Sistem Informatic Pentru Urmarirea Decontarilor cu Clientii

CAPITOLUL 1.

SISTEMUL INFORMAȚIONAL AL FIRMEI

TRATAREA SISTEMICĂ A FIRMEI

Viața socială se desfășoară astăzi pe multiple planuri, ea se manifestă prin diferite tipuri de activități care alcătuiesc organisme cu forme de organizare specifice societății umane; această activitate este însoțită de schimburi de informații între oameni, între aceștia și mediul înconjurător.

Privind din punct de vedere al tipurilor de activități, printre acestea se regăsesc producția de bunuri materiale, de informații, serviciile, cultura, arta, învățământul, activitatea socială, politică etc. Privind organizarea activităților, se diferențiază forme specifice ca atelierul, biroul, secția, societatea comercială, școala, spitalul, teatrul, unitatea bugetară etc. (la nivel microeconomic), economia națională și mondială (la nivel macroeconomic).

Formele de organizare sunt subordonate activităților pe care le desfășoară: pentru activitățile economice există organisme economice, pentru cultură există organisme culturale, pentru învățământ organisme de învățământ etc. Un organism poate avea însă mai multe tipuri de activități, la fel cum orice activitate poate avea mai multe organisme componente. De aceea, grupând operațiunile existente după scop, conținut și succesiune în spațiu-timp obținem funcțiunile activității respectiv funcțiunile organismului.

Între organism și mediul înconjurător este o permanentă relație de interdependență sub forma acțiunilor reciproce: există așadar acțiuni de intrare în mecanism care influențează activitatea sa, și de ieșire din organism care reprezintă răspunsul organismului către mediul înconjurător. De aici deducem că organismul poate fi studiat în termeni sistemici, el fiind compus din părți legate între ele prin interacțiuni determinate:

Figura 1.1. Locul sistemului în mediul înconjurător (după [7])

Astfel, un sistem poate fi definit ca “un ansamblu de elemente independente care interacționează pentru atingerea unui obiectiv”. Pentru a putea funcționa stabil și eficient și a-și atinge obiectivelor propuse, un sistemul trebuie să utilizeze mecanisme, metode și tehnici moderne de informare, analiză și decizie.

Orice sistem se consideră a fi compus din următoarele trei subsisteme:

sistemul operațional (de execuție, condus), reprezentat de unitatea economică a cărei activitate este condusă prin elaborarea și aplicarea deciziilor și efectuarea controlului. El asigură obținerea rezultatelor pentru care a fost creat întregul sistem;

sistemul informațional intern, reprezentat de legătura între conducere și execuție pentru a culege, prelucra și selecta informațiile necesare organismelor de conducere;

sistemul decizional (de conducere), reprezentat de componentele care asigură reglarea și autoreglarea pentru atingerea obiectivelor stabilite pentru întregul sistem.

Figura 1.2. Schema de funcționare a unui sistem (după [7])

Figura 1.3. Schema relațiilor interne unui sistem (după [7])

Între cele trei subsisteme există legături (relații, conexiuni) ca în figura 1.3.

Pentru sistemele economice, informația este un mesaj care conține o noutate despre evenimentele care au loc în cadrul sistemului condus, transmis sistemului de conducere pentru a o analiza și a lua măsuri de rezolvare a problemelor conținute în informație.

Astfel, în domeniul economic, producerea, circulația și utilizarea informației este un proces conștient, dirijat, în care legile ce conduc procesul informațional sunt modificate după cerințele de cunoaștere și conducere specifică.

INFORMAȚIA ECONOMICĂ

Informațiile economice pot fi clasificate astfel:

după criteriul organizatoric:

-informații la nivel macroeconomic;

-informații la nivel microeconomic;

după criteriul sursei de proveniență:

-informații interne sistemului;

-informații externe sistemului;

după criteriul funcțional:

-informații de stare;

-informații de intrare;

-informații de ieșire;

-informații de cooperare;

-informații de execuție;

după criteriul utilității:

-informații de previziune;

-informații de planificare operativă și programare;

-informații de pregătire-lansare;

-informații de control și reglare;

-informații de evaluare și raportare;

după criteriul gradului de prelucrare:

-informații primare;

-informații derivate;

-informații de analiză și sinteză;

după criteriul modului de folosire:

-informații folosite direct;

-informații foloste după prelucrare;

după criteriul formei de prezentare:

-informații orale;

-informații scrise;

-informații audiovizuale;

după criteriul conținutului:

-informații cantitative;

-informații valorice;

după sfera de cuprindere:

-informații sintetice;

-informații analitice;

după reflectarea în timp a fenomenelor și proceselor economice:

-informații active sau dinamice;

-informații pasive;

-informații previzionale;

după criteriul posibilităților de culegere și prelucrare:

-informații repetabile;

-informații nerepetabile;

după criteriul locului de evidențiere:

-informații contabile;

-informații statistice;

-informații tehnic-operative.

Informațiile economice, utilizate pentru cunoașterea permanentă a laturilor și aspectelor activității economice, pot proveni din mai multe surse. Astfel, informația se poate clasifica astfel:

după domeniul de unde provine informația:

-din legislația economico-financiară;

-din planificarea economico-financiară;

-din evidența economică;

după nivelul organizatoric:

-informație provenind de la nivel macroeconomic;

-de la nivel microeconomic.

SISTEMUL INFORMAȚIONAL DE CONDUCERE

Un sistem informațional pentru conducerea unității economice este definit în lucrarea citată anterior ca fiind “un ansamblu ierarhizat de procese informaționale prin intermediul cărora se asigură conexiunile informaționale dintre sistemul de conducere și sistemul condus, dintre unitatea economică și sistemul economico-social de ansamblu, în scopul realizării de către unitate a obiectivelor proprii în concordanță cu obiectivele generale ale societății, în condiții de maximă eficiență”.

Astfel, totalitatea informațiilor care sunt transmise de la o sursă de informație la un receptor, într-un anumit interval de timp, reprezintă un flux informațional. Itinerariul parcurs de informație, de la culegere și până la momentul declanșării unei acțiuni, se numește circuit informațional.

În cadrul sistemului informațional, majoritatea informațiilor sunt colectate, prelucrate și vehiculate pe suporți purtători de informații și care formează ceea ce în mod obișnuit se numește sistemul de evidență a întreprinderii, compus din:

sistemul de evidență tehnico-operativă, care asigură înregistrarea operativă și sistematică a datelor ce caracterizează evenimentele și procesele care au loc;

sistemul contabil, care prelucrează datele furnizate de evidența tehnico-operativă pentru a obține o formă de prezentare a rezultatelor pe o anumită perioadă de timp. Pe baza acestor date se iau deciziile privind obiectivele și acțiunile viitoare;

sistemul statistic, care asigură informarea postoperativă privind rezultatele de ansamblu ale unității economice.

Principalele cerințe ale perfecționării sistemului informațional-decizional al unei unități sunt:

determinarea precisă și clară a obiectivelor unității;

structurarea sistemului informațional-decizional în conformitate cu structura procesului economic ce urmează a fi condus;

operativitatea și simplitatea funcționării noului sistem;

asigurarea exactității caracteristicilor și informațiilor procesului condus;

ierarhizarea informațiilor și deciziilor la diferite niveluri și trepte de organizare și conducere;

economicitatea noului sistem;

asigurarea structurii și funcționalității în concordanță cu principiile managementului prin excepție;

asigurarea condițiilor realizării și introducerii prelucrării automate a datelor în vederea obținerii informațiilor finale.

Ca proces de administrare a bunurilor ce formează patrimoniul unităților economice și de conducere a activității, gestiunea economică este condiționată de modul de organizare prin care potențialul economic al unității duce la îndeplinirea sarcinilor pe care unitatea le are.

Fundamentul gestiunii economice îl constituie realizarea obiectivelor din bugetul unității cu costuri minime, încât să se obțină profitul care să asigure un grad de rentabilitate cât mai mare. Aceasta implică un complex de factori care să permită corelarea capacității tehnice a unității cu cea umană, adică a factorilor esențiali ai producției (omul și mașina).

Prin intermediul sistemului de informare privind gestiunea economică, conducerea unității reușește să asigure executarea programelor curente de activitate în toate sectoarele unității, luând măsuri operative de îmbunătățire a modului de lucru și astfel să contribuie la sporirea eficienței economice.

SISTEMUL INFORMAȚIONAL CONTABIL

În cadrul sistemului informațional economic, marea majoritate a informațiilor sunt colectate, prelucrate și vehiculate pe suporți purtători de informații care formează ceea ce numim de obicei sistemul de evidență al întreprinderii, compus din sistemul de evidență tehnico-operativă, sistemul contabil și sistemul statistic.

În activitatea practică, primele două componente sunt tratate sub numele generic de contabilitate, care în timp a trecut de la înțelesul de tehnică de înregistrare a schimburilor comerciale la înțelesul modern de instrument de gestiune.

Pe plan mondial, din punct de vedere al elementelor de structură a sistemului contabil, sunt conturate două concepții:

concepția monoistă: sistemul contabil este integrat într-o singură contabilitate a cărei informație este destinată atât utilizatorilor interni cât și celor externi;

concepția dualistă: sistemul contabil se compune din contabilitatea generală (financiară) și contabilitatea de gestiune.

Contabilitatea financiară are ca obiectiv înregistrarea, clasată și regrupată, a informațiilor despre mișcările de valori generate de activitatea curentă a întreprinderii. Ea este deci un mijloc de control și o probă a actelor de comerț din cauza modalității de reflectare a fiecărei operații economice printr-o înregistrare contabilă regăsită în conturi.

Contabilitatea de gestiune se sprijină pe contabilitatea financiară și urmărește gestionarea întreprinderii prin intermediul indicatorului numit cost de producție. Ea studiază costurile, analizează și estimează modificările care pot interveni, oferind astfel informații pentru diagnostic, luarea deciziilor și previzionarea viitorului.

COMPARTIMENTUL FINANCIAR-CONTABIL AL UNITĂȚII ECONOMICE

Activitatea financiar-contabilă a oricărei unități economice este condusă prin intermediul compartimentului financiar-contabil. Principial, acesta este compus din două entități distincte:

compartimentul financiar-contabil, având în principiu următoarele sarcini:

-planificarea financiară;

-analize economice;

-finanțarea investițiilor;

-calculul costurilor;

-stabilirea prețurilor și tarifelor;

-controlul financiar intern;

compartimentul contabilitate, având în principiu următoarele sarcini:

-contabilitatea mijloacelor fixe;

-contabilitatea valorilor materiale;

-contabilitatea mijloacelor bănești;

-contabilitatea generală.

Privind activitatea de urmărire a decontărilor cu clienții, în principiu atribuțiile acestei activități sunt:

gruparea clienților în interni și externi;

gruparea clienților pe vechimea creanțelor;

urmărirea contractelor cu clienții;

urmărirea operativă a creanțelor, lichidarea acestora;

achitarea la termen obligațiilor față de furnizori și creditori;

respectarea și aplicarea prevederilor legale privind contabilitatea clienților și decontărilor.

LOCUL CONTABILITĂȚII RELAȚIILOR CU CLIENȚII

ÎN ACTIVITATEA UNITĂȚII ECONOMICE

În desfășurarea activității sale, unitatea economică se bazează pe relațiile pe care le are cu alți agenți economici. Legăturile contractuale cu aceștia naște obligații din partea unității, pentru bunurile vândute și serviciile prestate.

Apar astfel sarcii serviciile prestate.

Apar astfel sarcini specifice pentru compartimentul financiar-contabil ca și pentru celelalte compartimente implicate în activitatea de relații cu clienții, cum ar fi:

asigurarea fondurilor necesare bunei funcționări a unității;

efectuarea de calcule de fundamentare a indicatorilor economici, în corelație cu indicatorii financiari privind producția vândută și încasată, venituri etc.;

asigurarea plății la termen a sumelor care constituie obligații ale unității față de bugetul statului și față de terți;

urmărirea și încasarea facturilor pentru produsele livrate;

urmărirea primirii în termen a facturilor pentru mărfurile achiziționate sau vândute;

efectuarea decontării în termen a operațiunilor rezultate din activitatea de comerț;

întocmirea periodică a balanțelor de verificare pentru conturile sintetice și analitice și asigurarea concordanței dintre acestea;

exercitarea controlului financiar preventiv privind legalitatea, necesitatea, oportunitatea și economicitatea operațiunilor;

organizarea sistemului de evidență și operare;

asigurarea portofoliului de comenzi și prospectarea pieței interne și externe;

studierea tendințelor pieței, concurenței, cumpărătorilor etc.

CAPITOLUL 2.

ORGANIZAREA ȘI CONDUCEREA CONTABILITĂȚII

CREANȚELOR FAȚĂ DE CLIENȚI

CONCEPTUL DE CREANȚĂ

În vederea realizării obiectului de activitate, unitatea intră în relații economice diverse în cadrul procesului de desfacere, relații care nasc drepturi sub forma creanțelor.

În cadrul general al relațiilor existente în economie, aceste relații se întrepătrund, iar având în vedere că fiecare unitate care este furnizor poate deveni la rândul ei un client, ceea ce schimbă statutul de furnizor în cel de cumpărător, face ca în contabilitate creanțele să se afle alături de datorii, toate acestea creând raporturi juridice de drepturi sau obligații.

Definirea creanțelor

Creanțele sunt drepturi rezultate din procesul de producție, care este obiectul principal al funcționării agenților economici. Creanțele apar în urma vânzării bunurilor produse sau prestării unor servicii și au în contrapartidă venituri din exploatare.

Creanțele își au izvorul în schimbul de consimțământ concretizat într-un contract încheiat sau într-o comandă fermă din partea clientului și acceptată de producător. Potrivit art. 1294 din Codul civil “vânzarea este o convenție prin care două părți se obligă între ele, una a transmite celeilalte proprietatea unui lucru și aceasta a plăti celei dintâi prețul lui”.

În contabilitate se înregistrează doar creanțele certe, care apar în urma transferului dreptului de proprietate a bunurilor, respectiv momentul realizării lucrărilor și serviciilor. Veniturile încasate sunt înregistrate dacă respectă următoarele trei condiții:

vânzătorul a transferat cumpărătorului principalele riscuri și avantaje inerente proprietății bunurilor cedate;

vânzătorul nu își conservă controlul efectiv asupra bunurilor cedate și nici nu participă la gestionarea lor;

costurile operațiilor sunt măsurabile de o manieră fiabilă.

2.1.2. Clasificarea creanțelor

Creanțele se pot clasifica după următoarele criterii:

după procesul de exploatare:

-creanțe față de clienți;

-creanțe față de personal;

-creanțe față de bugetul statului sau alte organisme similare;

-creanțe față de furnizori;

după termenul de încasare:

-creanțe pe termen lung (peste 5 ani);

-creanțe pe termen mediu (între 1 și 5 ani);

-creanțe pe termen scurt (sub 1 an);

după moneda în care se formează:

-creanțe în lei, față de clienți interni;

-creanțe în devize, față de clienți străini;

după raporturile avute cu societățile:

-creanțe în cadrul grupului;

-creanțe în afara grupului;

după modul de prezentare în documentele de sinteză:

-creanțe din active imobilizate;

-creanțe din active circulante;

-cheltuieli înregistrate în avans.

Vânzarea bunurilor și serviciilor se poate face, așa cum s-a văzut din clasificarea anterioară, în țară sau în străinătate. Când se face în străinătate, creanțele care rezultă presupun sume în lei și/sau în valută. În documentele de sinteză, unitatea va prezenta aceste creanțe în moneda națională, în timp ce în documentele utilizate în tranzacțiile internaționale, moneda utilizată este la latitudinea părților (care vor ține cont de acea alegere care asigură cel mai bine protejarea împotriva riscurilor comerciale cum ar fi fluctuația deprecierea anumitor monede).

OBIECTIVELE ȘI FACTORII ORGANIZĂRII CONTABILITĂȚII

RELAȚIILOR CU CLIENȚII

2.2.1. Obiectivele contabilității relațiilor cu clienții

O continuitate a activității unei unități economice se poate realiza numai dacă există un echilibru financiar între venituri și cheltuieli, iar din punctul de vedere al abordării acestei lucrări, între încasări și plăți.

Urmărirea continuă a acestui echilibru se face prin permanentul control al capacității de plată a unității, a ratei autonomie financiare, a altor indicatori. Astfel contabilitatea relațiilor cu clienții, ca parte a contabilității cu terții, are următoarele obiective:

cunoașterea permanentă a creanțelor unității, în urma relațiilor comerciale cu alte unități, cu bugetul statului și alte organisme etc.;

urmărirea continuă a încasării la timp a tuturor sumelor de la clienți și debitori;

cunoașterea creanțelor față de asociați sau acționari și decontarea acestora la termen;

cunoașterea creanțelor față de unitățile din cadrul grupului, în urma operațiilor cu aceștia;

soluționarea corectă și la timp a încasărilor din operațiile aflate în curs de clarificare;

soluționarea corectă a creanțelor care au suferit creșteri sau deprecieri.

Întrucât unitatea trebuie să respecte principiul noncompensării, compensarea între datoriile și creanțele care se referă la același terț nu se pot face, în principiu; totuși, în cazul în care există un acord scris de compensare, operația se poate executa.

2.2.2. Factorii care determină organizarea contabilității relațiilor cu clienții

Principalii factori de care depinde organizarea contabilității cu clienții sunt:

natura relațiilor de decontare;

formele de decontare;

instrumentele de decontare;

sistemul de creditare;

regimul reducerilor și momentul acordării.

Pornind de la acești factori și respectând prevederile legale în domeniu se va stabili de către unitate fluxul informațional (definit ca la capitolul 1) și conturile în care se vor reflecta operațiile respective.

Cu excepția reducerilor, ceilalți factori sunt reflectați detaliat în contabilitatea trezoreriei. Reducerile însă, fiind dependente de natura particulară a relațiilor unității cu clienții, nu pot fi tratate unitar pentru orice unitate economică. O descriere generală a lor este prezentată în continuare la paragraful 2.4.

2.3. EVALUAREA CREANȚELOR FAȚĂ DE CLIENȚI

În baza prevederilor art. 7 alin. 2 din Legea contabilității, “creanțele […] se înregistrează în contabilitate în valoarea lor nominală”. Aceeași prevedere este reluată și în Regulamentul de aplicare a Legii Contabilității, la art. 76.

2.3.1. Evaluarea creanțelor în lei

Există mai multe metode de evaluare a creanțelor în lei ale unității față de clienți:

evaluarea curentă. Ea constă în înscrierea în contabilitate a creanțelor, în momentul operării, la valoarea nominală de rambursare (costul istoric). Eventualele diferențe care apar între valoarea din momentul înregistrării și momentul încasării efective se înregistrează în conturile de cheltuieli (diferențele nefavorabile) sau de venituri (diferențele favorabile);

evaluarea de inventar. Constă în înscrierea în contabilitate la o valoare ce depinde de valoarea de utilitate, funcție de loc și prețurile actualizate. Dacă valoarea de inventar este mai mare decât cea contabilă, diferența nu se înregistrează, altfel ea constituie un provizion privind creșterea riscului de neplată, egal tocmai cu diferența de valoare. Metoda se aplică de obicei atunci când se constată că recuperarea unor creanțe este compromisă, din diverse motive: insolvabilitatea debitorului, dezacord cu clientul față de existența sau mărimea creanței etc.;

evaluarea bilanțieră.

Creanțele unui agent economic pot fi de două tipuri:

creanțe financiare, legate de participații, împrumuturi acordate pe termen lung, depozite și garanții plătite, care sunt active imobilizate;

creanțe comerciale, care rezultă din exploatare, cum sunt sumele de primit de la clienți și alte creanțe asimilate, care sunt componente ale activelor circulante.

Din punct de vedere al siguranței pe care o prezintă față de recuperarea lor, creanțele pot fi:

creanțe ordinare, care nu prezintă riscuri;

creanțe incerte (dubioase), care trebuie recuperate de la debitori cu o situație de faliment, incapacitate temporară de plată etc.;

creanțe litigioase, contestate ca existență sau valoare de către debitori;

creanțe irecuperabile, când nu mai sunt șanse de a fi recuperate din cauze diverse: dispariția debitorului, eșuarea procedurilor de recuperare, renunțarea la sumă care este prea mică etc.

Pentru creanțele incerte și litigioase, unitatea își poate constitui provizioane pentru depreciere. Sumele respective se trec de la conturile de clienți sau debitori la conturile de clienți incerți, la o valoare care și ea este incertă, deoarece nu se cunoaște cât se va mai putea recupera sau cum se va soluționa litigiul. Aceste provizioane nu conțin TVA, această taxă urmând a fi regularizată ulterior. Când o creanță devine litigioasă, în contabilitate nu se reflectă nici o înregistrare ci se așteaptă o definitivare a litigiului respectiv, când se acționează conform situației în cauză. Când o creanță devine irecuperabilă, ea se transferă în conturile de pierderi din creanțe și TVA colectată, conform structurii creanței.

Legislația în vigoare precizează constituirea următoarelor tipuri de provizioane:

pentru deprecierea creanțelor-clienți;

pentru deprecierea creanțelor-decontări în cadrul grupului unității și cu asociații;

pentru deprecierea creanțelor-debitori diverși.

Constituirea unui provizion pentru deprecierea creanțelor se face pe seama cheltuielilor de exploatare. La încheierea exercițiului financiar, dacă deprecierea depășește provizioanele existente se face o suplimentare a acestora, în caz contrar sumele rămase sunt virate la venituri. Pe parcursul exercițiului, dacă se constată că provizionul depășește mărimea deprecierii reale, el se reia pentru o sumă parțială; dacă însă creanța s-a stins prin achitare sau a devenit irecuperabilă, atunci se poate efectua o anulare (reluare totală) a provizionului. Reluările se fac prin trecerea la venituri din provizioane pentru riscuri și cheltuieli.

Când o creanță devine irecuperabilă, provizioanele pentru aceasta sunt virate la venituri odată cu lichidarea creanței în cauză.

2.3.2. Evaluarea creanțelor în devize

Creanțele în devize apar atunci când forma are relații cu clienți din străinătate.

Acestea se înregistrează în contabilitate în lei, utilizând cursul de schimb în vigoare la data tranzacției. Cum însă cursul valutar este fluctuant în timp, apar diferențe între valoarea din momentul înscrierii și momentul încasării, ceea ce duce la o operație de reevaluare. Regulamentul de aplicare a Legii Contabilității prevede la art. 76, alin. 2 și 3 că “Creanțele […] în devize se înregistrează în contabilitate în lei, la cursul valutar de schimb în vigoare la data efectuării operațiunilor. Diferențele de schimb valutar, între data înregistrării creanțelor […] în devize și data încasării […] se înregistrează ca venituri sau cheltuieli financiare, după caz”. Astfel:

pe parcursul exercițiului financiar, în momentul încasării, diferențele constatate se răsfrâng direct asupra cheltuielilor sau veniturilor:

-dacă se înregistrează o creștere a cursului valutar (deprecierea leului), valoarea în lei a bunurilor sau serviciilor crește, diferența este favorabilă și se înregistrează pe venituri;

-dacă se înregistrează o scădere a cursului valutar, valoarea în lei scade, diferența este nefavorabilă și se înregistrează ca o cheltuială.

la sfârșitul exercițiului anual, creanțele neîncasate se reevaluează la cursul zilei iar diferențele favorabile sau nefavorabile (ca mai sus) se regăsesc în exercițiul anului respectiv, când au fost angajate creanțele, așa cum se va prezenta la paragrafele care tratează conturile utilizate. La începutul anului următor, creanțele se readuc la starea inițială printr-o formulă contabilă inversă.

2.4. UTILIZAREA REDUCERILOR

Într-un mediu de piață concurențial, derularea operațiilor de vânzare-cumpărare presupune utilizarea reducerilor de prețuri, atunci când se dorește atragerea unui client, fidelizarea sa, răsplătirea pentru plata la termen sau în avans a unor sume, toate acestea pentru a atrage creșterea cifrei de afaceri.

2.4.1. Reducerile comerciale

O primă cale de a efectua reduceri ale sumelor pe care unitatea le încasează pentru bunurile vândute sau serviciile prestate o constituie reducerile de natură comercială, care influențează direct mărimea netă a sumei de plată.

Principalele reduceri comerciale sunt:

rabatul. Este reducerea excepțională practicată asupra prețului de vânzare convenit anterior, în situația unor defecte de calitate sau de neconformitate între clauzele din contract și bunul sau serviciul care trebuie încasat;

remiza. Este o reducere procentuală a prețului de vânzare funcție de volumul de bunuri sau servicii sau de calitatea clientului;

risturnul. Este o reducere de preț aplicabilă pe o perioadă determinată de timp la operațiile efectuate între furnizor și un anumit client.

Aceste reduceri de natură comercială nu se înregistrează în contabilitatea cumpărătorului, dacă sunt operate chiar în momentul facturării. Dacă reducerea se acordă ulterior, după întocmirea și înregistrarea facturii (și deci a operației în contabilitate), se utilizează facturi de reducere sau note de credit care se operează în contabilitate.

2.4.2. Reducerile financiare

Reprezintă o altă cale de reducere a sumelor încasate de vânzător, sub forma sconturilor de decontare, adică a unor reduceri procentuale asupra valorii facturii (sau asupra valorii nete comerciale, dacă factura a suferit deja o reducere comercială), acordată clienților care achită datoria înaintea termenului normal de exigibilitate.

În contabilitate, scontul de decontare se înregistrează astfel:

furnizorul îl înregistrează ca o cheltuială financiară, deoarece pentru acesta reprezintă o sumă pe care nu o va mai încasa, în schimb își încasează restul sumei mai devreme cu un anumit timp;

cumpărătorul îl înregistrează ca un venit financiar, fiind un randament financiar al plății făcute anticipat față de data stabilită.

2.4.3. Corelarea reducerilor comerciale și financiare

Având în vedere că furnizorul poate acorda unui client, pentru bunurile și serviciile achiziționate și care urmează a fi plătite, atât reduceri comerciale cât și fiscale, câteva precizări se impun:

toate reducerile acordate trebuie înscrise în factură;

reducerile comerciale le premerg pe cele fiscale;

reducerile se aplică în cascadă și nu în sumă: o nouă reducere se plică sumei rămase după reducerea anterioară;

ordinea de aplicare a reducerilor comerciale este întâi rabaturile, apoi remizele și risturnurile;

TVA se calculează la suma rămasă după ultima reducere și se adună cu aceasta pentru a se obține valoarea totală a facturii;

reducerile comerciale, înscrise inițial în factură, nu se contabilizează nici la furnizor nici la cumpărător;

reducerile financiare se contabilizează așa cum s-a prezentat mai sus.

2.5. DOCUMENTE UTILIZATE ÎN RELAȚIA CU CLIENȚII

Legea contabilității nr. 82/1991 prevede în art. 6 alin. 2 că “orice operațiune patrimonială se consemnează în momentul efectuării ei într-un înscris care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ”.

Reglementările juridice, fiscale și contabile impun ca pentru orice tranzacție de vânzare-cumpărare să se întocmească și completeze documentul numit factură (fiscală). Aceasta poate fi însoțită și de alte documente care au legătură cu natura, calitatea, garantarea etc. bunului sau serviciului tranzacționat.

2.5.1. Factura

Este documentul comercial întocmit pentru toate operațiile de vânzare-cumpărare între doi agenți economici, numiți furnizor (cel care vinde) respectiv client (cel care cumpără).

Factura se întocmește și semnează de compartimentul desfacere sau alt compartiment al furnizorului, pe baza dispoziției de livrare, avizului de însoțire a mărfii, altor documente tipizate care atestă tranzacția sau executarea lucrărilor sau prestarea serviciilor, servind ca:

document pe baza căruia se întocmește decontarea bunurilor livrate sau serviciilor prestate;

document de însoțire a mărfii pe parcursul transportului;

document de încărcare a gestiunii primitorului;

document justificativ de înregistrare în contabilitatea furnizorului și clientului.

Factura este compusă din trei exemplare (vezi Anexa 1):

exemplarul 1 (albastru), se înmânează clientului de către furnizor;

exemplarul 2 (roșu), se păstrează la furnizor);

exemplarul 3 (verde), rămâne la cotor;

care se arhivează astfel:

exemplarul 1, la compartimentul financiar-contabil al clientului;

exemplarul 2, la compartimentul desfacere al furnizorului;

exemplarul 3, la compartimentul financiar-contabil al furnizorului.

Fiind un document tipizat, factura are un regim special de înseriere și numerotare și cuprinde următoarele informații:

data și numărul de ordine al facturii;

denumirea furnizorului, forma juridică, codul fiscal, adresa, contul bancar;

denumirea clientului, forma juridică, codul fiscal, adresa;

denumirea, unitatea de măsură, cantitatea, prețul unitar fără TVA, valoarea fără TVA, valoarea TVA pentru fiecare bun sau serviciu în parte;

totalul facturii fără TVA, totalul TVA și totalul de plată;

reducerile comerciale acordate, conform celor prezentate anterior;

majorările impuse, adăugate la prețul stabilit, de exemplu pentru transport;

alte mențiuni.

Un caz particular de factură este factura de reducere, care apare atunci când clientul returnează furnizorului bunurile (defecte sau neconforme cu clauzele contractuale), care astfel diminuează valoare facturii inițiale și de aceea sunt reflectate în contabilitate.

2.5.2. Dispoziția de livrare

Este un document de evidență (Anexa 2) care servește la:

eliberarea din magazie a mărfurilor, produselor sau altor valori materiale destinate vânzării;

justificarea scăderilor din gestiunea predătoare;

întocmirea avizului de însoțire a mărfii sau facturii.

Este întocmit în două exemplare de către serviciul desfacere al furnizorului și circulă:

la magazie, pentru eliberarea produselor, mărfurilor sau bunurilor vândute și pentru înregistrarea scăderii din evidența magaziei; ambele exemplare se semnează de către gestionarul predător;

la compartimentul desfacere, pentru înregistrarea cantităților livrate și întocmirea avizului de expediție sau facturii.

Arhivarea documentului are loc:

exemplarul 1, la magazie;

exemplarul 2, la compartimentul desfacere.

2.5.3. Avizul de însoțire a mărfii

Este un document justificativ (Anexa 3) folosit pentru:

însoțirea mărfii în timpul transportului;

primirea în gestiunea clientului a mărfurilor cumpărate, dacă ele sosesc fără factură.

Este întocmit în două exemplare de către furnizor și se arhivează:

un exemplar la compartimentul financiar-contabil al furnizorului, atașat la exemplarul 3 al facturii;

un exemplar la compartimentul financiar-contabil al clientului, atașat la exemplarul 1 al facturii.

2.5.4. Nota de recepție și constatare diferențe

Este un document (anexa 4) care servește la:

recepția bunurilor achiziționate;

încărcarea în gestiune a primitorului;

act de probă în litigii cu cărăușii și furnizorii, pentru diferențele constatate la recepție;

înregistrarea în contabilitate.

În următoarele cazuri, nota este in document de recepție dacă:

bunurile materiale cuprinse într-o factură sau aviz de însoțire a mărfii sunt destinate unor gestiuni diferite;

bunurile materiale sunt primite pentru prelucrare;

bunurile materiale sunt primite în custodie sau pentru păstrare;

bunurile materiale sunt procurate de la persoane fizice și nu s-a putut întocmi factură sau aviz de însoțire a mărfii;

bunurile materiale au sosit fără documente de livrare;

mărfurile care au intrat în gestiune au evidența la preț de vânzare cu amănuntul sau en gros.

În aceste situații, precum și pentru materialele nestocate a căror valoare se înregistrează direct pe cheltuieli, recepția și încărcarea în gestiune se face pe baza documentului de livrare (factura sau avizul de însoțire a mărfii).

Documentul se întocmește în două exemplare, la locul de depozitare sau cu amănuntul, pe măsura recepționării bunurilor respective. Când în timpul recepției se constată diferențe, ele se vor indica de către comisia de recepție constituită legal, pe verso formularului, iar documentul se întocmește în trei exemplare.

Pentru bunurile care sosesc în tranșe, la fiecare tranșă se întocmește un document separat, iar în final acestea se anexează la factură sau avizul de însoțire a mărfii.

Circulația documentului este următoarea:

la gestiunea primitoare a clientului, pentru încărcarea în gestiunea a bunurilor recepționate;

la compartimentul financiar-contabil, pentru întocmirea documentelor de lichidare a diferențelor constatate, dacă există, și pentru înregistrarea în contabilitatea sintetică și analitică a bunurilor, atașat la documentele de livrare (factură sau aviz de însoțire);

la furnizor (exemplarul 2) și la cărăuș (exemplarul 3), în situația în care au apărut și s-au constatat lipsuri față de documentele de livrare (factură sau aviz de însoțire).

Documentul se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

2.6. STINGEREA CREANȚELOR DIN RELAȚIILE CU CLIENȚII

Creanțele care se nasc ca urmare a desfășurării relațiilor de vânzare și consemnate în documente și evidențele contabile trebuie stinse.

Aceasta se poate face pe două căi:

prin achitare:

-cu numerar;

-fără numerar;

prin efecte comerciale:

-prin cambie;

-prin bilet la ordin;

-prin cec.

2.6.1. Efectuarea încasărilor cu numerar

Aceste operațiuni au o mare diversitate și frecvență. Evidența lor se ține separat în lei și devize.

Documentul cel mai des utilizat pentru efectuarea încasărilor în numerar este chitanța.

2.6.2. Chitanța

Este un document (Anexa 5)cu regim special de întocmire și circulație utilizat atunci când unitatea, în calitate de client, își plătește datoria față de unitatea furnizoare.

2.6.3. Efectuarea plăților fără numerar

Pentru a asigura o bună circulație a mijloacelor bănești, unitățile patrimoniale sunt interesate să-și păstreze disponibilitățile bănești la diferite bănci, de unde să efectueze operații de plată prin sistemul decontărilor fără numerar.

Decontările fără numerar sunt operațiile bancare prin care plățile se fac prin trecerea (virarea) unei sume de bani datorată de un debitor, din contul său de la bancă, în contul la bancă al creditorului.

Principalele instrumentele de decontare sunt:

acceptarea

compensarea datoriilor;

acreditivul.

2.6.4. Acceptarea plăților

Acceptarea este forma de decontare prin care plățile se efectuează la inițiativa debitorului, folosind documentul numit ordin de plată (Anexa 6).

Astfel, după recepționarea mărfurilor, clientul completează și semnează ordinul de plată, în trei exemplare, pe care le depune la banca unde își are contul. Aceasta, după verificarea legalității operației, restituie un exemplar clientului, trimite un exemplar la banca unde își are contul furnizorul, iar un exemplar rămâne la banca respectivă.

În practică există două modalități de acceptare:

prin plăți scadente. Se utilizează atunci când mărfurile sunt achiziționare cu o frecvență mare și atunci prin intermediul băncii furnizorului, furnizorul și clientul încheie o convenție în care se stipulează o sumă de bani care urmează a se vira periodic, la anumite termene. Clientul trebuie doar să depună la bancă, periodic, câte un ordin de plată pentru suma stabilită;

cu cecuri de decontare. Se utilizează pentru decontările frecvente, care însă nu au același furnizor. Cecurile pot fi cu sau fără limită de sumă, se eliberează de către bancă firmelor pe baza unei dispoziții de plată care trece suma respectivă din contul curent al firmei în contul cecurilor eliberate. La achiziționarea bunurilor sau serviciilor, clientul completează suma datorată cu una (dacă cecul este fără limită) sau mai multe file (conform limitei fiecărei file) din carnetul de cecuri. Furnizorul depune cecurile primite la banca sa care efectuează viramentele și îi creditează contul curent.

2.6.5. Compensarea datoriilor

Are loc între doi sau mai mulți parteneri comerciali și are printre avantaje aceea că este operativă, determină reducerea numărului de operații și a volumului banilor de cont necesari derulării operațiilor.

Constă fie în compensarea reciprocă a drepturilor de creanță cu obligațiile de plată, fie prin primirea de către furnizor de la client a unor mărfuri sau servicii.

Operația se efectuează pe baza unui proces-verbal de compensare pe baza tuturor actelor care produc efecte, apoi se semnează de către toți cei implicați în operație.

2.6.6. Acreditivul

Este forma de decontare prin care plățile se efectuează pe măsura livrării bunurilor sau executării serviciilor, dintr-o anumită sumă rezervată din disponibilitățile bănești ale clientului, pusă la dispoziția terților la unitate unde aceștia își au contul, încheindu-se la folosirea integrală a sumei, la expirarea termenului de valabilitate sau la cererea clientului cu avizul prealabil al terților.

Se utilizează în special pentru clienții care întârzie în mod repetat să-și plătească datoriile, ceea ce duce pentru furnizor la greutăți în procurarea de bani.

Acreditivul este cea mai importantă formă de decontare în tranzacțiile internaționale. Este avantajos atât pentru exportator, care este asigurat că își va primi banii datorați, cât ș pentru importator, care este asigurat că își va primi marfa achiziționată.

2.6.7. Cambia

Este un înscris solemn prin care o unitate (trăgătorul) dă ordin altei unități (trasul) să plătească la scadență unei alte unități (beneficiarul) o anumită sumă de bani.

Cambia nu se mai completează cu alte documente, efectul ei fiind dedus din următoarele informații pe care le conține:

denumirea de cambie;

ordinul necondiționat de a plăti o anumită sumă;

numele trasului;

data scadenței;

locul de plată;

numele beneficiarului;

data și locul emiterii;

semnătura trăgătorului.

Cambia este valabilă dacă este acceptată de către tras prin înscrierea cuvântului “acceptat” și semnătură sau direct prin semnătură.

Cambia poate fi transmisă prin gir necondiționat, prin care se transmit toate drepturile pe care aceasta le incumbă.

Principalele funcții ale cambiei sunt:

este un instrument de încasare la inițiativa trăgătorului: acesta emite cambia băncii sale care îi achită suma respectivă apoi banca prezintă cambia trasului, la scadență, pentru a-și recupera suma;

este un instrument de credit, deoarece banca achită trăgătorului o sumă înainte de scadență, pentru care îi percepe taxa scontului, având în vedere că practic s-a realizat o creditare de către bancă a trăgătorului;

este un instrument de plată, deoarece se poate folosi de către posesor ca mijloc de plată față de un creditor.

2.6.8. Biletul la ordin

Este un înscris solemn care se deosebește de cambie prin aceea că trasul nu participă și nu este nevoie de acceptarea sa pentru a putea fi încasat, deoarece emitentul este aici atât trăgător cât și tras.

Biletul la ordin conține următoarele informații:

denumirea de bilet la ordin;

ordinul de a plăti o anumită sumă;

data scadenței;

locul de plată;

numele beneficiarului;

data și locul emiterii;

numele emitentului;

semnătura emitentului.

Este emis de către client și constituie un angajament de plată a sumelor datorate furnizorului.

2.6.9. Cecul

Este o modalitate de plată fără numerar (Anexa 7), dar și un înscris solemn prin care trăgătorul dă ordin băncii (trasul) să plătească o anumită sumă de bani către beneficiar (care poate fi tot trăgătorul).

Cecul diferă de cambie prin aceea că nu trebuie acceptat (la fel ca biletul la ordin), are o scadență la vedere și poate fi la purtător.

CAPITOLUL 3.

ORGANIZAREA CONTABILITĂȚII CLIENȚILOR

Pentru reflectarea în contabilitate a relațiilor cu clienții se utilizează clasa a 4-a “Conturi cu terții” a Planului general de conturi.

Structura acestei clase este concepută în așa mod încât să reflecte în succesiunea sa fazele circuitului economic și modalitatea în care unitățile patrimoniale își reglementează decontările în cadrul procesului de vânzare.

3.1. CONTABILITATEA SINTETICĂ A CLIENȚILOR

Are sarcina de a ține evidența creanțelor față de clienți, respectiv a datoriilor rezultate din procesul de exploatare, în urma operațiilor de vânzare a produselor unității sau prestării serviciilor.

În Regulamentul de aplicare a Legii contabilității nr. 82/1991 se precizează la art. 74 că “în contabilitatea […] furnizorilor se înregistrează operațiile patrimoniale privind livrările de mărfuri și produse, lucrările executate și serviciile prestate, precum și alte operații efectuate, de regulă, pe baza contractelor încheiate”.

Pentru reflectarea în contabilitate a operațiunilor legate de clienți se utilizează o parte a conturilor din Planul de conturi.

3.1.1. Contul 411 – Clienți

Acest cont ține evidența decontărilor cu clienții interni și externi pentru produsele, semifabricatele, materialele, mărfurile etc. vândute sau lucrările executate și serviciile prestate pe bază de facturi.

Este un cont de activ care:

se debitează cu:

-prețul de vânzare al mărfurilor, produselor, semifabricatele, materialele etc. vândute sau lucrările executate și serviciile prestate, la care se adaugă TVA colectată aferentă, prin creditele conturilor: 701 – Venituri din vânzarea produselor finite; 702 – Venituri din vânzarea semifabricatelor; 703 – Venituri din vânzarea produselor reziduale; 704 – Venituri din lucrări executate și servicii prestate; 705 – Venituri din studii și cercetări; 707 – Venituri din activități de vânzări de mărfuri; 708 – Venituri din activități diverse; 4427 – TVA colectată; 4428 – TVA neexigibilă;

-valoarea bunurilor livrate sau serviciilor prestate anterior și care acum se facturează, prin creditul contului 418 – Clienți-facturi de întocmit;

-contravaloarea creanțelor reactivate, prin creditul contului 754 – Venituri din creanțe reactivate;

-valoarea ambalajelor care circulă în sistem de restituire facturate clienților, prin creditul contului 419 – Clienți-creditori;

-la deschiderea exercițiului, cu reluarea sumelor înregistrate la sfârșitul exercițiului precedent ca diferențe nefavorabile de curs valutar, prin creditul contului 476 – Diferențe de conversie-activ;

-la sfârșitul exercițiului, cu diferențe favorabile de curs valutar, rezultate în urma creșterii cursului valutar, aferent creanțelor în devize, prin creditul contului 477 – Diferențe de conversie-pasiv;

se creditează cu:

-sumele încasate de la clienți în conturile de disponibilități bancare sau în numerar, prin creditul conturilor 512 – Conturi curente la bănci sau 531 – Casa;

-contravaloarea efectelor comerciale acceptate și preluate în contul livrărilor de bunuri sau prestațiilor de servicii, prin debitul contului 413 – Efecte de primit;

-sumele datorate de clienții rău platnici, dubioși sau cu care unitatea se află în litigiu, prin debitul contului 416 – Clienți incerți;

-contravaloarea bunurilor livrate, lucrărilor executate și a serviciilor prestate, decontate pe seama avansurilor primite de la clienți, prin debitul contului 419 – Clienți-creditori;

-diferențele nefavorabile de curs valutar constatate la încasarea creanțelor exprimate în devize, prin debitul contului 665 – Cheltuieli din diferențe de curs valutar;

-valoarea ambalajelor care circulă în sistem de restituire, primite de la clienți, prin debitul contului 419 – Clienți-creditori;

-valoarea sconturilor acordate clienților prin debitul contului 667 – Cheltuieli privind sconturile acordate;

-diferențele de curs valutar nefavorabile, stabilite la închiderea exercițiului, aferente creanțelor exprimate în devize prin debitul contului 476 – Diferențe de conversie-activ;

-reluarea la începutul exercițiului următor a sumelor înregistrate în exercițiul precedent ca diferențe favorabile de curs valutar, prin debitul contului 477 – Diferențe de conversie-pasiv.

Soldul debitor al acestui cont reprezintă sumele datorate de clienți, deci creanțe față de aceștia și care încă nu au fost încasate.

Așa cum s-a prezentat la paragraful 2.4, dacă la sfârșitul exercițiului se constată că anumite creanțe față de unii clienți devin incerte sau dubioase, ceea ce înseamnă că încasarea lor nu mei este sigură, din diverse motive, ele se transferă din contul 411 – Clienți, în contul 416 – Clienți incerți, inclusiv cota de TVA aferentă.

De exemplu: Din Jurnalul pentru vânzări al unei firme s-a constatat o vânzare în valoare totală de 276.722.000 lei, sumă provenite din vânzări care au fost facturate la preț de amănunt la magazinele societății.

Înregistrarea pentru aceste operații este următoarea:

411 = 707 276.722.000

Aceste livrări au fost achitate după cum urmează: în numerar, 70.500.000 lei și prin virament, 206.222.000 lei.

Înregistrările pentru aceste operații sunt următoarele:

% = 411 276.722.000

5311 70.500.000

5121 206.222.000

3.1.2. Contul 413 – Efecte de primit

Acest cont este un cont de activ, ține evidența drepturilor de creanță stabilită pe bază de efecte comerciale și:

se debitează cu:

-valoarea efectului comercial acceptat de beneficiar și preluat în portofoliul său de valori în contul dreptului de creanță față de terți prin creditul contului 411 – Clienți, pentru contravaloarea facturilor, respectiv creditul contului 766 – Venituri din dobânzi, cu dobânda aferentă perioadei de creditare;

-diferențele favorabile de curs valutar pentru efectele comerciale în devize, înregistrate la lichidarea lor prin creditul contului 765 – Venituri din diferențe de curs valutar;

-diferențele de curs valutar aferente efectelor comerciale în devize existente în portofoliu la sfârșitul exercițiului, prin creditul contului 477 – Diferențe de conversie-activ;

se creditează cu:

-valoarea efectelor comerciale depuse spre încasare la termenul scadenței la bancă, prin debitul contului 5113 – Efecte de încasat, respectiv debitul contului 5114 – Efecte remise spre scontare, când efectele comerciale se scontează înainte de termen;

-diferențele nefavorabile de curs valutar a efectelor comerciale în devize în momentul lichidării lor, prin debitul contului 685 – Cheltuieli din diferențe nefavorabile aferente efectelor comerciale în devize aflate în portofoliu, iar la sfârșitul exercițiului prin debitul contului 476 – Diferențe din conversie-activ.

Soldul debitor al acestui cont reflectă contravaloarea efectelor comerciale deținute în portofoliu și neajunse la scadență (neîncasate).

3.1.3. Contul 416 – Clienți incerți

Așa cum s-a prezentat la paragraful 2.4, dacă la sfârșitul exercițiului se constată că anumite creanțe față de unii clienți devin incerte sau dubioase, ceea ce înseamnă că încasarea lor nu mei este sigură, din diverse motive, ele se transferă din contul 411 – Clienți, în contul 416 – Clienți incerți, inclusiv cota de TVA aferentă.

Este un cont de activ care:

se debitează cu:

-contravaloarea creanțelor față de clienții care se dovedesc rău platnici, dubioși sau incerți, preluate în acest cont prin creditul contului 411 – Clienți;

-reluarea sumelor înregistrate ca diferențe nefavorabile de curs valutar la închiderea exercițiului anterior pentru creanțele incerte în valută, prin creditul contului 476 – Diferențe de conversie-activ;

-diferențele favorabile de curs valutar aferente creanțelor incerte în valută, prin creditul contului 477 – Diferențe de conversie-pasiv;

se creditează cu:

-sumele recuperate în conturile de disponibilități sau în numerar de la clienții incerți sau în litigiu, prin debitul conturilor 5121 – Conturi în bănci în lei, 5124 – Conturi în bănci în devize și 531 – Casa;

-creanțele irecuperabile, scoase din activ prin debitul conturilor 654 – Pierderi din creanțe și 4427 – TVA colectată;

-diferențele nefavorabile de curs valutar rezultate ca urmare a încasării unor creanțe în devize care erau incerte sau litigioase, prin debitul contului 665 – Cheltuieli din diferențe de curs valutar;

-diferențele nefavorabile de curs valutar rezultate la închiderea exercițiului, aferente creanțelor incerte sau în litigiu, exprimate în devize, prin debitul contului 476 – Diferențe de conversie-activ;

-reluarea la începutul exercițiului următor a sumelor înregistrate la sfârșitul exercițiului anterior ca diferențe favorabile de curs valutar, prin debitul contului 477 – Diferențe de conversie-pasiv.

Soldul debitor al acestui cont reprezintă sumele datorate de clienții dubioși sau incerți sau cu care unitatea se află în litigiu.

Concomitent cu constatarea caracterului incert al unei creanțe, aceasta este transferată în contul 416 – Clienți incerți, iar unitatea va proceda la constituirea unui provizion pentru deprecierea creanțelor, cu suma probabilă a pierderii. Nivelul acestui provizion se va stabili fără a include cota de TVA aferentă și se va aprecia pentru fiecare creanță în parte, ținând cont de circumstanțele respective. Acest provizion se va reflecta în contabilitate folosind contul 491 – Provizioane pentru deprecierea creanțelor-clienți.

3.1.4. Contul 418 – Clienți-facturi de întocmit

Este un cont de activ utilizat atunci când pentru bunurile livrate sau serviciile efectuate nu s-a întocmit factura în momentul livrării (prestării). Cum valoarea acestora trebuie evidențiată în veniturile perioadei când s-a făcut livrarea, ele reprezintă creanțe care se înregistrează în acest cont de activ, care:

se debitează cu:

-contravaloarea bunurilor sau serviciilor livrate (executate), aferente exercițiului în curs, cărora nu li s-au întocmit facturi, inclusiv TVA aferentă, prin creditul conturilor 701 – Venituri din vânzarea produselor finite; 702 – Venituri din vânzarea semifabricatelor; 703 – Venituri din vânzarea produselor reziduale; 704 – Venituri din lucrări executate și servicii prestate; 705 – Venituri din studii și cercetări; 706 – Venituri din redevențe, locații de gestiune și chirii; 707 – Venituri din vânzarea mărfurilor; 708 – Venituri din activități diverse și 4428 – TVA neexigibilă;

-diferențele favorabile de curs valutar constatate la închiderea exercițiului, aferente creanțelor în devize pentru care nu s-au întocmit facturi, prin creditul contului 477 – Diferențe de conversie-pasiv;

-reluarea la începutul exercițiului următor a diferențelor nefavorabile de curs valutar înregistrate la închiderea exercițiului precedent, prin creditul contului 476 – Diferențe de conversie-activ;

se creditează cu:

-sumele rezultate în momentul facturării bunurilor sau serviciilor livrate (prestate) anterior, prin debitul contului 411 – Clienți;

-diferențele nefavorabile de curs valutar constatate cu ocazia facturării, prin debitul contului 665 – Cheltuieli din diferențe de curs valutar;

-diferențele nefavorabile de curs valutar aferente creanțelor în devize găsite nefacturate în momentul închiderii exercițiului financiar, prin debitul contului 476 – Diferențe de conversie-activ;

-reluarea la începutul exercițiului următor a diferențelor favorabile de curs valutar înregistrate la finele exercițiului precedent, prin debitul contului 477 – Diferențe de conversie-pasiv.

Soldul debitor al acestui cont reprezintă valoarea bunurilor livrate, a serviciilor prestate sau lucrărilor executate, pentru care încă nu s-au întocmit facturi.

3.1.5. Contul 419 – Clienți-creditori

Este un cont de pasiv care exprimă obligațiile unității față de clienții lor, pentru avansurile sau aconturile încasate de la aceștia, lichidate prin decontare în momentul livrării sau prestării bunurilor sau serviciilor, când se face facturarea și încasarea eventualei diferențe între factură și avans (acont); contul:

se creditează cu:

-sumele încasate de la clienți sub formă de avansuri sau aconturi pentru livrări de bunuri, prestări de servicii sau executări de lucrări, în viitor, prin debitul conturilor 512 – Conturi curente la bănci și 531 – Casa;

-valoarea ambalajelor care circulă în sistem de restituire, facturate clienților, prin debitul contului 411 – Clienți;

-diferențele nefavorabile de curs valutar la închiderea exercițiului, aferente avansurilor sau aconturilor în devize, nedecontate încă, prin debitul contului 476 – Diferențe de conversie-activ;

-sumele reluate la începutul exercițiului următor, reprezentând diferențele favorabile de curs valutar înregistrate la sfârșitul exercițiului precedent, prin debitul contului 477 – Diferențe de conversie-pasiv;

se debitează cu:

-valoarea avansurilor sau aconturilor primite, decontate clienților pe seama bunurilor, serviciilor sau lucrărilor facturate, prin creditul contului 411 – Clienți;

-diferențele favorabile de curs valutar constatate cu ocazia decontării avansurilor în devize, prin creditul contului 765 – Venituri din diferențe de curs valutar;

-valoarea ambalajelor care circulă în sistem de restituire, primite de la clienți, prin creditul contului 411 – Clienți;

-valoarea ambalajelor care circulă în sistem de restituire, nerestituite de către clienți, prin creditul contului 708 – Venituri din activități diverse;

-diferențele favorabile de curs valutar aferente avansurilor primite în devize și nedecontate până la sfârșitul exercițiului financiar, prin creditul contului 477 – Diferențe de conversie-pasiv;

-reluarea la începutul exercițiului următor a sumelor reprezentând diferențele nefavorabile de curs valutar înregistrate la sfârșitul exercițiului anterior, prin creditul contului 476 – Diferențe de conversie-activ.

Soldul creditor al acestui cont reprezintă datoriile față de clienții de la care s-au încasat avansuri sau aconturi și nedecontate încă.

3.1.6. Contul 491 – Provizioane pentru deprecierea creanțelor-clienți

Este un cont de pasiv care:

se creditează cu provizioanele constituite pentru clienții dubioși, incerți sau aflați în litigiu, prin debitul contului 6814 – Cheltuieli din exploatare privind provizioane pentru deprecierea activelor circulante;

se debitează cu provizioanele diminuate sau anulate prin trecerea la venituri, prin creditul contului 7814 – Venituri din provizioane pentru deprecierea activelor circulante.

Soldul creditor al acestui cont reprezintă provizioanele constituite aderente deprecierii creanțelor din conturile de clienți.

3.2. CONTABILITATEA ANALITICĂ A CLIENȚILOR

Potrivit art. 77 din Regulamentul de aplicare a Legii contabilității, contabilitatea clienților și a creanțelor se ține pe categorii, separat pe fiecare persoană fizică sau juridică.

Astfel, clienții sunt grupați în contabilitatea analitică pe clienți interni și externi; în cadrul fiecărei grupe, sunt aranjați conform termenelor de plată, și anume: pe termen lung (peste 5 ani), mediu (1-5 ani) și scurt (sub 1 an).

De asemenea, regulamentul prevede că creanțele izvorâte din tranzacțiile cu clauze de rezervă de proprietate, ca și clienții la care unitate deține titluri de participare, să aibă conturi grupate separat.

Pentru realizarea acestor prevederi, conturile sintetice de clienți sunt dezvoltate în analitice de gradul I, II și III, potrivit necesităților concrete ale unității respective.

De exemplu: Se pune problema detalierii soldului contului 411, prezentat în exemplul de la paragraful 3.1.1, pe fiecare client în parte, de la care societatea are de încasat creanțe. Suma de 22.000.000 lei reprezintă creanțe de la trei clienți care, în lista de clienți ai societății se regăsesc la pozițiile 2, 9, și 15; astfel, soldul contului 411 va fi, pe analitice:

411.02 = 3.450.000

411.09 = 9.800.000

411.15 = 8.750.000

3.3. MONOGRAFIE CONTABILĂ

Să exemplificăm cele prezentate mai sus pentru operațiile efectuate în cadrul S.C. EXEMPLU S.R.L. Făget (datele sunt reale, numele unității este generic deoarece unitatea nu a dorit ca datele ei de identificare să fie prezentate în clar), unitate cu profil de producție, care valorifică mărfurile prin compartimentul desfacere și un magazin de prezentare la poarta unității.

1.La data de 08.01.2002, se obțin produse finite care se înregistrează în contabilitate, în valoarea de 100.000.000 lei, pe baza Bonului de predare nr. 17.

2.La data de 15.01.2002, pe baza datelor din factura nr. 1234567, se livrează cumpărătorului Client 1, produse în valoare de 20.000.000 lei, cu TVA 19% aferent.

3.Deoarece valoarea de cumpărare a mărfurilor vândute este de 15.000.000, se scade această valoare din gestiune, conform fișei de magazie nr. 44.

4.Se transferă produse la magazinul de prezentare, cu nota de transfer nr. 58, în valoare de 30.000.000 lei, cu adaos comercial este de 20% și TVA de 19%. Transferul se operează ca ieșire produse finite și ca intrare în magazinul de prezentare; se înregistrează de asemenea adaosul comercial și cota de TVA, ca și banii rezultați din vânzarea mărfurilor.

5.La data de 29.01.2002, pe baza datelor din factura nr. 1234702, se livrează cumpărătorului Client 2, produse în valoare de 30.000.000 lei, cu TVA 19% aferent; la această sumă se acordă un rabat de 500.000 pentru defecte, remize 1.000.000. Scadența facturii este în termen de 7 zile.

6.Deoarece valoarea de cumpărare a mărfurilor vândute este de 22.500.000, se scade această valoare din gestiune, conform fișei de magazie nr. 49.

7. Cumpărătorul Client 2 achită suma din factura de mai sus a doua zi, motiv pentru care i se acordă un scont de 2% printr-o factură de reducere în valoare de 678.300 lei.

8. Se înregistrează în contabilitate suma primită de la Client 2.

9. Se încasează și contravaloarea mărfurilor vândute către Client 1, vezi punctul 2.

10. La 01.02, se livrează mărfuri în valoare de 25.000.000 lei, către același Client 1, cu TVA de 19% aferentă, conform avizului de însoțire a mărfii nr. 742999 (marfa nu este încă facturată).

11. În 05.02.2002 se trimite către Client 1 factura cu nr. 1234725.

12. Cu ordinul de plată nr. 85, Client 1 achită datoria către unitate.

13. La data de 07.02., Client 2 trimite un avans de 10.000.000, cu ordinul de plată nr. 965, pentru o livrare ulterioară.

14. În 12.02., unitatea livrează cu factura 1234750, produsele finite către Client 2, în valoare totală de 20.000.000, cu TVA 19%, acordând un scont de 3% din valoarea facturii.

15. Avansul primit se decontează iar restul de plată se achită de către Client 2 cu ordinul de plată 1015, în data de 15.02.2002.

16. Produsele livrate se scad din gestiune la valoarea de cumpărare de 15.000.000 lei.

17. La data de 15.02.2002 se livrează către Client 1 mărfuri în valoare de 10.000.000 lei, TVA 19%, termen de plată 7 zile.

18. Deoarece până la 05.03.2002, Client 1 nu și-a achitat datoria, se deschide acțiune pentru recuperarea creanței iar datoria se trece la clienți incerți.

19. La data de 07.03.2002, în magazie mai intră produse finite în valoare de 50.000.000, cu bonul de predare nr. 25.

20. Se livrează către Client 2 în 08.03 cu factura nr. 1234792, marfă în valoare de 20.000.000 cu TVA aferentă; marfa este transportată de unitate care percepe 1.000.000 taxă transport.

21. Client 2 achită cu ordinul de plată 1048 în 13.03.2002 suma datorată.

22. Produsele vândute se scad din gestiune la valoarea de cumpărare de 15.000.000 lei.

23. La data de 31.12, dacă Client 1 nu își va onora datoria, unitatea va constitui un provizion pentru deprecierea creanței, în valoare de 11.900.000 lei.

24. La 06.01.2003, dacă Client 1 nu-și va onora datoria, firma va deschide acțiune judecătorească pentru recuperarea creanțelor, conform somației de plată.

25. După obținerea sentinței judecătorești definitive, se poate încasa creanța de la Client 1 conform ordinului de plată iar comisionul se poate anula.

CAPITOLUL 4.

APLICAȚIE INFORMATICĂ PENTRU URMĂRIREA

DECONTĂRILOR CU CLIENȚII

4.1. PREZENTARE GENERALĂ

Pentru realizarea acestei aplicații a fost studiat modul în care se ține evidența relațiilor cu clienții la unitățile economice. Aplicația a fost realizată de colectivul de cadre didactice ale Facultății de Științe Economice din universitate și ea se poate folosi la unitatea la care am făcut documentarea pentru întocmirea lucrării de diplomă.

Am constata cu această ocazie următoarele:

informațiile de intrare sunt culese din documentele prezentate la capitolul 2;

pentru evidența clienților și situației acestora se folosesc analitice distincte, acolo unde este nevoie;

evidența se ține manual pe registre sau formulare conform prevederilor legale;

situațiile de ieșire utilizate de unitate privesc clienții cu datorii achitate, neachitate și restante;

utilizarea unei aplicații informatice care să rezolve aceleași probleme ar reduce la minim personalul, tehnica și timpul necesar.

4.2. BAZE DE DATE UTILIZATE

Datele și informațiile sunt grupate în următoarele directoare:

în directorul rădăcină, programul CLIENȚI.PRG scris în limbajul FoxPro;

în directorul DBF, baza de date FACTURI.DBF care păstrează informațiile despre facturi; CLIENȚI.DBF conținând lista clienților; MĂRFURI.DBF conținând mărfurile vândute cu facturile cuprinse în fișierul de facturi; CHITANȚE.DBF respectiv OP.DBF conținând chitanțele și ordinele de plată de încasare a contravalorii facturilor; PLANCONT.DBF conținând Planul de conturi (aici doar partea care are legătură cu tema lucrării); FORMULE.DBF conținând formule contabile (idem); OPERATII.DBF care conține operațiile contabile executate; RULAJ.DBF care se utilizează pentru a stabili rulajul unui anumit cont;

în directorul FRX, fișierele FACTURI.FRX, CHITANȚE.FRX, OP.FRX, STAREF.FRX, CLIENȚIN.FRX, CLIENȚIR.FRX, LISTAOP.FRX și RULAJ.FRX, conținând rapoartele utilizate;

în directorul TXT se obțin, în urma rulării aplicației, situațiile de ieșire.

Bazele de date și utilizarea lor este următoarea:

FACTURI, conține datele despre facturile întocmite, astfel:

CLIENȚI, conține datele despre clienții unității, astfel:

MĂRFURI, conține lista mărfurilor vândute pentru fiecare factură în parte, astfel:

CHITANȚE, conține chitanțele prin care s-au achitat facturile întocmite, astfel:

OP, conține ordinele de plată prin care s-au achitat facturile întocmite, astfel:

DOCUMENT, conține o codificare a principalelor tipuri de documente contabile, astfel:

FORMULE, conține lista formulelor contabile utilizabile, astfel:

OPERATII, conține operațiile contabile efectuate în perioada respectivă, astfel:

PLANCONT, conține lista conturilor din Planul general de conturi utilizabile, astfel:

RULAJ, conține rulajul unui cont într-o anumită perioadă, astfel:

4.3. DATE DE INTRARE

Datele de intrare pe care aplicați ale utilizează sunt cele culese din următoarele documente:

factura întocmită la vânzarea produselor;

chitanța prin care s-a încasat contravaloarea produselor sau ordinul de plată respectiv;

alte documente contabile uzuale.

4.4. SITUAȚII DE IEȘIRE

Programul permite obținerea următoarelor liste (situații) de ieșire (în directorul TXT):

CHITANȚE.TXT, conține lista tuturor chitanțelor încasate într-o anumită perioadă de timp, introdusă de utilizator;

CLIENTIN.TXT, conține lista tuturor clienților care nu au achitat facturile fără a depăși termenul scadent;

CLIENTIR.TXT, conține lista tuturor clienților care nu au achitat facturile și au depășit termenul scadent devenind restanțieri;

FACTURA.TXT, conține o imagine a unei facturi introdusă anterior în baza de date;

LISTAOP.TXT, conține lista operațiilor contabile efectuate într-o anumită perioadă de timp;

OP.TXT, conține lista tuturor ordinelor de plată încasate într-o anumită perioadă de timp, introdusă de utilizator;

RULAJE.TXT, conține lista rulajului unui anumit cont, pe o anumită perioadă de timp, ambele introduse de utilizator;

STAREC.TXT, conține lista tuturor facturilor (încasate sau nu) emise pentru un anumit client, pe o anumită perioadă de timp;

starea unei facturi, situație disponibilă pe ecran, care indică dacă o anumită factură a fost încasată sau nu.

4.5. DOCUMENTAȚIE DE UTILIZARE

Pentru a putea fi utilizată, aplicația se copiază într-un director de lucru, în forma de organizare existentă pe discheta ce însoțește lucrarea.

Deoarece aplicația este scrisă în limbajul FoxPro, calculatorul unde se rulează trebuie să aibă instalată una din variantele sub DOS sau sub Windows ale acestui sistem de gestiune a bazelor de date.

Pentru lansarea în execuție se pornește o sesiune de lucru FoxPro, se poziționează directorul de lucru care conține aplicația și se lansează programul CLIENȚI.PRG.

În urma executării acestor operații pe ecran apare o figură de prezentare a aplicației, înlocuită în scurt timp de meniul principal al aplicației, ca în figura 4.1. Meniurile au următoarea funcționalitate:

Actualizare baze de date, permite introducerea datelor despre un nou client în baza de date;

Clienți, permite introducerea datelor despre facturi, achitarea lor și operațiile contabile aferente;

Listare, permite listarea de situații;

Sfârșit, pentru încheierea sesiunii de lucru cu aplicația.

Meniul Actualizare baze de date (figura 4.2), prin opțiunea Client Nou, permite introducerea în baza de date CLIENȚI.DBF a informațiilor despre un nou client, folosind o fereastră de dialog ca în figura 4.3.

Pentru introducerea informațiilor despre vânzările către clienți, se alege meniul Clienți. Pe ecran apare fereastra din figura 4.4, din care utilizatorul poate alege următoarele opțiuni:

Factură vânzare achitată integral cu chitanță

Factură vânzare achitată parțial sau deloc

Plată avans furnizor

Decontare avans furnizor

Plată diferență furnizor

Regularizare TVA

Acordare scont

Constituire provizion

Anulare provizion

Pentru introducerea datelor despre o factură, achitată integral în momentul vânzării către client, se apelează opțiunea Factură vânzare achitată integral cu chitanță (figura 4.5), în care utilizatorul introduce:

datele despre client; cum în baza de date există lista clienților, se face doar selecția celui dorit din lista care apare și datele sale sunt afișate automat; dacă este vorba de un client nou, trebuie apelat întâi meniul Actualizare baze de date;

datele de identificare a facturii: numărul, data eliberării, numărului avizului de însoțire;

cota de TVA (din 2 cifre) pentru produsele de pe factură;

datele despre mărfurile vândute: denumirea, unitatea de măsură, cantitatea, prețul unitar, valoarea, valoarea TVA;

totalul valorii, totalul TVA și totalul general al facturii;

datele de identificare a delegatului și mijlocului de transport;

numărul chitanței de plată.

Figura 4.1. Meniul principal al aplicației

Figura 4.2. Meniul Actualizare baze de date

Figura 4.3. Adăugarea unui nou client

Figura 4.4. Meniul Clienți

Figura 4.5. Introducerea facturii achitate integral

Figura 4.6. Introducerea operației contabile asociate facturii

În timpul introducerii datelor, trecerea de la un câmp la altul se poate face cu tastele cu săgeți, mouse-ul sau în ordinea firească de introducere a informațiilor, apăsând tasta <Enter>. Pentru trecerea la un alt produs, se apasă butonul Continuare. Dacă la produsul curent se constată erori de introducere, se apasă butonul Corectare. Pentru încheierea introducerii facturii se apasă butonul Terminare.

După introducerea datelor despre factură, pentru înregistrarea operației contabile corespondente, utilizatorul trebuie să introducă numărul și data operației, ca în figura 4.6.

Dacă factura nu a fost achitată integral, utilizatorul apelează opțiunea Factură vânzare achitată parțial sau deloc (figura 4.7) care diferă de opțiunea anterioară prin aceea că trebuie introdusă suma care s-a achitat și perioada aferentă sumei neachitate. După introducerea facturii sunt necesare elementele pentru înregistrarea opoerației contabile, ca în figura 4.8.

Figura 4.7. Introducerea facturii achitate parțial

Figura 4.8. Introducerea operației contabile asociate facturii achitate parțial

Pentru celelalte opțiuni ale meniului Clienți, figura pentru introducerea datelor este similară celei 4.8.

Pentru obținerea situațiilor de ieșire prezentate anterior, se selectează lista dorită dintre opțiunile prezentate în meniul Listări ca figura 4.9.

Dacă situația dorită este una din facturile introduse în baza de date, se alege opțiunea Facturi vânzare și imaginea din figura 4.10 se afișează pe ecran; în paralel este scris fișierul FACTURI.TXT care se poate lista cu un program de tipărire uzual.

Dacă situația dorită este una din chitanțele de plată a facturilor introduse în baza de date, se alege opțiunea Chitanțe vânzare și imaginea din figura 4.11 se afișează pe ecran; în paralel este scris fișierul CHITANȚE.TXT.

Dacă situația dorită este unul din cecurile introduse în baza de date, se alege opțiunea CEC vânzare și imaginea din figura 4.12 se afișează pe ecran; în paralel este scris fișierul CEC.TXT.

Dacă situația dorită este unul din ordinele de plată a facturilor introduse în baza de date, se alege opțiunea Ordine de plată vânzare și imaginea din figura 4.13 se afișează pe ecran; în paralel este scris fișierul OP.TXT.

Figura 4.9. Meniul Listări

Figura 4.10. Lista Facturi vânzare

Dacă situația dorită privește facturile pe care un client le are întocmite, se alege opțiunea Stare Client și imaginea din figura 4.14 se afișează pe ecran; în paralel este scris fișierul STAREC.TXT.

Figura 4.11. Lista Chitanțe vânzare

Figura 4.12. Lista CEC vânzare

Figura 4.13. Lista Ordine de plată vânzare

Figura 4.14. Lista Stare client

Figura 4.15. Situația Stare Factură vânzare

Figura 4.16. Situația Clienți neîncasați

Dacă situația dorită privește una din facturile emise și introduse în baza de date, se alege opțiunea Stare factură vânzare și imaginea din figura 4.15 se afișează pe ecran; imaginea dispare la apăsarea unei taste sau după trecerea unui anumit interval de timp.

Dacă situația dorită privește facturile neachitate dar în termenul de scadență, se alege opțiunea Clienți neîncasați și imaginea din figura 4.16 se afișează pe ecran; în paralel este scris fișierul CLIENȚIN.TXT.

Dacă situația dorită privește facturile restante, se alege opțiunea Clienți restanți și imaginea din figura 4.17 se afișează pe ecran; în paralel este scris fișierul CLIENȚIR.TXT.

Figura 4.17. Lista Clienți restanți

Opțiunea Rulaje cont (figura 4.18) permite obținerea listei operațiilor efectuate utilizând un cont selectat de utilizator, într-o anumită perioadă de timp.

Opțiunea Operații contabile (figura 4.19) permite obținerea listei tuturor operațiilor efectuate într-o anumită perioadă de timp selectată de utilizator.

Așa cum s-a prezentat mai sus, listele și situațiile de ieșire prezentate pot fi listate folosind un program uzual de listare al sistemului de operare DOS sau WINDOWS.

Terminarea sesiunii de lucru cu aplicația se face prin apelarea la meniul Terminare (ca în figura 4.1).

Figura 4.18. Lista Listă Rulaj Cont

Figura 4.19. Lista Listă Operații

CONCLUZII ȘI PROPUNERI

Activitatea financiar-contabilă a oricărei unități economice este una complexă, având mai multe laturi dintre care relațiile cu terții ocupă o parte importantă. Alături de relațiile cu furnizorii, relațiile cu clienții au o importanță deosebită deoarece pe această cale unitatea îți desface producția și recuperează banii care să fie ulterior folosiți pentru a relua ciclul economic.

Reflectarea în contabilitate a operațiunilor care decurg din relațiile cu clienții este cu atât mai complexă, cu cât unitatea produce un număr mai mare de produse sau are mai mulți clienți, are mai multe compartimente de activitate care asigură o desfacere de produse diverse, practică mai multe forme de vânzare.

Aplicația care face parte integrantă din lucrare este realizată de colectivul de cadre didactice de specialitate contabilitate și informatică din cadrul facultății și dorește să simplifice activitatea compartimentului de desfacere și a celui financiar-contabil.

Aplicația permite gestionarea unui număr oricât de mare de clienți și produse, ca și un număr oarecare de facturi prin care se face vânzarea acestora, indiferent dacă vânzarea se face cu plata pe loc sau ulterior, cu bani sau prin cont. Datele despre fiecare client, factură și produs sunt păstrate o perioadă nedeterminată, ele rămânând în baza de date, fiind accesibile în orice moment.

Actualizarea datelor se poate face ori de câte ori este nevoie, fără ca aceasta să influențeze situațiile de ieșire; orice corecție poate fi urmată de o nouă listare (pe ecran), care permite verificarea datelor introduse.

Cum operația de listare la imprimantă este separată de celelalte operațiuni, ea se poate efectua doar atunci când toate datele sunt corect introduse și există certitudinea că nu se vor mai opera alte modificări asupra datelor de intrare.

Obținerea de liste separate pe conturi și operațiuni efectuate, pe clienți (în general, clienți neîncasați și clienți restanțieri), face ca urmărirea acestora să poată fi ușor făcută.

Aplicația permite de asemenea efectuarea de înregistrări contabile, însă numai în conturile care au legătură cu decontările cu clienții, pe această cale asigurându-se reflectarea în contabilitate a acestor operațiuni. Prin completarea lucrării cu module specifice pentru operațiunile de relații cu furnizorii se poate obține o aplicație care să urmărească relațiile cu terții, iar prin adăugarea și a altor module pentru operațiile curente la nivelul firmei, se poate obține un sistem informatic financiar-contabil puternic și generalizat, apt să informatizeze întreaga activitate a acestui compartiment al unității.

Lucrarea nu tratează în mod meticulos doar aspectul financiar-contabil al operațiilor, ci încearcă să-l îmbine cu aspectele informatice, ale introducerii unui mecanism de ușurare a muncii respectivului compartiment din cadrul unității economice.

O analiză mai detaliată și mai specifică a conturilor utilizate, a operațiilor și formulelor contabile care au legătură cu subiectul temei ar putea conduce la posibilitatea simplificării operațiilor care trebuie executate și înregistrate în bazele de date ale aplicației; astfel, formulele contabile uzuale ar putea fi automat înregistrate folosind datele din facturi, chitanțe și ordine de plată; această propunere ar putea sta la baza unei îmbunătățiri a aplicației și eventual la un nou subiect pentru o temă de lucrare de diplomă.

Conturile utilizate în lucrare sunt cele uzuale, pe care orice unitate le folosește în operațiile curente. Totuși, în concordanță cu modificările legislative, acestea ar putea fi extinse, în sensul utilizării mai multor analitice care să sporească gradul de claritate al operațiilor efectuate.

Aplicația este în principiu portabilă pe orice sistem de calcul, cu condiția existenței pe acesta a sistemului de gestiune a bazelor de date FoxPro. Modificările pe care le va suferi în ciclul său de viață privesc actualizările periodice pe care legislativul le face. Alte modificări, de formă a documentelor utilizate, de concepție, impun la rândul lor modificări în program sau în bazele de date și machetele formularelor utilizate.

Se poate concluziona că utilizarea acestei aplicații ușurează modul de actualizare, evidență, calcul și urmărire a decontărilor cu clienții, ca și a tuturor relațiilor care decurg din această activitate cu diverse alte unități și organisme ale statului. Prin utilizarea ei, aplicația dă un plus de siguranță, de calitate și aspect unei laturi a activității unității economice care este deosebit de importantă atât pentru firmă cât și pentru angajatul acesteia.

BIBLIOGRAFIE