Sistemul de Management a Documentelor

Sistemul de management a documentelor

Sistemul de Management al Documentelor

Document management sistem ceea ce in romana se traduce ca fiind un sistem de manangement al documentelor constra intr-un set de aplicatii software ce se ocupa cu stocarea, indexarea,versionarea,securitatea si de regasirea rapida a documentelor.

Functionalitati:

Arhivarea electronica a documentelor

Back-up

Modelarea si monitorizarea fluxurilor de documente

Versionarea documentelor

Stocarea folosit o baza de date

Documentele organizatiei sunt de mai multe tipuri:

Documente scanate (ex: facturi, contracte, avize, proforme)

Fisiere binare obtinute de angajati folosind aplicatia (fisiere executabile .exe, fisiere program .java)

Documente dezvoltate in diferite editoare de text( Microsoft Word, Microsoft Excel)

DMS – sistemele de management al documentelor sunt pachete software care vin in scopul usurarii dezvoltarii unui business .Acestea sunt un mijloc prin care se gestioneaza eficient proprietatea intelectuala a unui firmei,organizata in documentele in diverse retele , pe servere diferite, unele pe hartie, altele pe mail-uri.

Orice organizatie, indiferent de obiectul de activitate, genereaza documente care pot fi in format hartie cat si electronic. O problema importanta este gestionarea acestor documente si nu foate sa fie omisa de managerul firmei.

Conceptul de sistem de management al documentelor se poate defini ca un proces de administrate a documentelor intr-o firma prin stocarea acestora, intrate din exterior sau emise in interior, de la momentul crearii pana la arhivarea sau distrugerea acestora.

Intrarile la nivelul procesului de DMS se refera la toate documentele care sunt in cadrul organizatiei (rapoarte, facturi, cereri, acte,avize, proforme, norme, proceduri, inregistrari, regulamente). Pentru acestea se folosesc diverse extensii in functie de tipul documentului(xls,txt,jpg,png,exe,doc,docx,html,rtf)

Iesirile la nivelul procesului de DMS pot fi urmatoare: documentele arhivate,grafice, liste, statistici, facturi,fisiere de log si de audit, depozit unic de date.

Prelucrarile interne al unui sistem de management al documentelor pot fi catalogate ca:

Captura de texte din medii externe

Crearea, editarea si stergea documetelor

Scanarea documentelor

Inregistrarea automata a documentelor – atribuirea in registre

Fluxuri de lucru

Versionarea documentelor

Cautarea documentelor

Statistici cu privireaza la starea documentelor

Un obiectiv important in orice sistem de management a documentelor este modulul de registratura electronica. Modalitatea prin care se realizeaza inregistrarea electronica pe toate documentele de iesire sau de intrare trebuie realizata cu o mare importanta.

Componentele un sistem de management al documentelor:

Metadate

Atributele sunt stocate intr-o baza de date pentru fiecare fisier in parte.Acestea pot fi de doua tipuri :

Metadate specifice – atributele specifice in functie de tipul de categorie din care face parte un document

Metadate generale – ex: nume autor,data crearii, data modificarii, numarul versiunii, numarul de inregistrare, dimensiunea fisierului, drepturile etc.

Integrare

DMS foloseste alte sisteme software pentru a facilita regasirea documentelor din pachetul parinte. Exemple de sisteme specifice: ERP – Enterprise resource planning(un produs software care facilitează integrarea datelor dintr-o organizație într-o platformă unică), CRM – Customer Relationship Management – (constuie un set de tehnologii destinate activitatiilor departamentelor financiar,suport tehnic si marketing, furnizori si parteneri.) Standardele folosite in integrarea acestor sisteme speciale pot fi : ODMA- Open Document Management Api(Api care faciliteaza legatura intre aplicatii desktop si sisteme de managemet al documentelor), LDAP – Lightweight Directory Acces Protocol,WebDAV – Web Distributed Authoring, SOAP – Simple Object Acess Protocol

Scanare

Aceasta proprietarea ofera posibilitatea emiterii facturilor si a documentelor scrise folosind scanerele/imprimante functionale.In multe cazuri se foloseste si recunoasterea optica a caracterelor OCR(Optical Character Recognition) pentru a transforma imaginiile in text.OMR – Optical Mark Recognition se foloseste pentru a prelua bifele sau anumite marcaje de pe un formular.

Indexare

Folosirea unei baze de date si a indecsilor corespunzatori ofera un avantaj al unui sistem de manangement al documentelor pentru a gasi rapid anumite fisiere.Indexare se poate clasifica in doua categorii:

Indexarea simpla – un singur numar(id) corespunzator fiecarui document

Indexarea complexa – cautari combinate in functie de metadate(indecsi de tip CLOB).

Indexarea este desfasurata in special pentru a accepta cautariile rapide de document.Aceasta se poate realiza dupa diferite criterii.

Stocarea

Stocarea copiilor digitale ale documentelor pe hartie si a documentelor electronice trebuie realizata pe baze de date capabile sa gestioneze o cantitati mare de date. Aceasta stocarea trebuie sa permita si un back-up pentru a pierde din greseala sau neatentie date importante. Sisteme memoreaza documentele in 2 tipuri:

File server – stocarea se produce pe un server de fisiere cu pointeri catre fisiere in baza de date

Fisiere BLOB – stocarea se produce direct in baza de date

Regasirea

Regasirea documentelor electronice din baza de date.Sistemele de management a datelor ofera diferite filtre de cautare (in functie de nume, dimensiuni, tipul de fisier, categoria de document, cine l-a creat, data modificarii, numarul versiuni).De asemenea se folosesc criterii combinate intre medatate specifice si metadate generale, operatori de cautare(<,>,=,!=,LIKE,START WITH,END WITH)

Distributie

Un document electronic publicat trebuie sa indeplineasca anumite conditii astfel incat un utilizator sa nu aiba posibilitatea editarii acestuia. Aceste sisteme de management al documentelor ofera oportunitatea utilizatorilor sa distribuie diferite documente catre destinatari in functie de grupurile, drepturile de acces si fluxurile de documente. De asemeneaza pentru a edita sau sterge un document ce este deja publicat de un alt utilizator trebuie ca persoana curenta sa aiba anumite drepturi de acces sau sa faca parte dintr-un grup.

Securitatea

Securitatea este esentiala in orice sistem de management a documentelor.Acestea ofera accesul securizat la fisiere si criptarea datelor de autenficare. Se folosesc diferite metode de criptare(functii hash) pentru autentificarea utilizatorului in functie de se limbaje de programare se utilizeaza.

Deasemenea unele sisteme cripteaza si continutul anumitor fisiere in baza de date pentru a interzice descarcarea si modificarea acestora. Un alt mod de a limita accesul la fisiere se poate realiza prin solicitarea unei parole cand se doreste preluarea documentului

Fluxurile de lucru – WorkFlow

Este una dintre componentele cele mai importante intr-un sistem de management al documentelor.Unele dintre acestea folosesc sisteme speciale pentru a modela fluxurile de lucru si transmiterea unui document pe flux(BPEL –Business process execution language prescurtat de la WebServices Business Process ExecutionLanguage ).Un flux de lucru este descris de pasi prin care documentul este fortat sa ii parcurga:

Aprobare

Informare

Atribuire

Rezolutii

Organizare paralele

Organizare secventiala

Fiecare pas de lucru este caracterizat de tipul precizat anterior , de persoana responsabila de activitatea specifica pasului, de un grup tinta etc.

Colaborarea

Accesul la editarea unui document electronic trebuie sa tina cont de drepturile utilizatorului de pe care se face modificarea si totodata sa blocheze accesul la fisier de catre alti utilizatori. Dupa ce o persoana a preluat un document pentru a-l edita , sistemul ar trebuie sa schimbe statusul unui fisier in ‘blocat’ pentru a nu il edita alt utilizator.Un alt lucru important ar trebuie sa fie vizibil in sistem cine si cand a modificat un document.

Versionare

Versionarea este un intreg proces in cadrul caruia documentele sunt blocate in urma efectuarii editarii si restituite intr-un sistem de management al documentelor.Acest proces ofera posibilitatea utilizatorilor sa regasesca versiuni precedente si sa isi continue munca de la un anumit pas. Numarul versiunilor se modifica la fiecare editare a documentului de fiecare utilizator in parte.

Cautarea

Cautarea poate sa fie de doua tipuri :

Cautare simpla – dupa numele documentului si folderul din care face parte

Cautare complexa – in functie de mai multe filtre(cuvinte din titlu, dimnesiune, tip document, atributele documentului, cine si la ce data la creat, cine si la ce data la modificat, cuvinte din interiorul fisierului)

Legislatie & Standarde

Legislatie :

Legea privind arhivarea documentelor in format electronic

Legea nr 137/2007 – determinat regimul juridic aplicabil crearii, conservarii si consultarii si utilizarii fisierelor in forma electronica arhivate sau care urmeaza a fi arhivate.

Legea semnaturilor electronice

Aceasta “stabileste regimul juridic al semnăturii electronice și al înscrisurilor în formă electronică, precum și condițiile furnizării de servicii de certificare a semnăturilor electronice și se completează cu dispozițiile legale privind încheierea, validitatea și efectele actelor juridice.O definitie a semnaturii electronice poate face parte din urmatoarele:

Standarde:

ISO 2709:1996 – Documentare si Informare:

In cadrul acestui standard sunt reprezentate cerintele pentru un format de schimb generalizat potrivim unor descrieri bibliografice. Se descrie un cadru standard conceput pentru a putea colabora intre sistemele de prelucrare de date.

ISO 15836:2009 – (inlocuieste ISO 15836:2003) Documentare si Informare – set de elemente metadata The Dublin Core

Acest stabileste cadrul standard pentru descriere resurselor cross-domain cunoscut ca si numele de “Dublin Core Metadata Element Set”.Nu limiteaza resursele si sunt definite obiectele utilizate in contextul unei aplicatii in cadrul caruia sunt precizate modul in care trebuie sa fie folosite in conformitate cu legile.Avand toate acestea, standardul nu specifica nimic legat de implementare .

Beneficii – avantaje

Avantajele unui sistem de Management al Documentelor pot fi clasificate in doua grupe:

Tangibile(sunt obiecte ce pot fi masurate –cuantificate)

Intangibile(sunt obiecte ce pot fi greu de masurat cu toate acestea sunt avantaje bine cunoscute ce apar in mod indirect in urma utilizarii unui sistem de Management al Documentelor.)

Beneficii concrete ar putea include următoarele:

Îmbunătățirea securitătii

DMS va permite mai mult control asupra documentelor speciale.Numeroase solutii de DMS ofera accesul la documente ce urmeaza a fi indexate la dosar si/ sau la nivel de documente pentru diferiti utilizatori si grupuri.DMS prezinta acelasi nivel de securitate precum documentele scrise care sunt depozitate intr-un cabinet sau intr-un depozit in sensul ca daca ai acces la cabinet vei avea acees si la toate bunurile existente in acesta.Sistemul de Management al Documentelor ne poate oferi informatii cu privire la utilizatorii care au vizionat un obiect,ce anume s-a schimbat la acel obiect, toate aceste observatii fiind greu de mentinut pe sistemele bazate pe suport de hartie.Acesta ofera garantia de a detine intotdeauna materialele confidentiale /documente personale, intr-o supraveghere continua.

Căutare îmbunătătită, mai rapidă si mai flexibilă

DMS poate gasi fisiere folosind orice cuvant cheie din fisier(o proprietate ce nu se poate realize pe suport hartie).Intr-un Sistem de Management al Documentelor poate solicita taxe corespunzatoare documentelor din dosar lucru care nu este posibil in cazul documentelor pe suport pe hartie.

Distributia documentelor îmbunătătită si controlată

Scanarea faciliteaza impartirea documentelor in format electronic cu utilizatorii printr-o retea , prin e-mail sau prin intermediul unu securitătii

DMS va permite mai mult control asupra documentelor speciale.Numeroase solutii de DMS ofera accesul la documente ce urmeaza a fi indexate la dosar si/ sau la nivel de documente pentru diferiti utilizatori si grupuri.DMS prezinta acelasi nivel de securitate precum documentele scrise care sunt depozitate intr-un cabinet sau intr-un depozit in sensul ca daca ai acces la cabinet vei avea acees si la toate bunurile existente in acesta.Sistemul de Management al Documentelor ne poate oferi informatii cu privire la utilizatorii care au vizionat un obiect,ce anume s-a schimbat la acel obiect, toate aceste observatii fiind greu de mentinut pe sistemele bazate pe suport de hartie.Acesta ofera garantia de a detine intotdeauna materialele confidentiale /documente personale, intr-o supraveghere continua.

Căutare îmbunătătită, mai rapidă si mai flexibilă

DMS poate gasi fisiere folosind orice cuvant cheie din fisier(o proprietate ce nu se poate realize pe suport hartie).Intr-un Sistem de Management al Documentelor poate solicita taxe corespunzatoare documentelor din dosar lucru care nu este posibil in cazul documentelor pe suport pe hartie.

Distributia documentelor îmbunătătită si controlată

Scanarea faciliteaza impartirea documentelor in format electronic cu utilizatorii printr-o retea , prin e-mail sau prin intermediul unui site web, intr-un mod controlat pe cand documentele pe suport de hartie trebuiesc distribuite prin fotocopiere.DMS ne permite o economie in ceea ce priveste costurile prin reducerea cheltuielilor generale corespunzatoare distribuirii documentelor pe suport de hartie, reprezentand imprimarea si inlatura problemele de furnizare a datelor pe suport de hartie.

Fără documente pierdute

Datele pierdute pot provoca costuri si o perioada de timp pentru a fi inlocuite.Utilizand un sistem de Management al Documentelor datele raman memorate si nu exista riscul pierderii sau ratacirii atunci cand sunt vizualizate.Documentele electronice se pot arhiva cu usurinta chiar daca sunt incorect stocate si de asemenea pot identificate si mutate cu ajutorul instrumentelor de tip full-text.

Regăsire flexibilă

Regasirea datelor stocate pe suport pe hartie dureaza mult timp. Cu ajutorul DMS putem crea imagini elecronice ale fisierelor si le putem stoca centralizat. Durata regasirii fisierlor este vizibil mai mica decat timpul petrecut in cautarea documentelor pe suport de hartie aflate in diferite locatii.Un avantaj intre cautare electronica si cautarea documentelor fizice este acela ca atunci cand cautam un document electronic putem realiza simultan mai multe sarcini in timp ce cautarea fizica a documentelor necesita implicarea totala in acesta operatiune.Totodata in cazul cautarii documentelor fizice, resursa este blocata si nu mai poate fi utilizata de alti angajati in timp ce in cazul fisierelor electronice accesul la informatie este disponibil tuturor utilizatorilor care folosesc aceeasi resursa.

Indexare flexibilă

Indexarea documentelor tip hârtie se poate realiza in mai multe moduri dar sunt consumatoare de timp si resurse. Imaginile fisierelor memorate într-un sistem de Management al Documentelor pot fi indexate în diferite moduri ,de mai multi utilizatori in acelasi timp.

Costuri de stocare reduse

Documentele pe support hartie necesita un cost suplimentar deoarece pentru depozitarea acestora avem nevoie de un spatiu de depozitare in cadrul organzatiei, in timp ce datele electronice pot fi scanate si stocate in sistemul de Management al Documentelor care reduce substantial spatial de depozire folosind memoria unei baze de date.

Recuperare în caz de catastrofe

Folosind DMS avem posibilitatea efectuarii unui back-up al documentelor ce pot fi pastrate pe servere externe, avand pointeri catre locatiile sursa.Aceasta ofera siguranta ca datele stocate nu sunt distruse sau afectate intr-un anumit mod si de asemenea ne permite recuperarea acestora in caz de dezastru. Administratorul de server pe care se produce back-up-ul este unicul utilizatorul ce are acces la date si poate oferi acees altora prin furnizarea unei parole folosind un criteriu de criptare(functii hash).In cazul back-up-ului documentelor pe support hartie, recuperarea datelor este mult mai costisitoare iar riscul deteriorari acestora este mai mare in comparatie cu cele prezentate anterior.Pericolele ce pot intervenii in distrugerea informatiilor pot fi de mai multe tipuri:

inundatii

incendii

vandalism

furt etc

Îmbunătățirea conformitătii

Efectele realizarii unui audit sunt urmatoarele:aplicarea unor amenzi, contraventii, sau in anumite cazuri pedepse.O multitudine de actiuni ce se refera la controlul securitatii, audit si recuperare a informatiilor in caz de dezastru; garanteaza ca o organizatie este responsabila sa autentifice validitatea datelor stocate si sa dovedeasca conformitatea cu regulamentele si cerintele locale si guvernamentale.

Beneficiile suplimentare ale unui sistem de Management al Documentelor sunt urmatoarele:

Îmbunătățirea operațiunilor interne

Imbunatatirea muncii de zi cu zi a sarcinilor unei organizatii, timpul redus pentru finalizarea proceselor furnizate de benefiiciile tangibile,toate acestea producand un flux de informatii marit si o perceptie sporita a personalului privind capacitatea lor de a finaliza sarcinile.

Avantaj competitiv

Aceleași date care au fost anterior stocate sub forma de hârtie, pot fi acum distribuite clienților și publicului țintă în format electronic. Efectul de "timp-redus-pentru-piață" poate fi pentru produse, servicii, suport – toate acestea îmbunătățesc impresia beneficiarului extern către organizatie și oferă un avantaj competitiv față de concurenții existenti pe piata (sau elimină un dezavantaj concurențial în cazul în care au implementat deja un astfel de sistem).

Îmbunătățirea serviciului cu clienții și a satisfacției clientului

Acest sistem de Management al Datelor ne ofera posibilitatea de a raspunde intr-un mod formal ,in timp redus si mult mai precis clientului in comparatie cu documentele pe suport pe hartie si ofera posibilitatea angajatilor sa efectueze alte activitati de afaceri.

Conservarea capitalului intelectual

Informatia nouă sau modificată poate fi "impinsa" către angajați și nu se mai bazeaza pe "conversații de hol". Localitatea informației nu este blocată în "mintea" unor persoane specifice și poate fi ușor partajată între departamente și locații fizice astfel crescând valoarea informației în societate.

Necesitatea utilizarii unui sistem de management al documentelor

Documentele pe suport hartie ocupa un spatiu de depozitare mai mare in comparatie cu documentele electronice.Deasemenea sunt mai greu de gestionat iar un procent important este supus riscului de a se pierde.

Cautarea datelor manual este consumatoare de timp(statisticile spun ca fiecare angajat consuma in medie , saptamanal intre 3 si 5 ore in cautarea diferitelor acte) si nu intotdeauna precisa.Pentru rezultate bune la cautare ar trebui ca toate documentele din organizatie sa fie bine structurate si arhivat, lucru care este putin intalnit in cadrul firmelor din Romania.

Arhivarea documentelor pe suport hartie implicat o serie de dezavantaje pentru organizatie cum ar fi :

Spatii de depozitare incapatoare, securitatea acestora, mediu optim

Coperti

Personal specializat

Nomenclatoare

Aplicatii software de management a documentelor

STAR STORAGE

Solutia noastra contine urmatoarele componente:

Partea de intrare a datelor/continutului din scanare/indexare, import din alte sisteme (e-mail, DM, ERP, core-banking), formulare, fax, etc

Verificare/validare a datelor de intrare, pe baza unor algoritmi-cheie, baze de date, legislatie si standarde in vigoare etc.

Continut – Depozit partajat, capabilitati de cautare si acces la informatie, functionalitati de gestiune a documentelor

Rezultate – Rapoarte, urmarire si audit, comunicare dinamica.

Beneficiile solutiei Dosarul virtual al clientului

Mai rapid catre profit

Digitizarea documentelor de hartie

Maparea proceselor de business

Integreaza oameni, procese, informatii, sisteme, aplicatii si date

Genereaza comunicare personalizata, bogata in continut

Asigurarea conformitatii.

Foloseste la maximum platformele obisnuite de gestiune si stocare a continutului prin:

Reducerea cantitatilor uriase de informatii gestionate

Regasirea rapida a informatiilor in cadrul companiei

Adauga aplicatiilor de case management gestiunea securizata a informatiilor.

Ofera o platforma unitara care indeplineste toate cerintele de conformitate:

Depozitul arhivelor

Managementul inregistrarilor/politicilor de retentie

Protectia informatiilor

Trasabilitate completa pe partea de securitate si audit

Integrare cu aplicatiile liniilori de afaceri

Optimizarea stocarii.

Charisma Document Management

Charisma Document Management, construită pe platformă Microsoft (Enterprise Content Management), este o componentă cheie a infrastructurii unei organizații, ce ajută companiile să depășească aceste provocări.

Construită pe o platformă bine integrată, scalabilă și ușor configurabilă, soluția Charisma Document Management ajută la utilizarea cu ușurință a informației de către orice utilizator prin integrarea cu instrumente familiare, cum ar fi suita Microsoft Office. Soluția TotalSoft poate ajuta companiile să:

Gestioneze informațiile corespunzător;

Îndeplinească cerințele legale;

Gestioneze eficient site-urile web;

Eficientizeze procesele de business.

Modulul de management al documentelor este dezvoltat pe baza aplicației Microsoft SharePoint, oferind simplitate și automatizare în activitatea de administrare a oricărui tip de conținut, indiferent de format. Produsul se integrează perfect cu soluții online sau offline de tip ERP sau PSA, oferind o flexibilitate și configurabilitate excepțională pentru a răspunde oricărei verticale de business.

SIVADOC

SIVADOC, sistemul de gestiune a documentelor și a fluxurilor de lucru de la SIVECO Romania, oferă o platformă comună care unifică procesele și informația, în scopul fluidizării circuitului documentelor, facilitării accesului la informații, dar, totodată, și al protejării împotriva accesului neautorizat.

Beneficiarii direcți ai îmbunătățirii fluxurilor interne de comunicare a informațiilor vor fi în egală măsură organizația în sine, prin creșterea eficienței operaționale și scăderea costurilor de procesare a documentelor, dar și clienții acesteia, care vor fi beneficiarii unor servicii mai eficiente și a unei comunicări mai bune.

Există o serie de aspecte care impun utilizarea unui produs pentru managementul documentelor și al fluxurilor de către organizațiile de orice tip:

Accelerarea și creșterea eficienței proceselor organizaționale – pe măsură ce avansul tehnologic impune un ritm alert desfășurării activității organizațiilor, acestea nu își mai pot permite să aibă sincope în activitate, generate de transmiterea documentelor în format fizic.

Reutilizarea informației existente în organizație – în mediul actual, în care informația trebuie prelucrată și transferată în timp cât mai scurt, este foarte important să se găsească modalități de reutilizare și îmbunătățire continuă a informațiilor ce sunt transmise către exterior.

Nevoia de a interacționa cu alte organizații la același nivel tehnologic – în măsura în care organizațiile încep din ce în ce mai mult să utilizeze diverse unelte informatice pentru aducerea unui plus de valoare în serviciile oferite, capătă o importanță majoră necesitatea adaptării la cerințele tehnologice, atât ale concurenților, cât și ale partenerilor.

Promovarea unei imagini unitare și coerente – utilizarea unor documente standardizate, tratarea problematicilor similare prin fluxuri bine stabilite și respectarea unor reguli contribuie la îmbunătățirea imaginii organizației și a modului în care activitatea desfășurată în cadrul acesteia este percepută de către mediul extern.

Necesitatea încadrării în anumite standarde și alinierea la tendințele actuale internaționale – în contextul în care mediul de colaborare se extinde chiar și peste granițele naționale, există anumite cerințe impuse de necesitatea alinierii la standardele consacrate existente, la care organizațiile vor trebui să se adapteze la un moment dat, indiferent de tipul activității, indiferent dacă este vorba despre organizații din administrația publică sau companii comerciale.

Sistemul de management al documentelor asigură totodată și pregătirea infrastructurii informatice pentru certificarea din punctul de vedere al calității activității desfășurate sau susținerea unei certificări existente.

Moldata

O intreprindere este organizata in jurul documentelor ,iar desfasurarea activitatii se bazeaza pe acestea.Sondajele ne arata ca documentele stocate intr-o organizatie se dubleaza intr-o perioada de cinci ani.Pentru o buna gestionare a volumului ridicat de documente si pentru ca datele aflate in gestiune sa poata fi aduse la cunostiinta utilizatorilor si sa aiba efectul vizat se foloseste DMS.Acest sistem ofera evident, controlul executarii, stocarea si regasirea documentelor in orice format electronic.

Caracteristici:

Accesul personalizat si optim al utilizatorilorla documente ,in functie de sarcinile atribuite;

Controlul accesului in sistem,permisiunea acesarii anumitor documente;

Gestiunea nomenclatoarelor;

Emiterea unor rapoarte complexe;

Notificarea privind actualizarea documentelor sau elaborarea altora noi;

Metode flexibile de identificare si de cautare a fisierelor;

Clasificarea si ordonarea documentelor;

Supravegherea executarii documentelor;

Raportarea documentelor la diferite evenimente sau legaturile functionale din sistem;

Aplicatia este realizata in conformitate cu legislatia nationala si tine cont de caracteristicile institutiilor autohtone;

Moldata este un produs nou care porneste de la experienta aplicatiilor existete pe piata.Modernizarea aplicatiilor s-a realizat prin implementarea urmatoarelor:Cloud Computing si Software as a Service.

Pentru a utilize un astfel de sistem este nevoie doar de un browser web.Implementarea pe diverse platforme cum ar fi Windows, Linux, pe diferite dispositive, inclusive mobile.

Moldata integreaza FOSS(Free and Open Source Software) si utilizeaza mai multe tehnologii.

Acest produs se caracterizeaza prin costuri reduse de procurare si detinere(TCO-Total Cost of Ownership) fata de alte sisteme.

CSB

Sigur si eficient: sistemul de Management al Documentelor inglobeaza toate cerintele tehnologice si in conformitate cu legea in ceea ce priveste stocarea electronic a datelor.Acesta arhiveaza automat si sigur fisierele intocmite, cum ar fi facturi, note contabile,bilanturi, scrisori deafaceri si contracte fara interfete costisitoare.Arhivarea se realizeaza direct in executarea procesului.

DMS pregateste la nivel central informatiile necesare, le trimite catre arhiva si gestioneaza procesul de arhivare.Datele care sunt deja arhivate sunt disponibile pe suport media conform legii.

Utilizand DMS de la CSB-Sistem putea prelua cu usurita si date din programe de birou externe.Acest tip de program ofera spatiu si ordine in birourile organizatiei si faciliteaza comunicatia in firma si micsoreaza costurile administrative.

Prin utilizarea DMS se obtine un avantaj in ceea ce priveste siguranta si eficienta utilizarii zilnice a fisierelor.

Avantaje :

Arhivarea orcarui tip de date ( doc., bmp, pdf, txt, jpg, exe, etc);

Ofera siguranta in caz de avarie prin stocare dubla a documentelor pe medii digure si intr-o baza de date;

Permite accesul direc la DMS din toate programele CSB-Sistem

Integrare complete in Solutia software CSB businessware

Protejarea datelor impotriva modificarilor prin arhivare suprevegheata cu sume de verificare;

Accesul la date si verificarea acestora;

Soft Colsulting – Managementul documentelor

Legea arhivarii electronice nr.135 din 22.05.2007 a aliniat Romania la standardele international de gestionare si pastrare a datelor si defineste modalitatea de lucru cu documentele electronice.Rezultatul in acest cadru de numeste Enterprise Content Management(ECM).

Printre cele mai utilizate solutii ECM se numara :

Document Management System(DMS)

Content Management System(CMS)

Software-ul de Content Management System(CMS) foloseste tehnologii pentru implementarea conditiilor de capturare, gestionare, versionare, memorare, pastrare si furnizare de continut si date dintr-un process bine determinat, pe cand Document Management System(DMS) utilizeaza ,prin diferite functii(stocari, scanari), fluxul informatiei din cadrul organizatiei si ofera posibilitati avansate de cautare a documentelor electronice.

Clasificarea functiilor principale ale ECM-urilor privind documentele se realizeaza astfel:

Posibilitati de capturare, scanare si indexare de documente;

Solutii de procesare formulare;

Solutii de fluxuri de lucru(workflow);

Posibilitati de arhivare, partajare si cautare de fisiere;

Solutii de comunicare personalizata cu beneficiarul;

Prin urmare fisierele gestionate pot avea orice format:text, imagine, foto-video, pagini web, mailuri.

Documentele gestionate pot fi de orice fel, text, imagine, foto-video, pagini web, mailuri.

Propriu sistem de managemet al documentelor

Caracteristici

In urma cercetarii asupra produselor care ofera servicii pentru diferite organizatii de management al documentelor am constatat ca un astfel de sistem este complex si ofera organizatiilor un mare avantaj. In program propriu doresc sa ating urmatoare puncte importante:

Administrarea utilizatorilor, rolurilor, grupurilor, si unitatiilor . Fiecare utilizator face parte dintr-o unitate de lucru. Rolurile sunt acordate grupurilor si utilizatorilor. Un grup poate contine unul mai multi utilizatori.

Drepturi de acces la documente. Utilizatorii, grupurile si rolurile sunt folosite la definirea si gestioneaza drepturile de acces pe anumite functii ale aplicatiei, la diferite foldere(citire, scriere, stergere)

Gestionarea documentelor – CONSOLA – in cadrul caruia se prezinta folderele, si fisiere

Versionarea fisierelor – Capacitati de blocare si deblocare (check in /chek out).Pastrarea unui numar nelimitat de versiune depinde de spatiul de stocare aflat la dispozitie

Registratura electronica – definirea mai multor registre de documente : registru general, registru de vanzari, registru financiar, registru intrari, registru iesiri.In cadrul fiecarui registru , documentele se pot vizualiza si mai ales atributele specifice (numarul de inregistrare, persoana emitenta, data etc)

Securitate pe logare – fiecare utilizatori sa aiba o parola si un username. Criptarea datelor se va realiza printr – o functie de criptare.

Alerte – Sistemul emite alerturi pentru utilizatori cand apar diversele proceduri pe care le realizeaza incorect.ex: In urma adaugari unei facturi se va da o alerta in cazul in care angajatul nu a completat numarul si seria facturii sau in cazul in care deja exista in baza de date o factura cu aceleasi date.

Rapoarte & grafice – administratorul sau managerul poate evalua in timp real situatia documentelor in cadrul companiilor sau chiar a angajatiilor.

Export Pdf, Excel, Word – la descarcarea unui fisier se poate selecta modul de a vizualiza un document (daca e de timp text se poate alege intre Word sau Pdf)

Diagrama caracteristicilor

OCR – Optical character recognition (translatarea mecanică sau electornică a imaginilor cu scris de mână, tipărit sau printat (de obicei scanat) în text editabil)

STOCARE – Depozitarea documentelor, imaginilor si fisierelor audio pe server, baza de date

ARHIVARE – Documentele în format digital vor fi indexate (vor căpăta indentitate virtuală) apoi vor fi reorganizate structural conform cerințelor beneficiarului.

FLUXURI – trimiterea documentelor pe fluxuri(informare, atribuire,aprobare )

VERSIONARE – functie utila in majoritatea firmelor ce ajuta utilizatorul sa revina la o versiune anterioara

Compatibilitate:

Sistem de operare Server

IBM AIX on POWER Systems (32-bit și 64+bit)

HP-UX Itanium, HP-UX Itanium (32-bit)

Microsoft Windows (32-bit), Microsoft Windows Itanium (64-bit), Microsoft Windows x64 (64-bit)

Linux Itanium, Linux x86, Linux x86-64

Sun Solaris x86 (32-bit), Sun Solaris x86-64 (64-bit)

Stație de lucru

Ms Windows NT

Ms Windows 2000

Ms Windows 2003 Server

Ms Windows 95

Ms Windows XP

Ms Windows Vista

Ms Windows 2007

Administrare:

Administrarea organigramei, încadrarea personalului pe departamente

Administrarea meniului disponibil pentru fiecar e utilizator sau grup de utilizatori

Administrarea seriilor, a numerelor de documente și a drepturilor de acces pe serii

Administrarea atributelor (metadatelor) fiecarui tip de document

Job pentru back-up automat sistem

Administrarea utilizatorilor pe bază de grupuri și roluri

Administrarea categoriilor de documente

Administrarea Listelor de Valori (LOV) disponibile pentru completarea metadatelor (listă simplă, listă SQL, listă mixtă, listă fixă, listă cu adăugare dinamică de valori)

Profil utilizator. Look and feel particularizabil pe fiecare utilizator.Scheme de culoare predefinite: Office2003Blue; Office2003Classic, Olive, Silver, Luna, WindowsXP, Whidbey

Fluxuri de lucru – workflows:

Definirea și intreținerea facilă de catre administrator a fluxurilor de lucru pentru documente

Definirea fluxurilor secvențiale și paralele, pe toate nivelele din organigramă

Utilizarea rolurilor și a grupurilor in definirea fluxurilor (ex: aprobare de către utilizatorul cu rolul “Director financiar”; informare catre “All managers”)

Tipuri de pași flux: Aprobare (opțiuni destinatar: aproba/respinge/request more info), Atribuire (preluare/respingere), Informare (luat la cunostință)

Respingerea/Intoarcerea documentului la orice pas din cei anteriori – implicit precedentul

Notificari/al erte pe email la nivel de flux și la nivel de pas flux

Drepturi de execuție a fluxurilor

Mutarea automată a documentelor in zone de documente: documente in lucru, documente aprobate, documente respinse, documente atribuite

Auditul executări pașilor de flux

Termen limita pentru execuția fluxurilor și a pașilor de flux

Mesaje pe fiecare pas, intre utilizatori, aferente documentului

Instant messaging – comunicare în timp real intre utilizatori

Delegarea atribuțiilor (se pot delega atribuții pe fluxuri; pe perioada delegării – exemplu: concediu de odihna – atât utilizatorul de bază cât si utilizatorul delegat primesc notificari si au drept de interacțiune pe flux)

Interfață programabila SQL pe fluxuri; Triggeri de BEFORE si AFTER flux și pas flux; Funcții API SQL. Exemple utilizare: la aprobarea unui anumit tip de document să se transmita un email special; la aprobarea unei facturi furnizor la plată se poate transmite acest lucru catre ERP; transmiterea unui SMS la aprobarea unui document; etc.

Panou de control grafic – DASHBOARD – pentru monitorizarea fluxurilor: fluxuri active, fluxuri incheiate, documente respinse, pe utilizator, pe companie, documente expirate etc

“Inbox” utilizator – catalogare fluxuri in functie de tip

Containerul de documente:

Stocarea centralizată și unitară a documentelor

Arhivarea electronica a documentelor

Back-up / copie electronica de siguranță a tuturor documentelor

Controlul versiunilor – check-in / check-out (până la 100 de versiuni)

Gestionarea containerelor de documente

Drepturi de access pe containere si pe documente utilizând grupuri, useri și roluri

Ușor de utilizat, meniu consola, meniu contextual, toolbar comenzi rapide

Document preview

Indexarea documentelor pe tipuri și metadate specifice

Căutări complexe ale documentelor; Regăsirea rapidă prin utilizarea indecsilor ORACLE – se asigură minimizarea timpului de regăsire ulterioară a documentelor. Criterii căutare: creat de, creat la, modificat de, modificat la, nume document, extensie, tip document, căutare indexată dupa metadate (ex : furnizor, client, numar, daca, articol, CNP, CUI)

FULL-TEXT search – căutare dupa conținutul documentelor; căutare dupa text OCR reconstituit de pe documentele scanate – utilizare indexare CLOB (Character Large Object)

Auditul accesului la documente – cine (utilizatorul) și când (timestamp) pentru acțiunile: creare, modificari, stergeri, vizualizări pe fiecare document

Sincronizare automata cu directoarele de pe hard-discul local al utilizatorului

Lucrul on-line și off-line, System log

Locatori fizici pentru documente – definirea locatorilor de stocare a hârtiilor

Documente legate (ex : contract si anexe)

Șabloane de documente – administrarea sabloanelor de documente disponibile pentru utilizatori, Suport ISO

Transmiterea directă a documentelor pe email , Șabloane de email

Printarea documentelor din sistem; Integrare SCAN; Integrare FAX;

Registratura electronică

Registratura generala de intrări-ieșiri

Definirea registrelor (ex:general, contracte; procese verbale; pe departament)

Administrarea drepturilor de acces pe registre

Alocarea numerelor de INTRARE-IESIRE

Inregistrarea documentelor

Inregistrarea de documente fără a avea atasat documentul fizic/scanat

Posibilitatea de utilizare a aceluiași număr atât pentru intrare cât și pentru iesire

Export excel – imprimare raport Registratură

Vizualizarea documentelor inregistrate

Sistem deschis

Sistemul expune o interfata programabila SQL

Sistemul poate fi interfațat cu alte sisteme de tip ERP

Application Programming Interface – set de funcții și constante sistem pentru programarea avansata pe fluxuri

Triggeri de Before/After flux – se declanșează inainte de trimiterea unui document pe flux, respectiv dupa finalizarea fluxului

Triggeri de Before/After pas flux – se declanșează inainte/dupa executia unui anumit pas de pe flux

Utilitare

Agendă personală – to-do list; Alerte email

Instant messenger integrat in sistem pentru comunicarea rapidă între utilizatori

Planificarea activităților

Time management

Notificări / Alerte in aplicație și pe email (ex: Document nou primit pe flux)

Integrare Microsoft Word, Excel, Powerpoint, Visio

OCR Engine :

Full OCR – recunoasterea textului de pe documentele scanate folosind indecsi CLOB

OCR ZONE – definirea de zone pe documentele scanate (titlu sau semnatura)

METADATE – completare automata a atributelor in functie de FULL OCR si OCR ZONE de exemplu pe o proforma sunt anumite atribute : furnizor, beneficiar, cantitate, astfel sa pot extrage doar aceste date in cazul in care utilizatorul are nevoie de ele.

Workflow Engine

Se poate construi un flux de lucru prin diferiti pasi :

Pasi secventiali

Pasi paraleli

Actiuniile care se vor desfasura pe acesti pasi pot fi de mai multe tipuri :

Aprobare

Atribuire

Informare

Respingere

Tehnologii

Tehnologiile ce vor fi folosite sunt :

Baza de date in ORACLE

Interfata dezvoltata in Java, JavaScript, CSS, Html, Xml

Interfata de desktop ce utilizeaza C# si Delphi

Folosirea indecsilor CLOB

Manual de Administrare a sistemului de management al documentelor

Managementul si arhivarea electronica a documentelor

Sistemul Documenta DMS este mai mult decat un sistem de management al documentelor –Documenta DMS este un sistem de management al informatiei. Una din principalele caracteristici care diferentiaza sistemul Documenta DMS de restul produselor existente pe piata este puterea acestuia de particularizare si modul in care aceasta particularizare este realizata.

Conceptual sistemul are urmatoarele nivele:

–       nivelul de definitie a informatiei

–       nivelul de completare a informatiei

–       nivelul de regasire a a informatiei

pe baza carora sistemul se poate adapta de o maniera eficienta la particularitatile de business ale organizatiei in care este implementat.

Definitia informatiei se realizeaza prin: 

definitia tipurilor de documente (entitati informationale care pot acoperii o gama larga de entitati eterogene incepand cu documentele financiar-contabile, fise tehnice de produs, formulare diverse, cereri de inregistrare si pana la diverse solicitati, definitia elementelor caracteristice ale unei carti sau ale unui element tehnic)

definitia atributelor ce caracterizeaza o entitate informationala – se defineste numele atributului, tipul de data (daca este text, numeric, boolean sau data calendaristica), lungimea acestei si modul de completare – daca avem text liber sau daca poate lua valori doar dintro lista de valori posibile

definitia valorilor pe care le poate lua un atribut – se pot utiliza date existente deja in sistem (exemplu – nomenclatorul de terti, lista de persoane samd) si se pot definii liste cu date ce nu exista deja in sistem (ex:lista cu tipuri de formulare specifice, lista cu tipuri de automobile, liste cu domenii din literatura samd). De asemenea se poate opta c atunci cand pentru un atribut se completeaza o valoare ce nu exista in nomenclator sistemul sa o adauge automat si sa fie disponibila pentru data viitoare cand nomenclatorul este accesat

definitia fluxurilor informationale – sistemul dispune de un puternic motor de fluxuri care permite definirea nelimitata a fluxurilor informationale din sistem: fluxuri de aprobare, fluxuri de alocare spre rezolvare (atribuire), fluxuri de informare si fluxuri logice. Aceste tipuri de fluxuri se pot desfasura de o maniera secventiala (un pas se declanseaza doar dupa ce pasul precedent a fost realizat), de o maniera paralela (pasii de pe acelasi nivel se executa in paralel dupa finalizarea pasului anterior urmand ca pasii de pe nivel urmator sa se declanseze doar dupa ce toti pasii de pe nivelul curent au fost realizati) sau mixt – sistemul permitand combinarea acestora pentru o implementare in concordanta cu nevoia de business existenta. Practic, Documenta DMS ofera unul dintre cele mai  puternice si putin limitativeworkflows engines existente pe piata, capacitatea acestuia fiind demonstrata prin posibilitatea implementarii oricarui flux, oricat de complex, pe oricate nivele din carul organigramei. Pentru sustinerea capacitatii de adaptabilitate eficienta si sistematica, Documenta DMS expune un set de functii programabile prin limbajul PL/SQL oferind posibilitati de particularizare si integrare complete – de la a transmite un email sau un sms atunci cand un document este aprobat – si pana la a transmite/prelua informatii catre/din un alt sistem informatic (ex : SAP, Oracle Applications, alte sisteme particulare existente)  sau comenzi catre alte sisteme si dispozitive harware din cadrul organizatiei.

Completarea informatiei

Daca pentru zona de definire a informatiei sistemul Documenta DMS exceleaza prin capacitatile sale de particularizare sistematica, pe zona de completare a informatiei sistemul pune accent pe sustinerea utilizatorului in exploatarea sistemului prin:

viteza de functionare a sistemului – fiecare secunda conteaza atunci ca operatiunile se executa frecvent – un click pe un director, deschiderea unui document, transmiterea unui document pe flux samd

disponibilitatea comenzilor – comenzile frecvent utilizate sunt imediat disponibile utilizatorului; operatiunile se realizeaza printr-un click dintr-un loc vizibil si usor de accesat

prezentarea organizata, sistematica, intuitiva si coerenta a informatiilor

automatizarea operatiunilor repetitive

informarea utilizatorului asupra rezultatului comenzilor date

Consola pentru Managementul Documentelor este principalul instrument integrat in care utilizatorul vizualizeaza, completeaza, acceseaza, transmite pe flux, intervine pe flux, cauta, isi configureaza locatiile des utilizate si realizeaza majoritatea actiunilor necesare pentru completarea si incarcarea informatiilor in sistem

Regasirea informatiei

Sistemul pune la dispozitia atat a consultantilor – pe perioada procesului de implementare – 

cat si utilizatorilor – in perioada de exploatare a sistemului – un puternic mecanism de regasire a informatiei.

Stocarea de o maniera sistematica, organizata a informatiei in cadrul Documenta DMS impreuna cu mecanismul de cautari avansate existent in sistem ofera utilizatorului functionalitatile necesare pentru a regasi la timp, repede si eficient informatia de care are nevoie.

Sistemul permite cautari dupa criterii diverse din care exemplificam:

denumirea documentului

cautare dupa text in continutul documentului

tipul de document (ex : dorim sa cautam in cadrul documentelor de tip Cerere de Inregistrare)

valori ale metadatelor / atributelor (ex : cautam Cereri de Inregistrare cu atributul PERSOANA = IONESCU)

data creare, data modificare, stare – blocat la un utilizator sau liber, dimensiunea fisierului etc.

In cadrul implementarii sistemului se pot definii optiuni din meniu pre-configurate care sa contina documentele dintr-o anumita categorie de documente si cu anumite valori ale atributelor generale sau specifice.

Astfel, ca si exemplu, printr-o simpla accesare de meniu putem avea access la toate Contractele, Solicitarile de informatii, Procesele verbale eventual sub-filtrate pe o anumita stare: Contracte inchise, Contracte in lucru, In curs de semnare etc.

Definirea tipurilor de documente

 Acces: Administare > Administrare documente

In acest ecran se definesc documentele utilizate in cadrul sistemului Documenta DMS – atat pe zona financiar contabila cat si pe zona de management al documentelor – impreuna cu seriile si utilizatorii care vor avea acces la acestea.

Ecranul contine trei sectiuni:

–       categorii de documente,

–       tipuri de documente,

–       serii de documente.

Sectiunea: Serii documente.

Pentru fiecare tip de document se pot definii una sau mai multe serii. O serie este caracterizata de:

–       cod serie

–       numar de la

–       numar pana la

–       numar curent

Pentru fiecare serie se acorda drepturi persoanelor pentru utilizarea ei. Adaugarea unei noi serii se face prin click pe butonul de  si se completeaza informatiile.

Pentru  a da drept de utilizare unui utilizat pe o serie se apasa butonul  si se alege utilizatorul din comboboxu-ul USERNAME: .

Bifa de activ are rolul de a activa acest drept sau de al dezactiva (in cazul retragerii acestui drept fara a sterge utilizatorul). Pentru o serie se poate da drept de utilizare unui sau mai multor utilizatori. Pentru salvare se executa click pe butonul .

Definirea Listelor de Valori (LOV)

Acces: Administrare > Definitie LOV-uri

LOV-urile reprezinta listele de valori definite si utilizate in cadrul sistemului.

Listele de valori se impart in 3 mari categorii:

definite static – valorile disponibile in lista de valori sunt definite si intretinute de administrator in acest ecran (Exemplu: Lista “culoare ochi” contine valorile “albastri”, ”negri”, “caprui”). Info: Pentru LOV-urile definite static se poate alege o optiune de completare a listei pe masura utilizarii. In acest caz, pe exemplul de mai sus, daca un utilizator completeaza o valoare noua a culorii ochilor “verzi” – sistemul o include in valori disponibile ulterior pentru alegere)

dinamice – utilizeaza instructiuni SQL pentru accesarea informatiilor definite si intretinute in alte zone ale sistemului (exemplu: lista de clienti, lista de furnizori, lista de persoane)

mixte – LOV-urile definite pot combina cele doua modalitati (exemplu: definim LOV ce contine lista clientilor dinamic incarcat din zona financiar-contabila. In plus adaugam o valoare statica “NEIDENTIFICABIL”)

Crearea unui document din sablon

Documentele-șablon reprezintă fișierele de tip template create pentru a facilita lucrul cu documentele al căror format se modifică la perioade lungi de timp.

Documentele-șablon pot fi de tip .doc, .docx, .xls, .xlsx și trebuie să conțină atributele definite în tipul de document cu care se va asocia

Exemplu de crearea unui document din sablon :

În ecranul nou apărut, se alege categoria documentului, se verifică atributele (metadatele) să nu aibă nicio valoare precompletată și se acționează Salvează. Dacă se completează o valoare într-una dintre metadate atunci la crearea unui document, atributul respectiv se va auto-completa cu acea valoare.

Cautarea tipului de document se realizeaza cu autocomplete(cand se scriere o litere se afiseaza o lista cu documentele care incep cu litere tastate de catre utilizator)

O data ce s-a selectat tipul de document se genereaza un document cu metadate specifice . Metadatele pot fi introduse manuale sau automat preluate din contul utilizatorului. De exemplu la o cerere de concediu metadata Solicitant se preia din cadrul utilizatorului logat in aplicatie. Pentru campurile perioada de inceput si pentru perioada de sfarsit trebuie ca solicitantul sa aleaga din calendar cele 2 date.

Nr de zile nu se completeaza, el se genereaza dupa ce perioada este stabilita pentru a nu mai fi cazul ca utilizatorul sa scrie manual nr de zile. Dupa cum se poate vedea se poate modifica solicitantul dar nu si zile iar perioada este cu bold pentru a fi mai vizibila ca cele 2 campuri sunt obligatorii.

Proprietatile unui document

Tabul General :

Directorul parinte se autocompleteaza si nu poate fi modificat. Se preia in ce folder era utilizatorul cand a generat documentul sablon.

Numele documentului este format din titlu categoriei din care face parte si din numele utilizatorului plus data de incepere a perioadei de concediu.

In cadrul descrierii se poate completa cu ce doreste utilizatorului

Tipul de document este cel selectat anterior.

Tabul Drepturi de acces:

In cadrul acestui tab sunt afisate urmatoarele:

Utilizatorii care au drepturi asupra documentului generat din sablon

Ce drepturi au fiecare : De citire, De scriere, Complet (toate drepturile)

Se poate adauga un utilizatorul cu ce drepturi sa aiba, sau sa se stearga drepturile unui utlizator

Tabul Versiuni:

Versiunile fisierelor se modifica o data ce un utilizator modifica fisierul. La crearea fisierului versiunea este 1 si numarul va creste la editarea documentului.

Tabul Documente Anexate :

Trimiterea unui document pe flux

Documentul poate fi transmis pe flux acționând click-dreapta > Send to Workflow; în ecranul nou deschis, va fi selectat automat fluxul predefinit pentru tipul de document. Dacă există mai multe fluxuri asociate, utilizatorul îl poate alege pe cel dorit.

Scurtaturi proprietati fisiere:

Scurtaturi proprietati fisiere:

In acest meniu din partea stanga a ecranului se pot vedea proprietatiile fisierului selectat si alte optiuni:

Proprietati

Colaborare

Versiuni

Preview

Flux

Proprietatiile sunt organizate in submeniuri :

General

Atribute

Registratura

Documente anexate

Semnaturi

In cadrul submeniului General se regaseste numele fisierului, categoria din care face partie fisierului, de cine a fost creat si modificat, folderul parinte si numarul versiunii curente.Datele sunt afisate dintr-un view (ex : Select * from v_file where id_file = 1000 and id_parinte =2000)

In cadrul submeniului Atribute sunt afisate metadatele fisierului iar pentru exemplul nostru exemplele sunt :

Solicitant

Data de inceput

Data de sfarsit

Numarul de zile

Metadatele pot sa difere in functie de tipul de document si ce metadata contin fisierele

Documentul poate fi inregistrat acordandu-se un numar de intrare sau de iesire in functie

O alta optiunea estea cea de anexare . Un fisier poate avea 0 sau mai multe fisiere anexate . La anexarea unui document se apeleaza o procedura prin care se face un update pe tabelul in care se regasesc toate fisierele. Un fisier are un singur parinte dar poate sa aiba mai multe fisiere anexate sau poate fi el anexat la alte fisiere. In acest caz avem o relatie n to m si pentru asta s-a introdus o tabela de legatura care contine id, id_file, id_file_anexat ca si chei primare.

La click pe “Anexeaza Documente” se deschide o fereastra noua in care utilizatorul poate selecta unul sau mai multe fisere. Noul ecran este similar cu consola – aceeasi structura de foldere si fisiere.

Tabul de colaborare:

In acesta se poate vedea cine a modificat fisierul, cand si un comentariu. Fereastra este similara cu o fereastra de chat. Aici se poate lasa un mesaj si fara sa se modifice fisierul . Mesajele nu pot fi sters doar editate de cine le-a scris. Toate aceste mesaje se tin intr-o tabela care are cheia de legatura cu tabela files .

Tabul Preview:

Se afiseaza continutul fisierului cu metadatele completate. Actiunile pe care poti sa le faci aici sunt :

Descarcare

Printare

Cautare in document

Tabul de flux

In acest tab se regasesc 2 submeniuri:

Actiuni – ce se realizeaza in momentul current

Pasi executie – ce pasi a executat fisierul.

Pasii de executie pot doar sa fie vizualizati pentru ca in spate se realizeaza un select dintr-un view cu conditia ca id fisierului sa fie cel highlight. Ca si coloane mai importante si succestive pentru un flux sunt : persoanele care au realizat actiunile, starea in care a fost fisierul(finalizat, in asteptare, respins) datele de inceput pentru fiecare etapa in parte.

Meniu Inbox :

Structura folder

Acest ecran este similar cu consola unde fisierele sunt structurate pe folderele de care apartin.Diferenta intre cele doua ecrane este ca in acesta fisierele sunt structurate in functie de tipul actiunii pe care trebuie sa o facem in legatura fisierele de pe flux.Cum putem vedea in cadrul procedurilor de lucru avem:

Aprobare cerere concediu

Aprobare cerere invoire

Informare

Informare all

Informare indifiduale

Status lunar

Pentru fiecare folder in parte am scris in parenteza numarul de fisiere. Am realizat printr-un count din mai multe tabele:user, files, flux, tip_flux. Tinand cont de userul logat, de ce fisiere are pe flux si tipul pasului in care se regasesc acestea.

Structura fisierelor

Structura fisierelor este afisata intr-un numar de 10 inregistrari pe fila. Ca se coloane afisam :

Nume fisier

Descriere(daca nu exista nici o descriere in legatura cu fisierul atunci se afiseaza numele fisierulu)

Flux(numele fluxului pe care a fost trimis fisierul)

Trimis de (de cine a fost trimis pe flux)

Trimis la(data la care a fost trimis)

Termen(termenul de terminare a fluxului pe care a fost fisierul – acesta se adauga manual de catre utilizator cand se trimite documentul)

Tip document

Proprietatiile unui fisier de pe flux:

Fiecare fisier are un meniu contextual format din :

Pasi de executie

Descarca

Deschide locatia

Proprietati Fisier

Solicitare anulare

Pasii de executie iti arata un ecran nou in care sunt afisati toti pasii de executie, cine trebuie sa aprobe si daca cineva a avut de adaugat un comentariu sau nu.

Descarca – se descarca pentru vizualizare sau pentru editare

Deschide locatia – se revine la consola si fisierul selectat devine highlight.Se deschide in stanga folderul in care se gaseste fisierul si se observa calea catre directorul parinte.

Proprietarile fisierului sunt aceleasi cu cele din consola.

Solicater anumalare va termina parcursul fisierului de pe flux.

Meniu Pasi de executie :

In cadrul acestui ecran sunt detaliati pasii pe care ii urmeaza fisierul trimis pe flux.

Tipurile de pasi pot fi de mai multe tipuri: Aprobare, Informare, etc.

Persoanele care trebuie sa aprobe , sa anuleze si sa fie informate

Tabelul din josul ecranului arata ce s-a intamplat cu documentul:

Cine a initiat trimiterea documentului

Ordinea pasilor care s-a realizat

Comentul fiecarei persoana

Meniul Deschidere :

Fisierul poate fi vizual prin :

PDF

WORD

FORM(csv)

El se poate deschidere pentru vizualizare sau pentru editare.

Cand se doreste editarea fisierul este blocat. Ceea ce inseamna ca utilizatorul

Trimitere email :

Din aplicatie se poate trimite un fisier(document, poza, video, audio) pe email ca un atasamanet.Campurile cele mai importante in trimiterea unui document pe email sunt :

Mesajul

Subiectul

Destinatari(to,cc,bcc)

Mesajul este ce se va afisa in email. Se poate scrie cu diferite fonturi, culori, blond, italic

Subiectul este ce va aparea in subiect pe mailul destinatarului

Campurile to,cc,bcc sunt cu autocomplete. Dupa tastarea literelor se afiseaza in partea de jos sugestii de contacte care incep cu litere testate. Contactele se iau dintr-o tabela in care se poate adauga si din aceasta fereastra. Langa campul TO se gaseste o imagine cu un + ceea ce inseamna ca la click pe imagine se deschide o fereastra noua in care se va adauga un contact in memorie ca ulterior , la trimiterea urmatorului mesaj sa fie doar numele de tastat nu si adresa de email.

Fereastra noua va arata ceva de genul :

Campurile sunt : Nume, email, telefon, firma, contact, fax. Cele obligatorii sunt :Email, nume si contact iar optionalele sunt restul

Tabul fisiere anexate:

In acest tab este afisat fisierul care va fi trimis pe email ca atasament. El poate fi modificat : fie sters si atunci se va trimite un mesaj fara atasament fie se poate schimba fisierul si se va trimite alt document selectat de utilizator.

Bibliografie :

http://ro.wikipedia.org/wiki/Sistem_de_management_al_documentelor

http://www.eurocom.ro/produse/sistemul-de-management-al-documentelor-vdt/

http://www.csb.com/ro/ro/solu_ii/coordonarea_ntreprinderii/sistem_de_management_al_documentelor.1134.html

http://www.arhivam.ro/index.php?beneficii-dms

http://www.romsys.ro/index.php?id=623

http://www.comunitateaerp.ro/utile/27

http://www.dmsone.ro/Professional-articles/10-1–ntreb-ri-privind-fluxul-corect-de-managementul-documentelor

http://www.classit.ro/it-solutions/2011/10/sistem-de-management-al-documentelor-sharepoint-2010/

http://www.holisticsoftware.ro/concept/?gclid=CJ3iwe6cs7wCFYWWtAodsjMARw#slug-cerinte-reale-2

http://www.bcmanager.ro/produse-erp?gclid=CK3zsfWcs7wCFSn4wgodH3YAbA

https://www.openerp.com/?gclid=CObR0PCcs7wCFafnwgodNyMAIw

http://www.webopedia.com/TERM/E/ERP.html

http://en.wikipedia.org/wiki/ODMA

http://en.wikipedia.org/wiki/Customer_relationship_management

http://en.wikipedia.org/wiki/Lightweight_Directory_Access_Protocol

http://en.wikipedia.org/wiki/WebDAV

http://en.wikipedia.org/wiki/Optical_character_recognition

http://www.iso.org/iso/catalogue_detail.htm?csnumber=52142

http://www.softconsulting.ro/page/Solutii/DMS/

http://www.elo-digital.ro/WCM/ro/products/elo-dms-desktop.html

http://www.tryamm.ro/ECM-DMS-ERP-CSR/

http://www.sistec.ro/Solutii-Software

Bibliografie :

http://ro.wikipedia.org/wiki/Sistem_de_management_al_documentelor

http://www.eurocom.ro/produse/sistemul-de-management-al-documentelor-vdt/

http://www.csb.com/ro/ro/solu_ii/coordonarea_ntreprinderii/sistem_de_management_al_documentelor.1134.html

http://www.arhivam.ro/index.php?beneficii-dms

http://www.romsys.ro/index.php?id=623

http://www.comunitateaerp.ro/utile/27

http://www.dmsone.ro/Professional-articles/10-1–ntreb-ri-privind-fluxul-corect-de-managementul-documentelor

http://www.classit.ro/it-solutions/2011/10/sistem-de-management-al-documentelor-sharepoint-2010/

http://www.holisticsoftware.ro/concept/?gclid=CJ3iwe6cs7wCFYWWtAodsjMARw#slug-cerinte-reale-2

http://www.bcmanager.ro/produse-erp?gclid=CK3zsfWcs7wCFSn4wgodH3YAbA

https://www.openerp.com/?gclid=CObR0PCcs7wCFafnwgodNyMAIw

http://www.webopedia.com/TERM/E/ERP.html

http://en.wikipedia.org/wiki/ODMA

http://en.wikipedia.org/wiki/Customer_relationship_management

http://en.wikipedia.org/wiki/Lightweight_Directory_Access_Protocol

http://en.wikipedia.org/wiki/WebDAV

http://en.wikipedia.org/wiki/Optical_character_recognition

http://www.iso.org/iso/catalogue_detail.htm?csnumber=52142

http://www.softconsulting.ro/page/Solutii/DMS/

http://www.elo-digital.ro/WCM/ro/products/elo-dms-desktop.html

http://www.tryamm.ro/ECM-DMS-ERP-CSR/

http://www.sistec.ro/Solutii-Software