Sistemul Informational In Cadrul Casei Judetene de Pensii Bihor
Cuprins
INTRODUCERE
Capitolul I. ROLUL SISTEMULUI INFORMAȚIONAL ÎN PROCESUL DECIZIONAL
I.1. Conceptul de sistem informațional
I.2. Funcțiile sistemului informațional
I.3. Principiile sistemului informațional
I.4. Managementul sistemului informațional
Capitolul II. COMPONENTELE SISTEMULUI INFORMAȚIONAL
II.1. Informația și data
II.2. Fluxul și circuitul informațional
II.3. Procedura informațională și mijloacele de tratare a informațiilor
II.4. Tipologia sistemelor informaționale
Capitolul III. RAȚIONALIZAREA SISTEMULUI INFORMAȚIONAL.
III.1. Deficiențe în sistemul informațional
III.2. Cerințe de raționalizare față de informații
III.3. Impactul noilor tehnologii și comportamentul uman
Capitolul IV. STUDIU DE CAZ – SISTEMUL INFORMAȚIONAL ÎN CADRUL CASEI JUDEȚENE DE PENSII BIHOR
CONCLUZII ȘI PROPUNERI
BIBLIOGRAFIE
INTRODUCERE
În viața noastră de zi cu zi, calculatoarele sunt ceva obișnuit, sau chiar indispensabil în unele cazuri. Trăim în secolul informatizării și trecem printr-o explozie informațională, de aceea managerul are nevoie să adune informații pentru a reduce nivelul de incertitudine în adoptarea unei decizii, aceste informații fiind folositoare numai dacă sunt corecte. Dar organizațiile produc informații în fiecare zi, cum așadar un manager poate să aibă acces efectiv la toate acestea? Și odată ce are acces la ele, cum le folosește? Răspunsul acestor întrebări stă în utilizarea sistemelor informaționale de management și a celor de susținere a deciziei. Cu ajutorul acestora, managerii pot analiza, organiza, și stoca cantități foarte mari de informații și le pot accesa atunci când este nevoie.
Prin planificarea și adoptarea unei decizii, managerii influențează în mod semnificativ orientarea și succesul organizației. Managerii și companiile de succes depind de informații oportune și de încredere atunci când realizează planuri și adoptă decizii.
Deși societatea umană și diferitele sale moduri de structurare se bazează pe informație, dezvoltarea unei strategii coerente asociate a avut loc doar în ultimii 100-200 ani. O perioadă mai scurtă a marcat și dezvoltarea exponențială a masei informațiilor. Într-un interval de doar câteva zeci de ani s-a trecut de la ’’prea puțină’’ la ‘’prea multă’’ informație, procesul de căutare fiind acum axat pe selecția informației potrivite.
O privire retrospectivă în istoria organizațiilor a căror activitate se bazează pe utilizarea informației, arată că organizația publică a avut rol de deschizător de drum. În lumea antică bibliotecile își întemeiau activitatea pe difuzarea informației în interesul publicului, iar armatele descopereau utilitatea serviciilor de informații. În timp, s-au diferențiat instituțional și alte tipuri de organizații pentru care informația a devenit resursa și produsul principal.
În ciuda unui start mai bun, în ultimul secol, organizația publică pare devansată în managementul informației de către organizația privată. O posibilă explicație ar fi aceea că informația este folosită de către organizația privată într-o activitate cu miză comercială și cu accentuarea caracteristicilor de bun privat ale unui anumit tip de informații ce pot genera o valoare adăugată mare produselor realizate cu ajutorul lor. Chiar și în ceea ce privește internetul, deși organizația publică l-a inventat, ea a fost depășită de către organizația privată. Însă avantajul organizației publice a fost și este faptul că ea reprezintă o ,,verigă’’ într-un sistem de organizații cu același profil instituțional și care aparțin aceluiași proprietar unic. Astfel, a fost favorizată construirea unor punți stabile și permanente pentru transferul unei informații specializate, ceea ce a accentuat caracterul său de bun public.
Lucrarea de disertație se numește “Utilizarea tehnologiilor informaționale în activitatea Casei Județene de Pensii Bihor”, și este structurată în patru capitole.
În primul capitol, “Rolul sistemului informațional în procesul decizional” am vorbit despre conceptul de sistem informațional, rolul, principiile și mananagementul acestuia.
Capitolul al doilea, “Componentele sistemului informațional” se referă la informații, și mijloacele de tratare a acestora, la date, precum și la fluxul și circuitul informațional.
În capitolul al treilea, “Raționalizarea sistemului informațional”, am amintit despre deficiențele, principiile și cerințele de raționalizare a sistemului informțional, precum și despre impactul noilor tehnologii și comportamentul uman; iar în ultimul capitol am făcut un studiu de caz despre sistemul informațional al Casei Județene de Pensii Bihor.
CAPITOLUL I. ROLUL SISTEMUL INFORMAȚIONAL ÎN PROCESUL DECIZIONAL
I.1. Conceptul de sistem informațional
Sistemul informațional reprezintă “complexul de activități care înregistrează informații, le sistematizează, le prelucrează, le analizează, le stochează și le transmite, contribuind la realizarea obiectivelor unității economice”.
Sistemul informațional reprezintă “o mulțime (în sens matematic) de informații între care se stabilesc relații. În cazul unei organizații, relațiile ce definesc sistemul informațional sunt determinate de necesitatea de a contribui la realizarea scopului organizației respectiv“. Relațiile sunt așadar un set de proceduri care colectează, prelucrază și distribuie informații care se adaugă sistemului existent.
Deoarece managementul înseamnă în primul rând informație și comunicare, se poate consolida folosirea informațiilor ca metodă. Sub acest aspect, sistemul informațional al managementului poate fi definit precum un sistem computerizat sau manual, proiectat și aplicat cu scopul de a înștiința managerii de la toate nivelurile cu privire la informațiile parvenite din sursele interne și externe ale organizației, pentru comunicarea și utilizarea acestora în adoptarea de decizii eficiente în activitățile de previziune, coordonare, organizare și control, conform competențelor specifice. În acestă privință, ca "sistem de management" sau doar ca "tehnică" în etapa de luare a deciziei finale, sistemul informațional al managementului prezintă următoarele caracteristici :
– se bazează pe o circulație verticală a informațiilor (de exemplu, între subordonați și lideri);
– este alcătuit dintr-o multitudine de subsisteme care furnizează informații de la cele operative, curente, până la cele strategice;
– subsistemele componente sunt astfel coordonate și integrate, deoarece formează un tot unitar;
– necesită o bază de date de actualitate și bine structurată astfel încât să permită accesul rapid al managerilor la informațiile stocate în ea ;
– utilizează în mare parte instrumentarul tehnic, solicitând astfel extinderea utilizării sistemelor automate;
– presupune antrenarea în mod continuu a unui personal cu o înaltă competență profesională.
Din punctul de vedere a lui Nicolescu Ovidiu și Verboncu Ion, definirea sistemului informațional pornind de la rolul său în ansamblul activităților întreprinderii este o condiție sine-qua-non pentru înțelegerea corectă nu numai a problematicii informaționale, ci și în general a problematicii manageriale.
Sistemul informațional îl putem defini ca fiind ”ansamblul datelor, informațiilor, fluxurilor și circuitelor informaționale, procedurilor și mijloacelor de tratare a informațiilor menite să contribuie la stabilirea și realizarea obiectivelor societății’’.
Sub aspectul static, sistemul informațional presupune înregistrarea faptelor survenite în baza informațională, înregistrarea structurilor de date, a regulilor și a restricțiilor în modelul datelor.
Sub aspectul dinamic, sistemul informațional urmărește procesarea informațiilor prin aducerea la zi a datelor memorate în bazele de date și schimbarea structurilor, regulilor și restricțiilor modelului de date.
Sistemul informațional poate fi perceput și prin elementele sale componente, fie că acestea sunt logice, materiale, umane și care trebuie să fie într-o permanentă coordonare pentru ca organizația să funcționeze bine. Instrumentul coordonării acesteia este sistemul informațional, care posedă un rol dublu de legătură, și permite astfel schimburi de informații în interiorul aceleiași organizații și a organizației cu exteriorul.
I.2. Funcțiile sistemului informațional
Pentru satisfacerea nevoilor sociale ale membrilor societății, a furnizării de servicii publice în anumite condiții nu sunt suficiente doar resursele umane, materiale și tehnice, mai este necesar și un permanent contact cu realitatea din mediul social pe care îl servește managementul public.
Sistemul informațional al instituțiilor publice îndeplinește următoarele funcții:
– Funcția decizională – constă în aceea că sistemul informațional trebuie să asigure elementele informaționale necesare fundamentării actelor administrative și tuturor categoriilor de decizii administrative.
Decizia administrativă este rezultatul unui proces de culegere, înregistrare, transmitere, prelucrare a informațiilor. Fără mijloacele de tratare a informațiilor, fără informații, fără circuite și fluxuri informaționale descrise de circulația informațiilor în sistemul administrativ nu se poate vorbi de condiții minime pentru fundamentarea unor decizii administrative eficiente.
– Funcția operațională – este funcția prin care sistemul informațional asigură operaționalizarea actelor administrative : legi, decrete, hotărâri, și a tuturor deciziilor administrative.
Totalitatea datelor, informațiilor care circulă în sistemul informațional al administrației publice, acele circuite și fluxuri informaționale existente, contribuie în mod esențial, atât la înțelegerea corectă a conținutului unui act administrativ sau al unei decizii administrative, cât și la aplicarea acestora. Practic, sistemul informațional influențează în mare măsură desfășurarea activităților implicate în executarea sarcinilor cu care au fost investiți funcționarii publici și în aplicarea unor acte normative sau decizii administrative.
– Funcția de documentare – exprimă menirea unui sistem de a înregistra informații necesare personalului angajat în sistem pentru a fundamenta sistemul de obiective, și implicit deciziile derivate din acesta.
Majoritatea specialiștilor din domeniu susțin că sistemul informațional al managementului public se reduce la activitatea de documentare fiind una din cele mai importante funcții ale sistemului public.
Sistemul informațional se confruntă cu probleme complexe, în realizarea acestor funcții, fiind dată tripla dimensiune a informațiilor. Informațiile au o anumită dimensiune individuală, ele condiționează într-o proporție considerabilă potențialul și realizarea aspirațiilor personale ale salariaților; o dimensiune organizațională care reprezintă o premisă indispensabilă pentru stabilirea și finalizarea obiectivelor întreprinderilor de către manageri; și o dimensiune socială ce decurge din rolul lor în exercitarea drepturilor și responsabilităților salariaților din cadrul organizației în calitate de cetățeni.
Toate aceste funcții se reflectă asupra sistemului informațional al instituției în ansamblul său, determinându-i rolul său complex.
Din punct de vedere pragmatic, documentele administrative pot fi grupate în două categorii:
– prima categorie include documentele folosite exclusiv de funcționarii publici interesați
– a doua categorie conține acele documente folosite mai rar, și care rămân la dispoziția funcționarilor din compartimentul de documentare al instituțiilor publice.
Între cele trei funcții ale sistemului informațional există strânse interdependențe. Buna funcționare a acestuia este determinată de utilizarea cu profesionalism de către managerii publici a tuturor compomentelor sistemului informațional și de revalorificare a funcțiilor acestuia.
I.3. Principiile sistemului informațional
Sistemul informațional în instituțiile publice se fundamentează pe un ansamblu de principii care permit realizarea funcțiilor sale specifice:
Principul conceperii șiu complex.
Din punct de vedere pragmatic, documentele administrative pot fi grupate în două categorii:
– prima categorie include documentele folosite exclusiv de funcționarii publici interesați
– a doua categorie conține acele documente folosite mai rar, și care rămân la dispoziția funcționarilor din compartimentul de documentare al instituțiilor publice.
Între cele trei funcții ale sistemului informațional există strânse interdependențe. Buna funcționare a acestuia este determinată de utilizarea cu profesionalism de către managerii publici a tuturor compomentelor sistemului informațional și de revalorificare a funcțiilor acestuia.
I.3. Principiile sistemului informațional
Sistemul informațional în instituțiile publice se fundamentează pe un ansamblu de principii care permit realizarea funcțiilor sale specifice:
Principul conceperii și restructurării sistemului informațional potrivit cerințelor managementului unei instituții publice.
Conceperea și raționalizarea sistemului informațional, se fundamentează pe baza cerințele specifice ale managementului unei instituții publice, care sunt strâns legate de nevoile și interesele societății. Rațiunea existenței sistemului informațional o reprezintă asigurarea bazei informaționale necesare pentru derularea eficientă atât a proceselor de management cât și a procesului de execuție în cadrul unei instituții publice sau a sistemului administrativ.
Principiul corelării strânse a sistemului informațional cu organizarea structurală și cu sistemul decizional din instituțiile publice care compun sistemul administrativ și nu numai.
Pentru proiectarea structurilor organizatorice specifice instituțiilor publice din România, trebuie să se țină seama de faptul că: fiecare componentă a sistemului reprezintă și un emițător, și un beneficiar de informații; că tipurile de relații organizatorice care apar între posturi, între compartimente, între instituții și autorități ale administrației publice descriu circuite informaționale.
Pentru realizarea obiectivelor atribuite, fiecare componentă a sistemului dispune de anumite mijloace de tratare a informațiilor și trebuie să folosească anumite proceduri informaționale.
Principiul unității metodologice a tratării de informații
În vederea asigurării compatibilității între toate componentele sistemului informațional al administrație publice este necesar ca modul de culegere și prelucrare a informațiilor să fie unitar. O astfel de abordare asigură sistemului informațional un plus de rigurozitate și facilitează funcționarea sa. Tratarea în mod unitar a informațiilor permite trecerea la prelucrarea automată a datelor.
Aplicarea acestui principiu atrage apelarea la funcționarii publici specializați în domeniul informatic.
Respectarea acestui principiu conferă sistemului informațional un plus de rigurozitate și facilitează atât controlul conducerii asupra funcționării sale, schimbările în structura și funcționarea sa, cât și extinderea utilizării sistemelor automate de prelucrare a datelor în sistemul administrativ.
Principiul flexibilității
Acest principiu presupune adaptarea continuă a parametrilor sistemului informațional din administrația publică la caracteristicile mediului extern. În acest sens este necesară o abordare modulară a sistemului informațional din administrație. Acesta ar facilita accesul selectiv și într-un mod rapid la informațiile relevante. Este posibilă actualizarea permanentă a datelor și informațiilor care compun sistemul la un moment dat.
Principiul flexibilității are nevoie de o permanentă reacție a instituțiilor din administrația publică, în special a celor din administrația locală, față de opiniile membrilor societății și adoptarea rapidă a deciziilor pe care le atrage sistemul de nevoi, interese și preferințe ale populației.
Este evidentă necesitatea alimentării sistemului informațional de la nivelul administrației centrale cu informații actualizate și rezultate din aplicarea în timp a unor acte normative. Actualizarea informațiilor are rolul de a atrage deseori chiar modificarea conținutului unui act administrativ sau a unei decizii administrative elaborate anterior.
Principiul concentrării asupra informațiilor esențiale
Conform acestui principiu, informațiile trebuie transmise pe cât posibil, selectiv, deoarece aceasta înseamnă economie de resurse, timp, și implicit operativitate în luarea unor decizii sau elaborarea unor documente administrative. Prin transmiterea informațiilor importante, se asigură ștergerea sistemului informațional de informații nerelevante, care pot afecta calitatea proceselor de înregistrare, prelucrare și transmitere a informațiilor esențiale.
Principiul asigurării unui timp corespunzător de reacție a componentelor sistemului administrației publice
Pornind de la ideea de bază că desfășurarea diverselor procese de muncă din sistemul administrației publice prezintă caracteristici temporale, este nevoie ca și viteza de reacție a componentelor sistemului să fie diferită. Deci, și timpii de culegere și prelucrare a informațiilor și de fundamentare a documentelor administrative trebuie diferențiați. Aceasta se realizează prin utilizarea unor proceduri și mijloace variate pentru tratarea informațiilor.
Principiul asigurării maximului de informații finale dintr-un fond limitat de informații primare
Se știe că cele mai importante documente administrative se fundamentează pe informații finale. De aceea se dorește o valorificare eficientă și prelucrare a informațiilor care provin de la nivelul administrației locale și din alte surse. Actele normative eliberate de instituțiile din administrația centrală se fundamentează pe informații sintetice, mai ales finale, care sunt rezultatul unui proces amplu de documentare administrativă.
I.4. Managementul sistemului informațional
Un sistem informațional trebuie să fie funcțional cu costuri rezonabile. Costul rezonabil în cazul organizațiilor publice înseamnă o limitare de tip bugetar, mai evidentă în cazul birourilor. Firmele private însă iau măsuri, în încercarea de a limita risipa banilor prin proiectarea adecvată a sistemului informațional și un management profesional al acestuia. Organizațiile publice încearcă să planifice dezvoltarea și utilizarea sistemului, în concordanță cu mediul pe care vor să-l creeze sau să-l controleze.
Un management al sistemului informațional ar presupune parcurgerea unor etape care să confere o structură conceptuală logică. Aceste etape ar putea fi :
determinarea tipului de informații de care va avea nevoie organizația ;
dezvoltarea unui sistem informațional adecvat ;
integrarea componentelor sistemului informațional ;
utilizarea sistemului informațional ;
evaluarea și înțelegerea efectelor sistemului informațional.
Necesitatea informațiilor este “determinată de caracteristicile mediului înconjurător, de mărimea organizației și de obiectivele sale asociate misiunii stabilite”. Cu cât mediul este mai complex și mai incert, cu atât este nevoie de mai multe informații colectate sistematic. Un anumit tip de subsistem informațional, focalizat ierarhic sau funcțional, va cere un anumit tip de informații, ceea ce se va concretiza printr-o selecție inițială menită să diminueze costurile.
Dezvoltarea sistemului informațional implică parcurgerea etapelor unui plan care începe cu stabilirea unor obiective. Acestea au un caracter specific, dat de natura sistemului, însă reprezintă o componentă care trebuie inclusă într-o formă agregată pentru formularera obiectivelor organizației.
Dezvoltarea sistemului se concretizează în achiziționarea unor echipamente de calcul și a setului de instrucțiuni (softul) care le face utilizabile. Urmează punerea în funcțiune a ansamblului de către un personal specializat și instruirea personalului de utilizare și testare a sistemului. Problemele apar odată cu necesitatea stabilirii unor obiective. În mod tradițional, în administrația publică, personalul are o pregătire tehnică sumară, ceea ce face ca importanța instruirii să crească.
Integrarea sistemului informațional presupune două niveluri de realizare a unor interfețe funcționale : – între subsistemele unei organizații date ;
– cu alte sisteme informaționale, aparținând altor organizații.
Integararea este justificată din motive economice : este mai ieftin să transferi o informație, decât să realizezi un duplicat.
Pentru organizațiile publice, integrarea implică aspecte care accentuează complexitatea acestui proces. Primul nivel menționat implică un număr mare de subsisteme specializate, determinat de mărimea organizației. Celălalt nivel este caracterizat printr-un număr mare de conexiuni cu alte organizații publice sau private, conexiuni care au un caracter stabil, generat de reglementări cu caracter de lege.
Utilizarea sistemului informațional este proba finală, utilizarea fiind apreciată prin valoarea creată. Cuantificarea calității acestui sistem se poate face cu un set mare de indicatori, dar nu există păreri concordante privind conținutul său.
Evaluarea și înțelegerea efectelor sistemului informațional ar permite îmbunătățirea performanțelor sale. Efectele sunt sesizabile la nivelul performanței organizației, dar și la nivelul structurii sale sau al comportamentului angajaților.
Sistemul informațional afectează structura organizației prin îmbunătățirea controlului și atribuirea unui număr mai mare de angajați pentru un singur șef, ceea ce duce la aplatizarea organizației. Efectele secundare ar fi date de descentralizarea implicită ce se realizează, și posibilitatea unei interconectări pe orizontală.
În final, trebuie subliniate și cunoscute limitele sistemelor informaționale. Trebuie acceptat că apar erori de sistem, pe care trebuie să și le asume oamenii, apoi să le corecteze. Trebuie acceptat că informațiile de intrare nu îndeplinesc niveluri ideale la criteriile enunțate, informația incompletă fiind de fapt paradigma sistemului informațional. Managerii trebuie să înțeleagă că rezultatele dorite nu pot să apară din prima fază a dezvoltării unui sistem informațional, iar esențial rămâne faptul că ,,a deține informația’’ nu înseamnă nicidecum că ,,problema s-a rezolvat’’.
CAPITOLUL II. COMPONENTELE SISTEMULUI INFORMAȚIONAL
Elementele componente ale sistemului informațional sunt: datele, informațiile, circuitele informaționale, fluxurile informaționale, procedurile informaționale și mijloacele de tratare a informațiilor.
II.1. Informația și data
Scopul principal al sistemului informațional este de a furniza fiecărui utilizator, în funcție de responsabilitățile și atribuțiile sale, toate informațiile necesare.
Informația este “acea dată care aduce un plus de cunoaștere și servește pentru luarea unei decizii sau la traducerea în viață a acesteia prin acțiunea ce urmează. Informația constituie un element fundamental al sistemului informațional, materia primă de bază în elaborarea și fundamentarea deciziilor”.
Informația dată de sistemul informațional trebuie să se caracterizeze prin:
• acuratețe și realitate: informația furnizată trebuie să reflecte cât mai mult realitatea, printr-o evaluare corectă;
• concizie: informația trebuie să ofere plusul de cunoaștere esențial, evitându-se elementele irelevante;
• relevanță: informația trebuie să ofere un plus de cunoaștere de care cineva are nevoie pentru rezolvarea unei probleme;
• consistență: informația trebuie să fie lipsită de elemente neconvingatoare pentru problema studiată;
• oportunitate: informația trebuie să ajungă la utilizator la timp pentru a-l ajuta în luarea deciziei;
• forma de prezentare adecvată: informația va trebui să fie oferită utilizatorului într-un mod relevant, astfel acesta să poată să o recepteze corect și rapid;
• cost corespunzător în raport cu valoarea acesteia.
Informația este o resursă esențială în dezvoltarea unei societăți, iar utilizarea pe scară largă a tehnologiilor informației și comunicațiilor este vitală. Administrațiile publice sunt cei mai importanți clienți și utilizatori ai tehnologiei informației și comunicațiilor, acestea investind în vederea creșterii performanțelor activităților proprii, dar mai ales pentru uniformizarea și îmbunătățirea relațiilor cu cetățenii.
În sens larg, informația este noțiunea prin care se desemnează fiecare din elementele noi conținute în semnificația unui element, simbol, grup de simboluri, veste, semnal, cu ajutorul căruia se exprimă o stare, un eveniment, o acțiune, o situație.
Rezultă că atributele informației sunt:
• adăugarea unor noi cunoștințe la fondul existent;
• înlăturarea unei îndoieli pentru cel care o receptează;
• utilitatea pentru receptorul său.
Se poate considera că, deși informația este imaterială, ea comportă patru proprietăți fizice esențiale :
• informația este inepuizabilă – dacă produsele și serviciile se consumă pe măsura utilizării lor, informația este practic nelimitată;
• informația este copiabilă – prin transfer bunurile pot fi mutate fizic, însă informația poate exista concomitent în multe puncte;
• informația este indivizibilă – dacă restul de resurse, la utilizare sunt individualizate (electricitate, apă etc.), informația nu poate fi divizată.
• informația este cumulativă – dacă adunarea de bunuri poate avea loc numai atunci când acestea nu sunt consumate, informația fiind nelimitată și multiplicabilă, ea se adaugă întotdeauna în baza de informații creată anterior.
Cea mai mare parte a informațiilor servesc publicului, direct sau indirect. Modul direct semnifică posibilitatea de a fi utilizate de orice persoană care dorește acest lucru, în timp ce modul indirect semnifică o utilizare specială, de către o organizație publică, dar în folosul populației. Sunt cazuri în care apar excepții, de exemlpu, informațiile clasificate (confidențiale) servesc interesului public, dar nu pot fi folosite de orice individ.
Numeroase organizații publice folosesc informația ca materie primă și generează informație ca produs final. Colectarea și difuzarea informației contribuie la accentuarea rolului organizației publice de furnizor de stabilitate și predictibilitate.
Nevoia de informații a organizației publice este legată și de modul în care se derulează procesul decizional. Tendința de raționalizare a procesului este bazată pe construcția unui număr mare de variante de rezolvare a problemei și pe varianta cea mai optimă; însă această abordare implică o cantitate tot mai mare de informații.
Informația pentru a fi înțeleasă trebuie să fie exprimată într-o formă concretă care se numește dată.
Prin noțiunea de dată înțelegem suportul material al mesajului informațiilor, alcătuite din semne convenționale de reprezentare a informațiilor (litere ale alfabetului, semne ale sistemului de numerație, culori etc.). Datele constituie suportul simbolic al informațiilor, iar transformarea lor în informații devine posibilă numai printr-un proces de prelucrare cu diverse mijloace, în primul rând cu cele electronice parcurgând următorul flux:
– introducerea datelor (culegere, codificare, verificare, transmitere);
– prelucrarea datelor (sortare, clasificare, calcule, sintetizare);
– extragerea rezultatelor prelucrării (decodificare, regăsire, difuzare).
Sistemul informațional care se referă strict la administrația publică poate fi definit ca fiind ansamblul de date, informații conținute în documente, circuite informaționale, fluxuri informaționale și mijloace de tratare a informațiilor implicate în procesul de fundamentare a deciziilor elaborate, care contribuie prin conținutul lor, la satisfacerea necesităților generale ale populației.
În administrația publică informațiile, calitatea lor și a prelucrărilor sunt deosebit de importante pentru procesul decizional. Managementul în administrația publică este puternic influențat de presiunea solicitărilor permanente care vin din partea cetățenilor, a partenerilor sociali. Pentru a gestiona presiunea, managerii trebuie:
• să dețină o bază de date sau programe ale administrației publice;
• să pună la dispoziția cetățenilor toate informațiile (legi, hotărâri, date statistice) pentru clasificarea unor probleme;
• să organizeze bine compartimentele de relații publice și relații cu publicul;
• să creeze inteligent imaginea care să îi reprezinte;
• să organizeze în mod periodic analize.
II.2. Fluxul și circuitul informațional
Fluxul informațional reprezintă “cantitatea de informații care este vehiculată între emițatorul și beneficiarul de circuit informațional, caracterizat cu anumite lungimi, viteze de deplasare, fiabilitate, cost, etc”.
Este alcătuit din ansamblul informațiilor, datelor și deciziilor referitoare la una sau mai multe activități specifice vehiculate pe trasee prestabilite pe anumiți suporți informaționali, cu o anumita viteză și frecvență.
Caracteristicile fluxului informațional:
– viteza de deplasare – este în funcție de densitatea și configurația circuitelor informaționale și de numărul punctelor de prelucrare;
– conținutul – depinde de modul de sortare a datelor, informațiilor precum și a deciziilor pe suporți informaționali;
– frecvența;
– forma sau configurația – este determinată de modul de plasare și numărul punctelor de emisie și recepție și de direcția de vehiculare.
Fluxul informațional alcătuiește baza sistemului de informare, fundamentul pentru care acesta este conceput, în așa fel încât să servească în condiții optime procesul de conducere pe diferitele sale trepte ierarhice.
Sensul circulației în fluxul informațional poate fi descendent, ascendent sau colateral. Ca parte a sistemului informațional, fluxul informațional, ajută la atingerea obiectivelor spre care evoluează sistemul considerat.
În concordanță cu diferitele faze ale sistemului managerial, fluxul informațional poate fi împărțit în următoarele faze componente:
– stabilirea liniei generale a politicii instituției;
– stabilirea unei strategii de către manager;
– alegerea unei tactici în vederea realizării planurilor operative;
– mobilizarea de resurse și utilizarea lor în mod optim.
Fluxurile informaționale se pot clasifica în:
Fluxuri informaționale verticale – se stabilesc între compartimente aflate pe niveluri ierarhice diferite și între care există o relație de subordonare explicită; vehiculează informații ascendente și descendente; fundamentul organizatoric este reprezentat de relațiile ierarhice.
Fluxuri informaționale orizontale – se stabilesc între compartimente aflate pe același nivel ierarhic, între care nu există relații de subordonare; vehiculează informații orizontale; fundamentul organizatoric este reprezentat de relațiile de cooperare sau funcționare.
Fluxuri informaționale oblice – se stabilesc, de regulă, aleator între compartimente aflate pe niveluri ierarhice diferite, dar între care nu există relații de subordonare, nemijlocită; vehiculează informații ascendente și descendente; fundamentul organizatoric este reprezentat de relații funcționale de stat major sau control.
După frecvența transmiterii informațiilor avem:
fluxuri permanente,
fluxuri periodice,
– fluxuri ocazionale.
Fluxurile informaționale permanente asigură transmiterea zilnică sau de mai multe ori pe zi și se folosesc mai ales la procesele cu o desfășurare continuă în timp.
Fluxurile informaționale periodice înlesnesc transmiterea periodică a informațiilor și se folosesc la procesele economice cu caracter secvențial.
Fluxurile informaționale ocazionale se regăsesc ocazional sau întâmplător (poate chiar la cerere).
După direcția de vehiculare a informației avem:
fluxuri descendente,
fluxuri orizontale,
– fluxuri ascendente.
Fluxurile informaționale descendente constau în transmiterea informațiilor de la factori de decizie căre executanți.
Fluxurile informaționale ascendente constau în transmiterea informațiilor de la executanți spre cadrele de conducere și se concretizează în rapoarte cu privire la modul de îndeplinire a deciziilor.
Fluxurile informaționale orizontale se concretizează în transmiterea informațiilor pe același nivel ierarhic, asigurând colaborarea și cooperarea.
Fluxurile de informație circulă cu ajutorul circuitelor și canalelor.
Circuitul informațional reprezintă drumul pe care circulă informațiile, de la generare până la arhivarea sau distrugerea lor și este constituit pe baza caracteristicilor organizatorice ale emitenților și ale beneficiarilor de informații.
În timp ce circuitul reprezintă drumul parcurs de informație, fluxul e dat de conținutul acestei informații. Circuitul e necesar să treacă numai prin punctele în care se găsesc persoane care acționează asupra informațiilor vehiculate sau manageri care au nevoie efectivă de aceste informații pentru fundamentarea deciziei. Pentru manager este esențial reducerea lungimii circuitelor informaționale.
Pentru ca informațiile să poată fi utilizate în procesele decizionale și de execuție, ele trebuie să ajungă la destinatari prin circuitul informațional.
Circuitele informaționale, ca și comunicațiile formale, le putem clasifica după anumite criterii:
După direcția de circulație a informațiilor ele pot fi:
verticale,
orizontale,
– oblice.
Circuitele informaționale verticale constau în transmiterea informațiilor descendent și ascendent între nivelurile ierarhice.
Circuitele orizontale au loc între persoane și compartimente care se află pe același nivel ierarhic.
Circuitele oblice au loc între persoane și compartimente aflate pe niveluri ierarhice diferite, dar care au obiective funcționale de colaborare sau informare comune.
După sfera de cuprindere acestea pot fi:
interne
cu emițător extern,
cu receptor extern.
Indiferent de tip, este necesar ca aceste circuite și fluxuri informaționale să fie cât mai scurte și mai directe pentru creșterea vitezei de vehiculare a informației și diminuarea apariției deficiențelor informaționale.
Circuitele și fluxurile informaționale sunt indestructibil legate, în cadrul unei organizații, de fluxurile materiale, financiare sau umane ale acesteia, sau din afara ei.
II.3. Procedura informațională și mijloacele de tratare a informațiilor
Procedurile informaționale reprezintă ansamblul elementelor prin care se stabilesc modalitățile de culegere, înregistrare, trasmitere, prelucrare și arhivare a informațiilor cuprinse în anumite circuite și fuxuri informaționale, precum și operațiile ce trebuiesc efectuate, succesiunea lor, suporții, formulele, modelele și mijloacele de tratare a informațiilor folosite.
Caracteristici :
sunt foarte detaliate ;
încearcă folosirea de mijloace sofisticate ;
au grad mare de formalizare (tipizarea documentelor) ;
au caracter operațional (tratează rapid informațiile) ;
economicitate sporită.
Calitatea procedurilor informaționale este dată de modul în care asigură satisfacerea cerințelor de informații ale beneficiarilor (cadre de conducere sau de execuție, destinatari externi) acestea reflectând cel mai bine procesele în realizarea sistemelor informaționale prin creșterea gradului lor de formalizare și sofisticare, precum și economicitatea lor.
Suporții informaționali pot fi: hârtia, benzile de hârtie, cartelele, benzile magnetice, discurile magnetice.
La baza procedurilor se află algoritmi de calcul, instrucțiuni, modele prin care datele sunt prelucrate și transformate în informațiile cerute de anumite activități.
Unitatea metodologică a tratării informaționale este asigurată de formalitatea ridicată care presupune accentuarea informatizării procedurilor informaționale prin valorificarea posibilităților date de tehnica electronică de calcul.
Procedurile informaționale sunt dinamice și au un caracter operațional.
Mijloacele de tratare a informațiilor reprezintă componenta tehnico-materială a sistemului informațional incluzând toate instrumentele și echipamentele care sunt implicate în tratarea și stocarea informațiilor.
Asigură raportul tehnic al informației și are următoarele caracteristici:
pot satisface anumite cerințe ale funcționalității sistemului informațional, o anumită viteză de tratare și furnizare a informațiilor;
componenta cu cele mai vizibile și directe implicații asupra structurii personalului din organizație deoarece folosirea unor mijloace de tratare sofisticate, necesită personal din ce în ce mai bine pregătit.
Tipuri de mijoace de tratare a informațiilor:
instrumentele clasice (manuale) – pix, creion, stilou, mașină de calcul, mașină de scris;
mecanizate – echipamente mecanografice;
automatizate – calculatoarele electronice.
Din cauza progreselor înregistrate de mijloacele automatizate, cele mecanizate sunt pe cale de dispariție.
Pe planul managementului organizației, folosirea calculatoarelor electronice implică integrarea lor organică în sistemul managerial. Este necesar să se ia măsuri mari pentru asigurarea unui secret de serviciu, în special datorită dezvoltării foarte mari a spărgătorilor de coduri, care pot avea acces la informațiile secrete sau pot introduce viruși.
II.4. Tipologia sistemelor informaționale
Organizațiile gestionează o cantitate mare de informații, iar aceasta tinde să crească într-un ritm superior oricărui alt element al organizației.
Din punct de vedere managerial, apare imediat problema efectelor utilizării informației. Acestea se raportează la eficacitate, materializată în atingerea obiectivelor, și eficiența, marterializată în utilizarea rațională a resurselor. Soluția o reprezintă constituirea unor subsisteme informaționale destinate gestionării unor informații specializate și utilizării lor doar de către un segment al organizației.
Tipologia ierarhică include următoarele componente :
sistemul de procesare a operațiilor
sistemul informațional de management
sistemul pentru suport decizional
sistemul pentru managementul superior
Sistemul de procesare a operațiilor este conceput pentru operații repetitive și de rutină. Este utilizat de niveluri ierarhice inferioare și asigură stocul primar de informații. În organizația publică se asigură interfața cu consumatorul. Cantitatea de informații de procesat este mare, dar informațiile sunt de același tip și procedurile sunt relativ simple.
Pentru organizațile publice de același tip apare o uniformizare a caracteristicilor acestui sistem, precum și tendința de realizare a unor rețele naționale.
Sistemul informațional de management reprezintă o agregare superioară a informațiilor în comparație cu sistemul anterior. Aria de adresare a informațiilor este formată din managementul intermediar. Rolul său este de a realiza controlul și coordonarea activităților nivelurilor ierarhice inferioare.
Organizația publică operează la acest nivel utilizând instrumentele matematicii statistice. Se concretizează imaginea unui segment compact al publicului, raportat la tipul de produs specific organizației respective.
Sistemul pentru suport decizional reprezintă componenta specializată în selectarea și prelucrarea informațiilor necesare pentru procesul decizional. Ajută la formalizarea problemei și la luarea unor decizii. Sistemul rezolvă o problemă cu un număr mare de intrări și de relații între variabile, conform unor proceduri prestabilite sau stabilite ad-hoc cu intervenția minimă a decidentului.
Sistemul pentru managementul superior reprezintă o componentă care se axează asupra procesării unui număr de informații la cel mai înalt nivel de agregare. Caracteristicile esențiale sunt manevrabilitatea și focalizarea. Sistemul se bazează pe utilizarea unor echipamente de calcul evoluate. El gestionează cantități mari de informații și le face ușor de transferat la comanda managerilor către niveluri ierarhice inferioare.
Ultimul deceniu a marcat o înmulțire a subsistemelor informaționale specializate, utilizate în cadrul unor organizații. Dacă despre sistemul informațional de management se discuta din 1960, despre sistemul pentru management superior nu se discută decât de un deceniu. Procesul de divizare apare ca o adaptare la creșterea complexității organizației și relației sale cu mediul turbulent.
CAPITOLUL III. RAȚIONALIZAREA SISTEMULUI INFORMATIC
III.1. Deficiențe în sistemul informațional
În decursul funcționării sistemului informațional, s-au observat foarte multe deficiențe majore care afectează eficacitatea acestuia. Pentru a le preveni este necesară perfecționarea sistemului informațional.
Deficiențele majore sunt:
Distorsiunea reprezintă modificarea unei anumite părți în mod neintenționat a conținutului sau mesajului unei informații pe parcursul culegerii, prelucrării și transmiterii de la emițător la destinatar.
Cauzele apariției pot fi :
diferențele care se regăsesc în pregătirea persoanelor implicate în vehicularea informației;
folosirea unor suporți informaționali necorespunzători pentru înregistrarea informațiilor;
manipularea în mod neglijent a suporților de informații în procesul transmiterii lor beneficiarilor;
utilizarea unor mijloace necorespunzătoare pentru înregistrarea și transmiterea informațiilor.
Filtrajul diferă față de distorsiune prin faptul că modificarea parțială sau totală a conținutului sau mesajului unei informații are loc în mod intenționat.
Cauza filtrajului este intervenția pe parcursul înregistrării, prelucrării și transmiterii informațiilor a unor persoane, care au interesul ca beneficiarul informației să primească un mesaj modificat.
Efectul negativ al celor două deficiențe îl reprezintă dezinformarea parțială sau integrală a beneficiarilor de informații. Când dezinformarea se produce la nivelul managerilor, ea se reflectă în luarea de decizii, iar când dezinformarea are loc la nivelul executanților, efectele se resimt pe planul realizării proceselor cu caracter operațional, influențând astfel atât calitatea, cât și cantitatea producției sau serviciului.
Efectele negative sunt așadar scăderea eficienței și distrugerea climatului de muncă.
Redundanța este deficiența care constă în captarea, trimiterea și prelucrarea repetată a unor informații cauzate de absența coordonării, sau a coordonării defectuoase a anumitor sisteme ale segmentului informațional.
Aceasta se produce când nu se respectă principiul luării unei decizie, și când se cer exact aceleași informații de către beneficiari diferiți. Efectul îl constituie risipa de timp și mijloace materiale din partea celor implicați.
Supraîncărcarea circuitelor informaționale vehicularea unei cantități de informații mai mare decât capacitatea de transport, duce la blocarea sau întârzierea unor informații. De obicei se face cu informații nefolositoare pentru activitatea respectivă.
Cauzele care o generează sunt : redundanța și nerespectarea caracterului piramidal al sistemului informațional, adică transmiterea și agregarea selectivă a informației pe verticala sistemului de management în funcție de sfera obiectelor, a componentelor și responsabilităților.
Apariția acestor deficiențe generează o serie de complicații în cadrul organizației pe cel puțin două planuri :
– pe plan uman, deoarece atât personalul de conducere cât și cel de execuție va fi deosebit de sceptic în implementarea unor sisteme informatice pe un sistem informațional defectuos.
– pe planul întregului sistem de management, care nu mai poate funcționa eficient pentru atingerea finalității sale, atâta timp cât cel puțin una din componentele sale nu-și respectă propriile legi de funcționare.
III.2. Principii de raționalizare a sistemului informațional
Informația reprezintă baza sistemului informațional și a celui de management. Cerințele care se impun informației sunt:
– să fie reale – în sensul reflectării proceselor așa cum se derulează; realismul informației condiționează realismul luării deciziei, și astfel, o eficiență economică mare pe termen lung. Cerința aceasta trebuie îndeplinită cu riscul ca informația să devină pentru moment neplăcută unor conducători.
– să fie multilaterale – să fie evidențiate elemente semnificative de natură economică, tehnică, umană, știintifică în special pentru probleme strategice.
– să fie simetrice și concise – descoperirea elementelor esențiale de noutate și prezentarea lor cu economie de mesaje și asta datorită crizei de timp a conducătorilor.
– să fie precise și sigure – adică informația trebuie dată exact, uitarea unor detalii semnificative, generând ambiguități.
– parvenirea la beneficiari în timp util, adică informația trebuie să ajungă la beneficiar în perioada optimă pentru luarea deciziei.
– să aibă caracter dinamic, și adaptată la specificul personalului implicat.
Asigurarea unui sistem informațional în funcție de eficiența pentru organizație este esențială deoarece, condiționează luarea deciziilor și performanțele sale.
Etapele raționalizării sistemului informațional sunt:
Declanșarea studiului de raționalizare. Când organizația se confruntă cu anumite probleme sau pentru a se anticipa problemele apartinând unor deficiențe viitoare, conducerea unitații inițiază realizarea unui raționament al sistemuui informațional. Evenimentele care duc la raționalizarea informației sunt: restructurarea, elaborarea de strategii și politici, blocaj financiar, schimbarea managerului la nivelul organizației sau compartimentelor, introducerea unor echipamente moderne de prelucrare.
Domeniul analizat va fi judicios delimitat și se va ține cont de trei elemente importante și anume: resursele financiare și tehnico-materiale alocate acestui studiu, numărul și componența echipei care va lucra, și personalul de executare.
Obiectivele de realizat pot fi:
informaționale – când vizează direcția funcționării sistemului informațional, modernizarea unor proceduri informaționale, persoana de furnizare a unor informații importante și costurile inplicate.
economice – când au în vedere efecte directe și indirecte, determinate de perfecționarea informațională, portofoliul de comenzi, etc.
Identificarea elementelor informaționale ale domeniului investigat:
Fazele identificării sunt:
a) Caracterizarea succintă a subsistemului informațional relevând principalul său parametru în strânsă legătură cu funcționalitatea și performanțele economice obținute.
b) Întocmirea listei cu documentele utilizate.
c) Reprezentarea grafică a circuitului documentelor.
d) Inventarierea mijloacelor existente de tratare a informației.
Analiza critică a subsistemului. Sunt identificate cele mai păgubitoare deficite informaționale și se stabilesc principiile de concepere și funcționare a sistemului informațional.
Perfecționarea subsistemului. Începerea perfecționării va fi urmată de stabilirea cerințelor informaționale față de soluțiile preconizate pornind de la obietivele stabilite la început.
Aceste cerințe vor ține cont de analizale critice din domeniul respectiv și previziunea managerului și specialistului privind funcționarea actuală și viitoare.
Implementarea perfecționărilor informaționale. Are la bază un program de pregătire și găsire a soluțiilor – proiectarea. După finalizarea implementării se va face evaluarea stării de fapt a tuturor performanțelor.
Tendințe în conceperea și funcționarea sistemului informațional.
are loc creșterea interesului pentru programul pe calculator;
crește rolul calculatoarelor în rețea, un sistem descentralizat de prelucrare a datelor și folosirea în același timp a calculatoarelor de către mai mulți beneficiari care transmit și primesc datele la sediul lor.
organizarea de bănci de date formate din fișiere care cuprind informații semnificative privind activitatea unei organizații.
Pentru raționalizarea sistemului informațional trebuie să se țină seama de o serie de principii:
corelarea sistemului informațional cu sistemul decizional și cu structura organizatorică – sistemul informatic trebuie organizat structural și funcțional cu celelalte componente ale sistemului de management, cu structura organizatorică pentru aducerea, înregistrarea, transmiterea și prelucrarea informației.
concentrarea asupra abaterilor esențiale – informațiile vor trebui transmise pe verticală sistemului de conducere ori de câte ori este posibil, selective, numai cele care reflectă abateri semnificative de la obiective sau criterii aplicare. Acest principiu determină economie de timp atât pentru executanți cât și pentru conducători, datorită reducerii numărului, dimensiunii și frecvenței situațiilor întocmite, transmise și analizate.
principiul flexibilități – sistemul informațional trebuie să permită modificarea caracteristicilor sale, în special cele funcționale, conform cerințelor. Pentru aceasta se recomandă conceperea lui într-o abordare modulară, posibilă, îndeosebi în condițiile utilizării echipamentelor electronice de calcul, baze de date, și a unor programe performante pentru a permite operarea rapidă a modificărilor necesare fără a efectua schimbări al nivelul concepției de ansamblu.
principiul eficacității și eficienței – are valoare generală în cadrul unei instituții, iar la nivelul sistemului informatic înseamnă o permanentă evaluare și comparare a efectelor cantității și calității cu costurile necesare realizării și funcționării sistemului informațional.
principiul unității metodologice a tratării informațiilor – modul de culegere și prelucrare a informației trebuie să fie unitar din punct de vedere metodologic pentru a asigura un plus de siguranță și control managementului. Un avantaj îl reprezintă ușurarea trecerii la prelucrarea automată a datelor și aceasta implică apelarea la informaticieni pe parcursul cooperării și perfecționării sistemului informatic.
subordonarea conceperii și funcției sistemului informațional cerințelor manageriale ale organizației – rațiunea sistemului informațional în organizație o reprezintă asigurarea bazei informaționale necesare pentru derularea eficientă atât a postului de manager cât și a postului de execuție. În conceperea sau raționalizarea sistemului informațional, cerințele și obiectivele sale specifice trebuie să reflecte obiectivele fundamentale, specifice, derivate și individuale ale organizației.
Toate acestea trebuie utilizate concomitent, ținând seama de interdependențele dintre ele.
Procesul de perfecționare cuprinde:
începerea studiului de raționalizare;
analiza în mod critic a sistemului existent;
perfecționarea sistemului existent;
– implementarea sistemului perfecționist.
III.3. Impactul noilor tehnologii și comportamentul uman
În ultimii 10-15 ani, sistemul informațional al organizației a devenit tot mai evident un sistem bazat și dominat de componenta electronică. Aceasta definește așa-numitul ,,sistem informatic’’.
Efectele apariției și utilizării calculatoarelor în organizația publică sunt multiple și complexe. Deși avantajele utilizării computerului sunt incontestabile, nu trebuie omise problemele și riscurile ce rezultă de aici.
Calculatorul a permis distrubuirea informației în toată organizația, ceea ce a creat o descentralizare geografică prin apropierea de consumator, și o descentralizare decizională prin facilitarea procesării informațiilor la niveluri ierarhice inferioare. Organizația publică a devenit mai deschisă pentru că are mai multe porți de intrare a informațiilor prin existența angajatului cu calculator aflat în contact direct cu consumatorul.
Apariția PC-ului a dus la o creștere explozivă a performanțelor tehnice asociate sistemelor informatice : capacitate de memorare, viteză de oparare, etc. Acest lucru se traduce în posibilitatea organizației publice de a colecta, procesa și distribui mai multe informații în condițiile îmbunătățirii caracteristicilor acestora.
Creșterea performanțelor este influențată și de posibilitatea de a realiza interconectarea PC-urilor în rețele. Interconectarea informațională trebuie raportată și la noile tehnici de telecomunicație. Combinarea sistemelor de telecomunicații moderne cu PC-ul generează rețelele internet actuale, și alte posibilități de transmitere a unor cantități mari de informații.
Utilizarea noilor tehnologii permite accentuarea democratizării organizațiilor publice, prin mărirea transparenței activităților lor, precum și prin posibilitatea exercitării unui control mai riguros în conformitate cu reglementările existente.
Dar noile tehnologii implică și probleme, cele tehnice fiind în prim plan. Bazele mari de date pe suport electronic, lucrul în rețea implică și utilizarea unor echipamente, creează probleme de securitate atât pentru informații, cât și pentru utilizatori. Cele mai neplăcute aspecte sunt așa-zișii ,,viruși’’, dar și utilizarea neautorizată a unor informații. Soluția logică pentru evitarea unor astfel de situații o reprezintă îmbunătățirea fiabilității sistemului informațional.
O problemă suplimentară de ,,securitate’’ ar fi cea legată de pierderea locului de muncă sub presiunea informatizării. S-ar putea aprecia că îmbunătățirea eficienței în sistemul informațional ar fi de natură să transforme structura organizațională, inclusiv prin reducerea de personal. Temerile sunt neîntemeiate, deoarece statisticile arată că numărul personalului din organizațile publice sunt în continuă creștere, ceea ce transformă problema într-una de eficiență.
Informatizarea poate să reducă numărul interacțiunilor directe între oameni, ceea ce poate fi considerat un aspect pozitiv din prisma consumatorului deranjat de comportamentul birocratic al angajatului organizației publice.
Generalizând aspectele punctate anterior, se poate afirma că, în principiu, cea mai mare parte a funcțiilor sociale ale unei persoane ar putea fi înlocuite de echivalentul lor electronic.
Un alt aspect negativ ar fi utilizarea de către angajați a unor informații ce au în vedere o persoană care se află în bazele de date a organizațiilor publice, în scopuri ce afectează interesele private ale persoanei respective, accesarea neautorizată din afară a sistemelor informatice de așa-zișii hackeri, sunt doar câteva aspecte ce impun atât securizarea informației, cât și controlul atent al comportamentului celor implicați.
Organizațiile publice sunt obligate să investească pentru a răspunde cerințelor consumatorilor, modelate de standardele organizațiilor private, dar și pentru că se mizează pe stabilirea personalului.
Ultimii ani au înmulțit studiile ce vizează stabilirea unor corelații între utilizarea PC-ului, a internetului sau a telefonului celular și elementele comportamentale în organzație sau societate. Se discută despre frustrare, agresivitate, dar și despre responsabilitate, creativitate sau sociabilitate. Indiferent care sunt concluziile acestor studii, organizațiile publice se aliniază tendinței generale de dezvoltare a unor sisteme informaționale mai complexe bazate pe noile tehnologii.
IV. STUDIU DE CAZ – SISTEMUL INFORMAȚIONAL ÎN CADRUL CASEI JUDEȚENE DE PENSII BIHOR
Date privind Casa Județeană de Pensii – Bihor
Denumirea, forma juridică, sediul, obiectul de activitate
Casa Județeană de Pensii cu sediul în Oradea, strada Dunării nr.6, este organizată și funcționează ca serviciu public descentralizat, în subordinea Casei Naționale de Pensii și Alte Drepturi de Asigurări Sociale, denumită în continuare C.N.P.A.S., fiind investită cu personalitate juridică în baza prevederilor Legii nr.19/2000 privind sistemul public de pensii și alte drepturi de asigurări sociale, cu completările și modificările ulterioare și a prevederilor Hotărârii Guvernului nr.771/2003 privind aprobarea Statutului Casei Naționale de Pensii și Alte Drepturi de Asigurări Sociale.
Casa Județeană de Pensii Bihor asigură în teritoriu aplicarea unitară a legislației din domeniul pensiilor și asigurărilor sociale de stat.
Casa Locală de Pensii Beiuș funcționează sub conducerea și controlul Casa Județeană de Pensii Bihor.
IV.1. Obiectul de Activitate al Casei Județene de Pensii Bihor:
Înregistrează și asigură evidența contribuabililor, în condițiile legii;
Încheie contracte de asigurare socială, potrivit legii;
Asigură evidența contribuțiilor de asigurări sociale, conform legii;
Certifică stagiul de cotizare și punctajul asiguratului, în condițiile legii;
Stabilește cuantumul drepturilor de asigurări sociale individuale și efectuează plata acestora, potrivit legii;
Stabilește și plătește indemnizații și alte drepturi prevăzute în legi speciale, finanțate de la bugetul de stat, în condițiile legii;
Emite decizii de recuperare a drepturilor bănești încasate necuvenit și urmărește recuperarea acestora, în condițiile legii;
Prezintă propuneri pentru fundamentarea bugetului asigurărilor sociale de stat și, după caz, pentru fundamentarea unor indicatori ai bugetului de stat;
Asigură execuția bugetară în profil teritorial și organizează contabilitatea acesteia;
Realizează activitatea de expertiză medicală și recuperare a capacității de muncă;
Organizează și asigură evidența la nivel teritorial a tuturor persoanelor juridice și fizice asigurate pentru accidente de muncă și boli profesionale;
Gestionează baza de date privind asigurații pentru accidente de muncă și boli profesionale și asigură caracterul confidențial al acesteia;
Constată cazurile asigurate, stabilește drepturile de asigurare și controlează modul de acordare a drepturilor de asigurare, ca urmare a accidentelor de muncă și bolilor profesionale;
Organizează și păstrează evidența accidentelor de muncă și a bolilor profesionale;
Constată contravenții și aplică sancțiuni, potrivit legii, angajatorilor care nu-și duc la îndeplinire sarcinile privind asigurarea pentru accidente de muncă și boli profesionale, prin personalul abilitat în acest scop de CNPAS.
Distribuie persoanelor îndreptățite, în limita locurilor repartizate, bilete de tratament;
Rezolvă contestații, sesizări și reclamații, potrivit competențelor legale;
Organizează și desfășoară activitatea de pregătire și perfecționare profesională a personalului prin programe de instruire specifice domeniului de activitate;
Asigură reprezentarea în fața instanțelor judecătorești, potrivit legii;
Numește conducerea și asigură îndrumarea și controlul activității caselor locale de pensii;
Întocmește și înaintează CNPAS, potrivit legislației în vigoare, contul de execuție al bugetului asigurărilor sociale de stat în profil teritorial, precum și al bugetului de stat pentru indicatorii ce i-au fost repartizați;
Îndeplinește orice alte atribuții prevăzute de lege, de statutul CNPAS aprobat prin H.G. nr.13/2004, ori stabilite de președintele CNPAS.
IV.2. Organigrama Casei Județene de Pensii Bihor
Casa Județeană de Pensii Bihor are următoarea organigramă:
IV.3. Circulația informației în cadrul Casei Județene de Pensii Bihor
Aplicarea unitară a legislației din domeniul pensiilor și asigurărilor sociale, punerea în practică a deciziilor și instrucțiunilor emise de Casa Națională de Pensii și Alte Drepturi de Asigurări Sociale (CNPAS) în vederea respectării politicii din domeniul social și economico-financiar, au la baza existența unui sistem informatic puternic, unitar.
Evidența (în format electronic) riguroasă a angajatorilor și a asiguraților, având ca instrumente registrul angajatorilor și respectiv a asiguraților (asigurați) este o operație deosebit de importantă. Nerealizarea ei, prin existența datelor inexacte sau incomplete duce la propagarea erorilor în întreg lanțul de informații obținut de-a lungul proceselor ce vor urma. Actualizarea registrului angajatorilor trebuie să se facă pe baza datelor furnizate de Registrul comerțului corelate cu cele de la Finanțele publice locale și direct de la angajator având toate documentele privind elementele de identificare (număr Registrul Comerțului, cod fiscal, cod numeric personal angajator).
1 2 3 4
Fig.1.Circulația informației
Eliminarea etapelor intermediare (2 și 3) de transmitere a informațiilor, prevăzute inițial asigură o comunicare rapidă, eficientă, binențeles cu informarea C.N.P.A.S. asupra modificărilor efectuate.
Orice modificare a lanțului de identificare a angajatorului (număr Reg.Com. + cod fiscal + cod numeric personal angajator), pentru corectarea erorilor din evidență, presupune modificări (corectări) ale tuturor documentelor prezentate de acel angajator.
Înregistrarea de noi asigurați în registrul asiguraților se face pe baza datelor furnizate de declarația nominală (anexa 11) prezentată de angajator (cod numeric personal, nume), date care trebuie confirmate, completate de poliție (serie, număr, buletin de identitate, domiciliu).
Operarea modificărilor de cod numeric personal (elementul de identificare) ce se datorează modificărilor efectuate de poliție, erori comunicate de angajator, asigurat, nu se face prin suprascrierea datelor inițiale, ci prin adăugarea unei noi înregistrări, corecte și crearea unei legături cu înregistrarea veche. Se realizează astfel un istoric al tuturor modificărilor efectuate, având o evidență riguroasă.
Înregistrarea zilnică a plăților efectuate de contribuabili (încasări L19) se face cu specificarea contului de trezorerie, identificator, plătitor, sume, etc. Pentru a avea certitudinea unei operări corecte a sumelor se face verificarea cu extrasul de cont. O importață maximă trebuie acordată identificării corecte a plătitorului în registrul angajatorilor sau a asiguraților.
Înregistrarea încasărilor efectuate prin casierie (casa) urmărește următoarele etape:
– inițializare zi de lucru (preluare solduri din ziua precedentă)
emitere foi de vărsământ
înregistrare chitanțe
închidere zi de lucru
listare registru de casă.
Foile de varsământ primite de la trezorerie ce cuprind încasările prin casă, se operează pe parcursul lunii. După finalizarea operării documentelor de plată din luna de lucru se face preluarea nominală a încasărilor prin casierie (proces automatizat) cu verificarea sumelor din foile de vărsământ.
Prin operația “Pregătire baze” se identifică erorile existente în baza de date a documetelor de plată și a declarațiilor nominale. Operația de corectare a erorilor este pregătitoare pentru întocmirea fișei angajatorului. Urmează etapa de “închidere” a lunii de lucru prin care operațiile de adăugare/modificare a datelor din baza de date sunt blocate, orice modificare se poate face numai în luna următoare prin stornare.
La primirea dosarelor privind înscrierea la pensioanare și a cererilor de modificare de drepturi se face verificarea îndeplinirii condițiilor necesare pe baza documentelor prezentate. Se verifică de asemenea existența tuturor actelor doveditoare solicitându-se, dacă este cazul, documente suplimentare pentru a evita citarea ulterioară a solicitantului. La îndeplinirea tuturor condițiilor se face preluarea dosarului, înregistrânu-se electronic cererea având ca date de intrare: identificator soliciant (cod numeric personal), nume, domiciliu, tip solicitare, număr, dată, înregistrare. Identificarea solicitantului se face fie în baza de date a asiguraților (înscrieri noi la pensie), fie în baza de date a pensionarilor (modificări drepturi).
Ulterior se face repartizarea dosarului în vederea soluționării, înscriindu-se (cereri) data repartizării și numele inspectorului. Dosarele înregistrate în timpul săptămânii sunt repartizate, preluarea de către inspectori se face pe baza listelor.
În vederea stabilirii stagiului de cotizare realizat în baza Legii 19/2000 preluarea datelor se face de către Direcția evidență stagii de cotizare (adeverința de stagiu) proces care încă nu este automatizat (în curs de automatizare). Culegerea datelor pentru calculul punctajului realizat se face verificându-se (automatizat) în prealabil unicitatea cererii solicitantului pe baza codului numeric personal. Evitându-se crearea ulterioară a debitelor prin punerea în plată a două dosare pentru același solicitant. După listarea punctajului și a buletinului de calcul urmează etapa de autocontrol prin care se realizează eliminarea erorilor în proporție de 80% – 100%.
Se înscrie (electronic) data verificării și numele inspectorului care a operat verificarea dosarului. În cazul în care s-au semnalat erori se restituie dosarul inspectorului pentru corectarea lor, reluându-se din nou verificarea.
După listarea deciziilor de înscriere la pensie, respectiv respingerea, se face verificarea finală de către șeful de compartiment. Etapa următoare este înregistrarea electronică în registrul decizier a numărului de decizie, data deciziei, drepturi, etc., cu emiterea automată a înștiințării solicitantului. Toate înștiințările sunt cuprinse în borderou pe baza cărora se prezintă la Oficiul poștal teritorial.
Dosarele sunt preluate de Serviciul evidență plăți drepturi și apoi se distribuie persoanelor responsabile cu punerea lor în plată. Acestea fac verificarea corectitudinii datelor prin confruntarea datelor din decizie cu datele preluate prin aplicație de la stabiliri.
Se execută operarea datelor în fișierul de comunicări lunare, se listează în vederea verificării, se întocmește completează fișa de evidență iar după verificarea borderoului se aplică viza de control financiar preventiv. Datele se comunică la nivel central.
Prin prelucrarea datelor aferente comunicărilor lunare se extrag informații referitoare la impozitul calculat asupra pensiilor ce trebuie virat. Dosarele puse în plată se predau la arhivă. În perioada 10-12 a lunii se întocmește situația mandatelor reținute de la plată, având ca suport baza de date cu drepturile la zi ale pensionarilor în plată, și se prezintă oficiului poștal teritorial în format electronic. După confirmarea operării reținerilor de către O.P.T., datele se preiau într-un fisier de evidență specificându-se motivul și suma reținută. Evidența electronică a mandatelor neachitate permite accesul facil la informații în cazul cererii pensionarului de achitare a drepturilor cuvenite, precum și supendarea plăților după trei neachitări consecutive.
Plata drepturilor se poate efectua și direct la casierie prin dispoziție de plată. Înregistrarea (electronică) a dispozițiilor de plată și înscrierea confirmări plății pune la dispoziția utilizatorului programului un istoric al acestor operațiuni și posibilitatea centralizării automate a datelor.
IV.3.1. Fluxul informației în activitatea de relaționare cu publicul:
Programul utilizat în cadrul compartimentului este REGISTRU.EXE în care după introducerea parolei de acces utilizatorul poate să caute pensionarul sau asiguratul după numărul de dosar aflat pe cuponul de pensie al acestuia sau după C.N.P. în cazul în care asiguratul nu se afla încă în baza de date al Casei de Pensii. În acest caz datele personale, sunt readuse la interfață cu utilizatorul din baza de date a poliției existentă ca subdirector al directorului REGISTRU. Baza de date cu toți pensionarii este actualizată lună de lună în urma rulajelor (tranșelor T1, T2) care sunt făcute de alt compartiment și anume Plăți prestații.
Revenind la compartimentul ales, în urma înregistrării cererii, acesteia i se acordă un număr pe baza căruia este repartizat la compartimentul căruia este dedicată cererea. În cazul unui dosar de pensii de ex. caz nou limită de vârstă sau recalculare în urma înregistrării cererii dosarul se repartizează în lucru la compartimentul Stabiliri Prestații.
SOLICITANȚI
COMPARTIMENT RELAȚII PUBLICE
NU
DA
IV.3.2. Fluxul informației la serviciul stabiliri prestații :
așteptare acte suplimentare
spre corectat
În acest compartiment operatorul culegere date care introduce complet și corect în aplicația informatică LEGEA 19.PEN.EXE , datele din dosar necesare stabilirii/modificării drepturilor,listează decizia, buletinul de calcul, alte documente necesare, după caz, verifică corectitudinea preluării datelor și emiterii documentelor.
Colaborează cu Serviciul evidență contribuabili, în vederea completării dosarului cu adeverințele privind stagiul de cotizare realizat după data de 01.04.2001.
IV.3.3 Activitatea de eliberare a adeverinței privind stagiul de cotizare realizat și veniturile asigurate, la cererea asiguratului:
COMPARTIMENT EVIDENTA CONTRIBUABILI
DA NU
Aceste adeverințe privind stagiul de cotizare realizat după data de 01.04.2001 se găsesc în baza noastră de date ca urmare a declarațiilor nominale depuse de către angajatori la unitatea noastră, care sunt preluate de către un funcționar al acestui compartiment folosind programul de preluare a declaratiilor nominale, pănă la data 25 al lunii în curs, dată în care sunt arhivate bazele de date și trimise la CNPAS.
Astfel revenind la dosarul nostru de pensie cererea a fost înregistrată la compartimentul relații cu publicul, stabilit de către un operator al compartimentului stabiliri prestații și în urma verificării și semnării deciziei de către coordonator adjunct al Casei Județene de Pensii , dosarul ajunge la compartimentul Plăți Prestații.
IV.3.4. Punerea în plată a dosarelor de pensii, cazuri noi, modificări și legi speciale:
spre corectat
spre corectat
În acest compartiment se calculează drepturile de pensie, după care se pune controlul preventiv de către un inspector superior.
IV.4. Evoluții și statistici ale pensiilor și a pensionarilor în județul Bihor
Evoluția punctului de pensie în România din 2001 până în prezent:
Situația pensionarilor în județul Bihor în anii 2010-2011:
Potrivit datelor furnizate de Casa Județeană de Pensii, numărul pensionarilor la sfârșitul lunii decembrie 2011 a fost de 170.344 persoane, din care 155.436 pensionari de asigurări sociale de stat și 14.908 pensionari din agricultură. Din totalul de 155.436 pensionari de asigurări sociale de stat 58,4% adică 90.834 reprezintă persoanele pensionate pentru limită de vârstă.
Comparativ cu 31 decembrie 2010 numărul pensionarilor a scăzut cu 4.733 persoane pe total pensionari, iar în structură a scăzut cu 3.078 persoane în cazul pensionarilor de asigurări de stat și cu 1.655 persoane în cazul pensionarilor din agricultură.
Pensia medie în fiecare județ din România – trimestrul IV 2010:
Pe ansamblu, există un singur județ unde pensia medie este peste 900 RON pe lună, două județe unde pensia medie este între 800 și 900 RON pe lună, 20 de judete unde pensia medie este între 700 și 800 RON pe lună, 17 județe unde pensia medie este între 600 și 700 RON pe luna, respectiv, un singur județ unde pensia este sub 600 RON.
Observăm că județul Bihor se află pe locul 20, cu o pensie medie de 706 RON.
Ponderea pensionarilor în județele României:
Județul Bihor, alături de Hunedoara și Vâlcea – sunt singurele unde pensionarii reprezintă peste 25% din populația județului. În plus, 34 din cele 41 de județe ale țării (București și Ilfov au fost luate împreună) au o rată a pensionărilor de peste 20% din populație.
La polul opus, județul cu cel mai redus procentaj de pensionari este Botoșani. Doar 17,4% din botoșăneni sunt pensionari. Vrancea și Bistrița Năsăud sunt și ele foarte aproape de această proporție. Astfel, 17,5% din vrănceni, respectiv, 17,6% din bistrițeni sunt pensionari.
Capitala se află la mijlocul ierarhiei, ocupând poziția 21. Chiar dacă numarul pensionarilor este de aproape jumătate de milion în București, situatia este diferită când raportăm la numărul total al locuitorilor din Capitală. Mai exact, 22% din bucureșteni sunt pensionari.
Aparent, ponderea pensionarilor este destul de redusă, dar trebuie să tinem cont că o mare parte din populația activâ a Romaniei se afla, de fapt, în străinătate. În plus, numărul angajaților din România este destul de redus. Mai exact, sunt 4.623.000 de angajați. Din aceștia, peste 1,24 milioane sunt bugetari. În total, sunt 4,77 milioane de pensionari.
Mai putem observa că județul Bihor, care se află pe a treia poziție în acest clasament are mai multe caracteristici care par contradictorii: are multi angajați, printre cei mai mulți din țară, care primesc însă printre cele mai mici salarii, iar acum apare și cu o pondere mare a pensionarilor.
IV.5. Soluții de îmbunătățire:
Strategia de modernizare a sistemului public de pensii din România are ca obiectiv major implementarea unui sistem nou informatic, complet integrat, care să permită adoptarea legislației de care depinde succesul reformei în domeniul pensiilor. Obiectivul a fost abordat printr-un proiect finanțat în cadrul programelor de reformă monitorizate de Banca Mondială .
Inițial cuprindea informatizarea completă a celor trei mari subsisteme din cadrul CNPAS:
• Stabilirea și plata pensiilor – E.P.B.A.S.;
• Evidența stagiilor de cotizare – S.I.C.A.;
• Evidența financiar contabilă – F.I.S.
După recomandările Băncii Mondiale planul de informatizare a fost completat cu subsistemele:
• Asigurări pentru accidente de muncă și boli profesionale – W.A.P.D.;
• Expertiză medicală și recuperarea capacității de muncă – M.E.X.
Totodată s-a implementat extinderea sistemului prin adoptarea unor proceduri suplimentare, printre care și subsistemul pentru distribuirea, evidența și decontarea biletelor de odihnă și tratament – S.P.A.
La nivelul C.N.P.A.S. s-a hotărât ca, până la data la care noul sistem informatic integrat va fi operațional, să se asigure, cu forțe proprii, un sistem informatic interimar a cărui misiune să fie informatizarea acelor arii de activitate de care depindea succesul implementării reglementărilor Legii 19/2000.
Luând în considerare contextul menționat, este necesar să fie adăugat faptul că, pentru C.N.P.A.S., în perioada următoare, unul din obiectivele sale majore este acela de a asigurara o funcționalitate completă a noului sistem integrat. Acest lucru presupune aducerea la zi a software-ului, conform reglementărilor apărute în ultimul an și jumătate, precum și actualizarea permanentă a aplicațiilor, în concordanță cu reglementările care urmează să apară în domeniu.
Strategia IT, la nivelul C.N.P.A.S., derivă mai mult din documente programatice privind susținerea reformei sistemului public de pensii. Există programe care susțin și contribuie la atingerea obiectivelor C.N.P.A.S., dar încă nu există un document care să conțină o strategie IT în adevăratul sens al cuvântului. Lipsește o detaliere până la nivelul caselor teritoriale de pensii a elementelor asimilabile strategiei de dezvoltare IT.
Neștiind în mod complet aceste elemente, deși coordonate corespunzător, activitățile legate de sistemul informatic s-au derulat funcție de prioritățile de moment și nu conform unui plan stabilit și documentat sub formă scrisă.
Lipsa unui buget separat pentru IT, în directă legătură cu necesitățile de susținere a funcțiilor C.N.P.A.S. și în conformitate cu prioritățile impuse de informatizarea sistemului public de pensii și importanța acestuia în cadrul măsurilor întreprinse pentru îmbunătățirea sistemului de protecție socială.
Alocarea insuficientă de fonduri poate compromite continuarea proiectului de informatizare a sistemului public de pensii pe fondul lipsei unei proceduri de evaluare a investițiilor în IT.
Soluția de implementare a noului sistem informatic are un caracter unitar atât pentru componenta aplicații cât și pentru componenta rețea, fără a beneficia însă de personal dedicat în ceea ce privește conducerea proiectului și nici a echipei de implementare, pe fondul unei lipse evidente de separare a atribuțiilor și în contextul existenței unor sarcini uzuale legate de exploatarea și întreținerea sistemului interimar.
Modificările legislative frecvente și de substanță din ultima perioadă au condus la dese adaptări și modificări în structura aplicațiilor informatice auditate. Acestea au devenit foarte greoaie, fiind uneori insuficient testate, având consecințe nedorite asupra calității documentației de utilizare, a instruirii utilizatorilor și asupra calității activității în general.
Sistemul informatic integrat este parțial implementat. În situația funcționării sistemului informatic integrat, alături de un sistem informatic interimar, se poate dovedi o creștere a eficienței activității în sensul că același număr de personal prelucrează un volum mult mai mare de informații, termenul de realizare a unor lucrări specifice și numărul erorilor din situațiile prelucrate s-au redus și s-a reușit ca o parte a informațiilor de interes public să fie oferite mai operativ acelora interesați, la ghișeu, sau prin accesarea site-ului instituției.
CONCLUZII ȘI PROPUNERI
Dat fiind faptul că lumea se află într-o continuă schimbare, firmele sunt stimulate să caute mereu noi soluții care să aibă menirea de a obține informații cât mai eficiente. Din această cauză, sistemul informațional trebuie să fie supus unor schimbări continue, chiar dacă sunt sub forma unor mici adaptări, modificări esențiale sau chiar presupun substituirea sistemului.
Necesitatea realizării schimbărilor apare din unul din motivele: întregul sistem de care aparține face parte dintr-un plan major de modernizare, transformarea unor funcționalități de bază, decizia modificării obiectivelor strategice ale organizației, îmbunătățirea performanțelor sistemului, valorificarea beneficiilor aduse de tehnologiile de ultimă generație.
Unul din aspectele importante ale dezvoltării unui nou sistem informațional privește mediul de dezvoltare al aplicațiilor. Mediul de dezvoltare se referă la configurația echipamentelor, sistemelor de operare și rețelei în care vor fi instalate aplicații noi. Pentru a favoriza mediul de dezvoltare trebuie găsite răspunsurile la unele întrebări precum: Aplicațiile necesită prelucrarea pe loturi a unui volum mare de date sau prelucrarea online? Câți utilizatori vor exista, câte posturi de muncă și cât de răspândite vor fi ele? Unde ar trebui localizate datele? Răspunsurile la aceste întrebări oferă o imagine preliminară asupra viitorului sistem, permițând astfel echipei de realizare a proiectului să ia deciziile potrivite pentru mediul de dezvoltare.
În general, dezvoltarea noului sistem nu implică redefinirea mediului de dezvoltare. Aceste aspecte sunt foarte importante, ele fiind luate în considerare, de obicei, în faza planificării strategice a sistemelor informaționale. Până la urmă, ar fi imposibilă redefinirea mediului de dezvoltare cu ocazia fiecărui proiect de realizare a unui nou sistem, chiar și numai pentru că ar afecta buna funcționare a aplicațiilor dezvoltate. Totuși, unele modificări pot fi aduse astfel încât să se obțină maximum de performanțe ale noului sistem sau utilizarea unor tehnologii noi. Așadar, analistul trebuie să aibă în considerare la formularea alternativelor strategice de proiectare și alternativele care privesc mediul de dezvoltare al aplicațiilor.
În ceea ce privește casele de pensii din întreaga țară o îmbunătățire fantastică în demersul activităților ar fi necesitatea implementării unui sistem informatic integrat, care să poată mulțumi cerințele operaționale ale unui număr foarte mare de utilizatori din toate județele amplasate în întreaga țară. Pe lângă extinderea mare geografică, sistemul trebuie să acopere noile procese tranzacționale specifice aplicațiilor, dar și ca orice utilizator să poată beneficia de aceleași facilități IT oferite angajaților din sediul central.
O îmbunătățire a sistemului ar fi deasemenea posibilitatea de a transmite declarația lunară pentru contribuția asigurărilor sociale de stat și pe cale electronică, utilizând atât Sistemul Electronic Național (SEN) cât și prin e-mail.
Având în vedere asigurații și pensionarii, o astfel de îmbunătățire a sistemului i-ar avantaja în mai multe situații cum ar fi:
completare online de documente necesare în relația cu C.N.P.A.S., fără a mai fi
nevoie să se deplaseze la sediul caselor teritoriale de pensii;
consultare a datelor referitoare la plățile efectuate și datoriile existente;
solicitarea de noi informații și documente;
un management și o securitate mai bună;
un singur set de programe pentru toată țara și toate aplicațiile;
nu doar un nou sistem informatic, ci și noi proceduri și practici.
Toate acestea ar putea fi disponibile pe baza unor date de autentificare ce vor putea fi obținute de la CNPAS prin solicitare personală.
Toate acestea ar duce la o îmbunătățire continuă a serviciilor oferite de CNPAS, contribuind astfel la:
a facilita accesul la informație prin promovarea accesului public la documente și posibilitatea de completare a acestora on-line;
diminuarea timpului de răspuns al instituției la solicitările publicului prin crearea unui instrument modern și accesibil la scară națională;
eliminarea aglomerației la ghișeele instituției prin oferirea acelorași documente în sistem electronic public.
Este necesară implementarea cât mai urgentă a sistemului informatic integrat, în scopul eficientizării activității C.N.P.A.S. și a caselor teritoriale, precum și achiziționarea de aplicații de management al documentelor și implementarea acestora la nivelul C.N.P.A.S. și a caselor teritoriale.
În același timp, trebuie avută în vedere și situația echipamentelor tehnice de calcul de la nivelul caselor teritoriale de pensii, a căror stare funcțională este precară, fiind nevoie de un plan de înlocuire treptată a acestora cu echipamente tehnice de calcul moderne.
Pe viitor, recomand să se realizeze evoluțiile și statisticile efectuate în acest studiu de caz, acestea oferind o mai amplă imagine legat pensionarii din România, găsindu-se astfel mai repede soluții pentru probleme și observându-se lipsurile și plusurile sistemului de pensii.
BIBLIOGRAFIE
Androniceanu Armenia – Management public, București, Editura Economică, 1998
Băcanu Bogdan – Organizația publică, Editura Polirom, București, 2008
Bucurean Mirela – Management, Universitatea din Oradea, 2004
Bucurean Mirela – Managementul instituțiilor financiare, Universitatea din Oradea, 2004
Dan Anghel Constantinescu, Ana-Maria Ungureanu – Management, Editura Tehnică București, 1998
Dan Anghel Constantinescu – Management strategic, București, 2000
Manolescu Adriana, Management general, Editura Keysys Grafx, , 1997
Nicolescu Ovidiu, Verboncu Ion, Management, Editura Economică, București, 1995
Nicolescu Ovidiu – Management și eficiență, Editura Nova, București, 1994
Plumb Ion, Androniceanu Armenia – Managementul serviciilor publice, București, Editura ASE, 2003
Profiroiu Marius – Managementul organizațiilor publice, Editura Economică, București, 2001
Stăncioiu Ion, Militaru Gheorghe, Management. Elemente fundamentale, Editura Teora, București, 1988
ROF. CJP. 2008 C.A.22.05.2008, regulament – cadru de organizare și funcționare a Caselor Teritoriale de Pensii
Legea 19/2000 privind sistemul public de pensii și alte drepturi de asigurări sociale
www.cjpensiibihor.ro
www.cnpas.org
www.dgaspcbihor.ro
http://www.prefecturabihor.ro/pdf/EVO_BH12_2011.pdf
http://www.econtext.ro/finante-banci/pensii/top-ponderea-pensionarilor-in-fiecare-judet-din-romania.html
BIBLIOGRAFIE
Androniceanu Armenia – Management public, București, Editura Economică, 1998
Băcanu Bogdan – Organizația publică, Editura Polirom, București, 2008
Bucurean Mirela – Management, Universitatea din Oradea, 2004
Bucurean Mirela – Managementul instituțiilor financiare, Universitatea din Oradea, 2004
Dan Anghel Constantinescu, Ana-Maria Ungureanu – Management, Editura Tehnică București, 1998
Dan Anghel Constantinescu – Management strategic, București, 2000
Manolescu Adriana, Management general, Editura Keysys Grafx, , 1997
Nicolescu Ovidiu, Verboncu Ion, Management, Editura Economică, București, 1995
Nicolescu Ovidiu – Management și eficiență, Editura Nova, București, 1994
Plumb Ion, Androniceanu Armenia – Managementul serviciilor publice, București, Editura ASE, 2003
Profiroiu Marius – Managementul organizațiilor publice, Editura Economică, București, 2001
Stăncioiu Ion, Militaru Gheorghe, Management. Elemente fundamentale, Editura Teora, București, 1988
ROF. CJP. 2008 C.A.22.05.2008, regulament – cadru de organizare și funcționare a Caselor Teritoriale de Pensii
Legea 19/2000 privind sistemul public de pensii și alte drepturi de asigurări sociale
www.cjpensiibihor.ro
www.cnpas.org
www.dgaspcbihor.ro
http://www.prefecturabihor.ro/pdf/EVO_BH12_2011.pdf
http://www.econtext.ro/finante-banci/pensii/top-ponderea-pensionarilor-in-fiecare-judet-din-romania.html
Copyright Notice
© Licențiada.org respectă drepturile de proprietate intelectuală și așteaptă ca toți utilizatorii să facă același lucru. Dacă consideri că un conținut de pe site încalcă drepturile tale de autor, te rugăm să trimiți o notificare DMCA.
Acest articol: Sistemul Informational In Cadrul Casei Judetene de Pensii Bihor (ID: 150598)
Dacă considerați că acest conținut vă încalcă drepturile de autor, vă rugăm să depuneți o cerere pe pagina noastră Copyright Takedown.