Sistem Informational Si Sistem Informatic

1 Sistem informational si sistem informatic

Un sistem reprezinta un ansamblu de elemente interdependente, intre care se stabileste o interactiune dinamica, pe baza unor reguli prestabilite pentru a atinge un anumit obiectiv.

Interactiunea dinamica dintre elemente se materializeaza in fluxurile stabilite intre acestea, fluxuri implicand resursele existente.

Potrivit teoriei sistemelor orice organism economic este un sistem deoarece:

Are o structura proprie care consta dintr-o multime de elemente constitutive care interactioneaza intre ele pe principii functionale;

Fluxurile existente intre componentele organizatorice implica resursele organismului economic. Intr-un organism economic se produc:

fluxuri materiale

fluxuri financiare

fluxuri informationale

Multimea componentelor organizatorice si interactiunea dintre acestea urmaresc pregatirea unui anumit obiectiv global: sa functioneze firma in conditii optime sau sa atinga anumite obiective.

Lucrarile in domeniul sistemicii au condus la definirea unui model care promoveaza viziunea sistemica asupra intreprinderii considerand-o formata din trei subsisteme

Subsistemul decizional valorifica informatiile oferite de subsistemul informational in fundamentarea deciziilor

Subsistemul informational are un dublu rol: primul rol asigura toate informatiile necesare luarii deciziilor pe toate nivelurile de responsabilitate, conducere si control, iar al doilea rol asigura caile de comunicare intre celelalte subsisteme, deoarece deciziile formulate de subsistemul de conducere sunt transmise factorilor de executie prin subsistemul informational (flux descendent).

Subsistemul operativ ( in cadrul caruia au loc procesee economice specifice domeniului de activitate a agentului economic) are loc culegerea datelor apoi sunt transmise subsistemului informational (flux ascendent) in vederea stocarii si prelucrarii datelor, obtinerii informatiilor utilizate in fundamentarea deciziilor la nivelul subsistemului decizional ( de conducere).

Subsistemul decizional necesita informatii specifice necesare fundamentarii pe de o parte a deciziilor strategice iar pe de alta parte deciziilor tactice si operationale.

Nivelul managementului strategic si tactic este caracterizat prin solicitarea de informatii:

Ad hoc, neanticipate, fiind determinate de un anumit context creat, in care managerul este obligat sa-si fundamenteze decizia;

Sintetizate; pe masura ce inaintam pe treptele ierarhiei manageriale se produce o selectie si o sintetizare treptata a informatiei;

Previzionale, permit anticiparea tendintelor de evolutie a procesului condus;

Externe, care sa defineasca mediul economic, financiar in care firma va opera.

In cazul managementului operational, fiindu-i caracteristice deciziile structurate, informatiile oferite sunt:

Prestabilite, continutul lor acopera nevoia informationala fiind determinat de deciziile de rutina luate la acest nivel

Detaliate deoarece managerul trebuie sa cunoasca in detaliu modul in care se deruleaza activitatea din aria sa de responsabilitate

Interne

Punctuale

Prezentand caracter istoric

Se obtin cu o anumita frecventa, momentul furnizarii informatiilor fiind prestabilit.

Sistemul informational

Subsistemul informational se intrerupe intre subsistemul decizional si cel operativ avand ca scop asigurarea informatiilor necesare staff-ului managerial reprezentand in acelasi timp un mijloc de comunicare intre celelalte doua subsisteme.

Sistemul informational nu trebuie vazut ca o interfata intre sistemul operativ si cel de conducere ci si ca un element de legatura al mediului intern al firmei ci si cel exterior lui cum ar fi mediul economic, financiar, bancar.

Scopul principal al sistemului informational este de a furniza fiecarui utilizator, in functie de responsabilitatile si atributiile sale, toate informatiile necesare.

Informatia pe care o furnizeaza sistemul informational trebuie sa se caracterizeze prin:

acuratete si realitate

concizie

relevanta

consistenta

oportunitate

forma de prezentare adecvata

cost corespunzator in raport cu valoarea acesteia

In prezent cea mai mare atentie se acorda calitatii informatiei oferite decidentilor . Analiza calitatii informatiei se face urmarind trei coordonate:

*Coordonata temporala care variaza :

oportunitatea

necesitatea actualizarii permanente a informatiei in vederea asigurarii acuratetei si realitatii

disponibilitate, necesitatea oferirii informatie ori de cate ori aceasta este solicitata

segmentul de timp se refera la informatia solicitata

valabilitate (grad de perisabilitate), reprezinta intervalul de timp in care informatia ramane valabila.

*Coordonata cognitivitatii:

acuratete

relevanta

competitudine

scopul pentru care este oferita o anumita informatie (vizand un segment ingust sau strategic, intern sau extern)

* Coordonata formei de prezentare:

claritate

nivel de detaliere ( informatia este supusa unui proces de sintetizare pe masura ce beneficiarul acesteia se afla pe niveluri superioare de conducere)

ordonarea informatiei int-o secventa prestabilita

modalitatea de prezentare: text, grafica tabelara (in anumite marimi absolute sau relative)

suportul, informatia poate fi oferita in forma tiparita, afisata pe monitor sau oferita pe alte suporturi.

Sistemul informatic este o parte a sistemului informational care permite realizarea operatiilor de culegere, transmitere, stocare, prelucrare a datelor si difuzare a informatiilor astfel obtinute prin utilizarea mijloacelor tehnologiei informatiei si a personaluui care este specializat in prelucarea automata a datelor .

Sistemul informatic cuprinde :

Un ansamblu al informatiilor interne si externe, formale sau informale, utilizat in cadrul firmei precum si datele care au stat la baza obtinerii lor.

Software-ul care este necesar pentru procesarea datelor si difuzarii informatiilor in cadrul organizatiei.

Procedurile si tehnicile de obtinere (pe baza datelor primare) si de difuzare a informatiilor;

Personalul care este speciaizat in a culege, transmite, stoca, prelucrarea datelor.

Sistemul informatic este structurat in asa fel incat sa corespunda cerintelor diferitelor grupuri de utilizatori :

factori de conducere la nivelul conducerii strategice, tactice si operative ;

personalul implicat in procesul culegerii si prelucrarii datelor;

personalul implicat in procesul cercetarii stiintifice si proiectarii de noi produse si tehnologii de fabricatie.

Alaturi de definirea strategiei de afaceri este necesara definirea strategiei sistemului informatic si acesta deoarece:

sistemul informatic sustine managerii , prin informatiile furnizate in conducerea si controlul activitatii in vederea atingerii obiectivelor strategice ale organizatiei;

sistemele informatice sunt flexibie si deschise adaptandu-se permanent cerintelor impuse de mediul dinamic in care opereaza firma;

promovarea solutiilor TI sustine organizatia pentru a consolida si dezvolta afacerea

sistemul informatic da informatii necesare pentru controlul indeplinirii si adaptariipanurilor operationale si strategice ale organizatiei;

organizatia are ca scop sa cunoasca si sa controleze riscurile legate de implementarea noilor tehnologii si adaptarea sistemului informatic la noile cerinte;

stabiirea unor standarde la nivelul sistemului informatic care trebuie sa precizeze caracteristicile si performantele hard si soft ale componentelor ce urmeaza a se achizitiona si ce metodologii urmeaza sa se utilizeze in dezvotarea sistemului.

Analizand structura sistemuui informatic global al unei organizatii putem realiza urmatoarele clasificari legate de componentele acestuia:

Dupa aria de cuprindere :

Subsisteme informatice acoperind arii distincte, definite pe criterii functionale in cadrul organizatiei:

Subsistemul contabilitatii

Subsistemul productiei

Subsistemul cercetarii

Subsistemul comercial

Subsistemul resurselor umane

Subsisteme interorganizationale concepute sa asigure fluxuri informationale intre:

Organizatie si partenerii sai

“ Firma mama” si subdiviziunile sale organizatorice

In functie de natura activitatilor sustiniute:

Sisteme dezstinate conducerii (MSS – Management Support Systems) care cuprinde:

Sisteme destinate conducerii curente (MIS –Management Information Systems)

Sisteme suport de decizie (DSS – Decision Support Systems)

Sisteme informatice ale executivului (EIS – Executive Information Systems)

Sisteme destinate nivelului operational, care cuprind:

Sisteme destinate activitatii de birou (OAS – Office Automation Systems)

Sisteme pentru procecsarea tranzactiilor (TPS- Transaction Processing Sysstems)

Sisteme pentru controlul proceselor ( PCS – Proocess Control Ssystems)

Sisteme destinate gestiunii cunoasterii ( KWS – Knowledge Work Systems)

Sisteme pentru procesarea tranzactiior (TPS) sunt specializate in preluarea, stocarea si prelucrarea datelor corespunzatoare tranzactiior zinice, de rutina asigurand actualizarea curenta a bazei de date.

Se particularizeaza prin caracterul repetitive al prelucararilor si complexitaea redusa a acestora, volumul mare al datelor procesate ;

Sunt destinate activitatilor curente desfasurate in compartimentele functionale ale organizatiei;

Sunt utilizate de personalaul operativ din compartimentele functionale.

Exempe:

In cadrul sistemului informatic ai unei firme regasim: subsistemul informatic al contabilitatii, subsistemul informatic privind gestiunea stocurilor, subsistemul informatic privind evidenta livrarilor etc.

In cadru sistemuui informatic al unei banci regasim: subsistemul informatic al contabiitatii, subsistemul informatic privind operatiunile pe cont curent, subsistemele informatice privind gestiunea produselor si serviciilor bancare oferite clientilor (depozite, credite, certificate de depozit etc ), sistemul informatic privind operatiunile de plati prin carduri etc.

Avantajele sistemelor expert constau în: sprijinirea și soluționarea problemelor decizionale nestructurate și incomplete sau incerte, mult mai eficient și mai rapid decât un sistem uman; oferă factorului uman avantaje educaționale de instruire și acumulare de noi cunoștințe; permit transferul experienței umane și comunicarea la cel mai înalt nivel de specialitate într-un domeniu dat; raționament calitativ în situații în care sistemele tradiționale nu permit decât procesarea informațiilor; asistă factorul uman în procesul de elaborare a deciziilor; operează în medii periculoase, inaccesibile factorului uman.

În sinteză, sistemele informaționale folosite în Administrația Publică sunt prezentate în Tabelul 1.3.

Dintre acestea ne oprim doar asupra sistemelor birotice care au un rol deosebit în administrația publică. Aceste sisteme facilitează desfășurarea în condiții optime a proceselor de obținere, transmitere și stocare a informațiilor la nivel de birou, departament sau întreprindere. Ele reunesc mijloacele și resursele care asigură organizarea muncii de birou prin oferirea unor fluxuri informaționale performante și prin sprijinirea grupurilor eterogene de lucru să se întâlnească și să lucreze, fără a se afla față în față și prin oferirea de servicii colectivelor omogene de lucru.

Tabelul1.3 Tipuri de sisteme informaționale în Administrația Publică

2 Sistemul informațional și sistemul informatic în Administrația Publică

Sistemul se bazează pe trei componente: intrările, procesul de prelucrare și ieșirile.

Intrările sunt elementele care urmează a fi introduse în sistem în vederea prelucrării lor (materii prime, energie, date, efort uman etc.).

Procesul de prelucrare este ansamblul metodelor, regulilor etc. aplicate intrărilor în vederea obținerii rezultatelor asteptate (calcule matematice, analize și prognoze financiar-contabile, calcule decizionale etc.).

Ieșirile sunt elementele rezultate din procesul de transformare a intrărilor (servicii, rapoarte și situații finale etc.).

Pe lângă aceste trei componente de bază, un sistem trebuie prevăzut cu încă două componente: reglarea și controlul.

Reglarea poate fi realizată prin retroacțiune (feed-back), prin anticipare (feed-before) și prin alertă.

Retroacțiunea privește datele relative la randamentul sistemului și se bazează pe analiza abaterilor de la obiectivele prestabilite. Reglarea prin anticipare are la bază principiul după care sistemul de conducere poate prevedea apariția perturbației și în consecință poate acționa pentru influențarea ei. Prin intermediul sistemelor informatice se pot elabora previziuni în domeniul administrativ asigurând eficiența unei astfel de reglări. Reglarea prin alertă corespunde conducerii prin excepție. Sistemul de conducere este informat de către sistemul operațional pe baza indicatorilor de alertă. Problema principală constă în fixarea acestor indicatori.

Controlul constă în supravegherea și evaluarea retroacțiunii pentru a verifica dacă sistemul nu a deviat de la obiectivul prestabilit. Funcția de control ajustează, deci, intrările și procesul de prelucrare, înainte de a obține rezultatele scontate.

Adesea, retroacțiunea este inclusă în noțiunea de control, constituind o parte esențială a acestuia.

Sistemul care are toate aceste cinci elemente este numit sistem cibernetic cu mecanism de autoreglare.

Decizii Informatii

Decizii Date

Figura X Relațiile dintre componentele unui sistem economic complex

Management Information Systems MBA (II) Final Semester

Lectures 4,5,6. Course Lecturer: Farhan Mir

Figura X Activitățile și componentele unui sistem informațional

Prelucrare după O’Brien J., Les systemes d’information, De Boeek Université, Montreal, 1995, p.18

Resursele umane. Sistemele informaționale se adreseaza atat utilizatorilor finali cat și informaticienilor.

Utilizatorii finali sunt cei care utilizează un sistem informațional sau informația pe care acesta o produce (funcționari publici, economiști, ingineri etc.).

Informaticienii (analisti, programatori, operatori, tehniceni etc) construiesc și exploatează sistemele informatice. Pe scurt, analiștii proiectează sisteme informaționale în funcție de nevoile de informare ale utilizatorilor;

Programatorii elaborează programe informatice pornind de la cerințele analiștilor; operatorii exploatează sistemele informaționale.

Resursele materiale cuprind totalitatea dispozitivelor fizice acestea fiind folosite pentru manipularea datelor și informațiilor. Principalele resurse materiale sunt:

componentele hard concretizate în unități centrale și o mare varietate de dispozitive periferice (ecrane de vizualizare și imprimante ce servesc la afișarea rezultatelor, tastatura și mouse-ul ce servesc la preluarea datelor și comenzilor, discuri magnetice și optice folosite pentru stocarea datelor etc.);

rețele de telecomunicații sunt formate din calculatoare interconectate cu dispozitive speciale de comunicație în scopul utilizării în comun a resurselor fizice și logice.

Resursele logice acoperă ansamblul instrucțiunilor de prelucrare a informațiilor:

resurse logice de bază (software-ul de bază) sunt incadrate sistemele de operare;

resurse logice utilitare care includ programe cu grad mare de generalitate destinate unor prelucrări specifice comune tuturor utilizatorilor;

resurse logice de aplicații aceste programe asigură prelucrarea datelor în funcție de cerințele utilizatorilor (analiza a vânzărilor, calculul plăților etc.).

Resursele de date includ baze de date, modelele și bazele de cunoștințe. Ele se pot prezenta sub diverse forme:

-date alfanumerice convenționale, formate din cifre, litere și alte caractere ce servesc la descrierea activităților, evenimentelor și entităților unei unități sau economii;

-date textuale folosite în comunicațiile scrise;

-date audio precum vocea umană și alte sunete.

Bazele de date sunt alcatuite din date prelucrate și organizate.

Bazele de modele conțin modele conceptuale matematice și logice și exprimă relații de afaceri, program de calcul sau tehnici de analiză.

Bazele de cunoștințe conțin informatii sub formă de fapte și reguli de inferență (inferența este un procedeu de derivare a unui enunț din altul, prin care se admite o judecată al cărui adevăr nu este verificat direct în virtutea unei legături a ei cu alte judecăți considerate ca adevărate) asupra unei varietăți de subiecte.

Atunci când pentru derularea activităților de prelucrare sunt utilizate, cu preponderență echipamente electronice, sistemul informațional devine sistem informatic. Sistemul informatic nu se poate identifica cu sistemul informațional fiind inclus în acesta, deși tendința actuală este cea de convergență a sistemului informatic către sistemul informațional prin creșterea gradului de automatizare. Cu toate acestea vor exista totdeauna activități specific umane ce nu vor putea fi automatizate.

Sistemele de sprijinire a deciziei au urmatoarele avantaje:

oferă sprijin în elaborarea deciziilor semistructurate și structurate la toate nivelurile entităților social-economice, în special în cazul problemelor ad-hoc, de excepție, prin îmbinarea judecății și raționamentului uman cu procesarea computerizată a informației;

sprijinirea deciziei individuale și a celei de grup prin colaborarea interactivă cu managerilor implicați;

abilitatea de a „încerca” rapid strategii diferite, prin analize de tip wath-if ? care conduc la simularea evenimentelor prin modificarea ipotezelor ce stau la baza procesului decizional sau a datelor de intrare;

posibilitatea de a defini dinamic, interactiv problema, furnizându-i modelului detalii pe măsură ce procesul avansează;

implică acumularea continuă de noi cunoștințe pentru dezvoltarea, exploatarea, analiza și perfecționarea acestuia; pot fi dezvoltate de către nespecialiști în tehnologia informației.