Sistem Informatic Privind Gestiunea Stocurilor de Materii Prime Si Materiale, la O Societate de Const
CAPITOLUL 1
INTRODUCERE
Pe baza cunostintelor acumulate in cei 5 ani de studiu, cunostinte privind Contabilitatea si Informatica de gestiune, am realizat aceasta lucrare de diploma, care se bazeaza pe cunostintele mele de contabilitate de gestiune a stocurilor si implementate intr-un sistem modern, care foloseste ca sistem de gestiune a bazelor de date, puternicul instrument creat de Corporatia Microsoft, si anume Access 2000.
Partea teoretica a lucrarii se refera la doua aspecte, primul privind contabilitatea de gestiune a stocurilor si al doilea privind elemente teoretice referitoare la sistemele informatice, baze de date si sisteme de gestiune a bazelor de date, pe baza carora, am realizat automatizarea sistemului contabil.
Pe baza Legii contabilitatii nr. 82/1991, republicata, precum si a manualelor propuse din bibliografia de specialitate, am analizat aspectele ce tin de teoria gestiunii contabile a stocurilor, stocuri ce se formeaza prin intrari de materii parime si materiale, in cursul exercitiului financiar pe care il desfasoara agentul economic. In cazul de fata, agentul economic, este o societate de constructii.
In lucrare am prezentat modul de realizare a unui sistem informatic de gestiune, pornind de la simpla notiune de data si ajungand pana la ansamblul de tehnici si metode de organizare si manevrare a informatiilor, de la generarea acestora, pana la stocarea si stergerea lor.
Initial am considerat indicat sa urmez o cale comuna pentru astfel de societati, in sensul ca indicat ar fi sa folosesc versiunea 2.6 a Limbajului FoxPro, sistem de gestiune folosit inca pe scara larga, dar aceasta alegere nu mi-ar fi lasat putin spatiu de creativitate.
Cu toate ca eficienta FoxPro este mare in raport cu necesitatile unei intreprinderi mici sau mijlocii, m-am decis sa foosesc Microsoft Access 2000, penrtu a ma perfectiona in acest sistem de gestiune (primele notiuni de Access fiind studiate in anul III de facultate), sistem de gestiune pe care eu il consider de viitor, datorita posibilitatilor pe care le ofera, de a face legaturi cu tabelele de tip excel sau cu baze de date editate si folosite de FoxPro, etc. Pe langa aceasta Access 2000 este un sistem de gestiune a bazelor de date relationale ce poate fi folosit cu usurinta si de utilizatori incepatori.
Sisteme de baze de date sunt folosite pentru a stoca informatii în orice mediu imaginabil din zilele noastre. Pâna în urma cu câtiva ani, sistemele mari de baze de date puteau fi executate numai pe calculatoare de tip mainframe. În mod obisnuit, era foarte costisitor sa fie proiectate, achizitionate si întretinute aceste masini. O data cu aparitia calculatoarelor din clasa statiilor de lucru, care sunt puternice si ieftine, programatorii au posibilitatea de a proiecta rapid si ieftin produse software pentru întretinerea si distribuirea datelor.
Butoanele de pe numeroasele bare cu instrumente modernizate, care sunt aproape identice in toate aplicatiile Office 2000, care ofera varinate de comanda rapida pentru optiunile din meniuri. O colectie bogata de wizard-uri si aplicatii de completare rezolva majoritatea operatiilor repetitive, legate de crearea si modificarea tabelelor, interogarilor, formularelor si rapoartelor.
CAPITOLUL 2
BAZE DE DATE
Elemente de teoria bazelor de date
2.1.1. Organizarea datelor
În contextul socio-economic actual, caracterizat printr-o concurenta acerba, dinamica mediului in care îsi desfasoara activitatea agentii economici impune o eficienta sporita în procesul de adoptare a deciziilor. Dezvoltarea de noi piete necesita cunostinte din diverse medii în care acestea sa poata evolua, precum si cunoatinte privind domeniile legislativ, juridic, fiscal, politic etc. Aceste surse de informatii alimenteaza prin orice canale posibile toate nivelurile întreprinderii. Informatiile astfel obtinute trebuie sa fie prelucrate pentru a extrage ceea ce este esential pentru o buna evolutie a firmei. Multitudinea factorilor care influenteaza activitatea firmei releva importanta utilizarii unor sisteme informationale care sa asigure suportul necesar adoptarii deciziilor.
Economia nationala consta intr-un sistem complex, alcatuit din subsisteme distincte, intre care exista numeroase conexiuni si interdependente, relatii sub forma de fluxuri materiale, energetice, informationale, inclusiv valorice care formeaza circuitul economic si permit functionarea intregului sistem economic. Desfasurarea oricarei activitati, presupune manipularea unui volum din ce in ce mai ridicat de informatii, fapt ce a condus la aparitia si dezvoltarea sistemelor informationale, care au ajuns sa ocupe azi un loc important in functionarea complexului mecanism reprezentat de societatea moderna.
Procesul de instruire în societatea noastra tot mai informatizata, în asa numita Societate Informationala, impune tot mai mult structurarea cunostintelor acumulate, capacitatea de a le organiza, clasifica, regasi si mai ales completa. Vorbim despre managementul conostintelor, un capitol important atât al ontologiei, cât si al informaticii. Putem spune ca disciplina „Baze de Date” se ocupa cu câteva din mecanismele de gestiune a informatiilor si a cunostintelor.
Sistemele informationale repezinta un ansamblu de tehnici si metode de organizare, manevrare si exploatare a inormatiilor specifice unui anumit domediu de activitate, de la generarea acestora pana la stergerea sau stocarea lor. Aparitia calculatorului electronic a permis automatizarea acestor activitati conducand la aparitia sistemelor informatice.
Sistemele informatice sunt sisteme de organizare, manevrare si exploatare a informatiilor (respectiv a datelor), specifice unui anumit domeniu de activitate, cu ajutorul calculatorului. Pentru a rezolva problemele legate de manevrarea informatiilor, reprezentate prin intermediul datelor, apare ca o necesitate existenta unor modele si mecanisme de organizare a datelor deoarece, de modul în care sunt organizate datele depinde eficienta sistemului informatic. Bazele de date, ca principale componente ale sistemelor informatice, ofera tocmai aceste modele si mecanisme de organizare a datelor.
Datele sunt reprezentari simbolice ale unor fenomene, procese, obiecte etc. susceptibile a fi stocate pe un suport de memorie externa, si care pot fi manevrate folosind diverse mijloace tehnice (exemple de date: cifre, siruri de caractere, imagini, culori etc.).
Conform definitiei lui Devlin din lucrarea „Data Warehouse from Architecture to Implementation” (1997), datele reprezinta ceea ce componentele sistemelor informationale creaza, stocheaza si furnizeaza. Datele care au fost prelucrate prin adaugarea sau crearea de noi semnificatii ori cunostinte utile devin informatie.
Informatia reprezinta sensul pe care oamenii îl acorda datelor (astfel ca aceeasi data poate reprezenta diverse informatii, functie de cei care o folosesc)
Scopul informatiei îl reprezinta diminuarea incertitudinii, iar calitatea acesteia este apreciata din perspectiva urmatorilor factori:
– relevanta – o informatie este relevanta daca aceasta poate fi utilizata (de exemplu, pretul actiunilor unui operator de telefonie la bursa este extrem de relevant pentru adoptarea unei decizii referitoare la cumpararea sau vânzarea de actiuni, în schimb este irelevant pentru lansarea unei comenzi de aprovizionare cu materii prime);
– corectitudinea – o informatie este corecta daca este fundamentata pe date reale;
– acuratetea – masoara gradul de apropiere fata de valoarea reala;
– precizia – reprezinta acuratetea maxima cu care poate fi reprezentata o informatie;
– completitudinea – se refera la încorporarea tuturor elementelor necesare pentru fundamentarea deciziei, precum si la faptul ca fiecare dintre acestea trebuie sa se bazeze pe factorii relevanti;
– sincronizarea în timp – presupune analizarea urmatoarelor aspecte:
• momentul când este necesara informatia;
• momentul când informatia devine disponibila;
– utilizabilitatea – reflecta usurinta în exploatarea informatiei pentru scopul prevazut;
– accesibilitatea – se refera la timpul necesar obtinerii informatiei, cu un nivel acceptabil de efort, din locul în care utilizatorul se asteapta sa o regaseasca pe aceasta;
– consistenta – indica faptul ca toate elementele care intra în componenta unei informatii se bazeaza pe aceleasi presupuneri, perioade de timp etc.;
– conformitatea cu asteptarile – masoara ecartul între caracteristicile informatiei obtinute si caracteristicile previzionate;
– costul – reprezinta resursele cheltuite de organizatie în scopul obtinerii informatiei.
Organizarea datelor presupune efectuarea urmatoarele activitati:
– definirea, structurarea, ordonarea si gruparea datelor;
– stabilirea legaturilor ( relatiilor ) între date, între elementele unei colectii de date si între colectii de date;
– stocarea datelor pe un suport informational, prelucrabil într-un sistem de calcul.
Organizarea datelor se realizeaza pentru a permite regasirea lor automata dupa anumite criterii sa forme.
Obiectivele urmarite la organizarea datelor sunt:
– realizarea unui acces rapid la date stocate pe diferite suporturi de memorie;
– spatiul de memorie interna si externa ocupat sa fie cât mai mic (economie de memorie);
– datele sa apara o singuradata în sistem (unicitatea datelor);
– modul de organizare a datelor sareflecte, pe cât posibil, toate legaturile dintre obiectele, fenomenele, procesele pe care acestea le reprezinta;
– schimbarea structurii datelor si a relatiilor dintre ele sa se faca fara a modifica programele ce le gestioneaza (flexibilitatea datelor).
Conceptele de baza utilizate în activitatea de organizare a datelor sunt: entitate, atribut, valoare.
Entitatea reprezinta un obiect concret sau abstract, caracterizat de proprietatile sale si reprezentat distinct in baza de date.
O proprietate a unui obiect poate fi exprimata printr-o pereche (atribut, valoare). Spre exemplu: „studentul X este în anul de studii II”, unde „anul de studii” reprezinta atributul, iar „II” reprezinta valoarea. Deoarece o entitate este caracterizata de proprietatile sale înseamna ca ea se poate reprezenta prin mai multe perechi (atribut, valoare).
Un atribut nu caracterizeaza doar o entitate, ci poate caracteriza o clasa de entitati numita entitate grup. Un atribut este o proprietate ce descrie un anumit aspect al obiectului ce se înregistreaza în baza de date.
Atributele mai sunt cunoscute si sub numele de câmpuri sau caracteristici.
Un atribut este caracterizat de multimea valorilor pe care le poate lua. Aceste valori pot fi numerice, alfanumerice (siruri de caractere) etc. În general atributele au valori elementare, dar pot exista si situatii de atribute compuse (formate prin înlantuirea mai multor atribute elementare).
Atributele care identifica în mod unic o anumita entitate se numesc atribute cheie, celelalte atribute numindu-se atribute non-cheie.
Atributele pot fi de mai multe tipuri, dupa cum urmeaza:
– atribut compus (bloc). Acesta este un atribut format din cel putin doua alte atribute. Valoarea sa este reprezentata de valorile atributelor componente.
– atribut calculat (dedus). Acesta reprezinta un atribut a carui valoare nu este cunoscuta direct, ci se calculeaza pe baza valorilor altor atribute.
– atribut simplu atribut care nu este nici compus si nici calculat. Valorile sale sunt valori atomice, adica nu mai pot fi descompuse în elemente componente.
– atribut repetitiv multivaloare. Acesta este un atribut format din mai multe valori care se repeta de mai multe ori pentru aceeasi entitate. De exemplu: entitatea STUDENT poate fi caracterizata de atributele simple NUME si GRUP{ precum si de atributul repetitiv DISCIPLIN{, NOT{ care este identic pentru toate disciplinele audiate de un student.
– atribut de identificare (cheie). Reprezinta un atribut care se caracterizeaza prin unicitatea valorii sale pentru fiecare instanta a entitatii careia îi apartine.
2.1.2. Structuri de date
Prelucrarea(1997), datele reprezinta ceea ce componentele sistemelor informationale creaza, stocheaza si furnizeaza. Datele care au fost prelucrate prin adaugarea sau crearea de noi semnificatii ori cunostinte utile devin informatie.
Informatia reprezinta sensul pe care oamenii îl acorda datelor (astfel ca aceeasi data poate reprezenta diverse informatii, functie de cei care o folosesc)
Scopul informatiei îl reprezinta diminuarea incertitudinii, iar calitatea acesteia este apreciata din perspectiva urmatorilor factori:
– relevanta – o informatie este relevanta daca aceasta poate fi utilizata (de exemplu, pretul actiunilor unui operator de telefonie la bursa este extrem de relevant pentru adoptarea unei decizii referitoare la cumpararea sau vânzarea de actiuni, în schimb este irelevant pentru lansarea unei comenzi de aprovizionare cu materii prime);
– corectitudinea – o informatie este corecta daca este fundamentata pe date reale;
– acuratetea – masoara gradul de apropiere fata de valoarea reala;
– precizia – reprezinta acuratetea maxima cu care poate fi reprezentata o informatie;
– completitudinea – se refera la încorporarea tuturor elementelor necesare pentru fundamentarea deciziei, precum si la faptul ca fiecare dintre acestea trebuie sa se bazeze pe factorii relevanti;
– sincronizarea în timp – presupune analizarea urmatoarelor aspecte:
• momentul când este necesara informatia;
• momentul când informatia devine disponibila;
– utilizabilitatea – reflecta usurinta în exploatarea informatiei pentru scopul prevazut;
– accesibilitatea – se refera la timpul necesar obtinerii informatiei, cu un nivel acceptabil de efort, din locul în care utilizatorul se asteapta sa o regaseasca pe aceasta;
– consistenta – indica faptul ca toate elementele care intra în componenta unei informatii se bazeaza pe aceleasi presupuneri, perioade de timp etc.;
– conformitatea cu asteptarile – masoara ecartul între caracteristicile informatiei obtinute si caracteristicile previzionate;
– costul – reprezinta resursele cheltuite de organizatie în scopul obtinerii informatiei.
Organizarea datelor presupune efectuarea urmatoarele activitati:
– definirea, structurarea, ordonarea si gruparea datelor;
– stabilirea legaturilor ( relatiilor ) între date, între elementele unei colectii de date si între colectii de date;
– stocarea datelor pe un suport informational, prelucrabil într-un sistem de calcul.
Organizarea datelor se realizeaza pentru a permite regasirea lor automata dupa anumite criterii sa forme.
Obiectivele urmarite la organizarea datelor sunt:
– realizarea unui acces rapid la date stocate pe diferite suporturi de memorie;
– spatiul de memorie interna si externa ocupat sa fie cât mai mic (economie de memorie);
– datele sa apara o singuradata în sistem (unicitatea datelor);
– modul de organizare a datelor sareflecte, pe cât posibil, toate legaturile dintre obiectele, fenomenele, procesele pe care acestea le reprezinta;
– schimbarea structurii datelor si a relatiilor dintre ele sa se faca fara a modifica programele ce le gestioneaza (flexibilitatea datelor).
Conceptele de baza utilizate în activitatea de organizare a datelor sunt: entitate, atribut, valoare.
Entitatea reprezinta un obiect concret sau abstract, caracterizat de proprietatile sale si reprezentat distinct in baza de date.
O proprietate a unui obiect poate fi exprimata printr-o pereche (atribut, valoare). Spre exemplu: „studentul X este în anul de studii II”, unde „anul de studii” reprezinta atributul, iar „II” reprezinta valoarea. Deoarece o entitate este caracterizata de proprietatile sale înseamna ca ea se poate reprezenta prin mai multe perechi (atribut, valoare).
Un atribut nu caracterizeaza doar o entitate, ci poate caracteriza o clasa de entitati numita entitate grup. Un atribut este o proprietate ce descrie un anumit aspect al obiectului ce se înregistreaza în baza de date.
Atributele mai sunt cunoscute si sub numele de câmpuri sau caracteristici.
Un atribut este caracterizat de multimea valorilor pe care le poate lua. Aceste valori pot fi numerice, alfanumerice (siruri de caractere) etc. În general atributele au valori elementare, dar pot exista si situatii de atribute compuse (formate prin înlantuirea mai multor atribute elementare).
Atributele care identifica în mod unic o anumita entitate se numesc atribute cheie, celelalte atribute numindu-se atribute non-cheie.
Atributele pot fi de mai multe tipuri, dupa cum urmeaza:
– atribut compus (bloc). Acesta este un atribut format din cel putin doua alte atribute. Valoarea sa este reprezentata de valorile atributelor componente.
– atribut calculat (dedus). Acesta reprezinta un atribut a carui valoare nu este cunoscuta direct, ci se calculeaza pe baza valorilor altor atribute.
– atribut simplu atribut care nu este nici compus si nici calculat. Valorile sale sunt valori atomice, adica nu mai pot fi descompuse în elemente componente.
– atribut repetitiv multivaloare. Acesta este un atribut format din mai multe valori care se repeta de mai multe ori pentru aceeasi entitate. De exemplu: entitatea STUDENT poate fi caracterizata de atributele simple NUME si GRUP{ precum si de atributul repetitiv DISCIPLIN{, NOT{ care este identic pentru toate disciplinele audiate de un student.
– atribut de identificare (cheie). Reprezinta un atribut care se caracterizeaza prin unicitatea valorii sale pentru fiecare instanta a entitatii careia îi apartine.
2.1.2. Structuri de date
Prelucrarea si manevrarea eficientt a datelor impune folosirea unor structuri de date complexe. Tipurile de structuri de date folosite în sistemele informatice depind de sistemul informational automatizat si de tehnologiile de prelucrare a datelor folosite.
Structura de date este definita ca o colectie de date între care s-au stabilit o serie de relatii care conduc la un anumit mecanism de selectie si identificare a componentelor. Multimea de date asociata structurii poate fi alcatuita din datele unui tip sau mai multor tipuri de entitati. Componentele unei structuri de date pot fi individualizate si identificate prin nume (identificator) sau prin pozitia pe care o ocupa în structura.
Dupa modul de localizare al unei componente, o structura de date poate avea acces direct sau secvential. Accesul secvential presupune parcurgerea tuturor componentelor structurii, aflate înaintea componentei cautate, în timp ce accesul direct permite localizarea unei componente fara a tine seama de celelalte componente.
Elementele care formeaza o structura de date pot fi date elementare sau pot fi ele însele structuri de date.
Operatiile care se pot efectua asupra structurilor de date se refera la valori si/sau la structura. Dintre acestea, cele mai frecvente sunt:
– crearea datelor (memorarea datelor în forma initiala pe suportul de memorie);
– consultarea datelor (accesul la componentele structurii în vederea prelucrarii valorilor);
– actualizarea datelor (schimbarea starii structurii prin adaugarea, stergerea unor elemente componente, modificarea valorii unor elemente, modificarea relatiilor dintre elemente);
– sortarea datelor (aranjarea elementelor unei structuri dupa anumite criterii);
– ventilarea structurii (spargerea structurii în doua sau mai multe structuri);
– fuzionarea (formarea unei noi structuri din doua sau mai multe structuri);
copierea;
– interclasarea etc.
Structurile de date (multimi ordonate de date între care s-au stabilit anumite relatii si pentru realizarea operatiilor se foloseste un grup de operatori de bazs cu o anumita semantica).care au aceeasi organizare si sunt supuse acelorasi operatii formeaza un tip de structura de date.
Clasificarea structurilor de date se poate realiza dupa mai multe criterii.
A. Dupa tipul componentelor:
– structuri omogene, în care componentele sunt toate de acelasi tip;
– structuri eterogene, în care componentele sunt de tipuri diferite.
Daca o structura se poate descompune în structuri de acelasi tip atunci avem o structura recursiva.
B. Dupa posibilitatea de modificare a structurii:
– structuri statice, care pe tot parcursul existentei lor au acelasi numar de componente în aceeasi ordine;
– structuri dinamice, care permit modificarea numarului de componente sau a pozitiei acestora în structura, prin aplicarea operatorilor specifici strucutrii. Aceste structuri pot avea, teoretic, un numar nelimitat de componente si de aceea se mai numesc structuri cu cardinalitate infinita.
Asemanator, structurile statice se considera ca sunt structuri cu cardinalitate finita.
C. Din punct de vedere al nivelului de structurare al datelor exista:
– structura logica, care se refera la modul de ordonare al datelor si la operatorii folositi pentru tratarea datelor;
– structura fizica, ce se refera la modul de implementare, de reprezentare efectiva pe un suport de memorie;
Principalele tipuri de structuri logice de date sunt: structura punctuala; structura liniara; structura arborescenta; structura retea; structura relationala.
Structura punctuala este reprezentata de o entitate grup izolata, care nu are legaturi cu alte entitati.
Structura liniara (lista) este o structura care defineste o relatie de ordine totala între elementele unei colectii de date. Dupa cum am vazut mai înainte, o relatie de ordine totala este o relatie care exista între oricare doua elemente ale unei colectii de date. Structura liniara presupune ca fiecare element al structurii contine, pe lânga informatiile care trebuiesc manevrate, informatiile necesare pentru a realiza o legatura (relatie) cu alt element al aceleiasi structuri.
Acest tip de structura are urmatoarele caracteristici:
– are un singur element initial si un singur element terminal;
– orice element care nu este initial si nici terminal are un singur succesor imediat;
– primul element nu are predecesori;
– ultimul element nu are succesori;
– daca exista o relatie între ultimul si primul element atunci structura este inelara sau circulara;
– relatiile stabilite între date sunt de tipul 1 la 1.
O structura este arborescenta sau ierarhica (descendenta) daca între elementele sale exista o relatie de ordine. Aceasta înseamna ca fiecare element (cu o singura exceptie) provine din alt element aflat pe un nivel ierarhic superior.
Structura de date arborescenta are urmatoarele caracterisitci:
– elementele structurii se numesc noduri;
– exista un element unic, numit radacina arborelui, care nu are un predecesor;
– orice nod diferit de radacina are un predecesor imediat unic;
– orice nod netermical are un numar finit de succesori imediati;
– relatiile stabilita între noduri sunt de tipul 1 la m.
Un arbore în care fiecare nod are strict numai doi succesori se numeste arbore binar.
Structura de tip retea este o structura în care între elementele componente exista o relatie de preordine. În acest caz elementele sunt legate unele de altele prin legaturi multiple.
Caracteristicile acestui tip de structura de date sunt:
– o retea este un graf în care, între doua noduri, exista legaturi bidirectionale;
– un nod are mai multi predecesori si el însusi poate fi predecesor pentru propriul sau predecesor, caz în care apar cicluri în retea. Un ciclu este un drum în care nodul initial este acelasi cu nodul final.
– între elementele retelei se stabilesc legaturi de tipul “m la n”.
O retea în care exista doar legaturi univoce între elemente se numeste retea “simpla”. În caz contrar reteaua spunem ca este o retea complexa. Într-o retea simpla nu exista cicluri.
Structura relationala a datelor considera ca acestea sunt organizate la nivel logic sub forma de tabele (relatii, tablouri) de date elementare, între care nu sunt legaturi explicite. Fiecare linie dintr-un asemenea tabel se numeste înregistrare si fiecare element al unei înregistrari ce corespunde unei anumte coloane se numeste câmp.
2.1.3. Baze de date
Informatiile din lumea ce ne înconjoara sunt structurate în diverse moduri. Adesea structura o impunem sau o chiar inventam noi în procesul de memorare, în încercarea de a transforma informatiile cu care suntem bombardasi în cunostinte. Sistemul de structurare a datelor care intervine cel mai frecvent este tabelul, iar în cazul volumelor mari vorbim depre baze de date. Baza de date reprezinta una sau mai multe colectii de date aflate în interdependenta împreuna cu descrierea datelor si a relatiilor dintre ele.
Pentru a avea acces cât mai simplu si mai rapid la aceste informatii, fie ca sunt ofertele unui magazin virtual, fie conturi bancare, Baza de date se istaleaza pe un server – accesibil în reteaua locala, intranet sau Internet. Pentru aceasta s-au elaborat si se folosesc SGBD-uri precum Oracle, SQL Server, MySQL, PostFix,…
Complexitatea actuala a aplicatiilor de management al bazelor de date face necesara o combinatie aprocesarii tranzactiilor on-line, a încarcarii si a cresterii sprijinului decizional. În scopul satisfacerii acestor necesitati, este nevoie de baze de date scalabile si performante care pot fi ajustate dinamic pentru a realiza un compromis între bazele de date (mai mari) si utilizatorii simultani (mai multi). De asemenea, sunt necesare tehnologii pentru baze de date proiectate pentru a maximiza capacitatile configuratiei hardware/software disponibile (incluzând arhitecturi simplu si multi-procesor), precum si pentru valorificarea unor arhitecturi hardware (cum ar fi clustere cuplate larg si masini paralele puternice).
Conceptul de baza de date a aparut în 1969 cu ocazia prezentarii primului raport CODASYL în cadrul unei conferinte pe probleme de limbaje de gestiune a datelor.
Evolutia metodelor si tehnicilor de organizare a datelor a fost determinata de necesitatea de a avea un acces cât mai rapid si usor la un volum din ce în ce mai mare de informatii precum si de perfectionarea echipamentelor de culegere, memorare, transmitere si prelucrare a datelor.
Ideea principala a organizarii datelor în baze de date se sprijina pe existenta unui fisier de descriere globala a datelor prin care se realizeaza independenta programelor fata de date si a datelor fata de programe.
În sistemele de baze de date definirea datelor se separa de programele aplicatie, utilizatorii vad doar definitia externa a unui obiect fara a cunoaste modul în care e definit acesta ai cum functioneaza. În acest mod, definitia interna a obiectului poate fi modificata fara a afecta utilizatorii acestuia daca nu se modifica definitia externa. De exemplu, daca sunt adaugate noi structuri de date sau sunt modificate cele existente, atunci programele aplicatie nu sunt afectate daca nu depind direct de ceea ce se modifica.
În bazele de date are loc o integrare a datelor, în sensul ca mai multe fisiere sunt privite în ansamblu, eliminându-se pe cât posibil informatiile redondante. De asemenea, se permite accesul simultan la aceleasi date, situate în acelasi loc sau distribuite spatial, a mai multor persoane de pregatiri diferite, fiecare cu stilul personal de lucru.
Accesul oricarui utilizator la baza de date se realiza prin intermediul fisierului de descriere globala a datelor. Fisierul de date continea colectiile de date si legaturile dintre ele.
În esenta, conceptul de baza de date poate fi definit ca fiind una sau mai multe colectii de date (Ki), aflate în interdependenta, împreuna cu descrierea datelor si a relatiilor dintre ele, (Bs{K1, K2, …I)
O baza de date astfel definita trebuie sa îndeplineasca urmatoarele conditii:
– sa asigure o independenta sporita a datelor fata de programe si invers;
– structura bazei de date trebuie astfel conceputa încât sa asigure informatiile necesare si suficiente pentru a satisface cerintele informationale si de decizie ale utilizatorului;
– sa asigure o redundanta minima si controlata a datelor;
– sa permita accesul rapid la informatiile stocate în baza.
Arhitectura generala a bazelor de date a fost standardizata international si cuprinde urmatoarele elemente componente:
– baza de date propriu-zisa în care se memoreaza colectia de date;
– sistemul de gestiune al bazei de date, care este un ansamblu de programe ce realizeaza gestiunea si prelucrarea complexa a datelor;
– un set de proceduri manuale si automate, precum si reglementarile administrative, destinate bunei functionari a întregului sistem;
– un dictionar al bazei de date (metabaza de date)), ce contine informatii despre date, structura acestora, elemente de descriere a semanticii, statistici, documentatie etc.
– echipamentele de calcul (hardware) utilizate (comune sau specializate);
– personalul implicat (categorii de utilizatori: finali sau de specialitate, analisti-programatori, gestionari, operatori).
Bazele de date sunt extrem de variate în functie de criteriile de apreciere considerate. În continuare sunt prezentate câteva criterii de clasificare:
– dupa orientare: generalizate, specializate;
– dupa modelul de date folosit: ierarhice, în retea, relationale, orientate obiect;
– dupa amploarea geografica: locale, distribuite;
– dupa limbajele utilizate: autonome (cu limbaje proprii), cu limbaj gazda, mixte.
Componentele bazei de date pot fi structurate pe trei nivele, în functie de clasa utilizatorilor implicati:
– nivelul logic. Este dat de viziunea programatorului de aplicatii, care realizeaza programele de aplicatii pentru manipularea datelor si structura logica (subschema) corespunzatoare descrierii datelor aplicatiei;
– nivelul conceptual (global). Este dat de viziunea administratorului bazei de date, care realizeaza structura conceptuala (schema) corespunzatoare descrierii bazei de date si administreaza componentele bazei de date pentru manipularea datelor;
– nivelul fizic. Este date de viziunea inginerului de sistem care realizeaza structura fizica corespunzaroare descrierii datelor pe suportul fizic.
2.1.4. Sisteme de gestiune a bazelor de date
Sistemul de programe care permite construirea unor baze de date, introducerea informatiilor în bazele de date si dezvoltarea de aplicatii privind bazele de date se numeste sistem de gestiune a bazelor de date (SGBD).
Un SGBD da posibilitatea utilizatorului sa aiba acces la date folosind un limbaj de nivel înalt, apropiat de modul obisnuit de exprimare, pentru a obtine informatii, utilizatorul facând abstractie de algoritmii aplicati privind selectionarea datelor implicate si a modului de memorare a lor. SGBD-ul este o interfata între utilizatori si sistemul de operare.
O baza de date poate fi privita ca o colectie de date stocate pe suporti de memorie externa adresabile de catre mai multi utilizatori si care satisface cerintele de informare ale acestora.
Sistemul de gestiune al bazei de date reprezinta ansamblul de programe (software) care permite îndeplinirea scopului pentru care a fost creata baza de date.
El trebuie sa asigure realizarea urmatoarelor activitati:
– definirea structurii bazei de date;
– încarcarea bazei de date;
– accesul la date (interogare, actualizare);
– întretinerea bazei de date (colectarea si refolosirea spatiilor goale, refacerea bazei de date în cazul unui incident);
– reorganizarea bazei de date ( restructurarea si modificarea strategiei de acces);
– protejarea datelor.
Într-un alt sens, sistemul de gestiune al bazei de date se constituie într-o interfata între utilizator si baza de date, reprezentând mecanismul prin intermediul caruia acesta are acces la date.
Pentru a-si putea îndeplini functiunile prevazute, unui sistem de gestiune al bazei de date modern îi revin o serie de obiective de îndeplinit, cum sunt:
1. Asigurarea independentei datelor. Aceasta presupune ca modificarea strategiei de memorare a datelor sau a strategiei de acces la date nu trebuie sa afecteze aplicatia care prelucreaza aceste date. Independenta datelor fata de aplicatie este necesara deoarece: diferite aplicatii au nevoie de viziuni diferite ale acelorasi date; administratorul bazei de date trebuie sa aiba libertatea de a schimba structura de memorare sau strategia de acces, ca raspuns la cerinte (schimbari de standarde, prioritatile aplicatiilor, schimbarea unitatilor fizice de memorare etc.), fara a modifica aplicatiile existente; baza de date existenta, precum si programele de exploatare a ei reprezinta o investitie importanta la care nu trebuie sa se renunte prea usor.
Independenta datelor trebuie privita din doua puncte de vedere: independenta fizict si independenta logica a datelor.
Independenta fizica a datelor implica modificarea tehnicilor fizice de memorare a datelor fara a necesita rescrierea programelor de aplicatie.
Independenta logica a datelor se refera la posibilitatea adaugarii de noi articole de date sau extinderea structurii conceptuale (globale), fara ca aceasta sa impuna rescrierea programelor existente.
2. Asigurarea unei redundante minime si controlate a datelor din baza de date. Redundanta se refera la numarul de aparitii în baza de date a unei date. In general, stocarea datelor în baze de date ar trebui sase faca astfel încât fiecare data sa apara o singura data. Totusi, exista cazuri în care, pentru a reduce timpul de cautare al unei date si implicit timpul de raspuns la solicitarile utilizatorilor, se accepta o anumita redundanta a datelor. Aceasta redundanta trebuie controlata automat, prin program, pentru a se asigura coerenta datelor din baza.
3. Asigurarea unor facilitati sporite de utilizare a datelor. Aceasta presupune:
– folosirea datelor de catre mai multi utilizatori în diferite aplicatii;
– accesul cât mai simplu al utilizatorilor la date, fara ca acestia sa fie nevoiti sa cunoasca structura întregii baze de date, acest lucru ramânând în sarcina administratorului bazei de date;
– existenta unor limbaje performante de regasire a datelor, care permit exprimarea sub forma unei conversatii, a unor criterii de selectie a datelor si indicarea unor reguli cât mai generale pentru editarea informatiilor solicitate;
– utilizarea unui limbaj cât mai apropiat de limbajul natural, cu posibilitatea exploatarii bazei de date în regim conversational, lucru care ar oferi posibilitatea exploatarii bazei de date si de catre utilizatori neinformaticieni.
4. Sporirea gradului de securitate a datelor împotriva accesului neautorizat la ele. În conditiile bazelor de date, administratorul bazei de date poate prevedea ca acesul la baza de date sa se faca numai prin canalele corespunzatoare, si poate, totodata, defini verificari de autorizare, realizate oricând se încearca accesul neautorizat la anumite date.
5. Asigurarea integritatii datelor împotriva unor stergeri intentionate sau neintentionate, prin intermediul unor proceduri de validare, a unor protocoale de control concurent si a unor proceduri de refacere a bazei de date dupa incidente.
6. Asigurarea partajabilitatii datelor. Partajabilitatea datelor trebuie înteleasa nu numai sub aspectul asigurarii accesului mai multor utilizatori la aceleasi date, ci si acela al posibilitatii dezvoltarii unor aplicatii fara a se modifica structura bazei de date.
2.1.5. Functiile unui sistem de gestiune a bazelor de date
Sistemele de gestiune a bazelor de date au o multitudine de sarcini de îndeplinit. Grupând aceste sarcini se obtin activitatile si apoi functiile sistemului de gestiune al bazei de date. tinând seama de complexitatea sistemului de gestiune, de facilitatile oferite, de limbajele utilizate si tipul bazei de date ce urmeaza a fi gestionata gruparea activitatilor pe functii poate avea un caracter relativ.
În continuare sunt prezentate câteva functii mai importante ale sistemelor de gestiune a bazelor de date, functii cu caracter de generalitate, valabile pentru toate tipurile de sisteme de gestiune a bazelor de date.
1. Functia de descriere a datelor, care permite definirea structurii bazei de date cu ajutorul unui limbaj de definire. Definirea datelor poate fi realizata la nivel logic, conceptual si fizic. La nivelul acestei functii se descriu multitudinea atributelor (câmpurilor) din cadrul structurii bazei de date, legaturile dintre entitatile bazei de date sau dintre atributele aceleiasi entittai, se definesc eventualele criterii de validare a datelor, metodele de acces la date, aspectele referitoare la asigurarea integritatii si confidenaialitatii datelor etc.
2. Functia de manipulare a datelor este cea mai complexa functie si realizeaza urmatoarele activitati:
– crearea bazei de date;
– încarcarea bazei de date;
– adaugarea de noi înregistrari (tupluri);
– stergerea unor înregistrari;
– modificarea valorilor corespunzatoare unor câmpuri;
– cautarea, sortarea si editarea partiala sau totala a unei înregistrari virtuale etc.
3. Functia de utilizare asigura multimea interfetelor necesare pentru comunicarea tuturor utilizatorilor cu baza de date. În cadrul realizarii acestei functii apar mai multe categorii de utilizatori:
– utilizatori “liberi” sau conversationali. Acestia reprezinta categoria beneficiarilor de informatii (utilizatori finali) care utilizeaza limbajele de interogare a bazei de date într-o forma simplista. Ei apar ca utilizatori neinformaticieni.
– utilizatori programatori, care utilizeaza limbaje de manipulare, realizând proceduri complexe de exploatare a bazei de date;
– administratorul bazei de date, care este un utilizator special având un rol hotarâtor în ceea ce priveste functionarea optima a întregului ansamblu.
4. Functia de administrare a bazei de date. Aceasta apare ca o functie complexa si este de competenta administratorului bazei de date.
Proiectarea bazelor de date
Proiectarea unei baze de date reprezinta procesul care trebuie parcurs în vederea pregatirii crearii fizice a unei baze de date. Etapele acestui proces includ identificarea operatiunilor comerciale pe care le va gestiona baza de date, precum si crearea proiectului fizic al bazei de date.
Proiectarea corespunzatoare a bazei de date este vitala pentru buna functionare a bazei de date si a oricarei aplicatii care utilizeaza baza de date. În lipsa unei proiectari corecte a bazei de date, aceasta poate prezenta urmatoarele deficiente:
– integritatea datelor este compromisa deoarece restrictiile de integritate nu pot fi proiectate sau implementate corect;
– datele devin redundante, iar aplicatiile individuale se aglomereaza în încercarea de a se asigura sincronizarea datelor;
– performantele sunt afectate deoarece este posibil ca pentru finalizarea unei instructiuni select sa fie necesare interogari suplimentare;
2.2.1. Etapele de realizare a bazelor de date
Pentru a realiza o baza de date este necesara parcurgerea unor etape care nu depind de tipul bazei de date create. Aceste etape sunt:
– analiza sistemului informatic pentru care se realizeaza baza de date si a cerintelor informationale solicitate de acest sistem;
– proiectarea structurii bazei de date (schema conceptuala, externa si interna);
– încarcarea datelor în baza de date;
– exploatarea si întretinerea bazei de date.
Continutul acestor etape, respectiv activitatile implicate si modul lor de desfasurare depind, în general, de tipul bazei de date precum si de domeniul de activitate pentru care se construieate baza de date. Exista însa o serie de aspecte cu caracter general care nu sunt influentate de specificul unui anumit domeniu de activitate sau de caracteristicile unui anumit tip de baze de date. În continuare vor fi prezentate aceste aspecte generale, aspectele specifice urmând a fi tratate atunci când vor fi tratate diferite tipuri de baze de date.
Realizarea unei baze de date presupune si folosirea unor metode si tehnici de analiza (tehnica normalizarii relatiilor, a diagramelor de dependenta riguroasa etc.), de programare precum si a unor instrumente de lucru (limbaje de descriere a datelor – LDD, limbaje de manipulare a datelor – LMD etc.) specifice.
Modelul functional este rezultatul analizei cerintelor informationale ale utilizatorilor, mai precis a tranzactiilor (aplicatiilor) prin care pot fi satisfacute aceste cerinte.
Perspectiva diferita din care este realizata analiza explica de ce rezultatele obtinute pot sa difere fiind necesara o coordonare, deci o integrare a lor.
In cadrul etapei de integrare a modelelor sistemului se stabileste in ce masura modelul structural si cel dinamic stisfac necesitatile diferitelor aplicatii, verificandu-se completitudinea (existenta elementelor informationale solicitate) si consecinta lor (in ce masura componentele modelelor sunt necesare si suficiente in raport cu procesele de prelucrare). Se verifica daca relatiile dintre componentele sistemului sunt stabilite in mod corespunzator, pentru a face posibila regasirea informatiilor din mai multe entitati. Se determina, de asemenea, daca legaturile dintre entitati asigura coerenta informatiilor, posibilitatea efectuarii de actualizari concomitente asupra datelor redundante.
Se urmareste ca toate elementele informationale participante la diferitele tranzactii sa fie inregistrate ca atribute ale diferitelor entitati.
Pe baza acestei analize integrate se efectueaza adaugarile si/sau corelarile necesare intre modelele sistemului.
In final se ajunge ca modelul structural si cel dinamic sa nu mai fie complet independente de aplicatii, iar modelul functional sa nu mai fie orientat exclusiv pe aplicatii.
2.2.2. Proiectarea structurii bazei de date
Modelele obtinute în urma analizei sistemului informational sunt modele ale datelor despre sistem. O caracteristica esentiala a acestor modele (denumite si modele conceptuale sau semantice) este faptul ca sunt independente de instrumentul, respectiv SGBD-ul prin intermediul caruia devin operationale.
Etapa de analiza a sistemului informatic este important sa se realizeze independent de un SGBD specificat. Orientarea pe conceptele proprii unui anumit SGBD prezinta numeroase dezavantaje cum sunt:
– schimbarea SGBD-ului impune reproiectarea Bazei de Date;
– conceptele tehnice ale SGBD-ului pot influenta negativ activitatea de analiza si modelare, prin restrictii impuse de acesta, care pot încuraja sau descuraja anumite reprezentari;
– fixând ca punct de plecare facilitatile unui SGBD, utilizatorul neinformatician care nu stapâneste acest SGBD nu îsi poate exprima cerintele în deplina cunostinta de cauza.
Trecerea la proiectarea structurii bazei de date impune luarea în considerare a SGBD-ului cu ajutorul caruia va fi implementata si exploatata baza de date. Acesta deoarece baza de date reprezinta un model al datelor exprimat cu ajutorul conceptelor specifice unui anumit SGBD, ceea ce face ca proiectarea structurii bazei de date sa reprezinte transpunerea modelelor conceptuale în termenii unui model al datelor suportat de un anumit tip de SGBD (model ierarhic, retea, relational, orientat obiect etc.).
Etapa de proiectare a structurii bazei de date consta în urmatoarele activitati:
– alegerea SGBD-ului care va fi utilizat pentru implementarea si exploatarea bazei de date;
– proiectarea schemei conceptuale a bazei de date;
– proiectarea schemei externe (subschemei) a bazei de date;
– proiectarea schemei interne (de memorare) a bazei de date.
Deoarece aceste activitati sunt puternic influentate de tipul bazei de date care se proiecteaza, în continuare sunt prezentate aspectele generale, valabile indiferent de tipul bazei de date proiectate. Aspectele particulare urmeaza a fi prezentate atunci când vor fi prezentate diferite tipuri de baze de date.
2.2.2.1. Alegerea sistemului de gestiune a bazei de date
Alegerea unui SGBD presupune realizarea urmatoarelor activitati:
1. Stabilirea cerintelor utilizatorilor, sub aspectul:
– tipurilor de aplicatii dorite;
– timpului de raspuns;
– confidentialitatii datelor;
– securitatii datelor;
– usurintei de utilizare si altele.
2. Stabilirea cerintelor de ordin tehnic privind realizarea bazei de date, cum sunt:
– portabilitatea SGBD-ului, adica posibilitatea folosirii SGBD-ului pe diferite sisteme de calcul;
– portabilitatea colectiilor de date si a programelor. Aceasta înseamna ca datele pregatite cu ajutorul unui calculator sa poata fi transferate direct pe alt tip de calculator, împreuna cu programele aferente, fara alte operatii auxiliare;
– facilitatile de încarcare, exploatare si întretinere a bazei de date care trebuiesc asigurate (modalitatile de descriere a datelor, tehnicile de organizare si regasire a datelor etc.) si altele.
3. Stabilirea cerintelor de ordin economic, privind:
– încadrarea în bugetul alocat pentru realizarea bazei de date;
– timpul necesar pentru pregatire utilizatorilor si trecerea la exploatarea curenta a bazei de date.
4. Ierarhizarea cerintelor de la punctele anterioare, în functie de importanta (prioritatea) acordata fiecarei cerinte în parte.
5. Analiza comparativa a SGBD-urilor disponibile si/sau posibil de achizitionat, în functie de caracteristicile pe care le prezinta aceste SGBD-uri.
6. Stabilirea corespondentei între cerintele formulate la punctele 1-3 si caracteristicile diferitelor SGBD-uri analizate, pentru a determina masura în care diferitele SGBD-uri analizate permit satisfacerea cerintelor formulate.
7. Alegerea propriu-zisa a SGBD-ului care va fi folosit la realizarea bazei de date.
2.2.2.2. Proiectarea schemei conceptuale
Proiectarea schemei conceptuale a bazei de date presupune urmatoarele activitati:
– stabilirea colectiilor de date si definirea detaliata a continutului acestora;
– determinarea legaturilor dintre colectiile de date si a modului de reprezentare a acestora în cadrul schemei conceptuale;
– testarea schemei obtinute si revizuirea acesteia, daca este cazul;
– descrierea schemei conceptuale în limbajul de descriere a datelor de care dispune SGBD-ul si încarcarea acestei descrieri în baza de date.
La realizarea acestor activitati sunt utilizate, în principal, modelul structural si cel dinamic al sistemului analizat.
Colectia de date reprezinta un ansamblu de date organizat dupa anumite criterii. La stabilirea colectiilor de date (a componentelor schemei conceptuale) se pleaca de la entitatile identificate în etapa de analiza a sistemului. Fiecarei entitati îi corespunde, de obicei, o colectie de date în cadrul schemei conceptuale. În aceste colectii vor figura atributele specifice entitatilor plus eventual o serie de atribute pentru exprimarea legaturilor cu celelalte componente ale sistemului real, atribute cunoscute sub numele de chei externe.
Deoarece nu întotdeauna exista o corespondenta stricta între entitatile din modele semantice si colectiile de date din schema conceptuala a bazei de date si din considerente de ameliorare a lucrului pe aceste colectii de date se poate decide <spargerea> unei entitati în doua sau mai multe colectii de date. Acest lucru duce la o crestere a flexibilitatii de operare cu colectiile de date respective.
„Spargerea” unei entitati în doua sau mai multe colectii de date se realizeaza tinând seama de cerintele informationale ale sistemului si de durata de existenta a datelor în cadrul sistemului. Astfel, datele care sunt solicitate mai des de catre utilizatori, cele care se modifica la intervale reduse de timp sau cele care, desi nu se modifica prea des, sunt solicitate frecvent de catre programe pentru a genera alte date (prin calcul sau în alt mod), pot constitui colectii separate de date pentru a reduce timpul necesar regasirii informatiilor cautate.
Un alt motiv pentru care apare necesara descompunerea unei colectii de date în doua sau mai multe colectii deriva din legaturile care apar între atributele unei entitati. Aceste legaturi conduc la dependente între date datorita carora, la momentul exploataii bazei de date pot apare o serie de disfuncaionalitati, asa numitele „anomalii” de actualizare. Se impune deci reducerea la minimum a dependentelor (conditionarilor) dintre atributele unei colectii de date, lucru realizat, de obicei prin descompunerea colectiei în doua sau mai multe colectii de date cu un numar mai mic de atribute
Rezultatele obtinute prin prelucrari costisitoare efectuate asupra datelor din baza de date pot fi memorate folosind colectii de date special introduse, astfel încât aceste rezultate sa nu fie recalculate ori de câte ori sunt solicitate de utilizatori.
Determinarea legaturilor dintre colectiile de date si a modului de reprezentare a acestorase realizeaza, în principiu, pe baza legaturilor dintre entitatile identificate în cadrul etapei de analiza a sistemului si a cerintelor informationale. Este necesar sa se determine, de asemenea si legaturile dintre colectiile care nu au un corespondent direct în entitatile care compun sistemul, dar care la rândul lor se afla în asociere, unele cu altele.
Modul de reprezentare a legaturilor dintre colectiile de date depinde de modelul datelor suportatde SGBD. Astfel, modelul ierarhic si cel retea utilizeaza pointeri (adrese de legatura) pentru înlantuirea datelor în cadrul diferitelor colectii.
Modelul relational reprezinta legaturile dintre colectiile de date (relatii) cu ajutorul cheilor externe sau cu ajutorul unor colecti de date distincte. Aceasta reprezentare uniforma a datelor si a asocierilor între date prin intermediul relatiilor constituie o caracteristica a modelului relational, care confera acestuia o mare simplitate si flexibilitate.
Testarea schemei conceptuale presupune verificarea completitudinii si consistentei schemei conceptuale, adica determinarea gradului în care schema contine elementele informationale necesare satisfacerii cerintelor informationale ale diferitilor utilizatori si masura în care legaturile stabilite între aceste elemente informationale reflecta raporturile naturale dintre componentele sistemului real. De asemenea, prin testarea schemei conceptuale trebuie sa se verifice daca redundanta datelor este la un nivel minim si poate fi controlata.
Testarea schemei conceptuale permite identificarea unor eventuale erori de proiectare care fac necesara revizuirea schemei. În acest caz se va relua etapa de proiectare a structurii bazei de date, si, uneori, chiar si etapa de analiza a sistemului si a cerintelor informationale.
Descrierea schemei conceptuale a bazei de date se realizeaza în limbajul de descriere a datelor de care dispune SGBD-ul folosit. Rezultatul acestei descrieri îl constituie proiectul bazei de date sau schema bazei de date.
Compilatorul limbajului de descriere a datelor permite aducerea schemei bazei de date în forma la care aceasta sa poata fi memorata în baza de date.
2.2.2.3. Proiectarea schemei externe
Schema externa a bazei de date reprezinta forma sub care apare schema conceptuala pentru utilizatori. Ea este formata din multitudinea viziunilor (vederilor) utilizator. O vedere utilizator reprezinta acea parte din schema conceptuala pe care o poate vedea un anumit utilizator.
Programele de aplicatie opereaza asupra schemei conceptuale prin intermediul schemei externe, având acces doar la acele elemente care sunt incluse în schema externa.
Folosirea vederilor reprezinta mecanismul prin care sunt satisfacute cererile de informatii ale utilizatorilor (deoarece un utilizator nu este interesat de toate informatiile stocate în baza de date) asigurând totodata si protectia datelor contra accesului neautorizat la date (folosind vederile se limiteaza accesul fiecarui utilizator doar la acele date care îi sunt necesare)
2.2.2.4 Proiectarea schemei interne
Schema interna reprezinta modul în care sunt memorate datele pe suport fizic. Schema conceptuala foloseste diferite structuri de date: liniara, arborescenta, retea, relationala în timp ce memorarea datelor pe suport fizic se poate face numai sub forma unei structuri linare. Din aceasta cauza, la proiectarea schemei interne a bazei de date se pune problema modului în care sa fie liniarizata schema conceptuala.
Metoda de liniarizare a schemei conceptuale depinde de SGBD-ul folosit. Exista astfel SGBD-uri care fac apel la metodele de memorare ale datelor pe suportul fizic de memorare pe care le folosesc si sistemele de operare gazda si SGBD-uri care utilizeaza metode proprii de stocare a datelor pe suportul fizic. Aceste SGBD-uri depind mai putin de sistemul de operare gazda, ceea ce le ofera o portabilitate sporita, comparativ cu SGBD-urile din prima categorie.
2.2.3 Incarcarea datelor in baza de date
Aceasta este etapa în care se realizeaza popularea masiva cu date a bazei de date. Desi continutul acestei etape este relativ simplu, fara dificultatea si creativitatea reclamate de activitatile de analiza si proiectare, încarcarea datelor în baza de date reprezinta totusi o activitate dificil de realizat datorita volumului mare de date care se transfera în baza de date de la diferite surse de date.
Sursele de alimentare cu date a bazei pot fi:
documente primare (facturi, bonuri, chitante etc);
colectii de date, gestionate prin diverse instrumente informatice, de exemplu preluarea datelor intr-o baza de date creata anterior, folosind un SGBD cu care nu se mai lucreaza in continuare.
Indiferent de sursa datelor, se recomanda ca, în scopul încarcarii bazei de date, sa se constituie colectii temporare de date (fisiere). În situatia în care datele se preiau din documente primare este necesara utilizarea unor colectii temporare pentru a se deplasa activitatea de validare a datelor cât mai devreme în procesul de încarcare a datelor în baza de date. Programele de încarcare a bazei de date, scrise în limbajul de manipulare a datelor de care dispune SGBD-ul trebuie sa contina cât mai putine validari deoarece aceste validari încetinesc mult executia programelor si determina aparitia unor “puncte albe” în baza de date, de exemplu, legaturi neconstituite datorita inexistentei datelor corespunzatoare.
Pe de alta parte, în situatia în care datele se preiau din colectii gestionate prin alte instrumente informatice, este necesara utilizarea colectiilor temporare pentru a se putea adapta cât mai bine structura acestor colectii la modul de organizare a datelor în baza de date. Programele de încarcare vor fi în acest caz mai simple si mai robuste, asigurând un transfer mai rapid al datelor în baza de date.
2.2.4 Exploatarea si intretinerea bazei de date
Exploatarea bazelor de date de catre diferiti utilizatori finali are ca scop satisfacerea cerintelor informationale ale acestora. SGBD-urile sprijina utilizatorii finali în exploatrea bazelor de date oferind o serie de mecanisme si instrumente pentru descrierea cerintelor de date, cum ar fi limbaje de manipulare a datelor etc.
Întretinerea bazei de date este o activitate complexa care are ca scop actualizarea datelor din baza de date, recuperarea datelor pierdute accidental, reproiectarea structurii bazei de date si orice alte activitati necesare mentinerii functionalitatii bazei de date. Întretinerea bazei de date este realizataîn principal de catre administratorul acesteia.
Baze de date relationale
Ideea bazelor de date relationale a fost lansata pentru prima data de catre D. F. Childs care a subliniat faptul ca orice structurade date poate fi reprezentata printr-una sau mai multe tabele de date, în cadrul carora este necesar sa existe si informatii de legatura, pentru a se asigura legaturile între tabele. Bazele modelului de date relational au fost puse de catre Codd E.F., în 1970 care are meritul de a fi articulat si dezvoltat ideile cu privire la utilizarea teoriei apartenentei la ansambluri sub forma unui model coerent de structurare a datelor – modelul relational. Acest nou model s-a dezvoltat pornind de la un articol, „A Relational Model of Data for Large Shared Data Banks” (Un model relational al datelor pentru banci mari de date folosite în comun), scris de Dr. E. F. Codd în anul 1970. Ideea lui Codd pentru un sistem de administrare a bazelor de date relationale foloseste conceptele matematice de algebra relationala pentru a grupa datele în multimi si a stabili relatii între submultimile (domeniile) comune.
În plus fata de dezvoltarea unui model de baza de date relationala, alte doua tehnologii au condus la dezvoltarea rapida a ceea ce acum este numit un sistem de baze de date client/server.
Prima tehnologie importanta a fost calculatorul personal, care a facut posibil ca aplicatii ieftine, usor de folosit, sa permita utilizatorilor crearea documentelor si administrarea datelor rapid si corect.
A doua tehnologie importanta a fost dezvoltarea retelelor locale de calculatoare (LAN). Desi utilizatorii erau obsnuiti cu terminalele conectate la calculatorul mainframe comun, acum fisierele procesate puteau fi stocate local si accesate de la orice calculator atasat în retea.
2.3.1. Modelul de date relationale
Dr. Codd a definit 13 reguli, referite destul de ciudat ca Cele 12 reguli ale lui Codd, care caracterizeaza modelul relational:
– Un sistem relational de administrare a bazelor de date trebuie sa poata administra bazele de date în întregime prin functiile sale relationale;
– (Regula informatiei) Toate informatiile dintr-o baza de date relationala (inclusiv numele de tabel si de coloana) sunt reprezentate explicit ca valori în tabele;
– (Suportul sistematic al valorii nule) SGBD asigura un suport sistematic pentru tratamentul valorii nule (date necunoscute sau neaplicabile), diferit de valorile prestabilite;
– (Catalogul relational activ on-line) Descrierea bazei de date si a componentelor sale este reprezentata la nivel logic sub forma de tabele si de aceea poate fi interogata folosind limbajul bazei de date.;
– (Sub-limbajul multilateral al datelor) Trebuie sa existe cel putin un limbaj acceptat care sa aiba o sintaxa bine definita sa fie multilateral, prin faptul ca suporta definirea si manipularea datelor, reguli de integritate, autorizarea si tranzactiile;
– (Regula actualizarii vederilor) Toate vederile care pot fi actualizate pot fi actualizate în cadrul sistemului;
– (Inserarea, actualizarea si stergerea la nivel de multimi) SGBD suporta nu numai regasirea datelor la nivel de multimi, ci si inserari, actualizari si stergeri;
– (Independenta fizica a datelor) Programele de aplicatii si cele create pe moment nu sunt afectate din punct de vedere logic la deteriorarea metodelor de acces fizic sau a structurilor de memorare;
– (Independenta logica a datelor) Programele de aplicatii si cele create pe moment nu sunt afectate din punct de vedere logic când sunt facute modificari în structura tabelelor;
– (Independenta integritatii) Limbajul bazei de date trebuie sa poata defini regulile de integritate. Acestea trebuie sa fie memorate în catalogul on-line si nu pot fi încalcate;
– (Independenta distributiei) Programele de aplicatii si cererile momentane nu sunt afectate din punct de vedere logic la prima distribuire a datelor sau la o distribuire ulterioara.
– (Nesubversiunea) Nu trebuie sa fie posibil sa fie încalcate regulile de integritate definite prin limbajul bazei de date prin folosirea limbajelor de nivel inferior.
Ideea lui Codd pentru un sistem de administrare a bazelor de date relationale (SGBDR) foloseste conceptele matematice de algebra relationala pentru a grupa datele în multimi si a stabili relatii între submultimile (domeniile) comune.
Componentele modelului relational sunt:
1. Structura relationala a datelor. Aceasta înseamna ca, în bazele de date relationale, datele sunt organizate sub forma unor tablouri bidimensionale (tabele) de date, numite relatii. Asocierile dintre relatii se reprezinta explicit prin atribute de legatura. Aceste atribute figureaza într-una din relatiile implicate în asociere (de regula, în cazul legaturilor de tip “unu la multi”) sau sunt plasate într-o relatie distincta, construita special pentru exprimarea legaturilor între relatii (în cazul legaturilor de tip “multi la multi”). O baza de date relationala (BDR) reprezinta un ansamblu de relatii, prin care se reprezinta atât datele cât si legaturile dintre date.
2. Operatorii modelului relational. Acestia definesc operatiile care se pot executa asupra relatiilor, în scopul realizarii functiilor de prelucrare asupra bazei de date, respectiv consultarea, inserarea, modificarea si atergerea datelor.
3. Restrictiile de integritate ale modelului relational. Permit definirea starilor coerente ale bazei de date.
În comparatie cu modelele ierarhice si în retea, modelul relational prezinta o serie de avantaje, precum:
Asigurarea unui grad sporit de independenta a programelor de aplicatie fata de modul de reprezentare interna a datelor si metodele de acces la date. În precizarea prelucrarilor asupra datelor, programele de aplicatie nu fac apel la pointeri, fisiere inverse sau alte elemente ale schemei interne a bazei de date. În ceea ce priveste independenta logica, aceasta nu este complet rezolvata nici cu ajutorul modelului relational. O deficienta a modelului relatonal este aceea ca nu permite modelarea comportamentului dinamic al datelor, ceea ce face ca o mare parte din semantica aplicatiilor sa fie codificata în programe si nu în schema conceptuala a bazei de date.
Furnizarea unor metode si tehnici eficiente de control a coerentei redundantei datelor, cu o buna fundamentare teoretica Modificarile pe care le sufera în timp datele ridica probleme serioase la întretinerea bazei de date, în ceea ce priveste controlul actualizarilor, reflectarea modificarilor din structura mediului economic real în structura datelor etc. Modelul relational, prin tehnica normalizaii relatiilor permite definirea unei structuri conceptuale optime a datelor, prin care se minimizeaza riscurile de eroare la actualizare, reducându-se redundanta datelor.
Oferirea unor facilitati multiple de definire si manipulare a datelor. În primul rând, modelul relational ofera posibilitatea utilizarii unor limbaje procedurale, bazate pe algebra relationala, precum si a unor limbaje neprocedurale având la baza calculul relational. Limbajele neprocedurale (declarative) contribuie la îmbunatatirea semnificativa a comunicarii dintre sistem si utilizatorii neinformaticieni. În al doilea rând, manipularea datelor se realizeaza la nivel de ansamblu (relatie), fiind posibila utilizarea paralelismului în prelucrarea datelor.
Ameliorarea integritatii si confidentalitat datelor. Modelul relatonal realizeaza cest lucru prin mecanisme flexibile si eficace de specificare si utilizare a restrictiilor de integritate si a relatiilor virtuale.
2.3.2. Proiectarea bazelor de date relationale
Proiectarea bazelor de date relationale se realizeaza conform cu cele prezentate în capitolul anterior. Diferente apar la activitatile legate de proiectarea schemelor conceptuale, interne si externe, de încarcarea, exploatarea si întretinerea bazei de date.
2.3.3. Proiectarea schemei conceptuale
La proiectarea bazelor de date relationale se foloseste frecvent termenul de “schema conceptuala optima”, prin care se întelege acea schema conceptuala care înlatura posibilitatile aparitiei de anomali în lucrul cu baza de date, asigurând totodata facilitati si performante sporite la încarcarea, exploatarea si întretinerea bazei de date.
Anomaliile care apar la lucrul cu baze de date se manifesta îndeosebi la întretinerea bazei de date, fiind cunoscute si sub numele de anomalii de actualizare a datelor. Ele se manifesta nu numai în cazul bazelor de date relationale, ci si la celelalte tipuri de baze de date. În cadrul teoriei relationale a bazelor de date, anomaliile de actualizare sunt puse în legatura cu dependentele care se manifesta între date. Abordarea anomaliilor de actualizare a permis, pe de o parte caracterizarea riguroasa a relatiilor dupa gradul de “perfectiune” pe care îl prezinta (asa numitele “forme normale” ale relatiilor) si pe de alta parte a facut posibila definirea unor tehnici formale pentru înlaturarea anomaliilor de actualizare.
Avand la baza teoria matematica a relatiilor (algebra relationala s colectie de operatori ce au ca operanzi relatii), modelul a facilitat tratarea algoritmica a problemei proiectarii bazelor de date, numita si problema normalizarii (normalizarea porneste de la o multime de atribute/campuri si o multime de dependente functionale intre acestea pentru a obtine asistat de calculator schema conceptuala a bazei de date).
Anomaliile care apar în lucrul cu baze de date relationale se produc datorita dependentelor “nedorite” care se manifesta între datele din cadrul relatiilor bazei de date. Aceste dependente determina cresterea redundantei datelor si reducerea flexibilitatii structurii bazei de date, efect manifestat prin:
– limitarea posibilitatilor de inserare a datelor; apare când anumite date despre o entitate nu pot fi introduse în baza de date datorita lipsei altor date, relative la aceeasi entitate, si fara de care, datele noi nu pot fi introduse datorita dependentelor dintre aceste date;
– pierderi de date la stergere; apar atunci când, în urma unei stergeri din baza de date sunt sterse si altele, care nu mai pot fi obtinute (reconstituite) din baza de date;
– aparitia unor inconsistente la modificarea datelor; adica mentinerea, pentru unele atribute, a unor valori neactualizate alaturi de valorile actualizate.
Formele normale ale relatiilor dintr-o baza de date relationala sunt definite în raport de anomaliile care pot apare în lucrul cu aceste relatii, deci în functie de dependentele “nedorite” care se manifesta în cadrul acestor relatii.
La proiectarea bazelor de date relationale se pot defini cinci forme normale, formând cinci nivele de normalizare a relatiilor.
O relatie R este în forma normala unu, FN1, daca domeniile pe care sunt definite atributele relatiei sunt constituite numai din valori atomice (elementare). În plus, un tuplu nu trebuie sa contina atribute sau grupuri de atribute repetitive.
O relatie R este în forma normala doi, FN2, daca este în FN1 si oricare dintre atributele noncheie este dependent functional complet de cheia primara a relatiei.
O relatie R este în forma normala trei, FN3, daca este în FN2 si atributele noncheie nu sunt dependente tranzitiv de cheia primara a relatiei.
Relatia R este în forma normala patru, FN4, daca este în FN3 si în cadrul ei nu se manifesta mai mult de o dependenta multivaloare.
Spunem ca relatia R este în forma normala cinci, FN5, daca fiecare dependenta jonctiune este implicata printr-un candidat cheie al lui R.
Avantajele modelului relational:
– usor de inteles (numar redus de concepte) si de controlat (sistemele ajung la o interfata prietenoasa);
– scalabilitatea sa este generoasa, fiind si singurul model care cunoaste implementari de baze de date distribuite;
– legi de integritate (reguli pentru protejarea datelor si structurilor) usor de inteles si de dezvoltat;
– spatiu de stocare si redundanta relativ reduse;
– independenta structurilor logice ale bazei de date de modul de stocare fizica a datelor (aplicatiile sunt independente de modul de inregistrare a datelor) – exceptiile au aparut doar motivate de cresteri ale performantelor;
– limbaje simple bazate pe algebra relationala sau pe calcul relational.
Dezavantajele modelului relational:
– incercarile modelului de a inmagazina si informatii multimedia nu au ajuns la un numitor comun standardizat.
Etapele procesului de proiectare a schemei conceptuale:
1. Determinarea formei normale în care trebuie sa se afle relatiile din baza de date (a nivelului de “perfectiune” impus schemei conceptuale). Relatiile aflate în forme normale superioare determina aparitia unui numar redus de anomali în lucrul cu baza de date, comparativ cu relatiile nenormalizate sau aflate în primele forme normale, dar conduc todata la cresterea timpului de acces la date. Aceasta deoarece relatiile aflate în forme normale superioare contin, de regula, un numar mai mic de atribute, lucru care impune cresterea numarului de relatii din baza de date, deci interogarea simultana a mai multor relatii pentru a gasi anumite informatii.
În determinarea formei normale la care trebuiesc aduse relatiile din bazele de date relationale se vor avea în vedere urmatoarele:
– ponderea operatiilor de interogare si a celor de actualizare în lucrul cu bazele de date relationale;
– exigentele de performanta si flexibilitate impuse de utilizatorii finali la interogarea si, respectiv la actualizarea bazelor de date relationale.
2. Stabilirea relatiilor care sa faca parte din baza de date, în forma normala stabilita anterior. Aceasta presupune definirea relatiilor si a restrictiilor de integritate asociate, lucru realizat pe baza modelelor conceptuale ale sistemului, modele obtinute în etapa de analiza a sistemului si a cerintelor informationale asociate. În cadrul acestei etape se pot aplica mai multe tehnici de proiectare (tehnica normalizarii, tehnica diagramelor de dependenta riguroasa etc.).
3. Testarea schemei conceptuale obtinute si revizuirea acesteia, daca este cazul;
4. Descrierea schemei conceptuale în limbajul de descriere a datelor utilizat de SGBD-ul relational folosit si încarcarea acestei descrieri în baza de date relationala.
2.3.4. Proiectarea schemei externe
Schema externa a unei baze de date relationale reprezinta ansamblul relatiilor (tabelelor de date) la care are acces un utilizator (un program de aplicatie). Desi mai multi utilizatori pot lucra cu o aceeasi schema externa, în general, se considera pentru o baza de date relationala atâtea scheme externe câti utilizatori exista la un moment dat, scheme care trebuiesc proiectate si apoi facute operationale.
Schema externa reprezinta modul de organizare, structurare, a datelor de care are nevoie un anumit utilizator pentru a-si satisface toate cerintele informationale. Deoarece, de cele mai multe ori, un utilizator nu are nevoie de ansamblul datelor memorate în cadrul bazei de date ci numai de o parte a acestor date, se considera schema externa drept o partitie logica a schemei conceptuale a bazei de date. Din aceasta cauza, schema externa a unei baze de date mai este cunoscuta si sub numele de subschema a bazei de date.
Modul de structurare a datelor în cadrul schemei externe poate fi cel din cadrul schemei conceptuale sau poate sa fie diferit. Acest lucru se explica prin faptul ca structurarea datelor în cadrul schemei conceptuale are ca obiectiv optimizarea structurii de ansamblu a bazei de date relationale, în raport de ansamblul cerintelor informationale ale tuturor utilizatorilor, în timp ce structurarea datelor în cadrul schemei externe urmareste facilitarea satisfacerii cerintelor informationale pentru un anumit utilizator.
La proiectarea unei scheme externe a unei baze de date relationale se parcurg urmatoarele etape:
1. Determinarea zonei (ariei) de interes pentru un anumit utilizator din cadrul sistemului informatic reflectat informational cu ajutorul bazei de date;
2. Analiza structurala, dinamica si functionala a acestei zone din domeniul activitatii economice reprezentate prin sistemul informatic pentru care se realizeaza baza de date;
3. Proiectarea schemei externe, pe baza analizei anterioare, în modul de lucru descris la proiectarea schemei conceptuale a bazei de date relationale, tinând cont de faptul ca aceeasi schema poate apare drept o schema conceptuala, daca sistemul de referinta este întregul domeniu economic analizat, sau drept o schema externa, daca sistemul de referinta este o parte din domeniul economic analizat;
4. Testarea schemei externe si modificarea acesteia, daca este cazul;
5. Aducerea schemei externe în forma operationala. Acest lucru se realizeaza în mod diferit fata de schema conceptuala a bazelor de date, pentru care operationalizarea presupune descrierea sa cu ajutorul limbajului de descriere a datelor utilizat de SGBDR, compilarea acestei descrieri si încarcarea acestei descrieri compilate în cadrul bazei de date. Pentru ca o schema externa sa devina operationala, sa poata fi aplicata, utilizatorul caruia îi este destinata trebuie sa primeasca drepturi de acces asupra tabelelor de date care compun schema externa.
2.3.5. Sisteme de gestiune a bazelor de date relationale
Un sistem de gestiune a bazelor de date relationale poate fi definit ca reprezentând un SGBD care utilizeaza drept concepaie de organizare a datelor modelul relational.
Diversitatea modelelor relationale „operationale” au determinat, în mod natural existenta unei mari diversitati de SGBDR, care se apropie mai mult sau mai putin de modelul relational „teoretic”. Cerintele teoretice pe care trebuie sa le satisfaca un SGBD relational au fost specificate de Codd, printr-o serie de 13 reguli, numite regulile lui Codd.
Deoarece aceste reguli au fost mult disputate si deoarece nici unul dintre SGBD-urile relationale (SGBDR) disponibile astazi nu respecta întrutotul cerintele exprimate de Codd, în cadrul celor 13 reguli, caracterizarea unui SGBD se realizeaza folosind o serie de cerinte minimale pe care trebuie sa le satisfaca un sistem de gestiune a bazelor de date pentru a putea fi considerat relational.
Un SGBD este minim relational daca satisface urmatoarele conditii:
1. Toate datele din cadrul bazei de date sunt reprezentate prin valori în tabele.
2. Nu exista pointeri observabili de catre utilizator între tabele, în sensul ca operatiile cu relatii nu fac apel la pointeri, indecsi, fisiere inverse etc.
3. Sistemul suporta operatorii relationali de proiectie, selectie si join natural, fara limitari impuse din considerente interne (cum ar fi de exemplu, necesitatea indexarii atributelor). Unitatea de informatie cu care se lucreazt în cadrul acestor operatii trebuie sa fie relatia.
4. Un SGBD este complet relational daca este minimal relational si satisface în plus urmatoarele conditii:
Sistemul suporta toate operatiile de baza ale algebrei relationale, fara limitari impuse din considerente interne.
Sistemul suporta doua dintre restrictiile de integritate de baza ale modelului relational si anume unicitatea cheii unei relatii si restrictia referentiala.
Un SGBD este pseudorelaaional daca satisface numai conditiile 1 si 3.
Dintre instrumentele si mecanismele de lucru de care dispune un SGBD relational se pot mentiona:
– un limbaj relational pentru descrierea datelor la nivel fizic, logic si conceptual;
– un limbaj relational pentru manipularea datelor (interogare si actualizare);
– mecanisme pentru controlul integritatii semantice a datelor;
– mecanisme pentru asigurarea coerentei datelor în conditiile accesului concurent la date si aparitiei unor avarii;
– mecanisme pentru optimizarea cererilor de date;
– utilitare pentru prezentarea rezultatelor, de tipul generatoarelor de rapoarte, utilitare pentru generarea de aplicatii, pentru generarea de statistici despre starea si activitatea bazei de date.
Dintre SGBD-urile relationale mai cunoscute putem mentiona: INGRES, ORACLE, DB2, FOCUS, SQLtDS s.a. care lucreaza sub sistemele de operare VMS si UNIX. Pentru calculatoarele compatibile IBM-PC avem dBase IV, FoxPro, Paradox s.a.
CAPITOLUL 3
PROGRAMAREA UNUI SISTEM INFORMATIC
3.1. Sisteme informatice
„Functionarea adecvata a firmei, realizarea obiectivelor cuprinse in previziunile sale nu este posibila doar prin contributia sitemului decizional. De asemenea este necesar un sistem informational, ce ofera materia prima infomationala necesara in stabilirea si indeplinirea obiectivelor economico-financiare, a sarcinilor, competentelor si responsabilitatilor atat manageriale cat si de executie din cadrul unei societati comerciale”
Pentru desfasuarea in bune conditii a oricarei activitati, este necesara manevrarea unui volum ridicat de informatii, astfel au aparut si s-au dezvoltat sisteme informationale care ocupa astazi un loc important în functionarea complexului mecanism reprezentat de societatea moderna. Aparitia calculatorului electronic a permis automatizarea acestor activitati conducând la aparitia sistemelor informatice. Sisteme informationale reprezinta un ansamblu de tehnici si metode de organizare si manevrare a informatiilor specifice unui anumit domeniu de activitate (ex. circuitul informatiilor într-o întreprindere, evidenta populatiei, evidenta cartilor într-o biblioteca etc.), de la generarea acestora si pâna la stergerea sau stocarea lor.
Sistemele informatice sunt sisteme de organizare, manevrare si exploatare a informatiilor (respectiv a datelor), specifice unui anumit domeniu de activitate, cu ajutorul calculatorului. Pentru a rezolva problemele legate de manevrarea informatiilor, reprezentate prin intermediul datelor, apare ca o necesitate existenta unor modele si mecanisme de organizare a datelor deoarece, de modul în care sunt organizate datele depinde eficienta sistemului informatic. Bazele de date, ca principale componente ale sistemelor informatice, ofera tocmai aceste modele si mecanisme de organizare a datelor.
Informatia este prelucrata prin intermediul sistemelor informatice.
Informatia reprezinta sensul pe care oamenii îl acorda datelor (astfel ca aceeasi data poate reprezenta diverse informatii, functie de cei care o folosesc).
Datele sunt reprezentari simbolice ale unor fenomene, procese, obiecte etc. susceptibile a fi stocate pe un suport de memorie externa, si care pot fi manevrate folosind diverse mijloace tehnice (exemple de date: cifre, siruri de caractere, imagini, culori etc.).
Circuitul informational se refera la drumul pe care-l parcuge informatia din momentul aparitiei unui eveniment si pana cand pe baza acestuia se declanseaza un alt eveniment.
Daca prelucrarea informatiei se face preponderent cu mijloace automate, avem de a face un sistem informational automatizat, numitsistem informatic.
Sistemul informatic, mai poate fi definit ca un ansamblu coerent structurat, format din achipamente electronice de calcul si comunicatie, procese si proceduri automate si manuale etc., toate acestea pentru maximizarea profitului realizat in activitatea economica.
Pentru a-si realiza functionalitatea în cadrul activitatii desfasurate de o organizatie economica, sistemul informational presupune efectuarea unor activitati de culegere, prelucrare, transmitere si stocare a informatiilor economice.
Aceste activitati implica utilizarea unor mijloace de stocare, prelucrare si transmitere a informatiilor precum si a unor categorii de personal specializat.
Daca efectuarea activitatilor unui sistem informational presupune folosirea tehnicii de calcul spunem ca avem un sistem informatic.
În mod ideal, sistemul informatic ar trebui sa fie tot una cu sistemul informatonal. În practica, sistemul informatic este un subsistem al sistemului informational care foloseste calculatorul si aplicatii software specializate pentru a acoperi anumite aspecte ale activitatii sistemului informational.
Într-un sistem informational al unei organizatii economice pot exista, la un moment dat, mai multe sisteme informatice care functioneaza în paralel si colaboreaza pentru îndeplinirea obiectivelor sistemului informational (ex. un sistem informatic – SI pentru evidenta contabila, un SI pentru gestiunea materialelor, un SI pentru evidenta personalului etc.).
Un sistem informatic cuprinde urmatoarele elemente :
– echipamente de calcul ;
– aplicatii software ;
– baze de date ;
– personal de întretinere (inginer de sistem si/sau administratori de baze de date) ;
– operatori date.
Caracteristica sistemelor informatice este pastrarea centralizata a datelor în baze de date spre deosebire de sistemele informationale vechi, în care stocarea datelor se realiza pe suport de hârtie. Aceasta ducea la o replicare puternica a acelorasi date la nivelul mai multor componente ale sistemului pentru a reduce durata de acces la date.
Pastrarea datelor în baze de date are avantajul ca reduce redundanta acestora si evita aparitia problemelor de actualizare (orice data este actualizata o singura data neexistând riscul aparitiei unei date replicate care sa aiba valori diferite deoarece actualizarea nu s-a realizat pentru toate copiile existente).
Ciclul unui sistem informatic presupune doua etape:
1. Proiectarea si realizarea sistemului informatic – parte care asigura definirea conceptuala si tehnica a sistemului informatic si elaboreaza documentatia de proiectare si realizare a sistemului informatic.
2. Exploatarea sistemului informatic – este partea ce asigura efectiv exploatarea sistemului prin prelucrarea automata a datelor din fluxul informational al agentului economic.
Prelucrarea datelor este asigurata de partea de SOFT prin sisteme de gestiune a bazelor de date si prin partea de HARD prin calculatoare si retele de calculatoare.
In cadrul unei societati, concomitent cu precizarea ariei de investigatie informationala se formuleaza obiectivele de realizat. Pentru a fi realizate si acceptate de catre personalul cheie al firmei, este necesara participarea la stabilirea obiectivelor a managerilor de nivel superior si a principalelor compartimente implicate, in special cel contabil, deoarece acestia cunosc cel mai bine necesitatile societatii si sunt beneficiarii principalelor informatii. Sub conducerea lor competenta, echipei de programatori i se sabilesc doua categorii de obiecive: informationale si economice.
Obiectivele informationale vizeaza direct functonalitatea sistemului informatic, felul si calitatea informatiilor de furnizat, modernizarea unor proceduri informationale, in special in legatura cu extinderea sau introducerea unor noi computere, terminale, etc., performantele si perioada de furnizare a unor inormatii cheie, costurile implicate, etc.
Obiectivele economice au in vedere „efectele directe si indirecte determinate de perfectionarile informationale. Acestea se refera la portofoliul de comenzi, marimea stocurilor de materii prime, viteza de rotatie a capitalului circulant, cifra de afaceri, etc., intre cele doua categorii de obiective existand o stransa interdependenta. Intotdeauna, chiar daca sunt dificil de comensurat cu exactitate, perfectionarile informatce, fie in diminuarea unor anumite costuri, mai ales indirecte, fie in sporirea unor venituri ca urmare a unor informari calitativ superioare intr-o perioada optima.”
In acest sens, pentru realizarea unui sistem informatic de tip financiar contabil trebuie respectate urmatoartoarele etape:
etapa de analiza a sistemului informational existent;
etapa de proiectare generala a sistemului informatic;
etapa de proiectare de detaliu a sistemului informatic;
etapa de elaborare si testare a programelor;
etapa de implementare a sistemului informatic;
partea de exploatare curenta, de intretinere si mentinere in functiune a sistemului informatic.
3.2. Microsoft Access 2000
Microsoft Access 2000, este un puternic si robust sitem de gestionare a bazelor de date relationale pe 32 de biti, pentru crearea de aplictii clasice sau de tip client-server pentru baze de datepentru sistemele de operare Windows 9X si Windows.
Sistemul de Gestiune a Bazelor de Date Microsoft Access 2000 face parte din pachetul de programe Microsoft Office si este cea de a 5-a versiune a produsului de la lansarea sa initiala din 1992
Aceasta reprezinta o versiune imbunatatita a produsului Microsoft Office 97.in care, pe langa componentele traditionale: Word, Excel, PowerPoint si Outlook, au fost introduse urmatoarele componente:
Publisher, pentru realizarea de aplicatii;
FrontPage, pentru crearea paginilor Web;
PhotoDraw, pentru editarea imaginilor;
Small Business Tools, pentru gestionarea afacerilor mici.
Principalele caracteristici ale SGBD-ului Access sunt:
este relational si lucreaza sub sistemul de operare Windows;
este deschis comunicarii cu alte SGBD-uri, cum ar fi FoxPro sau Paradox;
permite realizarea unor aplicatii complexe, prin utilizarea limbajului Visual Basic;
permite comunicarea cu SQL Server, un alt produs al Microsoft care gestioneaza baze de date;
permite accesul la baze de date din reteaua Internet, fiind un instrument uti pentru publicarea informatiilor in paginile Web;
este autodocumentat prin help, apelabil contextual sau la cerere;
contine instrumente wizard care permit utilizatorului crearea intr-o maniera foarte simpla a obiectelor bazei de date;
permite crearea de comenzi rapide (shortcuts) in vederea accesarii obiectelor Access;
permite crearea de grupuri de obiecte definite de utilizatorin cadrul bazei de date;
permite personalizarea bazei de date;
permite utilizarea obiectelor Access din cadrul aplicatiilorrulate sub sistemul de operare Windows;
In cadrul versiunii 2000 a SGBD-ului Accessau fost introduse o serie de facilitati noi cum ar fi:
Interfata grafica fost modificata, fiind mai atractiva si mai usor de utilizat;
Se permite publicarea datelor in cadrul unei retele Intranet sau pe Internet prin pagini HTML dinamice;
Pe baza facilitatii de compactare, se minimizeaza dimensiunea bazei de date la inchidere;
Se permite crearea de aplicatii care sa utilizeze baze de date stocate in SQL Server, in cadrul unei retele de calculatoare.
3.2.1. Arhitectura Microsoft Access
O baza de date Access poate fi definita ca o colectie e obiecte: tabele, cereri de interogare, formulare, rapoarte, pagini Web, comenzi macro si module.
In ciuda puterii programului Access, acest sistem de bare de date relationale poate fi folosit cu usurinta de utilizatorii fara cunostinte de programare. Butoanele de pe numeroasele bare cu instrumente modernizate, care sunt aproape identice in toate aplicatiile pachetului Office 2000, ofera variante de comanda rapida pentru optiunile din meniuri. Meniurile adaptabile ale pachetului Office 2000 nu afiseaza decat optiunile folosite cel mai frecvent.
Trebuie subliniata diferenta majoracare exista intre Microsoft Access si alte sisteme de gestiune a bazelor de date. Astfel, in Visual FoxPro, prin baze de date (basadate) se inteleg acele fisiere in care sunt stocate datele.
Tabela, este un obiect definit de utilizatorin care sunt stocate datele primare;
Formularul, este un obiect care permite introducerea datelor, afisarea acestora sau controlul intregii aplicatii;
Interogarea, este un obiect care permite vizualoizarea informatiilor obtinute prin prelucrarea datelor din una sau mai multe tabele si/sau alte cereri de interogare.
Raportul, este un obiect care permite formatarea si tiparirea informatiilor obtinute in urma consultarii bazei de date sub forma de documente;
Pagina Web de accesare a datelor, repezinta un obiect care include un fisier HTML si alte fisiere suport in vederea furnizarii accesului la date prin intermediul browser-elor Internet;
Comanda macro, reprezinta un obiect care contineo definitie structurata a uneia sau mai multor actiuni pe care Access le realizeaza ca rasouns la un anumit eveniment;
Modulul, reprezinta un obiect care contine proceduri definite de utilizator si scrise in limbajul de programare Visual Basic.
3.2.2. Facilitati Access pentru dezvoltarea aplicatiilor
Access a fost proiectat in vederea „crearii de aplicatii multiutilizator, in care fisierele bazelor de date sunt partajatein retea, iar Access foloseste un sistem de securitate complex pentru a impiedica persoanele neautorizate sa citeasca sau sa modifice bazele de date create.
Access poate importa si exporta date din cele mai cunoscute formate de fisier pentru baze de date si foi de calcul tabelar, precum si ca fisiere de text. De asemenea, Access poate atasa fisiere cu tabele dBASE, FoxPro si Paraox la bazele de datesi permite lucrul cu aceste fisiere in formatul lor nativ, insa sistemul de asistenta pentru fisierele anexate in aceste formate este foarte limitat in Access 2000. De asemenea, programul Access poate fi folosit pe statii de lucru care au rolul de clienti pentru servere de retea cu fisiere si baze de date in cadrul sistemelor client/server pentru baze de date. Ca atare, Access indeplineste toate cerintele pentru un sistem profesional de gestionare a bazelor de date relationale, fiind totodata si un instrument profesional de dezvoltare pentru lucrul cu baze de dateclient/server, la care, Microsoft a adus numeroase imbunatatiri acestor facilitati.
Access are o structura unica pentru baze de date care poate combina toate tabelele de date inrudite si indexurile, formatele, apoartele si codurile VBA ale acestora intr-un singur fisier mdb.
Microsoft a inclus in Access 2000 „numeroase subrutine care ghideaza utilizatorul pas cu pas prin realizarea unor operatii dificile. Una dintre cele mai reusite subrutine din Access 2000 este Daabase Wizard, carecreeaza o aplicatie Access 2000 tipica, folosind un set de sabloane preformatate pentru baze de date.”
Succesul programului Access poate fi atribuit in mare parte „includerii sale in editiile Microsoft Office Professional. Fiecare versiune a programului Access a fost integrata din ce in ce mai bine cu celelalte componente ale pachetului Office. Toate componentele din Office 2000 si Visual Basic 6.0 folosesc acum Visual Basic for Applications (VBA) in versiunea 6.0. Access 2000 a doptat in sfarsit editorul VBA din Office 2000 (care este numit mediu de programare integrat – IDE) pentru scrierea codurilor VBA de automatizare a apicatiilor Access”
Pana si programul FoxPro petru baze de date, produs tot de Microsoft, desi are numerosi programatori si utilizatori fideli, a devenit un produs marginal. Zeci de milioane de exemplare ale programului Access sunt folosite in prezent in lume pentru aplicatii care variaza de la organizarea retelelor si a colectiilor de cd-uri pama la operatiile de comert electronic (e-commerce) din Internet.
Access faciliteaza dezvoltarea si exploatarea bazelor de date punand la dispozitia utilizatorilor o serie de intrumente extrem de utile ce permit:
Utilizarea bazelor de date create in versiuni diferite ale Microsoft Access si realizarea de conversii intre formatele de fisiere;
Compactarea si repararea bazelor de date;
Elaborarea rapida a formatelor de interfata cu uilizatorul (prin intermediul utilitarului SwitchBoard Manager);
Personalizarea interfetei bazei de date (prin intermediul ferestrei Sturt-up);
Divizarea aplicatiilor prin separarea tabelelor de restul obiectelor (prin intermediul instrumentarului DataBase Splitter);
Analiza si documentarea bazelor de date;
Sporirea gradului de securitate in exploatarea bazei de date (prin conversia in format „mde” stabilirea unei parole, incriptare sau stabilirea unui sistem ierarhic de utilizatori)
„Sistemul de securitate folosit de Access este modelat pe baza celui din Microsoft SQL Server , in versiunea Access 2000 nu au fost operate modificari substantiale in sistemul de securitate din versiunea anterioara, dar subrutina User-Level Security Wizard introdusa in premiera in Access 95 face mai usoara implementara si administrarea aplicatiilor sigure.”
Cosmetizarea programului Access 2000
O mare parte din facilitatile introduse in Access 2000 sunt numai de cosmetizare si au o influenta redusa, sau chiar nula asupra activitatii curente a utilizatorilor programului Access si a programatorilor. Unele facilitati par sa fi fost introduse exclusiv pentru a extinde „lista de noi facilitati”care insoteste toate versiunile actualizate ale softurilor.
3.2.3. Optimizarea bazelor de date Access
Desi modelul relational beneficiaza de formalisme pentru modelele normale (normalizate), iar interfata folositapentru descrierea obiectelor tip ofera insemnate facilitati pentru implementarea modelelor, totusi obiectele aplicatiei chiar daca sunt functionale nu sunt si performante (parametrii: timp afectat efectuarii unor operatii, spatiul ocupat in baza de date, etc.). De aici apare necesitatea optimizarii acestor obiecte de catre proiectantul bazei de date.
1. Optimizarea tabelelor. In general procesul de normalizare conduce la obtinerea unor tabele optimizate (in functie de complexitatea problemei, un model poate fi normalizat, daca respecta minim FN2, dar pentru a fi si mai performant poate fi necesara si o forma normala superioara). Se mai pot avea in vedere si urmatoarele recomandari:
– Folosirea unor tipuri de date si dimensiuni cat mai adecvate pentru campuri;
– Evitarea definirii cheilor primare pe campuri de tip Text, Numeris(Single), Numeric(Double). Cele mai recomandate tipuri pentru astfel de chei sunt cele de tip AutoNumber si Numeric;
– Indexarea campurilor care pot fi folosite in ordonari, criterii sau in relatii (daca pentru campurile de tip cheie externa, utilizatorul nu creeaza indecsi, acest lucru va fi facut automat de Access);
– Utilizarea moderata a indecsilor. Chiar daca acestia permit realizarea unor operatii intr-un timp scurt, nu se recomanda folosirea lor abuziva, deoarece operatiilede actualizare vor fi mai lente.
2. Optimizarea interogarilor. Pentru obiecte de acest tip se au in vedere urmatoarele:
– Folosirea in criterii (sau clauza SQL Where) numai a campurior indexate;
– Se va evita folosirea in criterii a campurilor din partea n a unei relatii;
– Utilizarea in clauza Group By (daca este posibil) a campurilor indexate si totodata a unui numar redus de campuri;
– Pentru interogarile destinate numai afisarii datelor se poate recurge la folosirea tipului Snapshot;
– Salvarea interogarii in timpul executiei
3. Optimizarea formulalelor. In general formularele sunt mari consumatoare de resurse, asa incat sunt identificate urmatoarele:
– Evitarea supraincarcarii formularelor cu controale;
– Renuntarea la utilizaea unor imagini grafice in cadrul formularelor;
– Evitarea deschiderii mai multor formulare decat sunt necesare;
– Setarea proprietatii Data Entry pe „yes” reudce timpul necesar incarcarii unui formular;
– Evitarea folosirii unor proceduri complicate pentru evenimentul OnCurrent.
4. Optimizarea rapoartelor. Pentru rapoarte se recomanda urmatoarele:
– Renuntarea la atasarea controalelor de tip imagine, butoane, casete combinate, etc., deoarece acestea nu vor avea nici o utilitate in raport;
– Utilizarea unor proceduri cat mai simple pentru evenimentul OnFormat sau chiar renuntarea, daca este posibil, la aceste proceduri;
– Sortarea si gruparea datelor se va face, daca este posibil, numai dupa campuri indexate.
CAPITOLUL 4
CONTABILITATEA STOCURILOR DE MATERII PRIME SI MATERIALE
4.1. Continutul si structura stocurilor
4.1.1. Stocurile
Stocurile reprezinta, dupa caz, bunurile materiale, lucrari si servicii destinate sa fie consumate la prima lor utilizare, sa fie vândute în situatia în care au starea de marfa sau produse rezultate din prelucrare, precum si productia în curs de executie aflata sub forma productiei neterminate.
„Stocurile sunt bunuri si servicii care intra in ciclul de exploatare pentru a fi vandute sau consumate la prima lor utilizare.”
Stocurile sunt bunuri detinute in scopul desfasurarii normale a activitatii unei intrearinderi, bunuri ale caror valori nu justifica incadrarea lor ca active fixe.
Din punct de vedere al utilitatii, stocurile pot participa la unul sau mai multe cicluri de fabricatie. Din punctul de vedere al formei materiale, pot fi: produse finite sau semifabricate, bucati, seturi de mai multe bucati, serii, paleti, etc.
Stocurile se pot masura cu una sau mai multe unitati de masura. Atunci cand unui stoc ii sunt aplicabile mai multe unitati de masura, est importanta stabilirea unitatii de masura de baza pentru contabilitate si formula de transformare a unitatii de masura de baza in toate celelalte unitati de masura utilizate in legatura cu stocul respectiv.”
Stocurile, sub aspectul gestionarii, se pot grupa in stocuri si productia in curs de executie, ambele fiind considerate active circulante materiale. Comisia Internationala a Standardelor Contabile (IASC), in norma de contabilitate IAS2, „Stocurile” aplicata incepand cu 01.01.1976 si revizuita in anul 1993 defineste stocurile ca fiind un element de actic, iar costul de achizitie al acestora cuprinde pretul de cumparare, taxele vamale si alte taxe nerecuperabile, cheltuieli de transport-aprovizionare.
În contabilitatea din tara noastra, în sfera stocurilor se includ si materialele de natura obiectelor de inventar. Acestea sunt bunuri cu o valoare mai mica decât limita prevazuta de lege pentru a fi considerate mijloace fixe, indiferent de durata lor de serviciu, sau cu durata mai mica de un an, indiferent de valoarea lor, precum si bunurile asimilate acestora (echipamentul de protectie, echipamentul de lucru, îmbracamintea speciala, sculele, instrumentele, mecanismele, dispozitivele si verificatoarele cu destinatie speciala, modelele, stantele, matritele si alte obiecte asimilate).
Stocurile pot fi:
– Bunuri achizitionate in scoupul revanzarii (marfa cumparata de un comerciant cu amanuntul si destinata revanzarii) sau orice alta achizitie avand acest scop;
– Bunuri finite sau in curs de executie, fabricate de intreprindere;
– Materii prime, materiale, utilitati ce urmeaza a fi folosite in procesul de productie;
– Costul serviciului penru care intreprinderea nu a recunoscut inca venitul aferent, in cazul prestarilor de servicii.
4.1.2. Clasificarea stocurilor
În contabilitatea financiara a întreprinderii stocurile sunt clasificate si delimitate în functie de patru criterii: fizic, destinatia, faza ciclului de exploatare si locul de creare a gestiunilor. Corespunzator acestor criterii sunt individualizate urmatoarele structuri:
a) materiile prime, care participa direct la fabricarea produselor, regasindu-se în componenta lor integral sau partial, în starea initiala sau transformata ;
b) materialele consumabile sau furniturile cuprind materialele auxiliare, combustibilii, materiale pentru ambalat, piesele de schimb, semintele si materialul de plantat, furajele si alte materiale consumabile care participa indirect sau ajuta activitatea de exploatare fara a se regasi, de regula, în produsul rezultat ;
c) produsele sub forma semifabricatelor (produse în curs de fabricatie), produselor finite (produse care au parcurs întregul proces de fabricatie) si produselor reziduale (rebuturi, materiale recuperabile si deseuri) ;
d) animale care nu au îndeplinit conditiile pentru a fi trecute la animale adulte, animalele de îngrasat, pasarile si coloniile de albine ;
e) productia în curs de fabricatie reprezinta materiile prime care nu au trecut prin toate stadiile de fabricatie, produsele nesupuse probelor si receptiei tehnice sau necompletate în întregime, precum si lucrarile si serviciile în curs de executie sau neterminate ;
f) marfurile, respectiv bunurile pe care întreprinderea le cumpara în vederea vânzarii ;
g) ambalajele (cu exceptia ambalajelor de natura obiectelor de inventar si mijloacelor fixe) de transport refolosibile care însotesc bunurile în procesul circulatiei lor (recuperabile facturate consemnate distinct care circula prin restituire sau incluse în pretul marfii si care se pot valorifica sau nu dupa utilizare) .
Categorii distincte in cadrul stocurilor, constituie obiectele de inventar, baracamentele si amenajarile provizorii.
In Romania, prin regulamentul de aplicare a Legii Contabilitatii nr. 82/1991 este data urmatoarea definitie acestei clase de active patrimoniale: „Contabilitatea stocurilor si comenzilor in curs de executie cuprinde ansamblul bunurilor si serviciilor din cadrul unitatii patrimoniale, destinate:
sa fie vandute in aceeasi stare sau dupa prelucrarea lor in procesul de fabricatie;
Fie consumate la prima lor utilizare”
În raport de locul de creare a gestiunilor, structurile de stocuri prezentate mai sus se grupeaza în: stocuri aflate în depozitele întreprinderii, stocuri în curs de aprovizionare sau sosite si nereceptionate, stocuri sosite fara factura, stocuri livrate dar nefacturate, stocuri facturate dar nelivrate, stocuri aflate la terti.
Corespunzator criteriilor de clasificare prezentate mai sus sunt individualizate doua structuri informationale de baza: structura financiara standardizata si structura interna sau de gestiune.
Structura financiara standardizata este proprie gestiunii si contabilitatii financiare a întreprinderii si opereaza cu doua criterii: destinatia si faza ciclului de exploatare. Interesul informational este cel al finantarii pe termen scurt, calcularii si analizei mecanismului fondului de rulment, bugetarea activitatii de exploatare si gestionarea activitatii de trezorerie. Din punct de vedere metodologic, o asemenea structura se realizeaza si se identifica prin conturile grupa sau principale din Planul de conturi general simbolizate cu doua cifre, sinteticele de gradul I sau divizionare, simbolizate cu trei cifre si sinteticele de gradul II sau subdivizionare, simbolizate cu patru cifre.
Structura interna sau de gestiune, necesara, dar nestandardizata, este opozabila contabilitatii interne de gestiune. Ea opereaza cu celelalte doua criterii: fizic si locul de creare a gestiunilor si se delimiteaza prin conturile analitice de stocuri corespunzatoare sortimentelor si gestiunilor (depozitelor create ca entitati gestionare repartizate în raspunderea unor persoane fizice).
4.2. Obiectivele si factorii organizarii contabilitatii stocurilor
Obiectivele contabilitatii stocurilor si a productiei in curs de executie sunt, in principal legate de realizarea functiilor comerciale ale intreprinderii.
Principalele obiective ce revin contabilitatii in acst domeniu sunt:
A. Urmarirea si controlul realizarii programului de aprovizionare. Prin organizare a evidentei pe grupe si stocuri, precum si a cheltuielilor transport-aprovizionarepe feluri de cheltuieli, comparate permanent cu prevederile programelor, se asigura informatii utile cu privire la stadiul aprovizionarii;
B. Asigurarea integritatii partimoniale a stocurilor la locurile de depozitare si urmarirea permanenta a miscarii lor. Se asigura prin organizarea contabilitatii mijloacelor circulante materiale pe gestiuni si in cadrul acestora pe feluri de stocuri, vcantitativ, si valoric, inregistrarea exacta si la timp a cuantumului miscarilorsi a diferentelor contatate la inventariere, sesizarea existentei stocurilor fara utilitate sau cu miscare lnta, pentru luarea masurilor necesare lichidarii lor.
C. Urmarirea utilizarii rationale a mijloacelor materiale aprovizionate impune un asemenea mod de organizare care sa permita respectarea normelor de consum specific la eliberarea lor din depozit, evidenta economiilor sau a materialelor neutilizate , precum si a materialelor recuperabile rezultate din prelucrarea in sectiile de fabricatie.
D. Asigurarea delimitarii cheltuielilor de transport-aprovizionare fata de valoarea materialelor aprovizionate, impune organizarea contabilitatii astfel incat aceasta sa poata furniza informatii cu privire la nivelul si structura cheltuielilor de transport-aprovizionare.
E. Inregistrarea si controlul valorificarii stocurilor de marfuri si a celorlalte categorii de stocuri destinate a fi livrate tertilor.
F. Evidenta si urmarirea stocurilor de produse in procesul obtinerii si livrari la preturi competitive.
G. Evaluarea realista a stocurilor si determinarea influentelor asupra partrimoniului si rezultatelor, prin aplicarea corecta a regulilor de evaluare.
H. Promovarea principiului prudentei si principiului continuitatii activitatii la evaluarea si inregistrarea in contabilitate a stocurilor.
Realizarea acestor obiective este conditionata de studierea si luarea in considerare a factrilor specifici care influenteaza organizarea contabilitatii activelorcirculante materiale printre care:
A. Marimea intreprinderii, ca factor care determina alegerea metodei de contabilitate sintetica a stocurilor, fie metoda inventarului permanent, fie metoda inventarului intermitent
B. Structura organizatorica si functionala a gestiunilor de stocuri, determina circuitul documentelor primaresi evidenta analitica a gestiuni. Modul de organizare a activitatii de aprovizionare si livrare,depozitare si miscare a stocurilor de materiale constituie premise de baza contabilitatii, intrucat operatiile specificelor genereaza o mare de documente primare de a caror corecta intocmire si completare depinde gradul de exactitate a informatiilor furnizate.
C. Caracteristicile tehnico-productive ale activelor circulante materiale, in functie de care se face clasificarea acestora; se stabilesc principalele categori si conturile sintetice corespunzatoare lor; se elaboreaza nomenclatorul stocurilor si pe aceasta baza se organizeaza evidenta operativa si contabilitatea analitica.
D. Decalajul ce poate aparea, uneori, in vanzarea si livrareastocurilor,
E. Sursele de provenienta a activelor circulante materiale aprovizionate (furnizori, din productie proprie, din prelucrare la terti) influenteaza, in principal, conturile sintetice utilizate si preturile de evaluare.
F. Modul de evaluare a activelor circulante materiale influenteaza, in special, modul de inregistrare a acestora in contabilitatea sinteticadar si alegerea metodelorde determinare a preturilor de iesire la stocurile intersarjabile.
G. Sistmul de indicatori privind gestiunea de valori materiale, influenteaza organizarea contabilitatii stocurilor in vederea calcularii marimii cantitative si valorice a intrarilor, iesirilor si stocurilor, precum si a cheltuielilor efective de transport-aprovizionare, in functie de care se aleg metodele de contabilitate analitica a stocurilor.
De asemenea la organizarea contabilitatii activelor circulante materiale, trebuie cinsiderati si alti factori, ca: documente insotitoare la intrarea stocuriloramplasarea depozitelor; separarea mijloacelor circulante proprii de cele ce apartin tertilor, fazele procesului de aprovizionare, precum si mijloacele folosite pentru executarea lucrarilor de evidenta si calcul.
4.3. Evaluarea stocurilor
4.3.1. Preturile de inregistrare folosite la evaluarea activelor circulante
In contabilitate, stocurile sunt reflectate astfel:
valoric, in contabilitatea sintetica;
cantitativ si valoric, cu unele exceptii, in contabilitatea analitica;
cantitativ, in evidenta operativa de la locurile de depozitare.
Preturile folosite la evaluarea activelor circulante inregistrate in contabilitate se numesc preturi de inregistrare. Ele pot fi diferite in functie de optiunea unitatior patrimoniale ii de natura stocurilor si pot fi inregistrate in contabilitate, astfel:
Costul de achizitie folosit la inregistrarea intrarilor stocurilor, este format din pretul de facturare al furnizorului, taxele si ambalajele nerecuperabile, cheltuielile de transport-aprovizionare, si alte cheltuieli incluse in factura furnizorului. Un asemenea pret devine cost istoric si va fi luat in considerare la eliberarea stocurilor din depozit. Intrucat costul de achizitie, devenit pret de inregistrare in contabilitate chiar pentru aceleasi sortimente, difera de la o perioada la alta, functie de marimea preturilor de livrare practicate de furnizori sau de cheltuielile de transport-aprovizionare, se ridica problema preturilor unitare care trebuie practicate la iesirea stocurilor in cauza de la locurile de depozitare. In acest scop, Regulamentul de aplicare a Legii Contabilitatii nr. 82/1995, art.67, stabilea posibilitatea alegerii de catre agentii economici a uneia dintre urmaroarele metode:
metoda costului mediu ponderat, denumita CMP;
metoda ultimul intrat – primul iesit, denumita LIFO.
metoda primul intrat – primul iesit, denumita FIFO; dar, prin modificarea IAS2, in Octombrie 2005, se renunta la folosirea aceastei metode.
Pretul standard este un pret prestabilit ce consta in evaluarea si inregistarea stocurilor la preturi fixe, stabilite anterior pe baza preturilor medii ale stocurilor respectiverealizate in perioada precedenta. El devine pret de inregistrarein contabilitate cu conditia evidentierii distincte a diferentelor de pret fata de costul de achizitie. Preturile standard trebuie sa fie actualizate periodic, cel putin o data pe an, in functie de evolutia preturilor si alti factori.
Diferentele de pret pot fi:
Favorabile, cand pretul standard este mai mare decat costul efectiv si se inscriu in rosu;
Nefavorabile, cand pretul standard este mai mic decat costul efectiv si se inscriu in negru.
Diferentele de pret stabilite la intrarea in patrimoniu se repartizeaza si se inregistreaza proportional, atat asupra valorii bunurior iesite cat si asupra stocurilor cu ajutorul unui coeficient de repartizare K, care se calculeaza astfel:
Soldul initial al Diferente de pret
diferentelor de S aferente intrarilor in
pret cursul perioadei
K s
Soldul initial al Valoarea intrarilor
stocurilor la S in cursul perioadei la
pret de inregistrare pret de inregistrare
Si (cont de diferente) S Rd (cont de diferente)
K s
Si (cont de stoc la S Rd (cont de stoc la)
pret de inregistrare) pret de inregistrare)
Acest coeficient de aplica asupra valorii bunurilor iesite din gestiune la pret de inregistrare, obtinandu-se, astfel, diferentele de pret aferente bunurilor iesite. El se inmulteste cu valoarea stocurilor iesite din gestiune la pret de inregistrare, iar suma rezultata se inregistreaza in conturile corespunzatoare in care au dost inregistrate bunurile iesite.
La finele perioadei, soldurile conturilor de diferente se cumuleaza cu soldurile conturilor de stocuri, evaluate la pret de inregistrare, astfel incat aceste conturi sa reflecte valoarea stocurilor la costul de achizitie.
Pretul de facturare al furnizorului este pretul indicat in factura furnizorului. Pretul de facturare devine pret de inregistrare in contabilitate cu conditia evidentierii distincte a diferentelor de pret fata de costul de achizitie. Diferentele e pret vor fi in toate cazurile nefavorabile, pentru ca in fapt, reprezinta cheltuielile de transport – aprovizionare, astfel ele vor fi inregistrate distinct in conturile de diferente de pret.
Cheltuielile de transport-aprovizionare inregistrate in conturile de diferente, se vor repartiza proportional, atat asupra valorii bunurilor iesite, cat si asupra stocurilor, tot cu ajutorul unui coeficient de repartizare K, care se calculeaza astfel:
Cheltuieli de transport Cheltuieli de transport
aferente stocurilor existente S aferente intrarilor de
la inceputul perioadei stocuri in cursul perioadei
K s
Soldul initial al Valoarea intrarilor de
stocurilor la S stocuri in cursul perioadei
pret de facturare la pret de factura
Si (cont de diferente) S Rd (cont de diferente)
K s
Si (cont de stoc la S Rd (cont de stoc la)
pret de factura) pret de factura)
Acest coeficient (K) se aplica asupra valorii bunurilor iesite din gestiune la preturi de factura, obtinandu-se astfel cheltuielile de transport – aprovizionare aferente bunurilor iesite din gestiune.
La sfarsitul lunii soldurile conturilor de diferente se cumuleaza cu soldurile conturilor de stocuri de pret de inregistrare, reflectandu-se astfel valoarea stocurilor la costul de achizitie, respectiv de productie.
Costul de productie este format din totalitatea cheltuielilor ocazionate de fabricarea bunurilor respective, iar acesta devine pret de inregistrare in contabilitate. Prezinta dezavantajul ca nu este cunoscut decat dupa expirarea lunii curente.
La iesirea stocurilor din locurile de depozitare vor trebui calculate costurile unitare ale acestora si se va folosi una dintre urmatoarele metode:
costul mediu ponderat (CMP);
ultimul intrat – primul iesit (LIFO).
4.3.2. Reguli de evaluare a stocurilor
Stocurile trebuie evaluate la valoarea cea mai mica dintre cost si valoarea realizabila neta. Costul stocurilor trebuie sa cuprinda toate costurile aferente achizitiei si prelucrarii, precum si alte costuri suportate pentru a aduce stocurile în forma si în locul în care se gasesc în prezent.
Costurile de achizitie a stocurilor cuprind: pretul de cumparare, taxe de import si alte taxe (cu exceptia acelora pe care întreprinderea le poate recupera de la autoritatile fiscale), costuri de transport, manipulare si alte costuri care pot fi atribuite direct achizitiei de produse finite, materiale si servicii. Reducerile comerciale, rabaturile si alte elemente similare sunt deduse pentru a determina costul de achizitie.
Costurile de achizitie pot include diferentele de curs valutar care au aparut direct din achizitionarea recenta de bunuri facturate în valuta doar în acele cazuri rare care sunt permise prin tratamentul alternativ prevazut în IAS 21 „Efectele variatiei cursurilor de schimb valutar”. Aceste diferente de curs valutar se limiteaza doar la acelea care au rezultat dintr-o depreciere monetara accentuata împotriva careia nu exista nici un mijloc practic de acoperire si care afecteaza datorii care nu pot fi decontate, rezultate din achizitia recenta a stocurilor.
Valoarea realizabila neta este pretul de vânzare estimat ce ar putea fi obtinut pe parcursul desfasurarii normale a activitatii, mai putin costurile estimate pentru finalizarea bunului si a costurilor necesare vânzarii.
Costurile de prelucrare a stocurilor includ costurile direct aferente unitatilor produse, cum ar fi costurile cu manopera directa. De asemenea, ele includ si alocarea sistematica a regiei de productie, fixa si variabila, generata de transformarea materialelor în produse finite. Regia fixa de productie consta în acele costuri indirecte de productie care ramân relativ constante, indiferent de volumul productiei cum sunt: amortizarea, întretinerea sectiilor si utilajelor, precum si costurile cu conducerea si administrarea sectiilor. Regia variabila de productie consta în acele costuri indirecte de productie care variaza direct proportional sau aproape direct proportional cu volumul productiei, cum sunt costurile indirecte cu materiile prime si materialele si cu forta de munca.
Alocarea regiei fixe de productie asupra costurilor de prelucrare se face pe baza capacitatii normale de productie. Capacitatea normala de productie este productia estimata a fi obtinuta în medie, de-alungul unui anumit numar de perioade sau sezoane, în conditii normale. Având în vedere si pierderea de capacitate rezultata din întretinerea planificata a echipamentului. Nivelul actual de productie poate fi folosit daca se considera ca acesta aproximeaza capacitatea normala. Valoarea regiei fixe alocate fiecarei unitati produse nu se majoreaza ca urmare a obtinerii unei productii scazute sau a neutilizarii unor active. Regia nealocata este recunoscuta drept cheltuiala în perioada în care a aparut. În exercitiile în care se înregistreaza o productie neobisnuit (anormal) de mare, valoarea regiei fixe alocate fiecarei unitati produse este diminuata, astfel încât stocurile sa nu fie evaluate la o valoarea mai mare decât costul lor. Regia variabila este alocata fiecarei unitati produse pe baza folosirii reale a facilitatilor productive.
La evaluarea stocurilor se disting patru momente principale, corespunzatoare starii lor patrimoniale:
Evaluarea la intrarea in patrimoniul intreprinderii;
Evaluarea la inventariere;
Evaluarea la bilant;
Evaluarea la iesirea din patrimoniu.
A. Evaluarea stocurilor la intrarea in patrimoniu
Asa cum se arata în ordinul 306/2002 pentru aprobarea Reglementarilor contabile simplificate, armonizate cu directivele europene, la intrarea în patrimoniu bunurile materiale se înregistreaza în contabilitate astfel: (art. 7 si art. 9 din Legea Contabilitatii nr. 82/1991, republicata, modificata si completata prin O.G. nr. 61/2001)
– materiile prime, materialele consumabile, obiectele de inventar, marfurile, ambalajele si alte bunuri procurate cu titlu oneros, la cost de achizitie (pretul de cumparare S taxele nerecuperabile S cheltuielile de transport si manipulare etc.) Reducerile comerciale si alte elemente similare acordate de furnizor nu fac parte din costul de achizitie.
– productia în curs de executie, semifabricatele si produsele finite, materialele de natura obiectelor de inventar, ambalajele si alte bunuri produse de unitatea patrimoniala, la costul de productie (costul de achizitie al materiilor prime si consumabilelor, celerlalte cheltuieli de productie, precum si cota cheltuielilor indirecte de productie alocate în mod rational ca fiind legate de fabricatia acestora)
– animalele si pasarile , la costul de achizitie sau la costul de productie, dupa caz;
– stocurile obtinute cu titlu gratuit la valoarea justa (de utilitate) stabilita în functie de pretul pietei;
– stocurile aduse ca aport în natura la valoarea de aport stabilita de specialisti evaluatori, în functie de pretul pietei.
B. Evaluarea stocurilor cu ocazia inventarierii
La efectuarea inventarierii, stocurile si productia se evalueaza la valoarea actuala (de utilitate), tinând cont de preturile pietei, starea acestora, precum si de utilitatea acestora pentru întreprindere. În acest scop, stocurile se grupeaza pe sortimente, grupe de stocuri, etc.avându-se apoi in vedere preturile pe care le ofera piata, baremurile, indicii specifici, mercurialele, etc. stabilindu-se astfel cele mai adecvate valori actuale.
La inventar se pot stabili urmatoarele valori de inventar (actuale):
a) Pentru materiile prime si materialele consumabile, valoarea de inventar corespunde costului de înlocuire, adica pretul de cumparare plus cheltuielile accesorii ;
b) Pentru produsele finite si marfurile revândute în aceeasi stare, valoarea actuala este formata din pretul pietei la vânzare, diminuat cu cheltuielile accesorii: cheltuielile de transport, comisioane, garantii acordate, cheltuieli de desfacere;
c) Productia în curs de executie se evalueaza fie prin metoda directa, luând în consideratie componentele consumate si gradul de prelucrare a acestora, fie prin metoda contabila , ca diferenta între cheltuielile totale de productie si costul efectiv al productiei principale obtinute.
Pentru stocurile greu vandabile depreciate, deteriorate sau inutilizabile, precum si pentru comenzile sistate, comisia de inventariere propune, cu aprobarea conducerii unitatii, anumite preturi, în functie de utilitatea acestora pentru întreprindere si pretul pietei.
La stabilirea valorii de inventar se va aplica princiiul prudentei, potrivit caruia nu este admisa supraevaluarea elementelor de activ si a veniturilor, respectiv subevaluarea elementelor de pasiv si a cheltuielilor. In acest sens:
In cazul in care se constata ca valoarea de inventar, stabilita in functie de utilitatea bunului pentru unitate si pretul pieteieste mai mare decat valoarea cu care acestea sunt inregistrate in contabilitate, in listele de inventariere, vor fi inscrise valorile din contabilitate.
In cazul in care valoarea de inventar este mai mica decat valoarea din contabilitate, in listele de inventarierese vor inscrie valorile de inventar.
Pentru asigurarea imaginii fidele a patrimoniului, in cazul constatarii unor deprecieri relative (nedefinite) trebuie constituit provizion pentru deprecieri, care sa reflecte situtia reala existenta, chiar si in cazul in care aceste cheltuieli nu sunt recunoscute din punct de vedere fiscal. Provizioanele constituite cu ocazia inventarierii, pentru deprecierile constatate, nu sunt deductibile fiscal.
In cazul constatarii unor lipsuri in gestiune, imputabile, administratorii vor lua masuri, in privinta imputarii acestora, la valoarea lor de inlocuire. Prin valoarea de inlocuire se intelege costul de achizitie, in care sunt incluse costul de cumparare practicat pe piata, taxele nedeductibile, inclusiv TVA, cheltuieli de transport – aprovizionare.
C. Evaluarea stocurilor la incheierea exercitiului prin bilant contabil
Evaluarea stocurilor la intocmirea bilantului, are in vedere compararea valorii contabile cu valoarea actuala stabilitya la inventar.”
Conform principiului prudenței, diferențele favorabile între valoarea contabilă (de intrare) și valoarea actuală nu se înregistrează în contabilitate.
În situația inversă, pentru diferențele nefavorabile se procedează la constituirea provizioanelor pentru deprecierea stocurilor.
Cu ocazia întocmirii bilanțului contabil, când are loc închiderea conturilor se compară valoarea contabilă cu valoarea actuală, stabilită la inventar, înregistrându-se valoarea cea mai mică.
În situația în care, valoarea actuală este mai mică comparativ cu valoarea contabilă, atunci pentru diferența constatată în minus se vor constitui provizioane, prin afectarea conturilor de cheltuieli. Această depreciere nu poate afecta costurile de intrare întrucât s-ar încălca principiul necompensării.
“În scopul respectării principiului prudenței, diferențele constatate în plus, între valoarea de inventar și valoarea de intrare, nu se înregistrează în contabilitate.”
Pentru stocurile la care au existat diferente in pusintre valoarea de inventar si valoarea de intrare, in bilant acestea sunt evaluate, la valoarea lor de intrare, deci plusul de valoare nu se inregistreaza in contabilitate.
Pentru stocurile la care s-au constatat diferente in minus intre valoarea de inventar si valoarea lor de intrare, acestea se evalueaza in bilant la valoarea de inventar. In contabilitate, aceste stocuri vor continua sa fie inregistrate la valoarea lor de intrare, iar minusul de valoare datorat unor deprecieri se inregistreaza prin intermediul conturilor de provizioane. Daca din valoarea de intrare a stocurilor, se deduce valoarea deprecierilor pentru care au fost calculate si inregistrate provizioane, se obtine valoarea de inventar ca caloare neta ce se inscrie in bilant.
Pe baza celor aratate mai sus se desprinde regula generala de evaluare si inregistrare a stocurilor, si anume: inregistrarea lor in contabilitate se face la valoarea de intrare, stabilita la nivelul costului de achizitie sau a nivelului costului de productie, dupa caz, ca forme ale costului istoric. Prin aceasta se asigura aplicarea principiului realitatii, costurile efective de achizitie si de productie, fiind parametrii reali ai valorii stocurilor.
D. Evaluarea stocurilor la iesirea din patrimoniu
Problema poblema fundamentala a înregistrarilor la iesirea stocurilor cumparate sau fabricate este cea a pretului utilizat pentru evaluarea loturilor iesite.
Legislatia în vigoare ne prezinta o diversitate de preturi folosite în momentul înregistrarii iesirii (prin consum productiv, vânzari, donatii, distrugeri etc.) stocurilor din patrimoniu. Astfel, conform ord. 306/2002 pentru aprobarea reglementarilor contabile simplificate armonizate cu directivele europene putem folosi:
a) metoda identificarii individuale;
b) metoda costului mediu ponderat (CMP);
c) metoda epuizarii stocurilor – primul intrat – primul iesit (FIFO), (metoda care este prezentata, doar ca titlu informativ, vezi pag. 53)
d) metoda epuizarii stocurilor – ultimul intrat – primul iesit (LIFO).
a) Metoda identificarii individuale impune identificarea fiecarui sortiment de stocuri, în ceea ce priveste data intrarii si costul de achizitie respectiv de productie. Acesta metoda se foloseste în cadrul unitatilor economice mici care au în gestiune putine stocuri, îndeosebi în cazul produselor de folosinta îndelungata care se pot identifica prin serie, data de intrare, cost de achizitie.
O asemenea metoda utilizata pentru elementele de stocuri care sunt în mod obisnuit fungibile, prin alegerea loturilor, poate reprezenta o modalitate de “aranjare” a beneficiului perioadei .
b) Metoda costului mediu ponderat (CMP). Costul mediu ponderat se poate calcula lunar sau dupa fiecare operatie de intrare sau înainte de fiecare operatie de intrare, ca raport între valoarea totala a stocului initial plus valoarea intrarilor pe de o parte si cantitatea existenta în stocul initial plus cantitatea intrata, pe de alta parte.
Costul mediu ponderat impune calculul acestuia dupa fiecare intrare sau la sfârsitul lunii, aplicând una din urmatoarele formule:
Costul mediu ponderat calculat la sfârșitul lunii.
CMP s (qsi*psiSqi)/(qsi S qi)
unde:
qsi – cantitatea stocului inițial;
psi – prețul stocului inițial;
qi – cantitatea intrată;
pi – prețul cantităților intrate.
Costul mediu ponderat calculat după fiecare intrare:
CMP s (qsi*psiSqi*pi)/(qsi S qi)
unde:
qsi – cantitatea din stocul precedent;
qi – cantitatea intrată;
psi – prețul unitar al stocului precedent;
pi – prețul unitar al stocului
Se observa cum costul mediu ponderat evolueaza dupa fiecare achizitie. Valoarea stocului ramas reprezita cantitatea ramasa inmultita cu pretul unitar mediu ponderat, rezultat dupa ultima operatiune.
Metoda costului mediu ponderat este foarte usor de utiilizat, mai ales in mediul electronic, unde scaderile din gestiune sunt operate automat odata cu editarea si validarea documentului de iesire a bunurilor din stoc.
In practica se utilizeaza actualizarea costului mediu ponderat, dupa fiecare intrare, sau, se actualizeaza costul mediu ponderat, in functie de durata medie de stocare. Prin varianta actualizarii periodice a CMP, in conditiile cresterii preturilor prin inflatie, pretul de evaluare al stocului final este mai mic decat ultimul pret de aprovizionare, astfel ca valoarea iesirilor va fi mai mare decat in cazul actualizarii CMP-ului, dupa fiecare intrare, influentand cheltuielile de exploatare si rezultatele finale.
Exemplu:
Tabel nr.1
c) Metoda epuizarii stocurilor – primul intrat – primul iesit (FIFO)
Potrivit acestei metode, bunurile iesite din gestiune se evalueaza la costul de achizitie al primului lot intrat, pana la epuizarea lotului, stocurilor iesite din gestiune se evalueaza la costul de achizitie al lotului urmator in ordine cronologica.
Din aplicarea metodei FIFO la datele luate spre exemplificare, rezulta urmatoarea evaluare a iesirilor si stocurilor.
Tabel nr.2
Prin aceasta metoda, iesirile se estimeaza la valoarea de intrare in ordinea intrarii loturilor in gestiune.
d) Metoda epuizarii stocurilor – ultimul intrat – primul iesit (LIFO)
Potrivit acestei metode, iesirile din gestiune se evalueaza la costul ultimului lot intrat, iar dupa epuizarea lotului, cantitatile iesite vor fi evaluate la costul lotului anterior.
Tabel nr.3
Prin aceasta metoda, iesirile se estimeaza la valoarea de intrare in ordinea inversa intrarii loturilor in gestiune.
Indiferent de metoda de contabilitate adoptata pentru evidenta stocurilor, evaluarea lor reprezinta o problema a carei rezolvare depinde de complexitatea structurii stocurilor.
4.3.3. Metode de evidenta stocurilor
Metodele de evidenta a stocurilor includ:
tratamente contabile standard: metoda costului mediu ponderat (CMP), metodaFIFO fiind scoasa din octombrie 2005, conform modificarilor aduse IAS2;
tratamente contabile alternative permise: metoda LIFO si alte metode daca ele sunt recunoscute de reglementarile in vigoare.
Metodele alternative se utilizeaza de regula, numai atunci cand exista justificari pertinente, cum ca utilizarea altei metode decat a celei standard va spori fidelitatea imaginii date de contabilitate patrimoniului sau va face informatia contabila mai relevanta pentru utilizatori.
Exista un caz alternativ ce merita mentionat si anume metoda operarii gestiunii pe baza de cod de bare: prin citirea codurilor de bare – atat la intrarea unui bun, cat si la iesire – astfel se realizeaza evidenta stocului, obiect cu obiect, nemaifiind necesara folosirea unei metode de aproximare contabila.
Metoda costului mediu ponderat, se foloseste atunci cand bunurile stocate sunt fungibile (pot fi usor inlocuibile/confundabile cu altele). Aceasta metoda presupune, introducerea in stoc a fiecarei intrari cu costul sau de achizitie si recalcularea costului mediu ponderat al stocului dupa fiecare aprovizionare.
Scaderile din gestiune se efectueaza la costul mediu ponderat, dupa intrarea ce precede asazamantul.
Tabel nr.4
Valoarea de 5825 al stocului din 16.01, provine din:
2300 S (1500*2.35) s 5825
Pretul unitar de 2.33 al cantitatii iesite in 17.01, provine din:
(2.30*1000 S 2.35*1500) / 1000 S 1500 s 2.33
Pretul unitar de 2.38 al cantitatii iesite in 19.01, provine din:
(2.40*1000 S 2.43*1500 S 4135.75) / 4275 s 2.38
Se observa cum costul mediu ponderat evolueaza dupa fiecare achizitie. Valoarea stocului ramas reprezinta cantitatea ramasa inmultita cu pretul mediu ponderat rezultat dupa ultima operatiune.
Aceasta metoda prezinta avantajul ca este foarte usor de utilizat, mai ales in mediul electronic, unde scaderile din gestiune sunt operate automat, odata cu editarea si validarea documentului de iesire a bunurilor din stoc.
Metoda FIFO, reprezenta metoda de scadere din gestiune a stocurilor, in ordinea intrarii lor (cel mai vechi se scade primul). Aceasta metoda este prezentata doar ca titlu informativ, pentru ca nu se mai foloseste.
Era deosebit de potrivita ca metoda de evidenta a stocurilo, mai ales pentru bunurile cu valabilitate limitata, la care trebuie sa se tina seama de termenul de valabilitate. Cel mai vechi lot de bunuri intrate, se scade primul din gestiune si, pe cat posibil, pe teren se livreaza deasemenea cel mai vechi lot.
Tabel nr.5
Se observa ca bonul de consum nr. 46 a fost scazut partial din restul ramas de la primul lot (NIR 576) si partial din lotul urmator.
Valoarea stocului ramas se compune din:
1050 kg * 2.35 lei/kg s 2467.50 lei;
1000 kg * 2.40 lei/kg s 2400 lei;
1500 kg * 2.43 lei/kg s 3645 lei;
TOTAL s 8512.50 lei.
Valoarea stocului, calculata dupa metoda costului mediu ponderat este mai redusa decat cea calculata dupa metoda FIFO. Implicit, valoarea transferata pe cheltuieli in cazul primei metode, este mai mare cu 58.31 lei, profitul consemnat de situatiile financiare fiind influentat corespunzator.
Din acest motiv, permanenta metodei de evidenta a stocului este deosebit de importanta. Odata aleasa, ea nu poate fi schimbata fara o fundamentare temeinica si fara calculul corespunzator al influentei schimbarii de metoda si reflectarea acesteia in situatiile financiare si notele explicative ce le insotesc.
Metoda LIFO, este o metoda care a fost creata pentru a proteja intreprinderea de efectele scgimbarii semnificative a preturilor de cumparare ale stocurilor, asigurandu-se recuperarea in primul rand a celui mai mare cost al unitatii de stoc – ultima aprovizionata.
Metoda este mai recent recunoscuta de legislatia fiscala din Romania si reprezinta, din punct de vedere contabil, un tratament alternativ. Daca este utilizata, se impune, reflectarea influentei apicarii ei asupra situatiilor financiare in comparatie cu unul dintre tratementele standard admise. In continuare este prezentata situatia aplicarii metodei LIFO la datele din exemplul in care este prezentata metoda FIFO.
Tabel nr.6
Se observa ca valoarea finala a stocului este cea mai scazuta potrivit acestei metode:
1000 kg * 2.30 lei/kg s 2300 lei;
775 kg * 2.35 lei/kg s 1821.50 lei;
1000 kg * 2.40 lei/kg s 2400 lei;
775 kg * 2.43 lei/kg s 1883.25 lei;
TOTAL s 8404.50 lei.
Aplicarea acestei metode duce implicit la reflectarea profitului celui mai scazut.
Recomandat este sa se evite folosirea acestei metode, pe cat posibil. Folosirea ei este justificata numai daca prin aceasta s-ar marii acuratetea si relevanta informatiei contabile asupra stocurilor.
Metoda utilizarii codurilor de bare.
Presupune existenta in intreprindere a unui sistem de codificare upa anumite criterii a tuturor bunurilor stocate, alegerea unui sistem de bar-codificare si generarea de coduri de bare, potrivit sistemului de codificare ales, pentru fiecare lot de stocuri intrate si stocate.
Codurile de bare au caracter unic, se imprima pe eticheta la intrarea in depozit, iar etichetele respective se lipesc pe fiecare element de stoc, care urmeaza sa fie introdus.
Introducerea in stoc se face apoi, prin citirea codului de bare cu un cititor special (scaner de cod de bare). Desigur, metoda nu este aplicabila stocurilor in vrac.
Iesirea din depozit a oricarui element de stoc, nu va putea fi operata decat prin scanarea codului de bare al elementului eliminat din stoc, cod de bare care va apela automat din memoria calculatorului costul de stoc individual aferent acelui bun. Se realizeaza astfel o scadere „bucata cu bucata„ care are cel mai mare grad de precizie si elimina aproape complet posibilitatea de eroare umana.
Prin utilizarea acestei tehnologii, inventarierea stocurilor este de asemenea, foarte simpla, rapida si precisa.
Aceasta metoda a fost aplicata cu rezultate deosebite la stocuri de marfuri cu o diversitate si complexotate tehnica ridicate, unde eroarea umana ducea la discrepante mari intre inregistrarile contabile si situatia faptica.
Avantajele metodei sunt precizia de operare si reducerea timpilor de instruire a personalului, dar aceste avantaje vor fi evidente doar in cazul operarii cu volume adecvate de stocuri, cu trafic ridicat si complexitate mare.
4.4. Organizarea sistemului informational al stocurilor
In cadrul intreprinderii, activele circulante materiale ocazioneaza numeroase operatii, care pot fi grupate dupa continutul lor in:
1. Operatii de aprovizionare si coservare;
2. Operatii de eliberare din depozit;
3. Operatii de inventariere.
Aceste operatiuni sunt consemnate in diferite documente si evidente operative distincte.
1. Operatiile de aprovizionare si conservare sunt evidentiate in urmatoarele documente:
Comenzile, se emit de catre unitatile patrimoniale, catre furnizori;
Contractele economice, se incheie cu furnizorii, pe baza comenzilor;
Registrul de comenzi, este utilizat pentru urmarirea modului in care sunt realizate contractele de aprovizionare;
Avizul de insotire a marfii, este un document de insotire a stocurilor pe timpul transportului, document pe baza caruia se intocmeste factura fiscala, sau documentul de primire in gestiunea cumparatorului;
Factura fiscala, realizeaza pe langa functiile avizului de insotire si cele de transport, pentru viza de control financiar preventiv, si totodata este act justificativ pentru decontarea contravalorii;
Nota de intrare – receptie, se intocmeste la sosirea stocurilor de la furnizor si la intrarea acestora in depozitul unitati si serveste ca document justificativ pentru incarcarea in gestiune si impreuna cu factura, ca document justificativ pentru inregistrarea bunurilor in contabilitate;
Bonul de predare – transfer – restituire, întocmit pentru evidentierea stocurilor intrate de la alte subunitati;
Fisa de magazie, este ujn document de evidenta operativa a magaziei si se intocmeste separat pentru fiecare fel, cantitate sau sortiment e stocuri materiale.
2. Operatiile de eliberare din depozit sunt evidentiate in urmatoarele documente:
Bonul de consum, este utilizat pentru eliberarea din magazie a stocurilor;
Fisa limita de consum, întocmite de catre gestionari pentru scaderea stocurilor din gestiune si înregistrarea acestora pe costuri;
3. Operatiile de inventariere sunt evidentiate in contabilitate prin intermediul listelor de inventar.
In legatura cu operatiile de intrere si iseire a bunurilor, legislatia in vigoare prevede urmatoarele obligatii pentru agentii economici:
Bunurile materiale intrate in patrimoniuse consemneaza in documente adecvate si se opereaza in evidenta locurilor de depozitare;
Bunurile primite pentru prelucrare sau in custodie, se receptioneaza si se inregistreaza distinct, ca intrari in gestiune;
Bunurile materiale in curs de aprovizionare sau sosite dar nereceptionate, se inregistreaza distinct in contabilitate, ca intrari in patrimoniu;
Bunurile sosite fara factura se inregistreaza ca intrari in gestiune, pe baza receptiei si a documentelor de insotire;Bunurile livrete, dar nefacturate, se inregistreaza in contabilitateca iesiri din gestiune pe baza documentelor justificative.
Evidenta tehnico-operativa a stocurilor si productiei în curs de executie se realizeaza folosind în principal:
Registrul stocurilor, în care se înregistreaza existentul la începutul exercitiului, precum si operatiile de intrare si iesire, facând posibila astfel determinarea, în orice moment, a stocurilor existente;
Fisa de magazie , întocmita în cadrul fiecarei gestiuni, separat pentru fiecare fel de stoc pe baza documentelor de intrare si iesire corespunzatoare fiecarei operatii;
Lista de inventariere, întocmita atunci când se efectueaza operatia de inventariere , cuprinzând cantitatile, preturile si valorile corespunzatoare.
4.5. Organizarea contabilitatii analitice a stocurilor de materii prime si materiale
Contabilitatea analitica a stocurilor se realizeaza având în vedere volumul si specificul activitatilor desfasurate precum si necesitatii proprii ale fiecarei unitati parimoniale .Tinând cont de aceste aspecte se poate folosi una din urmatoarele metode:
a) metoda operativ-contabila (pe solduri);
b) metoda cantitativ-valorica;
c) metoda global-valorica;
Contabilitatea analitica este o evidenta completa, intrucat se foloseste atat etalonul valoric cat si etalonul cantitativ, spre deosebire de evidenta operativa a depozitelor, care utilizeaza numai etalonul cantitativ.
Indiferent de metoda de lucru adoptata, contabilitatea analitica trebuie sa asigure o concordanta deplina cu contabilitatea sintetica.
a) Metoda operativ-contabila (pe solduri) se realizeaza în practica prin tinerea unei evidente cantitative, folosind în acest scop fisa de magazie, completata de gestionarul locului de depozitare a stocurilor, la care se adauga o evidenta valorica, folosind în acest scop fisa de cont pentru operatii diverse, completata de contabilul care se ocupa cu gestiunea respectiva.
Documentele de intrare si iesire se opereaza atât de gestionar cât si de contabilul de gestiune în documentele mentionate. La sfârsitul fiecarei luni, pe baza datelor înregistrate se întocmeste „Registrul Stocurilor”, care reflecta stocurile existente , atât cantitativ cât si valoric , pe grupe de stocuri si pe total gestiune. Tot la sfârsitul lunii se determina soldul final al unei gestiuni pe baza formulei:
Soldul Final s Soldul Initial S Intrari – Iesiri
De asemenea, se efectueaza „punctajul” între soldul contului sintetic si totalul valoric din „Registrul Stocurilor”, datele trebuind sa fie concordante. În caz contrar, înseamna ca s-au strecurat erori de înregistrare sau de alta natura, care trebuie gasite si corectate.
Verificarea exactitatii si concordantei inregistrarilor din evidenta depozitelor cu cele din contabilitatea generala se face lunar prin evaluarea stocurilor cantitative transcrise din fisele de magazie in registrul stocurilor.
Tehnica de lucru este urmatoarea:
Documentele justificative sunt inregistrate de gestionar in fisele de magazie, stabilind stocul dupa fiecare operatie;
Serviciul contabil, verifica periodic inregistrarile facute in fisele de magazie si preia documentele respective, impreuna cu borderourileintocmite de gestionar, care sunt centralizate pe grupe de materiale si pe conturi corespondente;
Totalurile stabilite se inscriuin „Situatia de miscari”, intocmita separat pentru intrari si pentru iesiri;
La sfarsitul fiearei luni se totalizeaza situatiile si se stabilesc doua categorii de totaluri, pe gestiuni si pe grupe de materiale, atat la intrari, cat si la iesiri, iar stocurile din fisele de magazie, se inscriu in Registrul stocurilor si se inmultesc cu pretul lor. Existentele fizice inscrise in acest registru trebuie sa concorde cu stocul stabilit prin fisele de magazie, iar soldurile pe grupe si gestiuni cu valorile din Situatia de miscari lunara, care trebuie sa concorde cu contabilitatea sintetica.
b) Metoda cantitativ-valorica se realizeaza în practica prin tinerea, în cadrul gestiunilor, a unei evidente cantitative, pe categorii de stocuri, folosind în acest scop „Fisa de magazie” si a unei evidente cantitativ valorice, de catre compartimentul contabilitatii stocurilor , folosind în acest scop „fisa de cont analitic pentru valori materiale”. La sfârsitul fiecarei luni se efectueaza „punctajul” între evidenta cantitativa, tinuta cu ajutorul fiselor de magazie în cadrul fiecarei gestiuni, si evidenta cantitativ-valorica, tinuta în cadrul compartimentului contabilitatii stocurilor cu ajutorul fiselor de cont analitice, datele trebuind sa fie concordante. În caz contrar, înseamna ca s-au strecurat erori care trebuie gasite si corectate. Cu aceasta ocazie se întocmeste balanta de verificare analitica.
Întrucât utilizarea acestei metode presupune un volum mare de munca, pentru înlaturarea acestui dezavantaj, este necesara folosirea mijloacelor moderne de evidenta si calcul.
Documentele de intare si iesire se inregistreaza mai intai cantitativ in fisele de magazie, care se tin la locurile de depozitare;
Aceleasi documente,grupate pe operatii de intrare si iesire, imbordereaza separat si impreuna cu acesta se predau la biroul contabilitatii stocurilor si materialelor;
La biroul contabilitatii materialelor, aceste documente se prelucreaza conform necesitatilor, sunt evaluate cantitatile la pretul de inregistrare si se stabilesc conturile in care urmeaza sa se inscrie operatiile respective, (operatie denumita contare);
Dupa prelucrarea datelor din documente, materialele se inregistreaza cantitativ si valoric in fisele de conturi analitice, deschise pe feluri de materiale si pe locuri de depozitare;
O data cu consemnarea in fisele contabile a intrarilor si iesirilor se obtine si centralizatorul de materiale, zilnic pentru intrari si lunar pentru iesiri.
Verificarea concordantei dintre datele inregistrate in conturile sintetice si cele analitice de materii si materiale, se realizeaza la sfarsitul lunii, prin compararea datelor inregistrate in fisele de magazie cu cele din fisele de cont analitic din contabilitate si intocmirea balantelor de verificare a conturilor analitice.
c) Metoda global-valorica se realizeaza în practica prin tinerea unei evidente global valorice, atât în cadrul gestiunilor cât si în cadrul compartimentului contabilitatii stocurilor, folosindu-se în acest scop „Fisa de cont pentru operatii diverse”.
La sfârsitul fiecarei luni, se efectueaza, de asemenea, „punctajul” între datele existente în cadrul fiecarei gestiuni si datele aflate în cadrul compartimentului contabilitatii stocurilor. Aceasta metoda se foloseste în scopul evidentierii existentei si miscarii stocurilor de marfuri si ambalaje în cadrul unitatilor de desfacere cu amanuntul si prezinta avantajul unui volum de munca mai redus.
Potrivit acestei metode, fisele de magazie sunt inlocuite cu Registrul de gestiune, in care zilnic sunt inregistrate valoric intrarile si iesirile, pe baza documentelor justificative si se stabileste soldul la sfarsitul zilei.
Raportul de gestiune se intocmeste zilnic, iar impreuna cu documentele ustificative, sunt transmise la compartimentul de contabilitate.
La serviciul de contabilitate se verifica legalitatea si realitatea documentelor inscrise in raportul de gestiune, preturile, precum si evaluarea impreuna cu celelalte calcule, astfel ca dupa ce se constata corecta si legala lor alcatuire, se vizeaza si inregistreaza in fisa contabila analitica, tinuta pentru fiecare gestiune in parte.
Controlul concordantei inregistrarilor din evidenta gestiunii, cu cea din contabilitate se face periodic, prin confruntarea soldurilor din raportul de gestiune cu soldurile din fisa contabila analitica.
În practica se pot folosi diferite combinatii ale metodelor de evidenta operativa si analitica a stocurilor.
4.6. Organizarea contabilitatii sintetice a stocurilor de materii prime si materiale
Din categoria materiilor prime si materialelor fac parte, materiile prime, materialele consumabile, materialele de natura obiectelor de inventar.
Scurta caracterizare a acestora pentru diferentierea caracteristicilor.
Materiile prime, sunt acele stocuri care participa în mod direct la fabricarea produselor în care se regasesc integral sau partial, în stare initiala sau transformata. Ca exceptie pot fi date lemnul, stofa, faina, carnea etc.
Materiale consumabile, sunt stocurile care participa la procesul de productie sau îl ajuta, dar, de regula, nu se regasesc în produsul finit. Datorita marii lor diversitati materialele consumabile au fost grupate astfel: materiale auxiliare, combustibili, materiale pentru ambalat, piese de schimb, seminte si material de plantat, furaje, alte materiale consumabile.
Materiale de natura obiectelor de inventar,constituie o categorie deosebita întrucât nu îndeplinesc cumulativ conditiile de durata si valoare pentru a fi incluse în categoria imobilizarilor corporale
Acestea. fie au durata de folosinta mai mica de un an, fie au valoarea de intrare mai mica de 8.00 (în prezent).
Din aceasta grupa fac parte urmatoarele categorii:
– echipamentul de protectie, echipamentul de lucru si îmbracamintea speciala (salopete de doc, cisme de cauciuc, ochelari de protectie etc.);
– sculele, dispozitivele, verificatoarele (cicane, dalti, clesti etc.), aparatele de masura si control (sublere, ampermetre, voltmetre etc.);
– baracamente si amenajari provizorii (schele, baraci, împrejmuiri etc.);
– cazarmamentul (paturi de lâna, cearceafuri, fete de perna etc.);
– unelte agricole (sape, lopeti, casmale, furci, greble etc.);
– vesele de bucatarie (linguri, furculite, farfurii etc.).
Evidenta constituirii si miscarii stocurilor si productiei in curs de executie se realizeaza prin conturile ce formeaza continutul clasei a 3-a, din Planul general de conturi, denumita „Conturi de stocuri si productie in curs de executie”, care la randul sau se desfasoara astfel:
30 Stocuri de materii prime si materiale
301 Materii prime
302 Materiale consumabile
303 Materiale de natura obiectelor de inventar
308 Diferente de pret la materii prime si materiale
33 Productia in curs de executie
331 Produse in curs de executie
332 Lucrari si servicii in curs de executie
34 Produse
341 Semifabricate
345 Produse finite
346 Produse reziduale
348 Diferente de pret la produse
35 Stocuri aflate la terti
351 Materii prime si materiale aflate la terti
354 Produse aflate la terti
356 Animale aflate la terti
357 Marfuri in custodie sau consignatie la terti
358 Ambalaje aflate la terti
36 Animale
361 Animale si pasari
368 Diferente de pret la animale
37 Marfuri
371 Marfuri
378 Diferente de pret la animale
38 Ambalaje
381 Ambalaje
388 Diferente de pret la ambalaje
39 Provizioane pentru deprecierea stocurilor si productiei in curs de executie
391 Provizioane pentru deprecierea materiilor prime
392 Provizioane pentru deprecierea materialelor
393 Provizioane pentru productia in curs de executie
394 Provizioane pentru deprecierea produselor
395 Provizioane pentru deprecierea stocurilor aflate la terti
396 Provizioane pentru deprecierea animalelor
397 Provizioane pentru deprecierea marfurilor
398 Provizioane pentru deprecierea ambalajelor
Acestea sunt conturi de bilant sau de inventar, care furnizeaza informatia de reflectare si control gestionar privind situatia si miscarea stocurilor si productiei in curs de executie. Soldul lor se preia in activul bilantului. Aceste conturi asigura:
Conditii pentru organizarea contabilitatii circulante de natura materiala, pe structura, categorii de stocuri prevazute de regulamentul pentru aplicarea legii contabilitatii.
Realizarea normelor specifice de gestiune a stocurilor pentru:
Stocurile din depozitele proprii;
Stocurile aflate la terti;
Decalajele intre aprovizionarea si receptia bunurilor;
Bunurile aprovizionate sau vandute cu clauzede rezerve de proprietate.
Aplicarea regulilor contabile la evaluarea si inregistrarea stocurilor.
Promovarea principiului prudentei la inventarierea si evaluarea prin bilant a activelor circulante.
In afara conturilor din clasa a 3-a, care au ca obiect de inregistrare stocurile, contabilitatea formarii si utilizarii acestora necesita stabilirea unor corespondente cu conturi din clasele a 4-a „Conturi de terti” (contul „furnizori” – 401 si contul „Decontari cu asociatii privind capitalul” – 456), a 6-a „Conturi de cheltuieli” („cheltuieli cu materialele”,”cheltuieli cu materiile prime”, ”cheltuieli cu materialele de natura obiectelor de inventar” si a 7-a „Conturi de venituri” (711 – „venituri din productia stocata„, 7814 – „venituri din provizioane privind productia stocata„)
Stocurile detinute de intreprindere, dar care sunt proprietatea altor unitati, se urmaresc prin conturile organice in clasa 8 „Conturi speciale” din grupa 80 „Conturi in afara bilantului”, astfel:
Contul 8032 „Valori materiale primite spre prelucrare sau reparare”
Contul 8033 „Valori materiale primite in pastrare sau custodie”
Conturile din aceasta clasa, clasa a 3-a, cu exceptia (conturilor din grupa 39, de „Provizioane pentru deprecierea stocurilor” si a conturilor sintetice de gradul I, a caror ultima cifra este 8, care sunt conturi de pasiv) sunt dupa continutul economic conturi de active circulante materiale, iar dupa functia contabila conturi de activ.
În debitul conturilor de activ se înregistreaza valoarea la pret de înregistrare a materiilor prime si materialelor, intrate prin cumparare, aport în natura al actionarilor si asociatilor, plusuri constatate la inventar, donatii, aduse de la terti etc.
În credit se înregistreaza valoarea la pret de înregistrare a materiilor prime si materialelor iesite din gestiune pentru consum productiv, constatate lipsa la inventar, vândute ca atare, donatii, pierderi din calamitati naturale, trimise spre prelucrare sau custodie la terti etc.
Soldul final debitor reflecta valoarea materiilor prime, materialelor existente în stoc la pret de înregistrare.
Conturile sintetice de gradul I, a caror ultima cifra este 8, evidentiaza diferentele (în plus sau în minus) între pretul de înregistrare standard (prestabilit) si costul de achizitie, aferente materiilor prime, materialelor consumabile si materialelor de natura obiectelor de inventar. Dupa continutul economic, sunt conturi rectificative al valorii de înregistrare a activelor circulante.
În credit se înregistreaza diferentele de pret în plus (costul de achizitie este mai mare decât pretul standard) aferente activelor circulante intrate în gestiune, precum si diferentele de pret în minus aferente activelor circulante iesite din gestiune.
În debit se înregistreaza diferentele de pret în minus aferente activelor circulante achizitionate, precum si diferentele de pret în plus aferente activelor circulante iesite din gestiune.
Soldul creditor reflecta diferentele de pret în plus (nefavorabile) aferente materiilor prime si materialelor existente în stoc. Soldul creditor reflecta diferentele de pret în minus (favorabile) aferente materialelor existente în stoc.
De asemenea, în cadrul clasei s-a creat o grupa distincta de conturi: 39 “Provizioane pentru deprecierea stocurilor si productiei în curs de executie”. Cu ajutorul acestor conturi se tine evidenta provizioanelor pentru deprecierea stocurilor. Sunt conturi de pasiv, în creditul lor se înregistreaza valoarea provizioanelor pentru depreciere, constituite pe seama cheltuielilor, în debitul acelorasi conturi se reflecta valoarea provizioanelor reluate prin diminuare sau anulare. Soldul creditor al acestor conturi reprezinta valoarea provizioanelor constituite prin prelevarea din rezultate.
Continutul si functia contabila a conturilor de stocuri se diferentiaza în raport de metoda inventarului permanent sau intermitent, folosita pentru evidenta miscarii stocurilor. Astfel, în cazul folosirii metodei inventarului permanent conturile de stocuri si comenzi în curs de executie se debiteaza cu intrarile de valori materiale si se crediteaza cu iesirile de valori materiale.
Legaturile conturilor de stocuri cu cele din clasa a 6-a, si a 7-a, sunt redate in tabelul 7.
Tabel nr.7
„Din punct de vedere practic, pentru a organiza contabilitatea stocurilor astfel incat aceasta sa raspunda cerinteor informational-decizionale, unitatile economice pot opta pentru una din urmatoarele metode de organizare a contabilitatii sintetice:
1. Metoda inventarului permanent, utilizata in intreprinderile mari;
2. Metoda inventarului intermitent utilizata in intreprinderile mici si mijlocii”.
1. Metoda inventarului permanent
In cazul utilizarii inventarului permanent in cotabilitate, in conturile de stocuri se inregistreaza, toate operatiile de intrare si iesire a stocurilor, cantitativ si valoric, ceeace permite stabilirea si cunoasterea in orice moment a stocurilor, atat at si valoric.
Conform normelor contabile din tara noastra, in conditiile utilizarii inventarului permanent, unitatile patrimoniala isi pot organiza contabilitatea analitica a stocurilor in functie de specificul activitatii si de necesitatile proprii.
In cazul utilizarii inventarului permanent, conturilede stocuri se debiteaza cu intrarile de bunuri si se crediteaza cu iesirile din stoc aferente perioadei de gestiune. La sfarsitul exercitiului financiar soldurile conturilor de stocuri sunt comparate cu stocurile faptice stabilite prin inventariere. Daca exista diferente in plus sau in minus la inventar, acestea se vor regulariza, aducanduse stocurile la nivelul lor real.
In principiu, evaluiarea intrarilor in toc sa se faca la costul istoric, dat de costul efectiv de productie, in cazul stocurilor provenite din producia proprie, iar iesirile din stoc la costurile la care au fost evaluate la intrare elementele destocate. Evaluarea iesirilor din stoc se poate face dupa multiple metodedin care cele mai utilizate sunt:CMP si LIFO.
Reglementarile contabile dau posibilitatea unitatilor patrimuniale, de a continua practica anterioara de a evalua atat intrarile cat siiesirile din stoc la preturi standar sauprestabilite, denumite si preturi de inregistrare. Acceptarea continuarii acestei practici impus instituirea in contabilitatea generalaa conturilor de diferente de pretcare sa se reflecte distrinct:
La intrarea elementelor in stoc, diferentele dintre costul isoric si preturile de intare;
La iesirea elementelor din stoc, repartizarea diferentelor de ret asupravalorii de inregistrare a elementelor iesite si asupra stocurilor, se efectueaza cu ajutorul coeficientului K.
K s (Si S Rd) – cont de diferente de pret / (Si S Rd) – cont de stoc la pret de inregistrare
Coeficientul K se aplica asupra valorii elementelor iesite din stoc, la pret de inregistrare.
Exemplu:
O societate comerciala, prezinta urmatoarele informatii cu privire la stocul de materii prime:
a) stoc initial:
– la pret de inregistare: 5000 lei;
– diferenta de pret: 50 lei;
b) intrari in stoc de la furnizori:
– la pret de inregistrare: 2500 lei;
– diferenta de pret: 332,50 lei;
s 401 „Furnizori” 3370,67
„Materii prime” 301 2500
„Diferente de pret” 308 332,50
„TVA deductibila” 4426 538,17
c) iesiri din stoc la pret de inregistrare:
„Cheltuieli cu MP” 601 s 301 „Materii prime” 2000
d) calcularea si inregistrarea diferentelor de pret:
Diferenta de pret s Rc cont 301 * K s 2000 * 12,75% s 225 lei;
„Cheltuieli cu MP” 601 s 308 „Diferente de pret” 255
e) la sfarsitul exercitiului se constata plus la inventar
Valoarea stocului faptic 1100
Sold scriptic (Sf s Si S Rd – Rc) cont 301 1000
Diferente in plus la inventar 100
Diferente de pret aferente (100 * K) 12.75
s 601 „Cheltuieli cu MP” 3370,67
„Materii prime” 301 2500
„Diferente de pret” 308 332,50
Metoda inventarului permanent este utilizat de unitatile mari si mijlocii, si consta in utilizarea conturilor de stocuri pentru a determina si urmarii in permanenta stocul scriptic al acestora dupa fiecare operatie de intrare si iesire, astfel, contabilitatea sintetica a stocurilor va reflecta:
stocul initial, de la inceputul lunii, care va fi cel final din luna precedenta si care nu poate fi decat debitor;
intrarile in cursul lunii, pe baza documentelor de intrare, care se vor inregistra in debitul contului;
iesirile din cursul lunii, pe baza documentelor de iesire, vor forma rulajul creditor al contului;
in baza documentelor mentionate: stoc initial, intrari, iesiri, se va stabili in permanenta stocul scriptic al bunurilor materiale, care va putea fi comparat cu stocul faptic, din perioadele de inventariere, comparare in urma careia se pot stabili plusuri sau minusuri la inventar.
Folosirea acestei metode presupune:
utilizarea fiecaruia dintre preturile de inregistrare a stocurilor;
folosirea conturilor de diferente de pret, aferente stocurilor;
conducerea unei contabilitati analitice a stocurilor prin adoptarea uneia dintre metodele de contabitate analitica.
Metoda inventarului permanent, presupune un volum mai mare de munca, dar asigura o mai riguroasa cunoaatere, in orice moment a marimii stocurilor si un mai bun control al integritatii lor.
Din punct de vedere financiar:
– la începutul fiecarei luni, stocurile existente se trec pe cheltuieli, indiferent daca se consuma sau nu in procesul de productie;
– în cursul lunii, cumpararile de stocuri se evidentiaza în debitul conturilor de cheltuieli ;
– la sfârsitul fiecarei luni, stocurile finale, determinate prin inventariere, se înregistreaza în debitul conturilor de stocuri, în corespondenta cu conturile de cheltuieli utilizate în cursul lunii, sau cu contul 711”Venituri din productia stocata” pentru stocurile obtinute din productie proprie.
Prin utilizarea acestei metode, iesirile se stabilesc pe baza urmatoarei relatii;
Iesiri s Stoc initial S Intrari – Stoc final determinat prin inventariere
În cazul utilizarii metodei inventarului intermitent, conturile înregistreaza numai stocurile de valori materiale si productie în curs de executie. Astfel, la închiderea exercitiului financiar, în debitul conturilor se înregistreaza stocurile de la sfârsitul perioadei, determinate prin inventariere, iar la deschiderea exercitiului, în credit, stocurile de la începutul perioadei preluate în categoria cheltuielilor, pentru perioada urmatoare de gestiune, în cazul materialelor si marfurilor, si ca venituri, în cazul produselor si productiei în curs de fabricatie. Rulajul intrarilor si iesirilor se înregistreaza direct prin debitul, respectiv creditul conturlior de cheltuieli în cazul materialelor si marfurilor si de venituri, în cazul produselor, lucrarilor si serviciilor.
O varianta a metodei inventarului intermitent este si cea a debitarii si creditarii conturilor numai cu variatia – cresterea si micsorarea – stocurilor la sfârsitul perioadei de gestiune. Cresterea – micsorarea stocurilor de materiale si marfuri genereazao crestere – micsorare de cheltuieli, iar cresterea – micsorarea de productie neterminata, semifabricate si produse finite determina o crestere – micsorare de venituri.
În cazul în care evaluarea si înregistrarea în contabilitate a stocurilor se face la preturi prestabilite (standard), conturilor de stocuri li se asociaza conturi distincte care înregistreaza diferentele de pret fata de costul de achizitie sau costul de productie. În debitul conturilor de diferente, de regula, se înregistreaza diferentele aferente bunurilor intrate în gestiunea întreprinderii, iar în creditul lor, diferentele corespunzatoare stocurilor iesite. Soldul conturilor reprezinta diferentele de pret aferente bunurilor economice existente în stoc în gestiunea întreprinderii. O asemenea modalitate de functionare impune înregistrarea în rosu a diferentelor daca preturile prestabilite sunt mai mari decât costul de achizitie sau de productie, dupa caz si în negru în situatia inversa.
Daca nu se accepta mecanismul de înregistrare rosu – negru, prezentat mai sus, conturile de diferente înregistreaza în debit diferentele în plus (costul de achizitie sau de productie este mai mare decât pretul prestabilit) aferente stocurilor intrate în gestiune si diferentele de pret în minus (costul de achizitie sau de productie este mai mic decât cel prestabilit) aferente stocurilor iesite din gestiune. În creditul conturilor se reflecta diferentele de pret în minus aferente stocurilor intrate în gestiune si diferentele în plus corespunzatoare stocurilor iesite din gestiune.
2. Metoda inventarului intermitent
In cazil utilizarii acestei metode, se renunta la utilizarea in cursul lnii a conturilor de stocuri penttru evicentierea stocurilor si, respectiv, a recalcularii stocurilor scriptice dupa fiecare intrare. Prin urmareconturile de stocuri se utilizeaza numai la inceputul si sfarsitul lunii, iar intrarile de stocuri, din timpul lunii sunt contabilizate direct in conturile de cheltuieli corespunzatoare, la ostul de achizitie, pret de factura sau pret prestabilit, dupa caz. La sfarsitul lunii se stabilesc stocurile finale prin inventariere si se inregistreaza in conturile de stocuri initiale alelunii urmatoare si ele se vor anula prin includerea lor pe cheltuieli la inceputul lunii urmatoare.
Metoda inventarului intermitent consta in:
inregistrarea tuturor intrarilor de stocuri, din cursul unui exercitiu financiar, direct in conturile de cheltuieli privind consumul acestor stocuri;
destocarea stocului initial reprezentat de soldul contului de stocuri, sub premiza ca acesta s-a consumat in cursul exercitiului financiar;
restocarea stocului faptic determinat pe baza inventarului de la finele exercitiului financiar, prin corectarea cheltuielilor privind consumurile de stocuri.
In urma acestei tehnici de inregistrare, conturile de stocuri reflecta marimea reala a acestora, iar conturile de cheltuieli privind consumurile de stocuri reflecta cheltuielile efective cu aceste consumuri.
Exemplu:
O societate comerciala prezinta urmatoarele informatii privind stocul de materii prime:
a) destocarea stocului initial, in costuri istorice s 560 lei
„Cheltuieli cu MP” 601 s 301 „Materii prime” 560
b) intrari in stoc de la furnizori
s 401 „Furnizori” 2975
„Cheltuieli cu MP” 601 2500
„TVA deductibila” 4426 475
c) restocarea stocului final, dupa inventariere
„Materii prime” 301 s 601 „Cheltuieli cu MP” 1050
Metoda inventarului intermitent poate fi utilizat de unitatile mici si mijlocii, si consta in neurmarirea in contabilitatea sintetica a intrarilor si iesirilor de stocuri in cursul perioadelor. Conturile de stocuri se utilizeaza numai la finele perioadei de gestiune cand se debiteaza cu soldurile finale existente la locurile de depozitare stabilite prin inventariere. Miscarile de stocuri din cursul perioadei nu afecteazaconturile de stocuri, ci direct conturile de cheltuieli.
Tehnica aplicarii inventarului intermitent difera la stocurile procurate din afara unitatii fata de cele provenite din productia proprie si anume:
a) pentru stocurile procurate din afara unitatii se parcurgurmatoarele etape:
– se storneaza stocurile initiale ale perioadei din conturile de stocuri pentru a reveni asupra conturilor de cheltuieli, unde au fost inregistrate la inceput;
– achizitiile de bunuri efectuate de la furnizori se inregistreaza direct asupra conturilor de cheltuieli;
– la finele perioadei se inventariaza bunurile aprovizionte sau provenite din perioada precedenta, neconsumate, cu care se degreveaza cheltuielile prin trecerea lor asupra conturilor de stocuri.
Prin parcurgerea acestor etape, soldurile conturilor de cheltuieli reflecta bunurile consumate in timpul perioadei, calculate dupa relatia:
Iesiri s Stoc initial S Intrari – Stoc final
In perioada urmatoare operatiile descrise mai sus se repeta.
b) pentru stocurile provenite din productie proprie se parcurgurmatoarele etape:
– se storneaza stocurile initiale ale perioadei din conturile de stocuri pentru a anula veniturie constituite cu acestea la finele perioadei precedente;
– bunurile obtinute din productia proprie nu se inregistreaza in contabilitatea sintetica, ci numai in evidenta operativa de la locurile de depozitare;
– pe masura vanzarii, stocurile se vor inregistra asupra conturilor de venituri, fara sa fie nevoie de destocarea lor;
– la finele perioadei se inventariaza bunurile otinute din productie proprie inclusiv cele provenite din perioada precedenta, dar nevandute, si se inregistreaza asupra conturilor de venituri din productia stocata.
Prin parcurgerea aestor etape, soldurile conturilor de venituri reflecta bunurile produse in unitate, calculate dupa reletia:
Intrari s Stoc initial S Vanzari – Stoc final
In perioada urmatoare, operatiile descrise mai sus se repeta.
c) pentru productia in curs de executie, determinarea ei se face numai la sfarsitul perioadei prin metode diferite si se inregistreaza in contabilitate la costurile corespunzatoare, dar la inceputul perioadei urmatoare, operatia respectiva se storneaza in „rosu”.
Folosirea acestei metode presupune:
utilizaea ca preturi de inregistrare in contabilitate a stocurilor, a costului de achizitie pentru bunurileachizitionate din afara nitatii si respectiv a preturilor de productie pentru bunurile obtinute in productia proprie;
nu trebuie utilizate conturi de diferente de pret aferente stocurilor;
nu este necesara organizarea unei contabilitati analitice a stocurilor.
Metoda inventarului intermitent, pe lânga avantajul numarului redus de înregistrari contabile, prezinta si câteva dezavantaje:
– alaturi de consumuri, pe seama cheltuielilor se suporta lipsurile, furturile etc.;
– nu se poate exercita un control riguros asupra stocurilor prin intermediul contabilitatii;
– în cursul lunii, nu se poate cunoaste cantitatea de stocuri existenta în gestiune.
Metoda inventarului intermitent ar auce simplificari in munca de contabilitate, daca inventarierile faptice ar fi efectuate anual si nu lunar. Ea nu permite insa, un control riguros al gestionarii si al asigurarii integritatii lor.
4.7 Contabilitatea materiilor prime si a materialelor
Materiile prime si materialele au o insemnata pondere in totalul mijloacelor circulante, indeosebi in unitatile patrimoniale cu activitate de productie de bunuri.
În contabilitate, în vederea evidentierii existentei si miscarii acestor stocuri se folosesc conturile din grupa 30 “Stocuri de materii prime si materiale” care se desfasoara pe conturi sintetice de gradul II astfel:
301 Materii prime
302 Materale consumabile
3021 Materiale auxiliare
3022 Combustibili
3023 Materale pentru ambalat
3024 Piese de schimb
3025 Seminte si materiale de plantat
3026 Furaje
3028 Alte materiale consumabile
303 Materiale de natura obiectelor de inventar
308 Diferente de pret la materii prime si materiale
Conturile din aceasta grupa, cu o singura exceptie (contul 308 Diferente de pret la materii prime si materiale) sunt dupa continutul economic conturi de active circulante materiale, iar dupa functia contabila conturi de activ.
În debit se înregistreaza valoarea la prea de înregistrare a materiilor prime si materialelor, intrate prin cumparare, aport în natura al actionarilor si asociatilor, plusuri constatate la inventar, donatii, aduse de la terti etc.
În credit se înregistreaza valoarea la pret de înregistrare a materiilor prime si materialelor iesite din gestiune pentru consum productiv, constatate lipsa la inventar, vândute ca atare, donatii, pierderi din calamitati naturale, trimise spre prelucrare sau custodie la terti etc.
Soldul final creditor reflecta valoarea materiilor prime, materialelor existente în stoc la pret de înregistrare.
Contul 308 “Diferente de pret la materii prime si materiale”, evidentiaza diferentele (în plus sau în minus) între pretul de înregistrare standard (prestabilit) si costul de achizitie, aferente materiilor prime, materialelor consumabile si materialelor de natura obiectelor de inventar. Dupa continutul economic, este un cost rectificativ al valorii de înregistrare a activelor circulante, iar dupa functia contabila este un cont bifunctional.
În debit se înregistreaza diferentele de pret în plus (costul de achizite este mai mare decât pretul standard) aferente activelor circulante intrate în gestiune, precum si diferentele de pretîn minus aferente activelor circulante iesite din gestiune.
În credit se înregistreaza diferentele de pret în minus aferente activelor circulante achizitionate, precum si diferentele de pret în plus aferente activelor circulante iesite din gestiune.
Soldul debitor reflecta diferentle de pretîn plus (nefavorabile) aferente materiilor prime si materialelor existente în stoc. Soldul creditor reflecta diferentele de pret în minus (favorabile) aferente materialelor existente în stoc.
În parctica contul 308 “Diferente de pret la materii prime si materiale” se poate utiliza ca un cont de activ.
În aceasta situatie:
– în debit se înregistreaza diferentele de pret în plus (în negru) sau în minus (în rosu) aferente materiilor prime intrate;
– în credit se înregistreaza diferentele de pret în plus (în negru) sau în minus (în rosu) aferente materiilor prime iesite din gestiune.
Materiile prime, dupa continutul economic, este un cont de acive materiale circulante materiale, iar dupa functia contabila este un cont de activ.
Soldul debitor reprezinta diferentele de pret în plus (în negru) sau în minus (în rosu) aferente materiilor prime si materialelor existente în stoc.
În scopul utilizarii ratonale a acestora, materialele de natura obiectelor de inventar date în folosinta se evidentiaza cu ajutorul contului în afara bilantului 8039 Stocuri de natura obiectelor de inventar, pâna la iesirea acestora din unitate prin casare.
Operatiile privitoare la contul 301 „Materii prime” reflectate in contabilitatea sintetica a unitatilor patrimoniale, care aplica metoda inventarului permanent, se rezuma astfel:
Debit Contul 301 „Materii prime” Credit
Tabel nr.8
Contul 302 „Materiale consumabile”, este un cont sintetic de gradul I, ce are ca obiect de inregistrare, activele circulante materiale care participa in procesul de exploatare fara a se regasii de regula in produsul finit, precum si cele necesare procesului de circulatie, aflate in patrimoniul unitatii
In sfera acestor active circulante materiale se inscriu o gama larga de elemente, care se diferentiaza in anumite limite prin caracteristici comportamentale, care impun desfasurarea contului 302, in conturi sintetice de gradul II, astfel:
Contul 302 „Materialele consumabile” si conturile sale sintetice de gradul II, dupa continutul economic sunt conturi de active circulante materiale, iar dupa functia contabila sunt conturi de activ.
Operatiile privitoare la conturile 3021, 3022, 3023, 3024, 3025, 3026 si 3028, reflectate in contabilitatea sintetica a unitatilor care aplica metoda inventarului permanent, se prezinta astfel:
Debit Contul 3021 – 3028 „Materiale consumabile” Credit
Continuarea in pagina urmatoare
Tabel nr.9
Contul 303 „Materiale de natura obiectelor de inventar”, este un cont sintetic de gradul I, prin care se tine evidenta, activelor circulante materiale.
Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta existentei, miscarii si uzurii materialelor de natura obiectelor de inventar.
Contul 303 „Materiale de natura obiectelor de inventar” este un cont de activ.
In debit se inregistreaza:
– valoarea la pret de inregistrare a materialelor de natura obiectelor de inventar primite de la societatile din grup, alte societati legate prin participatii, unitate sau subunitati (451, 452, 481, 482);
– valoarea la pret de inregistrare a materialelor de natura obiectelor de inventar aduse de la terti (351, 401);
– valoarea la pret de inregistrare a materialelor de natura obiectelor de inventar constatate plus de inventar si a celor primite cu titlu gratuit (603, 758);
– valoarea la pret de inregistrare a materialelor de natura obiectelor de inventar obtinute din productie proprie (345),
In creditul contului 303 „Materiale de natura obiectelor de inventar” se inregistreaza:
– valoarea la pret de inregistrare a materialelor de natura obiectelor de inventar date in folosinta (603, 471);
– valoarea la pret de inregistrare a materialelor de natura obiectelor de inventar lipsa la inventar si pierderile din deprecieri (603);
– valoarea la pret de inregistrare a materialelor de natura obiectelor de inventar vandute ca atare (371);
– valoarea la pret de inregistrare a materialelor de natura obiectelor de inventar trimise la terti (351);
– valoarea la pret de inregistrare a materialelor de natura obiectelor de inventar livrate societatilor din grup, alte societati legate prin participatii, unitate sau subunitati (451, 452, 481, 482);
– valoarea la pret de inregistrare a materialelor de natura obiectelor de inventar donate si pierderile din calamitati (658, 671);
Soldul contului reprezinta valoarea la pret de inregistrare a materialelor de natura obiectelor de inventar existente in stoc.
In contul 308 „Diferente de pret la materii prime si materiale”, se inregistreaza diferentele dintre pretul standard si pretul efectiv de cumparare si celelalte componente ale costului de achizitie (taxe vamale, transport, manipulare, comisioane, si alte taxe nedeductibile).
Dupa continutul economic este un cont rectificativ de active circulante, iar dupa functia contabila este cont de activ. Soldul debitor al contului 308 „Diferente de pret la materii prime si materiale”, evidentiaza diferentele de pret aferente materilor prime si materialelor, existente in stoc.
Operatiile privitoare la conturile 308, reflectate in contabilitatea sintetica a unitatilor care aplica metoda inventarului permanent, se prezinta astfel:
Debit Contul 308 „Diferente de pret la materii prime si materiale” Credit
Tabel nr. 10
Diferentele de pret se repartizeaza asupra valorii materialelor iesite si asupra stocurilor, cu ajutorulunui coeficient de repartizare K, ce se calculeazs astfel:
Soldul initial al dif de pret S Dif pret aferente intrarilor
K s
Soldul initial al stocurilor S Val. intrarilor la pret de inregistrare
Acest coeficient se inmulteste cu valoarea materialelor iesite din gestiune la pret de inregistrare, iar suma rezultata se inregistreaza in conturile corespunzatoare in care au fost inregistrate materialele iesite, prin creditul contului 308.
Rc cont 308 s Rc cont 301 (302) * K
La finele perioadei, soldurile conturilor de diferente de pret, se cumuleaza cu soldurile conturilor de materiale si se formeaza valoarea stocurilor la costul de achizitie.
A. Inregistrarile contabile in cazul aplicarii inventarului permanent
1) Evaluarea la cost de achizitie:
Receptia materiilor prime achizitionate de la furnizori
s 401 „Furnizori” 11900
„Materii prime” 301 10000
„TVA deductibila” 4426 1900
Eliberarea in consumul productiv a materiilor prime
„Chelt. materii prime” 601 s 301 „Materii prime” 5000
2) Evaluarea la cost standard:
Receptia materiilor prime, conform facturii, cu diferente de pret favorabile (in debitul contului 308, in rosu)
s 401 „Furnizori” 11900
„Materii prime” 301 11000
„Diferente de pret” 308 1000
„TVA deductibila” 4426 1900
Eliberarea in consumul productiv a materiilor prime
„Chelt. materii prime” 601 s 301 „Materii prime” 5000
Determinarea diferentelor de pret:
100 S 1000 1100
Coeficient de repartizare K s s s
1100 S 11000 1210
Diferente aferente iesirilor s 5000 * 9,09% s 454,5 lei
Inregistrarea diferentelor de pret:
„Chelt. materii prime” 601 s 308 „Materii prime” 454,5
3) Evaluarea la pret de facturare al furnizorului:
Receptia materiilor prime
s 401 „Furnizori” 11900
„Materii prime” 301 9000
„Diferente de pret” 308 1000
„TVA deductibila” 4426 1900
Eliberarea spre consum a materiilor prime
„Chelt. materii prime” 601 s 301 „Materii prime” 5000
Determinarea diferentelor de pret:
100 S 1000 1100
Coeficient de repartizare K s s s 11,11 %
900 S 9000 9900
Diferente aferente iesirilor s 5000 * 11,11 % s 555,5 lei
Inregistrarea diferentelor de pret:
„Chelt. materii prime” 601 s 308 „Materii prime” 555,5
B. Inregistrarile contabile in cazul aplicarii inventarului intermitent
Stronarea soldului initial de materii prime si readucerea lor asupra cheltuielilor:
„Materii prime” 301 s 601 „Chelt. cu materii prime” 1000
Receptia materiilor prime si trecerea asupra cheltuielilor a materiilor prime achizitionate de la furnizori:
s 401 „Furnizori” 11900
„Cheltuieli cu mp” 601 10000
„TVA deductibila” 4426 1900
Trecerea asupra stocurilor, a materiilor prime inventariate la sfarsitul lunii:
„Materii prime” 301 s 601 „Chelt. cu materii prime” 5000
C. Inregistrarea intrarilor de materii prime si materiale consumabile
1) Pe baza de factura:
Fara diferente de pret:
s 401 „Furnizori” 11900
„Cheltuieli cu mp” 601 10000
„TVA deductibila” 4426 1900
Cu diferente de pret favorabile:
s 401 „Furnizori” 11900
„Materii prime” 301 11000
„Diferente de pret” 308 1000
„TVA deductibila” 4426 1900
Cu diferente de pret nefavorabile:
s 401 „Furnizori” 11900
„Materii prime” 301 9000
„Diferente de pret” 308 1000
„TVA deductibila” 4426 1900
2) Pe baza de aviz de expeditie:
Primire pe baza de aviz:
s 408 „Furnizori fact. nesosite” 11900
„Materii prime” 301 10000
„TVA neexigibil” 4428 1900
La primirea facturii fara diferente aviz si factura:
„Fz facturi nesosite” 408 s 401 „Furnizori” 11900
si
„TVA deductibila” 4426 s 4428 „TVA neexigibila” 1900
La primirea facturii cu diferente in plus intre aviz si factura:
s 401 „Furnizori” 14280
„Materii prime” 301 2000
„Facturi nesosite” 408 11900
„TVA deductibila” 4426 3800
si
„TVA deductibila” 4426 s 4428 „TVA neexigibil” 1900
La primirea facturii cu diferente in minus intre aviz si factura:
s 408 „Furnizori fact. nesosite” 11900
„Materii prime” 301 10000
„TVA neexigibila” 4428 1900
si
s 401 „Furnizori” 8330
„Materii prime” 301 7000
„TVA deductibila” 4426 1330
3) Ca aport de la asociati si actionari:
„Materii prime” 301 s 456 „Decontari cu asociatii” 7000
4) Din avans de trezorerie:
s 542 „Avans de trezorerie” 2380
„Materii prime” 301 2000
„TVA deductibila” 4426 380
5) Din prelucrare la terti:
„Materii prime” 301 s 351 „M.P. si mat. aflate la terti” 1000
În debitul conturilor de stocuri rezultate din prelucrare se reflecta si cheltuielile efectuate cu transportul la ducere si înapoiere. Procedând astfel se poate respecta principiul evaluarii si înregistrarii stocurilor la costul de achizitie. În cazul prelucrarii la terti acest cost este egal cu valoarea materiilor prime sau materialelor trimise spre prelucrare la terti, plus cheltuielile ocazionate de transportul la ducere si înapoiere, plus valoarea lucrarilor si serviciilor prestate la furnizori.
s 401 „Furnizori” 595
„Materii prime” 301 500
„TVA deductibila” 4426 95
6) Din donatii cu titlu gratuit:
„Materii prime” 301 s 7718 „Venituri din donatii” 1500
7) Plus la inventar:
In rosu
„Cheltuieli cu MP” 601 s 301 „Materii prime” 200
In negru
„Materii prime” 301 s 601 „Cheltuieli cu MP” 200
8) De la grup sau subunitate:
De la grup
„Materii prime” 301 s 4511 „Decontari in cadrul grup.” 500
De la unitatea de care apartine subunitatea
„Materii prime” 301 s 481 „Decont. intre unit si subunit” 300
De la o alta subunitate
„Materii prime” 301 s 482 „Decontari intre subunitati” 200
D Inregistrarea iesirilor de materii prime si materiale consumabile
1) Trimise spre pelucrat:
„Materii prime la terti” 351 s 301 „Materii prime” 1500
2) Trecute la marfuri spre a fi vandute:
„Marfuri” 371 s 301 „Materii prime” 500
3) Date in consum:
„Cheltuieli cu mp” 601 s 301 „Materii prime” 200
4) Lipsa la inventar:
Imputabile
„Cheltuieli cu mp” 601 s 301 „Materii prime” 100
si
„Alte creante cu pers” 4282 s 119
7588 „Alte ven din exploatare” 100
4427 „TVA colectata” 19
Neimputabile
„Cheltuieli cu mp” 601 s 301 „Materii prime” 150
5) Distruse in urma calamnitatilor:
„Chelt. priv. calamnitatile” 671 s 301 „Materii prime” 500
D Inregistrari contabile privind achizitiile de stocuri cu reduceri comerciale si financiare
Derularea tranzactiilor de vanzare-cumparare presupune existenta unor relatii cu furnizorii si clienti, pe piata concurentiala, ceea ce duce la aparitia unor reduceri de pret, destinate recompensarii fidelitatii unor clienti, respectarea intocmai a clauzelor contractuale, achitarea la termen a datoriilor si, nu in ultimul rand, sa incite clientii spre cumparare, toate acestea ducand la cresterea cifrei de afaceri.
Reducerile de preturi se impart in doua categorii:
Reduceri de natura comerciala,
Reduceri de natura financiara.
1. Reducerile comerciale
Au o influenta directa asupra marimii nete a unei facturi. Reducerile comerciale îmbraca forma de rabaturi, remize si risturne. Rabaturile se primesc, remizele, iar risturnele sunt reduceri de pret calculate asupra ansamblului de operatii efectuate cu acelasi tert în decursul unei perioade determinate.
Rabatul, reprezinta reducerea practicata, asupra pretului convenit anterior intre furnizor si client, tinandu-se cont de unele pentru defecte de calitate si se practica asupra pretului de vânzare fata de clauzele stabilite in contract.
Remiza, este reducerea practicata asupra pretului curent de vanzare, tinandu-se cont de volumul vanzarilor sau de importanta cumparatorului, in clientele vanzatorului. Remiza corespunde unui procent aplicat asupra pretului brut, procent prevazut in oferta de preturi a vanzatorului sau care rezulta din negociere intre cei doi parteneri de afaceri.
Risturnul, reprezinta o reducere de pret practicata asupra ansamblului operatiilor efectuate cu acelasi cumparator pe o perioada determinata.
De regula reducerile comerciale se acorda sub forma unui procent din pretul brut, dar se poate acorda si in suma fixa.
2. Reducerile financiare, poarta denumirea de sconturi
Scontul de decontare este reducerea financiara acordata procentual asupra unei creante decontate inainte de scadenta normala, reprezentand o bonificatie acordata clientului. Scontul de decontare este o cheltuiala financiara pentru furnizor, care este beneficiarul platii si un venit financiar pentru client, care efectueaza o plata inainte de scadenta.
Cu privire la metodologia de calcul si contabilizare a reducerilor, trebuie respectate urmatoarele reguli:
– toate reducerile de pret sunt incluse in factura;
– reducerile comerciale premerg reducerile financiare;
– reducerile sunt determinate in cascada, ceea ce inseamna ca procentele de reducere se aplica asupra netului anterior;
– in cazul reducerilor comerciale mai intai se calculeaza rabaturile si apoi remizele si risturnurile;
– scontul de decontare se aplica dupa ultima reducere de natura comerciala;
– taxa pe valoarea adaugata se calculeaza la ultimul „net deterinat” si se aduna cu acesta pentru a obtine „totalul facturii”;
– reducerile comerciale nu se contabilizeaza nici la furnizor, nici la client;
– reducerile financiare se contabilizeaza ca o cheltuiala financiara pentru furnizor si ca un venit financiar pentru client.
Exemplu de calcul:
Presupunem ca totalul brut al unei facturi pentru vanzarea de marfuri este de 1800 lei, rabatul pentru defecte de calitate este de 10 lei, remiza pentru vanzari superioara sumei de 100 lei este de 5%, remiza pentru fidelitatea clientului 10% si scontul de decontare pentru plata inainte de scadenta este de 2%.
Factura simplificata arata astfel:
Valoarea bruta a marfurilor vandute 180
Rabatul pentru defecte de calitate 10
170
Remiza 1 (170 * 5%) 8,5
161,5
Remiza 2 (161,5 * 10%) 16,15
Net comercial 145,35
Scont decontare (145,35 * 2%) 2,9
Net financiar 142,45
TVA deductibil 27,06
Total factura 169,51
Reducerile financiare se pot evidentia in contabilitatea furnizorului in functie de m omentul acordarii acestora, astfel:
In momentul intocmirii facturii:
169,5 s 169,5
„Clienti” 166,60 411 s 707 142,44 „Venituri din vanzari”
„Chelt priv sconturi” 2,9 667 s 44427 27,06 „TVA colectata”
Ulterior intocmirii facturii:
„Clienti” s 169,50
s 707 „Venituri din vanzari” 142,44
s 44427 „TVA colectata” 27,06
„Chelt priv sconturi” 667 s 411 „Clienti” 29,07
Reducerile financiare se pot evidentia in contabilitatea clientului in functie de momentul acordarii acestora, astfel:
In momentul intocmirii facturii:
169,5 s 169,5
„Marfuri” 142,44 371 s 401 166,60 „Furnizori”
„TVA deductibila„ 27,06 4426 s 767 2,9 „Ven. din sconturi”
Ulterior intocmirii facturii:
s 401 „Furnizori” 169,50
„Marfuri” 371 142,44
„TVA deductibila” 4426 27,06
„Furnizori” 667 s 767 „Ven. din sconturi” 29,07
CAPITOLUL 5
STUDIU DE CAZ LA O SOCIETATE DE CONSTRUCTII
5.1. Forma juridica
Societatea in cauza este persoana juridica romana, avand forma juridica de societate cu raspundere limitata, conform Legii 31/1990 privind societatile cu raspundere limitata. Durata de functionare este nelimitata, cu incepere de la data inregistrarii la oficiul Registrului Comertului.
Capitalul initial este de minim 200 ron, impartit in parti sociale si cu posibilitati de majorare, cu aprobarea Adunarii Generale a Actionarilor.
5.2. Obiectul de activitate al societatii
Activitatea principala de productie o reprezinta executarea lucrarilor de constructii civile si industriale, restaurarea monumente arhitecturale, executare de prefabricate din beton si confectii metalice.
Activitatea societatii se incadreaza in Ramura „Constructii de cladiri si lucrari de geniu civil”, grupa CAEN 4521.
Obiectul principal de activitate poate fi completat cu urmatoarele activitati:
– fabricarea elementelor de dulgherie si tamplarie in constructii;
– lucrari de invelitori, sarpante, terase la constructii;
– lucrari de izolatii si protectie anticoroziva;
– lucrari de pardosire si placarea peretior;
5.3. Structura organizatorica si functionala a societatii
Societatea este condusa de directorul general, numit de Adunarea Generala a Actionarilor.
Subordonarea si relatiile dintre compartimente este prezentata in schema de organizare, si functionare a societatii.
Componenta:
a) Sediul administrativ, unde se desfasoara activitatea generala de administratie si conducere a societatii cu compartimentele: secretariat, financiar-contabil, personal-salarizare, tehnic si protectia muncii.
b) Baza de productie care cuprinde:
– statia de betoane;
– gestiunea de materii prime si materiale;
– gestiunea de piese de schimb si carburanti;
– atelier de tamplarie;
– atelier de confectii metalice;
– atelier de repartii auto si carburanti;
– compartiment de aprovizionare.
c) Santierele de constructii sunt onduse de sefii de santiere, unde se desfasoara activitatea de baza a societatii: constructia obiectivelor civile si industriale noi, consolidarea extinderea si modernizarea constructiilor existente.
Conducerea santierului se face de la una din lucrarile de constructii mai importante, unde este amenajata organizarea de santier.
In componenta santierelor intra echipe mixte de muncitori formate din zidari, dulgheri, fierari, betonisti, sudori, instalatori, electricieni, tinichigii, muncitori necalificati, ect., conduse de maistrii si sefi de echipe.
Pe baza Autorizatiei de constructie , a planurilor, schitelor, masuratorilor, etc. legal aprobate, a contractelor incheiate cu beneficiarii, incep lucrarile de constructii.
Resursele pentru desfasurarea activitatii de productie si de investitii sunt asigurate de societate:
resursele financiare – autofinantare, fara a se apela la credite;
resursele materiale – societatea este dotata cu mijloace fixe: cladiri, echipament tehnologic, utilaje, mijloace de transport suficiente pentru realizarea obiectului de activitate;
resurse umane – personal calificat, reprezentat de angajatii societatii: ingineri, economisti, maistrii, muncitori calificati.
Calitate constructiilor executate de societate este garantata prin cartea consructiei, intocmita la sfarsitul lucrarii:
pentru vicii acunse, 1 an;
pentru structura de rezisteta, pe toata durata normala de functionare a cladirilor, in zona de seismicitate 9
La nivelul societatii este inocmit Manualul Calitatii in constructii in care sunt prevazuti parametrii de calitate pe faze de executie a constructiilor, conform prevederilor legale, care reglementeaza calitatea constructiilor.
5.4. Organigrama (structura organizatorica)
CAPITOLUL 6
PREZENTAREA APLICATIEI PRIVIND GESTIUNEA AUTOMATIZAT{ A
STOCURILOR DE MATERII PRIME SI MATERIALE
Realizarea aplicatiei folosind Microsoft Access 2000, se bazeaza pe studierea unui sistem informatic similar, definirea conceptuala si tehnica a unui nou sistem informatic, proiectarea structurii bazei de date (schema conceptuala, externa si interna), incarcarea si exploatarea bazei de date.
In cadrul aplicatiei, tabele sunt actualizate prin intermediul unor machete speciale, numite formulare, acestea asigurand o intefata prietenoasa cu utilizatorul, actualiarea concomitenta a mai multor tabele prin intermediul subformularelor, reguli de validare suplimentare definite la nivelul tabelelor.
Alte obiecte importante ale bazei de date, sunt rapoartele, care permit formatarea si tiparirea pe ecran sau la imprimanta, sub forma de documente, a informatiilor obtinute in urma consultarii bazei de date.
STOC
∞ ∞
ARTICOL APROVIZIONAT
∞ ∞
FURNIZOR
1
1 GESTIUNE
1 NRCD ∞ 1 1 1 1
∞
1 1 ARTICOL
1 1 1
ARTICOL CONSUMAT
∞ ∞ DESTINATIE
1 BON CONSUM 1 ∞
∞
∞ ARTICOL INVENTARIAT
∞
1 PVI
∞
∞ ARTICOL CONTROLAT
∞
1 PV
∞
SCHEMA DE PRELUCRARE ELECTRONICA A INFORMATIILOR PRIVIND
GESTIUNEA STOCURILOR DE MATERII PRIME SI MATERIALE
CAPITOLUL 7
CONCLUZII
Sistemul realizat este intr-o continua schimbare, datorita necesitatilor crescande ale utilizatorilor, este eficient datorita raportului calitate-pret, usor de utilizat, deoarece nu necesita cunostinte aprofundate in domeniu, iar posibilitatile de a gresi sunt reduse datorita restrictiilor impuse de formulare, si a reducerii drepturilor asupra bazei de date, respectiv la optiunile meniului.
Singurele neajunsuri care au fost sesizate, se refera la faptul ca in urma introduceri si prelucrarii datelor, rezulta doar situatii centralizatoare, fara ca notele contabile sa rezulte automat, acestea fiind intocmite manual.
Consider ca datorita legislatiei actuale, aflate intr-o continua schimbare, orice modificare a acestui sistem de gestiune, nu va necesita costuri ridicate, ci va depinde doar de profesionalismul administratorului de retea, pentru a aduce modificarile necesare.
Prezenta baza de date poate fi convertita in format access 2003 si apelabila cu ajutorul Microsoft Visual Fox Pro, fapt ce determina o flexibilitate ridicata.
Microsoft Visual Fox Pro defineste baza de date ca o colectie de tabele (se memoreaza intr-un fisier .DBC), perspective (View), indecsi, relatiile dintre tabele si toate procedurile memorate. O baza de date poate fi creata, modificata, deschisa, inchisa, stearsa de pe disc. Intr-o baza de date pot fi adaugate tabele libere, existente deja pe disc sau pot fi create noi tabele. Tabelele de date permit ca la operatia de creare/modificare a structurii logice sa se specifice si regulile de validare, cheia primara, valoarea implicit atribuita campului. Intre tabele se pot stabili legaturi care se pastreaza si se refac la deschiderea bazei de date, numite relatii persistente (relatii ce se piers la incheierea programului sau a sesiunii).
Pe de alta parte Microsoft Access 2000, este un puternic si robust sistem de gestionare a bazelor de date relationalre pe 32 de biti pentru crearea de aplicatii clasice sau de tip client-server pentru baze de date pentru Windows, Windows XP. Find o componenta a pachetului Microsoft Office 2000, Access are o interfata cu utilizatorul modernizata, cu aspect unitar cu cel al programelor Microsoft Excel 2000 si Word 2000, precum si cu controalele obtisnuite ale sistemului de operare Windows, cum ar fi fereastra Database in stil Outlook si casetele cunoscute pentru deschiderea si salvarea fisierelor.
Recomand implementarea unui sistem de gestiune a materiilor prime si materialelor, realizat in Access 2000 datorita faptului ca orice firma de constructii, are nevoi limitate in ceeace priveste contabilitatea automatizata. Aceasta recomandare se bazeaza pe costul redus al pachetului Office, ce include si Access, de cca 100 €, in raport cu pretul pachetului Visual Fox Pro, care este dublu.
Problema privind preluarea bazelor de date din FoxPro in Access 2000, este una relativa, chiar inexistenta, deoarece Access poate atasa fisiere cu tabele dBase, FoxPro Paradox si Excel, la bazele de date si permite lucrul cu aceste fisiere in formatul lor nativ.
In final, intretinerea acestui sistem de gestiune a bazelor de date, s-ar realiza mai usor si intr-un timp redus, generand costuri mai reduse decat cele actuale, aceasta intretinere putand fi realiazata chiar de catre un angajat al firmei care a fost trimis la specializare, urmand un curs in domeniu, nu mai lung de 4 – 6 saptamani, conferind astfel firmei posibilitatea de a devenii independenta din punct de vedere informational.
BIBLIOGRAFIE
Informatica:
1. Connolloy, Th. Begg, Strachan A., – „Baze de date”, Ed Teora, Bucuresti 2001
2. Devlin, -„Data warehouse from arhitecture to
implementation” 1997
3. Grupul BDASEIG – „Baze de date – fundamente teoretice si
practice”, Ed. Infomega, 2003
4. Grupul BDASEIG – „Contabilitate si informatica de gestiune”
ASE, ianuarie, 2003
5.Nicolescu O., Verboncu I., – „Management”, Ed Economica, Bucuresti,
1999
6. Robert Jenings, – „Totul despre access 2000”, Ed. Teora,
Bucuresti 2003
Contabilitate:
7. Coriolan Mares, – „Contabilitate financiara”, Ed. Independen\a
Economica, 2002
8. Mihai Ristea, – „Contabilitate aprofundata” Ed. Ase, 2004
9. N. Feleaga, I. Ionascu, -„Contabilitate financiara”, Ed. Economica
2003
10. Rentrop & Straton, – „Consilier contabilitate”, 2005
11. XXX – Regulamentul de aplicare a legii
contabilita\ii, (nr. 82/1991)
12.XXX – Reglementari contabile simplificate
armonizate cu directivele europene
Copyright Notice
© Licențiada.org respectă drepturile de proprietate intelectuală și așteaptă ca toți utilizatorii să facă același lucru. Dacă consideri că un conținut de pe site încalcă drepturile tale de autor, te rugăm să trimiți o notificare DMCA.
Acest articol: Sistem Informatic Privind Gestiunea Stocurilor de Materii Prime Si Materiale, la O Societate de Const (ID: 149199)
Dacă considerați că acest conținut vă încalcă drepturile de autor, vă rugăm să depuneți o cerere pe pagina noastră Copyright Takedown.