Sistem Informatic Pentru O Firma de Distributie

1. INTRODUCERE

Apariția calculatoarelor electronice și constituirea ca știință a "Informaticii", reprezintă al treilea moment important în istoria informațională a omenirii, după limbaj și tipar.

Calculatorul electronic a produs o adevărată revoluție în societatea umană, în ansamblul ei, cu implicații deosebite în sfera informațională (prin modificarea activității intelectuale a omului), cu preponderență în activitatea managerială.

Dezvoltarea echipamentelor de calcul și îndeosebi a calculatoarelor electronice a contribuit la perfecționarea modelelor economice, ceea ce a făcut posibilă apariția sistemelor informatice și de conducere. Utilizarea modelelor economice cu ajutorul sistemelor electronice de calcul a permis formalizarea și adaptarea deciziilor la nivel macro sau microeconomic. În aceste condiții, informatica a devenit un instrument forte de investigare și cunoaștere științifică a fenomenelor și proceselor desfășurate în toate domeniile de activitate socială, cu implicații fundamentale în domeniul economic.

Indiferent de tipul agentului economic (regie autonomă, societate comercială), activitatea de informatică presupune existența unei dotări corespunzătoare cu calculatoare electronice și cu personal capabil să proiecteze/utilizeze sisteme informatice specifice activității agentului economic.

Acest cadru tehnico-organizatoric conferă activității de proiectare și realizare a sistemelor informatice un grad ridicat de complexitate, care implică îmbinarea cunoștințelor de marketing, financiar-contabile cu cele de informatică.

Această lucrare sintetizează cunoștințele de bază referitoare la sistemele informatice pentru management, plecând de la premisa că este dificilă conducerea unei organizații moderne fără un minim de cunoștințe din domeniul sistemelor informatice, și prezintă modul de elaborare al unui sistem informatic adecvat unei firme de distribuție.

O percepție clară a sistemelor informatice este esențială pentru managerii de azi, deoarece majoritatea organizațiilor au nevoie de sisteme informatice performante pentru a supraviețui și a prospera. În plus, gestiunea informațiilor a devenit o responsabilitate foarte mare pentru manageri. Aceștia sunt interesați în a construi sisteme informatice pentru colectarea informațiilor, înregistrarea, stocarea și procesarea lor, cu scopul de a-i ajuta la realizarea obiectivelor organizaționale.

Scopul lucrării este acela de a pune în evidență toate aspectele realizării unui sistem informatic adecvat desfășurării activității unei firme de distribuție.

În ceea ce privește conținutul lucrării, sunt prevăzute 5 capitole, primul fiind reprezentat de introducere, respectiv prezentarea lucrării.

Al doilea capitol este alocat prezentării firmei pentru care este conceput sistemul informatic cât și a prezentării sistemului său informațional și a componentelor sale.

Prin definiție, sistemul informațional al unei organizații este ansamblul datelor, informațiilor, fluxurilor, circuitelor informaționale, procedurilor și mijloacelor de tratare a informațiilor necesare bunei desfășurări a activității organizației.

Datele sunt fapte, statistici, opinii sau predicții clasificate pe o anumită bază pentru a fi stocate, procesate sau regăsite atunci când este necesar. Informațiile, în schimb, sunt date care au relevanță pentru nevoile managerilor și contribuie la exercitarea funcțiilor manageriale.

Circuitul informațional reprezintă traseul parcurs de informație de la generarea până la eliminarea sa, fiind condiționat de o serie de factori cum ar fi: scopul informației, capacitatea canalelor de comunicație.

Fluxurile de informații configurează traiectoria datelor între procese, entitățile externe ale sistemului și punctele de stocare a datelor și informațiilor. Entitățile externe inițiază sau primesc fluxurile de informații. Ele constau din clienți, furnizori, agenții guvernamentale, angajați sau departamente din interiorul organizației aflate în afara sistemului informatic existent. În acest context, organizația poate fi văzută în oricare din următoarele trei ipostaze: generator, purtător sau consumator de informație.

Sistemele informaționale sunt clasificate în sisteme care se bazează pe utilizarea calculatoarelor – sisteme informatice – și sisteme care se bazează pe prelucrări manuale folosind tehnologii bazate pe hârtie și creion – sisteme manuale. Sistemele manuale servesc rezolvării unor nevoi importante pentru organizație, dar nu constituie un subiect al lucrării de față, care tratează sistemele informaționale care se bazează pe utilizarea tehnologiei calculatoarelor. În terminologia europeană, acestea se numesc sisteme informatice și reprezintă ansamblul de echipamente conectate între ele, care lucrează împreună, folosind tehnici și proceduri specifice pentru colectarea, procesarea, stocarea și diseminarea informațiilor, în vederea susținerii proceselor de adoptare a deciziilor, coordonare, control, analiză și monitorizare a activităților organizaționale. Componența fizică a unui sistem de calcul, programele de calculator aferente împreună cu rețelele de telecomunicații formează infrastructura informatică a unei organizații. Componența fizica (hardware) a unui calculator constă dintr-un ansamblu sau o colecție de dispozitive fizice care alcătuiesc sistemul de calcul și este formată din șase categorii de componente esențiale: unitatea centrală, memoria internă (principală), memoria externă (secundară), dispozitivele de intrare/ieșire, dispozitivele pentru comunicații și magistralele de comunicații interne. Softul poate mări sau diminua performanțele unei organizații, în funcție de instrumentele software selectate și de modul în care sunt folosite. Instrumentele software trebuie să fie ușor de învățat de către specialiștii în informatică din organizație. Ele trebuie să fie stabile și flexibile, astfel încât să poată fi dezvoltate o dată cu organizația. Softul (software) constă din programe care conțin instrucțiuni ce asigură realizarea controlului operațiilor unui sistem de calcul. Fără soft, un calculator nu poate realiza sarcinile pe care le solicită utilizatorii. Un program de calculator reprezintă o succesiune de instrucțiuni ordonate logic, astfel încât să poată realiza obiectivele pentru care a fost proiectat.

Al treilea capitol tratează aspectele de realizare și proiectare a sistemului informatic, conceperea sistemului, elementelor componente ale acestuia, structura lor și modul de realizare. Datorită complexității, proiectarea sistemului informatic este descompusă în două etape:

Proiectarea de ansamblu;

Proiectarea de detaliu.

Principalele activități realizate în faza de proiectare de ansamblu privesc definirea obiectivelor, structura sistemelor informatice, definirea ieșirilor, definirea intrărilor, definirea colecțiilor de date, alegerea modelului matematic și a programelor aferente, alegerea soluțiilor tehnice de realizare, listarea necesarului de resurse.

Activitățile fazei de proiectare detaliată privesc componentele principale ale oricărui sistem informatic, respectiv baza de date, interfețele (formulare, rapoarte) și programele. Desfășurarea acestor activități nu este secvențială ci, mai curând, paralelă și iterativă. Baza de date trebuie să reflecte specificațiile de proiectare privind formularele și rapoartele din sistem, iar proiectarea formularelor și rapoartelor nu poate fi finalizată fără ca schema bazei de date să fie clar definită. Totuși, baza de date reprezintă „nucleul” oricărui sistem informatic, în jurul său „gravitând” celelalte componente, motiv pentru care a fost prezentată mai întâi problematica proiectării bazelor de date.

Prin modelarea conceptuală a datelor se urmărește construirea unui model al datelor care să asigure transpunerea exactă a realității din domeniul analizat, fără a lua în considerare cerințele specifice unui model de organizare a datelor (cum este modelul relațional), criteriile de calitate privind organizarea datelor, cerințele nefuncționale ale sistemului și criteriile de performanță privind stocarea și accesarea datelor.

Proiectarea logică presupune organizarea datelor în tabele și coloane, conform regulilor modelului relațional (acesta fiind modelul cel mai popular de organizare a datelor).

Modelul fizic al datelor, rezultat în urma proiectării fizice, este invizibil utilizatorilor și programatorilor. El specifică modul de stocare fizică și accesare a datelor, utilizând facilitățile oferite de un anumit SGBD.

Proiectarea structurii bazelor de date – structura bazei de date reprezintă un model al datelor exprimat în concepte specifice unui anumit sistem de gestiune a bazelor de date (SGBD), lucru ce face ca proiectarea bazei de date să reprezinte transpunerea modelelor conceptuale în termenii unui model al datelor suportat de un anumit tip de SGBD, model ierarhic, rețea, relațional, funcțional.

În capitolul patru este prezentată implementarea sistemului informatic. Aceasta constă în realizarea fizică a proiectului folosind diverse limbaje. Sistemul informatic pentru firmele de distribuție este implementat folosind sistemul de gestiune al bazelor de date MS Access, limbajul structurat pentru interogarea bazelor de date relaționale SQL și limbajul orientat pe obiecte și pe evenimente VBA. Tot în această parte a lucrării sunt prezentate rezultatele obținute, mai exact prezentarea sistemului informatic, opțiunile oferite de acesta cât și modul de lucru.

Capitolul cinci prezintă concluziile lucrării.

În ceea ce privește semnificația și valoarea aplicativă a lucrării trebuie specificat faptul că ideile reflectate în lucrare au avut și valoare practică, fapt ce se confirmă prin utilizarea sistemului informatic de către firma de distribuție JADER S.R.L.

2. SISTEMUL INFORMAȚIONAL AL

FIRMEI JADER S.R.L.

2.1. Prezentarea firmei JADER S.R.L.

2.1.1. Forma juridică a firmei

S.C. JADER S.R.L. este una din principalele firme de distribuție din Prahova, comercializând produse nealimentare.

Sediul societății este în comuna Drăgănești, sat Belciug, județul Prahova și poate fi schimbat în altă localitate din România, în baza hotărârii asociaților, conform legii. Firma își desfășoară principalele activități la punctul de lucru din localitatea Ploiești, str. Pompelor nr.4; poate avea sucursale, filiale, reprezentanțe, agenții, situate și în alte localități din țară sau din străinătate.

Din punct de vedere juridic, orice afacere aparține uneia dintre următoarele categorii:

întreprinzător individual

societate de persoane

societate cu răspundere limitată

cooperativă.

Societatea comercială JADER este încadrată în cadrul societăților cu răspundere limitată. În acest context, cuvântul “limitată” înseamnă că răspunderea asociaților pentru plata datoriilor este “limitată” la suma cu care au fost de acord să contribuie la capitalul social. În consecință, dacă societatea dă faliment, bunurile personale ale asociaților nu pot fi confiscate pentru a se plăti datoriile contractate. În aceasta constă marea atracție exercitată de acest mod de a înființa o firma. Totuși, există și unele dezavantaje, după cum se va vedea mai jos. O societate cu răspundere limitată are o personalitate juridică total separată de cea a acționarilor ei. La fel ca o persoană fizică, firma însăși poate încheia contracte cu alte persoane fizice sau juridice, poate da în judecată sau poate fi dată în judecată și poate fi urmărită în justiție, fără ca acționarii ei să fie implicați în aceste proceduri. Mai simplu spus, odată ce o societate cu răspundere limitată a fost înființată, ea există de drept și va continua să existe un timp nedefinit, chiar dacă își încetează activitatea, până când se întreprind acțiuni care să ducă la lichidarea ei.

O societate cu răspundere limitată poate fi formată de cel puțin un asociat. Trebuie numit atât un director, care să facă parte dintre acționari, cât și un secretar, care poate să nu fie acționar. În cazul unei firme mici, acesta este, de obicei, contabilul sdintre acționari, cât și un secretar, care poate să nu fie acționar. În cazul unei firme mici, acesta este, de obicei, contabilul sau consilierul juridic. În plus, pentru a putea fi înregistrată, o societate cu răspundere limitată trebuie să elaboreze și apoi să aprobe două documente fundamentale: contractul de societate și statutul.

Contractul de societate stabilește obiectul de activitate al societății. De obicei, obiectul de activitate are o formă destul de cuprinzătoare pentru a permite firmei ca, pe măsură ce se extinde, să-și diversifice gama de produse și servicii pe care le vinde sau le produce. Contractul prezintă, în detaliu, capitalul subscris de asociați.

Statutul cuprinde reguli suplimentare în funcție de care va fi condusă societatea. În multe privințe, acesta este similar în conținut, dar nu și ca stil de redactare, cu unele părți din contractul societăților de persoane.

Avantajele oferite de o societate cu răspundere limitată:

Răspundere financiară limitată

Un prestigiu mare sau o imagine bună

Structura conducerii societății este bine definită

Activitatea nu este afectată dacă asociații mor sau dau faliment

Transferul sau achiziția de părți sociale se poate face într-un mod simplu.

Dezavantajele pe care le prezintă o societate cu răspundere limitată:

Răspunderea limitată tinde să-și piardă din importanță, deoarece, în ultimul timp, tot mai multe instituții care acordă împrumuturi pretind garanții personale din partea directorilor și asociaților principali

Constituirea societății poate fi costisitoare

Firma va trebui să publice rezultatele financiare, ceea ce înseamnă că vor putea afla concurenții care au fost vânzările, costurile, activele și pasivele pe anul care a trecut

Activitatea poate fi începută doar după ce societatea s-a constituit în mod corespunzător.

Asociatul unic al societății este Marcu Vasilica iar firma este reprezentată în relațiile cu terții de către Marcu Liviu Bogdan, în calitate de administrator.

Capitalul social subscris este de 5.000 lei în numerar.

Capitalul social este divizat în 500 de părți sociale egale în valoare nominală de 10 lei fiecare.

În toate actele, facturile, anunțurile, publicațiile și alte acte emanând de la societate, denumirea societății va fi precedată sau urmată de cuvintele “societate cu răspundere limitată” sau de inițialele “S.R.L.”, de capitalul social și de codul unic de înregistrare.

Durata societății este nelimitată, cu începere de la data înregistrării la “Camera de Comerț și Industrie”, 12.11.2001.

2.1.2. Obiectul de activitate

Firma își desfășoară activitatea în conformitate cu legile române și cu statutul societății.

Obiectul de activitate al societății, conform statutului în baza căruia firma s-a înființat în data de 12 noiembrie 2001 este următorul:

Comerț cu ridicata (cu excepția autovehiculelor și motocicletelor)

Comerț cu ridicata al produselor alimentare, al băuturilor și al tutunului

Comerț cu ridicata al zahărului, ciocolatei și produselor zaharoase

Comerț cu ridicata cu cafea, ceai, cacao și condimente

Comerț cu ridicata nespecializat al produselor alimentare, băuturilor și tutunului

Comerț cu ridicata al bunurilor de consum, altele decât cele alimentare

Comerț cu ridicata al altor bunuri de consum nealimentare

Comerț cu ridicata al produselor intermediare neagricole și al deșeurilor

Comerț cu ridicata al produselor chimice admise de lege.

Domeniul principal de activitate al societății este :

Comerț cu ridicata (cu excepția autovehiculelor și motocicletelor)

Comerț cu ridicata al bunurilor de consum altele decât cele alimentare

5145. Comerț cu ridicata al altor bunuri de consum nealimentare.

Conform statutului, S.C. JADER SRL se regăsește din punct de vedere al obiectului activității în domeniul comerțului. Din varietatea de forme în care se poate practica această latură a economiei, s-a optat pentru comerțul en-gross, concretizat prin ceea ce se numește distribuție.

DISTRIBUȚIA reprezintă repartizarea uniformă a unuia sau a mai multor produse venite de la furnizori printr-o magistrală de aprovizionare către clienții finali, prin rețeaua proprie.

2.1.3. Activitatea curentă

De la începutul activității până la sfârșitul anului 2002 firma a funcționat ca microîntreprindere, iar în anul 2003 a devenit macroîntreprindere (conform bilanțului de la sfârșitul anului 2002, firma avea o cifră de afaceri de 1.658.780 lei).

Cifra de afaceri a crescut continuu încă de la înființarea firmei estimându-se ca în anul 2006 aceasta să ajungă la valoarea de 6.000.000 lei. Evoluția cifrei de afaceri în perioada 2001 – 2005 conform situațiilor financiare întocmite este afișată în figura 2.1.

Fig.2.1. Evoluția cifrei de afaceri a firmei JADER S.R.L.

Firma este plătitoare de TVA și de impozit pe profit.

Portofoliul firmei cuprinde în totalitate produse nealimentare, fiind bine reprezentat pe sectorul cosmetic-chimic.

Aprovizionarea se face săptămânal, cea mai mare parte a furnizorilor asigurând transportul produselor proprii către depozitul firmei.

Furnizori:

PRODCOM T. – produse chimice de uz casnic

ROMIRA COSMETICS – cosmetice (Geroroyal), detergenți (MAX)

PRESTIGE TRADING – cosmetice (Loncolor)

TORDAI HAIR COSMETICS – cosmetice (Kallos)

GEROCOSSEN – cosmetice (Gerocossen)

PATRIAPLAST – mase plastice

OVERSEAS – detergenți (Interstar)

MERT – săpunuri

EROSTAR – detergenți (Benfatto)

RESOURCE – cosmetice (Nivea)

Din punct de vedere al organizării, firma își desfășoară activitatea pe raza a trei județe (PRAHOVA, BUZAU, DÂMBOVIȚA).

La momentul actual suportul logistic este asigurat de trei autoutilitare DACIA, o autoutilitara DAMAS, o autoutilitara MERCEDES, două autoturisme DACIA, două autoturisme MATIZ, un autoturism CIELO, un autoturism FIAT PUNTO și două autoturisme VOLSWAGEN GOLF. Pentru un autoturism CIELO, un autoturism FIAT PUNTO și două autoturisme VOLSWAGEN GOLF se plătesc lunar rate, acestea fiind achiziționate în sistem leasing.

Din punct de vedere al clienților, firma lucrează cu aproape toți clienții care pot oferi spre desfacere produsele comercializate. Ca număr, firma colaborează cu aproape 1000 de societăți comerciale, lucrul cu acestea făcându-se pe bază de precomenzi.

În funcție de anumiți parametrii, sunt oferite termene de plată variate și discounturi, comenzile fiind onorate în maxim 48 de ore.

Atât gestiunea cât și situația soldurilor sunt realizate prin rețea computerizată, fapt ce oferă posibilitatea de a fi la curent în orice moment cu situația economico-financiară a firmei.

2.1.4. Situația organizatorică

Principalele structuri care apar în organizarea internă a activității firmei sunt: departamentul financiar – contabil, departamentul aprovizionare – desfacere și departamentul resurse umane, după cum se vede în figura 2.2.

Fig.2.2. Organigrama firmei JADER S.R.L.

Compartimentul financiar – contabil reprezintă unul din centrii nervoși ai firmei, al cărui rol este de a dirija și regla relațiile economice interne și externe ale acesteia. Pe plan intern, compartimentul financiar – contabil prezintă informații cu privire la gestionarea financiară a patrimoniului firmei, iar pe plan extern permite informarea terților, inclusiv a statului despre rezultatele economico – financiare ale societății.

O delimitare clară și precisă între serviciul financiar și serviciul contabilitate nu se poate efectua datorită faptului că există anumite operațiuni contabile și financiare care sunt strâns legate intre ele.

Principalele secțiuni ale organizării activității financiare existente în cadrul S.C. JADER S.R.L. sunt reprezentate de previziunea financiară, ordonanțarea actelor de încasări și plăți, salarizare, asigurarea resurselor financiare necesare îndeplinirii programului economic, achitarea obligațiilor față de buget, bănci și alte persoane juridice și fizice, și de ținere la zi a evidenței informațiilor financiare.

Secțiunile serviciului contabilitate sunt:

Contabilitatea capitalurilor – efectuarea lucrărilor contabile ce privesc înregistrarea operațiunilor legate de capitalurile firmei cum ar fi: constituirea societății, modificarea capitalului social, constituirea și utilizarea rezervelor, fondurilor proprii cu scop determinat, provizioanelor reglementate, diferențelor din reevaluare, rezultatului reportat, provizioane pentru riscuri și cheltuieli, credite bancare pe termen mediu și lung;

Contabilitatea activelor imobilizate – înregistrarea și evidențierea tuturor operațiilor contabile legate de intrarea, amortizarea și ieșirea activelor imobilizate; această secțiune se împarte în două subsecțiuni:

Contabilitatea imobilizărilor corporale

Contabilitatea imobilizărilor necorporale și financiare;

Contabilitatea stocurilor de mărfuri – reprezintă domeniul cel mai important al activității contabile din cadrul S.C. JADER S.R.L. deoarece furnizează informații referitoare la situația și mișcarea stocurilor. De menționat este faptul că pentru evaluarea mărfurilor ieșite se utilizează metoda F.I.F.O. “primul intrat – primul ieșit”, conform căreia bunurile ieșite din gestiune se evaluează la costul de achiziție al primei intrări, iar pe măsura epuizării lotului, stocurile ieșite se evaluează la costul de achiziție al lotului următor în ordine cronologică.

Contabilitatea decontărilor cu terții – evidențiază operațiile contabile generate de relațiile de decontare cu furnizorii pentru aprovizionările de bunuri materiale, lucrări și servicii prestate; cu debitorii unității pentru creanțele comerciale legate de vânzarea de mărfuri; decontarea cu salariile cuvenite angajaților; decontarea impozitelor și taxelor datorate bugetului de stat și bugetelor locale;

Contabilitatea trezoreriei – reprezintă partea din serviciul Contabilitate unde are loc înregistrarea în contabilitate și evidențierea operațiunilor de încasări și plăți efectuate atât prin conturile de la bănci cât și prin casieria unității.

Toate aceste secțiuni ale serviciului Contabilitate sunt realizate de trei persoane autorizate în acest sens și sunt coordonate de către un contabil șef, post de conducere ce necesită cunoașterea atât a practicii contabile cât și a celei financiare.

Forma de contabilitate practicată de Compartimentul financiar – contabil al S.C. JADER S.R.L. este o adaptare a contabilității pe jurnale prin folosirea echipamentelor electronice de calcul (calculatoare, imprimante, program informatic specific). Schema formei de contabilitate pe jurnale poate fi observat în figura 2.3.

Fig.2.3. Schema formei de contabilitate pe jurnale

Compartimentul aprovizionare – desfacere se află în strânsă legătură cu cel financiar – contabil deoarece pentru a se face aprovizionarea cu mărfuri și pentru stabilirea diferitelor strategii de vânzare este necesar studiul rapoartelor de vânzări.

Ca și în cadrul compartimentului financiar – contabil, nici aici nu se poate face o delimitare clară între cele două servicii, aprovizionare și desfacere, acestea fiind strâns legate între ele.

Nu se poate spune precis cărui serviciu aparține depozitul de mărfuri (aprovizionare sau desfacere), angajații din această secțiune ocupându-se atât de stabilirea necesarului de marfă, conform rapoartelor de vânzări, cât și de livrarea mărfurilor către clienții firmei. În cadrul acestei secțiuni a compartimentului aprovizionare – desfacere sunt patru angajați: trei gestionari și un gestionar șef. Gestionarul șef stabilește aprovizionarea cu mărfuri necesare în vederea realizării obiectului de activitate, fundamentând necesarul de aprovizionare pe baza rapoartelor de vânzări și de stoc, verifică mărfurile primite de la furnizorii firmei conform facturilor primite de la aceștia, ulterior semnând nota de intrare – recepție întocmita în cadrul departamentului financiar – contabil, verifică mărfurile ce ies din depozit pentru a ajunge la clienții firmei astfel încât marfa sa fie conform documentelor de ieșire (aviz de însoțire a mărfurilor sau factură) și coordonează activitatea celor trei gestionari care se ocupă de aranjarea mărfurilor în pachete conform comenzilor primite de la agenții de vânzări.

De la depozit marfa este preluată de către șoferii firmei care ulterior o livrează către clienți. Șoferii trebuie să păstreze o legătura strânsă cu agenții de vânzări pentru a le comunica acestora condițiile în care marfa a fost livrată către clienți, dacă au fost sau nu probleme în momentul livrării (există cazuri când marfa este refuzată de către client sau acesta refuză să emită instrument de plată pentru mărfuri datorită lipsei de disponibilități).

Atât șoferii cât și agenții de vânzări trebuie să întocmească zilnic foi de parcurs și ordine de deplasare, documente pe care le înmânează inginerului bazei de transport. Tot acestuia îi aduc la cunoștință și eventualele probleme privind funcționarea, utilizarea și exploatarea în deplină siguranță a mijloacelor de transport, pentru prevenirea și eliminarea întreruperilor datorate defecțiunilor în funcționarea acestora, cât și necesitatea efectuării operațiilor de întreținere, revizii și reparații.

Forța de vânzare este formată din opt agenți de vânzări și doi supervisori. Agenții de vânzări sunt cei care formează puntea de legătură între firmă și clienți, ei sunt cei care se ocupă de vânzarea efectivă a mărfurilor și de încasarea contravalorii acestora. Activitatea acestora este coordonată și controlată de către cei doi supervisori.

Secțiunea marketing se ocupă cu studierea piețelor de desfacere, de contractarea de produse cu beneficiarii și de stabilirea diverselor strategii menite creșterii vânzărilor totale (în general) sau a produselor greu vandabile (în particular).

Compartimentul resurse umane are ca principale sarcini stabilirea necesarului de personal pe meserii și profesiuni, selecționarea și încadrarea personalului conform calificării, organizarea formelor de perfecționare a pregătirii profesionale, asigurând orientarea profesională pentru meseriile specifice sau a altor activități de ridicare a nivelului profesional, evidențierea timpului lucrat al salariaților, pe baza foilor colective de prezență.

Tot în cadrul acestui compartiment se realizează examinarea reclamațiilor și propunerilor făcute de salariați în vederea îmbunătățirii activității și informarea acestora asupra modului de rezolvare.

Activitățile din cadrul tuturor compartimentelor sunt coordonate și controlate de către directorul general, funcție care în cazul societății JADER S.R.L. este îndeplinită de către administratorul societății.

Relațiile de serviciu între persoanele încadrate în munca în cadrul societății sunt relații de ierarhie administrativă și relații de subordonare operativă, stabilite prin organigrama societății.

În cadrul relațiilor de ierarhie administrativă, fiecare salariat este subordonat direct unui singur șef ierarhic, conform schemei de organizare a societății.

2.1.5. Aspecte privind evoluția în perspectivă a societății comerciale JADER S.R.L.

Echipa managerială aflată la conducerea S.C. JADER S.R.L. își propune efectuarea unor lucrări de investiții având drept scop creșterea cifrei de afaceri și modernizarea firmei.

Pentru a crește cifra de afaceri va fi mărita piața de desfacere a mărfurilor prin acapararea clienților din județele Argeș, Brașov și Ialomița, începând din luna iulie 2006, și din alte județe din anul 2007 (prin deschiderea altor puncte de lucru).

În scopul realizării acestui obiectiv, firma își propune achiziționarea de noi autoturisme și a unei autoutilitare cu o capacitate de încărcare mai mare pentru a putea fi asigurat transportul de mărfuri de la furnizori și între depozitul central și celelalte puncte de lucru.

Un alt obiectiv al politicii de investiții este achiziționarea de echipamente moderne de calcul pentru transmiterea în timp real a comenzilor de mărfuri și ulterior pentru a menține o legătură permanentă între punctele de lucru și depozitul central.

Pentru o imagine profesională, agenții de vânzări vor fi dotați cu sisteme de calcul portabile, cu ajutorul cărora vor prelua de la clienți comenzile de mărfuri, eliminând prezentarea produselor cu ajutorul pliantelor. În acest sens este necesară implementarea unui nou sistem informatic, cel pe care îl utilizează firma în momentul actual neputând fi adaptat la cerințele actuale. Acest sistem informatic va fi realizat de către utilizatorul final deoarece această metodă prezintă importante avantaje pe care le aduce organizației:

Determinarea mai bună a cerințelor informaționale. Când utilizatorii realizează singuri propriul sistem informatic, se bazează mai puțin pe ajutorul specialiștilor în domeniu pentru analiza cerințelor și, ca atare, eventualele erori de interpretare se vor diminua considerabil;

Implicarea și satisfacția utilizatorilor. Utilizatorii vor utiliza mai bine sistemul, dacă acesta este proiectat și realizat de către ei;

Utilizatorii exercită controlul asupra procesului de dezvoltare a sistemului informatic. Existența instrumentelor software dă posibilitatea utilizatorilor de a avea un rol mai activ în procesul de realizare a sistemului. Ei pot realiza aplicații întregi sau cu asistență minimală din partea specialiștilor în domeniu. Utilizatorii joacă un rol esențial în crearea aplicațiilor;

Reducerea sarcinilor nerezolvate. O parte din aplicațiile nerezolvate pot fi transferate de la specialiștii în domeniul sistemelor informatice utilizatorilor finali. În felul acesta se poate obține o creștere a productivității realizării unui sistem informatic.

Reducerea timpului de livrare a aplicației. Considerând că utilizatorul posedă experiență pentru a realiza proiectul cu succes, se poate evita implicarea specialiștilor TI. Proiectul poate fi inițiat peste noapte și în funcție de complexitatea proiectării poate fi realizat în câteva ore sau câteva săptămâni. Cu cât sistemul este pus mai repede în funcțiune, cu atât organizația poate obține mai multe avantaje.

Este eliminată din faza de analiză a sistemului activitatea de identificare și formalizare a cerințelor utilizatorilor. Utilizatorii sunt adesea incapabili să-și exprime verbal cerințele cu același grad de claritate cu care le pot percepe. În realizarea sistemului informatic de către utilizatorul final, analistul și utilizatorul sunt aceeași persoană. Aceasta facilitează transformarea rapidă a cerințelor utilizatorului într-un prototip de lucru.

Unele probleme de implementare pot fi eliminate prin transferarea procesului de implementare la utilizator. Adesea probleme de comunicare între analist și utilizatori apar în timpul etapei de implementare. În cazul realizării unui sistem informatic de către utilizatori, utilizatorul este familiarizat imediat și în detaliu cu modul de operare al sistemului informatic și-l poate utiliza cu minim de efort și timp.

Avantajul final al dezvoltării sistemului informatic de către utilizatori este o consecință a celor trei avantaje anterioare și anume costul scăzut al dezvoltării. Reducerea timpului și a resurselor organizației duce la o reducere semnificativă a costurilor pentru organizație.

2.2. Prezentarea sistemului informațional

2.2.1. Informatizarea – o caracteristică a economiei moderne

Pragul mileniului III este dominat de schimbările produse în planul informației și al comunicării. Revoluțiile tehnologice la care asistăm (sau despre care aflăm) de câteva decenii conduc rapid la o “societate informațională” (bazată pe informație și cunoaștere) precum și la eliberarea barierelor de comunicare. Societatea planetară se schimbă, economiile naționale se schimbă, întreprinderile de asemenea, oamenii la rândul lor – ca mentalități și mod de viață. Indiferent de sistemul economic, nici o țară nu poate ignora această forță colosală de remodelare socio-economică, decât cu riscul de a rămâne în preistorie.

În această mișcare globală care consolidează dominația tehnologiilor informatice și de comunicare, și firmele românești se confruntă cu provocarea de proporții pe care o reprezintă schimbarea paradigmei informaționale și de comunicare. Problema nu este teoretică; nici ipotetică. În cei zece ani de tranziție multe unități economice au părăsit scena. Altele sunt sufocate, multe se zbat în incertitudine. Au apărut, însă, și noi “actori” economici, în ramuri tradiționale sau în noi câmpuri de activitate. Mulți dintre aceștia dovedesc o capacitate superioară de adaptare într-un mediu în care informația și comunicarea urcă vertiginos în ierarhia “argumentelor” concurențiale.

Într-o societate informațională există schimbări de substanță ale modului de existență a informației:

Câmpul de informații care pot fi puse în mișcare (în circulație) s-a extins spre infinit, în timp ce enorma varietate a mijloacelor disponibile multiplică diversitatea soluțiilor posibile;

Spre deosebire de sistemul mașinist tradițional, “protezele” intelectuale de astăzi (calculatoarele, de pildă) nu sunt specializate. Transferarea către computer a unor proprietăți ale creierului uman permite încredințarea către “mașină” a unui număr mare de decizii rezervate, până mai ieri, indivizilor umani;

Informația circulă quasi – instantaneu, indiferent de distanță, și poate fi stocată în cantități uriașe, cu prețuri derizorii pentru ambele operațiuni. Problema stocajului de informații este generată de următoarele aspecte: creșterea volumului de informații susceptibile de a fi stocate; multiplicarea formelor de stocaj; posibilitatea distribuirii geografice a stocajului; generalizarea depozitelor al căror scop este de a permite accesul la alte depozite de informații.

Tehnologiile informaționale contribuie la apariția simultană a “muzeului” și “efemerului”. Altfel spus, informația în lumea modernă ajunge rapid în zona de tezaurizare “istorica”, iar valoarea sa se epuizează cu rapiditate.

Asistăm, de asemenea, la apariția unei duble concurențe/ complementarități între limbajele dominante ale civilizației actuale: limbajul scris, limbajul vizual, limbajul electronic. Aceste limbaje prelucrează și organizează în mod diferit realitatea: ele se concurează într-o relație de complementaritate.

Tehnologiile informaționale conduc la o creștere spectaculoasă a complexității sistemelor. Ele permit o mare varietate de arhitecturi, tratarea poate fi centralizată sau distribuită, o anumită funcție (parte) a sistemului, poate fi deschisă sau închisă etc. Ca o concluzie, aceste tehnologii stau la baza unor construcții greu de înțeles, a căror bază de cunoștințe se transmite cu dificultate chiar și între specialiști.

Este vădit că, în condițiile revoluției informaționale, expansiunea și circulația informațiilor potențează “materia prima” pentru inovații de tot felul. Abundența informațiilor, transgresivitatea lor dintr-un domeniu în altul, posibilitatea ca o persoană sau un grup mic de persoane să aibă acces la informații variate, multe în timp real, sporește potențialul inovativ al speței umane, în genere. Acest suport relațional este consolidat – până la limite greu de întrezărit – de baza tehnologică în continuă perfecționare. Nu numai că informațiile sunt mai numeroase, mai diverse, pot fi obținute de tot mai multe persoane, dar componentele moderne – preluând funcții ale creierului uman – prelucrează, organizează, structurează, combină aceste informații într-un număr infinit de combinații, multiplicând la modul concret capacitatea intelectului uman. Prin noua paradigmă informațional-comunicațională capacitatea creativă și de inovare a ființei umane face un salt calitativ.

Aceste aprecieri generale pot fi mai bine ancorate în concret dacă le filtrăm prin universul întreprinderii. De mai multă vreme, în economiile dezvoltate se particularizează o sub-populație de întreprinderi denumită a “întreprinderilor inovative”. Fără a fi riguros surprinsă conceptual și statistic, această categorie include firme dinamice, deschise spre inovare, capabile să opereze modificări sistemice pe întreaga filieră a produsului sau serviciului – de la concepție la vânzare.

În viața noastră de zi cu zi, calculatoarele sunt ceva obișnuit, ba chiar indispensabil în unele cazuri. Se poate spune, pe drept cuvânt că trăim într-o societate informatizată. În zilele noastre, întâlnim calculatoare peste tot, de la firmele mici, care își țin evidențele cu ajutorul unui PC și până la companiile multinaționale. Peste tot sunt calculatoare, legate eventual între ele și formând astfel rețele de calculatoare. Toate acestea se datorează faptului că ne dăm seama din ce în ce mai mult că PC-ul ne ușurează munca. Dar trebuie subliniat faptul că un calculator este de fapt o “mașinărie” care prelucrează o serie de informații pe care i le dăm. Informația, este elementul esențial din acest întreg lanț. De fapt, în practică întâlnim, printre altele, două concepte legate de aceasta și anume sistemul informațional și sistemul informatic.

2.2.2. Sistemul informațional al firmei

Un sistem informațional este ansamblul datelor, informațiilor, fluxurilor, circuitelor informaționale, procedurilor și mijloacelor de tratare a informațiilor menite să contribuie la stabilirea și realizarea obiectivelor societății.

Sistemul informațional al firmei se impune ca un subsistem vital al acesteia. Vital – întrucât o entitate economica oricât de simplă (asemeni organismelor vii) nu poate funcționa fără un sistem (o structură, o rețea) informațional, oricât de rudimentar ar fi acesta. Modalitatea de evaluare a sistemului informațional al firmei este apropiată de cea anatomică: sistemul există în mod natural în organism (cum ar fi, de pildă, sistemul sanguin); parametrii săi de stare și de funcționare pot fi descoperiți în urma unor cercetări în adâncime. Tot așa, prin analogie, orice firmă – din momentul înființării sale ca entitate juridică – dispune de “schița” unui sistem informațional. Acesta se dezvoltă în timp, face parte din însăși istoria firmei. Etapele de creștere ale firmei și, atunci când este posibil, de decalaj calitativ pozitiv în raport cu întreprinderi concurente, focalizează atenția spre aspectul constructiv, de proiectare și realizare a sistemului.

Scopul sistemului informațional este acela de transmisie a informațiilor între diferite elemente. În cadrul unei unități economice acest obiectiv se materializează în asigurarea cu informații a persoanelor de conducere, pentru fundamentarea deciziilor acestora, și transferul deciziilor respective la persoanele executante.

Deci, la baza sistemului informațional sunt elementele originare, datele și informațiile, următorul nivel de articulare a sistemului fiind circuitele și fluxurile informaționale. Colectarea, transmisia și prelucrarea datelor se pretează foarte bine la automatizare, sau mai bine zis, la informatizare, o mare parte a activităților desfășurate în cadrul sistemului informațional putând fi realizate automat. De exemplu, în locul transportului manual al documentelor de la un compartiment la altul se poate recurge la transportul electronic al datelor pe cablu (folosindu-se o rețea locală de calculatoare). Centralizarea datelor, adică alcătuirea fișierelor cumulative din mai multe documente primare, se poate realiza foarte repede și sigur cu ajutorul tehnicii de calcul. Informațiile care sunt stocate în depozite pline de dulapuri pot fi accesate la o singură apăsare a butonului mouse-ului. Prin urmare, în cadrul sistemului informațional, o serie de activități se pot desfășura automat, cu ajutorul tehnicii de calcul. Această parte a sistemului informațional care folosește pentru manipularea informațiilor tehnica electronică de calcul o reprezintă sistemul informatic.

Fig.2.4. Locul sistemului informatic in sistemul informațional

Datele și informațiile

Informația reprezintă suportul material al deciziei. Informațiile pe care le primesc managerii influențează semnificativ deciziile luate de aceștia care, la rândul lor, influențează activitățile întreprinse în organizație, aceasta determinând succesul sau eșecul unei firme.

Procesul de dobândire a informațiilor începe prin culegerea anumitor fapte sau statistici, care se numesc date. Acestea sunt culese, analizate, prelucrate în diferite modalități, fiind preschimbate în informații.

De exemplu, managerii culeg date privind salariile pe care le primesc angajații în diferite sectoare de activitate pentru a dobândi informații legate de modul în care pot să stabilească salarii competitive, precum și date despre aspectele demografice ale clienților pentru a dobândi informații privind cererea viitoare de produse.

Din punct de vedere al funcțiilor pe care le îndeplinește informația în procesul economic, sunt identificate cinci ipostaze, a căror detaliere susține activități distincte ale întreprinderii:

informația – factor de producție; informația apare ca rezultantă a activităților de inovare și de capitalizare a experienței de producție;

informația – suport al proceselor de analiză-decizie-control;

informația – resursă intangibilă a firmei; informația este considerată un activ al firmei; cu utilitate specifică, implicând procese complexe de organizare și costuri semnificative;

informația – forma de reprezentare și capitalizare a cunoașterii organizaționale;

informația – mediu al comunicării și integrării organizaționale;

În literatura de specialitate sunt definite mai multe tipologii aplicabile informației. Informațiile pot fi organizate după următoarele criterii și tipologii:

după modul de exprimare: informații orale, scrise și audio-vizuale;

după gradul de prelucrare: informații primare (de bază), intermediare și finale;

după direcția vehiculării: informații cu sens descendent, ascendent și orizontal;

după modul de organizare a înregistrării și prelucrării: informații tehnico-operative, de evidență contabilă, statistice;

după proveniență: informații exogene și endogene;

după destinație: informații interne și externe;

după obligativitatea pentru adresant: informații imperative și nonimperative;

după natura informației: informație științifică, tehnologică, tehnică, economică, financiară, politică, de marketing, juridică, socială, sociologică, etc.;

după natura proceselor reflectate: informații privind activitatea de cercetare-dezvoltare, comercială, de producție, financiar-contabilă, de personal.

Informațiile au o anumită valoare, în funcție de avantajul care poate fi obținut de organizație prin folosirea lor.

Valoarea informațiilor este determinată de o serie de factori cum ar fi:

oportunitate, respectiv obținerea informației în timp real, deoarece întârzierea luării unor decizii creează perturbații în cadrul sistemului organizațional;

actualitate, informația trebuie să fie actuală în momentul transmiterii;

relevanța, constă dintr-o informație clară și concisă, care să asigure exprimarea sintetică și clară a mesajului informațional, în caz contrar apărând ambiguități, confuzii, pierderi de timp în descifrarea mesajului;

realism, constă în calitatea informației de a reflecta realitatea așa cum este;

dinamism, respectiv reflectarea situațiilor, a faptelor în evoluția lor;

complexitate înseamnă informație completă care identifică toți factorii cheie a unei probleme;

fiabilitate, adică extragerea și conservarea informației semnificative pentru trecutul, prezentul și perspectiva sistemului productiv, în caz contrar apărând lipsă de continuitate, inconsecvență decizională.

Valoarea așteptată a informațiilor este comparată cu costul așteptat pentru obținerea acestor informații. De aceea este necesar un proces de evaluare a informațiilor, prin care se stabilește dacă se justifică sau nu efortul depus pentru obținerea informațiilor.

Circuitele și fluxurile informaționale

Circuitul informațional reprezintă traseul parcurs de informație de la generarea până la eliminarea sa, fiind condiționat de o serie de factori cum ar fi: scopul informației, capacitatea canalelor de comunicație.

Fluxul de informații se referă la desfășurarea unei anumite operațiuni, acțiuni sau activități. Se caracterizează prin: conținut, volum, frecvență, calitate, formă, suport, proces de obținere și cost.

De cele mai multe ori, o activitate economica sau de altă natura este însoțită de un flux informațional (de informații). De exemplu, în cadrul unei unități economice care desfășoară o activitate productivă într-un anumit domeniu, orice operație de prelucrare este consemnată într-un document, pe baza căruia se ține evidența activității desfășurate. Prin urmare, în paralel cu operațiile de prelucrare, în unitatea economică respectivă au loc și fluxuri de documente și, deci, fluxuri de informații (deoarece documentele sunt purtătoare de informații). Fluxurile informaționale nu au loc numai în cadrul unităților economice ci și între acestea și mediul extern.

Sistemul de comunicații constituie un ansamblu de elemente care permite transmiterea unui mesaj de la un emițător la un receptor. Așa cum se vede în figura 1, schema clasică a unui sistem de comunicații implică existența unui emitent, a unui purtător de informație și a unui receptor.

Fig.2.5. Schema unui sistem de comunicații

Întreprinderea poate fi văzută în ipostaza oricăruia dintre cele trei elemente ale sistemului de comunicații: generator, purtător și consumator de informații.

Întreprinderea – generator de informație

Cea mai simplă observație evidențiază aptitudinea particulară a firmei comerciale (agentului economic) de a produce informații. Prin prezența sa în mediul economic, prin comportamentul său, prin produsele și serviciile pe care le realizează, întreprinderea creează informații – unele cu caracter spontan, altele ca suport (însoțitor) al unor activități principale.

În același timp, întreprinderea deține un sistem (mai dezvoltat sau mai simplu, în funcție de complexitatea sa de ansamblu), care produce informații în mod sistematic, organizat. De regulă, în elaborarea acestor structuri informaționale sunt angajate servicii și persoane specializate.

În acest context, sunt identificate cinci categorii de informații:

informații despre starea întreprinderii;

informații necesare – la nivelul de ansamblu al societății comerciale sau pe proiecte individualizate;

informații pentru instituții exterioare societății, cu atribuții de evidență, urmărire și control;

informații destinate încunoștințării acționarului asupra principalelor elemente de diagnostic și evaluare privind societatea;

informații cu destinație publică, de natură preponderent comercială.

Informațiile de stare provin, în proporție majoritară, din studii, sinteze, analize denumite generic “analiză economică”. Fie că are un caracter de regularitate, fie că este realizată în condiții speciale, atunci când se caută un diagnostic – al întreprinderii în întregul său ori a unei activități (sector) – analiza economică trebuie să ofere informații riguroase cu privire la starea internă a întreprinderii. Principalele informații interne, în special financiare, se obțin din documente de sinteză: bilanțul, contul de profit și pierdere, anexe. Împreuna cu celelalte informații privind producția, costurile, distribuția, utilizarea factorilor de producție etc., se organizează “blocul informațional intern al întreprinderii”.

Informația internă de natura analizei economice reprezintă nucleul informațional al întreprinderii. Acest statut este conferit, pe de o parte, de senzitivitatea indicatorilor folosiți – de regulă indicatori complecși, cu caracter sintetic – iar pe de altă parte caracterul cumulativ, întrucât astfel de analize se efectuează cu o periodicitate care permite desenarea unor evoluții istorice a principalelor corelații, comparații, decupaje informaționale etc.

Importanța acestui trunchi de informații al întreprinderii rezultă și din multiplele sale utilizări. Generate de întreprindere, în mod constant, informațiile “de stare” sunt utile analizelor interne, deciziilor manageriale, informării acționarilor, comunicărilor oficiale către felurite instituții cu rol de evidență, urmărire, control etc. Acuratețea unor asemenea informații, preponderent sintetice, depinde de organizarea bazei de informații primare.

Funcția întreprinderii de generator de informații este mai cuprinzătoare decât cea filtrată de “analiza economică” (de regulă sunt folosiți în această matrice următorii indicatori: indicatori ai potențialului tehnico-economic, indicatori ai potențialului financiar, indicatori ai rezultatelor economico-financiare, indicatori ai eficienței utilizării potențialului tehnico-economic și financiar). Întreprinderea este o organizație, este o entitate dinamică a cărei viață se sprijină pe oamenii care o populează. Tocmai de aceea, o multitudine de informații “din firmă” și “despre firmă” depășesc structura tehnică și, pentru mulți, ermetică a indicatorilor economici și a diagnozelor economico-financiare care se alcătuiesc în temeiul acestora.

În cadrul informațiilor atipice pot fi remarcate următoarele:

Informații de piață – în sens larg – informații referitoare la furnizori, clienți, produse, etc.;

Informații istorice – acele aspecte referitoare la evoluția (involuția) firmei, la momente semnificative ale istoriei organizației.

Informații de poziție – locul firmei în branșă, poziția în plan teritorial, informații vizând nivelul tehnologic, capacitatea concurențială, etc.

Toate aceste trunchiuri informaționale sunt, în esența lor, de tip “universal”, în două sensuri: pe de o parte, ele pot fi utilizate pentru diferite scopuri – utilizate ca atare; pe de altă parte aceste feluri de informații se produc, de regulă, în aceiași parametrii, în cadrul quasi-totalității organizațiilor economice. Producerea lor – formă, mod de agregare, periodicitate, corelare etc. – sunt, în bună parte, stabilite prin acte normative din sfera financiar-contabilă.

Creșterea gradului de autonomie al agenților economici concomitent cu multiplicarea situațiilor patrimoniale și economice în care aceștia se pot afla a mărit importanța unor “produse informaționale speciale’, cu destinație specială sau cu alegerea anumitor momente din evoluția societății comerciale.

Întreprinderea, pe parcursul existenței sale, se confruntă cu nenumărate situații, multe fiind neprevăzute. Firmele fiind înființate, de regulă, prin voință privată, sunt angrenate într-un sistem ciclic care le pune, în diverse momente, în situații de:

modificare a acționarului;

modificare a structurii activelor;

absorbții, preluări, asocieri, fuziuni;

privatizări, naționalizări parțiale;

dizolvări, lichidări;

cotări la bursă;

trecerea de la statutul de societate închisă la cel de societate deschisă.

Toate aceste operațiuni juridice și patrimoniale, încadrate în categoria evenimentelor de parcurs în viața unei firme, reprezintă și un prilej (dorit sau nu) de exteriorizare a unor informații despre firmă. Aceste informații sunt, după împrejurare, structurate în fel și chip. Toate au la bază informații de natură economico-financiară și înregistrări contabile, alte informații de “de stare”. În astfel de împrejurări, de situații conjuncturale, informațiile despre întreprindere nu mai sunt de utilitatea exclusivă a managementului întreprinderii, ci sunt adresate și mediului extern. Aceste informații sunt structurate în formulare sintetice precum evaluările, audit-urile și lucrările speciale.

Evaluările sunt folosite în situații de expansiune (mărirea capitalului social), de fuziune, de angajare a unor proiecte de anvergură, etc. Evaluarea unei întreprinderi vizează stabilirea valorii afacerii la un moment dat, măsurarea avuției (bogăției) reale și a potențialului acesteia de a-și mări bogăția. Aceasta înseamnă că evaluarea întreprinderii nu reprezintă doar stabilirea valorii unor proprietăți sau bunuri din patrimoniul acesteia, ci și determinarea capacității firmei de a genera fluxuri (profit, cash-flow, etc.) la dispoziția proprietarului său, avându-se în vedere că obiectul evaluat (firma) este un bun care are capacitatea de a crea alte bunuri.

Audit-urile (expertizele economico-financiare) – sunt utilizate în cazurile în care se impune un diagnostic asupra stării generale sau a unei componente de activitate a întreprinderii. Audit-urile sunt efectuate de specialiști din afara întreprinderii (firme specializate, experți contabili acreditați); analizele lor se bazează, însă, pe datele primare și sintetice existente (acumulate) în mod uzual în cadrul societății comerciale auditate. Această operațiune este necesară în situații dintre cele mai diverse: de la solicitarea de audit formulată de managementul societății, prin care se dorește confirmarea publică a performanțelor întreprinderii, până la solicitări formulate de acționari (în cadrul unor intenții de vânzare, de privatizare, de restructurare) sau de către creditori, în cazul unor proceduri de dizolvare-lichidare.

Lucrările speciale sunt tot de domeniul sintezelor economico-financiare (adesea mai extinse) a căror întocmire este realizată cu un scop bine determinat. Între astfel de scopuri punctuale sunt de menționat: intențiile de angajare a unor împrumuturi bancare, documentația necesară înscrierii pentru cotare la Bursa de Valori, inițierea unor emisiuni publice de acțiuni (sau înființarea unor societăți comerciale prin subscripție publica), ori cazul particular de conduită al întreprinderilor cu caracter public (societăți comerciale deschise).

Întreprinderea – consumator de informație

În structura input-urilor firmei, partea ce revine informației crește progresiv. Lumea înconjurătoare (mediul extern) devine tot mai bogată și diversă. Ritmul schimbării crește. Se accelerează propriul puls, volumul de informații (sub diverse forme) provenind din propriul organism se mărește. Supus acestor presiuni multiple, echilibrul întreprinderii este permanent amenințat. Sistemul decizional este, de cele mai multe ori, pus în dificultate: presiuni interne, presiuni externe, o piață cu evoluții contradictorii, reguli încă nesedimentate, concurență neloială. Toate compun ansamblul de forțe de presiune, în buna măsură structurate pe componenta informație.

Relația dintre mediul informațional și întreprindere nu are la bază un cuplaj automat. Altfel spus, componenta informativă evoluează după legi proprii, în timp ce reacția firmei la această evoluție poate include comportamente variate. Simplificând, această paletă comportamentală se întinde de la asumarea de către întreprindere a funcției active de creare și structurare a universului informațional (pe segmente definite, evident) până la un comportament pasiv sau chiar un blocaj de absorbție informațională voluntar.

Problema de fond care se pune nu este cea a volumului de informații absorbit, prelucrat și utilizat de fiecare întreprindere în parte. În logica diversității de societăți comerciale și domenii de activitate, “necesarul” de informații uzuale diferă substanțial. Întreprinderile care activează în ramuri dinamice, deschise progresului tehnic și concurenței internaționale, vor avea un nivel înalt al “minimului informațional”; de asemenea, întreprinderile cu organizare complexă, cu structură ramificată (filiale, structuri tip holding etc.). Pe de altă parte, firme mici (gen S.R.L., de pildă) sau cu activitate localizată consumă puțină informație.

Important este ca oricare societate comercială – indiferent de mărime sau complexitate – să conștientizeze universul informațional în care activează; să-și definească poziția și să-și încadreze interesul; să-și organizeze “veghea informațională”. Acest ultim aspect este important din două rațiuni practice: pe de o parte asigură un flux constant (și pe cât posibil sistematic, cuprinzător) de informații despre evoluția domeniului principal în care activează firma și, pe de altă parte, asigură baza informativă pentru eventualele dezvoltări de perspectivă ale întreprinderii – fie ca diversificare de produse, fie ca penetrare pe alte piețe (inclusiv într-o politică de preluări de firme sau preluarea controlului asupra acestora).

Schițând o structură a universului informațional, din perspectiva întreprinderii în calitate de consumator (absorbant) de informație, primul nivel îl reprezintă informația internă. Informațiile pe care societatea le produce în mod obligatoriu (situații financiar-contabile, cu caracter de document oficial) suportă un anumit grad de interpretare. Managementul întreprinderii, în mod firesc, are o componentă subiectivă: exploatează situațiile favorabile și le interpretează partizan pe cele defavorabile. Mai mult decât atât, este posibil ca echipa de conducere să fie prizoniera unor șabloane de judecată și comportament; ea este, în același timp, un microgrup cu toate “complicațiile” umane pe care le generează această situație.

Pentru a atinge un grad sporit de obiectivitate, managementul trebuie să dobândească acea capacitate de “ascultare” a semnalelor – adesea întâmplătoare, fragmentate, dar semnificative – care provin din interior. Starea de spirit a salariaților, corectitudinea structurilor organizatorice, eficiența structurilor ierarhice etc., sunt surse de informații interne care arată starea generală a societății comerciale. Capacitatea manageriala se confirmă și prin abilitatea de a sesiza și interpreta corect acest gen de informații în situații de criză.

Informațiile externe reprezintă, însă, sursa cea mai importantă, deoarece întreprinderea se mișcă permanent într-un univers informațional. Acest univers este în continuă expansiune, dezvoltare și cunoaște noi forme de expresie. Firma absoarbe informații din mediul extern prin multiple “porți de intrare”: atât la nivelul comandamentului strategic, cât și la nivelul acționarilor, salariaților, partenerilor de afaceri etc. Nici una din componente nu deține, din acest punct de vedere, adevărul absolut.

În mod logic și real, raportul dintre informația internă și cea externă este constant dezechilibrat. Informația externă are tendința de multiplicare spre infinit, pe când cea internă este fatalmente limitată.

Problema care apare este de altă natură: informația externă (prezentă în mediul exterior întreprinderii) este de o calitate diferită. De multe ori informația este difuză, contradictorie, cu fiabilitate redusă, nestructurată, și, de multe ori, neimportantă pentru întreprindere. Valoarea unei întreprinderi constă și în capacitatea de a organiza această informație, în propriul folos.

În cadrul zonelor informaționale cu care întreprinderea stabilește contacte (mai mult sau mai puțin intense) se încheagă tipuri de informații și fluxuri informaționale care, în cele din urmă, reprezintă temelia unor judecăți de esență decizională. Câmpurile informaționale se referă predilect la informația externă a firmei, informație care, prin caracterul și volumul său, impune nevoia unei sistematizări. Aceste câmpuri informaționale sunt, practic, decupaje conceptuale operate în universul informațional general. Întrucât acest univers se extinde permanent, devine tot mai complex și vădește influențe dintre cele mai diverse, folosirea câmpurilor permite o minimă poziționare în raport cu întreprinderea. Mai exact, prin identificarea acestora, întreprinderea poate realiza două scopuri importante: pe de o parte, determinarea necesarului propriu de informație la un moment dat, iar pe de altă parte pregătirea anticipată pentru situații conjuncturale care pot surveni în viitor. Există multiple tipuri de câmpuri informaționale care pot prezenta interes la un moment dat, principalele fiind:

Câmpurile îndepărtate și câmpurile apropiate;

Câmpurile îndepărtate sunt acele zone de informație care privesc ansamblul mediului economic concret. Astfel de elemente informative au o valoare pentru întreprindere întrucât pot sugera similitudini sau pot reliefa tendințe, evoluții, rigidități etc. la nivelul economiei naționale; semnale (indicii) despre mișcări ample sau evenimente care pot avea, într-o conjunctură dată, o încărcătură problematică semnificativă. Un exemplu elocvent în acest sens este criza economică ce a afectat, în cursul anului 1998, o parte din țările Asiei de sud-est sau perturbările înregistrate în America Latină – dezechilibre macroeconomice la nivelul unor țări precum Brazilia și Argentina. Informații de această natură nu au importanță practică nemijlocită asupra agenților economici din România. Cu toate acestea, în momentul în care țări (și implicit modele economice) considerate super performante se dovedesc fragile, apar semne de întrebare – cel puțin la nivel intelectual – asupra stabilității unor variante de dezvoltare economică, semnificative pentru orientarea macro-economică națională.

Câmpurile apropiate (unele chiar de contact nemijlocit) sunt, pentru majoritatea întreprinderilor, cele legislativ-instituționale interne. De asemenea, o presiune semnificativă exercită relațiile cu furnizorii și clienții. În cazul întreprinderilor cu activitate de comerț exterior, câmpul apropiat devine însuși climatul economic din țările cu care desfășoară relații comerciale.

Câmpurile generale și câmpurile de specialitate;

Păstrând, ca referință, economia națională, cel mai bine ilustrează acest nivel informațiile despre starea economiei, despre politicile economice și inițiativele legislative etc.

Informațiile speciale descriu, în esență, starea economică a unui domeniu anume – cel în care o firmă își desfășoară activitatea. Sunt semnificative din acest unghi, de pildă, informațiile privind regimul economic și de fiscalitate; schimbările la nivelul cererii, schimbările în legătură cu furnizorii și rețelele de distribuție, mișcarea concurențială etc. Un exemplu elocvent este cazul modificărilor de accize la produse din cafea, băuturi alcoolice, tutun, care, în pofida zarvei pe care au produs-o, interesează un anumit segment de agenți economici; la consumator, efectul se concretizează în scumpirea produselor, iar pentru alte domenii de activitate economică aceste presiuni fiscale nu prezintă, pur și simplu, interes.

Câmpurile cu impact constant și câmpurile tangențiale;

Legislația (sfera reglementărilor economice, în general) reprezintă un câmp informațional cu impact constant. Mai ales în contextul fluidității legislative, informația de această natură devine o obsesie, o sursă de stres. Din aceeași categorie fac parte evoluțiile din sfera bancară, monetară, a cursului de schimb. Astfel de informații prezintă anumite particularități: influențează quasi-totalitatea populației de agenți economici, au, de cele mai multe ori, un caracter imperativ și sunt intermediate de diverse instituții ale statului (instituții ale administrației financiare, instituții de control etc.).

Câmpurile informaționale tangențiale sunt, unele, “conjuncturale” – politici de stat care influențează întreaga economie (cum ar fi scăderea puterii de cumpărare a populației), politici monetare, politici din domeniul bunurilor de capital, etc. – și altele “normale”, în sensul că, în domenii colaterale activității de bază a unei întreprinderi se petrec schimbări care, în anumite împrejurări, pot avea influențe directe (evoluții tehnologice, modificări în structura furnizorilor etc.)

Câmpurile active “în timp real” și câmpurile “de perspectivă”;

Informațiile în timp real reprezintă baza deciziilor operative. Acestea provin atât din zona autorităților de reglementare, cât și din viața economică cotidiană. Evoluția vânzărilor, structura aprovizionării, echilibrul (dezechilibrul) financiar, etc., susțin această categorie de informații.

Câmpurile de perspectivă se suprapun, în buna măsură, peste ceea ce specialiștii denumesc “marketing anticipativ”. Este vorba de tendințe sau chiar evenimente care au o probabilitate ridicată de a se produce și care, în eventualitatea confirmării realității lor, vor influența semnificativ starea întreprinderii. Un bun exemplu în acest sens este susținerea de către stat a dezvoltării unor domenii – prin proiecte finanțate. În condiții de adjudecare, pe baze competitive, firmele specializate își pot orienta dezvoltarea în funcție de astfel de proiecte. Acordurile internaționale la care România a aderat reprezintă un alt exemplu de informație cu incidență practică, dar de viitor. Este cazul acelor înțelegeri prin care se prevede reducerea taxelor vamale. Întreprinderile care nu întocmesc un calendar judicios se pot trezi fie descoperite, fie pot pierde anumite avantaje comerciale.

Câmpurile informaționale cu valoare operațională și câmpurile informaționale de esență culturală;

Câmpurile culturale se referă la dinamica profundă a cunoștințelor dintr-un domeniu care are legătură cu întreprinderea. Dacă urmărirea celor mai recente realizări tehnologice dintr-un anumit proces de fabricație poate oferi informații operaționale (care stau la baza unor decizii operative ale echipei manageriale), câmpul cultural se referă la practica inovării, la gestiunea schimbării tehnologice, la modalitatea de interpretare a implicațiilor unor cunoștințe științifice de dată recentă. La fel, urmărirea schimbărilor de metode în domeniul vânzărilor se încadrează în sfera informațiilor operative, în timp ce studiul psiho-sociologic al stilului de viață al unor categorii de populație face parte din câmpul cultural.

Această sistematizare a câmpurilor informaționale ne permite o mai bună încadrare a tipurilor și fluxurilor informaționale ale firmei, cele care, în final, constituie baza practică a strategiilor informaționale, a alcătuirii patrimoniului informațional al întreprinderii.

Întreprinderea – purtător de informații

Această a treia calitate nu este pe deplin acoperitoare, în sensul că ea nu se exercită, în toată plenitudinea sa, în mod direct pe suportul “întreprindere”.

Elementul de comunicare a informației, în raport cu întreprinderea, se realizează, în cea mai mare parte prin intermediul unei structuri distincte – mediul economic – din care întreprinderea, ca individualitate și ca grup, face parte organică. Mediul economic este cel care preia, filtrează, transmite, direcționează informația.

Analiza a ceea ce înseamnă mediu economic, din perspectiva informației și comunicării, este relevantă din mai multe puncte de vedere. În primul rând, se va detașa o altă percepție asupra circulației informației economice (în sens larg), care nu este nici pe departe încadrată într-un traseu liniar. Pe de altă parte, calitatea mediului informațional economic este o măsură și, deopotrivă, o condiție a organizării economiei în ansamblu, a gradului său de organizare.

Informația economică nu are o circulație prestabilită și automată. Mai curând, într-un recipient care este mediul economic (de tip “cutie neagră”) numeroase surse “deversează” informație, numeroși intermediari preiau fragmente și le combină după rețete proprii, iar receptorii finali se orientează în funcție de interese, de capacitatea proprie de a identifica, procura, prelua, gestiona și folosi informația.

În pofida schemei intuitive pe care o sugerează comunicarea: emițător – transmițător – receptor (o schemă simplă, directă, liniară) comunicarea informațională filtrată prin mediul economic are o cu totul altă “schemă de bază”. Ea poate fi reprezentată ca un lichid oarecare, încărcat cu suspensii; masa acestor particule, pe de o parte, este sporită prin aportul informațional, iar pe de altă parte, este micșorata prin consumul de informație. Exista particule – în aceasta “supă informațională” – care se așează, se sedimentează (reprezentând patrimoniul informațional), altele în continuă mișcare (până la urmă își pierd puterea informativă) iar altele care generează ele însele particule și fascicule informaționale.

În acest mediu turbulent, în continuă expansiune și diversificare, se alcătuiesc – uneori spontan, uneori dirijat – coridoare de comunicare; unele cu caracter constant, altele efemere.

Această “supă informațională” este specifică mediilor dinamice, diversificate, segmentate – medii proprii economiei de piața. Nu este singura structură posibilă: în economiile centralizate, sistemul traseelor de comunicare și natura fluxurilor informaționale erau predeterminate, standardizate, controlate. Diferența dintre cele două realități – sistemul centralizat și cel de piață – poate fi sugerată și prin următoarea paralelă: în timp ce, în domeniul comerțului alimentar (de pildă), populația era adunată la centrele de vânzare, în economiile concurențiale, sistemele de distribuție sunt orientate către cumpărător – acolo unde este și când este el.

Informația presupune, ca modus vivendi, mișcarea. Stagnantă, ea se pietrifică, își pierde proprietățile, moare. Acest proces cu consecințe fatale se petrece chiar și în acele structuri de colectare și sistematizare – cum ar fi bazele de date.

Vectorul de mișcare a informației (poate nu singurul, dar în mod cert cel mai important) este comunicarea. Tocmai de aceea noțiunile informație – comunicare merg pereche. În fond, componența “fluxurilor informaționale” a oricărui sistem informațional surprinde această dimensiune.

O întreprindere există prin transfer permanent de informație. Acest transfer poate fi privit prin similitudine cu sistemul nervos central și cu sistemul nervos vegetativ, care funcționează în conexiune în cadrul organismelor evoluate. Altfel spus, fie că există intenție, fie nu, întreprinderea, din momentul în care funcționează ca entitate, produce și absoarbe informație, își exercită funcția de comunicare; sistemul nervos central ar fi similar cu strategia de comunicare a firmei (deci o construcție logică), în timp ce nivelul vegetativ ar corespunde schimbului de informații prin sisteme de comunicare.

Sistemul informatic

În cadrul sistemului informațional, majoritatea activităților se pot desfășura cu ajutorul tehnicii de calcul. Se pot prelucra datele primare și apoi, rezultatul poate fi transferat mai departe, către alt compartiment spre prelucrare. Transferul se poate face și el pe cale electronică, prin intermediul unei rețele de calculatoare sau cu ajutorul modemului.

Ansamblul de elemente implicate în tot acest proces de prelucrare și transmitere a datelor pe cale electronică reprezintă un sistem informatic.

Într-un sistem informatic pot intra: calculatoare, sisteme de transmisie a datelor, alte componente hardware, software-ul, datele prelucrate, personalul ce exploatează tehnica de calcul, teoriile ce stau la baza algoritmilor de prelucrare, etc.

Componentele hardware sunt dispozitive fizice care alcătuiesc sistemul de calcul. Se poate vorbi de șase categorii de componente esențiale: unitatea centrală, memoria internă (principală), memoria externă (secundară), dispozitivele de intrare/ieșire, dispozitivele pentru comunicații și magistralele de comunicații interne.

Unitatea centrală de procesare a datelor este cea mai complexă componentă a unui sistem de calcul. Ea prelucrează datele de intrare și controlează celelalte componente ale sistemului. Unitatea centrală execută instrucțiunile elementare precum adunarea, împărțirea, înmulțirea sau compararea și interpretează instrucțiunile de program și generează comenzi pentru celelalte componente ale sistemului de calcul, pentru a îndeplini astfel cerințele de programare.

Memoria internă sau memoria principală are rolul de a stoca temporar datele și instrucțiunile de program. Ea este compusa din circuite logice digitale și poate memora atât porțiunea curentă a programului aflat în execuție, cât si datele sau informațiile necesare în acel moment pentru execuție.

Memoria externă are rolul de a stoca aplicațiile si datele pe o durată nelimitată, fiind permanentă și nevolatilă. Principalele dispozitive care compun memoria externă sunt hard discul, unitatea de dischetă și unitatea de CD.

Dispozitivele de intrare/ieșire sunt utilizate pentru comunicarea om-calculator. Prin intermediul acestora se asigură un transfer bidirecțional de date, informații sau instrucțiuni. Dispozitivele de intrare sunt acele periferice care permit introducerea datelor sau a comenzilor. Principalele dispozitive de intrare sunt tastatura, mouse-ul, track-ball-ul, scanerul și ecranul sensibil. Aceste dispozitive realizează conversia datelor și a instrucțiunilor într-un format electronic acceptat de sistemul de calcul. Dispozitivele de ieșire permit transpunerea informației din calculator pe un suport extern (hârtie, folie, calc, film) sau afișarea elementelor vizuale – grafice, valori numerice, texte, etc. Principalele dispozitive de ieșire sunt monitorul și imprimanta.

Dispozitivele de comunicații realizează conexiunile dintre calculator și rețelele de comunicație. Magistralele de comunicații sunt medii fizice folosite pentru a transmite datele și semnalele între diferite componente ale sistemului de calcul.

O aplicație (software) este un program de calculator care este semnificativ pentru un utilizator final. Ea poate fi un program scris de utilizator pentru a îndeplini o funcție specifica sau un pachet de programe (software) scris de o firmă specializată și vândut apoi mai multor companii. Programul – aplicație este scris de programatori în cod sursă.

Succesiunea generațiilor de limbaje de programare dezvoltate este corelată cu succesiunea în timp a generațiilor de calculatoare. Limbajul mașină a fost prima generație de limbaje de programare. A doua generație de limbaje de programare cuprinde limbajele de asamblare conform cărora fiecare operație în asamblare corespunde unei operații în cod mașină (1950). A treia generație de limbaje de programare (1950 – 1970) a constat în apariția primelor limbaje de nivel înalt conform cărora fiecare instrucțiune în cod sursă generează mai multe instrucțiuni la nivel de cod mașină.

A patra generație de calculatoare a apărut prin anii ’70 și se află în plină desfășurare. Limbajele de programare din a patra generație constau dintr-o varietate de instrumente software care permit utilizatorilor finali să dezvolte aplicații software cu asistență tehnică minimă sau chiar fără a fi asistați. De asemenea, ele pot contribui la creșterea productivității programatorilor profesioniști. Există câteva categorii de limbaje de generația a patra: limbaje de interogare, generatoare de rapoarte, limbaje grafice, generatoare de aplicații, limbaje de programare de nivel foarte înalt, pachete software de aplicații și instrumente software pentru PC-uri.

Sistemele informatice acoperă cele mai diverse domenii. Pe de altă parte, principiile, tehnicile, fenomenele care stau la baza acestor sisteme sunt și ele numeroase. Pentru a avea o imagine globală asupra tipurilor de sisteme informatice existente este necesară o clasificare a acestora.

În funcție de gradul de specializare, putem avea sisteme informatice :

specializate, adică orientate spre rezolvarea unui anumit tip de probleme, dintr-un domeniu restrâns;

de uz general, prin intermediul cărora sunt rezolvate mai multe tipuri de probleme, dintr-o clasă mai largă.

Datorită pretențiilor tot mai ridicate ale utilizatorilor și, ca o consecință, a performanțelor tot mai ridicate impuse sistemelor informatice, se tinde spre o specializare din ce în ce mai accentuată.

Facilitățile de folosire în comun a resurselor de către mai mulți utilizatori reprezintă un alt criteriu de clasificare. Conform acestui criteriu, putem avea sisteme informatice:

locale – datele și programele se află pe un singur sistem de calcul, pe care se execută și prelucrările;

pe rețea, sistemul informatic funcționează într-o rețea de calculatoare, în care datele și programele pot fi distribuite pe mai multe stații de lucru ale rețelei.

Tendința actuală este cea a dezvoltării sistemelor informatice cu facilitați de lucru în rețea, multiutilizator, avantajele fiind evidente: transfer de date între stații foarte rapid, costuri minime, etc.

În funcție de localizarea datelor într-o rețea de calculatoare, putem avea sisteme informatice:

cu date centralizate – datele se află pe un singur sistem de calcul;

cu date distribuite – datele se află distribuite pe mai multe calculatoare în rețea;

În funcție de locul în care sunt efectuate prelucrările într-o rețea de calculatoare, putem avea sisteme informatice:

cu prelucrări centralizate – prelucrările au loc pe un singur calculator, indiferent dacă datele se află pe acel sistem de calcul sau se află distribuite pe mai multe calculatoare;

cu prelucrări distribuite – mai multe calculatoare dintr-o rețea își împart sarcinile de prelucrare, în vederea creșterii vitezei operațiilor respective, a micșorării traficului pe liniile de legătură dintre calculatoare etc.

După domeniul în care funcționează, sistemele informatice pot fi:

de baze de date – specializate în gestiunea unor cantități mari de date (organizate în “baze de date”);

pentru prelucrări grafice – specializate în prelucrarea de imagini (captare, stocare, prelucrare, generare etc.);

pentru calcule științifice – specializate pe diferite domenii științifice, cum ar fi inginerie, fizică, calcule matematice complexe, chimie etc.;

pentru conducerea proceselor tehnologice – concepute pentru conducerea “inteligentă” a unor mașini, unelte, scule implicate într-un proces tehnologic;

După nivelul ocupat în ierarhia programelor pentru sisteme de calcul, putem avea sisteme informatice:

la nivelul sistemelor de operare – însăși sistemele de operare reprezintă sisteme informatice complexe, fără de care calculatoarele nu ar putea funcționa;

utilitare – care se află deasupra sistemului de operare, folosindu-se de acesta pentru realizarea sarcinilor de prelucrare. Aceste sisteme automatizează anumite operații complexe, care nu au fost prevăzute (sau implementate nesatisfăcător) în sistemul de operare;

de aplicație – restul programelor realizate de utilizatori pentru un anumit sistem de calcul, pentru un anumit sistem de operare.

După nivelul ierarhic ocupat de sistemele informatice (economice) în structura organizatorică a societății, putem avea:

sisteme informatice pentru conducerea activităților la nivelul unităților economice;

sisteme informatice la nivelul organizațiilor cu structură de grup;

sisteme informatice teritoriale;

sisteme informatice la nivel de ramură și subramură și la nivelul economiei naționale;

sisteme informatice de uz general.

După activitatea automatizată în cadrul unei unități economice, sistemele informatice pot fi:

pentru conducerea producției;

pentru activitatea comercială (aprovizionare și desfacere);

pentru evidența contabilă;

pentru evidența materialelor și mărfurilor;

pentru evidența personalului și salarizare;

pentru evidența mijloacelor fixe ale unității etc.

Aceste sisteme au o aplicare imediată în cadrul rezolvării unor probleme de natură economică. Deci, una dintre ramurile cele mai informatizate este economia.

Încă din cele mai vechi timpuri, omul, chiar fără să știe, era preocupat de acest domeniu – economia. Omul avea nevoie, pentru a trăi, de o serie de elemente indispensabile, cum ar fi apa, hrana, arme pentru a se apăra de animale; odată cu evoluția lui, au crescut și necesitățile, pe lângă cele vechi au apărut și altele: haine, mijloace de transport, unelte, etc. Astfel, apare conceptul de interes economic.

Pentru a satisface anumite nevoi, este necesar să se consume anumite bunuri, anumite resurse. Totalitatea elementelor utilizate la producerea de noi bunuri necesare poartă numele de resurse economice. Aceste resurse sunt limitate, deci trebuie gestionate corespunzător, în vederea satisfacerii prioritare a nevoilor cele mai stringente.

Astfel apare problema economică generală care reprezintă munca depusă de om în vederea alegerii și folosirii resurselor pentru a-și satisface cât mai bine nevoile.

Activitatea desfășurată de om pentru găsirea și prelucrarea resurselor economice se numește activitate economică.

Această lege se regăsește și în zilele noastre, în sensul că omul, muncește pentru a-și procura cele necesare traiului. Cu cât câștigă mai mult, cu atât cresc și nevoile acestuia.

În cazul întreprinderilor, acestea desfășoară o activitate de producție, veniturile obținute din valorificarea resurselor permițând acestora continuarea activității și chiar a dezvoltării. Aici, nevoile sunt cele de a rămâne în competiție pe piață, iar resursele sunt constituite din materia primă folosită, forța de muncă, mijloacele de producție, etc. Criteriul satisfacerii nevoilor în cazul unei întreprinderi se transformă în țelul urmărit de aceasta – obținerea de profit maxim.

Pentru realizarea acestei dorințe, unitățile economice trebuie să-și perfecționeze continuu activitatea. Utilizarea tehnicii de calcul, mărește considerabil eficiența economică. Unul dintre mijloacele prin care activitatea economică este automatizată este dat de sistemele informatice de gestiune economică (domeniul activităților ce fac obiectul sistemului informatic este cel economic).

În cadrul unităților economice sunt o multitudine de activități ce pot fi supuse informatizării. Acestea pot fi împărțite în grupe, în funcție de compartimentele în care se desfășoară.

Putem considera o structură organizatorică standard a unităților economice, structură în care se încadrează majoritatea unităților.

Fig.2.6. Structură organizatorică standard a unităților economice

În cadrul compartimentelor puse în evidență în organigrama de mai sus pot fi informatizate o serie de activități specifice. De exemplu, în cadrul compartimentului producție se poate informatiza activitatea de stabilire a structurii producției (ce se produce) și de dimensionare a sa (cât se produce), programarea și urmărirea producției (stabilirea planului pe perioade de timp și urmărirea îndeplinirii sale) etc. În cadrul compartimentului financiar-contabil, activitatea ar putea fi informatizată aproape în totalitate, la fel ca și activitatea din cadrul compartimentului personal-salarizare. Fiecare dintre compartimentele unei unități economice poate fi informatizat într-o măsură mai mare sau mai mică, ideal însă ar fi ca toate acestea să fie înglobate într-un sistem informatic global de gestiune economică la nivelul întregii întreprinderi.

2.2.3. Sistemul informațional actual al S.C. JADER S.R.L

și direcții de îmbunătățire a acestuia

Fie că este considerată la reala sa importanță, fie că nu, problema există: orice firmă, pentru a funcționa eficient și competitiv, trebuie să-și organizeze un sistem informațional adecvat.

Schițând o structură a universului informațional, din perspectiva societății comerciale JADER S.R.L. în calitate de absorbant de informație, primul nivel îl reprezintă informația internă. În cadrul informațiilor interne informația contabilă deține rolul esențial. Statutul respectiv este argumentat prin faptul că, în majoritate, informațiile vehiculate în economia firmei sunt de natură contabilă și, fiind exprimate în etalon bănesc, oferă posibilitatea unei măsurări exacte a fenomenelor și proceselor economice. Informațiile pe care societatea le produce în mod obligatoriu (situații financiar-contabile, cu caracter de document oficial) sunt folosite de managementul întreprinderii, pentru a exploata situațiile favorabile și pentru a le putea evita pe cele defavorabile. Principalele informații interne, în special cele financiare, se obțin din documente de sinteză: bilanț, cont de profit și pierdere, anexe. Numeroase rapoarte ce evidențiază aprovizionările, vânzările, stocurile de marfă, costurile, încasările și plățile sunt, deasemenea, generatoare de informație internă. Toate aceste informații formează mediul informațional intern al firmei JADER.

Informațiile externe reprezintă, însă, sursa cea mai importantă, deoarece firma aparține mediului economic din care absoarbe informații. Mediul informațional extern al firmei JADER este compus dintr-o multitudine de emitenți de informație, dintre care cei mai importanți sunt: clienții, furnizorii, concurenții, autoritățile administrației publice centrale și locale.

Blocul informațional CLIENȚI

Clientul, în accepțiune generică, este așezat în centrul procesului decizional. Firmele eficiente își concentrează energiile și atenția spre exterior, spre nevoile și satisfacerea clienților, și nu în mod unilateral spre interior, spre produse. Întrucât clienții cumpăra utilități, respectiv soluții pentru problemele pe care le au, mijlocite de produse și servicii, cercetarea cererii prin intermediul “nevoilor” devine obligatorie.

Nucleul blocului informațional CLIENȚI îl reprezintă "Profilul clienților". În acest nucleu, de regulă se urmărește obținerea unor informații valide despre:

compoziția (structura) socio-economică-demografică-culturală a clienților;

beneficiile pe care le urmăresc clienții;

obișnuințele de cumpărare (achiziționare) ale clienților.

Profilul clienților unei firme se poate recompune aflând răspunsul la un număr relativ precis de informații cu caracter generic, pe care orice companie, indiferent de mărime trebuie să și le procure. Întrebările pentru schița "portretului robot" al clientului ar fi următoarele:

Cine cumpără produsele firmei?

Cine influențează o achiziție?

La ce nivel se ia decizia de cumpărare?

Care sunt criteriile de cumpărare (calitate, preț, performanțe, livrare, asistența, etc.)

De ce clientul are nevoie în primul rând de aceste produse?

Când devine clientul conștient de o anumită nevoie?

Ce funcție îndeplinește produsul?

De ce nu ar fi alte tipuri de produse mai bune?

Ce servicii așteaptă clientul?

De ce clientul preferă o marcă în locul alteia?

Ce avantaje obțin clienții de pe urma produsului?

Ce canal de vânzare preferă clientul?

Cât durează procesul de cumpărare?

Cât de mare este dorința clientului de a cheltui?

De unde obține clientul informații despre produsul dumneavoastră?

Cu ce frecvență achiziționează clientul produse noi?

S.C. Jader S.R.L. își asigură un plus de șansă prin cunoașterea clienților (atât a firmelor care achiziționează produsele pentru a le revinde cât și a clienților finali, a consumatorilor produselor), prin anticiparea problemelor acestora, prin găsirea unor soluții pentru a-i sprijini, menținându-și astfel "baza de clienți", cererea solvabilă, piața.

Blocul informațional FURNIZORI

Situația lor poate influența capacitatea întreprinderii de a-și onora obligațiile. Evaluarea gradului de disponibilitate a acestora reprezintă un barometru informațional constant – ritmicitatea livrărilor, calitatea, gradul de sindicalizare, situația financiara etc. Un element informațional important îl reprezintă estimarea evoluției prețurilor la principalele variabile de intrare.

Blocul informațional CONCURENȚĂ

Orice firmă, pentru a avea succes de piață, a avea clienți, a avea profit trebuie să-și compare în mod constant produsele, prețurile, canalele de distribuție și acțiunile de promovare cu cele ale concurenței. Numai în acest fel ea poate localiza avantajele și dezavantajele în confruntarea pe piață, își poate construi o strategie competitivă adecvată.

Din punct de vedere informațional, pot fi individualizate următoarele axe strategice ale cercetării concurenței:

Identificarea concurenților firmei. Se operează o distincție în identificarea concurenților: din punct de vedere al industriei sau din punct de vedere al pieței.

Identificarea strategiilor concurenților. Cei mai importanți concurenți ai unei firme urmăresc cucerirea acelorași piețe-țintă, prin utilizarea aceleiași strategii.

Determinarea obiectivelor concurențiale. Obiectivele concurenților pot fi diferite sau definite printr-un mix (combinație) de obiective: maximizarea profiturilor poate fi, de pildă, subordonată obiectivului creșterii, în timp, a cotei de piață. Cunoașterea mix-ului de obiective al unui concurent permite a ști dacă acesta este mulțumit de rezultatele sale și cum ar putea reacționa la diverse presiuni de natură concurențială.

Identificarea punctelor tari și a punctelor slabe ale unui concurent. Datele de bază pentru realizarea unei asemenea diagnoze sunt considerate: vânzările, cota de piață deținută, marja de profit, eficiența investițiilor, fluxul de numerar, noile investiții, utilizarea capacităților de care dispune. Aceste informații ajută firma să se decidă pe cine urmează să atace pe piață, sau de cine trebuie să se protejeze în mod special.

Aprecierea reacției concurenților. Profiluri de concurenți în funcție de reacții posibile sunt considerate, la modul general, următoarele: concurent pasiv (relaxat); concurent selectiv; concurent – tigru; concurent imprevizibil.

Alegerea concurenților de atacat și de evitat. O strategie de firmă trebuie să-și fundamenteze opțiunile în funcție de perechile dihotomice: concurenți slabi – concurenți puternici; concurenți "răi" – concurenți "buni"; concurenți direcți – concurenți indirecți.

Cunoașterea concurenței, în multitudinea laturilor sale, presupune proiectarea și realizarea unui sistem informațional competitiv. Informațiile trebuie culese, interpretate, transmise în sistem și utilizate. Se apreciază că, deși costul unei asemenea operațiuni este ridicat, prețul neefectuării sale este și mai mare.

Blocul informațional COMPETENȚE INSTITUȚIONALE

Printre cei mai importanți emitenți informaționali instituționalizați sunt autoritățile administrației publice – centrale și locale – precum și instituția de legiferare a țării – Parlamentul. Prin documente diverse, aceste instituții transmit agenților economici informații cu caracter obligatoriu. În cazul Guvernului – ordonanțe, ordonanțe de urgență, hotărâri; în cazul Parlamentului – legi.

Acestei structuri principale îi corespunde un nivel secund de competențe instituționale. Ministerele sau, mai nou, agențiile specializate, sunt împuternicite să elaboreze reglementări în domeniul de competență sau norme, metodologii etc. de aplicare a unor reglementări cu caracter mai general, emise de Guvern și Parlament. Impactul lor concret este, adesea, mai substanțial decât cel al reglementărilor generale, datorită caracterului practic, procedural și, în mod egal, capitolului de sancțiuni pe care îl conțin.

În funcție de mediul informațional (intern și extern), sistemul informațional al firmei JADER poate fi reprezentat în figura 2.7.

Fig.2.7. Sistemul informațional al firmei JADER S.R.L.

Sistemul informațional al societății este structurat în două medii informaționale: mediul informațional extern – format din patru blocuri informaționale principale: clienți, furnizori, concurență și competențe instituționale – și mediul informațional intern – structurat în patru activități principale: financiar-contabil, aprovizionare, depozitare-livrări și vânzări-marketing. Toate aceste activități și blocuri informaționale generează principalele informații și fluxuri informaționale care sunt modelate și structurate în baze de date și împreună cu tehnica de calcul și personalul ce o exploatează oferă infrastructura necesară funcționării și dezvoltării sistemului informatic.

Mijloacele automatizate de tratare a informațiilor de care dispune în prezent SC JADER SRL sunt prezentate în tabelele următoare:

Cele trei sisteme de calcul PENTIUM III, în rețea, se află în dotarea departamentului financiar – contabil care transmite informații organizate sub formă de rapoarte celorlaltor departamente. Se urmărește ca, în viitor, să fie achiziționate și alte sisteme de calcul pentru dotarea celorlaltor departamente precum și achiziționarea unor sisteme de calcul portabile ce vor fi folosite de către agenții de vânzări. De asemenea se dorește ca în viitor să se realizeze o conexiune permanentă la INTERNET, fapt ce va ajuta, în primul rând la o comunicare mai amplă cu mediul extern al societății. Comenzile vor putea fi transmise de către agenți în timp real, principalul avantaj fiind creșterea randamentului activității prin monitorizarea permanentă a agenților de vânzări dar și eliminarea orelor suplimentare și de noapte ale gestionarilor (se are în vedere faptul că, în momentul de față, agenții de vânzări aduc comenzile seara, iar șoferii trebuie să încarce marfa dimineața, fapt ce implică ore suplimentare de noapte pentru gestionari).

În cadrul firmei Jader S.R.L., în momentul actual nu există distinct serviciul Tehnologia Informației (IT). Atribuțiile serviciului IT sunt preluate, în prezent, de angajații departamentului financiar-contabil, în măsura în care aceștia au pregătirea necesară îndeplinirii sarcinilor specifice. Atunci când apar probleme ce nu pot fi rezolvate de către aceștia, se apelează la intervenția unor persoane specializate, din afara firmei. Deoarece numărul de calculatoare din dotarea firmei este mic și nu a apărut foarte des necesitatea intervenției unui specialist, până în momentul de față nu s-a simțit lipsa serviciului IT. Având în vedere faptul că, în viitorul apropiat, se urmărește achiziționarea mai multor sisteme de calcul cât și implementarea unui alt program informatic de gestiune va fi necesară angajarea unui specialist IT. Principalele atribuții ale acestuia vor fi:

asigurarea preluărilor de date (importuri, exporturi de date dintr-un format în altul);

asigurarea administrării bazelor de date pe serverele firmei;

asigurarea primului nivel de intervenție și asistare a echipamentelor de calcul;

asigurarea tehnoredactării la nivel superior, pentru scopuri de reprezentare;

actualizarea în permanență a aplicațiilor folosite în conformitate cu modificările legislative;

instruirea angajaților în privința utilizării echipamentelor de calcul precum și a aplicațiilor folosite.

Programul informatic de contabilitate și gestiune care se folosește este NEOMANAGER. Acest program este achiziționat de la firma TRANSART, este implementat utilizând MS-Access și este alcătuit din patru module: administrare, gestiune, contabilitate și salarizare.

Modulul de Administrare permite gestionarea firmelor (deschidere, reconfigurare, ștergere), a utilizatorilor (parole, drepturi de acces), precum și întreținerea datelor (salvare/restaurare, reparare, testare consistență). De asemenea în cadrul modulului se realizează legătura între modulul de Gestiune și cel de Contabilitate prin generarea automată a notelor contabile, iar prin operațiile de închidere de lună se face trecerea la luna următoare.

Sistemul programabil de back-up automat al datelor oferă o siguranță deosebită aplicației.

Modulul de Salarii din cadrul aplicației permite prelucrarea datelor legate de drepturile salariale aferente fiecărui angajat. Fiabilitatea programului constă într-o rapiditate deosebită la procesarea datelor, complexitatea rapoartelor oferite (Realizări Salarii, Dispoziții de Plata, Contare Sume Salarii, Centralizator Sume, toate tipurile de obligații, etc.) iar gradul ridicat de parametrizare precum și comunicarea perfectă cu celelalte module, oferă o privire cât mai amplă asupra situației financiare a firmei.

Modulul de Contabilitate permite atât importul de note contabile din celelalte module cât și introducerea de note contabile diverse. În cadrul modulului de Contabilitate există posibilitatea de a lucra pe două luni concomitent, respectiv se pot introduce și prelucra notele contabile pe luna următoare înaintea închiderii lunii curente. Acest modul permite automatizarea unor operații ca închiderea conturilor de venituri și cheltuieli și a conturilor de TVA, întocmirea declarațiilor privind obligațiile de plată la buget, bilanțului și anexelor la bilanț, realizarea automată a documentelor de control și de sinteză, ca de exemplu balanța lunară, registrul jurnal, cartea mare, fișa contului. Un alt avantaj al acestui modul este acela că, dacă utilizatorul posedă o altă aplicație care are reflectare și în contabilitate prin generări de note contabile, acestea vor putea fi grupate într-un fișier din care programul NeoManager va putea prelua aceste informații.

Modulele de Gestiunea stocurilor, Facturare și Plăți realizează activitatea de gestiune în timp real a stocurilor, urmărirea plăților și a încasărilor și permite obținerea, în orice moment, de situații exacte atât cantitativ cât și valoric. Aceste module sunt într-o strânsă interdependență și permit, după caz, generarea automată sau înregistrarea următoarelor documente: Documente pentru preluarea stocurilor la inventar, Note de intrare recepție și Note de intrare recepție pentru Import, Fișe de magazie și Fișe de magazie centralizatoare, Facturi, Avize de însoțire a mărfii, Chitanțe simple, Bon de casa, Ordine de plată, Dispoziții de plată, Extrase de cont. Acest modul prezintă însă și unele dezavantaje. În primul rând nu există în cadrul aplicației nici o posibilitate de înregistrare a comenzilor, lucru absolut necesar în momentul transmiterii acestora în timp real. Un alt dezavantaj îl constituie faptul că nu oferă posibilitatea realizării automate a multor rapoarte deosebit de importante ce oferă informații menite să contribuie la stabilirea și realizarea obiectivelor societății. Aceste rapoarte sunt obținute, în momentul de față, prin exportul de date în Excel sau Access și prelucrarea acestora. Din acest motiv, un alt obiectiv al firmei este realizarea și implementarea unui nou sistem informatic care să corespundă cerințelor actuale.

3. PROIECTAREA SISTEMULULUI INFORMATIC

3.1. Proiectarea schemei de ansamblu

Pentru realizarea unui sistem informatic sunt implicate multe persoane, materiale, timp, etc., ceea ce implică în final costuri ridicate. Din această cauză, modul de abordare a problemei proiectării este foarte important. În decursul timpului s-au cristalizat câteva metodologii standard de proiectare. Una dintre principalele etape de parcurs pentru realizarea unui sistem informatic este proiectarea schemei de ansamblu.

Principalele activități în proiectarea de ansamblu sunt:

definirea obiectivelor;

structura sistemelor informatice;

definirea intrărilor;

definirea ieșirilor;

definirea colecțiilor de date;

alegerea modelului matematic și a programelor aferente;

alegerea soluțiilor tehnice de realizare;

listarea necesarului de resurse.

3.1.1. Obiectivele sistemului informatic

În general, obiectivele unui sistem informatic reprezintă scopuri imediate și de perspectivă ale perfecționării activității economice și de conducere, în vederea ridicării nivelului de informare operativă și previzională a structurilor organizatorice, a perfecționării metodelor și proceselor tehnico-informaționale și de conducere pentru asigurarea maximizării eficienței unității economice.

Obiectivele sistemului informatic presupun abordarea și rezolvarea informatică a unor probleme cu caracter sintetic și analitic, într-o manieră sistemică, pentru asigurarea scopurilor propuse. Aceste obiective sunt diferențiate, având caracteristici generale și specifice, subordonate cadrului legislativ-normativ, dotării cu tehnică de calcul și cerințelor dezvoltării imediate și de perspectivă a societății comerciale JADER S.R.L.

În acest context, pentru elaborarea unui sistem informatic privind activitatea de bază în cadrul societății comerciale JADER S.R.L. putem delimita următoarele categorii de obiective:

a) Obiective generale, obiective ce vizează probleme cu caracter global ale conducerii unității și compartimentele funcționale, în scopul realizării atributelor conducerii și ale funcțiunilor unității.

Aceste obiective sunt fundamental dependente de specificul activității de distribuție și în acest context ne propunem să atingem următoarele obiective în realizarea sistemului informatic:

realizarea activității de gestiune a stocurilor și urmărire a plăților și încasărilor;

înregistrarea cronologică și sistemică a tuturor operațiunilor efectuate;

obținerea, în orice moment, de situații absolut necesare pentru desfășurarea în condiții optime a activității de distribuție;

acuratețe în realizarea situațiilor.

Toate aceste obiective trebuie să asigure utilizarea eficientă și extensivă a sistemelor electronice de calcul vizând, în special, creșterea vitezei de circulație a informațiilor și reducerea ciclului informațional și a timpului de răspuns ca urmare a realizării acestui sistem informatic.

b) Obiective specifice, care au în vedere realizarea tuturor prelucrărilor într-un cadru unitar, care să conducă la creșterea gradului de prelucrare a informațiilor din baza de date prin multiplele posibilități de sintetizare și corelare a datelor, prelucrarea integrată a unor operațiuni, în strânsă legătură cu exploatarea concomitentă a tuturor aplicațiilor informatice componente ale acestui sistem. De asemenea, aceste obiective presupun existența unei baze de date la care să poată avea acces persoanele implicate în exploatarea acesteia.

Realizarea completă a obiectivelor acestui sistem informatic presupune existența și funcționarea cel puțin a unui calculator personal, PC-AT de preferință și a unei imprimante proprii, prin intermediul căruia să se poată declanșa toate tranzacțiile externe asupra bazei de date, privită ca un fond centralizat de date.

3.1.2. Structura sistemelor informatice

Structura sistemelor de informatice este o etapă necesară, datorită:

numărului mare de elemente și legături ce compun de regulă un sistem informatic;

implementarea simultană a tuturor componentelor sistemelor informatice într-o unitate economică apare ca o activitate deosebit de dificilă în cazul în care nu are loc structurarea sistemului;

prioritatea unor obiective;

cantitatea limitată de resurse umane și materiale fac imposibilă proiectarea în bloc a sistemului informatic.

Cerințe ale structurării sistemelor informatice în etape de proiectare de ansamblu:

pe fiecare nivel al structurării trebuie asigurată unicitatea criteriului de descompunere a sistemului;

structurarea realizată trebuie să permită constituirea ulterioară a întregului sistem prin agregarea modulelor separate;

structura creată nu trebuie să conțină întretăieturi.

3.1.3. Definirea intrărilor sistemului informatic

Prin "intrările" unui sistem informatic vom înțelege totalitatea datelor primare necesare obținerii informațiilor de ieșire ale sistemului, în urma prelucrării.

Datele primare reflectă starea și dinamica fenomenelor și proceselor economice din unitatea economică și sunt necesare creării și populării bazei de date și obținerii rezultatelor/rapoartelor finale de control fiscal.

Definirea intrărilor trebuie să includă toate elementele necesare realizării tehnice ulterioare a documentelor de intrare și să ofere soluții pentru prelucrarea datelor în sistemul informatic.

Adaptarea sistemului informatic în funcție de documentele primare de intrare este o fază importantă în cadrul activității de proiectare deoarece în documente se consemnează starea și dinamica fenomenelor și proceselor economice desfășurate în unitatea economică și reflectate prin intermediul sistemului informatic. Datele consemnate în documentele de intrare sunt introduse în sistemul informatic prin intermediul tranzacțiilor externe efectuate asupra colecțiilor de date organizate în fișiere.

Concordanța cu structura generală de funcționare a unui sistem informatic, documentele în care sunt consemnate operațiile economice din societatea comercială, reprezintă documentele de intrare în raport cu structura sistemului informatic.

Tipuri de documente de intrare

Documentele de intrare în care se consemnează starea și dinamica fenomenelor și proceselor economice pot fi structurate în funcție de:

a) sfera de utilizare;

b) frecvența de utilizare;

c) regimul de gestionare;

d) tipul tranzacțiilor externe;

e) formatul de prezentare, cum se poate observa și din figura 3.1.

Fig.3.1. Tipologia documentelor de intrare

a) Sfera de utilizare a documentelor de intrare permite gruparea acestora în două categorii:

1. Documente de intrare COMUNE, utilizate pentru înregistrarea datelor privind procesele tehnico-economice din activitățile desfășurate în toate tipurile de unități economice, indiferent de domeniul de activitate (exemplu: nota de contabilitate, factura fiscală, stat salarii);

2. Documente de intrare SPECIFICE, folosite pentru înregistrarea datelor ce caracterizează anumite procese tehnico-economice desfășurate în cadrul unor ramuri sau subramuri;

b) Frecvența de utilizare și ponderea informațiilor fixe conținute în documentele de intrare permit gruparea acestora în două categorii:

1. Documente de intrare TIPĂRITE, caracterizate printr-o utilizare generală la nivelul tuturor unităților economice, ceea ce justifică din punct de vedere economic multiplicarea lor cu regim special (exemplu: factura, NIR, aviz de expediție);

2. Documente de intrare NETIPĂRITE, caracterizate printr-o utilizare specială numai la nivelul unor anumite unității economice.

c) Regimul de gestionare a documentelor de intrare impune gruparea acestora în două categorii:

1. Documente de intrare cu REGIM UZUAL, sunt caracterizate printr-o folosire și o evidență similară cu cele tipărite în vederea utilizării generale, fără restricții exprese din punct de vedere legal;

2. Documente de intrare cu REGIM SPECIAL, a căror gestionare, folosire și evidență sunt impuse de reglementările în vigoare, cu precizarea că în conținutul lor este tipărită mențiunea "Regim special".

d) Tipul tranzacțiilor externe asigură gruparea documentelor de intrare în două categorii:

1. Documente care redau starea inițială a fenomenelor și proceselor economice, prin care se asigură cuantificarea elementelor patrimoniale ale unității economice în momentul lansării în execuție a sistemului informatic;

2. Documente care reflectă dinamica fenomenelor și proceselor economice ce modifică elementele patrimoniale într-o anumită perioadă de gestiune.

Documentele de intrare din prima categorie permit constituirea inițială a colecțiilor de date în momentul lansării în funcțiune a sistemului informatic. Aceste documente surprind starea inițială a fenomenelor și proceselor economice prin intermediul valorii reale a atributelor cu caracter convențional-constant, înregistrate prin intermediul nomenclatoarelor.

Documentele din a doua categorie permit constituirea colecțiilor de date curente (operative), în care se vor reflecta actualizările de atribute cu caracter convențional constant (actualizarea nomenclatoarelor), cât și dinamica fenomenelor și proceselor economice desfășurate în unitatea economică între două momente aferente versiunilor succesive ale colecțiilor de date.

e) Formatul de prezentare al documentelor permite gruparea documentelor de intrare în trei categorii:

1. Documente de intrare individuale asigură redarea denumirii și valorii atributelor prin amplasarea acestora pe întreaga suprafață în funcție de succesiunea logică a operației economice rezultate (factura);

2. Documente de intrare comune reflectă denumirile și valorile atributelor prin ordonarea acestora sub formă de tabel în cadrul căruia succesiunea atributelor este determinată de relațiile de apartenență și incluziune dintre mulțimile specifice ale atributelor;

3. Documente de intrare mixte, permit ordonarea numărului și valorii atributelor atât în format individual cât și în format comun, pentru a furniza într-o formă eficientă, dispunerea atributelor în structura documentelor de intrare.

Documentele de intrare prezentate constituie sursa principală a tranzacțiilor externe utilizate într-un sistem informatic pentru gestiunea colecțiilor de date, cât și sursa secundară pentru generarea tranzacțiilor interne în cadrul nucleului sistemului informatic.

Definirea intrărilor trebuie să includă toate elementele necesare realizării ulterioare a documentelor de ieșire și să ofere soluții pentru prelucrarea datelor în sistemul informatic.

Intrările unui sistem sunt condiționate de ieșirile acestuia atât pe plan logic cât și pe plan fizic.

Intrările sistemului informatic privind activitatea de distribuție fiscală sunt culese din documentele primare (facturi, note de intrare – recepție, documente plăți, documente încasări), așa cum se poate vedea în figura 3.2, și introduse în ferestrele de culegere a datelor.

Fig. 3.2. Intrările sistemului informatic

3.1.4. Definirea ieșirilor sistemului informatic

Realizarea practică a obiectivelor sistemului informatic se caracterizează prin satisfacerea cerințelor informaționale ale structurilor organizatorice și ale conducerii din unitatea beneficiară, utilitatea și viabilitatea unui sistem informatic fiind determinată de conținutul și operativitatea cu care se transmit situațiile de ieșire la factorii de decizie implicați.

Putem privi ieșirile sistemului informatic din trei puncte de vedere: structural, funcțional și tipologic.

Din punct de vedere structural, ieșirile sistemului informatic reprezintă a treia componentă din triada ce caracterizează structura generală a oricărui tip de sistem INTRĂRI – PRELUCRĂRI – IEȘIRI.

Din punct de vedere funcțional, ieșirile unui sistem informatic concretizează obiectivele generale și specifice ale sistemului proiectat.

Din punct de vedere tipologic, ieșirile sistemului informatic pot fi redate sub formă de:

a) rapoarte sintetice privind stocurile, vânzările și urmărirea plăților și încasărilor;

b) liste/situații de ieșire analitice privind analiza stocurilor, vânzărilor, plăților și încasărilor;

c) ieșiri către alte sisteme informatice transmise prin intermediul suporturilor externe (magnetice/optice) sau prin intermediul rețelei locale de calculatoare.

Proiectarea ieșirilor este un domeniu în care utilizatorul trebuie să joace un rol important, cu toate că el are nevoie de asistența profesională a analistului de sistem care să descrie caracteristicile operaționale ale diferitelor moduri de producere a ieșirilor și să-l asigure că cerințele lui sunt realizabile.

Lucrând împreună, analistul și utilizatorul trebuie să definească următoarele aspecte:

– tipul ieșirilor (pe ecran, listate pe hârtie, pe suport magnetic/optic);

– conținutul;

– formatul (machetele tabelelor);

– așezarea în pagină;

– frecvența;

– timpul de răspuns cerut.

Proiectarea situațiilor finale are ca rezultat întocmirea specificațiilor de ieșire, care trebuie să conțină, pentru fiecare situație, macheta acesteia precum și detalii și indicații tehnice de realizare.

Pe baza cerințelor informaționale reieșite din studiul și analiza sistemului existent se vor realiza machetele de ieșire care vor cuprinde titlul, date de identificare, capul de tabel, date elementare și totalurile.

Alegerea tipului de suport fizic de ieșire se face în funcție de timpul de răspuns solicitat, amplasarea utilizatorului față de calculator și dorința de a păstra informațiile obținute.

În vederea definitivării situațiilor finale s-a ținut seama de o serie de considerente practice:

– respectarea unor cerințe ale factorilor de conducere privind macheta situației finale, obligând la o anumită structurare a informațiilor prezentate;

– restricții tehnice datorate performanțelor tehnice ale echipamentelor precum numărul de caractere pe rând acceptate de monitor sau imprimantă, numărul de rânduri vizibile pe un monitor;

– elemente de eficiență privind reducerea timpului calculator asumat pentru editarea diferitelor situații de ieșire, a economiei consumabilelor;

– utilizarea monitoarelor ca suport de ieșire, situațiile putând fi obținute în timp scurt, în regim conversațional, utilizându-se ecrane de tip informativ, de asistare și cu informații propriu-zise.

Ieșirile sistemului informatic privind activitatea de distribuție sunt prezentate in figura 3.3.

Fig. 3.3. Ieșirile sistemului informatic

3.1.5. Definirea colecțiilor de date

Principalele criterii pe baza cărora se pot grupa datele sunt legate de sfera de cunoaștere, de domeniul de activitate, de stabilitatea conținutului datelor și de rolul datelor în procesul prelucrării.

După sfera de cunoaștere:

date primare;

indicatori tehnico-economici cu caracter operațional;

indicatori tehnico-economici cu centralizare media;

indicatori sintetici.

După domeniul de activitate

colecția furnizori;

colecția beneficiari;

colecția contracte;

colecția produse;

colecția repere;

colecția lucrări;

colecția personal;

colecția plăți;

colecția încasări.

După stabilirea datelor

colecții de date convențional-constante;

colecții de date variabile.

Clasificarea colecțiilor de date convențional-constante: colecțiile de date cu caracter normativ dețin 50-60% din volumul total de informații care circulă în procesul informațional al unei unități economice.

Principalele colecții de date cu caracter normativ:

normativele de fabricație;

normativele tehnologice;

normativele de muncă;

normativele materiale.

După prelucrarea datelor

colecții de date de bază;

colecții de date pentru tranzacții;

colecții de date intermediare sau de lucru;

colecții de date statistice;

colecții de date istorice.

Colecțiile de date ale sistemului informatic privind activitatea de distribuție sunt prezentate in figura 3.4.

Fig. 3.4. Colecțiile de date ale sistemului informatic

3.1.6. Alegerea modelelor economico-matematice

Modelele matematice folosite în perfecționarea activității economice sunt următoarele:

modele de programare liniară – problemele economice ce se pot rezolva cu acest tip de modele privesc optimizarea planului de producție, repartizarea sarcinilor de producție și folosirea optimă a resurselor;

modele de programare – problemele economice ce se pot rezolva cu acest tip de modele sunt determinarea minimului global/local pentru o funcție reală.

metodele de programare dinamică – problemele economice ce se pot rezolva cu aceste modele sunt realizarea analizei secvențiale a proceselor de luare a deciziilor, rezolvarea problemelor de înlocuire a utilajelor.

modele de teoria grafurilor – problemele economice ce pot fi astfel rezolvate sunt cele legate de determinarea drumurilor cu valoare optimă, determinarea fluxului maxim;

modele de gestiune a stocurilor – problemele economice ce se pot rezolva cu aceste modele privesc optimizarea activităților de aprovizionare, de producție și de desfacere;

modele de simulare – problemele economice ce se pot rezolva cu aceste modele sunt simularea evoluției fenomenelor și proceselor economice în funcție de caracterul lor;

modele de teoria deciziilor – problemele economice rezolvate în acest mod sunt legate de fundamentarea deciziilor multidimensionare, fundamentarea deciziilor în condiții de risc și incertitudine.

modele de așteptare – problemele economice ce se pot rezolva cu aceste modele privesc minimizarea timpului de așteptare concomitent cu minimizarea cheltuielilor ocazionate de așteptare.

Având în vedere ieșirile sistemului informatic realizat, acesta se încadrează în categoria modelelor de gestiune a stocurilor.

3.1.7. Alegerea tehnologiilor de prelucrare

Tehnologiile pot fi clasificate în funcție de:

metodele, tehnicile și echipamentele utilizate;

modul în care se structurează și se organizează datele pentru prelucrare;

procedeele de introducere a datelor în calculator;

metodele și tehnicile de prelucrare și de redare a rezultatelor obținute.

Din punct de vedere al performanțelor tehnico-funcționale respectiv, după timpul de răspuns al sistemelor informatice, tehnologiile se pot diferenția în:

tehnologii cu răspuns întârziat;

tehnologii în timp real.

După modul de structurare și organizare a datelor, tehnologiile de preluare automată a datelor se clasifică în:

tehnologii care utilizează fișierele clasice;

tehnologii care utilizează fișierele clasice și/sau fișiere integrate;

tehnologii care utilizează baze de date.

După locul amplasării calculatorului electronic în raport cu punctele de generare a datelor și cu funcțiile de valorificare a informațiilor obținute din prelucrare:

tehnologii pentru sisteme informatice centralizate;

tehnologii pentru sisteme informatice distribuite.

Sistemul informatic realizat se încadrează în următoarele categorii:

tehnologii în timp real;

tehnologii care utilizează baze de date;

tehnologii pentru sisteme informatice centralizate.

3.1.8. Estimarea necesarului de resurse

Elementele determinante pentru configurația fiecărui echipament de prelucrare sunt:

Memoria internă – estimarea necesarului de memorie internă se face pe baza relației de calcul M=M1+M2 unde:

M=necesarul total de memorie,

M1=necesarul de memorie pentru folosirea sistemului de operare ales,

M2=necesarul de memorie pentru execuția programelor aplicative.

Necesarul de memorie internă pentru programe aplicative este:

M2=max(Ma,Mb,. .,Mn)

Estimarea necesarului de echipamente periferice ale sistemului central de prelucrare se realizează în funcție de echipamentele de intrare-ieșire și de unitățile de memorie externă.

Numărul echipamentelor periferice necesare se stabilește în raport de factorii:

fluxul de intrare-ieșire;

volumul de date ce se cere a fi stocat în memoria externă;

modul de exploatare;

numărul de programe ce se execută în paralel.

Estimarea necesarului de personal de specialitate – personalul de specialitate necesar realizării și exploatării sistemului informatic se determină în raport cu volumul de muncă cerut de complexitatea proiectului și volumul de muncă cerut de întreținerea și exploatarea sistemului informatic.

Estimarea necesarului de produse – program se realizează:

din ansamblul de programe care însoțesc calculatorul electronic;

prin preluarea de elemente tipizate;

prin preluarea altor programe de la alte centre de informatică;

prin elaborarea softului cu eforturi proprii.

3.2. Proiectarea bazei de date

Organizarea datelor în vederea prelucrării pe calculator este o activitate tot așa de importantă ca și realizarea programelor. Cele două componente ale unui sistem informatic: datele și programele, se găsesc într-o strânsă interdependență. Un program, oricât de elaborat și rafinat ar fi, nu va produce rezultatele scontate, dacă va lucra cu o structură de date depășită. Tot așa de bine, o structură de date bine pusă la punct nu va putea suplini carențele unui program care o prelucrează.

Trebuie făcută distincție între date, informații și cunoștințe. Din punct de vedere al prelucrării pe calculator, datele sunt definite de trei elemente: un identificator, atribute și valoare. Exemplu: cantitate (identificator), număr real și pozitiv (atribute), 50.5 (valoare).

La modul cel mai simplu, informația este un mesaj care are caracter de noutate, altfel spus care înlătură o nedeterminare (necunoaștere). Informațiile se obțin în urma prelucrării datelor. Cunoștințele reprezintă informații simple sau agregate, pe care le dobândim de-a lungul timpului, relativ la obiecte, fenomene sau procese din lumea reală. În ultimul timp se vorbește tot mai mult de organizarea acestora în baze de cunoștințe.

Organizarea datelor din punct de vedere informatic are două componente:

organizarea datelor în memoria internă a calculatorului, care cuprinde structurile de tip: listă, coadă, stivă și decoadă;

organizarea datelor pe memoria externă, care cuprinde structurile de tip fișier și bază de date.

Organizarea datelor pe memoria externă a parcurs în timp mai multe stadii: fișiere, fișiere cu legături și a culminat cu bazele de date actuale. Majoritatea sistemelor informatice actuale lucrează cu baze de date.

O bază de date poate fi definită ca un ansamblu de date elementare sau structurate, accesibile unei comunități de utilizatori. Mai concret, o bază de date, este un ansamblu de fișiere intercorelate, care conține nucleul de date necesare unui sistem informatic (aplicație informatică).

Un fișier este un ansamblu de înregistrări fizice, omogene din punct de vedere al conținutului și al prelucrării (figura 3.5). O înregistrare fizică este unitatea de transfer între memoria internă și cea externă a calculatorului. Aceasta este formată din una sau mai multe înregistrări logice. O înregistrare logică este unitatea de prelucrare din punct de vedere al programului utilizat. Aceasta este formată dintr-un ansamblu de câmpuri, care descriu o anumită realitate.

Fișier

Înregistrare

fizică

Înregistrare

logică

Fig. 3.5. Organizarea datelor în fișiere

Tipologia bazelor de date. Extinderea utilizării tehnologiilor informaționale în procesele operaționale și de decizie a dus la tipizarea bazelor de date în funcție de rolul lor.

La nivelul organizațiilor se pot identifica următoarele tipuri de baze de date:

Bazele de date operaționale stochează datele cu privire la principalele sisteme operaționale din organizație. Interdependența datelor din bazele de acest tip conduce la o abordare structurală a bazei de date la nivel organizațional. Acest aspect rezidă din faptul că bazele de date operaționale sunt legate funcțional (corespunzător funcțiilor firmei) sau procesual, în funcție de procesele principale care au loc în organizație. Bazele operaționale sunt agregate pentru a forma o bază de date la nivel organizațional. De exemplu, baza de date de gestiune a producției, baza de date a resurselor umane etc. Bazele de date operaționale constituie nucleul sistemelor informaționale din organizații.

Bazele de date pentru management stochează, de regulă, rezultate ale prelucrării datelor din bazele de date operaționale și/sau din bazele de date externe.

Bazele de date multidimensionale sunt baze de date integrate, nevolatile și istorizate, organizate pentru a ajuta în procesul de management al unei organizații. Ele regrupează și integrează date din surse interne sau surse externe și din perioade diferite. Sursele interne sunt constituite din bazele de date operaționale din diferite domenii de activitate, iar cele externe sunt baze de date online sau baze de date ale altor organizații. Timpul reprezintă o dimensiune de bază în analiza datelor, iar evoluția în timp este esențială. Nevolatilizarea se referă la faptul că datele nu fac obiectul actualizării, adică o interogare efectuată la momente diferite trebuie să conducă la același rezultat.

Bazele de date externe pot conține date comerciale sau date statistice și pot fi accesate online sau „offline”.

După modul de accesare, bazele de date pot fi:

colective, accesate de către mai mulți utilizatori (eventual simultan). Majoritatea bazelor de date din organizații sunt colective;

individuale, accesate exclusiv de către cel care le gestionează.

După modul de localizare, bazele de date pot fi:

locale, stocate de regulă pe serverul unei rețele locale de calculatoare și utilizate de mai multe calculatoare client;

distribuite, stocate parțial sau total în diferite puncte ale unei rețele distribuite de calculatoare ca, de exemplu, în cazul instituțiilor bancare.

După tipul datelor gestionate și specificitatea lor, bazele de date pot fi:

convenționale, ce conțin date alfanumerice clasice;

multimedia, ce conțin date multimedia (imagini, sunete, etc.);

textuale, ce conțin documente.

Privitor la arhitectura bazelor de date, ANSI (American National Standards Institute) și SPARC (Standards Planning and Requirements Committee) au propus trei nivele:

conceptual;

logic;

fizic.

Proiectarea bazei de date se face pe aceste trei nivele ale arhitecturii.

Prima fază de proiectare se realizează pe nivelul conceptual. Proiectarea conceptuală constă în crearea unui model conceptual al bazei de date, independent de detaliile de implementare, de programele de aplicație, sistem de operare, elemente hardware etc.

Proiectarea logică reprezintă a doua fază de proiectare a bazei de date și constă în rafinarea modelului conceptual și transpunerea acestuia într-un model de date logic, cunoscând tipul de SGBD țintă (relațional, ierarhic, în rețea sau orientat-obiect).

Cele două etape sunt esențiale pentru obținerea unui model al bazei de date complet, care să permită definirea tuturor vederilor utilizatorilor și menținerea integrității bazei de date.

A treia etapă de proiectare, proiectarea fizică a bazei de date, constă în descrierea modului de implementare a bazei de date, a structurilor de stocare în capacitatea de stocare secundară și metodele de acces la date.

3.2.1. Nivelul conceptual (modelul conceptual)

Nivelul conceptual este nivelul central care reflectă datele structurate astfel încât acestea să poată fi preluate și prelucrate.

Schema conceptuală stă la baza modelului conceptual care va permite definirea proprietăților elementare ale obiectelor care interesează dintr-o întreprindere (de exemplu: model de pantof, culoare, mărime, etc.), gruparea acestora, în funcție de criterii de omogenitate stabilite, în scopul descrierii obiectelor lumii reale (comanda, articole de încălțăminte, livrare) și a relațiilor dintre ele (cantitatea și prețul fiecărui articol livrat). Sunt definite regulile de care trebuie să se țină seama în manipularea datelor existente.

Așadar, prin modelarea conceptuală a datelor se urmărește construirea unui model al datelor care să asigure transpunerea exactă a realității din domeniul analizat, fără a lua în considerare cerințele specifice unui model de organizare a datelor (cum este modelul relațional), criteriile de calitate privind organizarea datelor, cerințele nefuncționale ale sistemului și criteriile de performanță privind stocarea și accesarea datelor. În acest sens, se construiește diagrama entitate-relație, care evidențiază entitățile de date din sistem, atributele acestora, precum și legăturile dintre entități. Modul în care vor fi implementate legăturile dintre entități, de exemplu, nu interesează în acest moment, atenția fiind îndreptată doar spre identificarea și descrierea lor.

Cerințele informaționale ale sistemului informatic conceput sunt următoarele: pentru terți (clienți sau furnizori) se întocmesc documente și comenzi de mărfuri prin intermediul unor agenți și a unor delegați. Comenzile au un anumit conținut reprezentat printr-o anume cantitate comandată a unor produse care aparțin unor grupe de produse. Documentele pot fi de mai multe feluri (facturi, NIR-uri, documente încasări, documente plăți). Ele pot conține cantitățile unor produse care aparțin grupelor de produse și totodată generează o mișcare a plăților (creează o creanță/datorie, șterge o creanță/datorie). Produsele aparțin unor grupe de produse, au un anumit istoric al achizițiilor necesar descărcării gestiunii și au un anumit preț de vânzare care poate fi fixat în momentul achiziției sau ulterior. Modelul conceptual al datelor este prezentat în figura 3.6.

Fig. 3.6. Modelul conceptual al datelor

3.2.2. Nivelul logic (modelul relațional)

Proiectarea logică presupune organizarea datelor în tabele și coloane, conform regulilor modelului relațional (acesta fiind modelul cel mai popular de organizare a datelor). Proiectarea logică a bazei de date presupune transformarea modelului conceptual al datelor prin aplicarea regulilor și conceptelor specifice modelului relațional și a criteriilor de calitate aplicabile modelului logic al datelor, aspecte ignorate în etapa modelării conceptuale. Scopul urmărit constă în obținerea unui model relațional pur, adică neafectat de cerințele nefuncționale și cele de performanță în accesarea datelor, nici de facilitățile oferite de diferite SGBD-uri existente pe piață. Toate aceste aspecte sunt înglobate în etapa proiectării fizice a bazei de date.

Principalele criterii de calitate utilizate în evaluarea modelului logic al datelor sunt:

Completitudine. Modelul logic trebuie să conțină toate datele necesare prelucrărilor și obținerii ieșirilor din sistem.

Neredundanță. Redundanța datelor generează probleme privind integritatea datelor și solicită procese suplimentare pentru întreținerea datelor (vor trebui actualizate toate copiile existente pentru o dată). De aceea, modelul logic trebuie să fie format dintr-un set de tabele normalizate.

Reutilizabilitate. Schema logică a bazei de date trebuie concepută astfel încât ea să satisfacă nu doar cerințele anticipate ale sistemului ci și cele ale altor potențiali utilizatori sau eventualele cerințe viitoare care apar inevitabil. Dacă datele sunt organizate având în minte doar cerințele actuale, atunci reorganizarea datelor determinată de apariția unor noi cerințe funcționale va fi foarte costisitoare.

Stabilitate și flexibilitate. Aceste criterii vizează ușurința adaptării bazei de date la modificările ulterioare ale cerințelor sistemului. Un model al datelor este considerat stabil dacă eventualele modificări ale cerințelor funcționale nu determină modificarea sa. Schema bazei de date va fi considerată mai stabilă sau mai puțin stabilă în funcție de amploarea modificărilor generate de schimbarea cerințelor. Flexibilitatea unui model al datelor este dată de ușurința extinderii sale pentru înglobarea noilor cerințe cu impact minim asupra structurii existente.

Simplitate și eleganță. Modelul logic al datelor trebuie să ofere o clasificare naturală și elegantă a datelor. De exemplu, este inadecvată existența tabelelor Furnizor și Client atât timp cât unii parteneri de afaceri pot fi atât furnizori, cât și clienți. Aceeași situație poate apărea în cazul facturilor, fiind neelegantă conceperea a două tabele, una pentru facturi emise și alta pentru facturi primite.

Modelul relațional al datelor corespunzător sistemului informatic realizat este prezentat în figura 3.7.

Fig. 3.6. Modelul relațional al datelor

Structurarea datelor în fișiere este o operație de definire a structurilor logice, de descriere a conținutului informațional pe articole. Structurarea logică se prezintă ca un șir de caractere constituit prin concatenarea mai multor elemente informaționale.

Proiectarea structurilor logice constă în stabilirea elementelor informaționale care compun articole ținându-se seama de conținutul real al intrărilor informaționale, de rolul fiecărui fișier în procesul prelucrării. Structura datelor din fișier implică definirea conținutului informațional al articolelor.

Prin precizarea caracteristicilor logice de utilizare analistul stabilește caracteristicile descriptive specifice datelor și modul lor de existență și utilizare.

Caracteristica principală pe baza căreia se stabilește formatul articolelor este factorul de repetitivitate al anumitor elemente informaționale din structură. Indicatorii de activitate ai fișierelor sunt obligatoriu de definit și respectat deoarece nivelul lor este o condiție esențială a realizării următoarelor operații:

stabilirea necesarului de suporturi tehnice de date;

estimarea duratelor de exploatare a fișierelor;

planificarea operațiilor de culegere și control.

Indicatori pentru fișiere – cei mai reprezentativi indicatori folosiți pentru gestiunea datelor a căror nivele maxime trebuie estimate la momentul proiectării logice sunt:

n (numărul de articole estimate în perioadele de vârf din activitate)

ns (numărul de articole șterse la momentul actualizării unui fișier)

na (numărul de articole noi adăugate la momentul actualizării unui fișier)

ne (numărul de articole exploatate la momentul unei prelucrări automate)

nm (numărul de articole modificate la momentul actualizării unui fișier)

Un indicator utilizat frecvent pentru caracterizarea stabilității în timp, stabilitate specifică pentru fiecare tip de colecție în parte este ponderea (m) a articolelor actualizate într-o perioadă de timp.

Pentru caracterizarea modului de utilizare al articolelor din fișier, în procesul prelucrării, se poate calcula indicele de utilizare al articolelor din fișier (Iu)

Descrierea structurii colecției de tabele din aplicația realizată este relevată în figurile 3.7.- 3.19.

Fig.3.7. Structura tabelei tbl_Terti

Fig.3.8. Structura tabelei tbl_Agenti

Fig.3.9. Structura tabelei tbl_Delegati

Fig.3.10. Structura tabelei tbl_Comenzi

Fig.3.11. Structura tabelei tbl_Documente

Fig.3.12. Structura tabelei tbl_LiniiComenzi

Fig.3.13. Structura tabelei tbl_MiscariStocuri

Fig.3.14. Structura tabelei tbl_MiscariPlati

Fig.3.15. Structura tabelei tbl_TipDocumente

Fig.3.16. Structura tabelei tbl_NomenclatorProduse

Fig.3.17. Structura tabelei tbl_GrupeProduse

Fig.3.18. Structura tabelei tbl_FixarePretVanzare

Fig.3.19. Structura tabelei tbl_Stocuri

3.2.3. Nivelul fizic (modelul fizic)

Modelul fizic al datelor, rezultat în urma proiectării fizice, este invizibil utilizatorilor. El specifică modul de stocare fizică și accesare a datelor, utilizând facilitățile oferite de un anumit SGBD. De exemplu, date din tabele diferite pot fi stocate fizic împreună pentru a putea fi transferate în memoria calculatorului printr-o singură operațiune. Luarea în considerare a acestor aspecte implică „alterarea” modelului logic (adică a modelului relațional pur), presupunând uneori prejudicierea aspectelor calitative amintite anterior. Soluția ideală ar presupune obținerea performanțelor cerute în condițiile păstrării aspectelor calitative ale modelului logic.

Obiectivul principal al proiectării fizice constă în optimizarea performanțelor bazei de date în ce privește stocarea fizică și accesul la date. În unele situații timpii de acces ceruți pot fi obținuți prin intermediul indecșilor însă, de multe ori este necesară modificarea structurii logice a datelor prin procesul denormalizării. Dacă la proiectarea schemei logice s-a urmărit prezervarea integrității datelor prin procesul de normalizare, acum poate deveni necesară introducerea unui anumit nivel de redundanță a datelor sau introducerii în schema bazei de date a câmpurilor calculate. Principala provocare constă în găsirea compromisului optim între ușurința păstrării integrității datelor și performanțele bazei de date. Denormalizarea implică selectarea proceselor dominante (interogare și actualizare a datelor) pe baza frecvenței, volumului de date și priorității acestora, evaluarea costurilor totale ale operațiunilor de actualizare, interogare și stocare a datelor, precum și evaluarea efectelor determinate de pierderea integrității datelor.

De asemenea, la proiectarea fizică vor fi luate în considerare și facilitățile oferite de SGBD-ul ales. Diferențele dintre diferite SGBD-uri se referă adesea la tipurile de date suportate, reprezentarea sau nu a relațiilor dintre clase și subclase, implementarea relațiilor recursive.

Prin urmare, schema logică a bazei de date poate diferi, mai mult sau mai puțin, de schema fizică a bazei de date.

Structura bazei de date reprezintă un model al datelor exprimat în concepte specifice unui anumit sistem de gestiune a bazelor de date (SGBD), lucru ce face ca proiectarea bazei de date să reprezinte transpunerea modelelor conceptuale în termenii unui model al datelor suportat de un anumit tip de SGBD, model ierarhic, rețea, relațional, funcțional.

Determinarea legăturilor dintre colecțiile de date și a modului de reprezentare a acestora se realizează pe baza legăturilor naturale dintre obiectele descrise cu ajutorul entităților identificate. Presupunem entitățile “gestiuni” și “materiale”, relațiile dintre entități pot fi de 3 tipuri:

Relații de tipul unu la unu – atunci când într-o gestiune se poate afla un singur material iar un material aparține unei singure gestiuni;

Relații de tipul unu la mulți – atunci când într-o gestiune se pot afla unul sau mai multe materiale, iar un material aparține unei singure gestiuni.

Relații de tipul mulți la multi – atunci când într-o gestiune se pot afla unul sau mai multe materiale, iar un material poate aparține uneia sau mai multor gestiuni.

Pentru entitățile gestiuni și materiale, pot exista gestiuni care nu dețin nici un material, reprezentând gestiunile de produse finite dar nu poate exista un material care să nu aparțină nici unei gestiuni.

În această etapă a proiectării sistemului informatic adecvat firmei de distribuție, au fost transformate relațiile de bază identificate în modelul logic având în vedere caracteristicile SGBD-ului utilizat și s-a întocmit documentația referitoare la proiectarea relațiilor de bază pentru respectivul SGBD.

SGBD-ul utilizat este MS Access care permite crearea de tabele, formulare, rapoarte și interogări pentru aplicații BD personalizate, rulate pe un singur calculator sau într-o rețea de calculatoare cu utilizatori multipli.

Tabelele corespunzătoare modelului relațional din Microsoft Access sunt prezentate în figura 3.20.

Fig. 3.20. Modelul fizic al datelor

3.3. Proiectarea formularelor

Într-o bază de date se păstrează structurat sub formă de tabele un mare volum de informație. Prin programe se asigură crearea și actualizarea înregistrărilor din tabele folosind proceduri activitate prin comenzi procedurale, prin meniuri sau prin interfețe grafice.

Interfața grafică, este un termen cu înțeles larg care se referă la toate tipurile de comunicare vizuală între un program și utilizatorii săi. Interfața cu utilizatorul se referă nu numai la ceea ce utilizatorul vede pe ecran ci la toate mecanismele de comunicare între acesta și program. Interfața pentru utilizator este poate cea mai importantă parte a aplicației deoarece este cea care se vede cel mai mult. Pentru utilizatori, interfața este aplicația însăși, unii nefiind nici măcar conștienți de codul care este executat în spatele interfeței. Nu are importanță cât de mult timp și efort este consumat pentru scrierea și optimizarea codului, fiabilitatea aplicației stă în interfață.

Interfața principală între utilizator și o aplicație este reprezentată de către formulare, acestea fiind machete (ferestre) folosite în scopul adăugării, modificării, ștergerii sau consultării datelor în/din tabelele bazei de date. Introducerea datelor direct într-un tabel prezintă un dezavantaj în cadrul unor baze de date cu multe câmpuri deoarece introducerea datelor ar deveni mult mai complexă și urmărirea înregistrărilor din câmpuri ar deveni mult mai dificilă. Folosirea formularelor ușurează mult munca și ajută la o mai mare flexibilitate în gestionarea datelor.

Utilizarea formularelor prezintă următoarele avantaje:

Interfață prietenoasă – realizată cu ajutorul diferitelor controale;

Posibilitatea definirii unor reguli de validare suplimentare celor definite la nivelul tabelelor;

Posibilitatea actualizării mai multor tabele printr-un singur formular.

În cadrul unei aplicații, formularele pot îndeplini mai multe funcții:

Afișarea și editarea datelor. Aceasta este cea mai des întâlnită formă de utilizare a formularului. De fapt, formularul permite afișarea datelor în forma dorită de proiectantul aplicației. De asemenea, datele afișate în cadrul formularelor pot fi modificate sau șterse.

Controlul operațiilor realizate de aplicație. Se pot proiecta formulare care, împreună cu anumite comenzi sau coduri, să realizeze afișarea automată a anumitor date sau executarea automată a unui șir de operații cum ar fi deschiderea unui subformular dintr-un formular.

Introducerea de date

Afișarea de mesaje. Formularele pot afișa informații privind modul în care aplicația poate fi utilizată sau despre operațiile ce urmează a fi executate.

Tipărirea informațiilor. Chiar dacă mai rar, formularele pot fi totuși folosite și pentru tipărirea de informații la imprimantă.

În principiu, crearea unui formular presupune următoarele lucruri:

Crearea unei suprafețe de afișare (cum ar fi o fereastră) pe care vor fi așezate obiectele grafice care servesc la comunicarea cu utilizatorul (butoane, controale de editare, texte, etc.);

Crearea și așezarea obiectelor grafice pe suprafața de afișare în pozițiile corespunzătoare;

Definirea unor acțiuni care trebuie să se execute în momentul în care utilizatorul interacționează cu obiectele grafice ale aplicației;

"Ascultarea" evenimentelor generate de obiecte în momentul interacțiunii cu utilizatorul și executarea acțiunilor corespunzătoare așa cum au fost ele definite. Deoarece interfața grafică servește interacțiunii cu utilizatorul, de cele mai multe ori programul trebuie să facă o anumită prelucrare în momentul în care utilizatorul a efectuat o acțiune și, prin urmare, obiectele grafice trebuie să genereze evenimente în funcție de acțiunea pe care au suferit-o (acțiune transmisă de la tastatura, mouse, etc.).

În faza de proiectare a interfețelor s-au identificat principalele formulare care sunt necesare pentru sistemul informatic pentru activitatea de distribuție astfel încât utilizatorii să poată folosi cu ușurință opțiunile aplicației. În figurile 3.21. – 3.32. sunt prezentate principalele formulare ale aplicației cu informațiile pe care acestea trebuie să le conțină, în funcție de cerințele utilizatorului final.

Fig. 3.21. Structura formularului de actualizare a agenților

Fig. 3.22. Structura formularului de actualizare a delegaților

Fig. 3.23. Structura formularului de actualizare a terțului

Fig. 3.24. Structura formularului de actualizare a documentelor

Fig. 3.25. Structura formularului de actualizare a grupelor de produse

Fig. 3.26. Structura formularului de actualizare a produselor

Fig. 3.27. Structura formularului de înregistrare a Nir-urilor

Fig. 3.28. Structura formularului de înregistrare a comenzilor

Fig. 3.29. Structura formularului de înregistrare a facturilor

Fig. 3.30. Structura formularului de înregistrare a încasărilor

Fig. 3.31. Structura formularului de înregistrare a plăților

Fig. 3.32. Structura formularului de fixare / schimbare a prețurilor

În afara formularelor prezentate, aplicația necesită și folosirea altor formulare cu ajutorul cărora vor fi introduși parametrii de filtrare utilizați pentru afișarea anumitor date în rapoarte.

3.4. Proiectarea rapoartelor

Rapoartele sunt produse finale ale aplicațiilor cu baze de date. Ele sunt obiecte ce se folosesc la afișarea/tipărirea datelor din tabele sau interogări. Spre deosebire de formulare, datele aflate în rapoarte nu sunt editabile.

Cele mai multe rapoarte au o formă excelentă de prezentare, când se apelează la instrumentele grafice. Cantități mari de date pot fi condensate în câteva pagini de rapoarte grafice, ce pot fi mult mai ușor interpretate decât rapoartele cu coloane. Pachetele de programe moderne au o multitudine de facilități de lucru în mod grafic.

Rapoartele pot fi clasificate după mai multe criterii:

După sursa de date:

Rapoarte legate – conțin date furnizate de o tabelă sau o interogare;

Rapoarte nelegate – nu sunt atașate unor surse de date și sunt, de obicei, folosite drept containere pentru subrapoarte construite pe tabele/interogări între care nu au fost definite relații;

După forma de afișare:

Rapoarte de tip Columnar – afișează datele unei înregistrări pe o singură coloană;

Rapoarte de tip Tabular – afișează fiecare câmp în coloană distinctă;

Rapoarte de tip Chart – conțin diferite tipuri de grafice (2D, 3D)

În funcție de momentul elaborării rapoartelor:

Rapoarte programate (la termen) – au un conținut predeterminat și formatul lor este dinainte stabilit; aici se încadrează rapoartele realizate lunar pentru fiecare compartiment, analizele săptămânale ale vânzărilor, precum și dările de seamă financiar-contabile.

Rapoarte de analiză neprogramate cu rol special – deseori numite și rapoarte ad-hoc, nu au conținutul și forma dinainte stabilite și nu sunt realizate conform unor programări anterioare. Ele sunt elaborate ca răspuns la întrebările managerilor privind anumite probleme de planificare managerială.

Rapoartele declanșate de excepții. Au un conținut predeterminat și un format anume, dar sunt elaborate numai când sunt realizate unele condiții de excepție (depășirea costurilor, stocuri supradimensionate, etc.).

Rapoartele la cerere – au conținut și formă predeterminate dar sunt elaborate numai ca răspuns la cererea managerilor sau a altor angajați. Atât rapoartele declanșate de excepții, cât și cele la cerere explică puterea sistemelor bazate pe calculatoare de a fi deosebit de eficiente în procesul conducerii.

Principalele asemănări între formulare și rapoarte sunt:

Controalele disponibile la proiectarea rapoartelor sunt aceleași cu cele folosite la crearea formularelor.

Subrapoartele pot fi definite în același mod în care sunt definite subformularele.

Principalele deosebiri între formulare și rapoarte:

Rapoartele sunt destinate numai afișării sau tipăririi datelor, deci datele conținute de acestea nu pot fi editate.

Chiar dacă suportă aceleași controale ca și formularele, trebuie precizat că nu toate controalele vor fi funcționale.

Proprietățile de Event nu sunt disponibile pentru controale, ci numai pentru rapoarte și secțiunile acestora.

În această etapă a proiectării au fost identificate principalele rapoarte pe care aplicația trebuie să le conțină astfel încât datele de ieșire să poată fi prezentate într-un format atrăgător. În figurile 3.33. – 3.40. sunt prezentate principalele rapoarte ale aplicației cu informațiile pe care acestea trebuie să le conțină, în funcție de cerințele utilizatorului final.

Fig. 3.33. Structura raportului „Scadențier Recepții”

Fig. 3.34. Structura raportului „Scadențier Facturi”

Fig. 3.35. Structura raportului „Necesar Aprovizionare”

Fig. 3.36. Structura raportului „Lista Inventar”

Fig. 3.37. Structura raportului „Jurnal pentru Vanzari”

Fig. 3.38. Structura raportului „Jurnal pentru Cumpărări”

Fig. 3.39. Structura raportului „Fișă furnizor”

Fig. 3.40. Structura raportului „Fișă client”

Fig. 3.41. Structura raportului „Centralizator Documente”

Fig. 3.42. Structura raportului „Centralizator Vânzări”

Fig. 3.43. Structura raportului „Centralizator Cumpărări”

Fig. 3.44. Structura raportului „Top Agenți”

Fig. 3.45. Structura raportului „Top Produse”

Fig. 3.46. Structura raportului „Comision Agenți”

4. IMPLEMENTAREA SISTEMULUI INFORMATIC ȘI REZULTATELE OBȚINUTE

4.1. Implementarea utilizând MS-Access

Pentru arhitectura datelor nivelul de implementare se referă de fapt la limbajul de definire utilizat pentru a construi baza de date. Pentru multe din componentele tehnice, implementarea se exprimă în metadate, o specificație de extragere sau un set de parametri pentru instrumentul de interogare. Deci implementarea bazelor de date și a aplicațiilor constă în realizarea fizică a proiectelor acestora folosind diverse limbaje. Astfel, sistemul informatic este implementat folosind sistemul de gestiune al bazelor de date MS Access, limbajul structurat pentru interogarea bazelor de date relaționale SQL și limbajul orientat pe obiecte și pe evenimente VBA.

MS-Access

Access este un sistem de gestiune a bazelor de date relaționale pentru Microsoft Office care funcționează sub sistemul de operare Windows. Din punct de vedere al creatorului soft realizarea sistemelor informatice este relativ facilă. Modelul relațional al datelor este obținut rapid prin aplicarea regulilor de trecere la modelele semantice.

Utilizarea datelor stocate într-un singur fișier (MDB) asigură o „lipsă” de redundanță a tabelelor simultan cu integritatea și accesibilitatea datelor.

Schema bazei de date este constituită din colecțiile de tabele și poate fi exploatată prin manipularea interogărilor. Baza acestor interogări o constituie limbajul standard SQL (Structured Query Language).

Sistemul Access se bazează pe un sistem relațional definit ca un ansamblu format din structura relațională a datelor și mulțimea operatorilor relaționali.

Prin folosirea limbajului de programare Visual Basic pentru aplicații (VBA) și prin adăugarea bibliotecilor legate dinamic (DLL), este posibilă scrierea unor aplicații care comunică cu sistemul de gestiune a bazelor de date, trimițând comenzi scrise în limbajul de manipulare a datelor. Sistemul Access are facilitatea de a exporta structuri de tabele, definiții de interogări, formulare, rapoarte și module. De asemenea, poate să scrie direct în baza de date FoxPro, dBASE, Paradox sau în foile de calcul de tip Lotus 1-2-3 sau Excel. De asemenea, acest sistem poate manipula și date externe fie prin importul lor direct, fie prin crearea unei legături la baza de date externă, datele rămânând în fișierele lor originale.

Construirea sistemelor informatice care modelează situații reale face ca cerința componentelor standard care pot fi reutilizate, să crească. Pentru a răspunde acestor cerințe, utilizatorii Access au posibilitatea de a defini obiecte, entități cu identitate proprie, care respectă tehnicile orientării pe obiecte. Astfel, acest sistem lucrează cu colecții de obiecte.

Interfața Access permite monitorizarea modului de proiectare al câmpurilor, tabelelor și de exprimare a relațiilor care formează structura unei baze de date. Prin intermediul formularelor, interogărilor și rapoartelor se ușurează operațiile de extragere a datelor. Se va dezvolta ulterior interfața utilizator, aprofundând proprietățile și evenimentele controalelor, formelor și rapoartelor.

În cazul în care beneficiarul solicită activitatea simultană a mai multor utilizatori asupra bazei de date, existând în structura organizatorică stații de lucru conectate permanent, Access reprezintă o alegere corectă datorită acceptării duplicării bazei de date și sincronizării acesteia. Prin filtrare și sortare se permite ca setul curent de înregistrări să fie limitat.

Access permite răspunsul rapid la o întrebare formulată bazei de date. În momentul în care se pornește la construcția unei interogări trebuie să existe o viziune de ansamblu asupra datelor dorite a se regăsi exprimate prin câmpuri, tabele, criteriile de selecție și eventual ordinea de sortare. Construirea unei interogări în Access reprezintă un proces simplu și rapid de așezare a tabelelor și a câmpurilor necesare pe o grilă (Query by Example) care reprezintă o modalitate facilă de regăsire a datelor.

Deoarece transferarea datelor din baza de date se poate cere în regim text, fiecare rând este considerat ca fiind o înregistrare iar caracterele care delimitează sunt virgula sau marcajele tabulare.

VBA

Limbajul VBA (în unele lucrări fiind descris precum Visual Basic pentru Aplicații iar în altele precum Visual Basic pentru Access) este un limbaj orientat pe obiecte și pe evenimente. Așa cum se știe, limbajul VBA este instrumentul de programare pentru aplicațiile informatice dezvoltate cu ajutorul pachetului Office. Obiectele Access se caracterizează prin metode și proprietăți. Cu ajutorul metodelor se acționează asupra stării unui obiect, iar proprietățile indică starea acestuia.

Modulele din Access sunt obiecte ale bazei de date care permit scrierea de rutine în limbajul VBA. Acestea pot fi constituite din: declarații de variabile, tipuri de date utilizator, proceduri și/sau funcții, etc.

VBA este mult mai puternic decât AccessBasic, își face simțite facilitățile oferite dezvoltatorului software dar și utilizatorului.

Programatorului îi sunt oferite noi tipuri de date, posibilități de compilare condiționată, operații OLE extinse. VBA permite ca tipurile definite de utilizator să cuprindă la rândul lor alte categorii (standard sau definite explicit) și ca datele returnate prin răspuns al funcțiilor să fie corespunzătoare acestor tipuri. Prin utilizarea tabloului de parametrii (ParamArray) dezvoltatorul poate realiza funcții cu argumente opționale, funcții cu un număr variabil de argumente opționale.

Supravegherea execuției în faza de testare este posibilă prin fereastra Watch existând posibilități de anulare a comenzilor anterioare pe mai multe niveluri, reliefarea cuvintelor cheie prin selecția culorilor, precum și introducerea comentariilor, extrem de utile în momentul depanării și dezvoltării soft.

Avantajul VBA oferit beneficiarului de sistem rezultă din cerințele moderate hard și implicit costul echipamentelor. Cu un efort minimal persoanele cu sarcini de exploatare pot interveni pentru personalizarea, modernizarea sistemului datorită programelor de asistență disponibile implicit. Cu siguranță vor apare disensiuni între proiectant, executant al sistemului și beneficiar. În acest moment suita de avantaje oferite beneficiarului se exprimă pe poziția ”programatorului” ca puncte conflictuale.

SQL

Sistemul de gestiune a bazelor de date MS-Access acceptă utilizarea limbajului de interogare SQL (Structured Query Language). Existența tehnicii grafice QBE (Query by Example – interogare prin exemplu) permite proiectarea facilă a unor interogări complexe. Informația definită pe grila QBE va fi automat transformată într-o instrucțiune SQL. Dialectul Access conține unele particularități în raport cu standardul ANSI SQL, fiind conceput mai mult pentru crearea interogărilor de selecție.

SQL este unul dintre cele mai puternice limbaje structurate pentru interogarea bazelor de date relaționale. Acesta a devenit chiar un standard pentru o gamă din ce în ce mai largă de sisteme de gestiune a bazelor de date. Limbajul SQL permite o comunicare complexă și rapidă a utilizatorului cu bazele de date, în funcție de cerințele și restricțiile acestuia. Pe lângă manipularea și regăsirea datelor, se efectuează și operații complexe privind actualizarea și administrarea bazei de date. SQL pune la dispoziția programatorului sau a administratorului de baze de date următoarele facilități:

Posibilitatea de modificare a structurii bazei de date;

Posibilitatea schimbării valorilor de configurare pentru securitatea sistemului;

Permite stabilirea și modificarea drepturilor date utilizatorilor asupra bazelor de date sau a tabelelor;

Permite interogarea unei baze de date;

Oferă facilități multiple referitoare la actualizarea conținutului unei baze de date.

Limbajul SQL este înainte de toate un limbaj neprocedural sau declarativ deoarece utilizatorul lui descrie numai informațiile pe care vrea să le obțină în urma interogării, fără a fi nevoie să stabilească modalitățile de a ajunge la rezultatele dorite. În același timp, SQL nu poate fi considerat un limbaj de programare sau unul de sistem ci, mai curând, face parte din categoria limbajelor de aplicații, fiind orientat pe mulțimi. Foarte frecvent, limbajul SQL este utilizat în administrarea bazelor de date client/server, aplicația client fiind aceea care generează instrucțiunile SQL.

Există un anumit grad de standardizare a limbajului SQL, mai multe sisteme de gestiune a bazelor de date recunoscând principalele instrucțiuni de folosire ale acestuia (de exemplu: Oracle, Sybase, Access, etc.). Pe plan mondial, standardul în domeniu este considerat ANSI SQL care are în vedere atât aspectele de definire, interogare, manipulare a datelor, procesare a tranzacțiilor, cât și caracteristicile complexe privind integritatea informațiilor, cursoarele derulante sau joncțiunile externe. Mulți producători de sisteme de gestiune a bazelor de date furnizează propriile extensii ale limbajului SQL, asigurându-și astfel exclusivitatea.

Se cunosc în literatura de specialitate trei metode de bază privind implementarea limbajului SQL și anume: cea prin apelare directă (Direct Invocation), cea modulară (Modul Language) și, în sfârșit, cea de tip încapsulat (Embedded SQL). Prima metodă constă în introducerea instrucțiunilor SQL de la prompter, cea de-a doua folosește anumite proceduri apelate de programele aplicației, iar cea de-a treia variantă de implementare are în vedere instrucțiuni încapsulate în codul de program, fiind de tip static și dinamic.

Cea mai utilizată formă de SQL este cea încapsulată care presupune că instrucțiunea SQL este compilată în cadrul aplicației și nu poate fi modificată în timpul execuției programului.

Instrucțiunile SQL, în funcție de rolul lor în manipularea datelor și tranzacțiilor, pot fi grupate astfel:

instrucțiuni de definire a datelor care permit descrierea structurii bazei de date;

instrucțiuni de manipulare a datelor în sensul adăugării, modificării și ștergerii înregistrărilor;

instrucțiuni de selecție a datelor care permit consultarea bazei de date;

instrucțiuni de procesare a tranzacțiilor care privesc unitățile logice de prelucrare și constituie în fapt operații multiple de manipulare a datelor;

instrucțiuni de control al cursorului;

instrucțiuni privind controlul accesului la date.

Consider că SQL reprezintă numitorul comun al VBA și Access acordând prin cumul avantajele prezentate și eliminând deficiențele acestora.

În figurile 4.1. – 4.4. sunt prezentate tabelele, interogările, formularele și rapoartele stabilite în faza de proiectare și implementate cu ajutorul SGBD-ului Access 2000. În afara interogărilor prezentate s-au folosit și alte interogări folosind limbajul SQL inclus în codul VBA iar acestea apar în Anexa 1 „Listing cod sursă sistem informatic”.

Exemplu de interogare SQL inclusă în codul VBA:

DoCmd.RunSQL "INSERT INTO [tbl_TemporarMiscariStocuri] ( [ID_Grupa], [ID_Produs], [Pret], [RabatProdus], [PretReal], [Cantitate], [ID_Document], [Tip], [NumarIntern] )" & _

"SELECT [tbl_LiniiComenzi].[ID_Grupa], [tbl_LiniiComenzi].[ID_Produs], [tbl_LiniiComenzi].[Pret], [tbl_LiniiComenzi].[RabatProdus], [tbl_LiniiComenzi].[PretReal], [tbl_LiniiComenzi].[Cantitate]," & Me.ID_Document.Value & " , No, " & Me.Numar.Value & " " & _

"FROM [tbl_LiniiComenzi]" & _

"WHERE [tbl_LiniiComenzi].[ID_Comanda]= " & Me.Combo115.Value & " "

Fig. 4.1. Tabelele sistemului informatic

Fig. 4.2. Interogările sistemului informatic

Fig. 4.3. Formularele sistemului informatic

Fig. 4.4. Formularele sistemului informatic

Toate formularele și rapoartele conțin coduri VBA care sunt prezentate în anexa 1 a lucrării. În figura 4.5. este prezentat formatul ecranului de introducere a codului VBA.

Fig. 4.5. Videoformatul de introducere a codului VBA

4.2. REZULTATE OBȚINUTE

Aplicația realizată este un produs care ar putea fi folosit de orice firmă de distribuție, deoarece permite urmărirea la nivel de document a situației creanțelor, datoriilor, stocurilor, vânzărilor și achizițiilor. Fiabilitatea produsului constă în rapiditatea deosebită la procesarea datelor și rapoartele oferite de aplicație. O altă caracteristică a sistemului informatic realizat este faptul că este ergonomic – interfața de tip Windows este prietenoasă, iar programul poate fi asimilat ușor chiar și de către cei care nu sunt familiarizați cu acest mod de lucru. Securitatea este o problemă de maximă importanță pentru oricine deține date confidențiale. Programul oferă protecție la rulare prin testarea unei parole, în momentul inițializării aplicației. În fig.4.6. este afișată prima fereastră din aplicație:

Fig.4.6. Logarea în momentul deschiderii aplicației

Utilizatorul alege cu ajutorul unui combo-box numele și tastează parola. În cazul în care parola este incorectă apare un mesaj de eroare și utilizatorul trebuie să introducă parola corectă. Aplicația permite introducerea a trei parole eronate, după care utilizatorul este scos din aplicație. După introducerea parolei corecte aplicația este inițializată, apărând meniul principial, așa cum se poate vedea în figura 4.7.

Fig.4.7. Meniul principal al aplicației

Pentru a ușura lucrul cu aplicația, meniul a fost structurat astfel:

– Nivelul 1 – meniul principal format din următoarele 7 module:

– Parametrii;

– Documente;

– Comenzi;

– Rapoarte;

– Parola;

– Administrare;

– Ieșire.

– Nivelul 2 – conține submeniurile fiecărui modul.

– Nivelul 3 – în cadrul unor opțiuni din submeniu există mai multe variante.

Structura nivelurilor din cadrul meniului aplicației informatice este redată în figura 4.8.:

Fig.4.8. Nivelurile meniului principal al aplicației

4.2.1. Modulul Parametri

Terți

Introducerea sau modificarea datelor despre clienții și furnizorii firmei se face selectând opțiunea Terți din meniul Parametri.

Fereastra care se deschide la actualizarea terților este prezentată în figura de mai jos:

Fig.4.9. Formularul de actualizare a terților

În fereastra care se deschide pe ecran, se stabilesc următoarele caracteristici ale unui terț:

Denumirea;

Adresa, județul;

Codul fiscal, Numărul de înregistrare în Registrul Comerțului;

Contul bancar și banca;

Numărul de telefon și fax;

Adresa de E-mail, respectiv de Web;

Agentul;

Zile scadență (adică în câte zile de la emiterea facturii, ea trebuie achitată);

Creditul maxim se folosește doar dacă terțul este client și reprezintă valoarea maximă a facturilor emise către clientul respectiv fără ca acestea să fie achitate. Valoarea implicită care apare în acest câmp este 0. Daca nu se completează o valoare în acest câmp (rămâne 0 ) atunci înseamnă că terțul nu are credit maxim, adică i se poate factura orice sumă. În momentul facturării se calculează creditul curent care este diferența dintre suma facturilor emise și totalul încasărilor de la client. Dacă creditul curent plus valoarea facturii care se întocmește ar depăși creditul maxim, se afișează un mesaj de atenționare;

Se va marca caseta corespunzătoare tipului său: furnizor sau/și client;

Se va introduce datoria inițială ca furnizor sau ca și client, dacă este cazul.

După introducerea acestor date despre un terț, pot fi înregistrate acționând butonul Înregistrare.

Butonul Modificare sau Ștergere devine activ numai în momentul în care terțul introdus există deja în baza de date iar cel de Înregistrare atunci când terțul nu a mai fost introdus anterior.

Butonul Renunțare nu salvează modificarea făcută asupra înregistrărilor, golind formularul de date pentru a putea adăuga sau modifica alți terți.

Butonul Terminare realizează închiderea formularului, dar nu salvează datele decât dacă anterior a fost acționat butonul Înregistrare.

Grupe de produse

Pentru o cât mai bună organizare a produselor din stoc, este recomandabil ca acestea să fie împărțite pe grupe, în funcție de anumite proprietăți care le caracterizează.

Pentru adăugarea, modificarea sau ștergerea unei grupe sau a anumitor caracteristici ale acesteia, se va selecta opțiunea Grupe din meniul Parametri.

Fereastra în care se vor actualiza grupele de produse este prezentată în figura următoare:

Fig.4.10. Formularul de actualizare a grupelor de produse

În fereastra deschisă se pot introduce:

Denumirea grupei de produse;

Dacă grupa cu această denumire a mai fost introdusă, este suficient să fie introdus numele acesteia, restul caracteristicilor afișându-se automat;

O scurtă descriere a caracteristicilor sale;

Imaginea grupei (această opțiune este necesară deoarece în opțiunea Comenzi vor putea fi prezentate clienților grupele de produse și produsele);

Dacă doriți doar schimbarea denumirii unei grupe, în câmpul Denumire nouă introduceți noua denumire a grupei;

Grupa setată astfel poate fi adăugată, modificată sau ștearsă, fiecăreia dintre aceste acțiuni corespunzându-i un buton special pe ecran.

Nomenclatorul de produse

După ce s-au stabilit grupele de produse, se poate trece la următorul pas care este stabilirea nomenclatorului de produse corespunzătoare fiecărei grupe.

Pentru a completa nomenclatorul cu noi componente, sau pentru a le modifica pe cele existente selectați opțiunea Nomenclator din meniul Parametri.

Fereastra în care se va introduce nomenclatorul, este prezentată în figura următoare:

Fig.4.11. Formularul de actualizare a nomenclatorului de produse

În fereastra deschisă se vor introduce următoarele date pentru fiecare denumire din nomenclator:

Denumire produs, o denumire poate fi într-o singură grupă;

Grupa din care face parte;

Unitatea de măsură;

Descrierea produsului ;

Denumire nouă , daca se dorește schimbarea acesteia;

Stocul Limită adică cantitatea de produse necesare astfel încât să fie evitate out-of-stock-urile.

Agenți comerciali

Având în vedere că firma realizează vânzările produselor prin agenți comerciali, vor trebui introduse datele despre fiecare dintre aceștia. Operația de introducere a datelor despre agenții comerciali se realizează selectând opțiunea Agenți din meniul Parametri.

Fereastra corespunzătoare actualizării agenților de vânzări este prezentată mai jos:

Fig.4.12. Formularul de actualizare a agenților de vânzări

În fereastra de actualizare a agenților de vânzări se vor introduce următoarele informații despre agenți: denumirea, zona pe care acesta activează, telefonul și comisioanele pe care acesta le încasează din prețul de vânzare al produselor intermediate de el (fără TVA). Având în vedere faptul că există termene de încasare diferite, pentru a evita întârzierea încasărilor se pot stabili comisioane diferite în funcție de perioada trecută de la livrarea mărfurilor până la încasarea acestora.

Dacă s-a greșit la introducerea denumirii sau codului agentului, se va selecta agentul cu numele greșit introdus după care se va introduce în câmpul Denumire nouă, denumirea corectă a agentului. Pentru înregistrarea datelor despre agent se va acționa butonul Adăugare sau Modificare, în funcție de natura operației efectuate.

Pentru a șterge datele corespunzătoare unui agent, se va selecta denumirea agentului după care se va acționa butonul Ștergere.

Delegați

Pentru ușurarea facturării, programul permite încărcarea unei baze de date cu delegați. Delegații se vor introduce prin opțiunea Delegați din meniul Parametri. După selectarea acestei opțiuni, pe ecran va apărea o fereastră în care se vor introduce următoarele informații despre delegați: denumirea, poliția emitentă a Buletinului de Identitate, CNP-ul, seria BI, numărul BI, mijlocul de transport, numărul mașinii.

Dacă s-a greșit la introducerea denumirii delegatului, se va selecta delegatul cu numele greșit introdus după care se va introduce în câmpul Denumire nouă, denumirea corectă a delegatului. Pentru înregistrarea datelor despre delegat se va acționa butonul Adăugare sau Modificare, în funcție de natura operației efectuate.

Pentru a șterge datele corespunzătoare unui delegat, se va selecta denumirea delegatului după care se va acționa butonul Ștergere.

Fereastra corespunzătoare actualizării delegaților este prezentată în figura următoare:

Fig.4.13. Formularul de actualizare a delegaților

Tip Documente

În cadrul acestei opțiuni se pot actualiza observațiile care vor apărea pe documente, se poate inițializa sau modifica contorul de la care vor porni numerele interne sau seria documentelor în cazul în care există o plajă de serii pentru a nu fi necesara introducerea manuală a seriei pe fiecare document.

Fereastra corespunzătoare acestei opțiuni este prezentată mai jos:

Fig.4.14. Formularul de actualizare a observațiilor, seriilor și numerelor interne ale documentelor

4.2.2. Modulul Documente

Reguli generale de completare a documentelor

Informațiile care se completează pe un document sunt în general interdependente. Dacă se selectează pentru un câmp o anumită informație, atunci în câmpul următor este permis să fie selectate doar informații compatibile cu informația selectată anterior. Acest lucru este benefic deoarece împiedică introducerea informațiilor inconsistente pe un document.

În continuare sunt prezentate câteva reguli generale pentru completarea documentelor:

În cadrul unui document se recomandă introducerea informațiilor în câmpurile corespunzătoare acestora în ordinea în care ele apar în document. O informație introdusă într-un câmp determină accesul în câmpul următor doar la informațiile compatibile cu aceasta. De exemplu, în cazul completării unei facturi, programul nu permite completarea cuprinsului facturii înainte de a completa câmpurile corespunzătoare antetului facturii (clientului pentru care această factură va fi emisă, seria și numărul intern, scadența, data, delegatul, etc.). În caz contrar se semnalează eroare și aplicația nu permite continuarea decât în momentul completării câmpurilor.

Numerele interne ale documentelor pot fi gestionate automat selectând opțiunea Tip Documente din meniul Parametri.

Se vor introduce date corecte: programul nu permite livrarea unor cantități negative sau egale cu zero, dar nici a unor cantități mai mari decât cele din stoc.

La acționarea butonului Renunțare se golesc toate câmpurile din documentul deschis fără a fi salvate (deci se renunță la operația curentă). Nu se părăsește fereastra activă.

La acționarea butonului Terminare se părăsește fereastra activă, dar în prealabil trebuie acționat butonul Înregistrare pentru a înregistra documentul introdus.

La acționarea butonului Înregistrare se determină înregistrarea documentului introdus în fereastra activă pe ecran.

Documentele fiscale au două câmpuri de identificare: serie fiscală și număr intern. În ferestrele de listare, aceste documente se pot selecta atât după serie cât și după număr.

Facturile și NIR-urile pot fi listate imediat după înregistrare fără a mai fi necesară ieșirea dintr-o opțiune și utilizarea alteia. Astfel, după înregistrare, pe ecran va apărea un mesaj care va întreba daca se dorește listarea documentului.

Facturi

Pentru a înregistra o factură se va selecta opțiunea Facturi din meniul Documente. Fereastra care se deschide la selectarea acestei opțiuni este prezentată în figura următoare:

Fig.4.15. Formularul de înregistrare a facturilor

În fereastra de înregistrare a facturilor se vor parcurge următorii pași:

Se alege clientul căruia i se livrează marfa;

Se introduce agentul (în momentul alegerii clientului, programul selectează automat agentul care a fost introdus în actualizarea terților pentru respectivul client; având în vedere faptul că este posibil ca vânzarea să fie intermediată de un alt agent, se poate alege denumirea acestuia);

Se introduce data și data scadentă a facturii;

Se introduce seria si numărul intern al facturii;

În continuare se completează datele privind expediția. În momentul în care se alege un delegat din combo-box-ul Delegat, datele personale ale delegatului și ale mijlocului de transport se vor completa automat.

Dacă se dorește modificarea observațiilor implicite (cele înregistrate în opțiunea Tip Documente), se va completa textul dorit la Observații.

Se va selecta grupa și denumirea produselor care urmează să fie livrate; daca se dorește, se poate alege direct denumirea produsului, fără să fie aleasă grupa, iar programul va identifica grupa în care se găsește, în caz că produsul există.

Se vor completa cantitățile și prețurile de vânzare (implicit este propus prețul de vânzare fixat inițial);

Se va completa rabatul iar programul va calcula automat prețul real de vânzare, valoarea fără TVA a produselor și TVA-ul aferent.

După completarea informațiilor de pe factură, se va înregistra acționând butonul Înregistrare;

Mai precizez faptul că la înregistrarea facturii se calculează dacă se depășește creditul maxim acordat clientului (facturile neîncasate plus factura înregistrată să nu depășească creditul maxim). În cazul în care acesta se va depăși prin emiterea acestei facturi, se afișează un mesaj de atenționare, prin care se cere confirmarea depășirii creditului. Numai dacă utilizatorul confirmă acest lucru se va înregistra factura.

La înregistrarea facturii, aplicația va face automat o verificare a stocurilor existente astfel încât să nu se efectueze o vânzare a unui stoc egal cu zero sau a unuia mai mare decât cel disponibil. În cazul în care la verificare apare o eroare de acest gen (utilizatorul va fi înștiințat asupra ei cu ajutorul unui mesaj) se vor face modificările necesare și apoi va fi acționat din nou butonul Înregistrare.

În momentul în care anterior au fost înregistrate comenzi de marfă, operațiunea este facilă, utilizatorul trebuind să aleagă numărul comenzii pe care dorește să o factureze din combo-box-ul Comanda iar aplicația va încărca automat datele de pe comandă în opțiunea facturi. În acest caz se va mai completa doar delegatul și se vor modifica anumite date în situația în care se dorește.

Nota de Intrare Recepție

Pentru a înregistra o notă de intrare recepție, selectați opțiunea Nota de Intrare Recepție din meniul Documente.

Fereastra care se deschide la selectarea acestei opțiuni este prezentată în figura următoare:

Fig.4.16. Formularul de înregistrare a NIR-urilor

Pentru înregistrarea unei recepții se vor parcurge următorii pași:

Se selectează din listă furnizorul; dacă acesta nu există, se poate adăuga pe loc;

Se introduce numărul documentului (sau se trece mai departe dacă numerotarea este automată);

Se introduce data de înregistrare a documentului și data de scadență a plății;

Se completează seria și numărul documentului însoțitor;

Se selectează grupa de produse;

Se selectează denumirea produsului dorit;

Dacă se dorește, în loc de ultimii doi pași, se poate alege direct denumirea produsului, fără a se alege grupa, iar programul va identifica grupa în care se găsește, în caz că produsul există.

Se introduce cantitatea, prețul și rabatul produselor înregistrate;

Programul va calcula automat Prețul Real, Valoarea și TVA-ul corespunzător acestora;

Se acționează butonul Înregistrare pentru a înregistra documentul introdus.

Prețul la care intră produsele în stoc este după cum urmează:

a. Rabat 0% – prețul este cel de pe documentul însoțitor;

b. Rabat x% – prețul este cel de pe documentul însoțitor minus rabatul (discount-ul) acordat de furnizor.

După înregistrarea unui NIR, produsele intră în stoc însă nu devin livrabile decât după ce se fixează prețul de vânzare.

Programul oferă posibilitatea listării NIR-ului imediat după înregistrare, în cazul în care se dorește.

Încasări

Prin înregistrarea unei Încasări se realizează încasări în numerar sau în contul curent de la clienți.

Suma încasată reprezintă contravaloarea la facturile care se vor preciza.

Această operație se realizează selectând opțiunea Încasări din meniul Documente.

Fereastra care se deschide la selectarea acestei opțiuni este prezentată în figura următoare:

Fig.4.17. Formularul de înregistrare a încasărilor

Se vor completa datele necesare pentru înregistrarea încasării:

Se selectează felul încasării (prin casă sau prin bancă);

Se selectează clientul;

Se selectează agentul:

Se completează numărul, data și seria documentului de încasare;

Se completează suma totală a încasării;

Se selectează facturile care se încasează și eventual se va modifica suma încasată în câmpul Achitat (în cazul în care factura nu se încasează integral). În cazul în care se introduce în câmpul Achitat o valoare mai mare decât cea din câmpul Rest de Plată programul va afișa un mesaj de eroare iar utilizatorul va trebui să modifice această sumă. O altă condiție care trebuie îndeplinită este ca totalul încasărilor de pe facturi să fie egal cu suma documentului (cea introdusă în partea de sus a ferestrei).

Se va înregistra documentul acționând butonul Înregistrare.

Plăți

Prin înregistrarea unei Plăți se realizează plăți cu numerar sau din contul curent către furnizori.

Suma plătită reprezintă contravaloarea la facturile care se vor preciza.

Această operație se realizează selectând opțiunea Încasări din meniul Documente.

Fereastra care se deschide la selectarea acestei opțiuni este prezentată în figura următoare:

Fig.4.18. Formularul de înregistrare a plăților

Se vor completa datele necesare pentru înregistrarea plății:

Se selectează felul plății (prin casă sau prin bancă);

Se selectează furnizorul;

Se completează numărul, data și seria documentului de plată;

Se completează suma totală a plății;

Se selectează facturile care se plătesc și eventual se va modifica suma plătită în câmpul Achitat (în cazul în care factura nu se achită integral). În cazul în care se introduce în câmpul Achitat o valoare mai mare decât cea din câmpul Rest de Plată programul va afișa un mesaj de eroare iar utilizatorul va trebui să modifice această sumă. O altă condiție care trebuie îndeplinită este ca totalul plăților de pe facturi să fie egal cu suma documentului (cea introdusă în partea de sus a ferestrei).

Se va înregistra documentul acționând butonul Înregistrare.

Fixare prețuri de vânzare

Pentru vânzarea mărfii achiziționate trebuie stabilit un preț de vânzare. Prima stabilire a prețului de vânzare se numește fixare preț vânzare, iar următoarele stabiliri de preț se vor numi schimbare preț vânzare.

Fixarea prețului de vânzare marchează disponibil (pentru descărcare) stocul pentru care se fixează prețul de vânzare, adică devine livrabil.

Pentru aceasta, se selectează opțiunea Fixare preț vânzare din meniul Documente.

Fereastra care se deschide la selectarea acestei operații este prezentată în figura următoare:

Fig.4.19. Formularul de fixare a prețului de vânzare

În fereastra care apare pe ecran, se vor completa prețurile de vânzare ale produselor. Se vor afișa doar produsele și cantitățile pentru care nu au fost încă fixate prețurile de vânzare. Informațiile care se pot vizualiza despre aceste produse sunt:

Denumirea și cantitatea intrată de la ultima fixare de prețuri pentru vânzare;

Ultimul preț de achiziție (deci corespunzător stocului din produsul respectiv pentru care au fost deja introduse prețurile de vânzare);

Adaosul anterior (corespunzător stocului din produsul respectiv pentru care au fost deja introduse prețurile de vânzare);

Prețul de vânzare anterior (corespunzător stocului din produsul respectiv pentru care au fost deja introduse prețurile de vânzare);

Noul preț de intrare.

În această fereastră trebuie fixat noul preț de ieșire sau noul adaos (care va fi calculat în funcție de noul preț de intrare).

Schimbare preț vânzare

Această operație stabilește prețul de vânzare al stocului.

Pentru aceasta, se va selecta opțiunea Schimbare preț vânzare din meniul Documente. Utilizând această opțiune se pot vizualiza și schimba prețurile de vânzare a stocurilor existente, în funcție de grupa aleasă.

Modul de realizare al acestei operații este similar cu cel de fixare a prețurilor de vânzare.

Fereastra care se deschide la selectarea acestei operații este prezentată în figura următoare:

Fig.4.20. Formularul de schimbare a prețului de vânzare

4.2.3. Modulul Comenzi

Înregistrarea comenzilor

Această opțiune este una dintre cele mai importante, ea făcând programul adecvat în special firmelor de distribuție deoarece permite ofertarea produselor direct prin intermediul aplicației.

Pentru a înregistra o comandă se va selecta opțiunea Înregistrare Comenzi din meniul Comenzi. Fereastra care se deschide la selectarea acestei opțiuni este prezentată în figura următoare:

Fig.4.21. Formularul de înregistrare a comenzilor

În fereastra de înregistrare a comenzilor se vor parcurge următorii pași:

Se alege clientul căruia i se ofertează marfa;

Se introduce agentul (în momentul alegerii clientului, programul selectează automat agentul care a fost introdus în actualizarea terților pentru respectivul client; având în vedere faptul că este posibil ca vânzarea să fie intermediată de un alt agent, se poate alege denumirea acestuia);

Se introduce data, termenul de plată și data scadentă a comenzii;

Se începe ofertarea grupelor de produse defilându-se printre acestea cu ajutorul butoanelor; dacă respectivele grupe au introduse imagini, acestea pot fi văzute de către clienți deci se evită utilizarea pliantelor;

În momentul în care clientul dorește ofertarea produselor dintr-o anumită grupă, după alegerea acesteia în partea stângă a formularului se vor prezenta produsele cu ajutorul butoanelor de defilare. Alte informații ce pot fi vizualizate în această fază sunt descrierea produsului, unitatea de măsură, cantitatea livrabilă, prețul de vânzare fără TVA și cel cu TVA;

Atunci când clientul dorește să comande unul din produsele ofertate este necesar să se introducă cantitatea comandată de produs și rabatul și să se acționeze butonul Adaugă Produs În Comandă;

Dacă se dorește vizualizarea produselor comandate sau modificarea acestora cât și a rabatului sau termenului de plată se va acționa butonul Vizualizare Comandă. Fereastra care se deschide la accesarea acestei opțiuni este următoarea:

Fig.4.22. Formularul de vizualizare a comenzilor ce vor fi înregistrate

Aplicația va calcula automat valoarea comenzii pentru a putea fi comunicată clientului;

După completarea tuturor informațiilor, se va înregistra comanda acționând butonul Înregistrare din formularul principal;

4.2.4. Modulul Rapoarte

Centralizator Documente

Rapoarte centralizate se generează pentru toate tipurile de documente:

Nota de Recepție;

Factura;

Chitanța;

Încasări bănci;

Chitanța furnizor;

Plați.

Aceste rapoarte centralizate conțin toate documentele dintr-un interval de timp dat.

Pentru a vizualiza aceste rapoarte se va selecta din meniul Rapoarte, opțiunea Centralizator Documente.

Fereastra care se deschide la accesarea acestei opțiuni este următoarea:

Fig.4.22. Formularul de alegere a filtrelor pentru vizualizarea raportului Centralizator Documente

Datele se pot filtra după: Document, Terț, Agent, Interval și pot fi ordonate după numele terțului sau după dată. După modificările filtrelor butonul Aplică trebuie acționat pentru a se afișa raportul. După afișare, în cazul care se dorește listarea raportului pe suport de hârtie, se acționează opțiunea Tipărire/Print din submeniu.

Unul din rapoartele afișate (respectiv Centralizatorul Facturilor) este prezentat în figura următoare:

Fig.4.23. Raportul Centralizator Documente

Documente Contabile

Jurnal de Vânzări

Acest document servește la înregistrarea operativă a vânzărilor, pe baza actelor justificative, având forma cerută de Ministerul Finanțelor.

Acest jurnal se arhivează de către unitate, care este obligată să-l păstreze împreună cu documentele justificative care au stat la baza întocmirii lui.

Se alege din meniul Rapoarte, Documente Contabile, opțiunea Jurnal de Vânzări. La alegerea acestei opțiuni se va deschide fereastra următoare:

Fig.4.24. Formularul de alegere a intervalului pentru Jurnalul de Vânzări

Datele se pot filtra după Interval (de timp). Butonul Aplică trebuie acționat după fiecare modificare de filtru.

Se va acționa butonul Terminare când se dorește ieșirea din această opțiune.

Raportul conține următoarele câmpuri:

Nr. curent, Data, Nr. document;

Cumpărător (Denumire, Cod fiscal);

Val. Totală, Val. Neimpozabilă, Val. Export;

Baza de impozitare;

Valoare TVA;

Raportul care va apărea pe ecran este prezentat în figura următoare:

Fig.4.25. Raportul Jurnal pentru Vânzări

După afișare, în cazul care se dorește listarea raportului pe suport de hârtie, se acționează opțiunea Tipărire/Print din submeniu.

Jurnal de Cumpărări

Acest document servește la înregistrarea operativă a cumpărărilor, pe baza actelor justificative, având forma cerută de Ministerul Finanțelor.

Acest jurnal se arhivează de către unitate, care este obligată să-l păstreze împreună cu documentele justificative care au stat la baza întocmirii lui.

Această opțiune se alege din meniul Rapoarte, Documente Contabile, opțiunea Jurnal de Cumpărări. Fereastra care se deschide la alegerea acestei opțiuni este prezentată în figura următoare:

Fig.4.26. Formularul de alegere a intervalului pentru Jurnalul de Cumpărări

Datele se pot filtra după Interval (de timp). Butonul Aplică trebuie acționat după fiecare modificare de filtru.

Se va acționa butonul Terminare când se dorește ieșirea din această opțiune.

Raportul conține următoarele câmpuri:

Nr. curent, Data, Nr. document;

Vânzător (Denumire, Cod fiscal);

Val. Totală, Val. Neimpozabilă;

Cumpărări (baza de impozitare, val. TVA);

Importuri cu certificat de amânare(baza de impozitare, val. TVA);

Raportul care va apărea pe ecran este prezentat în figura următoare:

Fig.4.27. Raportul Jurnal pentru Cumpărări

După afișare, în cazul care se dorește listarea raportului pe suport de hârtie, se acționează opțiunea Tipărire/Print din submeniu.

Fișă Client/Fișă Furnizor

Această opțiune se alege din meniul Rapoarte, Documente Contabile, opțiunea Fișă Client respectiv Fișă Furnizor.

La alegerea acestor opțiuni se vor deschide următoarele ferestre:

Fig.4.28. Formularul de alegere a clientului pentru Fișa Client

Fig.4.29. Formularul de alegere a furnizorului pentru Fișa Furnizor

Datele se pot filtra după denumirea Clientului, respectiv Furnizorului. Butonul Aplică trebuie acționat după modificarea de filtru, pentru a se deschide raportul. Acest raport este foarte important deoarece permite vizualizarea documentelor pentru respectivul terț și soldul acestuia. Rapoartele care se deschid sunt următoarele:

Fig.4.28. Raportul Fișa Client

Fig.4.30. Raportul Fișă Furnizor

Rapoartele conțin următoarele câmpuri:

Data Documentului;

Tipul Documentului;

Nr. Document;

Serie Document;

Suma Debitoare;

Suma creditoare.

După afișare, în cazul care se dorește listarea raportului pe suport de hârtie, se acționează opțiunea Tipărire/Print din submeniu.

Listare Documente

Nota de intrare recepție / Factura

Programul permite listarea documentelor în două moduri:

la înregistrarea documentului. După operația de înregistrare a unui document este propusă și cea de listare a documentului înregistrat;

în orice alt moment, dacă este selectată explicit efectuarea operației de listare a documentului specificat. Pentru aceasta, se va selecta din meniul Rapoarte, Listări Documente, opțiunea dorită respectiv Factura sau Nota de Intrare Recepție. Ferestrele care se vor deschide la alegerea acestor opțiuni sunt prezentate în figurile următoare:

Fig.4.31. Formularul de alegere a NIR-ului pentru Listare

Fig.4.32. Formularul de alegere a facturii pentru Listare

După alegerea numărului documentului se va acționa butonul Aplică pentru a fi afișat raportul pe ecran. Rapoartele afișate sunt prezentate în figurile următoare:

Fig.4.33. Raportul Nota de intrare recepție

Fig.4.34. Raportul Factura

Raportul Factura nu conține liniile de tabel deoarece acesta va fi tipărit direct pe un formular tipizat.

Dacă se dorește tipărirea efectivă la imprimantă a documentului, se alege din meniul Tipărire, opțiunea Print. Puteți seta anumite caracteristici ale imprimantei selectând opțiunea Page Setup din meniul Tipărire.

Situații Stocuri

Listă Inventar

Această opțiune permite vizualizarea și listarea inventarului pentru o anumită grupă sau pentru toate grupele.

Pentru aceasta se alege din meniul Rapoarte, Situații Stocuri opțiunea Listă Inventar.

Fereastra care se deschide la accesarea acestei opțiuni este prezentată în figura următoare:

Fig.4.35. Formularul de alegere a grupei de produse pentru afișarea Liste de Inventar

Datele se pot filtra după grupa de produse. Butonul Aplică trebuie acționat după fiecare modificare de filtru pentru a se deschide raportul. Raportul ce se va deschide este prezentat în figura următoare:

Fig.4.36. Raportul Lista Inventar

Raportul Lista Inventar conține următoarele câmpuri:

Grupa și denumirea produsului;

Unitatea de măsură;

Stocul curent;

Prețul de vânzare fără TVA;

Prețul de vânzare cu TVA;

Valoarea fără TVA a produselor din stoc;

Valoarea cu TVA a produselor din stoc.

După afișare, în cazul care se dorește listarea raportului pe suport de hârtie, se acționează opțiunea Tipărire/Print din submeniu.

Necesar Aprovizionare

Această opțiune permite vizualizarea și listarea necesarului de produse cu care ar trebui aprovizionată firma.

Pentru aceasta se alege din meniul Rapoarte, Situații Stocuri opțiunea Necesar Aprovizionare.

Fereastra care se deschide la alegerea acestei opțiuni este prezentată în figura următoare:

Fig.4.37. Formularul de alegere a grupei de produse pentru afișarea Necesarului de aprovizionare

Datele se pot filtra după grupa de produse. Butonul Aplică trebuie acționat după fiecare modificare de filtru pentru a se deschide raportul. Raportul ce se va deschide este prezentat în figura următoare:

Fig.4.38. Raportul Necesar Aprovizionare

Raportul Necesar Aprovizionare conține următoarele câmpuri:

Grupa și denumirea produsului;

Unitatea de măsură;

Ultimul preț de intrare fără TVA;

Stocul actual;

Stocul limită;

Cantitatea ce reprezintă Suprastoc și valoarea acesteia;

Cantitatea Necesară, deci cea cu care trebuie făcută aprovizionarea și valoarea acesteia.

După afișare, în cazul care se dorește listarea raportului pe suport de hârtie, se acționează opțiunea Tipărire/Print din submeniu.

Situații Vânzări/Cumpărări

Centralizator Vânzări

Această opțiune permite vizualizarea și listarea unor informații referitoare la situația vânzărilor dintr-o perioadă.

Pentru aceasta se alege din meniul Rapoarte, Situații Vânzări/Cumpărări, opțiunea Centralizator Vânzări.

Fereastra care se deschide la alegerea acestei opțiuni este următoarea:

Fig.4.39. Formularul de alegere a filtrelor pentru afișarea Centralizatorului de Vânzări

Datele se pot filtra după grupa produse, terț, agent, interval. Butonul Aplică trebuie acționat după fiecare modificare de filtru. Raportul ce va fi afișat la acționarea acestui buton este prezentat în fereastra următoare:

Fig.4.40. Raportul Centralizator Vânzări

Raportul conține următoarele câmpuri:

Clientul;

Grupa și denumirea produsului;

Cantitatea vândută;

Prețul unitar de vânzare;

Valoarea;

Date despre documentul de ieșire: numărul, seria, data, tipul;

Agentul.

După afișare, în cazul care se dorește listarea raportului pe suport de hârtie, se acționează opțiunea Tipărire/Print din submeniu.

Centralizator Cumpărări

Această opțiune permite vizualizarea și listarea unor informații referitoare la situația achizițiilor dintr-o perioadă.

Pentru aceasta se alege din meniul Rapoarte, Situații Vânzări/Cumpărări, opțiunea Centralizator Cumpărări.

Fereastra care se deschide la alegerea acestei opțiuni este următoarea:

Fig.4.41. Formularul de alegere a filtrelor pentru afișarea Centralizatorului de Cumpărări

Datele se pot filtra după grupa produse, terț, interval. Butonul Aplică trebuie acționat după fiecare modificare de filtru. Raportul ce va fi afișat la acționarea acestui buton este prezentat în fereastra următoare:

Fig.4.42. Raportul Centralizator Cumpărări

Raportul conține următoarele câmpuri:

Furnizorul;

Grupa și denumirea produsului;

Cantitatea achiziționată;

Prețul unitar de achiziție;

Valoarea;

Date despre documentul de intrare: numărul, seria, data, tipul.

După afișare, în cazul care se dorește listarea raportului pe suport de hârtie, se acționează opțiunea Tipărire/Print din submeniu.

Top Produse

Această opțiune permite vizualizarea și listarea unor informații referitoare la situația vânzărilor realizate de fiecare agent, defalcată pe produse, într-o anumită perioadă.

Pentru aceasta se alege din meniul Rapoarte, Situații Vânzări/Cumpărări opțiunea Top Produse.

La alegerea acestei opțiuni, fereastra care se deschide este următoarea:

Fig.4.43. Formularul de alegere a filtrelor pentru afișarea Topului Produse

Datele se pot filtra după: grupa produse, terț, agent, interval. Butonul Aplică trebuie acționat după fiecare modificare de filtru. La acționarea acestuia se deschide următoarea fereastră:

Fig.4.44. Raportul Top Produse

Raportul Top Produse conține următoarele câmpuri:

Grupa și denumirea produsului;

Numărul de clienți ce au achiziționat respectivul produs;

Cantitatea vânduta de agent;

Valoarea avizată de agent;

După afișare, în cazul care se dorește listarea raportului pe suport de hârtie, se acționează opțiunea Tipărire/Print din submeniu.

Acest raport este deosebit de important deoarece majoritatea furnizorilor solicită, la sfârșitul lunii, un raport ce conține cantitatea vândută pe fiecare produs în parte și numărul de clienți.

Top Agenți

Această opțiune permite vizualizarea și listarea unor informații referitoare la situația vânzărilor și încasărilor realizate de fiecare agent, într-o anumita perioadă.

Pentru aceasta se alege din meniul Rapoarte, Situații Vânzări/Cumpărări opțiunea Top Agenți.

La alegerea acestei opțiuni se deschide următoarea fereastră:

Fig.4.45. Formularul de alegere a intervalului pentru afișarea Topului Agenți

Datele se pot filtra după intervalul dorit. Butonul Aplică trebuie acționat după fiecare modificare de filtru. La acționarea acestuia se deschide următoarea fereastră:

Fig.4.46. Raportul Top Agenți

Raportul Top Agenți conține următoarele câmpuri:

Agent;

Total facturat;

Încasat în perioada;

Raportul este ordonat în funcție de agentul care a intermediat cea mai mare vânzare. Și acest raport este deosebit de important deoarece poate afișa cât a vândut și cât a încasat fiecare agent într-o anumită perioadă, fără a se mai folosi calcule manuale, sau fără a se genera alte rapoarte pe fiecare agent în parte pentru a fi grupate ulterior.

După afișare, în cazul care se dorește listarea raportului pe suport de hârtie, se acționează opțiunea Tipărire/Print din submeniu.

Situații Încasări/Plăți

Scadențier Facturi

Această opțiune permite vizualizarea și listarea unor informații referitoare la situația facturilor neîncasate scadente până la o anumită dată.

Pentru aceasta se alege din meniul Rapoarte, Situații Încasări/Plăți opțiunea Scadențier Facturi. Fereastra care se deschide la alegerea acestei opțiuni este prezentată în figura următoare:

Fig.4.47. Formularul de alegere a filtrelor pentru afișarea Scadențierului de Facturi

Datele se pot filtra după: terț, agent, data scadentă, interval. Butonul Aplică trebuie acționat după fiecare modificare de filtru.

Observație: Data de început și data de sfârșit se referă la data facturilor, nu la data plăților. Plățile sunt operate până la zi, adică se iau în considerare toate plățile introduse.

La acționarea butonului Aplică se va deschide următoarea fereastră:

Fig.4.48. Raportul Scadențier Facturi

Raportul conține următoarele câmpuri:

Terțul;

Data Facturii;

Data de scadență;

Numărul și seria facturii;

Valoarea facturii;

Soldul facturii.

După afișare, în cazul care se dorește listarea raportului pe suport de hârtie, se acționează opțiunea Tipărire/Print din submeniu.

Scadențier Recepții

Această opțiune permite vizualizarea și listarea unor informații referitoare la situația facturilor neachitate scadente până la o anumită dată.

Pentru aceasta se alege din meniul Rapoarte, Situații Încasări/Plăți opțiunea Scadențier Recepții. Fereastra care se deschide la alegerea acestei opțiuni este prezentată în figura următoare:

Fig.4.49. Formularul de alegere a filtrelor pentru afișarea Scadențierului de Recepții

Datele se pot filtra după: terț, data scadentă, interval. Butonul Aplică trebuie acționat după fiecare modificare de filtru.

Observație: Data de început și data de sfârșit se referă la data recepțiilor, nu la data plăților. Plățile sunt operate până la zi, adică se iau în considerare toate plățile introduse.

Raportul conține următoarele câmpuri:

Terțul;

Data NIR-ului;

Data de scadență;

Numărul și seria NIR-ului;

Valoarea NIR-ului;

Soldul NIR-ului.

După afișare, în cazul care se dorește listarea raportului pe suport de hârtie, se acționează opțiunea Tipărire/Print din submeniu.

La acționarea butonului Aplică se va deschide următoarea fereastră:

Fig.4.50. Raportul Scadențier Recepții

Comision Agenți

Această opțiune permite vizualizarea și listarea unor informații referitoare la situația comisionului agenților pentru o anumită perioadă.

Pentru aceasta se alege din meniul Rapoarte opțiunea Comision Agenți. Fereastra care se deschide la alegerea acestei opțiuni este prezentată în figura următoare:

Fig.4.51. Formularul de alegere a intervalului pentru afișarea Comisionului pentru Agenți

Datele se pot filtra după intervalul dorit. După alegerea intervalului se va acționa butonul Aplică. Raportul care se va deschide este prezentat în figura următoare:

Fig.4.52. Raportul Comision Agenți

Raportul conține următoarele câmpuri:

Agentul;

Intervalele de încasare și comisioanele aferente fiecărui agent (cele introduse la actualizarea agenților);

Valoarea încasată în fiecare interval și comisionul aferent;

Totalul încasărilor și a comisionului cuvenit agentului.

După afișare, în cazul care se dorește listarea raportului pe suport de hârtie, se acționează opțiunea Tipărire/Print din submeniu.

4.2.5. Modulul Parola

Modificare Parola

Fiecare utilizator are posibilitatea să-si modifice propria parola. Pentru aceasta se va selecta opțiunea Modificare parolă din meniul Parola. La alegerea acestei opțiuni se va deschide următoarea fereastră:

Fig.4.53. Formularul de modificare a parolei

În câmpul "Utilizator" se va alege numele utilizatorului. Nu vor fi afișați decât utilizatorii ce au fost introduși anterior.

În câmpul "Parola veche" se introduce vechea parolă.

În câmpul "Parola Nouă" se introduce noua parolă.

În câmpul "Parola Nouă" se reintroduce noua parolă, pentru verificare.

Se acționează butonul Modificare.

În cazul în care se dorește abandonarea modificării, se acționează butonul Renunțare.

La acționarea butonului Terminare se închide formularul de modificare a parolei.

În continuare, pentru a accesa aplicația, se va folosi noua parola.

4.2.6. Modulul Administrare

Administrare Utilizatori

Utilizatorii acestui sistem pot să nu aibă drepturi depline de acces la toate opțiunile existente. Drepturile fiecărui utilizator pot fi acordate doar de către administratorul sistemului, selectând meniul Administrare, opțiunea Administrare utilizatori.

Pe ecran va apărea fereastra de dialog prezentată în figura următoare:

Fig.4.54. Formularul de actualizare a utilizatorilor

În continuare, se pot executa următoarele operațiuni:

Dacă se dorește ștergerea unui utilizator, se selectează utilizatorul din lista derulantă și se acționează butonul Ștergere;

Dacă se dorește adăugarea unui utilizator, se introduce numele acestuia (în momentul în care sistemul nu recunoaște utilizatorul ca fiind existent, se activează butonul Adăugare); se va alege Tipul Utilizatorului pentru a se stabili nivelul de acces; se tastează parola pe care o va folosi utilizatorul; se acționează butonul Adăugare.

În lista derulanta „Tip Utilizator” apar trei valori: Administrator, Contabilitate și Agenți. Utilizatorul ce are ca tip de nivel valoarea Administrator poate accesa orice opțiune din aplicație. Utilizatorul ce are ca nivel de acces valoarea Contabilitate poate accesa orice opțiune din aplicație, mai puțin cea de Administrare Utilizatori și Administrare Baza de Date. Utilizatorul care are ca nivel de acces valoarea Agenți nu poate accesa în meniul Parametri decât opțiunea Terți, nu poate accesa meniul Documente (pentru a evita introducerea eronată a unor parametrii sau a unor documente) și nu poate accesa meniul Administrare. În rest, toate celelalte opțiuni pot fi accesate.

Administrare baza de date

Cu ajutorul acestei opțiuni se poate vedea fereastra bazei de date și meniul standard Access. Pentru aceasta se va selecta opțiunea Administrare Baza de Date din meniul Administrare. La alegerea acestei opțiuni va apărea ecranul următor:

Fig.4.55. Formularul de administrare a bazei de date

În continuare, se pot efectua următoarele operații:

Se acționează butonul Activați fereastra bazei de date pentru a se vedea tabelele, interogările, rapoartele, formularele și codurile de programare;

Se acționează butonul Activați meniul Access pentru ca acesta să poată deveni disponibil;

Se acționează butonul Terminare pentru a închide formularul curent.

Această opțiune prezintă o importanță deosebită deoarece cu ajutorul acesteia se poate modifica sau dezvolta ulterior aplicația.

5. CONCLUZII

Asistăm astăzi, în lume, la afirmarea unei noi revoluții industriale bazată pe evoluția extrem de rapidă și spectaculoasă a componentelor electronice, calculatoarelor și comunicațiilor.

Impactul acesteia asupra întregului ansamblu de activități economico-sociale s-a resimțit pregnant în ultimul deceniu și se așteaptă a fi principalul motor de creștere economică în următoarele decenii, punându-se astfel bazele societății informatizate a secolului XXI. Unele elemente definitorii ale acestei societăți pot fi distinse încă din perioada actuală, constând în introducerea calculatoarelor atât în activitatea economică actuală cât și în celelalte sfere ale vieții sociale.

O societate modernă nu poate fi concepută fără existența unor posibilități extinse de comunicare în vederea unui schimb de informații primare sau a unor informații complexe obținute ca urmare a prelucrării unor date pe calculatoarele electronice.

Complexitatea mereu crescândă a vieții moderne determină ca în cvasitotalitatea ramurilor de activitate economică și socială să fie tot mai pregnantă necesitatea introducerii unor mijloace economice rapide, moderne, eficiente și fiabile care să clasifice, să stocheze, să prelucreze date și să informeze prompt pe utilizatori.

În final, după elaborarea acestei lucrări, se pot desprinde câteva concluzii :

– în momentul elaborării proiectului, în cadrul societății comerciale JADER S.R.L. nu exista o aplicație informatică menită să ușureze munca desfășurată de către agenții comerciali în activitatea de preluare a comenzilor de la clienți și care să ajute managementul societății la fundamentarea unor decizii prin consultarea unor rapoarte privind activitatea de achiziție – comercializare. Urmare a acestui fapt, în cadrul societății se impunea existența unui sistem informatic pentru eficientizarea acestor activități.

– ținând cont de cele arătate mai sus și de faptul că pe măsura trecerii timpului volumul de date va crește, este evident că partea hardware a sistemului va trebui să fie din ce în ce mai performantă (atât din punct de vedere al creșterii vitezei de prelucrare cât și a mărimii capacității de stocare a datelor, chiar și în condițiile păstrării softului utilizat);

– tehnica de calcul și tehnica de teleprelucrare pot înlocui cu succes, acolo unde este cazul, munca manuală mai puțin productivă (în special cea a agenților).

În urma realizării acestui sistem informatic se pune problema eficienței economice a soluției propuse, eficiența reprezentând obiectivul principal al oricărui sistem informatic. Eficiența reprezintă raportul dintre efecte economice și resurse economice.

Sistemul informatic este specializat pe asistarea agenților comerciali în preluarea comenzilor. Mai concret sistemul informatic efectuează într-un timp foarte scurt o serie de operații care în prezent sunt efectuate manual de către agenții comerciali.

Avantajele sistemului informatic:

eliminarea erorilor de calcul;

efectuarea de calcule complexe într-un timp scurt prin studiul rapoartelor obținute;

întocmirea automatizată a diverselor jurnale contabile precum Jurnalul de Vânzări și Jurnalul de Cumpărări ;

eliminarea neînțelegerilor care au drept cauză anumite erori precum înțelegerea greșită a produselor și cantităților comandate de către clienți sau greșelile de facturare în urma comenzilor preluate;

reducerea timpului necesar pentru preluarea comenzilor, eliminând prezentarea ofertei cu ajutorul cataloagelor, acest fapt ajutând la creșterea randamentului agenților comerciali;

mobilitate – poate rula pe orice calculator care are ca sistem de operare Windows și suita Office.

Cerințe minime software:

– sistem de operare – Windows 98;

– Microsoft Access 2000.

Cerințe minime hardware:

– calculator PC:

– procesor – începând cu PII;

– memorie – 128 Mb;

– hard disc – 20 Gb.;

– placă video SVGA 800×600;

– imprimantă cu ace;

– imprimantă cu jet de cerneală;

– PDA-uri (palmtop-uri) sau sisteme de calcul mobile – notebook pentru agenții comerciali.

Având în vedere dinamica modificărilor legislative din ultimii ani, aplicația trebuie în permanență modificată pentru a răspunde cerințelor firmei de distribuție. Aceste actualizări se pot realiza de un angajat cu specializare în domeniul informatic.

Activitățile prin care se face instalarea și conversia vechiului sistem informatic în cel nou au în vedere, în primul rând, pregătirea personalului și a organizației.

Pregătirea personalului din organizație se referă la informarea angajaților cu privire la implementarea sistemului informatic, cu scopul de a preîntâmpina o reacție negativă din partea acestora. Personalul poate percepe sistemul informatic ca o amenințare a locurilor de muncă sau o modificare a modului obișnuit de lucru, într-o manieră pe care ei nu o doresc. Managerii pot percepe introducerea metodelor de conducere care folosesc calculatoarele ca o amenințare asupra puterii și influenței lor în organizație, sau se poate manifesta o lipsă a dorinței de a se instrui în domeniul calculatoarelor. Astfel de temeri pot conduce la resentimente, la o lipsă de cooperare sau la o rezistență totală în implementarea unui sistem informatic. Oricare din aceste reacții pot afecta reușita implementării sistemului informatic.

Este important a se prezenta angajaților avantajele pe care acesta le aduce și modul în care noul sistem îi poate ajuta să-și realizeze mai bine sarcinile de serviciu. Se va accentua faptul că sistemul informatic poate induce o creștere a salariilor și a promovărilor în organizație, inclusiv o îmbunătățire a condițiilor de muncă pentru posturile unde acesta poate produce influențe semnificative.

De asemenea, este foarte important ca personalul care se va ocupa de exploatarea sistemului informatic să fie instruit pentru a vedea, în primul rând că utilizarea acestuia este relativ facilă.

Din cele arătate mai sus se poate trage concluzia că implementarea și întreținerea sistemului informatic se realizează cu niște costuri mai mici sau cel puțin egale decât în cazul metodei utilizate în prezent având avantajele arătate mai sus.

Sistemul informatic realizat ce ar putea fi inclus în cadrul sistemului informațional ar reuși în timp real să asigure culegerea, verificarea, stocarea, transmiterea și prelucrarea automată a datelor. Acesta ar imprima valențe sporite sistemului informațional, atât sub aspect cantitativ cât și calitativ printr-o creștere a capacității de calcul sub aspectul volumului datelor prelucrate și a operațiilor efectuate, creșterea exactității informațiilor, sporirea complexității situațiilor de informare-raportare, cuantificarea rezultatelor, utilizarea eficientă a agenților comerciali.

BIBLIOGRAFIE

Oprea D., Airinei D., Fotache M. – “Sisteme informaționale pentru afaceri“

Editura Polirom, 2002

Popescu-Bogdănești C. – “Sistemul informațional al firmei în mediul concurențial”

Editura Tribuna Economică, 1999

Militaru Gh. – “Sisteme informatice pentru management”

Editura All, 2004

Dima G., Dima M. – “Programarea calculatoarelor”

Editura Teora, 1998

Băduț M. – “Informatica pentru manageri”

Editura Teora, 1999

Roșca I, Macovei E. – “Proiectarea sistemelor informatice financiar-contabile”

Editura Didactică și Pedagogică, 1993

Connolly Th., Begg C., Strachan A. – “Baze de date”

Editura Teora, 2001

Hernandez M. – “Proiectarea bazelor de date”

Editura Teora, 2003

Fotache M. – “Proiectarea bazelor de date”

Editura Polirom, 2005

10. Prof.dr. P.Năstase ș.a. – “Baze de date Access 2000”

Editura Teora, 2003

11. Cary N. Prague ș.a. – “Access 2003 – programare”

Editura Teora, 2004

12. Mariana Milosescu – “Învață singur Microsoft ACCES”

Editura Teora, 2002

13. Popescu I. – “Modelarea bazelor de date”

Editura Tehnica, 2001

14. John L., Viescas – “Totul despre Microsoft Access 97”

Editura Teora, 1999.

15. Oprea D. – “Analiza sistemelor informaționale”

Editura Polirom, 1999