Sisteme DE Gestiune Pentru Evidenta Materialelor Consumabile In Institutiile Publice
=== SISTEME DE GESTIUNE_part3_fin ===
UNIVERSITATEA
FACULTATEA DE ȘTIINȚE ECONOMICE BUCUREȘTI
Programul de studii: CONTABILITATE ȘI INFORMATICĂ DE GESTIUNE
LUCRARE DE LICENȚĂ
Conducător științific,
prof. dr. ing.
Student:
BBBBBBBB vvvvvvv
BUCUREȘTI
2018
UNIVERSITATEA
FACULTATEA DE ȘTIINȚE ECONOMICE BUCUREȘTI
Programul de studii: CONTABILITATE ȘI INFORMATICĂ DE GESTIUNE
LUCRARE DE LICENȚĂ
SISTEME DE GESTIUNE PENTRU EVIDENȚA MATERIALELOR CONSUMABILE ÎN INSTITUȚIILE PUBLICE
Conducător științific,
prof. dr. ing.
Student:
BBBBBBBB vvvvvvv
BUCUREȘTI
2018
CUPRINS
Introducere
Calculatorul este un instrument care a apărut din dorința omului de a crea unelte care să înțeleagă dispozițiile primate și să le execute fără intervenția direct a omului.
Ideea a apărut cu mult timp în urmă, instrumentele care să înțeleagă și să execute fiind initial apanajul vrăjitorilor pentru ca, începând cu epoca Renașterii, aceasta să devină o preocupare a oamenilor de știință. Deoarece nu se poate realiza direct un asemenea dispozitiv, datorită problemelor tehnologice, eforturile s-au canalizat asupra rezolvării problemelor de calcul mathematic, în secolele XVIII-XIX existând multe încercări de a construe dispozitive de calcul din ce în ce mai complexe.
Finalitatea acestor eforturi a constat în mașinile de calcul electromecanice, care funcționau cu cartel și permiteau efectuarea unui număr redus de operații prestabilite.
Apariția calculatorului electronic a permis creșterea vitezei de lucru a acestor dispozitive, dar a condus și la apariția calculatorului programabil, care putea efectua operații din cele mai diferite, schimbând doar programul utilizat.
Totodată, încercările de a realiza dispozitive cu inteligență proprie au continuat, căutându-se soluții noi, dezvoltate pentru calculatoare electronice.
Asrfel a apărut o direcție particular de dezvoltare a informaticii și anume inteligența artificială. Aceasta încearcă să resolve problemele într-un mod asemănător celui în care lucrează creierul uman.
Dacă în informatica clasică rezolvarea problemelor se face prin prelucrarea algoritmică, în cazul inteligenței artificiale se caută o adaptare a modului de rezolvare a problemelor de către creierul uman la modul de rezolvare al calculatotului.
Inteligența este o caracteristică a oricărei ființe sau sistem și depinde de modul cum acestea prelucrează informația.
Inteligența artificială este o replica a celei natural, având un anumit nivel de implementare în sistemele tehnice.
Din punct de vedere conceptual, inteligența artificială se definește pe baza unor attribute considerate esențiale pentru un sistem intelligent. Dintre acestea se acceptă ca attribute generale pentru sistemele inteligente următoarele:
Autonomie funcțională;
Autoconservare;
Autodiagnoză;
Autoorganizare;
Capacitate de decizie;
Optimalitate.
Sistemele inteligente se consider că pot fi împărțite în următoarele categorii:
Sisteme care gândesc într-un mod identic cu omul;
Sisteme care gândesc rational;
Sisteme care acționează asemănător cu omul;
Sisteme care acționează rational.
Se consideră că gândirea este un process mental desfășurat în creierul uman, iar intelingența este o măsură a proceselor de gândire.
În măsura în care se poate considera că acțiunea este rezultatul unui proces de gândire este evident că sistemele care acționează intelligent reprezintă o clasă mai cuprinzătoare, care le include și pe cele care gândesc.
Structuri informatice ale societății cunoașterii specific mediului informațional contemporan
Capitolul 1 descrie conceptele specifice structurilor informaticii economice, prezintă structuri informatice ale societății cunoașterii, descrie relațiile sistemelor societății umane, descrie mediul informațional și modelul ierarhiei informaționale.
La final prezentăm tendințe privind evoluția mediului informațional contemporan.
Concepte specifice structurilor informatice economice
“Datorită creșterii continue a volumului și complexității informațiilor vehiculate, societatea modernă este definită astăzi ca o societate informațională dependentă de tehnologia informației și de comunicare, evoluția sa fiind determinată de achizitionarea, depozitarea, prelucrarea, transmiterea și utilizarea informațiilor necesare fundamentării deciziilor de orice natură”.
Societatea – "totalitatea oamenilor care trăiesc laolaltă legați între ei prin anumite raporturi economice", are obiective țintă și selectează activitățile economice, pe care le desfășoară, în domenii restrânse de activitate, bazându-se pe serviciile și produsele sale.
Economia – "ansamblul activităților umane desfășurate în sfera producției, distribuției și consumului bunurilor materiale și serviciilor", este viziunea domeniului economic. Ea genenerează informații din domeniul producției bunurilor materiale și serviciilor. Analizarea în timp a informațiilor economice implică utilizarea sistemelor automate de calcul pe care economiștii le întrebuințează.
Sfera economică este vastă cu activități distincte specific unităților economice –firme, instituții, organizații, asociații, fundații, bănci.
Dacă unitatea economică este compusă din mai multe componente, un organism viu – astunci putem vorbi despre un organism economic- "totalitatea organelor și a părților indisolubil legate între ele" .
Unitatea economică poate fi numită și organizație economică – "asociație de oameni cu concepții sau preocupări comune, uniți conform unui regulament sau unui statut, în vederea depunerii unei activități organizate".
Ce este informatica?
Informatica -,,știința care se ocupă cu studiul prelucrării informației cu ajutorul sistemelor automate de calcul". Informatica utilizează sisteme automate de calcul pentru prelucrarea datelor, este știința prelucrării automate a datelor. Informatica se aplică în fiecare domeniu de activitate – economic, științific, social, juridic, educațional versus informatica economică, științifică, social, juridică, educațională.
Informatica economică este informatica aplicată în economie, prezintă caracteristicile activităților economice, conform legislației în vigoare. Informatica economică transport cantități mari de informații, prelucrate în intervale date de timp.
Informatica de gestiune – ,,parte a informaticii economice care se ocupă cu prelucrarea automată a datelor de evidență și control vehiculate în cadrul unui organism economic”.
Gestiunea – ,,totalitatea bunurilor unui organism economic, încredințate spre administrare managerilor, pentru desfășurarea acțiunilor specifice domeniului său de activitate, acțiuni impuse de necesitatea realizării produselor și/sau serviciilor solicitate de clienți, în vederea atingerii obiectivului propus, de regulă obținerea de profit”.
Gestiunea economică – "răspunderea păstrării bunurilor și a mânuirii fondurilor unei întreprinderi, instituții sau persoane; totalitatea bunurilor încredințate cuiva în vederea administrării lor".
Bunurile sunt alcătuite din ,,resurse, rezerve sau surse de mijloace, care pot fi materiale (inclusiv tehnice), financiare, informationale și umane “.
Despre informație putem menționa că este o "comunicare, înștiințare, știre, veste … " În conștiința oamenilor se creionează ca o multitudine de elemente: fenomene, obiecte, procese, imagini, lucruri, ființe, sentimente.
Creșterea continuă a complexității și volumului informațiilor va contura societatea informațională dependentă de comunicare și de tehnologia informației.
Cunoștința reprezintă informații deja cunoscute, informații strânse de-a lungul timpului cu ajutorul tehnologiilor digitale și de comunicație, pe suport de hârtie sau suport electronic.
Societatea bazată pe cunoștințe reprezintă o parte a societății informaționale.
Data este cunoștința sau informația care se înregistrează pentru a fi prelucrată. Datele sunt reprezentate prin simboluri și forme – numere, caractere alfanumerice, operatori matematici, relații, imagini. Datele sunt informații sau cunoștințe gestionate utilizând tehnica de calcul.
Evoluțiile tehnologice au dus la trecerea directă de la conceptul de informație la conceptul de data și invers, dezvoltându-se tot mai puternic aceste concept.
Pentru că datele reprezintă informații înregistrate – informatica reprezintă un instrument al conducerii util pentru orice manager.
Structuri informatice ale societății cunoașterii
“Societatea modernă, ca societate a cunoașterii, se dezvoltă datorită informațiilor vehiculate în societatea informațională transformate în cunoaștere”.
Progresul tehnologiei digitale au dus la trecerea de la societatea modernă la o societate a cunoașterii- evoluția cunoașterii sub formă de date.
Societatea cunoașterii este mai evoluată decât societatea informațională, deoarece tezaurizarea, publicarea și utilizarea datelor la nivel social se transformă în informații în orice domeniu de activitate sau sisteme informaționale.
Figura 1 Socitatea cunoașterii
Sursa: Udrică Mioara, Proiectarea sistemelor informatice, Editura Titu Maiorescu, București, 2005, p.34
Societatea informatică este bazată pe o societate bazată pe cunoștințe care utilizează sistemele de cunoștințe, deci sisteme informatice utilizate pentru prelucrarea datelor care exprimă cunoștințe.
Societatea informațională determină dezvoltarea societății moderne ca societate a cunoașterii.
Sistemele informaționale includ sistemele de cunoștințe, numai o parte din informațiile determinate de societatea umană se transformă în cunoștințe.
Eficiența activității unui manager, situat în lumea societății informaționale – este condiționată astăzi de calculator care îi dă acces la Internet, la bibliotecile de date conforme cu domeniul de activitate.
Sistemele informatice care înmagazinează și prelucrează numai cunoștințe sunt numite, conform literaturii de specialitate – sisteme de cunoștințe.
Relațiile sistemelor societății umane
“În scopul asistării deciziei manageriale, managerii organismelor economice trebuie să cunoască atât conceptele și principiile de realizare a sistemelor informatice de gestiune, cât și tehnicile de implementare și modalitățile de utilizare a acestora”.
Figura nr. 2 Relația dintre sistemele utilizate de societatea umană
Sursa: ADATP-02(M), NATO information technology glossary, NATO HQ, Brussels, 2002
Suportul informațional, util managerilor pentru fundamentarea deciziilor, spre care se îndreaptă organismele economice moderne, este oferit de sistemele informatice de gestiune.
Cunoașterea eficientă a resurselor informaționale de către manageri implică utilizarea sistemelor informatice de gestiune integrate, unde datele se introduc o singură dată și se utilizează diferențiat.
Pentru utilizarea resurselor informaționale zugrăvite de o societate modernă, managerii de astăzi trebuie să stăpânească conceptele și principiile de construire a sistemelor informatice de gestiune, dedicate domeniului de activitate pe care le coordonează.
Mediul informațional și modelul ierarhiei informaționale
Mediul informațional vizează sursele de informații dar și infrastructura tehnică și resursa umană specializată. Conceptul de mediu informațional este marcat de specificul sistemelor informaționale și de sursele generatoare de informație.
Mediul informațional economic se bazează pe un produs informațional pentru decizie și execuție, care are izvoarele în sistemul informațional propriu, din surse deschise și din sistemele informaționale naționale și conexe cu atribuții în domenii variate.
Viziunea lui Russell Ackoff, specialist în teoria sistemelor – piramida informațională a minții umane include: date, informații, cunoștințe, înțelegere și înțelepciune. Data este „o descriere letrică și/sau cifrică a unui fenomen, proces, obiect, fapt, eveniment sau a unei acțiuni din cadrul sau din afara organismului militar”.
Data este „un fapt, noțiune sau instrucțiune reprezentată într-o formă convențională adecvată comunicării, interpretării sau prelucrării de către om sau mijloace automate”.
Conceptul de informație este prezentat ca „o comunicare, veste, știre care pune pe cineva la curent cu o situație; totalitatea materialelor de informare și documentare, izvoare, surse ”.
Informația este „obiect de bază în comunicarea cunoștințelor. Orice informație poate fi considerată sub două aspecte: cel al semnificației (conținut semantic) și cel al structurii”.
Arquilla John și Ronfeldt David au clasificat informațiile pe baza înțelesului pur al acestora. Astfel, informația vizează oricare informare care implică accesarea minții umane în crearea altor informații. Rezultă că în ordine ierarhică vor fi datele, urmate de informații și de cunoștințe.
Figura 3. Modelul ierarhiei informațiilor
Sursa: Arquilla John, Ronfeld David, Preparing for Conflict în the Information Age
Teoria informației poate fi teoria matematică ale surselor informaționale, ale canalelor de transmisie și instalațiilor de păstrare și prelucrare a informațiilor privind proprietățile statistice ale acestora. Termenului de informație se bazează pe o serie de caracteristici:
Caracteristicile informației
Tabelul nr.1
Sursa: Udrică Mioara, Proiectarea sistemelor informatice, Editura Titu Maiorescu,
București, 2005, p.76
Informația, aparține științelor, cu mențiunea că parte dintre acestea au efectuat determinarea cantitativă, iar altele exprimarea calitativă a acesteia. Informația reprezintă ideea activă și dinamică a substanței și energiei pentru eliminarea incertitudinii.
Informația, în comparație cu data, din punct de vedere al conducerii, este acea dată care aduce mai multă cunoaștere și este utilă pentru luarea unei decizii sau la transpunerea în aplicație a acesteia. Informația constituie un element de bază al sistemului informațional, materia primă în elaborarea și fundamentarea deciziilor.
Informația economică este o știre ce descrie fapte și evenimente de interes economic și politico-economic, care trebuie studiate, utilizate de organele de conducere și transmise organelor de execuție pentru a facilita realizarea țintelor propuse. Din viziunea factorului de decizie, informația economică este un sistem de înștiințări având rolul de a pornii reacții, care, la rândul lor, determină acțiuni.
Datele și informațiile în terminologia economică se descriu în raport de finalitatea proceselor care le utilizează și trebuie să asigure un nivel de înțelegere mediu, utile pentru consumator. Astfel, datele sunt definite ca fiind:
Aspecte ale datelor
Tabelul nr. 2
Sursa: ADATP-02(M), NATO information technology glossary,
NATO HQ, Brussels, 2002, p. 46.
Războiul economic este un aspect posibil prin cunoașterea informației economice la parametrii corespunzători. Informația economică este utilă pentru cunoașterea fenomenului politic și economic internațional, pentru înlăturarea riscurilor și acordarea importanței analizei caracteristicilor informației economice.
Caracteristicile informației economice
Tabelul nr. 3
Sursa: ADATP-02(M), NATO information technology glossary,
NATO HQ, Brussels, 2002, p. 49
Proprietățile informației
Tabelul nr.4
Sursa: ADATP-02(M), NATO information technology glossary,
NATO HQ, Brussels, 2002, p. 50
Clasificarea informației se realizează după mai multe criterii:
În funcție de destinația informației, se disting două categorii:
informația cibernetică – destinată conducerii;
informația non-cibernetică – cu referire la lumea anorganică.
În funcție de caracteristica informației, avem:
Informația tehnică – permite funcționarea sistemelor tehnice;
Informația socială – destinată proceselor de conducere care guvernează evoluția societății umane.
În funcție de relația dintre sursă, canal de transmisiune și receptor, pot fi identificate următoarele categorii de informații:
– informație distribuită – nu solicită canale de comunicație;
– informație orientată – are destinatari atât cunoscuți cât și necunoscuți, dar receptorii au caracteristici comune și pot asimila informația;
– informație de grup – în care numărul receptorilor este cunoscut de sursă;
– informație directă – care are un singur destinatar.
Orice activitate de management economic se bazează pe informațiile sale. Fiecare manager va dori să obțină informații despre piața economică, pentru a fi în măsură să ia o decizie corectă și să ducă la desfășurarea unui process economic eficient, cu tehnologii moderne.
Progresul tehnologic și-a pus amprenta asupra oricărei activități umane, implicit și asupra activităților economice. Astăzi, managerii dispun de sisteme informatice moderne, capabile să culeagă continuu date despre zona/piața economică de interes.
Arhitectura informațională include cele trei niveluri- strategic, operativ și tactic și poate să cuprindă: Structurile de conducere; Forțele de execuție; Fluxul informational; Produse informaționale necesare.
În planificarea și analiza activităților informaționale trebuie să se pornească de la obiectivul cu privire la obținerea avantajului informational și decizional.
În domeniul avantajului informational sunt acceptate trei niveluri: superioritatea informațională, supremația informațională, dominația informațională. Aceste aspect se realizează în funcție de următorii factori:
– capacitatea de a culege o cantitate mare de informații din surse și medii diverse;
– reducerea probabilității de a utiliza informații false prin adoptarea unor tehnici, tactici și proceduri eficiente privind culegerea, prelucrarea, transmiterea în diverse formate (imagini în format fix și în mișcare etc.) și prelucrarea automată a acestora;
– capacitatea sistemelor de comunicații pentru transmitea fluxul de informații cu autenticitate și în timp scurt și sigur; nivelul de protecție și securitate a informațiilor;
– capacitatea structurilor de comandă de a utiliza informațiile și de a elabora deciziile, devansând concurenții de pe piața liberă etc.
Informațiile economice moderne se bazează pe culegerea de informații, evaluare, interpretare și distribuție a produselor informative, cu ajutorul unor algoritmi bine definiți.
Tendințe privind evoluția mediului informațional contemporan
Conceptele actuale care stau la baza dezvoltării sistemelor informaționale au fost marcate de noile procedee, deoarece tehnologia a avansat foarte rapid în domeniul informațional.
Implicațiile dezvoltării tehnologice asupra conceptelor sistemelor informaționale sunt vitale deoarece au determinat schimbări în structura și arhitectura informațiilor. Acest impact nu a avut efecte numai asupra arhitecturii informațiilor dar și asupra individului, atât din punct de vedere capacitativ dar și formativ – pentru a putea face față sistemului informațional modern.
Diversitatea produselor informaționale bazate pe exploatarea tehnologiei informațiilor dar și pe volumul intens superspecializat a determinat ca pentru sistemele informaționale să se realizeze o serie de concepte în domenii și subdomenii cu privire la responsabilitățile de colectare și prelucrare, conform unui management modern de strângere și gestionare a informațiilor sau o revoluție informațională în plan social și economic.
Efectele revoluției informaționale în plan social și economic se află în atenția specialiștilor în domeniu și se crede că revoluția curentă în computere, telecomunicații și tehnologia informației va schimba radical societatea, democrația și viața oamenilor.
Din perspectiva economică, aceste tehnologii vor duce la creșterea eficienței economice, la consolidarea bugetelor, dezvoltarea economică și socială.
Era informațională are efecte asupra mediului dar mai ales asupra mediului economic:
Timpul și distanța sunt tot mai importante în zona pieței libere;
Evenimentele pot coincide cu anumiți factori transnaționali și internaționali;
Se vor modifica granițele dintre actorii economici internaționali;
Globalizarea va fi tot mai accentuată;
Se va realiza o mare prăpastie între bogați și săraci;
Securitatea statelor va fi în mare pericol- amenințările sunt de tot felul.
Revoluția economică se contopește cu revoluția tehnologică a informației și comunicațiilor.
Oportunitățile sunt deosebite:
Schimbarea modului de planificare și dezvoltare a economiilor naționale;
Modernizarea echipamentelor de obținere a informației- perfecționări continue;
Echipamente cu un nivel tot mai ridicat de conectivitate cu rețelele informaționale;
Asigurarea unei vizibilități tot mai bune în mediul economic.
Impactul evoluției tehnologice afectează tot mai mult politicile economice și se manifestă în mai multe direcții:
Informația este importantă pentru bogăție, putere, influență, este importantă protecția informației;
Schimbarea continuă a valorilor morale și materiale;
Tehnologia unformațiilor produce schimbări continue în fluxurile informaționale;
Comprimarea continuă a spațiului și mai ales a timpului;
Informația conduce la atingerea obiectivelor economice în termen scurt;
Ignorarea frontierelor de orice tip, inclusiv a celor naționale de către fluxurile informaționale sunt o realitate și o sabie cu două tăișuri.
Interacțiunea entităților economice internaționale este benefică pentru democrație și economie, dar răspândirea rapidă a informațiilor nefavorabile reprezintă o amenințare majoră pentru progresul tehnologic. Informația nu mai are frontiere, informația devine un element de risc la adresa deținătorilor, menținerea protecție și securității informației, precum și a sistemelor informatice și de comunicații, devine o problemă tot mai importantă în era informațională.
Tehnologia informației pune accentul pe regionalizare și globalizare – transferul rapid de informații poate crește exponențial dincolo de granițele statelor, cele mai importante capacități tehnologice în domeniu sunt păstrate de către adevărații factori activi ai regionalizării și globalizării.
Integrarea economică va avea un impact tot mai mare asupra multor domenii- Creșterea decalajului tehnologic și economic între diverse state; Ofertă diversificată; Accesul la tehnică și tehnologie celora care doresc războiul; Violența – instrument principal în atingerea scopurilor.
Pentru eliminarea acestui risc major la adresa echilibrelor regionale și globale, se realizează politici globale pentru ca tehnologia informației să nu favorizeze creșterea decalajelor dintre țările bogate și cele sărace – cu mari perturbări în spațiul economic global.
Riscurile generate de dependența tot mai puternică de sistemele și tehnologiile informaționale, de echipamente tehnice și de software, devint tot mai pronunțate, prin agresiunile asupra sistemelor informaționale care pot perturba securitatea economică a statelor.
Amplificarea conectării la internet, crește riscul de vulnerabilitate și este tot mai greu de identificat un utilizator cu intenții nocive.
Din punct de vedere tehnico-economic, comunicațiile și informațiile se bazează pe obiective vulnerabile, care sunt vizibile într-un spectru larg și de aceea solicită mijloace și procedee de protecție din ce în ce mai moderne. Statele moderne au ca obiectiv principal – câștigarea bătăliei informaționale, aplicarea cu succes a tehnologiei informaționale în cadrul spațiului economic integrat.
Evoluția lumii este inevitabilă, entitățile se adaptează rapid, profitul domină orice domeniu, inclusiv cel economic.
Dominația, superioritatea, supremația informațională, vor simboliza cheia succesului în afaceri, menținerea ritmului ofertelor pe piață, succesul și reușita programelor viitoare. Dominația, superioritatea, supremația informațională determină obținerea avantajului informațional, cu colectarea unor cantități mari de informații, înlăturarea informațiilor distorsionate, eronate, nule și capacitatea de funcționare a sistemelor de comunicații pentru realizarea fluxului de informații.
Strategia economică constă în conceperea și implementarea sistemelor informaționale ca element esențial al tuturor categoriilor de activități – eșalonarea puterii este legată de potențialul economic al statului.
Capacitățile de producere de hardware, au trecut în plan secundar față de capacitățile de producere și gestionare software, ceea ce poate determina o putere și pentru alte state nu numai pentru țările dezvoltate.
Dezvoltările tehnologice și procedurale vor determina o globalizare mai eficientă, modernizarea tranzacțiilor, diverse performanțe și un mediu economic contemporan modern.
Impactul cu adevărat revoluționar al Revoluției Informaționale începe să se simtă acum mult mai pronunțat. Nu este vorba doar de informație sau inteligența artificială, nu este efectul computerelor și al prelucrării datelor asupra luării deciziilor, a elaborării politicilor sau a strategiei. Este ceva, practic, care nimeni nu a prevăzut – comerțul electronic – adică apariția explozivă a Internetului pe cel mai mare canal de distribuție mondial pentru bunuri și servicii și implicit o serie de locuri de muncă.
Aceasta este o economie cu piețe și structuri industriale profund schimbătoare, flux de produse și servicii, segmentarea consumatorilor, valorile și comportamentul consumatorilor, locuri de muncă și piețele forței de muncă.
Impactul este mare în societate și politică, dar mai presus de toate, modul în care percepem lumea și pe noi înșine în ea.
Vor apărea noi industrii, una este deja – biotehnologia. Totul se poate schimba, o inovație similară poate interveni – cu aproximativ 10.000 de ani în urmă, ne-a transformat din vânători în agricultori.
Este probabil ca și alte tehnologii noi să apară brusc, industrii noi vor ieși din calculatoare și din tehnologia informației.
Sunt doar predicții care se bazează pe presupunerea că revoluția informațională va evolua, pe măsură ce mai multe revoluții bazate pe tehnologii au evoluat în ultimii 500 de ani – de la revoluția tipografică Gutenberg din 1455.
Revoluția informațională se află acum în punctul în care revoluția industrială se afla la începutul anilor 1820, la aproximativ patruzeci de ani de la motorul cu aburi al lui James Watt.
Și motorul cu aburi a fost la prima revoluție industrială ceea ce a fost computerul în revoluția informațională – simbolul revoluției informaționale.
Aproape toată lumea crede astăzi că nimic din istoria economică nu a avut un impact atât de mare ca și revoluția informațională.
În anul 1803, un economist francez, Jean-Baptiste Say, a schimbat revoluția industrială prin realizarea – antreprenoriatului. Revoluția industrială a mecanizat producția de bunuri, a crescut în mod spectaculos producția și a redus costurile. A creat atât consumatori dar și produse de consum.
Există produse de excepție realizate de revoluția industrială: nava cu aburi din 1807 care transporta mărfuri pe oceanele lumii și calea ferată, un produs fără precedent, care a schimbat pentru totdeauna economia, societatea și politica.
Din retrospectivă, este greu de imaginat că inventarea căii ferate a durat atât de mult. Pentru a muta cărucioarele din minele de cărbune, Rails le-a pus un motor cu aburi.
Software-ul pentru reglarea unui pian a durat trei ore, există software pentru efectuarea de plăți, pentru controlul inventarului, pentru programele de livrare și pentru toate celelalte procese de rutină ale unei afaceri. Persoanele care speculează acum pe piața bursieră online fac exact ceea ce predecesorii lor făceau în anii 1920, petreceau ore în fiecare zi într-un birou de brokeraj.
Impactul psihologic al revoluției informaționale, precum și cel al revoluției industriale, a fost enorm. Începând cu vârsta de patru ani copiii dezvoltă abilități pentru computere, depășind persoanele mature, calculatoarele sunt jucăriile lor și instrumentele lor de învățare.
În geografia mentală creată de calea ferată, distanța era actuală. În geografia mentală a comerțului electronic, distanța a fost eliminată. Există o singură economie și o singură piață. O consecință a acestui fapt este că fiecare afacere trebuie să devină competitivă la nivel global, chiar dacă produce sau vinde numai pe o piață locală sau regională. Fiecare companie trebuie să devină transnațională prin modul în care este condusă. Cu toate acestea, multinaționalele tradiționale pot deveni depășite, produc și distribuie în numeroase regiuni distincte. În comerțul electronic, nu există nici companii locale, nici regiuni distincte. Unde se fabrică, unde se vinde și cum se vinde vor rămâne decizii importante într-o afacere.
În același timp, nu este clar ce tipuri de bunuri și servicii vor fi cumpărate și vândute prin intermediul comerțului electronic și ce tipuri se vor dovedi a fi necorespunzătoare pentru acesta. Acest aspect a fost controversat de câte ori a apărut un nou canal de distribuție.
De exemplu, calea ferată a schimbat atât geografia mentală, cât și geografia economică a Occidentului, în timp ce nava cu aburi- cu impact egal asupra comerțului mondial nu a declanșat nici un boom.
Este la fel de neclar și impactul unor schimbări recente în canalele de distribuție- de la magazinul local de băcănie la supermarket, de la supermarketul individual la lanțul de supermarketuri, etc. Este clar că trecerea la comerțul electronic este destul de neașteptată.
Sunt convins că este necesară o schimbare drastică în mentalul social la fel ca schimbarea drastică a comerciantului sau de la tehnolog la inginer.
Ceea ce noi numim revoluția informațională este de fapt o revoluție a cunoașterii. Calculatorul este doar declanșatorul, Software-ul este reorganizarea muncii tradiționale, bazate pe secole de experiență, prin aplicarea cunoștințelor și prin analiza logică sistematică.
Cheia nu este electronică, știința cognitivă. Aceasta înseamnă că cheia pentru menținerea leadershipului în economie și în tehnologia care urmează să apară este probabil poziția socială a profesioniștilor din domeniul cunoașterii și acceptarea socială a valorilor lor.
Capitalul este resursa, cheia și finanțatorul este șeful, în timp ce angajații din domeniul cunoașterii sunt ,, mituiți,, cu acordarea de bonusuri. Industriile care au apărut după anul 1830 au creat milionari. Au fost ani de muncă grea, de luptă, de dezamăgiri și de eșecuri. Acest lucru este valabil și pentru industriile și tehnologiile care vor apărea de acum încolo – biotehnologia.
Mituirea lucrătorilor din – domeniul cunoașterii de care depind ramuri industriale nu va mai funcționa pur și simplu. Lucrătorii cheie din domeniul cunoașterii vor să împărtășească roadele muncii lor. Dar rodul financiar este probabil să dureze mai mult pentru „a se coace”.
Concluzii:
Din ce în ce mai mult, performanța în aceste noi industrii bazate pe cunoaștere va depinde de funcționarea instituției, astfel încât să atragă, să mențină și să motiveze lucrătorii din domeniul cunoașterii.
Acest lucru se poate realiza prin înlocuirea lăcomiei întreprinzătorului cu satisfacerea valorilor muncitorilor, prin acordarea recunoașterii sociale și a puterii sociale. Va trebui să se facă prin transformarea acestora din subordonați în colegi executivi și de la angajați, oricât de bine plătiți, în parteneri.
Sistemul informatic de gestiune
Sistemul informatic descrie pe larg delimitările conceptuale privind sistemul informatic de gestiune.
La subcapitolul 2.2, prezentăm componentele funcționale ale sistemului informatic de gestiune și clasificarea sistemelor informatice de gestiune la 2.3.
La final este descries sistemul informational al întreprinderii.
Delimitari conceptuale privind sistemul informatic de gestiune
Sistemul Informatic de Gestiune (SIG) este acel sistem informatic utilizat pentru administrarea și controlul resurselor unui sistem economic.
Administrarea și controlul resurselor unui sistem economic aduc în prim plan și o activitate suplimentară de evidență – înregistrarea și controlul resurselor.
Semnificația unor cuvinte din SIG
Tabelul nr. 5
Sursa: Udrică Mioara, Proiectarea sistemelor informatice, Editura Titu Maiorescu,
București, 2005, p.34
Răspunderea pentru păstrarea și administrarea corectă a resurselor unui sistem economic, este oferită factorilor de decizie pentru fiecare nivel de organizare, denumiți administratori sau manageri.
Pentru atingerea obiectivelor sale, volumul datelor vehiculate de un sistem economic este destul de complex. Acest aspect se desfășoară într-un interval limitat de timp și impune prelucrarea automată a datelor respective.
Prelucrarea automată a datelor conduce la apariția unor sisteme informatice care să stocheze și să gestioneze eficient volumele mari de date, cu ajutorul sistemelor de calcul performante caracterizate de:
Puterea de calcul, viteza de procesare;
Dispozitive mari de stocare;
Stocarea datelor în baze de date;
Sisteme de comunicație performante.
În final, sistemul informatic de gestiune este sistemul informatic format din "ansamblul informațiilor utilizate în cadrul firmei, a mijloacelor și procedurilor de identificare, culegere, stocare și prelucrare a informațiilor" și funcția este descrisă ca "oferirea informației solicitate de utilizator în forma dorită și la momentul oportun, în vederea fundamentării deciziilor" .
Sistemul informatic de gestiune se definește ca fiind sistemul informatic de evidență și control al resurselor și activităților unui sistem economic.
Sistemul informatic de gestiune poate fi și un sistem informatic de conducere a activităților economice, din categoria Sistemelor Informatice de Asistare a Deciziei (SIAD), pentru că managerii obțin informațiile de care au nevoie în fundamentarea deciziilor imediate prin interpretarea rezultatelor prelucrărilor efectuate de sistemul informatic de gestiune – care asistă managerul în procesul decizional.
Sistemul informatic de gestiune este parte componentă a sistemului informatic de management, deoarece conducere eficient a unui sistem economic.
Din punct de vedere arhitectural sistemele informatice de gestiune sunt sisteme informatice cu baza de date sau mixte, beneficiind astfel de avantajele oferite de acestea cu privire la depozitarea, prelucrarea și gestionarea volumelor mari de date.
Astfel, sistemele informatice de gestiune se împart:
cu prelucrare în loturi – sisteme centralizate;
cu prelucrare distribuită – sisteme distribuite;
online – prin intranet, internet sau extranet.
După modul de introducere al datelor în sistem, se realizează Sisteme Informatice de Gestiune Integrate (SIGI), care respectă principiile introducerii unice a datelor în sistem, de pe documentele primare de evidență și control întocmite de sistemele economice.
Există unele activități care, prin aspectul lor, nu permit utilizarea unei soluții arhitecturale integrate pentru sistemul informatic (exemplu: o parte din activitățile de secretariat), caz în care se folosesc soluții parțial neintegrate-partial integrate.
Figura nr. 5 Sistemul informatic de evidență personal și salarizare
Sursa: Maria Andronic, Analiza și proiectarea sistemelor informatice de gestiune, Editura Fundației România de Mâine, București, p. 91
Din punct de vedere funcțional și organizatoric, sistemul informatic de gestiune integrat se substitue subsistemelor componente ale sistemului economic cu rol în acoperirea nevoilor informaționale utile compartimentelor sale funcționale pentru desfășurarea eficientă a activităților specifice. Relația dintre acestea este de incluziune (figura 6.).
Figura nr. 6 Relația de incluziune dintre sistemul economic și subsistemele sale componente cu rol în asigurarea informațiilor necesare pentru fundamentarea deciziilor manageriale
Sursa: Maria Andronic, Analiza și proiectarea sistemelor informatice de gestiune, Editura Fundației România de Mâine, București, p. 92
Componentele functionale ale sistemului informatic de gestiune
Din punct de vedere funcțional, sistemul informatic de gestiune are următoarele componente: domeniul de gestiune; modelul de gestiune; datele gestionate; regulile de gestiune.
Componentele functionale ale sistemului informatic de gestiune
Tabelul nr. 6
Sursa: Maria Andronic, Analiza și proiectarea sistemelor informatice de gestiune, Editura Fundației România de Mâine, București, p. 98
Clasificarea sistemelor informatice de gestiune
Clasificarea SIG după funcțiile pe care le îndeplinesc în cadrul sistemului economic
După funcțiile pe care le îndeplinesc în cadrul sistemului informațional, sistemele informatice de gestiune împart în:
Sisteme informatice operative: culegere, organizare, stocare a datelor primite din sistemul operativ;
Sisteme informatice de sinteză: produc datele de sinteză și generează informațiile de sinteză interne, prin centralizarea și prelucrarea datelor primite de la sistemul informatic operativ;
Sisteme informatice de asistare a deciziei:
oferă sistemului de conducere informațiile necesare pentru evaluarea sistemului operativ, în contextul extern dat.
pe baza datelor de sinteză, generează datele de evaluare pentru a aprecia corect sistemul de conducere asupra sistemului operativ.
Sisteme informatice de control al execuției:
au rol de organizare și control al activităților sistemului economic;
transformă deciziile de la sistemul decizional într-o anumită ordine.
Clasificarea SIG în funcție de domeniul de gestiune
În funcție de domeniul de gestiune, sistemele informatice de gestiune se împart în:
Sisteme informatice pentru producția/prestarea de servicii speciale:
ideea de bază este creșterea productivității prin automatizarea activităților administrative și de control la nivelul sistemelor executive din cadrul sistemelor economice;
are particularități specifice de proiectare în funcție de procesul de fabricație;
sunt sisteme informatice ce includ sarcini individuale și dispoziții de execuție;
Sisteme informatice comerciale:
gestionarea eficientă și controlul activităților comerciale;
"schimb de produse prin cumpărarea și vânzarea lor" și marketingul, definit ca "ansamblul activităților, metodelor și tehnicilor care au ca obiect studiul cererii consumatorilor și satisfacerii acestei cereri cu produse și servicii";
fiecare sistem economic, care are ca obiect de activitate producția de bunuri sau prestarea de servicii speciale pentru clienți, desfășoară un minim necesar de activități comerciale.
Sisteme informatice de cercetare-dezvoltare:
obiectivul de bază – gestionarea eficientă și controlul activităților de cercetare-dezvoltare;
particularități de proiectare cu semnificația "a examina cu atenție, a căuta să afle" și particularități de dezvoltare "a amplifica în mod creator, a completa cu idei noi";
activități de cercetare și dezvoltare pe cont propriu;
sistemele economice cu putere economică mare, sunt mai puțin utilizate.
Sisteme informatice financiar-contabile:
se bazează pe gestionarea eficientă a activităților financiare și contabile;
se referă la "organizarea finanțelor, la circulația banilor, a creditului etc." și a activităților contabile, definite ca ,,ansamblul operațiilor de înregistrare, pe baza unor norme și reguli speciale, a mișcării fondurilor și materialelor";
un sistem economic este obligat să desfașoare minimul necesar de activități financiar-contabile;
este obligatorie utilizarea unui sistem informatic de gestiune.
Sisteme informatice de evidențe personal-salarizare:
ținta principală – gestionarea eficientă și controlul activitășilor de evidență a personalului și de plată a salariilor;
are aspecte de proiectare;
un sistem economic este obligat să desfașoare minimul necesar de activități de evidentă personal și de salarizare;
este obligatorie utilizarea unui asemenea sistem informatic de gestiune, deoarece raportările cu privire la taxele și impozitele pe salarii se efectuează numai în format electronic;
Clasificarea SIG după natura prelucrărilor efectuate asupra datelor pe care le gestionează
După natura prelucrărilor care se efectuează asupra datelor gestionate, sistemele informatice de gestiune se clasifică, astfel:
Sisteme informatice pentru prelucrarea tranzacțiilor – între două sau mai multe părți se face un schimb comercial, la nivelul sistemului operativ din cadrul unui sistem economic.
intrările sunt: date cu privire la tranzacții;
prelucrările sunt: actualizări, diverse rapoarte;
despre ieșiri: situații sintetice și analitice;
ce sunt caracteristicile: volum mare de repetitivitate;
utilizatorii: cei care conduc serviciile funcționale.
Sisteme informatice de birotică "ansamblu de tehnici de informatică ce țin de activitatea administrativă, de secretariat".
utilizează la nivelul sistemului informațional din cadrul unui sistem economic de către personalul implicat în prelucrarea informației;
intrările sunt: date primare;
prelucrările sunt: date sub formă de document și comunicații de date;
despre ieșiri: documente și mesaje;
ce sunt caracteristicile: colecții de date în format document;
utilizatorii: funcționari, contabili, secretari și manageri.
Sisteme informatice de conducere:
este un element decizional;
utilizează rapoarte sintetice de rutină;
intrările sunt: date provenite de la sistemele informatice;
prelucrările sunt: analize pe bază de modele de simulare;
despre ieșiri: rapoarte/situații sintetice;
ce sunt caracteristicile: volum mare de date procesat;
utilizatorii: managerii sistemului economic pe domenii de activitate.
Sisteme informatice pentru cercetare-proiectare-dezvoltare – "studiu amănunțit efectuat în mod sistematic cu scopul de a cunoaște ceva; investigatie".
se ajută de activitatea de cercetare-proiectare- dezvoltare pentru introducerea de noi tehnologii.
intrările sunt: cunoștințe tehnico-știintifice;
prelucrările sunt: simulări și testări;
despre ieșiri: modele, schițe;
utilizatorii: ingineri, proiectanți, specialiști din diverse domenii de activitate
Sistemul informațional al instituției(inteprinderii): definiții, structura și domeniu de activitate
Sistemul informațional este un "ansamblu de procedee și mijloace de colectare, prelucrare și transmitere a informației necesare procesului de conducere a intreprinderilor, instituțiilor, ministerelor etc.".
Sistemul informațional reprezintă totalitatea metodelor, procedurilor și mijloacelor folosite în procesul informațional. El poate fi caracterizat ca un ansamblu organizat și integrat de operații de culegere, transmitere, prelucrare, sistematizare, analiză și păstrare, difuzare și valorificare a informațiilor.
Literatura de specialitate descrie un model care promovează viziunea sistemică asupra întreprinderii, cu trei subsisteme: subsistemul decizional; subsistemul informațional; subsistemul operațional.
Figura nr. 7- Sistemul informațional al întrprinderii
Sistemele informaționale sunt parte a unor organisme administrative, economice, bancare, de securitate care își canalizează atenția asupra produsului informațional al diferitelor piețe economice, financiare și informatice de gestiune.
Subsistemul informațional face legătura între subsistemul decizional și subsistemul operativ, pentru informarea corespunzătoare a stafului managerial.
Subsistemul informațional nu este doar o interfață între sistemul operativ și sistemul de conducere este și un liant între mediul intern al firmei și cel exterior.
Sistemul informațional ajută la luarea deciziilor pentru a ajunge la condiții maxime de oportunitate și eficiență – deoarece creșterea performanței unui sistem informațional are conotații adaptate la noile condiții din mediul de securitate actual, la dezvoltarea tehnicilor și tehnologiilor, la limitările economice din actualul context economico-financiar.
Subsistemul decizional utilizează informațiile oferite de subsistemul informațional în fundamentarea deciziilor.
Subsistemul decizional are nevoie de informații specifice pentru dezvoltarea strategiilor și pentru implementarea deciziilor tactice și operaționale.
Informația poate îmbrăca forma de scop bine determinat pentru cele mai bune decizii, dar ajung înapoi sub formă de informații în procesul operațional care lucrează cu anumiți parametrii.
Calitatea deciziilor luate interacționează cu calitatea informațiilor primite. Informațiile trebuie să fie cât mai clare, să ajungă în timp corespunzător, deoarece o societățate comercială are nevoie de profit ca să funcționeze.
Importanța deciziilor luate de conducerea unui sistem economic, depinde direct de calitatea informațiilor din sistemul informațional. Deci sistemul informațional are un mare rol în procesul de conducere al oricărui sisterm. Sistemul informațional furnizează fiecărui utilizator informațiile necesare pentru realizarea sarcinilor în procesul de producție.
În cadrul Subsistemul operațional se defășoară procese specifice în cadrul activității agentului economic. Se culeg datele care sunt transmise subsistemului informațional pentru a fi stocate, prelucrate și utilizate în fundamentarea deciziilor la nivelul subsistemului decizional.
În timp ce informațiile sunt tot mai complexe, apar și metodele clasice de obținere a informațiilor pentru fundamentarea deciziilor urgente care pot afecta evoluția unui sistem economic.
Concluzii:
Așa au apărut tehnicile automate de calcul, care prelucrează un volum mare de informații în format electronic. Rezultatele sunt transmise utilizând tehnologia digitală de comunicație.
Se urmărește realizarea unui obiecti global – funcționarea firmei în condiții optime sau atingerea unor obiective.
Teoria sistemelor arată că orice organism economic este un sistem deoarece are o structură proprie cu elemente constitutive care comunică între ele pe principii funcționale.
Studiu de caz privind sistemul PROSYS utilizat în cadrul Secretariatului de Stat pentru Culte
Capitolul trei are în prim plan istoricul Secretariatului de Stat pentru Culte și descrierea programului PROSYS.
Istoricul Secretariatului de Stat pentru Culte
Înființarea instituției
Realizarea Secretariatului de Stat pentru Culte ca instituție modern are legătură cu întemeierea statului roman modern.
După alegerea lui Alexandru Ioan Cuza ca domnitor al Moldovei și Țării Românești a fost înființat câte un Minister al Cultelor și Instrucțiunii Pubice la Iași și București.
În anul 1862, odată cu unificarea administrativă a Principatelor Române, a luat ființă Ministerul unic al Cultelor și Instrucțiunii Publice. Aceasta este considerată data oficială a înființării instituției care poartă astăzi numele de Secretariatul de Stat pentru Culte.
De-a lungul timpului, instituția a fost condusă de bine cunoscute personalități ale vieții politice, culturale și științifice din România, dintre care îi menționăm pe V. A. Urechia, Alexandru Odobescu, Dimitrie Bolintineanu, C.A. Rosetti, Titu Maiorescu, Vasile Conta, Take Ionescu, Spiru Haret, Dimitrie A. Sturdza, I.G. Duca, P.P. Carp, Ion C. Brătianu, Simion Mehedinți, Octavian Goga, P.P. Negulescu, Vasile Goldiș, Nicolae Iorga, Dimitrie Gusti, episcopul academician Nicolae Colan, Ion Nistor, Constantin Giurescu, Ion Petrovici, Gheorghe Nenciu, Dumitru Dogaru, Nicolae Stoicescu, Gheorghe Vlăduțescu, Răzvan Theodorescu.
În vremea domniei lui Alexandru Ioan Cuza (1859-1866), viziunea dominantă a regimului asupra vieții religioase a fost una de afirmare a dominației politicului asupra vieții religioase.
Pe de altă parte, ea s-a manifestat prin încercarea statului de a reorganiza instituțional Biserica Ortodoxă din Principatele Unite, transformând-o într-o religie de stat de tip modern, direct subordonată autorității politice, anulând dreptul acesteia de a se autoadministra.
Casa Bisericii
Sub influența curentului anglo-zaxon se înființează în anul 1902 Casa Bisericii. Aceasta funcționa pe lângă Ministerul Cultelor și Instrucțiunii Publice, având ca scop principal administrarea averilor bisericești și de a elimina intervenția diverselor autorități publice.
După fiecare exercițiu financiar, Casa Bisericii realiza un buget de venituri și cheltuieli și aprobat de Adunarea Deputaților.
Tabelul nr. 7 Bugetul Casei Bisericii din 1908
Sursa: Paul Brusanowski, Stat și Biserică în Vechea Românie între 1821-1925, Presa Universitară Clujeană, Cluj-Napoca, 2010, p.47
Pluralismul religios
După Primul Război Mondial și după Unirea din 1918, intervine reorganizarea regimului legal al cultelor, de unde rezultă pluralismul religios al României Mari.
Biserica Otodoxă era Biserica dominantă în stat, Biserica Ortodoxă și Biserica Greco-Catolică erau recunoscute ca Biserici românești. Existau și alte culte: Biserica Romano-Catolică, Biserica Luterană, Biserica Reformată și Biserica Unitariană, Cultul mosaic și Cultul musulman.
Viziunea Secretariatului de Stat pentru Culte astăzi
În exercitarea responsabilităților sale, Secretariatul de Stat pentru Culte are drept primă misiune garantarea și promovarea respectării libertății religioase în România, atât în dimensiunea sa individuală, cât și în cea colectivă.
Tabelul nr.8 Viziunea Secretariatului de Stat pentru Culte astăzi
Sursa: culte.gov.ro/
Descrierea programului PROSYS
Lansarea aplicației
Aplicația se lansează prin dublu clic pe pictograma corespunzătoare.
Pe ecran vor apare două ferestre, respectiv fereastra conectare (fereastra activă) și fereastra principală (IOB – fereastra inactivă) denumită și fereastra de lucru.
Fereastra conectare are următoarele opțiuni:
Utilizator: se introduce userul asociat persoanei care utilizează aplicația.
Parola: se introduce parola asociată userului respectiv.
Acestea sunt validate prin accesarea butonului de start,
buton care determină activarea ferestrei principale și dispariția ferestrei conectare. Butonul “stop”
determină oprirea procesului de conectare.
Fig. 8 Fereastra conectare și fereastra principală
În cazul în care numele utilizatorului și/sau parola sunt introduse incorect va apare caseta cu mesajul de avertizare .
Fig. 9Mesaj conectare greșită
Meniul aplicației
În fereastra principală se disting două bare, respectiv bara de titlu și bara de opțiuni (meniuri):
Fig. Fereastra principală a aplicației
Bara de titlu din partea superioară a ecranului conține numele bazei de date la care este conectat utilizatorul și numele acestuia.
În partea dreaptă a barei de titlu sunt butoanele de manipulare a ferestrei de lucru:
Fig. 10 Manipularea ferestrei de lucru
Bara de opțiuni este situată imediat sub bara de titlu și conține operațiile care pot fi efectuate de către utilizatorul conectat la aplicație. Aceasta este constituită din 8 meniuri (Baza, Editare, Înregistrări, Documente, Anulări, Rapoarte, Ferestre, Ajutor), fiecare dintre meniuri deschizându-se printr-un clic pe titlul acestuia.
Fig. 11Meniurile aplicației
Uneori lista unui meniu desfășurat nu este completă, în final fiind prezente săgețile de expandare . Acționarea lor va deplia lista meniului desfășurat, astfel încât se vor vizualiza toate opțiunile acestuia. Lista unui meniu poate prezenta anumite opțiuni de culoare gri, acestea fiind inactive la momentul respectiv, urmând a se activa ulterior, în condițiile în care este necesară utilizarea lor. Opțiunile de culoare neagră sunt active.
Opțiunile unui meniu sunt comenzi care, acționate printr-un singur clic cu mouse-ul, au ca efect obținerea acțiunilor dorite de către utilizator.
Orice formular, raport poate fi cu ușurință manipulat și prin deschiderea meniului iconiței de pe bara de titlu.
Acest meniu cuprinde opțiunile: Maximize, Minimize, Restore care au același efect cu butoanele din colțul dreapta al barei de titlu. Opțiunile Size și Move sunt eficiente când fereastra are o dimensiune intermediară. Size va acționa pentru modificarea dimensiunilor ferestrei, Move va determina mutarea ferestrei, iar Close inchide aplicația.
Acest meniu se poate deschide și prin combinația de taste “ Alt + tasta blank”. După deschiderea acestui meniu poate fi acționată oricare dintre opțiuni prin simpla acționare a tastei cu litera care apare subliniată în numele opțiunii. Ex: R – Restore, M – Move, S – Size, N – Minimize, X – Maximize. Cu tasta ESC se poate ieși din acest meniu. Combinația “Alt + F4” acționează ca și “close”.
La activarea opțiunii Move cursorul mouse-ului devine cruce și cu acesta poate fi mutată fereastra activă. Cu ajutorul tastaturii, după acționarea acestei opțiuni, poziționarea ferestrei se realizează cu ajutorul săgeților.
După activarea opțiunii Size, pentru modificarea dimensiunilor se vor acționa tastele săgeți.
Fig. 12 Fereastra de lucru – opțiuni
Meniul Baza
Poziționarea cursorului pe meniul “Baza” din fereastra principală și acționarea butonului prin clic cu mouse-ul conduce la derularea următoarelor opțiuni: conectare, utilizatori, menu, imprimanta, vizualizare, imprimare, MS Word, MS Excel, salvare și stop.
Fig. 13Meniul Baza
Conectare permite conectarea la o anumită bază de date. Are acțiune similară cu fereastra “conectare”;
Fig. 14 Opțiunea “Conectare” a meniului “Baza”
Utilizatori permite să se creeze, elimine sau modifice conturi de utilizatori;
Fig. 13Opțiunea “Utilizatori” a meniului “Baza”
Creare utilizator: – se introduce numele utilizatorului în câmpul utilizator
se introduce parola noului utilizator în câmpul parola
se validează parola introdusă în câmpul validare
se dă clic pe butonul creare
Crearea noului utilizator este confirmată de fereastra:
Fig. 14 Confirmare creare utilizator
Eliminare utilizator:
se selectează utilizatorul care trebuie eliminat, din lista utilizatorilor, dând clic pe săgeata din dreapta câmpului utilizator;
Fig.15 Selectare utilizator pentru eliminare
se dă clic pe butonul eliminare.
Eliminarea unui utilizator este confimată de fereastra:
Fig. 16 Confirmare eliminare utilizator
Modificarea parolei unui utilizator: – se selectează utilizatorul pentru care se dorește modificarea parolei, din lista utilizatorilor, dând clic pe săgeata din dreapta câmpului utilizator.
se modifică parola utilizatorului în câmpul parola
se confirmă noua parolă în câmpul validare
se dă clic pe butonul modificare
Fig. 17 Selectare utilizator pentru modificare
Această operațiune este posibilă numai din sesiunea de lucru a utilizatorului pentru care se dorește modificarea parolei.
Menu este opțiunea care permite acordarea de drepturi pentru fiecare user creat. Este accesibilă doar pentru administrator;
Fig. 18 Opțiunea “Menu” a meniului “Baza”
Imprimanta deschide fereastra de setare a paginii pentru tipărire: se pot stabili dimensiunile marginilor, dimensiunea hârtiei (formatul), orientarea paginii;
Vizualizare oferă o vedere a formatului paginii (documentului) înainte de tipărire, pentru eventuale ajustări;
Imprimare deschide fereastra de setare a imprimantei și a proprietăților acesteia pentru tipărirea documentului;
Fig. 19Optiunea “Imprimanta”, “Imprimare” și “Vizualizare” a meniului “Baza”
MS Word exportă pagina deschisă într-un fișier Word;
Fig. 20Opțiunea “MS Word” a meniului “Baza”
MS Excel exportă pagina deschisă într-un fișier Excel;
Fig. 21 Opțiunea “MS Excel” a meniului “Baza”
Salvare permite salvarea documentului deschis;
Observație: Aceste opțiuni sunt active numai dacă există documente deschise !
Stop închide programul.
Meniul Editare
Poziționarea cursorului pe meniul “Editare” din fereastra principală și acționarea butonului prin clic cu mouse-ul conduce la derularea următoarelor opțiuni: Refacere, Preluare, Copiere, Inserare, Stergere, Căutare, Inlocuire.
Fig. 22 Meniul “Editare”
Refacere se poate reface un câmp șters din greșeală. Această opțiune corespunde și combinației de taste Ctrl+Z;
Preluare preia în memorie informația dintr-o înregistrare selectată și elimină acea înregistrare. Această opțiune corespunde și combinației de taste Ctrl+X;
Copiere copiază date (câmpuri) selectate din formular. Această opțiune corespunde și combinației de taste Ctrl+C;
Inserare inserează în formular datele preluate anterior. Această opțiune corespunde și combinației de taste Ctrl+V;
Ștergere șterge datele selectate din formular. Această opțiune corespunde și tastei Del;
Ștergerea unei înregistrări se operează astfel:
Se selectează înregistrarea, prin clic pe săgeata din extrema stânga
Se deschide meniul rapid prin clic dreapta pe înregistrarea respectivă
Se acționează opțiunea “Eliminare”
sau, în locul pașilor 2 și 3, se va acționa tasta D
Apare caseta de confirmare a ștergerii și de atenționare; se acționează OK.
Fig. 23Opțiunea “Ștergere” a meniului “Editare”
Fig. 24 Mesaj de atenționare
Rezultatul va fi dispariția înregistrării.
Căutare deschide fereastra de Căutare și Înlocuire (“Find and Replace”) ce permite găsirea unei anumite date . Căutarea se face prin datele coloanei în care se află pointerul în acel moment. Dacă este selectată o înregistrare, atunci căutarea se face în întreg formularul;
Obs: căutarea se face după o singură dată, nu după înregistrări !
Fig.25 Opțiunea “Căutare” a meniului “Editare”
Înlocuire deschide fereastra de Căutare și Înlocuire (“Find and Replace”) ce permite găsirea unei anumite date care se introduce în câmpul “Find What” și oferă posibilitatea înlocuirii acesteia cu altă valoare ce se va introduce în câmpul “Replace With” . Căutarea se face prin datele coloanei în care se află pointerul în acel moment. Dacă este selectată o înregistrare, atunci căutarea se face în întreg formularul.
Observație: unele câmpuri sunt protejate la scriere (“read-only”) și nu pot fi modificate!
Fig. 26Opțiunea “Înlocuire” a meniului “Editare”
Observație: aceste opțiuni sunt active doar dacă sunt deschise documente
Meniul Înregistrări
Poziționarea cursorului pe meniul “Inregistrari” din fereastra principală și acționarea butonului prin clic cu mouse-ul conduce la derularea următoarelor opțiuni: Noua, Salvare, Eliminare, Prima, Precedenta, Urmatoarea, Ultima, Crescatoare, Descrescatoare, Filtru/Ordonare, Filtrare/Ordonare, Toate, Selectie, Selectie totala. Aceast meniu devine activ in momentul in care utilizatorul are deschis modulul în care lucrează din meniul aplicației.
Fig. 27 Meniul “Înregistrări”
Noua permite introducerea unei noi înregistrări; indiferent de poziționarea cursorului, această opțiune are ca efect poziționarea acestuia pe o nouă înregistrare. Prin această opțiune se poate ajunge ușor la ultima poziție din listă pentru a putea face o nouă inregistrare;
Salvare permite salvarea modificărilor efectuate; această opțiune devine activă atunci când au fost introduse înregistrări noi sau au fost efectuate modificări la înregistrările existente;
Eliminare permite ștergerea unei înregistrări; în momentul în care se selectează opțiunea eliminare se selectează pentru ștergere, automat înregistrarea pe care era poziționat cursorul și apare fereastra de confirmare a eliminării: Dacă respectiva inregistrare are legături cu alte inregistrări sau documente comanda nu este acceptată;
Fig. 28Opțiunea “Eliminare” a meniului “Inregistrări”
Prima permite poziționarea pe prima înregistrare;
Precedenta permite poziționarea pe precedenta înregistrare;
Următoarea permite poziționarea pe următoarea înregistrare;
Ultima permite poziționarea pe ultima înregistrare;
Crescătoare permite ordonarea crescătoare a înregistrărilor după câmpul în care este poziționat cursorul în acel moment;
Descrescătoare permite ordonarea descrescătoare a înregistrărilor după câmpul în care este poziționat cursorul în acel moment;
Filtru /Ordonare se editează un filtru cu ajutorul căruia se pot vedea numai înregistrările care respectă un criteriu;
Filtrare / Ordonare se ordonează în filtru crescător sau descrescător;
Toate reafișează toate înregistrările din formular (baza de date);
Selecție permite selectarea înregistrării curente;
Selecție totală permite selectarea tuturor înregistrărilor;
Observație: Aceste opțiuni sunt active doar dacă sunt deschise documente, și mai pot fi afișate prin clic dreapta mouse.
Meniul Documente
Acționarea butonului clic, cu cursorului poziționat pe meniul “Documente” din fereastra principală conduce la derularea următoarelor opțiuni: Contabilitate, Materiale, Mijloace Fixe, Buget, Licitații, Investiții, Contracte și Lapte și corn. Aici se permit introducerea propriu-zisă a documentelor în contabilitate.
Această secțiune va fi descrisă în cuprinsul acestei prezentări.
Fig. Meniul “Documente”
Meniul Anulări
Acționarea butonului clic, cu cursorului poziționat pe meniul “Anulări” din fereastra principală conduce la derularea următoarelor opțiuni: Materiale, Mijloace fixe, Buget (fig. 2). Prin acest meniu pot fi eliminate, stornate definitiv anumite înregistrări contabile.
Fig. 29 Meniul “Anulări”
Meniul Rapoarte
Acționarea butonului clic, cu cursorul poziționat pe meniul “Rapoarte” din fereastra principală conduce la derularea următoarelor opțiuni: Contabilitate, Materiale, Mijloace fixe, Buget, Licitații, Financiar, Contracte și Investiții.
Fig. 30Meniul “Rapoarte”
Meniul Ferestre
Prin intermediul acestui meniu este oferită posibilitatea aranjării ferestrelor (modul de vizualizare a acestora) în cadrul aplicației. Opțiunile acestui meniu sunt: cascada, orizontale, verticale, aranjare icoane. Acestea sunt active în momentul în care este cel puțin o fereastră deschisă.
Fig. 31Meniul Ferestre
Cascadă permite vizualizarea în cascadă a ferestrelor, în ordinea deschiderii lor;
Fig. 32Opțiunea “Cascada” a meniului “Ferestre”
Verticale permite vizualizarea pe verticală a tuturor ferestrelor deschise în cadrul ferestrei principale a aplicației;
Fig. 33 Opțiunea “Verticale” a meniului “Ferestre”
Orizontale permite vizualizarea tuturor ferestrelor deschise în cadrul ferestrei principale a
aplicației, aranjate pe orizontala:
Fig. 34Opțiunea “Orizontale” a meniului “Ferestre”
Meniul Ajutor
Meniul “Ajutor” permite vizualizarea versiunii de Microsoft Access utilizată, informații despre sistemul pe care rulează aplicația (System Info), precum și suport tehnic (Tech Support) prin intermediul submeniului ?Prosoft++Access….
Fig.35 Meniul “Ajutor”
Fig.36 Submeniul “Prosoft++Access” – meniul “Ajutor”
Evidența materialelor consumabile cu ajutorul programului PROSYS în cadrul Secretariatului de Stat pentru Culte
Aplicația de materiale are trei secțiuni: secțiunea de lucru cu documentele contabile, respectiv opțiunea “Materiale” a meniului “Documente”, secțiunea de anulare a unor documente, respectiv opțiunea “Materiale” a meniului “Anulări” și secțiunea de generare a unor situații cu privire la documentele contabile, respectiv opțiunea “Materiale” a meniului “Rapoarte”.
Opțiunea Materiale a meniului Documente
Poziționarea cursorului pe opțiunea “Materiale” a meniului “Documente” are ca efect apariția următoarelor opțiuni:
Fig. 37Opțiunea “Materiale” a meniului “Documente”
Materiale consumabile
Tabelul nr.7
Sursa:culte.gov.ro/
Materiale permite constituirea nomeclatorului de materiale pe grupe:
Denumire reprezintă denumirea grupei de materiale;
Observații este un câmp opțional.
Fig. 38Introducere grupă materiale
Fig. 39 Introducere grupă materiale
Introducerea unei grupe de materiale:
– poziționarea cursorului pe rândul următor al ultimei înregistrări prin selectarea opțiunii noua din meniul inregistrare
Introducerea unei grupe de materiale
sau
– clic dreapta și se selectează opțiunea nou, cursorul fiind poziționat pe ultima înregistrare.
Introducerea unei grupe de material
Ștergerea unei grupe de materiale:
– se selectează înregistrarea care conține simbolul și denumirea grupei de materiale care trebuie șters și opțiunea “eliminare” din meniul “Inregistrare” ;
Ștergerea unei grupe de materiale
– clic dreapta pe grupa de materiale care trebuie ștearsă; se alege opțiunea “eliminare”
Ștergerea unei grupe de materiale
sau
– se selectează înregistrarea care conține denumirea și observațiile grupei de materiale care trebuie ștearsă și se acționează tasta “delete”.
În toate variantele apare fereastra prin care utilizatorul este avertizat asupra informației selectată pentru ștergere și trebuie să confirme ștergerea.
Confirmare eliminare grupă de parteneri
Mesaj de atentionare asupra informației selectată pentru ștergere
Observație: simbolul și denumirea asociate grupei de materiale pot fi șterse după ce au fost șterse toate informațiile privind materialele care fac parte din grupa respective.
Mesaj de atenționare cu privire la legăturile grupei de materiale
Pentru ștergerea informațiilor asociate se procedează la fel ca la ștergerea grupei de materiale. Introducerea unui material: se dă clic pe semnul plus din stânga denumirii asociată grupei de materiale; se introduc informațiile asociate:
Simbol reprezintă un simbol asociat unui material;
Denumire reprezintă denumirea materialului;
UM reprezintă unitatea de măsură a materialului; UM se va selecta din lista, introducerea unei noi unitati de masura se face prin tastarea unitatii de masura;
Observații reprezintă un câmp opțional.
Cod CPV reprezinta codul CPV asociat fiecarui materiale; acesta se va selecta din lista;
Alineat reprezinta alineatul bugetar aferent materialului; se va selecta din lista sau se va completa automat la selectarea codului CPV daca este completat in dreptul codului in nomenclatorul de coduri CPV;
Se dă clic pe semnul plus din stânga simbolului asociat materialului pentru a introduce date despre materialul respectiv.
Fig. 40Introducerea informațiilor asociate unui material
Fig. 41Introducerea informațiilor asociate unui material
Salvarea informațiilor introduse se face dând clic pe semnul minus din stânga simbolului asociat materialului și apoi clic pe semnul minus din stânga denumirii asociată grupei de materiale.Pentru ștergerea unui material se procedează la fel ca la ștergerea unei grupe de materiale.
Ștergerea unui material:
clic dreapta pe materialul care trebuie șters. Se alege opțiunea “eliminare”;
sau
se selectează înregistrarea care conține informații despre materialul care trebuie șters și se acționează tasta “Delete”.
În ambele variante apare fereastra prin care utilizatorul este avertizat asupra informației selectată pentru ștergere și trebuie să confirme ștergerea.
Fig.42 Confirmare ștergere material
Fig. 43Mesaj de atenționare
Vizualizarea informațiilor asociate unei grupe de material sau unui material: se dă clic pe semnul plus aflat în stânga câmpului Denumire. Pentru închiderea ferestrei de vizualizare se dă clic pe semnul minus din stânga câmpului Denumire.
Fig. 44 Informații despre materiale
Sold inițial permite înregistrarea în contabilitate a materialelor existente la o anumită dată, mai exact la momentul inițial, având la bază inventarul.
Fig. 45Sold inițial materiale
Fig.46 Sold inițial materiale
Gestiune – gestiunea în care se va repartiza materialul; se selectează dintr-o listă. Dacă gestiunea nu se găsește în lista aceasta se introduce în macheta Organigrama. Prin caseta de dialog care este generată este permisă vizualizarea a două variante:
Fig. 47 Selectare variantă
acționarea butonului “OK” oferă posibilitatea de a înregistra informațiile aferente unui nou document, respectiv SIM – sold inițial materiale;
acționarea butonului “Cancel” oferă posibilitatea afișării tuturor înregistrărilor existente pe gestiunea selectată.
Număr doc – numărul documentului care certifică existența articolului;
Data doc – data documentului;
Vizualizare – permite vizualizarea articolelor;
Antet – inhibă opțiunile din stânga;
Articol – articolul identificat la inventar; se va selecta din lista; dacă un material nu există în lista acesta se va introduce în nomeclatorul de materiale (Documente – Materiale – Materiale)
Dacă nu se cunoaște simbolul materialului prin acționarea butonului acestea se ordonează după denumirea articolului.
Operația de inversare între cod și denumire articol
Operația de inversare între cod și denumire articol
Denumire articol – denumirea acestuia; se va completa automat la selectarea articolului;
UM articol – unitatea de măsură pentru articol;
Cantitate – cantitatea materialului;
Preț – prețul materialului;
Activitate – se va selecta din lista activitatea aferenta materialului; Dacă nu există în lista activitatea aceasta se va introduce in macheta Activitati de pe meniul Documente – Contabilitate;
Centru de cost – se va selecta din lista centrul de cost aferent materialui; dacă centrul de cost nu exista în lista acesta se va introduce în macheta Organigrama din meniul Documente – Materiale;
Subsol – inhibă opțiunile din dreapta;
Contare – se va selecta din lista schema de contare, daca exista schema predefinita;
Observații – este un câmp opțional;
De la seria – La seria – aceste câmpuri se folosesc în cazul în care exista materiale înseriate;
Contract – se va selecta din lista contractul, dacă este cazul;
Termen de expirare – se va introduce data expirarii materialului, daca se cunoaște;
Dacă nu există o schemă de contare predefinită prin acționarea semnului + din fața câmpului Gestiune se pot introduce informații cu privire la:
Introducerea informațiilor despre înregistrarea contabilă
Cont debitor – contul debitor în care este înregistrat materialul;
Denumire debit – se completeaza automat denumirea contului;
Cont creditor – se completeaza contul creditor;
Suma – se introduce suma;
Valuta – se completează cu tipul de valută folosit; implicit apare RON;
Curs – curs valutar, se completează pentru operațiunile în valută; pentru operatiunile în RON se completeaza 1;
Valoare – valoarea articolului, produsul între suma în lei a produsului introdus și valuta utilizată;
Explicații – explicații aferente înregistrării contabile;
Capitol – capitolul bugetar;
Alineat – alineatul bugetar;
Cont de trezorerie –contul de trezorerie în care urmează a se efectua plata;
Activitate – se va selecta din lista activitatea aferenta materialului; Daca nu exista in lista activitatea aceasta se va introduce in macheta Activitati de pe meniul Documente – Contabilitate;
Centru de cost – se va selecta din lista centrul de cost aferent materialui; dacă centrul de cost nu există în lista acesta se va introduce în macheta Organigrama din meniul Documente – Materiale;
Jurnal – se va completa numarul de jurnal;
Obiectiv din lista de investiții – se selectează obiectivul din lista de investiții;
ReferatCT – se va selecta referatul aferent contractului, dacă este cazul;
Contract – detalii despre contract;
Faza contract – se va selecta faza aferentă contractului;
Rate contract – se va selecta rata aferentă contractului;
Proiect – se va selecta proiectul;
Faza proiect – se va selecta faza aferentă proiectului.
Salvarea informațiilor introduse se face dând clic pe semnul minus din stânga simbolului asociat gestiunii.
Vizualizare – permite vizualizarea informațiilor privind materialele existente într-o anumită gestiune, pe baza unui anumit document .
Fig. 49Vizualizare informații materiale
În cadrul vizualizării există opțiunea imprimare a documentului afișat sau transfer în alt tip de fișier (word sau excel).
Poziționând cursorul pe opțiunea close se va închide fereastra afișată.
Factura furnizor permite înregistrarea informațiilor aferente unei facturi de cumpărare materiale sau obiecte de inventar. Pentru a introduce o factură de cumpărare se intră pe meniul “Documente” și se poziționează cursorul pe opțiunea “Materiale” , “Factura furnizor”. Înregistrarea facturii de cumpărare materiale începe prin selectarea dintr-o listă a furnizorului de pe factură.
Alegerea furnizorului de pe factură
Dacă în listă nu apare furnizorul de care avem nevoie acesta trebuie introdus în nomenclatorul de parteneri. Introducerea unui partener se face din meniul “Documente” , opțiunea “Materiale”, „Parteneri”.
La selectarea partenerului apare fereastra care dă posibilitatea fie de a înregistra informațiile aferente unui nou document, respectiv FCM – factură de cumpărare marfă prin acționarea butonului „OK” fie de a afișa toate înregistrările existente pe partenerul respectiv prin acționarea butonului „Cancel”.
Introducerea informațiilor aferente unei facturi
După acționarea butonului “OK” urmează completarea câmpurilor:
Numar factură – numărul facturii;
Data factură – data emiterii facturii;
Tip document – se va selecta „FCM” – Factura cumparare materiale sau „BF” – bon fiscal;
Vizualizare – permite vizualizarea notei contabile;
Număr nota – numărul notei contabile;
Data nota – data notei contabile;
Antet – oferă posibilitatea de a inhiba opțiunile din partea stângă;
Articol – articolul cuprins în factură;
Articolul cuprins în factură se alege dintr-o listă de materiale introduse în nomenclatorul de materiale care se găsește în meniul “Documente”, opțiunea “Materiale”,”Materiale”. Materialele din listă sunt ordonate dupa simbol.
Ordonarea articolelor după simbol
Prin acționarea butonului materialele din listă se ordonează după denumirea articolului.
Ordonarea articolelor după denumire
După selectarea articolului din listă, câmpurile Denumire articol – denumirea acestuia și UM articol – unitatea de măsură se completează automat.
Se completează în continuare câmpurile:
Cantitate – cantitatea achiziționată;
Preț – prețul articolului;
Valuta – se va completa valuta; apare implicit RON;
Curs – se va completa cursul, apare implicit 1, pentru RON;
TVA – cota de de taxă pe valoarea adăugată aplicată, dacă se deduce;
Valoare TVA – valoarea TVA-ului – se calculează automat dacă se înscrie la rubrica TVA cota TVA aplicabilă;
Rep TVA pret – marcarea acestei opțiuni permite includerea procentului TVA în prețul unitar a articolului înscris în factură. Dacă această opțiune nu este bifată prețul unitar nu include TVA.
Pret unitar fara TVA
Pret unitar cu TVA
Urmatoarele campuri care trebuiesc completate sunt:
Activitate – se va selecta din lista activitatea aferenta materialului; Dacă nu există în lista activitatea aceasta se va introduce în macheta Activități de pe meniul Documente – Contabilitate;
Centru de cost – se va selecta din lista centrul de cost aferent materialui; dacă centrul de cost nu exista în lista acesta se va introduce în macheta Organigrama din meniul Documente – Materiale;
ReferatCT – se va selecta referatul aferent contractului, daca este cazul;
Contract – detalii despre contract;
Faza – se va selecta faza aferenta contractului;
Penalitate – se va completa penalitatea, dacă este cazul;
Subsol – inhibă opțiunile din partea dreaptă;
Contare – permite inserarea articolului contabil aferent facturilor de cumpărare creat în meniul Scheme de contare;
Observații – este un câmp opțional;
Scadenta – se va completa scadenta facturii;
De la seria – La seria – aceste câmpuri se folosesc în cazul în care se vând anumite documente, bilete sau alte articole care sunt înseriate.
Tip jurnal cump. – se va selecta din lista tipul de jrunal;
Garanție (luni) – se va completa garanția aferentă produselor în luni;
Termen expirare – se va completa data expirării produsului;
Comanda – prin acționarea butonului se poate vizualiza și lista aferentă facturii;
Numar Comanda – se completeaza numarul comenzii; dacă nu se completează va genera programul numere;
Inregistrarea informațiilor aferente facturii de cumpărare
Dacă nu exista o schemă de contare predefintă prin acționarea semnului plus din stânga câmpului Parteneri se pot introduce date cu privire la:
Înregistrarea informațiilor cu privire la contare
Cont debitor – contul debitor în care este înregistrat materialul;
Denumire debit – se completeaza automat denumirea contului;
Cont creditor – se completeaza contul creditor;
Suma – se introduce suma;
Valuta – se completează cu tipul de valută folosit; implicit apare RON;
Curs – curs valutar, se completează pentru operațiunile în valută; pentru operațiunile în RON se completeaza 1;
Valoare – valoarea articolului, produsul între suma în lei a produsului introdus și valuta utilizată;
Explicații – explicații aferente înregistrării contabile;
Capitol – capitolul bugetar;
Alineat – alineatul bugetar;
Cont de trezorerie –contul de trezorerie în care urmează a se efectua plata;
Activitate – se va selecta din lista activitatea aferenta materialului; Daca nu exista in lista activitatea aceasta se va introduce in macheta Activitati de pe meniul Documente – Contabilitate;
Centru de cost – se va selecta din lista centrul de cost aferent materialui; daca centrul de cost nu exista in lista acesta se va introduce in macheta Organigrama din meniul Documente – Materiale;
Jurnal – se va completa numarul de jurnal;
Obiectiv din lista de investiții – se selectează obiectivul din lista de investiții;
ReferatCT – se va selecta referatul aferent contractului, dacă este cazul;
Contract – detalii despre contract;
Faza contract – se va selecta faza aferenta contractului;
Rate contract – se va selecta rata aferenta contractului;
Proiect – se va selecta proiectul;
Faza proiect – se va selecta faza aferenta proiectului.
După introducerea tuturor datelor aferente facturii salvarea informațiilor se face acționând semnul (-) din partea stângă.
Vizualizare – permite vizualizarea informațiilor unei facturi de cumpărare.
Fig.51 Vizualizare informații factură
Pentru stergerea unei facturi se va proceda în felul urmator:
click pe semnul + din stânga campului „Partener” și se va sterge înregistrarea contabilă (selectarea înregistrarii contabile + tasta Delete)
apoi se va șterge factura (vezi stergere Parteneri)
Dacă se încearcă ștergerea facturii înainte de ștergerea înregistrării contabile programul va afisa un mesaj de avertizare asupra legăturilor facturii:
Mesaj de atenționare
Factura furnizor Activitati permite înregistrarea facturilor de materiale fără înregistrarea lor în contabilitate. Se vor completa aceleași câmpuri ca pe macheta „Factura furnizor” cu excepția câmpurilor Număr nota, Data nota și Contare.
Nota intrare recepție – nota de intrare recepție, documentul de recepție a materialelor. Odată cu întocmirea notei de intrare recepție materiale, se stabilește și gestiunea de repartizare.
Gestiunea de repartizare este introdusă în Orgranigrama unde este creată schema de organizare a întreprinderii, instituției, pe direcții, servicii, gestiuni, laboratoare, filiale, centre de profit și pierdere. După stabilirea gestiunii de repartizare se completează numărul documentului.
Introducere informații notă de intrare recepție
Vizualizare – permite vizualizarea notei de intrare receptie;
Înainte de completarea datei documetului se alege din Sursa documentul de intrare a articolelor. Nu se poate completa câmpul Data doc pana nu se selectează documentul de intrare a articolelor.
Introducere informații notă de intrare recepție
După selectarea documentului de intrare a articolului apare mesajul:
Dacă dorim inserarea facturii se acționeaza butonul “OK”, iar pentru renunțare acționăm butonul “Cancel”. Dacă factura conține mai multe articole apare mesajul:
Pentru inserarea tuturor pozițiilor din factură se acționează butonul “Yes”, pentru inserarea unei singure poziții se acționează “No”, iar pentru renunțare “Cancel”.
După inserarea documentului de intrare se revine la completarea celorlalte câmpuri:
Data doc – data documentului;
Data inreg contabilitate – data înregistrarii în contabilitate;
Antet – oferă posibilitatea de a inhiba opțiunile din partea stângă;
Surse – numărul inițial al documentului de intrare al articolelor;
Centru de cost – se completeaza automat cu centrul de cost de pe factura;
Subsol – inhibă opțiunile din parte dreapta;
Observații – este un câmp opțional;
De la seria – La seria – aceste câmpuri se folosesc în cazul în care se vând anumite documente, bilete sau alte articole care sunt înseriate;
Loc folosință – locul de folosință a articlului.
Numar de inventar – se completează numarul de inventar;
Serie obiect de invetar – se completează seria obiectului de inventar;
Vizualizare – permite vizualizarea notei de intrare recepție
Fig. 52 Vizualizare notă intrare recepție materiale, obiecte de inventar
Listarea notei de intrare recepție se face din meniul Baza opțiunea Imprimare. Pentru setările marginii se acționează opțiunea Imprimanta a meniului Baza.
Notă transfer permite transferul materialului dintr-o gestiune în alta pe baza bonului de transfer. Dupa selectarea gestiunii din care se transfera materialul apare următorul mesaj:
Introducere informațiilor aferente unei note de transfer
Pentru înregistrarea informațiilor aferente unui nou document se acționează butonul “OK”, iar pentru afișarea tuturor înregistrarilor aferente unei gestiuni se acționează butonul “Cancel”.
Gestiune – reprezintă gestiunea în care se află materialul sau obiectul de inventar, gestiunea din care va fi transferat;
Număr doc – numărul documentului pe baza căruia se face transferul;
Data doc – data documentului;
Vizualizare – permite vizualizarea informațiilor cu privire la transferul respectiv
Număr notă – numărul notei contabile asociat transferului;
Data notă – data notei contabile;
Antet – inhibă opțiunile din partea stângă;
pv – prin bifarea acestei opțiuni permite selecția articolului din sursă în funcție de preț;
Afișarea articolelor din gestiune după preț
– prin marcarea acestei opțiuni permite selecția articolelor din sursă în funcție de denumire, ordonate alfabetic;
Afișsarea articolelor din gestiune după preț
Sursa – permite selecția articolelor cu toate caracteristicile, în gestiune;
Articol – simbolul articolul care face obiectul transferului;
Denumire articol – denumirea acestuia;
UM articol – unitatea de măsură;
Cantitate – cantitatea din articolul care face obiectul transferului; se va completa implicit cu cantitatea totală din gestiunea, utilizatorul avand posibilitatea modificarii cantității;
Preț – prețul materialului; va fi completat automat cu prețul de intrare și nu va putea fi modificat;
Gestiune destinație – gestiunea în care va fi transferat articolul ; pentru cautarea gestiunii după denumire se va bifa semnul din fața cîmpului gestiune.
Loc folosință – selectarea locului de folosință unde este repartizat materialul; cautare locului de folosință după denumire se face prin bifarea semnului din fața câmpului loc folosință;
Activitate – se va selecta din lista activitatea aferenta materialului; Dacă nu există în lista activitatea aceasta se va introduce în macheta Activități de pe meniul Documente – Contabilitate;
Centru de cost – se va selecta din lista centrul de cost aferent materialui; dacă centrul de cost nu există în lista acesta se va introduce în macheta Organigrama din meniul Documente – Materiale;
Subsol – inhibă opțiunile din dreapta;
Contare – permite inserarea articolului contabil aferent facturilor de cumpărare creat în meniul Scheme de contare;
Observații – este un câmp opțional;
De la seria – La seria – aceste câmpuri se folosesc în cazul în care se vând anumite documente, bilete sau alte articole care sunt înseriate.
Referat – se completează numarul de referat;
Șef compartiment – se completeaza numele șefului de compartiment.
Introducerea unei note de transfer
Dacă nu există schemă de contare se va acționa semnul plus din stânga câmpului Gestiune pentru a introduce date cu privire la:
Inregistrarea contabila a notei de transfer
Cont debitor – contul debitor în care este înregistrat materialul;
Denumire debit – se completeaza automat denumirea contului;
Cont creditor – se completeaza contul creditor;
Suma – se introduce suma;
Valuta – se completează cu tipul de valută folosit; implicit apare RON;
Curs – curs valutar, se completează pentru operațiunile în valută; pentru operațiunile în RON se completeaza 1;
Valoare – valoarea articolului, produsul între suma în lei a produsului introdus și valuta utilizată;
Explicații – explicații aferente înregistrării contabile;
Capitol – capitolul bugetar;
Alineat – alineatul bugetar;
Cont de trezorerie –contul de trezorerie în care urmează a se efectua plata;
Activitate – se va selecta din lista activitatea aferentă materialului; Dacă nu există în lista activitatea aceasta se va introduce în macheta Activități de pe meniul Documente – Contabilitate;
Centru de cost – se va selecta din lista centrul de cost aferent materialui; dacă centrul de cost nu există în lista acesta se va introduce în macheta Organigrama din meniul Documente – Materiale;
Jurnal – se va completa numarul de jurnal;
Obiectiv din lista de investiții – se selectează obiectivul din lista de investiții;
ReferatCT – se va selecta referatul aferent contractului, dacă este cazul;
Contract – detalii despre contract;
Faza contract – se va selecta faza aferenta contractului;
Rate contract – se va selecta rata aferenta contractului;
Proiect – se va selecta proiectul;
Faza proiect – se va selecta faza aferenta proiectului.
Fig. 53 Vizualizarea informațiilor afernte unei note de transfer
Pentru stergerea unei note de transfer se va proceda în felul urmator:
click pe semnul + din stanga campului „Gestiune” și se va sterge înregistrarea contabilă (selectarea înregistrarii contabile + tasta Delete)
apoi se va sterge nota de transfer (vezi ștergere Parteneri)
Dacă se încearcă ștergerea notei contabile înainte de ștergerea înregistrarii contabile programul va afisa un mesaj de avertizare asupra legăturilor notei:
Mesaj de atenționare
Ieșiri materiale permite înregistrarea informațiilor corespunzătoare articolelor care ies dintr-o gestiune.
Introducere informații ieșiri materiale
La selectarea gestiunii în lista apar doar acele gestiuni în care există materiale.
După selectarea gestiunii sursă din care urmează a fi scos materialul apare mesajul:
Mesaj
acționarea butonului “OK” oferă posibilitatea de a înregistra informațiile aferente unui nou document, respectiv IEM ieșiri materiale;
acționarea butonului “Cancel” oferă posibilitatea afișării tuturor înregistrărilor existente pe gestiunea selectată.
Număr doc – numărul documentului pe baza căruia se face ieșirea;
Tip document – tipul documentului de ieșire a materialului (poate fi BC în cazul materialelor);
BC – bon consum
CA – casare
MI – minus inventar
NL – notă lichidare
Fig. 54Tip document aferent ieșirilor de materiale
Data doc – data documentului;
Vizualizare – permite vizualizarea unui document care stă la baza ieșirii unui material sau obiect de inventar dintr-o gestiune;
Număr nota – numărul notei contabile;
Data nota – data notei contabile;
Antet – inhibă opțiunile din stânga;
pv- prin bifarea acestei opțiuni permite selecția articolului din sursă în funcție de preț;
– prin marcarea acestei opțiuni permite selecția articolelor din sursă în funcție de denumire, ordonate alfabetic;
Sursa – permite selectarea unui articol existent cu toate caracteristicile lui, inclusiv documentul inițial de intrare în gestiune a materialului;
Articol – afișarea simbolului articolului care iese din gestiune; Denumire articol – denumirea articolului; UM articol – unitatea de măsură pentru articol; Cantitate – cantitatea din articolul care iese din gestiune; Preț – prețul articolului. Acestea se completează automat la selectarea articolului din sursă.
Cantitate se completează automat cu cantitatea totală din gestiune. Dacă din gestiune iese o cantitate mai mică atunci se completează în campul Cantitate exact cantitatea de care este nevoie.
Fig. 55 Introducerea informațiilor aferente ieșirilor de materiale
Dacă nu avem schema de contare predefinită aceasta se poate introduce prin acționarea semnului plus din stânga câmpului Gestiune :
Inregistrarea contabila a notei de transfer
Cont debitor – contul debitor în care este înregistrat materialul;
Denumire debit – se completeaza automat denumirea contului;
Cont creditor – se completeaza contul creditor;
Suma – se introduce suma;
Valuta – se completează cu tipul de valută folosit; implicit apare RON;
Curs – curs valutar, se completează pentru operațiunile în valută; pentru operatiunile in RON se completeaza 1;
Valoare – valoarea articolului, produsul între suma în lei a produsului introdus și valuta utilizată;
Explicații – explicații aferente înregistrării contabile;
Capitol – capitolul bugetar;
Alineat – alineatul bugetar;
Cont de trezorerie –contul de trezorerie în care urmează a se efectua plata;
Activitate – se va selecta din lista activitatea aferenta materialului; Daca nu exista in lista activitatea aceasta se va introduce in macheta Activitati de pe meniul Documente – Contabilitate;
Centru de cost – se va selecta din lista centrul de cost aferent materialui; daca centrul de cost nu exista in lista acesta se va introduce in macheta Organigrama din meniul Documente – Materiale;
Jurnal – se va completa numarul de jurnal;
Obiectiv din lista de investiții – se selectează obiectivul din lista de investiții;
ReferatCT – se va selecta referatul aferent contractului, daca este cazul;
Contract – detalii despre contract;
Faza contract – se va selecta faza aferenta contractului;
Rate contract – se va selecta rata aferenta contractului;
Proiect – se va selecta proiectul;
Faza proiect – se va selecta faza aferenta proiectului.
Fig. 56 Vizualizarea informațiilor aferente documentelor de ieșire a materialelor
Atenție: aplicația nu permite a se trece în consum cantități mai mari decât stocul existent pe respectivul material.
Mesaj de atentioanare depasire stoc existent
IMPORTANT: În cazul notelor de transfer și a ieșirilor de materiale, la selectarea gestiunii vor apărea în listă doar acele gestiuni în care există materiale.
Pentru stergerea unei ieșiri de materiale consumabile se va proceda în felul urmator:
click pe semnul + din stanga campului „Gestiune” și se va șterge înregistrarea contabilă (selectarea înregistrarii contabile + tasta Delete)
apoi se va sterge ieșirea (vezi ștergere Parteneri)
Dacă se încearcă ștergerea ieșirii înainte de ștergerea înregistrarii contabile programul va afisa un mesaj de avertizare asupra legaturilor ieșirii:
Concluzii
Serverele sunt bazate pe platforme Intel sau Supermicro, determinând rularea aplicațiilor în condiții de maximă siguranță. Nu mai există căderea sistemului și inoperabilitatea.
Sistemele de stocare- sistemul de fișiere ZFS- oferă suport pentru toate protocoalele, interfața intuitivă de administrare și scalabilitate ridicată cu costuri minime.
Stații grafice cu single sau dual procesor, cu aplicații în domeniul proiectării asistate și designului artistic. Dispun de soluții grafice profesionale și performanțe deosbite în aplicații specializate.
Concluzii
În 1995 s-au pus bazele companiei hardware PROSYS, iar ținta a fost să devină un nume de referință pe piața românească.
Încă de la început a primit titlul de Intel Channel Partner – Premier Member și primul server a fost sub marca TRUSTER. În anul 2002 a apărut TRUSTER E8400.
În anul 2005 a fost pe locul întâi în cadrul Topului Național al Firmelor realizat de Camera de Comerț și Industrie a României – domeniul Industria de mijloace ale tehnicii de calcul și de birou.
PROSYS promovează soluțiile hardware pentru afaceri pentru promovarea competitivității și avantajelor concurențiale.
Misiunea companiei este de a promova soluții de înaltă tehnologie la cele mai înalte standarde. Produsele și serviciile firmei sunt tot mai aproape de cerințele companiilor private și instituțiilor guvernamentale.
În România, se constitue o stagnare atât din punct de vedere teoretic, cât și practic în ceea ce privește problematica costurilor și contabilității de gestiune. Cauzele pot fi diverse:
Veșnicul fenomen al tranziției în economia de piață;
Introducerea unor sisteme informatice de contabilitate pentru instituții publice.
Sistemele informatice de contabilitate au drept efect modificarea concepției metodologice care avea ca scop realizarea reformei în domeniul contabil, pentru modernizarea activității instituțiilor publice. Volumul de informații a crescut și raportările trebuie făcute la termene fixe.
Sistemele informatice de contabilitate furnizează informațiile necesare elaborării de rapoarte și analize utilizate de managementul instituțiilor publice în luarea deciziilor. Informațiile obținute trebuie să satisfacă atât necesitățile de informare existente, cât și pe cele în continuă schimbare.
Se produc diverse schimbări în instituțiile publice, de aceea sistemul informațional este menit să asigure protecția și siguranța datelor contabile. Viitorii manageri ai instituțiilor publice nu se vor mai putea lipsi de cunoștințele și datele furnizate de sistemul informațional de contabilitate și vor trebui să-și însușească terminilogia utilizată, dar și tehnicile sale, precum și modul în care pot fi utilizate informațiile dar și limite ale acestor informații.
Sistemele informatice de contabilitate au posibilitatea de a sprijini efectiv toate compartimentele instituției publice, prin furnizarea de informații exacte și operative pentru luarea unor decizii în instituția publică modernă.
Un alt obiectiv vizează elaborarea bugetelor, urmărirea și controlul acestora în scopul asigurării unei eficiențe pe termen scurt, mediu și lung.
Fără nici o îndolială că, utilizarea contabilității și a informaticii de gestiune este indispensabilă pentru diagnostic, simularea efectelor probabile uneia sau alteia dintre opțiuni, luarea deciziilor, controlul eficienței realizării lor.
Bibliografie
ADATP-02(M), NATO information technology glossary, NATO HQ, Brussels, 2002
Andronie Maria, Analiza și proiectarea sistemelor informatice de gestiune, Editura Fundației România de Mâine, București, 2007
Berlinger G., Castro D., A.Mills, Data, Information, Knowledge and Wisdom, http://www. outsight .com/system/dikw/Dikw/htm
Cf.G.Berlinger,D.Castro,A.Mills,Data,Information,KnowledgeandWisdom,http://www.outsight .com/system/dikw/Dikw/htm
Dicționar enciclopedic, vol. III, Editura Enciclopedică, București, 1999,
Dicționar explicativ al limbii române, Editura Univers Enciclopedic, București, 1998,
Dicționar de informatică Larousse, Editura Niculescu, București, 2000
Khalilzad Z., White J.P., Marshall A.W., Strategic appraisal. the changing role of information in warfare, Rand, Santa Monica, California, 2001
Paul Brusanowski, Stat și Biserică în Vechea Românie între 1821-1925, Presa Universitară Clujeană, Cluj-Napoca, 2010
Roceanu Ion, Informația în sistemele C4I, Editura A.Î.S.M., București, 2003
Savu Gheorghe, Pârlog Adrean, Producția de intelligence, Editura Medro, București, 2008
Săhleanu Vasile, Știința și filosofia informației, Editura Politică, București, 1972
Toffler Alvin, Al treilea val, Editura Politică, 1983
Udrică Mioara, Proiectarea sistemelor informatice, Editura Titu Maiorescu, București, 2005.
culte.gov.ro/
www.prosys.ro/
Copyright Notice
© Licențiada.org respectă drepturile de proprietate intelectuală și așteaptă ca toți utilizatorii să facă același lucru. Dacă consideri că un conținut de pe site încalcă drepturile tale de autor, te rugăm să trimiți o notificare DMCA.
Acest articol: Sisteme DE Gestiune Pentru Evidenta Materialelor Consumabile In Institutiile Publice (ID: 155234)
Dacă considerați că acest conținut vă încalcă drepturile de autor, vă rugăm să depuneți o cerere pe pagina noastră Copyright Takedown.