Sistemul Informational Intr O Institutie Publica

Cuprins

Introducere

Ca și pentru ființă umană, pentru ființă organizațională, informația constituie o necesitate a existenței.

Asigurând conectarea organizației cu mediul ambiant și reglarea funcționării ei potrivit exigențelor acestuia, informația – că element de bază al sistemului informational- a“ exercită o serie de implicații mai mult sau mai puțin evidente si percepute.

În principal influențele exercitate în organizarea informației asupra organizației se regăsesc în modul de fundamentare, aplicare și evaluare a deciziei, pentru actul decizional, informația constituie materia prima și elementul indispensabil parcurgerii diferitelor etape și faze. Parametri constructivi și funcționali ai sistemului informațional pot influența pozitiv sau negativ, oportunitatea, fundamentarea științifică, realismul deciziei adoptate și concordanța deciziei cu decizile adoptate anterior.

De asemenea influențează și dimensiunile organizării structurale și formale, astfel unii parametrii funcționali aflați la cote negative pot genera, în mod artificial, nevoia suplimentării unor posturi sau chiar compartimente. Influența sistemului informațional se regăsește și în nivelul obiectivelor individuale, calității climatului organizațional și nivelului de motivație al angajaților.

Informația are o anumit putere asupra individului. Creierul lui se structurează și restructurează în permanent sub influența informațiilor pe care le primește. Informația emisă de o sursムpoate influența o colectivitate întreagă, ea este contagioasă. Emitătorul îi poate influența astfel pe destinatari, încât aceștia să-și însușească până la identificare informațiile primite.

Iată că informația apare că o necesitate vitalăƒa existenței umane și organizaționale, ea poate fii în același timp și sursă unor pericole în cazul mânuirii ei incorecte, iresponsabile, lipsite de etică și moralitate. Acestea sunt motivele pentru care organizațiile îsi pun problemă delimitărilor calitative privind informația.

Prin informație, din punct de vedere al managementului, desemnăm acele date care aduc adresantului un spor de cunoaștere privind direct și indirect organizația respectivă, ce îi furnizeazăƒelemente noi, utilizabile în realizarea sarcinilor ce-i revin în cadrul respectivei organizații, informația reprezentând temeiul principal al declansării deciziilor, acțiunilor și comportamentelor în cadrul acesteia.

În consecintă, este necesar că sistemul informațional al organizației să îndeplinească cumulativ patru funcții: decizională, documentară, educațională și operațională.

În realizarea acestor funcții, sistemul informațional este confruntat cu probleme foarte complexe, data fiind tripla dimensiune a informațiilor. Informațiile au o dimensiune individuală, în sensul că ele conditioneazăƒîntr-o proporție apreciabilă potențialul și realizarea aspirațiilor personale ale salariaților.

CAPITOLUL 1

Sistemul informational intr-o institutie publica

Definiții. Relaționarea cu alte subsisteme.

Fără nici o îndoială, în cadrul numeroaselor eterogenelor elemente care alcătuiesc o organizație în general și sistemul său managerial în special, o pondere majoră o dețin aspectele informaționale care formează sistemul informațional. Datorită impactului sistemului informațional asupra funcționalității și performanțelor organizației, apărut odată cu revoluția informațională ce se derulează cu o intensitate crescândă, acestea se amplifica substanțial rezultând o economie bazată pe cunoștințe, care tinde să se accelereze, conferă noi dimensiuni și roluri informației și sistemului informațional, într-o viziune sensibil schimbată.

Sistemul informațional poate fi definit ca ansamblul datelor, informațiilor, fluxurilor și circuitelor informaționale, procedurilor și mijloacelor de tratare a informațiilor menite să contribuie la stabilirea și realizarea obiectivelor organizației.

Aceasta definiție are un caracter cuprinzător, definirea sistemului informațional plecând de la rolul său în ansamblul activității întreprinderii, fiind o condiție sine-qua-non pentru înțelegerea corectă, nu numai a problematicii informaționale, ci și în general, a problematicii manageriale

În plus definiția de mai sus are și un caracter realist, prin aceea că nu condiționează ca ansamblul elementelor încorporate să fie riguros organizate și integrate, astfel încât într-o organizație există un sistem informațional chiar dacă componentele sale nu sunt integrate sau organizate riguros, ceea ce firește că se reflectă în diminuarea funcționalității sale în ansamblu.

Creșterea importanței sistemului informațional în ultimele două decenii s-a reflectat și în conturarea așa numitului ,,management al informației”. Datorită acestui fapt sistemul informațional ajuta la folosirea principiilor manageriale referitoare la previziune, organizare și încadrarea cu personal, coordonare și control în domeniul informațiilor.

Managementul informației are trei componente majore: managementul resurselor de date, managementul proceselor informaționale și managementul tehnologiei informaționale.

Sistemul informațional este pus sub semnul egalității cu sistemul informatic, care se rezuma în esență la culegerea, transmiterea și prelucrarea cu mijloacele automatizate a informațiilor, însă sistemul informațional conform definiției este sensibil mai cuprinzător.

Aceasta nu împiedica însă relaționarea dintre cele două, raporturile dintre sistemul informațional și cel informatic fiind de tip ,,întreg-parte”.

O dată cu tendința actuală, care se manifestă cu o intensitate progresivă,de a amplifica utilizarea mijloacelor automatizate de tratare a informațiilor, se constată o creștere atât a ponderii, cât și a rolului sistemului informatic în ansamblul sistemului informațional. În țările dezvoltate sistemul informatic incorporează cea mai mare parte a elementelor sistemului informațional. De reținut însă că, întotdeauna vor exista elemente informaționale, cele care țin strict de natura umană, cu un pronunțat caracter informal, care nu vor face parte din sistemul informatic, acestea fiind deosebit de importante, având un rol important esențial în calitatea sistemului informațional cât și a celui managerial.

Componentele sistemului informațional

Sistemul informațional este alcătuit din mai multe elemente strâns corelate. (fig.1)

Figura nr. 1. Componentele sistemului informațional

Sursa: O. Nicolescu, I Verboncu, Fundamentele managementului organizatiei, Ed. Universitara, pg 207

1.2.1. Data și informația

Datele și informațiile reprezintă componentele primare ale sistemului informațional, organic independente, motiv pentru care sunt abordate împreună. Data reprezintă descrierea cifrică sau letrică a unor acțiuni, procese, fapte, fenomene, referitoare la organizație sau la procese din afara sa, care interesează managementul acesteia. Unele date au caracter de informații, care sunt cele mai importante din punct de vedere managerial.

Prin informație, din punct de vedere al managementului, desemnăm acele date care aduc adresantului un spor de cunoaștere privind direct și indirect organizația respectivă, ce îi furnizează elemente noi, utilizabile în realizarea sarcinilor ce-i revin în cadrul respectivei organizații, informația reprezentând temeiul principal al declasării deciziilor, acțiunilor și comportamentelor în cadrul acesteia. De asemenea mai este de precizat tipul de ”informație economică” deoarece direct sau indirect, contribuie la realizarea obiectivelor previzionate ale organizației, și care în esență se rezumă la cele folosite nemijlocit în procesele economice ale organizației (contabile, comerciale, financiare etc.).

Informațiile din cadrul organizațiilor sunt deosebit de complexe, clasificate în funcție de mai multe criterii.

I. După modul de exprimare:

Orale (expuse prin viu grai; nu implică investiții în mijloacele de tratare a informațiilor; nuanțate; viteză mare de circulație; nu sunt controlabile; lasă loc de interpretări)

Scrise (consemnate de regulă pe hârtie; pot fii păstrate nealterate timp îndelungat; implică cheltuieli moderate; consemnarea lor implica consum de timp apreciabil)

Audiovizuale (se adresează concomitent văzului și auzului; implică aparatura specială; viteză mare de circulație; capacitatea de sugestie și nuanțare ridicată; pot fii consemnate integral și rapid; costisitoare)

II. După gradul de prelucrare:

– Primare (sunt rezultatul unui proces de prelucrare informațională; caracter analitic; pronunțat informative;foarte diverse; cele mai răspândite la nivelul executanților)

Intermediare (se afla în diferite faze de prelucrare informațională; cele mai răspândite la nivelul personalului funcționăresc și al managerilor de nivel inferior)

Finale (au trecut prin întreg șirul de prelucrări informaționale prevăzute; caracter sintetic; caracter decizional; se adresează, de regulă, managerilor, îndeosebi de la eșaloanele superior și mediu)

III. După direcția vehicularii: – Ascendente (se transmit de la eșaloanele ierarhice inferioare la cele superioare de management; reflectă cu prioritate modul de realizare a obiectivelor și deciziilor manageriale)

Orizontale (se transmit între titulari de posturi situate pe același nivel ierarhic; au caracter funcțional și de cooperare, servind la integrarea pe orizontală a activității organizației)

IV. După modul de organizare a înregistrării și prelucrării:

Tehnico-operative (localizează în timp și spațiu procesele din cadrul organizației; utilizate cu preponderenta de managementul de nivel inferior pentru a controla munca executanților)

De evidentă (se referă în special la aspectele economice ale activităților organizației; folosite îndeosebi pentru fundamentarea și evaluarea deciziilor pe termen scurt)

Statistice (reflectă sintetic, sub forma preponderent numerică, principalele activități ale organizației, corespunzător unor standarde prestabilite; caracter postoperativ; caracter sintetic, în sensul că sunt folosite cu prioritate pentru evaluarea rezultatelor organizației pentru previzionarea de noi obiective)

V. După destinație:

Interne (beneficiarii de informații sunt manageri și executanți din organizație; caracter autocuprinzător; niveluri de agregare fi diferite; grad de formalizare redus)

Externe (beneficiarii de informații sunt clienții, furnizorii sau suprasistemele din care face parte organizația; caracter selectiv, întrucât se referă la aspectele esențiale ale activităților organizației; grad de agregare ridicat; grad de formalizare mare)

VI. După proveniență:

– Exogene (provin din suprasistemele din care face parte organizația; alcătuite preponderent din legi, ordonanțe, decizii, instrucțiuni, indicații etc.; o apreciabilă parte sunt obligatorii)

– Endogene (sunt generate în cadrul organizației; au caracter autocuprinzător, întrucât se referă la toate activitățile organizației; caracter eterogen, reflectând diversitatea proceselor din cadrul organizației)

VII. După obligativitatea pentru adresant:

Imperative (emise de conducători, fiind destinate nivelurilor ierarhice inferioare; caracter decizional pronunțat; luarea în considereare a mesajului informațional este obligatorie)

Nonimperative (emise de executanți și manageri, fiind destinate preponderent colegilor sau superiorilor; caracter pronunțat informativ; luarea în considerare a mesajului informațional nu este obligatorie)

VIII. După natura proceselor reflectate:

Cercetare – dezvoltare (reflectă sau au în vedere activități de cercetare-dezvoltare)

Comerciale (reflectă sau au în vedere activități comerciale)

Producție (reflectă sau au în vedere activități de producție)

Financiar – contabile (reflectă sau au în vedere activități financiar-contabile)

Personal (reflectă sau au în vedere activități de personal)

Complexe (reflectă sau au în vedere activități care se încadrează în cel puțin două din domeniile anterioare)

Informația este o materie primă implicată în toate activitățiile organizației. Orice proces de muncă, indiferent de natură sa, se bazează pe informații, concomitent informația reprezintă și un produs inevitabil al oricărui proces de muncă – de producție, comercial, tehnic, financiar sau de personal.

Unele informații au un conținut decizional, luând forma unor decizii, se poate chiar defini decizia din punct de vedere decizional, ca fiind acea informație prin care se stabilește pentru alte persoane obligația de a efectua anumite procese de muncă cu o finalitate precizată.

Informația conferă celui care o posedă putere, implicit eficienta organizației este cu atât mai mare cu cât se afla în posesia mai multor informații. De asemenea informația are valoare economică, valoare de piață.

În concluzie subliniem că informația are valoare și generează eficientă la un nivel care depinde de complexitatea și caracterul concurențial al mediului implicat, de acea în contextul dezvoltării organizaților bazate pe cunoștiințe, valoarea și puterea informaților – fundamentul apariției, construirii și utilizării cunoștințelor – se amplifica substanțial.

1.2.2. Circuitele și fluxurile informaționale

Utilizarea informațiilor în procesele decizionale și de execuție din cadrul organizației implica ajungerea lor la adresant sau la beneficiarul de informații, adică este necesar un circuit informațional.

Prin circuit informațional se înțelege traiectul pe care îl parcurge o informație sau o categorie de informații între emițător și destinatar. De reținut este că circuitele informaționale, prin lungime și debit informațional(cantitatea de informații ce poate fii transportată într-o unitate de timp printr-un circuit informațional) condiționează într-o proporție semnificativă funcționalitatea sistemului informațional al organizației.

Fluxul informațional reprezintă cantitatea de informații care este vehiculata între emițătorul și beneficiarul pe circuitul informațional, caracterizat prin anumite caracteristici – lungime, viteza de deplasare, fiabilitate,cost etc.

Caracteristic organizațiilor din zilele noastre este marea varietate de circuite și fluxuri informaționale, așa cum rezultă și din clasificarea lor în funcție de principalele criterii:

I. După direcția de vehiculare și caracteristicile organizatorice ale extremităților:

Vertical – se stabilește între posturi sau compartimente situate pe niveluri ierarhice diferite, între care există relații de subordonare nemijlocită; vehiculează informații ascendente și descendente; fundamentul organizatoric este reprezentat de relații ierarhice (de exemplu transmiterea rapoartele zilnice privind prezenta la lucru, între un funcționar al compartimentului financiar și șeful acestuia)

Orizontal – se stabilește între posturi și compartimente situate pe același nivel ierarhic; vehiculează informații orizontale; fundamentul organizatoric este reprezentat de relațiile de cooperare sau funcționale (de exemplu transmiterea informațiilor privind situația forței de muncă, de către șeful serviciului personal-retribuire șefului serviciului plan-dezvoltare cu ocazia unei analize a stadiului realizării strategiei organizației)

Oblic – se stabilește între posturi sau compartimente situate pe niveluri ierarhice diferite, între care nu există relații de subordonare nemijlocită; vehiculează informații ascendente și descendente; fundamentul organizatoric este reprezentat de relații funcționale, de stat major său control.

II. După frecventa producerii:

Periodic – se repetă la anumite intervale (trimestru, luna etc.); fundamentul producerii lor îl reprezintă caracterul secvențial al proceselor de muncă; predomină în cadrul organizațiilor ca urmare a caracterului ciclic al proceselor de execuție și manageriale.

Ocazional – se stabilește cu o frecvență aleatorie; fundamentul producerii lor îl reprezintă situațiile inedite, endogene sau exogene organizației.

Indiferent de tip, este necesar că circuitele informaționale să fie cât mai directe, în sensul evitării la maximum a punctelor intermediare de trecere, ceea ce determina atât creșterea vitezei de vehiculare a informațiilor, cât și diminuarea apariției deficientelor informaționale. De asemenea, este recomandabil că circuitele informaționale să fie cât mai scurte, evitând prelungirea în aval și în amonte de beneficiarii informaționali vizați.

Caracteristic zilelor noastre este folosirea într-o proporție din ce în ce mai mare a circuitelor informaționale electronice, bazate pe computere și telecomunicații. Ca urmare, se constată o amplificare substanțială a dimensiunii și vitezei fluxurilor informaționale.

O altă consecință majoră a acestei evoluții o reprezintă creșterea fluxurilor informaționale cu mediul exterior, inclusiv cu furnizorii situați la mare distanță de organizație, întrucât, în condițiile telecomunicațiilor moderne, a internetului și euronetului, lungimea distanței între emițătorul și receptorul de informații, practic nu mai contează.

Fundamentul acestei evoluții îl constituie amplificarea caracterului deschis al organizațiilor. În plan informațional-managerial aceasta se reflectă în apariția așa numitei scanări contextuale, ce constă în activitatea sistematică de cercetare a mediului informațional al organizației, pe baza conectării la Internet și la alte surse informaționale.

Se dezvoltă astfel intense fluxuri informaționale cu mediul ambiant, prin care se absoarbe o mare cantitate de informații exogene.

1.2.3. Proceduri informaționale

O componentă a sistemului informațional ce tinde să dobândească un rol preponderent în organizațiile moderne o reprezintă procedurile informaționale.

În esență, prin proceduri informaționale, desemnam ansamblul elementelor prin care se stabilesc modalități de culegere, înregistrare, transmitere, prelucrare și arhivare a unei categorii de informații, cu precizarea operațiilor de efectuat și succesiunea lor, a suporților, formulelor, modelelor și mijloacelor de tratare a informațiilor folosite.

La nivelul acestora se reflectă de o manieră edificatoare progresele înregistrate în conceperea și funcționarea sistemului informațional al organizației. Procedurile informaționale din organizațiile moderne reprezintă un set de caracteristici care le conferă o utilitate și importanta decisivă în cadrul sistemului său informațional.(vezi figura nr. 2)

Specific procedurilor informaționale este caracterul lor foarte detaliat. Prin proceduri se stabilesc, în primul rând, suporții de informații utilizați, adică materialele folosite pentru consemnarea lor și caracteristicile acestora.

Dintre suporții informaționali frecvent întâlniți în organizație menționăm: registre, boniere, formulare de hârtie tip A4, A5 sau A6, cartele, benzi de hârtie, benzi magnetice, dischete etc. Pentru fiecare dintre suporții menționați se precizează caracteristicile dimensionale și de structură adecvată categoriilor de informații pentru care vor fii utilizați.

Figura nr. 2. Principalele caracterisitici ale procedurilor informaționale

De asemenea, în cadrul procedurilor informaționale se include fixarea succesiunii tratării informațiilor, precum și operațiile pe care acestea le suporta, modelele și formulele de calcul utilizate.

Prin intermediul procedurilor informaționale se prevăd și mijloacele utilizate pentru a culege, înregistra, transmite, prelucra și arhiva informațiile.

De reținut că în determinarea elementelor menționate, care constituie conținutul principal al procedurilor informaționale, se pornește de la finalitatea informațiilor. Caracteristica organizației moderne pe acest plan este adoptarea de proceduri din ce în ce mai sofisticate. Cu o frecvență superioară în prelucrarea informațiilor se folosesc metode matematice, statistice, economice, sociologice, psihologice etc. evoluate.

Procedurilor informaționale moderne le este propriu și un grad ridicat de formalizare. Un accent deosebit se acorda codificării, tipizării și standardizării informațiilor și situațiilor informaționale, astfel încât să se faciliteze integrarea lor pe verticală sistemului organizatoric și folosirea computerelor.

Strâns legate de formalizarea ridicată a procedurilor informaționale este informalizarea lor accentuată. Valorificând imensele posibilități oferite de tehnica electronică de calcul, s-au pus punct la numeroase proceduri informaționale computerizate. Tendința actuală este că aceste proceduri să cuprindă într-o viziune integrată tratări complexe, de multiple categorii de informații interconectate. Nu rareori ele incorporează mari ansamble de operații, îmbrăcând forma unor programe specializate pe care firmele informatice specializate le vând apoi la numeroase organizații.

În aceste condiții este esențial ca procedurile informaționale să fie prietenoase, adică simple, ușor de utilizat de potențiali utilizatori, care nu poseda cunoștințe informatice substanțiale. Această caracteristică reprezintă pe baza extinderii utilizării lor rapide în societatea contemporană.

De asemenea, procedurile informaționale ale organizațiilor moderne se caracterizează și printr-un accentuat caracter operațional., printr-o tratare rapidă a informației. Această calitate este determinată în mod special de aportul bazelor de date, băncilor de informații, programelor expert, computerelor etc. Implicațiile sale pozitive sunt apreciabile atât pe planul deciziei, cât și în planul acțiunii din cadrul organizației.

Efectul sintetic al precedentelor calități ale procedurilor informaționale moderne este și economicitatea lor sporită. La amplificarea eficacității procedurilor informaționale contribuie sensibil și aplicarea unor principii relativ simple, dar foarte prețioase, cum ar fi principiul excepțiilor, principiul priorității etc. în condițiile ieftinirii vertiginoase a costurilor legate de achiziționarea și/sau accesul la tehnica modernă de tratare a informațiilor.

1.2.4. Mijloace de tratare a informațiilor

Totalitatea elementelor tehnico-materiale utilizate pentru culegere, înregistrarea, transmiterea, prelucrarea, interpretarea și stocarea datelor și informațiilor reprezintă mijloace de tratare a informațiilor, de la cele mai simple (creion), la cele mai complexe (computer).

Pentru sistemul informațional mijloacele de culegere, înregistrare, transmitere și prelucrare a informațiilor reprezintă suportul său tehnic. Numărul, structura și performanțele tehnice și funcționale ale mijloacelor de tratare a informațiilor condiționează într-o măsură apreciabilă performanțele sistemului și implicit performanțele organizației.

Caracteristic organizațiilor contemporane este utilizarea unei game largi de mijloace de tratare a informațiilor, care, în funcție de performanțele tehnice și de gradul de intervenție a omului, se împart în trei categorii:

Manuale (instrumente clasice; mașina de dactilografiat; mașina de calcul manual)

Caracteristici: intrarea manuală a informațiilor directă sau cu ajutorul claviaturii, absenta memoriei interne sau a memoriei foarte limitată, ieșirea informațiilor pe hârtie în una sau mai multe exemplare, posibilități de programare foarte reduse sau absența lor, producerea a numeroase greșeli, viteza redusă de tratare a informațiilor, ușurința identificării greșelilor, cost relativ scăzut.

Mecanizate (pe cale de dispariție: echipamente mecanografice, de exemplu mașina cu cartele perforate etc.)

Caracteristici: utilizarea cartelei ca suport material pentru informații, existența unei memorii interne limitate, ieșirea informațiilor consemnate pe hârtie în unul sau mai multe exemplare, viteză mai mare de prelucrare decât la mijloacele manuale, dar totuși redusă, imposibilitatea utilizării de modele complexe, cu un mare număr de variabile, costuri mai reduse decât la precedentele, mijloace de tratare a informațiilor, dar relativ modeste.

Automatizate (computere, servere etc.)

Caracteristici: purtători de informații evoluați (dischete etc.), colectarea și transmiterea automată a datelor, memorie internă puternică, posibilități de stocare a datelor în memoria auxiliară nelimitate, viteza de prelucrare foarte mare, siguranță în calcule, posibilități de utilizare a unor modele complexe, cu un număr mare de variabile, programe evoluate, forța de muncă înalt specializată, cu pregătire continuu actualizată, cost apreciabil, dar în continuă scădere.

Referitor la categoriile de mijloace de tratare a informației prezentate mai sus, este de precizat că cele mecanizate sunt pe cale de dispariție. Progresele formidabile înregistrate de mijloacele automatizate, în condițiile diminuării substanțiale a costurilor, au făcut caduce mijloacelor mecanizate.

Pe planul managementului organizației, utilizarea calculatorului electronic implica integrarea să organică în sistemul organizatoric, ținând cont de necesitățile specifice fiecărei organizații. Acesta este un proces complex, dificil, care presupune competentă, răbdare și perseverența. Atunci când se neglijează, rezultatele obținute de organizație se deteriorează.

O altă preocupare majoră a managementului în utilizarea computerului este asigurarea securității informațiilor și apărarea patrimoniului economico-financiar al organizației.

Din ce în ce mai actuală este și problema protejării mijloacelor automatizate de calcul de viruși informatici. Penetrarea acestora, intenționată sau întâmplătoare, creează probleme majore organizatorice.

Pentru managerii de organizații, una din problemele cele mai dificile în plan informațional este asigurarea în permanență de mijloace de tratare a informației cu parametri tehnici și economici la nivelul ultimelor produse ale tehnicii electronice de calcul. Ritmul de înnoire în acest domeniu este deosebit de alert, apariția de noi produse producându-se uneori la intervale de câteva luni, ridicând serioase probleme de cunoaștere.

1.3. Parametri calitativi ai informației raționale

Prin informație, din punct de vedere al managementului, desemnăm acele date care aduc adresantului un spor de cunoaștere privind direct și indirect organizația respectivă, ce îi furnizează elemente noi, utilizabile în realizarea sarcinilor ce-i revin în cadrul respectivei organizații, informația reprezentând temeiul principal al declasării deciziilor, acțiunilor și comportamentelor în cadrul acesteia.

Ca să îndeplinească scopul și funcțiile sale, informația trebuie să întrunească următoarele cerințe de raționalitate:

Realismul – informațiile trebuie să fie reale, în sensul în care trebuie să reflecte întocmai procesele, fenomenele sau obiectele pe care le descriu, chiar în condițiile în care respectivele informații devin indezerabile;

Complexitatea – exprima nevoia ca aceasta să redea procesul, fenomenul sau obiectul prin prisma diferențelor variabile de natură tehnică, economică, social-culturala, juridică etc.;

Claritatea și concizia – această cerință presupune că informațiile să cuprindă elemente de noutate, dar esențiale ale descrierii procesului, fenomenului sau obiectului la care se referă;

Fiabilitatea – informațiile trebuie să fie fiabile, adică să cuprindă toate elementele care să le facă utilizabile o perioadă de timp cât mai îndelungată;

Oportunitatea – se explică prin asigurarea acesteia la momentul potrivit pentru a fii folosită în luarea deciziilor și declanșarea acțiunilor;

Dinamismul – presupune nevoia că informațiile să reflecte procesele, fenomenele sau obiectele descrise în evoluția lor;

Adaptabilitatea – modul de prezentare a informațiilor trebuie adaptat la specificul receptorului, prin prisma nivelului de pregătire, gradului de informare și timpului de care dispune pentru recepționarea informației.

Informația are o anumită putere asupra individului. Creierul lui se structurează și restructurează în permanență sub influența informațiilor pe care le primește. Informația emisă de o sursă poate influența o colectivitate întreagă, ea este contagioasă. Emițătorul își poate influența astfel pe destinatarii, încât aceștia să-și însușească până la identificare informațiile primite.

Iată că informația apare ca o necesitate vitală a existenței umane și organizaționale, ea poate fii în același timp și sursa unor pericole în cazul mânuirii ei incorecte, iresponsabile, lipsite de etică și moralitate. Acestea sunt motivele pentru care organizațiile își pun problema delimitărilor calitative privind informația.

Dacă informarea apare ca o necesitate vitală atât pentru organismul uman cât și pentru organizație, alte două aspecte care trebuiesc amintite sunt dezinformarea și suprainformarea.

Dezinformarea este o modalitate de izolarea față de realitatea economico-socială a organizației, dirijându-i pe indivizi prin judecăți eronate spre stări confuze sau acțiuni haotice în cadrul acesteia.

Ea seamănă confuzie, pentru a face cunoștințele inutilizabile,astfel încât o eroare singulară de apreciere poate determină apariția unor consecințe neplăcute, respectiv dezinformarea permanenta slăbește în mod insidios posibilitatea individului de a gândii corect.

Dacă informația oferită în cantitate insuficienta aduce mari deservicii pe linia fundamentării deciziei și a folosirii eficiente a resurselor, logica ne-ar conduce la concluzia că prin creșterea volumului de informații s-ar elimina automat efectele negative.

Totuși suprainformarea, la rândul ei aduce efecte negative cum ar fi: consum de timp nejustificat, creșterea numărului de posturi în structura organizatorică, sporirea costurilor, apariția stresului etc. Formele de manifestarea ale supraîncărcării sunt: redundanță și supraîncărcarea canalelor informaționale.

În ceea ce privește corelarea sistemului informațional cu cel decizional, observăm că pe plan funcțional informația reprezintă materia primă pentru adoptarea deciziilor. Cu cât informațiile privind factorii și situațiile care influențează o problemă decizională sunt mai bogate, cu atât decizia poate fii mai bine fundamentată și, în consecință, se reduc incertitudinile riscului adoptării ei. În fapt deciziile în condiții de incertitudine și risc apar tocmai din lipsă de informații asupra factorilor care influențează direct și indirect deciziile.

1.4. Importanța și funcțiile sistemului informațional al organizației

În vederea realizării obiectivelor fundamentale ale organizației în legătură cu furnizarea de produse și servicii, în anumite condiții de performanță economică, nu sunt suficiente doar resursele umane, materiale și tehnice stabilite ca necesare de specialiști. Combinarea rațională a acestora, ca și obținerea lor, de altfel, implica o permanentă cunoaștere a cerințelor mediului din care organizația face parte și a stării resurselor proprii.

În consecință, este necesar ca sistemul informațional al organizației să îndeplinească cumulativ patru funcții (detaliate în fig. nr. 3).

Figura nr. 3 – Principalele funcții ale sistemului informațional

Prima dintre acestea, funcția decizională, exprima menirea sistemului informațional de a asigura elementele informaționale necesarii luării deciziilor. Dată fiind importanța sa deosebită, exista tendința de a utiliza denumirea de sistem informațional al managementului, știut fiind că decizia constituie elementul specific cel mai important al managementului.

Concomitent, sistemul informațional are drept scop declanșarea mulțimii de acțiuni necesare realizării obiectivelor organizației – adică funcția operațională. Prin această funcție, sistemul informațional asigura operaționalizarea deciziilor, metodelor manageriale etc., realizarea obiectivelor cuprinse în strategia organizației.

Proliferarea organizațiilor care învață, adică a acelor organizații în care însușirea intensă de cunoștiințe este o preocupare permanentă la nivel de organizație, compartimente și titulari de posturi, cu efecte directe în planul performanțelor, a dus la conturarea funcției educaționale a sistemului informațional.

În conceperea componentelor sale și în funcționarea sa, se are în vedere asigurarea de informații cu caracter formativ și tratarea lor de o asemenea manieră încât să determine o creștere a efectelor educaționale în plan individual și organizațional.

Trecerea la organizația bazată pe cunoștiințe, care va predomina în secolul 21, este posibilă numai prin exercitarea intensă a funcției educaționale a sistemului informațional, într-o predominantă viziune pragmatică.

Funcția de documentare a sistemului informațional exprima menirea să gnoseologica, în virtutea căreia se înregistrează o serie de informații ce servesc îmbogățirii cunoștințelor personalului și care, numai ulterior, este posibil să fie utilizate pentru a lua decizii sau pentru efectuarea anumitor operații. Trecerea la organizația bazată pe cunoștințe determină o amplificare substanțială a importanței acestei funcții.

În realizarea acestor funcții, sistemul informațional este confruntat cu probleme foarte complexe, dată fiind tripla dimensiune a informațiilor. Informațiile au o dimensiune individuală, în sensul că ele condiționează într-o proporție apreciabilă potențialul și realizarea aspirațiilor personale ale salariaților. În formațiile au o dimensiune organizațională, în sensul că reprezintă o premisă indispensabilă pentru stabilirea și finalizarea obiectivelor organizației.

În sfârșit, informațiile au o dimensiune socială ce decurge din rolul lor în exercitarea drepturilor și responsabilităților salariaților din cadrul organizației în calitate de cetățeni.

Cunoașterea și luarea în considerare a multidimensionalității informațiilor este esențială pentru realizarea la un nivel corespunzător a celor patru funcții ale sistemului informațional. Neglijarea, fie și parțială, a uneia din cele trei dimensiuni ale informației se reflecta mai devreme sau mai târziu în diminuarea performanțelor organizației, concomitent cu neasigurarea unui climat de muncă necorespunzător.

CAPITOLUL 2

PREZENTAREA SPITALULUI JUDEȚEAN DE URGENȚĂ PLOIEȘTI

2.1. Prezentarea generală a zonei

Spitalul Județean de Urgență din Ploiești este cea mai mare și cea mai importantă unitate medicală din județul Prahova, județ care este situat în partea central-sud-estică a României, în zona central-nordică a Munteniei, în bazinele hidrografice ale râurilor Prahova și Teleajan.

Județul are o suprafață de 4 716 km2 si 854 552 de locuitori (primul din România ca număr de locuitori), din care 45,02% bărbați și 55,98% femei. Densitatea locuitorilor este de asemenea cea mai mare din țară: 182,5 loc/km2.

Reședințele de județ sunt: Municipiul Ploiești și Municipiul Câmpina, orașe mai importante: Azuga, Băicoi, Boldești-Scăieni, Breaza, Bușteni, Comarnic, Mizil, Plopeni, Sinaia, Slănic, Urlați. Există 86 de comune, 405 sate și 40 de localități componente ale orașelor și municipiilor.

Învățământul se desfășoară în 408 grădinițe, 422 școli generale, 42 de licee, 26 de școli profesionale, 12 școli de maiștri, o universitate la Ploiești cu 14 facultăți și una la Vălenii de Munte, care reprezintă o continuare a renumitelor cursuri de vara înființate de Nicolae Iorga, în 1908.

Rețeaua așezămintelor culturale și de arta cuprinde un teatru dramatic (Toma Caragiu), unul de păpuși și unul de strada, o filarmonică, 14 cinematografe, 19 case de cultură, 162 de cămine culturale, 25 de muzee, 420 de biblioteci cu 4.500.000 volume.

Sănătate: există pe teritoriul județului Prahova 16 spitale, 18 policlinici, 243 dispensare, 2 sanatorii TBC, 2 preventorii, 1 77 farmacii, în care își desfășoară activitatea 1110 medici și 3963 cadre medicale cu pregătire medie.

Piața

Spitalul Județean de Urgență Ploiești deservește intr-un procent covârșitor populația județului Prahova, după cum se vede în tabelul nr.3.1. După Prahova cele mai importante solicitări provin de la pacienții județelor limitrofe.

Tabelul 2.1 – Distribuția cazurilor după județul de domiciliu al pacienților (cazuri externate)

Din analiza indicatorilor socio-demografici se constată că numărul pacienților tratați în spital se împarte aproape egal între cei proveniți din mediu rural sau mediu urban și că aceeași împărțire este valabilă și când vorbim de sexul bolnavilor. Procentajul persoanelor active internate (grupa de vârsta: 45-65 ani) depășește cu 10 % valoarea procentajului persoanelor cu vârsta de pensionare (>65 ani).

O altă caracteristică, relevată în graficele de mai jos, arată că marea majoritate a pacienților apelează la medic în momentele critice, ponderea internărilor prin prezentarea la urgențe fiind covârșitoare, fie că este vorba de internări în secții chirurgicale, fie că afecțiunile necesită internarea în secții medicale.

Importanța spitalului

În consecință se poate concluziona că importanța spitalului în zona este asigurată de următorii factori:

– județul are o industrie puternică care incumbă și riscuri de accidente de muncă (politraumatisme, arsuri etc.)

– situația geografică îl situează la intersecția unor aglomerate căi de comunicație către capitală sau zone turistice, DN1 înregistrând numeroase cazuri de accidente;

– este singurul spital pe o rază de 60 km care asigură asistență medicală 24 ore din 24, are linie de gardă continuă pentru investigații de laborator și radioimagistică, oferind posibilitatea rezolvării cazurilor de politraumatisme;

– spitalul are un număr de 8 secții cu caracter unic pe județ (chirurgie plastică și microchirurgie, nefrologie, diabet zaharat, cardiologie, neurochirurgie, gastroenterologie, chirurgie maxilo-faciala, dermatovenerologie).

2.2. Organizarea spitalului

A. Funcții de conducere:

I. Spitalul este condus de un manager absolvent al unei instituții de învățământ superior și al unor cursuri de perfecționare în management sau management sanitar, agreate de Ministerul Sănătății Publice și stabilite prin ordin al ministrului sănătății publice.

II. Directori: directorul medical, directorul de cercetare-dezvoltare, directorul financiar-contabil, directorul de îngrijiri, precum și alți directori, potrivit normelor interne de organizare a spitalelor.

III. Medic (farmacist, biolog, biochimist, chimist) sef secție, laborator.

IV. Asistent medical șef pe spital

V. Șef serviciu, șef birou, după caz.

B. Funcții de execuție:

I. Personal sanitar de specialitate

a – Medici și alte cadre cu pregătire superioară de specilalitate

b – Asistenți medicali,surori medicale și alte funcții echivalente ca pregătire

II. Personal administrativ și auxiliar cu pregătire superioară, postliceală, liceală

a – Administrativ

b – Statistică și registratură medicală

c – Infirmiere, îngrijitoare

d – Muncitori calificați, muncitori necalificați

În cadrul spitalului este organizat și funcționează un comitet director, format din managerul spitalului, directorul medical, directorul de cercetare-dezvoltare, directorul financiar-contabil și, după caz, directorul de îngrijiri, precum și alți directori, potrivit normelor interne de organizare. Ocuparea funcțiilor specifice comitetului director se face prin concurs organizat de managerul spitalului. Atribuțiile comitetului director sunt stabilite prin ordin al ministrului sănătății publice.

În spitalele clinice, directorul medical poate fi un cadru didactic universitar medical.

Secțiile, laboratoarele și serviciile medicale ale spitalului public sunt conduse de un șef de secție, șef de laborator sau, după caz, șef de serviciu. Aceste funcții se ocupă prin concurs sau examen, după caz, în condițiile legii, organizat conform normelor aprobate prin ordin al ministrului sănătății publice.

În spitalele publice funcțiile de șef de secție, șef de laborator, farmacist-șef, asistent medical șef sunt funcții de conducere și vor putea fi ocupate numai de medici, farmaciști, biologi, chimiști și biochimiști sau, după caz, asistenți medicali, cu o vechime de cel puțin 5 ani în specialitatea respectivă.

La numirea în funcție, șefii de secție, de laborator sau de serviciu vor încheia cu spitalul public, reprezentat de managerul acestuia, un contract de administrare cu o durată de 3 ani, în cuprinsul căruia sunt prevăzuți indicatori specifici de performanță.

În cadrul spitalelor publice funcționează un consiliu etic, un consiliu medical și un consiliu științific, pentru spitalele clinice și institutele și centrele medicale clinice. Directorul medical este președintele consiliului medical. Directorul științific este președintele consiliului științific. Consiliul medical este alcătuit din șefii de secții, de laboratoare, farmacistul-șef și asistentul șef.

Principalele atribuții ale consiliului medical sunt următoarele:

a) îmbunătățirea standardelor clinice și a modelelor de practică în scopul acordării de servicii medicale de calitate în scopul creșterii gradului de satisfacție a pacienților;

b) monitorizarea și evaluarea activității medicale desfășurate în spital în scopul creșterii performanțelor profesionale și utilizării eficiente a resurselor alocate;

c) elaborarea proiectului de plan de achiziții al spitalului în limita bugetului estimat;

d) întărirea disciplinei economico-financiare.

În cadrul spitalului public funcționează un consiliu consultativ, care are rolul de a dezbate principalele probleme de strategie și de organizare și funcționare a spitalului și de a face recomandări managerilor spitalului în urma dezbaterilor.

Membrii consiliului consultativ sunt:

a) 2 reprezentanți ai Ministerului Sănătății Publice sau ai autorității de sănătate publică, cu personalitate juridică pentru spitalele din subordinea Ministerului Sănătății Publice;

b) 2 reprezentanți ai ministerelor și instituțiilor cu rețea sanitară proprie pentru spitalele aflate în subordinea acestora;

c) 2 reprezentanți numiți de consiliul județean ori local, respectiv de Consiliul General al Municipiului București, dintre care unul specialist în finanțe publice locale, pentru spitalele aflate în administrarea consiliilor județene sau locale, după caz;

d) managerul spitalului public;

e) 2 reprezentanți ai universității sau facultății de medicină, pentru spitalele clinice, institutele și centrele medicale clinice;

f) 2 reprezentanți ai mediului de afaceri, nominalizați de patronatele reprezentantive la nivel național pentru spitalele din rețeaua Ministerului Sănătății Publice.

Consiliul consultativ se întrunește, în ședință ordinară, cel puțin o dată la 3 luni, precum și ori de câte ori va fi nevoie, în ședințe extraordinare.

2.3. Regulament privind organizarea și funcționarea Spitalului Județean de Urgență Ploiești

2.3.1 Dispoziții generale

Spitalul Județean de Urgență Ploiești este unitatea sanitară cu paturi, cu personalitate juridică îndeplinind condițiile prevăzute de lege privitor la persoanele juridice, care asigură asistență medicală completă de specialitate.

Spitalul Județean de Urgență Ploiesti este unitate sanitară cu paturi,de utilitate publică, cu personalitate juridică, ce furnizează servicii medicale.

Spitalul Județean de Urgență Ploiești răspunde de aducerea la îndeplinire a dispozițiilor Autorității de Sănătate Publică a Județului Prahova și a ordinelor Ministerului Sănătătii Publice .

În îndeplinirea atribuțiilor ce-i revin Spitalul Județean de Urgență Ploiești emite dispoziții

Spitalul Județean de Urgență Ploiești este subordonat Autorității de Sănătate Publică a Județului Prahova ca organ de specialitate.

Spitalul Judetean de Urgență Ploiești colaborează cu celelalte unități sanitare, economice, bănci.

2.3.2 Atribuțiile unității

Spitalul Judetean de Urgență Ploiești răspunde de respectarea legislației în vigoare, precum și de ducerea la îndeplinire a ordinelor și instrucțiunilor Ministerului Sănătății Publice, dispozițiilor Autorității de sănătate Publică a Județului Prahova și a Casei de Asigurări de Sănătate a Județului Prahova.

Spitalul Județean de Urgență Ploiești este obligat să asigure:

a) prevenirea și combaterea infecțiilor nosocomiale;

b) efectuarea consultațiilor, investigațiilor, tratamentelor și a altor îngrijiri medicale bolnavilor spitalizați;

c) stabilirea corectă a diagnosticului și a conduitei terapeutice pentru pacienții spitalizați;

d) aprovizionarea și distribuirea medicamentelor;

e) aprovizionarea cu substanțe și materiale de curățenie și dezinfecție;

f) aprovizionarea în vederea asigurării unei alimentații corespunzătoare, atât din punct de vedere calitativ cât și cantitativ, respectând alocația de hrană alocată conform legislației în vigoare;

g) asigurarea unui microclimat corespunzător astfel încât să fie prevenită apariția de infecții nosocomiale;

h) realizarea condițiilor necesare pentru aplicarea măsurilor de protecția muncii și pază contra incendiilor conform normelor în vigoare.

Spitalul are obligația de a acorda primul ajutor și asistență medicală de urgență oricărei persoane care se prezintă la spital, dacă starea sănătății persoanei este critică. După stabilizarea funcțiilor vitale, spitalul va asigura, după caz, transportul obligatoriu medicalizat la o altă unitate medico-sanitară de profil.

Spitalul Județean de Urgență Ploiești va organiza înregistrarea tuturor persoanelor cărora li se acordă asistentă medicală, atât ambulator cât și a celor care se internează în spital, într-un registru de consultații.

Spitalul asigură condiții de investigații medicale, tratament, cazare, igienă, alimentație și de prevenire a infecțiilor nosocomiale, conform normelor aprobate prin ordin al ministrului sănătății publice.

Spitalul răspunde, în condițiile legii, pentru calitatea actului medical, pentru respectarea condițiilor de cazare, igienă, alimentație și de prevenire a infecțiilor nosocomiale, precum și pentru acoperirea prejudiciilor cauzate pacienților.

Cazurile deosebit de grave vor fi aduse la cunoștință urgent medicului șef de secție sau medicului de gardă după caz.

2.3.4. Obligațiile conducerii

Managerul spitalului are obligația să încheie un Contract de management cu Ministerul Sănătății Publice pe o perioadă de 3 ani. Contractul de management poate fi prelungit sau poate înceta înainte de termen, în urma evaluării anuale efectuate pe baza criteriilor de performanță stabilite prin ordin de ministru. Modelul contractului de management, în cuprinsul căruia sunt prevăzuți indicatorii de performanță a activității, se aprobă prin ordin al ministrului sănătății publice. Nivelul indicatorilor de performanță se stabilește anual de Ministerul Sănătății Publice, respectiv de ministrul de resort, în funcție de subordonarea spitalului.

Contractul da management va avea la bază un buget global negociat, a cărui execuție va fi evaluată anual. Atribuțiile managerului sunt stabilite prin Contractul de management.

În domeniul politicii de personal și al structurii organizatorice managerul are, în principal, următoarele atribuții:

a) stabilește și aprobă numărul de personal, pe categorii și locuri de muncă, în funcție de normativul de personal în vigoare;

b) aprobă organizarea concursurilor pentru posturile vacante, numește și eliberează din funcție personalul spitalului;

c) aprobă programul de lucru, pe locuri de muncă și categorii de personal;

d) propune structura organizatorică, reorganizarea, schimbarea sediului și a denumirii unității, în vederea aprobării de către Ministerul Sănătății Publice sau, după caz, de ministerele care au spitale în subordine ori în administrare sau rețea sanitară proprie;

e) numește, membrii comitetului director, conform Legii 95/2006 privind reforma în domeniul sănătății art. 183

Persoanele din conducerea spitalului public, respectiv managerul, membrii comitetului director, șefii de secție, de laborator sau de serviciu și membrii consiliului consultativ, au obligația de a depune o declarație de interese, precum și o declarație cu privire la incompatibilitățile prevăzute, în termen de 15 zile de la numirea în funcție, la Ministerul Sănătății Publice sau, după caz, la ministerele și instituțiile cu rețea sanitară proprie.

2.3.5. Obligațiile salariaților

Personalul încadrat în unitate are obligația să își desfășoare activitatea în mod responsabil, conform reglementărilor profesionale, codului de deontologie medicală și cerințelor postului.

Principalele îndatoriri ale angajaților sunt următoarele:

a) asigură monitorizarea specifică a bolnavilor conform prescripției medicale;

b) respectă normele de securitate, manipulare și descărcare a stupefiantelor, precum și a medicamentelor cu regim special;

c) organizează și desfășoară programul de educație pentru sănătate, activități de consiliere, atât pentru pacienți, cât și pentru aparținători și diferite categorii profesionale aflate în formare;

d) utilizează și păstrează în bune condiții, echipamentele și instrumentarul din dotare, supraveghează colectarea,depozitarea transportul si eliminarea finală a materialelor și instrumentarului de unică folosință utilizat (și se asigură de depozitarea acestora în vederea distrugerii;)

e) respectă reglementările în vigoare privind prevenirea, controlul și combaterea infecțiilor nosocomiale;

f) poartă echipamentul corespunzător funcției pe care o deține, în vederea păstrării igienei și a aspectului estetic personal;

g) respectă comportamentul etic față de pacienți, aparținători și celelalte persoane cu care colaborează;

h) respectă secretul profesional;

i) respectă programul de lucru și regulamentul intern;

j) în întreaga activitate desfășurată în cadrul spitalului, întregul personal medico-sanitar are obligația de a folosi un limbaj politicos atât față de pacienți cât și față de vizitatori

k) execută orice alte sarcini de serviciu în vederea asigurării unei bune funcționări a activității spitalului.

l) să aducă la timp la cunoștiința șefului ierarhic orice neregulă, abatere sau greutate în muncă precum și în cazul când aparatele, instrumentarul si utilajul ce le sunt date în păstrare, sunt expuse deteriorării sau funcționează nereglementar.

Se interzice personalului încadrat:

a. Îndeplinirea serviciului într-o ținută necorespunzătoare.

b. Intrarea în saloanele bolnavilor fără echipament corespunzător (halat, bonetă)

c. Să părăsească locul de muncă înainte de terminarea programului de lucru.

d. Să introducă sau să consume băuturi alcoolice în incinta unității.

e. Comunicarea sau divulgarea pe orice cale, în scop personal a datelor din foi de observație sau consultație.

f. Să execute lucrări proprii sau de interes personal în timpul serviciului.

g. Să săvârșească violente, injurii, calomii și să aibă în general o atitudine irevențioasă față de șefii ierarhici și față de orice altă persoană.

2.3.6. Organizarea timpului de lucru

Durata normală a timpului de lucru este de 8 ore/zi. La locurile de muncă cu activitate specifică se pot stabili forme speciale de organizare a activității(exemplu program de 12/24). Programul de lucru (inclusiv gărzile) se stabilește de conducerea unității, respectându-se legislația în vigoare.

Programul de lucru al spitalului se stabilește după cum urmează:

a. Program de lucru de 7 ore pentru medici, farmaciști, biologi și biochimiști.

b. Program de 8 ore sau ture de 12 ore cu 24 ore liber, pentru personalul mediu și auxiliar, sanitar precum și muncitorii de la locuri cu foc continuu.

c. Program de lucru de 8 ore pentru restul personalului.

Evidența prezenței la program se ține prin condici de prezență pe secții și compartimente de muncă, cu trecerea orei de începere a programului și ora de terminare a programului, în care personalul este obligat să semneze zilnic. Nesemnarea zilnică și la timp a condicilor de prezență constituie o încălcare a normelor de disciplină a muncii și se sancționează conform legislației muncii. Condicile de prezență sunt verificate zilnic de medicul șef, care are obligația de a confirma prin semnătură, concordanța prezenței din secție cu cea din condică. Evidența orelor efectuate peste program se ține separat pe locuri de muncă și se depune la serviciul resurse umane, organizare, normare, salarizare.

Se consideră muncă prestată în timpul nopții, munca prestată în intervalul 22.00 – 6.00 cu posibilitatea abaterii o oră în plus sau în minus, față de aceste limite, în cazuri excepționale.

Este considerat program în 3 ture, sistemul 8/16, 12/24 ore, salariatul având obligația efectuării serviciului de dimineață, după-amiază și noapte, în decursul unei luni în conformitate cu prevederile legale.

2.3.7. Sancțiuni disciplinare

Abaterile de la regulile de disciplină, precum și încălcarea obligațiilor de serviciu, inclusiv a normelor de comportare, constituie abatere disciplinară și se sancționează potrivit legii, cu:

a) avertisment scris;

b) reducerea salariului de bază pe o durata de 1-3 luni, cu 5-10% ;

c) reducerea salariului de bază și/sau, după caz, și a indemnizației de conducere pe o perioadă de 1 – 3 luni, cu 5 -10%;

d) desfacerea disciplinară a contractului de muncă în toate situațiile se stabilește prin dispoziție scrisă a conducerii unității, cu arătarea motivelor si a prevederilor legale pe care se întemeiază aceasta. Dispoziția de desfacere a contractului de muncă va fi comunicată în termen de 5 zile și își produce efectele de la data comunicării.

Încălcarea Regulamentului Intern atrage sancționarea salariatului vinovat. Sancțiunea disciplinară se aplică conform art. 266-268 din Codul Muncii. Împotriva sancțiunii disciplinare se poate face plângere în termen de 30 de zile de la comunicare la Tribunal – Secția litigii de muncă și conflicte de muncă.

2.3.8. Dispoziții finale

În întreaga lor activitate, toate cadrele medico-sanitare vor adopta o conduită civilizată, politicoasă.

Toți salariații spitalului precum și personalul ce deservește paza și curațenia (care pot fi angajați ai unor firme de prestări de servicii), vor acționa într-un climat de liniște care să asigure confort psihic pacienților, evitând pe cât posibil, orice disconfort fonic (prin ton ridicat, zgomote ale utilajelor si dispozitivelor cu care își desfașoară activitatea) cu preponderență în perioadele destinate odihnei pacienților.

Atât medicii cât și personalul cu pregătire medie și auxiliari, se vor comporta cu pacienții și aparținătorii acestora într-o manieră care să excludă orice posibilitate de interpretare din partea acestora că se dorește sau se urmărește o remunerare a actului medical și de îngrijire, alta decât cea prevăzută de actele normative în vigoare, respectiv decât salariul obținut pe statul de plată.

Respectarea prevederilor prezentului Regulament este obligatorie pentru toți angajații spitalului.

Regulamentul Intern poate fi modificat sau completat, ori de câte ori necesitățile legale de organizare, funcționare și disciplina muncii în unitate le cer.

Regulamentul Intern va fi prelucrat cu toți angajații, pe secții și compartimente, încheindu-se proces – verbal sub semnătură de luare la cunoștință.

Pentru personalul încadrat după intrarea în vigoare a Regulamentului Intern, prelucrarea se face de către șeful secției (compartimentului) în care acesta se angajează, confirmarea anexându-se la contractul de muncă.

Prezentul Regulament intern se completează în mod corespunzător atât cu legea drepturilor pacientului (Legea nr.46/2003) cât și cu Codul de deontologie medicală.

2.4. Finanțarea spitalului

Spitalele publice sunt instituții publice finanțate integral din venituri proprii și funcționează pe principiul autonomiei financiare. Veniturile proprii ale spitalului provin din sumele încasate pentru serviciile medicale, alte prestații efectuate pe bază de contract, precum și din alte surse conform legii.

Prin autonomie financiară se înțelege:

Organizarea activității spitalului pe baza bugetului de venituri și cheltuieli propriu, aprobat de conducerea unității și cu acordul ordonatorului de credite ierarhic superior

Elaborarea bugetului de venituri și cheltuieli, pe baza evaluării veniturilor proprii din anul bugetar și a repartizării cheltuielilor pe baza propunerilor secțiilor și compartimentelor din cadrul spitalului

Spitalele publice au obligația de a asigura realizarea veniturilor și de a fundamenta cheltuielile în raport cu acțiunile și obiectivele din anul bugetar, pe titluri, articole și alienate conform clasificației bugetare.

Contractul de furnizare de servicii medicale al spitalului public cu Casa de Asigurări Sociale de Sănătate reprezintă însă principala sursă a veniturilor în cadrul bugetului de venituri și cheltuieli și se negociază de către manager cu conducerea Casei de Asigurări Sociale de Sănătate, în funcție de indicatorii stabiliți în contractul cadru de furnizare de servicii medicale.

Spitalul mai primește în completare sume de la bugetul de stat sau de la bugetele locale, care vor fi utilizate numai pentru destinațiile pentru care au fost alocate(reparații, materiale sanitare, întreținerea clădirilor, energia).

2.5. Structura organizatorică a Spitalului Județean de Urgență Ploiești

I. SPITAL

Parter

Laborator explorări funcționale

Laborator radiologie și imagistică medicală

Serviciul anatomie patologică

Serviciul de prevenire și control al infecțiilor nosocomiale

Unitate primire urgențe (U.P.U.)

Cabinete consultații pediatrie, medicină internă, oto-rino-laringologie (O.R.L.), psihologie, cardiologie, ortopedie și traumatologie (adulți si infantilă), montări aparate ghipsate, neurologie, psihologie, chirurgie si chirurgie plastică (cu bloc operator și terapie intensivă pentru intervenții minore), stomatologie si chirurgie stomatologică, alergologie, urologie, diabet si boli de nutriție.

Farmacie (numai pentru necesarul spitalului)

Birouri compartimente funcționale ; directori, secretariat, contabilitate, resurse umane, informatică și statistică, casierie, fișier, informații

Vestiare pacienți internați

Chioșcuri produse alimentare și de difuzare a presei

Etajul I

Laborator explorări funcționale

Laborator radiologie și imagistică medicală

Secția cardiologie (16 saloane pacienți internați, cabinet medici, cabinet asistenți medicali, cabinet medic de gardă, cabinet consultații, cabinet șef secție)

Secția neurologie (16 saloane pacienți internați, cabinet medici, cabinet asistenți medicali, cabinet medic de gardă, cabinet șef secție)

Etajul II

Secția chirurgie și chirurgie plastică (16 saloane pacienți internați, cabinet medici, cabinet asistenți medicali, cabinet medic de gardă, cabinet șef secție, cabinet pansamente)

Secția urologie (16 saloane pacienți internați, cabinet medici, cabinet asistenți medicali, cabinet medici de gardă, cabinet șef secție, stația hemodializă)

Bloc operator

Secția anestezie și terapie intensivă (A.T.I.) și hematologie

Etajul III

Secția oftalmologie (8 saloane pacienți internați, cabinet consultații, tratamente, pansamente, cabinet medic de gardă, cabinet asistenți medicali, cabinet șef secție)

Secția ortopedie – traumatologie (8 saloane pacienți internați, cabinet medici de gardă, cabinet asistenți medicali, cabinet șef secție, cabinet pansamente)

Secția oto-rino-laringologie (O.R.L.) (8 saloane pacienți internați, cabinet șef secție, cabinet medici, cabinet asistenți medicali, cabinet consultații, chirurgie O.R.L., tratamente)

Secția chirurgie – ortopedie infantilă (8 saloane pacienți internați, sala operații chirurgicale de mică anvergură, cabinet medici de gardă, cabinet șef secție, cabinet asistenți medicali, cabinet pansamente)

Etajul IV

Secția medicina internă (16 saloane pacienți internați, cabinet medici de gardă, cabinet șef secție, cabinet asistenți medicali)

Secția diabet și boli de nutriție (16 saloane pacienți internați, cabinet șef secție, cabinet medic de gardă, cabinet asistenți medicali)

Etajul V

Secția pediatrie I (nou născuți) (8 saloane copii internați, 4 saloane mame însoțitoare, 4 saloane terapie intensivă, cabinet medici de gardă, cabinet asistenți medicali, cabinet șef secție, bucătărie dietetică

Secția pediatrie II (copii mai mari de un an) (16 saloane copii internați, celelalte cabinete sunt comune cu pediatrie I)

Subsol

Bucătarie (include magazie alimente neperisabile, sală de spălat vase)

Spălatorie (include magazie lenjerie, călcătorie, croitorie)

Vestiare personal medical

Ateliere întreținere (mici încăperi pentru mecanici, instalatori, liftieri,grădinari, etc.) și debarale materiale personal de întreținere și curățenie

II. SECȚII EXTERIOARE

III. TRANSFERURI

1. Grădinițe

2. Dispensare școlare

Situația numărului de personal aprobat in statul de funcții al Spitalului Județean de Urgență Ploiești:

Total personal aprobat în statul de funcții = 1216

Posturi ocupate = 1194 din care:nr. medici: 216, nr. alt personal superior: 19, nr. personal mediu sanitar: 645, nr. personal auxiliar sanitar: 166, nr. personal TESA: 50, nr. personal muncitori: 98.

CAPITOLUL 3

PRINCIPALELE ASPECTE CE DAU CONTUR SISTEMULUI INFORMAȚIONAL ÎN CADRUL SISTEMULUI SANITAR

3.1. Introducere

Sistemul informațional în cadrul instituțiilor sanitare se poate definii că totalitatea informaților și datelor transmise dintre diverse persoane și instituții, sub formă de date sau informații, formând circuite și fluxuri informaționale că rezultat al mijloacelor de tratare a informaților utilizate.

Un aspect central al sistemului informațional în cadrul sistemului sanitar este reprezentat de totalitatea consultațiilor, investigațiilor și tratamentelor medicale ce constă în preluarea analizei și în comunicarea informațiilor, dintre cunoștințele medicale ale personalului sanitar și pacienți. Activitățile din cadrul serviciilor de îngrijire medicală sunt realizate din ce în ce mai des prin cooperarea dintre mai multe persoane și instituții. Acestea se fac și datorită creșterii gradului de specializare a activităților medicale. De aceea, pentru a asigura calitatea serviciilor medicale furnizate pacienților, trebuie avută în vedere o realizare coerentă a diverselor activități medicale din cadrul unui serviciu medical.

Creșterea cererii de comunicare a informațiilor medicale dintre diverse persoane și instituții presupune o utilizare mai eficientă a acestor informații. Această cerere poate fi realizată doar prin utilizarea judicioasă a tehnologiei informațiilor digitale.

O creștere a utilizării Tehnologia Informației și Comunicațiilor (TIC) nu este un scop în sine. TIC trebuie să reprezinte mijloacele prin care se asigură obiectivele strategice, respectiv:

îmbunătățirea stării de sănătate a populației, creșterea calității vieții în condițiile compatibilității sistemului sanitar românesc cu cel din Uniunea Europeană;

aprobarea strategiei naționale de dezvoltare a serviciilor sanitare pe o perioadă de minim 8 ani;

creșterea graduală a resurselor alocate din PIB pentru sănătate, în cicluri bugetare multianuale;

oferirea și garantarea accesului tuturor cetățenilor la servicii de sănătate de înaltă calitate;

dezvoltarea programelor de prevenție și de depistare precoce a bolilor;

redresarea și dezvoltarea asistenței medicale din mediul rural;

creșterea veniturilor salariale ale personalului din sistemul sanitar;

participarea personalului sanitar la un program de educație continuă garantat de către stat;

asigurarea transparenței totale în cheltuirea banilor publici.

Strategia prevede procesul de tranziție către o Societate Informațională bazată pe cunoaștere prin structuri organizatorice, infrastructuri naționale pentru eGuvernare și prin elaborarea și dezvoltarea de noi metode de furnizare a serviciilor către cetățeni.

Instrumentele corespunzătoare pe bază de Tehnologia Informației și Comunicațiilor (TIC) vor ajuta la furnizarea de servicii adecvate, sigure, în siguranță și de bună calitate către cetățeni. În același timp, va fi oferit sprijinul necesar pentru personalul din sectorul sanitar, astfel încât să se asigure o continuitate a asistenței și a siguranței pacienților, iar cetățenii să aibă acces la instrumentele potrivite.

Scopurile serviciilor de asistență medicală sunt: o populație mai sănătoasă și acces egal al cetățenilor la serviciile de sănătate. Prioritate au, bineînțeles, cei care au mai mare nevoie de îngrijire.

Există o serie de criterii care trebuie să fie îndeplinite astfel încât serviciile de sănătate să fie considerate „de standard înalt”. Acestea trebuie:

să fie de calitate bună, bazate pe cunoștințe bazate pe dovezi științifice și experiență dovedită;

să se bazeze pe respectarea demnității pacienților și a dreptului de a alege, și să fie deschise la participarea și influențarea de către pacienți;

să fie accesibile pentru toată lumea;

să ofere pacienților dreptul de a alege;

să ofere cetățenilor și pacienților informații complete în ceea ce privește accesul la servicii de calitate și efectele acestor servicii;

să utilizeze resursele în mod eficient și responsabil;

serviciile de sănătate eficiente nu sunt vitale doar pentru starea de sănătate, siguranța și bunăstarea cetățenilor, ci și pentru încrederea populației în abilitatea societății și a statului de a răspunde nevoilor lor proprii.

3.2. Documentele.Datele.Informația

Toate documentele sistemului trebuie să corespundă următoarelor cerințe:

să corespundă standardelor internaționale;

să corespundă recomandărilor Ministerului Sănătății și Organizației Mondiale a Sănătății;

să conțină date veridice

Documentele sistemului pot fi divizate în următoarele categorii:

documente medicale;

acte de identitate;

documente înregistrate și licențe;

documente de asigurare;

documente tehnologice.

Câmpul de date ale Sistemului Informațional Medicale Integrat include:

date personale de baza și suplimentare ale persoanei fizice;

date de baza și suplimentare ale unităților de drept;

datele privind identificarea documentelor;

datele privind prestările de servicii medicale:

codul serviciului medical prestat;

data prestării serviciului medical;

de cine este prestat (IDNO);

codul medicului (IDNP);

beneficiarul serviciului medical (IDNP);

date privind înregistrarea populației în Registrul general;

date privind istoricul bolii;

date privind înregistrarea bolnavilor cronici și dispanserizați;

date privind înregistrarea pacienților în registrele speciale;

date privind înregistrarea rezultatelor controlului profilactic;

date privind înregistrarea vaccinărilor și revaccinărilor;

date privind trimiterea pacientului către specialist și cu privire la numărul de bolnavi consultați la specialiști;

date privind rezultatele consultării și recomandările de tratament;

date cu privire la numărul de bolnavi trimiși la tratare în staționar;

date cu privire la vizite.

3.3. Circuite și fluxuri informaționale

Circuitele și fluxurile informaționale în sistemului sanitar, sub aspectul tratării pacienților se realizează pe baza consultațiilor, o dată cu întocmirea fișei medicale, parcurgând toate etapele și concluzionând cu diagnosticul și indicațile terapeutice.

De asemenea un procedeu ce determina apariția de ciruite informaționale este internarea, care este reprezentată de un protocol standard.În Spitalul Județean de Urgență Ploiești modul de internare al pacienților se realizează astfel:

intrarea pacienților în sistem se face prin sectile de internare;

pacientul mai întâi va fi căutat în baza de date și dacă nu va fi găsit se va introduce că pacient nou, înregistrându-se datele sale din C.I/B.I sau oricare alt act ce atestă identitatea;

după identificarea să, pacientului i se va crea o înregistrare în care se vor introduce date referitoare la asigurarea de sănătate, unitatea trimitatoare, secția unde va fi examinat.

Pentru a demonstra cum funcționează acest proces am abordat sistemul informațional sanitar privind prevenirea și combaterea cancerului.

Conform Ordinului Ministrului Sănătății nr. 490/ 1981 se constitue obligativitatea controlului oncologic iar conform ordinului 117/ 1982 se desemnează centrele interjudețene pentru diagnostic, tratament complex și recuperarea bolnavilor de cancer.

Din acest punct de vedere, spitalele au obligația de a efectua un examen oncologic sistematic, încă de la internare.

În caseta destinată acestui scop pe Foaia de observație clinică generală se va înscrie „controlat oncologic„ dacă nu există nici un simptom sau suspiciune de cancer, ori se vor înscrie constatările făcute în timpul examinării bolnavului.

Pacientul suspicionat va fi trimis la cabinetul de oncologie și supus Comisiei de diagnostic și indicație terapeutică pentru cancer a unității sanitare nominalizate, cu Bilet de trimitere sau Bilet de internare, în cazul că va fi spitalizat.

Hotărârea Comisiei de diagnostic și indicație terapeutică pentru cancer va fi înscrisă în REGISTRUL DE EVIDENȚĂ A ACTIVITĂȚII COMISIEI PENTRU DIAGNOSTIC ȘI INDICAȚIE TERAPEUTICĂ PENTRU CANCER.

Pe verso-ul Biletului de trimitere sau pe Biletul de ieșire din spital – în funcție de caz- se va înscrie, diagnosticul complet cu localizarea, tipul histologic standardizat conform clasificării internaționale TNM.

În mod obligatoriu, bolnavul va fi dispensarizat.

În cazul stabilirii diagnosticului de către spital, pentru declararea obligatorie a bolnavilor cu afecțiuni neoplazice precum și pentru comunicarea modificărilor intervenite în situația bolnavului, ori scoaterea sa din evidență se va completa pentru bolnav FIȘA STATISTICA A BOLNAVULUI DE CANCER NR. …. .

Spitalul va transmite Fișa statistică a bolnavului de cancer cabinetului oncologic al unității medicale de specialitate din ambulatoriu.

Odată cu stabilirea diagnosticului și indicațiilor terapeutice se întocmește fișa de externare.

Externarea din spital se poate face:

prin transfer interspitalicesc

externat la terminarea tratamentului sau la depășirea fazei acute a bolii

la cerere

prin transfer intraspitalicesc

prin deces

3.4.Proceduri informaționale

În această categorie intră modurile de abordare a tratării fiecărui pacient în parte prin metode de investigare. Acest procedeu include mai multe module, respectiv:

modulul examinare

modulul internare-transfer-externare

modulul operații

modulul costuri

modulul raportare

modulul farmacie

modulul laborator

modulul imagistică

modulul contabilitate și salarizare personal

1. Modulul examinare

În momentul prezentării unui pacient pentru o examinare, dacă pacientul a mai fost în spital, trebuie să existe posibilitatea vizualizării isoricului medical al acestuia (internări anterioare, diagnostice, medicații, proceduri, rezultate analize). La terminarea examinării trebuie să existe posibilitatea introducerii diagnosticului și a celorlalte date referitoare la examinare, să se poată prescrie medicația, efectua proceduri și formulă cereri de analize către laborator. În urmă examinării, pacientul trebuie să poate fi internat pe una din secții primind un număr unic de foaie de observație care va permite urmărirea să în cadrul spitalului

2. Modulul internare-transfer-externare

Acesta trebuie să permită realizarea mișcărilor pacienților în spital, oferind posibilitatea vizualizării, introducerii și modificării datelor referitoare la prezența pacientului în secție. Pacienții care au fost internați într-o secție vor putea fi transferați de câte ori va fi necesar în alte secții din spital fără schimbarea numărului foii de observație. Pe durata internării pacienților li se pot efectua următoarele operațiuni:

prescrierea medicației;

emitere cereri de analize și vizualizare rezultate;

efectuarea de proceduri medicale;

adăugare examene clinice;

vizualizare imagini recepționate de la aparatele de imagistică;

înregistrare consumuri de materiale.

De asemenea se vor putea modifică regimul alimentar, medicul curant, salonul și alte detalii referitoare la prezența acestuia într-o secție.

3. Modulul operații

Trebuie să permită adăugarea și vizualizarea informațiilor din secțiile chirurgicale. Se vor înregistra următoarele tipuri de date:

informații privind pacientul (stare pacient, diagnostic, secția și medicul timitator);

detaliile referitoare la operație (numărul protocolului, medicul operator, anestezistul, dată și ora începerii și terminării operației);

consumuri realizate pe durata intervenției chirurgicale.

4. Modulul costuri

Trebuie să genereze un raport privind cheltuielile efectuate cu fiecare pacient în parte. În acest raport trebuie să apară procedurile medicale efectuate, regimul alimentar primit, costul serviciilor de cazare raportat la asigurarea de sănătate a fiecăruia dintre pacienți.

5.Modulul raportare

Trebuie să fie construit în așa mod că unele rapoarte pe care spitalele trebuie să le obțină să aibă o reglementare periodică, iar altele să răspundă unor nevoi de raportare internă la orice moment de timp, folosind diverse criterii de selecție. Rapoartele vor putea fi tipărite la imprimantă, vizualizate, sau exportate în diferite formate de fișiere și salvate pe disc.

6.Modulul farmacie

Acest modul va urmări eficientizarea gestiunii medicamentelor din farmaciile spitalului și integrarea informațiilor într-un sistem informatic unitar. Sistemul trebuie să permită eliberarea medicamentelor prin preluarea cererilor venite de la secții. De asemenea, trebuie să permită vizualizarea din secții și cabinete a stocurilor de medicamente.

7.Modulul laborator

Acest modul trebuie să permită automatizarea activității în laborator și transmiterea informațiilor către medic. În momentul emiterii cererii de analize trebuie să se poată specifică informațiile referitoare la recoltare, tipul analizelor cerute și parametrii urmăriți. În laborator trebuie să existe posibilitatea căutării pacientului pe baza unor criterii diverse. După obținerea rezultatelor și validarea lor, buletinele de analize trebuie să fie vizibile pe secții și să existe posibilitatea tipăririi acestora.

8. Modulul imagistic

Are funcția de a gestiona imaginile unui pacient rezultate în urmă unor investigații de radiologie sau imagistică, de a le introduce în sistem și de a permite vizualizarea acestora în secții sau chiar în alte instituții medicale. După efectuarea lor, imaginile trebuie să fie disponibile imediat pentru vizualizare și analiză de către medicii implicați în condiția că utilizatorul să aibă drept de acces asupra informațiilor respective. Implementarea acestui modul permite reducerea timpului de acces la informație precum și cheltuielile consumului de materiale (filme radiologice) prin stocarea lor în format electronic.

9. Modulul contabilitate și salarizare personal

Trebuie să asigure fluxul informatic al documentelor de înregistrarea lor conform reglementărilor legale. El va urmări evidență contabila și evidență cantitativ-valorică a materialelor și obiectelor de inventar. De asemenea el trebuie să permită generarea de rapoarte în conformitate cu legislația în vigoare. În mod similar vor fi construite sisteme informatice și în Centrele Medicilor de Familie, precum și în alte instituții medicale.

3.5. Mijloace de tratare a informației în cadrul sistemului sanitar

O proporție mare de spitale din total, 84% achiziționează în prezent servicii informatice de la un furnizor extern, servicii cu care însă cam un sfert (25%) dintre ele nu sunt mulțumite pentru că nu acoperă nici 50% din necesar. În plus, pentru 34% din spitale sistemul informatic pe care-l utilizează nu este deloc adecvat nevoilor secțiilor/departamentelor.

Aproximativ jumătate din spitale (47%) dețin un sistem informatic complex, doar la nivelul acestor spitale echipamentele de calcul fiind configurate în rețea.

Dintre modulele utilizate de spitale, cele mai multe utilizează un modul de înregistrare electronică a pacienților spitalizați (date clinice), dar numai o parte dintre aceste sisteme (47%) au și proceduri de validare pentru sistemul de informații clinice. Alte tipuri de module utilizate de spitale în ordinea frecvenței sunt: modul de înregistrare electronică contabilă, modul informatic de resurse umane, sistem de management al pacienților (date administrative ale pacienților), sistem de înregistrare electronică a pacienților în regim de ambulatoriu (date clinice).

În cadrul managementului spitalului un rol foarte important îl deține abilitatea unui spital de a prescrie medicația direct în sistemul electronic. Aceasta permite atât un control riguros al costurilor cât și creșterea eficienței proceselor de achiziție și eliberare din farmacie a medicamentelor. Din păcate în România mai puțin de o treime din spitale (28%) utilizează un astfel de modul, iar 45% dintre acestea utilizează aceleași 2 sisteme informatice, fapt ce poate reprezenta un avantaj pentru viitorul proces de elaborare a unui sistem integrat valid la nivel național.

Un instrument extrem de util pentru micșorarea timpului de diagnostic și reducerea costurilor este și modulul de arhivare și comunicare a imaginilor care este însă utilizat în foarte puține spitale (12%), dintre acestea 36% utilizând același sistem informatic.

Un alt aspect regretabil este faptul că prea puține spitale (sub 25%) sunt interesate de aspecte precum protecția adecvată a datelor, managementul dreptului de acces al utilizatorilor, auditarea informațiilor (date clinice sau personale) sau utilizarea informațiilor din propriile sisteme informatice ca suport pentru deciziile de management.

Dintre spitalele care nu au achiziționat servicii informatice majoritatea sunt reprezentate de spitale mici, orășenești, comunale sau centre de sănătate, spitale de psihiatrie cronici sau spitale de recuperare, dar și 6 spitale municipale și 1 spital județean (județul Călărași, considerat ca fiind o zonă foarte slab dezvoltată din punct de vedere economic).

Piața soft-urilor de spitale oferă soluții complexe inter-operabile între propriile module și care dețin înglobate și unele standarde de interoperabilitate. Aceste aplicații pot doar în proporție de 80 % să sprijine sistemul EHR, dar din păcate nu sunt achiziționate de către spitale modulele cele mai costisitoare (imagistica și laboratorul). De asemenea, sistemele permit prescrierea electronică dar foarte puține spitale o folosesc(sub 25%).

În ceea ce privește farmaciile doar un sfert dintre farmaciile publice (25%) dețin infrastructura necesară și utilizează un sistem complex de management al informațiilor.

Farmaciile private dețin în marea lor majoritate aplicații moderne care permit schimbul de date cu SIUI deci pot sprijinii și prescripția electronică.

Laboratoarele practic doar un sfert (25%) dintre furnizorii publici dețin si utilizează sisteme complexe integrate care au incluse proceduri de validare a informațiilor, de protecție a datelor si a managementului drepturilor de acces ale utilizatorilor, sisteme de suport al managementului spitalului, sisteme de control al calității, de audit al informațiilor, de comunicare electronica a prescripțiilor medicale sau rezultatelor analizelor de laborator

Piața IT oferă aplicații moderne cu un grad înalt de interoperabilitate, dar la prețuri nu foarte mici.

De asemenea importanța Serviciul de Statistică și Informatică al spitalului este importanta, deoarece primește documentele medicale ale bolnavilor ieșiți din spital (foile de observație, codificate de medicul care a înregistrat bolnavul, foile de temperatură, biletele de ieșire din spital etc.) pe care le clasifică pe grupe de boli, secții și pe ani.

Totodată aici se ține evidența datelor statistice pe formularele stabilite de Ministerul Sănătății Publice și se întocmesc rapoartele statistice ale spitalelor verificând exactitatea acestora.

Statisticianul medical va completa:

– Centralizatorul activității spitalului

– Centralizatorul bolnavilor ieșiți din spital

– FIȘA PENTRU BOLNAVII IEȘIȚI DIN SPITAL; Completată pe un eșantion de 10% din bolnavii spitalizați (în zilele de 5, 15, 25 ale fiecărei luni).

În cazul în care una din aceste zile cade într-o zi de sărbătoare se ia pentru raportare ziua următoare, astfel ca lună de lună să se completeze 10% din bolnavii internați în fiecare secție în parte.

De asemenea statisticianul verifică și veghează la completarea corectă a următoarelor formulare:

– Certificatul medical constatator al nașterii;

– Certificatul medical constatator al decesului;

– Fișa statistică de întreruperea cursului sarcinii;

– Fișa decesului prin complicații ale nașterii, sarcinii și lehuziei;

– Fișa decesului sub un an;

– Fișa decesului 1- 4 ani; fișa decesului perinatal; Centralizatorul lunar al secției și staționarului;

– Centralizatorul intervențiilor chirurgicale;

– Centralizatorul lunar pentru radiologie, laborator medical, explorări funcționale și biopsii pentru diagnostic.

Lunar, statisticianul medical va preda arhivei centrale foile de observație clinică ale bolnavilor externați în luna precedentă.

Registratorul medical care răspunde de arhivarea foilor de observație clinică va înregistra foile de observație în Registrul opis alfabetic al fișelor de consultații/ foilor de observație și le va grupa după numărul curent al acestora, care a fost trecut în Registrul de internări și ieșiri din spital.

Foile de observație clinice arhivate trebuie păstrate permanent iar la reinternarea bolnavilor ele trebuie transmise secției respective pentru a putea fi atașate la noua foaie de observație clinică. Foile de observație clinice de terapie intensivă și anestezie se arhivează împreună cu cele de profil, pentru bolnavul externat.

Arhiva spitalului trebuie sa fie în mod permanent în stare sa transmită secțiilor, fie unele informații din foile de observație clinice, fie chiar aceste foi, la cererea secției respective.

În conformitate cu Ordinul Ministrului Sănătății nr. 175/1980 termenul de păstrare pentru foile de observație clinică se stabilesc la 30 ani, cu excepția celor referitoare la bolnavii care au ca diagnostic una din bolile prevăzute la Anexa nr.1 a ordinului 175, sau care au fost supuși la una din intervențiile chirurgicale specificate în Anexa nr.2, al căror termen de păstrare se stabilește la 15 ani.

Analiza prin prisma principilor informaționale

Concluzii

Sistemul informațional în cadrul spitalelor din România are că principale slăbiciuni: standardizare insuficientă, lipsa cooperării, lipsa interoperabilității, nivel scăzut de informatizare la nivelul furnizorilor de servicii de sănătate, lipsa infrastructurii centrale a sistemului informatic din domeniul sănătății.

În ceea ce privește lipsa standardelor naționale și internaționale acceptate este unul dintre motivele principale ale interoperabilității scăzute a sistemelor TIC actuale. Dificultățile din integrarea datelor, problemele semantice ale schimbului de informații reprezintă o consecință logică.

Sistemul actual al serviciilor de sănătate în România utilizează foarte multe circuite de informații pe hârtie și semi-standardizate cu interoperabilitate semantică scăzută, ceea ce implică muncă laborioasă de introducere a datelor, calitate scăzută a calității datelor cu rată potențială mare de producere a erorilor. Acest lucru conduce la întârzieri în finalizarea rapoartelor și costuri mari de operare ale unui astfel de sistem (chiar dacă prețul absolut nu este mare, raportul dintre cost și efect este încă foarte mare).

Responsabilitatea pentru standardele TIC din sănătate pare a fi puțin neclară; există cel puțin trei sau patru actori: MS, CNOASIIDS, CNAS, SNSPMS. Fiecare dintre acești actori are o influență asupra standardizării TIC, dar cooperarea lor pare a fi la un nivel foarte scăzut, în ciuda unor eforturi ale MS de a o facilita.

Desigur, din cauza lipsei standardizării, lipsei coordonării și lipsei strategiei în dezvoltarea tehnologiei informației și comunicații, există multe sisteme informatice care nu fac schimb de concepte de date și interfețe. Rezultatele acestei situații este interoperabilitatea scăzută a sistemelor existente și redundanța circuitelor de date. Această înseamnă că sistemele informatice nu sunt capabile să facă schimbul eficient de date din cauza sensului inconsecvent din aceste sisteme și nu pot coopera pentru a îndeplini serviciile necesare

În ciuda îmbunătățirilor treptate a nivelului de informatizare, încă nu există suficiente resurse TIC la nivelul furnizorilor de servicii de sănătate. În timp ce există spitale mari cu nivel de informatizare satisfăcător, încă există spitale mici și cabinete ambulatorii fără calculatoare (rețeaua transfuziilor de sânge este un bun exemplu în acest sens).

Presupunem că nivelul scăzut de informatizare nu este principala problema, multe dintre obiective putând fi implementate fără investiții mari în hardware prin îmbunătățirea eficienței utilizării tehnologiei TIC actuale și prin schimbările de ordin organizațional. Principala problema este că investiții în hardware nu merg întotdeauna mâna în mâna cu implementarea unor sisteme informatice complexe funcționale care să asigure interoperabilitatea, lipsa de coordonare între diversele proiecte informatice și lipsa resurselor umane corespunzătoare.

Sistemul informatic din domeniul sănătății din România este o colecție de sisteme, instrumente, procese și documente eterogene. Dar se pare că anumite părți centrale importante pentru dezvoltare viitoare a sistemului, cum ar fi registrul național al furnizorilor de servicii sau registrul național al personalului medical fie nu există, fie managementul lor nu asigura consecvență, corectitudine și nivel al serviciilor necesare pentru toți participanții.

În vederea îmbunătățirii situației acuale există șase domenii de intervenție pentru cooperare și coordonare a serviciilor de TIC la nivel național. Acestea sunt prezentate în continuare, împreună cu acțiunile necesare și prioritățile pentru fiecare dintre ele.

1. Armonizarea cadrului legislativ cu utilizarea extinsă a TIC

Acțiuni necesare:

• Serviciile de asistență medicală se bazează tot mai mult pe contribuțiile de la nivelul anumitor unități de asistență medicală și ale categoriilor de personal. Cu toate acestea, legislația actuală nu permite întotdeauna accesul facil al personalului autorizat la informațiile necesare despre pacienți.

• Deși unele legi conferă pacienților și familiilor lor dreptul de avea acces la informații și de a participa la toate unitățile de asistență medicală, alte prevederi fac dificilă accesarea de către pacienți a dosarelor proprii de sănătate sau a altor documente privind îngrijirile din calculatoarele proprii.

• În anumite domenii unde sunt utilizate informațiile personale sensibile lipsește un set complet de norme juridice care reglementează utilizarea acestora. În prezent, această problema este în curs de reglementare.

Este la fel de important că inițiativele care sunt implementate prin punerea în practică a strategiei să acorde o atenție deosebită capacității pacienților de a controla cine poate avea acces sau cine a avut deja acces la informații personale sensibile.

Priorități:

• finalizarea activității privind accesul la datele personale;

• revizuirea și actualizarea actelor normative relevante în domeniile relevante pentru implementarea IHIS: Legea nr. 677/2001 pentru protecția persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal și liberă circulație a acestor date, Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informațiile de interes public; Legea nr.182/2002 privind protecția informațiilor clasificate, Legea nr. 506/2004 privind prelucrarea datelor cu caracter personal și protecția vieții private în sectorul comunicațiilor electronice;

• clarificarea reglementărilor care guvernează documentația medicală din sectorul sanitar;

• definirea responsabilității de supraveghere pentru transferul de date între echipamentele medicale și sistemele TIC care funcționează în unitățile sanitare;

2. Crearea unei structuri informatice comune

Acțiuni necesare:

• Realizarea unei strategii coerentă de coordonare și de cooperare, care va include metode de lucru;

• Înființarea și administrarea unui Depozit național de Metadate care conține printre altele specificații și standarde ale structurii informatice;

• Dezvoltarea Dosarului Electronic al Pacienților, monitorizarea serviciilor de asistență furnizată și seturile comune de date necesare pentru controlul de calitate din domeniul sănătății;

• Asigurarea securității transferului și interpretării datelor personale sensibile prin adoptarea unui model de securitate informatică, ce va oferi un standard minim, clar definit, care va contribui la schimbul securizat al datelor personale și va ajută la îmbunătățirea calității și accesibilității datelor;

• Structura informatică trebuie să fie creată în primul rând pentru schimbul de informații între furnizorii de servicii de sănătate și pentru colectarea datelor în bazele de date naționale pentru monitorizare, control, management și cercetare;

Priorități:

• coordonarea dezvoltării metodelor de lucru pentru întocmirea specificațiilor informatice și înființarea și gestionarea unui depozit național de metadate pentru acestea;

• dezvoltarea unei structuri informatice care încorporează terminologii prestabilite pentru instrumente inter-operabile de TIC, capabile să comunice dincolo de granițele organizaționale și operaționale;

• întocmirea regulilor care guvernează securitatea informației;

3. Crearea unei infrastructuri tehnice comune

Acțiuni necesare:

• Crearea unor registre naționale, care permit comunicarea inter-instituțională. Instrumentele utilizate trebuie să permită găsirea indivizilor, a personalului după funcția lor (de ex: medici, directori financiari etc.);

• Includerea soluțiilor comune de securitate, care să prezinte o anumită formă de identificare electronică (e-ID). Identificarea electronică permite, de asemenea, personalului din domeniul sănătății să acceseze diferite sisteme informatice;

• Trebuie dezvoltate la nivel național standarde comune de transfer al datelor și comunicare, în strânsă cooperare cu organismele implicate în activitatea de standardizare de la nivel internațional;

• Pentru a asigura accesul național la asistență medicală și la alte date importante, o cantitate limitată de informații trebuie să fie păstrată în registrele centrale, de la nivel național. Multe dintre datele înregistrate, totuși, ar trebui să fie stocate și gestionate la nivel local sau județean;

• Soluțiile de e-Sănătate, precum sistemul EHR trebuie să fie proiectate într-un mod care să permită comunicarea și colaborarea inter-instituțională (de ex: direcțiile de sănătate, casele de asigurări de sănătate – pentru concediile medicale, cabinetele de medicină de familie). Cardul național de sănătate va fi baza pentru o bună și sigură comunicare între diversele instituții din sănătate pe parcursul întregului episod de îngrijire al pacientului;

Priorități:

• Realizarea unor ajustări financiare, de reglementare și organizaționale, necesare pentru a permite unui număr mare de furnizori mici de asistență medicală să se înscrie în rețeaua națională de comunicare;

• Dezvoltarea și introducerea soluțiilor de securitate, bazate pe cardurile naționale electronice de identificare, cu scopul de a facilita identificarea securizată, atunci când serviciile electronice sunt folosite în sistemul sanitar și în alte sectoare;

4. Facilitarea sistemelor inter-operabile de TIC

Acțiuni necesare:

• Soluții de e-Sănătate capabile să susțină operațiuni relevante, să fie ușor de utilizat și să fie capabile de face schimb de informații și de a interacționa cu alte sisteme TIC, cu scopul de a asigura siguranță pacienților;

• Crearea și consolidarea arhitecturii locale de TIC de către actorii implicați, că o condiție pentru coordonarea la nivel național. De exemplu, pentru a permite transferul de date, sistemele TIC utilizate de serviciile medicale trebuie să fie create și construite în conformitate cu principii comune de arhitectură deschisă, stabilite de comun acord între furnizorii de servicii medicale și cei de IT și care să încorporeze standarde de interoperabilitate;

• Aplicațiile care se vor dezvoltă în cadrul SIIS trebuie să aibă:o arhitectură deschisă orientată pe servicii web, arhitectură centralizată, utilizare și implementare de standarde (HL7 v3, SOMRD-standard interoperabilitate pentru schimb de info medicală, DICOM-stocare, transfer și analiză de imagistică medicală, XML-standard schimb mesaje, ICD 10 AM-clasificatia internațională a maladiilor etc.);

• Identificarea operațiilor care necesită soluții de e-Sănătate și specificarea cerințelor pe care trebuie să le îndeplinească aceste soluții. Acest lucru va permite furnizorilor de servicii informatice să dezvolte instrumente de TIC pe baza cerințelor pieței de profil;

• Îmbunătățirea instrumentelor de TIC prin adăugarea de noi caracteristici și funcționalitate extinsă, pentru crearea de sisteme de suport decizional, alte sisteme suport bazate pe cunoaștere. Acestea pot oferi personalului din domeniul sănătății accesul la informații actualizate și relevante;

• Eliminarea funcțiilor individuale ale soluțiilor de e-Sănătate și dezvoltarea de soluții comune generale sau naționale, pentru aceste funcții. De exemplu: funcții legate de securitate, schimbul de informații între unitățile de asistență medicală, precum și între furnizorii de servicii medicale și comunitate;

• Dezvoltarea de instrumente bazate pe TIC, cu sisteme de suport decizional construite în interior, și funcțiile de comunicare sunt urgențe, în special în următoarele domenii:

prescrierea electronică a produselor farmaceutice, inclusiv comunicarea cu farmaciile și casele de asigurări;

emiterea și utilizarea în sistem electronic a certificatelor medicale utilizate că baza pentru concediul medical și comunicarea cu casele de asigurări de sănătate și de pensii;

gestionarea trimiterilor între sistemul de asistență primară și asistență medicală de specialitate în sistem electronic;

colaborarea între medicul de familie, casă de asigurări și spital, în format electronic atunci când se internează / externează un pacient în/din spital;

Priorități:

• identificarea soluțiilor de e-Sănătate, care pot fi dezvoltate în comun, și dezvoltarea descrierilor și specificațiilor comune pentru acestea;

• aprobarea de către actorii principali, unități de asistență medicală, furnizori de servicii informatice a unui set de principii comune care guvernează arhitectură TIC; identificarea și stabilirea standardelor de urmat;

• dezvoltarea continuă a cadrului de reglementare cu privire la interoperabilitatea electronică din serviciile medicale, care se bazează pe identificarea și pe stabilirea standardelor;

• elaborarea de criterii comune de calitate și reglementări care guvernează interfetele utilizatorilor, în scopul de a crea soluții de e-Sănătate sigure și ușor de utilizat;

• dezvoltarea de servicii menite să faciliteze colaborarea între agenții cu privire la problemele de sănătate, precum și funcțiile pentru comunicarea cu casele de asigurări;

• introducerea prescripției electronice;

• dezvoltarea sistemelor de suport decizional bazat pe cunoaștere, coordonate la nivel național, pentru a completă sistemele TIC existente în sănătate;

• dezvoltarea unui sistem comun de management al cadrului de standardizare pentru a asigura interoperabilitatea TIC în sănătate;

5. Facilitarea accesului la informații dincolo de granițele instituționale

Acțiuni necesare:

• Stabilirea unui set de servicii care permit personalului autorizat – și în anumite cazuri și pacienților – accesul autorizat la informațiile de la nivel național:

o informațiile din dosarele electronice ale pacienților și alte documentații privind îngrijirile acordate;

o informații cu privire la medicamentele administrate pacientului;

o informații cu privire la testele de laborator realizate;

o informații radiologice, inclusiv radiografii și interpretarea medicului;

• Personalul autorizat trebuie să aibă acces la informațiile relevante atunci când este în interesul îngrijirii unui pacient. Acest lucru va permite monitorizarea calității rezultatelor tratării cazurilor individuale, dar și grupurilor de pacienți;

• Accesarea informațiilor privind prescripțiile medicale ale unui pacient de către medici diferiți. Pentru a răspunde acestei nevoi, se poate crea o baza națională a medicamentelor prescrise și a celor administrate în unitățile de asistență sau eliberate de farmacii;

• Este important că EHR să includă și o funcție de raportare a efectelor secundare, accidentelor cauzate de medicamente către Agenția Națională a Medicamentului. Acest lucru este important și în contextul siguranței pacientului;

Priorități:

• Realizarea proiectului privind Dosarul Electronic al Pacientului;

• Crearea premizelor pentru o baza de date națională privind prescripțiile electronice;

• Încurajarea dezvoltării comunicațiilor, pentru informațiile radiologice și a datelor de laborator în format electronic;

6. Informații și servicii accesibile pentru cetățeni

Acțiuni necesare:

• Analiză, coordonarea și adaptarea informațiilor existente pe diferite categorii de pacienți (de ex: boli, simptome, tratamente, medicamente, organizarea serviciilor de asistență medicală și orele de program, adrese poștale și electronice, numere de telefon și drepturile pacientului);

• Crearea unui portal de informații complete medicale, cu calitate asigurată;

• Serviciile medicale trebuie să facă pașii necesari pentru adoptarea soluțiilor de e-programare, pentru a oferi informații coordonate privind testarea și tratarea pacienților;

• Adaptarea site-urilor legate de sistemul de servicii medicale cu modalități de accesare a informațiilor de către persoanele cu dizabilități (de exemplu: sintetizator de voce sau altfel de instrumente ajutătoare);

• Utilizarea instrumentelor TIC poate ajută la îmbunătățirea calității viatii grupurilor vulnerabile sau izolate (vârstnici, persoane din zonele rurale izolate etc.). Extinderea serviciilor de telemedicină și oferirea de sprijin și accesul la piață muncii pentru persoanele cu dizabilități;

Priorități:

• Identificarea situațiilor în care soluțiile de e-Sănătate pot fi introduse că o completare la mijloacele tradiționale de comunicare cu serviciile de asistență medicală, asigurându-se că astfel de servicii pot fi folosite de către toate persoanele de toate vârstele și indiferent de capacitatea fizică sau de dotările tehnice de care dispun;

• Accesarea facilă de către cetățeni a serviciilor de asistență medicală și a diferitelor informații privind serviciile de asistență medicală și de la nivel național și local, prin intermediul unui portal web;

• Posibilitatea cetățenilor de a analiză informațiile despre îngrijirea acordată lor și starea de sănătate prin același portal;

• Asigurarea unei mai bune modalități de programare și coordonarea sistemelor de programare din domeniul sănătății;

BIBLIOGRAFIE

Burduș E., „Tratat de manangement” Ediția a-II-a, Ed. Pro Universitară, 2013

Marinescu P., „Managementul instituților publice” , Ed. Universitatea București, 2003

Nicolescu O., Verboncu I., „Fundamentele managementului organizației”, Ed. Universitară, 2011

Olai I., „Controlul și mangementul instituților publice”, Ed. Mirton, 2009

Stanciu S., ,,Managementul instituților publice”, Ed. Universității ,,Nicolae titulescu”, 2013

Sumedrea S., ,,Managementul organizației”, Ed. ASE, 2012

Teleșpan C., Managementul Organizației, Ed. Constant, Sibiu, 2002

Tocan M. C., ,,Managementul organizației”, Ed. Mustand, 2012

Varciu I. N., ,,Abordări comparative privind managementul Instituțiilor publice și al firmelor”, Ed. Academia de Studii Economice, 2011

Zorlentean T., Burduș E., Căprărescu G., ,,Managementul organizației”, Ed. Holding Reporter, 1998