Sistemul Informational al S.p.s.c. Rompac S.r.l

INTRODUCERE

„Într-o societate bazată pe valorificarea spiritului de inițiativă, individul se confruntă cu o provocare extraordinară, o provocare pe care trebuie să o exploateze ca pe o ocazie: nevoia de învățare continuă și reînvățare”. Această afimație subliniază evident importanța resursei informaționale în era în care trăim.

Sesizând importanța acestei resurse, am considerat abordarea acestei teme deosebit de interesantă. Am structurat lucrarea elaborată în două părți principale: prima parte reprezintă teoria, care servește ca suport celei de-a doua părți, cea practică. Ambele părți sunt constituite din câte două capitole.

Primul capitol conturează tema intreprinderilor mici și mijlocii din România, mai exact definirea și clasificarea lor, alături de locul și rolul pe care îl dețin și totodată perspectivele de dezvoltare ale acestora în țara noastră.

Al doilea capitol redă partea teoretică aferentă sistemului informațional din cadrul întreprinderilor mici și mijlocii, prin definirea și prezentarea elementelor componente, a funcțiilor acestuia, dar și a particularităților sistemului regăsite efectiv în cadrul întreprinderilor mici și mijlocii.

Al treilea capitol prezintă societatea Rompac S.R.L, redând istoricul acesteia, scurta descriere a obiectelor de activitate, câțiva indicatori financiari, colaboratorii, furnizorii și bineînțeles, concurenții firmei, toate aceste date structurate pe fiecare domeniu de activitate.

Ultimul capitol al prezentei lucrări redă particularitățile sistemului informațional al societății Rompac, alături de direcții și propuneri de dezvoltare a sistemului informațional actual.

În final se regăsesc concluziile lucrării, alături de o scurtă sintetizare a propunerilor de dezvoltare a sistemului informațional al societății analizate, abordate pe larg în capitolul anterior. Prefigurările specialiștilor, privind noua economie bazată pe cunoștințe, sunt în plină desfășurare. Aceștia afirmau că, bogăția și puterea în secolul XXI vor decurge cu prioritate din resursele intelectuale intangibile, din capitalul de cunoștințe.

CAPITOLUL I. ÎNTREPRINDERILE MICI ȘI MIJLOCII ÎN ROMÂNIA

I.1 Definirea întreprinderilor mici și mijlocii

Există o multitudine de definiții ale întreprinderilor mici și mijlocii, legate de trăsăturile principale ale acestora. Una dintre definiții afirmă că, IMM reprezintă categoria întreprinderilor mici și mijlocii formată din întreprinderi care angajează mai puțin de 250 de persoane și care au o cifră de afaceri anuală netă de până la 50 de milioane Euro și/sau dețin active totale de până la 43 milioane Euro.

Pentru a defini corect acest concept, IMM, va trebui să luăm în considerare fiecare componentă a conceptului. Astfel că, o întreprindere mijlocie este definită ca o întreprindere care angajează mai puțin de 250 de persoane și a cărei cifră de afaceri anuală nu depășește 50 milioane EUR sau ale cărei active totale anuale nu depășesc 43 milioane EUR. O întreprindere mică este definită ca o întreprindere care angajează mai puțin de 50 de persoane și a cărei cifră de afaceri anuală și/sau active totale anuale nu depășesc 10 milioane EUR. O microîntreprindere este definită ca o întreprindere care angajează mai puțin de 10 persoane și a cărei cifră de afaceri anuală și/sau active totale anuale nu depășesc 2 milioane EUR.

Întreprinderile micro, mici și mijlocii (IMM) joacă un rol esențial atât în economia românească, cât și în economia europeană. Ele reprezintă o sursă de abilități antreprenoriale, inovare și creare de locuri de muncă. În Uniunea Europeană extinsă la 25 de țări, aproximativ 23 de milioane de IMM-uri asigură în jur de 75 de milioane de locuri de muncă și reprezintă 99% din toate întreprinderile.

Întreprinderile pot fi grupate după un sistem complex de criterii. Unitățile economice – proprietate publică – se organizează și funcționează sub forma regiilor autonome și societăților comerciale. Regia autonomă reprezintă forma de organizare și funcționare a agenților economici, persoane juridice având ca obiect utilizarea și valorificarea în scop de câștig a unor bunuri aflate în proprietatea statului. Societatea comercială reprezintă societatea sau persoana juridică constituită printr-un contract între mai multe persoane fizice și/sau juridice care convin să pună în comun diferite valori, bunuri sau activități în scop lucrativ.

Bineînțeles că, modul de clasificare al întreprinderilor este mult mai complex, dar nu toate criteriile corespund întru totul întreprinderilor mici și mijlocii. Pentru a clasifica aceste societăți mai specific, se utilizează criterii cantitative – principale și secundare – și criterii calitative.

Criteriile cantitative utilizate sunt identice celor folosite pentru a defini întreprinderile mici și mijlocii. Printre acestea se enumeră: numărul de angajați, valoarea capitalului, cifra de afaceri. Mai există pe lângă acestea și criterii secundare cantitative, respectiv valoarea producției, capacitatea de producție și cota de piață.

Criteriile calitative de definire a întreprinderilor mici și mijlocii, le clasifică pe acestea în următorul mod:

Dependente – reprezintă acele întreprinderi care există pentru a deservi cererea de produse și servicii a întreprinderilor mari, mai ales cu ajutorul relațiilor de subcontractare. Aceste societăți alcătuiesc un grup important în majoritatea economiilor dezvoltate.

Concurente – reprezintă categoria întreprinderilor mici și mijlocii care concurează cu întreprinderile mari, în ceea ce privește utilizarea intensivă a capitalului și a muncii.

Permanente – sunt acele firme care își desfășoară activitatea în cadrul unor piețe de tip nișă, existând un risc scăzut de a fi invadate de firmele mari, deoarece profitul și perspectivele de dezvoltare a activității nu prezintă interes pentru firmele mari.

Inovatoare – sunt acele societăți care dezvoltă produse și servicii noi, utilizează tehnologii noi, chiar creează noi piețe, acestea având vulnerabilitatea crescută față de firmele mari, în condițiile în care perspectivele de dezvoltare le pot fi atractive acestora.

I.2. Locul si rolul întreprinderilor mici și mijlocii

Întreprinderile mici și mijlocii au o însemnătate ridicată, jucând un rol esențial în economie, din mai multe motive. În primul rând, suplețea structurilor acestor societăți, le conferă acestora o capacitate ridicată de adaptare la fluctuațiile mediului economic. În al doilea rând, aceste întreprinderi mici și mijlocii se pot integra relativ ușor într-o rețea industrială regională, cea ce contribuie în dublu sens: la dezvoltarea economică a regiunii respective și la reducerea șomajului și creșterea nivelului de trai, pentru că generează locuri de muncă. Dimensiunea redusă a acestor societăți contribuie la evitarea birocrației excesive. Totodată, IMM-urile formează la nivel individual un ansamblu mult mai facil de controlat.

Importanța întreprinderilor mici și mijlocii decurge și din trăsăturile acestora, care sunt:

Se constituie, practic, în locuri unde personalul se perfecționează și de unde se poate îndrepta apoi spre întreprinderile mari;

Stimulează concurența;

Ajută la buna funcționare a întreprinderilor mari pentru care prestează diferite servicii sau produc diferite subansambluri;

Fabrică produse și prestează servicii în condiții de eficiență.

Aceste societăți îndeplinesc mai multe funcții economice, tehnice și sociale, motivele care ilustrează numeroasele roluri ale IMM-urilor, valoarea adăugată a acestora în ceea ce privește dezvoltarea economică și socială, fiind următoarele:

Generează cea mai mare parte a PIB din fiecare țară, de regulă, între 55%-95%;

IMM-urile reprezintă 99% din întreprinderi;

Oferă locuri de muncă pentru majoritatea populației ocupate;

Generează într-o mare proporție inovațiile tehnice aplicabile în economie, favorizând astfel inovarea și flexibilitatea;

În cvasitotalitatea statelor lumii, inclusiv în Uniunea Europeană, IMM-urile sunt singurele care, în ultimii ani, generează noi locuri de muncă;

Prezintă cel mai ridicat dinamism în condițiile economiei de piață, situație atestată de evoluția numărului lor, a volumului cifrei de afaceri și a mărimii forței de muncă ocupate, sensibil superioare întreprinderilor mari;

Realizează produse și servicii la costuri mai reduse decât firmele mari, factorii principali care determină această diferență fiind cheltuielile constant convenționale mai mici, volumul și intensitatea superioare a muncii în condițiile permanentei prezențe a întreprinzătorului în firmă și, de regulă, motivarea mai intensă a personalului;

Dovedesc flexibilitate și adaptabilitate ridicate la cerințele și schimbările pieței, favorizate de talia mai redusă, procesul decizional rapid, specific întreprinzătorului și de implicarea sa nemijlocită în activitățile curente;

Reprezintă una dintre principalele surse de venituri ale bugetului statului (impozite, TVA, etc.);

Oferă posibilitatea împlinirii profesionale și sociale a unei părți apreciabile a populației, în special a segmentului său cel mai activ și inovator, care „trage” economia după el;

Asigură componenta principală a unui fundal economic propice economiei de piață, caracterizat prin flexibilitate, inovație și dinamism;

Reprezintă germenii viitoarelor firme mari, în special în domeniile noi ale economiei, în ramurile sale de vârf, bazate pe tehnică și tehnologie performante;

Tendințele actuale de natură tehnică, economică și socială favorizează crearea cu precădere de IMM-uri; aceste tendințe sunt: robotizare, informatizare, dezvoltarea comunicațiilor și transporturilor, creșterea gradului de pregătire a populației, reducerea rapidă a diferențelor de condiții de viață dintre zone și localități, descentralizarea administrativă, care nu numai că fac posibile, dar și generează performanțe economice superioare, în primul rând prin firme mici și mijlocii.

Întreprinderile mici și mijlocii, nu doar au n rol însemnat pentru economie oricărei țări, ci și pentru firmele mari existente. Această relație de importanță are un sens dublu: atât IMM-urile sunt importante pentru firmele mari, cât și companiile pentru întreprinderile mici și mijlocii. Cele specificate anterior se pot vizualiza mai ușor în tabelul următor:

Tabelul I.1 Prezentare comparativă a importanței IMM-urilor pentru întreprinderile mari și a întreprinderilor mari pentru IMM-uri

Sursa: Bucurean, Mirela. (2009): Antreprenoriatul și managementul micilor afaceri, Editura Universității din Oradea, p 100

I.3 Perspective de dezvoltare a întreprinderilor mici și mijlocii în România

„Micile afaceri reprezintă catalizatorul principal al creșterii economice” (Peter Drucker). Acestea contribuie semnificativ la realizarea unor obiective principale ale oricărei economii naționale. Aceste societăți, fiind promotoarele inovației și ocupării forței de muncă, ale integrării europene sociale și locale au nevoie de crearea unui mediu propice.

Țara noastră, prin Guvernul ei, recunoaște și apreciază importanța sectorului întreprinderilor mici și mijlocii. Drept dovadă o constituie existența Ministerului IMM-urilor, Comerțului și Mediului de Afaceri, care urmăresc problemele acestor întreprinderi. IMM-urile sunt privite ca fundamentul pentru dezvoltarea economiei moderne, dinamice, bazată pe știință și cunoaștere. Astfel că, un sector IMM bine dezvoltate poate să ajute în menținerea stabilității și creșterii macroeconomice.

Pentru a sprijini acest sector, Statul acordă IMM-urilor facilități fiscale. Printre acestea se enumeră:

Scutirea de taxe vamale pentru importul de materii prime necesare fabricării de produse, care, la rândul lor, sunt scutite de plata taxelor vamale de import;

Scutirea de taxe vamale pentru importurile menite să dezvolte activitatea (mașini, instalații, echipamente);

Scutirea de plata impozitului pe profit pentru profitul reinvestit;

Reducerea cu 20% a impozitului pe profit, în cazul creării de noi locuri de muncă;

Alte facilități: alocarea de fonduri bugetare pentru finanțarea programelor de dezvoltare și a măsurilor de sprijinire a înființării și dezvoltării IMM-urilor; simplificarea procedurilor administrative de înregistrare, de obținere a avizelor, autorizațiilor și licențelor de funcționare; beneficierea de servicii de informare, de asistență, consultanță, cercetare și inovare tehnologică; pregătire profesională managerială.

Tot în privința sprijnirii acestor societăți, sunt oferite anumite avantaje acestor întreprinderi, cum ar fi:

În fiecare an, prin legea bugetului de stat, sunt alocate fonduri în valoare de 0,2% din PIB pentru înființarea și finanțarea întreprinderilor mici și mijlocii, atât la nivel național, cât și la nivel local;

În vederea îmbunătățirii accesului întreprinderilor mici și mijlocii la finanțare, s-a înființat Fondul Național de Garantare a creditelor pentru IMM-uri;

Guvernul aprobă anual programe de încurajare și stimulare, în vederea înființării și dezvoltării întreprinderilor mici și mijlocii, pe baza programelor elaborate de Agenția Națională pentru Întreprinderi Mici și Mijlocii și Cooperație;

IMM-urile beneficiază de reduceri de 50% pentru criteriile legate de cifra de afaceri, de garanția de bună execuție, cerute în achizițiile publice de produse, servicii și lucrări;

IMM-urile beneficiază de asistență tehnică gratuită, în vederea facilitării accesului la servicii de specialiate în domeniul achizițiilor publice;

IMM-urile au acces prioritar la închirierea, concesionarea și leasingul activelor disponibile ale regiilor autonome, societăților/companiilor naționale și societăților comerciale cu capital majoritar de stat;

Reducerea sau renunțarea la garanțiile solicitate și la modalitățile de plată anticipate pentru consumurile de utilități și servicii publice furnizate IMM-urilor.

În România, sectorul IMM este în curs de formare. De aceea, statisticile cu privire la numărul acestora este mai greu de estimat. Se pot afirma însă, în urma analizelor efectuate și prezentate în cadrul literaturii de specialitate, câteva tendințe specifice:

Întreprinderile mici și mijlocii funcționează cu precădere în sectorul terțiar, din două motive principale:

Necesită capital de pornire foarte mic și pot obține profit într-un timp relativ redus;

Sectorul serviciilor pentru populație este încă deficitar.

O mare parte a acestor întreprinderi se prezintă sub forma asociațiilor familiale sau create de persoane independente.

Unele IMM s-au construit în urma procesului de restructurare a marilor întreprinderi, prin:

Divizarea și formarea de unități autonome;

Crearea de societăți mixte cu capital de stat sau privat;

Autonomizarea firmelor dispersate teritorial.

Particularități în ceea ce privește dezvoltarea sectorială și regională.

Datorită fragilității, a lipsei de experiență, a gradului de sindicalizare foarte scăzut și, mai ales, în scopul depășirii unor dezavantaje, IMM-urile manifestă și în România o tendință de asociere profesională sau pe domenii pentru: obținerea de facilități financiare, reprezentarea în fața organelor publice, sprijin în activitatea managerială, etc.

Totodată, de asemenea în urma unui studiu coordonat de prof. Dr. O. Nicolescu, s-au putut contura câteva trăsături specifice întreprinzătorului român, trăsături care, influențează bineînțeles viața și evoluția micii afaceri. Astfel că, privitor la tipologia întreprinzătorilor români, principalele criterii de clasificare au avut în vedere vârsta, sexul, pregătirea și starea civilă. În privința vârstei, a dominat categoria de întreprinzători cu vârste cuprinse între 31-50 de ani, urmată de întreprinzătorii tineri, până în 30 de ani, aceștia din urmă având un atuu semnificativ: optimismul. Din punct de vedere al sexului, a predominat sexul masculin, situație justificată probabil de dificultatea demersurilor, solicitările temporale deosebite și eforturile implicate. Din perspectiva pregătirii, au dominat întreprinzătorii cu studii superioare și postuniversitare, acest fapt reprezentând o importantă premisă pentru asigurarea succesului economic și managerial al societăților. În urma studiului efectuat, s-au desprins principalele motivații care au determinat întreprinzătorii să întemeieze o afacere în România:

Dezvoltarea și aplicarea unei idei privind un produs sau o afacere;

Munca cu oamenii selectați;

Siguranța personală și a familiei;

Realizarea personală;

Obținerea de câștiguri mai mari;

Alte motivații: dorința de a avea o mai mare flexibilitate în viața personală și familială, dorința de a dispune de propriul timp, dorința de a avea posibilitatea mai mult de a conduce decât de a fi condus, dorința de a profita de ocazia ivită, etc.

Din păcate, există și anumite riscuri sau mai bine spus, provocări ale mediului extern asupra micilor afaceri. Schimbările produse în ultimul deceniu, atât la nivelul întreprinderilor mari, cât și la nivelul mediului extern constituie provocări pentru întreprinderile mici și mijlocii. Aceste schimbări, provocări, s-au concretizat în:

1. Diferențierea produselor existente pe piață, prin lansarea ceor care înmagazinează mai multă tehnică și informație științifică și mai puțin capital;

2. Protecția puternică și pe termen lung a dreptului de proprietate intelectuală, restricționând, practic, schimbul liber de informații și încurajând, de fapt, crearea de noi forme de piață monopolizată;

3. Reducerea cererii de produse standardizate și trecerea, în mai multe industrii, la procesul de producție în serie mică și unicat;

4. Scăderea costurilor de producție, aici, având un avantaj evident întreprinderile mari;

5. Tendința de globalizare, astfel că micile afaceri concurează în zilele noastre și cu întreprinderi din alte state;

6. Lărgirea gamei serviciilor, constituie o provocare, în sensul că, există noi oportunități de valorificare a cunoștințelor și creativității antreprenorilor, fără să fie necesară o investiție importantă;

7. Permanența schimbării, ritmul extrem de rapid al evoluțiilor concretizându-se în micșorarea ciclului de viață al produselor;

8. Creșterea insecurității locurilor de muncă;

9. Un rol nou al afacerii și al întreprinzătorului, cel tradițional fiind înlocuit de trei entități: creatorii de idei monopoliste, dirijorii întreprinderii (managerii) și investitorii.

10. Schimbările radicale ale caracteristicilor întreprinderii.

Tabelul 1.2 Întreprinderea: secolul XX versus secolul XXI

Sursa: Popescu, Delia. (2005): Întreprinzătorul de succes, Editura Economică, București, p 36 (adaptat după Business Week, 28.08.2000)

CAPITOLUL II. SISTEMUL INFORMAȚIONAL ÎN CADRUL ÎNTREPRINDERILOR MICI ȘI MIJLOCII

II.1 Definirea sistemului informațional

Evoluția economiei spre o economie bazată pe cunoștințe, această revoluție informațională pe care o trăiește economia, conferă informației și sistemului informațional al unei organizații un rol central.

Una dintre definițiile sistemului informațional afirmă că, acesta reprezintă ansamblul datelor, informațiilor, fluxurilor și circuitelor informaționale, procedurilor și mijloacelor de tratare a acestora, menite să ajute la stabilirea și realizarea obiectivelor întreprinderii.

Subliniem faptul că, nu de puține ori se produce confuzia, sau se pune semnul egalității între sistemul informatic și sistemul informațional. Sistemul informatic, într-adevăr, este parte a sistemului informațional, care se concretizează în procese de culegere și prelucrare a informațiilor cu mijloace automatizate. Altfel spus, sistemul informatic reprezintă acea componentă a sistemului informațional care vizează culegerea, transmiterea, prelucrarea și stocarea informațiilor cu ajutorul mijloacelor electronice de calcul. Sistemul informațional, conform definiției anterioare, este mult mai cuprinzător. Totodată, ponderea crescândă a utilizării mijloacelor automatizate, plasează acest sistem informatic într-un loc central al sistemului informațional. Evoluția tehnologică, va face probabil, ca în curând sistemul informatic să ocupe o proporție aproape absolută din sistemul informațional al organizației.

Majorarea importanței și complexității acestui sistem s-a ilustrat în conturarea așa-numitului management al informației. Prin acest tip de management se desemnează utilizarea principiilor manageriale referitoare la preziviune, organizare și încadrare cu personal, coordonare și control în domeniul informațiilor.

La baza conceperii și funcționării acestui sistem al organizației se afla paradigma conform căreia sistemul informațional trebuie să se focalizeze pe identificarea și clasificarea informațiilor. Acum există o nouă paradigmă, care consideră mai importantă concentrarea asupra identificării necesităților de informații și a modalităților de satisfacere a lor, paralele cu abordarea utilizării informațiilor într-o viziune atât strategică, cât și economică, focalizată pe eficiență.

II.1.1 Componentele sistemului informațional

Sistemul informațional al organizației este format din mai multe elemente strâns intercorelate. Printre aceste elemente se regăsesc: date și informații, circuite și fluxuri informaționale, proceduri informaționale și mijloace de tratare a informațiilor.

Data reprezintă descrierea letrică sau cifrică a unor acțiuni, procese, fapte, fenomene, referitoare la organizație sau la procese din afara sa, care interesează managementul acesteia.

Din perspectiva managementului, informația reprezintă acea dată care aduce adresantului un plus de cunoaștere privind direct și indirect organizația respectivă, ce îi furnizează elemente noi, folositoare în îndeplinirea sarcinilor ce revin în cadrul respectivei organizații. Conform acestor caracteristici definitorii ale informației, aceasta devine temeiul, baza declanșării deciziilor și acțiunilor managementului. Alți specialiști afirmă că, informațiile constau în știri, înștiințări, mesaje privind starea sau condițiile unor procese și fenomene, constituind o noutate și prezentând interes pentru receptor, în sensul sporirii gradului de cunoaștere a proceselor și fenomenelor respective.

În cadrul firmei, informațiile sunt foarte diversificate. Pentru a facilita caracterizarea lor, se utilizează diferite criterii de clasificare a informațiilor, după cum urmează:

În funcție de modul de exprimare:

Orale – transmise prin viu grai;

Scrise – consemnate de regulă pe hârtie;

Audiovizuale – implică aparatură specială, capacitate de sugestie și nuanțare ridicate, viteză mare de circulație;

După gradul de prelucrare:

Primare – caracter analitic, pronunțat informative;

Intermediare – se află în diferite faze de prelucrare informațională;

Finale – caracter sintetic, decizional;

În funcție de direcția vehiculării:

Ascendente – se transmit de la nivele ierarhice inferioare spre cele superioare;

Descendente – se transmit de la nivele ierarhice superioare spre cele inferioare;

Orizontale – se transmit între titulari de posturi situate pe același nivel ierarhic;

După modul de organizare a înregistrării și prelucrării:

Tehnico-operative – utilizate de managementul de nivel inferior pentru a controla munca executanților;

De evidență – folosite pentru fundamentarea deciziilor pe termen scurt;

Statistice – folosite mai ales pentru evaluarea rezultatelor, având caracter sintetic;

În funcție de proveniența lor:

Exogene – provin din suprasistemele din care face parte organizația;

Endogene – generate în cadrul organizației;

În funcție de destinație:

Interne – beneficiarii de informații sunt managerii și executanții din organizație;

Externe – beneficiarii de informații sunt clienții, furnizorii sau suprasistemele din care face parte organizația;

După obligativitatea pentru adresant:

Imperative – emise de conducători, caracter decizional pronunțat;

Nonimperative – emise de executanți și manageri, caracter pronunțat informativ;

După natura proceselor reflectate:

Cercetare-dezvoltare;

Comerciale;

Producție;

Financiar-contabile;

Personal;

Complexe – au în vedere activități care se încadrează în cel puțin două din cele menționate anterior.

Având în vedere toate aceste caracteristici complexe ale informațiilor, se pot contura câteva afirmații. Astfel că, informația poate fi privită ca o materie primă, deoarece este implicată în toate procesele de muncă din firmă. Totodată, informația este și un produs, în cazul managerilor, de exemplu, o decizie. O caracteristică deosebit de importantă este faptul că, informația conferă putere celui care o deține. Un alt aspect se referă la faptul că, informația are valoare economică, valoare de piață.

O altă componentă a sistemului informațional este fluxul informațional și circuitele informaționale. Prin circuit informațional se înțelege traiectoria pe care o parcurge o informație sau o categorie de informații de la emițător la destinatar. Fluxul informațional reprezintă cantitatea de informații care este vehiculată între emițător și beneficiar pe circuitul informațional, caracterizată prin anumite trăsături – lungime, viteza de deplasare, fiabilitate, cost, etc.

Organizațiile moderne sunt caracterizate de utilizarea tot mai frecventă a circuitelor informaționale electronice. Astfel, se remarcă amplificarea vitezei de circulație și a dimensiunii fluxurilor informaționale.

Procedurile informaționale desemnează ansamblul elementelor prin care se stabilesc modalități de culegere, înregistrare, transmitere, prelucrare și arhivare a unei categorii de informații, cu menționarea operațiilor de efectuat și a succesiunii lor, a suporților, formulelor, modelelor și mijloacelor de tratare a informaților utilizate.

Mijloacele de tratare a informațiilor constituie componenta tehnico-materială a sistemului informațional, incluzând toate instrumentele și echipamentele care sunt implicate în tratarea și stocarea informațiilor, începând cu cele mai simple și încheind cu cele mai complexe sisteme automate de calcul.

Pentru o viziune mai simplă asupra acestor mijloace, a se vedea clasificarea acestora în tabelul următor:

Tabelul II.2 Clasificarea mijloacelor de tratare a informațiilor

Sursa: Nicolescu, Ovidiu -coordonator-(2001): Sistemul informațional-managerial al organizației, Editura Economică, București, p 37

Utilizarea tot mai frecventă a calculatorului electronic presupune și anumite preocupări pentru management, pe lângă multitudinea aspectelor pozitive pe care le are. O preocupare o reprezintă păstrarea secretului de serviciu și apărarea patrimoniului economico-financiar al organizației. Apariția frecventă a „hoților informaționali” constituie un risc pentru cele menționate anterior. Totodată, în aceeași categorie de riscuri se plasează și virușii informatici. Penetrarea acestora, chiar și întâmplătoare poate cauza o serie de probleme majore managementului întreprinderii.

II.1.2 Deficiențe în sistemul informațional

În urma unor studii de specialitate, s-a constatat faptul că există anumite deficiențe tipice organizațiilor în veea ce privește sistemul informațional. Printre aceste deficiențe se regăsesc: distorsiunea, filtrajul, redundanța, supraîncărcarea canalelor de comunicare și scurtcircuitarea.

Distorsiunea constă în modificarea parțială sau totală, neintenționată a conținutului unor infromații pe parcursul culegerii și transmiterii acestora de la emițător la receptor.

Această deficeință poate să apară din mai multe motive, printre care, ce le principale se concretizează în: diferențe în pregătirea persoanelor care vehiculează informațiile, utilizarea unor suporți informaționali necorespunzători, manipularea neglijentă a suporților sau utilizarea de mijloace necorespunzătoare pentru culegerea, înregistrarea, prelucrarea și transmiterea informațiilor.

O altă deficiență tipică, filtrajul, reprezintă modificarea parțială sau totală, în mod intenționat, a conținutului informațiilor, pe parcursul culegerii, înregistrării, prelucrării și transmiterii de la emițător la receptor. Acest proces este determinat de intervenția unor persoane asupra informațiilor, în mod voluntar, din anumite interese urmărite, cu scopul ca beneficiarul să primească un mesaj modificat.

Redundanța constă în culegerea, înregistrarea, prelucrarea și transmiterea repetată a unor date și informații. Principalele cauze ale apariției acestei deficiențe se regăsesc în proiectarea defectuoasă a structurii organizatorice și/sau a sistemului informațional. Acestea se datorează coordonării defectuoase sau lipsa coordonării unor activități, nerespectarea principiului unității de decizie și acțiune sau tendinței de supradimensionare a subdiviziunii organizatorice. Efectele negative ale redundanței se concretizează în consum nejustificat de timp, materiale, costuri mai ridicate și în final eficiență mai scăzută.

Supraîncărcarea canalelor de comunicații se referă la culegerea, prelucrarea și transmiterea unor date și/sau informații inutile prin mijloacele de comunicații. Motivele principale ale ivirii acestei deficiențe pot fi: redundanța, neaplicarea managementului prin excepții, proiectarea defectuoasă a sistemului informațional, insuficienta pregătire a managerilor și executanților, tendința unora de a supralicita realizările, de a-și face cunoscute acțiunile întreprinse. Urmările acesteia se materializează în consum nejustificat de timp de muncă din partea managerilor, costuri ridicate și implicit o eficiență mai redusă a activităților.

Scurtcircuitarea reprezintă eliminarea intenționată din cadrul circuitelor și fluxurilor informaționale a unor persoane sau subdiviziuni organizatorice. Cauzele majore ale apariției scurtcircuitării sunt:

Nevoia de a scurta circuitele informaționale;

Intenția de a ascunde anumite probleme;

Relațiile necorespunzătoare dintre anumiți angajați.

Pentru un management eficient, toate aceste probleme din sistemul informațional trebuie analizate și trebuie încercată eliminarea acestora, deoarece efectele negative se conturează în cele din urmă în ineficiența activităților desfășurate. Astfel că, sistemul informațional trebuie conceput și proiectat într-o măsură cât mai corectă și eficientă.

II.1.3 Dezvoltarea sistemului informațional

Fiind un element dinamic, sistemul informațional managerial se dezvoltă în ritm alert. Planificarea și prevederea unor traiectorii de dezvoltare pun o amprentă hotărâtoare asupra managementului întreprinderii.

Conceperea și proiectarea unor structuri care să încorporeze în mod corespunzător și eficace noile tehnici informaționale, reprezintă aspecte principale ale conducerii întreprinderii. Este de o necesitate absolută cunoașterea noilor tendințe, a noilor tehnologii și atragerea acestora către întreprindere, cu alte cuvinte, desfășurarea unor activități eficiente în condițiile unei economii bazate pe cunoaștere.

Astfel, având în vedere ritmul accelerat de dezvoltare tehnologică și nu numai, sistemul informațional trebuie să treacă printr-un proces de continuă perfecționare. Ca principale direcții de dezvoltare, în literatura de specialitate, se menționează următoarele:

Adaptarea sistemului informațional la fluxul real al informațiilor. Aici se au în vedere anumite cerințe de raționalitate ale informațiilor, cum ar fi: realismul acestora, complexitatea, claritatea și concizia, fiabilitatea, oportunitatea, dinamismul și adaptabilitatea acestora.

Lărgirea sferei de cuprindere a sistemului informațional, prin introducerea unui număr cât mai mare de aparate și dispozitive periferice cu destinații multiple;

Creșterea promptitudinii în funcționarea sistemului informațional managerial, pe calea folosirii unui număr cât mai mare de aparatură electronică;

Sporirea continuă a capacității de memorizare a sistemului informațional și utilizarea pe scara tot mai largă a fișierelor;

Capacitatea managerului de a comunica direct cu sistemul mijloacelor automate de culegere, prelucrare și transmitere a informațiilor;

Sporirea ponderii cunoștințelor informaționale în procesul formării managerului.

II. 2 Functiile sistemului informational

Sistemul informațional al organizației este strâs legat de structura organizatorică și de sistemul decizional, reprezentând numeroase interdependențe cu acesta. Deciziile din cadrul întreprinderii se iau pe baza informațiilor deținute. În continuare, toate componentele sistemului informațional depind de deciziile luate de către conducerea firmei.

În urma analizării acestor afirmații, se poate concluziona că sistemul informațional îndeplinește, în cadrul organizației, o serie de funcții de bază, cum ar fi: funcția decizională, funcția operațională și funcția de documentare.

Funcția decizională exprimă menirea sistemului informațional de e asigura toate informațiile necesare luării deciziilor. Deoarece decizia reprezintă esența procesului de management, asigurarea procesului de luare a deciziilor cu informații corecte, oportune și complete prezintă o importanță absolută pentru managementul oricărei organizații.

Funcția operațională constă în rolul sistemului informațional de a declanșa complexul de acțiuni necesare realizării obiectivelor organizației. Începerea efectivă a activităților, în urma luării deciziilor de către conducere ar fi imposibilă în lipsa informațiilor, despre procesele și activitățile specifice care urmează a fi întreprinse.

Funcția de documentare se referă la rolul sistemului informațional de a aduce la cunoștință realizările din diferite domenii de activitate, astfel încât personalul să profite de respectivele cunoștințe în activitatea lor cotidiană. Indiferent de postul pe care îl ocupă, fie manager, fie executant, fiecare angajat are nevoie de documentare, de a afla cele mai noi informații referitoare la domeniul său de activitate, la specialitatea lor.

În literatura de specialitate, se regăsesc anumite principii care stau la baza funcționării sistemului informațional al unei societăți:

Subordonarea conceperii și funcționării sistemului informațional cerințelor manageriale;

Intercorelarea sistemului informațional cu structura organizatorică și cu sistemul decizional;

Asigurarea unității metodologice a tratării informațiilor;

Concentrarea sistemului informațional asupra furnizării informațiilor privind abaterile principale de la țelurile sau normele stabilite, în sensul transmiterii informațiilor selectiv, pe verticală;

Asigurarea timpului corespunzător de feedback pentru toți beneficiarii de informații;

Obținerea de maxim de informații finale din fondul de informații primare;

Realizarea de sisteme informaționale ale căror parametri să le confere o flexibilitate mai mare;

Principiul eficienței.

II. 3 Particularitati ale sistemului informational in IMM

În cadrul IMM, sistemul informațional nu este atât de complex precum în cadrul unor întreprinderi mari, dat fiind faptul că dimensiunea afacerii este mai mică și numărul de angajați este mai scăzut. Bineînțeles, că pentru a avea succes și pentru a asigura eficiența activităților desfășurate, întreprinzătorul trebuie să conceapă și să proiecteze un sistem informațional care să fie eficient pentru afacerea sa. Astfel că, în cazul IMM-urilor sistemele informaționale se personalizează, dar respectă aceeași structură pe care o are oricare altă organizație. Mai ales, la începutul afacerii, întreprinderea are de-a face cu mesaje, informații referitoare în principal la următoarele categorii:

Cunoaștere și relaționare;

Informații de planificare și prognoză;

De conducere;

De promovare și publicitate.

Sistemul informațional în cadrul IMM-urilor, trebuie să fie astfel conceput, încât să integreze orice informație folositoare, provenită din mediul ambiant și care să servească la înțelegerea și interpretarea acțiunilor semnificative.

În vederea lansării unei afaceri sunt necesare multiple informații despre: contextul economic, prevederile legislative, furnizorii existenți, asociații potențiali, piața produsului/serviciului, publicul consumator, competitori.

După cum precizam și anterior, sistemul informațional și elementele componente ale acestuia au o serie de particularități care diferă în funcție de statutul întreprinderii (microîntreprinderi, întreprinderi mici și întreprinderi mijlocii).

Referitor la informație, ca materie primă a sistemului informațional, din perspectiva exprimării acesteia, în microîntreprinderi aceasta circulă preponderent oral, viteza de circulație fiind mare, iar procesele sunt relatate nuanțat. În cazul întreprinderilor mici și mijlocii, informațiile orale se îmbină cu cele scrise și audio-vizuale, reflectând un avantaj al stocării informațiilor pe diferiți suporți informaționali, dar din aceeași perspectivă generând și cheltuieli suplimentare.

Din perspectiva gradului de prelucrare, microîntreprinderile operează mai mult cu informații primare, analitice, care nu au trecut printr-un proces de prelucrare anterior, pe când cele mici și mijlocii lucrează deja cu informații intermediare și finale, mai sintetice. Din punct de vedere al modului de organizare, microîntreprinderile lucrează mai mult cu informații penru evidența contabilă, alături de cele tehnico-operative, necesare luării deciziilor pe termen scurt și mediu. Pentru întreprinderile mici și mijlocii, informațiile din mediul extern sunt foarte importante.

Informațiile din sistemul unei firme pot fi formale, stabilite prin acte normative și informale, circulând spontan între compartimente și/sau indivizi în funcție de necesități.

Fluxurile informaționale predominante în întreprinderile mici și mijlocii sunt cele periodice, constituindu-se cu o anumită regularitate. În microîntreprinderi predomină fluxurile descendente, având ca emitent patronul-manager, pe când în cele mici și mijlocii, având o structură mai complexă, informațiile sunt vehiculate și prin fluxuri ascendente și orizontale.

Fig. II.1 Fluxul informațional în întreprinderile mijlocii vs. fluxul informațional în întreprinderile mici

Sursa: Bucurean, Mirela. (2000): Managementul întreprinderilor mici și mijlocii, Editura Universității din Oradea, p 97

În ceea ce privește circuitele informaționale, acestea sunt scurte și foarte scurte în cazul microîntreprinderilor, caracterizate de o lipsă de stabilitate, aspect motivat de transmiterea rapidă a informațiilor, a timpului scurt de elaborare a informației și a timpului de reacție. În cazul întreprinderilor mici și mijlocii, circuitele informaționale prezintă o stabilitate mai mare, motivată de structura mai complexă.

În microîntreprinderi predomină, ca purtători de date, cei clasici: documente primare, documente ale evidenței tehnico-operative, contabile și statistice. La întreprinderile mici și mijlocii se întâlnesc și purtători moderni de date și informații folosiți în sistemul de prelucrare automată (CD-uri, DVD-uri, stick-uri de memorie).

Ca mijloace tehnice utilizate, în întreprinderile mici și mijlocii sunt de natura de colectare a datelor (case electronice, mașini de scris, mașini de multiplicat), mașini de prelucrare a lor (mașini de calcul de birou, mașini de facturat și contabilizat, computere), mijloace de transmitere a informațiilor (telefon, fax, computer).

Operațiile de culegere a datelor și informațiilor se realizează manual în microîntreprinderi și manual-mecanic și automat în întreprinderile mici și mijlocii. Pregătirea datelor pentru prelucrare se rezumă la verificarea lor. Transmiterea lor se realizează prin comunicare interpersonală și prin telefon, sau utilizând mijloacele tehnice din dotare.

CAPITOLUL III. PREZENTARE S.P.S.C ROMPAC S.R.L.

Studiul de caz din această lucrare își propune prezentarea unei societăți comerciale cu capital integral românesc, cu un obiect de activitate diversificat care să permită o analiză pertinentă referitoare la particularitățile sistemului informațional utilizat in firmă.

Studiul de caz este structurat în două părți astfel că, prima parte cuprinde date referitoare la societate, precum: un scurt istoric al activității desfășurate și date de identificare, obiectul de activitate și mediul de afaceri în care activează firma, câțiva indicatori financiari ai societății, date despre concurenții și colaboratorii firmei. Partea a doua a studiului de față vizează particularitățile sistemului informațional utilizat în firmă.

În partea finală, de încheiere a studiului și totoadată a lucrării, se vor ilustra câteva concluzii și propuneri de îmbunătățire a activității și de dezvoltare a sistemului informațional.

III.1 Date de identificare S.P.S.C Rompac S.R.L. Scurt istoric

Denumirea societății este „S.P.S.C Rompac S.R.L”, persoana juridică, având forma de organizare societate cu răspundere limitată, și care își desfășoară activitatea în conformitate cu legile române, cu Contractul de societate și cu prezentul Statut. Durata societății este nelimitată, cu începere de la data înmatriculării societății în Registrul comerțului.

Sediul societății este în Oradea, strada Ogorului, nr. 63, cod 410554, județul Bihor. Societatea poate înființa sucursale, filiale, reprezentanțe, agenții situate în diferite localități din țară.

Societatea comercială „S.P.S.C. Rompac S.R.L.” a fost înființată în data de 02 Iulie 1993 cu numărul de înmatriculare ORC../anul J05/2459/1993 și Cod Unic de Înregistrare 4207956.

Societatea comercială Rompac S.R.L. deține o benzinărie auto, care în prezent este cesionată către persoana juridică Diesel One, un hotel și un restaurant inaugurate în 10 ianuarie 2006. De asemenea firma are o reprezentanța în orașul Ineu, județul Arad.

Firma și-a început activitatea cu un capital social de 700.000 lei compus din 7 părți sociale cu valoare nominală de 100.000 lei, capital deținut de către D-l Pașca Mircea, proprietar unic și director general. După înființarea societății, contravaloarea capitalului subscris a fost vărsată integral în contul de la Banca Română de Dezvoltare GSG Oradea. În prezent valoarea capitalului social este de 670 lei compus din 67 părți sociale cu valoare nominala de 10 lei. La început firma a avut 12 angajați, iar în prezent are 22 de angajați, aceștia fiind împărțiți astfel 2 angajați în departamentul de contabilitate, 6 angajați pensiune și restaurant, 14 angajați service și I.T.P. În anii 2006, 2008, 2009 numărul de angajați s-a ridicat la 43 de persoane. Firma este administrată de către proprietar împreună cu 2 manageri unul care se ocupă de pensiune și restaurant și unul care se ocupă de service. Aceștia au în subordine mai mulți angajați numărul acestora variază în funcție de obiectul de activitate astfel: 5 angajați aflați în subordinea managerului pensiunii și restaurantului și 13 angajați aflați în subordinea managerului service-ului. Personalul beneficiază periodic de cursuri de perfecționare și instruire plătite de firmă pentru a putea ține pasul cu dinamica cerințelor clienților, cu evoluție tehnologiilor și a pieței din domeniu, aducând firmei avantaje concurențiale.

Personalul cu studii superioare din firmă este alcătuit din: ingineri și subingineri electromecanici, contabil-șef și manageri, în total numărul acestora este de 7, reprezentând 32% din numărul total al angajaților.

În octombrie 2009, conducerea firmei a decis închiderea restaurantului ca urmare a costurilor ridicate, dar și pentru că se dorea ca acesta să fie renovat pentru a deservii mai bine clienții. Astfel că în perioada octombrie 2009 până în februarie 2011 restaurantul a fost închis, având loc o serie de modificări printre care reamenajarea spațiului interior, dotarea acestuia cu instalație de aer condiționat și reamenajarea bucătăriei. Tot în această perioadă au avut loc transformări și la hotel, iar în urma acestor modificări și a modificării condițiilor de încadrare în categoria hotelurilor s-a decis catalogarea lui ca și pensiune, astfel că din februarie 2011 Hotel Bubu (3 stele) a devenit Pensiunea Junior (3 stele).

Pentru a se evidenția activitatea firmei sunt prezentate în tabelul de mai jos rezultatele financiare înregistrate de firmă în perioada 1999-2009. Așa cum se observă pierderea înregistrată în anul 2009 a determinat închiderea restaurantului și începerea lucrărilor de renovare, precum și diminuarea numărului de angajați

III.2 Obiectul de activitate al S.P.S.C Rompac S.R.L.

Obiectul de activitate principal al firmei este conform „Codului CAEN” este 4520 „Întreținerea și repararea autovehiculelor”, acestuia adăugându-i-se 4730-„Comerț cu amănuntul al carburanților pentru autovehicule în magazine specializate”, obiect de activitate la care s-a renunțat ulterior, fiind cesionat împreună cu spațiul aferent persoanei juridice „DIESEL ONE”. În anul 2006 firma și-a lărgit spectrul obiectelor de activitate cu încă 2 și anume: 5510 „Hoteluri și alte facilități de cazare similare” și 5610 „Restaurante”.

Serviciile pe care firma le oferă sunt astfel diversificate, incluzând:

1.Servicii auto

Service camioane orice tip,

Service auto,

Depanări,

Service pompe injecție,

I.T.P.

Tahografe si limitatoare de viteza,

Montări GPS,

Montări siroco,

Montări aparate de consum combustibil,

Reglaj Direcție

Reparații direcție-suspensie

Reparații frână

Reparații motor

Reparații sisteme de injecție

Reparații transmisie

Reparații-întreținere toate mărcile

Schimb distribuție

Schimb Ulei

Cazare și alte facilități:

Internet ,Tv,

Piscină,

Saltele ortopedice

Parcare păzită

Servicii de alimentație publică

Organizarea de mese festive

Sală de conferințe, ședințe, întruniri

Telefon, Fax

Room-service

Spălătorie

Bar interior

Terasă exterioară

Expediere corespondență,

Transfer la și de la aeroport /gară.

III.3 Indicatori financiari 2013 S.P.S.C Rompac SRL

III.4 Colaboratorii și concurenții S.P.S.C Rompac S.R.L.

Având mai multe domenii de activitate, și o gamă diversificată de servicii, societatea comercială Rompac S.R.L. colaborează cu un număr mare de firme. Astfel că partenerii firmei sunt producătorii, furnizorii și clienții firmei.

Relațiile cu furnizorii

Aceste relații de colaborare au la bază contracte de colaborare de tipul „Win – Win”. Încheind contracte cu furnizorii firma beneficiază de o serie de avantaje cum ar fi: aprovizionarea la timp, prețuri preferențiale, calitate și siguranța produselor achiziționate etc.

În funcție de domeniul de activitate cei mai importanți furnizori sunt:

1.Domeniu de activitate principal: „Întreținerea și repararea autovehiculelor”

S.C Metalurgica Industrial S.R.L.

S.C. Congips S.R.L

S.C. Mihne com S.R.L.

S.C. Fomco Prodimpex S.R.L

S.C. Lukoil România S.R.L.

S.C. ATP Exodus S.R.L.

S.C. Vesta Investement S.R.L.

S.C. Frecvent S.R.L.

S.C. Eurocassa S.A.

S.C. Trucktronic S.R.L.

2. Domeniul de activitate secundar: „Hoteluri și alte facilități de cazare similare”, „Restaurante”

S.C. Coca-Cola HBC România

S.C. Romconex S.R.L.

S.C. Vandana COM S.R.L.

S.C. Quadrant Beverages S.A.

S.C. Philip Morris Trading S.R.L.

S.C. Agrirom S.R.L.

S.C. Livemar Pan S.R.L.

S.C. Brilux S.R.L.

S.C. Conti profesional S.R.L

Relațiile cu clienții

Clienții cei mai numeroși ai firmei sunt persoane fizice care au nevoie de servicii de întreținere și/sau reparații la autovehiculele personale sau la cele care aparțin unor persoane juridice dar pe care le conduc, referindu-ne la obiectul de activitate principal respectiv oameni de afaceri, șoferi în delegație, angajați și persoane care tranzitează/ vizitează orașul.

Însă firma se mai bazează pe o categorie de clienți și anume clienții contractați care deși nu sunt așa numeroși contribuie cu cea mai mare parte din cifra de afaceri. Aceștia sunt în special persoane juridice care activează în domeniul transporturilor, și care prin contractele încheiate au obligau obligația de-a efectua orice revizie, reparație la S.P.S.C Rompac. De asemenea un caz particular este al S.C. Metalurgica Industrial S.R.L. care este atât furnizor al firmei cât și client. Este furnizor de materiale de construcții de genul: blocuri ceramice, ciment, var, hidroizolații, termoizolații, instalații sanitare, învelitori acoperiș, țevi, profile metalice, plase sudate, betoniere, scule, accesorii pentru construcții. În calitate de client S.C. Metalurgica Industrial S.R.L. are încheiat un contract de colaborare în baza căruia toate camioanele, camionetele și alte autovehicule care aparțin de firmă vor face Inspecția Tehnică Periodică în cadrul service-ului Rompac, precum și reparațiile, verificările sau montările de tahografe, limitatoare de viteză sau alte piese.

Clienții cu care firma are încheiate contracte de colaborate :

S.C. Tiger Amira COM S.R.L. – obiectul contractului : realizarea Inspecției tehnice periodice și/sau a reparațiilor autoutilitarelor care aparțin de S.C Tiger Amira S.R.L.

S.C. Galassini Romania S.R.L. – obiectul contractului: verificări periodice, montări și reparații tahografe, limitatoare de viteză.

S.C. Transilvania General Import – Export S.R.L – obiectul contractului: verificări periodice, montări și reparații tahografe, limitatoare de viteză, aparate de măsurat combustibil

S.C. Trameco S.A. – obiectul contractului: realizarea Inspecției tehnice periodice și/sau a reparațiilor autoutilitarelor, montări și reparații limitatoare de viteză, aparate de măsurat combustibil, tahografe.

Relațiile cu partenerii

S.P.S.C Rompac S.R.L. are încheiate două contracte de colaborare pe termen lung, cu două firme și anume S.C. Diesel One S.R.L și Auto Anse S.R.L.

Parteneriatul dintre societatea Diesel One și Rompac S.R.L are ca obiect al contractului închirierea unei stații Peco. Beneficiul major al acestui parteneriat este câștigarea unor noi clienți atât pentru service cât și pentru Pensiune și restaurant, proveniți din colaborarea Diesel One cu Edy Spedition, clienți care în cea mai mare parte sunt șoferi sau agenți de teren.

Al doilea parteneriat, de asemenea tot pe termen lung, are ca obiect al contractului închirierea unui spațiu comercial și a unor birouri firmei Auto Anse S.R.L. care este dealer auto al mărcii de automobile Mitsubishi. Ca și avantaj al acestei colaborări poate fi amintit sporirea numărului de clienți, și îmbunătățirea imaginii pe piață prin recunoașterea internațională a mărcii Mitsubishi.

Concurenții firmei

Concurenții firmei S.P.S.C. Rompac S.R.L. pot fi împărțiți în două categorii, în funcție de obiectul de activitate.

Printre concurenții service-ului auto se numără:

A.F. Fit

Auto Service

Autocenter

Autoland

Automecanica Coop

Bisan Diesel

Clasic Papik

Daformer

Dorex A&J

Doru-Floris

Emovil Serv

Esther

Euroglass

Gig Impex

Heris Com

L&P Autocenter

Mahanaim

Motorpext

Navistar

Ovilux

Pretty Car Mobil

Purimec Service

Ren&Zit

RND Auto

Rodat Imp-Ex

Seres Iuliu

Service Comtur Jules

Sfarlea Service

Simo Star Prest

Szabo Imre

Tachonan Service

Texaco Service Com

Topcar

Traluc Service

Transinsp

Avantajele competitive pe care le are firma față de concurenți sunt: dreptul de a realiza Inspecții tehnice periodice, service specializat pentru camioane în montarea și repararea tahografelor și a limitatoarelor de viteză, facilități si servicii auxiliare de tip bar-restaurant. Un avantaj indirect este stația Peco situată în aceeași locație și care atrage numeroși șoferi care în viitor pot deveni clienți ai service-ului.

Celălalt domeniu de activitate reprezentat de serviciile hoteliere și de alimentație publică este reprezentat de o piață care se dezvoltă în mod continuu, unde cererea urmează un trend ascendent, reușind să se redreseze după criza economică. Acest aspect nu a fost trecut cu vederea astfel că și oferta a crescut prin apariția pe piață a mai multor pensiuni și hoteluri în Oradea. Acestea și cele care existau deja alcătuiesc concurenții firmei:

Concurenții direcți sunt:

Hostel „Scorpion” **

Pensiunea „Lan” **

Pensiunea „Z bas” **

Pensiunea „Ardealul” ***

Pensiunea „Casa Mignon” ***

Pensiunea „Eclipse” ***

Pensiunea „Hubert” ***

Pensiunea „Phoenix” ***

Concurenții indirecți sunt:

Hotel „ Atrium” ***

Hotel „Bulevard” ***

Hotel „Class” ***

Hotel „Impero ” ***

Hotel „Melody” ***

Hotel „Tranzit” ***

Hotel „Atlantic” ****

Hotel „Continental” ****

Hotel „Elite” ****

Hotel „Maxim” ****

Hotel „Nevis” ****

Hotel „Silver” ****

Hotel „ Vulturul Negru” ****

Deși concurența este numeroasă Pensiunea „Junior” beneficiază de o localizare avantajoasă, fiind poziționată pe centură, între Selgros și Praktiker. Astfel are posibilitatea să fructifice traficul numeros de pe centură, și să-si sporească imaginea prin amplasarea unor panouri publicitare în această zonă intens circulată. Firma dorește ca în acest an să crească gradul de ocupare a capacității de cazare cu 10% în acest an, pentru aceasta realizându-se modernizări interioare și s-au inclus alte facilități printre care dotarea cu saltele ortopedice, aer condiționat, fax, telefon, sală de conferințe.

CAPITOLUL IV SISTEMUL INFORMAȚIONAL AL S.P.S.C ROMPAC S.R.L

IV.1 Particularitățile sistemului informațional al S.P.S.C Rompac S.R.L

Conform legislației în vigoare, S.P.S.C Rompac S.R.L intră în categoria întreprinderilor mici. Datorită acestui fapt, dar și datorită caracterului de unicitate al fiecărei societăți, aceasta prezintă anumite particularități în ceea ce privește sistemul informațional.

Pentru a ilustra aceste particularități, vom analiza, pe rând, fiecare componentă a sistemului informațional al firmei, divizat la rândul ei pe două părți, reflectând obiectul principal, respectiv secundar de activitate.

În primul rând, referitor la informație, ca materie primă a sistemului informațional, din perspectiva exprimării acesteia, în cazul întreprinderilor mici și mijlocii, categorie care include societatea analizată, informațiile orale se îmbină cu cele scrise și audio-vizuale, reflectând un avantaj al stocării informațiilor pe diferiți suporți informaționali, dar din aceeași perspectivă generând și cheltuieli suplimentare. Referitor la obiectivul principal de activitate, anume activitatea de service, informațiile orale se întâlnesc preponderent între angajații direct implicați în activitatea de service, dar și între angajați și superiori. Informațiile scrise din documentele autovehiculelor servesc la formarea imaginii despre starea acestora și activitatea ce urmează a fi întreprinsă. Informațiile scrise se mai concretizează și în garanții și facturi. În ceea ce privește categoria furnizorilor și clienților, informațiile scrise se materializează în contracte și oferte, care pot fi de asemenea și în format digital, stocate pe computere. Categoriile de informații despre piață, publicul consumator și concurenți sunt de tip informatic, accesate preponderent cu ajutorul computerelor, dar în unele cazuri pot fi și informații transmise prin viu grai, de la foști angajați ai concurenței și prezenți angajați ai firmei sau cunoștințe.

Provocarea întreprinderii constă întocmai în necesitatea atragerii și stocării a cât mai multe informații, extrem de diversificate și provenind din multiple direcții, pentru a fi analizate, prelucrate și pentru a servi luării unor decizii cât mai eficiente. La fel ca și în cazul obiectivului principal de activitate și în cazul obiectivului secundar de activitate, hoteluri și restaurante, informațiile sunt transmise atât pe cale orală cât și pe cea scrisă, în funcție și de categoria de informații. Acele informații care se referă la furnizori și clienți, sunt inlustrate cel mai bine prin contracte și oferte, scrise sau în format electronic, cu ajutorul computerului, dar și informații orale față în față, dar și cu ajutorul telefonului. Despre concurenți, starea pieței și a potențialilor clienți, informațiile orale se îmbină cu cele scrise și audio-vizuale, transmise de către angajați sau diferite cunoștințe sau prin intermediul internetului, o sursă extrem de bogată de informații, absolut indispensabilă oricărei afaceri roditoare.

În al doilea rând, în ceea ce privește gradul de prelucrare, societatea analizată operează mai mult cu informații informații intermediare și finale, mai sintetice. Din punct de vedere al modului de organizare, S.P.S.C Rompac S.R.L lucrează atât cu informații penru evidența contabilă, alături de cele tehnico-operative, necesare luării deciziilor pe termen scurt și mediu. Pe lângă acestea, pentru întreprinderea mică, informațiile din mediul extern sunt foarte importante. Aceste informații pot face referire la starea pieței, la concurenții întreprinderii, sau chiar la modificările survenite în cadrul legislației, informații care trebuie actualizate permanent, pentru a evita evenimentele nedorite.

Informațiile din sistemul unei firme pot fi formale, stabilite prin acte normative și informale, circulând spontan între compartimente și/sau indivizi în funcție de necesități. Ambele categorii de informații se regăsesc la nivelul întreprindreii luate în considerare. Informațiile formale se transmit cu ajutorul actelor oficiale, contractelor cu furnizorii sau clienții, documente ale autovehiculelor, în cazul service-ului sau documente ale clienților în cazul hotelului, informații de o importanță deosebită, care au și dovadă ca suport. Informațiile informale pot face referire la activitatea desfășurată, dar și la alte aspecte, fiind caracteristice grupului informal de angajați, sau cunoștințe, format pe baza unor anumite criterii comune, aspecte și idei împărtățite de ambele părți. Cu siguranță, informațiile informale au o importanță deosebită, mai ales în cazul întreprinderii mici, pentru care informațiile din mediul extern sunt esențiale, indiferent de natura lor.

Fluxurile informaționale predominante în întreprinderile mici și mijlocii sunt cele periodice, constituindu-se cu o anumită regularitate. În întreprinderea mică, implicit în cadrul S.P.S.C Rompac S.R.L predomină fluxurile ascendente și orizontale, tipuri de fluxuri motivate și de structura mai complexă. Totodată, acest aspect motivează și stabilitatea mai mare a circuitelor informaționale. În cazul întreprinderii analizate, fluxurile orizontale sunt cele mai întalnite, respectiv cele dintre angajați situați pe același nivel ierarhic, atât în cazul service-ului, cât și în cazul hotelului și restaurantului. Fluxurile ascendente se realizează cu o anumită periodicitate, lunar, semestrial în cazul actelor de evidență contabilă, contracte sau mai des în cazul ofertelor, sau chiar spontan în cazul apariției unor modificări legislative, informații privind concurența, ofertele acestora sau starea actuală a pieței.

La întreprinderea Rompac se întâlnesc, pe lângă purtătorii clasici de date, precum documentele primare, documente ale evidenței tehnico-operative, contabile și purtători moderni de date și informații folosiți în sistemul de prelucrare automată (CD-uri, DVD-uri, stick-uri de memorie).

Ca mijloace tehnice utilizate, în întreprinderile mici și mijlocii sunt de natura de colectare a datelor (case electronice, mașini de scris, mașini de multiplicat), mașini de prelucrare a lor (mașini de calcul de birou, mașini de facturat și contabilizat, computere), mijloace de transmitere a informațiilor (telefon, fax, computer). Toate aceste mijloace tehnice se regăsesc în cadrul întreprinderii Rompac. Datorită importanței tot mai mari a informațiilor în format electronic și a computerului ca mijloc utilizat, este important de precizat faptul că un sistem informatic performant este indispensabil. Întreprinderea Rompac utilizează atât în cazul evidenței contabile, cât și a celei tehnico-operative programe informatice menite să faciliteze stocarea datelor, analiza și prelucrarea automată a datelor, care pe lângă faptul că scurtează timpul de lucru, sunt mult mai precise și nu prezintă erori decât în cazuri excepționale (de defectare a acestor mijloace). Unul din sistemele informatice utilizate este programul SAGA, un sistem ce cuprinde mai multe aplicații de evidență contabilă și de evidență a stocurilor. Acest program este utilizat cu succes în cazul ambelor domenii de activitate ale organizației. Interfața computerelor, asigurată de sistemul de operare este Windows XP, un sistem simplu de gestionat, cunoscut de toți angajații, indiferent de vârsta acestora. Astfel că, informațiile sunt gestionate corespunzător.

Operațiile de culegere a datelor și informațiilor se realizează manual și automat în întreprinderile mici și mijlocii. Pregătirea datelor pentru prelucrare se rezumă la verificarea lor. Transmiterea lor se realizează prin comunicare interpersonală și prin telefon, sau utilizând mijloacele tehnice din dotare. După cum am menționat și anterior, cel mai frecvent folosit mijloc de culegere și prelucrare a datelor este computerul. Prelucrarea datelor se realizează cu ajutorul sistemelor informatice implementate de întreprindere, care facilitează munca angajaților, atât în ceea ce privește gestiunea stocurilor și evidența contabilă, dar și în ceea ce privește munca angajaților implicați direct în service, mecanicii, care realizează diferite teste și analize de diagnosticare a problemelor autovehiculeleor cu ajutorul unor programe licențiate specializate.

Pe lângă toate aceste componenete clasice ale sistemului informațional, se cunoaște faptul că, acesta se divide în mai multe subsisteme, care trebuie gestionare eficient, pentru ca întreg sistemul să dea randamentul scontat.

Unul dintre cele mai importante aspecte în vederea asigurării eficienței sistemului informațional și implicit a întregii societăți este personalul său. În lipsa unui personal competent, ambițios și dornic de performanță toate cele enumerate anterior vor fi de neatins. În cazul societății Rompac, acest aspect se prezintă favorabil, toți angajații acesteia fiind specializați pe funcția postului deținut. Mai mult decât atât, angajații participă în mod frecvent la cursuri de specializare intensivă, traininguri de dezvoltare profesională și personală.

Un alt aspect decisiv este conlucrarea subsistemelor din cadrul sistemului informațional. Este recomandată a fi aplicată o comunicare verticală, ceea ce se regăsește în cazul întreprinderii analizate. Informațiile curente, operative și cele strategice trebuie să se completeze și sa formeze un tot unitar, un sistem care să faciliteze luarea deciziilor de către management. Referitor la aceste subsisteme, se cunoaște faptul că informațiile provin din partea tuturor angajaților, însă cel care trebuie să șe gestioneze este managerul. În cazul Rompac, este vorba de două domenii de activitate diferite, având manageri diferiți. Aceștia operează cu informații diferite, aferente obiectului de activitate. În ciuda acestui fapt, informațiile circulă între cei doi manageri, în funcție de utilitatea lor. Astfel că, un client al service-ului poate deveni ușor și clientul pensiunii sau invers. Informațiile despre clienții fideli pot permite celeilalte „părți” din firmă să personalizeze unele oferte pentru a satisface cât mai bine nevoile clientului repsectiv. Iată, astfel, cât de importantă este vehicularea și stocarea informațiilor pentru întreprindere. Totodată, cei doi manageri colaborează în ceea ce privește toate categoriile de informații importante: referitoare la contextul economic, prevederile legislative, furnizorii existenți și potențiali, asociații potențiali, piața serviciilor, publicul consumator și nu în ultimul rând informații privind concurența.

O etapă extrem de importantă în activitatea cotidiană a angajaților și mai ales a managerilor întreprinderii o reprezintă identificarea necesităților informaționale, localizarea surselor de informații și utilizarea acestora. Identificarea necesarului de informații este o etapă deosebit de însemnată, deoarece fiecare salariat are propria cerere de date, de informații chiar dacă uneori ocupă posturi similare. Această activitate se realizează atât prin comunicare orală, în cadrul societății Rompac, prin comunicare interpersonală cu angajații, dar și prin analiza situației curente și anticiparea informațiilor necesare viitoare.

Localizarea surselor de informații reprezintă de asemenea o parte importantă din activitate, o etapă influențată într-o măsură semnificativă de aspectele tehnice ale tehnologiilor noi introduse. Angajații Rompac identifică sursele posibile de informații, le selectează pe cele utile și mai puțin costisitoare, localizează astfel sursele dorite și culeg informațiile necesare activității lor.

Una dintre cele mai importante aspecte urmează abia în etapa următoare, când angajații trebuie să utilizeze informațiile primite. În cazul societății Rompac, angajații trec printr-o etapă mai complexă, referitor la utilizarea informațiilor deținute. Aceștia selectează, organizează și ordonează informațiile, astfel încât angajații să ajungă să ia decizia cea mai bună privind activitățile ce urmează a fi întreprinse. În funcție de gradul de pregătire, de experiența și mai important, de motivația angajatului, decizia luată va prezenta eficiență prin prisma consecințelor ei, mai exact spus, va aduce un profit corespunzător unor cheltuieli minime.

Un aspect definitor din punct de vedere al eficienței și al costurilor reduse, îl reprezintă în cazul societății analizate reutilizarea informațiilor existente în situații identice și mai ales adaptarea lor în cazul unor situații similare, dar și corelarea informațiilor în situații noi, complexe. Pregătirea și experiența angajaților societății permite realizarea acetei etape cu succes, dar totodată și munca în echipă reprezintă un avantaj deosebit în acest sens.

IV.2 Dezvoltarea sistemului informațional al S.P.S.C Rompac S.R.L

Având în vedere dinamica acestui element, sistemul informațional managerial se dezvoltă în ritm alert. Planificarea și prevederea unor traiectorii de dezvoltare pun o amprentă hotărâtoare asupra managementului întreprinderii și implicit asupra eficienței acesteia.

Pentru dezvoltarea și perfecționarea sistemului informațional din cadrul S.P.S.C. Rompac S.R.L, este necesară o analiză complexă a sistemului actual și descompunerea acestei probleme pe elementele componente. Particularitățile sistemului informațional al întreprinderii au fost redate și analizate în capitolul anterior, astfel că, în prezentul capitol se vor regăsi câteva sugestii de îmbunătățire și dezvoltare a sistemului informațional actual.

Pentru a avea parte de o funcționare cât mai eficientă, firească a întregului sistem al întreprinderii, este necesară corelarea strânsă a sistemului informațional cu celelalte sisteme ale organizației, în special cu structura organizatorică și cu sistemul decizional.

Pe plan constructiv sistemul informațional este necesar a fi corelat în special cu structura organizatorică, axându-se mai ales pe utilizarea subdiviziunilor organizatorice ale societății, în special pe posturile și relațiile organizatorice, pentru culegerea, înregistrarea, transmiterea și prelucrarea informațiilor. În reproiectarea structurii, sau mai bine zis dezvoltarea sistemului informațional este necesar să se țină seama că fiecare post reprezintă și un emițător și un receptor de informații, că relațiile organizatorice și circuite informaționale au loc în ambele sensuri.

Din punct de vedere funcțional, sistemul informațional al S.P.S.C Rompac S.R.L este necesar să se armonizeze îndeosebi cu sistemul decizional, astfel încât conținutul informațiilor și dimensiunile fluxurilor informaționale să ilustreze necesitățile specifice implementării de decizii raționale de către fiecare dintre cei doi manageri. Necesitatea corelării componentelor sistemului informațional cu elementele sistemului decizional revine din funcția decizională a informațiilor.

În vederea asigurării compatibilității între toate elementele sistemului informațional la societatea Rompac, a creării premiselor integrării absolute a informațiilor pe verticala sistemului de management, trebuie ca modul de preluare și transformare a informațiilor să fie unitar din punct de vedere metodologic. O astfel de abordare conferă sistemului informațional al societății un plus de rigurozitate, facilitează modificările în structura și funcționalitatea sa, precum și controlul managementului asupra activităților desfășurate. Un alt avantaj sensibil al unității metodologice a operării informațiilor îl reprezintă facilitarea trecerii la prelucrarea automată a datelor, care înlesnește extinderea folosirii computerelor și a programelor informatice. Este de precizat faptul că implementarea acestui principiu implică contractarea unor servicii specializate de IT pe tot parcursul procesului de concepere sau perfecționare a sistemului informațional, deoarece societatea Rompac nu are angajat personal specializat pe acest domeniu.

O activitate deosebit de importantă care să asigure un suport în dezvoltarea sistemului informațional al întreprinderii analizate o reprezintă focalizarea atenției și pe abaterile esențiale ale sistemului informațional, respectiv încercarea de a elimina barierele și elementele care cauzează erori sau ineficiență. Potrivit acesteia, pe verticala sistemului managerial al întreprinderii, informațiile sunt necesare ori de câte ori este posibil, nu global, ci selectiv, numai cele care ilustrează abateri semnificative de la obiective, criterii și mijloace. Implementarea acestei activități determină economie de timp atât pentru executanți, cât și pentru cei doi manageri ai întreprinderii, datorită reducerii numărului, dimensiunii și frecvenței situațiilor informaționale tratate. Astfel că, intensitatea fluxurilor informaționale se reduce, se fac economii cu suporții materiali ai informațiilor în general, se realizează o simplificare și fluidizare a întregului sistem informațional. Referitor tot la erori, mai precis la deficiențele sistemului informațional, trebuie avută în vedere și eliminarea cauzelor deficiențelor specifice sistemului informațional: distorsiunea, redundanța, filtrajul, supraîncărcarea canalelor de comunicare și scurtcircuitarea. Bineînțeles că, ca și în cazul oricărei întreprinderi, aceste erori se regăsesc și în cadrul societății Rompac, însă nu foarte frecvent, aspect datorat personalului bine pregătit și cu experiență. În ciuda acestui lucru, pentru a putea asigura dezvoltarea sistemului informațional al întreprinderii trebuie în primul rând eliminate elementele cauzatoare de ineficiență, precum aceste erori.

Informația reprezintă – așa cum am mai precizat de altfel – materia primă de bază atât a sistemului informațional, cât și a sistemului de management al organizației, cu multiple sale dimensiuni. Drept urmare și cerințele cărora trebuie să le facă față informația sunt diversificate pentru a asigura o percepere realistă a proceselor la care se referă.

Mai precis, o primă cerință desemnează asigurarea de informații reale în sensul ilustrării proceselor așa cum se desfășoară în societate și în contextul socio-economic în care-și derulează activitatea. Realismul informațiilor constituie o condiție pentru realismul deciziilor și pe această bază realizarea unei eficiențe economice mari, pe termen lung și chiar atingerea unor performanțe, ca și în cazul societății Rompac, care a obținut anul precedent locuri fruntașe în topuri locale (Anexa 1). Astfel că, această cerință trebuie îndeplinită chiar și cu riscul ca informația să devină indezirabilă pe moment celor doi manageri ale societății Rompac.

Întrucât procesele și evenimentele din firma Rompac se caracterizează prin complexitate, dată de cele două obiecte de activitate diferite, și informațiile pe care le reflectă sau care le anticipează trebuie să fie multilaterale. Multilateralitatea informației garantează perceperea proceselor în care societatea este implicată din multiple unghiuri, astfel încât să fie subliniați factorii semnificativi de natură economică, tehnică, umană, științifică etc. Deosebit de importantă este focalizarea atenției asupra informației strategice, atât de necesară în condițiile zilelor de azi. În acest sens societatea Rompac trebuie să mobilizeze întreg personalul, alături de toate resursele deținute pentru a căpăta informațiile cu adevărat importante, care dau nota de diferențiere.

Procesul asigurării caracterului multilateral al informațiilor nu trebuie să prejudicieze respectarea cerinței ca acestea să fie sintetice și concise. Mai mult , în condițiile creșterii complexității a proceselor ce se desfășoară în întreprinderea Rompac, surprinderea cu prioritate a factorilor esențiali de noutate și redarea lor cu economie de mesaje devin o necesitate tot mai impunătoare. Timpul, o resursa foarte importantă și care nu se poate recupera sau stoca, poate fi economisit în urma aplicării acestui principiu.

Calitățile amintite trebuie trebuie să fie completate de precizia și siguranța informațiilor. Pentru asigurarea acestei calități, nivelul de pregătire, conștiinciozitatea, spiritul de discernământ și gradul de motivare a personalului care furnizează informații sunt decisive. În cazul societății analizate, aceste aspecte se prezintă favorabil, însă se pot întreprinde activități care să mențină aceste calități ale personalului, cum ar fi implicarea acestuia în diferite programe, cursuri și traininguri de dezvoltare personală și profesională, implicarea acestuia în luarea unor decizii, pentru a face simțită importanța acestora în organizație. Un stil de management participativ, precum este cel regăsit în cadrul societății Rompac favorizează aceste aspecte.

Orice informație este destinată unui beneficiar, persoana poate fi cea care a cules-o și înregistrat-o în forma sa inițială, fie un alt angajat sau manager. Utilizarea informației conform destinației sale este condiționată de sosirea la beneficiar în timp util, adică în perioada optimă pentru luarea unei decizii sau declanșarea acțiunii vizate. Astfel că, recomandarea pentru societatea analizată este reducerea perioadelor optime pentru introducerea, luarea și implementarea deciziilor. Drept urmare, și caracterul operativ al tratării informației devine mai insemnat, știindu-se că o informație cât mai bună devine parțial sau total inutilă dacă apare după finalizarea procesului căruia i-a fost nemijlocit menită.

Tendința de comprimare a timpilor în care se desfășoară atât activitățile manageriale, cât și cele de execuție trebuie să se ilustreze și în caracterul dinamic al informațiilor. Pentru ca informațiile să fie utile trebuie să reflecte procesele de muncă și, în general, problematica întreprinderii în evoluția sa.

O atenție deosebită trebuie acordată orientării lor prospective. Conceperea informațiilor în mod dinamic se oglindește în sporirea forței lor anticipative, înlesnind desfășurarea proceselor de previziune în cadrul întreprinderii.

Totodată, se impune – și nu în ultimul rând – ca informațiile să fie adaptate la specificul personalului implicat. Înțelegerea corectă și integrală a mesajului unei informații este condiționată de mai mulți factori, precum: nivelul de pregătire a beneficiarului de informații, gradul său de informare și în domeniul la care se referă mesajul, timpul de care dispune pentru primirea și interpretarea informației, etc.

Toate aceste trăsături pe care trebuie să le aibă informația, ca element de bază a sistemului informațional, chiar dacă inițial par neînsemnate sau pentru angajații cu experiență a societății analizate pot să apară drept de la sine înțelese, sunt foarte importante, deoarece de cele mai multe ori unele erori apar întocmai datorită unor aspecte minore neglijate. Repetăm faptul că, angajații, respectiv managerii societății Rompac au un rol esențial și hotărâtor în acest sens, deoarece resursa umană este aceea care gestionează și resursele informaționale, iar în lipsa personalului acestea nu au avea însemnătate. Astfel că, pentru dezvoltarea sistemului informațional se impune și dezvoltarea profesională a personalului societății analizate.

Datorită exploziei informaționale și tehnologice din secolul prezent, o dezvoltare a sitemului informațional al oricărei organizații nu poate fi percepută în lipsa dezvoltării tehnologiei deținute de întreprindere. Astfel că, pentru dezvoltarea sistemului informațional al societății Rompac, se recomandă atragerea și cunoașterea unor tehnologii noi, avansate, care să faciliteze întreaga activitate. În acest sens, o deosebită importanță o au mijloacele tehnologice, reprezentate în această situație de computere și programele informatice deținute. În prezent, societatea utilizează un program de evidență contabilă și de evidență a stocului numit Saga. Pe viitor, pentru extinderea activității și astfel, adaptarea sistemului informațional și informatic la această extindere, se recomandă implementarea unui program mai complex, de exemplu SAP sau Siebel. Programul informatic SAP este cel mai complex, important program de tip ERP (Planificarea resurselor întreprinderii). Acest program extrem de complex este de mare ajutor în diferite domenii, precum: contabilitate, managementul relațiilor cu clienții, lanțuri de furnizare și aprovizionare, bancar, asigurări, infrastructură IT, servicii software. Astfel că, societatea Rompac ar avea acces cu ajutorul unui singur program, la toate informațiile referitoare la activitatea desfășurată. Bineînțeles că, acest lucru implică și o investiție financiară deosebită, deoarece, pe lângă faptul că programul în sine, datorită utilității deosebite presupune cheltuieli ridicate, întregul personal trebuie instruit în vederea utilizării acestuia. Un alt sistem informatic amintit anterior este Siebel, un program CRM (Managementul Relațiilor cu Clienții), ar fi o recomandare excelentă. Peste 4000 companii multinaționale cunoscute îl utilizează, fiind și mai puțin complex decât SAP. Aplicația este foarte performantă, redând soluții personalizate pentru o serie de industrii, în relațiile cu clienții. Acesta are și aplicațiii pentru smartphone-uri, fapt ce le permite celor doi manageri să aibă acces la informații chiar și în lipsa unui computer, de acasă sau din oricare alt loc în care se află la un moment dat. Însă, din punct de vedere al investiției, pentru societatea analizată se recomandă prima aplicație menționată, deoarece are o paletă largă de aplicații de gestiune a tuturor resurselor întreprinderii. De asemenea, aplicații pentru telefon se regăsesc și pentru programul SAP, facilitând munca managerilor.

Toate aceste programe informatice sunt menite să gestioneze automat mii de informații, pentru a le reda în timp util managerilor, în vederea adoptării celor mai eficiente decizii. Totodată, un element foarte important, în lipsa căruia informațiile deținute de societate sunt expuse, este un program informatic antivirus. Existența acestui program este vitală, asigurând securitatea informațiilor întreprinderii. În zilele noastre există o paletă largă de programe informatice antivirus, foarte eficiente, diferind costul acestora.

Bineînțeles, ca toate aceste programe să funcționeze cu succes, trebuie asigurată și partea hardware, mai precis computere care să permită funcționarea eficientă a programelor informatice. În acest sens, este recomandată apelarea la o societate de servicii de tehnologie a informației, care să realizeze atât instalarea sistemelor informatice, cât și să asigure suportul necesar mai departe. Ca urmare a acestor fapte, angajații trebuie și ei instruiți în utilizarea noior tehnologii implementate.

Această dezvoltare a tehnologiei din cadrul societății Rompac, nu numai că înlesnește lucrul cu resursele informaționale, dar dezvoltă sistemul informațional al întreprinderii și din punct de vedere al faptului că îi lărgește sfera de cuprindere prin introducerea unui număr cât mai mare de aparate și dispozitive periferice cu destinații multiple, în cazul acesta și sisteme informatice cu destinații multiple.

Utilizarea cu preponderență a aparatelor electronice asigură totodată și creșterea promptitudinii în funcționarea sistemului informațional managerial. Având în vedere faptul că societatea Rompac are două obiective de activitate,promptitudinea în obținerea informațiilor este un element cheie. Acest lucru cere și o atenție sporită angajaților și celor doi manageri, deoarece pot exista informații necesare comune celor două obiective de activitate, astfel celor doi manageri, dar și prin faptul că dispunerea de informații din sfera celuilalt obiectiv de activitate poate reprezenta o oportunitate de atragere de noi clienți.

Un alt aspect vizat pentru dezvoltarea sistemului informațional al firmei Rompac îl reprezintă sporirea continuă a capacității de memorizare a sistemului informațional și utilizarea pe scara tot mai largă a fișierelor. Datorită numărului mare de informații, fie ele în format electronic, fie în format fizic prin documente, capacitatea de memorizare a sistemului informațional joacă un rol esențial. Prin această afirmație, ne referim atât la capacitatea de memorizare a aparatelor electronice, a fișierelor de documente, dar și a resursei umane. În cazul aparatelor electronice, sporirea capacității de memorizare impune ori schimbarea tehnologiei și utilizarea unor aparate mai performante și implicit cu o memorie mai mare, ori adaugarea de memorii externe aparatelor existente. Bineînțeles că, deși la prima vedere pare o investiție mai ușoară, a doua variantă ar fi preferată de mulți manageri. Însă în cazul societății Rompac, datorită dorinței de dezvoltare integrală a sistemului informațional și a înnoirii sistemelor informatice, se va apela la prima variantă și anume înlocuirea aparaturii electronice existente cu una mai performantă și cu o capacitate de memorie mai mare.

Fișierele în format fizic nu vor mai exista într-un număr foarte mare, datorită posibilității de stocare în format electronic pe computere. Am menționat înainte și capacitatea de memorizare a resurselor umane. Acest lucru depinde foarte mult de experiența și inteligența angajaților, dar este vitală de multe ori, mai ales în situații „de criză”, când timpul reprezintă o problemă. Datorită specializării profesionale, a motivației, a colectivului relativ tânăr și a experienței angajaților Rompac, acest aspect nu constituie o problemă.

Unul dintre cele mai importante aspecte din punct de vedere al dezvoltării sistemului informațional îl reprezintă capacitatea celor doi manageri ai societății Rompac, de a comunica direct cu sistemul mijloacelor automate de culegere, prelucrare și transmitere a informațiilor. Ambii manageri au studii superioare și implicit studii aferente operării pe computer și cu sisteme informatice de gestiune, astfel că aspectul menționat nu reprezintă o barieră în dezvoltarea sistemului informațional.

Referindu-ne la dezvoltare, ceea ce desemnează o creștere continuă, nici cunoștințele deținute de angajați și de cei doi manageri nu trebuie să se oprească într-un anumit punct. Sporirea ponderii cunoștințelor informaționale în procesul formării managerului este un act vital pentru dezvoltarea eficientă a sistemului informațional al societății analizate. Mai precis, participarea la cursuri de perfecționare în domeniul lor, dar și în domeniul informatic este călduros recomandată. Tot în acest sens, urmărirea continuă, anticiparea schimbărilor și deci, utilizarea unui management strategic este foarte importantă. Această sferă a informației este în permanentă mișcare, schimbare, iar societatea Rompac trebuie să țină pasul cu aceste modificări pentru a putea supraviețui pe o piață atât de competitivă.

Insistând tot pe aspectele strategice, un ultim element, dar nu cel din urmă, este adaptarea sistemului informațional al întrepdinderii Rompac la cerințele „veghei strategice”.

În practică se poate vedea că, deși IMM sunt caracterizate de suplețea necesară pentru a se adapta și a observa oportunitățile de dezvoltare, sunt lipsite de elementele de informare necesare pentru a aplica strategii de dezvoltare.

Supravegherea constantă a mediului, altfel spus veghea strategică a mediului reprezintă pentru managerii întreprinderii analizate una dintre sursele cele mai importante de actualizre, de fixare a unor obiective strategice și de identificare a oportunităților.

Rompac S.R.L trebuie să își mențină flexibilitatea, să „asculte” constant schimbările și noutățile mediului, toate aceste acțiuni ducând cu succes la identificarea oportunităților de dezvoltare.

CONCLUZII

Informația este una dintre cele mai importante resurse ale organizației, considerată chiar cea mai importantă resurse în unele momente. Secolul în care trăim obligă afacerile să dețină cât mai multe și cele mai noi informații pentru a supraviețui pe o piață atât de competitivă care există în momentul de față.

Sistemul informațional, un sistem extrem de complex al întreprinderii trebuie să funcționeze excelent pentru a gestiona corespunzător această resursă vitală.

Peter Drucker spunea că „managementul este sângele vital al unei organizații” și că resursa economică de bază care este foarte importantă într-o organizație este cea informațională, deoarece „astăzi știința, informația științifică, este mai importantă pentru bunăstarea organizațiilor decât capitalul sau forța de muncă”. A deține informații utile la momentul oportun înseamnă a deține putere.

Analizând societatea Rompac, s-au putut observa particularitățile sistemului informațional al întreprinderii și s-au putut elabora recomandări pentru dezvoltarea sistemului informațional actual.

În ciuda faptului că nu s-au regăsit aspecte negative numeroase în cazul societății analizate, vorbind despre dezvoltare, ne referim la schimbarea continuă, benefică organizației pentru a menține nota de actualitate, atât de necesară afacerilor de azi. Astfel că, dezvoltarea sistemului informațional al întreprinderii presupune o serie de modificări.

În cazul întreprinderii Rompac, deși definită ca o întreprindere mică din pricina numărului redus de angajați, datorită divizării în mai multe activități diferite, dezvoltarea sistemului informațional presupune o atenție sporită. Această divizare a obiectului de activitate poate constitui atât un avantaj – din punct de vedere al clienților, care pot fi atrași dintr-o sferă în alta, de la un obiect de activitate la altul, prin accesarea bazelor de date cuprinzând clienții – cât și o barieră, deoarece nevoile informaționale sunt diferite, astfel se poate vorbi chiar de mai multe subsisteme informaționale ale întreprinderii.

Pentru dezvoltarea acestui sistem informațional în condiții de eficiență am propus în primul rând corelarea sistemului informațional cu celelalte sisteme ale organizației, în special cu structura organizatorică și cu sistemul decizional. Pentru a asigura compatibilitatea sistemelor din cadrul întreprinderii se recomandă de asemenea asigurarea unității în tratarea informațiilor, referindu-ne aici la tot ce ține de metodologia culegerii, analizării, prelucrării și transmiterii informațiilor atât pe verticala structurii organizatorice, cât și pe orizontală.

O altă recomandare pentru dezvoltarea sistemului informațional în condiții de eficiență a fost focalizarea asupra abaterilor esențiale din cadrul sistemului actual. Lipsa încercării de a înlătura problemele principale din sistem este de neconceput în ideea dezvoltării sistemului.

Un alt aspect abordat se referă la informația în sine, alături de caracteristicile ei. Pentru asigurarea randamentului noului sistem informațional, fiecare angajat trebuie să analizeze informațiile pe care le tratează, aceasta necesitând câteva caracteristici vitale, precum: să fie reale, multilaterale, sintetice și concise, precise și sigure, prospective, oportune și bineânțeles adaptate la specificul problemei și a angajaților care le tratează.

Cea mai importantă parte a dezvoltării sistemului informațional al Rompac S.R.L o constituie dezvoltarea mijloacelor tehnologice, mai precis, a aparaturii electronice utilizate în tratarea informațiilor. Secolul în care trăim ne permite utilizarea unor tehnologii de neconceput pentru afaceriștii de odinioară. Astfel că, tehnologia nu mai reprezintă o barieră. Aspectul care trebuie analizat în acest sens este compatibilitatea unei anumite tehnologii cu specificul activității întreprinderii. În momentul de față, societatea utilizează computere pentru tratarea informațiilor, alături de un sistem informatic de gestiune numit Saga. Întrucât activitatea firmei Rompac este destul de complexă datorită divizării în mai multe activități, am recomandat utilizarea unui program informatic mai complex numit SAP, cu ajutotul căruia managerii și angajații pot gestiona informații de toate tipurile, aferente tuturor resurselor societății. Acest sistem vine și cu aplicații pentru telefon, astfel că managerii pot accesa cu ușurință informațiile chiar daca nu se află la birou. Pentru asigurarea securității informațiilor este absolut esențială existența a cel puțin unui program antivirus. Aceste schimbări, deși aparent simple, au menirea de a transforma actualul sistem informatic în unul cu adevărat performant.

Bineânțeles că, utilizarea unor programe mai avansate cer și o parte hardware mai puternică, astfel că întreaga aparatură electronică va fi înlocuită de o tehnologie mai avansată. Această schimbare are și avantajul sporirii capacității de memorizare, o problemă întâlnită în tot mai multe întreprinderi, ca și în cazul Rompac, datorită fluxului mare de informații. Pentru toate acestea, întrucât societatea Rompac nu dispune de angajați specializați pe domeniul tehnologiei informației, se va apela la o firmă specializată, care să asigure apoi suportul necesar.

Mulțimea schimbărilor tehnologice se încheie cu adaptarea resurselor umane la aceste schimbări, mai precis, pregătirea acestora pentru noua tehnologie prin participarea la cursuri de formare și studiere a programelor ce urmează a fi utilizate. Cei doi manageri ai întreprinderii vor participa alături de angajați la aceste pregătiri, sporindu-și capacitatea de comunicare directă cu sistemul mijloacelor automate de culegere, prelucrare și transmitere a informațiilor.

În urma acestor modificări din sistemul informațional, dezvoltarea nu se va încheia. Datorită naturii cuvântului, dezvoltarea cere o mișcare ascendentă continuă. În acest sens, se va aplica un management strategic, adică se va avea în vedere anticiparea schimbărilor și adaptarea întreprinderii la aceste schimbări. Doar în aceste condiții afacerea va fi cu adevărat fructuoasă.

După această analiză și propuneri de îmbunătățire și dezvoltare, societății îi rămâne doar să implementeze cele redate anterior.

Informația și sistemul informațional sunt și vor deveni din ce în ce mai mult factori de creștere economică deoarece informația înseamnă a ști, a cunoaște, iar cine are cunoștințe actualizate în permanență deține un avantaj competitiv de necontestat.

BIBLIOGRAFIE

Bucurean, Mirela. (2000): Managementul întreprinderilor mici și mijlocii, Editura Universității din Oradea;

Bucurean, Mirela. (2009): Antreprenoriatul și managementul micilor afaceri, Editura Universității din Oradea;

Bucurean,. Mirela. (2006): Management, Editura Universității din Oradea;

Burduș, Eugen. (2005): Tratat de management, Editura Economică, București;

Ceaușu, Iulian. (2000): Dicționar enciclopedic managerial, Editura Academică de Management, București;

Drucker, Peter F. (2000): Inovare și spirit întreprinzător, Editura Teora, București;

Drucker, Peter. (1993): Inovația și sistemul antreprenorial, Editura Enciclopedică, București;

Drucker, Peter. (1994): Management – Eficiența factorului decizional, Editura Destin;

English, Larry. (1996): Turning Information Into an Effective Business Enabler, Information Stategy, vol.12;

Lefter, Viorel; Gavrilă, Tatiana. (2004): Managementul general al firmei, Ediția a II-a, Editura Economică, București;

Manolescu, Adriana. (1997): Management general, Editura Keysys GrafX, Oradea;

Moldoveanu, Maria; Dobrescu, Emilian M. (1995): Știința afacerilor, Editura Expert, București;

Moldoveanu, Maria; Dobrescu, Emilian M.; Ioan-Franc, Valeriu. (1998): Inițiere în managementul afacerilor mici și mijlocii, Editura Expert, București;

Nicolescu, Ovidiu -coordonator-(2001): Sistemul informațional-managerial al organizației, Editura Economică, București;

Nicolescu, Ovidiu; Nicolescu, Luminița. (2005): Economia, firma și managementul bazate pe cunoștințe, Editura Economică, București;

Nicolescu, Ovidiu; Verboncu, Ion. (1995): Management, Editura Economică, București;

Popescu, Delia. (2005): Întreprinzătorul de succes, Editura Economică, București;

Sandu, Petru. (1997): Management pentru întreprinzători, Editura Economică, București;

http://europa.eu/legislation_summaries/enterprise/business_environment/n26026_ro.htm Consultat la 23.07.2014;

http://www.mfinante.ro/infocodfiscal.html Consultat la 02.08.2014

http://ec.europa.eu/enterprise/policies/sme/facts-figures-analysis/sme-definition/index_ro.htm Consultat la 14.08.2014;

http://www.mpt.upt.ro/doc/curs/gp/Analiza_manageriala_integrata_cu_calculatorul/Sistem_de_tip_ERP_cap1.pdf Consultat la 14.08.2014;

http://www.oracle.com/us/products/applications/siebel/overview/index.html Consultat la 14.08.2014;

http://www.sap.com/index.html Consultat la 14.08.2014;

http://it.bzi.ro/care-este-cel-mai-bun-antivirus-afla-cine-a-obtinut-locul-i-12362 Consultat la 14.08.2014.

ANEXE

Anexa 1 – Diplomă Locul I – Top Profit România 2014

Diplomă Locul II – Top Afaceri România 2014

Diplomă Locul III – Top Profit România 2014

BIBLIOGRAFIE

Bucurean, Mirela. (2000): Managementul întreprinderilor mici și mijlocii, Editura Universității din Oradea;

Bucurean, Mirela. (2009): Antreprenoriatul și managementul micilor afaceri, Editura Universității din Oradea;

Bucurean,. Mirela. (2006): Management, Editura Universității din Oradea;

Burduș, Eugen. (2005): Tratat de management, Editura Economică, București;

Ceaușu, Iulian. (2000): Dicționar enciclopedic managerial, Editura Academică de Management, București;

Drucker, Peter F. (2000): Inovare și spirit întreprinzător, Editura Teora, București;

Drucker, Peter. (1993): Inovația și sistemul antreprenorial, Editura Enciclopedică, București;

Drucker, Peter. (1994): Management – Eficiența factorului decizional, Editura Destin;

English, Larry. (1996): Turning Information Into an Effective Business Enabler, Information Stategy, vol.12;

Lefter, Viorel; Gavrilă, Tatiana. (2004): Managementul general al firmei, Ediția a II-a, Editura Economică, București;

Manolescu, Adriana. (1997): Management general, Editura Keysys GrafX, Oradea;

Moldoveanu, Maria; Dobrescu, Emilian M. (1995): Știința afacerilor, Editura Expert, București;

Moldoveanu, Maria; Dobrescu, Emilian M.; Ioan-Franc, Valeriu. (1998): Inițiere în managementul afacerilor mici și mijlocii, Editura Expert, București;

Nicolescu, Ovidiu -coordonator-(2001): Sistemul informațional-managerial al organizației, Editura Economică, București;

Nicolescu, Ovidiu; Nicolescu, Luminița. (2005): Economia, firma și managementul bazate pe cunoștințe, Editura Economică, București;

Nicolescu, Ovidiu; Verboncu, Ion. (1995): Management, Editura Economică, București;

Popescu, Delia. (2005): Întreprinzătorul de succes, Editura Economică, București;

Sandu, Petru. (1997): Management pentru întreprinzători, Editura Economică, București;

http://europa.eu/legislation_summaries/enterprise/business_environment/n26026_ro.htm Consultat la 23.07.2014;

http://www.mfinante.ro/infocodfiscal.html Consultat la 02.08.2014

http://ec.europa.eu/enterprise/policies/sme/facts-figures-analysis/sme-definition/index_ro.htm Consultat la 14.08.2014;

http://www.mpt.upt.ro/doc/curs/gp/Analiza_manageriala_integrata_cu_calculatorul/Sistem_de_tip_ERP_cap1.pdf Consultat la 14.08.2014;

http://www.oracle.com/us/products/applications/siebel/overview/index.html Consultat la 14.08.2014;

http://www.sap.com/index.html Consultat la 14.08.2014;

http://it.bzi.ro/care-este-cel-mai-bun-antivirus-afla-cine-a-obtinut-locul-i-12362 Consultat la 14.08.2014.

ANEXE

Anexa 1 – Diplomă Locul I – Top Profit România 2014

Diplomă Locul II – Top Afaceri România 2014

Diplomă Locul III – Top Profit România 2014