Sistem Informatic Pentru Managementul Performant al Capitalului Uman Utilizând Facilitățiile Oferite de Ms Excel Si Ms Visual Basic

=== 5d7bc03e873dd70ad6049c28b67a13e1284ecc25_97381_1 ===

UNIVERSITATEA „LUCIAN BLAGA” DIN SIBIU

FACULTATEA DE ȘTIINȚE ECONOMICE

Specializarea Contabilitate și Informatică de gestiune

LUCRARE DE LICENȚĂ

Sibiu

2017

UNIVERSITATEA „LUCIAN BLAGA” DIN SIBIU

FACULTATEA DE ȘTIINȚE ECONOMICE

Specializarea Contabilitate și Informatică de gestiune

Sistem informatic pentru managementul performant al capitalului uman utilizând facilitățiile oferite de MS Excel si MS Visual Basic

Sibiu

2017

Cuprins

1. INTRODUCERE 3

1.1. SCOPUL ȘI OBIECTIVELE LUCRĂRII 4

1.1.1. Scopul proiectului: 4

1.1.2. Obiectivele proiectului: 4

1.2. CONȚINUTUL LUCRĂRII 4

2. SISTEME INFORMATICE IN SPRIJINUL MANAGEMENTULUI RESURSELOR ÎNTREPRINDERII 6

2.1. SISTEMUL INFORMAȚIONAL ȘI SISTEMUL INFORMATIC 6

2.2. SISTEME INFORMATICE DE MANAGEMENT 9

2.2.1. Definiții 9

2.3. STRUCTURA PROCESULUI DECIZIONAL 12

2.3.1. Etapa I – Definirea problemei 14

2.3.2. Etapa II – Alegerea soluției și luarea deciziei 14

2.3.3. Etapa III – Implementarea deciziei 14

2.3.4. Etapa IV – Evaluarea rezultatelor 14

2.4. SISTEME DE ASISTAREA DECIZIILOR 14

2.4.1. Caracteristicile SIAD 16

2.4.2. Clasificare SIAD 16

2.4.3. Componente ale SIAD 18

3. SISTEME INFORMATICE DE TIP BUSINESS INTELLIGENCE 22

3.1. CONCEPTUL DE BUSINESS INTELLIGENCE 22

3.1.1. Viziunea Asociației Române de Inteligență Economică 23

3.1.2. Business intelligence versus spionajul industrial 23

3.1.3. Filozofia afacerii versus morala – Niccolo Machiavelli 24

3.2 ARHITECTURA ȘI COMPONENTELE UNUI SISTEM DE TIP BI 25

3.2.1. Components of a Business Intelligence software solution 25

3.2.2. ETL: extrageți, transformați și încărcați 26

3.2.3. ODS sau depozit de date operaționale 26

3.2.4. Cuburi OLAP 26

3.2.5. Strat semantic pentru raportare 26

3.2.6. Raportarea 27

3.2.7. Rapoarte standard 27

3.2.8. Rapoarte de raportare 27

3.2.9. Target țintă 27

3.2.10. Tablouri de bord 27

3.2.11. Rapoarte privind calitatea datelor 28

3.2.12. Rapoarte de exploatare a datelor 28

3.2.13. Rapoarte tehnice IT 28

3.2.14. Rapoarte de date Meta-metadate 28

4. DEZVOLTAREA APLICAȚIILOR DE ANALIZĂ ÎN MEDIUL EXCEL 29

4.1. PREZENTAREA GENERALĂ A MEDIULUI MICROSOFT EXCEL 29

4.2. AVANTAJELE UTILIZĂRII MS EXCEL ȘI MS VISUAL BASIC ÎN AUTOMATIZAREA CALCULELOR 30

4.3. FACILITĂȚILE DE BAZĂ ALE SISTEMULUI MS EXCEL 30

4.3.1. Formule și funcții predefinite 31

4.3.2. Tabele pivot în MS Excel 34

4.3.3. Tablouri de bord / un tablou de bord este un afișat vizual 38

4.4. FACILITĂȚILE AVANSATE ALE MS EXCEL 39

4.4.1. Macrocomenzi 39

4.5. ELEMENTE DE PROGRAMARE ÎN VBA PENTRU EXCEL 40

4.5.1. Descrierea controalelor 40

4.5.2. Editorul VBA 42

4.5.3. Tipuri de date folosite în vba 42

4.5.4. Instrucțiuni VBA 43

4.5.5. Crearea de formulare 45

4.6. CONCLUZII 46

BIBLIOGRAFIE 48

INTRODUCERE

La ora actuală cu toții lucrăm, comunicăm, socializăm, căutăm informații de orice natură și poate chiar luăm decizii asistați de calculator și uneori, chiar și în mediul online.

Printre tehnicile utilizate în vederea fluidizării fluxului comunicării sunt regăsite e-mailul, căutările informațiilor de toate naturile (tehnice și nontehnice) online, comunicarea cu partenerii și clienții și angajații companiei pe diverse aplicații care au fost special concepute în scopul comunicării (video și audio) printre care se regăsesc skype, messenger, facebook, etc.

Sistemele informatice, în toate domeniile, au înregistrat o evoluție importantă în ultimii ani. În cazul instituțiilor mici, sau cele aflate în perioada de dezvoltare, cu un număr mic de salariați, se preferă realizarea unei baze de date comune care să ofere cât mai multe posibilități și avantaje dar, companiile care depășesc un anumit nivel se direcționează către aplicații specializate prin care fac pe deplin managementul unui departament sau chiar a întregii companii.

În lucrarea de față au fost prezentate o parte dintre tehnologiile puse la dispoziție de evoluția tehnicii în această eră a internetului cu ajutorul cărora a fost realizată o platformă online cu ajutorul căreia se poate realiza un management al resurselor umane în care au fost realizate exemplificări și detalieri de utilizarea a aplicației MS-Excel în managementul resurselor umane șidirecționat cătreaplicabilitate în Business Intelligence.

SCOPUL ȘI OBIECTIVELE LUCRĂRII

Scopul proiectului:

Lucrarea de licență intitulatăSistem informatic pentru managementul performant al capitalului uman utilizând facilitățiile oferite de MS Excel si MS Visual Basica fost realizată și susținută în fața comisiei de examinare în scopul obținerii diplomei de absolvire a Programul de studii de LICENȚĂ.

Pe baza acestei lucrări poate fi evaluată capacitatea absolventului de a procesa și de a utiliza cunoștințele dobândite pe parcursul desfășurării anilor de studiu precum și informațiile din bibliografia studiată și abordată în scopulîntocmirii lucrării de față.

Obiectivele proiectului:

Obiectivele lucrării de licență intitulatăSistem informatic pentru managementul performant al capitalului uman utilizând facilitățiile oferite de MS Excel si MS Visual Basic sunt:

prezentarea și fixarea noțiunilor de bază din teoria sistemelor economice integrate și teoria deciziei punând accent pe sistemele informatice integrate; definirea conceptelor fundamentale specifice SIAD;

tratarea tipurilor de SIAD-uri: bazate pe modele, bazate pe analiza și sinteza datelor (tehnica OLAP) și Data Mining;

În cadrul fiecărei activități disponibilitatea informației și capacitatea de a o gestiona în mod eficient sunt esențiale. Din acest motiv, fiecare organizație dispune de un sistem informațional care gestionează informația necesară realizării funcțiilor respectivei organizații.

Răspândirea tehnicii de calcul în aproape toate activitățile umane generează o continuă creștere în computerizarea sistemelor informaționale [3].

În sistemele bazate pe tehnică de calcul, informația este înregistrată sub formă de date, care necesită o interpretare pentru a furniza informații. Nu se poate da o definiție exactă a conceptului de dată, precum și a diferenței dintre dată și informație. Ce putem spune este ca data nu are nicio semnificație, dar odată interpretată și corelată convenabil, ea furnizează informații ce îmbogățesc cunoașterea asupra lumii înconjurătoare.

CONȚINUTUL LUCRĂRII

Lucrarea este structurată în 5 capitole după cum urmează:

În Capitolul 1intitulat “Introducere”, este prezentată pe scurt, importanța și actualitatea temei propuse, scopul, obiectivul principal precum și obiectivele secundare ale lucrării realizate iar la final, un rezumat al conținutului lucrării.

În Capitolul 2 intitulat “Sisteme informatice în sprijinul managementului resurselor întreprinderii”, prezintă pe scurt câteva noțiuni care stau la baza noțiunilor proces decizional și decizia în organizație precum și structura procesului decizional ce fac parte din sistemul informațional și sistemul informatic de management. Sunt prezentate sistemele SIAD începând de la clasificarea acestora și evidențiind caracteristicile și componentele cele mai importante.

În Capitolul 3 intitulat “Sisteme informatice de tip Business Intelligence”, prezintă conceptele de business Inteligence și tot ce implică acestea, pornind de la arhitectură și atingând pe scurt elemente de raportări.

Capitolul 4 intitulat “Dezvoltarea aplicațiilor de analiză în mediul EXCEL”, abordează mediul de dezvoltare Excel prezentând exemplificări concrete de realizare a problemelor în acest mediu de dezvoltare.

Luсrɑreɑ se înсheіe сu „Bibliografie” unde este prezentɑtă atât bіblіοgrɑfіɑ studіɑtă cât șі bibliografia fοlοsіtă pentru ɑ reɑlіzɑ luсrɑreɑ de fɑță.

SISTEME INFORMATICE IN SPRIJINUL MANAGEMENTULUI RESURSELOR ÎNTREPRINDERII

SISTEMUL INFORMAȚIONAL ȘI SISTEMUL INFORMATIC

Se cunoaște faptul că la nivelul cerințelor informaționale, în condițiile economiei de piață sunt implicate schimbări rapide. Aceste schimbări impun o adaptare la nou ceea ce conduce în esență la sisteme informatice din ce în ce mai avansate în care implicarea umană este direcționată tot mai mult pe și tehnica de calcul.

La ora actuală o organizație/companie este privită ca un ansamblu de activități legate între ele rezultând procese. Unul dintre cele mai importante obiective ale unei companii este performanța care este măsurată prin rezultatul din exploatare și este permanent evaluată prin urmărirea activităților. Evaluarea are la bază informații reale care sunt în strânsă legătură cu obiectivele stabilite la nivel managerial. Fixarea obiectivelor constituie un element vital și este prioritatea conducerii organizației.

Sistemele economice numite și open systems sunt sisteme cibernetice puternic ancorate în mediul socio-economic în care acestea funcționează. Acestea au un comportament dinamic care le asigură adaptarea la fluctuațiile mediului socio-economic.

O companie este un sistem economic care poate fi divizat in două categorii principale, astfel:

funcțional și aici se regăsesc departamentele companiei – resurse umane, contabilitate, comercial, cercetare-dezvoltare, etc;

structural și aici discutăm despre tot ce ține de domeniul organizatoric, decizional, informațional.

Sistemele informatice integrate sunt asociate companiilor moderne (sisteme integrate funcțional și structural) și performante și au în compunere în funcție de nivelurile de management ale organizației economice, sisteme informatice dedicate.

Figure 1.1Sistemele informatice în funcție de nivelurile de management ale

organizației economice.

În figura 1.1 sunt prezentate sistemele informatice în funcție de nivelurile de management ale companiei în care observam următoarele niveluri:

nivelul de management strategic în care discutăm despre sisteme informatice de sprijin pentru nivelul executiv, ESS – Executive Support Systems sau EIS – Executive Information System;

nivelul de management mediu în care discutăm despre sisteme informatice pentru management MIS – Management Information Systems sau sisteme informatice pentru rapoarte de management MRS – Management Reporting Systems precum și despre sistemele informatice pentru asistarea deciziei DSS – Decision Support Systems;

nivelul lucrătorilor cu date, informații și cunoștințe în care discutăm despre sistemele de automatizare a activităților de birou OAS – Office Automation Systems și despre sistemele de lucru cu cunoștințe KWS – Knowledge Work Systems;

nivelul de management operațional în care discutăm despre sistemele informatice pentru procesarea tranzacțiilor TPS – Transaction Processing Systems.

La ora actuală pe piață există mai multe soluții software care pot gestiona toate activitățile decizionale. Cunoscând nevoile interne, managerilor companiilor care dețin și puterea de decizie, le este ușor să identifice soluția software potrivită companiei.

Printre cele mai cunoscute implementări ale sistemelor informatice integrate economice putem menționa și sublinia următoarele:

ERP – Enterprise Resource Planning – planificarea resurselor companiei,

CAM – Computer-Aided Manufacturing – proiectare asistată de calculator,

MRP – Manufacturing Resource Planning – planificarea resurselor de producție,

HRIS – Human Resources Information System – sistem informatic pentru gestionarea resurselor umane,

AIS – Accounting Information System – sistem informatic contabil,

FIS – Financiar Information System – sistem informatic financiar,

MKIS – Marketing Information System – sistem informatic pentru marketing,

CRM – Customer Relationship Management – sistem informatic pentru managementul relațiilor cu clienții, etc.

Există multe situații în care se regăsesc suprapunerile noțiunilor, informațional și informatic. Trebuie de menționat că sistemul informational nu se reduce la cel informatic putând fi evidențiate câteva aspecte:

sunt sarcini importante care în organizația economică sunt executate manual și aici pot fi menționate prelucrările de date, interpretarea rezultatelor, efectuarea unor analize economice, etc;

bineințeles că trebuie să menționăm echipamentele neinformatice regăsite în orice companie cu rolul de a îndeplini funcții în interiorul sistemului informațional. Aici vorbim despre copiatoare, telefax-uri, mijloace audio-vizuale, etc;

probleme de gestiune care nu poate fi preluate în totalitate de sistemul informatic (materiale, umane, financiare).

Trebuie să admitem că o parte din procedurile specifice diverselor activități ale companiei rămân activități manuale sau informale.

Printre posibilitățile și avantajele oferite de aplicarea la nivel organizațional a sistemelor de asistare a deciziei, enumerăm:

culegerea și prelucrarea rapidă a unui volum mare de date

utilizarea metodelor și modelelor economico-matematice în analiza și interpretarea informațiilor;

administarea și gestiunea activităților implicate în toate activitățile

se reduce efortul, crește acuratețea datelor și se îmbunătățește eficiența muncii;

crește siguranța păstrării informațiilor prin permiterea alocărilor de roluri diferite fiecărui tip de utilizator,

confidențialitate;

flexibilitate în operarea structurii organizatiei;

avantajele manipulării obiectelor tranzitorii permit urmărirea funcționalității de-a lungul unui proces real;

acces direct în sistem,

monitorizarea și gestionarea sesiunilor;

intervenția utilizatorului în funcție de condițiile concrete create;

când asistarea deciziei se face interactiv componenta de dialog permite utilizatorului să-și exprime cu ușurință opțiunile și să dirijeze desfășurarea procesului decizional;

generarea de rapoarte,

SISTEME INFORMATICE DE MANAGEMENT

Definiții

Decizia

Eugen Burduș în lucrarea Fundamentele managementului organizației definește decizia ca fiind o alegere dintr mai multe variante de acțiune „A decide înseamnă a alege dintr-o mulțime de variante de acțiune, ținând cont de anumite criterii, pe cea care este considerată cea mai avantajoasă pentru atingerea unor obiective”

Calitatea deciziei este foarte importantă la nivel managerial deoarece aceasta poate influența semnificativ rezultatele deciziilor luate de către decidenți.

În principal există 4 cerințe ale calității deciziei, cerințe prezentate în figura 2.2.

Figure 2.2Calitatea deciziei.

Decizia de management:

Tot în lucrarea Fundamentele managementului organizației, Eugen Burduș definește decizia de management ca fiind un proces de alegere din mai multe variante a căii de acțiune. El spune „ Decizia de management reprezintă procesul de alegere a unei căi de acțiune, din mai multe posibile, în vederea realizării unor obiective, a carei aplicare influențează activitatea și/sau comportamentul a cel puțin unei alte persoane decăt decidentul”

Procesul decizional

Procesul decizionalpoate fi definit ca fiind ”un ansamblu de activități pe care le desfășoară un individ și/sau un grup, confruntați cu un eveniment care generează mai multe variante de acțiune, obiectivul activității fiind alegerea unei variante care corespunde sistemului de valori al individului și/sau grupului”

Decidentul

Este cel care urmează să aleagă din mai multe posibile, varianta cea mai avantajoasă. Acesta trebuie să dețină în procesul decizional elemente caracteristice conform figurii 2.3.

Figure 2.3Caracteristicile decidentului.

Variante decizionale

Variantele sunt opțiuni posibile bune sau rele care trebuiesc analizate și structurate. Acestea pot fi finite sau infinite și constau în ansamblul soluțiilor alternative posibile pentru atingerea unui obiectiv stabilit.

Criteriile decizionale

Suntcriterii stabilite conform unor proceduri sau chiar puncte de vedere ale decidentului, cu ajutorul cărora se prioritizează acțiunile din cadrul procesului decizional.

Obiectivele decizionale

Reprezintă punctele și nivelurile criteriilor decizionale pe care trebuie să le atingă rezultatele. Acestea se pot realiza prin aplicarea diferitelor variante optime decizionale.

Mediul ambiant

Aici putem discuta despre factorii de influență care intervin și care sunt un ansamblu al condițiilor interne și externe organizației ce pot fi atât influențate cât și la rândul lor pot influența deciziile.

Consecințele

Suntrăspunsul rezultatelor obținute în urma aplicării criteriilor decizionale.

STRUCTURA PROCESULUI DECIZIONAL

O succesiune de activități decizionale conduc la un proces decizional care are la bază culegerea datelor, alegerea soluției optime, proiectarea urmată în final de adoptarea decizie. Rezultatul unui proces decizionaleste concretizat prin direcții de acțiune.

Luarea deciziilor la nivel superior organizațional este o procedură cu consecințe foarte importante. Deciziile corecte conduc la rezultate favorabile organizației pe când deciziile greșite generază pierderi în organiziție care pot fi cu atât mai mari cu cât deciziile sunt asociate nivelurilor de top ale managementului. O consecință importantă a unei decizii greșite poate fi dispariția de pe piață a organizației.

Există multe teorii în literatura de specialitate care tratează structura procesului decizional din punctul de vedere al etapelor și al rolurilor.

În cele ce urmează va fi prezentat procesul decizional desfășurat pe parcursul a patru etape principale fiecare etapă cuprinzând mai multe faze. Structura procesului decizional rezultă din numărul și ordinea de succesiune a etapelor.

În figura 2.4 este prezentată această structură a unui proces decizional în care sunt evidențiate clar fazele și etapele procesului decizional.

Figure 2.4Structura procesului decizional

Modelarea procesului decizional se va realiza având în vedere fiecare etapă din structura acestuia, conform figurii 2.4, construindu-se mai multe modele (unde este posibil), pentru fiecare activitate decizională.

Etapa I – Definirea problemei

În această etapă este foarte important ca decidentului să fie capabil să identifice orice problemă decizională pe care să o diferențieze de cele nedecizionale. Acest lucru se realizează prin constatarea existenței a mai multor variante de acțiune în scopul realizării obiectivelor.

După identificarea problemei decizionale decidentul va informa toți membrii grupului decident.

După identificare este foarte importantă acțiunea de stabilirea variantelor posibile care sunt cercetate în amănunt prin trecerea în rezistă a alternativelor posibile de realizare a obiectivelor decizionale.

La elaborarea deciziilor pot fi create criteriile care pot lua în calcul: profitul organizației, calitatea serviciilor prestate, gradul de încărcare, timpul de realizare a obiectivelor stabilite, etc.

Etapa II – Alegerea soluției și luarea deciziei

Este clar că fiecare variantă aleasă atrage consecințe care pot fi favorabile sau nefavorabile. Multitudinea consecințelor constituie baza pentru alegerea variantei optime.

Etapa III – Implementarea deciziei

După adoptarea deciziei urmează transmiterea și aplicarea acesteia. Este important ca decidentul înainte de a transmite decizia să întocmească un document în care să motiveze cât mai clar din punct de vedere al eficacității deciziei luate. Rezultatul unei prezentări bine structurate conduce la o aplicarea deciziei respective în condiții mai bune.

Etapa IV – Evaluarea rezultatelor

Presupune o analiză care implică inclusiv compararea rezultatelor obținute cu cerințele inițiale (obiectivele propuse), în vederea depistării erorilor și abaterilor. În această etapă se trag concluzii pentru ca pe viitor managementul să se desfășoare la un nivel superior.

SISTEME DE ASISTAREA DECIZIILOR

Un sistem informatic de asistare a deciziei denumit în continuare SIAD (sau DSS – Decision Support Systems) este o arhitectură privită și abordată unitar care presupune un dialog permanent cu utilizatorul. Este foarte important să nu se uite că în lucru cu astfel de sisteme decizia finală este luată de către utilizator nicidecum de către sistem.

O'Brien definește SIAD ca fiind „acele sisteme informatice pentru conducere care se bazează pe utilizarea de modele analitice, baze de date specializate, judecata și intuiția decidentului și un proces de modelare computerizat, interactiv, care sprijină luarea deciziilor semistructurate sau nestructurate de către manageri.” Astfel de sisteme oferă răspunsuri „imediat” având la dispoziție sesiuni interactive între RU și calculatorși sunt personalizate pe stilul de lucru al managerilor.

Obiectivele principale ale unui SIAD sunt:

îmbunătățirea modalității de luare a unei decizii,

realizarea unui studiu anterior adoptarii deciziei.

SIAD au mai multe definiții posibile dar toate au ca punct de plecare obiectivele și modul lor de îndeplinire. Astfel întâlnim (prezentate în figura 1.1):

sistemele informatice de asistare a deciziei (SIAD-uri) sau sistemele suport pentru decizii manageriale, DSS (Decision Support Systems) – pornește de la decident și de la decizie

sistemele informatice pentru management (MIS) – pun la dispoziția utilizatorului rapoarte de sinteză în funcție de criterii predefinite, referindu-se cu prioritate la domenii clar definite precum contabilitate, marketing, etc. MIS pornește de la date și relațiile dintre acestea.

sistemele informatice pentru sprijinul conducerii executive (ESS) – sunt sisteme destinate asistării deciziilor la nivelul cel mai înalt de management organizațional. Permit identificarea și rezolvarea problemelor cu ușurință prin sesizarea noilor oportunități. Oferă decidentului analize și tendințe în activitatea concurențială.

sistemele de lucru cu cunoștințe (KWS).

În condițiile unei economii concurențiale, fiecare organizație economic este interesată să realizeze un echilibru financiar și să reziste concurenței. Rezolvarea problemelor ce apar în desfășurarea activității unei companii implică printre altele și prelucrarea operativă a informațiilor precum și obținerea de date și informații necesare în adoptarea deciziilor.

Construite pentru a asista decidentul în luarea deciziilor, Sistemele Interactive de Asistare a Deciziei – SIAD asigură obținerea, analiza și interpretarea unui volum mare de informații, ajutând managerii în luarea unor decizii rapide.

Astfel, factorii de decizie au posibilitatea să efectueze o analiză mai profundă a unui număr mare de soluții posibile pe baza cărora să poată construi mai multe modele analitice și intuitive pentru evaluarea rezultatelor.

În cadrul general al sistemului informatic al firmei (fig.2.5) SIAD sunt incluse în categoria sistemelor pentru conducere.

Figure 2.5Structura sistemului informatic al firmei

Caracteristicile SIAD

Caracteristicile principale ale SIAD (DSS) sunt:

rezolvarea acelor probleme care nu se pot rezolva cu sisteme destinate cuantificării cantitative;

adaptabil în timp

rol de asistare a decidenților (managerilor) la nivel individual sau de grup în toate etapele procesului decizional;

soluțiile sunt obținute prin manipulări de date, căutări de informații, modele, calcule; timpul de răspuns pentru obținerea unei soluții acceptabile este limitat.

poate fi definit pe baza unui mediu de dezvoltare prietenos, flexibil

se bazează pe modele standard sau definite de utilizator.

Clasificare SIAD

În raport cu managementul datelor și modelelor, sistemele suport de decizie se grupeaza în doua tipuri distincte:

orientat catre datele pe care le prelucreaza în vederea informarii decidentilor;

orientat catre modelele cu care opereaza.

Modalitatile diferite în care componentele pot fi integrate în cadrul sistemelor suport de decizie au condus la obtinerea unor arhitecturi standard ale acestora precum:

arhitectura de tip rețea implică integrarea componentelor sub forma unei rețele în care nodurile corespund componentelor iar arcele corespund interfețelor. Principalul avantaj al structurii constă în posibilitatea de a include în retea componente neomogene, în limbaje de programare și pe medii de operare distincte. Structura are performanțe scăzute.

arhitectura de tip pod utilizează doar o singură interfață. Nu reduce posibilitatea integrării componentelor funcționale noi. Condiția este să se folosească acelasi limbaj de programare,

arhitectura de tip sandwich adună mai multe componente unei singure componente dialog si unei singure baze de date. Acest tip de arhitectură este util în asistarea proceselor decizionale.

arhitectura de tip turn permite exploatarea mai multor baze de date. Componenta dialog este separată în acest caz în doua păti:

una care creează formatele de ieșire și interpretează comenzile de intrare ale diferitelor componente

a doua care supervizează prin intermediul interfeței cu utilizatorul dispozitivele de intrare-ieșire conectate la sistemul suport de decizie.

Componente ale SIAD

Sistemele suport de decizie sunt formate din module software pentru gestionarea bazelor de date, gestionarea dialogului si respectiv gestionarea modelelor. SIAD avansate, pe lângă componentele de bază conțin și o componentă pentru gestionarea cunostintelor.

În figura 2.6 sunt prezentate componentele SIAD în care regăsim:

Componenta de Gestiune a datelor alcătuită din:

baza de date a SIAD,

SGBD – sistemul de gestiune a BD,

dicționarul datelor care este un catalog al tuturor datelor din baza de date care contine definitiile datelor.

Figure 2.6Componentele SIAD

Figure 2.7Componenta de gestiune a datelor

facilitați de interogare reprezintă elementul esențial necesar accesului la date. Accepta cereri de date de la alte componente ale SIAD.

Componenta de gestiune a modelului dictionarul modelelor respectiv procesorul de poate fi descompusa în patru elementeconform figurii 3.4.

Figure 2.8Componenta de gestiune a modelelor

Componenta de Gestiune a dialoguluisau așa numita interfața cu utilizatorul acopera toate aspectele privind comunicarea între utilizator și sistemul de asistare. Conduce la facilitarea utilizării și interacțiunii dintre utilizator și sistemul suport de decizie. În figura 3.5 este prezentată această componentă.

Figure 2.9Componenta de gestiune a dialogului

SISTEME INFORMATICE DE TIP BUSINESS INTELLIGENCE

CONCEPTUL DE BUSINESS INTELLIGENCE

Apariția noțiunii de Business intelligence are legătură cu Gartner Group în anii ’90. Ca și concept a apărut mult mai devreme, în anii ’70, când sistemele de raportare erau statice, bidimensionale, fără capacități analitice. Dorința de a avea sisteme multidimensional dinamice, care să ajute procesele decizionale inteligente, a dus la apariția sistemelor de tip business intelligence.

În timp ce există o largă paletă de definiții date inteligenței, poate că cea mai importantă este cea oferită de U.S. Central Intelligence Agency (CIA) [Waltz, 2003]: „redus la cei mai simpli termeni, inteligența este cunoștința și modul în care (pre-) simțim lumea din jurul nostru – preludiul deciziilor și acțiunilor politicienilor[…]”.

Business intelligence se bazează pe un concept vag și putem vorbi de utilizarea software de mare clasă pentru multiple afaceri.

Business intelligence poate fi o multitudine de tehnologii cele mai performante care ajută sistemele să devină inteligente.

Business intelligence înseamnă utilizarea valorilor de tip date pentru a lua decizii mai bune – descoperirea de noi oportunități.

Viziunea Asociației Române de Inteligență Economică

Asociația Română de Inteligență Economică descrieBusiness intelligence ca un ansamblu de acțiuni de cercetare și răspândire a informației utile agenților economici pentru a obține avantaje concurențiale.

Lucrarea de referință pentru Business intelligence este „Business Intelligence Roadmap” care descrieBusiness intelligence ca pe o arhitectură și o colecție de aplicații și baze de date operaționale integrate, dar și de sisteme de asistență a deciziilor, care ajută mediul de afaceri, oferă date mai sigure despre afaceri.

Business intelligence are un ciclu iterativ:

începe de la mediul operațional;

datele sunt depozitate în depozite de date;

decidentul prin sistemele de asistare a deciziilor extrage date din depozitul de date;

decidentul realizează planuri de acțiune;

această schimbare de informație formează o nouă iterație a ciclului Business intelligence.

Acumularea de informații inteligente reprezintă esența avantajului competițional. Strângerea de informații se bazează pe supraveghere, care poate avea patru forme: supraveghere tehnologică, supravegherea competiției, supraveghere comercială, supravegherea mediului.

Business intelligence versus spionajul industrial

Spionajul industrial este o cale ilegală de a obține avantaj temporar supra competiției. Reprezintă culegerea de informații din mediul industrial, mai ales informații referitoare la metodele de fabricare.Business intelligence reprezintă o activitate organizațională legală pe baza informațiilor relevante pentru procesul decizional. Culegerea de informații poate depăși anumite limite, utilizând chiar mita, șantajul, supravegherea tehnologică, violența. Poate exista slabe asemănări.

Cea mai simplă evidență între aceste două concepte:Business intelligence se bazează pe culegerea de informații publice și informații semipublice; spionajul industrial se bazează pe utilizarea tehnicilor ilegale și imorale pentru a culege informații – secrete comerciale care nu sunt dezvăluite de sursă. Spionajul este ilegal.

Business intelligence urmează calea etică și legală, adunând cunoștințe de mare valoare. Viața este complicată, uneori este greu să faci deosebire între Business intelligence și spionajul industrial.

Etica în domeniul afacerilor poate avea mai multe percepții: etica în general, la locul de muncă, la nivelul conducerii întreprinderii, la nivelul strategiilor adoptate, etica pieței, etc. La fiecare din aceste niveluri există anumite reguli de comportament, anumite valori ce trebuie respectate, anumite limite.

Firmele care pot fi numite etice prezintă anumite caracteristici:

Echilibru între profit și etica.

Valorile etice stau la baza comportamentului zilnic al acțiunilor individuale.

Sistem de sancțiuni care prevede penalizarea și corectarea acțiunilor cu caracter neetic.

Prezintă un set de valori care presupune:

tratarea celorlalți cu respect și cinste așa cum doresti și tu să fii tratat;

fabricarea și comercializarea produselor astfel încât să fii mulțumit dacă le folosesti tu;

tratarea mediului înconjurător ca și cum ar fi proprietatea ta.

Filozofia afacerii versus morala – Niccolo Machiavelli

Filosofia afacerii trebuie să compatibilizeze morala cu finalitatea specifică. Sintagma lui Niccolo Machiavelli "scopul scuză mijloacele" este specifică afacerilor, în masura în care nu depașeste limitele unui model normativ propus de societate. În realitate, orice business este supus unor norme/reguli ce definesc "jocul". Respectarea "regulilor jocului", atunci când acestea sunt raționale și stimulative este suficientă pentru a defini responsabilitatea în coordonatele "eticii afacerii”.

Depășirea limitelor eticii fixate de normele economice și juridice conflictualizează comportamentul și pune în discuție responsabilitatea omului de afaceri. Desigur, constrângeri sociologice cum ar fi: excesul de fiscalitate, controlul excesiv al statului, slaba putere de cumpărare, voluntarismul, corupția, etc. pot conduce la delegarea responsabilității.

3.2 ARHITECTURA ȘI COMPONENTELE UNUI SISTEM DE TIP BI

3.2.1. Components of a Business Intelligence software solution

O arhitectură solidă BI conține un depozit de date. Depozitul de date multidimensional este nucleul – Business intelligence. Practic, este o bază de date vastă conținând toate datele necesare managementului performant. Modelarea tehnicilor folosite pentru a construi această bază de date sunt cruciale pentru funcționarea soluției BI.

Caracteristicile tipice ale antrepozitului de date sunt următoarele:

conține date cu timp variat – datele rulate într-un raport acum 2 luni pot fi reproduse și astăzi;

conține date integrate – aceleași date ale afacerii sunt utilizate în întregul depozit de date;

conține date atomice – utilizatorii au nevoie de un anumit detaliu la cel mai mic nivel.

este integrat – ceea ce înseamnă că baza de date conține date din majoritatea sau din toate cererile operaționale ale organizației și aceste date sunt consistente. În modelarea multidimensională adesea, cuvintele-schemă sunt utilizate ca sinonime.

Important în configurarea mediului BI este că se ia în considerare toate tipurile de date necesare în analiză. Nu se oprește la examinarea informațiilor incluse în baza de date, dar ia în considerare și date externe.

Exemplificare – prin XML sau captarea comportamentului clienților pe site-ul web – Analiza clickstream; conectarea la ERP sistemele de pe serverul de aplicații; încărcarea fișierelor Exel – mereu necesare.

3.2.2. ETL: extrageți, transformați și încărcați

Pentru a construi date multidimensionale, depozit de date din toate sursele trebuie să fie extrase și aduse în mediul BI.

3.2.3. ODS sau depozit de date operaționale

Deseori se pune problema diferenței între ODA și un depozit de date. Diferența este aproape la fel de mare ca și între Sistemul operațional și un deposit de date.

ODS este o copie off-line de una sau mai multe surse:

cu un model de date care respect datele modelului sistemului de sursă;

cu o funcționalitate suplimentară de stocare;

integrare completă sau integrală.

3.2.4. Cuburi OLAP

Bazele de date, bazele de date multidimensional sunt adesea numite cuburi OLAP. Chiar dacă OLAP oferă servicii superioare de performanță în analiza datelor, dimensiunea unui cub OLAP poate avea o încărcare limitată și incrementală, soluția BI va fi folosită pentru analize, simulări financiare, bugetare.

3.2.5. Strat semantic pentru raportare

Obiectivul unei soluții BI este de a oferi utilizatorilor finali un acces simplu in scopuri analitice. Bazele de date relaționale sau multidimensionale sunt motoare neprietenoase.

Accesul la date este mai ușor dacă există posibilitatea realizării unui strat între baza de date și instrumentul de raportare.

3.2.6. Raportarea

Stratul semantic și rapoartele produse pe partea de sus a depozitului de date sunt vârful aisbergului pentru o perioadă când se află în IT Departament.

Pentru majoritatea utilizatorilor finali, aceasta este singura parte vizibilă a BI-ului. Specialiștii IT tind să ofere mai puțină atenție la partea de raportare a BI, deoarece majoritatea lucrărilor IT intră în construirea depozitului de date. Este această parte a arhitecturii de care avem nevoie pentru a face o distincție între modul în care persoanele vizualizează mediul BI și cum utilizatorii finali vizualizează mediul BI.

3.2.7. Rapoarte standard

Programarea rapoartelor fixe pune la dispoziția utilizatorilor o informație specifică.

3.2.8. Rapoarte de raportare

Sunt rapoarte cu aspect fix, disponibile la cererea utilizatorului, care necesită introducerea unor parametri atunci când utilizatorul lansează raportul.

Analiză ad-hoc

Raportul creat de utilizator la fața locului, pornind de la un raport standard.

3.2.9. Target țintă

Aceste rapoarte afișează date din depozitul de date și permite introducerea datelor cu returnarea datelor din depozit.

3.2.10. Tablouri de bord

Sunt rapoarte foarte agregate conținând o multitudine de coduri KPI și astfel se prezintă o imagine de ansamblu dintr-o companie sau un departament. Tabloul de bord conține rapoarte care combină cifrele reale cu cifrele țintă.

3.2.11. Rapoarte privind calitatea datelor

Urmărește evoluția calității informațiilor în depozitul de date. Instrumentele de curățare pot avea propriile lor rapoarte.

3.2.12. Rapoarte de exploatare a datelor

În depozitul de date există mai multe rezultate pentru a fi interpretate. Aceste rapoarte au scopul de a lucra cu analistul de prelucrare a datelor.

3.2.13. Rapoarte tehnice IT

Sunt rapoarte de monitorizare a performanței – încărcare, interogare, performanță, număr de utilizatori, volume de date. Ele sunt necesare pentru buna funcționare a soluție BI.

3.2.14. Rapoarte de date Meta-metadate

Oferă utilizatorilor și analiștilor o perspectivă mai bună de date disponibile pentru a se potrivi cu afacerea companiei.

Business intelligence susține eficiența, eficacitatea și competitivitatea, joacă un rol important în mobilizarea informațiilor – înțelegerea care conduce la performanță și inovare.

3.3 AVANTAJELE UNEI SOLUȚII BI DE ULTIMĂ GENERAȚIE

Odată cu avansarea tehnologică, tot mai multe companii caută avantajele și dezavantajele utilizării unui sistem de Business intelligence în programul lor.

Business intelligence constă în software și alte instrumente care conțin date complexe de afaceri și sunt incluse în rapoarte de nivel înalt.

Rapoartele sunt utile pentru creșterea productivității angajaților și eliminarea deșeurilor din mediul de afaceri.

Principalele avantaje sunt:

Elimină deșeurile

Deșeurile sunt acele lucruri care nu oferă valoare unei companii. Sistemele de informații pot observa zonele de deșeuri, deșeurile neobservate pot însemna mai puțină productivitate.

Elimină incertitudinile

Informațiile în afaceri pot ajuta la luarea deciziilor în deplină cunoștință de cauză. Detaliile pot ajuta compania să utilizeze cea mai bună strategie.

Acces rapid la rapoartele cheie

Indiferent de situație, la birou sau pe drum, se poate obține rapid date din rapoartele cheie. Acest lucru ajută ca o persoană să fie productivă chiar pe drum, economisind timp și efortul de a căuta la nesfârșit fișiere.

Informații privind vânzările

Sistemele de afaceri inteligente permit identificarea rapoartelor actualizate privind tendința pieței, dezvoltarea produselor și preferințele clienților.

Cu aceste informații la îndemână, echipa de vânzări poate lucre mai eficient și mai productiv.

Buna gestionare a inventarului

Cu software-ul de business intelligence se poate afla situația inventarului în orice moment și există o siguranță – clienții vor avea la timp produsele dorite. Astfel, se pot elimina cheltuielile cu inventarul și vor fi mai mulți bani disponibili pentru afacere.

Identificarea oportunităților

Sistemele de afaceri inteligente pot ajuta companiile să identifice potențialii clienți care vor crește cifra de afaceri. Atunci când companiile își evaluează punctele forte pentru a le compara cu potențialii clienți, ei pot fi mai activi în raport cu clienții.

Costurile reduse cu forța de muncă

Prin automatizarea colectării datelor și generarea de rapoarte, se pot reduce costurile de instruire și perfecționare a angajaților. Business Intelligence poate reduce costurile și poate atinge anumite ținte.

Aliniere centrală – date actualizate

Sistemele BI pot ajuta compania să devină tot mai aliniată să execute mai multe activități în același timp. Când toate datele sunt actualizate, angajații nu vor mai pierde timp pentru căutarea noilor informații.

Avantaj competitiv

Împlementarea unui sistem de BI va permite obținerea unei viziuni asupra piețelor, competitorilor și performanțelor proprii. Aceste informații sunt esențiale pentru a fi cu un pas înaintea concurenței, a cunoaște primii preferințele clienților și a afla noile tendințe ale pieței.

Siguranța datelor

Cu un sistem de colectare automată a datelor, se pot afla date noi din mai multe surse ca și când ar fi fost pe același server. Daca se reduce timpul petrecut cu siguranța datelor se poate folosi timpul rămas pentru consolidarea companiei și în viitor poate deveni o companie de succes.

3.4 INSTRUMENTE BI OFERITE DE MICROSOFT

PowerPivot și SQL Server Analysis Serveces -SSAS

Sunt instrumente noi oferite de Microsoft pentru piața de BI. Microsoft oferă motive pentru upgrade la MS Office 2010 sau Microsoft Office 2013. Se bazează pe mai multe instrumente – Excel 2013 și SQL Server Analysis Services dar și component – Microsoft PowerPivot.

Backend-ul API al PowerPivot funcționează numai împreună cu SharePoint și SQL Server.

Business Intelligence Semantic Model (BISM)

Microsoft a demarat o nouă viziune a tehnologiilor sale cu nou model de BISM în Analysis Services, care va alimenta Crescent (viitoarea tehnologie oferită de Microsoft pentru vizualizarea datelor), dar și alte soluții cum ar fi tablourile de bord din Excel și SharePoint Insights.

Data Integration sau ETL (Extract, Transform and Load – Extrage, Transformă și Încarcă)

Dacă discutăm despre proiectarea și dezvoltarea unui Data Warehouse ca parte component a sistemului de BI ar trebui să definim strategia achiziției de date de la toate sistemele și integrarea lor în Data Warehouse.

SQL Server Integration Services (SSIS)

Este o platform de ETL de integrare a datelor și o component a platformei SQL Server. Asigură securitatea datelor prin integrarea, curățarea, profilarea și managementul acestora.

SSIS dispune de mai multe component interne – RDBMS, FTP, Web Services, XML, CSV, Excel, etc.

SQL Server Reporting Services (SSRS)

SQL oferă o paletă complexă de instrumente și servicii pentru implementarea și gestionarea rapoartelor din cadrul organizației.

Se pot realiza rapoarte tabelare cu diagrame, grafice, hărți sau rapoarte având la bază indicatorii KPI.

DEZVOLTAREA APLICAȚIILOR DE ANALIZĂ ÎN MEDIUL EXCEL

PREZENTAREA GENERALĂ A MEDIULUI MICROSOFT EXCEL

Microsoft Excel este o componentă a pachetului de programe integrate Microsoft Office (MS Office) care este folosit în principal pe sistemul de operare Microsoft Windows dar există, de asemenea versiuni pentru Mac OS, Android și iOS. Acesta este cel mai răspândit program the calcul tabelar în întreaga lume fiind considerat de către manageri un instrument informatic relativ ieftin raportat la facităților oferite. MS Excel este un program care printre altele poate ține evidența foarte multor informații (numere, texte, etc.) și poate realiza o multitudine de operații de prelucrare cu aceste informații și pe lângă acest mai oferă și facilitățile necesare pentru prezentarea rezultatelor într-o formă profesională.

Cu Microsoft Excel utilizatorul poate face operații matematice și ecuații, poate crea formule complexe sau construi diagrame, grafice și histograme prin selectarea punctelor de date stocate în foaia de calcul.

Excel un instrument foarte puternic, care dispune de niște facilități avansate cu ajutorul cărora se pot realiza aplicații care să satisfacă cele mai multe dintre necesitățile de prezentare a datelor. Acesta poate fi chiar folosit pentru programare, cu Visual Basic pentru aplicații. Acest lucru face MS Excel ideal pentru orice activitate care se bazează foarte pe analiza și prelucrarea datelor.

AVANTAJELE UTILIZĂRII MS EXCEL ȘI MS VISUAL BASIC ÎN AUTOMATIZAREA CALCULELOR

Microsoft Excel prezintă o serie de avantaje pentru simularea unui sistem

Răspândirea și accesibilitatea acestui tip de program

Lucrul mai eficient prin personalizarea mediului programului

Nivelul necesar de pregătire și experiență pentru folosirea lor foarte redus

Varietatea mare de funcții încorporate

Comenzile de tip macro

Posibilitatea efectuării analizelor de tip „What-if?”

Automatizarea diverselor sarcini prin utilizarea de macrocomenzi, șabloane și formule

Un avantaj major al mediului Excel este comunicarea eficientă cu alte programe. Pe de o parte, aproape toate instrumentele software din domeniul analizei datelor oferă posibilitatea de export în format tabelar Excel și pe de altă parte, Excel include facilități avansate de import/export a datelor către alte programe sau baze de date. Este programul de calcul tabelar preferat în mediul de afaceri și pentru oricine are nevoie de colectarea și analiza datelor. Microsoft Excel este simplu de utilizat și conține numeroase caracteristici utile, cum ar fi:

Funcții încorporate ca de exemplu funcțiile financiare sau statistice;

Efectuarea de calcule automate în foaia de lucru, ceea ce permite că la gestionarea foii de calcul, atunci cînd se face o modificare, să se refacă automat calculele;

Instrumente de sortare a datelor, de căutare, filtrare și analiză care permit transformarea datelor în informații semnificative pentru decidenți;

Instrumente puternice pentru diagrame și grafice, cu posibilitatea de analiză datelor;

Instrumente de formatare care permit transformarea foilor de lucru în rapoarte;

FACILITĂȚILE DE BAZĂ ALE SISTEMULUI MS EXCEL

Funcțiile aplicației Excel sunt instrumente încorporate de calcul care execută operații complexe cu o gamă de valori specificate. Excel are ~250 de funcții predefinite (depinde de versiunea folosită).

Formule și funcții predefinite

Categorii de funcții predefinite:

Așa cum se vede și în tabelul de mai sus MS Excel oferă funcții predefinite pentru aproape toate domeniile de activitate.

Orice funcție trebuie să conțină următoarele elemente:

Semnul egal, arată că urmează funcția

Numele funcției, indică operația care va fi executată

Argumentele, indică adresele celulelor cu ale căror valori va opera funcția, valori numerice, logice, de tip text, tablouri de elemente.

=nume_funcție (arg1; arg2; …)

Funcțiile logice

Funcțiile logice (Logical) determină evaluarea unor expressii și în funcție de acesta furnizează acțiuni sau rezultate complexe, generând valori de adevăr sau fals.

=IF(condiție;A;B) testează argumentul condiției și în condiție de rezultatul evaluării logice, generează argumentul A dacă condiția este adevărată și argumentul B dacă acesta este falsă. Argumentele A și B pot fi valori, șiruri de caractere în ghilimele, referințe de celule sau referințe de regiuni de celule (domenii) care conțin aceste valori. În locul argumentelor se pot pune alte structuri condiționale IF și pot fi combinate cu alte condițiile logice cum ar fi AND și OR.

=AND(evaluare logică 1; evaluare logică 2;…) returnează valoarea logică TRUE dacă toate argumentele sunt adevărate și valoare FALS dacă unul sau mai multe argumente sunt false.

=OR(evaluare logică 1; evaluare logică 2;…) returnează valoarea logică TRUE dacă cel puțin unul dintre argumentele este adevărat și valoare FALS dacă toate argumentele sunt false.

Funcția IF cu AND se utilizează atunci cănd testul logic – argument al funcției – este un test combinat, ce conține o condiție complexă de tipul „și și”.

Dacă ȘI condiția 1 este ȘI condiția 2 este îndeplinită, ATUNCI realizează acțiunea A, ALTFEL relizează acțiunea B.

Pentru exemplificarea funcție IF cu AND, se dă o bază de date ce conține informații referitoare la angajațiile firmei, inclusiv data nașterii. Departamentul de resurse umane are nevoie să determine generația din care face parte fiecare angajat. Fiecărei generații îi este atribuită o anumită periodă în care cei care formează s-au născut, cum urmează:

Născuți între anii 1925 și 1945 – Silent Generation

Născuți între anii 1946 și 1964 – generația de Baby Boomer

Născuți între anii 1965 și 1979 – Generația X

Născuți între anii 1980 și 1995- Generația Y

Născuți între anii 1996 și 2005 – Generația Z

Sintaxa funcției IF cu AND:

=IF(AND(logica1;logica2;…);condiția A;condiția B)

Figure 4.1Exemplificare Excel

Funcții de căutare și consultare

Funcțiile de căutare și consultare (Lookup & Reference) permit căutarea, identificarea și referirea conținutului unor celule.

=VLOOKUP(valoara căutată;tabelul în care căutăm;linie de recuperat;0 pentru căutare exactă sau 1 pentru valori aproximate)

Funcția VLOOKUP poate fi utilizată pentru:

Centralizarea datelor – se preiau informațiile de care avem nevoie dintr-un alt tabel, sau un alt fișier pe baza unui ID

Compararea datelor

formulare

Această funcție este foarte des utilizată în domeniul resurselor umane pentru consolidarea și verificarea datelor.

Exemplu: Se dă baza de date ce conține informații primare referitoare la angajații firmei iar informațiile despre salariile plătite se regăses în sistemul de salarizare de unde sunt exportate într-un fișier numit Salarii.xlsx. în care salariile se găsesc pe Sheet1 în coloana 2 al tabelei2 (Table2).

=VLOOKUP([@[Codul Angajatului]];[Salarii]Sheet1!Table2[#All];2;0)

Ambele documente conțin numărul unic de identificare al fiecărui angajat. Formula de mai sus va căuta fiecare angjat în fișierul Salarii și va reda informația care se găsește în coloana 2.

Funcții de dată calendaristică și oră

În excel există și funcții disponibile dar nedocumentate, ceea ce înseamnă că nu sunt disponibile în Insert Function și nu au meniu de help. Aceste funcții pot fi folosite cu condiția că se cunoaște sintaxa.

Funcția DATEDIF calculează diferența dintre două date într-o varietate de intervale diferite, cum ar fi numărul de ani, luni sau zile între date. Sintaxa pentru funcția este:

=DATEDIF(data1, data2,interval), unde data1 este data de start și data2 este data final. Intervale: m=luni, d=zile, y=ani, ym=luni excluzând zile, yd=zile excluzând ani, md=zile excluzând ani și luni.

În exemplul de mai jos pentru data1 se folosește data nașterii, iar pentru data1 funcția TODAY().

Figure 4.2Funcții de dată calendaristică și oră

Tabele pivot în MS Excel

Tabelele pivot reprezintă unele dintre cele mai puternice și complexe component ale Microsoft Excel, fiind totodată și instrumente de suport decizional.

Tabelele pivot din Excel reprezintă o facilitate prin care datele conținute de o foaie de calcul pot fi permutate, în vederea scoaterii în evidență a unor informații necesare pentru procesul decizional. Tabelul pivot utilizează date de două dimensiuni pentru a crea un tabel de trei dimensiuni, în esență, un tabel rezumat, bazat pe mai multe condiții, care au puncte de intersecție.

Tabelul pivot permite crearea unui tablou de sinteză în care câmpurile unui tabel sau ale unei baze de date pot fi orientate pe linie sau pe coloană, asupra datelor operându-se agregări și calcule sub formă de totaluri, medii, minim, maxim, etc. Aceste operații pot fi selectate dintr-o listă de funcții predefinite, tabelul pivot permițând operarea de calcule diferite asupra acelorași elemente supuse sintetizării.

Din punct de vedere operațional, tabelul pivot este un instrument care permite o asociere foarte elastică a unor câmpuri într-o manieră interactivă, fapt ce duce la regruparea datelor și prezentarea acestora într-un mod sintetic. Tabelul pivot posedă un asemenea grad de interactivitate încât, odată ce a fost creat, orice câmp al tabelei poate fi deplasat (prin glisare cu mouse-ul) în orice locație a foii de calcul, obținându-se astfel o reorientare a structurii tabelului printr-un singur pas.

Facilitățile tabelului pivot sunt acelea ce permit ascunderea unor nivele de sintetizare. De regulă, nivelul de sintetizare ce urmează a fi inhibat trebuie să fie în mod obligatoriu ierarhic inferior, ca mod de agregare, față de primul nivel. Funcția pivot poate fi folosit în diverse situații, cele mai comune fiind:

pentru sumarizarea unui set mare de date într-o formă compactă

pentru filtrarea, sortarea și detalierea datelor la nivelul dorit fără a fi nevoie de a scrie formule sau macrouri

pentru organizarea datelor întru-un format pentru care este mai ușor șă se genereze un grafic

pentru găsirea de relații în cadrul datelor

pentru extragerea unei liste de valori unice pentru o coloană din setul de date

Facilitatea de grupare a valorilor numerice într-un tabel pivot

Gruparea informațiilor pe mai multe nivele de centralizare determină obținerea unei viziuni mai sintetice în ceea ce privește analiza și reprezentarea datelor.

Pornind de la exempul de mai sus unde s-a calculat vârsta curentă a fiecărui angajat, se calculează și vechimea angajaților. Se dorește să prezinte numărul angajaților prin afișarea sumarizată pe categorii de vârstă și după vechime. În baza de date se găsește următoarele coloane: Codul Angajatului, Data Nașterii, Data Angajării, Vârsta curentă și Vechimea Curentă. Pentru prezentare în rezumat a datelor se crează o tabelă pivot. Se pune coloana „Vârsta Curentă” în câmpul de rând, iar coloana „Vechime” în câmpul de coloană și coloana „Codul angajatului” în câmpul de valori. Datele plasate în aceste zone definesc atât utilizarea cât și prezentarea datelor din tabelul pivot. După cum se vede în figura de mai jos raportul pivot în forma în care este creată de MS Excel nu ne este de mare folos, pentru că aproape fiecare angajat a fost angajată la o vârstă și o dată diferită, rezultatul fiind un tabel cu foarte multe rânduri și coloane.

Figure 4.3Tabelul pivot înainte de gruparea datelor

Aici vine în ajutorul utilizatorului facilitatea de grupare. Pentru gruparea câmpurilor se execută click dreapta pe oricare dintre elementele liste și din lista se selectează opțiunea Group. În caseta ’Starting at’ se introduce numărul cel mai mic iar în caseta ’Ending at’ numărul cel mai mare după care se dorește de a grupa, iar în câmpul ’By’ se introduce numărul ce reprezintă intervalul pentru fiecare grup.

În exempul acesta gruparea s-a făcut după cum urmează:

Pentru Vârsta: de la 25 pânâ la 55 Pentru Vechime: de la 0 până la 25

în intervale de 10 ani. în intervale de 5 ani

Rezultatul grupării poate fi observat în tabelul de pivot de mai jos.

Figure 4.4Tabelul pivot după gruparea datelor

Reprezentări grafice a datelor din tabelul pivot

MS Excel oferă facilitatea de a transforma o tabelă pivot într-un grafic pivot. Un grafic (diagrama) este o reprezentare grafică a unui set de date de tip numeric dintr-un tabel, pentru a facilita înțelegerea unei cantități mari de date și a relației dintre serii diferite de date. În MS Excel există multe tipuri de diagrame, dar există și posibilitatea de a crea o combinație de diagrame utilizând mai multe tipuri de diagrame într-un diagram.

Pentru transformarea tabelei pivot într-un diagram, se selecteazăPivot Chart din bara de instrumente Pivot Table și se selectează tipul de grafic dorit.

Figure 4.5Tabelul pivot – TOOLS

În figura următoare se observă rezultatul transformării tabelei pivot prezentată mai sus înt-o diagramă de tip bare orizontale.

Figure 4.6rezultatul transformării tabelei pivot.

Tablouri de bord / un tablou de bord este un afișat vizual

Business Intelligence devine din ce în ce mai importantă în lumea de azi , iar tabloul de bord este metoda cea mai frecvent utilizată pentru prezentarea vizuală a informațiilor. SharePoint și Excel sunt cel mai frecvent utilizate medii de Microsoft pentru crearea de tablouri de bord.

Un tablou de bord sau dashboard este o afișare a celor mai importante informații de care are nevoie utilizatorul într-un format simplu, ușor de înteles. Informațiile sunt consolidate și aranjate pe un singur ecran, astfel încât să poată fi monitorizate cu ușurință. Un tablou de bord este colecția unor grafice, diagrame, tabele, rapoarte etc.

Tablouri de bord interactive

Una dintr-e cele mai puternice caracteristici al mediului MS Excel, este capacitatea de a adăuga cu ușurință interactivitate fără programare complicată.

MS Excel are o facilitate numită Slicers (Feliator) care a apărut în Office 2010. Acesta permite utilizatorului să realizeze o filtrare în funcție de mai multe elemente.

Un slicer este un control interactiv, care simplifică filtrarea datelor dintr-un table pivot sau grafic pivot. Slicer-ele se pot utiliza pentru a crea o interfață atractivă și interactivă pentru persoanele care au mai puțină experiență în filtrarea datelor dintr-un tabel pivot. Numărul de butoane de pe un Slicer depinde de numărul de elemente unice din câmpul corespunzător.

Figura de mai jos prezintă tabelul pivot și diagrama pivot împreună cu feliatorul „Funcția”.

Figure 4.7Tabelul pivot și diagrama pivot împreună cu feliatorul „Funcția”.

FACILITĂȚILE AVANSATE ALE MS EXCEL

Macrocomenzi

Crearea de formulare

Crearea de aplicații

Macrocomenzi

Macrocomenzile sau macro-urile reprezintă o serie de operații preînregistrate cu ajutorul mediului VBA (Visual Basic for Applications) și au ca scop automatizarea unor acțiuni în cadrul aplicației Excel pentru creșterea eficienței și eficacității lucrului în Excel. De obicei, macrocomenzile se folosesc pentru a elimina operațiunile repetitive care se realizează în Excel.

Cu ajutorul comenzilor macro pot fi realizate următorarele lucruri:

Automatizarea activităților – se pot automatiza sarcinile care se realizează în mod repetat

Crearea propriilor funcții și comenzi rapide – de exemplu:

crearea unei combinații de taste pentru înlocuirea unei formule cu rezultatul său cu un singur apăsare de buton

înregistrarea pașilor pentru importarea datelor dintr-o altă sursă

Crearea unui fișier excel interactiv – majoritatea persoanelor consideră că Excelul este de greu de folosit, cu ajutorul User Form-urilor, a butoanelor și a altor funcționalități macro se pot crea fișiere mult mai prietenoase

Crearea propriilor aplicații – la un nivel avansat, există posibilitatea de a crea propriile aplicații în Excel pentru diverse scopuri

Macrocomenzile pot fi create în două moduri:

Prin înregistrare (acesta este cea mai ușoară operație deoarece nu este nevoie de experiență în programare pentru a-l crea). Excel va stoca și va memora pasurile efectuate

Prin creare (necesită anumite cunoștințe de programare în mediul aplicațiilor Office)

Cel mai practic soluție este combinarea celor două moduri, începând cu înregistrarea unei macrocomenzi apoi continuând cu modificarea codului VBA din macrocomandă.

Un mod foarte util și spectaculos al utilizării macrocomenzilor este atribuirea unui cod macro la un buton de comandă, care print-un simplu click efectuează toate procedurile stocate în codul macro.

ELEMENTE DE PROGRAMARE ÎN VBA PENTRU EXCEL

În spatele MS Excel firma Microsoft a inclus un editor de comenzi VBA (Visual Basic for Application), care permite scrierea și modificare de macrouri și aplicații care să automatizeze lucrul cu foile de calcul Excel. Acest editor este de fapt un limbaj de programare de nivel înalt, utilizarea lui implicând cunoștințe corespunzătoare.

Limbajul VBA este un program orientat pe obiecte și evenimente.

Descrierea controalelor

Caseta de controale al editorului VBA este ilustrată în imaginea pe dreapta. Caseta furnizează o serie de instrumente folosite în timpul realizării unei aplicații, pentru a plasa controalele pe formular.

Controalele ActiveX fi afișate într-un browser de internet, precum Internet Explorer. Acestea se folosesc când este nevoie de o flexibilitate mai mare decât cele furnizate de controale standard.Controale ActiveX – pot fi utilizate atât în foaia de calcul cât și în formularele.

Controale Standard (Form Controls) – sunt proiectate a fi utilizate cu foile de macrocomenzi .xlm. Aceste controale pot fi amplasate pe foaia de calcul dar nu pot fi adăugate la formularele de utilizator VBA și nu pot fi utilizate la controlarea evenimentelor.

Figure 4.8Descrierea controalelor.

Editorul VBA

După inserarea controalelor în foaia de calcul, următorul pas îl constituie scrierea codului VBA pentru fiecare control (obiect) în parte.

În exemplul de mai jos după apăsarea butonului ’Salvează Modificările’ programul va executa următoarele activități: adaugă data și ora în celula F5, salvează fișierul, afișează un mesaj de confirmare de salvare a datelor și actualizează toate tabelele pivot.

Tipuri de date folosite în vba

Ca orice limbaj de programare și VBA folosește date și instrucțiuni care, structurate într-un anumit mod, permit execuția comenzilor dorite.

Principalele tipuri de date folosite în cadrul VBA sunt prezentate în tabelul următor:

Declararea unei variabile se face utilizând explicit declarația Dim

Dim nume_variabilăAs tip_de_dată

Instrucțiuni VBA

În programele informatice datele sunt prelucrate cu ajutorul instrucțiunilor. Instrucțiunile se împart în două categorii: instrucțiuni de decizie și instrucțiuni repetitive.

Instrucțiunea de decizie If… End If are următoarea sintaxă

Ifcondiția1then

Bloc_instrucțiuni

End If

Sau

Ifcondiția1then

Bloc_instrucțiuni1

Else

Bloc_instrucțiuni1

End If

În exemplul de mai jos, pentru operațiunea de salvare se dă instrucțiunea să se verifice dacă toate casetele formului sunt completate. Dacă nu, atunci afișează mesajul ”Formul nu este complet. Vă rog să completați toate câmpurile!”, iar dacă toate câmpurile sunt completate adaugă înregistrările în datele în baza de date, actualizeze tabele pivot și să afișeze un mesaj de confirmare cu textul „Datele au fost adăugate cu succes!”

Instrucțiunea de decizie Select Case… End Select are următoarea sintaxă

Select Case val

Case val1 , val2 ,…… : Bloc_instructiuni1

Case lis1 , lis2 ,…… : Bloc_instructiuni2

Case str1 , str2 ,…… : Bloc_instructiuni3

Case ELSE: Bloc_instructiuni4

End Select

Instrucțiunea repetitivă For … Next are următorarea sintaxă

For contor = val1 To val2 [Step X]

Bloc_instrucțiuni

În exemplul de mai jos această secvență de cod verifică toate sheet-urile și actualizează toate tabele de pivot. Instrucțiunea se execută pentru fiecare foaie de calcul a fișierul indiferent de numărul acestora.

Instrucțiunea repetitivă Do While … Loop – are următoarea sintaxă:

Do while condiție

Bloc_instrucțiuni
Loop

Instrucțiunea repetitivă Do Until … Loop are următoarea sintaxă:

Do Until condiție

Bloc_instrucțiuni

Loop

Crearea de formulare

Un formular, indiferent că este imprimat sau online, este un document proiectat cu o structură și cu un format standard care facilitează, capturarea, organizarea și editarea informațiilor.

VBA oferă posibilitatea de a crea și utiliza formulare prin intermediul cărora să însereze aplicații VBA în Excel.

În exemplul de mai jos, formul este compus din trei ComboBox-uri (Firma, anul și luna) și din 2 textbox-uri în care se introduc informațiile (numele firmei, anul, luna, numărul mediu de salariați și cifra de afaceri)

CONCLUZII

Mediul MS Exel componentă a pachetului MS-Office este la ora actuală una dintre cele mai populare instrumente informatice de analiză a datelor de pe planetă. Este un instrument puternic, care oferă facilități utile atât pentru prelucrarea datelor numerice cât și pentru gestiunea bazelor de date. MS Excel poate stoca, sorta și filtra datele din care poate să genereze rapoarte și să afișeze în forma dorită de utilizatori. Pentru efectuarea calculelor pot fi folosite funcțiile și formulele predefinite sau pot fi create funcții și formule noi cu ajutorul funcționalităților de programare oferite de mediul MS VBA.

Gama largă de funții de prelucrarea a datelor, multitudinea de tipuri de diagrame și grafice disponibile, puterea de sintetizare a rapoartelor împreună cu o interfață prietenoasă fac din mediul Excel o platformă de BI cu autoservire ideală, utilitatatea fiind demonstrată prin exemple practice.

Puncte tari ale platformei Excel:

Relativ ieftin, în raport cu alte sisteme cu facilități similare – majoritatea întreprinderilor au deja licențe pentru pachetul MS

Comunicare eficientă cu alte programe – aproape toate instrumentele de software din domeniul economico-financiar oferă posibilitatea de a exporta datele în Excel

Majoritatea utilizatorilor știu deja cum să folosească

Schimbul date ușor datorită utilizării sale pe scară largă

Dezavantajele utilizării MS Excel drept un instrument BI:

Siguranța datelor – fișierele

Lipsa funcționalităților avansate de colaborare

Viteza de lucru scăzută la volume de date foarte mari

Pe piața produselor de BI există produse integrate, cu mai multe caracteristici și mult mai solide dar dacă luăm în considerare numărul mare de utilizatori (~500 milioane) pe care MS Excel are, încă se poate considera că acesta este cel mai popular instrument de Business Intelligence în prezent.

De obicei întreprinderile mai mici nu sunt considerate ca un segment de piață pentru furnizorii de BI, pentru că ele au resurse financiare limitate, și nu își pot permite cheltuielile mari pe un software de BI.

Pornind de la observațiile de mai sus și luând în considerare că:

(1) majoritatea acestor întreprinderi dispun deja de licențe pentru Excel

(2) ele operează cu cantități de date mai mici

(3) necesitățile lor sunt mai simple

putem afirma că MS Excel este o soluție de Business Intelligence ideală pentru întreprinderiile mici și mijlocii și cu mare probalilitate va rămâne așa în viitorul previzibil.

BIBLIOGRAFIE

Eugen Burduș – Fundamentele managementului organizației – Ed. Economică, București, 2007

Popescu, M., Antonoaie N., State I., Management- procesul decizional,Ed. Lux Libris, Brașov, 2002

Rolul sistemelor suport de decizie în procesul decizional din afaceri

Loredana MOCEAN “Considerații privind sistemele de asistare a deciziilor (SSD)”, Revista Informatică Economică, nr. 1(29)/2004, Catedra de Informatică Economică, Universitatea Babes-Bolyai Cluj-Napoca

Cristina Ofelia SOFRAN, Contribuții la utilizarea sistemelor de asistare a deciziilor bazate pe tehnologii „machine learning” în probleme de afaceri, teză de doctorat, Cluj Napoca, 2010

Zenovic GHERASIM, Doina FUSARU, Maria ANDRONIE, Sisteme informatice pentru asistarea deciziei, curs, Spiru Haret, București.

Gherasim, Z., Fusaru, D., Andronie, M. – Sisteme informatice pentru asistarea deciziei economice, Editura Fundației România de Mâine, București, 2008.

Zaharie, D., Albescu, F., Bojan, F., Ivancenco, V., Vasilescu, C. – Sisteme informatice pentru asistarea deciziei, Editura Dual Tech, București, 2001.

Filip, Fl.Gh. – Decizie asistată de calculator. Decizii, decidenți. Metode și instrumente de bază, Editura Tehnică și Editura Expert, București, 2002.

Filip, Fl.Gh. – Sisteme suport pentru decizii, Editura Tehnică, București, 2004.