Sistemul Informational Studiu DE Caz Sistemul Informational In Cadrul S.c. Art Chemicals S.r.l

SISTEMUL INFORMAȚIONAL

STUDIU DE CAZ: SISTEMUL INFORMAȚIONAL ÎN CADRUL

S.C. ART CHEMICALS S.R.L.

Cuprins

1. Introducere

2. Sistemul informațional – aspecte teoretice

2.1 Definirea sistemului informațional

2.2 Componentele sistemului informațional

2.3 Rolul și funcțiile sistemului informațional

3. Sistemul informatic

3.1 Sistemul informatic – componentă a sistemului informațional

3.2 Clasificarea sistemelor informatice

3.3 Ciclul de viață al sistemelor informatice

4. Sisteme informatice de tip ERP

4.1 Evoluția și utilizarea sistemelor ERP – aspecte teoretice, definire

4.2 Componentele sistemului ERP

4.3 Implementarea sistemelor ERP

5. Sistemul informațional în cadrul ART Chemicals

5.1 Prezentarea generală a firmei

5.2 Analiza sistemului informațional

5.3 Propuneri de eficientizare

6. Concluzii

7. Bibliografie

Lista figurilor

Figura 2. 1 Legătura dintre sistemul operațional, informațional și decizional 10

Figura 3. 1 Rolul sistemelor informaționale în conducerea organizațiilor……………………15

Figura 3. 2 Etapele modelului în cascadă 19

Introducere

Tema aleasă este una de actualitate, întrucat societatea în care trăim este una de tip informațional, adică o societate în care principala activitate o reprezintă producerea și consumul de informație, aceasta fiind și principala resursă, iar tehnologia de bază este tehnologia informației si comunicației. Dezvoltarea societății informaționale s-a realizat cu ajutorul Internetului, iar principalele elemente ale societății informaționale sunt: documentele electronice, bibliotecile digitale, plăți electronice, serviciile online ale administrației publice, învățământ la distanță etc.

Utilizarea informației ca resursă principală în toate activitățile desfășurate are o influență majoră asupra domeniilor economic și social, ducând astfel la globalizare și mai mare coeziune socială.

Accesarea, gestionarea, stocarea și utilizarea informației a devenit din ce în ce mai ușor de realizat datorită noilor tehnologii digitale. Acest lucru a avut ca rezultat apariția unui nou tip de economie specifică societății informaționale care a dus la crearea de produse și servicii noi, creșterea numărului de locuri de muncă, oferindu-i informației digitale valoare economică și socială. Acest nou tip de economie poate fi caracterizat în 3 moduri: o economie digitală, o economie de rețea, o economie bazată pe informație.

În cadrul economiei bazate pe societatea informațională, desfășurarea activității în cadrul unei organizații presupune munca în echipă și obținerea informațiilor din mai multe surse datorită faptului că informațiile și cunoștințele sunt împărțite în cadrul instituției. Sistemul informațional este cel care face legătura în cadrul unei organizații între sistemul conducător (cel care ia deciziile și gestionează resursele pentru îndeplinirea obiectivelor) și sistemul de execuție (cel care se subordonează sistemului conducător), informația fiind principala resursă.

Lucrarea este structurată pe capitole în care am prezentat aspecte teoretice ale sistemului informațional (definiri, componente, rol și funcțiile îndeplinite în cadrul unei organizații), sistemului informatic (componentă a sistemului informațional), sistemelor informatice de tip ERP (evoluție, utilizare, componente și implementarea acestor tipuri de sisteme) și analiza sistemului informațional din cadrul companiei S.C. ART Chemicals S.R.L.

Sistemul informațional – aspecte teoretice

Definirea sistemului informațional

În societatea modernă organizațiile joacă un rol important și aproape toți oamenii sunt implicați într-un anumit tip de organizație (școală, afacere etc). O organizație presupune utilizarea resurselor materiale, umane, financiare în vederea atingerii unor obiective. În cadrul oricărei organizații există 3 componente:

Sistemul de conducere;

Sistemul informațional;

Sistemul executiv.

Sistemul de conducere cuprinde toate activitățile desfășurate de management în vederea stabilirii obiectivelor organizației și a modalităților de realizare a acestora, în condiții de eficiență maximă. Sistemul executiv reprezintă munca realizată de personal pentru conceperea produselor sau serviciilor oferite, utilizând în acest scop toare resursele existente și repartizate pe obiective.

Legătura dintre sistemul de conducere și sistemul executiv este realizată de sistemul informațional, ce cuprinde toate elementele ce participă la procesul de culegere, prelucrare și transmitere de informații. Sistemul informațional furnizează toate informațiile necesare adoptării deciziilor la nivelul managementului și în același timp reprezintă modalitatea de comunicare și transmitere a hotărârilor stabilite de sistemul de conducere către factorii de execuție.

Organizația poate fi vazută ca un sistem ce utilizează fluxurile materiale și informaționale pentru îndeplinirea obiectivelor stabilite. Informația reprezintă resursa principală din organizație și ea face legătura între elementele umane și materiale din organizație. Sincronizarea deciziilor și acțiunilor din cadrul unei organizații asigură corelarea obiectivelor individuale cu obiectivele organizației. Pentru a se realiza acest lucru este importantă o foarte bună comunicare între manageri și personalul organizației pentru transmiterea corectă a informațiilor și înțelegerea mesajului și a rolului pe care aceștia îl au în îndeplinirea obiectivelor organizației.

Informațiile și oamenii reprezintă principalele resurse pe care se bazează funcțiile procesului de conducere. Resursa informațională ajută la adoptarea deciziilor de calitatea cărora depinde eficiența managementului, iar prin intermediul oamenilor se duc la îndeplinire deciziile adoptate. Corectitudinea și calitatea deciziilor adoptate de conducere sunt în directă legătură cu calitatea informațiilor primite și de aceea ele trebuie să fie cât mai corecte, sintetizate și să ajungă în timp util. Astfel, circulația deciziilor de la sistemul de conducere către cel de execuție se realizează prin intermediul sistemului informațional.

Dintre multiplele definiții ale sistemelor informaționale, amintim câteva întâlnite în literatura de specialitate:

Cea mai simplă definiție este cea oferită de DEX care notează că un sistem informațional reprezintă un “ansamblu de procedee și mijloace de colectare, prelucrare și transmitere a informației necesare procesului de conducere a întreprinderilor, instituțiilor, ministerelor etc.”

P. Checkland și S. Holwell consideră că „orice și fiecare sistem informațional poate fi întotdeauna gândit ca înglobând o pereche de sisteme, un sistem care este servit (oamenii ce desfășoară acțiuni) și un sistem care servește (care procesează date)”.

Corneliu Russu definește sistemul informațional ca fiind „totalitatea metodelor, procedurilor și mijloacelor folosite în procesul informațional, care este ansamblul integrat al operațiilor de culegere, transmitere și prelucrare a datelor, sistematizare, analiză, păstrare și valorificare a informațiilor.”

Dumitru Oprea consideră că sistemul informațional este „un ansamblu de resurse umane și de capital, investite într-o unitate economică, în vederea colectării și prelucrării datelor necesare producerii informațiilor, care vor fi folosite la toate nivelurile decizionale ale conducerii și controlului activităților organizației.”

Ovidiu Nicolescu și Ion Verboncu notează că sistemul informațional-managerial „poate fi definit ca ansamblul datelor, informațiilor, fluxurilor și circuitelor informaționale, procedurilor și mijloacelor de tratare a informațiilor menite să contribuie la stabilirea și realizarea obiectivelor organizației.”

Sistemul informațional cuprinde ansamblul informațiilor, fluxurilor și circuitelor informaționale, precum și totalitatea mijloacelor sistemului de conducere și decizie.”

Un sistem informațional face referire la tot ceea ce este legat de informație și cuprinde atât date externe și interne utilizate în cadrul organizației, cât și resursa umană implicată în procesul de culegere, gestionare, stocare și transmitere de informații și echipamente informatice, programe, proceduri și activități din cadrul departamentelor cu legături informaționale.

Sistemul informațional cuprinde anumite elemente aflate în relație de cauzalitate pentru culegerea, prelucrarea și transmiterea informațiilor utile sistemelor de conducere si operaționale. Acesta include resursa umană implicată în procesul de culegere, prelucrare și transmitere a datelor, echipamente, software și date care au rolul de a furniza informații sistemului decizional pe baza cărora se adoptă decizii legate de activitatea firmei. Sistemul informațional este subordonat sistemului de conducere.

Informarea reprezintă o caracteristică a tuturor proceselor manageriale, astfel că sistemele informaționale au existat în diferite forme încă de la apariția societății omenești. Apariția și dezvoltarea acestor sisteme este strâns corelată cu evoluția proceselor de conducere și informaționale, iar în România s-au făcut progrese importante în ultimiii ani în ceea ce privește proiectarea sistemelor informaționale.

Sistemul informațional al unei organizații poate fi definit ca „acea componentă a managementului firmei comerciale care încorporează totalitatea resurselor informaționale create, prelucrate și transmise pe fluxuri și circuite informaționale, precum și a tehnicilor și mijloacelor de procesare a acestora în vederea creșterii rapidității și fiabilității actului decizional.”

Un sistem informațional presupune: informația, resursa umană, documentele purtătoare de informații, centralizarea datelor, gestionarea și prelucrarea datelor, mijloacele de comunicare etc. Acesta nu se referă doar la date și tehnologii, ci și la interacțiunile dintre oameni și procese, date și tehnologie în scopul de a oferi suport pentru atingerea obiectivelor stabilite de conducere. Fluxul informațional se desfășoară în dublu sens: de la sistemul de conducere către sistemul executiv prin deciziile adoptate de management, cât și de la sistemul operațional către sistemul de conducere prin informațiile legate de starea sistemului condus.

„Sistemul informațional reprezintă un ansamblu de fluxuri și circuite informaționale” prin care se asigură transferul informației între sistemul de conducere si sistemul de execuție. Acest circuit informațional presupune colectarea, stocarea și prelucrarea informațiilor cu ajutorul unor metode și proceduri și utilizarea resurselor umane și materiale. Nu este o cerință obligatorie ca sistemul informațional să fie bazat pe computere, dar sistemul informațional devine un sistem informatic atunci când metodele folosite pentru accesarea, gestionarea, stocarea și transferul datelor sunt realizate prin proceduri automatizate.

Tipul sistemului informațional din cadrul unei organizații depinde foarte mult de posibilitățile financiare ale organizației și de cât este dispusă să investească în tehnologiile informaționale și de comunicații.

Componentele sistemului informațional

Componentele sistemului informațional sunt: data, informația, fluxul informațional, circuitul informațional, procedura informațională și mijloacele de tratare a informației.

Specialiștii descriu data ca fiind „descrierea cifrică sau letrică a unor acțiuni, procese, fenomene care interesează managementul organizației.” Datele sunt atribute primare, nedefinite. Acestea trebuie culese, prelucrate și transmise pentru a deveni informații care să stea la baza adoptării deciziilor. Datele reprezintă materia primă care în urma procesului de prelucrare primesc o semnificație și se transformă în informații. Informația este un mesaj care aduce un caracter de noutate destinatarului. Procesul de transformare a datelor în informații presupune mai multe etape: introducerea datelor, prelucrarea lor, extragerea informațiilor, mecanismul de reglare (feedback), procesul de evaluare a rezultatelor.

Informația aduce un plus de cunoaștere oferind elemente noi și utile în desfășurar letrică a unor acțiuni, procese, fenomene care interesează managementul organizației.” Datele sunt atribute primare, nedefinite. Acestea trebuie culese, prelucrate și transmise pentru a deveni informații care să stea la baza adoptării deciziilor. Datele reprezintă materia primă care în urma procesului de prelucrare primesc o semnificație și se transformă în informații. Informația este un mesaj care aduce un caracter de noutate destinatarului. Procesul de transformare a datelor în informații presupune mai multe etape: introducerea datelor, prelucrarea lor, extragerea informațiilor, mecanismul de reglare (feedback), procesul de evaluare a rezultatelor.

Informația aduce un plus de cunoaștere oferind elemente noi și utile în desfășurarea activităților din cadrul organizației. Informația este o resursă indispensabilă în orice organizație, toate activitățile se bazează pe utilizarea informațiilor. În același timp, informația atribuie putere celui care o deține deoarece are valoare economică, valoare de piață. Pentru a fi cât mai eficientă, calitatea informației este foarte importantă. Nivelul de calitate al informației este stabilit de urmatoarele caracteristici: oportunitatea, corectitudinea, claritatea, concizia, acuratețea, gradul de perisabilitate, disponibilitatea informației (posibilitatea de a o accesa oricând), informațiile trebuie să fie reale, trebuie avut în vedere scopul pentru care este furnizată informația, actualizarea continuă a informațiilor pentru a se asigurarea veridicitatea informațiilor, suportul pe care se află stocată informația, mod de prezentare: text, grafică etc.

Pentru a funcționa eficient, sistemului informațional îi sunt necesare atât informații interne cât și externe. Informațiile din trecut sunt utile pentru a analiza și evalua performanțele istorice, iar cele previzionale pentru a stabili tendințele și viitoarele strategii. Tipul de informații necesare este stabilit de nivelul de conducere astfel: la nivel operațional se definesc strategii pe termen scurt, la nivel strategic se elaborează planurile pe termen lung, iar la nivel tactic sunt stabilite modul de alocare a resurselor și planurile pe termen scurt și mediu.

Informațiile rezultate în urma prelucrării datelor în funcție de anumite proceduri logice se pot clasifica astfel:

informații primare – nu au fost prelucrate;

informații intermediare – au fost și mai pot fi prelucrate;

infomații externe – venite din mediul extern sau destinate acestuia;

informații interne – care apar și circulă în interiorul organizației;

tehnico-operative – informații ce au un caracter analitic;

informații de evidență contabilă – informații utilizate în activitatea de gestiune economică;

informații statistice – eveluare rezultatelor și stabilirea de noi strategii.

Alte clasificări ale informațiilor se pot realiza astfel:

După modul de exprimare, acestea pot fi: orale, scrise sau audiovizuale;

În funcție de provenineță, informațiile pot fi: interne (provin din interiorul organizației) sau externe (provin din exteriorul organizației);

După gradul de prelucrare, acestea se pot clasifica în informații: primare, intermediare și finale;

În funcție de direcția traseului parcurs: ascendente, orizontale, descendente;

După modul de organizare a înregistrării și prelucrării, informațiile pot fi clasificate în: tehnico-operative, de evidență și statistice;

În funcție de obligativitatea pentru destinatar: imperative și nonimperative;

După natura proceselor reflectate: cercetare-dezvoltare, comerciale, resurse umane, financiar contabile, complexe.

Informațiile pot fi caracterizate astfel:

Din punct de vedere sintactic, în sensul că trebuie să respecte anumite reguli de construcție;

Din punct de vedere semantic făcând referire la semnificația informației;

Din punct de vedere pragmatic, urmărindu-se gradul de utilitate pentru destinatar;

Din punct de vedere sigmatic, în funcție de raportul dintre semne și obiecte.

Fluxul informațional se referă la informațiile și deciziile transmise între emițător și receptor. Fluxurile informaționale se pot clasifica astfel:

După direcția de transmitere a informației (verticale, orizontale, oblice);

În funcție de conținutul informației (omogene, eterogene);

După frecvența producerii (permanente, temporare, periodice);

După configurație (ondulatorii, arc, spirală).

Fluxurile informaționale se pot clasifica astfel în funcție de direcția de vehiculare:

Fluxuri informaționale ascendente – informațiile transmise între niveluri ierarhice aflate în relație de subordonare;

Fluxuri informaționale orizontale – informații transmise la același nivel ierarhic;

Fluxuri informaționale oblice – informații transmise între niveluri ierarhice diferite, dar care nu se află în relație de subordonare.

În funcție de frecvența producerii fluxurilor informaționale acestea se clasifică în:

Periodice;

Ocazionale.

Circuitul informațional reprezintă parcursul pe care îl realizează informația între emițător și destinatar. Acesta trebuie să fie cât mai scurt, iar cele mai eficiente sunt considerate circuitele informaționale electronice care fac legătura atât în interiorul, cât și în exteriorul organizației.

Procedurile informaționale reprezintă „ansamblul elementelor prin care se stabilesc modalitățile de culegere, înregistrare, transmitere și prelucrare a unei categorii de informații cu precizarea operațiilor de efectuat și succesiunea lor, a suporților, formulelor, modelelor și mijloacelor de tratare a informațiilor folosite.” Procedurile informaționale stabilesc materialele folosite pentru stocarea informațiilor, ordinea în care sunt prelucrate informațiile, operațiile ce se aplică datelor și mijloacele și metodele utilizate pentru culegerea și transmiterea informațiilor. Procedurile informaționale se realizează în anumite etape:

Stabilirea suporților (materialelor) utilizate pentru stocarea informațiilor: registre, contracte, CD, benzi magnetice etc.

Stabilirea ordinii în care sunt prelucrate informațiile, a metodelor și formulelor de calcul.

Mijloacele de tratare a informațiilor reprezintă elementele – instrumentele și echipamentele – folosite pentru preluarea, transmiterea, gestionarea și stocarea informațiilor (stilou, hârtie, computer etc). Ele reprezintă suportul tehnic al sistemului informațional fiind format din suportul fizic (echipamentele hardware) și suportul logic (aplicațiile și programele de operare – software).

Acestea se pot clasifica astfel:

Manuale: informația este stocată și prelucrată pe hârtie;

Mecanizate: informația este prelucrată cu ajutorul echipamentelor mecanizate;

Automate: prelucrarea și stocarea informațiilor se realizează cu ajutorul computerelor.

Rolul și funcțiile sistemului informațional

Rolul principal al sistemului informațional este de a oferi fiecărui angajat toate informațiile necesare desfășurării activității în cadrul firmei conform responsabilităților și atribuțiilor sale.

Sistemul informațional are rolul de a culege datele referitoare la o organizație și activitățile ei, de prelucrare și transformare a acestora în informații care să fie accesibile oricând sistemului decizional.

Figura 2. 1 Legătura dintre sistemul operațional, informațional și decizional

Sursa: Airinei, D., Fatu, T., Filip, M., ș.a, „Introducere în informatica economică”, Editura Sedcom Libris, Iași, 2001, p.32

In figura 2.1 se poate observa legătura dintre cele trei sisteme ale organizației. Deciziile adoptate de sistemul de conducere sunt bazate pe datele oferite de sistemul informațional si sunt transmise mai departe pentru a fi puse în aplicare de către sistemul operațional tot prin intermediul sistemului informațional. De aici rezultă importanța sistemului informațional, deoarece eficiența organizației și corectitudinea deciziilor adoptate depind de informațiile furnizate de către sistemul informațional.

Sistemul informațional implică atât resurse umane, cât și resurse informaționale necesare managementului pentru a adopta cele mai eficiente decizii în realizarea strategiei organizaționale. El are scopul de a oferi sistemului de management un acces ușor și rapid la informațiile necesare în stabilirea și atingerea obiectivelor.

Sistemul informațional are rolul de a furniza informațiile necesare sistemelor de conducere și operaționale, de a stoca informațiile la un nivel centralizat și de a genera informații de ieșire.

Funcțiile sistemului informațional: decizională, operațională, educațională și de documentare.

Funcția decizională este reflectată de faptul că sistemul informațional reprezintă suportul pe baza căruia managementul organizației adoptă deciziile referitoare la activități și obiective. Sistemul informațional are rolul de a asigura infomațiile necesare adoptării de decizii strategice care să ducă la îmbunătățirea eficienței operaționale, să promoveze inovația și să ofere noi oportunități de afaceri.

Funcția operațională implică faptul că sistemul informațional are rolul de a furniza personalului toate informațiile necesare desfășurării activității în cadul organizației. Rolul operațional se referă la acea parte a sistemului informațional care se ocupă cu furnizarea de informații necesare pentru desfășurarea activităților curente ale organizației care se realizează pe o perioadă scurtă de timp (de la câteva zile până la 1 an). Aceste informații sunt referitoare la: producție, aprovizionare, desfacere etc.

Funcția de documentare este reprezentată de faptul că sistemul informațional are rolul de a înregistra informațiile pentru a aduce un plus de cunoștințe.

Funcția educațională se observă din faptul că sistemul informațional are rolul de a furniza informații cu caracter educativ care să asigure un progres atât pe plan individual cât și organizațional.

Tipuri de sisteme informaționale clasificate după funcțiile executate:

Sisteme infomaționale operaționale – cele care facilitează desfășurarea activităților zilnice și adoptarea deciziilor în cadrul managementului de nivel inferior:

Sisteme de prelucrare a tranzacțiilor;

Sisteme de control asupra procesului de producție;

Sisteme automate de oficiu;

Sisteme infomaționale de management – sisteme computerizate ce asigură adoptarea deciziilor la nivelul managementului superior:

Sisteme infomaționale de raportare;

Sisteme infomaționale de susținere a procesului de adoptare a deciziilor;

Sisteme infomaționale de gestiune executivă;

Sisteme infomaționale de cunoștințe (de expert) reprezintă sistemele ce încearcă să recreeze procesul de gândire umană și sunt foarte specializate pe un singur domeniu. Sfera de utilizare a sistemelor expert include: aplicații în domeniul științelor cognitive, aplicații în știința computerelor, robotica etc.

În funcție de nivelurile organizaționale există 5 tipuri de sisteme informaționale: pentru procesarea tranzacțiilor, automatizarea muncii de birou, sistemul informațional de management, sistemul de fundamentare a deciziilor și sistemul suport al managementului superior.

Sistemele informaționale pentru procesarea tranzacțiilor sunt sisteme computerizate destinate activităților curente, repetitive, utilizate în special în cadrul nivelurilor operaționale.

Sistemele pentru automatizarea muncii de birou sunt destinate procesării documentelor și mesajelor. Acestea includ sisteme de procesare a textelor (Word Processing System) care au funcția de a crea și edita texte, sistemul de poștă electronică, aplicații precum calendar electronic, grafică, mesagerie vocală, teleconferință etc.

Sistemul informațional de management este un sistem informatic ce elaborează rapoarte de rutină zilnice pentru managementul de nivel inferior și mediu și au în vedere obiectivele tactice și operaționale.

Sistemele de fundamentare a deciziilor sunt sisteme care ajută managementul în adoptarea deciziilor prin generarea unei analize mai profunde a situației, fiind un sistem mai interactiv decât sistemul informațional de management.

Sistemele suport ale managementului superior sunt sisteme informatice care ajută la adoptarea deciziilor la un nivel superior al conducerii, adaptându-se stilului de lucru al fiecărui manager.

Funcționarea sistemului informațional este influențată de o serie de elemente obiective sau subiective ce pot avea consecințe negative asupra celorlalte sisteme. Printre aceastea se numără: „distorsiunea (modificarea neintenționată a unei informații în parcursul ei de la emițător la destinatar), filtrajul (schimbarea intenționată a mesajului prin intervenția unei persoane care nu dorește ca informația originală să ajungă la beneficiar), redundanța (culegerea și transmiterea repetată a unor informații) și supraîncărcarea circuitelor informaționale (transmiterea unei cantități mult prea mari de informații.”

Sistemul informatic

Sistemul informatic – componentă a sistemului informațional

Sistemul informatic face parte din sistemul informațional al unei organizații. Acesta implică culegerea, prelucrarea și transmiterea datelor prin intermediul unor mijloace automatizate. Sistemul informatic reprezintă aproximativ 90% din sistemul informațional în cadrul firmelor dezvoltate, dar fără a se neglija rolul important pe care îl au resursele umane în calitatea sistemului informațional. În cadrul sistemului informatic, infomația este prezentată într-o formă digitală.

Există tot mai mult tendința de a suprapune cele două noțiuni de sistem informatic și sistem informațional în literatura de specialitate străină, datorită nivelului ridicat de informatizare a sistemului informațional din cadrul firmelor din străinătate, dar există și organizații care nu beneficiază de mijloace automatizate de prelucrare a informațiilor, iar sistemul informațional nu este unul informatizat.

Chiar dacă adesea se pune semnul egal între sistemul informațional și cel informatic, există numeroase definiții care demonstrează diferențele dintre cele două:

„Sistemul informatic este acea parte a sistemului informațional care se rezumă la culegerea, transmiterea și prelucrarea cu mijloace automatizate a informațiilor.”

Cornel Russu notează că un sistem informatic reprezintă un „sistem de tratare mecanizată sau automatizată a informației, construit din echipamente, programe și fișiere care trebuie să satisfacă cerințe rigurs precizate.”

În cadrul sistemului informatic, culegerea, prelucrarea și transmiterea datelor se realizează pe cale electronică, prin intermediul mijloacelor tehnologiei informației și a resurselor umane instruite în prelucrarea automată a datelor. Atunci când are loc informatizarea sistemului informațional, adică activitatea de culegere, prelucrare, stocare și transmitere a informațiilor se realizează cu ajutorul echipamentelor electronice, se poate vorbi despre sistemul informatic al organizației. Sistemul informatic face parte din sistemul informațional în condițiile în care există anumite activități ce nu pot fi automatizate.

Prelucrarea de informații reprezintă activitatea esențială din cadrul unui sistem informatic. Aceasta include: introducerea datelor, procesarea acestora pentru a genera informații, ieșirea procedurilor informaționale, depozitarea resurselor informaționale, verificarea performațelor sistemului.

Sistemul informatic cuprinde: calculatoarele, informațiile vehiculate în cadrul organizației, componentele hardware și software necesare prelucrării datelor și transmiterii informațiilor, personalul ce utilizează tehnica de calcul, dar și beneficiarii sistemului, metodele și tehnicile de obținere a informațiilor, baza științifică și metodologică (algoritmi, formule, modele, tehnici de realizare a sistemelor informatice), cadrul organizatoric menționat în ROF (regulamentul de organizare și funcționare al organizației). În implementarea unui sistem informatic trebuie să se țină cont de următoarele elemente: rețele, echipamente, produse software de bază, produse software de aplicație.

Rețelele pot fi locale LAN – la nivel de organizație, metropolitane – MAN sau WAN (World Area Network) în funcție de întinderea geografică, iar în funcție de accesibilitate se împart în: Intranet – rețea accesibilă membrilor unei organizații, Extranet – rețea intranet ce poate fi accesată și de utilizatori externi, dar pe baza autentificării și rețeaua Internet.

Echipamentele sunt formate din echipamente de calcul (calculatoare, servere de baze de date etc) și echipamente de comunicație (router, modem etc).

Produsele software includ: sisteme de operare (UNIX, Windows 2000 etc), sisteme de gestiunea a bazelor de date (ACCESS, ORACLE etc), sisteme GIS (geographical information system) folosite pentru gestionarea datelor spațiale și limbaje de programare.

Printre avantajele utilizării unui sistem informatic se numără: corelarea resurselor disponibile cu obiectivele, adoptarea celor mai eficiente decizii în urma simulării proceselor și fenomenelor și adoptarea celei mai bune opțiuni; informarea fiecărui nivel organizațional în funcție de necesitatea infomațiilor și activitățile desfășurate.

Sistemul informatic este inferior sistemului informațional din punct de vedere cantitativ, dar superior din punct de vedere calitativ. Importanța sistemului informatic rezultă din faptul că informațiile furnizate stau la baza managementului, susținând atingerea obiectivelor organizaționale. De asemenea, reprezintă un factor important în consolidarea și dezvoltarea afacerii (ex. vanzări online etc), creșterea volumului producției, creșterea profitului și a rentabilității, reducerea cheltuielilor, oferirea unor răspunsuri mai rapide la solicitările beneficiarilor, reducerea consumului de materii prime și materiale, eficientizarea procesului de prelucrare a datelor.

În figura 3.1 se poate observa rolul sistemelor informaționale în conducerea unei organizații.

Figura 3. 1 Rolul sistemelor informaționale în conducerea organizațiilor

Sursa: Dumitru Oprea, "Analiza și proiectarea sistemelor informaționale economice", Editura Polirom, București, 1999

Clasificarea sistemelor informatice

Sistemele informatice se pot clasifica în funcție de anumite criterii:

După domeniul de utilizare:

Sistemele informatice pentru conducerea activităților economico-sociale sunt caracterizate de faptul că datele de intrare sunt reprezentate de documente realizate de om, în timp datele de iesire sunt prelucrate de sistem;

Sistemele informatice pentru conducerea proceselor tehnologice sunt caracterizate de faptul că datele de intrare și de ieșire sunt transmise prin intermediul unor dispozitive automate;

Sistemele informatice pentru cercetare științifică și proiectare tehnologică presupun automatizarea calculelor;

Sistemele informatice pentru activități speciale sunt caracteristice unor domenii specifice de activitate;

În funcție de modul de organizare a datelor:

Sisteme bazate pe fișiere:

Sisteme bazate pe tehnica bazelor de date: ierarhice, rețea, relaționale, orientate-obiect;

Sisteme mixte;

După elementul supus analizei:

Sisteme informatice orientate spre funcții;

Sisteme informatice orientate spre date;

Sisteme informatice orientate spre cunoștințe;

Sisteme informatice orientate spre proces;

Sisteme informatice orientate spre obiecte;

În funcție de gradul de centralizare:

Sisteme centralizate;

Sisteme descentralizate;

După gradul de dispersie a resurselor sistemului informatic:

Sisteme informatice locale;

Sisteme informatice distribuite;

În funcție de metoda folosită în analiza și proiectarea sistemelor:

Sisteme dezvoltate după metoda clasică a ciclului de viață;

Sisteme dezvoltate după metoda structurată;

Sisteme dezvoltate după metoda sistemelor;

Sisteme dezvoltate după metoda orientată-obiect;

Sisteme dezvoltate după metoda prototipurilor;

Sisteme dezvoltate după metoda rapidă (RAD);

Sisteme dezvoltate după metoda echipelor mixte (JAD);

După gradul de automatizare a activităților de analiză și proiectare a sistemelor informatice:

Sisteme informatice dezvoltate pe baza analizei și proiectării clasice;

Sisteme informatice analizate cu instrumente automate și proiectate clasic;

Sisteme informatice bazate pe instrumente diverse de automatizare a analizei și proiectării;

Sisteme informatice dezvoltate cu instrumente de tip CASE.

În funcție de niveul ierarhic pe care îl ocupă sistemul economic în structura organizatorică a societății:

Sisteme informatice pentru conducerea activității la nivelul unităților economico-sociale cu structură de grup;

Sisteme informatice pentru conducerea activității la nivelul unităților economice;

Sisteme informatice pentru conducerea ramurilor, subramurilor și activităților la nivelul economiei naționale;

Sistemele informatice teritoriale se regăsesc în cadrul unităților administrativ-teritoriale și stau la baza deciziilor adoptate de organele locale de conducere;

Sisteme informatice funcționale generale.

După aria de cuprindere:

Subsistemul contabilității;

Subsistemul producției;

Subsistemul cercetării;

Subsistemul comercial;

Subsistemul resurselor umane.

În funcție de rolurile principale pe care le au într-o organizație:

Sistemele informatice pentru funcțiunile întreprinderii susțin funcțiile operaționale și manageriale ale organizațiilor în toate domeniile organizației;

Sistemele informatice operaționale prelucrează date generale și se împart în mai multe tipuri: sisteme de procesare a tranzacțiilor, sisteme de control al proceselor, sisteme automatizate de servicii;

Sistemele informatice manageriale oferă informațiile ce stau la baza adoptării deciziilor de către sistemul de management;

În funcție de natura activităților susținute:

Sistemele destinate conducerii (MSS – Management Support Systems) au rolul de a furniza managerilor informațiile necesare adoptării deciziilor. Aceste sisteme includ:

sistemele destinate conducerii curente (MIS – Management Information Systems) sunt specifice managementului operațional și tactic, ajutînd la adoptarea deciziilor de rutină;

sistemele suport de decizie (DSS – Decision Support Systems) sunt sisteme interactive destinate managerilor de nivel mediu și superior;

sistemele informatice ale executivului (EIS – Executive Information Systems) oferă acces rapid la informații interne și extene, fiind destinate managerilor de nivel superior, managerilor executivi și analiștilor;

Sisteme destinate nivelului operațional care includ:

sisteme destinate activității de birou (OAS – Office Automation Systems);

sistemele pentru procesarea tranzacțiilor (TPS – Transaction Processing Systems) sunt utilizate în activitățile zilnice, de rutină, de o complexitate redusă;

sisteme pentru controlul proceselor (PCS – Process Control Systems)

Sistemele destinate gestiunii cunoașterii (KWS – Knowledge Work Systems) sunt utilizate de specialiști și permit adoptarea noilor tehnologii și informații în organizație.

După modul de utilizare a sistemelor de prelucrare și comunicație:

Sisteme informatice off-line;

Sisteme informatice online.

În funcție de regimul de acces la resursele hardware a sistemului de calcul:

Sisteme informatice cu acces secvențial;

Sisteme informatice cu acces interactiv;

Sisteme informatice cu acces combinat.

Ciclul de viață al sistemelor informatice

Ciclul de viață al unui sistem informatic începe în momentul în care se decide necesitatea implementării unui nou sistem și se termină în momenul în care acesta trebuie înlocuit cu unul mai eficient. Literatura de specialitate împarte ciclul de viață a dezvoltării sistemelor informatice în funcție de mai multe modele.

Modelul spirală a fost introdus de Barry Boehm în anul 1988 și este implementat în special în companiile mari, bazându-se pe analiza riscului în diverse etape. Inițial, are loc determinarea obiectivelor, a constrângerilor de dezvoltare etc, urmată de cea mai importantă etapă, și anume analiza riscului pentru a îmbunătăți eficiența și a elimina riscul. Ultimele etape sunt reprezentate de implementarea și evaluarea sistemului de către client.

Metoda Agile are la bază modelul iterativ, plecând de la premisa că schimbările sunt un factor ce trebuie avut în vedere și trebuie introdus în ciclul de dezvoltare.

Conform modelului cascadă (vezi figura 3.2) introdus de Winston W. Royce în anul 1970, etapele ciclului de viață al unui sistem informatic sunt în număr de șase: definirea cerințelor, analiza, proiectarea, implementarea, testarea, utilizarea și mentenanța.

Figura 3. 2 Etapele modelului în cascadă

Sursa: I. Lungu, G. Sabău, M. Velicanu ș.a. “Sisteme informatice. Analiză, proiectare și implementare” p. 87

Acest model este utilizat în general pentru proictele de dimensiuni mici, este un model rigid în care trecerea la următoare etapă se realizează doar după încheierea totală a fazei precedente. Prima etapă, definirea cerințelor are ca scop definirea tuturor necesităților sistemului informatic prin consultarea utilizatorilor. Analiza reprezintă etapa în care cerințele sunt descrise într-un document. Proiectarea cuprinde două componente: elaborarea cerințelor de hardware și software și stabilirea arhitecturii generale a sistemului. Implementarea reprezintă etapa în care se realizează sistemul, în care se dezvoltă și testează fiecare unitate (mici programe) din care este format sistemul. Testarea trebuie realizată înainte de utilizarea sistemului de către beneficiari pentru a verifica îndeplinirea cerințelor și a corecta eventualele erori. Utilizarea și mentenanța reprezintă ultima etapă în care sistemul este dat în folosință către beneficiari. Mentenanța este o etapă ce se desfășoară pe tot parcursul existenței sistemului informatic, deoarece acesta are nevoie de actualizări permanente și corectări ale eventualelor deficiențe ce pot apărea pe parcursul utilizării.

V-Model poate fi considerat o variație la modelul cascadă, fiind adecvat mai mult necesităților managerilor, contabililor și avocaților, caracterizându-se prin inflexibilitate și adaptabilitate redusă la schimbări. Acest model are cea mai largă utilizare în industria dispozitivelor medicale.

Conform opiniei unor analiști, ciclul de viață se compune din șapte faze interdependente:

Stabilirea problemelor, oportunităților și obiectivelor;

Identificarea informațiilor utile;

Studierea necesităților de sistem

Proiectarea sistemului;

Dezvoltarea și studierea sistemului;

Testarea și mentenanța sistemului;

Implementarea și evaluarea sistemului.

Stabilirea problemelor, oportunităților și obiectivelor reprezintă o etapă esențială deoarece identificarea corectă a misiunii organizației și modalităților de îndeplinirea poate avea ca rezultat un avanzaj competițional sau evitarea alocării de timp unui obiectiv greșit formulat. Persoanele implicate în această etapă sunt viitorii utilizatori ai sistemului, analiști și manageri de sistem, iar această fază se încheie cu un raport în care sunt descrise problemele identificate și obiectivele sistemului.

În cadrul celei de-a doua etape, specialiștii identifică informațiile necesare prin analizarea datelor brute, interviuri, chestionare, examinarea comportamentului decizional, a mediului de afaceri și înțelegerea necesităților utilizatorilor. În această etapă persoanele implicate sunt specialiștii și utilizatorii.

Studierea necesităților de sistem se realizează prin diferite instrumente, cum ar fi diagrama datelor de tip flow (sunt ilustrate într-o formă grafică intrările și ieșirile din sistem), precum și prin analizarea structurii deciziilor, realizându-se o previziune a viitorului sistem și o analiză a costurilor.

În cadrul celei de-a patra etape are loc proiectarea sistemului în care analistul: stabiliește procedurile de introducere a datelor prin diverse metode cum ar fi crearea formularelor etc, proiectează interfața sistemului cu ajutorul perifericelor de intrare și a GUI-urilor (Graphical User Interface), creează fișiere și baze de date, realizează design-ul sistemului și a procedurilor de back-up.

Dezvoltarea și studierea sistemului reprezintă etapa în care analistul colaborează cu programatorii și utilizatorii pentru a crea sistemul proiectat și documentația de sistem (manuale, proceduri etc) pentru a oferi suport beneficiarilor sistemului în utilizarea corectă a acestuia.

Testarea și mentenanța sistemului reprezintă cea de-a șasea etapă care presupune două componente. Înainte de a fi dat în folosință, sistemul trebuie testat pentru a descoperi și corecta eventualele erori. După instalarea sistemului, acesta trebuie întreținut și actualizat în permanență pentru a corecta eventualele erori nesesizate în etapa de testare. La un moment dat, costurile alocate mentenanței tind să devină mai mari decât cele ale proiectării unui nou sistem, iar menținerea vechiului sistem nu se mai dovedește rentabilă.

Sisteme informatice de tip ERP

Evoluția și utilizarea sistemelor ERP – aspecte teoretice, definire

Un sistem informatic de tip ERP (Enterprise Resource Planning care s-ar traduce prin Planificarea Resurselor Organizației) reprezintă o aplicație ce reunește toate informațiile din cadrul unei organizații, punând la dispoziția tuturor departamentelor din cadrul instituției (vânzări, financiar, achiziții etc) o bază de date comună. Toate informațiile și activitățile din cadrul organizației, componentele hardware și software sunt integrate în cadrul unei platforme informatice unice, accesibile întregii companii pentru a asigura transparența informațiilor și îndeplinirea obiectivelor stabilite.

Sistemul de planificare a resurselor organizației de tip ERP cuprinde atât funcționalități de administrare a resurselor interne privind activitățile financiare, de logistică, de vânzări, resurse umane etc, cât și de gestionare a relației externe cu partenerii de afaceri (furnizori, clienți etc), oferind sistemului de management informații actualizate, în timp real pentru a adopta cea mai bună decizie.

Integrarea informațiilor din toate departamentele într-o singură platformă permite o mai bună gestionare a operațiunilor desfășurate zilnic în cadrul organizației, facilitarea proceselor decizionale și operaționale.

Un sistem informatic de tip ERP este un sistem deschis, utilizat pentru administrarea resurselor din cadrul unei organizații (financiare, materiale, umane) și funcționează în legătură directă cu mediul extern al organizației (bănci, furnizori, clienți etc). Acest tip de sistem reunește toate departamentele și funcțiile dintr-o organizație într-o platformă unică care să fie utilă atât necesităților departamentului financiar, cât și departamentelor de vânzări, resurse umane etc, utilizând o bază de date comună astfel încât să se poată comunica și transfera informațiile mai ușor între departamente.

Cu ajutorul unui sistem ERP se poate gestiona întreg lanțul de furnizare a unui produs, trecând prin toate etapele specifice, de la achiziție până la vânzare și relația cu clienții.

În cadrul unui sistem ERP toți angajații care lucrează în cadrul companiei, chiar dacă lucrează în departamente diferite vizualizează aceeasi informație și o pot actualiza în timp real, în funcție de modificările survenite.

Sistemele ERP înglobează toate procesele din cadrul organizației sub formă de module care acoperă toate departamentele din cadrul organizației: financiar, resurse umane, achiziții etc.

Cele mai utilizate module sunt:

Managementul financiar contabil: cuprinde toate activitățile desfășurate utilizând resursele financiare: încasări, plăți, stabilirea și urmărirea bugetelor, reducerea costurilor, utilizarea eficientă a resurselor etc;

Managementul stocurilor care permite administrarea stocurilor și a proceselor de aprovizionare;

Managementul clienților care se ocupă cu colectarea informațiilor despre clienți, oferind o imagine reală asupra pieței;

Managementul resurselor umane care permite urmărirea întregului proces pe care îl parcurge un angajat, de la recrutare, promovare etc.

Principalele beneficii pe care le aduce un sistem ERP sunt reprezentate de:

Integrarea datelor financiar-contabile astfel încât managerul să aibă o viziune generală asupra performanțelor organizației;

Integrarea informațiilor legate de comenzi ce presupune urmărirea traseului unei comenzi din momentul în care aceasta a fost plasată și până la livrare;

Standardizarea și eficientizarea procesului de producție pentru a micșora costurile și a crește producția;

Optimizarea stocurilor pentru o mai bună planificare a necesarului de materiale, a livrărilor;

Monitorizarea mai bună a resurselor, activităților, a procesului de aprovizionare;

Standardizarea informațiilor din cadrul departamentului de resurse umane;

Reducerea costurilor;

Flexibilitatea sistemului, adaptându-se la modificările survenite;

Rezolvarea mai rapidă a unei solicitări venite din partea unui client, o comunicare mai rapidă și eficientă între organizație și clienți;

Facilitarea schimbului de informații între departamente;

Îmbunătățirea serviciilor oferite;

Transparența și autenticitatea informațiilor.

Implementarea unui sistem ERP presupune mai multe criterii de care trebuie să se țină

cont, iar tehnologia necesară pentru un sistem ERP reprezintă un aspect important.

Arhitectura pe 3 nivele este compusă din nivelul de prezentare, nivelul logic și nivelul de date, fiecare independent de celălalt.

Microsoft SQL Server reprezintă un sistem de gestionare de baze de date relaționale care oferă siguranța datelor, suport decizional și posibilitatea prelucrării unui volum mare de date.

Tehnologiile .NET și limbajul C# reprezintă cele mai moderne tehnologii care oferă o interfață intuitivă, costuri mai scăzute și întreținere mai simplă, conectivitate și securitate crescute.

Evoluția sistemelor de tip ERP începe în anii 1960 când a fost utilizată prima aplicație de acest tip, MRP (Material Resource Planning). La început, acest tip de aplicație a fost utilizată pentru managementul stocurilor și al depozitelor. În anii următori, sistemele s-au extins asupra proceselor de producție, planificarea necesarului de materiale, planificarea vânzărilor, producției, aprovizionărilor. Acest tip de aplicație a fost implementat pentru asistarea procesului de producție. Un astfel de sistem s-a dovedit util pentru activitatea de producție, dar nu acoperea și celelalte departamente din cadrul unei organizații, astfel că în anii ’90 funcționalitățile sistemelor ERP au început să se extindă și asupra celorlalte domenii de interes dintr-o organizație: resurse umane, vânzări, contabilitate etc, centralizând informațiile într-o singură platformă integrată. Începând cu anii 2000, sistemele ERP au evoluat și mai mult datorită implicării Internetului, astfel încât accesul la informații este posibil chiar și de la mii de kilometri distanță.

Adoptarea sistemelor ERP în România se află încă la un nivel scăzut față de restul țărilor occidentale, în special din cauza costurilor financiare ridicate pe care le implică atât implementarea, cât și întreținerea sistemului. Se observă totuși o creștere a pieței de soft și servicii informatice pentru ERP începând din 2011, principala direcție fiind reprezentată de serviciile de implementare, urmată de mentenanța produselor. Implementarea sistemelor de tip ERP s-a dovedit eficientă și în domeniul administrației publice, acest lucru evidențiindu-se printr-o creștere medie de 20% în perioada 2011-2014 pentru ERP.

Printre soluțiile ERP existente pe piața din România se numără: Charisma, SAP, Microsoft Dynamics etc.

Charisma este un sistem ERP destinat atât organizațiilor mari, cât și celor de dimensiuni mai mici fiind alcătuit dintr-un pachet „Core Business” cu cele mai utilizate module (contabilitate, vânzări, achiziții etc) și un pachet facultativ destinat unor nevoi specifice (distribuție, construcții, retail etc).

SAP oferă suport pentru activitatea de management al resurselor umane, financiare, aprovizionare și gestionare serviciilor.

Microsoft Dynamics se adresează organizațiilor medii, acoperind domeniile de resurse umane, distribuție, marketing etc.

Componentele sistemului ERP

Fiecare sistem ERP va conține diferite module, în funcție de furnizor, dar există anumite componente de bază. Printre componentele unui sistem ERP se numără:

Nomenclatoarele reprezentate prin fișiere ce conțin baze de date ale furnizorilor, clienților etc;

Contabilitatea care asigură managementul financiar și evidența contabillă;

Încasări – plăți, componenta ce se ocupă cu urmarirea termenlor de plată, gestionarea activităților de încasare și plată a datoriilor;

Salarizarea, corelată cu departamentul de resurse umane, se ocupă cu calculul salariilor, taxelor și impozitelor ce merg la bugetul statului, sporuri, indemnizații, prime, concedii de odihna;

Resurse umane, componenta ce susține procesul de recrutare și selecție a noilor angajați, evaluarea și instruirea personalului, acordând suport în procesul decisional;

Imobilizări, componenta ce administrează mijloacele fixe si obiectivele de inventar;

Planificare și producție – oferă suport în activitatea de producție, incluzând costurile, termenele de execuție, date tehnice etc;

Urmărire producție – componenta ce analizează în mod detaliat toate fazele produției;

Gestiune date tehnice – presupune înregistrarea datelor tehnice ale produselor și mijloacelor de producție;

Planificarea necesarului de materiale în mod automat în urma datelor existente despre procesul de producție;

Planificarea și urmărirea consumurilor și costurilor;

Managementul proiectelor interne sau realizate de către alți furnizori externi;

Stocurile, componenta ce se ocupă cu administrarea stocurilor;

Gestiunea depozitelor, componenta ce se ocupă cu administrarea locației depozitelor, tipului de inventar, modul de depozitare a mărfii;

Aprovizionare, componenta ce se află în relație directă cu componenta stocuri și se ocupă cu optimizarea activității de achiziție;

Vânzări, componenta care se ocupă cu administrarea activităților din cadrul procesului de vânzare;

Mentenanța echipamentelor – administrează activitățile de întreținere și reparație ce trebuie realizate pentru buna funcționare a echipamentelor și utilajelor;

Transport – se ocupă cu administrarea activităților de transport în urma procesului de vânzare;

Service – se ocupă cu gestionarea activităților după vânzare și servicii de garanție;

Analiză – componenta care se ocupă cu prelucrarea datelor și prezentarea lor în forma solicitată de utilizator;

Generator de rapoarte utilizând informațiile din cadrul bazei de date.

În cazul organizațiilor ce implică importul și distribuția produselor este important ca sistemul ERP să implice componentele de management al stocurilor, administrarea depozitelor, gestiunea activităților de aprovizionare și onorare a comezilor.

Componentele unui sistem ERP diferă în funcție de furnizor, astfel încât mai jos voi prezenta câteva din soluțiile de ERP existente pe piața din România si componentele acestora.

Grupul Sage reprezintă al treilea producător mondial de aplicații ERP, având 6 milioane de clienți pe tot globul, oferind software de gestiune atât pentru companiile mai mici, cât și pentru cele dezvoltate. Soluția informatică Sage ERP X3 oferă module atât pentru procesele operaționale, cât și financiare, producție, achiziție.

Componente:

Vânzări, componenta ce se ocupă cu gestiunea comenzilor, expedițiilor, facturării, furnizând analize și statistici;

Finanțe – oferă suport în activitățile de contabilitate;

Producția implică administrarea datelor tehnice, planificarea și urmărirea procesului de producție, inclusiv analiza performanțelor;

Proiecte – gestionarea proiectelor, a contractelor, facturări;

WMS reprezintă managementul depozitelor, gestionarea recepțiilor, încărcărilor, planificarea resurselor;

Stocuri, componenta ce implică gestionarea mărfurilor din depozite, inventarelor, analize statistice;

HRM (managementul resurselor umane) – se ocupă cu activități de administrare a personalului, evaluarea și formarea angajaților;

CRM (managementul relației cu clienții) – oferă suport pentru administrarea asistenței oferite clienților, campaniilor de marketing, istoricul clienților;

Achiziții – componenta ce implică managementul activității de aprovizionare.

Compania care s-a clasat pe primul loc în ultimii doi ani în România în topul furnizorilor de soluții ERP este TotalSoft. Soluția oferită de ei, Charisma ERP a fost implementată deja în mai multe țări precum Grecia, Austria, Rusia, Ungaria, Polonia etc. Charisma ERP 2012 se adresează organizațiilor de toate dimensiunile, fiind un sistem informatic integrat destinat tuturor departamentelor din cadrul unei companii și oricărui domeniu de activitate.

Modulele oferite de acest sistem sunt împărțite pe 3 nivele:

Charisma ERP Core Business, componenta principală și de bază pentru orice domeniu de activitate, fiind obligatorie implementarea acesteia pentru funcționarea celorlalte două și având opt module: Contabilitate, Financiar, Imobilizări, Vânzări, Achiziții, Stocuri, Bugete și Comerț Exterior.

Modulele adiționale sunt adaptate în funcție de domeniul de activitate al organizației si de necesitățile acesteia, precum: distribuție, proiectare, producție etc.

Integrarea cu celelalte soluții oferite de TotalSoft din gama Charisma Business Suite, Charisma Cost Control, Charisma Medical Software etc pentru a acoperi toate nevoile organizațiilor.

Unisoft este un alt furnizor de sisteme ERP de pe piața din România ce oferă 2 astfel de soluții: ATLANTIS ERP ce se adresează organizațiilor de dimensiuni mari, cu mai mult de 30 de utilizatori și xLine ERP, destinată organizațiilor mici și mijlocii, cu maximum 20 de utilizatori.

  Siveco Applications furnizat de Siveco România este un sistem ERP ce se adresează atât domeniului public, cât și celui privat.

Componente specifice sectorului public:

Managementul Fluxului de Angajare, Lichidare si Ordonanțare la Plată (ALOP)

Managementul Bugetelor

Managementul Achizițiilor Publice

Managementul Investițiilor

Managementul Plaților Subvenționate din Bugetul Național

Managementul Avansurilor și Garanțiilor

Managementul Plăților pe Beneficiari din Schemele Europene

Managementul Financiar al Proiectelor

SIVADOC – Sistem de Gestiune a Documentelor și Fluxurilor de Lucru

Gestiunea Taxelor și Impozitelor Locale – iTAX Collect

Managementul Formularelor cu Regim Special

Managementul Taxării Serviciilor Aeroportuare

Managementul Activităților de Exploatare Portuară

SIVGIS – Managementul Informației Geografice

Registrul Agricol

Definirea Companiei

Componente suport pentru activitatea instituțiilor publice și companiilor de stat:

Managementul Financiar-Contabil

Managementul Fluxurilor de Numerar

Managementul Contractelor

Managementul Contabilității de Gestiune

Managementul Mijloacelor Fixe și al Obiectelor de Inventar

Managamentul Resurselor Umane si Managementul Salarizării Personalului

Modul de Acces On-line la Informații Angajați (Employee Self-Service)

Managementul Stocurilor

Managementul Mentenanței

Managementul Parametrilor și al Normelor

Managementul Transporturilor

Managementul Debitelor

Componente pentru eficientizarea consumurilor:

Managementul Energetic

Managementul Deșeurilor

Managementul Activităților de Laborator

Soluții pentru companiile de utilități:

Managementul Facturării de Utilități

Managementul Litigiilor

Soluții pentru companiile energetice

Managementul Pieței de Energie

Senior Software este o companie românească ce oferă sisteme informatice destinate managementului afacerilor, precum: ERP, CRM, Business Intelligence, SFA, SCM. Soluția ERP lansată de Senior Software se numește SeniorERP și conține următoarele module:

ERP Controlling

ERP Administrare

ERP Parc auto

ERP Logistica

ERP Mijloace fixe

ERP Contabilitate

ERP Trezorerie

ERP Productie

ERP Stocuri

ERP Preturi

ERP Vanzari

ERP Aprovizionare

ERP Nomenclatoare

ERP Spatiu de lucru

Chiar daca modulele oferite de sistemele ERP diferă de la furnizor la furnizor, există anumite componente de bază indispensabile pentru orice organizație, existând posibilitatea personalizării soluției ERP alese în funcție de specificul și nevoile companiei.

Implementarea sistemelor ERP

Implementarea unui sistem ERP oferă anumite beneficii organizației, cum ar fi:

accesul tuturor angajaților la o bază de date comună, reușind să ofere în timp real o imagine de ansamblu asupra organizației,

creșterea productivității rezultată în urma automatizării proceselor,

schimbul mai rapid de informații duce la scăderea timpului de livrare a comenzilor și oferirea unor servicii de o calitate superioară,

îmbunătățirea proceselor de achiziție în funcție de vânzări,

integrarea informațiilor legate de comenzi într-un singur sistem permite urmărirea și coordonarea acesora indiferent de momentul în care se află,

standardizarea proceselor de producție duce la micșorarea costurilor și la creșterea vitezei de producție,

gestionarea stocurilor în timp real oferă o mai bună coordonarea a livrărilor.

În alegerea celei mai bune soluții ERP este important să se realizeze o analiză a proceselor interne ale organizației pentru a selecta sistemul ERP ce oferă modulele potrivite necesităților organitației.

Există mai multe metode de implementare a unui sistem ERP. Marele Big Bang reprezintă cel mai riscant și dificil mod de a implementa un sistem ERP deoarece implică renunțarea bruscă și definitivă la vechiul sistem și instalarea unei aplicații unice integrate ERP. Această metodă este potrivită mai degrabă organizațiilor mari, cu resurse financiare puternice. Strategia în franciză implică implementarea de sisteme ERP independente în fiecare departament, dar interconectate pentru departamentul contabilitate. Această modalitate este una dintre cele mai utilizate, fiind destinată în general companiilor mari. Slam dunk este o metodă de implementare potrivită mai degrabă organizațiilor mici care pleacă de la premisa de a se dezvolta în același timp cu aplicația ERP.

Pentru ca implementarea sistemului să fie una de succes este important ca înainte de a se lua decizia adoptării unei anumite soluții ERP să se stabilească obiectivele, să se analizeze procesele de afaceri și fluxul de informații din cadrul organizației, să se evalueze modificările ce trebuie aduse actualului sistem și să se țină cont de resursa umană, o parte importantă din procesul de implementare și cea care va utiliza sistemul.

Implementarea unui sistem ERP trebuie să înceapă cu o analiză a organizației care să cuprindă studierea infrastructurii hardware și software, modul de organizare a firmei (departamente, activități, etc), precum și fluxul informațional. Această etapă este necesară pentru a se stabili o soluție adecvată nevoilor organizației.

Instalarea unei soluții ERP presupune: diagnostic și achiziție, analiză și dezvoltare, instalare și evaluare, suport și mentenanță. Procesul de implemenatre a unui sistem ERP începe cu stabilirea nevoilor și obiectivelor organizației, colectarea informațiilor, estimarea resurselor necesare și analizarea organizației pentru a identifica activitățile și documentele specifice. Odată stabilite modulele necesare organizației și configurarea acestora, se trece la instalarea sistemului. Această etapă nu reprezintă sfârșitul procesului de implementare întrucât activitățile de suport și mentenanță sunt necesare pe tot parcursul utilizării sistemului.

Mentenanța reprezintă un proces foarte important. Cu cât organizația se dezvoltă, se mărește și fluxul de date administrate, fiind ncesară întreținerea constantă a componentelor harware și software.

Pentru a se asigura reușita implementării sistemului ERP este esențială susținerea managementului de nivel superior și implicarea angajaților care trebuie să înțeleagă că eficientizarea activității și creșterea profitului sunt obiectivele principale ale organizației.

Pentru o organizație de nivel mediul sau mic, procesul implementării poate dura până la câteva luni, în schimb, în cazul organizațiilor mai mari sau chiar al multinaționalelor, acest proces se poate extinde pe parcursul unui an sau chiar mai mulți.

Procesul implementării unui sistem ERP este unul complex, ce presupune costuri importante, atât înaintea implementării, în timpul, cât și după implementarea sistemului, având implicații economice directe asupra rezultatelor organizației. Durata de implementare a unei soluții ERP poate varia de la câteva luni, la câțiva ani, în funcție de mărimea organizației, de complexitatea sistemului, a departamentelor din organizație, numărul de module implementate.

Costurile alocate unui sistem ERP sunt variate, diferind în funcție de complexitatea sistemului, numărul de module etc, dar includ costul pentru licențe, costul pentru implementare, costul pentru componentele harware și software și costurile de mentenanță.

Un sistem ERP reprezintă o soluție destul de costisitoare, nu doar datorită resurselor financiare consumate pentru implementare, ci și datorită costurilor pentru mentenanța sistemului. Această menetenanță presupune actualizări ale sistemului, corectarea eventualelor greșeli apărute în timpul implementării. Întreținerea sistemului este esențială pentru optimizarea aplicației și utilizarea tuturor funcționalităților.

Avantajele unui sistem ERP sunt nenumărate, dar nereușita implementării acestuia are ca rezultat pierderi financiare, afectând toate activitățile organizației.

În afară de beneficiile pe care le implică un sistem ERP există și anumiți factori ce pot influența negativ implementarea unei soluții ERP, cum ar fi: alocarea insuficientă de resurse umane, materiale și financiare, estimarea incorectă a timpului necesar implementării, alegerea unui sistem ERP inadecvat necesităților organizației, definirea incorectă a cerințelor de implementare, lipsa unei instruiri adecvate pentru ca angajații să poată utiliza sistemul corect și să beneficieze de toate avantajele.

Ca orice produs, și un sistem ERP are o durată de viață estimativă de 5-10 ani. În cazul în care sistemul este folosit în continuare și după această perioadă este necesară reimplementarea sau actualizarea lui în funcție de modificările survenite în procesele de afaceri.

Sistemul informațional în cadrul ART Chemicals

Prezentarea generală a firmei

S.C. ART Chemicals S.R.L., cu sediul in Bucuresti, a fost înființată în anul 2004 și înregistrată la Registrul Comertului cu J40/558/2004 având un capital social de 200.000 de lei.

Societatea are ca obiect principal de activitate importul și distribuția de materii prime pentru industria de lacuri și vopsele, construcții, cosmetice și detergenți etc. Sediul principal se află în București, dar deține de asemenea și două depozite, unul în Constanța și unul în București.

ART Chemicals face parte din AIVR (Asociația Industriei Vopselelor din România) care reunește 19 membri importanți din industria chimică ce reprezintă producători de lacuri și vopsele ce realizează 80 % din producția națională, precum Fabryo Corporation S.R.L., Deutek S.A., Duraziv Color S.R.L., Kober S.R.L., Policolor S.A.

Compania se ocupă cu importul și distribuția de materii prime pentru industria chimică și alimentară. ART Chemicals este importator și distribuitor exclusiv în România a unor importanți furnizori în producția de materii prime chimice cu utilizare în urmatoarele domenii:

– lacuri și vopsele; 
– adezivi și materiale pentru izolații;
– materiale de construcții; 
– mase plastice și cauciuc;

– prelucrarea metalelor;

– cosmetice și produse de igienă orală; 

– detergenți;

– industria alimentară.

ART Chemicals importă și distribuie materii prime furnizate de mari producători cunoscuți la nivel mondial cu utilizare pentru lacuri, vopsele, adezivi, grunduri, materiale de construcții, textile și pielarie. Produsele sunt de origine internațională, provenind din țări precum Germania, Italia, Spania, Portugalia, China, India, Turcia. Printre cei mai importanți furniori se numară: Argon Kimya, Aromsa A.S., Froma Kimya, ICL Performance Products LP, J. Rettenmaier & Sohne, Schaefer Kalk GmbH & Co. KG, Tolsa Goup, Siliconi Comerciale SPA, Industria Chimica Panzeri.

O parte din produsele distribuite:

minerale de magneziu:

dolomită;

silicați de potasiu, de sodiu și de calciu:

baritină;

calcit;

filosilicați:

talc;

argile și alumină:

caolin;

fibre artificiale (celofibra):

fibre, acetat de celuloză;

compuși ai calciului:

carbonat de calciu;

compuși ai potasiului:

sorbat de potasiu;

produse chimice pentru textile:

agenți de dispersare pentru industria textila;

aditivi de vopsire;

f ixatori de vopsea pentru coloranți directi;

materiale de umplutură pentru industria textila;

produse chimice pentru fabricarea vopselelor și lacurilor:

aditivi pentru vopsele;

conservanți pentru vopsele;

agenți de îngroșare pentru vopsele;

agenți de degresare;

materiale de umplutură;

conservanți;

pigmenti sintetici;

produse pentru igiena bebelușilor:

pudră de talc;

aditivi naturali si sintetici pentru produse alimentare si bauturi:

coloranți pentru alimente și bauturi;

conservanți și anti-oxidanți pentru alimente și băuturi;

arome alimentare;

agenti de texturare naturali si sintetici pentru produse alimentare si bauturi:

stabilizatori pentru alimente si bauturi.

Principalii furnizori ai companiei sunt mari producători din străinătate de materii prime folosite in industria vopselelor, detergenților, mase plastice, cosmetică, farmaceutice și industria alimentară.

Vânzarea produselor se realizează exclusiv în România, iar printre clienți se numără principalii producători din industria chimică, farmaceutică sau alimentară din România, precum Baumit România Com S.R.L., Fabryo Corporation, Deutek S.A., Duraziv SRL, Kober SRL, Biofarm S.A., Zentiva S.A., Alka CO SRL, Kandia Dulce S.A.

Printre concurenți se numără firme precum Bayer Romania, Brenntag SRL, Elton Corporation SA, Stera Chemicals, EuroChim IMPEX SRL.

Analiza sistemului informațional

Compania își propune ca în următorii ani să fie una din primele 10 mari firme importatoare și distribuitoare de materii prime chimice din România, astfel încât să ofere o gamă diversificată și produse unice pe piața din România. Obiectivul companiei este de a oferi servicii de calitate clienților caracterizate prin prețuri competitive, livrări rapide și în siguranță și produse de înaltă calitate care să satisfacă nevoile clienților.

Distribuția materiilor prime se realizează pe tot teritoriul țării, atât din depozitul din București, cât și din cel din port Constanța. Portofoliul de clienți numără peste 300 de firme producătoare din toată țara, în special producători industriali. Distribuțiile către clienți în zona de București se realizează cu mașina proprie ART Chemicals, în timp ce livrările în țară se realizează cu ajutorul furnizorilor de servicii de transport.

În prezent numărul angajaților este de 20, crescând în mod continuu de la înființarea firmei și în special în ultimii 3 ani datorită dezvoltării companiei și extinderii ariei de distribuție și asupra altor domenii, cum ar fi cel alimentar.

Organigrama cuprinde un număr de 5 departamente:

Departament financiar

Departament tehnic si calitate

Departament de vânzări

Departament aprovizionare și transport

Departamentul dezvoltare produse noi

Departamentul financiar se ocupă cu toate activitățile financiar-contabile din cadrul organizației.

Departamentul aprovizionare și transport se ocupă cu achiziționarea materiilor prime în funcție de necesar și livrarea comenzilor către clienți.

Departamentul de vânzări se ocupă cu ofertarea și promovarea produselor către clienți, recepționarea comenzilor de la clienți și păstrarea permanentă a legăturii cu aceștia.

Departamentul de vânzări este format din mai multe subunități: Detergenți și Cosmetice (agenți de curățare, alcool izopropilic, agenți tensioactivi, solvenți etc), Lacuri și Vopsele (materii prime pentru vopsele, materiale de construcții, adezivi, rășini, agenți antispumanți etc), Mase plastic și Cauciuc (polietilenă, elastomer thermoplastic etc), Industria alimentară (aditivi, emulgatori, enzime, agenți de îngroșare etc).

Departamentul Detergenți și Cosmetice oferă materii prime pentru fabricarea produselor cosmetice, articole de înfrumusețare și îngrijire personală (creme, loțiuni, etc), precum și pentru fabricarea agenților de spălare și curățare (detergenți etc) și agenți auxiliari în industria chimică (biocizi, emulgatori, solvenți, glicoli, polimeri, enzime etc).

Departamentul de Lacuri și Vopsele oferă materii prime pentru producătorii de nateriale de construcții, vopsele, lacuri, rășini și comercializează: pigmenți, biocizi, adezivi, solvenți, rașini acrilice etc.

Departamentul de materii prime pentru industria alimentară se adresează producătorilor din România, oferind o gamă de produse pentru conservarea alimentelor, relizarea produselor de panificație, cofetărie și patiserie, ingrediente pentru suplimente nutritive (emulsifianți, ulei de palmier, hexametafosfat de sodiu, arome, sorbat de potasiu, pasta de tomate 36-38% BRIX, acid citric, glicerină, propilen glicol, acid acetic, carbonat de calciu, aminoacizi etc).

Departamentul de personal se ocupă cu recrutarea și instruirea permanentă a resurselor umane.

Departamentul tehnic și calitate se ocupă de sistemul informatic al firmei, de managementul calității, se asigură de respectarea normelor de depozitare și a legislației în vigoare cu privire la mediu.

Departamentul dezvoltare produse noi se ocupă cu prospectarea pieței pentru găsirea de noi furnizori, produse sau domenii asupra cărora firma să se poată extinde.

În cadrul companiei ART Chemicals sunt îndeplinite 4 din cele 5 funcții de bază ale organizației, și anume: cercetare-dezvoltare, comercială, financiar-contabilă și de personal.

Funcția de cercetare-dezvoltare se realizează prin elaborarea de proiecte noi și extinderea afacerii asupra noi domenii pentru a atinge obiectivele organizației și a satisface nevoile clienților oferind produse de calitate. Aceste obiective se realizează prin studierea pieței și căutarea de noi furnizori, produse și clienți pentru a extinde și dezvolta business-ul. Funcția de cercetare-dezvoltare este îndeplinită în cadrul departamentului dezvoltare produse noi prin care se urmărește extinderea și modernizarea companiei conform obiectivelor stabilite.

Funcția comercială este asigurată prin departamentul de achiziții și vânzări prin activitățile de aprovizionare cu materii prime, promovare, vânzare, participări la târguri și expoziții. Aceste departamente mențin legătura cu furnizorii și clienții prin încheierea de contracte, prezentarea firmei și a produselor, preluarea și onorarea la timp a comenzilor.

Funcția financiar-contabilă este realizată de departamentul economic care urmărește veniturile și cheltuielile firmei, realizarea plăților și încasarea datoriilor, analize economico-financiare, elaborarea bugetului, realizarea evidenței financiar-contabile, calculul indicatorilor economici, situații financiare anuale, calculul și plata salariilor, impozitelor, CASS, ajutor de somaj, evidența prețurilor de aprovizionare, reducerea cheltuielilor și creșterea profitului.

Funcția de personal se ocupă cu stabilirea necesarului de resurse umane, realizarea fișelor de post, crearea unui mediu de lucru plăcut, stabilirea modului de salarizare, specializarea resurselor umane prin cursuri de pregătire, evidența concediilor de odihnă, medicale, învoirilor, examenelor medicale anuale, situații statistice privind resursele umane, motivarea personalui, cursuri de specializare pentru perfecționarea angajaților.

Sistemul informatic al organizației este unul destul de modern din punct de vedere al caracteristicilor tehnice.

Resursele informatice din cadrul firmei se pot împărți în resurse hardware și software. În ceea ce privește resursele hardware, ART Chemicals deține o rețea formată din 18 calculatoare, 1 fax, 5 imprimante, 3 fotocopiatoare, 1 videoproiector și scannere prin care se realizează îndeplinirea eficientă a obiectivelor stabilite. În ceea ce privește sistemele de operare sunt instalate Windows XP și Windows 8. Toate computerele sunt conectate la Internet și la rețeaua locală Intranet, existând un server de mail intern: artchemicals.ro. Printre programele utilizate se numără: programe de editare text: Microsoft Word, programe de editare grafică: Microsoft Power Point, programe de calcul tabelar: Microsoft Excel, programe antivirus: Kaspersky.

Toate datele necesare funcționării organizației sunt stocate în cadrul rețelei locale, iar fiecare angajat are acces doar la informațiile necesare îndeplinirii atribuțiilor.

Organizația ca sistem este caracterizată de intrări, procese care transformă aceste intrări, ieșiri și o autoritate de conducere și control.

Principalele sisteme informaționale identificate în cadrul ART Chemicals se clasifică în funcție de tipul activității desfășurate: sistemul informațional al contabilității, sistemul informațional de gestiune a stocurilor, sistemul informațional al salarizării, sistemul informațional al aprovizionării, sistemul informațional al resurselor umane, sistemul informațional al evidenței furniorilor, sistemul informațional al evidenței clienților.

Documente de intrare-ieșire specifice sunt: factura, proforma, chitanța, aviz de însoțire a mărfii, proces verbal de predare-primire, nota de intrare-recepție (NIR), comanda, bon de consum, rapoarte, borderou de plăți și încasări, contracte de vânzări încheiate cu furnizori sau clienți, bilanțuri, fișa postului, ordine de plată, bilete le ordin, fila CEC, extras de cont, fișa de magazie, cereri de concediu, fișa cu date de securitate, lista de inventar, certificat fitosanitar, declarația vamală de import etc.

În cazul aprovizionării cu marfă, factura pentru produse se primește de către departamentul aprovizionare și se transmite mai departe către compartimentul financiar pentru a fi înregistrată și prelucrată.

Marfa vine însoțită de aviz, iar la recepționarea ei se întocmesc procesul verbal de recepție și NIR-ul (notă de intrare-recepție). Nota de recepție și constatare diferențe se întocmește în 3 exemplare când se constată diferențe la recepția mărfurilor, când mărfurile achiziționare sunt cuprinse într-o singură factură, dar fac parte din gestiuni diferite. În cadrul documentului sunt completate denumirea produselor, codul, cantitatea, data, numele membrilor comisiei de recepție, data la care a fost primită marfa în gestiune, semnătura gestionarului, valoarea mărfii și date privind documentele însoțitoare. Nota de recepție și constatare diferențe este un document ce atestă recepția bunurilor și încărcarea mărfii în gestiune și se transmite de la gestiune la departamentul financiar-contabil pentru arhivare.

În cazul unei vânzări, factura este emisă de departamentul financiar-contabil în 3 exemplare originale (unul se trimite prin curier clientului, iar celelalte două se arhivează). Factura conține următoarele informații: datele de indentificare ale vânzătorului și cumpăratorului (nume, adresă, cod unic de identificare, număr de ordine în Registrul Comerțului), data emiterii, numărul facturii, denumirea mărfii, cantitatea, prețul, condiția de livrare, modalitatea de plată. În cadrul facturii trebuie să existe și o referire la avizul pe baza căruia s-au facturat produsele. Factura este emisă și transmisă pe e-mail clientului în ziua încărcării mărfii, urmând ca mai apoi originalul să fie transmis pe curier.

În afară de facturi, se pot emite și proforme prin care plata mărfii se face în avans. Produsele vândute sunt întotdeauna însoțite de aviz pe care se notează denumirea mărfii, cantitatea, modul de ambalare și lotul. Acesta se completează în 3 exemplare: unul albastru destinat clientului, unul verde care se arhivează la depozit și unul roșu care se arhivează la departamentul contabilitate alături de factura corespunzătoare.

Chitanța se eliberează clienților care achită marfa cash pe baza datelor din factură.

Bonul de consum este un document ce atestă scăderea din gestiune a materialelor și se completează cu denumirea produsului, cantitatea, numărul documentului, data, prețul, semnătura gestionarului și a primitorului și se arhivează la contabilitate.

Bonul de transfer între gestiuni se emite în 2 exemplare atunci când are loc transferul mărfurilor dintr-o gestiune în alta și se arhivează la contabilitate.

Relația cu principalii parteneri de afaceri se desfășoară în baza unor contracte încheiate. Contractele se încheie în 2 exemplare în original, câte unul pentru ambele părți.

Raportul de necesitate este un documente primit de la clienți referitor la prognoza necesarului de materiale pentru următoarea perioadă. Pe baza informațiilor colectate de la clienți, departamentul de vânzări elaborează rapoarte de necesitate pentru produse pe care le transmite către departamentul achiziții, care la rândul său, transmite mai departe comanda de aprovizionare către furnizori pe baza acestor prognoze primite de la clienți.

Comanda se transmite către furnizorii de materii prime și este realizată de departamentul aprovizionare sau este primită de la clienți pentru achiziționarea de produse. Atât comanda primită de la client, cât și cea transmisă de ART Chemicals către furnizor trebuie să conțină datele de identificare ale firmei, numărul și data, produsele comandate, cantitatea, prețul, modalitatea și termenul de livrare.

Comanda de transport trebuie să conțină datele furnizorului, datele beneficiarului, numărul comenzii, data la care a fost emisă, detalii privind locul de încărcare, tipul mărfii (generală, periculoasă), modul de ambalare, numărul și dimensiunea coletelor, greutate, adresa de descărcare, valoarea mărfii, prețul stabilit, termenul și modalitatea de plată, semnătura și ștampila furnizorului cât și a beneficiarului.

Certificatele de analiză sunt documente primite de la furnizori pentru produsele achiziționate. În cadrul fiecărui certificat sunt înscrise rezultatele obținute în urma analizelor de laborator. Pentru fiecare produs și lot există un certificat de analiză în care sunt notate denumirea produsului, lotul, data fabricației, data expirării, numele furnizorului, precum și datele obținute în urma analizelor de laborator (densitate, culoare, solubilitate, ingrediente active etc).

Certificatul fitosanitar este transmis de către furnizor și are rolul de a atesta că mărfurile nu sunt atinse de dăunători. Acesta se eliberează doar după controlul oficial realizat de autoritățile statului. Importul unui produs de origine animală sau vegetală nu se poate realiza fără acest certificat.

Ordinul de plată este folosit pentru a realiza o plată dintr-un cont bancar în altul. Este un document emis în 2 exemplare (unul rămâne la plătitor și unul ajunge la bancă) prin care firma dă dispoziție băncii să achite beneficiarului suma înscrisă. Ordinul de plată se numerotează și se înscrie într-un registru.

Extrasul de cont este un document emis de bancă prin care sunt notate toate tranzacțiile efectuate, comisioanele bancare etc.

Borderoul de plăți și încasări conține evidența plăților și este completat de departamentul financiar-contabil.

Ordinul de deplasare se completează într-un singur exemplar și se utilizează pentru decontarea cheltuielilor efectuate de angajat în timpul deplasării.

Marfa primită în depozit se recepționează doar pe bază de factură, aviz de însoțire sau packing list pe baza cărora se realizează NIR-ul. Nota de intrare-recepție se completează în 2 exemplare: unul care rămâne la depozit, iar al doilea se trimite către departamentul contabilitate pentru a fi arhivat. Marfa poate circula de la vânzător la cumpărător fără factură, dar obligatoriu însoțită de aviz. Avizul reprezintă documentul de însoțire a mărfii în timpul transportului, reprezintă documentul pe baza căruia se emite factura, documentul pe baza căruia marfa se scade din gestiunea vânzătorului și se încarcă în gestiunea primitorului. Pe aviz se notează: seria și numărul, data emiterii, datele de identificare ale furnizorului și cumpărătorului, denumirea mărfii, cantitatea, pretul, date privind livrarea, data recepționării mărfii în gestiune și semnătura primitorului.

Evidența stocurilor este ținută de gestionarul depozitului pe baza fișei de magazie. La sfârșitul fiecărui an se realizează inventarul produselor din depozit și se întocmește lista de inventar care se arhivează le departamentul contabilitate.

În cadrul sistemului de salarizare sunt prelucrate toate datele legate de angajați, concedii medicale, de odihnă, zile de învoire, sporuri, sancțiuni, deduceri personale, pontaje pentru a se realiza calculul salariilor.

Sistemul informațional al resurselor umane este o parte componentă a sistemul informațional al organizației, resursele umane fiind una dintre cele mai importante resurse ale organizației și de aceea informațiile legate de personal sunt necesare pentru coordonarea resurselor umane și repartizarea corectă a sarcinilor, precum și încadrarea corectă a personalului în funcție de aptitudini. Informațiile prelucrate de sistemul informațional al resurselor umane ajută în spijinirea perocesului de adoptare a deciziilor.

Coordonarea resurselor umane presupune informații legate de angajați, studii, experiența anterioară, analizarea aptitudinilor în raport cu munca desfășurată, calitatea și rapiditatea sarcinilor îndeplinite în cadrul postului, informații legate de salarizate, sporuri, indemnizații, concedii, impozite salariale.

Evidența resurselor umane din punct de vedere al salariilor este ținută cu ajutorul sistemului integrat WinMENTOR care generează calculul salariilor, impozitelor, sporurilor, indemnizațiilor și oferă informații legate de numărul zilelor de concediu de odihnă, medical, învoiri. Sistemul infomațional economic și cel al resurselor umane se află în legătură directă deoarece componenta de salarizare depinde de acuratețea informațiilor furnizate de sistemul informațional al resurselor umane.

Documentele specifice departamentului resurse umane sunt: contractul individual de muncă încheiat între angajat și firmă, rapoarte statistice referitoare la activitățile resurselor umane, situația concediilor, indemnizațiilor, pontajele pe baza cărora se realizează calculul salariilor, certificate medicale în cazul angajaților care se află în concediu medical, statele de salarii folosite pentru a calcula drepturile salariale ale angajaților, contribuții sociale plătite către stat, liste de indemnizații pentru concediul de odihnă utilizate pentru stabilirea drepturilor bănești ce se cuvin angajaților pe durata concediului de odihnă, fișa postului, cereri de concediu, adeverință de salariat.

Documentele contabile sunt unele dintre cele mai importante acte din cadrul oricărei organizații deoarece consemnează operațiile economice desfășurate, iar în urma acestora se stabilesc profitul, taxele și impozitele de platit, precum și orice alte cheltuieli. În cadrul departamentului contabilitate sunt centralizate și stocate cea mai mare parte a documentelor, cum ar fi: facturi, chitanțe, avize de însoțire a mărfii, borderouri de încasări, comenzi de la clienți, NIR-uri etc.

Sistemul informațional contabil reprezintă principalul sistem informațional al unei organizații economice deoarece adoptarea majorității deciziilor la nivelul managementului superior sunt fundamentate pe informațiile oferite de sistemul informațional economic.

Sistemul informațional contabil este bazat pe norme legale, analizează informațiile din punct de vedere monetar, prelucrările se realizează pentru anumite intervale de timp, caracterul informațiilor este unul obiectiv, iar informațiile sunt destinate atât mediului intern, cât și extern.

Informațiile furnizate de sistemul informațional contabil oferă o viziune de ansamblu asupra companiei, evaluarea rezultatelor obținute în trecut, realizarea de prognoze pe baza statisticilor, evaluarea riscurilor, respectarea reglementărilor legale, evaluarea veniturilor și cheltuielilor.

Adoptarea deciziilor la nivelul managerilor depinde de calitatea și corectitudinea informațiilor primite.

Informațiile furnizate de sistemul economic sunt necesare atât mediului intern, și anume managerilor pentru adoptarea deciziilor pentu îndeplinirea obiectivelor, angajaților (informații referitoare la salarizare, atingerea target-ului de vânzare, adaosurile comerciale pentru produsele vândute etc), cât și mediului extern (clienți, furnizori, bănci etc).

Utilitatea informației este dată de anumite caracteristici pe care trebuie să le îndeplinească, cum ar fi: obiectivitatea, veridicitatea, furnizarea acesteia în timp real, corectitudinea datelor și claritatea acestora.

Documentele specifice sistemului contabil sunt: registrul încasărilor și plăților, evidențele contabile, nota de intrare-recepție, factura, chitanța, proforma, deconturi, ordine de deplasare, lista de inventar, ordine de plată, fila CEC, bilete le ordin, bilanțuri, pontaje, state de plată, note contabile, dispoziție de plată etc.

Sistemul informațional financiar-contabil este gestionat de aplicația integrată WinMentor ce face ca datele să fie culese, prelucrate și stocate într-un mod facil și unitar.

Win MENTOR este un program care permite stocarea, analiza și generarea imediată a informațiilor necesare sistemului managerial pentru a adopta cele mai eficiente decizii.

În cadrul ART Chemicals, programul WinMENTOR este instalat pe cele 2 calculatoare ce corespund departamentului contabilitate e utilizează sistemul de operare Windows XP.

Integrarea modulelor face ca prelucrarea, culegerea și transmiterea informațiilor de contabilitate și gestiune să fie mult mai facilă.

Modulele oferite de aplicație sunt:

Mentor;

Salarii;

Declarații;

Mijloace Fixe;

Producție;

Comercial;

Parc Auto;

Expert;

Satelit;

Casa de marcat;

Cuplaj;

Service auto;

Bugete;

Stoc online.

În cadrul ART Chemicals nu au fost implementate toate modulele, ci doar o parte din ele, cele care s-au potrivit nevoilor organizației.

Mentor este principalul modul ce are în componență mai multe secțiuni: evidența contabilă, stocuri, furnizori și clienți, încasări și plăți, liste și rapoarte.

Evidența contabilă oferă informații detaliate legate de venituri, cheltuieli. Secțiunea de stocuri oferă posibilitatea înregistrării mărfurilor sosite în depozit pe baza facturilor, avizelor, constatarea diferențelor notate la recepționarea mărfii și emiterea de note de recepție și constatare diferențe, calculul automat al prețului de intrare al produselor, incluzând nu doar prețul de achiziție de la furnizor, ci și eventualele costuri de transport, taxe vamale etc, emiterea facturilor sau proformelor în funcție de agentul de vânzăre, transferul mărfurilor dintr-o gestiune în alta sau modificări ale stocului (schimbarea prețului cu care marfa a fost înregistrată în sistem), evidența produselor în funcție de loturi, data de import, furnizor, posibilitatea utilizării mai multor unități de măsură cu conversia automată a prețurilor și cantităților. Pentru toate documentele emise există posibilitatea de a verifica respectarea termenelor de plată, precum și calculul majorărilor în caz de neplata la termen.

Programul permite, de asemenea introducerea informațiilor legate de furnizori și clienți (denumire, adresă, cod unic de înregistrare și numărul de ordine în registul comerțului, cont bancar etc) și selectarea automată a acestuia în momentul emiterii unei facturi.

Submodulul de furnizori și clienți permite accesarea permanentă a unei evidențe legate de facturile de la furnizori neachitate, a clienților care au depășit termenul de plată, situații în care un client a trecut peste limita de creditare.

Submodulul de încasări și plăți oferă posibilitatea corelării facturilor cu plățile sau încasările, identificării operațiunilor bancare ce se află în curs de desfășurare. Se pot genera liste și rapoarte în funcție de informațiile introduse, cum ar fi: registre de bancă, liste de vânzări, registrul de încasări, liste de plăți etc.

Modulul salarii este folosit pentru a realiza calculul salariilor angajaților, impozitelor ce trabuie plătite către stat.

Cu ajutorul modulului Declarații se pot întocmi declarațiile ce trebuie transmise autorităților fiscale. Declarațiile cuprinse în modul sunt: Declarația 300, 390-VIES, 392, 394, 112.

Declarația 300 reprezintă declarația prin care se solicită decontarea TVA-ului. Aceasta este transmisă până pe data de 25 a lunii următoare aferente decontului.

Declarația 390-VIES este completată cu informații legate de achizițile și livrările de produse intracomunitar și este transmisă până pe data de 25 a lunii.

Declarația 394 se completează cu date privind livrările și achizițiile la nivel național și se depune lunar sau semestrial până la data de 25 a lunii următoare perioadei pentru care se depune declarația.

Declarația 112 se transmite tot lunar sau semestrial și face referire la impozitul pe venit, plata contribuțiilor sociale și lista persoanelor asigurate.

Secțiunea REVISAL oferită de WinMentor oferă evidența angajaților în format electronic.

Modulul Mijloace Fixe oferă posibilitatea de a calcula în mod automat amortizarea mijloacelor fixe.

Modulul comercial oferă funcționalități pentru emiterea de facturi pentru vânzările realizate, aplicarea de reduceri, atribuirea de mai multe prețuri unui singur produs evidența vânzărilor dintr-o anumită perioadă sau realizate de un anumit agent de vânzări, urmărirea plăților, informații legate de stocuri.

Modulul Parc Auto este utilizat pentru a gestiona autovehiculele ce aparțin ART Chemicals și utilizarea combustibilului, reparațiile, documentele necesare.

Sistemul informațional logistic este o altă componentă a sistemului informațional organizațional. Importanța sistemului informațional logistic este vitală și de aceea este important ca informațiile să fie corecte, clare, accesibile factorilor de decizie și actualizate permanent. Informațiile statistice legate de achizițiile sau livrările din trecut pot fi folosite ca un reper pentru prezent, dar pentru o eficiență maximă sunt necesare informații actuale legate de evoluția pieței, concurență și furnizori.

Sistemul informațional al lanțului achiziție-livrare este format din componenta umană, echipamentele de lucru, programele informatice și metodele folosite pentru prelucrarea informațiilor necesare și adaptarea hotărâtilor esențiale referitoare la activitatea de aprovizionare și livrare.

Pentru funcționarea eficientă a sistemului este esențial ca informațiile să fie accesibile atunci când sunt necesare, în timp real deoarece o întârziere în accesarea informației, chiar dacă ea se află în sistem poate avea consecințe negative asupra performanțelor.

Sistemul informațional logistic presupune comunicare la două nivele: pe de o parte, corelarea cu celelalte departamente din cadrul organizației (vânzări, financiar etc) și pe de cealaltă parte cu mediul extern organizației (furnizorii și clienții).

Sistemul informațional logistic presupune trei componente: managementul depozitului, al transporturilor și al comenzilor. Sistemul de management al comenzilor are de asemenea două componente: comenzile transmise către furnizori și comenzile primite de la clienți. În funcție de acestea este corelat și managementul transporturilor și al depozitului.

Sistemul informațional logistic oferă informațiile necesare adoptării deciziilor esențiale în procesul de aprovizionare-livrare, sistemul informațional logistic fiind o componentă a sistemului informațional al organizației.

Sistemul logistic este important deoarece reprezintă o interfață cu mediul extern, pe de o parte cu furnizorii pentru aprovizionarea cu materii prime și pe de cealaltă parte cu clienții pentru livrarea comenzilor. Astfel, sunt importante atât informațiile care circulă în interiorul organizației, cât și cele transmise și primite din exterior pentru corectitudine, rapiditate și eficiență maximă în rezolvarea activităților.

Departamenul în care eu îmi desfășor activitatea este cel de aprovizionare și transport, astfel că voi descrie în continuare jos traseul parcurs de o comandă din momentul primirii ei și până la livrare. În prima fază, comanda este transmisă de client către agentul de vânzări din ART Chemicals. Aceasta poate fi transmisă telefonic, pe e-mail sau fax. Reprezentantul de vânzări verifică disponibilitatea produselor și îi confirmă clientului existența mărfii în stoc sau data la care aceasta va fi disponibilă.

Comanda este transmisă mai departe depozitului din Constanța sau din București, în funcție de locul unde se află marfa, departamentului de aprovizionare și transport care se ocupă cu livrarea comenzilor și către departamentul contabilitate. În acest moment, comanda este preluată de către departamentul transport pentru a organiza livrarea în cazul în care clientul dorește ca livrarea să fie făcută la sediul său de către ART Chemicals.

În cazul distribuțiilor în București sub 1,5 tone, livrările se realizează cu autovehiculul proprietate ART Chemicals. În cazul în care comanda depășește această cantitate sau livrările se fac în restul țării se angajează transportator extern sau livrarea se realizează prin intermediul Sprint Curier cu care firma a încheiat un contract dacă este vorba de cantități mai mici (100-200 kg).

În acest moment, departamentul transport are obligația de a găsi cea mai bună variantă de transport pentru a livra comanda către client la un pret competitiv și în termenul cerut de acesta. Următorul pas îl reprezintă transmiterea comenzii de transport către firma transportatoare în care se menționează adresa de încărcare, detalii privind marfa (tipul mărfii, modul de ambalare, numărul și dimensiunea paleților, cantitatea net și gross), adresa de descărcare, prețul stabilit, modalitatea și termenul de plată.

La încărcarea mărfii, gestionarul depozitului emite un aviz de însoțire a mărfii (produsele nu pot circula fără acesta) în care se notează datele de identificare ale vânzătorului, datele de identificare ale cumpărătorului, numărul avizului și data emiterii, denumirea produselor, modul de ambalare, numărul produselor, cantitatea, condiția de livrare. Avizul se completează în trei exemplare: unul albastru destinat clientului, unul verde care rămâne în cotor și unul roșu destinat departamentului contabilitate. Pe baza avizului se scade marfa din gestiune și se emite factura care se transmite clientului pe e-mail după încărcarea mărfii. La descărcarea mărfii la client se primește factura de transport care se transmite mai departe departamentului contabilitate pentru înregistrare și prelucrare. Procesul se termină în momentul în care marfa este recepționată de client, departamentul contabilitate având obligația de a verifica încasarea contravalorii mărfii în termenul stabilit.

Procedura de lansare a unei comenzi către furnizor este similară celei pentru livrarea unei comenzi interne. Pe baza raportului de necesar prognozat pentru următoarea perioadă sau a comenzilor primite de la clienți, departamentul vânzări transmite către departamentul aprovizionare necesarul de materii prime. Pe baza acestor acestor date, se întocmește comanda de achiziție care se transmite furnizorului. Aceasta trebuie să includă obligatoriu numele produselor, modul de ambalare, cantitatea comandată, prețul de achiziție, condiția de livrare, termenul și modalitatea de plată.

După primirea confirmării de comandă de la furnizor și a datei la care se poate ridica marfa se începe căutarea celei mai bune soluții de transport. Mai apoi se transmite comanda de transport către firma transportatoare în care se specifică adresa de încărcare, data la care marfa este disponibilă, detalii legate de ambalare, greutate, preț stabilit, termen și modalitate de plată.

La încărcarea mărfii se primește factura pentru produse pe e-mail de către departamentul aprovizionare care se transmite mai departe departamentului contabilitate. În afară de factură, marfa comandată se recepționează împreună cu certificat de analiză, certificat fitosanitar (în cazul marfii pentru industria alimentară), delivery note/packing list (în care sunt detaliate produsele, cantitățile și modul de ambalare).

Recepția mărfii se realizează de către gestionarul depozitului care întocmește procesul verbal de recepție, nota de intrare-recepție și introduce marfa în stoc. Odată cu livrarea mărfii se primește și factura de transport care se transmite mai departe departamentului contabilitate.

În cazul importurilor din țări care nu fac parte din Uniunea Europeană este necesară îndeplinirea formalităților vamale. Înaintea realizării importului trebuie verificat codul tarifar al prodului pentru a stabili dacă există anumite taxe vamale ce trebuie plătite sau anumite proceduri speciale pentru realizarea importului. Procedura de vămuire începe odată ce marfa a părăsit depozitul furnizorului și presupune prezentarea tuturor documentelor necesare pentru acordarea liberului de vamă, controlul fizic al produselor și controlul sanitar (doar în cazul produselor pentru industria alimentară), plata taxelor vamale și obținerea liberului de vamă. Documentele necesare sunt: factura comercială, factura de transport, documentele de transport (CMR, carnet TIR, ATR), lista marfurilor (packing list), documentul care atestă dovada plății taxelor vamale (Ordin de plată semnat și ștampilat de către bancă), certificat de analiză, certificat de conformitate, certificat fito-sanitar (în cazul mărfurilor destinate industriei alimentare).

Evidența stocurilor este ținută în baze de date create în programul Microsoft Excel. Acestea sunt create separat pentru fiecare departament de vânzări, sunt modificate doar de gestionarul depozitului și pot fi vizualizate doar de departamentele interesate – departamentul de vânzări corespunzător și departamentul de aprovizionare și transport (de exemplu, departamentul de vânzări materii prime pentru industria de lacuri și vopsele nu poate accesa stocul pentru materii prime pentru industria alimentară).

Evidența stocurilor este ținută și de programul WinMENTOR bazat pe intrările și ieșirile facturate, dar acesta este accesibil doar departamentului contabilitate. Stocul oferit de această aplicație este unul mult mai veridic întrucât scăderile se fac automat, în timp ce în bazele de date create în Excel scăderile se fac în mod manual și pot exista erori umane. În cadrul acestor tabele se introduc mărfurile achiziționate de la furnizori și se scad în funcție de avize sau se fac rezervări de marfă în funcție de comenzile clienților.

Evidența prețurilor este ținută, de asemeea cu ajutorul programului Microsoft Excel. Departamentele de vânzări creează fiecare liste clasificate după tipul de produse și numele clientului în care sunt introduse denumirea firmei, denumirea produselor, modul de ambalare și cantitățile, prețul și data la care a fost făcută ofeta. Aceste liste se modifică doar de către agenții de vânzare în funcție de ofertele renegociate cu clienții. Pe baza acestora, departamentul contabilitate întocmește facturile pentru mărfurile comandate de către clienți, utilizând programul WinMENTOR. În același mod este ținută și evidența prețurilor de la furnizorii de materii prime, astfel încât atunci când se transmite o comandă de achiziție către furnizor, departamentul de vânzări trebuie să comunice departamentului de aprovizionare prețurile stabilite cu furnizorul.

Evidența clienților implică mai multe departamente. Pe de o parte, există o evidență a clienților la fiecare departament de vânzare în parte, o evidență a clienților cu adresele de corespondență pentru expedierea facturilor și o evidență a adreselor de livrare. Pentru o mai bună eficiență, ar fi fost util să existe o bază de date a clienților care să cuprindă toate aceste informații necesare activităților de zi cu zi și care să fie accesibilă tuturor departamentelor, și nu doar anumitor compartimente, cum este în prezent.

Propuneri de eficientizare

Lipsa informatizării totale a sistemului are ca rezultat necesitatea stocării unui volum de informații ce trebuie prelucrate manual (ex.: fișele de magazie se scriu de mână de către gestionarul depozitului, avizele de însoțire a mărfii se redactează de mână de către angajații de la depozit etc).

Dificultatea coordonării activității din cele trei locații (sediul central de birouri din București, depozitul din București și depozitul din Constața) duce la necesitatea implementării unui sistem informatic mai performant, în care toate informațiile să fie integrate, actualizate în mod real și accesibile oricând.

Necesitatea eficientizării sistemului informațional este reflectată și de rolul documentar pe care acesta îl are în cadrul firmei, asigurând cunoștințele din cadrul organizației.

După cum am prezentat în capitolul anterior, sistemul informațional din cadrul ART Chemicals este unul destul de eficient care permite desfășurarea activităților zilnice și îndeplinirea obiectivelor, dar există anumite aspecte ce pot fi îmbunătățite pentru a maximiza eficiența rezultatelor obținute.

În prezent există un program de tip ERP implementat, și anume WinMENTOR, dar acesta este accesibil doar departamentului contabil și prelucrează datele introduse din punct de vedere economic. Implementarea unui sistem informatic de tip ERP care să fie accesibil tuturor angajaților, ar facilita activitățile desfășurate și ar face ca procesele din cadrul firmei să se desfășoare mult mai rapid.

Integrarea tuturor informațiilor din cadrul organizației într-un sistem de tip ERP ar elimina redundanța datelor și unele procese manuale care încă se defășoară în cadrul organizației. Spre exemplu, un agent de vânzări vrea să verifice statusul unei comenzii. Acesta sună la departamentul aprovizionare și transport, care sună mai departe la gestionarul depozitului pentru a verifica dacă marfa a fost încărcată și revine mai apoi la agentul de vânzări pentru a-i confirma sau infirma încărcarea. Acest lanț ar putea fi oprit dacă informațiile ar putea fi introduse și accesate în cadrul unui sistem. În prezent, comenzile se transmit de către agenții de vânzări pe e-mail, iar urmărirea statusului acestora este un proces destul de dificil.

Posibilitatea rezervării în timp real a comenzilor ar fi o soluție pentru a nu confirma unui client o marfă ce a fost deja confirmată unui alt client de către un alt agent de vânzări. În momentul transmiterii comenzii pe e-mail către gestionarul depozitului se solicită uneori și rezervarea mărfii, în special dacă acea comandă este transmisă cu mai mult timp înainte. Rezervarea se face în cadrul tabelului creat în Excel în care se ține evidența stocurilor, adăugând o nouă linie și completând catitățile și numele clientului care a transmis comanda. Posibilitatea rezervării încă din momentul transmiterii tuturor comenzilor ar duce la eficientizarea activității și evitarea transmiterii de informații greșite clienților.

Scăderea automată a stocurilor pe măsura facturării produselor către clienți ar avea ca rezultat evidența unui stoc actualizat în timp real. Acest proces este realizat în cadrul sistemului WinMENTOR, dar este accesibil doar departamentului contabilitate, departamentele de vânzări putând accesa doar stocurile create în Excel.

Activitățile desfășurate în cadrul deartamentului de aprovizionare și transport ar putea fi eficientizate prin existența unui progarm care să faciliteze emiterea comenzilor de transport sau aprovizionare. Aceasta este una din activitățile principale ale acestui departament, iar introducerea automată a datelor privind furnizorul, firma transportatoare sau datele clientului de descărcare ar face ca emiterea comenzilor să fie mai simplă și mai rapidă. O astfel de aplicație este disponibilă în cadrul WinMENTOR pentru emiterea facturilor, dar în cazul comenzilor către furnizori sau transportatori, datele trebuie introduse de fiecare dată manual.

De asemenea, emiterea avizelor de însoțire a mărfii ar fi un proces care s-ar desfășura mai rapid dacă ar exista un program informatic în care să fie introduse informațiile legate de clienți, datele de identificare, produsele, iar emiterea avizelor să se realizeze prin selectarea atributelor necesare. În prezent, avizele se întocmesc de mână, gestionarul depozitului le completează în trei exemplare: unul roșu se transmite la contabilitate pentru a se emite factura și a se arhiva, unul albastru este destinat clientului și unul verde care rămîne în cotor.

Tehnologia informației și a comunicațiilor pune la dispoziție numeroase soluții pentru informatizarea și automatizarea proceselor, pentru a obține acces rapid la informații, astfel că este necesară o ușoară modernizare a sistemului informatic.

Îmbunătățirea sistemului va avea rezultate pozitive asupra organizației, precum utilizarea mai eficientă a resurselor disponibile, controlul timpului, scăderea costurilor și creșterea profitului.

Eficiența organizației depinde nu doar de sistemul informațional, ci și de cel decizional și executiv, sistemul informațional fiind cel care face legătura între cele două. Îndeplinirea obiectivelor organizației se realizează prin adoptarea deciziilor legate de acțiunile viitoare, iar eficiența acestor decizii esre determinată de calitatea și corectitudinea informațiilor oferite de sistemul informațional.

Fluxul informațional din cadrul ART Chemicals circulă atât vertical, cât și orizontal între departamentele aflate în relație de subordonare, cât și orizontal, între departamentele aflate la același nivel ierarhic și oblic între departamente situate la nivele ierarhice diferite. Acesta este un aspect pozitiv al circulației informațiilor, întrucât există comunicare și feedback, iar mijloacele informaționale utilizate sunt atât manuale, cât și automatizate.

O altă componentă a sistemului informațional ce ar putea fi îmbunătățită este cea de feedback, pe de o parte feedback-ul intern oferit de angajați și pe de cealaltă parte feedback-ul oferit de mediul extern. Sunt necesare modalități mult mai eficiente de obținere a feedback-ului din partea clienților. Îmbunătățirea activității se poate realiza doar dacă informația circulă în ambele sensuri.

Activitățile desfășurate presupun stabilirea unor proceduri de lucru privind culegerea, prelucrarea și transmiterea informațiilor pentru a se elimina redundața acestora, precum și caracterul interpretativ sau subiectiv al acestora.

Este esențială transmiterea acelor informații care sunt necesare desfășurării activității respective pentru a evita supraîncărcarea cu informații inutile ce nu au niciun rol în realizarea activității sau poate chiar îngreunează desfășurarea acesteia. Supraîncărcarea cu un volum mare de informații nu duce decât la suprasolicitare și consum mare de timp pentru a valorifica informațiile.

Eficientizarea activității presupune prelucrarea și transmiterea cât mai rapidă a informațiilor, întrucât acestea sunt necesare în procesul decizional, dar este și mai important ca acestea să fie transmise la timp. Întârzierea în furnizarea de informații poate avea consecințe negative asupra performanței, întrucât informațiile sunt esențiale, dar este și mai esențial ca informațiile să fie primite și folosite înaintea tuturor. În momentul în care devin accesibile majorității, acestea își pierd din valoare și utilitate. Deținerea infrmației înaintea celorlalți aduce un avanzaj competitiv.

Implementarea unei soluții ERP ar aduce ca avantaje: micșorarea costurilor pe termen lung, creșterea eficienței, introducerea datelor s-ar realiza o singură dată, evitând astfel redundanța datelor, modulele conținute de un sistem ERP comunică între ele, transmiterea informațiilor se face mai ușor și rapid între departamente, poate furniza oricând evidențe și statistici pe baza datelor introduse, informațiile sunt actualizate în timp real pentru a oferi o viziune clară corectă asupra organizației.

Înregistrarea unei comenzi într-un sistem ERP, prelucrarea ei mai apoi de către următoarele departamente care trebuie să o soluționeze ar facilita procesul de livrare a unei comenzi. Având toate informațiile într-un singur sistem, urmărirea stadiului comenzii se face mult mai ușor, având o evidență a locului unde se află comanda în orice moment și având posibilitatea de a transmite informația mai multor departamente în același timp.

Existența unei singure platforme unice integrate care să conțină toate informațiile sistemului ar oferi o viziune globală mult mai corectă asupra organizației deoarece toți angajații ar folosi același sistem.

Integrarea informațiilor financiare, informațiilor legate de furnizori, clienți, vânzări, stocuri, resurse umane, transport, aprovizionare oferă managerilor o viziune de ansamblu mult mai corectă asupra organizației pentru a putea adopta deciziile necesare, întrucât toate datele sunt conținute într-un singur sistem, oferind o singură variantă a realității și urmărirea mult mai eficientă a activităților desfășurate.

Implemenatrea unei soluții ERP trebuie făcută în funcție de specificul organizației și activitățile desfășurate pentru a oferi cele mai bune rezultate.

Un alt avantaj al implementării unei soluții ERP îl reprezintă gestionarea mai eficientă a comenzilor. Timpul pentru procesarea unei comenzi ar fi diminuat întrucât traseul parcurs de o comandă ar fi automatizat. Atunci când un departament a terminat de procesat comanda, ea se transmite automat prin intermediul sistemului către departamentul ce trebuie să o preia mai departe. În acest mod, toți angajații pot vizualiza aceleași informații în timp real și pot verifica statusul comenzii.

Existența unui sistem informatic integrat accesibil tuturor angajaților care să ofere toate informațiile ar facilita activitățile desfășurate și ar crește eficiența. De exemplu, activitățile desfășurate în cadrul departamentului de aprovizionare și transport ar fi îmbunătățite dacă ar exista un program informatizat integrat care să cuprindă toate informațiile legate de stocuri, date legate de furnizori, clienți, adresele de încarcare sau livrări, astfel încât să se evite redundanța datelor. În prezent, aceste informații sunt stocate în baze de date stocate în Excel, ceea ce face îngreunează actualizarea stocurilor în timp real sau transmitera de comenzi către furnizori sau firmelor de transport. Datele de identificare ale firmelor, adresele de încărcare și livrare, persoanele de contact sunt informații ce trebuie introduse în mod manual de fiecare dată când se realizează o comandă.

Implemenatrea unui sistem ERP este amânată momentan din cauza costurilor destul de mari pe care le implică, nu doar instalarea, ci și mentenanța și a timpului necesare implementării. Investițiile făcute în ultimii ani în resursele umane și în dezvoltarea de noi departamente au setat ca obiective pe termen scurt consolidarea parteneriatelor încheiate și dezvoltarea departamentelor deja existente.

Concluzii

În prezent, orice om face parte dintr-o organizație, fie ea economică, non-profit etc. iar organizația este formată din trei sisteme: sistemul decizional, sistemul informțional și sistemul executiv. Legătura dintre sistemul managementului superior (decizional) și sistemul operativ (executiv) este realizată de către sistemul informațional. De aici rezultă importanța acestuia în cadrul organizației. De corectitudinea informațiilor transmise de sistemul informațional depind deciziile adoptate de manageri, care sunt transmise mai departe către sistemul executiv, tot prin intermediul sistemului informațional pentru a fi duse la îndeplinire.

Sistemul informațional are atât o componentă internă, vizând relațiile dintre departamentele din cadrul organizației, cât și una externă, vizând mediul din afara organizației, și anume informațiile legate de piață, concurență, furnizori, clienți, bănci etc.

Sistemul informațional preia datele, le prelucrează și le transformă în informații ce sunt transmise mai departe sistemului decizional. Informația este cea mai importantă resursă a organizației, așa că este esențial ca informațiile să fie corecte, clare, să fie transmise în timp util, să fie actualizate și să poată fi accesate permanent.

Resursele informaționale și cele umane se află în relație de interdependență, deoarece informațiile stau la baza deciziilor adoptate de către manageri, iar punerea în aplicare a acestor decizii se realizează prin intermediul oamenilor. Fluxul informațional se desfășoară atât descendent, de la sistemul de conducere către sistemul executiv prin deciziile adoptate, cât și de la angajați către managementul superior prin informațiile legate de statusul îndeplinirii obiectivelor.

Pentru o funcționare cât mai eficientă a sistemului informațional sunt necesare atât informații din interiorul companiei legate de activitățile desfășurate, cât și din exteriorul organizației legate de tendința pieței, concurența, furnizori, clienți etc, informații istorice care ajută la analizarea rezultatelor obținute în trecut și informații previzionale pentru a analiza posibilitățile de evoluare. Este recomandat ca circuitul informațional să fie cât mai scurt pentru a evita probelemele ce pot apărea în transmiterea informațiilor, precum distorsiunea, redundanța etc.

Rolul principal al sistemului informațional este de a oferi sistemului managerial toate datele necesare în procesul de decizie și de a oferi angajaților informațiile de care au nevoie pentru a-și îndeplini sarcinile și obiectivele.

Automatizarea mijloacelor de prelucrare a datelor implică existența unui sistem informatic. Acesta nu trebuie confundat cu sistemul informațional, chiar dacă de multe ori cele două noțiuni sunt tratate ca fiind identice. În cele mai multe firme există un sistem informatic de prelucrare a datelor, acesta reprezentând 90% din sistemul informațional, dar nu toate organizațiile sunt informatizate, în multe folosindu-se încă proceduri manuale.

Sistemul informatic este o componentă a sistemului informațional și reprezintă prelucrarea și transmiterea datelor pe cale electronică. Din cadrul sistemului informatic fac parte: informațiile, componentele hardware și software necesare prelucrării, resursele umane care utilizează sistemul, beneficiarii sistemului.

Informatizarea sistemului informațional duce la eficientizarea organizației, întrucât prelucrarea electronică a datelor are ca rezultat o mai mare rapiditate, o mai bună corectitudine a informațiilor transmise, automatizarea anumitor proceduri.

Integrarea tuturor informațiilor din cadrul organizației într-o platformă integrată asigură transparența informațiilor, facilitează procesele decizionale și operaționale, asigurând coordonarea activităților desfășurate zilnic în cadul organizației.

Un sistem informatic integrat include toate informațiile într-o bază de date comună, accesibilă tuturor angajaților pentru a putea facilita transferul de informații în cadrul organizației. Acesta acoperă toate necesitățile din cadrul unei organizații, incluzând toate activitățile din cadrul departamentelor.

În concluzie, sistemul informațional are o importanță vitală în cadrul organizației. El face legătura între sistemul decizional și cel executiv, iar de calitatea și corectitudinea informațiilor transmise depinde eficiența adoptării deciziilor.

Rolul sistemului informațional nu poate fi negat, întrucât societatea în care trăim în prezent este una informațională, în care cunoașterea este activitatea de bază, iar informația principala resursă. Utilizarea unui sistem informatic oferă o mai mare eficiență organizațională, deoarece presupune prelucrarea automată a informațiilor. Tehnologiile informatice dezvoltate în ultimii ani oferă numeroase soluții pentru implementarea celei mai bune soluții care să corespundă nevoilor organizației.

Bibliografie

Academia Română, Dictionarul Explicativ al Limbii Romane (ediția a II-a revăzută și adăugită), Editura Univers Enciclopedic Gold, 2009

Andreescu, C., Alexandrescu C., Boaru, G., Sisteme informaționale – fundamente teoretice, București, Editura Universității Naționale de Apărare „Carol I”, 2009

Baron, Constantin, Ianos-Schiller, Elena, Sisteme infotmatice de gestiune și management, București, Editura Pro Universitaria, 2008

Bob, A. Constantin, Onete, Bogdan, Brad Stefan, Sisteme informatice în administrarea afacerilor, București, Editura Uranus, 2008

Bologa, Răzvan, Lupu, Ana Ramona, Sisteme Enterprise Resource Planning (ERP). Elemente introductive, Bucuresști, Editura ASE, 2012

Carutasu, George, Sisteme integrate ERP și CRM. MS Dynamics NAV 2009, București, Editura Universitară, 2011

Constantinescu, Paul, Sisteme informatice, modele ale conducerii și sistemelor conduse, București, Editura Tehnică, 1975

Coroescu, T., Sisteme informatice pentru management, București, Editura Lumina Lex, 2002

Cretan, Adina, Analiza și proiectarea sistemelor informatice, București, Editura Pro Universitaria, 2013

Drăgănescu, M., De la societatea informațională la societatea cunoașterii, București, Editura Tehnică, 2003

Drăghicescu, M., Informatica și societatea, București, Editura Politică, 1987

Fusaru, D., Gherasim, Z., Informatică managerială, Editura Fundației România de Mâine, București, 2008

Gorski, Hortensia, Sistemul Informațional Managerial, Sibiu, Editura Universității “Lucian Blaga”, 2003

Gronski, Sandel, Sisteme informatice în comerț : premise, experiențe, perspective, București, Editura Expert, 2000

Hurbean, Luminița, ș.a., Platforme integrate pentru afaceri. ERP, Bucuresști, Editura Economică, 2013

Hurbean, Luminița, Fotache Doina, Sisteme informatice integrate pentru gestiunea afacerilor – ERP, București, Editura Economică, 2005

Isaila, Narcisa, Sisteme informatice în mediul de afaceri, București, Editura Pro Universitaria, 2013

Lungu, I , Sabău, G , Velicanu M, ș.a., Sisteme informatice. Analiză, proiectare și implementare, București, Editura Economică, 20013

Mercioiu, Vasile, Bob, Constantin, Dragușin, Mariana, Management Comercial, București, Editura Economică, 1998

Mihăescu, Liviu, Sisteme informaționale și aplicații informatice în administrarea afacerilor, Sibiu, Editura Universității "Lucian Blaga" din Sibiu, 2009

Mureșan, Mihaela, Sisteme informatice de gestiune. Arhitecturi și standarde, București, Editura Pro Universitaria, 2013

Nicolescu, Ovidiu, Verboncu, Ion, Management, București, Editura Economică, 1999

Nicolescu, Ovidiu, Ilieș, Liviu, Sistemul informațional, București, Editura Pro Universitaria, 2011

Nicolescu, Ovidiu (coord.), Sistemul Informațional Managerial al Organizației, Editura Economică, București, 2001

Oprea, Dumitru, Analiza si proiectarea sistemelor informationale economice, Editura Polirom, 1999

 Oprea, Dumitru, Sisteme informaționale pentru afaceri, Iași, Polirom, 2002

Purcărete, Constantin, Sistemul informațional. Economie aplicată, București, Editura Didactică și Pedagogică, 1971

Radu, Ioan,  Informatică managerială, Bucuresti, Editura Economică, 1996

Radu, Ioan, Ursăcescu, Minodora, Vlădeanu, Dorian, Informatică și management: o cale spre performanță, Editura Universitară, 2005

Russu, Corneliu, Management, Bucuresști, Editura Expert, 1996

Russu, Corneliu, Management : concepte, metode, tehnici, Bucuresti, Bucuresti, Editura Expert, 1995

Russu, Corneliu, Organizarea structurală informațională a întreprinderii, București, Editura Politică, 1978

Stanciu, Victoria, Proiectarea sistemelor informatice, București, Editura Dual Tech, 2002

Stepan, Aurel, Bazele Informaticii, Timișoara, Editura Eurostampa, 2000

Stepan, Aurel, Informatică Economică, Timișoara, Editura Eurostampa, 2000

Stepan, Aurel, Sisteme informatice în management și neteconomie: suport de curs, Timișoara, Editura Eurostampa, 2009

Tudor Cătălin, Sisteme informatice integrate pentru domeniul financiar-contabil, București, Editura ASE, 2013

Ursăcescu, Minodora, Economia informației și a cunoștințelor, București, Editura Economică, 2009

Ursăcescu, Minodora, Sisteme informatice, o abordare între clasic și modern, București, Editura Economică, 2002

Voicu, Vasilica, Sisteme informatice cu baze de date în management, București, Editura Pro Universitaria, 2007

Zaharie, Dorin, Sisteme informatice pentru asistarea deciziei, București, Editura Dual Tech, 2002

Zisu, Cătălin, Securitatea sistemelor informațional-decizionale, București, Editura Tritonic, 2007

Zota, Daniel Răzvan ș.a, Bazele tehnologiei informației, București, Editura ASE, 2013

Site-uri Intenet

http://www.charisma.ro/solutii-erp/charisma-erp, accesat la 24.05.2015

http://www.seniorerp.ro/erp, accesat la 24.05.2015

http://www.siveco.ro/ro/solutii/erp, accesat la 24.05.2015

http://www.softretail.ro/softretail/arhitectura-si-componentele-unui-sistem-erp/, accesat la 24.05.2015

http://www.zota.ase.ro/simp/Sistem%20informational.pdf, accesat la 24.05.2015

Bibliografie

Academia Română, Dictionarul Explicativ al Limbii Romane (ediția a II-a revăzută și adăugită), Editura Univers Enciclopedic Gold, 2009

Andreescu, C., Alexandrescu C., Boaru, G., Sisteme informaționale – fundamente teoretice, București, Editura Universității Naționale de Apărare „Carol I”, 2009

Baron, Constantin, Ianos-Schiller, Elena, Sisteme infotmatice de gestiune și management, București, Editura Pro Universitaria, 2008

Bob, A. Constantin, Onete, Bogdan, Brad Stefan, Sisteme informatice în administrarea afacerilor, București, Editura Uranus, 2008

Bologa, Răzvan, Lupu, Ana Ramona, Sisteme Enterprise Resource Planning (ERP). Elemente introductive, Bucuresști, Editura ASE, 2012

Carutasu, George, Sisteme integrate ERP și CRM. MS Dynamics NAV 2009, București, Editura Universitară, 2011

Constantinescu, Paul, Sisteme informatice, modele ale conducerii și sistemelor conduse, București, Editura Tehnică, 1975

Coroescu, T., Sisteme informatice pentru management, București, Editura Lumina Lex, 2002

Cretan, Adina, Analiza și proiectarea sistemelor informatice, București, Editura Pro Universitaria, 2013

Drăgănescu, M., De la societatea informațională la societatea cunoașterii, București, Editura Tehnică, 2003

Drăghicescu, M., Informatica și societatea, București, Editura Politică, 1987

Fusaru, D., Gherasim, Z., Informatică managerială, Editura Fundației România de Mâine, București, 2008

Gorski, Hortensia, Sistemul Informațional Managerial, Sibiu, Editura Universității “Lucian Blaga”, 2003

Gronski, Sandel, Sisteme informatice în comerț : premise, experiențe, perspective, București, Editura Expert, 2000

Hurbean, Luminița, ș.a., Platforme integrate pentru afaceri. ERP, Bucuresști, Editura Economică, 2013

Hurbean, Luminița, Fotache Doina, Sisteme informatice integrate pentru gestiunea afacerilor – ERP, București, Editura Economică, 2005

Isaila, Narcisa, Sisteme informatice în mediul de afaceri, București, Editura Pro Universitaria, 2013

Lungu, I , Sabău, G , Velicanu M, ș.a., Sisteme informatice. Analiză, proiectare și implementare, București, Editura Economică, 20013

Mercioiu, Vasile, Bob, Constantin, Dragușin, Mariana, Management Comercial, București, Editura Economică, 1998

Mihăescu, Liviu, Sisteme informaționale și aplicații informatice în administrarea afacerilor, Sibiu, Editura Universității "Lucian Blaga" din Sibiu, 2009

Mureșan, Mihaela, Sisteme informatice de gestiune. Arhitecturi și standarde, București, Editura Pro Universitaria, 2013

Nicolescu, Ovidiu, Verboncu, Ion, Management, București, Editura Economică, 1999

Nicolescu, Ovidiu, Ilieș, Liviu, Sistemul informațional, București, Editura Pro Universitaria, 2011

Nicolescu, Ovidiu (coord.), Sistemul Informațional Managerial al Organizației, Editura Economică, București, 2001

Oprea, Dumitru, Analiza si proiectarea sistemelor informationale economice, Editura Polirom, 1999

 Oprea, Dumitru, Sisteme informaționale pentru afaceri, Iași, Polirom, 2002

Purcărete, Constantin, Sistemul informațional. Economie aplicată, București, Editura Didactică și Pedagogică, 1971

Radu, Ioan,  Informatică managerială, Bucuresti, Editura Economică, 1996

Radu, Ioan, Ursăcescu, Minodora, Vlădeanu, Dorian, Informatică și management: o cale spre performanță, Editura Universitară, 2005

Russu, Corneliu, Management, Bucuresști, Editura Expert, 1996

Russu, Corneliu, Management : concepte, metode, tehnici, Bucuresti, Bucuresti, Editura Expert, 1995

Russu, Corneliu, Organizarea structurală informațională a întreprinderii, București, Editura Politică, 1978

Stanciu, Victoria, Proiectarea sistemelor informatice, București, Editura Dual Tech, 2002

Stepan, Aurel, Bazele Informaticii, Timișoara, Editura Eurostampa, 2000

Stepan, Aurel, Informatică Economică, Timișoara, Editura Eurostampa, 2000

Stepan, Aurel, Sisteme informatice în management și neteconomie: suport de curs, Timișoara, Editura Eurostampa, 2009

Tudor Cătălin, Sisteme informatice integrate pentru domeniul financiar-contabil, București, Editura ASE, 2013

Ursăcescu, Minodora, Economia informației și a cunoștințelor, București, Editura Economică, 2009

Ursăcescu, Minodora, Sisteme informatice, o abordare între clasic și modern, București, Editura Economică, 2002

Voicu, Vasilica, Sisteme informatice cu baze de date în management, București, Editura Pro Universitaria, 2007

Zaharie, Dorin, Sisteme informatice pentru asistarea deciziei, București, Editura Dual Tech, 2002

Zisu, Cătălin, Securitatea sistemelor informațional-decizionale, București, Editura Tritonic, 2007

Zota, Daniel Răzvan ș.a, Bazele tehnologiei informației, București, Editura ASE, 2013

Site-uri Intenet

http://www.charisma.ro/solutii-erp/charisma-erp, accesat la 24.05.2015

http://www.seniorerp.ro/erp, accesat la 24.05.2015

http://www.siveco.ro/ro/solutii/erp, accesat la 24.05.2015

http://www.softretail.ro/softretail/arhitectura-si-componentele-unui-sistem-erp/, accesat la 24.05.2015

http://www.zota.ase.ro/simp/Sistem%20informational.pdf, accesat la 24.05.2015