Solutii DE Informatizare A Gestiunii Stocurilor
INTRODUCERE
Originile contabilității se pierd undeva la hotarul dintre istoria “cunoscută” și partea încă neclară a istoriei societății omenești. Dacă încă din cele mai vechi timpuri oamenii au simțit necesitatea de a evidenția, nu același lucru se poate spune despre necesitatea de a contabiliza în accepțiunea modernă a actului contabil. S-ar putea afirma că tehnica contabilă a evoluat odată cu necesitățile economice create de către dezvoltarea societății.
Contabilitatea s-a născut și a evoluat ca urmare a unor necesități crescânde de informare. Acest fapt se poate constata numai de puțin timp de când, într- adevăr, se trece pe o scară tot mai largă la o anticipare a nevoilor de informare contabilă și, deci, a tehnicilor și instrumentelor contabile care trebuie dezvoltate în continuare. Pornind de la această necesitate, s-a schimbat modul de abordare a contabilității. Abia de curând se încearcă crearea științifică de noi tehnici contabile pornind de la necesități abstracte, necesități viitoare.
Ceea ce a determinat – în mod exclusiv până de curând – evoluția istorică a contabilității a fost dezvoltarea economică a societății. Încercând să intuim ce este economia, putem să ne permitem și o abordare istorică a evoluției contabilității.
Altfel spus, știința economică intervine când nevoile sunt nelimitate, dar resursele de a le satisface sunt limitate. Dacă resursele necesare satisfacerii nevoilor ar fi într-adevăr nelimitate, atunci o știință a alocării resurselor ar deveni inutilă din punct de vedere practic. Implicit, eventuala evidență contabilă a acestor resurse – sau nevoi – ar fi suficient să se facă într-o formă primară – prin enumerare și numărare. Contabilitatea, care are ca obiect de studiu patrimoniul unei persoane fizice sau juridice, devine inutilă sau, în măsura în care resursele ar fi nelimitate, patrimoniul ar deveni și el virtual nelimitat – contabilitatea nu ar mai putea face față și s-ar prăbuși sub propria-I greutate.
Contabilitatea nu a luat naștere și mai ales nu a evoluat decât în condițiile în care raritatea resurselor a impus o eficientizare tot mai mare a alocării acestora în vederea satisfacerii necesităților alternative ale oamenilor. În măsura în care unitatea monetară s-a impus în timp ca mijloc de schimb, contabilitatea nu a făcut decât să preia acest instrument de uniformizare și evidență a averii și a operațiilor economice, din acel moment începând să se închege o tehnică, apoi o artă și chiar o știință de sine stătătoare: contabilitatea.
Cunoașterea în orice moment a unei situații clare privind stocurile ajută mult la buna desfășurare a activității, știind în permanență ce este în magazie, ce mai trebuie aprovizionat, cât s-a consumat și cât s-a vândut. Lucrarea de față are ca scop cercetarea și analiza unui exemplu concret de sistem informațional privind evidența stocurilor.
Un sistem de ajutor în decizie constă dintr-un ansamblu coerent de mijloace destinate factorilor de decizie în rezolvarea unei probleme de gestiune sau a unui întreg ansamblu de astfel de probleme.
Alegerea unui nou partener industrial, evaluarea diferitelor oportunități de diversificare sau de căutare a unui mai bun echilibru între rețelele de distribuitor constituie în aceeasi măsură situații decizionale în care disponibilitatea instrumentelor potrivite se poate dovedi eficientă si rentabilă. Riscurile asociate deciziilor de lansare a unor noi produse, de reînnoire a gamelor acestora sunt deosebit de importante. Astfel, numeroși specialiști ai știintei gestiunii au sugerat folosirea de către întreprinderi a metodologiilor informatizate astfel încât ele să permită o mai buna discriminare si reducere a riscurilor. Un program care să înlesnească un diagnostic vizual al potențialului economic al unui nou produs în faza de proiect sau a gestiunii stocurilor si care să poată fi utilizat pe parcursul etapelor de urmărire a dezvoltării si lansării unui produs are ca obiective:
– difuzarea în viitor a produsului atât la nivelul penetrării lui, cât si la nivelul recumpărării;
– evoluția dinamică a costurilor în funcție de experiența acumulată de întreprindere (curba de experiență);
– simularea impactului pe care îl poate avea o schimbare în condițiile de referință ale pietei si/sau ale strategiei urmarite cu privire la rentabilitatea și performanțele viitoare;
– necesitatea unei analize anterioare privind puterea economica a unui nou produs, înainte de lansare, majoritatea factorilor de decizie dorind să dispună, in egală masură, și de un sistem de control al performanței după comercializare;
– un sistem pur descriptiv al reacției pieței nu este suficient, este esențial ca instrumentul de analiză, anume, produsul soft, să includă variabile de control care să permită punerea la punct a unui plan de marketing și de evaluare a eficienței acestuia;
– utilizatorul trebuie să poată testa instrumentul respectiv pe baza datelor existente
– ajută la adoptarea diferitelor metode de marketing prin care se realizează o previziune a celei mai probabile plaje de difuzare a unui produs și o previziune a performanțelor economice ale produsului ; diferitele elemente ale mix-marketingului fiind utilizate ca variabile de control. Definiția termenului de "recumpărare" îl reprezintă procentrajul de cumpărători care cumpără produsul cu prima ocazie după incercare.
– se poate studia, în cazul producției, incidența volumului vânzărilor asupra repartiției cheltuielilor fixe și evoluția costului variabil al valorii adăugate, care este parte a costului variabil controlat de întreprindere, depinzând eventual de experiență,
– un program de gestiune a stocurilor poate rezolva rapid și multe alte probleme de management, cum ar fi:
1.optimizarea ofertei unei întreprinderi, oferta definită în termeni de produse și servicii asociate,
2.când, cum și cât este necesar în aprovizionarea unui stoc de marfă sau materii prime astfel incât să nu existe intrerupere de stoc, dar nici suprastoc ceea ce echivalează cu o stocare a banilor,
3.controlul dinamic al eficienței strategiilor și politicilor puse în aplicare,
4.optimizarea deciziilor de investiție, dezinvestiție și redistribuire a resurselor,
5.simularea comportamentului principalilor actori ai pietei și agenți economici: consumatori, întreprinderi, institutii publice, un produs soft al gestiunii stocurilor trebuie să cuprindă tot timpul cele mai noi rezultate ale cercetarilor de management.
În contextul informațional existent intr-o întreprindere, una din sarcinile principale ale managementului a devenit caștigarea, conservarea, adoptarea, impărtășirea și punerea în valoare a cunoștințelor realizate de către decidenți, urmărind reacțiile întreprinderilor lor, ale concurenței si ale pieței.
Autonomia, responsabilitatea, divizarea sarcinilor intelectuale ale gestiunii și experiența acumulată prin utilizarea metodelor validate in management sunt principalele caracteristici ale evoluției informatizării. Creșterea de productivitate la care vor conduce analizele cu ajutorul tehnicii de calcul si a unui soft bine pus la punct si impactul pe care-l vor avea asupra impărțirii timpului de lucru/timp liber pentru cadrele și conducatorul întreprinderii, pot contribui la modificări în modul de organizare, de lucru și remunerare. Utilizarea sistemelor de informare dispuse în rețea, bazată pe o ierarhie de calculatoare, împărțind un ansamblu de resurse, contribuie la accelerarea fenomenului.
Capitolul I.
CONTABILITATEA ȘI GESTIUNEA STOCURILOR
1.1. NOȚIUNI GENERALE PRIVIND GESTIUNEA STOCURILOR
Baza tehnică a producției, circulației mărfurilor și prestărilor de servicii este asigurată de capitalul aflat la dispoziția agenților economici și care din punct de vedere al provenienței lui constituie pasivul patrimonial, fiind investit sub diferite forme concret funcționale ce alcătuiesc activul patrimonial.
Activele patrimoniale sunt structurate funcție de durata de imobilizare sau viteza lor de rotație în:
active imobilizate
active mobilizate
Aceste active patrimoniale sunt analizate la nivelul întreprinderii ca fiind stocuri. Din punct de vedere al rolului economic, al modului de intrare în patrimoniu, al surselor de finanțare, al destinației si a altor criterii, activele circulante pot fi clasificate în două categorii chiar dacă au o structură eterogenă:
stocuri
producția în curs de execuție (neterminată).
Stocurile și producția neterminată reprezintă ansamblul bunurilor si serviciilor din cadrul unității ce sunt destinate vânzării în aceeași stare sau după prelucrare în procesul de fabricație sau consumării de la prima lor utilizare.
Caracteristica lor principală o reprezintă viteza mare de rotație, servind activitatea economică a întreprinderii pe o perioadă mai mică de 1 an. Organizarea corespunzătoare a gestiunii stocurilor impune respectarea anumitor restricții:
– identificarea strictă a naturii bunului,
– clasificarea bunurilor după destinație,
– înregistrarea intrării în stoc în momentul transferului proprietății,
– permanența și exactitatea evaluării intrărilor, ieșirilor și stocului
1.2. CLASIFICAREA STOCURILOR
În contabilitatea financiară a întreprinderii, stocurile sunt clasificate și delimitate în grupe relativ omogene în funcție de 4 criterii: fizic, destinație, faza ciclului de exploatare și locul de creare a gestiunilor astfel încât să se poată răspunde cerințelor gestiunii stocurilor, având următoarele grupe:
1. materiile prime – ce participă direct la procesul de fabricație și se regăsesc total sau parțial în produsul obținut, în forma inițială sau transformată;
2. materialele consumabile – ce se referă la materiale auxiliare, combustibili, materiale pentru ambalat, piese de schimb, semințe și materiale de plantat, furaje și alte materiale consumabile, care participă indirect la procesul de fabricație fără a se regăsi în produsul obținut;
3. obiectele de inventar, baracamente și amenajările provizorii;
4. producția în curs de execuție ce include toate cheltuielile ocazionate de producția care nu a parcurs toate stadiile de prelucrare prevăzute de procesul tehnologic, produsele ce nu au fost supuse probelor de funcționare, recepției tehnice sau parțial complete și lucrările, serviciile și studiile în curs de realizare;
5. producția, concretizată în semifabricate, produse finite și produse reziduale;
6. animalele tinere și la îngrășat, animalele și păsările pentru producție și reproducție;
7. mărfurile, reprezentate prin acele elemente de natura stocurilor cumpărate de agentul economic în scopul revânzării lor;
8. ambalaje destinate protejării materialelor, produselor finite, mărfurilor în procesul circulației lor.
În raport de locul de creare a gestiunilor, structurile de stocuri sunt grupate astfel:
1. stocuri ce aparțin titularului de patrimoniu:
– stocuri aflate în depozitele, magazinle și locurile de producție proprii
– stocuri în curs de aprovizionare ori sosite și nerecepționate,
– stocuri sosite fără factură,
– stocuri livrate, dar nefacturate,
– stocuri facturate și nelivrate,
– stocuri aflate la terți,
2. stocuri aparținând terților – ele se află temporar în gestiunea unității din diferite cauze, dar nu sunt proprietatea ei. Potrivit regulei generale în baza căreia bunurile ce nu aparțin unui agent economic nu trebuie să figureze în bilanț, aceste stocuri sunt reflectate în conturi extrapatrimoniale din momentul intrării și până la predarea lor proprietarului de drept.
Obiectivul principal al lucrării va fi analiza gestiunii stocurilor de marfă și prezentarea unor soluții pentru informatizarea acestei activități.
1.3. CONTABILITATEA STOCURILOR
1.3.1. CONTABILITATEA GENERALĂ A STOCURILOR
Corespunzător criteriilor de clasificare prezentate mai sus, sunt individualizate două structuri informaționale de bază:
1. structura financiară standardizată care este proprie gestiunii și contabilității financiare a întreprinderii și operează cu două criterii: destinația și faza ciclului de exploatare. Interesul informațional este cel al finanțării pe termen scurt, calculării și analizei mecanismului fondului de rulment, bugetarea activității de exploatare și gestionarea activității de trezorerie. Din punct de vedere metodologic, o asemenea structură se realizează și se identifică prin conturile grupă sau principale din Planul de conturi general (simbolizate cu două cifre, sinteticile de gradul I sau divizionare simbolizate cu trei cifre și sinteticile de gradul II sau subdivizionare simbolizate cu patru cifre).
2. structura internă de gestiune, necesară, dar nestandardizată, este opozabilă contabilității interne de gestiune. Ea operează cu celelalte două criterii, fizic și locul de creare a gestiunilor și se delimitează prin conturile analitice de stocuri corespunzătoare sortimentelor și gestiunilor (depozitelor create ca entități gestionare repartizate în răspunderea unor persoane fizice).
Contabilitatea generală calculează rezultatul global al întreprinderii la sfârșitul exercițiului și descrie situația patrimonială furnizând baza analizei financiare.
Contabilitatea generală sesizează relațiile întreprinderii cu exteriorul, deci fluxurile externe. Informațiile pe care le culege și le înregistrează contabilitatea generală pot fi analizate și dintr-un alt punct de vedere, cel al fluxurilor interne. Contabilitatea generală se organizează și se conduce pe baza normelor anume prevăzute de lege, obligatorii pentru toate unitățile patrimoniale.
Răspunderea pentru organizarea și ținerea contabilității revine persoanelor care au obligația gestionării patrimoniului: administratorul societății, ordonatorul de credite. Acesta are obligația să asigure condițiile necesare pentru întocmirea documentelor justificative privind operațiile economico-financiare, organizarea și ținerea la zi a contabilității, organizarea si efectuarea inventarului patrimoniului, întocmirea corectă a bilanțului contabil și publicarea lui și depunerea în termen la organele în drept.
1.3.2. CONTABILITATEA ANALITICĂ A STOCURILOR
Contabilitatea operativă privind stocurile se diferențiază în funcție de metoda de evidență a stocurilor și surselor de intrare, cumpărate de la furnizori sau din producție proprie.
Corespunzător criteriilor de clasificare prezentate în paragraful 1.2, sunt individualizate două structuri informaționale de bază:
1. structura financiară standardizată, care este proprie gestiunii și contabilității financiare a întreprinderii și operează cu două criterii:
– destinația ciclului de exploatare,
– faza ciclului de exploatare.
Interesul informațional este cel al finanțării pe termen scurt, calculării și analizei mecanismului fondului de rulment, bugetarea activității de exploatare și gestionarea activității de trezorerie. Din punct de vedere metodologic, o asemenea structură se realizează și se identifică prin conturile grupă sau conturile principale din " Planul de conturi general" (simbolizate cu două cifre, sinteticile de gradul I sau divizionare simbolizate cu trei cifre si sinteticile de gradul II sau subdivizionare simbolizate cu patru cifre).
2. structura internă de gestiune, necesară, dar nestandardizată, este opozabilă contabilității interne de gestiune. Ea operează cu celelalte două criterii, fizic și locul de creare a gestiunilor și se delimitează prin conturile analitice de stocuri corespunzător sortimentelor și gestiunilor (depozitelor create ca entități gestionare repartizate în răspunderea unor persoane fizice).
Desfășurarea normală a procesului de desfacere este condiționată în primul rând de buna organizare și desfășurare a procesului de aprovizionare tehnico-materială. Un control riguros asupra mișcării și existenței stocurilor de mărfuri în cadrul societății se poate realiza numai dacă s-a asigurat consemnarea tuturor operațiunilor economice în documentele primare. La o analiză mai atentă se poate aprecia că gestiunea analitică a stocurilor este atât o problemă internă a întreprinderii, cât și o problemă fiscală.
Ca problemă internă a întreprinderii, gestiunea analitică a stocurilor își propune ca principale obiective:
– cunoașterea structurii și nivelului stocurilor de marfă pe întreaga societate, pe gestiuni și pe sortimente,
– controlul gestiunii stocurilor pentru evitarea situației de supra- și subnormativ,
– cunoașterea intrărilor și ieșirilor și calculul stocului final,
– recuperarea lipsurilor și sustragerilor,
– urmărirea realizărilor contractelor și a planului de aprovizionare cu marfă.
Metodele de evaluare a stocurilor au implicații financiare, ele antrenând efecte atât asupra rentabilității, cât și asupra fiscalității. Inventarierea corectă a stocurilor de marfă este o problemă de constituire a informației consolidate in situațiile financiar-contabile de sinteză și de raportare care sunt standardizate. Eficiența controlului de gestiune și financiar depind direct de existența și menținerea în activitatea economico-financiară a unui climat riguros de ordine, disciplină și responsabilitate de creștere a eficienței economice și un volum redus de abateri, deficiențe și pagube constatate și sancțiuni aplicate.
1.3.3. METODE DE CONTABILITATE ANALITICĂ A STOCURILOR
Modelul de contabilitate a stocurilor în România adaptat în cadrul reformei are motivația nevoii de a asigura în primul rând, deocamdată în perioada de tranziție, printr-un sistem standardizat, obligatoriu, evidența și controlul integrității stocurilor. Acest lucru este motivat în condițiile în care ambele structuri informaționale sunt realizate prin contabilitatea financiară. Soluția realizării evidenței analitice a stocurilor prin contabilitatea financiară este însă discutabilă. În cele mai multe țări care au adoptat modelul continental de contabilitate, evidența analitică a stocurilor pe sortimente și gestiuni se realizează prin contabilitatea internă de gestiune. Mai mult, ea se integrează într-un sistem mai general de control, prin costurile de stocare, asupra nivelului stocurilor. De asemenea, în plan teoretic și practic se apreciază că evidența analitică a stocurilor nu poate fi standardizată. Metodele și tehnicile folosite sunt de detaliu, nefundamentale și, în consecință, decizia de adoptare trebuie să corespundă conducerii întreprinderii.
Contabilitatea analitică a stocurilor se organizează pe feluri (sortimente) de bunuri materiale stocate sau pe grupe de stocuri și locuri de depozitare (gestiuni create), excepție făcând contabilitatea analitică a mărfurilor si ambalajelor aflate în unitațile de desfacere cu amănuntul care se ține global valoric pe gestiuni (magazine de desfacere). Aceeași structură se poate adopta și în cazul contabilității rechizitelor de birou, imprimatelor și materialelor folosite pentru ambalare. Din punct de vedere metodologic, contabilitatea analitică se nuanțează în raport de metoda inventarului permanent sau cea a inventarului intermitent folosită pentru evidența stocurilor.
În cazul folosirii inventarului permanent, contabilitatea analitică se poate organiza după una din metodele:
– metoda cantitativ-valorică,
– metoda operativ-contabilă,
– metoda global-valorică.
Metoda cantitativ-valorică constă în organizarea la locul de depozitare a unei evidențe cantitative pe feluri de stocuri, iar în contabilitatea analitică a unei evidențe cantitativ-valorică pe feluri de bunuri și gestiuni. În cadrul ambelor evidențe, înregistrarea se face pentru stocuri, intrări si ieșiri. Se poate folosi și varianta în care se organizează numai evidența cantitativ-valorică realizată prin contabilitatea analitică.
Metoda operativ-contabilă constă în organizarea la locul de depozitare a unei evidențe cantitative pe feluri de bunuri stocate, iar în contabilitatea analitică a unei evidențe valorice a mișcărilor (intrări – ieșiri) pe gestiuni, pe grupe sau subgrupe de bunuri, după caz. Totodată, se organizează și o evidență cantitativ-valorică, numai pentru stocuri, pe feluri de bunuri stocate și gestiuni. Această evidență se creează la sfârșitul lunii cu scopul de a verifica concordanța dintre contabilitatea analitică și evidența cantitativă ținută la locul de depozitare.
Ecuația de control proprie unei asemenea metode este:
Soldul final al gestiunii "N" calculat in contabilitatea analitică are la bază relația:
Sold final gestiunea "N" = sold initial gestiune "N" + valoarea intrărilor în
gestiunea "N" – valoarea ieșirilor din gestiunea "N"
Soldul final al gestiunii "N" calculat pe baza evidenței cantitative de la depozite se determină prin ponderea cantităților în stoc cu prețul de evaluare ales în funcție de metoda de evaluare, identificării specifice, epuizării loturilor (FIFO, LIFO, NIFO) și prețului standard (prestabilit) nefiind posibilă aplicarea metodei costului mediu ponderat.
O remarcă importantă poate fi aceea că, indiferent de una sau alta din cele două metode alese pentru contabilitatea stocurilor, ele trebuie raționalizate, în sensul adoptării numai a unei evidențe cantitativ – valorice realizate prin sistemul de conturi în cadrul compartimentului financiar – contabil și se poate renunța la evidența cantitativă condusă la locul de depozitare al bunurilor stocate.
Metoda global – valorică constă în ținerea unei evidențe valorice, atât la nivelul gestiunii, cât și în contabilitatea analitică. Periodic se efectuează controlul asupra integrității bunurilor stocate. În acest scop se procedează la inventarierea stocurilor și evaluarea lor potrivit uneia din metodele: identificării specifice, epuizării loturilor (FIFO, LIFO, NIFO) și prețului standard (prestabilit). Soldul final, astfel calculat, trebuie să fie egal cu cel stabilit în contabilitatea analitică, pe baza relației:
Sold final gestiune "N" = Sold inițial gestiune "N" + valoare intrări gestiune "N" –
valoare ieșiri gestiune "N"
Dacă pentru evidența stocurilor se folosește inventarul intermitent, contabilitatea analitică este circumscrisă numai la nivelul stocurilor inițiale și finale. Ea se realizează cantitativ – valoric, direct prin inventarul stocurilor. La nivelul conturilor de stocuri se conduce numai o evidență global – valorică pe gestiuni de stocuri. Ca remarcă se poate observa faptul că, problematica ridicată mai sus este specificată și rezolvată printr-una din metodele analizate numai în condițiile în care evidența analitică a stocurilor este realizată prin contabilitatea financiară. Rezolvările se diferențiază în situația în care evidența analitică se realizează prin contabilitatea internă de gestiune. Contabilitatea internă de gestiune nu poate adopta decât metoda inventarului permanent, in condițiile în care prin sistemul de conturi se realizează evidența cantitativ-valorică pe feluri de bunuri stocate și pe gestiuni.
O asemenea opțiune se întemeiază pe necesitatea organizării unui sistem de control asupra nivelului stocurilor, orientat spre eliminarea costurilor de stocare ; stocuri prea mari sau stocuri prea mici costă mult. Pentru a raspunde la această cerință, trebuie organizată o evidență a mișcării stocurilor care să furnizeze informații referitoare la următoarele probleme:
– cantitatea economică care trebuie comandată,
– costul economic de stocare,
– sortimentele – problemă pentru resposabilii de gestiune.
Cerința de mai sus este rezolvată doar prin aplicarea metodei de evidență a gestiunii stocurilor, metoda inventarului permanent. Prin "Regulamentul de aplicare a Legii Contabilității " se precizează ca pe măsura dotării cu tehnica de calcul, unitățile patrimoniale își vor organiza contabilitatea analitică a stocurilor în concordanță cu metoda cantitativ-valorică. Sistemul inventarului permanent a fost considerat inadecvat o mare perioadă de timp, datorită costurilor ridicate generate de volumul relativ mare de înregistrări contabile și calcule. În condițiile utilizării tehnicii moderne de calcul, acest incovenient este eliminat, iar metoda inventarului permanent devine un instrument de bază al contabilității stocurilor.
Comparativ cu inventarul permanent, inventarul intermitent este mai simplu și mai puțin costisitor. Deasemenea, inventarul intermitent prezintă față de inventarul permanent câteva dezavantaje:
– o eroare sau o omisiune în inventarul fizic duce la deformarea informației contabile prezentate în documentele contabile de sinteză,
– există tendința de a subevalua stocurile din motive fiscale, ceea ce duce la o crestere nereală a cheltuielilor și diminuarea profitului impozabil.
Metoda inventarului permanent se aplică cu precădere la unitățile economice mari și foarte mari, fiind considerată un sistem ce generează costuri ridicate. Dealtfel, in prezent, toate întreprinderile indiferent de mărimea lor, dacă sunt dotate cu tehnică de calcul și produse soft adecvate, pot folosi și chiar este indicat să folosească metoda inventarului permanent în evidența analitică a stocurilor. Inventarul intermitent se aplică la unitățile mici și mijlocii și care pentru evidență nu sunt dotate cu tehnică de calcul și produse soft de gestiune, fiind un sistem mai puțin costisitor.
În condițiile inventarului permanent, fiecare intrare de bunuri materiale se înregistreaza cantitativ și valoric în conturile de stocuri la nivelul costului istoric, cost de achizitie, după caz sau a prețului stabilit în funcție de valoarea de utilitate.
La inventarul intermitent, intrările de bunuri sunt contabilizate, în mod direct în conturile de cheltuieli corespunzatoare la cost de achiziție sau preț stabilit în funcție de valoarea de utilitate.
1.3.4. EVALUAREA ELEMENTELOR DE STOCURI
În condițiile economiei de piață și prin introducerea noului plan contabil general, contabilității financiare a stocurilor îi revin sarcini sporite atât în direcția asigurării evidenței și controlului gestiunilor de valori materiale, cât și în ceea ce privește asigurarea bazei informaționale pentru calculația costurilor prin contabilitatea de gestiune și a rezultatelor financiare obținute. Astfel, pentru contabilitate, evaluarea stocurilor reprezintă o problemă importantă, din mai multe motive:
– sursele diferite de proveniență a stocurilor,
– efectele liberarizării și negocierii prețurilor care pot conduce la variații ale valorii lor de la o perioadă la alta, cu influențe pozitive sau negative asupra costurilor de producție și de circulație.
Intrările de bunuri materiale nu ridică probleme sub aspectul evaluării, deoarece toate informațiile necesare cu privire la cantitățile și prețurile acestora sunt preluate din documente justificative de intrare. Astfel, la intrarea în patrimoniu stocurile și producția în curs de execuție se evaluează și se înregistrează în contabilitate, în funcție de sursele de proveniență, după cum urmează:
– materiile prime, materialele consumabile, obiectele de inventar, – mărfurile, ambalajele și alte bunuri procurate cu titlu oneros, la costul de achiziție, sau producția în curs de execuție, semifabricatele și produsele finite, obiectele de inventar, ambalajele și alte bunuri produse de către unitatea patrimonială, la costul de producție, animelele și pasarile, la costul de achiziție sau costul de producție după caz.
Dificultăți, din punct de vedere practic, ridică evaluarea ieșirilor de stocuri, deoarece acestea provin din intrări diferite, ale căror prețuri pot varia, iar contabilitatea are sarcina de a evalua astfel incât stocul final să fie corect evaluat. Eventualele diferențe de preț cu caracter conjunctural trebuie să afecteze costurile perioadei la care se referă.
Complexitatea operației de evaluare a ieșirii bunurilor materiale a determinat ca în practica agenților economici din țările cu economie de piață să folosească anumite metode care, chiar dacă nu asigură evaluarea cu exactitate a ieșirilor, să realizeze o apropiere de valoarea stocurilor ieșite din patrimoniu. Aceste metode de evaluare au fost adoptate și de "Regulamentul privind aplicarea Legii contabilitatii " din țara noastră.
Principalele metode de evaluare a ieșirilor de mijloace circulante sunt următoarele:
1. Metoda FIFO – prima intrare – prima ieșire, potrivit căreia stocurile ieșite din gestiunea depozitului se evaluează la costul de achiziție sau de producție al primei intrări (lot). Pe măsura epuizării lotului, bunurile ieșite din gestiune se evaluează la costul de achiziție sau producție al lotului următor, în ordine cronologică.
2. Metoda LIFO – ultima intrare – prima ieșire, evaluează bunurile materiale ieșite la costul de producție sau costul de achiziție al ultimei intrări. Stocurile ieșite din gestiune sunt considerate ca aparținând ultimului lot intrat în depozit și evaluate la costul acestuia. Mai departe, ieșirile de bunuri se consideră ca aparținând lotului imediat precedent.
3. Metoda costului mediu ponderat – C.M.P. – se recomandă a fi utilizată în cazul în care bunurile materiale de natura stocurilor sunt cumpărate la prețuri diferite, iar în contabilitate, acestea nu sunt individualizate în funcție de costul de achiziție sau de producție al fiecărui lot. Tehnica de evaluare folosită în cazul acestei metode este urmatoarea:
– intrările de materii prime, materiale consumabile și altele de același tip sunt evidențiate la costul de achiziție sau producție al fiecărei aprovizionări,
– ieșirile de bunuri materiale din stoc se inregistrează la costul mediu ponderat, calculat fie după fiecare lot de materiale aprovizionat, fie lunar, ca raport între valoarea stocului inițial cumulată cu valoarea intrărilor, pe de o parte și cantitatea existentă în stocul inițial adunată cu cantitățile intrate, pe de altă parte.
Formula de calcul este:
C.M.P. = (Vsi + Vi) / (Csi + Ci) unde:
C.M.P. – cost mediu ponderat,
Vsi – valoarea stocului inițial,
Csi – cantitatea existentă în stocul inițial,
Vi – valoarea intrărilor,
Ci – cantitățile intrate.
Legislația economică din țara noastră permite evaluarea și înregistrarea în contabilitate a materiilor prime, produselor, mărfurilor și a altor bunuri de natura stocurilor la prețuri standard (prestabilite) determinate în baza prețurilor medii ale bunurilor respective, numite prețuri de înregistrare, cu condiția evidențierii distincte a diferențelor de preț față de costul de achiziție sau costul de producție, după caz.
Folosirea prețurilor standard impune ca diferențele care apar între acestea și costurile efective, de producție sau de achiziție, la intrarea bunurilor în patrimoniu, să se înregistreze proporțional, atât asupra bunurilor ieșite, cât și asupra stocurilor. Prețurile standard utilizate pentru înregistrarea în contabilitate a bunurilor de natura celor menționate anterior, trebuie să fie actualizate periodic, de regulă cel puțin o dată pe an, în scopul evitării denaturării informațiilor oferite de contabilitate, ca urmare, a fluctuației prețurilor și a altor factori.
Dacă agenții economici utilizează evaluarea bunurilor materiale la nivelul prețurilor standard, diferențele între acestea și costurile de achiziție sau de producție efective, se inregistrează distinct în contabilitate. Repartizarea diferențelor de preț asupra valorii bunurilor ieșite și asupra stocurilor se asigură prin intermediul unui coeficient calculat astfel:
k = (Sidp + Dpi) / (Sis + Vi) unde:
k = coeficient de repartizare a diferențelor de preț,
Sidp = soldul initial al diferențelor de preț,
Dpi = diferențele de preț aferente intrărilor în cursul perioadei, cumulat de la începutul anului,
Ssi = soldul inițial al stocurilor la preț de inregistrare,
Vi = valoarea intrărilor în cursul perioadei la preț de înregistrare, cumulat de la începutul anului.
Coeficientul obținut se înmulțește cu valoarea bunurilor ieșite din gestiune la preț de înregistrare, iar suma rezultată se inregistreaza în aceleași conturi în care s-au înregistrat bunurile ieșite. Coeficienții de repartizare a diferențelor de preț pot fi calculați la nivelul conturilor sintetice de gradul I si II prevăzute în planul general de conturi, pe grupe sau categorii de stocuri. Prin cumularea soldurilor conturilor de diferențe cu soldurile conturilor de stocuri, la finele perioadei de gestiune, acestea reflectă valoarea stocurilor la costul efectiv de achiziție sau de producție, după caz.
4. Metoda NIFO – următoarea intrare – prima ieșire, asemănătoare metodei LIFO, care constă în evaluarea ieșirilor din stoc la prețul estimativ al următoarei facturi sau la costul estimativ al următorului lot ce se va fabrica, adică la valoarea de înlocuire a bunurilor materiale ieșite. Aplicarea acestei metode poate conduce și la obținerea unui sold creditor al conturilor de stocuri. Pentru a nu se ajunge la o asemenea situație, este necesar să se reevalueze în permanență stocul ramas.
5. Metoda identificării specifice, potrivit căreia fiecare bun ieșit este identificat prin data intrării și costul de achiziție.
6. O serie de bunuri de natura rechizitelor de birou, imprimatelor și altor materiale consumabile ce nu dețin o pondere semnificativă în totalul activelor circulante materiale, pot fi incluse direct pe cheltuieli incă din momentul aprovizionării lor, cu excepția documentelor cu regim special care sunt gestionate în conformitate cu normele prevazute pentru acestea. Modul de gestionare a bunurilor mai sus amintite depinde insă de decizia pe care o ia echipa managerială a agentului economic.
Efectele utilizarii metodei FIFO, în condițiile creșterilor de prețuri se observă în evaluarea ieșirilor la costurile cele mai scăzute și evidența stocurilor la prețurile cele mai mari, rezultând o majorare a profitului de exploatare al unității. În condițiile în care prețurile scad de la o perioadă la alta, ieșirile sunt evaluate la prețurile cele mai mari, iar stocul la prețurile cele mai mici, efectul fiind cel al reducerii profitului din exploatare.
Dacă se aplică metoda LIFO, efectele economico-financiare sunt inverse, astfel incât în cazul creșterii continue a prețurilor, ieșirile se evaluează la prețurile cele mai ridicate, iar stocul la prețuri reduse, profitul se micșorează sau dacă prețurile descresc continuu, ieșirile sunt micșorate, stocul final și profitul sunt majorate.
Evaluarea ieșirilor pe baza costului mediu ponderat, calculat la sfârșitul fiecărei perioade de gestiune, lunar, presupune ușurință în aplicare, dar nu permite evaluarea exactă a ieșirilor în cursul perioadei. Ea este specifică mai ales inventarului intermitent. Dacă calculul costului mediu ponderat se realizează după fiecare intrare, ieșirile de bunuri sunt evaluate mai exact, dar această modalitate presupune un calcul mai complex.
Această variantă a costului mediu ponderat este mai apropiată de practicarea inventarului permanent. Folosirea metodei costului mediu ponderat nu permite aplicarea simultană a celor două variante, ci doar a uneia din ele.
Deoarece metoda FIFO și cea a costului mediu ponderat nu permite o evaluare justă a ieșirilor de active circulante materiale în perioadele de inflație, metoda LIFO este cea mai adecvată, asigurând o apreciere mai reală a ieșirilor, stocurilor finale și rezultatului financiar. În urma acestei analize a diferitelor metode de evaluare a ieșirilor de bunuri materiale se poate spune că alegerea uneia dintre metode nu este usoară deoarece poate avea efecte majore asupra rezultatelor financiare obținute. În ceea ce privește evaluarea stocurilor la momentul inventarului, aceasta se realizează la nivelul valorii actuale care se poate obține prin utilizarea diferitelor criterii, specifice naturii bunului inventariat, cum ar fi: prețul pieței, cotația bursieră, baremurile de prețuri, indici specifici.
Evaluarea producției în curs de execuție se realizează prin inventarierea acesteia la sfârșitul perioadei cu ajutorul metodelor tehnice de constatare a stadiului sau gradului de prelucrare ori prin metoda contabilă, potrivit căreia, valoarea producției neterminate se calculează ca diferență între totalul cheltuielilor de producție și costul efectiv al producției obținute.
În unele țări cu economie de piață dezvoltată, stocurile sunt evaluate distinct, în funcție de natura stocului. Astfel, produsele finite sunt mărfurile ce urmează a fi vândute în starea din momentul inventarului, sunt evaluate la valoarea lor netă de vânzare care este egală cu diferența dintre prețul de vânzare și cheltuielile ocazionate de vânzarea acestora: transport, comisioane și eventualele cheltuieli din perioada de garanție. Semifabricatele se evaluează distinct, în funcție de destinația lor:
– dacă se vând terților, acestea se evaluează ca produsele finite,
– dacă ele nu pot fi vândute decât ca produse finite, evaluarea se realizează la prețul de vânzare al produsului finit din care se scad cheltuielile fazelor și operațiilor neparcurse.
La închiderea exercițiului financiar valoarea contabilă a stocurilor și producției în curs de execuție se compară cu valoarea actuală a lor, iar dacă aceasta din urmă este inferioară, pentru diferență se constituie un provizion pentru deprecierea stocurilor și producției în curs de execuție.
Stabilirea valorii bilanțiere se face separat pentru fiecare categorie de stocuri și producție în curs de execuție, iar dacă este cazul în contabilitate se constituie provizioane pentru depreciere.
1.4. STOCURILE CA ELEMENT DE IMOBILIZARE FINANCIARĂ
Creșterea complexității fenomenelor ce caracterizează dezvoltarea producției și desfacerii mărfurilor impune perfecționarea continuă a organizării și conducerii activității economice, la nivelul unității operative, precum și la nivelul verigilor coordanatoare. Necesitatea creșterii nivelului de eficiență economică pune în fața conducerii întreprinderii probleme noi, deosebit de complexe, pentru realizarea cărora sunt necesare instrumente tot mai perfecționate de analiză, decizie si acțiune. În acest scop, analiza – diagnostic a întregii activități a unității comerciale reprezintă un instrument de cercetare sistemică a realității, de cunoaștere coordonată a aspectelor multiple izvorâte din practica activității comerciale. Diagnoza reprezintă "cercetarea funcționării sistemului sub raport structural și funcțional-cauzal și se întemeiază pe informații de stare". Activitatea economică fiind foarte complexă, influențată de factori aleatori, starea normală a unei firme nu poate fi cunoscută cu exactitate. Este greu de presupus că două unități comerciale vor dispune de același volum de fonduri sau același volum de stocuri de marfă. Chiar și în aceeași unitate stocurile de marfa variază de la un sezon la altul. Activitatea întreprinderii comerciale se prezintă ca un proces permanent de aprovizionare, păstrare și vânzare a mărfurilor către consumatori pentru satisfacerea cât mai deplină a cererii de mărfuri. Procesul complex al circulației mărfurilor este reflectat de mai mulți indicatori care caracterizează diferite laturi ale acesteia, anume:
– volumul vânzărilor,
– intrările,
– stocurile,
– viteza de rotație a stocurilor de marfă.
La nivelul întreprinderii comerciale studiul fenomenelor începe cu anumiți indicatori de circulație a mărfurilor și se continuă cu analiza indicatorilor sintetici ai activitații economice. Acest mod de a aborda fenomenele din comerț este dat de faptul că indicatorii care reflectă veniturile, costurile, beneficiile și, respectiv rata rentabilității nu pot fi explicați pe deplin decât în urma cunoașterii precise a felului cum s-au desfășurat procesul de cumpărare, păstrare și vânzare a mărfurilor. Fără această bază, care o reprezintă analiza circulației mărfurilor, analiza beneficiilor, respectiv analiza situației financiare ar avea un caracter formal, de simplă constatare, deoarece de evoluția indicatorilor circulației mărfurilor, în raport cu prevederile din bugetul de venituri si cheltuieli, cu perioadele anterioare, depind și ceilalți indicatori care caracterizează veniturile, costurile, nivelul eficienței activității economice și sociale ale întreprinderii comerciale. Circulația mărfurilor cuprinde trei momente importante: aprovizionarea, stocarea și vânzarea. Corespunzător celor trei momente sunt trei indicatori:
– desfacere,
– stocuri,
– intrări de marfuri.
Cel mai important indicator este cel al desfacerilor de mărfuri, întrucât în funcție de acesta se determină și ceilalți doi indicatori: volumul stocurilor necesare asigurării continuității desfacerilor și volumul intrărilor de marfă pentru a acoperi atât vânzările cât și stocurile de marfă. Între acești indicatori: desfaceri, stocuri și intrări, există o corelație balanțieră, ce trebuie respectată pe totalul și structura circulației mărfurilor, pe perioade de timp, determinate pe societatea comercială și pe unitățile acesteia.
Această corelație poartă denumirea de balanța circulației mărfurilor și se exprimă cu ajutorul relației:
Si + I = D + Sf unde:
Si – stocuri inițiale, stocuri la început de perioadă,
I – intrări de marfă în cursul perioadei,
D – desfaceri de mărfuri în perioada analizată,
Sf – stoc final, la sfârșit de perioadă.
În practică, în cadrul balanței circulației mărfurilor intervin și alți indicatori; cum ar fi:
alte intrări, reprezintă mărfuri provenite prin transferuri de la alte unități ale societății comerciale sau din plusuri de marfă constatate cu ocazia inventarierii,
alte ieșiri, reprezintă mărfurile care trec la alte unități ale societății comerciale prin transfer pentru desfacere și minusuri de marfă provenite din diferite cauze, de exemplu lipsă la inventar.
Din analiza relației balanțiere a indicatorilor circulației mărfurilor, apar trei situații:
1. I = D si Si = Sf
2. D > I si Si > Sf ; stocul final a acoperit desfacerile de mărfuri cu o valoare dată de diferența dintre soldul inițial Si și soldul final Sf; în acest caz se impune luarea măsurilor de aprovizionare cu marfă pentru a avea cu ce se acoperi desfacerile de mărfuri în perioada următoare,
3. D < I si Si < Sf ; desfacerea de mărfuri este mai mică decât valoarea intrărilor de marfă, astfel incât valoarea intrărilor de marfă are rolul de a acoperi desfacerile și să completeze stocul final.
Potrivit rolului și importanței lor în procesul circulației, stocurile de marfă se analizează multilateral, iar metodele analizei corespund categoriilor de stocuri. În circulația mărfurilor se stabilesc mai multe categorii de stocuri, astfel, în funcție de momentul în care se înregistrează, se deosebesc:
1. stocuri inițiale, existente la un moment dat la începutul perioadei de analiză (începutul trimestrului, anului) ;
2. stocuri finale, care se înregistrează la sfârșitul perioadei de gestiune.
Paralel cu stocurile inițiale și finale, în activitatea de planificare se folosesc și stocurile medii, care caracterizează mărimea stocului intr-o anumită perioadă de timp, trimestru sau an. Acest indicator se foloseste pentru a constata măsura în care unitatea comercială a fost asigurată pe o perioadă anumită cu un volum și sortiment de mărfuri corespunzător, precum și pentru a urmări corelația ce există între volumul desfacerilor, pe de o parte, și viteza de circulație și stocuri de marfă pe de altă parte.
Obiectul de studiu al analizei îl formează stocurile finale si medii. Principalele probleme urmărite cu ocazia analizei stocurilor sunt:
– determinarea cauzelor devierii stocurilor finale față de necesar, pe total și pe grupe de mărfuri,
– în ce măsură stocurile medii corespund volumului, structurii desfacerilor de marfă și vitezei de rotație.
Datele necesare analizei se obțin din: balanța mărfurilor, inventarul de marfă și din cadrul sistemului informațional existent la nivelul societății comerciale privitor la aprecierea nivelului de satisfacere a cererii populației.
Dimensionarea stocurilor de marfă într-o mărime normală, prezintă o importanță deosebită pentru desfășurarea unei activități eficiente în cadrul societății comerciale:
1. stocurile de marfă prea mari față de necesar determină imobilizări de fonduri bănești, creșterea cheltuielilor de circulație (cheltuieli cu depozitarea și păstrarea mărfurilor, cheltuieli cu salarizarea, creșterea pierderilor materiale),
2. stocurile de marfă sub necesar creează goluri în aprovizionarea clienților, nesatisfăcând cerințele lor.
Factorii care influențează mărimea și structura stocurilor de marfă sunt
– volumul și structura desfacerilor de marfă,
– viteza de rotație a stocurilor de marfă.
Volumul desfacerilor de marfă determină mărimea stocurilor pentru că ele au rolul de a asigura continuitatea desfacerilor de marfă, astfel încât se pot desprinde următoarele concluzii:
– dacă volumul desfacerilor de marfă este mare și stocurile de marfă trebuie să fie mari,
– stocurile se găsesc în raport direct proporțional cu desfacerile de marfuri.
Structura desfacerilor de marfă influențează mărimea stocurilor, în sensul că, o structură complexă cu sortimente variate reclamă stocuri mari de marfă.
Clasificarea stocurilor se face după mai multe criterii: după perioada de identificare a lor, după locul unde se formează, după destinație.
Din punct de vedere al destinației, stocurile se pot grupa în:
1. stocuri curente, care se află în mod curent în rețeaua comercială pentru a asigura continuitatea desfacerilor de marfă,
2. stocuri sezoniere.
Stocurile curente se găsesc în anumite limite în funcție de momentul aprovizionării cu marfă a unităților astfel:
1.1. stocul minim existent în preziua aprovizionării reprezintă limita minimă, are rolul de a preîntâmpina întreruperile în vânzarea mărfurilor determinate de întârzierea în aprovizionare de la furnizori,
1.2. stocul maxim, reprezintă limita superioară a stocului într-o unitate comercială și anume, în momentul intrării mărfurilor de la furnizori. Mãrimea stocului maxim depinde de frecvența intrãrilor, durata la care se face aprovizionarea și de mãrimea stocului minim în unitatea la care se adaugã cantitatea de mãrfuri intrate. Dacã aprovizionarea se face la intervale scurte de timp, stocul maxim este relativ redus si invers.
1.3. stocul de alarmă sau alertă, ca mărime, se aproprie de stocul minim și indică necesitatea întocmirii unei noi comenzi de marfa. Mărimea acestui stoc depinde de distanța dintre furnizori și unitatea comercială care se aprovizionează.
1.4. stocul mediu reprezintă cantitatea de marfă existentă în medie în stoc într-o anumită perioadă.
Stocul mediu lunar se determină ca o medie aritmetică simplă sau ca o medie cronologică simplă și ponderată, conform formulei:
Sm = (Si + Sf)/2 unde:
Sm = stoc mediu,
Si = stoc initial,
Sf = stoc final.
2. Stocurile sezoniere sunt acele stocuri care se formează pentru a asigura desfacerea sezonieră a unor mărfuri sau desfacerea curentă, în cazul unei producții sezoniere.
1.4.1. CALCULUL STOCULUI MEDIU DE MĂRFURI
Stocul mediu si desfacerile de mărfuri se folosesc pentru calcularea stocurilor finale și elaborarea indicatorilor balanței circulației mărfurilor. Stocurile de marfă se exprimă în indicatori absoluți si indicatori relativi.
Indicatorii absoluți pot fi:
– cantitativi – arată mărimea stocurilor cantitative, în unități naturale,
– valorici – în lei.
Cunoașterea mărimilor absolute a stocurilor prezintă importanță practică pentru stabilirea necesarului de spații de depozitare, păstrare, precum și pentru asigurarea mijloacelor bănești în vederea finanțării stocurilor. Determinarea volumului absolut al stocurilor se face prin inventariere sau pe baza datelor evidenței prin folosirea metodei balanței.
Indicatorii relativi permit exprimarea mărimii stocului în raport cu desfacerile de mărfuri. Folosirea lor pentru determinarea stocurilor prezintă importanță în cunoașterea timpului necesar realizării vânzării mărfurilor din stoc, precum și pentru aprovizionarea cu respectivele mărfuri.
Stocul mediu anual (Sm) se determină:
1. ca o medie cronologică simplă dacă intervalele de timp dintre termenii seriei sunt egale, pe baza relației:
Sm = (S1/2 + S2 + S3 +–––+Sn/2) / (n – 1) unde:
n – numărul termenilor,
S1, S2,––Sn – stocurile de mărfuri.
2. ca o medie cronologică ponderată, dacă intervalele de timp nu sunt egale, pe baza relației:
Sm = {[[(S1+S2)/2]*f1]+––+[[(Sn-1 + Sn)/2]*fn]}/(f1+––-+fn)
unde:
f1,––––fn = distanța dintre momente.
Creșterea volumului total al vânzărilor de marfă, respectiv al desfacerilor medii zilnice dacă nu intervin schimbări în viteza de aducere a mărfurilor de la producător sau de la depozitele comerțului en-gross la societatea comercială, în timpul necesar recepționării și pregătirii mărfurilor pentru vânzare, adică dacă nu intervin schimbări în viteza de rotație a stocurilor de marfă, determinând și o creștere corespunzătoare a stocului mediu de marfă. Stocul mediu de marfă este direct proporțional cu volumul desfacerilor, ceea ce justifică din punct de vedere economic creșterea acestuia în raport cu creșterea vânzărilor de marfă. Structura desfacerilor de marfă poate influența într-un sens sau altul asupra stocului mediu, aceasta fiind determinată de creșterea sau scăderea greutății specifice a unor grupe de mărfuri în raport cu volumul total al vânzărilor, grupe de marfă cu valoare mai mare sau mai mică în totalul mărfurilor, sau cu viteză de rotație mai mare sau mai mică. La interpretarea influenței acestui factor este necesar să se țină seama de factorii obiectivi sau subiectivi sub influența cărora au loc modificări în stuctura desfacerilor pe grupe de mărfuri.
Structura desfacerilor este influențata în primul rând de cererea de mărfuri, care se modifică de la o perioadă la alta, ca urmare a creșterii sau scăderii veniturilor și a puterii de cumpărare. Modificări în stuctura desfacerilor, determinate de orientarea cererii de mărfuri ale populației, agenți economici sau alte tipuri de consumatori spre anumite grupe, sortimente, este un factor obiectiv, independent de firmă, de care este necesar să se țină seama cu ocazia analizei, indiferent dacă aceasta a influențat în sensul creșterii sau descreșterii stocului mediu.
Modificări în stuctura desfacerilor, în condițiile neîndeplinirii planului de vânzare a mărfurilor, având drept cauze lipsuri pe linia aprovizionării sau a desfacerii mărfurilor este atribuită unor cauze subiective. Viteza de rotație influențează în sensul scăderii stocului mediu atunci când are loc o accelerare a acesteia, adică, cu cât viteza este mai accelerată, cu atât stocul este mai mic, ceea ce inseamnă că mărimea stocului este în raport invers proporțional cu viteza de rotație. În concluzie, modificările stocului mediu de marfă se explică prin influența directă a trei factori:
– modificarea volumului desfacerilor medii zilnice,
– modificarea structurii desfacerii mărfurilor,
– modificarea vitezei de rotație pe grupe de mărfuri.
Funcție de volumul desfacerilor și a stocului mediu se poate stabili volumul de aprovizionare. Stabilirea lotului optim de marfă cu care trebuie să se aprovizioneze societatea comercială depinde de o serie de factori, anume: de necesarul de aprovizionare, de cheltuielile de aprovizionare, care sunt independente de mărimea lotului, precum și de cheltuielile de depozitare și păstrare a mărfurilor care sunt direct proporțional cu timpul și cu cantitățile păstrate în stoc. Cheltuielile ocazionate cu formarea stocului sunt influențate, pe lângă alți factori, de termenul de reaprovizionare, iar cele aferente păstrării sunt influențate de timpul și de volumul mărfii aflate în stoc.
1.4.2. ΑNALIZA ROTAȚIEI STOCURILOR
Volumul stocurilor de marfă ale întreprinderii este dependent de doi factori:
– cifra de afaceri,
– viteza de rotație a activelor circulante.
Cu cât acestea vor parcurge mai repede fiecare stadiu al rotației capitalului, cu atât viteza de rotație va fi mai mare, iar necesarul de fond de rulment mai mic pentru un volum dat al producției, respectiv cifră de afaceri.
1.4.2.1. ROTATIA STOCURILOR
Formula de calcul este:
n = C.A./Sm unde:
n = rotația stocurilor, exprimat în număr de rotații,
C.A. = cifra de afaceri,
Sm = stocul mediu de marfă.
Acest indicator arată influența stocurilor existente asupra mișcării balanțiere, astfel încât o valoare ridicată a acesteia arată o situație favorabilă pentru agentul economic. Trebuie făcută precizarea că datorită faptului că vânzările apar de-a lungul întregului an, în timp ce stocul se definește pentru o anumită dată e recomandat să se utilizeze stocul mediu.
1.4.2.2. VITEZA DE ROTAȚIE A STOCURILOR
Formula de calcul a indicatorului numit și durata în zile a rotației stocurilor este:
Dz = (Sm / C.A.)*360 unde:
Dz = viteza de rotație a stocurilor sau durata în zile a rotației,
Sm = stoc mediu,
C.A. = cifra de afaceri.
Acest indicator arată durata unei rotații și este favorabil atunci când are valori mici. Viteza de rotație a stocurilor de marfă este un indicator sintetic calitativ de eficiență, în care se reflectă toate schimbările intervenite în activitatea de exploatare și cea financiară a întreprinderii. Acest indicator sintetizează aspecte legate de desfășurarea procesului de aprovizionare si producție, de scăderea costurilor, scurtarea ciclului de producție și a perioadei de desfacere și încasare a producției. Pentru caracterizarea vitezei de rotație a stocurilor, se folosesc indicatorii:
– rotația stocurilor, exprimată în număr de rotații, prezentat în paragraful 1.4.2.1.,
– durata în zile a rotației, Dz, calculată după relația:
Dz = (Sm * T)/ C.A. unde:
Dz = durata în zile a unei rotații,
Sm = stocul mediu,
T = 360 zile, 180 zile, 90 zile, în funcție de perioada pentru care se face calculul. De regulă această perioadă este luată în calcul la valoarea de 360 zile.
Analiza vitezei de rotație a stocurilor vizează în principal următoarele probleme:
– dinamica indicatorilor vitezei de rotație,
– analiza factorială a accelerării sau încetinirii vitezei de rotație,
– evidențierea căilor posibile de accelerare a vitezei de rotație a stocurilor.
Dinamica vitezei de rotație poate fi urmărită atât în raport de prevederile bugetului de venituri și cheltuieli, cât și față de realizările perioadelor precedente.
Căile de accelerare a vitezei de rotație a activelor circulante sunt multiple, ele fiind proprii fiecărui stadiu: aprovizionare, vânzare, ritmul de încasare a mărfurilor livrate. În stadiul aprovizionării, pentru a determina creșterea vitezei de rotație există două alternative:
– aprivizionarea să se facă la timp,
– stocul să fie redus la minimul necesar.
Aceste condiții se pot realiza atunci când:
– aprovizionarea cu materiale să se facă de la sursele cele mai apropiate și cu mijloace de transport economice,
– încheierea la timp de contracte de aprovizionare, cu termene stabilite cu acordul ambelor părți pentru a asigura ritmicitatea în aprovizionare,
– reducerea pierderilor de mărfuri prin îmbunătățirea condițiilor de depozitare și păstrare a lor, modernizarea operaților de încărcare-descărcare, creșterea calificării personalului de la magazine și depozite și asigurarea securității bunurilor materiale.
1.4.3. ANALIZA STOCULUI DE SIGURANȚĂ
Stocul de siguranță, alături de termenul de aprovizionare reprezintă factorii de care depinde viteza de rotație a stocurilor și implicit determină eficiența activității comerciale. Accelerarea vitezei rotație a stocurilor prin scăderea stocurilor de siguranță, oferă posibilități mari. În activitatea de aprovizionare cu mărfuri, la unitățile comerciale, există două posibilități:
1. realizarea procesului de circulație a mărfurilor pe baza unui stoc care se reînnoiește în momentul epuizării, denumit și stoc activ, astfel încât stocul mediu activ este exprimat în zile-rulaj și este egal cu jumătate din termenul de aprovizionare:
Sam = T / 2 unde:
Sam = stoc mediu activ,
T = termen de aprovizionare.
2. se pleacă de la premisa că alături de stocul activ, în rețeaua comercială, ar trebui să existe un stoc de rezervă, care se menține constant tot cursul anului, denumit stoc de siguranță (stoc minim sau stoc pasiv).
Stocul de siguranță reprezintă o necesitate în scopul prevenirii întreruperilor care pot apare în procesul de vânzare datorită lipsei mărfurilor la un moment dat. Stocul de siguranță trebuie stabilit ca fiind o mărime optimă care să asigure continuitatea procesului de vânzare a mărfurilor, în condițiile cererii de la o zi la alta și de respectarea ritmicității aprovizionării.
Stocul de siguranță se compune din două părți:
1. o parte determinată de caracterul aleator al cererii (Sα),
2. ο altă parte determinată de neritmicitatea intrărilor (Sβ).
Ss = Sα + Sβ unde:
Ss = stoc de siguranță,
Sα = stoc de siguranță conform variantei 1,
Sβ = stoc de siguranță conform variantei 2.
1.4.3.1. CALCULUL STOCULUI DE SIGURANȚĂ α
Se presupun vânzările de mărfuri ca variabile independente, astfel încât limitele stocului de siguranță se calculează cu ajutorul metodelor statistico – matematice, respectiv seria probabilităților. Variabilitatea vânzărilor de la o perioadă la alta obligă întreprinderea să-și constituie pe lângă stocul activității și un stoc de siguranță pentru a preveni ruptura de stoc, respectiv discontinuitatea de stoc.
Stocul de siguranță α se determină după formula:
Smα =
Δ =
y = Δ / T unde:
Smα = stoc mediu de siguranță,
t = gradul de siguranță,
s = abaterea medie pătratică a vânzărilor efective față de cele medii,
Δ = termen de reaprovizionare,
T = perioada totală analizată,
n = numărul de perioade,
X = cifra de afaceri realizată lunar,
Xm = cifra de afaceri medie,
1.4.3.2. CALCULUL STOCULUI DE SIGURANȚĂ β
Pentru a înlătura deficiențele care apar în procesul de vânzare, ca urmare a nerespectării de către furnizori a cantităților și termenelor de livrare, societatea comercială este obligată să-și formeze un anumit stoc de siguranță. În prezent, asemenea stocuri se formează în mod empiric, fiind adeseori mai mare sau mai mic decât limitele necesare. Acest stoc de siguranță se poate calcula matematic folosind teoria probabilităților, folosindu+se datele sistemului informațional al societății comerciale.
Stocul de siguranță β reprezintă stocul determinat în condițiile neritmicității intrărilor, care se calculează cu formula:
Sβ = (t * s)/ unde:
t = gradul de siguranță,
s = abaterea medie pătratică a intrărilor efective față de intrările medii,
s = ,
z = numărul efectiv de zile pentru care vânzările sunt asigurate de fiecare intrare în parte,
Δ = numărul de zile planificat să asigure vânzarea pentru fiecare intrare în parte,
n = numărul de perioade.
Controlul stocului de siguranță prezintă o importanță deosebită deoarece oferă echipei de management un instrument științific pentru aprecierea nivelului vitezei de rotație în raport cu necesitățile, de condițiile în care întreprinderea își desfășoară activitatea și să întreprindă măsuri pentru îmbunătățirea activității de aprovizionare și de desfacere a mărfurilor.
1.4.4. ANALIZA STOCURILOR DE MARFĂ
Un stoc de marfă reprezintă o imobilizare de valori, de capital. Funcțiile pe care le îndeplinesc în procesul circulației capitalului, determină politica pe care o adoptă firma în gestiunea stocurilor de marfă, în care dimensiunea acestora prezintă o importanță deosebită. Analiza stocurilor de marfă în cadrul dat al unei firme, din punct de vedere metodologic vizează mai multe aspecte:
1.evoluția stocurilor se analizează comparativ cu cifra de afaceri, pe o anumită perioada de timp.
2. un alt aspect al analizei stocurilor se referă la evoluția lor față de un nivel considerat al acestora, care poate fi: stoc normat, stoc mediu, stoc maxim sau oricare altă categorie. Continuitatea procesului de desfacere impune existența stocurilor de marfă, astfel încât firma trebuie să-și stabilească limita stocurilor și să urmărească respectarea acesteia. Sistemele actuale de evidență permit ca în orice moment să fie identificate mărfurile sau grupele de mărfuri care prezintă abateri față de limita stabilită.
3. un alt aspect ce ține de analiza stocurilor se referă la gradul de imobilizare, pentru care stocurile se grupează în mai multe categorii: stocuri normale, stocuri cu mișcare lentă, stocuri fără mișcare și stocuri disponibile.
Încadrarea într-o grupă sau alta se face în funcție de frecvența desfacerii, calculându-se durata de imobilizare a stocului (Di), exprimată în zile, calculată cu relația:
Di = (Sm *360)/ E unde:
Sm = stocul mediu anual,
E = ieșirile din gestiune.
În raport cu această mărime calculată pentru perioadele anterioare, se stabilesc convențional, intervalul în zile pentru fiecare grupă. Actualizând permanent baza de date privind stocurile, la anumite intervale se pot obține informații despre gruparea lor în diferite clase enumerate mai sus.
4. stocurile trebuie să asigure continuitatea procesului de desfacere astfel încât o altă problemă a anlizei lor se referă la rezerva în zile (Rz) care se stabilește pe baza relației:
Rz = S1 /Cz unde:
S1 = stocul efectiv la un moment dat,
Cz = vânzarea medie zilnică.
Capitolul II.
INFORMAȚIA STOCULUI ÎN SISTEMUL
INFORMAȚIONAL-MANAGERIAL
2.1. NOȚIUNEA DE INFORMAȚIE ÎN CADRUL UNUI SISTEM INFORMAȚIONAL
A conduce înseamnă în primul rând a cunoaște și a acționa. Tehnologia conducerii începe cu obținerea de informații, elaborarea de variante, adaptarea deciziei, stabilirea programelor de aplicare a acestuia, încheindu-se cu informația referitoare la înfăptuirea deciziei și informațiile obținute. Informația este concepută nu ca un scop în sine, ci ca un punct de plecare în luarea deciziilor, efectuarea controlului, realizându-se conexiunea inversă și autoreglarea sistemului. Din motivele expuse deducem că procesul de conducere este caracterizat ca un proces informațional- decizional.
Informațiile, cuprind date de orice fel, noutăți, știri, comunicări cu privire la situația economică, procese de muncă, fenomene, tehnologii, evenimente, experiențe, idei comunicate și acceptate pentru un scop bine definit, înlăturând una sau mai multe nedeterminări.
Orice societate comercială este supusă zilnic unui număr foarte mare de informații pe care le folosește sau doar le acumulează. Aceste informații primite pot fi:
– subiective, cum sunt cele pe care managerii le capătă, după mulți ani de experiență,
– obiective, cum ar fi creșterea producției sau a performanței concurenților.
Toate aceste informații trebuie regrupate și conservate, acțiune care reprezintă obiectivul specialiștilor din sistemul informațional al unei întreprinderi, și anume, să determine:
– informațiile ce pot fi culese,
– periodicitatea culegerii și valorificarea lor,
– modul de organizare și de structurare a bazei de date,
– eventualele transformări efectuate,
– criterii pe baza cărora să se stabilească trăinicia datelor.
Culegerea, transmiterea, prelucrarea, depozitarea și valorificarea informației presupune și se realizează într-un anumit cadru organizatoric, respectiv printr-un sistem informațional adecvat. Un sistem informațional reprezintă ansamblul organizat al metodelor, procedurilor și mijloacelor de informație, culegere, prelucrare, transmitere și depozitare a informației necesare procesului de conducere și execuție. Acest sistem informațional poate fi simplu sau complex, static sau dinamic. Sistemul informațional caracterizat de aspectul static presupune:
– înregistrarea faptelor survenite în baza informațională,
– înregistrarea structurilor de date, a regulilor și a restricțiilor în modelul datelor.
Sistemul informațional sub aspect dinamic presupune:
– procesarea informațiilor, ceea ce înseamnă aducerea la zi a datelor memorate în baza de date,
– schimbarea structurilor, regulilor și restricțiilor modelului de date.
Fluxul informațional este alcătuit din:
– parteneri, care reprezintă intervenții externe,
– domenii și subdomenii, care reprezintă intervenții interne (figura nr. 2.1).
Sistemul informațional simplu transmite informația de la locul apariției acesteia, la punctul de centralizare fără a prelucra. Sistemul informațional complex asigură nu numai culegerea și transmiterea informațiilor, dar și prelucrarea, sistematizarea lor cu ajutorul unor mijloace adecvate.
Procesul informațional cuprinde mai multe operațiuni sau faze succesive și anume: emiteea, culegerea, tranportarea, prelucrarea și stocarea informațiilor. Asemănător cu aparatul circulator sanguin, sistemul informațional al întreprinderii, are menirea de a aduce în fiecare sector de muncă un flux continuu astfel încât să permită tuturor lucrătorilor și fiecăruia în parte o desfășurare, o muncă eficientă, atât de concepție cât și de execuție. Traseele pe care circulă informația în procesul emiterii, prelucrării și utilizării sunt denumite circuite informaționale, iar ansamblul informațiilor vehiculate pe aceste trasee sunt numite fluxuri informaționale. Sistemul informațional, cuprinde totalitatea fluxurilor de informații corelate între ele împreună cu mijloacele materiale: suporturi de informații, echipamente, metode și procedee de culegere, prelucrare a informației și valorificarea informației. O îngramădire de date, neraționalizate, nu constituie un sistem informațional și nu sunt utile conducerii unei societăți comerciale. Sistemul informațional stochează și redă informația într-o formă potrivită conducerii, informații care întâi sunt prelucrate și grupate.
Sistemul informațional modern cu autoreglare are în vedere o maximizare a volumului informațional pentru satisfacerea corespunzătoare a nevoilor, paralel cu reducerea la minimum posibil a acestora. De calitatea și oportunitatea informațiilor depinde adesea calitatea și eficiența deciziilor. Orice proces de conducere implică o conexiune directă asupra executanților prin conexiuni inverse care să informeze decidentul asupra rezultatelor execuției și să permită acestuia corectarea eventuală a comportamentului executantului. Conexiunile informației inverse sunt proprii tuturor sistemelor care se autoreglează. În fig. 2.2. este prezentat circuitul informațional și conexiunea inversă: emitere- culegere- transport- prelucrare- analiză- variante- decizie- acțiune- rezultate- informații.
Un sistem rapid și clar de comunicații realizează un contact permanent între conducerea întreprinderii și colectivul de muncă, cu caracter bilanțier, adică permite comunicații nu numai de sus în jos, decizii și programe de acțiune, ciși de jos în sus, informații cu privire la realizarea planului. De asemenea există și circulația orizontală a informației, de la un serviciu la altul, și comunicații ale întreprinderii cu alte întreprinderi la nivel de ramură sau de economie națională. Din tot ceea ce am prezentat mai sus rezultă că există patru fluxuri de informație.
Un sistem de informații național modern trebuie să corespundă următoarelor cerințe:
– informația să fie cât mai completă posibil,
– operativitatea, exactitatea, etapizarea și ierarhizarea informației,
– corelația deductivă a informației,
– apropierea momentului de obținere a informației de cel al prelucrărilor și luării deciziilor,
– flexibilitatea, diminuarea fluxului, eliminarea paralelismelor și informațiilor nefundamentate,
– economicitatea, utilitatea metodologică în tratarea datelor.
Un sistem informațional-decizional integrat îndeplinește următoarele funcții principale:
– funcția de coordonare,
– schimbul de informații,
– funcția de fundamentare a deciziilor,
– funcția operațională,
– funcția de cunoaștere înaintea luării deciziei inițierii acțiunilor.
Informația nu este nici materie, nici energie, ea reprezintă o suită de date raționalizate, caracterizate prin utilitate și noutate. Ultimele decenii vădesc o considerabilă accelerare a dezvoltării și a punerii la dispoziția întreprinderii de noi informații privind modul în care reacționează piața, precum și resursele umane și materiale necesare punerii lor în practică. Este vorba despre acele domenii ce privesc managementul și inovațiile importante ce ar putea contribui la o mai bună productivitate a factorilor de decizie și la o mai bună eficiență a circuitelor economice. Conservate, actualizate și exploatate zilnic, informațiile cu ajutorul instrumentelor decizionale, capătă o importanță deosebită pentru întreprindere. O multitudine de factori contribuie la îmbunătățirea și accelerarea ecestei evoluții.
Fie că este vorba de piața de desfacere a unei întreprinderi, de organizare a producției sau de finanțarea activității sale, dimensiunea internațională devine din ce în ce mai prezentă. În toate situațiile, deciziile luate trebuie să fie coordonate. Această mondializare a activităților, conduce, în mod natural, la nevoia imperioasă de instrumente decizionale care să furnizeze la toate nivelele un model identic de analiză a situațiilor locale, de identificare și de evaluare a interdependențelor se observă că factorii de decizie tind să rămână mai puțin timp în aceeași poziție, durata medie variază între doi și cinci ani, mai frecventă fiind cea de trei ani.
Analizând toate aceste aspecte, se observă tendința în continuă creștere a întreprinderilor de a căuta noi mijloace de acumulare și de multiplicare a informațiilor și a experienței, aceasta permițând factorilor de decizie să fie mult mai operativ, asigurându-se o continuitate în cercetarea și asigurarea performanțelor. A crea, a concepe, a produce și a distribui constituie sarcini esențiale pentru orice întreprindere. De exmplu, a investi nu este suficient, deoarece pot interveni dificultăți: amânări, cost, din cauza cărora multe decizii rămân sub semnul întrebării. Nevoia de flexibilitate se traduce printr-o exigență sporită privind instrumentele de urmărire în timp a deciziilor, elaborând indicii de alarmă extrem de utili in situații deosebite.
2.2. NOȚIUNEA DE SISTEM INFORMAȚIONAL CONTABIL
Sistemele informaționale contabile posedă toate caracteristicile sistemelor informaționale pentru conducere. Ele utilizează aceleași feluri de resurse și au un ciclu de prelucrare a datelor pentru obținerea informațiilor necesare conducerii planificate și controlului, scopul fiind cel care le diferențiază. Sistemul informațional managerial cuprinde toate datele intrate într-o unitate economică, toate activitățile de prelucrare din unitate și toate informațiile folosite de către personalul unității. Sistemul informațional contabil privește doar tipuri certe de date și informații, astfel încât acesta este un subsistem al sistemului informațional managerial dintr-o organizație economică.
Sistemele informaționale contabile sunt implicate în folosirea a două tipuri de informații manageriale:
– informații financiare,
– informații generate de prelucrarea tranzacțiilor economice.
Un exemplu concludent al informațiilor financiare îl reprezintă bugetele și analizele investițiilor de capital, care nu sunt rezultatul direct al unor procese tranzacționale. Stocurile și vânzările sunt reprezentative ca exemple de informații nefinanciare, produse prin prelucrarea tranzacțiilor.
Un sistem informațional contabil reprezintă un set de resurse umane și de capital, dintr-o societate comercială, care se ocupă cu pregătirea informațiilor contabile și, de informațiile obținute prin colectarea și prelucrarea tranzacțiilor economice. Aceste informații sunt disponibile pentru toate nivelurile de conducere în scopul realizării planificării și controlului activităților organizațiilor economice.
Compartimentul sistemului informațional contabil se referă în principal la contabilitatea internă, care are următoarele responsabilități:
– aprecierea independentă a realizării de pe diferitele nivele ale conducerii în ceea ce privește eficiența și aderența la politica întregii companii,
– urmărirea continuă și recomandarea îmbunătățirilor din sistemul de control intern și asigurarea securității patrimoniului unei organizații,
– urmărirea periodică a siguranței înregistrărilor financiare și a eficienței metodelor de prelucrare,
Gradul de detaliere a compartimentelor contabile depinde de mărimea unității și de măsura în care este folosită tehnica modernă de prelucrare a informațiilor.
În vederea prelucrării datelor din tranzacții economice, contabilitatea utilizează o variantă proprie ciclului de prelucrare a datelor. Întregul proces, de la documentele sursă până la darea de seamă contabilă poartă numele de “ procesul dublei înregistrări “. Numeroase rapoarte și analize care conțin informații contabile și non-contabile, pot fi generate ca un produs al prelucrării contabile a datelor.
În cazul întreprinderilor aflate în continuă dezvoltare, un sistem informațional are o viață limitată, care începe atunci când sistemul este conceput pentru rezolvarea problemelor unității comerciale și se termină când se constată că respectivul sistem nu mai corespunde cerințelor sistemului.
Dintre factorii care duc la scurtarea vieții sistemelor informațional – contabile și care au un rol important, sunt:
extinderea domeniului de activitate a unităților economice sau chiar reprofilarea lor,
modificări substanțiale în tehnologiile de prelucrare a datelor.
Conform acestor factori, pentru viitor se prevăd modificări importante ale sistemului informațional contabil, analizate prin prisma tendințelor vizibile în activitatea prezentă a societăților comerciale. Tendințele care determină modificări în viitor sunt:
apariția cererilor din partea societății ca firmele să devină mai responsabile din punct de vedere social. Aceasta include: mutații în sfera protecției consumatorilor, încurajarea legislației leasingului, activității privind protecția mediului. Aceste cereri sunt realizate și prin contribuția sistemelor informațional contabil care pot estima costul și beneficiile proiectelor propuse, pot evalua cheltuieli care trebuie făcute pentru protecția ființei umane.
creșterea importanței cunoștințelor umane și calificării care reprezintă valoroase resurse economice. Sistemele informațional contabile în structura lor au considerat că cea mai importantă avere era cea fizică: banii, stocurile, clădirile, mașinile, neglijând forța de muncă. În cazul resurselor umane se urmăreau doar salariile. În întreprinderile moderne, cunoștințele umane și calificarea sunt, de regulă, factorii principali ai realizării performanțelor deosebite sau ai eșecurilor, dar contabilitatea actuală nu reflectă acest fapt, ea continuând să stabilească valoarea averii fizice, neglijând averea umană. Gestiunea efectivă a averii umane necesită informații. Managementul trebuie să dezvolte noi metode de înregistrare, clasificare și prelucrare a datelor referitoare la resursele umane. Proiectanții de sisteme trebuie să revadă metodele de raportare a informațiilor către conducere, astfel încât să încorporeze în ele și factorul uman. Sunt necesare sisteme de control intermediar pentru averea umană.
transferul către metode moderne de management prin construirea de modele matematice ale problemelor din realitatea înconjurătoare. În construirea modelelor, se apelează la mărimi precum costul și profitul, care se obțin din sistemul informațional contabil, deși adeseori ele nu se regăsesc în forma dorită, nepotând fi identificate ușor. De aceea, noi structuri ale înregistrărilor, clasificărilor și prelucrărilor datelor contabile sunt necesare a fi realizate pentru asigurarea cerințelor cercetărilor operaționale. În ultima perioadă de timp, pe plan internațional, s-au realizat noi sisteme ce dezvoltă posibilitatea utilizatorilor de calculatoare, să angajeze modele de cercetare operațională, prin analize extinse ale fișierelor. Astfel de sisteme integrate sunt elemente esențiale în procesul luării deciziilor, prin intermediul sistemelor de sprijinire a procesului decizional, care pentru a putea obține rezultatul dorit trebuie ca sistemul informațional contabil să asigure datele în formatul necesar lor.
o altă tendință ce determină modificări ale sistemului informațional contabil în viitor îl reprezintă inflația prețurilor, care cauzează importante distorsiuni în informația contabila, care la rândul ei, afectează raportările financiare și alte ieșiri ale sistemului informațional contabil. De aceea, apare necesitatea ca sistemul informațional contabil să realizeze informări care să țină cont de impactul inflației. În concluzie, modul în care funcția contabilă și de prelucrare a informației sunt organizate vor avea o influență deosebită asupra eficienței sistemului informațional contabil.
2.3. SUBSISTEMUL INFORMAȚIONAL AL STOCURILOR – COMPONENTĂ A GESTIUNII STOCURILOR
În analiza subsistemului informatic al stocurilor se pleacă de la purtătorii primari de informații, anume fluxul informațional al documentelor. Informațiile din domeniul economic sunt consemnate în cadrul documentelor contabile. Prin și pe baza acestor documente se formalizează în scris și organizată material, procesele de culegere, prelucrare, stocare și transmitere a datelor.
Documentele și înregistrările bine concepute pot avea un rol foarte important în atingerea obiectivelor controlului intern. Documentele sursă ale tranzacțiilor economice trebuie să fie proiectate astfel încât să înlesnească o cât mai completă culegere a datelor despre tranzacția respectivă. Documentele trebuie să aibă în structura lor o rubrică pentru autorizarea operațiunii, iar cele care presupun procese de predare-primire între gestiuni trebuie să cuprindă rubrici distincte pentru cele două părți. De asemenea, pentru exercitarea mai ușoară a controlului, se recomandă folosirea documentelor prenumerotate, pentru a avea control asupra tuturor formularelor folosite. Sistemul de ținere a evidenței unei organizații economice trebuie să fie bine coordonat astfel încât să înlesnească identificarea tranzacțiilor individuale din întregul sistem.
Calea pe care o urmează o tranzacție prin sistemul de prelucrare a datelor, de la sursă la documentele de sinteză, este cunoscută sub numele de “ probă în revizie”, care constă în apelarea la elemente cum sunt numărul de referință, de secvență, codurile, datele calendaristice și alte elemente prin care se probează cum au ajuns datele în registre, în conturi, în balanța de verificare sau bilanț sau cum au fost preluate în anumite fișiere.
În raport cu modul de întocmire și rolul lor în cadrul sistemului informațional decizional, documentele contabile pot fi justificative de evidență contabilă și de sinteză și raportare. Documentele justificative asigură datele de intrare în sistemul informațional contabil, cele de evidență contabilă realizând înregistrare și stocarea datelor în structura proprie contului și sistemului de conturi, iar prin documentele de sinteză și raportare se centralizează și transmit informații. Realizarea cu eficiență și cu mare operativitate a obiectivelor generale ale contabilității presupun îmbinarea și adaptarea armonioasă la specificul fiecărei ramuri a metodelor, formelor și mijloacelor de evidență și control, folosite în documentele financiar-contabile. Având la bază principiile generale ale organizării contabilității economice, organizațiile contabile în comerț urmăresc să asigure reflectarea în expresie bănească a patrimoniului, exercitarea unui control permanent asupra existenței și mișcărilor valorice patrimoniale, deținerea informațiilor necesare urmăririi indicatorilor prevăzuți în Bugetul de venituri și cheltuieli și consolidarea autogestionării și autofinanțării societăților comerciale. Modul de organizare a contabilității este determinat de factori specifici în activități și anume: sistem comercial, stuctura organizatorică și cadrul de relații formale de desfășurare a activității comerciale, cadrul legislativ al relațiilor întreprinderii, regimul prețurilor, necesitatea creșterii permanente a mișcărilor valorice materiale și bănești.
Analiza gestiunii stocurilor într-o societate comercială pleacă de la purtătorii primari de informație, evidențiind fluxul informațional al lor, observându-se că de la o tranzacție datele sunt colectate într-un document sursă, care este, de regulă, înregistrat sau tipărit. O bună cunoaștere a documentelor sursă privind facturările, aprovizionările înseamnă o bună stăpânire a sistemului informațional de gestiune a stocurilor. În ceea ce privește bunurile de natura stocurilor, cele mai utilizate documente contabile sunt:
NRCD (nota de recepție și constatare de diferențe);
Bon de predare, transfer, restituire;
Bon de consum;
Fișa limită de consum;
Dispoziție de livrare;
Fișa de magazie;
Fișă de evidență a obiectelor de inventar în folosință;
Fișa de evidență a stocurilor și obiectelor de inventar pe locuri de folosință;
Registrul stocurilor;
Lista de inventariere.
NRCD (nota de recepție și constatare de diferențe)
Servește ca:
document pentru recepția bunurilor aprovizionate;
document justificativ pentru încărcarea în gestiune;
act de probă în litigii cu furnizorii pentru diferențele constatate la recepție;
document justificativ de înregistrare în contabilitate.
Se folosește ca document distinct de recepție în cazul:
a). bunurilor materiale cuprinse într-o factură sau aviz de însoțire a mărfii, care fac parte din gestiuni diferite;
b). bunurilor materiale primite spre prelucrare, în custodie sau păstrare;
c). bunurilor materiale procurate de la persoane fizice;
d). bunurilor materiale care sosesc neînsoțite de documente de livrare;
e). bunurilor materiale care prezintă diferențe la recepție;
f). mărfurilor intrate în gestiunile la care evidența se ține la preț de vânzare cu amănuntul sau en gros.
În cazurile menționate mai sus, precum și pentru materialele nestocate a căror valoare se înregistrează direct pe cheltuieli, recepția și încărcarea în gestiune se fac pe baza documentului de livrare care însoțește transportul (factura, avizul de însoțire a mărfii, etc.). Se întocmește în două exemplare, potrivit prevederilor legale, la locul de depozitare sau în unitatea cu amănuntul, după caz, pe măsura efectuării recepției, de către o comisie de recepție formată din:
– delegatul conducătorului societății;
– împuternicitul cu primirea și expedierea mărfii;
– primitorul;
– responsabilul CTC.
În situația în care la recepție se constată diferențe, Nota de recepție și constatare de diferențe se întocmește în trei exemplare de către comisia de recepție legal constituită. În cazul în care bunurile materiale sosesc în tranșe, se întocmește câte un formular pentru fiecare tranșă, care se anexează apoi la factură sau la avizul de însoțire a mărfii. Datele de pe verso formularului nu se completează decât atunci când se constată diferențe la recepție.
Circulă:
– la gestiune, pentru încărcarea în gestiune a bunurilor materiale recepționate (toate exemplarele);
– la compartimentul financiar – contabil, pentru întocmirea formelor privind lichidarea diferențelor constatate (toate exemplarele), precum și pentru înregistrarea în contabilitatea sintetică și analitică, atașată la documentele de livrare (factura sau avizul de însoțire a mărfii);
– la unitatea furnizoare (exemplarul 2) și la unitatea de transport (exemplarul 3) pentru comunicarea lipsurilor stabilite.
Termenul de predare al NRCD la contabilitate este data de 4 a fiecărei luni pentru luna precedentă, ele putând fi predate zilnic.
Se arhivează la compartimentul financiar – contabil.
Graficul de circulație este prezentat în figurile nr. 2.3 și 2.4.
Magazia primitoare Aprovizionare
Financiar Prețuri Oficiu de calcul Contabilitate
Figura nr. 2.3. Graficul de circulație al NRCD.
– PLATA
– COMPENSARE
Financiar Contabilitate
Fig. 2.4. Graficul de circulație al NRCD.
Bon de predare, transfer, restituire (în cazul utilizării ca bon de transfer între două gestiuni aflate în incinta unității)
Servește ca:
– dispoziție de transfer a valorilor materiale de la o gestiune la alta în incinta unității;
– document justificativ pentru scădere din gestiune predătorului și de încărcare în gestiunea primitorului.
Se întocmește în două exemplare, pe măsura ce se efectuează transferuri, de către organul care dispune transferul, care semnează la rubrica corespunzătoare. Transferul se efectuează numai între gestiuni din incinta aceleiași unități. În cazul gestiunilor dispersate teritorial se întocmește Aviz de însoțire a mărfii.
Circulă:
– la magazia predătoare pentru eliberarea cantităților prevăzute, semnându-se de predare de către gestionar (ambele exemplare);
– la delegatul magaziei primitoare care semnează de primire pe exemplarul 1 și reține exemplarul 2;
– la compartimentul financiar – contabil, ambele exemplare, care, după confruntarea lor, stau la baza efectuării înregistrărilor în evidența magaziilor.
Se arhivează la compartimentul financiar – contabil.
Graficul de circulație este prezentat în figura 2.5.
Bon de consum
Servește ca:
– document de eliberare din magazie pentru consum a unui singur material, respectiv a mai multor materiale, după caz;
– document justificativ de scădere din gestiune;
– document justificativ de înregistrare în evidența magaziei și în contabilitate.
Se întocmește în două exemplare, pe măsura lansării, respectiv eliberării materialelor din magazie pentru consum, de compartimentul care efectuează lansarea pe baza programului de producție și a consumurilor normate, sau de alte compartimente ale unității, care solicită materiale pentru a fi consumate.
Bonul de consum se poate întocmi într-un exemplar în condițiile utilizării tehnicii de calcul. Bonul de consum (colectiv), în principiu, se întocmește pe formulare separate pentru materialele din cadrul aceluiași cont de materiale, loc de depozitare și loc de consum.
În situația când materialul solicitat lipsește din depozit, se procedează în felul următor:
– în cazul bonului de consum se completează spațiul următor cu denumirea materialului înlocuitor, după ce, în prealabil, pe verso formularului se obțin semnăturile persoanelor autorizate să aprobe folosirea altor materiale decât cele prevăzute în consumurile normate;
– în cazul bonului de consum (colectiv) se taie cu o linie denumirea materialului înlocuit și se semnează de aprobare a înlocuirii, în dreptul rândului respectiv. După înscrierea denumirii materialului înlocuitor se întocmește un bon de consum separat, aplicându-se un semn distinctiv (în cazul unităților economice) sau materialul înlocuitor se înscrie pe un rând liber în cadrul aceluiași bon de consum.
Unitate predătoare Unitate primitoare
Contabilitate gestiune mat. predătoare Contabilitate gestiune mat. primitoare
Fig. 2.5. Graficul de circulație al Bonului de transfer, predare, restituire.
În bonul de consum, coloanele “Unitatea de măsură” și “Cantitatea necesară” de pe rândul 2 se completează în cazul când se solicită și se eliberează din magazie materiale cu două unități de măsură. Dacă operațiile de predare – primire a materialelor nu pot fi suspendate în timpul inventarierii magaziei de materiale, comisia de inventariere trebuie să înscrie pe documentul respectiv mențiunea “predat în timpul inventarierii”.
Circulă:
– la persoanele autorizate să semneze pentru acordarea vizei de necesitate (ambele exemplare);
– la persoanele autorizate să aprobe folosirea altor materiale, în cazul materialelor înlocuitoare la unitățile economice;
– la magazia de materiale, pentru eliberarea cantităților prevăzute, semnându-se de predare de către gestionar și de primire de către delegatul care primește materialele (ambele exemplare);
– la compartimentul financiar – contabil, pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitatea sintetică și analitică (ambele exemplare).
La unitățile economice, exemplarul 1 circulă la contabilitatea materialelor, ca document de scădere din gestiune, iar exemplarul 2 servește la înregistrarea în contabilitate a costurilor. La instituții publice, exemplarul 2 rămâne la emitent.
Se arhivează la compartimentul financiar – contabil.
Fișă limită de consum
Servește ca:
– document de stabilire a cantității limită dintr-un material sau pentru mai multe materiale necesare executării unui produs (comandă) sau unei lucrări;
– document de eliberare succesivă a aceluiași fel de material pentru același produs (comandă);
– document justificativ pentru scădere din gestiune;
– document de stabilire a economiilor sau depășirilor de materiale;
– document justificativ de înregistrare în evidența magaziei și în contabilitate.
Se întocmește manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, în două exemplare, la începutul lunii sau lansării produsului (comenzii) sau lucrării, de compartimentul de planificare sau de lansare, pe baza programului de producție și a consumurilor normate.
În cazul fișei limită de consum, dacă în cursul lunii se produc modificări în programul de producție, compartimentul de planificare modifică cantitatea limită de material. Dacă în urma schimbărilor intervenite în programul de producție nu se mai folosește materialul inițial, se recalculează cantitatea limită corespunzătoare producției executate până în acel moment, emițându-se o nouă fișă.
Eliberările de materiale se înregistrează în fișele de magazie la terminarea executării produselor sau la sfârșitul lunii.
Circulă:
– la persoanele autorizate să semneze pentru acordarea vizei de necesitate;
– la persoanele autorizate să aprobe înlocuirea, suplimentarea sau diminuarea cantităților de materiale cu ocazia modificării programului de producție;
– la magazia de materiale, pentru înscrierea cantităților eliberate, semnându-se de delegatul care primește materialele;
– la secție, atelier etc. pentru a fi folosite ca cerere de materiale și situație a eliberărilor în cadrul cantității limită, semnându-se de gestionarul magaziei predătoare;
– la compartimentul financiar – contabil pentru înregistrare în contabilitatea sintetică și analitică. Primul exemplar se utilizează de contabilitatea materialelor ca document de scădere din gestiune, iar al doilea exemplar, pentru înregistrarea în contabilitate a costurilor.
Se arhivează în compartimentul financiar – contabil (ambele exemplare).
Dispoziție de livrare
Servește ca:
– document pentru eliberarea din magazie a produselor, mărfurilor sau altor valori materiale destinate vânzării;
– document justificativ de scădere din gestiunea magaziei predătoare;
– document de bază pentru întocmirea avizului de însoțire a mărfii sau a facturii, după caz.
Se întocmește în două exemplare de către serviciul desfacere.
Circulă:
– la magazie pentru eliberarea produselor, mărfurilor sau altor valori materiale și pentru înregistrarea în evidența magaziei semnându-se de către gestionarul predător pentru cantitățile livrate (ambele exemplare);
– la compartimentul desfacere pentru înregistrarea cantităților livrate în evidențele acestuia și pentru întocmirea avizului de însoțire a mărfii sau facturii , după caz (exemplarul 2).
Se arhivează :
la magazie (exemplarul 1);
la compartimentul desfacere (exemplarul 2).
Fișă de magazie
Servește ca:
– document de evidență la locul de depozitare a intrărilor, ieșirilor și stocurilor de valori materiale, cu una sau cu două unități de măsură după caz;
– document de contabilitate analitică în cadrul metodei operativ contabile (pe solduri);
– sursă de informații pentru controlul operativ curent și contabil al stocurilor de valori materiale.
Se întocmește într-un exemplar, separat pentru fiecare fel de material și completează de către:
– compartimentul financiar – contabil la deschiderea fișei (datele din antet) și la verificarea înregistrărilor (data și semnătura de control). În coloana “Data și semnătura de control” semnează și organul de control financiar cu ocazia verificării gestiunii;
– gestionar sau persoane desemnată, care completează coloanele privitoare la intrări, ieșiri și stoc.
Fișele de magazie se țin la fiecare loc de depozitare a valorilor materiale, pe feluri de materiale ordonate pe conturi, grupe, eventual subgrupe sau în ordine alfabetică. Pentru valori materiale primite spre prelucrare de la terți sau în custodie se întocmesc fișe distincte care se țin separat de cele ale valorilor materiale proprii.
În scopul ținerii corecte a evidenței la magazie, persoanele desemnate de la compartimentul financiar – contabil verifică inopinat, cel puțin o dată pe lună, modul cum se fac înregistrările în fișele de magazie. Înregistrările în fișele de magazie se fac document cu document. Stocul se poate stabili după fiecare operație înregistrată și obligatoriu zilnic.
Nu circulă, fiind document de înregistrare.
Se arhivează la compartimentul financiar contabil.
Fișă de evidență a obiectelor de inventar în folosință
Servește ca document de evidență a obiectelor de inventar de mică valoare sau scurtă durată, a echipamentului și materialelor de protecție date în folosința personalului, până la scoaterea lor din uz.
Se întocmește într-un exemplar, pe măsura dării în folosință a bunurilor pe fiecare persoană, de gestionarul care eliberează obiectele respective sau de persoana desemnată să țină evidența acestora.
Formularul se completează în mod diferit, în funcție de organizarea depozitării acestora și anume:
– când eliberarea obiectelor se face din magazia de obiecte noi direct personalului muncitor, coloanele destinate eliberărilor se completează pe baza bonului de consum, iar coloanele destinate restituirilor, pe baza bonului de restituire;
– când eliberarea se face din magazia de exploatare, atât eliberarea cât și restituirea obiectelor date în folosința personalului se fac pe bază de semnătură direct în fișă;
– în cazul obiectelor eliberate pe bază de nomenclatoare stabilite pe funcții, care nu se întocmesc decât după restituirea obiectelor uzate, înregistrările în fișa de evidență a obiectelor de inventar de inventar în folosință se pot face pentru simplificare, numai o dată la eliberarea inițială și la restituirea definitivă a obiectelor respective.
Nu circulă, fiind document de înregistrare.
Se arhivează la compartimentul financiar – contabil.
Fișa de evidență a stocurilor și obiectelor de inventar pe locuri de folosință
Servește:
– document de evidență (cantitativ și valoric) a materialelor ce se eliberează unor compartimente (laboratoare, secții), precum și de evidență cantitativă pe fiecare loc de consum;
– document de evidență (cantitativ și valoric) a obiectelor de inventar în folosință, precum și de evidență cantitativă pe fiecare loc de folosință;
– document de evidență (cantitativ) a intrărilor, ieșirilor și a stocurilor de obiecte de inventar pe locuri de folosință;
– sursă de informații pentru cunoașterea și controlul operativ curent și contabil al stocurilor.
Se întocmește într-un singur exemplar de către:
– compartimentul financiar – contabil, în cazul utilizării ca document pentru ținerea contabilității analitice a materialelor și obiectelor de inventar în folosință;
– responsabilul cu bunuri de inventar, în cazul utilizării ca document pentru evidența obiectelor de inventar în folosință.
Nu circulă fiind document de înregistrare.
Se arhivează la compartimentul financiar – contabil.
Registrul stocurilor
Servește ca document de evaluare a stocurilor de valori materiale și de verificare a concordanței înregistrărilor efectuate în fișele de magazie și în contabilitate.
Se întocmește manual de compartimentul financiar – contabil sau cu ajutorul tehnicii de calcul, la sfârșitul fiecărei luni, pe feluri de materiale, obiecte de inventar și produse, grupate pe magazii (depozite), conturi, grupe, eventual subgrupe sau în ordine alfabetică, prin înscrierea stocurilor din fișele de magazie și evaluarea lor cu prețurile de înregistrare.
Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.
Se arhivează în compartimentul financiar – contabil.
Listă de inventariere
Servește ca:
– document pentru inventarierea valorilor materiale aflate în gestiunile unității;
– document de bază pentru stabilirea lipsurilor și plusurilor de valori materiale (imobilizări, stocuri materiale) și a altor valori (elemente de trezorerie etc.);
– document justificativ de înregistrare în evidența magaziilor (depozitelor) și în contabilitate a plusurilor și minusurilor constatate;
– document pentru întocmirea registrului – inventar;
– document pentru stabilirea provizioanelor pentru deprecieri;
– document centralizator al operațiunilor de inventariere.
Se întocmește într-un exemplar, la locurile de depozitare, de regulă anual sau în situațiile prevăzute de dispozițiile legale, de comisia de inventariere, pe gestiuni, conturi de valori materiale, eventual grupe sau subgrupe, separat pentru valorile materiale și mijloacele fixe ale unității și separat pentru cele în custodie, aflate asupra personalului unității la data inventarierii, primite pentru prelucrare etc. și se semnează de membrii comisiei de inventariere și de gestionar.
Circulă:
– la gestionar, prin semnarea fiecărei file, menționând pe ultima filă a listei că toate cantitățile au fost stabilite în prezența sa, că bunurile respective se află în păstrarea și răspunderea sa;
– la comisia de inventariere pentru stabilirea minusurilor, plusurilor și a deprecierilor constatate la inventar, precum și pentru consemnarea în procesul verbal a rezultatelor inventarierii;
– la compartimentul financiar – contabil, pentru calcularea diferențelor valorice și semnarea listei privind exactitatea soldului scriptic, precum și pentru verificarea calculelor efectuate;
– la conducătorul compartimentului financiar – contabil și la oficiul juridic, împreună cu procesele verbale cuprinzând cauzele degradării sau deteriorării bunurilor, inclusiv persoanele vinovate, precum și procesul verbal al rezultatelor inventarierii pentru avizarea propunerilor făcute de comisia de inventariere;
– la conducătorul unității, împreună cu procesul verbal al rezultatelor inventarierii, pentru a decide asupra soluționării propunerilor făcute;
– la unitatea căreia îi aparțin valorile materiale primite în custodie, pentru prelucrare etc. în scopul comunicării eventualelor nepotriviri (exemplarul 2).
Se arhivează la compartimentul financiar – contabil.
Capitolul III.
ANALIZA SISTEMULUI INFORMAȚIONAL
DE EVIDENȚĂ A STOCURILOR DE
MATERII PRIME ȘI MATERIALE
la S.C. „Mecanica Ceahlău” Piatra – Neamț
PREZENTAREA SOCIETĂȚII
Societatea Comercială „Mecanica Ceahlău” s-a născut pe temeliile micii societăți “Energia” ctitorită de profesorul universitar doctor Socrat Lalu și de alți pietreni întreprinzători în iulie 1921.
În cele opt decenii de la înființare, odată cu evoluția țării, a evoluat și această unitate economică. Pornind de la sapa și plugul tras de cal lucrate manual, producția s-a orientat către tractorul ecologic de 46 CP cu întreaga gamă de mașini pentru agricultura modernă, vizând acoperirea nevoilor naționale și exportul în zeci de țări.
La data de 3 ianuarie 1923, 14 asociați dintre care cel mai influent rămânea tot Socrat Lalu, semnează actul de constituire a societății “Energia”, cu un capital de 6 milioane de lei împărțit în 12.000 acțiuni. Numărul de salariați crește la peste 100 în următorii 2-3 ani și se construiesc ateliere moderne de strungării, topitoare și altele.
Perioada războiului mondial aduce serioase probleme firmei, dar aceasta reușește să răzbată schimbând linia de fabricație pe anumite produse cu destinație militară.
În perioada postbelică situația societății reintră în normal. La data naționalizării, 11 iunie 1948, societatea număra 130 salariați, iar din 1951 începe o dezvoltare amplă pe toate planurile. Începând cu 1972, odată cu punerea în funcțiune a noii uzine, se stabilește ca profil de bază fabricarea de semănătoare, grape cu discuri, pluguri, cultivatoare etc. Toate acestea au fost făcute cu scopul de a ține pasul cu necesitățile și cerințele pieței CAER. În decembrie 1989, revoluția găsește societatea organizată pe criterii socialiste desfășurându-și activitatea pe principiile pieței CAER. “Mecanica Ceahlău” devine societate pe acțiuni organizată în conformitate cu prevederile Legii nr. 15/1990 și Legii nr. 31/1990.
Ca toate celelalte societăți comerciale “Mecanica Ceahlău” parcurge drumul privatizării, începând din 1993 prin transferul cu titlu gratuit a cotei de 30% din capitalul social (în baza Legii nr. 58/1992) către cetățenii români îndreptățiți. În 1996, în baza Legii nr. 55/1995, s-a continuat privatizarea până la cota de 60% din capitalul social. În 1999, FPS (Fondul Proprietății de Stat) vinde cele 40% deținute din capitalul societății și astfel S.C. „Mecanica Ceahlău” S.A. devine societate cu capital integral privat. În luna octombrie 1999 are loc prima Adunare Generală a Acționarilor și se alege Consiliul de Administrație ce stabilește obiectivele prioritare perioadei următoare.
3.1.1. INFORMAȚII GENERALE PRIVIND SOCIETATEA
Situația juridică
Societatea Comercială „Mecanica Ceahlău” este o societate pe acțiuni cu capital integral privat. Constituită conform Legilor nr. 15 și 31 din 1990 este înregistrată la Registrul Comerțului cu nr. J având Codul Fiscal nr. R 2045262. Capitalul social este de 22 miliarde lei reprezentând 884.943 acțiuni cu valoare nominală de 25.000 lei. Cifra de afaceri anuală a avut următoarea evoluție:
anul 2001: 65,5 miliarde lei
anul 2002: 111,5 miliarde lei
anul 2003: 180 miliarde lei
Obiectul de activitate
Conform statutului aprobat de Adunarea Generală a Acționarilor și înregistrat la Camera de Comerț și Industrie Piatra Neamț, S.C. Mecanica Ceahlău S.A. are ca obiect de activitate următoarele:
proiectarea, producerea și comercializarea de tractoare mașini și utilaje pentru prelucrat solul, pentru semănat și alte lucrări agricole, de piese de schimb și piese turnate din fontă și aliaj de aluminiu;
lucrări de reparații utilaje tehnologice;
prestări de servicii și asistență tehnică pentru terți, activitate de transport intern și extern, închirieri de spații;
comercializare materiale și echipamente de pe stoc, produse agro-alimentare și industriale și bunuri de larg consum rezultate prin sistem barter, la intern și extern;
efectuarea de operații de comerț exterior, colaborare directă cu bănci de comerț exterior, efectuarea de operațiuni de fond valutar;
activități cu caracter social în favoarea salariaților.
Portofoliu de produse
Gama de produse din nomenclatorul de fabricație al societății este structurat pe două direcții:
– diversificare : pentru satisfacerea cât mai completă a necesarului de tipuri de utilaje pe lucrări agricole, a cuprinderii a cât mai multe segmente de piață, a satisfacerii cât mai complete a cerințelor acesteia, cât și pentru acoperirea capacității de producție pe tot parcursul anului;
– modernizare : pentru creșterea parametrilor tehnici și economici, a calității, fiabilității și competitivității produselor.
Gama de produse aflată actualmente în fabricație cuprinde ca segmente principale:
Mașini de prelucrat solul
pluguri normale cu 2, 3 și 4 trapițe;
grape cu discuri, cu lățimi de lucru între 1,3 și 7 metri, pentru soluri ușoare, mijlocii și grele, purtate sau tractate (cu sau fără roți);
cultivatoare pe 5,7 și 9 rânduri, cu și fără fertilizator;
combinatoare cu lățimi de lucru de 2,5 și 3,2 metri (disc împreună cu grapă);
freze agricole cu lățimi de lucru de 1,1 și 2,8 metri , licență Falc – Italia.
Mașini de semănat – plantat
semănători pentru plante prășitoare pe 4, 6 și 8 rânduri, cu și fără fertilizator;
semănători specializate pentru sfeclă și alte plante prășitoare pe 4, 6, 8 și 12 rânduri cu și fără fertilizator, licență Kleine – Germania;
semănători pentru plante păioase pe 15, 21 și 29 rânduri, cu brăzdare patină sau disc;
mașini de plantat cartofi pe două rânduri, cu și fără fertilizator.
Mașini de recoltat
mașini de recoltat cartofi pe unul sau două rânduri purtate respectiv tractate;
cositori rotative cu lățime de lucru de 1,65 metri sau 2,4 metri, licență Trobitzer – Germania;
mașini de recoltat sfeclă pe un rând cu încărcare în remorcă, licență Rimeco – Italia;
Mașini pentru întreținerea culturilor
mașină pentru administrat îngrășăminte lichide cu capacitate de 500 litri;
mașini de administrat amendamente solide cu unul sau două rotoare, cu capacități de 400 respectiv 600 Kg.
Mașini de transportat
remorcă cu două axe, cu capacitate de 4-5 tone cu basculare în trei părți;
semiremorcă cu capacitate de 3,5 tone cu basculare spre spate;
remorcă auto de 500 respectiv 1000 Kg capacitate utilă.
Tractoare agricole
tractor ecologic (cu nivelul redus de emanații și zgomot) cu consum redus de combustibil, de 46 CP;
tractor ecologic, din gama 63-69 CP (în asimilare).
Accesorii PSI (paza și stingerea incendiilor)
întreaga gamă de accesorii pentru stins incendii utilizate în economia națională (racorduri, țevi de stingere, amestecătoare de linie, hidranți, colectoare, distribuitoare, etc.)
Utilaje pentru mici întreprinzători
betoniere cu acționare electrică, de 100 și 150 litri, capacitate utilă;
batoză pentru porumb acționată electric, cu capacitate de 100 Kg/oră.
Servicii
piese de schimb pentru, mașini agricole;
turnare de piese din aliaje de aluminiu și fontă;
acoperiri metalice (zincare) și tratamente termice specializate;
construcții metalice și mecanice;
piese din material plastic executate prin injecție;
asistență tehnică, consultanță, service și proiectare în domeniul construcției de mașini agricole și de tehnică generală.
Disponibilități tehnologice
Modernizarea produselor nu se poate realiza fără un efort corespunzător tehnologic și de dotare cu utilaje. De aceea sectorului tehnologic i s-a acordat o deosebită atenție pe tot parcursul funcționării societății, știind bine că suportul tehnic și tehnologic este cel care permite și asigură dezvoltarea produselor conform cu cerințele și condițiile pieței și determină dimensiunile și capacitățile de producție.
Transformările tehnologice de-a lungul timpului cerute de dinamica procesului tehnic general sunt o adevărată istorie a tehnicii.
În înzestrarea firmei, regăsim o serie de tehnologii de fabricație de înaltă precizie:
tehnologii și utilaje convenționale, organizate pe ateliere și linii de fabricație specializate (linii de debitare, de presaj, de prelucrări mecanice pe strunguri automate, linii de sudură, vopsire, montaj, probe turnare, zincare, tratament termic, mase plastice);
tehnologii și utilaje neconvenționale, cum ar fi: robot de sudură, mașină de debitat cu plasmă, vopsire sub presiune;
echipamente logistice:
– aparate de măsură și control;
– mijloace de încărcare – descărcare și transport intern;
– mijloace de transport extern;
– căi de acces la calea ferată și drumuri publice;
– spații de depozitare – stocare;
– servicii specializate de contractare, aprovizionare, programare – lansare – urmărire producție, de proiectare constructivă, tehnologică și execuție scule, de marketing și vânzări, de analiză și prognoză economică, oficiu de calcul, atelier de întreținere a utilajelor și a clădirilor, compartiment de resurse umane și de investiții;
mijloace moderne de comunicare.
Acestea constituie un fond important și în același timp un atu în relațiile firmei cu partenerii de afaceri.
Capacități de producție
Societatea Comercială „Mecanica Ceahlău” S.A. beneficiază astăzi de o dotare de excepție pentru o unitate producătoare de mașini agricole, atât cantitativ cât și ca nivel tehnic al utilajelor dar și al pregătirii profesionale a salariaților.
Structura personalului este elementul principal care caracterizează capabilitatea și dă credibilitatea societății.
Astfel, din totalul de 725 salariați:
în producție sunt 579
în cercetare – dezvoltare 22
în administrație sunt 124
Din punct de vedere al calificării, 15% dintre salariați au studii superioare și 20% au studii medii. Se constată astfel că nivelul pregătirii profesionale este comparabil, dacă nu chiar superior altor societăți de profil. Din punct de vedere al produselor executate, structura anuală standard ar fi următoarea:
Capacitățile fizice de producție (spații, utilaje, linii tehnologice), permit ca în condiții de contracte ferme, să fie triplată producția. Dotarea permite și altă structură a producției în limitele aceleiași capacități mobilizate.
Conducerea societății
Conducerea societății este asigurată, conform prevederilor legale de către:
Adunarea Generală a Acționarilor;
Consiliul de Administrație cu organismele adiacente;
Conducerea Executivă, formată din: Vicepreședinte executiv, Directori executivi, Șefi de secții și compartimente.
Acreditări
Firma a obținut acreditare din punct de vedere al calității conform ISO 9001 la data de 29.09.1999. Din punct de vedere al securității muncii, produsele de bază au fost certificate de către Institutul “Romatest” la data de 08.06.0998 și reconfirmate în 09.06.2001. Mijloacele de transport fabricate (remorci, semiremorci, tractoare) sunt omologate de către Registrul Auto Român. Probele și încercările tehnice se execută după caz la institute specializate ca I.N.M.A. – București, “Tractor Proiect” – Brașov, Universitatea Bacău, Universitatea Iași, altele.
Omologarea finală a produselor se face după probe și încercări de casă, atestarea de către o unitate specializată și aprobarea în CTE și comisia de omologare a societății.
Principalii beneficiari
Ponderea principalelor produse cuprinse în cifra de afaceri ca medie a ultimilor cinci ani este următoarea:
Beneficiari importanți:
piața internă 70%
export 30% dintre care:
Fosta URSS 27%
Republica 25%
S.U.A. 16%
Ungaria 16%
Datele sunt orientative, întrucât piața externă, ca și cea internă, este supusă în această etapă unor reconsiderări și schimbări deosebite, greu de estimat, dar cu toate acestea ele ilustrează cel mai bine poziția firmei pe piață.
Poziția pe piața producătorilor de mașini agricole
În sectorul economic de profil din România, conform studiului de restructurare întocmit de Ministerul Industriilor și Comerțului, având la bază analiza firmelor specializate Cooper & Lybrand, Ernest & Young și Institutul Național de Mașini Agricole, rezultă că S.C. Mecanica Ceahlău S.A. prezintă cel mai mare grad de atractivitate în ceea ce privește nivelul tehnologic, managerial, al calității și fiabilității produselor, al rețelei de distribuție și mărci.
Principalii concurenți
Cei mai importanți producători de utilaje agricole din țară, cu care S.C. Mecanica Ceahlău S.A. se află în competiție pentru adjudecarea unui segment de piață mai mare sunt:
MAT – ;
IMU – Medgidia;
INSTIRIG – Balș;
SUMA – Băilești;
SEM Brazi – ;
Semănătoarea – București.
Perspective, tendințe
Piața internă și externă de mașini agricole își definește poziția pe următoarele elemente:
agricultura este o importantă componentă economică pentru orice țară, darmai ales pentru România;
numai o agricultură mecanizată și modernă poate crea resursele materiale și financiare care să permită revigorarea întregului mediu economic, constituind o garanție pentru dezvoltarea în continuare a producției de mașini agricole.
Ținând seama de aceste considerente, strategia societății se bazează pe:
asigurarea în mod constant a unei calități superioare;
crearea fluxurilor de fabricație specializate pe tipuri de produse și culturi agricole.
Această strategie este garanția continuării unui parcurs mereu ascendent în evoluția societății.
S.C. Mecanica Ceahlău S.A. în circuitul internațional
Intrarea în circuitul internațional al firmei s-a făcut în anul 1970 când s-a semnat primul contract de livrare pentru betoniere în Germania de Vest cu firma “Susemihl”. În acea perioadă, exportul se derula numai prin firme de comerț autorizate de Ministerul Comerțului Exterior.
Livrările au început din anul 1971 când s-au exportat în jur de 3.000 de betoniere, iar începând cu anul 1972 s-au livrat câte 20.000 de betoniere anual.
Consacrarea definitivă a firmei pe plan internațional s-a realizat odată cu derularea exportului de mașini agricole.
Această activitate s-a realizat prin aceleași firme de comerț exterior, ponderea fiind pe relația URSS, beneficiarii fiind unități agricole din toate regiunile. Au fost exportate între 12.000 – 20.000 bucăți anual de semănători tip SPC 6FS și 800 – 1.200 bucăți anual de grape cu discuri tip GDF.
În afară de URSS s-au exportat mașini agricole și în celelalte țări membre CAER: Ungaria – câte 350 semănători SPC 6M annual, RDG câte 250 – 300 semănători SPC 8 FSL anual, precum și în Polonia și în Bulgaria.
Produsele purtând marca “Mecanica Ceahlău” au fost prezentate și în Iran (100 – 200 grape tip GD 3,2 ME și 800 – 1.000 grape tip GDP 2,5 anual), în Guineea (100 – 200 grape tip GDP 2,5). S-au exportat mașini agricole și în Irak, Egipt, Ghana, etc.
Calitatea ridicată a produselor oferite și a activității de marketing sunt reflectate în aprecierile deosebite la târguri și expoziții în țară și străinătate.
O parte din aceste aprecieri sunt:
Diploma de Onoare din partea Camerei de Comerț și Industrie Moscova 1984;
Diploma și medalia de aur pentru semănătoarea de plante prășitoare cu transport pe lungime tip SPC 8 FSL de la Târgul Internațional BRNO – Cehoslovacia din 1986;
Diploma de Onoare și medalia de aur pentru semănătoarea pe 12 rânduri tip SEMO 12 la Târgul Internațional de la Leipzig – Germania din 1987;
Diploma de Excelență pentru calitate “Quallity Trophy” de la Madrid din 1991.
Nu trebuie uitată participarea S.C. Mecanica Ceahlău S.A. la toate acțiunile promoționale organizate de Camerele de Comerț și Industrie Județene, la expoziții naționale de inventică, toate constituindu-se într-un palmares impresionant.
Schimbările survenite în viața politică internă și internațională în perioada 1989 – 1990 au avut efecte pozitive dar și negative – astfel exportul în fostele țări socialiste a încetat, fiind apoi reluat numai cu unele, iar din 1990 exportul se putea face și direct nu numai prin intermediul altor firme. Primele livrări directe, societatea le-a realizat în anul 1990 către firma Agracio – Godollo din Ungaria. Exportul a crescut ajungând să încheie contracte cu Franța, Italia, Germania, Olanda, .
În prezent firma deține o cotă de piață importantă pe plan mondial, realizând exporturi directe în țări ca: Ungaria, Republica , , , Polonia, Kazakstan, Suedia, S.U.A., , Emiratele Unite, , Grecia.
S.C. Mecanica Ceahlău S.A. în relația cu colaboratorii
Societatea are relații cu firme, întreprinderi și personalități în domeniul cercetare – proiectare, cel mai important atribut al succesului.
Începutul colaborărilor a fost făcut în jurul anilor 1975 – 1976 cu:
ICPMA București – Institutul de Cercetare Proiectare Mașini Agricole care se ocupa de cercetare și proiectare mașini și utilaje agricole;
ICMA București – Institutul de Cercetare pentru Mașini Agricole care aparținând de Ministerul Agriculturii se ocupa cu încercarea funcțională și de anduranța acestora.
Cu acesta două institute s-au pus bazele asimilării și modernizării mașinilor agricole la “Mecanica Ceahlău”.
Ulterior, cele două institute au fuzionat iar colaborarea cu “Mecanica Ceahlău” s-a intensificat ducând la diversificarea gamei de mașini agricole pe care le producea societatea.
În perioada 1977 – 1989 s-au asimilat și modernizat continuu produsele de bază pe care le producea “Mecanica Ceahlău”:
– 9 tipuri de grape cu discuri cu diverse lățimi de lucru;
– semănători tip SPC pe 4 – 8 rânduri;
– semănători tip SUP pe 15 – 29 rânduri.
După 1989 a apărut și necesitatea măririi numărului de colaboratori în domeniul cercetării proiectării constructive și testării, ca urmare a diversificării gamei de produse propuse asimilării și în concordanță cu cerințele pieței interne și externe:
– Secția de Proiectare a societății Dacia Pitești pentru proiectarea și omologarea semiremorcilor auto REMOS 500 și REMOS 1000 destinate autoturismelor Dacia și Aro;
– INMA București – Institutul Național de Mașini Agricole – remorcă tractor 4 tone, pluguri cu 3 și 4 brăzdare, omologarea transmisiilor cardanice de 6 și 12 CP, tractorul de 46 CP;
– Tractor Proiect Brașov la proiectarea, încercarea și omologarea tractoarelor de 46 și 63 CP – produse în curs de asimilare, dotate cu motoare “VM Motori” produse în Italia care corespund normelor europene EURO 2.
Lista poate continua dar trebuie menționate și contribuțiile firmelor străine după 1989:
– Kleine Germania – semănători de mare precizie tip SK;
– Falc Italia – frezele rotative tip B;
– Rimeco Italia – mașini de recoltat sfecla de zahăr;
– Sursem Argentina – pe viitor semănătoare pentru lucru în teren nearat pentru plante “păioase” adaptabilă pentru plante “prășitoare”.
Pe viitor S.C. Mecanica Ceahlău S.A. are în vedere colaborarea cu “cei mai buni” pentru a ridica prestigiul de care se bucură astăzi.
Implicarea socială a societății comerciale
Scopul întregii activități a S.C. Mecanica Ceahlău S.A. este obținerea de produse competitive , de satisfacerea cerințelor beneficiarilor. Una dintre cele mai importante resurse pentru realizarea acestui deziderat este capacitatea firmei de a se adapta la schimbările mediului economic. Pentru ca întreg personalul să participe la acest efort s-a încercat și în mare parte s-a reușit sfărâmarea mitului structurilor ierarhice infailibile și înlocuirea cu principiul responsabilității, competenței și utilității fiecărui salariat în promovarea noului și aplicarea programelor propuse. Motivarea salariatului constituie baza competenței, astfel s-au luat unele măsuri cum ar fi:
– aplicarea unui sistem de salarizare flexibil care permite fiecărui salariat să obțină venituri suplimentare prin încadrarea și depășirea indicatorilor de performanță;
– indexarea periodică a grilei de salarizare corelat cu nivelul creșterii productivității muncii;
– proiectarea și aplicarea unor programe pentru îmbunătățirea condițiilor de muncă precum și asigurarea echipamentelor de protecție și de lucru;
– asigurarea asistenței medicale pentru salariați (cabinet medical dotat cu aparatură performanță).
Din acțiunile inițiate în domeniul social – umanitar pot fi menționate:
– acordarea de ajutoare bănești unor persoane fizice cu probleme sociale deosebite;
– suportarea taxelor pentru elevi care participă la concursuri școlare;
– sponsorizări a unor activități organizate de către unități școlare din Județ: Liceul Petru Rareș, Grupul Școlar Economic, Liceul Auto, Liceul de Informatică, Liceul de Artă, Colegiul Tehnic “Ion Creangă”;
– sponsorizarea unor cluburi: F.C. Ceahlăul – Piatra Neamț, Clubul ECO – Turist ”Dr. Gh. Iacomi”, Clubul Sportiv de Tenis “Condor”, Clubul Sportiv de Volei “Unic” – Piatra Neamț și altele;
– contribuția cu bani și materiale pentru renovarea și construirea unor biserici (Parohia Văleni, Mănăstirea Secu, Mănăstirea Sfânta Treime, Mănăstirea Bistrița);
– înființarea “Fundației de ajutor umanitar CEAHLĂU”.
Structura organizatorică a societății
Potrivit codului civil (articolul 1491), societatea este un contract prin care două sau mai multe persoane se învoiesc să pună ceva în comun, în scop de a împărți foloasele ce ar putea rezulta. Spre deosebire de societatea civilă reglementată de codul civil, societatea comercială nu este numai un contract ci și o persoană juridică distinctă atât față de terți cât și față de asociați.
Societatea Comercială „Mecanica Ceahlău” S.A. Piatra Neamț, este caracterizată prin gradul înalt de automatizare a proceselor tehnologice și de mecanizare superioară a diferitelor activități auxiliare și de deservire.
Activitatea de producție se află sub stricta supraveghere a Directorului de producție și se desfășoară în două secții mari: turnare și ansamblare care la rândul lor se împart în ateliere mai mici.
Structura funcțională a societății cuprinde:
Departamentul Control Tehnic de Calitate;
Departamentul Strategie Marketing;
Departamentul Asigurarea Calității;
Departamentul Resurse Umane;
Oficiul Juridic;
Controlul Financiar de Gestiune.
Toate aceste departamente sunt direct controlate de Vicepreședintele Executiv al societății.
Vicepreședintele Executiv al societății mai are în subordine directă:
Directorul de Producție;
Directorul Comercial;
Directorul Tehnic;
Directorul Economic.
La rândul său, Vicepreședintele Executiv este subordonat Președintelui Consiliului de Administrație, Comisiei de Cenzori și Adunării Generale a Acționarilor.
Potrivit legislației în vigoare, respectiv Decretului – Lege nr. 54/1990, Legii nr. 31/1990, Legii Contabilității nr. 82/1991, H.G. nr. 704/1994, toate unitățile lucrative, indiferent de forma juridică de organizare (Regii autonome, societăți comerciale, agenți economici), care gestionează valori materiale și bănești sunt obligate să organizeze și să desfășoare întreaga activitate prin conturi, adică să țină contabilitatea proprie.
Prin Legea Contabilității se legiferează că regiile autonome, societățile economice, instituțiile publice și celelalte persoane juridice au obligația de a conduce contabilitatea în partidă dublă.
Prin înregistrarea în partidă dublă a tuturor operațiunilor economice care privesc mișcarea și transformarea elementelor patrimoniale se stabilește permanent un echilibru (o egalitate) între cele două părți ale patrimoniului instituțiilor, elemente de activ și elemente de pasiv, realizându-se în permanentă: A=P, principiu de bază al contabilității în partidă dublă.
În conformitate cu prevederile art. 11, din Legea Contabilității, contabilitatea unității patrimoniale se organizează, de regulă, în compartimentul financiar – contabil condus de către directorul economic, contabilul șef sau altă persoană competentă împuternicită să îndeplinească această funcție.
Organigrama S.C. „Mecanica Ceahlău” S.A. Piatra Neamț este prezentată în figura nr. 3.1.
Figura nr. 3.1. Organigrama S.C. „Mecanica Ceahlău” Piatra Neamț
3.2. Organizarea activității financiar contabile la S.C. „Mecanica Ceahlău” Piatra Neamț
Contabilitatea sintetică asigură cadrul general al “stăpânirii patrimoniului” în multitudinea inflexiunilor lui, iar contabilitatea analitică rămâne la dispoziția organizatorică a fiecărui agent economic, înscriindu-se totuși în limita anumitor restricții:
contabilitatea mijloacelor fixe se ține pe categorii și pe fiecare obiect de evidență în parte;
obiectele de inventar de mică valoare sau scurtă durată se înregistrează pe cheltuieli integral sau eșalonat pe o perioadă de cel mult trei ani de la darea lor în folosință;
contabilitatea valorilor materiale se ține cantitativ și valoric sau numai valoric (și implicit pe gestiuni);
contabilitatea cheltuielilor se ține pe feluri de cheltuieli după natura lor (deci fără obligativitatea postcalculației periodice pe produs);
valorile acțiunilor emise sau a altor titluri, precum și vărsămintele efectuate de asociați în contul capitalului subscris se reflectă direct în contabilitate.
contabilitatea clienților, furnizorilor, a celorlalte creanțe și obligații se ține pe categorii precum și pe fiecare persoană fizică sau juridică;
contabilitate veniturilor se ține pe feluri de venituri, după natura lor, compatibile cu cheltuielile care le-au generat, de așa manieră încât rezultatele financiare și profitul/pierderea să se poată determina lunar.
Ca orice societate comercială și S.C. Mecanica Ceahlău S.A. ține evidența contabilă cu ajutorul Departamentului Financiar – Contabil care este structurat în două compartimente:
Compartimentul Contabilitate;
Compartimentul Financiar.
Compartimentul Contabilitate
Compartimentul este subordonat directorului economic și asigură evidența cantitativă și valorică a tuturor bunurilor ce compun patrimoniul societății comerciale, sesizând și luând măsuri corespunzătoare pentru asigurarea integrității acestuia.
Compartimentul contabilitate are atribuții în următoarele domenii:
Contabilitatea materialelor și SDV – urilor (scule și dispozitive de verificare)
Contabilitatea produselor finite
Contabilitatea activelor corporale și necorporale
Alte atribuții
În realizarea atribuțiilor ce-i revin colaborează cu compartimente din societate și cu instituții din afara acesteia.
Atribuții
1. Contabilitatea materialelor și SDV – urilor
– organizează contabilitatea valorilor materiale în conformitate cu reglementările legale în vigoare, asigură și răspunde de desfășurarea în bune condiții a activității;
– asigură înregistrarea cantitativă și valorică (în baza documentelor de recepție) pe gestiuni a materiilor prime, materialelor, semifabricatelor, combustibili, piese de schimb, obiecte de inventar, SDV – uri, echipament de lucru și protecție, ambalaje aprovizionate;
– operează modificări cantitative și valorice în gestiuni pe baza documentelor (fișă limită, bonuri de consum, bonuri de transfer) primite de la secții și compartimente, vizate de cei în drept;
– întocmește lista cu consumuri pe conturi, comenzi și secții și lista pe secții a consumurilor realizate pe conturi și comenzi, pe care le transmite la Departamentul Analize Economice Prognoză pentru contabilitatea costurilor și la secții pentru confruntarea cu fișele limită și bonuri de consum:
– confruntă periodic sau inopinant concordanța dintre înregistrările contabile și cele efectuate de gestionari în fișele de magazie;
– întocmește balanțele analitice pe gestiuni (după înregistrarea și prelucrarea documentelor primite) și balanța de verificare lunară pe baza notelor contabile întocmite la compartimentele contabilitate, financiar, analize economice și prețuri.
2. Contabilitatea produselor finite
– efectuează înregistrarea cantitativă și valorică pe gestiuni (în baza notelor de predare) a produselor finite, pieselor și subansamblelor executate în cadrul secției de producție;
– operează modificări cantitative și valorice în gestiunea de produse finite în baza avizelor de însoțire și facturilor emise de către Compartimentele Marketing – Vânzări Intern și Export;
– ține evidența contabilă (cantitativ și valoric) a produselor finite prin comision, expediate agenților de vânzări din rețeaua de distribuție.
3. Contabilitatea activelor corporale și necorporale
– primește documentele (NIR, procese verbale de recepție, certificate de atestare a drepturilor de creație, mărci de fabrică, de produs, titluri de proprietate) pe baza cărora efectuează înregistrarea în patrimoniul societății a bunurilor înscrise în acesta, atribuind numerele de inventar;
– realizează evidența contabilă pe categorii de active, subunități (secții, compartimente) și total societate astfel încât acestea să poată fi ușor identificate prin denumire, număr inventar, caracteristici, loc de utilizare, data punerii în funcțiune;
– asigură înscrierea în lista mijloacelor fixe, a duratelor de utilizare în concordanță cu prevederile legale, a cotelor lunare de amortizare funcție de regimul de amortizare stabilit de Consiliul de Administrație și calculează lunar valoarea amortizată și valoarea rămasă a tuturor mijloacelor fixe cuprinse în listă;
– asigură împreună cu serviciul Mecano – Energetic, înscrierea numerelor de inventar pe fiecare mijloc fix în concordanță cu listele de evidență contabilă a acestora;
– primește un exemplar din bonul de mișcare a mijloacelor fixe semnat de primitor și prădător, vizat de Serviciul Mecano – Energetic și aprobat de conducerea unității, în baza cărora efectuează modificări în listele de evidență a mijloacelor fixe;
– întocmește lista de inventariere a mijloacelor fixe pe fiecare secție, compartiment, precum și a obiectelor de inventar de folosință îndelungată, asigurându-se că au fost luate în primire prin semnătură de către șefii acestora;
– primește de la serviciul Mecano – Energetic documentele aprobate de Consiliul de Administrație pentru scoaterea din uz a unor mijloace fixe cu durată de utilizare expirată, care nu se mai utilizează și documentele de vânzare a unor mijloace fixe, și efectuează scoaterea din evidență a acestora.
Alte atribuții
– organizează inventarierea cel puțin odată pe an, de regulă în trimestrul IV al anului, a patrimoniului societății comerciale în conformitate cu reglementările legale;
– organizează inventarierea patrimoniului secțiilor, compartimentelor și a gestiunilor de materiale și produse finite, impusă de predări – primiri ca urmare a comasării, divizării sau vânzărilor de active;
– asigură înscrierea în pasivul societății, a capitalului social la valoarea și structura prevăzută în ultima cerere de mențiuni însușită de Oficiul Registrului Comerțului;
– întocmește bilanțurile contabile. Bilanțul anual împreună cu raportul Consiliului de Administrație se supun analizei și aprobării Adunării Generale a Acționarilor;
– întocmește și actualizează decizia privind controlul financiar preventiv în unitate;
– elaborează metodologii și instrucțiuni de lucru specifice contabilității care privesc activitatea compartimentului sau întreaga societate și urmărește implementarea acestora;
– execută și alte atribuții cu caracter specific ce decurg din actele normative în vigoare sau dispuse de conducerea societății.
Compartimentul Contabilitate exercită atribuțiile din acest domeniu – atât cele prevăzute mai sus, cât și altele cu caracter specific ce decurg din actele normative în vigoare sau dispuse de Adunarea Generală a Acționarilor și Comisia de Cenzori.
Competențe
Șeful de compartiment și personalul din subordine răspund disciplinar, material sau penal după caz pentru:
organizarea și funcționarea necorespunzătoare a evidenței contabile a patrimoniului societății;
incertitudinea înregistrărilor contabile;
tăinuirea unor date, informații cunoscute în urma verificărilor periodice sau inopinante asupra modului de gestionare a patrimoniului, dacă prin aceasta este pusă în pericol integritatea acestuia;
scoaterea din evidență fără documente corespunzătoare aprobate cu intenția de a crea condiții pentru sustragerea unor mijloace fixe sau bunuri materiale.
Principalele relații:
Diagrama de relații în cadrul Compartimentului Contabilitate
Compartimentul Financiar
Compartimentul este subordonat Directorului Economic al societății comerciale și asigură prin planul financiar și de trezorerie fondurile necesare desfășurării activității unității în condiții de eficiență economică.
Compartimentul are atribuții în următoarele domenii:
Asigurarea mijloacelor circulante și finanțarea activităților;
Calculul și plata drepturilor salariaților și acționarilor;
Alte atribuții.
În realizarea atribuțiilor ce-i revin colaborează cu compartimente de specialitate din cadrul societății, cu instituții financiare și de control din afara acesteia.
Atribuții
1. Asigurarea mijloacelor circulante:
– participă la fundamentarea bugetului societății comerciale determinând volumul taxelor și impozitelor către bugetul de stat, costul creditelor contractate, costul capitalului, a profitului realizat din participații;
– analizează capacitatea de asigurare a mijloacelor circulante din activitatea proprie a unității și posibilitățile de atragere a unor surse de finanțare cât mai avantajoase. Prezintă concluziile conducerii societății comerciale;
– asigură informațiile necesare și răspunde de întocmirea la timp a documentației necesare pentru contractarea de credite;
– primește de la Compartimentele Marketing – Vânzări Intern și Export facturile emise pentru produsele și serviciile livrate, informându-se asupra modalităților și capacităților de plată ale clienților, băncile prin care se decontează, etc.;
– urmărește și încasează toate facturile pentru produsele și serviciile livrate clienților;
– întocmește situația facturilor neîncasate, pe care o prezintă săptămânal conducerii societății și participă la analiza efectuată de conducere împreună cu direcția comercială;
– sesizează imediat conducerea societății asupra incapacității de plată a unor clienți declarați în stare de faliment și care urmează procedura lichidării judiciare. Propune măsuri corespunzătoare de recuperare a creanțelor;
– asigură plata la termen a sumelor ce constituie obligațiile societății față de bugetul de stat, față de furnizorii de materii prime, materiale, energie, combustibil și către furnizorii de diferite servicii preîntâmpinând declararea incapacității de plată sau blocări ale procesului de producție;
– urmărește zilnic rulajul de încasări și plăți în numerar, verifică și răspunde de încadrarea în plafonul de casă reglementat prin norme,
– întocmește și urmărește zilnic documentele de decontare prin bancă (foi de vărsământ, ordine de plată, extrase din cont, etc.);
– efectuează lunar și anual evaluarea valutelor din cont pe baza cursurilor de referință ale Băncii Naționale, evidențiind în conturile de venituri și cheltuieli, rezultatele activității de import export;
– asigură fondurile necesare finanțării obiectivelor de cercetare – proiectare și investiții, prevăzute în proiectul de buget anual;
– realizează activitatea de contabilitate financiară cu evidențierea corectă în conturi a veniturilor, cheltuielilor financiare și excepționale, resurselor financiare pentru active circulante, dotări, creanțe, credite, plăți restante, etc.;
– răspunde de încadrarea societății în fondurile prevăzute asigurând echilibrul între venituri și cheltuieli, analizează calcule care au condus la depășirea fondurilor și folosirea creditelor cu dobânzi penalizatoare;
2. Calculul și plata drepturilor salariaților și acționarilor
– centralizează cheltuielile totale cu munca vie (calculații de la secția de producție) determină obligațiile față de buget și asigurări sociale, asigură lichiditățile necesare în vederea efectuării plăților;
– organizează modul de transport al numeralului de la banca comercială la unitate, stabilește casierii plătitori și sistemul de plată a drepturilor salariale urmărind îndeplinirea condițiilor de securitate;
– întocmește documentele de plată a concediilor medicale, a ajutoarelor sociale, a altor drepturi stabilite prin contractul colectiv de muncă;
– ține evidența delegațiilor – deplasărilor interne și externe, efectuează operațiile financiare aferente;
– ține evidența și urmărește achitarea tuturor obligațiilor față de terți provenite din popriri, rate, pensii alimentare etc. ale salariaților proprii;
– urmărește încasarea ratelor pentru cumpărarea de către salariați a unor utilaje de fabricație al unității;
– întocmește documentele necesare și achită dividentele cuvenite acționarilor potrivit rezultatelor financiare și hotărârii Adunării Generale Acționarilor.
3. Alte atribuții
– furnizează informațiile necesare și participă la întocmirea bilanțurilor contabile ale unității;
– realizează analiza indicatorilor financiari (indicele autonomiei financiare, indici de lichiditate, viteza de rotație a mijloacelor circulante, fluxurile financiare, etc.) și furnizează Departamentului Analize Economice Prognoză informațiile necesare efectuării analizei economice la nivel de societate;
– efectuează plăți către beneficiarii contractelor de sponsorizare încheiate de unitate cu respectarea prevederilor legale;
– supraveghează efectuarea cheltuielilor de protocol, urmărind încadrarea în procentul legal stabilit;
– întocmește și transmite rapoarte statistice referitoare la activități specifice compartimentului;
– exercită potrivit legii, controlul financiar preventiv privind legalitatea, necesitatea, oportunitatea și economicitatea operațiilor. Compartimentul financiar exercită atribuțiile din acest domeniu prevăzute mai sus, cât și altele cu caracter specific ce decurg din actele normative în vigoare sau dispuse de Adunarea Generală a Acționarilor sau Comisia de cenzori.
Competențe
Șeful de compartiment are puterea și competența de a lua măsurile pe care le consideră necesare pentru realizarea în bune condiții a atribuțiilor ce revin compartimentului privind asigurarea și gestionarea mijloacelor circulante necesare desfășurării activității societății financiare. Exercită potrivit legii, controlul financiar preventiv privind legalitatea, necesitatea, oportunitatea și economicitatea operațiunilor.
Responsabilități
Șeful de compartiment și personalul din subordine, răspund disciplinar, material sau penal după caz pentru:
întocmirea sau furnizarea unor elemente veridice necesare întocmirii documentației pentru contractarea de credite;
încasarea facturilor pentru produsele și serviciile livrate clienților;
încadrarea în plafonul de casă reglementat prin norme;
evidențierea corectă în conturi a veniturilor și cheltuielilor financiare și excepționale;
încadrarea în fondurile prevăzute;
Diagrama de relații în cadrul Compartimentului Financiar
Principalele relații:
3.3. ANALIZA SISTEMULUI INFORMAȚIONAL EXISTENT
Analizarea unui sistem informațional urmărește stabilirea atât a performanțelor dar și a limitelor acestuia în raport cu cerințele sistemului de conducere și găsirea direcțiilor, căilor de ameliorare a deficiențelor sistemului.
Caracteristicile ce stau la baza calității informaționale sunt: precizia, oportunitatea, frecventa de difuzare, operativitatea, etc.
Precizia informațiilor se referă la fidelitatea cu care este reflectată activitatea desfășurată în unitate și este determinată de caracteristici folosite pentru reprezentarea mijloacelor, fenomenelor și proceselor tehnico – economice și sociale.
Precizia informațiilor din sistemul informațional este asigurată dacă fiecare operațiune economică, proces economic, etc., este reprezentat printr-un grup bine definit de informații. În felul acesta, fiecare mijloc economic, operație economică sau proces specific este reprezentat printr-un grup bine definit de informații, în raport cu o structură de reprezentare pentru categoria respectivă de informații.
Evaluarea critică a preciziei informațiilor se poate face prin examinarea gradului în care procesele informaționale curente sunt reflectate mod corect în toate rubricile formularelor și sunt respectate relațiile de calcul, inclusiv corelațiile dintre informații.
Deficientele în structurile informaționale duc la limitări în funcționarea sistemului, generate de mijloacele de prelucrare insuficiente sau personal calificat insuficient, deficiente organizatorice, etc.
Operativitatea informațiilor se referă la executarea proceselor de culegere, transmitere, stocare, prelucrare și difuzare a informațiilor privitoare la procesele și fenomenele economice din unitate.
Operativitatea informațiilor este dată de timpul de răspuns al sistemului informațional. Micșorarea timpului de răspuns se realizează prin perfecționarea mijloacelor folosite pentru culegerea, transmiterea, stocarea și prelucrarea datelor, micșorarea timpului pentru transmiterea rezultatelor prelucrării datelor.
Frecvența de difuzare a informațiilor precizează ritmul de transmitere a documentelor purtătoare de informații către utilizatorii lor într-un interval zilnic de timp unitar (zilnic, decadal, lunar, trimestrial, etc.). Apariția de informații la intervale mai mici de timp decât timpul de reacție al utilizatorilor devine excedentare, iar transmiterea de informații la frecvente mari devin insuficiente sau perimate. De aceea trebuie să existe o corelate între frecventa de difuzare și timpul de reacție al utilizatorului.
Evaluarea critică a sistemului informațional existent cuprinde obiectivele sistemului, mijloacele și metodele folosite pentru culegerea, transmiterea, stocarea, prelucrarea și difuzarea informațiilor, personalul și costurile de funcționare.
a) Evaluarea critică a obiectivelor urmărește să determine modul în care sunt rezolvate cerințele de informații ale conducerii în privința realizării prerogativelor acesteia prin intermediul sistemului informațional.
Evaluarea critică a obiectivelor evidențiază concordanta dintre nivelele structurii organizatorice și categoriile de informații necesare fiecărui compartiment implicat. Cantitatea de informații vehiculată în cadrul fiecărui compartiment poate asigura o execuție oportună a activităților sau o lipsă de operativitate. În acest sens trebuie să se separe informațiile inutile de informațiile ce vor face parte din noul sistem informațional.
Perfecționarea sistemului informațional, cu deosebire a celui financiar – contabil, ca urmare a creșterii rolului finanțelor și contabilității în economia unităților economice, a interconexiunii cu informația tehnologică, precum și caracterul dinamic al legislației economice actuale, conduc în mod necesar și organic la crearea unor posturi metodologice specializate în modernizarea sistemelor informaționale.
Postul metodologic specializat pentru activitatea financiar – contabilă este menit să realizeze funcția de coordonare al tuturor informațiilor financiar – contabile furnizate operativ conducerii unității. De asemenea, prin intermediul acestui post trebuie să se realizeze transmiterea singulară și unitară a tuturor informațiilor către exteriorul unității economice, inclusiv primirea eventualelor informații de reglare a sistemului informațional.
b) Evaluarea critică a mijloacelor tehnice de calcul evidențiază gradul de dotare al unității economice cu sisteme economice de calcul, transmitere și prelucrare a datelor. Pe lângă aceasta, evaluarea critică a mijloacelor tehnice de calcul stabilește gardul de folosire a tehnicii de calcul în prelucrarea datelor specifice activităților aferente sistemului informațional.
c) Evaluarea critică a personalului folosit în sistemul informațional existent are rolul de a determina gradul de utilizare a timpului de lucru pe compartimente și gradul de încărcare a fiecărei persoane.
Într-o formă sintetică, evaluarea critică a sistemului folosit implică aspectele:
• numărul total de documente și informații vehiculate în sistem raportat la numărul total de personal;
• volumul total de ore de muncă necesare desfășurării activităților din sistemul existent și calculul ponderii acestuia în fondul de timp maxim disponibil;
• numărul mediu de informații prezente în documentele utilizate, corelat cu gradul de complexitate a acestora;
• numărul mediu de ore necesar pentru completarea și utilizarea unui document;
• numărul mediu de ore necesar pentru vehiculare a 1.000 informații;
• productivitatea muncii calculate pe o persoană ocupată în funcționarea sistemului informațional;
• ponderea salariilor aferente personalului ocupat în sistemul informațional în fonful total de salarii al unității economice.
d) Evaluarea critică a costurilor presupune evidențierea măsurilor pentru reducerea tuturor cheltuielilor ocazionate de funcționarea sistemului informațional, care trebuie să asigure valorificarea intensivă și integrală a informațiilor necesare și suficiente.
O bună respectare a normelor metodologice de completare a documentelor contabile și respectarea circuitului lor, reduce apariția erorilor de comunicare între departamente și eficientizarea informațiilor.
Sunt prevăzute reguli cu privire la completarea documentelor folosite pentru înregistrarea operațiunilor în contabilitate și în gestiuni astfel încât să se asigure înregistrarea cronologică și sistematică a acestora în funcție de metodele și formele de înregistrare folosite.
În cazul gestiunilor, evidența cantitativă a materialelor și produselor finite se ține cu ajutorul fișelor de magazie. Acestea servesc pentru evidența cantitativă pe feluri de materiale sau produse la locul de depozitare, iar în contabilitate pentru controlul operațiunilor și calculul valorii materialelor. La contabilitate, documentele privind mișcarea materialelor se sortează pe magazii, surse de aprovizionare și în cadrul acestora pe conturi de materiale și gestiuni. Intrările și ieșirile de materiale se înregistrează în contabilitate direct pe baza acestor documente cu ajutorul tehnicii de calcul.
Controlul înregistrărilor din contabilitate se asigură lunar cu ajutorul balanței de verificare întocmită valoric.
În scopul asigurării circulației raționale și unitare a documentelor care stau al baza înregistrărilor în contabilitate, în vederea ținerii la zi și conducerii evidenței contabile angajații din cadrul Departamentului Financiar Contabil ai Societății Comerciale „Mecanica Ceahlău” S.A. respectă cu precădere etapele și normele de întocmire și completare a documentelor, norme ce au fost adunate într-o “Dispoziție de serviciu” elaborată pe baza legilor în vigoare.
Capitolul IV.
POSIBILITĂȚI DE INFORMATIZARE
A GESTIUNII STOCURILOR
4.1. PROBLEME TEORETICE PRIVIND
SISTEMUL INFORMATIC AL GESTIUNII STOCURILOR
4.1.1. CARACTERISTICI GENERALE ALE SUBSISTEMULUI INFORMATIC CONTABIL INTEGRAT
Utilizarea în practica economică a sistemelor informatice financiar-contabile conduce la perfecționarea proceselor informaționale și de fundamentare a deciziilor în concordanță cu cerințele implementării mecanismului economiei de piață. Sistemele informatice financiar-contabile proiectate și realizate în unitățile economice au la bază conceptul organizării contabilității într-un circuit sau două, ținând cont de cerințele informaționale și de particularitățile organizatorice și funcționale. Organizarea contabilității într-un singur circuit este orientată pentru a reflecta mișcările patrimoniale în plan intern și extern al întreprinderii. Sistemul informatic contabil integrat are la bază conceptul organizării contabilității financiare și contabilității de gestiune internă.
Conceptul de organizare a contabilității financiare reflectă starea patrimonială a societății comerciale, prin intermediul activului, datoriile și obligațiile, capitalul propriu și rezultatele nete obținute pe parcursul unei perioade de gestiune. Conceptul de organizare a contabilității de gestiune internă (managerială sau analitică) reflectă procesele economice proprii activității interne a societăților comerciale prin care se evidențiază mișcările transformatoare ale patrimoniului economic într-un interval de gestiune economică.
Indiferent de cele două concepte de organizare a contabilității, din punct de vedere structural, sistemul informatic financiar- contabil integrat se compune din următoarele subsisteme:
– previziunea financiară care are ca principal scop fundamentarea și elaborarea bugetului de venituri și cheltuieli,
– normarea costurilor de producție și natecalculație, care urmărește prefigurarea cu anticipație a nivelului cheltuielilor de producție și a costurilor unitare ocazionale de activitățile economice desfașurate,
– contabilitatea financiară (sintetică) și de gestiune internă (analitică) care asigură evidențierea proceselor economice interne ce generează mișcarea și transformarea patrimoniului unității în raport cu specificul operațiilor economice desfășurate,
– analiza economico- financiară, care asigură compatibilitatea rezultatelor obținute între două perioade diferite de gestiune, cu reflectarea factorilor ce au influență pozitivă sau negativă asupra rezultatelor activității și care au produs modificări în nivelul absolut sau relativ al indicatorilor economico-financiari.
Aceste subsisteme sunt independente pentru reflectarea conexiunilor de coordonare, control și reglare specifice funcției financiar-contabile ale societății comerciale. În cadrul sistemului informatic financiar-contabil integrat, contabilitatea financiară și de gestiune reprezintă componenta centrală a sistemului, deoarece asigură conducerea și controlul tuturor proceselor economice generatoare de informații pentru toate celelalte componente ale sistemuluiinformatic, cât și pentru conducerea unității economice, inclusiv pentru legătuirle informaționale cu exteriorul. Complexitatea sistemului informatic financiar-contabil este determinat în principal de particularitățile și conexiunile exhaustive specifice activității de contabilitate, elemente ce impun definirea distinctă a subsistemului informatic contabil integrat.
4.1.2. OBIECTIVELE SUBSISTEMULUI INFORMATIC CONTABIL INTEGRAT
Sistemul informatic contabil integrat ocupă o poziție centrală în cadrul sistemului informatic al unității economice prin faptul că oferă informațiile tuturor structurilor funcționale și urmărește sistematic realizarea programului de dezvoltare economico- socială a unității economice.
Obiectivele sistemului informatic presupune abordarea și rezolvarea informatică a unor probleme cu caracter sintetic și analitic, într-o manieră sistemică, pentru asigurarea scopurilor propuse. Aceste obiective sunt diferențiate în funcție de nivelele micro- și macroeconomice având caracteristici generale și specifice, subordonate cadrului legislativ normativ, dotării cu tehnică de calcul și cerințelor dezvoltării economice, imediate și de perspectivă, a unității beneficiare. Obiectivele sistemului informatic pot fi generale sau specifice.
Obiectivele generale ale unui sistem informatic vizează problemele cu caracter global ale managementului întreprinderii și structurale specifice compartimentelor funcționale, în scopul realizării atributelor conducerii și ale funcțiilor unității economice. În raport de aceste aspecte, obiectivele generale pot fi de conducere (manageriale) sau funcționale.
Obiectivele de conducere urmăresc aspecte globale de conducere lae unitații economice și au în vedere următoarele probleme:
– rentabilizarea permanentă a activității economice,
– realizarea globală și structurală a indicatorilor economico-financiari, calculul și planificarea rezultatelor, planificarea financiară a investițiilor, previzionarea activelor circulante și a surselor de finanțare, previzionarea activității de trezorerie, inclusiv utilizarea bugetului general al unității economice,
– perfecționarea activității de management în vederea asigurării unui optim global la nivelul întregii activități economice,
– fundamentarea deciziilor de conducere tactică, strategică și operativă pe baza informațiilor obținute ca urmare a prelucrării sistemului informațional,
– asigurarea unei coordonări a întregului sistem informatic decizional,
– utilizarea selectivă a unor informații de excepție pentru asigurarea unei gestiuni eficiente a patrimoniului net pe baza unor informații cu caracter programatic și analitic,
– degrevarea conducerii de procesele decizionale de rutină, formalizarea prin noul sistem a informației sintetice necesare derulării relațiilor informaționale cu mediul extern,
– furnizarea într-o formă adecvată, eficientă și ușoară a informațiilor globale necesare conducerii unității economice, sub forma unor indicatori globali, situații cu caracter sintetic, grafice, care trebuie să conțină date relevante, prin intermediul afișării la videoterminal,
– creșterea calității procesului decizional prin abordarea sistemică a activității unității economice și utilizarea modelării matematice, adaptate sistemelor electronice de calcul,
– extinderea principiului condicerii prin excepție și pe bază de obiective.
Obiectivele funcționale ale unui sistem informatic au în vedere informatizarea activităților în conformitate cu anumite funcții ale unității economice, desfășurată la nivelul compartimentelor funcționale, aceste funcții sunt:
1. activitatea comercială, desfășurată în cadrul unor compartimente corespunzătoare, având în vedere elementele specifice fiecărei subactivități din punct de vedere informatic, care cuprinde:
– subactivitatea de aprovizionare tehnico-materială care propune rezolvarea următoarelor aspecte: fundamentarea necesarului și a comenzilor de aprovizionat, contractarea necesarului de aprovizionat, urmărirea derulări contractelor de aprovizionare,
– subactivitatea de desfacere a rezultatelor activității care presupune: primirea și centralizarea comenzilor de la clienți, livrarea către clienți a mărfurilor contractate, urmărirea ritmicității livrărilor în scopul onorării contractelor încheiate,
– subactivitatea de marketing care presupune: studiul caracteristicilor tehnico-economice, inclusiv a tehnicii de comercializare a produselor concurente, furnizate de alte societăți comerciale, studiul caracteristicilor specifice ale piețelor de desfacere în vederea realizăriivrelațiilor valutar- financiare și de distribuție a produselor proprii, cooperarea cu alte societăți comerciale din țară și străinătate în vederea promovării produselor pe terțe piețe.
2. activitatea financiar- contabilă desfășurată în cadrul compartimentelor specifice, presupune rezolvare din punct de vedere informatic a unor elemente specifice și anume: subactivitatea financiară, subactivitatea de contabilitate, subactivitatea de control financiar.
3. activitatea de personal desfășurată în cadrul unor compartimente specifice, cu pondere dependentă direct de specificul activității regiei autonome sau societății comerciale, are în vedere rezolvarea sub aspect informatic a problemelor impuse de existența, mișcarea și școlarizarea personalului angajat, inclusiv aspectele salarizării.
Realizarea obiectivelor generale expuse mai sus impune trecerea de la aplicații informatice specializate în realizarea evidenței și gestiunii stocurilor de marfă, la un sistem informatic caracterizat prin integrarea tuturor activităților desfășurate, astfel încât acestea să diferențieze în mod automat toate operațiile contabile aferente unei perioade de gestiune a unității economice beneficiare.
Obiectivele specifice ale subsistemului contabil integrat au în vedere realizarea tuturor prelucrărilor într-un cadru unitar, care să conducă la creșterea gradului de prelucrare a informației din baza de date prin posibilitățile multiple de corelare și sintetizare a datelor, prelucrarea integrală a unor operații contabile specifice gestiunii stocurilor de marfă, inclusiv exploatarea concomitentă a tuturor aplicațiilor informatice componente ale acestui subsistem.
Deasemenea, aceste obiecte presupun existența unei baze de date contabile de tip distribuit, la care să poată avea acces diferențiat, în funcție de responsabilitățile aferente fiecărui compartiment funcțional, persoanele implicate în exploatarea acestei baze de date. În acest sens, baza de date contabilă va fi creată numai de utilizatorii autorizați, adică compartimentul financiar- contabil, pe baza unor documente de intrare adoptate acestui scop, urmată de prelucrarea multiplă și în funcție de cerințele specifice contabile și de posibilitățile editării integrale sau selective, la diferitele intervale de timp a tuturor situațiilor de ieșire cu caracter contabil.
Obiectivele sistemului informatic trebuie să asigure:
– utilizarea eficientă și extensivă a sistemelor electronice de calcul și a rețelei de calculatoare, specifice întregului sistem informatic proiectat,
– creșterea vitezei de circulație a informațiilor, reducerea ciclului informațional și a timpului de răspuns ca urmare a realizării noului sistem informatic,
– funcționarea performantă, în condiții de fiabilitate și stabilitate în timp, a întregului ansamblu de echipamente de calcul, care trebuie să realizeze: folosirea în rețea a întregii game de echipamente de calcul într-o variantă arhitecturală, pentru a satisface integral cerințele sistemului informatic proiectat, utilizarea eficientă a unității centrale a sistemului electronic de calcul printr-o alocare dinamică a spațiului de memorie în vederea satisfacerii permanente a tuturor utilizatorilor sistemului informatic, folosirea alocării virtuale a suporturilor externe de memorare în vederea realizării unei confidențialități adecvate și a unei utilizări eficiente a acestora, realizarea celei mai adecvate și operative metode de codificare și introducere a datelor, în scopul minimalizării timpului de încărcare a colecțiilor de date prin intermediul fișierelor sau bazei de date, adoptarea unor soluții performante de realizare a procedurilor de exploatare a colecțiilor de date în vederea obținerii tuturor ieșirilor în care se concretizează obiectivele noului sistem, asigurarea unei securități și confidențialități maxime a colecțiilor de date și a utilizatorilor.
Realizarea completă a obiectivului general și a obiectivelor specifice presupun existența și funcționarea unei rețele locale de calculatoare în cadrul fiecărui compartiment implicat în realizarea subsistemului informatic contabil integrat care să dispună de cel puțin un calculator personal și a unei imprimante proprii, prin intermediul cărora să se poată declanșa toate tranzacțiile externe asupra bazei de date contabile privită ca un fond centralizat de date contabile care îndeplinesc integral funcțiile contabile ale unității economice.
Obiectivele sistemului informatic urmează a fi concretizate în ieșirile specifice ale acestuia:
– indicatori economico- financiari,
– situații de ieșire și grafice
– ieșiri către alte sisteme.
4.1.3. SITUAȚIILE DE IEȘIRE ALE SUBSISTEMULUI INFORMATIC CONTABIL INTEGRAT
În conformitate cu Legea Contabilității, S.C. „Mecanica Ceahlău” S.A. este obligată să folosească în contabilitate registrul jurnal, registrul inventar și cartea mare, documente care sunt întâlnite sub denumirea de registre contabile.
Proiectarea sistemelor informatice financiar- contabile trebuie să aibă în vedere asigurarea respectării normelor contabile, stocarea, păstrarea și controlul datelor integrate în contabilitate. În acest sens unității de informatică le revine obligația prelucrării cu exactitate a informațiilor din documentele primare, iar utilizatorilor le revine obligația controlului realității și exactității datelor transmise spre prelucrare.
Realizarea practică a obiectivelor sistemului informatic se caracterizează prin satisfacerea cerințelor informaționale ale conducerii și structurilor organizatorice din unitatea beneficiară. Ieșirile sistemului informatic pot fi privite din mai multe puncte de vedere: structural, funcțional, tipologic.
Din punct de vedere structural, ieșirile sistemului informatic caracterizează structura generală a oricărui tip de sistem. Ieșirile sistemului informatic privind contabilitatea stocurilor de mărfuri în sistemul integrat sunt concretizate în următoarele situații de ieșire:
situația intrărilor de marfă, este situația cu caracter de stare și conține date care evidențiază intrările de mărfuri la un moment dat. Se editează pe o perioadă dată și conține elementele: număr curent, document (fel, număr, dată), cod gestiune, denumire gestiune, cod stoc, cod marfă, denumire marfă, unitate monetară, cantitate intrată, preț unitar și valoare
situația ieșirilor de marfă, este situația cu caracter de stare și conține date care evidențiază ieșirile de mărfuri la un moment dat. Se listează pe o perioadă dată și conține următoarele elemente: număr curent, document (fel, număr, dată), cod gestiune, denumire gestiune, cod stoc, cod marfă, denumire marfă, unitate monetară, cantitate ieșită, preț unitar, valoare
situația stocurilor de marfă, este o listă cu caracter de stare care conține date ce evidențiază stocul de marfă la un moment dat. Această situație conține următoarele elemente: număr curent, cod gestiune, denumire gestiune, cod stoc, cod marfă, denumire marfă, unitate monetară, stoc final, preț unitar, sold final
Din punct de vedere funcțional, ieșirilor sistemului informatic concretizează obiectivele generale și specifice ale sistemului proiectat. Din punct de vedere tipologic, ieșirile sistemului informatic pot fi redate sub formă de:
– indicatori sintetici privind stare și rezultatele activității economico- financiare,
– liste de ieșire care cuprind indicatorii analitici ai stării și rezultatele activității economico-financiare,
– grafice care redau sub formă sinoptică starea și evoluția indicatorilor economico- financiari,
– ieșiri către alte sisteme informatice, transmise în direct prin intermediul suporturilor magnetice sau direct (on-line) prin intermediul unei rețele locale de calculatoare.
Indiferent de tipologia ieșirilor sistemului informatic, acestea trebuie să respecte cerințele și restricțiile cadrului legislativ- normativ în vigoare, pentru ca activitățile socio- economice să se desfășoare în coordonatele legalității economice.
Indicatorii economico- financiari specifici unității economice au rolul de a caracteriza din punct de vedere sintetic și analitic activitatea economico-financiară prin intermediul informațiilor și au rolul de a concretiza obiectivele generale de conducere și funcționale ale unității economice, motiv pentru care ei pot constitui rezultatele prelucrării unui sistem informatic proiectat.
Listele de ieșire reflectă cerințele informaționale ale conducerii unității economice sau compartimentelor funcționale în cadrul obiectivelor generale ale sistemului informatic. Listele sau situațiile de ieșire conțin un sistem de indicatori economico-financiari, sintetici sau analitici grupați într-o formă care să asigure materializarea integrală a obiectivelor propuse.
Listele sau situațiile de ieșire trebuie să reflecte, prin conținutul lor, starea, dinamica fenomenelor și proceselor economice care fac obiectul de prelucrare a datelor din sistemul proiectat. Natura prelucrărilor sistemului informatic are un caracter specific în funcție de natura activității unității economice și impune o anumită structurare a indicatorilor economico- financiari în cadrul listelor de ieșire. Determinarea concretă a conținutului, formei și a circuitului informațional a situațiilor de ieșire sunt realizate în funcție de natura activității, cerințele informaționale ale conducerii unității economice, obiectivele propuse, cadrul legislativ- normativ și cerințele specifice ale unității beneficiare.
Aceste restricții impun un anumit conținut economic al situațiilor inclusiv elementele referitoare la destinație, utilizare, frecvență și forma concretă în care vor apare. Listele sau situațiile de ieșire trebuie să reflecte, prin conținutul lor, starea și dinamica fenomenelor și a proceselor economice desfășurate efectiv în cadrul unității economice beneficiare.
Natura prelucrărilor sistemului informatic are un caracter specific determinat de natura activității unității economice, element care impune o anumită structurare a indicatorilor economico- financiari în cadrul listelor de ieșire. Conținutul informațional al listelor de ieșire determină modul concret de structurare și ordonare a indicatorilor economico- financiari în raport cu cerințele legislative în vigoare. Aceste restricții impun un anumit conținut concret al listelor de ieșire, inclusiv elemente referitoare la circuitul informațional al acestora în cadrul unității economice beneficiare.
La definitivarea fiecărei liste de ieșire se recomandă:
– titlul situației, care va reda într-o formă sintetică conținutul informațional al acesteia și perioada sa de referință,
– Indicatorii prezenți în fiecare coloană cu specificarea: algoritmul de calcul, natura și lungimea maximă a fiecărui indicator, gradul de total și subtotal, numărul de exemplare, destinația fiecărui exemplar, frecvența, termenul de obținere.
La definitivarea conținutului și formei listelor de ieșire se recomandă să se urmărească o valorificare cât mai deplină a posibilităților de prelucrare oferite de sistemul electronic de calcul. Deasemenea, se vor avea în vedere și anumite cerințe cu caracter general, cum sunt rezolvarea unor funcții majore ale managementului întreprinderii, existența unei game suficiente și reprezentative de informații, pentru a permite analiza completă a fenomenelor și proceselor economice reflectate.
Aceste cerințe impun ca situațiile de ieșire să fie prezentate într-o formă simplă, inteligibilă de natură să asigure și facilitate în utilizare, ceea ce impune omiterea detaliilor nesemnificative, ce nu corespund scopului propus. Graficele redau într-o formă sugestivă evoluția în timp a valorilor indicatorilor economico- financiari conținuți în situațiile de ieșire. Ieșirile sistemului informatic ale unității beneficiare pot constitui intrări în alte sisteme informatice, în timp ce ieșirile altor sisteme informatice pot fi intrări în sistemul informatic propriu unității economice. Aceasta se poate realiza prin intermediul rețelelor de calculatoare ce vor asigura conexiunea dintre bazele informaționale specifice, cărora le vor corespunde bazele de date asociate, între care se realizează schimbul efectiv de date.
4.1.4. CONȚINUTUL ȘI STRUCTURA BAZEI INFORMAȚIONALE
Baza informațională a subsistemului contabil integrat este concepută astfel încât să reflecte starea și mișcarea stocurilor de marfă din cadrul S.C. „Mecanica Ceahlău” S.A. corespunzător cerințelor ei. Baza informațională se compune din următoarele entități: marfă, gestiune, stocuri (STOC), ieșiri, intrări.
entitatea ” Mărfuri ” grupează atributele necesare descrierii stocurilor de mărfuri. Structural, entitatea ” Mărfuri ” este formată din următoarele atribute: cod marfă, denumire marfă, preț unitar, unitate de măsură.
entitatea ” Gestiuni ” grupează atributele necesare descrierii gestiunii de stocuri de marfă. Structural, această entitate este formată din următoarele atribute: cod gestiune, denumire gestiune.
entitatea ” STOC ” grupează atibutele necesare pentru urmărirea evidenței stocurilor. Structural această entitate este formată din următoarele atribute: cod marfă, cod gestiune, cod stoc, cantitate stoc.
entitatea ” Intrări ” grupează atributele necesare pentru a evidenția intrările de mărfuri în stoc. Structural entitatea cuprinde următoarele atribute: număr document de intrare, fel document de intrare, data documentului de intrare.
entitatea ” Ieșiri ” grupează atributele necesare pentru a evidenția ieșirile de mărfuri din unitatea respectivă, iar din punct de vedere structural cuprinde următoarele atribute: număr document de ieșire, fel document de ieșire, data documentului de ieșire.
entitatea ” STOC INTRAT ” cuprinde următoarele atribute: cod stoc, numărul documentului de intrare, cantitatea intrată.
entitatea ” STOC IEȘIT ” cuprinde atributele: cod stoc, numărul documentului de ieșire, cantitate ieșită.
Baza informațională a subsistemului informatic integrat se poate organiza fizic sub forma unui ansamblu de entități de date. După natura datelor stocate, entitățile de date pot fi permanente, de stare (mărfuri, gestiune, stoc) sau variabile (intrări, ieșiri, mărește, reduce). Modelelul conceptual al datelor, modelul logic al datelor și modelul orientat obiect pentru gestiunea stocurilor de mărfuri, materiale, materii prime și produse finite sunt prezentate în Anexele lucrării.
4.1.5. CODIFICAREA ATRIBUTELOR
Necesitatea codificării atributelor este impusă de cerințele de grupare și ierarhizare a atributelor care oferă multiple posibilități de prelucrare a colecțiilor de date în care va fi transpusă baza informațională. Codificarea atributelor conduce și la utilizarea intensivă a suporturilor direct adresabile și amemoriei interne, ceea ce permite optimizarea accesului la diferite valori a atributelor concomitent cu minimalizarea timpului de preluare a viitoarelor colecții de date. Codurile aferente atributelor bazei informaționale pot asigura confidențialitatea și integritatea valorii atributelor, ceea ce conferă colecțiilor de date o anumită protecție și securitate în timpul prelucrării.
Cerițele codificării sunt:
unicitatea codului, care presupune existența unui singur simbol pentru un atribut al bazei informaționale de intrare, prin asigurarea unei valori unice pentru fiecare tip de atribut proprietate care trebuie asigurat la nivelul întregului sistem informatic.
stabilirea și suplețea în timp a codului, exprimă necesitatea utilizării unui tip de cod pe toată perioada de existență a bazei informaționale, inclusiv adoptarea extensiilor de volum ale valorilor atributelor codificate la dinamica valorii bazei informaționale.
comoditatea utilizării codului care se referă la facilitatea operațiilor de codificare- decodificare, precum și la detectarea și corectarea erorilor.
formularea scurtă a codului care presupune necesitatea utilizării unui număr cât mai mic de caractere pentru reprezentarea elementelor codificate, ceea ce asigură reducerea timpului de manipulare a codului și o creștere a unei expresii cât mai scurte a atributelor informaționale.
În vederea asigurării acestor cerințe, codificarea atributelor o constituie atribuirea manuală sau automată, într-o formă sistematizată, a unor coduri pentrupentru fiecare atribut component al bazei informaționale. Funcțiile codificării trebuie să permită caracterizarea directă a fiecărui tip de atribut ce va fi supus operațiilor de codificare, identificarea formală a acestora, controlul valorilor posibile ale atributelor în cadrul colecțiilor de date, inclusiv funcția de manipulare a atributelor codificate.
Diversitatea și complexitatea conținutului bazei informaționale de intrare, precum și multitudinea proceselor de prelucrare a atributelor componente, au determinat apariția unei game variate de coduri ce se pot grupa după mai multe criteriiȘ structura simbolului, modul de detectare și corectare a erorilor, după natura atributelor, după lungime, după modul de atribuire. Detectarea automată a erorilor introduse se poate face prin compararea caracterului de control care însoțește codul respectiv cu caracterul de control determinat de calculator la fiecare utilizare operativă a codului.
Atributele bazei informaționale de intrare pot fi de tip: numeric, alfabetic și alfanumeric, de lungime fixă sau variabilă, ceea ce conduce la utilizarea unor coduri adecvate în realizarea sistemelor informatice. Codurile pot fi elaborate manual sau automat prin intermediul unor proceduri de generare a acestora. Pentru a realiza o codificare a nomenclatorului care să satisfacă cerințele prezentate, este necesar ca responsabilitatea acestei munci să fie încredințată unei persoane cu funcție de răspundere în cadrul unității economice, care să asigure generalizarea unor coduri eficiente și să evite proliferarea unor coduri particulare. În acest scop, se procedează la inventarierea tuturor atributelor care compun baza informațională de intrare și tipurile de prelucrare aferente.
Înainte de a opta pentru un sistem de codificare se cercetează dacă există un asemenea sistem și în ce măsură poate fi utilizat. Este necesar să se precizeze modul de atribuire practică a codurilor și modalitățile de control. Apoi, se stabilesc procedeele de difuzare a nomenclatoarelor de coduri și modalitățile de modificare operativă a acestora, pentru a elimina codurile perimate și a permite actualizarea acestora. Înainte de utilizarea unui sistem de coduri este necesară testarea acestora pentru a depista și înlătura eventualele erori, deoarece orice greșeală de codificare are consecințe imprevizibile asupra rezultatelor prelucrării.
Atribuirea codurilor poate fi realizată manual sau automat. Codificarea manuală este utilizată pentru orice tip de cod, în timp ce codificarea automată se aplică numai la codurile simple pentru care se poate defini un algoritm de atribuire programabil pe calculator. Codificarea automată oferă în comparație cu cea manuală o serie de avantaje automate a caracterului de control și creșterea preciziei în elaborarea nomenclatorului de coduri.
Fazele realizării codificării sunt dependente de specificul sistemului informatic, mărimea unității economice, dimensiunea bazei informaționale de intrare și tipologia codurilor utilizate, elemente care presupun abordarea codificării în următoarea succesiune:
– pregătirea activității de codificare,
– codificarea atributelor bazei informaționale de intrare,
– întocmirea nomenclatoarelor de coduri,
– întreținerea codurilor.
Pregătirea activității de codificare presupune analizarea conținutului și structurii bazei informaționale de intrare ce urmează a fi codificată și examinarea codurilor existente, inclusiv măsura în care acestea satisfac cerințele sistemului informatic. Dimensiunea bazei informaționale are implicații asupra lungimii codurilor utilizate, în timp ce particularitățile acesteia influențează tipologia codurilor folosite.
În situația în care o bază informațională de intrare conține atribute caracterizate printr-o subordonare a acestora, este indicat a se folosi codurile ierarhicce, iar în situația în care atributele vor fi prelucrate în funcție de mai multe criterii, atunci sunt utilizate codurile juxtapuse. Cerințele și restricțiile sistemului informatic proiectat reprezintă factorii de bază în alegerea codului, deoarece activitatea de codificare este subordonată funcționalității noului sistem. Din acest punct de vedere trebuie examinate în primul cerințele informaționale pe nivele ierarhice, deoarece acestea determină aria de utilizare a codului și gradului său de generalitate.
Codificarea atributelor bazei informaționale de intrare constă în stabilirea codurilo corespunzătoare pentru fiecare atribut din nucleul informațional. Elaborarea structurii codurilor are la bază cerințele subsistemului informatic proiectat. În funcție de conținutul și structura bazei informaționale specifice pentru realizarea corespondențelor acesteia au fost codificate următoarele atribute:
– codul atributului „ denumire marfă ” este compus din cinci caractere numerice astfel:
– codificarea atributului „denumire gestiune” se face astfel:
– operația economică este un atribut evidențiat printr-un cod numeric care conține în structura lui două trepte cu următoarea semnificație:
– operațiile de prelucrare sunt codificate cu o literă care are următoarea semnificație:
Întocmirea nomenclatoarelor de coduri constă în elaborarea unor liste în care sunt precizate codurile și denumirea completă a atributelor la care acestea se referă. Pentru a facilita utilizarea nomenclatoarelor, trebuie ca acestea să fie sortate după codul sau denumirea atributelor. Un nomenclator de coduri conține: denumirea completă a atributelor, codul asociat, caracterul de control, alte informații referitoare la: prețul unitar, unitatea de măsură, trimiteri la alte clasificări.
Întreținerea codurilor constă în efectuarea adăugării sau ștergerii de atribute în vederea actualizării nomenclatorului de coduri, motiv pentru care este recomandabil ca această activitate să fie efectuată de aceeași echipă care a conceput și realizat codificarea. Nomenclatoarele de coduri se recomandă a fi revizuite periodic pentru a elimina ambiguitățile și redundanțele prin ștergerea valorii atributelor care nu mai prezintă interes. Nomenclatoarele de coduri vor fi actualizate atunci când criteriile de utilizare a atribuțiilor se schimbă, aria de cuprindere a sistemului proiectat se extinde, când apar modificări în cadrul legislativ- normativ.
4.1.6. DOCUMENTELE UTILIZATE PENTRU CREAREA BAZEI DE DATE A SUBSISTEMULUI INFORMATIC CONTABIL INTEGRAT
Documentele sunt cele care consemnează starea și dinamica fenomenelor și proceselor economice desfășurate într-o societate comercială și reflectate prin intermediul sistemului informatic. Datele consemnate în documentele de intrare sunt introduse în sistemul informatic prin intermediul tranzacțiilor externe efectuate asupra colecțiilor de date organizate ca baze de date.
Adaptarea documentelor primare la cerințele sistemului informatic presupune formalizarea documentelor din punct de vedere al conținutului și al formei, astfel încât acestea să răspundă exigențelor specifice sistemului informatic în concordanță cu cerințele concrete ale benefiarului. Adaptarea documentelor primare la cerințele unui sistem informatic presupune:
scopul adaptării documentelor de intrare, ceea ce înseamnă: consemnarea fenomenelor și proceselor economice desfășurate în unitatea economică, în momentul și la locul producerii acestora, utilizarea codurilor proiectate pentru sistemul informatic în structura informațională a documentelor primare, cu scopul transpunerii exacte și corecte a acestora în baza de date, simplificarea și perfecționarea sistemelor de evidență prin utilizarea unui număr minim de documente de intrare, în care să fie surprinsă corect starea și dinamica utilizării patrimoniului în paralel cu gestiunea bazei de date ce va putea reflecta dinamic fenomenele, caracterizarea dinamică a operațiilor economice desfășurate în societatea comercială.
documentele de intrare în care se consemnează starea și dinamica fenomenelor și proceselor pot fi structurate funcție de mai multe criterii, din care pot enumera: domeniul de utilizare, reguli de gestionare, tipurile tranzacțiilor externe, formatul de prezentare,
modificările de conținut și format ale documentelor primare astfel încât ele să satisfacă din toate punctele de vedere cerințele de evidență, cât și cele de prelucrare automată a datelor și a căror rezultate sunt supuse aprobării organelor de conducere ale societății comerciale beneficiare.
Documentele primare constituie sursa principală a tranzacțiilor externe utilizat într-un sistem informatic pentru gestionarea bazelor de date și sursă secundară pentru generarea tranzacțiilor interne în cadrul nucleului sistemului informatic. Utilizarea documentelor primare trebuie să asigure adăugarea de noi atribute ca rezultat a operațiilor economice care reflectă mișcările elementelor stocabile și patrimoniale, inserarea de noi atribute în scopul evidențierii noilor operații economice, modificarea și ștergerea de atribute impuse de dinamica elementelor patrimoniale, necesitatea acordului dintre baza de date și realitatea economică din întreprinderea beneficiară.
Dacă documentele primare folosite în crearea și actualizarea bazei de date nu corespund din punct de vedere al conținutului și al formei cu restricțiile impuse de sistemul informatic proiectat și structura bazei de date de intrare,acestea vor putea fi modificate ca format și conținut pentru a respecta restricțiile sistemului informatic. Toate modificările și adaptările se fac astfel încât documentele primare să satisfacă integral cerințele de evidență cât și cele de prelucrare automată a datelor, cu mențiunea că rezultatele acestor modificări să primească aprobarea organelor de drept.
Alături de definitivarea conținutului și formatului se impune și stabilirea regulilor de completare și utilizare a documentelor primare, precizarea numărului de exemplare și circuitul fiecărui exemplar, stabilirea frecvenței și termenelor de introducere a datelor în baza de date. Se precizează responsabilitățile pentru completare și verificare, vizele sau semnăturile care validează conținutul documentelor primare, inclusiv persoanele împuternicite în acest sens. Aceste specificații sunt folosite pentru proiectarea noilor circuite informaționale în noul sistem și în manualul de utilizare definitivat în etapa de implementare.
Documentele de intrare pentru subsistemul informatic contabil integrat sunt documente care reflectă dinamica fenomenului economic ce modifică elementele patrimoniale într-o perioadă de gestiune. Documentele utilizate sunt documente tipărite sau netipărite care permit constituirea bazelor de date operative în care se vor reflecta actualizările de atribute cu caracter convențional constant, actualizării nomenclatoarelor, cât și dinamica fenomenelor și proceselor economice desfășurate în unitatea economică respectivă între două momente aferente versiunilor succesive ale colecțiilor de date, anume, mișcările de mărfuri, cum ar fi de exemplu: nota de intrare- recepție.
Subsistemul informatic contabil integrat utilizează două categorii de documente:
– documente pentru crearea și actualizarea entităților de tip permanent și de stare,
– documente pentru crearea entităților de tip variabil.
Documetele pentru crearea și actualizarea entităților de tip permanent sunt prezentate de următoarele formulare:
nomenclatorul mărfuri, pentru crearea și actualizarea entității „Mărfuri”, servește pentru introducerea mărfurilor la intrarea în exploatare a subsistemului și pe parcursul exploatării acestuia, inclusiv pentru introducerea de noi mărfuri ce apar după lansarea și exploatarea sistemului,
nomenclatorul gestiunilor, pentru crearea și actualizarea entității „Gestiuni”, servește pentru introducerea gestiunilor la intrarea în exploatare a subsistemului și pe parcursul exploatării acestuia, inclusiv pentru introducerea noilor gestiuni ce apar după lansarea și exploatarea sistemului,
nomenclatorul stocurilor pentru crearea și actualizarea entității „STOC”, servește pentru introducerea stocurilor la intrarea în exploatare a subsistemului și pe parcursul exploatării acestuia, inclusiv pentru introducerea de noi stocuri ce apar după lansarea și exploatarea sistemului.
Documentele pentru crearea entităților de tip variabil care reflectă mișcările patrimoniale sunt:
– Nota de intrare-recepție, pentru crearea entităților „INTRĂRI” și „MĂREȘTE”,
– Factura, pentru crearea entităților „IEȘIRI” și „REDUCE”.
4.1.7. ORGANIZAREA SUBSISTEMULUI INFORMATIC
CONTABIL INTEGRAT
Subsistemul informatic contabil integrat asigură funcționarea specifică prin intermediul a două unități funcționale:
– unitatea funcțională pentru crearea și actualizarea bazei de date, entitățile: Mărfuri, Gestiuni, Stoc, Intrări, Ieșiri, Mărește, Reduce,
– unitatea funcțională pentru exploatarea și editarea situațiilor de ieșire.
Metodele de proiectare și realizare a sistemelor informatice au avut o evoluție structurabilă în trei generații, din care voi alege metoda orientată obiect care face parte din generația a treia, în care sistemul informațional este perceput ca o structură de obiecte autonome, ce se organizează și cooperează între ele. În cadrul acestei metode fiecare obiect are un anumit comportament, definit de ansamblul operațiilor pe care le poate efectua, datele și prelucrările prin care este implementat acest comportament sunt încapsulate și inaccesibile celorlalte obiecte, fiecare obiect poate participa la formarea altor obiecte mai complexe și fiecare obiect poate interveni în mai multe funcții. Abstractizarea datelor se realizează pe trei nivele: conceptual, organizațional și fizic. În anexe voi prezenta modelul logic al sistemelor informatice următoare:
4.2. ANALIZA SOLUȚIILOR SOFTWARE PENTRU GESTIUNEA STOCURILOR, EXISTENTE PE PIAȚA PRODUSELOR PROGRAM
Atunci când vorbim despre un management performant, avem în vedere nu calitățile înnăscute ale unei anumite persoane, ci în primul rând rezultatele economice pe care o roganizație economică le are sub conducerea respectivului manager. Aceasta înseamnă că activitatea propriu-zisă de conducere și administrare al întreprinderii iese din palnul pur instinctiv, denumit de multe ori „fler”, și trece în cel analitic, unde fiecare decizie este luată pe baza unor calcule complexe de eficiență. Situația economică actuală necesită o viteză de răspuns foarte mare, care se poate traduce în câștigarea sau pierderea unor sume importante de bani în numai câteva ore.
În acest moment iese în evidență capacitatea de analiză și filtrare a respectivului manager. Toate acestea necesită sisteme informatice integrate, capabile să le furnizeze în timp real numai datele relevante despre un anumit subiect, pe baza cărora își pot construi propriile strategii de acțiune.
Când se dorește analiza unui sistem de gestiune integrat, se ia în considerare și etapa de dezvoltare a economiei pentru care raportăm respectivul sistem informatic. În concluzie, eficiența activității unei firme nu mai este obținută ca urmare a activității unui singur om- managerul, ci în rezultatele unor calcule complexe pentru care este necesar un volum mare de informație. Totuși, nici un program de gestiune integrată a resurselor, oricât de scump ar fi, nu va face dintr-o firmă ineficientă, una eficientă.
De aceea este foarte important ca atunci când un manager optează pentru un astfel de program, să cunoască exact necesitățile firmei, tipurile de informați de care are nevoie, și nu în ultimul rând dacă firma sa este pregătită din punct de vedere tehnologic să utilizeze un program de gestiune integrată. Răspunsul la toate aceste întrebări nu îl poate da decât managerul, iar alegerea tipului și a configurației aplicației cade tot în sarcina sa. Dacă nu va alege corect, se poate să aibă o surpriză neplăcută, anume să fie în posesia unei aplicații performante, dar pe care nu o poate folosi pentru că aceasta nu este adecvată configurației afacerii pe care o conduce.
4.2.1. ANALIZA MODULULUI DE GESTIUNE A STOCURILOR DIN PROGRAMUL „ISIS 2.0”
Sistemul informatic integrat „ISIS 2.0”, a cărui nume complet este „ Integrated Strategic Information Systems” este creat de firma „OMNIS GROUP” și este construit în jurul unei platforme MICROSOFT SQL SERVER 2000 care este adaptată total legislației economice românești și oferă un raport performanță/cost ridicar. Baza centrală de date poate fi accesată din orice punct al rețelei extinse. SQL SERVER 2000 oferă o platformă centrală solidă de consolidare a datelor, facilități superioare de raportare și timp bun de răspuns la interogări. Asigurând actualizarea automată a stocurilor și înregistrarea automată a operațiilor contabile aferente fiecărui document comercial, ISIS 2.0 elimină erorile care pot apare în procesul compilării unor rapoarte consolidate, pe baza unor date primite din sisteme disparate. Sistemul ISIS 2.0 este dezvoltat sub Microsoft Visual C++, putând folosi toate avantajele tehnologiei moderne folosită ca suport. Se poate realiza cu ușurință orice extindere, modificare sau asigurare suplimentară. Costul total al operării sistemului se poate controla strict, având în vedere facilitățile deosebite incluse în platforma Microsoft în scopul îmbogățirii naturale a sistemului cu noi componentesau funcționalități. ISIS 2.0 crește eficiența muncii serviciilor comerciale și financiar- contabile ale întreprinderii. În cazul unei organizații comerciale cu mai multe sucursale, se poate evidenția faptul că o factură introdusă de către o sucursală, ca urmare a unei vânzări către o altă sucursală, actualizează automat stocurile și înregistrează tranzacțiile contabile corespunzător ambelor locații. Baza de date centrală păstrează o imagine consistentă și sistematizată a celor mai semnificative informații privind desfășurarea factorilor de influență și rezultatele parțiale sau finale ale activității sucursalelor. Sunt furnizate către conducere elementele necesare fundamentării deciziilor și efectuării controlului. ISIS 2.0 asigură un înalt grad de securitate în utilizare, prin definirea și verificarea dreptuirlor de acces asupra informațiilor și operațiilor din sistem, pentru operatorii individuali și la nivel de grupuri de operatori. Sistemul ISIS 2.0 exploatează un nomenclator unic de produse și servicii, în cadrul căruia articolele sunt grupate în funcție de anumite criterii care corespund cerințelor informaționale ale compartimentelor comerciale și de producție. Prin intermediul mecanismului de replicare, orice articol adăugat la una din gestiuni apare în scurt timp și în bazele de date locale ale celorlalte gestiuni din cadrul organizației, păstrându-se consistența nomenclatorului unic, gestionat la sediul central. Sistemul ISIS 2.0- producție furnizează o imagine consistentă și sistematizată a celor mai semnificative informații privind activitatea de producție.
Sistemul de rapoarte este conceput ca un instrument de sinteză care permite managementului să efectueze, într-un timp scurt, o analiză complexă a derulării activităților conduse, facilitând adoptarea unor decizii eficiente.
Modulul „STOCURI” permite societății patrimoniale organizarea evidenței și contabile analitice a stocurilor conform metodei operativ- contabile. Acest modul oferă mijloacele necesare inițializării și controlului stocurilor existente în fiecare gestiune. Pentru fiecare articol din stoc sunt memorate informații calitative și cantitative. În cazul articolelor înregistrate la mai multe prețuri de gestiune, evidența se face separat, pentru fiecare preț. Modulul „STOCURI” oferă posibilitatea lucrului pe luni calendaristice, definite ca perioade în sistem. Prin menținerea informațiilor detaliate cu privire la mișcările efectuate asupra stocurilor în lunile anterioare, se pot realiza rapoarte de analiză privind evoluția stocurilor în timp. Ieșirile din stoc se efectuează conform metodei FIFO. Verificarea concordanței între stocurile scriptice rezultate în urma prelucrării documentelor și stocurile reale existente în gestiune, se realizează prin intermediul formularelor de inventar, întocmite pe baza datelor existente în sistem și a celor completate manual în momentul efectuării controlului. Modulul „STOCURI” permite evaluarea materiilor prime și materialelor din producția neterminată.
Modulul gestionează documentele de tip: Proces Verbal de Constatare Diferențe Inventar, Bon de consum, Bon de transfer, Bon de transfer la altă unitate contabilă, Bon de restituire, Bon de predare, Fișă limită de consum, Proces verbalde casare și recuperare, Proces verbal de reevaluare și Bon de conversie care descriu mișcările de elemente stocabile: materii prime, materiale, semifabricate, produse finite, mărfuri între gestiunile firmei: magazii, depozite, secții de producție.
Preluarea unui document este completă, în sensul că sistemul asigură nu numai înregistrarea în baza de date a informațiilor conținute de document, ci efectuează simultan actualizarea stocurilor stocurilor pentru elementele stocabile specificate în document și generarea tranzacțiilor contabile corespunzătoare. Acest mod de prelucrare, ce presupune înregistrarea tuturor efectelor (asupra stocurilor și în contabilitate) ce decurg din adăugarea, modificarea sau ștergerea unui document, permite cunoașterea în timp real a situației financiare și materiale a firmei, contribuind eficient la fundamentarea deciziilor de aprovizionare, lansare în producție și desfacere.
Modulul „STOCURI” oferă suportul necesar fundamentării deciziei de aprovizionare, lansare în producție și desfacere. În activitatea de prelucrare a documentelor, modulul operează în modul gestiune de lucru și perioada curentă care permite gruparea naturală a documentelor după gestiunea emitentă și data emiterii. Gestiunea de lucru se selectează utilizând un dialog care prezintă structura firmei sub formă arborescentă. Modulul „STOCURI” oferă facilități de asistare a utilizatorului la specificarea unui articol: afișarea denumirii și unității de măsură, verificarea tipului articolului, alegerea prețului din listă, afișarea stocului curent, actualizarea automată a valorii la schimbarea cantității sau prețului. Pentru documentele de ieșire din stoc, sistemul avertizează utilizatorul când cantitatea specificată pe document depășește cantitatea din stoc sau cantitatea maximă permisă numită stoc de siguranță.
Modulul asigură consistența între datele de stoc și cele de contabilitate, prevenind modificarea directă a cantității din stocuri de către utilizator. Astfel, actualizarea stocurilor se realizează indirect, prin intermediul documentelor. Inițializarea stocului este permisă numai în cazul adăugării unei gestiuni sau la instalarea sistemului.
Modulul oferă posibilitatea verificării datelor introduse de utilizator cu cele completate pe formularele primare, prin calculul valorilor pe linii și a valorii totale pentru toate tipurile de documente pentru care aceste valori au sens. Modulul permite selectarea unui document introdus anterior, în vederea modificării sau ștergerii, după criterii multiple de selecție: data documentului, gestiunea predătoare sau primitoare, numărul extern al documentului sau identificatorul generat de sistem. Modulul oferă posibilitatea vizualizării conținutului oricărui tip de document prelucrat, prin generarea unui raport asemănător formularului primar, raport care poate fi afișat sau tipărit la imprimantă. Modulul permite anularea efectelor unor documente prin facilitatea de introducere a documentelor „în roșu” (cu cantități negative). Modulul oferă mecanismul de închidere-deschidere a perioadei comerciale (de prelucrare a documentelor), mecanism care previne prelucrarea documentelor în timpul operației de închidere a perioadei contabile, respectiv efectuarea de corecții după închiderea perioadei contabile.
Modulul asigură înregistrarea informației necesare pentru generarea rapoartelor de urmărire dinamică a stocurilo, prin opțiunea de comutare a perioadei curente a stocului. Accesul la informațiile din baza de date este controlat prin mecanismul de parole și drepturi de acces structurate pe utilizatori, gestiuni și operații. Modulul lucrează în modul „tranzacțional” la salvarea unui document în baza de date. Dacă operația eșuează, datele revin la starea anterioară a operației. Sistemul este protejat împotriva erorilor de operare. Datele sunt validate înainte de salvare și în cazul unei operări greșite, este afișat un mesaj care indică în mod explicit modalitatea de corectare a erorii.
Sistemul se poate instala în orice perioadă a anului, fiind necesare: completarea nomenclatorului de articole, introducerea gestiunilor și inițializarea stocurilor pe gestiuni cu cantitățile existente în momentul instalării.
Modulul „STOCURI” generează automat, la salvarea unui document, tranzacțiile contabile asociate inserări, modificării sau ștergerii documentului respectiv. Aceste tranzacții sunt exportate și prelucrate de modulul „CONTABILITATE GENERALĂ”. Modulul „STOCURI” utilizează lista de articole gestionată de modulul „NOMENCLATOR ARTICOLE”, utilizatorul putând selecta un articol completând un filtru complex ce poate cuprinde mai mulți parametri: identificator, cod, tip contabil, denumire, grupă, atribute grupă. Modulul „STOCURI” verifică pentru fiecare utilizator drepturile sale de acces pe o anumită gestiune sau unitate contabilă/filială și pentru o anumită operație. Acordarea acestor drepturi, ca și modificarea sau ștergerea lor se realizează cu modulul „SISTEM CENTRAL”.
Modulul „STOCURI” este în legătură cu modulul „TABLOU DE BORD” care este destinat urmăririi evoluției valorii unei game largi de indicatori economici și financiari, oferă un suport complet pentru managementul firmei. Indicatorii calculați în cadrul modulului „TABLOU DE BORD”, în ce privește gestiunea stocurilor sunt: durata de rotație a stocurilor, numărul de rotații a stocurilor, stocul de siguranță care pot fi calculați cu ajutorul datelor furnizate din mai multe module: stocuri, aprovizionare, desfacere. Modulul „TABLOU DE BORD” oferă: toate raportările statistice pe care le face unitatea, toate comunicările obligatorii către organele fiscale, alte date cerute de organele ierarhice sau organele abilitate ale statului, vizualizarea și analiza la o anumită dată a valorilor tuturor indicatorilor, susține procesul decizional către toate nivelele de decizie:
– operativ și tactic – raportări curente asupra activității desfășurate în întreprindere: raportarea vânzărilorzilnice pe gestiuni și produse, situația debitorilor și creditorilor, situația personalului, situația stocurilor,
– strategic – elemente de analiză financiară.
Modulul „APROVIZIONARE” este destinat susținerii activității departamentului Comercial în gestionarea și urmărirea documentelor de aprovizionare. Se pot înregistra și procesa atât intrările de bunuri materiale cât și celelalte cheltuieli efectuate în cadrul activităților de aprovizionare. Operațiile efectuate asupra oricărui document sunt păstrate într-un istoric al acestuia.
Procesarea intrărilor de către modulul „APROVIZIONARE” constă în înregistrarea documentului propriu-zis, actualizarea automată a stocurilor pe baza datelor de intrare și generarea automată a operațiilor contabile corespunzătoare. Cu ajutorul acestui modul se pot efectua rapid recepționarea tuturor elememntelor stocabile intrate în patrimoniul unității, înregistrarea lor la locurile de depozitare și listarea documentelor de intrare în gestiune. Modulul permite și înregistrarea documentelor primite la efectuarea importului de mărfuri prin comisionar.
Modulul oferă un mecanism de facturare a bunurilor materiale intrate pe baza avizelor de expediție a mărfurilor, prin realizarea de asocieri între factură și avizele înregistrate la o dată anterioară. Utilizatorul are posibilitatea alegerii avizului și a bunurilor materiale nefacturate din lista propusă automat de sistem. Facturării lui totale sau parțiale și actualizării prețurilor de achiziție. La înregistrarea oricărui tip de documente care intervine în procesul de aprovizionare, modulul asigură actualizarea automată a cantității existente în stocurile de bunuri materiale, gestionate de modulul „STOCURI”. Un alt modul necesar în gestiunea stocurilor este cel de „DESFACERE”, destinat înregistrării și procesări tranzacțiilor efectuate în cadrul activităților de desfacere, vânzării și transferurilor de mărfuri, punând la dispoziție facilități pentru înregistrări, centralizarea și urmărirea vânzărilor firmei către clienții săi și a mărfurilor transferate între gestiunile unității patrimoniale.
Procesarea unei tranzacții comerciale constă în înregistrarea documentelor propriu-zise, actualizarea automată a stocurilor prin metoda FIFO, fiind realizată totodată și înregistrarea cheltuielilor efectuate și a veniturilor obținute în cadrul activității de desfacere și generarea automată a tranzacțiilor contabile asociate documentelor. Pentru gestiunea primitoare notele de recepție sunt emise automat în cazul unei facturi între gestiunile aceleași societăți comerciale. Modulul permite și înregistrarea documentelor emise la efectuarea exportului de mărfuri prin comisionar.
Avizele de expediție către clienți pot fi facturate, total sau parțial, prin realizarea de asocieri între facturi și avize înregistrate la date anterioare facturilor. În momentul facturării se poate specifica pentru fiecare articol cantitatea facturată. Modulul permite înregistrarea comenzilor de la clienți și a contractelor de vânzare, care stau la baza stabilirii necesarului de aprovizionat pentru o perioadă dată. Modelul care stă la baza acestui modul este modelul orientat document.
Pentru fiecare articol completat pe un document este afișată cantitatea disponibilă în stoc în momentul înregistrării documentului. La înregistrările oricărui tip de document, modulul asigură actualizarea automată a cantității existente în stocurile de bunuri materiale, date gestionate de modulul „STOCURI”.
Modulul „RAPORTARE COMERCIALĂ” oferă informații privind structura și dinamica stocurilor, gestionate de modulul „STOCURI”.
Structura sistemului ISIS 2.0 este mult mai complexă decât a fost prezentată în această lucrare, cuprinzând toate sau aproape toate aspectele activității unei societăți comerciale care poate avea sau nu, sucursale în mai multe zone, fără ca acest lucru să denatureze sau să întârzie informația cerută, fiind un sistem informatic integrat în care locul central este deținut de componenta financiar- contabilă. În cadrul sistemului ISIS 2.0 contabilitatea reprezintă nucleul tuturor operațiunilor desfășurate în cadrul unei întreprinderi. Modulele sistemului sunt complet integrate, totalitatea operațiilor efectuate prin intermediul diferitelor module oglindindu-se în contabilitate.
Funcționalitatea sistemului, alături de facilitățile multilingve și multivalutare, fac din ISIS 2.0 un sistem performant pentru contabilitatea și managemetul afacerilor. Structura modulară permite configurarea unei arhitecturi operaționale optime și oferă foarte bune premise de creștere ulterioară a sistemului. Implementarea sistemului ISIS 2.0 poate conduce la obținerea unui mecanism decizional complex destinat conducerii eficiente a tuturor activităților desfășurate în cadrul organizației comerciale.
4.2.2.ANALIZA MODULULUI DE GESTIUNE A STOCURILOR DIN CADRUL SOLUȚIEI SintCASH – HiPOS
Soluția SintCASH-HiPOS este creată de firma SINTEZIS BIROTICA din Oradea. Această soluție se adresează domeniului RETAIL: supermarkete, magazine mijlocii și mari, în general societăților comerciale a căror activitate este de comerț en-detail. Soluția cuprinde două module:
– modulul de gestiune, numit SintCASH,
– modulul de vânzare, numit HIPOS.
Caracteristicile acestei soluții sunt:
– folosirea tehnologiei bazate pe coduri de bare, cu ajutorul căreia identificarea produsului este complet sigură,
– folosirea tehnicilor de inventariere rapidă folosind dispozitive dedicate, scanere de citire a codurilor de bare de inventariere,
– case de marcat POS computerizate.
Modulul de gestiune, cunoscut și sub denumirea de BackOffice, este aplicația care permite un control strict asupra stocurilor și mișcărilor de marfă aflate în patrimoniul unității respective.
Modulul de vânzare, cunoscut și sub denumirea de FrontOffice, este aplicația care permite efectuarea cu o deosebită ușurință și precizie a activității de vânzare.
Modulul de gestiune este o aplicație grafică, care rulează pe următoarele sisteme de operare:WIN95, WIN98, WIN NT. În cadrul aplicației există posibilitatea lucrului în mai multe ferestre sau module în același timp, ceea ce înseamnă o navigare mult mai rapidă, nefiind necesară revenirea la inițializarea ferestrei și în același timp apelarea unei terțe aplicații nu necesită stocarea sau închiderea sistemului de gestiune. Baza de date accesată de sistemul de gestiune este controlată de un server SQL Microsoft SQL 7.0, ceea ce determină o serie de avantaje:
– timpii de acces pentru un articol sunt foarte mici, indiferent de mărimea bazei de date, care poate conține sute de mii de articole,
– tranzacțiile sunt foarte sigure chiar și în cazul unor defecte hard sau pene de curent,
– interogarea bazei de date are loc pe serverul SQL, ceea ce face ca volumul datelor translatate prin rețea este foarte redus, pentru că, practic se transmite doar rezultatul interogării,
– administrarea serverului SQL permite operațiunea de salvare și back-up automat,
– avm posibilitatea de a construi propriile interogări pe baza tabelelor existente.
Unul dintre cele mai importante cataloage îl reprezintă catalogul de articole, unde se realizează introducerea articolelor noi, modificarea datelor ce privesc articolele deja introduse, inclusiv a prețurilor lor, vizualizarea stocului, a furnizorilor unui produs. Caracteristicile acestui catalog constau în:
a. sunt posibile două modalități de a introduce codul intern pentru un produs nou:
– se incrementează automat cel mai mare cod,
– se introduce codul de către operator, iar programul face verificarea unicității acestuia.
b. fiecare produs poate avea mai multe prețuri, fiecare preț fiind folosit pentru un anumit scop: preț de achiziție, preț de vânzare cu amănuntul, preț de vânzare en-gross și altele.
c. fiecare produs poate avea asociate mai multe coduri de bare, de exemplu pentru defalcările sale,stocul fiind ținut pentru fiecare dintre defalcări. În cazul S.C. „Mecanica Ceahlău” S.A. aceste defalcări se realizează în principal la consumabile, de exemplu cartușe de cerneală, riboane,tonere și altele, care sunt originale sau compatibile, care au același scop și folosite de același aparat de tipărit și copiat, diferența constând în faptul că sunt fabricate de alți producători. Scopul modului de gestiune este acela de a oferi un instrument prin care să se emită comenzi suficiente în timp util, pentru a se realiza continuitatea vânzărilor fără rupturi de stoc. Modulul de gestiune realizează:
– posibilitatea identificării produselor pe care un anumit furnizor le poate oferi,
– posibilitatea identificării furnizorilor, minim 2, care pot oferi un anumit produs,
– posibilitatea căutării și introducerii în lista de produse comandate de la un furnizor a acelor produse al căroro stoc este sub valoarea minimă,
– posibilitatea de a se efectua automat comenzi către furnizori în momentul în care stocul scade sub o anumită cantitate minimă,
– posibilitatea de a avea acces la informații privind fiecare produs din nomenclator, anume: stoc curent, stoc minim admis, ultimul preț de achiziție,
– posibilitatea de a vizualiza situația stocului pentru produse similare,
– același produs poate avea până la trei nivele de defalcare, de exemplu: număr, culoare, densitate, astfel încât modificarea prețului se va face concomitent tuturor defalcărilor,
– stocul poate fi urmărit pe fiecare defalcare în parte, fiecare având un cod de bare unic sau pe articol,
– toate mișcările de stoc, inclusiv recepțiile și vânzarea, se fac pe produse defalcate,
– posibilitatea introducerii prețurilor de achiziție, a cantității comandate, a reducerilor acordate de furnizor pe produs și pe total factură, a datei de sosire a mărfii.
În cadrul modulului de gestiune, submodulul „RECEPȚII” dă:
– posibilitatea de a importa datele dintr-o comandă de achiziție în documentele de recepție,
– posibilitatea de a adăuga produse ce nu au fost comandate,
– posibilitatea de a șterge pozițiile ce au fost comandate, dar care nu au fost livrate sau de a modifica datele ce nu corespund cu comanda respectivă,
– posibilitatea de a avea acces rapid la fereastra de căutare a produselor,
– posibilitatea de a introduce articolele dintr-o recepție cu ajutorul unui dispozitiv mobil de culegere a datelor, numit cititor de coduri de bară,
– posibilitatea de a introduce pentru o anumită recepție: codul furnizorului cu posibilități de căutare a acestuia după un cuvânt nou conținut de nume, numărul și data facturii sau a avizului de expediție a mărfii, data scadentă a facturii, comanda în baza căreia s-a făcut recepția, reducerile acordate pe factură,
– posibilitatea de a introduce pentru fiecare produs: cod intern, denumire, cantitatea recepționată în care valoarea implicită va fi cea din comandă cu posibilitatea modificării ei, preț unitar fără TVA, total fără TVA și fără reduceri, reducerile procentuale și valorice, total fără TVA cu reduceri, TVA deductibil procentual, total cu TVA cu reduceri care va fi valoarea plătită furnizorului, TVA deductibil valoric, adaosul comercial, prețul de vânzare unitar ce va fi calculat de program în funcție de valoarea adaosului comercial, valoare care va putea fi modificată de operator, caz în care programul va recalcula noua valoarea a adaosului comercial, preț total de vânzare, valoare TVA colectat, valoare adaos comercial fără TVA, suma pentru toate produsele a valorii calculate care sunt: total fără TVA, total TVA cu reducere, TVA deductibil, preț total de vânzare, valoare TVA colectat, valoare adaos comercial fără TVA,
– posibilitatea de generare a rapoartelor care să conțină toate datele de mai sus sub forma Notei de intrare, recepție și constatare de diferențe,
– posibilitatea tipăririi de etichete cu cod de bare pentru produsele care nu au cod de bare și au fost recepționate, cu condiția de a poseda imprimantă specială pentru tipărire etichete cu cod de bară,
– în cazul în care sunt mărfuri ce necesită cântărire și posedând cântare electronice speciale, posibilități de transmitere către cântarele electronice a prețurilor ce au fost schimbate și a produselor nou introduse.
Sunt cazuri, iar în contextul economiei de piață al țării noastre chiar a devenit o practică generală, ca achitarea mărfurilor achiziționate să se facă la vânzarea lor. Astfel, în cadrul modulului de gestiune, există posibilitatea de a se efectua recepții care nu sunt complet achitate, urmând ca pe măsura vânzării mărfurilor să se achite.
Astfel, în momentul închiderii zilei în care s-au efectuat vânzările, în mod automat, articolele respective sunt marcate pentru a fi achitate furnizorului. Marfa nevândută se poate returna la furnizor, se pot efectua transferuri între diferite magazine ale aceleași rețele de magazine.
Modulul de gestiune oferă facilități de căutare a produselor, după diferite criteriide căutare: după cod intern, după cod de bare, după denumire, după furnizor. Modulul oferă facilități de căutare a furnizorilor după codul intern sau după denumire.
Există posibilitatea de a modifica sau introduce tipuri de mișcări de stoc. Pentru fiecare mișcare de stoc se poate preciza pe lângă cod și denumire, efectul pe care îl va avea asupra stocului, categoriile de mișcări din care fac parte: recepțiile, vânzările, diferitele intrări, prețul la care se face mișcarea, obligativitatea unui partener: client sau furnizor. Celălalt model al soluției îl reprezintă modulul de vânzare HiPOS, care rulează pe un sistem de operare DOS. Modulul de vânzare este încărcat ca o aplicație pentru sistemul de operare. Această aplicație interacțioează cu modulul fiscal, practic cu imprimanta, executând vânzarea propriu-zisă. Fiscalitatea bonului, respectiv a casei de marcat este asigurată de modulul fiscal. Acest modul acceptă o serie de parametri bine stabiliți prin intermediul cărora se comandă imprimanta, respectiv afișajul. În acest context, se observă o partajare a softului pe un POS (point-of-sale) în două module principale. Primul modul, modulul fiscal poate fi accesat chiar si în lipsa unui sistem de operare. Modulul de vânzare, care reprezintă aplicația propriu-zisă, este o extensie a modulului fiscal și reprezintă interfața între un sistem de gestiune și vânzarea de produse. Elementele care trebuie realizate de software-ul din modulul de gestiune și care sunt strâns legate de modulul de vânzare sunt:
1. vânzarea cu următoarele caracteristici:
– căutarea produselor la vânzare se face după codul intern al produsului introdus de la tastatură sau după codul de bare, citit de cititorul de cod de bare,
– codul intern va fi de tip numeric și va avea minim patru cifre,
– vânzarea se poate face la bucată sau la bax, prețul total fiind egal sau diferit de suma prețurilor per bucată,
– posibilitatea legării unui produs de ambalajul său, astfel că la o vânzare a produsului, automat pe bon va apare și ambalajul,
– posibilitatea de afișare a numelui complet al produsului pe linia de vânzare,
– posibilitatea întreruperii unei vânzări, salvării acesteia, continuarea vânzării cu alți clienți, urmând a se reveni după un timp la vânzarea întreruptă pentru a o continua din punctul în care a rămas.
2. prețuri cu caracteristici ca:
– posibilitatea modificării prețului în timpul vânzării la POS, de către șeful departamentului vânzări al firmei.
3. modalități de plată.
4. înregistrarea și acordarea de reduceri.
5. listarea bonurilor de casă și a facturilor prin îndeplinirea tuturor condițiilor cerute de fiscalizare.
6. asigurarea securității și protecției prin posibilitatea de a începe vânzarea doar cu acordul supervizorului și posibilități de a seta drepturi utilizatorilor. Între cele două module mai sunt și alte elemente de legătură, dar acestea nu sunt amintite deoarece nu au legătură cu prezentul proiect și nu răspund cerințelor temei abordate.
4.2.3. ANALIZA MODULULUI DE GESTIUNE DIN CADRUL APLICAȚIEI INFOGES 2000
Produsele software pentru aplicațiile specifice contabilității sunt aplicații integrate formate din mai multe module:
1. modulul Contabilitate, în care sunt înregistrate notele de contabilitate pe baza cărora se realizează balanța de verificare, bilanțurile contabile periodice, fișele analitice ale fiecărui cont contabil, fișele șah, fișa maestru-șah. Registrul-jurnal și toate situațiile și rapoartele cerute de Legea Contabilității,
2. modulul Devize folosit în cadrul Compartimentului tehnic, care are rolul de a întocmi și înregistra devizele aferente serviciilor oferite de firmă,
3. modulul de Gestiune, numit GMF2000, aplicație în care sunt introduse toate documentele primare eliberate sau primite în cadrul activității desfășurate de firmă.
Aceste trei aplicații sunt legate între ele, lucrând în sistem integrat, putând fi achiziționate și folosite impreună sau separat.
Aplicația GMF2000 este o aplicație de gestiune a bazelor de date realizată sub mediul de programare FoxPro 2.6a, care rulează pe un sistem de operare MS-DOS, fiind un mod sigur, comod și eficient de lucru cu baze de date medii si mari, descurcându-se bine si cu baze de date foarte mari.
Ca avantaje ale aplicației GMF 2000, putem enumera:
– organizarea modulară a programului, fiecare modul separând diferite grupuri de probleme atât din punct de vedere al compartimentelor comerciale și/sau financiare ale întreprinderii cât și din punct de vedere al optimizării muncii operatorului,
– interconectarea acestor module, ceea ce permite obținerea de rapoarte compuse, obținute prin prelucrarea informațiilor introduse în module diferite,
– reflectă cu fidelitate mediul economic intern și legăturile cu mediul economic extern,
– generarea automată de note contabile pe baza unor modele preexistente, a căror structură poate fi modificată de utilizator în funcție de condițiile specifice și înregistrarea lor în aplicația Contabilitate la cerere,
– posibilitatea evidenței operațiunilor pe gestiuni separate,
– posibilitatea evidenței contabile pentru mai multe societăți utilizând același program,
– posibilitatea utilizării aplicației la societăți cu price obiect de activitate și indiferent de mărimea societății,
– grad foarte mic de erori, intervenția operatorului în operații de transcriere, clasificare, sortare, centralizare, totalizare fiind nulă,
– reprezintă un instrument de lucru potrivit necesităților compartimentului financiar-contabil, comercial și de conducere al agenților economici.
La deschiderea programului, pe ecran apare meniul principal care conține opțiunile încadrate în dreptunghiuri:
Fiecare dreptunghi reprezintă un un modul al programului. Modulul selectat va avea o altă culoare decât celelalte.
Modulul INTRĂRI cuprinde submodule conform figurii:
Modulul IEȘIRI cuprinde:
Modulul MĂRFURI cuprinde:
Rapoartele sunt specifice fiecărui modul și se află în cadrul respectivului modul. Modulul INTRĂRI este destinat susținerii activității compartimentului Comercial în gestionarea și urmărirea documentelor de aprovizionare. Se pot înregistra și procesa atât intrări de bunuri materiale cât și celelalte cheltuieli efectuate în cadrul activității de aprovizionare. Operațiile efectuate asupra oricăror documente sunt păstrate într-un istoric al acestora.
Procesarea intrărilor de către modulul INTRĂRI constă în înregistrarea documentului propriu-zis, actualizarea automată a stocurilor pe baza datelor de intrare, generarea automată a operațiilor contabile corespunzătoare și generarea automatpă a notelor contabile asociate oricărui document, note care sunt trimise în aplicația CONTABILITATE GENERALĂ. Modulul realizează înregistrarea, modificarea, vizualizarea, emiterea, ștergerea sau tipărirea documentelor. Cu ajutorul modulului INTRĂRI se pot efectua rapid recepționarea tuturor bunurilor materiale intrate în patrimoniul unității, înregistrarea lor la locurile de depozitare și listarea documentelor de intrare în gestiune, notele de intrare-recepție. Intrările de mărfuri se pot realiza în două feluri:
1. introducând de la tastatură numele bunului material respectiv, moment în care primește automat un cod unic dat de program și care va fi memorat în nomenclatorul de mărfuri, după care se introduc prețul de achiziție și prețul de vânzare, apoi cantitatea,
2. sau cu ajutorul unui dispozitiv special, numit scaner sau cititor de cod de bare, care citește codul de pe ambalajul bunului material, sau dacă marfa nu posedă acel cod de bare, el este generat de progam, urmând a fi listat la o imprimantă specială.
Din cele expuse mai sus, rezultă că există mai multe posibilități de căutare a mărfurilor: după codul intern, după codul de bare, după denumire. În cadrul modulului INTRĂRI se fac intrări cantitative ale mărfurilor de pe facturi, întocmind notele de intrare-recepție și toate celelalte rapoarte implicate și intrări valorice în care facturile se înregistrează din punct de vedere valoric cu sume repartizate pe conturile contabile generând automat Jurnalul de vânzări, centralizatorul intrărilor, notele contabile, înregistrări în fișa furnizorului și alte rapoarte specifice. În același timp există posibilitatea ca ele să fie unite și totul se realizează din momentul recepției mărfurilor și întocmirii notelor de intrare-recepție. Documentele înregistrate prin intermediul acestui modul constituie baza mecanismului de urmărire și evidențiere a datoriilor către furnizori, prin realizarea de asocieri între operațiunile de plată și aceste documente de aprovizionare, mecanism oferit de modulele CASĂ, BANCĂ; DECONTĂRI. Modulul INTRĂRI cuprinde și transferurile de mărfuri punând la dispoziție facilități pentru înregistrarea, centralizarea și urmărirea mărfurilor transferate între gestiunile din cadrul firmei, actualizându-se automat stocurile ambelor gestiuni expeditor și destinatar.
Modulul IEȘIRI este destinat înregistrării și procesării tranzacțiilor efectuate în cadrul activităților de desfacere punând la dispoziție facilități pentru înregistrarea, centralizarea și urmărirea vânzărilor firmei.
Procesarea unei tranzacții comerciale constă în înregistrarea documentului propriu-zis, actualizarea automată a stocurilor prin metoda FIFO, fiind realizată în același timp și înregistrarea cheltuielilor efectuate și a veniturilor obținute în cadrul activității de vânzare și generarea automată a tranzacțiilor contabile asociate documentelor. Pot fi facturate diferențele de preț apărute între data emiterii unei facturi existente și data efectuării plății acesteia, ca urmare a dinamicii unei monede de referință față de moneda în care s-a emis factura și s-a efectuat plata. Pot fi facturate diferite servicii efectuate. Modulul realizează înregistrarea, modificarea, emiterea, ștergerea sau anularea documentelor de ieșire.
Fiecare document emis se poate tipări la cerere, formatul acestuia respectând standardul impus de Ministerul Finanțelor. Odată cu înregistrarea documentelor se asigură și înregistrează automat în contabilitate a operațiilor contabile asociate documentelor precum și actualizarea automată a stocurilor. Pentru fiecare articol completat pe un document este afișată cantitatea disponibilă în stoc în momentul înregistrării documentului. La înregistrarea unui document sunt puse la dispoziție ferestre de căutare necesare la completarea codurilor clienților, mărfurilor, modalităților de plată, băncilor. Aceste ferestre oferăposibilitatea regăsirii informației dorite doar prin tastarea prefixului, a codului sau a numelui.
În momentul completării documentelor se calculează automat adaosul comercial, valoarea TVA, valoarea de reducere și valoarea totală în funcție de cantitatea, prețul de expediție, prețul de gestiune, procentul de reducere și cota TVA asociată fiecărui articol specificat pe document. Operația de modificare sau ștergere sunt permise doar pentru documentele a căror dată face parte dintr-o perioadă deschisă atât din punct de vedere comercial cât și din punct de vedere contabil. La înregistrarea oricărui tip de document, modulul asigură actualizarea automată a cantității existente în stocurile de bunuri materiale, dar gestionate de modulul MĂRFURI, MATERIALE, PRODUSE.
Modulul MĂRFURI permite unității patrimoniale organizarea evidenței și contabilității analitice a stocurilor conform metodei operativ-contabile.
Modulul MĂRFURI oferă mijloacele necesare inițializării și controlului stocurilor existente în fiecare gestiune. Pentru fiecare articol din stoc sunt memorate informații calitative și cantitative. În cazul articolelor înregistrate la mai multe prețuri de gestiune, evidența se face separat, pentru fiecare preț. Modulul MĂRFURI oferă posibilitatea lucrului pe luni calendaristice definite ca perioade în sistem. Prin menținerea informațiilor detaliate cu privire la mișcările efectuate asupra stocurilor în lunile anterioare, se pot realiza rapoarte de analiză privind evoluția stocurilor în timp.
Verificarea concordanței între stocurile scriptice rezultate în urma prelucrării documentelor și stocurile reale existente în gestiuni, se realizează prin intermediul formularelor de inventar, întocmite pe baza datelor existente în sistem și a celor completate manual în momentul efectuării controlului. Modulul MĂRFURI gestionează toate documentele care sunt purtătoare de stocuri de bunuri materiale.
Prelucrarea unui document este completă, în sensul că sistemul asigură nu numai înregistrarea în baza de date a informațiilor conținute de document, ci efectuează simultan actualizarea stocurilor pentru articolele specificate în documente și generarea tranzacțiilor contabile corespunzătoare. Acest mod de prelucrare, ce presupune înregistrarea tuturor efectelor asupra stocurilor și în contabilitate, ce decurg din: adăugarea, modificarea sau ștergerea unui document, permite cunoașterea în timp real a situațiilor financiare și materiale a firmei, contribuind eficient la fundamentarea deciziilor de aprovizionare, lansare în producție și desfacere. Modulul operează în modul gestiune de lucru și perioada curentă care permite gruparea documentelor după gestiunea emitentă și data emiterii. Gestiunea de lucru se selectează utilizând un dialog care prezintă structura firmei sub formă arborescentă. Modulul oferă facilități de asistare a utilizatorului la specificarea unui articol: afișarea denumirii și unității de măsură, verificarea tipului articolului, alegerea prețului din listă, afișarea stocului curent, actualizarea automată a valorilor la schimbarea cantității sau aprețului. Pentru documentele de ieșire din stoc, sistemul avertizează utilizatorul când cantitatea specificată pe document depășește cantitatea din stoc sau cantitatea maximă permisă.
Modulul asigură consistența între datele de stoc și cele din contabilitate, prevenind modificarea directă a cantității din stocuri de către utilizator.
Astfel, actualizarea stocurilor se realizează indirect, prin intermediul documentelor. Inițializarea stocului este permisă numai în cazul adăugării unei gestiuni sau la instalarea sistemului. Modulele INTRĂRI și IEȘIRI oferă posibilitatea verificării datelor introduse de utilizator cu cele completate pe formularele primare, prin calculul valorilor pe linii și a valorii totale pentru toate tipurile de documente pentru care aceste valori au sens. În cadrul modulelor INTRĂRI, IEȘIRI există posibilitatea vizualizării conținutului oricărui tip de document prlucrat, prin generarea unui raport asemănător formularului primar, raport care poate fi afișat sau tipărit la imprimantă, există posibilitatea de a anula efectele unor documente prin facilitatea de introducere a documentelor „ în roșu”, cu cantități negative.
Modulul MĂRFURI asigură înregistrarea informațiilor necesare pentru generarea rapoartelor de urmărire dinamică a stocurilor, prin opțiunea de comutare a perioadei curente a stocului. Modulul MĂRFURI utilizează lista de articole gestionate ale modulului NOMENCLATOARE, în care utilizatorul poate selecta un articol completând un filtru complex ce cuprinde mai mulți parametri: identificator, cod, cod de bare, denumire, unitate de măsură, tip contabil, procent TVA aferent, dacă conține ambalaj sau nu.
Utilizarea aplicației GMF 2000 este extrem de ușoară, având o interfață prietenoasă cu utilizatorul, prin prelucrarea corectă și completă a documetelor primare se obțin o multitudine de rapoarte care ajută în analiză și luarea deciziilor de către echipa managerială a firmei. Totuși, această aplicație nu are un Tablou de bord complet, care să reprezinte o sinteză a datelor de care dispune unitatea la un moment dat. Faptul că mediul de programare FoxPro 2.6 este depășit cât și sistemul de operare MS-DOS, faptul că noi versiuni de FoxPro, precum Visual FoxPro 7.0 reprezintă un instrument de programare mult mai complex, care rulează sub WINDOWS 98, WINDOWS 2000/XP, WINDOWS NT utilizând intrumente de lucru capabile să răspundă la o multitudine de probleme precum Visual ProMatrix 7.0a, având în vedere dezvoltarea rapidă atât a părții hardware cât și software, dorindu-se un sistem eficient și complex s-a trecut la crearea unei noi aplicații integrate numită INFOGES.
Sistemul informatic integrat INFOGES face parte din categoria aplicațiilor informatice de gestiune a resurselor întreprinderii. Aplicația este construită pe imaginea unui fagure, în care se îmbină toate funcționalitățile. Aplicația INFOGES este dezvoltată sub Microsoft Visual FoxPro 7.0, cu suport Microsoft SQL Server2000 pentru gestiunea bazelor de date, folosind facilități specifice generatorului de rapoarte Visual ProMatrix. Aplicația înglobează modulele de contabilitate, financiar, imobilizări corporale și necorporale, achiziții, gestiunea stocurilor, producție, vânzări, resurse umane și salarizare, managementul contractelor și un modul de asistare a managerului.
Poziția centrală revine modulului de gestiune financiar-contabil, în jurul căruia se grefează toate celelalte module fundamentale: resurse umane și salarizare, mijloace fixe, bugete, stocuri, achiziții, vânzări, tablou de bord. Echipa de programatori se străduiește să facă aplicația modulară cât mai flexibilă în structura suitei, astfel încât să poată fi adăugate și alte componente funcție de necesități, printre care se pot enumera: managementul și întreținerea echipamentelor, facturare utilități, gestiunea contractelor, gestiunea investițiilor, gestiunea tarifelor, gestiunea transporturilor, gestiunea serviciilor.
Nucleul central al oricărui sistem informatic economic este considerat a fi modulul de gestiune financiar-contabil. Aplicația este proiectată ca fiind completă și eficientă, putând fi implementată cu succes atât într-o firmă mică cât și într-o întreprindere de dimensiuni mari. Un sistem informatic integrat este complet doar dacă oferă managerului un set flexibil de instrumente de analiză, dobândind în acest fel caracteristicile unui sistem de sprijinire a deciziilor. În aplicația INFOGES, există opțiuni de analiză la nivelul fiecărui modul, dar este proiectat și modulul Tablou de bord, care reprezintă acel instrument de analiză economico-financiară și raportare la dispoziția managerilor aflați pe diferite niveluri ierarhice. Utile, sunt nu doar informațiile diverse, ci și ierarhizarea acestor informații corespunzător cerințelor și poziției managerului în structura organizatorică a firmei.
Rezultatele sunt oferite în formă tabelară, iar pasul următor este cel de prezentare a lor în formă grafică.
Sursa de date este constituită de baza de date construită de INFOGES, iar instrumentul de analiză Visual FoxPro 7.0, care se bazează pe modelele orientate obiect.
Modulul de Gestiune vizează gestionarea eficientă a stocurilor existente într-o întreprindere. Platforma Visual FoxPro 7.0 este un argument favorabil al acestei aplicații, existența unor instrumente de lucru puternice și prietenoase în același timp permit managerului utilizarea eficientă a datelor, posibilitatea de obține ad-hoc informațiile ce-i sunt necesare în procesul decizional.
Chiar dacă implementarea se face pe unele module, este prezentată corelația cu modulele absente, pentru a avea garanția imaginii ansamblului și pentru a avea motivația de a extinde aplicația cu noi module. Aplicația își dovedește flexibilitatea prin adaptări la specificul beneficiarului, astfel încât se pot defini activități specifice, diferite tipuri de întreținere: preventivă, corectivă. Se poate urmări activitatea de întreținere pe zone, funcții sau categorii, cu analize și rapoarte specifice ce se pot obține în mod curent sau la cerere, cu ajutorul generatorului de rapoarte oferit.
Modularitatea este specifică întregii aplicații, astfel încât după instalarea inițială a unui modul sau grup de module, beneficiarul poate opta pentru extinderea sistemului prin integrarea altor module, atunci când situația financiară îi permite, iar cerințele de informare cresc, ceea ce duce la concluzia că, deși toate modulele sunt utile, nu este necesar ca toate să fie prezente în sistem. El va funcționa și restrâns, în funcție de necesitățile fiecărui agent economic.
Crearea aplicației este în desfășurare, în acest moment fiind terminată partea de gestiune care implică: intrări, ieșiri, gestiunea stocurilor și rapoartele aferente acestora. Operarea stocurilor pe baza intrărilor și ieșirilor se fac conform aceluiași principiu din aplicația GMF2000, având în plus gruparea mărfurilor pe grupe de mărfuri. Noutatea constă în realizarea unui număr mai mare de rapoarte, și care sunt mai complexe și mai complete, în existența generatorului de rapoarte care poate realiza și structura rapoartele așa cum sunt ele dorite.
Nomenclatorul de articole reprezintă o colecție de articole identificate în mod unic, în cadrul sistemului integrat printr-un cod articol dat și controlat de program și în același timp primește un cod de bare în standardele EAN13, EAN8, Code39, UPC citit cu scanerul de cod de bare de pe ambalajul produsului, iar în lipsă, generarea lui de către sistem și listat la o imprimantă specială pentru tiparirea etichetelor cu coduri de bare.
Articolele constituie entități primare pentru celelalte module comerciale: Intrări, Ieșiri, Stocuri.
Aceste module regăsesc informațiile despre articole în funcție de codul unic al acestora. Nomenclatorul de articole este organizat ierarhic pe tipuri de articole în grupe și subgrupe. La nivelul fiecărei grupe se definesc o serie de caracteristici denumite atribute. Atributele definite la un anumit nivel vor fi moștenite de toate subgrupele și articolele care aparțin acelei grupe. Organizarea arborescentă și moștenirea caracteristicilor de la o grupă la subgrupele ei asigură definirea rapidă a structurii nomenclatorului și regăsirea rapidăa articolelor introduse, ele putând fi regăsite după mai multe criterii de selecție: denumire, cod unic, cod de bare. Pasul următor în proiectarea aplicației INFOGES îl reprezintă modulele INCASĂRI și PLĂȚI, module care oferă mecanisme de urmărire a datoriilor și creanțelor prin realizarea de asocieri între operațiile de plată/încasare și documentele de cumpărare/vânzare generate anterior în modulele INTRĂRI/IEȘIRI și analiza fluxului de disponibilități bănești la nivelul firmei.
CONCLUZII ȘI PROPUNERI
Pentru ca sistemul informațional al conducerii să dobândească atributele unui sistem de sprijinire decizional, managerii trebuie să dispună de informațiile pe care le doresc, chiar în momentul în care le sunt necesare, în forma dorită și în structura corespunzătoare. Un astfel de sistem are nevoie de o bază de modele de analiză și o sursă adecvată de date, în cele mai dese situații, depozite de date, exploatate printr-o interfață prietenoasă. Potențialul informațional are dimensiuni importante, dacă ne gândim la sistemele informaționale geografice, la sistemele decizionale de grup sau cele bazate pe web. Cunoașterea este bogăția de cea mai mare importanță pentru o întreprindere, iar crearea unei infrastructuri care să permită furnizarea cunoștințelor este mai mult decât necesară.
Componentele hardware și software sunt cele care realizează această infrastructură de stocare și circulație a informației. Un manager trebuie să considere întreprinderea ca pe un sistem complex, format din mai multe subsisteme, strâns integrate, sistem în care informațiile fragmentate sunt reținute, apoi recuperate și folosite în diferite scopuri.
Ideea de mai sus poate fi pusă în practică cu condiția ca aceleași informații să poată fi folosite în mai multe scopuri, iar acesul la informații se face în mod automat, fără o recopiere manuală a datelor. În concepția multor autori, un sistem integrat este acela în care activitatea economică este considerată un tot unitar și în care informațiile de bază provenite de la sectoarele de activitate sunt prelucrate în toate modurile considerate utile și sunt utilizate apoi la toate nivelurile de conducere în vederea planificării, executării și efectuării controlului.
Obiectivul principal al creării unui sistem informatic integrat este acela de a crea un instrument versatil și puternic pentru echipa managerială, care poate să analizeze situația vânzărilor, situația activității la nivelul întregii firme și a fiecărui punct de lucru în parte, situația și rezultatele activității promoționale desfășurate.
Pentru a ajuta politica comercială a firmei, este necesar ca programul să permită: gestionarea prețurilor și a nivelului lor, structura produselor la un anumit număr de concurenți, rezultatele din rapoarte să fie prezentate nu numai în formă tabelară, ci și în formă grafică, organizarea și implementarea unui modul care s-ar putea numi „WEB-SITE” care să permită utilizatorilor vizualizarea unui set de rapoarte generate pe un server aflat la distanță.
Într-un mediu economic caracterizat prin preponderența serviciilor oferite organizatorilor, accesul la informație, acumularea de experiență și de expertize, constituie dimensiunile fundamentale ale competitivității. Un alt aspect important îl reprezintă instruirea utilizatorilor aplicațiilor informatice, deoarece succesul unei aplicații depinde în mare măsură de calitatea utilizatorilor. Astfel, funcție de tipul aplicației se pot oferi diferite forme de instruire privind: modul de utilizare al aplicației, conceptele de bază ale prelucrării automate a datelor, conceptele de bază privind sistemele informatice, cunoștințe despre sistemele de gestiune a bazelor de date și despre produsele software de calcul tabelar, managementul proiectelor și sistemelor, cunoștințe despre instalarea sistemelor. Sunt mai multe modalități de instruire a utilizatorilor, cum ar fi: folosirea experților proprii, instruirea asistată de calculator, componente HELP ale produsului software, lucrări practice, seminarii sau chiar autoinstruirea. Autoinstruirea se poate realiza atunci când utilizatorii au destul de multe cunoștințe privind softul pentru dezvoltarea de aplicații sau despre pachetele de aplicații, cunoștințe despre comunicațiile de date, modul de operare pe calculatoare și sistemele de operare folosite, cunoștințe privind tehnicile de lucru în mod grafic. Un alt factor de care depinde succsesul unei aplicații software îl reprezintă activitatea de asistare continuă a utilizatorilor de tehnică de calcul, numiți „utilizatori finali informatizați”, adică acei utilizatori a căror mediu de lucru îl reprezintă microcalculatoarele și cunoștințele lor în ceea ce privește tehnica de calcul. Cheltuielile de întreținere au o pondere însemnată în totalul costurilor totale generate de sistemele informaționale, prin angrenarea unei mare număr din personalul unității. Întreținerea sistemelor informaționale încep odată cu instalarea sistemului și se referă în egală măsură la echipamentele hardware, produsele software și procedurile economice utilizate pe timpul exploatării aplicațiilor din sisteme.
Piața produselor software de gestiune a stocurilor este foarte bogată, iar eficiența activității unei firme nu depinde de un singur om, priceperea managerului, ci este necesar un volum foarte mare de informații la momentul oportun. Este foarte important ca atunci când managerul optează pentru un program, să cunoască exact nenesitățile firmei, tipurile de informație de care are nevoie și dacă firma pe care o conduce este pregătită din punct de vedere tehnologic să utilizeze un program de gestiune integrată. Răspunsul la toate aceste cerințe îl are managerul, iar alegerea tipului și configurației aplicației de planificare a resurselor întreprinderii cade tot în sarcina sa. Dacă alegerea va fi incorectă, pot apare surprize neplăcute, în sensul că deși posedă o aplicație performantă, ea nu va putea fi folosită pentru că nu este adecvată configurației afacerii pe care o conduce respectivul manager.
BIBLIOGRAFIE
1. Airinei D., Sisteme expert în activitatea financiar-contabilă, Editura Junimea, Iași, 1997
2. Budugan D., Contabilitate de gestiune, Editura Projuvente, Focșani, 1998
4. Cardula I.M., Analiza activității economice în comerț, Editura Didactică și Pedagogică, București,1982
5. *** , Organizarea activității unităților comerciale, Editura Didactică și Pedagogică, București, 1992
6. Călin Oprea (coordonator ), Contabilitatea de gestiune, Editura Tribuna Economică, 1999
7. Choffray Jean-Marie, Sisteme Inteligente de Management – Diagnostic, analiză și asistență a deciziei, Editura Știință și Tehnică , București, 1997
8. Drăgan C.M., Contabilitatea de gestiune, Editura Facla, Timișoara, 1978
9. Dumbravă P., Pop A., Contabilitatea de gestiune în comerț și turism, Editura Intelcredo, Deva, 1995
10. Dumitra M., Negruțiu M., Noul sistem de contabilitate în comerț și turism, Editura Economică, București, 1994,
11. Epuran M., Băbăiță V., Grosu c., Contabilitate și control de gestiune, Editura Economică, București, 1999,
12. Ionescu C., Gestionarea bunurilor, Editura Lumina, București, 1990
13. Iacob C., Ionescu I., Controlul de gestiune la nivelul firmei, Editura Tribuna Economică, București, 1999
14. Mărculescu și colaboratori, Analiza economico-financiară a întreprinderii, Editura Economică, București, 1994
15. Manolescu c., Pavelache V., Contabilitate de gestiune, Editura Teora, București, 1994
16. Niculescu M., Mărgulescu D., Analiza economico-financiară în comerț și turism, Universitatea Creștină Dimitrie Cantemir- 1994
17. Oprea D., Analiza și proiectarea sistemelor informaționale economice, Editura Polirom, Iași, 1999
18. Oprea D., Premisele și consecințele informatizării contabilității, Editura Graphix, Iași, 1995
19. Paraschivescu M.D., Păvăloaia W., Modele de contabilitate și analiză financiară , Editura Vrantrop, Focșani, 1997
20. Pântea I.P., Managementul contabilității românești, Editura Intelcredo, Deva, 1995
21. Ristea M., Noul sistem contabil al agenților economici din România, Editat de Corpul Experților Contabili și Contabililor autorizați din România, ediția a-2-a- 1993
22. Roșca I., Zaharie D., Proiectarea sistemelor informatice de gestiune, Academia de Studii Economice, București – 1999
23. Stănescu C., Analiză Economică- Financiară, Editura Economică, București, 1998
24. *** Legea Contabilității nr.82/1991, in Monitorul Oficial nr.265-27.12.1991,
25. *** Ministerul Finanțelor , Sistemul contabil al agenților economici, Editura Economică, București, 1994
26. *** Ministerul Finanțelor, Norme metodologice pentru întocmirea și utilizarea formularelor comune privind activitatea financiară și contabilă și modelele acestora
Colecția „Tribuna Economică”, 2001-2002,
Colecția „ CHIP”, 2001-2002,
Colecția „ PC Report”, 2001-2002
BIBLIOGRAFIE
1. Airinei D., Sisteme expert în activitatea financiar-contabilă, Editura Junimea, Iași, 1997
2. Budugan D., Contabilitate de gestiune, Editura Projuvente, Focșani, 1998
4. Cardula I.M., Analiza activității economice în comerț, Editura Didactică și Pedagogică, București,1982
5. *** , Organizarea activității unităților comerciale, Editura Didactică și Pedagogică, București, 1992
6. Călin Oprea (coordonator ), Contabilitatea de gestiune, Editura Tribuna Economică, 1999
7. Choffray Jean-Marie, Sisteme Inteligente de Management – Diagnostic, analiză și asistență a deciziei, Editura Știință și Tehnică , București, 1997
8. Drăgan C.M., Contabilitatea de gestiune, Editura Facla, Timișoara, 1978
9. Dumbravă P., Pop A., Contabilitatea de gestiune în comerț și turism, Editura Intelcredo, Deva, 1995
10. Dumitra M., Negruțiu M., Noul sistem de contabilitate în comerț și turism, Editura Economică, București, 1994,
11. Epuran M., Băbăiță V., Grosu c., Contabilitate și control de gestiune, Editura Economică, București, 1999,
12. Ionescu C., Gestionarea bunurilor, Editura Lumina, București, 1990
13. Iacob C., Ionescu I., Controlul de gestiune la nivelul firmei, Editura Tribuna Economică, București, 1999
14. Mărculescu și colaboratori, Analiza economico-financiară a întreprinderii, Editura Economică, București, 1994
15. Manolescu c., Pavelache V., Contabilitate de gestiune, Editura Teora, București, 1994
16. Niculescu M., Mărgulescu D., Analiza economico-financiară în comerț și turism, Universitatea Creștină Dimitrie Cantemir- 1994
17. Oprea D., Analiza și proiectarea sistemelor informaționale economice, Editura Polirom, Iași, 1999
18. Oprea D., Premisele și consecințele informatizării contabilității, Editura Graphix, Iași, 1995
19. Paraschivescu M.D., Păvăloaia W., Modele de contabilitate și analiză financiară , Editura Vrantrop, Focșani, 1997
20. Pântea I.P., Managementul contabilității românești, Editura Intelcredo, Deva, 1995
21. Ristea M., Noul sistem contabil al agenților economici din România, Editat de Corpul Experților Contabili și Contabililor autorizați din România, ediția a-2-a- 1993
22. Roșca I., Zaharie D., Proiectarea sistemelor informatice de gestiune, Academia de Studii Economice, București – 1999
23. Stănescu C., Analiză Economică- Financiară, Editura Economică, București, 1998
24. *** Legea Contabilității nr.82/1991, in Monitorul Oficial nr.265-27.12.1991,
25. *** Ministerul Finanțelor , Sistemul contabil al agenților economici, Editura Economică, București, 1994
26. *** Ministerul Finanțelor, Norme metodologice pentru întocmirea și utilizarea formularelor comune privind activitatea financiară și contabilă și modelele acestora
Colecția „Tribuna Economică”, 2001-2002,
Colecția „ CHIP”, 2001-2002,
Colecția „ PC Report”, 2001-2002
Copyright Notice
© Licențiada.org respectă drepturile de proprietate intelectuală și așteaptă ca toți utilizatorii să facă același lucru. Dacă consideri că un conținut de pe site încalcă drepturile tale de autor, te rugăm să trimiți o notificare DMCA.
Acest articol: Solutii DE Informatizare A Gestiunii Stocurilor (ID: 146834)
Dacă considerați că acest conținut vă încalcă drepturile de autor, vă rugăm să depuneți o cerere pe pagina noastră Copyright Takedown.