Sistemul Informational Managerial al Subunitatilor Militare
Capitolul 1
Sistemul informațional managerial al subunitățiilor militare
1.1INFORMAȚIA
1.1 .1 Repere teoretice
Din multitudinea de definiții cu privire la termenul„informație” putem afirma că aceasta reprezintă „o veste, știre care pune pe cineva la curent cu o situație, o lămurire asupra unei persoane sau asupra unui lucru.”
„Informația reprezintă unul dintre cei mai importanți factori în ecuația puterii, ea națională sau a unei alianțe de state grupate în jurul unor interese comune; și acestea datorită faptului că dintre toți factorii de putere informația este cea care se poate transmite cu cea mai mare ușurință și rapiditate, sporindu-i gradul de utilitate în rezolvarea unei anumite situații politice.”
Din punctul de vedere al lui Claude Shannon „informația este ceva care poate fi măsurat și care poate fi codificat și transformat, dar care poate fi conservat prin toate rearanjamentele ordonate …”.
În opinia noastră, informația a devenit un instrument al puterii , tot mai multe organizații, state sau chiar persoane își pot exercita influența în plan politic prin utilizarea informația. Astfel aceasta transformându-se într-o armă ce poate schimba cursul unor acțiuni sau poate influența unele decizii politice. „În orice activitate pot fi identificate schimburi de informații sau legături informaționale care asigură o funcționare normală a întregului organism prin reglarea stărilor și prin menținerea stabilități față de influențele și perturbațiile venite din afară. Cunoașterea factorilor care asigură aceste legături funcționale și reglează activitatea în concordanță cu programul stabilit este legată de înțelegerea noțiunii de informație.”
Informația, prin intermediul mesajului pe care-l poartă, poate declanșa anumite reacții, acestea determinând la rândul lor acțiuni. Un răspuns prompt și operativ la informații, urmat de o analiză și inițiere de măsuri determină o eliminare mai ușoară a factoriilor ce au o influență negativă asupra sistemului. Dar pentru a putea elimina acești factori este foarte foarte importantă existența unei legături comunicaționale între sistemul operațional și cel funcțional al managementului.
Funcționarea optimă a sistemului informațional în cadrul organizației presupune existența unor conexiuni informaționale interne și externe determinate de circuitul informațiilor în sens ascendent și descendent față de sistemul din care face parte. Informația
are un rol indispensabil în cadrul procesului de coordonare a unei acțiuni, asigurând procesul de cunoaștere a fenomenelor, reducând astfel apariția incertitudinii.
1.1.2 Tipologia Informațiilor
Eficiența activității de management este influențatț de caliatea informaților și de operativitatea culegerii, prelucrării, transmiterii și transformării lor în componente care să susțină procesul decizional. Informațiile din cadrul unei organizație pot fi sistematizate și clasificate după mai multe criterii. Sistematizarea informațiilor constă în ordonarea și ușurarea muncii de culegere, prelucrare și punere la dispoziția managerilor aflați pe diferite niveluri ierarhice, pentru utilizarea lor în procesul decizional.
Clasificarea informațiilor din cadrul sistemului informațional militar se poate face după următoarele criterii:
Cunoașterea tipologiilor de informații întâlnite în cadrul structurilor militare are un rol deosebit de important, deoarece fiecare tip de informație prezintă anumite caracteristici referitoare la modul de funcționare a structurii, informații care un rol exponențial și în cadrul procesului decizional. Astfel s-a stabilit niște criterii pentru a stabili dacă informația este utilă sau nu în cadrul procesului de luare a deciziei. Cerințele pe care trebuie să le îndeplinească informația sunt următoarele:
Fig. Cerințele pe care trebuie să le îndeplinească o informație
Este important ca o informație să fie necesară (de a nu se crea un surplus de informații), deoarece scopul acesteia este să aducă date care să contribuie la adoptarea deciziilor, nu să îngreuneze acest proces.
Informațiile trebuie să fie exacte, deoarece existența unei informații ambiguă va duce la apariția unor discrepanțe în modul de adoptare a deciziilor și al transmiterii acestora către nivelul executant.
Autenticitatea informației are un rol foarte important în adoptarea în cadrul procesului decisional, deoarece deciziile trebuie să fie fundamentate pe informații care au o sursă de încredere..
1.1.3 Indici ai calității informație
Considerăm că informația este rezultatul procesului de transformare a datelor obținute în cadrul activităților de conducere și de cerectare. La rândul lor informațiile constituie baza raționamentelor imaginate de mintea umană, în scopul obținerii de noi cunoștințe Pentru ca o informație să influențeze procesul de luare a unei decizii, este foarte important ca aceasta să îndeplinească următorii indici ai calității:
Precizia face referire la cantitatea de informație corectă în raport cu întregul volum de informații dintr-o anumită perioadă de timp. Putem afirma că există un raport proporțional între indicele de precizie și datele din care care se procesează informațiile. Însă obținerea informațiilor dintr-o cantitate mare de date necesită un volum mai mare de procese pentru prelucrare.
Oportunitatea reprezintă utilitatea unei informații îmtr-un anumit moment, legat de desfășurarea în timp a unor fenomene. Astfel în cadrul unei activități umane parametrul timp de răspuns are un rol esențial în cadrul indicelui de oportunitate al informației.
Q
T
Q = Cantitatea de informație;
T = Timpul trecut;
Fig, Graficul persibilității în timp a informațiilor
În acest grafic este reprezentat modul în utilitatea unei informații scade o dată cu trecerea timpului. În cadrul unui sistem informațional, informațiile au un rol foarte important în momentul în care apar în acest sistem, deoarece aduc elemente noi care pot ajuta procesului decizional, dar aceste informații își pierd din valoare o dată cu apariția altor informații.
Relevanța este parametrul calității informației de a furniza acele cunoștințe ce sunt indispensabile pentru luarea deciziilor.
Completitudinea este indicele calității ce exprimă necesitatea de a dispune de un număr cât mai mare de informații sau chiar de totalitatea informațiilor specifice unui domeniu al activității umane. Nu doar existența informațiilor are importanță ci și disponibilitatea pentru procesele de prelucrare și interpretare
Consistența exprimă proprietatea informației de a fi suficient de elaborată și integratoare pentru a furniza cât mai multe cunoștințe
Cel din urmă indice al calității, utilitatea exprimă proprietatea informației de a avea esență, un conținut care să fie benefic procesului decizional.
Fără a intra în conținutul lor, putem sublinia concluzia comună la care au ajuns specialiștii, conform căreia „informațiile au valoare și generează eficiență la un nivel care depinde de complexitatea și caracterul concurențial al mediului implicat”.
1.1.4 Rolul informației în cadrul procesului decizional militar
În zilele noastre informația joacă un rol vital, în toate domenile, fie că vorbim de politic, social sau economic, informația este cea care conduce organizațiile spre progres și dezvoltare. În cadrul domeniului militar informația are un rol esențial, având în vedere extinderea spațiului în care se duc confruntările militare și a dezvoltării tehnicii și tehnologiei utilizate. Pentru succesul misiunilor pe care le execută, comandanții trebuie să cunoască în permaneneță situația trupelor proprii și cursul de acțiune al adversarului, deci e nevoie de de informații clare și oportune care să asigure surprinderea strategică a adversarului.
În domeniul militar datele și informațiile sunt abordate din perspectiva structurilor de cercetare, acestea având un rol esențial în realizarea unei pregătiri temeinice a cursului de purtare a acțiunilor. Cu toate acestea putem afirma că informația nu prezintă rezultatul unui singur compartiment specializat în culegerea de informații, fiind atributul mai multor compartimente care se ocupă inclusiv de colectarea și procesarea acestora. Întreg acest sistem fiind condus de comandant, la care ajunge și rezultatul acestui sistem – informația. Informație care devine un pilon esențial în cadrul procesului de adoptare a deciziilor, proces ce este unul dintre îndatoririle comandantului.
Având în vedere rolul informației în mediul militar, aceasta poate fi clasificată în trei categorii:
Informații strategice;
Informații operative;
Informații tactice;
Informațiile strategice sunt de regulă asemănătoare cu cele de ordin politico-militar și devin un subiect de analiză al structurilor de conducere de nivel înalt Presedenție, Parlament, Consiliul Suprem de Apărare al țării, Ministerul Apărării Naționale.
Informația operativă este necesară în cadrul procesului de planificare, pregătire și conducere al operațiilor, fiind rezultatul unui ciclu informațional rezultat în urma acțiunilor întreprinse de comandamentele marilor unități, care utilizează informații obținute prin mijloace proprii sau primite de la eșalonul superior. Acest tip de informație este indispensabil pentru planificarea operațiilor, iar obținerea ei presipune dispunerea la o organizare care să extindă aria de interes.
Informația operativă este o prezentare a factorilor vulnerabili ai adversarului, realizândus-se o culegere de date care ajuta la proiectare unui curs de acțiune care să realizeze surprindere, dar și superioaritate făță de inamic. Acest tip de informație militară trebuie să furnizeze indicasții esențiale referitoare la posibilele acte ostile din partea inamicului, realizându-se o prelucrare a datelor referitoare la calitatea și cantitatea forțelor deținute de adversar. În urma acestei informări comandantul își poate actualiza informațiile referitoare la inamic, putând da curs planificării și pregătirii operațiunilor.
Acest tip de informație prezintă și unele sincope , deoarece inamicul poate foarte ușor să falsifice datele care vor fi ulterior transformate în informație, deci putem afirma că uneori pentru un comandant de la nivelul operativ este riscant să utilizeze informațiile operative. Falsificarea acestor date atrage după sine efecte nefaste la nivelul tactic, în timp ce informația operativă poate să lupte cu capcanele bine planificate, întinse de inamic.
Informația tactică este cel mai dinamic mediu al informației militare, raportându-ne la elementele vitale în cadrul acțiunilor militare: timp, spațiu și cantitate. Acest tip de informație devine indispensabil în cadrul nivelului tactic al acțiunilor militare moderne, a căror ritm de derulare al evenimentelor este foarte rapid, iar o informație de calitate poate schimba deznodământul acțiunii. În cadrul acestei situații ciclul informațional trebuie sa fie foarte restrains, raportat la factorul timp, deoarece pentru a se realiza dinamicitatea acțiunilor e nevoie de informații clare care să ajungă într-un timp foarte scurt către destinatari.
Teoreticienii militari din trecut au perceput rolul informației în funcție de nivelul de cunoaștere la care ase afla omenirea, dar în cadrul războiului modern supremația infornațională poate decide soarta unei lupte înainte de începerea acesteia. Practic cei care vor deține cele mai avansate tehnologii de culegere și procesare a datelor, vor fi cei care vor realiza superioritatea strategic asupra adversarului, dominând și cânpul de luptă.
1.2 SISTEMUL INFORMAȚIONAL MANAGERIAL
1.2.1 Repere teoretice
„Sistemul informațional managerial reprezintă un ansamblu de fluxuri și circuite informaționale organizate într-o concepție unitară, utilizând metode, proceduri, resurse umane și materiale, pentru selectarea, înregistrarea, prelucrarea, stocarea și transmiterea datelor și informațiilor, prin intermediul cărora se asigură interconexiunile informaționale dintre sistemul de conducere și sistemul condus.”
Unul dintre cele mai importante concepte utilizate în cadrul teoriei generale a sistemelor este termenul de sistem. În încercarea de realizare a unei caracterizări a sistemelor, Ludwig von Bertalanffy utilizează următoarele criterii: integralitate, mecanicitate, organizare ierarhică și centralizare.
Literatura de specialitate definește sistemul ca „un complex de elemente structurate, interdependente și interconectate, constituind un ansamblu unitar care funcționează într-un mediu dat, în vederea îndeplinirii unui scop determinat.
Unul dintre scopurile principale ale sistemului informațional al structurilor militare este de a facilita în condiții de siguranță maximă, transmiterea informațiilor necesare structurilor dezionale pentru a cunoaște stadiul și calitatea îndeplinirii misiunilor și obiectivelor ce au fost încredințate subunităților militare.
În cadrul organizației militare sistemul informațional presupune folosirea metodelor moderne de calcul, programarea, optimizarea proceselor de conducere și elaborarea de metode previzionale, precum și tipizarea unor documente la nivelul comandamentului. El reprezintă conexiunea dintre sistemul de conducere și sistemul de execuție.
Scopul principal al sistemului informațional militar este acela de a asigura informații autentice și precise, care să ajute organelor de conducere în cadrul informării operative referitoare la stadiul îndeplinirii misiunilor revenite structurilor subordonate.
Sistemul informatic se rezumă la culegerea, transmiterea și prelucrarea cu mijloace automatizate a informațiilor. Acesta este o parte a sistemului informațional, chiar dacă suportul sistemului informatic este oferit de informatică. Deși din punctul de vedere al cantității de informație, sistemul informatic este inferior celui informațional, pe plan calitativ cel informatic este superior celui informațional.
Sistemul informatic este o componentă a sistemului informațional, însă nu trebuie ca acesta să fie confundat sau suprapus cu cel din urmă. În general sistemul informatic realizează legătura între sistemul decizional și cel operațional.
Fiind o componentă a sistemului informațional, putem afirma că sistemul informatic este subordonat procesului decizional, obictivul sistemului informatic fiind subordonat obiectivului principal al nivelului ierarhic care adoptă decizia. Astfel rolul sistemului informatic este asigurarea de informații reale și în timp optim, necesare procesului decizional.( Anexa nr.1)
Sistemul informatic are următoarele componente:
Resursele umane sunt persoanele care beneficiază de acest sistem, cât și specialiștii care operează sistemul informatic;
Echipamente hardware pentru prelucrarea datelor;
Programele software folosite pentru atingerea obictivelor acestui sistem
1.2.2 Componentele sistemului informațional managerial
Elementele componente ale sistemului informațional în cadrul figurii de mai jos.
Sistemul Informațional Managerial
Fig.2 Componentele Sistemului Informațional Managerial
Datele și informațiile sunt componentele primare ale sistemului informațional. Cum despre informație am realizat o descrie amplă în cadrul capitolului anterior, voi realiza o scurtă abordare a termenului „dată”.
În opinia multor specialiști, data reprezintă o descriere cifrică a unui fenomen, proces, eveniment sau acțiune ce are loc în cadrul unei organizații sau în interiorul acesteia. Este constituită dintr-o grupare de simboluri ce respectă o structură prestabilită, grupare ce a fost înregistrată pe un suport material și poate fi supusă prelucrării manuale, mecanice sau electronice.
De cele mai multe ori datele sunt rezulatul unor măsurători, devenind baza pentru dezvoltarea unor imagini grafice. Însă pentru ca datele să fie transformate în informații acestea trebuie să fie prelucrate în concordanță cu cerințele sistemului informațional, acest lucru presupune implementarea proceselor de culegere a datelor de la surse, prelucrarea acetora și transmiterea rezultatelor către solicitanți. Având în vedere cele specificate putem concluziona faptul că data rconstituie componenta primară a sistemului informațional, fiind cea care generează complexul proces de adoptare a deciziilor.
Rolul circuitelor informaționale este de a crea căi prin care datele și informațiile să ajungă la beneficiarul informațiilor. În alte cuvinte putem afirma că „prin circuit informațional desemnăm traiectul pe care îl parcurge o informație sau o categorie de informații între emițător și destinatar”.
Fluxul informațional reprezintă cantitatea de informații care circulă între emițător și destinatar. Acesta este caracterizat de următorii parametrii: conínut, sens, lungime, frecvență, viteză, fiabilitate și cost.
Unul dintre atributele definitorii ale fluxului informațional este circulația neîntreruptă a datelor, care o dată culese sunt transmise cu cea mai mare viteză și fără opriri, până la destinație. Fiind o parte a sistemului informațional, fluxul informațional permite atingerea obiectivului spre care tinde sistemul. Astfel studierea acestor fluxuri devine un lucru esențial pentru a cunoaște originea informațiilor și modul în care acestea sunt transmise, a înțelege utilitatea lor în cadrul procesului de luare a deciziilor. Analiza acestor fluxuri informaționale duce și la înlăturarea unor paradigme ce împedica transmiterea eficientă a datelor.
Circulația informațiilor reprezintă parcurgerea tuturor operațiilor din momentul generării datelor până în momentul declanșării unei acțiuni. Având în vedere că mesajul informațional este definit de mulțimea informațiilor transmise simultan de la sursă la receptor prin intermediul unui canal, putem afirma că circuitul informațional reprezintă o succesiune de mesaje interpendente, transmise prin canale între surse și receptori.
Circuitele informaționale pot fi închise și deschise.
În cadrul circuitelor informațional închise, elementele de execuție ale circuitului transmit informații de stare către organele de conducere. Acestea din urmă în urma analizei și prelucării informațiilor, iau anumite decizii care se vor transforma în informații de comandă ce vor ajunge la organele de execuție. În acest caz întâlnim un circuit cu conexiune inversă întâlni deseori în cadrul sistemelor cu autoreglare. În figura următoare este reprezentat un astfel de circuit informațional închis și modul în care informațiile de stare sunt transformate în informații de comandă.
Informații de comandă ACȚIUNE
MISIUNE Informații de stare
Fig. Circuitul informațional închis
Cazul circuitelor informaționale deschise este diferit față de cele închise, deoarece informația circulă într-un singur sens, neexistând o informație de răspuns care să realizeze o conexiune inversă între nivelul de execuție și nivelul de decizie. Un astfel de circuit este întâlnit în cadrul organizațiilor în care deciziile sunt transmise eșaloanelor inferioare, dar care nu sunt însoțite de informații referitoare la termene, modalități de execuție și conținutul rapoartelor.
DESTINATARI
Distribuție
SURSĂ DE INFORMAȚII
Fig. Circuitul informațional deschis
Rețeaua informațională este reprezentată de ansamblul schimburilor de informații care au loc între organele decizionale și organele subordonate acestora, dar și legăturile care se stabilesc între aceste nivele ierarhice. Prezența rețelelor informaționale garanteazî îndeplinirea sarcinilor și se realizează un echilibru între activitatea de conducere și activitatea de execuție.
Din punctul de vedere al structurii există două tipuri de rețele informaționale: centralizate și descentralizate.
Rețelele informaționale centralizate sunt caracterizate de faptul că toate căile de comunicare dintre membrii sistemului informațional, trec printr-un punct central, acesta devenind punctual de comandă al eșalonului decisional. Acest tip de rețea informațională este specifică domeniului militar, deoarece dă o mare stabilitate sistemului informațional.
În cadrul rețelelor informaționale descentralizate niciun element component nu are o poziție centrală. Un exemplu pentru acest tip de rețea prezent în cadrul organizației militare poate fi considerat schimbul de informații dintre două compartimente ale unui organ de conducere.
Procedurile și procesele informaționale reprezintă ansamblul elementelor prin care se stabilesc modalitățile de culegere, înregistrare și prelucrare a informațiilor. Prin intermediul procedurilor informaționale se stabilesc: suporții de informații, mijloacele utilizate pentru a culege, înregistra și prelucra informațiile, succesiunea tratării informațiilor și operațiilor pecare le suportă, formulele de calcul utilizate.
Procedurile informaționale din cadrul organizațiilor posedă un set de calități care le conferă o importanță decisivă în cadrul sistemului informațional. Caracteristicile procedurilor informaționale sunt:
Fig. Caracteristicile procedurilor informaționale
O altă caracteristică specifică procedurilor informaționale este caracterul lor detaliat. Prin intermediul procedurilor informaționale se stabilesc suporții de informații utilizați, acești suporți fiind folosiți pentru consemnarea informațiilor și a caracteristicilor lor. Cu ajutorul procedurilor informaționale se prevăd și mijloacele pentru a culege, înregistra, transmite, prelucra și arhiva informațiile.
„Procedurilor informaționale moderne le este propriu și un grad ridicat de formalizare. Un accent deosebit acordându-se codificării, tipizării și standardizării informațiilor și situațiilor informaționale, astfel încât să se faciliteze integrarea lor pe verticala sistemului.”
Mijloacele de tratare a informațiilor reprezintă în cadrul sistemului informațional, mijloacele de culegere, înregistrare, prelucrare și înregistrare a informațiilor, reprezentând suportul tehnic al sistemului. Performanțele tehnice și funcționale ale mijloacelor de trare a informațiilor condiționează în mare măsură performanțele sistemului informațional.
În cadrul organizațiilor contemporane întâlnim o gamă largă de mijloace de tratare a informațiilor, care în funcție de performanțele tehnice și de gradul de intervenție a canalului se împart în următoarele categorii:
manuale
În această categorie putem include instrumentele clasice (stilou, creion), mașină de dactilografiat. Aceste instrumente sunt caracterizate de o viteză redusă de tratare a informațiilor, posibilități de programare foarte reduse sau absente, absența memoriei interne sau dețin o memorie limitată.
2.mecanizate
Acest tip de mijloace de tratare a informațiilor este caracterizat de existența unei memorii interne limitate, o viteză de prelucrare mai mare decât la cele manuale, dar totuși redusă, imposibilitatea utilizării de modele complexe cu un număr mare de variabile.
3.automatizate
Sunt mijloacele de tratare a informațiilor care dețin posibilități de stocare a datelor în memorii auxiliare nelimitate, au o viteză de prelucrare foarte mare, posibilități deutilizare a unor modele complexe, cu un număr mare de variabile, acest tip de mijloace de prelucrare oferă și o siguranță în calcule.
Având în vedere elementele de bază ale sistemului informațional și analizând și părerea specialiștilor în domeniu, putem afirma că materia prima a managementului o reprezintă informația, aceasta fiind și obiectul muncii managerului. Astfel pentru a avea rezultate bune în acțiunile pe care le întreprindem avem nevoie de informații ample, rapide și de un sistem informațional performant care să ne permită elaborarea unei decizii eficiente.
1.2.3 Funcțiile sistemului informațional managerial
Sistemul informațional- managerial îndeplinește comulativ patru funcții.
.
Fig. Funcțiile Sistemului informațional- managerial
Funcția decizională exprimă importanța sistemului informațional de a asigura informațiile necesare în cadrul procesului de luare a deciziilor. Putem afirma că deciziile sunt rezultatul unui șir de procese ce crupinde culegerea, înregistrarea și trasnmiterea informațiilor. Condițiile minime pentru fundamentarea și implementarea unor decizii eficiente sunt informațiile, fluxurile informaționale și circuitele informaționale. Fără unul dintre aceste elemente sistemul informațional nu ar mai fi operabil, iar procesul de luare a deciziilor ar avea de suferit.
Funcția de documentare a sistemului informațional exprimă capacitatea lui de a prelucra și înregistra informații necesare perfecționării cunoștințelor personalului și a modului de acțiunea a acestuia.
Prin intermediul funcției operaționale a sistemului informațional se asigură operaționalizarea deciziilor luate, și implicit atingerea obiectivelor stabilite în cadrul organizației. Un rol important în cadrul acestei funcții îl au ansamblul circuitelor și fluxurilor informaționale, deoarece acestea contribuie atât la înțelegerea deciziilor adoptate, cât și la transmiterea și adoptarea acestora.
Funcția educațională îndeplinește rolul de asigurare cu informații ce au un caracter informativ, prin a căror utilizare se determină o dezvoltare a gradului de adaptare a membrilor organizației la tehnicile specifice de îndeplinire a obiectivelor propuse.
1.2.4 Rolul sistemului informațional în cadrul organizației militare
Sistemul informațional reprezintă componenta managementului care are ca principal rol colectarea, prelucrarea, stocarea, afișarea, distribuirea și acționarea în conformitate cu informațiile obținute. Astfel sistemul informațional devine o structură care facilitează procesel Statului major, ajutând la elaborarea deciziilor și la sincronizarea acțiunilor întreprinse de forțele proprii. Putem afirma că sistemul informațional este una dintre cele mai importante elemente ale managemnetului organizației militare, fiind o componentă indispensabilă în cadrul procesului de conducere a unei unități sau subunități militare.
Procesul de conducere este sistemul fundamental al unei structuri militare, deoarece acest sistem asigură conducerea acțiunilor și activităților întreprinse de subunitățile militare. Componentele sistemului de conducere sunt subsistemul decizional, operațional, informațional, logistic, de securitate.
Astfel putem afirma că rolul sistemului informațional este de a oferi eșalonului de conducere, informațiile prin intermediul cărora se planifică activitatea și se realizează conducerea eficientă a structurilor militare. Aceste informații sunt extrem de importante deoarece cu ajutorul lor se planifică activitățile de pregătire. Se previzionează obiective, se realizează o organizare rațională a structurilor și se realizează antrenarea subordonaților.
Având în vedere rolul sistemului informațional în cadrul structurilor militare putem afirma că acest sistem este un instrument prin intermediul căruia comandantul are acces la o prezentare a situației în care se află subunitățile pe care le conduce. Această descriere a situației pune accentul pe aspectele pozitive dar și negative din cadrul activității subunităților, astfel putându-se realiza o corectare a aspectelor negative ce stau în calea bunei funcționări a organizației.
Pentru a se realiza o perfecționare și o îmbunătătțire a sistemului informațional al subunităților militare, este esențială implementarea unui sistem informatic care să satisfacă cerințele informaționale ale instituțiilor de apărare.
Pentru a realiza o conducere eficientă a acțiunilor subunităților militare, corelată cu existența unei organizări raționale a sistemului informațional care să asigure fluxul de informații referitoare la starea trupelor proprii în cadrul acțiunilot pe care le întreprind, trebuie implementate următoarele cerințe ale sitemului informațional:
să asigure informațiile utile fiecărui nivel de conducere, astfel sistemul informațional trebuie să fie organizat pe eșaloane ierarhice, eșalonul inferior fiind subordonat eșalonului superior;
să existe o bază de date , care să asigure eliminarea circulației informației redudante, și să se realizeze un flux de informații noi care să completeze cerințele organizației;
să asigure oportunitatea furnizării informației, pentru a se lua deciziile într-un timp care să permită îndeplinirea misiunilor;
să se asigure circulația de informații pe canalul cel mai scurt , evitându-se trimiterea acestora către receptori care nu au neoie de ele;
să se asigure tipizarea purtătorilor de informații, pentru a se realiza stabilitatea fluxului informațional;
1.2.5 Parametrii și deficiențe ale funcționării sistemului informațional militar
Pentru ca sistemul informațional să fie unul eficient acesta trebuie să îndeplinească următoarele criterii:
1. Subordonarea conceperii funcționării sistemului informațional cerințelor managementului organizației – componentele sistemului informațional trebuie proiectate astfel încât să servească managementului, pentru a aduce beneficii procesului de elaborare a deciziilor.
2. Interdependența sistemului informațional cu sistemul decizional și cu sistemul metodologic – toate componentele sistemului informațional trebuie să fie proiectate ținându-se seama de faptul că ele vor servi procesului de luare a deciziilor și că trebuie să aplicării metodelor și tehnicilor de management.
3. Unitatea metodologică a tratării informațiilor – presupune existența unei concepții unitare a modului de culegere și prelucrare a informațiilor, pentru a se facilita schimbul de informații.
4. Concentrarea asupra abaterilor esențiale – acest principiu face referire la faptul că trebuie să existe o selecție a informațiilor transmise, astfel încât receptorul să primească doar informațiile de care are nevoie.
5. Asigurarea unui timp corespunzător de reacție centrelor de decizie și de acțiune – presupune permiterea fiecărui centru de decizie să prelucreze și să folosească informațiile.
6. Asigurarea de maximum de informații finale din informații primare – informațiile trebuie să fie supuse unei prelucrări complexe pentru a fi exploatate cât mai bine pentru activitățile organizației.
7. Asigurarea flexibilității sistemului informațional – sistemul informațional trebuie adaptat permanent la schimbările din mediul intern și mediul extern organizației.
8. Eficiența sistemului informaționa – sistemul informațional trebuie să fie unul eficient, astfel încât efectele prin menținerea acestuia să fie mai mari decât eforturile de funcționare ale acestuia.
În cadrul organizațiilor apar unele deficiențe de funcționare care înlesnesc funcționarea optimă a sistemului informațional. Aceste deficiențe sunt datorate unor erori de concepere sau funcționare a sistemului. Deficiențele care opturează activitatea sistemului informațional sunt: distorsiunea, filtrajul, redunanța, scurtcircuitarea și supraîncărcarea canalelor de comunicații.
Distorsiunea reprezintă modificarea neintenționată a conținutului unei informații pe parcursul proceselor de culegere și transmitere a acesteia. Cauzele care conduc la apariția acestei deficiențe sunt următoarele:
Folosirea unor suporți informaționali neconformi;
Diferențele de pregătire a personalului angrenat în vehicularea informațiilor;
Folosirea unor mijloace necorespunzătoare pentru procesele de culegere, prelucrare și transmitere a informațiilor;
Apariția acestei disfuncții în cadrul funcționării sistemului informațional are efecte nefavorabile asupra procesului de adoptare a deciziilor în cadrul organizației.
Filtrajul reprezintă modificarea intenționată a conținutului informațiilor pe parcursul proceselor la care sunt supuse informațiile în cadrul sistemului informațional. Această modificare este făcută de către o persoană a cărui scop este ca beneficiarul să primească o informație schimbată, pentru a afecta procesul de luare a deciziei.
Redunanța constă în culegerea, prelucrarea și transmiterea repetată a informațiilor. Principalele cauze care duc la apariția fenomenului de redunanță
lipsa de coordonare între membrii organizației;
tendința de supradimensionare a unor structuri din cadrul organizației;
nerespectarea unității de decizie ;
Scurcircuitarea constă în „eliminarea din cadrul circuitelor informaționale a unor persoane sau subdiviziiuni organizatorice”. Cauzele care duc la apariția acestei deficiențe sunt:
nevoia de a ascunde anumite probleme;
dorința de a scurta circuitele informaționale;
Supraîncărcarea canalelor de comunicații reprezintă fenomenul de apariție a unor informații inutile care încetinesc procesele de culegere, prelucrare și transmitere a informațiilor. Cauzele acestei disfuncții sunt:
redunanța;
un sistem informațional defectuos;
pregătirea insuficientă a managerilor;
Aceste cauze duc la un consum nejustificat de timp de muncă, costuriridicate și apariția ineficienței în activitățile intreprinse în cadrul organizației.
Capitolul 2
Rolul comunicării organizaționale în cadrul sistemului informațional
2.1 COMUNICAREA ORGANIZAȚIONALĂ
2.1.1 Definirea conceptului de comunicare organizațională
Comunicarea este procesul de transmitere, recepționare a mesajelor orale, scrise sau de altă natură, prin intermediul cărora o persoană sau un grup uman primesc informații referitoare la un domeniu al realității înconjurătoare.
Putem afirma că procesul de comunicare este o nevoie fundamentală, la fel ca aceea de a mânca sau a bea. Acesta este factorul principal care influențează relațiile cu cei din jur. Fără o bună comunicare cumulată cu o lipsă de respect față de ceilalți, relațiile interpersonale sunt compromise.
Având în vedere importanța procesului de comunicare în viața oameniilor, comunicarea are două obiective fundamentale:
Să aducă la cunoștința celor interesați informațiile de care au neoie pentr a-și putea îndeplini sarcinile asumate;
Să convingă pe destinatarul informațiilor despre necesitatea îndeplinirii acțiunilor asumate;
Comunicarea organizațională este una profesională și este condiționată de capacitatea de comunicare a oamenilor. Organizația este un univers comunicațional, influențat de modul cum este organizată comunicarea, dar și de conținutul acesteia. Procesele de comunicare care au loc în organizație se caracterizează prin următoarele aspecte:
a). Comunicarea este cea care susține funcționalitatea organizației, fiind pilonul prin intermediul căruia oamenii își satisfac unele necesități, dar își îndeplinesc și obiectivele cu ajutorul cooperării și al procesului de comunicare;
b). În cadrul organizației, comunicarea trebuie să fie structurată pe rețele de statusuri și roluri, structuri care ajută la direcționarea activității;
c). Procesul de comunicare influențează organizația, deoarece comunicarea influnțează activitatea oamenilor, care la rândul lor influențează activitatea organizației
d). Comunicarea din cadrul organizației este profesională, destingându-se de celelalte tipuri de comunicare existente în afara organizației.;
e). Fiecare organizație are un tip unic de comunicare determinat de factori sociali, de capacitățile de procesare a informațiilor și de metodelor de transmitere a acestora, dar și de spațiile existente pentru realizarea bazelor de date;
f). Un rol fundamental în succesul procesului de comunicare în cadrul organizației îl are managerul, deoarece acesta selectează canalele de comunicare în funțcie de importanța mesajului, dar și pentru a se realiza înțelegerea informațiilor cu reapiditate.
2.1.2 Bariere comunicaționale în cadrul organizațiilor
În cadrul de procesului de comunicare organizațională intervin unele bariere comunicaționale, care împiedică transmiterea și înțelegerea informațiilor, deci putem afirma că aceste deficiențe afectează și procesul decizional. În organizație întâlnim trei categorii de bariere comunnicaționale:
de receptare, reprezentate prin intermediul stimulilor din mediu, în atitudinile și valorile receptorului, dar și așteptările acestuia;
barierele de înțelegere, sunt deficiențele legate de incapacitatea destinaturului de a recepționa mesajul, din cauza problemelor legate de limba utilizată și a distanței de comunicare ;
de acceptare reprezentând prejudecățile și problemele dintre emițătorul și receptorul mesajului;
Aspectele negative cele mai cunoscute, care baraje în calea comunicării sunt: supraîncărcarea cu informație, distorsionarea mesajului și feedback-ul incomplet. Aceste bariere comunicaționale duc la apariția lipsei de comunicare dintre membri, scăderea perfomanțelor personale, implicit a performanțelor organizației, scăderea eficienței și apariția conflictelor interpersonale.
Pentru a se elimina sau reduce efectul acetor bariere comunicaționale, este nevoie ca acțiunile și schimburile de informații întreprinse de emițător și receptor să fie foarte bine definite.
Barierele de comunicare din cadrul organizațiilor apar și din cauza problemelor de gestionare a procesului de comunicare.Gestionarea procesului de comunicare reprezintă administrarea fluxurilor informaționale având ca suport structura ierarhică a organizației, totodată acest proces de gestionare cuprinde și administrarea relațiilor informaționale dintre organizație și partenerii din mediul extern.
Pentru a se evita apariția crizelor de gestionare a procesului de comunicare organizațională este importantă respectarea următoarelor cerințe:
Să se evite apariția atitudinilor pasive din partea membrilor și să se dezvolte atașamentul personalului pentru buna funcționare a organizației;
Stimularea interesului personalului spre inovare ;
În cadrul organizației trebuie să existe o evaluare corectă a activităților membrilor cu funcții decizionale, astfel încât această evaluare să nu afecteze procesul de luare a deciziei
Acțiunile menite să perturbe activitatea organizație, dar și procesul de comunicare, trebuie ținute sub strictă supraveghere pentru a se evita apariția unor discrepanțe în buna funcționare a organizației;
Existența unui proces continuu de dezvoltare a interesului personalului pnetru sporirea competenței de comunicare;
Punerea în practică a acestor cerințe duce la apariția unor statusuri și roluri bine definite, la dispariția deficiențelor care stopează fluxul informațional, o bună coeziune între membrii organizației, toate însumate ducând la o eficientizare a procesului de management al organizației.
2.1.3. Tipologia comunicării organizaționale
1). Comunicarea internă
Acest tip de comunicare face referire la schimburile de mesaje care au loc în cadrul organizației, atât pe verticală cât și pe orizontală. Comunicarea internă este de două tipuri : comunicarea formală atunci când mesajele sunt transmise pe canale prestabilite și comunicarea informală, atunci când mesajele sunt transmise pe canale ce nu respect relațiile de subordonare.
Comunicarea formală
Canale formale de comunicare sunt create prin stabilirea unui sistem formal de responsabilități care respectă o structură ierarhică a organizației. Rolul acestor canale de comunicare este de a permite transferul de mesaje și informații între niveluri (pe verticală) și departamente (pe orizontală).
În cadrul organizației, direcțiile formale de comunicare respectă cu fidelitate relațiile stabilite, comunicarea desfășurându-se pe trei direcții principale: descendentă, ascendentă și pe orizontală. Aceste direcții de comunicare fiind varianta ideală de comunicare, deoarece în cadrul organizațiilor actuale aflate într-un continuu preoces de schimbare și de adaptare la cerințele actuale, comunicarea pe orizontală lipșeste sau este foarte lentă.
Comunicarea descendentă eeste întâlnită în cadrul organizațiilor în care predomină relațiile ierarhice între șefi și subordonații lor, informațiile transmise prin intermediul acesteia referinduu-se la o gamă largă de subiecte din sfera procesului decizional- decizii, instrucțiuni, ordine, trasarea de sarcini. Această direcție de comunicare este întâlnită preponderent în cadrul structurilor în care este practicat un stil de conducere autoritar, puternic centralizat, acest stil de comunicare fiind fiind foarte rar întâlnit în cadrul organizațiilor în care predomină un stil de conducere democratic.
Putem afirma că în multe organizații, această direcție de comunicare este incompatibilă datorită aglomerării excesive a mesajelor transmise subordonaților, determinând supunerea acestora la un „bombardament” comunicațional, căruia cu greu îi pot face față..
Comunicarea ascendentă este caracteristică organizațiilor în care predomină relațile de tip ierarhic între conducători și subordonați, mesajele transmise prin cadrul acestei direcții de comunicare constând în rapoarte, informări, cereri. Pentru a se realiza o coordonare eficentă a activităților organizației este foarte important ca fluxurile ascendente și cele descendente să fie echilibrate din punctul de vedere al fluxului informațional transmis. În cadrul organizațiilor comunicările ascendente sunt foarte importante pentru fundamentarea deciziilor conducerii și pentru informarea conducătorilor în privința transpunerii în fapte a deciziilor lor.
Comunicare orizontală este cea care se realizează între persoane aflate la același nivel ierarhic, în scopul cooperării și al coordonării activităților pentru îndeplinirea unor obiective comune. Deși comunicarea orizontală nu este influențată de relațiile ierarhice, aceasta îndeplinește un rol foarte important în cadrul organizației, influențând funcționarea corespunzătoare a structurii organizatorice.
Comunicarea informală
Poate fi definită drept schimbul de informații care are loc în afara canalelor de comunicare oficiale. Această metodă de comunicare se desfășoară prin intermediul canalelor create spontan. Acestea apar și există în mod necontrolat, se modifică permanent și se întâlnesc la toate nivelurile. În cadrul comunicării informale sunt incluse zvonurile și bârfele, fiind cauzată de lipsa de informații sau de frânturi de informații, comunicarea informlăl încercând să elimine nesiguranța sau anxietatea unor persoane.
Comunicarea informală oferă un dublu avantaj: în primul rând are o valoare utilitară pentru organizație, contribuind la fluidizarea contactelor între membri, în al doilea rând are un rol terapeutic, membrul organizației va căuta informația de care are nevoie acolo unde știe că o poate găsi fără a mai apela la căile formale.
Pentru o mai bună funcționare a organizației, trebuie să existe atât comunicare formală cât și cea informal. Încurajarea comunicării informale o poate trasnforma într-o sursă de inovație pentru comunicarea formală, un avantaj în momente de restructurare a organizației.
2). Comunicarea externă
De cele mai multe ori comunicarea externă este este confundată cu cea de tip managerial, managerul fiind considerat legătura dintre organizație și mediul extern. Putem considera că managerul este un purtător de imagine al organizației, această titulatura fiind una oficială, deoarece el are un rol și un status bine definit.
Comunicarea externă poate fi clasificată în trei tipuri:
Comunicarea externă operațională se referă la tipul de comunicare care are loc între unele persoane din organizație cu alte persone din mediul extern organizației. Acești angajați devin niște reprezentanți ai organizației, transmițând o anumită imagine și anumite mesaje din interiorul organizației, și au în același timp obligația să aducă informații pe care le transmit organizației.
Comunicarea externă strategică este întâlnită în două forme de bază: dezvoltarea de relații de comunicare cu mediul extern și previzionarea schimbărilor care se produc în afara organizației și care pot adduce modificări în carul activității acesteia. Procesele de obseravare a mediului extern și previzionarea evoluției acestuia se realizează prin intermediul unor membri ai organizație, a căror rolul este de a culege informații strategice. Acest tip de comunicare este cel mai des întâlnit în cadrul proceselor de observare a activităților organizaților concurente, dar și în prevuziunarea unor factori de natura economică sau socială care pot afecta activitatea normală a organizației.
Comunicarea externă de promovare reprezintă procesul de promovare a produselor sau serviciilor oferite de către organizație. Această activitate nu mai este întreprinsă de anumiți membri desemnați în cadrul organizației, activitățile de promovare fiind realizate de către organizație ca instituție.
2.1.4 Comunicarea organizațională în cadrul structurilor militare
Organizația militară este una dintre instituțțile organismului social destinate să acționeze în situații de criză. Pentru îndeplinirea misiunilor încredintanțe, dar și pe timpul activităților de instruire comunicarea îndeplinește un rol esențial. Pe parcursul acestor activități este necesară existența unei comunicări cu intensitate deosebită, cadrele militare din funcțiile de comducere consumând cea mai mare parte din activitatea lor, comunicând cu cei afți în subordine. Însă pentru îndeplinirea acțiunilor asumate, este nevoie de un lider militar foarte bine informat și capabil să transmită informațiile clar și în timpul cel mai scurt. Liderul militar trebuie să posede și calitatatea de a transforma comunicare într-un factor motivațional pentru subordonații săi, practic folosindu-se de instrumentele comunicării liderul militar trebuie să-și motiveze subordonații să-l urmeze în îndeplinirea misiunilor.
Comunicarea este pentru liderul militar un instrument care îi permite acestuia să realizeze feed-back-ul, prin intermediul căruia liderul evaluează modul în care subordonații au înțeles ordinele.
Organizația militară are o structură ierarhică foarte bine definită, în care se respectă gradele militare și funcțiile. O astfel de structură ierarhică întâlnim și în cadrul comunicării organizaționale, unde liderul militar care transmite ordine subordonațiilor devine la rândul său subordonat pentru nivelul superior.
Liderul militar este pilonul principal în cadrul circuitului informațional din cadrul organizației militare, de aceea competența comunicațională trebuie să fie una dintre competențele de bază ale sale. Pentru a reuși o conducere eficientă, el trebuie să înțeleagă și să folosească eficient limbajul verbal, cât și cel nonverbal.
În cadrul acțiunilor intrprinse de organizația militară apar următoarele situații comunicaționale:
Comunicarea pe timpul studierii situației, în scopul luării deciziei.
Procesul de luare a deciziei presupune o anumită pregătire, constând în acumularea unui volum mare de informații necesare adoptării deciziei. Aceste informații pot fi furnizate de către structurile care efectueză cercetarea terenului, pot fi furnizate de către arhive sau prin solicitarea de la eșaloanele superioare. Având în vedere mediile care furnizează informațiile necesare elaborării deciziei, putem afirma că în cadrul procesului de luare a deciziei intervin aproape toate nivelele de conducere.
Un distinct al acestei situații comunicaționale este faptul că în cadrul procesului decizional se asigură un flux continuu de informații, iar aceste date sunt prezentate imediat subordonaților în format scris sau verbal.
Brainstorming-ul
Este reprezentat de întâlnirile la care iau parte specialiști ai domeniilor de activitate și se adoptă atunci când comandantul militar obervă o lipsă de idei inovatoare. Acest tip de intercomunicare este întâlnit mai ales în cadrul organizațiilor unde comandantul adoptă un stil de conducere democratic, dar datorită abundenției reglementărilor și a respectului pentru grade și funcțiile militare în cadrul organizației militare nu întâlnim o dezvoltare a acestui mod de comunicare.
Comunicarea în timpul organizării acțiunii
După procesul de luare a deciziei, atenția celor care au fost angrenați în proces se îndreaptă către procesul de transpunere a deciziei în acțiune. Și în cadrul acestui proces comunicarea are un rol esențial, deoarece transpunerea deciziilor în acțiune începe cu transmiterea deciziilor către subordonați. Liderul militar trebuie să transmită fiecărui subordonat rolul său, locul fiecăruia în dispozitivul de acțiune.
Etapa de organizare a activității se încheie cu elaborarea planului în care sunt consemnate cu precizie toate elementel care sunt luate în considerare în cadrul îndeplinirii misiunii.
Comunicarea pe timpul dării ordinului
Spre deosebire de etapa anterioară în care orice membru poate interveni la discuție, în etapa transmiterii ordinului cel care vorbește este comandantul militar, nimeni neavând permisiunea să-l întrerupă. Astfel comunicând ordine, controlând și îndrumând respectarea lor, liderul militar trebuie să-și depășească indispozițiile de moment, să se stăpânească și să respecte deminitatea subordonațiilor.Folosindu-se de aceste instrumente comandantul poate declanșa energia creatoare, declanșandu-se pasiunea militarilor în ăndeplinirea obligațiilor.
Pentru a se realiza un climat favorabil ănsușirii ordinelor de către subordonați, trebuie ca liderul militar să elaboreze ordine întemeiate, clare și precise.
Comunicarea pe timpul controlului
Pe timpul desfășurării acțiunii, procesul de comunicare are un rol exponențial pentru reușita misiunii. Astfel subordonații trebuie să raporteze de ce nu au respectat planul de acțiune, de ce nu s-au încadrat în el, prezintă unele propuneri și solicită aprobarea inițiativei. În schimb comandantul este cel care judecă acțiunile subordonaților, face reproșuri, modifică dispozițiunile anterioare, atrage atenția asupra lucrurilor esențiale care trebuie îndeplinite. Prin activitatea sa, comandantul nu admite absența fermității și a hotărârii în ce privește îndeplinirea misiunilor încredințate. Comandantul trebuie să fie conștient că o atitudine de acceptare a explicațiilor cu tentă justificativă, de compătimire a subordonaților va duce inevitabil la apariția sentimentului de neputință în îndeplinirea misiunii.
Comunicarea pe timpul evaluării acțiunilor desfășurate
Unul dintre cele mai importante momente din cadrul conducerii acțiunii este momentul evaluării acțiunilor desfășurate. În această etapă comandantul are rolul cel mai important, deoarece el este cel care evaluează misiunea, face aprecierile fiecărui subordonat, le explică subordonaților unde au greșit și unde au acționat bine. De cele mai multe ori întâlnim situația de a se omite această etapă, uitându-se amănuntul că evaluarea promptă și corectă a rezultatelor misiunii joacă un rol extrem de important pentru motivarea subordonaților în îndeplinirea misiunilor viitoare.
2.1.5 Forme ale comunicării în organizația militară
În cadrul sistemului militar, întâlnim forme de comunicare care diferă de la fiecare nivel ierarhic și categorie de forțe, dar contează foarte mult și situația comunicațională în care se află membrii organizației. Astfel în fiecare structură militară vom întâlni două forme ale comunicării organizaționale: comunicarea formală (care ține seama de funcțiile și gradele militare) și comunicare informală (aceasta fiind întâlnită în afara planului oficial).
Un mod de a clasifica formele de comunicare prezente în cadrul organizație militare este după direcția în care sunt transmise informațiile între membrii acesteia. Aplicând acest criteriu de clasificare avem următoarel forme de comunicare:
Comunicare pe verticală
Comunicarea descendentă
Este reprezentată de transmiterea ordinelor, a instrucțiunilor de executare a acțiunilor. Comunicare descendentă reprezintă un flux de informații care are ca emițători pe cei care conduc structurile militare și ca destintari pe subordonații acestora. Această formă de comunicare poate prezenta și unele deficiențe în înțelegerea mesajelor, deoarece transmiterea mesajelor se face pe cale verbală, iar aceste distorsiuni pot afecta îndeplinirea misiunilor.
Flexul informațional prezent în cadrul acestei forme de comunicare provine de la nivelul ierarhic superior și transmite prin intermediul șefilor fiecărui nivel ierarhic. Cele mai importante mijloace de transmitere a informațiilor prin intermdeiul comunicării descendente sunt:
Afișierele;
Vizioanarea metrialelor video;
Notele informative;
Comunicarea ascendentă
Este prezentă ca un feed-back între subordonați și liderii militari, sau între diferite nivele ierarhice. Această forme de comunicare îi ajută pe liderii militari să facă modificări referitoare la planul de desfășurare al acțiunilor sau al ordinelor ce urmează să fie transmise subordonaților. Lipsa unui feed- back din partea subordonaților va duce la incapacitatea liderilor militari să-și controleze subordonații, deoarece nu vor ști ce gândesc aceștia referitor la acțiunile pe care trebuie să le execute. Comunicarea ascendentă oferă posibilitatea comandantului să realizeze o evaluare a stadiului de pregătire a subunităților aflte în subordinea sa prin intermediul informațiillor emise de către acestea. Totodată îi oferă capacitatea de ai controla pe subordonați și de aduce la îndeplinire misiunile asumate.
Comunicarea pe orizonatală
Reprezintă fluxul de informații care se schimbă între membrii din structuri aflate pe același nivel ierarhic și care au aceiași responsabilitate în cadrul organizației. Această formă de comunicare este transmisă doar pe cale verbală, iar marele dezevantaj al acesteia este cămesajul transmis poate fi foarte ușor modificat, ajungându-se la deficiențe în receptarea informațiilor. Un alt dezavantaj al acestei forme de comunicare este dominanța comunicării informale în dauna comunicării formale, lucru care dăunează procesului de management al organizației.
Comunicarea oblică
Această formă de comunicare este cea mai puțin folosită în cadrul organizației militare, ea intervenind în momentul în care membri ai nivelelor decizionale diferite sunt în incapacitatea de comunicare. Un exemplu pentru organizația militară poate fi discuția pe care o poate avea un comandant cu subordonații pentru a verifica informațiile care le-au fost transmise sau pentru a le mulțumi pentru activitatea desfășurată. Această formă de comunicare sporește încrederea comandantului în subordonații săi și crește motivația acestora în desfășurarea activitățiilor.
Comunicarea oblică se folosește în organizația militară, atunci când se dorește evitarea unor membri din interiorul circuitului informațional care sunt considerați o pedică în transmiterea corectă a informațiilor.
Capitolul 3 Aplicație practică
3.1 Studiu privind perfecționarea sistemului informațional al managementului
3.1.1 Obiectivele și ipotezele cercetării
Obiectivele cercetării:
a) Obiectiv general:
– identificarea modalităților de perfecționare și de îmbunătățire sistemului informațional al managementului din cadrul unei structuri militare;
b) Obiective specifice:
– identificarea măsurii în care;
– identificarea măsurii în care participarea la misiuni din cadrul alinței NATO, a
dus la modificări în cadrul sistemului informațional;
– identificarea metodelor de îmbunățire a comunicări organizaționale din cadrul
structurilor militare;
Ipoteza cercetării:
Ipoteza, reprezintă o interogație a esenței problemei și exprimă relațiile dintre elementele componente ale fenomenului studiat. Realizând o definire sumară, ipoteza de cercetare reprezintă ceea ce trebuie aflat, folosindu-ne de procedee și metode științifice. Ipotezele de la care am pornit în realizarea acestui studiu au fost următoarele:
Comunicarea organizațională este unul dintre elementele cheie în perfecționarea sistemului informațional al subunităților militare;
Participarea la misiuni externe are un rol important în cadrul acestui proces de perfecționare;
Pentru îmbunătățirea transmiterii informațiilor este de preferat utilizarea rețelelor de calculatoare și a metodelor informatice;
Transmiterea rapidă a informațiilor de la surse către destinatari, evitându-se elementele din cadrul sistemului informațional care ar putea îngreuna schimbul de informații;
3.1.2 Analiza sistemului infoțional
Această analiză reprezintă un studiu complex asupra activităților și fluxurilor informaționle, a volumului de informații prelucrate existente la nivelul unei subunități militare și a dotării existente cu tehnică de calcul, pentru a evidenția calitățile, limitele și deficiențele actualului sistem informațional.
Analiza sistemului informațional trebuie să răspundă următoarelor cerințe:
Delimitarea ariei de cuprindere a sistemului informațional existent la nivelul subunității;
Reflectarea activităților și operațiilor de culegere, transmitere și prelucrare a datelor specifice sistemului informațional existent;
Surprinderea modificărilor ce se impugn în organizareași funcționarea sistemului informațional în viziunea conceperii și realizării unui sistem informatic;
Evidențierea tehnicii de calcul;
Fundamentarea unei soluții de principiu care să precizeze activitățile și operațiile ce urmează a fi infornatizate, planiicarea global a realizării sistemului informatic;
Analiza sistemului informațional trebuie să fundamenteze direcțiile de perfecționare și modernizare a sistemului informațional existent, în vederea introducerii uni sistem informatics care să îndeplinească toate cerințele unităților.
Scopul acestei analize este să ofere conducerii unității informațiile necesare conducerii unității pentru adoptarea unei decizii care să vizeze procesul de perfecționare a sistemul informațional.
Fazele analizei unui sistem informațional sunt următoarele:
Organizarea și conducerea analizei sistemului informațional:
Pregătirea condțiilor necesare analizei;
Constituirea colectivului pentru realizarea analizei sistemului informațional;
Elaborarea programului de ralizare;
Realizarea analizei sistemului informațional:
Documentarea pentru analiza sistemului informațional;
Alegerea procedeelor de analiză a sistemului informațional;
Studiul componentelor sistemului informațional existent;
Elborarea variantelor de realizare a sistumului informatic;
Finalizarea analizei sistemului informațional:
Definitivarea documentației analizei;
Avizarea analizei sistemului informațional de către conducerea unității;
3.1.3 Metodologia cercetării
`
Chestionarul este un procedeu care are la bază o listă de întrebări adresate personalului din diferite comaprtimente pentru a răspunde în scris la elementele chestionate. Acest tip de culegere a datelor trebuie să cuprindă întrebări clare, ușor de înțeles și de completat .
Avantajul chestionarului este că permite culegerea de informații într-un timp scurt, implicând mai multe comprtimente, dar prezintă dezavantajul că limitează analiza la semnificația întrebărilor pe care le conține, unele răspunsuri putând fi incomplete.
Pentru verificarea și validarea ipotezelor am realizat un chestionar care să cuprindă . În realizarea acestui chestionar am încercat să respect normele de întocmire a unui astfel de instrument, garantând totodată și anonimatul și confidențialitatea persoanelor care au răspuns la acest chestionar
În cadrul elaborării întrebărilor din cadrul chestionarului am încercat să respect următoarele aspecte:
Întrebările chestionarului
Formularea întrebărilor trebuie să corespundă nivelului de pregătire a subiecților;
Trebuie evitate întrebările lungi și folosirea unui limbaj cu mulți termeni de specialitate;
Ideile expuse trebuie să fie clare, utilizându-se cuvinte cu o singură semnificație;
Întrebările trebuie să fie simplu structurate, evitându-se frazele lungi care ar duce la apariția răspunsurilor în grabă;
Structura chestionarului
Chestionarul este format din 13 itemi, structurați în 3 secțiuni, fiecare structură abordând un domeniu de perecționare a sistemului. Astfel prima secțiune de întrebări alcătuită dintr-un număr de 6 itemi, ne fixează atenția asupra modului de transmitere a informațiilor în cadrul subunitățiilor militare. Cea de a doua secțiune formată din 4 întrebări, aduce în atenție importanța comunicării organizaționale în cadrul sistemului informațional, dar și problemele de comunicare care pot îngreuna funcționarea acestui sitem. Ultima secțiune abordează modificările din cadrul sistemului informațional, ce au apărut în ultima perioadă. Această structură cuprinde un număr de 3 întrebări deschise, al căror rol este de a evidenția modificările ce au fost aduse sistemului informațional, o dată cu participarea la misiuni externe.
Ancheta pilot
Înainte de administrare, chestionarul a fost testat pe un eșantion de 8 persoane, studenți ai Academiei Forțelor Terestre, respectându-se condițiile ca și pentru o anchetă propriu-zisă. Scopul acestei anchete a fost elminiarea tuturor problemelor care ar duce la apariția unor dificultăți în răspunderea la întrebările chestionarului. În urma acestei anchete am putut constata următorul aspect:
Unele întrebări aveau o formulare abstractă, existând posibilitatea ca unii dintre subiecți să nu înțeleagă cerințele și să răspundă necoerent. Astfel am reformulat unele întrebări pentru a nu mai apărea aceste deficiențe de înțelegere.
Eșantionul
Pentru a determina eșantionul este foarte importantă cunoașterea caracteristicilor populației și a factorilor ce vor influența rezulatele acestui chestionar. Pentru un colectiv omogen vom avea nevoie de un eșantion mai mic decât la un colectiv eterogen. Având în vedere că organizația militară este caracterizată prin omogenitate și formalitate, putem afirma că structurile din cadrul acestei organizații se încadrează în grupul omogen.
Numărul total de subiecți a fost de 67 (10 ofițeri, 12 subofițieri, 7 maiștri militari și 38 soldați gradați pofesioniști din cadrul Batalionului 17 Vânători de Munte Vatra Dornei).
Analizând rezultatele studiului, subiecți au fost repartizat astfel:
Putem afirma că subiecții acestui studiu au făcut parte preponderent din categoria soldațiilor gradați profesioniști (56% din totalul subiecțiilor), urmați de subofițeri (18%), ofițeri (15%) și maiștri militari(11%).
Volumul eșantionului îl putem stabili utilizând formula lui Taro Yamane:
unde:
n- volumul eșantonului;
N- colectivitatea generală;
e- eroare eșantion (5%);
Utilizând formula se ajunge la un volum al eșantionului de 92 persoane pentru o eroare de 5% și o colectivitate generală de 120 de persoane. Având în vedere că această formulă se aplică pentru colectivele cu un grad scăzut de omogenitate, și cum structura pe care am făcut studiul nu se încadrează în această categorie, am redus volumul eșantionului la 67 de subiecți.
3.1.4 Interpretarea datelor
Prima secțiune a chestionarului și-a concentrat atenția asupra modului de transmitere a informațiilor în cadrul subunitățiilor militare. Analizând răspunsurile la întrebările din această secțiune am constatat ca în cadrul subunităților militare există un sistem informațional managerial care trebuie să treacă printr-un proces de îmbunătățire pentru a atinge stadiul de perfecțiune.
Analizând răspunsurile la întrebarea „Sunteți mulțimit(ă) de modul în care aveți acces la informații în cadrul subunității din care faceți parte”, putem observa că un număr de 28 de persoane, aproximativ 42 % din totalul subiecțiilor au răspuns că se pot face îmbunătățiri, 30 % au răspuns pozitiv, 11% negativ iar un procent de 17 % au răspuns că accesul la informații se face cu dificultate. Asftel constatăm că subiecții acestui chestionar s-au declarat mulțumiți de modul actual de funcționare a sistemului informațional managerial al subunitățiilor militare din care fac parte, totuși procentul destul de mare de persoane care au răspuns că la nivelul acestui sitem se pot face îmbunățiri, demostrează că la momentul actual există unele bariere care se pot în cale bunei funcționări a acestui sistem. Pentru a se realiza eficientizarea circuitului de transmitere a informațiilor de la nivelului unei subunități militare, acest sistem trebuie supus unui proces de perfecționare a componentelor acestuia. Implementând acest proces de perfecționare vor dispărea problemele cauzate de transmiterea informațiilor, evitându-se și întârzierea îndeplinirii unei misiuni din lipsa informațiilor necesare.
La întrebarea numărul 2 „Informațiile transmise de comandanții de structuri ajung cu dificultate la dumneavoastră”, subiecții și-au exprimat opinia cu referire la modul de transmitere a informațiilor între eșalonul decizional și eșalonul executant. Un procent de 53 % dintre cei care au răspuns la chestionarul nostru, au precizat că la nivelul subunității din care fac parte nu au întâlnit situații în care informațiile transmise de comandanții acestora au ajuns cu dificultate la aceștia. Pe lângă cele 36 de răspunsuri negative, am înregistrat și un număr de 31 de răspunsuri care evidențiază faptul că subiecții au întâlnit cel puțin o situație în care informațiile eșalonului superior au ajuns cu dificultate la aceștia, afectând procesul de îndeplinire a misiunii încredințate. Numărul mare de subiecți care au răspuns la acestă întrebare cu varianta „de multe ori”, evidențează faptul că la momentul actual la nivelul sistemului informațional al subunitățiilor militare sunt des întâlnite situațiile în care informațiile necesare îndeplinirii unei misiuni ajung cu întârzire la nivelul executant.
Având în vedere răspunsurile la primele două întrebări ale acestei secțiuni putem afirma că la momentul actual la nivelul subunitățiilor militare există un sistem informațional eficient, dar care prezintă unele deficiențe la nivelului transmiterii informațiilor între nivelul decizional și structurile de execuție. În urma analizei răspunsurilor la cele două întrebări, putem afirma că aproximativ jumătate din totalul subiecțiilor sunt mulțumiți de modul de funcționare al sistemului informațional, neîntâmpinând situații în care au întâlnit probleme în transmiterea informațiilor.
Un procent de 15% dintre subiecți nu sunt mulțumiți de starea sistemului informațional, întâlnind deseori probleme în transmiterea informațiilor către nivelul decizional sau executant. Iar aproximativ 37 % dintre subiecți consideră sistemul informațional, un sistem ineficient, transmiterea informațiilor realizându-se cu greutate.
Un alt aspect dezbătut în cadrul acestei prime secțiuni a chestionarului nostru este formatul în care sunt transmise informațiile între membrii organizației. Folosirea tehnologiei electronice de transmisie a informației și a dispozitivelor de prezentare a informațiilor, îmbunătățesc procesul de transmitere a informațiilor, evitându-se sincopele cauzate de problemele de comunicare dintre membrii subunitățiilor militare. Din analiza răspunsurilor la întrebarea numărul 3 „În ce format preferați să furnizați informațiile”, reiese dorința subiecțiilor de a se folosi de dispozitivele electronice pentru a transmite și primi informațiile, în detrimentul informațiilor prezentate pe documente sau transmise pe cale orală. Un număr de 42 de subiecți, aproximativ de 62 % din totalul celor chestionați au răspuns că preferă transmiterea informațiilor pe cale electronică, în timp ce 38 % dintre subiecți preferă transmiterea informațiilor prin intermediul documentelor și pe cale orală.
Răspunsurile subiecțiilor evidențiază faptul că cea mai des folosită metodă de transmitere a informațiilor este pe cale electronică, deoarece această modalitate conferă siguranța datelor, rapiditatea transmiterii și posibilitatea realizării unui flux continuu de informații.
.
Întrebarea numărul patru are ca principal scop evidențierea situațiilor în care menbrii din cadrul subunitățiilor militare au întâmpinat probleme în cadrul procesului de transmitere a informațiilor. Astfel la întrebarea „În care dintre următoarele situații ați întâmpinat probleme în trasmiterea informațiilor”, un procent de aproximativ 39 % au răspuns că au întâmpinat probleme de transmitere a informațiilor în cadrul execuției misiunii. Analizând răspunsurile la această întrebare, putem constata faptul că informațiile au un rol indispensabil în cadrul procesului de executare a misiunii. Pentru a se îndeplini misiunea cu succes este nevoie de un flux continuu de informații, iar lipsa acestui flux de date poate duce la eșecul misiunii.
Din analiza răspunsurilor putem constata că membrii subunitățiilor militare au întâmpinat probleme de transmitere a informațiilor în cadrul proceselor de elaborare și primire a misiunii, 42 % dintre subiecți alegând unul dintre aceste răspunsuri. Un procent de 19 % dintre subiecți au răspuns că au întâmpinat probleme în transmiterea informațiilor în cadrul procesului de culegere a datelor și în cadrul analizei post-acțiune. Răspunsurile subiecțiilor reflectă importanța informațiilor în timpul executării misiunii, dar și în timpul procesului de elaborare a misiunii, unde orice întârziere a transmiterii informațiilor poate duce la apariția problemelor.
Una dintre modalitățile de perfecționare a sistemului informațional de la nivelul subunitățiilor militare este organizarea adunările informative, la care să participe membrii din cadrul structurilor decizionale ale unități. Scopul principal al acestor adunări este transmiterea informațiilor direct către nivelul executant, sărindu-se peste calea ierarhică.
Unul dintre avantajele acestor tip de adunări este că informațiile ajung direct la destinatari. Alt avantaj este că cei din cadrul nivelului decizional intră în contact direct cu feedback-ul din partea subordonațiilor, putându-se rezolva rapid unele carențe în receptarea informațiilor.
A cincea întrebare a primei secțiuni își dorește să verifice cât de des au loc aceste adunări la nivelul subunitățiilor militare. În urma răspunsurilor înregistrate putem constata că un procent de 60 % dintre subiecți considera aceste adunări importante și participă de cel puțin două ori pe lună la acestea. Alți 31 % dintre subiecți participă la o singură adunare pe lună. Având în vedere procentele înregistrate putem considera ca aceste adunări au un rol foarte important în buna funcționare a sistemului informațional, deoarece membrii aflați la nivelul decizional pot transmite informațiile direct celor aflați la nivelul de execuție, simplificând astfel circuitul informațional.
Ultima întrebare a primei secțiuni „Cu care dintre următoarele situații v-ați confruntat cel mai des”, are ca principal scop evidențierea situațiilor în care un sistem informațional ineficient a dus la apariția unor probleme în îndeplinirea misiunilor încredințatate. Cei mai mulți dintre subiecți (49 %) au declarat că „nu au putut duce la bun sfârșit misiunea încredințată din cauza lipsei de informații”. Un procent de 27 % dintre subiecți au declarat că din cauza lipsei informațiilor nu s-a putut realiza sincronizarea trupelor, acest lucru putând duce la eșecul misiunii.
Analizând răspunsurile la întrebările primei secțiuni a chestionarului nostru putem constata tendința subiecțiilor de a considera că sistemul informațional al subunității militare din care fac parte, este unul eficient , dar care mai prezintă unele sincope de transmitere a informațiilor între compartimentele de conducere a unei unități și nivelul de execuție.
Cea de a doua secțiune a chestionarului și-a concentrat atenția asupra comunicării organizaționale și a problemelor de comunicare care pot deveni bariere în calea transmiterii informațiilor între membrii subunitățiilor militare.
Această secțiune acordă atenție și asupra importanței învățării limbilor străine de către personalul din cadrul subunităților militare.
Un alt aspect dezbătut în cadrul acestei secțiuni este evidențierea situațiilor în care deficiențele de comunicare și-au pus amprenta în îndeplinirea misiunii, îngreunând procesul de transmitere a informațiilor. Prezentarea acestor situații are ca principal rol observarea problemelor prezente la nivelul sistemului informațional și încercarea de remediere a acestora.
Prima întrebare a acestei secțiuni își concentrează atenția asupra obstacolelor de comunicare existente în cadrul subunitățiilor din care subiecții fac part. În urma analizei răspunsurilor putem constata că un procent de 60 % dintre subiecți precizează că la nivelul subunității lor există deficiențe de comunicare între comandanții de structuri și subordonații acestora. Un procent de 27 % dintre subiecți precizează că există probleme de comunicare între membrii grupelor, aceste probleme putând afecta buna desfășurare a misiunilor.
Un procent destul de mic de subiecți, aproximativ 13 % au constatat deficiențe de comunicare prezente între membrii nivelului decizional, lucru ce deovedește coeziunea dintre membrii acestui nivel ierarhic, dar și faptul că la nivelul decizional trebuie să existe o stabilitate pentru a da o siguranța bunei funcționări a organizației.
Cea de a opta întrebare a chestionarului „Este învățarea limbilor străine o prioritate pentru eficientizarea comunicării” își propune să afle cât de importantă este învățarea limbilor străine un segment foarte important în cadrul procesului de perecționare a comunicării organizaționale. Având în vedere răspunsurile înregistrate putem observa că un procent de 60 % au considerat că învățarea limbilor străine reprezintă o prioritate având în vedere misiunile externe la care participă Armata Română. Un număr de 27 de subiecți, aproximativ 40 % din totalul celor care au răspuns la acest chestionar au considerat că învățarea limbilor străine reprezintă o prioritate pentru eficientizarea comunicării organizaționale, avându-se în vedere dorința de standardizrea a trupelor NATO.
Realizând o analiză a procentelor înregistrate putem afirma că învățarea limbilor străine trebuie să devină o prioritate, astfel perfecționându-se astfel comunicarea între membrii subunitățiilor, dar și comunicarea cu membrii altor armate participante la misiunile externe. Îmbunătățirea tehniciilor de comunicare organizațională duce și la posibilitatea de perfecționare a sistemului informațional la nivelul subunitățiilor militare. Îndeplinându-se aceste condiții de îmbunătățire a comunicării organizaționale, se poate atinge și standardizarea trupelor, lucru foarte important pentru a se realiza perfecționarea modalitățiilor de transmitere și recepție a informațiilor.
Întrebarea numărul nouă „Care dintre următoarele situații este mai des întâlnită la nivelul unității din care faceți parte?”, își propună să afle care dintre situațiile enumerate este frecvent întâlnită în cadrul unității din care subiecții fac parte. Analizând răspunsurile subiecțiilor putem concluzia că un procent de 42 % afirmă că în unele situații sunt evitați anumiți membri din cadrul sistemului informațional. Acest lucru este cel mai des întâlnit în situațiile în care se dorește transmiterea unor informații foarte importante și se dorește evitarea tuturor obstacolelor care ar putea să încetinească sau să îngreuneze procesul de transmitere a informațiilor.
Un număr de 21 de subiecți au răspuns că cea mai des întâlnită situație la nivelul unității din care fac parte, este cea în care comandantul preferă de multe ori să transmită informațiile importante direct nivelului executant, evitându-se astfel sistemul ierarhic care ar putea îngreuna procesul de transmitere a informațiilor. În unele cazuri informațiile transmise respectându-se un sistem ierarhic, pot ajunge distorsionate sau imcomplete , afectând desfășurarea misiunii. Transmiterea informațiilor către subordonați, evitându-se unii membrii din cadrul sistemului informațional, se poate face și prin intermediul adunărilor prezentate în cadrul întrebării numărul cinci.
Întrebarea numărul 10 „Care situație v-a creat cel mai des probleme de comunicare în cadrul misiunii din Afganistan?” își propune să prezinte problemele cauzate de sistemul informațional, în cadrul misiunii din Afganistan. În urma analizei răspunsurilor la această întrebare am putut constata că un procent de aproximativ 45 % dintre subiecți au răspuns că cel mai des s-au confruntat cu probleme cauzate de comunicarea cu trupele aliate. Acest lucru demostrează și importanța învățării limbii străine în cadrul misiunilor coaliței aliate.
Un procent de 33% dintre subiecți au răspuns că au întâmpinat probleme în cadrul misiunii din Afganistan, în utilizarea echipamentelor de comunicare. Apariția problemelor de utilizare a echipamentelor de comunicare poate genera probleme în îndeplinirea misiunilor încredințate sau în cadrul procesului de transmitere a unor informații importante către eșaloanele superioare.
Subiecții care au răspuns la acest chestionar au confirmat că au întâmpinat probleme și în ceea ce privește comunicarea cu subordonații și comunicarea cu eșaloanele superioare. Un procent de 22 % din totalul celor chestionați alegând una dintre cele două variante.
Cea de a treia secțiune a chestionarului își concentrează atenția asupra modificărilor apărute în cadrul sistemului informațional în ultima perioadă. Această secțiune cuprinde un număr de 3 întrebări care își doresc să descopere îmbunătățirile ce au fost aduse sistemului informațional.
Prima întrebare a acestei secțiuni dorește să afle dacă au survenit modificări în cadrul sistemului informațional al subunitățiilor militare o dată cu participarea trupelor la misiunea ISAF. Analizând răspunsurile înregistrate putem afirma că un procent de 93 % dintre subiecți, consideră că participarea subunitățiilor din care fac parte la misiunea din Afganistan, a fost un lucru benefic pentru sistemul informațional managerial al unității.
Cea de a doua întrebare a secțiunii își propune să prezinte modificările ce au apărut în cadrul sistemului informațional, după participarea la misiunea din Afganistan. În urma analizei răspunsurilor putem clasifica modificările sistemului informațional, în următoarele categorii.
Cele mai multe răspunsuri au vizat domeniul tehnnic, provind mediul în care s-au înregistrat cele mai multe îmbunătățiri ale sistemului informațional. Printre răspunsurile înregistrate în cadrul acestui domeniu putem înregistra următoarele: apariția rețelelor de calculatoare, utilizarea unor echipamente de comunicare moderne.
Un alt domeniu în care subiecții au constat modificări este comunicarea între membrii subunitățiilor. Analizând răspunsurilor subiecțiilor putem afirma că aceștia au observant apariția unei coeziuni mai puternice între membrii subunitățiilor, în urma participării la misiunea din Afganistan. Și comunicarea cu nivelul decisional a fost supusă unor procese de perfecționare, dorindu-se o îmbunătățire a modalitățiilor de comunicare și de cooperare între nivelul decizional și nivelul executant.
Analizând răspunsurile subiecțiilor, putem afirma că factorii determinați care au dus la apariția acestor procese de îmbunătățire și perfecționare a sistemului, au fost participare la misiuni împreună cu militarii altor state, utilizarea unor echipamente de comunicare performante și care facilitează transmiterea informațiilor în cel mai scurt timp, utilizarea unor sisteme care oferă posibilitatea comandanțiilor să cunoască situația trupelor proprii.
Ultima întrebare a a chestionarului „Ce ați schimba dumneavoastră la sistemul informațional actual din cadrul unității din care faceți parte”, își propune să prezinte modificările pe care subiecții le-ar face la sistemul informațional al unității în care sunt încadrați. răspunsurile subiecțiilor au înclinat preponderant spre componenta tehnică a sistemului, reprezentată de rețele de calculatoare, echipamentele de comunicare. Considerăm că această componentă tehnică reprezintă unul dintre pilonii cei mai importanți din cadrul unui sistem informațional, iar îmbunătățirea acestui segment va duce la eficientizarea acestui sistem. Un procent de 33% dintre subiecți, consideră că personalul specializat în tehnologia informației are un rol fundamental pentru eficientizarea sistemului informațional al unității. Astfel pentru îmbunătățirea procesului de transmitere a informațiilor este necesar aducerea unui personal specializat în tehnologia informației.
3.1.4 Un posibil ghid privind perfecționarea sistemului informațional al unei subunități militare
Scopul acestui ghid este de a prezenta succint câteva metode de perfecționare a sistemului informațional managerial de la nivelul unei subunități militare. Folosindu-ne de rezultatele studiului putem afirma că actualul sistem informațional al unei subunități militare prezintă unele deficiențe în ceea ce privește partea tehnică, dar și probleme la nivelul comunicării organizaționale.
Primul pas în cadrul procesului de perfecționare a sistemului informațional al unei subunități militare este realizare unei evaluări stricte a sistemului infromațional existent. Această evaluare trebuie să ne furnizeze informații referitoare la obiectivele sistemului, metodele folosite pentru culegerea, transmiterea și prelucrarea informațiilor, personalul și costurile de funcționare.
Evaluarea obiectivelor sistemului informațional are ca principal scop determinarea modului în care sistemul informațional al unei subunități militare își atinge principale scopuri . Un alt aspect urmărit de această evaluare este prezentarea preciziei în care informațiile solicitate ajung la destinatar, dar și evidențiarea cooperării dintre diferitele compartimente ale unei unități pentru a se realiza un flux informațional continuu. Prin intermediul acestei evaluări se poate ajunge la eliminarea unor deficiențe care îngreunează procesul de transmiterea a informațiilor către destinatari. Un exeemplu de astfel de deficiență ar putea fi suprasolicitarea canalelor informaționale, ce apare din cauza lipsei unor componente importante din cadrul circuitului informațional.
Realizarea unei evaluări la nivelul tehnicii de transmitere a informațiilor, trebuie să realizeze o evidența a gradului de dotare al unei subunități militare, cu sisteme electronice de procesare a informațiilor, rețele private de transmitere a datelor. Această analiza trebuie să stabilească și capacitatea tehnicii folosite de a trasmite un flux continuu de informații, dar și gradul de fiabilitate a echipamentelor și compatibilitatatea cu sistemele de comunicare prezente în cadrul Alianței Nord Atlantice.
Evaluarea personalului reprezintă o etapă foarte importantă din cadrul procesului de perfecționare a sistemului informațional, această etapă având rolul de a determina gradul de utilizare a timpului de lucru pe compartimente și gradul de implicare a fiecărei persoane implicate în cadrul circuitului informațional. În cadrul acestei evaluări trebuie avute în vedere implementarea unor norme care să fizeze eficientizare productivității muncii calculată pe o persoană implicată în funcționarea sistemului informațional, realizarea unui număr optim de documente și informații vehiculate în sistem, raportat la numărul total de personal. Un alt aspect ce trebuie să vizeze această evaluare îl reprezintă perfecționarea profesională a personalului implicat în utilizarea tehnicii de comunicare.
Evaluarea costurilor de funcționare a sistemului informațional reprezintă implementarea unor planuri de măsuri care să vizeze reducerea tuturor cheltuielilor de funcționare a sistemului informațional la capacitate maximă. Acest tip de evaluare va cuprinde cheltuielile cu salarile personalului implicat în cadrul sistemului informațional, cheltuieli cu materiale consumabile, cheltuieli necesare întreținerii echipamentului de comunicare. Această evaluare trebuie să prezinte și efectele negative care pot apărea din cauza existenței unui sistem informațional ineficient.
O altă etapă importantă din cadrul procesului de perfecționare a sistemului informațional reprezintă implementarea următoarelor aspecte:
Realizarea unui studiu care să vizeze structura organizatorică a unității. Această cercetare trebuie să furnizeze informații despre statutul de organizare și sarcinile de mobilizare, modul de ierarhirizare a secțiilor și compartimentelor din cadrul nivelului de conducere, determinarea legăturilor informaționale dintre unitate și organele ierarhice superioare și inferioare.
Studiul activităților de realizare a sistemului informațional reprezintă procesul de prezentare a activităților desfășurate, compartimentele operaționale implicate în realizarea sistemului informațional, documentele utilizate în cadrul procesului de transmitere a informațiilor.
Studiul fluxurilor informaționale vizează prezentarea schimbului de documente din cadrul unui comprtiment sau între compartimente diferite. Scopul acestui studiu îl reprezintă evidențierea următoarelor aspecte: realizarea unei scheme care să prezinte schimbul de informații dintre compartimente, evidențierea și eliminarea fluxurilor informaționale inutile, care îngreunează transmiterea informațiilor, determinarea gradului de utilizare a documentelor tipizate, determinarea gradului de solicitare a fiecărui compartiment din cadrul unității. Implementarea acestor aspecte va duce la perfecționare fluxului informațional din cadrul sistemului informațional al unei unități, eliminându-se elementele neoperaționale care creează sincope în buna funcționare a procesului de transmite și procesare a informațiilor.
Volumul de date transmis prin intermediul sistemului informațional reprezintă evidențierea volumului de documente utilizat de sistemul actul și realizare unei estimări a evoluției numărului de documente necesare funcționării sistemului informațional. Acest studiu trebuie să prezinte frecvența de întocmire a documentelor, numărul de exemplare și numărul maxim și mediu de documente corespunzător frecvenței de întocmire.
Anexe
Anexa 1
Sistem informațional
Date Informații
Date Decizii automatizate
Decizii
Fig. Poziția sistemului informatic în cadrul sistemului informațional
Anexa 2
Vârsta dumneavoastră: sub 30 de ani, 30-40 de ani, peste 40 de ani
Sex : M/F
Grad/Funcție: ofițer, subofițer, maistru militar, soldat gradat profesionist
CHESTIONAR
Acest instrument își propune să determine situația sistemului informațional din cadrul unității dumneavoastră..
Chestionarul este anonim. Vă rugăm să citiți cu atenție conținutul întrebărilor și să răspundeți cu responsabilitate. Vă multumim pentru înțelegere!
SECȚIUNEA I
În această secțiune ne îndreptăm atenția asupra modului de transmitere a informațiilor în cadrul subunitățiilor. Vă rog să răspundeți bazându-vă pe observațiile făcute în cadrul unității din care faceți parte.
1. Sunteți mulțumit(ă) de modul în care aveți acces la informații în cadrul subunității din care faceți parte?
Se pot face îmbunătățiri;
Da;
Nu;
Accesul la infomații se face cu dificultate;
2. Infomațiile transmise de comandanții de structuri ajung cu dificultate la dumneavoastră?
De multe ori;
Câteodată;
Niciodată;
3. În ce format preferați să transmiteți informațiile?
Pe cale electronică;
Pe documente;
Pe cale orală;
4. În care dintre următoarele situații ați întâmpinat probleme în transmiterea informațiilor?
În cadrul procesului de culegere a datelor;
În cadrul proceului de elaborare a misiunii;
În cadrul primirii misiunii;
În executarea misiunii;
În cadrul analizei post- acțiune;
5. Cât de des sunt organizate adunări cu membrii din conducerea unității din care faceți parte?
De două sau mai multe ori pe lună;
O dată pe lună;
Nu se organizează astfel de adunări;
Trimestrial;
6. Cu care dintre următoarele situații v-ați confruntat cel mai des?
Nu am putut duce la bun sfârșit misiunea încredințată din cauza lipsei de informații;
Nu am înțeles misiunea ordonată;
Unele misiuni au eșuat din cauza proastei gestionări a informațiilor;
Nu s-a putut realiza sincronizarea trupelor din cauza lipsei de informații;
SECȚIUNEA II
Această secțiune își concentrează atenția asupra comunicării organizaționale și a problemelor de comunicare dintre membri. Vă rog să răspundeți bazându-vă pe observațiile făcute în cadrul unității din care faceți parte.
7. În cadrul subunității din care faceți parte există obstacole de comunicare între membri?
Da, între membri nivelului decizional;
Da, între comandanții de structuri și subordonați;
Nu;
Există deficiențe de comunicare îmtre membrii grupelor
8. Este învățarea limbilor străine o prioritate pentru eficientizarea comunicării?
Da, având în vedere misiunile la care participă Armata Română;
Da, având în vedere că se dorește standardizarea trupelor NATO;
Nu, limbile străine nu reprezintă o prioritate;
9. Care dintre următoarele situații este mai des întâlnită la nivelul unității din care faceși parte?
comandantul preferă de multe ori să transmită informațiile direct nivelului executant;
Este preferat sistemul ierarhic în transmiterea informațiilor;
Sunt evitați anumiți membri din cadrul sistemului informațional;
10. Care situație v-a creat cel mai des probleme de comunicare în cadrul misiunii din Afganistan?
Comunicarea cu trupele aliate;
În utilizarea echipamentelor de comunicare;
Comunicarea cu colegii (subordonații);
Comunicarea cu eșaloanele superioare;
Altă situație (care?)……………………………….
SECȚIUNEA III
Această secțiune își concentrează asupra modificările aduse sistemului informațional în ultima perioadă.
11. Considerați că participarea unității dumneavoastră la misiunea ISAF a dus la îmbunătățirea sistemului informațional?
Da;
Nu;
12. Care sunt modificările apărute la sistemul informațional după misiunea ISAF?
……………………………………………………………………………………………………………..
13. Ce ați schimba dumneavoastră la sistemul informațional actual din cadrul unității din care faceți parte?
……………………………………………………………………………………………………………..
Anexe
Anexa 1
Sistem informațional
Date Informații
Date Decizii automatizate
Decizii
Fig. Poziția sistemului informatic în cadrul sistemului informațional
Anexa 2
Vârsta dumneavoastră: sub 30 de ani, 30-40 de ani, peste 40 de ani
Sex : M/F
Grad/Funcție: ofițer, subofițer, maistru militar, soldat gradat profesionist
CHESTIONAR
Acest instrument își propune să determine situația sistemului informațional din cadrul unității dumneavoastră..
Chestionarul este anonim. Vă rugăm să citiți cu atenție conținutul întrebărilor și să răspundeți cu responsabilitate. Vă multumim pentru înțelegere!
SECȚIUNEA I
În această secțiune ne îndreptăm atenția asupra modului de transmitere a informațiilor în cadrul subunitățiilor. Vă rog să răspundeți bazându-vă pe observațiile făcute în cadrul unității din care faceți parte.
1. Sunteți mulțumit(ă) de modul în care aveți acces la informații în cadrul subunității din care faceți parte?
Se pot face îmbunătățiri;
Da;
Nu;
Accesul la infomații se face cu dificultate;
2. Infomațiile transmise de comandanții de structuri ajung cu dificultate la dumneavoastră?
De multe ori;
Câteodată;
Niciodată;
3. În ce format preferați să transmiteți informațiile?
Pe cale electronică;
Pe documente;
Pe cale orală;
4. În care dintre următoarele situații ați întâmpinat probleme în transmiterea informațiilor?
În cadrul procesului de culegere a datelor;
În cadrul proceului de elaborare a misiunii;
În cadrul primirii misiunii;
În executarea misiunii;
În cadrul analizei post- acțiune;
5. Cât de des sunt organizate adunări cu membrii din conducerea unității din care faceți parte?
De două sau mai multe ori pe lună;
O dată pe lună;
Nu se organizează astfel de adunări;
Trimestrial;
6. Cu care dintre următoarele situații v-ați confruntat cel mai des?
Nu am putut duce la bun sfârșit misiunea încredințată din cauza lipsei de informații;
Nu am înțeles misiunea ordonată;
Unele misiuni au eșuat din cauza proastei gestionări a informațiilor;
Nu s-a putut realiza sincronizarea trupelor din cauza lipsei de informații;
SECȚIUNEA II
Această secțiune își concentrează atenția asupra comunicării organizaționale și a problemelor de comunicare dintre membri. Vă rog să răspundeți bazându-vă pe observațiile făcute în cadrul unității din care faceți parte.
7. În cadrul subunității din care faceți parte există obstacole de comunicare între membri?
Da, între membri nivelului decizional;
Da, între comandanții de structuri și subordonați;
Nu;
Există deficiențe de comunicare îmtre membrii grupelor
8. Este învățarea limbilor străine o prioritate pentru eficientizarea comunicării?
Da, având în vedere misiunile la care participă Armata Română;
Da, având în vedere că se dorește standardizarea trupelor NATO;
Nu, limbile străine nu reprezintă o prioritate;
9. Care dintre următoarele situații este mai des întâlnită la nivelul unității din care faceși parte?
comandantul preferă de multe ori să transmită informațiile direct nivelului executant;
Este preferat sistemul ierarhic în transmiterea informațiilor;
Sunt evitați anumiți membri din cadrul sistemului informațional;
10. Care situație v-a creat cel mai des probleme de comunicare în cadrul misiunii din Afganistan?
Comunicarea cu trupele aliate;
În utilizarea echipamentelor de comunicare;
Comunicarea cu colegii (subordonații);
Comunicarea cu eșaloanele superioare;
Altă situație (care?)……………………………….
SECȚIUNEA III
Această secțiune își concentrează asupra modificările aduse sistemului informațional în ultima perioadă.
11. Considerați că participarea unității dumneavoastră la misiunea ISAF a dus la îmbunătățirea sistemului informațional?
Da;
Nu;
12. Care sunt modificările apărute la sistemul informațional după misiunea ISAF?
……………………………………………………………………………………………………………..
13. Ce ați schimba dumneavoastră la sistemul informațional actual din cadrul unității din care faceți parte?
……………………………………………………………………………………………………………..
Copyright Notice
© Licențiada.org respectă drepturile de proprietate intelectuală și așteaptă ca toți utilizatorii să facă același lucru. Dacă consideri că un conținut de pe site încalcă drepturile tale de autor, te rugăm să trimiți o notificare DMCA.
Acest articol: Sistemul Informational Managerial al Subunitatilor Militare (ID: 146739)
Dacă considerați că acest conținut vă încalcă drepturile de autor, vă rugăm să depuneți o cerere pe pagina noastră Copyright Takedown.