Sisteme Informatice In Administratia Publica Locala. Studiu Privind Particularitatile Sistemelor Info

1. SISTEME INFORMATICE ÎN ADMINISTRATIA PUBLICA LOCALA

Una din caracteristicile societatii moderne este vehicularea unei cantitati mari de informatii de natura diferita. Expertii tind sa acrediteze ideea ca, în prezent, ne aflam în stadiul unei societati informationale în plina dezvoltare. Nivelul de organizare sociala si gradul de agregare al informatiei, conditioneaza exactitatea si viteza de reactie a subsistemelor sociale, precum si a componentelor lor organizationale la schimbarile rapide de stare ale societatii. Ca urmare, preocuparile pentru optimizarea continua a comunicarii constituie un obiectiv principal al proceselor de conducere macro si microeconomica.

O organizatie, privita ca un sistem dinamic si complex, se caracterizeaza prin trei componente:

• un sistem conducator, care este orientat catre luarea deciziilor si repartitia resurselor necesare pentru îndeplinirea, la un nivel de performanta asteptat, a obiectivelor organizatiei;

• un sistem informational, care are ca principala atributie dirijarea fluxului de in formatie, în conformitate cu nevoile procesului de conducere; el se mai numeste si sistem informational pentru conducere ;

• un sistem de executie sau sistem condus, care este subordonat primului sistem si îsi subsumeaza eforturile sale cerintelor sistemului conducator.

1.1. Conceptul de sistem informational

Componenta a unei organizatii, abordata ca un sistem cibernetic, conducerea poate fi definita ca un proces de ordonare a componentelor acesteia potrivit criteriului concordantei scop – actiune. În cadrul procesului, informatia joaca un rol de legatura între elementele umane si materiale ale sistemului, fara de care nu ar fi posibil nici un fel de actiune ordonata, subordonata scopului propus. Corespunzator etapelor unui ciclu al conducerii, se disting urmatoarele faze (în succesiune): culegerea informatiei de stare – analiza – elaborarea informatiei de comanda -actiunea. Aceasta pune în evidenta un ciclu al conducerii include ansamblul operatiilor desfasurate din momentul aparitiei unui eveniment ce începe cu o actiune planificata si dureaza pâna la declansarea acestei faptul ca esenta conducerii o constituie însusi procesul de transformare a informatiei de stare în informatie de comanda si transmiterea acesteia intre nivelul conducator si cel condus. Sub aspect conceptual, atributul informational se refera la tot ce înseamna informatie si, mai ales, la valorificarea si transportul ei la utilizatori. Existenta si calitatea informatiilor este indispensabila realizarii atributelor conducerii, iar unitatea sistemului informational determina nivelul de performanta al acesteia. Sistemele informationale au existat, într-o forma sau alta, pe toate treptele dezvoltarii societatii omenesti, informarea constituind o conditie fundamentala a realizarii oricarui proces managerial, în calitatea sa de proces de însusire si transmitere a informatiilor. Considerat ca o componenta manageriala, aspectul informational al conducerii se exprima prin acest sistem. Aparitia si evolutia sistemelor informationale se reflecta prin intermediul urmatoarelor momente semnificative atinse de procesele de conducere, productive si informationale:

• aparitia nevoii de a conduce, care a constituit o premisa esentiala a existentei sistemelor informationale; pe masura dezvoltarii productiei materiale acestea au cunoscut noi dimensiuni iar succesele numeroaselor personalitati conducatoare, din istoria societatii, s-au datorat unor sisteme informationale bine concepute si organizate;

• aparitia primelor sisteme informationale, special organizate, în primele decenii ale secolului XX;

• consolidarea sistemelor informationale, în a doua jumatate a secolului nostru, ca urmare a dezvoltarii mijloacelor automatizate de prelucrare a date lor.

În acest context, un sistem informational vizeaza atât aspectul organizatoric al acestuia, cât si cel tehnic.

Realizarea unei informari complete si de calitate, precum si valorificarea integrala a informatiei poate fi posibila doar în cadrul unui sistem conceput ca un ansamblu integrat, care cuprinde: proceduri, metode si mijloace folosite atât pentru generarea si pastrarea datelor, cât si pentru transformarea lor în informatii, inclusiv echipamente, asigurarea cu programe, operatiile executate de om sau cu mijloace tehnice, datele structurate pe criterii de eficienta, ca si metodele de folosire rationala a lor.

Prin urmare, un sistem informational reprezinta un ansamblu complex, organizat de oameni, masini, programe, procedee si activitati practice, concretizate în compartimente cu legaturi informationale, alcatuind cadrul organizatoric prin intermediul caruia se elaboreaza si se folosesc informatiile. Altfel spus, sistemul informational constituie un angrenaj care procura informatiile, le transforma într-o forma susceptibila de a fi utilizate de fiecare treapta de conducere, transmite si prelucreaza deciziile, urmareste efectele aplicarii acestora, atât în timpul executiei, cât si dupa terminarea actiunii lor.

În România, cercetarea si proiectarea sistemelor informationale a înregistrat în ultimii ani progrese semnificative. Se poate vorbi, în prezent, de încercarea conturarii unei conceptii proprii în acest domeniu. Cu toate acestea, experienta practica în întreprinderile comerciale a aratat ca, de multe ori, analizele s-au limitat la abordarea partiala a unui sistem informational, precum descrierea suportilor de informatie, a documentelor folosite sau procedeelor de prelucrare, facându-se abstractie de ideea de sistem. Tinând seama de efectele negative ale unei asemenea maniere de abordare, este obligatoriu de semnalat faptul ca numai abordarea integrata a sistemului informational conduce la ceea ce se defineste drept management complex si complex în firmele comerciale si institutiile publice românesti.

Functionarea unui sistem informational presupune desfasurarea urmatoarelor activitati:

culegerea datelor despre starea sistemului condus si a mediului sau inconjutator;

transmiterea datelor in vederea prelucrarii;

prelucrarea datelor in scopul asigurarii informatiilor necesare procesului decizional;

adoptarea deciziilor;

transmiterea deciziilor spre executie;

asigurarea controlului si punerii in practica a deciziilor.

Sistemul informational face legatura intre sistemul condus si sistemul decizional, fiind subordonat acestora.

Structura de conducere a unui sistem este prezentata in figura 1.

SISTEM SISTEM INFORMATIC INFORMATIONAL

fig. 1

Un sistem informatic este alcatuit din elementele prezentate in figura 2.

fig. 2

Sistemul information al organizatiilor publice din administratia locala poate fi definit ca acea componenta a managementului institutiilor publice care încorporeaza totalitatea resurselor informationale create, prelucrate si transmise pe fluxuri si circuite informationale, precum si a tehnicilor si mijloacelor de procesare a acestora în vederea cresterii rapiditatii si fiabilitatii actului decizional.

1.2. Componentele sistemului informational

Asa cum am mentionat, sistemul informational poate fi considerat ca una din principalele componente a conducerii în timp real a activitatii institutiilor din administratia publica. Realizarea actului conducerii depinde de fiabilitatea lui, iar buna lui functionare depinde de calitatea elementelor sale componente. In sensul cel mai general componentele sistemului informational sunt: resursele informationale, circuitele si fluxurile informationale si procedurile si mijloacele de tratare a informatiilor.

1.2.1. Resursele informationale

Resursele informationale sunt componenta a carei calitate tinde sa conditioneze într-o masura crescânda continutul si eficienta de ansamblu a institutie publice. Ele pot fi definite ca reprezentând ansamblul sistemic al informatiilor generate, obtinute, disponibile si refolosibile din administratia publica locala si centrala . Tot mai mult se acrediteaza ideea ca resursele informationale sunt o componenta a oricarui tip de activitate.

Fiecare activitate la rândul ei genereaza noi informatii, care, ulterior, sunt utile ducerii la bun sfârsit a respectivei activitati sau ale altor activitati. Procesele de natura manageriala, orientate catre adaptarea institutiei publice la un mediu tot mai dinamic si complex, impun obtinerea de informatii vitale cu privire la relatia cu oamenii (nevoi, servicii, informare etc.), la relatiile dintre institutii (segmente ocupate , structura,etc.),

Ca urmare, apare necesitatea organizarii la nivelul

Instititutiilor publice din administratia publica locala a unui sistem eficient de procurare, prelucrare si stocare a acestor informatii, care sa fie în masura sa le transforme în resurse disponibile si refolosibile, subsumate fundamentarii corespunzatoare a d eciziilor privind activitatea curenta si de perspectiva a institutiei.

Resursele informationale conditioneaza într-o masura semnificativa, atât manifestarea functiilor institutiei publice, cât si proiectarea structurilor organizatorice pe care aceste functii se bazeaza.

Astfel, domeniile de resurse informationale majore privind functiile

Institutiei publice pot fi sintetizate dupa cum urmeaza:

functia de relatie cu publicul – gasirea celor mai bune metode de informare a cetateanului ;

functia de administrare si management public local – planificarea strategica, investitiile pentru dezvoltare, temele de cercetare;

functia financiar-contabila – planificarea bugetului, stabilirea capitalului, contabilitatea cheltuielilor, contabilitatea veniturilor;

functia de personal – recrutare, selectie, angajare, formare si perfectionare, salarizare, promovare, probleme sociale;

etc.

Modul de organizare a resurselor informationale permite, pe de o parte, cunoasterea situatiei trecute, precum si a celei existente într-o institutie publica, iar pe de alta parte, anticipari ale evolutiei viitoare, contribuind astfel la elaborarea si îndeplinirea obiectivelor acesteia, oferind chiar posibilitatea adoptarii de strategii active care sa vizeze influentarea mediului în sensul dorit. Abandonarea conceptiei traditionale, în favoarea uneia noi, moderne, se explica prin constientizarea faptului ca o utilizare corespunzatoare a resurselor informationale permite rationalizarea distributiei serviciilor publice, în conditiile în care este evident mai avantajos, mai ieftin sa misti informatia decât sa deplasezi personal ,documente fizice, precum si alte mijloace necesare indeplinirii unor activitatii specifice.

Componenta elementara a resurselor informationale, informatia constituie rezultatul prelucrarii datelor dupa anumite proceduri logice. Plecând de la conceptul de informatie si continutul acesteia, literatura de specialitate aferenta domeniului managementului acorda un loc aparte informatiei din cadrul administratie publice, termen a carui abordare cunoaste doua acceptiuni:

• informatie în sens larg, care se refera la orice informatie care poate fi folosita în mod direct sau indirect de catre institutiile publice si regiile autonome în vederea atingerii obiectivelor propuse;

• informatie în sens restrâns, care se refera numai la informatiile care sunt utilizate în mod nemijlocit în procesele activitatii unei institutii (contabile, financiare sau tehnice).

În cadrul institutiilor publice este recomandabila adoptarea primei acceptiuni mentionate, datorita avantajelor pe care le ofera prin luarea în considerare a ratiunii existentei si finalitatii informe, formare si perfectionare, salarizare, promovare, probleme sociale;

etc.

Modul de organizare a resurselor informationale permite, pe de o parte, cunoasterea situatiei trecute, precum si a celei existente într-o institutie publica, iar pe de alta parte, anticipari ale evolutiei viitoare, contribuind astfel la elaborarea si îndeplinirea obiectivelor acesteia, oferind chiar posibilitatea adoptarii de strategii active care sa vizeze influentarea mediului în sensul dorit. Abandonarea conceptiei traditionale, în favoarea uneia noi, moderne, se explica prin constientizarea faptului ca o utilizare corespunzatoare a resurselor informationale permite rationalizarea distributiei serviciilor publice, în conditiile în care este evident mai avantajos, mai ieftin sa misti informatia decât sa deplasezi personal ,documente fizice, precum si alte mijloace necesare indeplinirii unor activitatii specifice.

Componenta elementara a resurselor informationale, informatia constituie rezultatul prelucrarii datelor dupa anumite proceduri logice. Plecând de la conceptul de informatie si continutul acesteia, literatura de specialitate aferenta domeniului managementului acorda un loc aparte informatiei din cadrul administratie publice, termen a carui abordare cunoaste doua acceptiuni:

• informatie în sens larg, care se refera la orice informatie care poate fi folosita în mod direct sau indirect de catre institutiile publice si regiile autonome în vederea atingerii obiectivelor propuse;

• informatie în sens restrâns, care se refera numai la informatiile care sunt utilizate în mod nemijlocit în procesele activitatii unei institutii (contabile, financiare sau tehnice).

În cadrul institutiilor publice este recomandabila adoptarea primei acceptiuni mentionate, datorita avantajelor pe care le ofera prin luarea în considerare a ratiunii existentei si finalitatii informatiei publice, indiferent de natura sa tehnica, stiintifica sau financiara. În acelasi timp, o asemenea abordare corespunde si obiectivelor institutiei cu privire la adaptarea permanenta la mutatiile intervenite în cadrul mediului economico -social, adaptare ce presupune cunoasterea si valorificarea oricarui tip de informatii.

Complexitatea proceselor manageriale implica crearea si utilizarea unui volum mare de informatii. Diversitatea si complexitatea deosebita a acestora impune o multitudine de clasificari ce faciliteaza identificarea caracteristicilor specifice fiecarui tip.

Din punctul de vedere al gradului de prelucrare , informatiile pot fi:

primare – cele care nu au suferit un proces de prelucrare anterior;

intermediare – cele care au fost si mai pot fi supuse prelucrarii;

finale – cele care au un caracter sintetic si un grad de agregare ridicat.

În functie de originea si destinatia lor, distingem:

informatii externe – generate în mediu sau destinate acestuia;

informatii interne – care se nasc si circula în interiorul institutiei.

Dupa modul de definire , informatiile se clasifica în:

formale – având un regim prestabilit de captare, circulatie, prelucrare si stocare;

informale – care circula spontan între compartimente si/sau indivizi în functie de necesitati.

Având drept criteriu natura lor, informatiile pot fi:

cantitative ;

calitative ;

de comparatie.

Din punct de vedere al modului de organizare a înregistrarii si prelucrarii, informatiile pot fi:

informatii tehnico -operative – care au frecventa mare de difuzare, caracter analitic si sunt orientate catre localizarea în timp si spatiu a proceselor din cadrul institutiei;

informatii de evidenta contabila – ce sunt utilizate pentru fundamentarea si evaluarea deciziilor pe termen scurt si se refera, în special, la aspecte de gestiune economica ale activitatilor institutie;

informatiile statistice – care sunt informatii postoperative ce reflecta în mod sintetic, sub forma preponderent numerica, principalele activitati ale institutiei; sunt folosite pentru evaluarea rezultatelor insitututie publice si pentru diagnosticarea si previzionarea de noi obiective.

De remarcat ca, în activitatea institutiilor publice, pot deveni resurse informationale nu numai informatiile depozitate pe diferiti suporti materiali (hârtie, benzi magnetice, dischete etc.) si susceptibile de a fi valorificate într-o împrejurare data, ci si cele rezultate din dinamica social-economica si din relatiile acestora cu alte institutii publice locale sau centrale din tara si strainatate,

1.2.2. Fluxurile si circuitele informationale

Fluxurile si circuitele informationale sunt cea de a doua componenta a sistemului informational al institutiilor publice. Orice sistem informational se caracterizeaza (fig.1.1), în fiecare parte a lui, prin doua concepte: emitator si receptor (beneficiar).

Emitatorul este sursa de producere a informatiei care apoi este procesata sau modificata si transmisa receptorului. Cantitatea de informatii vehiculata (transmisa si procesata) între emitator si receptor se numeste flux informational, iar traiectoria pe care o parcurge informatia se numeste circuit informational.

Caracteristica principala a fluxurilor si circuitelor în întreprinderile comerciale, consta în maximizarea fluxurilor informationale în conditiile în care circuitele informationale înregistreaza o tendinta clara de scurtare, prin eliminarea sau evitarea punctelor intermediare.

Ideea de baza este ca maximum de informatie utila trebuie sa fie transferata de la emitator la beneficiarul informational pe calea cea mai scurta.

1.2.3. Procedurile si mijloacele de tratare a informatiei

Cea de a treia componenta a sistemelor informationale o constituie procedurile si mijloacele de tratare a informatiei cu ajutorul carora resursa informationala este prelucrata si adaptata potrivit nevoilor manageriale. Ele sunt strict dependente de forma de organizare a sistemului informational precum si de baza materiala de care dispune institutia publica .

Procedurile informationale includ metodele si tehnicile de culegere, înregistrare, transmitere si prelucrare, operatiile componente, suportii, formulele, modelele si mijloacele de tratare a informatiilor.

Procedurile informationale sunt demersuri foarte detaliate, constituite si organizate etapizat:

• stabilirea suportilor (purtatorilor) de informatii utilizati, adica a materialelor folosite pentru consemnarea lor, precum si a caracteristicilor dimensionale si de structura a acestora. Suportii informationali utilizati variaza în functie de natura sistemului informational existent. Astfel, într-un sistem informational simplu, practicat îndeosebi de institutiile subordoante din administratia publica locala, se caracterizeaza prin circulatia informatiilor de la emitor la receptor în starea în care au fost emise, cei mai frecvent întâlniti suporti de informatii sunt: documente fizice facturiere, registre, contracte, etc.. În cadrul sistemelor informationale complexe, folosite de catre autoritatile publice , în care datele circula prelucrate cu ajutorul unor mijloace mecanizate sau automatizate folosind echipamente adecvate si personal specializat, sunt utilizati, pe lânga suportii mentionati mai sus si suporti magnetici pentru informatii:dischete, CD,discuri optice, hardisk-uri etc.

• stabilirea succesiunii tratarii informatiilor si a operatiilor pe care acestea le impun, a modelelor si formulelor de calcul utilizate. Se pot defini astfel, relatiile care stau la baza stabilirii nivelurilor de performanta sau a gradului de realizare/nerealizare a acestor niveluri de performanta. Demersul în sine porneste de la forma finala a existentei informatiilor, care sunt strict dependente de imaginea precisa a obiectivelor si sarcinilor institututiei publice . Realizarea acestora este conditionata de existenta informatiilor si cerintele pe care ele trebuie sa le îndeplineasca, cerinte în functie de care persoanele responsabile cu aspectele organizatorice, economice si informationa le stabilesc procedurile informationale adecvate.

Gradul de agregare a procedurilor, este strict dependent de marimea institutie publice si de nivelul de complexitate a managementului acesteia. Prelucrarea informatiilor prin intermediul metodelor evoluate matematice, economice, statistice, sociologice, psihologice reprezinta, în prezent, o practica tot mai frecventa.

Dotarile tehnice moderne impun, pe zi ce trece, noi ierarhii între caracteristicile fundamentale ale procedurilor informationale. Astfel, pe primele locuri se situeaza urmatoarele:

• gradul ridicat de formalizare a procedurilor informationale , bazata în principal pe tipizare, standardizare si codificare a informatiilor si situatiilor info rmationale, cu scopul de a se utiliza computerele pentru facilitarea integrarii lor pe verticala sistemului de management;

• un accentuat caracter optional al procedurilor informationale ale institutiei publice, este tratarea rapida a informatiei ; existenta acestei particularitati apare ca o consecinta a aportului oferit de utilizarea foarte diversa a bazelor de date, bancilor de informatii, programelor expert, s.a.m.d.;

• economicitatea ridicata a procedurilor informationale moderne care este rezultanta tuturor celorlalte caracteristici anterior enuntate; sporirea eficientei procedurilor informationale este conditionata, pe de o parte de complexitatea lor, iar pe de alta parte, de aplicarea unor principii relativ simple, dar extrem de importante, precum principiul exceptiilor, principiul prioritatilor etc.

Mijloace de tratare a informatiilor se constituie într-un ansamblu unitar al mijloacelor de culegere a datelor, înregistrare, transmitere si prelucrare ale informatiilor. Ele definesc suportul tehnic al sistemului informational. Acest suport include doua mari componente si anume:

• suportul fizic ce contine ansamblul de echipamente -hardware;

• suportul logic, care cuprinde sistemul de programe de operare si programele de aplicatii – software.

Obtinerea unor rezultate finale în timp real este conditionata de numarul, structura si calitatile tehnice ale mijloacelor de tratare a informatiilor. Ca urmare, ele vor influenta performantele functionale ale sistemului informational.

În functie de performantele tehnice si de gradul de interventie al omului, diferitele tipuri de mijloace de tratare a informatiilor pot fi grupate în urmatoarele categorii:

manuale – când intrarile în sistem sunt pe purtatori de hârtie, care sunt procesate manual, iesirile fiind tot pe purtatori de hârtie;

mecanizate – când prelucrarea informatiilor se face cu ajutorul echipamentelor mecanografice, cu posibilitati de în magazinare relativ limitate, iar accesul la informatie este de regula limitat de performantele acestora;

automate – când prelucrarea informatiilor se face cu ajutorul computerelor, cu posibilitati de înmagazinare adaptate nevoilor institutiei, accesul la informatie realizându-se “on line” .

1.3. Tipuri de fluxuri si circuite informationale

În literatura de specialitate, analiza fluxurilor informationale se constituie ca un capitol de sine statator. El a aparut ca urmare a preocuparii teoreticienilor de a elabora categorii generice care sa caracterizeze cât mai complet sistemele informationale. In acest context facem mentiunea ca exista o foarte complexa tipologie a fluxurilor informationale. Ele sunt abordate în functie de directia de vehiculare a informatiei (verticale,orizontale, oblice); continutul informatiei (omogene, eterogene); frecventa producerii (permanente, temporare, periodice) sau configuratie

(ondulatorii, arc, spirala). Primele trei criterii includ tipuri de fluxuri cu aplicabilitate relativ generala si la întreprinderile comerciale. Criteriul configuratiei este, însa, cel mai complex, deoarece el are la baza ideea ca un management bun este rezultatul unei decizii corect transmise printr-un sistem informational, într-o structura organizatorica permeabila. Potrivit acestui criteriu, pot fi definite urmatoarele tipuri de fluxuri informationale:

• liniare – care au un caracter permanent si urmaresc în principal traseul relatiilor organizatorice de tip ierarhic si de cooperare;

• ondulatorii – care se stabilesc între sefi si subordonatii compartimentelor situate la acelasi nivel ierarhic si sunt rezultanta unei combinatii dintre relatiile de tip ierarhic cu relatii de cooperare;

• arc – care apar între decidenti si executanti situati pe niveluri ierarhice diferite, cu traiectorii ascendente sau descendente, si sunt de regula generate de deciziile cu caracter de unicat; ele pot fi cu transferul deciziei descendent si raportare ascendenta (informarea este subsecventa deciziei, arc convex – fig. 1.3) sau cu informare ascendenta si decizie descendenta;

• spirala – care apar cu caracter temporar sau aleator si sunt specifice fluxurilor specializate pentru urmarirea unui produs (aflat în franciza ) de la intrare, pâna la solutionare.

2.METODE DE PROIECTARE A SISTEMELOR INFORMATIONALE

2.1. Conditii de existenta ale unui sistem informational fiabil

Preocuparile referitoare la operativitatea deciziei manageriale si, in acest, context la perfectionarea sistemelor informationale nu sunt noi. Ca urmare a cresterii complexitatii proceselor de decizie din administratia publica centrala si locala, a aparut necesitatea inbunatatirii, rationalizarii si perfectionarii sistemelor informationale. In acest context, ideea care s-a degajat a fost aceea ca un sistem informational, fara a fi exhaustiv, trebuie

sa raspunda cerintei de rationalizare a informatiei in vederea cresterii calitatii procesului decizional. In conditiile in care, managerii se afla permanent in fata situatiei de a lua decizii in conditii de risc, se pun in fata proiectantii de sisteme informationale au obligatia de a satisface doua conditii de baza:

asigurarea unei prelucrari corecte a informatiei din domeniile care tin de certitudine (cele referitoare la organizarea proceselor interne de stocare, evidenta a documentelor si contabile);

oferirea unor estimatii cat mai apropiate de evolutia reala pentru fenomenele care se gasesc sub incidenta riscului (dinamica societatii, dezvoltarea economica, evolutia legislativa, etc.).

Realizarea acestor conditii impune la randul ei realizarea altor doua categorii mari de restrictii:

• impunerea unor cerinte care sa asigure corectitudinea si viabilitatea informatiei;

• eliminarea deficientelor majore existente in sistemul informational in functiune.

2.1.1. Cerinte necesare pentru asigurarea corectitudinii si viabilitatii informatiei

Sunt elemente care conditioneaza perceperea realista a proceselor la care se refera informatiile in calitatea lor de componente primare ale sistemului informational. Dintre acestea enumeram:

• asigurarea de informatii reale cu privire la modul de desfasurare a proceselor din interiorul institutie publice; cerinta se gaseste in stransa corelatie cu caracteristicile socio-economice specifice institutie respective si mediului in care ea opereaza; calitatea informatiilor reprezinta, in acest context, un element definitoriu pentru realismul deciziilor, precum si pentru obtinerea pe termen lung a unor performante social-economice ridicate;

• multilateralitatea informatiei; aceasta constituie o cerinta generata de complexitatea proceselor si fenomenelor care au loc in cadrul institutiilor publice. intelegerea, analiza si perceperea proceselor in care institutia este implicata, din multiple puncte de vedere, necesita informatii multilaterale, in masura sa reliefeze aspectele reprezentative de natura social – economica, tehnica, umana sau stiintifica;

• concizia si capacitatea de sinteza a informatiilor; aceasta reprezinta o cerinta a care-i existenta este impusa de riguroasa selectare a celor mai semnificative informatii din punct de vedere al gradului de noutate si al importantei pentru activitatea institutiei.

• precizia si siguranta informatiilor; aceasta necesita o identificare corecta a elementelor esentiale noi, si asigurarea cu exactitate a caracterului concis , sintetic si multilateral al informatiilor;

• oportunitatea informatiei, care consta in utilizarea informatiei corespunzator destinatiei sale in timp util; caracteristica este impusa, pe de o parte, de cunoasterea exacta a destinatarului informatiei (care poate fi cel care a cules si inregistrat informatia in forma sa primara, sau un alt executant), iar pe alta parte, de faptul ca utilizarea informatiei conform destinatiei sale este conditionata de ajungerea sa la beneficiar in timp optim pentru luarea deciziei sau declansarea actiunii vizate;

• operativitatea tratarii informatiilor; ea este impusa de reducerea perioadelor legate de initierea, luarea si implementarea deciziilor si, ca urmare, sporeste insemnatatea tratarii cat mai rapide a informatiilor, stiut fiind faptul ca o informatie oricat de valoroasa ar fi, devine total sau partial inutila, daca ajunge la utilizator dupa ce procesul caruia i-a fost nemijlocit destinata s-a finalizat;

• dinamismul informatiilor, care este impus, pe de o parte, de tendinta de comprimare a perioadelor in care se desfasoara procesele manageriale si cele de executie, iar pe de alta parte, de necesitatea ca informatiile sa reflecte evolutia procesele de munca si problematica institutiei publice, evolutia lor si, mai ales, de anticiparea evolutiei acestora;

• adaptarea informatiilor la specificitatea personalului implicat; se refera la formalizarea informatiilor in raport cu nivelul de intelegere si calificare a personalului care o utilizeaza;

• eficienta informatiilor; aceasta presupune evaluarea rezultatelor transpunerii informatiilor in decizie;

• fiabilitatea informatiilor; se refera la asigurarea disponibilitatii informatiilor in raport cu coordonatele care prezinta interes pentru decident;

• adecvarea informatiei, la nevoile impuse de luarea deciziilor la respectivul nivelul ierarhic.

2.1.2. Eliminarea deficientelor majore existente in sistemul informational in functiune

Ea constituie cea de a doua conditie a reproiectarii sistemelor informationale. Un sistem informational proiectat intr-o anumita perioada de timp poate deveni de -a lungul timpului ineficient, datorita cresterii numarului de activitati, volumului de informatii, supraaglomerarii punctelor de decizie, aparitiei unor goluri sau paralelisme, etc. Cele mai frecvente disfunctionalitati ce apar intr-un sistem informational sunt: distorsiunea,

filtrajul, redundanta si supraancarcarea circuitelor informationale.

Distorsiunea informatiilor consta in modificarea partiala, neintentionata a continutului, a mesajului unei informatii in procesul culegerii, prelucrarii si transmiterii de la emitator la receptor. Printre cauzele generatoare de distorsiuni enumeram: nerealizarea unei coordonari corecte, neomogenitate in pregatirea personalului implicat in vehicularea informatiei, slaba pregatire a celor care emit informatii, utilizarea de suporti informationali de calitate necorespunzatoare, probleme

de manipulare a suportilor de informatii in procesul transmiterii lor, etc.

Filtrajul reprezinta o modificare voita a mesajului sau continutului informatiilor de -a lungul fluxului informational pe care acestea il parcurg. Spre deosebire de distorsiune, filtrajul introduce elementul volitiv, manifestat prin interventia pe parcursul crearii, transmiterii si prelucrarii informatiilor a unor persoane, care au interesul ca beneficiarul informatiei sa primeasca un mesaj eronat, partial sau total.

Atat distorsiunea, cat si filtrajul, influenteaza in mod negativ beneficiarii de informatii, ca urmare a dezinformarii lor partiale sau integrale, cu efect asupra proceselor manageriale.

Redundanta consta in inregistrarea, transmiterea si prelucrarea repetata a unor informatii. Ea este o deficienta tipica a sistemului informational, determinata de lipsa de corelare a diferitelor functii, posturi sau compartimente din cadrul structurii organizatorice, de absenta coordonarii sau coordonarea defectuoasa a anumitor componente ale

sistemului managerial. Ea se produce ca efect al nerespectarii principiului unitatii de decizie si actiune (prin cipiul de baza al proiectarii structurilor organizatorice). Situatia cea mai frecventa a aparitiei redundantei este aceea a solicitarii de cereri de informatii fara respectarea nivelurilor ierarhice.

Supraancarcarea circuitelor informationale cu informatii este, de fapt, un efect al redundantei, sau al nerespectarii caracterului piramidal a sistemului informational. Principalele ei cauze sunt: proiectarea defectuoasa a sistemului informational actual, lacunele in pregatirea unui persoanal si executanti, tendinta de supraevaluare a realizarilor si actiunilor intreprinse.

2.2. Principii care stau la baza proiectarii (reproiectarii) sistemelor informationale

Procesele de elaborare a sistemelor informationale sunt procese complexe, cu activitati integrate care trebuie sa fie subordonate unei conceptii unitare si unei metodologii de abordare bazate pe respectarea cu strictete a unui complex de principii. Aceste principii, unanim acceptate de specialistii recunoscuti din domeniu, sunt urmatoarele:

• Managementul administratie este sistemul de nivel cel mai general al institutiilor si organizatiilor publice; el subordoneaza proiectarea si functionarea sistemelor informationale. In calitatea sa de subsistem al sistemului managerial, sistemul informational asigura baza informationala pentru activitatile manageriale si de executie si, ca urmare, el trebuie sa reflecte toata gama de obiective ale firmei (strategice, tactice, derivate) care intra incompetenta sistemului managerial. Sistemul informational trebuie sa asigure o corelare stransa intre sistemul decizional al institutiei si structura organizatorica a acesteia .

• Unitatea metodologica a tratarii informatiilor este un principiu a carui respectare asigura compatibilitatea tuturor componentelor sistemului, oferind premisele integrarii informatiilor in sistemul decizional, al asigurarii rigurozitatii, si facilitarii controlului managementului asupra functionarii sale. Caracteristica esentiala oferita de acest principiu est omogenitatea.

• Focalizarea eforturilor in demersul proiectarii catre identificarea si eliminarea abaterilor majore de la obiectivele programate a fi realizate. Abaterile majore apar, de regula, in procesul de raportare de la nivelurile inferioare de decizie, catre cele superioare. O micsorare a frecventei si dimensiunii situatiilor informationale (raportarilor) ar putea, in acest context, sa determine o simplificare si o cresterii a rapiditatii de reactie a sistemului informational.

• Conditionat de principiu precedent este si principiul asigurarii unui timp de reactie in concordanta cu cerintele sistemului managerial. El deriva din faptul ca nici un sistem informational al unei insitutii publice nu este omogen din punct de vedere al culegerii, prelucrarii si transmisiei informatiei, deoarece in structura oricaruia se gasesc componente manuale alaturi de componente automatizate, care determina aparitia unor timpi diferiti de reactie. Problema cheie pentru proiectanti este de a gasi solutia cea mai buna de combinare a acestora pentru ca sistemul informational sa poata face fata, ca rapiditate si ritmicitate, nevoilor sistemului managerial.

Legat de acesta este principiul flexibilitatii, potrivit caruia sistemul informational trebuie sa fie suficient de elastic pentru a putea face fata unor modificari ale caracteristicilor sale functionale potrivit nevoilor noi care pot apare.

• Principiul valorificarii la maximum a fondului de informatii primare in informatiile finale, deriva din necesitatea unei bune fundamentari a deciziei social-economice care impun e o foarte clara modalitate de constructie a informatiilor finale, subsecvente deciziei, bazata pe proceduri informationale in masura sa utilizeze cu maximum de randament baza de informatii primare.

• Principiul eficientei, care este de fapt un principiu gen eral al activitatii economice potrivit caruia, in procesele de proiectare trebuie avut in vedere obtinerea unui nivel maxim de rezultate cu eforturi cat mai mici. El impune o evaluare continua a acestui raport, cu mentionarea metodologiilor in masura sa asigure obtinerea unor niveluri locale optime, in termenii deciziei manageriale.

2.3. Demersul analizei de sistem si proiectarii

2.3.1. Elemente ale analizei de sistem

Un management eficient implica existenta unui sistem informational fiabil, in masura sa faca fata solicitarilor procesului de decizie. Aparitia unor discordante in procesul de decizie, furnizarea cu intaziere a informatiilor, nerealismul acestora, aparitia unor conflicte ca urmare a existentei unor circuite paralele a caror existenta incalca criteriile de confidentialitate impuse, pot fi cauze ale inceperii unor procese de proiectare sau reproiectare a sistemului informational. Acest proces este de regula un proces riguros, foarte laborios care, de regula, implica multe din resursele materiale, umane si financiare ale intreprinderii comerciale. El consta, de fapt, in implementarea unui nou set de proceduri de procesare a informatiei. Cea mai importanta problema in proiectarea unui sistem informational consta in descrierea sistemului, a celui deja existent dar si a celui care urmeaza a fi introdus. Importanta deriva din complexitatea sistemului informational, in care foarte putine componente se pot identifica cu usurinta. Situatia aceasta este urmare a faptului ca in economia romaeasca nu exista un standard referitor la sistemele informationale. Chiar un sistem bazat pe tehnologia computerelor are un ciclu de viata limitat, la fel ca un organism viu sau ca un produs nou lansat pe piata. Proiectarea unui sistem informational nou este stimulata de nevoia de a perfectiona procedurile existente sau de a obtine un avantaj competitiv din valorificarea unei noi oportunitati. Primul pas al acesteia il constituie delimitarea sferei de cuprindere a proiectarii, prin identificarea cauzelor care determina slaba functionare a sistemului informational, in ansamblul sau sau a partilor sale componente. Delimitarea sferei de cuprindere se poate face cu ajutorul tabelelor de determinare (vezi fig.2.1), care pot oferi o imagine a relatiilor de tip cauza-efect in propagarea lor de la efectul final catre cauza initiala. Odata delimitata sfera de cuprindere se poate trece la proiectarea propriu -zisa.

2.3.2. Fazele proiectarii

Procesul de proiectare, care este intanit in literatura de specialitate si sub termenii de rationalizare sau reproiectare, este un proces complex, care poate sa afecteze intreg sistemul intreprinderii sau parti componente ale sale. Criteriul de baza al proiectarii consta in eliminarea redundantelor informationale. Privit la nivelul intregului sistem al institutiei publice, procesul de eliminare a redundantelor este orientat pe urmatoarele etape:

• o analiza comparativa a componentelor structurii organizationale in vederea identificarii unor subcomponente care au atributii functionale similare sau identice; daca apar situatii de acest gen se impune o redimensionare a subcomponentelor in cauza, pentru a se respecta criteriul unicitatii atributiilor functionale;

• o analiza a competentelor specifice fiecarei atributii functionale a componentelor organizationale, cu scopul eliminarii paralelismelor in exercitarea sarcinilor; criteriul care sta la baza acestei analize este criteriul unicitatii competentelor iar rezultatul acestei analize il constituie delimitarea clara a granitelor dintre subdiviziun ile organizatorice in procesul exercitarii functiilor lor.

• o analiza a activitatilor specifice fiecarei competente , cu eliminarea redundantelor derivate din existenta unor activitati care servesc aceluiasi obiectiv, dar care se gasesc pe niveluri diferite de competente sau functionale; criteriul aplicat este acela al unicitatii activitatilor;

• construirea unei diagrame de relatii care sa cuprinda, pe de o parte, relatiile dintre activitatile specifice fiecarei competente functionale, iar pe de alta parte, relatiile dintre activitati complementare, dar care se gasesc pe niveluri de competenta functionale diferite (relatii dintre servicii diferite sau birouri diferite); criteriul utilizat este cel al unicitatii relatiei, iar scopul este ace la al eliminarii relatiilor care ar putea sa genereze suprapuneri de circuite informationale sau dublari de fluxuri;

• reprezentarea grafica a circuitelor informationale specifice fiecarei relatii, care este o activitate orientata catre definirea continutului fiecarei informatii, a purtatorilor de informatii si a traiectoriilor acestora; criteriul utilizat este acela al unicitatii locului producerii unei informatii, iar prin reproiectarea purtatorilor de informatii se pot elimina eventualele informatii inutile sau eventualele dubluri de informatii;

• informatizarea sistemului informational astfel, imbunatatit.

3 INFORMATIZAREA SISTEMELOR INFORMATIONALE

3.1. Sistemul informatic versus sistemul informational de conducere

Sistemul informatic constituie în prezent un subiect amplu analizat în literatura de specialitate. Într-o forma simplista se poate considera ca, daca, într-un sistem informational predomina ca echipament mijloacele de automatizare, atunci acesta este de numit sistem informatic. Prin urmare, sistemul informational, având o sfera mai larga, include si sistemul informatic. De altfel, înca de la începutul deceniului ‘70 prin sistem informational se subîntelegea si sistemul informatic, adica ansamblul de mijloace, calculatoare, programe, fisiere . Prin sistem informatic se considera acea parte din sistemul informational în care prelucrarea este automata. Altfel spus, sistemul informatic, presupus parte integranta din cel informational, se refera la prelucrarea structurilor de informatie, pe când cel informational, la continutul lor.

Un sistem informatic trebuie sa dispuna, in afara de calculatorul electronic, si de echipamente de culegere, verificare, transmitere si stocare a datelor, in conformitate cu figura 3.

Un sistem informatic devine integrat atunci când pentru tot sistemul informational, prelucrarea este automata . În aceeasi ordine de idei, un punct de vedere este si acela al egalitatii sub care sunt privite cele doua notiuni ce se pot înlocui reciproc. Pentru institutiile si autoritatile publice din administratia publica centrala si locala, un asemenea sistem trebuie privit ca o limita spre care este orientata evolutia sistemului informatic, si nu un obiectiv imediat.

Structura de baza a subsistemului informatic este prezentata in figura 4., care reda componentele informatice asociate fluxului tehnologic de prelucrare care cuprinde: operatii de culegere si inregistrare a datelor, operatii de actualizare si validare, centralizarea si editarea situatiilor de iesire. Conturarea opiniilor mentionate anterior a fost rezultatul unui proces istoric legat de evolutia tehnicilor de prelucrare a datelor.

fig.3

Prima etapa a fost legata de perioada de pionierat a sistemelor informationale când prelucrarea informatiilor se efectua manual si transmiterea lor se realiza pe suporti de hârtie. Ca urmare, primele definitii date sistemului informational, aveau în vedere numai procedurile de prelucrare manuala a informatiei. Aparitia mijloacelor mecanografice de prelucrare a informatiei au determinat abordarea sistemelor informationale, într-o maniera diferita, ele fiind definite prin complexe de proceduri mecanizate partial sau total. Aceste tipuri de definitii au fost specifice deceniilor 4 si 5 ale secolului nostru.

Aparitia calculatorului electronic a indus ideea ca un sistem de informare modern nu poate fi conceput decât complet mecanizat si automatizat, acreditându-se impresia ca sistemul informatic nu este chemat sa completeze sistemul informational, ci sa îl înlocuiasca. O asemenea abordare s-a dovedit exagerata.

S-a constatat astfel, ca un calculator electronic poate fi foarte util în conducerea proceselor, efectuarea calculelor si afisarea rapoartelor, în care omul este mai putin implicat.

Însa, cum nu toate procesele de conducere si executie pot fi standardizate, ramân o serie de activitati care nu pot fi conduse exclusiv prin calculator. In aceasta componenta a sistemului informational se opereaza prin oameni si informatiile sunt tratate potrivit întelesului lor.

SCHEMA GENERALA A SUBSISTEMULUI INFORMATIC

DOCUMENTE

PRIMARE

ERORI

BAZA DE DATE

ERORI

fig.4

În acest caz, informatiile de prelucrat sau cele prelucrate apar în punctele de intrare si iesire, unde sunt identificate de oameni. Aceasta constatare a fost coroborata cu aparitia microprocesorului si a calculatoarelor personale care, practic au revolutionat procesele manageriale. O gama foarte mare de aplicatii au fost orientate catre institutiile publice locale si centrale, unde datorita cresterii complexitatii serviciilor si operatiilor facute de acestea, era extrem de dificila o automatizare a sistemelor informationale. Pe de alta parte, într-un sistem informational, culegerea, prelucrarea si transmiterea datelor ocupa un loc central. Acestea au tendinta de a deveni preponderente, pe masura automatizarii proceselor. Cu timpul, datorita cresterii ponderii prelucrarii electronice, deci a utilizarii sistemelor electronice ca exponente ale modernizarii,s-a acreditat ideea renuntarii la notiunea de sistem informational, cel informatic fiind suficient. În conditiile mentionate, si-a facut astfel loc parerea ca prin sistem informatic se întelege un proces de informare perfectionat,mecanizat sau automatizat – negându -se importanta celorlalte parti componente ale sistemului informational – concepte, metodologii de prelucrare, reguli de transmitere a informatiilor, care deriva din existenta sistemului decizional. Obiectivul unui sistem informational este furnizarea, cu eficienta maxima, a informatiilor necesare conducerii. În acest context apreciem ca informatizarea sistemelor informationale este, în fapt, un proces de crestere a eficientei acestora si implicit a actului de decizie. Gradul de informatizare a sistemului informational este strict dependent de nivelul de complexitate al agregarii deciziei si de potentialul de finantare al institutie publice.

3.2. Modernizarea sistemelor informationale. Rolul managerilor în procesele de informatizare

În societatea moderna, sistemele informationale, în general si cele bazate pe tehnologie computerizata, în special, impun acceptarea ideii ca producerea informatiei este un domeniu de sine statator. Un complex de activitati specifice existentei unui serviciu sau compartimet nu se poate desfasura fara a lua în calcul costul si valoarea informatiei. Ca urmare a extinderii si generalizarii domeniilor de producere a

informatiei, managerilor din cadrul institutiilor administratie publice le revin atributii noi legate de crestere rolului informatiei în actul de decizie. Apar astfel competente noi legate de:

• controlul si gestionarea tehnologiilor de informatii;

• proiectarea sau reproiectarea sistemelor informationale în raport cu cresterea si diversificarea serviciilor social -economice;

• dobândirea de abilitati în utilizarea computerelor pentru producerea informatiilor în vederea elaborarii si monitorizarii deciziei.

Implementarea sistemelor informationale ofera acesteia o pozitie competitiva pe piata. Legate de dinamismul înregistrat de industria tehnicii de calcul, sistemele informationale înregistreaza, la rândul lor, o evolutie accelerata. Îmbunatatirea si modernizarea sistemelor informationale devine un atribut al managementului schimbarii. Potrivit acceptiunii ca un sistem informational este un set de proceduri organizate, se poate prezuma ideea ca informatiile produse sunt destinate sustinerii obiectivelor institutie. În prezent, procesul de implementare sau perfectionare a unui sistem informational este strict legat de integrarea tehnologiei computerelor în procesul managerial al insitututie. În conformitate cu obiectivele si cu dimensiunile serviciilor si atributiilor sale, o insitutie publica se afla în situatia procesarii unui numar impresionant de date, iar un sistem informational bazat pe microcomputere aduce, în mod categoric, un plus de rapiditate. Pe masura ce instituia se încadreaza in relatii cu alte institutii ale admistratie publice, are loc o diversificare a destinatiei informatiei produse. Astfel, o parte din informatii sunt destinate utilizarii de catre angajatii institutiei, potrivit cerintelor managementului, iar o alta parte trebui pusa la dispozitia

publicului (informatii referitoare la produse, servici, etc.) sau statului (informatii referitoare la datele financiare). Fara un sistem informational informatizat, acest lucru nu este posibil.

Desi procesarea informatiei nu este obiectivul cel mai important al multor insituttii, el este totusi o componenta vitala a cadrului lor operational. Ca urmare, managerii sunt coordonatorii proiectarii si totodata beneficiarii acestui sistem. Pentru ei informatia este formata din date care au fost procesate într-o forma care are un înteles pentru cel care o recepteaza si are valoare în procesul decizional actual sau viitor. Tipurile diferite de decizii necesita tipuri diferite de informatie, iar sursa majora a acestora se gaseste în totalitatea operatiunilor conduse în cadrul insituttiei. Existenta unei multitudini de cai de receptare a informatiei, complica procesul decizional si mareste urgenta perfectionarii sistemului informational prin informatizare.

3.3. Sisteme informationale computerizate

Achizitionarea oricarui fel de tehnologie informatica are ca obiectiv obtinerea unui avantaj asupra modelelor vechi de desfasurare activitatilor unei institutii. In ultimu timp toate insitutiile administratie publice locale si nu numai manifesta o mare preocupare pentru aplicarea noilor tehnologii ale informatiilor pentru a îmbunatati operatiile proprii si pentru a raspunde cat mai rapid si eficient nevoilor ceteteanului. Tehnologia informatica este orientata si catre proceduri mai simple, pentru birouri. Exista sute de sisteme pentru procesare de text sau tabele de calcul pentru toate tipurile de computere. Sistemele birotice ofera si posibilitatea crearii unui "birou social" pentru indivizi aflati în locuri diferite. Sedii (birouri, depozite, magazine) aflate la distanta mare, pot fi onectate prin canale dedicate pentru a facilita interactiunea între ele. Una din marile facilitati ale microcomputerelor este soft-ul existent pentru cresterea productivitatii personale. Pentru persoanele implicate în activitatea manageriala apar facilitati noi în ceea ce priveste redactarea de documente prin procesoare de text, calcule manageriale prin procesoare de tabele sau chiar programe care permit crearea de imagini care pot fi tiparite sau prezentate on-line. Tehnologia informatiei poate fi folosita atât pentru facilitarea procesului decizional, cât si pentru procesarea tranzactiilor. Indiferent de tipurile de activitati procesate, fisierele cu date sunt o componenta majora a unui sistem informational stocat pe computere. Daca în primele faze ale existentei sistemelor informationale, fisierele (dosarele) erau tinute în bibliorafturi, sertare, dulapuri, etc. , într-un sistem computerizat, informatia poate fi luata de pe suportul magnetic pe care se afla, modificata, adaugata sau stearsa, fara mari probleme. Aceste facilitati accelereaza si usureaza procesul decizional. Computerele pot fi folosite atât pentru activitati personale, cât si pentru cele profesionale. Multe dintre ele pot fi transformate în terminale, legate în retea, care se pot conecta la servere de sistem de banci de date, din care utilizatorul poate extrage informatiile necesare.

Exista o mare varietate de moduri în care computerele pot fi folosite. Un mare atu al computerelor este acela ca pot stoca mari cantitati de informatie într-un spatiu evident restrâns si ofera posibilitatea utilizarii ulterioare a acestor informa tii stocate.

3.4. Directii strategice în informatizarea sistemelor informationale ale institutiilor publice

Deoarece impactul tehnologiei informatiei este diferit de impactul oricarui alt tip de tehnologie, orice insituttie trebuie sa controleze informatia cu grija din cauza efectelor primare, dar, mai ales din cauza efectelor secundare potentiale pe care le genereaza.

Exista trei niveluri de integrare a tehnologiei informatiei:

Primul nivel este constituit din sisteme informationale independente care ajuta insituttia sa implementeze strategia prin marirea eficientei activitatilor sale. Aceste sisteme nu sunt legate direct de procesul de formulare a strategiei sau de integrare cu un anumit plan strategic.

Cel de al doilea nivel este caracteristic sistemelor de sustinere a politicii institutiei si sunt proiectate pentru impulsionarea procesului de planificare strategica. În acest caz, sistemele ajuta la formularea planului, dar nu constituie o parte a acestuia. Rezulta de aici ca sistemele de integrare a tehnologiei informatiei nu sunt o parte a unui produs finit sau a unui serviciu produs de institutie.

Cel de al treilea nivel de integrare devine, în sine, o parte a strategiei institutiei. La acest nivel, tehnologia informatiei si integrarea acesteia în procesul decizional este în relatie strânsa cu gândirea strategica a managementului prin aportul adus la definirea ariei de posibilitati si optiuni. În acelasi timp, ofera o buna parte din mijloacele prin care strategia, odata aleasa, va fi implementata. În mediul administrativ, la un moment dat, o insititutie care beneficiaza de avantajul unui asemenea nivel de integrare a tehnologiei informatiilor în procesul decizional, se poate afla în situatia de concurenta cu institutii care îsi dezvolta sisteme informationale similare.

3.4.1. Noi tendinte în tehnologia informatiei

Una din directiile devenite traditionale în utilizarea computerelor o constituie stocarea informatiei. Daca în sistemele “traditionale” se punea permanent problema raportului dintre memoria interna si memoria externa, în sistemele contemporane, datorita progreselor înregistrate de tehnologia microelectronica, acest aspect devine mai putin important.

Cauza se gaseste în performantele actuale ale computerelor personale care îmbina în foarte bune conditiuni capacitatea mare de memorie interna, dedicata procesualitatii cu capacitatea mare de stocare. Într-un astfel de computer informatia este înmagazinata sub forma de fisiere. Ele pot fi organizate potrivit nevoilor institutiei, pe niveluri de importanta. Astfel, un fisier master va contine informatii de importanta vitala pentru institutia publica. El va fi permanent accesibil si va fi reactualizat permanent cu noi informatii. Alte fisiere vor contine arhive cu date care vor fi necesare la diferite momente de timp. Aceste fisiere, indiferent de marimea lor sunt stocate de obicei pe suporturi secundare de informatii. Suporturile pentru informatie au o mare diversitate. În general ele sunt denumite suporturi magnetice (dischete, compact discuri, discuri optice, etc.) si permit stocarea datelor si prelucrarea lor ulterioara cu mare rapiditate.

Forma în care sunt stocate aceste fisiere poarta numele de baze de date – care contin atât informatiile, cât si structurile de date care sunt relatiile fizice si logice între diferitele înregistrari din fisiere. O baza de date creata pe computer este o structura logica de date astfel conceputa încât sa permita accesul rapid si fara efort la informatiile pe care le contine. Acest lucru se poate face cu ajutorul unor pachete de programe software specializate, denumite sisteme de gestiune a bazelor de date (SGBD). Obiectivul unui sistem de management al bazelor de date consta în facilitarea crearii de structuri de date prietenoase utilizatorului, în masura sa-i faciliteze acestuia accesul si utilizarea in formatiilor utile institutiei. Un astfel de sistem separa definitia informatiei de programele care o acceseaza. Ca urmare, informatia este stocata separat de fisierele de programe, mai multe baze de date putând fi create în acelasi timp. Aceasta facilitate creeaza posibilitatea abordarii bazelor de date ca elemente

independente ale sistemului. Cu un SGBD se pot proiecta si crea foarte usor baze de date care pot fi folosite de un numar mare de programe aplicative si, totodata de mai multe persoane în acelasi timp, cea ce duce bineînteles la cresterea eficientei muncii angajatilor.

3.4.2. Aspecte noi ale monitorizarii sistemelor informationale

Într-o insituttie publica, unul din rolurile fundamentale ale managementului este controlul sau monitorizarea modului cum sunt îndeplinite deciziile. Un manager are permanenta nevoie de informatii asupra abaterilor de la obiectivele propuse. O contributie importanta o au aici sistemele informationale pentru facilitarea deciziilor. Un sistem de facilitare a deciziilor este un sistem computerizat care pune la dispozitia utilizatorului modele pentru folosirea de date în rezolvarea unor probleme pe care acesta trebuie sa le solutioneze.

Sistemele de facilitare a deciziilor pot fi create astazi, cu usurinta, chiar si pe un microcomputer. Ele se bazeaza pe modele evolutive care se pare, au cea mai mare sansa de succes. În acest sens, în primul rând se creeaza un model hibrid al sistemului, iar pe masura ce timpul trece si utilizatorul interactioneaza cu sistemul, aria info rmatiilor si datelor creste si sistemul evolueaza autoadaptându-se.

Trebuie subliniat faptul ca aceste sisteme sunt create pentru a oferi un sprijin în luarea deciziei si nu pentru a lua decizia. În fiecare sistem exista programate mai multe alternative, menite sa asigure solutionarea unor probleme foarte diverse. Pentru fiecare alternativa exista o oarecare doza de risc în implementare, ceea ce este imposibil de evaluat în costuri. Cu toate acestea, sistemele de facilitare a deciziilor sunt o unealta puternica pentru management.

Exista o tendinta de conturare a unor directii legate de monitorizarea sistemelor informationale bazata pe sisteme de facilitare a deciziilor.

O prima directie este legata de consolidarea sistemelor de control, care pe de o parte se gasesc cantonate în zona de control a costurilor, iar pe de alta parte în zona perfection arii si crearii de noi sisteme informationale.

Sistemele informationale computerizate ofera posibilitatea institutiilor publice sa realizeze un numar mare de operatii, asigurând în acelasi timp un control si o reducere permanenta a erorilor.

O a doua directie este data de implicatiile sistemelor informationale chiar si în afara institutiilor publice. Lipsa de experti în domeniu va orienta institutia catre achizitionarea de pachete aplicative. Ca urmare, institutiile publice în general, si cele mici, în special, vor fi obligate sa-si modifice procedurile pentru a beneficia de tehnologia existenta. Ele

vor cumpara sisteme "la cheie" proiectate pentru un anumit nivel de generalitate si vor fi silite sa-si adapteze procedurile potrivit cerintelor acestora.

Cea de a treia directie se refera la contributia sistemelor informationale la cresterea eficientei economice. Ea deriva din faptul ca informatia capata o extindere tot mai mare în structurile organizationale moderne. Utilizarea informatiei si a tehnologiei de procesare este, acum, o componenta a strategiei institutiei.

4. Model de sistem informational integrat pentru managemntul activitatilor la nivelul unei institutii publice

4.1. Premise

Datorita schimbărilor profunde intervenite în România în ultimii 15 ani, au condus la necesitatea eficientizării activității institutiilor publice pentru a asigura atât îndeplinirea cerințelor și asteptărilor cetățenilor și comunității locale, cât și respectarea tuturor reglementărilor și prevederilor legale aplicabile. Institutiile din cadrul administratiei publice locale sunt organizate și funcționează potrivit prevederilor Legii administrației publice locale nr.215/2001 și în conformitate cu hotărârile acestuia privind aprobarea organigramei și numărului de posturi ale aparatului propriu de specialitate.

Aceaste instituții indeplinesc într-o măsură din ce în ce mai mare cerințele tuturor părților interesate: cetățenii ai unitatii administrative, societatea și comunitatea locala, structurile administrației centrale și locale, organisme și organizații neguvernamentale, servicii și instituții publice, persoane juridice, societăți comerciale, parteneri din țară și din străinătate.”

Functionarii publici trebuie sa posede cunostinte suficiente atit pentru utilizarea procedeelor de prelucrare a informatiilor cu ajutorul calculatoarelor electronice moderne, cit si pentru a putea comunica cu specialistii in domeniul proiectarii informationale.

Un sistem informațional este un ansamblu de oameni, echipamente, software, procese și date destinate să furnizeze informații active sistemului decizional, informații necesare în elaborarea de soluții pentru problemele cu care se confruntă managerii agenților economici. Sistemul informațional face legătura între sistemul de conducere și sistemul condus și este subordonat sistemului de conducere.

Sistemul informatic este o parte a sistemului informațional în care procesul de culegere, transmitere, stocare și prelucrare a datelor se realizează utilizând elemente sau componente ale IT, adică mijloace de calcul și de comunicare moderne, produse software specializate, proceduri și tehnici specifice la care se adaugă personalul specializat.

Rolul sistemului informațional este de a transmite informația între diferite elemente. În cadrul sistemului informațional, majoritatea activităților se pot desfășura cu ajutorul tehnicii de calcul. Se pot prelucra datele primare și apoi, rezultatul poate fi transferat mai departe, către alt compartiment spre prelucrare. Transferul se poate face și el pe cale electronică, prin intermediul unei rețele de calculatoare sau cu ajutorul modemului.

Într-un sistem informatic pot intra: calculatoare, sisteme de transmisie a datelor, alte componente hardware, software-ul, datele prelucrate, personalul ce exploatează tehnica de calcul, teoriile ce stau la bază algoritmilor de prelucrare, etc.

Se poate spune deci, că sistemul informațional este inclus în sistemul informatic, acesta din urmă fiind o componentă esențială a primului.

Pentru realizarea unui sistem informatic eficient, trebuiesc avute în vedere următoarele reguli de bază, ce au fost deduse din practică:abordarea globală modulară, Criteriul eficienței economice, orientarea spre utilizatori, asigurarea unicității introducerii datelor, antrenarea beneficiarului la realizarea sistemului, posibilitatea de dezvoltare ulterioară, strategia ascendentă și strategia descendentă.

Pentru realizarea unui sistem informatic sunt implicate multe persoane, materiale, timp, etc., ceea ce implică în final costuri ridicate. Din acestă cauză, modul de abordare a problemei proiectării este foarte important.

Prin intrările unui sistem informatic se ințelege totalitatea datelor primare necesare obținerii informațiilor de ieșire ale sistemului. Datele primare se pot clasifica în date interne și în date externe. La nivelul fiecărui subsistem informatic este necesar ca intrările sistemului să fie condiționate de ieșirile acestuia.

Prin operația de codificare se înțelege generarea unor grupuri de simboluri și atribuirea lor elementelor unei înregistrări.

Prin noțiunea de cod se înțelege o combinație de simboluri asociate unei caracteristici date din cadrul unei colecții de date. Prin capacitatea unui sistem de coduri se întelege totalitatea combinațiilor posibil de realizat din simboluri ce contin un cod. Prin lungimea codului se întelege numărul de simboluri elementare dintr-un cod.

Astfel a apărut necesitatea realizării unui Sistem Informational Integrat care să gestioneze în mod unic toate categoriile de date și informații existente în institutie, să răspundă cerințelor definite de oricare din compartimente și să asigure informarea corectă, completă și în timp util a factorilor de decizie. Sistemul de baza al acestui sistem informational este sistemul informatic si personalul angajat al unei institutii.

Sistemul informatic este destinat managementului total al informațiilor din institutie, este construit într-o arhitectură client/server, iar suportul software pe care este dezvoltat este oferit de programe specializate in lucru cu baze de date si retele informatice.

Făcând abstracție de volumul mare de date, implementarea componentelor sistemului trebuie făcut în paralel, începând cu Managementul Financiar-Contabil, Managementul Bugetelor și Managementul Salarizării Personalului, apoi cu Managementul Mijloacelor Fixe și al Obiectelor de Inventar, Managementul Stocurilor și Aprovizionării, Managementul Contractelor, Managementul Investițiilor pentru ca în faza finală să se implementeze Sistemul Informational pentru Management.

4.2. Descrierea sistemului informatic integrat

Sistemul informatic integrat oferă suport pentru întregul proces de business din instituție. Soluția informatică constă într-un pachet integrat de tip ERP, care acoperă în totalitate activitățile din departamentele tehnic, financiar, aprovizionare, contabilitate, management.

Componenta Managementul Financiar-Contabil mapează următoarele procese: Managementul furnizorilor, Managementul clienților, Contabilitate financiară, Contabilitate analitică .

Utilizarea acestei componente permite:

informatizarea activității financiar contabile ;

urmărirea indicatorilor financiari ai instituției;

gestionarea operativă a documentelor primare emise și primite de tipul: factură, chitanță, ordine de plată etc. (inclusiv editarea documentelor emise la imprimantă) ;

gestiunea contabilă generală (operând nomenclatoare de bază financiar contabile, operațiuni de contabilizare cu materiale, mijloace fixe, salarii, debitori, creditori, preluare solduri inițiale, alte prelucrări contabile);  

gestiunea financiară (cuprinde un set de module care realizează operațiuni casă lei/valută, operațiuni bancă lei/valută, documente de încasare/plată (ordine de plată, CEC, dispozitii de încasare-plată), depozite/avansuri bănești, reevaluări operațiuni în valută  Casă/Bancă, diferențe de curs, etc;)

întocmirea notelor contabile, prelucrarea acestora și obținerea automată a situațiilor de raportare cerute de legislația contabilă: Registru de casă, Registru Jurnal, Fișa de cont, Balanța de verificare etc;

obținerea de situații operative privind încasările, plățile, creanțele și obligațiile față de debitori creditori;

crearea unei “arhive” contabile informatizate, cuprinzând documentele emise și primite și situațiile financiar-contabile, care pot fi accesate în timp real de utilizator ;

balanta centralizată pentru unitățile subordonate.

gestionarea operativă a tuturor categoriilor de documente implicate în fluxul execuției bugetare, cu posibilități de tipărire;

urmărirea operativă a execuției bugetare (plăți efectuate comparativ cu angajamente legale, angajamente bugetare și credite bugetare aprobate) pe subcapitole, articole și/sau alineate bugetare;

propagarea în mod electronic a informațiilor valorice pe structura clasificației bugetare, de la un document la altul;

evidențierea în mod automat a operațiunilor contabile pentru conturile din clasa 9;  

obținerea situațiilor de raportare impuse de Ministerul de Finanțe;

În cadrul implementării, Managementul Bugetelor asigură definirea structurilor de venituri și cheltuieli pe structura clasificației bugetare (capitole, subcapitole, titluri, articole, alineate), fiind asigurată integrarea cu partea de Management financiar-contabil.

Managementul Resurselor Umane  modelează procesul de afaceri atât financiar cât și operațional, oferind suportul informațional pentru desfășurarea tuturor activităților specifice resurselor umane din orice organizație. Aplicația urmărește următoarele procese:

Recrutarea și selecția personalului;

Evidența salariaților cu numeroase detalii personale și profesionale;

Instruirea și dezvoltarea carierelor angajaților

Urmărirea carierei individuale;

Analiza evoluției forței de muncă și aprecierea performanțelor salariaților;

Realizarea unei metodologii de evaluare a eficienței salariaților bazate pe indicatori cantitativi și calitativi,

Raportare statistică a diferiților indicatori.

Managementul Salarizării personalului realizează gestiunea și calculul salariilor și oferă:

Gestiunea salariaților în cadrul structurii organizatorice a institutiei

Gestiunea avansurilor, primelor, sporurilor, deducerilor și reținerilor

Urmărirea activității salariaților

Generarea notelor contabile asociate.

Rapoarte ante și post calcul

Managementul Mijloacelor Fixe și Obiectelor de inventar facilitează controlul următoarelor procese: clasificare, luare în evidență, modernizare, scoatere din funcțiune, calcul amortizare și generarea notelor contabile corespunzătoare. Aceasta componentă este integrată cu componenta financiar-contabilitate care preia notele contabile generate de către componenta de mijloace fixe. În timp ce în componenta Managementul Stocurilor se urmăresc obiectele de inventar în magazie, cu ajutorul componentei Managementul Obiectelor de Inventar se urmăresc obiectele de inventar aflate în folosință. 

Componenta Managementul Contractelor permite definirea tipurilor de contracte utilizate și facilitează o urmărire foarte detaliată și exactă a acestora, până la nivel de fază. Mai mult, cu ajutorul acestei componente  sunt gestionate informații referitoare la articolele de contract, termene de livrare, termene de facturare, termene de încasare/plată, penalități, comisioane, discount-uri.  Managementul Contractelor este integrat cu componenta Managementul Stocurilor și Managementul Financiar-Contabil. În modulul de Urmărire a Contractelor se obțin informații despre facturile emise/primite, încasările/plățile efectuate (din financiar-contabilitate), tranzacțiile de stoc (stocuri).

Componenta Managementul Investițiilor a fost concepută și realizată astfel încât să ofere următoarele facilități:

Definirea și urmărirea planurilor de investiții, reparații și achiziție echipamente pe obiective și surse de finanțare;

Definirea și urmărirea procedurilor de achiziție și contractare

Urmărirea contractelor de execuție lucrări de investiții

Definirea și urmărirea categoriilor de lucrări pe obiecte din cadrul obiectivelor din plan;

Integrarea cu operațiunile financiar-contabile și de execuție bugetară pentru activitatea de investiții

Prin intermediul Componentei Managementul Stocurilor sunt asigurate:

organizarea magaziilor instituției;

gestionarea cantitativă și calitativă a stocului de materii prime, materiale și produse finite până la nivel de magazie, compartiment și lot;

gestionarea tranzacțiilor de stoc: intrări, ieșiri, transferuri și ajustări;

posibilitatea inventarierii stocurilor în orice moment;

obținerea rapidă a informațiilor de bază asociate unui articol (stare inventar, tranzacții de stoc cu evidența cantitativă și valorică, procese de achiziții, furnizorii unui articol, ieșiri pe contracte și comenzi interne de producție – iar în cadrul acestora până la nivel de dispoziție de lucru și operație de pe tehnologia de realizare a produselor).

Managementul Aprovizionării  permite:

Cereri de achiziții (rapoarte de necesitate) pentru articole de stoc sau complet noi, direct din comenzi, automat la atingerea unui minim de stoc, oferind informații complete despre stadiul unei cereri;

Cereri de oferte de preț, înregistrând răspunsurile și permițând analiza lor pentru a emite apoi comanda;

Comenzi de aprovizionare, oferind informații complete pentru optimizarea acestora. Pe baza comenzilor de aprovizionare se fac apoi intrările în stoc (în componenta Managementul Stocurilor), operație foarte ușor de realizat ținând cont că prin simpla selectare a comenzii de achiziție, toate informațiile referitoare la furnizor, articole, cantități și prețuri sunt preluate automat de sistem;

Managementul Aprovizionării permite istoria furnizorilor (interni și externi).

Sistemul oferă un set de informații informatice eficiente prin care se poate crea o imagine de ansamblu asupra întregii activități a instituției.

Facilitățile oferite de această componentă managementului instituției sunt următoarele:

Asistă procesul decizional în activitățile de planificare, urmărire, control, previziune și prognoză;

Permite personalului de conducere adoptarea strategiilor pentru lansarea eficientă a produselor și serviciilor pe piață;

Permite un control eficient al costurilor;

Permite identificarea tendințelor importante ale pieței în vederea planificării propriei politici de piață;

Efectuarea în timp real a analizelor complexe asupra activității instituției beneficiare, atât ca entitate globală cât și la orice nivel de subdiviziune administrativă;

Simularea scenariilor de tip “what if” = “ce se întâmplă dacă”, simulări, previziuni ale dinamicii indicatorilor economico-financiari pentru planificarea strategică și tactică.

În cadrul Sistemului Informatic Integrat mai este implementat, alături de celelate componenete ale pachetului și produsul destinat managementului documentelor și fluxurilor de lucru. Acest produs oferă mecanismele pentru gestionarea eficientă a documentelor și pentru îmbunătățirea fluxurilor existente în cadrul insitutiei publice.

Câteva dintre functionalitățile și facilitățile oferite de acest produs în cadrul Sistemului Informatic Integrat ar fi:

Realizarea legăturii între interfața cu clienții și prelucrările realizate de către personalul institutiei în vederea rezolvării solicitărilor primite

Managementul atât al documentelor curente utilizate cât și al celor preluate din arhiva PMB prin digitizare și indexare

Oferirea suportului informatic necesar pentru aplicarea sistemului de management al calității, prin includerea în sistemul informatic a formularelor ISO și definirea fluxurilor de lucru la nivel organizațional

Standardizarea modului de lucru în cadrul institutiei

Realizarea legăturii între componentele cuprinse în Sistemul Informatic Integrat din punct de vedere al documentelor utilizate.

4.3. Avantajele utilizării sistemului informatic integrat

ordonarea și ritmicizarea activității, impusă de integrarea aplicațiilor;

creșterea coerenței și corectitudinii datelor primite, prelucrate și transmise;

datorită ușurinței în exploatare, prin utilizarea sistemului a scăzut volumul de muncă depus pentru realizarea evidențelor contabile și emiterea documentelor;

efectuarea rapidă a închiderilor de perioade pentru magazii și contabilitate;

urmărirea mai eficientă, cu posibilitatea controlului permanet a termenelor de livrare, facturare și încasare pe contractele încheiate cu beneficiarii;

controlul activităților și fundamentarea deciziilor la nivelul managementului pe baza indicatorilor de analiză;

controlul costurilor, ceea ce a permis reducerea cheltuielilor neproductive și luarea unor măsuri eficiente în timp util;

siguranța datelor, folosirea informațiilor din sistem numai de către utilizatorii autorizați;

obtinerea de situatii de raportare sintetice si operative;

mecanism de raportare flexibil