Sisteme Integrate de Tip Erp Aplicatia Worktime

Informatica

Sisteme Integrate de Tip Erp Aplicatia Worktime

Byadmin ianuarie 1, 2024

Sisteme integrate de tip ERP

Aplicația WorkTime

CUPRINS

CAPITOLUL 1. NOȚIUNI GENERALE PRIVIND SISTEMELE INFORMATICE INTEGRATE

1.1 Sisteme informatice integrate

1.2 Rolul sistemelor informatice integrate

1.3 Prezentarea principalelor concepte în integrare sistemelor informatice

CAPITOLUL 2. SISTEME INFORMATICE INTEGRATE DE TIP ERP

2.1 Definiția și principalele caracteristici ale sistemului ERP

2.2 Evoluția și utilizarea sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning)

2.2.1 Tendințe în evoluția sistemelor ERP

2.3 Structura sistemelor ERP în contextul actual

2.4 Arhitectura sistemelor ERP

2.4.1 Avantajele și dezavantajele sistemelor ERP

2.4.2 Selecția unui sistem ERP

2.4.3 Sisteme ERP existente pe piața din România

2.5 Aspecte privind dezvoltarea și proiectarea sistemelor ERP

2.5.1 Noțiuni generale

2.5.2 Costurile unui sistem ERP

CAPITOLUL 3. PROIECTAREA APLICAȚIEI WorkTime PENTRU GESTIUNEA TIMPULUI DE LUCRU

3.1 Mediul de lucru folosit pentru dezvoltarea aplicației

3.2 Prezentarea aplicației

3.2.1 Prezentarea principalelor funcții și interfața grafică a aplicației

3.2.2 Implementarea aplicației în cadrul departamentului „Automotive Quality Laboratory” din cadrul companiei Continental Automotive Romania.

Concluzii

Abrevieri

Bibliografie

CAPITOLUL 1. NOȚIUNI GENERALE PRIVIND SISTEMELE INFORMATICE INTEGRATE

Sisteme informatice integrate

Integrarea este o activitate ce reunește oameni, echipamente, programe, dar și practici manageriale. Integrarea aplicațiilor este o abordare strategică de a lega mai multe sisteme informatice, la nivel de informații și servicii, astfel încât sistemele sunt capabile să facă interschimb de informație și să asigure o funcționare a proceselor în timp real .

Integrarea aplicațiilor software în cadrul unei întreprinderi sau între mai multe întreprinderi care colaborează este un subiect de mare actualitate. Integrarea aplicațiilor software de întreprindere permite coordonarea și sincronizarea mai multor aplicații eterogene, atât în interiorul, cât și în afara întreprinderilor.

În condițiile actuale ale globalizării afacerilor, mediul organizațional al unei firme trebuie să se adapteze cerințelor concurențiale ale pieței. Creșterea economică a unei firme depinde în mod esential de abilitatea ei de a actualiza și integra, personaliza și extinde aplicațiile informatice, intr-un mod flexibil și rapid, oferind tuturor utilizatorilor acces instantaneu, interactiv și consistent la modelul său de date. De asemenea, pentru asigurarea eficienței activitații lor, firmele trebuie să standardizeze gestiunea proceselor economice. Sistemele informatice integrate desemnează sisteme complete, cu procese de afaceri, practici manageriale, interacțiuni organizaționale, transformări structurale și management al cunoștințelor.

Astfel se poate afirma că integrarea completă este un obiectiv major al gestiunii resurselor informaționale, care devin din ce în ce mai complexe și mai numeroase și de aceea este necesar să se realizeze și să se implementeze sisteme informatice integrate. De-a lungul existenței sale, o firmă achiziționează sau dezvoltă prin forțe proprii mai multe aplicații informatice, menite să-i satisfacă cerințele, legate de diversificarea ori extinderea activităților sale. Fiecare dintre aceste aplicații răspunde unei probleme concrete sau acoperă un anumit proces economic, fără să țină seama de lanțul de procese sau de legăturile cu celelalte aplicații informatice implementate în respectiva firmă.

În faza de început a informatizării activităților, mai ales din considerente de ordin financiar, firmele decid în general să achiziționeze sau să dezvolte prin forțe proprii o serie de aplicații informatice pentru activitățile de contabilitate, apoi pentru cele financiare, de salarizare a personalului, aprovizionări etc., fără nici o legătură între aceste aplicații. În etapa a II-a se încearcă construirea unor legături între aceste aplicații, legături concretizate în interfețe personalizate, care își propun realizarea integrării între două sau mai multe aplicații. Fiecare dintre aplicații folosește în continuare baza sa de date proprie, ceea ce înseamnă redundanță și sursă de inconsistență.

Într-o etapă următoare a procesului de integrare s-a trecut la implementarea pachetelor ERP. Apărute în anii ’90, ele au devenit o prezență obișnuită în marile corporații și în companiile multinaționale. A doua jumătate a ultimului deceniu din secolul 20 a însemnat deschiderea aplicațiilor de tip ERP pentru segmentul întreprinderilor mici și mijlocii.

În perioada actuală, succesul implementării pachetelor ERP în IMM-uri depinde și de

măsura în care ele permit integrarea altor categorii de sisteme, cum ar fi cele privind soluțiile de tip Customer Relationship Management (CRM), SupplyChain Management (SCM), Business Intelligence (BI), precum și cele specifice utilizării Internet-ului. Un alt factor mobilizator în procesul extinderii sistemelor integrate l-a reprezentat creșterea fără precedent a activităților de comerț și colaborare electronică (e-commerce și ebusiness).

Rolul sistemelor informatice integrate

Un sistem de aplicații integrat trebuie să reprezinte soluția pentru orice instituție care necesită un sistem informatic modern, indiferent dacă acesta automatizează procesele interne din cadrul organizației, relațiile cu clienții sau pe cele cu furnizorii și partenerii. Adoptarea unor aplicații disparate pentru diferite activități ale fluxului de afaceri, poate reprezenta o soluție bună pentru moment, dar care poate genera mari probleme legate de fragmentarea informației și dezvoltarea ulterioară a sistemelor, prin încercarea de a integra soluții ulterioare.

Producătorii de software care oferă aplicații ce rulează pe multiple surse de date sau care nu acoperă toate sectoarele fluxurilor de afaceri, nu furnizează pachete de soluții integrate, ci mai degrabă colecții separate de aplicații, bune să rezolve problemele cerute de sisteme disparate, dar care nu reușesc să funcționeze împreună.

Principala problemă a falselor pachete de aplicații este fragmentarea informației, generată de sisteme disparate. Consolidarea informațiilor venite de la un mare număr de surse este laborioasă și costisitoare. O altă mare problemă este automatizarea incompletă, care nu acoperă toate procesele afacerii, rezultând sisteme discontinue, ce oferă funcțiuni analitice doar la nivel departamental, incapabile să asigure o viziune unitară asupra organizației. În aceste condiții, managerul instituției nu are la dispoziție decât piese dintr-un puzzle, care rareori se îmbină.

Figura 1 – Structura unui sistem informatic de tip ERP.

Pentru a face saltul calitativ de la acțiuni punctuale la procese de afacere, organizațiile trebuie să adopte soluții integrate și colaborative, care să se adapteze strategiilor de distribuție și care să includă și funcționalități de suport decizional. Un adevărat pachet integrat are aplicațiile proiectate de la început pentru a lucra împreună: acestea partajează același model de informații și informatizează procesele de business la nivelul întregii organizații.

Principalele avantaje pe care o suită de aplicații integrate trebuie să le ofere beneficiarilor sunt:

reducerea costurilor pe termen lung;

creșterea eficienței operaționale;

returnarea rapidă a investițiilor în IT;

migrarea mai rapidă la modele de e-business

1.3 Prezentarea principalelor concepte în integrare sistemelor informatice

EAI sau Enterprise Application Integration (integrarea aplicatiilor intr-o companie) este un proces tehnologic prin care o serie de aplicatii sau structuri de date se unesc, pentru a compune o unitate mai mare de informatii centralizate. Actualmente, soluțiile EAI vizează cinci domenii în care organizațiile trebuie să ia în considerare integrarea: expansiunea pe web (aplicații ecommerce și e-business); fuziunile și achizițiile; suitele ERP; aplicațiile CRM și SCM.

Abordarea proceselor de proiectare și implementare a unor sisteme integrate destinate informatizării complete a unei organizații/intreprinderi, presupune parcurgerea unor etape premergătoare studiului pieței și alegerii soluției potrivite afacerii, etape care trebuie să includă obligatoriu înțelegerea cuprinzătoare a conceptelor MRP, MRP II, APS și ERP, a diferențelor dintre aceste concepte, precum și a modului în care ele au evoluat, împreună cu aplicațiile și produsele software de gestiune, proces evolutiv care acoperă, în timp, o perioadă de aproape o jumatate de secol.

Conceptul MRP – Primele sisteme de prelucrare automată a datelor în domeniul gestiunii intreprinderii au apărut la începutul anilor ”60 ai secolului trecut, iar acestea sunt cunoscute sub acronimul MRP (Material Requirements Planning/Planificarea Necesităților Materiale ale organizației). Aceste sisteme puneau un accent deosebit pe planificarea aprovizionării cu materii prime și materiale necesare procesului de producție și pe controlul stocurilor. Conceptul este utilizat frecvent și în prezent, în general pentru gestiunea programelor de producție, etapizate pe diferite perioade: decade, luni, trimestre, ani, etc.

Conceptul MRP II – Sistemele MRP au cunoscut succesul deplin după zece ani de la apariție (în perioada 1970-1980), când tot mai multe firme beneficiare ale unui sistem MRP și-au îmbunătățit procesele de producție și au pus în fața informaticienilor cerințe de extindere a aplicabilitãții MRP și la alte procese legate direct de producție, cum ar fi: „aprovizionarea”, „managementul producției”, „contabilitate”, „marketing-vinzări”. Așa a apãrut conceptul MRP II (Manufacturing Resource Planning/Planificarea Resurselor de Fabricație), ca o suită de programe ce permiteau valorificarea informației, la nivelul tuturor structurilor funcționale ale căror procese erau legate, într-un fel sau altul, cu cel al fabricației propriu-zise. MRP II a devenit astfel un sistem mai complex din punct de vedere al modulelor componente, făcând, totodată trecerea de la un simplu sistem de conducere a stocurilor, la un sistem de conducere a producției, care încorporează în interiorul său un MRP clasic.

Concepul APS – Sistemele APS (Advanced Planning Systems) sunt o altă variantă a sistemelor MRP II, care includ, în plus, funcționalități/abilități de optimizare a Programului de fabricație. Programele software adăugate unui MRP II pentru a-l transforma în APS sunt capabile să ajusteze/revizuiască planurile de producție, funcție de anumite constrângeri, cum ar fi forța de muncă, echipamentele disponibile etc. Astfel de corecții se realizează prin funcții de simulare a schimbărilor și ele sunt destinate, în principal, companiilor cu un număr mare de comenzi care trebuie executate într-un interval scurt de timp și cu o secvență strictă a operațiilor.

Conceptul CRM – CRM este acronimul de la Customer Relationaship Management, concept uzitat într-o firmă pentru a reflecta Managementul Relațiilor cu Clienții. Deși istoria conceptului este una relativ veche (peste 40 ani), nu există o abordare unitară, consensuală a definiției sale, dimpotrivă sunt întâlnite în literatura de specialitate o diversitate de puncte de vedere, dintre care cele mai relevante sunt: "procesul de vânzări", "o strategie de afaceri, destinată să optimizeze relațiile cu clienții", "o tehnologie care sprijină interacțiunea controlată cu clienții”, "un mijloc și o metodă de a îmbunătăți relația cu clienții", etc. Specialiștii definesc CRM ca fiind un proces care dispune de metode și instrumente utile și eficiente prin care interferează și deservește celelalte procese ale afacerii, în principal procesul de management, dar mai ales procesele cheie ale afacerii unei firme, care pot varia funcție de obiectul de activitate al acesteia (proiectare, aprovizionare, marketing, vânzări, comercial, service, ofertare, gestiune depozite, etc), având ca obiectiv principal optimizarea managementului relațiilor cu clienții.

Conceptul WMS – Sistemele WMS (Warehouse Managemen secvență strictă a operațiilor.

Conceptul CRM – CRM este acronimul de la Customer Relationaship Management, concept uzitat într-o firmă pentru a reflecta Managementul Relațiilor cu Clienții. Deși istoria conceptului este una relativ veche (peste 40 ani), nu există o abordare unitară, consensuală a definiției sale, dimpotrivă sunt întâlnite în literatura de specialitate o diversitate de puncte de vedere, dintre care cele mai relevante sunt: "procesul de vânzări", "o strategie de afaceri, destinată să optimizeze relațiile cu clienții", "o tehnologie care sprijină interacțiunea controlată cu clienții”, "un mijloc și o metodă de a îmbunătăți relația cu clienții", etc. Specialiștii definesc CRM ca fiind un proces care dispune de metode și instrumente utile și eficiente prin care interferează și deservește celelalte procese ale afacerii, în principal procesul de management, dar mai ales procesele cheie ale afacerii unei firme, care pot varia funcție de obiectul de activitate al acesteia (proiectare, aprovizionare, marketing, vânzări, comercial, service, ofertare, gestiune depozite, etc), având ca obiectiv principal optimizarea managementului relațiilor cu clienții.

Conceptul WMS – Sistemele WMS (Warehouse Management System, în traducere Sistem de Management al Depozitului) constituie o parte integrantă a proceselor care definesc lanțul de aprovizionare-desfacere al unei organizații (SCM), respectiv componenta prin care se asigură controlul mișcării și păstrării mărfurilor într-un depozit și prin care se procesează tranzacțiile aferente expedierii, recepționării, depozitării și colectării produselor. Un sistem WMS deservește toate cele trei procese care definesc sistemul de aprovizionare-desfacere al unei organizații, respectiv: procesul de management al relațiilor cu furnizorii; procesul de management al relațiilor cu clienții (CRM); procesul de management al lanțului de aprovizionare-livrare (SCM). O astfel de abordare a procesului de aprovizionare-desfacere al unei organizați, a apărut pe piață soluțiilor aferente sistemului informațional logistic al unei organizații în ultimul deceniu, fiind una nouă, integratoare, sistemul fiind extins practic la nivelul tuturor firmelor care cooperează în lanțul de aprovizionare-livrare. Această abordare este complet diferită de viziunea logistică tradițională, care avea în vedere integrarea internă a funcțiilor logistice operabile la nivelul organizației. Perspectiva actuală, bazată pe conceptul de lanț de aprovizionare-livrare, este focalizată pe integrarea externă, pe armonizarea strategiei și activităților organizației cu cele ale partenerilor, fie ei furnizori, intermediari, prestatori terți de servicii sau clienți.

Conceptul SCM (Supply Chain Management) se referă la lanțul de aprovizionaresși este procesul ce include toate activitățile firmei de la preluarea comenzii de la client și până la livrarea produselor către acesta, trecând prin stadiile de: materii prime, aprovizionare, producție și distribuție. Toate organizațiile au lanțuri de aprovizionare/livrare de diferite dimensiuni ce variază în funcție de mărimea firmei și de tipurile de mărfuri produse. Toate companiile trec prin aceste stadii: achiziționează materii prime sau componente, le transformă în produse finite și apoi le livrează consumatorilor.

Gestionarea și conducerea succesiunii de evenimente din acest proces poartă numele de Supply Chain Management. Managementul eficient trebuie să ia în calcul coordonarea tuturor verigilor din acest lanț, maximizând viteza, fără a pierde din calitate și ținând costurile reduse, în același timp. Primul pas este obținerea comenzii de la client. apoi urmează producția, depozitarea și distribuția produselor, apoi livrarea către locația cerută de client. In acest lant sunt incluse: recepția și procesarea comenzilor de la clienți, aprovizionarea, gestiunea stocurilor, programarea producției și a livrărilor, transportul și activitățile de service. Deciziile strategice sunt în legătură cu politicile firmei pe termen lung și se refera la structura și designul lanțului. Deciziile operaționale au de-a face cu activitățile și problemele zilnice. Mai mult, cererea pe piața, service-ul, transportul, constrângerile asupra stabilirii prețului de vânzare – toate acestea trebuie luate în considerare la construirea unui sistem SCM eficace. Toți acești factori se pot schimba cu rapiditate iar sistemul trebuie să fie pregătit să raspundă pe masură. La fel ca orice alt sistem informatic (ERP, CRM), SCM nu este el singur capabil să rezolve toate problemele. Atât timp cât efortul este susținut și de un bun sistem logistic, beneficiile SCM sunt importante: decizii rapide și producția de mare viteză, introducerea rapidă pe piață a produselor noi, livrările în timp record.

Conceptul BI (Business Intelligence) –Tehnologia și strategiile de BI asigură accesul rapid și facil la informații și analize ale acestora pentru factorii de decizie din companie (decizii corecte cu mai mare viteză și încredere, crearea de activități de marketing mai eficiente, etc…).

Conceptul KM (Knowledge Management) reprezintă modalitatea companiilor de a extrage valoare din proprietățile lor intelectuale(sa sprijine inovația prin încurajarea fluxului liber al ideilor, să îmbunătățească serviciile pentru clienți prin reducerea timpului de raspuns,etc…)

E-COMMERCE – Comerțul electronic este un termen larg care include tranzacțiile dintre o companie și altă companie (business-to-business) care pot fi diferite de cele desfăsurate între companie și clienți (business-to-consumer).

Figura 2 – Arhitectura aplicațiilor integrate într-o companie

CAPITOLUL 2. SISTEME INFORMATICE INTEGRATE DE TIP ERP

2.1 Definiția și principalele caracteristici ale sistemului ERP

Un ERP, „considerat expresia cea mai fidelă a interdependenței dintre economic și tehnologia informațională, reprezintă o infrastructură software, multi-modulară ce oferă suport de gestiune și coordonare a diferitelor structuri și procese din companie, în vederea realizării obiectivelor de afaceri”.

Scopul ERP este realizarea unei mai bune comunicări în companie, îmbunătățirea cooperării și interacțiunii dintre diferite departamente precum cele de planificare a producției, achiziții, producție, vânzări și relații cu clienții. Pe scurt, un sistem informatic de gestiune a companiei de tip ERP reprezintă planificarea celor 4 factori determinanți pentru o afacere de succes: factorul uman, financiar, tehnic și de resurse.

Literatura de specialitate conține multe definiții ale ERP, care pun accentul pe una sau alta dintre aspectele acoperite de acest termen. De exemplu, într-o definiție orientată tehnologic, ERP-ul reprezintă un „sistem informațional contabil, bazat pe interfețe grafice utilizator, baze de date relaționale, limbaje de generația IV-a, instrumente CASE si arhitectură client/server”.

Figura 3 – Schema conceptuală a unui sistem ERP.

După părerea autorilor Fotache si Hurbean "Enterprise Resource Planning reprezintă sisteme bazate pe arhitectura client/server, dezvoltate pentru prelucrarea tranzacțiilor și facilitarea integrării tuturor proceselor, din faza planificării și dezvoltării producției până la relațiile cu furnizorii și alți parteneri de afaceri.". În această ordine de idei, se consideră concludentă următoarea definiție:”Sistemele ERP sunt pachete de aplicații formate din mai multe module, care sprijină toate ariile funcționale și anume: planificarea, producția, vânzarea, marketing-ul, distribuția, contabilitatea, activitatea financiară, resursele umane, gestiunea proiectelor, stocurile, service-ul și întreținerea, logistica și e-businessul”. Schema conceptuală a unui sistem ERP este prezentată în figura 3.

Sintetizâd aceste definiții, putem desprinde următoarea concluzie, unanim acceptată: sistemele ERP constau din module software, care acoperă toate ariile funcționale ale unei firme: marketing-ul si vânzările, service-ul, proiectarea si dezvoltarea de produse, producția si controlul stocurilor, aprovizionarea, distribuția, resursele umane, finanțele si contabilitatea, precum si serviciile informatice. ERP înseamnă integrarea tuturor aplicațiilor într-o soluție globală, acoperind toate procesele intercorelate ce concretizează activitatea organizației.

Provocarea principală constă în integrarea tuturor proceselor economice și optimizarea resurselor disponibile. Sistemele ERP actuale realizează integrarea tuturor funcțiilor de conducere ale unei companii, plecând de la: planificare, asigurarea stocului de materii prime și materiale, definirea tehnologiilor, coordonarea proceselor de producție, gestiunea financiar-contabilă, a resurselor umane, a stocurilor de produse finite; dezvoltarea și menținerea relațiilor cu clienții și partenerii de afaceri.

Un astfel de sistem permite factorilor de decizie realizarea unor analize complete asupra îndeplinirii planului de afaceri. Prin opțiunile de simulare a activităților și prin caracterul flexibil și dinamic al aplicațiilor se pot realiza:

planuri de previziune;

evaluări și predefiniri ale tendințelor de evoluție ale industriei din care face parte compania;

analize calitative;

integrarea cu noile tehnologii e-business;

comunicare on-line.

2.2 Evoluția și utilizarea sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning)

La mijlocul anilor ’90, multe organizații au conștientizat că nu mai pot rezista pe piață dacă vor continua să utilizeze vechile sisteme informatice neintegrate. Nevoii de integrare i-au răspuns sistemele ERP (Enterprise Resource Planning).

ERP reprezintă o mega-aplicație multi-modulară care integrează procesele economice și optimizează resursele disponibile ale organizației, reunind toate funcțiunile sale într-o singură soluție software. ERP elimină barierele departamentale, prin integrarea tuturor sistemelor informaționale tranzacționale într-o singură bază de date, accesibilă oricui din organizație. Nu în ultimul rând, se urmărește eliminarea granițelor organizației cu partenerii săi de afaceri.

Două aplicații, adesea incluse în soluțiile ERP, stau drept mărturie: CRM, centrată pe gestiunea relațiilor cu clienții, și SCM, orientată spre gestiunea relațiilor cu furnizorii. Planificarea resurselor organizației (ERP) trebuie să pornească de la principala verigă a lanțului de distribuție și anume consumatorul final. În vederea optimizării modului în care organizațiile interacționează cu clienții, implementarea de sisteme ERP este însoțită, de cele mai multe ori, de dezvoltarea unor componente de tip CRM. Un sistem de management al relațiilor cu clienții (CRM) reprezintă un ansamblu de aplicații informatice și proceduri care vizează identificarea principalelor așteptări și preferințe ale clienților organizației și utilizarea eficientă a informațiilor acumulate în scopul perfecționarii relațiilor cu aceștia.

Din punctul de vedere al arhitecturii informatice, un sistem de management al relațiilor cu clienții asistat de calculator integrează o gama largă de tehnologii informaționale precum ICT (Integrated Computer Telephony) sau IVR (Intelligent Voice Responce). Principalele componente ale sistemelor CRM sunt :

Ghișeul unic reprezintă punctul de intrare în sistem a informațiilor legate de solicitările și sesizările clienților, care urmează să fie apoi preluate și operate.

Centrul de contact (Call Center/Contact Center/Help Desk) reprezintă o entitate din cadrul unei organizații, care acordă asistență de specialitate clienților care solicită informații referitoare la produsele și serviciile furnizate.

Componenta eCRM vizează utilizarea tehnologiilor Internet în vederea perfecționării relațiilor cu clienții organizației.

Arhitectura sistemelor ERP permite furnizarea unui model deschis care permite transferul de date atât în interiorul organizației, cât și în mediul extern al acesteia, începând cu furnizorii cheie și terminând cu rețeaua de consumatori. În literatura de specialitate, astfel de arhitecturi sunt denumite sisteme SCM. SCM permite optimizarea a trei categorii de fluxuri : fluxuri de producție, fluxuri informaționale și fluxuri financiare.

Din punctul de vedere al aplicațiilor informatice utilizate, acestea includ două tipuri de pachete software :

Aplicații de planificare: utilizează de regulă algoritmi complecși pentru a stabili modalitatea optimă de satisfacere a unei comenzi.

Aplicații de execuție: urmăresc stadiul fizic în care se află produsele și materialele, precum și informații de natura economico-financiară legate de activitățile de desfacere și aprovizionare.

Editorii ERP definesc oferta lor ca o soluție informatică completă pentru întreprindere, oricare ar fi mărimea sa, de la producție la comercializare, trecând prin contabiltiate, gestiune de personal, finanțe și logistică. Întreprinderile, în particular cele mai mari, sunt confruntate cu probleme de integrare a informației, oricare ar fi domeniul acestora: comercial, financiar, de producție, logistică sau de resurse umane. ERP-urile oferă această integrare, ele sunt instrumentul ideal al conducătorului întreprinderii în căutarea unei viziuni globale asupra activității sale.

Conștienți că inima sistemului de informare pe care-l realizează trebuie să fie în egală măsură capabil de a dialoga în mod transparent cu modulele specializate ale periferiei sale, editorii s-au implicat puternic în dezvoltarea interfețelor de comunicare, bazate pe tehnologia informației. Amploarea sarcinii care constă în instalarea unui ERP confruntă întreprinderea cu două probleme:timpul necesar pentru punerea în funcțiune a tuturor modelelor, și penuria de integratori capabili să asigure această sarcină. Un proiect ERP se desfășoară pe un minim de 3-4 ani. În timpul acestei perioade, pe măsură ce se instalează modulele, comunicarea cu informațiile din software existente își impune să asigure în final funcționarea și performanța întreprinderii. Complexitatea dezvoltării ERP-urilor nu permite integrarea rapidă a unor astfel de nevoi.

Procedura ERP trebuie să înlesnească interfețele de comunicare cu noile module desfășurate de editori diferiți pentru integrarea noilor aplicații. Pentru reaprovizionare, de exemplu, este vorba de a oferi posibilitatea procedurii de calcul a aprovizionărilor, să acceadă serviciul stocurilor deținute de ERP, dând de asemenea posibilitatea de a transfera propozițiile de aprovizionare instalate prin intermediul procedurii ER (Efficient Replenishment) în ERP. Această necesitate de a conduce interfețele între proceduri informatice impune standardizarea acestor interfețe. Standardizarea acestor interfețe nu poate decât să se sprijine pe principiile EDI-ului (Electronic Data Interchange), un dicționar de date comun și un format de date universal –EDIFACT –știind că EDI-ul e capabil să ofere astăzi instrumente atât în pachete/loturi (Batch) cât și interactiv (Interactive EDI).

Dacă ERP-urile corespund unei forme de desăvârșire a informaticii de gestiune, ele nu pot rezolva însă totul. Un număr crescător de întreprinderi optează pentru anumite module din ERP, cum ar fi, contabilitatea, gestiunea comercială și interfețele cu pachetele de programare specializate având o performanță bună în domeniile logisticii sau gestiunii de producție.

Tipuri caracteristice de sisteme informatice :

ADP = Automated Data Processing

MIS = Management Information System

SIS = Strategic Information System

eBusiness = electronic Business

Tipuri de aplicații informatice:

Produc o integrare mai eficientă a informației în procesele-cheie ale organizației :

ERP = Resource Planning

BPM = Business Process Management

BPA = Business Process Automation (Workflow Automation)

Creează legături mai eficiente cu furnizorii și clienții:

CRM = Customer Relationship Management

SCM = Supply Chain Management

Fac posibilă proiectarea și livrarea de produse sau servicii noi/îmbunătățite către piață :

KM = Knowledge Management

CMS = Content Management System

Oferă managementului executiv informațiile necesare pentru a conduce firma și strategia sa într-un mod cât mai eficient :

BI = Business Intelligence

Asigură integrarea aplicațiilor interne și/sau externe:

EAI = Enterprise Application Integration

2.2.1 Tendințe în evoluția sistemelor ERP

Întrucât economia românească este în continuare sub efectul crizei financiare mondiale, companiile sunt în general circumspecte în a investi bani în sisteme ERP costisitoare, proiecte care se desfașoară pe termen mai lung și nu au rezultate ușor măsurabile. Când se vor hotări totuși să implementeze vor cere asistență de la experți și consultanți externi pentru a-i sfătui în privința minimizarii riscului. Firmele mai mici, fie nu vor începe proiecte de transformare a infrastructurii software pe care o folosesc în prezent, fie vor utiliza fonduri europene, fie își vor utiliza cu atenție foarte mare fondurile disponibile.

Firmele care așteaptă să se termine criza pentru a-și reveni își vor limita bugetele. Firmele care doresc să iasă cu succes din criză sau chiar să prospere vor face tot posibilul pentru a se transforma. Pentru că piața s-a transformat iremediabil (sau pentru o perioada îndelungată): competiția a crescut și de aceea au crescut și asteptările consumatorilor la produse și servicii mai bune, pentru aceleași prețuri sau mai mici. Daca pana în 2008 implementarea unui ERP părea un lucru optional, anumite firme vor constata că a devenit un element critic necesar pentru continuarea activității în condiții competitive.

Software as a Service (SaaS)

Firmele mici și mijlocii vor adopta mai mult decât în trecut modelul SaaS. SaaS este o metoda de utilizare a aplicațiilor ERP într-un mediu gazduit fie de către producator fie de o terță parte, în regim de închiriere sau alte forme de cedare a dreptului de folosința. Firmele mici și mijlocii vor simți nevoia ca sistemul software să fie suficient de complex și scalabil astfel încât să le susțină creșterea, dar nu vor dispune de bugete pentru achiziția de sisteme ERP complexe. De aceea, pe masură ce vor căpăta încredere în sistemele SaaS, ce permit închirierea sau utilizarea în regim de serviciu și nu necesită investiții mari, vor începe sa le prefere.

Cloud computing

Având în vedere că sistemele SaaS mai au mult și bine până să acapareze o porțiune cât de cât semnificativă în piață, managerii vor căuta și alte soluții de acoperire a necesităților de software în firmă și se vor uita către outsourcing și externalizarea serviciilor de IT. În plus, deși companiile nu vor fi în acest an în masură să adopte sisteme SaaS complexe, ele vor începe să evalueze mai atent soluții pentru completarea parților lipsă în sistemele software existente, orientându-se catre MRU (Managementul Resurselor Umane), Managementul Documentelor și CRM.

Senior Software, furnizor local de sisteme informatice pentru managementul afacerilor, anunță primul client de SeniorERP Online pe Windows Azure, cea mai puternică platforma de Cloud computing la nivel mondial. De exemplu succesul trecerii companiei Sea Bell Trading la noua versiune SeniorERP Online marchează un moment important pentru companiile care doresc un sistem informatic integrat, matur, testat, cu un buget redus. Acestea pot accesa, printr-un abonament lunar, SeniorERP Online și să beneficieze în același timp de disponibilitatea, securitatea, siguranța, flexibilitatea și scalabilitatea platformei de cloud computing de la Microsoft. Accesul la sistem se face din orice locație, prin Internet, fără a avea nevoie de servere, licențe de tip server, spațiu de stocare sau personal dedicat și fără un buget impresionant pentru implementare.

In martie 2011, Sea Bell Trading a devenit primul beneficiar al SeniorERP Online pe platformă Microsoft Windows Azure. Trecerea la primul ERP online pe platformă de cloud de la Microsoft s-a tradus pentru client într-o serie de funcționalități noi, cu aplicabilitate la nivel operațional și managerial, fără ca acesta să resimtă întreruperi în activitatea companiei.

Printre beneficiile oferite de SeniorERP Online pe Windows Azure se numără:

Acces la un sistem informatic de top, scalabil, cu o reducere a investiției inițiale de ordinul miilor sau zecilor de mii de EURO ;

Costuri predictibile, fixe, lunare, prin plata unui abonament lunar;

Eliminarea costurilor cu serverele, gazduirea acestora, mentenanța, administrare, creare de backup-uri, instalare upgrade-uri software, managementul bazei de date;

Acces inclus, prin plata unui abonament, la versiunea completă a sistemului, actualizări de versiuni, hardware performant, sistem de operare, sistem de baze de date, administrare, backup-uri si failover; clienții SeniorERP Online beneficiază implicit de securitatea, disponibilitatea, siguranță, flexibilitatea și scalabilitatea platformei de cloud computing de la Microsoft;

Confidențialitatea și securitatea datelor pe cea mai puternică platformă de cloud la nivel mondial; Cu SeniorERP pe Windows Azure, datele și operarea sunt protejate de întreruperi de energie electrică, daune fizice și întreruperi ale rețelei. Informația este replicată în cel puțin trei copii în mod garantat, fapt care elimină riscul pierderii datelor și asigură disponibilitatea sistemului și a datelor 24×7;

Platforma Windows Azure este formată dintr-un set de servicii de calcul ce pot fi utilizate împreună sau individual: Windows Azure, oferă un mediu scalabil cu capabilități de calcul, stocare, gazduire și management de aplicații; SQL Azure, o bază de date relațională pentru cloud care oferă acces la date oriunde și oricand și Windows Azure AppFabric, o magistrală ce simplifică interconectivitatea dintre aplicațiile din centrele de date tradiționale și cloud.

Principalele trăsături ale aplicațiilor scrise pentru Windows Azure Platform:

Aplicațiile scrise pentru Windows Azure Platform vor fi aplicații autentice pentru cloud ;

Interoperabilitatea este un principiu de bază al acestei constructii. Windows Azure este o platformă deschisă, ce oferă suport pentru .NET, PHP, Ruby, Python sau Java. Portabilitatea datelor este asigurată de standarde deschise cum sunt HTTP, XML, SOAP și REST, implementate în platformă.

Focus pe analiza si business intelligence

În anii de prosperitate ai economiei de piață a te opri din producție pentru a face analiza activității părea o treabă inutilă. Schimburile comerciale rapide și competiția, de multe ori, slabă, dădeau aripi pentru a cheltui sume uriașe, având certitudinea că ele se vor întoarce în profit.

Situația s-a mai schimbat de atunci și concurența strânsă în aproape toate domeniile indeamnă companiile să facă în mod obligatoriu o analiza amănunțită a activității, atât pentru întreaga firmă cât și pe departamente, activități, puncte de lucru, lucrări sau proiecte.

E-business se referă la mijloacele electronice pe care o companie le folosește pentru a-și conduce afacerile, spre deosebire de e-commerce care definește mijloacele prin care site-ul companiei oferă posibilitatea de a cumpăra sau vinde produse online. E-purchasing-ul presupune achiziția de bunuri, servicii sau informații prin medii electronice (de cele mai multe ori Internet). Mutându-și achizițiile online companiile au salvat deja milioane de dolari. E-marketing-ul descrie procesul prin care companiile își informează cumpărătorii, promovează și vând produsele și serviciile cu ajutorul Internetului.

Soluțiile informatice pentru e-business permit integrarea proceselor interne și externe ale companiei. Afacerile electronice pot fi dirijate folosind tehnologii ca: world wide web, Internet, intranet, extranet sau combinații dintre acestea.

Aplicațiile pentru e-business pot fi împărțite în trei categorii:

1. Sisteme interne: CRM, ERP, DMS, HRM

2. Comunicare și colaborare în intreprindere: sisteme VoIP, CMS, e-mail, căsuțe vocale, sisteme de conferință pe web, teleshopping, cataloage pe DVD, managementul proceselor

3. Comerț electronic de tip B2B sau B2C: magazine online, managementul lanțurilor de furnizori (SCM), marketing online (e-marketing)

ASP, a devenit cunoscut odată cu tendința, din ce în ce mai accentuată, de externalizare a serviciilor informaționale, în scopul reducerii costurilor și îmbunătățirii performanțelor acestora. Externalizarea serviciilor informaționale cuprinde o paletă largă de posibilități, de la externalizarea integrală a lor și până la externalizarea dezvoltării unei părți a sistemului informațional. Externalizarea serviciilor informaționale este astăzi posibilă prin apelarea la furnizorii specializați, numiți ASP (Application Service Providers). ASP reprezintă o companie care dezvoltă și furnizează servicii informaționale folosite în comun de mai mulți utilizatori, care plătesc un abonament sau taxe de folosire, serviciile fiind furnizate dintr-o locație centrală prin Internet sau printr-o rețea privată. Un ASP permite clienților săi accesul la un mediu de aplicații complet, preocupându-se de investițiile necesare în licențe de aplicații, servere, angajați și alte resurse.

În ultimul timp se manifestă tendința extinderii serviciilor furnizate, conceptul ASP fiind

înlocuit cu XSP. Spre deosebire de ASP, XSP (X semnifică servicii generice) nu oferă doar aplicații, ci și tehnologii, sisteme și procese economice. Actorii de pe această piață vor fi marile companii (de exemplu Microsoft, Oracle, Sun), care sunt capabile să realizeze investiții foarte mari pentru crearea infrastructurii necesare oferirii de servicii în rețea bazate pe Internet. Modelul XSP promite numeroase beneficii: firmele vor putea să cumpere doar funcționalitatea pe care o doresc și atunci când o doresc, reducând astfel investițiile în tehnologiile informaționale; transferul responsabilității și riscurilor menținerii permanente în pas cu noile tehnologii; firmele pot activa pe piață nu doar pe post de consumator de servicii ci și cel de furnizor; ușurința modificării proceselor și a relațiilor de parteneriat în funcție de condițiile de pe piață.

IBM solutions

IBM vine de asemenea în sprijinul IMM-urilor și nu numai cu unele opțiuni de îmbunătățire a comunicării folosind ultimele suite Lotus Notes și Domino. IBM oferă un portofoliu complet de soluții de mesagerie și colaborare împachetate special pentru întreprinderile mici și mijlocii. Aceste soluții au un preț atractiv, sunt ușor de implementat și extrem de flexibile. Software-ul Lotus Notes și Domino asigură un singur punct de acces pentru e-mail, calendare, contacte, activitãți, mesaje instant, feed-uri, documente, instrumente de colaborare, respectiv toate aplicațiile de afaceri critice, ajutând angajații să-și desfășoare activitatea rapid și eficient.

Pe langă paleta de opțiuni integrate pentru imbunatațirea comunicării, IBM vine în sprijinul viitorilor clienți și cu soluții inteligente pentru protejarea și recuperarea datelor. IBM Tivoli Storage Manager FastBack asigură “backup“ de nouă generație și restaurare aproape instantă pentru serverele critice; consolidare pentru salvări și recuperare în urma dezastrelor pentru birourile de la distanță și multe altele. Tivoli Storage Manager FastBack reprezintă o soluție inteligentă pentru protejarea și recuperarea aproape instantanee a datelor pentru servere Microsoft Windows și Linux în centrele de date și în locațiile la distanță. Tivoli Storage Manager FastBack ajută clienții să elimine intervalele pentru salvări, să reducă aproape de zero cantitatea de date aflată în risc în perioada dintre două salvări succesive și să reducă durata de recuperare pentru aproape orice pierdere de date.

IBM Cognos Express este prima și singura soluție integrată de BI și planificare concepută special pentru a satisface necesitățile companiilor mici și mijlocii. Soluția dezvoltată de IBM oferă capabilitățile esențiale de raportare, analiză, tablouri de bord, planificare, bugetare și prognozare necesare companiei dumneavoastră la un preț convenabil. Totul este inclus într-o soluție preconfigurată, care este ușor de instalat, ușor de utilizat și simplu de cumpărat. Instalarea și implementarea durează o oră – nu săptămâni sau luni. Este ușor de utilizat, fără sarcini suplimentare pentru departamentul IT. Având o interfață simplă, ușor de utilizat, oricine, de la utilizatorii începători la cei experimentați, poate obține cu ușurință rapoartele și analizele de care are nevoie, pe cont propriu, fără să depindă de personalul IT.Ușor de cumpărat și modular, cu o perspectivă clară de creștere.

Cu IBM Cognos Express, IMM-urile pot să:

Controleze costurile și să îmbunătățească eficiența prin furnizarea de informații consistente, de încredere, în cadrul companiei

Găsească noi oportunități și tendințe prin analiză self-service

Livreze servicii client mai bune printr-o cunoaștere mai profundă a clienților, obținută prin raportare precisă

Obțină profit și creșterea veniturilor, optimizând și transformând afacerile prin raportare, analiză, planificare, alocare de buget și prognoză integrate

Aplice rapid măsuri de corecție, prin facilitarea modificării planurilor, prognozelor și bugetelor și prin crearea de noi scenarii tip "ce ar fi dacă"

WebSphere Application Server Express V7 reprezintă o soluție la cheie oferită de IBM, pentru a construi aplicații și site-uri Web dinamice. WebSphere Application Server Express V7 oferă capabilități de excepție pentru managementul tranzacțiilor sigure. Asigură suport pentru un model complet de programare Java EE 5 și pentru servicii Web 2.0 și Web.

Structura sistemelor ERP în contextul actual

La implementare, sistemele ERP includ o serie de caracteristici de bază. Sunt instalate pe un sistem de gestiune a bazelor de date. Platformele de baze de date folosite în general sunt: Oracle, DB2, Înformix, Microsoft SQL Server, SQL Base, PostgreSQL, Sybase, etc. Baza de date necesită o setare inițială conform proceselor organizației și trebuie să asigure acces direct la informații în timp real (avantajul bazelor de date unice) pentru toți membrii organizației. Odată terminată instalarea, utilizatorii introduc datele, informațiile fiind transferate prin intermediul proceselor la alte module. În final, sistemele ERP includ instrumente de raportare periodice.

Aplicațiile ERP sunt realizate cu ajutorul instrumentelor CASE, care simplifică munca programatorilor, preluând regulile și generând automat codul sursă. Avantajele sunt: reducerea timpului de dezvoltare și obținerea unui produs de calitate, prin minimizarea erorilor. În plus, utilizarea instrumentelor CASE sprijină consistența aplicațiilor și standardizarea sub aspect funcțional. CASE (Computer Aidded Software Engineering) reprezintă un instrument pentru automatizarea procesului de dezvoltare a programelor. El permite realizarea rapidă a unor programe de calitate, prin sprijinul care-l oferă tuturor activităților de dezvoltare, de la planificarea sistemelor informaționale până la generarea automată și testarea programelor.

Integrarea asigură conectivitatea între fluxurile de procese economice funcționale. Ea poate fi gândită ca o tehnică de comunicare. Câteva modalități obișnuite prin care comunicarea are loc, prin și pentru integrare, sunt: codul sursă, rețele locale și extinse de calculatoare, internet, e-mail, instrumente de configurare automată, protocoale, baze de date. Putem spune că integrarea este realizată prin comunicare, iar comunicarea este realizată prin integrare. Partea funcțională a unui sistem ERP asigură fluxurile de procese economice din cadrul fiecărei funcțiuni. Astfel, în cadrul unei suite ERP se regăsesc de la câteva, până la zeci de module funcționale (contabilitate generală, debitori, salarii, stocuri, aprovizionare, planificarea producției, logistică, comenzi și vânzare).

Din punct de vedere al cotei de piață, anul 2011 a prefigurat urmatoarea distribuție a sistemelor ERP la nivel mondial:

Nivelul 1 – principalii furnizori

SAP – este liderul pe piața sistemelor ERP, fiind prezentă pe piață de la începutul anilor 1970. Principalii clienți ai SAP-ului sunt companiile mari, a căror cifră de afaceri depășește 500milioane de dolari pe an.

Oracle – a început ca o companie axată pe baze de date trecând apoi la servicii ERP fiind astăzi unul din liderii mondial în acest segment

Microsoft – a intrat pe piața sistemelor ERP achiziționând o serie de pachete ERP de la diferiți producători mai mici, făcând astăzi parte de asemenea din liderii mondiali ERP.

Nivelul 2 conține companii mai mici cu clienți ai căror cifră de afaceri se situează sub 500 milioane de dolari pe an.

Acestea sunt: Infor, IFS, Abas, Epicor, Syspro, Plex, Sage, Intacct, Exact.

2.4 Arhitectura sistemelor ERP

Sistemul aplicațiilor de întreprindere se implementează pe o arhitectura de tip client-server care creează premisele unui mediu de prelucrare descentralizat. Modelul de arhitectură implementat de către sistemele ERP este cel cu trei straturi, ilustrat în figura 4.

Caracterizarea funcțiunilor celor trei niveluri ale arhitecturii:

Nivelul prezentare – constă în interfața grafică utilizator sau programul de navigare (browser) pentru accesarea funcțiilor sistemului.

Nivelul aplicație – cuprinde regulile afacerii, logica și funcțiunile sistemului, programele care asigură transferul datelor de / la serverele de baze de date.

Nivelul bazei de date – asigură gestiunea datelor organizației, inclusiv a metadatelor; cel mai adesea se regăsește aici un SGBD relațional dintre cele standardizate industrial, care include și modulul SQL. Platformele de baze de date folosite în general sunt: Oracle, DB2, Informix, Microsoft SQL Server, SQL Base, PostgreSQL, Sybase, etc.

Această structurare logică permite ca interfața sistemului ERP să ruleze pe calculatorul utilizatorului, prelucrarea să se realizeze pe nivelul de mijloc al serverelor de aplicații, iar sistemele de baze de date să funcționeze pe al treilea strat, al serverelor specializate.

Figura 4 – Arhitectura cu trei straturi a unui sistem ERP.

Componentele principale ale unui sistem ERP:

Nomenclatoare de clienți, furnizori, personal, sub forma unor fișiere care reunesc toate datele de descriere a acestora și interfațează cu oricare modul care se servește de aceste date;

Contabilitate generală numită și componenta financiar-contabilă pentru că asigură

conducerea evidenței contabile și gestiunea financiară. Funcționalitățile vizează: automatizarea înregistrării informațiilor financiar-contabile preluate din documentele primare, cu preluarea automată a datelor din alte aplicații ale sistemului ERP și realizarea evidenței contabile complete, la nivel sintetic și analitic.

Încasări-plăți. Această componentă poate apărea sub forma a două module: Debitori și

Creditori, care gestionează și înregistrează creanțele și datoriile întreprinderii;

Salarizare. Componentă legată adesea de cea de resurse umane, având ca obiect calculul

și evidența salariilor. Sunt automatizate calculul taxelor, al contribuției la bugetul statului și asigurărilor sociale;

Resurse umane. Componenta care sprijină crearea unei politici de personal, susținând activitățile de recrutare și selecție a personalului;

Imobilizări. Gestionează mijloacele fixe, dar și obiectele de inventar sau activele necorporale. Oferă multiple posibilități de calcul și înregistrare a amortizării. Deosebit de utile sunt rapoartele generate, impuse de legislația în vigoare sau necesare conducerii;

Planificare-producție. Planificarea vizează executantul, termenul, articole de realizat,

costul programat și detaliile tehnice;

Urmărire producție (uneori livrat împreună cu Planificarea) – înregistrează preluarea notelor de predare și a rapoartelor de lucru, analizează și compară comenzile lansate, oferă rapoarte cumulate ori detaliate ale producției, pe faze sau pe produse/lucrări.

Gestiune date tehnice – stochează definițiile și caracteristicile tehnice ale produselor și

tehnologiilor de fabricație;

Planificare necesar de materiale – determină automat cantitățile necesare, pe baza datelor

despre procesul de fabricație și a planului de producție aprobat;

Planificare și urmărire consumuri și costuri întocmește bonurile de consum și preia

datele despre consumuri de la magazii, centralizează aceste date pentru calculul costurilor, generează rapoarte detaliate sau centralizate cu privire la consumurile planificate si realizate;

Managementul proiectelor – are ca obiect proiectele de investiții, activitățile interne sau

lucrările efectuate de terți: planificarea (bugetarea), finanțarea și urmărirea executării acestora;

Stocuri – Gestiunea cantitativă și calitativă a stocurilor și generarea automată a documentelor contabile;

Gestiunea depozitelor (inclusă adesea în modulul de Stocuri) – definește din punct de

vedere organizatoric unitățile de stocare: tipurile de inventar și subinventar, depozite, magazii, locații, modul de localizare al stocurilor;

Aprovizionare (Furnizori) – Componenta depășește atribuțiile unei aplicații de gestiune,

fiind un instrument de optimizare a aprovizionării, care poate determina realizarea de economii. Modulul Aprovizionare se leagă de componenta Stocuri.

Vânzări – gestionează activitățile specifice procesului de vânzare;

Întreținerea echipamentelor (mentenanța) – rezolvă Gestiunea tehnică și de utilizare a

echipamentelor, permite planificarea resurselor și costul lucrărilor.

Transport (Logistica) – permite planificarea și gestionarea activităților logistice din

procesele de vânzare și distribuție;

Service/Servicii – urmărește garanțiile și serviciile postvânzare;

Analiza (Business Intelligence) – Modulul preia datele din baza de date, realizează diferite

analize și furnizează informațiile în forma dorită de utilizator.

Soluții specifice fiecărei industrii

Generatorul de rapoarte – utilizatorii obțin rapoartele dorite în cadrul fiecărui modul

funcțional folosind datele din baza de date a sistemului ERP.

2.4.1 Avantajele și dezavantajele sistemelor ERP

Foarte multe firme, în special cele de dimensiuni medii spre mari, folosesc sisteme ERP. Practica a arătat că nu este atât de dificil să implementezi un pachet ERP, pe cât de dificil este să „știi” să beneficiezi de toate avantajele pe care utilizarea lui le poate aduce. Există părerea că, funcționarea optimă a sistemului presupune neapărat armonizarea lui cu activitățile departamentelor funcționale din cadrul firmei.

Beneficiile folosirii sistemelor ERP sunt cel puțin următoarele:

automatizarea activităților personalului firmei;

înbunătățirea controlului asupra activităților;

cresterea eficienței și a rapidității cu care se desfăsoară fluxul de activități;

accesul mai rapid la informațiile necesare, prin partajarea acestor informații ;

interfața mult mai usor de utilizat decât în cazul sistemelor tradiționale.

Principalele avantaje și dezavantaje ale sistemelor ERP împreună cu efectele obținute în fiecare caz în parte (tabelele 1 și 2).

Tabelul 1 – avantajele sistemelor ERP

Tabelul 2 – dezavantajele sistemelor ERP

Analizâd tabelele de mai sus, se poate concluziona la prima vedere că folosirea sistemelor ERP se justifică pentru organizații de dimensiune medie/mare și mare.

Ca sinteza la avantajele prezentate mai sus cifrele următoare vorbesc de la sine despre avantajele unei soluții ERP:

reducerea stocurilor – 18% ;

reducerea costurilor cu materiale – 5% ;

reducerea costurilor adiționale/salarii – 8%;

creșterea vânzărilor și a satisfacției clienților – 12%;

îmbunătățirea controlului financiar contabil – 16%.

Un sistem ERP poate aduce însă dezavantaje și contabilității prin amplificarea riscurilor ca urmare a creșterii complexitații sistemului. În cadrul organizațiilor mari, prelucrarea integrata a informațiilor poate aduce dezavantaje importante daca implementarea sistemului nu este făcută corect și daca nu sunt dezvoltate proceduri de control și audit care să împiedice funcționarea sau exploatarea defectuoasă a sistemului. Cu cât organizația este mai mare, cu atât apar mai multe riscuri în prelucrarea integrată a informațiilor, iar înregistrările care au avut loc într-o perioadă de gestiune sunt din ce în ce mai greu de verificat și controlat. Din cauza nivelului redus de cunoaștere a acestor sisteme, aceste riscuri sunt neînregimentate procedural și necunoscute de către profesioniștii contabili și auditori.

Sistemele ERP schimba dramatic mediul de lucru al profesioniștilor contabili și rolul lor în organizație, rol pentru care aceștia trebuie să fie din ce în ce mai pregatiți. Implementarea unui sistem ERP necesită schimbarea metodelor operaționale ale organizației și reproiectarea întregii afaceri. Profesioniștii contabili trebuie să înțeleagă și să comunice valoarea adăugată pe care o aduc sistemele ERP, iar pentru implementarea acestor sisteme ei trebuie să dețină cunoștințe tehnice semnificative.

În noul context, nu mai sunt suficiente cunoașterea și întelegerea de către profesioniștii

contabili a proceselor de afaceri. Ei trebuie să cunoască și noile tehnologii și sisteme informaționale dezvoltate pentru organizații. Dacă profesioniștii contabili învată mai mult despre sistemele ERP și despre funcționalitatea acestora, pot deveni un factor important în asistarea organizației în dezvoltarea noilor proceduri de lucru și de control pentru lucrul cu astfel de sisteme. Trecerea la un regim de raportare în timp real, pe care îl facilitează un astfel de sistem, este o schimbare majoră fată de raportările periodice: anuale, trimestriale, lunare posibile în sistemele tradiționale. Deși profesioniștii recunosc avantajul unei asemenea schimbări, mulți sunt reticenți în a o adopta. Reticența, vine din slaba cunoaștere a unor astfel de sisteme și implicit din neîncrederea în ele. Alte motive sunt teama profesioniștilor contabili ca sistemul îi va înlocui prin realizarea automată a operațiilor de rutină și complexitatea interfeței grafice. De aceea, în multe organizații din România care au implementat un sistem ERP, funcțiile oferite de către modulul financiar contabil nu sunt utilizate la potențialul lor maxim.

Este evident ca profesioniștii contabili trebuie să studieze mai mult astfel de sisteme pentru a le cunoaște și a deveni mai eficienți în exploatarea lor. Riscurile create odată cu implementarea unui sistem ERP impun crearea și adoptarea unor noi tehnici și proceduri de audit, procesul de audit trebuind să devina și el un proces continuu. Din păcate, se cunosc foarte puține lucruri despre realizarea auditului financiar-contabil în cadrul unui astfel de sistem. Aceasta este una din direcțiile pe care cercetarea contabila ar trebui să o urmeze.

2.4.2 Selecția unui sistem ERP

Selecția unui sistem ERP a devenit un proces complex și foarte important. Există firme care au avut pierderi foarte mari din cauza abordării incorecte în procesul de selecție, prin achiziționarea unor sisteme care nu s-au potrivit tipului de business sau printr-o implementare incorectă.

În Romania, de foarte multe ori, decizia de achiziționare a unui sistem ERP se face pe baza unor prezentări din partea furnizorului, în care clientul vede foarte multe funcționalități spectaculoase și complicate pe care sistemul ERP le poate realiza într-un mod foarte simplu și rapid. Majoritatea sistemelor ERP au capabilitatea de a realiza astfel de lucruri, dar ce nu se specifică foarte clar în aceste prezentări este faptul că, pentru a ajunge la acest gen de functionalități, trebuie să fie îndeplinite mai multe condiții, cum ar fi disponibilitatea și corectitudinea datelor necesare, interfațarea cu aplicațiile existente, particularizarea sistemului ERP la cerințele clientului, rolul clientului, resursele necesare din partea clientului etc. După aceste prezentări, foarte mulți clienți ramân cu impresia că, dacă semnează un contract cu furnizorul respectiv, vor avea dupa implementare toate beneficiile care le-au fost prezentate.

Din păcate, de mai multe ori, clienții nu au definite foarte clar și suficient de detaliat cerințele care trebuie să fie satisfăcute la finalul implementării. In mod normal, aceste cerințe ar trebui să fie incluse ca parte a contractului și să rezulte în urma unei analize prealabile asupra proceselor existente, schimbărilor necesare, rapoartelor, indicatorilor de performanța, procedurilor, funcționalitaților s.a.m.d.

Definirea cerințelor ar putea fi realizata de catre client, dacă acesta dispune de specialistii și resursele necesare, sau de către un consultant extern cu experiența și resursele necesare, a doua varianta fiind și cea recomandată. O parte dintre avantajele contractării unui consultant extern ar fi: este dedicat proiectului, dispune de cunostințe specifice acumulate din alte proiecte similare, este neutru, este specializat în acest gen de proiecte, și-a caștigat poziția pe piața prin proiecte de succes – acest lucru asigurând o garanție mai mare. Având cerințele definite într-un mod clar și detaliat, atât clientul cât și furnizorul vor putea evalua mai exact costurile, oferta va fi mai completa, contractul dintre parți va lăsa mai puțin loc pentru interpretari, livrabilele vor putea fi definite mai exact, șansele pentru ca implementarea să fie o reușită cresc foarte mult, riscul este mai mic și timpul de implementare scade. Făra definirea cerințelor, șansele ca în timpul implementării să existe neînțelegeri între cele două parți sunt mari, fiecare parte având propria înțelegere asupra proiectului.

Utilizatorii trebuie să înțeleagă necesitățile propriei afaceri precum și care sunt procesele cruciale pentru respectiva afacere. Fără o cunoaștere temeinică a stării curente a afacerii și fără a avea perspective de viitor nu se poate vorbi despre o implementare de succes a unui sistem ERP.

Înțelegerea acestor probleme ar trebui să ducă la posibilitatea creării unei liste de vânzători de ERP pentru a face o selecție. Trebuie acordată prioritate vânzătorilor cu o precedentă orientare verticală pe industria utilizatorilor.

Al doilea criteriu de mare importanță (care poate include sute de alte criterii de importanță secundă) trebuie evaluat în cadrul unui proces de selecție:

Funcționalitatea produsului – evaluarea trăsăturilor caracteristice și a funcționalităților suportate de către produs.

Tehnologia produsului – definește arhitectura tehnică a produsului și mediul tehnologic în care produsul poate rula cu succes. Sub-criterii: arhitectura produsului, utilizare și administrare software, suport de platformă și baza de date, suport pentru aplicații standard, suport pentru comunicații și protocoale, posibilități de integrare.

Costul produsului – examinarea costurilor inițiale de achiziție precum și a costurilor pe termen lung, inclusiv a taxelor de mentenanță, actualizare, training și implementare, service și suport.

Suport și servicii corporate – definesc capacitatea vânzătorului de a oferi un nivel înalt de implementare globală a serviciilor și suport continuu.

Viabilitatea corporate – examinarea puterii financiare și de management a vânzătorului.

Strategia corporate – evaluarea strategiei și a tacticii de firmă a vânzătorului de software cu timpi specifici cu privire la termenii de dezvoltare, vânzare și suport ale produsului în cadrul pieței particulare în care funcționează.

Majoritatea echipelor de selecție a produselor ERP apreciază în mod deosebit factori precum: funcționalitatea produsului, tehnologiile utilizate și costurile. Cu toate acestea, acești factori, cu toate că sunt cei mai importanți, nu trebuie să fie singurii factori luați în considerare – de multe ori, reducerea factorilor decizionali la această multime restrânsă poate conduce la implementări fără succes.

Utilizatorii trebuie sa testeze software-ul de-a lungul unor faze, pe baza unui “scenariu” cu secvențe detaliate ale proceselor de afaceri din activitatea reală pentru a putea alege mai departe dintre vânzători. Numai dupa ce a fost creată o listă scurtă a vânzătorilor trebuie sa considerăm criteriul de cost; folosirea diferențelor de cost relativ între produse oferă în același timp și o relaxare a condițiilor de negociere în faza selecției finale.

În acest moment există pe piața românească zeci de sisteme ERP, de la soluții dezvoltate de companii locale, până la soluții furnizate de mari companii internaționale, cu zeci de mii de

implementări – SAP, Oracle, Microsoft, Epicor etc. Evaluarea unui sistem ERP din multitudinea

de oferte și alegerea celui mai potrivit este un factor critic în succesul sau eșecul implementării.

Având în vedere numărul mare de sisteme, funcționalitățile pe care ele le oferă sunt diferite, precum și tehnologiile pe care acestea le utilizează și platformele pe care sunt construite. Fiecare sistem are propriile puncte bune și slabe. Alegerea unui ERP este un proces dificil, cel mai important lucru de reținut în cazul selecției este că nici un sistem ERP nu este perfect.

Principalele criterii de alegere a furnizorului:

Poziția în piață și reputația – Un sistem ERP nu este este un software pe care o firmă să îl utilizeze o perioadă scurtă de timp, astfel încât trebuie aleasă ca partener o companie solidă.

Experiența în industria în care solicitantul activează – Acest aspect trebuie avut în vedere de către client pentru a vedea dacă poate beneficia de pe urma experienței furnizorului din implementări anterioare la companii din aceeași industrie.

Sistemul de suport și mentenanță – Niciun sistem nu este perfect, astfel încât va fi nevoie de ajutorul din partea furnizorului în exploatarea sistemului și în adaptarea lui ulterioară. Este importantă astfel viteza cu care acordă suport furnizorul.

Sistemul de training – Acest aspect este menit să asigure o exploatare optimă a sistemului ales. Este important astfel de stabilit modul în care este evaluată eficiența trainingului, care sunt etapele și cine îl efectuează .

Costurile propuse (software, hardware, servicii inițiale, suport și mentenanță)

Timpul de implementare

Business Process Reengineering (BPR) – Un aspect important al unei implementări este capacitatea furnizorului de a oferi ajutor companiei în reorganizarea proceselor de business.

Alte aspecte importante cum ar fi: Funcționalitatea, Compatibilitate cu cerințele de business ale companiei , Securitatea sistemului, Interoperabilitatea sistemului, Maturitatea sistemului,Ușurința back-up-ului și a recuperării de date, Vechimea în piață a sistemului, Ergonomie, Interfața – aceasta trebuie să fie una simplă, ușor de folosit , Eficiența în utilizarea resurselor hardware și software, Mentenanța, Capacitatea de customizare, Stabilitatea, Testabilitatea

Comunitatea ERP

Având în vedere ca alegerea unui sistem ERP este o sarcină dificilă, din 20 februarie 2010, managerii au la dispoziție o nouă și foarte complexă resursă: Comunitatea ERP – singurul site din România dedicat exclusiv soluțiilor de tip ERP pentru gestiunea afacerilor.

Proiectul reprezintă o inițiativă a unui grup de consultanți independenți din București, cu experiență în domeniu, care au decis să impulsioneze promovarea conceptelor și soluțiilor de gestiune de business prin crearea unui spațiu unic, care să concentreze știri la zi și informații utile despre aplicațiile ERP, descrieri ale produselor disponibile pe piață, date despre furnizori și consultanți ce pot fi analizate, comparate și selectate pentru detaliere.

Comunitatea ERP este un site independent, neafiliat niciunui producător sau furnizor de servicii și care oferă o gamă largă de informații despre soluțiile de tip ERP și categoriile complementare (HR, SFA, WMS, BI, Document Management etc.), de la specificații tehnice, oferte comerciale, produse, furnizori, servicii și știri din domeniu. Informațiile sunt mereu de actualitate, obținute exclusiv din surse autorizate. Comunitatea ERP este noul mediu de dezvoltare, informare, comunicare și socializare al celor direct interesați de soluțiile ERP.

2.4.3 Sisteme ERP existente pe piața din România

În țara noastră, la ora actuală sectorul software-ului ERP se axează în principal pe soluții și aplicații bazate pe tehnologiile occidentale. Ele sunt traduse în limba română, adaptate legislației, sistemului de taxe și impozite, precum și normelor contabile din România, fiind promovate pe piața locală și implementate de către următoarele genuri de firme: reprezentanțe ale firmelor producătoare de nivel 1 ( SAP, Oracle); divizii locale ale unor grupuri internaționale (Exact, Scala); filiale ale unor firme străine, firme mixte care fac parte din grupuri internaționale; firme românești, partenere cu o companie străină (de exemplu, Crescendo cu QAD).

Principalele companii și produsul ERP reprezentativ oferit de acestea pe piața românească sunt:

Oracle România – Oracle Application 11

Compania americană Oracle cu operațiuni desfățurate în peste 45 de țări, este numărul unu pe plan modial în domeniul bazelor de date și numărul doi pe piața ERP. Firma Oracle este promotoarea sloganului „e-business or out of business” adică firmele trebuie să privească cu seriozitate tehnologiile Internetului și afacerile electronice dacă doresc să prospere și să supraviețuiască în viitor pe piață. Oracle Applications, versiunea 11, este cea mai completă suită integrată de module software pentru producție, aprovizionare desfacere, resurse umane, gestiune financiară, proiecte și interfață cu clienții, care oferă posibilitatea automatizării întregii activități, a companiei , beneficiind de toate facilitățile oferite de internet și de accesul global la informație.

Baan România cu Baan ERP

Soluția Baan ERP integrează 10 module, fiind utilizată în următoarele domenii: industria automobilelor, electronică, aeronautică, apărare, construcții de mașini, etc. Modulele de bază sunt următoarele: Manufacturing și/sau Baan Process pentru producție; Distribution pentru activitatea comercială; Project pentru proiectele mari sau investiții; Financials; Transportation pentru activitatea de transport.

Romsys – Emsys

Compania Romsys SA a fost creată în 1993 și a devenit în prezent unul dintre cei mai importanți furnizori de soluții informatice din România, folosite în principal în următoarele sectoare: financiar – bancar, asistență medicală și guvernamental.

Crescendo- MFG/PRO

Firma Crescendo Internațional este partenera din România a firmei americane QAD Inc., care activează în domeniul informaticii de gestiune încă din 1979. Aplicația creată de această firmă se adresează societăților comerciale care fac comerț și/ sau producție.

Exact Software România- Exact Globe

Firma Exact Software România este divizia locală a grupului multinațional Exact Software, înființat în Olanda în anul 1984. Gama de produse Exact Glob for Windows conține 32 de module integrate, împărțite în 7 categorii importante:contabilitate, gestiune stocuri și vânzări, administrare prestări servicii, administrare proiecte, producție, administrare contracte, rapoarte manageriale.

Wizrom Software – WizCount 2000

Firma Wizrom este reprezentanța în România a firmei israeliene WizSoft Ltd. Wizcount 2000 este un program de concepție nouă care folosește ca motor de baze de date tehnologia Oracle, integrând toate activitățile unei firme, de la contabilitatea de gestiune și până la producție, vânzări și aprovizionare, asigurând managementul tuturor resurselor întreprinderii.

Epicor Software România

Firma Epicor este o companie globală, furnizoare de soluții software ERP (Enterprise Resource Planning) fiind cunoscută mai ales în Statele Unite ale Americii. Cu aproape 40 de ani de experiență, Epicor este prezentă în peste 140 de țări unde deservește peste 33.000 de clienți. Compania este prezentă în România din 1996, atrăgând peste 170 de clienți din distribuție, producție, HoReCa și servicii. Epicor Software Romania, cunoscuta anterior sub numele de Scala Business Solutions, este subsidiara companiei americane Epicor Software Corp. și oferă aplicații de management al resurselor intreprinderii (ERP), clienților (CRM) și documentelor pentru companii mijlocii (cu o cifră de afaceri între cinci și 500 mil. dolari). Scala Business Solutions a fost achiziționată în anul 2004 de Epicor.

SeniorERP

SeniorERP este sistemul ERP dedicat companiilor de Distribuție, Producție și Servicii. SeniorERP integrează cea mai nouă platformă tehnologică într-un sistem eficient pentru companiile în creștere și, în același timp, într-un instrument puternic adaptat strategiei și nevoilor complexe ale marilor companii. SeniorERP este un sistem ERP online dezvoltat pe platforma .NET și MS SQL Server și implementează tehnologii XML Web Services, considerate a fi noul standard pentru lumea aplicațiilor de management al afacerilor. SeniorERP beneficiază de o arhitectură de ultimă generație – SOA (Service Oriented Architecture). De asemenea SeniorERP a anunțat implementarea SeniorERP Online pe Windows Azure, cea mai puternica platforma de Cloud la nivel mondial.

Soluțiile ERP prezentate se adresează în marea lor majoritate firmelor străine de mărime medie și mare, având în consecință și un preț prohibitiv pentru firmele mici și mijlocii, cu posibilități financiare reduse.

Cele mai cunoscute soluții ERP românești sunt:

1. ASIS, Alfa Software SA Zalau – www.asw.ro

dezvoltări: ERP.