Sisteme avansate de management [301456]

PROIECT

Sisteme avansate de management

al lanțului de furnizare

Student: [anonimizat], de planificare a resurselor întreprinderii și este menit să faciliteze integrarea tuturor informațiilor dintr-o întreprindere într-o platformă unică. Scopul aplicației Reports Manager este acela de a [anonimizat] o desfășurare optimă a activităților. Reports Manager este o [anonimizat], [anonimizat], producție, vânzări, distribuție, logistică. Software-ul este conceput pentru a [anonimizat], ERP-ul fiind conectat la o [anonimizat].

Implementarea aplicației Reports Manager se realizează în aproximativ 2-4 luni, în funcție de mărimea companiei. După implementarea generală a aplicației, [anonimizat], după ce li s-a [anonimizat]. [anonimizat], [anonimizat]-[anonimizat], [anonimizat]. [anonimizat]-D implementarea a [anonimizat] 2 luni, compania fiind proaspăt înființată. Din implementarea aplicației au făcut parte și activitățile de pregătire profesională a angajaților precum și cele de testare și personalizare. [anonimizat], în funcție de necesitățile clienților.

Portofoliul de produse:

Manager -conține și modul de HR (Salary). [anonimizat];

Salary;

-Medical Data Management;

RoTrans, dedicat managementului și logisticii transportului;

Palm, destinat managementului depozitelor medi și mari.

Firme unde a fost implemntată aplicația Reports Manager: [anonimizat], [anonimizat], Enid, Foodicom, Hauraton, [anonimizat], Metanef, Milca, [anonimizat], Textmod, Ucrom 94, [anonimizat], [anonimizat], Interwest, [anonimizat], [anonimizat], [anonimizat].

Avantajele furnizate de Reports Manager sunt:

Reducerea costurilor operationale

Un sistem ERP este compus dintr-o [anonimizat]: productie, financiar-contabil, achizitii, vanzari etc. Desi are o [anonimizat] o singura data si este accesibila oricarui modul ii este necesara. Astfel se economiseste timp, reurse, se diminueaza probabilitatea de a comite erori de operare, se faciliteaza accesul la informatie de ultim moment etc. Una dintre particularitatile uzuale ale unei aplicatii ERP este stocarea tuturor informatiilor intr-o baza de date unica.

Facilitarea managementului operatiunilor curente

Deciziile de zi cu zi sunt luate pe baza informatiilor disponibile la moment. Utilizand rapoartele standard furnizate de catre aplicatia ERP sau prin implementarea de instrumente de tip Business Intelligence (BI) complementare sistemului ERP, informatiile sunt actuale, acurate, coerente si prezentate intuitiv. Se creeaza deci premisele fundamentarii decizionale.

Optimizarea stocurilor

In multe cazuri s-au semnalat reduceri majore ale valorilor imobilizate in stocuri, in conditiile in care satisfactia clientilor a crescut. Acest lucru este datorat noilor instrumente de management operational si decizional care permit controlul proceselor de aprovizionare, livrare, picking, productie, targetare etc. De asemenea, sunt tinute sub control stocurile care au termene scurte de expirare, rotatie lenta etc.

Cresterea nivelului de onorare a comenzilor

Prin automatizarea lantului de preluare a comenzilor, achizitie, management stocuri, management depozit, logistica, se elimina marea majoritate a potentialelor disfunctionalitati care conduc la neonorarea cererilor, sau la livrarea de bunuri necomandate.

Imbunatatirea cashflow-ului

Prin implementarea de politici comerciale coerente si prin usurinta cu care se pot obtine indicatorii specifici, compania isi controleaza mult mai strict fluxurile monetare si perioadele de recuperare a banilor, impunand o disciplina financiara tuturor factorilor implicati.

Integrarea informatiilor financiare

Fiind un singur sistem, exista o singura viziune a rezultatelor. Se elimina astfel problema „adevarurilor multiple”, in care fiecare departament are propriul set de rezultate, analize si concluzii, adesea contradictorii.

Sistemele ERP actuale realizeaza integrarea tuturor functiilor de conducere ale unei companii, plecand de la planificare, asigurarea stocului de materii prime si materiale, definirea tehnologiilor, coordonarea proceselor de productie si, nu in ultimul rand, la realizarea gestiunii financiar contabile, a resurselor umane, a stocurilor de produse finite si terminand cu dezvoltarea si mentinerea relatiilor cu clientii si partenerii de afaceri.

O astfel de aplicatie ERP permite factorilor de decizie realizarea unor analize complete asupra realizarii planului de afaceri. Prin optiunile de simulare a activitatilor si prin caracterul flexibil si dinamic al aplicatiilor se pot realiza planuri de previziune, evaluari si predefiniri ale tendintelor de evolutie ale industriei din care face parte compania, analize calitative, integrarea cu noile tehnologii e-business si comunicare online.

1.3.1. Prezentarea modului de functionare:

Aplicația software Reports Manager acoperă toate segmentele din activitatea unei afaceri:

Gestiunea stocurilor

Gestiunea achizițiilor și a vânzărilor

Gestiunea furnizorilor și a clienților

Gestiunea financiară și contabilă

Fig.2.0. Segmentele activității unei afaceri.

Reports Manager pune la dispoziție diferite module de gestionare a resurselor, în funcție de necesitățile și de cerințele clienților. Modulele create pentru compania S.C Choco-Balls SRL-D, după cum se poate observa și în figura 5.2., sunt:

Operare

Financiar

Administrare

Management

Fig. 2.1. Modulele aplicației Reports Manager

Modulul Operare:Într-o organizație multi-departament și multi-funcționalitate, integrarea datelor într-o soluție software ERP coerentă, ușor accesibilă, care servește tuturor nevoilor de ordin financiar, contabil, resurse umane sau management al bugetelor, generează o recuperare a investiției extrem de rapidă.

Modulul Contabilitate este o soluție software robustă, care adună datele din toate module operaționale ale sistemului Charisma ERP și le integrează într-o formă contabilă. Indiferent de structura, dimensiunea, cadrul internațional, limba, moneda sau planul de conturi ale companiei, modulul are capacitatea de a furniza centralizat date financiar-contabile, informații esențiale despre poziția economică a companiei, despre rezultatele și evoluția performanței financiare în timp.

Modulul este o soluție de tip Sales Management care automatizează și centralizează cererile de ofertă, ofertele, comenzile, facturile, avizele, campaniile de discount-uri sau promoții, target-uri, tipurile de clienți, zonele de vânzare, sau zonele de livrare.

Modulul Gestiune Stocuri are rolul de a asigura o monitorizare și administrare eficientă a stocurilor complexe de materii prime, materiale, produse finite și semifabricate, cât și a obiectelor de inventar. Soluția este implementată și utilizată cu succes în cele mai puternice organizații din România, fiind perfect adaptabilă specificului oricărei companii, indiferent de dimensiune, complexitate sau sector de activitate.

Funcționalități

•Permite urmărirea simultană a activității în mai multe sisteme contabile, locale sau generale (local, IFRS, USGAAP, de grup, etc.). Fiecare tranzacție operațională va fi evaluată contabil diferit, pe baza modelelor specifice sistemului contabil. Configurarea inițială a sistemului va permite obținerea instantanee a rezultatelor în oricare din sistemele prezentate;

•Asigură un grad înalt de configurabilitate – se pot configura cele mai importante entități adaptate pe specificul companiei: planuri de conturi pe fiecare sistem contabil, centre de cost pentru alocarea veniturilor și cheltuielilor, modele de contare pe fiecare tranzacție operațională, clasificări conturi, cote de TVA.

•Permite configurarea rapoartelor speciale cumulate (de tip bilanț, profit și pierderi, cash-flow, etc.) într-un mod extrem de simplu și intuitiv. Pot fi memorate și utilizate ulterior oricâte astfel de rapoarte;

•Este multi-valută – permite înregistrarea datelor în orice valută, a echivalentului în valuta legală și, simultan, trecerea lor într-o monedă de referință, alta decât cea legală. Urmând tratamentul specific contului respectiv (monetar sau nemonetar), rapoartele se obțin instantaneu în orice valută.

•Urmărește performanța agenților de vânzări prin afișarea de rapoarte planificat versus realizat;

•Beneficiază de funcționalitatea de „rezervare stoc”, permanentă sau temporară, pe documentul Comandă Client;

•Gestionează fluxul complet de documente din ciclul unei vânzări (cerere de ofertă, ofertă, comandă client, confirmare comandă client, aviz de însoțire, factură de vânzare, etc.);

•Gestionează furnizorii și contractele cu furnizorii;

Modulul Financiar conține două submodule: contabilitate, încasări și plăți.

Fig. 2.2. Componentele submodulului Financiar

Submodulul încasări și plăți este cel mai utilizat, aici fiind posibile realizarea a mai multor acțiuni, printre care înregistrarea în sistem a încasărilor în lei sau în valută, efectuarea de plăți în lei sau în valută către furnizori, înregistrarea chitanțelor și a bonurilor și alocarea numerelor pentru fiecare în parte, și cel mai important vizualizarea rapoartelor. În acest submodul, se pot observa toate rapoarte anului în curs precum și a anilor anteriori pentru plățile efectuate dar și pentru încasări. Aceste rapoarte sunt disponibile pentru tranzacțiile în lei dar și pentru cele în valută.

Fig.2.3 Componentele submodulului Încasări și plăți

Pentru a vizualiza un raport, spre exemplu cel de încasări în lei, se întră din submodulul Rapoarte în Situații încasări lei, se introduc parametri necesari: intervalul de data pentru care dorim să vedem raportul, introducem un filtru pentru o căutare mai ușoară a clientului, alegem forma de activitate a acestuia, dacă este firmă sai persoană, apoi îl selectăm dintr-o listă cu mai mulți clienți. După ce am introdus totți parametri și am selectat clientul, mergem în josul paginii ce se poate observa în figura 5.5. și selectăm Aplică.

Fig. 2.4. Parametri necesari pentru vizualizarea raportului de încasări în lei.

După procesarea informațiilor introduse, sistemul ne prezintă un raport în conformitate cu parametri introduși. Astfel, avem (figura 5.6.) fișa clientului pentru perioada introdusă, în care se pot vedea tranzacțiile efectuate și modul în care au fost făcute: cash, ordin de plată sau CEC, precum și facturile pentru care au fost efectuate plățile.

Fig.2.5. Fișa clientului din Rapoarte

În modulul Administrare, avem 4 submodule, după cum se observă în figura 5.7. Submodulele Meniu, Editare obiect, Obiect nou și Setări.

Fig. 2.6. Modulul Administrare din Reports Manager

Acest modul este cel mai utilizat în momentul în care se implementează aplicația, deoarece, de aici din submodulul Obiect nou se introduc toate datele necesare, precum clienți, furnizori, agenți, firme, persoane, produse, magazii, ș.a. Pe parcurs, după implementare, un obiect nou din acest submodul foarte des folosit este Produsul. Aici se intră de fiecare dată când se cumpără produse de la furnizori noi iar codurile acestora nu sunt în sistem. Pentru acest pas se introduce numele complet al produsului, codul după care îl putem găsi cu ușurință, unitatea de măsură și categoria de produse din care aceasta face parte.

Fig.2.7. Crearea unui obiect nou din modulul Administrare

Deasemenea, din acest submodul, se introduce cursul pentru valută. Compania noastră lucrează cu euro și dolar, astfel, în fiecare dimineață se introduce cursul BNR din ziua precedentă pentru ziua curentă.

Fig. 2.8. Introducerea cursului BNR

Modulul Management În situații economice dificile, companiile se confruntă cu o presiune maximă pentru optimizarea fluxurilor operaționale. Reducerea costurilor este critică pentru supraviețuire și pentru menținerea unui prag minim de profitabilitate. Pentru a profita de oportunitățile pieței, este nevoie de decizii strategice bazate atât pe contextul pieței, cât și pe constrângerile financiare cu care se confruntă fiecare unitate operațională, în timp real. Bugetarea presupune planificarea operațiunilor, și o planificare eficientă este crucială în atingerea rezultatului dorit.

Modulul Bugete permite definirea, planificarea și controlul  consolidat al bugetelor, pe perioade distincte de timp, în organizații de orice dimensiune sau complexitate, indiferent de sectorul de activitate în care activează. Modulul Bugete se constituie într-un instrument puternic de eficientizare a activității financiare a unei companii, prin identificarea din timp a oportunităților de salvare a banilor pentru cheltuieli cunoscute sau necunoscute din viitor.

Utilizarea aplicatiei ERP pentru fluxul logistic stabilit

În fluxul logistic se utilizează software-ul ERP – Reports Manager, iar pentru o înțelegere mai bună a modului de funcționare a aplicației de conducere a firmei va fi prezentat modulul Operare. În acest modul se realizează majoritatea operațiilor legate de facturare, magazii, stocuri, rapoarte ș.a.

Primul pas pentru utilizarea aplicației este acela de a deschide aplicația, iar acest lucru se realizează prin deschiderea browser-ului Internet Explorer. Așa cum am precizat și la subcapitolul anterior, nu este necesară instalarea aplicației pe fiecare computer pe care urmează să fie folosit, este nevoie doar de browser-ul Internet Explorer, de conexiune la internet, precum și de conectarea la baza de date a companiei. Astfel, după deschiderea browser-ului, se acceseză link-ul aferent aplicației și astfel se accesează programul. Utilizatorul trebuie să își introducă username-ul și parola primită pentru a putea intra în program, iar după ce acești pași au fost efectuați, apare interfața programului, de unde se alege modulul Operare prezentat în subcapitolul anterior.

Fig. 2.9 Componentele modulului Operare

Submodulul Gestiune este cel mai utilizat din modulul Operare al aplicației, asta deoarece aici sunt cele mai multe componente și tot aici putem introduce facturi, le putem vizualiza, putem elibera marfa din stoc, putem vedea rapoarte și multe altele. Câteva din activitățile pe care le putem realiza în acest modul vor fi prezentate în continuare.

Introducerea facturilor pentru furnizori

Din submodulul Gestiune, care se poate observa în figura 5.10, accesăm Intrări ->Furnizori interni.

Fig. 2.10 Introducerea facturilor pentru furnizori interni.

Selectăm intrarea dorită, care de obicei este o intrare nouă, dar uneori poate fi și o intrare care nu a fost completată până la capăt sau căreia i s-a schimbat starea în incompletă.

Fig. 2.11. Selectarea tipului de intrare

În continuare se deschide o pagină noua, unde se introduc datele documentului.

Număr document: Număr comandă client/Agent: Se trec atunci când se introduc facturi pentru materii prime. De această activitate se ocupă un agent care face o proformă pentru firma la care dorește să vândă mai departe, iar numărul proformei este trecut la număr comandă client, precum și numele agentului care se ocupă de vânzare.

Tip document: Factură furnizor

Data: Se alege data de intrare a facturii și data scadentă.

Filtru: Se introduce o parte din numele furnizorului, astfel sistemul alege furnizorii care se potrivesc cu filtrul ales de noi. Din lista oferită de sistem, alegem furnizorul nostru.

Bon fiscal: Se selectează doar în momentul în care intrarea noastră este un bon fiscal.

Adaugă produse: În cazul în care vrem să introducem o factură de materii prime, selectăm acest buton.

Adaugă servicii: În cazul în care vrem să introducem servicii din planul de conturi selectăm acest buton.

După introducerea datelor necesare, selectăm opțiunea Adaugă Servicii, pentru a putea trece pe factură serviciile pe care ni le-au oferit funizorii sau vrem să trecem produse precum consumabile.

Fig. 2.12. Introducerea datelor documentului

După ce am selectat Adaugă servicii, in josul chenarului destinat introducerii datelor documentului apare un alt chenar, de unde putem să alegem dintr-un plan de conturi o intrare care să corespundă cu nevoile noastre. În cazul de față, vom alege contul 605-Cheltuiele privind energia și apa 20%. Numărul de la capăt se alege pentru a selecta TVA-ul pentru că există cazuri în care acesta este nedeductibil, de aceea trebuie să avem grijă în momentul în care alegem contul.

Pentru prezentarea modului de funcționare se va introduce o factură de utilități, respectiv de energie și apă.

Fig. 2.13. Alegerea contului din planul general

În continuare se adaugă numele serviciului, se scrie cantitatea în același câmp și se trece valoarea acestuia.

Fig. 2.14 Introducerea numelui serviciului și a valorii.

Continuăm să adăugăm servicii până când am acestea corespund cu cele de pe factura furnizorului.

Fig. 2.15 Factură de utilități pregătită pentru finalizare

Vizualizarea facturilor introduse

După ce am terminat de introdus toate produsele/serviciile, verificăm dacă conturile au fost selectate corect și dacă toate datele sunt în regulă iar valorile au fost introduse corect, se selectează Salvare Date, iar astfel intrarea este completă.

Pentru a putea observa intrarea pe care tocmai am introdus-o dar nu numai, accesăm din submodulul Gestiune ->Utilitare -> Vizualizare intrări.

Fig. 2.16. Pașii pentru vizualizarea facturilor introduse

Pentru vizualizarea intrărilor se introduce numele furnizorului și se aplică filtru, apoi se selectează furnizorul din sugestiile oferite de aplicație. În următorul pas, cu ajutorul filtrului pentru dată, sau cu cel pentru numărul facturii se selectează factura pe care dorim sa o vizualizăm.

Fig. 2.17 (a și b) Introducerea datelor și aplicarea filtrului pentru vizualizarea facturii

După aplicarea filtrului și selectarea facturii exacte, putem vizualiza documentul pe care l-am introdus sau oricare document. Acest pas este destul de important pentru agenți atunci când introducem o factură pentru materii prime, de aceea este bine să ajungă la ei un printscreen ca cel din figura 5.19 în care ei pot vedea codurile produselor pentru a putea întocmi factura proformă.

Fig2.18. Vizualizarea facturii

Emiterea unei facturi finale

După ce agentul a întocmit și a introdus în aplicație factura proformă, se realizează factura finală. Pentru aceasta, intrăm din modulul Operare -> Facturare -> Factură (general). După cum se poate observa din figura 5.20.a., mai sus de submodulul Facturare este un submodul Comenzi/Proforme unde agenții pot intra pentru a întocmi proforme sau pentru a modica unele deja existente. După ce am intrat, este nevoie să selectăm dacă dorim să emitem o factură nouă sau finalizăm o factură incompletă. De regulă facturile apar ca imcomplete în momentul în care noi intrăm în submodulul Facturare -> Meniu și schimbăm starea facturii din Completă în Incompletă. Această acțiune se realizează doar în cazul în care a fost introdus un parametru greșit sau suma finală nu este corectă.

Fig.2.19 (a și b) Pașii pentru efectuarea unei facturi finale

După ce am selectat Factură nouă se deschide o fereastră în care trebuie să alegem cum vrem să pornim factura, dacă vrem să o realizăm de la zero, pe baza unuia sau a mai multor clienți sau pe baza unei sau a mai multor proforme. De obicei, se alege pe baza mai multor proforme, deoarece ne este mai ușor să alegem din proformele făcute de agenți, criteriul de căutare fiind pe baza numelui clientului.

Fig.2.20. Selectarea criteriului de căutare pentru o factură nouă

În continuare, într-o filă nouă se deschide o listă cu criteriul de căutare selectat de noi și anume o listă cu toate proformele făcute pentru clienți. De aici, selectăm clientul pentru care dorim să facem factura, apoi selectăm una din proformele făcute pentru acesta. În cazul de față, din figura 5.22.b pentru clientul nostru avem o singură proformă făcută, însă sunt cazuri în care pot fii făcute mai multe proforme pentru același client, mai vechi sau chiar din aceeași zi.

Fig. 2.21(a și b) Selectarea proformei pe baza căreia se va face factura

În continuare, va trebui să selectăm cursul valutar, cel care se introduce în fiecare dimineață. Pentru fiecare factură nouă se întreabă dacă se dorește să se schimbe cursul valutar deoarece sunt situații în care cursul trebuie să fie diferit față de cel din ziua curentă. Cursul nou introdus pentru o singură factură se numește curs mediu, care se calculează în funcție de facturile de avans. Se face o medie între cursul valutar introdus în ziua în care s-a plătit avansul și cursul valutar din ziua curentă, iar cursul mediu rezultat se introduce în fereastra din figura 5.23. Acest curs mediu se realizează pentru fiecare client în parte, doar dacă acesta a achitat o factură de avans.

Fig. 2.22. Selectarea cursului valutar

Într-o filă nouă se deschide factura pe care dorim să o finalizăm. În figura 5.24 se poate observa un exemplu de factură care are o linie greșită și anume numele produsului nu apare, acest lucru se întâmplă de obicei când agentul scrie prea mult la numele produsului sau al serviciului în proformă. Pentru a se repara greșeala, trebuie contactat agentul și sfătuit să modifice proforma pentru a putea face ulterior factura finală. În afara numelui produsului trebuie să fim atenți și la sumă, iar dacă aceste date sunt corecte, putem să facturăm: se alege tipul de plată, cash sau ordin de plată de regulă, iar la detalii încasare datele trebuie să coincidă cu cele introduse la tip plată; data de livrare este aceeași cu data facturării iar data scadentă o selectăm în funcție de explicațiile oferite de agent, în cazul de față termenul de plată fiind la 20 zile. Daca toate datele au fost introduse corect, se salvează factura și i se alocă un număr, fiecare factură având numere consecutive.

Fig. 2.23. Emiterea unei facturi finale

Vizualizare facturilor finale emise

Pentru vizualizarea facturilor emise, din modulul Operare -> Facturare -> Meniu -> Utilitare -> Printare Facturi și Invoice

Fig. 2.24. (a și b) Pașii pentru vizualizarea facturilor emise

Cîand intrăm în submodulul Printare Facturi și Invoice, aplicația ne arată deja facturile emise în ziua curentă. Dacă dorim să vizualizăm facturi din alte zile, este suficient să schimbăm data de început și aplicația ne va prezenta toate facturile emise începând cu ziua respectivă. Pentru o ușurință în căutare, putem folosi modul de căutare apăsând Ctrl+F.

Fig. 2.25. Vizualizarea facturilor emise

Vizualizarea rapoartelor

Tot din modulul Operare -> Facturare -> Meniu -> Rapoarte putem vizualiza diferite situații, precum cele ale stocurilor sau cele pentru încasări, toate fiind pentru fiecare agent în parte. Pentru o mai bună exemplificare se verifică situația încasărilor pentru unul din agenți. Pentru asta, după ce am intrat din submodulul Rapoarte în Situații încasări se selectează agentul pentru care dorim să vedem raportul și selectăm câteva criterii care să ne ofere un raport explicit. În cazul în care dorim să vizualizăm raportul de încasări pentru o anumită firmă, putem selecta acest lucru.

Fig. 2.26. Selectarea criteriilor de căutare pentru afișarea raportului de încasări

După ce am introdus toate criteriile, apăsăm Actualizează iar aplicația ERP ne oferă raportul de încasări pentru agentul pe care l-am selectat, după cum se poate observa și în figura următoare.

Fig. 2.27 Raportul de încasări

Bibliografie:

http://conspecte.com/Logistica/conceptul-de-logistica.html

http://catomt.utcluj.ro/id1077/2010/Rapoarte/R04%20LogisticaFirmei.pdf