Sistemul Informational Managerial

CUPRINS

Capitolul 1. Sistemul informational managerial

1.1. Definirea sistemului informaṭional……………………………..pag 1

1.2. Rolul ṣi componentele sistemului informaṭional………………pag

1.2.1. Rolul sistemului informaṭional……………………………….

1.2.2. Data ṣi informaṭia ………………………………………………………….

1.2.3. Circuite ṣi fluxuri informaṭionale ……………………………………..

1.2.4. Proceduri informaṭionale……………………………………………….

1.2.5. Mijloace de tratare a informaṭiilor………………………………….

1.3. Funcṭiile sistemului informaṭional………………………………………………

Capitulul 2. Rationalizarea sistemului informational

Capitolul 3.

Capitolul 4. Studiul de caz al intreprinderii

Bibiografie.

Capitolul 1

Sistemul informațional-managerial

Definirea sistemului informaṭional

Sistemul informaṭional managerial poate fi definit ca ansamblul datelor, informaṭiilor, fluxurilor ṣi circuitelor, procedurilor ṣi mijloacelor de tratare a informaṭiilor menite să contribuie la stabilirea ṣi realizarea obiectivelor organizaṭiei.

Sistemul informaṭional managerial apare ca un complex de oameni ṣi de activitaṭi practice, de echipamente ṣi de proceduri, orientate către modelarea proceselor manageriale cu ajutorul unor operaṭii de prelucrare a informaṭiilor, bazat pe folosirea mijloacelor de mecanizare ṣi automatizare. Sistemul informaṭional managerial presupune folosirea metodelor moderne de calcul ṣi analiza economică, programarea, optimizarea proceselor manageriale ṣi elaborarea de modele previzionale, precum ṣi tipizarea unor scheme de circuite informaṭionale la nivelul managerului, ale ajutoarelor sale imediate, ale ṣefilor de subunitaṭi ṣi al salariaṭilor unităṭii economice.

Sistemul informaṭional managerial asigură cunoasterea realităṭilor societăṭii comerciale ṣi contribuie astfel la elaborarea ṣi indeplinirea obiectivelor stabilite de manager. Prin intermediul sau se obṭin informaṭiile necesare fundamentării deciziilor strategice ṣi de politica economica managerială, se furnizeaza baza de date necesare elaborarii modelelor de crestere economică a unitaṭii, se culeg, prelucrează ṣi transmit informaṭiile privind realizarea scopurilor ṣi obiectivelor, se masoară intensitatea conexiunilor din spatiul managerial, se determină abaterile aparute ṣi cauzele acestora.

Rolul ṣi componentele sistemului informaṭional

1.2.1. Rolul sistemului informaṭional

Este de a transmite informaṭia între diferite elemente. De exemplu, în cadrul unei unitaṭi economice, rolul sistemului informaṭional este de a asigura persoanele din conducere cu informaṭii necesare pentru luarea diferitelor decizii economice sau de altă natură.

Ȋn cadrul sistemului informaṭional se regasesc: informaṭia vehiculată, documentele purtatoare de informaṭii, personalul, mijloace de comunicare, sisteme de prelucrare a informaṭiei.

Printre posibile activităṭi desfasurate în cadrul acestui sistem, pot fi enumerate: achiziṭionarea de informaṭii din sistemul de bază, completarea documentelor ṣi transferul acestora între diferite compartimente, contralizarea datelor.

Ȋn cadru sistemului informaṭional, majoritatea activitaṭilor se pot desfaṣura cu ajutorul tehnicii de calcul. Se pot prelucra datele primare ṣi apoi, rezultatul poate fi transferat mai departe, către alt compartiment spre prelucrare.

Transferul se poate face ṣi el pe cale electronică, prin intermediul unei retele de calculatoare sau cu ajutorul modemului.

Un sistem se poate descompune în trei subsisteme diferite, asfel:

Subsistemul operaṭional sau condus, unde se desfasoară fenomenele ṣi procesele ce

au rolul de a trata ṣi transforma niste elemente;

Subsistemul decizional sau de conducere, cu funcṭia de a coordona ansamblul

activităṭilor în funcṭie de obiectivul general ṣi de subobiectivele derivate;

Subsistemul informaṭional sau de masura, ce are rolul de a evidenṭia desfasurarea fenomenelor ṣi proceselor caracteristice subistemului condus cât ṣi al sistemului de conducere.

Sistemul informaṭional face legatura între sistemul de conducere ṣi sistemul condus (operaṭional) ṣi este subordonat sistemului de conducere.

1.2.2 Date ṣi informaṭii

Datele ṣi informaṭiile reperezintă componentele primare ale sistemului informaṭional organizatoric interdependent. Ele pot fi definite ca repezentand ”ansamblul sistemic al informaṭiilor generate, obṭinute, disponibile ṣi refolosite din intreprinderea comercială.”

Data reperezintă descrierea cifrică sau literală a unor acṭiuni, procese, fapte, fenomene, referitoare la organizaṭie sau la procesele din afara sa, care interesează managementul acesteia. Din punct de vedere al managementului prin informaṭii se inteleg acele date care aduc adresantului un spor de cunoastere privind direct ṣi indirect organizaṭia respectivă, ce ii furnizează elemente noi, utilizabile în realizarea sarcinilor ce revin în cadrul respectivei organizaṭii. Ȋn virtutea acestei calitaṭi, informaṭia reperezintă temeiul principal al declanṣării deciziilor ṣi acṭiuniilor.

Informaṭiile din cadrul organizaṭiilor sunt deosebit de complexe. Ȋn vederea facilitării caracterizării lor, le clasificăm în funcṭie de mai multe criterii, ce permit relevarea unor fatete semnificative pentru managementul organizaṭiilor:

Dupa modul de exprimare avem:

Orale: expuse prin viu grai, nu implică investiṭii în mijloace de tratare a informaṭiilor, viteza de circuit mare, nu sunt controlabile, lasa loc de interpretări;

Scrise: consemnate de regula pe hartie, pot fi pastrate nealterate timp îndelungat, implica cheltuieli moderate, consemnarea lor necesită un consum de timp apreciabil;

Audiovizuale: se adresează concomitent vazului ṣi auzului, implică aparatură specială, viteză mare de circulaṭie, capacitatea de sugestie ṣi nuantare ridicată, pot fi consemnate integral ṣi rapid, costisitoare;

Grad de prelucrare:

Primare (de baza): anterior nu au suferit un proces de prelucrare informaṭională caracter analitic, pronuntat informative, foarte diverse, cele mai raspandite la nivel executanṭilor;

Intermediare: se află în diferite faze de prelucrare informaṭională, cele mai raspandite la nivelul personalului funcṭional ṣi al managerilor de nivel inferior;

Finale: au trecur prin întreg ṣirul de prelucrări informaṭionale prevăzute, caracter sintetic, caracter complex, caracter decizional, se adresează, de regulă, managerilor, îndeosebi de la eṣaloanele superior ṣi mediu;

Direcṭie a vehicularii:

Descendențe: se transmit de la nivelurile ierarhice superioare, la cele inferioare ale managementului, alcătuite preponderent din decizii, instrucțiuni, metodologii

Ascendențe: se transmit de la eșantioanele ierarhice inferioare, la cele superioare ale managentului, reflectă cu prioritate modul de realizare a obiectivelor și deciziilo manageriale

Orizontale: se transmit între titulari de posturi situate pe acelasu nivel ierarhic, caracter funcțional și de cooperare, servind la integrarea pe orizontală a activităților întreprinderii ;

Mod de organizare a inregistrarii si prelucrarii:

Tehnico-operative: locarizarea, în timp și spațiu, procesele din cadrul organizației, utilizarea cu preponderentă de managementul de nivel inferior pentru a controla muncă executanților;

De evidența contabilă: se referă în special la aspectele economice ale activităților organizației,folosite îndeosebi pentru fundamentele și evaluarea deciziilor pe termen scurt;

Statistice: reflectă sintetic, sub formă preponderent numerică, principalele activități ale organizației, corespunzător unor standarde prestabilite, caracter postoperativ, caracter sintetic, în sensul că sunt folosite cu prioritate pentru evaluarea rezultatelor organizației și pentru previzionarea de noi obiective.

Provenienta:

Exogene: provin din suprasistemele din care face parte organizația, alcătuite preponderent din legi, ordonanțe, decizii, instrucțiuni, indicații, o mare parte a lor sunt obiligatorii;

Endogene: sunt generate în cadrul organizației, caracter autocuprinzator, intrcat se referă la toate activitățile societății comerciale sau regiei autonome, caracter eterogen, reflectând diversitatea proceselor din cadrul organizației;

Destinatie:

Interne: beneficiarii de informații sunt managerii și executanții din organizație, caracter atotcuprinzător, niveluri de agregare diferite, grad de formalizare redus;

Externe: beneficiarii de informații sunt clienții, furnizorii sau suprasistemele din care fac parte organizațiile, caracter selectiv, se referă la aspectele esențiale ale activităților organizației, grad de agregare ridicat, grad de formalizare mare;

Obligativitatea pentru adresant:

Imperative: emise de conducători, fiind destinate niveleui ierarhice inferioare, caracter decizional pronunțat, luarea în considerare a mesajului informațional este obigatorie;

Nonimperative: emise de executaanti și mnageri, fiind destinate preponderent colegilor sau superiorilor, caracter pronunțat informativ, luarea în considerare a mesajului informațional nu este obligatorie;

Natura proceselor reflectate:

Cercetare-dezvoltare: reflectă sau au în vedere activitățile de cercetare-devzoltare:

Comerciale: reflectă sau au în vedere activitățile comerciale;

Producție: reflectă sau au în vedere activitățile de producție;

Financiar-contabile: reflectă sau au în vedere activitățile financiar-contabile;

Personal: reflectă sau au în vedere activitățile de personal.

1.2.3. Circuite si fluxuri informaṭionale

Utilizarea informației în procesul decizional sau de execuție implică parvenirea să la adresant sau la beneficiar, adică este necesar un circuit informațional.

Prin circuit informațional desemnăm traiectul pe care-l parcurge o informație sau o categorie de informații între emițător și destinatar.

De reținut că circuitele informaționale, prin lungimea lor, condiționează într-o proporție semnificativă funcționalitatea sistemului informațional al organizației.

Fluxul informațional reperezinta cantitatea de informații care este vehiculată între emițător și beneficiarul pe circuitul informațional, caracterizat prin anumite caracteristici: lungime, viteză de deplasare, fiabilitate, cost etc.

Caracteristic organizației moderne este marea varietate de circuite și fluxuri informaționale, așa cum rezultă și după clasificarea lor, în funcție de principalele criterii considerate de specialiști:

Direcția de vehiculare și caracteristicile organizatorice ale extremităților:

Vertical: se stabilește între posturi sau compartimente situate pe niveluri ierarhice diferite, între care există relații de subordonare nemijlocită, vehiculează informații ascendențe și descendențe, fundamentul organizatoric este reprezentat de relațiile ierarhice;

Orizontal: se stabilește între posturi și compartimente situate pe același nivel ierarhic, vehiculează informații orizontale, fundamentul organizatoric este reprezentat de relațiile de cooperare sau funcționale;

Oblic: se stabilește între posturi sau compartimente situate pe niveluri ierarhice diferite, între care nu există relații de subordonare nemijlocită, vehiculează informații ascendențe și descendențe, fundamentul organizatoric este repezentat de relațiile funcționale de stat-major sau control.

Frecventa producerii:

Periodic: se repetă la anumite intervale, trimestre, luna etc; fundamentul producerii lor îl reprezintă caracterul secvențial al proceselor de muncă, predomina în societățile comerciale și regiile autonome că urmare a caracterului ciclic al proceselor de execuție și manageriale;

Ocazional: se stabilesc cu o frecvență aleatorie, fundamentul producerii lor îl reprezintă situațiile inedite, endogene, firmei.

Indiferent de tip, este necesar că circuitele informaționale să fie cât mai directe, în sensul evitării la maximum a punctelor intermediare de trecere. De asemenea, este recomandabil că circuitele informaționale să fie cât mai scurte, evitând prelungirea în aval și amonte de beneficiarii infornationali vizați.

1.2.4 Proceduri informationale

O componența a sistemului informațional-managerial ce tinde să dobândească un rol preponderent în organizațiile moderne o reperezinta procedurile informaționale.

În esența, prin proceduri informaționale desemnăm ansamblul elementelor prin care se stabilesc modalitățile de culegere, înregistrare, transmitere și prelucrare a unei categorii de informații cu precizarea operațiilor de efectuat și succesiunea lor, a suporților, formulelor, modelelor și mijloacelor de tratare a informațiilor folosite.

La nivelul acestora se reflectă de o manieră edificatoare progresele înregistrate în conceperea și funcționarea sistemului informațional al organizației.

Specific procedurilor informaționale este caracterul lor foarte detaliat. Prin proceduri se stabilesc, în primul rând, suporții de informații utilizați, adică materialele folosite pentru consemnarea lor și caracteristicile acestora. Dintre suporții informaționali frecvent întâlniți în organizația modernă menționam: registre, boniere, formulare de hârtie tip A4, A5, A6 etc., cartele, benzi de hârtie, benzi magnetice, dischete, CD-uri, memory-stick-uri etc. Pentru fiecare dintre suporții menționați se precizează caracteristcile dimensionale și de structură adecvate categoriilor de informații pentru care vor fi utilizați. Procedurile informaționale nu se reduc însă la stabilirea suporților informaționali.

De asemeneea, în cadrul procedurulor se include fixarea succesiunii tratării informațiilor, precum și operațiile pe care acestea le suportă, modelele și formulele de calcul utilizate. Spre exemplu, se stabilesc formule de calcul ale indicatorilor profit și cifră de afaceri sau se fixează procentele de depășire sau neîndeplinire ale programului de producție care, odată înregistrate la nivel de ateliere, determină transmiterea informațiilor respective pe filiera ierarhică.

Prin intermediul lor se prevăd și mijloacele utilizate pentru a culege, înregistra, transmite și prelucra informațiile.

De reținut că în determinarea elementelor menționate, care constituie conținutul principal al procedurilor informaționale, se pornește de la finalitatea informațiilor. De aici decurge rolul primordial al managementului organizației, cel mai în măsură să precizeze obiectivele și sarcinile la a căror realizare trebuie să concure informațiile și, implicit, cerințele, vizavi de acestea, în funcție de care organizatorii, economiștii și informaticienii determină procedurile informaționale corespunzătoare.

Caracteristică organizației moderne pe acest plan este adoptarea de proceduri din ce în ce mai sofisticate. Cu o frecvență superioară în prelucrarea informațiilor se folosesc metode matematice, statistice, economice, sociologice, psihologice etc. Evoluate. De exemplu, pentru determinarea nivelului optim al stocurilor se utilizează teoria firelor de așteptare.

Procedurile informaționale moderne le este propriu și un grad ridicat de formare. Un accent deosebit se acordă codificării, tipizării și standardizării informațiilor și situațiilor informaționale, astfel încât să se faciliteze integrarea lor pe verticală sistemului de management și folosirea computerelor.

De asemenea, procedurile informaționale ale întreprinderilor competitive se caracterizează și printr-un accentuat caracter operațional, printr-o tratare rapidă a informației. Această calitate este determinată în mod special de aportul bazelor de date, băncilor de informații, programelor expert, computerelor etc. Implicațiile sale pozitive sunt apreciabile atât pe planul deciziei, cât și pe planul acțiunii.

Efectul sintetic al precedentelor calități ale procedurilor informaționale moderne este și economicitatea lor sporită. La amplificarea eficacitatea procedurilor informaționale contribuie sensibil și aplicarea unor principii relativ simple, dar foarte prețioase, cum ar fi: principiul excepțiilor, principiul priorităților.

1.2.5. Mijloace de tratare a informaṭiilor

În cadrul sistemului informațional-managerial mijloacele de culegere, înregistrare, transmitere și prelucrare al informațiilor reperezinta suportul sau tehnic. Numărul, structură și performanțele tehnice ale mijloacelor de tratare a informațiilor condiționează, într-o măsură apreciabilă, performanțele funcționale sle sistemului informațional.

Caracteristică organizațiilor contemporane este utilizarea unei game lărgi de mijloace de tratare a informațiilor, care, în funcție de performanțele tehnice și de gradul de intervenție al omului, se împart, în trei categorii:

1. Manuale: mașină de dactilografiat, mașină de calcul manual, mașină de contabilizat și facturat, instrumentele clasice;

2. Mecanizate ( pe cale de dispariție): echipamente mecanografice;

3. Automatizate: computere și terminale.

Pe planul managementului organizației, utilizarea calculatorului electronic, a terminalelor și a celorlalte elemente de hard informatic implică integrarea organizației organică în sistemul managerial, recordarea să la necesitățile fiecărei organizații. Acesta este un proces complex, dificil, care presupune pricepere, răbdare și perseverență. Atunci când acest scop esențial se neglijează, rezultatele obținute de organizație se deteriorează.

O altă preocupare majoră a managementului în utilizarea computerului este păstrarea secretului de serviciu și apărarea patrimonilui economic-financiar a organizației. Deosebit de actual este acest aspect în cadrul companiilor din țările dezvoltate.

Cel mai important mijloc de tratare a informațiilor îl reprezintă calculatorul. Utilizarea acestuia implica integrarea sa organică în sistemul managerial, tinând cont de necesitatile specifice fiecarei organizații. Acesta este un proces complex, dificil, care presupune competență, răbdare și perseverentă pentru a elabora și utiliza anumite programe informatice. Utilizarea calculatorului implică și anumite riscuri deoarece intreprinderile se confrunta cu virușii informatici. Penetrarea acestora în programele informatice intenționată sau întâmplătoare poate crea probleme majore în managementul firmei. Într-o masură crescândă, capacitatea managerilor de a asigura accesul cele mai recente și performanțe produse de hard și soft condiționează capacitatea competitivă a organizației.

1.3. Funcṭiile sistemului informaṭional

În vederea realizării obiectelor fundamentale ale organizației în legătură cu fcurnizarea de produse și servicii în anumite condiții nu sunt suficiențe doar resursele umane, materiale și tehnice stabilite că necesare de specialiști. Combinarea rațională a acestora, că și obținerea lor, de astfel, implică o permanență cunoaștere a cerințelor mediului din care organizației face parte, a stării resurselor proprii și a cerințelor consumatorilor.

În consecință, este necesar că sistemul informațional al organizației să îndeplinească cumulativ următoarele trei funcții:

Decizională;

Operaṭională sau de acṭṭiune;

Documentare .

Prima dintre acestea, funcția decizionala, exprimă menirea sistemului informațional de a asigură elementele informaționale necesare luării deciziilor. Data fiind importantă sau deosebită, există tendința de a utiliza denumirea de sistem informațional-managerial, știut fiind că decizia constituie elementul specific cel mai important al conducerii.

Concomitent, sistemul informațional are drept scop declanșarea mulțimii de acțiuni necesare realizării obiectivelor societății comerciale sau regiei autonome a adică funcția operațională. Prin această funcție, sistemul informațional asigură operaționalizarea deciziilor, metodelor manageriale etc., realizarea obiectivelor cuprinse în strategia organizației.

Eficacitatea funcțiilor decizionala și operațională crește pe măsură amplificării ponderii cunoștințelor în ansamblul informațiilor tratate în cadrul sistemului informațional-managerial.

Funcția de documentare a sistemului informațional exprimă menirea să gnoseologica, în virtutea căreia se înregistrează o serie de informații ce servesc îmbogățirii cunoștințelor personalului și care, numai ulterior, este posibil să fie utilizate pentru a luă decizii sau pentru efectuarea anumitor operații.

În condițiile ritmului rapid al progresului tehnic, al științei în general, această funcție devine din ce în ce mai importantă.

În realizarea acestor funcții, sistemul informațional este confruntat cu probleme foarte complexe, data fiind triplă dimensiune a informațiilor. Informațiile au o dimensiune individuală, în sensul că ele condiționează într-o proporție apreciabilă potențialul și realizarea aspirațiilor personale ale salariatiilor. Informațiile au o dimensiune organizaționala, în sensul că reprezintă o premisă indispensabilă pentru stabilirea și finalizarea obiectivelor organizațiilor de către acționari și manageri. În sfârșit, informațiile au o dimensiune socială ce decurge din rolul lor în exercitarea drepturilor și responsabilităților salariaților din cadrul organizației în calitate de cetățeni.

Fără un sistem informațional care să funcționeze corect, nicio organizație nu este în măsură să acționeze corespunzător.

Aceste funcții interdependente se răsfrâng asupra sistemului informațional al organizației în ansamblul sau, conferindu-i anumite caracteristici de conținut, determinându-i rolul sau complex.

Cunoașterea și luarea în considerare a multidimensionalității informațiilor este esențială pentru realizarea la un nivel corespunzător a celor trei funcții ale sistemului informațional-managerial. Neglijarea, fie și parțială, a uneia din cele trei dimensiuni ale informației se reflectă mai devreme sau mai târziu în diminuarea profitabilității organizației, concomitent cu neasigurarea unui climat de muncă necorespunzător.