. Sistem Informatic Privind Gestiunea Stocurilor

Capitolul 1:

Sistemul informațional privind gestiunea stocurilor la S.C. ELECTROCONTACT S.A. Botoșani

Informația este unul dintre cele mai uzitate cuvinte la ora actuală, cu atât mai mult în lumea economică. Termenii societate informațională, economie a informației s-au consacrat definitiv, trecând, în sfârșit, din lucrările futurologilor și ale sociologilor și în lucrările și manualele de economie politică.

Resursele fundamentale ale unui sistem informațional sunt considerate a fi cele legate de echipament, programe, date și personal. Bazele de date constituie suportul; sistemelor pentru prelucrarea tranzacțiilor, dar și “materia primă” a sistemelor informaționale pentru management.1

1.1. Sistemul informațional al gestiunii stocurilor de materiale

1.1.1. Noțiunea de sistem informațional

În general, un sistem se definește ca fiind un ansamblu de elemente interconectate și intercondiționate, relații fizice, economice, sociale sau de altă natură care funcționează în vederea realizării unui obiectiv sau în vederea finalizării unui scop. Caracteristic pentru noțiunea de sistem este posibilitatea ca ansamblul de elemente componente ale sistemului să poată fi divizat în subsisteme. Structurarea sistemului în subsisteme se face după reguli stabilite în funcție de scopul urmărit. Spre exemplu, din punct de vedere funcțional, sistemul întreprindere poate fi structurat în subsistemul de producție, subsistemul comercial, subsistemul personal etc.

Circulația completă a informației, organizată la nivelul sistemului cuprinzând ciclul din momentul unui eveniment petrecut și până când, pe baza cunoașterii lui, se declanșează un nou eveniment, constituie un circuit informațional. O secțiune din circuit, caracterizată prin precizarea circuitului și a informației în circuit, a sensului mișcării acesteia, a locurilor de decizie și raportare, formează un flux informațional.

Totalitatea metodelor, tehnicilor, mijloacelor, privite ca un ansamblu integrat prin care se asigură înregistrarea, culegerea, transmiterea, circuitul, prelucrarea și valorificarea informațiilor de orice natură, definesc sistemul informațional. Un sistem informațional se creează și se dezvoltă odată cu organismul sau activitatea pe care o reflectă, iar delimitarea lui se realizează prin acte normative.

În cadrul sistemului de management al unei societăți comerciale interacționează o serie de subsisteme prin care se asigură conducerea activităților economice ale acesteia în condiții de eficiență. În viziunea specialiștilor cele mai reprezentative sunt:

subsistemul decizional;

subsistemul metodelor și tehnicilor de management;

subsistemul organizatoric;

subsistemul informațional.

Prin componentele sale, sistemul informațional asigură atât transmiterea informațiilor necesare diverselor nivele de decizie, cât și a conținutului deciziilor către nivelele operaționale.

Sistemul informațional cuprinde ansamblul mijloacelor și procedurilor de preluare, clasare, stocare, prelucrare, difuzare și valorificare a datelor și informațiilor la nivelul unei entități economico-sociale. Finalitatea sistemului informațional este furnizarea de informații sub o formă direct utilizabilă, la momentul oportun, în scopul asigurării bunei funcționări a sistemelor operaționale: sprijinirea procesului decizional și coordonarea într-un sistem cu mai multe niveluri. Se disting două obiective esențiale ale sistemelor informaționale: sprijinirea procesului decizional și coordonarea într-un sistem cu mai multe niveluri. Din acest punct de vedere majoritatea autorilor sunt de acord cu următoarea clasificare a sistemelor informaționale:

sisteme informaționale de prelucrare a tranzacțiilor (Transaction Processing Systems –TPS);

sisteme informaționale pentru conducere (Management Information Systems –TPS)

sisteme de sprijinire a deciziilor (Decision Support Systems DSS);

sisteme informaționale pentru conducerea executivă (Executive Informations Systems –EIS).

Sistemele informaționale de prelucrare a tranzacțiilor preiau tranzacțiile generate de activitatea entității economico-sociale în bazele de date interne și constituie infrastructura următoarelor niveluri ale sistemelor informaționale.

Sistemele informaționale pentru conducere (MIS) sintetizează informațiile sub formă de rapoarte periodice într-un format predefinit și greu de modificat. De obicei, aceste rapoarte sunt destinate frecvent, dar nu exclusiv, nivelurilor intermediare de conducere și au ca finalitate controlul.

Sistemele de sprijinire a deciziilor la niveluri superioare de conducere sunt denumite sisteme informaționale pentru conducerea executivă (EIS). Acestea integrează informații provenind din surse interne și externe și permit managerilor de a controla și dispune de informații importante în luarea deciziilor, prezentate într-un mod personalizat.

1.1.2. Sistemul informațional financiar-contabil

Contabilitatea, ca sistem informațional (contabil) se distinge, în sistemul întreprinderii, ca o componentă a sistemului său informațional global, constituit din ansamblul mijloacelor și procedurilor de cercetare, sesizare, tratare și analiză a informațiilor de natură diversă, legate atât de activitățile strategice, cât și de activitățile operaționale.

Pentru cunoașterea și gestiunea unității economice, se identifică evenimentele și faptele ce generează date, se delimitează obiectivele cunoașterii și conducerii, se stabilesc purtătorii materiali de informație și modalitățile în care se culeg și înregistrează datele, se aleg metodele și instrumentele de prelucrare a acestor date, se definește destinația informațiilor și se organizează transferul lor la destinatar. Toate acestea au determinat definirea elementelor ce realizează fluxul informațional în termeni de sistem, evidențiind structura și legăturile dintre componente.

Sistemul informațional contabil cuprinde un ansamblu de elemente interdependente orientat spre culegerea, prelucrarea, stocarea, analiza și transmiterea informațiilor privind starea și mișcarea patrimoniului. Elementele sunt: informațiile, suporturile de informații, fluxurile informaționale, mijloacele de prelucrare a datelor, metodele și procedeele.

De la aplicațiile informatice simple, sporadice, informatizarea întreprinderilor a evoluat către sistemele informatice complexe în măsură să gestioneze eficient masa de informații existentă și să ofere multiple soluții pentru atingerea obiectivului esențial: eficiența gestionării resurselor.

Sistemul informatic reprezintă o componentă majoră a sistemului informațional formalizat al întreprinderii, bazată pe utilizarea calculatoarelor electronice.

Până în anii ’60 sistemele informaționale utilizate în gestiunea întreprinderilor erau în esență, sisteme manuale. Dezvoltarea tehnologiilor informatice a determinat o evoluție pronunțată în direcția automatizării sistemelor informaționale.

Potrivit unor cercetători, procesul informatizării întreprinderii poate fi reprezentat ca în schema de mai jos1:

Se apreciază că un sistem informatic pentru management este dat de o succesiune de aplicații informatice dezvoltate pe principiul “de jos în sus”2. În această abordare dezvoltarea aplicațiilor informatice semnificative poate fi făcută în următoarea succesiune:

pentru subsistemul informatic al funcțiunii comerciale:

evidența stocurilor de materii prime, materiale, servicii și utilități;

gestiunea stocurilor de produse finite, semifabricate, materii prime, materiale directe și mijloace fixe;

controlul automat al gradului de achitare, prin compensare, a datoriilor de către clienții societății și către furnizorii acesteia;

cunoașterea influenței unor pârghii de marketing asupra stabilității pe piață a societăților comerciale;

urmărirea modului de derulare a contractelor încheiate cu partenerii societății și evidențierea cantităților restante sau livrate în avans acestora.

pentru subsistemul informatic financiar-contabil tipologia aplicațiilor informatice este următoarea:

elaborarea și evidența automată a notelor contabile, soldurilor de materii prime și produse finite și a balanței de verificare analitică și sintetică.

Trebuie subliniat faptul că această categorie de aplicații informatice poate fi completată cu o serie de proceduri automate care să asigure analiza asistată de calculator a datelor din bilanțurile contabile.

evidența automată a plății și încasării facturilor, urmărindu-se evidențierea și reflectarea în costuri a tuturor categoriilor de plăți efectuate de sau către societate. Este o categorie de aplicații foarte solicitate în prezent deoarece societățile românești înregistrează în urma blocajului financiar creanțe care influențează negativ bugetul de venituri și cheltuieli al acestora. Aceste aplicații trebuie să aibă o funcționalitate în timp real, cerință justificată, de exemplu, prin faptul că într-un sistem de evidență manuală reflectarea în costuri a plăților făcute în cursul lunii de către clienți, prin chitanțe fiscale sau CEC, se face doar în prima decadă a lunii următoare influențând astfel cunoașterea solvabilității reale a clienților în cursul lunii. În plus, achitarea către societăți poate fi făcută și în regim de compensare, activitate imposibil de realizat într-un sistem manual de prelucrare al informațiilor.

dezvoltarea unor aplicații informatice care să asigure suportul logistic în procesul de negociere al prețurilor. Aceste aplicații, dezvoltate și în România după anul 1990, urmăresc crearea unor instrumente decizionale care să permită societăților comerciale perfectarea unor contracte prin negocieri în condițiile păstrării profitului antecalculat într-o anumită marjă de valori dorită;

elaborarea automată a jurnalelor de operații contabile, care se doresc a fi suport în procesul de analiză economică;

elaborarea activităților de postcalcul asistate de calculator concomitent cu evidențierea cheltuielilor de producție efective și compararea acestora cu nivelele planificate. În societățile comerciale românești există deja implementate o serie de produse software care permit evidențierea acestor abateri și defalcarea lor pe cauze obiective și subiective. Necesitatea managerială de existență a acestor aplicații rezidă din faptul că toate abaterile suplimentare de la costurile planificate nu trebuiesc suportate de societate ci de persoanele care le-au generat. Această categorie de aplicații a permis implementarea în cadrul societăților comerciale a metodei de conducere de tip “tablou de bord” asistat de calculator.

aplicații informatice integrate care asigură intercorelarea activităților financiar-contabile cu cele de producție și cu activitățile comerciale.

pentru sistemul informatic al funcțiunii de producție sunt incluse o serie de aplicații informatice care vizează următoarele activități:

lansarea în fabricație;

programarea producției;

întreținerea și funcționarea utilajelor;

calculul necesarului de combustibil și de energie electrică destinată necesităților tehnologice.

Aplicațiile informatice uzuale ce pot fi dezvoltate sunt:

cele care vizează structura de producție a societății comerciale, în cadrul lor putând fi dezvoltate module informatice care urmăresc:

amplasarea optimă a utilajelor în cadrul secțiilor de producție;

utilizarea rațională a capacităților de producție prin corelarea cererii pieței cu dimensiunea optimă a nomenclatorului de fabricație;

determinarea automată a succesiunilor optime între fazele procesului de producție.

aplicațiile informatice pentru activitățile de programare, lansare și urmărire a producției care conțin modulele:

determinarea momentelor optime de lansare în fabricație a loturilor de produse, urmărindu-se încadrarea societății în obligațiile contractuale asumate față de clienții săi;

stabilirea loturilor optime lansate la un moment dat în fabricație;

urmărirea automată a modului de derulare a procesului de producție pe toată durata fabricării cantităților dintr-un anumit lot. Pe plan mondial există preocupări de extindere a informatice uzuale ce pot fi dezvoltate sunt:

cele care vizează structura de producție a societății comerciale, în cadrul lor putând fi dezvoltate module informatice care urmăresc:

amplasarea optimă a utilajelor în cadrul secțiilor de producție;

utilizarea rațională a capacităților de producție prin corelarea cererii pieței cu dimensiunea optimă a nomenclatorului de fabricație;

determinarea automată a succesiunilor optime între fazele procesului de producție.

aplicațiile informatice pentru activitățile de programare, lansare și urmărire a producției care conțin modulele:

determinarea momentelor optime de lansare în fabricație a loturilor de produse, urmărindu-se încadrarea societății în obligațiile contractuale asumate față de clienții săi;

stabilirea loturilor optime lansate la un moment dat în fabricație;

urmărirea automată a modului de derulare a procesului de producție pe toată durata fabricării cantităților dintr-un anumit lot. Pe plan mondial există preocupări de extindere a acestor aplicații la prelucrări automate ale datelor care urmăresc simularea desfășurării diverselor activități economice în timp.

Sistemul de prelucrare automată a datelor la nivelul fiecărei unități patrimoniale trebuie să asigure condițiile necesare efectuării controlului legal.

Sistemele de prelucrare automată a datelor în domeniul financiar-contabil trebuie să răspundă la următoarele criterii considerate minimale:

să asigure concordanța strictă a rezultatului prelucrărilor informatice cu prevederile actelor normative care le reglementează;

să precizeze tipul de suport care asigură prelucrarea datelor în condiții de siguranță;

să precizeze cu claritate sursa, conținutul și apartenența fiecărei date;

fiecare dată înregistrată în contabilitate trebuie să se găsească în conținutul unui document scris, la care să poată avea acces atât beneficiarii, cât și organele de control;

să asigure listele operațiunilor efectuate în evidența contabilă pe bază de documente justificative care să fie numerotate în ordine cronologică, interzicându-se inserări, intercalări, precum și orice eliminări sau adăugiri ulterioare;

să asigure reluarea automată a soldurilor conturilor obținute anterior;

să asigure conservarea datelor pe o perioadă de timp care să respecte prevederile art. 25 din legea contabilității nr.82/1991;

să precizeze procedurile și suportul magnetic extern de arhivare a produselor-program, a datelor introduse, a situațiilor financiare sau a altor documente, cu posibilitatea de reintegrare în sistem a datelor arhivate;

să nu permită inserări, modificări sau eliminări de date pentru o perioadă închisă;

să asigure următoarele elemente constitutive ale înregistrărilor contabile:

data efectuării înregistrării contabile a operațiunii;

jurnalul de origine în care se regăsesc înregistrările contabile;

numărul paginii sau numărul curent al înregistrării în jurnalul de origine;

numărul documentului justificativ sau contabil (atribuit de emitent);

să asigure confidențialitatea și protecția informațiilor și a programelor prin parole, cod de identificare pentru accesul la informații, copii de siguranță pentru programe și informații;

să asigure listări clare, inteligibile și complete, care să conțină următoarele elemente de identificare, în antet sau pe fiecare pagină, după caz:

tipul documentului sau al situației;

denumirea unității patrimoniale;

perioada la care se referă informația;

datarea listărilor;

paginarea cronologică;

precizarea programului informatic și a versiunii utilizate;

să asigure listarea ansamblului de situații financiare și documente de sinteză necesare conducerii operative a unității;

să asigure respectarea conținutului de informații prevăzut în machetele formularelor aprobate de Ministerul Finanțelor, în cazul editării acestora cu ajutorul tehnicii de calcul;

să permită, în orice moment, reconstituirea conținutului conturilor, listelor și informațiilor supuse verificării. Toate soldurile conturilor trebuie să fie rezultatul unei liste de înregistrări și al unui sold anterior al acelui cont. fiecare înregistrare trebuie să aibă la bază elemente de identificare a datelor supuse prelucrării;

să nu permită:

deschiderea a două conturi cu același număr;

modificarea numărului de cont în cazul în care au fost înregistrate date în acel cont;

suprimarea unui cont în cursul exercițiului curent sau aferent exercițiului precedent, dacă acesta conține înregistrări sau sold;

editarea a două sau a mai multor documente de același tip, cu același număr și conținut diferit de informații;

să permită suprimarea unui cont care nu are înregistrări pe parcursul a cel puțin doi ani (exerciții financiare), în mod automat sau manual;

să prevadă în documentația produsului informatic modul de organizare și tipul de sistemului de prelucrare:

monopost sau multipost;

monosocietate sau multisocietate;

rețea de calculatoare;

portabilitatea fișierelor de date;

să precizeze tipul de organizare pentru culegerea datelor:

preluări pe loturi cu control ulterior;

preluări în timp real cu efectuarea controlului imediat;

combinarea celor două tipuri;

să permită culegerea unui număr nelimitat de înregistrări pentru operațiunile contabile;

să posede documentația tehnică de utilizare a programelor informatice necesară exploatării optime a acestora;

să respecte reglementărilor în vigoare cu privire la securitatea datelor și fiabilitatea sistemului de prelucrare.

Elaboratorii de programe informatice au obligația de a prevedea, prin contractele de livrare a programelor informatice, clauze privind întreținerea și adaptarea produselor livrate, precum și clauze privind eliminarea posibilităților de modificare a procedurilor de prelucrare a datelor de către utilizatori.

Unitățile de informatică sau persoanele care efectuează lucrări cu ajutorul tehnicii de calcul poartă răspunderea prelucrării cu exactitate a informațiilor din documente, iar beneficiarii răspund pentru exactitatea și realitatea datelor pe care le transmit pentru prelucrare.

Utilizatorul trebuie să:

să verifice dacă prestatorul de servicii informatice sau distribuitorul de produse-program are o asigurare specifică sau a extins asigurarea avută de responsabilitate civilă sau profesională pentru a acoperi lipsurile în cazul unui control fiscal;

să se asigure de perenitatea documentației, a surselor în diferite versiuni ale produsului-program în cazul dispariției prestatorului de servicii sau a distribuitorului de produse-program;

să organizeze salvarea și arhivarea datelor, programelor sau produselor de prelucrare, astfel încât informațiile să poată fi procesate ulterior prin același lanț informatic și în condițiile de exploatare reconstituite.

Pe perioada neprescrisă se va organiza o gestiune a versiunilor, modificărilor, corecturilor și schimbărilor de sistem informatic, produse-program și sistem de calcul.

Dacă unitatea, în cursul acestei perioade, a schimbat sistemul de calcul, respectiv de prelucrare a datelor, trebuie să se efectueze o reconciliere între datele arhivate și versiunile noi ale produselor-program și ale echipamentelor de calcul.

Arhivele de suport magnetic trebuie “împrospătate” periodic pentru a le asigura lizibilitatea, respectiv accesibilitatea.

Să dețină la sediul său, pe perioada neprescrisă, manualul de utilizare complet și actualizat al fiecărui produs-program utilizat.

1.1.3. Cerințele sistemului informațional privind formarea, evoluția și consumul stocurilor de materiale

Un rol important în creșterea eficienței economice revine asigurării nevoilor concrete ale producției, precum și în ritmul și la intervalele cerute de aceasta. În acest context este imperios necesară desfășurarea proceselor de stocare într-o concepție care să răspundă cerințelor amintite bazată pe cunoașterea concretă a realităților din practica economică specifică domeniului; aceasta se asigură numai prin organizarea și raționalizarea continuă a sistemului informațional folosit în planificarea stocurilor, în organizarea, conducerea și desfășurarea proceselor de stocare.

Structura și natura sistemului informațional influențează nemijlocit operativitatea în informarea privind nivelul și dinamica stocurilor, gradul de încadrare în limitele normate. Totodată, sistemul informațional asigură datele necesare prevenirii formării stocurilor supranormative, a celor cu mișcare lentă sau fără mișcare, depistării celor deja constituite, epuizării stocurilor normate, stabilirii volumului și structurii celor disponibile care urmează a fi operativ introduse în circuitul economic ș.a.

Pentru a fi eficient, sistemul informațional specific proceselor de formare și utilizare a stocurilor trebuie să răspundă următoarelor cerințe:

să fie simplu, cu o arie de cuprindere mare pentru a evidenția toți factorii și multitudinea de fenomene, situații și corelații care caracterizează procesele de stocare;

să fie așezat în bună măsură pe baze informatice și să aibă un grad de operativitate accentuat care să asigure transmiterea, în timp util, celor interesați de la toate nivelele organizatorice, datele și informațiile referitoare la starea și dinamica proceselor de stocare pentru analize și luarea de decizii operaționale;

să fie accesibil pentru toate nivelele organizatorice și toți factorii cărora li se adresează informațiile în raport cu competențele decizionale;

să asigure culegerea, prelucrarea și transmiterea de informații în volumul, structura și de calitatea care să permită o analiză completă cu rezultate expresive, semnificative pentru a constitui o bază reală fundamentală în luarea deciziilor care se impun după caz;

să se realizeze cu un efort de muncă minim ș.a.

Respectând aceste cerințe încă din faza de concepție-proiectare a lui, se asigură suplețea și utilitatea deplină a sistemului informațional în condițiile funcționării acestuia cu eficiență economică maximă.

1.1.4. Introducerea și generalizarea sistemului de prelucrare automată a datelor – cale principală de asigurare a gestiunii stocurilor de materiale

Periodicitatea aprovizionării impune existența și determină intersectarea și interconexiunea gestiunii stocurilor cu celelalte subactivități specifice acestui domeniu. În acest context se pune problema asigurării unui sistem informatic care să răspundă unei concepții unitare de conducere, organizare, planificare și realizare a aprovizionării tehnico-materiale.

Sistemul informatic, ca parte a sistemului informațional al aprovizionării tehnico-materiale, reprezintă un complex de informații și proceduri organizate în baze și bănci de date, echipamente și personal astfel grupate și organizate, încât să asigure culegerea, prelucrarea, transmiterea și depozitarea automată la diferite nivele ierarhice a datelor necesare conducerii procesului respectiv.

În stabilirea posibilităților de lărgire a sferei de utilizare a mijloacelor electronice de calcul și de generalizare a sistemului informatic în gestiunea stocurilor trebuie să se pornească de la fenomene reale cu care sunt confruntate unitățile economice în acest domeniu și care în general sunt următoarele:

modificările frecvente ale planului de producție, ca urmare a apariției de noi comenzi pentru export sau în cadrul celor inițiale, stabilirea de noi cerințe la care trebuie să răspundă producția; asemenea situație atrage modificări în planul de aprovizionare care se reflectă prin apariția pe de o parte de stocuri supranormative la unele materiale sau sortimente și pe de altă parte lipsa de stoc pentru alte sortimente; fenomenul îmbracă uneori forme mai complicate când obiectul modificării vizează materii prime din import;

nerespectarea termenelor contractuale de livrare ceea ce conduce la întârzieri în aprovizionare; această situație determină apariția fenomenelor de lipsă de stoc, aspect nefavorabil pentru activitatea întreprinderilor. Pentru a evita o asemenea situația se apelează la alte surse de acoperire a nevoilor materiale, dar care ulterior, prin sosirea partizilor întârziate, conduc la formarea de stocuri neraționale;

volumul mare de muncă atras de gestiunea stocurilor, cu deosebire pe linia determinării stocurilor normate și a urmăririi mișcării acestora, face ca acțiunea de normare să se limiteze la nivel de grupă de materiale.

În gestiunea stocurilor trebuie să se implementeze un sistem informațional care să țină pasul cu mutațiile ce se manifestă în producție și aprovizionare, să asigure o informare operativă asupra stărilor de fapt, pe baza cărora să se poată lua decizii operative pe toate treptele ierarhice interesate; acest sistem trebuie să asigure buna desfășurare a activității de ansamblu.

Realizarea acestui deziderat este posibilă numai prin utilizarea în gestiunea stocurilor a mijloacelor electronice de culegere, prelucrare, transmitere și înmagazinare a datelor. Sistemul devine cu adevărat util dacă este generalizat la nivelul procesului de stocare în complexitatea lui (planificare, organizare, conducere și derulare) și la toți factorii ce au tangență cu acesta la nivelul întreprinderilor până la treptele ierarhice superioare de conducere.

Pe baza elementelor menționate se desprinde necesitatea ca la nivelul fiecărei unități și apoi și treptele organizatorice superioare să fie conceput și aplicat un sistem informatic integrat ca parte componentă a sistemului informațional pentru gestiunea stocurilor.

În principiu, conceptul unui sistem integrat al gestiunii stocurilor la nivelul întreprinderii trebuie să dea răspuns mai multor pachete de informații. Un prim pachet de informații se referă la:

cunoașterea operativă, la zi și selectiv, la cerere a situației stocului la orice sortotipodimensiune de material, reper, piesă etc.

perioada pentru care stocul existent asigură consumul corelat cu programul de fabricație;

perspectivele reîntregirii stocurilor, adică data intrării și volumul următorului lot de livrare (când este vorba de materiale care se primesc din afara întreprinderii) și respectiv data finalizării fabricației și cantitatea de piese, repere, subansamble ce se asigură din fabricația curentă a întreprinderii respective.

Acest pachet de informații constituie sursa de semnalare, de alarmare a organelor de decizie din întreprindere asupra situației critice a unor stocuri. În mod practic, ar trebui editată zilnic, sau atunci când apare situația respectivă, lista stocurilor cu nivel critic, care să cuprindă stocurile cu nivel zero, perspectiva reaprovizionării materialelor în cauză și stocurile care se apropie de nivelul critic (care se epuizează înainte de o nouă aprovizionare) pe baza căreia personalul de la compartimentul de aprovizionare urmează să acționeze la furnizori.

Un al doilea pachet de informații se referă la stocurile excedentare:

situația cantităților în stoc peste nivelul normat și perspectiva evoluției în funcție de reaprovizionări previzibile;

lista stocurilor disponibile;

lista stocurilor fără mișcare sau cu mișcare lentă, cu prezentarea duratei de menținere în stoc, în funcție de ritmul de consum realizat anterior.

Selecționarea acestor informații presupune constituirea fișierelor cu normele de stoc (curent, de siguranță, de condiționare etc.) și stabilirea criteriilor precise de încadrare a unui stoc în categoria fără mișcare sau cu mișcare lentă. O dificultate practică ce nu trebuie neglijată este aceea că sunt multe cazuri când pentru aceeași sortotipodimensiune de materiale se țin în paralel mai multe fișe de magazie, în funcție de diferitele prețuri de aprovizionare determinate de surse diferite de aprovizionare, dar mișcările nu se operează în toate fișele și astfel este posibil ca unele fișe să apară cu stocuri fără mișcare deși fizic materialul rulează din stoc. În aceste cazuri este necesar ca în programul calculatorului să se prevadă posibilitatea însumării cantităților din diferitele fișe de magazie care se referă la același sortiment, spre a se evita concluzii eronate.

A treia categorie de informații privitoare la stocuri sunt cele în expresie valorică:

situația stocurilor pe categorii: materii prime și materiale, combustibili etc.

situația încadrării în normativul mijloacelor circulante;

volumul dobânzilor plătite pentru creditele aferente stocurilor.

Aceste informații servesc de regulă la stabilirea unor concluzii și măsuri de ansamblu în cadrul analizelor periodice pe bază de bilanț.

În domeniul stabilirii normelor de stoc, sistemul informatic trebuie să includă unele fișiere de date și programele specifice astfel:

fișiere privind intervalele între livrări rezultate din contractele economice;

fișiere privind nivelul diferitelor categorii de cheltuieli referitoare la comandarea, primirea, gestiunea stocurilor;

fișiere cu date din perioadele anterioare privind mărimea și data de intrare a fiecărui lot, pe sortotipodimensiuni de materiale în vederea stabilirii intervalelor între livrări și a abaterilor de la ritmicitatea aprovizionării;

informații privind duratele de condiționare a diferitelor materiale, în funcție de tehnologia de folosit;

programele de prelucrare pe calculator a diferitelor modele referitoare la normarea stocurilor.

Informațiile și programele respective permit să se efectueze calcule operative referitoare la norma de stoc curent, de siguranță, de condiționare și aplicarea practică a acestora.

Sistemul informatic trebuie proiectat și realizat folosind documentele de evidență primară și statistice existente, aprobate în cadrul sistemului informațional: notele de intrare-recepție, dispozițiile de livrare, bonurile de materiale sau fișele-limită, documentele de lansare, cele de recepție, bonurile de restituire în magazie a unor materiale etc., al căror conținut de informații trebuie utilizat pentru sub_secțiunea “stocuri” a sistemului informațional și simultan pentru celelalte secțiuni (aprovizionare, desfacere, producție, financiar-contabil etc.)

La fiecare nivel ierarhic trebuie stabilit un tablou de bord ce va cuprinde, alături de informații specifice altor subsisteme, date cu privire la procesele de stocare pe linia care interesează. Informațiile se vor prelucra selectiv astfel încât să se poată cunoaște situația stocurilor neraționale.

Un asemenea sistem permite obținerea pe calculator și a datelor necesare pentru raportare, la perioade fixe stabilite anticipat sau la cerere, a situației stocurilor efective, în raport cu cele normate, ca și urmărirea și controlul operativ al mișcării stocurilor în vederea prevenirii epuizării lor sau formării celor neraționale. Situațiile care se obțin de la calculator vor avea conținut diferit în funcție de destinația acestora:

pentru lucrătorii din compartimentele de aprovizionare, situațiile vor cuprinde toate elementele care să permită cunoașterea și informarea complexă a acestora asupra procesului de mișcare a stocurilor (formare-consum);

pentru nivelele superioare situațiile vor cuprinde numai informațiile și datele care interesează și care în general semnalează fenomene deosebite; tendințe de constituire a stocurilor neraționale, formarea acestora și volumul lor, posibilitatea epuizării și necesitatea consumării din stocul de siguranță, întârzieri în livrări, sosiri anticipate etc.

Folosirea, din ce în ce mai frecvent, a computerelor și sistemelor de telecomunicație a dus la inovații semnificative, în decursul ultimei decade, în ceea ce privește managementul stocurilor. Șefii secțiilor de producție pot planifica serii de producție și previziona necesarul de materii prime săptămânal sau chiar zilnic.

Sistemele computerizate de planificare a necesarului de materiale utilizate foarte mult în sectorul de producție, permit firmelor să controleze ce fel de materie primă se comandă și în ce cantitate. Aceasta duce la un necesar scăzut de stocuri de materii prime și materiale. Sunt sisteme extraordinar de eficiente, mai ales când sunt combinate cu livrări JIT.

1.2. Fluxul informațional privind gestiunea stocurilor la societatea comercială ELECTROCONTACT S.A. Botoșani

Pentru sisteme economice, trăsătura principală este complexitatea circuitului valorilor. Fluxului real al valorilor i se suprapune în orice moment fluxul informațional de reflectare a operațiilor care au loc. Toate operațiile generate de fluxul valorilor sunt consemnate în documente, utilizând metode și tehnici de lucru adecvate. Prelucrarea datelor din documente, după reguli precizate prin acte normative, asigură informarea conducerii de sistem asupra desfășurării circuitului. Prin prelucrarea datelor, știrile și semnalele asupra stării și a funcționării sistemului devin informații.

Circulația completă a informației, organizată la nivelul sistemului cuprinzând ciclul din momentul unui eveniment petrecut și până când, pe baza cunoașterii lui, se declanșează un nou eveniment, constituie un circuit informațional. O secțiune din circuit, caracterizată prin precizarea circuitului și a informației în circuit, a sensului mișcării acesteia, a locurilor de decizie și raportare, formează un flux informațional.

Deci, fluxurilor informaționale constau în totalitatea informațiilor care parcurg circuite informaționale existente în cadrul unei societăți.

Fluxul informațional al documentelor privind stocurile de materiale

Realizarea evidenței stocurilor se asigură prin folosirea unui sistem de documente contabile primare și / sau centralizatoare grupate în:

documente de evidență a stocurilor;

documente primare sau centralizatoare de evidență a intrărilor;

documente primare sau centralizatoare de evidență a ieșirilor de stocuri.

În cadrul întreprinderii, stocurile ocazionează numeroase operații, care pot fi grupate după conținutul lor în operații de aprovizionare și conservare, operații de eliberare din depozite, inventariere.

Aceste operațiuni sunt consemnate în diferite documente și evidențe operative specifice.

Aprovizionarea se face de reguli, din afară, adică de la alte întreprinderi, iar unele materiale și produse se obțin din producția proprie.

În vederea îndeplinirii obiectivelor prevăzute în programul de aprovizionare, unitățile patrimoniale emit către furnizori comenzi, iar pe baza acestora încheie contracte economice.

În anumite condiții, contractele economice sunt înlocuite de către furnizori prin confirmarea de comandă.

În cadrul executării comenzii și a contractului de aprovizionare, întreprinderea cumpărătoare primește de la furnizor avizul de însoțire și / sau factura.

Avizul de însoțire se emite, pe măsura livrării, de compartimentul vânzări și servește ca document pentru eliberarea și scăderea depozitului, a produselor, mărfurilor sau altor valori destinate vânzării, trimise pentru prelucrare la terți, în custodie sau spre păstrare; document de însoțire a bunurilor pe timpul transportului; document pentru întocmirea facturii; document de primire în gestiunea cumpărătorului.

Circulă de la furnizor la cumpărător. În gestiunea furnizorului, exemplarul 1 este preluat de delegatul unității care face transportul sau al clientului, pentru a însoți bunurile pe timpul transportului, iar exemplarul 2 la compartimentul vânzări, pentru înregistrarea cantităților în evidența privind executarea contractelor și apoi transmis la compartimentul financiar-contabil pentru a fi atașat la factură și înregistrat.

În gestiunea cumpărătorului, exemplarul 1 stă la baza recepției bunurilor aprovizionate, de către comisia de recepție, după care este transmis compartimentului aprovizionare pentru înregistrarea cantităților intrate, în registrul de evidență al aprovizionărilor și certificarea efectuării plății către furnizor, precum și pentru înregistrarea în contabilitate, atașate la factură.

Întreprinderile care pot întocmi factura în momentul livrării bunurilor, nu vor mai emite avizul de însoțire decât pentru bunurilor trimise pentru prelucrare la terți, în custodie sau spre prelucrare, factura realizând, pe lângă funcțiile avizului de însoțire și pe cele de transport pentru viza de control financiar preventiv, și act justificativ pentru decontarea (încasare-plată) contravalorii ei.

Operația de luare în primire a valorilor materialelor aprovizionate se numește recepție. La sosirea materialelor de la furnizor se execută următoarele lucrări de recepționare:

recepția transportului efectuat de delegatul serviciului aprovizionării al întreprinderii cumpărătoare. Aceasta se execută în momentul preluării transportului de la cărăuș (organizația de transport) și constă în verificarea stării ambalajului. În cazul în care se constată violări ale ambalajului se procedează pe loc la desfacerea coletului și se inventariază conținutul. Pentru lipsurile constatate se întocmește un proces-verbal de constatare, care se semnează de delegatul organizației de transport și de cei ai întreprinderii destinatare;

recepția cantitativ efectuat de ctre magazinerul care preia în gestiune materialelor sosite. Prin recepție se confrunt datele din comand cu avizul de însoțire sau factura primit de la furnizor și cu materialele efectiv sosite, concordanța între sortimentele șI cantitățile de materiale înscrise în factur cu cele primite;

recepția calitativă se efectuează de către un specialist (tehnolog sau merceolog). Pentru anumite materiale stabilite prin instrucțiuni sau dispoziții interne se iau probe de materiale, care se trimit la laborator pentru analiza chimică, tehnică etc. Materialele din această categorie nu sunt trimise la consum sau comercializate înainte de cunoașterea rezultatului analizei de laborator, consemnat într-un buletin de analiză.

Dacă la recepția valorilor materiale se costată deteriorarea sau lipsa coletelor, nepotriviri calitative față de altele indicate în documentele însoțitoare, se întocmește Nota de recepție și constatare de diferențe. Prin acest document materialele necorespunzătoare calitativ sau în neconcordanță cu comanda sunt respinse la recepție, preluate în custodie și ținute la dispoziția furnizorului.

Primirea avizului de însoțire și a facturii, sosirea transportului și plata facturii se înscriu, în ordine cronologică, în registrul de comenzi și în fișa de urmărire a executării comenzilor.

Dacă materialele se primesc în tranșe sau sosesc înainte de primirea facturii de la furnizor, precum și în cazul în care materialele respective au fost achitate și lăsate un timp în custodia furnizorului, la sosirea acestora, pentru consemnarea recepției, se întocmește Nota de intrare-recepție.

În cazul în care factura sosește o dată cu materialele recepția valorilor materiale, se poate consemna direct pe factură fără a se întocmi nota de intrare-recepție.

Bon de predare, transfer, restituire este folosit pentru predarea la magazie a produselor, semifabricatelor și a materialelor obținute din producție proprie, pentru tranzitarea materialelor de la un loc de depozitare la altul în cadrul aceleiași întreprinderi precum și pentru restituirea celor neutilizate la sfârșitul perioadei.

Documentele folosite pentru eliberarea stocurilor de active circulante materiale pentru consum sunt: bonul de consum și fișa limită de consum.

Valorile materiale trimise spre prelucrare la terți se eliberează pe baza dispoziției de livrare, aviz de însoțire a mărfii pe care se face mențiunea pentru prelucrare la terți. La înapoierea materialelor prelucrate se controlează dacă s-a primit cantitatea prelucrată corespunzătoare, în raport cu normele de consum, iar pe documentele de recepție, pentru o evidență corect, se face mențiunea “din prelucrarea”.

Livrarea mărfurilor și produselor finite către terți se face pe baza facturii.

Fișa de magazie este un document de evidență operativă a magaziei (depozitului) și se întocmește separat pentru fiecare fel, calitate sau sortiment de stocuri materiale.

Documentele referitoare la valorile materiale intrate în unitatea patrimonială (facturi, avize de însoțire, nota de intrare-recepție etc.), după înregistrarea în fișele de magazie, se predau serviciului (resortului) de aprovizionare. După verificare, avizare și înregistrare în evidența tehnico-operativă a aprovizionării, aceste documente se transmit la compartimentul de contabilitate în termenele stabilite de conductorul compartimentului contabil-financiar.

Documentele primare de ieșire a stocurilor din depozite se predau direct la compartimentul contabilitate.

Cele spuse anterior pot fi sintetizate în următorul tabel:

Descrierea rapoartelor referitoare la materii prime

1.3. Stadiul informatizării întreprinderii

1.3.1. Prezentarea portofoliului de echipamente și aplicații

Sistemul informatic al firmei ELECTROCONTACT S.A. are în componența următoarele elemente:

5 rețele informatice, tip magistrală, unite în stea, cablu coaxial 50 ohmi, sistemul de operare pentru rețea folosit este NOVELL 3.12:

rețea desfacere-aprovizionare;

rețea financiar-salarizare;

rețea producție;

rețea proiectare;

rețea contabilitate.

sever rețea: Pentium II 450 MMX în următoarea configurație:

MB GIGABYTE INTEL Pentium II, 512k 440BX, ATX, suport 66/100MHz, auto select system speed; 4xDIMM up to 1 GB; 128 MB SDRAM DIMM; accelerator Voodoo 3DFX 6 MB; HDD 8GB SEAGATE ULTRA DMA; FDD 3,5” 1,44MB; monitor digital SVGA 17”LR, MPR II, 1024×768.

stații lucru:

IBM 233 MMX MHz cu următoarea configurație:

MB Intel TX, DMA 512k, MMX, Bus 83MHz, 32 MB RAM, placa video S364V+1MB, HDD 2,1GB, FDD 3,5” 1,44MB, monitor digital SVGA 14” LR,MPR II,1024×768.

AMD K6 II-300 MMX cu următoarea configurație:

MB VIA MVP3, 512k, Bus 100 MHz, AT POWER, PC Health monitor, 32 MB RAM SDRAM, accelerator grafic INTEL 740 8 MB GIGABYTE, HDD 2,1 GB MAXTOR ULTRA DMA, FDD 3,5” 1,44 MB, monitor digital AOC SVGA 14” LR, MPR II, 1024×768;

PGA 486 cu următoarea configurație:

DX2, 100MHz, HDD 120 MB, SIMM 16 MB, monitor 14” TARGET;

PGA 486 cu următoarea configurație:

DX2, 100MHz, 16 MB RAM, HDD 540 MB, PCI;

calculatoare tip 586 cu următoarea configurație:

procesor de 133MHz, TX, HDD 650 MB, SIMM 16 MB, CD.

imprimantă cu jet de cerneală:

HP DESKJET 690 A4 (cartuș negru + color): imprimare simultan alb negru și color (cartușe: 51629 A black; 51649A color ), rezoluție alb negru Economode: 300×300 dpi; Normal: 600×300 dpi, viteza de imprimare până la 4 pag/min black, 1,5 pag/min color, compatibilă cu MS-DOS, Microsoft Windows 3.1x si Windows 95.

imprimanta laser:

Canon LBP 660, rezoluție 600×600 dpi, viteza de tipărire de 6 pag/min, format de tipărire A4, B5, A5, letter, legal, plic, dimensiuni 336x321x249 mm, greutate 6.2 kg, compatibilă cu MS-DOS, Windows 3.1/95.

imprimantă matricială :

EPSON LQ-2170 NLSP 24 PINI, A3, rezoluție: 360×360 dpi, viteza de imprimare: 440 cps (high speed draft), 330/396 cps (draft), 110/132 cps (NLQ), memorie 32 kb, culoare de imprimare: negru, fonturi: Roman, Sans Serif, Draft, alimentare cu hârtie:

standard:

manual o singură coală: 2 direcții de alimentare;

hârtie continuă max 4 exemplare.

opțional:

alimentare automată cu câte o coală;

tractor

Componentele soft folosite sunt:

sisteme de operare: MS-DOS, Windows 95;

sisteme de gestiune a bazelor de date: Fox Pro 2.6;

programe de calcul tabelar: Excel;

limbaje de programare: FoxPro 2.6, AUTOCAD, ORCAD;

procesor de texte: WORD 97;

procesoare grafice: COREL DRAW;

programe utilitare: NC.

Personalul Departamentului Informatic este format din:

2 analiști de sisteme;

2 proiectanți de sisteme;

2 proiectanți baze de date;

3 programatori;

2 ingineri întreținere sisteme;

2 administratori baze de date;

6 operatori calculatoare;

4 tehnicieni întreținere sisteme.

Aplicațiile din cadrul sistemului informatic al firmei ELECTROCONTACT sunt realizate în CIEL și în FOXPRO 2.6 sub MS-DOS de către specialiști proprii.

Pachetul de programe CIEL este destinat agenților economici care dețin calculatoare electronice de tip IBM-PC sau compatibile, fie rețele de calculatoare și doresc să-și conducă evidențele contabile și de gestiune cu ajutorul produselor informatice specializate.

Firma producătoare este “COMPAGNIE INTRENATIONALE D’ EDITION DE LOGICIELS” din Franța, recunoscută pe plan internațional în colaborare cu Societatea Comercială “Microinformatica de Gestiune” cu sediul In București și cu filiale în multe orașe ale țării.

Produsele au în vedere proiectarea situațiilor de ieșire conform cu normativele impuse de Ministerul Finanțelor, dar oferă în plus posibilitatea obținerii unor situații operative ce pot fi structurate la cererea beneficiarului. Pachetele de programe CIEL sunt concepute modularizat, furnizându-se atât în versiune monoutilizator cât și cea destinată rețelelor de calculatoare următoarele module cu conexiunile aferente intrărilor și ieșirilor.:

subsistemul financiar-contabil;

subsistemul producție;

subsistemul marketing;

subsistemul comercial;

subsistemul cercetare-dezvoltare.

Aplicațiile din cadrul sistemului informatic al firmei ELECTROCONTACT sunt:

aplicația VÂNZARI (CIEL) asigură întocmirea facturilor pe baza avizului de însoțire a mărfurilor, actualizarea bazelor de date privind tranzacțiile de vânzări, obținerea unor rapoarte diverse privind vânzările firmei. Aplicația nu asigură preluarea și urmărirea contractelor cu beneficiarii . Aplicația nu sigură preluarea și urmărirea contractelor cu beneficiarii și nu permite interogarea bazelor de date privind stocurile de produse pentru că sistemul de gestiune a stocurilor nu asigură prelucrarea și actualizarea datelor în timp real și, ca atare, nu poate oferi sistemului desfacere astfel de informații în orice moment

aplicația CONTAB (CIEL) permite preluarea notelor contabile și prelucrarea lor, întocmirea fișei conturilor, cartea mare, balanțele de verificare și bilanțul, adăugarea, modificarea sau ștergerea conturilor din planul de conturi. Aplicația nu dispune de un mecanism de control al consistenței datelor contabile și nu oferă sprijin în activitatea de analiză financiară.

aplicația REMPERS (FoxPro 2.6) este orientată pe problemele de salarizare asigurând prelucrarea pontajelor, calculul drepturilor salariale, evidența concediilor de odihnă și a altor drepturi ale personalului, înregistrarea diverselor rețineri, întocmirea listelor de plată și a altor situații, actualizarea datelor din baza de date privind salariații, furnizarea de informații privind personalul angajat;

aplicația MIFIX (FoxPro 2.6) asigură preluarea și înregistrarea tranzacțiilor privind mijloacele fixe, calculul amortizării lunare, actualizarea bazei de date, întocmirea balanței mijloacelor fixe, a listelor de inventariere și a altor rapoarte. Aplicația nu oferă informații privind starea mijloacelor fixe, a lucrărilor de reparații capitale efectuate, capacitatea de producție.

aplicația IM (CIEL) asigură evidența programelor informatice și a cheltuielilor de cercetare-dezvoltare.

Deoarece tema proiectului este evidența contabilă a materiilor prime, voi prezenta mai detaliat aplicațiile la diferite compartimente în ceea ce privește materiile prime. Pentru gestiunea materiilor prime și materialelor, se folosesc programe în CIEL (GESTCOM) și Fox Pro 2.6 sub MS-DOS.

Aplicația GESTCOM asigură evidența cantitativă a materialelor, evidența la zi a stocurilor. Scopul este de a ști necesarul de aprovizionare.

La compartimentul Aprovizionare se emit avizele și facturile privind vânzarea de materiale aflate în stoc fără mișcare. Raportul care reflectă acest lucru se numește Jurnal de vânzare.

Pentru secții există o aplicație în FoxPro privind consumul de materiale pe secții (se introduc bonuri de consum productive și manopera din fișele de manoperă la care se adaugă coeficienți de regii de la compartimentul Post calcul, rezultând astfel post calculul pe secții).

La compartimentul Proiectare se codifică materialele noi intrate și se introduc în baza de date existentă referitoare la materiale.

În aplicația GESTCOM există o bază de date cu materiale folosite în producție. Pornind de la aceasta baza de date, cu ajutorul unei aplicații în FoxPro 2.6 se stabilește consumul de materiale pe fiecare produs. Acest raport numit Ordin de fabricație cuprinde: un centralizator consum de materiale și un centralizator de manopera pe produs.

La primirea comenzii întocmite de compartimentul Desfacere stabilește consumul de materiale pe reperele incluse în produsele finite, după care le trimite la secția montaj.

La compartimentul Contabilitate se folosește programul de contabilitate CIEL și o aplicație în FoxPro 2.6.

Aplicația în FoxPro 2.6. numită Evidența cantitativ-valorică a stocurilor de materiale cuprinde:

un nomenclator de materiale (cod mat., den. mat., u.m., preț. mat., cont analitic);

un fișier de mișcări.

Nomenclatorul de materiale este actualizat în momentul în care apar materiale noi.

Fișierul de mișcări este actualizat în fiecare lună. Se introduc de către contabil toate documentele primare, mai puțin bonul de consum productiv: nota de intrare-recepție, bon de transfer, bon de predare, bon de restituire, lista de inventariere a valorilor materiale, bon de lansare, aviz de expediție, aviz de însoțire etc.

Bazele de date cu bonurile de consum productiv se centralizează la rețeaua informatică 2 (contabilitate) și apoi sunt transmise în programul de gestiune a materialelor din contabilitate. La contabilitate, bonurile de consum productiv se verifică și se validează, după care se trec în fișierul de mișcări.

La sfârșit de lună se emit următoarele rapoarte:

situația intrărilor de materiale;

situația ieșirilor de materiale;

situația vânzărilor de materiale;

balanța analitică pe gestiuni.

Pe baza situațiilor intrărilor de materiale, a ieșirilor și a vânzărilor se întocmește nota contabilă, iar balanța analitică folosește pentru întocmirea anexelor Cărții Mari, aferentă conturilor de stocuri.

În programul CONTAB din CIEL se realizează Balanța de verificare, Cartea Mare etc.

În continuare voi prezenta meniurile și submeniurile existente în GESTCOM referitoare la materiale.

Figura nr.1 Prezentarea meniului principal

Figura nr.2 Prezentarea bonului de consum și a operațiilor care se pot face asupra bazei de date Bon de consum

Figura nr.3 Prezentarea documentului mișcărilor de stoc

Figura nr.4 Prezentarea N.I.R.

Figura nr.5 Prezentarea submeniului Listări

Figura nr.6 Prezentarea Listei de inventariere

Figura nr.6 Prezentarea listei de inventariere

Figura nr.7 Prezentarea bazei de date Situație de stoc

Figura nr.8 Prezentarea Notei de transfer

Figura nr.9 Prezentarea fișierului Articole

Figura nr.10 Prezentarea submeniului Utilitare

1.3.2. Analiza critică a sistemului existent și îmbunătățirea acestuia cu un nou modul pentru calculul CMP

În prezent, majoritatea componentelor sistemului informațional sunt realizate astfel încât să se asigure atingerea obiectivelor acestuia și, implicit, ale firmei. Totuși s-a constatat de către departamentul contabilitate că încă mai există deficiențe, care, pentru a veni în sprijinul organelor decizionale, trebuie supuse unui proces de perfecționare, ceea ce a determinat inițierea câtorva proiecte noi de dezvoltare a sistemului informațional financiar-contabil.

În urma sesizărilor făcute de persoana care se ocupă de evidența contabilă a stocurilor de materii prime și materiale și a șefului compartimentului Producție, precum și a discuțiilor purtate cu aceștia de către directorul economic, s-a stabilit că unul din obiectivele perioadei imediat îl constituie reproiectarea sistemului de gestiune a stocurilor de materii prime și materiale, care să ia în considerare noile cerințe ale utilizatorilor, respectiv trecerea la o nouă metodă de calcul a prețului de ieșire.

Până acum evidența ieșirilor de materiale de la magazii către secții se realiza după metoda FIFO, care aducea dezavantaje întreprinderii.

Atunci când o secție S1 primește o comandă, ea merge la magazie pentru a afla prețul materiilor prime necesare realizării comenzii. Apoi se calculează costul comenzii pornind de la prețurile preluate de la magazii. Între timp, o altă secție S2 poate veni la magazie și ridică aceleași materii prime la un preț P1, luând întregul stoc de materii cu prețul P1.

Astfel, secția S1 va trebui să achiziționeze materii prime la un alt preț, P2. Deci, această secție trebuie să recalculeze costul comenzii în funcție de noul preț al materiei prime.

Pentru a înlătura această dificultate s-a propus ca evidența ieșirilor de materiale să se facă după costul mediu ponderat.

Fiecare secție, fiind dotată cu un calculator va putea afla oricând prețul materiilor prime necesare, preț care va fi unic.

Se propune, deci, ca evidența ieșirilor de materiale să se facă după costului mediu ponderat. Acest lucru poate fi ușor de realizat deoarece exista deja o aplicație pe calculator GESTCOM în CIEL care poate realiza acest lucru.

Scopul acestei propuneri este de a stabili un preț unic pentru un anumit tip de material.

În planul de dezvoltare a sistemului informatic mai sunt cuprinse următoarele proiecte:

întocmirea automată a notei contabile pe calculator, la compartimentul Financiar;

preluarea automată la compartimentul Financiar a documentelor de vânzări a produselor finite întocmite la compartimentul Desfacere.

Pentru a îmbunătăți baza de date existentă și pentru a răspunde cât mai bine noilor cerințe am propus realizarea unui nou modul care să ajute la calculul costului mediu ponderat.

În continuare voi prezenta acest modul, realizat în Visual FoxPRo 3.0.

Această prezentare va avea în vedere:

prezentarea bazei de date normalizată și legăturile dintre tabele;

prezentarea meniului;

prezentarea ecranelor;

prezentarea rapoartelor;

prezentarea unor exemple de interogări care se pot face având la dispoziție baza de date.

Figura nr.11 Prezentarea tabelelor din baza de date și a legăturilor dintre ele

Figura nr.12 Prezentarea meniului principal și a submeniurilor

Figura nr.13 Prezentarea ecranului N.I.R.

Figura nr.14 Prezentarea ecranului Materiale

Figura nr.15 Prezentarea ecranului Consum

Figura nr.16 Prezentarea raportului Consum

Exemplu de interogări:

să se obțină lista materialelor, prezentate în ordine alfabetică.

SELECT *

FROM MATERIALE

ORDER BY denmat

care sunt materialele date în consum pe data de 05/10/00?

SELECT codmat, denmat, cantiesita

FROM CONSUM, MATERIALE

WHERE CONSUM.codmat = MATERIALE.codmat AND data = {05/02/00}

să se afișeze totalul zilnic al N.I.R.-urilor întocmite, dar numai cele care au valoare mai mare de 250000.

SELECT data, SUM (cantintrare*pretintrare)

FROM N.I.R.

GROUP BY data

HAVING SUM (cantintrare*pretintrare)

1.3.3. Performanțele și limite ale sistemelor informatice financiar-contabile privind gestiunea stocurilor

Astăzi există pe piață o multitudine de produse program referitoare la gestiunea și contabilitatea firmei. De aceea înainte de a achiziționa un astfel de program este bine să facem un studiu al pieței. Trebuie să vedem care este mai avantajos din punct de vedere al costului, al facilităților și a aplicațiilor realizate.

Analizând oferta de pe piață am ajuns la concluzia că unul dintre cele mai performante produs-program în acest domeniu este Neomanager 4.0.

Neomanager 4.0, realizat de firma Transart din Cluj Napoca este un pachet integrat pentru contabilitatea, gestiunea și managementul firmei.

Pachetul Neomanager se adresează firmele mici și mijlocii de orice tip: de la cele cu profil general, de comerț, de producție, servicii până la cele de import-export. Neomanager este o soluție integrată care asigură informatizarea unei firme permițând conlucrarea tuturor compartimentelor acesteia: financiar-contabil, desfacere, aprovizionare, producție și nu în ultimul rând de conducere.

Acest pachet are 10 module: gestiune stocuri, facturare-plăți, producție, servicii, contabilitate, administrare, generator rapoarte, generator interogări, salarizare și personal, rapoarte flexibile.

Pachetul Neomanager versiunea 4.0 oferă posibilitatea evidenței stocurilor atât cantitativ și valoric, în lei și valută pentru una sau mai multe gestiuni și pentru mai multe societăți. Modulele de gestiune a stocurilor, facturare, plăți, producție, servicii realizează legătura cu modulul de contabilitate prin generarea automată a notelor contabile corespunzătoare operațiunilor efectuate. Modulele pentru generarea rapoartelor specifice și generarea de interogări permit definirea și obținerea situațiilor dorite ca formă și conținut, pornind de la datele memorate cu ajutorul celorlalte module ale pachetului. Neomanager permite urmărirea individuală a produselor după serii și prin aceasta gestiunea și verificarea garanțiilor.

Modulele sistemului Neomanager respectă Normele Ministerului de Finanțe relative la criteriile minimale privind programele informatice utilizate în domeniul financiar-contabil.

Caracteristicile generale funcționale ale modulelor pachetului Neomanager 4.0:

reducerea la minimum a efortului uman prin faptul că pentru fiecare document se efectuează automat actualizarea stocurilor și generarea notelor contabile corespunzătoare;

posibilitatea definirii unor rapoarte specifice (personalizate) de către administratorul sistemului, accesibile tuturor utilizatorilor și de pe toate stațiile în cazul lucrului în rețea și posibilitatea imprimării pe noile formulare pretipizate pentru factură, aviz de însoțire a mărfii, chitanță simplă și fiscală.

versiunea de rețea permite accesul simultan al unui număr nelimitat de utilizatori la datele aplicației, modul tranzacțional de implementare a aplicației garantând integritatea și corectitudinea datelor;

protecție, siguranță și confidențialitate în utilizare prin crearea de utilizatori cu parole și drepturi specifice și un administrator cu drepturi speciale;

refacerea bazelor de date în cazul apariției unor evenimente excepționale și sistem de back-up automat, programabil;

tipărirea rapoartelor pe orice tip de imprimantă, în mod grafic sau în mod text, pe hârtie normală sau pe formulare pretipizate, cu o calitate deosebită a imprimării oferită de sistemul Windows și posibilitatea de export a acestora în format Excel sau RTF (Rich Text Format).

urmărirea valorică a stocurilor, atât în lei cât și în valută, aceasta permițând o evaluarea mai realistă a situației financiare în condiții de inflație și de modificare frecventă a cursului valutar;

normele de consum, fișele de lansare în producție, bonurile de consum și fișele de testare predare a produselor finite permit realizarea unui calcul al costurilor de producție (plecând de la un nomenclator de materii prime, materiale și semifabricate) și actualizarea fișelor de stocuri;

rapoarte de gestiune diverse: balanțe, situații încasări/plăti, centralizatoare, inventare, fișe de magazie, etc.

sistemul de Help integrat și interfață grafică intuitivă sub sistemul Windows, ușor de utilizat și de către persoanele fără o pregătire informatică sau economică deosebită;

un mecanism de conversie automată a datelor la versiunile viitoare ale programului, precum și un sistem de back-up automat programabil de către utilizator;

sistemul de lucru monoutilizator sau orice tip de rețea pentru un număr nelimitat de utilizatori care accesează simultan și concurent datele aplicației printr-un mecanism tranzacțional, cu posibilitatea generării unui număr nelimitat de înregistrări în baza de date;

pentru utilizatorii produsului este necesară un calculator cu procesor 486DX2 sau mai puternic, 8Mb memorie Ram, placa video și monitor Super VGA care suportă rezoluția de 800×600, 20 MB liberi pe disc și sistem de operare Windows.

Modulul Gestiune stocuri are următoarele submeniuri: Recepții interne și din import, Fișe de Magazie, Aviz de Însoțire a mărfii, Situații Vânzări/Cumpărări, Situații Vânzări în valută, Recepții neachitate, Liste de inventar, Rapoarte grafice, Multigestiune, Generarea notelor contabile, Balanțe de stocuri, Situații privind garanțiile, Necesar de aprovizionare, Urmărire documente, Rapoarte privind documentele, Rapoarte în mod text.

Ce știe în plus acest pachet:

urmărirea valorică a stocurilor în lei și în valută;

urmărirea garanțiilor după serii asociate fiecărui produs;

logica sistemului de distribuție prin agenți, pe nivele de disconturi;

tipărește pe formulare pretipizate.

Ce avantaje oferă:

instalare și accese gratuit;

consultanță și service gratuite;

vânzare în rate.

CONCLUZII ȘI PROPUNERI

Calculatoarele electronice constituie unul din vectorii esențiali ai modernizării întreprinderilor, permițând realizarea unor importante sporuri de productivitate și eficiență. Impactul real al utilizării sistemelor informatice este dificil de măsurat, dar, un lucru este cert: dezvoltarea economică a întreprinderilor este determinată de utilizarea sistemelor informatice.

În informatica tradițională calculatoarele electronice erau axate în special pe prelucrarea datelor numerice. Aplicațiile birotice au determinat extinderea ariei de utilizare la aplicarea textelor. De asemenea, au apărut sisteme de proiectare asistată de calculator ce prelucrează informația sub formă de imagini grafice. Asistăm la automatizarea unei părți importante a sistemului informațional care se localizează, nu numai la faza de prelucrare, ci și la faza de preluare a datelor și valorificare a informațiilor obținute. Sistemele informatice interactive au permis combinarea lucrărilor manuale cu cele automatizate având ca rezultat sisteme asistate de calculator.

Totuși, într-o întreprindere nu trebuie redus sistemul informațional la sistemul informatic deoarece:

în partea formală a sistemelor informaționale rămân încă sarcini manuale importante: preluări date, interpretare rezultate etc.;

partea neformală a unui sistem informațional rămâne, aproape exclusiv, manuală;

există alte instrumente neinformatice ce îndeplinesc funcții în interiorul sistemului informațional: copiatoare, mijloace audio–vizuale, telefaxuri etc.

Majoritatea întreprinderilor au părți importante din sistemele informaționale informatizate. Evoluția informatizării s-a desfășurat de obicei după următoarea schemă: automatizarea prelucrării tranzacțiilor, automatizarea raportărilor periodice, automatizarea asistenței deciziilor. În acest context aplicațiile financiar –contabile au fost cele de la care s-a început informatizarea sistemelor informaționale. Aplicațiile cele mai frecvente în informatica de gestiune sunt cele din domeniul financiar –contabil: contabilitate generală, contabilitate analitică, întocmire și urmărire bugete, gestiune financiară, gestiunea proiectelor de investiții. Sistemele informaționale există de mult timp în întreprinderi dar s-au formalizat la nivelul operațional odată cu apariția sistemului contabil. Contabilitatea are privilegiul de a asigura modelarea întreprinderii după reguli și principii consacrate. Modelarea contabilă este apoi utilizată de celelalte componente ale sistemului financiar –contabil precum și de celelalte subsisteme ale întreprinderii. Întrucât contabilitatea posedă un instrument coerent și bine structurat de colectare a fluxurilor de informații primare și de prelucrare și generalizare spre o informație de sinteză, informațiile furnizate constituie fundamentul procesului decizional pe diferite niveluri ierarhice, fiind de asemenea considerată și suportul sistemelor informatice integrate. Nu întâmplător informatizarea întreprinderilor s-a început de la contabilitate. Explicația constă în faptul că, mai întâi, se asigură un model complet și coerent al întreprinderii și mai apoi caracterul bine structurat al sistemului nu a produs dificultăți în formalizare.

În domeniul financiar–contabil utilizarea sistemelor informatice a contribuit și la o schimbare de optică asupra activității personalului de specialitate, care, de la munca preponderent de rutină, a trecut la implicarea directă în viața întreprinderii, prin creșterea rolului contabilității analitice și participarea la deciziile de nivel tactic și strategic. Fără asistența calculatoarelor acest lucru pare aproape imposibil. Această evoluție privește două aspecte: unul vizibil direct, materializat prin calculatoare, terminale și alte echipamente electronice și altul, mai subtil, ce se referă la experiența, cunoașterea și inteligența profesioniștilor investită în sistemele informatice. În final, acești doi factori contribuie la perfecționarea sistemului informațional.

În afară de efectele asupra productivității și eficienței, utilizarea sistemelor informatice modifică modurile de funcționare ale întreprinderii. Dacă primele aplicații erau de orientare strict productivistă, extinderea informatizării a generat mutații profunde în viața întreprinderii, referitoare la reorganizarea întreprinderii corespunzător noilor sisteme informatice utilizate, la evoluția profesiilor ce intervin în procesele informaționale, precum și la cultura întreprinderii.

În mod tradițional, întreprinderea a extins utilizarea sistemelor informatice din rațiuni de productivitate, cu efecte finale în reducerea costurilor. Ulterior, sistemele informatice dezvoltate au avut ca obiectiv creșterea eficacității și eficienței întreprinderii. S-a conștientizat faptul că productivitatea nu trebuie să se facă în detrimentul calității. Dezvoltarea aplicațiilor în timp real ameliorează calitatea informațiilor și orientează sistemele informatice de la conducerea prin retroacțiune spre conducerea prin alertă și prin anticipare1.

Treptat, utilizarea sistemelor informatice, după efectele de reorganizare și bulversarea profesiilor implicate în procesele informaționale, determină profunde mutații în cultura întreprinderii, care riscă de a fi chiar, dificil de suportat. Impactul utilizării sistemelor informatice asupra întreprinderii pot fi abordate și prin prisma unor aspecte de ordin calitativ și politic: modernizarea întreprinderii, motivarea personalului, schimbarea atitudinii personalului. Astăzi, sistemele informatice se utilizează într-un mod mai creativ, mai imaginativ. Ele depășesc larg limitele întreprinderii, ca rezultat al dezvoltării telematicii și constituie un factor esențial al creșterii competitivității și au ca efect creșterea veniturilor întreprinderii.

În condițiile tranziției, fiecare agent economic, societate comercială sau regie autonomă trebuie să desfășoare o activitate profitabilă. Asigurarea tuturor informațiilor care atestă această calitate este realizată de către contabilitate prin numeroase și variate calcule specifice. Perfecționarea sistemului informațional economic derivă din următoarele raționamente1:

cunoașterea permanentă a modului de desfășurare a fenomenelor și proceselor economice;

racordarea organică și operativă a fiecărui agent economic la cerințele unei comenzi sociale deosebit de fluctuante;

promovarea unor metode moderne de conducere cu un ridicat nivel de informatizare;

amplificarea și diversificarea relațiilor dintre agenții economici și un mare număr de parteneri interni sau externi;

sesizarea anticipată a unor modificări conjuncturale ale pieței, atât în ceea ce privește aprovizionarea cât și desfacerea producției;

diminuarea “decalajului informatic” existent între agenții economici din țara noastră și alte țări, știut fiind faptul că, în condițiile actualei revoluții tehnico-tehnice, informatizarea nu reprezintă o problemă de opțiune ci una de supraviețuire;

posibilitatea eficientizării proceselor conduse prin creșterea vitezei de reacție și corecție a eventualelor abateri de la parametrii obiectivi: profit, cost vânzări, durată de execuție, cifră de afaceri, etc.

În domeniul tehnologiilor informatice pot fi identificate trei mari tendințe1:

abundența ofertelor informatice;

apariția de noi tehnologii informatice;

scăderea continuă a costurilor necesare realizării și funcționării sistemelor informatice.

Perioada anilor ’90 prezintă următoarele tendințe în evoluția echipamentelor informatice:

sporirea capacităților oferite de noile echipamente electronice de calcul;

diminuarea continuă a costurilor ca urmare a trecerii la producția de masă;

integrarea comunicațiilor cu echipamente informatice (telematica).

În privința software-ului tendințele de evoluție sunt marcate la următoarele constante:

standardizarea interfețelor cu utilizatorii în cadrul mediilor grafice. Acest lucru determină diminuarea costurilor de instruire a utilizatorilor pentru stăpânirea produselor program;

comunicarea între produsele–program, ceea ce determină ca produse–program diferite ca proveniență să împartă aceleași informații sau să coopereze pentru efectuarea anumitor calcule specializate.

Pe plan mondial, s-a dezvoltat în ultimii ani teoria integrării aplicațiilor informatice în sistemul de management al societăților comerciale apărând astfel conceptul de sistem informatic pentru conducerea activității economice.

Programul informatic contabil existent la unitatea studiată răspunde în mare măsură la cerințele utilizatorilor. Totuși, analizând mai detaliat situația existentă am considerat că sistemul actual poate fi îmbunătățit și de aceea am propus completarea acestuia cu un nou modul pentru calculul CMP.

BIBLIOGRAFIE

Airinei, D., Sisteme expert în activitatea financiar –contabila, Ed. Junimea, Iasi, 1997, pp.86-92

Fotache, M., Baze de date relationale. Organizare, interogare si normalizare, editia a II-a, adaugita, Editura Junimea, Iasi, 1997, p.19

Oprean, D., Metode si tehnici utilizate în realizarea sistemelor informatice, Ed. Dacia, Cluj-Napoca, 1980, pp. 9-10;

Popescu-Bogdanesti, C., Sistemul informational al firmei în mediul concurential, Ed. Tribuna economica, Bucuresti, 1999

Radu, I., Informatica manageriala, Ed. Economica, Bucuresti, 1996, pp. 13-15

Radu., I., Informatica manageriala, Ed. Economica, Bucuresti, 1996, pp. 123-124

Tabara, N., Horomnea.,E., “Informatia contabila si procesul decizional”, studiu publicat în revista “Tribuna economica”, nr. 39/1997.