Sisteme Informatice de Management al Documentelor

Sisteme informatice de management al documentelor

CUPRINS

Cap. 1

Prezentarea firmei BEJ BRAN CRISTIAN

Obiect de activitate

Scurt istoric

Pozitia pe piată (concurenti, relații cu stakeholderi etc)

Evolutia indicatorilor economico-financiari intr-o perioada de timp anterioara

Cap. 2

Consideratii teoretice privind managementul documentelor

2.1 Conceptul de managemnt al documentelor intr-o organizatie.

2.2 Comunicarea intraorganizationala (in interiorul organizatie) si circuitul documentelor.

2.3 Managementul documentelor: proceduri clasice versus proceduri automatizate

Cap. 3

Analiza oportunității implementării unui sistem electronic de management al documentelor (MEDOC) in cadrul BEJ BRAN CRISTIAN

3.1 Modalități actuale de management al documentelor la BEJ BRAN CRISTIAN

3.2 Analiza diagnostic a procesului de management al documentelor.

3.3 Necesitatea implementarii unui sistem electronic de management al documentelor la BEJ BRAN CRISTIAN

Cap. 4

Considerații personale privind utilitatea MEDOC in domeniile principale de activitate ale BEJ BRAN CRISTIAN

4.1 Domeniul Registratura.

4.2 Domeniul Audiente.

4.3 Domeniul Legalitate acte

4.4.Alte domenii pe care le vei identifica ca fiind reprezentative in activitatea Biroului executor judecatoresc

Cap. 5

5.1 Avantaje si argumente pentru utilizarea sistemului electronic de management al documentelor.

5.2 Limite in implemenatrea sistemului

Concluzii

Bibliografie

Capitolul I . Prezentarea firmei

BIROU EXECUTOR JUDECATORESC BRAN CRISTIAN

“BEJ Bran Cristian” s-a infiintat in 2004 in urma numirii executorului judecatoresc prin Ordinul Ministrului Justitiei.

Date generale:

 Program de lucru cu publicul: Luni-Vineri 09:00 – 15:00

• Sediu: Bucuresti, Calea 13 Septembrie, nr. 231A, et. 1, ap. 1, sector 5, Cod Postal 050723

• Telefon/Fax: 021.411.00.33

• E-mail: [anonimizat]

• Facebook: http://goo.gl/gegK77

• Website: http://www.executori-judecatoresti.ro

Obiect de activitate

– Punerea in executare a dispozitiilor cu caracter civil din titlurile executorii

– Notificarea actelor judiciare si extrajudiciare

– Comunicarea actelor de procedura

– Aplicarea masurilor asiguratorii dispuse de instanta judecatoreasca

– Constatarea de urgenta a unor stari de fapt in conditiile prevazute de Codul de procedura civila

– Intocmirea proceselor-verbale de constatare, in cazul ofertei reale urmate de consemnare, potrivit dispozitiilor Codului de procedura civila

Executari directe:

– Evacuari

– Incredintarea minorului sau stabilirea domiciliului minorului

– Vizitare minor

– Puneri in posesie, granituiri, servituti, predari de bunuri etc.

Executari indirecte:

– Popriri

– Urmarirea mobiliara a creantelor

– Urmarirea imobiliara a creantelor

– Protestul de neplata la cambie, bilet la ordin

– Consultatii in legatura cu constituirea actelor executionale

– Orice alte acte sau operatiuni date de lege, in competenta biroului executorilor judecatoresti.

Scurt istoric

In urma numirii, prin Ordinul Ministrului Justitiei Biroul Executor Judecatoresc Bran Cristian a luat fiinta. Anul inceperii activitatii este 2014.

Pozitia pe piată (concurenti, relații cu stakeholderi )

In ceea ce priveste pozitia pe piata, precizez faptul ca BEJ Bran Cristian se bucura de renume, deoarece, dupa ce in iulie 2013 a preluat conducerea Camerei Executorilor Judecatoresti de pe langa Curtea de Apel Bucuresti (CEJ CAB),  vicepresedintele Cristian Bran a prezentat marti 20 mai 2014 primul bilant al activitatii echipei lor manageriale: presedintele Dorina Gont si vicepresedintele Cristian Bran . Dorina Gont si Cristian Bran sunt executori cu o vechime de peste 10 ani in profesie si au acceptat in urma cu un an aceste functii la indemnul colegilor lor de pe raza Curtii de Apel Bucuresti, care au dorit o schimbare in relatia lor cu organele de conducere ale Camerei.

Evolutia indicatorilor economico-financiari intr-o perioada de timp anterioara NU EXISTA DATE

Capitolul II Consideratii teoretice privind managementul documentelor

Documentele dețin o importanta majora în domeniul de activitate al firmelor și de aceea controlul și partajarea documentelor esențiale au devenit imperative și, în mod asemanator, necesitatea unui mod de a accesa in siguranta aceste documente a devenit un obiectiv major.

Referitor la ratacirea unui document critic, puține companii au aflat adevarata valoare a unui astfel de eveniment nefericit, însă multi s-au confruntat cu el. Fenomenul este unul de actualitate și specific lucrului cu documentele fizice, dar poate fi eliminat sau redus cu ajutorul soluțiilor de Document Management, ale căror avantaje nu se opresc doar la oprirea pierderii documentelor, ci pot juca un rol esențial la eficientizarea companiilor, dar și la asigurarea unui nivel inalt de satisfacție a clientelei acestora.

Statisticile spun că, in fiecare an, o companie rataceste, în medie, între 3 și 8% din documentele fizice cu care lucrează, iar pierderile de documente reprezintă 40-60% din timpul de lucru al angajaților, 20-45% din costurile cu salariile și între 12 și 15% din totalul cifrei de afaceri, conform unei analize facute de firma Gartner. Aceste rezultate pot fi testate practic în multe organizații din întreaga lume, însă, până când are loc un eveniment major, care să impună luarea unor măsuri majore, foarte putine companii, indiferent de domeniul de activitate sau de importanta, vor sa rezolve problema reală a gestionării eficiente a documentelor. Evitarea continuă a problemei nu afectează, însă, doar randamentul personalului și eficienta întregii companii, ci renumele acesteia în fața partenerilor și clienților săi. Iar la nivelul acesta pagubele pot fi iremediabile, deoarece un client nesatisfacut tinde să-și împărtășească experiența nedorita la cel puțin alte 5-6 persoane iar dacă clientul respectiv este și un utilizator al rețelelor sociale, imaginea companiei riscă să sufere extrem de rapid.

Posibile solutii pentru a impedica astfel de situații de la a mai avea loc și pentru a scadea pierderile există și din ce în ce mai multe companii sunt interesate să implementez un sistem de management al documentelor și o arhivă electronică.

2.1 Conceptul de management al documentelor intr-o organizatie

Un document se definește ca o structura de date folosita în scopuri informaționale. Documentele au devenit cu adevarata indispensabile, neavand importanta dacă sunt pe suport de hârtie sau componente digitale. Un document este o colecție de marcatori și reguli care pot implica simultan o varietate de componente informatice și acțiuni. Acesta devine o resursă dinamică și poate fi folosit pro-activ către organizație, mentinand integritatea procedurală și informatică a unei afaceri.

Managementul documentelor este o tehnologie și o disciplină care a imbunatatit tradițional capacitatea unui sistem de fișiere computerizate. Permițând utilizatorilor să categorizeze documentele, memorate în general în fișiere, ansamblurile de management de documente permit utilizatorilor să memoreze, scoata și să foloseasca aceste documente mai ușor și mai puternic decât în metoda sistemului de fișier.

Astăzi, managementul documentelor include diferite funcționalități suplimentare, cum ar fi:

– Urmărirea versiunilor, pentru a observa evolutia unui document in timp.

– Partajarea documentului, pentru a vizualiza modul în care un document este folosit și refolosit în diferite procese de afaceri.

– Modificarea electronică pentru a permite utilizatorilor să formuleze comentarii pe baza documentului fără modificarea efectivă a acestui document.

– Securitatea documentului pentru a sorta comenzile de acces al diferitelor documente pentru diferiți utilizatori.

– Management publicare pentru a controla distribuirea documentelor către diferite aplicații de publicare.

– Integrarea fluxului de activitate pentru a face o legatura intre ciclul de viață al unui document cu oameni, proiecte și programe.

Luand in calcul că importanța documentelor devine din ce in ce mai vizibila, devenind imperativa, administrarea acestora devine o activitate esențială, la nivel de organizație. Nu incap îndoieli cu privire la faptul că documentele neorganizate și neadministrate pot adduce impedimente comunicarii, pot goli resursele organizaționale și chiar pot afecta evolutia organizațională până în momentul în care organizația nu mai are un viitor ce prezice o crestere din punct de vedere al dezvolatrii. De aceea, managementul documentelor poate ajuta o organizație să atingă cote importante în ceea ce privește controlul, vizualizarea și avantajul competitiv.

Organizațiile sunt silite să își analizeze nevoile și obiectivele și să modifice tipul și natura informațiilor colectate și să stabilească o metoda de utilizare a documentelor. Managementul documentelor poate oferi accesul rapid la versiunea corectă a unui document din interiorul organizației pentru a indeplini cerințele de dezvoltare a organizatiei in acest mediu bogat în informații.

Inainte de toate, managementul documentelor poate să faciliteze evolutia productivității cu ajutorul unui web browser și al unui acces client/server, prin scaderea cheltuielilor globale folosind capabilitatea de memorare electronică a datelor și cele de arhivare cuprinzătoare, prin uniformizarea accesului la informații, prin administrarea tuturor informațiilor, dar si prin procese de afaceri moderne.

Managementul documentelor este o tehnologie care acorda importanta capacitatii unui ansamblu de fișiere computerizate ceea ce pune la dispozitie utilizatorilor posibilitatea să organizeze documentele, stocate în fișiere.

Din nefericire, in acest moment, în România, si nu numai, abolirea definitivă a arhivei fizice este un lucru imposibil, cauzele fiind diverse. Un prim aspect este cel al cheltuielilor: realizarea unei arhive digitale, care să ia locul in totalitate al arhivei fizice și care să respecte conditiile Legii arhivării documentelor în formă electronică (Legea nr. 135/15.05.2007) și prevederi tehnice și metodologice ce vin odata cu acest lucru, ar însemna pentru o companie acoperirea unor cheltuieli majore a căror rată de recuperare ar fi extrem de inceata, randamentul investiției rămânând un obiectiv greu de atins. În acest caz, trebuind să indeplineasca concret conditiile organismelor de control și audit ale statului, companiile preferă să-și stocheze documentele în clasica arhivă fizică mai putin eficienta. Pe de altă parte, distribuirea de documente dintre compania mentionata și firmele partenere, dar și cu anumite instituții ale statului nu pot avea loc doar în format electronic, acest mod nefiind unanim adoptat.

Metodele oficiale de implementare a acestui model în mediul public datează de aproape un deceniu, însă mai apar numeroase eforturi și etape de indeplinit până când se va putea obține un rezultat major la nivel național, așa cum se dorește.

Numeroase companii locale au doirt să adopte soluția mixtă, respectiv copierea arhivei fizice clasice in una digitală si pastrarea ambelor copii, ce foloseste un sistem informatic de management al documentelor. Astfel se elimină riscul ratacirii documentelor, însă avantajele implementarii unui sistem informatic de Document Management sunt mult mai variate.

Un bun exemplu ce sustine acest lucru este analiza efectuată de firma Gartner. Astfel, conform Gartner, doar 1% din documentele puse spre pastrare de o companie într-o arhivă fizică sunt consultate cu o frecventa ridicata, restul fiind accesate cu o frecvență foarte redusă. Ce înseamnă aceast lucru pentru o companie care are, de exemplu, mai multe filiale, sedii, puncte de lucru, fiecare cu propria arhiva? Că accesul la acel procent de 1% documente este restrictionat, iar riscul de deteriorare, dar și de pierdere al acestora este foarte ridicat. Desigu-și stocheze documentele în clasica arhivă fizică mai putin eficienta. Pe de altă parte, distribuirea de documente dintre compania mentionata și firmele partenere, dar și cu anumite instituții ale statului nu pot avea loc doar în format electronic, acest mod nefiind unanim adoptat.

Metodele oficiale de implementare a acestui model în mediul public datează de aproape un deceniu, însă mai apar numeroase eforturi și etape de indeplinit până când se va putea obține un rezultat major la nivel național, așa cum se dorește.

Numeroase companii locale au doirt să adopte soluția mixtă, respectiv copierea arhivei fizice clasice in una digitală si pastrarea ambelor copii, ce foloseste un sistem informatic de management al documentelor. Astfel se elimină riscul ratacirii documentelor, însă avantajele implementarii unui sistem informatic de Document Management sunt mult mai variate.

Un bun exemplu ce sustine acest lucru este analiza efectuată de firma Gartner. Astfel, conform Gartner, doar 1% din documentele puse spre pastrare de o companie într-o arhivă fizică sunt consultate cu o frecventa ridicata, restul fiind accesate cu o frecvență foarte redusă. Ce înseamnă aceast lucru pentru o companie care are, de exemplu, mai multe filiale, sedii, puncte de lucru, fiecare cu propria arhiva? Că accesul la acel procent de 1% documente este restrictionat, iar riscul de deteriorare, dar și de pierdere al acestora este foarte ridicat. Desigur, există si soluția multiplicării, însă aceasta vine cu timp pierdut și costuri suplimentare implicite (printare/fotocopiere, distribuire și, posibil, din nou, costuri de arhivare). Iar accesarea celorlalte 99% de documente din arhiva unei filiale din zona de către un utilizator din sediul central rămâne o problemă majora.

În cazul arhivării digitale, toate aceste probleme sunt rezolvate – un document electronic poate fi distribuit între diverși utilizatori, cu ajutorul internetului, în funcție de drepturile de acces ale acestora.

Un alt aspect important este cel al securității accesării informației. Un sistem de Document Management corect integrat reduce intr-un mod major riscul scurgerilor de informații critice pentru o companie, prin realizarea unui sistem de accesare a documentelor clar creat pe roluri/profiluri de utilizator. Sistemul poate fi astfel modificat încât să permită un număr strict de operațiuni per utilizator (citire, revizuire, editare, publicare etc.), să observe exact persoanele care folosesc anumite documente cu regim special, să prevină și să blocheze accesarea acestora de către persoanele fara autorizatie, să arate tentativele repetate ale acestora etc.

Pe de altă parte, un program de document management conține elemente de automatizare prezente în workflow-uri, care pot fi realizate și configurate astfel încât să corespundă necesităților de business intr-un mod optim, crescând eficiența personalului și scazand imediat riscul erorilor umane.

Practic, cu ajutorul unui astfel de sistem, o companie cu mai multe filiale pe teritoriul tarii poate beneficia de o arhivă unificata, care poate fi accesată rapid, indiferent de locație. În plus, prin metodele specifice de indexare a documentelor (se creează un sistem de clasificare pe bază de metadate) se va reduce timpul de căutare și identificare a documentelor intr-un mod considerabil.

Pe de altă parte, o arhivă digitală impreuna cu o soluție de Document Management corect implementată pot pune baza realizării unui sistem de lucru colaborativ eficient, ceea ce, în condițiile creșterii rapide a gradului de mobilitate al personalului, reprezintă o imbunatatire importanta.

Totodată, trebuie luat in calcul si faptul că 93% din totalul informației prezente în cadrul unei companii este în format electronic și provine din alte surse decât documente în format fizic digital. 70% din această informație nu este niciodată pusa pe suport de hârtie, iar 80% din informațiile care sun vehiculate în cadrul unei organizații sunt informații nestructurate, care nu se afla în baze de date, formulare, rapoarte etc. (conform studiului „How Much Information “, realizat în 2003 de School of Information Management and Systems de la Universitatea Berkley.) Prin urmare, este logic faptul ca din ce în ce mai multe companii au nevoie de soluții informatice dedicate managementului și arhivării e-mail-urilor, care să permită gasirea cât mai rapidă a informațiilor.

Pe de o parte, pentru a pune la dispozitie respectiva informație cât mai rapid pentru business, iar pe de alta pentru a satisfice nevoile de conformitate cu reglementările și cerințele legislative specifice, din ce în ce mai numeroase și mai importante. La acestea se adaugă și dorinta de a elimina riscurile de securitate, tipice oricărui tip de comunicare electronică.

Nevoia de un acces sigur la documente a devenit foarte importanta. Sistemele de Management al Documentelor asigură gestiunea automată a documentelor în format electronic, precum și administrarea fluxurilor de lucru cu astfel de documente.

Mare majoritate din sistemele ERP au încorporate elemente/aplicații de management documente. Soluțiile în acest domeniu se circumscriu domeniului Enterprise Content Management (ECM).

2.2 Comunicarea intraorganizationala si circuitul documentelor

Sistemul de management al instituției publice trebuie să asigure faptul că circuitul documentelor primite sau create de departamentele organizației urmează un ciclu periodic al activităților, impus de către normele legale de creare și organizare a instituției. Orice procedură este ciclică si continua. La început se impune stabilirea obiectivelor proprii misiunii legale a instituției precum și conformitatea cu standardele de performanță; realizarea de analize și conceperea planurilor de adaptare și corectare a erorilor vor fi efectuate spre finalul ciclului. Diagrama prezentată mai jos arata cum procedurile de lucru într-o instituție publica nu sunt elemente de sine stătătoare. Ele au loc datorita necesitatii implementării principiilor stabilite prin politica națională ce integreaza obiectivele strategice ale administrației publice românești, normele legale ce indruma deciziile din interiorul instituției publice și procedurile individuale ce oferă mecanismul practic de implementare a activităților zilnice ale organizației publice.

Conceptul de Sistem de Management al Documentelor poate fi asemmanat unui proces de administrare a documentelor unei organizații, prin modificarea și memorarea tuturor documentelor, emise în unitate sau intrate din exterior, în format electronic și gestionarea acestora sub această formă, de la momentul creării/primirii până la arhivarea sau distrugerea lor.

Un astfel de proces este depinde de aplicații și instrumente software care asigură gestiunea automată a fișierelor ce conțin semnatura documentelor, care realizează legături între documente, ofera posibilitatea unui mod de lucru partajat cu aceste documente ori arhivarea automată a acestora, în arhive electronice.

De asemenea, procesul are implementat un sistem de mesagerie electronică care asigura crearea fluxurilor de lucru și transmiterea de informații/documente între personalul organizației ori cu exteriorul.

Sistemele de management al documentelor sunt pachete software realizate pentru a ajuta organizațiile de orice tip în managementul documentelor stocate în forma electronică precum și de a realiza trecerea de la documente și organizări de documente (dosare, bibliorafturi) din forma tradițională pe hartie in forma electronică. Ele sunt si un mijloc prin care se gestioneaza foarte eficient proprietatea intelectuală a organizației, chiar business-ul ei, în documentele organizației răspândite în diverse rețele, pe diverse stații de lucru, servere, unele pe hârtie, altele în diferite conturi de mail, în filiale ale organizației, etc.

Aceste sisteme gestionează întregul ciclu de viață al unui document, de la crearea sa, multiplele sale versiuni realizate în maniera multi-user, stocarea tuturor versiunilor precum și realizarea și stocarea fluxului acestui document în cadrul organizației, repartizarea la utilizatori, birouri, filiale sau entitați externe organizației.

Un modul important al unui astfel de sistem este modulul de registratură electronică, modul prin care se realizează înregistrarea electronică pe registrele organizației a tuturor documentelor la intrare sau ieșire, precum și a documentelor interne supuse regulamentului de înregistrare pe registre.

Un sistem modern de management al documentelor constă în stocarea, clasificarea și retragerea documentelor, a informațiilor, graficelor și a documentelor imagine (scanate) prin mijloace electronice. Fiecare document primește un număr de înregistrare de tip index care cuprinde informații cum ar fi autorul, descrierea documentului, data creării și tipul aplicației utilizate. Aceste documente sunt în general proiectate pentru a fi arhivate pe discuri optice mai puțin costisitoare și care sunt disponibile în vederea accesării ulterioare dacă este necesar.

Documentele moderne electronice pot conține informații multimedia, inclusiv elemente grafice, clipuri audio și clipuri video, fiind numite documente compuse.

Cu ajutorul sistemelor de management al documentelor, documentele fizice pot fi scanate, indexate și stocate pe computere pentru un acces rapid. Documentele imagine și cele arhivate pot fi retrase în câteva secunde. Recunoașterea caracterului optic este utilizată pentru a „citi” documentele și pentru a ale transforma în fișiere text computerizate. Odată stocat, documentul poate fi duplicat la infinit. Suplimentar, secțiuni ale documentului pot fi tăiate și transpuse în alte documente.

Un sistem de management al documentelor devine esențial deoarece utilizatorii unei rețele încep să profite de avantajele acestei tehnologii.

Un sistem de management al documentelor poate ajuta o firmă în următoarele activități:

Să administreze documente distribuite și stocate în repertorii din cadrul firmei.

Să furnizeze servicii cum ar fi stocarea, urmărirea, modificarea, indexarea și căutarea documentelor.

Să administreze revizii ale documentelor și „încercări de audit” pentru a determina locul în care s-a aflat un document.

Să pună la dispoziție informații atât în interiorul cât și în exteriorul firmei.

Să faciliteze accesul la orice tip de documente prin intermediul rețelelor guvernamentale și al Internetului.

Să efectueze imagini ale documentului și procesarea formularelor.

Să ofere un flux de activitate și tehnologie de grup pentru un management al documentelor orientat spre tranzacții și colaborare.

Astfel, firmele pot, prin intermediul sistemelor de management al documentelor, să administreze electronic toate tipurile de documente de-a lungul întregului ciclu de viață al acestora, indiferent de format. Procesul include preluarea și producerea de documente pe suport de hârtie, electronice sau transmise prin fax, precum și urmărirea, arhivarea și retragerea documentelor și procesele fluxului de activitate.

Sistemul ar trebui să integreze managementul documentelor, procesarea acestora și fluxul de activitate într-un singur sistem. De exemplu, un document pe hârtie poate fi scanat și integrat în mesaje e-mail, documente imagine și text. Cu alte cuvine, sistemul ar trebui să fie dotat cu dispozitive de scanare de grup și de birou pentru transformarea documentelor pe hârtie în fișiere digitale care pot fi editate, stocate, transmise și retrase de utilizatori multipli din rețeaua firmei.

Sisteme de gestiune a documentelor, reprezinta un set de programe folosite pentru a urmării și a stoca documente electronice și/ sau imagini.

Sistemele de Document management oferă facilitați de stocare, metadate, securitate avansată, indexare, căutare si afișare documente. Astfel:

metadatele sunt stocate pentru fiecare document în parte.

Acestea pot fi, de exemplu, data la care documentul a fost introdus în sistem și utilizatorul care a realizat aceasta operațiune.

Sistemul poate de asemeni să extragă date din documente în diferite moduri: OCR (recunoaștere optică a caracterelor), ICR (recunoaștere inteligentă a caracterelor), BCR (recunoaștere coduri de bare), patch code (coduri de separare), batch code (coduri de lot documente), legatura bază de date externă, extragerea textului din documente electronice.

Extragerea de metadate (a întregului text disponibil în documente) favorizează modalitatea de căutare „full text”. Textul extras din document poate fi stocat ca si metadată sau stocat împreună cu imaginea sa, sau separat, ca resursă folosibilă în timpul căutarii într-o colecție de documente.

integrabilitatea este capacitatea sistemelor de document management de a face parte din alte aplicații și de a funcționa în cadrul acestora ca un modul, astfel încât utilizatorii să aibă percepția unui sistem unitar.

Aceștia pot vizualiza documente direct din repository-ul sistemului de management document, pot face schimbări, salva ca și nouă versiune fără a părăsi aplicația folosită și a o deschide pe cea de Document Management System.

Integrarea sistemelor este disponibilă în general pentru suita de tip "office", "e-mail" si "colaborativ". Se face folosind standarde deschise de genul ODMA, LDAP, WebDAV și SOAP pentru a permite integrarea ulterioară cu alte aplicații.

capturarea de date este procesul prin care se obțin date electronice din date existente în format fizic, prin scanarea documentelor, aplicarea de metode automate sau semi-automate de extragere a datelor (OCR, ICR, indexare).

indexarea este operația prin care documentelor le sunt atribuite un set de date unic de indentificare. În general aceste date sunt introduse de operatori sau preluate din baza de date și reprezintă criterii de clasificare a documentelor.

Indexarea este o operație realizată pentru a simplifica operațiunea de căutare și vizualizare a datelor. De aceea, o importanța critică o are crearea unei topologii de indecși.

stocarea documentelor implică și gestiunea lor și a ciclului de viață al acestora: cum sunt clasificate, unde sunt stocate, pentru cât timp, unde vor fi mutate, dacă vor fi distruse (șterse) și ce timp de viața au.

vizualizarea documentelor într-un context electronic poate fi o problemă.

Vizualizarea unui singur document după un criteriu unic este o operație simplă, dar devine complicată dacă utilizatorul caută documente folosind mai multe criterii, criterii de căutare parțială, fraze care pot apărea în context și expresii booleane.

Aceste operații se realizează folosind o structură de indecși implementată intern pe bază de date și utilizează, de asemeni, cât mai mult resursele de optimizare existente în sistemul de gestiune al bazei de date.

securitatea este vitală în cele mai multe sisteme de management document.

Aceste sisteme corespund unor standarde înalte de securitate, sunt integrabile cu soluții de semnatură digitala și soluții de criptare a datelor.

Unele sisteme au modul de gestiune a drepturilor date utilizatorilor, ce gestionează profile de utilizatori, roluri, drepturi de acces pe categorii de documente.

mediul de lucru colaborativ: implementarea facilitații de "check in" – "check out" (luare document in editare) aduce Document Management System către mediul de lucru colaborativ, astfel un document luat în editare de un utilizator, va fi disponibil spre citire pentru ceilalți utilizatori până când utilizatorul activ va debloca documentul.

versionarea documentelor este un proces ce permite utilizatorilor să vizualizeze și să restaureze versiuni anterioare ale documentelor (acest lucru se face tot datorită procesului de "check in" – "check out").

Experții în managementul documentelor estimează că, în zilele noastre, un procent de aproximativ 90% din informațiile unei organizații  îl reprezintă documentele pe suport de hârtie sau o alta formă de informație nestructurată.

Mai mult, tehnologiile de Management al Documentelor disponibile astăzi necesită puține sau nici-o schimbare organizațională oferind în același timp beneficii uimitoare. De aceea, soluțiile de Document Management și Document Imaging au devenit necesități pentru organizații de orice marime.

Dacă avem în vedere conducerea unei afaceri, există de obicei un cost necunoscut de exploatare și menținere a unui sistem de evidența a documentelor pe suport de hartie. Gestionarea unui asemenea volum de documente este, pentru majoritatea, consumatoare de importante resurse (timp, oameni, spațiu), consum ce erodează chiar fundamentele afacerii.

Un exemplu în acest sens îl reprezintă studiul făcut de PricewaterhouseCoopers privind timpul și banii cheltuiți pe hârtie într-o organizație tipică a zilelor noastre:

Dintre toate hârtiile manipulate în fiecare zi într-un birou obișnuit,  90% sunt pur și simplu amestecate.

Un document este, în medie, copiat de 19 ori.

Companiile cheltuiesc 20 de dolari pentru a îndosaria un document, 120 dolari pentru a găsi un document greșit îndosariat și 220 dolari pentru a reproduce un document pierdut.

7,5% dintre documente se pierd, iar 3% din restul se îndosariază greșit.

Profesioniștii își petrec 5-15% din timp lecturând informația și până la 50% din timpul lor cautând-o.

Există peste 4 bilioane de documente pe suport de hârtie numai în SUA – cu o rata de creștere de 22% pe an.

În cazul firmelor românești, un scenariu în acest sens poate fi:

O organizație generează sau primește 50 de documente importante pe suport de hârtie pe zi, care trebuie să fie îndosariate.

50 Documente x 6 minute pentru fiecare document = 300 minute de îndosariere pe zi.

300 de minute pe zi = 5 ore de angajat  pe zi.

5 ore/zi de angajat x 20 lei/h (brut) = 100 lei/zi.

100lei/zi x 250 de zile lucratoare pe an = 25000 lei/an.

Daca o organizație generează aceste volume de documente, costurile asociate sunt exacte și exemplul prezentat este un excelent instrument pentru a arăta modul în care societațile pot economisi timp și bani prin implementarea unui sistem de management al documentelor (Document Management).

De exemplu, un IMM tipic poate primi sau genera doar 20  documente importante pe suport de hârtie pe  zi care trebuie să fie îndosariate. Folosind exemplul de mai sus, și  aceeași formulă de calcul, îndosariarea a 20 de documente/zi  intr-un sistem bazat pe suport de hârtie va costa până la 10000 lei pe an. Și acest calcul se referă doar la “costul de timp” al unui sistem bazat pe suport de hârtie – existând multe alte costuri ascunse asociate unui astfel de sistem: cheltuieli de arhivare într-o alta locație, spațiul de birou consumat, materiale de îndosariere și de distribuție, inclusiv cheltuielile corespondență.

Mai mult, în analiza de mai sus nu se ia in considerare faptul că, în sistemele bazate pe hârtie, nu toate documentele pot fi găsite. Fie că cineva a rătăcit un document sau acesta este asezat pe biroul altcuiva, documentele pierdute sau rătăcite costă organizațiile timp și bani. Deci, care este media documentelor pierdute sau rătăcite?

Potrivit aceluiași studiu realizat de PricewaterhouseCoopers, “7,5%  din totalul documentelor se pierd, iar 3% din cele ramase sunt rătăcite.” Acest lucru înseamnă că, în medie, aproximativ 1 din 10 documente nu pot fi recuperate atât de rapid pe cât ar trebui și aceasta în cazul în care sunt recuperate. Ducând raționamentul mai departe, documentele pe suport de hârtie se pot regasi într-un singur loc la un moment dat. Prin urmare, documentele sunt de obicei copiate și reîndosariate, ambele activități costând organizațiile o cantitate semnificativă de bani.

În general, un sistem de management electronic al documentelor este caracterizat de următoarele operațiuni sau funcții:

Achiziție Documente/ Date:

Se face prin adăugare directă (upload) sau prin scanarea documentelor de pe suport de hârtie. Programe de recunoașterea optică a caracterelor (OCR) sunt utilizate pentru a extrage metadate, pentru a automatiza indexarea sau pentru a crea imagini de tip text.

Indexare Documente/ Date:

Documentelor electronice obținute în urma scanării, importării sau în urma producerii lor de către utilizator, li se atașează un nume unic de identificare și mai multe metadate după care acestea vor putea fi usor regasit.

Indexarea există în special pentru a facilita regăsirea. Prin arhivare electronică se convertește informația nestructurată în informație ce poate fi accesată cu ușurintă.

Stocare Documente/ Date:

Este folosită pentru a înmagazina fișiere active, pentru a ușura modificarea și căutarea acestora, dar și pentru a arhiva fișierele inactive.

Regăsire Documente/Date:

Reprezintă funcționalitatea de bază a oricărui sistem de management electronic al documentelor. În general această funcție se realizează prin specificarea unui identificator unic (o metadată), a unei părți dintr-un identificator sau, în sistemele mai complexe, prin căutarea unui termen în conținutul documentului. Căutarea intoarce o lista de documente care corespund criteriului de căutare specificat, listă din care utilizatorul își selectează documentul dorit.

Distribuție Documente/ Date:

Se realizează prin accesarea în mediul electronic al documentelor stocate într-un format needitabil.

Integrare:

Multe sisteme de management al documentelor sunt integrate cu alte aplicații, în special suita de programe Office sau clientul de e-mail. Astfel, utilizatorul poate achiziționa, produce sau deschide documentele stocate în sistemul de management al documentelor direct din aplicațiile cu care acesta este integrat, le poate modifica și salva, totul fără a închide sau deschide aplicațiile cu care lucrează.

Metadate:

Sunt specifice fiecărui document indexat și reprezintă “date despre date”. Sunt utilizate pentru a regăsi cu ușurintă documentele indexate.

Există metadate extrase automat (tip document, data creării, cale etc) și metadate extinse, stabilite de catre utilizator.

Securitate:

Această funcție este vitală in multe aplicații de management electronic al documentelor. Securitatea poate fi implementată și modificată la un nivel granular, pe acțiune, document, utilizator, la nivel de administrator al sistemului, printr-un modul de administrare a drepturilor.

Workflow:

Se realizează prin automatizarea unor procese în cadrul sistemului de management electronic al documentelor. Pot exista workflow-uri ce se referă la modificarea automata a unor drepturi în funcție de anumite criterii prestabilite, la trimiterea automată de e-mailuri sau la crearea unor fluxuri de documente după anumite reguli.

Colaborare:

Este o funcție intrinsecă a oricărui sistem de management electronic al documentelor. Prin colaborare utilizatorii au posibilitatea de a vizualiza sau modifica un document, de a adăuga adnotări și de a modifica metadate in timp real, sistemul păstrând un istoric complet al versiunilor de documente si metadate.

Principiul de bază al colaborării este acela că accesul pe un document este blocat pentru utilizatori atâta timp cât respectivul document se află în proces de modificare de către un alt utilizator.

Controlul versiunilor:

Este acțiunea prin care orice modificare adusă unui document prin procesul de “check out/check in” este salvată într-o nouă versiune a documentului respectiv, păstrându-se astfel un istoric complet al versiunilor unui document. Pot exista sisteme care pastrează un istoric al versiunilor de metadate.

Auditarea:

Reprezintă procesul prin care se menține un audit detaliat al tuturor activităților din sistem. Crearea, vizualizarea, editarea, ștergerea documentelor, autentificarea în sistem, acțiunile administrative etc, sunt înregistrate automat în cadrul sistemelor de management al documentelor.

1.3 Managementul documentelor: proceduri clasice versus proceduri automatizate

Deciziile importante cer schimbări importante iar o schimbare poate avea succes prin pași mărunți și atent planificați.

O decizie de implementare a unei aplicații de management electronic al documentelor reprezintă un proces în care detaliile nu trebuie ignorate.

Astfel, se au în vedere diferitele fluxuri ale documentelor, din momentul în care documentul intra în companie și până la arhivarea acestuia.

Intrucât schimbarea presupune implementarea unei aplicații software, trebuie avut în vedere și ceea ce ofera infrastructura tehnica a companiei.

Planul de integrare a soft-ului în activitatile zilnice ale companiei este următorul element ce trebuie avut în vedere iar acesta presupune luarea in calcul a trei aspecte principale:

Aspectul funcțional. Pot fi investigate:   procesele din interior si modul lor de desfasurare    (cum ar fi workflow-ul unui document), structura organizationala de tip piramida a intregii companii sau a diferitelor departamente.

Aspectul Tehnic. Inventariaza sistemul tehnic existent (software, hardware) si cel necesar pentru implementarea aplicatiei, performanta tehnica si observatii pentru viitor;

Aspectul Administrativ. Aici pot fi incluse asteptarile privind programul de lansare al aplicatiei, testare, training, documentatie, suport si intretinere.

Aplicatiile de gestiune electronica a documentelor s-au modelat si perfectionat continuu pentru a satisface pe deplin necesitatile utilizatorilor.

Internetul a dus la aparitia serviciului de tipul Software as a Service. Gestiunea Documentelor prin tehnologia SaaS este o solutie simpla, care nu necesita investitii din partea companiilor care o adopta. Serverele si componentele hardware sunt oferite de furnizorul serviciului, aplicatia poate fi accesata in cateva secunde, iar documentele sunt protejate.

Manipularea si gestionarea documentelor se întrepãtrund cu activitatea zilnicã din cadrul unei organizatii. De la actele constitutive, la cele de naturã financiarã, juridicã si pânã la corespondenta zilnica, toate trebuie gestionate într-un mod care sã eficientizeze procesul de afaceri.

Implementarea unei solutii informatice care sã realizeze acest proces s-a impus în ultima perioadã ca o soluție salvatoare.

Viteza de prelucrare a datelor, capacitatile mari de stocare disponibile pe piata, calitatea echipamentelor de scanare si a aplicatiilor de recunoastere de text (OCR) constituie tot atâtea argumente în favoarea trecerii sistemului cãtre mediul electronic.

O solutie de managementul documentelor oferã trei avantaje esențiale: economie de timp, spatiu si resurse umane.

În conditiile unui mediu de afaceri dinamic si a fluxului crescând de informații vehiculate atât în interiorul unei organizatii, cât si în exterior, un sistem performant de managementul documentelor, proiectelor si cunostintelor influenteazã în mod esential managementul timpului de lucru. Pe de altã parte, reducerea ponderii hârtiei în circulatia documentelor genereazã reducerea substanțialã a spatiului de depozitare a arhivelor.

Piata româneascã cunoaște o înflorire a ofertei – de la produse hardware si aplicatii simple, standardizate, care permit simpla transformare a imaginii în text si stocarea acestuia din urma în calculator si pânã la aplicatii complexe, personalizate, care permit recunoasterea tipului de informatie continut de imaginea scanatã, stocarea acesteia într-o bazã de date adecvatã, accesarea, modificarea si distribuirea cãtre/de cãtre utilizatorii autorizati. Din aceste perspective întâlnim atât jucãtori de talie multinationalã (Kofax, Scala, HP, Fujitsu-Computers, Xerox etc.), cât si firme cu caracter local, dezvoltatori de aplicatii „la cerere” (CG&GC, Wittmann & Partner, Sobis, Cybernetics, UTI etc.).

Pentru cã multe documente se regăsesc la ora actualã în mediul electronic, sunt utilizate în acest mediu, fãrã ca, în unele cazuri, sã fie transferate pe suport tipãrit, functii de gestionare a documentelor le regãsim si în solutiile producãtorilor de aplicatii de tip EAS (Siveco, TotalSoft, Oracle, SAP etc.).

Un produs de gestionare a informațiilor este o soluție informatică de colaborare, care ajută zilnic mii de organizații din lumea întreagă să-și îmbunătățească gradul de inovație și calitatea produselor, reduce costurile și timpul de scoatere pe piată a produselor, în deplină conformitate cu standardele industriale.

Pentru a introduce o astfel de soluție se începe cu un audit al resurselor organizației respective, stabilirea proceselor interne și externe ale organizației și al modului de circulatie a informației și a resurselor și apoi implementarea propriu-zisã a soluției.

Optiunea pentru implementarea uneia dintre solutiile de management al documentelor nu este suficientã pentru a eficientiza procesele de afaceri. Organizatiile trebuie sã adopte în primul rând un sistem teoretic prin care se desfãsoară acest proces. Modul în care sunt manipulate documentele nu poate să cadă în sarcina unui singur departament. El este rodul experientei tuturor factorilor implicati în activitatea organizatței, coroborat cu prevederile legale în domeniul creerii, distribuirii și arhivãrii documentelor.

Primul pas de care trebuie să se tină cont înainte de implementarea unei soluții de managementul documentelor este rezistenta umanã la schimbare (proiectele de succes trebuie sã aibã sprijinul managementului, în asa fel încât angajaților să li se ceară să lucreze centralizat.

Implementarea sistemelor de management al documentelor nu înseamnă și nu va însemna pentru o lungă perioadă disparitia documentului scris. Înseamnã numai o abordare eficientã din punct de vedere al fluxurilor informationale din cadrul organizației si în relatiile sale cu exteriorul.

Dezvoltarea tehnologicã și rãspândirea telefoniei celulare a adus în rândul comunității de afaceri noi surse de apariție a documentelor de afaceri: asistenții digitali, telefoanele de afaceri etc. Sunt noi spații în care migrează informațiile organizației.

Introducerea semnãturii digitale și în legislatia și practică juridică româneascã au creat de asemenea posibilitatea ca anumite documente să fie redactate, remise destinatarului și stocate într-un mediu electronic, având puterea juridicã a unui document scris.

Toate acestea aduc permanent noi provocări conducerii organizațiilor care trebuie să realizeze și să adapteze regulamente de gestionare și manipulare a informației capabile, pe de o parte, să creeze fluxuri sănătoase de documente, iar pe de altă parte, sã integreze într-un sistem coerent documente născute în medii eterogene.

In momentul intrarii într-un sistem, documentul trebuie memorat. Pentru memorarea de durata a unui document există diverse dispozitive de stocare. Mai important decat toate, documentele trebuie memorat într-un alt format decat cel propriu pentru a asigura securitatea acestuia pe viitor.

În acest moment, există cinci opțiuni de stocare:

Medii magnetice (hard drives). Acest dispozitiv poate fi folosit pentru a memora o cantitate mare de documente și poate asigura un timp de răspuns scurt. Totuși, mediile magnetice conțin părți mobile și datele memorata pot fi pierdute permanent prin defecțiuni mecanice.

Stocare magnetic-optică (disc MO). Acest dispozitiv foloseste tehnologia magnetică și optică pentru a atinge o densitate foarte ridicată a datelor. Principalul neajuns al discurilor MO este că sunt mai putin rapide decât dispozitivele hard disk și pot fi supuse defecțiunilor mecanice.

Compact discuri (CD). Pe aceste dispozitive, informația digitală este codificată ca o ssuita de puncte microscopice pe suprafața scriptibila a unui din disc din aluminiu. CD-urile asigura un mediu sigur și securizat care poate oferi memorarea pe termen lung a semnaturilor. Mai mult, CD ROM nu necesită componente hardware sau software specializate pentru accesarea informațiilor. Principal neajuns al acestui mediu de stocare reprezinta capacitatea limitată de stocare.

Disc Video Digital sau Disc Versatil Digital (DVD). DVD-ul ca evolutie a tehnologiei optice de stocare pe disc, este mult mai incapator și mai rapid decât un CD și poate memora mai multe informații, inclusiv date video, și alte elemente audio și logice, stocand datele în mod asemanator unui CD pe un spațiu fizic.

Acesta asigura accesul al oricărui punct de pe disc indiferent de localizare. DVD-urile se bucura de sprijinul larg răspândit și fără precedent al celor mai mari companii electronice.

Dezavantajele acestui mediu sunt pretul ridicat și standardizarea, deoarece diferiții furnizori apelează la diferite formate pentru DVD care pot fi reinscripționate.

On Write Once, Read Many (WORM). Datele Worm sunt de lunga durata și pot fi accesate fara restrictii.

Acest mediu nu este la fel de accesibil ca celelalte și necesită hardware și software specializat pentru a fi folosit. Nu este recomandat datorită numărului foarte mid de companii care ofera materiale și asistență pentru acest tip de tehnologie.

Arhivarea electronică este procesul de scanare a documentelor, transformarea lor într-un format TIFF sau PDF, apoi stocarea acestora într-un sistem EDM (Electronic Data Management – Administrator electronic de date), în așa fel încât să poată fi regăsite rapid și ușor prin intermediul unei informații de tip index sau metadate capturate din documentul original.

Avantajele folosirii unui sistem de arhivare sunt numeroase: de la integrarea tuturor documentelor într-o singură interfață a companiei și administrarea facilă a acestora, la posibilitatea trasabilității unui document, prin stabilirea fluxului de lucru pe care trebuie să-l parcurgă un document în cadrul companiei, la avantajul reorganizarii arhivei într-un mod logic, păstrându-se aceeași structura de organizare (cabinete, bibliorafturi, dosare, documente), până la securizarea accesului la documentele arhivate, cu drepturi de vizualizare și accesare ierarhice.

Beneficiile sunt:

• Reducerea riscului de pierdere și deteriorare a documentelor;

• Economii de timp la crearea și regăsirea documentelor;

• Mărirea productivității angajaților;

• Posibilitatea dezvoltării de strategii de lucru colaborativ;

• Economii în gestionarea documentelor;

• Micșorarea timpului ciclurilor de lucru;

• Reducerea consumului de hârtie și consumabile aferente printării/copierii;

• Economii de spațiu în birouri;

• Scăderea costurilor generate de închirierea/extinderea spațiilor necesare arhivării documentelor în format fizic;

• Creșterea gradului de securitate al accesului la informație;

• Mărirea satisfacției clientului.

O aplicație esențială pentru partea de back-office o reprezintă sistemul de management al documentelor existent la nivelul firmelor, acesta constituind un mijloc de sprijinire a capacității de a oferi servicii online și de a eficientiza activitatea firmei care oferă asemenea servicii, prin intermediul instrumentelor specifice tehnologiei informației.

Ca urmare a adoptării Legii privind arhivarea documentelor în formă electronică a apărut necesitatea unei soluții de arhivare, cu trecerea tuturor documentelor în format electronic în baza unui nomenclator de arhivă definit de instituție. Aceste documente pot proveni din registratură, pagina de internet a instituției sau e-mail și, de asemenea, vor exista documente fizice ce vor necesita scanare pentru a fi introduse într-o bază de date comună.

Odată constituită arhiva electronică, vor exista „unelte” de regăsire a documentelor din cadrul acesteia, atât la nivel de date generale, cât și la nivel de conținut.

Beneficiile sunt:

• Îmbunătățirea timpului de răspuns la cererile clienților și o mai bună comunicare cu aceștia;

• Evidența și circulația electronică a tuturor actelor intrate/eliberate;

• Transparență în activitatea personalului;

• Soluție integrată, lucru colaborativ și unitar;

• Posibilitatea de arhivare electronică ulterioară a documentelor;

• Facilități sporite pentru regăsirea rapidă a tuturor documentelor, chiar și după un timp îndelungat.

Beneficiile imediate ale unui sistem de arhivare electronică a informațiilor și documentelor din cadrul unei companii se referă la simplificarea fluxului informațional și reducerea costurilor operationale.

Pe termen lung, productivitatea și eficiența angajaților va creste ca urmare a simplificarii procesului de căutare și acces la informație; astfel, acțiunile lor se vor baza pe decizii mai bune și mai eficiente.

Timpul de regăsire a informațiilor dispersate se reduce la minim, iar toate informațiile necesare și relevante sunt aduse într-un singur loc. Și pentru ca datele statistice sunt extrem de relevante se poate spune că firmele care au ales să-și gestioneze informațiile și documentele printr-o solutie de arhivare electronică au inregistrat costuri de arhivare mai scăzute, de până la 70%.

Arhivarea electronică ofera un grad sporit de sigurantă în ceea ce privește păstrarea confidențialității informațiilor.

Furnizorul serviciului se obligă să pastreze documentele într-un format criptat, iar cheia pentru decriptare este detinută de un administrator.

De asemenea, accesul la documente se face numai pe baza unei documentații specifice, iar administratorul poate fi urmarit penal dacă divulga cheia de decriptare unor persoane neautorizate, iar accesarea, modificarea sau copierea informațiilor din arhiva electronică de către persoane neautorizate se pedepseste cu inchisoare de pana la 15 ani. Legea a trasat totodata și cerințele pentru administratorul de arhivă electronică. Arhivatorul trebuie să fie autorizat de către Ministerul Comunicațiilor și Societații Informaționale, iar centrul de date în care acesta va intreprinde activitatea de arhivare trebuie să fie certificat de către aceeași autoritate.

In România, nivelul de informare asupra prevederilor cadrului legislativ, precum și a avantajelor pe care un serviciu de arhivare electronică le poate aduce este însa unul scazut.

Companiile trebuie să știe că recurgerea la arhivarea electronică aduce beneficii importante, atât din punct de vedere al costurilor, cât și al timpilor de regasire al documentelor. Spre exemplu, arhivarea pe suport hârtie a 100 de facturi costă 12 euro. Dacă se recurge la arhivarea electronică costul scade la mai putin de 10%, până la sub 1 euro.

Marile avantaje ale sistemului de arhivare electronică in cadrul unei companii sunt:

–          Simplificarea fluxului informațional;

–          Reducerea costurilor operaționale;

–          Creșterea eficienței angajaților ca urmare a simplificarii procesului de căutare și acces la informație și totodata a scăderii dramatice a timpului alocat acestui proces;

–          Viteză mare de acces la informații;

–          Accesul la documente din orice locație;

–          Mărirea securiății prin controlul accesului la informații;

–          Reducerea riscului de a se pierde informații;

–          Economia de spatiu;

–          Economia de hârtie.

O clasificare exacta și de încredere este imperaiva. Pentru a folosi eficient informațiile deținute în seturi de documente eterogene, ierarhia termenilor de clasificare trebuie să poată fi ușor de parcurs. O definiție explicita a metodelor de clasificare usureaza căutarea documentelor. Cu cât colectia de documente este mai variata si mai mare, cu atât creste și nevoie de clasificare.

În mare parte, există două metodologii de clasificare:

Gruparea. Cu ajutorul acestei metode, documentele sunt grupate în funcție de diferite sisteme metrice, un exemplu ar fi clasificarea după densitatea cuvintelor. Aceasta metoda poate crea un număr de grupuri mai mici care nu sunt mereu vizibile sau relevante.

Clasificarea pe bază de taxonomie, pe baza regulilor. Această metoda de clasificare are nevoie de explicitarea unor clasificări stabilite inainte și ulterior folosirea regulilor de clasificare a documentelor; oferă o paradigmă transparentă, refolosibila și flexibilă care ajută parcurgerea.

Metodele de grupare nu sunt recomandate spre folosinta pentru seturi de documente mari și complicate. Cea mai eficienta metodă de clasificare a documentelor este cea a clasificări proiectate de specialiști care pot fi puse într-o ierarhie clară.

La clasificarea documentelor, este nevoie, în primul rand, de un nivel general de cunoștințe in metodele de clasificări și subiectele care vor fi folosite. Instrumentele automatizate trebuie să stie subiectele care vor corespunde documentelor. Aceste cunoștințe sunt necesare pentru eficientizarea calității rezultatelor procesului de clasificare.

În al doilea rând, există nevoia cunoștințelor corespunzatoare unei clasificari detaliate. Cunoștințele de clasificare sunt o structura de cuvinte și expresii corespunzatoare unui câmp de subiecte. Cunoașterea intelesului aproximat a acestor cuvinte și expresii este imperativa pentru succesul clasificării documentelor. Decizia de clasificare a documentelor se bazează pe observații mici, înțelegerea și analiza dovezilor aflate în text. De aceea, este necesar să se afle un minim de dovezi pentru justificarea deciziei. În cele din urmă, există nevoia de a înțelege că unele documente nu vor putea fi niciodată clasificate intr-un mod corect, daca sunt luati in calcul termenii existenți ai unui spatiu de lucru. Există neajunsuri și restrictii ale oricărei taxonomii de termeni de clasificare, astfel încât rezultatul „posibil” corect va fi răspunsul cel mai potrivit conform regulilor care poate fi așteptat de la cele mai bune instrumente de clasificare. De aceea, instrumentele de clasificare ar trebui create pentru a se lua decizii care să aduca rezultate probabilistice care exprimă suficientă încredere și nu convingere absolută.

Capitolul III Analiza oportunității implementării unui sistem electronic de management al documentelor (MEDOC) in cadrul BEJ Bran Cristian

3.1 Modalități actuale de management al documentelor la BEJ Bran Cristian

In vederea stabilirii intr-un mod corect a modalitatii actuale de management al documentelor in cadrul BEJ Bran Cristian, am elaborat un chestionar ce a fost aplicat in randul celor 10 angajati ai biroului.

Chestionarul constituie o metoda de cercetare ce mi-a permis sa identific principalele probleme in randul managementului electronic al documentelor in cadrul biroului si totodata m-a ajutat in formularea de sugestii in vederea imbunatatirii actualului sistemn de management.

Chestionarul este format din 12 intrebari inchise in care posibilitatile de raspuns sunt sub urmatoarea forma:

CHESTIONAR DE EVALUARE A PROCESULUI DE MANAGEMENT AL DOCUMENTELOR

Vă rugăm să bifați răspunsul dorit, sau să completați spațiile libere cu opinia dumneavoastră:

1. Procedurile actuale permit gestionarea intr-un sistem unitar a documentelor sosite pe diferite purtătoare de date (hârtie, e-mail, fax, fișier electronic)?

2. In ce masura considerati ca sistemul actual poate să evidențieze diferitele relații dintre documente?

3.Sistemul actual este capabil sa gestioneze documentele interioare?

4.Sistemul ofera posibilitatea căutării printre sarcini și documente după toți parametrii procesului (căutare ad-hoc, urmărire), respectiv cu interogări predefinite?

5.Sistemul actual de managemenet permite gestionarea termenelor alocate rezolvării sarcinilor?

6. In actualul sistem rapoartele se pot exporta?

7. Sistemul de management asigură evidența contractelor, facturilor?

8. In cadrul sistemului de management al documentelor se pot diviza drepturile de utilizator după compartimente și utilizatori?

9. In cadrul sistemului de management al documentelor e pot distribui sarcinile prin utilizator (prin împuternicirea unui utilizator)?

10. Sistemul de management electronic pune la dispoziție funcții care asigură îndeplinirea mai rapidă și mai eficientă a sarcinilor? (Ex.: trunchi de partener, completare automată)

11. In cadrul sistemului actual de management exista un program care să administreze diferite documente? (ex. Word, Excel, PDF, TIF, ect.)

12. Sistemul permite utilizarea semnăturilor digtale pe formularele electronice (WEB, PDF)?

In urma aplicarii acestui chestionar am indentificat urmatoarele raspunsuri

3.2 Analiza diagnostic a procesului de management al documentelor.

Un subansamblu informatic poate fi definit ca sistemul datelor, informatiilor, fluxurilor si circuitelor informationale, proceselor si metodelo de prelucrare a informatiilor cu scopul de a contribui la atingerea unor teluri.

            Principalele zone ale analizei se refera la:

–     evaluarea diferitelor caracteritici legate de functionarea si dimensiunea componentelor ale ansamblului informational;

           -informatii (analizarea tipologiei, analizarea parametrului de calitate al informatiilor);

           – analiza fluxurilor si circuitelor informatice (analizarea incadrarii in tipologie);

           -metodologia informationala (analizarea exacta a continutului si a corelatiilor cu grad ridicat de informatizare);

           -metodele de procesare a informatiilor (analizarea incadrarii in tipologie, analizarea exact a gradului de informatizare a mijloacelor de realizare si gestionare);

–     analizarea a unora din principalele situatii informationale din prisma continutului documentului, si a ratei in care sunt intocmite si al traseelor informationale pe care acestea merg;

–    analizarea unora din principalele neajunsuri ale programului si a lucrurilor care le genereaza

     (filtrajul, distoriunea, redundenta, supraincarcarea circuitelelor informationale);

–     analizarea din punctul de vedere al unor reguli de realizare, functiune si imbunatatire a ansamblului informational;

–     analizarea metodelor prin care sunt indeplinite scopurile ansamblului informational in gestiunea firmei si, in mod analog, analizarea corelatiilor prezente cu celelalte elemente manageriale – o analiza metodologica, decizionala si organizatorica.

Pot fi create urmatoarele concluzii dupa efectuarea analizelor:

–      cu referire la informatiile folosite des in sistem, se poate constata ca unele dintre documente au fost create (tipizate) pentru a fi folosite in scop informatic, dar in cadrul firmei, in acest moment, nu se realizeaza acest lucru;

–     cu privire la diferite fluxuri si circuite informationale, ce reprezinta drumul efectuat de informatiile aflate in diferite documente (situatii informationale) de la cel ce le emite pana la cel ce beneficiaza de ele, putem constata  ca acestea nu sunt categorizate in diviziuni functionale si operationale, ci la nivel de document. De asemenea, nevoie de precizare si reglementare a lor in mediul intern nu se poate gasi in nici o decizie sau document organizatoric.

De aceea, obtinerea unor anumite informatii este greoaie, iar cateva dintre ele nu sunt folosite corespunzator, atat cantitativ, cat si calitativ.

–     metodologia informationala este total inadecvata, datorita faptului ca, un ROF ce nu corespunde necesitatilor , in mod asemanator cu alte documente scrise ce fac referire la ansamblul informatic nu lasa posibilitatea existentei unor metode corecte de obtinere, stocare si partajare a informatiilor, care sa corespunda tuturor elementelor structurale (compartimente si posturi in principal).

–     metodele de prelucrare specifice informatiilor sunt efectuate atat manual, cat si automatizat, este de mentionat ca in ultima vreme a crescut procentul programelor informationale, acest lucru va permite indreptarea catre automatizarea completa a proceselor de gestiune si executie.

–     regulile de realizare si functiune a acestui ansamblu informatic sunt urmate doar pe jumate, aflandu-se in existat, asa cum este reprezentat in tabelul nr. 3.6. atat diferite elemente avantajoase, dar si multe deficiente.

Analiza avand in vedere regulile informationale

3.3 Necesitatea implementarii unui sistem electronic de management al documentelor la BEJ Bran Cristian

O firma va opta pentru integrarea unui proces de gestiune al documentelor dacă scopul acesteia îl reprezintă:

Eficientizarea gestiunii documentelor în interioriul companiei

Scaderea diferitelor cheltuieli cu gestiunea și stocarea documentelor

Marirea randamentului la lucru

Eficientizarea numărului de angajati cu caracter administrativ

Respectarea regulilor din ce în ce mai restrictive

Capacitatea unu program de gestiune al documentelor intrece cu mult ce poate fi oferit de arhivele clasice. Astfel, „arhiva” software-ului indeplineste in totalitate si cu usurinta toate funcțiile de bază.

Netinand cont de felul si caracterul documentelor, ele pot fi adaugate în programe, in acest fel toate optiunile ce tin de preț, scrisorile, contractele, facturile emise, bonurile, cecurile etc. vor fi memorate și inregistrate într-o bază de date.

Excluzand campurile in care vor putea fi introduse data calendaristică, tipul evenimentului, scopului documentului, numele clientului, beneficiar/expedient vor putea fi mentionate metoda de expediere a corespondenței și data până când o confirmare trebuie inregistrata. Numarul din registrul de evidenta care corespunde fiecărui document de intrare sau ieșire este generat in mod automat de program.

Vor putea fi diferentiate variatele proiectele, clienții, evenimentele și documentele – care datorita tipului si contiunutului existent in ele sunt confidențiale și trebuie utilizate si arhivate avand in minte acest lucru – respectand metodologia legislative aceste documente pot fi administrate in software.

Un program nou nout de gestionare electronica al documentelor va realiza, inlusiv functiile prezente in „arhiva” electronica, va duce aduce diferite aditii variatelor sarcini pe care le are de îndeplinit care la vor indeplini la randul lor ducă la bun sfârșit alte funcții. Folosind scanarea versiunii finale a unui document, acesta poate fi cautat in baza de date si reviziuit oricand. Fluxul de lucru al informatiilor va fi programat in mod automat pe baza tipului de document.

Cumpararea si integrarea unu program de gestionare in cadrul unei firme va aduce diferite beneficii si avantaje utilizatorului ce vor ajuta pe termen lung la rentabilitatea investitiei. Cele mai bune exemple sunt urmatoarele:

a) Administrarea datelor companiei intr-un mod sigur si sub controlul utilizatorului in orice moment al existentei acestui document, acest lucru va crea o reducere semnificativa sau chiar o eliminare totala a nevoie de arhive clasice de documente. Acest program automat de administrare mai controlata: acesta asigura o creare mult mai rapid a documentelor, utilizand diferitele template-uri (modele de documente); asigura o accesare sigur la datele dintr-un document altaturi de circulatia sigura si controlata a lor datorita faptului ca documentele vor putea fi accesate numai de catre persoanele care sunt autorizate sau persoanele carora li se adreseaza documentele.

b) O arhivare electronica a datelor;

c) Ofera optiunea de a cauta sau a regasi diferite documente prezente in arhiva, folosindu-se de continut si de campurile de indexare ce au au fost associate datelor cautate.

d) Lucrul in colaborare in procesul de creare si punere in a valoare a unei lucrari(workflow-uri), acest lucru reprezinta un proces automatizat al modului colaborativ intre cei implicate in derularea unui bussines (procesare de documente, revizuire, rutare automată, etc.) și de observarea a etapei in care se poate afla o operatiune, in derulare/finalizare.

Optiunea de lucru intr-un mod colaborativ ajuta in oferirea posibilitatii de a eficientiza si automatize procesele si activitatile din cadrul organizatiei.

Diferitele argumente ce sunt pentru integrarea unui proces de gestiune al documentelor nu sunt multe dar sunt foarte semnificative:

– Documentele ce inca se afla pe suport de hartie au nevoie de o arhiva clasica, sunt mult mai greu de administrat iar riscul de pierdere este foarte mare;

– Cautarea prin metoda clasica a unor documente este o munca foarte grea, angajatii pierd foarte mult timp cautand prin arhivele nestructurate si de cele mai multe ori nici pot gasi informatia cautata.

– Punerea la pastrare a documentelor pe suportul classic de hartie consuma foarte multe resurse ce pot fi folosite in alte scopuri in cazul unor organizatii mai mari, organizatiile mai mici nu dispune de astfel de resurse si asta cauzeaza intarzieri majore.

Capitolul IV Considerații personale privind utilitatea MEDOC in domeniile principale de activitate ale BEJ Bran Cristian

4.1 Domeniul Registratura.

Managementul conținutului digital

Modulul Digital Asset Manager al programului de gestiune al documenteleor ofera administrarea usoar si eficienta a documentelor

Avantaje:

 Memorarea pe un server central a tuturor documentelor in format digital;

 Cautarea si gasirea foarte rapida a unui document;

 Faciliteaza securizarea si acessul scurizat al unui document atat din filiala locala cat si din alte centre.

 Personalul autorizate poate avea acces imediat la ultima versiune a unui document, si de asemenea, pot consulta versiunile mai vechi;

 Dispune de instrumente ce permit lucrarea la un document intr-un mod colaborativ, acestea incluand editare, reviuire etc.;

 Este capabil sa creeze rapoarte mult mai detaliate.

Media Viewer

Acesta este un program preinstalat in modulul de management al documentelor, in cadrul acestui program documentele pot fi copiate pentru a putea fi partajate in format read-only. Acest program ofera capacitatea de a revizui documente oriunde in lume, incluzand instrumente de cautare si memorare in conditii de siguranta.

Beneficii:

 Este realizat un fisier informational ce contine doar o colectie de documente cu proprietatea de read-only

 Acest program este extreme de practice si portabil, este foarte usor de instalat.

 Avanad datele pe suport CD/DVD, toate costurile legate de transportul,depozitarea si tiparirea documentelor pe suport de hartie sunt eliminate.;

 Documentul este foarte usor de revizuit datorita faptului ca aplicatia paote fi implementata intr-un sistem de gestiune al datelor sau poate fi utilizata ca etapa finala.

Arhivare electronică

In zilele noastre, in jur de 90% din datele ce apartin unei afareci sunt create, administrate si memorate intr-un format electronic, evitandu-se altfel problemele ce apar cu forma clasica de stocare a datelor.

Beneficii

 Aceasta arhivare electronica asigura integritatea proprietatii intelectuale ce vine odata cu documentele juridice, astfel acestea nu pot fi modificate sau alterate in niciun fel pana ce acestea nu isi ating durata maxima de existenta legala.

 Programum ofera protectie companiei impotriva riscurilor, si ofera de asemenea posibilatea stabiliri unor responsabilitati in cazuri de urgenta maxima pentru firma;

 Asigura un grad maxim de credibilitate si integritate documentelor in format electronic;

 Solutiile aduse de acest program sunt realizate avand in vedere dorinta clientilor de a-si stoca dcumentele deja existente pe format classic in format electornic, pentru perioade nedeterminate de timp, astfel evitandu-se degradarea lor ce vine odatat cu utiliarea lor. Astfel documentele sunt pastrate in conformitate cu legea.

4.2 Domeniul Audiente.

Acest modul al programului se ocupa cu crearea de baze de data ce servesc drept rezerva in cazul de dezastre in arhiva clasica a companiei. Bazele de date de rezerva pot fi fisiere electronice, aplicatii, sisteme de email.

Beneficii:

 Acest modul aduce firma in conformitatea cu prevederile legislative ce privesc masurile ce sunt impuse in cazul conservarii datelor pe perioade lungi si siguranta acestora. Astfel se elimina pericolul de pierdere a informatiilor vitale si chiar falimentul.

 Aceasta solutie ofera capacitatea de backup fara ca respectivii clienti sa isi bata capul cu crearea unui plan de rezerva si de mentinere afacerii.

 Informatiiile sunt disponibile nonstop indiferent de ce se intampla in sediul firmei. Acestea sunt protejate de dezastre naturale,caderi de current sau defectari de tip hardware.

 Programul ofera optiunea de a dubla datele stocate si astfel ele pot fi prezente in mai multel locatii in acelasi timp

 Informatiile sunt in siguranta in ceea ce priveste focul,inundatiile,furtul,incercarile de hacking etc.

Fluxuri de lucru

Acest modul ofera solutii automate de management al fluxurilor de lucru si optimarea acestor procese ce au loc in cadrul afacerii. Eficientizarea atat la nivel de work groups cat si la nivel organizational duce la obtinerea imediata a unui pret ce este competitive si aduce un plus de voloarea oricarei firme ce a optat pentru implementarea unei astfel de solutii.

Beneficii:

 Aceasta solutie automatizeaza procesele prin intermediul implementarii de noi tehnologii ce urmaresc ridicarea performantelor unei firme. Aceasta solutie reduce major toate costurile ce veneau odata cu folosirea suportului clasic de hartie.

 Imbunatatirea vânzărilor și îmbunătățirea relațiilor cu clienții;

 Solutia are capacitatea de a reduce intr-un mod semnificativ costurile de operare a afacerii si imbunatateste deciziile luate;

Implementarea unei astfel de solutii este extreme de rentabila deoarece investitorul is va recupera foarte rapid banii cheltuiti pe o astfel de solutie din urmatoarele motive:

 programele sunt integrate rapid și la prețuri atragatoare;

 utilizarea fluxurilor de lucru conectează angajații la tehnologiile existente pentru obținerea informațiilor, optimizând astfel procesele de afaceri;

4.3 Domeniul Legalitate acte

Acest modul ofera solutii in materie de semnatura digitala a diferitelor documente ce apartin firmeri. Aceasta solutii include aplicatii usor de folosit precum Microsoft® Word, Adobe Acrobat, imagini TIFF și Sisteme de Managementul Documentelor.

Beneficii:

 Stampileaza in mod automat toate documentele ce au legatura cu firma, astfel dand dovezi de autenticitate a documentului si a semnatarului lor. Acest lucru asigura integritatea,originalitatea acestor documente ce detin stampila firmei;

 Aceasta solutie ofera diferite de metode prin care procesele din cadrul firmei sunt eficientizare, astfel, se reduc cheltuielile cu printarea,folosirea, trimiterea si administrarea documentelor pe hartie.;

 Acest modul al programului creaza avand in vedere normele legale, o semnatura digitala ce va oferi protectie firmei in instanta;

Managementul înregistrărilor

Programele ce ofera solutii pentru gestionarea documentelor imbina continutul,procesele si conectivitatea documentelor pentru a rezolva toate neajunsurile legate de gestiunea arhivelor. Aceasta solutie elimina o buna parte din nevoia de a avea o aplicatie separate de gestiune pe desktop si isi furnizeaza propriul depozite de arhive.

Beneficii:

 Rezolvarea provocărilor legate de reglementările legale în domeniu, de managementul riscului, permițând dovada conformității;

 Automatizarea întregului proces al ciclului managementului înregistrărilor, reducând timpul destinat ciclului și potențialele erori;

 Organizează, stochează și regăsește într-un mediu securizat rapid, înregistrările esențiale ale unei companii, asigurând acuratețea capturii înregistrărilor;

 Realizează amortizarea rapidă a investiției printr-un management al înregistrărilor;

 Productivitatea este suplimentar îmbunătățită de când utilizatorii nu mai au nevoie să comute între aplicații – înregistrările fiind capturate direct din aplicația de origine ceea ce elimină necesitatea introducerii manuale a informațiilor referitoare la înregistrări

Auditare și Controlul Versiunilor

Soluția denumită Version Control and Audit Plus asigură managementul modificărilor survenite asupra documentului, incluzând facilitatea de check out (trimiterea unui document în dosarul de lucru care urmează a fi procesat de către autorul documentului) și check in (salvarea modificărilor asupra documentului), în funcție de modul de configurare, astfel rezultând o nouă versiune a documentului, urmărirea reviziilor, controlul versiunilor și înregistrărilor. Mai sunt posibile: integrarea semnăturii digitale, marcarea documentelor și adnotările.

Beneficii:

 Simplifica intr-un mod vizibil modalitatile de editare a documentului;

 Îmbunătățește practicile auditare datorită existenței istoricului documentului;

 Este capabil sa imbunatateasca procesul de control al calitatii;

 Gestiune dinamica și facila a datelor;

4.4. Contacte

Fax Manager

Fax manager este solutia in termeni de automatizare si gestionarea toatala a proceselor ce includ faxul. Aceasta aplicatie imbina unele din cele mai beneficiale trasaturi ale noii tehnologii de fax cu posibilitatea de a utiliza email-ul, toate acestea sunt imbinate intr-o unealta practica si usor de utilizat. In cele din urma, aceasta aplicatie va ajuta clientii sa reduca drastic din cheltuielile ce se duc pe comunicatii si vor simplifca activitatile afacerii si vor creste productivitatea

Beneficii:

 Trimiterea si primirea faxurilor direct prin intermediul sistemelor de gestiune;

 Aplicatia va reduce timpul pierdut pe asteptarea finalizarii procresului de trimitere si receptie ce venea odata cu vechea tehnologie. Acum aceste documente nu vor mai putea fi vizualizate.

 Cheltuielile cu comunicatiile vor scadea cu un procent de 60%;

 Trimiterea, receptionarea, stocarea, partajarea si observarea faxurilor intr-un timp foarte scurt, direct pe desktop-ul masinii client in orice aplicatie componenta a pachetului Office.

 Prelucrarea documentelor de tip fax si face cu o viteza mult mai mare si cu o securitate totala datorata noi metode de criptare;

E-mail Manager

Din moment ce email-ul este utilizat oriunde pe glob si exista si presiunii din partea legislatiei de reglementeaza domeniul, companiile sunt obligate sai adopte programe de administrare rapida a email-urilor. Companiile nu isi pot asuma riscul ce vine odata cu inabilitatea personalului de a accesa un email. Acestea ar putea contine informatii ce tine de supravietuirea companiei, pierderea acestora ar aduce pagube de proportii firmei.

Beneficii:

 Capacitea de receptiona in mod automat mesajele de tip email este un lucru ce toate companiile trebuie sa il aiba pentru a-si reduce cheltuielile si greselile ce vin odata cu managementul manual al email-urilor.

 E-mail Manager este un program extrem de flexibil, acesta va permite companiilor sa abordeze in mod imediat orice problema legata de gestiunea email-urilor. Mai mult de atat, acest program poate fi dezvoltat mai departe pe masura ce firma se dezvolta.

 Cautarea si gasirea extreme de rapida a e-mail-urilor este imperativa, mai ales in cazul probelor in instanta sau planuri de colaborare.

Receptionarea e-mai-urilor se va face automat, prin intermediul programului, astfel eficientizandu-se procesul de cautare si gasire a acestor mesaje importante. De asemenea, se rezolva problemele stocarii pe termen lung a acestora.

Formulare electronice

Folosind formularele electronice, procesarea documentelor va fi mult mai usoara si, de asemenea, mult mai sigura.

Beneficii:

 Documentele pot fi generalizate, nu mai conteaza tipul si complexitatea acestora;

 Asistarea in crearea documentelor;

 Convertirea tuturor formularelor HTML în format XSL;

 Memorarea datelor obtinute în format XML;

 Integrarea completă în platformă LibertyNET;

 Inregistrarea electronica a documentelor cu datele deja extrase;

 Reducerea posibilităților de frauda.

COLD/ERM

COLD este un acronim ce vine de la Computer Output To Laser Disk si se afla in existenta inca din momentul in care progamele de gestionare a documentelor utilizau programe incarcate pe discuri optice. De fapt, acronimul face referire la activitatea de convertirea a documentelor in care exista referinte despre mainframe într-un formular digital inregistrat,ce poate fi gasit in momentul cautarii de catre utilizator. Aceste rapoarte au primit un nou acronim ERM (Electronic Report Management) care înseamnă același lucru.

Beneficii:

 Acest program permite receptionarea,memorarea, administrarea si partajarea mult mai simpla a oricarui tip de fisier.

 Permite gasirea mai usoara a unui documente indifferent de locatie sau fus orar;

 Programul este usor de instalat, procesul nefiind influentat de complexitatea sau impedimentele provocate de sistemul classic bazat pe hartie;

Captură Date

Aceasta metoda simpla de receptionare si creare a datelor ofera solutii pentru a recunoaste toate tipurile de formulare sau documente, sau orice fel de informatii, indiferen daca sunt printate de masina(OCR), scrise de mana(ICR), folosesc casete, bife(OMR) sau coduri de bare.

Receptionarea datelor este un element de o importanta foarte mare, intr-un program automat pentru realizarea proceselor afacerii, aduce multe beneficii.

Beneficii:

 Administrarea simpla a intregului process de creare a datelor, de la scanarea si recunoastere, pana la revizuirea si exportul oricarui tip de date in programe pentru gestionarea documentelor, baze de date sau alte solutii;

 Mareste productivitatea si reduce cheltuielile ce veneau odata cu achizitionarea unei solutii specializate de creare a datelor;

 Mareste rata la care se face automatizarea procesului prin inregistrarea automata a datelor;

 Procesul de receptionare a datelor este mult mai rapid si mai sigur, pentru orice tip de documente;

 Poate fi integrat impreuna cu alte solutii de gestiune a documentelor ce se afla in firma;

 Ajuta utilizatorul sa aiba o productivitate si eficienta marita in timpul procesului de inregistrare, salvand timp si bani prin furnizarea unei aplicatii de inregistrare si clasificarea a documentelor

Capitolul V

5.1 Avantaje si argumente pentru utilizarea sistemului electronic de management al documentelor.

Actualizarea versiunii a programului de management al datelor, spre exemeplu, DMSone, este un proces construit in jurul nevoilor si asteptarilor beneficiarului. Programul si-a dovedit practicalitatea de foarte multe ori, in diferite arii si domenii de lucru. Multumita licentelor de utilizare si a modulelor personalizabile, programul DMSone este unul adaptabil cerintelor,marimi si nevoilor organizatiei. Acesta vine cu un pret redus si un timp de implementare scurt indiferent de amploare.

Programul de gestiune a documentelor DMSone scad considerabil timpul ce este investit in cautarea documentelor cu in jur de 30%. Acest lucru a fost demonstrat si garantat de diferitele firme ce au implementat un astfel de sistem. Asta se traspunde in timp de solutionare scur, clienti asteapta mai putin iar angajatii vor rezolva mai multe probleme.

In acest caz, vor fi elibarati de in jur de 100 de ore de lucru lunar aproximat 10 angajati ce vor putea folosi timpul in plus pentru alte activitati importante. 100 de ore libere pe luna se vor echivala cu 1200 de ore libere pe an, acest lucru este posibil datorita utilizarii programului de gestiune DMSone de catre doar 10 utilizatori!

 Beneficii:

Siguranță

Excluderea vizualizatorilor neautorizați

Cei ce folosesc programul pot sa foloseasca diferitele documentele si datele lor folosind o parola codificata in sistemul MD5-hash. Arhitectura ei moderna cu trei straturi de securitate este foarte flexibia si poate fi modelata usor dupa metodologia de siguranta in IT. Cu ajutorul aplicatiei Terminal Server si cu ajutorul certificatului SSL, folosind un protocol https, se poate accesa de la departare datele din server. Categoriile de utilizatori pot fi definite prin reglarea de drepturi si autorizari. Prin aceste reglari se poate restrictiona accesul la functii,gestionarea dupa roluri, control drepturilor de acces in functie de ierarhia firmei etc. 

Interfață Claritate, ergonomie

Programul in sine este foarte usor de utilizat, avand o interfata user-friendly ce si-a primit forma prezenta in baza nevoilor si cerintelor a mii de clienti si experienta adunata pe durata unui deceniu. Progamul asigura un confort in utilizare pentru toti utilizatorii, dispunand de functii rapide si astfel aduce diferite beneficii.( introducerea singulara a datelor, functia de autocompletare, receptionare automata)

Sistemul ofera un grad inalt de practicalitate si claritate pe langa ergonomie. Aceste calitati duc la crearea unei evidente ordonate,precise si usor de urmarit.

3.Scalabilitate Flexibilitate, conform cerințelor utilizatorilor

Progamul DMSone Professional pun la un loc toate procesele ce sunt legate de gestionarea datelor in interiorul organizatiei, astfel este oferita o libertate utilizatorului. Luand in calcul marimea companiei sau de relatia acesteia cu sarcinile administrative, anumite procese de administrare a documentelor pot fi delegate personalului. Sistemul poate fi foarte usor personalizat pentru fluxuri simple si complexe.

4.Gestionarea unitară a conținutului

Arhivarea

Programul ajuta la centralizarea datelor, acest lucru va asigura o gestionare mai simpla a tuturor documentelor si le va putea tine evidenta indiferent de marimea si formatul in care acestea se afla. Programul ofere de asemenea capacitatea de a primi, a memora si a administra fisiere orice tip( fisiere anexate,semnaturi electronice, iesirile de pe serverul de fax, documente preluate personal etc.) 

Documentelor li se va putea atasa o corespondenta electronic de catre personal, acesta fiind capabil sa gestioneze electronic orice fax ce soseste in cadrul firmei. Aceste facilitati vor scadea timpul de reactie care este foarte lung in prezent, vor facilita lucrul cu documentele.

5. Indexare

Documentele ce sunt primite sau vor fi trimite de catre companie vor primi automat un numar de inregistrare cu ajutorul caruia modului il va gestiona intr-un mod unic. Evidenta lor este ajutata de functia de completare autoamata si de sistemul de arhivare electronica, gestionarea sigura si stocarea fizica a documentelor. 

6.Informații interogabile

Sprijinirea deciziilor de conducere, raporturi

Porgramul de gestiune a documentelor ofera de asemenea si diferite functii de cautare a caror lista de rezultate va putea fi pusa mai tarziu pe suport de hartie. Ofera posibilati de cautare avansata ce ofera optiune de a seta criterii de cautare avansate in functie de nevoile noastre. Acest program ofer utilizatorului o multitudine de posibilitati de cautare, cautari tematice, cautari partiale etc. 

7. Gestionarea contractelor și al facturilor

Prin intermediul programului DMSone, documentele pot fi stocate intr-un mod centralizate si emise in acelasi fel indiferent de proveninta, format sau canalul pe care acetea au sosit in program. Permite urmarirea termeniul, datele,modul de rezolvare si chiar starea de finalizare a documentelor. 

8. Tehnologie

Condițiile de software și hardware

Programul in sine este mai exact o aplicatie ce foloseste intranet, acesta avand ca mediu de lucrare un web browser de pe masina client. Acest lucru determina niste parametrii tehnici foarte scazuti ce se va echivala mai tarziu cu cerinte de hardware de nivel foarte mic. Acest program nu necesita o instalare a lui pe masina clienta si este independent platforma pe care ruleaza, acest lucru permite utilizarea in retele mixte. 

5.2 Limite in implementarea sistemului

Conform analizei efectuate pe baza procesului de integrare a unui program de gestiune electronica a documentelor, pot afirma ca nu am gasit nicio limita majora in implentarea lui.

Concluzii

Importanța folosirii unui sistem de management electronic al documentelor e pe zi ce trece tot mai evidentă și mai necesară, dar, ca orice sistem, managementul electronic al documentelor are anumite avantaje și dezavantaje.

Principalele avantaje pe care un sistem de management electronic al documentelor le poate oferi sunt viteza, eficiența și securitatea, trei lucruri pe care companiile și le doresc pentru desfășurarea activității lor în cele mai bune condiții.

Astfel:

un document electronic poate fi partajat cu ușurință între diverși utilizatori, prin intermediul Internetului, în funcție de drepturile de acces ale acestora, iar dacă respectiva companie are filiale pe plan național poate beneficia de o arhivă unică, care poate fi accesată rapid, indiferent de locație;

un sistem de management electronic al documentelor conține elemente de automatizare incluse în workflow-uri, care pot fi desenate și configurate astfel încât să răspundă optim necesităților de business, crescând eficiența angajaților și reducând sensibil riscul erorilor umane.

un sistem de document management corect implementat reduce considerabil riscul scurgerilor de informații pentru o companie, prin crearea unui sistem de accesare a documentelor clar configurat pe roluri sau profiluri de utilizator; sistemul poate fi astfel configurat încât să permită un număr limitat de operațiuni per utilizator, să monitorizeze exact persoanele care accesează anumite documente cu regim special, să prevină și să blocheze accesarea acestora de către persoanele neautorizate, să semnaleze tentativele repetate ale acestora etc.

Aceste avantaje pe care le oferă sistemele de management electronic al documentelor justifică necesitatea adoptării lor de către firme, mai ales că în afară de desfășurarea în bune condiții a activității acestora utilizarea unui sistem de management electronic al documentelor înseamnă și costuri reduse în viitor.

Dificultatea care poate apărea în adoptarea unui sistem de management electronic al documentelor este legat de costurile creării unei arhive digitale, care să înlocuiască total arhiva fizică și care să respecte prevederile Legii arhivării documentelor în formă electronică, normele tehnice și metodologice aferente, costuri a căror rată de recuperare este lentă.

Cu toate acestea consider că investiția într-un sistem de management electronic al documentelor, reprezintă o investiție importantă cu atât mai mult cu cât tehnologiile informatice sunt într-o permanentă dezvoltare iar partajarea electronică a documentelor și comunicarea sunt cerințe ale societății de astăzi.

Informația înseamnă bani, iar pentru pentru dezvoltarea unei afaceri întotdeauna avem nevoie de informații: informații operaționale, informații despre cuantumul vânzărilor și cheltuielilor, informații despre furnizori și beneficiari, precum și alte informații. În mod fundamental, tot ceea ce are valoare implică informații.

Pentru protejarea informațiilor avem nevoie în primul rând de:

componente hardware dedicate,

instrumente moderne și puternice pentru mediile în care se manipulează volume mari de date.

Orice firmă dorește creșterea eficienței activității sale iar acest lucru este posibil datorită standardizării proceselor, lucru care permite un control mai bun al execuției.

O calitate importantă pe care o companie trebuie să și-o însușească este flexibilitatea, respectiv flexibilitatea de a adapta fluxurile de lucru la nevoile în continuă schimbare ale companiei, fără a fi necesară intervenția unui programator.

A fi flexibil înseamnă a fi capabil de a accepta schimbări și a duce decizii la bun sfarșit. O companie trebuie să se adapteze rapid unui mediu economic schimbator, să fie cu un pas înaintea concurenților săi, să fie în permanență pregatiți pentru schimbare. Un sistem de management electronic al documentelor oferă aceasta flexibilitate.

Adoptarea unei deciziei de implementare a unei aplicații de management electronic al documentelor este fără îndoială o schimbare în bine.

Ca și participanți activi în lumea business-ului, trebuie să învățăm să înlăturăm sisteme învechite și să primim cu brațele deschise soluțiile noi și inteligente.

Bibliografie

Baron C., Isăilă N.: Sisteme Informatice, Editura Pro Universitaria, Bucuresti, 2009;

Corneliu Russu: Calitatea managementului firmei, Editura: Economică, 2008;

Cornescu Viorel: Managementul organizației, Editura: C.H. Beck, 2004;

Ianoș-Schiler E., Baron C., Isăilă N.: Informatică economică, Editura Pro Universitaria, București, 2010;

Ioan Radu: Informatica si Management – o cale spre performanța, Editura: Universitară,2005;

Ion Lungu: Sisteme de gestiune a bazelor de date relaționale, Editura: ALL, 1998;

Laurent Boksenbaum: Informatica de gestiune, Editura:Economica, 2002;

Manole Velicanu, Ion Lungu, Constanța Bodea, Cristina Ioniță, G. Bădescu: Sisteme de gestiune a bazelor de date, Editura: Petrion, 2000.

Mircea Baduț: Informatica in management, Editura: Albastră, 2007;

Ogrinja Gheorghe: Calitatea software în managementul documentelor: suport de curs, ASE 2003;

V. Patriciu: Securitatea comerțului electronic,Editura: All, 2001;

Pavelescu Romeo Mihail, Odagescu Ioan: Gestiunea și arhivarea electronică a documentelor, curs ASE 2003;

Peter Buckley, Duncan Clark: Ghid complet Internet, Editura: Litera, 2009;

Postolache Mihai: Gestiunea Informatică a documentelor, Ed: Fair Partners, 2008;

Vasiu, L.Vasiu: Informatica juridica și drept informatic 2009, Ed: Albastră, 2009;

Victor Laiber, Dan David: Informatica o stiință a prezentului, Editura: Ion Creangă, 1977;

Site-uri:

1) http://www.bringmore.ro

2) http://biblioteca.ase.ro

3) http://biblioteca.euroweb.ro

4) http://www.abactiv.ro

5) http://blog.ezdocx.ro

6) http://www.wiz-soft.ro

7)http://www.indsoft.ro/

8)http://www.marketwatch.ro/

9)http://www.productis.ro/

10)http://www.arl.org

Bibliografie

Baron C., Isăilă N.: Sisteme Informatice, Editura Pro Universitaria, Bucuresti, 2009;

Corneliu Russu: Calitatea managementului firmei, Editura: Economică, 2008;

Cornescu Viorel: Managementul organizației, Editura: C.H. Beck, 2004;

Ianoș-Schiler E., Baron C., Isăilă N.: Informatică economică, Editura Pro Universitaria, București, 2010;

Ioan Radu: Informatica si Management – o cale spre performanța, Editura: Universitară,2005;

Ion Lungu: Sisteme de gestiune a bazelor de date relaționale, Editura: ALL, 1998;

Laurent Boksenbaum: Informatica de gestiune, Editura:Economica, 2002;

Manole Velicanu, Ion Lungu, Constanța Bodea, Cristina Ioniță, G. Bădescu: Sisteme de gestiune a bazelor de date, Editura: Petrion, 2000.

Mircea Baduț: Informatica in management, Editura: Albastră, 2007;

Ogrinja Gheorghe: Calitatea software în managementul documentelor: suport de curs, ASE 2003;

V. Patriciu: Securitatea comerțului electronic,Editura: All, 2001;

Pavelescu Romeo Mihail, Odagescu Ioan: Gestiunea și arhivarea electronică a documentelor, curs ASE 2003;

Peter Buckley, Duncan Clark: Ghid complet Internet, Editura: Litera, 2009;

Postolache Mihai: Gestiunea Informatică a documentelor, Ed: Fair Partners, 2008;

Vasiu, L.Vasiu: Informatica juridica și drept informatic 2009, Ed: Albastră, 2009;

Victor Laiber, Dan David: Informatica o stiință a prezentului, Editura: Ion Creangă, 1977;

Site-uri:

1) http://www.bringmore.ro

2) http://biblioteca.ase.ro

3) http://biblioteca.euroweb.ro

4) http://www.abactiv.ro

5) http://blog.ezdocx.ro

6) http://www.wiz-soft.ro

7)http://www.indsoft.ro/

8)http://www.marketwatch.ro/

9)http://www.productis.ro/

10)http://www.arl.org