. Sistem Informatic Pentru Managementul Unei Firme Antreprenoriale

CAPITOLUL I. INTRODUCERE

BAZELE MANAGEMENTULUI

1.1. GENERALITĂȚI

Baza obiectivă a apariției și dezvoltării activității de management ca activitate specializată, o constituie munca. În momentul în care munca a devenit proces conștient de transformare s-au conturat două forme de manifestare ale acesteia: acțiunea fizică directă sau prin intermediul mijloacelor de muncă asupra obiectului muncii, care duce la transformarea acestora în vederea atingerii unui scop pe de-o parte și conducerea proceselor de transformare pe de alta. Cele două aspecte prezentate sunt legate între ele organic. Astfel se naște conceptul de diviziunea muncii care presupune împărțirea muncii într-un număr de părți componente legate de procesul de desfășurare a acesteia, și la constituirea unei rețele care interconectează părțile componente pentru realizarea în comun a activităților.

În acord cu cele două forme de manifestare a muncii prezentate (acțiunea fizică și conducerea proceselor) în cadrul diviziunii muncii există două categorii de procese:

procesul de execuție, prin care are loc transformarea fizică, cantitativă și calitativă a obiectelor muncii, în conformitate cu o anumită tehnologie, care angrenează majoritatea forței de muncă, și

procesul de conducere în care o parte a forței de muncă acționează asupra celeilalte cu scopul obținerii unui grad cât mai mare de eficiență.

În cele ce urmează ne vom concentra asupra procesului de conducere ca bază a managementului. Astfel procesul de conducere, în cadrul diviziunii muncii se caracterizează prin prezența a trei faze distincte în compunerea lui. Dacă faza previzională care constă în stabilirea obiectivelor, luarea decizilor strategice, urmărește stabilirea unei viziuni de perspectivă, faza operațională privește asigurarea cadrului organizatoric de coordonare și antrenare a forței de muncă iar faza de comensurare, evaluare și integrare reprezintă faza finală a procesului de management în care are loc analiza și interpretarea rezultatelor, rezultate care vor alimenta faza previzională a unui nou ciclu.

Activitatea de management se diferențiază de cea de execuție prin caracteristicile esențiale ale muncii. Astfel dacă într-o activitate de execuție obținerea rezultatelor se poate baza pe cunoștințele profesionale, în management se impune în mod obligatoriu multipla personalizare. Pe de altă parte, deși activitatea de conducere are o pondere mai redusă față de cea de execuție, rezultatul de ansamblu și eficiența depind de activitatea de management.

În ultimele decenii în domeniul științelor, al sistemelor de cercetare, în producție și în viața socială au avut loc mutații importante, datorită implicațiilor generate de un fenomen amplu cunoscut sub numele de revoluție tehnico științifico contemporană. Astfel raporturile tradiționale între dezvoltarea științei, dezvoltarea producției și dezvoltarea tehnicii s-au schimbat în mod radical. Dacă înainte de revoluția tehnico științifică antrenarea producției antrena dezvoltarea tehnicii care la rândul ei determina dezvoltarea științei, astăzi raporturile s-au inversat și știința impulsionează dezvoltarea tehnicii care la rândul ei determină dezvoltarea producției. Datorită acestor schimbări, durata de viață a produselor s-a redus ducând la apariția unei serii de noi concepte în domeniul managementului. Astfel conducerea dinamică, managementul previzional sau managementul integrat sunt noțiuni care s-au adăugat caracteristicilor managementului. Ca o paranteză, noțiunea de management integrat s-a dezvoltat odată cu sistemele avansate de producție în care managementul poate fi preluat de către echipamente de prelucrare automată a datelor care pot veni în sprijinul acestuia.

Aceste noi concepte au dus la apariția unor noi metode în management care vin în sprijinul acesteia, astfel născându-se abordarea managamentului ca știință. Din moment ce managementul ca știință preia cunoștințele dintr-un număr foarte mare de domenii pe care le alătură rezultatelor propriilor cercetări, managementul este o știință interdisciplinară.

Patru sunt grupele mari de problematici de care se ocupă managementul ca știință, în fiecare din aceste grupe de problematici regăsindu-se cunoștințe din mai multe domenii. Astfel bazele organizatorice folosesc cunoștințe din drept și domeniul organizării, metodele de management fac apel la cunoștințe din domeniul statisticii, sociologiei sau psihologiei, tehnica și tehnologia provin din științele tehnice, iar instrumentele managementului provin din matematică și cibernetică.

Obiectivul principal al științei managementului îl constituie cercetarea fenomenelor și dezvoltarea de principii și legități pa baza căruia trebuie să se desfășoare activitatea de management. Managementul științific este activitatea practică de conducere pe baza cuceririlor științifice cu scopul de a se evita empirismul și a spori eficiența.

1.2. CONCEPȚIA SISTEMICĂ A UNITĂȚII ECONOMICE

Metodele de investigare a managementului ca știință se bazează pe concepția sistemică a unității de producție. Concepția sistemică, numită și abordarea sistemică, este o formă specifică de aplicare a dialecticii în cercetarea diferitelor fenomene și procese.

Elementul caracteristic al concepției sistemice îl constituie vederea întregului, din dezvoltarea căruia deducându-se informațiile despre elemente. Se pune accentul pe proprietățile dinamicii sistemului, în ce privește resursele informaționale și celelalte influențe ale mediului.

În această accepțiune, orice tip de unitate de producție industrială, diviziunea acesteia sau o reuniune de astfel de unități se poate asocia unui sistem cibernetico-industrial, dacă se bazează pe autoreglare printr-un factor conștient de natură umană, în vederea atingerii obiectivelor.

În categoria sistemelor, sistemele economice sunt unele din cele mai complexe sisteme, deoarece se constituie dintr-un număr foarte mare de subsisteme și elemente eterogene (oameni, mașini, clădiri, etc). Dacă privim sistemul economic ca sistem ireductibil, acesta se compune în mod necesar din trei elemente: efectorul, elementul care transformă mărimile de intrare în mărimi de ieșire (care pot fi obiective), comparatorul, care compară mărimile de ieșire cu o referință (referința poate fi programul) și regulatorul care pe baza rezultatelor de la comparator va putea influența mărimile de intrare. Cele trei elemente teoretice în cadrul unui sistem economic se pot asocia la trei subsisteme după cum urmează: subsistemul condus sau efectorul, subsistemul de legătură (subsistemul informațional) respectiv subsistemul conducător.

Activitatea de management este cea care guvernează subsistemul conducător și asupra acestuia ne vom referi în cele ce urmează. În cadrul abordării sistemice a unității economice, funcția de management, ca element de bază a subsistemului conducător poate fi definită ca o acțiune îndreptată către un anumit scop specific din punct de vedere al caracterului său și care în interacțiune cu alte activități deosebite prin caracter și direcție, este obiectiv necesară pentru dirijarea eficientă a sistemului de producție. Prin delimitarea funcțiilor managementului se realizează diviziunea rațională a întregului proces managerial, deosebit de important în eficiența activității manageriale. Funcțiile managementului se realizează integral în toate domeniile de activitate, respectiv în toate subsistemele întreprinderii.

1.3. MANAGEMENTUL FIRMEI

După cum a rezultat din cele prezentate anterior, esența managementului o reprezintă funcțiile sau atributele sale, cunoașterea și înțelegerea cărora constituie o premiză majoră pentru descifrarea conținutului științei și practicii riguroase a managementului pentru însușirea și utilizarea eficientă a sistemelor, metodelor, tehnicilor ce îi sunt proprii.

Deși există controverse în domeniu, cel mai frecvent, procesul de management este partajat în cinci funcții (având în vedere natura sarcinilor implicate de desfășurarea lui și modul de realizare). Acestea sunt: peviziunea, organizarea, coordonarea, antrenarea și evaluarea-controlul.

Previziunea

„Ce trebuie și ce poate fi realizat în cadrul firmei?”

Funcția de previziune este chemată să răspundă la această întrebare și constă în ansamblul proceselor de muncă prin intermediul cărora se determină principalele obiective ale firmei și componentele sale dar și resursele și principalele mijloace necesare realizării lor. Rezultatele previziunii se împart în funcție de orizont, grad de detaliere și obligativitate, distingându-se trei categorii principale. În primul rând prognozele: ele acoperă un orizont minim de 10 ani, au un caracter aproximativ și nu sunt obligatorii. Fie că sunt normative sau exploratorii se rezumă la principalele aspecte implicate. Planurile în care se finalizează cea mai mare parte a proceselor de previziune, se referă de regulă la perioade cuprinse între o lună și cinci ani. Gradul lor de detaliere variază invers proporțional cu orizontul, au un caracter obligatoriu și reprezintă baza desfășurării activitățiilor încorporate. Cea de-a treia modalitate principală de concretizare a previziunii o reprezintă programele, specific acestora fiind orizontul redus care variază de la o oră la o decadă. Prin natura lor programele sunt foarte detaliate, elementele cuprinse sunt obligatorii și prezintă un grad ridicat de certitudine.

În ultimele decenii s-au putut remarca progrese spectaculoase în domeniul previziunii, poate printre cele mai intense la nivelul procesului de management.

Organizarea

„Cine și cum contribuie la realizarea obiectivelor firmei?”

Ansamblul proceselor de management prin intermediul cărora se stabilesc și se delimitează procesele de muncă fizică și intelectuală și componentele lor precum și gruparea acestora pe posturi, formații de muncă, compartimente și atribuirea lor personalului, corespunzător anumitor criterii economice, tehnice și sociale, în vederea realizării în cât mai bune condiții a obiectivelor previzionate, desemnează funcția de organizare și răspunde la întrebarea anterioară. Altfel spus, combinarea nemijlocită a resurselor umane și indirect, materiale informaționale și finaciare la nivelul locurilor de muncă, compartimentelor și firmei în ansamblul său, reprezintă organizarea acesteia.

În cadrul organizării putem delimita două subdiviziuni principale: în primul rând organizarea de ansamblu a firmei concretizată în stabilirea structurii organizatorice și a sistemului informațional. Se asigură astfel structurarea firmei subordonată realizării obiectivelor sale fundamentale. În al doilea rând organizarea principalelor componente ale firmei: cercetarea-dezvoltarea, producția, personalul, etc.

Dacă organizarea de ansamblu a firmei este atributul managementului superior, organizarea principalelor componente ale firmei este atributul managementului mediu și inferior, dat fiind necesitatea luării în considerare a specificului proceselor.

În firma modernă organizarea înregistrează o dezvoltare deosebită, materializată prin conturarea organizării ca o disciplină științifică aparte, care înglobează un ansamblu de concepte specifice cum ar fi: analiza postului, analiza variabilelor organizaționale, drumul critic, diagrama ASME, diagrama GANTT, graficul Hyijmans, operagrama, organigrama, etc.

În concluzie de reținut dublul caracter al organizării ca funcție a managementului și domeniu de sine stătător ce nu se exclud ci sunt complementare.

Coordonarea

Funcția de coordonare constă în ansamblul proceselor de muncă prin care se armonizează deciziile și acțiunile personalului firmei și ale subsistemelor sale, în cadrul previziunilor și sistemului organizatoric stabilite anterior. Altfel spus coordonarea este o „organizare în dinamică”, a cărei necesitate rezultă în principal din dinamismul firmei și al mediului ambiant, imposibil de reflectat în totalitate, în previziuni și sistemul organizatoric, și din complexitatea, diversitatea și ineditul reacțiilor personalului și subsisi se realizează diviziunea rațională a întregului proces managerial, deosebit de important în eficiența activității manageriale. Funcțiile managementului se realizează integral în toate domeniile de activitate, respectiv în toate subsistemele întreprinderii.

1.3. MANAGEMENTUL FIRMEI

După cum a rezultat din cele prezentate anterior, esența managementului o reprezintă funcțiile sau atributele sale, cunoașterea și înțelegerea cărora constituie o premiză majoră pentru descifrarea conținutului științei și practicii riguroase a managementului pentru însușirea și utilizarea eficientă a sistemelor, metodelor, tehnicilor ce îi sunt proprii.

Deși există controverse în domeniu, cel mai frecvent, procesul de management este partajat în cinci funcții (având în vedere natura sarcinilor implicate de desfășurarea lui și modul de realizare). Acestea sunt: peviziunea, organizarea, coordonarea, antrenarea și evaluarea-controlul.

Previziunea

„Ce trebuie și ce poate fi realizat în cadrul firmei?”

Funcția de previziune este chemată să răspundă la această întrebare și constă în ansamblul proceselor de muncă prin intermediul cărora se determină principalele obiective ale firmei și componentele sale dar și resursele și principalele mijloace necesare realizării lor. Rezultatele previziunii se împart în funcție de orizont, grad de detaliere și obligativitate, distingându-se trei categorii principale. În primul rând prognozele: ele acoperă un orizont minim de 10 ani, au un caracter aproximativ și nu sunt obligatorii. Fie că sunt normative sau exploratorii se rezumă la principalele aspecte implicate. Planurile în care se finalizează cea mai mare parte a proceselor de previziune, se referă de regulă la perioade cuprinse între o lună și cinci ani. Gradul lor de detaliere variază invers proporțional cu orizontul, au un caracter obligatoriu și reprezintă baza desfășurării activitățiilor încorporate. Cea de-a treia modalitate principală de concretizare a previziunii o reprezintă programele, specific acestora fiind orizontul redus care variază de la o oră la o decadă. Prin natura lor programele sunt foarte detaliate, elementele cuprinse sunt obligatorii și prezintă un grad ridicat de certitudine.

În ultimele decenii s-au putut remarca progrese spectaculoase în domeniul previziunii, poate printre cele mai intense la nivelul procesului de management.

Organizarea

„Cine și cum contribuie la realizarea obiectivelor firmei?”

Ansamblul proceselor de management prin intermediul cărora se stabilesc și se delimitează procesele de muncă fizică și intelectuală și componentele lor precum și gruparea acestora pe posturi, formații de muncă, compartimente și atribuirea lor personalului, corespunzător anumitor criterii economice, tehnice și sociale, în vederea realizării în cât mai bune condiții a obiectivelor previzionate, desemnează funcția de organizare și răspunde la întrebarea anterioară. Altfel spus, combinarea nemijlocită a resurselor umane și indirect, materiale informaționale și finaciare la nivelul locurilor de muncă, compartimentelor și firmei în ansamblul său, reprezintă organizarea acesteia.

În cadrul organizării putem delimita două subdiviziuni principale: în primul rând organizarea de ansamblu a firmei concretizată în stabilirea structurii organizatorice și a sistemului informațional. Se asigură astfel structurarea firmei subordonată realizării obiectivelor sale fundamentale. În al doilea rând organizarea principalelor componente ale firmei: cercetarea-dezvoltarea, producția, personalul, etc.

Dacă organizarea de ansamblu a firmei este atributul managementului superior, organizarea principalelor componente ale firmei este atributul managementului mediu și inferior, dat fiind necesitatea luării în considerare a specificului proceselor.

În firma modernă organizarea înregistrează o dezvoltare deosebită, materializată prin conturarea organizării ca o disciplină științifică aparte, care înglobează un ansamblu de concepte specifice cum ar fi: analiza postului, analiza variabilelor organizaționale, drumul critic, diagrama ASME, diagrama GANTT, graficul Hyijmans, operagrama, organigrama, etc.

În concluzie de reținut dublul caracter al organizării ca funcție a managementului și domeniu de sine stătător ce nu se exclud ci sunt complementare.

Coordonarea

Funcția de coordonare constă în ansamblul proceselor de muncă prin care se armonizează deciziile și acțiunile personalului firmei și ale subsistemelor sale, în cadrul previziunilor și sistemului organizatoric stabilite anterior. Altfel spus coordonarea este o „organizare în dinamică”, a cărei necesitate rezultă în principal din dinamismul firmei și al mediului ambiant, imposibil de reflectat în totalitate, în previziuni și sistemul organizatoric, și din complexitatea, diversitatea și ineditul reacțiilor personalului și subsistemelor firmei ce necesită o reacție operativă, permanentă care să asigure corelarea adecvată a deciziilor.

Eficiența coordonării stă în existența unei comunicări adecvate la toate nivelurile managementului, prin comunicare înțelegând transmiterea de informații și perceperea integrală a mesajelor conținute.

Din analizele efectuate a rezultat că în principal coordonarea îmbracă două forme: bilaterală care se derulează între un manager și fiecare subordonat ce asigură preîntâmpinarea filtrajului și distorsiunii, dar are dezavantajul unui mare consum de timp, și multilaterală ce implică un proces de comunicare concomitentă între un manager și mai mulți subordonați, folosită pe scară largă în cadrul ședințelor.

În condițile firmei moderne, ponderea coordonării multilaterale crește ca urmare a proliferării sistemelor de management de tip participativ.

Coordonarea, este funcția managementului cea mai puțin formalizată, depinde într-o măsură decisivă de latura umană a potențialului managerilor, cu efecte dificil de evaluat și strâns condiționate de conținutul celorlalte funcții ale managementului.

Antrenarea

Ansamblul proceselor de muncă prin care se determină personalul firmei să contribuie la stabilirea și realizarea obiectivelor previzionate, pe baza luării în considerare a factorilor care îl motivează, reprezintă funcția de antrenare. Scopul antrenării are un pronunțat caracter operațional și presupune implicarea cât mai profundă și eficace a personalului de execuție și de conducere la realizarea obiectivelor ce-i revin, parte a obiectivelor firmei.

„De ce personalul firmei participă la stabilirea și realizarea obiectivelor circumscrise acesteia?” Funcția de antrenare descrisă anterior, răspunde la această întrebare

Fundamentul antrenării îl reprezintă motivarea, care constă în corelarea satisfacerii necesităților și intereselor personalului cu realizarea obiectivelor și sarcinilor atribuite. În funcție de modul de condiționare a satisfacțiilor personalului, de rezultatele obținute, motivarea poate fi pozitivă sau negativă. Motivarea pozitivă se bazează pe amplificarea satisfacțiilor personalului din participarea la procesul muncii, ca urmare a realizării sarcinilor atribuite, în timp ce motivarea negativă se bazează pe amenințarea personalului cu diminuarea satisfacțiilor în cazul neîndeplinirii întocmai a obiectivelor și sarcinilor repartizate. În firmele moderne se folosește cu prioritate motivarea pozitivă, întrucât la același volum de resurse financiare utilizate pentru motivare o parte sensibil mai mare a personalului obține satisfacții iar climatul de muncă și cultura firmei sunt superioare.

Caracteristic managementului științific este conceperea motivării și implicit a antrenării pe baza așa numitelor scări motivaționale, adică elementelor care prezintă interes pentru componenții firmei, a necesităților acestora, ordonate în funcție de succesiunea în care trebuie avute în vedere.

Eficacitatea antrenării depinde de întrunirea simultană a mai multor caracteristici în procesul motivării personalului, și anume: motivarea să fie complexă în sensul utilizării combinate atât a stimulării materiale cât și morale, motivarea să fie diferențiată, adică elementele luate în considerare și modul lor de folosire să țină cont de caracteristicile fiecărei persoane și ale fiecărui colectiv de muncă, pentru obținerea maximului de participare la realizarea obiectivelor frmei, motivarea să fie graduală, adică să satisfacă succesiv necesitățile personalului și în strânsă corelație cu aportul său, ținând cont de interdependențele dintre diferitele categorii de necesități.

În esență în ansamblul procesului de management, calitatea antrenării are un rol deosebit de important prin aceea că într-o măsură decisivă condiționează concretizarea eficientă a funcțiilor situate în amonte (previziunea, organizarea și coordonarea) precum și eficacitatea evaluării care urmează antrenării.

Control-evaluarea

„Cu ce rezultate s-a finalizat munca depusă?”

Ansamblul proceselor prin care performanțele firmei, subsistemelor și componenților acesteia sunt măsurate și comparate cu obiectivele și standardele stabilite inițial în vederea eliminării deficiențelor constatate și integrării abaterilor pozitive, alcătuiesc funcția de evaluare-control.

Evaluarea închide deci ciclul procesului de management premergând previzionarea de noi obiective, efectuarea de reorganizări, etc, într-un nou ciclu.

Studiul procesului de evaluare-control în calitate de funcția managementului a scos în evidență patru faze: măsurarea realizărilor, compararea acestora cu obiectivele și standardele stabilite inițial, cu evidențierea abaterilor produse, determinarea cauzelor care au generat abaterile constatate și efectuarea corecturilor care se impun, inclusiv acționarea asupra cauzelor ce au generat abaterile negative..

Eficiența procesului de evaluare-control stă în caracterul său necesar continu, nelimitându-se doar la perioadele de incheiere a unei categorii de previziune.

În cazul constatării abaterilor negative, funcția de evaluare-control are un important caracter preventiv care să permită preîntâmpinarea deficiențelor, și un important rol corectiv pentru corectarea deficiențelor, dacă acestea s-au produs.

În firma modernă control-evaluarea este de tip analiză-cauză-efect, cu un control activ concretizat în decizii și acțiuni manageriale eficace.

Ca și concluzie această funcție încheie după cum am arătat ciclul de management, conținutul și eficacitatea sa, condiționând sensibil calitatea de ansamblu a procesului de conducere și eficiența muncii depuse de personal.

1.4. INTERDEPENDENȚELE ȘI DINAMICA FUNCȚIILOR MANAGEMENTULUI

Abordarea sistemică a funcțiilor managementului implică, pe lângă luarea în considerare a evoluțiilor lor separate ca entități și analiza relațiilor dintre ele. O primă etapă în studiul interdependențelor funcțiilor managementului îl constituie ierarhizarea acestora. Astfel dacă în conducerea firmei de acum patru, cinci decenii, pe o poziție prioritară se situau organizarea și controlul, în managementul firmei moderne, tind să joace un rol relativ mai important în comparație cu celelalte.

Abordarea separată a funcțiilor managementului și a interdependențelor dintre ele a contribuit la evidențierea specificității componentelor procesului de management și a complexității sale. În practică procesul de management trebuie abordat în ansamblul său, tratând funcțiile conducerii în strânsa lor interdependență. Necesitatea tratării funcțiilor conducerii în ansamblul lor, decurge în primul rând din caracterul lor complementar și multiplele conexiuni dintre ele, dar și din caracterul sistemic al firmei asupra căreia se exercită.

Fig. 1.4 Interdependențele dintre funcțiile managementului

În cadrul firmei, procesul de management variază pe mai multe coordonate. Deosebit de importantă este variația amplorii procesului de management pe verticala sistemului managerial. Astfel pentru un management de nivel inferior, amploarea nivelului de conducere este redusă, crescând substanțial pentru managementul de nivel inferior.

În același timp, se poate constata și variația procesului de management în timp, atât în ansamblul său cât și la nivelul funcțiilor componente. Astfel funcția de previziune prezintă un maxim de activitate în perioade ce preced încheierea principalelor subdiviziuni temporare (an, trimestru, lună) și se menține la o intensitate relativ mare și în prima perioadă de plan. Intensitatea funcției de organizare urmărește o curbă în bună măsură asemănătoare evoluției intensității funcției de previziune, de care se deosebește totuși prin faptul că amplitudinea variației intensității funcției de organizare se menține la un nivel mai ridicat în decursul anului decât cea de previziune și amplitudinea variației este mai mică decât pentru funcția de previziune. Funcția de coordonare are o evoluție sensibil diferită față de precedentele funcții și se caracterizează prin nivele ridicate în decursul perioadelor determinate de principalele subdiviziuni temporare și este determinată la sfârșitul și începutul perioadelor de activitate, atunci când eforturile se concentrează cu prioritate asupra previziunilor și organizării. Funcția de antrenare fundamentată pe motivare complexă este necesar să se mențină continuu la un nivel ridicat astfel încât să determine o participare cât mai intensă a personalului la realizarea obiectivelor. Evoluția funcției de evaluare evidențiază două caracteristici principale referitoare la realizarea sa în decursul anului: intensitatea relativ ridicată în decursul întregii perioade care dealtfel condiționează sensibil îndeplinirea obiectivelor și amplificarea intensității funcției la începutul și sfârșitul subdiviziunilor temporare utilizate în previzionare (atunci când se determină nivelul realizării obiectivelor).

În ansamblu, evoluția procesului de management ca rezultantă a evoluției funcțiilor componente, este ciclică și ondulatorie, intensitățile maxime corespunzând încheierii, respectiv începerii principalelor subdiviziuni temporale folosite în previzionarea activităților firmei. Cu cât această durată este mai mare, cu atât amplitudinea variației este mai importantă.

Cunoașterea evoluției temporale a procesului de management este deosebit de utilă în practică, facilitând o structurare rațională a activității de management și execuție în cadrul firmei.

1.5. PRINCIPIILE GENERALE ALE MANAGEMENTULUI FIRMELOR

La baza conceperii și exercitării managementului firmelor se află un ansamblu de principii care au aceeași triplă determinare socio-economică, tehnico-materială și umană, ca și cele care determină relațiile de management.

Principiile generale, exprimă nivelul de dezvoltare al științei managementului și fundamentele teoretice preconizate pentru modelarea de ansamblu a sistemelor de management ale firmelor, alcătuind împreună un sistem a cărui cunoaștere și aplicare este indispensabilă în managementul activităților firmelor.

Astfel principiul asigurării concordanței dintre parametrii sistemului de management al firmei și caracteristicile sale esențiale și ale mediului ambiant rezultă din dinamismul dezvoltării economice, tehnologice, științifice, culturale, etc. Este deci necesară conform acestui principiu, o permanentă corelare, perfecționare, adaptare la situația efectiv existentă în cadrul său și în contextul socio-economic în care firma își desfășoară activitățile. În legătură cu aplicarea acestui principiu se ridică două aspecte majore:

Asigurarea unei concordanțe cât mai depline între parametrii sistemului de

management pe de-o parte și caracteristicile întreprinderii și ale contextului său pe de altă parte;

Realizarea acestei concordanțe la un nivel cât mai înalt de dezvoltare a ambelor aspecte, nivel condiționat pentru eficiența procesului de management și implicit a firmei respective. Apariția de necorelări generează disfuncționalități și implicit ineficiență .

În ceea ce privește principiul managementului participativ este necesar ca exercitarea celor mai importante și complexe procese și relații de management în cadrul firmei să se bazeze pe implicarea unor grupe de manageri, specialiști și reprezentanți ai proprietarilor. Elementele care reclamă managementul participativ sunt complexitatea și dinamismul activităților, fluiditatea unor componente majore ale mediului ambiant, rapiditatea evoluțiilor științifice, tehnice, comerciale, organizatorice, contemporane, nivelul ridicat de pregătire a personalului, internaționalizarea activităților, etc. Astfel participarea personalului la derularea proceselor și relațiilor de management este necesar să se realizeze mai intens la nivelul firmelor mari și mijlocii, în domenii de activitate complexe și dinamice și pentru personalul cu nivel ridicat de pregătire. Formele majore de participare a componenților firmei, a unor specialiști dinafară sau a reprezentanților proprietarilor la conducere, se reglementează prin documente pe care se fundamentează constituirea lor (statutul, contractul de societate, etc).

Un alt principiu general este cel al motivării tuturor factorilor implicați în activitățile firmei, exprimată ca necesitate a stabilirii și utilizării stimulentelor materiale și morale de către factorii decizionali pentru asigurarea împlinirii armonioase a intereselor tuturor părților implicate. Funcționalitatea și profitabilitatea activităților oricărei forme depind decisiv de modul de îmbinare a intereselor economice a factorilor implicați, evident determinate decisiv de natura și formele de exercitare a proprietății și de concepția asupra luării lor în considerare.

Supra sau subevaluarea unei categorii de interese se răsfrânge mai devreme sau mai târziu asupra satisfacerii celorlalte interese.Motivarea puternică a factorilor implicați în activitățile firmei, corelat cu aportul esențial și efectiv la rezultatele obținute trebuie să ghideze în permanență managementul firmei.

Principiul eficienței presupune dimensionarea, structurarea și combinarea tuturor proceselor și relațiilor manageriale pentru maximizarea efectelor economico-sociale, măsurabile și nemăsurabile ale firmei în vederea asigurării unei competivități ridicate.

În esență principiul eficienței exprimă necesitatea modelării sistemului de management al firmei, astfel încât să se determine supraviețuirea și competitivitatea sa. Defapt acest principiu nu face decât să sintetizeze finalitatea precedentelor principii. Concretizarea acestui principiu implică utilizarea unui instrumentar modern de concepte și metode, în primul rând de management, dar și economice, tehnice, sociologice, bazate pe analiza lucidă, sistematică a realităților.

Ca ultimă precizare, în stabilirea eficienței de realizat în cadrul firmei, rolul decisiv îl au proprietarii sau reprezentanții acestora.

1.6. FIRMA ANTREPRENORIALĂ

Firma Eurostructur desfășoară cea mai mare parte a activității în domeniul antreprenoriatului. Ca antreprenor general, unitatea contractează cu beneficiarii întreaga lucrare de construcții; pentru executarea acesteia angajează subantreprenori pe diferite părți de lucrare. Prestațiile subantreprenoriale cuprind consumuri de materiale, personal, utilaj, transport, respectiv un întreg deviz pentru partea de construcție ce trebuie s-o execute.

Antreprenorului general îi revine sarcina atât pe linie calitativă – de a verifica fiecare subantrepriză în parte, să răspundă cerințelor de calitate ale beneficiarului lucrării, cât și pe linie cantitativă să urmărească pe întreaga perioadă de desfășurare a lucrării ca toți subantreprenorii să se încadreze în consumurile și normele pe care antreprenorul le-a contractat cu beneficiarul.

Se poate spune că antreprenorul desfășoară o activitate mult mai complexă de cât în cazul unei întreprinderi obișnuite de construcții, deoarece are relații multiple cu subantreprenorii, dar și cu beneficiarii lucrărilor contractate.

Potențialul economic al societății comerciale – consecință a potențialului tehnic, productiv, comercial dar și managerial – este capacitatea de a crea venituri ca unică sursă de acoperire a cheltuielilor și realizarea unui profit suficient spre a asigura dezvoltarea și a împiedica erodarea capitalului.

Societatea Comercială EUROSTRUCTUR s-a înființat ca persoană juridică română, în conformitate cu prevederile Legii 31/1990, fiind societate cu răspundere limitată și având un capital social subscris și vărsat de 5.000 mii lei. Firma este înmatriculată la Oficiul Registrului Comerțului din Timișoara sub numărul J35/11/2000, fiind luată în evidența organului fiscal teritorial ca plătitoare de TVA (taxa pe valoare adăugată). Sediul social al societății este în Timișoara, str. Petofi Sandor nr.1. Capitalul social al firmei este integral privat, împărțit în părți egale, a câte 100.000 lei fiecare. Adunarea Generală a Asociaților este organul de conducere a societății care decide asupra activității acesteia și asupra politicii ei economice și sociale.

Domeniul în care acționează firma este cel al construcțiilor civile, industriale și rutiere, inclusiv consultanță în domeniu. Flexibilitatea și puterea de adaptare la dinamica accentuată a mediului exterior, seriozitatea și promptitudiunea în relațiile cu partenerii de afaceri, orientarea spre calitate, sunt câteva din trăsăturile care caracterizează firma și care au impus-o pe piață. Toate aceste atribute au creat firmei un bun renume, ceea ce permite executarea celor mai diverse și complexe lucrări, printre care se pot menționa:

Amenajări interioare:

sedii de firmă: D.R.D.P. Timișoara (Direcția Regională de Drumuri și Poduri), Banca Piraeus;

sala de primiri externe la Aeroportul Internațional Timișoara;

cămin nefamiliști – D.R.D.P. Timișoara;

Grupul Școlar „Tudor Tănăsescu” Timișoara;

lucrări de amenajări de ATM la B.R.D. Timișoara;

lucrări de structură la mănăstirea Cebza.

Restaurări monumente de artă și arhitectură:

reabilitare și reamenajare la Liceul „Eftimie Murgu” Timișoara;

obelisc Săcălaz;

Lucrări de construcții industriale:

lucrări de infrastructură , structură, finisaje la ICCO EMT;

lucrări exterioare și de structură la Fabrica deÎmbuteliat Apă Plată – Herculane;

Lucrări rutiere:

diverse lucrări de calamități, consolidări și amenajări executate pentru D.R.D.P., A.D.P., G.S.D.P. Timișoara pe DN58, DN59A, DEN59B, DN66, DN68;

Lucrări de demolare și alpinism utilitar:

hala principală UMT Timișoara, 44.000 mp;

demolare Fabrica de Lapte Timișoara;

demolare instalația de ventilare LLC – AEM Timișoara.

Pe ansamblu activitatea firmei poate fi considerată bună, atât din punct de vedere financiar, economic cât și social, conducerea firmei fiind preocupată în permanent de calitatea lucrărilor și serviciilor prestate, dând dovadă de seriozitate în relațiile cu partenerii de afaceri.

CAPITOLUL II. SISTEMUL INFORMATIC

2.1. INFORMAȚIE. DATE. SISTEM

Înainte de a vorbi despre informație, e nevoie de a introduce categoria de sistem: o secțiune a realității în care se identifică un ansamblu de fenomene, obiective, procese, ființe sau grupuri interconectate prin relații reciproce, împreună cu mediul înconjurător, toate acționând în comun în vederea realizării unor obiective bine definite. Astfel, diferitele aspecte din realitatea obiectivă, sunt asociate unui sistem ca descriere abstractă care să permită modelarea și înțelegerea lor, precum și descrierea interacțiunilor dintre ele. Interacțiunea dintre sisteme este o caracteristică intrinsecă a acestora, atâta vreme cât orice sistem poate fi privit ca un sistem de sisteme.

Una din laturile esențiale ale interacțiunii o reprezintă informația. Astfel, starea actuală a unui fenomen variabil ca urmare a interacțiunii care are un număr finit de stări și care mărește gradul de cunoaștere în raport cu mediul înconjurător o putem defini ca informație. În ultimii ani, cercetarea unor tipuri particulare de sisteme, cum ar fi sistemele biologice și modelarea lor prin studiul genetic, au scos la iveală caracterul obiectiv al informației și rolul său de comandă a proceselor din cadrul acestor procese. Măsura cea mai cunoscută asociată aspectelor din realitate pe care le denumim informație, este cantitatea de informație. Ea se poate corela cu organizarea, cu creșterea structurilor, cu dezvoltarea sistemului în general dar și cu caracterul ireversibil al fenomenelor, sugerând elaborarea de noi măsuri asociate informației, cum ar fi valoarea de scenariu a informației.

Un tip aparte de informații îl constituie datele, astfel într-o acțiune de transformare a unui sistem pe baza valorii de semnificație a informației, informația la momentul inițial al transformării se numește dată. Definirea datelor se bazează pe invariația informației disponibile la momentul inițial al transformării în raport cu transformarea.

Sistemul informațional este un tip particular de sistem care se constituie ca bază a fondului informatic în perspectiva modelării acestuia. Categoriile de bază ale sistemului informațional sunt informațiile și datele.

2.2. SISTEM INFORMAȚIONAL. SISTEM INFORMATIC

Un sistem informațional se constituie din fondul de informații, tehnici de culegere și transmitere, proceduri de prelucrare a datelor destinate asigurării unei funcționări eficiente a sistemului din care fac parte. Acel subsistem al sistemului informațional, care folosește echipamente de prelucrare automată a datelor (hardware) și aplicații pentru echipamentele în cauză (software de bază și software de aplicații), necesare furnizării de informații sistemului informațional, se numește sistem informatic.

Sisteme informaționale

Ansamblul informațiilor, surselor și nivelelor consumatoare, canalelor de circulație, procedurilor și mijloacelor de tratare a informațiilor din cadrul unei activități sau organism economic, social sau cultural se numește sistem informațional al unui organism sau activități.

În societatea umană orice activitate, orice organism este definit de acte normative care determină și delimitează sistemul informațional aferent; sistemul informațional trebuie să asigure organismului sau activității căruia îi aparține informații complete, în cantități suficiente, corecte, la momentul potrivit și la nivelul consumator necesar. Elementul novator în cadrul sistemelor informaționale este automatizarea prin calculatoare electronice, care duc la sisteme informatice.

Fig. 2.2 Sistem informatic în sistemul informațional

Sistemul informatic

Ansamblul structurat și corelat de reguli, proceduri și mijloace care permite aplicarea de metode unui organism sau unei activități pentru a obține sau realiza obiective predeterminate măsurabile între anumite limite, se numește sistem informațional al unui organism sau a unei activități.

Pentru a defini un sistem informatic trebuie să se precizeze concret regulile, procedurile și mijloacele, precum și metodele utilizate în cadrul sistemului. Sistemul informațional și sistemul informatic se întrepătrund și se determină reciproc. Sistemul informațional al unui organism, fără suportul asigurat de sistemul informatic este sortit să furnizeze informații eronate sau după o perioadă de timp când informația și-a pierdut parțial sau total semnificația, pentru sistemul decizional.

Pentru un sistem informațional complex (economico-social), blocul de prelucrări se constituie dintr-o mulțime de noduri (stații) de prelucrare conform unor legi, metode care se constituie în circuite. Mulțimea datelor vehiculate într-o rețea informațională poate fi structurată pe subsisteme, care în cadrul unui sistem economico-social ar putea fi: cercetare-dezvoltare, proiectare, planificare tehnico-economică, pregătirea fabricației, lansarea și urmărirea producției, aprovizionare-desfacere, personal, financiar-contabil.

Pentru prelucrarea datelor se folosesc mijloace și tehnici cum ar fi:

culegerea și pregătirea datelor: constă în colectarea datelor de la surse pentru a fi introduse în sistemul informatic;

organizarea datelor este necesară pentru a pregăti datele astfel încât ele să devină informații utile;

sortarea: constă în ordonarea datelor după anumite criterii;

prelucrarea: este un proces de realizare a unor operații cu date, prin care se obțin date noi;

concentrarea: înseamnă condensarea datelor într-o formă mai utilă;

înregistrarea: este operația de exprimare a datelor într-o formă care poate fi recunoscută de om sau de mașină;

memorarea: reprezintă înregistrarea structurată a datelor pe un suport, în scopul păstrării și regăsirii lor atunci când sunt necesare;

transmiterea datelor: este procesul de transferare a informației sau a datelor între nodurile rețelei informaționale a organismului sau în exteriorul acestuia.

Un sistem informatic distribuit trebuie să posede următoarele cinci calități:

să posede o multitudine de resurse de prelucrare, fizice și logice, utilizabile concomitent și care pot fi folosite pentru sarcini specifice. Resursle fizice pot fi procesoare, terminale inteligente, microcalculatoare, minicalculatoare, calculatoare de capacitate medie sau mare, iar resursele logice sunt sisteme de operare, software de comunicație, și sisteme de gestiune a fișierelor și bazelor de date și software suport pentru dezvoltarea de programe.

resursele fizice și logice să fie dispersate geografic și în legătură prin intermediul sistemelor de comunicație. În funcție de gradul de interconectare a resurselor fizice, există:

Sisteme de interconectare puternică;

Sisteme de interconectare strânsă;

Sisteme de interconectare slabă.

descentralizarea controlului și a informației de stare este o proprietate care conduce la deosebiri importante între software-ul de control al sistemelor clasice și cel al sistemelor distribuite.

transparența este făcută de software-ul de bază al sistemului informatic distribuit, care poate identifica resursele necesare indiferent de locul geografic al acestora.

autonomia cooperativă a resurselor logice: presupune posibilitatea de a rezolva independent o cerere locală și de a rezolva prin cooperare cu alte resurse, o cerere globală. De fapt distribuirea este o caracteristică pentru trei componente: prelucrare, control și date.

2.3. REȚELE DE CALCULATOARE

O rețea de calculatoare reprezintă un mod de conectare a unor calculatoare individuale astfel încât să permită folosirea în comun a anumitor resurse, în principal baze de date localizate pe unități de disc, unități de imprimare, echipamente de comunicație sau aplicație. În plus rețeaua permite o interacțiune mai mare și posibilități de comunicare mai bune între membrii ei.

Calculatoarele individuale conectate la o rețea se numesc noduri. Dacă în cazul în care nodurile sunt localizate în vecinătate unul față de celălalt (de regulă în interiorul aceleiași clădiri) rețeaua este denumită rețea locală (LAN). În schimb dacă nodurile sunt dispersate pe o zonă extinsă (oraș, regiune, țară, sau pe întreg globul) rețeaua este denumită rețea extinsă (WAN).

Deci, în aceste accepțiuni în cadrul unei societăți vom avea o rețea locală, dar temporar anumite noduri ale rețelei locale se vor putea conecta la o rețea extinsă.

Din punct de vedere al schimbului de informații, rețelele le putem categorisi în:

Rețele client – server – în care un nod separat (serverul) lucrează la nivel centralizat cu un număr de fișiere alcătuind o bază de date cu un număr de aplicații sau efectuând servicii de tipărire, și

Rețele peer-to-peer care nu utilizează un server central în care nodurile folosesc împreună unități de disc, imprimante și funcționează ca servere temporare.

Fig. 2.3.1 Rețea client – server

Fig. 2.3.2 Stație de lucru peer-to-peer

În această accepțiune, nodurile care se leagă la server sunt stații de lucru. Stațiile de lucru într-o rețea client-server sunt stații de lucru client, iar cele într-o rețea peer-to-peer sunt stații de lucru peer-to-peer.

Serverele în general trebuie să fie calculatoare puternice pentru a putea rezolva simultan cererile mai multor clienți.

Din punct de vedere al transportului informației o rețea de calculatoare trebuie privită ca formată din mai multe straturi (nivele de soft) care interacționează cu componentele hard ce fac legătura între calculatoare. Astfel nivelul fizic (partea palpabilă a rețelei) include: plăcile de interfață, cablurile, elementele de conectare, concentratoare și amplificatoare. Nivelul logic este cel care interpretează semnalele odată ce nivelul fizic a intrat în dialog. Nivelul de rețea permite identificarea calculatoarelor din rețea pe baza unui mecanism de adresare existent. Nivelul de transport răspunde de asigurarea unei recepționări corecte și coerente a datelor transmise de un calculator la altul. Nivelul de aplicație este aplicația propriu-zisă care rulează pe stația de lucru.

Pentru dispunerea și interconectarea calculatoarelor într-o rețea, se folosesc diferite metode denumite topologii, cu avantaje specifice care o fac convenabilă în anumite situații. Astfel într-o rețea de tip magistrală toate calculatoarele sunt interconectate la cablul principal al rețelei.

Fig. 2.3.3 Rețea de tip magistrală

Într-o astfel de rețea, calculatoarele au acces la cablul principal în orice moment, dar nivelul logic trebuie să aștepte eliberarea cablului pentru a transmite date. Aceste rețele prezintă avantajul costul redus și posibilitatea extinderii progresive dar au dezavantajul dependenței întregului trafic de coloana vertebrală.

Într-o rețea de tip stea, legătura dintre calculatoare se realizează prin intermediul unui concentrator care distribuie canalele către toate cablurile de legătură.

Fig. 2.3.4 Rețea de tip stea

Principalul avantaj al acestei configurații este că toate cablurile de conexiune sunt protejate. Dezavantajul constă în faptul că echipamentul concentratorului este scump, depinzând de numărul de legături necesare.

Cele două tipuri de topologii sunt cel mai des utilizate în practică. Înafară de acestea mai amintim rețele de tip inel, în care legătura dintre calculatoare se face printr-un port de intrare și unul de ieșire și informațiile se trimit întotdeauna către următorul calculator prin cablu, folosit doar în aplicații speciale sau rețele de tip magistrală în stea, care face apel la o unitate centrală de tip concentrator prin care se realizează legătura între nodurile rețelei, des utilizat în cadrul unor rețele mari.

Pentru a comunica prin rețea, stațiile vor folosi un protocol corespunzător tipului de rețea. Protocoalele permit schimbul de informații și asigură integritatea datelor. Astfel pentru rețelele magistrală sau stea ETHERNET este unul din cele mai utilizate protocoale având în vedere că interfețele, unitățile centrale (concentratoarele) și cablurile sunt relativ ieftine iar viteza de lucru de 10 MG bit / sec. Este acceptabilă pentru majoritatea rețelelor cu precizarea că se folosește exclusiv în rețelele locale.

Înafară de protocolul ETHERNET, există protocolul TOKEN-RING (ștachetă pe inel) adaptat pentru rețelele de tip inel, FDDI pentru schimbul de date prin cabluri de fibră optică care permit viteze de transfer de 100 MG bit / sec. Sau avem ATM conceput ca alternativă pentru rețelele cu viteză mare, dar cu tehnologie în stare evolutivă (FDDI – Fiber Distributed Data Interchanged; ATM – Assynchronus Transfer Mode).

Înafară de aceasta, după cum am mai arătat stații din cadrul rețelei locale se pot conecta temporar prin intermediul unei conexiuni externe (alta decât cea uzuală pentru conectarea la rețeaua locală) la rețelele extinse pe scară mondială. Acest tip de conexiune este larg răspândit pentru conectarea la rețeaua www.

Cum se va vedea în cele ce urmează având în vedere faptul că rețeaua locală este bazată pe sistemul de operare WINDOWS 98, pentru conectarea la rețeaua externă se utilizează cele patru blocuri structurale ale mediului WINDOWS și anume: adaptor, protocol, client, servicii.

Bazat pe conceptele enunțate anterior în cadrul S.C. EUROSTRUCTUR SRL, s-a implementat o rețea locală de tip STEA folosind protocolul ETHERNET, formată din:

Fig. 2.3.5 Rețea de tip stea

1 calculator „Authentic AMD” cu procesor AMD Athlon de 1100 Mhz (echivalent Pentium III) cu 128 MB RAM, capacitatea harddiscului de 13,9 GB pe post de server, echipat cu sursă UPS UPGUARDS PRO 650, modem extern WISECOM 56000 bps, CD ROM, CD WRITER și imprimantă EPSON, pe post de server.

1 calculator GENUINE INTEL cu procesor Intel Celeron, cu 128 MB RAM și harddisc de 4,2 GB și unitate de CD ROM, pe post de stație de lucru.

1 calculator Genuine Intel cu procesor Pentium III, cu 128 MB RAM, cu unitate de disc de 9,5 GB și unitate de CD ROM pe post de stație de lucru.

Sistemul de operare utilizat în cadrul rețelei este WINDOWS 98, completat de pachetul OFFICE 2000 și Internet Explorer 4.0.

Rețeaua descrisă este folosită în cadrul serviciului financiar-contabil.

Serverul este utilizat pentru aplicația de contabilitate elaborată de firma NCS, care rulează în regim de client-server.

Înafară de această aplicație în regim independent pe fiecare stație a rețelei mai rulează:

pe server:

aplicația LEGIS (pentru Windows), conținând actele oficiale ale României (peste 33.000 acte în perioada 1864 – 2000), actualizat săptămânal atât cu actele care apar periodic în Monitorul Oficial, cât și cu acte anterioare.

Norton Ativirus, pentru protecția antivirus;

Adobe Photoshop 5.0 – vizualizare imagini;

Acrobat Reader 4.0 – vizualizarea documentelor în format imprimabil;

Outlook Expres – pentru poșta electronică;

FoxPro, pentru baze de date;

Aplicațiile din pachetul Windows 2000.

pe stațiile de lucru: aplicația Legis, arătată anterior, Norton Antivirus, și aplicațiile din pachetul Microsoft Windows 2000.

Pentru conectare la rețea externă, serverul utilizează conexiunea prin modem folosind pentru aceasta modemul cu care este echipat.

SISTEMUL INFORMATIC ÎN RELAȚIA CU BĂNCILE

Conexiunea externă se utilizează pentru conectarea la aplicațiile MULTIX și ALPHA LINE, care permit realizarea de operațiuni bancare în relația cu Banca Română pentru Dezvoltare Timișoara, respectiv Alpha Bank Timișoara. Aceste programe au fost puse la dispoziția unității de către Banca Română pentru Dezvoltare Timișoara (pentru programul MultiX) respectiv Alpha Bank Timișoara (pentru programul Alpha Line). Pentru serviciile prestate, cele două bănci percep lunar un comision de 25 $ la cursul de schimb al Băncii Naționale a României din ziua plății.

Într-un proces specific de mare efervescență, stăpânirea mijloacelor bănești și de plată, a relațiilor financiar-bancare și de circulație a capitalului, este una dintre cele mai importante secțiuni ale contabilității. În acest sector se întâlnesc finanțele; realizarea simbiozei corespunzătoare, care să permită derularea fluxurilor și a multiplelor implicații financiare dintre partenerii de afaceri, concomitent cu evidența și controlul lor operativ, este un obiectiv de primă mărime al contabilității trezoreriei, ca secțiune „motor” al contabilității manageriale.

De cele mai multe ori, în funcție de cât de rapid circulă informațiile depinde luarea unor decizii corecte și eficiente.

S.C. EUROSTRUCTUR are contul de disponibilități bănești atât la Banca Română pentru Dezvoltare cât și la Alpha Bank. Relația cu ambele bănci se realizează prin transmisie electronică, cu aportul programului MULTIX pentru BRD și ALPHA LINE pentru Alpha Bank.

În principiu ambele programe presupun conectarea firmei la serverul băncii și oferă același pachet de servicii și anume:

vizualizarea extraselor de cont și a tranzacțiilor într-o perioadă anterioară sau a datelor care au fost deja transferate în cursul zilei respective;

efectuarea plăților cu modul de plăți românești;

efectuarea plăților cu modul de plăți internaționale;

vizualizarea și prelucrarea informațiilor actualizate referitoare la cursurile valutare ale pieței interbancare și ale cursului oficial al Băncii Naționale a României;

crearea de e-mail către bancă.

2.4.1. PLĂȚI EFECTUATE CU BĂNCILE ÎN SISTEM ELECTRONIC

Pornirea programului Alphaline, se realizează din Desktop prin selectarea și lansarea icoanei corespunzătoare. După lansare, aplicația inițiază în primul rând o sesiune de lucru care presupune conectarea la serverul aplicației.

Fig. 2.4.1.1 Meniul aplicației Alphaline

Din meniu se selectează opțiunea INIȚIERE COMUNICAȚIE. După inițierea sesiunii de lucru, opțiunea CONECTARE permite specificarea momentului ales pentru comunicația cu banca. Se poate alege între IMEDIAT și LA O ORĂ ANUME (cu specificarea orei).

Aplicația permite configurarea tipului de informații schimbate cu banca prin selectarea modulelor dorite din opțiunea MODULE SELECTATE.

Fig. 2.4.1.2 Comunicație cu banca pentru preluarea extraselor de cont

În acest meniu se selectează RECEPȚIONARE EVIDENȚĂ CONTURI (vizualizare extras de cont). Se tastează OK pentru începerea comunicării. Desfășurarea instanței de comunicație poate fi urmărită în fereastra ADMINISTRAREA SESIUNILOR DE COMUNICAȚIE. Momentul încheierii sesiunii se semnalează prin mesajul SESIUNE DE COMUNICAȚIE ÎNCHEIATĂ CU SUCCES.

Fig. 2.4.1.3 Recepționare evidența conturi

În acest moment, apăsând pe tasta IEȘIRE, se încheie propriu zis instanța și se revine în meniul principal, putându-se demara o nouă instanță de comunicare cu altă opțiune.

Extrasul de cont la vizualizare se prezintă astfel:

Fig. 2.4.1.4 Model extras de cont (Alpha Bank)

Pentru efectuarea de plăți, din același meniu MODULE SELECTATE, se selectează opțiunea TRANSMISIE PLĂȚI.

În meniul ADMINISTRARE se selectează CREARE BENEFICIARI. Se selectează NOU pentru introducerea unui nou beneficiar și se specifică următoarele detalii:

cod unic beneficiar

numele beneficiarului

adresa beneficiarului

tip plăți (lei / valută)

bancă beneficiar

În câmpurile băncii beneficiare trebuie specificat:

codul sucursalei beneficiarului

tipurile contului – trebuie alese din lista specificată de către bancă

numărul contului – poate fi același cu al unui cont înregistrat de către bancă

numele băncii

adresa băncii

Fiecărui beneficiar trebuie să i se aloce un tip de operațiune din lista disponibile, adică 1000 – beneficiari care au altă bancă decât banca plătitorului, 1317 – beneficiari care au aceeași bancă cu plătitorul (respectiv Alpha Bank), 2000 – plăți către Bugetul de stat sau local, după care se apasă pe Adăugare pentru a fi adăugat în lista de plăți.

După specificarea tuturor detaliilor unui beneficiar și alocarea unui tip de operațiune se confirma cu salvare. Ecranul de configurare nume de beneficiari va arăta astfel:

Fig. 2.4.1.5 Macheta de introducere a unui beneficiar

În continuare pentru efectuarea propriu-zisă a plății se autorizează ordinul de plată de SUBUSER, cu opțiunea Autorizare (necesită parole speciale).

Fig. 2.4.1.6 Autorizarea fișierului de plăți

Se inițiază o instanță de comunicație cu banca pentru trimiterea ordinului de plată, alegându-se TRANSMISIE PLĂȚI / MODULE SELECTATE.

Fig. 2.4.1.7 Comunicație cu banca pentru efectuare plăți

În momentul în care nu mai există operațiuni de efectuat se părăsește aplicația selectând din meniul principal Fișier / Ieșire din aplicație. La întrebarea „Sigur doriți să ieșiți din Alphaine”? se răspunde cu Da.

Fig. 2.4.1.8 Comanda de ieșire din programul Alphaline

O aplicație similară pusă la dispoziție de Banca Română pentru Dezvoltare este programul MULTIX.

Aplicația se demarează prin dublu clic pe icoana MultiX. Se începe prin conectarea la serverul MultiCash după o autentificare prealabilă cu nume și parolă.

Fig. 2.4.1.9 Conectarea la programul MultiX

Modulul de bază propune diferite facilități:

Fig. 2.4.1.10 Meniul aplicației MultiX

Pentru vizualizarea extrasului de cont se selectează butonul Com. rapidă

Fig. 2.4.1.11 Conectarea modemului la rețeaua www.

În fereastra nou deschisă se selectează din nou butonul Com. rapide. La cererea introducerii dischetei BPD se răspunde cu No și se intră în meniul Execuție com. rapidă. Se alege STA Primire date cont recepționează.

Fig. 2.4.1.12 Macheta pentru recepționarea extraselor

Se introduce parola de comunicație după care are loc repatrierea datelor.

Încheierea comunicației se semnalează printr-un mesaj Com. Executate OK. Mesaj care se confirmă, revenindu-se astfel în meniul principal. Pentru vizualizarea extraselor se selectează butonul EXTRASE obținându-se o fereastră de forma:

Fig. 2.4.1.13 Model extras de cont (BRD)

Pentru efectuarea ordinului de plată se selectează succesiv din meniul principal Plăți România

Fig. 2.4.1.14 Modulul de plăți interne

și din meniul Plăți domestice România, Plăți.

Aplicația propune formularul următor:

Fig. 2.4.1.15 Macheta pentru crearea unui beneficiar

În acest formular se completează câmpurile obligatorii, se selectează tipul de plată ca fiind Transfer, codul beneficiarului din listă, se specifică eventualele detalii legate de ordinul de plată în Informații Suplimentare. Se alege plătitorul din listă, codul contului, iar formularul astfel completat se salvează și se confirmă prin OK. Există posibilitatea introducerii unui nou ordin sau părăsirea meniului, apăsând succesiv tasta Esc.

Un ordin de plată salvat se supune aprobării. Din meniul Plăți se selectează succesiv Aprobare \ Aprobare simplă.

În fereastra care prezintă lista ordinelor de plată se selectează cel ce urmează a fi aprobat și se alege opțiunea APROBARE și se confirmă prin OK:

Părăsirea meniului se face prin apăsarea succesivă a tastei Esc.

Ordinul de plată aprobat poate fi trimis spre execuție. Astfel din meniul Plăți se selectează meniul Creare fișier ROI, care se prezintă astfel:

Fig. 2.4.1.16 Crearea fișierului de plăți în vederea expedierii

Se selectează Ordine scadente. În fereastra care se deschide se apasă pe primul rând și OK. Se continuă cu OK și se răspunde cu Yes la întrebarea:

Fig. 2.4.1.17 Denumirea fișierului de plăți

În continuare se dă un nume fișierului de comunicație cu extensia DAD și se apasă OK. În următoarea fereastră se introduce discul BPD, se continuă cu Yes, se selectează banca și se confirmă cu OK.

După selectarea băncii se introduce parola de comunicații, se bifează Executare Imediată și se confirmă cu OK.

Fig. 2.4.1.18 Transmisie plăți

La încheierea comunicației apare un mesaj confirmativ care se confirmă cu OK. Astfel ordinul de plată este transmis.

La încheierea tuturor tranzacțiilor se revine în meniul principal și din opțiunea Fișier se selectează Iesire program părăsindu-se astfel aplicația. Părăsirea aplicației atrage după sine și deconectarea de la server.

Fig. 2.4.1.19 Comanda de ieșire din program

Procedura de lucru cu aceste programe perfecționate de transmiterea electronică a datelor între firmă și bănci și invers, este relativ simplă și presupune existența unui calculator cu următoarea configurație:

Pentium III

32 MB RAM memorie

50 MB spațiu liber pe hard disc

monitor cu rezoluție 800 x 600 dpi și 256 culori

modem extern 33,6 bps (recomandabil US Robotics)

Windows 95 / 98.

Înafară de aceasta, conexiunea externă se mai utilizează pentru conectarea la serverul extern de poștă electronică, precum și pentru conectarea la rețeaua www.

Pe lângă rețeaua prezentată anterior, în cadrul firmei se mai utilizează calculatoare individuale astfel:

În cadrul serviciului tehnic: 1 calculator Authentic AMD la 1100 Mhz, cu 128 MB RAM, hard disc de 4,86 GB, unitate de CD-ROM, modem extern, imprimantă MINOLTA Page Pro 1100L și interfață de conectare la aparat foto digital. Aplicațiile rulează sub sistemul de operare Windows 2000, completat cu pachetul Microsoft Office 2000. Pe acest calculator sunt instalate aplicațiile:

DOCLIB 21, bază de date complexă pentru elaborarea devizelor, proiectelor de deviz și situațiilor de plată în diferite valute;

AUTOCAD 14, aplicație pentru proiectarea asistată pe calculator;

MICROSOFT PROJECT, pentru conducerea proiectelor de execuție;

ADOBE PHOTOSHOP, pentru vizualizare de imagini;

MINOLTA DIMAGE, aplicație pentru preluarea pozelor în format digital.

Dotat cu modem, calculatorul este capabil să se conecteze la rețele externe, iar pentru aceasta utilizează aplicația OUTLOOK EXPRESS pentru conectare la serverul de poștă electronică și INTERNET EXPLORER pentru conectare la rețeaua www.

În cadrul secretariatului există 1 calculator Pentium III cu 32 MB RAM, hard disc 1,9 GB, imprimantă MINOLTA QMS magicolor 2200 DeskLaser; sistem de operare Windows 98, cu pachetul suplimentar Microsoft Office 97. Calculatorul rulează aplicații de secretariat din cadrul pachetului Microsoft Office 97.

Nu în ultimul rând societatea dispune de o pagină WEB, localizată pe un server extern, pus la dispoziție de furnizorul de servicii INTERNET. Adresa la care se poate consulta pagina este www.eurostructur.ro . Pagina este prezentată în trei limbi de circulație (engleză, franceză, italiană) și limba română și cuprinde o rubrică cu datele despre firmă, cu lucrările executate de firmă.

2.5. SISTEMUL INFORMAȚIONAL AL ÎNTREPRINDERII ȘI

ORGANIZAREA CONTABILITĂȚII

Indiferent de domeniul sau profilul de activitate, firma juridică, dimensiunea și spațiul economico-social care i se interpun, preocupările întreprinderii vizează evaluarea periodică a performanțelor sale economico-financiare, corelată cu punerea în evidență a aspectelor pozitive și negative din activitatea sa, în scopul aprecierii capacității de adaptare la dinamismul mediului în care acționează, și de aici posibilitatea stabilirii direcțiilor de urmat și a perspectivelor.

Firma își desfășoară activitatea sub influența factorilor externi (economico-sociali, politici, tehnologici) asupra cărora nu poate avea nici o influență directă, deoarece evoluția acestora nu este controlabilă la nivel microeconomic. În schimb ea poate acționa și exercita o influență asupra elementelor componente ale mediului (clienți, furnizori, competitori) diminuându-le într-o anumită natură efectele.

Ansamblul forțelor economice afectează activitatea firmei sub toate aspectele, exercitând o influență majoră asupra proceselor de schimb. În aceste condiții se impune o diagnosticare a relației dintre activitatea proprie și variabilele economice de tip macroeconomic (inflația și efectele sale asupra performanțelor economico-financiare, nivelul fiscalității, situația pieței capitalurilor, gradul de favorizare la nivel micro și macroeconomic) a căror influență trebuie privită atât în termeni de oportunități cât și riscuri.

Evoluția nevoilor de informare impusă de evoluția sistemelor naturale, sociale și economice – ceea ce presupune cunoașterea permanentă a stării și funcționării elementelor componente ale acestei realități obiective, a determinat dezvoltarea sistemului informațional economic, respectiv a componentelor sale: evidența operativă, contabilitatea, statistica.

Pe de altă parte, revoluțiile industriale, creșterea nevoilor de capitaluri, recursul la credite, au condus la dezvoltarea continuă a nevoilor de informare, la apariția de noi date privind analiza economico-financiară.

Cererea de informații contabile și-a schimbat continuu sfera de interes. Elaborarea unor decizii corecte, care să corespundă pe deplin realității și să contribuie la rezolvarea multiplelor și complexelor probleme ale activității economico-financiare, este dependentă de cantitatea și calitatea informațiilor furnizate de sistemul informațional economic. În cadrul acestora, informațiile furnizate de subsistemul informațional contabil dețin un rol foarte important, deoarece prin conținutul său, informația contabilă este exactă, completă și neîntreruptă.

Situându-se în perimetrul relației informație-decizie-acțiune, utilitatea informației depinde de caracteristicile calitative atribuite.

Elementele ce definesc fiecare caracteristică calitativă a informațiilor contabile pot fi redate în schema următoare:

Fig. 2.5 Elementele definitorii ale informației contabile

În conformitate cu prevederile Legii Contabilității 82/1991 și a regulamentului de aplicare a Legii Contabilității aprobat prin H.G. nr. 704/1993, S.C. EUROSTRUCTUR SRL, face parte din categoria unităților mici și mijlocii, conduce contabilitatea în partidă dublă și asigură înregistrarea cronologică și sistematică a tuturor operațiunilor patrimoniale, în funcție de natura lor în mod simultan, în debitul unui cont și creditul altuia (sau altor conturi), denumite conturi corespondente; întocmirea balanței de verificare și prezentarea situației patrimoniului și a rezultatelor obținute, respectiv a activelor și pasivelor prin bilanț, precum și a veniturilor, cheltuielilor și a profitului / pierderilor prin contul de profit și pierdere.

Contabilitatea S.C. EUROSTRUCTUR este organizată în compartimente distincte, conduse de un director economic.

Contabilitatea generală (sau financiară) are la bază norme unitare privind organizarea și conducerea acesteia, prevăzute de lege, având ca obiectiv principal furnizarea informațiilor necesare atât pentru necesitățile proprii cât și în relațiile firmei cu asociații, clienții, furnizorii, băncile, organele fiscale și alte persoane juridice.

Contabilitatea analitică și internă de gestiune, este organizată în funcție de specificul activității firmei pe lucrări de construcții și în cadrul acestora pe elemente de cheltuieli (materiale, cu manopera, cu utilajele, etc) având ca obiective principale următoarele: calcularea costurilor pe lucrări, stabilirea rezultatelor și a rentabilității lucrărilor executate, întocmirea bugetului de venituri și cheltuieli pe activități, urmărirea și controlul executării acestora în scopul furnizării datelor necesare fundamentării deciziilor privind gestiunea firmei.

Atribuțiile directorului financiar contabil sunt stabilite de către administratorii firmei. Directorul economic împreună cu colaboratorii celor două compartimente funcționale asigură condițiile necesare pentru:

Întocmirea documentelor justificative privind operațiuni patrimoniale;

Organizează și țin corect și la zi contabilitatea;

Organizează și efectuează inventarierea patrimoniului, precum și valorificarea rezultatelor acesteia.

Respectă regulile de întocmire a bilanțului contabil, publicarea și depunerea la termen la organele în drept;

Păstrează documentele justificative, registrele și bilanțurile contabile conform legii.

Relațiile dintre directorul economic împreună cu colaboratorii acestuia și firmă privind organizarea și ținerea contabilității sunt stabilite pe bază de contract de muncă pe durată nedeterminată.

Prelucrarea tuturor datelor și a documentelor contabile se face cu ajutorul unui program de contabilitate eliberat de firma NAUM CONSALT SOFTWARE, care prezintă patru module de operare și anume:

EMA – pentru prelucrarea stocurilor de materiale

EMI – pentru mijloace fixe

ESA – pentru întocmirea salariilor, inclusiv a fișelor fiscale și regularizarea impozitului

ECO – contabilitatea financiară și de gestiune, în care se preiau automat printr-o singură comandă de import datele din cele trei module, inclusiv notele contabile gata întocmite.

În contabilitatea financiară se execută automat:

repartizarea cheltuielilor de transport;

închiderea avansurilor primite de la clienți;

închiderea avansurilor acordate furnizorilor;

închide conturile de TVA;

repartizarea cheltuielilor anticipate;

închidere automată a cheltuielilor;

închidere automată a veniturilor;

calculul impozitului pe profit.

În contabilitatea de gestiune:

înregistrează automat costurile între contabilitatea financiară și cea de gestiune;

înregistrează automat veniturile între contabilitatea financiară și cea de gestiune;

închide cheltuielile de transport-aprovizionare în contabilitatea de gestiune;

închide automat cheltuielile generale de administrație;

repartizează producția auxiliară.

Acest program execută toate rapoartele necesare conform Legii 82 / 91, respectiv: registru-jurnal, registru-inventar, balanța de verificare, fișe pe conturi și repartitori, etc.

Contabilitatea de gestiune furnizează rapoarte de o importanță deosebită pentru managerii firmei, referitoare la: comparația venit – cost pe elemente primare, comparație cost cu venit, costuri pe înregistrări și elemente primare, cheltuieli și venituri pe înregistrări, cheltuieli de exploatare, comparație costuri directe și cheltuieli indirecte.

2.6. CIRCUITUL DOCUMENTELOR

Deoarece documentele de evidență stau la baza înregistrărilor contabile și constituie baza sistemului informațional, un accent deosebit trebuie pus pe organizarea cât mai rațională a circulației documentelor.

Circulația documentelor din momentul întocmirii sau intrării în unitate și până la predarea lor în arhivă, este bine stabilită și respectă normele și termenele de întocmire și predare a acestora, astfel încât depinde în mare măsură realitatea, exactitatea și ținerea la zi a contabilității.

La societatea nostră circuitul documentelor se realizează pe căile cele mai scurte printr-un număr redus de verigi corespunzător structurii organizatorice restrânse; astfel se aplică circulația centralizată a documentelor, acestea fiind îndrumate mai întâi la conducătorul unității, care examinează toate documentele, le vizează, dând apoi dispoziții de executare.

2.6.1. ORGANIZAREA CICLULUI CONTABIL DE PRELUCRARE A DATELOR

Forma informatică de contabilitate presupune adaptarea contabilității la utilizarea tehnicii electronice de calcul.

Datele din formulele contabile sunt introduse în calculator, acestea stând la baza întregului sistem de stocare și prelucrare a datelor. În baza datelor introduse în calculator se editează jurnalul de înregistrare, ce constituie evidența cronologică, cartea mare, balanța de verficare lunară.

De la apariția și până la prezentarea într-o formă finală prin lucrările de sinteză, datele contabile trec prin mai multe etape de prelucrare cum sunt: deschiderea conturilor, întocmirea documentelor justificative ce consemnează operațiile economice și financiare produse, prelucrarea documentelor și înregistrarea în conturi, calculația costurilor, veniturilor și a rezultatelor financiare, elaborarea balanței de verificare în vederea verificării exactității datelor din conturi, întocmirea lucrărilor de sinteză. Totalitatea etapelor de prelucrare a datelor constituie ciclul contabil de prelucrare a datelor prezentat schematic astfel:

Fig. 2.6.1.1 Etapele de prelucrare a datelor contabile

S.C. Eurostructur folosește forma de contabilitate pe Jurnale, a cărei trăsătură caracteristică o constituie folosirea jurnalelor multiple care servesc la înregistrarea cronologică și sistematică a operațiunilor economice dintr-o lună astfel:

Fig. 2.6.1.2 Forma de înregistrare pe jurnale

2.7. ACTIVITATEA DE OFERTARE

Activitatea de ofertare este cea mai amonte activitate din cadrul serviciului tehnic. Ea constă în colectarea cererilor de ofertă ale clienților și are ca finalitate ofertele prezentate, pe baza cărora aceștia vor alege antreprenorul pentru lucrarea licitată.

Activitatea de ofertare se compune din mai multe etape. O primă etapă o constituie achiziționarea caietului de sarcini. Aceasta cuprinde o întreagă documentație legată de lucrarea care face obiectul cererii de ofertă, cuprinzând: planșe, descrieri de tehnologie, detalii asupra materialelor de construcții, descrierea fazelor tehnologice, etc. Complexitatea caietului de sarcini și descrierilor pe care le cuprinde depinde de complexitatea lucrării în cauză. După achiziționarea caietului de sarcini, are loc analiza acestuia în conformitate cu fazele de execuție prezentate. Se analizează planșele, se extrag cantități necesare în ordinea fazelor tehnologice și se listează activitățile. Având în vedere că activitatea în construcții este normată, după listarea activităților are loc încadrarea acestora în norme de deviz. Ca urmare a acesteia se obține un deviz preliminar (care nu conține prețuri), conținând activități (exprimate prin norme de deviz) și cantități, care urmează a fi introdus în calculator, cu scopul obținerii extraselor de resurse.

Extrasele de resurse odată obținute prezintă pe de-o parte resursele propriu-zise (materiale, manoperă, utilaj, transport) precum și prețurile unitare aferente acestora. Analiza acestor prețuri permite scoaterea în evidență a eventualelor neconcordanțe în raport cu prețurile practicate pe piață. În cazul constatării de astfel de neconcordanțe, se corectează și se reintroduc în calculator, aceasta reprezentând și o punere la zi a bazei de date interne a calculatorului. Este momentul în care se extrage devizul calculat și are loc o analiză a prețurilor prezente în deviz.

Devizul obținut poate fi prezentat în această formă beneficiarului sau din motive de marketing poate suferi modificări pe anumite articole ca urmare a deciziei conducerii. În acest din urmă caz are loc o nouă iterație în elaborarea devizului, după modificarea prealabilă, fie a prețurilor unitare a anumitor resurse, fie după modificarea unor componente din încheierea devizului, cum ar fi: cheltuielile indirecte, profit.

Iterația finală scoate în evidență prețul final al devizului care urmează a fi aprobat de conducere și prezentat beneficiarului. În cazul acceptării de către beneficiar a devizului-ofertă are loc încheierea contractului de execuție, urmat de demararea lucrărilor.

Fig. 2.7.1 Ordinograma de reprezentare a activității de ofertare

Fig. 2.7.2 Ordinograma analizei caietului de sarcini

Fig. 2.7.3 Continuarea ordinogramei

CAPITOLUL III.

SISTEMUL INFORMAȚIONAL ECONOMIC AL FIRMEI

3.1. GENERALITĂȚI

Informația contabilă, este o informație economică specifică, rezultată din prelucrarea prin metode, procedee și instrumente proprii a datelor din contabilitate.

Sistemul informațional economic reprezintă un ansamblu organizat și integrat al principiilor, metodelor, mijloacelor și procedeelor utilizate în unitate pentru culegerea, înregistrarea, prelucrarea, stocarea, transmiterea, analiza și valorificarea informațiilor economice necesare organelor de conducere în vederea luării deciziilor.

Din punct de vedere organizatoric, sistemul informațional economic se compune din unități organizate într-un flux corespunzător succesiunii operațiilor la care sunt supuse datele și informațiile în: unități de înregistrare-culegere a datelor în momentul și la locul producerii fenomenelor și proceselor economice; unități de transmitere și introducere a datelor în unitățile de prelucrare; unități de prelucrare; unități de redare a rezultatelor prelucrării și unități de stocare a datelor și informațiilor.

Fig. 3.1 Schema sistemului informațional (organizatoric)

În cadrul S.C. Eurostructur o parte dintre lucrările din sistemul informatic sunt: de prelucrarea a extraselor de bancă, documente externe, care justifică raporturile economice cu alte investiții respectiv cu BRD și Alpha Bank Timișoara, precum și prelucrarea registrului de casă, document intern care se întocmește în cadrul întreprinderii și circulă numai în interiorul ei.

Principalele operațiuni de trezorerie în numerar se fac pe baza următoarelor documente justificative:

CEC în numerar pentru prelucrarea banilor din contul de la bancă și depunerea în gestiunea casieriei. Acest document este vizat și semnat de directorul economic sau de unul din patronii firmei;

chitanța de încasare pentru numerarul preluat de la plătitor din vânzarea unor mărfuri sau prestări de servicii și din restituirea de numerar din avansuri de trezorerie acordate și neutilizate;

foaia de vărsământ – chitanța pentru depunerea numerarului din soldul casieriei în contul curent de la bancă.

Evidența operativă a casieriei este realizată cu ajutorul “Registrului de casă” în care se înscriu zilnic operațiunile de încasări și plăți.

După încheierea filei registrului de casă acesta se prelucrează pe calculator într-un program special de încasări și plăți prin casă, iar la sfârșitul lunii se întocmește un centralizator pe zile cu încasările și plățile cu soldul zilnic, date care se preiau mai departe în jurnalul de casă, documente de bază pentru înregistrarea în “Registru-jurnal”.

Operațiunile de încasare și plăți se realizează în marea lor parte folosind depozitele de bani create pe numele întreprinderii la bănci.

Această modalitate are avantajul că nu mai cere organizarea gestiunii mijloacelor bănești în numerar la sediul întreprinderii, permite folosirea serviciilor calificate ale băncii pentru instrumentarea mijloacelor de plată în limita disponibilului și se asigură venituri din dobânzi încasate pentru depozitele neutilizate pe durata existenței lor la dispoziția băncii.

Pentru operațiile de încasare a drepturilor de creanță și a plății obligațiunilor se folosesc instrumente specifice precum:

ordin de plată prin care titularul contului dispune băncii să facă plata fie către furnizori, fie către bugetul statului, fie către o altă terță persoană.

Aceste ordine de plată se semnează de către directorul economic sau unul dintre patronii firmei.

dispoziție de încasare prin care clienții firmei dispun băncii să încaseze, pe baza actului doveditor al dreptului de creanță, o sumă de bani și să o depună în contul propriu.

Zilnic aceste extrase eliberate de bancă sunt prelucrate automat cu ajutorul calculatorului, realizându-se centralizatorul pe zile a încasărilor și plăților precum și a soldului care reprezintă disponibilul în lei sau devize la o anumită dată.

Când în contul curent se efectuează plăți peste limita disponibilului propriu pe baza unui credit acordat de bancă, soldul contului poate fi creditor.

Centralizatorul extraselor de cont este semnat de directorul economic și reprezintă documentul de bază pentru jurnalul de înregistrare în contabilitate.

3.2. ANALIZA ECONOMICO-FINANCIARĂ

În cadrul noii etape de dezvoltare a sistemului contabil românesc și în spiritul procesului de armonizare internațională a informațiilor din documentele contabile de sinteză anuală, prin Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 94/2001, au fost aprobate Reglementările Contabile armonizate cu Directiva a IV-a a Comunității Economice Europene și cu Standardele Internaționale de Contabilitate.

Aceste norme reprezintă o “adopție” a elementelor definite de Cadrul general pentru elaborarea și prezentarea situațiilor financiare și standardul Internațional – IAS.1, intitulat “Prezentarea situațiilor financiare”, ambele aparținând setului de norme elaborat de organismul internațional de normalizare în domeniu – Comisia Internațională a Standardelor Contabile (I.A.S.B.).

Sub optica noilor norme, situațiile financiare trebuie să cuprindă:

bilanțul;

contul de profit și pierdere;

situația modificării capitalului propriu;

situația fluxurilor de trezorerie;

politici contabile și note explicative.

Toate acestea trebuie să ofere o imagine fidelă asupra poziției financiare, performanței, modificării proprii și fluxurilor de trezorerie ale întreprinderii pentru respectivul exercițiu financiar.

Din bilanțul S.C. Eurostructur poate fi evidențiată situația principalilor indicatori:

3.2.1. RATE DE STRUCTURĂ ALE ACTIVULUI

3.2.1.1. Rata activelor imobilizate

RAI = AI / AT * 100, unde RAI = Rata activelor imoblizate,

AI = Total active imobilizate;

AT = Total activ.

3.2.1.2. Rata imobilizărilor corporale

RIC = IC / AI * 100, unde RIC = Rata imobilizărilor corporale

IC = Total imobilizări corporale

AI = Total active imobilizate

3.2.1.3. Rata imolizărilor financiare

RIF = If / AI * 100, unde RIF = Rata imobilizărilor financiare

If = Total imobilizări financiare

AI = Total active imobilizate

.

3.2.1.4. Rata activelor circulante

RAC = Ac / AT * 100, unde RAC = Rata activelor circulante

Ac = Total active circulante

AT = Total activ

3.2.1.5. Rata creanțelor

RCr = Cr / Ac * 100, unde RCr = Rata creanțelor

Cr = Total creanțe

Ac = Total active circulante

3.2.1.6. Rata disponibilității bănești

RDb = Db / Ac * 100, unde RDb = Rata disponibilităților bănești

Db = Total disponibilități bănești

Ac = Total active circulante

Furnizează informații în legătură cu lichiditățile imediate ale societății și cu ponderea acestora în activele circulante.

3.2.2. RATE DE STRUCTURĂ ALE PASIVULUI

3.2.2.1. Rata stabilității financiare

RSF = Cpm / PT * 100, unde RSf = Rata stabilității financiare

Cpm = Capital permanent

PT = Total pasiv

3.2.2.2. Rata autonomiei financiare globale

RAFG = Cp / PT * 100, unde RAFG=Rata autonomiei financiare globale

Cp = Total capital propriu

PT = Total pasiv

Prezintă aceleași valori ca și indicatorul precedent, întrucât societatea nu a apelat la credite pe termen lung.

3.2.2.3. Rata de îndatorare globală

RÎG = DT / PT * 100, unde RÎG=Rata de îndatorare globală

DT = Total datorii

PT = Total pasiv

3.2.2.4. Rata datoriilor curente

RDC = Dts / PT * 100, unde RDC=Rata datoriilor curente

Dts = Datorii pe termen scurt

PT = Total pasiv

3.2.3. ECHILIBRUL FINANCIAR

3.2.3.1. Fond de rulment

Fr = Ac – Dc, unde Fr = Fond de rulment

Ac = Total active circulante

Dc = Total datorii curente

Reprezintă resursa permanentă, care asigură echilibrul maselor patrimoniale de aceeași durată, deci care permite alocarea de resurse necesare desfășurării activității curente.

3.2.3.2. Necesarul de fond de rulment

NFR = (St + Cr) – (Fz + Ob),

unde NFR = Necesarul de fond de rulment

St = Total stocuri

Cr = Total creanțe

Fz = Furnizori

Ob = Alte obligații pe termen scurt

Necesitățile de finanțare ale producției, respectiv ale ciclului de exploatare, sunt acoperite în cea mai mare parte din surse temporare.

3.2.3.3. Trezoreria netă

TN = FR – NFR,

unde TN= Trezorerie netă

FR = Fondul de rulment

NFR = Necesarul de fond de rulment

Furnizează informații referitor la disponibilitățile bănești ale societății. În cei doi ani nominalizați, se înregistrează un trend ascendent, influențat de creșterea volumului de activitate.

3.2.3.4. Fluxul monetar net

FMN = Tn1 – Tn0,

unde FMN = Flux monetar net

Tn1 = Trezoreria netă (an curent)

Tn0 = Trezoreria netă (an anterior)

3.2.3.5. Rata de finanțare

unde: Cpm = Capital permanent

In = Total imobilizări nete

Dts = Total datorii pe termen scurt

St = Total stocuri

FR = Fondul de rulment

NFR = Necesarul de fond de rulment

Rata de finanțare permanentă – furnizează informații privind nivelul de acoperire a activelor fixe de către resursele permanente.

Rata de finanțare ciclică – arată măsura în care societatea își poate asigura reînnoirea stocurilor de materii prime și materiale.

Rata de finanțare globală – arată de câte ori este mai mare fondul de rulment decât nevoia de fond de rulment.

3.2.4. RATE DE LICHIDITĂȚI ȘI SOLVABILITATE

3.2.4.1. Rate de lichiditate

unde: Ac = Total active circulante

Dts = Total datorii pe termen scurt

Cr = Total creanțe

Db = Total disponibilități și plasamente

3.2.5. EVOLUȚIA INDICATORILOR DE GESTIUNE

Prezentarea contului de rezultate având la bază structurarea activității unității în activități de exploatare, financiare și excepționale, permite formarea, pe baza informațiilor din acest document de sinteză contabilă – conform bilanțului (contul de profit și pierdere) – a unor mărimi valorice ce caracterizează comportamentul economic al întreprinderii numite solduri intermediare de gestiune.

În fapt, soldurile intermediare de gestiune sunt indicatori sub formă de solduri numite și marje, ce pun în evidență etapele formării rezultatului exercițiului în strânsă conexiune cu structura de venituri și cheltuieli aferente activității întreprinderii.

În practica unor țări stabilirea soldurilor intermediare de gestiune are un caracter obligatoriu. La noi în țară instituțiile de normalizare contabilă nu au prevăzut obligativitatea întocmirii unui document care să redea soldurile intermediare de gestiune și nici nu au lăsat la dispoziția întreprinderii o asemenea opțiune. Totuși, structura contului de profit și pierdere, acceptată în țara noastră, permite întocmirea soldurilor intermediare de gestiune, răspunzând astfel atât nevoilor întreprinderii, în analiza economico-financiară, cât și funcționarea Sistemului Conturilor Naționale, una din finalitățile reformei contabile din țara noastră.

Așadar, contul de profit și piedere permite stabilirea rezultatelor intermediare ale gestiunii, care reflectă volumul de activitate și rentabilitatea, în mărimi absolute.

Aceste rezultate – soldurile intermediare de gestiune – constituie baza diagnosticului financiar.

Cifra de afaceri este socotită drept indicatorul fundamental al volumului activității firmei, nelipsind din nici un sistem de indicatori folosiți în diagnosticarea și evaluarea economică, din estimarea eficienței managementului practicat.

Cifra de afaceri, realizată de SC Eurostructur SRL este de 30.136.758 mii lei.

Soldurile intermediare de gestiune ale SC Eurostructur SRL sunt prezentate în Tabelul 1 și se referă la:

1. marja comercială – reprezintă primul sold intermediar de gestiune și se referă la activitatea comercială desfășurată de întreprindere. Este denumită și marjă brută și se exprimă, adesea, ca procent din cifra de afaceri raportată la volumul vânzărilor.

2. producția exercițiului – permite evaluarea performanțelor anuale ale întreprinderilor.

3. valoare adăugată – reprezintă unul dintre indicatorii semnificativi ai activității unei firme. Valoarea adăugată – conform Tabelului 2 – exprimă creșterea de valoare, rezultată din utilizarea factorilor de producție, în deosebi a factorilor de muncă și capital peste valoarea materialelor, subansamblelor, energiei, serviciilor cumpărate de societate de la terți. Această mărime economică reprezintă sursa de acumulări bănești din care se face remunerarea participanților direcți și indirecți la activitatea economică a societății:

Personalul, prin salarii, indemnizații, premii și cheltuieli sociale

Statul, prin impozite, taxe și vărsăminte asimilate

Creditorii, prin dobânzi și comisioane plătite

Asociații prin dividende plătite

Societatea comercială, prin capacitatea de autofinanțare

Va=Mc + Pe – Cm – Cslt, unde :

Va – valoarea adăugată

Mc – marja comercială

Pe – producția exercițiului

Cm – total cheltuieli materiale

Cslt – cheltuieli cu lucrările și serviciile executate de terți

4. excedentul brut din exploatare – conform Tabelului 3 – exprimă acumularea brută din activitatea de exploatare, admițând că amortizările și provizioanele sunt doar cheltuieli calculate, nu și plătite, de aceea acestea din urmă, până la solicitarea lor – pentru investiții, riscuri sau cheltuieli – se regăsesc în acumulările bănești ale întreprinderii.

Așadar mărimea acestui indicator constituie resursa rezultatului din exploatare pentru ca întreprinderea să-și mențină și să-și dezvolte potențialul productiv și să remunereze capitalurile utilizate și statul. Excedentul brut din exploatare (EBE) exprimă capacitatea potențială de autofinanțare a investițiilor – din amortizări, provizioane, profit-.

EBE = Va + Se – Itva – Chp, unde:

EBE – excedent brut din exploatare

Va – valoarea adăugată

Se – venituri din subvenții de exploatare

Itva – impozite, taxe și vărsăminte asimilate

Chp – total cheltuieli cu personalul

5. rezultatul din exploatare – evaluează rentabilitatea economică a întreprinderii și corespunde activității normale și curente a acesteia, neluându-se în calcul activitățile corespunzătoare operațiunilor financiare și excepționale. Este utilizat în compararea performanțelor întreprinderilor ce au politici financiare diferite.

6. rezultatul curent al exercițiului – este soldul intermediar de gestiune care apare în contul de profit și pierdere și care decurge din activitatea curentă a întreprinderii, (de exploatare și financiară) excluzând activitățile excepționale.

7. rezultatul excepțional – reprezintă soldul intermediar de gestiune ce sintetizează rezultatul – sub forma profitului sau a pierderii – activității cu caracter de excepție a întreprinderii, fie că se referă la operațiuni de gestiune, fie la operațiuni de capital.

8. rezultatul exercițiului (profitul sau pierderea) – reprezintă suma între rezultatul curent și rezultatul excepțional, diminuată cu impozitul pe profit. Rezultatul exercițiului, reprezintă soldul final al contului de profit și pierdere supus repartizării.

BIBLIOGRAFIE

Stepan A., Petrov Ghe., Iordan V. – Fundamentele proiectării și realizării sistemelor

Informatice, Editura Mirton, Timișoara, 1995

Nicolescu O., Verboncu I. – Management, Editura Economică, București, 1995

Ron Person – Ce sunt rețelele de calculatoare, Editura Teora, București, 1998

Drăgan C.M., – Noua contabilitate a agenților economici, Editura Hercules-Tourist,

București, 1993

*** – Gestiunea și contabilitatea firmei, Nr. 2 / II 2002.

Dobre C., Negruț C., Negruț Codruța – Inițiere în Marketing, Editura Augusta,

Timișoara, 1997

Prada S., Negruț V. – Marketing tradițional și marketing electronic, Editura Solness,

Timișoara, 2002

Nicolescu Ovidiu – Strategii manageriale de firmă, Editura Economică, București,

1996

Caciuc L., Teaciuc M., Sabău C., Hațegan C. – Bazele contabilității, Editura Euro-

Stampa, Timișoara, 2000

Jivan Alexandru – Managementul serviciilor, Editura de Vest, Timișoara, 1998