. Sistemul Informatic Privind Contabilitatea Si Gestiunea Stocurilor de Marfuri
Introducere
În această lucrare denumită „Sistemul informatic privind contabilitatea și gestiunea stocurilor de mărfuri” ne-am propus studierea sistemului informatic financiar contabil pe care îl are la dispoziție S.C.D.M.A.I. “UNIREA” S.A., iar dacă acesta prezintă dificultăți în exploatare să-l remodelăm cu ajutorul Visual Basic.
Pentru S.C.D.M.A.I. „UNIREA” S.A. este foarte important să aibă o evidență cât mai exactă a cantități și valori stocurilor de mărfuri, urmărind să reducă la minim cheltuielile făcute cu aprovizionarea și depozitarea lor. Acest lucru este mai ușor de îndeplinit cu ajutorul unui sistem informatic pentru evidența stocurilor de marfă care să furnizeze informații corecte, complete și foarte repede despre cantitatea și valoarea stocurilor existente, necesarul de aprovizionat.
De asemenea s-a avut în vedere realizarea unui sistem informatic pentru evidența stocurilor de mărfuri care să răspundă la noile cerințe ale societăți, astfel încât deciziile să fie mai ușor de luat și mai sigure.
Lucrarea se desfășoară pe patru capitole: în primele două capitole sunt prezente aspecte teoretice și organizatorice privind contabilitatea stocurilor de mărfuri la S.C.D.M.A.I. „UNIREA” S.A. punându-se accent pe modificările care au avut loc în contabilitate datorită adoptării Standardelor Internaționale de Contabilitate. În capitolul trei sunt prezentate aspecte referitoare la gestiunea, controlul și analiza stocurilor de mărfuri.
În capitolul patru sunt prezentate aspecte teoretice privind informația economică, sistemul informațional ecomomic și sistemul informatic, precum și informații privind modelarea și proiectarea sistemului informatic privind evidența stocurilor de mărfuri, evidențiind toate etapele de proiectare și implementare a claselor, formularelor și metodelor.
În realizarea acestui lucrări am utilizat surse de documente puse la dispoziție de conducerea societății S.C.D.M.A.I. „UNIREA” S.A., precum și informații din rețeaua INTERNET.
Capitolul 1
Fundamentări teoretice privind contabilitatea stocurilor de mărfuri
1.1. Standardul Internațional de Contabilitate numărul 2 “Stocuri” și Standardul Internațional de Contabilitate numărul 18 “Venituri din activități curente”
Nevoia de armonizare și uniformitate în contabilitate impune normalizarea sa. Pe această cale se formalizează și materializează obiectivele, conceptele, metodele, regulile și procedurile privind producția și utilizarea informației contabile.
Efortul de normalizare, dar și produsul acesteia se concretizează în definirea de concepte, principii și norme contabile bazate pe o terminologie precisă și identică pentru toți producători și utilizatorii de informații contabile și aplicarea lor în practică în vederea organizării compatibilității în timp și spațiu a informațiilor contabile.
Nucleul normalizării îl reprezintă elaborarea de standarde contabile. Standardul contabil reprezintă o regulă sau mai multe reguli constituite ca sistem de referință pentru producția de informații contabile și validarea socială a situațiilor financiare. În elaborarea standardelor contabile s-au conturat două tipuri de școli: cea care preconizează un demers conceptual sau deductiv, unde conceptele și principiile sunt determinate de un raționament urmând să se regăsească în regulile, metodele și procedurile ce trebuie puse în practică, și cea pragmatică sau inductivă, care pleacă de la tradiție sau experiențe pentru a formula și detetermina norme.
Obiectivele normalizării contabile sunt:
Elaborarea unei terminologii unitare și a principiilor contabile generale;
Definirea informațiilor prezentate în documentele contabile de sinteză (situații financiare);
Stabilirea schemelor și modelelor de prezentare a informațiilor în cadrul documentelor de sinteză;
Elaborarea planului de conturi și a monografiei principalelor operațtii economice și financiare;
Stabilirea principiilor de ținere a contabilității.
Se disting două forme ale normalizării: normalizarea legală sau reglementată se impune tuturor în virtutea textelor legale (legi) și textelor reglementate (ordonanțe, hotărâri de guvern, ordine ministeriale și intraministeriale) și normalizarea profesională care se impune profesiunilor corespunzătoare.
Normalizarea situațiilor financiare anuale cuprinde componența situațiilor financiare; elementele descrise în situațiile financiare; recunoașterea și evaluarea acestor elemente; conținutul diverselor rubrici; reglementările, standardele și procedurile de contabilitate referitoare la întocmirea și prezentarea situațiilor financiare.
Normalizarea contabilă constituie un limbaj comun, care va contribui la asigurarea inteligibilității și comparabilității informațiilor ceea ce face ca sistemul contabil să devină suportul privilegiat al comunicării, atât în interiorul întreprinderii cât și pentru utilizatorii externi, atât pe plan național cât și pe cel internațional. Contabilitatea normalizată permite întreprinderii să dispună de o memorie ordonată a faptelor, operațiilor, rezultatelor și situațiilor și de un instrument de comunicare caracterizat printr-un limbaj inteligibil.
Dispozitivul de normalizare și reglementările contabile se definesc prin următoarele componente:
cadrul contabil sau cadrul conceptual;
rețeaua de norme sau standarde contabile naționale;
sistemul de reglementare normativă contabilă;
planul de conturi și schema de contabilizare a operațiilor economice și financiare;
ghiduri contabile profesionale;
dicționarul de conversie contabilă;
politica de contabilitate;
instituția normalizării contabile.
În România, dispozitivul de normalizare a contabilității agenților economici se compune din:
Legea contabilității nr. 82/1991 completată și modificată prin O.G. nr. 22/1996, aprobată prin legea nr. 245/1998;
Regulamentul contabil pentru agenții economici;
Norme metodologice și precizări contabile cu statut de reglementări;
Precizări metodologice cu statut de ghiduri profesionale;
Cadrul de întocmire și prezentare a situațiilor financiare elaborat de Comitetul pentru Standarde de Contabilitate Internaționale (I.A.S.C.);
Rețeaua de standarde sau norme contabile definită de :
Standardele de Contabilitate Internaționale;
Directivele contabile europene;
Standardele de Contabilitate Naționale;
Standardele de Contabilitate Naționale suplimentare pentru ariile ce nu sunt acoperite.
Obiectivul Standardului Internațional de Contabilitate(IAS) numărul 2 “Stocuri” îl reprezintă descrierea tratamentului pentru contabilitatea stocurilor în sistemul costului istoric. Standardul Internațional de Contabilitate numărul 2 “Stocuri” furnizează informații practice referitoare la:
Determinarea costului stocurilor;
Recunoașterea ulterioară acestor costuri drept cheltuială inclusiv orice reducere până la valoarea realizabilă netă.
IAS 2 “Stocuri “ nu se aplică la contabilizarea următoarelor categorii de stocuri:
Producția în curs de execuție obținută în cadrul contractelor de construcții, inclusiv contractele de prestări servicii direct legate de acestea;
Instrumentele financiare;
Stocurile de păsări, animale, produse agricole, forestiere, precum și minereuri care aparțin producătorilor, în cazul în care sunt evaluate la valoarea realizabilă netă, pe baza unor practici bine stabilite din anumite sectoare.
IAS 2 “Stocuri” definește stocurile astfel:
active deținute pentru a fi vândute pe parcursul desfășurării normale a activității;
active în curs de producție în vederea unei vânzări în aceleași condiții ca mai sus;
active sub formă de materii prime, materiale și alte consumabile ce urmează a fi folosite în procesul de producție sau pentru prestarea de servicii.
Obiectivul Standardului Internațional de Contabilitate(IAS) numărul 18 “Venituri din activități curente” îl reprezintă prescrierea tratamentului contabil al veniturilor generate de diverse tipuri de tranzacții și evenimente.
Conform „Cadrului general de întocmire și prezentare a situațiilor financiare”, veniturile sunt majorări ale beneficiilor economice înregistrate pe parcursul exercițiului financiar în urma intrărilor sau a măriri valori activelor ori a diminuării obligațiilor, care duc la creșteri ale capitalurilor proprii, altele decât cele provenite din contribuții de la deținătorii de capital.
IAS 18 “Venituri din activități curente” trebuie aplicat la contabilizarea veniturilor provenite din următoarele operațiuni sau evenimente:
vânzarea bunurilor;
prestarea serviciilor;
utilizarea de către alții a activelor societății, care generează venituri sub formă de dobânzi, redevențe și dividende.
IAS 18 “Venituri din activități curente” nu se ocupă de veniturile rezultate din:
contracte de leasing;
dividende provenite din participații contabilizate prin metoda punerii în echivalență;
contracte de asigurări ale societăților de asigurări;
modificări ale valorii juste a activelor și pasivelor financiare sau din tranzacționarea acestora;
modificării ale valorii altor active curente;
creșteri naturale ale cirezilor și ale produselor agricole și forestiere;
extracția produselor minerale.
Conform IAS 18 “Venituri din activități curente”, venitul este fluxul brut de beneficii economice primite de o societate în cursul activităților obișnuite ale acesteia, atunci când acest flux se materializează în creșteri ale capitalului propriu, altele decât creșteri datorate contribuțiilor din partea participanților la acest capital propriu.
1.2. Definirea și recunoașterea stocurilor
IAS 2 “Stocuri” definește stocurile astfel:
active deținute pentru a fi vândute pe parcursul desfășurării normale a activității;
active în curs de producție în vederea unei vânzări în aceleași condiții ca mai sus;
active sub formă de materii prime, materiale și alte consumabile ce urmează a fi folosite în procesul de producție sau pentru prestarea de servicii.
În concordanță cu I.A.S. clasificarea și delimitarea stocurilor în contabilitatea financiară a întreprinderii se realizează în funcție de patru criterii: fizic, destinația, faza ciclului de exploatare și locul de creare a gestiuni, în funcție de aceste criterii stocurile se clasifică în:
materiile prime, care participă direct la fabricarea produselor, regăsindu-se în componența lor integral sau parțial, în starea inițială sau transformată;
materialele consumabile sau furniturile cuprind materialele auxiliare, combustibilii, materiale pentru ambalat, piesele de schimb, semințele și materialul de plantat, furajele și alte materiale consumabile care participă direct sau ajută activitatea de exploatare fără a se regăsi, de regulă, în produsul rezultat;
produsele sub forma semifabricatelor (produse în curs de fabricație), produselor finite (produse care au parcurs integral procesul de fabricație) și produselor reziduale (rebuturi, materiale recuperabile și deșeuri);
animale care nu au îndeplinit condițiile pentru a fi trecute la animale adulte, animale de îngrășat, păsările și coloniile de albine;
producția în curs de fabricație reprezintă materiile prime care nu au trecut prin toate stadiile de fabricație, produsele nesupuse probelor și recepției tehnice sau necompletate în întregime, precum și lucrările și serviciile în curs de execuție sau neterminate;
mărfurile, respectiv bunurile pe care întreprinderea le cumpără în vederea vânzării;
ambalajele (cu excepția ambalajelor de natura obiectelor de inventar și mijloacelor fixe) de transport refolosibile care însoțesc bunurile în procesul circulației lor (recuperabile facturate consemnate distinct care circulă prin restituire sau incluse în prețul mărfii și care se pot valorifica sau nu după utilizare).
În România, stocurile includ și obiectele de inventar (bunuri cu o valoare mai mică decât limita prevăzută de lege pentru a fi considerate mijloace fixe, indiferent de durata lor de serviciu, sau cu durată mai mică de un an, indiferent de valoarea lor, precum și bunurile asimilate acestora) și baracamentele și amenajările provizorii (bunuri achizițioau parțial, în starea inițială sau transformată;
materialele consumabile sau furniturile cuprind materialele auxiliare, combustibilii, materiale pentru ambalat, piesele de schimb, semințele și materialul de plantat, furajele și alte materiale consumabile care participă direct sau ajută activitatea de exploatare fără a se regăsi, de regulă, în produsul rezultat;
produsele sub forma semifabricatelor (produse în curs de fabricație), produselor finite (produse care au parcurs integral procesul de fabricație) și produselor reziduale (rebuturi, materiale recuperabile și deșeuri);
animale care nu au îndeplinit condițiile pentru a fi trecute la animale adulte, animale de îngrășat, păsările și coloniile de albine;
producția în curs de fabricație reprezintă materiile prime care nu au trecut prin toate stadiile de fabricație, produsele nesupuse probelor și recepției tehnice sau necompletate în întregime, precum și lucrările și serviciile în curs de execuție sau neterminate;
mărfurile, respectiv bunurile pe care întreprinderea le cumpără în vederea vânzării;
ambalajele (cu excepția ambalajelor de natura obiectelor de inventar și mijloacelor fixe) de transport refolosibile care însoțesc bunurile în procesul circulației lor (recuperabile facturate consemnate distinct care circulă prin restituire sau incluse în prețul mărfii și care se pot valorifica sau nu după utilizare).
În România, stocurile includ și obiectele de inventar (bunuri cu o valoare mai mică decât limita prevăzută de lege pentru a fi considerate mijloace fixe, indiferent de durata lor de serviciu, sau cu durată mai mică de un an, indiferent de valoarea lor, precum și bunurile asimilate acestora) și baracamentele și amenajările provizorii (bunuri achiziționate sau construite de unitățile patrimoniale pentru executarea lucrărilor sau prestațiilor de construcții din care prin demontare sau demolare se recuperează materiale).
Conform criteriilor de clasificare prezentate sunt individualizate două structuri informaționale de bază:
structura financiară standardizată este proprie gestiunii și contabilității financiare a întreprinderii și operează cu două criterii: destinația și faza ciclului de exploatare;
structura internă sau de gestiune, necesară, dar nestandardizată, este opozabilă contabilității interne de gestiune. Această structură operează cu criteriile: fizic și locul de creare a gestiunilor.
Valoarea realizabilă netă este prețul de vânzare estimat ce ar putea fi obținut pe parcursul desfășurării normale a activității, mai puțin costurile estimate pentru finalizarea bunului și costurile necesare vânzării.
Stocurile includ:
bunurile cumpărate și deținute cu scopul revânzării (mărfurile achiziționate de un detailist în vederea revânzării sau terenurile și alte proprietăți imobiliare deținute cu scopul de a fi revândute);
produsele finite și producția aflată în curs de execuție;
materiile prime, materialele și alte consumabile destinate utilizării în procesul de producție;
costul serviciilor efectuate de un prestator de servicii, pentru care întreprinderea nu a înregistrat încă venitul aferent;
produsele finite și producția aflată în curs de execuție;
materiile prime, materialele și alte consumabile destinate utilizării în procesul de producție.
Formule de determinare a costului. Conform tratamentului contabil de bază costul stocurilor trebuie determinat prin metoda F.I.F.O. sau C.M.P. iar conform tratamentului contabil alternativ se utilizează metoda L.I.F.O.
Așa cum se degajă din IAS 2 “Stocuri” la ieșire, potrivit tratamentului de bază, costul stocurilor trebuie determinat prin metoda F.I.F.O. sau metoda C.M.P. Excepție fac stocurile care nu sunt de obicei fungibile și acele bunuri sau servicii produse și destinate unor comenzi distincte care se evaluează prin identificarea specifică a costurilor individuale. Tratamentul contabil alternativ se bazează pe metoda L.I.F.O., cu excepția prezentată mai sus pentru tratamentul contabil de bază.
Prezența celor două tratamente impune o politică contabilă privind evaluarea. În acest sens IAS numărul 2 “Stocuri” nu conține o prevedere cu privire la faptul că întreprinderea trebuie să folosească o singură formulă pentru determminarea costurilor pentru toate stocurile pe care le deține în rețeaua internațională sau poate utiliza metode diferite pentru stocuri diferite.
Standardul Internațional de Contabilitatate numărul 1 confirmă în acest sens că fiecare întreprindere poate utiliza C.M.P., F.I.F.O. și L.I.F.O. pentru alocarea costurilor pe diferite clase de stocurii care prezintă caracteristici diferite în ceea ce privește natura și modul de utilizare a acestora.
Este necesar ca o metodă aleasă să fie folosită în mod corespunzător atât pentru aceeași clasă de stocuri cât și de la o perioadă la alta.
Tabel nr.1(-lei-)
Se observă că prin metoda L.I.F.O., care determină costul bunurilor vândute pe baza celor mai recente prețuri care sunt, în acest caz, cele mai mari, se obține cea mai mică marjă brută. Invers, prin metoda F.I.F.O., care determină costul bunurilor vândute pe baza celor mai vechi prețuri care sunt, în acest caz, cele mai mici, se obține cea mai mare marjă brută. Marja brută obținută conform Metodei costului mediu ponderat se situează între marjele obținute prin metodele L.I.F.O. și F.I.F.O. Prin urmare, este evident faptul că această metodă are un efect mai puțin pronunțat asupra venitului net.
În ipoteza în care, pe parcursul unei perioade de descreștere a prețurilor vor apărea efecte inverse, metoda L.I.F.O. va produce o marjă brută mai mare decât metoda F.I.F.O. Este evident faptul că alegerea metodei de evaluare a stocurilor are cea mai mare importanță pe parcursul perioadelor prelungite în care se înregistrează schimbări ale prețurilor într-o singură direcție, fie de creștere, fie de descreștere.
Urmărind efectul asupra impozitelor pe profit se consideră că utilizarea metodei F.I.F.O. sau a metodei costului mediu în perioadele în care se înregistrează creșteri de prețuri are drept rezultat raportarea de către firmă a unui profit mai mare decât cel real, plătind în consecință impozite pe profituri mai mari. Profitul este supraevaluat, deoarece costul bunurilor vândute este subevaluat comparativ cu prețurile curente. Pe de o parte, compania trebuie să-și achiziționeze stocurile de înlocuire la prețuri mai mari, iar pe de altă parte sunt necesare și fonduri suplimentare pentru a plăti impozitele pe profit.
Într-o perioadă de creștere a prețurilor, o întreprindere care utilizează ca bază metoda L.I.F.O. poate descoperi că stocurile din bilanțul contabil sunt evaluate la un cost mult mai mic decât prețul plătit în mod curent pentru aceleași articole. Managementul trebuie să monitorizeze această situație cu atenție, deoarece, dacă valoarea stocului de la sfârșitul anului se situează sub nivelul stocului inițial, compania va descoperi că platește impozit pe profit pe diferența dintre costul curent și vechiul cost L.I.F.O. din evidențele contabile. Atunci când apare, această situație este numită lichidarea L.I.F.O., deoarece, în urma vânzărilor, stocurile s-au redus sub nivelul stabilit în anii anteriori.
Lichidarea L.I.F.O. poate fi prevenită prin achiziționarea unor cantități suficiente înainte de încheierea anului, pentru restabilirea nivelului dorit al stocurilor. Uneori lichidarea L.I.F.O. nu poate fi evitată în situația opririi producției sau întreruperii livrărilor, cum se întâmplă în cazul unei greve.
Conform IAS 18 “Venituri din activități curente”, venitul este fluxul brut de beneficii economice primite de o societate în cursul activităților obișnuite ale acesteia, atunci când acest flux se materializează în creșteri ale capitalului propriu, altele decât creșteri datorate contribuțiilor din partea participanților la acest capital propriu.
Valoarea justă este suma la care poate fi tranzacționat un activ sau la care poate fi decontată o datorie de bunăvoie între părți aflate în cunoștință de cauză, în cadrul unei tranzacții în care prețul este determinat obiectiv.
De asemenea potrivit aceluiași standard, veniturile trebuie evaluate la valoarea justă a mijlocului de plată primit sau de primit. În general, suma veniturilor este determinată printr-un acord între societate și cumpărătorul sau utililizatorul activului. Această sumă se va evalua ținându-se cont de reducerile comerciale și rabaturile cantitative acordate de societatea comercială.
Pe baza IAS 18 “Venituri din activități curente”, criteriile de recunoaștere a veniturilor sunt aplicate, în general, separat pentru fiecare tranzacție, pentru a putea reflecta realitatea economică.
IAS 18 “Venituri din activități curente” precizează că rezultatul unei tranzacții care implică prestarea de servicii este estimat rezonabil atunci când sunt satisfăcute următoarele condiții:
suma veniturilor poate fi estimată în mod rezonabil;
este probabil ca benficiile economice asociate tranzacției să fie generate către societate;
stadiul de execuție al contractului la data de închidere a bilanțului poate fi evaluat în mod rezonabil;
costurile apărute pe parcursul contractului și costurile de finalizare a contractului pot fi evaluate în mod rezonabil.
IAS 18 “Venituri din activități curente” precizează că veniturile generate de utilizarea de către terți a activelor societății ce generează dobânzi, redevențe sau dividende trebuie recunoscute atunci când:
este probabil ca beneficiile economice asociate tranzacției să intre în societate;
suma veniturilor poate fi determinată în mod rezonabil.
Conform Ordinului Ministerului Finanțelor Publice numărul 94/2001, prezentarea informațiilor în situațiile financiare trebuie să prezinte detaliat:
politicile contabile adoptate pentru recunoașterea venitului, inclusiv metodele adoptate pentru determinarea stadiului de execuție a contractelor ce implică prestarea de servicii;
suma fiecărei categorii semnificative de venit recunoscute în timpul perioadei, inclusiv venitul apărut din vânzarea bunurilor, prestarea serviciilor, dobânzi, redevențe, dividende;
suma veniturilor apărute din schimburile de bunuri sau servicii, incluse în fiecare categorie semnificativă de venit.
1.3. Evaluarea stocurilor și recunoașterea veniturilor și cheltuielilor proprii stocurilor
1.3.1. Principii și reguli de evaluare a stocurilor. Implicații financiare, contabile și fiscale
Pentru organizarea și conducerea contabilității s-au conturat un set de convenții și reguli ca rezultat al practicilor de contabilitate, formalizate prin consensul producătorilor și utilizatorilor informației contabile. Aceste convenții și reguli sunt delimitate prin apelația „principii contabile general acceptate”. Printre aceste principii se numără și următoarele trei principii de evaluare prezentate mai jos:
1. PRINCIPIUL PRUDENȚEI este un principiu care corijiază parțial limitele costului istoric. Aceasta constă în aprecierea cu precauție sau rezonabilă a activelor și pasivelor, cheltuielilor și veniturilor pentru a evita supraevaluarea rezultatului. Sau, așa cum este interpretat în „Regulamentul de aplicare al Legii contabilității”, potrivit principiului prudenței nu este admisă supraevaluarea elementelor de pasiv și a veniturilor, respectiv subevaluarea elementelor de activ și a cheltuielilor, ținând cont de deprecierile, riscurile și pierderile posibile generate de desfășurarea activității exercițiului curent sau anterior.
Interes prezintă și definiția principiului prudenței formulată în P.C.G. francez: “Prudența este aprecierea rezonabilă a faptelor în scopul de a evita riscul de transfer în viitor a incertitudinilor prezente, susceptibile de a greva patrimoniul și rezultatele întreprinderii.”
Aplicarea principiului prudenței se regăsește în următoarele mecanisme contabile:
La închiderea exercițiului se contabilizează datoriile și pierderile probabile, și nu se înregistrează activele și profitul probabil;
Doar beneficiile realizate la data închiderii exercițiului pot fi înscrise în bilanț;
Trebuie ținut cont de toate riscurile previzibile și eventualele pierderi care au luat naștere în timpul exercițiului sau pe parcursul unui exercițiu anterior, chiar dacă aceste riscuri sau pierderi nu sunt cunoscute decât între data închiderii și data la care el este întocmit;
Trebuie să se țină cont de deprecierea activelor, indiferent că exercițiul se soldează cu o pierdere sau cu un deficit. În consecință minusurile constatate între valoarea de inventar (mai mică) și valoarea de intrare sunt contabilizate prin amortizare, în caz de depreciere ireversibilă, sau prin constituirea de provizioane, dacă deprecirea este reversibilă. În cazul în care s-au constatat plus, între valoarea de inventar (mai mare) și valoarea de intrare, acestea nu sunt contabilizate, elementele de activ menținându-se la valoarea de intrare;
Trebuie făcută o analiză a cheltuielilor angajate, în vederea delimitării după caz, în „costul produsului” sau „costurile perioadei”. Se precizează că în ultima structură se cuprind toate cheltuielile angajate care nu pot fi nici imobilizate, nici stocate, nici repartizate pe mai multe exerciții, acestea nefiind recunoscute ca active și deci sunt repartizate asupra exercițiului. Este cazul cheltuielilor generale de administrație, cheltuielilor de distribuție și costurilor de subactivitate.
O asemenea analiză s-a concretizat în adoptarea formulei costului de producție parțial în evaluarea bunurilor obținute din producție proprie. Un asemenea cost este compus din costul de achiziție al materiilor prime și al materialelor consumate, celelalte cheltuieli de producție, precum și cota cheltuielilor indirecte de producție determinate rațional ca fiind legate de fabricarea produselor. În costul de producție pot fi incluse și dobânziile la creditele bancare contractate pentru producția cu ciclu lung de fabricație, aferente perioadei.
La o analiză mai generală, se apreciază că principiul tratează în mod discriminatoriu evaluarea activelor. Potrivit principiului se contabilizează numai minusurile, calculate ca diferență între valoarea de inventar și costul istoric, nu și plusvalorile. Neînregistrarea plusvalorilor generează rezerve latente sau oculte.
Rezervele oculte se pot crea și prin subevaluarea deliberată a activelor sau a veniturilor sau supraevaluarea deliberată a cheltuielilor.
2. PRINCIPIUL CUANTIFICĂRII MONETARE. Unitatea monetară este reținută în dubla ipostază ca unitate de cont și ca unitate de cumpărare.
Recursul la monedă ca unitate de cont are în vedere folosirea acesteia ca unitate de măsurare și de înregistrare a fluxurilor și stocurilor patrimoniale. Prin mijlocirea banului, valorile economice se exprimă în preț.
Discutată ca putere de cumpărare, moneda trebuie tratată ca un rezervor de înlocuire în formă naturală a bunurilor ce formează obiectul evaluării.
Etalonul monetar ca unitate de măsurare sau de cont are un caracter instabil determinat de variația puterii de cumpărare a monedei și a prețurilor. Pentru a depăși această limită, unitatea monetară este considerată o constanță și nu se procedează decât în mod excepțional la reevaluări. O asemenea convenție este valabilă într-o economie stabilă.
Ipoteza de mai sus este persistabilă în condițiile inflației persistente. Cantitatea de monedă necesară evaluării unui bun crește prin inflație nu din cauza modificării valorii relative a bunului în raport cu altele, ci din cauza schimbării semnificației etalonului.
În plan teoretic s-au făcut multe eforturi în căutarea unei unități de măsură care să fie realmente stabilă și care să se poată substitui etalonului monetar. Din nefericire nu s-a găsit un asemenea etalon și în consecință, unitatea de măsură rămâne cea monetară căreia i se atribuie calitatea de stabilitate. De asemenea în condițiile unei economii hiperinflaționiste, conturile anuale privind situația patrimoniului și rezultatele exercițiului pot fi ajustate cu efectele inflației.
3. PRINCIPIUL COSTULUI ISTORIC. În teoria și practica de contabilitate două criterii s-au conturat cu privire la evaluarea fluxurilor și stocurilor de patrimoniu: valoare de utilitate (utilizare) și timpul.
Primul criteriu consideră că valoarea trebuie să reprezinte „costul” sau „sacrificiul” consimțit la un moment dat pentru a aduce bunul respectiv în patrimoniu sau ceea ce ar aduce bunul dacă 1-am utiliza sau vinde pe piață. În această definiție am putea adăuga precizarea că valoarea de utilizare poate fi privită și din prisma „pierderii sau sacrificiului” pe care l-ar suporta o întreprindere dacă ar fi lipsită de bunul respectiv.
Cel de-al doilea criteriu, timpul, vizează momentul plasării evaluării în trecut, prezent sau viitor.
Pornind de la aceste două criterii s-au conturat următoarele baze de evaluare:
costul istoric;
costul de înlocuire;
valoarea de realizare;
valoarea actualizată;
valoarea de întreprindere.
Costul istoric care este “sacrificiul” consimțit pentru a aduce bunul în patrimoniul întreprinderii la data sa de intrare. În mod concret, costul istoric se identifică cu valoarea contabilă de intrare a bunurilor și cu valoarea nominală a creanțelor și a datoriilor.
La rândul său valoarea contabilă poate fi egală, după caz cu:
valoarea de utilizare pentru bunurile reprezentând aport la capitalul social sau obținute cu titlu gratuit, estimat în funcție de valoarea de piață, de utilizare, de starea și de amplasamentul lor;
costul de achiziție pentru bunurile dobândite cu titlu oneros;
costul de producție pentru bunurile produse de unitatea patrimonială.
Valoarea nominală folosită în evaluarea creanțelor sau datoriilor este egală cu suma de lichidități sau echivalente de lichidități ce se vor încasa sau plăti în schimbul lor.
Costul de înlocuire este costul pe care întreprinderea îl acceptă pentru a dobândi, la nivelul valorii actuale, un bun similar cu cel delimitat ca obiect al evaluării.
Valoarea de realizare constă în contravaloarea pe care întreprinderea ar primi-o dacă ar vinde azi bunul respectiv. Ea poate fi egală cu valoarea brută de realizare, cu valoarea netă adică valoarea de vânzare minus cheltuielile cu vânzarea, cu valoarea de cedare efectuată în condiții normale sau o valoare de lichidare.
Valoarea actualizată sau valoarea capitalizată constă în a atribui bunului supus evaluării o valoare corespunzătoare încasărilor nete viitoare pe care utilizarea sa i-ar aduce între momentul prezent și sfârșitul vieții acelui bun, adică aducerea la zi a unei valori care devine disponibilă mai târziu. Altfel spus este vorba de o valoare actuală care este determinată cu ajutorul viitorului.
Valoarea de întreprindere sau de privare este o combinație a valorii de înlocuire, valorii actualizate și valorii de realizare. Ea reprezintă prețul pe care un conducător de întreprindere avizat și prudent ar consimți să-l plătească pentru a dobândi bunul, sau pierderea maximă pe care ar accepta-o întreprinderea azi dacă ar fi lipsită de bunul respectiv. De cele mai multe ori, aceasta este costul de înlocuire și se determină de regulă prin corelație, adică căutarea valorii unui bun echivalent cu cel ce formează obiectul evaluării. Dacă valoarea de realizare și valoarea actualizată sunt inferioare costului de înlocuire, se reține dintre cele două valori cea mai mică.
Normele contabile europene și internaționale s-au orientat spre costul istoric ca principiu fundamental și general acceptabil al evaluării.
Opțiunea pentru costul istoric se întemeiază pe faptul că este singurul cost consemnat în documentele justificative și deci are un caracter verificabil și are o determinare obiectivă.
Costul istoric reflectă valoarea reală a elementelor patrimoniale la data intrării lor în întreprindere, dar, ulterior, orice schimbare semnificativă tinde să facă costul istoric înșelător în scopul luării deciziei și asigurării capacității de finanțare sau a puterii de cumpărare a capitalului propriu. Astfel apare efectul de desincronizare dintre evaluarea la intrare a elementelor patrimoniale bazate pe costul istoric și evaluarea la ieșire întemeiată pe valoarea actuală.
Dacă curba prețurilor este crescătoare efectul de desincronizare determină o creștere fără o bază reală a rezultatului, ca urmare a variației prețurilor între cele două momente ale evaluării intrare – ieșire. Creșterea de rezultat duce la creșterea impozitării și distribuției profitului sub formă de dividende, cu implicații directe asupra decapitalizării întreprinderii.
Un asemenea efect a impus pentru evaluarea contabilă problema găsirii unor mecanisme în masură să diminueze, dacă se poate până la anulare distorsiunea proprie principiului istoric. Astfel menținând costul istoric ca bază de evaluare s-au găsit anumite corective și alternative și s-au găsit expresia în reevaluarea imobilizărilor corporale și financiare.
Schimbarea unei metode sau procedeu de evaluare trebuie să aibă la bază o fundamentare specifică, iar societatea comercială trebuie să prezinte influența care rezultă din aceste schimbări.
În practică se utilizează mai multe categorii de valori. Pentru o bună desfășurare a activității S.C.D.M.A.I. „UNIREA” S.A. se aprovizionează ritmic cu marfă, deci se încearcă pe cât posibil evitarea formării unor stocuri supranormate ce ar duce la blocarea unor disponibilități bănești.
Fiecare aprovizionare cu stocurii presupune existența unor disponibilități bănești, dar în cazul creșterii prețurilor este necesară o sumă tot mai mare pentru aprovizionarea aceleași cantități de mărfuri, deci astfel se înregistrează o pierdere de substanță.
Stabilirea valorii actuale a stocurilor de marfă se face prin analiza cantitativă a acestora în momentul inventarului atât pentru inventarul în gestiune, cât și pentru cel din depozite.
Legea contabilității nr. 82 /1991, prevede mai multe forme de evaluare:
La data intrării bunului în patrimoniu;
La momentul inventarului;
La închiderea exercițiului;
La data ieșirii bunului din patrimoniu.
A. LA DATA INTRĂRII BUNULUI ÎN PATRIMONIU marfa se evaluează la valoarea de intrare (valoarea contabilă) care se diferențiază în funcție de calea de intrare, astfel:
1. mărfurile achiziționate cu titlu oneros sunt evaluate la cost de achiziție (CA) care se determină adăugând la prețul de cumpărare toate cheltuielile din procesul de aprovizionare:
Costul de achiziție se formează ca urmare a negocierii mărfurilor între cumpărător și vânzător pe seama cererii și ofertei reprezentând punctul de plecare pentru prețul de vânzare.
Cheltuielile de aprovizionare sunt formate din cheltuieli de transport, de manipulare (încărcare, descărcare), asigurare, precum și taxe nerecuperabile: taxe vamale pentru mărfurile din import, comisioane vamale, accize și taxa pe valoare adăugată pentru neplătitorii de taxă. În această situație la costul de achiziție al materiei prime prevăzută în rețetele de fabricație se adăugă o marjă comercială astfel încât din ea să se adauge toate cheltuielile de fabricație și să se asigure profitul unității producătoare.
Prețul de achiziție reprezintă echivalentul sumei plătite sau de plătit pentru marfa furnizorului.
2. Mărfurile obținute din producție proprie sunt evaluate la cost de producție al mărfii (Cp), adică suma costului de achiziție al materiilor prime și al cheltuielilor directe de prelucrare la care se adaugă cota parte din regia secției prelucrătoare.
3. Mărfurile intrate în patrimoniu cu titlu gratuit se evaluează la valoarea actuală, care se mai numește și valoloare venală. Valoare actuală se stabilește pornind de la prețul pieții pentru mărfuri similare și corectându-l în funcție de starea și utilitatea mărfii pentru societate.
În afara acestor valori de intrare, conform Legii contabilității mai putem evalua mărfurile la intrarea în patrimoniu, la cost standard sau la preț de vânzare. În acest caz societatea are obligația să calculeze și să înregistreze diferența dintre prețul de înregistrare ales și cel impus de lege (cost de achiziție, cost de producție sau valoare actuală). Dacă alegem pentru evaluare prețul de vânzare, diferența este reprezentată de marja comerciantului.
În cadrul magazinului „UNIREA” mărfurile sunt evaluate la prețul de vânzare.
Prețul de vânzare reprezintă echivalentul bănesc al sumelor încasate ca urmare a vânzării mărfurilor.
Prețul de vânzare se compune din:
Costul de achiziție al mărfii (CA)
Marja brută sau marja comerciantului (Mb).
PV = CA + Mb
CA = Pc + Cha
PV = (Pc + Cha) + Mb
Marja brută, are ca scop acoperirea cheltuielilor cu desfacerea mărfurilor, cu vânzarea și asigură profitul.
Mb = Cv + Pn
Pv = (Pc + Cha) + (Cv + Pn)
Pv = CA + Cv + Pn
Pn = PvMv – CaMv – Cv
Pn = MbMv – Cv, unde:
CA = cost de achiziție;
Pc = preț de cumpărare;
Cha = cheltuieli de aprovizionare;
Mb = marja brută;
Cv = cheltuieli de vânzare;
Pn = profit;
MbMv = marja brută aferentă mărfii vândute.
Marja brută se adaugă la costul de achiziție pentru a obține prețul de vânzare. Mărimea marjei brute se stabilește de către societatea vânzătoare și totodată aceasta se modifică odată cu fluctuația prețului de vânzare pe grupe sau pe sortimente de mărfuri.
Marja comecială se poate stabili:
procentual, aplicându-se la costul de achiziție de unde rezultă suma absolută a marjei;
în suma absolută pe cantitatea de mărfuri;
ca diferență între prețul de vânzare și costul de achiziție.
Marja brută se diferențiază de la un sortiment la altul, deoarece și cheltuielile de desfacere a mărfii variază.
Marja brută diferă procentual în funcție de forma de comerț practicată astfel: în comerțul cu ridicata procentul este mai mic, în timp ce în comerțul cu amănuntul este mai mare, ajungând în alimentația publică să fie maxim. În situația în care evaluarea se face la prețul de vânzare se folosește marja brută redusă.
Deosebirea între marja brută și marja brută redusă constă în modul de calcul al prețurilor. Astfel procentul de marjă brută se aplică la costul de achiziție al mărfii, iar suma rezultată se adaugă la aceasta pentru a obține prețul de vânzare; în timp ce la procentul de marjă brută redusă se aplică la prețul de vânzare, suma rezultată scăzându-se din aceasta pentru a determina costul de achiziție. Astfel apare necesitatea transformării procentului de marjă în procent redus de marjă și invers.
Pentru transformarea marjei brute în marjă brută redusă se folosește procedeul sutei majorate cu procentul PM .
În timp ce pentru transformarea inversă folosim procedeul sutei micșorate.
Marja brută, inclusă în prețul de vânzare exprimă rezultatul brut din vânzarea mărfurilor.
B. LA MOMENTUL INVENTARULUI evaluarea mărfurilor se face la valoarea actuală estimată după prețul pieții, aceasta se mai numește și valoare de inventar.
C. LA ÎNCHIDEREA EXERCIȚIULUI FINANCIAR se efectuează evaluarea de bilanț, deoarece mărfurile se vor reflecta în bilanț la valoarea stabilită. Astfel se compară valoarea de intrare a mărfurilor cu valoarea actuală din această comparație rezultând două situații:
Valoare de inventar este mai mare decât valoarea de intrare, în acest caz mărfurile înregistrează o plusvaloare. Conform principiului prudenței, aceasta nu se reflectă în contabilitate deoarece ea se realizează și deci devine certă numai în procesul vânzării mărfurilor.
Valoare de inventar este mai mică decât valoarea de intrare, în acest caz mărfurile suferă o depreciere valorică, minusvaloarea necesitând constituirea unui provizion pentru depreciere. În contul “mărfuri”, acestea rămân înregistrate la valoarea de intrare, iar provizionul se constituie printr-un cont distinct.
Prin scăderea provizionului din valoarea de intrare se obține valoarea actuală a mărfurilor la care are loc evaluarea în bilanț.
D. LA DATA IEȘIRII BUNULUI DIN PATRIMONIU. Conform principiului costului istoric, mărfurile se evaluează la valoarea de intrare, dar aceasta se diferențiază pentru același sortiment de marfă, în funcție de calea de intrare și de perioada intrării. De aceea este necesar calculul unei valori medii de intrare. Aceasta se poate calcula conform Legii contabilității prin mai multe metode:
1. procedeul costului mediu ponderat în două variante:
global;
pe loturi de marfă.
2. procedeul epuizării succesive a stocurilor, tot în două variante:
primul intrat-primul ieșit (F.I.F.O.);
ultimul intrat-primul ieșit (L.I.F.O.).
Metoda costului mediu ponderat (C.M.P.) se poate calcula lunar (global), sau după fiecare operație de intrare sau înainte de fiecare operație de intrare (pe loturi), ca raport între valoarea totală a stocului inițial plus valoarea intrărilor pe de o parte și cantitatea existentă în stocul inițial plus cantitatea intrată, pe de altă parte.
Costul mediu ponderat global se determină conform relației:
Avantajul acestui procedeu constă în nivelarea variațiilor de prețuri în condițiile fluctuației lor.
Dezavantajul procedeului este acela că trebuie așteptat sfârșitul perioadei pentru evaluarea ieșirilor.
Pornind de la avantajele costului mediu ponderat global, au apărut variante care să le atenueze. În acest sens se pot identifica:
1. Procedeul costului mediu ponderat teoretic care poate fi costul mediu ponderat global al perioadei precedente. În exemplul prezentat, pentru luna următoare, ieșirile ar putea fi evaluate la 656 429 lei, costul mediu ponderat global al lunii curente.
2. Procedeul costului mediu ponderat pe loturi de marfă impune calculul la ieșirea mărfurilor din patrimoniu, ori de câte ori la intrare dinaintea ieșirii s-a schimbat prețul față de intrarea precedentă. Consecința: între două intrări succesive, toate ieșirile se evaluează la ultimul cost mediu ponderat.
Ieșirile se evaluează la:
Metoda aceasta este practicabilă doar la sfârșitul perioadei.
Metoda epuizării loturilor, varianta “primul intrat-primul ieșit” (F.I.F.O.).
Ieșirile se consideră că au fost efectuate în ordinea intrărilor și sunt evaluate la costurile de achiziție ale acestora. Mărfurile ieșite din gestiune se evaluează la costul de achiziție sau de producție al primei intrări. Pe măsura epuizării lotului, mărfurile ieșite se evaluează la costul de achiziție al lotului următor, în ordine cronologică.
Procedeul evaluează marfa ieșită la prețul cel mai vechi și o lasă în stoc la prețul cel mai nou. Este recomandat în condiții de inflație, deoarece prețul cel mai vechi este și cel mai mic. Ca urmare, diminuează cheltuielile cu marfa, majorând profitul și totodată impozitul pe profit.
Metoda epuizării loturilor, varianta “ultimul intrat-primul ieșit” (L.I.F.O.).
Ieșirile sunt considerate că au fost efectuate în ordinea inversă intrărilor comparativ cu fiecare dată de ieșire. Mărfurile ieșite din gestiune se evaluează la costul de achiziție sau de producție al ultimei intrări. Pe măsura epuizării lotului, mărfurile ieșite se evaluează la costul de achiziție al lotului anterior, în ordine cronologică.
Procedeul evaluează marfa ieșită la prețul cel mai nou și o lasă în stoc la prețul cel mai vechi. Nu se recomandă în condiții de inflație, deoarece prețul cel mai nou este și cel mai mare. Deci se majorează cheltuielile cu marfa, diminuându-se profitul din vânzare și implicit impozitul pe profit. În caz de depreciere monetară stocul este supraevaluat.
Reunind concluziile desprinse prin aplicarea celor trei procedee, prin prisma costului de achiziție al mărfurilor vândute și al nivelului stocurilor, se poate întocmi un tabel comparativ.
Rezultă că fiecare procedeu determină stocuri diferite ca o consecință a esenței acestora și evident rezultatele vor fi corelate și influențate în sensul creșterii sau diminuării lor.
Indiferent de procedeul de evaluare practicat de o unitate patrimonială, acesta trebuie să fie același pentru tot parcursul exercițiului și în cele care se succed, pentru a asigura comparabilitatea informațiilor și posibilitatea unei analize în dinamică. Dacă se schimbă totuși metoda de evaluare în cazuri justificate, trebuie determinate influențele asupra situației patrimoniale, financiare și asupra rezultatelor.
1.3.2. Recunoașterea veniturilor și cheltuielilor proprii stocurilor
1.3.2.1. Cadrul general privind definirea structurilor de venituri și cheltuieli
Cadrul general al Standardelor Internaționale de Contabilitate definește veniturile ca fiind „creșteri ale beneficiilor economice înregistrate pe parcursul perioadei contabile sub formă de intrări sau creșteri ale activelor sau descreșteri ale datoriilor, care se concretizează în creșteri ale capitalului propriu, altele decât cele rezultate din contribuții ale acționarilor”. Cheltuielile sunt definite ca fiind „diminuări ale beneficiilor economice înregistrate pe parcursul perioadei contabile, sub formă de ieșiri sau scăderi ale valorii activelor, sau creșteri ale datoriilor, care se concretizează în reduceri ale capitalului propriu, altele decât cele rezultate din distribuirea acestora către acționari”.
În contul de rezultate, cheltuielile și veniturile sunt prezentate în mod diferit, în funcție de activitatea care le-a generat: în venituri și cheltuieli care sunt rezultatul activității curente a întreprinderii și venituri și cheltuieli ce nu sunt rezultatul acestor activități.
Așa cum s-a arătat în definiție, „veniturile” pot cuprinde:
veniturile din activități curente, care cuprind:
venituri din vânzări;
venituri din comisioane;
venituri din datorii;
venituri din dividende;
venituri din redevențe, chirii;
câștigurile din alte elemente, care pot apărea sau nu ca rezultat al activității curente a întreprinderii și cuprind:
câștiguri rezultate în urma cedării activelor pe termen mediu și lung;
câștiguri nerealizate, adică cele rezultate din reevaluarea titlurilor de plasament și cele rezultate din reevaluarea activelor pe termen lung.
Spre deosebire de venituri, câștigurile sunt prezentate la valoarea netă, adică valoarea obținută în urma deduceri cheltuielilor aferente din venituri.
Din definiția cheltuielilor, reiese faptul că acestea cuprind:
cheltuieli ce apar ca urmare a desfășurării activității curente a întreprinderii, care pot fi:
costul vânzărilor;
amortizările;
salariile și alte datorii;
pierderile care pot apărea sau nu ca urmare a desfășurării activității curente a întreprinderii, precum:
pierderi rezultate din dezastru natural;
pierderi rezultate în urma cedării activelor.
Ca și câștigurile, pierderile sunt reflectate la valoarea netă, adică valoarea obținută ca urmare a însumării algebrice a veniturilor și cheltuielilor, în situația în care cheltuielile sunt mai mari decât veniturile aferente.
Spre exemplu, în cazul cedării unui activ imobilizat corporal sau necorporal rezultă venituri obținute din vânzarea acestuia, dar și cheltuieli cu valoarea neamortizată până la data vânzării, precum și alte eventuale costuri de vânzăre. În urma comparării cheltuielilor cu veniturile, din această operație pot rezulta câștiguri, care se înregistrează în contul de rezultate ca venituri din cedarea activelor, sau pot rezulta pierderi, ce se înregistreză în contul de rezultate drept cheltuieli din cedarea activelor.
Exemplu: O întreprindere vinde un activ imobilizat a cărui valoare de înregistrare este de 100.000.000 lei, valoarea amortizată 80.000.000 lei, iar prețul de vânzare de 30.000.000 lei.
În contabilitate, această operație ar trebui înregistrată astfel:
% = % 110.000.000 lei
461 „Debitori diverși” 212 „Mijloace fixe” 100.000.000 lei
281 „Amortizarea imobilizărilor 758 „Venituri din 10.000.000 lei
corporale” cedarea activelor”
În situația în care prețul de vânzare al activului ar fi fost de 10.000.000 lei sau ar fi fost efectuate și alte costuri pentru vânzare, înregistrarea ar fi fost:
% = 212 „Mijloace fixe” 100.000.000 lei
461 „Debitori diverși” 10.000.000 lei
281 „Amortizarea imobilizărilor corporale” 80.000.000 lei
658 „Cheltuieli din cedarea activelor” 10.000.000 lei
Aceste înregistrări sunt rezultatul faptului că operația de cedare a activelor pe termen lung generează câștiguri sau pierderi care sunt reflectate în contabilitate drept venituri sau cheltuieli, adică se înregistrează fie câștigul ca un venit din cedarea activelor, fie pierdera netă ca o cheltuială din cedarea activelor.
1.3.2.2. Recunoașterea veniturilor și cheltuielilor în contul de rezultate
Cadrul general al Standardelor Internaționale de Contabilitate consideră recunoașterea veniturilor în contul de rezultate atunci când are loc o creștere a beneficiilor economice viitoare aferente creșterii unui activ sau diminuării unei datorii, ce pot fi evaluate în mod credibil.
În practică, se recunosc de regulă veniturile realizate, adică veniturile ce pot fi evaluate în mod credibil și au un grad suficient de certitudine. Prin „grad suficient de certitudine” se înțelege că se recunosc veniturile rezultate ca urmare a unei operații de vânzare, cedare etc.
Cheltuielile se recunosc în contabilitate atunci când are loc o reducere a beneficiilor economice viitoare aferente diminuării unui activ sau creșterii unei datorii, ce pot fi evaluate în mod credibil. În Cadrul general se arată: „cheltuielile sunt recunoscute în contul de profit și pierdere pe baza asocierii directe a costurilor implicate și obținerea elementelor specifice de venit”. Cu alte cuvinte, recunoașterea cheltuielilor se face respectând principiul conectării costurilor la venituri, adică recunoașterea simultană a veniturilor și cheltuielilor ce sunt rezultatul aceleiași tranzacții. De asemenea, există cheltuieli ce se recunosc în contabilitate ca urmare a alocării sistematice și raționale în momentul în care se așteaptă să se obțină beneficii economice viitoare, pe parcursul mai multor perioade. Spre exemplu, amortizarea imobilizărilor corporale și necorporale se înregistrează în contul de rezultate pe toată durata de folosință a activului.
În concluzie, cheltuielile se recunosc în contul de rezultate în următoarele momente:
în momentul în care sunt aferente unor venituri;
pe parcursul perioadelor, când unitatea obține beneficii economice viitoare din utilizarea unui activ;
în totalitate sau imediat ce un cost nu generează beneficii economice viitoare;
când apare o datorie fără recunoașterea unui activ (garanții pentru mărfuri vândute).
Ca urmare a modului de recunoaștere prezentat de cadrul general, putem grupa cheltuielile în:
cheltuieli sau costuri de producție, care cuprind totalitatea costurilor aferente veniturilor din vânzarea bunurilor, lucrărilor sau serviciilor și care se recunosc în contabilitate în momentul recunoașterii veniturilor;
cheltuieli sau costuri ale perioadei, ce se recunosc în contabilitate în momentul în care se fac efectiv, deoarece fie sunt determinate de active pe termen lung, fie nu sunt aferente veniturilor, și acestea se acoperă direct din rezultatul activității întreprinderii.
1.3.2.3. Standardul de contabilitate IAS 18 “Venituri din activități curente”
Veniturile trebuie evaluate în contul de rezultate la valoarea justă a mijlocului de plată primit sau de primit.
Valoarea justă este definită ca fiind „suma la care poate fi tranzacționat un activ sau decontată o datorie, de bunăvoie, între părți aflate în cunoștință de cauză, în cazul unei tranzacții la care prețul este determinat obiectiv”.
De cele mai multe ori, mijloacele de plată utilizate sunt numerarul sau echivalentele de numerar. Există însă situații în care valoarea justă nu corespunde cu valoarea tranzacției, așa cum sunt cazurile de mai jos:
În cazul în care vânzătorul acordă cumpărătorului reduceri comerciale sau rabaturi.
În cazul în care încasarea unui venit este amânată (vânzări pe credit). În acest caz, valoarea justă a mijlocului de plată poate fi mai mică decât valoarea numerarului primit sau de primit. Dacă apare o astfel de situație, diferența între valoarea justă și valoarea nominală a mijlocului de plată este recunoscută ca fiind venit din dobânzi (IAS 39 – „Instrumente financiare: recunoaștere și evaluare”).
În cazul în care bunurile sau serviciile sunt schimbate cu alte bunuri sau servicii similare ca natură și valoare, operația nu generează venit. În situația însă în care bunurile sunt vândute sau sunt cedate în schimbul altor bunuri sau servicii ce nu sunt similare, operația generează venit ce este evaluat la valoare justă a bunurilor sau serviciilor primite sau cedate, după caz.
Pentru bunurile vândute cu plata în rate, în prețul de vânzare fiind inclusă și dobânda; aceasta din urmă se înregistrează ca venit financiar (din dobânzi):
„Clienți” = %
„Venituri din vânzări”
„Venituri din dobânzi”
În situația în care în prețul de vânzare este „inclusă o sumă identificabilă pentru servicii succesive”(în cazul bunurilor vândute cu perioadă de garanție, în care sunt incluse serviciile ulterioare cu reparațiile; în cazul vânzării programelor informatice, în situația în care vânzătorul include în preț și service-ul ulterior etc.), această sumă este considerată venit în avans și se repartizează pe veniturile curente în perioadele următoare de gestiune, așa cum se prezintă mai jos:
„Clienți” = %
„Venituri din vânzăre sau din servicii”
„Venituri în avans”
În contabilitate, veniturile se recunosc în următoarele momente:
în momentul obținerii producției de active imobilizate pe termen lung;
în momentul vânzării bunurilor (IAS 18);
în momentul prestării serviciilor (IAS 18);
din utilizarea de către alte unității a activelor societății producătoare de dobânzi, dividende, redevențe.
În situația obținerii de active pe termen lung, în regie proprie, venitul se recunoaște la închiderea exercițiului financiar, chiar dacă activul nu a fost terminat și recepționat, deoarece în această situație intervine principiul contabil referitor la independența exercițiului și de reparare în timp a veniturilor și cheltuielilor. De asemenea, la terminarea activului, când acesta este recepționat și îndeplinește condițiile stipulate de IAS 16 (produce beneficii economice viitoare și poate fi evaluat corect la cost), venitul din obținerea activului este înregistrat în contabilitate, pentru valoarea cheltuielilor aferente anului în curs.
Veniturile la care sunt înregistrate activele pe termen lung obținute în regie proprie sunt egale ca valoare cu costul de obținere al acestora, adică cu costul de producție calculat conform IAS 2 – „Contabilitatea stocurilor”. Înregistrările contabile în acest caz sunt:
„Cheltuieli„ = %
„Stocuri”
„Manoperă”
„Etc.”
„Mijloace fixe „ = „Venituri din obținerea imobilizărilor”
În situația în care un activ imobilizat se fabrică pe parcursul mai multor exerciții, la sfârșitul fiecărui exercițiu se vor recunoaște cheltuielile și veniturile efectuate în cursul exercițiului, astfel:
„Cheltuieli„ = %
„Stocuri”
„Manoperă”
„Amortizări”
„Etc.”
„Active imobilizate = „Venituri din producția
în curs de execuție„ de imobilizări”
Conform principiului contabilității de angajamente, tranzacțiile și evenimentele sunt recunoscute în contabilitate atunci când acestea se produc. Pe baza acestui principiu, veniturile se recunosc în urma efectuării tranzacției, iar costurile aferente tranzacției sunt recunoscute în urma recunoașterii veniturilor. În cazul în care rămân bunuri nevândute la sfârșitul perioadei, costul acestora nu se recunoște în contul de rezultate decât în perioadele următoare, când are loc vânzarea bunurilor și când, de fapt, se recunosc veniturile. IAS 18 definește acest proces „Corespondența veniturilor cu cheltuielile”.
IAS 18 propune recunoașterea veniturilor din vânzare în următoarele condiții:
când are loc transferul riscurilor și avantajelor ce decurg din proprietatea bunurilor;
când vânzătorul nu mai deține controlul efectiv asupra bunurilor;
când veniturile și costurile tranzacției sunt evaluate în mod rezonabil.
Pe baza acestor condiții, veniturile din vânzare se recunosc, de obicei, când s-a efectuat transferul titlului de proprietate al bunului de la vânzător la cumpărător.
Există însă tranzacții în care transferul riscurilor și beneficiilor nu coincide cu transferul dreptului de proprietate sau de trecere a bunurilor în posesia cumpărătorului; în aceste cazuri, veniturile nu se recunosc.
Însă, în situația în care cumpărătorul transferă riscurile și beneficiile ce decurg din transferul dreptului de proprietate, păstrând un risc nesemnificativ în scopul asigurării recuperării sumei ce i se cuvine, atunci veniturile sunt recunoscute.
Dacă pentru vânzările de mărfuri veniturile se recunosc în contabilitate în momentul efectuării tranzacției (facturării) și simultan se recunosc și costurile tranzacției, pentru obținerea și vânzarea de produse finite problema este puțin mai complicată. Astfel, în contabilitatea românească se recunosc în contul de rezultate cheltuielile în momentul consumului și veniturile din producție în momentul obținerii, astfel:
„Cheltuieli„ = %
„Stocuri”
„Manoperă”
„Amortizări”
„Etc.”
„Produse” = „Venituri din obținere”
Ținând seama de cerințele IAS prezentate anterior, considerăm că înregistrarea veniturilor din producție (sau așa cum sunt denumite în actualul plan de conturi – „Variația stocurilor”) nu este corectă deoarece:
producția obținută este un activ care nu produce un flux de beneficii primit sau de primit care să ducă la creșterea capitalurilor;
nu este relzultatul unei tranzacții, ci este rezultatul unui proces intern de transformare, ca urmare a activității desfășurate de întreprindere;
nu corespunde definiției evaluării veniturilor, conform căreia veniturile se evaluează la valoarea justă a mijlocului de plată primit sau de primit;
producția obținută este în proprietatea întreprinderii, iar venitul nu este sigur de realizat, deoarece nu a avut loc încă nici o tranzacție;
cheltuielile trebuie conectate la venituri, deci nu este corectă nici recunoașterea cheltuielilor (costurilor) de producție în momentul obținerii producției, ci în momentul vânzării acesteia.
Argumentele în acest sens pot continua. De aceea, este indicat ca pentru reflectarea producției obținute și a veniturilor rezultate din vânzarea acestora să se adopte varianta de înregistrare utilizată de varianta anglo-saxonă, variantă ce corespunde și cerințelor IAS.
Conform acestei variante, se parcurg următoarele etape:
În momentul consumului de muncă vie și materializată nu se înregistrează cheltuielile, ci se creează un activ sub forma unui stoc în curs de execuție:
„Produse în curs = %
de execuție” „Stocuri de materii prime
și materiale”
„Manoperă”
„Amortismente”
„Etc.”
După ce produsele au trecut prin toate fazele procesului de fabricație și au devenit produse finite, se face înregistrarea:
„Produse finite” = „Produse în curs de execuție”
Astfel se evită utilizarea conturilor de cheltuieli și de venituri, acestea fiind folosite doar în momentul în care are loc tranzacția legată de vânzarea bunurilor către clienți.
La vânzarea produselor finite se recunosc efectiv veniturile și concomitent și cheltuielile:
„Clienți” = „Venituri din vânzare(la preț de vânzare)”
și concomitent:
„Cheltuieli de producție” = „Produse finite”
Utilizarea acestei variante este facilitată de contabilitatea anglo-saxonă, deoarece conturile de cheltuieli sunt prezentate pe destinații și în cadrul acestei grupări, după natura cheltuielilor.
Considerăm că și în cazul României, unde s-a adoptat varianta prezentării contului de rezultate după natura activității, este posibilă utilizarea acestei variante, deoarece întreprinderile au obligația prin lege să-și organizeze contabilitatea de gestiune și calculația costurilor. Metodele de calculație utilizate permit colectarea cheltuielilor directe pe destinații și după natura lor, și, de asemenea, a cheltuielilor indirecte, după natura acestora. Problema legată de calculul costului de producție și de astfel prea complicată. Singurul inconvenient legat de decontarea cheltuielilor este acela privind decontarea cheltuielilor indirecte de producție. În acest sens, considerăm că fiecare cheltuială indirectă trebuie repartizată asupra cheltuielilor directe în mod individual și nu în totalitatea lor.
Exemplu: O întreprindere are o singură secție de producție principală, în care se fabrică două comenzi: comanda 1, care cuprinde 100 de buc., și comanda 2, în care se fabrică 80 de buc. Din acestea se vând în luna în curs 80 de buc. Pentru comanda 1 și 70 de buc. pentru comanda 2. Situația consumurilor directe pentru comanda 1 și pentru comanda 2, precum și a consumurilor indirecte este reprezentată în tabelul 1.
Tabelul nr. 1
În costul de producție nu sunt incluse costurile de administrație, așa că acestea nu se vor repartiza. Rămân însă de repartizat cheltuielile indirecte de secție.
Repartizarea cheltuielilor indirecte de secție
1. Pentru consumul de materii prime:
% = 901 5.000.000 lei
921/A/C1 2.000.000 lei
921/A/C2 3.000.000 lei
2. Pentru materialele consumabile indirecte vom lua ca bază de repartizare cheltuielile consumabile directe, astfel:
comanda 1: 0,70588 * 400.000 = 282.352 lei
400.000 + 282.352 = 682.352 lei
comanda 2: 0,70588 * 450.000 = 317.648 lei
450.000 + 317.648 = 767.648 lei
În contabilitatea de gestiune, înregistrările sunt:
% = 901 850.000 lei
921/A/C1 400.000 lei
921/A/C2 450.000 lei
% = 923 600.000 lei
921/A/C1 282.352 lei
921/A/C2 317.648 lei
În contabilitatea financiară, înregistrările consumului de materiale consumabile sunt:
pentru cheltuielile aferente costului de producție:
Producție în curs = Materiale consumabile 1.450.000 lei
C1 682.352 lei
C2 767.648 lei
pentru cheltuielile de administrație, care în contabilitatea financiară au fost denumite cheltuieli ale perioadei, se face înregistrarea:
602 = 301 380.000 lei
„Cheltuieli cu materialele consumabile” „Materiale consumabile”
3. Pentru consumul obiectelor de inventar se pot lua ca bază de repartizare consumurile de materii prime directe, astfel:
comanda 1: 0,5 * 2.000.000 = 1.000.000 lei
comanda 2: 0,5 * 3.000.000 = 1.500.000 lei
În contabilitatea de gestiune, repartizarea consumului de obiecte de inventar pe comenzi se face:
% = 923 2.500.000 lei
921/A/C1 1.000.000 lei
921/A/C2 1.500.000 lei
În contabilitatea financiară:
înregistrarea cheltuielilor de producție:
Producție în curs = Obiecte de inventar 2.500.000 lei
C1 1.000.000 lei
C2 1.500.000 lei
cheltuielile perioadei:
603 = 303 1.200.000 lei
„Cheltuieli cu obiecte de inventar” „Obiecte de inventar”
4. Pentru contabilizarea salariilor directe și repartizarea salariilor indirecte pe costul comenzilor, baza de repartizare vor fi cheltuielile directe cu salariile, astfel:
comanda 1: 0,2222 * 10.000.000 = 2.222.222 lei
comanda 2: 0,2222 * 12.500.000 = 2.777.778 lei
Înregistrările în contabilitatea de gestiune vor fi:
% = 901 22.500.000 lei
921/A/C1 10.000.000 lei
921/A/C2 12.500.000 lei
% = 923 5.000.000 lei
921/A/C1 2.222.222 lei
921/A/C2 2.777.778 lei
În contabilitatea financiară:
cheltuielile cu salariile de producție:
Producție în curs = Personal – remunerații datorate 27.500.000 lei
C1 12.222.222 lei
C2
15.277.778 lei
cheltuielile perioadei:
641 = 421 8.000.000 lei
„Cheltuieli cu salariile” „Personal – remunerații datorate”
5. Pentru cheltuielile indirecte cu asigurările sociale se vor folosi ca bază de repartizare tot cheltuielile directe cu salariile, iar reflectarea lor în contabilitatea financiară și de gestiune este similară, cu diferența că în contabilitatea financiară se utilizează conturile corespunzătoare.
6. Pentru repartizarea cheltuielilor indirecte referitoare la întreținerea și funcționarea utilajelor – amortizare, cheltuieli cu reparațiile, servicii prestate de terți etc. – putem lua ca bază de repartizare totalitatea cheltuielilor directe, așa cum se prezintă în situația de mai jos în tabelul 2.
Determinarea costului unitar de producție
Pe baza situației de calcul a costului de producție, se poate determina costul total pentru comanda 1 și costul total pentru comanda 2. Pentru determinarea costului unitar al producției, raportăm costul total la numărul de unități fabricate, astfel:
comanda 1:
comanda 2 :
În contabilitatea financiară:
înregistrarea cheltuielilor directe și indirecte care sunt aferente costurilor de producție:
Producție în curs de execuție = % 27.201.746 lei
C1 301 „Materii prime” 2.000.000 lei
302 „Materiale consumabile” 682.352 lei
303 „Obiecte de inventar” 1.000.000 lei
421 „Personal – 12.222.222 lei
remunerații datorate”
431 „Asigurări sociale” 2.851.444 lei
431 „Asigurări sociale – c.a.s.s.” 855.556 lei
437 „Fond de șomaj” 611.111 lei
401 „Furnizori” 3.204.223 lei
281 „Amortizarea 3.774.838 lei
imobilizărilor corporale”
Producție în curs de execuție = % 34.862.004 lei
C2 301 „Materii prime” 3.000.000 lei
302 „Materiale consumabile” 767.648 lei
303 „Obiecte de inventar” 1.500.000 lei
421 „Personal – 15.277.778 lei
remunerații datorate”
431 „Asigurări sociale” 3.564.306 lei
431 „Asigurări sociale – c.a.s.s.” 1.069.444 lei
437 „Fond de șomaj” 763.889 lei
401 „Furnizori” 4.095.777 lei
281 „Amortizarea 4.825.162 lei
imobilizărilor corporale”
obținerea de produse finite se înregistrează:
345 „Produse finite” = „Producție în curs de execuție” 27.201.746 lei
C1
345 „Produse finite” = „Producție în curs de execuție” 34.864.004 lei
C2
Pentru înregistrarea cheltuielilor de administrație în contabilitatea financiară, ținem cont de faptul că acestea nu se includ în costuri, ci sunt cheltuieli ale perioadei, care se suportă direct din rezultat, iar contabilizarea lor se face:
602 = 302 380.000 lei
„Cheltuileli cu materialele consumabile” „Materiale consumabile”
603 = 303 1.200.000 lei
„Cheltuileli cu obiectele de inventar” „Obiecte de inventar”
641 = 421 8.000.000 lei
„Cheltuileli cu salariile” „Personal – remunerații datorate”
645 = % 2.826.400 lei
„Cheltuileli cu materialele consumabile” 431 „Asigurări sociale” 1.866.400 lei
431 „Asigurări sociale – c.a.s.s.” 560.000 lei
437 „Fond de șomaj” 400.000 lei
681 = 281 1.500.000 lei
„Cheltuileli cu amortizările” „Amortizarea imobilizărilor corporale”
611 = 401 2.700.000 lei
„Cheltuileli cu întreținerea și reparațiile” „Furnizori”
Vânzarea produselor
În continuare, se înregistrează vânzarea produselor la preț de vânzare de: comanda 1 – 450.000 lei/buc.; comanda 2 – 620.000 lei/buc.
comanda 1: 80 buc.* 450.000 = 36.000.000 lei
comanda 2: 70 buc.* 620.000 = 43.400.000 lei
411 „Clienți” = % 94.486.000 lei
701 „Venituri din vânzarea produselor finite”
din care:
C1 36.000.000 lei
C2 43.400.000 lei
4427 „T.V.A. – Colectată” 15.086.000 lei
Descărcarea gestiunii de produse finite
Aceasta presupune recunoașterea cheltuielilor de producție în contul de rezultate, însă cheltuielile se recunosc numai pentru producția vândută, nu și pentru cea rămasă în stoc; de aceea, este necesar să se calculeze ponderea produselor vândute în total produse.
% = 345 „Produse finite” C1 21.761.396,8 lei
601 1.600.000 lei
„Cheltuieli cu materiile prime”
602 541.881,6 lei
„Cheltuileli cu materialele consumabile”
603 800.000 lei
„Cheltuileli cu obiectele de inventar”
641 9.777.777,6 lei
„Cheltuileli cu salariile”
645 3.454.488,8 lei
„Cheltuileli cu materialele consumabile”
611 2.563.378,4 lei
„Cheltuileli cu întreținerea și reparațiile”
681 3.019.870,4 lei
„Cheltuileli cu amortizările”
% = 345 „Produse finite” C2 30.506.003,5 lei
601 2.625.000 lei
„Cheltuieli cu materiile prime”
602 671.692 lei
„Cheltuileli cu materialele consumabile”
603 1.312.000 lei
„Cheltuileli cu obiectele de inventar”
641 13.368.055,7 lei
„Cheltuileli cu salariile”
645 4.722.934,1 lei
„Cheltuileli cu materialele consumabile”
611 3.583.804,8 lei
„Cheltuileli cu întreținerea și reparațiile”
681 4.222.016,7 lei
„Cheltuileli cu amortizările”
Contul de profit și pierdere
În contul de profit și pierdere situația se prezintă astfel după vânzarea producției și decontarea cheltuielilor de producție:
D 121 „Cont de profit și pierdere” C
C1 21.761.396,8 C1 36.000.000
C2 30.506.003,5 C2 43.400.000
Profit 27.132.599,7
În situația în care s-ar fi recunoscut toate cheltuielile de producție în luna în curs, situația contului de rezultate ar fi fost:
D 121 „Cont de profit și pierdere” C
C1 27.201.746 C1 36.000.000
C2 34.864.004 C2 43.400.000
Profit 17.334.250
În concluzie, se constată că profitul calculat ținând cont de cerințele IAS 18 este mai mare și, putem spune, mai real decât în cazul recunoașterii cheltuielilor de producție în momentul obținerii produselor finite.
Stocurile trebuie evaluate la valoarea cea mai mică dintre cost și valoarea realizabilă netă.
Potrivit principiului prudenței stocurile nu trebuie reflectate în bilanț la o valoare mai mare decât valoarea recuperabilă care se poate obține prin utilizarea sau vânzarea lor. Pentru a depăși această stare se procedează la compararea costului stocurilor cu valoarea realizabilă netă reținându-se cea mai mică valoare. Costul stocurilor cuprinde toate costurile aferente achiziției și prelucrării, precum și alte costuri suportate pentru a aduce stocurile în forma și la locul în care se găsesc în prezent.
Formula privind componența costului de achiziție se prezintă după cum urmează:
Prețul de cumpărare
+ Taxele de import și alte nedeductibile (cu excepția acelora pe care întreprinderea le poate recupera de la autoritățile fiscale)
+ Costurile de transport, manipulare și alte costuri care pot fi atribuite direct achiziției de stocuri
– Reducerile comerciale (rabaturi, remize și risturne)
+ Diferențele de curs valutar care au rezultat dintr-o depreciere monetară accentuată împotriva căreia nu există nici un mijloc practic de acoperire și care afectează datorii care nu pot fi deconectate, rezultate din achiziția recentă a stocurilor)
= COST DE ACHIZIȚIE AL STOCURILOR
Formula pentru costul de producție al stocurilor de produse și producție în curs de execuție este:
Costurile de achiziție a stocurilor consumate
+ Costurile de prelucrare alcătuite din:
– Costurile cu manopera directă și asimilate manoperei (exemplu contribuțiile întreprinderii la asigurările sociale aferente manoperei directe)
– Costurile indirecte de producție (regia de producție) variabile
– Costurile indirecte de producție (regia de producție) fixe alocate în mod rațional
+ Pierderile din diferențe de curs valutar
+ Costurile îndatorării aferente producției cu ciclu lung de fabricație
= COSTUL DE PRODUCȚIE AL STOCURILOR FABRICATE
Costul stocurilor poate include alte costuri numai în măsura în care acestea reprezintă costuri suportate pentru a aduce stocurile în forma și în locul în care se găsesc în prezent cum ar fi: cheltuielile cu regia generală; costurile de proiectare a produselor destinate anumitor clienți.
Exemplu de costuri care nu trebuie incluse în costul stocurilor, ci trebuie recunoscute drept cheltuieli ale perioadei în care au survenit:
pierderile de materiale, manopera sau alte costuri de producție înregistrate peste limitele normal admise;
cheltuieli de depozitare, cu excepția cazurilor în care astfel de costuri sunt necesare în procesul de producție, anterior trecerii într-o nouă fază de fabricație;
regiile generale de administrație, care nu participă la aducerea stocurilor în forma și în locul în care se găsesc în prezent;
costuri de desfacere.
Tehnicile de măsurare a costurilor.
Pentru activitatea de producție se utilizează metoda cost standard iar pentru activitatea de comerț cu amănuntul metoda prețului cu amănuntul.
Tratamente contabile formulate conform Ordinului nr. 94/2001 de Ministerul de Finanțe:
Un activ, respectiv o datorie, se recunoaște numai atunci când:
este posibil ca acesta să aducă întreprinderii beneficii economice viitoare, respectiv să genereze ieșirea acestora;
costul său poate fi evaluat în mod credibil.
Fiecare întreprindere va utiliza raționamentul profesional pentru a evalua nivelul sub care un element nu trebuie să fie prezentat în bilanț, ci trecut în contul de profit și pierdere. De asemenea, raționamentul profesional trebuie utilizat și la luarea deciziei referitoare la necesitatea înregistrării activelor în categorii separate sau într-o singură categorie comună.
În conformitate cu prevederile art. 7 și 9 din Legea contabilității nr 82/1991 republicată pentru evaluarea elementelor din bilanț se stabilesc următoarele reguli:
1. la data intrării în patrimoniu bunurile se evaluează și se înregistrează în contabilitate la valoarea de intrare, denumită valoare contabilă, care se stabilește astfel:
bunurile reprezentând aport la capitalul social, la valoarea de aport stabilită în urma evaluării efectuate potrivit legii în funcție de prețul pieței, utilitatea starea și amplasarea acestora;
bunurile obținute cu titlu gratuit la valoarea de utilitate stabilită în funcție de prețul pieței starea și amplasarea acestora;
Valoarea de aport și respectiv de utilitate se substituie costului de achiziție;
bunurile procurate cu titlu oneros la valoarea de achiziție denumită cost de achiziție;
bunurile produse în unitatea patrimonială la costul de producție.
Activele dobândite prin schimb cu alte active se înregistrează la valoarea justă a activelor primite în schimb.
Costul de achiziție al unui bun este egal cu prețul de cumpărare plus taxele nerecuperabile, cheltuielile de transport, aprovizionare și alte cheltuieli accesori necesare pentru punerea în stare de utilitate sau intrarea în gestiune a bunului respectiv.
2. evaluarea elementelor patrimoniale cu ocazia inventarierii se face la valoarea actuală a fiecărui element, denumită și valoare de inventar, stabilită în funcție de utilitatea bunului, starea acestuia și prețul pieței.
3. la închiderea exercițiului elementele se evaluează și se reflectă în bilanțul contabil la valoarea de intrare în patrimoniu, respectiv valoarea contabilă pusă de acord cu rezultatele inventarierii.
În acest scop valoarea de intrare sau contabilă se compară cu valoarea stabilită pe baza inventarierii astfel:
pentru elementele de activ diferențele constatate în plus între valoarea de inventar și valoarea de intrare nu se înregistrează în contabilitate, aceste elemente menținându-se la valoarea lor de intrare. Diferențele constatate în minus între valoarea de inventar stabilită la inventariere și valoarea de intrare a elementelor de activ se înregistrează în contabilitate pe seama amortizării, în cazul când deprecierea este ireversibilă sau se constituie un provizion pentru depreciere, atunci când deprecierea este reversibilă, aceste elemente menținându-se, de asemenea, la valoarea lor de intrare;
pentru elementele de pasiv de natura datoriilor diferențele constatate în minus între valoarea de inventar și valoarea de intrare nu se înregistrează în contabilitate, aceste elemente menținându-se la valoarea lor de intrare. Diferențele constatate în plus între valoarea stabilită la inventariere și valoarea de intrare a elementelor de pasiv de natura datoriilor se înregistrează în contabilitate prin constituirea unui provizion, aceste elemente menținându-se, de asemenea, la valoarea lor de intrare.
La fiecare dată a bilanțului:
elementele monetare exprimate în valută trebuie raportate utilizându-se cursul de închidere. Diferențele de curs valutar, favorabile sau nefavorabile, se înregistrează la venituri sau cheltuieli, după caz;
elementele nemonetare trebuie raportate utilizându-se cursul de schimb de la data efectuării tranzacției;
elementele nemonetare înregistrate la valoarea justă exprimate în valută trebuie raportate utilizându-se de schimbul existent în momentul determinării valorilor respective;
4. la data ieșirii din patrimoniu sau la darea în consum, bunurile se evaluează și se scad din gestiune la valoarea lor de intrare.
Recunoașterea veniturilor
Cel mai important aspect cu privire la recunoașterea unui venit este acela al determinării momentului când acesta trebuie recunoscut.
Veniturile sunt recunoscute atunci când s-a produs o creștere de avantaje economice viitoare, generate de o creștere a activelor sau de o diminuare a datoriilor, iar aceasta poate fi evaluată în mod credibil.
Veniturile proprii stocurilor sunt:
1. Veniturile aferente exercițiului curent, constatate cu ocazia transferării dreptului de proprietate, a căror mărime este definitiv stabilă. Ele se contabilizează în cursul exercițiului în contul de venituri din exploatare în corespondență cu conturile din clasa 7.
411 „Clienți” = %
707 „ Venituri din vânzarea
mărfurilor”
4427 „T.V.A. – Colectată”
2. Veniturile obținute de întreprindere care aparțin exercițiului curent dar a căror mărime nu este definitiv stabilă. Acestea sunt venituri de primit (stocurile livrate fără factură).
3. Veniturile a căror mărime este definitiv stabilită dar care nu pot aparține exercițiului curent. Acestea sunt venituri înregistrate în avans. Exemplu, stocurile contabilizate pe baza documentelor întocmite (factură, chitanță) fară ca bunurile să fie livrate.
Exemplu: La sfârșitul exercițiului N societatea S.C.D.M.A.I. „UNIREA” S.A. întocmește factură pentru vânzarea unor mărfuri societății "Alfa" S.A., fără ca marfa să fie livrată, în următoarele condiții: preț de vânzare 1.000.000 de lei, T.V.A. 19%, costul mărfii facturate este de 700.000 lei. În ianuarie N+1 livrează marfa și o scade din gestiune.
Înregistrarea facturii fiscale întocmită fără ca produsele finite să fie livrate.
411 "Clienți" = % 1.190.000 lei
472 „ Venituri înregistrate 1.000.000 lei
în avans”
4427 „T.V.A. – Colectată” 190.000 lei
Înregistrarea în N+1 a veniturilor curente din vânzarea mărfii facturate în decembrie N.
472 „ Venituri = 707” Venituri din vânzarea 1.000.000 lei
înregistrate în avans” mărfurilor”
Scăderea din gestiune în ianuarie N+1 a mărfii livrate.
711 „Variația = 371 „Mărfuri” 1.000.000 lei
stocurilor”
Noma I.A.S. 18 indică ansamblul condițiilor care trebuie îndeplinite pentru a recunoaște un venit.
Pentru vânzarea de bunuri condițiile care trebuie satisfăcute sunt:
societatea a transferat la cumpărător principalele riscuri și avantaje interne proprietății;
societatea nu mai gestionează bunurile vândute la nivelul la care ar fi făcut-o, în mod normal și nu mai are controlul efectiv al bunurilor cedate;
mărimea veniturilor poate fi evaluată în mod rezonabil;
este posibil ca avantajele viitoare asociate operației să fie în beneficiul întreprinderii;
costurile tranzacției pot fi evaluate în mod rezonabil.
În cele mai multe cazuri, transferul riscurilor și beneficiilor coincide cu transferul drepturilor de proprietate sau cu livrarea (trecerea bunului în posesia cumpărătorului) dar sunt și excepții ca în cazurile următoare:
când vânzătorul rămâne obligat din cauza unei execuții nesatisfăcătoare, neacoperită prin clauza privind garanția;
când primirea veniturilor dintr-o anumită vânzare de bunuri este subordonată revânzării bunurilor în cauză de către cumpărător;
când bunurile trebuie să fie instalate, iar instalarea reprezintă o parte semnificativă a contractului și nu a fost încă înfăptuită de către vânzător;
când cumpărătorul are dreptul să returneze bunurile cumpărate pentru un motiv precizat în contractul de vânzare, iar vânzătorul nu este sigur de probabilitatea returnării acestuia.
În toate aceste cazuri, tranzacțiile nu constituie o vânzare și nu este contabilizat nici un venit întru-cât întreprinderea păstrează riscurile semnificative ale proprietății.
Dacă însă întreprindere păstrează doar un risc nesemnificativ aferent proprietății, atunci tranzacția reprezintă o vânzare și veniturile sunt recunoscute.
De exemplu, vânzarea mărfurilor cu amănuntul, cu clauză de returnare a bunurilor dacă clientul nu este multumit.
O astfel de clauză nu este un impediment pentru recunoașterea unui venit în momentul vânzării, deoarece se presupune că vânzătorul poate estima suficient de sigur veniturile viitoare și recunoașterea posibilității returnării pe baza experienței anterioare și a altor factori relevanți. În acest caz este suficient să se constituie un provizion.
Exemplu: Cifra de afaceri a unei societăți de vânzare prin corespondență este de 10.000.000 lei. Cota procentuală a producției returnate, calculată potrivit statisticilor este de 5%, marja brută este de 10% din prețul de vânzare. Provizionul constituit la vânzare în contul returnărilor previzibile este de: 10.000.000 lei * 5% – 10% = 450.000 lei. Pe măsura efectuării returnărilor, provizionul constituit va fi reintegrat la rezultat.
Societatea S.C.D.M.A.I. „UNIREA” S.A. a vândut în exercițiul N mărfuri cu amănuntul cu clauză de returnare la preț de vânzare exclusiv T.V.A. de 2.000.000 lei; T.V.A. 19%, adaos comercial 10%, iar clientul a returnat mărfurile la prețul de vânzare de 100.000 lei.
Constituirea provizionului la 1.1.N.
6814 = 397 450.000 lei
“Cheltuieli de exploatare privind „Provizioane pentru deprecierea mărfurilor”
provizioane pentru deprecierea activelor circulante”
Vânzarea mărfurilor cu amănuntul prin corespondență cu clauză de returnare.
411 “Clienți” = % 2.380.000 lei
707 „Venituri din vânzarea mărfurilor” 2.000.000 lei
4427 „T.V.A. – Colectată” 380.000 lei
Scăderea din gestiune.
Costul mărfurilor vândute = 1.818.200 lei, T.V.A. neexigibilă aferent mărfurilor vândute = 380.000 lei.
% = 371 „Mărfuri” 2.380.000 lei
607 „Cheltuieli privind mărfurile” 1.818.200 lei
378 „Diferențe de preț la mărfuri” 181.800 lei
4428 „T.V.A. – Neexigibilă” 380.000 lei
Încasarea mărfurilor vândute.
5121 “Conturi = 411 „Clienți” 2.380.000 lei
la bănci în lei”
Returnarea mărfurilor de la clienți la preț cu amănuntul.
371 „Mărfuri” = % 119.000 lei
607 ”Cheltuieli privind mărfurile” 90.910 lei
378 „Diferențe de preț la mărfuri” 9.090 lei
4428 „T.V.A. – Neexigibilă” 19.000 lei
Anularea vânzării cu amănuntul.
% = 411 „Clienți” 119.000 lei
707 „ Venituri din vânzarea 100.000 lei
mărfurilor”
4427 „T.V.A. – Colectată” 19.000 lei
Restituirea clienților a contravalorii mărfurilor returnate.
411 „Clienți” = 5311 „Casa în lei” 119.000 lei
Anularea provizionului.
397 „Provizione = 7814 „Venituri din provizioane 450.000 lei
pentru deprecierea mărfurilor” pentru deprecierea activelor circulante”
Recunoașterea cheltuielilor
Cheltuielile se recunosc atunci când se produce o reducere a avantajelor economice viitoare, generate de o diminuare de active sau de o creștere de datorii și reducerea poate fi evaluată în mod credibil.
Cheltuielile trebuie recunoscute în același moment în care a avut loc modificarea respectivă: la intrarea în posesie a dreptului de proprietate asupra bunului; la constatarea diminuării costurilor stocurilor.
Categoriile de cheltuieli specifice stocurilor sunt:
1. Cheltuielile aferente exercițiului curent, constatate cu ocazia transferării dreptului de proprietate, a căror mărime este definitiv stabilă. Ele se contabilizează în cursul exercițiului în contul de cheltuieli din exploatare în corespondență cu conturile din clasa 3.
2. Cheltuielile întreprinderii care aparțin exercițiului curent dar a căror mărime nu este definitiv stabilă. Acestea sunt cheltuieli de plătit.
3. Cheltuielile a căror mărime este definitiv stabilă dar care nu pot aparține exercițiului curent. Acestea sunt cheltuieli înregistrate în avans. Exemplu, stocurile contabilizate pe baza documentelor întocmite (factură, chitanță) fară ca bunurile să fie livrate.
Exemplu: La sfârșitul exercițiului N societatea S.C.D.M.A.I. „UNIREA” S.A. înregistrează factura pentru achiziția unor mărfuri de la societatea „Alfa” S.A. , fară ca marfa să fie livrată în următoarele condiții: preț de achiziție 1.000.000 lei, TVA 19%. În ianuarie N+1 primește marfa. Înregistrarea facturii fiscale fără ca marfa să fie primită.
% = 401 „Furnizori” 1.190.000 lei
471 “Cheltuieli înregistrate 1.000.000 lei
în avans”
4426 „T.V.A. – Deductibilă” 190.000 lei
Înregistrarea în N+1 a cheltuielilor curente din achiziția mărfii înregistrate în decembrie N.
371 „Mărfuri” = 471 „Cheltuieli înregistrate 1.000.000 lei
în avans”
Cheltuielile aferente stocurilor pot fi recunoscute în următoarele situații:
1. când stocurile sunt vândute, valoarea lor contabilă trebuie recunoscută ca o cheltuială în perioada în care a fost recunoscut venitul corespunzător.
Exemplu: Societatea S.C.D.M.A.I. „UNIREA” S.A. vinde mărfuri la prețul de 1.000.000 lei, TVA 19%, costul standard al mărfii, 800.000 lei, diferențe de preț nefavorabile 20.000 lei.
Vânzarea mărfii.
411 „Clienți” = % 1.190.000 lei
707 „Venituri din vânzarea 1.000.000 lei
mărfurilor”
4427 „T.V.A. – Colectată” 190.000 lei
Scăderea din gestiune.
711 = % 820.000 lei
„Variația stocurilor” 371 „Mărfuri” 800.000 lei
378 „Diferențe de preț 20.000 lei
la mărfuri”
2. când a avut loc o diminuarea a costului stocurilor până la nivelul valorii realizabile nete ca urmare a deprecierilor.
Exemplu: Societatea S.C.D.M.A.I. „UNIREA” S.A. are următoarea situație a stocurilor de mărfuri:
– până la 31.12.2003 – valoare contabilă 1.000.000 lei
– valoare de inventar 850.000 lei
– la 31.12.2003 – valoare contabilă 1.200.000 lei
– valoare de inventar 1.100.000 lei
Calcularea și recunoașterea diminuării valorii stocurilor la 31.12.2002.
– valoare contabilă 1.000.000 lei
– valoare inventar 850.000 lei
– provizion 150.000 lei
6814 = 397 150.000 lei
“Cheltuieli de exploatare privind „Provizioane pentru deprecierea mărfurilor”
provizioanele pentru deprecierea
activelor circulante”
Calcularea și regularizarea provizionului la 31.12.2003.
– valoare contabilă 1.200.000 lei
– valoare inventar 1.100.000 lei
– provizion necesar 100.000 lei
– provizion existent 150.000 lei
– diminuare provizion 50.000 lei
397 = 7814 50.000 lei
„Provizioane pentru „Venituri din provizioane pentru deprecierea
deprecierea mărfurilor” activelor circulante”
3. când a avut loc o pierdere de stocuri (stocurile a căror perioadă de garanție a expirat, fără posibilități de valorificare, stocuri deteriorate). Costul acesta este recunoscut ca o cheltuială în momentul în care s-a constatat pierderea.
Exemplu: La 31.12.2002 societatea S.C.D.M.A.I. „UNIREA” S.A. a constatat stocuri a căror perioadă de garanție a expirat, costul de achiziție a fost de 300.000 lei.
658 = 371 „Mărfuri” 300.000 lei
„Alte cheltuieli din exploatare”
4. când a avut loc o alocare de stocuri altor active (stocul folosit drept componentă pentru o imobilizare corporală construită în regie proprie). O astfel de cheltuială este recunoscută pe parcursul duratei de viață a acelui activ.
Exemplu: Societatea S.C.D.M.A.I. „UNIREA” S.A. construiește în regie proprie o instalație de lucru. Suma totală a cheltuielilor de producție este de 10.000.000 lei, din care materii prime 7.000.000 lei, salarii 3.000.000 lei. În decembrie 2003 se recepționează instalația, a cărei durată de viață este de 5 ani.
Înregistrarea cheltuielilor aferente lui 2003.
231 „Imobilizări corporale = % 10.000.000 lei
în curs” 301 „Materii prime” 6.000.000 lei
421 „Personal- salarii datorate” 4.000.000 lei
Recunoașterea activelor imobilizate în 2003 la nivelul costului de producție.
213 = 231 10.000.000 lei
„Instalații tehnice, mijloace „Imobilizări corporale în curs”
de transport, animale și plantații”
Capitolul 2
Organizarea contabilității financiare a stocurilor de mărfuri
2.1. Prezentarea S.C.D.M.A.I. “UNIREA” S.A. (obiect de activitate, structura organizatorică, organizarea activității financiar-contabile)
S.C.D.M.A.I. “UNIREA” S.A. este persoană juridică română, constituită în baza H.G. nr.1040/25/09/1990.
Având ca OBIECT PRINCIPAL DE ACTIVITATE desfacerea cu amănuntul de produse industriale, activitatea acesteia s-a desfășurat cu respectarea prevederilor legislației române specifice domeniului de activitate, a prevederilor Legii nr. 31/1990 și a celor cuprinse în actul constitutiv al societății.
CAPITALUL SOCIAL subscris vărsat, în sumă de 52.073.025 mii lei, nu s-a modificat în cursul exercițiului financiar 2003 și este divizat în 2.082.921 acțiuni cu o valoare nominală de 25.000 mii lei pe acțiune.
Evidența acțiunilor și acționarilor este ținută în condițiile legii, de către REGISTRUL ROMÂN AL ACȚIONARILOR, cu care s-a încheiat contract de prestări servicii nr. 3054/17.03.2001.
La data de 28.03.2003 structura acționariatului se prezintă astfel:
1. S.C. NOVS TRADE: 46.439 %
2. A.P.A.P.S. (F.P.S.): 19.000 %
3. S.I.F. MUNTENIA: 9.063 %
4. BROADHURST INVEST. LTD.: 11.488 %
5. ALȚI ACȚIONARI: 14.010 %
Societatea comercială S.C.D.M.A.I. “UNIREA” S.A. a fost reorganizată în temeiul Legii nr.15/1990 privind reorganizarea unităților economice de stat în regii autonome și societăți comerciale și al Legii nr. 5/1990 privind administrarea județelor, municipiilor, orașelor și comunelor, prin Decizia nr. 1071 din octombrie 1999 emisă de Primăria Municipiului București.
La înființare, S.C.D.M.A.I. “UNIREA” S.A. are, conform deciziei nr. 1071, ca obiect de activitate contracararea, comercializarea mărfurilor alimentare și nealimentare din producția internă și din import, prestări servicii, import-export.
Societatea este înregistrată în Registrul Comerțului cu nr. J40/140/01.08.1991, cu sediul în București, sector 3, Piața Unirii, nr. 1.
INAUGURAT în anul 1976 și extis în anul 1986, magazinul “UNIREA” este cel mai mare magazin de desfacere a mărfurilor cu amănuntul din țară și al treilea din Europa.
AMPLASAT facil în inima Bucureștiului, la km 0 al capitalei, acesta este vizitat zilnic de mii de cumpărători efectivi sau potențiali.
Fiind construit la intersecția principalelor artere de circulație: Magistrala Nord-Sud, Bulevardul 1848, Bulevardul George Coșbuc și Splaiul Unirii, la acest magazin se poate ajunge cu ușurință din orice punct al capitalei. Prin forma sa arhitecturală inedită, construcția magazinului “UNIREA” îmbogățește și înfrumusețează peisajul comercial al capitalei. Suprafața comercială înainte de extinderere (1986) era de 21.000 mp. Prin extindere situația acestor spații s-a îmbunătățit atât în ce privește mărimea suprafețelor comerciale cât și a fluxurilor tehnologice legate de vehicularea pe verticală.
Acest ansamblu este astfel conceput încât oferă cumpărătorilor chiar de la intrare, un aspect modern, completat pretutindeni de bunul gust dovedit în amenajarea și decorarea spațiilor comerciale, ceea ce asigură o ambianță primitoare.
Astăzi magazinul “UNIREA” dispune de o suprafață totală de aproximativ 77.000 m.p., care prezintă următoarea utilitate:
Această suprafață este compusă în principal din trei corpuri:
1 .CORPUL CENTRAL (EXISTENT)
Suprafața comercială totală 21.145 m.p.
Sala de vânzare 16.245 m.p.
Spații recepție marfă 640 m.p.
Spații sortare, pregătirea mărfurilor 4.260 m.p.
% spații recepție, sortare, pregătire 23.2 %
2.CORPUL SPLAI (ARIPA DREAPTĂ)
Spații recepție marfă 1.318 m.p.
Spații sortare, pregătirea mărfurilor 4.932 m.p.
% spații recepție, sortare, pregătire 34.2 %
3.CORPUL CĂLĂRAȘI (ARIPA STÂNGĂ)
Suprafața comercială totală 12.215 m.p.
Spații recepție marfă 7.612 m.p.
Spații sortare, pregătirea mărfurilor 638 m.p.
% spații recepție, sortare, pregătire 37.7 %
În acest magazin de desfacere a mărfurilor cu amănuntul se comercializează întregul sortiment de marfă pentru textile-încălțăminte, metalo-chimice, alimentar, asfel:
fiecare etaj este specializat pe o anumită grupă de mărfuri, pe grupe de vârstă sau sexe;
fiecare raion este optim amplasat, personalizat, asfel încât cumpărătorul să se poată orienta rapid iar alegerea făcută să fie cea dorită;
Sistemele de vânzare practicate sunt:
autoservirea;
alegerea liberă, pe bază de expoziție, sau cu vânzător, alese în funcție de grupa de marfă care se comercializează, cere:
gama largă de servicii de bază sau suplimentare, specifice nevoii căreia i se adresează oferta magazinului, toate asigurând un înalt nivel de calitate și siguranță;
personalul care deservește cumpărătorii din acest magazin își dorește sincer ca “fiecare dorință să devină realitate”;
prezența multor firme de renume național și internațional, care oferă produse și servicii de calitate superioară, într-un cadru ambiental deosebit.
În magazinul “UNIREA” mărfurile sunt organizate după modelul – în formă liberă, care creează o atmosferă plăcută, presupunând aranjarea mobilierului de etalare și a culoarelor într-un model de flux liber. Sunt utilizate o varietate de mărimi, forme, și stiluri de piese de mobilier pentru etalare precum și echipamente aranjate într-un aranjament informal, neechilibrat, fapt ce creează un cadru ambiental lesnicios de parcurs, mărind timpul pe care cumpărătorii sunt dispuși să-l petreacă în magazin și, implicit, volumul cumpărăturilor (planificate și neplanificate).
Magazinul “UNIREA” asigură aprovizionarea cumpărătorilor cu o gamă largă și variată de mărfuri, de la ață și nasturi în cele mai diferite forme și culori până la confecții, încălțăminte și articole de galanterie, de la produse alimentare, articole electrotehnice și electrocasnice până la cele mai fine porțelanuri, cristaluri, produse unicat, articole de serie mică precum și exclusivități.
Gama sortimentală de mărfuri, ce definește oferta din cadrul magazinului “UNIREA”, se definește prin prisma a trei dimensiuni și anume:
varietatea gamei sortimentale adică numărul de linii (grupe) diferite de mărfuri pe care un detailist îl oferă cumpărătorilor;
lărgimea sortimentală, adică numărul diferitelor stiluri, culori, mărimi, pentru o linie de produse;
adâncimea sortimentului care este dată de numărul de articole și referințe stocate, pe diferite variante ale lărgimi, cu cât alegerea este mai importantă cu atât sortimentul este mai profund.
Modernizarea complexului a început la sfârșitul anului 1999, moment care a coincis și s-a identificat cu o echipă managerială nouă. Noua politică de administrare a avut în vedere închirierea spațiilor comerciale, astfel magazinul “UNIREA” este un complex de magazine cu propria lor personalitate.
SUBSOLUL, este rezevat preponderent desfacerii produselor alimentare (80 %), perisabile și neperisabile, și într-o mică măsură celor nealimentare (20 %) dar de cerere fregventă, însoțite de o gamă restrânsă de servicii. Accesul este asigurat atât din interiorul magazinului cât și direct din stradă printr-un culoar care face legatură cu pasajul pietonal subteran.
Supermarketul deja bine cunoscut “LA FOURIMI”, pune la dispoziția cumpărătorilor: produse de măcelarie din carne de vită, mânzat, oaie, porc; mezeluri și brânzeturi pentru cele mai rafinate gusturi; preparate din pește, crustacee, articole de băcănie, de patiserie, lactate; legume și fructe proaspete sau conservate; băuturi alcoolice și răcoritoare; produse zaharoase și cafea; articole de menaj; ziare, reviste; flori și semințe pentru flori; detergenți, produse chimice utilizate în gospodărie; prăjituri, torturi și alte produse de cofetărie, toate într-o gamă foarte diversificată. Linia modernă de autoservire și prezentarea preambalată a mărfurilor fac posibilă o aprovizionare rapidă și de calitate.
PARTERUL, find ușor accesibil, cuprinde raioanele cu cele mai solicitate mărfuri și servicii sau cele care comercializează produse de excepție, unicate.
Aici se găsesc etalate arhitectural, deschis sau închis, produse cum sunt: articole de cosmetice și parfumerie în sortimente bogate pentru satisfacerea tuturor exigențelor; bijuterii din aur, argint, cu sau fără monturi de pietre prețioase sau semiprețioase, gablontzuri; obiecte de artă, ceasuri de mână și de perete, ceasuri deșteptătoare, de mărimi și forme variate, stilouri de toate tipurile; articole de marochinărie, galanterie, basmanterie, lenjerie intimă de calitate superioară; porțelanuri, cristaluri de cea mai fină calitate; papetărie, produse fotografice; mici decorațiuni interioare, de mare efect, valoroase sau mai puțin valoroase; casete, CD-uri, înregistrate sau neînregistrate, de calitate superioară; produse de artizanat specifice țării noastre sau altor culturi; articole și trusouri din cele mai diverse țesături pentru nou născuți.
Tot la parterul magazinului renumitetele firme “MC’ DONALD’S”, K.F.C. „KENTCHUKY” își oferă serviciile fast-food deja binecunoscute și apreciate de numeroși consumatori; băncile „PIRAEUS” și „RAIFFEISEN” BANK vin în întâmpinarea clienților cu o gamă largă de servicii; laboratoarele foto „KODAK” și „FUJI” sunt prezente cu oferta lor de sevicii fotografice; casele de schimb valutar oferă soluții pentru cei care doresc să-și schimbe valuta; punct farmaceutic; centru de estetică; telefonie mobilă.
ETAJUL I, reunit sub denumirea “LADY’S FASHION HOUSE” cuprinde raioane specializate pentru femei, adolescente, copii, tineret. De aici pot fi cumpărate “alegând pe viu”: confecțiile dorite pentru dimineață, pentru amiază sau pentru seară: taioare, fuste, bluze, rochii, pantaloni, jachete, pardesie, paltoane, cu o croială modernă, elegantă, pentru toate vârstele; încălțăminte de damă și de copii; lenjerie, articole de marochinărie.
ETAJUL II, “MEN’S CLUB”, oferă o gamă diversificată de confecții, tricotaje, articole sport, articole de marochinărie și încălțăminte pentru bărbați, raionate și etalate cu mult bun gust.
ETAJUL III, “ELECTROCENTER”, sunt reunite produse electronice, electrocasnice, instalații tehnico-sanitare, tehnică de calcul, echipamente de ventilație, module de bucătării.
Pe o suprafață de 3.600 m.p. sunt reunite firme importante ca „PANASONIC”, „SONY”, „GERMANOS”, „ALTEX”, „DOMO”, firme care invită cumpărătorii în acest univers al produselor electrocasnice, electronice și al tehnicii de calcul.
Marea schimbare va fi în cadrul ETAJULUI IV, unde se vor dezvolta activități generatoare de atmosferă. Ele vor defini profilul noului “FOOD & ENTERTAINEMENT COURT”, ceea ce va însemna un complex de restaurante tip fast-food și fast-meal cu o varietate de produse culinare și, bineînțeles, nenumărate spații de petrecere a timpului liber: săli de jocuri electronice, video, biliard, bowling etc.
Pentru viitor, vor continua lucrările de modernizare în corpurile Central și Splai, iar sfârșitul anului 2001 a însemnat aducerea la același standard a unei suprafețe de circa 40.000 m.p., adică modernizarea tuturor căilor de acces prin realizarea noilor pavimente din gresie de trafic intens. Lucrările sunt realizate în tot corpul Central, mai puțin etajul IV, iar ele vor continua și în aripa Splai.
Pe termen mai lung se are în vedere construirea unei parcări supraterane cu o capacitate de 1.200 de locuri.
Prezentarea structurii organizatorice a magazinului “UNIREA”
Structura organizatorică a magazinului “UNIREA” se prezintă:
În subordinea Directorului general:
Director comercial;
Director economic;
Compartimente specializate;
Serviciul C.F.I. având în subordine biroul revizori
Compartimentul Strategie – Dezvoltare
Oficiul Juridic
Serviciul Organizarea Muncii, Personal, Salarizare
Serviciul Administrativ
Serviciul Tehnic, Organizarea Rețelei
Serviciul Investiții
Serviciul Contracte, Închirieri, Asocieri.
Directorul general – coordonează și controlează întreaga activitate a societății.
Directorul comercial – urmărește asigurarea fondului de marfă necesar cât și folosirea deplină a capacității de desfacere, buna servire a clientului. În subordinea directorului comerciaial se află:
Serviciul Comercial Metalo – Chimice;
Serviciul Comercial Alimentar și Alimentație Publică;
Serviciul Comercial Confecții – Tricotaje;
Serviciul Comercial Încălțăminte – Textil.
Toate serviciile comerciale au în subordine depozitele de repartizare și raioanele de desfacere specializate pe tipuri de mărfuri (industriale și alimentare). Activitatea în magazinul “UNIREA” se desfășoară pe trei tronsoane.
La subsolul magazinului se află depozitele de repartizare (încălțăminte, confecții, metalo-chimice) cât și raioanele cu profil alimentar.
Orice operație economică se consemnează în momentul efectuării ei într-un înscris care stă la baza înregistrării în contabilitate, dobândind calitatea de document justificativ.
Toate documentele primare se predau la serviciile comerciale, unde are loc verificarea din punct de vedere al formei (legalitate, realitate, oportunitate) cât și al calculului matematic.
Directorul economic – conduce, controlează și coordonează întreaga activitate economico – financiară. În subordinea lui se află: Serviciul contabilitate, Serviciul Financiar, Oficiul de Calcul.
Între aceste birouri și servicii există o strânsă colaborare.
ORGANIGRAMA S.C.D.M.A.I. “UNIREA” S.A.
Organizarea generală a contabilității financiare și a compartimentului financiar-contabil
În sfera organizării și conducerii contabilității s-a urmărit respectarea întocmai a obligațiilor ce decurg din aplicarea Legii Contabilității nr. 82/1991 cu modificările și completările ulterioare, precum și a celorlate acte normative în domeniu.
O preocupare permanentă au constituit-o următoarele probleme, considerate prioritare:
realizarea obligațiilor prevăzute de lege privind organizarea și conducerea corectă și la zi a contabilității;
respectarea principiilor contabilității, respectiv a prudenței, permanenței metodelor, continuității activității, independenței exercițiului, intangibilității bilanțului de deschidere, necompensării;
înregistrarea corectă a documentelor legal întocmite privind operațiunile economico-financiare referitoare la exercițiul financiar expirat;
respectarea regulilor și metodelor contabile prevăzute de reglementările în vigoare, exercitarea eficientă a controlului preventiv;
respectarea regulilor de întocmire a bilanțului contabil anual, asigurându-se ca posturile înscrise în bilanț să corespundă cu datele înregistrate în balanța de verificare a conturilor sintetice, iar acestea să fie puse de acord cu situația reală a elementelor patrimoniale stabilite pe baza inventarului;
inventarierea generală a patrimoniului, valorificarea rezultatelor și reflectarea corespunzătoare a acestora în bilanțul contabil anual;
reflectarea, în mod fidel, în contul de profit și pierderi, a veniturilor, cheltuielilor și rezultatelor financiare ale perioadei de raportare;
depunerea la termenele stabilite de lege a situațiilor financiar-contabile intermediare;
stabilirea și onorarea la termen a tuturor obligațiilor fiscale ale societății.
Directorul economic – conduce, controlează și coordonează întreaga activitate economico-financiară. În subordinea lui se află:
serviciul contabilitate;
serviciul financiar.
Organigrama Compartimentului Financiar – Contabilitate
SERVICIUL FINANCIAR
În cadrul serviciului financiar își desfășoară activitatea un număr de 6 persoane.
1. Șef serviciu financiar – controlează și îndrumă întreaga activitate a serviciului financiar urmărind în principal:
verificarea documentelor primare și înregistrarea operațiunilor ocazionate de o serie de cheltuieli social-culturale făcute de societate (cadouri , bilete de odihnă);
întocmește lunar nota contabilă privind investițiile pe baza facturilor emise de constructor etc. și dispune plata lucrărilor executate;
referitor la operațiunile de plată prin bancă acestea trebuie supuse controlului șefului serviciului financiar, iar în ceea ce privește operațiunile de încasări și plăți prin casieria centrală se vor face numai pe bază de dispoziții de încasare, respectiv plată, emise de serviciul financiar;
referitor la activitatea casieriei centrale, controlează și îndrumă activitatea privitor la preluarea sumelor rezultate din vânzare, pe baza monetarelor, evidențierea lor corectă în documente, gestionarea și predarea lor la bancă. O dată pe lună se face o verificare la caseria centrală pe bază de proces verbal, urmărind existența sumelor evidențiate în registrul de casă și a altor valori;
împreună cu serviciul contabilitate și alte compartimente implicate va asigura efectuarea vărsămintelor la termenele legale stabilite: vărsăminte lunare (fond pentru sănătate, fond pentru pensii, impozit pe profit, impozit pe salarii, C.A.S., șomaj, pensie suplimentară, fond de risc și accident); vărsăminte trimestriale, vărsăminte semestriale, vărsăminte anuale ( dividende etc.);
împreună cu directorul economic și în colaborare cu celelalte servicii întocmește bugetul de venituri și cheltuieli;
coordonează și îndrumă operațiunile privind evidențierea corespunzătoare a popririlor, reținerea și virarea lor la termenele stabilite, urmărirea debitorilor și încasarea debitelor, lichidarea creditorilor, reținerea garanțiilor materiale și restituirea lor când este cazul;
completează semestrial și respectiv anual în anexele din bilanț, datele ce privesc serviciul financiar salarii, impozite și taxe privind salariile etc.
întocmește lunar „Declarația de impozit” a impozitului pe profit și ordinul de plată pentru virarea acestuia;
la sfârșitul anului face repartizarea profitului net pe destinațiile legate după constituirea fondului de rezervă.
2. Economist cu următoarele atribuții:
primește zilnic de la celelalte compartimente factura către diverși beneficiari, furnizori de marfă, etc. Urmărește ca acestea să fie corect întocmite și să conțină denumirea beneficiarului, contul, banca, denumirea mărfii, fișa de recepție cu care s-a primit marfa, semnătura șefului de compartiment și a directorului și verifică ordinele de plată întocmite în baza facturilor;
ține evidența ordinelor de plată emise de magazinul “UNIREA”, primește zilnic extrasul de cont de la bancă pentru contul curent al societății, verifică actele anexate;
întocmește centralizatorul lunar pentru încasări și plăți, în baza cărora întocmește la sfârșitul lunii notele contabile;
sesizează casierului central minusurile de numerar care apar la depunerea numerarului în bancă, iar acesta stabilește persoanele ce se fac vinovate și cărora li se vor imputa sumele respective;
ține locul șefului de serviciu.
3. Economist cu următoarele atribuții:
eliberează biletele la ordin emise de societate și anunță termenul de decontare al acestora;
întocmește facturile pentru asistența medicală la societățile cu care s-au încheiat convenții și urmărește încasarea acestora;
ține evidența plăților cu C.E.C. fără limită de sumă;
face analiza lunară a balanțelor analitice urmărind rezolvarea lor și lichidarea lor;
ține evidența avansurilor spre decontare, pentru care întocmește și nota contabilă;
urmărește întocmirea corectă a ordinelor de deplasare și verifică documentele anexate la decontare;
verifică toate facturile emise de magazinul “UNIREA” și le înregistrează zilnic în ”Jurnalul pentru vânzare”;
întocmește dispoziții de plată /încasare către caseria centrală.
4. Economist cu următoarele atribuții:
primește zilnic copia „Registrului de casă” cu toate documentele anexate pe care le verifică sub aspectul legalității datelor înscrise în acestea, semnături și vizele necesare;
verifică situația vânzărilor zilnice pe fiecare gestiune în parte, confruntând totalul benzilor de control cu cel din monetar și stabilește diferențele în plus /minus;
urmărește zilnic ca situația vânzărilor să fie semnată de casierul colector ce a întocmit-o;
efectuează contarea actelor de casă și întocmește nota contabilă în care sunt înregistrate toate operațiunile de încasări și plăți prin casieria centrală; o dată pe lună face un control la casieria centrală pe bază de proces verbal.
5. Economist cu următoarele atribuții:
primește de la serviciul O.M.P.I.S. statele de salarii, fluturași, recapitulați a statelor; confruntă totalul concediilor de odihnă plătite cu cel trecut în recapitulație; confruntă totalul avansului plătit cu cel din recapitulație;
întocmește semestrial raportarea privind impozitul pe salarii, întocmește note contabile pentru repartizarea salariilor pe cheltuieli, constituirea fondurilor pe baza fondurilor salarii;
întocmește lunar declarații privind obligațiile de plată către bugetul asigurărilor sociale de stat și declarațiile de plată a fondului inițial al asigurărilor sociale de stat;
întocmește lunar situația nominală a plăților de dividende cuvenite acționarilor;
analizează contul 4282 “Alte creanțe în legătură cu personalul” debitor;
întocmește dispoziții de plată /încasare pentru casieria centrală legate de lucrările ce-i revin;
întocmește adrese pentru reținerea sumelor datorate de debitori angajați, din salariul acestora și adrese pentru urmărirea debitorilor plecați din societate;
semnează fișele de lichidare ale angajaților, însemnând în acestea debitele neachitate;
ține evidența 473 “Decontări din operații în curs de lămurire”;
în cazul insolvabilității debitorilor va trebui să întocmească dosar ce va fi prezentat oficiului juridic.
6. Economist cu următoarele atribuții:
în baza deciziilor interne de angajare a gestionarilor, vânzătorilor, casierilor, muncitorilor necalificați în gestiune, se ocupă de întocmirea contractelor de garanție în numerar și de asigurarea garanției suplimentare;
urmărește reținerea garanțiilor în cote lunare egale, până la atingerea cuantumului stabilit; iar în cazul modificării salariului va lua măsuri de recalculare a garanției în numerar;
pentru angajații plecați din societate și care solicită eliberarea garanției în numerar, verifică dacă s-a efectuat inventarul la gestiunea la care a lucrat ultima dată și cum s-a soluționat, apoi completează o filă C.E.C. prin care sunt scoase de la bancă garanțiile celor plecați care urmează să fie ridicate de casieria societății;
întocmește lunar nota contabilă pentru operațiunile derulate prin contul de garanții materiale;
semnează note de angajare și note de lichidare ale salariaților care pleacă din societate completând eventualele rețineri;
întocmește lunar ordine de plată pentru virarea ratelor, a pensiilor alimentare și propririle angajaților.
SERVICIUL CONTABILITATE
În cadrul serviciului contabilitate își desfășoară activitatea un număr de 9 persoane care au următoarele atribuții:
1. Șef serviciu contabilitate: controlează, îndrumă și răspunde de întreaga activitate a serviciului contabilitate urmărind realizarea următoarelor obiective:
asigură evidența contabilă conform legii 82/1991 la nivelul întregii societăți urmărind permanent reflectarea corectă și la timp, cronologic a tuturor operațiilor în contabilitatea analitică și sintetică;
lunar verifică concordanța dintre datele din evidențele sintetice și analitice pentru fiecare cont în parte;
asigură înregistrarea corectă și la zi în fișele de operațiuni a tuturor operațiilor contabile, cu precizarea dispozițiilor de plată, data plății, etc;
urmărește evidența cheltuielilor în colaborare cu biroul financiar și biroul tehnic; și urmărește ca lunar să fie cuprinse și celelalte cheltuieli pentru care nu s-au primit documente de la furnizor;
urmărește ca virarea T.V.A. să se facă la termen;
ține evidența contabilă la nivelul gestiunilor, urmărește să respecte prevederile actuale privind gestiunile global valorice și gestiunile cantitativ valorice; se fac lunar punctaje între evidența analitică a contabilității și evidența gestiunilor, punctaj finalizat cu un proces verbal de punctaj;
în ceea ce privește contabilitatea mijloacelor fixe va asigura respectarea legii 15/1994. Pentru o bună urmărire a acestora va avea în vedere precizarea elementelor necesare de identificare (exp. denumire, nr., cod, durata normată, valoare de inventar, amortizare etc.), va asigura ținerea evidenței contabile pe gestiuni și locuri de folosiță pe baza bonurilor de mișcare și proceselor verbale de transfer. Va controla evidența sintetică și analitică pe grupe;
cu privire la reflectarea în contabilitate a debitorilor și creditorilor, lunar va analiza componența soldurilor. Se vor întocmi extrase de cont, somații, procese verbale de conciliere, prin predarea documentelor necesare la oficiul juridic pentru executarea silită prin instanțe judecătorești;
va urmări predarea la arhiva societății a tuturor documentelor contabile (bilanțuri, indicatori financiari-contabili, note etc.);
va efectua lucrări de închidere lunare, trimestriale și anuale, întocmirea bilanțului asigurând dispunerea la termen la administrația financiară;
verifică din punct de vedere contabil inventarele finalizate de biroul revizori și predate la contabilitate;
împreună cu serviciul financiar și cu directorul financiar-contabil, răspunde de corecta derulare în condițiile legii a activității financiar-contabile pe baza sistemului contabil aplicat de unitate.
2. Economist cu următoarele atribuții:
ține evidența contabilă a contului clienți și întocmește balanțe lunare analitice pentru aceștia;
verifică din punct de vedere contabil inventarele de la gestiuni finalizate de compartimentul revizori;
participă la operațiile de casare pentru marfă și ambalaje;
ține evidența contabilă a conturilor de venituri;
colaborează cu compartimentul contracte unde comunică debitele de la clienți și penalizările aferente plăților întârziate.
3. Economist cu următoarele atribuții:
ține evidența conturilor de marfă pentru depozitele de confecții, încălțăminte, metalo- chimice, precum și pentru gestiuni;
face punctaj lunar între datele din contabilitate și rapoartele de gestiune. În urma punctajului rezultă un proces verbal unde se constată diferențele.
4. Economist cu următoarele atribuții:
ține evidența conturilor de T.V.A.;
întocmește „Jurnalul de T.V.A.” pentru cumpărări de marfă și bunuri pentru nevoile sale.
verifică și înregistrează toate intrările de marfă cu factură și aviz, retururile de marfă, transferurile între gestiuni și depozite, precum și toate reducerile sau majorările de preț.
5. Economist cu următoarele atribuții:
ține evidența contului de furnizori;
ține evidența mijloacelor fixe pe grupe și locuri de folosință;
ține evidența conturilor de cheltuieli și a contului 408 “Furnizori-facturi nesosite”;
întocmește note contabile privind impozitul pe clădire, teren, auto urmând plata lor în timp util;
întocmește notele contabile privind vânzarea mărfurilor pe virament.
Conform regulamentului de aplicare a Legii contabilității persoanele fizice și juridice prevăzute în art. 2 și art. 6 din Legea contabilității au obligația să asigure următoarele:
întocmirea documentelor justificative pentru orice operație care afectează patrimoniul unității;
înregistrarea în contabilitate a operațiilor patrimoniale;
inventarierea patrimoniului unității;
întocmirea bilanțului contabil;
controlul asupra operațiilor patrimoniale efectuate;
furnizarea, publicarea și păstrarea informațiilor cu privire la situația patrimoniului și rezultatele obținute în unitate.
Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat, aprobat, ori înregistrat în contabilitate. Înregistrarea operațiilor patrimoniale în contabilitate se face cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor justificative, după data de întocmire sau de intrare în unitate și sistematic, în conturi sintetice și analitice, cu ajutorul registrului-jurnal și al cărții mari, potrivit planului de conturi și normelor emise de lege.
S.C.D.M.A.I. “UNIREA” S.A. folosește forma de contabilitate maestru șah sau pe conturi corespondente. Aceasta este cea mai întâlnită formă de contabilitate în unitățile economice din țara noastră. Caracteristica ei constă în faptul că documentele justificative sunt supuse prelucrării contabile (sortare pe feluri de operații, verificare, evaluare, control) înainte de a fi înregistrate. Această formă de contabilitate presupune utilizarea următoarelor formulare: „Registrul-jurnal”, „Fișa sintetică șah”, „Balanța Conturilor”, „Registrul inventar” și registrele auxiliare folosite pentru evidența analitică. Înregistrarea cronologică a operațiilor economice și financiare și stabilirea rulajului lunar al acestora se face cu ajutorul Registrului-jurnal. Totalul rulajelor debitoare și creditoare dintr-o lună din balanța de verificare sintetică trabuie să corespundă cu rulajul lunii respective stabilit prin totalizarea lunară a Registrului-jurnal, iar documentele pe baza cărora se fac înregistrările în acest formular li se atribuie un număr de ordine. „Fișa sintetică șah” ajută la înregistrarea cronologică și sistematică a operațiilor economice și financiare. Spre deosebire de fișa sintetică șah care servește la evidența sintetică, registrele auxiliare ajută la ținerea evidenței analitice. Pe baza fișelor sintetice șah se întocmește lunar „Balanța conturilor” prin care se stabilesc soldurile și rulajele cumulate anual pentru fiecare cont în parte.
2.2. Metode de organizare a contabilității stocurilor. Metoda inventarului permanent. Metoda inventarului intermitent
Metodele de contabilizare a stocurilor permit crearea unui sistem prin care să se evidențieze atât stocurile cât și operațiile care le influențează. Aceste sisteme se diferențiază prin:
a) prețurile utilizate în evaluarea stocurilor și mișcărilor de mărfuri;
b) capacitatea de a identifica în mod continuu sau doar la anumite momente nivelul stocurilor;
c) structurile de conturi utilizate în reflectarea stocurilor și operațiile care le determină;
d) modalitatea de a privi intrările de mărfuri fie ca o afectare directă a nivelului stocurilor, fie ca o cheltuială determinată de procurarea unui bun.
Toate metodele au în final același rezultat; și anume cunoașterea unor elemente necesare întocmirii bilanțului și contului 121 “Profit și pierdere”:
nivelul stocurilor:
ca obiect al inventarului în scopul evaluării și controlului gestionar;
ca element de bilanț ce definește o mărime patrimonială;
ca termen în relația de calcul a costului mărfurilor vândute;
pentru calculul provizioanelor în cazul deprecierii de valoare;
calculul rezultatelor generate de activitate;
identificarea și separarea reducerilor cu caracter comercial de cele financiare;
stabilirea corectă a veniturilor și respectiv a cifrei de afaceri;
cheltuielile cu marfa;
determinarea marjei brute aferente mărfurilor vândute.
Potrivit articolului 13 alin. 2 din Legea Contabilității nr. 82/1991, contabilitatea valorilor materiale implicit a stocurilor se poate ține atât cantitativ–valoric cât și valoric, prin folosirea inventarului permanent sau a inventarului intermitent.
Cele două metode de inventariere se diferențiază prin:
structurile de conturi utilizate, reflectarea stocurilor și operațiilor ce le determină;
modalitatea de a privi intrările de mărfuri, fie ca o afectare directă a nivelului stocurilor, fie ca o cheltuială;
prin capacitatea de a identifica și reflecta în mod continuu sau la anumite momente nivelul stocurilor.
1. Metoda inventarului permanent
Metoda inventarului permanent asigură cunoașterea în orice moment a nivelului stocurilor cu ajutorul contului de mărfuri realizându-se în acest fel un inventar scriptic continuu. În acest sens în contul cu mărfuri se înregistrează toate operațiile de intrare și ieșire ceea ce permite stabilirea în orice moment a stocurilor atât cantitativ cât și valoric.
Determinarea nivelului stocurilor impune ca toate operațunile de intrare-ieșire să fie evaluate la același tip de preț indiferent care ar fi acesta.
Plecând de la posibilele prețuri de evaluare metoda inventarului permanent se poate prezenta în mai multe variante:
Inventar permanent la cost de achiziție;
Inventar permanent la cost standard;
Inventar permanent la preț de vânzare;
Inventar permanent la preț de vânzare cu T.V.A.
2. Metoda inventarului intermitent
Această metodă poate fi aplicată conform Legii contabilității în întreprinderile mici și mijlocii. Caracteristica metodei este că, cheltuielile cu marfa se înregistrează la intrarea acestora în patrimoniu și nu la descărcarea gestiunii. Neînregistrând intrarea în contul 371 “Mărfuri” nu putem înregistra nici ieșirea mărfii și deci rezultă că această metodă nu permite determinarea stocului ori de câte ori se dorește, ci numai la sfârșitul perioadei.
Stocul constatat la inventar se poate evalua astfel:
la costul ultimului lot intrat, dacă data intrării e apropiată de data închiderii exercițiului;
la un cost mediu ponderat global calculat pe baza unei evidențe operative organizate în acest sens;
la prețul pieței pentru mărfurile similare și asemănătoare;
datorită faptului că, cheltuielile cu marfa se înregistrează la intrarea în patrimoniu; și la sfârșitul perioadei mai rămâne marfă în stoc, aceasta trebuie corectată pe baza relației:
Luând în calcul relația de determinare a costului de achiziție pentru marfa vândută, metoda nu permite descoperirea eventualelor sustrageri de marfă și lipsuri de altă natură, de aceea aplicarea ei necesită fie organizarea unei evidențe operative; fie încredere deplină în gestionari.
Conturile utilizate sunt:
Contul 371 „Mărfuri”, cont de activ care la deschiderea exercițiului se creditează cu valoarea stocului inițial pentru a-i anula, deoarece find disponibilizat pe vânzări, majorează cheltuielile cu marfa, în timp ce la închiderea exercițiului financiar se debitează cu valoarea stocului final stabilit prin inventariere fizică cu una din cele trei metode cunoscute. Soldul final reflectă valoarea stocului final la cost de achiziție.
Contul 607 „Cheltuieli privind mărfurile”, cont de activ, care se debitează cu intrările de marfă la cost de achiziție, iar la închiderea exercițiului cu stocul inițial la cost de achiziție. Se creditează la închiderea exercițilui cu stocul final la cost de achiziție. Apoi se determină costul de achiziție al mărfurilor vândute prin relația:
Contul 707 „Venituri din vânzarea mărfurile”, cont de pasiv, se creditează cu vânzarea mărfurilor la preț de vânzare și se debitează cu încorporarea veniturilor în profit soldându-se.
2.3. Contabilitatea stocurilor de mărfuri în metoda inventarului permanent
2.3.1. Conturile utilizate privind stocurile și operațiile cu mărfuri
Contul 371 ,,Mărfuri”, cont de activ, care ține evidența mărfurilor aflate în depozitul cu ridicata, precum și a celor aflate în unitățile cu amănuntul sau de alimentație publică și este un cont de stocuri. În debitul contului 371 „Mărfuri” se înregistrează valoarea la cost de achiziție a mărfurilor intrate în gestiune și în credit valoarea la cost mediu de achiziție, a mărfurilor ieșite din patrimoniul unității. Stocul contului este dat de valoarea mărfurilor la cost mediu de achiziție, existent în stoc la sfârșitul perioadei.
Contul 401 ,,Furnizori” – este un cont de pasiv, ține evidența relațiilor cu furnizorii interni și externi, pentru aprovizionări de bunuri și servicii recepționate. Se creditează cu datoriile din cumpărări de mărfuri, inclusiv T.V.A., iar la închiderea exercițiului cu diferențe de conversie nefavorabile sau la deschiderea exercițiului financiar viitor cu diferențe de conversie favorabile. Se debitează cu plata datoriilor către furnizori și diferențe de curs valutar favorabile la plată, iar la închiderea exercițiului cu diferențe de conversie favorabile sau la deschiderea exercițiului cu anularea diferențelor nefavorabile. Are sold final creditor care reflectă datoria neachitată încă. Se dezvoltă în două analitice: furnizori interni și furnizori externi.
Contul 403 ,,Efecte de plată” ține evidența obligațiilor de plată stabilite pe bază de efecte comerciale, este un cont de pasiv care se creditează cu valoarea aceptată de furnizori a efectelor comerciale și se debitează cu plățile efectuate la scadență pe bază de efecte comerciale. Soldul final creditor reflectă valoarea efectelor de plătit.
Contul 408 ,,Furnizori-facturi nesosite” evidențiază obligațiile față de furnizori pentru bunurile primite fără factură și este un cont de pasiv. T.V.A.-ul aferent cumpărărilor este neexigibil până la primirea facturii. Se creditează cu datoriile rezultate la recepția bunurilor, serviciilor, fără factură și se debitează cu valoarea facturilor sosite. Soldul final creditor reflectă sumele datorate furnizorilor de la care nu s-au primit facturile.
Contul 409 ,,Furnizori-debitori” ține evidența avansurilor acordate furnizorilor pentru livrări de bunuri și prestări de servicii, este un cont de activ. Se debitează la acordarea avansurilor în vederea aprovizionării cu bunuri sau în contul unor prestări de servicii și tot acum se înregistrează și T.V.A.-ul aferent avansurilor. Se creditează la recepția bunurilor, serviciilor primite în contul avansurilor acordate. Soldul final debitor reflectă avansurile acordate dar neonorate încă.
Contul 411 ,,Clienți” evidențiază decontările cu clienții interni și externi pentru vânzări de bunuri, prestări de servicii pe bază de factură și este un cont de activ. Se debitează cu vânzările de bunuri, prestări de servicii la preț de vânzare cu T.V.A.-ul aferent și diferențe de conversie favorabile înregistrate la închiderea exercițiului sau anularea diferențelor de conversie la deschiderea exercițiului următor. Se creditează la încasarea creanțelor, la emiterea efectelor de primit în contul creanțelor, cu diferențe de conversie nefavorabile, la închiderea exercițiului sau anularea diferențelor de conversie favorabile la deschiderea exercițiului următor. Soldul final este debitor și reflectă creanțele neîncasate. Se dezvoltă în două analitice pe clienți interni și externi iar în fiecare analitic pe fiecare client în parte.
Contul 413 ,,Efecte de primit” ține evidența creanțelor stabilite pe baza efectelor comerciale și este un cont de activ. Se debitează cu creanțele față de clienți și se creditează la depunerea efectelor comerciale spre încasare.
Contul 416 ,,Clienți incerți” ține evidența clienților rău platnici sau aflați în litigiu și este un cont de activ. Se debitează cu creanțele devenite incerte și se creditează cu sumele încasate de la clienții incerți. Soldul debitor al contului reflectă creanțele față de clienții incerți.
Contul 418 ,,Clienți-facturi de întocmit” evidențiază livrările de bunuri, prestări de servicii, inclusiv T.V.A.-ul pentru care nu s-au întocmit facturi, este un cont de activ. Se debitează cu valoarea livrărilor de bunuri, a serviciilor prestate pentntru care nu s-au întocmit facturi și se creditează cu valoarea facturilor întocmite către clienți. Soldul final debitor reprezintă creanțele față de clienți, înregistrate în lipsa facturilor.
Contul 419 ,,Clienți-creditori” ține evidența avansurilor încasate de la clienți în vederea vânzărilor de bunuri este un cont de pasiv. Se creditează cu sumele încasate de la clienți și se debitează la vânzarea bunurilor, prestărilor de servicii în contul avansurilor primite. Soldul final creditor reflectă avansurile primite de la clienți și neonorate încă.
Contul 4426 ,,Taxa pe valoarea adăugată deductibilă” evidențiază taxele înscrise în facturile emise de furnizori, este un cont de activ. Se debiteaza în cursul lunii cu taxa aferentă cumpărărilor și se creditează la sfârșitul lunii cu acoperirea taxei deductibile din taxa colectată. Dacă T.V.A. deductibilă este mai mică decât T.V.A. colectată, contul se soldează. Dacă T.V.A. deductibilă este mai mare decât T.V.A. colectată, diferența a se recupera de la stat și se transferă în contul 4424 „T.V.A. de recuperat”, prin creditarea contului 4426 „T.V.A. – Deductibilă”.
Contul 4424 ,,Taxa pe valoarea adăugată de recuperat” reflectă taxa ce urmează a se încasa de la stat, este un cont de activ se creditează la recuperarea ei. Soldul final debitor reflectă taxa nerecuperată încă de la bugetul statului.
Contul 4427 ,,Taxa pe valoarea adăugată colectată” evidențiază taxa aferentă vânzărilor, este un cont de pasiv. Se creditează în cursul lunii cu T.V.A. aferentă vânzării și se debitează la sfârșitul lunii cu deducerea din taxa colectată a taxei deductibile. Dacă T.V.A. colectată este mai mică decât T.V.A. deductibilă, contul se soldează. Dacă T.V.A. colectată este mai mare decât T.V.A. deductibilă, diferența se datorează statului și se transferă în contul 4423 „T.V.A. de plată”.
Contul 4423 ,,Taxa pe valoarea adăugată de plată” reflectă taxa datorată bugetului de stat, este un cont de pasiv. Se creditează cu taxa datorată statului și se debitează la plata ei. Soldul final creditor reflectă datoria neachitată încă.
Contul 4428 ,,Taxa pe valoarea adăugată neexigibilă” ține evidența taxei neexigibile rezultată din vânzările și cumpărările de bunuri, servicii, este un cont bifuncțional. Se creditează cu taxa aferentă vânzărilor cu plata în rate sau pentru care nu s-au întocmit facturi și se debitează cu T.V.A. aferentă facturilor sosite, cumpărărilor cu plata în rate. Soldul contului reflectă taxa neexigibilă încă.
Contul 607 ,,Cheltuieli privind mărfurile” evidențiază costul de achiziție al mărfurilor vândute de către unitățile patrimoniale. Se debitează în cursul exercițiului cu valoarea la costul de achiziție al mărfurilor ieșite din patrimoniu și se creditează la sfârșitul perioadei cu repartizarea sumei totale a cheltuielilor cu marfa asupra rezultatului financiar.
Contul 658 ,,Alte cheltuieli de exploatare” este un cont de activ care se debitează în cursul exercițiului cu reducerile acordate ulterior facturării și se creditează la închiderea exercițiului cu scăderea reducerilor din venitul obținut din vânzarea mărfurilor.
Contul 667 ,,Cheltuieli privind sconturile acordate” ține evidența cheltuielilor cu sconturile, este un cont de activ. Se debitează în cursul exercițiului cu valoarea sconturilor acordate clienților și se creditează la închiderea exercițiului cu repartizarea sumei totale a sconturilor acordate asupra rezultatului financiar.
Contul 707 ,,Venituri din vânzarea mărfurilor” evidențiază vânzările de mărfuri. Se creditează cu prețul de vânzare al mărfurilor vândute clienților, se debitează la sfârșitul perioadei cu încorporarea sumei totale a veniturilor din vânzare în profit.
Contul 758 ,,Alte venituri din exploatare” este un cont de pasiv, se creditează în cursul exercițiului cu reducerile primite ulterior și se debitează la închiderea exercițiului cu încorporarea sumei totale a veniturilor din reduceri în profit.
Contul 767 ,,Venituri din sconturi obținute” ține evidența veniturilor din sconturile obținute de la furnizori este un cont de pasiv. Se creditează în cursul exercițiului cu valoarea sconturilor obținute de la furnizori și se debitează la închiderea exercițiului cu încorporarea sumei totale a sconturilor obținute.
2.3.2. Metode de organizare a contabilității analitice a stocurilor de mărfuri
Detalierea conturilor sintetice pe conturi analitice permite urmărirea existenței și mișcării elementelor patrimoniale (mărfurilor) pe unitățile operative (depozite și raioane), precum și verificarea concordanței acestora cu contul sintetic corespunzător. De asemenea, se pot stabili eventualele diferențe dintre datele din conturile analitice și evidența operativă, condusă cu ajutorul fișelor de magazie, precum și între datele din conturile analitice și cele din balanța de verificare analitică a unui cont sintetic, ceea ce denotă șanse reale de control asupra elementelor patrimoniale, oferite de utilizarea conturilor analitice.
Conturile analitice reprezintă principalul instrument de asigurare a integrității patrimoniului agenților economici și de realizare a controlului gestionar asupra elementelor patrimoniale.
În cazul folosirii inventarului permanent, contabilitatea analitică a mărfurilor se poate organiza după una din metodele următoare:
metoda cantitativ – valorică;
metoda global – valorică.
În cadrul evidenței analitice, la magazinul “UNIREA”, întâlnim ambele metode, asfel:
metoda cantitativ – valorică, pentru evidența mărfurilor aflate în depozitele de repartizare;
metoda global – valorică, pentru evidența mărfurilor aflate în raioanele de desfacere.
Evidența operativă și analitică a depozitelor de repartizare conform metodei cantitativ – valorice, se realizează astfel:
evidența operativă se conduce numai cantitativ, la locurile de depozitare, cu ajutorul fișei de magazie, deschisă pentru fiecare marfă în parte și în care gestionarul calculează stocul cantitativ scriptic după fiecare operație de intrare și ieșire de stoc;
evidența contabilă analitică se conduce atât cantitativ, cât și valoric, la compartimentul contabilitate, cu ajutorul fișelor de cont analitic pentru valori materiale. Se deschide câte o astfel de fișă pentru fiecare marfă în parte, pentru care s-a deschis câte o fișă de magazie distinctă la locul de depozitare.
La magazinul “UNIREA”, evidența contabilă analitică se realizează pe calculator. Oficiul de calcul înregistrează lunar, document cu document, toate operațiile de intrare – ieșire a mărfurilor prin depozitele de repartizare, obținând fișe de cont analitic pe fiecare depozit și în cadrul acestuia, pe fiecare marfă. Pentru aceasta, mărfurile sunt codificate, iar în fișele de cont apar numărul și data documentelor de intrare – ieșire, cantitatea și valoarea intrată/ieșită. De asemenea, tot la oficiul de calcul se realizează balanța de verificare analitică a depozitelor, deci a contului sintetic 371.1 „Mărfuri în depozit”.
Lunar, controlul gestionar – contabil al existenței și mișcării mărfurilor se realizează prin:
confruntarea datelor cantitative (intrări, ieșiri, stoc) din fișele de cont analitic din contabilitate cu datele similare din fișele de magazie;
confruntarea dintre datele valorice (debit, credit, sold) din fișele de cont ale fiecărui depozit (pe total) și totalurile din balanța de verificare analitică a contului 371 „Mărfuri“, precum și dintre datele din aceasta și balanța de verificare sintetică.
Schematic, evidența operativă și analitică a depozitelor de repartizare, prin metoda cantitativ – valorică se prezintă astfel:
Metoda global – valorică, practicată pentru evidența analitică a raioanelor de desfacere a mărfurilor, se realizează cu ajutorul fișelor de cont pentru operații diverse; acestea sunt obținute tot cu ajutorul calculatorului și cuprind numai date valorice (valoarea mărfurilor intrate, ieșite și a stocului), înregistrate document cu document.
La raion, evidența operativă se ține cu ajutorul raportului de gestiune periodic, întocmit bilunar, care cuprinde intrările, ieșirile și stocul de marfă, exprimate valoric și înregistrate zilnic, conform documentelor primare.
Lunar, la contabilitate are loc:
verificarea concordanțelor datelor din fișele de cont cu cele din raportul de gestiune, ocazie cu care se întocmește un proces-verbal de punctaj;
verificarea concordanțelor datelor din fișele de cont cu cele din balanța analitică a contului 371.01.
Schema realizării evidenței operative și analitice a raioanelor de desfacere, prin metoda global – valorică este:
Metoda global – valorică are avantajul reducerii volumului de muncă la contabilitate, prin eliminarea fișelor de cont analitic, pe fiecare marfă.
Pe de altă parte, dezavantajul principal constă în faptul că nu permite cunoașterea stocului de marfă pe sortimente, ci doar valoric, pe total.
Realizarea unei contabilități analitice, cantitativ – valorice la raioane nu este posibilă în momentul de față, deoarece din documentele primare nu reiese sortimentul de marfă vândut, lipsind, în același timp, aparatura electronică necesară unei astfel de evidențe.
2.3.3. Contabilitatea operațiilor de aprovizionare cu mărfuri
2.3.3.1. Formule și documente privind aprovizionarea cu mărfuri
Prin aprovizionare înțelegem actul comercial de trecere a mărfurilor din proprietatea vânzătorului în proprietatea cumpărătorului.
Procesul de aprovizionare se desfășoară pe baza contractelor încheiate cu furnizorii, în care se precizează mărfurile ce se achiziționează, cantitățile și termenele de livrare, modalitățile și termenele de plată, condițiile de transport și ambalare. Un astfel de exemplu este prezentat în următoarele pagini.
CONTRACT DE VÂNZARE – CUMPĂRARE
CU PLATA LA TERMEN
Nr……./Data…………
I. PARȚILE CONTRACTANTE
S.C.D.M.A.I. “UNIREA” S.A. cu sediul în București, Piața Unirii nr. 1, înregistrată la O.R.C.
București sub nr. J40/7875/1991, cod fiscal R 328521, reprezentată prin Director General – CARMEN PALADE, Director Gen. Adj. – LUCIAN ALEXANDRESCU, Director Economic – MARINA LEU, Director Comercial – OANA ILIESCU, în calitate de CUMPĂRĂTOR,
și
S.C…………………………………………………………. cu sediul în…………………………………………………
înregistrată la O.R.C. sub nr…………………………… cod fiscal/cod unic………………… tel/fax………………., având cont bancar nr………………………………., deschis la…………………………………………. reprezentată prin Director General/Administrator…………………………………….., în calitate de VÂNZĂTOR
au convenit la încheierea prezentului contract cu respectarea următoarelor clauze:
II. OBIECTUL CONTRACTULUI
2.1. Obiectul prezentului contract îl reprezintă furnizarea de produse:……………., marca………….., conform obiectului principal de activitate al furnizorului, cantitățile, sortimentele și prețurile acestora, așa cum acestea au fost negociate și convenite de părți, urmând a fi determinate și individualizate prin avizele de expediție și/sau facturi.
2.2. Mărfurile vor fi livrate numai în baza comenzilor ferme emise de CUMPĂRĂTOR.
2.3. Comenzile precum și facturile fiscale se constituie în anexă la contract, fiind parte integrantă din acesta.
2.4. Cantitatea și prețurile prevăzute în comenzi trebuie să coincidă cu cele prevăzute în facturi/avize de expediție. În caz contrar, CUMPĂRĂTORUL își rezervă dreptul, recunoscut și însușit de VÂNZĂTOR, de a refuza recepția mărfurilor.
III. DURATA CONTRACTULUI
3.1. Prezentul contract este valabil pe o perioadă nedeterminată, părțile având posibilitatea rezilierii unilaterale a contractului cu condiția unei notificări prealabile de 30 de zile înainte ca rezilierea să-și producă efectele, de la această dată contractul fiind desființat de plin drept, fără a fi necesară intervenția organelor judecătorești.
3.2. Rezilierea prezentului contract nu va avea nici un efect asupra obligațiilor deja scadente.
IV. TERMENE DE LIVRARE
4.1. VÂNZĂTORUL se obligă să livreze mărfurile la magazinul CUMPĂRĂTORULUI, situat în Piața Unirii nr. 1, sector 3, București, cheltuielile ocazionate cu transportul acestora fiind în sarcina VÂNZĂTORULUI.
4.2. Termenele de livrare sunt cele stabilite de comun acord de către părți și cuprinse în comenzile emise de CUMPĂRĂTOR.
4.3. VÂNZĂTORUL poate livra mărfurile în avans față de termenele prevăzute, cu acordul CUMPĂRĂTORULUI.
4.4. Data emiterii comenzii va fi considerată data primirii ei de către VÂNZĂTOR. Data livrării este data semnării avizului de expediție/facturii de către delegatul CUMPĂRĂTORULUI.
V. LIRAREA, RECEPȚIA ȘI ACCEPTAREA MĂRFURILOR
5.I. Recepția cantitativă și calitativă a mărfurilor se va face la sediul CUMPĂRĂTORULUI și va fi consemnată în procesul verbal de recepție, care va fi datat, semnat și ștampilat de către delegații împuterniciții ai ambelor părți.
5.2. În cazul mărfurilor deteriorate, deficiențelor cantitative și/sau calitative VÂNZĂTORUL se obligă să înlocuiască mărfurile necorespunzătoare și/sau să completeze deficiențele cantitative. În cazul în care există mărfurii lipsă, deteriorate sau necorespunzătoare calitativ, CUMPĂRĂTORUL are dreptul de a refuza recepția lor.
5.3. VÂNZĂTORUL se obligă să predea mărfurile marcate, ambalate și etichetate potrivit cerințelor legale și a precauțiilor care se impun referitoare la securitatea mărfurilor și să înmâneze următoarele documente: facturile fiscale semnate și ștampilate, procesul verbal de recepție, avizele de însoțire, declarațiile de conformitate, certificatele de calitate și garanție (prescripții tehnice, indicații de utilizare, prospecte, buletine de analiză, etc.).
5.4. Cheltuielile efectuate cu înlocuirea mărfii constatate cu ocazia recepției ca fiind lipsă, deteriorate sau necorespunzătoare calitativ se suportă de către VÂNZĂTOR.
5.5. Cumpărătorul are dreptul să refuze recepția mărfii neînsoțită de actele menționate la punctul 5.3.
5.6. La data preluării mărfurilor, în baza proceselor verbale de recepție riscul asupra mărfurilor se transmite de la VÂNZĂTOR la CUMPĂRĂTOR.
5.7. Vânzătorul are obligația să asigure o concurență loială între cumpărător și alte firme prin care acesta își desface mărfurile.
VI. GARANȚII
6.1. Marfa menționată la capitolul II are o garanție asigurată de VÂNZĂTOR pentru o perioadă de………. luni, care se calculează de la data revânzării și se transmite în favoarea persoanei care achiziționează această marfă de la CUMPĂRĂTOR.
6.2. VÂNZĂTORUL răspunde în perioada de garanție pentru calitatea produselor vândute și de defecțiunile rezultate din culpa sa.
6.3. VÂNZĂTORUL garantează că bunurile vândute sunt în concordanță cu standardele de calitate al produselor prevăzute de legea română. VÂNZĂTORUL nu garantează că bunurile sunt potrivite pentru un alt scop decât cel general admis pentru bunurile respective.
6.4. VÂNZĂTORUL garantează de asemenea contra evicțiunii și a viciilor ascunse a mărfurilor.
6.5. CUMPĂRĂTORUL este dator să denunțe VÂNZĂTORULUI viciile aparente în termen de 3 zile de la preluarea mărfurilor iar viciile ascunse în termen de 3 zile de la descoperirea lor.
6.6. CUMPĂRĂTORUL are obligația să manipuleze, să transporte, să dezambaleze, să depoziteze, să conserve, să pună în funcțiune și să utilizeze produsele în conformitate cu prescripțiile date de VÂNZĂTOR.
6.7. VÂNZĂTORUL preia integral și exclusiv sarcinile acestei garanții, inclusiv pentru vicii ascunse în raport cu persoana care a dobândit marfa de la CUMPĂRĂTOR.
6.8. VÂNZĂTORUL se obligă să despăgubească CUMPĂRĂTORUL pentru orice prejudiciu adus acestuia prin nerespectarea prevederilor legale cu privire la ambalarea, etichetarea, marcarea, timbrarea sau cu privire la nerespectarea standardelor de calitate.
6.9. CUMPĂRĂTORUL nu va acorda clienților săi, mai multe garanții decât i-a acordat lui VÂNZĂTORUL.
VII. PREȚUL ȘI MODALITĂȚI DE PLATĂ
7.1. Prețul mărfurilor este determinat conform negocierii părților pe baza cererii și ofertei și este cel prevăzut în facturile fiscale/avizele de expediție, pentru fiecare livrare.
7.2. Modificarea prețului negociat se poate face numai în baza unei notificări făcute de VÂNZĂTOR cu cel puțin 15 zile înainte de intrarea în vigoare și acceptate de CUMPĂRĂTOR în scris.
7.3. Prețul de revânzare va fi determinat de CUMPĂRĂTOR.
7.4. Plățile vor fi efectuate prin ordin de plată în contul VÂNZĂTORULUI nr…………., deschis la banca………………………………….
VIII. TERMENE DE PLATĂ
8.1. Termenele de plată prevăzute pentru fiecare livrare sunt:
– 60 zile
8.2. Termenele de plată sau data scadentă a obligațiilor de plată vor fi trecute în documentele de însoțire a mărfurilor pentru fiecare livrare. În cazul în care această mențiune nu este stipulată în aceste documente, termenul de plată va fi cel prevăzut în prezentul contract.
IX. RĂSPUNDEREA CONTRACTUALĂ. CLAUZA PENALĂ
9.1. Pentru neexecutarea în totalitate sau în parte, ori pentru executarea necorespunzătoare a obligațiilor prevăzute în contract, părțile datorează daune interese în condițiile prezentei clauze penale:
9.2. Pentru întârzierea în livrarea produselor, VÂNZĂTORIJL datorează CUMPĂRĂTORULUI penalități de întârziere în valoare de 0,1% din valoarea comenzii.
9.3. Pentru întârzieri la livrare mai mari de 15 zile, CUMPĂRĂTORUL își rezervă drepul de a rezilia unilateral și deîndată prezentul contract, rezilierea producându-și efectele de la data notificării VÂNZĂTORULUI.
9.4. Pentru fiecare zi de întârziere în plata prețului produselor, CUMPĂRĂTORUL datorează VÂNZĂTORULUI, în condițiile art.4 din Legea 469/2002, penalități de întârziere în valoare de 0,1 % din valoarea produselor neachitate.
X. FORȚA MAJORĂ
10. Forța majoră exonerează de răspundere partea care o invocă în condițiile legii, cu cerința notificării scrise prealabile, în termen de 5 zile de la apariția cazului de forță majoră și în baza certificatului de constatare eliberat de Camera de Comerț și Industrie a României.
XI. LITIGII
11.1. Eventualele litigii care s-ar putea ivi în legătură cu acest contract vor fi soluționate pe cale amiabilă.
11.2. În caz de eșuare a soluționării prin înțelegere amiabilă a disputelor, controverselor sau pretențiilor, în legatură cu acest contract sau cu derularea lui, soluționarea se va face de către Tribunalul Municipiului București.
XII. COMUNICĂRI / NOTIFICĂRI
12.1. În interesul prezentului contract, orice notificare/comunicare între părți va fi considerată valabil îndeplinită dacă va fi transmisă celeilalte părți la adresa menționată în prezentul contract, în scris prin serviciul poștal, prin scrisoare recomandată cu confirmare de primire.
12.2. În cazul în care comunicarea/notificarea va fi sub formă de fax, comunicarea se consideră primită de destinatar în prima zi lucrătoare celei în care a fost expediată.
XIII. CLAUZE FINALE
13.1. Prezentul contract, împreună cu anexele sale ce fac parte integrantă din cuprinsul său, reprezintă voința părților și înlătură orice înțelegere verbală dintre acestea, anterioară sau ulterioară încheierii lui, constituind singurul instrument juridic probant pentru soluționarea eventualelor litigii între părți pe cale amiabilă ori, în caz de neînțelegere prin acțiune în justiție.
13.2. Modificarea clauzelor contractuale se poate face numai cu acordul părților prin încheierea unui act adițional.
13.3. Prevederile prezentului contract se aplică tuturor operațiunilor de livrare pe durata acestuia.
13.4. Cumpărătorul are dreptul, recunoscut și însușit de către VÂNZĂTOR să refuze achitarea la plată pentru marfa necontractată, necomandată sau expediată după termenul contractual.
Încheiat astăzi în două exemplare, ambele cu valoare de original, la sediul CUMPĂRĂTORULUI. Prezentul contract își produce efectele de la data semnării lui.
VÂNZĂTOR CUMPĂRĂTOR
SC………………….. S.C.D.M.A.I. “UNIREA” S.A.
Reprezentanți legali Reprezentanți legali
DIRECTOR GENERAL
DIRECTOR ECONOMIC
DIRECTOR COMERCIAL
OFICIUL JURIDIC
Principalul obiect de activitate prevăzut în statutul societății S.C.D.M.A.I. “UNIREA” S.A. este referitor la operațiunile de desfacere a mărfurilor alimentare și nealimentare, deci desfășurarea unor operații de comerț. Comerțul, ca parte importantă a serviciului terțiar al economiei se poate defini ca un ansamblu de activități prin care se stabilesc legături permanente între producători și consumatori, astfel spus, ca o activitate de cumpărare și revânzare a mărfurilor în scopul obținerii unui profit.
Comerțul cu amănuntul presupune parcurgerea următoarelor faze ale circulației mărfurilor:
Aprovizionare;
Stocare;
Vânzarea mărfurilor.
Momentul intrării mărfii în proprietatea cumpărătorului conform legislației din România coincide cu recepția mărfurilor și achitarea ulterioară a ei sau cu momentul primirii facturii de la furnizor.
Astfel însă, poate apărea un decalaj între momentul cumpărării și cel al recepției, decalaj, care determină apariția mărfurilor facturate și neprimite sau al mărfurilor recepționate nefacturate.
Stocarea este operația de formare a rezervelor de marfă destinate vânzării, ea are ca rol asigurarea continuității vânzărilor prin constituirea unor disponibilități materiale destinate vânzării.
În funcție de momentul la care se analizează stocul de marfă poate fi:
stoc inițial – reprezintă stocul existent la începutul intervalului;
stoc final – reprezintă stocul existent la sfârșitul intervalului.
Vânzarea mărfurilor – reprezintă momentul în care are loc trecerea în proprietatea clientului a unor mărfuri pe baza acordului dintre parteneri cu privire la obiectul vânzării și al prețului de vânzare. Profilul de activitate al S.C.D.M.A.I. “UNIREA” S.A. este comerțul cu amănuntul al mărfurilor alimentare și nealimentare.
Ca urmare a profilului de activitate, S.C.D.M.A.I. “UNIREA” S.A. se desfășoară pe mai multe tipuri de unități:
1. Depozite – reprezintă locul de aprovizionare cu marfă într-un volum mare. Ele pot fi specializate pe grupe și subgrupe de mărfuri: alimentare și nealimentare. Ele pot fi considerate și depozite de repartizare deoarece sunt organizate pe lângă raioane în scopul asigurării unei ritmicități în aprovizionare.
2. Raioanele de marfă – sunt unități prin care se vând mărfurile direct consumatorilor în cantități mici. Specific fiecărei faze a circuitului economic, se întâlnesc forme și documente specifice.
Procesul de aprovizionare presupune:
aprovizionare fără delegat;
aprovizionare prin delegat propriu;
aprovizionare cu delegat al întreprinderii furnizoare;
aprovizionare prin intermediul depozitului de repartizare.
Aprovizionarea fără delegat (pe răspunderea furnizorului) are loc în concordanță cu prevederile contractuale și graficul de livrări. Principalele documente însoțitoare sunt:
dispoziția de livrare – reprezintă documentul ce însoțește marfa pe parcursul transportului, se întocmește de furnizor în 3 exemplare: exemplarul original – însoțește marfa la beneficiar, prima copie în contabilitatea furnizorului, copia a doua în carnetul de dispoziții de livrare.
procesul verbal de autorecepție – reprezintă documentul de bază al autorecepției mărfurilor.
Aprovizionarea fără delegat presupune ambalarea, încărcarea mărfurilor în mijiocul de transport și expedierea lor, cu această ocazie răspunderea asupra mărfurilor fiind încredințată cărăușului.
Documentele de transport se întocmesc în funcție de mijlocul de transport folosit:
scrisoarea de trăsură – pentru transportul pe calea ferată;
foaie de parcurs – pentru transportul auto;
conosament – pentru transportul pe apă.
Documentele de transport cuprind datele de identificare ale clientului, numărul de ambalaje preluate precum și tariful de transport la care se adaugă T.V.A.
Cărăușul asigură transportul mărfii la destinație, anunțarea destinatarului și încredințarea mărfii beneficiarului. Beneficiarul numește o comisie de recepție, comisie din care face parte și gestionarul care procedează la recepția cantitativă și calitativă a mărfii, confruntând-o cu documentele de livrare. Dacă se constată urme de violare a vagonului sau ambalajelor se întocmește un proces verbal de constatare, dacă nu, se desfac sigiliile și se procedează la recepția mărfii. Aceasta poate fi: cantitativă, calitativă, valorică. Recepția presupune confruntarea mărfii existente pe teren cu cele înscrise în documente.
Recepția este cantitativă când se urmărește concordanța dintre mărfurile înscrise în documente și cea de pe teren din punct de vedere al numărului de bucăți, kilograme, cutii etc., în funcție de specificul mărfii. Cantitatea faptică constatată se verifică cu cantitatea înscrisă pe factură putând rezulta trei situații:
1. cantitatea faptică să fie mai mare decât cantitatea scriptică, de unde rezultă plus la recepție;
2. cantitatea faptică să fie egală cu cantitatea scriptică;
3. cantitatea faptică să fie mai mică decât cantitatea scriptică, de unde rezultă minus la recepție.
Recepția este calitativă când urmărește calitatea mărfurilor ce au fost recepționate.
Recepția este valorică când se verifică dacă prețul negociat, trecut în contract corespunde cu cel din factură, precum și verificarea calculelor facturii.
Diferențe constatate la recepție și modul lor de soluționare. În funcție de natura diferențelor distingem:
diferențe cantitativ-valorice;
diferențe calitativ-valorice;
diferențe valorice.
1. Diferențele cantitativ-valorice se determină prin compararea cantității și valorii faptice determinate în urma recepției cu cele scriptice înscrise în documentul de aprovizionare (factura). În funcție de sensul diferenței distingem:
plusuri cantitativ-valorice;
minusuri cantitativ-valorice.
Plusurile cantitativ-valorice după modul de soluționare pot fi admise în gestiune și neadmise în gestiune. Cele admise în gestiune se înregistrează ca o intrare de marfă cu particularitatea că datoria față de furnizor se reflectă cu ajutorul contului 408 ,,Furnizori-facturi nesosite”. Totodată se calculează și T.V.A. care se înregistrează în 4428 ,,T.V.A. neexigibilă”, urmând să solicităm furnizorului factura pentru plusul acceptat, iar la sosirea acesteia se transferă datoria din 408 ,,Furnizori-facturi nesosite” în 401 „Furnizori” și 4428 „T.V.A. neexigibilă” se transformă în 4426 „T.V.A. deductibilă”. Plusurile neadmise în gestiune se iau temporar în custodie întocmindu-se proces verbal de preluare în custodie. În contabilitate vom înregistra în contul 8033 ,,Valori materiale primite în custodie”. Acest cont se debitează la preluarea în custodie și se creditează la restituirea mărfii.
Minusurile cantitativ-valorice, în momentul recepției se poate cunoaște sau nu cauza lipsei de marfă, ca urmare, la data recepției lipsurile pot fi:
soluționate;
nesoluționate.
Cele soluționate se pot datora unei persoane sau pot fi din cauză de forță majoră. Minusurile datorate unei persoane se înregistrează ca o cheltuială urmând să se impute persoanei vinovate, iar cele din cauze obiective sunt suportate de societate prin includerea pe cheltuieli. Prin urmare lipsurile soluționate se clasifică în lipsuri imputabile și neimputabile.
În funcție de persoana căreia i se datorează lipsa lipsurile imputabile pot fi:
din vina furnizorului;
din vina cărăușului;
din vina delegatului propriu.
Imputarea se face la prețuri diferite luându-se în considerare faptul că furnizorul și cărăușul sunt persoane juridice în timp ce delegatul propriu este persoană fizică. Privind furnizorul, dacă nu i s-a achitat avans pentru marfa respectivă el poate emite factură în roșu pentru diferență sau poate expedia marfa constatată lipsă. Dacă i s-a achitat avans, lipsa i se impută la preț de cumpărare cu T.V.A. sau la cost de achiziție cu T.V.A., în funcție de condițiile de livrare a mărfii. Cărăușului i se impută costul de achiziție plus T.V.A. Delegatului propriu i se impută prețul de vânzare plus T.V.A.
Lipsurile datorate unor cauze de forță majoră sau altor factori obiectivi se structurează în perisabilități sau lipsuri datorate calamităților naturale. Perisabilitățile sunt scăzăminte de marfă datorate proprietăților fizico-chimice ale acesteia care se produc prin uscare, evaporare, spargere, etc. Pensabilitățile se pot înregistra în limita unor procente stabilite diferențiat în funcție de natura mărfii și numai la marfa care admite scăzăminte. Procentul de perisabilitate se aplică la cantitățile de marfă facturată de furnizor, cantitate obținută evaluându-se la costul de achiziție al mărfii lipsă, plus T.V.A.
Conform Legii 70 privind impozitul pe profit, perisabilitatea plus T.V.A.-ul aferent formează cheltuieli nedeductibile fiscale. În cadrul calamităților naturale se include în cheltuieli întreaga lipsă de marfă constatată efectiv fiind deductibilă fiscal.
Lipsurile nesoluționate se înregistrează în contul 473 ,,Decontări din operații în curs de clarificare”, agentul economic având obligația soluționării lor în termen de 60 zile. La soluționare se creditează 473 ,,Decontări din operații în curs de clarificare”, debitând contul de cheltuieli, după care în limita vinovăției unei persoane i se impută acesteia.
2. Diferențe calitativ-valorice se stabilesc prin compararea calității efective a informațiilor stabilite pe baza stas-ului, sau a analizelor stabilite la laborator cu calitatea înscrisă în contractul de vânzare-cumpărare sau în comanda prescrisă. Cu această ocazie se pot constata mărfuri:
corespunzătoare calitativ;
de calitate superioară;
de calitate inferioară;
mărfuri cu mici defecte de calitate dar din cauza cărora nu devine nevândabilă.
Mărfurile de o altă calitate decât cea contractată poate fi acceptată sau nu în gestiune. Dacă sunt acceptate se renegociază prețul, se întocmesc facturi în roșu sau în negru pentru diferența de preț. Dacă nu se acceptă se soluționează cu plusurile cantitativ-valorice neacceptate. Dacă marfa are mici defecte de calitate se negociază reduceri de prețuri sub formă de bonificații pentru care furnizorul întocmește facturi suplimentare în roșu.
3. Diferențele valorice pot rezulta dacă furnizorul a utilizat alt preț decât cel din contract sau au făcut erori de calcul. În această situație datoria față de furnizor se înscrie în evidență în suma corectă urmând să se primească facturi suplimentare în funcție de sensul diferenței.
Dacă toate acestea corespund cu documentele însoțitoare se întocmește ,,Nota de recepție și constatare de diferențe” care cuprinde: denumirea produsului, cantitatea, prețul, denumirea furnizorului, actul însoțitor, numărul și data recepției și comisia de recepție. Aceasta este semnată de gestionar și de toți membrii comisiei.
„Nota de recepție” presupune ca mărfurile să fie evaluate la diferite costuri (cost de achiziție sau preț de vânzare în funcție de metoda de contabilizare folosită) și se întocmesc în mai multe exemplare, în funcție de organizarea contabilității unității economice. Există posibilitatea ca în momentul recepției să se constate diferențe față de dispoziția de livrare, motiv pentru care se întocmește un ,,Proces verbal de luare în custodie”, urmând ca marfa să fie restituită furnizorulului, care va întocmi o factură în roșu.
Aprovizionarea prin delegat propriu are loc când furnizorul și beneficiarul se află în aceeași localitate. Delegatul întreprinderii de comerț se prezintă la sediul furnizorului cu comanda și o delegație de ridicare de marfă și eventual cu C.E.C. necesar efectuării plății. Delegatul participă la recepția mărfurilor și ambalajelor, iar din momentul semnării „Dispoziției de livrare” și a „Facturii” devine răspunzător pentru integritatea lotului de marfă.
„Dispoziția de livrare” și „Factura” se întocmește de unitatea furnizoare în trei exemplare, urmând ca exemplarele originale să însoțească mărfurile pe timpul transportului.
„Factura” cuprinde:
numărul, seria și data facturii;
date de identificare ale furnizorului și ale clientului;
denumirea sortimentelor, codul, unitatea de măsură, cantitatea, prețul unitar, valoarea, eventuale cheltuieli de transport, dar și eventuale reduceri de preț, precum și T.V.A. dacă furnizorul este plătitor de T.V.A. Prin însumarea valorilor parțiale se obține valoarea totală la care se adaugă T.V.A. de unde obținem totalul de plată.
La sediul unității de comerț se procedează la recepția cantitativă și calitativă și se întocmește „Nota de recepție și constatare diferențe”. Există posibilitatea ca în cazul recepției de către beneficiar să se constate diferențe din vina delegatului propriu, urmând ca acestuia să i se impute suma prin întocmirea de: decizie de imputare, angajament de plată.
Aprovizionarea cu delegat al întreprinderii furnizoare presupune prezentarea acestuia la unitatea beneficiară unde se verifică marfa de către comisia de recepție și se întocmește „Nota de recepție și constatare de diferențe”.
La S.C.D.M.A.I. “UNIREA” S.A. activitatea de comerț se desfășoară prin intermediul depozitelor și a raioanelor. Depozitele de repartizare au obligația de distribuire a mărfurilor către raioane prin întocmirea unei „Note de predare-primire” care servește la descărcarea gestiunii depozitului și încărcare gestiunii raionului. Aceasta stă la baza completării raportului de gestiune cu intrările de marfă și a fișei de magazie cu ieșirile de marfă.
„Nota de recepție și constatare de diferențe” se întocmește la oficiul de calcul urmând ca împreună cu facturile să se verifice și să se centralizeze la serviciul comercial de unde se predau serviciului contabilitate. Prețurile de vânzare cu amănuntul – înscrise în N.R.C.D. sunt calculate de serviciul comercial în funcție de cotele de adaos practicate. „Notele de predare-primire” sunt calculate, verificate și centralizate de fiecare serviciu comercial și predate la serviciul contabilitate. Centralizarea se face de fiecare calculator din cadrul serviciului calculație al serviciului comercial în funcție de furnizorii de care se ocupă.
La serviciul contabilitate urmează centralizarea documentelor de intrare pe zile, separat pentru depozite și pentru raioane.
Aprovizionarea prin intermediul depozitului de repartizare se întâlnește în cadrul societății “en detail” sau de alimentație publică.
Depozitul de repartizare efectuează doua operații:
recepția mărfurilor sosite de la furnizor printr-una din formele anterioare;
distribuția mărfurilor către magazine conform graficului de distribuție și a notei de predare-restituire care justifică descărcarea gestiunii depozitului și încărcarea gestiunii beneficiare. „Nota de predare-restituire” stă la baza completării „Raportului de gestiune” cu intrările de mărfuri și a „Fișei de magazie” cu ieșirile de mărfuri.
Schematic, circuitul documentelor principale necesare aprovizionării: factura și aviz de expediție, nota de recepție și constatare de diferențe, nota de predare-restituire, aviz de expediție pentru retur marfă, se prezintă astfel:
Circuitul documentelor principale necesare aprovizionării
Legenda:
intrarea documentului din afară;
adăugare de date pe documentul creat a anterior;
prelucrarea datelor de pe un document și înscrierea lor pe alt document;
verificarea și înregistrarea datelor din stoc în contabilitate;
arhivarea documentelor;
înregistrarea datelor în document și evidența tehnico-operativă;
numărul de documente emise ce urmează a fi verificate și înregistrate;
legatură;
exemplare ce sunt supuse operației de verificare.
Aprovizionarea de pe piața agroalimentară se face de unitățile operative de alimentație publică pe baza borderoului de achiziție care cuprinde:
date de identificare a producătorului individual și numărul de carnet de producător;
denumirea sortimentelor achiziționate;
cantitate, preț unitar, valoare, semnătura producătorului și achizitorului.
Predarea mărfurilor către gestiunea primitoare se face prin „Nota de recepție și constatare de diferențe”.
Aprovizionarea din producția proprie este întâlnită tot în alimentația publică și constă în transferul unor preparate culinare din bucătăriile restaurantelor către unitățile de desfacere, pe baza comenzii scrise luată de ospătar de la client și întocmirea bonului de marcaj de fiecare gestiune predătoare a mărfii. Pe baza notei de marcaj întocmită în două exemplare se descarcă gestiunea bucătăriei și se încarcă gestiunea care ulterior va înregistra ieșirea pe baza notei de plată.
2.3.3.2. Contabilitatea operațiilor privind aprovizionarea cu mărfuri. Cazul general
Mărfurile reprezintă bunuri pe care S.C.D.M.A.I. “UNIREA” S.A. le cumpără în vederea revânzării. Procesul de aprovizionare se desfășoară pe baza contractelor încheiate cu furnizorii, în care se precizează mărfurile ce se achiziționează, cantitățile și termenele de livrare, modalitățile și termenele de plată, condițiile de transport și ambalare. Principalul obiect de activitate prevăzut în statutul societății S.C.D.M.A.I. “UNIREA” S.A. este referitor la operațiunile de desfacere a mărfurilor alimentare și nealimentare, deci desfășurarea unor operații de comerț. Cormerțul, ca parte importantă a serviciului terțiar al economiei se poate defini ca un ansamblu de activități prin care se stabilesc legături permanente între producători și consumatori, altfel spus că o activitate de cumpărare și revânzare a mărfurilor în scopul obținerii unui profit. Firma utilizează ca preț de înregistrare a mărfurilor fie costul de achiziție al mărfurilor, fie prețul de vânzare cu ridicata sau cu amănuntul. În cazul în care firma utilizează pentru evaluarea și înregistrarea în contabilitate a mărfurilor prețurile de vânzare cu ridicata sau cu amănuntul alături de contul 371 “Mărfuri” se folosește și contul 378 “Diferențe de preț la mărfuri”. Contul 378 “Diferențe de preț la mărfuri” ține evidența adaosului comercial aferent mărfurilor existente în gestiunea unității patrimoniale cu activitate comercială.
Exemplu: S.C.D.M.A.I. “UNIREA” S.A. a achiziționat mărfuri de la furnizori cu factură fiscală la preț de înregistrare de 70.000.000 lei; și din avansuri de trezorerie la preț de înregistrare de 14.000.000 lei, T.V.A. inclus.
Înregistrarea facturii fiscale.
% = 401 “Furnizori” 70.000.000 lei
371 “Mărfuri” 58.828.000 lei
4426 “T.V.A. – Deductibilă” 11.172.000 lei
Înregistrarea achiziție din avansuri.
% = 542 “Avansuri de trezorerie” 14.000.000 lei
371 “Mărfuri” 11.765.600 lei
4426 “T.V.A. – Deductibilă” 2.234.400 lei
2.3.3.3. Cazuri particulare. Diferențe constatate la recepție. Mărfuri sosite fără factură. Factura cu reduceri de preț
Mărfuri sosite fără factură
Conform “Notei de recepție și constatare de diferențe”, în cazul mărfurilor sosite fără factură se debitează contul 371 “Mărfuri” și se creditează contul 408 “Furnizori-facturi nesosite”. Pe măsura sosirii facturii se debitează contul 371 “Mărfuri” și se creditează contul 401 “Furnizori”.
Exemplu: În exercițiul N valoarea mărfurilor sosite fără factură este de 200.000 lei. În exercițiul N+1 se primește factura din care rezultă că prețul de achiziție este de 205.000 lei.
Înregistrarea recepției mărfurilor sosite fără factură în exercitiul N.
% = 408 “Furnizori – facturi nesosite” 238.000 lei
371 “Mărfuri” 200.000 lei
4428 “T.V.A. – Neexigibilă” 38.000 lei
Stornarea operației la deschiderea exercițiului N+1.
408 = % 238.000 lei
“Furnizori – facturi nesosite” 371 “Mărfuri” 200.000 lei
4428 “T.V.A. – Neexigibilă” 38.000 lei
Înregistrarea la sosirea facturii.
% = 401 “Furnizori” 243.950 lei
371 „Mărfuri” 205.000 lei
4426 “T.V.A. – Deductibilă” 38.950 lei
Facturi cu reduceri de preț
În cazul cumpărărilor de mărfuri se primesc reduceri comerciale (rabaturi, remize, risturnuri) sau financiare (sconturi de decontare).
Rabaturile se acordă pentru defecte de calitate și se practică asupra prețului de vânzare; remizele se acordă asupra prețului pentru vânzări superioare volumului convenit sau poziția de transport preferențială a cumpărătorului, iar risturnurile sunt reduceri de preț calculate asupra ansamblului de operații efectuate cu același terț în decursul unei perioade determinate. Reducerile comerciale nu se înregistrează în cazul în care sunt consemnate în factura inițială; la conturile de stocuri se evidențiază mărimea netă comercială. Sconturile de decontare se acordă pentru achitarea datoriilor înainte de termenul normal de exigibilitate. Reducerile financiare se contabilizează la primirea sau la decontarea facturii.
Exemplu: S.C.D.M.A.I. “UNIREA” S.A. primește următoarea factură:
– mărfuri 200.000 lei
– rabat 5% 10.000 lei
– remiză 10% 19.000 lei
– NETĂ COMERCIALĂ 171.000 lei
– scont de decontare 2% 3.420 lei
– NETĂ FINANCIARĂ 167.580 lei
– T.V.A. 19% 31.840 lei
– NETĂ DE PLATĂ 199.420 lei
Înregistrarea facturii în condițiile în care reducerile financiare se contabilizează la primirea facturii și recepția stocurilor.
% = % 202.840 lei
371 “Mărfuri” 401 “Furnizori” 199.420 lei
4426 “T.V.A. – Deductibilă” 767 “Venituri din sconturi obținute” 3.420 lei
Decontarea facturii.
401 “Furnizori” = 5121 “Conturi curente la bănci în lei” 199.420 lei
Înregistrarea facturii în condițiile în care scontul de decontare se contabilizează la achitarea facturii.
Înregistrarea primirii facturii.
% = 401 “Furnizori” 202.840 lei
371 „Mărfuri” 171.000 lei
4426 “T.V.A. – Deductibilă” 31.840 lei
Decontarea facturii.
401 “Furnizori” = % 202.840 lei
5121 “Conturi curente la bănci în lei” 199.420 lei
767 “Venituri din sconturi obținute” 3.420 lei
2.3.4. Contabilitatea privind vânzarea mărfurilor
2.3.4.1. Formule și documente privind vânzarea de mărfuri din unitățile cu amănuntul
Vânzarea mărfurilor către clienți reprezintă activitatea de bază desfășurată în cadrul magazinului “UNIREA”.
Formele de vânzare sunt:
vânzarea către consumatori individuali (populație);
vânzarea către alte societăți.
Specific celor două forme de vânzare se întâlnesc două modalități de încasare a banilor, astfel pentru prima formă de vânzare modalitatea de încasare este în numerar, iar pentru cea de a doua este prin virament.
În magazinul “UNIREA” se practică ambele forme de vânzare dar ponderea majoritară o reprezintă vânzarea către consumatori individuali.
Vânzarea către consumatori individuali se face prin următoarele forme:
1. Vânzarea mărfii cu bon eliberat de vânzător.
Bonul de vânzare se întocmește în trei exemplare unul rămâne la carnet, unul însoțește marfa, iar originalul se înmânează cumpărătorului pentru a fi prezentat casierului în vederea încasării contravalorii mărfii. Acesta cuprinde: gestiunea, data emiterii, denumirea mărfii, cantitatea vândută, prețul unitar de vânzare și valoarea mărfii. Pe baza bonului emis de vânzător, casierul încasează contravaloarea mărfii și o înregistrează în casa de marcat, urmând ca pe baza tichetului eliberat de casă, marfa să fie încredințată clientului.
La sfârșitul programului se totalizează valoarea înscrisă în aparatul de casă, prin eliberarea de către casa de marcat a vânzăriilor totale pentru fiecare gestiune, urmând ca apoi să se întocmească „Monetarul”. Fila originală a monetarului se predă împreună cu banii la casieria centrală, care verifică și confirmă cele prezentate în monetar prin ștampilare și certificare, urmând ca celelalte exemplare ale monetarului să fie predate gestiunilor componente. În cadrul raioanelor, la sfârșitul programului se întocmește „Borderoul bonurilor de vânzare” prin centralizarea tuturor bonurilor emise de către vânzător, urmând apoi confruntarea lui cu monetarul emis de casier.
Pe baza monetarului și a borderoului bonurilor de vânzare se întocmește „Raportul de gestiune”.
2. Vânzarea mărfii cu tichet emis de aparatul de casă presupune marcarea vânzării în aparatul de casa și eliberarea unui tichet în momentul încasării banilor și eliberarea mărfii solicitate.
La sfârșitul programului se totalizează valoarea înscrisă în aparatul de casă și se întocmește monetarul care se predă la casieria centrală împreună cu banii, urmând ca un exemplar al monetarului să fie baza de înregistrare a vânzărilor în „Raportul de gestiune”.
Pe baza monetarelor și a tichetelor de casă emise, casieria centrală întocmește „Centralizatorul vânzărilor pe gestiuni”, totalul acestuia reprezentând vânzarea în numerar efectuată de magazinul “UNIREA” pe o zi.
Valoarea vânzării totale în numerar înregistrată pe o zi se înscrie într-o chitanță de vânzare și reprezintă baza înregistrării în „Registrul de casă”.
3. Vânzarea mărfurilor la domiciliu, pe baza comenzilor telefonice ale clienților, casele de comenzi pregătesc loturile de mărfuri solicitate întocmind o „Notă de comandă-livrare” în care se consemnează sortimentele de mărfuri, prețul unitar, valoarea la preț de vânzare și taxa de transport. Aceasta se emite la unitatea predătoare, stând la baza înregistrării în „Raportul de gestiune” și a întocmirii facturii.
4. Vânzarea prin ospătari constituie o formă specifică aplicată în restaurante, crame, braserii. După preluarea comenzilor de la consumatori, ospătarii le transmit secțiilor gestionare. Pentru mărfurile preluate de la acestea, ei întocmesc „Bonuri de marcaj” în două exemplare din carnete distincte pe secții. Încasarea banilor pentru mărfurile vândute se face pe baza notei de plată (întocmită în 2 exemplare). La sfârșitul programului fiecare ospătar centralizează datele din bonurile de marcaj și notele de plată în „Borderoul de încasări și plăți”. Pe baza borderourilor șeful de unitate întocmește „Centralizatorul vânzărilor pe unitate”. În prezent sunt folosite casele de marcat fiscale pe care le accesează fiecare ospătar după preluarea comenzii. Casele de marcat sunt amplasate în cadrul secțiilor unității de alimentație publică. Această formă de vânzare este folosită tot mai frecvent.
5. Vânzarea către alte societăți, se deosebește de vânzarea către consumatori individuali atât prin cantitatea mai mare de produse vândute, cât și prin modalitatea de încasare. Dacă vânzarea către consumatorii individuali presupune încasarea numai în numerar, vânzarea către terți presupune:
încasarea în numerar în cazul când cumpărătorul solicită vânzătorului anumite mărfuri, specificând că urmează să le achite în numerar, dar dorind în schimb o chitanță fiscală.Vânzătorul întocmește proforma ce cuprinde: denumirea raionului, denumirea cumpărătorului, denumirea mărfurilor, cantitatea vândută, prețul unitar de vânzare și valoarea mărfii, urmând ca cumpărătorul să se prezinte la biroul de chitanțe fiscale în vederea eliberării chitanței fiscale solicitate. Chitanța fiscală se întocmește în patru exemplare: originalul și o copie se dau cumpărătorului care se prezintă la raion pentru a-și ridica marfa, încredințând spre confirmarea vânzătorului copia chitanței fiscale, reprezentând document de descărcare a gestiunii; o copie rămâne la carnet; o copie este dată la casieria centrală împreună cu un borderou în care se centralizează toate chitanțele fiscale. „Borderoul chitanțelor fiscale” reprezintă documentul justificativ de înregistrare a vânzării în „Centralizatorul vânzărilor pe gestiune”. Această modalitate de încasare are la bază vânzarea loco unitate furnizoare cu delegat al societății cumpărătoare;
încasare prin C.E.C. sau ordin de plată emis de cumpărător. Această modalitate de încasare are la bază forma de vânzare loco unitatea furnizoare cu delegat al cumpărătorului. Delegatul cumpărător se prezintă cu o comandă ce cuprinde mărfurile solicitate de la diferite raioane. Vânzătorul întocmește proforma ce cuprinde raionul, denumirea mărfii, cantitatea, preț unitar, valoarea mărfii și denumirea cumpărătorului, urmând ca delegatul cumpărător să se prezinte la „Oficiul de Calcul” în vederea emiterii facturii. Factura cuprinde toate datele prezentate în proformă și se întocmește în trei exemplare: originalul împreună cu o copie se înmânează clientului în vederea prezentării la raion pentru a-și putea ridica marfa; copia facturii reprezentând documentul justificativ de înregistrare a vânzării în „Raportul de gestiune”; o copie se înregistrează în contabilitate. În momentul prezentării originalului facturii, delegatul cumpărător efectuează și recepția cantitativă și calitativă a mărfii. Facturile emise de magazinul “UNIREA” au ca mijloc de decontare numai ordinele de plăți introduse în bancă de către cumpărător sau prin dispoziție de încasare emise de compartimentul financiar.
În practică se mai întâlnesc și alte forme de vânzare pentru terți precum:
vânzarea loco unitatea furnizoare cu delegat al cumpărătorului;
vânzarea loco unitate primitoare cu delegat al întreprinderii predătoare;
vânzarea mărfii pe răspunderea furnizorului, dar acesta nu se practică de magazinul “UNIREA”.
2.3.4.2. Contabilitatea operațiilor privind vânzarea de mărfuri din unitățile cu amănuntul
Cunoașterea modului de efectuare a înregistrărilor în contabilitatea operațiunilor privind vânzarea mărfurilor în comerțul cu amănuntul este condiționată de cunoașterea modului de formare a prețurilor de vânzare.
S.C.D.M.A.I. “UNIREA” S.A. se aprovizionează cu marfă din producția internă sau din import. Aprovizionarea de la furnizor se efectuează la costuri de achiziție. Documentele pe baza cărora se fac aprovizionările sunt „Avizul de însoțire a mărfii” și „Factura fiscală”. „Avizul de însoțire a mărfii” este utilizat numai în condițiile prevăzute la art. 2 din Ordinul M.F. nr. 2055/1998 privind aplicarea corespunzătoare a H.G. nr. 831/1997. Plata mărfurilor aprovizionate se face prin intermediul formelor și instrumentelor de decontare cunoscute (în numerar sau prin virament).
Ca urmare a aprovizionării are loc încărcarea gestiunii raioanelor de vânzare, cu prețul de vânzare cu amănuntul complet al mărfurilor achiziționate. Mărfurile aprovizionate și intrate în unitate trebuie recepționate. Recepția mărfurilor presupune verificarea concordanței cantitative și calitative a mărfurilor înscrise în documentele de însoțire cu mărfurile real primite. Cu ocazia recepției se stabilește adaosul comercial care va fi practicat și taxa pe valoarea adaugată aferentă. Pentru încărcarea gestiunii se folosește ca document „Nota de recepție și constatare de diferențe”.
Încasarea sumelor rezultate din vânzarea mărfurilor sunt evidențiate zilnic în formularul cu regim special de tipărire, înscriere și numerotare numit „Monetar” care se întocmește în două exemplare. Valoarea înscrisă în monetar trebuie să corespundă cu valoarea înscrisă în „Raportul de gestiune”.
La sfârșitul fiecărei luni se realizează descărcarea gestiunii cu valoarea mărfurilor vândute. Pentru descărcarea gestiunii este necesar să se cunoască elementele care compun totalul valorificărilor de mărfuri din luna respectivă (costul de achiziție, adaosul comercial, T.V.A.). Suma totală a valorificărilor se stabilește însumând încasările zilnice. Taxa pe valoare adaugată aferentă se stabilește prin același procedeu. Din suma totală a vânzărilor se scade valoarea taxei pe valoarea adaugată și se obține valoarea mărfurilor vândute exprimată în preț de vânzare cu amănuntul (cost de achiziție și adaos comercial). Determinarea adaosului comercial se realizează prin determinarea cotei medii de adaos; care se va aplica la suma reprezentând valoarea mărfurilor văndute în cursul lunii.
Exemplu: S.C.D.M.A.I. “UNIREA” S.A. prezintă ca solduri inițiale 60.000.000 lei la mărfuri, 8.000.000 lei pentru adaosul comercial și 9.579.832 lei pentru T.V.A. neexigibilă. S.C.D.M.A.I. “UNIREA” S.A. este plătitoare de T.V.A., iar mărfurile sunt evaluate la prețul de vânzare cu amănuntul complet. Au loc următoarele operații economico-financiare:
a) aprovizionare cu mărfuri în valoare de 40.000.000 lei, T.V.A. inclus 19% de la furnizorul Orhideea Sălbatică Com S.R.L., potrivit facturii fiscale nr. 7439458;
b) se recepționează mărfurile primite și se încarcă gestiunea firmei cu întreaga cantitate de marfă, stabilind adaosul comercial la 35%;
c) se înregistrează încasări din vânzarea mărfurilor în valoare de 48.545.040 lei;
d) aprovizionare cu mărfuri în valoare de 80.000.000 lei, T.V.A. inclus 19% de la furnizorul Ro Galu Prod S.R.L., potrivit facturii fiscale nr. 7439459;
e) se recepționează mărfurile primite și se încarcă gestiunea firmei cu întreaga cantitate de marfă, stabilind adaosul comercial la 25%;
f) se înregistrează încasări din vânzarea mărfurilor în valoare de 78.652.480 lei;
g) la sfârșitul luni se efectuează operațiunile din proprie inițiativă (descărcarea gestiunii cu valoarea mărfurilor valorificate, regularizarea conturilor de T.V.A., închiderea conturilor de venituri și cheltuieli)
a)Aprovizionarea cu mărfuri de la furnizori.
% = 401 “Furnizori” 40.000.000 lei
371 „Mărfuri” 33.613.400 lei
4426 “T.V.A. – Deductibilă” 6.386.600 lei
b)Încărcarea gestiunii cu valoarea adaosului comercial și T.V.A. aferentă.
– cost de achiziție 33.613.400 lei
– T.V.A. 6.386.600 lei
– adaos comercial 35% 11.764.690 lei
– T.V.A. aferent adaosului 2.235.291 lei
– preț cu amănuntul 45.378.090 lei
– total T.V.A. 8.621.891 lei
371 „Mărfuri” = % 20.386.581 lei
378 “Diferențe de preț la mărfuri” 11.764.690 lei
4428 “T.V.A. – Neexigibilă” 8.621.891 lei
c)Înregistrarea încasărilor din vânzările zilnice.
T.V.A. colectată = 48.545.040 lei * 15,96% = 7.747.788 lei
Veniturile = 48.545.040 lei – 7.747.788 lei = 40.797.252 lei
5311 “Casa în lei” = % 48.545.040 lei
707 “Venituri din vânzarea mărfurilor” 40.797.252 lei
4427 “T.V.A. – Colectată” 7.747.788 lei
d)Aprovizionarea cu mărfuri.
% = 401 “Furnizori” 80.000.000 lei
371 “Mărfuri” 67.226.800 lei
4426 “T.V.A. – Deductibilă” 12.773.200 lei
e)Încărcarea gestiunii cu valoarea adaosului comercial și T.V.A. aferentă.
371 “Mărfuri” = % 32.773.173 lei
378 “Diferențe de preț la mărfuri” 16.806.700 lei
4428 „T.V.A. – Neexigibilă” 15.966.473 lei
f)Încasarea de venituri din vânzarea mărfurilor.
T.V.A. colectată = 78.652.480 lei * 15,96% = 12.552.936 lei
Veniturile = 78.652.480 lei – 12.552.936 lei = 66.099.544 lei
5311 “Casa în lei” = % 78.652.480 lei
707 “Venituri din vânzarea mărfurilor” 66.099.544 lei
4427 “T.V.A. – Colectată” 12.552.936 lei
g)Operațiunile de la sfârșitul lunii.
– descărcarea gestiunii cu valoarea mărfurilor vândute în cursul lunii.
Suma totală încasată: 48.545.040 lei + 78.652.480 lei = 127.197.520 lei
T.V.A. aferentă: 7.747.788 lei + 12.552.936 lei = 20.300.724 lei
% = 371 “Mărfuri” 127.197.520 lei
607 “Cheltuieli privind mărfurile” 86.255.025 lei
378 “Diferențe de preț la mărfuri” 20.641.771 lei
4428 “T.V.A. – Neexigibilă” 20.300.724 lei
Adaos comercial
K378 = (8.000.000 lei + (11.764.690 lei + 16.806.700 lei) / 60.000.000 lei + (45.378.090 lei + 84.033.500 lei))* 100 = 19,31%
RCct707 * K378 = 106.896.796 lei * 19,31% = 20.641.771 lei
SICct378 = 8.000.000 lei
RC ct378 = 11.764.690 lei + 16.806.700 lei = 28.571.390 lei
SIDct371 (exclusiv T.V.A. Neexigibilă) = 60.000.000 lei – (60.000.000 lei * 15,96%) = 50.424.000 lei
RD ct371 (exclusiv T.V.A. Neexigibilă) = 45.378.090 lei + 84.033.500 lei = 129.411.290 lei
Costul de achiziție = 127.197.520 lei – (20.641.771 lei + 20.300.724 lei) = 84.923.050 lei
– regularizarea conturilor de T.V.A.
4427 “T.V.A. – Colectată” = % 19.159.800 lei
4426 „T.V.A. – Deductibilă” 20.300.724 lei
4424 “T.V.A. de plată” 1.140.924 lei
– închiderea conturilor de cheltuieli și venituri.
121 “Profit și pierdere” = 607 “Cheltuieli privind mărfurile” 86.255.025 lei
707 = 121 “Profit și pierdere” 106.896.796 lei
“Venituri din vânzarea mărfurilor”
2.3.5. Contabilitatea altor operații privind mărfurile în metoda inventarului permanent
2.3.5.1. Contabilitatea mărfurilor vândute cu plata în rate
S.C.D.M.A.I. “UNIREA” S.A. desfășoară activități de vânzare a mărfurilor cu amănuntul cu plata în rate. Vânzarea în rate se face prin încheierea unui contract de vânzare-cumpărare în rate între S.C.D.M.A.I. “UNIREA” S.A. și clientul său. Clientul trebuie să depună dovada că este în măsură să achite ratele eșalonate la termenele scadente stabilite de firmă. Firma percepe dobânda, fie la nivelul celei bancare fie mai mică decât aceea pe toată durata derulării contractului.
Pentru a reflecta venitul realizat până la încasarea ratelor, în contabilitate este utilizat contul 472 ”Venituri înregistrate în avans”. Pentrtu T.V.A. aferentă ratelor se folosește contul 4428 ”T.V.A. neexigibilă” care devine exigibilă la încasarea ratelor scadente. Dobânda inclusă în rată este reflectată în contul 766 ”Venituri din dobânzi”.
Exemplu: S.C.D.M.A.I. “UNIREA” S.A. vinde în rate mărfuri la prețul cu amănuntul de 108.000.000 lei (80.000.000 lei preț de cumpărare + 28.000.000 lei adaos comercial), T.V.A. 19% adică, 20.520.0000 lei, prețul de cumpărare complet fiind de 128.520.000 lei.
La livrarea mărfii se percepe 40% din prețul ei (128.520.000 lei * 40% = 51.408.000 lei). Rest de plată 128.520.000 lei – 51.408.000 lei = 77.112.000 lei. Achitarea se face în cinci rate egale la termenele stabilite. Mărimea ratei: 77.112.000 lei / 5 = 15.422.400 lei. T.V.A. inclusă în rată: 15.422.400 lei * 15,96% = 2.461.415 lei. Dobânda este de 10% și se percepe la mărimea ratei. Rata: 15.422.400 lei * 10% = 1.542.240 lei, dobânda totală fiind de: 1.542.240 lei * 5 rate = 7.711.200 lei.
În contabilitatea S.C.D.M.A.I. “UNIREA” S.A. se înregistrează:
a)Creanța.
411.05 “Clienți” = % 157.841.050 lei
707.05 “Venituri din vânzarea mărfurilor” 64.804.925 lei
4427 “T.V.A. Colectată” 8.208.000 lei
472.05 “Venituri înregistrate în avans” 72.516.125 lei
4428.05 “T.V.A. – Neexigibilă” 12.312.000 lei
b)Se încasează avansul de 40%.
5311 “Casa în lei” = 411.05 “Clienți” 51.408.000 lei
c)Se descarcă gestiunea de marfă.
% = 371 “Mărfuri” 128.520.000 lei
607 “Cheltuieli privind mărfurile” 80.000.000 lei
378 “Diferențe de preț la mărfuri” 28.000.000 lei
4428 “T.V.A. – Neexigibilă” 20.520.000 lei
d)Formarea veniturilor curente după încasarea ratei la data de 15 martie.
5311 “Casa în lei” = 411.05 “Clienți” 16.964.640 lei
472 = % 14.503.225 lei
“Venituri înregistrate în avans” 707.05 “Venituri din vânzarea mărfurilor” 12.960.985 lei
766.05 „Venituri din dobânzi” 1.542.240 lei
4428.05 “T.V.A. – Neexigibilă” = 4427 “T.V.A. – Colectată” 2.461.415 lei
2.3.5.2. Contabilitatea mărfurilor vândute în consignație
S.C.D.M.A.I. “UNIREA” S.A. desfășoară operațiuni de desfacere a mărfurilor în consignație. Mărfurile vândute în consignație provin de la populație sau agenți economici. În comerțul de consignație se disting două prețuri:
preț de evaluare, prețul convenit cu deponentul care trebuie achitat acestuia, numai pe măsura vânzării mărfurilor respective (după vânzare devine preț de cumpărare);
preț de vânzare cu amănuntul, preț format prin adăugarea la prețul de evaluare a comisionului de consignație (are caracter de adaos comercial).
Mărfurile primite în consignație nu sunt cumpărate ferm în momentul primirii. Aceste mărfuri rămân în proprietatea deponenților până se vor vinde.
Exemplu: S.C.D.M.A.I. “UNIREA” S.A. practică comision de 15%.
a)Primirea mărfii la preț de evaluare de 5.000.000 lei.
Debit 8033” Valori materiale primite în păstrare sau custodie” = 5.000.000 lei
b)Vânzarea mărfii.
– preț de evaluare = 5.000.000 lei
– comision 15% = 750.000 lei
– T.V.A. aferentă comisionului = 750.000 * 19% = 142.500 lei
– preț de vânzare cu amănuntul = 5.892.500 lei
5311 “Casa în lei” = % 5.892.500 lei
707 “Venituri din vânzarea mărfurilor” 5.750.000 lei
4427 “T.V.A. – Colectată” 142.500 lei
Și concomitent Credit 8033 “Valori materiale primite în păstrare sau custodie” = 5.000.000 lei
c)Încărcarea gestiunii cu mărfurile primite și vândute.
371 “Mărfuri” = % 5.750.000 lei
462 “Creditori diverși” 5.000.000 lei
378 “Diferențe de preț la mărfuri” 750.000 lei
d)Descărcarea gestiunii.
% = 371 “Mărfuri” 5.750.000 lei
607 “Cheltuieli privind mărfurile” 5.000.000 lei
378 “Diferențe de preț la mărfuri” 750.000 lei
e)Achitarea sumelor datorate.
462 “Creditori diverși” = 5311 “Casa în lei” 5.000.000 lei
f)Regularizare T.V.A.
4427 “T.V.A. – Colectată” = 4423 “T.V.A. de plată” 142.500 lei
g)Plata T.V.A.
4423 “T.V.A. de plată” = 5121 “Conturi la bănci în lei” 142.500 lei
h)Închiderea contului de cheltuieli.
121 “Profit și pierdere” = 607 “Cheltuieli privind mărfurile” 5.000.000 lei
i)Închiderea contului de venituri.
707 “Venituri din vânzarea mărfurilor” = 121“Profit și pierdere” 5.750.000 lei
2.3.6. Contabilitatea diferențelor rezultate din inventarierea mărfurilor
2.3.6.1. Necesitatea, organizarea și etapele inventarierii mărfurilor
Inventarierea patrimoniului reprezintă ansamblul operațiunilor prin care se constată existența tuturor elementelor de activ și pasiv, cantitativ sau numai valoric, după caz, în patrimoniul unității la data la care aceasta se efectuează.
Inventarierea are ca scop principal stabilirea situației reale a fiecărei unități și cuprinde toate elementele patrimoniale precum și bunurile și valorile deținute cu titlu, aparținând altor persoane juridice sau fizice, în vederea întocmirii bilanțului contabil, care trebuie să fie o imagine fidelă, clară și completă a patrimoniului, a situației financiare și a rezultatelor obținute. Determinativul “real” se reflectă la constatarea mărimii faptice a elementelor patrimoniale dar și la evaluarea lor la nivelul valori curente (actuală sau de întrebuințare).
Nu se poate concepe un bilanț, adică nu se poate determina situația financiară și rezultatele unei întreprinderi la un anumit moment și pe o perioadă de timp, fără să se alcătuiască în prealabil inventarul. Numai printr-un bilanț întocmit pe baze reale, întreprinzătorul se poate orienta și menține într-o economie însoțită de variația prețurilor și puterii de cumpărare a banului.
Relația proprie inventarului prin care se determină situația reală a patrimoniului la un moment dat este de forma:
În corelație cu stabilirea situației reale a patrimoniului, inventarul poate fi discutat și ca un instrument de calcul a rezultatelor obținute pe o perioadă de timp.
Funcția inventarului în determinarea situației reale a patrimoniului este argumentată și de faptul că prin comparația situației faptică cu cea scriptică înregistrată în contabilitate se determină plusurile și minusurile de inventar, precum și modul lor de decontare (regularizare).
Funcția inventarului de stabilire a situației reale nu trebuie văzută numai prin prisma bilanțului contabil. Ea se corelează și cu înregistrarea proprie sistemului de conturi, deci și cu contabilitatea curentă. Analizat din acest punct de vedere, inventarul este punctul de pornire și de închidere al oricărei contabilități curente. Pe baza inventarului se deschid conturile și tot el este actul final pe care se sprijină înregistrările ce se fac pentru închiderea conturilor. În urma înregistrărilor de punere de acord a datelor contabile cu cele stabilite prin inventariere, rulajele conturilor reflectă toate operațiile economice și financiare, iar soldurile exprimă realitatea de pe teren. Totodată, se stabilesc răspunderile pentru acele diferențe de inventar care au produs pagube sau beneficii necuvenite în patrimoniul întreprinderii. Prin inventariere se descoperă sustragerile, falsurile, delapidările în păstrarea și manipularea bunurilor economice și gospodărirea lor neeconomicoasă.
În felul acesta, inventarul prin funcția sa se constituie ca un instrument de control asupra integrității materiale și financiare a patrimoniului.
Convergența la funcția de mai sus e și aceea de identificare prin inventariere a stocurilor greu vândabile, fără mișcare, cu mișcare lentă, de prisos, inutilizabile sau deteriorate, în vederea atragerii lor în circuitul economic. Continuând ideea, prin inventariere se identifică și se reintegrează în circuitul economic mijloacele fixe disponibile, cu durata de staționare depășită, proiectele sistate sau abandonate, comenzile de producție anulate etc.
Inventarul reprezintă și o metodă de calcul și de evidență a stocurilor. Sunt cunoscute în acest sens cele două metode (metoda inventarului permanent și intermitent). În cazul inventarului intermitent se furnizează informația primară pentru determinarea faptică și valorică a stocurilor de la sfârșitul perioadei și informația cu caracter derivat privind ieșirile de stocuri.
Mărimea stocurilor este determinată fizic prin inventar, iar ieșirile prin calcul pe baza relației:
Calitatea inventarului ca metodă de evidență și de calcul se extinde și la determinarea unor indicatori economico-financiari sau asigurarea unor date primare de inventar în contabilitate. De exemplu calculul costului producției neterminate, determinarea scăzământului și pierderile pentru bunurile prevăzute cu un asemenea regim, predarea-primirea de gestiuni, lichidarea și fuzionarea întreprinderilor etc.
Desfășurarea inventarierii
Organizarea și efectuarea inventarierii patrimoniului din cadrul regiilor autonome, societăților comerciale, instituțiilor publice, asociațiilor și celorlalte persoane juridice, precum și a pesoanelor fizice ce au calitate de comercianți se efectuează potrivit prevederilor Legii contabilității nr. 82/1991, ale Regulamentului de aplicare a Legii contabilității, precum și alte prezente norme.
În temeiul art. 8 (alin. 1) din Legea contabilității, unitățile patrimoniale au obligația să efectueze inventarierea generală a patrimoniului la începutul activității, cel puțin o dată pe an, de regulă la sfârșitul anului, pe parcursul funcționării sale, în cazul fuzionării, divizării sau încetării activității, precum și în următoarele situații:
în cazul modificării prețurilor;
la cererea organelor de control, cu prilejul efectuării controlului, sau al altor organe prevăzute de lege;
ori de câte ori sunt indicii că există lipsuri sau plusuri de gestiune care nu pot fi stabilite decât prin inventariere;
ori de câte ori intervine o predare-primire de gestiune;
cu prilejul reorganizării gestiunilor;
ca urmare a calamităților naturale sau a unor cazuri de forță majoră sau în alte cazuri prevăzute de lege.
În baza prevederilor art. 8, alin. 2 din Legea contabilității, Ministerul Finanțelor Publice poate aproba pentru instituțiile publice, excepții de la regula inventarierii obligatorii anuale, la solicitarea justificată a unității patrimoniale, cu avizul direcțiilor generale ale finanțelor publice și controlului financiar de stat județene, respectiv a municipiului București.
În cazul în care, în situațiile de mai sus sunt inventariate toate elementele patrimoniale dintr-o gestiune, aceasta poate ține loc de inventariere anuală, cu aprobarea administratorului de credite sau a persoanei care are obligația gestionării patrimoniului.
La începutul activității unității patrimoniului, inventarierea are ca scop principal stabilirea și evaluarea elementelor patrimoniale ce constituie aportul la capitalul social. Elementele patrimoniale aduse ca aport la capitalul social se înscriu în registru-inventar grupate pe conturi.
În cazul agenților economici cu activitate completă, bunurile materiale pot fi inventariate și înaintea datei de 31 decembrie, cu condiția asigurării valorificării și cuprinderii rezultatelor inventarierii în bilanțul contabil pe anul respectiv.
Normele contabile din țara noastră prevăd că în condițiile folosirii inventarului permanent, reflectarea analitică a conturilor să se poată organiza după una din următoarele metode, în funcție de specificul activității și necesității proprii ale unității patrimoniale: metoda operativ-contabilă (pe solduri), metoda cantitativ – valorică (pe fișe de cont analitic) și metoda global-valorică.
Metoda operativ – contabilă
Constă în organizarea la locul de depozitare a unei evidențe contabile pe feluri de bunuri stocate, iar în contabilitatea analitică a unei evidențe valorice a mișcărilor (intrări-ieșiri) pe gestiuni, pe grupe sau subgrupe de bunuri, după caz. Totodată se organizează și o evidență cantitativ – valorică numai pentru stocuri, pe feluri de bunuri stocate și gestiuni. Această evidență se creează la sfârșitul lunii cu scopul de a verifica concordanța dintre contabilitatea analitică și evidența cantitativă ținută la locul de depozitare. Ecuația de control proprie unei asemenea metode este:
Soldul final al gestiunii “N” calculat în contabilitatea analitică are la bază relația:
Soldul final al gestiunii “N” calculat pe baza evidenței cantitative de la depozite se determină prin ponderea cantităților din stoc cu prețul de evaluare ales în funcție de metoda de evaluare, identificării specifice, epuizării loturilor (F.I.F.O., L.I.F.O., N.I.F.O.) și prețurilor (prestabilite). Nu se poate aplica metoda C.M.P.
Metoda cantitativ – valorică
Metoda cantitativ-valorică constă în organizarea la locul de depozitare a unei evidențe cantitative pe feluri (sortimente) de stocuri, iar în contabilitatea analitică a unei evidențe cantitativ -valorice pe feluri de bunuri și gestiuni. În cadrul ambelor evidențe înregistrarea se face pe stocuri, intrări, ieșiri.
Indiferent de una sau alta din cele două metode alese pentru contabilitatea stocurilor, apreciem că ele trebuie raționalizate în sensul adoptării numai a unei evidențe cantitativ – valorice realizate de sistemul de conturi în cadrul compartimentului financiar – contabil. Se poate renunța la evidența cantitativă condusă la locul de depozitare al bunurilor stocate.
Metoda global – valorică
Metoda global – valorică constă în ținerea unei evidențe valorice atât la nivelul gestiunii, cât și în contabilitatea analitică. În acest scop se procedează la inventarierea stocurilor și evaluarea lor potrivit uneia dintre metodele identificării specifice, epuizării loturilor (F.I.F.O., L.I.F.O., N.I.F.O.) și prețului standard (prestabilit). Soldul final astfel calculat trebuie să fie egal cu cel stabilit în contabilitatea analitică, pe baza relației:
Răspunderea pentru buna organizare a lucrărilor de inventariere, potrivit prevederilor art. 11 alin.3 din Legea contabilității, revine administratorului de credite sau altei persoane care are obligația gestionării patrimoniului și care elaborează și transmit comisiilor de inventariere instrucțiuni în acest sens, adaptate la specificul unității.
Inventarierea patrimoniului se efectuează de către comisii de inventariere, formate din cel puțin două persoane numite prin decizie scrisă, emisă de persoanele autorizate. În decizia de numire se menționează, în mod obligatoriu, componența comisiei, modul de efectuare a inventarierii, gestiunile supuse inventarierii, data începerii și terminării operațiunilor.
La unitățile mici, inventarierea poate fi efectuată de către o singură persoană.
Comisiile de inventariere sunt coordonate, acolo unde este cazul, de o comisie centrală numită, de asemenea, prin decizie scrisă emisă de conducere, să instruiască, să supravegheze și să controleze modul de efectuare a operațiunilor de inventariere.
Comisia de inventariere răspunde de efectuarea tuturor lucrărilor de inventar, potrivit prevederilor legale.
Pentru desfășurarea în bune condiții a operațiunilor de inventariere, în comisii vor fi numite persoane cu pregătire economică și tehnică corespunzătoare, care să asigure efectuarea corectă și la timp a lucrărilor de inventariere.
Inventarierea patrimoniului se poate realiza atât de către salariații proprii cât și pe bază de contracte de prestări de servicii încheiate cu persoane juridice sau fizice.
Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarul depozitelor supuse inventarierii și nici contabilii care țin evidența gestiunii respective, cu excepția unităților mici (persoane fizice care au calitate de comerciant sau societățile comerciale al căror număr de salariați este de până la două persoane iar valorile materiale care trebuie inventariate nu depășesc plafonul stabilit de administratorii unității).
Membri comisiilor de inventariere nu pot fi înlocuiți decât în cazuri bine justificate și numai prin decizie scrisă, emisă de cei care i-au numit.
În vederea bunei desfășurări a operațiunilor de inventariere, administratorii sau alte persoane, care au obligația gestionării patrimoniului trebuie să ia măsuri pentru crearea condițiilor corespunzătoare de lucru comisiei prin:
organizarea depozitării valorilor materiale grupate pe sortotipuri, codificarea acestora și întocmirea etichetelor de raft;
ținerea la zi a evidenței tehnico – operative la gestiunile de valori materiale și a celei contabile și efectuarea lunară a confruntărilor de date dintre aceste evidențe;
participarea la lucrările de inventariere a întregii comisii de inventariere;
asigurarea personalului necesar pentru manipularea valorilor materiale care se inventariază etc;
asigurarea participării la identificarea bunurilor inventariate (calitate, sort, preț, etc.) a unor persoane competente din unitate sau din afara acesteia, la solicitarea responsabilului comisiei de inventariere, care au obligația de a semna listele de inventariere pentru atestarea datelor înscrise;
dotarea gestiunii cu aparate și instrumente adecvate și în număr suficient pentru măsurare, cântărire etc., cu mijloace de identificare (cataloage, mostre, sonde etc.) precum și cu formularele și rechizitele necesare;
dotarea comisiei de inventariere cu mijloace tehnice de calcul și de sigilare a spațiilor inventariate;
dotarea gestiunilor (magazine, depozite etc.) cu două rânduri de încuietori diferite;
După primirea deciziei scrise, responsabilul comisiei de inventariere ridică sub semnătura directorului economic, a contabilului-șef sau a altei persoane numite să îndeplinească această funcție, listele de inventariere, vizate și parafate de către acesta, după care comisia se prezintă la sediul gestiunii care urmează a fi inventariată în vederea efectuării inventarierii fizice.
Principalele măsuri organizatorice care trebuie luate de către comisia de inventariere:
1. înainte de începerea operațiunii de inventariere se ia de la gestionarul răspunzător de gestiunea valorilor materiale o declarație scrisă din care să rezulte dacă:
gestionează valori materiale și în alte locuri de depozitare;
în afara valorilor materiale ale unităților patrimoniale respective, are în gestiune și altele aparținând terților, primite cu sau fără document;
are plusuri sau minusuri de gestiune despre a căror cantitate sau valoare are cunoștință;
are valori materiale nerecepționate sau care trebuie expediate (livrate), pentru care s-au întocmit documentele aferente;
a primit sau a eliberat valori materiale fără documente legale;
deține numerar sau alte hârtii de valoare rezultate din vânzarea bunurilor aflate în gestiunea sa;
are documente de primire eliberate care nu au fost operate în evidența gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate;
De asemenea, gestionarul va menționa în declarația scrisă felul, numărul și data ultimului document de intrare și de ieșire a bunurilor în/din magazie;
2. să identifice toate locurile (încăperile) în care există valori materiale ce urmează a fi inventariate;
3. să asigure închiderea și sigilarea în prezența gestionarului, ori de câte ori se întrerup operațiunile de inventariere și se părăsește gestiunea.
Dacă valorile materiale supuse inventarului, gestionate de către o singură persoană, sunt depozitate în locuri diferite sau când gestiunea are mai multe căi de acces, membrii comisiei care efectuează inventarierea trebuie să sigileze toate aceste locuri și căile lor de acces, cu excepția locului în care a început inventarierea, care se sigilează numai în cazul în care inventarierea nu se termină într-o singură zi.
La reluarea lucrărilor se verifică dacă sigiliul este intact, în caz contrar acest caz se va consenma într-un proces – verbal de desigilare, care se semnează de către comisia de inventariere și de către gestionar, luându-se măsurile corespunzătoare.
Documentele întocmite de comisia de inventariere rămân în cadrul gestiunii inventariate, în fișete, dulapuri etc., încuiate și sigilate. Sigiliul se păstrează pe durata inventarierii de către responsabilul comisiei de inventariere.
Declarația se datează și se semnează de către gestionarul valorilor materiale inventariate și de către comisia de inventariere, care atestă că a fost dată în prezența sa.
4. să bareze și să semneze, la ultima operațiune, fișele de magazie, menționând data la care s-au inventariat: valorile materiale, să vizeze documentele care privesc intrări sau ieșiri de valori materiale, existente în gestiune sau neînregistrate, să dispună înregistrarea acestora în fișele de magazie și predarea la contabilitate, astfel încât situația scriptică a gestiunii să reflecte realitatea;
5. să controleze dacă toate instrumentele și aparatele de măsură sau de cântărire au fost verificate și dacă sunt în stare de funcționare corespunzătoare.
În cazul în care gestionarul lipsește, comisia de inventariere aplică sigiliul și comunică aceasta conducerii unității patrimoniale. Conducerea unității are obligația să aducă la cunoștiință în scris pe gestionar, despre inventarierea ce trebuie să se efectueze, indicând locul, ziua și ora fixată pentru începerea lucrărilor.
Dacă gestionarul sau reprezentantul legal nu se prezintă la locul, data și ora fixată, inventarierea se efectuează de către comisia de inventariere în prezența altei persoane, numită prin decizie scrisă, care să-l reprezinte pe gestionar.
Pentru desfășurarea corespunzătoare a inventarierii este indicat, dacă e posibil să sisteze operațiunile de predare-primire a bunurilor supuse inventarierii, luându-se din timp măsurile corespunzătoare pentru a nu se stânjeni procesul normal de livrare sau de primire a bunurilor. Dacă operațiunile de predare-primire de bunuri nu pot fi suspendate se prevede o zonă tampon, creată pentru depozitarea bunurilor primite în timpul inventarierii sau să permită expedierea la clienți, iar operațiunile respective se vor efectua numai în prezența comisiei de inventariere care va menționa pe documentele respective “primit sau liber în timpul inventarierii”, după caz cu evitarea inventarierii duble sau a omisiunilor.
Pe toată durata inventarierii, programul și perioada inventarierii vor fi afișate la loc vizibil.
Stabilirea stocurilor faptice
Stabilirea stocurilor faptice se face prin numărare, măsurare sau cubare după caz. Bunurile aflate în ambalaje originale intacte nu se desfac decât prin sondaj, acest lucru urmând a fi menționat și în listele de inventariere respective.
La lichidele a căror cantitate efectivă nu se poate stabili prin transformarea și măsurarea conținutului vaselor stabilit în funcție de volum, densitate, compoziție și alte caracteristici ale lichidelor, care se constată fie organo-leptic, fie prin măsurare sau probe de laborator, după caz.
Materialele de masă precum: ciment, oțel, beton, produse de carieră și balastieră, materiale și produse agricole etc., a căror inventariere, prin cântărire și măsurare ar necesita cheltuieli importante sau ar conduce la degradarea bunurilor respective, se pot inventaria pe bază de calcul tehnic.
În listele de inventariere a materialelor menționate mai sus se specifică modul cum s-a făcut inventarierea, precum și datele tehnice care au stat la baza calculelor.
Bunurile aflate asupra angajaților la data inventarierii (echipament, cazarmament, scule, unelte) se inventariază și se trec în liste separate, specificându-se persoanele care răspund de păstrarea lor. În cadrul evidențierii acestora pe formații, locuri de muncă, bunurile vor fi centralizate și comparate cu datele din evidența tehnico-operativă, precum și cu cele din evidența contabilă.
Bunurile cu un grad mare de perisabilitate se inventariază cu prioritate, fără a se stânjeni desfacerea imediată a acestora.
Comisia de inventariere are obligația să controleze toate locurile în care pot să existe bunuri supuse inventarierii.
Lista de inventariere
Toate bunurile ce se inventariază se înscriu în listele de inventariere, varianta simplificată (cod 14-3-12/b), care trebuie să se întocmească pe locuri de depozitare, pe gestiuni și pe categorii de bunuri. Acestea sunt de format A4, tipărite pe ambelele fețe, în blocuri de 100 de file. Formatul cod 14-3-12/b este prezentat sub formă de modul și poate fi adaptat la cerințele fiecărei unități.
Servește ca:
document pentru inventarierea elementelor patrimoniale aflate în gestiunile unității (cod 14-3-12b);
documente de bază pentru stabilirea lipsurilor și plusurilor de valori materiale și a altor valori (cod 14-3-12b);
document justificativ de înregistrare în evidența magazinelor (depozitelor) și în contabilitate a lipsurilor și a plusurilor constatate (cod 14-3-12);
document pentru înlocuirea registrului-inventar (cod 14-3-12);
document pentru stabilirea provizioanelelor pentru deprecieri (cod 14-3-12);
document centralizator al operațiunilor de inventariere (cod 14-3-12);
Se întocmește într-un exemplar la locurile de depozitare de regulă anual sau în situațiile prevăzute de dispozițiile legate, de comisia de inventariere, pe gestiuni, conturi de valori materiale, eventuale grupe sau subgrupe, separat pentru valori materiale și mijloace fixe ale unității și separat pentru cele în custodie aflate asupra personalului unității la data inventarierii, primite spre prelucrare etc. și se semnează de către membrii comisiei de inventariere și de către gestionar.
În cazul unei gestiuni colective cu mai multe schimburi, listele de inventariere se semnează de către toți gestionarii, iar în cazul predării-primirii gestiunii, acestea trebuie semnate atât de persoana (persoanele) care predau gestiunea, cât și de gestionarul (gestionarii) care primește (primesc) gestiunea.
În listele de inventariere a valorilor materiale aflate în ambalaje originale intacte, a lichidelor a căror cantitate efectivă nu se poate stabili prin transvazare și măsurare sau a materialelor de masă în vrac etc., a căror inventariere prin măsurare sau cântărire ar necesita cheltuieli importante sau ar conduce la degradarea bunurilor respective se vor atașa notele de calcul privind inventarierea, precum și datele tehnice care au stat la baza calculelor.
Materiile, obiectele de inventar, produsele finite și ambalajele se înscriu în listele de inventariere pe feluri, indicându-se codul, unitatea de măsurare, gradul de umiditate la cereale etc.
Listele de inventariere întocmite pentru bunurile în custodie trebuie să conțină pe lângă elementele comune (felul materialului sau produsul finit, cantitatea, valoarea etc.), numărul și data actului de predare-primire în custodie. Pentru stocurile de valori materiale fără mișcare, de prisos, de calitate necorespunzătoare, depreciate, fără desfacere asigurată, se întocmesc liste de inventariere separat, în care se arată cauzele nefolosirii, caracterul și gradul deteriorării sau aprecierii, dacă este cazul, cauzele care au determinat starea bunurilor respective, precum și persoanele vinovate după caz.
Constatările făcute se soluționează de conducerea unității în conformitate cu dispozițiile legale.
Produsele și mărfurile aflate în expediții de către unitatea furnizoare, iar valorile materiale achiziționate aflate în curs de aprovizionare se inventariază de unitatea cumpărătoare și se înscriu în listele de inventariere separate.
Formularele cu regim special se înscriu în listele de inventariere în ordinea codurilor, pentru a se putea stabili cu ușurință integritatea acestora, în conformitate cu dispozițiile legale.
Înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii se procedează la o verificare minuțioasă a exactității înregistrărilor efectuate în fișele de magazie și în contabilitate. Greșelile descoperite cu această ocazie trebuie corectate înainte de consemnarea inventarierii.
În cazul valorilor materiale primite în custodie și/sau consignație pentru prelucrare etc., listele de inventariere se întocmesc în două exemplare, copia se înaintează agentului economic în al cărui patrimoniu se află valorile respective.
Toate bunurile inventariate, grupate pe gestiuni și categorii de bunuri se înscriu în listele de inventariere, care se semnează de către persoanele împuternicite să efectueze inventarierea.
Aceste documente circulă:
la conducătorul compartimentului financiar-contabil pentru a fi semnate, după care se remit comisiei de inventariere;
la gestionar prin semnarea fiecărei fișe, menționând pe ultima filă a listei de inventariere că toate cantitățile au fost stabilite în prezența sa, că bunurile respective se află în păstrarea și răspunderea sa;
la compartimentul financiar-contabil, pentru calcularea diferențelor valorice și numărarea listei de innventariere, privind exactitatea soldului scriptic, precum și pentru verificarea calculelor efectuate;
la comisia de inventariere pentru stabilirea lipsurilor, plusurilor și a deprecierilor constatate la inventar, precum și pentru consemnarea în procesul verbal al rezultatelor inventarierii;
la conducătorul compartimentului financiar-contabil și la compartimentul juridic, împreună cu procesele verbale cuprinzând cauzele degradării sau deteriorării bunurilor, inclusiv persoanele vinovate, precum și procesul verbal al rezultatelor inventarierii pentru avizarea propunerilor făcute de comisia de inventariere;
la conducătorul unității, împreună cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii, pentru a decide asupra soluțiilor propuse;
la unitatea căreia îi aparțin valorile materiale primite în custodie, pentru prelucrare etc., în scopul comunicării eventualelor nepotriviri (exemplarul 2).
Pentru bunurile aparținând altor unități (închiriate în custodie, cu vânzare în consignație, spre prelucrare etc.) se întocmesc liste separate.
Listele de inventariere pentru bunurile în custodie vor conține informații cu privire la data și numărul actului de custodie și alte documente de livrare (factură), precum și alte informații utile.
Listele de inventariere cuprinzând valorile materiale aflate în custodie se trimit și persoanei fizice sau juridice, români sau străini, după caz căruia îi aparțin bunurile respective, în termen de 15 zile de la terminarea inventarierii, urmând ca proprietarul bunurilor să comunice eventualele nepotriviri în termen de 15 zile de la primirea listelor de inventariere.
În caz de nepotriviri unitatea deținătoare e obligată să clarifice situația diferențelor respective sau să comunice constatările sale persoanei fizice sau juridice căreia îi aparțin bunurile respective în termen de 5 zile de la primirea sesizării.
Pentru bunurile depreciate, inutilizabile sau deteriorate, fără mișcare sau greu vândabile, comenzile în curs, abandonate sau sistate se întocmesc de asemenea liste de inventariere.
Pentru comenzile în curs de execuție se menționează pentru fiecare bun în parte, pe baza constatării la fața loculului:
denumirea obiectului;
descrierea amănunțită a stadiului în care se află obiectul, pe baza valorii din documentația existentă (devize) precum și în funcție de volumul lucrărilor realizate la data inventarului.
Materialele și utilajele primite de la beneficiari pentru montaj și neîncorporate în lucrări se inventariază separat.
În cazul producției în curs de execuție se inventariază atât produsele care nu au trecut prin toate fazele (stadiile) prelucrării impuse de produsul tehnologic de producție, cât și produsele care, deși au fost terminate, nu au trecut toate probele de recepționare tehnică sau nu au fost completate cu toate piesele și accesoriile lor. În cadrul producției în curs de execuție se cuprind, de asemenea, lucrările și serviciile, precum și studiile în curs de execuție sau neterminate.
Materiile prime, materialele prefabricate, piesele de schimb, semifabricatele etc. aflate la locurile de muncă și nesupuse prelucrării, nu se consideră producție în curs de execuție. Acesta se inventariază separat și se repun în conturile din care provin, diminuându-se cheltuielile iar după terminarea inventarierii acestora se vor evidenția în conturile inițiale de cheltuieli.
Pentru determinarea valorii actuale aferente stocurilor și producției în curs de execuție, întreprinderea poate utiliza referințele și tehnicile cele mai adaptate naturii bunului cum sunt: prețul, prețul practicat la bursa de mărfuri, bareme, indicii specifici etc.
Totuși trebuie remarcat că în practica unor țari cu economie de piață, valoarea reținută ca fiind valoarea de piață actuală sau de inventar pentru stocuri și producția în curs de execuție se determină particularizat în funcție de felul stocului.
Astfel, pentru produse finite și mărfuri revândute în aceeași stare, valoarea de inventar se stabilește în funcție de valoarea lor netă de realizare.
Aceasta este egală cu prețul de vânzare al întreprinderii din care sunt deduse cheltuielile rămase de efectuat pentru realizarea (vânzarea) bununilor (cheltuielilor de transport, comisioane privind vânzările, costul garanției acordate după vânzare etc.)
Pentru semifabricate se utilizează, de asemenea, valoarea netă de realizare, ținându-se cont de destinația acestor active circulante:
dacă ele nu pot fi vândute decât în forma finită (cazul cel mai frecvent), prețul reținut este prețul de vânzare al produsului finit, diminuat cu cheltuielile de desfacere;
dacă ele pot fi vândute ca atare, prețul reținut va fi dat de diferență între prețul de vânzare al semifabricatelor și cheltuielile de desfacere.
Pentru producția neterminată se va ține cont de componentele produsului și de stadiul de prelucrare al acestora, iar pentru materiile consumabile se utilizează valoarea netă de realizare, fie costul de înlocuire.
Determinarea stocurilor faptice se face astfel încât să se evite omiterea sau inventarierea de două ori sau de mai multe ori a acelorași bunuri, în acest scop se recomandă ca procedeu dubla inventariere.
La sfârșitul inventarului, pe ultima filă a listei de inventar, gestionarul trebuie să menționeze dacă toate valorile materiale și bănești din gestiune au fost inventariate și consemnate în listele de inventariere. În acest caz comisia de inventariere este obligată să analizeze obiecțiile, iar concluziile la care a ajuns se vor menționa la sfârșitul listelor de inventariere.
Listele de inventariere se semnează pe fiecare fișă, de către membrii comisiei de inventariere și de către gestionar.
În cazul gestiunilor colective (cu mai mulți gestionari) listele de inventariere se semnează de către toți gestionarii, iar în cazul predării – primirii gestiunii, acestea se semnează atât de către gestionarul predător, cât și de către cel primitor.
Inventarierea faptică a patrimoniului unităților se materializează prin înscrierea cu cerneală sau pix, fără spații libere și fără ștersături, a valorilor inventariate în formularul “Listă de inventariere”, în urma verificării existente fizice a fiecărui bun inventariat.
Pentru bunurile la care comisiile de inventariere au constatat deprecieri, se întocmesc liste de inventariere distincte care se preiau, de asemenea, în listele de inventariere.
Listele de inventariere pentru gestiuni global-valorice au rolul de stabilire a diferențelor valorice în plus sau în minus, cu deosebirea că se folosește la acele gestiuni la care evidența analitică a valorilor materiale se ține după metoda global-valorică.
În cazul elementelor patrimoniale pentru care au fost constituite provizioane pentru depreciere, în listele de inventar se va scrie valoarea contabilă netă a acestora, stabilită cu ocazia inventarierii.
Rezultatele inventarerii se înscriu în registrul inventar care este un document contabil obligatoriu de înregistrare anuală. În el se înregistrează toate elementele de activ și pasiv, inventariate și grupate după natura lor, conform posturilor din bilanțul contabil.
Elementele patrimoniale înscrise în registrul inventar au la bază listele de inventariere centralizatoare și procesele verbale de inventariere care justifică conținutul fiecărui bilanț contabil.
Rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor constatate faptic și înscrise în listele de inventariere cu cele din evidența tehnico-operativă (fișele de magazie) și de contabilitate.
Constatările comisiei de inventariere privind soldurile bunurilor materiale și stabilirea diferențelor se consemnează în listele de inventariere. În cazul modificărilor ulterioare făcute unilateral în fișele de magazie, consemnările vor fi precedate de o anchetă prealabilă amănunțită.
Înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii se procedează la o verificare minuțioasă a exactității tuturor stocurilor din fișele de magazie și a soldurilor din contabilitate pentru bunurile inventariate. Erorile descoperite cu această ocazie trebuie corectate operativ, după care se procedează la stabilirea rezultatelor inventarierii prin confruntarea cantităților consemnate în listele de inventariere, varianta simplificată, cu evidența tehnico-operativă pentru fiecare poziție în parte, urmând ca pozițiile cu diferență să fie preluate în lista de inventariere centralizatoare.
Evaluarea stocurilor trebuie să se facă cu respectarea principiului permanenței metodelor potrivit căruia metodele și regulile de evaluare trebuie menținute.
Valorile materiale se vor evalua la valoarea lor actuală, numită și valoarea de inventar, care se va înscrie în coloana corespunzătoare din lista de inventariere a deprecierilor.
La stabilirea valorii de inventar se va aplica principiul prudenței, potrivit căruia nu este admisă supraevaluarea elementelor de activ și a veniturilor, respectiv subevaluarea elementelor de pasiv și a cheltuielilor.
În cazul în care se constată că valoare de inventar, stabilită în funcție de utilitatea pentru unitate și prețul pieței e mai mare decât valoarea cu care sunt evidențiate acestea în contabilitate, în listele de inventariere se vor înscrie valorile din contabilitate, în cazul în care valoarea de inventar este mai mică decât valoarea din contabilitate, în listele de inventariere se înscrie valoarea în funcție de utilitatea bunului și prețul pieței.
Pentru asigurarea imaginii fidele a patrimoniului, în cazul constatării unor deprecieri relative (nedefinitive) trebuie constituit un provizion pentru deprecieri, care să reflecte situația reală existentă, indiferent de situația economică a agentului respectiv, chiar și în cazul în care aceste cheltuieli nu sunt cunoscute din punct de vedere fiscal. În cazul constatării unor deprecieri ireversibile (definitive) la mijloace fixe și obiectele de inventar, se va proceda la constituirea unei amortizări suplimentare în vederea punerii de acord a valorilor contabile nete cu valoarea stabilită cu ocazia inventarierii care nu e deductibilă din punct de vedere fiscal.
Rezultatul inventarierii se înscrie de comisia de inventariere, după confirmarea de către compartimentul contabilitate a soldurilor scriptice, într-un proces-verbal.
Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii trebuie să conțină în principal următoarele elemente: data întocmirii, numele și prenumele membrilor comisiei de inventariere, gestiunea inventariată, data începerii și terminării operațiunilor de inventariere, numărul și data actului de numire a comisiei de inventariere, rezultatele inventarierii, concluziile și propunerile comisiei de inventariere cu privire la cauzele plusurilor și ale lipsurilor constatate și la persoanele vinovate, precum și propuneri de legătură cu acestea, volumul stocurilor depreciate, cu mișcare lentă, fără mișcare, greu vândabile, fără desfacere asigurată și propuneri de măsuri în vederea reintegrării lor în circuitul economic, propuneri de scoateri din uz a obiectelor de inventar și declasare sau casare a unor stocuri, constatări privind păstrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integrității bunurilor din gestiune, precum și alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate.
Pentru elementele patrimoniale la care s-au constatat deprecieri pe baza listelor de inventariere întocmite distinct, comisia de inventariere face propuneri sau de înregistrare a unor amortizări suplimentare (pentru deprecierile ireversibile ale imobilizărilor) acolo unde este cazul arătând, totodată cauzele ce au determinat aceste deprecieri.
Propunerile cuprinse în procesul-verbal comisiei de inventariere se prezintă în termen de 3 zile de la data încheierii operațiunilor de inventariere, administratorului unității patrimoniale.
Acesta, cu avizul conducătorului patrimoniului financiar-contabil și al șefului compartimentului juridic, decide în termen de cel mult 5 zile, asupra soluționării propunerilor făcute, cu respectarea dispozițiilor legale.
2.3.6.2. Stabilirea, regularizarea și contabilizarea diferențelor constatate la inventar
Înregistrarea în contabilitate a rezultatului inventarierii se face în conformitate cu normele metodologice de utilizare a conturilor contabile aprobate prin Hotărârea Guvernului nr. 704/1993.
Pentru toate lipsurile, plusurile și deprecierile constatate, precum și pentru pagube determinate de expirarea termenelor de prescripție a creanțelor sau din alte cauze, comisia de inventariere trebuie să primească explicații scrise de la persoanele care au răspunderea gestionării.
Pe baza explicațiilor primite și a documentelor cercetate, comisia de inventariere stabilește caracterul lipsurilor, pierderilor, pagubelor și deprecierilor constatate, precum și caracterul plusurilor, propunând, în confirmitate cu dispozițiile legale, modul de regularizare a diferențelor dintre datele contabile și cele faptice, rezultate în urma inventarierii.
În cazul în care, în urma inventarierii rezultă plusuri sau minisuri de inventar, în vederea punerii de acord a evidenței contabile cu valorile inventariate, acestea se vor înregistra ca atare în contabilitate, fără a se face compensări între ele.
În cazul constatării unor lipsuri în gestiune, imputabile, administratorii vor lua măsura imputării acestora la valoarea lor de înlocuire.
Prin valoarea de înlocuire se înțelege costul de achiziție al bunului respectiv la data constatării pagubei, care va cuprinde prețul de cumpărare practicat pe piață, la care se adaugă taxele nerecuperabile, inclusiv T.V.A., cheltuielile de transport, aprovizionare și alte cheltuieli necesare pentru punerea în starea de utilizare sau pentru intrarea în gestiune a bunului respectiv.
În cazul bunurilor constatate lipsă, ce urmează a fi imputate, care nu pot fi cumpărate de pe piață, valoarea de imputare se stabilește de o comisie formată din specialiști în domeniul respectiv.
La stabilirea valorii debitului în gestiune nu sunt considerate infracțiuni, se va avea în vedere posibilititatea compensării lipsurilor cu eventualele plusuri, dacă sunt îndeplinite condițiiie:
existența riscului de confuzii între sorturile aceluiași bun, material, din cauza asemănării în ceea ce privește aspectul exterior, culoare, desen, model, dimensiuni, ambalaj sau alte elemente;
diferențele constatate în plus sau în minus să privească aceeași perioadă de gestiune.
La stabilirea valorii imputate nu se vor avea în vedere provizioanele pentru deprecieri constatate.
Nu se admit compensarea în cazurile în care s-a făcut dovada că lipsurile constatate la inventariere provin din sustragerea sau deteriorarea bunurilor de către cei care răspund de gestionarea acestor bunuri.
Listele cu sorturile de produse, mărfuri, ambalaje și alte valori materiale care întrunesc condițiile de compensare datorită riscului de confuzii se aprobă anual de către administratori, respectiv de ordonatorii de credite.
Compensarea se face pentru cantitățile egale între plusurile și minusurile constatate.
În cazul în care cantitatea sorturilor supuse compensării, la care s-au constatat plusuri, sunt mai mari decât cantitățile admise la compensare, la care s-au constatat lipsuri, se va proceda la stabilirea egalității cantitative prin eliminarea din calcul a diferenței în plus. Această eliminare se face începând cu sorturile care au prețurile unitare cele mai scăzute, în ordine crescândă.
În cazul în care cantitățile sorturilor supuse compensării, la care s-au constatat lipsuri sunt mai mari decât cantitățile sorturilor admise la compensare, la care s-au constatat lipsuri sunt mai mari decât cantitățile sorturilor admise la compensare, la care s-au constatat plusuri, se va proceda, de asemenea, la stabilirea egalități cantitative prin eliminarea din calcul a cantității care depășește totalul cantitativ al plusurilor. Eliminarea se face cu sorturile care au prețurile cale mai scăzute, în ordine crescândă.
În cazul în care cantitățile sorturilor supuse compensării, la care s-au constatat lipsuri mai mari decât cantitățile sorturilor admise la compensare, la care s-au constatat plusuri, se va proceda, de asemenea, la stabilirea egalității cantitative prin eliminarea din calcul a cantității care depășește totalul cantitativ al plusurilor. Eliminarea se face începând cu sorturile care au prețurile cele mai scăzute, în ordine crescândă.
Pentru valorile materiale la care sunt acceptate scăzăminte, în cazul compensării lipsurilor cu plusurile stabilite, la inventariere, scăzămintele se calculează numai în situația în care cantitățile lipsă sunt mai mari decât cantitățile constatate în plus, în această situație cotele de scăzământ se aplică în primul rând la valorile materialelor la care s-au constatat lipsurile. Dacă în urma scăzămintelor respective mai rămân diferențe cantitative în minus, cotele de scăzăminte se vor aplica și asupra celorlalte valori admise din compensare, la care s-au constatat plusuri sau la care nu au rezultat plusuri sau la care au rezultat diferențe.
Diferența stabilită în minus în urma compensării și aplicării tuturor cotelor de scăzăminte, respectând prejudiciul pentru unitate, se recuperează de la persoanele vinovate, în conformitate cu dispozițiile legale.
Normele de scăzăminte nu se aplică anticipat, numai după constatarea existenței efective a lipsurilor și numai în limita acesteia. De asemenea, normele de scăzăminte nu se aplică automat, aceste norme find considerate limite maxime.
Pentru pagubele constatate în gestiune răspund persoanele vinovate de producerea lor. Imputarea acestora se va face la valoarea de înlocuire, așa cum am definit-o anterior.
În toate cazurile constatarea unui minus la inventarul fizic ca urrnare a unor calamități naturale sau altă situație de forță majoră (cazuri fortuite), se înregistrează în contabilitate în debitul contului 671 “Cheltuieli privind calamitățile și alte evenimente extraordinare” prin creditul contului respectiv de stocuri.
Însă pentru stocurile exceptând producția în curs de execuție, plusurile și minusurile constatate de inventarierea gestiunilor vor afecta un cont de cheltuieli de exploatare conform naturii stocurilor, în sensul creșterii cheltuielilor (prin debitare) în cazul minusurilor și micșorării acestora, în cazul plusurilor de inventar (prin creditarea contului respectiv de cheltuieli). Aceste conturi sunt în corespondență direct cu conturile de stocuri pentru care se înregistrează plus sau minus în gestiune.
Pentru plusurile respectiv minusurile în gestiune, la stocurile de producție în curs de execuție și produse, este afectat contul 711 “Variația stocurilor” care se creditează cu minusurile constatate la inventarierea gestiunilor.
Există cazuri când, cu ocazia inventarierii în momentul recepției se pot constata minusuri. Dacă pentru aceasta este răspunzător furnizorul, valorile constatate la inventariere se impută acestuia, dacă însă cauza nu este cunoscută până la clarificare, valorile se vor înregistra în debitul contului 473 “Decontări din operațiuni în curs de clarificare” urmând a se imputa vinovaților.
Exemple: Se constată distrugerea unui stoc de marfă ca urmare a unei calamități naturale, în valoare de 200.000 lei.
671 = 371 „Mărfuri” 200.000 lei
„Cheltuieli privind calamitățile
și alte evenimente extraordinare”
La inventarierea fizică se constată un plus de zece unități la materia primă “A” la un preț de 50.000 lei/unitate = 500.000 lei
300 „Materi prime” = 600 „Cheltuieli cu materiile prime” 500.000 lei
Se inventariază un minus de materii prime la inventar din vina gestionarului evaluat la 10.000 lei. Imputarea s-a făcut la un preț de 16.000 lei, T.V.A. 19%.
a ) Înregistrarea minusului la inventarierea gestiunii.
600 „Cheltuieli cu materiile prime” = 300 „Materii prime” 10.000 lei
b) Imputarea minusului.
– preț imputare 16.000 lei
– T.V.A. 19% 3.040 lei
461 “Debitori diverși” = % 19.040 lei
771 “Venituri din subvenții pentru 16.000 lei
evenimente extraordinare și altele similare”
4427 “T.V.A. Colectată” 3.040 lei
Se constată un minus de marfă în gestiune datorat unui furt calificat, autorul find neindentificat, paguba evaluată este de 200.000 lei.
473 = 371 „Mărfuri” 200.000 lei
„Decontări din operațiuni în curs de clarificare”
La finele perioadei de 60 zile de la data înregistrării sumei în debitul contului 473 „Decontări din operațiuni în curs de clarificare” (perioada de clarificare) se constată că autorul nu e identificat.
607 „Cheltuieli cu mărfurile” = 473 200.000 lei
„Decontări din operațiuni în curs de clarificare”
La finele perioadei de clarificare autorul pagubei este identificat și se face o înregistrare:
– preț imputare 250.000 lei
– T.V.A.19% 47.500 lei
– Total 297.500 lei
461 “Debitori diverși” = % 297.500 lei
473 200.000 lei
“Decontări din operațiuni în curs de clarificare”
771 50.000 lei
“ Venituri din subvenții pentru
evenimente extraordinare și altele similare”
4427 “T.V.A. – Colectată” 47.500 lei
În practică poate fi întâlnită situația constatării unei erori comise cu ocazia întocmirii inventarului fizic sau se impune schimbarea metodei de evaluare ceea ce conduce la înregistrarea cheltuielilor sau veniturilor aferente acestei operațiuni cu caracter excepțional. În asemenea situații se impune ajustarea stocului inițial prin majorarea cheltuielilor excepționale (contul 671 “„Cheltuieli privind calamitățile și alte evenimente extraordinare”) sau prin majorarea veniturilor excepționale (contul 771 “ Venituri din subvenții evenimente extraordinare și altele similare”). Atunci când această ajustare este semnificativă se impune o explicație suplimentară în anexa care să arate incidența operației asupra patrimoniului (concret asupra stocurilor) și a rezultatului. Efectuarea acestei operații permite calculul variației stocurilor.
La societatea analizată inventarierea s-a efectuat în perioada 27 noiembrie 2003 – 04 decembrie 2003, conform deciziei de inventariere emisă de conducătorul societății, în care au fost numiți în comisia de inventariere următorii:
Cucurescu Alina președinte
Zaharia Emilia membru
Buburuza Mihaela membru
Ținând cont de particularitățile organizării contabilității analitice, inventarierea s-a efectuat deosebit la gestiunea depozitului de repartizare unde se puteau determina diferențele cantitative dintre stocurile aflate faptic la locul depozitării și stocurile înscrise în registrul stocurilor prin totalizarea soldurilor înscrise în registrul stocurilor a reieșit soldul total al mărfurilor din gestiune și acesta a fost confruntat cu raportul de gestiune zilnic al gestionarului și cu soldul de contabilitate.
S-a procedat la verificarea prin sondaj a modului cum au fost transcrise din documentele de intrare și ieșire datele în registrul stocurilor, pentru evitarea unor situații care să ducă prin transcrierea eronată la pagube create cu bunăștiință de gestionarul depozitului de mărfuri.
Nu au fost necesare compensări și nici stabilirea perisabilităților deoarece mărfurile aflate în gestiune nu sunt perisabile și nici nu există riscul confuziei între acestea.
Înaintea trecerii la inventarierea faptică, membrii comisiei de inventariere au procedat la luarea de declarații scrise de la gestionarul răspunzător și s-au parcurs toate etapele menționate înainte pentru pregătirea inventarierii.
După aceasta au trecut în prezența gestionarului la măsurarea și cântărirea stocurilor aflate în gestiune.
La gestiunile celor două magazine de desfacere analizate unde contabilitatea analitică este ținută global-valoric, controlul gestionar a fost efectuat la nivelul totalului valoric al gestiunii.
Pe baza recapitulației listelor de inventar s-a stabilit soldul faptic al gestiunii, acesta a fost confruntat cu raportul de gestiune al fiecărui gestionar în parte și fișa rulajelor mărfurilor, care are formatul unei “Fișe de Cont pentru operațiuni diverse” cod 14-6-22 generat la imprimantă de calculator și au reieșit următoarele:
La gestiunea 004, gestionara Zaharia Vica, soldul raportului de gestiune zilnic corespunde cu soldul din fișa rulajelor mărfurilor, respectiv de 125.670.211 lei, dar în recapitulația listelor de inventar soldul este de numai 125.381.211 lei, reieșind o diferență de 289.000 lei în minus. În această situație s-a luat gestionarului “Nota explicativă” pentru diferența în minus constatată și comisia a consemnat în “Procesul verbal al comisiei de inventariere” această situație pentru care gestionarul nu a avut motive temeinice de argumentare și-a întocmit un “Angajament de plată” al sumei.
La gestiunea 230, gestionarul Mihai Maria, soldul raportului de gestiune zilnic a corespuns cu soldul fișei rulajelor mărfurilor, respectiv de 115.215.370 lei, dar în recapitulația listelor de inventar soldul era de 115.247.570 lei, reieșind o diferență în plus de 32.200 lei. Comisia de inventariere a consemnat în “Procesul verbal al comisiei de inventariere”.
Minusul constatat la gestiunea 004 a fost contabilizat astfel:
% = 371 “Mărfuri” 289.000 lei
607 “Cheltuieli privind mărfurile” 208.381 lei
378 “Diferențe de preț la mărfuri” 40.476 lei
4428 “T.V.A. – Neexigibilă” 43.143 lei
4282 = % 289.000 lei
“Alte creanțe în legatură 758 “Alte venituri din exploatare” 242.857 lei
cu personalul” 4427 “T.V.A. – Colectată” 46.143 lei
Suma înscrisă în contul 4427 “T.V.A. – Colectată” s-a determinat prin aplicarea procedeului sutei majorate:
Iar în contul 758 “Alte venituri din exploatare” suma înscrisă a fost determinată ca diferență între 289.000 lei – 46.143 lei = 242.857 lei. S-a scăzut din gestiune marfa.
Coeficientul de diferențe a fost de 20%.
Suma înscrisă în contul 4428 “T.V.A. – Neexigibilă” a fost aceeași cu suma înscrisă în contul 4427 „T.V.A. – Colectată”, adică 43.143 lei. Suma înscrisă în contul 607 “Cheltuieli privind mărfurile” a fost determinată prin scăderea din 289.000 lei a sumelor 40.476 lei și 43.143 lei, rezultând suma 208.381 lei care reprezintă costul achiziției al mărfurilor lipsă.
Pentru plusul realizat la gestiunea 230 s-a înregistrat:
371.gest23O = % 32.200 lei
“Mărfuri analitic magazin desfacere” 378 “Diferențe de preț la mărfuri” 4.510 lei
607 “Chdieltuieli privind mărfurile” 22.549 lei
4428 “ “T.V.A. – Neexigibilă” 5.141 lei
Sumele înscrise în conturi au fost determinate ca și în exemplul precedent:
32.200 lei * 19/119 = 5.141 lei
Coeficientul de diferențe 20%.
32.200 lei – 5.141 lei = 27.059 lei
27.059 lei * 20/120 = 4.510 lei
32.200 lei – (5.141 lei + 4.510 lei) = 22.549 lei.
2.3.7. Contabilitatea provizioanelor privind deprecierea stocurilor de mărfuri
La închiderea exercițiului, valoarea de intrare a stocurilor de mărfuri se compară cu valoarea de inventar (valoarea actuală), înregistrându-se în contabilitate situația în care valoarea de intrare este mai mare decât valoarea actuală. Se apreciază că valoare de inventar este valoarea estimată în funcție de prețul pieței și de utilitatea mărfii pentru firmă. Diferența dintre aceste valori este sursa de constituire a unui provizion pentru deprecierea stocurilor de mărfuri.
Scopul provizioanelor pentrru deprecierea stocurilor de mărfuri este acoperirea riscurilor generate de reducerea valorii acestora. Provizioanele pentrru deprecierea stocurilor de mărfuri sunt rezerve constituite în prezent pentru acoperirea riscurilor viitoare. Provizioanele se constituie pe seama cheltuielilor exercițiului financiar, în care se constată deprecierea latentă a stocurilor și au rolul de a acoperi riscurile conjuncturale în măsura în care acestea vor avea loc în exercițiile viitoare.
Contabilitatea provizioanelor pentru deprecierea mărfurilor se realizează cu ajutorul contului 397 “Provizioane pentru deprecierea mărfurilor”.
Pentru înregistrarea provizioanelor pentru deprecierea stocurilor de mărfuri se folosesc două metode:
metoda generală sau a reluării provizioanelor constă în compararea soldului provizioanelor (rezultat din inventariere) cu soldul creditor al contului de provizioane pentru deprecierea stocurilor de mărfuri;
metoda anulării globale a provizioanelor constă în anularea soldului inițial creditor al provizioanelor, iar apoi înregistrarea provizioanelor calculate pe seama inventarului.
Exemplu: La S.C.D.M.A.I. “UNIREA” S.A. la 31 decembrie, cu ocazia inventarierii s-au constatat mărfuri în termen de garanție expirat, în valoare de 10.000.000 lei, preț de achiziție, mărfuri care vor fi scoase din evidență, în luna ianuarie a anului următor. Ca urmare s-a hotărât constituirea unor provizioane pentru deprecierea mărfurilor.
a) Contabilizarea constituirii provizioanelor.
6814 = 397 10.000.000 lei
“Cheltuieli de exploatare privind “Provizioane pentru deprecierea mărfurilor”
provizioanele pentru deprecierea
activelor circulante”
b) Scoaterea din evidență a mărfurilor cu termen de garanție depășit: preț de achiziție 10.000.000 lei, adaos comercial 3.000.000 lei, T.V.A. – Neexigibilă 2.470.000 lei.
% = 371 “Mărfuri” 15.470.000 lei
607“Cheltuieli privind mărfurile” 10.000.000 lei
378 “Diferențe de preț la mărfuri” 3.000.000 lei
4428 “T.V.A. – Neexigibilă” 2.470.000 lei
2.4. Contabilitatea stocurilor de mărfuri în metoda inventarului intermitent. Probleme financiar fiscale legate de evaluarea stocurilor finale
Această metodă poate fi aplicată conform Legii contabilității în întreprinderile mici și mijlocii. Caracteristic metodei este că, cheltuielile cu marfa se înregistrează la intrarea acestora în patrimoniu și nu la descărcarea gestiunii. Neînregistrând intrarea în contul 371 „Mărfuri” nu putem înregistra nici ieșirea mărfii și deci rezultă că această metodă nu permite determinarea stocului ori de câte ori se dorește, ci numai la sfârșitul perioadei.
Stocul constatat la inventar se poate evalua astfel:
la costul ultimului lot intrat, dacă data intrării e apropiată de data închiderii exercițiului;
la un cost mediu ponderat global calculat pe baza unei evidențe operative organizate în acest sens;
la prețul pieței pentru mărfurile similare și asemănătoare;
datorită faptului că, cheltuielile cu marfa se înregistrează la intrarea în patrimoniu și la sfârșitul perioadei mai rămâne marfă în stoc, aceasta trebuie corectată pe baza relației:
Luând în calcul relația de determinarere a costului de achiziție pentru marfa vândută, metoda nu permite descoperirea eventualelor sustrageri de marfă și lipsuri de altă natură, de aceea aplicarea ei necesită fie organizarea unei evidențe operative, fie încredere deplină în gestionari.
Conturile utilizate sunt:
Contul 371 „Mărfuri”, cont de activ care la deschiderea exercițiului se creditează cu valoarea stocului inițial pentru a-l anula, deoarece find disponibilizat pe vânzări, majorează cheltuielile cu marfa, în timp ce la închiderea exercițiului financiar se debitează cu valoarea stocului final stabilit prin inventariere fizică cu una din cele trei metode cunoscute. Soldul final reflectă valoarea stocului final la cost de achiziție.
Contul 607 „Cheltuieli privind mărfurile”, cont de activ, care se debitează cu intrările de marfă la cost de achizțtie, iar la închiderea exercițiului cu stocul inițial la cost de achiziție. Se creditează la închiderea exercițiului cu stocul final la cost de achiziție. Apoi se determină costul de achiziție al mărfurilor vândute prin relația:
Contul 707 „Venituri din vânzarea mărfurilor”, cont de pasiv, se creditează cu vânzarea mărfurilor la preț de vânzare și se debitează cu încorporarea veniturilor în profit soldându-se.
2.5. Prezentarea informațiilor privind stocurile de mărfuri în situațiile financiare
Prezentarea informațiilor privind stocurile de mărfuri se realizează prin intermediul situațiilor financiare care se întocmesc zilnic, lunar, trimestrial sau anual la închiderea exercițiului financiar. Exercițiul financiar începe la 1 ianuane și se încheie la 31 decembrie.
Situațiile financiare trebuie să prezinte o imagine fidelă, clară și completă a stocurilor de mărfuri.
Documentul oficial folosit pentru finalizarea încheierii exercițiului financiar este bilanțul contabil. Bilanțul contabil în forma sa completă este alcătuit din bilanț, contul de profit și pierdere anexă la bilanț și raportul de gestiune.
Potrivit art. 22 din Legea contabilității nr. 82/1991, actualizată și completată, pentru verificarea înregistrării corecte în contabilitate a operațiilor privind stocurile de mărfuri, se întocmesc lunar balanțe de verificare.
Întocmirea bilanțului reprezintă un proces complex de agregare a datelor în vederea construirii indicatorilor economico-financiari privind situația patrimoniului și rezultatele obținute.
Derularea acestui proces se concretizează într-o suită de lucrări, dintre care unele cu caracter preliminar, iar altele referitoare la redactarea sau completarea propriu-zisă a bilanțului.
Lucrările preliminarii sunt denumite lucrări de închidere a exercițiului, fiind structurate astfel:
1) Stabilirea balanței conturilor înainte de inventariere.
2) Inventarierea generală a patrimoniului.
3) Contabilitatea operațiilor de regularizare privind:
a) Diferențele de inventar;
b) Amortizările;
c) Provizioanele pentru deprecieri;
d) Provizioane pentru riscuri și cheltuieli;
e) Diferențele de conversie și diferențele de curs valutar;
f) Delimitarea în timp a cheltuielilor și veniturilor.
4) Stabilirea balanței conturilor după inventariere.
5) Determinarea rezultatului exercițiuluiui și distribuirea profitului sau finanțarea pierderii.
6) Redactarea bilanțului contabil.
În bilanț, stocurile de mărfuri se regăsesc la capitolul “Active circulante”, rândul 23 “Produse finite și mărfuri”.
În contul de profit și pierdere:
cheltuielile componente ale costului stocurilor sunt reflectate în funcție de natura lor. Costul bunurilor vândute este prezentat în Nota nr. 4 la situațiile financiare, intitulată “Analiza rezultatului din exploatare”;
variația stocurilor este înscrisă la rândurile 05 și 06 “Variația stocurilor”;
deprecierea stocurilor este evidențiată ca o cheltuială, iar reluarea depreciării ca un venit;
Situatiile financiare trebuie să prezinte următoarele informații:
Politicile contabile adoptate la evaluarea stocurilor, inclusiv metodele folosite pentru determinarea costului;
Valoarea contabilă totală a stocurilor și valoarea contabilă a categoriilor de stocuri;
Valoarea contabilă a acelor stocuri care au fost înregistrate la valoarea realizabilă netă;
Valoarea oricăror stornări ale diminuării valorii stocurilor;
Circumstanțele sau evenimentele care au dus la reluarea la venituri a provizioanelor pentru deprecierea stocurilor;
Valoarea stocurilor depuse drept garanție în contul datoriilor.
Situațiile financiare trebuie să prezinte una din următoarele informații:
Costul stocurilor, recunoscut ca o cheltuială în cursul perioadei;
Costurile de exploatare aferente veniturilor, clasificate după natura lor și recunoscute ca o cheltuială în cursul perioadei.
În cazul în care costul stocurilor este determinat prin metoda L.I.F.O., situațiile financiare trebuie să prezinte diferența dintre valoarea stocurilor prezentată în bilanț și una dintre următoarele valori:
Cea mai mică valoare dintre valoarea calculată prin metoda F.I.F.O. sau a C.M.P. și valoarea realizabilă netă;
Cea mai mică valoare dintre costul curent la data bilanțului și valoarea realizabilă netă.
Capitolul 3
Organizarea contabilității de gestiune privind stocul de mărfuri
3.1. Obiectul și criteriile de organizare a contabilității de gestiune a mărfurilor în comerțul cu amănuntul
Contabilitatea de gestiune prin obiectivul său de studiu, procedează la cunoașterea costurilor, studiul lor continuu, analiza și estimarea evoluției lor, oferind informațiile utile pentru diagnostic, luarea deciziilor și previzionarea viitorului.
Contabilitatea de gestiune se organizează de către fiecare unitate patrimonială în funcție de specificul activității și necesitățile proprii. Orientarea contabilității de gestiune către evidența cheltuielilor de producție și calculația costurilor acesteia este pusă în evidență și de modul de instrumentare a conturilor de gestiune din clasa a-IX-a a Planului de conturi general. Sfera contabilității de gestiune este extinsă și la calculul veniturilor și la determinarea rezultatelor analitice prin compararea costului produselor cu prețul lor de vânzare.
Situația unei firme se caracterizează prin complexitate și instabilitate care se explică prin: modificările structurale care afectează schimbul; accelerarea progresului tehnic; reducerea duratei medii de viață a produselor; evoluția rapidă a cerințelor și gusturilor consumatorilor.
În timp ce firmele sunt obligate a se adapta unui mediu din ce în ce mai instabil, ele sunt supuse presiunii de a asigura un maxim de securitate. Această situație creează conducătorilor greutăți. În sprijinul acestora, contabilitatea de gestiune se instituie ca un instrument util și în același timp, ca o metodă modernă de conducere, deoarece obiectivele pe care le are pot răspunde la trei întrebări esențiale:
ce vrem să analizăm?;
pentru ce analizăm ?;
cum analizăm?.
Pentru atingerea obiectivelor se pornește de la analiza rezultatelor la nivel de produs sau de centru de producție. Rezultatele se calculează ca diferență între valoarea produselor vândute și cheltuielile corespunzătoare obținerii lor, iar în funcție de modul de calcul se pot obține mai multe tipuri de marje și rezultate nete. De aici se desprinde un prim obiectiv al contabilității de gestiune și anume: calculul costurilor în scopul urmăririi contribuției activității desfășurate la obținerea rezultatelor, dar în mod analitic.
Pentru urmărirea gestiunii sub diferite aspecte, se au în vedere următoarele criterii: productivitate, profitabilitate, rentabilitate, creativitate socială (eficiență globală). Productivitatea reprezintă aptitudinea cuplului om-mașină de a obține mai multe produse în aceeași unitate de timp și se poate determina în mod simplist prin relația: cantitate de producție/ore muncitori. Profitabilitatea reprezintă aptitudinea produselor de a aduce profit întreprinderii, adică posibilitatea de acoperire prin prețul de vânzare a cheltuielilor efectuate cu obținerea produsului și de a rămâne cu o diferență pozitivă sau un rezultat pozitiv. Rentabilitatea mai este cunoscută și sub denumirea de „randamentul capitalurilor” și se calculează ca raport între profit/capitaluri. Creativitatea socială, cunoscută sub denumirea de eficiență globală, reprezintă studiul alocării optime a resurselor cu ajutorul calculului economic în scopul maximizării productivității, profitabilității și rentabilității, pentru realizarea echilibrului economic și social dorit: calitatea produselor în concordanță cu cerințele consumatorilor, calitatea vieții să nu fie compromisă de poluare. De aici se desprinde faptul că cel de al doilea obiectiv al contabilității de gestiune vizează studierea eficienței gestiunii.
Analiza se realizează printr-un studiu descriptiv și critic al principalelor metode utilizate și care ne conduce la conturarea a două aspecte: judecarea trecutului (diagnostic), pe de o parte, iar pe de altă parte, prepararea deciziilor în funcție de previziuni și confruntarea lor cu realizările. Așadar, cel de-al treilea obiectiv al contabilității de gestiune vizează elaborarea bugetelor pe feluri de activități, urmărirea și controlul acestora în scopul asigurării unei eficiențe pe termen scurt, mediu și lung.
Întrucât la baza eficienței cel mai simplu și mai comod criteriu de aplicare este costul, rezultă că obiectivul dominant al contabilității de gestiune îl constituie calculația costurilor.
Sintetizând însă cele trei obiective, se poate stabili obiectivul fundamental al contabilității de gestiune: obținerea rapidă de date exacte, fiabile, clare, adaptate la diferite aspecte ale gestiunii curente și utilizarea lor rațională, astfel încât prin formularea diagnosticului să se pregătească și să se elaboreze un ansamblu coerent de previziuni.
Pentru prezentarea principalelor aspecte care izvorăsc din obiectivele pe care le are contabilitatea de gestiune, e necesar să facem distincție între optica produsului și optica centrului de responsabilitate. În primul caz, dominanta gestiunii este constituită prin relația dintre prețul de vânzare și cost al unei mărfi. În al doilea caz, accentul este pus pe măsurarea gestiunii prin intermediul centrelor tipografice și funcționale desemnate pentru realizarea sarcinilor procesului de producție.
Contabilitatea de gestiune apare ca un complement indispensabil al contabilității financiare, ca un instrument de care are nevoie și, la un loc, alcătuiesc „un tot unitar”, cunoscut sub denumirea de sistem contabil. Contabilitatea de gestiune se preocupă cu predilecție de condițiile de exploatare interne ale întreprinderii.
Obiectivul și scopul contabilității de gestiune se identifică cu gestiunea analitică a stocurilor; calcularea analitică a costurilor produselor, serviciilor, activităților și funcțiilor; determinarea rezultatelor analitice prin compararea costului produselor cu prețul lor de vânzare; controlul de gestiune pe baza abaterilor de la costurile standard; controlul bugetar interior asupra cheltuielilor și veniturilor.
În obiectul contabilității de gestiune se includ doar cheltuielile și veniturile din exploatare, motiv pentru care contabilitatea de gestiune a fost definită contabilitate analitică de exploatare.
În ramura comerțului cu amănuntul, S.C.D.M.A.I. “UNIREA” S.A desfășoară următoarele activități: operațiuni de import, operațiuni de comerț interior.
Obiectul contabilității de gestiune în comerțul cu amănuntul se particularizează astfel:
calculația, vizează costul mărfurilor comercializate, al serviciilor prestate și lucrărilor executate, precum și al activității de administrație și conducere;
veniturile, au ca sursă de proveniență comercializarea mărfurilor, executarea lucrărilor și serviciilor și prestarea serviciilor la prețurile, respectiv tarifele negociate;
rezultatele analitice, calculate pe structurile adoptate, îmbracă forma specifică de rezultate brute din exploatare prin faptul că se determină, de regulă, ca diferență între veniturile și cheltuielile directe;
rețeaua internă de bugete de venituri și cheltuieli este în concordanță cu structurile adoptate în acest sens de fiecare societate de comerț cu amănuntul.
În vederea realizării obiectivului contabilității de gestiune este necesară organizarea acesteia pe baza unor criterii specifice comerțului cu amănuntul:
responsabilitatea pentru activitatea desfășurată;
natura activității desfășurate.
Conform primului criteriu, contabilitatea de gestiune se organizează pe centre de cost. Trebuie îndeplinite următoarele condiții:
centrele de gestiune să aibă activitate controlabilă;
să existe posibilitatea delimitării cheltuielilor și veniturilor și determinării responsabilităților pe centre ;
centrelor de gestiune să li se atribuie dreptul efectiv de adoptare a deciziilor cu privire la activitatea desfășurată.
Pentru atingerea scopurilor conducerii firmei S.C.D.M.A.I. “UNIREA” S.A. este necesară delimitarea cheltuielilor și veniturilor prin bugete întocmite pe centre de gestiuni și identificarea obiectelor de calculație a cheltuielilor și veniturilor în cadrul fiecărui centru.
Conform celui de-al doilea criteriu, activitatea întreprinderii și în mod corespunzător cheltuielile, veniturile și rezultatele, pecum și rețeaua internă de bugete se structurează pe activități: import, export, prestări de servicii, administrație și conducere și alte activități.
3.2. Contabilitatea de gestiune a cheltuielilor, veniturilor și rezultatelor analitice
Contabilitatea financiară reprezintă sursa documentară a contabilității de gestiune. Documentele care stau la baza înregistrării operațiunilor în contabilitatea financiară sunt utilizate și pentru înregistrarea în contabilitatea de gestiune, după ce ele au fost prelucrate în concordanță cu cerințele acesteia.
În cadrul contabilității de gestiune, cheltuielile, veniturile și rezultatele sunt grupate diferit față de contabilitatea financiară.
În contabilitatea financiară se realizează următoarea grupare:
cheltuielile sunt grupate după natura activității în cheltuieli de exploatare, cheltuieli financiare și cheltuieli excepționale;
veniturile sunt grupate după natura activității în venituri de exploatare, venituri financiare și venituri excepționale.
În contabilitatea de gestiune a comerțului cu amănuntul se realizează următoarea grupare:
cheltuielile sunt grupate după modul de includere a lor în costul obiectelor de calculație în cheltuieli directe și cheltuieli indirecte;
veniturile și rezultatele financiare sunt grupate pe aceleași obiecte de calculație pe care se identifică cheltuielile directe.
Ținând cont de particularitățile obiectului contabilității de gestiune și de la criteriile de organizare a acesteia, obiectul de calculație a cheltuielilor, veniturilor și rezultatelor pot fi:
un centru de gestiune, cu detalierea calculației pe mărfurile care fac obiectul de activitate al centrului și pe piețele de desfacere sau de aprovizionare;
un centru de gestiune cu detalierea calculației pe serviciile prestate;
un centru de gestiune în ansamblul său, fără nici o detaliere a calculației pe alte obiecte.
Dacă se ține cont de natura activității desfășurate, atunci obiectul calculației poate fi reprezentat de activitatea de import, cu detaliere pe mărfuri și preț de aprovizionare, activitatea de aprovizionare internă și activitatea de administrație și conducere a întreprinderii în ansamblul ei.
Analiza relațiilor din comerțul cu amănuntul arată că se poate adopta o variantă simplificată conform căreia atât cheltuielile cât și veniturile și rezultatele analitice să fie contabilizate direct în contul de calculație corespunzător. Poate fi adoptată următoarea structură a clasei 9:
Grupa 90 Decontări interne
– 901 „Decontări interne privind cheltuielile”: prin intermediul acestui cont se preiau cheltuielile din exploatare din contabilitatea financiară;
– 902 „Decontări interne privind veniturile”: prin intermediul acestui cont se preiau cheltuielilor din exploatare din contabilitatea financiară;
– 903 „Decontări interne privind rezultatele”: îndeplinește rolul de închidere a conturilor 901, 903, 910;);
Grupa 91 Conturi de calculație a rezultatelor analitice
– 910 „Rezultate analitice”: îndeplinește un triplu rol, adică de evidență a cheltuielilor (debit), a veniturilor (credit) și a rezultatelor analitice (soldul său).
Operațiunile înregistrate în contul 910 „Rezultate analitice” prezintă următoarele particularități: atunci când obiectul de calculație îl reprezintă un centru de gestiune, o activitate, o marfă sau un grup de mărfuri comercializate a căror finalizare se concretizează într-un rezultat financiar, în debitul contului se reflectă cheltuielile directe, în credit, veniturile, iar soldul exprimă rezultatul calculat; dacă obiectul de calculație privește un centru de gestiune sau o activitate în ansamblul său, contul poate înregistra fie numai veniturile brute realizate (în creditul său), fie numai cheltuielile efectuate (în debitul său), cazul cheltuielilor generale de administrație; atunci când cheltuielile, veniturile și rezultatele privesc întreaga activitate de gestiune de exploatare, în debitul contului se reflectă cheltuielile directe iar în credit veniturile. În continuare în debitul contului se înregistrează prin repartizare cheltuielile indirecte reprezentate de cheltuielile generale de administrație, după care soldul contului exprimă rezultatul net din exploatare pe firmă.
Contabilitatea analitică a contului 910 „Rezultate analitice” se realizează conform modului de organizare a contabilității de gestiune, fie pe centre de gestiune, fie pe activități desfășurate.
3.3. Aspecte ale utilizării datelor contabilității de gestiune în activitatea de conducere a societăților comerciale cu amănuntul
Informațiile oferite de contabilitatea de gestiune nu se dau publicității întrucât au caracter confidențial, ele fiind destinate exclusiv conducerii întreprinderii.
Obiectivele analizei efectuată de S.C.D.M.A.I. “UNIREA” S.A. cu privire la activitatea de comerț cu amănuntul sunt:
cifra de afaceri totală și pe centre de gestiune sau activități și în cadrul lor pe mărfuri sau grupe de mărfuri reprezentative;
marjele comerciale și indicii de marjă comercială: indicele total și indicii pe mărfuri reprezentative și pe centre de gestiune sau activități;
marjele comerciale și indicii marjelor comerciale pe mărfuri reprezentative.
Capitolul 4
Aspecte generale privind implementarea unui sistem informatic
4.1. Concepte de bază ale proiectării sistemelor informatice
Sistemul informațional este un ansamblu de principii, concepte, reguli și tehnici folosite pentru culegerea, înregistrarea și transmiterea datelor în vederea prelucrării, pentru a obține informații care stau la baza luării deciziilor.
Acesta se definește prin trei ipostaze:
un conținut formal automatizabil;
un conținut neformal, viu, dinamic;
un conținut orientat către proiectul unui decident.
a) J.L.Le. Moigne – vede sistemul informațional ca un sistem al organizației legat de SISTEMUL DE EXECUȚIE și SISTEMUL DE PILOTAJ (DE DECIZIE).
b) J. Meles – Sistemul informațional reprezintă un ansamblu interconectat a tot ce duce la informarea membrilor unei organizații:
viziune globală sistemică;
informația este destinată personalului unui agent economic;
rețea complexă de informații vii, dinamice care interesează indivizii unei întreprinderi.
c) J.C. Emery – Sistemul informațional include componente ce execută funcții bine stabilite: recunoașterea, transmiterea, stocajul, compararea și distribuirea informației.
d) H.C. Lucas – Sistemul informațional se referă la totalitatea procedurilor organizate, încât să permită furnizarea de informații necesare luării deciziilor și/sau controlului organizației.
Sistemul informațional sub aspect:
static presupune:
înregistrarea faptelor survenite în baza informațională;
înregistrarea structurilor de date, a regulilor și a restricțiilor în modelul datelor.
dinamic presupune:
procesarea informațiilor (aducerea la zi a datelor memorate ) în baza de date și schimbarea structurilor, regulilor și restricțiilor modelului de date, restricțiilor modelului de date.
Fluxul informațional este alcătuit din:
parteneri (intervenții externe);
domenii și subdomenii (intervenții interne).
Fluxul = schimburi între participanți (fizici, financiari, informare).
Mesajul = fluxul unui ansamblu de informații.
Sistemul informatic (sistem de automatizare a informației) este:
componentă a sistemului informațional în care toate transformările (prelucrările) semnificative ale datelor în informații sunt efectuate de calculator;
necesar să fie formalizat pentru a fi automatizat :
conținutul intrărilor determină ieșirile
INTRĂRI PRELUCRĂRI IEȘIRI.
1. Intrările (date) sunt reprezentate de:
Tranzacții externe:
redau dinamica operațiilor economice;
provin din exteriorul sistemului electronic de calcul și sunt realizate de proceduri automate.
Exemplu: Înregistrarea unei operații de aprovizionare cu materiale.
Tranzacții interne:
redau modificările structurale în cadrul bazei de date;
sunt asigurate exclusiv în sistemul electronic de calcul prin proceduri automate.
Exemplu: Situația stocurilor și soldurilor la o anumită dată.
2. Prelucrările sunt un ansamblu omogen de proceduri automate (creare, actualizare, exploatare etc.) care acționează asupra bazei de date.
3. Ieșirile (informații) reprezintă rezultatul prelucrării bazei de date.
În funcție de forma și conținutul acestora, acesta pot fi:
indicatori sintetici;
listă / situații;
grafice;
stocare pe suporturi magnetice.
4.2. Metode de proiectare și realizare a sistemelor informatice
Evoluție structurabilă în trei generații de metode, determinată de:
creșterea ariei de utilizare a instrumentului informatic;
creșterea gradului de complexitate a aplicațiilor și a cerințelor de integrare;
necesitatea diminuării costurilor, creșterii productivității și reducerii riscurilor de realizare;
evoluția structurii și tipologiei aplicațiilor de gestiune: S.I.G., S.I.A.D., S.E., S.I.E., birotică, multimedia;
influența exercitată de evoluția limbajelor de programare, a S.G.B.D., a rețelelor de calculatoare, a tehnicilor de gestiune în timp real etc.
Caracteristicile metodelor ierarhice sunt:
prima generație, anii ’70;
sistemul informațional/informatic este structurat pe baza funcțiilor sale;
centrate pe analiza funcțională: fiecare funcție identificată se subdivide ierarhic în subfuncții, continuând în această manieră până se ajunge la componente suficient de mici astfel încât acestea să poată fi programate cu ușurință;
Exemple: S.A.D.T. (Structured Analysis and Design Technique), J.S.D. (Jackson System Development), Yourdon.
Reprezentarea metodei ierarhice.
Orice metodă prezintă atât avantaje cât și dezavantaje, acestea fiind:
Avantaje: simplitate, bună adaptare la definirea cerințelor utilizatorului;
Dezavantaje: concentrează efortul de analiză asupra funcțiilor (de prelucrare) neglijând coerența datelor (a căror structură este totuși mult mai stabilă decât a prelucrărilor); volatilitatea cerințelor utilizatorilor (funcțiilor) face ca aplicațiile să fie într-o aproape continuă reconsiderare.
Caracteristicile metodelor sistemice sunt:
generația a doua, anii ‘80;
se bazează pe aplicarea teoriei sistemelor în analiza întreprinderii;
sistemul informațional/informatic este abordat sub două aspecte complementare: datele și prelucrările, care sunt studiate și modelate independent și reunite cât mai târziu cu putință;
acordă prioritate datelor față de prelucrări;
respectă cele trei nivele de concepție introduse prin raportul ANSI/SPARC/X31: extern, conceptual, intern.
Exemple: MERISE, AXIAL, Information Engineering (J. Martin).
De asemenea și această metodă prezintă și avantaje și dezavantaje:
Avantaje: sistemele se axează pe conceptul de bază de date, care oferă mai multă coerență, stabilitate și elimină redundanțele;
Dezavantaje: deficiențe în modelarea prelucrărilor, posibilitatea apariției de discordanțe între modelele datelor și ale prelucrărilor.
Caracteristicile metodei orientate obiect (obiectuale) se prezintă astfel:
generația a treia, anii ‘90;
sistemul informațional/informatic este perceput ca o structură de obiecte autonome, ce se organizează și cooperează între ele;
un obiect are un anumit comportament, definit prin ansamblul operațiilor (serviciilor) pe care le poate efectua;
datele și prelucrările prin care este implementat acest comportament sunt încapsulate (maschate) și sunt inaccesibile celorlalte obiecte;
fiecare obiect poate participa la compunerea altor obiecte mai complexe;
fiecare obiect poate interveni în mai multe funcții sau scenarii funcționale diferite.
Exemple: O.O.D. (Booch), O.M.T. (Rumbaugh), O.O.A./O.O.D. (Coad), O.O.M. (Rochfeld).
Reprezentarea metodei orientate obiect
Avantaje: permite reutilizarea componentelor de program, favorizează modelarea și utilizarea de obiecte complexe.
Dezavantaje: percepția și reprezentarea monolitică de tipul “totul este obiect” nu corespunde întotdeauna realității reprezentate.
4.3. Proiectarea orientată – obiect
Abordarea obiectuală în informatică
Metodele de “Analiză și proiectare orientate obiect” au apărut după anul 1990 preluând cele mai bune idei ale programării structurate și le-a combinat cu concepte noi încurajând programatorii să privească activitatea de programare într-o nouă optică.
Un consorțiu american (Object Management Group – O.M.G.) format din peste 800 de companii ce produc și distribuie aplicații la a căror realizare s-a utilizat tehnologia orientată obiect și care stimulează și supraveghează adoptarea unor standarde industriale în domeniu a hotărât să studieze posibilitățile de convergență din domeniul metodelor de analiză și proiectare orientate obiect.
La 17 noiembrie 1997 O.M.G. a hotărât unificarea celor mai utilizate și mai apreciate metode de analiză și proiectare prin realizarea unui standard în domeniul construirii sistemelor software, într-un LIMBAJ DE MODELARE UNIFICAT (U.M.L. – Unified Modeling Language).
Limbajul de modelare unificat (U.M.L.) utilizează simbolistici grafice în simbioză cu adnotările textuale care conduc la:
înțelegere mult mai rapidă și completă a domeniului problemei;
schimbarea instantanee a nivelului de abstractizare a prezentării cu ajutorul instrumentelor;
automatizarea tuturor activităților care se pretează la acest gen de abordare.
Analiza și proiectarea orietată obiect privește sistemul informatic ca o structură de obiecte autonome ce se organizează și cooperează între ele. Fiecare obiect poate interveni în mai multe feluri sau scenarii funcționale diferite și poate participa la conceperea altor obiecte mai complexe.
Paradigma (conceptul sau exemplu) orientării obiect susține că o entitate din lumea reală poate fi modelată:
ca un obiect (instanță a unei clase);
care are un număr de proprietăți (atribute);
metode (operații sau proceduri).
Regruparea proprietăților și metodelor într-o singură entitate (încapsularea) este un concept fundamental de modelare a datelor la fel ca instanțierea (un obiect este instanță unei clase așa cum spre exemplu tiparul care permite reproducerea oricărui număr de exemplare dorite) și abstractizarea sau generalizarea (o clasă moștenește proprietățile și metodele de la alte clase).
Analiza și proiectarea orientată obiect utilizează limbaje de programare orienatate obiect care au trei elemente comune:
obiecte și clase de obiecte;
polimorfism;
moștenire.
Toate sistemele care asigură orientarea pe obiect conțin aceste mecanisme esențiale chiar dacă ele nu se numesc la fel sau nu sunt implementate în aceeași manieră.
Analiza și proiectarea orientată obiect folosește trei modele diferite pentru descrierea unui sistem informatic:
Modelul obiect descrie obiectele și relațiile lor în sistem;
Modelul dinamic descrie interacțiunile între obiecte în cadrul sistemului;
Modelul funcțional descrie transformarea valorii datelor în sistem.
4.3.1. Modelul obiect. Concepte de bază
Conceptele de bază cu care operează modelul obiect sunt:
Obiecte :
Orice lucru din lumea înconjurătoare poate fi considerat un obiect (ex.: o mașină, o persoană, un formular de cerere, un ordin de plată, o marfă etc. ), iar prin analogie în analiza și proiectarea orientată pe obiect, un câmp dintr-o bază de date (ex. cod produs), un formular de bilanț etc., sunt considerate obiecte.
Un obiect se caracterizează prin:
Proprietăți – care redau atributele fizice ale unui obiect.
Exemplu: Pentru obiectul student ca proprietăți pot fi:
nume;
prenume;
data nașterii;
localitatea, etc.;
sau pentru un text sau control dintr-o fereastră ecran se definesc următoarele proprietăți sau atribute:
poziția pe ecran;
lățimea;
înălțimea;
culoarea;
variabila care îl însoțește;
tipul fontului;
vizibilitatea, etc.;
Metode care reprezintă acțiunile ce pot fi efectuate de un obiect.
Exemple:
afișarea pe ecran a unei anexe din formularul bilanț;
calcularea stocului curent de materiale;
suma drepturilor cuvenite salariaților;
totalul valorii mărfurilor vândute;
sau pentru o fereastră ecran ca metode ar putea fi:
open;
close etc.
Metoda redă ceea ce poate face un obiect, iar manipularea obiectelor prin program se realizeaza prin mesaje.
Exemplu: O metodă a obiectului factură este listarea iar mesajul care i se poate transmite prin program la acționarea butonului Print este listarea.
Pentru fiecare mesaj pe care obiectul îl întelege, există o metodă corespunzătoare care execută mesajul, astfel, obiectul reacționează la primirea unui mesaj prin executarea metodei.
Clase și subclase de obiecte: în varianta proiectării orientate obiect (P.O.O.) obiectele sunt grupate în clase și subclase de obiecte.
Clasa de obiecte:
este formată din totalitatea proprietăților și metodelor ce caracterizează o anumită categorie de obiecte. (Exemplu: clasa studenți, clasa imobile, clasa materiale, clasa profesori etc.)
între clase pot exista asemănări datorită unor proprietăți și metode comune (Exemplu: între clasa studenți și clasa profesori pot exista una sau mai multe proprietăți identice, cum ar fi: proprietatea cetățean, proprietatea vârstă etc.)
între clase pot exista deosebiri (Exemplu: între clasa studenți și clasa imobile, proprietatea număr etaje apare numai la clasa imobile.)
particularitate a claselor de obiecte o constituie conceptul de moștenire; în momentul creării unui obiect este necesar să se precizeze clasa din care face parte obiectul respectiv pentru ca acesta să poată moșteni:
proprietățile;
metodele;
valorile prestabilite ale clasei părinte; în acest mod se pot crea la infinit noi clase din clasele existente iar fiecare clasă nou creată va moșteni toate elementele clasei părinte. Mai mult unele obiecte pot avea mai multe clase părinte moștenind toate proprietățile acestora.
Procesul creării unui obiect este numit instanțiere. (Un obiect este instanța unei clase).
instanțierea este procesul prin care orice obiect creat este o instanță (un exemplar) al clasei părinte. Exemplu: “Declarația T.V.A. pe luna martie 1999” este o instanță a clasei “Declarații T.V.A.”
operația de instanțiere este necesară pentru a putea realiza procesul de moștenire a proprietăților, metodelor și valorilor aferente proprietăților. Exemplu: la clasa mărfuri, proprietatea T.V.A. este declarată 19% dar se poate modifica ulterior.
Subclasele de obiecte
Subclasele de obiecte sunt definite drept clase derivate dintr-o clasă părinte, care iau naștere dintr-un grup de clase.
Exemplu: Subclasa profesor face parte din clasa angajat și clasa cetățean.
Alte concepte de modelare folosite în analiza și proiectarea orietată – obiect
Încapsularea :
Este un termen formal care descrie legarea datelor și a metodelor împreună într-un obiect astfel încât accesul la date să fie permis numai prin intermediul metodelor proprii obiectului;
Definirea obiectului se bazează pe principiul încapsulării, adică obiectul regrupează în cadrul entității unice, datele și procedurile pe care le manipulează;
încapsularea (ascunderea informației) este o tehnică de structurare a unui sistem, atunci când sistemul este alcătuit dintr-o colecție de module care sunt accesibile printr-o interfață bine definită.
Exemplu: Interfața unui obiect poate fi comparată cu un contract de tip client-furnizor, în care: clientul (obiect) adresează cereri (mesaje) furnizorului (obiect), pentru a i se face anumite servicii (metode) pe care furnizorul știe și poate să le realizeze.
Abstractizarea :
este o formă utilă de programare modulară care încurajează programatorul să gândească aplicațiile în termeni abstracți;
unui obiect, realizează o vedere specială asupra obiectului propriu prin însumarea proprietăților sale;
datelor prin încapsulare, este una din caracteristicile esențiale ale bazei de date orientate obiect.
Exemplu: Crearea claselor elementare care vor face parte din clasa părinte nu mai pot fi simplificate, iar abstractizarea presupune crearea acestor clase elementare.
Polimorfismul :
este un fenomen prin care un mesaj transmis diferitelor obiecte, poate avea ca rezultat acțiuni complet diferite. Exemplu: mesajul print pentru afișarea unui grafic va apela metode diferite de listare, față de cazul în care același mesaj print este transmis pentru listarea unei facturi;
este încurajat de mecanismul de moștenire;
este utilizat în limbajele orientate pe obiect, cu semnificația că, un nume poate fi folosit pentru mai multe situații corelate dar în scopuri diferite.
Exemplu: Aceeași funcție (+) poate face operații diferite în raport de datele pe care le prelucrează această funcție. Ea poate să adune două variabile de tip numeric (a+b) sau două variabile de tip caracter (nume + prenume).
Persistența :
se referă la timpul alocat unui obiect în memoria calculatorului pentru a putea fi accesat;
unui obiect în memoria calculatorului are în vedere când :
este creat un obiect în funcție de un parametru asociat;
un obiect este conectat la o structură persistentă dată;
există un obiect rădăcină persistent, orice obiect pornind de la această rădăcină este persistent;
un obiect este ținta unui mesaj explicit pentru a-l face persistent.
Legături între clasele de obiecte
Legăturile exprimă o relație între două sau mai multe obiecte: asocieri și agregări.
Asocierea:
se realizează între două sau mai multe obiecte care sunt în mod normal independente, dar adesea pot fi legate între ele;
poate fi între două sau mai multe obiecte: fără atribute și cu atribute.
Agregarea :
Agregarea exprimă legăturile care apar în cazul în care un obiect este compus din alte obiecte. Obiectele componente pot să aibă o existență independentă sau pot exista numai în cadrul agregării. De asemenea, aceleași componente pot apare în mai multe agregări diferite.
Agregarea este tranzitivă: un obiect este compus din alte obiecte care, la rândul lor, pot fi compuse.
O clasă abstractă este o clasă care nu are instanțieri directe dar ale căror clase descendente au instanțieri. O clasă concretă (adică instanțiabilă) poate avea subclase abstracte, cu condiția ca acestea să aibă subclase concrete. O clasă abstractă nu poate fi clasă terminală în arborele de moștenire.
Clasele abstracte servesc pentru:
încapsularea claselor care participă la aceleași asocieri sau agregări;
definirea metodelor care urmează a fi moștenite de subclase; este posibil să se definească numai semnătura metodei (protocolul de invocare) urmând ca implementarea concretă să se facă la nivelul fiecărei subclase.
Atribute și metode statice
Atributele și metodele statice sunt elemente definite la nivelul clasei. Ele servesc pentru a descrie proprietăți sau a implementa operații referitoare la clasa privită și ea ca obiect (mai precis ca un metaobiect).
În această categorie se includ:
atribute care descriu ansamblul instanțierilor (obiectelor) clasei respective și nu fiecare obiect (de exemplu, numărul de instanțieri existente la un moment dat);
metode care operează asupra ansamblului (de exemplu, parcurgerea, unul câte unul, a obiectelor clasei respective) sau care nu pot fi plasate la nivelul obiectelor (constructorii – metode care crează un nou obiect din clasa respectivă – și destructorii – metode care suprimă un obiect existent).
Exemplu: pentru ferestrele de ecran pot fi definite o serie de atribute și metode aferente fiecărei ferestre: mărime, vizibilitate, afișează și atribute și metode specifice ansamblului ferestrelor (statice): mărime_implicită, mărime_maximă, creează_fereastra, activează_fereastra.
Restricții de integritate
Tipologia restricțiilor de integritate din cadrul metodelor sistemice rămâne valabilă și aici.
Metodele orientate obiect introduc anumite noutăți particulare pentru unele restricții de integritate (R.I.).
Cardinalitățile: exprimă, în mod implicit, restricții de integritate referitoare la participarea obiectelor la asocieri sau agregări.
Obiecte, legături și atribute derivate: sunt precedate de caracterul "/".
4.3.2. Modelul dinamic
Modelul dinamic prezintă modificările suportate de obiecte și corelațiile temporale dintre acestea.
Conceptele de bază:
– evenimente;
– stări.
Evenimentul este un fapt intervenit într-un anumit moment, conceptual el neavând durată.
Ordinea de apariție a evenimentelor poate fi dirijată de legături de cauzalitate. Spre exemplu, plata unei facturi se face numai după recepția mărfurilor facturate.
Două evenimente care nu au nici o influență unul asupra altuia sunt numite concurente, ordinea lor putând fi oarecare.
Un eveniment trasportă informație către un obiect sau de la un obiect la altul. Datele transmise sunt atributele evenimentului.
Scenariul reprezintă secvența de evenimente care se derulează într-o anumită execuție particulară a sistemului. Aria unui scenariu poate varia, poate cuprinde toate evenimentele sau numai evenimentele corespunzătoare unui anumit obiect sau unei situații.
Starea este o abstractizare a valorilor atributelor și a legăturilor unui obiect, mulțimile de valori sunt grupate în stări în funcție de proprietățile care afectează comportamentul ansamblului obiectului, fiind totodată răspunsul obiectului la evenimentele de intrare.
Răspunsul la un eveniment apărut poate varia cantitativ, în funcție de valoarea exactă a atributelor sale dar sub aspect calitativ este identic pentru toate valorile aceluiași eveniment și poate varia pentru valori de stare diferite. Acest răspuns poate cuprinde o acțiune sau o schimbare de stare.
O stare corespunde intervalului de timp dintre două evenimente survenite pentru același obiect. O stare are deci o durată. Evenimentele și stările sunt duale: o stare separă două evenimente și un eveniment separă două stări.
O stare regrupează toate combinațiile de valori ale atributelor și legăturilor care conduc la același răspuns față de un anumit tip de eveniment.
Evenimentele și stările depind de nivelul de abstractizare utilizat.
Exemplu: O agenție de voiaj care planifică un itinerar va trata fiecare etapă a călătoriei ca un eveniment unic; pentru o anumită etapă de călătorie, în aeroport, tabela de afișaj va face distincția între evenimentele plecare și sosire, iar sistemul de control al traficului va descompune zborul în mai multe culoare geografice.
Legăturile dintre stări și evenimente sunt reprezentate prin diagrame de stare. La apariția unui eveniment starea următoare depinde de starea curentă a obiectului și de evenimentul survenit: schimbarea declanșată este numită tranziție.
Diagrama de stare indică comportamentul unei clase de obiecte. Dar, tot așa cum fiecare obiect are valori proprii ale atributelor, are și stări proprii și deci funcționează independent de celelalte, urmând însă aceeași schemă.
Diagramele de stare pot fi de două tipuri:
– cu execuție unică;
– în buclă continuă.
Diagramele cu execuție unică corespund claselor de obiecte cu o durată de viață finită și cuprind stările inițială și finală.
Modelul dinamic este compus din ansamblul diagramelor de stare și descrie structura de control a sistemului. În cadrul modelului dinamic, diagramele de stare ale diverselor clase de obiecte interacționează prin intermediul evenimentelor partajate.
Modelul dinamic descrie suita completă de secvențe de evenimente și tranziții, în timp ce un scenariu descrie secvența specifică unei anumite situații sau context.
Stărilor le pot fi atașate condiții. În asemenea cazuri, o tranziție se produce numai la apariția unui/unor evenimente și dacă starea îndeplinește condiția necesară.
Operațiile sunt atașate evenimentelor și/sau stărilor și indică ce face obiectul la apariția evenimentului sau stării respective.
Există două categorii de operații: activități și acțiuni.
O activitate este o operație care necesită o anumită durată de timp (în termenii aplicației studiate). O activitate poate acoperi întreaga durată a unei stări sau poate fi mai scurtă decât aceasta. Este, de asemenea posibil, ca o activitate să înceteze înaintea execuției sale complete din cauza apariției unui eveniment. În termeni generali, o activitate poate fi privită ca o operație de natură secvențială cu durată indefinită.
O acțiune este o operație instantanee (tot în termenii aplicației, deoarece fizic nu poate fi realmente instantanee). Acțiunea este întotdeauna atașată unui eveniment. Acțiunile pot reprezenta de asemenea operații de control intern, cum ar fi modificarea valorii unor atribute sau generarea altor evenimente.
În cadrul programului realizat s-a folosit următoarea diagramă de stare:
4.3.3. Modelul funcțional
Modelul funcțional tratează o altă fațetă a prelucrărilor și anume cea referitoare la modul în care are loc transformarea datelor, în marea majoritate a cazurilor, prin calcule.
Modelul funcțional oferă o imagine a funcționării sistemului compusă din seturi de date care traversează o suită de prelucrări în cursul cărora suferă transformări.
Fiecare suită de asemenea transformări este reprezentată într-o diagrama de flux.
O diagramă de flux se compune din:
prelucrări;
fluxuri de date;
obiecte actor;
obiecte rezervor.
Transformările ce figurează într-o diagramă sunt jalonate de obiecte actor (sau obiecte agent), care marchează proveniența și destinația datelor (locul de "consum" sau de utilizare al acestora) delimitând astfel punctele de intrare și de ieșire din diagramă. Aceasta face să mai fie denumite și "borne" ale diagramei.
Obiectele actor sunt obiecte active, în sensul că dirijează suita de transformări prin producerea sau consumarea de date. Acțiunea lor este exterioară diagramei de flux dar trebuie să figureze în mod normal în modelul dinamic.
Obiectele actor sunt obiecte active care dirijează fluxurile de date, fie în calitate de producătoare fie în calitate de consumatoare. Aceste obiecte sunt plasate la extremitățile fluxurilor de date, fiind numite, din această cauză, și borne.
Spațiul delimitat de obiectele agent este traversat de fluxuri de date ce sunt modificate sau transformate prin prelucrări.
Aceste prelucrări pot consta în obținerea unei anumite valori de ieșire pe baza valorilor de intrare – cum ar fi, spre exemplu, calcularea valorii totale a unei facturi sau a soldului unui cont.
Există și prelucrări în care, alături de funcția ce leagă valorile de ieșire de cele de intrare, apar și efecte colaterale, cum ar fi, spre exemplu, modificarea stocului curent al unui material, după cum pot exista prelucrări ce constau numai din asemenea efecte colaterale.
Prelucrările se reprezintă grafic prin elipse care conțin numele sau enunțul transformării pe care o realizează. Fiecare valoare de intrare sau de ieșire este notată printr-o săgeată etichetată cu numele sau cu tipul acesteia, orientată conform participării la prelucrare.
Fluxurile aflate în interiorul unei diagrame reprezintă valori aflate în diferite stadii de evaluare și pot să nu aibă semnificație din punct de vedere al comportamentului exterior al obiectelor, fiind pur și simplu valori intermediare impuse de derularea calculelor.
Fluxurile aflate la frontiera diagramei sunt intrări sau ieșiri ale acesteia și pot fi conectate unor obiecte sau pot fi intrări sau ieșiri spre exterior.
Obiectele rezervor sunt obiecte pasive care stochează temporar date în vederea unui acces ulterior. Aceasta categorie de obiecte nu declanșează prelucrări, rolul lor exclusiv fiind acela de a răspunde cererilor de furnizare sau de stocare a datelor. Obiectele rezervor permit existența unui decalaj în timp între momentul apariției sau producerii datelor și momentul utilizării lor. De asemenea, permit acumularea de date ce urmează a fi prelucrate împreună.
4.4. Resursele hardware și software
Pentru realizarea unui sistem informatic sunt necesare atât resurse hardware cât și software. Din punct de vedere al resurselor software, acestea sunt reprezentate de un sistem de operare, programul de implementare și de produsul program. Sistemul de operare poate fi oricare din gama Windows precum: Windows 95, Windows 98, Windows 2000, Windows XP. Programul de implementare folosit este Visual Basic 6, program care dispune de o bună bibliotecă electronică de date, ajutătoare programatorului.
Resursele hardware se referă la existența unui computer compatibil I.B.M. capabil să suporte familia de sisteme de operare Windows. Cerințele minime sunt:
procesor Intel Pentium sau compatibil (A.M.D., Cyrix);
memorie internă de minim 16 Mb Ram;
un suport de memorie externă (hard-disk) de minim 400 Mb;
placa video de minim 2 Mb;
o unitate floppy-disk;
monitor V.G.A.;
În configurația minimă mai este inclusă o imprimantă pentru tipărirea ieșirilor, opțional o unitate CD-RW pentru realizarea copiilor de siguranță și transmitere a datelor off-line.
4.5. Implementarea sistemului informatic
4.5.1. Obiectivele sistemului informatic
Definirea obiectivului sistemului trebuie să aibă în vedere atât obiectivele noului sistem cât și funcțiile sale asociate acestora. El va trebui să rezolve următoarele aspecte:
furnizarea de date necesare cunoașterii nivelului stocurilor de mărfuri;
calculul valori acumulate pentru facturile de aprovizionare și de vânzare.
Sistemul informatic va trebui să răspundă la:
cerințele informaționale solicitate de conducere în scopul fundamentării și emiterii unor decizii în domeniu;
solicitări informaționale necesare derulării operațiilor specifice compartimentelor și serviciilor funcționale;
compatibilitatea cu sistemul de evidență;
respectarea cadrului legislativ.
Obiectivele sistemului informatic vor fi subordonate obiectivelor specifice societății comerciale, generarea și furnizarea operativă și selectivă către toate nivelele de conducere de date cu caracter strategic, tactic, operativ, funcțional pentru fundamentarea și generarea deciziilor. Obiectivul general va trebui circumscris activității concrete desfășurate, el va fi însoțit de obiective secundare sau derivate prin care se vor asigura condițiile necesare realizării obiectivului general.
Obiectivul general are în vedere prezentarea unei „imagini fidele” privind elementele de natura stocurilor astfel încât aceasta să reflecte realitatea în condițiile respectării reglementărilor legale. Obiectivele secundare trebuie să asigure informatizarea procesului de evidență a stocurilor prin preluarea facilă a informațiilor din documentele de intrare, prelucrarea riguroasă a datelor și editarea unor rapoarte și indicatori care să satisfacă cerințele informaționale ale conducerii societății.
Aceasta presupune:
utilizarea extensivă și eficientă a sistemelor electronice de calcul;
creșterea vitezei de circulație a informațiilor, reducerea ciclului informațional și a timpului de răspuns;
funcționarea performantă, în condiții de fiabilitate și stabilitate în timp a întregului ansamblu de echipamente de calcul.
Obiectivele de conducere asigură implementarea informatizată a funcțiilor de conducere specifice (comandă, coordonare, reglare și control a activității), prin următoarele elemente:
modernizarea actului decizional prin intermediul datelor exacte și operative furnizate de sistemul informatic;
rentabilitate continuă a activității;
asigurarea procesului decizional de rutină prin intermediul prelucrărilor noului sistem;
implementarea principiului conducerii pe bază de obiective și prin excepții;
utilizarea datelor noului sistem într-o formă modernă de informare.
4.5.2. Descrierea modului de implementare a sistemului
Programul realizat permite gestiunea automatizată a stocurilor de mărfuri din cadrul societății comerciale S.C.D.M.A.I. “UNIREA” S.A.
Programul pornește cu o fereastră de prezentarea a societății cât și datele informaționale legate de programator, trecerea la pasul următor se realizează prin apăsarea butonului <<Continuați ?>>, informațiile fiind accesibile prin apăsarea butonului <<Hello!>>.
Figura nr. 1 Start
Pentru butonul <<Hello!>> s-a folosit următorul cod V.B.:
Private Sub Command1_Click()
frmStart.BackColor = vbDesktop
For i = 0 To 3500
lblA.Left = 1500
lblA.Top = i
lblB.Left = i
lblB.Top = i
lblC.Left = i
lblC.Top = 500
Next i
For i = 0 To 1600
lblD.Left = i
lblD.Top = 500
Next i
End Sub
Pentru butonul <<Continuați?>> s-a folosit următorul cod V.B.:
Private Sub Command2_Click()
frmStart.BackColor = vbBlack
frmStart.Hide
frmParola.Show
End Sub
Pentru butonul <<Bye!>> s-a folosit următorul cod V.B.:
Private Sub Command3_Click()
frmStart.BackColor = vbRed
End
End Sub
Private Sub Form_Load()
frmStart.BackColor = vbCyan
frmStart.Left = 4500
frmStart.Top = 3000
frmStart.Width = 6300
frmStart.Height = 6000
lblA.Left = 7000
lblB.Left = 7000
lblC.Left = 7000
lblD.Left = 8000
End Sub
După apăsarea butonului <<Hello!>
Figura nr.2 Hello!
Utilizatorul este nevoit, pentru a asigura o securitate mai bună a datelor, să introducă o parolă. Dacă aceasta este introdusă eronat de trei ori la rând programul se închide pentru evitarea accesărilor ilegale.
Figura nr.3 Parola
Dacă parola este scrisă corect, atunci după activarea butonului <<Validare>> vor apărea mesajele ce anunță trecerea la următorul pas.
Figura nr.4 Acces garantat Figura nr.5 Tu decizi!
Codul V.B. necesar acestei etape este următorul:
Private Sub Command1_Click()-Validare
Dim Raspuns As Integer
Static N As Integer
If Text1.Text = Text1.Tag Then
MsgBox "Ai trecut de parola !", vbOKOnly + vbExclamation, "Acces garantat"
Raspuns = MsgBox("Vrei sa continui ?", vbYesNo + vbQuestion, "Tu decizi !")
If Raspuns = vbYes Then
frmParola.Hide
frmMeniu.Show
Else
Unload frmParola
End If
Else
N = N + 1
Raspuns = MsgBox("Parola incorecta !", vbRetryCancel + vbCritical, "Acces interzis")
If Raspuns = vbRetry Then
Text1.SelStart = 0
Text1.SelLength = Len(Text1.Text)
Text1.SetFocus
If N = 3 Then
Raspuns = MsgBox("La revedere, ne intalnim alta data", vbOKOnly + vbCritical, "Imi pare rau")
If Raspuns = vbOK Then
End
End If
End If
End If
End If
End Sub
Private Sub Command2_Click()-Ieșire
Unload frmParola
End Sub
Fereastra „Meniu” permite navigarea către toate meniurile programului, acesta permițând introducerea stocurilor de mărfuri, evidența cât și modul de ieșire al acestora din gestiune.
Figura nr.6 Meniu
Introducerea stocurilor de mărfuri se face prin intermediul facturii sau procesului verbal în cazul donării gratuite al acestora. În paginile următoare sunt prezentate ferestrele care mijlocesc introducerea stocurilor de mărfuri.
Figura nr.7 Factura furnizor
Codul V.B. aferent este:
Private Sub Combo1_Click()
For i = 1 To ColFz.Count
If ColFz.Item(i).DenFz = Combo1.Text Then
Text5.Text = ColFz.Item(i).Codfz
Text6.Text = ColFz.Item(i).Adresa
Text15.Text = ColFz.Item(i).ContBanca
End If
Next
End Sub
Private Sub Combo2_Click()
For i = 1 To ColMr.Count
If ColMr.Item(i).CodMarfa = Combo2.Text Then
Text7.Text = ColMr.Item(i).DenMarfa
Text9.Text = ColMr.Item(i).UM
End If
Next
Text8.Text = ""
Text11.Text = ""
End Sub
Private Sub Command1_Click()
frmFurnizor.Show
End Sub
Private Sub Command10_Click()
End
End Sub
Private Sub Command2_Click()
frmvizfurnizor.Show
End Sub
Private Sub Command3_Click()
frmmodificarefz.Show
frmmodificarefz.Combo1.Clear
For i = 1 To ColFz.Count
frmmodificarefz.Combo1.AddItem ColFz.Item(i).Codfz
Next
End Sub
Private Sub Command4_Click()
frmAdMarfuri.Show
End Sub
Private Sub Command5_Click()
frmvizmarfuri.Show
End Sub
Private Sub Command6_Click()
frmmodificaremr.Show
frmmodificaremr.Combo1.Clear
For i = 1 To ColMr.Count
frmmodificaremr.Combo1.AddItem ColMr.Item(i).CodMarfa
Next
End Sub
Private Sub Command7_Click()
Set F = New Factura
If Text1.Text = "" Or Text2.Text = "" Or Text3.Text = "" Or Text4.Text = "" Then
MsgBox "Camp vid!!"
Else
F.adauga Text1, Text2, Text3, Text4
Colf.Add F
Command8.Enabled = True
Frame2.Enabled = True
Frame4.Enabled = True
Frame3.Enabled = True
End If
End Sub
Private Sub Command8_Click()
Set Mrfacturate = New Facturare
Mrfacturate.adauga Combo2.Text, Text8, Text11, F, Mr
List1.Visible = True
List1.AddItem Combo2.Text & " " & Text7.Text & " " & Text8.Text & " " & Text11.Text & " " & Mrfacturate.valoare(Text8, Text11) & " " & Mrfacturate.valtva(Text8, Text11, Text4) & " " & Mrfacturate.valtot
F.facturata.Add Mrfacturate
Mr.facturata.Add Mrfacturate
ColMrfacturate.Add Mrfacturate
Text14.Text = F.valfact
Text13.Text = F.valfacttva
Text12.Text = F.totalfact
frmFIFO.Combo1.Clear
For i = 1 To ColMr.Count
frmFIFO.Combo1.AddItem ColMr.Item(i).CodMarfa
Next
frmfactcl.Combo2.Clear
For i = 1 To ColMr.Count
frmfactcl.Combo2.AddItem ColMr.Item(i).CodMarfa
Next
End Sub
Private Sub Command9_Click()
Text1.Text = ""
Text2.Text = ""
Text3.Text = ""
Text4.Text = ""
Text5.Text = ""
Text6.Text = ""
Text7.Text = ""
Text8.Text = ""
Text9.Text = ""
Text11.Text = ""
Text12.Text = ""
Text13.Text = ""
Text14.Text = ""
Text15.Text = ""
Combo1.Clear
Combo2.Clear
List1.Clear
Me.Hide
frmMeniu.Show
For i = 1 To ColMr.Count
frmNRCD.Combo2.AddItem ColMr.Item(i).CodMarfa
Next
End Sub
Butoanele <<Furnizor>>, <<Marfa>>, permite introducerea tuturor elementelor particulare acestor elemente.
Figura nr.8 Adăugare furnizor Figura nr.9 Adăugare mărfuri
Codul aferent acestei proceduri este asemănător pentru cele două ferestre, este următorul:
Private Sub Command1_Click()
Set Fz = New Furnizor
If Text1.Text = "" Or Text2.Text = "" Or Text3.Text = "" Or Text4.Text = "" Then
MsgBox "Camp vid!!"
Else
Fz.adauga Text1, Text2, Text3, Text4
ColFz.Add Fz
Text1.Text = ""
Text2.Text = ""
Text3.Text = ""
Text4.Text = ""
End If
End Sub
Private Sub Command2_Click()
Text1.Text = ""
Text2.Text = ""
Text3.Text = ""
Text4.Text = ""
End Sub
Private Sub Command3_Click()
frmFactura.Combo1.Clear
For i = 1 To ColFz.Count
frmFactura.Combo1.AddItem ColFz.Item(i).DenFz
Next
Me.Hide
End Sub
Private Sub Text1_Lostfocus()
For i = 1 To ColFz.Count
If Text1.Text = ColFz.Item(i).Codfz Then
MsgBox "Codul " & Text1.Text & " exista deja! Introduceti alt cod!!!"
Text1.Text = ""
Text1.SetFocus
End If
Next
End Sub
Private Sub Text2_Lostfocus()
For i = 1 To ColFz.Count
If Text2.Text = ColFz.Item(i).DenFz Then
MsgBox "Denumirea " & Text2.Text & " exista deja! Introduceti alta denumire!!!"
Text2.Text = ""
Text2.SetFocus
End If
Next
End Sub
Private Sub Text3_Lostfocus()
For i = 1 To ColFz.Count
If Text3.Text = ColFz.Item(i).Adresa Then
MsgBox "Adresa " & Text3.Text & " exista deja! Introduceti alta adresa!!!"
Text3.Text = ""
Text3.SetFocus
End If
Next
End Sub
Private Sub Text4_Lostfocus()
For i = 1 To ColFz.Count
If Text1.Text = ColFz.Item(i).ContBanca Then
MsgBox "Contul " & Text4.Text & " exista deja! Introduceti alt cont!!!"
Text4.Text = ""
Text4.SetFocus
End If
Next
End Sub
Programul permite chiar și modificarea elementelor introduse anterior, prin selectarea codului furnizorului din cadrul unei liste derulante.
Figura nr.10 Modificare furnizor
S-a folosit următorul cod V.B.:
Private Sub Combo1_Click()
For i = 1 To ColFz.Count
If ColFz.Item(i).Codfz = Combo1.Text Then
Text1.Text = ColFz.Item(i).DenFz
Text2.Text = ColFz.Item(i).Codfz
Text3.Text = ColFz.Item(i).Adresa
Text4.Text = ColFz.Item(i).ContBanca
End If
Next
End Sub
Private Sub Command1_Click()
Me.Hide
frmFactura.Text5.Text = ""
frmFactura.Text6.Text = ""
frmFactura.Text15.Text = ""
frmFactura.Combo1.Clear
For i = 1 To ColFz.Count
frmFactura.Combo1.AddItem ColFz.Item(i).DenFz
Next
End Sub
Private Sub Command2_Click()
If ColFz.Count = 0 Then
MsgBox "Furnizor lipsa!!!!"
End If
For i = 1 To ColFz.Count
If ColFz.Item(i).Codfz = Combo1.Text Then
ColFz.Item(i).DenFz = Text1.Text
ColFz.Item(i).Codfz = Text2.Text
ColFz.Item(i).Adresa = Text3.Text
ColFz.Item(i).ContBanca = Text4.Text
End If
Next
Text1.Text = ""
Text2.Text = ""
Text3.Text = ""
Text4.Text = ""
Combo1.Clear
For i = 1 To ColFz.Count
Combo1.AddItem ColFz.Item(i).Codfz
Next
End Sub
Procesul verbal este prezentat în următorul mod, adiacent este exemplificat și codul V.B. aferent:
Figura nr.11 Proces verbal de donare
Private Sub Command1_Click()
End
End Sub
Private Sub Command2_Click()
Set PV = New PVDonatie
PV.adauga Text1, Text2
ColPV.Add PV
Set Mr = New Marfuri
If Text1.Text = "" Or Text2.Text = "" Or Text3.Text = "" Or Text4.Text = "" Or Text5.Text = "" Then
MsgBox "Camp Vid!!!"
Text3.SetFocus
Else
Mr.adauga Text3, Text4, Text5
ColMr.Add Mr
Mr.donate.Add PV
End If
frmFactura.Combo2.Clear
For i = 1 To ColMr.Count
frmFactura.Combo2.AddItem ColMr.Item(i).CodMarfa
Next
frmFactura.Text11.Text = ""
frmFactura.Text9.Text = ""
frmFactura.Text7.Text = ""
frmFactura.Text8.Text = ""
Text2.Text = ""
Text3.Text = ""
Text4.Text = ""
Text5.Text = ""
End Sub
Private Sub Command3_Click()
Text2.Text = ""
Text3.Text = ""
Text4.Text = ""
Text5.Text = ""
End Sub
Private Sub Command4_Click()
Me.Hide
End Sub
La recepția mărfurilor se întocmește „Nota de recepție constatare de diferențe”, care este prezentată în următoarele rânduri, de asemenea este prezentat și codul care permite realizarea operațiilor din cadrul acestei forme.
Figura nr.12 NRCD
Private Sub Combo2_Click()
For i = 1 To ColMr.Count
If ColMr.Item(i).CodMarfa = Combo2.Text Then
For j = 1 To ColMrfacturate.Count
If Mrfacturate.PMarfuri.facturata.Item(j).CodMarfa = ColMr.Item(i).CodMarfa Then
Text7.Text = ColMr.Item(i).DenMarfa
Text9.Text = ColMr.Item(i).UM
Text8.Text = ColMrfacturate.Item(j).cant
Text11.Text = ColMrfacturate.Item(j).pret
List1.AddItem ColMr.Item(i).CodMarfa & " " & ColMr.Item(i).DenMarfa & " " & ColMr.Item(i).UM & " " & ColMrfacturate.Item(j).cant & " " & ColMrfacturate.Item(j).pret
End If
Next
End If
Next
End Sub
Private Sub Command1_Click()
Set PNRCD = New NRCD
PNRCD.adauga Text2, Text1
Frame3.Enabled = True
End Sub
Private Sub Command3_Click()
Me.Hide
frmMeniu.Show
End Sub
Programul permite și înregistrarea facturilor de vânzare a mărfurilor:
Figura nr.13 Factură clienți
Codul V.B. aferent acestei ferestre este următorul:
Private Sub Combo1_Click()
For i = 1 To Colcl.Count
If Colcl.Item(i).DenClient = Combo1.Text Then
Text5.Text = Colcl.Item(i).CodClient
Text6.Text = Colcl.Item(i).AdresaClient
End If
Next
End Sub
Private Sub Combo2_Click()
For i = 1 To ColMr.Count
If ColMr.Item(i).CodMarfa = Combo2.Text Then
For j = 1 To ColMrfacturate.Count
If Mrfacturate.PMarfuri.facturata.Item(j).CodMarfa = ColMr.Item(i).CodMarfa Then
Text7.Text = ColMr.Item(i).DenMarfa
Text9.Text = ColMr.Item(i).UM
Text12.Text = ColMrfacturate.Item(j).cant
End If
Next
End If
Next
Text14.Text = ""
Text11.Text = ""
Text10.Text = ""
Text8.Text = ""
Text13.Text = ""
End Sub
Private Sub Command1_Click()
frmadclient.Show
End Sub
Private Sub Command2_Click()
Me.Hide
End Sub
Private Sub Command7_Click()
Set FCl = New FactCl
If Text1.Text = "" Or Text2.Text = "" Or Text3.Text = "" Or Text4.Text = "" Then
MsgBox "Camp vid!!"
Else
FCl.adauga Text1, Text2, Text3, Text4
Command9.Enabled = True
Frame2.Enabled = True
Frame3.Enabled = True
End If
End Sub
Private Sub Command8_Click()
End
End Sub
Private Sub Command9_Click()
Set Mrfcl = New Factclienti
Mrfcl.adauga Combo2.Text, Text11, Text14
ColmrfcL.Add Mrfcl
Text8.Text = Mrfcl.valclient(Text11, Text14)
Text10.Text = Mrfcl.valtvacl()
Text13.Text = Mrfcl.valtotfcl()
Set Cfifo = New Fifo
Cfifo.adauga Combo2.Text, Text12, Text11
Colcfifo.Add Cfifo
If Val(Text11.Text) > Val(Text12.Text) Then
MsgBox "Nu poti vinde ce nu ai in stoc!!!!!!!!"
End If
End Sub
Programul permite în final calcularea stocului rămas, acțiune care se realizează cu ajutorul formei F.I.F.O.
Figura nr.14 Fereastra FIFO
Codul V.B. aferent acesteia este:
Private Sub Combo1_Click()
For i = 1 To ColMr.Count
If ColMr.Item(i).CodMarfa = Combo1.Text Then
Text1.Text = ColMr.Item(i).DenMarfa
Text2.Text = ColMr.Item(i).UM
End If
Next
For i = 1 To ColMr.Count
If ColMr.Item(i).CodMarfa = Combo1.Text Then
For j = 1 To ColMrfacturate.Count
If Mrfacturate.PMarfuri.facturata.Item(j).CodMarfa = ColMr.Item(i).CodMarfa Then
List1.AddItem ColMrfacturate.Item(j).cant & " " & ColMrfacturate.Item(j).pret & " " & ColMrfacturate.Item(j).PFactura.Data
Text5.Text = ColMrfacturate.Item(j).cant
End If
Next
End If
Next
For s = 1 To ColmrfcL.Count
If ColmrfcL.Item(s).CodMarfa = Combo1.Text Then
List2.AddItem ColmrfcL.Item(s).cantcl & " " & ColmrfcL.Item(s).pretcl
Text6.Text = ColmrfcL.Item(s).cantcl
End If
Next
End Sub
Private Sub Command1_Click()
Text3.Text = Cfifo.stoc(Text5, Text6)
End Sub
Private Sub Command2_Click()
End
End Sub
Private Sub Command3_Click()
Me.Hide
End Sub
De asemenea pentru realizarea acestui program s-a folosit un modul cât și clasele necesare rulării aplicației, folosind următorul cod V.B.:
Public F As Factura
Public Colf As New Collection
Public Fz As Furnizor
Public ColFz As New Collection
Public Mr As Marfuri
Public ColMr As New Collection
Public Mrfacturate As Facturare
Public ColMrfacturate As New Collection
Public a As Double
Public b As Double
Public Cl As Client
Public Colcl As New Collection
Public PV As PVDonatie
Public ColPV As New Collection
Public PNRCD As NRCD
Public ColPNRCD As New Collection
Public FCl As FactCl
Public Mrfcl As Factclienti
Public ColmrfcL As New Collection
Public c As Double
Public d As Double
Public stoc As Integer
Public Cfifo As Fifo
Public Colcfifo As New Collection
Clasa Client
Public CodClient As String
Public DenClient As String
Public AdresaClient As String
Sub adauga(pcodclient As String, pdenclient As String, padresaclient As String)
CodClient = pcodclient
DenClient = pdenclient
AdresaClient = padresaclient
End Sub
Clasa Factura clienti
Public NrFactCl As Integer
Public DataFactCl As Date
Public ExplicatieFactCl As String
Public Ktva As Integer
Public facturatacl As New Collection
Sub adauga(pnrfactcl As Integer, pdatafactcl As Date, pexplicatiefactcl As String, pktva As Integer)
NrFactCl = pnrfactcl
DataFactCl = pdatafactcl
ExplicatieFactCl = pexplicatiefactcl
Ktva = pktva
End Sub
Clasa Facturare clienti
Public CodMarfa As String
Public cantcl As Integer
Public pretcl As Double
Sub adauga(pcodmarfa As String, pcantcl As Integer, ppretcl As Double)
CodMarfa = pcodmarfa
cantcl = pcantcl
pretcl = ppretcl
End Sub
Function valclient(pcantcl As Integer, ppretcl As Double)
valclient = pcantcl * ppretcl
c = valclient
End Function
Function valtvacl()
valtvacl = c * 19 / 100
d = valtvacl
End Function
Function valtotfcl()
valtotfcl = c + d
End Function
Clasa Factura furnizor
Public Nr As Integer
Public Data As Date
Public Explicatie As String
Public Ktva As Integer
Public facturata As New Collection
Sub adauga(pnr As Integer, pdata As Date, pexplicatie As String, pktva As Double)
Nr = pnr
Data = pdata
Explicatie = pexplicatie
Ktva = pktva
End Sub
Function valfact() As Double
For i = 1 To F.facturata.Count
valfact = valfact + F.facturata.Item(i).cant * F.facturata.Item(i).pret
Next
End Function
Function valfacttva() As Double
For i = 1 To F.facturata.Count
valfacttva = valfacttva + (F.facturata.Item(i).cant * F.facturata.Item(i).pret) * (F.Ktva / 100)
Next
End Function
Function totalfact() As Double
totalfact = valfact + valfacttva
End Function
Clasa Facturare furnizor
Public CodMarfa As Integer
Public cant As Integer
Public pret As Double
Public PFactura As Factura
Public PMarfuri As Marfuri
Sub adauga(pcodmarfa As Integer, pcant As Integer, ppret As Double, ppfactura As Factura, ppmarfuri As Marfuri)
CodMarfa = pcodmarfa
cant = pcant
pret = ppret
Set PFactura = ppfactura
Set PMarfuri = ppmarfuri
End Sub
Function valoare(pcant As Integer, ppret As Double) As Double
valoare = pcant * ppret
a = valoare
End Function
Function valtva(pcant As Integer, ppret As Double, pktva As Integer) As Double
valtva = pcant * ppret * pktva / 100
b = valtva
End Function
Function valtot() As Double
valtot = a + b
End Function
Clasa FIFO
Public CodMarfa As String
Public ci As Integer
Public ce As Integer
Sub adauga(pcodmarfa As String, pci As Integer, pce As Integer)
CodMarfa = pcodmarfa
ci = pci
ce = pce
End Sub
Function stoc(pci As Integer, pce As Integer)
stoc = 0
If pce < pci Then
stoc = stoc + pci – pce
ElseIf pce > pci Then
MsgBox "Stoc depasit,nu se poate vinde!!!!!!!"
Else
stoc = stoc + pce – pci
End If
End Function
Clasa Furnizor
Public Codfz As String
Public DenFz As String
Public Adresa As String
Public ContBanca As String
Sub adauga(pcodfz As String, pdenfz As String, padresa As String, pContBanca As String)
Codfz = pcodfz
DenFz = pdenfz
Adresa = padresa
ContBanca = pContBanca
End Sub
Clasa Gestiune
Public NrGestiune As String
Public DenGestiune As String
Sub adauga(pnrgestiune As String, pdengestiune As String)
NrGestiune = pnrgestiune
DenGestiune = pdengestiune
End Sub
Clasa Marfuri
Public CodMarfa As Integer
Public DenMarfa As String
Public UM As String
Public facturata As New Collection
Public primite As PVDonatie
Public donate As New Collection
Sub adauga(pcodmarfa As Integer, pdenmarfa As String, pum As String)
CodMarfa = pcodmarfa
DenMarfa = pdenmarfa
UM = pum
End Sub
Clasa NRCD
Public NrNRCD As Double
Public DataNRCD As Date
Sub adauga(pnrnrcd As Double, pdatanrcd As Date)
NrNRCD = pnrnrcd
DataNRCD = pdatanrcd
End Sub
Clasa PV de donare
Public NrPV As String
Public DataPV As String
Sub adauga(pnrpv As String, pdatapv As String)
NrPV = pnrpv
DataPV = pdatapv
End Sub
4.5.3. Aspecte privind dezvoltarea aplicației
Aplicația, deși realizează toate prelucrările relevante cu privire la procesul de gestionare a stocurilor nu este încă în forma ei finală. O serie de îmbunătățiri vor fi aduse în versiunile viitoare, acestea referindu-se la arhitectura generală, securitate și intruducerea datelor.
Dat fiind faptul că procesele gestionate cu ajutorul aplicației implică mai multe departamente din cadrul întreprinderii, o arhitectură tip client-server trebuie implementată pentru ca fiecare utilizator să aibă acces la date de la locul de muncă.
De asemenea, odată cu utilizarea aplicației în rețea , va trebui dezvoltată securitatea aplicației, în sensul că accesul se va face pa bază de utiliaztori și parole mult mai sigure decât cea folosită. Astfel, fiecare utilizator va avea drepturi de acces corespunzăptoare cu rolul său în cadrul companiei.
O altă direcție de dezvoltare pentru aplicația prezentată este cea a automatizării cât mai mult posibil a introducerii datelor fapt ce va avea ca rezultat diminuarea riscului de erori de introducere. În acest sens, se va opta pentru un sistem de coduri de bare, astfel mărfurile din recepți și facturi vor fi introduse automat.
BIBLIOGRAFIE
Boulescu M. – Auditul finanaciar. Repere normative naționale, Editura Economică, București, 2003
Feleagă N. – Tratat de contabilitate financiară, Volumul I, Volumul II, Editura Economică, București, 1998
Feleagă N. – Sisteme contabile comparate, Editura Economică, București, 1999
Feleagă N. – Standardele Internaționale de Contabilitate, Editura Economică, București, 2000
Malciu L. – Cererea și oferta de informații contabile, Editura Economică, București, 1998
Moroșan I. – Contabilitatea practică: Obligațiile fiscale și sociale ale firmei, Editura Evcont Consulting, Suceava, 2000
Negruțiu M. – Contabilitatea în comerț și în turism, Editura Maxim, 1998
Oprea Calm – Contabilitate de gestiune, Editura Tribuna Economică, București, 2001
Ristea M. – Contabilitatea întreprinderii, Volumul I, Editura Mărgăritar, 1997
Ristea M. – Contabilitatea societăților comerciale, Editura Ceccar, București, 1997
Ristea M. – Contabilitate aprofundată, Editura Lucman, 2002
Ristea M. – Metode și politici contabile de întreprindere, Editura Tribuna Economică, București, 2000
Ristea M. – Normalizarea contabilității de bază și alternativă, Editura Tribuna Economică, București, 2002
Stoian Ana – Contabilitate și gestiune financiară, Editura Mărgăritar, 2001
Stoian Ana – Auditul financiar contabil, Editura Economică, București, 2001
Vișan D. – Contabilitatea în comerțul exterior, Editura Economică, București, 1999
Văcărel I. – Finanțe publice, Editura Didactică și Pedagogică, București, 2000
M.F.P. – Reglementări contabile pentru agenți economici, Editura Economică, 2002
M.F.P. – Ghid practic pentru aplicarea Standardelor Internaționale de Contabilitate partea I, Editura Economică, București, 2001
Legea 345/2002 privind T.V.A. și normele de aplicare
Legea Contabilității nr. 82/1991
OMFP nr. 94/2001 – pentru aprobarea Reglementărilor contabile armonizate cu Directiva a IV a Comunităților Economice Europene și cu Standardele Internaționale de Contabilitate
OMFP nr.306/2002 – pentru aprobarea Reglementărilor contabile simplificate, armonizate cu directivele europene
Standardele Internaționale de Contabilitate 2000, Editura Economică, București, 2001
„Ghid de aplicare a SIC”, Editura Economică, București, 2001
Alberta Gisberto Chițu – Contabilitate Micro și Macroeconomică, București, 2002
Adriana Duțescu – Ghid pentru înțelegerea și aplicarea SIC, Corpul Experților Contabili și Contabililor Autorizați din România, București, 2001
Copyright Notice
© Licențiada.org respectă drepturile de proprietate intelectuală și așteaptă ca toți utilizatorii să facă același lucru. Dacă consideri că un conținut de pe site încalcă drepturile tale de autor, te rugăm să trimiți o notificare DMCA.
Acest articol: . Sistemul Informatic Privind Contabilitatea Si Gestiunea Stocurilor de Marfuri (ID: 149014)
Dacă considerați că acest conținut vă încalcă drepturile de autor, vă rugăm să depuneți o cerere pe pagina noastră Copyright Takedown.