. Sistem Informatic Privind Calculul Si Evidenta Tva. Jurnalul de Vanzari

CAPITOLUL I

ANALIZA SISTEMULUI INFORMAȚIONAL EXISTENT

Prezentarea generală a unității

Istoricul evoluției unității analizate

Într-un cadru politico-economic deosebit de auster, puține societăți comerciale au reușit să facă față condițiilor deosebit de grele atât din punct de vedere fiscal și legislativ cât și din punct de vedere al războiului tehnologic și informațional.

În acest context, puține firme își pot permite proiectarea unui sistem informatic bine pus la punct, care să le ofere un flux informațional cât mai rapid și cât mai bogat, de date pertinente de un real folos.

Astfel, firma pe care dorim să o analizăm are denumirea de „RECONT – ENGINEERING & CONSULTING TEAM S.A.” și a luat ființă în anul 1993 în urma înscrierii societății în Registrul Comerțului și la Administrația Financiară și publicarea sentinței civile numărul 3671/S din 17 septembrie 1993 în Monitorul Oficial al României.

La înființare S.C. RECONT – ENGINEERING & CONSULTING TEAM S.A. are un capital social de 31.460.000 lei ce provine din aporturile a zece acționari dintre care acționarul majoritar este societatea comercială „ROMENERGO S.A”.

De-a lungul anilor capitalul social nu a suferit majorări sau reduceri, iar denumirea firmei a rămas aceeași.

S.C. RECONT – ENGINEERING & CONSULTING TEAM S.A. este persoană juridică română cu sediul în Timișoara, iar în raport de nevoile societății și în baza hotărârii adunării generale a acționarilor, se pot înființa birouri, agenții, reprezentanțe, sucursale (ori filiale) și în alte localități din România și/sau din străinătate, cu respectarea prevederilor legale.

Societatea comercială are ca obiect de activitate:

Proiectare, montaj, testare, punere în funcțiune și asistență tehnică pentru echipamente, obiective hidroenergetice și hidrotehnice, obiective de construcții, mașini și instalații mecanice, instalații de măsură, automatizare tehnică de calcul și software;

Engineering și cercetare științifică;

Consulting (legat de obiectul de activitate), marketing, instruire de personal;

Expertizare, testare și control tehnic de calitate;

Activități de producție și/sau cooperare legate de obiectele de activitate de la (a,b,c) în vederea creșterii profitabilității și eficienței acestora;

Activități de comerț, export-import, reprezentare comercială, intermediere, legate de obiectele de activitate (a,b,c,d,e);

Prestări servicii în domeniul activității de imprimare, multiplicare, editare și difuzare.

Societatea comercială are un număr de zece angajați, împărțiți pe compartimente conform organigramei societății.

Modul de constituire

S.C. RECONT – ENGINEERING & CONSULTING TEAM S.A. este persoană juridică română, constituită sub forma juridică de societate pe acțiuni.

Capitalul social de 31.460.000 lei, este împărțit, conform statutului și contractului de societate, în 6292 acțiuni nominative în valoare nominală de 5 000 lei fiecare, în întregime subscris de asociați, după cum urmează:

30.000.000 lei societatea comercială „ROMENERGO S.A.” București reprezentând 6 000 de acțiuni a câte 5 000 lei fiecare, din care vărsat 10.000.000 lei, reprezentând 30% din capitalul social subscris;

aportul la capitalul social subscris de „ROMENERGO S.A.” reprezintă: 10.000.000 lei aport în numerar și 20.000.000 lei aport în natură;

330.000 lei, aport în numerar, dl. Pârvescu Alexandru Marian, reprezentând 66 de acțiuni a câte 5 000 lei fiecare, din care vărsat 100.000 lei, reprezentând 30% din capitalul social subscris;

330.000 lei, aport în numerar, dl. Donescu Florin Mircea, reprezentând 66 de acțiuni a câte 5 000 lei fiecare, din care vărsat 100.000 lei reprezentând 30% din capitalul social subscris;

200.000 lei, aport în numerar, dl. Pop Mircea Alexandru, reprezentând 40 de acțiuni a câte 5 000 lei fiecare, din care vărsat 60.000 lei reprezentând 30% din capitalul social subscris;

100.000 lei, aport în numerar, dl. Babău Vasiliu, reprezentând 20 de acțiuni a câte 5 000 lei fiecare, din care vărsat 30.000 lei reprezentând 30% din capitalul social subscris;

100.000 lei, aport în numerar, dna. Kamocsa Mariana, reprezentând 20 de acțiuni a câte 5 000 lei fiecare, din care vărsat 30.000 lei reprezentând 30% din capitalul social subscris;

100.000 lei, aport în numerar, dl. Stângu Ioan, reprezentând 20 de acțiuni a câte 5 000 lei fiecare, din care vărsat 30.000 lei reprezentând 30% din capitalul social subscris;

100.000 lei, aport în numerar, dl. Trofin Adrian Eugen Dan, reprezentând 20 de acțiuni a câte 5 000 lei fiecare, din care vărsat 30.000 lei reprezentând 30% din capitalul social subscris;

100.000 lei, aport în numerar, dl. Vasiliu Radu Ioan, reprezentând 20 de acțiuni a câte 5 000 lei fiecare, din care vărsat 30.000 lei reprezentând 30% din capitalul social subscris;

100.000 lei, aport în numerar, dl. Deaconescu Vasile, reprezentând 20 de acțiuni a câte 5 000 lei fiecare, din care vărsat 30.000 lei reprezentând 30% din capitalul social subscris.

Acțiunile emise de societate sunt nominative, egale ca valoare și conferă acționarilor drepturi și obligații indivizibile. Ele poartă semnătura a doi administratori, iar forma și conținutul lor vor fi stabilite de Consiliul de administrație în condițiile prevăzute de lege. Posesorii de acțiuni au atât drept de preferință la subscripția de noi acțiuni emise de societate, cât și drept de preemțiune la achiziționarea acțiunilor pe care orice acționar dorește să le înstrăineze.

Posesiunea unei acțiuni atrage adeziunea de drept la statutul societății. Societatea nu recunoaște decât un singur posesor pentru fiecare acțiune.

Acțiunile sunt liber cesibile între acționari prin declarația făcută în registrul de acțiuni al societății, conform legii. Cesiunea acțiunilor către terți se poate face numai pe baza aprobării Adunării Generale a acționarilor adoptată cu respectarea cvorumului și condițiilor stabilite pentru adunările generale extraordinare, dar numai după acordarea dreptului exercițiului de preferință de minim două luni.

În cazul pierderii unor acțiuni, proprietarul / titularul va trebui să anunțe Consiliul de administrație al societății și să facă public faptul prin presă, în cel puțin două cotidiene de largă circulație. După șase luni de la notificarea pierderii, posesorul va putea obține un „duplicat” al acțiunii pierdute.

Organul deliberativ al societății este Adunarea generală a acționarilor care poate fi ordinară (se convoacă cel puțin o dată pe an) sau extraordinară (se convoacă ori de câte ori este nevoie).

Acționarii nu pot fi reprezentați în adunările generale decât prin alți acționari, în baza unei procuri speciale, iar administratorii și funcționarii societății nu pot reprezenta pe acționari

Adunările generale sunt prezidate de Președintele Consiliului de administrație, iar în caz de lipsa acestuia de către un membru al Consiliului de administrație desemnat de către Președinte.

Alegerea membrilor Consiliului de administrație, revocarea lor și luarea hotărârilor referitoare la răspunderea administratorilor se face prin vot secret. Hotărârile luate de Adunarea generală în limitele legii, contractului de societate și statutului sunt obligatorii tuturor acționarilor, chiar și celor absenți sau care au votat împotrivă.

Adunarea generală ordinară este obligată:

să discute, să aprobe sau să modifice bilanțul și contul de profit și pierderi după ascultarea raportului administratorilor și cenzorilor și să fixeze dividendul;

să aleagă și să revoce pe administratori și cenzori și să ratifice eventualele cooptări;

să fixeze salariul administratorilor și cenzorilor pentru exercițiul în curs, precum și garanțiile ce urmează a fi depuse de aceștia;

să se pronunțe asupra gestiunii administratorilor;

să stabilească bugetul de venituri și cheltuieli și programul de activitate pe exercițiul viitor;

să hotărască gajarea, închirierea sau desființarea uneia sau mai multora dintre unitățile societății;

să stabilească competențele și răspunderile pentru Consiliul de administrație și Comisia de cenzori potrivit legii și statutului;

să aprobe structura organizatorică a societății.

Societatea este administrată de către un Consiliu de administrație compus din trei administratori numiți de Adunarea generală pe o perioadă de patru ani, reeligibili, membrii ce sunt aleși dintre acționari. Consiliul de administrație desemnează dintre administratori un președinte care este și directorul general al societății. El se întrunește la convocarea Președintelui sau a doi administratori ori de câte ori este nevoie, dar cel puțin o dată pe lună. La ședințele Consiliului de administrație vor fi convocați și cenzorii.

Consiliul de administrație are următoarele atribuții:

angajează și concediază personalul societății, stabilește drepturile și obligațiile acestuia;

stabilește nivelul salarizării pe care-l supune aprobării Adunării generale a acționarilor;

aprobă regulamentul de ordine interioară;

încheie contracte și reprezintă societatea față de terți, prin semnătura unică a Președintelui Consiliului de administrație, putând face toate operațiunile necesare pentru îndeplinirea obiectului de activitate al societății;

supune anual, Adunării generale, raportul cu privire la activitatea societății, bilanțul contabil și contul de profit și pierderi pentru anul precedent, precum și bugetul de venituri și cheltuieli pentru anul următor.

Consiliul de administrație poate delega o parte din puterile sale unui Comitet de direcție format din trei membrii.

Gestionarea societății este controlată de către acționari și Comisia de cenzori. Comisia de cenzori este formată din trei cenzori și toți atâția supleanți aleși de Adunarea generală a acționarilor pentru o perioadă de trei ani. Cenzorii sunt reeligibili. Cenzorii sunt obligați să depună înainte de intrarea în funcțiune a treia parte din garanția cerută pentru administratori.

Cel puțin unul din cenzori și un supleant sunt contabili autorizați sau experți contabili, iar ceilalți sunt aleși de către acționari. Cenzorii sunt obligați să supravegheze gestiunea societății, să verifice dacă contul de profit și pierderi sunt legal întocmite și în concordanță cu registrele, dacă acestea din urmă sunt regulat ținute și dacă evaluarea patrimoniului s-a făcut conform regulilor stabilite pentru întocmirea bilanțului.

Cenzorii aduc la cunoștința administratorilor neregularitățile în administrație și încălcările dispozițiilor legale și statutare pe care le constată, iar în cazurile mai importante le vor aduce la cunoștința Adunării generale a acționarilor. Revocarea lor se face numai de Adunarea generală a acționarilor, cu votul cerut la adunările extraordinare.

În afară de evidențele prevăzute de lege, societatea va ține și următoarele registre:

un registru al acționarilor în care se va arăta, după caz, numele, prenumele, domiciliul sau sediul acționarilor, precum și vărsămintele făcute în contul acțiunilor;

un registru al ședințelor și deliberărilor Adunării generale a acționarilor;

un registru al ședințelor și deliberărilor Consiliului de administrație;

un registru al deliberărilor și constatărilor făcute de cenzori în executarea mandatului lor.

Drepturile și obligațiile personalului societății se stabilesc de Consiliul de administrație cu respectarea legislației muncii în vigoare.

1.1.3 Profilul activității și obiectivele unității

Societatea comercială RECONT – ENGINEERING & CONSULTING TEAM S.A., având ca principal acționar societatea comercială ROMENERGO S.A. din București, principalul exportator / importator de echipament energetic din România, oferă prestații complete de inginerie în următoarele domenii:

proiectare completă pentru echipamentele electrice și hidromecanice ale centralelor hidroelectrice;

proiectare de sisteme de comandă, clasice sau cu logică programată, în energetică, industrie sau transporturi;

proiecte electrice pentru platforme de foraj marin;

proiecte specializate pentru acționări electrice, hidraulice, pneumatice și automatizări;

consulting și asisteega o parte din puterile sale unui Comitet de direcție format din trei membrii.

Gestionarea societății este controlată de către acționari și Comisia de cenzori. Comisia de cenzori este formată din trei cenzori și toți atâția supleanți aleși de Adunarea generală a acționarilor pentru o perioadă de trei ani. Cenzorii sunt reeligibili. Cenzorii sunt obligați să depună înainte de intrarea în funcțiune a treia parte din garanția cerută pentru administratori.

Cel puțin unul din cenzori și un supleant sunt contabili autorizați sau experți contabili, iar ceilalți sunt aleși de către acționari. Cenzorii sunt obligați să supravegheze gestiunea societății, să verifice dacă contul de profit și pierderi sunt legal întocmite și în concordanță cu registrele, dacă acestea din urmă sunt regulat ținute și dacă evaluarea patrimoniului s-a făcut conform regulilor stabilite pentru întocmirea bilanțului.

Cenzorii aduc la cunoștința administratorilor neregularitățile în administrație și încălcările dispozițiilor legale și statutare pe care le constată, iar în cazurile mai importante le vor aduce la cunoștința Adunării generale a acționarilor. Revocarea lor se face numai de Adunarea generală a acționarilor, cu votul cerut la adunările extraordinare.

În afară de evidențele prevăzute de lege, societatea va ține și următoarele registre:

un registru al acționarilor în care se va arăta, după caz, numele, prenumele, domiciliul sau sediul acționarilor, precum și vărsămintele făcute în contul acțiunilor;

un registru al ședințelor și deliberărilor Adunării generale a acționarilor;

un registru al ședințelor și deliberărilor Consiliului de administrație;

un registru al deliberărilor și constatărilor făcute de cenzori în executarea mandatului lor.

Drepturile și obligațiile personalului societății se stabilesc de Consiliul de administrație cu respectarea legislației muncii în vigoare.

1.1.3 Profilul activității și obiectivele unității

Societatea comercială RECONT – ENGINEERING & CONSULTING TEAM S.A., având ca principal acționar societatea comercială ROMENERGO S.A. din București, principalul exportator / importator de echipament energetic din România, oferă prestații complete de inginerie în următoarele domenii:

proiectare completă pentru echipamentele electrice și hidromecanice ale centralelor hidroelectrice;

proiectare de sisteme de comandă, clasice sau cu logică programată, în energetică, industrie sau transporturi;

proiecte electrice pentru platforme de foraj marin;

proiecte specializate pentru acționări electrice, hidraulice, pneumatice și automatizări;

consulting și asistență tehnică în ingineria electrică, mecanică și automatică.

Societatea are o bună dotare cu tehnică de calcul și programe de proiectare CAD ceea ce le permite realizarea de proiecte corespunzând celor mai înalte exigențe. Acționarii firmei sunt specialiști în domeniu, cu o apreciată pregătire profesională, majoritatea dintre ei fiind angajați ai societății.

Conducerea societății a definit și documentat politica în domeniul calității produselor oferite și serviciilor prestate, ca un program de acțiune, continuu și perfectibil, care urmărește în permanență realizarea a trei obiective:

satisfacerea clienților firmei și câștigarea încrederii lor;

asigurarea serviciilor funcționale și a relațiilor firmei;

dezvoltarea și creșterea rentabilității firmei în scopul interesului general.

O evoluție continuă și ascendentă pe cele trei direcții convergând spre realizarea calității totale este scopul politicii adoptate și aplicate de conducerea societății în domeniul calității.

Deci, tendințele firmei în perioada următoare sunt de creștere și diversificare a serviciilor prestate și a lucrărilor executate, acapararea de noi segmente de piață, realizarea de noi investiții atât în ceea ce privește sistemul informatic și tehnica de calcul cât și în vederea achiziționării de noi echipamente mai moderne necesare implementării proiectelor realizate prin intermediul acționarului majoritar, societatea comercială ROMENERGO S.A.

Având certitudinea că în lumea de astăzi principala dimensiune a afacerilor este CALITATEA, cunoscând că dobândirea încrederii clienților este atât scopul în sine cât și mijlocul principal de realizare a performanțelor în progresul firmei și având convingerea că numai strategia CALITĂȚII TOTALE poate asigura firmei poziția de lider în domeniu, S.C. RECONT S.A. se angajează într-un mod responsabil în promovarea și exercitarea unui MANAGEMENT AL CALITĂȚII TOTALE.

Un SISTEM AL CALITĂȚII RECONT elaborat conform exigențelor ISO 9001, înțeles, implementat și menținut în toate sistemele funcționale ale firmei și care implică, antrenează și conștientizează permanent întregul personal al firmei, reprezintă un mare avantaj într-o luptă extrem de acerbă pentru ocuparea unei poziții importante pe piața concurențială.

1.2. Prezentarea sistemului informatic existent

Dat fiind obiectul de activitate al firmei care este în principal proiectare, montaj, testare, punere în funcțiune și asistență tehnică pentru echipamente, obiective hidroenergetice și hidrotehnice, engineering și cercetare științifică a fost necesara utilizarea încă de la început a echipamentelor informatice care să ușureze munca depusă de inginerii proiectanți și de compartimentul contabilitate – financiar – evidență personal.

Sistemul informatic a fost permanent adaptat astfel încât să țină pasul cu progresul tehnologic și în prezent este format dintr-o rețea de calculatoare de tip peer-to-peer fără server dedicat, fiecare calculator putând avea rolul de server și putându-și partaja resursele cu celelalte calculatoare din rețea.

Sistemul informatic propriu-zis este format din 6 calculatoare legate în rețea, un laptop, un ploter, o imprimantă matricială și două imprimante laser.

Tabelul următor prezintă echipamentele folosite în cadrul sistemului informatic:

Sistemele de operare folosite pe calculatoarele din rețea sunt Microsoft Windows 95 și Windows 98.

Firma folosește o conexiune internet de tip dial-up pentru acces la e-mail și pentru acces pe web.

Firma nu dispune de o pagină web proprie.

Software-ul utilizat este în principal soft de proiectare CAD și soft de proiectare a instalațiilor electrice.

In ceea ce privește software-ul utilizat în compartimentul contabilitate – financiar – evidență personal societatea utilizează o aplicație informatica elaborată pe plan local cu ajutorul căreia se realizează situațiile financiar-contabile de sinteză (balanța de verificare, cartea mare, registrul jurnal, jurnalele de vânzări si de cumpărări, etc.) prin centralizarea datelor de pe documentele primare. De asemenea, există o altă aplicație elaborată de aceeași firmă ca și prima prin care se calculează drepturile salariale ale angajaților cu contracte de muncă, ale celor angajați cu convenții civile de muncă, întocmește fișe fiscale, calculează obligațiile față de bugetul de stat, etc.

Toate aceste programe sunt achiziționate cu licență de la firmele producătoare sau de la distribuitorii autorizați.

Biblioteca electronică cuprinde soft-uri dedicate pentru proiectare, cataloage de produse, alte soft-uri de birou si se prezintă astfel:

1.3. Analiza mediului extern și a relațiilor acestuia cu unitatea studiată

1.3.1. Prezentarea principalelor relații cu alte firme (furnizori, clienți, bănci)

A. Furnizori

Principalii furnizori cu care societatea comercială RECONT – ENGINEERING & CONSULTING TEAM S.A. intră contact sunt:

furnizori de software și consumabile pentru activitatea de proiectare:

RC Team S.R.L. Timișoara

Solectron S.A. Timișoara

Zigler Informatics GmbH

Group Schneider GmbH

furnizori de birotică și tehnică de calcul:

Eta 2 U Timișoara

Computer Force Timișoara

Assitec Timișoara

Flamingo Computers București

Pe lângă acești furnizori specifici realizării obiectului de activitate al firmei, societatea comercială RECONT – ENGINEERING & CONSULTING TEAM S.A. apelează și la următoarele categorii de furnizori:

pentru reparații și întreținere:

Assitec Timișoara

Eta 2 U Timișoara

pentru chirii:

Federal Coop Timișoara

pentru serviciile de telefonie:

Romtelecom

Mobifon Bucuresti (Connex)

Mobilrom Bucuresti (Dialog)

pentru servicii de internet:

DNT Timișoara

B. Clienți

Printre cei mai importanți clienți ai societății comerciale RECONT – ENGINEERING & CONSULTING TEAM S.A. se numără:

Porțile de Fier I

Porțile de Fier II

Platforma de foraj marin Orizont

Romenergo București

Solectron Timișoara

Continental Timișoara

Tenneco Caransebeș

C. Bănci

Într-o economie de piață, fiecare societate comercială, fie ea privată sau de stat, este obligată să aibă deschis cel puțin un cont curent la o bancă, pentru a ușura desfășurarea fluxurilor monetare în cadrul circuitelor economice ce se desfășoară la nivelul unei economii de piață.

Astfel, societatea comercială RECONT – ENGINEERING & CONSULTING TEAM S.A. are deschis un cont curent la Banca Română de Dezvoltare – Group Sociétée Générale.

Operațiunilor de încasări și plăți se realizează în marea lor parte folosind depozitele de bani create pe numele societății comerciale la bănci. Această modalitate are avantajul că permite folosirea serviciilor calificate ale băncii (în schimbul unor comisioane și onorarii) pentru instrumentarea mijloacelor de plată în limita disponibilului și se asigură venituri din dobânzi încasate pentru depozitele neutilizate pe durata existenței lor la dispoziția băncii.

Documentul prin care banca evidențiază toate mișcările din conturile deschise de către firme la ea este Extrasul de cont. In Extrasul de cont sunt evidențiate încasările, plățile si soldul la momentul respectiv.

Tot prin intermediul băncii se derulează operațiunile de încasare a sumelor provenite din vânzarea produselor unor clienți externi. In momentul in care întreprinderea livrează produse la export se întocmește Dispoziția de încasare valutara (DIV) prin care se solicita BRD sa urmărească încasarea sumelor de la clienții externi. Când se încasează suma în valută de la beneficiarul extern societatea întocmește un proces verbal în care se explică ce reprezintă pentru unitate suma respectiva, care se trimite băncii pentru a înceta sa urmărească clientul extern pentru suma respectiva.

In analiza operațiunilor de încasări si plăți trebuie sa se tina cont de decalajul existent intre data modificării in contabilitatea societății a sumelor înscrise in contul de la banca (data debitării in cazul încasării sau data creditării in cazul plății) si data modificării efective de către banca a valorii din cont. Operațiunile prin BRD necesita un volum de timp mai mare, fiind necesare câteva zile , de multe ori si o săptămână pana când suma virata din punct de vedere contabil in contul întreprinderii apare si este la dispoziția firmei ca aceasta sa poată sa efectueze plați sau sa ridice banii in numerar. De asemenea, între momentul în care societatea comercială dă dispoziție de plata către BRD sa efectueze un virament din contul sau si momentul care banii intra in contul beneficiarului este un decalaj mult mai mare.

Pentru operațiunile de încasare a drepturilor de creanță și a plății obligațiilor, se folosesc instrumente specifice de trezorerie, între care menționăm două, ca fiind mai larg utilizate:

ordin (dispoziție) de plată prin care titularul contului dispune băncii ca din disponibilul existent în contul său să facă plata fie către furnizori, fie către bugetul statului, fie către o terță persoană;

dispoziția de încasare prin care titularul unui cont dispune băncii să încaseze, pe baza actului doveditor al dreptului de creanță de la un anumit terț, o sumă de bani și să o depună la depozitul curent propriu.

Societatea comercială RECONT – ENGINEERING & CONSULTING TEAM S.A. deține depozite la termen la Banca Română de Dezvoltare – Group Sociétée Générale dar nu are contractate credite cu nici o bancă.

1.3.2. Prezentarea principalelor relații cu instituțiile guvernamentale

Relațiile pe care le are societatea comercială cu bugetul statului sunt determinate de necesitatea evidențierii obligațiilor fiscale care decurg din respectarea prevederilor legale in vigoare cu privire la activitatea desfășurată.

Compartimentul financiar – contabilitate – evidență personal este cel care evidențiază si urmărește aceste obligații, înregistrând sistematic si cronologic in contabilitatea întreprinderii toate operațiile generate de derularea activității.

Declarația privind obligațiile de plata la bugetul de stat este documentul care centralizează obligațiile pe care le are firma in legătura cu acesta. Pentru stingerea obligațiilor biroul financiar contabil întocmește dispozițiile de plata prin care virează sumele calculate ca obligații in contul bugetului de stat deschis la Trezoreria Municipiului Timișoara.

Principalele instituții guvernamentale cu care firma are legaturi sunt: Administrația Financiara, Direcția Generala a Finanțelor Publice și Controlului Financiar de Stat și Prefectura.

Relațiile care intervin între societatea studiata de către noi și bugetul statului sunt legate de impozitele și taxele pe care le datorează societatea bugetului statului.

Impozitul pe profit este suma ce rezulta prin aplicarea cotei de 25% (din 1.01.2000) asupra profitului impozabil pe care îl obține societatea, conform prevederilor Ordonanței Guvernului nr. 70/1994 privind impozitul pe profit si Legea nr. 73/1996 care aproba cu modificări aceasta ordonanța. Acesta se calculează și înregistrează lunar , in funcție de profitul realizat, cumulat de la începutul anului, si se plătește pana in data de 25 a lunii următoare celei pentru care se calculează impozitul. Acest impozit se plătește prin Trezorerie pe baza ordinelor de plata.

Societatea varsă către bugetul statului și impozitul pe salarii datorat de salariați conform Ordonanței Guvernului nr. 73/1999 privind impozitul pe venit, pe baza căreia societatea este obligata sa calculeze și să vireze bugetului de stat suma ce reprezintă impozitul pe salarii pentru fiecare angajat. Acest impozit se calculează aplicându-se la suma ce reprezintă salariul impozabil al fiecărui angajat cotele de impozitare ce variază pe transe, reglementate prin ordonanța citata si modificările aduse la aceasta. Impozitul pe salarii se plătește lunar pana in data de 15 inclusiv a lunii următoare celei pentru care se calculează.

Potrivit acestei ordonanțe, începând cu acest an intră în vigoare și se face simțit efectul impozitului pe venitul global. Potrivit acestui nou tip de impozit, salariații sunt supuși unui altfel de tip de impunere care le acordă dreptul unor deduceri legale și suplimentare, iar la sfârșitul anului fiscal, după efectuarea regularizărilor pot avea fie impozit de restituit, fie de primit.

Categoriile de venituri care se supun impozitului pe venit sunt:

a) venituri din activități independente;

b) venituri din salarii;

c) venituri din cedarea folosinței bunurilor;

d) venituri din dividende si dobânzi;

e) alte venituri.

Taxa pe valoarea adăugata este un impozit indirect care se stabilește asupra operațiunilor privind transferul proprietății bunurilor, precum si asupra celor privind prestările de servicii. Taxa se aplica asupra tranzacțiilor fiecărui stadiu al circuitului economic si reprezintă un venit al bugetului de stat.

In sfera de aplicare a taxei pe valoare adăugata se cuprind operațiunile cu plata, precum si cele asimilate acestora, potrivit legii, efectuate de o maniera independenta de către persoane fizice sau juridice, privind:

livrările de bunuri mobile si prestări de servicii efectuate in cadrul exercitării activității profesionale;

transferul proprietății bunurilor imobiliare intre agenții economici, precum si intre aceștia si instituții publice sau persoane fizice;

importul de bunuri si servicii.

Operațiunile cuprinse in sfera de aplicare a taxei pe valoarea adăugata se împart, din punct de vedere al regulilor de impozitare astfel:

operațiuni impozabile obligatoriu la care se aplica cota de 19%.Pentru aceste operațiuni, taxa se calculează asupra sumelor obținute din vânzări de bunuri sau prestări de servicii, la fiecare stadiu al circuitului economic pana la consumatorul final. Din taxa astfel calculata se scade taxa aferenta bunurilor si serviciilor achiziționate, destinate realizării operațiunilor impozabile.

Operațiuni la care se aplica cota zero – la aceste operațiuni furnizorii sau prestatorii de servicii au dreptul de deducere a taxei pe valoarea adăugata aferenta bunurilor si serviciilor achiziționate, destinate realizării operațiunilor impozabile;

Operațiuni scutite de plata taxei pe valoarea adăugata – aceste operațiuni sunt reglementate prin lege si nu se admite extinderea lor prin analogie, iar furnizorii sau prestatorii de servicii nu au dreptul la deducerea taxei aferente intrărilor destinate realizării produselor sau serviciilor scutite de taxa, daca prin lege nu se prevede altfel.

Cota de 19% se aplica pentru operațiunile privind livrările de bunuri, transferurile imobiliare si prestările de servicii, din tara sau import, cu excepția celor la care se aplica cota zero.

Taxa datorata bugetului de stat se plătește de către :

agenții economici înregistrați la organele fiscale ca plătitori de TVA, pentru livrările de bunuri mobile, transferul proprietății bunurilor imobiliare, si prestările de servicii supuse TVA;

titularii operațiunilor de import de bunuri, direct prin comisionari in vama sau terțe persoane juridice care acționează in numele si din ordinul titularului operațiunii de import;

persoanele juridice sau fizice cu sediul sau domiciliul stabil in România, pentru bunurile din import închiriate, inclusiv pe baza de contracte de leasing.

Obligația plății TVA ia naștere la data efectuării livrării de bunuri mobile, transferului proprietății bunurilor imobiliare si prestării serviciilor. Pentru livrările cu plata in rate, precum si pentru cele care dau naștere la decontări sau încasări succesive, faptul generator intervine la expirarea perioadei pentru care se face decontarea sau, după caz la data prevăzuta pentru plata ratelor.

Baza de impozitare reprezintă contravaloarea bunurilor livrate sau a serviciilor prestate, exclusiv taxa pe valoarea adăugata.

Plătitorii de TVA au dreptul la deducerea taxei aferente bunurilor si serviciilor achiziționate, destinate realizării de operațiuni supuse taxei pe valoare adăugata, realizării de bunuri si servicii scutite de taxa pentru care, prin lege, se prevede in mod expres exercitarea dreptului de deducere si realizării de acțiuni de sponsorizare, reclama, publicitate, precum si alte acțiuni prevăzute in legi, cu respectarea plafoanelor si destinațiilor prevăzute in acestea.

Taxa pe valoarea adăugata datorata bugetului de stat se stabilește ca diferența intre valoarea taxei facturate pentru livrările de bunuri si serviciile prestate si a taxei aferente intrărilor, dedusa potrivit reglementarilor legale.

Pentru efectuarea dreptului de deducere a taxei pe valoarea adăugata aferenta intrărilor agenții economici sunt obligați să justifice prin documente legal întocmite, cuantumul taxei si sa justifice ca bunurile in cauza sunt destinate pentru nevoile firmei si sunt proprietatea acesteia.

Agenții economici sunt obligați sa solicite de la furnizori sau prestatori facturi sau documente legal aprobate pentru toate bunurile si serviciile achiziționate si sa verifice întocmirea corecta a acestora. De asemenea, trebuie sa consemneze livrările de bunuri si prestările de servicii in facturi sau documente legal aprobate si sa completeze toate datele prevăzute de acestea.

Cu privire la evidenta operațiunilor agenții economici sunt obligați:

– sa tina in mod regulat evidenta contabila potrivit legii;

– sa întocmească si sa depună pana la data de 25 a lunii următoare decontul de taxa pe valoare adăugata, potrivit modelului stabilit de Ministerul Finanțelor;

– sa furnizeze organelor fiscale toate justificărilor necesare stabilirii operațiunilor impozabile.

Agenții economici trebuie sa achite taxa datorata potrivit decontului întocmit lunar, pana la data de 25 a lunii următoare, prin virament, cec sau numerar, la organul fiscal competent sau la băncile comerciale, după caz.

Alte impozite si taxe reprezintă acele sume pe care le datorează societatea bugetului de stat privind impozitul pe clădiri. Acest impozit se plătește anual. Tot aici se cuprind și penalizările pe care trebuie să le plătească societatea atunci când nu se încadrează in termenul stabilit pentru plata diferitelor obligații către stat.

Către Ministerul Muncii si Protecției Sociale societatea plătește contribuțiile sale si ale salariaților la asigurările sociale si ajutorului de șomaj. Suma calculata prin aplicarea cotei procentuale de 30% asupra fondului de salarii reprezintă contribuția unității la asigurările sociale, iar contribuția salariaților pentru pensia suplimentara este reprezentata de suma ce rezulta prin aplicarea cotei de 5% asupra salarului brut cuvenit acestora. Contribuția societății la fondul de șomaj este de 5% calculata la fondul de salarii brut, iar contribuția salariaților la acest fond este de 1% calculată la salariul de baza al fiecărui angajat. Sumele reprezentând aceste contribuții sunt plătite lunar de către societate prin ordine de plata pana in data de 20 a lunii următoare celei pentru care se calculează, conform Ordonanței Guvernului nr. 11/1996.

Suma reprezentând contribuția societății la Fondul inițial al asigurărilor de sănătate, calculata prin aplicarea cotei de 7% asupra fondului de salarii și contribuția salariaților la asigurările sociale de sănătate, calculata prin aplicarea cotei de 7% la salariul brut, se virează la bugetul Ministerului Sănătății. Aceasta suma se plătește prin ordine de plata pana in data de 20 a lunii următoare. Aceste contribuții sunt reglementate prin Legea nr. 145/1997 și prin Normele metodologice nr. 2288 din 31 decembrie 1997.

Obligațiile societății către alte organisme publice sunt reprezentate de sumele datorate de societate:

– privind contribuțiile la Fondul special de solidaritate sociala pentru persoanele cu handicap, conform Ordonanței de Urgenta a Guvernului nr. 102/1999 privind protecția specială și încadrarea în munca a persoanelor cu handicap, calculate prin aplicarea cotei de 3% la fondul de salarii și plătite Inspectoratului de Stat pentru Handicapați;

– privind contribuțiile la Fondul special de susținere a învățământului de stat calculate prin aplicarea cotei de 2% la fondul de salarii și plătite Ministerului Învățământului.

Studiul structurii organizatorice a unității

ORGANIGRAMA GENERALĂ A SOCIETĂȚII

RECONT S.A. Timișoara

Pentru a reflecta o imagine cât mai clară asupra structurii organizatorice a societății comerciale RECONT – ENGINEERING & CONSULTING TEAM S.A., vom reprezenta grafic această structură sub forma organigramei unității.

Responsabilitățile, autoritatea și relațiile reciproce ale compartimentelor funcționale din cadrul societății sunt definite și atribuite astfel:

CONSILIUL DE ADMINISTRAȚIE

– Administrează societatea conform Adunării Generale a Acționarilor, căreia îi este subordonat.

DIRECTORUL GENERAL (Președinte al Consiliului de Administrație)

– Conduce și coordonează direct activitățile individuale și colective din cadrul societății.

– Este responsabil de aplicarea strategiei și a politicii economice stabilite de Consiliul de Administrație al societății.

– Reprezintă societatea în relațiile cu terții.

Funcții specifice în cadrul sistemului calității:

Conduce efectiv sistemul calității.

Aprobă documentele sistemului calității (manualul calității, planurile calității, planurile de audit intern, etc.)

Este responsabil de funcționarea sistemului calității la interfața cu clienții firmei.

RESPONSABILUL CU ASIGURAREA CALITĂȚII (RAQ)

– Este responsabil cu implementarea și funcționarea sistemului calității.

– Elaborează, actualizează și administrează documentația sistemului calității.

– Elaborează propuneri pentru planurile calității.

– Organizează și asigură sistemul de audituri interne.

– Evaluează starea și necesitățile de pregătire și documentare ale personalului în domeniul profesional și al asigurării calității.

– Elaborează programele de pregătire / documentare profesională.

– Identifică cauzele reale sau potențiale ale neconformităților și propune acțiunile corective / preventive.

– Administrează manualul calității RECONT.

Compartimentul PROIECTARE – OFERTARE – ENGINEERING

– Analizează contractele (comenzile) primite pentru definirea cerinței beneficiarului și stabilirea capabilității execuției.

– Elaborează proiectele și documentațiile contractate.

– Asigură verificarea proiectelor și a documentațiilor elaborate.

– Asigură controlul asupra documentației elaborate; urmărește transmiterea și primirea ei la beneficiar; elaborează și păstrează setul pentru uz intern; anulează și retrage documentele perimate. Execută modificările și reeditările documentației ; înregistrează și păstrează evidența acestora ; păstrează suporții de informație pentru documentele elaborate.

– Acordă asistență tehnică și consultanță pentru instalațiile proiectate.

– Asigură interfața cu organizațiile beneficiarului pe toată durata derulării contractului ; păstrează documentele tehnice bilaterale emise în cadrul contractului.

Compartimentul VÂNZARE – PROMOVARE – MARKETING

– Asigură acțiunile de prospectare și selectare a clienților și furnizorilor firmei.

– Elaborează studiile de marketing, prognoză, planurile de afaceri și programele de finanțare cerute de strategia de dezvoltare a societății.

– Elaborează și execută programele de reclamă și promovare pentru oferta firmei.

Compartimentul DOCUMENTARE – ASIGURARE RESURSE – PREGĂTIRE PERSONAL

– Asigură standarde, norme de proiectare, cărți, periodice, programe „soft” pentru documentarea și executarea prestațiilor firmei conform condițiilor asumate prin contracte.

– Asigură și testează personalul necesar pentru desfășurarea activității societății.

– Asigură realizarea programelor de pregătire a personalului.

Compartimentul ADMINISTRATIV – EDIȚIE

– Asigură activitățile administrative necesare pentru buna funcționare a societății.

-Asigură editarea, transmiterea la beneficiar și arhivarea documentațiilor elaborate.

– Asigură evidența și păstrarea bunurilor din proprietatea societății.

-Asigură aprovizionarea cu materialele necesare desfășurării activității societății.

– Asigură activitățile de protocol și transport.

– Asigură realizarea prescripțiilor PSI și a activității de pază și protecție.

Compartimentul CONTABILITATE – FINANCIAR – EVIDENȚĂ PERSONAL

– Asigură evidența contabilă a activității societății.

– Calculează costurile și tarifele pentru prestațiile firmei.

– Elaborează bugetele de venituri și cheltuieli.

– Evaluează patrimoniul societății comerciale.

– Asigură efectuarea plăților pentru sumele datorate de societate statului sau partenerilor comerciali cât și încasarea creanțelor societății.

– Asigură interfața societății cu organele financiare ale administrației de stat și direcția de muncă.

– Elaborează și păstrează actele de evidență ale personalului.

Analiza funcțională a activității de calcul și evidență a TVA

Prezentarea succintă a funcțiunilor compartimentului contabilitate – financiar – evidență personal

Compartimentul CONTABILITATE – FINANACIAR – EVIDENȚĂ PERSONAL are trei funcțiuni principale:

Funcțiunea contabilitate

Funcțiunea financiar

Funcțiunea evidență personal

Funcțiunea contabilitate:

asigura contabilitatea sintetică și analitică a tuturor operațiunilor pe care le desfășoară firma într-un exercițiu financiar;

asigură comunicarea financiară externă;

reprezintă un instrument de verificare și de probă judiciară și fiscală;

asigură furnizarea informațiilor necesare realizării sintezelor macroeconomice;

asigură informarea pentru analizele financiare;

asigură înregistrarea în ordine cronologică și sistematică a operațiunilor efectuate numai pe baza documentelor justificative indicându-se corect simbolurile conturilor debitoare și creditoare în documentele de contabilitate (jurnale, situații, etc.);

asigură determinarea costurilor pe produse, lucrări și sectoare de activitate;

oferă informațiile necesare elaborării bugetelor și costurilor previzionale;

asigură întocmirea balanței de verificare;

asigură lucrările de încheiere a execuției financiare, la finele anului, precum și întocmirea bilanțului contabil anual.

Funcțiunea financiar:

asigura întocmirea situațiilor privind relațiile cu organele financiare ale administrației de stat;

asigură întocmirea planului financiar;

urmărește contractarea, evoluția și rambursarea creditelor;

oferă informații privind nivelul anumitor indicatori de rentabilitate, solvabilitate și lichiditate;

asigură plasarea eficientă a surplusului de monedă pe piața monetară a creditului, piața de capital și piața leasingului.

Funcțiunea evidență personal

elaborează și păstrează actele de evidență ale personalului;

calculează și acordă salariile personalului unității;

calculează impozitul pe veniturile salariale ale fiecărui salariat și întocmește documentația necesară conform noilor reglementări în vigoare privind impozitul pe venitul global;

calculează contribuțiile salariaților la bugetul asigurărilor sociale.

Prezentarea modului de conectare și a relațiilor dintre compartimentul contabilitate – financiar – evidență personal și celelalte compartimente din cadrul unității

Pe baza documentației privind sistemul calității, primite de la compartimentul ASIGURAREA CALITĂȚII, compartimentul PROIECTARE – OFERTARE – ENGINEERING întocmește ofertele și analizează contractele (comenzile) primite pentru definirea cerinței beneficiarului, stabilind capabilitatea execuției. Documentația elaborată este transmisă la beneficiar și este atent urmărită primirea ei de către acesta.

Între compartimentul CONTABILITATE – FINANACIAR – EVIDENȚĂ PERSONAL și compartimentul ADMINISTRATIV – EDIȚIE se stabilesc relații in ceea ce privește actele de plăti pentru bunurile care se recepționează de către unitate prin intermediul acestui birou, precum si documentele care stau la baza înregistrării in contabilitate a intrărilor. Compartimentul CONTABILITATE – FINANACIAR – EVIDENȚĂ PERSONAL primește de la compartimentul ADMINISTRATIV – EDIȚIE documentele primare si anume facturile fiscale si bonurile fiscale pe baza cărora se vor efectua platule si notele de intrare-recepție pe baza cărora au loc înregistrările in contabilitate.

Compartimentul DOCUMENTARE – ASIGURARE RESURSE – PREGĂTIRE PERSONAL face angajările de personal necesare și trimite Contractele de muncă sau Contractele de prestări servicii încheiate, către compartimentul financiar – contabil.

Totalitatea activităților pe care le desfășoară compartimentul ADMINISTRATIV – EDIȚIE ( activități administrative, editarea, transmiterea și arhivarea documentațiilor elaborate, evidența și păstrarea bunurilor din proprietatea societății, aprovizionarea cu materialele necesare desfășurării activității societății, activități de transport și protocol, etc.) sunt bazate pe documente justificative ce ajung la compartimentul contabilitate – financiar – evidență personal pentru a fi înregistrate.

Compartimentul VÂNZARE – PROMOVARE – MARKETING are legaturi cu compartimentul CONTABILITATE – FINANACIAR – EVIDENȚĂ PERSONAL determinate de necesitatea înregistrării operațiunilor care se derulează prin acest compartiment în conturi și pentru urmărirea si încasarea clienților firmei. Compartimentul VÂNZARE – PROMOVARE – MARKETING trimite către acesta facturile de vânzare pentru înregistrarea in contabilitate a vânzărilor.

Compartimentul VÂNZARE – PROMOVARE – MARKETING selectează clienții, organizează rețelele de vânzare și de distribuție fizică a produselor, întreține relații cu agențiile de publicitate și realizează studii de piață.

O sinteză a relațiilor serviciului financiar – contabil cu compartimentul vânzare – promovare – marketing și direcția impactului cu acesta este prezentată în tabelul următor:

Directorul general trebuie să aibă contact permanent cu compartimentul contabilitate – financiar – evidență personal pentru că el alături de contabilul șef trebuie să dea socoteală în fața Consiliului de administrație și Adunării generale a acționarilor pentru neregulile sau cheltuielile nejustificate ale firmei.

În concluzie, orice consum de resurse, orice cheltuială sau orice plată efectuată trebuie dovedită prin documente care să le justifice economic. Astfel totalitatea operațiilor ce se derulează în firmă trebuie înregistrate în contabilitate pentru a urmări fluxurile de resurse, fluxurile de informații și fluxurile de documente și a stabili în final rezultatul financiar.

Fluxurile de informații biunivoce dintre compartimentul contabilitate – financiar – evidență personal și celelalte compartimente din unitate, trebuie să parcurgă un circuit fără abateri pentru a asigura operativitate și productivitate în procesul muncii.

Relațiile dintre compartimentul studiat și celelalte compartimente

1.5.3. Actele normative în vigoare ce reglementează activitatea de calcul și evidență a TVA

Baza legislativă a unității este asigurată de programele legislative LEGIS și INDACO care îi furnizează informații zilnice legate de noile apariții de acte normative (legi, ordonanțe, hotărâri de guvern, ordine, regulamente de aplicare, etc.) pentru a-i asigura o bună informare asupra reglementărilor în vigoare și a acționa în temeiul legii.

Principalele acte normative ce reglementează activitatea de calcul și evidență a TVA sunt:

– Legea contabilității numărul 82 din 24 decembrie 1991, publicată în Monitorul Oficial numărul 265 din 27 decembrie 1991, conform căreia regiile autonome, societățile comerciale, instituțiile publice, unitățile cooperatiste, asociațiile și celelalte persoane juridice, precum și persoanele fizice care au calitatea de comerciant au obligația să organizeze și să conducă contabilitatea proprie, potrivit acestei legi.

– Legea numărul 31 / 1990 privind societățile comerciale, care reglementează noțiunea, clasificarea, funcțiile, constituirea, personalitatea juridică și funcționarea societăților comerciale, precum și modificarea, fuziunea, dizolvarea și lichidarea acestora.

– O.U.G. numărul 17 / 2000 privind TVA, publicată în Monitorul Oficial numărul 113 din 15 martie 2000, care reglementează modul de calcul, cota de TVA, baza de impozitare, operațiunile scutite de TVA, operațiunile cu cota zero și operațiunile cu cota de 19%.

– Hotărârea de guvern numărul 401 /2000 pentru aprobarea Normelor de aplicare a O.U.G. numărul 17 / 2000 privind TVA, publicată în Monitorul Oficial numărul 231 din 26 mai 2000.

– Hotărârea de guvern numărul 965 /2000 de aplicare a O.U.G. numărul 17 / 2000 privind TVA, publicată în Monitorul Oficial numărul 514 din 19 octombrie 2000.

– Ordinul numărul 320 din 16 februarie 1996, publicat în Monitorul Oficial numărul 50 din 12 martie 1996, privind necesitatea actualizării modelelor și caracteristicilor formularelor tipizate specifice, potrivit modificărilor intervenite în legislația fiscală.

Astfel, având la dispoziție o bază legislativă foarte vastă și actualizată zilnic societatea comercială RECONT – ENGINEERING & CONSULTING TEAM S.A. se poate mândri din acest punct de vedere, cu un sistem informațional foarte bine pus la punct care îi oferă avantaje majore în lupta de pe piața concurențială.

1.6 Analiza documentelor sau a altor surse informaționale privind evidența și calculul TVA aferent vânzărilor

1.6.1.Inventarul documentelor și a altor surse informaționale

Documentele utilizate în compartimentul contabilitate – financiar – evidență personal sunt:

INVENTARUL DOCUMENTELOR

1.6.2. Fisa de analiza a documentelor

Documentele prezentate anterior sunt tratate în Fișa de analiză a documentelor pe număr de exemplare, emitent, receptor și frecvența întocmirii, fie că sunt de intrare fie de ieșire.

FIȘA DE ANALIZĂ A DOCUMENTELOR

1.6.3. Grila informațiilor

Frecvența apariției celor mai importante și mai frecvent utilizate date de intrare și documentele în care acestea apar sunt prezentate în grila informațiilor, prezentată mai jos:

Se observă, din analiza grilei informațiilor, că documentele cele mai des utilizate în acest circuit al calcului și evidenței TVA la vânzări sunt factura fiscală, decontul de TVA și registrul jurnal.

Datele de intrare cu frecvența cea mai ridicată sunt: nr. document, data, semnătura, suma și codul fiscal.

Reprezentarea fluxului informațional

Analiza fluxurilor si circuitelor informaționale se realizează cu ajutorul reprezentărilor grafice si a descrierii acestor reprezentări. Cea mai utilizata metoda de reprezentare a fluxurilor este metoda FLOW CHART.

FLOW CHART este un grafic operațional reprezentând fluxul continuu de operații ce se executa asupra documentelor pas cu pas. In literatura de specialitate e cunoscuta sub denumirea de “organigrama de flux”. Simbolurile folosite au fost elaborate de ASME si au fost preluate din studiul muncii.

Principalele simboluri sunt:

Document

Creare (generare) document nou

operație productiva

operație neproductiva

operație de calcul

avizare document

verificare document

staționare document

arhivare document

transport document

linii de influență a unui document

FLOW-CHART-ul va fi anexat după paragraful 1.7.

Descrierea fluxului de operații privind documentele și alte surse informaționale analizate

Factura se utilizează ca:

– document pe baza căruia se întocmește instrumentul de decontare a produselor si mărfurilor livrate, a lucrărilor executate sau a serviciilor prestate;

– document de însoțire pe timpul transportului;

– document de încărcare in gestiunea primitorului;

– document justificativ de înregistrare in contabilitatea furnizorului si cumpărătorului

Se întocmește in: 3 exemplare, distinct pe cote de T.V.A. de furnizor (compartimentul desfacere sau alt compartiment desemnat pe baza dispoziției de livrare, a avizului de însoțire a mărfii sau a altor documente tipizate care atesta executarea lucrărilor si prestarea serviciilor)și se semnează de către compartimentul emitent.

Circula: – la furnizor:

– la compartimentul in care se efectuează operațiunea de control financiar preventiv pentru acordarea vizei (toate exemplarele); viza de control financiar preventiv se acorda numai pe exemplarul 3;

– la persoanele autorizate sa dispună încasări in contul de la banca al unității (toate exemplarele);

– la compartimentul desfacere in vederea înregistrării in evidentele operative si pentru eventualele reclamații ale clienților (exemplarul 2 al facturii la care se anexează dispoziția de livrare);

– la compartimentul financiar pentru întocmirea borderoului si in vederea depunerii acestora la banca si înregistrării in contabilitate (exemplarul 3).

– la cumpărător:

– la compartimentul aprovizionare pentru confirmarea operațiunii, având atașat exemplarul din avizul de însoțire a mărfii care a însoțit produsul sau marfa, inclusiv nota de recepție si de constatare de diferente, in cazul in care marfa nu a fost însoțită de factura pe timpul transportului (exemplarul 1);

– la compartimentul care efectuează operațiunea de control financiar preventiv pentru acordarea vizei (exemplarul 1, împreuna cu avizul de însoțire a mărfii, inclusiv nota de recepție si de constatare de diferente, după caz);

– la compartimentul financiar-contabil pentru acceptarea plății, precum si pentru înregistrarea in contabilitate (exemplarul 1, împreuna cu avizul de însoțire a mărfii, inclusiv nota de recepție si de constatare de diferente, după caz)

Se arhivează:

– la furnizor:

– la compartimentul de desfacere (exemplarul 2);

– la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 3);

– la cumpărător:

– la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1).

Nota contabilă se utilizează ca document de înregistrare a operațiunilor în contabilitate sau pentru a evidenția elementele patrimoniale.

Se întocmește într-un singur exemplar în cadrul întreprinderii la departamentul financiar contabil și circulă numai în interiorul ei, făcând parte din categoria documentelor interne.

Se arhivează la compartimentul financiar – contabil după ce au fost completate cu simbolurile conturilor corespondente și sumele aferente.

Jurnalul de vânzări se utilizează ca:

registru jurnal auxiliar pentru înregistrarea cumpărărilor și prestărilor de servicii;

document de stabilire lunară a taxei pe valoarea adăugată colectată;

document de control al unor operații înregistrate în contabilitate.

Se completează într-un singur exemplar la compartimentul financiar – contabil, distinct pe vânzări la export și vânzări la intern, pe baza documentelor privind vânzările și prestările de servicii.

Se arhivează la compartimentul financiar – contabil după ce a fost completat decontul de TVA.

Jurnalul de cumpărări servește ca:

registru jurnal auxiliar pentru înregistrarea cumpărărilor de valori materiale sau prestărilor de servicii;

document de stabilire lunară a taxei pe valoarea adăugată deductibilă;

document de control al unor operații înregistrate în contabilitate.

Se completează într-un singur exemplar la compartimentul financiar – contabil pe baza documentelor privind cumpărările de valori materiale sau cele pentru prestații primite.

În document va apărea în mod distinct taxa pe valoarea adăugată din factură sau documentul înlocuitor emise de furnizor sau prestator, iar separat, va apărea taxa pe valoarea adăugată deductibilă.

Pe baza Jurnalului pentru cumpărări, din care se preiau informațiile referitoare la TVA deductibilă și pe baza Jurnalului pentru vânzări se întocmește de către biroul financiar contabil Decontul privind taxa pe valoarea adăugată.

Decontul de TVA se completează lunar de agenții economici care sunt înregistrați la organele fiscale ca plătitori de taxă pe valoarea adăugată.

Agenții economici care conduc evidența contabilă, potrivit legii, pentru operațiunile realizate pe bază de contracte de asociere vor declara inclusiv datele și informațiile privind taxa pe valoarea adăugată rezultată din astfel de operațiuni.

Decontul se întocmește în doua exemplare. Un exemplar se predă până la data de 25 a lunii următoare la Administrația Financiara a Județului Timiș. Acest exemplar se anexează la Declarația privind obligațiile de plată la bugetul de stat. Al doilea exemplar este prezentat la Administrația Financiara care îl vizează, certificând acest lucru printr-un număr de înregistrare pe care îl înscrie pe formular. Acest al doilea formular revine la biroul financiar – contabil unde se arhivează.

1.7. PREZENTAREA CRITICĂ A SISTEMULUI INFORMAȚIONAL EXISTENT

Într-o economie de piață, foarte multe probleme au devenit spinoase pentru agenții economici și deci ei se confruntă cu reale dificultăți de o mare diversitate, existând deci și puncte slabe.

Unul dintre punctele slabe cu care se confruntă societatea comercială RECONT – ENGINEERING & CONSULTING TEAM S.A. îl reprezintă o oarecare lipsă de flexibilitate – generată mai ales de modificările legislative destul de frecvente în actuala perioadă din România sau circulația greoaie sau uneori cu întârziere a documentelor dintre unele compartimente care face ca selectarea informațiilor strict necesare să nu apară în timp util.

Costul informațiilor trebuie să fie mai mic decât valoarea obținută prin valorificarea acestora în cadrul deciziilor care se iau pe baza lor. Dacă informațiile nu se obțin la timp, cheltuielile pentru obținerea lor pot fi inutile și în consecință ridică costul informațiilor.

In analiza cheltuielilor ocazionate de realizarea sistemului informațional o atenție deosebită trebuie acordată și modului cum sunt valorificate aceste informații și efectele negative care pot fi provocate prin lipsa de informații și decizii nefundamentate.

Pe baza studiului efectuat la societatea comercială RECONT – ENGINEERING & CONSULTING TEAM S.A. s-a constatat că sistemul informațional actual este în ansamblu eficient, satisfăcând intr-o mare măsura nevoile compartimentelor de desfacere, marketing, contabilitate, financiar și a celorlalte compartimente din cadrul societății.

Datorita introducerii relativ recente a noilor programe informatice cu care se lucrează în firma și datorită faptului că s-au făcut puține angajări de personal nou care să știe să lucreze cu aceste produse informatice a fost necesar ca personalul implicat sa urmeze unele cursuri de inițiere in utilizarea calculatorului cu aceste programe noi de proiectare.

Totuși, societatea comercială RECONT – ENGINEERING & CONSULTING TEAM S.A. nu are numai puncte slabe, ci și puncte tari. Astfel, prin conectarea la internet are acces permanent și nelimitat la nenumărate informații legate de baza legislativă, posibilii furnizori și clienți, apariția de noi soft-uri de proiectare care să le ușureze și să le îmbunătățească munca pentru a le oferi clienților produse de o calitate superioară în conformitate cu standardele internaționale.

CAPITOLUL II

PROIECTAREA GENERALĂ A SISTEMULUI INFORMATIC

2.1. DEFINIREA OBIECTIVELOR SISTEMULUI INFORMATIC PROPUS

2.1.1. Obiective generale

Obiectivele ca scopuri imediate si de perspectiva ale perfecționării activității oricărei unități economice se pot împărți în doua categorii:

obiective de conducere

obiective informaționale

obiective informatice

Obiectivele de conducere vizează aspecte cu caracter global. Acestea sunt :

utilizarea raționala a forței de munca;

reducerea costurilor și creșterea profitului;

realizarea indicatorilor pe care S.C. RECONT S.A. îi vizează;

asigurarea condițiilor de modernizare a societății.

Obiective informaționale sunt obiective ce țin de funcționarea activității:

asigurarea prelucrării automatice a datelor;

îmbunătățirea fluxurilor și circuitelor informaționale;

fundamentarea deciziei pe baza informațiilor pertinente;

furnizarea selectivă a informațiilor de excepție;

furnizarea automată a deciziilor de excepție;

reducerea timpului de răspuns;

asigurarea unui sistem integrat de prelucrare a datelor.

Obiective informatice sunt:

utilizarea rațională și eficientă a tehnicilor de calcul;

prelucrarea distributiva a datelor;

asigurarea securității datelor în cadrul procesului de prelucrare.

Sistemul informațional trebuie să fie un ansamblu de instrumente care oferă acces direct la informații relevante, într-o interfața prietenoasă, ușor de explorat. Relevanța informațiilor reunește caracteristicile de oportunitate, corectitudine și utilitate, iar interfața unui astfel de sistem trebuie să răspundă cerințelor unor utilizatori care au puțin timp, puțină experiență și deprinderi limitate în utilizarea calculatorului.

Scopul sistemului informațional este de a oferi acces facil și rapid la informațiile despre factorii cheie, decisivi in atingerea obiectivelor generale ale întreprinderii.

Adoptarea unui sistem informațional este impusă de anumite cerințe care apar la nivelul oricărei întreprinderi. O primă necesitate este informarea managerilor și a personalului operativ cu privire la activitățile și procesele economice din cadrul întreprinderii. O altă necesitate este asigurarea accesului oportun la informații. Cele mai multe din informațiile oferite de sistemul informațional pot fi obținute și prin metode tradiționale. Cu toate acestea, timpul și resursele cerute pentru compilarea manuală sau semimanuală a informațiilor, într-o multitudine de formate, pentru a asigura conținutul informațional și a le conferi forma cerută de utilizator sunt cel mai adesea o barieră în calea obținerii informațiilor. Sau dacă informațiile sunt în cele din urmă obținute, la momentul respectiv ele nu mai valorează tot atât cât la momentul anterior când ar fi fost absolut necesare.

2.1.2. Obiective specifice

Această categorie de obiective urmăresc rezolvarea unor probleme dependente strict de activitatea de baza.

Obiectivele specifice societății comerciale S.C. RECONT S.A. sunt cele ce țin de specificul obiectului de activitate. Astfel se urmărește:

îmbunătățirea sistemului de proiectare, montaj, testare, punere în funcțiune și asistență tehnică pentru echipamente, obiective hidroenergetice și hidrotehnice, obiective de construcții, mașini și instalații mecanice, instalații de măsură, automatizare tehnică de calcul și software;

îmbunătățirea condițiilor de lucru pentru angajații firmei;

prelungirea și îmbunătățirea activității de consulting (legat de obiectul de activitate), marketing, instruire de personal;

asigurarea de engineering și cercetare științifică de înaltă clasă;

2.2. PROIECTAREA SITUAȚIILOR DE IEȘIRE

Ieșirile sistemului informațional constituie ansamblul listelor si rapoartelor rezultate in urma prelucrării datelor intrate în sistem și care urmează să fie utilizate pentru satisfacerea cerințelor informaționale ale sistemului decizional și pentru justificarea unor fenomene sau procese.

Situațiile de ieșire care se vor obține prin sistemul informatic aferente activității de evidenta a TVA pentru vânzărilor în cadrul societății comerciale RECONT SA sunt următoarele:

S1 – Jurnalul pentru vânzări

S2 – Nota contabila

S3 – Registrul jurnal

S4 – Decont privind taxa pe valoarea adăugata

S5 – Declarație privind obligațiile de plata la bugetul de stat

După analiza datelor ce trebuie conținute de fiecare document se trece la proiectarea machetei situațiilor de ieșire si se vor preciza următoarele elemente strict necesare :

unitatea emitenta

codul situației

denumirea situației

numărul indicatorilor conținuți

mărimea fiecărui indicator

ordinea de obținere a indicatorilor

algoritmii utilizați

compartimentul emitent

compartimentele beneficiare

număr de exemplare

data obținerii

modul de obținere

modul de arhivare

In continuare se vor prezenta situațiile de ieșire in cazul sistemului informațional.

S1 – Jurnalul pentru vânzări

Den.firma X(30)

Cod Fiscal X(15)

Adresa X(30)

JURNAL PENTRU VANZARI

Nr 9(3) luna 9(2) anul 9(4)

-lei- Pagina 9(3)

Intocmit, Verificat,

Loc de obținere: Compartiment contabilitate-financiar-evidenta personal

Destinația: Compartiment contabilitate-financiar-evidenta personal

Număr de exemplare: 1

Frecventa: lunar

Dispozitiv/periferic de ieșire: monitor / imprimanta

S2 – Nota contabila

Loc de obținere: Compartiment contabilitate-financiar-evidenta personal

Destinația: Compartiment contabilitate-financiar-evidenta personal

Număr de exemplare: 1

Frecventa: de cate ori este nevoie

Dispozitiv/periferic de ieșire: monitor / imprimanta

S3 – Registrul jurnal

Loc de obținere: Compartiment contabilitate-financiar-evidenta personal

Destinația: Compartiment contabilitate-financiar-evidenta personal

Număr de exemplare: 1

Frecventa: de cate ori este nevoie

Dispozitiv/periferic de ieșire: monitor / imprimanta

S4– Decont privind taxa pe valoarea adaugata

Loc de obținere: Compartiment contabilitate-financiar-evidenta personal

Destinația: ex.1: Administrația Financiara a Municipiului Timișoara

ex.2: Compartiment contabilitate-financiar-evidenta personal

Număr de exemplare: 2

Frecventa: lunar

Dispozitiv/periferic de ieșire: monitor / imprimanta

S5– Declaratie privind obligatiile de plata la bugetul de stat

DECLARATI

Loc de obținere: Compartiment contabilitate-financiar-evidenta personal

Destinația: ex.1: Administrația Financiara a Municipiului Timișoara

ex.2: Compartiment contabilitate-financiar-evidenta personal

Număr de exemplare: 2

Frecventa: lunar

Dispozitiv/periferic de ieșire: monitor / imprimanta

2.3. FORMALIZAREA DOCUMENTELOR DE INTRARE

2.4. PROIECTAREA BAZEI INFORMATIONALE

2.4.1. Determinarea conținutului bazei informaționale

În această fază de proiectare a bazei informaționale (care este un ansamblu de entități caracterizate printr-un nume unic, o mulțime de atribute specifice și un ansamblu de legaturi între aceste atribute numite corespondențe) se are în vedere determinarea mulțimii corecte și complete a acelor atribute de intrare care sunt atât necesare cât și suficiente pentru obținerea situațiilor de ieșire avute în vedere. Astfel avem de parcurs două etape: determinarea conținutului bazei informaționale și structurarea bazei informaționale în entități.

Determinarea conținutului bazei informaționale are loc prin structurarea informațiilor și datelor din documentele de intrare, respectiv situațiilor de ieșire sub forma unui tabel (tab 2.1). In același tabel prezentat în rândurile de mai jos sunt prezente și o serie de informații suplimentare, de natură temporară care sunt utilizate doar pentru determinarea unor alte informații (de intrare sau de ieșire).

Tab2.1. Conținutul bazei informaționale

2.4.2. Definirea entităților bazei informaționale și a relațiilor dintre acestea

Atributele bazei informaționale vor fi structurate sub forma unor entități urmând a se stabili și relațiile de corespondenta intre aceste entități.

Entitatea este unitatea informaționala definitorie a structurii bazei informaționale pentru că are un caracter general sau specific și o existență determinată de atributele ei definitorii. Astfel fiecare entitate este caracterizată de un nume unic, un număr maxim de apariții și un grup de atribute care pot fi constante sau variabile și care definesc datele descriptive și variabilitatea acestora.

Denumirea entităților bazei informaționale și structura acestora este prezentată în tabelele 2.2 si 2.3.

Tab 2.2 Entitățile bazei informaționale

Tab 2.3 Conținutul entităților

In ceea ce privește relațiile existente între entitățile bazei informaționale exista doua principale grupe de relații:

relații de tip 1:1 conform cărora unui atribut dintr-o entitate A ii corespunde un singur atribut dintr-o alta entitate B

relații de tip 1:n conform cărora unui atribut dintr-o entitate A ii corespund cel puțin doua atribute dintr-o entitate C

In cazul activității studiate de noi se folosesc 4 baze de date, una dintre acestea conținând datele de identificare ale firmei este o baza de date permanenta care nu necesita sa fie pusa in legătura cu celelalte 3 baze de date.

Reprezentarea relației intre entitatile bazei informaționale se prezintă astfel:

CLIENTI FACTURI

1:n

1:n 1:n

CONTABILITATE

2.4.3. Codificarea atributelor bazei informaționale

SIMBOLIZAREA ARIBUTELOR

Simbolizarea presupune stabilirea pentru fiecare atribut al bazei informaționale a cate unui simbol prin care atributul respectiv sa fie recunoscut de analist. Simbolurile utilizate pentru codificarea atributelor bazei informaționale sunt prezentate in tabelul 2.4

Tab.2.4.

CODIFICAREA ARIBUTELOR

Din studierea activității de evidenta a TVA aferent vânzărilor in cadrul firmei SC RECONT SA a rezultat ca nu este necesara stabilirea unor coduri de identificare a atributelor.

DESCRIEREA ARIBUTELOR OBTINUTE PRIN CALCUL

Atributele obținute prin calcul vor fi prezentate in tabelul de mai jos (tabelul 2.5)

Tab 2.5.

Schematic, relațiile dintre atributele entităților bazei informaționale se prezintă astfel:

CONTABILITATE FACTURI CLIENTI

explic den_client den_client

contD cdf_client cdf_client

contC adr_client adr_client

sumeD explicatie cod_client

sumeC dat_fact

den_firma valoarei

cdf_firma valoare0

adr_firma bazai

nr_notac valoareTVA

valoare_plata

cota_tva

num_fact

2.5. Reproiectarea Și adaptarea documentelor de intrare

Intrările sunt ansamblul documentelor ce se completează și care circula în sistem în scopul obținerii situațiilor de ieșire proiectate. În cadrul acestei faze, în funcție și de necesitățile viitoare ale sistemului informatic și de specificul activității analizate, documentele de intrare pot suferi modificări de forma și de conținut cum ar fi de exemplu concatenarea mai multor câmpuri din document într-un singur câmp, eliminarea unor câmpuri, refacerea poziției unor câmpuri din document, etc. În cazul nostru însă datele necesare întocmirii situațiilor de ieșire necesare utilizatorului pot fi preluate fără probleme de pe documentele originale, acestea nu necesita deci nici o reproiectare.

2.6. Structurea sistemului și determinarea unitatilor functionale

Unitățile funcționale ale sistemului informatic proiectat sunt acele grupuri omogene și specifice de prelucrări, care sunt dependente funcțional și care constituie o subfaza a sistemului informatic

Din analiza sistemului informational privind evidenta TVA –intocmirea jurnalului pentru vanzari se observa ca sistemul formeaza un tot unitar nefiind necesară (și nici posibilă) impartirea lui în subsisteme.

Sistemul proiectat functioneaza ca o singura unitate functionala și anume : evidența TVA- întocmirea jurnalului pentru vânzări.

CAPITOLUL III

PROIECTAREA GENERALA A SISTEMULUI INFORMATIC

3.1 PROIECTAREA STRUCTURII BAZEI DE DATE

3.1.1 Proiectarea fișierelor permanente

In cadrul activității de evidenta a TVA aferent vânzărilor se folosește fișierul “firma.dbf” care este fișier permanent reflectând elemente statice caracteristice entităților cum ar fi: denumirea firmei, adresa sa, codul fiscal, etc.

Structura acestui fișier permanent se prezintă astfel:

FIRMA.DBF

3.1.2 Proiectarea fișierelor variabile

Fișierele variabile corespund entităților cu o dinamica a elementelor ridicata, care se modifica foarte des in timp. Fișierele variabile in cadrul sistemului de evidenta a TVA-ului pentru vânzări cuprind date despre clienții firmei (“clienti.dbf”), date despre facturile emise spre acești clienți (“facturi.dbf”) precum și date despre înregistrările contabile aferente facturilor emise (“conta.dbf”).

CLIENTI.DBF

FACTURI.DBF

CONTA.DBF

3.1.3 Proiectarea prelucrărilor specifice unităților funcționale

In cadrul aplicației nu este necesar sa se folosească fișiere temporare.

3.2. Proiectarea prelucrarilor speficice unitatilor functionale

3.2.1. Stabilirea ordinii de prelucrare a fișierelor

Ordinea de prelucrare a celor 4 fișiere proiectate pentru implementarea aplicației este prezentata grafic in schema de mai jos:

FIRMA.DBF

CLIENTI.DBF

FACTURI.DBF

CONTA.DBF

Ordinea de prelucrare a fișierelor este următoarea:

se introduc de la tastatura, din documentele inițiale, elementele necesare efectuării procesului de analiza. Datele se introduc separat, in fiecare fișier. In urma introducerii elementelor cerute de soft se realizează prelucrările necesare, rezultatele fiind stocate la rândul lor in cele patru fișiere.

Ordinea in care se accesează fișierele este următoarea : primul se accesează fișierul “firma.dbf” din care se introduc date referitoare la elementele de identificare ale firmei in factura; după acesta se accesează fișierul “clienti.dbf” pentru introducerea clientului pentru care se emite factura si in cele din urma restul datelor se introduc direct in fișierul “facturi.dbf”, date cum ar fi valoarea facturii, valoarea TVA-ului, totalul de plata, etc. concomitent completându-se si fișierul “conta.dbf”.

3.2.2 Determinarea unităților de prelucrare

Unitatea funcționala de evidenta a TVA aferent vânzărilor va cuprinde următoarele unități de prelucrare:

UP1 – Facturi

Aceasta unitate de prelucrare va îndeplini funcții de introducere de date in fișierul “facturi.dbf” inițializare, actualizare, modificare si consultare a acestui fișier.

UP2 – Clienți

In cadrul acestei unități se prelucrează datele de identificare ale clienților firmei, date ce urmează sa fie introduse in fișierul “clienti.dbf”

UP3 – Situații de ieșire

In cadrul acestei unități se prelucrează datele din fișierele de baza in vederea întocmirii situațiilor de ieșire (jurnalul pentru vanzari, a decontului de TVA, a declarației privind obligațiile către bugetul de stat, a notelor contabile si a registrului jurnal)

UP4 – Inițializare

Aceasta unitate permite actualizarea informațiilor conținute in fișierul permanent “firma.dbf” precum si golirea tuturor fișierelor.

3.3. Proiectarea dialogului cu unitatile de prelucrare

Acest capitol prezintă machetele ce formează interfața aplicației informatice cu utilizatorul reprezentata de meniuri, submeniuri, etc.

MENIUL PRINCIPAL

Facturi

Clienți

Situații ieșire

Inițializare

Exit

SUBMENIUL FACTURI

Facturi emise către clienți

Actualizare date Vizualizare Stergere Exit

Opțiunea actualizare date:

Permite introducerea de noi facturi in baza de date. Tot prin intermediul acestei opțiuni factura este preluata automat si in contabilitate specificându-se conturile corespondente.

Macheta introducere date facturi

Facturi emise către clienți

Actualizare date Vizualizare Stergere Exit

SUBMENIUL CLIENTI

Evidenta clienților firmei

Actualizare date Vizualizare Stergere Exit

Opțiunea: Actualizare date

Aceasta opțiune permite introducerea de noi clienți in baza de date precum si actualizarea datelor despre clienții deja existenți in baza de date. Nu este permisa in cadrul acestui modul ștergerea vreunui client din baza de date. De asemenea daca nu sunt introduse date (cum ar fi denumirea clientului, adresa, codul fiscal, etc.) in câmpurile destinate noului client aceasta noua înregistrare nu va fi luata in considerare.

Macheta de actualizare a informațiilor despre clienți se prezintă astfel:

ESC=renuntare | CTRL + END = accepta actualizare

Cod client | Denumire client | Cod fiscal | Adresa client

Actualizare date Vizualizare Stergere Exit

Opțiunea: Vizualizare

Permite vizualizarea datelor despre clienții existenți in baza de date. In aceasta etapa nu este permisa modificarea înregistrărilor, si nici ștergerea sau adăugarea de noi înregistrări.

Macheta de vizualizare se prezintă astfel:

ESC=renuntare | CTRL + END = accepta actualizare

Cod client | Denumire client | Cod fiscal | Adresa client

Actualizare date Vizualizare Stergere Exit

Opțiunea: Stergere

Permite ștergerea informațiilor despre unul sau mai mulți clienți existenți in baza de date. Ștergerea presupune mai întâi o marcare a acestora prin apăsarea combinației de taste CTRL + T urmând ca ștergerea efectiva sa se facă după ce utilizatorul va confirma acest lucru.

Macheta de ștergere se prezintă astfel:

ESC=renuntare | CTRL + END = accepta actualizare

Cod client | Denumire client | Cod fiscal | Adresa client

Sigur doriti sa stergeti înregistrările marcate? [d/N]

Actualizare date Vizualizare Stergere Exit

SUBMENIUL SITUATII DE IESIRE

Jurnal pentru vanzari

Note contabile

Registru jurnal

Decont TVA

Declaratie privind oblig.

SUBMENIUL INITIALIZARE

Inițializare firma

Golire fișiere

Opțiunea: Inițializare firma

Prin intermediul acestei opțiuni utilizatorul poate consulta sau modifica datele de identificare ale firmei proprii.

Inițializare firma

Denumire firma

Cod fiscal

Adresa firmei

Nr. JV

Opțiunea: Golire fișiere

Aceasta opțiune este utila întrucât realizează automat ștergerea definitiva a continuului tuturor fișierelor care alcătuiesc baza informațională.

Înainte de ștergerea definitiva a continuului bazelor de date se cere confirmarea din partea utilizatorului.

SUBMENIUL IESIRE

Realizează închiderea tuturor bazelor de date deschise și părăsirea aplicației.

3.4 PROIECTAREA PRELUCRARILOR SPECIFICE UNITATILOR DE PRELUCRARE

3.4.1 Determinarea modulelor de prelucrare

Aplicația este dezvoltata pe principiul programării modulare astfel încât codul sursa al aplicației este împărțit in mai multe module după cum urmează:

UP1 – Facturi

M1 – Factura noua (add_fact)

M3 – Vizualizare facturi (viz_fact)

M4 – Stergere facturi (zap_fact)

UP2 – Clienți

M1 – Adăugare clienți (add_cli)

M2 – Actualizare date introduse (act_cli)

M3 – Vizualizare clienți (viz_cli)

M4 – Stergere clienți (zap_cli)

UP3– Situații de ieșire

M1 – Decont TVA (decont)

M2 – Declaratie privind obligațiile (declar)

M3 – Note contabile (proc_notac)

M4 – Jurnal pentru vanzari (proc_jv)

M5 – Registru jurnal (proc_rj)

UP4– Inițializare

M1 – Date firma (init_firma)

M2 – Golire fișiere (zap_all)

UP1

add_fact viz_fact zap_fact

M1 M2 M3

FACTURI.DBF FACTURI.DBF FACTURI.DBF

UP2

add_cli viz_cli zap_cli

M1 M2 M3

CLIENTI.DBF CLIENTI.DBF CLIENTI.DBF

UP3

decont declar notac jv rj

M1 M2 M3 M4 M5

FIRMA FIRMA FIRMA FIRMA FIRMA

FACTURI FACTURI CONTA FACTURI CONTA

3.4.2 Organigrama de sistem a unităților de prelucrare

Documente de intrare

FIRMA

CLIENTI

FACTURI

Factura CONTA

UF

privind evidenta TVA aferent vânzărilor

UP1 UP2 UP3 UP4

Facturi Clienți Situații ieșire Inițializare

S1 S2 S3 S4 S5

decont declaratie notac jv rj

CAPITOLUL IV

PREZENTAREA PROGRAMULUI INFORMATIC

4.1 Prezentarea interfetei utilizator a programului

Meniul principal cu submeniul “Initializare” activat

Meniul principal cu submeniul “Situatii de iesire” activat

Optiunea Facturi

Optiunea Clienti

Macheta adaugare factura noua

Macheta adaugare client nou

Optiunea initializare firma

4.2 Prezentarea situatiilor de iesire ale programului

În acest subcapitol vom prezenta principalele situații de ieșire așa cum reies ele din program. Acestea sunt:

Decont privind TVA;

Declarația privind obligațiile față de bugetul de stat;

Nota contabilă;

Jurnalul pentru vânzări;

Registrul jurnal.

Decont TVA

Declaratie

Nota contabila

Registru jurnal

Jurnal pentru vanzari

Vânzare – promovare Contabilitate

Contabilitate

unitatea

nr. crt

explicații Contabilitate

conturi coresp.

sumă

nr. crt.

data

cumpărător

total fact.

vz. la exp.

vz. la intern

vz. scutite de TVA

TVA colectat

nr. crt

data

vânzător

total factură

TVA deductibil

unitatea

nr. crt

explicații

conturi coresp. M. Finanțelor

Sumă Contabilitate

Contabilitate

Contabilitate – date identificare

Administrativ – ediție – total TVA colect

– total ieșiri

– TVA deductibil – total intrări