Sistemul Managerial al Organizatiei

Cuprins:

1.Caracteristica de bază a organizației

2.Activitatea de antreprenoriat

3.Sistemul managerial al organizației

4.Analiza funcțiunilor întreprinderii

4.1. Funcțiunea de personal

4.2. Funcțiunea de producție

4.3. Funcțiunea comercială

4.4. Activitatea de achiziție

4.5. Funcțiunea financiar-contabilă

4.6. Funcțiunea cercetare-dezvoltare

4.7. Managementul riscurilor

1.Caracteristica de bază a organizației

Agenția Achiziții Publice este autoritate administrativă în subordinea Ministerului Finanțelor, care efectuează supravegherea, controlul și coordonarea interramurală în domeniul achizițiilor publice. . După forma organizatorico-juridică Agenția de Achiziții Publice este o întreprindere de stat.

Agenția a fost creată la data de 31 decembrie 1997, în conformitate cu Hotarîrea Guvernului nr. 1217 din 31 decembrie 1997 cu privire la Agenția Națională pentru Achiziții Publice. Efectivul-limită al Agenței Achiziții Publice, stabilit prin Hotarârea Guvernului Nr. 747 din 24.11.2009 pentru aprobarea Regulamentului privind organizarea și funcționarea, structura și efectivul-limită ale Agentței Achiziții Publice, este de 64 persoane, inclusiv personalul de deservire tehnică. Structura managerială este formată din Directorul general și doi Vicedirectori, structura de execuție este formată din persoane cu funcții de răspundere care dețin grade de funcționari publici și personal auxiliar.

Rolul Agenției Achiziții Publice, ca organ guvernamental, este de a coordona, asigura publicitatea contractelor de achiziții publice și supravegherea proceselor de achiziții din toate instituțiile publice. Funcția de supraveghere presupune că agenția are nevoie să verifice fiecare ofertă înainte de lansarea acesteia și fiecare contract, care se presupune a fi semnat de către contractantul selectat, trebuie să fie depus la Agenție (împreună cu toate documentele justificative relevante) pentru a permite ANAP de a efectua controlul ulterior al procesului de achiziții publice. În cazul în care, Agenția depistează erori sau nereguli în cadrul procesului de achiziții publice, procedura de licitație va fi anulată.

Pentru realizarea funcțiilor de bază ce îi revin, Agenția exercită următoarele atribuții:

elaborează și pune în aplicare documentația standard privind procedurile de achiziții publice;

acordă autorităților contractante ajutor metodologic și consultații în domeniul achizițiilor publice;

asigura instruirea personalului din autoritățile contractante implicate în organizarea, desfasurarea procedurilor de achiziții publice, precum și a reprezentanților operatorilor economici;

editează “Buletinul Achizițiilor Publice” inclusiv în varianta electronica;

întreține în rețeaua globala Internet pagina web www.tender.gov.md;

gestionează Registrul de stat automatizat al achizițiilor publice;

examinează și înregistrează documentele de licitație înaintate de autoritatile contractante;

examineaza darile de seama privind procedurile de achizitii publice;

examineaza si înregistreaza contractele de achizitii publice încheiate în urma procedurilor de achizitie, cu exceptia celor încheiate în urma procedurii prin cerere a ofertelor de preturi;

examineaza si solutioneaza litigiile dintre participantii la procedurile de achizitii publice;

întocmeste, actualizeaza si mentine lista operatorilor economici calificati si lista de interdictie a operatorilor economici;

coordoneaza activitatile de utilizare a asistentei tehnice straine în domeniul achizitiilor publice;

exercita alte atributii stabilite de legislatie.

2.Activitatea de antreprenoriat

Motivul principal care a servit la crearea Agenției a fost dorința statului și a Ministerului Finanțelor de a supraveghea și ține sub control procedurile de achiziții publice ce le efectuează autoritațile contractante, în scopul evitării erorilor și corupției în domeniul achizițiilor publice. Denumirea organizației a fost aleasă în baza activității organizației.

3.Sistemul managerial al organizatiei

3.1. Planificarea activității întreprinderii:

Planificarea activității Agenției vizează întocmirea de către acestea a unor planuri prin care se pun în concordanță activitățile necesare în vederea atingerii obiectivelor pe care le are de realizat,ca urmare a misiunii și funcțiunilor ce i-au fost stabilite, cu resursele maxime posibile alocate.Prin planificarea activității se urmărește ca riscurile de nerealizare a obiectivelor să fie minime.

Ca autoritate administrativă de specialitate in subordinea Ministerului Finanțelor,Agenția Achiziții Publice trebuie să realizeze o planificare a ativității sale care să răspundă:

nevoilor sale de funcționare; și

nevoilor de asigurare a misiunilor,funcțiilor și atribuțiilor, stabilite prin actul de înființare.

Avînd în vedere misiunea Agenției de asigurare a reglementării,supravegherii, controlului și coordonării interramurale în domeniul achizițiilor publice, a funcțiuniolor sale de bază, de implementare a actelor normative în domeniul achizițiilor publice,de asigurare a transparenței și eficienței, a concurenței și combaterii concurenței neloiale în cadrul procedurilor de achiziție publică, de evaluare a modului în care autoritățile contractante respectă procedurile de achiziții publice, de evaluare a Sistemului de Achiziții Publice, în general,planificarea activităților legate de acestea trebuie să vizeze:

supravegherea și controlul modului de atribuire a contractelor de achiziții publice de către autoritățile contractante; și

modul de îmbunătățire a cadrului legislativ privind achizițiile publice.

3.2. Organizarea întreprinderii:

Efectivul-limită al Agenței Achiziții Publice, stabilit prin Hotarârea Guvernului Nr. 747 din 24.11.2009 pentru aprobarea Regulamentului privind organizarea și funcționarea, structura și efectivul-limită ale Agentței Achiziții Publice, este de 64 persoane, inclusiv personalul de deservire tehnică. Structura managerială este formată din Directorul general și doi Vicedirectori, structura de execuție este formată din persoane cu funcții de răspundere care dețin grade de funcționari publici și personal auxiliar.

Structura organizațională a Agenției este descrisă în Anexa 1 la această publicație. Activitatea Agenției implică aproximativ 25000 de contracte pe an, evaluate la aproximativ 4,5 miliarde MDL, precum și 300-400 contestări. În prezent, în cadrul Agenției activează 23 de persoane, unsprezece dintre care se ocupă în mod direct cu procesul de licitație (inclusiv Help Desk-ul Agenției), cinci dintre ele se ocupă cu supravegherea corectitudinii procedurilor din punct de vedere juridic și al contestațiilor (mai ales în domeniul medierii între autoritățile contractante și ofertanți), și patru persoane se ocupă de aspectele normative, inclusiv de formare profesională.

3.3. Motivarea personalului

3.4. Controlul în dirijare

Managerul Agenției implementează Managementul Financiar și de Control prin aplicarea Standardelor naționale de control intern în sectorul public.Componentele principale ale acestui management sunt grupate în 5 domenii :

mediul de control;

managementul performanțelor și al riscurilor;

activitățile de control;

informarea și comunicarea;

monitorizarea și evaluare.

Mediul de control influențează conștiința angajaților Agenției în procesul managerial.Aceasta stă la baza tuturor celorlalte componente ale Managementului Financiar și de control,asigurînd disciplina și siguranța.

Managementul performanțelor și al riscurilor cuprinde stabilirea obiectivelor și identificarea,evaluarea și controlul riscurilor care pot influența atingerea obiectivelor Agenției. Agenția,ca fiecare entitate publică, se confruntă cu o varietate de riscuri, din surse externe și interne.Evaluarea riscurilor presupune stabilirea obiectivelor și analiza riscurilor ce pot afecta îndeplinirea obiectivelor și performanțelor planificate și elaborarea de măsuri pentru diminuarea acestora.

Activitatea de control se organizează la toate nivelurile Agenției pentru atingerea obiectivelor acesteia.Acestea includ activități diverse,cum ar fi : aprobările, autorizările,verificările,reconcilierile,revizuirea performanței existente, divizarea sarcinilor,documentarea procedurilor, separarea atribuțiilor, supravegherea etc. Printre activitățile de control curente se regăsesc observarea, aprobarea,raportarea, verificarea,analiza,autoriyarea,examinarea,separarea funcțiunilor și monitorizarea.

Informarea și comunicarea. Managementul Agenției stabilește sursele de informații necesare sistemului informațional și sistemului de raportare.

Monitorizarea și evaluarea. Managementul Agenției organizează monitorizarea în vederea evaluării,actualizării oportune a sistemului de management și control și în vederea realizării activităților necesare pentru înregistrarea și corectarea neregularităților constatate. Monitorizarea și evaluarea se realizează prin supraveghere continuă,autoevaluare și audit intern.Responsabilitattea pentru implementarea Standardelor naționale de control intern revine managerului Agenției,acesta fiind conducătorul executiv al sferei sale de responsabilități.

3.5. Procesul de comunicare

Comunicarea face parte din “infrastructura” organizației. Orice efort de dezvoltare a unei organizații trebuie să aibă în vedere cu prioritate latura umană a dezvoltării ei, iar comunicarea eficace și eficientă este singura cale prin care oamenii își pot corela în mod sinergetic eforturile.

Sistem larg deschis către mediul ambiant, firma nu se definește numai prin producție, ci și prin personalitatea sa socială. Ea trebuie și poate mai mult sau mai puțin, să răspundă așteptărilor clientelei, unui extrem de larg segment al publicului. Iar astăzi, din ce în ce mai multă lume și-a afirmat și își afirmă pregnant dreptul de a ști și de a înțelege. În aceste condiții, firma, oamenii săi,nu mai au de ales: trebuie să se afirme, să vorbească, să dialogheze, într-un cuvânt să comunice. Cu cât mai înaltă va fi capacitatea unui individ de a comunica, cu atât mai puternică va fi imaginea sa și cea a firmei pentru care lucrează.

Deci,personalul din cadrul Agenției se află în permanentă comunicare cu autoritățile contractante și operatorii economici. Cu cît mai mult comunică cu atît mai informați sunt clienții Agenției.În interiorul Agenției activitățile de comunicarea se desfășoară într-un proncetaj diferit, astfel cu cît un individ se află mai sus în ierarhie, cu atît mai mare va fi ponderea comunicării în activitatea pe care o desfășoară prin rolurile pe care le îndeplinește.

3.6. Adoptarea și realizarea deciziilor

4.Analiza funcțiunilor întreprinderii

4.1. Funcțiunea de personal

4.2. Funcțiunea de producție

4.3. Funcțiunea comercială

Agenția de Achiziții Publice este o organizație publică și respectiv prestează servicii publice.Analiza ciclului de viață a unui serviciu public administrativ cuprinde din 4 faze: faza de lansare; faza de creștere; faza de maturitate și faza de declin.Deci, după părerea mea Agenția de Achiziții Publice se află la faza de maturitate, și această faza va dura atât de mult cît în Republica Moldova vor exista organizații publice, care vor face achiziții publice.

În viziunea marketologilor,serviciile prestate de Agenția de Achiziții Publice îmbracă urmatoarele caracteristici:

nu există o relație între preț și cost

profitul nu este obiectivul principal

sectorul public deține o situație de monopol

finanțarea se face din fonduri publice

4.4. Activitatea de achiziție

4.5. Funcțiunea financiar-contabilă

4.6. Funcțiunea cercetare-dezvoltare

4.7. Managementul riscurilor

În orice organizație căt și ăn mediu în care acționează,există permanent incertitudini de natura amenințărilor în realizarea obiectivelor,sau de natura opurtunităților. De aceea se pune problema ca aceste amenințări să fie gestionate.Dacă incertitudinea este o realitate cotidiană,atunci și reacția la incertitudine trebuie să devină o preocupare permanentă pentru managemntul tuturor organizațiilor, indiferent de natura lor.

Deci, conform instrucțiunii metodologice suplimentare de aplicare a Standardului național de control intern in sectorul publin nr.10 “Managementul riscurilor”,a prevederilor Legii nr847/1996 privind sistemul bugetar și procesul bugetar, fiecare entitate publică are obligația de a analiza sistematic riscurile legate de desfășurarea activităților sale, să elaboreze planuri corespunzătoare în direcția limitării posibelelor consecințe ale acestor riscuri,să implementeze managementul riscurilor.

Agenția Achizițiilor Publice va manageria două categorii de riscuri:

1.riscurile proprii Agenției,identificate ca urmare a structurii sale organizatorice și funcționale

2.riscuri ale sistemului de achiziții publice, pe care Agenția le identifică în urma supravegherii și monitorizării sistemului în ansamblu său,gestionîndu-le prin pîrghiile de care dispune

Sursele de risc:

la nivelul Agenției

neadaptarea entității la noile reglementări impuse prin Tratatele sau Convențiile la care Republica Moldova este parte

legislația și politicile guvernamentale

modul în care sunt alocate și gestionate resursele materiale și financiare ale Agenției

calitatea resurselor umane în general

la nivelul Sistemului de Achiziții Publice,ca urmare a atribuirii contractelor de achiziție publică

riscuri de finanțare

riscuri de livrare

riscuri de piață

riscuri legate de legislație și politici guvernamentale

ANEXE

Anexa1