Sistemul contabil și fiabilitatea [606974]

1

Pregătirea
auditului
Desfășurarea
procesului de
audit
Emiterea
raportului
Urmărirea
recomandărilor
Supervizarea
misiunii de auditCapitolul 2. Studiu aplicativ privind auditul public la Liceul Teoretic
„Tudor Vianu” Giurgiu

În ceea ce privește derularea auditului public, se vor avea în vedere parcurgerea
următoarelor etape: inițierea auditului , desfășurarea procesului de audi t, emiterea raportului de
audit, urmărirea recomandărilor și supervizarea misiunii de audit.1
Proceduri Documente

1 Costantin Roman, op.cit. , Bucureș ti, 2007, p.295 – Ordinul de serviciu;
– Declarația de independență;
– Notificare privind declanșarea
auditului;
– Lista centralizatoare a
obiecte lor auditabile;
– Tabelul „puncte tari și puncte
slabe”
– Programul de audit;
– Minuta ședinței de
deschidere.
– Lista de verificare;
– Fișa de identificare a
problemelor;
– Formular de constatare și
raportare a iregularităților;
– Nota centralizatoare;
– Minuta ședinței de închidere

– Proiect de raport;
– Minuta reuniunii de
reconciliere;
– Raportul final.

– Fișa de urmărire a
recomandărilor

– Lista de supervizare a
documentelor
– Inițierea misiunii de audit;
– Colectarea și prelucrarea
informațiilor;
– Analiza riscurilor;
– Elaborarea programului de
audit;
– Ședința de deschidere.

– Colectarea dovezilor;
– Constatarea și raportarea
iregularităților;
– Revizuirea documentelor
de lucru;
– Ședința de închidere.
– Elaborarea proiectului de
raport de audit;
– Transmiterea proiectului
de raport de audit;
– Reuniunea de conciliere;
– Raportul final;
– Difuzarea raportului de
audit.

– Urmărirea recomandărilor

– supervizarea

2
2.1. Pregătirea auditului public intern

În această etapă, structura auditată, în cazul lucrării de fată Liceu Teoretic „Tudor
Vianu” Giurgiu, este informată de începerea misiunii de audit și se întocmesc astfel
documentele necesare pentru autorizarea desfășurării auditului.
Unitatea școlară a fost înființată în anul 1964 purtând inițial numele de Școala Medie
nr. 2, de -a lungul timpului școala a trecut mai multe etape de organizare. Până în 1977 a
funcționat ca liceu teoretic cu profil real și uman și cu clase de profil pedagogic, iar mai apoi,
să se transforme în liceul industrial cu numele Liceul industrial nr. 2, odată cu începerea
programului național de politehnizare și tehnicizare. Liceul era patronat de întreprinderea
IGMUG – Giurgiu, astăzi desființată.
Liceul devine din nou teoretic și funcționează sub numele de Liceul Teoretic „Tudor
Vianu” începând cu anul 1990.2
Unitatea școlară își desfășoară activitatea în baza Legii nr. 84/1995, republicată cu
modificările și completările ulterioare, a Legii nr. 128/1997, Legii nr. 53/2003 – Codul muncii,
a Regulamentului de Organizare și Funcționare a Unităților din Învățământul Preuniversitar
aprobat prin ordinul M.E.C. nr. 4747/2001, a hotărârilor și ordonanțelor emise de Guvern, a
actelor normative ce decurg din conținutul acestora, a ordinelor , precizărilor elaborate de
M.E.C.T.

2.1.1. Inițierea misiunii de audit

Ordinul de serviciu a fost întocmit de către șeful compartimentului de audit public
intern, având la bază planul anual de audit public intern care a fost aprobat de către conducătoru l
entității auditate. Auditarea activităților la Liceul Teoretic „Tudor Vianu” s -a efectuat în baza
ordinul de s erviciu nr. 23302 / 17.06.2016.
Durata misiunii de audit public a fost stabilită în intervalul: 07.07.2016 – 04.09.2019;
Perioada supusă auditării s-a stabilit ca fiind: 01.01.2014 – 30.06.2016
Declarația de independență a fost completată de fiecare auditor în parte la începutul
misiunii de audit. Activitatea auditorilor interni este guvernată de către Codul privind conduita
etică a auditor ului intern, care cuprinde reguli pe care auditorii interni trebuie să le respecte. În

2 Liceu Teoretic „Tudor Vianu” Giurgiu, http://www.tudorvianu.wgz.ro/ , accesat în data de 27.04.2017

3
exercitarea atribuțiilor lor, auditorii interni trebuie să respecte principiul independenței în
primul rând.3
Notificarea privind declanșarea misiunii de audit intern a fost trimisă cu 15 zile
înainte de declanșarea misiunii de audit public intern, în conformitate cu Planul de audit intern
publicat de către Primăria G iurgiu. În această notificare a fost adus la cunoștință șefului
compartimentului că se va efectua o misiun e de audit cu tema : „Sistemul contabil și fiabilitatea
acestuia”.
Pe parcursul fazei de planificare auditorul principal informează asupra cadrului legal
care stă la baza controlului și anume:
– Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicată, cu modificările și
completările ulterioare;
– HG.1086 /2013 pentru aprobarea Normelor metodologice generale de aplicare a Legii
nr. 672/2002;
– Norme metodologice proprii privind exercitarea activității de audit public intern la
nivelul Primăriei Giurgiu ,înregistrate sub nr.34853/04.11.2015 .
– Carta Auditului Intern a Primăriei Municipiului, înregistrată sub nr. 35046/05.11 .2015 ;
– OMFP nr. 252/2004 pentru aprobarea Codului privind conduită etică a auditorului
intern;
– Manualul de proceduri operaț ionale ale auditului public intern aplic at în cadrul
Primăriei Giurgiu și entităț ilor subordonate.
Scopul misiunii de audit este de a da asigurări dacă:
– modul de organizare a evidenței contabile este în conformitate cu cadrul legislativ și
normativ;
– modul de organizare a activității financiar – contabile coroborat cu principiile
sistemului de control intern managerial este e în conformitate cu cadrul legislativ și normativ;
– organizarea și conducerea evidenței angajamentelor bugetare și legale este î n
conformitate cu normele metodologice elaborate de Ministerul Finanțelor Publice;
– contabilitatea veniturilor și cheltuielilor respectă clasificația bugetară;
– registrele de contabilitate se utilizează în strictă concordanță cu destinația acestora
permi țând, în orice moment, identificarea și controlul operațiunilor contabile efectuate;
– situațiile financiare trimestriale și anuale sunt întocmite în conformitate cu normele
metodologice privind depunerea situațiilor financiare și închiderea execuțiilor bugetare.

3 Costantin Roman, op.cit. , p.297

4
2.1.2. Colectarea și prelucrarea informațiilor

În această etapă auditorii interni au cules următoarele informații cu caracter general
despre Liceul Teoretic „Tudor Vianu”:
DA NU OBSERVAȚII
Identificarea legilor și reglementărilor în vigoare
care sunt aplicabile instituției auditate x
Obținerea regulamentului de organizare și
funcționare (ROF) x
Obținerea organigramei x
Obținerea procedurilor formalizate (scrise) – x Există doar parțial
Identificarea personalului responsabil x
Obținerea raportului de audit intern anterior – x Nu au fost realizate
misiuni de audit
intern anterior
Rapoarte elaborate de alte instituții x

Prin Hotărârea Consiliului Local nr.343 din 21.12.2012 din data de 01.01.2013,
instituția a dobândit personalitate juridica de sine stătătoare și ordonator terțiar de credite.
Organizarea compartimentului contabilitate: compartimentul a funcționat în perioada
auditată cu 1 persoană – administrator financiar cu 1 normă. Organizarea și funcționarea
compartimentului este în conformitate cu organigrama. Activitatea de casierie a fost repartizată
prin decizie internă bibliotecarei liceului.
Organizarea compartimentului administrativ: compartimentul a funcționat, fără
administrator patrimoniu, cu 9 perso ane – 2 muncitori calificați, 4 îngrijitori și 3 paznici, toți
cu normă întreagă.

2.1.3 . Analiza riscurilor

În această etapă a avut loc întocmirea Registrului Riscurilor (R.R), riscurile fiind
considerate ca fiind orice situație cu impact nefavorabil asupra capacității entității publice de a
realiza obiectivele.4

4 Costantin Roman, op .cit, p.305

5
Procedura de analizare a riscurilor presupune asocierea riscuril or semnificative la
operațiile stabilite în Lista centralizatoare a obiectelor auditabile.
S-a întocmit Registrul Riscurilor pentru Serviciul Contabilitate identificându -se 125 de
riscuri, iar pentru compartimentul Secretariat s -au identificat 38 de risc uri.
Strategia de gestionare a riscurilor pornește de la vârf și este integrată în activitățile și
operațiile de rutină ale organizației astfel că Registrul Riscurilor trebuia întocmit pe întregul
sistem integrat si coerent.
Din analiza planului manageria l an școlar 2015 -2016 a Proiectului de dezvoltare
instituțională 2015 -2017 rezulta o serie de obiective generale, locale și strategice cum ar fi
,,promovarea imaginii școlii în contextul climatului concurențial actual de descentralizare și
autonomie instit uțională” pentru care s -au stabilit obiective specifice și activități (editare de
pliante informative cu realizările scolii, informarea comunității locale prin mass media locală,
asigurarea logisticii necesare pentru desfășurarea activității de mediatizare și diseminare a
informațiilor), obiective care nu s -au extras și centralizat în Lista obiectivelor generale și
specifice și pentru care nu s -au identificat riscuri în Registrul de Riscuri .
S-au întocmit proceduri de sistem și proceduri operaționale îns ă unele din ele necesită
revizuiri și actualizări în conformitate cu legislația și fluctuația personalului.
In fișele de post nu au fost alocate atribuții legate de implementarea Standardelor de
Control Managerial conform Ordinului 946/2005 pentru aprobar ea Codului controlului
intern/managerial, cuprinzând standardele de control intern/managerial la entitățile publice și
pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial referitoare la activitățile de control
care intra în grija personalului de l a toate nivelurile.

2.1.4. Elaborarea programului de audit

În această etapă sunt repartizate activitățile de audit între me mbrii echipei de auditori,
repartizarea timpului pentru parcurgerea etapelor și stabilirea metodelor și tehnicilor utilizate.
Obiectivele misiunii de audit au fost următoarele:
1. Evaluarea gradului de conformitate cu prevederile legale a activității de contabilitate :
– structura organizatorică a entității publice;
– Angajamentele bugetare și legale din care derivă direct sau indirect obligații de plată ;
– Organizarea contabilităț ii analitice ș i sintetice ;
– Sistemul de achiziții publice;
– Inventarierea patrimoniului;

6
– Organizarea ș i efectuarea controlului financiar preventiv;
– Elaborarea bilanțului și a contului de execuție bugetar ă;
– Organizarea și efectuarea arhivă rii documentelor financiar contabile.
2. Guvernanta corporativă. Evaluarea conformităț ii sistemului de control intern
managerial.
De asemenea, î n această fază s -a stabilit că vor fi utilizate următoarele metode și tehnici:
a) verificarea se r ealizează atât prin sondaj cât ș i exhaustiv în vederea asi gurării
validării, confirmării și acurateț ei înregistrărilor docume ntelor contabile aferente desfășurării
activităț ii liceul ui „Tudor Vianu” , a concordanței cu legile ș i regulamentele în vigoare, precum
și a eficacităț ii controlului intern.
Tehnicile de verificare utilizate au fost:
– comparația – pentru sumele aprobate la plată ș i sumele plătite;
– examinarea – pentru detectarea erorilor în comple tarea ordinelor de plată, sit uațiilor
financiare, formularelor financiar -contabile utilizate;
– garantarea – pentru verificarea realităț ii datelor din documentele ce au fost real
efectuate ;
– urmărirea – pentr u a se vedea dacă toate tranzacț iile înregistrate au fost efectuate.
Alte tehnici de audit:
b) eș antionarea: pentru analiza întocmirii documentelor;
c) observarea fizică: în vederea formării unei păreri prop rii privind modul de întocmire
și emitere a documentelor;
d) intervievarea: pentru lămurirea unor aspecte legate de organizarea și desfășurarea
activităț ilor;
e) analiza informaț iilor: din documentele prezentate.
Tematica în detaliu a fost semnată de către șeful compartimentului de audit public intern
și adusă la cunoștință principalilor responsabili ai structurii a uditate în cadrul ședinței de
deschidere .

2.2.Desfășurarea propriu -zisă a auditului

Sistemul de control trebuie să aibă la bază standardele de control intern promovate de
Secretariatul General al Guvernului, în temeiul legii. Scopul standardelor este de a crea un
model care să poată permite comparații între entități de același fel.

7
În cazul instituție analizate în acest studiu de caz a fost necesară o f ormulare cât mai
generală a standardelor pentru a da posibilitatea conducătorilor să le aplice. Astfel, în raport cu
aceste standarde, au fost stabilite următoarele obiective ale raportului de audit public intern:
Obiectivul 1. Structura organizatorică a e ntității publice
Obiectul auditabil 1.1.1. Elaborarea documentelor organizatorice : organigramă,
stat de funcții, fișe de post, ROF, ROI, circuitul documentelor, flow-chart .
Din evaluă ri indirecte s -a consta tat că în perioada ianuarie 2014 – iunie 2016 s-au
înregistrat unele probleme în ceea ce privește î ntocmirea fise lor de post, ilustrate prin Fișa de
identificare și analiză a problemelo r (FIAP ) nr.1.
FIAP 1
PROBLEMA: actualizarea regulame ntului intern, statului de funcț ii, organigramei, fișelor
posturilor odată cu apariția de modifică ri sau od ată cu modificarea și/sau completarea
legislaț iei în vigoare.
CONSTATĂRI: Fișele posturil or analizate sunt concepute pe ș ablonul d in Ordinul
Ministerului Învățămâ ntului nr. 6143/2011, privind aprobarea Metodologiei de evaluare
anuală a activit ății personalului didactic ș i didact ic auxiliar, ordin care prezintă în anexa fiș e
cadru a postului, dar în care nu sunt trecute atribuții clare, coerente, și care să reflecte î n
detaliu elementele avute în vedere pentru realizarea obiectivelor entităț ii pu blice. Astfel,
pentru sectorul financiar contabil, sunt trecute la modul general atribuții ca: organizarea
activității, monitorizarea activității, etc., neținâ ndu-se cont de prevederile art.2, al. 3 si 4 din
prezentul Ordin prin care „Fiș ele cadru a le po stului pentru fiecare funcție didactică și
didactică auxiliară se operaț ionalizează /indivi dualizează de către directorul și directorul
adjunct al unității/instituției de învățământ și respectiv, “Fișa postului operaționalizată se
aprobă ș i se revi zuieș te anual d e către consiliul de administrație ș i constituie anexă la
contractul individual de muncă ” .
CAUZE: Necunoașterea potenț ialului instrumentarului cu care opereaz ă sistemele de control
intern și care permit deținerea unui control asupra funcț ionării entității în ansamblul ei, dar
și a fiecărei activităț i în parte .
CONSECINȚE: Imposibilitatea furnizării unei asigurări rezonabile cu privire la faptul că
obiectivele entității vor fi atinse în condiții de performanță ș i calitate.
RECOMANDĂRI: Participarea la un program de pregătire profesională a factorilor de
conducere cu privire la implemen tarea sistemului de management ș i control intern, conform
OSGG.400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial, cuprinzând

8
standardele de c ontrol intern/managerial la entităț ile publice ș i pentru dezvoltarea sistemelor
de control intern/managerial/studiere a materialelor de specialitate în domeniu.
– Îmbunătățirea fiș elor posturilor, prin respectarea principiului de management al
triungh iului de aur privind cele 3 elemente oblig atorii: sarcini, responsabilități și competenț e.

Obiectul auditabil 1.1.2. Comunicarea documentelor organizatorice către angajați.
Din evaluă ri directe s -a constatat ca nu exista anomalii în funcț ionalitatea controlului
intern .
Obiectul auditabil 1.1.3. Configurația interna a entității publice. Aplicarea
standardului 6 din OMFP 946/2005 republicat cu modifică rile ulterioare.
Din evaluă ri directe s -a constatat că nu există anomalii în funcț ionalitatea controlul ui
intern.
Obiectul auditabil 1.1.4. Evaluarea periodică a flexibilităț ii și conformității
structurii organizatorice.
Din evaluă ri directe s -a constatat că nu există anomalii în funcț ionalitatea controlului
intern.
Obiectivul 1.2. Angajamentele bugetare și legale din care derivă direct sau indirect
obligații de plată.
Obiectul auditabil 1.2.1. Modul de organizare, evidență și raportare a
angajamentelor bugetare și legale.
Din evaluă ri indirecte s -a constatat c ă în perioada ianuarie 2014 – iunie 2016 s -au
înregistr at unele probleme care afectează evidența angajamentelor bugetare și legale, ilustrate
prin FIAP -ul nr. 2.1.
FIAP 2
PROBLEMA: Potrivit O.M.F.P. nr. 1792/2002 privind aprobarea Normelor metodologice
privind angajarea, lichidarea, ordonanțarea și plata cheltuielilor instituțiilor publice, evidența
angajamentelor bugetare și legale este ț inută de compartimentul contabilitate și de persoana
împuternicită să exercite controlul financiar preventiv.
CONSTATĂRI: În anii: 2014 și 2015 nu au fost identificate î n dosarele cu d ocumente
financiar -contabile fiș e de cont pentru conturile:
8060 – Credite bugetare aprobate,
8066 – Angajamente bugetare,
8067 – Angajamente legale.

9
CAUZE: Necunoaș terea modului de aplicar e a OMFP 1792/2002, privind angajarea,
lichidarea, ordonanțarea și plata cheltuielilor instituțiilor publice, cu modificările ș i
completările ulterioare precum și organizarea, evidența ș i raport area angajamentelor bugetare
și a Ordinului nr. 1.917/2005 pe ntru aprobarea Normelor me todologice privind organizarea
și conducerea contabilității instituț iilor publice, P lanul de conturi pentru instituțiile publice
și instrucț iunile de aplicare a acestuia.
CONSECINȚE: Situația privind execuț ia cheltuielilor angaja te la sfârș itul trimestrulu i sau a
anului poate fi eronată .
– Posibilitatea angajării unor cheltuieli peste limita plafonului maxim al creditelor bugetare
aprobate.
– Lipsa de control cu privire la sumele ră mase de utilizat conform clasificaț iei bugeta re.
RECOMANDĂRI: – Aplicarea procedu rii privind Organizarea, evidența ș i rapo rtarea
angajamentelor bugetare ș i legale ;
– Exploatarea program ului informatic astfel încâ t acesta sa genereze lunar situația corecta a
acestor conturi;
– Întocmirea ș i semnarea Fiselor de cont pentru conturile:
8060 – Credite bugetare aprobate,
8066 – Angajamente bugetare ș i
8067 – Angajamente legale
și utilizarea lor î n concordanta cu prevederile normelor contabile ș i a Pla nului de conturi
pentru instituț iile buge tare.

Obiectul auditabil 1.2.2. Respectarea procedurilor privind parcurgerea celor 4
faze ale execuției bugetare.
Din evaluă ri directe s -a constatat că nu există anomalii î n funcț ionalitatea controlului
intern.
Obiectul auditabil 1.2. 3. Plățile asumate din angajamentele bugetare și legale.
Din evaluări directe s -a constatat că nu există anomalii în funcț ionalitatea controlului
intern .
Obiectivul 1.3. Organizarea contabilității analitice ș i sintetice .

Obiectul auditabil 1.3.1. Registrele contabile oblig atorii.
Din evaluă ri directe s -a constatat că nu există anomalii în funcț ionalitatea controlului
intern.

10
Obiectul auditabil 1.3.2. Contabilitatea imobilizărilor. Amortizări. Reevaluări .
Din evaluă ri directe s -a constatat că nu există anomalii în funcț ionalitatea controlului
intern.
Obiectul auditabil 1.3.3. Contabilitatea materialelor, inclusiv a celor de natura
obiectelor de inventar.
Din evaluă ri directe s -a constatat că nu există anomalii în funcț ionalitatea controlului
intern.
Obiectul auditabil 1.3.4. Contabilitatea trezoreriei.
Din evaluă ri directe s -a constatat că nu există anomalii în funcț ionalitatea controlului
intern.
Obiectul auditabil 1.3.5. Contabilitatea datoriilor și creanț elor.
Din evaluă ri directe s -a constatat că nu există anomal ii în funcț ionalitatea controlului
intern.
Obiectul auditabil 1.3.6. Întocmirea fiș elor analitice, sint etice, a documentelor
financiar -contabile și a balanț elor de verificare.
Din evaluă ri directe s -a constatat că nu există anomalii în funcț ionalitatea controlului
intern.
Obiectul audit abil 1.3.7. Evaluarea s istemului informatic de evidentă contabilă .
Din evaluă ri directe s -a constatat că nu există anomalii în funcț ionalitatea controlului
intern.
Obiectivul 1.4. Sistemul de achiziț ii publice

Obiectul auditabil 1.4. 1. Programul anu al de achiziț ii publice
Din evaluă ri directe s -a constatat că nu există anomalii în funcț ionalitatea controlului
intern.
Obiectul auditabil 1.4. 2. Document e justificative aferente achiziț iilor publice.
Din evalu ări directe s -a constatat că nu există anomalii în funcț ionalitatea controlului
intern.
Obiectivul 1.5. Organizarea ș i efectuarea controlului financiar preventiv

Obiectul auditabil 1.5. 1. Modul de acordare a vizei de CFPP pe documente
Din evaluă ri indirecte s -a consta tat că în perioada ianuarie 2014 – iunie 2016 s -au
înregistr at unele probleme care afectează respec tarea Cadrului general al operaț iunilor supuse
controlului financiar preventiv din Ordin ul 923/2014, ilustrate prin FIAP -ul nr. 3 .

11
FIAP 3
PROBLEMA: Nerespec tarea Cadrului general al operaț iunilor supuse controlului financiar
preventiv din Ordinul 923/2014.
CONSTATĂRI: În raport cu specificul unității ș colare, nu s -a dispus particularizarea,
dezvoltarea ș i actuali zarea cadrului general, pr ecum ș i detalierea prin liste de verificare a
obiectivelor ve rificării, pentru fiecare operaț iune cuprinsă în cadrul specific al entităț ii
publice.
De asemenea atribuțiile prevăzute de cadrul normativ î n vigoare referitoare la
exercitarea controlului financiar preventiv nu s -au menți onat expres î n Fiș a postului
persoanei desemnate să exercite CFP.
Decizia de desem nare a persoanei să exercite CFP nu este conform modelului din anexa
1.2. la Ordinul 923/2014.
Termenul pentru pronunțare (acordarea/refuzul vizei) nu s-a stabilit prin decizie
internă, de conducătorul entității publice în funcție de natura ș i complexitatea operaț iunilor
cuprinse în cadrul general și/sau specific al operaț iunilor supuse controlului preventiv.
CAUZE: Nealinierea la art.2 din OG.119 /1999 privind controlul intern ș i controlul financiar
preventiv prin care controlul intern/managerial este definit ca ansamblul formelor de contr ol
exercitate la nivelul entităț ii publice, stabilite de conducere în conco rdanta cu obiectivele
acesteia ș i cu reglementările legale, în vederea asigurării administrării fondur ilor în mod
economic, eficient ș i eficace; acesta i nclude, de asemenea, struct urile organizatorice,
metodele ș i procedurile;
CONSECINȚE: Nerealizarea, la un nivel core spunzător de calitate, a atribuțiilor instituți ilor
publice, stabilite în concordanț a cu propria lor misiune, în condiț ii de regularita te, eficacitate,
economicitate și eficiență ;
RECOMANDĂRI: – Detalierea prin liste de verificare a obiectivelor ver ificării, pentru
fiecare operaț iune cuprin să în cadrul specific al entității publice;
– Fișa postului persoanei desemnate să exercite CFP. va f i completată corespunzător cu
atribuț ii legate de sfera CFP ;
– Decizia de desemnare a persoanei să exercite CFP va fi actualizată conform legislației în
vigoare menționată mai sus;
– Se va sta bili prin act de decizie internă termenul pentru pronunțare (a cordarea/refuzul
vizei);
– Actualizarea procedurii operaționale prin organizarea ș i efectuarea CFP.

12
Obiectivul 1.6. Inventarierea patrimoniului

Obiectul auditabil nr. 1.6.1. Modul de întocmire a Deciziei de inventarier e,
respectarea procedurii operaț ionale, respectiv a normelor metodologice privind
inventarierea elementelor de activ ș i de pasiv.
Din evaluă ri indirecte s -a constatat că nu s -au res pectata toți pașii î n proce sul de
inventariere, ilustrate în FIAP -ul 4.

FIAP 4
PROBLEMA: Inventarierea patrimoniului.
CONSTATĂRI: Din verificările efectuate asupra modului î n care au fost inventaria te
bunurile din patrimoniul instituției, s -au constatat următoarele:
– Nu ex istă decizie d e gestionar, iar din analiza fișelor de post rezultă că activitatea de
administrare a patrimoniului nu este trecută î n sarcina niciunui salariat;
– Nu este menționată, de că tre gestionar, pe toate li stele de inventariere, declaraț ia confo rm
punctului 33 din norme, dacă toate bunurile ș i valori le băneș ti din gestiune au fost
inventariate ș i consemnate în li stele de inventariere în prezența sa, dacă are obiecț ii cu privire
la modu l de efectuare a inventarierii,
– În operaț iunea de inventari ere nu s -au cuprins toate elementele patrimon iale respectiv
disponib ilitățile aflate în conturile de trezorerie și bănci, a creanțelor și obligațiilor față de
terți, a bunurilor aparținând terților primite în administrare, nu s -a întocmit Extrasul de cont
sau punctaje reciproce scr ise potrivit căruia creanțele și obli gațiile față de terți sunt supuse
verificării ș i confirmării pe baza e xtraselor soldurilor debitoare ș i creditoare ale conturilor de
creanțe și datorii care deț in ponderea valorică în totalul soldurilor acestor conturi.
– În Registru Inventar sunt trecu te doar stocurile , nu sunt menționate ș i elementele de natura
datoriilo r, creanțelor ș i capitalurilor propr ii conform posturilor din bilanț ;
– În balanț a de verificare la data de 31.12.2015 contul „231” figurează cu sold debitor
reprezentând investiț ie în curs – campus ș colar, care nu este inventariat și menționat î n Liste
de inventariere sau Registru Inventar .
CAUZE: Lipsa unui administrator de patrimoniu care sa gestioneze corect patrimoniul
instituției;
Neconș tientizarea membrilor comi siei de inventariere a importanței acestei
operațiuni și implicit efectuarea formală a acesteia.

13
CONSECINȚE: Situaț iile financiare anuale nu certifică acuratețea ș i veridicitatea datelor,
nu oferă o imagine fidela a poziț iei financiare, diluarea respon sabilităț ilor în caz de fraudă .
RECOMANDĂRI: Numirea unui ge stionar sau delegarea de atribuții personalului care
utilizează bunuri având urmă toarele sarcini concrete :
– administrează ș i răspunde de păstrarea bunurilor mobile și imobile ș i de in ventarul
instituției pe care îl repartizează și a căror evidență o ține;
– întocmește și ț ine la zi documentele de intrare -ieșire a valorilor materiale pe fiș e
analitice – obiecte de inventar și mi jloace fixe, precum și evidenț a valorilor materia le ( N.I.R –
uri, bonuri de consum, bonuri de transfer și bonuri de mișcare a mijloacelor fixe);
– completarea corecta și semnarea corespunză toare (conform Ordinului nr. 2861/2009)
a deci ziilor de inv entariere, declaraț iilor gestionarilor, procesului verbal privind rezultatele
inventarierii.
– actualizarea procedurii de inventariere conform legislației în vigoare (OMFP nr
2861/2009 ș i OSGG 400/2015).

Obiectul auditabil 1.6.2. Contabilitatea rezultatului inventarieri
Din evaluă ri directe s -a constatat că nu există anomalii în funcț ionalitatea controlului
intern.
Obiectivul 1.7. Elaborarea bilanțului contabil și a contului de execuție bugetară

Obiectul auditabil 1.7.1. Respectarea principiilor contabil e generale de întocmire
a bilanț ului contabil.
Din evaluă ri directe s -a constatat că nu există anomalii în funcț ionalitatea controlului
intern.
Obiectul auditabil 1.7.2. Respectarea normelor metodologice cu privire la
încheierea e xecuț iei bugetare.
Din evaluă ri directe s -a constatat că nu există anomalii în funcț ionalitatea controlului
intern.
Obiectivul 1.8. Organizarea și efectuarea arhivării documentelor financiare
contabile.

Obiectul auditabil 1.8.1. Cadrul normativ ș i procedural p rivind arhivarea
documentelor rezultate din activitatea financiar -contabilă

14
FIAP 5
PROBLEMA: Constituirea dosarelor cu documente contabile pe anii precedenț i în v ederea
predării la arhiva unităț ii.
CONSTATĂRI: Din auditarea efectuată asupra documentelor arhivate, s -a constatat că filele
dosarelor cu documente fi nanciar -contabile, din anii 2014 și 2015, nu sunt numerotate și
certificate cu menț iunea „Prezentul d osar conține …. file, în cifre” și nici nu sunt predate la
arhivă în baza proceselor verbale .
Unitatea dispune de spațiu ș i mobilierul aferent pentru arhiva dar documentele nu sunt
arhivate conform normelor în vigoare. Spațiu amenajat nu conț ine toate elemente de siguranță
și protecție în care să se regăsească cronologic toate documente le unității pe anii precedenți,
grupate pe problematică, ani și termene de pă strare.
CAUZE: Neaplicarea instrucț iunilor privind acti vitatea de arhivă la creatorii ș i deținătorii de
documente, aprobate în con formitate cu capitolul III secțiunea I, din Leg ea Arhivelor
Naționale 16/1996 (republicată) ș i art.5 din Ordinul 217/1996.
CONSECINȚE: Prin nesemnarea de că tre lucrătorul de la compartimentul creatorului de
documen te a dosarelor predate la arhivă, acesta nu își asuma conținutul dosarelor arhivate.
În caz de pierdere sau sustrage re, nu se pot reconstitui neavâ nd o cheie de verificare
asupra conținutului dosarelor, numă rul acestora, etc.
Posibile contravenții conform Legii contabilității nr. 82/1991 (republicată ) art.41 pct.2
lit. c sanc ționate cu am endă .
RECOMANDĂRI: Numerotarea și semnarea dosarelor, precum și predarea la arhiva
unității de căt re lucrătorii de la compartimentul creatorului de documente a dosarelor pe baza
de procese verbale;
Organizarea arhivei, ordonarea documentelor pe ani calendaristi ci, problematică și
termene de păstrare;
Conducerea va proceda la luarea măsurilor pentru pă strarea documentelor create sau
deținute în condiț ii corespunzătoare, asigurarea împotriva distrugerii, degradării, sustrage rii
ori comercializării în alte condiț ii decât cele prevăzute de lege.

Obiectul auditabil 1.8.2. Desemnarea personalului responsabil cu arhivarea
documentelor.
Din evaluări directe s -a constatat că există anomalii în funcț ionalitatea controlului
intern, astfel prin fiș ele postului s -au tras at sarcini cu privire la evidenț a, gestionarea ș i
arhivarea documentelor (curente) , pentru org anizarea arhivei centrale existând o decizie de

15
desemnare a r esponsabilului cu arhiva însă acesta nu s -a ocupat de ordonarea a rhivei conform
normelor legale în vigoare așa cum s -a explicat în FIAP -ul 5.

Obiectul auditabil 1.8.3. Sistemul de păstrare a documentelor până la predarea
arhivei.
Din evaluă ri directe s -a constatat că nu există anomalii în funcționalitat e controlului
intern.

Obiectivul 2. Guvernanta corporativa. Implementarea sistemului de control
intern/managerial si managementul riscurilor.

Obiectul auditabil 2.1. Dezvoltarea conce ptului de guvernanta corporativă în
entitatea publică .
Obiectul auditabil 2.2. Evaluarea conformității sistemului de control intern
managerial.
Obiectul auditabil 2.3. Riscuri identificate, evaluate ș i înregistrate în Registrul
Riscurilor.
Din evaluă ri indirecte s -a consta tat că în perioada ianuarie 2014 – iunie 2016 sau
înregistrat unele probleme ilustrate prin FIAP -ul 6.

FIAP 6
PROBLEMA: Analiza stadiului de impleme ntare a standardelor de control intern /
managerial.
CONSTATĂRI: Entitatea nu a î ntocm it Lista Obiectivelor generale și specifice și nu a stabilit
activitățile și acțiunile pentru întregul sistem, ca primă etapă î n implementarea eficienta a
SCM.
S-a întocmit Registrul Riscurilor pentru Serviciul Contabilitate identificâ ndu-se 125
de riscuri, iar pent ru compartimentul Secretariat s-au identifi cat 38 de riscuri.
Din analiza planului managerial an școlar 2015 -2016 a Proiectului de dezvoltare
instituțională 2015 -2017 rezultă o serie de obiective generale, locale ș i strategice cum ar fi :
,,promovarea imaginii școlii în contextul climatului concurenț ial actual de descentralizare și
autonomie instituțională ’’ pentru care s -au stabilit obiective specifice și activități, obiective

16
care nu s -au extras și centralizat în Lista obiectivelor generale și specifice ș i pentru car e nu
s-au identificat riscuri î n Registrul de Riscuri .
Impactul calcu lat în R.R. nu e ste exprimat pe o scala valorică clar defin ita (pe 3
niveluri ) nespecificându -se încadrarea finală (scă zut, moderat, ridicat ) .
CAUZE: Formalism în î ntocmirea documente lor.
Cultura de organizație insuficient de orientată spre susținerea ș i promovarea
managementului abordat concomi tent ca teorie și practică .

CONSECINȚE: Întocmirea ș i raportarea unor situaț ii eronate cu impact asupra vizualizării
rezultatelor exercitării funcț iei manageriale.
Situația centralizatoare semestrială privind stadiul implementării și dezvoltă rii
sistemului de control intern managerial poate fi eronat întocmită.

Obiectul auditabil 2. 4. Politici de calitate, mediu.
Din evaluări directe s -a constatat că nu există anomalii în funcț ionalitatea controlului
intern.
În raport cu aspectele prezentate, echipa de audit apreciază nive lul de asigurare finală
pentru sistemul contabil ; i fiabilitatea acestuia, conform grilei, astfel:

OBIECTIVE Nivel de evaluare
Grad de
conformitate Sistemul de control
intern
1 Structura organizatorică a entităț ii publice; ridicat funcț ional
2 Angajamentele bugetare ș i legale din care de rivă
direct sau indirect obligaț ii de plată; mediu funcț ional
3 Organizarea contabilității analitice ș i sintetice; ridicat funcț ional
4 Sistemul de achiziț ii publice; ridicat funcț ional
5 Organizarea ș i efectuarea controlului financiar
preventiv; mediu funcț ional
6 Inventarierea patrimoniului; mediu mediu
7 Elaborarea bilanțului contabil și a contului de
execuț ie bugetară; ridicat funcț ional

17
8 Organizarea și efectuarea arhivării documentelor
financiar -contabile scăzut mediu
9 Guvernanța corporativa. Organizarea ș i
dezvoltarea sistemului de control
intern/managerial.
. mediu funcț ional

Legenda:
Evaluarea gradului de conf ormitate cu prevederile legale ș i cadrul procedural:
Grad de
conformitate
ridicat Sunt respectate p revederile legale, procedurale ș i de bună
practică existente.
Grad de
conformitate
mediu Prevederile legale, procedurale ș i de bună practică sunt aplicate
parțial ș i/sau nu sunt elaborate inte gral procedurile necesare
desfășurării eficiente a activităț ii structurii auditate.
Grad de
conformitate
scăzut Nu se aplică prevederile legal e/procedurale/de bună practică
și/sau nu sunt elaborate procedurile necesare desfăș urării eficiente a
activit ății structurii auditate.

Evaluarea controlului intern:
Sistem de control intern
corespunzător/ funcț ional
Conducerea ș i personalul demonstrează o atitudine
constructivă, exis tând preocuparea de a anticipa ș i
înlătura problemele;
Auditurile anterioare și analiza preliminară nu au
identificat probleme semnificative;
Analiza arată faptu l că sunt implementate tehnici
de control eficiente;
Procedurile sunt bine susț inute de documente.
Sistem de control inte rn mediu/
care necesită îmbunătăț iri
Conducerea ș i personalul demonstrează o
atitudine coopera ntă cu privire la conformitate și
păstrarea dosarelor;
Auditurile anterioare sau analiza preliminară au
descoperit anumite probleme, dar conducerea a luat

18
măsuri de remediere ș i a răspuns satisfăcător la
recomandările auditului;
Analiza arată că sunt în funcț iune tehnici de control
insuficiente.
Sistem de control intern cu
lipsuri grave
Conducerea ș i/sau personalul demonst rează o
atitudine necooperantă ș i nepăsăto are cu privire la
conformitate ș i păstrarea docu mentelor.
Auditurile anterioare sau analiz a preliminară au
descoperit probleme deosebite, iar conducerea nu a luat
măsuri de remediere ș i nu a răspuns satisfăcător la
recomandările auditului;
Anali za dezvăluie că nu sunt în funcț iune tehnici
de control ade cvate ș i suficiente;
Procedurile de control intern lipsesc sau nu sunt
utilizate.

În urma celor analizate, concluzia generală a raportului de activitate a fost
următoarea:
În baza corelaț iei dintre gradul de conformitate ș i evaluarea sistemului de control
intern, gradul de asigurare finală pentru activitatea structurii auditate pentru perioada supusă
auditării, respectiv 01.01.2014 – 30.06.2016 , a fost mediu .
Gradul de conformitate
SCĂZUT REDUS REDUS FĂRĂ ASIGURARE
MEDIU MEDIU MEDIU REDUS
RIDICAT REZONABIL MEDIU REDUS
Evaluarea controlului intern
CORESPUNZĂTOR MEDIU CU LIPSURI GRAVE

19
Toate constatările efectuate au la bază probe de audit real izate prin teste, chestionare
și în ur ma analizei ș i interpretării acestora s -au elaborat 6 FIAP – uri care au condus la
concluziile cuprinse în proiectul de raport de audit public intern.
Pentru asigurarea îndeplinirii cu maximă eficiență a atribuțiilor entităț ii auditate,
auditorul recom andă întărirea contro lului intern, în vederea eliminării disfuncționalităț ilor sau
tendințelor negative, în aș a fel încât să contribuie la crearea unor s isteme de dezvoltare a
activității de creștere a performanț elor.
Entitatea va trebui sa implementeze s istemul guvernanț ei corporativ e care este un
concept – umbrelă , ce conduce la un cadru de control ș i raportare pe baza managementului
riscurilor din întreaga organizație ș i un sistem de control intern eficient, care asigura atinge rea
criteriilor de perform anta și a responsabilităților managerilor.
Din aceste considerent e, conformarea structurii auditate cu recomandările auditului
intern reprezintă garanția unei bune administraț ii.