Sisteme Erp Folosite In Managementul Intreprinderilordocx

=== Sisteme ERP folosite in managementul intreprinderilor ===

Sisteme ERP folosite in managemntul intreprinderilor

REZUMATUL LUCRĂRII

Termenul de ERP (Enterprise Resource Planning) este o categorie de aplicații software pentru gestiunea activitǎții companiilor. O astfel de aplicație poate fi privitǎ ca o cutie în care se introduc date (input-uri), care sunt prelucrate, stocate și procesate în așa fel încât sa poatǎ oferi la ieșire datele care sunt solicitate de utilizatori (Output-uri).

Un sistem ERP este format din mai multe module (aplicații software) care sprijină toate compartimentele întreprinderii: planificare, producție, contabilitate, vânzare, marketing, resurse umane, distribuție, financiar, stocuri, mentenanță, logistică, e-business și le integrează într-o platformă comună.

Aplicațiile ERP au în componența lor un generator de rapoarte, cu ajutorul căruia pot fi construite rapoarte noi care nu au fost prevăzute în cerințele inițiale și permite posibilitatea de parametrizare și personalizare al acestora.

SAP este o soluție de gestiune a afacerii adaptată companiilor medii care acoperă o arie foarte largă de procese de afaceri întâlnite în companiile medii și include funcționalități specifice industriei. Prin SAP se optimizează procesele, bazându-se pe cele mai bune practici care includ experiența celor mai de succes companii având încorporate funcționalități avansate de analiză, baze de roluri și rapoarte personalizate, având o vizibilitate totală asupra activităților companiei, pentru a putea lua decizii rapide și eficiente.

SUMMARY PROJECT

The term ERP (Enterprise Resource Planning) is a category of software which manage the companie’s activities.Such an application can be seen like a box in which the data (inputs) are prepared, stored and processed in such a way as to provide the outputs data requested by users (Outputs).

An ERP system consists of several modules (software) that supports all company departments: planning, production, accounting, sales, marketing, human resources, distribution, finance, inventory, maintenance, logistics, e-business and integrate them into a common platform.

ERP applications are composed of a report generator, which can be used in building new reports which were not foreseen in the initial requirements and enables the posibility of parameter settings and customizing them.

SAP is a business management solution tailored to medium companies that covers a wide range of business processes encountered in medium companies and include industry-specific functionality. With SAP we can optimize processes based on the best practices that include the most successful experience with built-in advanced functionality analysis,database roles and customized reports, with total visibility over company activity in order to make quick and effective decisions.

INTRODUCERE

În jurul anului 1990 au apărut primele sisteme ERP (Enterprise Resource Planning), acestea erau formate din mai multe aplicații (module), iar fiecare modul era specific unei funcțiuni (departament) din cadrul întreprinderii. De menționat este faptul că o parte din aceste facilități ale aplicaților se regăseau și în MRP II.

În primul capitol sunt prezentate noțiuni teoretice legate de sistemul ERP, structura acestuia cât și etapele de implementare a unui sistem ERP.

Conceptul de sistem ERP a luat ființă în momentul în care toate informațiile erau gestionate cu ajutorul calculatorului din cadrul fiecărui departament și au putut fi integrate într-o platformă comună, având o bază de date unică, prin stocarea datelor într-un singur loc.

În prezent, sistemele ERP au realizat un nou pas în cadrul dezvoltării lor și anume în sisteme ERP-WEB. Această evoluție permite utilizarea programului de la distanță (din exteriorul întreprinderii) prin intermediul internetului și anume prin utilizarea unui browser de internet, similar cu utilizarea unei căsuțe de mail. Această utilizare din exterior este restricționată, iar accesul este posibil doar prin intermediul unui user și a unei parole.

Un sistem ERP este format din mai multe module (aplicații software) care sprijină toate compartimentele întreprinderii: planificare, producție, contabilitate, vânzare, marketing, resurse umane, distribuție, financiar, stocuri, mentenanță, logistică, e-business și le integrează într-o platformă comună.

Structura unui sistem ERP este de tip client/server și asigură circulația unui flux rapid al informațiilor între toate compartimentele/departamentele întreprinderii într-un mod transparent.

Integrarea acestor module într-o platformă comună conferă avantajul eliminării efectului de redundanță (duplicarea informațiilor), cu ajutorul tehnologiilor utilizate în cadrul bazelor de date.

Datele sunt elementele de bază a unui sistem ERP. Baza de date este formată din mai multe tabele, care permit relații între ele, prin intermediul unor câmpuri. În cadrul acestor tabele sunt stocate și organizate datele. În prezent numărul de furnizori de baze de date comerciale este mai restrâns în comparație cu furnizorii de sisteme ERP. Există cca. 20 furnizori de tipuri de baze de date în comparație cu sutele sau chiar miile de furnizorii de aplicații de tip ERP. Singurii furnizori care oferă soluții complete adică baze de date plus aplicațiile ERP sunt Microsoft și Oracle. Realizarea unei soluții complete presupune un efort susținut a contracarării avantajelor oferite de soluțiile dezvoltate de firme specializate, care sunt cunoscute pe piață.

O aplicație de tip ERP are ca scop principal emularea proceselor de afaceri din cadrul unei companii. Conceptul de “proces” definește modul în care funcționeaza o companie, setul de operațiuni, proceduri și decizii care fac compania sa funcționeaze, toate acestea pot fi definite cu un termen general de “procese de business”.

În al doilea capitol sunt tratate noțiuni teoretice despre SAP, domeniile de activitate în care activează utilizatorii de SAP cât și beneficiile utilizării acestuia.

Colaborarea dintre SAP și furnizorii de software asigură faptul că soluțiile de business SAP și alte sisteme de aplicații pot comunica eficient. Programul SAP de parteneri software oferă furnizorilor de software interfețe standard, bine definite. Aceste interfețe pot fi utilizate pentru integrarea produselor adiționale în soluțiile SAP.

SAP reprezintă Sistemul Aplicațiilor și Produselor realizat de firma germană SAP AG. SAP-ul este la ora actuală cel mai important program de tip ERP (Planificarea resurselor întreprinderii) din lume.

Programul SAP este foarte complex, fiind de mare ajutor în Servicii de Afacerii, Soluții Tehnologice, în arii precum Contabilitate, Managementul Relațiilor cu Clienții, Lanțuri de Furnizare și Aprovizionare, Bancar, Asigurări, Infrastructură IT, Servicii Software.

SAP oferă o gamă completă de soluții care asigură instrumentele complete necesare pentru operațiunile desfășurate. Se câștigă vizibilitatea necesară pentru a elimina ineficiențele și pentru a obține avantaje competitive. Se obține viziunea de a identifica rapid noi oportunități de afaceri și agilitatea de a răspunde realităților economice în schimbare. Se dispune de funcționalitățile necesare pentru optimizarea operațiunilor și resursele pentru a extinde cele mai bune practici de afaceri în cadrul întregului lanț de valoare.

Soluțiile SAP sunt mai mult decât o promisiune: sunt soluții specifice, adaptate domeniului de afaceri al companiei, și nu soluții generale. Soluțiile SAP încorporează experiența de peste trei decenii și expertiza dobândită de SAP prin integrarea modelelor de afaceri ale celor mai de succes companii din lume.

SAP este o soluție de gestiune a afacerii adaptată companiilor mediii care acoperă o arie foarte largă de procese de afaceri întâlnite în companiile medii și include funcționalități specifice industriei. Prin SAP se optimizează procesele, bazându-se pe cele mai bune practici care includ experiența ceor mai de succes companii având încorporate funcționalități avansate de analiză, baze de roluri și rapoarte personalizate, având o vizibilitate totală asupra activitățiilor companiei, pentru a putea lua decizii rapide și eficiente.

De asemenea, în ceea ce privește domeniile de activitate nu există practic limite, astăzi se folosesc ERP-uri și în organizații non-profit, cum ar fi: Sănătate (spitale, clinici), instituții educaționale (facultăți), Guvern, etc. Cele mai multe organizații și departamente stabilesc un set de obiective care includ profitabilitatea, creșterea vânzarilor, cota de piață, etc, apoi apelează la Managementul prin Obiective, acesta fiind unul din conceptele de bază ale managementului modern. Conform practicii și teoriei de management, pentru a fi un proces eficient, Managementul prin Obiective trebuie să aibă stabilite obiective SMART. (Specifice, Măsurabile, Apropriabile, Relevante și Temporale)

În al treilea capitol sunt prezentate principalele ecrane folosite în programul SAP pentru aprovizionarea cu ambalaje cât și pentru expediția produselor finite.

CAPITOLUL I. ERP – NOȚIUNI GENERALE

Noțiuni generale despre sistemele ERP (Enterprise Resource Planning)

ERP este un instrument software foarte complex, care integrează toate departamentele unei întreprinderi într-o platformă informatică comună, organizat după structura client-server, având o bază de date unică, pentru o gestionare cât mai eficientă a tuturor resurselor din cadrul unei întreprinderi.

Scopul unui sistem informatic de tip ERP, este de a asigura transparența datelor, eliminarea efectului de redundanță, oferirea informaților în „timp real” în cadrul procesului decizional și să faciliteze accesul la orice tip de informație utilă în funcție de gradul de permisivitate în desfășurarea activității.

Marketing

Proiectare Resurse umane

Contabilitate

Server

Producție

Financiar

Business

Aprovizionare

Fig. 1.1 Arhitectura generală a unui sistem ERP

De menționat că un sistem ERP trebuie să acopere toate departamentele unei

întreprinderi, indiferent de structura ei, pentru a-și îndeplini scopul pentru care fost proiectat și anume: „diseminarea în timp real a informațiilor, în cadrul întreprinderii”. Informația poate fi definită ca o comunicare, un mesaj ce conține elemente noi despre un fenomen, fapt, proces și care poate fi utilizată pentru îmbunătățirea unei decizii sau a face posibilă luarea unei hotărâri. O informație de calitate poate fi caracterizată de mai mulți factori cum ar fi: să fie consistentă, să fie relevantă, să fie exactă, să fie oportună și să fie accesibilă.

să fie consistentă – să cuprindă suficiente informații încât să poată furniza utilizatorului cât mai multe cunoștințe;

să fie relevantă – să poată furniza acele cunoștințe care sunt necesare pentru efectuarea unei alegeri. O informație irelevantă pentru o anumită decizie poate fi relevantă pentru o altă decizie;

să fie exactă – dacă informația este exactă conținutul ei va reflecta situația reală a fenomenului și va influența de asemenea luarea deciziei. O informație inexactă are de cele mai multe ori consecințe grave;

să fie oportună – să existe un decalaj corespunzător între momentul primirii informației și momentul în care este necesară luarea deciziei. Cu alte cuvinte, informația primită cu întârziere poate avea o valoare scăzută sau poate să-și piardă în întregime valoarea. Informația este un produs perisabil!

să fie accesibilă – modul de prezentare al informației joacă de multe ori un rol deosebit. Nu este același lucru dacă informația primită este clară sau confuză, dacă trecerea de la informație la cunoaștere se face ușor sau cu multă dificultate.

În continuare sunt prezentate principalele beneficii pe care le aduc implementarea unor sisteme informatice în cadrul unei întreprinderii:

oferă posibilitatea obținerii unui avantaj competițional;

creșterea veniturilor;

planificarea producției;

ținerea sub control și reducerea costurilor;

îmbunătățirea calității;

crearea de noi oportunități, prin rezolvarea unor probleme complexe care altfel ar necesita o durată de realizare mai lungă.

Sistemele informatice pot afecta structura de bază, cât și concepția organizației. În general aceste efecte au loc în următoarele moduri:

apariția unor unități sau departamente specializate în prelucrarea informației. Cele mai multe organizații găsesc util separarea departamentele pentru a manipula informația din sistem.

eliminarea straturilor ierarhice din ierarhia managerială, deoarece sistemele informatice pot elimina necesitatea nivelurilor intermediare din piramida managerială. În unele cazuri se poate ajunge la crearea unor noi tipuri de organizații, ca de exemplu, organizația de tip T. Cele de tip T sunt organizații cu structura plată, în consecință, utilizarea sistemelor informatice în interiorul unei organizații poate duce la restrângerea

nivelelor manageriale, cu legături electronice extensive cu furnizorii și clienții, cu

departamente virtuale și structura managerială matriceală și cu o avansată infrastructură

informațională.

creșterea flexibilității organizației prin schimbarea ritmurilor de lucru și creșterea capacității de prelucrare a informației.

Sistemele informatice afectează comportamentul oamenilor din organizație. Unele influențe sunt pozitive, altele negative.

Dintre aspectele pozitive amintim faptul că, sistemele informatice îmbunătățesc eficiența. În plus, unii oamenii găsesc că este mai interesant și mai plăcut să lucreze cu tehnologii noi. Ca rezultat al informatizării și apariției poștei electronice membrii unei organizații pot comunica între ei și în afara organizației.

Din categoria aspectelor negative menționăm faptul că, sistemele informatice pot conduce la izolarea oamenilor, deoarece computerele le permit să lucreze și fără a interacționa direct între ei. Cu ajutorul acestor softuri, managerii pot lucra de la distanta cu același efect, dar ei nu pot fi disponibili în întreprindere pentru cei care au nevoie de ei, iar lucrul pe calculator îi îndepărtează de părțile cheie ale sistemului social. Acordurile și înțelegerile computerizate tind să devină tot mai puțin personale. Preocupați de aceste aspecte, cercetătorii analizează modul în care sistemele informatice afectează comportamentul și atitudinile indivizilor.

În ciuda multor efecte benefice, sistemele informatice prezintă importante limitări, cum ar fi:

sistemele informatice sunt scumpe și în unele cazuri dificil de dezvoltat și implementat;

sistemele informatice nu se pot aplica oricăror sarcini sau probleme. Problemele complexe necesită judecăți care pot fi efectuate numai de oameni;

managerii se bazează uneori prea mult pe sistemele informatice, acestea fiind adesea instrumente utile, dar rareori pot lua locul managerilor;

informațiile oferite managerilor pot să nu fie exacte, la timp, complete și relevante precum par. Rezultatele obținute depind în foarte mare măsură de datele furnizate, de aici există posibilitatea apariției fenomenului GIGO (Garbage In → Garbage Out = Gunoi Introduci → Gunoi Obții);

managerii pot avea speranțe nerealiste asupra aceea ce pot face sistemele informatice;

sistemele informatice pot fi supuse sabotajelor, virușilor sau căderilor de tensiune.

După cum se poate observa și în figura 1.2, după Al Doilea Război Mondial, prin anii ~1950, oferta de produse era foarte mică, aceasta era o consecință a războiului, majoritatea fabricilor fiind distruse. La acel moment, tot ce se producea se vindea automat. De aici rezultă necesitatea planificării resurselor, realizarea unor volume cât mai mari de produse, acest lucru fiind posibil prin utilizarea la maxim a capacitaților de producție. Pentru situația descrisă anterior, aplicațiile MRP (Material Resource Planning) erau cele mai elocvente.

Fig.1. 2 Evoluția cererii și a ofertei pentru produse

Noțiunea de planificare a resurselor a apărut după Al Doilea Război Mondial, însă prin anii 1960 apar primele aplicații care realizau acest lucru pe calculatoarele existente la acel moment, și anume: „mainframe computer”. Purtau această denumire din cauza dimensiunilor foarte mari pe care le aveau. Acestea funcționau pe bază de card-uri sau benzi magnetice și erau ideale în activitățile unde se efectua o muncă repetitivă. După 1960 au început să apăra calculatoare cu dimensiuni mai mici, cu viteze mai mari de procesare și o flexibilitate mai mare în cadrul operațiilor, adică puteau executa o diversitate mai mare de programe.

Atunci au apărut primele aplicații software care erau utilizate pentru asistarea procesului de producție. Prima aplicație software de acest tip a fost denumita MRP (Material Resource Planning).

Prin anii 70’-80’, piața începe să se stabilizeze, cererea rămâne constantă, iar oferta crește din ce în ce mai mult. După anii 80’, oferta devansează cererea și apare concurența.

Pentru obținerea unui cost tot mai mic impus de piață, întreprinderile trebuie să își organizeze cât mai bine procesele și să le țină sub control. Pentru realizarea acestor deziderate aplicațiile MRP au evoluat în aplicații MRP II (Manufacturing Resource Planning).

În jurul anului 1980, această metodă era utilizată pentru planificarea eficientă a tuturor resurselor dintr-o întreprindere cu caracter productiv. Metoda este adresată planificării operaționale din unitățile de producție, în cadrul planificării financiare și are o capacitate de simulare pentru a răspunde la „ce s-ar fi întâmplat dacă” s-ar fi luat o anumita decizie. Un exemplu concludent ar fi următorul: dacă s-ar lansa un produs în fabricație, se poate observa care este consumul de materii prime și materiale, manopera etc..

Fig.1. 3 Evoluția sistemelor ERP

În jurul anului 1990 au apărut primele sisteme ERP (Enterprise Resource Planning), acestea erau formate din mai multe aplicații (module), iar fiecare modul era specific unei funcțiuni (departament) din cadrul întreprinderii. De menționat este faptul că o parte din aceste facilități ale aplicaților se regăseau și în MRP II.

Conceptul de sistemul ERP a luat ființă în momentul în care toate informațiile erau gestionate cu ajutorul calculatorului din cadrul fiecărui departament și au putut fi integrate într-o platformă comună, având o bază de date unică, prin stocarea datelor într-un singur loc.

În prezent, sistemele ERP au realizat un nou pas în cadrul dezvoltării lor și anume în sisteme ERP-WEB. Această evoluție permite utilizarea programului de la distanță (din exteriorul întreprinderii) prin intermediul internetului și anume prin utilizarea unui browser de internet, similar cu utilizarea unei căsuțe de mail. Această utilizare din exterior este restricționată, iar accesul este posibil doar prin intermediul unui user și a unei parole.

Structura unui sistem ERP

Un sistem ERP este format din mai multe module (aplicații software) care sprijină toate compartimentele întreprinderii: planificare, producție, contabilitate, vânzare, marketing, resurse umane, distribuție, financiar, stocuri, mentenanță, logistică, e-business și le integrează într-o platformă comună.

Structura unui sistem ERP este de tip client/server și asigură circulația unui flux rapid al informațiilor între toate compartimentele/departamentele întreprinderii într-un mod transparent.

Integrarea acestor module într-o platformă comună conferă avantajul eliminării efectului de redundanță (duplicarea informațiilor), cu ajutorul tehnologiilor utilizate în cadrul bazelor de date.

Datele sunt elementele de bază a unui sistem ERP. Baza de date este formată din mai multe tabele, care permit relații între ele, prin intermediul unor câmpuri. În cadrul acestor tabele sunt stocate și organizate datele. În prezent numărul de furnizori de baze de date comerciale este mai restrâns în comparație cu furnizorii de sisteme ERP. Există cca. 20 furnizori de tipuri de baze de date în comparație cu sutele sau chiar miile de furnizorii de aplicații de tip ERP. Singurii furnizori care oferă soluții complete adică baze de date plus aplicațiile ERP sunt Microsoft și Oracle. Realizarea unei soluții complete presupune un efort susținut a contracarării avantajelor oferite de soluțiile dezvoltate de firme specializate, care sunt cunoscute pe piață.

Aplicațiile realizează legătura între bazele de date și funcționalitățile deservite. Funcționalitatea este definită prin interacțiunea dintre aplicații și bazele de date. Aplicațiile au rolul de a gestiona bazele de date prin culegere de date, validare, prelucrare, transferul lor și exportul către alte medii.

Cu ajutorul interogărilor, aplicațiile preiau informațiile necesare (cerute) de operator din baza de date. Introducerea datelor se face de către operator în două moduri: prin introducere directă de la tastatură sau prin scanarea codului de bare. Interfața aplicației este foarte importantă deoarece ea trebuie să asigure o comunicare ușoară și rapidă între medii. Aplicațiile fac posibilă preluarea de date și din alte surse, cum ar fi: Internet, Electronic Data Interchange (EDI), echipamente de producție, etc.

Rezultatul prelucrărilor sunt informațiile. Acestea sunt oferite operatorului sub mai multe forme: rapoarte, situații, buletine informative, etc., prin afișarea lor directă pe ecranul monitorului (display-uri), după care acestea pot fi tipărite la imprimantă. Aplicațiile pot oferi aceste rezultate și sub formă de fișiere, care apoi pot fi prelucrate cu ajutorul altor medii de lucru (exemplu: fișiere Excel).

Aplicațiile ERP au în componența lor un generator de rapoarte, cu ajutorul căruia pot fi construite rapoarte noi care nu au fost prevăzute în cerințele inițiale și permite posibilitatea de parametrizare și personalizare al acestora. Fișierele Excel de tip tabelar sunt cel mai des întâlnite în cadrul exportului de fișiere din aplicațiile ERP. Acest tip de fișiere sunt foarte ușor de utilizat în cadrul procesului de analiză a datelor, realizări de calcule suplimentare, grafice, etc. Această opțiune de export este extrem de importantă deoarece elimină cererile de modificare ulterioară a aplicațiilor din partea beneficiarilor.

Aplicațiile ERP pot genera rapoarte cu conținut standardizat, acest conținut fiind definit la implementarea sistemului. Rapoarte standardizate pot fi: facturi, avize, comenzii, etc.

Majoritatea furnizorilor de sisteme ERP oferă diverse soluții de personalizare a rapoartelor în funcție de formatul dorit și personalizarea acestora prin inserarea unui logo, antet specific etc.

Caracteristicile unui sistem ERP

Principalele caracteristici:

sunt o suită de aplicații care are o arhitectură client/server;

gestionează toate resursele din cadrul întreprinderii;

integrează și unifică procesele economice;

utilizează o bază de date unică la nivel de întreprindere, în care datele sunt introduse o singură dată;

permit extragerea de situații „în timp real”;

oferă suport multivalută și multilingv;

aceste sisteme au o structură standardizată, iar în cadrul procesului de implementare se adaptează situației necesare;

permit realizarea de adaptări, modificări și personalizări fără intervenția programatorilor.

Implementarea unui sistem de tip ERP nu se realizează întotdeauna cu succes, din cauza problemelor organizaționale care pot interveni în cadrul procesului de implementare și anume:

lipsa implicării managerilor din conducerea întreprinderii în cadrul procesului;

teama de nou și neacceptarea schimbărilor din partea utilizatorilor;

implementarea și utilizarea unui sistem ERP complet, durează de la un an în sus;

utilizarea de noi sisteme și echipamente în procesul de colectarea a datelor, prelucrarea datelor și obținerea informațiilor;

modul de instruire al utilizatorului;

lipsa pregătirii psihologice corespunzătoare a utilizatorilor;

comunicare defectuoasă între echipa de implementare și restul întreprinderii;

activitatea de implementare nu a fost pregătită suficient, corespunzător sau resursele alocate sunt insuficiente.

Avantaje oferite de implementarea unui sistem ERP și modul lor de concretizare.

Dezavantaje oferite de implementarea unui sistem ERP și modul lor de diminuare.

Componența unui sistem ERP

Sistemele ERP care există pe piață sunt diferite, dar în principiu au aceiași structură cu particularizări în funcție de ramura industrială căreia i se adresează sau tipul de abordare pe care îl prezintă.

Un sistem de tip ERP are în componență mai multe module (aplicații), acestea sunt interdependente și sunt legate inter-funcțional, dacă este necesar ele pot lucra și independent. Un sistem ERP poate funcționa pe sisteme de operare diferite, și anume: Windows, Linux și Unix.

Pentru o organizare mai bună, modulele sunt grupate în suite, cum ar fi: financiar-contabil, resurse umane, producție, etc. Trebuie să precizăm că nu există o regulă la nivel de terminologie în cazul denumirilor utilizate de furnizorii ERP pentru suite, module, funcții etc. Acestea sunt structurate diferit de la un pachet software la altul, cea ce implică o structură diferită și pentru module. Astfel, compararea mai multor sisteme de tip ERP devine o activitate dificilă.

Nomenclatoarele sunt cataloage specifice elementelor cărora li se adresează, aceste pot fi: de produse, de materiale, de clienți, de furnizori, de personal sub forma unor fișiere care reunesc toate datele de descriere a acestora, depozitate într-o bază de date unică care poate fi accesată din diferite module;

Contabilitate generală, poate fi regăsită sub numele de componentă financiar-contabilă, pentru că asigură evidența contabilă și gestiunea financiară. Funcționalitățile acestui modul sunt puse în evidentă de automatizarea înregistrării financiar-contabile preluate din documentele primare, cu preluarea automată a datelor din alte module ale sistemului ERP și realizarea evidenței contabile complete, la nivel sintetic și analitic. Rolul modulului financiar-contabil este de a furniza documentele contabile de sinteză impuse de legislația în vigoare cum ar fi: bilanțul contabil, taxe, impozite etc. și a celor de evidență contabilă cum ar fi: registru jurnal, registru casă, jurnale de vânzări și cumpărări, balanța de verificare etc. Pe baza datelor utilizate în cadrul modulului de contabilitate, sunt calculați diferiți indicatori care pun în evidență rezultatele financiare ale întreprinderii, cum ar fi: veniturile și cheltuielile pe produse/servicii, situația disponibilităților financiare ale întreprinderii (analize de cash-flow) etc.

Încasări-plăți – face parte din modulul financiar și este pus în evidență de fluxurile de intrări și ieșiri, efectuate pe baza unor documente care creează obligații de plată sau încasare. În cadrul acestui modul se urmăresc termenele de plată (scadențele) ale facturilor și sunt evidențiate situațiile facturilor restante la încasare sau plată.

Salarizare – aceasta componentă se găsește în cadrul modulului de resurse umane, având ca scop calculul și evidența salariilor. În cadrul acestui modul se realizează calcularea automată a taxelor și a contribuțiilor la bugetul stat și al asigurărilor sociale. Datorita modului diferit de calculare a salariilor de la o firmă la alta, trebuie să se asigure un grad înalt de parametrizare și personalizare.

Modulul este parametrizabil din punct de vedere al definirii: formulelor de calcul, tipurilor de salarii, sporuri, prime, concedii de odihnă și medicale, tipurile de rețineri (taxe și impozite), tipurile de datorii (credite și alte datorii).

Aplicația oferă toate rapoartele standard specifice unui program pentru salarizare, cum ar fi: state de plată, fluturași, note de lichidare, concedii de odihnă și medicale, liste de verificare, recapitulații, cheltuieli cu salariile, fișa fiscală etc., toate aceste informații putând fi exportate în diferite formate ( Excel,Word, Pdf, Html, etc.).

Principalele caracteristici ale unui modul de salarizare:

calcularea salariilor pornind de la realizări;

afișarea salariilor în mai multe valute;

parametrizarea modulului la normele legislative privind impozitul global;

definirea formulelor de calcul;

calcularea automată a concediului de odihnă;

printarea statelor de plată, a fluturașilor, a declarațiilor etc.;

realizarea automată a notelor contabile și împărțirea lor pe centre de cost.

Imobilizări – în cadrul acestei categorii sunt incluse: mijloacele fixe, obiectele de inventar și activele necorporale. Gestiunea acestor elemente este evidențiată de întreaga durată de utilizare a activului și se poate identifica în orice moment care este starea acestuia și operațiile efectuate asupra lui, cum ar fi: intrare, transferare, amortizare, modernizare, reevaluare, scoaterea din funcțiune etc. Permite mai multe posibilități de calculare și înregistrare a amortizării și anume: liniară, degresivă și accelerată.

Extrem de necesare sunt rapoartele generate de această componentă, acestea fiind impuse de legislația în vigoare, spre exemplu: registrul inventar, balanțele analitice, de amortizare etc. sau necesare conducerii în luarea deciziilor, de exemplu: situația mijloacelor fixe după diferite criterii de interogare – locații, grupe de clasificare, perioade, planul de amortizare etc.

Planificare producție – această componentă se găsește în cadrul modulului de management al producției. Fiecare sistem ERP are o structură diferită, ceea ce implică o modalitate specifică pentru identificarea activităților desfășurate în cadrul producției. În cadrul planificării trebuie definite o serie de elemente, cum ar fi: executantul, termenele, produsele/reperele, costul activităților și detaliile tehnice.

Urmărirea producției – este o componentă a managementului fabricației și este furnizată împreună cu planificarea. Permite preluarea notelor de predare și a rapoartelor de lucru, facilitează compararea comenzilor de producție care au fost lansate, oferă situații cumulate sau detaliate ale producției, pe faze sau pe comenzi de fabricație.

Planificarea necesarului de materiale – se determină automat cu ajutorul metodei MRP, cantitățile necesare fabricării, pe baza datelor survenite din tehnologia de realizare a produsului, a cantităților existente pe stoc și a planului de producție aprobat.

Planificarea și urmărirea consumurilor – această activitate se gestionează cu ajutorul bonurilor de consum și a fișelor de magazie pentru fiecare material. Tot în cadrul acestei activități are loc centralizarea datelor pentru determinarea consumurilor și implicit a costurilor. Oferă rapoarte detaliate sau centralizate cu privire la consumurile planificate și realizate.

Managementul proiectelor – este o activitate foarte importantă în cadrul producției de serie mică și unicate, deoarece fabricarea produselor se realizează la comandă în cantități mici după un anumit proiect. Are ca obiect gestionarea proiectelor prin activitățile de planificare (bugetarea), finanțare și urmărirea activităților din cadrul proiectelor.

Stocuri – este o componentă foarte importantă pentru o întreprindere, deoarece include blocarea lichidităților în stocuri de materii prime și materiale. Prin gestiunea acestei componente se înțelege: un control automat al nivelului stocurilor, gestiunea tranzacțiilor de stoc (intrări, ieșiri), transferuri, inventar, garanție, termene de valabilitate etc. Această oferă avantaje, cum ar fi: generarea automată a documentelor contabile, note de intrare-recepție, bonuri de consum, avize de expediție, note de transfer etc.

Gestiunea depozitelor – este inclusă în componența stocurilor, aceasta descrie din punct de vedere organizatoric unitățile de stocare: depozite, magazii, spații pentru depozitare în cadrul unității. Orice întreprindere are nevoie de un sistem cu care să poată asigura gestiunea stocurilor, managementul depozitelor, gestiunea și optimizarea comenzilor prin algoritmi de aprovizionare, rapoarte de stocuri, analize financiare asupra stocurilor etc..

Aprovizionarea – este o componentă care susține activitatea de producție și are rolul de a gestiona procesele de aprovizionare prin evidențierea comenzilor de aprovizionare. În cadrul procesul de aprovizionare au loc o serie de activități, cum ar fi: căutarea furnizorilor, compararea ofertelor, realizarea comenzilor de aprovizionare, evidența și urmărirea comenzilor realizate și în final primirea facturilor.

Vânzări – este o componentă care gestionează activitățile specifice procesului de vânzare, cum ar fi: gestiunea clienților, gestiunea nomenclatorului de produse, gestiunea contractelor și a comenzilor existente și a activității de facturare și livrare.

Mentenanța – această activitate rezolvă gestiunea tehnică și de utilizare a echipamentelor, gestiunea pieselor de schimb și a personalului implicat în activitățile de întreținere, definirea și urmărirea lucrărilor de întreținere sau reparații.

Modulul permite planificarea și gestionarea tuturor resurselor implicate în cadrul procesului de întreținere (mentenanță). Unul dintre cele mai importante avantaje pe care le oferă aceasta componentă este istoricul activităților de întreținere și reparații, acesta putând fi arhivat și stocat în condiții de siguranță.

Transport (Logistica) – permite planificarea și gestionarea activităților logistice din procesele de aprovizionare, producție și distribuție.

Service/Servicii – în general aceasta componentă urmărește garanțiile și serviciile postvânzare. Pe baza unei solicitări survenite se pot efectua următoarele tipuri de operații:

identificarea problemelor;

activități de întreținere;

schimbarea elementelor neconforme;

În cadrul acestor sisteme integrate de tip ERP toate operațiunile efectuate sunt înlănțuite, adică o activitate se desfășoară pe baza altei activități, denumită activitate generatoare. Desfășurarea unei activități implică generarea unei note contabile în cadrul sistemului. Informațiile din activitățile predecesoare nu pot fi modificate până când va fi ștearsă nota contabila care face legătura între ele.

Analiză – apare sub diferite denumiri în funcție de tipul de sistem ERP implementat. Aceste module sunt foarte complexe și apar în general sub denumirea de Business Intelligence și sunt destinate analizei datelor din sistem, ca suport în procesul de luare al deciziilor. Modulul importă datele din baza de date, pe care le utilizează în realizarea diferitelor analize și oferă informațiile în forma dorită de utilizator, sub forma de: rapoarte, situații sau grafice. Cele mai dorite și utilizate fiind analizele multi-dimensionale, simulările, scenariile și prognozele.

Generator de rapoarte – este componenta care gestionează toate rapoartele din cadrul sistemului ERP și permite personalizarea acestora în funcție de preferințele utilizatorilor. Personalizarea este permisă atât în privința design-ului cât și a informațiilor care vor fi publicate prin intermediul acestora.

Management contracte – mai poate fi întâlnită sub denumirea de urmărire contracte și are rolul de a gestiona toate contractele întreprinse de firmă, atât cu beneficiarii cât și cu furnizorii.

În aceasta componentă se pot realiza o multitudine de configurări legate de:

avans achitat;

fixarea unei rate a dobânzii;

modul în care se calculează dobândă;

modul de rambursare;

număr de rate;

penalizare pe zile;

modul de facturare etc.

În cadrul acestui subcapitol au fost prezentate componentele de bază ale unui sistem de tip ERP. De menționat este faptul că modul în care acestea sunt organizare și structurate revine la latitudinea furnizorului.

Evaluarea performanțelor unui sistem ERP

Evaluarea performanțelor unui sistem de tip ERP este o activitate extrem de complexă. În cadrul acestei activități, trebuie să se țină seamă de următoarele caracteristici:

asigurarea confidențialității – se realizează prin creșterea gradul de protecție și securitate împotriva accesului neautorizat la date. Securitatea se poate realiza pe mai multe nivele și anume: la nivel de utilizator, la nivel de subcomponentă și la nivel de funcționalitate (pe operații: vizualizare, adăugare, modificare, ștergere);

scalabilitatea – este pusă în evidentă de posibilitatea implementării doar a unor module absolut necesare, iar mai târziu adăugând alte module, în funcție de resurse și necesități;

portabilitatea – este evidențiată de modul în care se transferă datele de pe o platformă pe alta, în principal se refera la tipul de baze de date pe care îl utilizează sistemul de tip ERP;

trasabilitatea – este evidențiată de ușurința urmăririi fluxului unui document prin firmă, dar și a tuturor prelucrărilor;

parametrizarea – este pusă în evidentă de ușurința cu care se poate personaliza sau adapta sistemul ERP, modul în care se realizează definirea regulilor și convențiilor de bază specifice modului pentru ca fiecare beneficiar să își poată gestiona activitatea.

Etapele de implementare ale unui sistem ERP

Etapa 1. Analiza fluxului informațional – are loc identificarea cerințelor specifice ale beneficiarului, precum și adaptările necesare care trebuie efectuate. Cel mai important rol în cadrul acestei etape îl are beneficiarul, care trebuie să își formuleze cât mai corect și mai precis cerințele pe care trebuie să le îndeplinească sistemul ERP.

Tot în cadrul acestei etape sunt analizate echipamentele de bază utilizate, cum ar fi: calculatoare, server, rețea, legătura la internet, etc. și alte accesorii (scanner, imprimante etc.) necesare unei funcționări optime a sistemului ERP.

Etapa 2 Instalarea sistemului ERP – are loc instalarea bazei de date pe server, iar pe calculatoare, instalarea aplicațiilor. După instalare se trece la verificarea sistemului și a legăturilor cu alte echipamente cum ar fi: imprimante, case de marcat, scanner, PDA etc.

Etapa 3 Implementarea – se realizează configurarea modulelor (aplicațiilor), definirea rapoartelor, personalizarea listelor și formatelor de tipărire. Tot acum se stabilesc procedurile de securitate și aspectele legate de salvarea datelor, restaurarea și întreținerea aplicației. De menționat este faptul că în cadrul acestei etape trebuie implementate toate cerințele definite în etapa 1.

Etapa 4 Transferul – pentru a trece la utilizarea aplicației este necesar se să asigure migrarea anumitor date specifice din aplicația veche în aplicația nouă, cum ar fi: furnizorii, produsele, beneficiarii, stocurile, solduri inițiale etc.

Etapa 5 Instruirea și școlarizarea personalului – are loc învățarea personalului cu privire la utilizarea noului sistem informatic, iar dacă este necesară se va realiza și o școlarizare a personalului. De menționat faptul că școlarizarea nu este inclusă în prețul de achiziție a sistemului ERP.

Etapa 6 Verificarea corelațiilor – se verifică toate corelațiile dintre module, este absolut necesară deoarece toate utilizează aceeași bază de date care trebuie să asigure diseminarea informațiilor între module.

Etapa 7 Mentenanța – este activitatea de întreținere, care poate fi realizată de un responsabil din cadrul firmei sau poate fi realizată în baza unui contract de către firma furnizoare.

CAPITOLUL II. Sistemul SAP

2.1 Date generale despre SAP

De-a lungul timpului au apărut numeroase tentative de definire a noțiunii de logistică. Cu toate acestea, complexitatea acestui concept nu a putut fi cuprinsă într-o simplă definiție. O explicație relevantă a fost oferită de Consiliul Managementului Logisticii și anume: Logistica reprezintă procesul de planificare, implementare și control eficient al fluxului și stocării efective de

bunuri, servicii și informații relevante pentru aceste mișcări, de la punctul de origine la punctul de destinație, cu scopul de a se conforma la cerințele clientului.

Din punct de vedere etimologic, termenul “logistică” este originar din Grecia antică și își are fundamentele în nevoia militarilor de a își furniza ei inșiși armele, muniția și hrana ce le erau necesare în timpul deplasării de la un punct la altul. De-a lungul timpului, s-au evidențiat două tipuri diferite de logistică: logistica business și logistica producției. Ca disciplină în practică și știința managementului, conceptul de logistică business a apărut în Statele Unite, la începutul anilor 1950, atunci când managerii au realizat faptul că distribuția eficientă a materialelor poate reduce costurile produselor și deci mări competitivitatea și avantajul comparativ al firmelor pe care le conduc, atât pe plan intern, cât și pe plan extern. Conceptul de logistică business poate avea fie focalizare internă, fie focalizare externă, acoperind stocarea și fluxul materialelor de la punctul de origine la cel de destinație. Principalele funcționalități includ organizarea și planificarea managementului stocurilor, achizițiile, transportul și managementul depozitelor.

În ceea ce privește conceptul de logistică a producției, termenul este utilizat pentru a descrie procesele ce au loc în cadrul unei industrii. Scopul acestui concept nu este procesul de transport în sine, ci evidențierea și controlul fluxurilor ce aduc valoare adaugată în companie, precum și eliminarea fluxurilor neproductive. Producția într-o unitate logistică este un proces în permanență schimbare, iar logistica producției anticipează această schimbare și furnizează modalitatea de a obține satisfacția clientului și eficientizarea fluxurilor de capital. O dată cu scăderea dimensiunii loturilor, logistica producției câștigă importanță – numai gestionând cu atenție procesele de producție, cerințele unice ale fiecărui client pot fi satisfăcute într-o manieră eficientă.

Astazi, logistica reprezintă o provocare pentru fiecare manager. Factorul timp este foarte important atunci cand vine vorba de concurența dintre companii. Pe fondul în care ciclurile de viată ale produselor devin din ce în ce mai scurte, iar globalizarea își face simțit efectul în noile structuri ale companiei, modalitatea de gestionare a elementelor de logistică devine esențială pentru obținerea succesului. În companiile contemporane, conceptul de logistică și-a extins semnificațiile îngloband atat logistica business, cȃt și logistica producției sub aceeași denumire – logistică. Pentru eficientizarea gestionării fluxurilor logistice companiile contemporane utilizează programe ERP

(Enterprise Resource Planning), soft-uri destinate automatizării fluxurilor logistice, în masura în care acest lucru este posibil. Asadar diferența dintre companii o face capacitatea software-ului utilizat să își gestioneze procesele business, astfel încat să poată caștiga avantaje comparative în fața concurenței.

Termenul de ERP (Enterprise Resource Planning) este o categorie de aplicații software pentru gestiunea activitǎții companiilor. O astfel de aplicație poate fi privitǎ ca o cutie în care se introduc date (input-uri), care sunt prelucrate, stocate și procesate în așa fel încât sa poatǎ oferi la ieșire datele care sunt solicitate de utilizatori (Output-uri).

O aplicație de tip ERP are ca scop principal emularea proceselor de afaceri din cadrul unei companii. Conceptul de “proces” definește modul în care funcționeaza o companie, setul de operațiuni, proceduri și decizii care fac compania sa funcționeaze, toate acestea pot fi definite cu un termen general de “procese de business”

Colaborarea dintre SAP și furnizorii de software asigură faptul că soluțiile de business SAP si alte sisteme de aplicații pot comunica eficient. Programul SAP de parteneri software oferă furnizorilor de software interfețe standard, bine definite. Aceste interfețe pot fi utilizate pentru integrarea produselor adiționale în soluțiile SAP.

Partenerii de service și suport susțin clienții SAP în timpul selecției, implementării și utilizării operaționale a produselor SAP. Acești parteneri au în general mulți ani de experiență SAP și aparțin Alianței SAP de Parteneri de Service. Companiile partenere participă la procesul de calificare pentru a își dovedi experiența în anumite produse sau soluții SAP; astfel, acestora li se acorda statutul de Partener Special de Expertiză (Special Expertise Partner – SEP).

SAP reprezintă Sistemul Aplicațiilor și Produselor realizat de firma germană SAP AG. SAP-ul este la ora actuală cel mai important program de tip ERP (Planificarea resurselor întreprinderii) din lume.

Programul SAP este foarte complex, fiind de mare ajutor în Servicii de Afacerii, Soluții Tehnologice, în arii precum Contabilitate, Managementul Relațiilor cu Clienții, Lanțuri de Furnizare și Aprovizionare, Bancar, Asigurări, Infrastructură IT, Servicii Software.

SAP este liderul recunoscut în soluții software colaborative pentru afaceri pentru toate industriile și toate piețele semnificative. SAP este cea mai mare companie de software pentru afaceri și al treilea producător independent de software la nivel mondial datorită inovări și dezvoltării. SAP România se află pe primul loc în clasamentul furnizorilor de aplicații de afaceri, cu o cotă de piață de 25,2% în anul 2006, în România, arată cel mai recent studiu, pentru piața EAS – Enterprise Aplications Software.

Cu ajutorul platformei tehnologice de aplicații și integrare, aplicațiile software SAP permit companiilor din întreaga lume să își imbunătățească relațiile cu clienții și partenerii, să își eficientizeze activitatea și să obțină avantaje semnificative în cadrul întregii organizații.

SAP a dezvoltat pe baza vastei sale experiențe SAP Business Suite, un set complet de soluții pentru afaceri adaptate cerințelor economice actuale. SAP asigură colaborarea eficientă a angajaților, clienților și partenerilor de afaceri – oriunde, oricând. SAP este deschis și flexibil, fiind compatibil cu baze de date, aplicații, sisteme de operare și hardware de la majoritatea furnizorilor.

Folosind cele mai bune tehnologii, servicii și resurse de dezvoltare, SAP a realizat o platformă de soluții care pune în valoare resursele informaționale, îmbunătățește eficiența lanțului de aprovizionare și contribuie la construirea unor relații solide cu clienții. Pentru a asigura poziția SAP de lider în tehnologie, SAP investește în noi companii care dezvoltă și oferă tehnologii noi, inovative. Iar cu ajutorul SAP Research, sunt puse în valoare idei noi pentru soluții viitoare.

SAP are sediul in Walldorf, Germania, și este listată la mai multe burse, printre care Frankfurt Stock Exchange și New York Stock Exchange, cu simbolul "SAP." Obiectivul major al companiei este consolidarea poziției de lider prin oferirea de soluții specifice, adaptate principalelor industrii și legislației românești.

SAP oferă o gamă completă de soluții care asigură instrumentele complete necesare pentru operațiunile desfășurate. Se câștigă vizibilitatea necesară pentru a elimina ineficiențele și pentru a obține avantaje competitive. Se obține viziunea de a identifica rapid noi oportunități de afaceri și agilitatea de a răspunde realităților economice în schimbare. Se dispune de funcționalitățile necesare pentru optimizarea operațiunilor și resursele pentru a extinde cele mai bune practici de afaceri în cadrul întregului lanț de valoare.

Soluțiile SAP sunt mai mult decât o promisiune: sunt soluții specifice, adaptate domeniului de afaceri al companiei, și nu soluții generale. Soluțiile SAP încorporează experiența de peste trei decenii și expertiza dobândită de SAP prin integrarea modelelor de afaceri ale celor mai de succes companii din lume.

Fondată în 1972, SAP este liderul recunoscut în soluții software colaborative pentru afaceri pentru toate industriile și toate piețele semnificative. Cu peste 12 milioane de utilizatori, 100.000 de instalări de software și 1,500 de parteneri, SAP este cea mai mare companie de software pentru afaceri și al treilea producător independent de software la nivel mondial. Avem o istorie bogată de inovare și dezvoltare, care a transformat SAP în liderul domeniului său de afaceri. Astăzi, SAP are peste 37,000 de angajați în mai mult de 50 de țări. Profesioniștii noștri își dedică activitatea pentru a furniza cele mai bune soluții și servicii clienților SAP.

SAP este o soluție de gestiune a afacerii adaptată companiilor mediii care acoperă o arie foarte largă de procese de afaceri întâlnite în companiile medii și include funcționalități specifice industriei. Prin SAP se optimizează procesele, bazându-se pe cele mai bune practici care includ experiența ceor mai de succes companii având încorporate funcționalități avansate de analiză, baze de roluri și rapoarte personalizate, având o vizibilitate totală asupra activitățiilor companiei, pentru a putea lua decizii rapide și eficiente.

SAP include totodată scenarii de afaceri specifice fiecărei industrii și oferă o experiență intuitivă utilizatorilor pentru a simplifica adoptarea acesteia de catre angajații companiei.SAP asigură funcționalitățiile principale necesare orcărei companii precum: gestiunea financiară, gestiunea contabilă, gestiunea mijloacelor fixe, aprovizionarea și gestiunea stocurilor, gestiunea și contabilitatea producției, vanzări și distribuție, sevicii post-vânzare, managementul centrelor de cost, înglobând cele mai bune practici pentru afaceri, procese de afaceri pre-configurate și consultanță locală pentru o implemantare rapidă.

Pe baza celor peste 35 de ani de experiență în dezvoltarea de aplicații software pentru managementul afaceri, SAP oferă acum o soluție de gestiune care poate fi implementată în timp scurt (14-20 săpt.) la un preț fix permis de oricine. Cu ajutorul celei mai performante soluții de gestiune la nivel mondial se va putea răspândi exigențele pieței fără a risca viitorul afacerii fiecărei persoane.

Domenii de activitate în care activează utilizatorii de SAP ERP

Un alt criteriu de segmentare a companiilor este domeniul de activitate, care este foarte important, pentru că fiecare domeniu are specificul sau, priorități și cerințe diferite de la o aplicație de tip ERP.

Principalele domenii de activitate în care întâlnim companii care utilizează un ERP sunt:

De asemenea, în ceea ce privește domeniile de activitate nu există practic limite, astăzi se folosesc ERP-uri și în organizații non-profit, cum ar fi: Sănătate (spitale, clinici), instituții educaționale (facultăți), Guvern, etc. Cele mai multe organizații și departamente stabilesc un set de obiective care include profitabilitatea, creșterea vânzarilor, cota de piața, etc, apoi apeleaza la Managementul prin Obiective, acesta fiind unul din conceptele de bază ale managementului modern. Conform practicii și teoriei de management, pentru a fi un proces eficient, Managementul prin Obiective trebuie să aibă stabilite obiective SMART. (Specifice, Măsurabile, Apropriabile, Relevante și Temporale)

Departamentul de marketing și vânzări

Principalele operațiuni derulate de acest departement sunt:

-Stabilirea Gamei de Produse, Prețuri, a politicii de Promovare și a Canalelor de Distribuție (cei 4P).

-Segmentare clienți după diverse criterii (geografice, obiect de activitate, etc)

-alcătuirea estimatului de vânzǎri, pe fiecare produs, gamă, etc

-derularea acțiunilor de promovare și vânzare;

-preluarea comenzilor de la clienți;

Departamentul de producție

Obiectivul pricipal al Departamentului de Producție este să producă în condiții de eficiență maximă gama de produse definită de Departamentul de Marketing. Această definiție simplă ascunde mai multe procese care sunt în realitate destul de complicate cum ar fi planificarea producției. Informațiile rezultate din procesul de planificare a producției sunt furnizate Departamentului de Aprovizionare.

Logistica și aprovizionarea

În unele organizații cu obiect de activitate de comerț și distribuție, Aprovizionarea este parte din Departamentul de Marketing, sau în alte organizații este departament de sine-stătător. Principalele operațiuni derulate de Aprovizionare sunt alcătuirea necesarului de materii prime și material precum și derularea comenzilor către furnizori.

Logistica gestioneaza fluxul de intrări și ieșiri de marfă către și dinspre companie (adică recepție marfă, expediere și livrare).

Departamentul de resurse umane

Departamentul de resurse umane are două funcționalități principale: pe de o parte recrutarea, selecția și training-ul noilor angajați, pe de altă parte gestionarea personalului deja angajat (calcul salarii, gestionare concedii, training, etc)

Prin natura activității sale, departamentul de resurse umane folosește informații din toate departamentele, și oferă la rândul său informații către toți membrii companiei.

Departamentul financiar

Operațiunile derulate de departamentul financiar sunt specifice activităților de contabilitate legala, control și raportare financiară către management:

Inregistrarea tuturor tranzacțiilor companiei;

Evidență Debitori, Creditori, etc;

Efectuarea plăților către Furnizori (Trezorerie)

Efectuarea închiderilor lunare, a raportărilor periodice legale;

Urmărirea bugetelor și controlul cheltuielilor;

Intr-un sistem informatic de tip ERP toate datele și tranzacțiile sunt înregistrate intr-o baza de date comună, ceea ce aduce doua mari avantaje:

-toate departamentele “văd” aceleași date;

-toți utilizatorii au acces la informație în timp real;

Rezultatul final este acela că sistemul ERP permite automatizarea proceselor de business și integrarea operațiunilor specifice pentru departamente diferite.

Sistemele de tip ERP folosesc o bază de date comună, caracteristică esențiala a acestor aplicații, care împreună cu celelalte caracteristici specifice face ca o aplicație de acest tip să îmbunătățească considerabil eficiența și competitivitatea unei companii.

Caracteristicile unui ERP

Mediu Integrat

Flexibilitate

Modularitate și scalabilitate

Securitate

5. Completitudine

6. Trasabilitate

7. Localizare

8. Conectibilitate

Customer Relationship Management (CRM)

Nimic nu este mai frustrant pentru un om de vânzări decât să nu efectueze o afacere datorită faptului că informațiile necesare nu erau disponibile. Ce a achiziționat deja clientul respectiv? Cât de profitabil este clientul? Putem livra cantitatea ceruta de client în timp util?

Pe de altă parte, nimic nu este mai frustrant pentru un client decât să fie nevoit să lucreze cu o companie care nu este capabilă să îi satisfacă nevoile în timp util. Numai clienții care au fost pe deplin satisfăcuți se vor întoarce în viitor. Managementul relațiilor cu clienții a devenit un factor decisiv pentru succesul în afaceri. Pentru marile companii este o mare provocare să promoveze o mentalitate locală în toate departamentele și toți angajații.

Managementul relațiilor cu clienții este conceptul de a face clientul targetul principal al unei companii și al proceselor sale de business. Acesta trebuie implementat ca o filosofie de bază a companiei, iar strategiile pe care acesta le promovează trebuie să fie adoptate în companie. Scopul tuturor activităților unei mari companii trebuie să fie situarea clienților în prim plan, și nu vizualizarea lor ca un mijloc de a ajunge la scopul dorit, și anume creșterea cifrei de afaceri.

Supplier Relationship Management

Materialele și serviciile pe care o companie le primește de la furnizori au un impact direct asupra calității produselor și serviciilor pe care aceasta le livrează clienților finali. Astfel, furnizorii joacă un rol important în rețeaua de valoare adăugată a companiei. Atunci când se pune problema reducerii costurilor de achiziție, este foarte tentant pentru aceste companii să trateze furnizorii valoroși ca pe adversari business, încercând să scoată de la aceștia cele mai bune prețuri și un serviciu mai bun. În mod evident, această abordare este una pe termen scurt. Studiile arată faptul că acele companii care au relații de colaborare cu furnizorii lor sunt superioare celor care nu întrețin astfel de relații. Pe termen lung, crearea de relații sustenabile cu furnizorii este mult mai profitabilă decât efectuarea de presiuni asupra furnizorilor individuali pentru obținerea unor costuri marginale mai mici. Ceea ce este într-adevăr necesar este o modalitate de a gestiona întreaga bază de furnizori într-o manieră ce permite menținerea calității materialelor, creșterea profitabilității, colaborarea cu furnizorii și inovația.

SAP SRM ajută la îmbunătățirea vizibilității lanțului de aprovizionare și automatizează procesele care fac legătura între diferiți furnizori. De la strategie la execuție, SAP SRM acoperă întregul ciclu de aprovizionare, optimizând selecția furnizorilor, crescând gradul de colaborare și diminuând durata ciclurilor de aprovizionare. Având avantajul unic al conținutului consolidat și al datelor de bază integrate, SAP SRM ajută de asemenea și la luarea deciziilor și punerea acestora în practică, ceea ce se aliniază cu strategia corporativă.

Product Lifecycle Management

Scopul mySAP PLM este acela de a asigura suport pe toată durata de viață a unui produs. Mergând pe acest principiu, dezvoltarea integrată a unui produs merge mai departe decât gestionarea metodelor folosite în proiectarea tehnologică și fabricația unui produs. Dezvoltarea mySAP Business Suite permite clienților și furnizorilor să fie în aceeași masură implicați în procesul extins de dezvoltare a unui produs.

Sistemul SAP gestionează procesele logistice ale unei companii, automatizând pe cât posibil pașii necesari a fi întreprinși și oferind o imagine clara a etapelor ce trebuie parcurse și a interdependențelor existente între diferitele sectoare ale companiei.

Producția, vânzările și achizițiile reprezintă procese operaționale cheie, gestionate în general în departamente funcționale diferite ale companiei; cu toate acestea, fiecare dintre aceste procese declanșează activități în alte procese. Spre exemplu, producția poate fi declanșată de o comandă de vânzări sau de o planificare independentă a cererii, iar necesarul de achiziții este declansat de necesarul ce rezultă din planificarea produselor sau din vânzarea produselor stocabile.

Toate procesele logistice ale unei companii fac parte din soluția SAP ERP. Vânzările, achizițiile și producția sunt considerate activități operaționale esențiale. Activitățile secundare includ managementul calității, întreținerea echipamentelor, service clienți și gestiunea stocurilor. Prioritizarea proceselor se face însă în concordanță cu nevoile specifice ale unei companii. Toate procesele operaționale cheie se integrează unul cu altul si pot fi efectuate intr-un singur sistem ERP, gestionat central. Aceste procese nu numai că sunt interdependente, dar au efecte și asupra SAP ERP Financials si SAP ERP Human Capital Management. În cele ce urmează, vor fi prezentate în detaliu procesele de bază ale SAP ERP – vânzare, achiziție și producție.

Procesul de vânzare

Procesul de vânzare este esențial pentru a asigura continuitatea companiei pe piață. Modalitatea tradițională de gestionare a acestui proces presupune birocrație excesivă, ce are ca urmare dificultatea urmării datelor și lipsa de transparență. Într-o lume în care vânzările se realizează printr-o varietate de canale de distribuție (on-line, retail, distribuție), monitorizarea profitabilității și a satisfacției clienților, respectiv eficientizarea fluxurilor monetare sunt imposibil de realizat fară ajutorul unui soft competent. SAP propune gestionarea acestui flux într-o manieră competentă; utilizatorii urmăresc o serie de etape pentru înregistrarea procesului în sistem, putând în orice moment să apeleze la sistemele de raportare pentru a avea o imagine în ansamblu în ceea ce privește, spre exemplu, livrările scadente, plățile ce trebuie încasate, procentajul de oferte de vânzare ce se transformă în comenzi ferme, etc.

SAP oferă transparență activităților interne corespunzătoare procesului de vânzare, incluzând cereri de ofertă, oferte, generarea comenzii, contractare și gestiunea ciclului de facturare. Companiile beneficiază, datorită informatizării vânzărilor, de o imagine completă asupra ciclului de viața al clientului, putând monitoriza starea comenzii, facturarea, plata și managementul creditului. În plus, în SAP ERP pot fi gestionate atât vânzările pe internet, vânzările de pe terminale mobile (ca de exemplu PDA-uri) cât și funcționalitățile de call center. Scenariul „Procesarea comenzii de vânzare” descrie procesul complet, începând cu activitățile premergătoare vânzării, continuând cu crearea comenzii de vânzare și completarea acesteia și incheindu-se cu facturarea comenzii și procesarea în paralel a creării postărilor corespunzătoare în contabilitate financiară.

Primul pas în procesul de vănzare îl reprezintă activitățile premergătoare vânzarii. Asadar, acest flux poate începe cu o cerere de ofertă primită de la client. Utilizatorul introduce în sistem această cerere și îi trimite acestuia o ofertă fermă. Conform reglementărilor legale în vigoare la ora actuală, o dată trimisă oferta fermă, aceasta nu mai poate fi revocata, deoarece acest lucru îi poate cauza pierderi fundamentale clientului. În sistem, oferta de vanzare poate fi creată cu referință la cererea de ofertă a clientului (sistemul preia in mod automat datele din cererea clientului, fară a mai fi necesara reintroducerea acestora). Utilizatorul poate modifica în ofertă data de livrare, cantitatea sau prețul produselor oferite clientului.

O ofertă acceptată de catre client se consideră o comandă ferma de vânzare. Comanda se înregistrează în sistem, cu referință la ofertă, pentru a prelua în mod automat datele deja existente. In comanda exista date referitoare la condițiile de desfăsurare a vânzării: termene de plată, modalitate de plată, condiții de livrare, data de livrare, locul de unde se face livrarea, moneda de facturare, etc. În cazul în care acest lucru este necesar, comenzile pot fi blocate manual pentru a nu putea fi livrate și/sau facturate.

Verificarea disponibilității se face doar prin simpla apăsare a unui buton, în momentul înregistrării comenzii. Prin apasarea butonului de verificare disponibilitate, sistemul verifica in background dacă produsele comandate de client sunt disponibile pentru livrare (există în stoc și nu au fost făcute rezervări). În cazul în care produsele există pe stoc, sistemul le rezervă pentru comanda de vânzare creată și, prin salvarea comenzii, se poate trece la pasul urmator – livrarea. În cazul în care produsele nu sunt disponibile în stoc, acestea trebuie să fie produse/ aprovizionate (integrare cu modulele de gestiune materiale sau planificare producție) și se va trece la urmatorul pas – livrarea – o dată ce produsele au ajuns în stoc. În funcție de rezultatul verificării disponibilității, sistemul propune o dată de livrare sau emite un mesaj de avertizare în cazul în care data de livrare nu va putea fi respectată.

Livrarea produselor se înregistrează în sistem cu referință la comanda de vânzare, în vederea preluării automate a datelor din comanda de vânzare. Documentul cel mai utilizat în sistemul SAP pentru a susține procesarea livrării este livrarea de ieșire. Aceasta susține toate activitățile de expediție, inclusiv ridicarea bunurilor, impachetarea, transportul și iesirea bunurilor din depozit. În timpul procesării livrării de ieșire informațiile legate de expediție sunt înregistrate, iar starea acestora este monitorizată. Livrarea de ieșire reprezintă baza postării ieșirii bunurilor. Datele necesare pentru postarea ieșirii bunurilor sunt copiate din livrarea de ieșire în documentul de ieșire din stoc, iar acesta din urma nu poate fi modificat manual. Pentru a apărea în acest document, modificările trebuie făcute direct în livrarea de ieșire. Cu toate acestea, pentru a asigura acuratețea documentelor și conformitatea lor cu situația reală, nu mai pot fi făcute modificări esențiale în documentul de ieșire din stoc după ce acesta a fost postat.

Etapa finală a procesului de vânzare o reprezintă facturarea produselor expediate clientului. La fiecare etapă de procesare a comenzii, respectiv a livrării sunt disponibile informații despre facturare. Funcționalitățile facturării includ crearea facturii în baza livrării și a serviciilor prestate, emiterea de credit memo-uri, debit memo-uri și facturi pro forme, anularea tranzacțiilor de facturare, metode de plata, acordarea de reduceri și transferul de date în contabilitatea financiară. Atunci când sumele sunt încasate de la client, utilizatorul înregistrează acest lucru în sistem, iar sistemul postează în mod automat sumele în conturile corespunzătoare din contabilitatea financiară.

Procesul de vânzare înregistrat în sistemul SAP este semi-automatizat, fiecare document fiind creat cu referință la documentul anterior. În acest fel, timpul de operare este considerabil redus, este posibilă gestionarea transparentă a întregului proces, iar probabilitatea de eroare scade. De asemenea, problemele ce pot apărea ulterior pot fi rezolvate mult mai rapid, datorită faptului că sistemul facilitează accesul utilizatorilor la datele din perioadele anterioare.

Procesul de achiziție

Procesul de aprovizionare în SAP ERP este mai eficient decât cel tradițional datorită trasabilității și a îmbunătățirilor aduse de automatizarea pașilor. Acesta facilitează achizițiile în baza planurilor de necesar, gestiunea completă a stocurilor și raportarea tuturor activităților. Pe langă facilitarea accesului la instrumentele de gestionare a relațiilor cu furnizorii, sistemul permite selectarea și evaluarea furnizorilor și negocierea contractelor încheiate cu aceștia.

Primul pas în procesul de aprovizionare îl reprezintă determinarea necesarului de materiale. Acesta este identificat fie prin însumarea referatelor de necesitate întocmite de fiecare departament, fie utilizând funcționalitatea de planificare și control al materialelor. Referatele de necesitate pot fi înregistrate de utilizatori în sistem sau pot fi generate automat în momentul în care cantitatea existentă în stoc scade sub un anumit nivel stabilit de utilizator (parametrizările se fac in funcție de cerințele clientului).

După ce necesarul de materiale a fost determinat, urmatoarea etapă ce trebuie parcursă este determinarea sursei. SAP ERP ajută la identificarea potențialilor furnizori, luând în considerare atât furnizorii specificați în comenzile anterioare, cât și contractele de aprovizionare pe termen lung ce au fost semnate în prealabil de companie. Acest lucru diminueaza timpul de procesare necesar pentru crearea cererilor de ofertă, iar acestea pot fi trimise furnizorilor în forma electronică, direct din sistem.

Selectarea furnizorului poate fi facută în mod automat, în baza unei comparații între ofertele primite. Utilizatorul trebuie doar să confirme alegerea facută de sistem. Mai mult, scrisori de refuzare a ofertei primite pot fi trimise în mod automat furnizorilor respinși.

Comenzile de aprovizionare pot fi create automat sau manual, de către utilizator, și adoptă informațiile din referatul de necesitate. De asemenea, în sistem pot fi introduse și contractele de aprovizionare.

În cazul în care furnizorul trimite confirmări sau notificări de livrare, acestea pot fi operate în SAP, asigurându-se astfel posibilitatea urmăririi stării comenzii pe tot parcursul derulării procesului de aprovizionare. Mai mult, sistemul verifică perioadele de notificare ce au fost în prealabil specificate și, dacă este necesar, tipărește sau expediază în mod automat aceste documente la intervale de timp predefinite. În sistem pot fi vizionate oricând stările actuale ale tuturor referatelor de necesitate, ofertelor și comenzilor de aprovizionare existente.

Personalul responsabil cu recepția bunurilor confirmă intrarea acestora în stoc prin simpla introducere a numărului comenzii de aprovizionare în sistem. Prin specificarea marginilor de toleranță, cumpărătorii pot limita recepția de cantități ce nu corespund celor din comanda de aprovizionare.

Procesul de achiziție se incheie cu verificarea facturii, activitate în timpul căreia facturile sunt introduse în sistem, iar acuratețea prețurilor este verificată. Această etapă finală creează o conexiune între achiziții și contabilitate. În cazul în care există discrepanțe între comanda de aprovizionare sau documentul de recepție a bunurilor în stoc și factură, sistemul avertizează utilizatorul și, în funcție de parametrizarea inițială a sistemului, blochează plata facturii. Postarea facturii completează această etapă și deci încheie procesul de aprovizionare; istoricul comenzii de aprovizionare este actualizat și plățile pentru itemii deschiși din factură sunt inițiate din contabilitatea financiară.

Gestionarea eficientă a procesului de aprovizionare este esentială pentru a menține profitabilitatea unei companii la un nivel ridicat. Aceasta nu permite ca stocurile de materii prime necesare în procesul de producție să se epuizeze și ajută la evitarea stocurilor excesive, ce duc la cheltuieli suplimentare și deci diminuează profiturile. Utilizarea unui software competent pentru automatizarea și monitorizarea permanentă a etapelor procesului de aprovizionare este vitală pentru a caștiga avantaje competitive în fata concurenței.

Procesul de producție

Procesul de producție joacă un rol foarte important în activitatea unei companii, de eficiența acestuia depinzând succesul pe piața. Transparența acestui proces este primordială deoarece numai monitorizând atent fiecare etapă se pot observa și corecta greșelile inerente. Problema este că această monitorizare aflată permanent în actualitate nu poate fi realizată utilizând metodele tradiționale.

Procesul de producție în SAP ERP cuprinde atât producția propriu-zisă, cât și planificarea producției, incluzând și conexiunile cu alte procese necesare, cum ar fi cel de vânzări sau cel de aprovizionare. Modulul de producție din SAP ERP include și producția la comandă cu sau fără configurarea variantelor, producția pe stoc, producția repetitivă, reprelucrarea rebuturilor și managementul calității produselor, câștigând astfel teren în fața soft-urilor concurente și evidențiind caracteristicile ce il fac să fie lider pe piața mondială.

Planificarea producției în SAP este un proces individual, independent, a cărei finalitate o reprezintă procesul propriu-zis de producție (asamblare). Planificarea se realizează în baza previziunilor existente, putând lua însa în considerare și promoțiile, influențele sezoniere sau valorile individuale ale cererii din perioadele trecute. Planificarea capacităților se efectuează la acest nivel pentru a determina din timp lipsa de resurse necesare producției.

Cerințele de producție sunt reflectate în sistem sub forma cantităților planificate de produs pentru o anumită perioadă de timp și nu sunt create numai în baza cerințelor clientului. În general, planul de producție este realizat utilizând cantități ce rezultă atât din cerințele anterioare, cât și din previziunile legate de nivelul viitor al vânzărilor. Planificarea vânzărilor și operațiilor (PVO) generează planuri de producție și/sau de vânzare, ce pot fi valabile pentru o anumită perioadă de timp (spre exemplu: zilnic, săptămânal, lunar, etc.).

Managementul cererii face legătura între funcționalitățile neceasre în producție și cantitățile ce rezultă din plan. În această etapă, în baza planurilor existente, sunt determinate cantitățile necesare și datele la care produsele finite trebuie să fie disponibile în stoc.

Planificarea datelor de producție (PDP) este o etapă opțională, rar utilizată în procesul de planificare producție. Aceasta permite ca resursele critice să fie planificate cu atenție sporită.

Următorul pas ce trebuie efectuat în cadrul procesului de planificare producție il reprezintă planificarea necesarului de materiale (PNM). Acest pas reprezintă planificarea detaliată a programului de producție pentru componentele și materialele necesare. PNM-ul este o funcționalitate a sistemului și se rulează pe întreaga unitate logistică, fie restricționat, în funcție de anumite produse sau persoane responsabile, fie pentru toate materialele planificate în unitatea logistică respectivă. Rezultatul rulării PNM-ului îl constituie comenzile planificate de producție (pentru materialele ce sunt produse în unitatea logistică), respectiv referate de necesitate (pentru materialele ce sunt achiziționate de la furnizori).

Ultima parte a procesului de planificare producție o reprezintă conversia comenzilor planificate în comenzi de producție, respectiv a referatelor de necesitate în comenzi ferme de aprovizionare, după caz. Această conversie se poate face fie manual, pentru fiecare material în parte sau colectiv, pentru mai multe materiale, fie în mod automat, potrivit specificațiilor utilizatorilor. Procesul de execuție producție este procesul în care fluxul de activități ce trebuie întreprinse pentru a produce un material sunt mapate în sistemul SAP.

Obiectul central în procesul de execuție producție îl reprezintă comanda fermă de producție. Aceasta rezultă din conversia comenzii planificate de producție. Materialele ce sunt incluse în comanda de producție trebuie să aibă create în sistem un LDM (listă de materiale) și o fișă tehnologică. Lista de materiale reprezintă o descriere a materialelor, respectiv cantităților, necesare pentru asamblarea produsului finit. Fișa tehnologică reprezintă o listă a operațiunilor ce trebuie întreprinse în departamentul de producție pentru a rezulta produsul finit.

Înainte de salvarea comenzii, sistemul efectuează o verificare a disponibilității capacităților, pentru a evita supraîncărcarea centrelor de lucru. În același timp, este efectuată și o verificare a materialelor disponibile, rezultând în mod automat, fie referate de necesitate, fie comenzi de aprovizionare pentru materiile prime necesare pentru asamblarea produsului finit, dar care nu sunt disponibile în stoc în momentul lansării comenzii de producție.

Un alt pas premergător salvării comenzii este eliberarea acesteia, devenind astfel vizibilă angajaților din departamentul de producție. În funcție de parametrizările realizate, comanda poate fi tipărită la salvare. După salvarea comenzii, materiile prime și materialele intermediare necesare în procesul de producție sunt transferate din depozitele în care se află în depozitul de producție, pentru a putea fi utilizate la asamblarea produsului finit. În momentul încheierii execuției comenzii de producție se înregistrează consumurile și se face recepția produselor finite în stoc. Ultimul pas al procesului de execuție producție îl reprezintă închiderea comenzii de producție și înregistrarea costurilor acesteia, activitate ce interacționează cu modulul de contabilitate financiară.

Procesul de producție este poate cel mai complex proces din sistemul SAP, având numeroase variante pentru a satisface nevoile diversificate ale clienților. Transparența oferită de sistem este un atu pentru o mai bună gestionare a afacerilor. Utilizând software-ul pentru a gestiona procesele de producție se caștigă în transparență și trasabilitate și se evita birocrația excesivă și lipsa de control asupra documentelor lipsite de actualitate.

2.2 Etape în procesul de pregătire a datelor în vederea preluării lor în sistemul R/3

Pe parcursul implementării sistemului R/3 activitățile de pregătire a datelor reprezintă un volum important din activitățile proiectului. Studiile efectuate arată că acest volum poate merge până la 40% din întregul buget de timp. Drept urmare atenția care trebuie acordată acestei activități trebuie să fie foarte mare pentru a asigura resursele necesare (umane, logistice, de timp) iar planificările stabilite trebuie urmărite pentru a evita, pe cât posibil, orice fel de întârzieri.

Trecerea la o aplicație unică folosind input-uri de date din aplicații diverse reprezintă o provocare dar, în același timp, și o oportunitate de a curăța datele existente de informații redundante și eronate. O altă fațetă a folosirii unui sistem informatic integrat o reprezintă și completarea datelor existente cu date care nu erau folosite în aplicațiile vechi, date insă necesare pentru funcționarea sistemului în condițiile gândite de echipa de proiect. Aceste date, alături de cele posibil a fi extrase din aplicațiile actuale, vor trebui culese în formatul cerut prin specificațiile de conversie.

Un sistem informatic integrat prezintă și alte caracteristici care impun o disciplină obligatorie în gestionarea datelor pentru a evita coruperea acestora. Una dintre aceste caracteristici este accesul în sistem al unor utilizatori care nu cunoșteau o aplicație informatică sau erau implicați foarte puțin în intreținerea acestora, caracteristică care reprezintă o provocare dar și un risc dacă la data trecerii în producție acești utilizatori nu au cunoștințe de lucru cu calculatorul. O altă caracteristică este accesul selectiv la datele din sistem, acces determinat de profilele de autorizare. Ținând cont de toate aceste informații se va încerca stabilirea unei strategii pentru pregătirea datelor în vederea preluării lor în sistemul R/3 dar și de a stabili responsabilii cu această activitate precum și atribuțiile acestora.

Echipele de master data

Pentru pregătirea datelor vor fi stabilite echipe de master data în funcție de tipul de date care trebuie convertite pentru fiecare unitate organizatorică nivel sucursală și agenție. Este posibil ca anumite tipuri de date să nu fie posibil a fi extrase din aplicațiile actuale nefiind întreținute în acestea (ex: echipamentele). De aceea se vor stabili câteva reguli privitoare la modul de organizare.

Echipele se vor organiza funcție de tipul de date care trebuie pregătite (ex: o echipa care se va ocupa de nomenclatorul de clienți și de soldurile clienților)

În componența echipei va fi responsabilul cu pregătirea datelor, unul sau maxim doi angajați din cadrul companiei care culeg date în aplicațiile respective (viitorii utilizatori finali).

În cadrul echipelor care vor pregăti date care pot fi extrase din aplicațiile actuale responsabil va fi programatorul care are în responsabilitate aplicația respectivă.

În cadrul echipelor care vor pregăti date care nu pot fi extrase din aplicațiile actuale responsabilul va fi șeful de departament care are în subordine activitatea respectivă.

Coordonarea echipelor de master data de la nivel de sucursală și agenție va fi asigurată de către șefii de MIS.

Utilizatorii experți pe modulele respective vor urmări ca termenele stabilite pentru pregătirea datelor să fie respectate și vor verifica și valida datele transmise spre preluare în sistem. Ca urmare a acestui fapt vor fi preluate în R/3 doar fișierele care vin din partea utilizatorilor experți.

În sistemul R/3 vor fi preluate următoarele tipuri de date:

1) nomenclator de clienți și solduri clienți (nu casnici)

2) nomenclator de furnizori și solduri furnizori

3) nomenclator de echipamente

4) nomenclator de materiale și stocuri de materiale

5) nomenclator de servicii

6) mijloacele fixe și solduri pentru acestea

7) obiecte de inventar în folosință

8) solduri conturi de Carte Mare

9) date personal și salarizare

Etape în pregătirea datelor

În decursul proiectului de rollout vor exista trei momente pentru care vor trebui pregătite date. Acestea sunt:

Testele unitare

Testele de integrare

Trecerea în producție

a.Testele unitare

Se va trece la efectuarea testelor unitare (testarea configurării prin efectuarea de tranzacții). Pentru aceste teste se vor introduce manual date de bază pentru toate tipurile de date. Introducerea acestor date se va face în strânsă legătură cu consultanții de modul. Nu se vor prelua solduri.

b.Testele de integrare

Vor avea loc testele de integrare. Testele de integrare vor cuprinde și o testare a programelor de preluare dezvoltate de IBM și, implicit, a programelor de conversie dezvoltate de programatori pentru pregătirea datelor în formatul cerut în specificațiile de conversie.

Ca urmare pentru aceste teste s-a stabilit efectuarea unei preluări integrale de date . Datele preluate vor trebui să reconstituie balanța contabilă a două dintre sucursalele și a două dintre agențiile din sistem. Celelalte sucursale și agenții au datoria de a încheia activitățile cuprinse în planul de proiect în vederea lămuririi problemelor care există.

c.Trecerea în producție

În cadrul desfășurării proiectului de implementare rollout R/3 ultima etapă o reprezintă trecerea la operarea productivă. În afară de condițiile de ordin tehnic (comunicații, calculatoare) și de cele de instruire în operarea sistemului a utilizatorilor finali această etapă poate demara doar după preluarea datelor în sistem.

La acest moment, al preluării datelor, trebuie să se fi rezolvat absolut toate problemele apărute la testele de integrare. De asemenea datele pregătite pentru testele de integrare vor reprezenta o bază în pregătirea datelor pentru trecerea în producție în sensul că o pregatire corectă a datelor pentru teste va ușura munca de verificare și curățire a datelor pentru trecerea în producție pentru cele două sucursale și cele două agenții.

Celelalte sucursale și agenții au datoria de a verifica lunar integritatea datelor și de a efectua în timp util curățarea acestora în vederea păstrării consistenței informațiilor.

2.3 Procedura de curățare a datelor

Pentru preluarea datelor folosite la testele de integrare și la trecerea în producție prima activitate care trebuie desfășurată este curățirea acestora. În aplicațiile actuale există multe situații în care datele gestionate nu mai sunt folositoare și care incarcă inutil bazele de date existente. Trecerea la un sistem informatic integrat, așa cum s-a mai spus, oferă oportunitatea de a prelua doar date folositoare activității organizației, asigurând garanția integrității și consistenței acestora.

Activitatea de curățire a datelor este necesară pentru a elimina datele redundante și datele care nu mai sunt de actualitate, pentru a identifica datele care trebuie reglate în aplicațiile vechi precum și pentru a realiza reconcilierea între aplicațiile actuale și valorile din balanță.

Datele redundante se pot prezenta sub diverse forme. Se dau câteva exemple:

Coduri duble (multiple) de furnizori

Coduri multiple de materiale

Coduri duble (multiple) de clienți

În general această situație nu este atât de des întâlnită însă este recomandabil ca astfel de reglări să se facă înainte de preluarea datelor în R/3.

Datele care nu mai sunt de actualitate se prezintă, în general, sub formă de coduri de clienți, furnizori, materiale pe care nu au mai fost efectuate înregistrări de mai mult timp. Aceste date nu vor fi convertite pentru preluare în R/3. De asemenea cazul obiectelor de inventar sau al mijloacelor fixe casate în aplicațiile vechi nu vor fi pregătite pentru preluare în R/3.

Reglarea anumitor date din aplicațiile vechi se referă la situații de genul materialelor cu mișcare lentă, materiale care nu mai sunt folosite în activitatea curentă. Aceeași situație apare la obiectele de inventar și mijloacele fixe propuse pentru casare. Identificarea acestora și declasarea respectiv casarea lor înainte de trecerea în producție reprezintă rezolvarea acestei situații. Acest lucru va ușura trecerea în producție prin evitarea multiplicării înregistrărilor în perioada respectivă.

De asemenea în aceeași situație sunt soldurile de furnizori sau clienți care nu mai au înregistrări de o bună perioadă de timp și pentru care se va proceda la reglarea lor în aplicațiile vechi. O altă posibilitate poate fi existența unor sume nelămurite în conturi diverse, valori recomandabil a fi reglate în aplicațiile vechi.

În această fază, de analiză a datelor, există posibilitatea să fie identificate diferențe între valorile conturilor din balanță și cele din aplicațiile informatice (în această situație intră și diferențele între valorile de amortizare din balanță și cele din aplicațiile de mijloace fixe). În R/3 se vor prelua valorile din balanță așa că este obligatorie realizarea reconcilierii între valorile acesteia și cele din aplicații acolo unde este cazul. Este situația care necesită de obicei alocarea unui buget de timp destul de important deoarece identificarea erorilor implică verificarea unui număr important de documente și înregistrări.

Este posibil ca exemplele furnizate să nu fie exhaustive. De aceea, dacă responsabilii de aplicații și departamentele implicate în utilizarea acestora, identifică și alte situații aceștia vor lua legătura cu consultanții IBM în vederea rezolvării cât mai urgente a problemelor respective.

2.4 Procedura de pregătire a datelor

În vederea preluării datele vor trebui pregătite în forma cerută de specificațiile de conversie.

Este obligatorie citirea și consultarea acestor specificații deoarece regulile stabilite în aceste documente respectă configurarea sistemului și asigură consistența preluării.

Multe din erorile apărute în pregătirea fișierelor s-au datorat nerespectării acestor indicații. De aceea pentru orice nelămurire responsabilii cu pregătirea datelor din toate unitățile cuprinse în rollout au obligația de a lua legătura cu partenerii sau consultanții IBM. Fișierele vor fi livrate pentru preluare în format excel.

Este posibil ca, în funcție de specificul fiecărei subunități, să apară și alte situații. Acestea sunt:

Modul de evaluare al materialelor – preț standard în aplicațiile actuale

Echipamente

Obiecte de inventar în folosință

A. Modul de evaluare al materialelor – pentru a ușura conversia și preluarea datelor privind stocurile de materiale acolo unde aplicațiile actuale folosesc prețul standard ele vor trebui modificate pentru a calcula prețul mediu ponderat. R/3 calculează acest preț mediu ponderat în timp real (orice nouă recepție modifică prețul mediu al materialelor).

B. Echipamente – situația cea mai probabilă în cazul echipamentelor este că aceste date nu există la această dată în format electronic. De aceea pentru pregătirea acestor fișiere, în vederea asigurării consistenței informațiilor furnizate, va fi necesară o conlucrare între șefii de departamente și echipa care va pregăti aceste date.

C. Obiecte de inventar în folosință – ca și în cazul echipamentelor este posibil ca anumite date cerute în specificațiile de conversie pentru obiectele de inventar să nu existe în aplicațiile actuale. De aceea pentru pregătirea acestor fișiere, în vederea asigurării consistenței informațiilor furnizate, va fi necesară o conlucrare între șefii de departamente și echipa care va pregăti aceste date.

Pentru a urmări mai ușor activitățile de pregătire a datelor se anexează un document în care vor fi centralizate toate informațiile privind tipul de date care vor fi preluate, numele aplicațiilor actuale, responsabilii, modulele de care aparțin aceste date.

2.5 Procedura de verificare a datelor

Datorită volumului foarte mare de date care vor trebui preluate și pentru a eficientiza preluarea toate datele vor fi verificate urmărind următoarele criterii:

Numărul de înregistrări în cazul nomenclatoarelor

Valorile cantitative și valorice ale stocurilor de materiale să fie în conformitate cu balanța

Valorile soldurilor și ale pozițiilor deschise furnizori, clienți și Carte Mare să fie în corespondență cu balanța

Numărul mărcilor să fie egal cu al angajaților

Valorile din fișierele pentru interfețe să fie în corespondență cu datele din aplicațiile actuale

Orice neconcordanțe care vor apărea pot determina întârzieri apreciabile în cazul preluării punând în pericol data de trecere în producție, cu implicații directe în volumul de muncă al utilizatorilor finali în vederea recuperării decalajului de timp. De aceea responsabilitatea șefilor de MIS, care în această activitate vor trebui să aibă susținerea departamentului financiar-contabil, în verificarea acestor date este foarte mare.

2.6 Procedura de validare a datelor

Pentru a evita orice preluare a unor fișiere greșite absolut toate datele care se vor transmite partenerilor și consultanților IBM vor trece obligatoriu printr-o procedură de validare.

Responsabili pentru această validare sunt, în prima fază, șefii de MIS aceștia asigurând prin aceasta acțiune că datele sunt corecte din punctul de vedere al unității respective. În faza a doua responsabili pentru validarea datelor sunt utilizatorii experți care vor trebui să asigure prin această acțiune că datele au fost reverificate și ele corespund cu datele din balanțele unităților dar și cu cele din balanța centralizatoare.

Abia dupa validarea datelor de către utilizatorii experți fișierele vor fi transmise pentru preluare. În acest moment va fi încheiat, dupa modelul din proiectul pilot, un protocol de predare-primire al fișierelor.

Structurile organizaționale: Aprovizionare & Gestiune Stocuri

Descrierea structurilor organizaționale

Navigarea în sistemul SAP R/3

Noul meniu standard SAP Easy Access sau meniul de utilizator este punctul de intrare specific-utilizator în sistemul SAP.

Figura.nr.3.5 Exemplu de interfață a meniului standard

Meniul de utilizator conține doar acele poziții – cum ar fi tranzacții, rapoarte și adrese Web – de care este nevoie pentru îndeplinirea sarcinilor zilnice.

Utilizarea ariei de navigare

Se pot extinde și restrânge meniurile în aria de navigare alegând săgețile dropdown din stânga pozițiilor din meniu, ca în exemplul de mai jos:

Figura.nr.3.6 Exemplu de interfață a ariei de navigare

Pentru a deschide o aplicație în aria de navigare:

Se dă dublu-clic pe ea, sau

Se alege Enter, sau

Se alege Edit  Execuție

Pentru a rula o aplicație într-o nouă sesiune,se alege Edit  Execuție în fereastra nouă.

Logarea la sistemul SAP R/3

Înainte de utilizarea sistemului R/3, trebuie să aibă loc logarea. După terminarea utilizării sistemului SAP, utilizatorul se deconectează. La prima logare și la intervale regulate, după aceea, trebuie schimbată parola.

Indiferent de sarcinile pe care efectuate în sistemul SAP, întotdeauna va trebui deschis și închis sistemul SAP.

Sistemul SAP se deschide selectând iconul de logare de pe desktop.

Are loc logarea la sistemul SAP.

Dacă aceasta este prima logare, va trebui schimbată parola inițială asigurată de administratorul de sistem. Dacă nu e prima logare, se poate să aveți nevoie de schimbarea parolei în concordanță cu politicile de siguranță ale companiei .

După terminarea lucrului cu sistemul SAP, utilizatorul se deconectează.

Logarea pentru prima dată

Înainte de prima logare, administratorul de sistem va dă o parolă inițială. În timpul procesului de logare, trebuie creată o noua parolă,știută doar de utilizator . După aceasta,se va folosi aceeași parolă la fiecare logare.

Pentru logare, trebuie mai întâi deschis Meniul SAP Logare dând dublu clic pe iconul său

După pornirea sistemului SAP, primul ecran apărut este cel de logare (în acest caz, cu titlul SAP R/3).

Figura.nr.3.7 Interfață a ecranului de logare

În acest ecran se va completa câmpul “User” cu numele utilizatorului și în câmpul “Parolă” se va introduce parola dată de administrator. Apasând butonul “Parolă nouă” se va putea introduce parola utilizatorului, care va fi utilizată de acum înainte.

Logarea

Înainte de logare utilizatorul trebuie să se asigure că își cunoaște:

Numărul de client

ID-ul de utilizator

Parola

Dacă se dorește să se lucreze în altă limbă decât engleza, utilizatorul trebuie să se asigure că știe cheia de limbă pentru limba dorită. Pentru mai multe informații, trebuie contactat administratorul de sistem.

Figura.nr.3.8 Interfață grafică-opțiuni de limbă

Deconectarea

Se poate deconecta de la sistemul SAP din orice ecran.

Din bara de meniu, se alege Sistem  Log off.

Se apasă butonul din colțul din dreapta sus al ecranului (dacă este doar o sesiune deschisă).

Va apărea căsuța de dialog Log off (după cum se vede aici), care informează că orice date care nu au fost salvate încă se vor pierde la deconectare.

Figura.nr.3.9 Opțiune de salvare înaintea deconectării

Dacă utilizatorul nu este sigur că a salvat toate datele și nu mai vrea să se deconecteze, se alege Nu. Se va reveni la ecranul în care se lucrează.

Dacă utilizatorul este sigur că a salvat toate datele dorite, se alege Da. Toate sesiunile din sistemul SAP se închid. Utilizatorul s-a deconectat cu succes.

CAP 3.Studiu de caz privind aprovizionarea de ambalaje și expediția de marfă în cadrul firmei NTN-SNR RULMENȚI din Sibiu.

Scurt istoric al firmei

Firma „SNR RULMENȚI” din Sibiu este o firmă cu capital francez și este o filială în România a „SNR ROULEMENTS” din Franța. „SNR ROULEMENTS” este un fabricant major de dimensiune mondială prezent în mai mult de 200 de țări.

Deține un secol de experiență în conceperea și fabricarea rulmentului,
implementată din 1916 în primul pol francez al Mecanicii de precizie.
Este o filială Renault.

Pe piață, SNR ROULEMENTS reprezintă:

aerospațială – 5%

industrie – 20%

automobile – 75%

Este foarte important de știut faptul că SNR este la 8 din 10 vehicule din cele

mai bine vândute în Europa.

Clienți automobile:

Clienți pentru Prim Montaj:
– Constructori automobile : ALFA ROMEO, AUDI, CITROEN, DACIA, FIAT, FORD, GM, HONDA, MERCEDES, RENAULT, NISSAN, OPEL, PEUGEOT, ROVER.

– Echipamente automobile: BOSCH, BREMBO, DELPHI, FTE, VALEO…

Schimb Auto
– SNR, al 2-lea furnizor de piese de origine în Europa
– SNR, partener al marilor grupuri de distributie: AD INTERNATIONAL,

CECAUTO, STAREXCEL, TEMOTINTERNATIONAL.

Ofertă industrie

Prim Montaj : Partener al liderilor din sectoarele de varf (feroviar, textil,

agricol, robotizare):

– ALSTOM, DUCATI, HARMONIC DRIVE, HURTH-ZF, KUHN, PICANOL,POMAGALSKI, RVI, GIMA, SAME, SCHINDLER, STAUBLI.

Schimb : Prezent în toate marile filiere industriale (mine, sidelurgie, papetărie,

industria cimentului, agroalimentară)
Papetării – Mentenanță automobile : SOGEDAC, RENAULT – PECHINEY;

MICHELIN
Grupuri de distribuție : AD INDUSTRIE – ANJAC – DEXIS – OREFI –

MARTIN BELAYSOUD – BRAMMER – WYKO – AIT DISTRIBUITORI

INDEPENDENTI.

Ofertă aeronautică:

Furnizor al reactorului cel mai des utilizat la Boeing/Airbus (CFM 56);

Lider european transmisie elicopter;

Arborii principali ai turbomotoarelor si turboreactoarelor Snecma, Airbus, Honeywell, Pratt & Withney, Dassault;

Cutii cu echipamente ale motoarelor : Dowty ;

Transmisie elicoptere : Bell Helicopter, Eurocopter ;

Aplicații spațiale : Ariane 5;

Inspectare și reparație a rulmenților arborelui principal al turboreactorului (CFM 56)

SNR Roulments este una din cele mai mari firme prezente în Zona Industrială Vest din Sibiu și al treilea producător de rulmenți la nivel mondial. Se fabrică rulmenți pentru cutiile de viteze, rulmenți cu un rând de bile și rulmenți cu un rând de role conice.

Figură 3.1. Tipuri de rulmenți realizați în fabrica de la Sibiu (NTN-SNR)

Are o suprafață de 13000 m² industrial si 1500 m²  birouri, un număr de aproximativ 800 angajați și o producție de 70 000 de rulmenți/zi.

Figură 3.2. Localizarea firmei „NTN-SNR RULMENȚI” din Sibiu (NTN-SNR)

Angajații NTN-SNR RUMENȚI își desfășoară activitatea în trei clădiri. În două dintre clădiri se produc rulmenți auto,iar in cea de-a treia clădire se fac tratamente termice și se asamblează transmisii auto.

Figură 3.3.Tipuri de transmisii auto ce se asamblează în fabrica de la Sibiu

Prezentarea procesului de aprovizionare în SAP

Fig 3.4 (eran de logare SAP)

Logarea în Sap se face pe baza unui cont și a unei parole.

Contul de Sap este personalizat pentru fiecare utilizator în funcție de departamentul pentru care urmează să îl folosească.

utilizatorul poate folosi doar tranzacțiile pentru care a primit acces, restul tranzacțiilor fiind restricționate .

Meniul utilizatorului

Fig 3.5 Ecranul de start din SAP

în partea stangă sus se scrie codul de tranzacție ce urmează a fi folosit.

2. ME21N-comanda ambalaje SAP

Fig 3.6 Comanda de ambalaje

În acest ecran se notează :

codul furnizorului către care vrem să plasăm comanda

codul produsului pe care vrem să-l comandăm

cantitatea comandată

data de livrare

salvăm

IMPORTANT : În partea de jos a ecranului va apărea numărul comandei ; acesta trebuie reținut.

ZMM06 – trimitere comandă pe e-mail

Fig 3.7. Trimiterea comenzii pe mail furnizorului

Se urmează următorii pași:

selectăm ‘commande SNRS’

se scrie numărul de comandă rezultat din ecranul anterior

enter

după ce a apărut adresa de e-mail a furnizorului se trimite mail-ul prin apăsarea butonului ‘envoi e-mail’

MD 04 – ecran de vizualizare a comenzilor în curs

Fig 3.8 Tranzacție pentru a vedea comenzile în curs

Cu ajutorul acestui eran se pot vedea comenzile în curs sau comenzile la care nu s-a făcut recepția informatic pentru un anumit articol.

MB 51 – ecran de vizualizare a istoricului mișcărilor în SAP

Fig 3.9 Tranzacție pentru a vedea istoricul mișcărilor în SAP

Cu ajutorul acestei tranzacții se pot vedea toate intrările de marfă și tot ce s-a expediat pentru o anumită perioadă de timp selectată de utilizator.

După ce s-a introdus codul articolului, divizia și magazia de stocare, se alege codul de mișcare în funcție de ce anume ne interesează pentru acel articol. Ex: 101 – cod de mișcare pentru recepție marfă, 311 – cod de mișcare pentru transfer între magazii, 641 – cod de mișcare pentru vizualizarea expedițiilor de la furnizor etc.

MB 52 – vizualizarea stocului

Fig 3.10 Tranzacție pentru a vedea stocul din magazie.

Această tranzacție ne arată stocul din magazie pentru articolele selectate de către utilizator

Prezentarea procesului de Expediție a produselor finite în SAP

Fig 3.11 Ecran pentru selectare a datei de expediție.

În acest eran se scrie data zilei în curs pentru a se vedea ce expediții trebuie făcute în ziua respectivă.

Fig 3.12 Ecran pentru a vedea expedițiile din ziua în curs.

În acest eran se pot vedea ce expediții trebuie făcute în ziua respectivă și ce cantității trebuie livrate pentru fiecare client.

Pentru a vedea ce cantităti trebuie livrate pentru fiecare client se dă dublu click pe numărul expediției.

Statut marfă: verde – marfă expediată, roșu – marfă de expediat, – cantitate insuficientă pentru a se realiza expediția.

CUPRINS

Rezumatul lucrării………………………………………………………………………………pag 2

Summary project……………………………………………………………………………….pag 3

Introducere…………………………………………………………………………………………………………..……pag 4-5

Capitoul I. ERP – notiuni generale

Noțiuni generale despre sistemele ERP (Enterprise Resource Planning)………………………………………………………………………………………………………… pag 4-8

Structura unui sistem ERP………………………………………………………………………………… pag 9-10

Caracteristicile unui sistem ERP…………………………………………… pag 10-14

Componenta unui sistem ERP……………………………………………… pag 15-19

Evaluarea performantelor unui sistem ERP………………………………….pag 20

Etapele de implementare ale unui sistem ERP………………………………pag 21

Capitolul II. Sistemul SAP

2.1 Date generale despre SAP……………………………………………………..pag 22-42

2.2 Beneficiile solutiei SAP………………………………………………………..pag 43-44

2.3 Avantajele unice ale solutiei SAP…………………………………………..pag 44-45

2.4 SAP – solutie care sustine dezvoltarea companiei…………………….pag 46-47

2.5 SAP – solutie proiectata pentru a raspunde necesitatilor clientilor……………………………………………………………………………………..pag 47-50

Capitolul III. Studiu de caz –

Concluzii………………………………………………………………………………………pag

Cuprins…………………………………………………………………..pag

Bibliografie………………………………………………………………pag

BIBLIOGRAFIE

BOJAN, I., FILIP, D., Planificarea resurselor întreprinderilor, Managementul sistemelor logistice, anualul calificării, Editura U.T.Press, Cluj-Napoca, 2010, pag. 337-418. ISBN 978-973-662-578-7.

FILIP D. – Sisteme informatice pentru management – Suport de curs

Sisteme Enterprise Resource Planning (ERP). Elemente introductive, Razvan Bologa, Ana Ramona Lupu, Editura ASE, 2012

Soluții informatice integrate pentru gestiunea afacerilor – ERP, Doina Fotache, Luminița Hurbean, Colecția „Societatea Informațională”, 2004

M.Dodin, M. Parvu, ERP – Material de curs, Univ. Politehnica Timisoara, Facultatea de Automatica si Calculatoare, Timisoara, 2008

SAP Romania, SAP ERP – Prezentare generala a solutiei, 2008

http://www.sap.com/romania/solutions/business-suite/erp/pdf/SAP_ERP.pdf ]

SAP Developer Network ( www.sdn.sap.com )

Heino Schrader, Stefan Weidner, Integrated Model Company for Research and Teaching, SAP University Competence Centre Magdeburg, October 2006