție (23) și analist (22).

Pentru persoanele cu studii medii, profesionale și lucrători necalificați erau disponibile 12.078 locuri de muncă, cele mai multe pentru confecționer-asamblor articole din textile (1.382), muncitor necalificat în industria confecțiilor (701), muncitor necalificat la asamblarea, montarea pieselor (475), manipulant mărfuri (409) și operator confecționer industrial îmbrăcăminte din țesături, tricotaje, materiale sintetice (402).

Sunt preferați la angajare cei care au între 27 și 35 de ani, o caracteristică a pieței muncii care se întâlnește și în celelalte orașe mari, precum București, Timiș și Cluj Brașovul face parte, alături de București, Timiș, Cluj și Sibiu, din zonele în care lucrează cu preponderență tineri. Acestea sunt, de fapt, zonele în care s-au făcut investiții masive în ultimii ani în centre de suport sau call centere și unde se preferă angajarea tinerilor pentru că aceștia reprezintă un cost redus pentru companii. „De regulă, găsim persoane între 35 și 45 de ani încadrate mai mult în manufactură și în instituțiile de stat. Dacă ne uităm la angajările făcute în servicii, vârsta medie a angajaților scade către 25-30 de ani.

Asta se vede și din statisticile extrase din Revisal unde București și Ilfov sunt în topul angajărilor persoanelor până în 35 de ani. În aceste zone serviciile sunt cele care predomină în defavoarea manufacturii”, spune Sorina Donisa, președinte al Asociației Române a Agențiilor de Muncă Temporară (ARAMT). Potrivit unei statistici a ARAMT, peste 52% din contractele de muncă prin agenții de muncă temporară se încheie cu tineri până în 30 de ani și 40% dintre acestea cu persoane având între 31 și 45 de ani. Sunt preferați la angajare cei care au între 27 și 35 de ani, iar piața este foarte ciudată, pentru că este foarte greu să îți găsești un loc de muncă pentru restul categoriilor de vârstă, spune și Daniela Necefor, managing partner al firmei de executive search Total Business Solutions (TBS). „Am întâlnit un caz în care un director de resurse umane care avea înainte un salariu de 3.000 de euro și a rămas fără loc de muncă pentru că firma la care lucra și-a încetat activitatea și care ar fi acceptat și 1.500 de euro pe lună la o nouă companie. Însă a fost refuzat pe motiv că, atunci când economia își va reveni, acesta va pleca imediat din companie. Este un cerc vicios, pentru că nimeni nu știe când economia își va reveni. Dacă ar fi să aleg, aș opta pentru un candidat cu experiență, pentru că, chiar dacă stă un an sau doi în companie, pune la punct procesele din organizație”, spune Daniela Necefor. Ea mai spune că angajatorii ar trebui să se gândească la acest tip de candidați ca la un fel de manageri de proiect, care vin în companie pentru o perioadă de timp. Până la urmă, decizia de angajare nu are legătură cu vârsta, ci cu ce are de adus persoana respectivă în organizație. Aici ar putea fi vorba fie de energie (o caracteristică a persoanelor tinere), fie de cunoștințele sau înțelepciunea persoanelor cu experiență.

Cap. 3: Studiu de caz asupra sistemelor informatice folosite de departamentul de resurse umane dintr-o companie

Pentru realizarea studiului de caz am optat pentru o companie cu peste 640 de angașati care un operator județean de alimentare cu apă și de canalizare.

În companie există peste 50 de posturi, de la Director General la operator rețele canalizare

Pentru managementul capitalului uman există pe piață un număr relativ mare de programe informatice de gestiune a resurselor umane, sisteme informaționale strategice ale resurselor uman-sisteme care oferă managerilor informații destinate să sprijine deciziile rutiniere și repetitive privind resursele umane, sisteme informaționale tactice ale resurselor umane-oferă un suport substanțial managerilor angrenați în luarea unor decizii de alocare a resurselor, sisteme informaționale operative ale resurselor umane-scopul planificării resurselor umane este acela de a asigura “omul potrivit la locul potrivit” într-o organizație.

Societățile medii și mari au achiziționat astfel de programe pentru o corectă și facilă rezolvare a managementul capitalului uman.

În cele ce urmează prezint pe scurt cele mai cunoscute sisteme informatice pentru managementul capitalului uman și voi insista pe detalii la programul informatic pe care îl utilizează compania la care m-am decis să realizez studiul de caz :

ROA este un sistem informatic complex destinat companiilor medii si mari. ROA – Romfast Applications este un sistem E.R.P. (Enterprise Resource Planning) care înglobează aplicații de tipul C.R.M. (Customer Relationship Management), S.C.M. (Supply Chain Management), H.R. (Human Resources), B.I. (Business Intelligence).

Aplicatia STAF este un soft complex de evidență personal și resurse umane, realizat și adaptat permanent în concordanță cu modificarile legislative și distribuire a versiunilor noi, fiind însoțit de un serviciu profesional de asistență tehnică.

Interfața programului este extrem de prietenoasă ceea ce permite programului să fie foarte ușor de utilizat de catre orice persoană, flexibilitate ridicată, oferind posibilitatea introducerii datelor de identificare, angajare, poze,  sporuri, persoane aflate in întreținere, etc., precum și o serie de rapoarte ce vin în ajutorul managementului.

Programul este sustinut de o puternică platformă, ORACLE, și o vastă experiență în managementul resurselor umane. 

Modulul Resurse umane din SIVECO Applications are componenta de recrutare dintre cele mai avansate la ora actuală, cu următoarele caracteristici:

Scop: asistarea managerilor sau specialiștilor la evaluarea și selecția candidaților

Exemple: teste computerizate, interviuri asistate de calculator sau chiar sisteme expert de selecție

E-Selection: teste computerizate completate online

Sistem de planificare a succesiunii

Evidențierea posturilor cheie

Identificarea angajaților potențiali candidați

Planificarea instruirii profesionale a acestora

Exemplu: componenta “Dezvoltarea carierei” din modulul “Resurse Umane” al sistemului Clarvision

Charisma HCM este cea mai puternică soluție software de resurse umane, adaptată legislației românești și care acoperă atât zonele critice de salarizare și administrare de personal, cât și zonele strategice ale investițiilor în dezvoltarea capitalului uman. Astfel, această soluție software pentru resurse umane rezolvă într-un mod simplu și intuitiv, complexitatea extraordinară a capitalului uman, oferind funcții avansate de analiză a performanței angajaților, de management al competențelor, de planificare la cursuri sau programe de training și de urmărire a evoluției carierei în cadrul organizației.

Charisma HCM este o soluție software de resurse umane formată din module care acoperă diverse problematici de resurse umane, care pot funcționa atât de sine stătător, cât și integrat. Avantajul modularității soluției îl reprezintă posibilitatea de a se adapta rapid la nevoile specifice oricărei organizații, indiferent de dimensiune sau complexitate. Mai mult, soluția software de resurs eumane Charisma poate fi adaptată evoluției resurselor umane în funcție de dinamica acestor organizații.

Charisma HCM este preferată de către peste 550 de organizații, naționale și multinaționale, din domenii de activitate precum financiar-bancar, servicii, distribuție, retail, medical-farmaceutic, producție, construcții, proiectare, utilități, instituții publice. De altfel, Charisma HCM gestionează salariile a peste 10% din forța de muncă activă a României și calculează 25% dintre cele circa 150,000 de salarii externalizate.

Principalele module ale Charisma HCM sunt:

HR Analyzer

Charisma HR Analyzer permite tuturor profesioniștilor din cadrul companiei – operațional, director HR, management – să analizeze și să înțeleagă indicatorii de resurse umane mult mai repede decât orice altă soluție, totul cu resurse și costuri minime.

Talent Management

Utilizarea unei soluții software pentru managementul talentelor va conduce la o îmbunătățire majoră a implicării angajaților, dar și la creșterea retenției angajaților cheie, a performanței companiei, a productivității muncii, a predispoziției pentru inovație și a capacității de dezvoltare de noi competențe.

Date Personale

Modulul dedicat datelor personale acoperă toate aspectele legate de activitatea de management a resurselor umane, de la definirea modului de organizare a unei companii, până la informații detaliate referitoare la angajați, performanță și evoluția acestora, pregătire profesională și procese de recrutare. Nivelul de detaliere și organizare a informațiilor permite cu ușurință utilizarea acestora în formatul solicitat de către orice tip de organizație.

Software salarizare

Modulul de salarizare a fost proiectat special pentru a automatiza și simplifica procesele de salarizare din companii de orice dimensiune sau complexitate, indiferent de sectorul de activitate sau de numărul de angajați. Rolul acestuia este de a elimina o mare parte din responsabilitățile de rutină și mari consumatoare de timp pe care le implică calculul salarial și totodată să asigure acuratețea acestui proces

ITM

Modulul ITM este destinat asigurării conformității documentelor și raportărilor obligatorii cerute de către stat, cu legislația în vigoare. Pentru că în acest proces nu se acceptă erorile umane, orice document sau raportare făcută în alt format decât cel cerut de către stat, sau care nu include anumite informații cat se poate de banale, poate duce la respingerea raportării și implicit la creșterea timpului și costurilor dedicate acestui proces.

Declarația 112

Modulul Declarația 112 include funcționalitățile necesare pentru încărcarea, verificarea și generarea declarației 112 către bugetul de stat. Perfect adaptat legislației în vigoare și integrat nativ cu celelalte module ale suitei Charisma HCM, modulul Declarația 112 reduce semnificativ costurile operaționale și erorile umane din procesul de raportare către stat.

Medicina Muncii

Modulul Medicina Muncii este dedicat menținerii unei evidențe exacte ale vizitelor medicale, analizelor și rezultatelor analizelor efectuate de către angajați, atât la angajare cât și ulterior, cu periodicitatea stabilită în funcție de condițiile specifice de muncă. Modulul este o componentă cheie a suitei Charisma HCM, care eficientizează procesul de recrutare și reduce costurile operaționale.

Adeverințe

Modulul Adeverințe automatizează procesul de eliberare a adeverințelor pentru 17 bănci din România prin preluarea informațiilor despre angajați direct din modulele Date Personale și Salarizare. Astfel, erorile umane sunt complet eliminate, iar costurile non-calitate asociate departamentului de HR sunt reduse semnificativ.

Audit

Modulul Audit permite urmărirea activității utilizatorilor care operează în baza de date a soluției Charisma HCM și oferă un set de rapoarte care identifică modificările operate, dar și utilizatorii implicați.

Portal HCM

Definit ca site-ul departamentului de resurse umane, modulul HCM Portal joacă un rol important în creșterea transparenței în organizație, în îmbunătățirea comunicării și motivării, în cunoașterea rolurilor și responsabilităților, dar și a altor informații cu caracter personal, care pot sta la baza unei culturi sănătoase, orientate spre motivarea, implicarea și responsabilizarea angajaților

Acces – Pontaj

Modulul Acces – Pontaj este un produs software destinat înregistrării accesului în companie și a orelor de venire/plecare pentru personalul angajat, în vederea calculului timpului de lucru. Produsul oferă o siguranță suplimentară atât angajaților, cât și managementului, prin supervizarea fluxului de persoane care au acces în interiorul companiei.

Bugete

Modulul Bugete oferă toate funcționalitățile necesare construirii bugetelor departamentelor de resurse umane, plecând de la planificarea acțiunilor critice necesare susținerii obiectivelor strategice, cum ar fi asigurarea competențelor și a planurilor de evaluare de performanță, și până la activitățile operaționale necesare asigurării resurselor umane, a trainingurilor sau a salarizării și administrării de personal.

Alerter

Modulul Alerter este un sistem de alertare a evenimentelor sau acțiunilor care trebuie întreprinse într-un interval de timp bine definit. Alertele sunt perfect configurabile, putând fi create sau citite doar de către utilizatori cu anumite drepturi, conform politicii interne a organizației. Integrat cu suita Charisma HCM, modulul extrage orice tip de informații din sistem, menținând persoanele responsabile în alertă la evenimentele importante ale companiei.

Recrutare

Gestionarea eficientă a unei baze foarte mari de CV-uri, înregistrarea potențialilor candidați interni și externi, selecția candidaților după criterii bine stabilite și preluarea automată în sistem a CV-urilor postate pe site-ul companiei sau pe site-uri terțe, reprezintă baza fără de care procesul de recrutare nu se poate desfășura.

HR Document Management

Implementarea cărților de muncă electronice, lipsa documentelor de personal în versiune digitală, administrarea dificilă a diverselor documente în format fizic și lipsa de informații privind modificările pe documentele de personal sunt probleme care nu pot fi adresate în mod direct decât prin intermediul unei soluții specializate de administrare

Organigrama companiei

Organigrama companiei este un instrument de management, care aduce o noua viziune asupra modului de organizare a companiei. Formatul interactiv, care invită la explorare aprofundată aduce beneficiul aplicabilității sale indiferent de complexitatea sau de dimensiunea organizației.

În ceea ce privește recrutarea, gestionarea eficientă a unei baze foarte mari de CV-uri, înregistrarea potențialilor candidați interni și externi, selecția candidaților după criterii bine stabilite și preluarea automată în sistem a CV-urilor postate pe site-ul companiei sau pe site-uri terțe, reprezintă baza fără de care procesul de recrutare nu se poate desfășura.

O soluție software care acoperă toate aceste funcționalități este esențială pentru specialiștii de resurse umane deoarece îi degrevează de activitățile de rutină, putându-se astfel concentra pe elementele esențiale ale procesului de recrutare: selectare, intervievare sau negociere.

Dintre beneficiile financiare și operaționale amintim:

-Crește productivitatea activității de recrutare

-Aplicația permite acces rapid la informații detaliate, corecte și actualizate despre candidați, eliminând timpul pierdut în căutarea de CV-uri în baze mari.

-Ajută la identificarea celui mai bun candidat pentru organizație

-Soluția pune la dispoziția departamentului HR toate informațiile despre experiența și abilitățile candidatului, plasându-l în centrul procesului de recrutare.

-Reduce sau elimină complet activitățile de rutină

-Aplicația elimină introducerea redundantă de date, permițând focalizarea pe elementele esențiale ale procesului de recrutare: selectare, intervievare, negociere. Astfel, timpul necesar procesului de angajare scade cu până la 35%.

-Asigură urmărirea candidaților pe întregul proces de recrutare

-În orice moment, clienții interni ai procesului de recrutare pot vizualiza stadiul recrutării, lista scurtă de candidați, profilele lor, având acces rapid la istoricul fiecărui candidat.

Principalele funcționalități ale programului informatic sunt:

-Redirecționarea automată a CV-urilor postate pe website în modulul de recrutare, după o validare preliminară offline. În cazul în care un candidat are deja un CV în baza de date și aplică la un nou job, CV-ul acestuia este redirecționat automat pe postul respectiv;

-Permite importul CV-urilor care provin din alte surse, cum ar fi site-uri specializate sau agenții de recrutare (eJobs, BestJobs);

-Permite actualizarea CV-urilor înregistrate deja în sistem prin posibilitatea încărcării în sistem a CV-ului sub formă de document (doc, pdf sau jpg);

-Asigură opțiunea de căutare avansată după criterii compuse sau atribute: nivel limbi străine, experiență);

-Asigură transferul de date despre candidați în secțiunea „angajați" (în cazul în care candidații devin angajați ai companiei) printr-o simplă bifare a unei opțiuni;

-Permite definirea proiectelor/sesiunilor de recrutare: data de început proiect, deadline pentru CV-uri, comisie de proiect;

-Gestionează automat posturile disponibile și numărul de poziții vacante, ținând cont de posturile vacante la un moment dat, dar și de pozițiile ocupate;

-Definește costurile implicate de procesul de recrutare: comisioane recrutare, participare la târguri de job-uri, anunțuri de recrutare;

-Permite notificarea automată pe portal/ email cu posturile vacante la un anumit moment (lista posturilor de pe Internet poate fi diferită de cea de pe Intranet);

-Oferă posibilitatea definirii de proiecte doar pentru candidați externi sau interni, sau proiecte mixte pe care pot aplica atât candidați externi, cât și interni;

-Candidații interni au posibilitatea să urmărească starea candidaturii lor până la sfârșitul proiectului. Ei primesc notificări despre interviuri și rezultatele acestora;

-Oferă accesare automată a datelor din modulele de resurse umane și salarizare de către echipa de recrutare în cazul recrutării interne;

-Permite definirea criteriilor de selecție preliminară – din lista totală de candidaturi se vor califica în faza următoare doar cei care întrunesc un punctaj minim stabilit în grila de selecție;

-Asigură setul complet de documente și indicatori specifici recrutării:

CV-varianta pentru tipărire;

Oferta pentru candidat;

Numărul de candidaturi pe sursa de proveniență;

Durata procesului de recrutare pe un proiect (duratele intermediare ale sub-proceselor: interviuri, selecții);

Estimarea duratei procesului de recrutare pe baza istoricului;

Numărul de candidați selectați pentru interviu;

Formular pentru scrisoare de răspuns.

3.1 Motivarea alegerii canalului de distribuire a informatiilor legate de disponibilitatea locurilor de munca din companie

Societatea alege canalul de distribuire a informatiilor legate de disponibilitatea locurilor de munca din companie în funcție de tipul postului vacant, și avem următoarele două situații:

-post de management

-post de execuție

Posturile vacante în de execuție se publică:

-la AJOFM, atât pe site cât și la avizierul instituției

-pe site-ul propriu și la avizierele proprii

-în ziarele locale

-se anunță candidații care și-au depus CV-urile înainte de vacantarea postului și se află deja în baza de date a angajatorului

Posturile vacante în domeniul managementului se publică în plus atât în ziarele economice naționalale pe site-urile pentru publicarea anunțurilor de recrutare (Myjobs și Best Jobs)

Nu se apelează la Agențiile de recrutare din următoarele motive;

-societatea are achiziționat un program informatic performant, pe care l-am prezentat mai sus;

– societatea are specialiști de resurse umane foarte bine pregătiți care lucrează cu acest program de minim 4 ani;

-în bugetul de venituri și cheltuieli al societății nu pot fi incluse cheltuieli cu selecția de personal de mărimea celor solicitate de către Agențiile de recrutare;

-fluctuația personalului este de peste 4% (marea majoritate prin pensionare), nu permite externalizarea serviciului catre o Agenție, în condițiile în care condițiile prezentate mai sus.

3.2 Targetul pe care alegerea canalului informatic vrea sa il realizeze: populatie tinta, nivel de educatie, de experienta – specificat exact pentru postul scos la concurs

Alegerea canalui informatic pentru publicarea locurilor vacante are ca target informarea celor tuturor celor interesați și implicit obținerea unui număr cât mai mare de candidați din care să fie selectat viitorul angajat care să îndeplinească condițiile solicitate.

Se acordă atenție mărită pentru posturile cheie din societate pentru care se pregătesc oferte personalizate și se transmit chiar direct la persoanele care dețin loc de muncă similar la alte societți sau instituții, în acest moment.

Se urmărește informarea potențialilor candidați pentru posturile care necesită diferite autorizări sau certificate (Auditor calitate, Persoana desemnata SSM, Persoana desemnata pentru a conduce activitatea de transport, Consilier de siguranță, Inspector de personal, Conducători auto pentru transport persoane și marfuri periculoase, personal cu autorizații ISCIR, cazier judiciar, etc), pentru a evita cheltuielile suplimentare și timpul necesar pentru pregătirea acestor specialiști.

O altă condiție importantă care se publică în oferta locului de muncă vacant este experiența minimă în domeniu pentru ca integrarea viitorului angajat să decurgă mai ușor și mai repede și să ofere rezultatele scontate într-un timp scurt în special pentru că este vorba de o societate care prestează servicii publice în regim de foc continuu.

3.3 Filtrele impuse de catre sistemul informatic folosit: (EX: pot aplica doar candidatii cu peste 1 an de experienta in acest domeniu/ pot aplica doar cei care raspuns la un mini interviu online) – alese, impuse sau nefolosite in pre-selectia online

Selecția personalului este un domeniu în care sistemele informatice pot furniza elemente pentru desfășurarea facilă și obiectivă a procesului. Frecvent în societățile comerciale selecția personalului se desfășoară în două etape: o primă etapă este destinată aplicării unor teste, iar a doua alocată înterviului cu candidații sau probelor de lucru sau aptitudini. În prima etapă, dat fiind că aplicarea unor teste este o problemă de evaluare, informatica păoate facilita procesul de evaluare. Ideea este că testele pot fi construite pe cele patru domenii frecvent folosite: cunoștințe, inteligență, aptitudini și personalitate- cu ajutorul unor unor programe de de extragere a item-urilor de test din fișiere de item-uri create pentru fiecare din cele patru domenii

Așa cum am precizat mai sus, în anunțul de publicare a postului vacant, angajatorul trebuie să includă toate cerințele pe care ar dori să le îndeplinească( având în vedere să nu introducă criterii discriminatorii), precum și informații privind oferta financiară a sa. De asemenea pentru majoritatea posturilor se poate aplica un mini interviu online (cu excepția celor care necesită un grad de pregătire inferior: canalagiu, femeie de serviciu, etc)

Toate CV-urile care sosesc de la candidați, fie în format electronic sau pe hârtie sunt introduse în sistemul informatic prin transcriere sau prin import de date, iar fiecare cerință din oferta postului de muncă vacant constituie un câmp pentru filtrarea candidaților.

Principalele câmpuri pentru filtrare sunt:

-experiența minimă în domeniu

-nivelul de studii

-certificate, autorizații necesare, etc.

În urma efectuării acestor filtrări se ia legătura cu candidații care trecut de testul filtrului, petru a-i anunța sî se pregătească pentru faza următoare.

3.4 Feedback-ul departamanetului de resurse umane fata de selectia facuta in mediul online, cu ajutorul sistemului informatic

Având în vedere specificul activității societății comerciale la care facem acest studiu de caz și în special a structurii posturilor care în marea lor majoritate sunt posturi de muncitori, selecția din mediu online nu este eficientă pentru acest tip de poturi, pentru că sunt profesioniști buni în domeniul lor de activitate, dar nu sunt familiarizați cu completarea unor formulare online și chiar cu întocmirea unor CV-uri, greșind chiar și la datele de contact (în special la numerele proprii de telefon)

Pentru a nu pierde pe acești candidați specialiștii din cadrul Departamentului de resurse umane contactează pe acești poternțiali candidați pentru a le cere date suplimentare.

3.5 Gradul de apreciere, la nivelul conducerii companiei, a sistemului informatic folosit de departamentul de resurse umane – analiza critica a avantajelor si dezavantajelor aduse, posibilitati de imbunatatire a selectiei personalului

La nivelul conducerii companiei, sistemul informatic folosit de Departamentul de resurse umane este foarte apreciat pentru că oferă o gestionare foarte bună a resurselor umane din toate punctele de vedere, oferă, foarte rapid, informații prin rapoarte standard precum și prin rapoarte configurabile în funcție de necesități, datele pot fi exportate ușor și în programul de evidență contabilă, tabloul de bord și comercial care fac parte din sistemul informatic integrat, de asemenea sistemul informatic folosit de Departamentul Resurse Umane poate importa date din alte programe ceea ce permite îndeplinirea cu ușurință a misiunii angajaților din cadrul departamentului.

Bibliografie

1.Gherasim, Z; Andronie, M.; Popescu-Bodorin N. – Informatică managerială, Ed.FRM, București, 2004.

2.Fotache, D.; Hurbean, L.-Soluții informatice integrate pentru gestiunea afacerilor –ERP, Editura Economică,București, 2004.

3.Oprea, D., Airinei, D., Fotache, M. (coord.) –Sisteme informaționale pentru afaceri, Editura Polirom, Iași, 2002.

4.Andone, I.;Țugui, Al. –Sisteme inteligente în management, contabilitate, finanțe, bănci și marketing, Editura Economică,București, 1999.

5.Radu, I.; Ursăcescu, M.;Vlădeanu, D.; Cioc, M.; Burlacu, S.- Informatică și management, O cale spre performanță, Editura Universitară, București, 2005.

6. MONITORUL OFICIAL NR. 103 din 6 februarie 2002

MONITORUL OFICIAL NR. 181 din 18 martie 2002

7. TotalSoft Manualul HCM

Surse internet

1. http://www.networkworld.ro/

2. http://www.zota.ase.ro/

3. http://www.ajofmhd.ro/

4. http://www.umfiasi.ro/scop/Documente/Agentii_selectie_munca_strainatate.pdf

5. http://www.tjobs.ro/sfaturi/de-ce-sa-alegeti-o-agentie-de-plasare-a-fortei-de-munca

6. http://legestart.ro/despre-importanta-feedback-ului-in-procesul-de-recrutare-ce-trebuie-sa-stie-atat-angajatorii-cat-si-candidatii/

7. https://ec.europa.eu/eures/myEures/public/statistics

8. http://www.romanialibera.ro/bani-afaceri/angajari/anofm-peste-13-000-de-posturi-vacante-la-nivel-national-328274.html

9. http://www.bzb.ro/stire/brasovul-prefera-angajatii-tineri–a4077 Ovidiu Vrânceanu

10. http://www.romfast.ro/roa/aplicatii-erp.html

11. http://www.naumconsalt.ro/products.asp?prod=105&cat=61&hierarchy=0

12. http://www.seap.usv.ro/~valeriul/lupu/cap11.pdf

13. http://www.scribd.com/doc/192011893/Sisteme-Informatice-Pentru-Gestiunea-Personalului

Bibliografie

1.Gherasim, Z; Andronie, M.; Popescu-Bodorin N. – Informatică managerială, Ed.FRM, București, 2004.

2.Fotache, D.; Hurbean, L.-Soluții informatice integrate pentru gestiunea afacerilor –ERP, Editura Economică,București, 2004.

3.Oprea, D., Airinei, D., Fotache, M. (coord.) –Sisteme informaționale pentru afaceri, Editura Polirom, Iași, 2002.

4.Andone, I.;Țugui, Al. –Sisteme inteligente în management, contabilitate, finanțe, bănci și marketing, Editura Economică,București, 1999.

5.Radu, I.; Ursăcescu, M.;Vlădeanu, D.; Cioc, M.; Burlacu, S.- Informatică și management, O cale spre performanță, Editura Universitară, București, 2005.

6. MONITORUL OFICIAL NR. 103 din 6 februarie 2002

MONITORUL OFICIAL NR. 181 din 18 martie 2002

7. TotalSoft Manualul HCM

Surse internet

1. http://www.networkworld.ro/

2. http://www.zota.ase.ro/

3. http://www.ajofmhd.ro/

4. http://www.umfiasi.ro/scop/Documente/Agentii_selectie_munca_strainatate.pdf

5. http://www.tjobs.ro/sfaturi/de-ce-sa-alegeti-o-agentie-de-plasare-a-fortei-de-munca

6. http://legestart.ro/despre-importanta-feedback-ului-in-procesul-de-recrutare-ce-trebuie-sa-stie-atat-angajatorii-cat-si-candidatii/

7. https://ec.europa.eu/eures/myEures/public/statistics

8. http://www.romanialibera.ro/bani-afaceri/angajari/anofm-peste-13-000-de-posturi-vacante-la-nivel-national-328274.html

9. http://www.bzb.ro/stire/brasovul-prefera-angajatii-tineri–a4077 Ovidiu Vrânceanu

10. http://www.romfast.ro/roa/aplicatii-erp.html

11. http://www.naumconsalt.ro/products.asp?prod=105&cat=61&hierarchy=0

12. http://www.seap.usv.ro/~valeriul/lupu/cap11.pdf

13. http://www.scribd.com/doc/192011893/Sisteme-Informatice-Pentru-Gestiunea-Personalului